時間：2023-05-29 17:40:18
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的相關知識，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案；信息化；管理
自從信息化技術被發明以來，它就以其特有的優點被廣泛的應用于各行各業中，使我們進入了一個信息化的時代。而檔案的信息化建設也是當今時代檔案管理工作的必然選擇。這種信息化的管理，方便了我們對于檔案的查閱，修改以及保存，并且還可以在基礎管理的技術上實現信息資源的共享，提高了檔案管理的能力。
1 檔案信息化建設存在的問題
1.1 信息化建設中缺少規劃
從整體來看，我國檔案信息化建設的現狀是都根據企業或者各個行政部門自身建設的需要來進行檔案的管理，所以缺少統一的規劃。而且許多檔案管理部門也不會對自身的信息化建設進行全面的規劃，往往是針對一項問題進行分析，也就使哪里出現問題，解決哪里。這樣的建設管理方法一定程度上制約著整個檔案信息化建設的發展【1】。另外，各個檔案館使用的數據格式以及相關標準都沒有統一的規定，這就給不同檔案館之間信息的傳輸帶來了一定的障礙，同時影響信息的集中統計以及管理。
1.2 信息化建設管理落后
檔案的信息化建設的優越性主要體現在其利用最新的信息技術，對檔案資料實現信息化的管理，提高了管理的效率，省時省力。但這種信息化的管理并不是完全沒有缺點的，人員仍然是檔案管理中的核心。但有些檔案管理部門沒有認識到這一點，他們覺得高效率的電子科學技術可以實現檔案管理的完全信息化，從而就忽略了對這項工作的管理。管理人員的責任意識淡薄，過分的依賴于科學技術，忽略了人員在檔案管理中的重要作用。只注重檔案的管理，沒有及時將過時和有錯誤的檔案進行廢除和修改，擾亂了檔案管理的正常秩序【2】。
1.3 信息化建設資源短缺、人才缺失
當檔案的管理向著信息化建設的方向發展，其對于專業人才的需求不僅僅是具有檔案管理相關知識的人才，而我們需要的是既有檔案管理專業理論知識有掌握現代化信息技術相關知識的人才。由于檔案的管理工作是一項較為基本的，沒有太大發展的職業，所以，該方面的這種全面性的人才較少。這也一定程度上限制了檔案信息化建設的發展。另外，傳統的檔案管理工作是基于對紙質文件檔案的保存和管理，所以在信息化建設之初，我們的基礎資源相對短缺，而且建設之初的工作量較大，這也給檔案管理的信息化建設帶來一定的難度。
2 加強檔案信息化建設的措施
2.1 統一設置規劃
從根本上來看，我們對檔案實現信息化的管理最主要的目的就是實現對檔案資料的整合，實現檔案資源信息的共享。這樣的目標的實現，就要求我們各個檔案管理部門對檔案的信息化管理有統一的標準。在實際的應用中應該從大局出發，采用統一的建設管理方法，有利于對信息資源的統一整合。當然，這種標準的統一就需要上級有關部門加大重視，制定統一的標準。
2.2 加強技術人才的培養
上文我們提到過，檔案管理的信息化建設工作對于相關人才的要求非常高，我們需要的人才不僅要有檔案管理理論知識基礎，而且還要掌握現代化的信息技術。所以，加強相關技術人才的培養也是檔案信息化建設的一個重要方面。傳統的檔案管理工作一般是年紀較大或者已經退休的老職員，但自動信息化技術發展以來，他們工作起來就顯得力不從心，所以我們的檔案管理部門應該適當的減少這些老員工的工作量，聘用一些具有專業知識的新一代人才。另外，我們也要加大對在職人員的培訓，一方面加強他們的工作責任意識，另一方面實現其知識的更新，以適應不斷發展的信息化技術。
2.3 加強相關法規建設
對于檔案管理的信息化建設我們的法規還不是很健全，其主要體現在兩個方面，一是缺乏相關標準的完善，也就是指，檔案管理信息化建設沒有統一的標準，也就使我們在之前提到過的，不利于對信息資源的整合。另一方面就是對于信息化建設的管理方法的法規不健全。所以，國家有關部門應該加大注意力，加強對檔案管理相關法規的建設。對建設標準和管理規定兩方面作出明確的規定，促進檔案管理信息化建設的良好發展。
2.4 加強管理
在相關法律法規建設較為完備的基礎上，我們就要依據規定，加強對檔案信息管理工作的管理。當然，在相關法規建設不完備的時候，各個檔案管理部門可以根據自身發展的需要，對相關工作者的工作進行明確的要求，使所有的工作項目都做到有標準可依，這樣就使得整項工作更加系統化和統一化。
2.5 完善安全維護體系
檔案管理工作的信息化建設是以電子計算機作為主要的載體，這就會有一定的安全問題，所以我們在進行信息化建設的同時，也要注意對整個信息化建設的系統進行安全維護。具體表現為：采用多種先進的技術對計算機進行加密，防入侵，防病毒等處理。另外，還應該掌握對電子信息的備份以及恢復的技術，防止不當的操作造成數據的丟失。條件允許時，我們可以聘用相關的安全維護的技術人員對整個信息化建設系統進行安全防護。這是保證整個信息化管理系統正常運行的關鍵保障。
3 結語
綜上所述，檔案管理的信息化建設是當代檔案管理工作的重點內容，針對現階段檔案信息化建設中存在的問題，我們應該加大重視，從轉變思想觀念，積極引入技術人才入手，對信息化建設進行多方面的調整，在加強相關法規建設的基礎上，完善建設標準和管理措施，從根本上促進檔案管理信息建設的發展。
參考文獻
1 高校科研檔案管理實施模式研究
1.1 統一管理制度。在保護知識產權以及促進教學研究檔案開發的基本原則之下，建立高校科研檔案管理中統一的管理制度是現階段提升高校檔案管理質量的有效途徑。第一，統一高校科研檔案管理制度不僅能夠全面、完整地對所有知識產權問題進行及時記錄與轉讓，同時這一過程對于知識成果的有效管理也大有裨益。第二，檔案管理部門與使用者之間并不存在利益關聯，因此，檔案管理工作的開展在保密性方面就得到了充分體現。第三，對于知識產權問題的及時記錄與保存在有效保護高校檔案信息與資料的同時也實現了檔案管理工作的統一化開展，這對檔案管理工作質量也是一種保證。第四，統一管理制度的建立一定程度上還是一種知識產權保護意識的體現，這對相關知識產權法律的普及與推廣有著重要的推動作用。需要注意的是，高校檔案管理工作的開展是對高校科研研究過程與成果的及時記錄，這一真實運行軌跡有著不可忽視的歷史價值，同時也是對高校自身科研成果的重視，因此，這一保護機制的構建就顯得尤為重要。
1.2 高校科研檔案管理中的“四同步”。科研檔案作為高校科研工作者的智慧凝聚，需要在檔案管理過程中體現必要的檔案管理責任意識，珍惜廣大教職工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就顯得尤為必要。“四同步”管理是一種檔案管理責任制度的集中體現，這一管理制度也是基于對知識產權的有效保護，其基本內容主要包括以下幾點：①計劃任務的傳達以及科研文件的歸檔必須同步實施；②計劃任務的查詢以及相關科研文件與資料的搜集也必須同步開展；③對于科研成果的驗收以及相關課題材料的整理也需要同步；④高校檔案管理部門在證明材料搜集以及上報資料登記方面也需要表現出一定的同步性特征。基于“四同步”檔案管理原則指導下高校科研檔案管理工作的開展需要針對文件材料的形成與積累進行必要的立卷與整合，確定文件管理期限，做好科研檔案的封面簡介，突出高校本身在科研檔案管理過程中的主動性。這一較為完整的科研檔案管理模式在實際運行過程中需要高校檔案管理各部門通力配合，在加強自身宣傳工作的同時也需要切實保障自身科研資源的完整性，促進知識產權問題的有效解決。
1.3 物質獎勵與精神獎勵并舉。高校科研檔案管理工作的開展也需要對應必要的考核和評比措施，針對科研材料以及科研成果進行定期的課題質量評選，對于其中課題研究存在重大突破的教職工給予必要的物質獎勵和精神獎勵。相反的，對于破壞高校科研檔案管理秩序的個人或是集體也應對其追究相關事件責任，并給予適當的批評以及懲罰。對于科研檔案管理過程中存在杰出貢獻以及取得較大進步的科研人員作出表揚以及物質獎勵。物質獎勵與精神獎勵并舉不僅能夠促進高校科研檔案管理工作不斷得到優化，同時也能針對其中存在的問題給予及時糾正，做到獎懲分明，促進科研工作者工作積極性的提高，也推動高校科研檔案管理工作不斷得到優化與完善。
1.4 人才隊伍管理與建設。基于知識產權保護的管理核心已經成為當前高校科研檔案管理的主要發展趨勢，而其中專業人才隊伍的建設與管理問題直接關系到高校科研檔案管理的質量，是體現科技元素以及時展對于檔案管理重要促進作用的主要方面。在這樣的發展背景下，高校科研檔案管理工作的開展更應該重視對人才的培養，提升專門科研檔案管理人員的知識產權保護意識，樹立以人為本的管理理念，促進科技手段在科研檔案管理中的有效運用。傳統科研檔案管理模式過分注重對人員專業知識與技能的培養，而忽視了服務性本質在科研管理工作中的體現，這與當前終身教育的思想顯然是不相適應的。因此，只有不斷強化高校科研檔案管理人員的綜合素養，才能更好地促進檔案管理模式的構建。
2 高校科研檔案管理的利用途徑
2.1 實現高校科研檔案管理的多渠道開發。高校科研檔案管理中檢索手段的更新是對信息管理系統的有效運用，而這一信息管理系統不僅包括了相關信息的處理與加工過程，同時也在輸出和利用方面實現對檔案信息的及時編輯與歸檔。作為高校科研檔案管理多渠道開發的主要環節，信息檔案管理制度的建立從編研速度以及信息目錄建立等多方面形成了有效的系統框架，而這些功能在現階段資源使用過程中顯然是不夠完善的。現代化信息檢索系統的建立對于當前高校科研檔案管理工作開展而言無疑是系統功能的呈現過程，這對提高信息檢索的速度極為有利。現代化網絡通訊手段在高校科研檔案管理中的應用還是對高校現有檢索系統的有效更新，通過網絡信息的使用來合理促進檔案管理工作的開展。第一，從信息管理中心角度實現對高校科研檔案管理的全方位查詢，這對于高校科研信息的有效整合意義重大。第二，強化圖書情報與高校科研檔案管理之間的聯系，在高檔設備使用方面解決科研檔案管理過程中的經費不足問題，這也是現代化制度與體系在高校科研檔案管理工作中的有效體現。隨著當前網絡通訊技術的飛速發展，高校在科研檔案管理方面也形成了必要的校園網絡系統，將辦公自動化內容移入高校科研檔案管理工作當中，這是高校檔案管理工作的重要組成部分，而這一信息系統的完善對于檔案資料的開發與利用也勢必產生深遠影響。
2.2 重視高校科研檔案管理過程中的法制建設。社會主義市場經濟發展下高校科研檔案管理工作的開展面臨著前所未有的機遇與挑戰，這一新問題的出現使得法制建設問題在高校科研檔案管理工作開展中顯得尤為重要。高校科研檔案管理在實施監管過程中應切實加強對科研成果及商業秘密的安全保護，通過各種法律手段的運用來突出法制建設對于高校檔案管理工作的重要意義。知識產權問題是高校科研檔案管理過程中尤其需要重視的問題，因此，必要的產業管理工作開展以及信息中心加工就顯得尤為必要，這是體現科研檔案管理價值的重要方面，同時也是體現科研檔案管理市場化格局形成的有效依據。法制建設的核心在于從信息市場的構建方面體現高校科研檔案管理的優勢，及時關注市場發展動態，在促進高校科研成果創新的同時也要關注科研檔案管理對于高校管理領域的重要指導作用。
2.3 在反饋機制中突出高校科研檔案管理的整合功能。高校科研檔案管理中反饋機制的構建從信息的整理與搜集等方面突出了對科研檔案管理的整合功能，這也是必要的管理體制在檔案管理工作中的體現。從高校科研檔案信息管理的側重點出發，不同信息反饋機制的構建對于科研檔案管理的利用途徑也提出了有價值的參考建議，類似科研檔案的編碼與信息搜集，或是相關檔案管理制度的構建都在一定程度上促進了高校科研檔案管理工作中反饋機制的有效構建。值得注意的是，高校科研檔案管理工作中反饋機制的構建應當是具體且具備一定的針對性特征的，如此反饋機制的構建才能從根本上促進高校科研檔案管理工作的有效開展。從反饋機制當中所獲得的反饋信息可以輔助高校科研檔案管理工作進行必要的分析與數據調查，這是高校自身管理機制的優化過程，同時也是其整合與實踐功能在具體檔案管理工作中的有效體現。
2.4 從配套設施方面促進科技手段的融入。當前高校科研檔案管理工作中對于先進科學方法的掌握顯得不夠到位，現代化檔案管理配套設施并沒有在高校科研檔案管理中發揮重要作用，這就需要高校科研檔案管理工作能夠從配套設施建設方面突出檔案管理工作與現代化科學技術手段的有效融合，切實提高科研檔案管理工作的質量與效率。第一，檔案信息資源當中檢索工具的使用能夠最大限度體現高校科研檔案管理工作中的科技元素，信息編制過程的完成、檔案信息的檢索等都是體現科技手段的重要方面。各種檢索工具的使用，像全引目錄或著錄卡片使用等，都是技術手段在檔案管理工作中的有效運用。第二，互聯網技術及網絡通訊技術的快速發展也為檔案資料的搜集與整體提供了便捷途徑，電子檔案的建立或是計算機網絡輔助檔案管理工作的開展都使得高校科研檔案管理工作的開展在彰顯自身信息化發展趨勢的同時也表現出一定的智能化特征，這是數字化處理方式對于高校科研檔案管理工作的積極影響。
進入到二十一世紀以來，各地社區檔案部門根據國家檔案局關于社區檔案管理工作的總體要求與部署，根據實際情況采取措施，并通過整合社區檔案資料及對社區建檔等各種方式，主動積極的進行社區檔案管理工作，取得了較大的成績。但是因為受到許多相關體制、實際條件以及傳統觀念的約束，社區檔案管理工作或多或少的存在著一些問題及相對薄弱的地方。首先是思想上認知不夠，對社區檔案管理的重視程度不足。許多社區根本沒有將社區檔案管理工作納入日常議事日程，在實際工作的安排上，過于偏重處理繁雜事情及完成上級布置的任務，往往忽略了收集整理檔案資料的相關實物及圖像以及積累檔案管理的資源；其次基礎設施落后，檔案散失嚴重。由于社區辦公經費緊張，基礎條件不到位，缺乏專人統一管理，檔案資料分散保存問題突出，造成檔案材料散失甚至損壞；最后是檔案業務不熟，管理缺失。由于社區整體工作起步遲，工作人員由街鄉基層單位選派，多為新手，業務能力參差不齊，特別是對檔案基礎知識和基本要求了解不夠，對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔不甚規范，許多有價值的文件材料不能及時歸檔，檔案收交、查閱、利用等管理制度不健全，缺乏約束力。
二、社區檔案管理規范化措施
（一）強化宣傳，加強檔案意識
社區檔案管理工作關系到社區居民委員會的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種多樣的方式，積極組織社區居民委員會工作人員學習與宣傳《中華人民共和國檔案法》，加強社區居民委員會工作人員的檔案觀念，將社區檔案管理工作與領導責任掛鉤，以此來保證社區檔案的完整。
（二）健全檔案管理，建設合理的社區檔案管理制度
根據社區檔案管理工作的需求，制定并健全社區檔案管理的相關制度，促進社區檔案管理工作納入法制軌道。加強對檔案管理辦公用品的投資，完善社區檔案管理條例，要將制約社區檔案管理工作發展的因素一一解決。
（三）加大對檔案人員的業務培訓與指導工作
積極組織各個社區檔案部門的工作人員參與關于檔案的培訓，讓其了解檔案整理與立卷等規范的工作形式，同時還需要對社區工作相關知識有一定的了解。社區檔案管理工作人員只有熟練掌握社區檔案工作的詳細步驟以及了解社區工作的相關職能與性質，才可以在日常工作中做好社區檔案管理工作。
（四）加大檔案管理的信息化建設
社區檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養，就必須加大檔案管理信息化建設的步伐。當今世界計算機和網絡信息技術的迅猛發展，國內計算機檔案管理的網絡程度也在持續強化。而檔案人員必須要通過現代化的先進技術以及先進的管理觀念來強化社區檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實好電子企業檔案的網絡安全工作，針對一些十分重要的檔案文件，需要應用非常嚴格的保密方式，實施重點保護。另外，要盡量保障一些關系到商業機密及知識產權的檔案文件的完整。與此同時，社區檔案部門的工作人員要積極學習，拓寬知識面，掌握工作所相關的知識以及行業的現狀與未來，提升自己的綜合素質，應用現代化的科學裝備與技術，應用先進的管理方法進行指導及改善檔案工作，這樣才能做好社區檔案的管理工作。
（五）明確社區檔案管理工作的職責，加大監督力度
文章編號：1003-1383（2013）03-0458-02中圖分類號：R197.39文獻標識碼：B
doi：10.3969/j.issn.1003-1383.2013.03.065
醫療設備檔案是指醫療儀器設備出廠時隨機攜帶的原始文件資料和在購置、采購合同、安裝調式、驗收記錄、運行、維俢、安全檢測以及報廢過程中直接形成的具有參考及保存使用價值的文字、圖紙、聲像載體的材料，也是設備使用、管理、維修的主要參考依據。隨著醫院的發展，醫院在醫療活動中引進了大批高、精、尖的先進設備，對疾病的診斷和治療起了決定性的作用，同時也給醫院帶來了經濟效益和社會效益。本文就實際工作中醫療設備管理存在的問題、缺陷進行分析，并提出相應的措施。醫院醫療設備檔案管理存在的問題醫院醫療設備檔案管理存在問題主要有以下幾方面：①醫務人員對檔案知識的缺乏，表現在大多數醫務人員對檔案知識了解不多，缺乏醫療設備檔案歸檔意識，重醫療輕檔案，不清楚、不了解醫療設備檔案的歸檔范圍及內容。②歸檔的材料不全，表現在內容不完整，填寫不規范，不能完整真實反映醫療設備的現狀。究其原因，一是對醫療設備管理認識不足，重視不夠，管理不規范，為了方便隨時查閱使用說明書，設備管理人員和科室都想獨自保存，把應該存檔的資料據為己有。而且自行保管資料的科室，在相互傳閱或保管人員變動時，容易造成醫療設備檔案資料損毀和丟失；二是醫療設備檔案收集注重說明書、操作手冊的收集和保管，而對裝箱單、驗收報告、運行記錄、維修和保養記錄等不夠重視；三是填寫檔案資料不是現場及時收集記錄檔案資料，而是在工作結束后突擊填寫，造成醫療設備檔案數據丟失。③檔案管理設備陳舊，醫院的檔案管理還處在“手工操作”階段，沒有跟上醫院信息化，沒有建立相應的數據庫，造成醫療設備只是“死檔案”，無法充分發揮其在醫療工作中的作用。④管理隊伍不穩定，檔案管理人員綜合素質參差不齊，一是管理人員多是由非檔案專業人員轉行，由于專業不對口，專業知識有限，專業知識更新滯后，無法適應現代化醫院檔案管理發展的需求；二是部分領導和主管部門對檔案工作的專業性和連續性認識不夠，常把檔案部門作為單位人事安排的過渡部門；三是綜合檔案室又屬于辦公室管理，辦公室的事務繁雜、瑣碎，配置的工作人員相對少，使得檔案管理人員平時還要兼顧文印、收發等工作；四是檔案管理工作是一項枯燥乏味、默默無聞的工作，因此檔案人員不安心從事檔案管理工作，造成對他們工作調動頻繁，人才隊伍不穩定。加強醫院醫療設備檔案管理的對策1.增強檔案管理意識，提高思想認識醫院要廣泛深入宣傳《檔案法》和《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律法規。開展醫技和臨床科室兼職管理人員培訓班，聘請院內外專家進行專題講座，提高各級管理人員和醫務人員歸檔法制意識。通過宣傳檔案的相關知識，使之了解醫療設備檔案的收集范圍和歸檔內容，并且認識到醫療設備檔案管理工作的重要性，在儀器設備投入使用過程中，加強檔案資源潛在的知識價值和原始資料的積累與保存，積極主動配合檔案管理工作。
2.完善設備檔案管理制度完善設備檔案管理制度，能促進醫療衛生事業發展，為醫院開展診療、教學、科研、護理等工作奠定了基礎。我們認為：①收集是檔案管理的起點，是整個檔案業務工作的基礎，檔案完整的程度與質量的高低，都可以通過收集工作直接反映出來。醫院應明確歸檔范圍及內容。作為三級甲等綜合性醫院，醫療設備非常多，按規定5萬元以上的醫療設備檔案應移送綜合檔案統一保管；5萬元以下的醫療設備資料則由醫療設備管理科保管；對收集醫療儀器申請、購置過程中形成的管理文件材料、儀器投入使用過程中產生的文件、在儀器設備運行過程中產生相應的資料，由設備管理人員收集整理后，再移交醫院檔案室，以保證檔案的完
作者簡介：黃桂敏（1966-），女，廣西田陽縣人，主管護師。
整移交[1]。②實行集中統一管理的原則，把醫療設備檔案納入醫院管理工作中，以確保醫療設備檔案的完整、準確、系統、安全和利用。③建立并完善設備檔案借閱的管理制度，對于檔案外借要嚴格履行借閱手續，限定借閱期限，并及時歸還，嚴禁在檔案資料上涂改、勾畫、拆散，一旦丟失要追究當事人的責任。如借閱檔案人員退休或調動，先歸還借閱檔案，再辦退休或調動手續。④醫療儀器設備的檔案管理工作涉及到較多的科室和部門。必須明確責任和分工，制定有效的監管方案和監督手段。在管理工作中應實行醫院、設備科、臨床使用科室三級管理，明確臨床和醫技科室的設備操作者在日常維護和保養的同時，要及時詳細記錄設備的工作、質量、性能、運轉、維修保養和管理等情況，每半年將整理好的資料上報設備管理部門，經審核后移交醫院綜合檔案室。⑤對新購設備，醫療設備檔案管理人員要參加設備的開箱會，到現場為設備隨機資料辦理檔案手續，以確保設備隨機的資料及時、完整地歸檔。
3.完善醫療設備管理的硬件醫院應建立符合自身特點的設備網絡管理體系，充分發揮計算機管理在檔案管理中的優勢，積極開發利用信息資源，從信息接收、傳遞、存儲和提供利用實現一體化管理模式，實現資源共享，充分發揮醫療設備檔案的服務作用，提高檔案利用率，使醫療設備檔案的管理工作正規化、科學化、智能化、網絡化，更好地為現代醫院發展提供服務[2]。
4.穩定檔案管理人員隊伍①加強醫院領導的檔案意識，使之認識到檔案在醫院管理工作中的地位，工作上關心、支持檔案管理工作，充分調動檔案管理人員的積極性，激發他們的工作熱情和創造能力。在財力上加大對檔案管理的投入，營造良好的工作環境，主管部門要協調好檔案工作和其他事務的關系。②提高檔案管理人員素質和服務水平，隨著信息網絡技術的快速發展，檔案管理方式也發生了變化，對檔案管理人員的要求更高，既要有檔案管理知識，又要掌握計算機知識。要求檔案人員主動學習相關知識，主管部門定期組織專、兼職人員進行業務知識和技術培訓等，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，在工作中進一步探索利用現代化手段管理檔案，實現科學化、現代化管理服務。
總之，醫療設備檔案管理是設備管理的基礎，建立完善的設備檔案，可有效提高設備檔案利用度，充分發揮其在醫療、護理、教學、科研等工作中的作用，提高醫院的醫療質量、技術水平、經濟效益和社會效益[3]。
參考文獻
[1]劉剛，任艷鴻，李大紀.如何進行醫療設備的安全管理[J].醫療設備信息，2007，22（1）：6667，69.
[2]潘偉聰.醫療設備檔案管理[J].中國醫學裝備，2010，7（7）：5051.
關鍵詞：檔案管理;重要性;
文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01
一、做好檔案管理工作的重要意義
科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同單位經營管理的有機結合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位的商業版圖和未來發展，對于實現該單位經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升單位在市場經濟中的競爭力具有重要意義。
二、加強領導重視，提高檔案管理人員服務意識與管理水平
任何工作想要做好都必須得到領導的重視，這樣才能視工作能夠順利的進行下去。所以說檔案管理工作離不開領導的支持。我們前提是要提高領導對檔案工作的認識度，領導的態度直接決定了檔案工作能否順利開展。領導能否將檔案工作列入議事日程，這需要檔案管理的工作人員發揮其主觀能動性，以行動來引起領導的重視。如何發揮檔案管理工作人員的主觀能動性，來引起領導的重視，做為檔案管理人員需要做到以下幾個方面。
（一）宣傳檔案管理的重要性，強化領導對檔案管理意識。部分單位領導對檔案管理工作缺乏重視，這部分領導認為檔案管理工作人員在單位屬于可有可無的部門。因此，我們要在單位宣傳檔案管理的重要性，提高領導關于檔案管理方面的認識，作為檔案的管理人員要經常把相關文件以及材料經常讓領導看，尤其是與本單位密切相關的檔案材料必須在領導的腦海里留下。檔案管理的工作人員要定期向領導匯報檔案工作的具體情況，在領導面前多談檔案管理的好處，使單位領導了解檔案管理工作的重要性。
（二）作為檔案管理人員要做到愛崗敬業，使檔案工作更加得到重視。檔案管理工作人員的工作態度的好壞，直接影響了單位領導是否重視檔案工作。因此，作為一名合格的檔案管理人員我們要做到愛崗敬業、忠于職守。
三、加強檔案管理的現代化建設，保證現有資源的綜合利用
隨著社會經濟的不斷發展，檔案的數量越來越多，數量的不斷增加給檔案的保存、管理、利用帶來了一定的困難。我們要利用現代化的管理方法和手段代替落后的影響檔案管理質量方法，這樣才能有效解決社會經濟新形式下存在的問題。
（一）加強檔案管理人員的管理意識。檔案管理要求的專業性很強，它要求檔案管理人員在具備高度工作責任感的同時還要具備良好的職業道德以及辦事細心的工作態度。檔案管理人員要以樂于奉獻的工作精神，利用扎實的理論知識、科技知識管理好每一份檔案。因此，做為一名優秀的檔案管理工作人員要具備廣博的專業知識，不斷優化自身的知識結構、開拓視野，努力提高自身綜合素質，這樣才能做好檔案管理工作。
（二）利用現代化科學技術，將檔案整理歸檔。醫保檔案的整理工作非常繁瑣，勞動強度大，重復勞動多。我們可以有效利用計算機等現代化手段將檔案整理歸檔，提高工作效率、降低工作強度。當人工立卷的時候，立卷人需要根據自己的理解情況將文件分類，盡管有統一標準規定，但是由于每個人的工作能力不同，導致同一個文件出現不同的分類，因此產生產生分類不準的情況，影響檔案的質量，給利用工作帶來諸多不便。這時候我們可以使用計算機軟件模擬人工立卷，然后根據類別將屬于條目的內容打印出來，也可以按文件形成的先后順序進行排列打印，這樣有效降低人為因素影響文件歸檔，提高了工作效率，發揮計算機的管理優勢。
（三）加強計算機技術輔助檔案管理方面的學習，掌握科學化的管理技能。目前，計算機技術在檔案管理中的得到了廣泛運用，檔案管理人員要熟練掌握這種現代化科技手段和先進操作管理技術。所以，檔案管理的工作人員要結合自身的崗位工作，做到工作中邊學習邊操作，有效提高業務素質，努力提升自己的信息知識和網絡文化水平，使自己具備綜合型檔案管理人才。
四、提高檔案管理人員綜合素質，定期進行教育培訓
（一）加強檔案管理人員的繼續教育，提高他們的認識水平。檔案管理人員的繼續教育發展需要解決如下問題：第一，解決思想認識方面的問題。讓檔案管理人員充分認識繼續教育在檔案管理工作中的重要性以及實際意義，檔案管理人員整體綜合素質的提高，才能有效提高檔案管理人員的服務質量。第二，培養真正的檔案管理人才，將檔案管理工作人員的教育培訓列入單位的重要議事日程。
（二）加強檔案管理人員綜合培訓，提高他們的業務水平。從實際工作出發，多形式的開展檔案管理人員繼續教育培訓。第一，要給檔案管理人員提供全面系統繼續教育培訓機會，豐富檔案管理的專業知識，提高檔案管理人員的專業水平。給檔案專業人員提供補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補工作中存在的問題。第二，普及與檔案相關的學科知識。檔案管理工作涉及了哲學、歷史學、心理學、行為學等學科的相關知識，檔案管理工作人員在繼續教育過程中需要注重相關學科知識方面的補充。第三，加強現代科學技術方面的學習。現代科學技術在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，作為檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等方面的學習，通過學習運用到實際工作中。
（三）建立檔案管理人員的獎懲考核機制。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制并進行定期考核，做到獎罰分明。要建立檔案管理組織領導隊伍，對檔案管理工作人員進行檢查和考核，有效提高檔案管理工作水平。
五、結束語
綜上所述，檔案質量是檔案的主要生命線，檔案質量的好壞關系到能否物盡其用。我們每個從事檔案管理工作的人員要始終樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提升。
參考文獻：
關鍵詞：醫院；病人檔案管理；問題；解決辦法
一、引言
當前的醫院基本上都擁有自己的較為完善的管理系統，但是病人檔案管理機制卻還不是很成熟。關鍵的兩點原因就是相關的管理人員和醫護人員的重視程度不是很高以及檔案管理的信息開發程度不是很高。從實際情況來講，醫院病人檔案管理對于醫院的管理和研究具有極其重要的作用。做好病人檔案管理不僅可以為相關的病人提供至關重要的病例信息同時也可以為醫院相關的研究做出重要的資料參考。所以，下文將針對醫院當前的病人檔案管理問題做出具體的分析并提出相關的解決辦法。
二、當前醫院病人檔案管理中的問題分析
1.管理意識的淡薄
根據目前的具體情況來看，我國的大部分醫院還沒有針對病人檔案管理制定出具體的管理措施和方案。其中，最主要的因素就是相關的管理人員和醫護人員的管理意識的淡薄。病人檔案管理意識的淡薄導致的管理活動的缺乏從而使得病人的信息利用率不是很高最終也無法建立起較為詳細的病人檔案信息。當前的醫院病人檔案管理意識淡薄一方面的原因來源于我國一直對病人相關的信息沒有建立起相關的管理機制，另一方面來源于我國當前的大部分醫院的相關醫學研究活動還不是很繁榮導致的對病人檔案信息不是很重視的現狀。由于醫院沒有提高自身對病人的職責以及對病人信息的利用程度不高導致的病人檔案管理意識淡薄也是比較常見和正常的現象。
2.管理人員專業素質低下
當前的醫院由于對病人檔案管理活動還不是很重視導致配備的相關管理人員的專業素質也比較低下。首先是管理人員由于管理意識薄弱導致的病人檔案管理活動無法正常高效地進行，另一方面就是在管理的過程中由于自身對病人檔案管理方面的專業知識的缺乏導致管理過程中出現大量的不規范的動作。醫院的病人檔案管理人員的相關培訓活動也是極其缺乏的導致其素質跟不上當前的管理人員的素質要求。目前的實際情況是：病人檔案管理人員的相關知識僅僅來源于自身的其他知識和經驗并沒有得到專業的訓練，由于訓練的缺乏導致其素質無法達到跟隨時展的腳步。病人檔案管理人員在管理過程中的責任心也因為醫院本身對該活動重視程度的不夠而出現松散懈怠的管理態度。病人檔案管理工作由于沒有得到醫院相關監督管理部門的時時監管導致管理工作質量低下的問題也是當前病人檔案管理活動中較為常見的問題。
三、病人檔案管理中的解決辦法
1.提升醫院管理層對病人檔案管理的重視程度
要解決病人檔案管理就需要提高相關的管理部門對病人管理工作的重視程度，只有病人檔案工作得到相關部門的重視以后才可以使得這項活動在運行的過程中擁有相關的資源來實施具體的工作。所以，國家需要在醫院相關管理中制定出相關的病人檔案管理條例強調醫院要及時對當前的病人檔案實施有效的管理。在設立病人檔案管理部門以后還要將部門的正常運營活動納入到跟其他部門同等地位的監督和管理之中。所以，要從根本上解決醫院病人檔案管理的問題就需要提高相關的管理部門對病人檔案管理工作的重視程度。
2.提高醫院醫學研究的力度
當前醫院病人檔案管理力度低的一個方面的原因在于醫院對病人的信息沒有利用的必要。所以，如果醫院對病人的信息需要或者是需要將信息加以利用就可以使得病人檔案管理工作得到更近一步的重視。病人檔案管理的信息可以為廣大的醫學研究提供堅實的基礎和研究材料，醫院提高醫學研究力度也有利于醫院在未來的發展中更加持續和長久，同時也為具體的醫學研究做出自身的一份貢獻。所以，國家以及醫院的高層管理人員需要積極關注醫院的醫學研究進展并鼓勵相關的醫學專家積極利用醫院當前的病人檔案信息實施相關的研究工作。一旦醫院對病人的信息有了利用的需求之后就會自動加強醫院對病人檔案管理的重視程度。
3.相關管理人員的素質培養
對待病人檔案管理工作人員的態度要像對待其他員工一樣。這里的平等指的是不僅對員工的工作態度的要求還要體現在對員工的培訓機會的提供上。要及時將相關的員工送到具體的機構進行及時的學習和培訓以便相關的工作人員可以及時掌握當前的病人檔案管理工作的具體要求以及當今時代對病人檔案的具體要求。在相關的工作人員得到專業的訓練以后不僅可以提高工作人員在實際工作過程中的工作效率還可以有效實現病人檔案在實際環境中的利用程度。
四、結束語
本文從病人檔案管理中的問題出發探討具體的解決辦法。本文認為可以從提升醫院管理層對病人檔案管理的重視程度、提高醫院醫學研究的力度和相關管理人員的素質培養方面解決病人檔案工作不善的問題。
參考文獻：
關鍵詞：現階段 醫院人事檔案 工作要點 管理
人事檔案在醫院的發展以及建設中起到指導的作用，其不僅記錄了醫院員工的相關信息，同時也是醫院聘用選撥人才、職稱評定、薪資調整以及人事安排的關鍵參考。當前，隨著我國社會以及經濟水平的飛速發展，我國醫療水平也獲得一定程度的提高，醫院人事改革也不斷深化，致使人員流動頻繁，對人事檔案管理也提出了更高的要求。因此，相關管理部門一定要改變傳統的工作方法和工作思路，使檔案管理工作更加符合現階段環境的需要。
一、開展檔案宣傳，強化員工觀念
醫院在對人事檔案進行管理的過程中，一定要堅持對廣大職工進行檔案相關法規以及法律的宣傳，通過下發資料、工作學習以及日常會議的形式，提高全體工作人員對檔案工作的嚴肅性以及重要性認識，提高全體工作人員的檔案觀念。醫院還要建立和完善相關的獎罰制度，一旦出現違反規定的情況要根據制度公平處罰，起到教育他人、規范管理的效果。只有醫院全體工作人員對人事檔案具有清晰以及全面的認識，才能夠為檔案管理提供良好的工作環境，進而促進管理工作水平的提高。
二、收集相關信息，實行動態管理
以往，我國醫院在人事檔案管理方面，沒有給與充分的重視，管理方式比較單一，相關部門只是形式化的對檔案開展保管和整理工作，缺乏信息主動收集和獲取。例如一些醫生工作崗位調動、科室變換，但是在檔案中并沒有充分體現，信息還是停留在開始狀態，信息沒有實時更新，因此，對人事檔案一定要采取動態的管理模式，對檔案信息要進行主動的收集和更新，動態以及真實的反映出醫務人員的工作狀態。醫院相關部門一定要建立以及完善符合醫院實際情況的檔案管理工作流程和管理制度，召開各部門會議充分落實管理工作，按照相關管理制度的規定，需要定期向各部門收集和整理醫務人員的動態信息。同時，醫院還要根據檔案管理情況制定考核制度，將檔案管理與績效考核掛鉤，確保檔案動態管理的順利實行。
三、加強檔案建設，強化應用價值
人事檔案的內容主要有個人的政治面貌、社會關系、家庭情況、獎罰、職稱、職務以及個人學歷等，反映了個人的成長情況。但是在現階段下，上述信息已經不能充分滿足醫院建設的新要求，因此，一定要對內容進行更新以及整理，補充能夠體現時展和個人信息的新內容。同時，檔案在原始內容的前提下，要反映出醫療人員的工作技能以及工作態度，全面而清晰的體現個人的科研成果、技術專長、工作技能、工作態度以及道德水準等情況，用數據的形式真實以及客觀的進行記載，例如出勤率、誠信材料、數量、疾病治愈率、手術成功率、門診量以及病人滿意程度等。
四、強化信息技術應用，實現網絡化和電子化管理
當前，隨著我國醫院辦公信息化程度的提高，醫院要建立內部網絡，進而實現檔案管理的網絡化以及電子化。通過信息技術對檔案進行有效管理，可以提高管理工作的服務質量以及工作效率。同時，應用管理系統能夠實現管理工作由人工管理方式向自動管理方式的轉變，將相關文獻和檔案信息以數據的形式保存，實現數據的資源共享和遠程交換。現階段，醫院要從建設的角度長遠計劃，盡快完善檔案管理系統，實現網絡化和電子化管理，為檔案的管理、學術研究以及隊伍建設提供更加優質的服務。
五、重視隊伍建設，強化人員素質
目前我院從事檔案管理工作的相關人員缺乏相應的專業知識，在實際工作的過程中缺乏對問題做出及時有效處理的能力，因而在一定程度上影響了檔案管理工作的質量和效率。當前，檔案管理人員要充分掌握相關專業知識，同時還有具備人事管理、英語、計算機、醫學等領域的相關知識，醫院在選派檔案管理人員的時候，醫院領導要選派工作認真、態度端正以及具有醫務知識和檔案管理知識的人員進行管理工作。醫院還要定期對管理人員開展各種類型的培訓工作，選撥在檔案管理方面可以長期堅持以及愛崗敬業的人員到院校深造學習，進而提高人員的管理知識以及業務能力，強化檔案管理的工作水平。
六、結束語
總之，醫院人事檔案管理不僅涉及到醫院工作人員的個人信息，同時，對醫院的穩定發展以及未來建設具有推動意義，醫院管理層要給予充分的重視。在人事檔案管理具體工作中，一定要改變傳統的方法和思路，將被動變為主動，拓展檔案管理的內容，并且引入先進的計算機技術，實現檔案管理信息化以及現代化，提高工作人員的綜合素質以及專業水平，進而發揮檔案的工作，為醫院發展發揮作用。
參考文獻：
[1]趙穎.淺談現階段醫院人事檔案管理的工作要點[J].黑龍江檔案，2012，04：142
當今社會，我們已經迎來了知識信息時代。在社會經濟、知識信息快速發展過程中，知識管理已經成為新穎的管理意識，其作用在社會管理中也逐漸被人們所認知。在檔案管理中，相關管理人員和機構也已認識到檔案管理和知識管理間的聯系，并通過對它們的理解，逐步實現這兩種管理方式的有機結合，以促進檔案管理的日漸完善。本文即對此二者的關系展開探討，以期對相關企業或機構的檔案管理工作提供一定的參考。
關鍵詞：
檔案管理；知識管理；關系
在當前，知識管理還未被正式定義。但是在社會經濟快速發展、現代管理知識不斷更新過程中，知識管理已經被當成一種創新的管理意識，并逐步在社會管理中發揮著重要作用。檔案管理工作，主要是對文獻資料、數據、影響信息進行收集和管理，并讓這些信息資源能夠具備價值[1]。知識管理在管理目標、管理流程方面和檔案管理類似，但二者也有存在差異之處。只有充分認識二者的關系，才能促進這兩種管理方式的共同發展，才能將它們在社會管理中的作用充分發揮出來，更好地為社會服務。
一、檔案管理和知識管理的相通之處
從某種角度而言，檔案管理和知識管理在某些方面存在相通之處，主要表現在以下三點：
（一）管理對象的重疊性。
檔案管理是對一些重要的文件、檔案進行管理，而知識管理的對象，是知識。知識包含的內容比較廣泛，一些研究者將知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以來源于一些文件、檔案，隱性知識包括圖書、數據庫、期刊等。由此可知，文件、檔案屬于知識管理的范疇，知識管理和檔案管理在管理對象方面，具有重疊性。
（二）管理目標的相近性。
檔案管理的管理目標，主要是為社會政治、經濟、文化發展等方面服務的，通過為各類社會組織提供檔案服務，是管理的基本目標，也是檔案管理的最終管理目的。知識管理的管理目標是，讓知識能夠產生價值，為企業服務，提高企業的競爭力。由此可知，檔案管理和知識管理都是為用戶提供知識服務的，實現知識的價值，是二者的最終目的。
（三）管理流程的類似性。
通常情況下，人們將檔案管理的工作過程，分為保管、統計、利用、接受、收集以及鑒定這六個步驟[2]，檔案管理在進行文件管理或檔案管理時，需要實施這些步驟，才能實現檔案管理的目的。而知識管理的管理過程，幾乎和檔案管理的過程類似，都是需要按照一定的步驟，才能完成管理工作，讓知識信息發揮一定的價值。
二、檔案管理和知識管理的差異性
檔案管理和知識管理具有管理對象、管理目標、管理流程上的相近之處，但它們在管理中，還有一定的差異性，具體表現在以下幾個方面：
（一）管理層面。
檔案管理是一項專業的管理活動，同時還包括著相關管理技術，而知識管理不僅是一項管理活動，具備一定的管理技術，還包括更高層面的管理體系和管理理論。
（二）管理深度。
檔案管理是對檔案、文件的實體進行管理，而知識管理不更側重對文件、檔案包含的知識進行管理。
（三）管理范圍。
檔案管理主要局限于檔案、文件的管理，而知識管理不僅包含著這些內容，同時還要對管理圖書的外部信息、外部知識進行管理。
（四）管理重點。
檔案管理主要著重確保文件的真實性、可靠性，確保檔案、文件能夠長遠保存，確保檔案、文件的憑證價值；而知識管理，更加注重保管檔案、文件及相關知識能夠具有使用價值，更加注重文件的情報性價值等。
（五）管理特征。
檔案管理更加注重對文件、檔案進行程序化、規范化管理，知識管理更加注重，要營建一個具備創造性、寬松性特點的管理體系。
三、檔案管理和知識管理的互相作用
從上述文段中不難看出，檔案管理和知識管理不僅具有相近性，還有差異性，但是二者之間，可以互相促進，這是毋庸置疑的。
（一）知識管理可以提升檔案管理
1.知識管理可以拓寬檔案管理范圍。
傳統的企業檔案管理，將檔案、文件和圖書情報嚴格區分開來，大大限制了檔案管理的范圍。同時，傳統的企業檔案管理，比較拘泥于對歷史記錄的保管，忽視了對企業提供現實作用，這也限制了檔案管理發揮作用的領域。而知識管理強調，將企業的各類生產、經營活動中出現的知識容納在一起，形成一個新型的知識資源體系，并服務于企業的各項創造活動。因此，檔案管理就被融進了一個更廣闊的空間內，能夠和企業的各項業務直接結合，在企業活動中，發揮其應有的作用，這便大大提升了檔案管理的管理范圍。
2.知識管理能夠提升檔案管理的價值。
傳統的企業檔案管理，比較重視保管，而忽視利用，只是通過借閱、復印等手段，為企業提供檔案服務，這種模式，不能滿足職工對各種信息的需求，也無法使檔案管理為企業的生產經營活動提供服務。而知識管理強調運用數字化、現代化管理手段，為用戶提供深層次的信息資源，發揮知識的價值，進而提高企業的競爭力。知識管理對知識創造性職能的關注，能夠大大提高檔案管理的價值。
（二）檔案管理能夠促進知識管理
1.檔案管理有利于知識的沉淀和積累
企業知識資源中，隱性知識所占的比重較大，且發揮著重要作用。然而，隱性知識存在于職工的大腦中，難于管理。據相關研究得知，對隱性知識可以運用兩種方式進行管理：第一是將隱性知識“社會化”，第二是將隱性知識“外部化”。隱性知識“社會化”后，依然是“隱性知識”，例如，職工流動量較大時，組織的隱性知識資源也容易流失。于是，將隱性知識“外部化”是較為常用的管理方式。所謂的“外部化”，指的是通過記錄將隱性知識物化在檔案中。檔案管理，側重企業在開展各項生產經營活動中將職工的工作情況真實地記錄下來，成為企業的知識資源。而通過將職工的工作情況，利用文件、檔案的形式記錄下來，就是將隱性知識物化在了文件中，通過這一系列的過程，就實現了組織知識的積累和沉淀。
2.檔案管理能夠促進知識的傳播
知識的傳播，主要依靠語言和書面兩種形式。語言交流，比如口頭說話、會議交流、電話交流等；書面交流，主要是利用文件形式進行交流。語言交流，有著簡單、隨意的優點，通過對相關問題進行探討，就能促進知識的創新。然而語言交流，由于受到時空的限制，容易失真，不利于組織知識的積累和沉淀；書面交流也有著過于正式、不便于及時對相關問題進行討論的弊端。但是利用現代技術進行書面交流，一方面，可以不受時空局限，能夠快速傳播，另一方面，有著避免信息失真、傳播范圍廣的優勢。由此可見，文件管理，有利于促進知識的傳播和交流。
3.檔案管理有利于知識的挖掘
檔案管理要遵循的最高原則，是“來源原則”[3]。在當前的信息時代，來源指的是，文件的形成者、形成過程、形成活動等，通俗來講，就是文件由誰、在什么背景下、為了怎樣的目的、利用了什么結構形式，才形成了文件。這些來源，能夠將文檔記錄在組織內部，同時還蘊含著更深的背景，這些內容和背景，能幫助人們更好地理解知識，也能幫助人們探尋相關的知識線索。由此可知，檔案管理有利于挖掘知識。檔案管理和知識管理之間，有著共通之處，也有著差異性，同時二者之間是相輔相成的。了解檔案管理和知識管理間的關系，能夠促進二者的有效結合，促進這兩種管理理念的共同發展，對于更好地讓題目發揮自身在組織中的作用，也具有重要意義。
作者：張虹玲 單位：吉林省第二地質調查所
參考文獻：
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科學技術的迅猛發展，使得我國社會逐漸由工業社會走向信息社會。當前，信息技術革命成為科學技術革命的核心和主流，21 世紀也終將成為信息社會，這一點已成為世界共識。在信息社會，信息技術是最具潛力的新的生產力，信息資源成為國民經濟和社會發展的重要戰略資源和衡量一個國家現代化水平和綜合國力的重要標志，在社會生活中發揮著巨大的作用，可以說信息資源已成為國家經濟發展的首要資源。伴隨著信息化的發展，已有的檔案管理模式已不能適應信息化時代數字化檔案管理的需要，而且電子檔案正廣泛的應用在檔案管理工作中。這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰和要求。這就要求檔案管理部門必須將文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的復雜記錄轉化為有用的電子信息上，并能及時、高效地向信息需求者提供最準確的信息。
一、轉變傳統的檔案管理模式，變實體管理為信息管理
在我國已有的傳統檔案管理模式下，文件、圖紙、照片、錄音、錄像等載體是檔案管理的實體，主要是通過手工操作來完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等，管理者的工作量巨大，操作步驟繁瑣。作為有形的載體，這些文件等雖然承載著海量的信息資源，但是因為存儲量巨大，很難再需要的時候能夠快速的對信息進行提煉和加工，這就導致很多檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。而現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展改善了這一局面，為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境。為順應這一趨勢，檔案管理工作的重點相應的就從對實體檔案的管理轉變為對電子信息資源的管理，電子信息代替實務成為管理的對象，管理者對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用信息技術手段對檔案資源進行管理。經過信息化的檔案資源具有可重復利用和多平臺共享的特點。而且檔案資源只有通過信息化，才能真正實現其價值和使用價值。這種電子信息資源能夠憑借其易獲得性和準確性為經濟發展、科技進步和社會繁榮提供更全面、更高效、更快捷的服務，從而創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的重要戰略資源。
二、建立有效的文件檔案管理計算機信息系統
實現檔案信息化，必須匹配有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，我們需要做好以下工作:首先，改進和規范文件檔案管理工作流程，使之適應計算機條件下檔案電子管理的需要; 其次，根據改進后的文件檔案管理工作流程設計檔案信息化系統軟件功能; 再次，完善電子檔案信息系統的內部管控制度，確保檔案信息的安全。
另外，在電子信息檔案使用過程中，我們還應注意到三方面的問題: 一是安全性問題。隨著時間的積累，檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，再加上電子計算機網絡化的快速發展，使得電子信息檔案面臨著計算機病毒以及黑客的攻擊的風險。如何防范這些風險，確保電子檔案的安全成為一項重要的任務。二是真實性問題。在實際的檔案管理中，電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化的管理;大批的草稿性電子文件處于無人問津的狀態; 已有的紙質檔案在轉化為與之相對應的電子檔案的過程中缺乏統一的標準和管理; 儲存電子檔案載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了其真實性。三是法律效力問題。通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，而電子檔案的很多載體，諸如光盤、磁帶、磁盤等都不是固定的，所以，很難制定相應的法律認定條文來進行約束，從而影響了其法律效力。
三、提高檔案管理者的素質，促進檔案管理的科學化、規范化
信息社會帶來的巨大變革，很大程度上來需要人來運轉和操作。檔案管理工作的信息化離不開人的操作，也就是檔案管理者。為了適應社會發展的需求和時代特征，檔案管理工作人員隊伍的結構和其擁有的知識結構發生了變化，這些人員必須具備多元化、現代化的知識背景才能適應崗位要求。
具體來講，檔案管理者必須掌握三方面的知識和技能: 一是多元化的知識結構。現代科學技術的成果廣泛的應用于檔案管理工作中，這就迫使檔案管理工作人員必須學習和掌握理論、文化和管理等多方面的有關知識，尤其是計算機、數學、生物等學科的知識，它們對檔案管理的現代化、信息化具有直接作用。二是檔案專業知識，如檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關方面的檔案專業知識和技能。三是掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等方面的能力。綜合掌握這三方面的知識就要求檔案管理人員必須不斷的學習、深造。這種學習、深造，既可以采取離崗培訓的方式，也可以采取單位內部以老帶新、以強帶弱、互幫互學的方法。
誠然，作為一名檔案管理工作者，還應該積極、主動發現自身素質與新形勢對檔案工作需要的差距，并不斷尋求適當的方法和途徑彌補差距，提升自身的素質和各項能力，盡快使自己成為合格的檔案工作者。作為檔案管理部門，既要注重引進具有豐富檔案專業知識和實踐經驗，精通業務的各類人才，又要注意引進相關學科的專門人才，合理調整檔案工作者隊伍的專業結構、知識結構和年齡結構。同時，對于單位原有的檔案管理人員要加強培訓和知識更新，完善他們的相關知識結構，提升其管理水平和能力，促進檔案管理的規范化、科學化。
總之，在信息化條件下，電子檔案管理已成為檔案管理工作的重要組成部分。檔案部門必須轉變傳統觀念，完善已有的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息化時代的要求，為經濟建設和社會發展服務。
摘 要：檔案管理的信息化發展同信息技術存在密切關聯，而計算機相關技術引進也給檔案管理向信息化發展給予了極大助力。也只有促進檔案管理的信息化建設，才能提升各產業工作效率，可以說信息化檔案管理體系構建不單符合檔案工作本身發展所需，還對各產業可持續發展提供了堅實保障。
關鍵詞：新時期；農業檔案；管理信息化
中圖分類號：S-9 文獻標識碼：A DOI：10.11974/nyyjs.20170230218
1 我國農業檔案管理現狀
數字化背景下，人們越發開始接受和應用信息技術，而該技術也逐漸快速滲透到人類日常生活的方方面面，并向各領域拓展。我國信息技術發展比國外要晚很長時間，而我國各領域開始應用信息技術則要追溯到2006年后。涉及管理農業檔案方面，從當前情況來看，對于信息技術的應用還處在初級階段，所以整體來講農業檔案信息化建設仍不完善、不成熟。我國農業檔案的管理現狀主要表現為：
信息化程度不高。近些年來伴隨農業經濟快速發展，發展規模不斷擴大，農業檔案數量與門類也在相應增多，檔案的載體類型也快速變化，從原先單一紙質檔案漸漸向光盤、磁盤等形式檔案過渡。現如今，農業機構里面雖然也大量應用信息化技術與設備，但真正用于管理方面的卻少之又少。針對農業檔案的管理還是以紙筆記錄為主，簡單的說就是通過紙筆記錄檔案數據和資料。但是從當前整體發展情況來看，長此以往對保存資料來說是不利的，另外這樣的管理模式毀損或丟失資料的情況也是比較容易發生的。
信息管理模式不夠重視。農業檔案管理是農業經濟健康發展的一個決定性因素，但是當前在農業領域不論是企業或是管理機構，還有實際管理人員方面，對于檔案管理工作都沒有足夠重視，同時部分機構除去信息設備短缺外，很多管理人員都是兼職臨時招聘過來的。這些人員沒有專業管理技能與相關知識，在應用相關信息技術方面也是沒有掌握正確方法。甚至專職管理人員，因為并沒有從認識上加強重視，也使得管理有效性無法得到提高。
2 新時期我國農業檔案管理信息化建設方法
2.1 明確建設檔案管理信息化的重要性
想要確保農業檔案的管理工作向著信息化方向前進，先決條件便是要從理念上加以轉變。各個農業企業及農業部門管理人員與工作人員都應該明確經營農業經濟與管理農業檔案都是非常重要的，管理農業檔案重要性并不于農業經營。而且早日實現農業檔案的信息化管理目標對資源管理和應用會提供更大的便利，對農業經濟可持續發展是具有積極作用的[1]。所以，對農業檔案信息化管理予以重視是十分必要的，而且要給予相應資金輔助，及時購置先進設備等。
2.2 全員參與實現信息化農業檔案建設
不單要了解農業檔案的信息化管理重要作用，同時所有人員也應該積極加入進來。檔案管理本質并不是某個科室及部門單獨的事，這是需要企業或相關部門全員需要共同參與的事，要靠每個人積極配合一起將工作做好。換句話來說，農業產業運行每一天都有大量農業資料產生，而且這些資料是在不同科室和部門中零散分布的，整體數量可以說是驚人的。假如大量農業資料都移交給管理人員輸入在電腦上的話，不單是使他們工作負荷增加，另外對農業資料精準度和充分性也都是具有消極作用的。原因在于檔案管理者就算有專業的農業知識但是把科室全部相關知識悉數掌握也是不現實的，所以，要把科室每天農業資料予以信息化的形式進行錄入和整合[2]。再定期比如一個禮拜或半個月整理所收集的資料，然后再將整理以后資料交由管理人員。如此信息化農業檔案管理體系建設也就正式開始。
2.3 進一步強化檔案管理人員信息化水平
想要科學完成農業檔案的信息化管理體系構建工作，也需要不斷提高管理人員信息化管理素養與能力。具體內容如下：提升管理人員的招聘標準。在具體人才招聘時或選拔內部人員時對相關人員信息技術應用情況予以考核。把信息技術實踐技能當作選拔金標準。進一步借助該方法給農業檔案的信息化管理保駕護航；要給管理人員定期開展座談或講堂，培訓的內容可考慮檔案錄入和保存等諸多方面；評估培訓結果。對在考核中取得優異成績管理人員給予相應獎勵，對其他人起到帶頭作用。進一步通過以上方法促進農業檔案管理信息化道路上的良好發展。
3 結語
綜上所述，促進檔案管理的信息化建設對農業經濟快速發展是十分有利的，隨著現今新型科學技術不斷研發以及信息技術不斷創新，農業產業中就需要對信息技術予以全面應用，除了要應用于日常農業經營中，還需要在農業檔案實際管理中進行良好應用，因為只有建立在信息化基礎上的農業檔案實際管理才能為農業產業的可持續發展帶來積極性的影響作用，同時也才能真正的促進農業管理邁向新時期發展道路。
參考文獻
關鍵詞：社保;檔案;管理;對策
近些年來，隨著我國社會保障事業的與日進步以及經濟水平的日益高漲，我國社會保險業務不斷繁榮，人們越來越關注社保工作，購買的社會保險也越來越多，這無疑給我國社保業務的進步與繁榮帶來了廣闊的前景，但是需要我們注意的是，這同樣也給與之相關的管理工作提出了新的要求，帶來了更多地挑戰。筆者結合自身的經歷，對強化社保檔案管理的重要性進行了著重的探討，并經過深入的思考，提出了加強這一管理工作的有效策略。
一、強化社保檔案管理的重要性
在我國社會保險業務日益繁榮的背景下，在人們保險意識與日增強的環境下，加強社保檔案管理，這項工作的重要性也是越來越明顯和突出。首先，社保檔案是對投保人員投保信息的有效記錄，是投保人員獲得權益的重要資料以及參考依據，我國人力資源和社會保障局以及檔案局對此有明確的要求，要不斷加強社保檔案管理，解決檔案管理難題，保障我國社保工作有條不紊的順利進行;其次，社保檔案是我國檔案系統資源中十分重要的組成，做好這項工作是社保等相關機構最為基礎的責任，同時，社保檔案管理水平與能力的高低，也是社會保險機構業務能力的直接體現，加強社保檔案管理，有助于使投保人員的合法權益得到有效的維護，是社保管理這項工作逐步實現規范化、標準化的推進劑，是我國社保事業繁榮進步與發展的有效保障;再次，緣于我國保險事業的日益繁榮與進步，保險業務的內容和種類也與日增加，這就更加需要對社會信息進行詳細的記錄，并存檔保存。社保檔案記錄了各種保險業務的基礎性資料，記錄的信息有很重要的專業價值，是無數的社保人員辛勤勞作的結果，是研究社保工作的十分有價值的資料，所以加強這項工作的管理，也有助于我國社會保險事業的研究工作;最后，社保檔案記錄了所有參保對象的身份信息、個人資料以及保費的征繳記錄等各種信息，對于參保者保費的獲取等權益的維護，有著非同尋常的保障作用。總之，無論是從參保者權益維護方面，還是從我國社保工作進步發展的方面來說，社保檔案管理都扮演者不容小覷的作用，加強社保檔案管理工作都有著非同尋常的意義。
二、加強社保檔案管理的對策
既然加強社保檔案管理這項工作，具有如此不可忽視的作用，那么每一個社保檔案管理工作者都應該積極探索加強這一管理的有效措施，以促進我國這一事業的繁榮與發展。筆者結合自身的工作經驗，對加強這項工作的對策進行了思考，提出了幾點具體的建議，希望能夠有所貢獻，具體如下：
（一）加大對社保檔案管理的投入力度，完善基礎建設
社保檔案管理基礎建設是做好這項工作的首要條件。所以，相關部門應該不斷增加對社保檔案管理的投入力度，包括人力、物力和財力的投入，完善檔案管理設施和場地建設，盡可能的使檔案管理的檔案室、數據庫等達到標準要求，合理配備專業的檔案管理人員，加強檔案管理信息化建設，建立社保檔案管理信息數據平臺，創新檔案管理模式，構建以信息技術為基礎的檔案管理模式，使社保檔案資源得到妥善的保存與有效合理的使用。
（二）建立健全完善的社保檔案管理制度
完善的社保檔案管理制度是加強這項管理工作的有效保障。所以，相關社保檔案管理機構一定要著力建立健全社保檔案管理相關制度，用嚴格的制度來規范檔案管理過程中的諸多問題，為檔案管理工作提供制度保障。一方面，相關部門要制定檔案管理的相關標準，使社保檔案管理有一個統一、明確的標準作為參考;另一方面，要建立合理有效的檔案管理監管制度，并對社保機構進行評價或打分，進行等級認定，以此來督促各個機構重視社保檔案管理工作。
（三）建設高素質社保檔案管理人才隊伍
高素質社保檔案管理管理人才隊伍是加強社保檔案管理的有效途徑。因此，一方面，社保檔案管理相關部門要不斷地對現有的檔案管理人員進行培訓，不斷組織他們學習優秀的社保檔案管理知識以及先進的檔案管理技術，提高他們的檔案管理技能和業務水平;另一方面，相關部門要加大對優秀人才的引進力度，尤其是對青年人才以及優秀大學畢業生的引進，以此來充實檔案管理隊伍。另外，相關工作人員自身也要不斷的加強自身的修養，不斷提高自身的綜合素質，努力學習社保檔案管理相關知識，不斷培養自身的業務素質和能力，促使自身社保檔案管理技能在具體實踐中得以提升，為我國社保事業的進步與發展做好鋪墊。
參考文獻：
1 新形勢下檔案管理人員面臨的新挑戰
新形勢下檔案管理工作的突出特點是技術更先進、內容更豐富、分工更專業。技術更先進集中體現在檔案管理中普遍采用計算機和網絡技術，極大地提高了檔案管理的效率和效果；內容更豐富主要是由于知識爆炸時代衍生出更多的信息，許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內；分工更專業意味著檔案管理作為一門專業化管理工作，已經在眾多單位中得到重視和普及。而在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，甚至有些檔案管理人員是從別的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。雖然計算機及網絡技術在不斷發展，并且已經廣泛普及，但運用計算機及網絡技術管理醫院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，致使醫院檔案現代化管理水平不高，這都對檔案管理提出了新的挑戰。
2 影響檔案工作者綜合素質提高的因素
目前，醫院檔案專業人員在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。部分人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。究其根源，首先，單位領導檔案意識比較薄弱，對檔案工作還沒有給予足夠的重視，從而也未能認識到提高檔案人員素質的重要性。只注重專業技術人員的繼續教育培訓而忽視了檔案人員的學習與培訓，對檔案人員的培訓教育沒能納入計劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設備和技術落后。其次，部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實際工作中，或者缺乏應用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能。
3 信息時代檔案人員應具備的素質
3.1 要有高尚的職業道德。檔案工作是一項服務性勞動，是檔案與利用者之間的媒介與紐帶。默默無聞、無私奉獻，是檔案工作的突出特點。由于檔案工作環境的局限性和封閉性，常常是被忽略的部門。因此檔案人員必須具備不計個人名利得失，樹立“工作就是服務”的觀念，甘當人梯。要具有高尚的道德情操、強烈的事業心和高度的責任感，以嚴肅認真的態度和全心全意為醫院全局服務的工作理念來對待檔案工作。
3.2 要有大膽的創新精神。在為醫院建設服務中，檔案工作要取得更大的生存空間，得到最大的發展，檔案管理人員必須解放思想、開拓創新，克服看門守攤、墨守成規、自我封閉的舊思想，樹立信息產品、樹立信息創造價值的新觀念，善于用豐富的專業知識指導實踐，分析新情況，解決新問題。
3.3 要有嚴謹的工作作風。嚴謹的工作作風，是醫院檔案管理人員必不可少的素質之一。在實際工作中，檔案管理人員必須始終保持政治、學術上的嚴肅負責態度，對每卷檔案，從整體到細微，都要尊重科學，尊重客觀，做到精益求精，嚴謹務實，一絲不茍。
3.4 要有過硬的業務技能和相關知識。檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應用的橋梁，因此，檔案管理人員除了必須掌握的業務歸檔基本知識外，還要了解一些與檔案收集、開發和利用相關的文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機知識、外語知識及相關醫療知識等，應成為精通本行業務，又能夠從容面對競爭與挑戰的現代化的檔案工作人員。
3.5 要有較強的管理能力。近年來，隨著現代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，計算機替代了傳統的手工操作，成為檔案管理自動化工作非常重要的工具。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等煩瑣低效的工作，而是負責將豐富的檔案信息數字化，通過專用網絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關知識，能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。檔案管理人員要具備迅速有效地收集信息、完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大限度地運用信息的能力，使利用者在短時間內尋找到所需信息。
4 檔案人員能力素質培養途徑
檔案管理工作整體水平的提高，關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點，提升檔案管理人員素質具體需要從以下幾個方面著手：
4.1 強化職業道德教育。做好檔案管理工作，愛崗敬業，培養良好的職業道德是前提。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，沒有良好的職業道德素質，再好的發展機遇也會錯過，再好的發展條件也會喪失，再好的業務能力也不能很好地發揮。
4.2 強化專業知識學習。加強檔案管理工作人員對檔案管理基礎知識、檔案法的學習，努力提高檔案理論知識和檔案管理意識。通過崗位培訓學習，提高在職醫院檔案人員的綜合素質和業務技能，切實增強檔案管理人員運用專業理論解決實際問題的能力，使其能熟練掌握掃描、編目、標引、建立數據庫、網絡檢索及光盤檢索等知識，熟悉各種信息系統軟件和網絡工具，能熟練運用多媒體技術，提供圖、文、音一體化的信息服務等。
4.3 依法治檔，完善檔案人員管理制度。加強檔案人員管理制度建設，根據新形勢的需要，對檔案人員管理制度進行修訂，并在平時的工作中，嚴格遵守各項規章制度，使檔案人員管理有章可循，按制度辦事。
4.4 強化檔案人員繼續教育。定期對檔案工作人員進行業務培訓與教育，如計算機課程培訓、歸檔文件整理等，了解檔案界的新動態、檔案工作發展的新趨勢及現代科技在檔案工作中的運用，以實現醫院檔案管理現代化，從而充分發揮醫院檔案工作的重要作用。
4.5 加強學術交流。醫院應有組織、有目的地組織檔案人員參加學術研討和交流活動，開展現代科技進展和醫學新技術方面的學術講座，總結經驗，相互學習，不斷提高專業技術水平。鼓勵檔案人員自學相關知識，拓寬知識面，適應新要求。鼓勵檔案人員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習。
4.6 學習先進，提高水平。醫院定期到檔案管理先進的地方進行參觀、學習。通過參觀學習開闊檔案人員的視野，更新檔案人員的觀念。
4.7 營造良性競爭氛圍。以往，檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭，檔案管理人員與醫院其他崗位人員沒有對比，檔案管理部門內部人員之間沒有競爭，這極大地制約了檔案管理人員整體素質的提升。因此，必須營造良好的競爭氛圍。首先，醫院領導要改變對檔案管理部門的認識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位；其次，部門內部要營造競爭、激勵為核心的文化氛圍，引導檔案管理人員積極向上的行為；最后，要通過一系列相關激勵措施的實施，促使落實和保障競爭理念的實施。
