時(shí)間：2023-06-07 09:14:34
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)則，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞:高職院校 內(nèi)部控制 會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)電算化
隨著高職院校教育資源整合力度的不斷加大，一院多區(qū)的財(cái)務(wù)核算工作量迅速提升。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，替代傳統(tǒng)手工記賬，極大地提高了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，為加強(qiáng)會(huì)計(jì)的全面核算和監(jiān)督創(chuàng)造了有利條件，讓會(huì)計(jì)人員有更多的精力加強(qiáng)學(xué)院財(cái)務(wù)管理。但是在會(huì)計(jì)電算化建設(shè)中還存在著相應(yīng)的內(nèi)部控制措施不完善，會(huì)計(jì)電算化檔案保存不當(dāng)?shù)葼顩r。因而建立、健全適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)檔案管理，是當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化建設(shè)過(guò)程中不可忽視的重要工作。
一、會(huì)計(jì)電算化建設(shè)中存在的問(wèn)題
(一)會(huì)計(jì)核算流程和會(huì)計(jì)崗位設(shè)置尚未科學(xué)完善
傳統(tǒng)手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，會(huì)計(jì)賬簿由會(huì)計(jì)人員逐筆登錄，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理客觀實(shí)在。會(huì)計(jì)電算化方式下，憑證及會(huì)計(jì)科目的運(yùn)用由出納人員在憑證填制過(guò)程一次性錄入，會(huì)計(jì)人員在復(fù)核和記賬后系統(tǒng)自動(dòng)記賬，記賬憑證打印出來(lái)后由會(huì)計(jì)人員直接裝訂成冊(cè)。這就與《規(guī)范》中關(guān)于“打印出的機(jī)制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員印章或者簽字”相違背。
傳統(tǒng)手工記賬方式下，財(cái)務(wù)崗位設(shè)置最少應(yīng)有出納、會(huì)計(jì)兩個(gè)崗位，像資產(chǎn)管理、收入核算等崗位等可由會(huì)計(jì)兼任。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，軟件的安裝、日常維護(hù)及數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等構(gòu)成了電算化核算模式下的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但當(dāng)前部分高職院校中懂財(cái)務(wù)知識(shí)又熟知計(jì)算機(jī)的財(cái)務(wù)人員比較少，有的學(xué)院由出納員兼任系統(tǒng)管理員，有的未設(shè)此崗位，或委托其他院系人員維護(hù)，這對(duì)財(cái)務(wù)信息的安全造成了相當(dāng)大的壓力。
(二)內(nèi)部管理制度尚未建全
據(jù)調(diào)查當(dāng)?shù)匚逅呗氃盒５臅?huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度建設(shè)情況，發(fā)現(xiàn)其中相當(dāng)一部分院校沒(méi)有《規(guī)范》中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶名和密碼都由一個(gè)人管理，或者審核記賬環(huán)節(jié)全由憑證錄入人員用其用戶名和密碼登陸系統(tǒng)后代為審核、記賬，這就失去了會(huì)計(jì)相互約束和監(jiān)督的職能，勢(shì)必造成違規(guī)事件發(fā)生。
(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在漏洞
1、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度尚不完善
在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，許多院校未根據(jù)財(cái)務(wù)核算模式的變化及時(shí)制定或修訂相關(guān)的電算化會(huì)計(jì)檔案制度。電算化會(huì)計(jì)檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時(shí)的制度。
2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面
檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力不高，制約著電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利發(fā)展。部分會(huì)計(jì)人員重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質(zhì)檔案予以存檔，沒(méi)有將會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)資料做二次異體存儲(chǔ)，一旦所用的計(jì)算機(jī)或服務(wù)器出現(xiàn)病毒或操作不當(dāng)，將對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)造成不可逆轉(zhuǎn)的破壞。
3、電算化會(huì)計(jì)檔案載體存在問(wèn)題
電算化條件下,會(huì)計(jì)檔案載體本身發(fā)生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)及相關(guān)文檔資料。由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上,在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這種通過(guò)技術(shù)手段實(shí)施的信息篡改、修改等違法行為具有很強(qiáng)的隱蔽性,發(fā)現(xiàn)難度非常大。
二、會(huì)計(jì)電算化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策
(一)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，穩(wěn)步推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化建設(shè)
1、不斷提高會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)電算化操作水平
不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)進(jìn)行知識(shí)更新，以勝任實(shí)際工作的需要。可組織本單位會(huì)計(jì)人員分期分批進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化知識(shí)培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會(huì)計(jì)人員掌握會(huì)計(jì)軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會(huì)計(jì)人員能夠負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)，并培養(yǎng)部分會(huì)計(jì)人員逐步掌握會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作。
2、循序漸進(jìn)、逐步提高會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用水平
根據(jù)《規(guī)范》要求，各單位開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作，可根據(jù)具體情況，循序漸進(jìn)。例如：可先實(shí)現(xiàn)帳務(wù)處理、報(bào)表編制、往來(lái)帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)核算等工作電算化，再進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)管理工作電算化；在技術(shù)上，可先采用微機(jī)單機(jī)運(yùn)行，然后逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。也可根據(jù)單位實(shí)際情況，先實(shí)現(xiàn)工作量大、重復(fù)勞動(dòng)多、見(jiàn)效快項(xiàng)目的電算化，然后逐步向其它項(xiàng)目發(fā)展。
(二)進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)計(jì)核算流程，完善會(huì)計(jì)崗位設(shè)置
嚴(yán)格按照《規(guī)范》要求，科學(xué)合理的設(shè)置會(huì)計(jì)崗位。在賬務(wù)核算過(guò)程通常可設(shè)出納、會(huì)計(jì)、系統(tǒng)管理員三個(gè)基本崗位，收入、票據(jù)、固定資產(chǎn)管理等崗位可根據(jù)會(huì)計(jì)相互牽制原則由上述人員兼任。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化的初始、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及軟件系統(tǒng)日常維護(hù)工作；出納員負(fù)責(zé)憑證的錄入、打印，現(xiàn)金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會(huì)計(jì)人員除由本人在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中審核和記賬并初步核實(shí)科目和金額的正確性外，還應(yīng)將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發(fā)現(xiàn)科目及內(nèi)容錯(cuò)誤要及時(shí)取消復(fù)核和記賬，讓出納員予以修正。
(三)完善與會(huì)計(jì)電算化核算方式相配套的內(nèi)部控制制度
1、制訂單位自己的《會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)施細(xì)則》
細(xì)則中應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化核算方式下的崗位設(shè)置、內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)、計(jì)算機(jī)硬件等使用要求等做出詳細(xì)規(guī)定，并根據(jù)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門的要求和國(guó)家政策的變化不斷修訂，讓財(cái)務(wù)人員在任何時(shí)期都能做到有規(guī)可依。
2、制定會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部審計(jì)制度
內(nèi)部審計(jì)是學(xué)院內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制的主要方式，制定電算化內(nèi)部審計(jì)操作規(guī)范，審查電算化會(huì)計(jì)帳務(wù)處理是否正確；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，對(duì)不妥或錯(cuò)誤的的賬務(wù)處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整并分析原因；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法，防止發(fā)生非法修改電子數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。
(四)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理
1、完善和修訂單位《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》
在細(xì)則中將會(huì)計(jì)電算化電子檔案及紙制檔案保存時(shí)限、保存介質(zhì)、存放環(huán)境、電子數(shù)據(jù)正確性和完整性的檢驗(yàn)措施、電子檔案移交方式給予詳細(xì)規(guī)定。建立健全相關(guān)規(guī)定是電算化會(huì)計(jì)檔案管理的最好保障。
2、定期打印整理各類會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表
紙制檔案便于保存，對(duì)于溫度、溫度、存放地點(diǎn)等比電子數(shù)據(jù)要求低，是當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化檔案信息的主要承載者。根據(jù)當(dāng)?shù)刎?cái)政部門要求及實(shí)際工作需要，主要打印如下會(huì)計(jì)賬簿：總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、收入明細(xì)賬、支出明細(xì)賬，往來(lái)款項(xiàng)明細(xì)賬；會(huì)計(jì)報(bào)表根據(jù)需要主要有收入支出總表、支出明細(xì)表、收入明細(xì)表、資產(chǎn)負(fù)債表等。
3、定期整理備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)
在一定的時(shí)間間隔內(nèi)（如一個(gè)會(huì)計(jì)年度），將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)完整備份存儲(chǔ)到移動(dòng)硬盤或光盤上，作雙備份或三備份。系統(tǒng)管理員應(yīng)將每次數(shù)據(jù)庫(kù)管理過(guò)程以電子文檔方式予以記錄，并作為會(huì)計(jì)檔案的一部分定期交會(huì)計(jì)檔案管理員予以保存。以便在計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)損壞后，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，恢復(fù)原有的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
4、保證存儲(chǔ)介質(zhì)的存放環(huán)境良好
根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)注意將數(shù)據(jù)雙備份或三備份，注明會(huì)計(jì)檔案形成的時(shí)間及操作人員相關(guān)信息，存放于兩個(gè)或三個(gè)不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上。注意防潮、隔熱、防塵、防磁，對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應(yīng)定期進(jìn)行檢查復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無(wú)法挽回的損失。
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)交互作用的“智能型”管理信息系統(tǒng)，是會(huì)計(jì)改革和會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。健全和完善會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,才能確保會(huì)計(jì)電算化工作在合法、健康、高效的軌道上運(yùn)行；而電算化會(huì)計(jì)檔案代表著未來(lái)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，我們應(yīng)該健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理和控制，使電算化會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮出更大的作用。
參考文獻(xiàn):
[1]財(cái)政部:會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范.1996.6
[2]財(cái)政部:會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范.1996.6
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)集中管理；會(huì)計(jì)檔案管理；探析
中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）02-0-01
隨著電信行業(yè)實(shí)施省級(jí)公司財(cái)務(wù)集中管理，會(huì)計(jì)檔案管理需進(jìn)行相應(yīng)規(guī)范。因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理，包括適用范圍和管理對(duì)象，職責(zé)分工，整理和裝訂要求，保管、借閱、移交管理等規(guī)范進(jìn)行探析。
一、適用范圍和管理對(duì)象
1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、其他憑證。
2.會(huì)計(jì)賬簿類：明細(xì)賬，日記賬，其他會(huì)計(jì)賬薄。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、半年、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括全套會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，各類審計(jì)評(píng)估報(bào)告，財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書)、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.其他類：年終結(jié)轉(zhuǎn)資料，會(huì)計(jì)科目和建賬資料，評(píng)估資料，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，納稅申報(bào)及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料，對(duì)賬資料及差異處理報(bào)告，預(yù)算資料，工作移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等其他作為會(huì)計(jì)資料保存的資料。
二、檔案管理職責(zé)
財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責(zé)為：負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)計(jì)檔案管理辦法，負(fù)責(zé)記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂、保管與安全，負(fù)責(zé)向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔，負(fù)責(zé)接口審計(jì)檔案及其它部門的調(diào)閱需求。
三、會(huì)計(jì)檔案整理及裝訂
1.會(huì)計(jì)憑證整理和裝訂
會(huì)計(jì)憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會(huì)計(jì)憑證檔案(會(huì)計(jì)憑證、符合要求的原始票據(jù)、財(cái)輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進(jìn)行三者核對(duì)一致后，將與之對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證打印，形成一套完整的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案（會(huì)計(jì)憑證、符合要求的原始票據(jù)、財(cái)輔表單）后，按照單位、月份、憑證號(hào)等由小到大的順序在檔案架上進(jìn)行分類擺放。(2)整理過(guò)程中需對(duì)憑證進(jìn)行手工調(diào)整，憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放，避開(kāi)憑證裝訂線，避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無(wú)法查閱的現(xiàn)象，盡量將有效字跡或有效附件避開(kāi)以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出，清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號(hào)、抬頭文本、用戶名稱等要素。(4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊(cè)，注意上一冊(cè)尾號(hào)與下一冊(cè)尾號(hào)的接續(xù)，每?jī)?cè)的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過(guò)3.0公分的會(huì)計(jì)憑證必須分多冊(cè)裝訂，但不得與其他會(huì)計(jì)憑證混裝。
2.會(huì)計(jì)賬簿整理和裝訂
(1)財(cái)務(wù)部檔案管理人員對(duì)全省會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行打印，并將打印完畢的賬簿分類擺放。(2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁(yè)碼按每本200頁(yè)進(jìn)行裝訂，日記賬、明細(xì)賬不可混裝。裝訂后在會(huì)計(jì)賬簿上附封面，注明賬簿性質(zhì)，分冊(cè)序號(hào)，賬簿所屬主體等信息。
3.會(huì)計(jì)報(bào)表整理和裝訂
(1)會(huì)計(jì)檔案管理人員從報(bào)表會(huì)計(jì)處接收已加蓋公章、法人章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人章的會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)檔案管理人員將報(bào)表按報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說(shuō)明、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報(bào)表附注的順序整理好。(2)裝訂后在會(huì)計(jì)報(bào)表上附封面，并注明報(bào)表所屬期間、主體等信息。
4.其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，審計(jì)評(píng)估報(bào)告，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等檔案整理會(huì)計(jì)檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊(cè)的其他檔案，會(huì)計(jì)檔案管理人員整理登記后直接歸檔，其他會(huì)計(jì)檔案需整理為和會(huì)計(jì)賬簿統(tǒng)一規(guī)格。(2)其他檔案裝訂細(xì)則同“會(huì)計(jì)憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面，并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項(xiàng)，同時(shí)電子文檔形式制作檔案保管清冊(cè)。
四、會(huì)計(jì)檔案保管
1.會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)間規(guī)定
計(jì)憑證由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)年度終了后會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一年的保管工作，期滿后向公司檔案管理部門進(jìn)行移交。
2.會(huì)計(jì)檔案保管要
(1)建立專門的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案庫(kù)，作為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的存放地點(diǎn)。(2)會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、透光，并有適當(dāng)?shù)牟殚喛臻g。(3)會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品。(4)非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理員離開(kāi)檔案庫(kù)房時(shí)要將門鎖好，檔案室的鑰匙僅檔案員配備，其他人員不得私自配備鑰匙。(5)所有紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以盒為基本保管單位，裝盒上架，檔案冊(cè)封面應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放，并按照年份、類型和憑證號(hào)排列整齊。
五、會(huì)計(jì)檔案借閱
1.會(huì)計(jì)檔案借閱適用于在財(cái)務(wù)部保管的會(huì)計(jì)檔案。
2.會(huì)計(jì)憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)及相關(guān)檢查。
3.如需特殊原因需外借檔案，外借時(shí)間原則上不能超過(guò)15天，如超過(guò)規(guī)定時(shí)間需要再次辦理借閱手續(xù)。
4.檔案管理人員對(duì)于取出調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案在借閱人歸還后需及時(shí)放回原處同時(shí)在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項(xiàng)。
5.公司內(nèi)部員工借閱會(huì)計(jì)報(bào)表需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
6.嚴(yán)禁借閱人員在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱歸還的檔案進(jìn)行檢查有無(wú)毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。
六、會(huì)計(jì)檔案移交
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在年度終了后，由會(huì)計(jì)檔案管理人員保管一年，期滿向公司檔案部門移交，同時(shí)編制移交清冊(cè)一式兩份，交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤后，雙方領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人在移交清冊(cè)上簽字蓋章，各存一份。移交檔案部門的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)以盒為基本單位，檔案盒封脊面要準(zhǔn)確填寫年度、月份、單位、種類、會(huì)計(jì)處理號(hào)、保管期限、檔案卷號(hào)(紅印章填寫)。
總之，財(cái)務(wù)集中管理后通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理，有利于夯實(shí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作，適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的要求。
摘 要：財(cái)務(wù)檔案事實(shí)上是各個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)及事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)展最原始的記錄及最真實(shí)的反應(yīng)，它是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中最重要的史料依據(jù)，是單位最重要的檔案之一。現(xiàn)如今，我國(guó)注重經(jīng)濟(jì)發(fā)展總體方針的引導(dǎo)，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄及發(fā)展中最真實(shí)地再現(xiàn)出財(cái)務(wù)檔案，財(cái)務(wù)檔案的管理工作顯然已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及檔案管理最重要的組成部分之一。
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)；檔案管理；問(wèn)題；措施
一、企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容
1.財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本內(nèi)容。第一，資金使用過(guò)程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會(huì)計(jì)資金匯總憑證等。第二，財(cái)務(wù)報(bào)表。第三，會(huì)計(jì)賬目，包括資金流通情況、固定資產(chǎn)內(nèi)容等。第四，銀行存款對(duì)賬單以及會(huì)計(jì)檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)升級(jí)的相關(guān)數(shù)據(jù)存檔和備份文件。第七，財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)記錄本。第八，相關(guān)設(shè)備設(shè)施。第九，審核后的會(huì)計(jì)檔案。第十，與企事業(yè)單位相關(guān)的財(cái)務(wù)管理資料和數(shù)據(jù)。
2.財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性。首先，財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開(kāi)展能提升企事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的掌握程度，不斷完善財(cái)務(wù)工作，并加強(qiáng)企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄科學(xué)性。其次，財(cái)務(wù)檔案管理工作的開(kāi)展更是有效解決經(jīng)濟(jì)行為造成的經(jīng)濟(jì)糾紛的主要依據(jù)，有利于促進(jìn)企事業(yè)單位在良好穩(wěn)定的環(huán)境下發(fā)展。最后，財(cái)務(wù)檔案管理工作的加強(qiáng)更是國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)政策決策的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)參考依據(jù)。
二、現(xiàn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題
1財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄
財(cái)務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，但在當(dāng)前各單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢(shì)下，對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整、離退休時(shí)一并帶走。
2財(cái)務(wù)檔案管理及銷毀不規(guī)范
有些單位在財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中，不能按照相關(guān)的規(guī)定對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行銷毀。比如，一些單位在檔案庫(kù)房用房緊張時(shí)會(huì)提前銷毀一部分實(shí)際上沒(méi)有超過(guò)保管期限的財(cái)務(wù)檔案。有的單位在財(cái)務(wù)檔案到期后，并沒(méi)有履行必須的手續(xù)，在沒(méi)有經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)人員簽字的情況下就擅自銷毀。另外，一些單位一直保存著到期該銷毀的財(cái)務(wù)檔案，不能保證及時(shí)銷毀。這樣的做法不僅占用了大量的檔案庫(kù)房，而且為日后的檔案保管、調(diào)整、查找利用等工作增加了難度，究其原因，是由于財(cái)務(wù)檔案數(shù)量大，進(jìn)行鑒定需要花費(fèi)比較大的人力物力，而且鑒定銷毀也缺乏可操作性規(guī)定，有些領(lǐng)導(dǎo)怕?lián)?zé)任，造成沒(méi)人敢銷的局面。
3財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)偏低
現(xiàn)代化的許多工作都強(qiáng)調(diào)人和理念的結(jié)合，財(cái)務(wù)管理也不例外，但是，由目前的情況來(lái)看，部分財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，法律意識(shí)薄弱，對(duì)于現(xiàn)行的相關(guān)檔案法律法規(guī)和財(cái)務(wù)管理規(guī)定抱著無(wú)所謂的態(tài)度。同時(shí)，在管理工作的細(xì)則規(guī)定上也存在著法律不健全、執(zhí)行力度不夠等問(wèn)題，這兩部分的結(jié)合造成了財(cái)務(wù)管理工作中普遍存在作假和失真的現(xiàn)象。
4財(cái)務(wù)檔案管理信息化程度不高
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的變革，也是經(jīng)濟(jì)、文化、政治大背景下的必然選擇。從目前的事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理檔案的信息化程度來(lái)看，大部門事業(yè)單位只處于初步信息化水平，單純的配備計(jì)算機(jī)，在電腦上添加索引和搜查，提高了資料調(diào)整觀看效率。但相對(duì)高技術(shù)的數(shù)字化掃描和全方面、多媒體式的大信息化程度只小部分的運(yùn)用在個(gè)別事業(yè)單位中，這不免有些遺憾。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，全面信息化程度不僅僅需要時(shí)間的投入，更需要大量資金的注入，它是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要采取合理的措施，并不斷完善。
5保管責(zé)任不明確
當(dāng)今，不少單位對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理而言，存在管理檔案不明晰，其責(zé)任不明確，沒(méi)有對(duì)檔案部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行明確的管理，一定程度上出現(xiàn)了亂推亂放的現(xiàn)象。
6 整理工作缺乏系統(tǒng)性
會(huì)計(jì)檔案管理中具有一定的檔案憑證、報(bào)表及賬簿等等，這些基本的程序通常是統(tǒng)一的，并且對(duì)會(huì)計(jì)檔案發(fā)展而言，它作為一個(gè)較為完整的系統(tǒng)，在具體的實(shí)際個(gè)工作中，并沒(méi)有按照順序進(jìn)行整理成冊(cè)，而且存在編號(hào)混亂，造成使用的不方便。
三、財(cái)務(wù)檔案管理工作效率提升的主要措施
1強(qiáng)化檔案管理意識(shí)
要提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，首先應(yīng)從意識(shí)上著手，必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于整個(gè)企業(yè)或者單位的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財(cái)務(wù)檔案對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要影響，提高檔案意識(shí)，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)檔案工作納入到財(cái)務(wù)管理工作的議事日程上。
從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員也應(yīng)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，明白財(cái)務(wù)檔案不僅是對(duì)企業(yè)提供信息保障，還是對(duì)財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督檢查。不僅是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證，也是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫(kù)。
2斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度
財(cái)務(wù)檔案的鑒定銷毀是財(cái)務(wù)檔案管理中重要的一環(huán)，我們要遵照《財(cái)務(wù)檔案管理辦法》定，制定符合自己實(shí)際情況的鑒定銷毀制度，由檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并在銷毀清冊(cè)上簽署責(zé)任人名稱等內(nèi)容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規(guī)范銷毀程序。
3高工作人員素質(zhì)
工作人員的素質(zhì)問(wèn)題應(yīng)該從多個(gè)方面下手，首先是從意識(shí)方面進(jìn)行端正，既要樹立起檔案管理的規(guī)范化意識(shí)，又要形成檔案管理的合法化和職業(yè)道德意識(shí)，從而通過(guò)意識(shí)層面的影響來(lái)端正工作行為。另一方面，加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)工作人員的相關(guān)技能培訓(xùn)，加深對(duì)于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴(yán)格要求自己，將規(guī)范和端正意識(shí)融合進(jìn)工作中去，形成良好的工作習(xí)慣。事業(yè)單位在充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性的同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)于財(cái)務(wù)管理人員的整體工作流程培訓(xùn)，培養(yǎng)一批高精尖的財(cái)務(wù)管理人才隊(duì)伍，對(duì)于單位的整體發(fā)展有利無(wú)害。
4強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化處理
現(xiàn)當(dāng)代屬于信息化社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，信息管理開(kāi)始依附于互聯(lián)網(wǎng)。企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案信息較多，數(shù)據(jù)較為混亂，分類不同，尋找起來(lái)相對(duì)麻煩。因此，財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)，將財(cái)務(wù)檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案的有效歸類和管理，節(jié)省時(shí)間，節(jié)約人力資源。便于加快財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，形成專業(yè)化建設(shè)，形成資源共享，網(wǎng)絡(luò)之間相互傳遞，服務(wù)更加便捷化。
5設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)
財(cái)務(wù)檔案管理中在具備了相對(duì)專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員后，及需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善及設(shè)置，首先積極對(duì)管理責(zé)任制的發(fā)展進(jìn)行目標(biāo)推進(jìn)，如：可進(jìn)行考核，需要將財(cái)務(wù)檔案管理納入該部門工作人員的年度目標(biāo)考核，將財(cái)務(wù)檔案建設(shè)作為評(píng)比的必備條件，通過(guò)獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，來(lái)調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理人員做好高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的積極性。設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)能夠使得管理比較完善，有據(jù)可循，有標(biāo)準(zhǔn)可參考，某種程度上能夠提高工作人員的工作積極性。
結(jié)語(yǔ)
信息化社會(huì)的不斷發(fā)展下，必須對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理進(jìn)行完善及加強(qiáng)，首先，可對(duì)管理手段進(jìn)行優(yōu)化，積極培養(yǎng)專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人才，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)檔案的管理水平。其次，利用好信息化的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，更好地為財(cái)務(wù)檔案管理服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案 管理
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的產(chǎn)物在時(shí)間上的積累，其所包含的會(huì)計(jì)信息內(nèi)容具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性， 不僅能完整的呈現(xiàn)出單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織發(fā)展的歷史畫面，而且能為管理當(dāng)局的會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、控制提供依據(jù)。因此，會(huì)計(jì)檔案管理具有十分重要的意義。
一、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及其作用
由會(huì)計(jì)檔案的定義可以看出， 會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容主要包括三部分：會(huì)計(jì)憑證、 會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，另外還有其它一些會(huì)計(jì)材料。
（一）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
（1）整體性：一個(gè)會(huì)計(jì)年度產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，他們之間相互聯(lián)系，有了憑證，才有賬簿；有了賬簿，才有報(bào)表， 這是一個(gè)不可分割的整體，保持會(huì)計(jì)檔案的整體性，是管理好會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)。
（2）穩(wěn)定性： 會(huì)計(jì)檔案雖然內(nèi)容與種類繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三個(gè)方面：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。這種成分的穩(wěn)定性，是區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。
（3）規(guī)律性： 一個(gè)會(huì)計(jì)年度中所形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，在反映某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束上報(bào)，能連續(xù)不斷地記錄，便于進(jìn)行正確的計(jì)算和綜合分析，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)之間相互制約、緊密聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣，這種內(nèi)在的規(guī)律性，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了其他檔案。
（4）特殊性： 會(huì)計(jì)檔案是以數(shù)字為主要內(nèi)容，是記錄反應(yīng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史資料。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表都有特定的格式和項(xiàng)目，與一般文件資料不同，因此會(huì)計(jì)檔案的裝訂、保管也有一定的特殊性。
（二）會(huì)計(jì)檔案的重要作用
（1）會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史紀(jì)錄：會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，會(huì)計(jì)檔案與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)緊密相關(guān)。從會(huì)計(jì)憑證到會(huì)計(jì)賬簿，最終產(chǎn)生會(huì)計(jì)報(bào)表，構(gòu)成了一個(gè)完整的體系，直接反映各個(gè)歷史階 段各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。通過(guò)會(huì)計(jì)核算的專門方法，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù) 收支情況予以連續(xù)的記錄、反映和綜合分析，使會(huì)計(jì)檔案具有連 續(xù)性和制約性的特點(diǎn)。
（2）會(huì)計(jì)檔案是預(yù)測(cè)、決策經(jīng)濟(jì)情況，真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)檔案是反映、監(jiān)督、參與經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資源， 是財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)依據(jù)。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬟f管理規(guī)劃，控制決策過(guò)程中所發(fā)生的會(huì)計(jì)信息，對(duì)經(jīng)營(yíng)管理有重要的支持和促進(jìn)作用。
（3）會(huì)計(jì)檔案是打擊經(jīng)濟(jì)犯罪的重要依據(jù)：會(huì)計(jì)檔案客觀地記錄了各項(xiàng)會(huì)計(jì)活動(dòng)中的情況，在打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)中會(huì)計(jì)檔案為之提供了重要的憑證，無(wú)可辯駁地揭穿了 一些經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)的事實(shí)。
（4）會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究的可靠資料： 會(huì)計(jì)檔案記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的事實(shí)經(jīng)過(guò)，記錄了經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，為經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究提供各種可靠的數(shù)據(jù)和可比性資料，具有重要價(jià)值。
（5）會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)監(jiān)督的基礎(chǔ)資料：會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)審計(jì)和工商、稅務(wù)、海關(guān)等行政機(jī)關(guān)的檢查過(guò)程中的利用率極高。通對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等原始資料的審核，評(píng)價(jià)被審查單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否合法，會(huì)計(jì)處理是否真實(shí)、公允，是否依法納稅。通過(guò)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)流程和業(yè)務(wù)處理的審核，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制和管理方面的問(wèn)題，從而提出改進(jìn)。
二、會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀
會(huì)計(jì)檔案管理隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，原有的會(huì)計(jì)體制已不能完全適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。社會(huì)監(jiān)督體系的不健全，也使社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中出現(xiàn)了一些亟待解決的問(wèn)題。會(huì)計(jì)集中核算地區(qū)或部門，在會(huì)計(jì)核算中心形成的會(huì)計(jì)檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會(huì)計(jì)檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定》及時(shí)向委托單位返回，而是自行保管。由于會(huì)計(jì)核算中心是新成立的機(jī)構(gòu)，辦公用房十分緊張，沒(méi)有專門的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房和專門的檔案員，加之各單位的報(bào)賬人員頻繁往來(lái)，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會(huì)計(jì)檔案也基本沒(méi)有規(guī)范整理。
三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策和具體措施
（一）明確會(huì)計(jì)檔案管理的主體， 理順會(huì)計(jì)檔案管理體制
對(duì)納入會(huì)計(jì)核算中心集中核算的單位，應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)管理自不變、資產(chǎn)所有權(quán)不變、資金使用權(quán)不變、債權(quán)債務(wù)不變、會(huì)計(jì)核算主體不變的五項(xiàng)原則，明確會(huì)計(jì)檔案管理的主體是各行政、企事業(yè)單位而不是會(huì)計(jì)核算中心。 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第 6 條明確指出，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。會(huì)計(jì)核算中心應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，將各單位會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向核算單位的檔案機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)移交。
（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，全面提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量
（三） 財(cái)政部門與檔案部門聯(lián)合，形成會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管機(jī)制
結(jié)合實(shí)際，按照《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
總之，完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，并加以充分利用，是各單位必須引起重視的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，我們要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的重要性，全面做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。
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【關(guān)鍵詞】高職院校；新校區(qū)；建筑檔案；規(guī)范管理
近幾年來(lái)，不少高職院校隨著高職教育的發(fā)展和招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，都先后開(kāi)展了新校區(qū)建設(shè)。有的已全部建成投入使用，有的分期建設(shè)竣工部分已投入使用，還有的處于在建或待建設(shè)中。新校區(qū)建筑檔案是整個(gè)新校區(qū)建筑工程建設(shè)中的原始資料，也是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收、交付使用的必要材料，還是日后對(duì)建筑工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。但在新校區(qū)建筑檔案管理上暴露出的問(wèn)題逾來(lái)逾多，有的不僅給新校區(qū)建筑及其附屬設(shè)施的使用、維護(hù)與修繕帶來(lái)較大困難，而且還形成一些安全隱患，甚至給學(xué)校造成較大經(jīng)濟(jì)損失。現(xiàn)以四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱：四川職院）新校區(qū)建筑檔案管理為例，分析研究存在的問(wèn)題及原因，思考其對(duì)策，對(duì)進(jìn)一步規(guī)范高職院校新校區(qū)建筑檔案管理，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高職院校新校區(qū)建筑檔案管理中的主要問(wèn)題
（一）給排水系統(tǒng)檔案嚴(yán)重缺失
四川職院新校區(qū)規(guī)劃面積1100畝，建設(shè)工程從2004年開(kāi)始逐步立項(xiàng)，分三期完成。第一期建設(shè)工程于2005年8月啟動(dòng)，至2007年上年主要完成教學(xué)大樓三座、圖書信息大樓、學(xué)生宿舍八棟和第一學(xué)生食堂、（汽車、機(jī)械和建筑）三個(gè)實(shí)訓(xùn)中心及其基本道路網(wǎng)管工程。第二期建設(shè)工程相繼于2008、2009年完成了教學(xué)樓兩座、學(xué)生宿舍三棟和第二學(xué)生食堂、行政大樓、培訓(xùn)大樓、校醫(yī)院大樓、風(fēng)雨操場(chǎng)、田徑運(yùn)動(dòng)場(chǎng)地及其附屬設(shè)施等建筑工程。部分建筑項(xiàng)目投入使用后，不到三年時(shí)間，給排水系統(tǒng)出現(xiàn)多處泄漏。有關(guān)管理部門對(duì)其實(shí)施維修需要的新校區(qū)建筑工程給排水系統(tǒng)圖紙資料學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)未搜集存檔，從工程指揮部及相關(guān)管理者手里也沒(méi)找到，從而使尋找泄漏源（管道）十分困難，不能分管道施工及時(shí)堵漏，只好待暑假師生離校后統(tǒng)一停供水檢修。有的地方由于長(zhǎng)時(shí)間泄漏，以致道路積水、路面濕滑，發(fā)生多起師生通行過(guò)路跌倒受傷的安全事故。在暑假學(xué)校基本沒(méi)有用水的情況下，每天泄漏自來(lái)水?dāng)?shù)千噸，粗略估計(jì)供水系統(tǒng)泄漏給學(xué)校造成近百萬(wàn)元的經(jīng)濟(jì)損失。可見(jiàn)，加強(qiáng)高職院校新校區(qū)給排水系統(tǒng)建筑檔案管理是非常必要的。
（二）工程建筑檔案管理不規(guī)范
第一，新校區(qū)工程建筑檔案無(wú)人專門管理。1988年國(guó)家檔案局和計(jì)委聯(lián)合頒發(fā)了《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國(guó)檔聯(lián)發(fā)[1988]4號(hào)）第七條規(guī)定“建設(shè)單位、工程總承包單位、工程現(xiàn)場(chǎng)指揮機(jī)構(gòu)、施工單位、勘察設(shè)計(jì)單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料。”四川職院自2005年成立新校區(qū)建設(shè)工程指揮部以來(lái)，至今既未明確相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管新校區(qū)建筑檔案工作，也沒(méi)有配備專人負(fù)責(zé)建筑檔案管理，更沒(méi)有委托學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)委派人員兼職管理新校區(qū)建筑檔案。盡管近兩年要求新校區(qū)建設(shè)工程資料管理員兼管建筑檔案，但僅有的一個(gè)資料員，經(jīng)辦與管理新項(xiàng)目報(bào)批資料、在建項(xiàng)目使用資料、工程竣工驗(yàn)收資料等都深感力不從心，更無(wú)暇顧及建筑檔案的搜集整理立卷歸檔工作。可見(jiàn)，新校區(qū)工程建筑檔案始終處于無(wú)專人管理狀態(tài)。
第二，新校區(qū)已竣工項(xiàng)目文件資料歸檔不及時(shí)，檔案欠完整。根據(jù)國(guó)家《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》（國(guó)家建設(shè)部令第136號(hào)）《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（建標(biāo)[2002]8號(hào)）的要求，凡是與新校區(qū)建筑工程有關(guān)的重要活動(dòng)、記載新校區(qū)建筑工程主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲象材料等形式與載體的文件材料，均應(yīng)搜集齊全，整理立卷后歸檔。主要包括以下內(nèi)容：一是綜合類文件。包括立項(xiàng)文件；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件；招投標(biāo)文件；開(kāi)工審批文件；財(cái)務(wù)文件；監(jiān)理文件；施工文件；相關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件、審計(jì)報(bào)告及有關(guān)聲像資料。二是土建工程及水、電、防雷、設(shè)備安裝工程施工文件。包括圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底等記錄；原材料、零部件、混凝土、砂漿等配合比例的測(cè)試報(bào)告及出廠質(zhì)量合格證明；隱蔽工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件、工程質(zhì)量事故記錄及處理文件、施工技術(shù)總結(jié)等。三是竣工驗(yàn)收文件。包括供水、排水、燃?xì)狻崃Α㈦娏Α㈦娪嵉鹊叵鹿芫€工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖，地下管線竣工測(cè)量成果及其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料（電子文件、工程照片、錄像等）；工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程全部竣工圖紙；消防安全、衛(wèi)生防疫及環(huán)境保護(hù)方面符合要求的驗(yàn)收文件等。
四川職院新校區(qū)建設(shè)一期工程全部投入使用近六年；二期工程除藝術(shù)大樓在建外，竣工建筑項(xiàng)目已投入使用近兩年了，新校區(qū)已竣工建筑項(xiàng)目既沒(méi)有按照《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（建設(shè)部令第90號(hào)）的要求，在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案；也沒(méi)有及時(shí)移送學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。據(jù)走訪調(diào)查新校區(qū)建設(shè)指揮部相關(guān)管理人員，從已投入使用的建筑項(xiàng)目的文件資料上看，檔案資料缺失情況也相當(dāng)嚴(yán)重。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，地下管線的施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖，地下管線竣工測(cè)量圖，基本上沒(méi)有搜集歸檔。其二，在建筑工程立項(xiàng)審批文件資料中，相當(dāng)部分工程項(xiàng)目沒(méi)有原件，多數(shù)都是復(fù)印件，有的項(xiàng)目甚至連立項(xiàng)審批文件的復(fù)印件都沒(méi)有。其三，建筑工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收文件不完整，有的建筑項(xiàng)目盡管已投入使用，但至今也沒(méi)有竣工驗(yàn)收文件。其四，從已搜集起來(lái)的建筑施工文件來(lái)看，破損、殘缺、污染、字跡模糊等情況也比較突出，有的已失去檔案保存價(jià)值。
二、高職院校新校區(qū)建筑檔案管理不規(guī)范的原因分析
（一）建筑檔案管理法規(guī)意識(shí)淡薄
為了規(guī)范建筑工程項(xiàng)目檔案管理，國(guó)務(wù)院相關(guān)部委先后頒布了《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》、《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)。但在高職院校的新校區(qū)建設(shè)過(guò)程中，一些主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人、管理者，片面強(qiáng)調(diào)建設(shè)工程的工期、進(jìn)度，忽視建設(shè)工程檔案管理法律法規(guī)的嚴(yán)肅性，“重工程建設(shè)、輕檔案管理”現(xiàn)象不是少數(shù)，以致建筑工程檔案管理成了新校區(qū)建設(shè)中的一個(gè)十分薄弱的環(huán)節(jié)，帶來(lái)許多遺留問(wèn)題。
（二）建筑檔案管理制度不健全
高職院校新校區(qū)建筑檔案管理不規(guī)范的重要原因，就是管理制度不健全。四川職院在執(zhí)行國(guó)家及相關(guān)部委頒發(fā)的“基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理”法規(guī)方面，沒(méi)有形成系統(tǒng)的符合學(xué)校實(shí)際的實(shí)施細(xì)則。新校區(qū)工程建設(shè)開(kāi)始后，僅僅以“新校區(qū)建設(shè)指揮部辦公室”的名義制訂了《新校區(qū)建設(shè)檔案管理辦法細(xì)則》在內(nèi)部試行，且內(nèi)容尚不全面，如，既未明確規(guī)定新校區(qū)建設(shè)工程檔案資料管理機(jī)構(gòu)及管理人員的配備、新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法，也沒(méi)有就學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)如何協(xié)同新校區(qū)建設(shè)指揮部做好建筑檔案管理作出相應(yīng)規(guī)定，以致新校區(qū)建筑檔案管理長(zhǎng)期處于“各自為陣”、“單打一”的局面。
（三）建筑工程竣工驗(yàn)收不規(guī)范
按照國(guó)家計(jì)委《建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工驗(yàn)收辦法》（計(jì)建設(shè)[1990]1215號(hào)）的要求，凡新建的基本建設(shè)項(xiàng)目（工程），按批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件所規(guī)定的內(nèi)容建成，符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，必須及時(shí)組織竣工驗(yàn)收，辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)。且以批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)或擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)、施工圖和設(shè)備技術(shù)說(shuō)明書以及現(xiàn)行施工技術(shù)驗(yàn)收規(guī)范以及主管部門（公司）有關(guān)審批、修改、調(diào)整文件等為驗(yàn)收依據(jù)。國(guó)家檔案局關(guān)于《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》也指出，凡新建的基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工驗(yàn)收工作均應(yīng)包括對(duì)檔案的驗(yàn)收。然而，四川職院新校區(qū)建筑工程有相當(dāng)部分建筑項(xiàng)目未進(jìn)行竣工驗(yàn)收就投入使用了，有的建筑項(xiàng)目雖然進(jìn)行了竣工驗(yàn)收，但驗(yàn)收程序不規(guī)范、過(guò)程很簡(jiǎn)單，未將建筑工程“檔案驗(yàn)收”列入竣工驗(yàn)收議程，從而導(dǎo)致新校區(qū)建設(shè)檔案資料不能及時(shí)完整歸檔。
三、規(guī)范高職院校新校區(qū)建筑檔案管理的對(duì)策思考
（一）加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，做到依法辦事
目前，在高職院校新校區(qū)建設(shè)蓬勃開(kāi)展的背景下，學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)高度重視相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，深入開(kāi)展法紀(jì)教育，增強(qiáng)法制意識(shí)。在新校區(qū)建設(shè)工程的主管領(lǐng)導(dǎo)及管理人員、高職院校檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理隊(duì)伍中，切實(shí)加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)教育，引導(dǎo)大家明確認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)依法管理的自覺(jué)性，嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的建筑工程檔案資料管理法律法規(guī)管理檔案資料，是規(guī)范高職院校建筑工程檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。
（二）建立健全規(guī)章制度，堅(jiān)持獎(jiǎng)懲逗硬
依法管好高職院校新校區(qū)建筑工程檔案資料，就應(yīng)建立健全相關(guān)的管理規(guī)章制度，做到獎(jiǎng)懲逗硬。一要根據(jù)國(guó)家相關(guān)部委頒布的法律法規(guī)要求，結(jié)合高職院校新校區(qū)建設(shè)實(shí)際，制訂科學(xué)系統(tǒng)的建筑工程檔案資料管理細(xì)則。從而，明確檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員的配備及相互協(xié)作要求；明確建筑檔案管理相關(guān)負(fù)責(zé)人、管理人的職責(zé)職權(quán)；明確建筑檔案管理工作目標(biāo)、操作規(guī)程及具體要求；建立健全檔案管理獎(jiǎng)懲辦法。二要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，獎(jiǎng)懲逗硬。高職院校新校區(qū)建筑檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人與管理者，應(yīng)遵紀(jì)守法，嚴(yán)格按規(guī)程操作，各司其職、各盡其責(zé)，做好檔案管理工作。若有法不依、違法不究，先進(jìn)不獎(jiǎng)勵(lì)、落后沒(méi)懲罰，檔案管理工作就很難規(guī)范，更無(wú)法上水平。
（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理水平
近幾年來(lái)，高職教育事業(yè)的快速發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理機(jī)構(gòu)和人員，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)高職院校發(fā)展的要求。如四川職院現(xiàn)有的檔案信息科設(shè)置在學(xué)校辦公室，目前有科長(zhǎng)一人，管理員二人（其中一人將在本學(xué)期結(jié)束前退休）。他們要協(xié)調(diào)管理好涉及全校13000多學(xué)生，近800名教職工的基本建設(shè)、黨政管理、教學(xué)科研、人事財(cái)務(wù)等10多種類型的檔案資料是十分困難的。因而，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，努力提高管理水平，是非常必要的。一方面應(yīng)按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》關(guān)于“全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上”的高校，要設(shè)置“檔案館和綜合檔案室”的要求，建立和完善學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)，結(jié)合基本建設(shè)、黨政管理、學(xué)生管理、教學(xué)科研、人事財(cái)務(wù)等主要檔案類型的實(shí)際需要，配齊配足檔案管理人員。二要切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)技能。應(yīng)通過(guò)業(yè)余函授、網(wǎng)絡(luò)教育等方式開(kāi)展檔案專業(yè)的學(xué)歷教育，提高學(xué)歷層次。采取“短期培訓(xùn)”、“集中學(xué)習(xí)”或“以老帶新”的形式，開(kāi)展建筑檔案管理等方面的分類專項(xiàng)培訓(xùn)，使高職院校檔案管理者的綜合素質(zhì)主動(dòng)適應(yīng)新的要求和新的需要。
（四）規(guī)范建筑工程竣工驗(yàn)收，重視檔案驗(yàn)收
建筑工程的竣工驗(yàn)收，是全面考核建設(shè)工作，檢查是否符合設(shè)計(jì)要求和工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，也是及時(shí)搜集、驗(yàn)收建筑項(xiàng)目（工程）立項(xiàng)文件、監(jiān)理資料、設(shè)計(jì)施工圖紙等檔案資料的必要環(huán)節(jié)。如前所述，有的高職院校在新校區(qū)建筑工程竣工后，僅僅“急于交付使用，不急竣工驗(yàn)收”甚至“未經(jīng)竣工驗(yàn)收，就投入使用”，有的“講工程質(zhì)量驗(yàn)收，不講建筑檔案驗(yàn)收”。針對(duì)這些違反國(guó)家《建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工驗(yàn)收辦法》和《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》的情況，高職院校規(guī)范新校區(qū)建筑檔案管理，首先應(yīng)依法規(guī)范工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，按法規(guī)要求、操作規(guī)程，嚴(yán)格進(jìn)行建筑工程竣工驗(yàn)收。其次應(yīng)高度重視建筑工程檔案驗(yàn)收，并將其作為建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要內(nèi)容，納入竣工驗(yàn)收程序或議程，做細(xì)做好。應(yīng)嚴(yán)格要求建設(shè)工程的有關(guān)方面及時(shí)備齊備好文件數(shù)據(jù)檔案資料，缺少的檔案資料，應(yīng)限期補(bǔ)齊，不合規(guī)范的，要限定時(shí)間修改完善達(dá)到要求，否則不得通過(guò)竣工驗(yàn)收。
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關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn) 檔案管理 合理利用
檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館(室)直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。固定資產(chǎn)檔案是含義比較豐富的企業(yè)信息資源，是企業(yè)財(cái)務(wù)的重要部分，為企業(yè)的技術(shù)革新以及設(shè)備更迭提供重要的依據(jù)[1]。因此，合理的進(jìn)行固定資產(chǎn)檔案的管理，能確保其檔案價(jià)值能夠得到完整的體現(xiàn)和得到合理的利用，增加資產(chǎn)的利用效率，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的目的和意義。
目前對(duì)于企業(yè)設(shè)備固定資產(chǎn)的管理手段大多仍停留在傳統(tǒng)的手工管理模式階段，即一個(gè)記錄設(shè)備名稱、規(guī)格，以及購(gòu)買、維護(hù)、使用日期和存放地等情況的記錄本和貼在設(shè)備上的記錄標(biāo)簽來(lái)對(duì)設(shè)備進(jìn)行分類管理。當(dāng)需要對(duì)所有設(shè)備進(jìn)行借、還、轉(zhuǎn)移以及對(duì)所有設(shè)備進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估和逐件核查時(shí)，對(duì)設(shè)備的查找就會(huì)帶來(lái)很大的不便。針對(duì)傳統(tǒng)管理方式存在的諸多不足，固定資產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化和簡(jiǎn)單快捷的固定資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為檔案管理當(dāng)中迫切的需求[2]。
1.對(duì)固定資產(chǎn)檔案進(jìn)行合理建檔
要對(duì)固定資產(chǎn)的檔案進(jìn)行合理有效的管理，使用適合自己企業(yè)的行之有效的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)工具能有事半功倍的效果。雖然各個(gè)企業(yè)檔案的管理模式都不盡相同，但一般傳統(tǒng)的手工管理方式都是按照年份或者設(shè)備的所屬科室來(lái)進(jìn)行劃分。隨著計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)逐漸替代手工管理，如果還遵循以前使用老模式是不甚科學(xué)的。如果仍然按照年份或所屬科室的方法來(lái)管理檔案，雖然可能快速的查詢到所需資料檔案，但是會(huì)造成資源的浪費(fèi)。新型的管理模式應(yīng)該將檔案各自編號(hào)，通過(guò)資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)可以查詢到所有設(shè)備的編號(hào)。這樣不僅能夠快速精確的查詢到所需檔案和設(shè)備，并且每個(gè)設(shè)備或檔案對(duì)應(yīng)唯一的檔案編碼，能充分的利用計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間，合理的進(jìn)行資產(chǎn)檔案管理。固定資產(chǎn)檔案是一個(gè)具有多種定義的復(fù)雜的檔案集合，在對(duì)其進(jìn)行整理的過(guò)程中，應(yīng)該按照固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案和設(shè)備檔案的形成特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行整理和分類，這樣也可以保持其各類資產(chǎn)的特征以及不打亂原有成套的項(xiàng)目檔案資料。對(duì)固定資產(chǎn)檔案可以進(jìn)行分卷組織，進(jìn)行館藏時(shí)可以從檔案的卷標(biāo)、題目、目錄等對(duì)檔案進(jìn)行建檔，形成檔案目錄索引，以方便日后對(duì)檔案進(jìn)行檢索查詢，也可以使檔案保持相互聯(lián)系而又相互獨(dú)立的特點(diǎn)，保證在日常對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理和統(tǒng)計(jì)鑒定工作中的有效控制。
2.加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案的管理
設(shè)備固定資產(chǎn)檔案管理中，存在如設(shè)備采購(gòu)時(shí)的資料檔案以及票據(jù)歸檔不全，設(shè)備儀器的使用和維護(hù)記錄，以及檢測(cè)鑒定報(bào)告歸檔不夠及時(shí)，設(shè)備檔案管理范圍過(guò)于寬泛致使管護(hù)人員的負(fù)擔(dān)等問(wèn)題。這是由于檔案管理人員管理意識(shí)不高，管理制度和責(zé)任落實(shí)不健全，歸檔時(shí)追求全面而不注重時(shí)間等造成的。這樣的管理導(dǎo)致檔案的使用價(jià)值不高，在設(shè)備歸檔的過(guò)程中過(guò)于追求形成固定資產(chǎn)的數(shù)額，致使過(guò)多重復(fù)或者不必要的檔案文件對(duì)檔案部門造成了負(fù)擔(dān)和使用不便。此外一些企業(yè)對(duì)固定資產(chǎn)歸檔的監(jiān)督力度不夠，考核標(biāo)準(zhǔn)過(guò)低，甚至根本沒(méi)有將檔案工作列入項(xiàng)目管理的過(guò)程當(dāng)中，造成檔案部門和歸檔人員聽(tīng)從項(xiàng)目工程的被動(dòng)服務(wù)局面。因此經(jīng)常出現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中檔案的指導(dǎo)作用無(wú)法有效體現(xiàn)，檔案管理工作形同虛設(shè)，甚至在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段不進(jìn)行檔案驗(yàn)收或者僅僅敷衍了事的情況。
因此對(duì)固定資產(chǎn)設(shè)備的檔案管理，應(yīng)當(dāng)從設(shè)備的購(gòu)置甚至設(shè)計(jì)制造階段就開(kāi)始。對(duì)設(shè)備的安裝、調(diào)試、使用、維修等設(shè)備使用的全部過(guò)程都形成圖文材料甚至音像記錄等各種不同載體的檔案材料。并且要注意：①設(shè)備開(kāi)箱接收時(shí)必須有檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督和檢查，對(duì)設(shè)備的文件和檢查驗(yàn)收過(guò)程進(jìn)行文字記錄并且結(jié)束歸檔，否則出現(xiàn)檔案手續(xù)不齊全的情況檔案管理部門不予記錄，財(cái)務(wù)部門不予核算。而對(duì)貴重的設(shè)備更應(yīng)該進(jìn)行影像記錄，以備查驗(yàn)。②設(shè)備檔案進(jìn)行分類分卷入檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持檔案文件的原有特點(diǎn)，按照單個(gè)設(shè)備的成套資料進(jìn)行整理組卷，將設(shè)備的使用說(shuō)明、維護(hù)手冊(cè)、發(fā)票單據(jù)等隨同設(shè)備檔案等文件放在同一文件卷組中。③完善儀器設(shè)備的管理，使設(shè)備的資產(chǎn)記錄和實(shí)物數(shù)據(jù)檔案完全符合，并隨時(shí)更新。而對(duì)固定資產(chǎn)投資檔案的歸檔，應(yīng)當(dāng)將所有能反映和投資項(xiàng)目有關(guān)的所有職能活動(dòng)及有參考和利用價(jià)值的所有文件收集齊全，歸入固定資產(chǎn)的項(xiàng)目檔案之中。其中可能包括前期的立項(xiàng)、可行性報(bào)告、審批記錄、招投標(biāo)公告、項(xiàng)目勘察、財(cái)務(wù)報(bào)表等所有項(xiàng)目相關(guān)文件納入檔案范疇。
同時(shí)對(duì)檔案的管理工作還需要建立完備的管理制度：一是結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定相應(yīng)的管理辦法和實(shí)施細(xì)則，明確檔案管理的工作流程以及項(xiàng)目檔案管理職責(zé)，堅(jiān)持項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一管理以及檔案建設(shè)同時(shí)進(jìn)行。二是根據(jù)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的目標(biāo)計(jì)劃來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目檔案的管理工作，明確具體的歸檔內(nèi)容以及工作責(zé)任。三是按照歸檔計(jì)劃劃分各個(gè)項(xiàng)目的具體檔案整理范疇，集合建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)模，與各個(gè)項(xiàng)目部門以及執(zhí)行部門進(jìn)行溝通，建立一個(gè)完善、全面、準(zhǔn)備的檔案范圍表，確保檔案的完整系統(tǒng)。
總而言之，固定資產(chǎn)的檔案管理的范疇較廣，系統(tǒng)性較強(qiáng)，是具有寶貴利用價(jià)值并能提高資產(chǎn)利用率的信息資源。能為企業(yè)的技術(shù)革新和資產(chǎn)的有效利用提高依據(jù)。因此，做好固定資產(chǎn)檔案的管理工作能夠提高固定資產(chǎn)的利用價(jià)值和利用率，也是固定資產(chǎn)檔案管理工作的主要目的和價(jià)值體現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：如何做好；當(dāng)前；會(huì)計(jì)檔案；管理工作
中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
1 會(huì)計(jì)檔案的概念及種類
會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或其它經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中自然形成的并按照一定規(guī)律歸檔保管的會(huì)計(jì)信息載體,主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其它有關(guān)會(huì)計(jì)工作的文件。會(huì)計(jì)檔案是過(guò)去業(yè)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)錄,因此凡是經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)部門和由會(huì)計(jì)部門產(chǎn)生的不同介質(zhì)的文件、資料都應(yīng)該成為會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容。
廣義的會(huì)計(jì)檔案可分為以下幾類:一是會(huì)計(jì)法規(guī)、制度類,主要是指國(guó)家財(cái)政部門的法規(guī)性文件,地方各級(jí)財(cái)政部門的規(guī)定、細(xì)則、制度等文件,本單位的會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)規(guī)劃、會(huì)計(jì)總結(jié)、會(huì)計(jì)報(bào)告等。二是會(huì)計(jì)核算文件類,主要指在本單位日常會(huì)計(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件,包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算機(jī)磁盤和紙帶文件等。三是會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)類文件,指對(duì)會(huì)計(jì)核算文件經(jīng)過(guò)分析加工而產(chǎn)生的一些預(yù)測(cè)信息,包括資金預(yù)測(cè)、成本預(yù)測(cè)、利潤(rùn)預(yù)測(cè)等。四是會(huì)計(jì)決策類文件,主要指運(yùn)用會(huì)計(jì)信息做出經(jīng)濟(jì)決策的有關(guān)文件,包括財(cái)務(wù)資源決策、設(shè)備更新決策、產(chǎn)品生產(chǎn)和定價(jià)決策、會(huì)計(jì)政策選擇決策、稅務(wù)籌劃決策以及經(jīng)營(yíng)決策等。五是會(huì)計(jì)監(jiān)督類文件,包括會(huì)計(jì)檢查文件和會(huì)計(jì)審計(jì)文件。六是會(huì)計(jì)資料類文件,主要是指重大的經(jīng)濟(jì)合同、重要的會(huì)議記錄等。
狹義的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算文件類,即在本單位日常會(huì)計(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件,即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案主要指紙質(zhì)檔案,是在手工環(huán)境下產(chǎn)生的。會(huì)計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為手段,在會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域替代手工操作,從事記賬、編制會(huì)計(jì)報(bào)告以及財(cái)務(wù)管理等過(guò)程。在會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中形成并歸檔保存的各種賬簿、報(bào)告、憑證,存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤、光盤及其它存儲(chǔ)介質(zhì),系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔及其它會(huì)計(jì)信息資料均屬于電算化會(huì)計(jì)檔案的范疇。
2 當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)不健全
企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換,經(jīng)營(yíng)方式不斷更新,新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn),而與之配套的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制并未建立健全。目前,我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理方面的法律、法規(guī)僅有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容及不具備法律效應(yīng)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合,缺乏適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī),在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下,無(wú)法滿足推進(jìn)企業(yè)體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.2 會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督機(jī)制不完善
一是會(huì)計(jì)信息披露進(jìn)程中的政府監(jiān)管不足,準(zhǔn)則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力,缺乏效率;會(huì)計(jì)信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠。二是注冊(cè)會(huì)計(jì)師制度不完善,一方面注冊(cè)會(huì)計(jì)師既要對(duì)受托單位的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行客觀公正的審計(jì),又要收取審計(jì)費(fèi)用,對(duì)被審計(jì)單位依賴性強(qiáng);另一方面注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)還沒(méi)有形成有效的監(jiān)管機(jī)制,部分從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)差。三是企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不完善,領(lǐng)導(dǎo)不重視,內(nèi)部制度得不到落實(shí),會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱。
2.3 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全及會(huì)計(jì)軟件存在隱患
首先,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成,每個(gè)部分都有薄弱環(huán)節(jié),極易遭到攻擊或破壞,如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能非常薄弱,網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中,信息易被竊取或泄露、非法增刪改,計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極大。此外電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)只有在會(huì)計(jì)軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用,會(huì)計(jì)軟件對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會(huì)計(jì)軟件在開(kāi)發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在,可能存在會(huì)計(jì)軟件處理功能陷阱,或會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行與維護(hù)陷阱對(duì)系統(tǒng)的破壞性極大。
2.4 從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會(huì)計(jì)檔案管理自動(dòng)化程度高低的關(guān)鍵因素。由于會(huì)計(jì)檔案管理人員的電算化操作能力較低,缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí),電子檔案管理意識(shí)薄弱,導(dǎo)致不能及時(shí)按規(guī)定將財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)資料備份到外存儲(chǔ)器中保存,或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查,造成會(huì)計(jì)資料的假備份,出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的措施
3.1 建立健全相關(guān)法規(guī)和制度建立切實(shí)可行的管理制度,如制定細(xì)化的《電算化會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《電算化會(huì)計(jì)檔案崗位責(zé)任制》、《電算化會(huì)計(jì)檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等內(nèi)部管理制度, 確保電算化會(huì)計(jì)檔案的安全。檔案部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息時(shí)代電算化會(huì)計(jì)檔案管理重要性的宣傳, 認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等, 加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理意識(shí)。
3.2 健全和完善與新形勢(shì)要求相適應(yīng)的三位一體的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管體系企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)突出內(nèi)部控制和內(nèi)部約束機(jī)制,強(qiáng)化企業(yè)負(fù)責(zé)人的會(huì)計(jì)責(zé)任,加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育。由有關(guān)政府部門行使的國(guó)家監(jiān)督,應(yīng)當(dāng)明確主體,權(quán)責(zé)統(tǒng)一,發(fā)揮注冊(cè)會(huì)計(jì)師及會(huì)計(jì)師事務(wù)所在維護(hù)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量方面的作用,政府部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)注冊(cè)會(huì)計(jì)師及事務(wù)所的監(jiān)督,同時(shí)發(fā)揮社會(huì)公眾的監(jiān)督作用。此外還應(yīng)該強(qiáng)化企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任。新《會(huì)計(jì)法》規(guī)定:任何單位或個(gè)人不得以任何方式授意、指使、強(qiáng)令會(huì)計(jì)人員偽造會(huì)計(jì)憑證、賬簿和其它會(huì)計(jì)資料,提供虛假財(cái)務(wù)報(bào)告;單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作、會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。這些規(guī)定將有力地約束會(huì)計(jì)檔案管理工作,形成會(huì)計(jì)活動(dòng)主體與會(huì)計(jì)資料相一致的完整的責(zé)任主體,有利于消除當(dāng)前在建立現(xiàn)代企業(yè)制度過(guò)程中權(quán)利與行為不一致所導(dǎo)致的責(zé)任界定不清、相互之間推諉,從而影響會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管職能的現(xiàn)象。
3.3 加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全管理一是建立健全電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全管理制度。保障會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和會(huì)計(jì)檔案信息安全的永久性措施應(yīng)是建立程序化、制度化管理模式,并嚴(yán)格執(zhí)行、落實(shí)到位。所以,對(duì)會(huì)計(jì)人員、會(huì)計(jì)管理領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)要嚴(yán)格規(guī)范,加強(qiáng)對(duì)密碼、口令、授權(quán)的管理,并制定相應(yīng)的管理規(guī)范,如網(wǎng)絡(luò)、機(jī)房、服務(wù)器管理規(guī)范,會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)管理規(guī)范,安全操作規(guī)范等,而且要監(jiān)控與操作分離,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效控制。二是采用先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、先進(jìn)的通用軟件開(kāi)發(fā)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件徹底加密,并在軟件功能上采取必要的控制手段,如提示功能、保護(hù)功能、檢驗(yàn)功能等。三是建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)信息安全存取制度。會(huì)計(jì)信息安全存取可以采取以下措施:①采用認(rèn)證技術(shù), 即廣泛使用多種個(gè)人身份鑒別方法,常用的有口令保護(hù)以及個(gè)人身份標(biāo)識(shí)器。②采用訪問(wèn)控制策略,確定合法用戶對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)資源所享有的權(quán)限,以防止非法用戶的入侵和合法用戶使用非法權(quán)限資源。③采用防火墻技術(shù),既可以阻止對(duì)本機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問(wèn),又可阻止機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出,并可有效預(yù)防病毒。④采用入侵檢測(cè)與安全審計(jì)技術(shù),對(duì)任何被保護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存取操作,系統(tǒng)應(yīng)詳細(xì)記錄和跟蹤檢測(cè),任何非法存取應(yīng)立即反映到控制臺(tái)上,以便系統(tǒng)管理人員及時(shí)采取對(duì)策。⑤及時(shí)備份,備份是防止會(huì)計(jì)系統(tǒng)意外事故最有效、最基本的手段,要及時(shí)做好硬件、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)等多層次的備份工作,從而降低會(huì)計(jì)檔案信息失真的風(fēng)險(xiǎn)。
3.4 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)在加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德教育的同時(shí),還要加大對(duì)會(huì)計(jì)人員專業(yè)教育的力度。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,會(huì)計(jì)人員需要不斷轉(zhuǎn)變觀念、更新思維方式、更新知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高操作技能、加強(qiáng)新知識(shí)和新技能的學(xué)習(xí)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)檔案法規(guī)、檔案專業(yè)知識(shí)、會(huì)計(jì)電算化知識(shí)等方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí),并組織相關(guān)的交流研討活動(dòng),使會(huì)計(jì)檔案管理人員既有豐富的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理專業(yè)知識(shí),又精通信息技術(shù),符合企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的需要。
總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，更好地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
1.檔案管理方式與企業(yè)規(guī)模不匹配。
分塊管理模式的優(yōu)點(diǎn)是各自負(fù)責(zé)建檔與管理，使用方便，避免了集中管理的費(fèi)用投入和人力配備，多用于中小企業(yè)或企業(yè)建立初期。缺點(diǎn)是檔案管理缺乏系統(tǒng)，管理不規(guī)范，權(quán)屬分散，責(zé)任分散，很難保證檔案文件的完整性。分塊管理模式的在公司內(nèi)應(yīng)用已歷經(jīng)八年，由于該模式建立初期的公司業(yè)務(wù)量、人員規(guī)模均遠(yuǎn)低于目前，選用該模式完成了以最少量的投入實(shí)現(xiàn)初創(chuàng)企業(yè)創(chuàng)建初期的檔案管理需要的目的，是符合當(dāng)時(shí)需要的。經(jīng)過(guò)多年的快速發(fā)展，公司無(wú)論從業(yè)務(wù)規(guī)模上還是從人員規(guī)模上均已成為了一家大型現(xiàn)代化企業(yè)，其檔案管理量已達(dá)到了新的數(shù)量級(jí)，分塊管理模式下大量的檔案積累已成為各板塊的一項(xiàng)沉重負(fù)擔(dān)，需要公司開(kāi)展集約化管理和改進(jìn)。
2.檔案管理思維與公司快速國(guó)際化的矛盾。
首先，企業(yè)的檔案管理的任務(wù)發(fā)生了根本性的變化。初創(chuàng)期，企業(yè)檔案管理任務(wù)是依照法規(guī)完成相關(guān)資料、憑證的存儲(chǔ)與保管，保證追溯的需要，其目的僅僅是滿足法規(guī)的要求，屬于最低要求階段。企業(yè)成長(zhǎng)期，檔案管理的主要任務(wù)變?yōu)槠髽I(yè)現(xiàn)代化管理的需要，即:不僅僅要滿足法規(guī)的最低要求，而是它本身就是企業(yè)現(xiàn)代化管理制度的重要組成部分。在企業(yè)綜合績(jī)效提升期和國(guó)際化發(fā)展期，互聯(lián)網(wǎng)思維時(shí)代的借鑒有著重要意義，該階段檔案管理的任務(wù)是將企業(yè)已有的大數(shù)據(jù)資源檔案庫(kù)加以利用，通過(guò)科學(xué)化的系統(tǒng)分析，形成本企業(yè)獨(dú)有的特性，從而揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短形成本企業(yè)獨(dú)有的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。其次，分塊管理模式下人們對(duì)檔案管理的重視程度不夠，甚至認(rèn)為是沒(méi)有價(jià)值的工作。國(guó)際化企業(yè)的顯著特征是內(nèi)部管理的規(guī)范化，而分塊式非集約化管理往往是粗放管理模式下的產(chǎn)物。同時(shí)，參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)需要強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，沒(méi)有充分利用企業(yè)自身的檔案資源挖掘企業(yè)自身的潛力與資源，不符合利益最大的需要。
3.檔案場(chǎng)所與輔助設(shè)施急需擴(kuò)容。
檔案管理的內(nèi)容和業(yè)務(wù)數(shù)量的急速增長(zhǎng)需要更多存放空間、環(huán)境質(zhì)量保障措施等與之相配套，例如：防火要求，室內(nèi)空氣清潔度要求，環(huán)境濕度控制要求等等。
4.檔案管理設(shè)備缺乏。
隨著檔案管理任務(wù)的變化和工作量的增加，當(dāng)量積累到一定程度時(shí)，手工管理的模式已經(jīng)不能滿足需要，例如海量檔案數(shù)據(jù)的存入與借閱、檔案數(shù)據(jù)的綜合利用均需要借助一定的信息化軟件設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)輔助管理。這一需求在原有的分塊管理中是沒(méi)有的，
二、檔案管理擴(kuò)容的規(guī)劃與建議
1.更新觀念。
積極引入現(xiàn)代企業(yè)管理理論對(duì)檔案管理的要求與方式，徹底根除企業(yè)檔案管理僅是一種附屬工作、不能為企業(yè)產(chǎn)生效益的錯(cuò)誤觀念。應(yīng)充分重視檔案管理的重要性，充分意識(shí)到規(guī)范企業(yè)檔案管理與挖潛增效之間的關(guān)聯(lián)性，建立科學(xué)、正確的管理工作意識(shí)。
2.建立合理的檔案管理構(gòu)架，根據(jù)不同需求優(yōu)化檔案管理資源配備。
充分收集各相關(guān)單位的檔案管理需求，形成完整的檔案清冊(cè)，從而建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)目錄層級(jí)，依據(jù)不同的層級(jí)和權(quán)重統(tǒng)一分配資源，。例如：將重要性高、經(jīng)常增補(bǔ)的財(cái)務(wù)檔案等分配在檔案室顯著位置，方便隨時(shí)存儲(chǔ)與借閱；將審計(jì)關(guān)注度高的商務(wù)合同等檔案資料設(shè)置專有的管理目錄，并配套與之相適應(yīng)的管理辦法；工程檔案由于檔案量大，再次取用概率小，可分配在檔案室的次要位置。
3.充分利用現(xiàn)代化技術(shù)。
大型企業(yè)的檔案管理過(guò)程中，信息化軟件的應(yīng)用不可或缺。4.建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化專業(yè)人員的補(bǔ)充與培訓(xùn)。科學(xué)合理的制度是保障管理目標(biāo)的前提。因此，盡快各種集約化檔案管理的規(guī)章、制度、細(xì)則迫在眉睫。5.重視企業(yè)檔案利用。企業(yè)檔案是企業(yè)重要的寶貴資源，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)綜合情況的重要信息來(lái)源，也是企業(yè)特征、企業(yè)文化的重要載體。加以科學(xué)化的系統(tǒng)分析利用，可形成本企業(yè)獨(dú)有的特性，從而揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短形成本企業(yè)獨(dú)有的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
三、結(jié)語(yǔ)
1、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
加強(qiáng)對(duì)國(guó)土檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是國(guó)土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理的原則。成立了國(guó)土檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由分局工作人員，兼職國(guó)土檔案員，在師局專職檔案員的幫助下，形成了全系統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)一模式。同時(shí)，完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無(wú)論是在師國(guó)土局發(fā)的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理
長(zhǎng)期以來(lái)、我們對(duì)國(guó)土檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開(kāi)闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作沒(méi)有一種超前管理的意識(shí)、沒(méi)有很好地和師局檔案員聯(lián)系。沒(méi)有將國(guó)土檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難。06年來(lái)，我分局意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作、開(kāi)始逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定措施，對(duì)國(guó)土檔案進(jìn)行超前管理。
3．國(guó)土檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道
從實(shí)際情況看、國(guó)土檔案是比較復(fù)雜的。它分類為九大部分，從每個(gè)部分的內(nèi)容比較來(lái)說(shuō)層次不齊。建設(shè)用地類的報(bào)批經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，對(duì)哪些檔案資料、資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。
4．制定規(guī)范，及時(shí)立卷
根據(jù)國(guó)土資源檔案的實(shí)際情況、我們制定了《檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》，建立起檔案管理分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號(hào)分類方法等，將國(guó)土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計(jì)劃財(cái)務(wù)類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規(guī)劃類；(5)建設(shè)用地類：(6)土地監(jiān)察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產(chǎn)資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類可以裝訂成正規(guī)卷的、及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。
5、強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平
客觀上對(duì)國(guó)土檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，從事國(guó)土檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)與其它單位的檔案人員更單一。為達(dá)到國(guó)土檔案整理規(guī)范化的要求、兼職檔案管理人員要進(jìn)行一次正規(guī)的培訓(xùn)、講解了國(guó)土檔案工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照國(guó)土檔案管理要求。對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作詳細(xì)的講解。使大家對(duì)國(guó)土檔案內(nèi)容提前了解，在工作個(gè)有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障。
6通過(guò)開(kāi)發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
做好國(guó)土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國(guó)土檔案是為了利用、而更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息，反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)國(guó)土檔案管理工作。國(guó)土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過(guò)檔案工作者提供給工作人員利用。我分在近幾年來(lái)實(shí)施電腦化管理、將國(guó)土檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，每當(dāng)業(yè)務(wù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)、更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國(guó)土檔案的完整性，促使國(guó)土檔案管理更上新臺(tái)階。
【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì) 檔案 科學(xué) 管理
【中圖分類號(hào)】 E232.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】 1001-4128（2011） 09-0043-01
1 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案要同步歸檔
會(huì)計(jì)工作由于傳統(tǒng)的記帳形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，其他磁性介質(zhì)式光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制，核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成大量的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都得存在會(huì)計(jì)核算中心，也是只紙會(huì)計(jì)檔案。
2 會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案脫結(jié)
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它門產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理檔案知之甚少， 也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中，在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全、裝訂不整齊、有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與和作。
由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新的管理模式，其業(yè)務(wù)主要是接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)督，然而從其至今，無(wú)論財(cái)政部門只管會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案，基本屬于“失控”狀態(tài)。
3 會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善，制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。
不少會(huì)計(jì)檔案核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷，歸檔、保管制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、檔案時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問(wèn)題沒(méi)有做出具體的可操作性的規(guī)定，只突出調(diào)整了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專業(yè)管理會(huì)計(jì)檔案人員。
（一）應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案的主體，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制，對(duì)納入會(huì)計(jì)核算中心集中核算的單位，應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)管理自不變，資產(chǎn)所有權(quán)不變，資金使用權(quán)不變，債權(quán)債務(wù)不變，會(huì)計(jì)核算主體不變的五項(xiàng)原則，明確會(huì)計(jì)檔案的主體，是各行政企事業(yè)單位而不是會(huì)計(jì)核算中心《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，當(dāng)前形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部，指定專人保管。會(huì)計(jì)核算中心應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》《會(huì)計(jì)法》，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，將各單位會(huì)計(jì)檔案局整理規(guī)范，在核算中心保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄。連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)，會(huì)計(jì)檔案向核算單位的檔案機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)移交。
（二）會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范整理的熟知，熟練程度決定了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗位的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
（三）財(cái)政部門與檔案部門聯(lián)手共同加大對(duì)新的會(huì)計(jì)管理體制下形成的會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管。
結(jié)合實(shí)際聯(lián)合制發(fā)包含新的會(huì)計(jì)體制工作內(nèi)容的《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作檢查中，將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入其中，加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查、監(jiān)督。
（四）完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。
實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期表、移交時(shí)間等。確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整，在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)、報(bào)帳員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全、完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范，交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
要真正做到科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案，為各部門提供最準(zhǔn)確無(wú)誤的憑據(jù)材料。
參考文獻(xiàn)
[1] 李建斌，李曉晶.芻議高校檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新[J].管理研究，2010（3).
關(guān)鍵詞：檔案；組織；信息化；服務(wù)；制度；技能
中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1005-5312（2013）29-0260-01
檔案是高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績(jī)和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有重要價(jià)值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校檔案管理成為當(dāng)前高校檔案管理者需要不斷探索的重要議題。本文作者結(jié)合工作實(shí)際，從以下幾個(gè)方面分析如何做好高校檔案管理工作。
一、建立完善的高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為檔案管理工作提供組織保障
檔案資料是高校的重要資源，它詳實(shí)地反映了一所高校的整個(gè)發(fā)展歷程，并以多種不同的形式真實(shí)而客觀的記載著學(xué)校教學(xué)及管理過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，它是每一個(gè)教職員工及學(xué)生勞動(dòng)智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是認(rèn)識(shí)和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是學(xué)校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍極為廣泛，必須引起廣大教職工的重視，只有在思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，才能增強(qiáng)大家的檔案意識(shí)，使大家在各自的崗位上都對(duì)檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案工作。向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽，以提高教職工的檔案意識(shí)，促使各科室人員都重視并支持學(xué)校檔案管理工作。
要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，從組織上保證檔案工作的順利開(kāi)展，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案的齊全、完整與規(guī)范。遵循“統(tǒng)―領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理”的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由高校副校長(zhǎng)分管檔案工作，成立檔案室，設(shè)立專職檔案管理員，在各院系、圖書館、財(cái)務(wù)部門、教務(wù)處等相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)置兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成全校的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理工作滲透到高校的每個(gè)單位和各個(gè)環(huán)節(jié)之中。同時(shí)，要明確每個(gè)人的職能與職責(zé)，明確分工，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。讓高校每個(gè)人都參與進(jìn)來(lái)，通過(guò)全員全方位收集相關(guān)檔案信息，倡導(dǎo)全體師生支持學(xué)校，積極提供有記錄價(jià)值的檔案信息，并努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來(lái)。
二、強(qiáng)化高校檔案管理信息化，為高校檔案管理提供技術(shù)支撐
隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，信息化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案管理工作的客觀要求，也是高校檔案工作服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標(biāo)志。推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化建設(shè)，成為各大高校檔案管理工作發(fā)展的重要方向，也是高校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。高校檔案的管理工作繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多。將信息技術(shù)與高校檔案管理有機(jī)結(jié)合，可以讓高校檔案管理工作走上良性發(fā)展的軌道。利用現(xiàn)代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。同時(shí)，利用信息化手段將檔案信息及時(shí)傳遞至高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各教研室和相關(guān)部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好檔案工作。
高校要強(qiáng)化資金投入，完善檔案管理的硬件設(shè)施。高校要將數(shù)字光纖技術(shù)、芯片技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)等有效地用于高校檔案信息存儲(chǔ)、歸檔、保管、開(kāi)發(fā)及利用等各工作環(huán)節(jié)，提高高校檔案信息的存儲(chǔ)能力、傳播速度，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理效果最優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案信息的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理工作要從單機(jī)管理發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)管理，從案卷、文件目錄管理發(fā)展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發(fā)展到“文檔一體化”管理，努力實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙檔案”與“紙質(zhì)檔案”相結(jié)合，進(jìn)一步提升其信息化建設(shè)步伐。
三、完善檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)格的規(guī)章制度，難以保證高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》為指導(dǎo)，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)要求，根據(jù)學(xué)校的特點(diǎn)，制定適合自身的檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證。抓好檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的規(guī)范化。從高校檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，制定一系列檔案管理細(xì)則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲(chǔ)藏保管、開(kāi)發(fā)利用、保密、庫(kù)房管理等多項(xiàng)制度，確保高校的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化，并根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要不斷健全和完善。在制定高校檔案管理工作規(guī)章制度和相應(yīng)的配套考核制度的同時(shí)，要把檔案工作任務(wù)分解落實(shí)到人，明確相關(guān)人員的崗位職責(zé)。
四、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)
提高檔案管理人員素質(zhì)，是推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響到檔案工作的質(zhì)量，為使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質(zhì)。要盡快在高校檔案管理隊(duì)伍中普及現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，改善現(xiàn)有知識(shí)結(jié)構(gòu)，新思想、新知識(shí)、新技術(shù)的培養(yǎng)要進(jìn)一步加強(qiáng)。要通過(guò)多種形式與途徑，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。健全檔案管理工作隊(duì)伍，設(shè)立專兼職相結(jié)合的檔案管理工作組。培養(yǎng)一批具有文化專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續(xù)與穩(wěn)定。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求，分階段、有步驟、有計(jì)劃、分層次地對(duì)檔案管理者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平能夠適應(yīng)高校檔案建設(shè)和發(fā)展的需要。檔案管理者自身也要努力學(xué)習(xí)，開(kāi)拓眼界，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案管理工作。高校檔案工作者要有高度的政治責(zé)任感，要有較高的政策水平，要有嚴(yán)格的保密意識(shí)。在職業(yè)道德素質(zhì)上，要求檔案工作人員忠于職守，敬業(yè)愛(ài)崗，熱情服務(wù)；默默奉獻(xiàn)，不計(jì)名利，耐得住寂寞清貧，甘為人梯；嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)；服從全局，團(tuán)結(jié)協(xié)作。
五、充分利用檔案信息資源，積極主動(dòng)的為高校提供檔案服務(wù)
高校檔案是高校教職工勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，做好檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源、更好地提供給工作者利用，為高校發(fā)的發(fā)展服務(wù)。高校檔案部門要突出服務(wù)這條主線，積極進(jìn)行檔案利用工作的探索，圍繞高校的中心工作，做好檔案服務(wù)工作。檔案管理人員要應(yīng)主動(dòng)了解用戶對(duì)各類檔案信息的需求。及時(shí)了解學(xué)校在不同時(shí)期和階段的教學(xué)、科研的情況，積極主動(dòng)地深入各教學(xué)和行政部門，走訪相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員，有意識(shí)地有目地觀察和了解學(xué)校各項(xiàng)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)。對(duì)學(xué)校的工作安排心中有數(shù)，了解學(xué)校教學(xué)、科研、基建等工作環(huán)節(jié)和活動(dòng)過(guò)程的規(guī)律和特點(diǎn)。認(rèn)真分析掌握這些工作對(duì)檔案的需求，同時(shí)，根據(jù)本校檔案利用情況，分析其利用規(guī)律，積極主動(dòng)地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。
檔案管理人員要有超前的服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。通過(guò)館藏檔案資料主動(dòng)、及時(shí)、多元化的為學(xué)校的各部門提供檔案服務(wù)，對(duì)于一些難查資料通過(guò)點(diǎn)滴線索擴(kuò)大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進(jìn)其工作效率的提高。在服務(wù)方式上，要充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，廣泛利用互聯(lián)網(wǎng)、光盤數(shù)據(jù)庫(kù)、聯(lián)機(jī)檢索等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，既要充分利用館藏檔案文獻(xiàn)資料，又要營(yíng)造現(xiàn)代化的信息傳播與交流環(huán)境，不斷拓寬信息服務(wù)和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務(wù)的形式，改進(jìn)服務(wù)的手段，努力提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，主動(dòng)的把檔案工作重點(diǎn)與高校中心工作結(jié)合起來(lái)，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校的教學(xué)與科研服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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公司通過(guò)一系列工作取得了良好的效果，各項(xiàng)內(nèi)部控制制度逐步完善，業(yè)務(wù)管理流程不斷清晰，財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)水平及綜合素質(zhì)逐漸提升，在確保公司的財(cái)務(wù)管理水平建立在牢固的基礎(chǔ)之上，為公司實(shí)現(xiàn)又好又快發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)的財(cái)務(wù)支撐。
【關(guān)鍵詞】集約化；信息化；會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理
1 概述
1.1 集約化、信息化下會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理的必要性
“會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理的基礎(chǔ)和基石”，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作是否扎實(shí)、規(guī)范，直接決定著會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的高低，進(jìn)而影響到企業(yè)的內(nèi)部決策和管理。俗話說(shuō)基礎(chǔ)不牢、地動(dòng)山搖，可見(jiàn)為抓好企業(yè)管理，必須夯實(shí)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。公司“三集五大”的深化和財(cái)務(wù)集約化、信息化的管理，使得公司層面的財(cái)務(wù)核算較以往相比發(fā)生了很大的變化。以ERP、財(cái)務(wù)管控、SG186為代表的管理系統(tǒng)使財(cái)務(wù)人員從以往繁重的核算中解脫出來(lái)，但高度的信息化在實(shí)踐過(guò)程中卻帶來(lái)了一些負(fù)面的效果，即會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作有所滑坡。作為會(huì)計(jì)信息質(zhì)量重要載體的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，在任何時(shí)候都不應(yīng)該被放松，應(yīng)隨著信息化水平的提高而不斷深入發(fā)展。
1.2 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理的主要目標(biāo)
公司始終把夯實(shí)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作作為一項(xiàng)常態(tài)的工作來(lái)抓，按照“以財(cái)務(wù)集約化為指導(dǎo)思想，以信息化為平臺(tái)，以財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作管理為重點(diǎn)，以風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制為主要內(nèi)容，以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為核心，以制度建設(shè)為切入點(diǎn)”的工作思路，從財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理的制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)和基礎(chǔ)工作管理三個(gè)方面入手，努力把基礎(chǔ)做實(shí)，把管理做細(xì)，旨在構(gòu)建完整、科學(xué)、高效、有序的財(cái)務(wù)管理體系，推動(dòng)價(jià)值管理和業(yè)務(wù)管理深度融合，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精益化管理，為公司實(shí)現(xiàn)又好又快發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)的財(cái)務(wù)支撐。
2 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理的專業(yè)做法
2.1 憑證基礎(chǔ)管理
會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的起點(diǎn)，憑證作為會(huì)計(jì)分錄的載體，是能夠用來(lái)證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并據(jù)以登記帳簿，具有法律效力的書面證明。為規(guī)范憑證的制證標(biāo)準(zhǔn)，各崗位人員根據(jù)日常核算內(nèi)容將制證依據(jù)、支撐材料、審核要求、摘要格式等予以統(tǒng)一，初步梳理形成了憑證審核標(biāo)準(zhǔn)模版，經(jīng)過(guò)會(huì)議討論，達(dá)成共識(shí)，建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的憑證制證審核依據(jù)。同時(shí)公司根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范實(shí)施細(xì)則（試行）》規(guī)定，對(duì)憑證審核提出更高要求，建立了“財(cái)務(wù)制證審核、對(duì)口財(cái)務(wù)復(fù)核、主任重點(diǎn)抽核”的三重審核機(jī)制。
2.2 會(huì)計(jì)檔案管理
因會(huì)計(jì)檔案的嚴(yán)肅性和時(shí)效性，同時(shí)為了以后原始資料的調(diào)閱，所以會(huì)計(jì)檔案歸檔率，全年必須達(dá)到100%；為防止會(huì)計(jì)憑證和原始憑證的缺失、保證資料的完整性，會(huì)計(jì)檔案建檔及時(shí)率必須達(dá)到100%；會(huì)計(jì)檔案移交及時(shí)性必須達(dá)到100%；會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記率必須100%，主要是為了防止調(diào)閱人員涂改、勾畫、拆取原始憑證；會(huì)計(jì)檔案銷毀手續(xù)完整性100%。公司嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)指標(biāo)，并納入績(jī)效考核。同時(shí)，以績(jī)效考核指標(biāo)與會(huì)計(jì)檔案管理制度為基礎(chǔ)，結(jié)合當(dāng)前省公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部財(cái)務(wù)集約化、信息化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化需要，應(yīng)用信息化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化手段，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、找出差距，尋求改進(jìn)方法。
2.3 “一鍵式報(bào)表”管理
通過(guò)財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)的集團(tuán)報(bào)表模塊，實(shí)現(xiàn)直接從數(shù)據(jù)中心實(shí)時(shí)提取賬務(wù)數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)表，提高財(cái)務(wù)報(bào)告的實(shí)效性。為了確保報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，每月底須核對(duì)SAP系統(tǒng)中科目余額和財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)科目余額一致性，出現(xiàn)差錯(cuò)須及時(shí)找出未傳遞憑證進(jìn)行補(bǔ)傳遞，并對(duì)報(bào)表進(jìn)行差異分析。
2.4 會(huì)計(jì)監(jiān)督管理
公司嚴(yán)格實(shí)施會(huì)計(jì)監(jiān)督管理，做到事前監(jiān)督，會(huì)計(jì)監(jiān)督由事后監(jiān)督轉(zhuǎn)向全方位、全過(guò)程的監(jiān)督，提早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。主要體現(xiàn)在：應(yīng)用在線稽核功能和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能模塊，開(kāi)展協(xié)同監(jiān)督，組織到現(xiàn)場(chǎng)對(duì)會(huì)計(jì)憑證合格率和會(huì)計(jì)憑證及時(shí)率、準(zhǔn)確率進(jìn)行抽查，確保在線檢查結(jié)果與現(xiàn)場(chǎng)檢查結(jié)果一致，推動(dòng)財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)控制向業(yè)務(wù)前端延伸；開(kāi)展財(cái)務(wù)內(nèi)控評(píng)價(jià)，開(kāi)展會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作及財(cái)務(wù)收支自查工作，開(kāi)展財(cái)務(wù)督查“回頭看”活動(dòng)，督促整改落實(shí)到位并建立風(fēng)險(xiǎn)防范長(zhǎng)效機(jī)制；開(kāi)展資金安全專項(xiàng)稽核，持續(xù)深化“小金庫(kù)”專項(xiàng)治理；
3 取得成效
3.1 提高了財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)
集約化、信息化下的基礎(chǔ)憑證，對(duì)各崗位制證及審核的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)財(cái)務(wù)人員的能力也提出更高的要求。財(cái)務(wù)制證、審核、復(fù)核責(zé)任對(duì)應(yīng)到人、落實(shí)到人，審核到位，復(fù)核工作不走過(guò)場(chǎng)，也減少了因會(huì)計(jì)人員的疏忽而造成憑證不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)，財(cái)務(wù)人員之間的互審改變了以往各崗位財(cái)務(wù)人員只專精自己崗位的工作，對(duì)別的崗位不了解的情況，財(cái)務(wù)人員熟悉了除自己崗位之外的會(huì)計(jì)工作內(nèi)容，擴(kuò)大輪崗效果，輪崗后可以迅速上手。
3.2 提高了會(huì)計(jì)報(bào)表質(zhì)量
公司在會(huì)計(jì)報(bào)表管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成了較為有效的管理辦法，建立了財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制，保證前端業(yè)務(wù)的正確集成，建立會(huì)計(jì)憑證多渠道審核機(jī)制，保證賬務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量，加強(qiáng)了會(huì)計(jì)報(bào)表管理，形成報(bào)表管理工作的良性循環(huán)。
