時(shí)間：2023-06-07 09:25:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公檔案數(shù)字化管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1.數(shù)字化檔案管理有利于提高事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益。事業(yè)檔案過去傳統(tǒng)粗放式的檔案管理過分依賴增加辦公人員和費(fèi)用，使事業(yè)單位的費(fèi)用開支大幅提升。通過采用數(shù)字化檔案管理，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，縮小了檔案占地空間，節(jié)約保管成本，在檔案調(diào)取和查詢上也十分便利，有利于提升事業(yè)檔案的綜合經(jīng)濟(jì)效益。
2-數(shù)字化檔案管理是提升事業(yè)單位辦公效率的必要手段。采用數(shù)字化檔案管理，能夠使檔案數(shù)據(jù)快速、準(zhǔn)確歸檔，隨用隨提，快捷、高效，是提升事業(yè)單位檔案管理效率的必要手段。
3-在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案數(shù)據(jù)的利用率明顯提升。眾所周知，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案大多保存在檔案室或檔案館，用戶查閱與調(diào)取時(shí)很不方便。檔案采用數(shù)字化管理后，用戶能夠、快捷、方便地查詢到自己所需的檔案信息，極大地提升了檔案的利用率。
二、推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施
(一)大力促進(jìn)事業(yè)檔案文書處理過程與歸檔數(shù)字化，提高檔案管理效率
在檔案管理中，文書處理是最基礎(chǔ)性工作，文書處理效果直接關(guān)系著檔案的質(zhì)量和水平。在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷普及，事業(yè)單位每天處理的檔案量不斷增多形勢(shì)下，檔案管理者應(yīng)該將每天收到的檔案信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔處理，按照批辦流程在事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)內(nèi)傳閱，設(shè)置具體的傳閱、催辦時(shí)間。當(dāng)傳閱的待處理文件未按設(shè)定的時(shí)間進(jìn)行信息反饋，就應(yīng)該利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)提醒相關(guān)人員及時(shí)處理，確保檔案管理工作的有效性，防止檔案處理延誤，檔案堆積量不斷增大的現(xiàn)象出現(xiàn);同時(shí)，通過這種網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的處理方式，大大縮短了信息傳遞和反饋的時(shí)間，不僅能減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，還能極大提升檔案管理效率。
(二)構(gòu)建事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理體系
從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來看，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理是今后的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在這個(gè)過程中，數(shù)字化管理體系的整體構(gòu)建、硬件設(shè)備采購(gòu)、軟件系統(tǒng)開發(fā)與升級(jí)、檔案錄人、資料備份、檔案查閱等都是該系統(tǒng)必備要素。對(duì)事業(yè)單位而言，其每天工作量大，檔案資料較多，數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器的備份方案，確保檔案管理安全;此外，要細(xì)化檔案管理工作，將數(shù)字化檔案管理細(xì)化為操作系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護(hù)管理、檔案密級(jí)管理、性質(zhì)種類管理等，不斷提升檔案管理效率。
(三)將數(shù)字化檔案管理融于單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，從而整合數(shù)字信息資源，提高事業(yè)單位管理的綜合效率
在當(dāng)前事業(yè)單位運(yùn)作中，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)已運(yùn)用得十分廣泛，顯現(xiàn)出了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的巨大優(yōu)勢(shì)。在這種背景下建設(shè)成功檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)后如何將該系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效整合在一起，發(fā)揮出整體優(yōu)勢(shì)成為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理必須要面對(duì)的考驗(yàn)。對(duì)此，筆者認(rèn)為應(yīng)該對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行軟件升級(jí)，兩個(gè)系統(tǒng)間需要開發(fā)相互兼容性端口。例如在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中增加檔案查詢功能，同時(shí)檔案管理系統(tǒng)要開放查詢權(quán)限，確保兩系統(tǒng)有效整合，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的無縫鏈接，提高事業(yè)單位管理系統(tǒng)的綜合效率。
(四)確保檔案數(shù)字化系統(tǒng)得到可靠的信息支持
維護(hù)好檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，確保其能安全、高效運(yùn)行，輔以可靠的信息支撐十分重要。具體來講應(yīng)強(qiáng)化以下工作:
1.確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)擁有良好的系統(tǒng)升級(jí)能力。系統(tǒng)擁有良好升級(jí)能力是不斷豐富、完善系統(tǒng)功能的必備條件，只有這樣，數(shù)字化管理系統(tǒng)才能不斷與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮強(qiáng)大的管理功效。
傳統(tǒng)的筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代辦公的需求。我國(guó)的醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)正在飛快的發(fā)展，這種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)向醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的技術(shù)，已經(jīng)得到醫(yī)學(xué)界廣大學(xué)者的好評(píng)，醫(yī)院的工作形式也轉(zhuǎn)變成為了無紙化辦公，大力利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為醫(yī)院的檔案信息進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，這樣的改變也為醫(yī)院數(shù)字化管理提供了條件。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費(fèi)用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對(duì)于查閱和儲(chǔ)存也可以隨時(shí)隨地進(jìn)行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費(fèi)和打印清晰度不足的問題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對(duì)醫(yī)院工作效率有所提高。
二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題
（一）張紙存儲(chǔ)和信息儲(chǔ)存同時(shí)存在。在醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)療研究中，大量的會(huì)議記錄和研究結(jié)果，都是通過電子文件的形式進(jìn)行記錄，并在各個(gè)科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時(shí)，都要進(jìn)行紙張歸類進(jìn)行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時(shí)保存的情況，浪費(fèi)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。
（二）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。電腦網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點(diǎn)，但是隨著信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對(duì)硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對(duì)醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴(yán)重的可能導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，對(duì)醫(yī)生的工作造成很大的影響。
（三）對(duì)數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)不深。我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時(shí)，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習(xí)慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)成軟任務(wù)，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費(fèi)了數(shù)字化帶來的便捷服務(wù)，還加大了人力的勞動(dòng)程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。
三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細(xì)節(jié)
對(duì)于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項(xiàng)問題，應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待，組織管理團(tuán)隊(duì)解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)該做好以下幾個(gè)細(xì)節(jié)：
（一）建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實(shí)現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因?yàn)獒t(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲(chǔ)文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲(chǔ)存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲(chǔ)存雙備份的解決方案。同時(shí)，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時(shí)和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達(dá)到了數(shù)據(jù)共享的目的。
（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和信息，而應(yīng)該在這個(gè)基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進(jìn)行加密處理，并且在一定時(shí)間之后要對(duì)密碼進(jìn)行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對(duì)于醫(yī)院的機(jī)密文件進(jìn)行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。
（三）醫(yī)院應(yīng)該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團(tuán)隊(duì)。由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點(diǎn)，他們長(zhǎng)時(shí)間處于醫(yī)院的檔案室，遠(yuǎn)離醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會(huì)參加醫(yī)院的重點(diǎn)醫(yī)學(xué)教育，對(duì)醫(yī)院的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)不能及時(shí)的把握，在對(duì)醫(yī)院編研選題的時(shí)候跟不上時(shí)間的腳步，可能就顯得不是很實(shí)用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)加以改變，這樣的一支隊(duì)伍要做到醫(yī)學(xué)的精確把握和動(dòng)態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。
關(guān)鍵詞：高校檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)弊端要點(diǎn)
檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段將經(jīng)過鑒選、原本存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并加以存儲(chǔ)、保護(hù)、檢索利用的系統(tǒng)工程。檔案數(shù)字化管理是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成了一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高了工作效率。
隨著高校體制改革的深入與隊(duì)伍交往活動(dòng)的增加，一方面，使得檔案種類不斷增多，內(nèi)容復(fù)雜多樣，檔案數(shù)量急劇上升；另一方面，隨著社會(huì)信息化程度的深入，社會(huì)對(duì)檔案信息的依賴程度也越來越高，更需要提供一些系統(tǒng)、安全的檔案信息服務(wù)，這就使得檔案載體類型已經(jīng)不單單是過去的紙質(zhì)檔案，更多的發(fā)展為圖片、音像等多種載體模式。由此可見，檔案數(shù)字化已是信息化時(shí)代的必然趨勢(shì)。本文就高校檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)和弊端發(fā)表一下我的看法：
一、高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)
1.有利于提高經(jīng)濟(jì)效益
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的日新月異，信息量的博大與政府機(jī)關(guān)及行政事業(yè)單位辦事效率的低下就顯得格格不入，過去辦公為粗放型模式，這樣便無形中增加了辦公人員及相關(guān)費(fèi)用。為了解決、消除成本大幅上漲等一系列問題，數(shù)字化管理檔案便突出了其優(yōu)點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案信息一般為紙質(zhì)，這樣不方便保存及管理，如今通過數(shù)字化管理檔案使其成為文檔保存于電腦中，不僅節(jié)約了一大筆保管費(fèi)用，節(jié)省了使用空間，而且管理、搜索起來也異常方便，這也避免了紙張浪費(fèi)及相關(guān)人員配置等問題。
2.有利于提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理應(yīng)用于高校當(dāng)中，不僅可為學(xué)校辦公人員提供了便利，而且可以時(shí)時(shí)更新資料并歸檔保存。除此之外，此管理技術(shù)可以方便用戶進(jìn)行資料查詢、修改等操作，使工作更細(xì)化、更簡(jiǎn)化，可真正讓用戶隨時(shí)掌握網(wǎng)絡(luò)信息。不得不說數(shù)字化檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化、現(xiàn)代化，為國(guó)家發(fā)展帶來了重大推動(dòng)作用。
3.有利于高校各行政部門和系部立卷制度的落實(shí)
以往高校檔案管理員對(duì)學(xué)校各部門的工作并不了解，檔案管理與各部門實(shí)際工作之間便產(chǎn)生了差異、不同步，從而導(dǎo)致材料不完整、檔案質(zhì)量存在問題等現(xiàn)象出現(xiàn)。當(dāng)我校應(yīng)用數(shù)字化管理之后，數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸至檔案管理室，這樣檔案管理員可以通過網(wǎng)上操作進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)更新及歸檔，為檔案管理等工作提供便利，也從根本上保證了檔案齊全，立卷制度得到落實(shí)。
4.有利于提高高校檔案信息全面化
通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，以往管理模式主要是對(duì)檔案進(jìn)行分類、分區(qū)域、分時(shí)等來進(jìn)行整理、存檔，這樣只能有利于單一文件查詢和保管，但并不利于數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和眾多文件查詢。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，通過網(wǎng)上管理信息資源，對(duì)各檔案進(jìn)行分類、存檔并保存于指定硬盤中去并標(biāo)注。若辦公人員想查詢某一文檔，可以通過檢索等功能來搜索所需文檔及數(shù)據(jù)。若同一時(shí)間發(fā)生眾多的事情，可以在文檔分時(shí)的情況下再細(xì)化。這樣便使辦公人員可以各方面掌握情況并能添加或修改所需數(shù)據(jù)，及時(shí)更新資料防止數(shù)據(jù)遺漏。
二、高校檔案數(shù)字化管理的劣勢(shì)
在我國(guó)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用還沒有幾年，屬于新興管理模式。我校在此方面的應(yīng)用也只是屬于初級(jí)階段，難免應(yīng)用過程中遇到一些問題，如下：
1.由于病毒等因素導(dǎo)致電子文件保存、歸檔時(shí)間有所限制，所以不能長(zhǎng)期無限制保存，存在不安全隱患。雖然電子文件具有占用空間小、方便用戶操作以及網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快等優(yōu)勢(shì)，但在安全方面卻存在眾多不確定因素，難以控制，如信息的保密、利用工作等。由于電子文檔可根據(jù)用戶需要進(jìn)行修改，通過修改，以往的數(shù)據(jù)信息將不再存在，而以修改后的最終信息來進(jìn)行保存，用戶也無法查詢最初數(shù)據(jù)情況。如果用戶誤操作保存的話將損失重要數(shù)據(jù)及文件資料，對(duì)工作也帶來不利因素。
2.數(shù)字化檔案存儲(chǔ)受載體制約性強(qiáng)
數(shù)字化檔案應(yīng)用，其性能、數(shù)據(jù)傳輸?shù)裙δ芘c所使用的計(jì)算機(jī)軟硬件有所關(guān)聯(lián)。雖然計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量很大，但總有“山窮水盡”的時(shí)候。不僅如此，現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，技術(shù)先進(jìn)，計(jì)算機(jī)軟硬件更新速度比較快，很可能會(huì)出現(xiàn)文檔在舊系統(tǒng)下可以正常更新、保存，但在新開發(fā)的系統(tǒng)下卻存在識(shí)別問題，不能完整兼容或不能正常讀取。若依舊使用原有系統(tǒng)，可能出現(xiàn)技術(shù)落后，對(duì)日后管理操作順利進(jìn)行帶來了一定影響。雖然每個(gè)文件占用空間小，有時(shí)只有幾KB，但這些都是各部門、各辦公人員的勞動(dòng)成果，都花費(fèi)了人力和物力。這些電子文件跟紙質(zhì)保存有很大區(qū)別，容易受到計(jì)算機(jī)病毒的侵害或人員誤操作等導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，這些因素都會(huì)給電子文件保存和管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)和威脅。
3.檔案進(jìn)行雙重保存，加大空間利用及資源浪費(fèi)
通常文件檔案需經(jīng)過紙質(zhì)、電子文檔的保存，有時(shí)為了更加可靠的保存會(huì)進(jìn)行電子文檔備份，雖然文件保存可靠性提高，但是操作多、占用空間大、資源也有所浪費(fèi)。由于在文件保存過程中，文件通常人手一份，給辦公人員及時(shí)更新數(shù)據(jù)提供便利，但無疑加重了工作量和人員量，通過電子文檔的數(shù)據(jù)更新及保存，紙質(zhì)檔案保存也得更新。雖然保存方式不同，但內(nèi)容相同，工作細(xì)化的同時(shí)便造成了人員及資源的浪費(fèi)。
4.高校數(shù)字化檔案利用率低，阻礙現(xiàn)代化管理進(jìn)程
雖然檔案信息管理系統(tǒng)在高校推行多時(shí)，高校各部門及人員對(duì)此管理系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)還不到位，并沒有產(chǎn)生合理利用這一想法和具體操作。辦公人員由于長(zhǎng)時(shí)間使用以往管理模式和理論，信息數(shù)據(jù)的檢索模式已經(jīng)有所習(xí)慣，對(duì)這數(shù)字化管理系統(tǒng)了解不深，便會(huì)或多或少忽略其優(yōu)勢(shì)。人們對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)有所局限性，忽略網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憬菁熬W(wǎng)絡(luò)資源。長(zhǎng)此以往，辦公人員對(duì)數(shù)字化檔案認(rèn)識(shí)不足使其利用率降低，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能在工作中的應(yīng)用也僅限于文字編輯，信息傳輸及打印等小功能，這樣便使數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不能被充分利用，造成了人員及其資源浪費(fèi)。
三、實(shí)施高校檔案數(shù)字化管理需要注意事項(xiàng)
通過本人對(duì)高校檔案數(shù)字化管理具體應(yīng)用中存在的一些問題，我從以下幾個(gè)要點(diǎn)發(fā)表一下我的看法：
1.建設(shè)好高校系統(tǒng)工程
如何進(jìn)行信息共享、檔案電子化保存等，是一個(gè)重要目標(biāo)，具體可以下幾方面：
軟件方面：對(duì)于軟件開發(fā)方面進(jìn)行研究，使網(wǎng)絡(luò)資源、文檔信息在最新系統(tǒng)下可兼容應(yīng)用，盡可能使用最新、功能簡(jiǎn)單便捷的軟件。硬件方面：對(duì)于硬盤存儲(chǔ)容量有所擴(kuò)充，使其最大程度保存更多文件。包括檔案整理、備份、查詢管理以及安全措施等工作。由于高校辦公人員每天都會(huì)更新電子文檔，添加或修改信息，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器，同時(shí)輔以掃描儀、光盤等。系統(tǒng)建設(shè)：可進(jìn)行查詢系統(tǒng)建設(shè)，方便資源利用率及工作效率的提高，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享。
2.做好高校數(shù)字化檔案的安全工作
由于電子檔案存在不安全的因素，同時(shí)電子檔案還有保存、修改等方面的隱患，應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度來進(jìn)一步完善管理系統(tǒng)，如文件歸檔、保密、鑒定等制度，從而使數(shù)字化檔案建設(shè)可以在具體應(yīng)用時(shí)安全可靠進(jìn)行。這些管理制度中最為重要的便是安全管理制度。由于檔案關(guān)乎個(gè)人信息，有些如工作經(jīng)歷、所獲證書、知識(shí)技能等方面信息可以公開，但有些重要私人信息應(yīng)該進(jìn)行保密，這樣便對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性有所要求，顯的格外重要。安全管理主要包括硬件和軟件兩部分。硬件方面，主要是對(duì)所使用設(shè)備的壽命及質(zhì)量有所要求，從而提高信息保存時(shí)間。除此之外還得安排專門人員進(jìn)行檔案管理或設(shè)備保養(yǎng)、檢修，防止文檔引設(shè)備問題而導(dǎo)致丟失。軟件方面，主要是通過文檔密碼加密或設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用權(quán)限，對(duì)于重要信息應(yīng)進(jìn)行多層結(jié)構(gòu)的通訊、監(jiān)控，這樣便可使文檔更安全，使其數(shù)據(jù)免受非法修改或破壞，真正做到校園數(shù)字化信息的保密性和安全性。
3.組織檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高管理水平
由于現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速、信息現(xiàn)代快，高校檔案管理模式也發(fā)生改變，從以往的勞動(dòng)密集型向現(xiàn)今的技術(shù)密集型轉(zhuǎn)化，大大提高了工作效率。這些進(jìn)步便對(duì)管理者要求有所提高，這一方面要求他們有較強(qiáng)分析力，可以對(duì)一些較專業(yè)性問題提供建議和操作方法；另一方面則要根據(jù)用戶需求提供大量的數(shù)據(jù)信息。這類崗位需要高素質(zhì)、高技能管理人員才能更好的勝任。所以學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的自身培養(yǎng)，使其更多的學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)，形成文件保密意識(shí)，使管理人員思維發(fā)生轉(zhuǎn)變，跳出原有檔案管理理念，投身于現(xiàn)今數(shù)字化管理理念研究、應(yīng)用當(dāng)中。
總而言之，隨著現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的要求，高校數(shù)字化檔案管理已成為必然。不過高校檔案管理數(shù)字化方面認(rèn)識(shí)、應(yīng)用還有一定不足，需要進(jìn)一步的研究和解決，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理的完美應(yīng)用。
參考文獻(xiàn)
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一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性。
高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化制作是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的必要手段。紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）歷史檔案的搶救問題：我院檔案中心有很多透明底圖文件是十幾年或幾十年前的，這些檔案由于經(jīng)歷時(shí)間較長(zhǎng)、加上保管不當(dāng)?shù)脑颍呀?jīng)處于非常“危險(xiǎn)”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時(shí)加以“挽救”，很可能造成檔案徹底消失。
（二）檔案移交后利用難的問題：通常各部門檔案移交后，都保存在檔案中心內(nèi)，當(dāng)需要查詢用時(shí)，必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查閱，查詢過程比較繁瑣。
（三）檔案管理利用難的問題：由于傳統(tǒng)檔案數(shù)量的龐大，傳統(tǒng)檔案查詢工作被動(dòng)性的現(xiàn)狀，增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務(wù)的效率和檔案價(jià)值的挖掘。
（四）傳統(tǒng)檔案利用局限的問題：一般存檔的檔案資料只有一份，一旦某人借走這份檔案，其他人只有等待，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會(huì)存在損壞原始檔案可能性。
（五）傳統(tǒng)檔案的安全問題：每份檔案都是有價(jià)值的資料，如果遇到自然或人為的災(zāi)害將造成無法挽回的損失。
針對(duì)上述問題，我認(rèn)為有必要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化制作。
二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。
（一）提高經(jīng)濟(jì)效益
隨著我院每年工程項(xiàng)目的增加，館藏量越來越大。為了保證及時(shí)整編歸檔資料，唯有以增加辦公人員和辦公費(fèi)用來解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，首先大大節(jié)省了占地空間；其次，將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，更是節(jié)省了人們的查閱時(shí)間。使用起來極為方便迅速，既方便了設(shè)計(jì)人員，又避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
（二）提高辦公效率
紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使得檔案管理更為高效。資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。目前，我院有電子版的文件才能在電腦上實(shí)現(xiàn)檢索、查詢。但是一些歷史檔案，由于年代久遠(yuǎn)，檢索起來，非常不便，只能翻查帳本、卡片，甚至要到庫(kù)房逐件翻查；有時(shí)候?yàn)榱苏乙环輾v史資料，要花上半天的時(shí)間，浪費(fèi)設(shè)計(jì)人員大量精力。如果將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化，相信這樣的局面不會(huì)出現(xiàn)。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，所有的查詢工作，都可以在電腦上完成，大大縮短查詢時(shí)間，提高工作效率。真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)
【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 獨(dú)立經(jīng)濟(jì) 監(jiān)督視域
為加強(qiáng)審計(jì)機(jī)關(guān)的工作效率，需要在現(xiàn)今不斷變化的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下積極推進(jìn)審計(jì)工作的信息化建設(shè)，充分利用多媒體等高新技術(shù)手段，加強(qiáng)審計(jì)檔案的規(guī)范管理，逐步形成檔案信息高效處理的整體環(huán)境，并改變相關(guān)職工老舊的固有思維方式和傳統(tǒng)觀念，實(shí)現(xiàn)集中管理，提高經(jīng)濟(jì)管理水平。
一、審計(jì)軟件在檔案工作中的應(yīng)用
審計(jì)軟件傳統(tǒng)定義是指利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的輔助功能，編寫相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件，以便輔助審計(jì)工作的進(jìn)行，提高工作效率。而現(xiàn)今主要應(yīng)用的審計(jì)軟件主要分以下兩個(gè)方面：
（一）基于C/S模式下的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)軟件
C/S模式下的檔案管理系統(tǒng)主要是按各種類別：文書、文件、音像、影像等對(duì)各種材料進(jìn)行管理分類，是便于查詢、統(tǒng)計(jì)、管理的綜合信息平臺(tái)。相關(guān)人員在進(jìn)入此平臺(tái)后，能極為便捷的找到自己所需要的審計(jì)資料，而管理人員進(jìn)行檔案管理時(shí)，也能減輕較大的工作負(fù)擔(dān)。另外，由于計(jì)算機(jī)自身可以和云客戶端進(jìn)行聯(lián)系，這在一定程度上保證了相關(guān)資料的完整性和安全性，若存在缺失或者丟失的情況，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份。
（二）基于B/S模式下的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)軟件
基于B/S模式下的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)軟件與C/S模式的區(qū)別就是它有其自身的專用網(wǎng)，和互聯(lián)網(wǎng)是分離的，因此不會(huì)出現(xiàn)檔案泄露等一系列安全問題。其優(yōu)點(diǎn)是，它整體上的結(jié)構(gòu)更為清晰，各個(gè)模塊之間是分離的，系統(tǒng)的各個(gè)功能融入審計(jì)之間，能較為方便的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃的建立和安全管理，各種文件的流轉(zhuǎn)，為出差在外的人員提供了一個(gè)信息查詢平臺(tái)。
二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)
傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法和現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展相配合，在如此形勢(shì)下，信息化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，它是管理工作的一次創(chuàng)新，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案具有的檔案收集、鑒別、整理、統(tǒng)計(jì)等基本特性，還具有網(wǎng)上數(shù)字化瀏覽和遠(yuǎn)程查詢等現(xiàn)代化特征，這在極大程度上便利了相關(guān)出差在外人員的工作，充分提高了其工作效率。
數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)今主要可以分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)三大部分。以下是對(duì)這三個(gè)部分的簡(jiǎn)單介紹：
（一）日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)
日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要是實(shí)現(xiàn)各種人事檔案的管理工作。包括對(duì)相關(guān)人員檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、其任前審核、檔案轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等業(yè)務(wù)處理功能。
（二）檔案采集系統(tǒng)
數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)主要進(jìn)行對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集，將紙質(zhì)素材轉(zhuǎn)成數(shù)字化形式。現(xiàn)今較為常見的檔案采集系統(tǒng)主要有了目錄編輯、檔案采集、數(shù)據(jù)審核這三大功能。并在現(xiàn)今高新的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的服務(wù)下，能夠?qū)崿F(xiàn)單客戶端多人使用、多客戶端多人等運(yùn)行模式，能夠同時(shí)對(duì)多本檔案和材料進(jìn)行采集和數(shù)據(jù)整理，為數(shù)據(jù)的入庫(kù)提供了很大的便利，也便于查閱。
（三）檔案查閱系統(tǒng)
檔案查閱系統(tǒng)是以組織系統(tǒng)專用網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S模式架構(gòu)，系統(tǒng)主要在安全方面進(jìn)行了多方面的考慮：可按日期、時(shí)間等多種方式，判斷是否具有閱讀檔案的權(quán)利，并對(duì)其閱檔的過程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。也可以采用信息采用加密信道傳輸?shù)确绞剑_保檔案真實(shí)安全可靠。
三、檔案數(shù)字化替代傳統(tǒng)檔案管理的先進(jìn)性
隨著電子信息化技術(shù)在各個(gè)方面的綜合使用，在審計(jì)檔案管理上也推進(jìn)了信息化建設(shè)，為審計(jì)工作高質(zhì)量、高效率的展開提供了保證，主要優(yōu)點(diǎn)分以下三個(gè)方面：
（一）提高經(jīng)濟(jì)效益
過去一旦出現(xiàn)檔案管理不夠完善，規(guī)整出現(xiàn)困難的情況，我們一般就會(huì)采用增加辦公人員的方式來解決問題，這就導(dǎo)致了職工人數(shù)過多，財(cái)政支出相應(yīng)增加，管理成本大幅上漲。
另外一個(gè)方面，數(shù)字化的檔案管理大大節(jié)約了紙張，油墨等物質(zhì)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化成可以重復(fù)使用的電子材料，大大節(jié)約了成本和保護(hù)了環(huán)境，很大程度上節(jié)約了人力物力財(cái)力，提高了經(jīng)濟(jì)效益。
（二）提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理有其自身的特征，能保證使用過的資料存有記錄，也不會(huì)因?yàn)樗说氖褂脤?duì)后來人員的使用造成了阻礙。以相關(guān)組織部門為例，干部的聘請(qǐng)和提拔都需要極為詳細(xì)而準(zhǔn)確的檔案信息，檔案數(shù)字化管理是完全可以提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的。
同時(shí)，數(shù)字化檔案管理真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的流動(dòng)速度快，對(duì)空間沒有限制等特點(diǎn)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫(kù)也基本變成了利用方便的信息控制中心，大大提高了辦公效率。
（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)
將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，也可以防止部分檔案被隨意修改的行為。
四、結(jié)束語(yǔ)
現(xiàn)今各種現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展無疑為檔案信息化建設(shè)帶來了便利，審計(jì)機(jī)關(guān)及時(shí)推進(jìn)審計(jì)工作的規(guī)范化，法制化，根據(jù)整體經(jīng)濟(jì)要求，將文件、檔案管理提高到空前的高度，將審計(jì)工作帶入數(shù)字化時(shí)代，并實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。
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關(guān)鍵詞:數(shù)字化;城建檔案工作;精細(xì)化管理;途徑
中圖分類號(hào):G275.3
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B
文章編號(hào):1008-0422(2009)12-0106-02
1概述
精細(xì)化管理理念最早是在企業(yè)管理中提出來的,是企業(yè)管理從粗放式向集約化、規(guī)模化管理發(fā)展過程中提出并推廣應(yīng)用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精細(xì)化管理已引入企業(yè)、事業(yè)、社團(tuán)和政府機(jī)構(gòu)管理等方方面面。精細(xì)化管理要求對(duì)工作主體、目標(biāo)對(duì)象、操作流程和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等都實(shí)行精確和細(xì)致的管理。基于精確和細(xì)致本身就是相對(duì)的概念,“沒有最好,只有更好”,因此精細(xì)化管理代表的是一種理念、一種追求,一種管理思維,一種持續(xù)創(chuàng)新、持續(xù)改進(jìn)、永不止步、永不懈怠的管理實(shí)踐,其管理成果符合人們需求永恒增長(zhǎng)這一客觀事實(shí),對(duì)企業(yè)持續(xù)改善產(chǎn)品,事業(yè)、社團(tuán)和政府機(jī)構(gòu)持續(xù)改進(jìn)服務(wù)有著非常重要的指導(dǎo)意義。因此,我們研究精細(xì)化管理,一個(gè)重要的方法就是找到精細(xì)化管理的切入點(diǎn),即精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)途徑,找到了這一途徑,精細(xì)化管理的方法和措施也就水到渠成了。根據(jù)我們的實(shí)踐和思考,數(shù)字化就是城建檔案工作精細(xì)化管理的最佳途徑。
2城建檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀及特點(diǎn)
我國(guó)城建檔案工作興起于上世紀(jì)70年代末、80年代初,與改革開放后經(jīng)濟(jì)建設(shè)全面發(fā)展同步;2000年以來,隨著我國(guó)掀起新一輪城市建設(shè),城建檔案工作也進(jìn)入了一個(gè)新的高速發(fā)展時(shí)期。至今,全國(guó)660多個(gè)設(shè)市城市中,已建立了近500個(gè)城建檔案館,區(qū)(縣)城建檔案室達(dá)1000多個(gè),館藏量在4000萬卷以上。在具體工作上,各城建檔案館主要是收集城市建設(shè)活動(dòng)中,特別是各項(xiàng)建設(shè)工程中形成的具有保存價(jià)值的各種技術(shù)資料,加以整理、入庫(kù)、保管,并提供查閱和復(fù)制利用。對(duì)人的管理、對(duì)工作過程的管理和對(duì)工作對(duì)象(即各種技術(shù)文件、圖紙、影像資料)的管理,還是以原始手工方式為主。城建檔案工作的核心就是城建檔案,一切工作和活動(dòng)都是圍繞著城建檔案展開的。而城建檔案的本質(zhì)不是其外在的形態(tài),而是內(nèi)在的技術(shù)內(nèi)容,是信息。如果我們能用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段對(duì)城建檔案進(jìn)行處理,那么城建工作管理模式就會(huì)發(fā)生根本的變革。長(zhǎng)沙市城建檔案館從2000年以來,不斷加大城建檔案收集工作力度,進(jìn)館檔案逐年增長(zhǎng),達(dá)到了30000多卷/年,如果按照原來的管理模式,檔案整理跟不上,檔案查閱利用越來越困難,檔案存放也是一個(gè)大難題,庫(kù)房空間嚴(yán)重超負(fù)荷,多次倒架騰庫(kù),仍是應(yīng)付不了檔案迅猛增長(zhǎng)的局面。我們把檔案的信息特征從紛繁復(fù)雜的檔案形態(tài)中抽取出來,實(shí)行數(shù)字化,就能掙脫檔案實(shí)體的桎梏,使檔案的收集、管理、利用都拋離了檔案的實(shí)體,完全在信息的流轉(zhuǎn)中完成,這就為城建檔案工作精細(xì)化管理的實(shí)踐開辟了一個(gè)全新的途徑。
3數(shù)字化在城建檔案工作精細(xì)化管理應(yīng)用的幾個(gè)方面
數(shù)字化在城建檔案工作中的應(yīng)用是多方面的。事實(shí)上,數(shù)字化是一種技術(shù)手段和工作機(jī)制,它既可以變革原來的城建檔案工作內(nèi)容和模式,還可能創(chuàng)新出城建檔案工作一系列新的業(yè)態(tài),這就為城建檔案工作精細(xì)化管理提供了一個(gè)技術(shù)平臺(tái),使城建檔案工作對(duì)象、工作流程和工作成果控制能在現(xiàn)代信息處理技術(shù)幫助下精確計(jì)劃、精密控制、精心操作、精準(zhǔn)落實(shí),從而真正實(shí)現(xiàn)最佳效果的精細(xì)化管理。具體地講有以下幾個(gè)方面:
3.1 檔案接收的數(shù)字化
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的接收是指工作人員對(duì)建設(shè)工程過程中形成的文件材料和圖紙,按照城建檔案管理有關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行收集、初步整理,在工程竣工后向城建檔案館移交的過程。實(shí)現(xiàn)檔案接收的數(shù)字化,首先是要按照城建檔案管理規(guī)范要求,建立建設(shè)工程電子檔案報(bào)送系統(tǒng),然后由工作人員根據(jù)建設(shè)工程進(jìn)展,將建設(shè)工程信息(文件材料和圖紙信息)同步錄入該系統(tǒng),最后以光盤等形式直接報(bào)送數(shù)字化打包信息。工作人員將按系統(tǒng)程序要求,一步步、一項(xiàng)項(xiàng)、一條條地完成建設(shè)工程信息的錄入,避免了紙質(zhì)接收模式的那種隨意性導(dǎo)致檔案缺項(xiàng)漏項(xiàng)或重復(fù)冗余,也杜絕了工作人員集中在事后補(bǔ)制檔案導(dǎo)致檔案不真實(shí)。數(shù)字化接收在檔案接收質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)也體現(xiàn)了精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì),可以用質(zhì)量檢驗(yàn)軟件對(duì)檔案信息包進(jìn)行檢驗(yàn),避免了人工檢驗(yàn)的主觀性。數(shù)字化接收的最大優(yōu)勢(shì)還是工作效率,對(duì)很多類似的信息,我們可以用復(fù)制的方式,不用再重復(fù)打印出文件或圖紙,大大提高錄入工作效率,降低了工作成本。
3.2 館藏檔案的數(shù)字化以及檔案保管的數(shù)字化
傳統(tǒng)的檔案保管都是基于檔案實(shí)體,檔案實(shí)物的搬運(yùn)擺放、庫(kù)房空間的占用調(diào)整以及檔案的保管防護(hù)是主要的日常工作。數(shù)字化的模式從兩個(gè)方面對(duì)這一過程進(jìn)行革新,一是原有館藏的數(shù)字化掃描錄入,對(duì)已完成掃描的檔案實(shí)行真空包裝后永久封存,非特殊情況不用再開包調(diào)用;另一方面是新進(jìn)檔案接收數(shù)字化信息,直接并入檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù);這樣日常管理的操作對(duì)象就是虛擬的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)而不是檔案實(shí)體。這對(duì)檔案實(shí)體是一種保護(hù),而且,檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理的優(yōu)勢(shì)是多方面,包括可以方便地制作多個(gè)備份,異地存放,防止突發(fā)災(zāi)害對(duì)檔案信息的破壞。當(dāng)然,原來的各種物理活動(dòng),如清理、搬運(yùn)、消毒、溫濕度控制等都不存在了,檔案日常管理的內(nèi)容與方式就發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變,更少的人、更少的空間、更少的投入,可以完成更加高效的工作,這正是精細(xì)化管理所追求的核心目標(biāo)之一。
3.3 檔案查閱利用的數(shù)字化
檔案查閱利用的數(shù)字化應(yīng)該是最能展示精細(xì)化管理成果的方面。與傳統(tǒng)檔案查閱方式相比,數(shù)字化查閱可以真正實(shí)現(xiàn)查全、查準(zhǔn)。多年來,在檔案利用中我們有一個(gè)難以明說的事實(shí),就是檔案查不到并不是因?yàn)闄n案不在庫(kù)房中,我們往往只好回答說,“這個(gè)檢索的條件可能不準(zhǔn)確,再找找看看。”我們的館藏量是如此之大,如果單憑人工的手段,或者只是錄入了檔案的目錄信息,要查準(zhǔn)、查全的確是勉為其難的事情。如果我們實(shí)現(xiàn)了全部檔案的數(shù)字化,情況就完全不同了,我們可以深入到檔案的內(nèi)部去挖掘檔案的每一個(gè)信息點(diǎn),而且這一個(gè)過程是由計(jì)算機(jī)來完成,在這種條件下,即使是“大海撈針”,也只是舉手之勞。數(shù)字化查閱的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)是,在檔案查閱出來后,目標(biāo)信息的閱讀、摘錄、下載、拷貝、打印都是十分方便的,因?yàn)槲覀兊睦梅绞酵耆珤仐壛藱n案實(shí)物,是一種完全的數(shù)字環(huán)境,就好像我們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)上用GOOGLE搜索信息后游覽與下載一樣方便;當(dāng)然,我們可以肯定的是,目前所有的檔案館數(shù)字化信息量與互聯(lián)網(wǎng)信息量相比只不過是“滄海一粟”,而且我們的檔案信息都是集中管理,所以對(duì)它的查閱利用肯定比GOOGLE還要來得快,來得方便得多。
3.4 業(yè)務(wù)工作數(shù)字化
主要是開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng),以數(shù)字化的辦公平臺(tái)替代過去的人工模式和有紙辦公方式。業(yè)務(wù)工作數(shù)字化一是可以提高工作效率,二是可以規(guī)范工作流程。這兩個(gè)方面都是我們實(shí)行精細(xì)化管理所追求的核心目標(biāo)。數(shù)字化辦公將由網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)各種工作流程進(jìn)行界定和標(biāo)注,既不能越位,對(duì)時(shí)間上的延誤也記錄得非常精確、細(xì)致,對(duì)工作人員本身進(jìn)行了管理和約束,是一種陽(yáng)光工作模式。當(dāng)然,系統(tǒng)設(shè)置的各種督促提醒或提示還會(huì)起到人工管理根本達(dá)不到的效果,在現(xiàn)實(shí)管理中,督促提醒或提示一是不能保持經(jīng)常性和充分性,另一方面也礙于情面,而辦公自動(dòng)化系統(tǒng),可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的機(jī)制來完成這一工作,工作中有延誤、有松懈、有差錯(cuò)等都可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)出警告,并自動(dòng)生成工作日志,這使精細(xì)化管理中的考核環(huán)節(jié)變得非常容易。
3.5永不下班的城建檔案館――互聯(lián)網(wǎng)上的城建檔案館
數(shù)字化可以徹底改變城建檔案館傳統(tǒng)的辦公模式,使城建檔案館走上互聯(lián)網(wǎng),實(shí)行全時(shí)上班開放,擴(kuò)大城建檔案的社會(huì)影響,提升城建檔案的利用效果。當(dāng)然,我們首先要對(duì)數(shù)字化城建檔案信息進(jìn)行分類,檔案信息是有保密規(guī)定及密級(jí)劃分的,能在互聯(lián)網(wǎng)上的當(dāng)然是可公開的部分,這是一個(gè)精細(xì)區(qū)分和精細(xì)控制的過程,而且需要一定的行政授權(quán)。但數(shù)字化為我們提供了這么一個(gè)技術(shù)條件,使城建檔案館在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代前行。
3.6 基于城建檔案信息的綜合平臺(tái)
城建檔案信息的內(nèi)容是非常廣泛的,其利用潛力也是巨大的。通過數(shù)字化,城建檔案信息就成為了一個(gè)基礎(chǔ)的信息源和信息庫(kù),結(jié)合GIS、GPS、RS和MIS等各種技術(shù)工具就可以建立各種綜合平臺(tái),對(duì)城市建設(shè)變遷、歷史文化保護(hù)、建筑設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)以及城市動(dòng)態(tài)管理等等展開應(yīng)用研究并投入管理實(shí)踐運(yùn)用。這是一個(gè)發(fā)展前景非常廣闊的領(lǐng)域,將使城建檔案的信息價(jià)值發(fā)揮到極致。我們?cè)谙旅鎸⒁蚤L(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化實(shí)踐為基礎(chǔ),列舉出多個(gè)這方面的應(yīng)用實(shí)例。
4長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化工作的實(shí)踐及精細(xì)化管理成果
從2000年開始,長(zhǎng)沙市城建檔案館就開始探索檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館的建設(shè),開發(fā)了基于目錄的城建檔案檢索系統(tǒng),解決了檔案數(shù)量比較大時(shí),人工檢索工作量非常大、效率非常低、經(jīng)常出現(xiàn)漏查的問題;開發(fā)了館內(nèi)網(wǎng)站,初步實(shí)現(xiàn)了檔案遠(yuǎn)程檢索和建設(shè)信息;但這些工作數(shù)字化水平還比較低,不足以改變城建檔案工作管理模式。2005年以來,隨著“長(zhǎng)沙市地下管線信息化工程”項(xiàng)目被長(zhǎng)沙市發(fā)改委科技立項(xiàng)和財(cái)政的不斷投入,長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化工作得到全面推進(jìn),共有五大數(shù)字化系統(tǒng)(項(xiàng)目)啟動(dòng)開發(fā)、建設(shè)和運(yùn)行,目前總投資已超過2100萬元,長(zhǎng)沙市城建檔案館正朝著真正意義上的數(shù)字城建檔案館目標(biāo)邁進(jìn),取得了豐碩的精細(xì)化管理成果。
4.1 長(zhǎng)沙市地下管線信息化工程(地下管線GIS)
該工程項(xiàng)目是長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化的主體工程,也是最早實(shí)施的數(shù)字化工程。2005年就開始調(diào)研,2006年開始實(shí)施,2007年通過驗(yàn)收。該工程對(duì)城建檔案信息中最重要的部分――地下管線工程檔案信息――實(shí)行全數(shù)字化管理。其基本原理是采用GIS技術(shù),對(duì)長(zhǎng)沙市城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的各種管線的三維矢量信息和各種文本屬性信息與三維數(shù)字化地圖建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,實(shí)現(xiàn)查閱、計(jì)算、修改和動(dòng)態(tài)更新等功能。在實(shí)施過程中,我們一方面與長(zhǎng)沙市勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院用光纜專線連接,保證管線及地圖信息動(dòng)態(tài)更新;另一方面,我們把建設(shè)工程數(shù)字化檔案與三維數(shù)字化地圖也建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,從而在這一個(gè)綜合平臺(tái)上也實(shí)現(xiàn)了檔案查閱利用功能。這兩個(gè)方面是這一系統(tǒng)最大的技術(shù)優(yōu)勢(shì),也使它成為了國(guó)內(nèi)最先進(jìn)的地下管線GIS系統(tǒng)。目前,該系統(tǒng)成為了長(zhǎng)沙數(shù)字城市建設(shè)的基礎(chǔ)平臺(tái),為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的精細(xì)化提供了極大幫助。
4.2 城建檔案數(shù)字化掃描管理系統(tǒng)
該系統(tǒng)從2007年著手開發(fā),2008年全面投入運(yùn)行,主要包括檔案掃描數(shù)字化錄入、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫(kù)管理和掃描作業(yè)控制等功能。目前,共有40多名工作人員正在加班加點(diǎn)地工作,數(shù)十臺(tái)計(jì)算機(jī)、高速文件掃描儀、工程圖紙掃描儀、條碼打印及識(shí)別儀、激光打印機(jī)等設(shè)備設(shè)施正在高速運(yùn)轉(zhuǎn);已完成檔案掃描20萬余卷,圖紙50萬余張,檔案數(shù)字化入庫(kù)信息量已達(dá)到1200G。該系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與地下管線GIS的對(duì)接,數(shù)字化檔案信息的查閱利用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)。
4.3 長(zhǎng)沙市城建檔案館業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)
該系統(tǒng)2008年著手開發(fā)并投入試運(yùn)行,2009年起已經(jīng)在業(yè)務(wù)辦公中使用,在使用過程中,針對(duì)各科室工作需求,又進(jìn)行了一系列的修改、補(bǔ)充和完善。目前,全館一室五科(辦公室和五個(gè)業(yè)務(wù)科室)的日常業(yè)務(wù)工作,包括檔案的接收、驗(yàn)收、整理、入庫(kù)、人事、行政等事務(wù)處理都在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中得到了實(shí)現(xiàn),長(zhǎng)沙市城建檔案館內(nèi)部管理的技術(shù)條件飛躍提升,精細(xì)化管理水平大大提高。
4.4 長(zhǎng)沙市城建檔案聲像媒資管理系統(tǒng)
聲像檔案是城建檔案的重要組成部分,對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化管理其成效是非常顯著的。長(zhǎng)沙市城建檔案館在雄厚的聲像檔案工作基礎(chǔ)之上,經(jīng)廣泛考察、調(diào)研和論證,2008年以來共投入300多萬元資金,與在媒資管理領(lǐng)域頗有建樹的北京中科大洋科技發(fā)展股份有限公司合作,聯(lián)合開發(fā)了“長(zhǎng)沙市城建檔案館聲像媒資(檔案信息)管理系統(tǒng)”,2009年6月已通過驗(yàn)收并投入運(yùn)行。該系統(tǒng)采用“雙碼流”技術(shù),不但較好地解決了聲像檔案海量存儲(chǔ)和高速訪問的問題,還實(shí)現(xiàn)了與現(xiàn)有的地下管線GIS的對(duì)接,針對(duì)聲像檔案的多種來源,統(tǒng)一歸檔渠道,實(shí)現(xiàn)了對(duì)聲像檔案的全程管理,總體功能包括:收集整理及審核、關(guān)鍵信息提取分析、格式轉(zhuǎn)換、編目審核、檢索瀏覽、下載輸出、編輯利用、數(shù)據(jù)交換、存儲(chǔ)管理、系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理,為全國(guó)城建聲像檔案數(shù)字化管理開創(chuàng)了成功的范例。
4.5 長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站
從1996年起,長(zhǎng)沙市城市建設(shè)檔案館就加掛了“長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心”的牌子,實(shí)行“三塊牌子,一套人馬”的管理體制(長(zhǎng)沙市城市建設(shè)檔案館、長(zhǎng)沙市城建檔案管理處、長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心),但建設(shè)信息中心的職能落實(shí)缺乏有效機(jī)制。從2005年開始,隨著數(shù)字化工作全面開展,建設(shè)信息中心的職能不斷健全,對(duì)全市建設(shè)系統(tǒng)信息化工作實(shí)行精細(xì)化管理的條件不斷成熟。在數(shù)字化城建檔案館基礎(chǔ)之上,2007年,我們?nèi)娓陌媪恕伴L(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站”,承擔(dān)了建設(shè)信息收集和、建設(shè)系統(tǒng)部門聯(lián)動(dòng)、行業(yè)監(jiān)督管理和投訴在線辦理等職能,發(fā)揮了長(zhǎng)沙市建委政府門戶網(wǎng)站的作用。正是基于長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化成果日益豐碩、長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站影響日益擴(kuò)大,在多年的努力下,“長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心”機(jī)構(gòu)終于2009年11月由市編委下文批準(zhǔn)正式成立,全市建設(shè)系統(tǒng)信息化工作精細(xì)化管理就有了強(qiáng)有力的法定工作機(jī)制。
這不僅是客觀要求，更能有效保護(hù)原始檔案，優(yōu)化檔案查閱利用的信息服務(wù)功能，提高機(jī)關(guān)檔案工作管理科學(xué)化水平。
抓緊做好的幾項(xiàng)工作
機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)應(yīng)抓緊做好如下幾項(xiàng)工作：
一是做好基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備配套工作。在機(jī)關(guān)辦公內(nèi)網(wǎng)基礎(chǔ)上搭建檔案專用服務(wù)器和存儲(chǔ)陣列設(shè)備，配套圖形工作站、高速掃描儀、聲像采集轉(zhuǎn)換工具等設(shè)備，按照安全保密的要求進(jìn)行設(shè)備軟硬件裝配、網(wǎng)絡(luò)及安防布線施工。
二是做好檔案數(shù)字化工作。按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范做好紙質(zhì)檔案的整理、掃描、OCR文字識(shí)別、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、建立條目，將歷年領(lǐng)導(dǎo)講話錄音、會(huì)議活動(dòng)錄像采集并轉(zhuǎn)換格式，做好檔案數(shù)字化過程中的原始檔案保護(hù)、檔案數(shù)據(jù)掛接、驗(yàn)收和備份，以及檔案數(shù)字化成果管理等工作。
三是做好檔案管理和查閱利用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用開發(fā)。做好檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)，與機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用整合，通過接口程序?qū)崿F(xiàn)電子公文及處理箋等文件的辦結(jié)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案的接收、保管、查詢利用和審批等工作流程網(wǎng)絡(luò)化管理，采用全文檢索技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提高檔案數(shù)字化信息資源的查閱利用效率。
需處理好的幾個(gè)問題
一是檔案信息化與機(jī)關(guān)電子政務(wù)同步建設(shè)問題。將檔案信息化作為機(jī)關(guān)電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、同步發(fā)展，是貫徹落實(shí)黨和政府加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作意見精神的重要舉措；機(jī)關(guān)電子政務(wù)各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)建立辦結(jié)歸檔接口，與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化對(duì)接，提高歸檔工作效率，形成機(jī)關(guān)檔案知識(shí)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)信息資源的高效利用，提高政府決策支持服務(wù)能力。
二是檔案信息化與現(xiàn)有檔案工作制度相適應(yīng)的問題。檔案信息化必然要改變舊的檔案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善適應(yīng)檔案信息化發(fā)展要求的機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)章制度，建立單位電子文件歸檔與管理制度、檔案數(shù)字化工作流程及規(guī)范、數(shù)字化檔案查詢利用管理制度，以及與檔案信息化相適應(yīng)的保密管理制度等，明確檔案信息化與機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé)，優(yōu)化檔案管理工作流程，徹底改變過去機(jī)關(guān)檔案工作的老觀念和老思想。
高職院校檔案信息管理數(shù)字化是信息時(shí)代檔案領(lǐng)域發(fā)展的必由之路，能夠有效提升學(xué)校檔案管理效率，更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的功能，非常值得校內(nèi)檔案管理人員深入研究和學(xué)習(xí)。文中，筆者從高職院校檔案信息數(shù)字化管理的功能與意義入手，詳細(xì)探討現(xiàn)今高職院校檔案管理數(shù)字化面臨的問題及對(duì)策。
關(guān)鍵詞：
檔案管理；信息數(shù)字化；高職院校
高職院校信息龐雜、檔案內(nèi)容繁瑣，需要檔案工作者細(xì)致的規(guī)劃和統(tǒng)籌方能實(shí)現(xiàn)其數(shù)據(jù)資料的科學(xué)管理。檔案信息數(shù)字化為高職院校檔案管理工作提供了一條新思路，它減輕了相關(guān)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，極大提高了檔案工作的準(zhǔn)確率，受到越來越多院校的歡迎。
一、高職院校檔案信息數(shù)字化管理的功能及意義
（一）檔案信息集成功能數(shù)字化管理模式能夠?qū)⑽谋緺顟B(tài)的檔案信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字形式，從而使檔案信息資源以兩種存儲(chǔ)狀態(tài)出現(xiàn)，高職院校不僅可將檔案以紙質(zhì)實(shí)體的形式妥善保存，還可借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持將其以文字、圖像甚至視頻等數(shù)字化形式存儲(chǔ)起來。這樣，傳統(tǒng)檔案資源就實(shí)現(xiàn)了實(shí)體與數(shù)據(jù)的分離，既增加了校園檔案資源的儲(chǔ)備規(guī)模，又有利于實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)的檢索、查閱。
（二）輔助功能傳統(tǒng)檔案管理易受資源性質(zhì)、環(huán)境條件、技術(shù)條件等外界因素的不良影響，而檔案信息數(shù)字化之后，這些問題將迎刃而解。高職院校檔案管理人員可通過資源分類體系的建設(shè)將檔案信息進(jìn)行歸類、整合，從而更加方便地為信息利用者提供快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)功能。
（三）提高檔案管理工作效率與工作質(zhì)量傳統(tǒng)檔案管理工作需要檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行人工收集、編整、歸檔、建檔、檢索，這種工作方法效率低下、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今高職院校檔案管理的需要。而在檔案信息數(shù)字化管理下，檔案管理人員只需執(zhí)行相關(guān)資料的錄入工作，其余工作如編整、歸檔、建檔、檢索等均可通過計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)完成。這使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化和科學(xué)化，極大提高了人員的工作效率。除此之外，檔案管理工作數(shù)字化后，還能克服紙質(zhì)檔案容易損壞、載體使用壽命有限、復(fù)制困難的弊病，進(jìn)一步提升了檔案管理工作的質(zhì)量。
二、高職院校檔案信息數(shù)字化管理所面臨的問題
（一）檔案管理數(shù)字化意識(shí)薄弱高職院校大多由中專院校升格而成，或由多個(gè)中專院校合并而來，其各項(xiàng)管理本身就存在許多問題，這些問題同樣也延伸至檔案管理方面。一方面，高職院校此前的檔案管理模式已經(jīng)過于陳舊，不能夠適應(yīng)升格后更為復(fù)雜的檔案管理工作；另一方面，許多高職院校領(lǐng)導(dǎo)往往只注重教學(xué)工作，而忽視了檔案管理等其他輔助工作的發(fā)展，甚至視檔案管理工作可有可無。這兩方面原因直接導(dǎo)致了高職院校檔案信息數(shù)字化管理缺少必要的基礎(chǔ)資金投入以及人員培養(yǎng)，從根本上阻礙了檔案管理的發(fā)展腳步。
（二）檔案信息數(shù)字化管理的手段落后高職院校檔案信息管理的技術(shù)相對(duì)落后，一些系統(tǒng)的構(gòu)建不夠成熟，其不能夠同高校其他教學(xué)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等相互聯(lián)系，極大地限制了其功能的發(fā)揮。譬如，絕大部分高職院校都有自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，而在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建時(shí)，校方往往忽略了二者之間的數(shù)據(jù)信息的互通，從而使檔案管理系統(tǒng)受到孤立，不能同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)最大程度發(fā)揮學(xué)校數(shù)字化工作的優(yōu)勢(shì)。除此之外，許多高職院校的設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)還存在照搬其他院校架構(gòu)模式、不能根據(jù)管理需要進(jìn)行升級(jí)等技術(shù)問題，這些都不利于高職院校檔案管理工作的發(fā)展。
（三）檔案管理專業(yè)人員匱乏高職院校檔案管理人員多數(shù)是由各后勤管理部門抽調(diào)而來，其專業(yè)背景往往同檔案管理工作不符，加之檔案管理隊(duì)伍變動(dòng)頻繁、組織架構(gòu)不穩(wěn)定、在崗培訓(xùn)不足等原因更降低了這一隊(duì)伍的專業(yè)性。除此之外，許多檔案管理人員的個(gè)人意識(shí)仍舊停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等新型知識(shí)的引入接受能力較差，甚至有所抵觸，這也從主觀上拉低了高職院校檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而造成檔案管理的數(shù)字化進(jìn)展緩慢。
三、高職院校檔案信息數(shù)字化管理的對(duì)策
（一）提高認(rèn)識(shí)，加大投入力度高職院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要性，將檔案數(shù)字化同學(xué)校建設(shè)等實(shí)際人物相結(jié)合，進(jìn)一步加大檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力投入，擴(kuò)建館舍、購(gòu)置設(shè)備，努力改善檔案管理人員的工作環(huán)境，確保檔案信息數(shù)字化管理的順利開展。從硬件、軟件技術(shù)等方面改善館藏條件及辦公條件，為數(shù)字化建設(shè)提供物質(zhì)保障，通過增加經(jīng)費(fèi)投入，逐步配置必要的檔案安全保護(hù)設(shè)施及必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備來夯實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。
（二）充分利用現(xiàn)代技術(shù)，升級(jí)檔案管理模式高職院校檔案信息管理必須抓好檔案信息聯(lián)網(wǎng)檢索、檔案數(shù)字化傳輸服務(wù)、校園系統(tǒng)平臺(tái)綜合利用等幾項(xiàng)重要功能，使檔案信息管理真正成為學(xué)校日常管理體系中不可或缺的一部分。以下，筆者從三個(gè)方面論述利用現(xiàn)代技術(shù)升級(jí)檔案管理模式的具體策略：1.利用計(jì)算機(jī)軟件檢索技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行分析、處理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，內(nèi)容龐雜、分支細(xì)密的檔案資料能夠快速分門別類，實(shí)現(xiàn)編目、統(tǒng)計(jì)、檢索等常規(guī)工作的自動(dòng)化處理，這大大減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也使檔案信息更加準(zhǔn)確無誤、無缺漏。2.應(yīng)用微縮影像等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行翻拍、留存、傳遞等。微縮影像技術(shù)就是將檔案原始文件按照一定比例進(jìn)行數(shù)碼采集，使之通過感光材料制作成影像微縮品的信息收集方法。它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息快速而準(zhǔn)確的存儲(chǔ)、傳遞和使用，最大限度還原紙質(zhì)檔案原貌，并且保存時(shí)間長(zhǎng)，文件格式統(tǒng)一，極大地減少了檔案頻繁翻閱帶來的破損情況。除此之外，利用數(shù)碼影像技術(shù)收集的檔案信息還能夠借助互聯(lián)網(wǎng)同計(jì)算機(jī)相連，實(shí)現(xiàn)檔案的還原、復(fù)制等功能，從而彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案信息復(fù)制困難的缺陷。3.加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各部門信息聯(lián)通。高職院校要在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)之間架設(shè)一條溝通渠道，如通過在查詢接口程序中設(shè)置檔案信息查詢項(xiàng)目等手段來確保檔案信息管理同高職院校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、教務(wù)教學(xué)系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間快速、有效地鏈接，為相關(guān)部門利用檔案信息資料提供便利條件，也為檔案管理部門提供信息收集、整理與歸檔便利，最終實(shí)現(xiàn)高校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)辦公的數(shù)字化、信息化整合。
（三）建設(shè)一支具有專業(yè)技術(shù)的檔案管理隊(duì)伍從人才選拔角度來講，學(xué)校要尋找一批既具備檔案管理專業(yè)能力，又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的復(fù)合型人才充實(shí)隊(duì)伍，盡可能將一些責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)技術(shù)過硬的人員推向檔案管理的工作崗位上。從人才培養(yǎng)的角度來講，高職院校要定期或不定期舉辦檔案信息數(shù)字化管理培訓(xùn)班，不斷地提高在崗檔案管理人員的現(xiàn)代化素質(zhì)及管理意識(shí)。總而言之，在檔案信息管理數(shù)字化的大趨勢(shì)下，高職院校要認(rèn)真研究、合理規(guī)劃、大力支持，加大物力、財(cái)力投入，建立起包括檔案管理平臺(tái)在內(nèi)的校園信息網(wǎng)絡(luò)，選拔和培養(yǎng)一批適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的專門型人才，通過一系列行之有效的具體措施加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，使高職院校檔案的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)
[1]郝藝飛.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)用中的問題和對(duì)策[J].平原大學(xué)學(xué)報(bào)2002(1).
關(guān)鍵詞： 數(shù)字檔案資源；建設(shè)途徑；檔案信息化建設(shè)；管理措施
當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，數(shù)字化與信息化手段日益增多，這也為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。更新原有的管理理念，充分認(rèn)識(shí)和接受數(shù)字檔案資源，學(xué)習(xí)和運(yùn)用高新技術(shù)，做好檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理方法，是檔案管理在信息化時(shí)代迫在眉睫的工作。
數(shù)字檔案資源與加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)有何聯(lián)系？
數(shù)字檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。這部分檔案資源與傳統(tǒng)檔案資源在本質(zhì)上有許多不同點(diǎn)，但最大的不同就是內(nèi)容數(shù)字化，即這種檔案資源必須用計(jì)算機(jī)二進(jìn)制數(shù)字代碼來記錄和閱讀。面對(duì)這種全新的檔案資源，檔案部門需要一個(gè)逐漸接納和全新的管理模式進(jìn)行改造，在這個(gè)過程中需要的第一步就是數(shù)字檔案資源的建設(shè)問題。
1如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源建設(shè)
1.1數(shù)字檔案資源建設(shè)的途徑主要有兩種：
1.1.1 辦公自動(dòng)化條件下形成的電子文件直接轉(zhuǎn)化而來的數(shù)字檔案資源。這部分?jǐn)?shù)字檔案資源又有兩種存在形式：一種形式是辦公自動(dòng)化條件下形成的電子文件轉(zhuǎn)存在一定載體上，以物理形式移交給檔案館；另一種形式是存在于網(wǎng)絡(luò)上的電子文件，通過邏輯歸檔移交給檔案館。這兩部分是數(shù)字檔案資源最直接的來源，也是數(shù)字檔案資源的主體和發(fā)展主流。到目前為止，我國(guó)對(duì)數(shù)字檔案資源的積累和收集在規(guī)模和效益上還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。當(dāng)務(wù)之急是要做好以下兩方面工作：一是加強(qiáng)對(duì)基層部門有關(guān)數(shù)字檔案形成、保管、收集等方面的工作的規(guī)章制度的規(guī)范和管理工作；二是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行適應(yīng)數(shù)字資源的現(xiàn)代化改造工作。
1.1.2館藏檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字檔案。這部分?jǐn)?shù)字檔案資源是整個(gè)數(shù)字檔案資源的補(bǔ)充和豐富。它主要來源于對(duì)傳統(tǒng)檔案館中開放的且利用效率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，其目的是使深藏在傳統(tǒng)檔案館中的重要檔案信息使之充分地為人們所利用。這也是傳統(tǒng)檔案工作向數(shù)字檔案工作進(jìn)行過度和銜接的必經(jīng)之路。
1.2數(shù)字檔案資源建設(shè)的技術(shù)環(huán)節(jié)
1.2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)：數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是數(shù)字檔案信息保存和利用的重要技術(shù)。檔案資源是一種數(shù)量巨大、內(nèi)容類別繁多的信息資源，要把這種浩如煙海的信息有序化便于人們利用，必須加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入、保存，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行資源有效組織。
1.2.2 數(shù)字化檔案接收：隨著OA辦公自動(dòng)化的擴(kuò)展與提高，接收本身就已是數(shù)字化產(chǎn)物的電子檔案，必須重點(diǎn)抓好這幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作：密切關(guān)注電子文件的形成和積累，實(shí)行前端控制，研究其運(yùn)作規(guī)律，提出質(zhì)量要求；制定電子文件歸檔細(xì)則和管理規(guī)范，研制歸檔軟件，使產(chǎn)生于不同平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)的電子文件能按要求及時(shí)歸檔；檔案館接收電子檔案要按統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，并與館藏檔案數(shù)字化工作融為一體。
1.2.3 數(shù)字檔案安全性的保障技術(shù)：
a不同安全級(jí)別檔案的制作和使用：檔案信息的開放是有一定限制的。根據(jù)檔案的保密和開放范圍，對(duì)數(shù)字檔案資源利用范圍的設(shè)置是非常重要的一項(xiàng)技術(shù)工作。這方面的技術(shù)主要是通過利用權(quán)限的設(shè)置和傳播環(huán)境的設(shè)置來實(shí)現(xiàn)。對(duì)不同密級(jí)的檔案分別采取在線利用和脫機(jī)利用；對(duì)不同的讀者，又可以利用不同的權(quán)限來控制對(duì)檔案資源的獲取。
b保障數(shù)字檔案信息的原始性技術(shù)：數(shù)字檔案不留痕跡的易改性如不加以控制，將使它的原始記錄難以保障。人們針對(duì)這一缺陷研究出一些改善措施來最大限度的保證檔案的原始性。這些技術(shù)措施主要有：加密技術(shù)、電子簽署技術(shù)、消息認(rèn)證技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、防火墻技術(shù)、仿寫技術(shù)等。這些技術(shù)的使用在數(shù)字檔案設(shè)計(jì)和形成時(shí)就應(yīng)該成為數(shù)字檔案內(nèi)容不可或缺的一部分。
1.3數(shù)字檔案資源管理環(huán)節(jié)
數(shù)字檔案資源建設(shè)要堅(jiān)持規(guī)范性原則，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范，確保電子文件的歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。除此之外，還要提高檔案工作者的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密意識(shí)，同時(shí)積極構(gòu)建本部門信息系統(tǒng)主體，及其與外界關(guān)聯(lián)行為約束機(jī)制。凡網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離；定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保信息不上網(wǎng)。要準(zhǔn)確把握紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，妥善處理兩種不同功能的檔案，使檔案資源利用取得較好的效益。
2如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)
檔案信息化與數(shù)字化相比，它的概念更為宏觀。檔案信息化有著極其豐富的內(nèi)涵，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，它包含了檔案數(shù)字化、人員、法律、政策和標(biāo)準(zhǔn)等社會(huì)因素。可以說，檔案信息化是由檔案信息的數(shù)字化、檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案系統(tǒng)的集成化、檔案人員的知識(shí)化構(gòu)成的有機(jī)體系。有了數(shù)字化的檔案資源，檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)也就有了保障。而處在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。
2.1加強(qiáng)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證電子文件有效安全運(yùn)行和歸檔。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源建設(shè)以及各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。要在建立檔案局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上與辦公自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連接，加快檔案目錄和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
〔關(guān)鍵詞〕數(shù)字化；檔案館；實(shí)施策略
數(shù)字化檔案館是檔案信息化的重要組成部分，是未來檔案館的發(fā)展方向。構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用，為學(xué)校的改革和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是實(shí)現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)。將會(huì)給高校檔案工作帶來新的機(jī)遇，也給檔案工作者帶來新的挑戰(zhàn)。
1 數(shù)字化檔案館要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)
數(shù)字化檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)上形成一個(gè)超大規(guī)模的高度有序分布的檔案資源庫(kù)群，各信息資源庫(kù)群通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接和應(yīng)用軟件的集成，組建成一個(gè)超大數(shù)字檔案館，使檔案利用者可以在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息查詢，沒有時(shí)間和空間上的限制；通過對(duì)數(shù)據(jù)有效的組織和挖掘，可以為生產(chǎn)、管理和決策提供必要的依據(jù)；通過網(wǎng)絡(luò)向政府和社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)［1］。數(shù)字檔案館就要實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)字化、館務(wù)自動(dòng)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)在線化和信息共享化。（1）檔案業(yè)務(wù)流程處理自動(dòng)化。檔案管理部門用數(shù)字化手段對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理，對(duì)各歸檔單位形成的電子文件和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。（2）館藏檔案數(shù)字化。數(shù)字化檔案館將原始文獻(xiàn)信息資源存儲(chǔ)在硬盤、軟盤、光介質(zhì)之中從而形成各種數(shù)據(jù)庫(kù)，館藏檔案信息只有經(jīng)過數(shù)字化，才能通過計(jì)算機(jī)和校園網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享。（3）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。在信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化的基礎(chǔ)上，數(shù)字化檔案館還需要依靠電子通訊手段，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息在網(wǎng)上傳輸，用戶通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地利用，成為互相聯(lián)結(jié)、互相配合的整體。（4）信息資源共享化。數(shù)字化檔案館在充分開發(fā)利用館藏資源的同時(shí)，將分布各地的信息資源連接起來，形成一個(gè)巨大的信息空間，滿足社會(huì)需求，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息共享［2］。
2 數(shù)字化檔案館建設(shè)對(duì)高校檔案工作的作用與影響
2.1 數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著巨大的優(yōu)勢(shì)數(shù)字化檔案館通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取館藏信息，存儲(chǔ)量大，占用庫(kù)房空間小；通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成一個(gè)完整的系統(tǒng)，傳輸快速，檢索、利用便捷，減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的調(diào)卷、查閱，保護(hù)了紙質(zhì)檔案；能夠通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享；服務(wù)質(zhì)量、提供信息的深度和廣度都有很大的提升。
2.2 構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館是國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的需要隨著高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，信息量不斷增加、信息傳遞大幅度提高，需求量也急劇上升。構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館有助于國(guó)家綜合信息系統(tǒng)的組建，也將極大地增加整個(gè)檔案信息系統(tǒng)的功能和與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)能力［3］，是我國(guó)數(shù)字資源建設(shè)開發(fā)利用的基礎(chǔ)，是加快我國(guó)檔案信息化步伐的需要，是國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
2.3 數(shù)字化檔案館最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用
隨著高校檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，學(xué)校在教學(xué)、科研及管理等方面產(chǎn)生了大量的數(shù)字化形態(tài)的檔案信息，及時(shí)接收各類有保存價(jià)值的電子檔案，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的數(shù)字化處理。對(duì)于非保密的檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)、傳播、交流，拓寬服務(wù)范圍；用戶充分利用網(wǎng)絡(luò)與檔案館溝通，從封閉走向開放，滿足了查閱者的需求，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用［4］。
2.4 數(shù)字化檔案館對(duì)高校檔案工作產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用數(shù)字檔案館的獨(dú)特形式對(duì)信息服務(wù)將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，使檔案管理者的觀念發(fā)生了根本性的變革，對(duì)檔案管理體系、管理流程、服務(wù)方式及信息資源的保護(hù)都提出了新的要求。檔案館為各部門兼職檔案員設(shè)置權(quán)限，各部門根據(jù)自己的權(quán)限范圍收集與本部門相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)，按照相應(yīng)的格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，使檔案館成為檔案信息中心，提升了檔案館的職能地位，提高了檔案服務(wù)的地位和被重視程度，極大地推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。
3 高校數(shù)字檔案館建設(shè)的具體實(shí)施策略
數(shù)字檔案館是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，也就意味著對(duì)檔案工作、檔案工作者提出更高的要求。
3.1 高校數(shù)字檔案工作
3.1.1 數(shù)字化檔案的收集
高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息、系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔，涉及教學(xué)、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能統(tǒng)一管理。通過對(duì)校內(nèi)機(jī)關(guān)、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查分析，確認(rèn)有保存價(jià)值的電子文件，通過校園網(wǎng)再傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)，通過設(shè)計(jì)好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行自動(dòng)鑒定，并進(jìn)入檔案館監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)中；對(duì)于各部門使用的辦公軟件，產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文件也應(yīng)定期通過網(wǎng)絡(luò)移交到檔案館。
3.1.2 數(shù)字化檔案的管理
高校數(shù)字檔案館要建立檔案管理工作的自動(dòng)化系統(tǒng)。實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助立卷，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案工作的全過程實(shí)施自動(dòng)化管理，其功能涵蓋對(duì)檔案的數(shù)字化加工和數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、歸檔、組織、、利用以及數(shù)字管理全過程。建立數(shù)字檔案設(shè)備與信息安全管理體系，防止信息丟失、被非法更改，使數(shù)字檔案具有可讀性、可利用性，確保信息的保密與安全。
3.1.3 數(shù)字化檔案的利用
高校檔案館通過數(shù)字校園平臺(tái)，運(yùn)用自己的網(wǎng)頁(yè)和服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離、快速度、高質(zhì)量地傳遞檔案信息，供廣大利用者查閱。網(wǎng)上利用工作主要使用高性能的計(jì)算機(jī)作為WEB服務(wù)器，通過校園網(wǎng)開展電子檢索服務(wù)，在各高校之間互傳、互換信息；聯(lián)機(jī)建立用戶使用情況文檔，實(shí)現(xiàn)資源共享［5］。
3.2 優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)
3.2.1 館藏檔案數(shù)字化
把館藏紙質(zhì)檔案、實(shí)物、聲像、各種基建圖紙全部數(shù)字化。首先，把檔案信息目錄錄入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后，通過掃描將檔案全文信息以圖片形式存儲(chǔ)到光盤、磁盤中，上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)。
3.2.2 與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效接軌
在數(shù)字化校園建設(shè)過程中，學(xué)校各個(gè)職能部門相繼建成了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)產(chǎn)生的有價(jià)值的信息資源通過一個(gè)數(shù)據(jù)接口自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)對(duì)這些系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、處理、分類、加工，實(shí)現(xiàn)一體化管理。因此，要建立檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫銜接，形成完整的信息體系［6］。
3.2.3 資源庫(kù)建設(shè)
檔案資源庫(kù)是國(guó)家基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的組成部分，是高校各部門支持決策、管理和滿足廣大師生及社會(huì)檔案利用者的基礎(chǔ)。所以必須在規(guī)范化的基礎(chǔ)上，投入足夠的人力、物力，建設(shè)高質(zhì)量的資源庫(kù)。在完成文件目錄、重要檔案全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于信息的檢索、瀏覽和處理。如，建立黨政檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、教學(xué)活動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)、重大科研成果檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案編研成果數(shù)據(jù)庫(kù)等。
3.2.4 檔案信息結(jié)構(gòu)升級(jí)
數(shù)字檔案館信息資源不但要達(dá)到齊備的門類、一定的數(shù)字規(guī)模，更要使數(shù)字化檔案館資源建設(shè)突出重點(diǎn)、層次清晰、不斷充實(shí)新的內(nèi)容。加快信息結(jié)構(gòu)升級(jí)、有效提升信息之間的關(guān)聯(lián)度，滿足用戶需求［7］。一是從大量的檔案信息中就某一專題或主題提取相關(guān)的信息，提供信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息潛在的價(jià)值。例如，舉辦建校以來照片專題展，建立體育榮譽(yù)二級(jí)檔案館，借助校史館開設(shè)歷史沿革、學(xué)科建設(shè)、知名專家、黨建工作、學(xué)生活動(dòng)專題等。二是對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行分析、選擇、組織、提煉、加工，進(jìn)行深層次的開發(fā)和挖掘，形成新的信息產(chǎn)品，使檔案信息的服務(wù)更具有深度和廣度。三是充分發(fā)掘教學(xué)、科研特色，廣泛征集校內(nèi)外、國(guó)內(nèi)外有價(jià)值的信息資源，獲取“原始記錄”、“第一手材料”，運(yùn)用校園網(wǎng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享。四是加強(qiáng)校內(nèi)各部門之間、校際之間、學(xué)校與社會(huì)各界的橫向聯(lián)合，形成一個(gè)完整的體系，實(shí)現(xiàn)信息資源的互補(bǔ)，使信息資源豐富、系統(tǒng)，滿足多層次、全方位的需求。
3.3 數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)
3.3.1 加強(qiáng)信息意識(shí)
數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供充分的信息服務(wù)，滿足其個(gè)體信息需求。檔案人員要更新觀念，加強(qiáng)信息意識(shí)，積極主動(dòng)地去挖掘、搜集有利于檔案工作開展的各種信息，具有超前意識(shí)，敏銳地感受社會(huì)信息的變化。努力學(xué)習(xí)信息知識(shí)，提高信息能力，對(duì)信息進(jìn)行監(jiān)督管理、集中控制、提供傳遞，確保信息完整、準(zhǔn)確、可靠。學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具備對(duì)檔案信息分析、處理能力。
3.3.2 提高個(gè)性化服務(wù)水平
數(shù)字檔案館以用戶為中心，根據(jù)用戶希望的時(shí)間和地點(diǎn)滿足其對(duì)檔案的信息需求，根據(jù)個(gè)人的習(xí)慣、專業(yè)等要求提供信息，各取所需。通過信息分類定制、信息推送、信息智能、信息檢索、呼叫中心等方式［8］，為用戶服務(wù)。只要通過網(wǎng)絡(luò)上的個(gè)人電腦就可以成為數(shù)字檔案館的服務(wù)對(duì)象，用戶可以利用檔案館的客戶機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上咨詢、發(fā)送電子郵件等，自由地查詢網(wǎng)絡(luò)上的信息，不受時(shí)間、空間和信息量的限制。檔案館定期或不定期地向檔案信息用戶提供新的檔案信息，為用戶進(jìn)行跟蹤服務(wù)，建立檔案用戶反饋機(jī)制，發(fā)現(xiàn)不足，提升質(zhì)量，滿足檔案信息用戶的個(gè)性化需求。
3.4 數(shù)字檔案信息風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策
高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是將數(shù)字檔案信息在網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。然而，共享和安全是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾，解決信息安全問題至關(guān)重要。
3.4.1 系統(tǒng)安全對(duì)策
采用安全性能較高的操作系統(tǒng)，高性能的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)軟件、硬件，高可靠性的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。
3.4.2 管理安全對(duì)策
（1）加強(qiáng)安全保密意識(shí)
高校數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容涉及高校的教學(xué)、科研、管理等各個(gè)方面，其中有很多屬于密級(jí)材料，因此，檔案工作人員應(yīng)樹立高度的安全意識(shí)，嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)檔案安全工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，確保檔案信息的安全性和完整性。
（2）制定相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)
結(jié)合國(guó)家及本地相關(guān)的數(shù)字檔案文件、結(jié)合本部門的實(shí)際及數(shù)字檔案館的特點(diǎn)，制定相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)。例如，數(shù)字檔案鑒定、備份制度、數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度、數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等。保證制度到位，責(zé)任到人，嚴(yán)格管理。
（3）侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)措施
必須認(rèn)真采用身份認(rèn)證，加強(qiáng)用戶使用管理，資源授權(quán)管理，保護(hù)利用者隱私。只有授權(quán)用戶才能按照授權(quán)范圍通過客戶端應(yīng)用程序進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作，其他人無法操作系統(tǒng)。采用知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)聲明規(guī)避侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)［9］。
3.4.3 技術(shù)安全對(duì)策
對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行安全維護(hù)，保證數(shù)據(jù)安全傳輸，未得保護(hù)的移動(dòng)設(shè)備、來歷不明的軟件不許接入檔案館網(wǎng)絡(luò)；定期檢查、安全升級(jí)、軟件補(bǔ)丁，確保數(shù)字化檔案不受惡意侵害；檔案館內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)和電子文件的局域網(wǎng)要切實(shí)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，密鑰管理；在網(wǎng)上提供公開檔案信息服務(wù)的，采取防火墻、數(shù)據(jù)備份等防護(hù)措施，檔案館信息系統(tǒng)遭到人為或自然災(zāi)害時(shí)能夠及時(shí)有效恢復(fù)，非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網(wǎng)［10］。通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、安全檢測(cè)、判斷，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)主動(dòng)防御、主動(dòng)安全保護(hù)。
4 結(jié) 語(yǔ)
數(shù)字時(shí)代，知識(shí)經(jīng)濟(jì)呼喚數(shù)字化檔案館早日成為現(xiàn)實(shí)，檔案的信息化、現(xiàn)代化也對(duì)數(shù)字化檔案館提出了迫切要求。無論從社會(huì)發(fā)展的目標(biāo)需要、科技發(fā)展的實(shí)現(xiàn)可能，還是從建成以后所帶來的巨大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化檔案館是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)，時(shí)代使然，勢(shì)在必行。高校檔案工作者要更新觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握新形勢(shì)下檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，以適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的需要。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化；建設(shè)；問題；探討
檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，隨著電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息時(shí)代的到來，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公。極大提高了工作效率，節(jié)約了時(shí)間、成本。減輕了工作人員的勞動(dòng)量。數(shù)字化檔案將紙質(zhì)版檔案輸入電腦進(jìn)行管理，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化、遠(yuǎn)程化管理，實(shí)現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，極大方便了相關(guān)部門的工作。雖然數(shù)字化檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但是完全做好檔案數(shù)字化建設(shè)還存在很多問題。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的幾個(gè)問題
（一）紙質(zhì)版檔案的完善程度影響檔案數(shù)字化建設(shè)。雖然紙質(zhì)版檔案工作量大，管理麻煩，但是要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先必須借助紙質(zhì)版檔案才能將檔案中的各種信息輸入電腦里面，因此紙質(zhì)版檔案成了數(shù)字化檔案輸入的依據(jù)。而紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性將影響數(shù)字化檔案管理的正確性和完整性。也就是說有了完善的紙質(zhì)版檔案才能有高質(zhì)量的數(shù)字化檔案。所以它的完善程度將影響檔案數(shù)字化建設(shè)。特別對(duì)于一些檔案管理知識(shí)不熟，業(yè)務(wù)不精的管理者來說，做好紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性也是問題。
（二）沒有形成統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件。現(xiàn)在各行各業(yè)的檔案管理，雖然是用了電腦管理，但是僅僅是建立文件夾進(jìn)行管理，沒有正式的軟件管理系統(tǒng)，因此用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯(lián)網(wǎng)識(shí)別，這也就失去了數(shù)字化建設(shè)的意義。進(jìn)而也就無法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息共享和遠(yuǎn)程操控。其次，有些行業(yè)和部門雖然使用了檔案數(shù)字化管理軟件，但是處于本行業(yè)本部門的需要而進(jìn)行的軟件開發(fā)，這種管理軟件其使用范圍窄，軟件內(nèi)容和格式專一，只能適合本行業(yè)本部門的檔案管理。甚至是管理軟件與本行業(yè)的計(jì)算機(jī)相匹配，一旦離開本行業(yè)的計(jì)算機(jī)則其他計(jì)算機(jī)無法打開或者查閱，嚴(yán)重限制了管理軟件的作用。
（三）計(jì)算機(jī)病毒始終是檔案數(shù)字化建設(shè)中的困擾。計(jì)算機(jī)病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能設(shè)置防火墻和安裝殺毒軟件進(jìn)行預(yù)防。事實(shí)上計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案管理會(huì)造成毀滅性的損害。一旦計(jì)算機(jī)感染病毒，不但使檔案無法打開，而且造成永久性的檔案數(shù)據(jù)和信息丟失。其檔案數(shù)字化建設(shè)將毀于一旦，功虧一簣。造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。其次，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的隱私權(quán)被破壞，不僅給單位造成損失，而且給個(gè)人造成不可估量的傷害。所以計(jì)算機(jī)的安全性是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)必須解決的問題。
（四）檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)單一。檔案數(shù)字化建設(shè)必須具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，只有融合兩者才能勝任數(shù)字化檔案管理。事實(shí)上很多單位和部門，其檔案管理人員不具備兩門知識(shí)，很多檔案管理人員都是單位委任的，把檔案管理相近的職工或者計(jì)算機(jī)專業(yè)的職工拿來進(jìn)行檔案管理。這種情況不利于檔案數(shù)字化建設(shè)，也不利于單位檔案管理。所以嚴(yán)格來說具備兩門知識(shí)的人才很少，現(xiàn)任的檔案管理人員其檔案管理水平不高，那么數(shù)字化檔案建設(shè)更是困難。
二、針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點(diǎn)思考
（一）保管好紙質(zhì)版檔案。雖然紙質(zhì)版檔案管理工作量大管理效率低，但是鑒于數(shù)字化檔案的弊端，為了管理安全還需完善紙質(zhì)版檔案。為此，一是做好紙質(zhì)版檔案管理，包括檔案中的日期、個(gè)人信息、文件內(nèi)容、數(shù)字標(biāo)點(diǎn)等。只有正確無誤，那么輸入電腦里面的檔案信息才會(huì)正確，才具有數(shù)字化建設(shè)的意義。否則錯(cuò)誤的數(shù)字化檔案不僅造成他人損失，而且誤導(dǎo)管理者一錯(cuò)再錯(cuò)。二是做好紙質(zhì)版檔案的完整性和延續(xù)性，個(gè)人檔案或者單位檔案，因職工調(diào)動(dòng)或者單位搬遷建設(shè)，會(huì)發(fā)生紙質(zhì)版檔案的丟失，一旦丟失再也找不回。因此必須確保紙質(zhì)版檔案的完整性。
（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和管理，要應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫(kù)。另一方面我們也要看到數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)的、由胃齙餃禾宓難序漸進(jìn)的過程，而要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理必須要求單位上下要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要性，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。數(shù)據(jù)庫(kù)管理過程中要能夠重點(diǎn)面向應(yīng)用，建立活庫(kù)，可以應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)的使用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的活性等。
（三）要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件。管理軟件作為檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，必須與計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)升級(jí)相同步，也就是說必須讓管理軟件進(jìn)行相應(yīng)的升級(jí)更新，否則計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡(luò)升級(jí)使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識(shí)別，從而影響檔案數(shù)字化建設(shè)。其次引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，加快和促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的更新升級(jí)。使得數(shù)字化檔案管理更加順暢，應(yīng)用更加方便。真正起到數(shù)字化檔案管理的目的。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，要做好檔案數(shù)字化建設(shè)，必須從根本上抓起，引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，強(qiáng)化對(duì)管理者檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，熟練操作先進(jìn)的管理軟件，充分應(yīng)用好計(jì)算機(jī)知識(shí)，避免出現(xiàn)病毒感染和黑客攻擊，破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數(shù)字化檔案建設(shè)才具有意義，才能順應(yīng)數(shù)字化檔案信息管理的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)化檔案；檔案管理；檔案安全
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和以及網(wǎng)絡(luò)安全的進(jìn)步，檔案的管理逐漸向數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，起初因?yàn)橛?jì)算機(jī)的不安全性和網(wǎng)絡(luò)的未知性很多檔案管理機(jī)構(gòu)不敢使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案處理，后來意識(shí)到計(jì)算機(jī)有著很高的便捷性，逐漸的從傳統(tǒng)檔案形式到數(shù)據(jù)化檔案形式開始轉(zhuǎn)變，并逐漸形成一種風(fēng)潮。但是隨著一些重要檔案也用于數(shù)據(jù)化管理，數(shù)據(jù)化檔案管理的安全性又受到不少人士的質(zhì)疑。所以要做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)化檔案的保密工作。
1 做好數(shù)據(jù)化檔案的前期準(zhǔn)備工作
做好檔案的管理工作就要把檔案進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的分類。數(shù)據(jù)化檔案按照檔案的保密性質(zhì)可分為，一般檔案、秘密檔案、機(jī)密檔案、絕密檔案。按照檔案的網(wǎng)絡(luò)連接又可分為互聯(lián)網(wǎng)檔案、局域網(wǎng)檔案、專線檔案、不聯(lián)網(wǎng)檔案。這些檔案越往上的安全登記越高，同時(shí)如果造成泄密，所造成的影響也就越大。所以要按照相應(yīng)的檔案等級(jí)建立其相應(yīng)的安全保護(hù)措施。
1.1 建立專門的檔案管理部門
檔案管理應(yīng)該是獨(dú)立的部門，同時(shí)應(yīng)該具有獨(dú)立的檔案管理辦公室，這是檔案管理的一個(gè)基礎(chǔ)之一。在檔案管理部門內(nèi)部安裝相應(yīng)的監(jiān)控，同時(shí)一定要對(duì)其辦公室的出口，包括窗戶等進(jìn)行監(jiān)控，用時(shí)對(duì)相應(yīng)的資料存儲(chǔ)設(shè)備也進(jìn)行監(jiān)控。同時(shí)監(jiān)控的視頻窗口應(yīng)該在監(jiān)控室的一個(gè)醒目的地方，能幫助值班人員隨時(shí)的查看。另外根據(jù)相應(yīng)的檔案的重要性，還可以使用相應(yīng)生物體征識(shí)別的方式精心設(shè)置門鎖，一般多采用指紋職別的方式，但是指紋容易被復(fù)制，所以一般采用門卡、密碼、指紋等多種方式進(jìn)行多重的方式防止數(shù)據(jù)的防盜。有些檔案是依靠局域網(wǎng)和專線等方式進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)傳遞的，但是針對(duì)于長(zhǎng)距離布線的安全性一直是檔案工作的一個(gè)難點(diǎn)問題，如果讓不法分子找到了傳遞數(shù)據(jù)的專線就可能造成相應(yīng)的檔案失竊的問題，但是可以利用數(shù)據(jù)加密的方式，保護(hù)檔案的安全性，數(shù)據(jù)加密是重要檔案的一個(gè)關(guān)鍵手段之一，它的特點(diǎn)就是就是讓他人竊取到了相應(yīng)的檔案文件也不能對(duì)其檔案的內(nèi)容進(jìn)行解讀，隨著信息技術(shù)的發(fā)展所以檔案就更難以被破譯。檔案的安全保護(hù)系數(shù)最重要的就是與檔案的機(jī)要程度是相關(guān)的，如果一個(gè)重要的文件被放置于互聯(lián)網(wǎng)上，那么多完美的預(yù)防措施也沒有相應(yīng)得作用，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的漏洞過多。另外一個(gè)不怎在重要的文件，比如一些沒有什么價(jià)值的文章等，如果采用采用嚴(yán)密的保護(hù)，這明顯不利于檔案部門的管理，同時(shí)也支出了很多本可以省下的費(fèi)用。對(duì)一般性檔案，因?yàn)楸桓`取后獲利小，很多非法人員是不愿意進(jìn)行攻擊和竊取的，因?yàn)楸旧砀`取檔案的行為就面臨著被逮捕的風(fēng)險(xiǎn)，并且非法人員竊取檔案也是需要一定的經(jīng)費(fèi)和時(shí)間的，所以對(duì)于一般檔案，做好監(jiān)控工作和網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)即可，不必如此大費(fèi)周章，浪費(fèi)大量資金。
1.2 完善相關(guān)法制
對(duì)于檔案的管理我國(guó)與之相關(guān)的兩部法律《保密法》和《檔案法》，但是這兩部法律有著一定的局限性，因?yàn)樵谄渲袡n案的價(jià)值難以被認(rèn)定，所以經(jīng)常造成相應(yīng)的盜取檔案人員的判罰不公，同時(shí)檔案管理中國(guó)家的檔案被劃分相應(yīng)等級(jí)，但對(duì)于相應(yīng)的私企中檔案沒有一個(gè)明確的分級(jí)，同時(shí)檔案的性質(zhì)比較難以界定。比如有食品企業(yè)，它對(duì)其他企業(yè)的產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)查，并評(píng)測(cè)消費(fèi)者滿意度，同時(shí)建立一個(gè)完善的相關(guān)企業(yè)資料檔案。這種檔案是可以控制該行業(yè)發(fā)展的形勢(shì)，以及未來產(chǎn)品發(fā)展方向的。是競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)十分想要的檔案資料，但是這類的檔案在國(guó)家的法律檔案規(guī)定中，沒有相應(yīng)的地位，在被竊取后維權(quán)也得不到應(yīng)有的賠償。因此這就造成相應(yīng)的檔案的重要性與法律規(guī)定的性質(zhì)嚴(yán)重不符的現(xiàn)象。同時(shí)有些檔案的價(jià)值并不高，反而受到特別重要的保護(hù)，其中比較突出的就是學(xué)生個(gè)人檔案，學(xué)生個(gè)人檔案主要記載了學(xué)生的成績(jī)，和各個(gè)學(xué)期教師的相關(guān)評(píng)語(yǔ)，因?yàn)檫@個(gè)個(gè)人檔案最后會(huì)進(jìn)入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的手里，所以在檔案中很多教師都盡量的好評(píng)，即使有犯錯(cuò)誤行為也不進(jìn)行填寫，所以檔案的實(shí)際價(jià)值很低，但是個(gè)人檔案卻屬于國(guó)家秘密檔案的范疇中，個(gè)人信息的確屬于一種重要的信息，但是學(xué)生檔案的有效信息過少，所以可以適當(dāng)?shù)姆艑拰W(xué)生檔案制度，然后采取一種簡(jiǎn)單的檔案形式，減少相應(yīng)的檔案減少工作。同時(shí)檔案的保護(hù)應(yīng)該向一種更加準(zhǔn)確，更加合理的方向上發(fā)展，改變檔案的分類的不公平制度，另外要加大退盜取企業(yè)檔案的處罰力度，然后對(duì)企業(yè)損失能夠做出合理的估算，幫助企業(yè)維護(hù)自身的合法利益。
2 遵循檔案數(shù)字化管理工作流程，引入有效監(jiān)理制度
檔案數(shù)字化管理過程中，存在文件丟失或者泄漏的問題，但對(duì)于很多企業(yè)來說，部分檔案的保管十分重要，關(guān)系著公司重大事件決策，如投標(biāo)方案，如果不妥善保存，被其他公司竊取，會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，在檔案數(shù)字化管理過程中，應(yīng)引入“第三方”監(jiān)理制度。
2.1 細(xì)化檔案數(shù)字化管理程序細(xì)化檔案數(shù)字化管理程序，確保環(huán)節(jié)之間的緊密聯(lián)系性，遵循科學(xué)的管理方法和理念，嚴(yán)格規(guī)范每一份檔案的進(jìn)出。數(shù)字化檔案管理主要依托計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，資料的進(jìn)出具有一定隨意性，因此在文件需要被查閱或傳送時(shí)，必須做好相關(guān)保密措施，多維度審查借閱單位的資格，當(dāng)文件被“返檔”時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核查文件是否缺失或整改，如果出現(xiàn)此類現(xiàn)象，應(yīng)馬上報(bào)告管理層并追蹤借閱者，提高檔案數(shù)字化管理工作的效率。
2.2 確定監(jiān)理單位與監(jiān)理人在檔案數(shù)字化管理過程中，可以引入有效的監(jiān)理制度，主要包括以下三個(gè)部分，首先，選擇合適的監(jiān)理單位，管理部門應(yīng)考核單位資質(zhì)、成立時(shí)間和工作成果，結(jié)合檔案數(shù)字化管理工作量、工作人員等方面因素，通過比較分析等方式，綜合選擇最合適的監(jiān)理單位。
結(jié)束語(yǔ)
在檔案的數(shù)據(jù)化過程中，檔案管理迎來了很多新的調(diào)整，但是數(shù)據(jù)化帶來的相應(yīng)優(yōu)點(diǎn)要更大于缺點(diǎn)，數(shù)據(jù)化的缺點(diǎn)就是增加了資料出現(xiàn)意外和被盜取風(fēng)險(xiǎn)，所以要控制這種風(fēng)險(xiǎn)就要學(xué)會(huì)相應(yīng)的檔案管理方法。在提高檔案安全性的過程中，首先要認(rèn)知到檔案本身的重要程度，然后根據(jù)檔案的程度選擇檔案安全管理的設(shè)備還有網(wǎng)絡(luò)模式。然后積極維護(hù)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全。另一方面，國(guó)家應(yīng)該加快相關(guān)法律的完善，加大偷盜檔案的處罰。在企業(yè)和有關(guān)檔案管理部門中應(yīng)該加強(qiáng)人員的素質(zhì)，提高檔案管理能力，多個(gè)方面出發(fā)就能減少檔案泄露的現(xiàn)象。
參考文獻(xiàn)
[1]谷宏艷.油田檔案數(shù)字化的實(shí)踐與思考[J].化工管理，2016（1）.
