時間：2022-01-27 16:20:47
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇聲像檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（三）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（五）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（六）建議檔案主管部門參與全區各類重大活動
針對地區重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。
Abstract: The audio and video files is the audio-visual information that formed in the production and living which should be kept, this information has increasedproportion in the modern records management and archives use of the process is also playing an increasingly important effect. However, due to various reasons, the management of audio and video files still has some problems, so, we must take effective measures to strengthen and improve the management of audio-visual archives.
關鍵詞:聲像檔案;管理工作;特點;問題;措施
Key words: audio-visual archive;management work;features; problem;measures
中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)15-0127-01
1聲像檔案在檔案中的特殊價值和特點
1.1 形象逼真,與文字融為一體,給人以活靈活現的感覺聲像檔案以畫面的可視形象,生動地展現在人們面前,而且配有音樂、語言,給人以身臨其境的感覺,便于利用者理解和接受。
1.2 時間和空間感強烈一般載體的檔案,作為相互交流信息的工具,在時間和空間上是有限的。而聲像檔案由于依賴于先進的科學技術和快速的傳遞手段,它的時間感與空間感比一般文字檔案強烈,可以將一瞬即逝的容貌記錄下來并予以再現,可以把人們引向對歷史的深刻懷念或者使人們對歷史有更深刻的認識。
2當前聲像檔案管理中存在的問題
2.1 聲像檔案管理制度不健全科技的進步使各單位的聲像設備都有了很大的改善,但普遍存在著聲像設備管理混亂現象。一是沒有制定聲像設備管理制度或無相應的使用要求,從而出現不協調的現象,導致一些重要活動沒能及時攝錄或攝錄質量不高,給聲像檔案的后續管理設置了重重障礙;二是雖然有制度,但各業務環節中制度化落實不力,缺乏有效的保障機制和責任追究制度,使得各管理階段無法像文字圖表檔案管理那樣按部就班地“流水作業”,管理上缺乏有機聯系;三是制度的訂立“照貓畫虎”,缺乏調查研究,沒有體現出社會活動的特點和聲像文件運動的種種規律;四是聲像資料初次形成后,流轉中聲像資料的格式載體可能發生變化,數碼格式的聲像文件,其存儲轉換更靈活易變等。
2.2 聲像檔案意識淡薄聲像檔案的意識淡薄,主要體現在與檔案生成及管理直接相關人員的檔案意識上。目前,除檔案館專業攝錄人員外,各單位形成聲像檔案的攝錄人員中普遍存在著兩種思想認識上的誤區:一是誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像拍完、錄完、制作完就算完成任務了,不需要歸檔保存;二是缺乏全局意識,個人雖擔負著攝錄和暫時保管檔案的重任,但保管措施不當,移交不夠及時,造成聲像檔案難以及時完整歸檔。因攝錄人員檔案意識的淡薄所造成的聲像檔案管理上的不規范,那只是“亡羊補牢”待用時再靠檔案員去催要。
2.3 聲像檔案的管理條件差聲像材料多由紙質照片、光碟、錄相帶等載體構成,因此保管條件比紙質檔案的要求更嚴格,然而多數單位仍將聲像檔案與文書檔案混合存放,沒有配備聲像檔案室或聲像檔案專柜,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求,致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用。
2.4 聲像檔案的管理手段落后聲像檔案的數字化趨勢使各種新型的聲像材料、應用技術以及電子文件越來越多地產生,從而對聲像檔案信息的組織要求更高,相關信息之間的內在聯系必須能夠得到恰當的揭示,這就需要提供更加全面和深入的信息檢索,然而目前我們的聲像檔案管理仍然普遍停留在傳統的實體分類和手工檢索上,并沒有利用計算機和通信網絡技術來實現快速高效的檢索。
3加強聲像檔案管理工作的對策及建議
3.1 加強宣傳教育,提高聲像檔案意識聲像檔案意識淡薄是造成“收集難”的重要原因。由于多年在工作中形成的慣例,許多單位只注重文書檔案的收集,宣傳重點放在了文書檔案上,致使人們對聲檔案重要的歷史價值及其在檔案工作中的地位、作用認識不夠。因此,檔案管理人員在工作中要利用多種形式,強化聲像檔案重要性的宣傳,提高人們對聲像檔案的認識,自覺關心、支持、參與檔案部門對聲像檔案的收集工作。
3.2 制定收集規章制度,明確收集范圍在收集聲像檔案中,要明確聲像檔案的收集范圍,并結合已頒布的相關檔案法規,建立和健全聲像檔案收集的相關制度,對聲像檔案形成部門和人員應履行的職責、聲像檔案收集程序、途徑和獎懲等作出明確規定,使聲像檔案的收集有章可循,增強收集說服力,確保收集渠道暢通。
3.3 結合實際,創造條件,力求妥善保管從長久保護和利用考慮,聲像檔案要求恒溫、防磁、防光、防火等。而目前依然有檔案保管部門的聲像檔案保存條件不符合相關要求。因此,應結合實際,創造條件,力求妥善保管是當務之急。首先,聲像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密封鐵皮柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等,盡量延長聲像檔案的壽命。
3.4 以提高聲像檔案管理水平為目的,強化聲像檔案管理人員隊伍的建設首先,應健全機構,形成上下結合、專兼結合的聲像檔案工作網絡。其次,配強專業人員,保持聲像檔案管理人員隊伍的穩定。再次,要加強業務培訓,提高聲像檔案管理人員素質。抓好專業隊伍業務學習和培訓,是提高聲像檔案管理工作水平的基本環節。
4結語
聲像檔案工作需要檔案部門與聲像資料形成部門的共同努力,解決好聲像資料歸檔整理及管理過程中出現的各種問題。檔案部門和檔案管理員工作的主動、職能的有效發揮,以及聲像資料形成部門的積極配合和良好協作,為搞好聲像檔案工作創造有利的條件。并根據自身的客觀實際,改進傳統的工作思路和方法,把聲像檔案的管理標準和要求推向深入,建立行之有效的管理機制。
參考文獻:
摘要聲像檔案是一種最直觀、最真實的檔案材料，在檔案管理中占有重要地位。但目前醫院聲響檔案管理中存在一些缺陷，筆者針對一些問題結合醫院實際，就加強聲像檔案管理及利用開發進行了探討。
關鍵詞 ：醫院；聲像檔案；管理對策
doi:10.3969/j.issn.1672-9676.2014.08.064
醫院聲像檔案是指醫院在各種實踐活動中通過記錄手段形成的具有保存價值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微層、幻燈片等各種形式的載體［1］。主要由兩大類組成，一類是在醫院管理活動中形成的；另一類是在醫療科研工作中形成的。醫院聲像檔案是最能客觀、真實記載醫院發展歷史的檔案資料，盡管醫院聲像檔案數量占醫院檔案總數比例很少，但其所起的檔案憑證作用卻是其他類型檔案實體無法代替的［2］。隨著醫院不斷發展和電子技術的廣泛應用，聲像檔案資料比重明顯增加，聲像檔案在醫院檔案管理中還存在諸多問題，成為影響醫院檔案管理質量的重要因素之一，需要引起高度重視，并著力予以解決，以發揮檔案管理在醫院建設和發展中的重要作用。
1醫院聲響檔案管理中存在的主要問題
1.1聲像檔案歸檔意識差，歸檔率低由于檔案管理宣傳不到位，醫院各科室、各部門兼職檔案管理人員對檔案管理重要性認識不到位，特別是對聲像檔案管理要求存在模糊意識，重紙質檔案管理而忽視聲像檔案管理，不能準確把握聲像檔案的形成、收集、整理和歸檔等重要環節工作質量，導致聲像檔案歸檔率不高，不能體現醫院工作的真實性和完整性。
1.2聲像檔案來源分散，缺乏統一質量標準一般情況下，聲像檔案的形成主要集中在醫院辦公室、宣傳科等職能科室，重要日?；顒拥呐恼?、錄音、錄像等工作由其負責完成，而臨床和醫技及護理繼續醫學教育等一些重要活動，往往由本科室完成聲像記錄工作，由此出現醫院聲像檔案資料來源不集中，聲像資料形成和收集標準不統一，質量參差不齊，有的不符合聲像檔案管理要求，缺乏檔案管理價值，導致資源浪費，做無用功。
1.3聲像檔案管理手段滯后，保管條件落后盡管聲像檔案是醫院檔案的重要組成部分，但是在管理上明顯滯后于文書檔案、技術檔案、會計檔案等紙質檔案，由于醫院各科室和部門照相機、錄音錄像等聲像設備標準不統一使聲像檔案資料格式五花八門，凌亂無序；在保管方面，醫院檔案室預留給保管聲像檔案聲像的空間普遍不足，特別是相關配套設施如溫度控制、防塵、防光、防污染等多種保護措施不完善，對保證聲像檔案保管質量存在隱患。
1.4聲像檔案管理不規范隨著聲像技術不斷進步，醫院聲像檔案管理制度更新不及時，與紙質檔案管理制度不同步、不協調，不能滿足醫院發展需要。部分沒有配備相應有效設備的科室，由于與職能科室溝通不及時，造成一些重要活動沒能及時攝錄，沒有完整保存聲像檔案，造成聲響檔案缺失；有的對聲像資料特別是對重要視頻監控資料收集不及時，出現超出保存時限而無法彌補；有些科室和部門聲像檔案資料移交不及時，不能在規定時間內將本科室、本部門形成的檔案資料及時收集整理并移交；還有就是檔案室對移交的聲像檔案資料不認真檢查與審核，造成移交時聲像檔案資料不完成，不能展現工作的全貌；檔案室出現聲像檔案資料分類不科學，影響聲像檔案歸類保存和利用。
1.5聲像檔案利用開發意識不夠目前醫院對聲像檔案的利用多停留在一般查閱以及出版專刊畫冊、簡報上，檔案管理者以及科室和部門對聲像檔案開發利用意識不夠，對聲像檔案蘊含的前沿信息、技術導向等認識程度不夠，缺乏開發、挖掘和利用的動力，導致諸多具有開發利用價值的聲像檔案不能發揮應有的作用。
2加強醫院聲像檔案管理的對策
2.1完善聲像檔案管理制度要建立健全聲像檔案管理制度，切實將聲像檔案管理納入到檔案管理的重要內容，與紙質檔案管理一同要求、一同管理，對聲像檔案的形成、收集、整理、歸檔、管理和開發利用等做出明確具體規定，使聲像檔案管理納入到規范化、制度化和科學化管理軌道上來。要明確聲像檔案管理責任，落實崗位職責，強化檔案人員績效考核。要整合聲像檔案資源，確定辦公室、宣傳等職能部門和業務科室在聲像檔案形成、收集等環節的職責，明確歸檔范圍。特別是對日常工作中可能形成較多聲像資料的部門和科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕主要聲像資料失管現象的發生。同時，檔案管理部門要與各部門和科室保持經常性溝通，及時掌握醫院信息，提高檔案的歸檔率。
2.2發揮聲像檔案管理人員主觀能動性要強化專職和兼職檔案管理人員對聲像檔案管理的責任意識，主動了解和掌握醫院和各部門、科室工作開展情況，及時發現有價值的聲像資料并加入收集歸檔，特別是要加強對醫院建設、發展以及安全等重大事件聲像資料的收集，隨時保證聲像檔案的系統性和完整性；要開展經常性的檔案知識專題宣傳，提高對聲像檔案工作重要性的認識，切實發揮主觀能動性，做到認識到位、責任明確、工作落實。
2.3強化聲像檔案管理必要設備的配備工作目前聲像檔案資料存在著傳統介質和電子介質并存的情況，對于傳統介質形成的聲像檔案資料，可以通過技術手段轉換為電子形式予以備份保存；對于電子儲備的聲像資料，特別是照片、視頻等影像資料可以選取有代表性的部分，轉換為紙質形式予以備份保存。根據聲像檔案資料來源不同，如膠片、磁帶、光盤等特殊材料制成的影像檔案，應按照恒溫、恒濕、防磁等方面的要求，配備必要的設備，同時盡可能統一醫院聲像設備的型號，保證檔案資料的一致性。另外醫院檔案室應購置照相機、掃描儀、刻錄儀、防磁軟盤音響柜，智能光盤柜等必要設備，確保聲響檔案資料永久、完好保存。
2.4提高影像攝錄人員和檔案管理人員業務素質一方面要加強對醫院職能部門和醫務科及護理部重點科室兼職檔案人員的技術培訓，提高影像攝錄水平，提高影像檔案資料質量和水平；另一方面，加強對專、兼職檔案管理人員管理知識的培訓，提高他們的專業素質，擴大視野，不斷提升聲像檔案管理工作質量，為保管好檔案奠定良好的基礎。
2.5應用現代手段管理聲像檔案利用計算機技術實現聲像檔案數字化，對聲像檔案的保管，實現檔案資源共享。
2.5.1錄音（像）帶檔案數字化錄像帶、錄音帶對保管環境要求十分嚴格，在高溫潮濕的環境下磁帶發霉、消磁、咬帶導致報廢較為常見，將錄像片轉為光盤防止磁帶報廢，方便查閱利用。
2.5.2相片檔案數字化利用掃描儀將照片掃描，存進計算機硬盤或者刻錄成光盤，或者存進U盤，其特點是對相片實物的保護，防止時間久退色，方便相片歸檔、編輯、出版等。
2.5.3錄像帶數字化采用數碼錄像將錄像帶轉錄并刻錄DVD光盤保存，其畫面分辨率高，也給今后的音像檔案利用提供了便利條件。
3聲像檔案的開發利用
檔案管理的最終目的就是利用，要緊緊圍繞服務臨床、服務患者的目標，多渠道、多途徑開發聲像檔案的信息資源，充分發揮其潛在的經濟效益和社會效益，使檔案在醫院建設和發展中發揮應有的作用［3］。
3.1開展聲像檔案的編研工作出版專題圖片或專題畫冊，如我院每年制作護理隊伍專題借助醫院官方網站進行宣傳，以展示我院護理人員的風采及發展歷程，拓展醫院文化內涵，增強醫院的凝聚力和向心力，提高職工的愛院情懷。
3.2發揮聲像檔案的證據作用隨著患者維權意識的增強，醫患糾紛調解難度加大，醫院應加強對重點區域和重要部位監控裝置的管理，對獲取的重要影像資料要按照聲像檔案管理要求，進行妥善收集、整理與保管，并及時移交；同時臨床科室也應加強對復雜疑難診療過程留取必要的影像檔案資料，發揮聲像檔案資料的證據作用，以最大限度維護醫患雙方的合法權益［4］。
參考文獻
［1］耿金生.淺談醫院聲像檔案管理［J］.卷宗，2012（5）:91-92.
［2］王飛.淺議聲像檔案管理工作［J］.內蒙古石油化工，2008（10）:86-87.
［3］汪憶華.談?？漆t院等級評審中的檔案工作［J］.現代保健·醫學創新研究，2007，4（14）：27-28.
［4］耿金生.醫院聲像檔案管理工作之我見［J］.黑龍江檔案，2012（5）:58.
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
關鍵詞：提高；城建聲像檔案；管理；對策
城市建設發展迅速，在城市建設過程當中形成了大量的聲像檔案。城市聲像檔案指的是在城市規劃、城市建設以及城市管理工作當中形成的歸檔保存的聲像資料。為了更好的保護好這些資料，并且利用好這些資料，就需要城建檔案工作人員來采取有效的管理工作。當前城建聲像檔案管理工作中存在一些問題，比如拍攝內容不完整，很難管理，保管條件差等等，這些問題嚴重影響了城建聲像檔案的完整性，所以有必要采取有效的措施來加強城建聲像檔案的管理工作。
1、城建聲像檔案管理中存在的問題
首先，建館遲。城建檔案是在城市范圍內與城市規劃、城市建設以及城市管理有關的建設活動當中所形成的科學技術檔案的總稱，我國檔案館是上個世紀八十年代后期才開始出現，而且早期的聲像檔案很少。與此同時，就導致了城建聲像檔案資料不完整的情況。城建檔案管理工作人員當中兼職比較多，沒有精力做，而且他們認為檔案館屬于接受單位，只是等別人來送資料，導致了館內工程照片檔案很單一，很多重要的項目的聲像資料都沒有。領導不重視工程的拍攝工作；工作人員不能夠準確把握拍攝的位置和范圍，技術水平不高，責任心不強，失去了很多拍攝的機會；資金有限，無法購買先進的拍攝設備，影響了工作的開展。
其次，城建聲像資料的收集很難，因為是多門拍攝，隨機性很強，很難掌握拍攝的時間、內容以及錄像的數量。上交給城建檔案部門資料很不完整，收集的渠道不夠通暢，沒有集中管理，讓城建檔案館失去了聲像資料的來源。而且聲像檔案載體材料的成本比較高，一些工作人員不把設備還給檔案部門管理，對聲像資料隨意處置，使得照片底片丟失，失去了一些珍貴的資料；加上保管條件不好，這些檔案受到了不同程度的損壞。
最后，城建檔案資料的管理很難，城建檔案資料的管理分散，一些單位在城建聲像檔案資料的管理上各行其是，不能統一管理。一些城建聲像檔案不能及時歸檔，照片的說明缺時間，缺內容，整理的不規范，給以后的查找工作帶來了麻煩，還有，照片的大小和形狀不一，影響了整理的工作。
2、提高城建聲像檔案管理水平的對策
2、1提高意識
把城建聲像檔案工作搞好是城建檔案部門的事情，同時也是全社會的事情，所以各級領導要能夠重視城建聲像檔案的管理工作。各級領導要認識到城建聲像檔案能夠真實而且形象的記錄城市建設發展的不同歷史時期的歷程，而且一般的文字檔案不能夠替代聲像檔案。領導要站在全局以及長遠利益上來看待這個問題，并且把這項工作納入到管理工程日常當中。城建檔案管理部門要能夠抓住機會，結合本單位的工作來發揮聲像檔案本身的宣傳作用。各級部門要積極配合，齊抓共管，保證城建聲像檔案管理工作能夠順利開展，為城市建設提供珍貴的照片。
2、2改善保管條件
城建檔案部門要加大城建聲像檔案的監督力度，并且把檔案的目標管理作為檢查的重點內容。要針對不同單位的不同情況來采取不同的監督手段，提高整體水平。要在開發利用上下功夫，對有設備，但是檔案管理沒跟上的單位，應該加強指導以及監督，規范管理，加大對基礎薄弱單位的指導力度。要建立相關的管理制度來規范管理，做到收集、歸檔以及移交檔案的統一管理，防止資料的分散流失。要確保落實相關的法律法規，明確責任，做到有法可依，有章可循，確保城建聲像檔案的歸檔質量。城建聲像資料的保管要求是恒溫、恒濕、防震、防磁、防火和防光等等，但是當前的保管條件卻達不到要求。因此，要結合實際，改善條件，要使用密封鐵柜單獨存放，嚴格控制溫度和濕度，遠離光線和磁場，盡量延長壽命。
2、3做好收集工作
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制?！稒n案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據。它明確規定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據實際情況，建立各項規章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。收集工作比較靈活，應該受到重視，城建檔案部門要做好平時的收集，還要能夠處理好各個業務部門之間的關系，查詢聲像檔案的去向，盡可能把分散的聲像資料收集起來，發揮利用價值。應選派有責任心，懂拍攝技術的同志擔任此項工作。在經費使用上應給予必要的保證。添置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。
城市建設在不斷發展，反映城市建設的照片以及錄像等檔案也會越來越多，如果不及時進行收集和歸檔，會影響檔案工作的開展，所以，要提高城建聲像檔案管理的水平。
參考文獻：
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[5] 傅榮校,解俞. 論數字檔案館的發展思路――基于政務信息管理前后兩端的調查分析[J]. 檔案學通訊, 2009, (06)
一、聲像檔案管理存在的問題
(一)聲像設備與人員情況
1.隨著社會的發展及工作需要,機關、企事業基層單位的聲像設備有了很大改善,可算是各單位的必備品。但是多數單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求,致使有的設備閑置,沒人會用,難以充分發揮作用;有的設備存放在科室或個人手中,沒有合理利用;有的設備使用人員不明確或頻繁變動,設備不能有效地利用。從而直接影響了其作用的發揮,最終造成一些重要活動沒能及時攝錄,檔案沒能完整保存下來,給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
2.由于基層單位對聲像檔案管理的不夠重視,致使多數單位的攝錄人員是兼職。攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數量和質量。由于專業知識及技能普遍較低,在思想認識上就存在一定的誤區。一部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等,認為拍完、錄完就算完成任務了,不需要歸檔保存;還有一部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,送往報社、電臺的用完就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念,檔案意識不強,僅考慮個人或本部門工作方便,致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存,不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整,造成聲像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。
(二)聲像檔案管理混亂,問題復雜
1.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統一管理。
2.檔案意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔。
3.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。
4.收集渠道不暢,聲像檔案館(室)匱乏。
5.區域性重大活動檔案失控,聲像檔案流失嚴重。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
(一)加強宣傳、提高意識,爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各基層單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。檔案主管部門、各基層單位要善于抓住機遇,結合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實例,發揮檔案自身的宣傳教育作用。
(二)加強管理,制定辦法,狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時,各基層單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交;在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質量。
(三)加強指導,注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門對不同單位采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下工夫;對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導監督力度,不留死角。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
(四)結合實際,創造條件,力求妥善保管
從長久保護和利用考慮,聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際,創造條件,力求妥善保管是當務之急。首先,聲像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施,盡量延長聲像檔案的壽命。
(五)全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質保障,建立并疏通收集渠道,運用多種形式收集也很重要。結合地區實際,各基層單位、區檔案館要全面出擊,采取多種形式收集。主要有:①通過正常移交接收?？剖乙平粰n案室,檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、重點科室產生聲像檔案比較集中的,要有重點地強化收集,經常溝通及時掌握情況。③重點人物(攝錄人員)直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外,還被指派(或聘請)攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案,要多方努力,登門收集和征集。
1拍攝難。一方面，表現在對城市建設原貌拍攝上難以控制。據了解，不少城建開發公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現在對正在建設中的工程項目拍攝不完全。大多數單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環節進行拍攝。
導致拍攝內容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準，什么位置的、多大規模設施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機會；五是由于經費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態各異的高大建筑物和與之襯托的環境背景無法用陳舊的設備反映出來，直接影響了此項工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產權。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現在保管上的分散性，另一方面，體現在管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業務科室，檔案不能實行集中統一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內容，造成整理上的不規范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由于各級領導及有關人員對此項工作的重要性和緊迫性缺乏認識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執法建制守規范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據。它明確規定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據實際情況，建立各項規章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2領導重視是關鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領導認識問題。要認識到城建聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設發展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現實和歷史有著重要意義。因此，領導要抱著對歷史高度負責的態度，站在全局利益和長遠利益看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質支持。那種只重建設項目的結果，輕形成結果過程；重企業有形的經濟效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應的人、財、物，就會成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術的同志擔任此項工作。第二，在經費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業務主管部門，應具體研究解決特殊規格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機動、靈活、拾遺補缺的作用，應當受到重視。檔案部門除加強平時收集照片、錄像檔案外，還應處理好與形成檔案的各業務部門之間的關系，向有關人員及時了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發揮其利用價值。
另外，還應做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統一保管。否則，不予報銷。
5部門配合共同管。
關鍵字：城建聲像檔案管理工作存在的問題解決措施
中途分類號：G472.4 文獻標識碼：A
聲像檔案是城建檔案的重要組成部分，以其真實、準確之特點，生動形象的記錄了城市的發展軌跡，對城市的規劃、建設及管理發揮著重要作用。然而，其管理工作還存在一些問題，下面，筆者就如何加強聲像檔案管理工作，談一些看法以供大家共同探討。
一、城建聲像檔案管理過程中存在的問題
（一）缺乏健全完善的管理制度
要想促進城建檔案管理工作的順利開展，就需要有健全和完善的管理制度作為支撐，使管理者能夠在制度的范圍內開展工作，明確自身工作職能。但是從目前的情況來看，管理單位缺乏這種完善的管理制度，使得工作開展過程中存在著一種混亂的現象，每個人的作用不能夠充分的發揮，不能夠有效的完成管理任務，管理效率低下。
（二）城建聲像檔案管理意識不強
城建聲像檔案管理工作能夠為城市的發展提供準確的聲像信息，對于促進城市規劃改善方面起到了關鍵性的作用，加強聲像檔案管理勢在必行，這就要求管理者一定要具有較強的管理意識，對城建聲像檔案進行及時收集和歸檔整理，保證資料信息的準確性和完整性。但是目前來看，管理者的管理意識薄弱，對于信息的收集和歸檔工作開展不到位，由于城建聲像檔案具有較強的時效性和特殊的歸檔要求，但是一些開發公司沒有將建設項目的原址的相貌進行拍攝，對于正在進行的項目拍攝也不夠完全，且措施拍攝機會，導致內容的不完整，加之檔案管理人員沒有進行主動監督和實時管理，使得很多有價值的城建聲像檔案流失。除此之外，一些人對聲像檔案管理工作缺乏重視程度，也造成檔案信息的流失。
（三）聲像設備陳舊，管理人員的素質較低
先進的設備能夠更清晰的拍攝出城市的各種面貌特征，但是由于當前的設備較為陳舊，不能夠完全的反映出形態各異的大小建筑和與之相對應的城市環境背景，這樣就給檔案的管理工作帶來一定的麻煩。同時，管理者的素質較低，技術水平不達標，有很多的兼職人員，使得他們沒有足夠的精力和責任心去完成這項工作，從而影響到了檔案的質量和數量，并且影響到了城建檔案信息的長久開發利用和保護管理。
（四）城建聲像檔案管理缺乏科學性
科學的管理工作能夠起到事半功倍的效果，但是從目前的情況來看，城建聲像檔案管理工作呈現出一種分散性和不科學型的表現。一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業務科室中，不能夠進行統一的管理。同時，管理者不能夠將檔案及時歸檔，造成管理上的不規范，日后查找起來也很麻煩。除此之外，照片檔案裝具規格通常是固定的，而實際的照片大小不一，形狀各異，這樣使管理工作出現停滯。
（五）聲像檔案收集渠道不暢通，檔案失控流失嚴重
城市城建檔案館是永久保存檔案并且向社會提供使用機會的重要基地，在這里，檔案需要被很好的保存管理。但是從目前的情況來看，館藏城建聲像檔案相當匱乏，建設單位、施工單位的聲像檔案管理人員認為其所拍攝的資料屬于個人或者是單位內部所有，并沒有向城建檔案館移交進行統一管理，這種背景下使得檔案存在著分散管理的現象，城建檔案管的聲像檔案也就沒有來源。源頭控制不好，收集渠道不暢通，這樣惡性循環下去就會導致檔案館藏匱乏。
二 加強聲像檔案管理工作的對策及建議
上文中從五個方面分析了，在當前城建聲像檔案管理工作中存在的各種問題，為了能夠更好的保存城建聲像檔案，使其更好的為城市的規劃建設和各項工作服務，需要采取切實可行的措施進行管理，下面本文就從自身工作實際出發，提出幾點建議。
（一）建立健全完善的管理體系，促進管理工作順利開展
健全的管理體系能夠更好的促進管理工作的開展，具體說來，要從以下幾個方面著手。首先，需要依靠法律手段，用法律的強制力保證管理工作有法可依?！吨腥A人民共和國檔案法》中明確規定，凡屬國家檔案，無論何種載體檔案都應該無條件向檔案部門移交，因此各建設、施工單位應根據實際情況建立各項規章制度，層層抓落實。
其次，需要建立獎懲機制，調動管理者的積極性，促進管理工作的有效開展，提升管理的效率。作為管理者，一定要有積極的態度和責任心，要將管理工作作為中心去開展，不能夠疏忽管理，存在僥幸心理。同時，還需要建立責任機制，明確每個管理者的職責，使每個人都有具體的管理工作去做，這樣再出現問題時能夠及時找到責任人，明確出現問題的原因，更好的開展補救工作。
最后，要建立聲像檔案的日常監督和業務指導中心，為管理工作的順利進行打下基礎。城建檔案館應與市規劃局等政府城市建設項目審批部門及管理部門加強聯系，及時了解被批的各項建設項目，對符合報送工程聲像檔案的項目，城建檔案館應在工程開工前、工程期間，依照工程聲像檔案的要求跟蹤指導、監督拍攝 ；對大的拆遷項目能夠及時攝錄拆遷前的原狀和拆遷后的現狀。以確保聲像檔案的完整，齊全和按時歸檔。
（二）加強宣傳，提高管理者的管理意識
做好城建聲像檔案管理工作不僅是檔案管理部門的工作，更是城建系統中各單位的事情，因此說，在進行管理的過程中一定要加強宣傳，使每個人都能夠重視對聲像檔案的管理工作。即要解決好管理者的認識問題，明確聲像檔案對于城市建設的重要性；同時要抓住機遇，服務中心工作，結合本地區的實際情況開展管理，發揮聲像檔案自身的宣傳教育作用；還需要各部門的積極配合，實現共同管理。
（三）加強城建聲像專業人才和器材的配備
目前聲像專業人才缺乏已經成為城市聲像檔案工作的最大瓶頸，各城建檔案管理部門和聲像形成單位領導要認識到聲像檔案人才的重要性，想方設法增加聲像檔案工作人員或加強對現有技術能力不足的人員加強培訓，以提高聲像檔案工作水平。工欲善其事，必先利其器同時要配備聲像專業器材。
（四）建議市城建檔案館參與全市重大建設活動
針對市重大建設活動檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取市城建檔案館直接參與的辦法，由主辦單位通知城建檔案館派專人攝影錄像并負責收集歸檔工作，尤其是原素材聲像資料要很好的收集，以確保全市重大城建會議產生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。
結束語：城建聲像檔案對于促進城市的良性發展具有重要的作用，面對當前檔案管理中存在的問題，需要采取科學有效的措施進行管理。本文就以此為中心，對管理中的問題和解決措施進行了分析，希望能夠對今后的城建聲像檔案管理工作有所幫助。
參考文獻：
[1] 曾云 淺談如何規范城建聲像檔案管理工作 城建檔案，2013年第03期
[2] 宋元紅 淺談如何做好城建聲像檔案管理工作 黑龍江檔案，2013年第4期
[3] 熊亞麗 城建聲響檔案管理的難點及對策 中文信息，2014年第1期
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）檔案意識不強，領導重視不夠
聲像檔案工作的好壞，領導重視是非常關鍵的。許多單位由于領導對聲像檔案的重要作用認識不足，認為聲像檔案工作在一個單位屬于次要工作，可有可無，由于領導的不重視會使整個單位聲像檔案工作相應也不會重視，這樣就會造成聲像檔案歸檔制度形同虛設。同時有些人圖省事，將聲像檔案長期保存在個人手中或科室內部，不移交檔案室統一保存。隨著人員變動或機構調整，極易造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。等到用時，再靠檔案員去催要或再征集，那只能是“亡羊補牢”，造成檔案規范化管理工作十分被動。
（二）聲像檔案管理制度不全，設備不能有效利用
我旗大部分單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，致使現有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，只在本科室利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，從源頭上沒有抓好，給聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（三）經費不足，保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。但是由于重視程度不夠和經濟條件限制等原因，我旗只有旗檔案館、人民銀行等少數幾個單位配備了防磁柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。
（四）收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
旗檔案館是全旗永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏邢喈斠徊糠终掌瑱n案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使各單位聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，渠道不暢，造成今天檔案館下大力氣征集、收集的局面。
（五）全旗性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
我旗或單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。但旗檔案館卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）提高領導重視程度、加大資金投入力度
解決聲像檔案管理難，首先要解決領導認識問題。領導要抱著對歷史高度負責的態度，將這項工作納入單位管理工作日程重點進行安排，并提供必要的物質支持。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術的人員擔任此項工作。第二，在經費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。第四，爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持。多措并舉，資金、人員、設備、措施齊到位，把本單位重要工作、重大活動、重要會議都拍攝下來，照片要進行沖洗成像，為聲像檔案完整集中統一歸檔工作打下了堅實基礎。
（二） 加強管理，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理現狀，各單位要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定并狠抓落實。每年單位年度立卷時，由綜合檔案室對各門類檔案集中統一立卷，堅決杜絕各科室自行存放或據為已有的現象，使聲像檔案集中規范統一管理逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三） 加強監督指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，旗檔案局要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案等級評定、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行指導，力爭整體水平的提高。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四） 結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求。結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。從我旗各單位目前經濟條件出發，首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五） 全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、旗檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
關鍵詞 電影企業 聲像檔案管理 整合措施
中圖分類號：G936 文獻標識碼：A
Talking about the Problems and Integration Measures of the
Management of Audio and Video Files in Film Business
ZHANG Xiaojiang
(Beijing Science Education Film Studio, Beijing 100037)
Abstract Film industry in various activities, formed of a large number of audio and video data files, there are many problems in the file management due to the quality of personnel, management practices and other aspects of audio and video materials, the existence of these problems, which directly affectthe integrity of the file and use. So, to take effectiveintegration of measures to strengthen the the film enterpriseaudio and video file management without delay.
Key words film business; the management of audio and video files; integration measures
1 聲像檔案
1.1 電影企業聲像檔案
電影聲像資料檔案是指在電影創作、生產、發行、放映過程中形成的文字、圖片、標準拷貝、數字母版、影片素材等具有保存價值的資料，是電影企業在行使職責和從事本單位工作活動中形成的、具有保存利用價值的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、專題片等聲像材料，在電影檔案家族里有著文字檔案不可替代的作用。對國家、社會和個人有保存價值并輔以文字說明的歷史記錄，種類豐富。作為專門檔案門類的影片檔案，以其直觀、形象、真實的特點記錄和再現了時代社會生活場景中的人物和事件，是具有珍貴保存和利用價值的時代文化遺存。依法接受檔案行政管理部門的統籌規劃、組織協調和監督指導，實行統一管理。
1.2 聲像檔案管理的意義
聲像檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的作用。電影企業的聲像資料要比較完整和真實地保存下來，為日后的工作需要和解決實際問題提供歷史的證明。做好聲像檔案管理工作是電影企業健康發展的需要，是企業管理的一部分。規范化、科學化的聲像檔案管理，是電影企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系。作為電影企業管理工作者，必須充分認識到聲像檔案管理工作在企業生存發展中具有基礎性作用和保護企業知識產權的重要性。
2 電影企業聲像資料檔案管理存在的問題
聲像資料檔案管理缺乏專業設備，沒有專用的恒溫、恒濕、防磁的箱柜存放聲像資料檔案。影片檔案盒常常出現銹斑、密閉不嚴的現象，從而導致電影膠片粘連、變脆、生霉，加之供檢索利用的標示片名、序號等內容不規范，給影片檔案的管理和利用帶來不便。這些問題直接影響了聲像檔案的完整和保管利用，也成為困擾各檔案館的難題。①
2.1 保管條件差，制度不健全
電影聲像資料形成部門的工作細致程度，對檔案工作是否支持是影響聲像檔案上交質量的重要因素，聲像資料形成部門對聲像檔案重視不夠，聲像檔案質量、歸檔率難以保證。聲像檔案一般以照片、底片、錄音帶、錄像帶、CD盤片、VCD盤片、DVD盤片等不同材料為載體，以影像、聲音為主，將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求，致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，管理制度落實不夠，缺乏有效的保障措施。體制不順，造成音像資料分散，無法實行集中統一管理。
2.2 開發利用聲像資料手段滯后，歸檔不及時
聲像資料有較強的時效性和特殊的歸檔要求，照片底片需要一起歸檔，影像需輔以文字加以說明，如果沒有及時歸檔，多數照片、底片就會分家，失去了應有的保存價值和利用價值。錄像資料的每一次播放、剪輯、復制都會對母帶的圖像質量造成損害，長時間的放置也會使其圖像的色彩和清晰度逐漸衰減，“一盤帶子反復用”，原始音像沒有保存下來。主要原因是檔案管理意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視，聲像檔案質量、歸檔率難以保證。內部機制不靈活，管理手段滯后，遲遲走不上科學化、規范化的管理軌道。檔案管理者對聲像檔案開發利用意識不夠，缺乏開發利用動力，或缺乏聲像檔案專題編研能力。
2.3 檔案管理人員自身專業素質亟待提高
對聲像檔案缺乏足夠重視也是影響其工作開展、管理質量提高的原因。很多專門從事醫院檔案管理人員原來沒有接受檔案專業培訓，或僅接受較短時間的檔案專業培訓。個人素質受限或對聲像檔案管理專業知識掌握不夠，導致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數，聲像檔案與一般紙質檔案同等對待，管理方式落后，無法借助現代手段進行聲像檔案管理，多數停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。
3 整合措施
3.1 嚴格對聲像檔案的管理制度
從制度上對一些不盡完善的歸檔范圍進行調整，對日常工作中可能形成較多聲像資料的科室，要將其納入聲像檔案歸檔范圍，杜絕重要聲像資料失管現象的發生。開展經常性檔案專題宣傳，包括開展聲像檔案重要性的宣傳，提高員工對聲像檔案重要性的認識。檔案管理部門要與各科室保持經常性溝通，及時掌握醫院信息，對各科室檔案查閱提供各種便利條件，使醫院員工對聲像檔案工作予以配合支持。
3.2 加快電影企業聲像檔案數字化管理
聲像檔案數字化的實現注入新的活力，使其由傳統管理方法向現代管理模式轉變，由死板的形式變得有聲有色，由音頻信號變為數字信號，從而延長了其壽命，增強了利用效果。由于高溫潮濕，磁帶發霉、消磁、咬帶導致報廢的現象較為常見。如果將電影錄像帶轉為電影光盤，可以防止磁帶報廢，方便今后利用。采用編輯出版聲像檔案光盤的方法，將數字化的聲像檔案分類編輯，并刻錄成圖像光盤，方便保存，降低成本，減少重要聲像檔案的人為損害。聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放，控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。②
3.3 提高檔案管理人員自身素質
電影企業檔案管理機構要培養高素質復合型人才，網絡環境下檔案管理員必須具備“專家型”素質，注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。檔案管理人員應提高管理意識，做好檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索和開發利用等工作。努力提高檔案人員的管理能力，培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。
總之，電影企業對的聲像檔案的保存應當具備讀取自身所藏全部聲像檔案的軟件系統與硬件設備，建立聲像檔案數字化平臺，實現檔案信息數字化，加強檔案的數字化修護和保護工作。管理人員要做到及時收集、整理、歸檔，建立嚴格的管理制度，采取有效的保護措施，以確保聲像檔案歸檔的質量，從而達到最大限度地提高檔案的利用效益。
注釋
[關鍵詞]企業；聲像檔案；問題；建議
企業聲像檔案是企業音像檔案和照片檔案的統稱，是指企業各部門或個人在從事各種活動中直接形成的對國家、社會和企業有保存價值的照片(包括底片、反轉片)、影片、唱片、錄音、錄像等不同材料為載體并輔以文字說明的歷史記錄。它一般以照片、底片、錄音帶、錄像帶、CD盤片、VCD盤片、DVD盤片等不同材料為載體，以影像、聲音為主。是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專門檔案，聲像檔案是企業檔案的重要組成部分。
一、企業聲像檔案管理工作存在的問題
1.思想認識上的模糊。企業在思想認識上存在兩大誤區：一種是在日常工作中，部分領導和有關人員根本不了解什么是聲像檔案，誤以為只有上級來文和紅頭文件才是檔案，在各種公務活動中形成的照片、光盤、磁帶首先在思想認識上就未引起重視，所以在完成公務活動后，不進行歸檔保存。第二種是一部分攝錄人員認為在公務活動中誰拍的照片就歸誰，是自己的“知識產權”，應用完畢后怎樣處理屬于個人行為。由于思想上的模糊，導致部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，隨著人員的變動和機構的變遷，造成聲像檔案的失控和流失。
2.檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案具有較強的實效性和特殊的歸檔管理要求。例如照片檔案主要由底片、照片以及文字說明組成。如不及時歸檔。隨著時間的流逝，攝影人員自己也難以追憶齊全和表述準確。一張照片如果沒有文字說明材料，其使用價值就大為遜色，甚至失去利用價值。原底片是照片檔案的最原始材料，也是照片檔案的重點部分。但是企業有積存照片未歸檔，且多數照片、底片已分家或無底片，文字說明更難說清。
3.管理制度不健全，聲像檔案未實行集中管理，甚至歸檔了的聲像檔案由于管理制度不到位，檔案人員缺乏責任感，使部分聲像檔案在借閱過程中丟失。
4.保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專門檔案。因而其保管條件比紙質檔案要求更高更嚴格，但一些企業不具備恒溫、恒濕、防磁等保存要求，致使一些磁帶受損，照片變黃褪色，底片粘邊變質，失去了應有的保存價值和利用價值。
這些問題的存在，很大程度上影響了企業檔案信息資源的開發和利用，甚至會給企業造成不必要的損失。
二、加強企業聲像檔案管理工作的建議
1.提高認識，加強對企業聲像檔案管理工作的宣傳。企業聲像檔案是企業生產、經營活動的真實記錄，具有很強的原始性和記錄性，同時聲像檔案又具有其他檔案無法替代的生動、形象的歷史記錄。完整的、規范的企業聲像檔案對提升企業形象、反映企業文化，更好地促進企業的良性發展具有重要意義。所以，企業要加強對《檔案法》、《企業檔案管理規定》、《照片檔案管理規范》的宣傳，提高對企業聲像檔案管理工作重要性的認識。一要向企業領導宣傳。抓住一切有利時機向領導宣傳有關法律法規和生動的企業聲像檔案的利用事例，爭取企業領導的重視和支持。二要向企業聲像檔案的形成和管理人員宣傳。宣傳企業聲像檔案的整理歸檔及管理要求，保證聲像檔案的妥善、長久保存。
2.依法治檔，建立健全企業聲像檔案管理規章制度。許多企業因管理制度不健全，致使企業聲像檔案沒能實現集中統一管理；有些企業雖然制定了相應的企業聲像檔案管理規章制度，但仍處于無章可循的管理狀態。我們知道，企業聲像檔案不同于傳統的文書檔案、科技檔案，聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。如照片的底片要和照片一起歸檔，并且和影像膠片、光盤等需輔以文字說明后及時歸檔，以免日后難以追憶齊全和準確。要改變企業聲像檔案管理混亂的現狀，保證此項工作的正常運行，就必須對企業聲像檔案依法管理。一要建立一套行之有效、具有可操作性的規章制度，如建立企業聲像檔案的形成、收集、整理、移交、保管、借閱、提供利用等規章制度，對企業聲像檔案管理的每個環節都要作出明確規定，使之有較強的制約作用，做到有章可循、有法必依，規范企業聲像檔案工作，同時還要建立企業聲像檔案管理人員崗位責任制和工作標準。二要企業各部門凡是能形成聲像檔案的都必須執行企業聲像檔案管理制度，以確保企業聲像檔案及時、齊全、完整地歸檔，由企業檔案部門集中統一管理企業聲像檔案。
關鍵詞；高校聲像檔案；數字化；云時代
中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）27-0279-02
高校的聲像檔案是高等學校歷史發展的結晶，通過畫面、聲音的生動內容，客觀形象地記錄和再現一個學校發展的歷史面貌和各方面的情況，不僅是教學、科研、管理等多方面的長期積累，是高校寶貴的文化資源財富，更是高校未來發展戰略制定的翔實依據。信息技術日新月異的發展帶來了各個領域的深刻變革，高校聲像檔案管理的數字化早已成為高校檔案管理的主流趨勢，尤其是近年來計算機云技術的廣泛滲透，各類信息獲取及服務領域全面進入了以“數據網絡集中存儲”為顯著優勢的“云時代”，為高校聲像檔案管理的收集、存儲和使用提供了更多可能的技術手段，也為高校聲像檔案管理提供了更加集約化、規模化和專業化的信息技術整合平臺，使高校聲像檔案有了更為便捷的管理和共享方式，有了更加安全、更易于訪問的存放位置，使高校聲像檔案管理全面走向智能化。
1 高校聲像檔案管理工作的主要瓶頸
1.1 來源復雜 缺乏甄選機制
隨著數碼相機、攝像機技術的發展，特別是智能手機、移動互聯網的廣泛應用，微信、美拍、QQ空間、微博等自媒體平臺的新興和發展，使每位師生都有可能成為聲像資料的來源，特別是在基層組織的活動中，檔案部門往往處于被動地位，無法預先掌握活動信息，對拍攝者水平、聲像資料的拍攝質量、保存條件都無法控制，更遑論控制聲像檔案的質量。在拍攝條件和拍攝水平良莠不齊的情況下所產生海量的聲像數據面前，如何進行甄選顯得尤為重要，但在實際的操作中，第一手資料的篩選主體是資料產生的部門還是檔案管理部門都較為模糊，高校檔案管理也沒有明確的規范和篩選標準，缺乏完善甄選的機制，要么是簡單的資料收集匯總，要么墨守于以往的個人工作經驗。
另外，高校原有其他載體的聲像檔案如實體照片、錄音磁帶、錄像帶資料的數字化也是一項巨大的工程，也需要完善的甄選機制來進行甄選，對具有重大歷史價值的聲像檔案進行無損數字化轉換、修復、妥善保存和有效開發利用都是高校檔案管理中亟待解決的問題。
1.2 歸檔模糊 檢索效率低下
聲像檔案的歸檔范圍較廣，內容也較為繁雜，大多數高校檔案管理部門沒有明確的規范來界定歸檔范圍和內容；檔案的管理分類依循也各不相同，但原有的分類方法的滯后是當前比較突出的問題，無論是以時間為序或是以事件為題，還是以人物為主，單一線性的分類方法都無法滿足日后工作的檢索需要。
1.3 各自為政 存在共享盲區
學校的聲像檔案管理部門往往是重大活動和事件發生后的資料整理和匯總部門，事件策劃和發生的主體部門有著更豐富和詳盡的一手資料，有些生動活潑的畫面往往因為不夠嚴謹和嚴肅而被屏蔽在轉交檔案管理部門之前，而高校的管理和宣傳都應緊跟時代潮流，順應學生的實際需要，檔案部門不僅要保存具有歷史記錄價值的聲像資料，更要注意搜集這些反映時代潮流和思想風向的趣聞趣事，全方位的記錄和再現師生的精神面貌。另外，在工作實踐中發現，越是有價值的聲像檔案涉及重大的事件和重要人物，具有較高的觀賞性和個人榮譽性，往往越難歸檔，更容易散落于資料檔案發生當事人和當事部門。事件發生部門不知檔案管理部門篩選和留存了哪些資料，檔案管理部門也不了解當事部門實際的檔案交接情況，造成了一定的信息不對稱。加之因為檢索效率的低下，其他相關部門在使用和查找資料往往不愿大費周章的查閱學校的檔案，也免于沉溺浩瀚的資料翻閱查找，更樂于直接向當事人和當事部門索取。
2 云計算技術在高校聲像檔案數字化管理中的應用
云計算（cloud computing）是基于互聯網的相關服務的增加、使用和交付模式，通?；诨ヂ摼W來提供動態易擴展且經常是虛擬化的資源。現階段廣為接受的是美國國家標準與技術研究院（NIST）定義：云計算是一種提供可用的、便捷的、按需的網絡訪問的模式， 通過進入可配置的計算資源共享池，快速獲取包括網絡、服務器、存儲、應用軟件、服務等資源。簡而言之，云計算技術與以往IT技術相比較，其優勢在于能夠通過網絡服務模式進行大規模的信息數據處理，對信息的獲取、存儲及服務實現集約化、規模化和專業化整合。
2.1 云計算技術在聲像檔案收集方面的作用
云技術在攝影攝像產業的廣泛應用，云相機、云攝像機的出現無限地延伸了聲像檔案的信息量，聲像資料的收集不再受相機、攝像機的存儲能力所限，可以隨意采集盡可能詳盡的聲像資料，通過這些終端設備所產生的聲像文件可以即時直接上傳至云服務器，也可以通過微信、百度云端等自媒體平臺隨時隨地的分享，免去了以往活動或事件發生之后檔案管理部門逐一向基層部門收集的繁瑣，既簡化了工作的流程，還將聲像資料在收集和交接過程中的流失風險減小到最低程度。
2.2 云計算技術在聲像檔案存儲方面的作用
目前，云存儲的市場已形成一定規模，為企業和機構提供的信息服務也日臻成熟。建立高校聲像檔案的云存儲平臺與以往將照片、視頻、音頻文件匯總后刻錄光盤的方法有著不可比擬的優越性。其一，多用戶共享及共享的權限化。為基層部門開設低級用戶，僅授權給基層文件上傳、查看和編輯本部門文件的工作權限，檔案管理部門只需將他們上傳的聲像文件進行分類篩選、歸檔即可；待基層有查找需求時，臨時開通權限，既便于對聲像檔案的管理，又避免重要信息被刪、誤路徑轉移等誤操作。其二，安全性高。云存儲平臺的專業的數據加密技術和防火墻設計以及多機房互備，最大可能地保證了聲像檔案的數據安全，比以往在光盤、移動硬盤、本地硬盤的存儲方式更具專業和安全性。其三，協作機制簡化工作流程。云存儲平臺不僅可以實現數據的快速傳輸，還可以通過檔案留言的功能，來建立協同作業的機制，擁有留言權限的使用者可以留言讓上傳者或其他同事修改，也可組織組員討論該檔案是否有留存的必要和意義以及提出相應的修改和編輯方案；上傳者也可以將聲像檔案的文字描述盡可能細致；一旦修改完成，上傳者直接上傳修改后文件，檔案管理者即可收到消息提醒，實時了解工作進度，免去了以往通過電話、郵件進行通知、詢問、文件傳輸、文件下載、再歸檔等一系列繁瑣工作。
2.3 云計算技術在聲像檔案使用方面的作用
隨著云計算技術的不斷發展，云平臺不僅是聲像檔案便捷、安全的存儲平臺，還是聲像檔案文件的初級處理平臺。通過平臺提供的對象存儲 OSS 功能可以對圖片進行格式轉換、縮略圖、剪裁、水印、縮放，對音視頻轉碼等操作，檔案管理者和上傳者都無需掌握專業圖像、音頻、視頻處理軟件就可以將聲像檔案編輯為適當的格式和符合要求的樣式和大小，更便于聲像檔案的使用。
云技術使海量的聲像檔案數據庫中的檢索操作變得容易，通過檢索聲像檔案文件的關鍵字就能迅速地查找到相關的資料，再通過瀏覽縮略圖或在線預覽音視頻文件，進行下一步的文件下載等操作，比起以往的聲像檔案檢索方法在速度和準確性上有質的飛躍。
云平臺的操作日志化，對于多成員共享和編輯的環境，實現了記錄用戶操作路徑的功能，更易于糾正聲像檔案管理者和使用者的不規范操作，實現了聲像檔案從上傳到使用的全程規范管理。
3 云時代背景下高校聲像檔案數字化管理的挑戰及應對策略
云計算技術為高校的聲像檔案管理提供了便捷而安全的文件收集、存儲平臺，為提高聲像檔案管理效率和使用質量提供了有力的技術支持，也給聲像檔案管理帶來新的挑戰。網絡文件傳輸的便捷也使知識產權保護、國家信息安全等相關領域的法規空白點突顯，提高和增強檔案管理的知識產權和保密意識是檔案管理工作者首要任務。與其他職能部門協同，參與建立和完善相關制度法規也是業界同仁嚴肅思考的首要課題。
由于技術的發展，聲像檔案的數據安全性已有非常成熟的技術保證，但不時爆出服務商服務器被黑客攻陷造成客戶數據外流的新聞，高級別機密文件的云存儲安全問題仍然不容忽視。通過多服務器多重備份等技術手段數據的持久性盡管已如云技術平臺服務商所標榜的99.99%，但仍有丟失損毀的風險存在，這就要求檔案管理者認真篩選合作服務商，選擇技術成熟、硬件設備優質、開發維護技術團隊實力雄厚的服務商進行合作，多學習多考察，為聲像檔案管理做好客觀技術保證。
云時代的到來為高校聲像檔案管理水平提供了高質量提升的契機，為檔案管理提供了有力的技術支持和保證，所帶來的挑戰歸根結底就是對檔案管理人員素質提出的新要求，不僅要求檔案管理者需要具備檔案管理經驗和信息技術的綜合能力，還要求具備適應時展不斷地學習能力，來處理和解決檔案管理工作中信息的收集、歸檔、開發及挖掘各環節的管理瓶頸，應對不斷涌現的技術難題，以先進科學的管理意識、與時俱進的管理手段和踏實穩健的工作態度來開創高校聲像檔案的新時代。
參考文獻：
[1] 許雯倩.論云技術在高校聲像檔案管理中的積極嘗試[J].蘭臺世界，2016（11）：44-45.
