時間：2023-06-04 10:47:28
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公室檔案管理職責，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：辦公室文書 文書檔案 管理缺陷對策
一、辦公室文書檔案管理特征
文書檔案主要是以紙質或其他載體記錄發(fā)生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。這些信息資料都是被分門別類存放的，這一階段的檔案管理工作中心是信息收集與整合，之后對其編目和保存。
文書檔案中涉及的內容非常豐富，其中包括企事業(yè)單位的發(fā)展歷史、科技發(fā)展、設備管理、財務管理以及行政管理等等。
辦公室文書工作與文書檔案二者之間存在這密切的聯(lián)系，其中辦公室文書的工作內容是收集與整理文件信息內容，之后需要對其進行歸檔與編目；文書檔案管理工作涉及到的工作內容是文件的書寫材料、格式以及歸檔。
二、辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀
（一）辦公室文書檔案管理建設力度過低
通常情況下辦公室文書檔案資料多數(shù)存放于庫房底層，潮濕、不通風、灰塵沉積的環(huán)境并不利于管理工作正常進行，部分檔案室非常破舊，加之存放檔案的區(qū)域受到限制，導致文書檔案職責不明就會出現(xiàn)管理不完善的現(xiàn)象，這樣就會出現(xiàn)現(xiàn)有的管理成果與檔案管理標準相差甚遠。由于檔案管理工作得不到重視，從而有限的資金也不會注入到辦公室文書項目發(fā)展中，從而檔案管理工作建設被完全忽略。
（二）辦公室文書檔案工作認知尚淺
諸多企事業(yè)單位在對待文書檔案管理工作時缺乏宣傳力度，導致工作人員在文書管理過程中對自身的工作職責認知不清晰，檔案工作人員平時的日常工作量較大，加以對檔案管理工作認識不到位，不愿意花費精力做指導工作，從而導致轄區(qū)內的檔案信息管理工作存在一定滯后性。工作項目順利開展，首先要得到領導重視，檔案管理工作革新整改需要得到辦公室文書領導的重視，因為部分領導在思想意識上沒有領會到檔案管理的重要性，認為只要有人管理就可以，因此在隊伍建設方面沒有加大專業(yè)力度。
（三）文書檔案管理工作缺乏積極性與規(guī)范性
工作人員積極性匱乏具體表現(xiàn)：多數(shù)企事業(yè)單位檔案管理人員無論是理論水平、文化水平還是專業(yè)素養(yǎng)都或多或少有欠缺。甚至一些工作人員不是專業(yè)人員，并不具備文書檔案管理工作知識與技能，所以在工作中就會出現(xiàn)主人翁意識的缺失。工作人員調動密集、薪金待遇一般使在職工作人員對本質工作出現(xiàn)懈怠性，不能激發(fā)工作人員提升工作素養(yǎng)以及業(yè)務水平，導致辦公室文書檔案管理工作不能夠與時俱進。
三、辦公室文書檔案管理工作有效措施
（一）規(guī)范文書檔案管理工作
在工作中要進一步實現(xiàn)檔案管理與文書工作的有效融合，在文件信息收集與整理時要注意紙張使用的規(guī)格、要統(tǒng)一文件格式的使用、要統(tǒng)一筆支型號的選擇，這樣直接影響到文件信息的管理質量，以此才能夠統(tǒng)一實現(xiàn)辦公室文書與文書檔案管理的現(xiàn)代化管理，使其更加規(guī)范化。
（二）培養(yǎng)與塑造文書檔案管理人員的專業(yè)知識與技能
首先，要良好利用受眾群體，抓好檔案管理宣傳工作，要將社會大眾的意識作為著力點，強化群眾檔案管理認知，使他們感受到檔案管理與保存在企業(yè)發(fā)展中起到的重要作用，同時需要辦公室文書檔案管理工作人員參加檔案業(yè)務培訓，不斷學習專業(yè)知識理論以此來豐富檔案管理專業(yè)知識。其次，檔案宣傳工作要滲入到領導工作重點范圍內，在日常工作中不斷增強其思想認知程度，摒棄傳統(tǒng)封閉的觀念，向辦公室文書職能發(fā)展觀念、社會大眾服務意識方向發(fā)展，在辦公室文書檔案管理工作中加大人力、物力的有效投入，從本質上提高檔案工作的發(fā)展速度，使之與辦公室文書等日常工作齊頭并進，為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展起到助推作用。
（三）激發(fā)文書檔案管理工作人員積極性
首先，需要管理層對待工作人員招募工作要慎重，嚴格把控招聘人員的專業(yè)知識與技能，這樣才能夠保證員工在工作過程中有責任感；其次，加強辦公室文書檔案工作基礎設施的管理，使硬件能夠發(fā)揮其工作職能。其次，制定崗位責任制度，健全相關的規(guī)章制度，加強檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作，并且認真落實到檔案管理具體職位中，將檔案信息管理工作細分落實給每一位工作人員，這樣可以激發(fā)工作人員的責任意識以及事業(yè)觀念。為確保檔案工作隊伍穩(wěn)定的工作狀態(tài)，要建立有效且健全的激勵制度，使工作人員對檔案管理的本質充滿正面思想。
四、結束語
檔案管理工作是建立在文書管理工作基礎之上的，所以想要企事業(yè)單位的文件信息得到發(fā)展與利用，文書與檔案管理是一定要得到充分重視的，企事業(yè)單位的建設與發(fā)展是需要文書檔案來記載的，對于以后企事業(yè)單位的發(fā)展也是有著重要意義的，所以在工作過程中要強化文書與檔案管理工作人員的個人素養(yǎng)，使之能夠認識到自身的工作職能，使企業(yè)的有效資源得到最大化的利用，最終實現(xiàn)企事業(yè)單位信息資源的優(yōu)化，同時也是體現(xiàn)企事業(yè)單位管理水平的重要途徑。
參考文獻：
[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經(jīng)濟與社會，2011
關鍵詞：醫(yī)院辦公室；檔案管理；工作探討
醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)過長時間的發(fā)展和改革，逐漸的在實踐中獲得完善和發(fā)展，辦公室檔案作為醫(yī)院多年的綜合性材料，對于提高醫(yī)院的綜合競爭能力，促進醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義和作用；醫(yī)院辦公室檔案的管理質量直接決定著醫(yī)院檔案的完整程度，對于醫(yī)院的綜合進步具有關鍵性作用，隨著社會科技的發(fā)展，醫(yī)院逐漸采取科學的管理模式對檔案進行綜合整理，通過引進先進的技術，建立數(shù)字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫(yī)院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發(fā)展和改進，但是醫(yī)院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問題，本文結合相關的問題和應用進行分析，希望能夠提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平。
1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點
1.1 檔案館內容的復雜性
隨著科學技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室的檔案管理水平也逐漸發(fā)展，在對傳統(tǒng)的檔案形式進行保留和整理的過程中，通過科學技術，建立相關的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴密性和準確性。由于醫(yī)院工作種類繁瑣，因此醫(yī)院辦公室檔案管理也存在眾多的復雜類型，根相關的調查和分析，我國醫(yī)院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復雜類型，首先，醫(yī)院辦公室檔案管理的過程中，業(yè)務指導類的檔案數(shù)量較多，眾所周知，醫(yī)院作為基醫(yī)療衛(wèi)生服務建設行業(yè)，工作內容復雜、繁重，而且受到醫(yī)院自身的原因影響，醫(yī)院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務直接導致醫(yī)院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎性信息記錄，受到時代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫(yī)院辦公室檔案管理過程匯中，對于新的制度要求、操作標準、都需要及時的補充和發(fā)展。
1.2 相關的醫(yī)患關系檔案影響性大
醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務衛(wèi)生機構，面向的是整個社會的廣大人民群眾，所以醫(yī)院辦公室檔案管理中存在大量的醫(yī)患關系的檔案，隨著社會綜合素質水平的提升，社會群眾對于醫(yī)療機構的衛(wèi)生水平和技術問題都有了很大的提升，在進行醫(yī)療活動的過程中，患者與醫(yī)生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫(yī)患檔案不僅與檔案管理水平有關，而且能夠直接反映出醫(yī)院本身的醫(yī)療技術問題和道德文化問題，因此，針對這樣的問題，醫(yī)院要積極做好醫(yī)患關系的檔案，加強醫(yī)患關系檔案的整理和保存。在醫(yī)院發(fā)生醫(yī)療事故或者引發(fā)醫(yī)療糾紛的問題時，相關的調查問題和解決處理都會從醫(yī)院辦公室的檔案管理進行，成為處理問題和糾紛的重要依據(jù)。
1.3 醫(yī)生調任、晉升類的檔案處理
醫(yī)院工作過程中，醫(yī)生會經(jīng)常出現(xiàn)晉升、離職等問題，作為醫(yī)院的主體工作者，加強醫(yī)生的檔案管理也是醫(yī)院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動完整的檔案管理體系，醫(yī)院辦公室要積極保證三個方面的醫(yī)生方案問題：首先，加強檔案完整性，醫(yī)院辦公室檔案管理的人員流動相對比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫(yī)院辦公室檔案工作人員的穩(wěn)定才能保障檔案管理工作的完整性和穩(wěn)定性；與此同時，加強檔案管理人員的工作成熟度也是促進檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會的不斷進步，醫(yī)院辦公室檔案管理工作需要跟隨時代的步伐進行改革，逐級向著信息化和科技化的法相進行轉變，這樣的發(fā)展趨勢也是檔案管理的重要發(fā)展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費。
2 醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題
2.1 檔案管理人員緊缺
在醫(yī)院辦公室檔案管理過程中，由于工作重點不同，醫(yī)院領導很容易將醫(yī)院的所有重心放在硬件建設和發(fā)展上，缺乏對于管理層面的認識，特別是很容易造成檔案建設的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業(yè)人才進行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過程中，很容易出現(xiàn)工作人員的職責不明確，保管制度不及時不嚴格等問題出現(xiàn)，給整個醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。
2.2 現(xiàn)代管理軟件水平不足
在電子技術和通信技術不斷發(fā)展的當今社會，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進現(xiàn)代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進行錄入和編寫在一定程度上已經(jīng)極大的提高了工作效率，但是卻仍然無法滿足醫(yī)院檔案管理的要求，給整個醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來很大的影響，因此，對于醫(yī)院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強現(xiàn)代化的檔案管理模式，從而提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效率。
2.3 檔案收集以及歸檔不及時、不規(guī)范
醫(yī)院作為醫(yī)療服務場所，檔案數(shù)量相對于其他行業(yè)的檔案管理而言具有很大的復雜性，醫(yī)院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個部門的相關資料，檔案管理相當巨大，管理任務很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進行及時、有效的整理，給后期的檔案處理帶來很大的問題，直接影響醫(yī)院的總體管理水平。
3 醫(yī)院辦公室檔案管理的應用
通過上面的醫(yī)院辦公室檔案特點和存在問題的分析，我們能夠清晰的了解到醫(yī)院辦公室檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展具有重要的意義和作用，加強檔案管理是促進醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要保障；下面將結合醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀對醫(yī)院辦公室檔案管理的應用進行分析，醫(yī)院辦公室檔案管理主要存在以下幾個方面的應用。
3.1 優(yōu)質的檔案管理是醫(yī)院文化建設的重要部分
醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院建設和發(fā)展的重要部分，對檔案進行合理化的管理，能夠積極提升醫(yī)院的品牌形象，提高醫(yī)院的綜合競爭能力；在實際工作過程中，掌握檔案管理的行管細節(jié)，能夠積極減少醫(yī)患問題的出現(xiàn)，領導應該對檔案管理給予足夠的重視，除了加強各項規(guī)章制度外，要積極對檔案價值進行合理的開發(fā)，提高醫(yī)院辦公室檔案管理的強度和力度。優(yōu)質的醫(yī)院辦公室檔案管理能夠積極推進醫(yī)院總體水平發(fā)展，提高醫(yī)院的品牌效應，加強競爭能力。
3.2 完善醫(yī)院辦公室檔案管理促進醫(yī)院建設發(fā)展
辦公室檔案管理工作的重心應該積極推進檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時，要定期對醫(yī)院辦公室檔案管理工作進行定點的抽查和監(jiān)督，從而確保整個檔案管理的工作質量。對于一些醫(yī)患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價值開發(fā)，仔細分析其內部的利弊問題和原因問題，形成完整的分析報告，從而為以后工作做出指導性的意見。
總而言之，醫(yī)院辦公室檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對于醫(yī)院的具有重要作用，醫(yī)院檔案管理工作是一項長期的、系統(tǒng)的工作，能夠切實推進醫(yī)院的發(fā)展，完善醫(yī)院內部的建設發(fā)展，因此應該對其進行重視，并不斷的在實際過程中推動醫(yī)院檔案管理工作。
參考文獻
[1]舒放.實施精細化管理，提高醫(yī)院辦公室行政效能[J].中國醫(yī)藥導報，2013，10（25）：159-161.
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。>>精彩專題推薦：公司管理制度大全
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的
四、
七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
辦公室
辦公室是宿管會中組織協(xié)調其他各部的關鍵部門，以配合主席團、協(xié)調各部門工作為主要職責。其職能可分為日常工作、財務管理、檔案管理三大塊。為將辦公室建設成為一個有特色﹑高效率的部門，更好地修訂與落實各項規(guī)定，抓緊、抓實地開展各項工作。現(xiàn)將各塊工作安排如下：
一、日常工作版塊
保證日常工作的有序開展和各項職能的扎實落實，是辦公室工作的基點，也是辦公室工作的主要責任。
1、起草下學期即將成立的宿管會的計劃、總結和各項規(guī)范。
2、負責主席團例會和全體會議例會的點到及會議進程記錄工作；作好各種會議的通知工作。
3、負責學工辦二報刊的收發(fā)及增訂工作；整理布置學辦，購置辦公用品，發(fā)送比賽請柬，制作席簽等日常事務。
4、負責學工辦二的值班安排以及抽查工作，并監(jiān)督各部做好學工辦二的財物保管及保潔工作，為大家營造一個良好的工作環(huán)境。
二、檔案管理版塊
由于檔案管理具有長期性，且各部活動較多較雜，有些活動檔案往往很難收齊。因此，辦公室將及時明確各部門專門負責檔案管理的人員，每次活動后，及時聯(lián)系相關人員，收齊相關檔案，做到一個活動有一個檔案，并及時進行歸檔、存檔。對各類檔案的管理，實行具體問題具體分析，對特殊檔案實行特殊歸檔法。
1、保留三年內具有使用價值的舊檔案，其余作廢。
2、將當前各部所有活動的方案、總結自成一檔，檔案統(tǒng)一用a4紙打印，一式四份，分別由學工辦﹑主席團﹑辦公室﹑本部各保留一份。
3、為了使各部的各項活動及各種評比結果能夠有檔可查，確保檔案管理不流于形式。辦公室將及時做好對各部的學期工作計劃、工作總結以及學期末干事考核結果的歸檔工作。
4、特殊檔案管理，在繼續(xù)沿用原檔案管理細則的基礎上作了適當調整，尤其是對基礎部各項檢查評比結果的歸檔上作了如下規(guī)定，以確保檔案管理的嚴肅性：
①各項檢查評比結果在下月初10號前匯總后交辦公室歸檔。
②歸檔前如發(fā)現(xiàn)檢查結果有誤，基礎部可自行更正，并注明理由及負責人簽名，歸檔后原則上一律不得修改。
③歸檔后如確需修改，到學工辦辦理申請手續(xù)后方可改動。
三、財務管理版塊
為了規(guī)范即將成立的宿管會的財務收支狀況，使各部在經(jīng)費使用上擁有自和支配權，同時使財務管理更具規(guī)范性，將制定新的《人文學院宿管會財務細則》和《人文學院學生活動經(jīng)費報銷手續(xù)》。此措施的出臺將使各部經(jīng)費的使用更具目的性和規(guī)范性。根據(jù)各部的工作計劃，做好財務預算工作。平時，對宿管會財務進行宏觀調控，統(tǒng)一管理，由專人負責，規(guī)范活動經(jīng)費的申請手續(xù)及經(jīng)費的報銷手續(xù)，對拉贊助所得收入也及時進行保管和記錄工作，既保證各部使用經(jīng)費的自主性，又確保經(jīng)費使用有的放矢，避免浪費。在學期末，及時清算帳目，做好財務總結工作。具體程序如下：
1、 活動經(jīng)費申請：
①申請部門領取活動經(jīng)費申請表，并按要求填寫。
②院領導﹑主席團﹑辦公室財務負責人簽字后領取資金。
③活動結束后上交活動清單和發(fā)票，由辦公室記錄，申請報銷。
④每月30日歸還所申請的經(jīng)費。
2、 贊助收入：
宿管會由外宣部負責拉贊助，各部也可自行去拉，贊助收入交辦公室保管并記錄，各部需活動經(jīng)費則向辦公室申請，發(fā)揮辦公室“財務管理中樞”的作用。
3、經(jīng)費報銷：
申請者備好收據(jù)﹑財務章﹑必備簽字，統(tǒng)一轉帳。（詳見《人文學院學生活動經(jīng)費報銷手續(xù)》）
總之，辦公室的工作是瑣碎的繁雜的，但卻是不可或缺的。在今后的工作中，我們將強化辦公室的職能，有序開展各項工作，不斷完善自身建設，積極開拓創(chuàng)新，努力協(xié)助宿管會做好各項工作。
基礎組
基礎組是為同學們服務的部門,工作都屬常規(guī)工作，既瑣碎又繁雜。大致分為三個方面：即寢室內務、查夜以及小家電維修。上學期，我們迎來了基礎組有史以來的最大的改組和職能轉換擴充，我們已成立“學生宿舍管理委員會”。管理寢室方面的各項事務。
一、要切實解決好4個矛盾一是大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其性質和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務性上，辦公室主要是為領導、機關、和基層服務。
首先是為領導和機關服務的。這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，當部門工作與機關的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局的基礎和前提。
二是主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。
三是政務和事務的矛盾。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，政務工作主要有決策參謀、調查研究、政務信息、政務文電處理、政務督促檢查、機要檔案保密等工作。事務工作一般是指除政務以外的其他各項工作，主要是行政后勤工作，諸如接待應酬、吃住行、安全衛(wèi)生等。事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的，把事務看成是低層次的。辦公室的工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。
四是“過”與“不及”的矛盾。為領導出主意，當參謀，要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。
二、發(fā)揮6項職能，抓實6個細節(jié)
一是發(fā)揮參謀功能，突出“想得到”。多謀才能善斷。辦公室作為公司上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點工作，既要了解上級領導的工作意見和要求，還要了解本單位的實際情況和干部員工的意見和建議。善于增強整體合力，樹立團隊協(xié)作精神和服務理念，善于對上加強聯(lián)系，對內加強管理，對外搞好協(xié)調，對下做好服務。要立足發(fā)展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，增強工作的主動性、預見性、創(chuàng)造性，以較高的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務工作能力為領導出謀劃策、查漏補缺，在充分調查摸底的基礎上，提出可行建議和工作預案，發(fā)揮參謀和助手作用，不斷提高參與決策能力。
二是發(fā)揮協(xié)調功能，突出“管得寬”。辦公室工作綜合全局，協(xié)調各方，承內聯(lián)外，有自身的工作職責和工作規(guī)則。辦公室既要全面了解各方面工作情況，為公司各項工作的順利開展創(chuàng)造條件，又要協(xié)調各方，處理好上下左右的關系，確保政令暢通。對于職責內的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項項有落實。對職責以外但沒有部門抓的或職責不明的工作，辦公室就是“不管部”，要義不容辭承擔起來，做到機關工作不留空檔，保證各項工作的全面推進。
三是發(fā)揮辦事功能，突出“做得細”。機關工作無小事，辦公室工作更是無小事。這就要求辦公室工作一要細心、細致，
二要從細小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和虛假。要時時刻刻、事事處處，認真認真再認真，細致細致再細致，做到不讓領導布置的工作在我手中延誤，不讓需要辦理的文電在我手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同志在我這里受到冷落，不讓分公司機關和辦公室的形象在我這里受到影響。四是發(fā)揮管理功能，突出“碰得硬”。機關工作涉及到的事務方方面面，有的還關系到員工的切身利益。在原則問題上敢不敢逗硬是檢驗作風是否過硬的重要標志。辦公室工作必須講原則，嚴肅辦事紀律。一是按政策辦事。把政策作為辦公室的生命線，決不允許在政策問題上講人情，“走后門”，
二是依法辦事。辦公室同志必須學法、懂法、守法，嚴格按照法律法規(guī)來開展工作。三是按組織原則辦事。堅持民主集中制原則，堅持一級對一級負責。五是發(fā)揮服務功能，突出“講程序”。辦公室工作的程序性要求很強，特別是在大量復雜的事務性工作中，要求辦公室的同志一定要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅持逐級匯報的原則,以明確責任。要通過建立一套科學規(guī)范的工作制度、工作程序、工作規(guī)則，使每項工作都有章可循。六是發(fā)揮督辦功能，突出“抓得實”。要據(jù)實情、講實話、干實事、創(chuàng)實效，扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務實的精神，包括聽取基層意見，向領導反映情況，力求全面、真實。工作中，要一步一個腳印，不作表面文章。
三、重點做好五項工作
一是要管帶結合，抓好文書檔案管理。
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一、要切實解決好4個矛盾
一是大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其性質和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務性上，辦公室主要是為領導、機關、和基層服務。首先是為領導和機關服務的。這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，當部門工作與機關的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局的基礎和前提。 二是主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。
三是政務和事務的矛盾。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，政務工作主要有決策參謀、調查研究、政務信息、政務文電處理、政務督促檢查、機要檔案保密等工作。事務工作一般是指除政務以外的其他各項工作，主要是行政后勤工作，諸如接待應酬、吃住行、安全衛(wèi)生等。事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的，把事務看成是低層次的。辦公室的工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。
四是“過”與“不及”的矛盾。為領導出主意，當參謀，要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。
二、發(fā)揮6項職能，抓實6個細節(jié)
一是發(fā)揮參謀功能，突出“想得到”。多謀才能善斷。辦公室作為公司上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點工作，既要了解上級領導的工作意見和要求，還要了解本單位的實際情況和干部員工的意見和建議。善于增強整體合力，樹立團隊協(xié)作精神和服務理念，善于對上加強聯(lián)系，對內加強管理，對外搞好協(xié)調，對下做好服務。要立足發(fā)展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，增強工作的主動性、預見性、創(chuàng)造性，以較高的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務工作能力為領導出謀劃策、查漏補缺，在充分調查摸底的基礎上，提出可行建議和工作預案，發(fā)揮參謀和助手作用，不斷提高參與決策能力。
二是發(fā)揮協(xié)調功能，突出“管得寬”。辦公室工作綜合全局，協(xié)調各方，承內聯(lián)外，有自身的工作職責和工作規(guī)則。辦公室既要全面了解各方面工作情況，為公司各項工作的順利開展創(chuàng)造條件，又要協(xié)調各方，處理好上下左右的關系，確保政令暢通。對于職責內的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項項有落實。對職責以外但沒有部門抓的或職責不明的工作，辦公室就是“不管部”，要義不容辭承擔起來，做到機關工作不留空檔，保證各項工作的全面推進
三是發(fā)揮辦事功能，突出“做得細”。機關工作無小事，辦公室工作更是無小事。這就要求辦公室工作一要細心、細致，二要從細小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和虛假。要時時刻刻、事事處處，認真認真再認真，細致細致再細致，做到不讓領導布置的工作在我手中延誤，不讓需要辦理的文電在我手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同志在我這里受到冷落，不讓分公司機關和辦公室的形象在我這里受到影響。
四是發(fā)揮管理功能，突出“碰得硬”。機關工作涉及到的事務方方面面，有的還關系到員工的切身利益。在原則問題上敢不敢逗硬是檢驗作風是否過硬的重要標志。辦公室工作必須講原則，嚴肅辦事紀律。一是按政策辦事。把政策作為辦公室的生命線，決不允許在政策問題上講人情，“走后門”，二是依法辦事。辦公室同志必須學法、懂法、守法，嚴格按照法律法規(guī)來開展工作。三是按組織原則辦事。堅持民主集中制原則，堅持一級對一級負責。
五是發(fā)揮服務功能，突出“講程序”。辦公室工作的程序性要求很強，特別是在大量復雜的事務性工作中，要求辦公室的同志一定要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅持逐級匯報的原則,以明確責任。要通過建立一套科學規(guī)范的工作制度、工作程序、工作規(guī)則，使每項工作都有章可循。
六是發(fā)揮督辦功能，突出“抓得實”。要據(jù)實情、講實話、干實事、創(chuàng)實效，扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務實的精神，包括聽取基層意見，向領導反映情況，力求全面、真實。工作中，要一步一個腳印，不作表面文章。
三、重點做好五項工作
一是要管帶結合，抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平;另一方面針對目前分公司新建單位較多，文書檔案管理質量相對較弱的實際情況，采取以下措施：一是要求各新建單位確定專人負責文書檔案工作并盡可能保持相對穩(wěn)定;二是積極開展人員整訓;三是實施靠近指導，采取現(xiàn)場指導，手把手幫助有關單位提高文書檔案管理水平;四是開展文書檔案管理驗收制度，獎優(yōu)罰劣。
二是建改并舉，抓好制度建設。確定xx年為辦公室的基礎建設年，在各項制度建設方面，推出一批管理制度。在積極施行、多方征求意見的基礎上，匯編成冊，實現(xiàn)公司內部管理“有法可依”。
三是要獎罰并重，抓好交通安全管理。建立健全分公司交通安全管理制度，繼續(xù)推行風險抵押制度，確保交通安全基本穩(wěn)定。
一是大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其性質和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務性上，辦公室主要是為領導、機關、和基層服務。首先是為領導和機關服務的。這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，當部門工作與機關的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局的基礎和前提。 二是主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。
三是政務和事務的矛盾。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，政務工作主要有決策參謀、調查研究、政務信息、政務文電處理、政務督促檢查、機要檔案保密等工作。事務工作一般是指除政務以外的其他各項工作，主要是行政后勤工作，諸如接待應酬、吃住行、安全衛(wèi)生等。事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的，把事務看成是低層次的。辦公室的工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。
四是“過”與“不及”的矛盾。為領導出主意，當參謀，要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。
二、發(fā)揮6項職能，抓實6個細節(jié)
一是發(fā)揮參謀功能，突出“想得到”。多謀才能善斷。辦公室作為公司上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點工作，既要了解上級領導的工作意見和要求，還要了解本單位的實際情況和干部員工的意見和建議。善于增強整體合力，樹立團隊協(xié)作精神和服務理念，善于對上加強聯(lián)系，對內加強管理，對外搞好協(xié)調，對下做好服務。要立足發(fā)展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，增強工作的主動性、預見性、創(chuàng)造性，以較高的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務工作能力為領導出謀劃策、查漏補缺，在充分調查摸底的基礎上，提出可行建議和工作預案，發(fā)揮參謀和助手作用，不斷提高參與決策能力。
二是發(fā)揮協(xié)調功能，突出“管得寬”。辦公室工作綜合全局，協(xié)調各方，承內聯(lián)外，有自身的工作職責和工作規(guī)則。辦公室既要全面了解各方面工作情況，為公司各項工作的順利開展創(chuàng)造條件，又要協(xié)調各方，處理好上下左右的關系，確保政令暢通。對于職責內的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項項有落實。對職責以外但沒有部門抓的或職責不明的工作，辦公室就是“不管部”，要義不容辭承擔起來，做到機關工作不留空檔，保證各項工作的全面推進
三是發(fā)揮辦事功能，突出“做得細”。機關工作無小事，辦公室工作更是無小事。這就要求辦公室工作一要細心、細致，二要從細小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和虛假。要時時刻刻、事事處處，認真認真再認真，細致細致再細致，做到不讓領導布置的工作在我手中延誤，不讓需要辦理的文電在我手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同志在我這里受到冷落，不讓分公司機關和辦公室的形象在我這里受到影響。
四是發(fā)揮管理功能，突出“碰得硬”。機關工作涉及到的事務方方面面，有的還關系到員工的切身利益。在原則問題上敢不敢逗硬是檢驗作風是否過硬的重要標志。辦公室工作必須講原則，嚴肅辦事紀律。一是按政策辦事。把政策作為辦公室的生命線，決不允許在政策問題上講人情，“走后門”，二是依法辦事。辦公室同志必須學法、懂法、守法，嚴格按照法律法規(guī)來開展工作。三是按組織原則辦事。堅持民主集中制原則，堅持一級對一級負責。
五是發(fā)揮服務功能，突出“講程序”。辦公室工作的程序性要求很強，特別是在大量復雜的事務性工作中，要求辦公室的同志一定要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅持逐級匯報的原則,以明確責任。要通過建立一套科學規(guī)范的工作制度、工作程序、工作規(guī)則，使每項工作都有章可循。
六是發(fā)揮督辦功能，突出“抓得實”。要據(jù)實情、講實話、干實事、創(chuàng)實效，扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務實的精神，包括聽取基層意見，向領導反映情況，力求全面、真實。工作中，要一步一個腳印，不作表面文章。
三、重點做好五項工作
一是要管帶結合，抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平;另一方面針對目前分公司新建單位較多，文書檔案管理質量相對較弱的實際情況，采取以下措施：一是要求各新建單位確定專人負責文書檔案工作并盡可能保持相對穩(wěn)定;二是積極開展人員整訓;三是實施靠近指導，采取現(xiàn)場指導，手把手幫助有關單位提高文書檔案管理水平;四是開展文書檔案管理驗收制度，獎優(yōu)罰劣。
二是建改并舉，抓好制度建設。確定xx年為辦公室的基礎建設年，在各項制度建設方面，推出一批管理制度。在積極施行、多方征求意見的基礎上，匯編成冊，實現(xiàn)公司內部管理“有法可依”。
三是要獎罰并重，抓好交通安全管理。建立健全分公司交通安全管理制度，繼續(xù)推行風險抵押制度，確保交通安全基本穩(wěn)定。
一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。一是在年初的全市交通工作會議上就把檔案管理工作列入年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。二是相繼成立了由分管領導任組長的檔案工作領導小組，重新組建了局保密工作領導組，并明確辦公室為具體實施執(zhí)行責任者。為加強對檔案工作的管理，今年8月份，我們重新選配了檔案管理員，將責任心強、業(yè)務熟悉的同志調整到辦公室，同時，選派檔案管理員參加了市檔案局組織的業(yè)務培訓。
二、制度完善，管理規(guī)范
為認真做好檔案管理工作，我們始終以貫徹落實《檔案法》為核心，先后制定和完善了《檔案鑒定銷毀》、《檔案查借閱》、《文書處理》、《檔案材料立卷歸檔》、《檔案保密工作》、《會計檔案管理》、《檔案庫房管理》等制度，并懸掛上墻，從而明確了檔案管理人員崗位職責。
三、加大投入，確保安全
在經(jīng)費十分緊張的情況下，局領導高度重視檔案室的軟硬件建設，為檔案室配備了計算機，用于檔案管理，在以前配備去濕機、空調、電風扇、防蟲藥的基礎上，今年又購置了滅火器、溫度計，做到檔案室安全保密、溫濕度適宜、清潔衛(wèi)生、無蟲霉滋生，為今后我局檔案升級打下了良好的基礎。
四、注重質量，完成立卷歸檔
檔案文書的立卷歸檔是檔案管理的主要工作。一是繼續(xù)堅持高標準，嚴要求狠抓了檔案的收集、鑒定、整理、立卷、編目、保管和統(tǒng)計工作。二是檔案信息管理現(xiàn)代化程度進一步提高。對2006年的文書檔案案卷目錄，我們已經(jīng)運用計算機處理，日常的收、發(fā)文登記也試行以計算機處理，并力爭將今后的文書檔案年度歸檔、組卷等全部用計算機完成，以適應辦公自動化的需要。2006年我局文書檔案共立卷歸檔份，其中永久份，長期份，短期份。財務檔案卷。此外，我們還對部分干部檔案進行了整理，得到了組織部門的認可。
六、整合資源，強化檔案開發(fā)利用。充分利用檔案材料編寫《巢湖志?交通篇》，使各種文書檔案、聲像檔案、實物檔案在編撰史志、落實待遇、案件查處等方面發(fā)揮了重要作用。
今年的檔案管理工作雖然取得了一定的成就，但離市檔案局的要求還有很大差距。2006年，我們將繼續(xù)以深入學書記"三個代表"的重要思想為指導，堅持以《檔案法》為根本指針，加強學習，把握重點，狠抓落實。
一是進一步加大檔案宣傳力度，增加全局干部職工的檔案意識。
【關鍵詞】 醫(yī)院管理 電子檔案 問題 對策
隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術及醫(yī)療相關信息技術也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現(xiàn)代化建設,是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1 醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理職責不明確，管理線條多
醫(yī)院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。
1.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業(yè)技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍
由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網(wǎng)絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質有待提高
由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術知識、醫(yī)療管理流程、電子信息技術、檔案專業(yè)知識等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫(yī)院已廣泛應用，部分科室已經(jīng)實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網(wǎng)絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。
2 提高醫(yī)院電子檔案管理的對策
2.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡
醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網(wǎng)絡實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權限的統(tǒng)一規(guī)劃。
醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協(xié)作。
2.2 制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進行管理。
2.3 加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術應用、網(wǎng)絡安全、醫(yī)學管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡安全的軟件，如防火墻技術、數(shù)據(jù)加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻。
參 考 文 獻
[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學.2008(20)02：444-445.
【關鍵詞】 基層醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2012.08.621 文章編號：1004-7484（2012）-08-2915-02
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形式的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，它是醫(yī)院的寶貴財富，加強這一信息資源的管理對醫(yī)院領導決策科學化和醫(yī)
院現(xiàn)代化建設極為重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富。加強對這一信息資源的規(guī)范化管理，對醫(yī)院領導決策科學化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設極為重要。檔案規(guī)范化，是指在檔案工作領域內由檔案事業(yè)主管機關，或會同標準化主管機關以及各有關部門共同協(xié)商對檔案工作的管理、原則則、方法、質量、概念、設施等，制訂出科學的、統(tǒng)一的規(guī)則和技術規(guī)范.并予以貫徹執(zhí)行而修訂的全部過程，就是要使檔案工作規(guī)范化、統(tǒng)一化，以獲得最佳的工作秩序、社會效益和經(jīng)濟效益。
縣級醫(yī)院及縣以下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的人事檔案由縣衛(wèi)生局檔案室統(tǒng)一管理，其他檔案由各單位自行管理。醫(yī)院的檔案材料主要有兩大方面：一是病歷檔案，由專門的病案統(tǒng)計機構負責編錄、回收、質量檢查、整理、裝訂、登記、歸檔、保管和調閱工作；二是文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、聲像檔案等，由醫(yī)院各相關職能部門負責保管。目前，我國許多基層醫(yī)院受職能特殊性的限制和不同種類檔案作用特點的表現(xiàn)形式的影響，基層醫(yī)院檔案管理可能存在以下的某些問題。
1 基層醫(yī)院在檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理制度不健全 各相關部門沒有統(tǒng)一的管理制度，沒有制訂檔案室工作職責和查閱制度，沒有明確檔案工作人員職責，沒有嚴格執(zhí)行歸檔程序和查閱程序，更缺乏依法管理檔案的理念。
首先，檔案管理格局混亂，管理職能不明確。基層醫(yī)院檔案一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。
其次，對醫(yī)院檔案內容界定不清，管理范圍不明隨著科技的進步，社會的發(fā)展，檔案的內涵和外延都在發(fā)生變化。
1.2 檔案管理人員業(yè)務素質有待提高 就目前的狀況來看，從縣到鄉(xiāng)鎮(zhèn)各衛(wèi)生院都沒有專職的檔案管理人員，大部分是所在單位辦公室的內勤兼任檔案員。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院由會計兼任檔案員，有的由通訊員兼任，有的由工會人員兼任，他們平時負責的工作項目較多，用于檔案工作的時間和精力有限，表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員較少，專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現(xiàn)代科學知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應新形式下的檔案事業(yè)發(fā)展。
隨著醫(yī)院檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，對檔案專業(yè)人才的素質建設提出愈來愈高的要求。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般來說重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，而對檔案管理人員的素質提高和繼續(xù)教育沒有納人計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。
1.3 檔案管理設備陳舊 在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規(guī)劃。而對檔案管理、檔案設備投人等考慮較少或完全未納人規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務同步發(fā)展。在基層醫(yī)院，運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。
2 推進基層醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化
基層醫(yī)院的檔案管理要進一步科學化，規(guī)范化，制度化，需建立行之有效的長效機制，這樣才能有效的推動醫(yī)院日常工作的開展和事業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展。下面筆者就如何加強基層醫(yī)院的檔案管理工作簡述幾點體會。
2.1 建立健全各項管理規(guī)章制度 在認真貫徹《檔案法》的基礎上，醫(yī)院把上級的有關規(guī)定、標準，作為工作的依據(jù)，根據(jù)檔案目標管理的需要，結合本院實際情況定出具體規(guī)定，重新制定出全院檔案實行集中統(tǒng)一管理的《實施細則》，明確職責，完善檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房管理制度，使檔案工作各環(huán)節(jié)的運行有章可循，這是使檔案得以規(guī)范化管理的根本所在。
首先，規(guī)范醫(yī)院檔案傳遞程序。醫(yī)院檔案的性質和特點決定了檔案材料的構成和形式不同于其他檔案。它包括黨政群、個人、設備、財務、基建、特殊病案等多種類型。
其次，嚴格醫(yī)院檔案編研工作。醫(yī)院檔案的收集與編研是相輔相成的，只收集不編研就會形成雜亂無章的材料堆，用時非常麻煩。
再次，建立檔案工作網(wǎng)絡。醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡組織建設是開展檔案管理工作的保證。
2.2 提高醫(yī)院檔案管理隊伍的素質 其一，強化全員的檔案意識。醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療、教學、科研都有著緊密的聯(lián)系，互為依存，不可分割。加強醫(yī)院檔案管理工作，提高領導對檔案工作重要性的認識，是做好醫(yī)院檔案工作的前提和保證。單位檔案人員要爭取領導重視，明確主導思想，建立健全符合醫(yī)院實際的檔案管理機構和規(guī)章制度，實行集中管理，將醫(yī)院檔案管理工作納入醫(yī)院整體管理系統(tǒng)之中。將檔案工作納入到各級領導的崗位責任制，將檔案收集，檔案材料規(guī)范化、及時性等作為個人年度考核、升職、晉級、評優(yōu)、評先等條件之一，以提高歸檔工作的質量和效率。同時檔案人員也要熟悉醫(yī)院檔案材料的運行規(guī)律，掌握各種線索，循序漸進，廣泛收集，為醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理做好前期基礎工作。
其二，建設優(yōu)秀的檔案管理隊伍。檔案管理人員的素質直接影響檔案管理水平。
2.3 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化 高科技的發(fā)展，也使基層醫(yī)院檔案增添新的內涵。一方面，醫(yī)院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務活動，須保留大量的業(yè)務歸檔材料，如病案、影像資料，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占用很大的庫房。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。因而因
一、加強內部管理，落實崗位職責。
今年上半年，我們采取了以下措施加強辦公室工作：
1.按照市局、縣局要求認真組織辦公室人員學習政治業(yè)務，努力提高綜合素質，提高工作效率。
2.對辦公室人員進行嚴格教育，使他們樹立牢固的服務意識，從而工作起來扎實、認真。
3.辦公室實行分工合作制。今年以來,我們完善了辦公室崗位職責，制定了《辦公室主任工作職責》、《辦公室副主任工作職責》、《文秘信息員工作職責》、《檔案管理員工作職責》、《文印打字員工作職責》、《司機工作職責》。同時強調,辦公室分工不分人，大家必須通力協(xié)作，“見事做事”。
4.按照“三個代表”的要求建章立制,加強自身管理。制定了“崗位責任”、“請休假報告”、“車輛管理”、“印章保管與使用”、“接待工作管理”、“檔案管理”、“安全保衛(wèi)工作”等制度，用來規(guī)范辦公室及全局干部職工的行為,通過制定和嚴格執(zhí)行這些制度,切實轉變了辦公室及全局干部職工的工作作風。
二、嚴格執(zhí)行文書處理制度。
文書處理工作是辦公室工作的一項重要內容，這項工作開展的好壞，會直接影響到地稅工作的開展。今年以來，我們認真執(zhí)行上級對文書處理的有關規(guī)定，為把文書處理制度落到實處，完成上通下達任務進行了不懈的努力。
1.認真搞好收文、發(fā)文處理工作。今年以來,我們指定了專人負責收文、發(fā)文處理工作。在收文方面,我們建立了收文登記薄，對收到的每一份文件都做到逐一登記。同時嚴格執(zhí)行簽收、拆封、登記、分文、擬辦、承辦、催辦制度，做到嚴格按程序處理公文。在發(fā)文方面：我們力求在“準確周密、迅速及時”八字上下功夫，并嚴格按照擬稿、修改、審核、呈批、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)的程序處理發(fā)文,盡量做到無差錯,有時發(fā)現(xiàn)錯誤,也能及時糾正。
2.認真搞好文書管理工作。今年上半年，我們將局里200x年所有應歸檔的文件材料進行了整理、立卷、歸檔。同時我們還嚴格執(zhí)行文件的傳閱、借閱和保密制度，對借出的文件做到有登記、有歸還。對需要保密的文件，嚴格按保密制度執(zhí)行。
三、認真搞好上通下達協(xié)調工作。
1、扎實認真搞好辦公室值班工作。一是做到不論有多忙，辦公室都輪人值班；二是做到接轉處理電、函，按規(guī)定辦事，并建立了“電話登記薄”、“通知小黑板”，“傳真電報送達登記本”、“掛號信送達登記本”對上級的有關通知做到及時記錄、及時通知、認真落實。三是對局里急需要通知的事做到重點通知和催辦；四是對局里突發(fā)性事務能積極參予處理。
2、認真搞好協(xié)調工作。例如局里一些離、退休干部向局領導反映情況，提意見，而局領導又一時不能解決的，我們能及時做好解釋工作。另外，平時我們還能為局領導做好擋駕工作，為局領導排憂解難，做到不是局里的大事，盡量不驚動局領導。按上級局要求認真寫好各種匯報材料，及時向上級反映我局各項工作開展情況；制定完善了我局的崗位責任制考核辦法。
3、按上級局要求認真寫好各種匯報材料，及時向上級匯報我局各項工作開展情況；制定完善了我局的崗位責任制考核辦法。
四、認真抓好接待工作。
是旅游勝地，這里有靈渠、貓兒山、樂滿地等風景秀麗的景點，每年都有上級領導和兄弟單位的同志來這里考察觀光。對于來我縣考察及公干的上級領導和兄弟單位的同志，我們都能做到以禮相待。對我局下轄各分局、所來局里辦事的同志，我們也能做到一杯水、一支煙、一副笑臉，熱情接待，給人以春天般的溫暖。今年以來，辦公室接待各方面的來人來客5000多人次。
五、抓好各項后勤工作。
1、認真抓好局里基建及基層所建設。對各分局、所原先未辦好的土地證及房產證逐一梳理并補辦，做了大量的工作。
2、抓好食堂工作，保證局里接待、會務和職工用餐。
3、按照上級要求對本局所有財產進重新登記。
4、認真處理好各種會務工作。今年上半年,我們共處理局里大小會務20余次。局領導對我們所做的會務后勤工作表示滿意,并給予了較高的評價。
5、認真搞好稅務報刊征訂后的各項工作。
6、認真搞好安全檢查工作，制定了各項安全管理制度，寫好各種匯報材料。
7、按上級要求做好工資發(fā)放和財產管理工作。
六、按照區(qū)局、市局要求認真組織稅收調研工作，全局共寫出有質量的稅收論文22篇。
購買預防藥物、藥水分發(fā)，組織對縣局、分局、稽查局進行消毒處理；對各分局、所預防情況進行督促、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。每天對全局有無“非典”進行統(tǒng)計并上報縣財政局。總之在這方面做了大量工作。
七、搞好“四五”普法工作；協(xié)助征管股抓好稅收宣傳月的各項工作；抓好福在村“心連心”扶貧的各項工作。
八、加強信息、報道，力求在這些方面有新的突破。
信息報道工作是辦公室唯一能量化的工作，它可以為領導決策提供重要的依據(jù)。為了搞好信息、報道及調研工作，今年以來，我們以文件形式制發(fā)了《縣地方稅務局關于加強信息、報道、調研工作的通知》制定了獎懲措施，把信息工作量化到各基層征收單位，與分局、各所政績管理直接掛鉤，實行獎優(yōu)罰劣。通過制定各項獎罰措施，我局信息工作有了新的突破。今年上半年，我局共出《稅收專報》50期，出《地稅》簡報6期，在縣級報紙發(fā)表文章14篇，在縣廣播站播出文章16篇，在廣西《地稅信息》發(fā)表信息4條，在桂林市地方稅務局《信息》發(fā)表16條，在桂林日報登出文章2篇，在《廣西政協(xié)報.經(jīng)稅專刊》發(fā)表3篇。
九、存在的問題和今后的打算。
（一）存在的問題
1.各所對信息報道工作不夠重視，所落實的信息科研人員沒有發(fā)揮應有的作用。
2.檔案管理工作雖有進步，但還沒有上更高的等次。
3.辦公室文印設備陳舊，有待添置。
4.基層建設資金不足。
（二）200x年下半年及以后辦公室工作思路
1.進一步加強信息報道工作提高各所信息員的業(yè)務素質。
2.加強文書處理和檔案管理業(yè)務學習，爭取把這方面的工作搞得更好。
3.添置辦公設備，加強辦公室基礎設施建設。
4.加強行政后勤管理，盡量節(jié)約開支。
5.進一步落實車輛管理制度，減少支出。
