時間：2023-05-29 17:49:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書檔案管理細(xì)則，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
（一）重視程度不足。首先，當(dāng)前一些單位中，對于文書檔案的重要性缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識。一些單位認(rèn)為文書檔案管理就是簡單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對應(yīng)的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當(dāng)作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎(chǔ)設(shè)施配置方面也得不到應(yīng)有的重視。其次，在專業(yè)技能訓(xùn)練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時補(bǔ)缺，入職前缺乏不要的專業(yè)技能訓(xùn)練，入職后也沒有進(jìn)行過有效地繼續(xù)教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經(jīng)費(fèi)進(jìn)行人員培訓(xùn)，客觀上導(dǎo)致很多工作人員對文書檔案的管理一知半解，認(rèn)為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設(shè)備，導(dǎo)致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴(yán)重阻礙了文書檔案的應(yīng)用。
（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現(xiàn)在兩個方面，一是人員數(shù)量不足，不少單位未能給文書檔案管理部門配置足夠的工作人員，現(xiàn)有工作人員也多是兼職的形式負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書兼職文書檔案管理，由于秘書本身需要負(fù)責(zé)單位的草擬文、傳發(fā)文，本職工作已經(jīng)較為繁重，對于文件檔案管理自然缺乏主動性和積極性。二是人員素質(zhì)不高。很多單位并未引進(jìn)具有專業(yè)背景的文書檔案管理人員，現(xiàn)有的管理員多是從其他崗位調(diào)崗而來的，甚至有些單位講文書檔案管理部門作為“預(yù)備退休部門”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書檔案管理部門之中任職，這些人員素質(zhì)參差不齊，對檔案管理缺乏系統(tǒng)的了解和認(rèn)識，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯置文書檔案的事件頻發(fā)。
（三）文書工作和檔案工作間協(xié)作不足。文書管理與檔案管理應(yīng)當(dāng)是一個系統(tǒng)性的管理，二者之間關(guān)系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來，才能真正發(fā)揮文書檔案在企事業(yè)單位管理中的作用。但在現(xiàn)實(shí)工作中，很多單位重視日常文書管理，卻忽視了檔案管理，對于文書檔案管理也多是不同部門分塊操作，未能形成一個統(tǒng)一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設(shè)，客觀上拉大了文書管理和檔案管理工作之間的差距。
二、加強(qiáng)和改進(jìn)文書檔案管理的有效對策
（一）提高對文書檔案管理的重視程度。加強(qiáng)重視是提高文書檔案管理工作的前提。具體來說，應(yīng)當(dāng)從兩個方面加強(qiáng)重視。首先，單位的主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予文書檔案管理工作應(yīng)有的重視，為文書檔案管理部門配置必需的人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)，確保文書檔案管理部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。將文書檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來。其次，作為文書檔案管理部門的工作人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到自身工作崗位對于單位發(fā)展、運(yùn)行的重要意義，更不能主動將自己“降格”為“后勤部門”，無論是單位的各種活動還是各類規(guī)章制度，文書檔案管理部門都應(yīng)當(dāng)積極主動的參與，嚴(yán)格有效的落實(shí)，
（二）提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。企事業(yè)單位的文書檔案管理工作有一套詳盡的規(guī)章制度和科學(xué)的評價(jià)體系，因而在人員配置方面，也應(yīng)以規(guī)章制度和評價(jià)體系為配置標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)聘用一些具有專業(yè)教育背景的文書檔案管理人才為專職工作人員，處理單位的文書檔案尤其是一些較為重要的文書檔案。二是重視文書檔案管理部門人員的入職培訓(xùn)和在職教育工作。新入職文書檔案管理部門的人員必須接受入職培訓(xùn)，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責(zé)和日常任務(wù)，使其對自
身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹立主動學(xué)習(xí)新知識、新業(yè)務(wù)的意識和理念。尤其是信息化背景下做好文書檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。
（三）做好文書管理和檔案管理的對接。文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應(yīng)當(dāng)以文書為切入點(diǎn)，在工作細(xì)節(jié)上不斷規(guī)范文件管理。將規(guī)范意識滲透進(jìn)文書檔案人員的意識之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規(guī)范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號等方面做到一致，在收發(fā)文工作時，及時做好登記工作，保證收集的資料完整統(tǒng)一，并在相應(yīng)的檔案里標(biāo)注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。
（一）規(guī)范銜接文書工作與檔案工作。文書工作是檔案工作的重要前提，沒有文書工作的質(zhì)量保證，就沒有檔案工作的質(zhì)量提高。特別是文件質(zhì)量的提高主要取決于文書工作人員的責(zé)任心和水平。所以，文書工作人員要規(guī)范處理文件，提高文書的編制質(zhì)量。因此，文書人員平時要具備良好的檔案管理意識，做好文書材料的歸檔管理工作。盡量做到文件和檔案工作的協(xié)調(diào)，為后期的檔案管理工作提供方便。例如，文書人員在制作文件過程中要注意對文件材料的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。文件材料質(zhì)量包括紙張大小、文件內(nèi)容的文體、文件格式等方面是否達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對于文件材料必須要規(guī)范統(tǒng)一，不能花樣百出。對于紙質(zhì)和用筆都要進(jìn)行明確規(guī)定，不準(zhǔn)使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等材料來撰寫和批閱文件。文件處理要及時到位，不能拖拉耽擱；同時要做好文件收發(fā)的登記管理，發(fā)現(xiàn)遺失必須要及時查找。尤其是賬外材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話及外出開會材料都要進(jìn)行收集，確保各種文件材料的完整齊全，不能錯漏。
（二）加強(qiáng)部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作。檔案質(zhì)量的提高和結(jié)構(gòu)的改善將決定檔案的價(jià)值，因此提高檔案的質(zhì)量是檔案管理部門的工作。平時檔案管理人員必須要做到勤聯(lián)系，勤溝通，勤走動，爭取其他部門的協(xié)作和配合，提高檔案的質(zhì)量。要做到對業(yè)務(wù)部門的近況了解，經(jīng)常就業(yè)務(wù)部門的工作進(jìn)行交流，加強(qiáng)溝通，對于出現(xiàn)的新情況新動向要及時關(guān)注，保證檔案材料的及時收集。對于檔案部門的工作要多思考、多實(shí)踐，爭取做到檔案材料的收集整理及時高效。平時還要注意檔案材料信息收集渠道的暢通，對于出現(xiàn)可能的檔案信息死角要及時進(jìn)行疏通。
（三）完善文書檔案管理制度，細(xì)化程序。任何一項(xiàng)工作都需要嚴(yán)格的規(guī)章制度加以規(guī)范，否則都可能會出現(xiàn)人為的疏忽，甚至造成無可挽回的損失。對于檔案工作更是如此，嚴(yán)格科學(xué)的檔案管理制度是檔案工作順利開展的保證。檔案管理制度要做到精細(xì)化、可操作化和明確化。對于各項(xiàng)檔案管理的細(xì)節(jié)問題要具體明確，不能含糊，更不能出現(xiàn)制度漏洞，同時要注意細(xì)則制定的可操作性，不要過于煩瑣復(fù)雜。對于文件收發(fā)要嚴(yán)格遵守國家的各項(xiàng)相關(guān)制度，防止出現(xiàn)文件核發(fā)混亂，過多過濫的問題。在公文行文之前要做到核驗(yàn)簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件內(nèi)容是否遺漏，公文格式是否規(guī)范，在正式印制發(fā)送前要做到再次核查。如果出現(xiàn)公文內(nèi)容必須修改的，必須要按照程序進(jìn)行重新核查。同時對于公文的材料管理方面必須要執(zhí)行機(jī)關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)不合格公文材料、不合格公文內(nèi)容、不合格公文格式等問題。
我們的首要任務(wù)就是認(rèn)真學(xué)習(xí)和分析評審標(biāo)準(zhǔn)，把握好每一項(xiàng)的評審內(nèi)容，并對照本單位的檔案工作情況進(jìn)行自檢并打分。做好自查自檢工作，摸清了自己的家底，找到了得分點(diǎn)與扣分點(diǎn)，也就找到了單位檔案工作的優(yōu)勢與不足。之后，就需要對優(yōu)勢進(jìn)行保持和發(fā)揚(yáng)，并將其作為自己的亮點(diǎn)；同時重點(diǎn)分析和總結(jié)扣分原因，進(jìn)行完善和整改。整改過程中，必須特別注意評審標(biāo)準(zhǔn)中帶“*”的標(biāo)注為必須達(dá)到的項(xiàng)目。
二、查缺補(bǔ)漏，收集整理認(rèn)定材料
（一）建立健全組織制度
1.調(diào)整檔案管理網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)小組1995年，云南省地震局建立了以分管檔案工作的一名副局長為組長、主管局檔案工作的辦公室主任及負(fù)責(zé)檔案工作的防災(zāi)所副所長為副組長、各部門專兼職檔案員為成員的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，并進(jìn)行了職責(zé)分工。隨著機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整，原有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)已不能適應(yīng)目前的工作需要。2014年，云南省地震局辦公室對檔案管理網(wǎng)絡(luò)工作小組進(jìn)行了調(diào)整，由分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，分管檔案工作的局辦公室領(lǐng)導(dǎo)及信息中心領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作；信息中心情報(bào)信息部專職檔案員負(fù)責(zé)檔案的資源管理、對兼職檔案員進(jìn)行檔案專業(yè)技術(shù)技能的指導(dǎo)以及檔案日常業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督；兼職檔案員負(fù)責(zé)所在單位的檔案收集、整理、立卷、移交工作，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。我局此次檔案管理規(guī)范化認(rèn)定工作的順利完成，也得益于這樣一個完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，在認(rèn)定工作中，我們得到了工作小組所有人員的大力支持和幫助。大家的共同努力，是我局順利通過認(rèn)定的推進(jìn)力。2.編制云南省地震局檔案管理工作制度匯編由于地震部門檔案工作的特殊性，我局以前均參照中國地震局印發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》和《機(jī)關(guān)文書檔案保管期限的規(guī)定》進(jìn)行文書檔案的歸檔工作。2014年，按照評審標(biāo)準(zhǔn)的要求，為正確界定云南省地震局各級機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，結(jié)合我局實(shí)際情況，我們編制了云南省地震局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》及《文書檔案保管期限的規(guī)定》。同時，重新修訂了檔案工作收集、整理、鑒定、利用、庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度及云南省地震局檔案管理細(xì)則，使其更符合新形勢下檔案工作的需要。
（二）開展文書檔案鑒定工作
2014年，我局調(diào)整了原有的檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并對室藏到期文書檔案進(jìn)行了鑒定。鑒定小組本著就高不就低的原則，按照《云南省地震局檔案鑒定與銷毀制度》對1999-2003年的10年期文書檔案逐份、逐頁進(jìn)行了審查，共清理失去保存價(jià)值的文件1661份，并編制了檔案鑒定工作報(bào)告和檔案銷毀清冊，對銷毀的檔案和抽出重組的文件做了詳細(xì)說明，有效的優(yōu)化了庫藏結(jié)構(gòu)。
（三）更換檔案裝具
云南省地震局檔案室保存了1964年至今的文書、科技檔案，時間跨度較長，有相當(dāng)一部分檔案盒為塑料制品，盒上裝有大量鐵扣，極易腐蝕損壞盒內(nèi)的檔案文件，并不符合現(xiàn)在的檔案管理規(guī)定。加上歷經(jīng)數(shù)次檔案庫房的搬遷，致使大量的檔案盒、卷在搬遷中在嚴(yán)重破損，急待更新。我局充分利用此次認(rèn)定工作的契機(jī)，訂購符合檔案管理規(guī)定的無酸紙檔案盒，對原有檔案裝具進(jìn)行更換和完善。5月份，檔案室全體人員全力以赴，對3000余卷檔案舊盒進(jìn)行更換。在更換過程中，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的崗位職責(zé)意識、安全意識和保密意識，全面提高了大家的工作積極性和主動性，增強(qiáng)了對檔案規(guī)范化管理工作重要性的認(rèn)識。通過更換檔案裝具，實(shí)現(xiàn)了我局檔案的整理規(guī)范化，延長了檔案的使用壽命，為逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理工作水平奠定了基礎(chǔ)。
（四）檔案信息化建設(shè)
2014年，中國地震局辦公室組織開發(fā)了“中國地震局文書檔案管理系統(tǒng)”，旨在推進(jìn)文書檔案信息化工作，提高文書檔案管理和利用效率，實(shí)現(xiàn)地震系統(tǒng)文書檔案的統(tǒng)一歸檔、分權(quán)限查詢。我局積極配合中國地震局推進(jìn)此項(xiàng)工作，檔案室根據(jù)工作需要提交了檔案數(shù)字化建設(shè)方案，并申請了專項(xiàng)資金用于設(shè)備購置及檔案數(shù)字化整理及加工，力爭在2016年完成云南省地震局檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。同時，我局積極配合云南省檔案局進(jìn)行數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)工作，按要求落實(shí)相關(guān)設(shè)備和輔助軟件，及時做好“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”的安裝實(shí)施工作。
三、認(rèn)真準(zhǔn)備評審會議
[關(guān)鍵詞]高校 財(cái)務(wù) 會計(jì) 檔案 管理
根據(jù)《會計(jì)法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定制定的《會計(jì)檔案管理辦法》，對加強(qiáng)會計(jì)檔案管理和會計(jì)基礎(chǔ)工作，建立規(guī)范的會計(jì)工作秩序，提高會計(jì)工作水平，有著極其重要的意義。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作作為會計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范的一個重要環(huán)節(jié)和不可缺少的組成部分，其規(guī)范化程度決定了會計(jì)基礎(chǔ)工作的水平。
一、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的重要性
檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內(nèi)容主要是與財(cái)務(wù)計(jì)劃、經(jīng)營、收支、管理有關(guān)的經(jīng)濟(jì)事務(wù)，是單位經(jīng)濟(jì)活動的主要?dú)v史載體。而高校財(cái)務(wù)檔案就是高校建設(shè)、教學(xué)、科研過程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的主要載體。
高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案是歷史經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、是各種審計(jì)財(cái)務(wù)檢查工作的基礎(chǔ)、是保持工作連續(xù)性的載體、是各種經(jīng)濟(jì)事務(wù)發(fā)生的證據(jù)。所以說加強(qiáng)對高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理有著極其重要的意義。
二、會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀
1、“三重、三輕”現(xiàn)象突出
(1)重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案。只注重紙質(zhì)的憑證、賬簿、報(bào)表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質(zhì)的備份建檔；對財(cái)務(wù)系統(tǒng)，包括財(cái)務(wù)輔助系統(tǒng)(含學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、校園卡系統(tǒng)等)的軟件環(huán)境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統(tǒng)不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”。
(2)重會計(jì)檔案、輕文書檔案。只重視會計(jì)檔案的管理，憑證、賬簿、報(bào)表、預(yù)決算資料的管理，而對于文書檔案，如上傳下達(dá)的文件、某些基于賬簿的獨(dú)立性工作報(bào)告、平行部門之間的工作協(xié)調(diào)文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統(tǒng)、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)丟失的情況。在具體工作中，財(cái)務(wù)人員容易簡單地認(rèn)為，賬簿、憑證、報(bào)表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財(cái)務(wù)檔案的主要內(nèi)容，在管理上不能給予應(yīng)有的重視，結(jié)--果大量的文書檔案散落于各處，時間一長，往往會丟失。
(3)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報(bào)告制度，對查閱者的身份、查閱的內(nèi)容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低了財(cái)務(wù)會計(jì)資料的保密，甚至直接造成財(cái)務(wù)機(jī)密的泄露。
2、”四不”現(xiàn)象嚴(yán)重
(1)時間不及時。《會計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定，當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。但是在實(shí)際工作中，當(dāng)年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計(jì)年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機(jī)構(gòu)時也同樣存在時間延誤的現(xiàn)象。為查閱方便，財(cái)務(wù)部門往往會將財(cái)務(wù)會計(jì)檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上。
(2)內(nèi)容不完整。高校會計(jì)檔案，在類上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案，在具體業(yè)務(wù)上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)等財(cái)務(wù)檔案。隨著高校財(cái)務(wù)管理職能不斷延伸，其業(yè)務(wù)范圍也相應(yīng)拓展，除了基礎(chǔ)工作的記憑證、報(bào)賬表外，還更多地參與到經(jīng)濟(jì)活動的管理和財(cái)務(wù)狀況的分析，會計(jì)人員在完成處理工作之后，卻忽略了對相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。另外，會計(jì)人員的交接記錄檔案、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)升級改造的檔案等事項(xiàng)容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。
(3)立卷不規(guī)范。會計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計(jì)人員簽章，會計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表以及會計(jì)文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會計(jì)檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計(jì)檔案積累過多、無處存放，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
(4)程序不合規(guī)。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理程序不合規(guī)，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要表現(xiàn)在檔案交接前沒有充分的準(zhǔn)備工作，移交點(diǎn)收不規(guī)范，沒有專人監(jiān)督或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責(zé)，交接后的事項(xiàng)辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟瑱n案管理部門和財(cái)務(wù)部門未共同派人員監(jiān)銷，銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替的現(xiàn)象。
3、“七防”措施不力
缺少防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設(shè)備設(shè)施。這直接影響財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財(cái)務(wù)管理的水平，影響了財(cái)務(wù)工作的可持續(xù)和教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
三、成因分析
1、認(rèn)識不到位
工作中存在著僥幸心理、走過場心理、無所謂心理的會計(jì)人員，在檔案管理的過程中馬虎了事、得過且過。這種認(rèn)識不到位，與當(dāng)事人的責(zé)任心有著密切關(guān)系。認(rèn)識不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財(cái)務(wù)工作的開展。
2、制度不完善
除《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》、《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)則，這使得高校財(cái)務(wù)檔案工作在本行業(yè)上缺少針對性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬別，尤其在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書合同等財(cái)務(wù)檔案管理時缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據(jù)可依，無章可循。
3、執(zhí)行不得力
在財(cái)務(wù)檔案管理過程中，由于認(rèn)識不到位，制度不完善直接導(dǎo)致了執(zhí)行不得力。而執(zhí)行不得力又導(dǎo)致了現(xiàn)狀的發(fā)生和發(fā)展，其本身既是后果，又是起因。
4、約束不強(qiáng)效
財(cái)政部門、高校教育主管部門、高校內(nèi)部審計(jì)部門把監(jiān)督的重點(diǎn)一般都放在經(jīng)費(fèi)的審批和使用上，對財(cái)務(wù)檔案疏于管理，對違背法規(guī)的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對檔案管理的違規(guī)行為缺少威懾力和強(qiáng)有效的約束力。
四、建議和對策
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好高校會計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)健。高校會計(jì)業(yè)務(wù)主管部門、校內(nèi)的分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處長等各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起重視，加強(qiáng)對財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。主管部門可對各高校財(cái)務(wù)檔案制度的建立健全進(jìn)行指導(dǎo)，對財(cái)務(wù)檔案管理工作的及時、全面、完整進(jìn)行檢查，督促各高校將財(cái)務(wù)檔案管理作為一項(xiàng)重要任務(wù)來布置、落實(shí)，常抓不懈。校內(nèi)的分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處長及其他有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識會計(jì)檔案是所提供的史料和證據(jù)，對學(xué)校制定事業(yè)發(fā)展方針和戰(zhàn)略、預(yù)測經(jīng)費(fèi)收支、查證經(jīng)濟(jì)問題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應(yīng)獨(dú)立設(shè)置財(cái)務(wù)會計(jì)檔案科室，配備有一定專業(yè)素養(yǎng)人員，通過崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案崗位的重要性，樹立愛崗敬業(yè)的精神。
各崗位財(cái)會人員應(yīng)提高認(rèn)識，紙質(zhì)檔案、電子檔案同樣重要，會計(jì)檔案、文書檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財(cái)務(wù)工作者還應(yīng)清醒地認(rèn)識到財(cái)務(wù)會計(jì)檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑏聿坏冒朦c(diǎn)馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時才體現(xiàn)出來的，也就是說有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒有顯現(xiàn)出來，如果這時候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內(nèi)容不完整，以后需要時卻找不到，事后補(bǔ)救又來不及，很可能就造成不可彌補(bǔ)的重大損失。所以財(cái)務(wù)人員在檔案工作上一定要細(xì)致耐心，應(yīng)該做到事無巨細(xì)，養(yǎng)成良好的檔案工作習(xí)慣，應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)章制度，把工作的每一步都做好做扎實(shí)，也應(yīng)該增加些憂患意識，防患于未然。
2、完善檔案管理制度
建立健全高校財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書合同等方面的財(cái)務(wù)檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體。要使高校財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須制定高校財(cái)務(wù)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《立卷歸檔制度》、《高校財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《高校財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《高校財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》、《高校財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序，使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。
3、嚴(yán)格執(zhí)行管理程序
嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理的時間、內(nèi)容、程序要求來推進(jìn)工作的順利進(jìn)展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行，檔案交接前做好充分的準(zhǔn)備工作。移交時認(rèn)真點(diǎn)收，專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項(xiàng)等。銷毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行，造冊登記，未了事項(xiàng)另行立卷，檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人員監(jiān)銷，銷毀徹底，防止泄密等。
4、增加投入，提高軟硬件環(huán)境
按照“七防”的要求建設(shè)符合條件的檔案館(室、間)，保證財(cái)務(wù)檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內(nèi)外安裝電子監(jiān)控和攝像，以進(jìn)一步提高安全度。同時保證房屋、設(shè)備、家具的日常修繕、維護(hù)保養(yǎng)、更新代。
在財(cái)務(wù)年度預(yù)算中應(yīng)足額安排財(cái)務(wù)檔案管理經(jīng)費(fèi)，并按照專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理辦法確保其專款專用，并將其納入經(jīng)常性項(xiàng)目管理，任何組織和個人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經(jīng)費(fèi)，必須保證檔案管理經(jīng)費(fèi)充足，保證檔案管理工作的協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。
[參考文獻(xiàn)]
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；計(jì)算機(jī)化
中圖分類號：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
收錄日期：2013年2月25日
隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，必須適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，加快醫(yī)院檔案的計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于臨床醫(yī)療、科研等工作，滿足醫(yī)務(wù)人員、患者和社會公眾的醫(yī)療信息需求，充分發(fā)揮檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中的重要作用。
一、我國醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
長期以來，由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，我國醫(yī)院的檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式，通常設(shè)在醫(yī)院行政辦公室的綜合檔案室，一般只管理文書檔案、科技檔案、財(cái)會檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)部門管理，且基本停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。近年來，雖然已有不少醫(yī)院引進(jìn)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但是這種應(yīng)用尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態(tài)和水平，沒有利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理。
二、醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化的有利條件
沒有良好的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，就不能很好地為醫(yī)院管理及各項(xiàng)工作服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公自動化程度的不斷提高，醫(yī)院各方面管理對檔案信息的需求有增無減，迫切要求快速、及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供翔實(shí)、豐富的檔案信息，這為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化創(chuàng)建了良好的外部環(huán)境和機(jī)遇。隨著社會“信息時代”的到來，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院管理日趨規(guī)范化，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，絕大多數(shù)文件資料都通過微機(jī)打印或者用軟盤、硬盤等貯存，且多數(shù)醫(yī)院檔案保存年限較短，現(xiàn)有館藏檔案數(shù)量不多，可用較短時間分類標(biāo)引、著錄、輸入微機(jī)系統(tǒng)，這為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案創(chuàng)造了有利條件。近幾年，各級醫(yī)院為創(chuàng)評等級醫(yī)院，全面推行全員質(zhì)量管理，不斷更新現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院各科室的廣泛應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理網(wǎng)絡(luò)化和醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時，由于計(jì)算機(jī)在醫(yī)院各科室的廣泛應(yīng)用，也促使絕大多數(shù)醫(yī)務(wù)人員和管理人員逐漸掌握了計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本技能，這為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化提供了可能。
三、醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化存在的問題
盡管實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化有如上所述的許多優(yōu)勢和有利條件，但是實(shí)現(xiàn)檔案管理計(jì)算機(jī)化存在著不少困難和問題。一是絕大多數(shù)醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，管理格局混亂，多部門分頭管理導(dǎo)致醫(yī)院檔案散亂無緒，不利于推行檔案計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理和綜合開發(fā)利用；二是由于檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)未能同步規(guī)劃、同步發(fā)展，致使檔案管理設(shè)備投入考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平和設(shè)備條件不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展；三是雖然國家頒發(fā)了公文主題詞表，絕大多數(shù)黨政群機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在公文起草、撰制過程中也貫徹了主題詞著錄規(guī)則，但是仍然存在專業(yè)主題詞表錄項(xiàng)欠缺或不規(guī)范現(xiàn)象。不少單位雖然有了檔案管理系統(tǒng)程序，著錄工作也在進(jìn)行，但輸入計(jì)算機(jī)的條目數(shù)量不大，仍然處在一種演示或初級應(yīng)用階段；四是計(jì)算機(jī)管理檔案的廣泛推行還存在許多技術(shù)難題。計(jì)算機(jī)管理檔案的客體實(shí)際上就是人們在日常科研、生產(chǎn)和業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生、形成的大量電子文件資料，包括數(shù)據(jù)庫文件、字處理文件、表格文件、圖像文件、聲像文件，等等。從檔案載體來說，包括磁帶、軟磁盤、光盤以及各種影像像片等，相對于傳統(tǒng)的文件載體——紙質(zhì)檔案而言，其存放環(huán)境的要求比較高，且磁性介質(zhì)本身壽命較短，性能不穩(wěn)定，耐久性差，這給文件的技術(shù)保護(hù)提出了更高的要求；五是檔案管理人員素質(zhì)不能滿足發(fā)展需要。檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，需要檔案管理人員具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識。然而，目前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案隊(duì)伍中大部分為非專業(yè)人員和兼職人員，能熟練使用微機(jī)的為數(shù)不多，能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更少。
四、推行醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化對策建議
首先，檔案管理人員是推行醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理的具體實(shí)施者，是計(jì)算機(jī)管理檔案的靈魂。這就要求醫(yī)院檔案管理人員不但要具備扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)知識，還必須熟練地掌握計(jì)算機(jī)的基本操作、維護(hù)技能，具備基本的計(jì)算機(jī)軟硬件知識。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究和治療技術(shù)與聲學(xué)、光學(xué)、磁學(xué)、電子學(xué)以及信息論、控制論、核物理學(xué)及生物工程等多學(xué)科不斷結(jié)合并應(yīng)用于臨床實(shí)踐，推動醫(yī)療工作不斷向前發(fā)展，必然不斷地產(chǎn)生新的類型的檔案，這就要求檔案人員還應(yīng)不斷地了解相應(yīng)的背景知識，了解醫(yī)院醫(yī)療活動規(guī)律、工作流程、醫(yī)事管理等知識，成為復(fù)合型人才。
其次，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。推行醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理，就是對醫(yī)院在全部醫(yī)療活動和醫(yī)院兩個文明建設(shè)中形成的檔案進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的現(xiàn)代化管理，以便更好地服務(wù)于醫(yī)療工作。因此，必須建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確文書檔案以機(jī)關(guān)職能部門為主，其中包括黨群工作、行政管理、醫(yī)療、護(hù)理、預(yù)防保健、基本建設(shè)、設(shè)備儀器和會計(jì)管理。業(yè)務(wù)管理檔案則以臨床科室為主體，包括內(nèi)科、外科、婦產(chǎn)科、兒科等。科技檔案以科研教學(xué)為主。各部門或科室都應(yīng)明確1名負(fù)責(zé)人兼管檔案工作，形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)收集、接收和初步整理所在部門管理范圍內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案資料，以保證檔案的系統(tǒng)完整。
再次，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)工作和標(biāo)準(zhǔn)的配套工作，使標(biāo)準(zhǔn)系列化，為實(shí)施、推廣計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造條件。檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、歸類要求標(biāo)準(zhǔn)等，只有使檔案從立卷到歸檔等一系列工作有序可循，才能保證標(biāo)準(zhǔn)化工作的順利進(jìn)行。因此，醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位具體情況制定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則。同時，應(yīng)積極組織實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和開展對標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)督，確保檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化落到實(shí)處。
最后，要加大檔案設(shè)備的投入。必要的現(xiàn)代化檔案設(shè)備的投入，是實(shí)行醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)和保障。硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作的成效，同時也在一定程度上反映了醫(yī)院的管理水平。為了有效地管理好醫(yī)院檔案，除修建符合防盜、防火、防潮、高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲要求的檔案專用庫房，配備必要的空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、溫濕度儀、消防滅火器和報(bào)警防護(hù)設(shè)備以外，還必須配備足夠數(shù)量的電腦、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，并實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門、科室檔案管理和查閱利用的網(wǎng)絡(luò)化管理。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，基礎(chǔ)建設(shè)上臺階
我們牢固樹立“對干部負(fù)責(zé)、對組織負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)”的意識，把干部檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓，成立了以檔案分管局長為組長、科室負(fù)責(zé)人為成員的干部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，人員變動時及時調(diào)整，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強(qiáng)有力的組織保證。同時，配備兼職檔案管理員，形成局機(jī)關(guān)、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并會定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規(guī)劃和目標(biāo)，做到月月有安排，并經(jīng)常督促檢查落實(shí)。同時加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)，從而使我單位干部檔案基礎(chǔ)工作邁上新臺階。
一是基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)一步夯實(shí)。近年來，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設(shè)施上投入資金4萬余元，及時添置更新了空調(diào)、打印機(jī)、臺式電腦等檔案室部分設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機(jī)檢索。對加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，實(shí)現(xiàn)文書檔案基礎(chǔ)信息計(jì)算機(jī)存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。
二是檔案管理制度進(jìn)一步規(guī)范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、安全、保密等制度，并相應(yīng)建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉(zhuǎn)出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來龍去脈清楚，查找方便準(zhǔn)確。
三是檔案員隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)。首先，配齊配強(qiáng)了干部檔案工作人員。先后選調(diào)了2名30歲以下、政治素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊(duì)伍得到充實(shí)。其次，干部檔案人員業(yè)務(wù)能力逐漸增強(qiáng)。采取參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)考察、到上級檔案工作部門學(xué)習(xí)等方式，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)能力。再次，干部檔案隊(duì)伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關(guān)懷、生活上關(guān)心、學(xué)習(xí)上關(guān)注檔案工作人員，經(jīng)常和他們交心談心，切實(shí)解決他們的后顧之憂，極大地調(diào)動了他們的工作積極性。
二、突出重點(diǎn)，檔案管理上水平
一是鑒別檔案材料力求細(xì)致。在檔案整理前，我們對收集的每份材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，發(fā)現(xiàn)缺漏，責(zé)成材料形成單位予以補(bǔ)辦，將沒有保存價(jià)值的材料清出。尤其是對干部的出生年月、參加革命工作時間、入黨時間、學(xué)歷、職務(wù)等，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。
三是檔案整理力求規(guī)范。堅(jiān)持集中整理和隨時整理相結(jié)合。每隔幾年年對照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求，進(jìn)行一次集中整理。通過整理，做到檔案材料真實(shí)，鑒別、分類準(zhǔn)確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。
四是驗(yàn)收檔案力求嚴(yán)格。制定了“六看三對照”的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準(zhǔn)確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續(xù)是否完備，看目錄書寫是否工整清晰。對照任免文件查干部任免審批表，對照紀(jì)檢監(jiān)察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學(xué)歷、工資、職稱及黨團(tuán)材料是否歸檔。
三、立足服務(wù)，檔案利用出效益
一是努力做好日常服務(wù)。我們建立健全了利用檔案的各種手續(xù)，及時、準(zhǔn)確地為利用者提供查、借閱服務(wù)。在領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部任免調(diào)配、工資調(diào)整等工作中發(fā)揮了重要作用。每年查、借閱檔案都在2000人次以上。
一、關(guān)于規(guī)范性文件制定情況
近五年來，主要是貫徹執(zhí)行國家、省、市檔案局的法律、法規(guī)及條例、辦法，沒有自主制定規(guī)范性文件，相應(yīng)也就沒有應(yīng)該清理的文件。
二、五年來執(zhí)法檢查情況匯報(bào)
1、20__年三、四季度，區(qū)檔案局與區(qū)政府法制辦配合組織，對區(qū)直機(jī)關(guān)、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及重點(diǎn)企事業(yè)單位共110個單位貫徹執(zhí)行《檔案法》，加強(qiáng)檔案工作目標(biāo)管理情況，進(jìn)行了一系列全面檢查考核，從檢查考核的結(jié)果看，其中好的和比較好的有54個單位，占被檢單位的49.09%，一般的有42個單位，占38.18%，較差的有14個單位，占12.73%。對檢查結(jié)果，區(qū)檔案局和政府法制辦聯(lián)合發(fā)文作了通報(bào)。對檔案工作較差的單位，我局及時發(fā)出了檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書，推動了檔案工作的順利開展。
2、20__年,對照《江蘇省檔案執(zhí)法檢查細(xì)則》，有計(jì)劃有步驟地開展檔案執(zhí)法檢查活動，在各單位自查的基礎(chǔ)上進(jìn)行抽查，對檔案工作搞得較好的單位提請區(qū)政府表彰，依法查處違法事件和違法行為，維護(hù)檔案法律尊嚴(yán)，維護(hù)我區(qū)檔案史料的完整與安全，取得了較好的效果。
3、我局根據(jù)機(jī)關(guān)文書檔案立卷歸檔的要求，每年從六月起，對機(jī)關(guān)文書檔案逐個單位進(jìn)行檢查，并評選立卷質(zhì)量優(yōu)勝單位。對檢查結(jié)果，提請區(qū)委辦公室進(jìn)行通報(bào)，有力地促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案工作的開展。
4、通過檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，我區(qū)已有45個單位檔案管理工作分別達(dá)到省市級標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。
三、檔案法制宣傳情況
1、利用召開有關(guān)會議和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》，把學(xué)法、懂法和遵守檔案法律法規(guī)作為檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高專兼職檔案干部政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要課程。同時，及時貫徹省市檔案局制定的檔案工作等級評定辦法、各類檔案管理辦法，提高檔案管理規(guī)范化水平。近五年來，我區(qū)共舉辦檔案培訓(xùn)班11期，參訓(xùn)人員450余人次，大大提高了檔案人員素質(zhì)；
2、把國家、省市印發(fā)的《檔案法》圖解、原文以及檔案工作法規(guī)匯編及時轉(zhuǎn)發(fā)至各立檔單位，供張貼宣傳和學(xué)習(xí)了解；
3、把學(xué)習(xí)和貫徹實(shí)施“兩法”與完善全區(qū)檔案工作組織措施、規(guī)章制度、目標(biāo)管理、業(yè)務(wù)建設(shè)和監(jiān)督指導(dǎo)緊密地結(jié)合起來，依法督促和指導(dǎo)各立檔單位進(jìn)一步落實(shí)好檔案工作組織措施，基本形成了以區(qū)檔案館和各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案室為主體的檔案事業(yè)管理體系。我們還依法修訂了文件材料立卷歸檔、檔案保管、利用、保密、統(tǒng)計(jì)、移交、鑒定銷毀等規(guī)章制度和檔案工作崗位責(zé)任制并印發(fā)給各單位執(zhí)行；
4、以紀(jì)念《檔案法》頒布實(shí)施十五周年和《條例》頒布五周年為契機(jī)，先后兩次大規(guī)模開展了檔案法律法規(guī)宣傳活動，印發(fā)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》及其他宣傳材料20__多份，懸掛了過街橫幅，制訂了宣傳牌，張貼宣傳畫，在市區(qū)街心公園開展檔案知識義務(wù)咨詢，解答市民提出的問題。組織全區(qū)檔案員參加《中國檔案報(bào)》主辦“劍南春杯”和省檔案局主辦的“昌盛杯”檔案法制競賽，收到了很好的效果。
摘要本文從檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化總結(jié)了在開展檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的基礎(chǔ)上的幾點(diǎn)思考。
關(guān)鍵詞檔案信息化 網(wǎng)絡(luò)化 服務(wù)
一、開展檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)
（一）把檔案信息化納入院信息化建設(shè)的總體目標(biāo)
《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。我院信息化建設(shè)開創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入院信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，為檔案管理配強(qiáng)專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，并率先在全國檢察機(jī)關(guān)中開發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。在每兩年召開的院信息化工作會議中，始終把檔案信息化作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，專題回顧，認(rèn)真展望，使加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識深入人心。
（二）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初具規(guī)模
近年來，我院在辦公用房緊張的情況下，院里始終高度重視檔案管理工作，專門建設(shè)了檔案管理的專用庫房。整個檔案庫房設(shè)計(jì)引入了先進(jìn)的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專用空調(diào)設(shè)備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個基礎(chǔ)設(shè)施的不斷加強(qiáng)，為我院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)初呈網(wǎng)絡(luò)化
檢察機(jī)關(guān)的檔案按照國家有關(guān)規(guī)定，主要分為七類：訴訟檔案、文書檔案、聲像檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、榮譽(yù)檔案。目前，我院的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構(gòu)架，實(shí)行文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化目錄級管理；訴訟檔案歸檔采用我院自行開發(fā)的檢察業(yè)務(wù)辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個軟件今后均可與密集架管理軟件實(shí)現(xiàn)無縫連接，并通過應(yīng)用軟件開啟或關(guān)閉密集架。聲像檔案的研發(fā)工作也已進(jìn)入實(shí)戰(zhàn)階段。上述三類檔案的軟件實(shí)現(xiàn)，初步構(gòu)建我院立體化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理應(yīng)用體系，為深入應(yīng)用、檔案信息資源開發(fā)打下了良好的應(yīng)用基礎(chǔ)。
（四）檔案信息化配套機(jī)制初步完善
1．制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強(qiáng)院檔案信息化工作，先后制訂并實(shí)施了我院訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。
2．形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發(fā)和應(yīng)用，改變過去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任更加明確，促使人人參與。
3．形成了與技術(shù)部門相互依托的銜接機(jī)制。基層院檔案室和技術(shù)部門在開展信息化建設(shè)的過程中，客觀上存在著技術(shù)上、工作上相互依托、優(yōu)勢互補(bǔ)的關(guān)系。檔案部門具有檔案專業(yè)知識的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機(jī)制和體制，是技術(shù)部門開展信息化建設(shè)所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設(shè)中，設(shè)備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門的信息技術(shù)裝備和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢互補(bǔ)的態(tài)勢是檔案信息化建設(shè)成功的要件之一。我院檔案部門和技術(shù)部門通過多年合作，基本實(shí)現(xiàn)了所有檔案的案卷級目錄機(jī)檢、部分檔案的文件級目錄機(jī)檢和部分檔案的全文機(jī)檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為我院檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運(yùn)行提供了技術(shù)保障。
二、當(dāng)前開展檔案信息化建設(shè)的主要不足
（一）軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴(yán)重
存在以下現(xiàn)象：一是上級機(jī)關(guān)開發(fā)的軟件往往不能滿足下級機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機(jī)關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)。二是一個單位運(yùn)用多套系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細(xì)明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，使軟件開發(fā)工作混亂無序。二是缺乏權(quán)威機(jī)構(gòu)牽頭，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。就檔案信息化建設(shè)而言，要圍繞全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來開展工作，要嚴(yán)格遵照權(quán)威機(jī)構(gòu)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫。
（二）部門重視程度存在不平衡
業(yè)務(wù)部門對檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術(shù)部門的軟件開發(fā)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經(jīng)費(fèi)等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。
（三）復(fù)合型人才不足
目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。
（四）檔案信息安全保障體系還有待完善
要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。
三、對今后開展檔案信息化建設(shè)的展望
（一）總體規(guī)劃，分步實(shí)施
檔案信息化在我國是一項(xiàng)新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。國家檔案局2002年《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對其有一個基本正確地的認(rèn)識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級和院信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時，要清醒地認(rèn)識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。
（二）突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效
當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。國家檔案局局長毛福民在2000年全國檔案工作會議上指出：“十五期間，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計(jì)不足的傾向。國家檔案局2002年《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。市院條線考核、區(qū)檔案局的督導(dǎo)中都體現(xiàn)了這一要求。因此，我們要立足檢察機(jī)關(guān)的實(shí)際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對于訴訟檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機(jī)，進(jìn)一步做好需求調(diào)研工作，力爭在市院職能部門的指導(dǎo)下，積極探索出基層院業(yè)務(wù)檔案信息化的新路。
（三）規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合市院檢察實(shí)務(wù)工作手冊，對現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對于不適應(yīng)、不符合的堅(jiān)決予以整改。要引進(jìn)國際、國內(nèi)檔案管理的先進(jìn)方法，對照提高，保持浦東院先行先試的活力。同時要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先從服務(wù)內(nèi)部干警做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺；也要未雨綢繆，結(jié)合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計(jì)，真正發(fā)揮檔案信息化的效應(yīng)。
（四）多方籌措，加強(qiáng)保障
1．機(jī)制保障。要將檔案信息化作為院信息化領(lǐng)導(dǎo)小組工作會議的常設(shè)議題，進(jìn)行專項(xiàng)研究落實(shí)。要把檔案信息化工作的指標(biāo)要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案信息化工作作為各部門業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，處長負(fù)第一責(zé)任，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。
2．經(jīng)費(fèi)保障。要積極爭取新區(qū)財(cái)政支持，以財(cái)力立項(xiàng)、信息化資助項(xiàng)目等多種形式申請經(jīng)費(fèi)。同時，在每年院信息化專項(xiàng)資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。
抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識，從管與監(jiān)兩方面入手，做為分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理工作。做到數(shù)據(jù)齊全，內(nèi)容完整。要達(dá)到此目標(biāo)，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持地質(zhì)項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門與基層單位相結(jié)合，把地質(zhì)檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案等正確區(qū)分，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案收集工作。抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如地質(zhì)檔案包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、物理勘探和化學(xué)勘探檔案、水文地質(zhì)檔案、工程地質(zhì)檔案、地質(zhì)科研檔案等。其具體內(nèi)容是在地質(zhì)勘探活動中產(chǎn)生的原始記錄、表報(bào)、總結(jié)和有關(guān)的依據(jù)、指示性文件，以及成果報(bào)告和有關(guān)的圖件、附表等。所以在收集和整理時按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的特點(diǎn)和規(guī)律，在便于利用和保管的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則，如：編號與編目、范圍、術(shù)語與定義、規(guī)范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實(shí)施細(xì)則。
2．檔案信息化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案。檔案信息化其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲、轉(zhuǎn)送，以信息化的形式為社會提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程[2]。地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，地質(zhì)單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化。例如在建立地質(zhì)檔案資料時，地質(zhì)檔案資料由分隊(duì)，普查組提交的原始地質(zhì)資料及復(fù)制成果地質(zhì)報(bào)告，經(jīng)大隊(duì)資料室嚴(yán)格檢查驗(yàn)收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經(jīng)過計(jì)算機(jī)數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據(jù)上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數(shù)據(jù)庫，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然取向。因此地質(zhì)單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其它各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
3．檔案管理信息化的優(yōu)勢
提高地質(zhì)檔案管理效率，加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的信息化建設(shè)，不但使地質(zhì)資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發(fā)，適應(yīng)較復(fù)雜的工作環(huán)境，體現(xiàn)出地質(zhì)資料管理帶來的經(jīng)濟(jì)效益。
3．1地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)檔案檢索效率。
傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理方式，絕大多數(shù)數(shù)據(jù)的收集和管理都依靠人工進(jìn)行，收集數(shù)據(jù)相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)更新就慢。地質(zhì)部門采用人工管理檔案還會造成數(shù)據(jù)疏漏，首先從這方面來說信息化地質(zhì)檔案的管理方式就比傳統(tǒng)方式更為準(zhǔn)確。其次，在對數(shù)據(jù)查找時地質(zhì)資料檔案信息化管理方式也比傳統(tǒng)的方式更加快捷、方便。地質(zhì)檔案管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，可以輸入任意一項(xiàng)檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項(xiàng)檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數(shù)據(jù)庫中，檢索出相關(guān)的地質(zhì)檔案信息，節(jié)省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。
3．2地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)工作效率。
地質(zhì)資料檔案管理信息化為相關(guān)部門制定政策提供比較系統(tǒng)、詳細(xì)、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術(shù)支持和數(shù)據(jù)。隨著新技術(shù)、新理論越來越多的在地質(zhì)檔案管理工作中得到應(yīng)用，在管理方式上對地質(zhì)檔案信息化管理不斷創(chuàng)新，地質(zhì)工作就會越來越簡單，越來越適應(yīng)社會環(huán)境和復(fù)雜的地理環(huán)境，越來越適應(yīng)新時代不斷發(fā)展的需要。
3．3地質(zhì)資料檔案管理信息化，有效地利用和開發(fā)了地質(zhì)資料。
地質(zhì)資料檔案管理信息化系統(tǒng)的有效建立，在地質(zhì)工作中，我們就可以利用信息化地質(zhì)資料資源，提供有效、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料，可以為地質(zhì)工作節(jié)約成本，節(jié)約無謂投資，提高地質(zhì)項(xiàng)目成功率，為地質(zhì)工作帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益。
一、工作目標(biāo)
2021年2月28日前，全鎮(zhèn)完成精準(zhǔn)扶貧檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化處理及移交工作，建立精準(zhǔn)扶貧檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理，全面真實(shí)記錄脫貧攻堅(jiān)工作歷程、成果體現(xiàn)。
二、工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)
（一）工作內(nèi)容
脫貧攻堅(jiān)以來，在開展各項(xiàng)工作過程中，形成的對國家、社會有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。鎮(zhèn)、村在對精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行規(guī)范化管理基礎(chǔ)上，同步進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進(jìn)館檔案紙質(zhì)檔案和數(shù)字化處理的電子檔案同時移交）。
（二）基本原則
規(guī)范管理、分級負(fù)責(zé)、刪繁去重。
（三）工作標(biāo)準(zhǔn)
1.整理標(biāo)準(zhǔn)
（1）文書檔案統(tǒng)一按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/TA22-2015）進(jìn)行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒和排架。
（2）項(xiàng)目檔案按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》進(jìn)行整理，國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設(shè)項(xiàng)目按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定進(jìn)行整理。項(xiàng)目規(guī)模較小的，可以簡化整理，根據(jù)具體情況只能一卷或數(shù)卷。
（3）資金檔案按《會計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。
（4）照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）進(jìn)行整理。
（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）進(jìn)行整理。
（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。
2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)
精準(zhǔn)扶貧檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并完全匹配，方便查閱利用。
3.檔案裝具
按需到區(qū)檔案館統(tǒng)一領(lǐng)取符合規(guī)范的檔案裝具。
三、工作步驟
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧檔案建設(shè)工作方案》并送區(qū)脫貧辦備案。
（二）規(guī)范整理。2021年2月28日前，鎮(zhèn)、村完成2014—2020年精準(zhǔn)扶貧檔案收集和規(guī)范整理工作，并同步完成精準(zhǔn)扶貧檔案的數(shù)字化處理工作。
（三）分級驗(yàn)收。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)初驗(yàn)，在2021年3月10日前完成27個行政村精準(zhǔn)扶貧紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作，并向區(qū)脫貧辦報(bào)告完成情況；二是區(qū)級抽驗(yàn)，由區(qū)脫貧辦牽頭，組織區(qū)檔案局、區(qū)檔案館、區(qū)扶貧開發(fā)局在2021年3月31日前完成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作；三是根據(jù)抽驗(yàn)情況開展整改提升。
（四）歸檔裝訂。精準(zhǔn)扶貧檔案歸檔裝訂待數(shù)字化處理后啟動，于3月底前完成歸檔裝訂。
（五）及時移交。在2021年4月底前，按國家有關(guān)規(guī)定，將精準(zhǔn)扶貧檔案移交至區(qū)檔案館。
四、工作要求
（一）高度重視，明確職責(zé)。主要領(lǐng)導(dǎo)親自部署，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，掛片領(lǐng)導(dǎo)督促落實(shí)，確保歸檔工作專人專責(zé)。貧困村第一書記為第一責(zé)任人，駐村工作隊(duì)全程參與，及時查漏補(bǔ)缺。
一、醫(yī)院檔案工作發(fā)展初期的狀況
領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，投入不到位。由于檔案管理不規(guī)范，也沒有引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，設(shè)施設(shè)備、裝具用品等投入不足，檔案資源的保存和開發(fā)利用價(jià)值也就無法體現(xiàn)；檔案管理無專用庫房和辦公場所。由于沒有專門庫房和檔案室，院里的檔案資料在一段時間內(nèi)都散落在各科室，有時領(lǐng)導(dǎo)因工作查找一些檔案資料都找不見，更談不上集中統(tǒng)一管理等等。這些問題的存在直接影響了醫(yī)院檔案工作的正常開展，在一定程度上影響了醫(yī)院的整體發(fā)展。
二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的必要途徑
隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，我院檔案開發(fā)利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規(guī)范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)班子組建后，著力打造“全國知名的，全省一流的、學(xué)科優(yōu)勢突出的三級甲等婦幼保健院”，在狠抓醫(yī)院綜合管理的基礎(chǔ)上，院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作高看一眼、厚愛一層，對檔案工作高度重視和大力支持。
一是在組織管理方面。成立和調(diào)整了院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案專職人員；建立了符合我院工作實(shí)際的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，抽調(diào)各科室精兵強(qiáng)將負(fù)責(zé)科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責(zé)、強(qiáng)化了責(zé)任意識，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實(shí)行了檔案工作同業(yè)務(wù)工作同部署、同安排、同檢查、同考核。
二是在設(shè)施設(shè)備方面。我院在原有基礎(chǔ)上，先后增加了60平方米的檔案專用庫房，做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開”，進(jìn)一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調(diào)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等設(shè)備。
三是在業(yè)務(wù)建設(shè)方面。我院嚴(yán)格按照國家檔案局頒布的關(guān)于《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則以及《事業(yè)單位檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)》，對我院13個類目的檔案資料重新進(jìn)行了編目、排序和上架管理。對檔案資料管理臺賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊、查借閱登記簿、利用登記簿等都進(jìn)行了重新整理和裝訂。同時我們還按照國家檔案局10號令的規(guī)定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表》。
四是在檔案隊(duì)伍建設(shè)方面。為盡快提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地適應(yīng)新時期檔案工作的需要，我們在確定各科室檔案員的基礎(chǔ)上，每季度進(jìn)行一次檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，邀請市檔案部門的工作人員進(jìn)行專門輔導(dǎo)，同時我們還組織有關(guān)人員參加省、市舉辦的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)。多次到省級和市內(nèi)兄弟單位參觀學(xué)習(xí)檔案工作，增強(qiáng)檔案意識、借鑒管理經(jīng)驗(yàn)、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、提升管理水平。
五是在信息化建設(shè)方面。我院將檔案信息化管理工作納入院里“十二五”規(guī)劃中，并制定了檔案工作五年規(guī)劃和《電子公文管理辦法》等。新購置了檔案管理系統(tǒng)軟件，生成了2000余件電子文件，為檔案工作早日實(shí)現(xiàn)信息化管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
作者:李向東單位:山西省長治市婦幼保健院
【關(guān)鍵詞】檔案信息化；網(wǎng)絡(luò)化；服務(wù)
1.開展檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)
1.1把檔案信息化納入我局信息化建設(shè)的總體目標(biāo)
《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。我局信息化建設(shè)開創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入局信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，為檔案管理配強(qiáng)專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，并率先在全國檢察機(jī)關(guān)中開發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。
1.2檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)初呈網(wǎng)絡(luò)化
目前，我局的文書檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構(gòu)架，實(shí)行文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化目錄級管理；訴訟檔案歸檔采用我局自行開發(fā)的檢察業(yè)務(wù)辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個軟件今后均可與密集架管理軟件實(shí)現(xiàn)無縫連接，并通過應(yīng)用軟件開啟或關(guān)閉密集架。聲像檔案的研發(fā)工作也已進(jìn)入實(shí)戰(zhàn)階段。上述三類檔案的軟件實(shí)現(xiàn)，初步構(gòu)建我局立體化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理應(yīng)用體系，為深入應(yīng)用、檔案信息資源開發(fā)打下了良好的應(yīng)用基礎(chǔ)。
1.3檔案信息化配套機(jī)制初步完善
（1）制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強(qiáng)局檔案信息化工作，先后制訂并實(shí)施了我局訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。
（2）形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發(fā)和應(yīng)用，改變過去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任更加明確，促使人人參與。
（3）形成了與技術(shù)部門相互依托的銜接機(jī)制。基層局檔案室和技術(shù)部門在開展信息化建設(shè)的過程中，客觀上存在著技術(shù)上、工作上相互依托、優(yōu)勢互補(bǔ)的關(guān)系。檔案部門具有檔案專業(yè)知識的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機(jī)制和體制，是技術(shù)部門開展信息化建設(shè)所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設(shè)中，設(shè)備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門的信息技術(shù)裝備和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢互補(bǔ)的態(tài)勢是檔案信息化建設(shè)成功的要件之一。
2.當(dāng)前開展檔案信息化建設(shè)的主要不足
2.1軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴(yán)重
存在以下現(xiàn)象：一是上級機(jī)關(guān)開發(fā)的軟件往往不能滿足下級機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級機(jī)關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)。二是一個單位運(yùn)用多套系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細(xì)明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，使軟件開發(fā)工作混亂無序。二是缺乏權(quán)威機(jī)構(gòu)牽頭，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。就檔案信息化建設(shè)而言，要圍繞全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來開展工作，要嚴(yán)格遵照權(quán)威機(jī)構(gòu)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫。
2.2部門重視程度存在不平衡
業(yè)務(wù)部門對檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術(shù)部門的軟件開發(fā)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經(jīng)費(fèi)等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。
2.3復(fù)合型人才不足
目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。
2.4檔案信息安全保障體系還有待完善
要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。
3.對今后開展檔案信息化建設(shè)的展望
3.1總體規(guī)劃，分步實(shí)施
檔案信息化在我國是一項(xiàng)新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對其有一個基本正確地的認(rèn)識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級和局信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與局信息化保持同步發(fā)展。同時，要清醒地認(rèn)識到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。
3.2突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效
當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。我們要立足檢察機(jī)關(guān)的實(shí)際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對于訴訟檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機(jī)，進(jìn)一步做好需求調(diào)研工作，力爭在市局職能部門的指導(dǎo)下，積極探索出基層局業(yè)務(wù)檔案信息化的新路。
3.3規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合市局檢察實(shí)務(wù)工作手冊，對現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對于不適應(yīng)、不符合的堅(jiān)決予以整改。要引進(jìn)國際、國內(nèi)檔案管理的先進(jìn)方法，對照提高，保持先行先試的活力。同時要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先從服務(wù)內(nèi)部干警做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺；也要未雨綢繆，結(jié)合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計(jì)，真正發(fā)揮檔案信息化的效應(yīng)。
3.4多方籌措，加強(qiáng)保障
（1）機(jī)制保障。要將檔案信息化作為局信息化領(lǐng)導(dǎo)小組工作會議的常設(shè)議題，進(jìn)行專項(xiàng)研究落實(shí)。要把檔案信息化工作的指標(biāo)要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案信息化工作作為各部門業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，處長負(fù)第一責(zé)任，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。
（2）經(jīng)費(fèi)保障。要積極爭取新區(qū)財(cái)政支持，以財(cái)力立項(xiàng)、信息化資助項(xiàng)目等多種形式申請經(jīng)費(fèi)。同時，在每年局信息化專項(xiàng)資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：缺陷與不足 應(yīng)對措施 會計(jì)檔案 規(guī)范化管理
會計(jì)檔案是各單位檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的重要組成部分，也是單位會計(jì)基礎(chǔ)工作的總結(jié)和歸宿。可是，會計(jì)工作的連續(xù)性，導(dǎo)致會計(jì)檔案工作的重要性易被弱化，會計(jì)檔案規(guī)范化管理工作的質(zhì)量、水平也就難以得到保證。
一、會計(jì)檔案管理中
普遍存在不足與缺陷
1.對會計(jì)檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理的認(rèn)識不到位，導(dǎo)致會計(jì)檔案管理與單位檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)嚴(yán)重偏離現(xiàn)象。檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)以為只要夯實(shí)了會計(jì)基礎(chǔ)工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會計(jì)裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會計(jì)前期業(yè)務(wù)的行為，必然導(dǎo)致放松會計(jì)檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當(dāng)成會計(jì)業(yè)務(wù)的一種簡單延續(xù)。思想決定行動，有這種觀念的單位，會計(jì)管理工作人員往往會缺乏會計(jì)檔案的管理意識，也缺乏會計(jì)檔案基本理論知識，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的會計(jì)檔案理論學(xué)習(xí)與操作訓(xùn)練，造成對現(xiàn)代化的會計(jì)電算化檔案信息理解不清，最后只能是會計(jì)檔案的保管員而不是管理員。
2.會計(jì)業(yè)務(wù)檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對會計(jì)業(yè)務(wù)工作材料會注意留存，而對上級機(jī)關(guān)及單位收發(fā)文沒有足夠重視，造成上級文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導(dǎo)致歸檔會計(jì)文件材料與會計(jì)業(yè)務(wù)檔案材料相脫離，影響會計(jì)檔案的收集率及歸檔的完整性，進(jìn)而影響單位整體的檔案規(guī)范化管理。
3.導(dǎo)向錯誤。會計(jì)工作重業(yè)務(wù)輕檔案管理的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致會計(jì)人員檔案管理能力弱化。長期以來，一些單位會計(jì)檔案人員沒有得到相應(yīng)的待遇，對檔案工作失去興趣，業(yè)務(wù)上不求上進(jìn)，不能安心本職工作，對待會計(jì)檔案的管理工作從內(nèi)心層面就出現(xiàn)了松懈現(xiàn)象：對于不符合會計(jì)檔案規(guī)定，不合要求的會計(jì)檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會造成會計(jì)檔案工作的不規(guī)范，而且直接導(dǎo)致會計(jì)信息不真實(shí)，對單位、對國家造成嚴(yán)重的后果。
4。會計(jì)檔案規(guī)范化管理程度低。由于對會計(jì)檔案重要性認(rèn)識不足，有的單位連基本的檔案管理機(jī)構(gòu)也沒有，更談不上規(guī)范化管理。有的單位雖然有會計(jì)檔案崗位，但軟、硬件設(shè)備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會計(jì)檔案管理崗位，但領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會臨時指定某會計(jì)人員兼任，這樣做的結(jié)果就是單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等會計(jì)檔案無法規(guī)范化整理，更談不上會計(jì)檔案的鑒定及過期會計(jì)檔案的銷毀工作，這無疑為后續(xù)的檔案整理帶來極大困難，直接導(dǎo)致會計(jì)檔案開發(fā)利用的效率低，甚至無法開展利用工作。
5.電算化會計(jì)技術(shù)的使用，電子檔案的形成增加了會計(jì)檔案管理的難度。如果不能及時對電算化會計(jì)檔案進(jìn)行有效收集、整理和保存，同樣會導(dǎo)致單位會計(jì)信息檔案管理的松懈，容易造成會計(jì)檔案信息資源的丟失。缺乏對會計(jì)電算化檔案存取的研究，或拖延的時間過長，則會使會計(jì)檔案信息因?yàn)檐浖母聯(lián)Q代影響導(dǎo)致無法讀取，直接影響會計(jì)檔案信息的有效利用。
6.會計(jì)檔案信息化管理程度不高。不少單位的會計(jì)檔案數(shù)字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內(nèi)，并沒有付諸實(shí)施。外部環(huán)境不成熟，內(nèi)部準(zhǔn)備不充足是影響會計(jì)檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的內(nèi)在因素。
二、規(guī)范會計(jì)檔案管理的應(yīng)對措施
1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。近幾年來，由上級業(yè)務(wù)主管部門對各單位檔案規(guī)范化管理進(jìn)行年度檢查，極大地促進(jìn)了單位領(lǐng)導(dǎo)對本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個方面說，上級業(yè)務(wù)主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)重視會計(jì)檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財(cái)力以保證單位會計(jì)檔案工作常態(tài)化、制度化。
2.建立完善的會計(jì)檔案材料收集制度。會計(jì)檔案的基礎(chǔ)是會計(jì)工作材料完整的收集過程，各單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)檔案法規(guī)和辦法，結(jié)合《會計(jì)檔案管理辦法》制定出適合本單位會計(jì)檔案管理細(xì)則，嚴(yán)格按照會計(jì)檔案管理規(guī)范化要求，組織力量夯實(shí)檔案規(guī)范化工作基礎(chǔ)，對會計(jì)檔案形成過程各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控和檢查，以保證會計(jì)檔案工作的各個環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案走上規(guī)范化管理的道路。
3.要把會計(jì)檔案管理工作提高到和會計(jì)日常工作同等重要地位。會計(jì)檔案管理是會計(jì)基礎(chǔ)工作的生命延續(xù)，不論在認(rèn)識上還是實(shí)踐上，都必須把整個會計(jì)基礎(chǔ)工作包括會計(jì)檔案管理工作緊密聯(lián)系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會計(jì)檔案管理人員必須按照會計(jì)檔案規(guī)范化要求，不折不扣地做好本單位的會計(jì)檔案管理工作，在工作實(shí)踐中提高會計(jì)檔案管理員的作用至關(guān)重要。單位要為會計(jì)檔案管理人員參加繼續(xù)教育開綠燈，加大培訓(xùn)的力度，徹底改革會計(jì)檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，讓每一個會計(jì)檔案管理人員都能掌握會計(jì)檔案工作的基本技能和基礎(chǔ)知識。
4、會計(jì)檔案規(guī)范化管理常抓不懈。為了保證單位會計(jì)檔案一如既往地做到常規(guī)化、科學(xué)化、規(guī)范化，制訂并出臺規(guī)范化的管理制度是落實(shí)的關(guān)鍵。會計(jì)檔案規(guī)范化管理制度的制定必須有明確的工作目標(biāo)，各負(fù)其責(zé)。如《單位會計(jì)檔案人員崗位職責(zé)》、《單位會計(jì)檔案規(guī)范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實(shí)際相結(jié)合，可操作性強(qiáng)，會計(jì)檔案管理才能有法可依、有章可循。
5.確保會計(jì)電算化生成的大量電子會計(jì)檔案的安全、穩(wěn)定、可用。會計(jì)電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態(tài)化，保管要求特殊化的特點(diǎn)。應(yīng)購置專門的存貯設(shè)備，并注意備份保存并設(shè)專人進(jìn)行管理，對外一律不開放。應(yīng)確保歸檔的會計(jì)電子檔案能直接導(dǎo)入單位檔案規(guī)范化管理軟件，同時設(shè)置立卷部門才能調(diào)閱的會計(jì)檔案查閱授權(quán)，防止會計(jì)檔案數(shù)據(jù)泄密。歸檔的會計(jì)電子檔案材料可開展適當(dāng)?shù)木幯泄ぷ鳎缁A(chǔ)數(shù)據(jù)匯編和財(cái)會法規(guī)方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供便利。
6.努力實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理信息化。信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢，會計(jì)檔案信息也應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷優(yōu)化。會計(jì)信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計(jì)檔案信息材料的正常延續(xù)和過渡。如果不能恢復(fù)原來的管理系統(tǒng)，那么原存會計(jì)檔案形同虛設(shè)，因此在實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息化貯存時，必須留存相應(yīng)的開啟利用系統(tǒng)。所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的會計(jì)檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應(yīng)的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設(shè)備。在實(shí)際操作時必須做到磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并嚴(yán)格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進(jìn)行保護(hù)。因此，必須固化會計(jì)檔案信息安全措施，嚴(yán)防發(fā)生泄密事件，確保會計(jì)檔案的安全與穩(wěn)定。
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