時間：2023-06-02 09:19:48
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇職工檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】檔案管理；員工利益；企業發展；管理水平
一、引言
隨著社會改革的不斷深入，企業也在不斷地轉型與升級。新時期，人們對公作的要求不斷提高，企業也在人員配備方面不斷改進，導致企業人員流動也在增加。企業的改革與發展使企業管理也在不斷升級，原有的檔案管理工作顯現出很多問題，已經不再適應新時期下企業的管理水平，因此企業摸索并建立一套符合自身情況的檔案管理制度意義重大。
（一）缺乏專業檔案管理人員。目前國內大多數企業缺乏專業的檔案管理人員，大多數檔案管理人員身兼數職，導致沒有足夠的精力投入檔案管理工作。另外，隨著檔案管理人員的離職與變動，交接過程導致檔案管理混亂，有時甚至導致檔案丟失等情況。由于檔案管理人員缺乏專業的檔案管理技能，導致檔案存放錯亂，人員變動時不能夠及時對檔案進行調出或調入，不僅影響了員工的利益，也對企業的管理產生了不利影響。（二）檔案管理渠道多樣化。計劃經濟時期，企業職工的檔案一般都存放在企業內部，由企業管理，隨著企業的改革與發展，人員流動逐漸加大，企業員工的檔案也不再只存在于企業內部，部分職工的檔案由勞動行政部門、專業的中介部門以及人才中心等部門管理。由于管理部門的多樣化，必將導致管理不夠規范，當員工或企業需要調動員工檔案時，困難重重，直徑影響著檔案調動的進度，給企業和職工帶來了一定的不便。（三）缺乏統一的管理制度，意識淡薄。部分企業檔案管理沒有明確的制度要求，也沒有花費精力建立一套明確的職工檔案管理流程，導致檔案管理混亂。由于部分企業忽視了職工檔案管理，導致職工流動時，檔案交接的滯后性，有時員工離職需要調走檔案時才發現檔案還未調入公司的檔案管理部門，這對企業的發展以及員工的發展帶來了很多的不利因素。（四）管理方法及管理系統落后。隨著社會科技的發展，計算機技術已經被廣泛地應用于企業的管理工作，給企業管理帶來了很大的便利。但是目前很多企業，尤其是小型企業，忽略了職工檔案管理對計算機技術的應用，仍然采用原有的紙質材料保存文檔，雖然一定程度也能夠滿足企業對職工檔案管理的需求，但是很容易引起材料的丟失，而且管理耗費大量的人力資源和空間資源。
三、新時期加強職工檔案管理的建議
經濟體制不斷改革的新形勢下，企業的管理也應該實行正規的管理制度，職工檔案管理要遵守《憲法》和《勞動法》等基本法規，各級勞動部門也應該加強職工檔案管理公作的監督，促使企業建立一套完整的、快速有效的檔案的管理制度，確保企業出現人員調動及調出時，檔案管理能夠快速做出回應，切實保護企業和員工的基本利益。新時期下，企業加強職工檔案管理應做到以下四點內容。（一）提高職工檔案管理人員專業技能。專業的檔案管理人員具有管理方法效率高、管理制度統一而明確的特點。對于企業而言，首選的應該是聘用專業的檔案管理人員進行企業職工檔案管理，并且應該成立專門的檔案管理部門。有的企業由于規模較小，人員較少，為了節省人力資源，往往采用非專業的檔案管理人員或者采用其他崗位的員工兼職檔案管理員，這種情況下應該對檔案管理人員進行專業的培訓，并借鑒已經成形的管理方法，使其掌握最基本的檔案管理技術，確保檔案管理不給企業拖后腿。（二）加強企業之間檔案管理工作交流。由于部分中小企業并不把檔案管理工作作為企業管理工作的重點，而一直沒有形成一套完整的職工檔案管理體系，隨著企業的改革以及規模的擴大，企業發現檔案管理工作出現了一定的落后性，一定程度上影響企業的發展。這種情況下，應該建立與同行業關于職工檔案管理公作的交流，借鑒其管理方面的優點，并完善自身的檔案管理體系。（三）加強檔案管理工作的重視和宣傳。職工入職時由于對企業還不夠了解，有時甚至忽視了配合企業做好檔案管理工作的重要性。企業和職工應該加強對檔案管理工作的重視，企業應該定期對職工進行檔案管理工作重要性教育。對于新入職的職工企業應該派專人對其進行檔案轉接的指導，并印刷統一的檔案交接流程發到其手中。企業還應該加強對檔案管理工作的宣傳，在企業的報刊欄以及企業的網站應該有關于檔案管理工作的宣傳，并在網站上建立檔案管理制度的網頁，使職工能夠通過不同手段了解相關制度。（四）建立并完善檔案管理制度。企業想要形成完整的檔案管理體系，必須建立明確的檔案管理制度，使檔案管理人員有章可循，按規范工作，積極做好檔案材料的收集及核實。制度中應該明確檔案轉入、檔案轉出需要的各種材料以及轉入轉出具體的流程，還應該明確檔案登記的具體時間限制，加強企業檔案管理效率。
四、結語
新時期下，隨著企業改革步伐的加快，建立并完善企業的職工檔案管理制度越來越重要。完善的職工檔案管理制度不僅關系到每一個員工的切身利益，明確的檔案管理制度還可以為職工在企業的表現提供有力證據。企業職工檔案管理水平直接影響著企業的管理，企業應該加強對檔案管理工作的重視，建立能夠滿足企業改革需求的檔案管理制度，使檔案管理與企業改革相輔相成，這樣企業才會更好更快發展。
作者:謝娟娟 單位:貴陽市食品藥品監督管理局食品藥品檢驗檢測中心
【參考文獻】
1.1企業職工檔案處理監管缺失，處置隨意性較強
對于大多數以營利目的為主的企業來講，檔案與檔案工作雖然能夠在企業日常行政管理與經營活動中發揮著較大的參考憑證作用，但它卻始終被劃歸到相對低調的工作崗位類別。與企業類別檔案，如科技檔案、產品檔案或營銷檔案等相比，職工檔案往往呈現出數量大、內容繁雜、涉及利用群體范圍廣等特點。從檔案重要程度和影響主體范圍上來看，職工檔案本應當成為企業檔案管理的重點資源，也是企業在轉制或破產過程最應被關注的檔案資源，因為職工檔案記錄的不僅僅是企業職工工作方面的信息，還與企業職工相關待遇認定與辦理其他保險業務息息相關。但是根據筆者通過實地走訪和網絡調研的結果來看，很少有企業在轉制或破產過程中會對企業檔案給予關注，即使是關乎企業員工利益的干部人事檔案和職工檔案也很少被納入到企業破產清算日程中，因此大量職工檔案由于缺乏有效的監管，被企業員工或社會人員隨意處置。據筆者調查，大部分企業所制定的檔案管理制度不夠完整，管理規范性與科學性相對較差，不同類別、不同載體和不同保管期限的檔案混雜管理，特別是干部人事檔案和職工檔案設檔隨意，材料歸檔、歸類、歸卷不規范、不及時，部分檔案材料常年堆積，難以正常歸卷，進而導致大部分企業職工檔案材料殘缺不全、內容混亂，由此很難在企業改制或破產之前被重視。與此同時，在企業破產清算或改制過程中，職工檔案往往無專人監管、后續接收單位無法落實，以至于職工檔案大多被認為是無價值材料，隨意由他人處置，造成檔案的損毀與丟失。
1.2企業職工對自身檔案保存狀態的漠視
筆者在對部分企業職工進行職工檔案管理相關問題的調查中，有超過70%的一線職工不清楚自己檔案究竟包括哪些內容，不清楚職工檔案保管的相關制度與規范；有超過90%的一線工人認為職工檔案只有到自己退休時才會發揮作用，平常并不在乎它的保管狀態如何。由此，筆者認為當前我國大部分企業職工對自身檔案保管狀態的漠視致使其在企業轉制或破產時忽略其個人檔案的處理，致使個人檔案出現丟失或損毀的狀況卻毫無察覺。據相關媒體統計，自2005年以來發生的針對職工檔案丟失與損毀而造成企業職工利益受損的案件，幾乎100%的企業職工對企業改制或破產后個人檔案的去向毫無意識，而直到自己退休或辦理相關保險時才開始關注自己職工檔案的去向問題，而那些早已破產十多年的企業根本無法準確給出職工檔案的去向，企業職工的利益難以保障。與此同時，大部分下崗分流的職工平時缺少對自身權益受損而維權的意識與能力，多數職工選擇默認、上訪或打鬧等非理方式解決問題。由此引發了不少下崗職工與企業之間的矛盾沖突事件。筆者認為對自身個人檔案保管狀態的漠視、缺少對個人檔案的保護意識、對丟失檔案而權益受損維權途徑的陌生等原因造成了大批企業職工不得不面臨“老無所養”悲慘境地的現狀。
1.3相關部門的監管不力
我國在2006年出臺了《中華人民共和國企業破產法》對企業破產過程中的法律問題進行了解釋，明確企業破產過程中各行為主體的職責。其中第四章關于“企業財產”的司法解釋對債權人的財產范圍以及在破產程序過程中的財產處理與分配進行了規定，其中并未明確企業檔案處置的相關問題。目前國內尚未針對改制或破產企業檔案處置問題出臺相關法律法規，但地方檔案行政管理部門曾經對該問題出臺相關條例，如遼寧省檔案局在1997年頒布了《遼寧省破產企業檔案管理規定》，其中第五條規定：“破產企業檔案清理移交工作應當納入企業破產工作程序。各級檔案行政管理部門作為各級破產清算組成員單位，負責組織、監督、指導破產企業檔案的價值鑒定和清理移交工作。破產企業主管檔案工作的負責人及檔案室（館）人員負責破產企業檔案的清理、移交等具體工作。”但是檔案行政主管部門真正介入到破產企業清算程序中對破產企業檔案進行接收和指導卻較難實現，特別是該規定只針對國有企業，而對私人企業、外資企業卻難以發揮約束作用。雖然我國綜合檔案館歸檔范圍中明確指出撤銷機關檔案是綜合檔案館館藏資源的主要補充源，但這個規定只針對政府機構或事業單位，而破產企業的檔案是否可以被綜合檔案館接收卻無法得到相關部門的回應。特別是像企業職工檔案這樣關乎成千上萬破產企業員工日后切身利益的檔案，人事部門、勞動部門和檔案部門都沒有接收的義務與規定。由此導致破產企業即使有上交檔案的意愿，卻沒有機構愿意接收，進而造成檔案的隨意丟棄。
2破產企業職工檔案監管與接收的流程
破產企業職工檔案監管與接收流程應納入到企業破產清算流程之中，并作為企業破產清算的必備程序要予以保留。由此，筆者結合了當前我國企業破產清算流程提出破產企業職工檔案監管與接收的基本流程（見圖1）。根據《中華人民共和國企業破產法（試行）》（1986年12月02日）、《最高人民法院關于貫徹執行<中華人民共和國企業破產法（試行）>的若干問題的意見》（1991年11月1日）、《中華人民共和國民事訴訟法》和有關法律法規的規定企業破產清算工作主要包括四個環節：企業申請破產并受理、成立企業破產清算組負責企業破產清算、破產企業財產清算、形成并公布企業破產清算報告。
2.1企業破產清算前檔案部門的工作職責
根據我國相關法律，企業進入破產程序要向當地法院申請，具體要求為：首先，嚴重虧損，無力清償到期債務的企業由其債權人或債務人向企業所在地法院提交破產申請；其次，人民法院依法裁定并宣告企業破產，企業由此正式進入破產程序。企業進入破產程序后，由人民法院自宣告之日起15日內成立清算組。清算組由人民法院與同級人民政府協商指定由企業上級主管部門、財政、計委、審計、稅務、物價、勞動人事、工商行政管理局等部門的人員和律師會計師等專業人員組成。此時，當地檔案行政管理部門要介入到企業破產清算組，負責清算過程中對破產企業檔案的清查、監管及在破產清算期企業人事檔案管理；其次根據破產企業檔案保管現狀，初步提出破產企業職工檔案清查的方案。
2.2企業破產清算中檔案部門的工作職責
企業破產清算過程中包括兩大環節：破產企業財產清算和形成破產企業清算報告。破產企業財產清算包括對破產企業的財產的保管、清理、估價、處理和分配等5項內容，其中由檔案部門直接參與的有保管、清理和處理三個環節。首先，破產企業財產保管環節。該環節是要對破產企業財產進行集中收管，凍結企業涉及企業財務、資產的活動。檔案部門在此階段的工作職責是對破產企業檔案進行封存，追回散存在機構其他部門的檔案材料；凍結企業人力資源調動、轉出和離退休程序，對干部人事檔案和職工檔案進行集中收存。其次，破產企業財產清理環節。該環節是指清算組對破產企業的財產進行權屬界定、范圍界定、分類界定和登記造冊的活動。檔案部門在此環節要依據企業檔案部門提供的各種檔案統計數據，對破產企業檔案的數量進行核實與清查，并對檔案門類與數量進行分類造冊，對在保管環節要求歸入檔案部門卻散失在檔案部門外的檔案進行追討；核實干部人事檔案與職工檔案的內容完整性與真實性，對職工檔案中存在的缺失檔案現象要求當事人或企業相關人補齊相關材料或提交檔案缺失說明。再次，破產企業財產的處理環節。該環節一般指清算組對破產企業財產中非貨幣財產變現為貨幣財產的過程。由于企業檔案不具備變現的性質，因此對企業檔案的處理主要指檔案館根據破產企業檔案的類別、質量與數量確定檔案的歸屬方案。一般來說，企業職工檔案涉及面廣，內容多而雜，且日后利用頻繁，所以這類檔案要與文書檔案、科技檔案、財會檔案等檔案要分別確定歸屬對象。最后，檔案部門要對破產企業檔案清算情況進行總結，指明對破產企業檔案的清理情況和處理情況，進一步細化破產企業檔案的歸屬流向，著重對與企業自身和企業職工切身利益相關的檔案的處理情況進行詳細說明，并將企業員工關注的職工檔案清理與歸屬流向情況進行公布。
2.3企業破產清算后檔案部門的工作職責
企業破產清算結束后，破產企業檔案的接收與保管要按照破產清算報告的內容予以執行。國有企業破產后，其人事檔案和職工檔案由當地人事或勞動管理部門負責接收，而其他檔案由當地綜合檔案館負責接收與保管。非公有制企業破產后，除職工檔案外，其他類型檔案可由當地綜合檔案館進行選擇性接收，或由所轄地街道辦事處負責接收，或者由其上級主管部門或業務主管部門負責接收，而干部人事檔案和職工檔案因涉及到破產企業員工的利益，筆者建議由當地綜合檔案館、人事部門、勞動管理部門協商建立統一破產企業職工檔案保管機構，或由勞動管理部門牽頭，綜合檔案館負責對這部分人事檔案和職工檔案進行代管。此外，在職工檔案交接過程中，破產企業代表和企業職工代表要全程參與，以保證檔案交接的準確性與公正性。
3破產企業職工檔案管理的保障措施
3.1破產企業職工檔案管理與接收監控機制
綜合檔案館應承擔破產企業職工檔案的接收與業務指導工作，特別是要介入破產企業清算流程，著重對破產企業檔案，特別是要關注該企業職工檔案的流向。由此，綜合檔案館應結合其轄區內企業人力資源管理活動和企業職工檔案管理現狀制定企業職工檔案管理的監控制度，定期對轄區內企業職工檔案管理情況進行業務指導與監督，并著重留意有破產或改制傾向的企業，為其做好破產前企業檔案的封存、清點與確定檔案接收單位的工作。具體工作可以從以下幾個方面展開：其一，結合《機關干部人事檔案管理條例》的相關內容，實施企業職工檔案的歸檔范圍與類別的標準化，定期對企業職工檔案的數量與案卷質量進行評估；其二，及時介入企業破產清算流程，檔案行政主管機構要主動介入到破產企業的清算工作中，并將企業職工檔案的提前監管與后期善后納入到企業破產清算流程；其三，積極主動聯系破產企業職工檔案接收單位，在未明確企業職工檔案接收單位前，綜合檔案館要負責對該部分檔案進行規范化整理、清點和登記，并與相關行政管理機構，特別是社會勞動保障機構、人事機構和企業管理機構協商，確定企業職工檔案的后續管理問題；其四，調研論證、建設企業職工檔案聯網數據平臺，特別要為轄區內非國有制企業職工建立職工檔案與檔案信息追蹤平臺，一方面提高對非國有制企業職工檔案管理的監控，及時掌握破產企業檔案動態，及時介入破產企業檔案接收程序；另一方面為企業員工查詢其個人檔案保存狀態提供服務平臺。
3.2建立破產企業檔案接收中心，集中保管破產企業的職工檔案
為進一步規范破產企業職工檔案的接收與保管，勞動部門與檔案部門可以聯合建立破產企業檔案職工檔案接收中心，主要負責對破產企業職工檔案的接收和善后處理，規范企業職工檔案的歸檔材料內容，為企業職工提供必要的人事檔案轉出、審核和檔案信息資源服務。2009年哈爾濱市南崗區成立了首家破產企業檔案管理中心，該中心由南崗區檔案局和勞動與社會保障局合力籌建，首批接收來自本區十余家破產或轉制企業共3萬余卷各類檔案，接收種類有文書檔案、技術檔案、經營管理檔案、死亡檔案、財務檔案等，其中職工檔案共2453卷，涉及到5000多名企業職工人事檔案的接收與日后保管，并為該區其他務工人員提供人事檔案代管和業務咨詢服務。目前，該中心已為全區共8300余名下崗職工、非公有制企業職工、其他務工人員建立人事檔案，并為全區各類企業免費提供職工檔案的建檔與業務指導工作。該中心的成立為全區勞動力市場的穩定、維護企業職工個人權益、保障企業人力資源管理與檔案管理的規范性提供了保障。而上海主要采取四種方式，有序分流管理本市國有破產企業的職工檔案。一是按照改制后企業資產和產權關系，將破產企業職工檔案移交新的企業或上級控股公司管理；二是由控股（集團）公司或子公司授權，將破產企業職工檔案管理權限委托系統資產管理中心承擔；三是根據改制企業檔案保管容量大的需求，在各系統、各行業按照區域或行業板塊，建立破產企業職工檔案集約化管理平臺；四是與上海市綜合檔案館和上海市勞動保障局協商共管破產企業職工檔案。
3.3制定并出臺相關法規，使破產企業檔案接收程序化、規范化與法制化
一、失業職工檔案管理現狀
（一）失業職工基礎檔案管理存在不規范的現象
因為失業職工具有流動性強、分散性大的特點，所以在檔案管理的過程中間，
自己和所在的單位都是一種忽視的態度，因此就使得失業職工的檔案記錄消息和內容不全面，時有時無。而單位在管理的過程中，也沒有基本的行為準則和內容要求，在實際的考察中也沒有去全面了解職工的工作經歷、狀況等，這對于單位以后計算員工工齡、調整薪水、養老保險的辦理來說，都是有影響的。
（二）失業職工檔案管理制度目前還不完善
實現利益最大化是大部分企業都在追求的目標，對于員工的檔案管理比較忽
視，還沒有建立起深刻的檔案管理的意識。很多企業的管理者把目光放在企業的生產經營和產品的市場營銷上，在看待失業職工的檔案管理上面的時候，往往都是一種不在乎的態度。有些企業管理者認為員工和企業是一種單純的雇傭關系，既然員工已經離職，那么企業就不必再承擔任何責任，包括負責失業職工的檔案管理。因此，在對于失業職工檔案管理中，大多數企業都比較敷衍，并沒有投入太多的精力去達到失業職工檔案管理的高質量。
（三）失業職工檔案管理過程中的不規范，降低了檔案的利用率
第一，失業職工的檔案填寫都大致相同，個人的實際情況不明確，材料內容還比較分散。第二，失業職工檔案移交的不及時，操作流程不規范。比如說，有的人已經跳槽去了新的事業單位，但是其個人檔案并沒有隨之離開。第三，因為檔案管理的不規范，導致有些人“鉆空子”，利用這些漏洞來偽造虛假材料。這些現象的發生，嚴重影響了失業職工檔案管理的真實性、權威性和嚴肅性。
二、基于失業職工檔案管理現存問題的相關對策
（一）科學的管理失業職工檔案
在管理失業職工的檔案時，要依據科學的管理方法來進行分類、排序和統一編號，同時要建立起全面詳細的目錄和臺賬。專門成立一個檔案庫房，使用不銹鋼的存儲柜來放置檔案，能夠有效的防水、防火、防盜、防止檔案生霉、灰塵侵襲、蛀蟲叮咬等破壞性的現象出現。還要引進科學的檔案保護技術，讓檔案能夠更加完整無缺的長久保存下去。
同時，學會將失業職工檔案數字化，借助信息技術，將失業職工的檔案事無巨細的保存在數據庫里里面，能夠隨時調動和檢索，方便日后的檔案統計工作。創建增加版塊，每當多一個失業人員的時候，計算機系統就會自動添加一個版塊，來存放失業職工的信息。這樣的方法，能夠促使失業職工檔案管理更加規范和科學化，緊跟時代的脈搏，有一定的現實意義。
（二）借助信息技術，方便檔案管理
隨著社會的不斷發展和進步，信息全球化已經在逐步實現。在進行失業職工檔案管理時，也可以充分利用信息技術，讓管理工作變得更加便捷和準確。比如說傳統的失業職工檔案管理在對檔案進行分類的時候，一般都是通過員工的個人理解劃分標準，每一個員工的理解能力都各不相同，因此就導致在分類的時候出現偏差，影響了檔案分類的質量，從而阻礙了工作的正常進行。而借助信息技術，則可以根據關鍵字和主要內容，讓系統進行自動分類，不僅大大節省了分類時間，還提高了分類的準確率。實現失業職工檔案信息化管理，完善檔案管理制度，能夠隨時為需要檔案這提供便利。
（三）規范失業職工檔案管理的流程，提高服務性
首先，要從接收失業職工檔案入手。失業職工檔案要滿足以下兩個基本條件，才能夠被接收：第一，和原單位解除勞動關系的失業職工需要由本人或者原單位辦理檔案保管手續；第二，失業職工檔案中的所有材料都必須完整、規范。在接收檔案之后，要做到手工臺賬和電子臺賬的共同記錄，保證其檔案的完整準確性。其次，失業職工檔案在存檔期間要進行檔案轉移時，要嚴格按照相關手續來進行移交，比如說要出示單位所作出證明的相關證件和辦理轉移的相關手續等。最后，在對失業職工檔案進行管理時，還要提高服務性，熱心為失業職工解答問題，積極宣傳國家優惠政策等。
檔案管理工作是行政機關和企事業單位內部管理的基礎，是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，失業職工檔案是職工在失業前個人信息的重要載體，也是最為直觀、全面的信息源，管理好失業職工檔案，是公共就業服務的一項重要工作，它在行政機關和企事業單位的內部管理和發展中起著重要作用。本文給出了失業職工檔案的定義，介紹了失業檔案管理的工作價值，剖析了當前失業職工檔案管理中存在的問題，并針對問題提出了加強和規范失業職工檔案管理工作的對策和建議。
一、相關概念和意義
職工檔案是國家檔案的組成部分，指行政機關、企事業單位的勞動、人事部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察干部、職工的依據。失業職工檔案管理，是公共就業服務部門按照黨的惠民政策，為失業職工提供的一項免費的檔案服務，檔案中記載了個人經歷、工作情況、工資待遇等內容，是辦理退休養老、享受相關待遇的重要依據，提供失業職工檔案服務，對保障失業職工的合法權益，具有十分重要的意義。
二、失業職工檔案管理中存在的問題
1.檔案管理工作的宣傳不到位
檔案管理工作的發展和進步，需要社會各界對檔案管理工作有一定的認知和了解，很大程度上取決于檔案宣傳工作保障作用的發，失業職工檔案管理也不例外。但目前的檔案宣傳工作卻存在明顯的不足，如到我們單位來辦理檔案的一些失業職工說很少聽到檔案方面的宣傳，感覺神神秘秘的，差點自己拆開了看看。在宣傳內容和形式等方面尚有欠缺，導致檔案管理工作的宣傳工作的效果不理想。另外，目前檔案類的專刊比較少、缺少能夠廣泛匯集、總結檔案管理先進經驗的載體，同時因對檔案管理工作的重視度不夠，目前已成立的檔案宣傳專刊稿件質量良莠不齊，發行量也不大，無法形成強有力的宣傳攻勢，在新媒體范疇內也很少涉足，無法取得與年青一代的潛在檔案使用群體有效接觸，制約了檔案利用效率的提升。
2.對檔案管理工作的重要性認識不足
目前，社會上出現了一些錯誤的觀點：一些人認為檔案管理工作是一個閑職，只有官員親屬才能搶占先機，或者是作為隱形福利發放給領導認為“需要”躲輕閑的人；一些人認為只有公務員、事業單位和大型國有企業群體才需要檔案，對于面朝黃土背朝天的老百姓來說，只要按照規定交納了社保，最后就可以得到該有的保障，檔案可有可無或者是畫蛇添足；還有一些高校畢業生，忽視了檔案的重要性，只管畢業前后找工作，投簡歷或者繼續深造，只要找到工作簽定合同、領上工資、繳納社保就不管檔案了，不知道或不去辦理任何就I、檔案托管等續，最終需要用到檔案時才發現檔案非常重要，重新建立或補辦檔案有多麻煩，不同程度影響了檔案管理工作的有序推進。
3.檔案管理專業人員素質不齊
目前非檔案管理部門對檔案管理工作不了解，還有部分檔案管理部門未認識到檔案管理工作的重要性，在人力、物力、財力等方面的投入和支持力度不大，有些檔案管理人員沒有經過專業培訓，基本的檔案管理知識都沒掌握，甚至對失業職工檔案的概念都不知曉，加上部分工作人員責任心不強，正規檔案的收集、審核、整理、歸集都做不好，更談不上規范做好失業職工檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等。他們僅能簡單地把收到的材料放入檔案袋存儲起來，很容易出現檔案材料不夠真實準確，檔案前后材料印證不一致的問題，當人事組織部門核驗時，就會被認定為虛假檔案，還有可能追究個人責任，造成重新認定補充檔案資料等諸多麻煩。
三、加強失業職工檔案管理的對策和建議
1.加大宣傳提高認識推進工作
加強同媒體合作是做好現代社會宣傳工作的重要手段。在過去占據宣傳陣地的傳統媒體主要包括廣播、電視、報刊雜志等；引領時尚的新媒體主要包括網站、微信、聊天室、社交平臺等。檔案管理部門應當加大對新媒體宣傳工作的研究投入，在原先知識競賽、演講比賽、社會答題等方式的基礎上，創新比如檔案宣傳日、微信知學平臺、專題檔案宣傳欄目等方式，充分利用傳統媒體和新媒體，加大對檔案管理法的宣傳，廣泛開展各種宣傳活動，組織開展《檔案法》競賽和比賽，擴大檔案管理工作的社會影響力。很多檔案管理人員專業不專，業務不會，歸根到地還是認識上出了問題，因此就需要加強日常教育引導，讓工作人員有緊迫感和危機感，樹立“今天工作不努力，明天努力找工作”的思想意識，自覺更新知識，提高工作的主動性和自覺性，營造良好的社會環境，提高全民的檔案意識和認同，加快檔案管理工作納入法制化管理軌道的步伐。
2.嚴格準入加強培訓提高素質
當前檔案宣傳工作力度不足、工作開展不規范往往在于具體工作人員素質低，不能勝任工作所致，因此必須加大專職人員隊伍建設，打造一支素質過硬的隊伍：一是采取嚴進寬出的方式嚴把進門關，實行檔案管理人員資格準入制度，制定計劃有序清理不合格人員，糾正任人唯親甚至將檔案管理職務當做福利發放的錯誤思想，讓想干能干的人挑起擔子好好干，不想干不能干的早日退出專崗；二是加強日常培訓和培養，提高人員素質和能力，定期舉辦檔案法律法規知識講座或培訓班，及時充電更新補充知識，從根本上解決執法者不懂法的問題，在人員培養方面可以考慮加強同高校的聯系和合作，將檔案管理人員的培養推向訂單式輸送的專業化方向，為單位培養精準、專業可用的人才。
醫院職工專業技術檔案是記錄醫院職工各項信息，如經歷、學歷、業務能力等的重要載體。它是醫院職工個人業務活動的原始記錄與真實反映。同時，醫院職工專業技術檔案也體現了醫院職工在長期醫療實踐及科研活動當中獲得的成果，一定程度上反映了醫院綜合醫療水平及相關科研能力，是醫院發展過程中的重要無形資產[1]。在醫院規模不斷擴大，醫療技術水平不斷提升的過程中，醫院職工專業技術檔案管理也愈來愈受到重視。首先，醫院專業技術檔案為職工晉升提供了可靠參考。結合相關檔案信息，能夠將職工的真實工作情況清晰地反映出來，有利于客觀、真實地對人才進行合理評價。其次，醫院專業技術檔案為職工自我能力提升提供了重要依據。這些檔案清楚地記錄了職工的成長經歷，職工能夠從檔案信息當中了解自身能力不足之處，并逐漸完善自我，使自身業務能力及綜合素養水平不斷提升。總體上來看，醫院職工專業技術檔案在醫院日常業務、管理等活動開展過程中發揮了重要的支持作用，是醫院穩定發展的基礎，應給予重視。
2 醫院職工專業技術檔案管理過程中存在的問題分析
2.1 相關制度缺失
近年來，我國醫療衛生事業發展較快，社會整體醫療水平有了很大提升。公立醫院作為我國醫療衛生系統當中的先導者，無論在規模、設備，還是在技術、人才等方面，均取得了較大進步，醫療實力明顯提升。然而，在醫院不斷發展的過程中，檔案管理工作并未得到應有的重視，檔案管理制度未能結合醫院及外部發展形式進行調整，使得檔案管理滯后較為嚴重。部分醫院內部未建立專門的職工專業技術檔案部門，導致職工專業技術檔案分散于各個部門[2]。這種分散化的管理方式，無法對相關檔案材料信息進行有效整合，嚴重制約了檔案管理工作的效率及質量。同時，部門之間的檔案材料經常出現重復，查閱起來十分不便。長期以往，各部門的專業技術檔案不斷累積，但由于制度上的缺失及管理模式的不規范，無法對相關資源進行有效整合，使得檔案管理工作趨于紊亂。在這種情況下自然無法客觀、真實地反映出醫院員工的實際情況，約束了專業技術檔案的功能。
2.2 重視程度不夠
一方面，醫院職工對專業技術檔案重視程度不夠，缺乏良好的存檔意識。某些職工為了方便自身工作，未及時提交檔案資料，甚至遺失檔案資料，使得檔案資料不夠完整，影響了專業技術檔案的真實性與完整性。另一方面，檔案管理人員對自身工作重視程度不夠，缺乏責任感，影響了實際工作成效。部分醫院檔案管理人員都是兼職人員，并不是專業出身，甚至某些人員未經過系統化的崗前培訓就直接投入到崗位工作當中，容易出現失誤。同時，兼職檔案工作人員可能因為本職工作繁忙或工作調動等原因，造成臨時換人管理。交接工作未得到充分落實，導致檔案管理秩序紊亂[3]。一些檔案工作人員對專業技術檔案的認知程度只是停留在資料收集、材料整理上，未能理解檔案管理工作的本?|。除此之外，院內領導對醫院檔案建設也不夠重視，未給予充分的財政支持，導致檔案設施費用不足，制約了檔案管理工作的成效。
2.3 檔案內容不完整
在進行歸檔時，由于檔案工作人員的不嚴謹，未對檔案資料進行嚴格審核，導致部分檔案信息不完整，甚至存在嚴重失真的情況。部分醫院依然以紙質檔案管理為主，通過紙張來保存相關資料，經常會出現無序、零散存放的情況，容易造成檔案丟失。有些醫院盡管已經實施了電子檔案管理，但未能建立電子信息文件標準，缺乏統一的電子信息格式。在檔案信息傳遞過程中，由于兼容性問題，導致部分信息丟失，使得檔案內容不夠完整。另外，醫院內部未能建立統一的檔案管理系統，無法對專業技術檔案相關信息進行整合化處理，使得檔案內容得不到及時更新。
3 加強醫院職工專業技術檔案管理的相關對策
3.1 對相關管理制度進行完善
首先，醫院內部要加強檔案管理意識培養，特別是院內領導要重視醫院職工專業技術檔案管理。醫院領導及管理層應該充分認識到加強醫院職工專業技術檔案管理是醫院發展、建設的必然性需求，這樣才能在院內形成一種良好的檔案管理氛圍，為相關制度實施奠定基礎。其次，要對相關管理制度內容進行補充、調整、完善。醫院要結合市場環境及自身發展需求，對檔案管理制度進行細化，將粗放式管理轉變為精細化管理、集成化管理，構建出標準化的認識管理流程及配套細則，促使專業技術檔案管理工作規范化實施。例如，在檔案收集及歸檔方面，要明確規定歸檔時間、歸檔流程、歸檔范圍，并加強檔案材料審核工作，確保檔案材料真實可靠，保證檔案內容的真實性與完整性[4]。另外，要加強制度執行力。院內可構建專門的檔案工作監督小組，對檔案制度執行情況進行監督，并實行獎懲機制作為督促，以此來激發檔案工作人員的積極性。
3.2 將個人技術檔案管理與信息化技術相互融合
在醫院職工專業技術檔案管理工作具體實施過程中，要轉變傳統觀念，善于應用信息化技術實現檔案信息化管理，進一步提升檔案管理工作成效。一方面，要加大相關軟硬件設施投入，完善檔案室建設，根據行業及國家標準，構建出現代化的檔案工作室。同時，醫院內部要建立檔案信息管理平臺，平臺包括檔案檢索系統、查詢系統及人才信息庫等，方便檔案信息查詢、管理、調用[5]。另一方面，要加快傳統紙質檔案文件轉化工作。由專業檔案人才負責檔案信息轉錄、整合，將紙質化檔案管理逐步轉變為電子檔案信息化管理。同時，要做好電子檔案信息備份、存儲、安全保護等工作，將信息化技術與醫院職工技術檔案管理充分結合起來。
3.3 及時更新、完善相關檔案資料
當醫院職工出現人動或崗位調整時，其專業技術檔案也要得到及時更新。因此，醫院可根據實際管理需要，周期性地對職工專業技術檔案進行審查，并對職工進行考核。考核過程中，可及時收集相關人員檔案材料，以此為依據對檔案內容進行更新。同時，每個季度可集中時間抽調人員對醫院職工專業技術檔案資料進行針對性完善、補充，保證檔案信息與職工真實情況相符合。另外，要充分利用檔案數據庫，實現職工專業技術檔案動態跟蹤管理。
一、我國國有企業人事檔案管理制度的現狀
我國人事檔案管理制度發端于延安時期。當時，黨和軍隊為了選拔干部需要，建立了以反映干部個人經歷和德才表現的干部檔案管理制度。建國后，國家逐步建立和完善了以“身份”為區分的干部、企業職工和流動人員人事檔案管理制度。國有企業人事檔案管理的相關政策法規和制度基本內容如下：
（一）國有企業人事檔案的相關政策法規
國有企業職工人事檔案包括干部檔案和工人檔案兩類。人事檔案管理依據的政策法規主要有《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》（1991）、《干部檔案整理細則》（1991）、《企業職工檔案管理工作規定》（1992）、《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（2006）、《勞動合同法》（2007）、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（2009）。實踐中，國有大中型企業基本建立了較為完備的企業人事檔案管理的規章制度。
（二）國有企業人事檔案管理制度的基本內容
國有企業人事檔案管理制度的基本內容包括檔案管理體制、檔案收集歸檔的內容、檔案的保管及檔案傳遞方面的內容。
1.人事檔案管理體制
《干部檔案管理條例》規定，干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關、單位的干部檔案要按照干部管理權限集中統一管理；縣以下機關、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。《企業職工檔案管理工作規定》指出，企業職工檔案工作由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。
2.人事檔案收集歸檔內容
國有企業中干部人事檔案收集歸檔內容參照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號）執行，工人檔案按照《企業職工檔案管理工作規定》（1992）執行。干部、企業職工檔案的收集歸檔內容均分為十大類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷和評聘專業技術職務材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國等材料及參考材料。在具體內容上，干部檔案收集歸檔內容每一類均有詳細規定，企業職工檔案收集歸檔內容只在涉及學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料以及涉及招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料有詳細規定外，其余類別沒有詳細規定，實踐中一般參照干部檔案收集歸檔做法進行收集歸檔。
3.人事檔案的保管
《企業職工檔案管理工作規定》指出，企業職工檔案所在企業的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。企業職工檔案材料統一用紙、統一用筆、統一制作標準。職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。按規定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。
4.人事檔案的傳遞
我國人事檔案管理制度對于檔案傳遞有嚴格規定。《干部檔案工作條例》規定，干部工作調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的主管單位。《勞動合同法》（2007）規定，用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。無論是干部人事檔案還是職工人事檔案的傳遞應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶；轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
二、國有企業人事檔案管理制度存在的問題
我國國有企業人事檔案在政策法規和管理制度方面建設取得了一定的成績，但是在實踐中，隨著國有企業的生產規模不斷擴大，市場化不斷深入，職工流動越來越頻繁，國有企業在人事檔案管理中暴露出許多問題，體現在如下幾方面：
（一）多頭管理影響人事檔案的完整性
目前有的國有大型企業的職工檔案，分別由組織、人事、勞資（人力資源管理）、辦公室等部門分別管理。由于企業職工在企業內不同崗位之間流動頻繁，而人事檔案多頭管理往往造成了檔案記錄滯后于職工崗位流動，造成了人事檔案信息未隨著職工流轉的情形，影響了人事檔案的完整性。此外，隨著國有企業破產、改制、并軌，很多國有企業職工下崗、分流、再就業，導致政府勞動部門、失業管理部門、社會保險部門、人才服務中心也是部分國有企業職工人事檔案的管理部門，由于管理制度方面不完善，出現了職工人事檔案“斷檔”“丟失”等問題，影響了人事檔案的完整性。
（二）收集歸檔的內容缺乏有效性
實踐中，我國企業職工人事檔案收集歸檔與干部人事檔案收集歸檔基本內容一致，類別眾多，內容繁瑣，而且多側重于職工的歷史性和政治性信息，這類信息對于機關和事業單位效用較大，對國有企業的效用較低。由于國有企業干部數量較少，絕大多數職工是從事生產、開發、營銷、技術服務人員。國有企業要在激烈的市場競爭中獲勝的關鍵要依靠企業職工的創新力和技術水平，企業需要的是職工檔案中關于崗位流轉、業績貢獻方面的信息，而不是學習成績、黨團材料一類的“固化”的信息。因此，由于國有企業人事檔案收集歸檔的內容對企業管理缺乏有效性，導致一些國有企業對人事檔案工作不夠重視，人事檔案管理在企業中處于邊緣化的現象。
（三）對人事檔案管理投入水平低
我國國有企業人事檔案的管理方式大多處于較為原始的階段。很多國有企業認為人事檔案管理是一項次要性工作，與國有企業的盈利目標關聯較小，對于人事檔案管理不僅在硬件設施方面投入較少，而且在人員分配上也是精簡人員，很少去培養、引進專業人員從事人事檔案管理工作，很多人事檔案材料的收集、審核任務由兼職人員完成。人事檔案管理日常工作停留在“你送我裝”“你借我調”的粗放式、手工管理階段。即使一部分國有企業購買了電子設備，并進行了信息聯網，但是由于缺乏專業化的人才，也沒有充分發揮計算機的大數據系統對人事檔案進行歸類、整理、分析，人事檔案管理的信息化仍處于較低水平。
（四）檔案傳遞管理不規范
我國國有企業人事檔案管理轉遞管理存在不規范的問題。隨著企業職工流動性的增加，一些企業職工解除合同或辭職后，其人事檔案并未按照規定的手續轉遞到新的工作單位或者（組織）勞動部門，而是仍然保存在國有企業內部。在新錄用員工時，一些國有企業也不要求職工調動人事檔案到本企業。還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現象時有發生。因此，國有企業內部存在很多“人在檔不在”“檔在人不在”等人檔分離現象，影響國有企業人事檔案管理的規范性。
三、對策建議
國有企業職工是創造企業財富的源泉，是企業的第一資源。國有企業人事檔案管理對于了解企業人力資源的基本信息、提高企業競爭力具有重要的價值。要實現國有企業的人事檔案管理與企業人力資源開發和利用相融合，通過人事檔案管理提高企業人力資源競爭力。建立市場經濟條件下，以職工基礎檔案、業績檔案、薪酬檔案、黨團檔案為內容的多層次國有企業人事檔案管理系統，完善人事檔案管理制度，提高人事檔案信息化管理水平，實現國有企業人事檔案管理規范化、信息化。
（一）理順國有企業職工人事檔案管理體制
理順國有企業職工人事檔案管理體制必須改革目前國有企業職工人事檔案多頭管理的現狀，根據企業規模建立在企業黨委領導下的人力資源部門統一、分級管理國有企業職工人事檔案管理體制。在管理方式上，國有企業人事檔案管理應適應人力資源管理的需要，使人事檔案管理與企業員工錄用、崗位流轉、技能培訓、薪酬管理、業績考核等環節緊密相連。在管理范圍上，國有企業應建立全員檔案管理的觀念，對全部職工包括實行養老保險制度以后國有企業招用的職工、季節性用工、農民工都應建立相應的職工人事檔案。
（二）對不同職工類型實行檔案內容分類管理
國有企業職工類型復雜，既有正式員工也有非正式員工，既包括管理崗位干部，也包括一線工人。企業職工人事檔案管理既要適應企業人力資源管理需要，也要維護職工的正當權益，針對不同類型職工建立相應的人事檔案制度。如對國有企業的干部嚴格按照《干部人事檔案管理條例》的規定進行管理；對于正式職工建立關于基礎檔案、薪酬檔案、業績檔案、誠信檔案、黨團檔案為主要內容人事檔案管理制度；對非正式職工建立包括基礎信息、勞動合同、業績情況、社保繳納為主要內容的簡易人事檔案管理制度。
（三）加大對人事檔案管理的人員資金投入
國有企業管理者應加強對人事檔案管理的重視，改變目前處于企業管理邊緣化的處境，提高對人事檔案管理的投入。一是要加強人員投入。對人事檔案管理實行專人管理并進行相關培訓，同時注意引進檔案管理專業人才，提高檔案管理的專業化水平。二是加強硬件設施投入。由于人事檔案管理需要具有一定的條件，國有企業需保障人事檔案管理所需硬件設施，達到防潮、防火、防蛀、防潮的基本要求。三是加大信息化投入。利用計算機技術對員工的人事檔案進行信息存儲、查找，進而實現網絡化管理、動態化管理，提高人事檔案信息化水平，提高人事檔案的利用價值和工作效率。
（四）加強人事檔案管理制度的規范化建設
吉林省人民醫院吉林130021
摘要 醫院的綜合檔案管理工作對于醫院其他工作的開展具有非常重要的作用，但是當前醫院綜合檔案管理工作受各種因素的影響，還存在著很多方面的不足，做好醫院綜合檔案管理工作首先就是要能夠了解當前醫院檔案管理工作的現狀，針對醫院檔案管理工作中存在的不足，制定出完善的措施，保證管理工作的開展，充分發揮醫院檔案的作用，推動醫院工作的開展。本文將針對當前我醫院檔案管理工作的現狀，探索強化醫院檔案管理工作的有效措施。
關鍵詞 醫院；綜合檔案管理；現狀；對策
伴隨著我國社會主義市場經濟的發展和改革，醫院檔案管理工作也在不斷的深化。檔案本身作為最具有說服力的歷史記錄，本身就是涉及到大量數據、資料和圖表。檔案作為當前我國各部門工作開展的有效的信息資源，做好醫院綜合檔案管理工作對于提升醫院檔案的管理水平至關重要。
1 加強醫院綜合檔案管理的意義
首先, 加強對醫院的綜合檔案管理可以有效地實現檔案管理工作由傳統管理向現代管理方式的轉變，檔案管理工作在日常工作的基礎上，可以不斷提高檔案管理水平，提升檔案信息資源的有效利用，實現檔案信息為醫院的生產發展做出相應的貢獻。
其次, 在實踐方面將現代的管理理念運用于醫院檔案管理工作實踐中，可以有效改善醫院中對檔案管理應用率不高，檔案管理意識不強、檔案管理不到位等問題，為檔案工作的有序開展提供了新的指導方向, 為我國醫院檔案工作的健康發展提供了新的思路和路徑。
再次，實現科學有效的檔案管理可以提高醫院發展決策的科學性。檔案管理涵蓋了醫院的生產、經營、財務、人事等各個方面，積極發揮醫院的檔案在醫院經營和管理決策中重要的積極作用，可以減少決策風險，促進管理的科學化。
2 現代醫院檔案管理工作的開展
2.1 實行醫院檔案管理一體化
在醫院中，檔案管理是醫院各種信息資源的存儲器，將醫院的各種信息資源進行匯總并進行存儲，從而實現醫院的信息資源被完整的保存，促進醫院信息資源的融匯。隨著高科技時代的飛速發展，實現醫院檔案管理的科學化、現代化和一體化對于醫院的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強醫院檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和科室的工作情況、人事調動等信息進行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進行分類，建立醫院檔案管理資源庫，保證各項資源都能夠全面、準確的反映在檔案中。其次，還要進行檔案管理信息化建設，隨著網絡的廣泛應用和計算機技術的普及，醫院的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設來說，檔案管理部門更需要加強對其的管理，完善電子檔案建立的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等相關的規章制度，從而保障各項工作的有序運行和安全運行。最后，合理處理好紙質檔案和電子檔案之間的工作關系，保障二者平滑結合，使檔案管理工作流程科學化、規范化、合理化。
2.2 檔案管理和排放方式的合理
現階段綜合檔案管理仍然以紙質檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產單位上交檔案的時間不規范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑借經驗在每一個全宗之后預留出位置排放以后接收檔案的做法，這極為不利于檔案的科學管理，隨著計算機技術的普遍應用，檔案排放也可以充分利用計算機編制檔案實體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負擔，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數字化檔案管理應用的實現，檔案管理也可以更加靈活多樣，實現檔案在分散或集中的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。
2.3 綜合檔案管理工作模式的轉變
要實現醫院檔案優化管理，首先要做的就是對檔案的管理模式進行優化。隨著信息技術的高速發展，檔案管理系統也在不斷優化升級，為了促進我國檔案建設與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進，推進檔案信息化管理，采取現代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優質服務。首先，健全檔案網上信息系統，將醫院中的檔案信息錄入系統，便于部門進行高效查詢。其次，實現電子材料與紙質材料的聯合，將紙質檔案與信息系統、各項登記本聯系起來，互相核對，找出檔案內容不完整、不規范之處，及時修正，促進檔案管理的規范性。
2.4 加強職工業績檔案的開發利用
職工業績檔案不僅能夠反映出職工的工作情況，而且還能夠對醫院的發展和科研做出重要的貢獻。因此，做好醫院檔案管理工作重點是要做好醫院的職工業績檔案管理的開發利用工作，以便職工檔案能更好地服務于職工本人，服務于醫院工作。首先，應加強醫院職工業績檔案管理的信息化工作，充分利用計算機在業績檔案中的作用，建立和完善專業技術人員業績檔案數據庫，及時更新數據，保證檔案資料的完整、系統和延續。其次，還應加大對職工業績檔案的開發力度，在嚴格執行保密制度的前提下，以職工的業績檔案為依據，對醫院內的職工的技術能力、繼續教育、專業資格等進行資格鑒定和審核，從而不斷提升醫院職工的技能水平，促進醫院的發展。
3 小結
總之，在醫院的檔案管理中，為了不斷提高管理工作的水平，實現管理的科學化和規范化，必須轉變醫院檔案管理中的工作內容和工作模式，提升檔案和文件的質量，保證檔案的科學性和真實性，并且應積極進行檔案管理的信息化建設，實現檔案管理與時代接軌，促進檔案管理事業的進步。
參考文獻
[1]張秀良.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].科技資訊,2012(6):219.
[2]趙爽.如何加強現代醫院檔案管理的信息化建設[J].電子世界,2014(2):16.
[3]董桂蘭.關于醫院檔案管理工作創新的探討[J].北京檔案,2011(4):47-48.
[關鍵詞] 數字化； 人事檔案； 功能
[中圖分類號] TP391 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02
該系統是針對我院人事檔案管理而開發的一套系統。我院目前的人事檔案管理是以電子表格（XLS 文檔）形式保存教師基本資料信息，以傳統的紙質為載體保存教師的檔案資料（如年度考核表），人事檔案的管理主要由人工進行管理，既浪費人力也浪費物力，制約了我院信息化建設的發展。數字化人事檔案管理系統項目在啟動之初，通過廣泛調研，制訂了詳細的功能目標和框架，力求使得學院的數字化人事檔案管理平臺更上一個臺階。本系統將人事檔案數字化后將有助于學院信息化建設的發展，打造高職高專骨干院校品牌，提升我院的整體形象，實現學院的跨越式發展。
1 數字化人事檔案管理系統功能描述
數字化人事檔案管理系統主要用于對學院人事檔案進行管理，提供管理員、用戶登錄，平臺信息管理，平臺用戶管理，人事檔案增加、查詢和修改等模塊，提高學院的人事檔案管理水平，提高學院的辦公效率。系統用戶類型分為：普通用戶、管理員。權限定義如表1所示。
整個系統分為 Web 模塊和后臺數據庫服務器模塊（見圖1）。
本文檔描述后臺數據庫設計和前臺Web 部分的功能規范。
通過 B/S（瀏覽器/服務器）結構實現的Web 部分系統除數據庫模塊外所有模塊都以 Web 模式供普通用戶和管理員使用。
通過 SQL Server 2005 企業版實現的后臺數據庫服務器模塊。
數據庫中存儲了數字化人事檔案管理系統中所有的信息和數據，為保證穩定性和良好的并發訪問能力，采用SQL Server 2005 企業版來實現。
2 數字化人事檔案管理系統功能設計流程
2.1 數據庫設計
數字化人事檔案管理系統按照不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單、明確且獨立的組成部分。共劃分為用戶信息表、部門分類信息表、部門信息表、學科門類信息表、專業信息表、干部職務信息表、任職情況表、用戶權限表、教職工基本信息表、學歷學位信息表、職稱信息表、考核結果表、表彰情況表、干部任免情況表等15個模塊。
2.2 登錄
客戶端輸入系統域名：http：//localhost：8080/hrms/index.jsp，進入系統登錄界面，如圖2所示。登錄時，需要輸入用戶名及密碼，選擇用戶類型，并單擊“登錄”按鈕，完成登錄過程。
3 數字化人事檔案管理系統功能定義
3.1 后臺管理
3.1.1 添加數據
單擊后臺管理主界面左側“添加”標簽，進入后臺管理添加數據模塊，該模塊可完成添加部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何添加學科專業信息為例進行功能定義，其他數據的添加以此類推，功能說明與此相類似。添加學科專業信息功能說明：
輸入學科門類代碼，輸入學科門類名稱；單擊“提交”按鈕，完成學科門類信息添加；單擊“清除”按鈕，取消學科門類信息添加；選擇學科門類名稱必選；輸入專業代碼，代碼長度須為6 位，輸入專業名稱，單擊“提交”按鈕，完成專業信息添加；單擊“清除”按鈕，取消專業信息添加。添加成功后，系統將跳轉至瀏覽專業信息界面。
3.1.2 修改數據
單擊后臺管理主界面左側“修改”標簽，進入后臺管理修改數據模塊，該模塊可完成修改管理員密碼、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何修改教職工學歷學位信息為例進行功能定義，其他數據修改以此類推，功能大致相同。修改教職工學歷信息功能說明：
選擇教工號，修改學歷編號，修改學歷名稱，修改學歷獲得日期，修改所學專業，修改學習形式，修改畢業時間，修改畢業學校，修改學位名稱，修改學位獲得日期，修改學位授予單位，單擊“修改”按鈕，完成教職工學歷學位信息修改；單擊“清除”按鈕，取消教職工學歷學位修改。修改成功后，系統將跳轉至瀏覽教職工學歷學位信息界面。
3.1.3 瀏覽數據
單擊后臺管理主界面左側“瀏覽”標簽，進入后臺管理瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽部門信息、干部職務信息、學科專業信息、用戶權限、教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
分頁瀏覽教職工基本信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工基本信息，分頁瀏覽指定姓名的教職工基本信息，分頁瀏覽指定部門的教職工基本信息，分頁瀏覽指定任職情況的教職工基本信息。
3.2 前臺管理
3.2.1 修改普通用戶密碼
單擊前臺主界面左側“修改”標簽，進入普通用戶修改密碼模塊，該模塊可完成修改普通用戶密碼功能。功能說明如下：
輸入原密碼，輸入新密碼，確認新密碼； 單擊“提交”按鈕，完成用戶密碼修改；單擊“取消”按鈕，取消用戶密碼修改。
3.2.2 瀏覽數據
單擊前臺主界面左側“瀏覽”標簽，進入前臺瀏覽數據模塊，該模塊可完成瀏覽教職工基本信息、教職工學歷信息、教職工職稱信息、教職工考核結果、教職工表彰情況、教職工懲處情況、干部任免信息等功能。
以下是以如何瀏覽教職式職稱信息為例進行功能定義，其他數據瀏覽以此類推，功能大致相同。瀏覽教職式職稱信息功能說明：
分頁瀏覽教職工職稱信息，分頁瀏覽指定教工號的教職工職稱信息，若后臺管理員沒有賦予該用戶瀏覽教職工職稱信息的權限，本頁面中部將顯示“管理員未為您設置瀏覽教職工職稱信息的權限！”在單行文本框中輸入頁數，單擊“GO”按鈕跳轉至指定頁。
本系統于2011年12月投入實際操作，從設計、開發上來看可實現人事檔案管理數據的微機化管理，完成人事檔案信息的錄入、計算、匯總等功能，便于查詢、打印輸出，數據不易丟失，且功能比EXL文檔操作齊全，大大提高了工作的管理水平和效率。實現了人事檔案管理工作的規范化、信息化，使人事檔案管理駛入科學化、制度化的軌道，對學校人事檔案管理工作具有重大意義。
今后我們將繼續探索數字化在人事檔案管理工作中的應用，把紙質人事檔案材料的掃描件融入該系統，實現人事檔案計算機管理，把人事檔案管理的信息化推廣上一臺階。
主要參考文獻
關鍵詞：中小學教職工；檔案；信息化建設
教職工檔案管理是教育部門非常重要的一項工作，直接反映了本區域的師資力量和教育水平，也是教師管理、調動的依據。將信息技術引入教職工的檔案管理工作當中，可以有效提升檔案管理工作的效率和質量，保證檔案信息的安全。
一、中小學教職工檔案信息化的意義
首先，可以明顯提升檔案管理的工作效率。檔案信息的收集、整理、保存、分析的每一個環節都需要耗費大量的時間和精力，實現檔案信息化管理之后，只需要認真做好信息錄入這一環節，就可以實現反復多次利用，電腦會自動對錄入的信息進行整理，工作人員只需要輸入自己的篩選需求，就可以迅速找到需要的資料，大大節約了檔案管理的時間，明顯提高了工作效率[1]；其次，實現檔案管理信息化能有效預防傳統紙質檔案遺失的情況，也能避免紙質檔案長時間存放字跡不清的現象；再其次，可以實現檔案信息的共享。實現教職工檔案管理信息化之后，無論是教師個人還是相關上級部門領導都可以利用網絡對教職工的檔案進行檢索和查詢，為教職工的升遷調動等提供依據。最后，還可以有效節約資源。傳統檔案館管理方式大多以紙質資料為主，會耗費大量的紙張，不環保且占用大量存儲空間，實現檔案信息化管理之后，僅需要一臺電腦就可以實現檔案管理工作，節約了資源和成本。
二、中小學教職工檔案信息化建設中存在的問題
(一)管理混亂，影響效率
當前，中小學教職工的檔案信息按照其類型分屬于多個職能部門管理，教學檔案歸學校管理、人事檔案歸教育部門管理，科研檔案歸科研部門管理，還有很多資料由教師所在的年級進行管理，總體來說教職工的檔案管理非常混亂，缺乏系統性，沒有一個主管部門或者檔案共享平臺，導致教職工的檔案零散、不完整，也存在個人不正當竊取教職工信息的行為，嚴重影響了教職工檔案管理的效率和質量。
(二)缺乏網絡安全意識
很多學校和教育部門在進行教職工檔案信息化建設的工程中，往往忽視檔案的安全管理問題，不重視防火墻或者殺毒軟件的安裝，給了不法分子可乘之機，很多教職工的檔案信息時有被竊取，給學校和教育部門乃至社會造成了巨大的損失。
(三)檔案管理人員信息化水平較低
雖然已經對教育部門和各個學校的檔案管理人員進行了相應的技能培訓，但是由于檔案管理人員學歷層次低、專業程度不高等原因，存在著檔案管理信息化水平較低的情況，嚴重阻礙了中小學教職工檔案信息化建設的進程[2]。
(四)忽視紙質檔案保存工作
實現檔案信息化之后，只需要做好電子檔案就可以了，忽視了紙質檔案的用途，導致教職工檔案資料的不完整。
三、福建省寧德市古田縣教育局教職工檔案信息化建設實踐及啟示
(一)福建省寧德市古田縣教育局教職工信息化建設實踐
該縣共有中小學教職工3894人，再加上離退休的教師，共有個人檔案和專業技術檔案5600卷，檔案信息量非常大，檔案信息的收集、整理、儲存和開發等工作非常繁瑣，需要耗費大量的精力，而且容易出現資料丟失損壞等問題。因此，福建省寧德市古田縣教育局進行了檔案管理的信息化建設，建設內容和步驟如下：首先，建立了中小學教職工檔案信息數據庫，將現有的檔案資料掃描或者錄入數據庫當中，并進行分級編號。其次，與學校加強聯系，要求各學校持續做好信息的收集和錄入工作。之前教職工的檔案信息通常由學校移交紙質文檔，現在要求各學校要建立電子檔案室，對教職工的檔案信息及時錄入系統，同時將紙質檔案和電子檔案提交教育局，由教育局工作人員對檔案信息進行審核。再其次，做好電子檔案信息的整理與保存工作，工作人員每個月對數據庫當中的檔案信息進行整理歸檔，并將整理完成的電子檔案信息保存到光盤、硬盤等存儲設備上，避免電子資料的遺失；同時，在各個學校大力推廣檔案管理軟件，由于種種原因，各個學校之間錄入檔案信息依賴的軟硬件平臺有所區別，這就造成了教育部門與學校進行檔案移交困難，因此古田縣教育局大力倡導各個學校使用同一套軟件，確保了教職工檔案管理信息化建設工作的順利開展。最后，對相關人員進行業務培訓，提高檔案管理人員的整體素質。
(二)對中小學教職工檔案信息化建設的啟示
第一，建立健全檔案管理體制，由教育部門統籌負責。中小學教職工檔案涉及到人事檔案、業務檔案、科研檔案等多項內容，檔案的管理也涉及到信息收集、整理、保存、分析、開發等多個環節，是一項非常龐大的、復雜的系統工程，教職工檔案信息化建設還關系到網絡建設、數據庫建設等，因此只有建立一套完善的管理體制，才能讓教職工的檔案信息化建設工作步入正軌。針對當前存在的教職工檔案管理混亂問題，應當由教育部門牽頭，進行統籌管理，形成教育部門負責檔案信息管理、審核，學校負責檔案信息收集、錄入的工作模式，解決檔案管理的混亂現狀，避免信息不完整、不安全等現象的出現。第二，重視檔案安全保密工作。在實際工作當中，要對教職工的檔案進行認真研究，對各類檔案進行密級界定，并對其進行加密，在數據庫的使用權限上也要進行加密，不同層級的人員看到的檔案信息應該與其職級相一致，正確處理好檔案信息保密與利用關系。同時，還要對網絡環境進行清理，安裝防護軟件，避免檔案資料被竊取；此外，還要注意保存環境和方式，注意電腦及相關設備的防潮、防毒[3]。第三，對檔案管理人員進行持續培訓。檔案管理人員的專業技能和素養是確保中小學教職工檔案信息化建設工作順利開展的基礎，因此必須要有一支專業檔案管理隊伍作為支撐。除了要求檔案信息管理人員自學外，教育主管部門也要對其進行持續的培訓，幫助他們盡快熟悉和掌握相關技術。第四，妥善處理好紙質檔案與電子檔案的關系。中小學教職工檔案信息化建設的目的在于實現檔案信息的易于管理性、安全性和共享性，但是并不能因此就否認紙質檔案的價值。紙質檔案作為最原始的資料，具有不可復制性、真實性、準確性等意義，是檔案信息管理不可忽視的、不可放棄的重要手段，在實際工作當中，應將兩者有機結合起來，互為補充，并做好原始紙質檔案的保存工作和電子檔案的更新工作，將二者進行合理的銜接。總之，中小學教職工檔案信息化建設是我國檔案事業發展的趨勢和客觀需要，也是教育部門和學校不斷完善自身的重要舉措，對于檔案管理的效率、質量和安全等方面都具有非常重要的意義，也對檔案管理工作提出了更高的要求，教育部門和各個學校要做好準備迎接這一機遇和挑戰。
作者:黃昭眉 單位:福建省寧德市古田縣教育局
參考文獻：
[1]郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2012(15)：142-143.
關鍵詞:現代信息手段;人事檔案管理
1廣播電視人事檔案管理的現狀
(1)不重視人事檔案管理。很多單位都存在檔案不完善、資料丟失等現象。出現這種現象的根本原因就是對于人事檔案管理的不重視，很多人認為人事檔案管理是單純的整理資料，只需將檔案擺放整齊就可以了。真正的檔案管理不僅要裝訂成冊并且擺放整齊，還需要對每個人檔案中重點的部分進行標記突出，以便于用人單位及相關人事部門對人才進行評價。另外，人事檔案管理缺乏收集意識，往往是在辦公室里坐著，等著相應有關部門把檔案資料遞交過來，工作具有一定的滯后性，這樣影響了辦公的效率。(2)管理不合理。就目前的檔案內容來看，我們會發現大部分檔案里面記錄的都是關于學習和工作經驗等資料，缺乏對人才的突出能力和性格特點等因素的記錄，或者是根據其能力而制定出工作計劃介紹。這樣的檔案不適應于廣播電視行業需要。因廣播電視行業涉及了經濟、政治、文化等等各個方面，需要用具有創新性的人事檔案管理手段來突顯廣電行業的行業特點。但現實是廣電行業和其他行業的人事檔案管理制度沒有什么太大的區別，這就表明廣電行業的人事檔案管理缺乏針對性，各種管理制定并不完善。落后的人事檔案管理制度不能為廣電系統提供良好的用人參考。(3)高素質管理人才稀缺。檔案作為與個人發展有很大影響的文字資料，卻沒有專業的管理人才對其進行專業化管理。目前我國高校很少有開設人事檔案管理相關的課程，人事檔案管理專業在各大高校中屬于冷門專業，并且學生會感覺人事檔案管理這個專業沒有發展前景，所以很多學生不會選擇這個專業。這就導致了人事檔案管理的專業性人才缺少。很多情況下，檔案管理的人員不對檔案的內容進行重點標注，也從來不關心檔案缺失的報備工作。他們把工作重心都放在整理檔案上面，把大量的檔案裝訂好，然后放進檔案袋里。如果檔案丟失，那么再想找到丟失內容是非常困難的，影響工作的效率，因此培養高素質的人事檔案管理人才非常重要。
2現代信息化檔案管理的重要性
(1)保證檔案的安全。一份詳細的檔案是廣播電視行業選用人才和晉升等重要依據。但在現實生活中，紙質版的檔案很容易受到涂改，降低了檔案的真實性和安全性。那么如果把檔案里面的所有內容換成電子版，并且進行加密處理，設置訪問的權限，可提升檔案的真實性和安全性。(2)提升檔案的更新速度。將檔案錄入到已經建立好的職工檔案數據庫中，能夠節省紙質檔案的整理和裝訂時間，提高檔案錄入的速度，同時如果職工的檔案有了更新，那么可以直接在數據庫里進行修改，省去了修改紙質版檔案的時間。做到定期對職工檔案進行檢查并更新，可保障檔案的實時性，同時能夠提高人事檔案管理相關工作人員的辦公效率。(3)建立和諧的勞動關系。國家的法律法規明確表明了勞動者的合法權益要受到保護，那么我們的人事檔案資料也應該建立在職工的合法權益上，檔案資料內容要讓職工了解并且在認可的情況才能錄入到職工檔案數據庫中。如果職工對自己的檔案資料信息有疑問的時候，比如某職工對于檔案里的處分記錄不明確，人事檔案管理人員要從數據庫中調出相應職工的電子版檔案資料讓其查證，給職工一個合理答復，消除彼此之間的矛盾。所以人事檔案資料的信息化建設，也是建立和諧的勞動關系的重要手段。
3現代信息化檔案管理建議
(1)創新管理理念。社會的高速發展和時代的不斷進步，讓現代化信息技術能夠更好地運用到我們的生活和工作中來。應結合把現代信息手段和人事檔案管理理念，促使人事檔案管理向著現代化和信息化發展。同時要堅持科學發展觀，高度重視現代化信息技術在人事檔案管理中的重要作用。同時人事檔案管理人員需要不斷提升自己的工作理念，不斷更新管理理念，提升人事檔案管理工作的有效性。(2)檔案內容的信息化。上文中提到過，檔案是反映一個人工作能力和特點的文字資料，但是由于整理和收集的難度較大，最能夠代表個體對所在單位做出貢獻的那部分資料往往是不完善。那么，我們可以利用信息化技術構建職工檔案管理平臺。職工檔案管理平臺的構建，豐富職工的檔案資料的同時，還可以大幅度降低了文字材料的收集難度，提高了工作的效率。從廣電的角度來說，檔案管理平臺能夠收集職工在工作中獲得的獎勵和榮譽，全方位地展示了職工的個人信息資料，也體現了職工的綜合工作能力，同時還要注意到平臺的安全性，給與職工訪問權限，給與人事檔案管理人員修改權限，這樣可以有效的防止檔案被惡意修改，防止弄虛作假。(3)利用信息化技術做好查漏補缺。人事檔案管理中，查漏工作是一項耗時長、數量多、重復性強的工作，尤其廣電行業的職工較多，檢查起來更加復雜麻煩，嚴重影響了人事檔案管理人員的工作效率。然而我們可以利用信息化技術來有效解決這一問題，對大批量的數據和信息進行分析，從而找出缺失的部分，極大地節省了人事檔案管理員對查漏方面工作時間，提升了工作效率。(4)建立優秀的管理隊伍。人力資源管理正在不斷的發展，那么對人事檔案管理的要求越來越高，要提升人事檔案管理人員的工作質量勢在必行。提升人事檔案管理人員的工作質量，就要務必提升其綜合素質。檔案管理的信息化是建立在人事檔案管理人員的基礎上，所以廣播電視行業要引進專業技能強，而且職業道德素質優秀的人才，建立優秀的管理隊伍。
4結語
綜上所述，想要提高廣播電視人事檔案管理，那么就要緊緊抓住現代信息化手段，把檔案管理工作和信息手段結合起來，并根據廣電行業的自身特點加以創新，這樣才能有效的提高廣播電視人事管理的效能。
參考文獻:
［1］趙冰．新時期人事檔案管理信息化建設研究［J］．現代企業文化，2016(29):124．
［2］耿艷玲．信息化對人事檔案管理的新思路［J］．讀與寫(教育教學刊)，2015(3):273．
［3］李曉鳳．人事檔案管理存在的問題及解決對策［J］．城市建設理論研究(電子版)，2014(5)．
關鍵詞:人事檔案管理 高等學校
人事檔案主要記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，與個人工資待遇、職稱申報、社會勞動保障、組織關系緊等密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，它是國家人事檔案的組成部分。
舊的高校人事檔案管理模式已不能適應時展的要求，既影響了高校人事檔案資源開發利用的深度和廣度，也影響了人事檔案管理工作的效率和成效。
1、目前存在的問題主要體現在以下幾方面
(1)檔案資料缺乏完整性。檔案資料的收集工作是檔案利用工作的基礎，例如新調入的教職工人事檔案不全，工資情況不清楚，缺少部分職稱聘任材料等，這些材料的缺失使新單位在利用檔案資源方面以及將來對該職工職稱申報，社會保障等方面都可能存在一定的問題。
(2)歸檔信息不全面。人事檔案信息中普遍缺少反映職工管理才能、技術專長、工作業績、心理素質，誠信情況等全面反映教職工特點的材料，由于缺乏這些信息，往往做不到對教職工的全面評價，影響了人事檔案的利用率，降低了檔案開發和利用價值。
(3)管理體制不夠科學。傳統的人事檔案制度強調“人檔不分”，“檔隨人走”，是典型的封閉式、內向性的管理模式。但是在人才自由流動的今天，“人檔分離”已經是一種普遍現象。
(4)人事檔案管理缺乏先進性。對人事檔案的管理方法，大多數還是局限在傳統的“看堆式”管理，基本上沒有一套完備的可供使用的高效、穩定的檢索工具，嚴重影響到檔案開發利用的速度和服務質量。
(5)不同高校人事檔案管理信息化程度發展水平不平衡。由于各所高校對人事檔案信息化建設工作重視程度不同，相應投入的人力、物力、財力就有很大差別，從而導致了各高校但是檔案信息化發展的不平衡。
(6)基礎設施配套不齊備。大多數高校目前沒有專門的檔案館，人事檔案仍舊是由組織部門和人事部門分管，沒有專門的經費用來管理檔案，因此很難做到檔案管理信息化。
(7)專業的人事檔案管理工作人員缺乏。建設一支高素質的高校人事檔案管理隊伍是高校人事檔案工作的重點。但也應該清楚看到，隨著現代化科學技術的突飛猛進，人事檔案管理技術也在日益提高，傳統的紙質檔案管理正在向電子檔案管理階段邁進。這就要求檔案管理人員要跟上科技發展的步伐，不斷加強業務知識以及現代化新技術的學習。
2、高校人事檔案管理工作的改進措施
(1)收集教職工的全面信息，做到認真整理鑒別。檔案資料收集的全面與否對于檔案管理后期工作至關重要。為此，各高校人事檔案管理部門應該重視檔案資料的來源以及質量，不定期的更新檔案材料，使檔案材料一直處于最新狀態，方便將來利用。同時，根據教職工工作崗位的不同特點，人事檔案管理部門還應該注意收集反應教職工個性特征的材料。
(2)學校領導應重視檔案工作，幫助檔案管理工作人員切實解決各種實際問題，使檔案管理工作在學校現代化建設中發揮重要的作用。同時，學校領導也應該經常過問人事檔案工作，參與學校檔案建設工作，參與研討人事檔案收集工作，不定期的邀請有建設檔案信息化工作經驗的專家參與到人事檔案系統的建設過程中，這樣可大大提高效率，也可在日后系統建設中避免很多麻煩。
(3)逐步增加檔案信息化建設的投入。高校人事檔案管理信息化建設效果不理想，根本原因在于沒有足夠的資金支持，目前的支持只能靠學校撥款，但這種撥款通常不能一次性投入大量資金，這就導致人事檔案管理工作的基礎設施建設不完備，或者是沒有資金進行后期管理上的維護。所以，對于人事檔案信息化建設可以根據各個高校的實際情況，有計劃、有步驟地加大投入。首先完善基礎設施建設、加強人員培訓；其次，對檔案材料進行逐漸數字化，這兩種方法可以在一定程度上減輕學校的負擔，同時也會避免資源的浪費。
(4)人事檔案管理工作人員經常參加本行業的業務學習培訓，甚至外出學習參觀，不斷更新專業知識開闊眼界。另外需要讓人事檔案工作人員充分認識人事檔案工作的重要性，工作中要嚴謹細致，一絲不茍，對每名教職工負責。同時，還要培養檔案管理工作人員的服務意識，更好的為學校的教研科研工作服務。
(5)培養人事管理信息學專業人才。構建人事檔案信息化過程中，不僅需要工作人員了解傳統的檔案管理業務，還需要他們掌握計算機知識、網絡知識和相應的法律規范等。在配備人事檔案管理人員時，要將政治素質好、業務能力強、掌握現代化信息技術的人員補充到檔案信息管理隊伍中，讓其發揮重要作用。
(6)優化管理手段，實現高效管理。逐步建立適應于全國人事檔案信息管理的通用數據庫，方便查詢檢索，實現信息資源共享。根據中國國情、高校人事檔案特點以及人事檔案信息化建設的要求制定一個全國通用的具有特色化、標準化、使用的人事檔案信息庫，其信息基本內容可以包括人員的基本情況，工作學習經歷、職稱、職務、工資情況、獎懲情況，道德情況等。
為了加快學校人事檔案信息化建設，首先需要從全局角度宣傳人事檔案管理的重要意義。其次，要整合全校人事檔案資源，建立共享機制，針對目前存在問題，調配專業人員進行系統研究，認真聽取第一線工作人員的意見，逐步完善本校人事檔案管理工作的通用數據庫。人事檔案管理系統的建立為高校知人用人、人才開發等提供了重要參考依據。建立健全人事檔案管理制度，為提高高校人員利用率提供保障。
參考文獻
[1]伍丹玉,廖海琳,吳珊娜,彭麗萍.構建高校人事檔案管理模式的思考.廣西中醫學院學報,2010,4:115-116.
[2]關于做好高校人事檔案管理利用工作的思考.工會論壇,2010,6:126-127.
醫院人事檔案是衛生人才個人經歷和社會實踐的記錄，是一個人思想品德、業務能力、工作情況的反映，具有保存價值，并按照歸檔制度整理保管起來的個人文件材料。人事檔案及其管理工作在醫院建設中起著不可替代的作用。它為醫院改革中各級領導班子建設提供各類人才信息和用人依據，為工資制度改革，醫院職工的職稱評定和享受各類福利待遇提供依據，是醫院人才開發的重要資源。
1 醫院人事檔案管理現狀
1.1 領導重視不夠，人事檔案管理制度不健全
由于檔案本身不能直接帶來經濟效益，目前醫院領導大多是臨床醫學專家，對檔案管理的重要性認識不夠，因而在檔案管理的重視程度以及在檔案管理人員配備、資金投入等方面均存在重視不夠、投入不足的問題。因此，在醫院管理和建設中，不能夠形成自上而下對人事檔案的重視氛圍，人事檔案管理體制也欠健全。
1.2 職工檔案意識淡薄，看不到檔案的作用
人事檔案材料來源于每個職工，但是目前醫院職工缺乏一定的檔案意識。在檔案形成中，紙張不合格，材料書寫不規范，數量不齊全，上交不及時，這些問題的存在直接影響到人事檔案本身的質量，影響材料的存檔和管理工作，影響了人事檔案的使用價值，無法實現資源共享和利用。
1.3 檔案人員配備不足，專業能力有待提高
人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。檔案管理要求管理人員要有高度的素質和無私奉獻精神，對工作要嚴謹求實。而目前實際情況是醫院管理工作繁雜、量大，人員編制不足，沒有專人管理檔案，都是其他人事管理人員兼做相關檔案工作，檔案專業知識缺乏，責任不能落實到人，致使檔案材料不能及時整理歸檔并裝訂成冊，存在檔案材料遺失，不完整的情況。由于檔案管理者不認真專研業務，在工作中不重視宣傳檔案法規，不能積極提出改善檔案工作基礎設施建設的建議和要求，逐漸形成了檔案管理就是保管檔案的狹隘認識。再者醫院沒有建立起有效的檔案監督管理機制，這就造成了部分重要的檔案資料得不到足夠的重視，有的沒有及時收集，有的由個人保管甚至隨工作的調動而帶走或丟棄，造成重要檔案嚴重殘缺甚至丟失。
2 如何加強人事檔案管理
2.1 加強領導對檔案工作的重視，建立完善的管理體制
加強醫院領導對檔案工作的重視，是搞好醫院人事檔案工作的關鍵。醫院人事檔案工作是一項長期、細致的工作，特別是在信息化如此發達的的今天，建立醫院人事檔案管理信息系統更需要領導的重視和支持，如基礎設施建設、人員的配備、所需經費等，都需要得到領導的批準，只有這樣才能使檔案工作與時俱進。所以，醫院領導應把人事檔案管理納入領導議事日程，進一步完善檔案管理體制。
2.2 提高全院職工的歸檔意識，創造良好管理環境
人事檔案管理部門要組織全院職工學習《檔案法》，宣傳人事檔案的重要性，使檔案有用的觀念深入人心，從而使職工自覺參加人事檔案管理，重視檔案材料書寫、紙張要求、歸檔范圍的標準和規章制度，給收集和利用檔案工作創造良好的環境。
2.3 提高醫院人事檔案工作者的素質，做好信息利用工作
