時間：2023-05-30 10:43:46
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理數字化方案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞:檔案數字化;加工;管理
檔案現代化管理是國家電網公司建設“一強三優”現代化公司的基本要求,也是國家電網公
司實施“SG186”工程的重要部分。檔案數字化是指利用計算機、掃描、數字攝影、數據庫、多媒體、存儲等高新技術,把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相聯結,利用計算機系統進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,實現資源共享。這也是辦公自動化和檔案現代化建設發展的需要。
1檔案管理現代化的定義及內容
檔案管理現代化就是指運用現代化管理理論、思想、技術、設備、方法對檔案和檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化科學、技術發展對檔案的需求。檔案管理現代化主要包括以下內容：實現檔案的標準化、規范化管理。按照國家標準對檔案進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學合理，卷內文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應應用微機管理檔案的需要；實現檔案管理科學化、高效化和系統化；加強對檔案人員的專業培訓和管理，使之掌握先進的檔案管理技術手段和知識，不斷引入競爭機制，充分發揮檔案工作人員的積極性、創造性，建立一支適應檔案管理現代化要求的檔案干部隊伍。
2協同辦公與檔案管理系統的銜接為歷史檔案數字化提供了保障
協同辦公系統與檔案管理系統的建設,為做好歷史檔案的數字化奠定了基礎。
1)檔案數據加工后,轉移到檔案信息管理平臺,檔案目錄進入管理系統中。
2)檔案掃描后,可直接在目錄下掛接電子文件。
3)在系統中對遷移的歷史數據進行信息補充與完善,為用戶查閱、借閱等做鋪墊。
4)在系統中對用戶進行權限、檔案類型及角色配置。
5)對遷移的數據進行項目配置,如文書檔案配置年度、工程檔案配置工程項目等。
6)協同辦公系統中流轉的文件,在基本信息填寫后直接歸檔。
7)紙質來文可在協同辦公系統中收文登記后網上流轉,填寫文件基本信息等數據后歸檔。
3歷史檔案數字化加工實施要求
3?1準備階段
1)做好現存歷史檔案的現狀分析。包括檔案類型、載體形態、狀態、數量等。根據檔案情況
制定檔案數字化方案,確定項目需求以及掃描系統的集成解決方案。
2)發揮輔助設備功能。重點從檔案數字化設備配置計劃的成套性、項目硬軟件的集成性、數
字化方案與公司檔案需求的適應性等方面加以考慮,從實際需要出發長遠打算,力求確保掃描儀等硬件設施的配套具有較強的支撐能力和擴展能力。
3?2實施階段
1)檔案數字化加工。形成電子文件的存儲格式。國家電網公司實施的檔案管理系統中設置
有:一是稿本代碼,包括正式、草稿性和非正式電子文件;二是類型代碼,包括底(原始)稿、附件、
發文稿簽/收文單、正文;三是文件類型,如聲音、數據、圖像、超媒體鏈接、程序、文本、影像文件等。對紙質載體檔案做數據化處理時,根據現行檔案管理系統設置的要求選擇相應的格式,使用掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件,然后根據格式要求逐一掛接到相應文件目錄下的檔案信息化管理平臺檔案庫中。
2)根據公司具體情況逐年推進。檔案數字化受設備及檔案室人手制約,檔案室要根據歸檔
文件保管期限、檔案整理規范進行數字化,盡量將部分重點檔案、特色檔案、利用率比較高的檔案優先進行數字化處理,力爭做到數字化檔案的高價值和高利用率。
3)加強載體質量檢查和處理。經數字化加工處理后的檔案要保持原貌,并且字跡清楚不失真,紙質文件在擺放時要端正,亮度達到要求。由于查閱,造成文件有破損的須紙面處理后方可進
行掃描。
4)形成資料。為保證每個環節的正常進行和順利銜接,需制定紙質檔案數字化加工流程表,
如《紙質檔案數字化加工流程記錄》、《掃描圖像質檢記錄》、《目錄錄入及校對統計表》、《目錄與圖像檢查對應表》等。這些登記表在數字化加工流程和加工管理過程中起到了重要的保障作用。數字化加工完成后,應及時將登記表整理、匯總、裝訂成冊,并在此基礎上詳細編寫數字化加工說明,包括全宗號、年代、件數、總頁數、目錄代號、案卷總數、電子數據容量、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等等,形成一套完整規范的資料并保存,它是檔案數據有章可循的依據。
4做好文件材料雙歸制
文件材料雙歸制是保證紙質文件歸檔的同時必須有電子文件歸檔,其工作包括:
1)對有歸檔價值的文件,將紙質文件按要求掃描為電子文件;
2)對地方來文或有歸檔價值的文件,掃描后進入協同辦公系統進行收文登記,保證文件在協
同辦公中流轉;
3)對辦理完畢的紙質文件在檔案管理系統中進行添加,并掛接電子文件;
4)新建、擴建、技改、輸變電(基建)竣工工程資料歸檔:
①工程前期文件。從立項開始,工程資料的收集與工程進度同步進行,并在檔案管理系統中
錄入,掃描掛接電子文件。
②施工資料及監理資料。根據現場施工進度及時在單機版管理系統中進行處理,保證工程進
度與資料數據化同步。
③非物資及物資招投標文件、廠家設備資料。招投標單位在提供紙質文件的同時提供電子文
件,保證歸檔文件數字化。
5檔案管理人員怎樣適應檔案管理現代化的要求
實現檔案管理現代化首先是檔案人員的現代化。它要求檔案管理人員必須具有高尚的職業道德，掌握先進的科學知識和管理技能。同時還要具備較高的業務能力、理論素養和文化修
養。作為一名供電企業檔案工作者，適應檔案管理現代化應從以下幾方面著手：
（1）認清形勢，調整心態，樹立獻身檔案事業的觀念。要適應供電企業檔案管理現代化的需要，必須提高認識，認清供電企業改革和發展的方向，認清檔案工作的意義和價值，強化職業道德，努力開創供電企業檔案工作新局面。
（2）努力學習現代科學技術知識，積累駕馭現代科技設備，運用現代技術手段的能力。
（3）廣泛涉獵現代科學文化知識，逐步完善自身的知識結構，努力使自己成為一專多能的復合型高級人才。以適應檔案工作日益復雜、變化的需要。
（4）努力提高業務水平，在實現檔案管理規范化、標準化的基礎上，積極開發檔案信息資源，為供電企業工業的生產、經營管理提供高效的服務
1 地質檔案數字化的意義所在
（1）對于管理人員的知識結構以及隊伍建設進行優化
隨著我國改革開放的深入發展以及科學技術的快速進步，我國的各個領域都進入了全新的階段，在很大程度上改善了人們的日常生活，降低了人們的勞動強度，提升了相應的工作效率，極大的推動了社會的發展。對于地質檔案管理來說，已經由傳統的紙質管理方式轉變為了數字化、信息化的管理方式，這不但對于所需要的設備提出了更高的要求，同時也要求相應的地質檔案管理人員要掌握對應的知識，要能夠熟練的應用計算機以及相關程序。所以相關部門要不斷吸收此方面的技術人才充實到地質檔案管理隊伍當中，加強數字化方面的知識結構。同時，組織機構也要不斷對地質檔案管理人員進行相應的培訓以及教育，要不斷提升管理人員的知識結構，不斷提升管理人員的綜合素質，優化隊伍結構，推動地礦行業經濟發展。
（2）推動管理技術的應用，提升工作效率
傳統的地質檔案管理方式需要大量的人員進行管理，會消耗大量的人力物力，同時占用大量的空間，在資料查找過程中也消耗非常多的時間。對于地質檔案資料進行數字化升級，不但能夠提升管理工作效率，同時也能夠節省人力、物力、時間以及空間等，在此基礎上系統也能夠對檔案進行自動的整合分析，提升工作效率。需要注意的是，在實際工作過程中要防止管理人員出現理解方面的差異，要將地質檔案進行智能化的歸類，要通過科學的手段進行管理。
（3）對于紙質檔案進行保護，優化應用方式
紙質檔案是最為傳統的方式，但是此種方式不容易保存，加上地質檔案資料的利用率較高，非常容易因為儲存不當和頻繁的查閱造成損壞，所以紙質檔案顯得非常珍貴。隨著地質檔案數字化的應用能夠有效解決此方面的問題，通過計算機能夠有效、長期對檔案進行保存（需要將紙質檔案轉變成為電子形式），同時可以制作形成紙質檔案的副本，可以將原版的紙質檔案進行良好的保存，防止受到各種災害的影響，減緩老化。同時，數字化檔案并非只能存在于一臺計算機內，相關人員能夠不受地點和時間的限制進行檔案的調取，能夠更加有效的利用檔案，極大的提升了地質檔案資料的利用價值。
2 地質檔案數字化的質量控制
（1）質量控制的相關內容
第一，進行數字化實施方案的優化。地質檔案的數字化需要按照相應的實施方案來進行，所以實施方案是否科學合理在很大程度上影響著檔案數字化的質量。地質檔案數字化實施方案的內容主要包括工作依據、工作方法和流程、技術要求、質量管理措施、組織實施等等方面。
第二，進行數字化軟件、設備的選擇。市面上可供選擇的檔案數字化軟件和設備較多，因此在進行地質檔案數字化軟件和設備選擇時，一定要按照軟件和設備所具有的相應特點以及具體的應用需求來進行選擇。
第三，數字化人員的培訓方面。組織機構要設置專業部門或者外聘專業人士對地質檔案數字化人員進行專業技能以及知識培訓。數字化人員要充分的了解并掌握和電子計算機相關的知識結構，同時要能夠嫻熟的應用計算機程序，要具有相應的業務水平以及最為基本的職業道德，只有這樣才能夠有效提升工作效率，快速推動地質檔案數字化的發展以及社會的整體進步。
第四，數字化工作全面鋪開前進行必要的試點工作。對于數字化工作量大的，可以根據實際情況，選取部分有代表性的檔案開展前期試點工作，及時發現各個環節開展過程中存在的問題，并找出解決的對策。通過試點工作，可以實踐既定技術方案的可行性，總結試點工作的經驗和教訓，同時總結出一套適合的技術方法和流程，為全面開展數字化工作打好基礎。
（2）質量控制的具體方式
第一，進行明確的分工，確定明確?責。在實際工作過程中，工作人員一定要嚴格按照自身工作的內容進行科學、合理的工作。管理人員一定要對工作的內容、工作的任務、工作的職責進行較為合理的分配。具體內容包括：檔案信息的采集和整理、有關數據信息的輸入以及傳輸、安全管理以及設備維修等等。所以明確分工和工作職責是確保地質檔案數字化質量控制作為基礎也是最為重要的方式。
第二，建立健全相應的規章制度。地質檔案數字化的質量提升是需要建立在完善規章制度基礎之上的，所以需要建立健全科學、合理、高效的規章制度以及相應規定，只有這樣才能夠確保數字信息實現高度的共享。總的來說就是要按照國家以及相關部門的規定和制度進行實施，做到有章可循。
第三，不斷完善相應的獎懲制度。想要工作質量有所提升，就需要在具體工作過程中以提升工作效率作為基礎，進行不斷的分析和探索，所以一定要建立完善的獎懲制度，通過制度層面來保證檔案數字化工作的效率，這對促進地質檔案數字化總體質量是非常重要的。
第四，嚴格的進行檢查以及驗收。地質檔案數字化質量提升的重要手段就是加強檢查以及驗收，這有助于后續地質檔案管理工作的進一步開展，是完善地質檔案管理工作的基礎。嚴格的檢查和驗收不但能夠影響到地質檔案管理工作的質量，同時也會對提升地質檔案管理工作的效率有所幫助。
3 地質檔案數字化的安全保密措施
（1）地質檔案數字化安全保密控制的具體內容
所謂的安全保密控制實質上指的就是預先對地質檔案數字化管理過程中可能具有的影響安全方面的因素進行分析研究，同時按照數字化工作過程中人物以及環境等所具有的運動規律進行技術以及管理方面的控制，從而能夠有效避免出現泄密等方面的問題。對于地質檔案數字化工作來說，其安全保密控制主要包括如下幾方面內容：建立健全相應的規章制度、明確網絡以及計算機方面的安全方案、相應場所的選擇以及安防系統的建立、對于檔案實體的使用以及保管、對于數據庫的整理維護以及數據備份。如果數字化處理的地質檔案資料當中涉及到秘密程度較高的相關信息，那么一定要確保此方面工作能夠安全高效的進行，一定要具有較為行之有效的安全保密管理制度。
（2）地質檔案數字化安全保密控制的方式
第一，增強人員的教育力度。在對地質檔案進行數字化管理過程中存在著很多影響安全的因素，其中最為重要的就是人的不安全行為，這是進行地質檔案數字化安全保密控制的重點方面。所謂人的不安全行為是和人們的心理特征相違背的、非理智的行為，所以一定要增強人員的教育力度來對人的不理智行為進行控制。
第二，增強人員的管理力度。人是任何行為發生的主體，對于地質檔案的數字化管理工作也是如此，所以一定要增強人員的管理工作，這是確保安全保密工作的基礎。主要可以從如下幾方面進行：首先要嚴格進行人員的審查，其次要明確相關人員的崗位以及職責，最后要對工作人員的思想意識以及工作質量情況進行嚴格的考核。
(一)工作程序缺乏統一標準難以形成制度化
1.高校辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容
高校辦公自動化系統與其檔案管理系統互不兼容導致電子檔案無法歸檔；另外目前高校辦公自動化系統種類繁多，高校與其二級學院的檔案管理相對獨立，因此許多關于檔案管理的應用程序均由二級學院自行設計與維護。這樣就導致在高校內部無法實現檔案材料的共享及其管理程序的標準化、規范化，高校間可以公開的檔案材料的共享與交流更無從談起。
2.高校檔案管理中可以公開的檔案材料無法實現開放管理
通常高校珍貴的檔案材料是不允許查閱及復印的，但是對于那些可以公開的檔案材料(如科研項目、學校發生的具有歷史意義的重大事件等)由于缺乏相關的機制無法向其他高校及全社會開放，導致許多有價值的檔案材料無法共享。
(二)高校檔案管理中工作程序方面弊端的解決方案
1.高校辦公自動化系統應與其檔案管理系統相互兼容
高校二級學院在自行開發與設計檔案管理的應用程序時一定要兼顧學校相關辦公自動化系統，在設計前由檔案管理者上下協調、充分溝通，使兩者能夠兼容互不沖突，實現高校內部檔案材料的共享及其管理程序的標準化、規范化。
2.對高校檔案管理中可以公開的檔案材料實現開放管理
高校檔案管理人員首先要對檔案材料進行分類管理，如按照科研課題、建筑工程項目、人事檔案、高校重大事件等分類保存；然后再把上述檔案材料分成可以開放使用與不可公開使用兩大類；最后把它們按照日期順序進行排列，便于日后檢索。另外要對可以對外開放的檔案材料的獲取資格做出相關規定：(1)申請獲取相關檔案材料的單位或個人必須持相關證明并且說明原因，經本校檔案管理部門領導批準后才可以進行檢索、復印高校檔案中可以對外公開的相關材料；如果想出版上述檔案材料必須經檔案部門上報學校主管領導批準方可。(2)對于不能對外開放的相關檔案材料，未經授權任何單位或個人不得擅自使用。
二、高校檔案管理實現數字化、現代化進程中出現的弊端及解決方案
(一)高校檔案無法實現數字化、現代化管理
隨著多媒體技術、數據庫技術、通訊技術、計算機技術、數字影像技術的高速發展，很多單位實現了文檔資料數字化管理。但是高校檔案管理遠沒有達到數字化管理的水平，目前就高校檔案管理形式來看，通常是利用某種檔案管理軟件對檔案文件材料進行錄入、存儲、排序等簡單操作。
(二)高校檔案實現數字化、現代化管理的方案
高校檔案管理應該采取電子化方式，把各種載體形式的檔案文件材料全部轉化為數字信息形式，然后把結構化的檔案信息存儲到關系型檔案數據庫中，應用計算機等硬件設備進行管理；利用互聯網進行鏈接，實現高校內部、外部檔案信息資源共享。這樣有效避免了紙質檔案文件容易丟失的弊端，節省了大量的存儲空間；由于建立了檔案數據庫，所以檢索相關檔案材料更加便捷，提高了高校檔案管理工作效率。
三、高校檔案管理進程中的安全問題及解決方案
(一)高校檔案管理進程中的安全問題
目前高校檔案材料的保存主要有紙質版本與電子版本兩種方式，兩者除了需要穩定、安全的檔案管理環境外，對于電子版本的檔案材料來說還面臨著其它的安全問題，如電子數據在傳遞、接收過程中容易失真，電子數據極容易丟失，電子檔案材料容易被竊取，互聯網易被病毒攻擊等安全問題。
(二)高校檔案管理進程中安全問題的解決方案
高校檔案管理進程中安全問題的解決方案主要包括以下四項內容：1.首先要有一個安全、穩定的檔案保管環境，另外檔案庫房還要滿足防潮、防強光、防盜、防高溫、防火、防蟲、防塵、防鼠等“八防”要求。2.電子檔案傳輸中時常利用E-mail，其安全解決方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等幾十種，它們可以在很大程度上保證E-mail傳輸內容的安全。3.建立安全的電子檔案管理系統平臺，利用專業的安全工具發現電子檔案管理系統的漏洞，及時修補漏洞，解決安全隱患。4.高校檔案管理者的計算機必須進行相關身份認證后才能使用，對于不能公開的檔案信息必須通過授權才能獲取，對需要傳遞的檔案材料必須采用加密技術。
四、展望
［關鍵詞］數字化技術；房地產；檔案；管理
0引言
房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經濟的迅猛發展，近些年，房地產行業崛起，房地產增量的同時也帶來了房地產檔案管理難度的增加。而數字化技術的到來為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統方式進行了革新，與手工處理相比較，數字化技術大大提高了處理效率。另外，智能化是數字化技術的顯著特征，大量的數據文檔通過數字化技術的處理，效率有明顯的提高，并且在網絡應用的基礎上還能夠使數據資源進行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運用數字化技術進行房地產檔案管理是社會發展的必然趨勢，也是房地產發展的必然需求。
1房地產檔案管理數字化的內涵及數字化運用的注意事項
目前，房地產檔案管理數字化主要通過大量地運用現代電子計算機技術以及現代化的攝影掃描技術完成，在此過程中將大量的紙質數據轉化為數字化信息，通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關數據的整理，加強數據的管理，提升相關檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產檔案數字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數據檔案的形式表現出來，數據檔案是檔案數字化的最終結果。在數據化檔案的管理當中，必須按照一定的原則對相關數據檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現代化網絡技術給人們帶來了便捷，但是在網絡環境中倘若沒有較好的保護措施，相關信息的安全性很難得到保障。為了保證相關信息的安全性，房地產企業應當做好充分的準備，從細節入手認真仔細地做好每個環節的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業的技術人才充當顧問，使檔案的安全性得到充分的保障。
2房地產檔案管理的特點
2.1專業性和項目性
專業性和項目性是房地產檔案管理最為突出的特點。所謂專業性，意思是房地產檔案的專業性比較強，這是由房地產檔案的產生基礎而決定的，其檔案資料一般是管理活動中的真實資料。項目性指的是房地產建設與管理過程分為許多項目，根據不同項目建立檔案資料，管理也就相應根據項目而區分。
2.2分散性和集中性
房地產檔案管理的另一個特點是分散性和集中性。鑒于房地產項目的開發過程中，不同項目有著不同的工作內容和流程，所以項目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個角度看，即使項目不同區分不同，但是從整體項目角度出發，是需要集中管理才能實現整個項目的管理目標的。因此，房地產檔案管理要把分散管理與集中管理結合起來，才能實現檔案管理的最終目的和效果。
3數字化技術在房地產檔案管理中的應用
3.1在檔案檢索和查詢中的應用
數字化技術對房地產檔案管理的貢獻很大，比較突出的一點是能夠實現快速的檔案檢索和查詢。傳統的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進行查詢，而在數字化技術基礎上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內容，數據庫就可以省略傳統方式的繁瑣步驟，快速獲得結果，檢索十分快捷方便。除此之外，運用數字化技術時，檢索和查詢不會受時間和空間的影響，能夠隨時進行，充分利用了檔案的價值。
3.2在系統權限設置方面的應用
在房地產檔案的管理中，要確保數據信息的真實和完整，就在安全方面設置權限。檔案管理中，通過應用數字化技術，將各環節劃分開，并進行權限設置，這樣一來，房地產檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。
3.3在檔案統計工作中的應用
隨著房地產行業的發展，信息量越來越大，需要以更先進的技術和形式來滿足工作需要。因此，要應用數字化技術，實現房地產檔案的科學分類和合理編制，這對于檔案的統計效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當就會造成檔案資料的破壞，例如發生火災的情況，會使檔案統計工作無法進行下去，而數字化技術則避免了這些問題的困擾，通過將資料數字化存檔，能夠確保信息更加完整，統計效率和質量更加高效。總之，檔案統計工作，離不來數字化技術的應用。
3.4在檔案分析中的應用
所謂檔案分析，是指通過對檔案的整理和分析形成有價值的信息，提供給人們所用，使其進行必要的活動。以數字化技術為基礎的分析，過程迅速，結果準確，與傳統分析手法相比，分析所用的時間較短，而且分析得出的結果精確且符合需求，使檔案的價值得到了積極的發揮。因此，在房地產檔案管理中，采取信息技術手段不斷進行檔案分析，通過組合運用檔案數據，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。
4加強房地產檔案管理數字化的策略和方法
首先，在房地產檔案管理數字化發展的趨勢下，僅僅做好數據信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關部門應借助數字化的信息手段，對管理制度進行深化。在人才建設方面，需要引進更多的專業性強的信息化人才，以滿足時展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據實際情況和具體應用情況進行合理的劃分，制訂科學的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數，降低檔案信息被破壞的風險，面對不安全的信息管理環境，建立應急預案，當管理系統遭到損壞時，能夠及時有效地進行應急處理，最大程度降低房地產檔案的損失。其次，在數字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規章制度，尤其在數字化系統的具體應用中，通過高效的管理制度，創造一個房地產檔案管理的良好基礎。檔案管理運行環境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數據化檔案管理工作帶來障礙。總之，運行環境的管控是一個復雜而系統的過程，只有通過對操作進行規范、對應用系統的軟硬件進行合理配置、明確相關監督和責任主體，才能確保數字化技術的應用效果，體現房地產檔案的真正價值。最后，雖然數字化技術下的房地產檔案管理工作有諸多方面的優勢和突出效果，但由于信息原件是數據化檔案管理的前提和基礎，所以，對檔案資料原件的管理和保護也不能懈怠。可以建立設備設施完善的檔案室，指派專人進行保護。在房地產檔案資料的運用中，嚴禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實性。實施原件保護措施，不僅能夠在前期預防數字化技術應用過程中房地產檔案數據信息出錯，還能夠在后期針對已出現的錯誤及時追蹤到原件進行查詢和修改。
5結語
數字化技術應用于房地產檔案管理中，無論是對于檔案管理還是房地產建設管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質量。未來，數字化技術在房地產檔案管理中的應用將會更加普遍，但同時也充滿挑戰。因此，相關管理部門應積極積累和探索應用經驗，將更加科學合理的應用成果充分引進到房地產檔案管理中來，采取有效的管控措施，強化數據化檔案管理的風險控制，最大程度地預防和處理安全事故，確保房地產檔案的安全性，促進房地產行業的發展。
主要參考文獻
［1］謝靖.淺議房管檔案的信息化建設［J］.上海房地,2016(11).
［2］趙玉梅.如何推進房產檔案管理的數字化進程［J］.黑龍江檔案,2016(4).
[關鍵詞]檔案管理；信息化建設；深圳市；公園管理中心
檔案管理屬于一種附有管理和政治以及服務等方面性質的管理工作，其并非創造物質財富之生產工具，而是歷史文件之科學管理，其于單位管理體系別重要。在當前經濟條件下檔案管理愈加專業化，信息技術為檔案管理帶來了新的挑戰與機遇。檔案管理工作應當跟進信息化時代需求實現檔案管理信息化。
一、檔案管理信息化建設的意義
（一）實現檔案管理的信息化是時代的必然選擇
檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來，檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其是計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度，逐步取代了紙質文件。因此，如何加強檔案信息化建設，是做好檔案管理工作的關鍵。要加強檔案信息化建設，就要了解檔案信息化建設的相關內容，以便有針對性地做好這方面的工作。特別是作為才成立四年的深圳市公園管理中心，如何能夠將29個公園的“老”檔案管理好，管理到位，就更需要信息化技術來做保障，只有實現檔案管理的信息化，才會讓單位的一些“老”檔案煥發“新”生機。
（二）實現檔案管理信息化可以降低管理成本
檔案管理實現信息化的路徑給檔案管理創造了極大的方便，譬如在提升工作效率以及節省工作時間等方面。檔案管理的信息化指的就是檔案管理的形式由過去以檔案實體保管為主，轉變為以檔案實體借助信息化模式面向社會提供服務為主。信息技術主要運用于計算機與網絡方面，實現檔案管理信息化，能夠對檔案資源實施分類和提取，可提升檔案管理效益。同時在實現檔案實體的信息化過程中，要做到一方面單位內部應當保障文檔的一體化，讓檔案同文件保持一致性。另一方面，檔案管理部門應當對網絡實行密碼控制，及時對網絡安全實施測評與安裝殺毒軟件等手段來保障檔案的安全。較比以往傳統的檔案資料，電子檔案則更加方便保存、整改與查詢，同時，能夠使用網絡實施快速傳遞，從而提升檔案管理的使用效率，減低檔案管理的成本。[1]
二、實現檔案管理信息化的路徑
（一）建構科學可行的總體規劃
檔案管理信息化是提升檔案信息服務水平的必由路徑。在構架檔案管理信息化之總體規劃時，應當本著服務于發展方向的戰略理念。在研究本身的特點與發展方向的基礎上，實施深入研究與科學論證，建構出切合實際的檔案管理信息化長期規劃與短期計劃，構架一個規模比較龐大的網絡管理模式，推進檔案信息化健康發展的進程。此外，應當關注系統實際運用的效果，注重系統對開展信息服務的目標積極態勢，不斷突出系統之靈活以及可擴展性，為將來發展留下拓展空間。[2]早在2012年，公園管理中心就下發通知要求中心本部各部室按照《市公園管理中心綜合檔案管理框架方案》所列明細，收集、整理和移交本部室2010年中心組建以來的各類檔案材料。對已建立檔案管理庫房并實現檔案綜合管理的公園，須按照《深圳市檔案分類方案編制規則》，繼續做好本公園2012年度檔案整理、歸檔等工作。同時，按照“先統計數量，后移交歸檔”的程序，2013年實現公園所有歷史檔案全部移交中心統一管理。這個檔案管理的總體規劃，從目前運行結果看，效果非常不錯。
（二）構建檔案信息網站
互聯網遍布世界各地，檔案管理自然也應打破傳統善于創新，與時俱進。能夠結合本單位的實情建構局域網，促成資源共享。檔案網絡建成后，能夠發揮網絡自身的優勢，快捷完成檔案之現代化信息管理與調用。此是檔案管理實現信息化的核心目的，并且也是檔案數字化的主要標志與手段。在檔案信息化建構中，要把檔案的管理系統融入到整個管理信息系統之中，構成一體化系統，將本單位各個機構的信息統籌歸納進去，促成資源共享，從而取得檔案管理的綜合與系統成效。此外，還要選用那些利用有升級與開發能力之檔案信息管理系統，此是實現檔案管理信息化的一個重要條件之一。只有軟件適宜了網絡管理的要求，具備完善的檢索功能，才能有效發揮電子計算機互聯網之優勢。
（三）穩步推進信息資源數字化
關鍵詞：信息化環境；文化藝術檔案；數字化建設
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2016)04-0233-03
隨著信息技術的快速發展，通過計算機網絡對信息進行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實踐活動、研究成果的第一手材料，是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產。隨著社會文明程度的提升，文化藝術檔案深入社會生活各個方面，對國家和社會的發展產生重要影響。因此，加快檔案數字化建設步伐，將文化藝術檔案數字化納入國民經濟和社會發展總體格局中，推動檔案數字化建設進程，成為檔案管理機構重點研究的課題。檔案數字化作為檔案工作向現代化發展的必然趨勢，文中從文化藝術檔案數字化建設的內容和重要性入手，介紹檔案數字化建設的總體格局和主要功能，以期為檔案管理信息化建設提供重要參考。
1文化藝術檔案數字化建設的重要性
一個國家或地區信息資源開發利用程度，是判斷該地區經濟、文化、科技發展水平的重要標志。檔案信息化作為國家信息化戰略的重要組成部分，加強文化藝術檔案數字化建設滿足時展要求。文化藝術檔案就是文化藝術機構或工作者在實施藝術創作、演出、教育及社會文化工作形成的，記錄具有保存意義的各類文字、聲像、實物等不同載體的珍貴內容，是我國寶貴的文化遺傳。傳統藝術檔案主要以紙質、聲像和實物記錄等為載體，存在檔案信息利用率低、保存檔案容易受損、信息共享困難等問題。隨著多媒體技術、計算機等技術的普及應用，傳統的存儲方式和載體有所改變，借助計算機實施各類藝術創作和教學活動等方法如雨后春筍蓬勃發展，載體的形式及存儲空間產生一定的變化。如何讓文化藝術檔案資源發揮最大應用價值，有效管理新型電子檔案信息，促使這些檔案為藝術工作提供信息服務，成為建設數字化檔案重點關注的內容。
2檔案數字化的內涵及建設內容
2.1檔案數字化的概念
數字化是指采用0和1兩位數字進行編碼，從而表達相關信息的綜合性技術。檔案數字化換言之是指檔案信息化，使用數據庫、高速掃描等技術將聲像、紙質文件等傳統介質或已歸檔的電子檔案進行管理，其系統組成具有明顯序列的檔案信息庫。什么是檔案數字化？楊公之編制的《檔案信息化建設導論》一書認為在國家檔案管理部門的統一規劃和組織下，檔案管理活動中采用現代信息技術，合理管理、處理檔案信息資源。換言之：檔案數字化是指采用計算機技術、信息技術及網絡技術為手段，遵循現代管理學理念，開展一系列涉及多個學科知識交叉使用的工作模式，充分挖掘文化藝術檔案的信息，提升檔案現代化管理水平和效果。實施數字化處理后，文化藝術檔案能有效提升計算機檢索速度，改善檔案庫過于緊張的情況。同時，數字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導致材料磨損的情況，有效豐富信息資源的內容及數量，加大檔案信息資源的利用效率。
2.2文化藝術檔案數字化建設的內容包含兩個層次
①目錄數字化；②檔案全文數字化。檔案目錄主要作用是規范檔案著錄標引，并合理設計檔案目錄數據庫結構。檔案數字化根據掃描錄入方式，并為其設計合理的目錄索引或采用光學字符技術判別存儲信息的內容。進行檔案數字化建設中，根據檔案自身特點和檔實際情況，建設數字化檔案主要包括以下內容：
1）整理數字化檔案資源是指采用數字技術把館藏中各種檔案信息和接收歸檔的電子檔案，也是進行檔案數字化建設的基礎。具體途徑如下：①開發并匯集檔案館原有的紙質檔案為三次文獻信息，借助數字化方式輸入計算機網絡中；②借助數字照相、掃描等技術對原檔案實施數字化處理；③進行辦公自動化建設過程中組成規范的電子文件。
2）建立數字化檔案數據庫主要功能是存儲、維護、處理檔案信息，該數據庫主要包括文件管理、檔案管理和數字目錄中心等管理系統。建立數字化檔案信息網絡就是在互聯網上、傳遞數字化檔案信息。隨著互聯網技術的不斷發展，各個地區的檔案館與國際互聯網實現連接，確保各個區域的使用者均能查詢所需的檔案信息。用戶借助計算機網絡，能夠遠距離檢索網上開發的國內或國外的數字化檔案資源。
3檔案數字化建設的重點內容
3.1提高檔案管理人員素質水平
檔案數字化建設需要依靠大量高素質創新型人才，隨著一系列高新技術的快速應用和推廣，必須創建一種高素質、分工合理的檔案管理團隊。檔案管理員的管理水平直接影響整個檔案數字化建設成敗，檔案數字化建設涉及計算機技術、通信技術等現代技術，管理人員必須熟練將上述技術應用到檔案管理中。因此，文化藝術檔案檔案工作人員必須做到以下幾點：
1）熟練利用各項信息工具。文化藝術檔案管理人員要重視自身的自我完善，掌握計算機相關理論和運用技能，確保自己能熟練運用各類現代化信息工具，為更好地管理、利用檔案信息打下堅實基礎。
2）準確鑒定檔案信息的有效性。作為文化藝術檔案管理人員，必須將有價值的信息及時傳遞給檔案利用者，這也是用戶評判評價檔案機構信息服務的主要標準。信息化環境下，檔案信息具有份量大，內容復雜等特點，檔案工作人員應具備較強的鑒定評估能力，準確判斷、鑒選并分析檔案信息，從而為利用者篩選出有利用價值的內容，為其提供最佳的服務。同時，檔案管理人員要具有較強的信息捕捉能力，不但要快速、及時獲取檔案館存儲的信息為利用者服務，而且也充分運用網絡的便利和優勢引導利用者獲取大量檔案信息。③具有嚴謹的工作作風。檔案工作不僅服務性較強，也是一項復雜、繁瑣的工作，這要求管理人員要具有嚴謹、細致的工作作風。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類立卷、匯編等內容，確保各個環節準確無誤的落實到位。
3.2建立檔案信息的標準規范
標準規范是進行檔案數字化建設的“交通法規”，文化藝術檔案數字化建設中必須依賴各類法律法規和規范標準的支持，根據國家檔案部門制定統一、規范標準設定管理目標，確保各類案卷的完整化，檢索更加方便。推行檔案館規范化管理應加強檔案管理者和領導干部的法律意識，提升檔案管理工作的科技含量。
1）規范檔案信息著錄檔案著錄主要由著錄原則、項目、文字、來源、主要規則、標識符號等內容，檔案著錄是創建檔案數字化數據庫的第一步。借助著錄把文件的內容和形式完整記錄下來，組成數據條目并將其錄入計算機，組建規范化的檔案數據庫。著錄必須遵循統一規范的原則，防止發生同一事物或同一人物出現不同名稱，不同的事物或人物卻存在同一名稱等問題，使得同一檢索條目前后不一致的情況，嚴重影響檔案檢索的效果。
2）檔案信息存儲的規范化目錄檔案信息一般采用硬盤進行存儲，隨著檔案數量的增多，為確保檔案信息的安全，必須采用統一的存儲載體。如果以光盤為主要存儲內容，必須將光盤當做檔案信息保存載體展開研究，并制定一系列標準和規范。
3）選擇合理的軟件開發技術檔案數字化建設就要采用計算機對傳統檔案實體信息及管理信息實施輔助管理。一個規范的檔案計算機管理軟件，應具有收集、編目、鑒定、檢索、開發利用等管理能力，這并非簡單的模擬手工作業，而要依據檔案管理的各個業務工作流程，結合計算機硬件實現高效率、高質量的工作模式。因此，管理人員必須時時更新已有的檔案信息管理系統，把原有的數據庫轉入新的信息平臺中并投入使用，為高度共享檔案資源打下良好的基礎。
4文化藝術檔案數字化建設方案
4.1項目建設總體原則
在數字化檔案管理建設小組領導下，統一規劃并建立數字化檔案管理平臺，創建包含紙質檔案、電子文檔為一體的綜合性檔案管理平臺。本次建設以內網運行為基礎，創建小批量紙質檔案智能歸檔管理、分級管理把紙質文檔、辦公系統文檔歸納為一期管理目標。借助已有的網絡、信息資源和業務系統，加強各種互聯網的互動，實現資源共享。
4.2系統總體框架
文化藝術檔案管理系統主要包括檔案數據庫、檔案分級共享管理系統、安全保障及應用系統組成。
1）建設檔案數據庫數據庫建設過程中要嚴格按照國家及檔案管理系統制定的相關制度和規范，對詞匯、表格、數據等進行有效管理。數據庫能夠存儲綜合的檔案數據信息，管理對象主要由科技檔案、聲像檔案、實物檔案等內容，數據庫可以執行檔案的所有管理環節，并兼容各類不同介質的檔案，如：電子檔案、圖片、光盤、紙質檔案等。目前，市場上常用的數據庫包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依據檔案已有的庫存及10年內增長情況綜合分析，選擇MSSQLServer200版本即可滿足建設需求。標準檔案數據庫設置在該機構的網絡中心，運用原有的SQLserver2005數據庫軟件，與新時期檔案管理各項要求相互結合，組建檔案信息資源中心和數據接口中心，從而實現日常文化藝術類文件歸檔、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不僅滿足檔案數據條目和原文存儲數百萬條以上的要求，也不會因數據冗余導致數據庫運行緩慢，完全滿足文化藝術檔案館發展要求。
2）建設檔案管理應用系統檔案管理應用系統設置在檔案館專網中，借助C/S與B/S相互結合的方法進行開發。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP開發平臺，可以與主流服務設置無縫集成，達到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人員前期分析紙質檔案信息、加密和自動入庫，有效解決歷史檔案信息和紙質檔案存在的管理問題。B/S模式為所有訪問檔案的的人提供身份認證平臺，訪問者通過瀏覽器完成歷史檔案的查詢、瀏覽等操作。
3）建設分級共享管理系統檔案分級共享隸屬于系統內部權限控制范疇，主要用來識別訪問者身份，合理分配相應的訪問范圍、下載控制等等。安全保障系統是保障檔案管理系統可以正常、合理使用而設計的操作規范。任何人在具體操作過程中，系統可以自動記錄詳細的操作步驟，主要由復制內容、打印內容等信息，防止出現違規使用和惡意攻擊的情況出現。為保障文化藝術檔案信息系統建設和維護的連續性，該系統開發主要借助主流的開發技術，使用.net和SQL數據庫進行操控。
5結束語
總之，檔案數字化建設是指充分利用計算機、網絡等技術手段，對數字檔案信息進行合理的控制和管理，成為國際檔案信息管理發展的必然趨勢，符合當今社會發展對檔案管理工作的要求。文中以檔案數字化為研究依據，設計文化藝術檔案的總體框架及主要管理系統，以期為檔案數字化建設做出重要參考。
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中國氣象局氣象檔案館（以下簡稱氣象檔案館）館藏的我國器測氣象觀測記錄始于19世紀40年代，而可利用的數字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質氣象記錄檔案無論在實體所占空間還是在內容記錄時間跨度上都處于絕對優勢地位，這種檔案的實體狀況嚴重限制了其信息提供利用的時間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動了氣象記錄檔案數字化項目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災害災后重建階段檔案服務的同時，加快歷史氣象檔案數字化的步伐，加大檔案數字化的力度。
制定氣象記錄檔案數字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數字化的內涵、范圍、建設原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數字化、如何開展氣象記錄檔案數字化等問題給出了詳細的闡釋。
參考現有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態氣象記錄檔案的標準格式。
一、 對數字形態檔案信息進行科學管理
數字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統形態氣象記錄檔案目錄為基礎，結合新生成數字化形態氣象記錄檔案信息的組成形式及內容特點，以條目的形式對數字化形態氣象記錄檔案信息的內容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內容與形式屬性進行概括的工作。為規范該項工作，我館制定了《數字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內容與格式作出明確規定。
數字化形態氣象記錄檔案的整理是指按照相關檔案管理規定對新生成數字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數字形態氣象記錄檔案信息生成的基本環節，其工作質量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術規范來對數字化形態氣象記錄檔案的整理提供技術支撐。
數字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數字化形態氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據現有電子檔案存儲設備及檔案管理和利用的需求，我館要求數字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術指標，按照《電子文件歸檔與管理規范（GB/T 18894―2002）》等相關規定執行。
二、 對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用
對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規定，本次檔案數字化形成的所有數字形態氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權限參照該辦法中的相關規定執行，提供利用的時間順序由數字化形態信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據是否使用網絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統氣象記錄檔案的服務相同，按同一規章制度及程序執行。在線服務是通過建立網絡平臺來滿足用戶通過網絡調用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統平臺建設。為建設系統平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統功能需求》，委托數字化加工企業據此開發。
三、 氣象記錄檔案數字化實施原則
氣象記錄檔案數字化實施原則是數字化工作必須遵循的強制性規則，是達到數字化總體目標的重要保證。根據檔案管理需求與數字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數字化形態檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數字化產品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數字化的經驗與不足
通過對氣象記錄檔案數字化方案的貫徹執行，氣象檔案館實現了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數字化，完成了數字化檔案應用服務系統的開發建設。在實現檔案數字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經驗，為館藏其他檔案數字化及全國氣象記錄檔案數字化奠定了堅實基礎。
通過對氣象記錄檔案數字化工作實施情況的分析，總結出以下經驗：即只有對氣象記錄檔案數字化流程進行全程管理、規范管理、安全管理才能較好地完成數字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數字化成功的基本保證。根據氣象記錄檔案數字化方案的有關規定，本次檔案數字化工作實現了數字化流程的全程介入管理和全面細節管理，有效保證了傳統形態信息的安全、有序，較好地保證了數字化產品的質量與應用效果。
2. 規范管理是氣象記錄檔案數字化成功的關鍵。由于本次數字化的氣象記錄檔案數量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數字化工作任務繁重、技術問題繁雜、工作流程復雜、產品質量控制困難。為此，必須制定詳盡的數字化操作流程及技術標準來規范具體的檔案數字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數字化的基本要求。為做好數字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數字化加工場地、制定規范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數字化加工合同中明確規定檔案保密與保護條款等。
4. 檔案修復與數字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節約時間和減少檔案原件調用次數，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。
根據檔案數字化的具體情況，結合工作實踐，總結了以下三點不足：
1. 前期傳統載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數字化工作開展初期許多需要數字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數字化加工企業的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數字形態檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態及檔案內容的內在邏輯聯系作為數字化文件完整性檢查與文件排序的依據。
2.數字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。
3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數字化工作對檔案實體安全進行了有效的管理，但對檔案內容信息安全的管理在檔案內容接觸范圍及檔案傳輸控制方面略有不足。第一，數字化工作委托企業進行，在客觀上不可避免地擴大了檔案信息的接觸范圍。第二，數字化過程有質量檢查、格式檢查、信息復制等環節，無法實現掃描與存儲設備的全封閉管理，給檔案內容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對如何對檔案信息內容進行更嚴密的安全管理做深入研究。
各級黨政機關是檔案館檔案的主要來源。隨著電子政務的推進，必然產生大量的以數字化形式保存的電子文件。這些電子文件如不及時收集歸檔，將會給綜合檔案館帶來大量的缺乏數字化的檔案信息。再對這些檔案開展數字化工作，將給黨和國家造成資源和財力的雙重浪費，且勢必影響信息的及時傳輸和利用。如何按照檔案工作收集、管理、利用的基本業務模式，提高進館檔案的數字化率，是檔案館，特別是數字檔案館建設時必須思考的問題。青島市檔案局大力開展電子文件收集歸檔、數字文件中心和數字化檔案室建設，較好地解決了這一問題。
一、加強電子文件收集歸檔，防止資源浪費和重復建設
電子文件歸檔工作在基層檔案室完成，這是檔案信息化建設的前端基礎工作。青島市自2002年即開始了電子文件歸檔的試點工作，通過試點提出了紙質文件與電子文件“四同步”（同步歸檔、同步整理、同步著錄、同步利用）的管理模式，得到了國家檔案局的認可。為此，市檔案局專門開發了適應電子文件歸檔管理和立卷改革需要的“易初（機關）檔案管理系統”，在市各級機關使用，確保了電子文件的歸檔保存。青島市市直機關2002年度電子文件歸檔并移交市檔案館2萬多件，文件級目錄20多萬條，電子公文歸檔率達到80％以上。2003年度各進館單位文書檔案電子文件歸檔率基本達到了100％（會議記錄和保密文件除外）。
二、建設數字文件中心，深化電子文件歸檔工作
隨著電子文件收集歸檔工作的深入以及電子政務工作的推進，市檔案局提出了建立青島市數字文件中心的設想，該項目列入了2004年青島市電子政務工作試點示范項目，并得到了一定的財力支持。建設數字文件中心的目的是在對各級機關產生的數字文件的收集、整理、歸檔情況進行檢查指導和有效監督的基礎上，將數字檔案信息接收到數字文件中心，經過分級審查、整理，在保證信息安全的前提下，向政務網用戶提供利用服務，最終建立起涵蓋青島市、區二級機關的數字檔案信息的服務平臺。數字文件中心的建設既是對網絡環境下檔案館室業務建設模式的一種探索，也是對進館數字檔案的一種前瞻控制，適應了網絡環境下檔案管理工作的發展，對提高進館檔案數字化率奠定了堅實的基礎。
為配合數字文件中心的建設，2004年7月，青島市檔案局與市電子政務辦公室聯合印發了《關于印發網絡環境下館室一體化實施方案的通知》，為數字文件中心的建設提供了制度保障。方案提出了文件歸檔移交館室一體化、檔案管理館室一體化、檔案利用館室一體化、檔案工作監督指導館室一體化等具體實施內容。方案要求凡應依法向市檔案館移交檔案的機關、團體和具有行政管理職能的市直事業單位，應于2006年底以前分期分批加入數字文件中心，實施館室一體化。區（市）直機關、團體應在“十一五”期間全部完成。
三、開展數字化檔案室建設，控制進館檔案數字化率
青島市各機關都建立了自己的局域網絡（包括依托電子政務網絡建立的虛擬網絡），基本實現了網絡化協調辦公。這就對本機關檔案信息的需求提出了較高的要求。青島市檔案局從推進檔案信息利用出發，按照青島市數字檔案館建設規范，于2004年初提出了建設數字化檔案室試點工作，得到了支持和擁護。市直機關共有23個單位列入了試點工作，至2004年9月份完成了室藏檔案數字化任務，共數字化檔案近百萬頁。這些數字化信息豐富了各機關網絡信息的內容，解決了檔案進館數字化問題。同時開展數字化工作，也帶動了檔案信息內容產業的發展，僅某掃描工作室通過承接數字化業務，就解決了幾十人的就業問題，并收到了可觀的經濟效益。
開展電子文件收集歸檔以及數字文件中心、數字化檔案室建設工作，有利于實現檔案館與電子政務對接，有利于政府政務公開，有利于滿足社會各界對檔案信息的需求，有利于解決進館檔案數字化問題，有利于發展信息內容產業和在一定程度上解決社會就業問題，是一項功在當代、利在后世的重要工作。
（作者單位：青島市檔案館 266034）
1 城市檔案信息化和數字化管理建設的重要性
在社會發展的進程中，城市也得到了極大的發展，這就使得以往的城市建設檔案管理模式已經無法適應現今城市發展的需求，所以，需要嚴格的依據城市發展的需求，針對檔案信息化和數字化建設進行管理，這也是城市檔案建設管理工作中的一個重要項目。而要想使得這一項目可以達到其理想的完成目標，就需要重視以下幾點要求：
首先，就是在城市不斷發展的進程中沒想掛機呢的檔案檔案所需要存儲的信息量也在逐漸的增加。就現階段來說，我國城市建設檔案主要還是將紙質檔案作為主要的檔案類別。而在城市發展的進程中，各個行業也得到了極大的發展，尤其是房地產行業，其發展的速度更快。這也就使得城市建設檔案的數量不斷的增加，從而為城市建設發展提供了更加豐富的參考資料，但是同時也使得城市建設檔案在管理上呈現出諸多的問題。
以當前的城市建設檔案管理工作開展的具體狀況來分析，該工作在開展的過程中，選用的工作形式較為落后，這樣的落實的管理工作模式，導致城市建設檔案在管理上呈現出效率低下以及信息無法共享的難題。從而在很大程度上使得城市建設檔案資料無法及時的進行整理，導致檔案出現堆積的現象。
面對上述狀況，就需要在對城市建設檔案管理工作進行開展的過程中，可以實現信息化和數字化建設管理，依據這種新型的管理方式以更好的推動城市建設檔案管理工作的開展。
其次，就是需要針對信息資源的需求量實施高效的優化。在城市發展建設的過程中，城市無論在進行規劃還是在進行基礎優化的過程中，都需要嚴格的以及建設檔案，并針對城市的發展狀況做好相應的記錄，以此形成建設檔案，不斷的對建設檔案中的內容進行豐富。通常而言，在城市建設檔案中，包含的專業部門就是城市規劃以及建設等多個部門。就這一點來分析，針對開發所產生的信息實施良好的管理，可以使得城市建設檔案的實際效用最大限度的發揮出來，提升其應用的價值，以更好的為城市建設和發展提供服務。
城市發展以城市建設檔案作為載體，記錄真實的城市發展信息，為了能夠最大限度的滿足城市建設檔案管理工作的需求，就需要合理的采取相應的措施來對城市建設檔案進行資源的重新優化配置，使得城市建設檔案的形式更加的豐富，并且在存儲介質上進行改進。擺脫傳統紙質檔案的束縛，建設城市建設檔案管理的新方式，努力的實現城市建設檔案管理的信息化和數字化，以最大限度的滿足現今城市發展的實際需求。合理的利用高新技術手段和各種新型的數碼處理技術，來有效的針對城市建設檔案實施收集、整理、整合以及利用等，確保城市建設檔案資源能夠實現優化，以更好的為城市建設和發展而服務。
2 城市建設檔案數字化和信息化建設管理的“三個化”功能
當城市建設的步伐加快，也就是城市建設檔案提升的開始。城市建設檔案數字化管理與傳統意義上的檔案管理相比，有著很大的不同，其重點，筆者以為城市建設檔案數字化管理具有“三個化”的功能，簡稱為“三化”：即館藏檔案數字化、檔案管理現代化和檔案資源利用共享化。
一是館藏檔案數字化。城市建設檔案數字化管理，通過運用計算機技術與多媒體技術融為一體的各類傳統介質的檔案資料，進行協調處理后并轉化為數字信息，使所有館藏信息都以數字化的形式儲存，城市建設檔案數字化管理的實用性明顯，效率提高，這是城市建設檔案數字化建設的一個核心基本點。
二是檔案管理現代化。城市建設檔案數字化檔案管理，不僅包含了傳統檔案館的一切效能，它還包括了檔案編碼目錄和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現代化、建立檔案數據庫等一系列功能，這是城市建設檔案管理數字化建設的又一個基本點。
三是城市建設檔案資源利用共享化。目前，城市建設發展，促使各種城市建設檔案的檔案資料，仍以文字形式存在于城市建設檔案這個信息空間里。要改變這種方式，從查閱到資源共享，唯一有效的辦法，就是通過信息網絡的傳媒作用，直接傳遞到各個用戶，從而實現城市建設檔案利用的信息資源共享化，完成為社會、為城市建設服務的根本目的。
3 城市建設檔案數字化信息化管理工作開展的可行性
一是明確城市建設檔案數字化信息化管理目標。要結合我區城市建設發展需要，確定城市建設檔案數字化信息化建設方案，確立以數字化信息化建設，促進城市建設檔案館內外各項工作現代化的實施步驟，并對城市建設檔案的數字化信息化進行長遠的規劃，使得城市建設檔案的數字化、信息化建設工作得以穩步推進。
二是購置城市建設檔案數字化信息化管理設備。要逐步加大信息化建設的投入，每年安排一定的經費購置電腦等現代管理設備，在數字化信息化建設要加大資金投入，合理建設館內館外局域網，為建立現代化城市建設檔案管理奠定了良好的硬件基礎。
三是開發城市建設檔案數學化信息化管理系統。要建立城市建設檔案辦公自動化網絡系統，該系統涵蓋了檔案接收、業務指導、整理等主要日常工作，以提高工作效率，滿足為全社會和城市建設發展服務的需要。
1.1電子商務中檔案工作內容發生了變化
電子商務是指商品貿易的整個過程都通過電子手段來完成。它強調的是利用計算機網絡把賣家、買家、合作方和廠商在企業外部網、企業內部網和因特網相結合的應用。貿易活動是通過網絡來進行的，如查詢原材料、定購、展示產品、成品儲運和電子支付等活動，其核心內容是互相交流和溝通信息。隨著新計算機網絡的發展和應用，為企業檔案工作者提出了新挑戰，檔案人員不僅要保管和收集好企業檔案資源，還要了解更多的企業需求，設法使服務內容擴大。第一，要構建企業信息資料庫，通過選取一些有價值的信息資源上網，該資源既能樹立企業形象，又能體現企業優勢，來展示和宣傳自己，從而達到占領市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構建一套高效的、科學的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業檔案信息管理體系，為企業的領導決策、經營生產全程主動地提供多層次的信息服務。
1.2企業檔案載體發生變化
企業信息技術的應用，使信息數據的遠近交換、傳遞、處理得到了適時的實現，企業在經營、生產、管理等各項活動中形成的紙質文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現，其優勢也是手工繪制所無可比擬的。計算機輔助設計能夠對產品圖紙的設計進行隨意修改、查詢和存儲，既方便又快捷。比如開發或生產一項相對較大的產品項目可能需要產生上萬份圖紙，同時有些還要繼承原產品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統的檔案管理模式。
1.3企業檔案分類發生變化
企業電子文件的大量出現，大大沖擊了傳統的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產品檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業信息化集成系統流程的設置、各個管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計算機依據工作需要隨時進行調整或設立相應類目，雖然不同企業檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計算機的管理使檔案分類與企業的管理、經營、生產等各種狀況更加貼近，具有更加規范、科學和詳細的檔案分類。
1.4檔案信息利用方式發生變化
為了使企業信息化和電子商務進一步發展，構建企業完善的信息管理系統，必須加強企業信息資源的開發利用，在企業經營、生產的各環節充分開發和利用信息資源，使企業經濟效益和競爭能力增強。檔案既是企業的無形資產，又是重要的企業信息，應充分利用信息技術，加大資源開發力度，來滿足企業各方面的需要。企業檔案工作人員要始終圍繞企業經營生產這個中心，及時把握信息開發和集成系統中的產品信息，找準檔案服務企業的切入點，實現正確信息的正確傳遞，使檔案信息達到高層次的處理要求。
二、基于電子信息技術的企業檔案管理
2.1檔案數字化做好統籌規劃
要實現大量檔案信息技術化、數字化，就必須做好統籌規劃。首先對館藏情況進行詳細調查，如檔案的信息利用狀況、館藏數量、檔案的類型、載體狀態等基本情況。然后制訂科學規劃，包括數字化處理規劃、硬件的購置計劃等。檔案數字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應從實際出發制度一個長遠計劃和打算，無論是購置硬件設施，還是數字化過程，都是如此，要使其擁有較強的擴展能力和支撐能力。檔案數字化處理規劃的制定應遵循“重點突出，分步進行”的原則，先數字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點，盡早使大多數利用者的需求獲得滿足。
2.2檔案數字化必須做好選擇
館藏的檔案資源數不勝數，達到件件數字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應該依據一定的原則進行劃分和選擇，分清需要數字化的檔案和不需要數字化的檔案以及需要優先數字化的檔案，然后再進行數字化。現實工作中，常常對以下檔案首先進行優先數字化，如特色檔案、重點檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標準、有序、有特色、高價值的信息資源。
2.3優化設置掃描參數，提高數字化質量
[關鍵詞]檔案管理；聲像檔案；措施
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）29-0335-01
1.聲像檔案管理工作的重要性
聲像檔案是單位檔案的重要組成部分，可以音畫同步將檔案內容呈現在閱讀者面前，直觀性生動而強烈；將紙質檔案需用若干文字表述的內容以極短的音像表現，生動而真實；可以隨時復制和轉換，并且攜帶方便，利于儲存和傳播，提高工作效率；因為聲像檔案是由感光材料和磁性材料為檔案載體，所以，聲像檔案受制于溫濕度、灰塵等環境影響，保管的要求比紙質檔案要高，需要特別注意。
2.聲像檔案管理工作中存在的主要問題
2.1 管理制度不健全
很多單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整。
2.2 存管條件不符，內容不全
與紙質檔案不同，聲像檔案需要具備相應的裝具和環境條件，如果還將其按照紙質檔案一樣對待，這種換藥不換瓶的做法就會影響聲像檔案的保管質量。由于檔案管理人員缺乏專業知識，收集檔案時疏忽大意，往往會出現有音無像、有像無音、缺少必要的文字說明或文字說明不完整等現象。
2.3 重視不夠
認為檔案管理工作不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應現在的管理需求。
2.4 管理人員不專業
由于聲像檔案屬于科技產品的一員，要求管理者具備一定的專業知識，為檔案管理創造適宜存管的內部和外部環境。但是，有些單位由于輕視，將紙質檔案和聲像檔案的管理混為一談，或者管理人員對檔案的重要性、管檔的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。結果造成聲像檔案受損與缺失。
3.加強聲像檔案管理措施
3.1 健全檔案管理制度
建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。
3.2 業務培訓
加強攝錄與檔案管理人員知識和技能培訓，為錄制、保管奠定良好基礎。具體方法可采用檔案講座、集中培訓、分發資料，或通過網站聲像檔案的收集范圍、要求等，實現資源共享，使有關人員隨時查閱聲像資料的有關規定。對問題多基礎薄弱單位限期建檔，加強指導監督力度，不留死角。針對工程聲像檔案專業性質不同，采取分類指導，增加培訓效果，縮短培訓時間，使聲像資料收集工作分工細化。保證工程聲像檔案收集質量及數量。
3.3 全面跟蹤服務，疏通收集渠道
檔案收集是保存檔案資源的重要途徑，是實現檔案集中統一管理的基本手段，是檔案管理其他業務環節的基礎，是決定檔案存在和發展的前提條件。要保證聲像檔案完整收集，采取必要手段和物資保障，建立疏通收集渠道，運用多種形式收集。一要通過正常移交工作接收。二要重點人物（收錄人員）直接征集。攝錄人員手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力收集。三要廣泛開展社會征集，對散存在民間的比如反映單位歷史概況的聲像檔案等，運用有償征集、個人代存等方式廣泛征集。四要重點單位重點收集。對重點單位、立檔單位聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集。
3.4 確定歸檔要求，明確收集范圍
檔案管理部門需配備專用檔案庫（柜、架），根據檔案管理制度統一管理本單位聲像檔案，確保聲像檔案的安全與完整。檔案的聲像資料應是原版原件（特殊情況下可接收復制品）。檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。此外，所有歸檔的聲像資料需由形成部門編寫文字說明（包括時間、事由、地點、人物、背景、攝影者等），編寫文字說明需要做到：準確揭示檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；照片的自然張、錄音（像）帶按案卷編寫文字說明，一組聲像資料聯系密切的應加文字說明；文字簡潔、語言通順；時間用阿拉伯數字表示。聲像檔案的收集范圍主要包括：反映本單位職能活動工作成果與問題的資料；各級領導和著名人物與本單位有關的大型活動聲像資料；本單位人員組織或重要會議，會見及外事聲像資料；涉及本單位和本系統權益資料；其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料；其它具有保存價值的聲像資料等。
3.5 做好聲像檔案整理
聲像檔案的整理，應遵循有利于保持聲像檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。可按載體類別、年度、問題分類，保持分類方案的穩定。照片檔案以冊為保管單位，錄音、錄像、光盤等以盤（盒）為單位保管。聲像檔案按照全宗、保管期限、年度、問題相結合方式分類、排列、編制檔號。按保管期限，聲像檔案分為永久、長期、短期，保管期限的劃定參照紙質檔案的保管期限確定。應編制檔案目錄，照片以冊為單位編制目錄，每一冊內應有卷內目錄；錄音、錄像、光盤等聲像檔案，以盤（盒）為單位編制目錄。檔案入庫前要對聲像檔案進行檢查、驗收。對受到污染的照片要進行必要的技術處理。
3.6 改善保管條件
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。建立一個硬件達標的聲像檔案管理室對聲像檔案的存管質量具有十分重要作用，是管理好聲像檔案的基礎和必須。首先，聲像檔案獨立成卷，以聲像柜、封閉鐵柜存放；其次要嚴格監控所在房間濕度與溫度，并注意遮擋、避免光線與磁場作用；錄音、錄像帶定期倒帶檢查，盡量使聲像檔案壽命延長。
3.7 聲像檔案數字化管理
在聲像檔案的管理中，主要是對照片、視頻、音頻的檔案對象進行管理，為了便于檔案的保存和再利用，各檔案管理部門開始利用現在強大的多媒體技術和計算機技術，將聲像檔案數字化，但不同的數字化標準和文件存儲格式，數字化的檔案品質差別非常大，可以針對檔案不同的使用目的，采用不同的數字化方案。聲像檔案數字化是為了保存與再利用，轉化質量越高還原度越高，但是體積越大。不便于檔案檢索，因此，我們在聲像檔案數字化時，每種檔案都生成高質與低質兩種，高質保存，保證還原度，低質檢索，保證響應速度。用戶檢索到聲像檔案，可以直接網上觀看視頻、聲音，需要原始檔案數據文件時，通過授權，可以下載到本機使用。
4 結束語
聲像檔案比其他檔案具有更高的還原度，可以充分展示檔案人的形象，也為我們直觀記錄重要時刻，發揮了檔案部門作為過去重大事件“見證人”的作用，其管理工作必須保持足夠重視。
參考文獻
[1] 仲亞紅.數字時代聲像檔案管理策略[J].管理觀察，2016（1）：69-70.
[關鍵詞]高校 檔案數字化 問題 對策
[中圖分類號]G250.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）11-0060-02
檔案數字化建設是指利用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、存儲技術等高新技術把各種紙質、聲像等傳統介質的檔案轉換為數字化檔案，利用網絡將其連接，通過計算機加以管理，最終形成一個檔案信息庫，實現檔案的共享與快速利用。[1]
高校檔案數字化建設是伴隨著計算機技術的飛速發展和高校現代化管理的開展而出現的。[2]高校檔案數字化建設，通過在高校檔案管理工作中充分運用各種現代化的信息技術，以達到數字化管理相關檔案并提供利用的目標。[3]
一、高校檔案數字化建設目標及現狀
高校檔案數字化建設的目標是使檔案庫房原有的檔案全部實現數字化，建立相關檔案的目錄數據庫、現行檔案的全文數據庫和照片、音頻、視頻等聲像檔案的多媒體數據庫，采用完備先進的數字化檔案管理系統對高校檔案進行安全、高效的管理和利用。[4]
我國高校檔案數字化建設起步較晚，大部分高校檔案管理還主要以紙質檔案管理為主，有些高校雖然使用在線檔案管理系統，但也未充分挖掘系統的各項功能，因此，高校檔案數字化建設還有很漫長的道路要走。
二、高校檔案數字化建設存在的問題
（一）高校檔案數字化思想意識薄弱
隨著高校檔案事業的不斷發展，檔案工作已逐漸為高校師生所了解，并逐漸為高校領導所重視，但關于檔案數字化工作，高校才剛剛起步，還停留在對紙質檔案的保管與利用上。
（二）高校檔案數字化相關制度不夠完善
高校檔案數字化工作必須依據統一的標準規范進行，使高校檔案數字化工作能夠有章可循。但就目前來看，高校檔案數字化相關的技術標準、規范并不完善，需要制定相關制度，以此作為高校檔案數字化工作的依據。
（三）高校檔案數字化的理論研究不足
目前，檔案數字化本身還處于不斷探索論證的初級階段，距離其全面實施還需要很長時間，從總體來講，我國以檔案數字化為主題的研究僅僅在最近幾年才逐漸活躍，因此高校檔案數字化理論研究相對不足，還需要社會各界共同努力探索。[5]
（四）缺乏檔案數字化方面專業人才
檔案數字化工作是一項專業性較強的工作，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質，不僅要求其具備檔案專業理論，還要熟悉計算機掃描、音視頻處理等較高的計算機技能，而高校檔案部門的檔案管理人員相對較少，更談不上具備計算機技能的檔案管理人才，因此，從總體來講，高校檔案部門缺乏全面掌握數字化知識的檔案管理人才。[6]
（五）高校檔案數字化硬件技術缺乏
目前，雖然大部分高校檔案部門已經建立了本部門的局域網，已建立了初具規模的信息化體系，但實際上現有高校檔案的管理模式，還主要是手工管理模式，很少通過計算機技術對檔案進行管理；雖然有些高校檔案管理部門配備了一些先進的計算機設備，但仍然存在部分設備老舊過時的情況；有些檔案管理系統軟件也存在過時的情況，導致相關檔案數據無法讀取；并且缺乏一個操作簡單、功能強大的檔案管理系統。
（六）高校檔案數字化資金投入不足
由于高校檔案數字化建設要以高新技術為支撐，而高新技術的投入則需要巨額資金，如購入大量的數字化設備及軟件；維持現有設備的正常使用，更新過時的設備和軟件；更換過時的硬件或升級相關軟件，設備過時時還需要遷移轉錄數字檔案信息等，因此，資金短缺也就成為了高校檔案數字化建設的主要障礙。
（七）數字化檔案信息安全存在問題
將檔案數字化后，因為計算機技術的不斷發展，數字化檔案信息可能存在以下安全隱患：檔案數字化載體的壽命一般不長，這時候如果沒有產生新型載體，數字化的檔案信息將面臨無法讀取的危險；檔案管理系統的軟件和硬件更新換代速度相對較快，導致換代后系統中的數字化檔案也可能無法讀取；檔案管理系統本身也存在許多威脅檔案信息安全的問題，比如：計算機病毒、計算機犯罪等。[7]這些問題若是沒有解決，數字化的檔案信息將面臨巨大威脅，可能造成無法挽回的損失。
此外，有些紙質檔案上有單位的蓋章、領導簽字或蓋章等，這是有法律效力的，因此這些紙質檔案具有十分重要的憑證作用。但是，由于存在計算機技術條件的限制及立法相關的問題，這些數字化了的檔案屬性遭到廣泛的質疑，法律部門對其也不予認可，因此，利用這種數字化檔案無法實現檔案的原始憑證價值。[8]
三、高校檔案部門如何應對檔案數字化的挑戰
（一）加強高校人員的檔案意識
高校檔案部門應加大對檔案數字化工作的宣傳力度，每學期定期召開由各部門兼職檔案員參加的檔案培訓，由學校檔案管理人員對兼職檔案員的歸檔工作進行指導，宣傳檔案相關制度，講解檔案管理系統的使用方法等。同時在校園里也應適時開展檔案知識和對檔案數字化的宣傳活動，使學生和教工廣泛了解檔案數字化的便利性，提高對數字化檔案的利用意識，最終有效提高高校人員的檔案意識。
（二）建立和完善檔案數字化建設相關制度
建立和完善檔案數字化建設的相關制度有利于全面開展高校檔案的數字化工作，有效進行高校檔案數字化工作，確保高校檔案數字化建設的質量和進度。高校檔案部門在檔案數字化工作開展前，首先應遵循國家的統一標準，既要按照國家已有的與檔案工作相關的法律法規和已經明確的國家信息化體系來制定，同時也要充分了解本校的實際情況，使高校檔案數字化工作真正做到有章可循。
（三）加大投入，并提供技術保障
高校檔案要想實現數字化并確保數字化的檔案能夠得到有效利用，一方面，要以計算機技術作為保證，而計算機技術的應用則是以高投入為代價才能進行的，這就需要高校加大對檔案數字化工作的投入；另一方面，高校檔案部門進行檔案數字化還需要相關技術保障，可以采取以下措施：高校檔案部門應遵循國家制定的技術標準和規范并制定自己學校的檔案數字化技術標準和規范；高校檔案部門應配備必要的硬件設施，還應對系統和設備定期進行升級并加以完善，組織自己開發或購置先進的數字化檔案管理系統；挑選數字化檔案存儲介質和相關設備時，盡量選擇以主流、成熟的技術為基礎的存儲設備；還應更新、檢測存儲設備，當技術發生升級、載體過于老化時，還應及時將數據遷移到新載體上。
（四）加強檔案數字化人才的培養
高校檔案部門應大力培養檔案管理型、復合型人才。高校引進與培養檔案管理人員時應做到與時俱進，要求檔案管理人員具有較全面的知識結構、良好的職業道德。高校檔案數字化工作是一項專業技術含量較高的工作，這就對高校檔案部門檔案管理人員提出了新要求：要求其不僅檔案專業素質過硬，還要重視計算機專業知識的獲取及提高。而高校則要重視檔案管理人才的引進，定期對現有檔案工作人員進行針對性培訓，使其能適應新形勢下檔案工作的發展。
（五）重點館藏檔案數字化
數字檔案館的出現已成為檔案事業發展的必然趨勢，并引起檔案界的普遍關注。檔案數字化建設是檔案信息化建設的起點。
高校檔案館主要是為學校的教學工作和廣大師生服務的，但短時間內將全部館藏檔案實現數字化是不可能，因此檔案工作者要對重點、有特色、利用率高的檔案資料先進行數字化以保證服務利用。
總之，高校檔案數字化建設是一項任重而道遠的工作，我國高校檔案數字化建設才剛剛起步，還需要不斷探索完善，本文僅從現狀、存在問題與對策方面給予理論探索，但問題可能并未全面完備，需要進一步完善，為我國高校檔案數字化建設提供更好的理論保障。
【參考文獻】
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