時間：2023-05-30 09:36:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財(cái)務(wù)檔案的管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
摘 要 隨著企業(yè)職工養(yǎng)老保險參保人群以及覆蓋人群的不斷增加，養(yǎng)老保險財(cái)務(wù)檔案管理工作日益繁重，原有的養(yǎng)老保險財(cái)務(wù)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，需要加強(qiáng)養(yǎng)老保險財(cái)務(wù)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化以及規(guī)范化，不斷提高養(yǎng)老保險財(cái)務(wù)檔案管理的水平，因此本文針對企業(yè)職工養(yǎng)老保險財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題，探討其有效對策。
關(guān)鍵詞 養(yǎng)老保險財(cái)務(wù) 檔案管理 問題 對策
不斷完善社會的保障體系，是關(guān)系到改革、發(fā)展、穩(wěn)定的重大問題，養(yǎng)老保險作為我國社會保障體系的重要組成部分，需要適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的發(fā)展，建成能夠體現(xiàn)出社會公平的新型財(cái)務(wù)檔案管理體系。養(yǎng)老保險財(cái)務(wù)檔案管理水平的提高有助于養(yǎng)老保險機(jī)制的有效運(yùn)行，因此，需要及時解決養(yǎng)老保險財(cái)務(wù)檔案管理中存在的諸多問題。
一、養(yǎng)老保險財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題
（一） 財(cái)務(wù)檔案管理信息化有待加強(qiáng)
隨著科技的進(jìn)步，財(cái)務(wù)檔案管理技術(shù)也在不斷的發(fā)展之中，電子財(cái)務(wù)檔案信息的數(shù)據(jù)也面臨著諸多的問題，紙質(zhì)化的會計(jì)財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的財(cái)務(wù)發(fā)展需要，裝訂時分類的麻煩，更新信息的困難，都給財(cái)務(wù)檔案的管理帶來了不便，另外，財(cái)務(wù)檔案管理信息的透明化以及科學(xué)化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對客觀數(shù)據(jù)的篡改以及隨意操作，違反財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，這給財(cái)務(wù)檔案管理帶來了潛在的威脅。作為會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料的會計(jì)檔案，它是記錄和反映檔案信息的重要證據(jù)，它是對一個單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映，因此會計(jì)檔案的信息化管理，要始終核查是否財(cái)務(wù)活動遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會計(jì)資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為。
（二） 財(cái)務(wù)檔案管理工作管理力量薄弱
財(cái)務(wù)檔案工作管理力量的薄弱主要表現(xiàn)在下面幾個方面，第一，管理手段的落后，財(cái)務(wù)檔案管理硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施落后，工作環(huán)境較差，由于管理資金的限制，在財(cái)務(wù)檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來，系統(tǒng)化的管理缺乏，現(xiàn)代化的管理設(shè)備還沒有投入到使用，這給數(shù)量較大的檔案管理工作帶來一定的阻礙，過分地依賴人力以及物力，也給會計(jì)憑證以及報(bào)表資料的整理帶來困難，給會計(jì)檔案的查閱以及保管帶來不便；第二，管理制度不夠完善，財(cái)務(wù)檔案管理的制度是規(guī)范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒有比較明確的責(zé)任劃定，工作職責(zé)范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒有較為詳細(xì)的規(guī)定，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找?guī)聿槐悖坏谌芾頇C(jī)構(gòu)不健全，財(cái)務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的健全對于加強(qiáng)檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴(yán)格落實(shí)與執(zhí)行，另一方面是管理機(jī)構(gòu)的有效監(jiān)督，缺一不可，同時，管理機(jī)構(gòu)在考核機(jī)制方面還要繼續(xù)完善，對于檔案管理的若干指標(biāo)嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格核查會計(jì)憑證以及報(bào)表等資料，為以后的核查提供依據(jù)，對于工作中存在的問題要穩(wěn)妥的解決，管理機(jī)構(gòu)在協(xié)調(diào)溝通方面還有著一定的缺陷。
（三） 財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)有待提高
財(cái)務(wù)檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應(yīng)該具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及職業(yè)道德，目前有的財(cái)務(wù)檔案管理人員只是為了應(yīng)付財(cái)務(wù)檔案管理的大量工作從其他部門調(diào)配過來的，沒有專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及知識，不能徹底地檔案管理中的問題，造成問題的不斷積累，同時，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓(xùn)時間也就一再縮短，給養(yǎng)老保險財(cái)務(wù)檔案的管理帶來了潛在的問題。
二、養(yǎng)老保險財(cái)務(wù)檔案管理問題的對策
（一） 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)
財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)可以從數(shù)據(jù)庫的建立以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)兩方面進(jìn)行，第一，財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫的建立，檔案信息化是財(cái)務(wù)會計(jì)順利進(jìn)行工作的基礎(chǔ)，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料的種種弊端，在一定程度上有利于財(cái)務(wù)工作者的工作，財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫要從數(shù)據(jù)的采集、儲存、錄入與管理等方面逐步建立起來，方便財(cái)務(wù)工作者對檔案的查詢、搜索、處理以及進(jìn)一步的挖掘與管理，由于信息化建設(shè)人為因素的影響，可以在一定程度上保證會計(jì)原始憑證、會計(jì)憑證的真實(shí)完整，妥善保管檔案信息；第二，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，財(cái)務(wù)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化有利于檔案信息的傳輸與共享，提高檔案材料的利用率，財(cái)務(wù)檔案經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)傳輸再經(jīng)過財(cái)務(wù)人員的處理，就可以進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，檔案的處理時間將會縮短，提高工作效率，減少財(cái)務(wù)檔案重復(fù)錄入的工作量，方便會計(jì)原始憑證、會計(jì)憑證等資料之間信息的傳閱。
（二） 完善財(cái)務(wù)檔案工作的管理
財(cái)務(wù)檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)等方面做起，第一，信息化管理，利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，采用信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的信息化、規(guī)范化，增加硬件設(shè)施，投入計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及掃描儀等設(shè)備，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會計(jì)憑證以及報(bào)表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，財(cái)務(wù)檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據(jù)，嚴(yán)格管理，明確檔案管理的工作責(zé)任與職責(zé)范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規(guī)范化、科學(xué)化，使得會計(jì)檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據(jù)可依，保證會計(jì)憑證以及資料的完整性以及真實(shí)性；第三，增強(qiáng)管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)有賴于管理的考核，通過考核加強(qiáng)管理的積極性、發(fā)現(xiàn)工作中的不足，另外還可以建立專門的財(cái)務(wù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開組織座談與工作交流會，對工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行針對性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開展評選先進(jìn)、考核獎勵等活動，激發(fā)員工的工作熱情。
（三） 提高財(cái)務(wù)工作人員素質(zhì)
提高工作人員素質(zhì)需要從職業(yè)道德與技能兩方面同時入手，要教育工作人員為社會服務(wù)的觀念，增強(qiáng)主動服務(wù)意識，端正工作態(tài)度，以良好的精神風(fēng)貌對待每一位參保人，強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案工作者的職業(yè)道德觀念，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔的作風(fēng)，另外還要培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員，利用講座培訓(xùn)財(cái)務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)實(shí)踐性操作水平，豐富理論知識，樹立先進(jìn)的管理理念。積極引進(jìn)專業(yè)人才，打造高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)，聘請專業(yè)教授進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題。
參考文獻(xiàn)：
我國目前處在信息化的時代，很多企業(yè)對于企業(yè)的管理工作都進(jìn)行了提升和更改。隨著我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來越迅速，時代的變化越來越快，很多企業(yè)的管理也都隨著時代的變化而變化，從根本上改變對于企業(yè)的管理，利用信息化技術(shù)對企業(yè)進(jìn)行各方面的管理，財(cái)務(wù)檔案管理是企業(yè)管理的重要工作項(xiàng)目，需要對企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理與信息化進(jìn)行結(jié)合，這種信息化管理模式是時代的產(chǎn)物也是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。要是想要管理好財(cái)務(wù)檔案就要進(jìn)行信息化的管理，順應(yīng)時代是發(fā)展的基礎(chǔ)也是發(fā)展的必經(jīng)之路，必須要制定好相應(yīng)的管理內(nèi)容，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)。
二、財(cái)務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)
現(xiàn)如今，企業(yè)管理最重要的就是從管理的思想上進(jìn)行根本上的改變，就是要順應(yīng)時勢，跟上時代的步伐，進(jìn)行信息化的變革。在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，很多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較繁雜，信息較多，然而很多人員在進(jìn)行工作的時候會出現(xiàn)很多不必要的環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)會帶給工作人員很多工作上的阻礙，通過進(jìn)行運(yùn)用信息化的管理，能夠儲存大量的信息，能夠節(jié)省很多管理時間，使財(cái)務(wù)檔案能夠被高效規(guī)范的進(jìn)行管理。
三、財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
1.建立與公司相符的信息管理平臺
對于公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理，需要進(jìn)行對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行信息化管理。在進(jìn)行管理的同時，需要向相關(guān)工作提供更為精確的信息化數(shù)據(jù)。在企業(yè)的內(nèi)部設(shè)立與企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理相符的數(shù)據(jù)平臺。為各類檔案管理提供信息資源，并且能夠提升財(cái)務(wù)檔案管理的水平和管理能力。讓財(cái)務(wù)信息能夠隨時隨地的進(jìn)行平臺保存。
2.設(shè)立公司信息化的防火墻，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全
財(cái)務(wù)檔案信息化管理是公司的一項(xiàng)重要任務(wù)，在進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案信息化管理的同時一定要注重信息化的安全性。企?I的財(cái)務(wù)信息是企業(yè)最重要的公司信息，必須要保證公司信息的安全性和保密性，對于公司的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)必須要加強(qiáng)信息技術(shù)，并且要對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行合理利用。與此同時要加強(qiáng)工作人員的工作能力，確保財(cái)務(wù)檔案的安全性和對信息技術(shù)的使用能力。
3.完善財(cái)務(wù)檔案管理信息化的操作工具
財(cái)務(wù)檔案管理需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的結(jié)合，通過網(wǎng)絡(luò)化的平臺進(jìn)行對相關(guān)數(shù)據(jù)的采集和運(yùn)用。相關(guān)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的資源要進(jìn)行合理的分配。在財(cái)務(wù)檔案管理信息化內(nèi)部工作人員進(jìn)行工作時一定要配備工作的工具，制定與公司財(cái)務(wù)信息相符的系統(tǒng)，考慮到系統(tǒng)的適合性和科學(xué)性，通過操作系統(tǒng)對平時的財(cái)務(wù)管理進(jìn)行正確的管理。同時要提高系統(tǒng)的操作性能力，能夠在進(jìn)行相關(guān)管理中提供最準(zhǔn)確的方案和計(jì)劃。
四、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的策略
1.提高財(cái)務(wù)檔案管理的信息實(shí)用性
財(cái)務(wù)檔案管理的信息是在信息化的作用下才能夠得到更好的管理，同時財(cái)務(wù)檔案管理的信息同時也能夠查看信息技術(shù)的水平。在進(jìn)行建立檔案管理的同時，要對檔案進(jìn)行分類準(zhǔn)備，還要建立相關(guān)的檔案平臺，檔案管理的平臺提供的相關(guān)信息要注重實(shí)用性，能夠真正的進(jìn)行對企業(yè)檔案管理的協(xié)助。協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)檔案管理之間的信息，要對信息資源進(jìn)行合理分配。財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)必須要保證其正確性還有科學(xué)性，對財(cái)務(wù)檔案管理的平臺要進(jìn)行系統(tǒng)升級，定時升級平臺數(shù)據(jù)。提高信息化的實(shí)用性，進(jìn)行水平更高的財(cái)務(wù)檔案管理。
2.保證企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的安全性
企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的主要內(nèi)容就是要對企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行保密處理，所有的工作都能夠進(jìn)行安全性的工作。信息化管理就是需要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)安全是確保財(cái)務(wù)檔案的安全性。加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，監(jiān)督每一項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案管理的流程，并且要防止財(cái)務(wù)檔案的信息被泄露，被更改。對企業(yè)內(nèi)部工作的計(jì)算機(jī)，要定期的進(jìn)行系統(tǒng)升級。保證系統(tǒng)的安全性，及時的進(jìn)行對計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒查殺。保證網(wǎng)絡(luò)安全性，避免信息泄露的風(fēng)險。
3.建立健全相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度
完善信息化管理制度，讓所有的工作都能夠有制度作為工作依據(jù)，讓所有的財(cái)務(wù)檔案信息化管理工作能夠做到工作最佳分配。提高內(nèi)部工作人員的管理工作能力。讓每一位的管理工作人員能夠依據(jù)工作制度進(jìn)行管理工作。
論文關(guān)鍵詞: 高等學(xué)校 財(cái)務(wù) 電子檔案
論文摘要: 對于這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案，進(jìn)行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務(wù)，是高等學(xué)校會計(jì)電算化應(yīng)用中的重要環(huán)節(jié)，也是當(dāng)前高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。
在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識前沿的高等學(xué)校的會計(jì)電算化已廣泛普及。由會計(jì)電算化產(chǎn)生的，蘊(yùn)含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財(cái)務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作，進(jìn)行有效地保管、維護(hù)與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。
一、財(cái)務(wù)電子檔案特點(diǎn)：
財(cái)務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中使用的各種基礎(chǔ)語言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物—財(cái)務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，有了許多新的特點(diǎn)：
1、財(cái)務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料中。
2、財(cái)務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。
3、財(cái)務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。
4、財(cái)務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)；但易于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。
5、財(cái)務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。
6、財(cái)務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等傳統(tǒng)會計(jì)檔案，還包括會計(jì)電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。
二、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案管理的狀況
高等學(xué)校會計(jì)電算化生成了財(cái)務(wù)電子檔案。對于新介質(zhì)的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當(dāng)前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在：
1、儲存環(huán)境欠妥。早期電算化會計(jì)生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報(bào)表。較早的針式打印機(jī)色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟(jì)條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。
2、早期軟件、程序存留不利以及運(yùn)行程序版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運(yùn)行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。
3、老化機(jī)器的淘汰以及機(jī)器設(shè)備的快速更新，造成了新、舊運(yùn)行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機(jī)上運(yùn)行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機(jī)器上順暢運(yùn)行。
隨著會計(jì)電算化的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)電子檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的功能和效用，財(cái)務(wù)電子檔案的管理也得到了應(yīng)有重視。許多高等學(xué)校投入了大量資金，用于必要的保護(hù)、查詢、復(fù)現(xiàn)設(shè)施的購置和管理人員專業(yè)技術(shù)的再培訓(xùn)，其財(cái)務(wù)電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設(shè)施得到了全面改善。
三、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理
財(cái)務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理是指運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段對財(cái)務(wù)電子檔案實(shí)施有效管理，包括四個環(huán)節(jié)即財(cái)務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。
（一）財(cái)務(wù)電子檔案的收集
1、設(shè)定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務(wù)量大小，按月、季或年度來設(shè)定；也可以視具體項(xiàng)目周期長短，實(shí)行分段、分項(xiàng)或全程設(shè)定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無間斷。
2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時應(yīng)在磁性介質(zhì)上，附加其運(yùn)行的語言程序版本及操作環(huán)境標(biāo)識，作為以后復(fù)現(xiàn)時的參照。
3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應(yīng)首先備份原有的操作系統(tǒng)及語言運(yùn)行程序，以備舊資料的往復(fù)查詢。對轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無誤后，再做謹(jǐn)慎轉(zhuǎn)換。
4、制定硬件更新的收集程序。詳細(xì)記錄微機(jī)主板的級次、型號，內(nèi)存的大小、硬盤的容量以及外部設(shè)備的配套類型等，有時還可記錄下微機(jī)的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設(shè)備，預(yù)防意外。
5、有關(guān)登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)分業(yè)務(wù)具體操作人，以便于后續(xù)追詢。并認(rèn)真填制電子檔案移交清冊，區(qū)分責(zé)任。
（二）財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存
財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵，關(guān)系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財(cái)務(wù)、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識的專業(yè)人員來管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實(shí)施不同的整理與保存措施。
1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)遠(yuǎn)離磁場或者專設(shè)磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備份，應(yīng)載明操作員姓名、運(yùn)行環(huán)境和形成時間，連續(xù)順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。
2、貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對儲存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜；光盤的保護(hù)膜應(yīng)完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應(yīng)附有硬質(zhì)護(hù)殼，避免擠壓損毀，不可讀取。
3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。
財(cái)務(wù)電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的，保持清潔，定期通風(fēng)，控濕溫，創(chuàng)造良好的儲存環(huán)境，使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài)，以期最佳利用效果。
（三）財(cái)務(wù)電子檔案的利用
財(cái)務(wù)電子檔案的充分利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn)，也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財(cái)務(wù)電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復(fù)現(xiàn)媒體，方能充分發(fā)揮其效能。
1、財(cái)務(wù)電子檔案的查閱。
查詢帳目，可直接利用微機(jī)檢索，參照版本記錄標(biāo)識，打開相應(yīng)程序和運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行讀取，省時、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專設(shè)查閱微機(jī)，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。
2、財(cái)務(wù)電子檔案的計(jì)算與分析。財(cái)務(wù)電子檔案的數(shù)據(jù)匯集，通過微機(jī)計(jì)算，集成產(chǎn)生多項(xiàng)分析結(jié)果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應(yīng)指定專業(yè)人員，在內(nèi)控專用機(jī)器上調(diào)閱、操作，避免實(shí)在危險。同時還要注意各介質(zhì)的運(yùn)行環(huán)境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打印、復(fù)制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數(shù)據(jù)信息。
隨著數(shù)字化、信息化時代的到來，財(cái)務(wù)電子檔案會有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，使財(cái)務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。
參考文獻(xiàn)：
1 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的重要性
醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理，主要利用文字、影音等資料真實(shí)記錄醫(yī)院活動，涉及醫(yī)療、科研、衛(wèi)生、行政管理、教學(xué)等方面，具有較高的保存價值與意義。首先，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案能夠真實(shí)地記錄醫(yī)院從成立到現(xiàn)在的成長過程，能夠記錄一批又一批優(yōu)秀的醫(yī)務(wù)工作者的勞動成果。其次，醫(yī)院的檔案信息不僅記載了人類繁衍發(fā)展過程中的重大軌跡，也反映了人類文明的發(fā)展史。這些檔案為我們研究人類社會發(fā)展的相關(guān)課題提供了可靠的參考信息。再次，通過整理醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案，我們可以分析出醫(yī)院財(cái)務(wù)制度的優(yōu)劣點(diǎn)，以便更好地發(fā)現(xiàn)問題和開展各項(xiàng)工作計(jì)劃和決策。總體來說，財(cái)務(wù)檔案不僅可以指導(dǎo)醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)行，還可以協(xié)調(diào)醫(yī)院財(cái)務(wù)部門與其他部門的協(xié)作，促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展。
2 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境
2.1 信息收集不規(guī)范，無法實(shí)現(xiàn)綜合利用
首先，由于我國大部分醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理制度還不健全，所以尚未建立起一種相對便捷和規(guī)范的財(cái)務(wù)檔案收集方法。目前，很多醫(yī)院在財(cái)務(wù)檔案的收集上的不規(guī)范主要由以下兩方面表現(xiàn)出來：一是醫(yī)院的部門與部門之間缺乏溝通，有的部門并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定移交檔案；二是許多醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門并沒有對收集的財(cái)務(wù)檔案仔細(xì)進(jìn)行鑒別和細(xì)化，也沒有進(jìn)行?Y選和分類。這些現(xiàn)象的存在導(dǎo)致收集的檔案信息無法在各部門之間共享，無法綜合利用，使得醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的利用價值極低，進(jìn)而影響了整個醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。
2.2 缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員
首先，很多醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作人員不是專業(yè)人員，大部分是醫(yī)院的會計(jì)人員或是一些從臨床一線退下來的醫(yī)護(hù)人員。這樣必然會出現(xiàn)工作態(tài)度不端正、思想滯后、知識面狹窄等問題，從而導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人員整體水平低下。而且還會經(jīng)常出現(xiàn)由于檔案管理人員不足而臨時配備的現(xiàn)象，這些人不具備專業(yè)的檔案管理知識，流動性大，無法承擔(dān)起管理人員的本職工作。其次，在當(dāng)今這個信息化時代，財(cái)務(wù)檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了變化，工作中的任何環(huán)節(jié)都離不開計(jì)算機(jī)，而這些人大部分缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，很難較好地利用計(jì)算機(jī)管理檔案，而這會嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的進(jìn)展。
2.3 財(cái)務(wù)檔案管理意識淡薄
檔案管理這一項(xiàng)重要的工作，對于醫(yī)院而言，承擔(dān)著保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)的責(zé)任。但是這一重要的工作卻沒有受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，而財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人也對檔案管理工作缺乏實(shí)質(zhì)性的落實(shí)。都說政策是行動的指向標(biāo)，但沒有行動也不可能體現(xiàn)政策的可行度。因此，領(lǐng)導(dǎo)的忽視以及監(jiān)管的不到位使財(cái)務(wù)檔案管理工作常常流于表面形式，而沒有實(shí)際效果。正是因?yàn)槿绱硕嗟娜藢ω?cái)務(wù)檔案管理意識淡薄，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案工作也常存在經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備陳舊以及專業(yè)人員缺少等嚴(yán)重問題，不利于工作的有效開展。
2.4 財(cái)務(wù)檔案宣傳工作未能完全放開
當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案宣傳工作還僅僅限于局部或就檔案宣傳檔案，由于長期以來存在的自我封閉問題尚未得到解決，醫(yī)院工作與到當(dāng)前社會實(shí)際的結(jié)合度還比較弱。此外，人們對醫(yī)院的性質(zhì)和地位等方面的認(rèn)知能力還比較欠缺，一定程度上也制約著醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的宣傳。
3 解決醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的措施
3.1 建立和完善管理制度
管理制度的建立和完善是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作能否有序進(jìn)行的必要前提。只有制定出合理可行的管理制度，讓相應(yīng)的工作人員做到有章可循，才可能相對規(guī)范工作人員的工作態(tài)度。在建立財(cái)務(wù)檔案管理制度時，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定出讓工作人員明確權(quán)責(zé)、有法可依的制度。同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該認(rèn)清形勢，提高支持力度，讓每一件財(cái)物建檔歸檔，確保每件財(cái)物發(fā)揮出其最大的價值。此外，在建檔歸檔的時候重視檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性及完整性，確保檔案本身的價值。
3.2 努力提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)
醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員良好的專業(yè)技能與職業(yè)道德修養(yǎng)有助于財(cái)務(wù)檔案更真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。任用財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)人才，努力提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，建立更為科學(xué)的約束機(jī)制。財(cái)務(wù)檔案管理人員真正重視提高職業(yè)道德修養(yǎng)，才不會使職業(yè)道德教育流于表層。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況，充分考慮個體差異性，利用“鼓勵機(jī)制”并實(shí)施相應(yīng)的獎懲制度來幫助工作人員建立一種自律的職業(yè)道德，使工作人員養(yǎng)成自律的習(xí)慣，自我約束、自我完善，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提高，進(jìn)而提升工作水平和效率。
3.3 增強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理意識，實(shí)現(xiàn)規(guī)范建檔
在當(dāng)前的新形勢下，醫(yī)院工作者尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)清形勢，轉(zhuǎn)變只重視醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療設(shè)施、醫(yī)生服務(wù)等的陳舊思想，轉(zhuǎn)而對財(cái)務(wù)檔案管理給予更多重視。更新舊的基礎(chǔ)設(shè)施，翻新檔案室，配備計(jì)算機(jī)協(xié)助工作。管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該向工作人員強(qiáng)調(diào)確保檔案工作的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整，實(shí)現(xiàn)每件檔案的價值最大化，充分發(fā)揮醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的服務(wù)功能。同時，各個崗位的財(cái)務(wù)人員必須明確自身的管理責(zé)任與內(nèi)容。制定出科學(xué)有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價值的核算資料等進(jìn)行全面地收集并裝訂成冊、立卷編號。在此過程中，發(fā)現(xiàn)有遺漏或錯誤現(xiàn)象應(yīng)在第一時間與當(dāng)事人聯(lián)系或是采取一些必要的措施補(bǔ)救。只有這樣，財(cái)務(wù)檔案的收集才能基本得到開展。
3.4 加大財(cái)務(wù)檔案管理的宣傳工作，促使公眾全面了解檔案知識
良好的宣傳可以使公眾對醫(yī)院的檔案管理工作有一個基本的認(rèn)識，進(jìn)而對醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的工作有所理解。只有為醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理營造一種良好的社會環(huán)境，才有利于充分利用檔案資料，同時也激勵檔案管理工作人員的工作態(tài)度，有助于醫(yī)院檔案工作的順利開展。
[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；財(cái)務(wù)檔案；管理；困境；改善
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 05. 031
[中圖分類號] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0061- 02
在我國科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，醫(yī)院各方面工作也取得了長足的進(jìn)步。隨著醫(yī)院各項(xiàng)工作的不斷發(fā)展，所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動也越來越多，傳統(tǒng)的“紙張”式財(cái)務(wù)檔案管理逐漸被淘汰，財(cái)務(wù)檔案的管理工作進(jìn)入到了一個信息化的時代（計(jì)算機(jī)應(yīng)用）。但是，隨著財(cái)務(wù)檔案管理工作的不斷改革，相應(yīng)也出現(xiàn)了一系列問題，我們必須切實(shí)地解決好這些問題，才能夠真正地保證醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量。
1 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的重要作用
首先，它是檔案管理的立身之本。由于檔案是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的主要對象，因此只有做好了財(cái)務(wù)檔案管理工作，才能讓財(cái)務(wù)管理走上更加寬闊的發(fā)展之路。其次，它是醫(yī)院的成長日記。醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案能夠真實(shí)地記載醫(yī)院從成立到現(xiàn)在的成長過程，能夠?qū)⒁慌忠慌鷥?yōu)秀的醫(yī)務(wù)工作者的勞動成果記錄下來。我們不難看出，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理工作就是圍繞著整個醫(yī)院為核心來進(jìn)行的，它的發(fā)展不但為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供了必要的服務(wù)，也為整個醫(yī)院的成長起到了關(guān)鍵性的作用。
2 當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的困境
2.1 信息收集不規(guī)范，難以實(shí)現(xiàn)綜合利用
就當(dāng)前的情況來看，我國很多醫(yī)院在財(cái)務(wù)檔案的收集環(huán)節(jié)中并沒有建立起一套相對便捷、相對規(guī)范的手段。在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，應(yīng)該根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的不同性質(zhì)來由不同職能的部門進(jìn)行收集管理。但是，目前很多醫(yī)院在財(cái)務(wù)檔案的收集上并不規(guī)范，具體表現(xiàn)在以下兩個方面：①一部分財(cái)務(wù)檔案存在著收集不全的現(xiàn)象，有的部門并沒有嚴(yán)格的按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行移交；②很多醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門在日常的工作中并沒有對收集的財(cái)務(wù)檔案認(rèn)真仔細(xì)地進(jìn)行鑒別、細(xì)化，將所有內(nèi)容都進(jìn)行了歸檔，而歸檔之后又不進(jìn)行篩選、分類。同時，所收集的檔案內(nèi)容在價值性上極為混淆，這導(dǎo)致使用者根本無法正確判斷和選擇，極大地削減了檔案的利用價值[1]。這些現(xiàn)象必然會影響整個醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。
2.2 管理制度不健全
目前，很多醫(yī)院由于財(cái)務(wù)檔案管理的制度還不夠健全，導(dǎo)致檔案收集率較低，且信息共享性也得不到充分的發(fā)揮。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國大多數(shù)醫(yī)院都具有比較健全的管理制度，各級人員之間的權(quán)責(zé)也非常的明確。但是，對于財(cái)務(wù)檔案管理工作而言，還缺乏必要的管理制度。考核、職責(zé)等制度都處于一種混亂的狀況。在這樣的環(huán)境下，那些具有較高價值的財(cái)務(wù)資料與文件就會因?yàn)闆]有得到及時的收集而出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，同時財(cái)務(wù)檔案本身應(yīng)有的共享性也得不到充分的體現(xiàn)，這就致使其不能夠真正地服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作。
2.3 缺乏專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員
目前，很多醫(yī)院在對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理的過程中并沒有有組織的專業(yè)人員。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院從事財(cái)務(wù)檔案管理工作的人員基本都是醫(yī)院的會計(jì)人員，或者是一些從臨床一線退下來的護(hù)理人員。這些人員顯然不具備專業(yè)的檔案管理知識，并不能較好地完成財(cái)務(wù)檔案的整理、存放工作，不符合檔案管理工作的基本要求。另外，由于處在如今這個信息化的時代，財(cái)務(wù)檔案的管理工作已經(jīng)發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的變化，財(cái)務(wù)檔案管理工作中的若干環(huán)節(jié)都會利用到計(jì)算機(jī)來開展，而這些人員嚴(yán)重地缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，很難較好地利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案的管理，這嚴(yán)重地阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
3 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的改善意見
3.1 檔案收集必須規(guī)范化
要想真正地讓財(cái)務(wù)檔案管理工作得到有效的加強(qiáng)，做好財(cái)務(wù)檔案的收集工作必然是前提基礎(chǔ)。因此，我們必須將醫(yī)院的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)當(dāng)作是主線來展開醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的收集工作。同時，各個崗位的財(cái)務(wù)人員必須明確自身的管理責(zé)任與內(nèi)容。制定出科學(xué)有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價值的核算資料、會計(jì)事項(xiàng)記錄等進(jìn)行全面地收集并裝訂成冊、立卷編號。在這其中盡量避免缺少與遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，在整理立卷的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)缺少了資料，作為管理人員，應(yīng)該第一時間向相關(guān)當(dāng)事人追回或者是采取一些必要的措施來進(jìn)行補(bǔ)救。只有這樣，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的收集工作才能夠得到規(guī)范化的開展。
3.2 建立完善的管理制度
管理制度的建立與完善是醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作能否有序進(jìn)行的必要前提。因此，在日常的財(cái)務(wù)檔案管理工作中，我們必須讓相應(yīng)的管理人員有章可循，以此來減少將檔案隨處丟放的現(xiàn)象。在建立管理制度時，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合自身的實(shí)際情況來制定。只有在這樣的環(huán)境下，每一位管理人員在工作中才能夠有法可依，才能夠明確每一個管理人員的權(quán)利與職責(zé)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的目標(biāo)才能夠得到實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展。
3.3 強(qiáng)化培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)
作為財(cái)務(wù)檔案整理的第一責(zé)任人，會計(jì)人員對于財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的熟練程度將直接影響到整個財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。因此，應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門會計(jì)人員的相關(guān)培訓(xùn)。首先，加強(qiáng)檔案管理、操作技能方面的培訓(xùn)，使其對財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)知識、操作技能等能夠熟練地掌握。其次，定期或不定期地進(jìn)行監(jiān)督、考核、評比等工作，并且讓財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化內(nèi)容納入到醫(yī)院的日常管理工作當(dāng)中，從而讓整個財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量得到實(shí)質(zhì)性的提高。
3.4 加強(qiáng)硬件建設(shè)
隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案已經(jīng)逐漸地由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)展到了如今的電子檔案、磁介質(zhì)檔案等。但是，在應(yīng)用過程中我們發(fā)現(xiàn)，電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)很容易被修改，因此我們必須加強(qiáng)電子系統(tǒng)的安全保密措施。首先，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)的授權(quán)與審批制度，建立起會計(jì)軟件多用戶、分權(quán)限的管理手段。其次，應(yīng)該及時地對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、維護(hù)，以此來防范病毒侵害、惡意修改的現(xiàn)象，讓信息損失、失真的問題得到改善。再次，應(yīng)該充分利用磁盤、光盤、微縮交卷等介質(zhì)存儲會計(jì)報(bào)表、賬簿，并且對這些存儲介質(zhì)進(jìn)行科學(xué)有效的編號，通過時間與內(nèi)容的標(biāo)注來進(jìn)行分門別類的管理，從而讓儲存的空間得到充分的壓縮，致使儲存的成本得到減少[2]。通過加強(qiáng)硬件建設(shè)，切實(shí)地保障整個醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行、資產(chǎn)的安全完整。
4 結(jié) 語
總之，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，財(cái)務(wù)檔案的管理工作發(fā)揮著極其重要的作用。因此，醫(yī)院必須正視如今財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題與漏洞，并積極地尋找，通過科學(xué)有效的措施來進(jìn)行改善。只有這樣，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平才能夠得到實(shí)質(zhì)性的提高。
主要參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞] 會計(jì)檔案；財(cái)務(wù)管理；管理制度；管理人員
目前我國經(jīng)濟(jì)全面高速發(fā)展，會計(jì)制度與國際會計(jì)制度逐步接軌，加強(qiáng)會計(jì)檔案資料的管理日益重要；管理好會計(jì)檔案，對于維護(hù)正常的社會經(jīng)濟(jì)、政治秩序至關(guān)重要；加強(qiáng)會計(jì)檔案管理并保證會計(jì)信息的全面有效利用，是財(cái)務(wù)管理工作不可缺失的重要環(huán)節(jié)。
一、會計(jì)檔案在單位正常的工作、生產(chǎn)和科研等方面，具有不可低估的利用價值。主要是：
（一）會計(jì)檔案可以為制定經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、進(jìn)行可行性研究、科學(xué)的經(jīng)濟(jì)決策提供各種有用的信息，為研究指導(dǎo)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可靠數(shù)據(jù)和可比性資料。
（二）會計(jì)檔案對保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)，監(jiān)督國家財(cái)務(wù)制度和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的執(zhí)行情況，打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪活動和反對不正之風(fēng)，有著重要的作用。
（三）會計(jì)檔案是管理經(jīng)濟(jì)活動的歷史真實(shí)記錄，是研究社會經(jīng)濟(jì)文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的可靠史料。
（四）會計(jì)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)工作、企業(yè)管理的必要手段和工具，也是儲備會計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫。
二、管理會計(jì)檔案如此重要，但目前會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀令人堪憂，不少單位會計(jì)檔案管理工作沒有受到重視，缺乏明確認(rèn)識，會計(jì)檔案管理制度不健全。其主要表現(xiàn)在：
（一）沒有統(tǒng)一管理會計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)存會計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)存已分類造冊，但部分會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證之類的檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號。
（二）對裝訂沒有統(tǒng)一要求，紙張大小不一，外觀不整齊，不同版本的計(jì)算機(jī)軟件所適用的憑證紙不一致，裝訂很不美觀。
（三）對電算化中生成的會計(jì)信息記錄沒有統(tǒng)一的管理，電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計(jì)檔案信息載體，由于軟件的變更、升級，使原有的數(shù)據(jù)在新軟件中不能讀取，或低版本操作系統(tǒng)生成的會計(jì)信息在新系統(tǒng)中不能正常運(yùn)行，造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)。
（四）會計(jì)檔案交接手續(xù)不完備，多數(shù)應(yīng)歸檔的會計(jì)資料散落于不同經(jīng)辦人手中，造成資料不全。
（五）缺少專門管理人員，不少單位沒有設(shè)置專職會計(jì)檔案管理崗位。由于技術(shù)上的原因，往往沒有將財(cái)務(wù)報(bào)表、上級有關(guān)文件、合同、財(cái)務(wù)制度及主要財(cái)務(wù)活動等資料歸檔。
三、鑒于上述，應(yīng)采取以下措施進(jìn)一步加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理：
（一）配備合格的會計(jì)檔案管理人員，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好人員入口關(guān)
要選擇那些忠于原檔，忠實(shí)守信，保守機(jī)密，甘于寂寞，不圖浮華，嚴(yán)禁求實(shí)，不畏權(quán)勢的管理人員，將那些有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗(yàn)、有專長、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的會計(jì)人員選聘到會計(jì)檔案管理崗位。同時加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，定期對會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，定期對會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，對不符合規(guī)定要求的會計(jì)檔案管理方式和案卷質(zhì)量，及時給予糾正。另外，制定必要的獎懲措施，獎勤罰懶，將物質(zhì)獎勵、精神獎勵結(jié)合起來并與相應(yīng)處罰同步進(jìn)行。通過競爭激勵機(jī)制的引入，使會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)不斷提高，促使其安于并樂于從事會計(jì)檔案管理工作。
（二）進(jìn)一步完善會計(jì)檔案管理工作制度
抓住基本環(huán)節(jié)：①完善檔案歸檔制度。收集資料是檔案管理的起點(diǎn)，不僅要保證會計(jì)檔案齊全完整、信息準(zhǔn)確，還要保證質(zhì)量。在整理過程中，要區(qū)分各類檔案歸檔的范圍、時間、要求和手續(xù)，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅(jiān)實(shí)、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管。②嚴(yán)格建立檔案保管制度。首先，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，保證會計(jì)檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉?fàn)€、不被蟲蛀等。要安排專人負(fù)責(zé)保管會計(jì)檔案，有關(guān)單位、人員要定期不定期地檢查會計(jì)檔案的保存情況，嚴(yán)格按規(guī)定程序和技術(shù)方法處理檔案保管中的問題。③建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度，查閱會計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計(jì)檔案，要出具介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。④ 建立電算化檔案定期備份制度。電算會計(jì)檔案應(yīng)定期將會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介制，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時，由于磁性介制，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時，由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計(jì)電算檔案定期檢查、復(fù)制、防止信息丟失。
（三）配置必要的硬件設(shè)施，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
存放會計(jì)檔案的場所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會計(jì)檔案信息的安全，要制定防范計(jì)算機(jī)病毒的措施，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期進(jìn)行補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。現(xiàn)代會計(jì)核算已普遍使用計(jì)算機(jī)軟件處理賬務(wù)、賬款及固定資產(chǎn)，在會計(jì)電算化的基礎(chǔ)上完善財(cái)務(wù)管理，又將計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、生產(chǎn)、銷售環(huán)節(jié)，計(jì)算機(jī)對形成的信息進(jìn)行收集、加工及處理，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。可以預(yù)見，會計(jì)檔案存檔也必將實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。檔案現(xiàn)代化管理、檔案信息數(shù)字化、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，將是檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展趨勢。
（四）提高思想重視程度
摘 要：財(cái)務(wù)檔案管理是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動與日常檔案工作中的一個重要組成部分。為了做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，應(yīng)著力提高財(cái)務(wù)檔案管理的意識，建立健全各項(xiàng)管理制度，配備一定數(shù)量高素質(zhì)的檔案管理人員。財(cái)務(wù)檔案管理工作還應(yīng)做好會計(jì)電算化條件下財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)管理，并善于利用科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新財(cái)務(wù)檔案管理方式。
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；管理；
財(cái)務(wù)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的原始記錄和真實(shí)反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。研究單位財(cái)務(wù)檔案的管理規(guī)范化，對于提高單位財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，促進(jìn)單位有序發(fā)展有著積極的作用。當(dāng)前，在國家注重經(jīng)濟(jì)發(fā)展總體方針的指導(dǎo)下，各種社會機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動及經(jīng)營過程中積極尋求社會效益與經(jīng)濟(jì)效益同步增長的最佳途徑，因而作為各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動真實(shí)記錄的財(cái)務(wù)檔案就顯得更為重要，財(cái)務(wù)檔案管理工作已成為經(jīng)濟(jì)活動和檔案管理工作的重要組成部分。
一、強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理意識
要提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平，首先得從意識上著手。財(cái)務(wù)檔案管理人員必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識到財(cái)務(wù)檔案管理對于整個單位的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財(cái)務(wù)檔案對單位經(jīng)濟(jì)活動和生產(chǎn)經(jīng)營的重要影響，從而提高檔案管理意識，將財(cái)務(wù)檔案工作納入到財(cái)務(wù)管理工作的議事日程當(dāng)中。其次，財(cái)務(wù)檔案管理人員要提升自身檔案意識，要深刻意識到財(cái)務(wù)檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，更應(yīng)該成為財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督者，要提高主人翁意識，讓財(cái)務(wù)檔案管理工作成為財(cái)務(wù)工作的試金石，嚴(yán)格細(xì)致的審核、鑒定財(cái)務(wù)檔案，充分發(fā)揮好檔案部門的監(jiān)督調(diào)查和情報(bào)參謀功能。
二、完善財(cái)務(wù)檔案管理制度
依據(jù)《會計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個單位工作的整體規(guī)劃中來，制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財(cái)務(wù)檔案移交、歸檔制度》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，使財(cái)務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。
三、財(cái)務(wù)檔案管理人員要求
1.合理配置財(cái)務(wù)檔案管理人員。合理配置財(cái)務(wù)檔案管理人員是指要根據(jù)單位的實(shí)際情況結(jié)合工作性質(zhì)和工作量，對崗位的設(shè)置、崗位人數(shù)、崗位人員要求等做出合理的規(guī)劃。規(guī)劃原則是既有利于財(cái)務(wù)檔案的管理，又有利于人際資源成本的節(jié)約。這就要求財(cái)務(wù)檔案管理要專人專崗，不能多設(shè)也不能少沒。
2把好財(cái)務(wù)檔案人員素質(zhì)關(guān)。對于財(cái)務(wù)檔案管理人員，嚴(yán)格的講，首先要求其自身要具備財(cái)務(wù)人員從業(yè)資格和檔案人員從業(yè)資格的雙重資格。選聘人員時不拘一格，擇優(yōu)選聘。一方面要選用那些原則性強(qiáng)、可信度高，甘于寂寞、不圖浮華，嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)，不畏權(quán)勢的管理人員。同時也要考慮到財(cái)務(wù)檔案工作的特殊性，財(cái)務(wù)檔案管理崗位要對財(cái)務(wù)知識有一定的了解，特別是會計(jì)檔案的保管必須要持有會計(jì)從業(yè)資格證書才能上崗。另外，財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)該定期參加一些地方財(cái)政部門和檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)不斷發(fā)展的財(cái)務(wù)檔案管理工作。
四、會計(jì)電算化帶來財(cái)務(wù)檔案管理的新挑戰(zhàn)
目前，會計(jì)電算化已經(jīng)普及到機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)核算工作中。因此，要規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的管理工作，必須重視會計(jì)電算化條件下的財(cái)務(wù)檔案管理。實(shí)施會計(jì)電算化后，財(cái)務(wù)檔案除了有傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)憑證、賬簿和報(bào)表等資料外，包括了以磁盤、光盤等存儲介質(zhì)保存下會計(jì)電子數(shù)據(jù)，甚至還包括了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)信息。隨著財(cái)務(wù)檔案存儲介質(zhì)的增加，加之計(jì)算機(jī)操作的特殊性，往往一個小小的操作失誤就可能導(dǎo)致所有的數(shù)據(jù)瞬間消失，如刪除誤操作、服務(wù)器系統(tǒng)故障、計(jì)算機(jī)感染病害等。這些都大大增加了財(cái)務(wù)檔案管理工作的難度，給傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。為了做好會計(jì)電算化條件下的財(cái)務(wù)檔案工作，必須建立財(cái)務(wù)檔案定時備份的制度。也就是將存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器里的數(shù)據(jù)拷貝到磁盤或光盤內(nèi)，同時在備查簿上詳細(xì)登記備份的日期、數(shù)量、保管方式等細(xì)節(jié)信息，方便日后查閱。由于磁盤和光盤的特殊性質(zhì)，檔案管理人員還應(yīng)定期檢查數(shù)據(jù)是否能夠可靠讀取，防止數(shù)據(jù)丟失。
五、善于利用科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新財(cái)務(wù)檔案管理方式
首先，需要改善財(cái)務(wù)檔案管理的硬件基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化勢在必行，這不僅能蛺岣卟莆竦蛋腹ぷ髡叩墓ぷ饜率，而且能夠極大的改善財(cái)務(wù)檔案利用的便利性，并且網(wǎng)絡(luò)化能夠使財(cái)務(wù)檔案的利用率和公開化程度更高，使檔案不再是束之高閣。其次，引進(jìn)一些西方的先進(jìn)管理手段。二十世紀(jì)以來，西方現(xiàn)代管理學(xué)對于企業(yè)和各種社會機(jī)構(gòu)的影響巨大，先進(jìn)的管理理念和手段使企業(yè)和社會機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)效率提高了若干倍，同樣，在財(cái)務(wù)檔案管理當(dāng)中也可以引進(jìn)一些西方先進(jìn)的管理理念和方法，例如美國的文件中心等管理方式，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作硬件和軟件的統(tǒng)一。
總之，財(cái)務(wù)檔案管理是一個系統(tǒng)化程度非常高的工作，其中還存在很多隱性的問題，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作不僅是檔案工作的重點(diǎn)，更是單位財(cái)務(wù)工作公正、公開的有力保障。我們只有深刻把握住財(cái)務(wù)檔案管理工作的特點(diǎn)和存在的不足，潛心研究財(cái)務(wù)工作當(dāng)中存在漏洞的預(yù)防策略，才能充當(dāng)好財(cái)務(wù)工作監(jiān)督者的角色，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)、有效的服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案 管理 高校
一、高校財(cái)務(wù)檔案管理的特征
1.檔案內(nèi)容的專業(yè)性
高校日常財(cái)務(wù)活動有兩根收支主線，與之相對應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案包含兩個內(nèi)容：一是財(cái)務(wù)收支票據(jù)類，如學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù)、助學(xué)金和獎學(xué)金發(fā)放清單、科研和教學(xué)經(jīng)費(fèi)支出單據(jù)、辦公支出單據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù)、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)等；二是財(cái)務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)，如工資獎金福利津貼發(fā)放表、單據(jù)賬表類、銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表以及財(cái)務(wù)檔案保管、移交、銷毀清冊等。財(cái)務(wù)檔案完整地反映了高校經(jīng)濟(jì)活動過程和財(cái)務(wù)狀況。
2.存儲載體的多樣性
高校財(cái)務(wù)檔案采用紙質(zhì)實(shí)物和電子媒介兩種形式保管，紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，使財(cái)務(wù)檔案的存儲不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還拓展到以光盤、U盤等形式存儲的電子數(shù)據(jù)文件。電子文件可隨時傳輸和讀取、內(nèi)存空間小，保存期長、解決了大量財(cái)務(wù)檔案難以保存和利用的問題，但同時也帶來了信息安全隱患。
3.管理過程的政策性
財(cái)務(wù)檔案管理的政策性強(qiáng)。高校財(cái)務(wù)檔案的管理從檔案的收集、整理、歸檔乃至查閱、銷毀等全過程，都必須依照財(cái)務(wù)工作和財(cái)務(wù)檔案管理工作的各項(xiàng)政策規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，比如檔案管理人員的操作權(quán)限、存檔內(nèi)容、存檔方式、移交時間、借閱手續(xù)、保管期限、銷毀監(jiān)控等。如果因管理不善造成財(cái)務(wù)檔案信息泄密或毀損，給學(xué)校帶來損失的，必須按規(guī)定從嚴(yán)追究相關(guān)人員的責(zé)任。
4.綜合辦學(xué)水平的體現(xiàn)
作為高校日常管理的基礎(chǔ)性工作，財(cái)務(wù)檔案管理是反映高校經(jīng)濟(jì)活動的重要信息資源，其管理水平?jīng)Q定了財(cái)務(wù)檔案工作的成效，并直接影響到學(xué)校的綜合管理水平。高校財(cái)務(wù)檔案是學(xué)校辦學(xué)規(guī)模、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、教學(xué)科研活動、社會活動等發(fā)展歷程的重要見證，直接體現(xiàn)學(xué)校的綜合辦學(xué)水平。
二、高校財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀
1.重紙質(zhì)檔案輕電子檔案
財(cái)務(wù)檔案管理中紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)同步歸檔。但有些高校財(cái)務(wù)檔案的管理仍依賴傳統(tǒng)的手工操作，財(cái)務(wù)信息資源習(xí)慣以紙質(zhì)介質(zhì)保管，電子檔案管理意識淡薄，對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件沒有以電子文檔的形式及時備份和歸檔，造成財(cái)務(wù)信息資源的散失和毀損。
2.重行為習(xí)慣輕制度規(guī)范
高校財(cái)務(wù)檔案管理人員大多不是科班出身，也沒有進(jìn)行過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因而他們不具備財(cái)務(wù)方面的知識結(jié)構(gòu)、檔案管理水平較低、對檔案管理軟件的運(yùn)用能力不夠，僅憑過去的經(jīng)驗(yàn)或習(xí)慣進(jìn)行日常財(cái)務(wù)檔案的管理，沒有將電子檔案納入其管理的范疇，對財(cái)務(wù)檔案信息載體中的電子文檔、程序文件等無法采取相應(yīng)的保護(hù)措施。
3.重后續(xù)管理輕前期基礎(chǔ)
原始憑證和記賬憑證的填制和審核、財(cái)務(wù)報(bào)表的編制等前期工作是否及時、真實(shí)和完整直接決定財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量。有些高校由于檔案管理人手不足，只重視財(cái)務(wù)檔案移交的后續(xù)管理，忽視財(cái)務(wù)檔案的前期基礎(chǔ)管理，過程控制意識淡薄，認(rèn)為原始財(cái)務(wù)憑證的整理、歸檔工作是可有可無的，不重視對日常財(cái)務(wù)信息資料的收集處理、歸檔、傳遞和控制等，財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性難以保證。
4.重保管輕利用
管理好財(cái)務(wù)檔案是為了更好的利用財(cái)務(wù)檔案。通過對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的分析，可以把握高校財(cái)務(wù)活動的特點(diǎn)，了解高校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)水平、教學(xué)科研狀況及不足之處，有利于學(xué)校的健康持續(xù)發(fā)展。但有些高校對財(cái)務(wù)檔案重保管輕利用。財(cái)務(wù)檔案的管理只停留在收集、整理和歸檔等工作上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，缺乏多元化的信息資源開發(fā)利用和服務(wù)的功能，開發(fā)利用程度有待提高。
三、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理的措施
1.健全規(guī)章制度
完善財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)控制度，做到安全可靠、保密嚴(yán)格；規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的保管制度，做到專人專管、職責(zé)分明、權(quán)限清晰，防止財(cái)務(wù)檔案資料分散保管、歸屬不明的現(xiàn)象發(fā)生；完善財(cái)務(wù)檔案的調(diào)閱和移交制度，做到程序合法、手續(xù)嚴(yán)格、監(jiān)管到位，實(shí)物檔案原件原則上不得外借，電子文件未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁擅自復(fù)制，防止財(cái)務(wù)檔案資料的流失和損壞；健全財(cái)務(wù)檔案的銷毀制度，做到事先造冊、先審批后銷毀。
2.重視手工會計(jì)
計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大提高了財(cái)務(wù)工作效率和財(cái)務(wù)檔案管理水平，但這并不等于可以因此摒棄手工會計(jì)工作，因?yàn)槭止?jì)是財(cái)務(wù)會計(jì)的最基本最嚴(yán)密的形式，是已經(jīng)成熟的嚴(yán)格的管理制度。計(jì)算機(jī)技術(shù)環(huán)境下財(cái)務(wù)檔案的管理采取人機(jī)分工，合理規(guī)定哪些流程由人工完成，哪些程序由計(jì)算機(jī)操作、哪些過程應(yīng)在操作人員的干預(yù)下由計(jì)算機(jī)完成、哪些手工操作方式應(yīng)憑借信息技術(shù)得以體現(xiàn)。
3.夯實(shí)硬件和軟件基礎(chǔ)
硬件設(shè)施和軟件設(shè)施是財(cái)務(wù)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是提升財(cái)務(wù)檔案利用效率的保證。硬件設(shè)施主要包括檔案庫房、計(jì)算機(jī)房以及各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備等。大部分高校財(cái)務(wù)檔案庫房、計(jì)算機(jī)房設(shè)備簡陋，有些甚至沒有專門的財(cái)務(wù)檔案庫房，軟件設(shè)施檔次低。為此要逐步加大財(cái)務(wù)檔案管理的硬件投入，配置檔次高的專門的財(cái)務(wù)檔案庫房和計(jì)算機(jī)房，及時更新硬件設(shè)備，保障財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的硬件條件。要逐步提升財(cái)務(wù)檔案管理軟件的檔次，所使用的財(cái)務(wù)軟件和財(cái)務(wù)檔案管理軟件應(yīng)能迅速、準(zhǔn)確、全面地提供管理信息，又能滿足系統(tǒng)升級、換代、聯(lián)網(wǎng)的要求。
4.提高管理人員素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理人員的整體素質(zhì)直接決定會計(jì)信息的質(zhì)量。為此，高校必須加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高其整體素質(zhì)。應(yīng)培養(yǎng)財(cái)務(wù)檔案管理人員事業(yè)心與責(zé)任感，發(fā)揮其積極性、主動性。適當(dāng)引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)專業(yè)的優(yōu)秀人才，并鼓勵其進(jìn)修培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)財(cái)務(wù)檔案管理工作。對財(cái)務(wù)檔案管理在職人員進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。
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一、事業(yè)單位改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義
新形勢下，對于事業(yè)單位來說，財(cái)務(wù)檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作之一。由于檔案保管年限較長，落后的管理方式等勢必會約束事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)展。為了使財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，一定要不斷改進(jìn)落后的財(cái)務(wù)檔案管理工作，這對事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，具體表現(xiàn)如下：
首先，有助于貫徹落實(shí)相關(guān)財(cái)務(wù)法規(guī)。面對各種突發(fā)狀況，如果沒有到位和規(guī)范的事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理，勢必會使單位相關(guān)工作陷入僵局。只有不斷增強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范性，優(yōu)化相關(guān)管理模式，才能使事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠依法治理。
其次，便于審計(jì)部門開展審計(jì)工作。對于事業(yè)單位來說，財(cái)務(wù)審計(jì)可以預(yù)防犯罪、為取證提供重要依據(jù)，因此審計(jì)是一項(xiàng)重要的工作。但是，要想高效開展審計(jì)工作，離不開規(guī)范的財(cái)務(wù)檔案管理。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的重要性，主動加強(qiáng)管理方式，為審計(jì)部門提供工作便利，協(xié)助完成單位的審計(jì)工作。
最后，有助于充分發(fā)揮事業(yè)單位的相關(guān)職能。事業(yè)單位在履行相關(guān)職能時，一項(xiàng)重要的參考依據(jù)便是財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容。為保證相?P職能發(fā)揮地更加高效，一定要確保單位的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性，為今后事業(yè)單位在決策和制定計(jì)劃方面提供有力依據(jù)。因此，將事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作開展地更加規(guī)范化，可以提升財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性，保證事業(yè)單位在履行職責(zé)時，可以有據(jù)可依。
二、事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在的弊端
1.對財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視
部分事業(yè)單位，對財(cái)務(wù)檔案管理工作認(rèn)識不足，財(cái)務(wù)檔案管理的從業(yè)人員責(zé)任心欠缺，不少管理人員甚至報(bào)有無所謂的態(tài)度。這直接導(dǎo)致很多財(cái)務(wù)檔案管理工作表面化，在真正收集財(cái)務(wù)檔案資料時不夠重視，部分重要的財(cái)務(wù)檔案資料甚至出現(xiàn)失真的情況。此外，事業(yè)單位不重視財(cái)務(wù)檔案管理人員，對財(cái)務(wù)檔案管理人員的配備沒有給予充分的支持，很多從業(yè)人員甚至是兼職從事財(cái)務(wù)檔案管理工作，工作效率底下等情況時有發(fā)生。
2.財(cái)務(wù)檔案管理工作信息化水平不足
很多事業(yè)單位中，財(cái)務(wù)檔案管理工作仍然停留在紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案管理階段，對裝訂和整理財(cái)務(wù)檔案缺乏有效分類。信息化應(yīng)用于財(cái)務(wù)檔案管理工作后，很多繁瑣而復(fù)雜的紙質(zhì)檔案歸檔工作遲遲未能落實(shí)到位。加之財(cái)務(wù)檔案管理信息化實(shí)施后，并未充分發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢，財(cái)務(wù)檔案管理工作仍然處于落后繁瑣的工作環(huán)境中。
3.財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
要想做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，需要依靠相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)范下，全面開展歸檔工作，這樣才能夠保證事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息得到全面、具體的管理。但是，從現(xiàn)階段來看，由于很多事業(yè)單位對財(cái)務(wù)檔案管理工作重視程度不足，配備的從業(yè)人員整體素質(zhì)不高，很多缺乏專業(yè)知識或安排兼職人員擔(dān)任財(cái)務(wù)檔案管理工作。單薄的法律意識，薄弱的信息技術(shù)以及沒有專業(yè)的檔案管理知識，這些都成為當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)底下的主要原因。他們無法滿足新形勢下，事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本需求，在日常工作中極易發(fā)生錯誤導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作無法順利開展，甚至給事業(yè)單位帶來不可磨滅的經(jīng)濟(jì)損失。
三、優(yōu)化方案及相關(guān)建議
1.提高對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度
要想做好事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先應(yīng)當(dāng)從意識上給予足夠的重視。事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)首先認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性和必要性，加強(qiáng)內(nèi)部關(guān)于做好財(cái)務(wù)檔案管理工作的意識，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，完善管理過程中的相關(guān)制度。不斷增強(qiáng)人員的主人翁意識，讓他們能夠細(xì)致、嚴(yán)格地完成財(cái)務(wù)檔案工作的鑒定和審核，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)能力。與此同時，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)對事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)決策，以身作則，提高事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理意識，為單位構(gòu)建一個良好的工作氛圍和內(nèi)部環(huán)境，以此來保障整個財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠有序開展。
2.加大財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展力度
從基礎(chǔ)設(shè)施方面來看，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)當(dāng)加大構(gòu)建力度。事業(yè)單位可以組織相關(guān)人員提出設(shè)計(jì)方案，分別結(jié)合檔案管理和財(cái)務(wù)管理兩個層面考慮，制定出符合本單位實(shí)際的方案，綜合多重需求，充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，同時避免部分財(cái)務(wù)信息出現(xiàn)重疊，提高工作效率，提高事業(yè)單位在管理財(cái)務(wù)檔案過程中所需的硬件設(shè)備。此外，還應(yīng)當(dāng)提升實(shí)踐能力，確保財(cái)務(wù)檔案在管理過程中的信息化程度，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，將事業(yè)單位的工作開展與財(cái)務(wù)檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，保證各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動有條不紊地開展，提高事業(yè)單位財(cái)政資金的利用率，為事業(yè)單位爭取最大的發(fā)展優(yōu)勢。
關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院 財(cái)務(wù)檔案 流程管理
公立醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案是指在會計(jì)核算以及財(cái)務(wù)管理過程中形成的各種文件及其材料，是對資金運(yùn)動和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面記錄的重要資料，是檢查公立醫(yī)院財(cái)務(wù)制度遵守情況的重要憑據(jù)。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案包括：醫(yī)院會計(jì)憑證、會計(jì)賬薄、會計(jì)報(bào)表、工資、保險、獎金等書面形式的財(cái)務(wù)核算資料以及財(cái)務(wù)文件。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案一方面滲透在日常財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)中，反映了會計(jì)核算過程中控制的有效性；另一方面完整有序的財(cái)務(wù)檔案也為現(xiàn)今公立醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的決策和計(jì)劃提供了原始依據(jù)。
1.財(cái)務(wù)檔案管理及其現(xiàn)狀
公立醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容因醫(yī)院規(guī)模、隸屬關(guān)系等具體情況而有所不同，基本上由財(cái)會檔案、膳食檔案、基建檔案、工會檔案等組成。歸檔范圍主要分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、工資表等其他財(cái)務(wù)核算的專業(yè)資料，以及財(cái)務(wù)檔案移交清冊、保管和銷毀清冊、電子財(cái)務(wù)檔案等。從過程看，財(cái)務(wù)檔案管理分為檔案收集階段、檔案整理立卷階段、保管階段、銷毀階段，不同內(nèi)容的財(cái)務(wù)檔案有不同的保管年限。
因財(cái)務(wù)檔案的信息量大、專業(yè)性強(qiáng)、查閱頻繁等特點(diǎn)，所以公立醫(yī)院絕大多數(shù)采用的是財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案的歸檔和保管工作。醫(yī)院的綜合檔案室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)工作，由于主觀和客觀環(huán)境的限制，這種管理方法對財(cái)務(wù)檔案的保管質(zhì)量形成負(fù)面影響，給醫(yī)院的財(cái)務(wù)工作造成了障礙。
1.1客觀條件的制約
第一、相關(guān)部門及其工作人員對財(cái)務(wù)檔案的重視程度不夠。在實(shí)際交接過程當(dāng)中工作人員極少數(shù)會主動地核對清點(diǎn)財(cái)務(wù)檔案的數(shù)量與目錄等、也很少去關(guān)心檔案的整理是否合乎檔案管理規(guī)范的要求。第二、醫(yī)院檔案庫房的保管條件不符合法律法規(guī)要求的環(huán)境條件，財(cái)務(wù)檔案的破損等速度加快，沒過保管期限即發(fā)生霉變等情況時有發(fā)生。
1.2檔案人員因素分析
檔案管理人員主觀上對保管財(cái)務(wù)檔案工作重視度不夠，主觀上不愿意學(xué)習(xí)或者借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)以改進(jìn)檔案管理方法和流程。財(cái)務(wù)檔案工作人員的工作重心更是放在了歸檔、整理等方面，對財(cái)務(wù)檔案及日常的案卷維護(hù)則相對重視不夠。再者，醫(yī)院檔案室基本上能配備專業(yè)人員，而財(cái)務(wù)檔案的管理人員則多為兼職，無法落實(shí)精細(xì)化管理。特別是在財(cái)務(wù)資料查閱頻繁的情況下，財(cái)務(wù)檔案工作存在任由科室內(nèi)部人員任意翻閱財(cái)務(wù)檔案的情況，致使財(cái)務(wù)監(jiān)督和管理環(huán)節(jié)存在諸多的漏洞。
1.3具體規(guī)章和電子檔案的不完善
公立醫(yī)院檔案管理中雖然制訂了相應(yīng)的財(cái)務(wù)類檔案管理規(guī)章，但切實(shí)可行的財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)則的具體工作則相對欠缺，相應(yīng)的檔案流程管理規(guī)范則相對更為匱乏。
公立醫(yī)院的財(cái)務(wù)電子檔案基本上未納入檔案管理范圍，財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容欠缺完整性。目前公立醫(yī)院的會計(jì)憑證、數(shù)據(jù)、賬薄等以服務(wù)器等存儲介質(zhì)的電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)沒有相關(guān)的制度規(guī)章來指導(dǎo)和約束，相關(guān)會計(jì)專業(yè)軟件的配套光盤等資料也均散落于各自分管的財(cái)務(wù)人員手里而未有效地歸檔整理。
1.4檔案借閱量大，管理困難
因科室內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)資料次數(shù)量大、頻繁，借閱工作全部由兼職的檔案管理人員來完成顯然不可能，所以在實(shí)際工作中財(cái)務(wù)人員借閱檔案不加記錄，日后出現(xiàn)責(zé)任也難以問責(zé)。同時，部分財(cái)務(wù)人員檔案管理意識薄弱，財(cái)務(wù)檔案借閱后歸還不及時，財(cái)務(wù)檔案散落于其他經(jīng)手人員的情況發(fā)生頻繁；甚至連憑證次序錯號入盒、隨意擺放現(xiàn)象也屢提不止，財(cái)務(wù)檔案的尋回工作困難。
1.5檔案銷毀工作不到位
財(cái)務(wù)檔案到期未按制度規(guī)定及時銷毀，導(dǎo)致已經(jīng)過了保管期限的財(cái)務(wù)檔案、資料、文件仍閑置于庫房，占用檔案室空間、耗費(fèi)醫(yī)院人力成本。
同時、到期財(cái)務(wù)檔案期滿銷毀過程中，尚未了結(jié)的會計(jì)原始憑證需要單獨(dú)抽出并且另行立卷保管直至債權(quán)債務(wù)結(jié)清為止。然而實(shí)際工作中則容易出現(xiàn)未抽出單獨(dú)立卷的情況，這種現(xiàn)象一經(jīng)發(fā)生，銷毀后則無從查起，責(zé)任重大。所以很多公立醫(yī)院在財(cái)務(wù)檔案管理過程中寧愿讓陳年老賬堆積于庫房，也不愿主動配合醫(yī)院檔案室開展到期檔案的銷毀工作。
2.財(cái)務(wù)檔案流程規(guī)范
為確保和提高財(cái)務(wù)檔案案卷的質(zhì)量，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的生成、整理、裝訂、入庫等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范工作尤為重要。醫(yī)院可以從整個財(cái)務(wù)流程中的一系列崗位加強(qiáng)監(jiān)督工作，從出納、會計(jì)、稽核、歸檔等各個崗位把好關(guān)，在源頭上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量的管理工作。
財(cái)務(wù)檔案管理人員在接收檔案、資料時，對各檔案提供者交來的不全或者不齊的資料一律不予接收，嚴(yán)格按照移交清單核對、清點(diǎn)交接的數(shù)量，在交接記錄上雙方簽字確認(rèn)、明確各自責(zé)任。同時醫(yī)院檔案員可以根據(jù)往年的檔案交接記錄，列出往年應(yīng)入庫的財(cái)務(wù)檔案類別及其目錄，分別對每年新增或者減少的財(cái)務(wù)檔案予以說明，這樣在交接時可以做到心中有數(shù)。在立卷過程中，憑證盒的備考表書寫規(guī)范、保管期限按檔案法的規(guī)范填寫、有修改或補(bǔ)充等情況在備考表中予以說明。
目前多數(shù)的公立醫(yī)院均采用手工登記財(cái)務(wù)檔案日常借閱事項(xiàng)。對于三級甲等這樣級別的大型公立醫(yī)院，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案庫存量大、借閱頻繁、同時財(cái)務(wù)檔案管理工作仍由會計(jì)人員兼職，筆者以為條件允許可以單獨(dú)建立醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)加以控制和監(jiān)督。財(cái)務(wù)檔案信息系統(tǒng)對借出、歸還、已歸還等均留有詳細(xì)記載以備核查，有效預(yù)防資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生。同時運(yùn)用條形碼對檔案的借出與歸還進(jìn)行日常管理，防止串盒現(xiàn)象的發(fā)生。這種財(cái)務(wù)管理信息化的模式有助于簡化借閱手續(xù)，隨時反應(yīng)出財(cái)務(wù)檔案的延期歸還情況，并催告借用人及時歸還入庫。
3.提升財(cái)務(wù)檔案管理水平
3.1轉(zhuǎn)變觀念、重視檔案管理
財(cái)務(wù)檔案的安全和保密工作的重要性不言而喻，若有損毀或者缺失將會給醫(yī)院帶來難以預(yù)計(jì)的損失。專設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理崗位，挑選掌握財(cái)務(wù)和檔案雙方面專業(yè)知識的人才成為必需，只有這樣才能讓檔案管理工作日趨專業(yè)化，精細(xì)化。同時對醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的利用手續(xù)、借閱細(xì)則等加以完善規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部明確各個崗位職責(zé)，協(xié)同保衛(wèi)部門配備防火、防盜、防蟲害等的安全設(shè)施，提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的安全防范意識和措施。
3.2建立制度約束機(jī)制
發(fā)揮制度約束機(jī)制，充分利用醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范加強(qiáng)內(nèi)部相互約束的作用。結(jié)合公立醫(yī)院的實(shí)際情況，健全有形的或無形的財(cái)務(wù)檔案管理制度，細(xì)化財(cái)務(wù)檔案的查閱、利用、復(fù)制、移交等流程。保存的財(cái)務(wù)檔案一般不得外借，如遇特殊情況則須經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才允許外借。同時，將財(cái)務(wù)軟件及其生成的電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)納入財(cái)務(wù)檔案管理的范疇，通過服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等存儲介質(zhì)實(shí)行至少雙份備份的機(jī)制，有效防止因系統(tǒng)癱瘓或者微機(jī)損毀導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。
3.3加強(qiáng)檔案交接手續(xù)工作
加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的移交管理工作，在移交過程中檔案管理部門必須清點(diǎn)移交的案卷，保證移交財(cái)務(wù)檔案的完整性。加強(qiáng)檢查財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量工作，即檔案是否符合裝訂要求、案卷排序有無錯位斷號現(xiàn)象、移交雙方是否都簽字確認(rèn)、交接雙方的移交清冊是否都已各自存檔等等。同時，建立定期檢查財(cái)務(wù)檔案庫房制度，定期檢查財(cái)務(wù)檔案庫房，對于與檔案無關(guān)的文件資料一律不得存放于檔案室并移交相關(guān)責(zé)任人。
3.4強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案的銷毀管理
對于已經(jīng)超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案必須定期進(jìn)行鑒定，同時作出銷毀或暫存的決定。實(shí)際銷毀時，由醫(yī)院財(cái)務(wù)部門和醫(yī)院檔案管理部門共同監(jiān)銷；對于涉及財(cái)政票據(jù)等檔案資料的，可協(xié)同財(cái)政等相關(guān)部門清點(diǎn)核對后共同監(jiān)銷，并分別于銷毀清冊上簽字蓋章。制作財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊，歸檔備查，同時向單位負(fù)責(zé)人書面報(bào)告監(jiān)銷和銷毀情況。對于尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)憑證單獨(dú)抽出立卷后，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)檔案保管清冊和財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊中注明。
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關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理 財(cái)務(wù)管理 企事業(yè)單位
財(cái)務(wù)管理工作中充分加強(qiáng)檔案管理工作的力度，不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理水平是當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境中企事業(yè)單位得以發(fā)展的內(nèi)在保障。企事業(yè)單位的發(fā)展離不開相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)支持，資金環(huán)節(jié)的暢通和相關(guān)數(shù)據(jù)會計(jì)資料真實(shí)、完整對企事業(yè)單位的管理有效具有重要意義。因此，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理，能有效提升財(cái)務(wù)管理水平，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的管理效能，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升。
一、企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容
1.財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本內(nèi)容。第一，資金使用過程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會計(jì)資金匯總憑證等。第二，財(cái)務(wù)報(bào)表。第三，會計(jì)賬目，包括資金流通情況、固定資產(chǎn)內(nèi)容等。第四，銀行存款對賬單以及會計(jì)檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)升級的相關(guān)數(shù)據(jù)存檔和備份文件。第七，財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)記錄本。第八，相關(guān)設(shè)備設(shè)施。第九，審核后的會計(jì)檔案。第十，與企事業(yè)單位相關(guān)的財(cái)務(wù)管理資料和數(shù)據(jù)。
2.財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性。首先，財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開展能提升企事業(yè)單位對內(nèi)部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的掌握程度，不斷完善財(cái)務(wù)工作，并加強(qiáng)企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄科學(xué)性。其次，財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展更是有效解決經(jīng)濟(jì)行為造成的經(jīng)濟(jì)糾紛的主要依據(jù)，有利于促進(jìn)企事業(yè)單位在良好穩(wěn)定的環(huán)境下發(fā)展。最后，財(cái)務(wù)檔案管理工作的加強(qiáng)更是國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)政策決策的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)參考依據(jù)。
二、檔案管理存在的問題
企事業(yè)單位在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理過程中對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要認(rèn)識水平不足，不能充分有效地利用其對管理進(jìn)行服務(wù)。財(cái)務(wù)檔案管理工作是一種對企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動等相關(guān)信息進(jìn)行保存的重要依據(jù)。但是由于管理人員缺乏管理認(rèn)知，造成財(cái)務(wù)檔案管理工作人員不足，工作業(yè)務(wù)繁重而效率低下的局面。另外，管理上不被重視造成員工對財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理往往也不積極，管理意識淡薄，以致部分財(cái)務(wù)檔案缺失、損毀。財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的專業(yè)能力較低，財(cái)務(wù)檔案管理工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善，財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性不夠
三、財(cái)務(wù)檔案管理工作效率提升的主要舉措
1.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作的理性認(rèn)知。第一，財(cái)務(wù)檔案管理認(rèn)知水平的提高需要進(jìn)行綜合方面的宣傳與引導(dǎo)，企事業(yè)單位中應(yīng)當(dāng)積極開展針對財(cái)務(wù)檔案管理工作重要性的學(xué)習(xí)與探討，對財(cái)務(wù)檔案管理的有效利用以及再利用問題進(jìn)行深入探討和分析，使企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與管理者充分認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理的重要意義。企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者們也應(yīng)當(dāng)發(fā)揮主觀能動性，進(jìn)行積極的學(xué)習(xí)，自覺接受財(cái)務(wù)檔案管理問題方面的學(xué)習(xí)。第二，財(cái)務(wù)檔案管理工作具有重要意義。相關(guān)的企事業(yè)單位管理工作應(yīng)當(dāng)充分分清主次，相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)充分創(chuàng)造條件配合財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展，實(shí)現(xiàn)部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業(yè)單位管理工作效率。
2.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)水平與能力提升。企事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)適時開展專業(yè)技能與綜合素質(zhì)方面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，目的是為了促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的效率提升。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當(dāng)形成獎勵機(jī)制，對從事該項(xiàng)工作業(yè)務(wù)能力突出和綜合素質(zhì)較高的員工進(jìn)行獎勵，激發(fā)員工的工作熱情。相應(yīng)的監(jiān)督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
3.財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)充分加強(qiáng)。在進(jìn)行企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)環(huán)節(jié)才能真正做到管理效能提升。
4.財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化管理。企事業(yè)單位進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理的過程中應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電算化系統(tǒng)建設(shè)，只有這樣才能真正做到財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)構(gòu)件信息化，并實(shí)現(xiàn)高效的信息建設(shè)。加強(qiáng)庫房建設(shè)也是確保財(cái)務(wù)檔案管理的有效性的關(guān)鍵，企事業(yè)單位需要考慮到財(cái)務(wù)檔案存檔所需要的基本條件，建設(shè)其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案需要管理人員加強(qiáng)對庫房干燥度和通風(fēng)工作的重視，而移動硬盤等技術(shù)型數(shù)據(jù)存儲設(shè)備要求企事業(yè)單位加強(qiáng)對其的技術(shù)管理。
綜上所述，要實(shí)現(xiàn)高效的財(cái)務(wù)檔案管理，只有不斷地推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作建設(shè)以及深挖資源利用功能，才能真正做到企事業(yè)單位的長足發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞:高校財(cái)務(wù)檔案 特點(diǎn) 改進(jìn)措施
中圖分類號:G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,辦學(xué)層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發(fā)展。當(dāng)前,加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè),提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容,其中,加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn),當(dāng)前管理中存在的問題,探討改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的幾個措施。
一、高校財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)
1.高校的財(cái)務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個重要方面。
2.財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門歸集,一般是先在財(cái)務(wù)部門保存1~2年以后,才移交到學(xué)校綜合檔案室。這就涉及到財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。
3.在高校財(cái)務(wù)實(shí)務(wù)中,財(cái)務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容:一方面是會計(jì)核算的專業(yè)材料,比如會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對賬單及其余額調(diào)節(jié)表,以及會計(jì)檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財(cái)務(wù)收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內(nèi)收據(jù)等。這兩方面的財(cái)務(wù)檔案構(gòu)成了高校財(cái)務(wù)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的收入和支出情況,完整地反映高校財(cái)務(wù)狀況。
4.隨著高校財(cái)務(wù)會計(jì)電算化的普及,會計(jì)檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式,歷年的會計(jì)數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。
二、高校財(cái)務(wù)檔案管理的當(dāng)前狀況
1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財(cái)務(wù)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄,連接當(dāng)前業(yè)務(wù),并作為未來財(cái)務(wù)預(yù)算的重要依據(jù),是財(cái)務(wù)管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員,在意識上普遍地對財(cái)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不足、重視不夠,在高校財(cái)務(wù)工作人員少、工作繁雜的情況下,對財(cái)務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.財(cái)務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)。《會計(jì)法》規(guī)定,出納人員不得兼任會計(jì)檔案管理。目前,高校財(cái)務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財(cái)務(wù)檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財(cái)務(wù)人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關(guān)的財(cái)務(wù)人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財(cái)務(wù)的內(nèi)部控制的實(shí)施,防止經(jīng)濟(jì)犯罪都有不利的影響。
3.財(cái)務(wù)檔案沒有專門的庫房。高校財(cái)務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財(cái)務(wù)辦公室,有的財(cái)務(wù)資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財(cái)務(wù)人員隨意查閱。有的財(cái)務(wù)部門因辦公條件有限,存放財(cái)務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進(jìn)出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn),缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性。
三、改進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案管理的措施
1.增強(qiáng)管理意識,加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標(biāo)志之一。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認(rèn)識,把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財(cái)務(wù)檔案工作,明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當(dāng)前,高校財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn),財(cái)務(wù)部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責(zé)任制等,從根本上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè),以保障財(cái)務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。
3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的庫房建設(shè)。財(cái)務(wù)部門是高校的一個行政服務(wù)窗口,財(cái)務(wù)辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴(yán)密的措施。因此,加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案庫房建設(shè)是高校硬件建設(shè)的一個重要方面。
4.加強(qiáng)專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大,各種科研經(jīng)費(fèi)的增多,會計(jì)核算和崗位設(shè)置的規(guī)范,會計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的普遍應(yīng)用,相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案資料數(shù)量日益龐大,由會計(jì)人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進(jìn)行管理,負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常管理,會計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的日常維護(hù),以及財(cái)務(wù)部門的日常查賬工作,確保財(cái)務(wù)檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規(guī)范性。
5.加強(qiáng)會計(jì)電子檔案的管理。會計(jì)電算化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)日常要進(jìn)行備份保存,財(cái)務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行日常維護(hù)和及時升級,年終形成會計(jì)電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護(hù)封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時,保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。財(cái)務(wù)工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)高,業(yè)務(wù)能力強(qiáng),并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認(rèn)識財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性,具有腳踏實(shí)地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng);另一方面,不僅要熟悉財(cái)務(wù)部門的職責(zé),會計(jì)檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財(cái)政稅務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),要進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在提高理論知識的同時,注重實(shí)際工作能力的培養(yǎng),多提供學(xué)習(xí)先進(jìn)的機(jī)會,多提供創(chuàng)新實(shí)踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財(cái)務(wù)檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個方面,在高校的教學(xué)評估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn),改進(jìn)管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財(cái)務(wù)檔案的安全和完整。
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