時(shí)間：2023-05-30 10:34:53
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇合同檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備 合同檔案 管理
中圖分類號(hào)：C939 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對(duì)醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
隨著許多高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，真實(shí)地記錄了醫(yī)療設(shè)備購置的歷史，在整個(gè)醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的重要性
（一）現(xiàn)實(shí)憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)是要依據(jù)憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對(duì)當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案是處理醫(yī)療設(shè)備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術(shù)資料的丟失、購買后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設(shè)備或配件、經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責(zé)任進(jìn)行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案中的材料，按制度進(jìn)行分析和落實(shí)責(zé)任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設(shè)備采購中，合同檔案不僅是對(duì)合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，在合同訂立和后期實(shí)施過程中，存在的各種矛盾和責(zé)任追究，就需要通過合同檔案來細(xì)化和評(píng)判。
（二）轉(zhuǎn)化參考作用
合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號(hào)醫(yī)療設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟(jì)信息，從而降低設(shè)備購置和維護(hù)的成本，爭(zhēng)取在采購談判中的有利地位。在采購招標(biāo)過程中，經(jīng)常能遇到供應(yīng)商報(bào)價(jià)高的問題，而這時(shí)合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價(jià)格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價(jià)格購置需要的設(shè)備。
（三）潛在預(yù)備作用
當(dāng)醫(yī)療設(shè)備突然出現(xiàn)故障時(shí)，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時(shí)間和費(fèi)用。在醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購時(shí)，我們會(huì)依據(jù)設(shè)備的情況，在合同中訂立相關(guān)的補(bǔ)充條款，例如重要零配件的價(jià)格、相關(guān)的服務(wù)、后期維保的費(fèi)用等，這些對(duì)于我們今后在設(shè)備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機(jī)器的正常運(yùn)行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
（一）合同的規(guī)范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或買賣過程中起到憑證作用。現(xiàn)在的醫(yī)療設(shè)備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設(shè)備采購活動(dòng)中的強(qiáng)勢(shì)主體，在合同訂立時(shí)具有一定的主導(dǎo)作用，這往往會(huì)使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設(shè)備采購合同時(shí)可能會(huì)存在的問題。
（二）檔案資料收集的完整性
對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個(gè)過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設(shè)備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設(shè)備的申請(qǐng)、審批，采購的調(diào)研論證，設(shè)備招標(biāo)參數(shù)及與招標(biāo)有關(guān)的一切資料，采購合同，驗(yàn)收單，技術(shù)資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實(shí)際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備采購項(xiàng)目的合同檔案在收集方面比較重視，對(duì)于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備合同和零星采購設(shè)備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設(shè)備采購合同列入當(dāng)前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實(shí)際的管理范圍外，也導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個(gè)問題是在審核、審批、簽署的過程中，因?yàn)轭悇e和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時(shí)候經(jīng)過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責(zé)任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的復(fù)雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進(jìn)行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對(duì)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的保管和維護(hù)有一定的風(fēng)險(xiǎn)，長(zhǎng)此以往可能會(huì)導(dǎo)致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門的保存場(chǎng)所。有些通過對(duì)紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進(jìn)行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。
三、關(guān)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的幾點(diǎn)建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理
將醫(yī)療設(shè)備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設(shè)備合同檔案的特殊性，使它在整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴(yán)格管理好醫(yī)療設(shè)備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
除此之外，制定完善的醫(yī)療設(shè)備合同管理制度，明確合同管理辦法和實(shí)施細(xì)則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設(shè)備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設(shè)備合同的合理、合法及實(shí)現(xiàn)合同集中管理，才能實(shí)現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準(zhǔn)確、及時(shí)
通過對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對(duì)合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料， 能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益[3]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)政策法規(guī)，收集相關(guān)的資質(zhì)證明材料，以保證購買醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性。基本醫(yī)療設(shè)備資料有醫(yī)療器械注冊(cè)證、供應(yīng)商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權(quán)，特殊醫(yī)療設(shè)備還需提供計(jì)量證明、壓力證明等相關(guān)資質(zhì)，這是醫(yī)療設(shè)備合同資料的特別之處。及時(shí)性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時(shí)效性的，因此合同資料的收集也需要及時(shí)，及時(shí)收集資料，及時(shí)整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設(shè)備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運(yùn)用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案
運(yùn)用信息技術(shù)科學(xué)地管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時(shí)的難點(diǎn)問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運(yùn)行的合同管理系統(tǒng)，是針對(duì)合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時(shí)間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計(jì)，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進(jìn)行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和人們生活對(duì)醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學(xué)的管理措施，實(shí)現(xiàn)高效、完整、科學(xué)化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，新的時(shí)代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機(jī)遇。總之，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間。我們?cè)谧龊萌粘w檔工作的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實(shí)際行動(dòng)去檢驗(yàn)、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
參考文獻(xiàn)：
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[2] 吳鵬舉.醫(yī)院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）：55- 56.
【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.
【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；措施
【Keywords】contract file management； risk ；measures
【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0106-02
1 引言
我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)成為了中國(guó)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的新常態(tài)。而在市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護(hù)和證明這些經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長(zhǎng)期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和經(jīng)營(yíng)習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。越來越多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實(shí)有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營(yíng)。
2 合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的主要類型
根據(jù)對(duì)多個(gè)企業(yè)合同檔案管理工作進(jìn)行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)越來越多，這些風(fēng)險(xiǎn)基本上可歸為以下幾類。
2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)
上文講過，長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維和傳統(tǒng)經(jīng)I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴(yán)重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險(xiǎn)是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：
①合同格式錯(cuò)誤與內(nèi)容缺失
雖然說中國(guó)的市場(chǎng)化進(jìn)程已經(jīng)進(jìn)行多年，但是相關(guān)的法制意識(shí)還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對(duì)《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯(cuò)誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時(shí)常常處于被動(dòng)地位。
②合同檔案整理方法不符合要求
在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對(duì)于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。
③只簽不存造成的混亂
在很多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者眼中都有著一個(gè)固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時(shí)為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時(shí)將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會(huì)影響使用，還會(huì)產(chǎn)生一定的法律困境。
④“人治”取代合同檔案
中國(guó)社會(huì)講究人情世故，在商業(yè)活動(dòng)中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時(shí)一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。
2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險(xiǎn)
一般而言，合同檔案都是作為證明一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)存在的憑證，只要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)都會(huì)具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中遇到的情況是隨時(shí)在變化的，因此違約風(fēng)險(xiǎn)在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風(fēng)險(xiǎn)類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營(yíng)者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營(yíng)過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險(xiǎn)的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴(yán)重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。
2.3 保存過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)
合同檔案的妥善保存，對(duì)于其被正常使用并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對(duì)這一塊的責(zé)任落實(shí)情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險(xiǎn)也是十分嚴(yán)重的，所以，不論何種條件下做好、做細(xì)合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。
3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的具體措施
上文對(duì)企業(yè)合同檔案管理過程中容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風(fēng)險(xiǎn)，其產(chǎn)生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責(zé)不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施。
關(guān)鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施
隨著市場(chǎng)主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場(chǎng)交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計(jì)已達(dá)26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗(yàn)，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問題。下面以中國(guó)聯(lián)通河南省分公司為例，從三個(gè)方面對(duì)合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。
1 合同檔案的收集
1.1 收集時(shí)間：合同檔案有其自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項(xiàng)，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，需要幾年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，比如重大建設(shè)項(xiàng)目類合同等，這些特點(diǎn)決定了合同檔案的收集時(shí)間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個(gè)歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個(gè)月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長(zhǎng)的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時(shí)歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時(shí)收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭(zhēng)議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個(gè)方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評(píng)價(jià)報(bào)告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時(shí)應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時(shí)歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭(zhēng)議解決、法律訴訟、備忘錄、項(xiàng)目驗(yàn)收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對(duì)于通過合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時(shí)歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實(shí)有效的管控手段。
1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對(duì)于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時(shí)留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類。現(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時(shí)，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號(hào)排列，進(jìn)行獨(dú)立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計(jì)和利用，同時(shí)保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價(jià)值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長(zhǎng)期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長(zhǎng)合同檔案的保管期限。比如，再次采購?fù)愋驮O(shè)備或其升級(jí)換代產(chǎn)品，可給予合同總價(jià)15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用全面的、辯證的、動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時(shí)，無論按機(jī)構(gòu)還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡(jiǎn)單機(jī)械地按文件形成時(shí)間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時(shí)，由于一定法律事實(shí)的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時(shí)一般以年度為單位，對(duì)于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計(jì)；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號(hào)，插入文件時(shí)將造成編號(hào)的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號(hào)及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫
2.5.1 文件編號(hào)。不同單位的合同簽訂都有自己獨(dú)立的合同審批流程和合同號(hào)的編制規(guī)則，填寫文件編號(hào)時(shí)，應(yīng)以本單位的合同號(hào)為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號(hào)。
2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個(gè)或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫合同他方，便于查詢和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個(gè)合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因?yàn)橹挥泻贤鞣饺亢炞稚w章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設(shè)
3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨(dú)門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因?yàn)槲臅⒖萍嫉阮愋蜋n案的著錄項(xiàng)目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對(duì)方等。但在編制檔號(hào)時(shí)，仍然按照所歸入的門類正常編號(hào)，并在備考表注明參見號(hào)。
3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)，直接實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對(duì)于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
結(jié)語：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計(jì)越來越嚴(yán)格，對(duì)境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。
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[3]儲(chǔ)玲.試論合同檔案必須實(shí)現(xiàn)全面質(zhì)量管理[J].機(jī)電兵船檔案，2009（5）：33～34.
（一）缺乏專業(yè)素質(zhì)高的合同文件檔案管理人才
高速公路的合同文件檔案管理工作必須具備較強(qiáng)的專業(yè)性與技術(shù)性，要有檔案管理專業(yè)的知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，又要有熟悉公路橋梁建設(shè)的基本知識(shí)，近年來，隨著高速公路工程建設(shè)的不斷開展，業(yè)務(wù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。為了促使我國(guó)高速公路工程合同文件管理的得到有序進(jìn)行，需具備專業(yè)素質(zhì)高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、資歷雄厚的檔案管理人員。然而，在目前的高速公路工程建設(shè)中，仍然比較缺乏合同文件專業(yè)檔案管理人才。多數(shù)合同文件檔案管理的人員素質(zhì)不高，缺少較強(qiáng)的工作責(zé)任心，甚至不了解合同文件檔案的收集、整理及歸檔工作等，導(dǎo)致高速公路工程的合同文件檔案管理水平不高，加上多數(shù)檔案管理的人員主要是兼職人員，經(jīng)常會(huì)有輪流上崗的情況發(fā)生，是造成整個(gè)項(xiàng)目工程合同文件檔案管理較為不規(guī)范關(guān)鍵，因此，培養(yǎng)合同文件檔案管理的隊(duì)伍是在必行，提高合同文件管理人才的素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。
（二）合同文件檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)
在我國(guó)加快高速公路的工程建設(shè)的進(jìn)程中，各承包業(yè)務(wù)的施工單位競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。部分承包單位為贏得整個(gè)工程項(xiàng)目的權(quán)，不惜和業(yè)主簽下不規(guī)范的合同，這為往后的合同文件管理留下隱患。再有多數(shù)承包商在履行合同期間，往往違規(guī)辦事，根本沒有按照合同文件要求執(zhí)行，甚至在出現(xiàn)利益糾紛時(shí)，完全拋開合同文件內(nèi)容，而是通過關(guān)系、各種手段等形式處理工程中的疑難事情。由于大部分建設(shè)工程單位尚未設(shè)置專門的合同文件檔案管理部門，以致缺乏有效規(guī)范的操作流程及管理體系，進(jìn)而無法及時(shí)跟蹤與監(jiān)督整個(gè)工程項(xiàng)目的合同文件檔案動(dòng)態(tài)。
（三）不規(guī)范的合同文件檔案
在高速公路的工程施工中，由于各個(gè)參建單位簽訂的合同條款種類繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照樣本擬定合同條款之后經(jīng)過甲方業(yè)主認(rèn)同，雙方才簽字的。但往往在合同擬定時(shí)，承包商與業(yè)主雙方?jīng)]有認(rèn)真分析合同文本，或者對(duì)某些條款理解錯(cuò)誤，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不夠等，致使最終的合同款項(xiàng)和實(shí)際的招投標(biāo)文本中的相關(guān)款項(xiàng)相差甚遠(yuǎn)，最終導(dǎo)致合同無法很好的履行，產(chǎn)生較多的合同糾紛事件。要求合同文件書寫要規(guī)范、表格填寫要一致、單位印章要清晰、形成合同時(shí)間要統(tǒng)一，否則，不符合要的合同文件檔案部門應(yīng)該給予指正和整改后才能接收，針對(duì)上述存在的問題，我們必須盡早采取有效可行的改進(jìn)措施，才能逐步確保規(guī)范高速公路建設(shè)的合同文件檔案管理工作，從而也才能促使整個(gè)項(xiàng)目工程的有序進(jìn)行，避免不必要的合同糾紛。
二、加強(qiáng)高速公路工程合同文件檔案的管理措施
（一）強(qiáng)化合同檔案管理的規(guī)范性
高速公路合同文件檔案管理的主要任務(wù)是收集、整理、歸檔、入庫各種合同文件，它是項(xiàng)目管理工作的根本，始終貫穿于整個(gè)項(xiàng)目工程的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，高速公路工程的技術(shù)人員與監(jiān)理人員，需要與檔案管理人員密切聯(lián)系，同時(shí)，管理人員必須及時(shí)跟蹤工程的施工進(jìn)度，確保檔案資料的收集完整及準(zhǔn)確。另外，工程項(xiàng)目的監(jiān)理人員也應(yīng)認(rèn)真檢查合同文件的內(nèi)容是否完整、清晰，書寫有無統(tǒng)一、規(guī)范以及合同文件上有無雙方的簽字證明蓋章等。此外，工程單位的檔案管理部門也要確保合同文件的原始記錄，重視合同文件原始資料的收集與歸檔工作。只有這樣，才能減少相應(yīng)的合同文件檔案管理問題的出現(xiàn)。
（二）構(gòu)建完善的合同文件檔案管理制度
在高速公路的工程建設(shè)中，應(yīng)根據(jù)合同協(xié)議來明確承包商與業(yè)主之間的權(quán)利與職責(zé)，保證雙方的利益平等。這就需要工程建設(shè)單位構(gòu)建與完善合同檔案的管理制度，依照國(guó)家檔案局頒布的法律和法規(guī)，國(guó)家的合同法和建筑法以及招標(biāo)投標(biāo)法等法律政策認(rèn)真擬定合同文件，明確合同雙方的權(quán)利與義務(wù)。如果任何一方隨意更改合同或違背合同的規(guī)定，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，只有不斷完善工程建設(shè)的合同文件檔案，逐步規(guī)范工程建設(shè)的檔案法規(guī)，確保合同檔案的法律性。高速公路的業(yè)主單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、國(guó)土單位、環(huán)保單位、水保單位應(yīng)該主動(dòng)提供合同文件作為檔案移交，還應(yīng)明確規(guī)定合同文件的負(fù)責(zé)人，讓他們知道合同文件的收集范圍和歸檔期限等。合同檔案的管理人員應(yīng)努力做好本職工作，分清單位內(nèi)部各級(jí)別之間的關(guān)系，確定合同檔案管理工作的重要性，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，保證工程合同歸檔的完整性與及時(shí)性。合同文件檔案作為工程建設(shè)的重要組成部分，負(fù)責(zé)管理檔案的人員必須學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)理念，不斷完善工程建設(shè)的合同檔案管理工作，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理與實(shí)時(shí)管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析及解決存在的管理問題，做好合同文件檔案的保密工作，確保工程建設(shè)單位的合法權(quán)益不受損害。
（三）強(qiáng)化合同檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)
強(qiáng)化合同檔案管理人員的知識(shí)面，是高速公路工程建設(shè)開展檔案管理工作的根本。提高專業(yè)人才的隊(duì)伍建設(shè)問題，不斷強(qiáng)化檔案管理人才的知識(shí)與技能培訓(xùn)，同時(shí)引進(jìn)更多素質(zhì)高、技術(shù)性強(qiáng)的專業(yè)人才，可利用在職學(xué)習(xí)、進(jìn)修等方式不斷提升合同文件檔案管理人員的知識(shí)水平；可以通過參加國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)檔案局檔案館的長(zhǎng)期、短期培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)知識(shí)，也可以參加一些大學(xué)院校檔案專業(yè)的長(zhǎng)期脫產(chǎn)在校學(xué)習(xí)，以加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)逐漸增強(qiáng)他們的職業(yè)道德和轉(zhuǎn)變思想理念，以及提升檔案管理人員的工程技術(shù)與檔案管理的能力，積極引進(jìn)大量具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才，以便為高速公路工程建設(shè)的合同檔案管理提供可靠性人才，加快合同文件檔案管理的工作效率。
（四）注重合同文件檔案的變更文件管理
高速公路項(xiàng)目工程的具體實(shí)施中，通常會(huì)出現(xiàn)合同變更的情況，這表示承包商可能有會(huì)要求業(yè)主索賠的行為，已獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益。對(duì)此，為減少該種情況的發(fā)生，在高速公路工程實(shí)踐中應(yīng)對(duì)相關(guān)的變更合同文件進(jìn)行仔細(xì)的登記，并作詳細(xì)記錄，保管好變更的合同文件，包括變更圖紙、變更施工方案、變更計(jì)量、變更工程量清單、變更匯總表、變更進(jìn)度表、更改意見、變更人員會(huì)簽名單等都很重要，另外，負(fù)責(zé)管理合同檔案的人員在將變更合同文件歸檔時(shí)，不要因?yàn)樗鼈兪亲兏募挥枰灾匾暿占驼怼n案工作人員要明確的自己的工作權(quán)利與工作職責(zé)，完善構(gòu)建相應(yīng)的變更合同文件檔案管理體系，以便對(duì)合同文件檔案的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行及時(shí)跟蹤和動(dòng)態(tài)管理，確保高速公路工程的合同文件檔案管理工作順利開展。
三、結(jié)束語
1.根據(jù)公司實(shí)際情況，建立合理的組織架構(gòu)，系統(tǒng)化管理合同。
筆者所在的公司實(shí)施總法律顧問制度，由公司一位高管擔(dān)任總法律顧問，下設(shè)法律事務(wù)管理部門，配備專業(yè)的企業(yè)法律顧問。法律事務(wù)管理部門在公司逐步實(shí)行綜合歸口與分級(jí)、分類相結(jié)合的合同管理體制。例如在公司市場(chǎng)營(yíng)銷部、物資采購部、科技部等有合同業(yè)務(wù)的部門，設(shè)立了兼職合同管理人員，分類專項(xiàng)管理其本部門的合同，逐步對(duì)公司的合同進(jìn)行全方位、全過程的系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設(shè)、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓(xùn)等多個(gè)方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優(yōu)化流程，強(qiáng)化合同管理職責(zé)分工。
法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對(duì)原有的合用管理辦法在實(shí)施中的效果、存在的問題進(jìn)行了分析和評(píng)估。在此基礎(chǔ)上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對(duì)合同的訂立、簽訂權(quán)限和職責(zé)審查、合同履行與評(píng)估等方面進(jìn)行明確和規(guī)范。對(duì)公司合同管理制度的修訂，即是對(duì)公司合同管理內(nèi)部控制的完善，旨在達(dá)成《內(nèi)部控制指引》的目標(biāo)要求，即規(guī)范和加強(qiáng)合同管理，確保合同談判、簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規(guī)范，防止未經(jīng)授權(quán)的經(jīng)濟(jì)行為，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司合法權(quán)益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的管理成本，而且有助于企業(yè)全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項(xiàng)目責(zé)任部門、歸口管理部門、財(cái)務(wù)部、法律部等各個(gè)專業(yè)部門各司其職對(duì)合同進(jìn)行把關(guān)，有效地將合同訂立納入公司的各項(xiàng)管理之中，有效地實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴(yán)格審查，重大項(xiàng)目則在項(xiàng)目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關(guān)。合同示范文本有利于規(guī)范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環(huán)節(jié)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)的防控。法律顧問堅(jiān)持開展了相關(guān)合同示范文本的推行工作，根據(jù)公司合同種類合同業(yè)務(wù)量特點(diǎn)，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設(shè)備維修合同》及《技術(shù)開發(fā)合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進(jìn)行歸類整理；然后提煉總結(jié)完成合同示范文本草案，再與相關(guān)部門進(jìn)行了交流討論，最終修改定稿。以技術(shù)合同為例，示范文本不僅明確合同內(nèi)容，還從法律專業(yè)的角度對(duì)簽訂和履行環(huán)節(jié)、技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)度、履行期限和方式、雙方權(quán)利義務(wù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式、價(jià)款支付以及在知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等重要內(nèi)容上做出相應(yīng)說明，包括合同簽訂內(nèi)容表述指引和法律風(fēng)險(xiǎn)說明及提示。從管理的角度上，實(shí)現(xiàn)在合同內(nèi)控管理流程與管理、研發(fā)的具體結(jié)合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細(xì)化合同專用章管理，嚴(yán)格公司合同檔案管理。
法律顧問的嚴(yán)謹(jǐn)與細(xì)致等優(yōu)點(diǎn)，還應(yīng)發(fā)揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環(huán)節(jié)之上。應(yīng)明確合同專用章的用印審批相關(guān)要求，以及外帶合同專用章的原則、申請(qǐng)程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權(quán)利義務(wù)，在一定時(shí)期內(nèi)具有重要的保存價(jià)值，生效的合同文本應(yīng)納入經(jīng)營(yíng)檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對(duì)于審結(jié)用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺(tái)帳，及時(shí)記錄合同編號(hào)、承辦部門、合同名稱及對(duì)方當(dāng)事人等信息，并要求各業(yè)務(wù)部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關(guān)資料。形成便于查找的電子信息和紙質(zhì)合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態(tài)。事實(shí)證明，完整合同檔案的建立，也便于總結(jié)合同履行情況，吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內(nèi)部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，公司法律事務(wù)部門形成了對(duì)各一級(jí)建制單位合同管理情況進(jìn)行年度現(xiàn)場(chǎng)檢查的貫例。檢查內(nèi)容主要涉及各單位內(nèi)部的合同管理職責(zé)分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺(tái)帳管理、合同評(píng)估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關(guān)負(fù)責(zé)人和兼職合同管理員進(jìn)行座談交流。檢查會(huì)形成《年度合同管理現(xiàn)場(chǎng)檢查情況通報(bào)》，逐一分析各單位在執(zhí)行公司合同管理制度中尚存在的問題，評(píng)價(jià)相關(guān)部門合同管理工作，提出改進(jìn)意見；重點(diǎn)是促進(jìn)各業(yè)務(wù)單位對(duì)合同履行和合同評(píng)估、部門合同管理方面工作的開展和規(guī)范。對(duì)于不認(rèn)真執(zhí)行公司合同管理制度和審查程序的單位和個(gè)人，給予績(jī)效考核負(fù)評(píng)價(jià)。合同考核和現(xiàn)場(chǎng)檢查工作，能督促各單位執(zhí)行公司合同管理制度，在合同履行中誠(chéng)實(shí)守信和全面履行。合同經(jīng)辦部門逐步重視對(duì)合同執(zhí)行中的質(zhì)量、安全、進(jìn)度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權(quán)、同時(shí)履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)等合同履行原則，依法保障自身權(quán)益。
6.注重法律知識(shí)普及，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)。
公司合同管理的每個(gè)環(huán)節(jié)涉及到不同部門的人員，人員的素質(zhì)保證是合同管理的重點(diǎn)。筆者所在的公司在各單位設(shè)有兼職合同管理員30多人，法律顧問對(duì)合同兼職管理員和經(jīng)辦人員建立了培訓(xùn)機(jī)制，每年組織一次集中培訓(xùn)。培訓(xùn)圍繞“合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范”的主題，結(jié)合實(shí)務(wù)、配合案例宣講基礎(chǔ)法律知識(shí)，剖析合同從簽訂到終結(jié)的全過程，針對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動(dòng)畫片在公司內(nèi)部宣傳媒介上播放，以強(qiáng)化學(xué)習(xí)效果，增強(qiáng)了法律意識(shí)。法律顧問對(duì)合同管理人員培訓(xùn)的加強(qiáng)和重視，一方面促使公司合規(guī)文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護(hù)航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內(nèi)控體系。
二、結(jié)語
1
總則
1.1
根據(jù)股份公司現(xiàn)行制度，結(jié)合酒店公司特點(diǎn)，制定工程成本類合同管理制度。
1.2
適用范圍：本節(jié)經(jīng)濟(jì)合同管理規(guī)定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術(shù)服務(wù)合同。本規(guī)定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區(qū)租賃合同、開辦費(fèi)涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協(xié)議按特定的程序申報(bào)。
1.2.1
工程承包合同包括：工程承包、工程技術(shù)服務(wù)、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項(xiàng)目部或各酒店項(xiàng)目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。
1.2.2
貨物采購合同包括：工程材料設(shè)備采購、酒店翻新改造之材料設(shè)備采購。
1.2.3
技術(shù)服務(wù)合同包括：可研分析、勘察設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)、造價(jià)咨詢等顧問類，檢測(cè)、面積測(cè)繪、宣傳推廣、模型制作等服務(wù)類。
2
合同辦理
2.1
合同起草
2.1.1
金額在2萬元以上的業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同由招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)起草。
2.1.2
金額在2萬元以下（含）的業(yè)務(wù)事項(xiàng)可不用簽訂合同，但應(yīng)參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。
2.2
合同談判
所有經(jīng)濟(jì)合同的談判，至少有二個(gè)部門的二名以上經(jīng)辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經(jīng)濟(jì)合同的談判。
3
合同審批及簽訂
3.1
合同簽訂的主體：
3.1.1
工程承包、貨物采購合同由酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司工程部辦理。
3.1.2
技術(shù)服務(wù)合同由酒店公司設(shè)計(jì)部辦理。
3.1.3
造價(jià)服務(wù)合同由酒店公司成本控制部辦理。
3.2
合同資料的報(bào)備：
3.2.1
合同簽訂后，由合同經(jīng)辦人員將合同簽訂相關(guān)檔案（包括申請(qǐng)單、審批單、報(bào)價(jià)單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報(bào)酒店公司成本控制部。
3.3
未成立酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司的合同由酒店公司本部相應(yīng)部門代為辦理，股份公司法務(wù)部代為審批法律意見。
3.4
審批程序
3.4.1
股份公司經(jīng)辦的酒店第一類招標(biāo)（采購）合同按股份公司管理制度執(zhí)行。
3.4.2
酒店公司經(jīng)辦的第二類招標(biāo)（采購）、地方類招標(biāo)（采購）及直接委托合同，逐級(jí)報(bào)酒店公司總經(jīng)理審批執(zhí)行。
4
經(jīng)濟(jì)合同的履行
4.1
合同管理責(zé)任部門：
4.1.1
工程承包、貨物采購、監(jiān)理合同：所屬酒店項(xiàng)目部或項(xiàng)目公司。
4.1.2
造價(jià)咨詢合同：酒店公司成本控制部。
4.1.3
各項(xiàng)目設(shè)計(jì)服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同：酒店公司設(shè)計(jì)部。
4.1.4
酒店項(xiàng)目施工圖設(shè)計(jì)服務(wù)類合同：酒店項(xiàng)目部及酒店項(xiàng)目公司設(shè)計(jì)部。
4.1.5
合同管理責(zé)任部門的負(fù)責(zé)人是負(fù)責(zé)合同履行的主要責(zé)任人。
4.2
合同臺(tái)帳建立：
4.2.1
工程承包、貨物采購、造價(jià)咨詢及監(jiān)理合同臺(tái)帳：所述酒店項(xiàng)目部或酒店項(xiàng)目公司成本控制部負(fù)責(zé)建立。
4.2.2
設(shè)計(jì)服務(wù)類及酒店技術(shù)服務(wù)類合同臺(tái)帳：酒店公司設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)建立。
4.2.3上述合同臺(tái)帳每月25日?qǐng)?bào)酒店公司成本控制部審核后、由后者統(tǒng)一報(bào)股份公司成本控制部備案。
4.3
股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立非前述合同臺(tái)帳，跟蹤監(jiān)督非前述合同執(zhí)行情況，并于每月月底將該臺(tái)帳電子版通過企業(yè)OA系統(tǒng)提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時(shí)提交非前述合同執(zhí)行的相關(guān)資料。
4.4
前述合同執(zhí)行過程中、以及完畢后，合同管理責(zé)任部門應(yīng)依據(jù)《供方履約評(píng)估指引》的規(guī)定進(jìn)行合同執(zhí)行評(píng)估，經(jīng)酒店公司成本控制部審核后報(bào)股份公司成本控制部備案。
5
合同檔案管理
5.1
合同簽訂后，股份公司所屬項(xiàng)目公司財(cái)務(wù)部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項(xiàng)目部和各酒店項(xiàng)目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復(fù)印件。
5.2
合同檔案包括合同原件、合同審批記錄、合同簽收記錄、《供方履約情況評(píng)估表》等，由檔案管理部門負(fù)責(zé)搜集、整理、歸檔。
1發(fā)電企業(yè)檔案管理的重要意義
電力產(chǎn)業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，而發(fā)電的高效率和持續(xù)性供給關(guān)系著國(guó)計(jì)民生的大事。我國(guó)發(fā)電企業(yè)的檔案是從上世紀(jì)七十年代末期的改革開放開始變化的，在發(fā)電企業(yè)的整個(gè)發(fā)展過程都記錄在企業(yè)檔案管理部門所管理的各類檔案資料中，這對(duì)于發(fā)電企業(yè)的歷史面貌和經(jīng)濟(jì)效益有著獨(dú)一無二的憑證作用，在發(fā)電企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、安全生產(chǎn)文化建設(shè)以及可持續(xù)性發(fā)展等各個(gè)方面都發(fā)揮著不可替代的重要作用。這包括了豐富的知識(shí)信息和科學(xué)資源，從本質(zhì)上反射出企業(yè)發(fā)展的真實(shí)歷程，對(duì)于企業(yè)的可持續(xù)展有著巨大的推動(dòng)作用。隨著電力體制改革，檔案管理中所富含大量信息價(jià)值的重要性越發(fā)明顯，決定了發(fā)電企業(yè)的檔案管理工作所面臨的最緊要的任務(wù)就是如何提高檔案管理的時(shí)效性，利用這豐富的資源更加準(zhǔn)確、及時(shí)地服務(wù)于發(fā)電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策以及研究。
2發(fā)電企業(yè)檔案的主要內(nèi)容
發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：
（一）發(fā)電企業(yè)安全工作的規(guī)章制度
發(fā)電企業(yè)安全工作的規(guī)章制度，包含安全生產(chǎn)管理組織機(jī)構(gòu)以及領(lǐng)導(dǎo)名單和職能分工，兼職及專職安全管理員的崗位責(zé)任，企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)簽訂的安全責(zé)任狀，企業(yè)與下屬單位簽訂的安全責(zé)任書；企業(yè)總體安全管理制度；針對(duì)特殊工種制定的操作規(guī)程和經(jīng)營(yíng)管理辦法，針對(duì)電力生產(chǎn)流程存在的危險(xiǎn)有害源等所采取的職業(yè)病防范措施。
（二）安全生產(chǎn)工作記錄
安全生產(chǎn)工作記錄包括參加電力安全監(jiān)管會(huì)議的文字記錄，以及企業(yè)內(nèi)部召開的各種會(huì)議、研討會(huì)所作的安全工作方面的研究、討論和決定的記錄。企業(yè)勞保用品的供應(yīng)單位、供貨時(shí)間以及發(fā)放計(jì)劃，企業(yè)財(cái)產(chǎn)、人員、設(shè)備以及運(yùn)輸工具的保險(xiǎn)記錄；防汛、消防等重要器材的重置、更新數(shù)量和時(shí)間記錄；事故發(fā)生后的調(diào)查處理結(jié)果、報(bào)告及定期上交的事故報(bào)表；上級(jí)單位下達(dá)的對(duì)發(fā)電企業(yè)的各項(xiàng)考核標(biāo)準(zhǔn)和檢查要求中對(duì)安全生產(chǎn)所做的記錄，出現(xiàn)重大事故隱患后給責(zé)任單位人所下限期整改通知書的存根，以及對(duì)整改結(jié)果進(jìn)行跟蹤檢查的記錄；發(fā)生事故后所作的調(diào)查報(bào)告和處理結(jié)果以及定期上報(bào)的事故報(bào)表。
（三）有關(guān)設(shè)施和設(shè)備安全狀況的資料
包括電力生產(chǎn)中經(jīng)營(yíng)的危險(xiǎn)商品和使用高危物品的說明書，發(fā)電設(shè)備安裝和發(fā)電設(shè)施建設(shè)過程中的各種原始文件和圖紙的復(fù)印件，建筑單位和設(shè)備生產(chǎn)商的生產(chǎn)許可證、技術(shù)說明書以及產(chǎn)品合格證。以及設(shè)備、設(shè)施還有交通工具等的損壞和歷次維修記錄，電氣設(shè)施、防盜網(wǎng)等的改造和安裝更新記錄；對(duì)高壓、高溫、以及電器等重要設(shè)備的定期檢測(cè)和檢驗(yàn)的記錄。
（四）經(jīng)營(yíng)合同檔案
發(fā)電企業(yè)的合同檔案部分是由文書檔案發(fā)展演變而來，為了易于管理和利用而設(shè)置了單獨(dú)的一個(gè)檔案進(jìn)行管理。與其他企業(yè)單位簽訂的合同協(xié)議文件組成了這個(gè)檔案，是記載和反映發(fā)電企業(yè)法律維權(quán)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要憑證。
（六）有關(guān)安全教育和崗位培訓(xùn)的資料
進(jìn)一步提高和加強(qiáng)企業(yè)的主要負(fù)責(zé)人的安全意識(shí)，要將安全生產(chǎn)檔案建檔業(yè)務(wù)列入安全生產(chǎn)的必修類容。如說每個(gè)員工必須參加新員工進(jìn)廠時(shí)的安全教育，不能出現(xiàn)缺人、缺課時(shí)的現(xiàn)象；要定期進(jìn)行小規(guī)模的班組安全教育，要讓所有員工盡可能及時(shí)的掌握所有的安全操作規(guī)程新技術(shù)，最大程度上減少由于員工因?yàn)楹鲆暟踩鴮?dǎo)致的安全事故發(fā)生的可能性，盡可能保護(hù)員工的生命和企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全。
3檔案管理在安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理中的作用
3.1能夠有效地解決發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)檔案不健全問題
目前，許多電力企業(yè)仍存在諸多漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，最為突出的問題是安全生產(chǎn)檔案的不健全。安全生產(chǎn)檔案的安全性具有促使企業(yè)管理層將安全生產(chǎn)列入日常議程，增強(qiáng)企業(yè)全體員工的“安全第一”的思想意識(shí)，在生產(chǎn)中時(shí)刻牢記安全的重要性，并能夠積極主動(dòng)地配合安全管理人的檢查。同時(shí)安全生產(chǎn)檔案還有助于全體員工工作主動(dòng)性和責(zé)任感的提升，為企業(yè)安全管理工作有張有序地開展創(chuàng)造良好的企業(yè)氛圍。因此，應(yīng)當(dāng)重視并強(qiáng)化安全生產(chǎn)檔案制度的建立和完善，促進(jìn)企業(yè)安全生產(chǎn)主體責(zé)任的落。
3.2能夠確保發(fā)電企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳步
隨著電力市場(chǎng)的發(fā)展和完善，發(fā)電企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加趨于激烈。而發(fā)電企業(yè)檔案包含著涉及范圍廣、門類眾多的海量信息資源，記錄了企業(yè)在發(fā)展與改革過程中所有有價(jià)值的圖片、數(shù)據(jù)以及文字等材料，能夠客觀地反映企業(yè)的發(fā)展歷程。有效地管理檔案資源，能夠?yàn)榘l(fā)電企業(yè)在發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提供可靠的決策依據(jù)，使發(fā)電企業(yè)能夠更加高效地解決發(fā)展中面臨的挑戰(zhàn)。如果企業(yè)在檔案管理環(huán)節(jié)發(fā)生嚴(yán)重的疏漏，導(dǎo)致一些重要的科研信息和信息資源有所缺失，更不幸的是這些資料信息如果被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手掌握，將嚴(yán)重地削弱企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，挫傷企業(yè)的發(fā)展能力。
3.3能夠提高企業(yè)檔案利用效率
在現(xiàn)如今的發(fā)電企業(yè)里面，各級(jí)管理人員逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，明白了只有堅(jiān)持不懈地綜合利用各種合理的措施才夠夠完善企業(yè)的檔案管理制度、提升檔案管理工作效率的道理，使檔案的時(shí)效性得以明顯地體現(xiàn)出來，降低檔案資料使用過程中的誤差，同時(shí)提高發(fā)電企業(yè)各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)精準(zhǔn)度。
3.4能夠給與并滿足企業(yè)管理體制改革的需要
發(fā)電企業(yè)只有引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制不斷開拓外界市場(chǎng)，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得有利條件，檔案管理對(duì)發(fā)電企業(yè)安全生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)具有重要作用，在發(fā)電企業(yè)中扮演著奠基石的角色。發(fā)電企業(yè)的檔案一般記錄著企業(yè)的生存環(huán)境、生產(chǎn)能力以及經(jīng)營(yíng)狀況等各種信息，只有對(duì)發(fā)電企業(yè)進(jìn)行有效的檔案管理，才能為企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)奠定基礎(chǔ)。因此，發(fā)電企業(yè)應(yīng)充分重視對(duì)檔案的管理，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方法，并隨著體制的變化適實(shí)變化管理的方式方法。
民營(yíng)企業(yè)檔案是指民營(yíng)企業(yè)在籌建、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等社會(huì)活動(dòng)中直接形成的對(duì)自身以及國(guó)家、社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。相對(duì)于國(guó)有企業(yè)，民營(yíng)企業(yè)的檔案工作除具有非公共性和封閉性外還有著以下幾種鮮明的時(shí)代特點(diǎn)：
1、自主性。眾所周知，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代國(guó)有企業(yè)只能在政府意志下嚴(yán)格按照國(guó)家計(jì)劃從事各項(xiàng)活動(dòng)，企業(yè)自主發(fā)展權(quán)極為有限，這也決定了企業(yè)檔案工作自主發(fā)展權(quán)有限。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)初步確立的今天，國(guó)有企業(yè)普遍建立了法人治理結(jié)構(gòu)，企業(yè)自主發(fā)展權(quán)有了極大的提高，但由于所有權(quán)國(guó)有，企業(yè)仍不可避免地留下一些計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的烙印，企業(yè)管理中處于從屬地位的檔案工作也是如此。與國(guó)有企業(yè)不同，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生發(fā)展起來的民營(yíng)企業(yè)，對(duì)自身的資產(chǎn)具有完全的所有權(quán)和支配權(quán)，它與政府不存在被領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，它完完全全以市場(chǎng)為導(dǎo)向，走自我約束、自我抉擇、自負(fù)盈虧和自我發(fā)展的道路。自然，作為企業(yè)儲(chǔ)備技術(shù)、儲(chǔ)備文化、內(nèi)含大量商業(yè)密秘和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)檔案，民營(yíng)企業(yè)對(duì)它的自也是不言而喻的。首先，企業(yè)對(duì)自身的檔案具有獨(dú)立支配權(quán)，企業(yè)檔案非依法律不受他人使用和干涉。這意味著企業(yè)對(duì)檔案享有獨(dú)立占有和獨(dú)立收益的權(quán)力，這兩項(xiàng)權(quán)力正是企業(yè)檔案工作自主發(fā)展的最基本條件。其次，民營(yíng)企業(yè)在檔案工作上依法享有根據(jù)自身情況和市場(chǎng)變化選擇適合自身發(fā)展的檔案管理組織形式和工作方式的權(quán)力。
2、效益性。企業(yè)是以賺取利潤(rùn)為目的的經(jīng)濟(jì)組織，民營(yíng)企業(yè)尤甚。相較于國(guó)有企業(yè)，民營(yíng)企業(yè)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置上更加注重效益性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)本質(zhì)上是一種競(jìng)爭(zhēng)經(jīng)濟(jì)，從整個(gè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境看，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)企業(yè)提出了更高的管理機(jī)制要求。精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，精簡(jiǎn)管理人員，降低管理成本，集中資源、強(qiáng)化發(fā)展核心事業(yè)是民營(yíng)企業(yè)面臨市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的必然選擇。因此，民營(yíng)企業(yè)在內(nèi)部事務(wù)上總是追求以最少的代價(jià)獲取最好的效益。具體到檔案的管理上，當(dāng)企業(yè)規(guī)模很小，形成的檔案材料有限時(shí)，企業(yè)往往只指定專人或兼職人員負(fù)責(zé)保管檔案；當(dāng)企業(yè)規(guī)模很大，或發(fā)展時(shí)間較長(zhǎng)，企業(yè)在管理、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)和科研活動(dòng)中形成的文件材料很多，且門類復(fù)雜，整理、保管和提供利用的工作量很大時(shí)，企業(yè)才會(huì)成立專門的機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。
3、多元性。一是民營(yíng)企業(yè)檔案管理的主體呈多元化。不僅對(duì)科技檔案，其它如經(jīng)營(yíng)銷售檔案、合同檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、民主管理檔案、企業(yè)資產(chǎn)檔案以及企業(yè)文化檔案也越來越受到關(guān)注。二是檔案載體呈現(xiàn)多樣性，不僅有紙質(zhì)檔案，還有照片、軟盤、光盤、錄音、錄像檔案，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)為載體的檔案也呼之欲出。三是管理模式上的多樣性。正如國(guó)家檔案局長(zhǎng)毛福民指出的哪樣：“企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理是企業(yè)內(nèi)的檔案工作要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，檔案部門和檔案人員要統(tǒng)一管理企業(yè)的全部檔案”。民營(yíng)企業(yè)與民營(yíng)企業(yè)之間、民營(yíng)企業(yè)與國(guó)有企業(yè)之間是有很大差別的，檔案管理模式也是千差萬別，哪種整個(gè)行業(yè)或整個(gè)地區(qū)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一模式在民營(yíng)企業(yè)中不可能存在。
4、隨意性。這是與民營(yíng)企業(yè)檔案工作的自主性相伴生的一種特性。民營(yíng)企業(yè)在對(duì)其自身檔案具有獨(dú)立支配權(quán)的同時(shí)，由于其管理者素質(zhì)的差異和對(duì)檔案工作重視程度的差別，在檔案工作上往往存在很大的隨意性。這導(dǎo)致不少問題，例如檔案管理人員不專業(yè)、經(jīng)常變動(dòng)，缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度，檔案法制觀念薄弱，硬件設(shè)施不配套等，最終導(dǎo)致民營(yíng)企業(yè)整體檔案管理水平低下。
二、如何加強(qiáng)對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的監(jiān)管
針對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的這些特點(diǎn)，檔案行政管理部門應(yīng)如何加強(qiáng)監(jiān)管呢？筆者認(rèn)為，應(yīng)提高一種意識(shí)，抓住兩個(gè)重點(diǎn)，搞好三項(xiàng)服務(wù)，探索社會(huì)化協(xié)作之路。
（一）提高法制意識(shí)。依法監(jiān)管是加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的有效手段，應(yīng)從三個(gè)方面入手：一是大力開展《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳工作，增強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)管理者的法制意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到建立和管好檔案的重要意義，認(rèn)識(shí)檔案的潛在效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值，從而自覺做好檔案工作，自覺接受監(jiān)管。二是針對(duì)性的制定民營(yíng)企業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則，以便在工作中有所遵循。三是要對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作實(shí)施登記管理，定期進(jìn)行執(zhí)法檢查，對(duì)其建檔、保管條件、檔案工作人員資質(zhì)認(rèn)證、檔案出賣與轉(zhuǎn)讓、檔案銷毀等進(jìn)行全程監(jiān)督和檢查，依法對(duì)違反《檔案法》的情況進(jìn)行查處。
（二）抓住兩個(gè)重點(diǎn)。民營(yíng)企業(yè)規(guī)模不一，變動(dòng)頻繁，無主管部門，檔案管理相對(duì)滯后，給監(jiān)管工作帶來諸多不便，必須堅(jiān)持抓重點(diǎn)監(jiān)管。一是抓住有一定規(guī)模的民營(yíng)企業(yè)作為監(jiān)管重點(diǎn)。規(guī)模企業(yè)毫無疑問對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具有更大的影響力，其檔案對(duì)于國(guó)家、社會(huì)的價(jià)值普遍更大。二是要把重要檔案作為監(jiān)管重點(diǎn)，維護(hù)企業(yè)利益。民營(yíng)企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中要保持競(jìng)爭(zhēng)力，必須維護(hù)自身商業(yè)密秘和商業(yè)利益。尤其是在加入wto后，隨著市場(chǎng)的開放和關(guān)稅壁壘的拆除，企業(yè)將面臨空前激烈的市場(chǎng)角逐和前所未有的競(jìng)爭(zhēng)壓力，這又集中在產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)上，因此加快新產(chǎn)品研發(fā)具有十分重要的意義，科技檔案將是不可缺少的文獻(xiàn)。同時(shí)，競(jìng)爭(zhēng)中還經(jīng)常涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)、信譽(yù)等無形資產(chǎn)的保護(hù)問題，在報(bào)章雜志上經(jīng)常可以看到，許多企業(yè)忽視商標(biāo)、專利保護(hù)，商標(biāo)被人搶注，專利被人侵害，造成重大損失。因此，管理好企業(yè)的商標(biāo)檔案、專利權(quán)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案以及關(guān)乎企業(yè)商業(yè)機(jī)密的檔案，在必要時(shí)候能夠發(fā)揮憑證價(jià)值，維護(hù)好企業(yè)的利益。此外，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，往往又不可避免地會(huì)涉及到商業(yè)糾紛，合同檔案和財(cái)務(wù)檔案也就必不可少。
關(guān)鍵詞：水電；工程檔案；管理
作者簡(jiǎn)介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發(fā)有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發(fā)有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）
中圖分類號(hào)：G27?????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?????文章編號(hào)：1007-0079（2012）21-0122-02
我國(guó)水電資源豐富，理論蘊(yùn)藏量居世界首位。近年來，水電開發(fā)迅猛，2010年8月，全國(guó)投產(chǎn)裝機(jī)容量超過了2億kW。隨著水電項(xiàng)目投資的加快，對(duì)水電項(xiàng)目工程檔案的科學(xué)、規(guī)范管理也需要及時(shí)跟進(jìn)。水電工程檔案作為基本建設(shè)工程檔案的重要組成，是企業(yè)檔案的工作主要內(nèi)容，是工程管理的重要部分。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)[1]做好水電工程檔案，實(shí)現(xiàn)檔案能夠?qū)λ婍?xiàng)目真實(shí)有效記載，不僅是檔案服務(wù)于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期、規(guī)避諸多風(fēng)險(xiǎn)的要求，也是工程投產(chǎn)后安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、維護(hù)各方權(quán)益的需要，更是積累社會(huì)發(fā)展成果財(cái)富的需要。
一、工程檔案的概念及水電項(xiàng)目工程檔案的特點(diǎn)
工程檔案是指建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)及項(xiàng)目后評(píng)價(jià)整個(gè)活動(dòng)過程中形成的，具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實(shí)歷史記錄，又稱基建工程檔案或項(xiàng)目檔案。
水電項(xiàng)目工程檔案是基建工程檔案的重要構(gòu)成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設(shè)的長(zhǎng)周期性、嚴(yán)格的建設(shè)程序性、多學(xué)科跨專業(yè)性，決定了水電工程檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大等特性，具有綜合性強(qiáng)、形成周期差異大、形成時(shí)機(jī)性強(qiáng)、文書與科技檔案相互滲透等特點(diǎn)。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，也是水電項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前必須完成的單項(xiàng)驗(yàn)收工作之一。
二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內(nèi)容
水電項(xiàng)目工程檔案基本上分為項(xiàng)目專項(xiàng)評(píng)價(jià)檔案、設(shè)計(jì)成果檔案、招標(biāo)投標(biāo)及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設(shè)備儀器檔案、工程財(cái)務(wù)檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構(gòu)成內(nèi)容是管好水電工程檔案的前提。
1.項(xiàng)目專項(xiàng)評(píng)價(jià)檔案
按照國(guó)家有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)定，項(xiàng)目前期和后期主要進(jìn)行環(huán)保、水保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、地質(zhì)災(zāi)害、占?jí)旱V藏、并網(wǎng)審查、取水、地震、安全評(píng)估及部分項(xiàng)目竣工單項(xiàng)驗(yàn)收，按照項(xiàng)目屬地原則逐級(jí)上報(bào)和下批文件。上述專項(xiàng)報(bào)告和審批文件是項(xiàng)目合法性資料，須完整歸檔。
2.設(shè)計(jì)成果檔案
項(xiàng)目總體規(guī)劃、項(xiàng)目建議書、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)報(bào)告及按項(xiàng)目規(guī)模審批權(quán)限的報(bào)批文件；施工圖、設(shè)計(jì)變更、專業(yè)模型試驗(yàn)、地質(zhì)、地形和地貌測(cè)繪報(bào)告等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)成果資料。
3.招投標(biāo)、合同檔案
招投標(biāo)檔案是對(duì)從招標(biāo)公告開始到中標(biāo)通知發(fā)出整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)過程的反映，主要由招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評(píng)標(biāo)組織機(jī)構(gòu)、評(píng)標(biāo)辦法、會(huì)議制度、會(huì)議記錄、澄清函、評(píng)標(biāo)報(bào)告等組成。按照規(guī)定，投標(biāo)文件一般只歸檔已中標(biāo)單位的投標(biāo)文件，對(duì)于未中標(biāo)者的投標(biāo)文件在項(xiàng)目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標(biāo)過程，應(yīng)將未中標(biāo)單位的投標(biāo)報(bào)價(jià)附于開標(biāo)記錄后進(jìn)行永久歸檔。
合同檔案包括合同會(huì)簽單、談判紀(jì)要，補(bǔ)充協(xié)議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權(quán)書。
4.移民征地檔案
移民征地檔案主要有移民規(guī)劃、勘測(cè)、勘驗(yàn)報(bào)告、報(bào)批文件、土地丈量、公告、合同協(xié)議、補(bǔ)償費(fèi)發(fā)放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協(xié)議、補(bǔ)償費(fèi)發(fā)放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉(xiāng)、村、社行政機(jī)構(gòu)分別造冊(cè)，三者應(yīng)相互對(duì)應(yīng)，形成有效閉環(huán)，便于檔案檢索利用。
移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗(yàn)收的基礎(chǔ)和憑據(jù)[3]，是水電工程檔案管理的難點(diǎn)。
5.建筑安裝工程檔案
建筑安裝工程是水電工程檔案的重點(diǎn)，直接反映工程質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、安全、監(jiān)理、階段驗(yàn)收、竣工圖等內(nèi)容。
（1）質(zhì)量管理文件。工程質(zhì)量文件是基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的主體，案卷數(shù)量約占項(xiàng)目檔案的80%左右，歸檔需經(jīng)施工、質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理三方對(duì)文件齊全、完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行會(huì)審。主要有三部分：
基礎(chǔ)部分——質(zhì)量控制體系建設(shè)，包括技術(shù)負(fù)責(zé)人、三檢人員名單及資質(zhì)的質(zhì)量控制機(jī)構(gòu)；測(cè)量成果；施工技術(shù)要求；施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及其監(jiān)理人批復(fù)等資料。
原材料、建筑成果檢測(cè)檢驗(yàn)——原材料（構(gòu)配件）進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)（包括出廠試驗(yàn)報(bào)告、合格證，工地復(fù)檢材料并報(bào)監(jiān)理人審批后使用）、成品（半成品）現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)檢驗(yàn)及其橫向檢驗(yàn)；取芯試驗(yàn)報(bào)告。
過程控制部分——分項(xiàng)質(zhì)量驗(yàn)收、單元工程、分部工程、單位工程、單項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定，單位（單項(xiàng)）工程移交申請(qǐng)及鑒定書。分項(xiàng)驗(yàn)收是質(zhì)量控制最底層環(huán)節(jié)，以土建砼工程為例，主要由基礎(chǔ)面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關(guān)系依次為：過程控制資料—單項(xiàng)工程評(píng)定資料—單位工程評(píng)定資料—分部工程評(píng)定資料—分項(xiàng)工程評(píng)定資料。
（2）進(jìn)度控制文件。項(xiàng)目開工申請(qǐng)及開工令、依據(jù)合同文件編制的總進(jìn)度計(jì)劃、階段進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度分析資料及計(jì)劃調(diào)整資料，計(jì)劃在執(zhí)行過程中的專題會(huì)議紀(jì)要。以上資料均需監(jiān)理人審查批準(zhǔn)。
一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)
米脂縣電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際，在國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開發(fā)，建成符合陜西電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。
檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過程的記錄。
二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟
第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體（Records Continuum）模型注重文件運(yùn)動(dòng)過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口，使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸；第三，對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對(duì)于基建、設(shè)備檔案，在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。
第二步：引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理（Knowledge Management）是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí)，應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：
第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。
第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。
第三步：實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
關(guān)鍵詞 創(chuàng)新 物業(yè)檔案 服務(wù)民生
一、物業(yè)檔案的主要內(nèi)容
1.物業(yè)房屋管理檔案。房屋管理檔案是一戶一檔，其具體內(nèi)容包括：（1）業(yè)主辦理進(jìn)住手續(xù)的委托書；（2）業(yè)主戶口本、身份證、業(yè)主家庭詳細(xì)情況登記表；（3）房屋交用通知單、業(yè)主入住證明、入住時(shí)房屋鑰匙的交接驗(yàn)收單；（4）交付業(yè)主文件清單、房屋驗(yàn)收清單、收樓工作流程確認(rèn)單；（5）物業(yè)管理服務(wù)合同、房屋電卡、燃?xì)饪ń唤雍炇諉危唬?）房屋室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議、裝修施工注意事項(xiàng)、裝修管理手冊(cè)、施工隊(duì)的保證書、防水改動(dòng)責(zé)任書、裝修施工證，施工人員臨時(shí)出入證、身份證及暫住證等；（7）更換物業(yè)產(chǎn)權(quán)人及其他變更資料等。
2.物業(yè)基建和設(shè)備類的科技檔案。開發(fā)商移交物業(yè)的建筑、設(shè)備設(shè)施等驗(yàn)收竣工圖紙、洽商檔案以及與物業(yè)管理相關(guān)的技術(shù)文件、證件等物業(yè)維修檔案，具體內(nèi)容包括：（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料；（2）設(shè)施設(shè)備安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理所必需的其他資料。
3.物業(yè)文書檔案。在物業(yè)文書歸檔過程中，應(yīng)及時(shí)收集物業(yè)各項(xiàng)管理服務(wù)的文件材料，包括：（1）物業(yè)管理企業(yè)在承接物業(yè)、辦理各種手續(xù)中所產(chǎn)生的文件資料；（2）小區(qū)物業(yè)站的報(bào)修登記表、零維修服務(wù)分戶臺(tái)帳，接待、回訪復(fù)查等檢查記錄表；（3）房屋及公用設(shè)備設(shè)施日巡檢維修記錄和維護(hù)保養(yǎng)記錄，大、中修及更新改造工程驗(yàn)收記錄表；（4）物業(yè)小區(qū)的公用綠地、花木、養(yǎng)護(hù)與管理記錄；（5）公共環(huán)境、公共場(chǎng)所、房屋公用部位的清潔衛(wèi)生、垃圾收集和清運(yùn)的管理記錄；（6）保安、交通和車輛停放秩序的管理記錄等。
4.物業(yè)合同檔案。物業(yè)合同檔案主要包括：（1）小區(qū)業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)管理企業(yè)訂立的物業(yè)服務(wù)書面合同；（2）物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)，供水、供電、供氣、供熱、通訊、有線電視、寬帶等單位委托物業(yè)管理企業(yè)代收費(fèi)用及定期檢驗(yàn)協(xié)議；（3）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同等。
二、利用物業(yè)檔案，為百姓的安居生活服務(wù)
1.著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，物業(yè)公司早期介入開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目。物業(yè)公司早期介入開發(fā)項(xiàng)目管理是為業(yè)主把好質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)，建立完整、有效的物業(yè)房屋檔案，減少物業(yè)管理中的矛盾和糾紛，完善物業(yè)后期管理的基礎(chǔ)。目前，有許多物業(yè)管理單位沒有提前介入到開發(fā)建設(shè)時(shí)期，物業(yè)接手后給使用和管理服務(wù)帶來很多缺憾，物業(yè)服務(wù)質(zhì)量不盡如人意的事情時(shí)有發(fā)生，如高層斷電、房間泡水、屋面漏水等等。這嚴(yán)重影響了業(yè)主的生活質(zhì)量，直接導(dǎo)致服務(wù)投訴的增加，業(yè)主往往將找開發(fā)商解決不了的問題遷怒于物業(yè)，拒絕繳納物業(yè)管理費(fèi)等等。物業(yè)公司前期介入可以將潛在的矛盾糾紛化解在萌芽狀態(tài)。
2.立足當(dāng)前，物業(yè)公司利用檔案化解矛盾。物業(yè)檔案在處理糾紛、化解鄰里矛盾中發(fā)揮著重要作用。前一時(shí)期，在筆者公司管理的住宅小區(qū)內(nèi)，有部分業(yè)主反映夜里睡覺時(shí)經(jīng)常被較強(qiáng)烈的噪音吵醒。物業(yè)工程部及時(shí)委派了技術(shù)人員。為查找問題的根源，技術(shù)人員到物業(yè)檔案室查閱了工程設(shè)備相關(guān)的檔案資料，并與設(shè)備一一核對(duì)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)是水泵房里的電磁閥裝置按反了。經(jīng)過與物業(yè)檔案的對(duì)比研究，技術(shù)人員改裝了電磁閥自動(dòng)進(jìn)水裝置，解決了噪音擾民的問題。還有小區(qū)高層斷水時(shí)有發(fā)生，居民時(shí)有投訴。為解決這一問題，專業(yè)工程師及維修人員天天蹲守在泵房，查找問題產(chǎn)生的原因，并多次到物業(yè)檔案室查閱技術(shù)檔案資料。經(jīng)過認(rèn)真仔細(xì)調(diào)研，找出了斷水的原因，即變頻器經(jīng)常死機(jī)。找出問題所在，就可以解決高層斷水的問題。諸如此類的事件還很多，由此可見，物業(yè)檔案在妥善處理突發(fā)性、群眾性事件時(shí)做出了突出貢獻(xiàn)。
三、更新觀念，創(chuàng)新物業(yè)檔案服務(wù)
1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，把物業(yè)檔案全面納入物業(yè)管理工作之中。住宅小區(qū)的物業(yè)檔案在城市規(guī)劃建設(shè)管理中起著重要的作用。物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的。在物業(yè)管理工作中，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況、收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都離不開物業(yè)檔案。物業(yè)管理工作的好壞很大程度上依賴于物業(yè)檔案。因此，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)該把加強(qiáng)檔案的管理作為一項(xiàng)重要的工作來抓。將檔案工作納入企業(yè)的物業(yè)管理活動(dòng)之中，健全物業(yè)檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度；從小區(qū)前期物業(yè)的決策論證、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、拆遷、施工、竣工等跟蹤入手，凡是與小區(qū)管理有關(guān)的資料都要及時(shí)收集、跟蹤建檔，保證各種資料的完整準(zhǔn)確，發(fā)揮其應(yīng)有的作用；明確物業(yè)檔案管理的崗位職責(zé)，實(shí)施全方位管理，保證檔案的質(zhì)量，促進(jìn)物業(yè)管理和服務(wù)水平的提高；培養(yǎng)物業(yè)企業(yè)員工的檔案意識(shí)；實(shí)施物業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理；改善檔案的管理?xiàng)l件，加大人、財(cái)、物的投入，為提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量提供保障。
關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；經(jīng)濟(jì)合同管理；全過程管理
經(jīng)濟(jì)合同是法人之間為了實(shí)現(xiàn)一定經(jīng)濟(jì)目的而達(dá)成的協(xié)議，是法人之間雙向的有償合同，是市場(chǎng)主體之間經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要紐帶。當(dāng)今社會(huì)，作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體之一的公立醫(yī)院，隨著規(guī)模擴(kuò)張，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)越來越頻繁。一所較大規(guī)模的三甲醫(yī)院，每年要簽訂經(jīng)濟(jì)合同的價(jià)值，約占現(xiàn)金支出的50%左右。經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和履行已成為公立醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，直接關(guān)系到其生存發(fā)展。
一、公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)狀和問題
公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理是指從經(jīng)濟(jì)合同提出到合同終結(jié)和檔案管理的所有環(huán)節(jié)的管理，主要包括：合同標(biāo)的立項(xiàng)認(rèn)證、合同標(biāo)的招標(biāo)過程、合同簽訂的部門會(huì)簽審核、合同章使用、合同履行和資金結(jié)算、合同終結(jié)或變更、合同檔案管理等一系列過程和環(huán)節(jié)。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同類型繁多，有基建工程、醫(yī)療設(shè)備、藥品、衛(wèi)生材料、后勤服務(wù)和信息化建設(shè)等。可見，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理涉及面廣、難度大。
1.醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)制不完善或流于形式
經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和履行是公立醫(yī)院的主要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，需要有科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度和流程來規(guī)范引導(dǎo)。但是目前公立醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)制建設(shè)相對(duì)滯后，有些公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理制度長(zhǎng)期缺失，無章可循，從合同的談判、簽約、執(zhí)行到終結(jié)，都未建立管理制度和流程；有些公立醫(yī)院雖然建立了管理制度和流程，但操作性不強(qiáng)，往往流于形式[1]，很難落到實(shí)處。例如，某地85家二級(jí)以上公立醫(yī)院中有21家未制定經(jīng)濟(jì)合同管理制度或相應(yīng)的操作流程，不少重要經(jīng)濟(jì)合同的決策和管理往往由領(lǐng)導(dǎo)拍腦袋決定，一些公立醫(yī)院因此遭受經(jīng)濟(jì)損失或陷入訴訟之中，也干擾了醫(yī)院的正常運(yùn)行。
2.經(jīng)濟(jì)合同會(huì)簽把關(guān)不嚴(yán)，忽視與相關(guān)標(biāo)書的核對(duì)
在公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的會(huì)簽過程中，不少醫(yī)院標(biāo)的的中標(biāo)方往往只提供單份經(jīng)濟(jì)合同樣本，有些公立醫(yī)院也只對(duì)中標(biāo)方提供的合同文字進(jìn)行審核，而忽視前期與之相關(guān)標(biāo)書的核對(duì)，如正式合同簽訂前的有關(guān)商務(wù)標(biāo)書、技術(shù)標(biāo)書及招標(biāo)文書。這些文書恰恰是涉及合同標(biāo)的物技術(shù)參數(shù)的重要依據(jù)，招標(biāo)前對(duì)方為了項(xiàng)目中標(biāo)往往會(huì)在招標(biāo)文書中過度承諾，或在正式合同文書中有意含糊用詞，如訂金與定金、保修與包修、按年累計(jì)與按月累計(jì)等。公立醫(yī)院經(jīng)辦部門在簽署合同時(shí)若忽視相關(guān)標(biāo)書的核對(duì)，很可能會(huì)讓對(duì)方得以偷梁換柱，影響工程質(zhì)量或造成一字千金的損失。例如，某公立醫(yī)院在建造病房大樓時(shí)，由于簽訂經(jīng)濟(jì)合同中質(zhì)量驗(yàn)收環(huán)節(jié)表述不明確，雙方產(chǎn)生了分歧，結(jié)果推遲了半年才啟用，不僅影響了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，而且也影響了就醫(yī)環(huán)境的改善和醫(yī)療質(zhì)量的提升。
3.對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的履行缺乏全過程動(dòng)態(tài)管理
動(dòng)態(tài)管理就是要求注重全過程的情況變化，特別要掌握對(duì)我方不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改變動(dòng)、補(bǔ)充、中止和終止[2]。在公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和履行過程中，醫(yī)院有關(guān)部門對(duì)合同標(biāo)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算立項(xiàng)和項(xiàng)目招標(biāo)階段往往比較關(guān)注和重視，對(duì)合同簽訂后執(zhí)行過程的管理比較松散。經(jīng)濟(jì)合同履行涉及部門很多，如各個(gè)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、監(jiān)察部門、審計(jì)部門、財(cái)務(wù)部門以及法務(wù)部門等，由于缺乏系統(tǒng)的全過程動(dòng)態(tài)管理，相互牽制和可操作性不強(qiáng)，往往在出現(xiàn)問題時(shí)會(huì)相互推諉，對(duì)合同變更履行不及時(shí)，忽視具有法律效力的證據(jù)收集，以致失去最佳的法律訴訟時(shí)期，給公立醫(yī)院造成無法挽回的損失。
4.缺少專業(yè)人員把關(guān)，合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)
公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往比較重視醫(yī)務(wù)人員的配置，忽視合同管理專業(yè)人員的安排，即便是千人以上的大醫(yī)院也是如此。在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，許多大醫(yī)院每年都要進(jìn)出幾百份經(jīng)濟(jì)合同，經(jīng)濟(jì)合同不僅包含著經(jīng)濟(jì)事務(wù)，還涉及眾多的法律事項(xiàng)，沒有各類專業(yè)人員參與制定和審核就容易出漏洞，特別在仲裁與訴訟、履約保證金與履約銀行保函、合同簽署時(shí)間等問題上，需要具有經(jīng)濟(jì)法律知識(shí)的專業(yè)人士把關(guān)，否則容易引起誤解和糾紛，導(dǎo)致部分經(jīng)濟(jì)合同無效或難以履行。
5.合同管理手段相對(duì)落后，檔案管理不規(guī)范
長(zhǎng)期以來，公立醫(yī)院比較重視預(yù)算管理和成本管理，較早地應(yīng)用信息化手段開發(fā)相應(yīng)軟件；對(duì)合同管理大多仍處于手工登記或簡(jiǎn)單電子表格查閱，管理手段落后，不利于合同查閱、經(jīng)費(fèi)結(jié)算、跟蹤和分析等過程管理。執(zhí)行中的合同文本很多由部門有關(guān)人員兼管，缺少系統(tǒng)的管理流程，經(jīng)常發(fā)生資料遺失；部門之間合同履行各自為政，不利于經(jīng)濟(jì)合同的調(diào)閱及相關(guān)部門的全過程監(jiān)管，尤其是經(jīng)辦人員變動(dòng)更是無處查詢，給公立醫(yī)院的合同管理造成一定的影響。例如，某地區(qū)醫(yī)院與其它單位合建一幢大樓，在建造時(shí)雙方約定了權(quán)利和義務(wù)，10多年后需要辦房產(chǎn)證，兩家單位的現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)對(duì)大樓的歸屬問題產(chǎn)生了爭(zhēng)議，結(jié)果發(fā)現(xiàn)原合同文本找不到了，最后只好擱置起來等待處理。
二、公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理存在問題的主要原因
1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠
目前有些公立醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為醫(yī)院是事業(yè)單位，不以營(yíng)利為目的，過分強(qiáng)調(diào)公益性，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理重要性認(rèn)識(shí)普遍不足。沒有把經(jīng)濟(jì)合同管理作為醫(yī)院的重要基礎(chǔ)工作來對(duì)待，重醫(yī)療服務(wù)、輕經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)象普遍存在，特別是當(dāng)醫(yī)療工作比較繁重時(shí)，往往是經(jīng)濟(jì)合同管理讓步于醫(yī)療工作。
2.管理機(jī)制有待完善
如前述所述，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理不僅涉及社會(huì)和市場(chǎng)，而且涉及醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門和科室，需要科學(xué)合理的管理機(jī)制來指導(dǎo)和制約。目前，公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的規(guī)章制度、操作流程和運(yùn)行模式等還不能滿足醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的需要，有待于改革和完善。
3.組織機(jī)構(gòu)不完善，人才缺乏
機(jī)構(gòu)與人員是做好任何工作的組織基礎(chǔ)，經(jīng)濟(jì)合同管理也不例外，需要一定的機(jī)構(gòu)和合適的人員來完成。但如前所述，一些公立醫(yī)院的機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配置還不能滿足醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的需要。
4.操作手段滯后，效率不高
采用科學(xué)先進(jìn)的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同管理已成為當(dāng)今社會(huì)的共識(shí)。要運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同管理，就要加大投入，購置一定的設(shè)備和設(shè)施，但有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)覺得花錢購置這些設(shè)備還不如投入醫(yī)療設(shè)備效果明顯，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理設(shè)備設(shè)施的投入能省則省、能拖則拖，以致造成經(jīng)濟(jì)合同管理的操作手段滯后、效率不高。
三、加強(qiáng)公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的途徑
1.建立健全醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同全過程管理制度
沒有規(guī)矩，不成方圓。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，醫(yī)院運(yùn)行是離不開經(jīng)濟(jì)合同管理的，做好經(jīng)濟(jì)合同管理不僅會(huì)提高醫(yī)院的運(yùn)行質(zhì)量，而且會(huì)增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。公立醫(yī)院應(yīng)根據(jù)其社會(huì)環(huán)境和單位實(shí)際，制定切實(shí)可行的經(jīng)濟(jì)合同全過程管理規(guī)章制度和操作流程，合理確定各部門的權(quán)利與責(zé)任、分工與制衡，使經(jīng)濟(jì)合同管理有章可循、有章必循、違章必究。
2.完善經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)復(fù)合型人才
改革開放以來，我國(guó)公立醫(yī)院雖然建立了一些經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)，但大部分是臨時(shí)的，人員大多分散在醫(yī)院各部門中，沒有專門的機(jī)構(gòu)和專職人員，這種“抓差”式管理必須變革。首先，公立醫(yī)院要有既懂經(jīng)濟(jì)管理又懂醫(yī)院業(yè)務(wù)的主管領(lǐng)導(dǎo)；其次，要成立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的協(xié)調(diào)部門，指導(dǎo)和審核經(jīng)濟(jì)合同管理的全過程；再次，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理涉及醫(yī)療業(yè)務(wù)運(yùn)行，需要既懂醫(yī)療業(yè)務(wù)又會(huì)經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才，醫(yī)院應(yīng)加大力度引進(jìn)、培養(yǎng)這方面人才。
3.加強(qiáng)合同履行全過程動(dòng)態(tài)管理和監(jiān)督
全過程動(dòng)態(tài)管理包括對(duì)合同執(zhí)行效果、資金結(jié)算、合同終結(jié)或變更、合同檔案等方面的管理，要落實(shí)各部門的職責(zé)，責(zé)任到人，開展定期不定期檢查，如發(fā)現(xiàn)有欺詐行為或?qū)l文理解有誤的情況，或由于政策變動(dòng)對(duì)市場(chǎng)和醫(yī)院帶來不可預(yù)測(cè)的情況，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門匯報(bào)和雙方協(xié)商處理，將損失降到最低[3]。
4.建立經(jīng)濟(jì)合同信息管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)
醫(yī)院要應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)建立和完善經(jīng)濟(jì)合同信息管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)合同進(jìn)行全過程動(dòng)態(tài)管理，以提高合同管理的有效性和透明度。同時(shí)，建立分類、分時(shí)間等科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，以利于合同履行的查詢、分析、資金結(jié)算、合同終結(jié)或變更，提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理水平。
作者:宋玉雍 單位:浙江中醫(yī)藥大學(xué)附屬第三醫(yī)院
參考文獻(xiàn)：
[1]胡守惠.醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理存在問題及改進(jìn)措施[J].中國(guó)衛(wèi)生資源,2013,11:394-396.
