時間:2023-05-30 10:27:15
開篇:寫作不僅是一種記錄,更是一種創造,它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感,將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購管理的方法,希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友,陪伴您不斷探索和進步。
在我國國民經濟的發展過程中,電力行業是一種重要的基礎產業,它的發展是提高經濟發展水平的重要基礎,也是我國實現經濟發展目標的戰略重點。電力行業的整體發展水平依賴于它的裝備水平,裝備水平的高低將直接影響電力生產和建設的整個過程,其中的主要環節都需要借助于電力設備與材料等。設備采購工作的開展也會影響工程造價,和電力生產成本密切相關,對電網公司的整體效益帶來重大的影響。由此看來,電網公司的設備采購環節至關重要,可以稱之為是電力公司的“效益中心”,將會直接影響電力系統的經濟效益。電網公司的設備管理需要利用先進的采購模式,并且確保在電力公司的采購行為中能夠切實可行,不斷改善和優化電網公司的采購管理模式,提高設備采購管理水平。概括起來,加強電網公司的設備采購管理具有以下作用:第一,能夠提高采購效率。在完善的采購管理模式下,電力公司的交易時間會盡量縮短,從而提高設備采購效率,還可以降低電力物資的成本投入。第二,能夠增強設備采購效果,增強電網公司的市場競爭實力,提高保價的準確性;第三,規范化的采購管理模式還可以增強電網運行的安全性,利用高質量的設備與材料確保電網運行中各環節的安全;第四,能夠提高采購環節的經濟效益。采購環節管理的規范化開展,可以不斷完善采購的各環節,優化采購系統的供應體系,并能夠達到電網公司與供應商的共贏。
二、新形勢下采購管理的發展趨勢
1.聯合采購。
這種采購方法可以提高采購環節的效率,實現采購環節的統一化與規范化管理。具體來講,聯合采購通常是按照區域將采購訂單進行劃分,并將同一區域的訂單合并起來,共同做好供應商接洽的工作,形成以區域為單位的獨立體。隨著社會經濟的不斷發展,很多電網公司的采購量都得到了很大的提高,利用聯合采購的方法可以實現采購行為的規模化,從而在價格方面得到更高的優惠,并且還可以在采購過程中接觸更多的大型供應商,提高議價能力。
2.物流環節的整合采購。
在電網公司的整個供應鏈體系中,采購環節是必不可少的重要組成部分,它的管理范圍也在不斷擴展。電力企業要加強與供應鏈系統之間的連接,實現供應鏈中各企業的同步運作,從而提高整個供應鏈的運轉效率,做好采購管理工作。在先進的管理模式的引導下,設備采購的價格與成本也會適度降低,設備采購會在更為合適的時間與地點完成采購商品的任務,進而將電力設備順利地轉到電網企業中,實現電力物資的順利交接,提高采購供應過程的運轉效率,不斷完善電網公司的核心采購模式,使得采購供應鏈更能夠符合當前形勢的需求,并且增強電網公司的市場競爭實力,實現企業供應鏈體系的不斷調整與優化。
3.整合采購與生產計劃。
在具體的采購工作中,供應商的管理需要依靠一定的技術條件,只有提高供應商管理的技術水平才能促進供應商的規范化。同時,很多具體的操作規范一旦確定下來,就會成為一種固定的程式,很難加以調整與變更。鑒于此,應當將電網公司的采購工作與生產計劃相連接,實現采購與生產計劃的整合,根據企業生產計劃的目標來制定相應的采購規范,使兩者能夠協調。鑒于現階段存在著多種多樣的電力物資種類,在采購業務上對專業性的要求也逐漸提高。現階段,通常需要電力物資采購部門具有很強的專業素質與技術水平,并且做好與其他部門的溝通與協調工作。另外,電力物資采購部門還需要具有一定的戰略眼光,能夠從電網建設和公司發展的全局出發,制定出符合公司發展目標和公司實際的生產戰略與管理方法,使電網公司的采購計劃能夠與企業發展計劃相吻合,并實現采購計劃與建設計劃的統一與協調,在滿足各個時間段內電力設備與材料需求的基礎上,做好采購部門與工程技術部門之間的聯接,順利完成設備采購計劃。
4.采購管理集中化。
利用這種管理方法,可以充分發揮集約效應,增強企業的市場競爭實力,并且能夠加快企業的發展與進步。傳統的采購管理通常表現為小型化的特點,管理的過程比較分散,屬于分散化管理,這不利于提高企業的管理效率,同時也不適應當前市場發展的需求,必然會導致管理效率低下。為此,可以采取集中化的采購管理方法,利用統一化和規范化的管理形式增強電力物資采購的效率,并利用切合實際的市場營銷戰略,順應當前市場經濟發展的需求,實現資源的優化配置。總之,集中化的采購管理方式更適應當前市場經濟的規律,也能夠充分調動各方面的資源,利用集中化的規模資金增強企業管理的優勢,從而降低企業的管理成本與物資成本,實現企業管理效率的最大化。
5.采購管理職能化。
根據目前市場發展的實際情況來看,很多電網公司都將采購部門獨立出來,實行單獨管理、單獨匯報的管理方式,尤其是省級供電公司,已經獨立于生產部門之外,成為一個獨立的個體,并且直接向省級主要負責人聯系和匯報。在此發展背景下,采購管理的職能空間和范圍得到強化,采購環節的作用也顯得更加重要。為此,必須加強電網公司的采購管理,利用更為科學的采購管理方法,優化采購管理流程與環境,并提高電力物資管理的效率,實行集約化的管理方式,減少電網公司采購管理人員的數量,并且提高電力物資采購人員的專業技能與綜合素質。要加強對物資采購管理者的培訓與教育,通過形式多樣的教育活動提高他們的知識水平與綜合素質,使他們能夠充分了解采購管理各環節中應當注意哪些問題,并且充分理解所采購的設備與材料的性能與質量,掌握材料采購的技術要領與原理,深入了解電網公司設備采購的整個過程,不斷提高自身的專業水平,讓電力企業的采購工作更加的專業化。最后,為了避免出現職務犯罪的問題,還要不斷優化管理流程和管理制度,并嚴格依照規程和制度進行管理與控制,使電力設備采購環節更加規范化,同時也使電力物資采購人員更加注重自己的個人行為,避免出現職務犯罪等問題。
三、電網發展戰略對采購管理的要求
加強電力公司的管理是為整個地區電網負責的表現,也是更好地為用戶負責的體現,是實現電網公司服務大眾的重要舉措,也是新時期電網公司管理的重要理念與戰略。為此,電網公司必須依照工作方針和發展戰略的指引,堅持貫徹電網公司發展的宗旨與理念,不斷優化采購管理的流程與環節,加強對采購管理過程的控制,利用規范化和科學化的采購管理模式,增強電網公司的經濟效益,同時提供電網公司的社會效益,為廣大用戶提供更加優質的服務,更好地回饋用戶與社會。新時期,電網公司的發展戰略也發生了相應的轉變,采購管理的發展思路也需要做到相應的轉變。具體說來,電網公司要注重從以下幾個方面進行轉變:第一,要加強對采購環節的管理,增強電網公司發展的基礎。為了順應新時期電網公司發展的需要,促進電網公司內部各項業務的順利開展,電網公司的全體員工都要增強安全意識,將安全放在第一位,確保電網在安全的前提下平穩運行。隨著我國電力事業的不斷發展,電網公司也必須加強對采購環節的管理,做好電力規劃工作,并加強新建電力網架的建設,并加強對已有骨干網架的管理。若設備存在老化的問題,或者設備不適應新形勢下電力改造的需求,就需要加快設備的更新換代,加快新設備的引進與電網架設。此外,電網公司還應當增強電網調度能力,不斷提高電網管理的科技含量,利用先進的管理方法與管理理念,實現電網管理的科學化發展,確保電網的平穩與安全運行。要以加強采購環節的管理作為企業發展的根基,制定出強本的具體管理思路與管理流程,嚴格要求與規范化管理電網物資采購流程,在確保電網安全的基礎上提高采購能力與管理效率,盡量縮短采購環節所需時間,高效率地完成電網設備采購的任務。第二,要樹立創新意識。對于電網公司的采購管理來說,電網公司除了要在業務上和技術上不斷增強創新能力外,還要在服務理念和管理模式上不斷創新,這樣才能順應新時期的發展需求。歸根結底,電網公司采購管理的創新需要企業員工不斷增強創新思維,要有創新的意識與能力,利用各方面的創新充實與發展企業文化,實現企業管理理念的更新,提高電網公司采購管理的總體水平。采購管理是電網公司發展的基礎,加強采購管理的創新是夯實企業發展根基的關鍵,也是提高企業經濟效益的前提條件,要不斷引進和推廣新的管理方法與管理理念,提高整個員工隊伍的素質。要實現管理理念方面的創新還必須及時更新思想,將創新思維作為發展采購管理的重要環節,利用先進的理論方法為基礎,實現電網公司的跨越式發展。當前,很多現代化的采購管理技術與方法都值得借鑒,電網公司需要充分參考這些管理技術與管理理念,利用現代化的管理模式推動電網公司管理能力的提升,從而不斷增強電力企業的市場競爭實力。將領先作為發展導向,具有戰略眼光與國際化視野。電力公司不僅要增強自身的管理能力,還應當具有超前的戰略眼光,能夠掌握電力市場的發展前景與趨勢,并且要具備敢于爭先、敢于變革的意識。另外,企業還必須將眼光放長遠,以國際化的發展視野看問題,這樣才能從戰略發展的目光看待企業采購管理的技術水平,增強采購管理環節的發展動力,提升發展質量與速度,直至企業達到業內領先的水平。在這樣的發展理念下,采購管理的各環節將會得到改善,一些先進的技術與方法也會得以引進,企業要增強市場競爭力的目標也將成為現實。
四、當前電網公司的主要采購方法
現階段,電網公司的主要采購方法主要有以下幾種:第一,集中采購與分散采購。這兩種采購方式是相對而言的,集中采購是在建立核心管理部門的基礎上,利用專業化的采購機構負責設備采購問題。很多采購公司利用專業化的全球采購部門,在世界范圍內進行采購工作,并實現統一化管理,通過利用集約化的優化的優勢,取得價格方面的優惠,從而提高企業的經濟效益。而分散采購則是自主進行的,主要由下屬單位或者子公司進行,是滿足自身發展需求的采購活動;第二,聯合采購。這種采購是一種統一的采購形式,是指在某一地域內進行的采購行為,有利于降低原材料的采購成本,從而實現了資源共享的目的,有利于發揮集體優勢,達到共贏的目的;第三,詢價采購。這種采購方式主要是對多家供貨商的報價進行對比與分析,實現降低成本的目的;第四,即時采購。也就是將合適的設備按時保量地配送到指定的地點,是一種直接配送形式的采購,有利于確保貨物準時達到需求點;第五,招標采購。本著公平、公開和公正的原則,利用招投標的形式進行電網設備采購;第六,電子采購。主要是利用電子商務的形式進行采購,是一種“端對端”的采購形式,這減少了中間的流通環節,有利于降低采購成本,并且也極大地提高了采購工作的效率,是未來電網公司設備采購的重要途徑。
五、結語
[關鍵詞] ERP供應鏈采購物流
當前市場經濟趨向國際化,地域經濟趨向全球化,供需環境更加復雜多變,消費者的需求瞬息萬變,多樣化趨勢更加強烈,企業只有把各種能力綜合起來,將企業、供應商和客戶之間的合作所形成的供應鏈不斷優化,才能在競爭中立于不敗之地,不斷提高自身的競爭力。企業為了適應這種需求,紛紛求助ERP系統管理,通過ERP系統的實施,為自己的企業謀求更大的競爭力和生命力。
一、ERP與供應鏈管理
1.ERP系統
ERP(Enterprise Resource Planning,企業資源計劃)系統是指建立在信息技術基礎上,以系統化的管理思想,為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它集信息技術與先進的管理思想于一身,成為現代企業的運行模式,反映時代對企業資源優化調配,最大化地創造社會財富的要求,成為企業在信息時代生存、發展的基石。ERP系統是緊緊圍繞物流這條線索,控制物流信息。而采購則是物流的源頭,它完成的好壞,直接關系到企業生產和經營,并結合了供應鏈的思想。
2.供應鏈管理
供應鏈管理通過分享信息和共同計劃使整體物流效率得到提高,它使物流渠道安排從一個松散的聯結著的、獨立企業的群體,變為一種致力于提高效率和增加競爭力的合作力量。在本質上,它將每一個獨立參與者進行存貨控制,變為一種物流渠道整合和管理,增加了物流渠道群體的競爭力。
二、基于ERP的供應鏈采購管理
有效的供應鏈管理可以使管理者充分了解整條供應鏈的信息;從原材料的獲得開始,到產品的生產,一直延伸到把產成品送到客戶手中。管理者獲得了這些信息后,可以做出更加科學、全面的決策。
1.基本思路
傳統的ERP,側重于企業內部資源的整合,貫穿起各個業務環節來提高效率。但是,企業相關的供應商和客戶也是ERP的重要組成部分。因此,在提高企業內部效率的同時,注重對企業外部資源,如供應商、客戶、外協企業的協調管理也顯得格外重要。企業分別把客戶、銷售商、供應商、協作單位納入生產體系,同他們建立起利益共享的合作伙伴關系,進而組成一個企業的供應鏈;實現某種程度的敏捷制造(Agile Manufacturing),即在基本合作伙伴不能滿足企業生產需求時,企業可以由特定供應商或銷售客戶組成短期或一次性供應鏈,以適應商場的需求。因此,對采購的要求不僅僅是完成一定的采購本身的這些具體事務,還要求采購管理者提供對供應鏈管理的有效支持,同時還需要拓寬ERP系統的功能、服務對象,使ERP系統正真成為供應鏈管理的工具,實現現代采購管理。
2.基于ERP的供應鏈采購管理方案
在ERP系統的支持下,實現供應鏈采購管理模式不僅要有傳統的采購事務處理,而且要沿著供應鏈將供應商納入ERP系統中來,以信息形成對供應管理過程中形成的信息流加以控制。采購管理作為整個ERP系統的一個子系統,如圖所示。
在ERP環境下,實現供應鏈管理的采購除了基本的采購業務,還提供了對供應鏈管理的相關支持。主要功能模塊如下:
(1)供應商計劃
它記錄供應商的各種信息,包括供應商的供貨范圍、供貨能力、供貨質量,以及本企業合作關系的歷史記錄。幫助企業根據供應商本身條件和本企業的合作記錄,確立合作伙伴,整合企業供應鏈。
供應商計劃根據采購計劃要求,產生相關供應商的近期采購請求。供應商通過供應鏈上的ERP系統獲取這些需求信息,一方面便于其自身的經營活動安排,以保證對企業的供貨能力;另一方面通過這種雙向的交流,幫助雙方建立、保持、發展合作伙伴關系。
最后,供應商計劃在基本合作伙伴不能滿足采購要求時,能夠幫助企業找到特定的供應商組成臨時性的供應鏈,適應這種變化。
基于ERP的供應鏈采購管理總體結構示意圖
(2)基于ERP系統的供應鏈采購計劃
供應鏈采購計劃處理企業ERP計劃模塊提出的采購要求。根據采購要求并立足于實際情況制定本部門的短期工作計劃。通過這種采購計劃也可以處理非生產性采購要求。實現這種部門性質的小計劃提高系統的獨立性,增加其適用范圍。
(3)基于ERP系統的供應鏈采購業務
基于ERP系統的供應鏈采購業務類同于傳統的采購業務,因此對采購業務人員而言,僅僅是采購管理工作方式改變,由傳統的人工記錄,改成電子數據的登記,在數據登錄過程中提示的操作界面與人工方式類同。基于ERP系統的供應鏈采購的所有功能被集成在系統軟件中,由擴展ERP系統實現供應鏈管理的功能,通過Internet實現物料需求企業的計劃部門與供應商之間實時互動。
(4)電子銀行應付款管理
采購應付款通過電子銀行實現網絡收付,并同時提供于財務系統,在本系統中建立對應的數據接口。其中的核算工作由財務系統完成。
三、基于ERP的供應鏈采購管理方案的實現
雖然采購管理、供應鏈管理的理論和ERP系統的功能都相當成熟與穩定,但是運用供應鏈管理理論提高采購管理水平的實現效果不佳,其原因是沒有實現供應鏈管理的直接工具,傳統的ERP系統是從企業內部角度集成企業資源,進行統一計劃與控制。為此,實現基于ERP系統的供應鏈采購管理方案應當著重做好如下幾方面的工作。
1.ERP系統擴展功能設計
采購管理、供應鏈管理的理論相對穩定,各ERP系統軟件產品功能類同,但是,企業規模不同、所屬行業不同、生產過程不同、形成的供應鏈不同,企業實際選用的ERP系統不同、應用程度不同,直接影響供應鏈采購管理方式和所構建的ERP系統功能。因此,實現ERP系統的供應鏈采購管理首先要分析企業采購管理、ERP系統、信息化進程現狀,特別要分析ERP系統功能及其應用現狀,尋找最佳的ERP系統的供應鏈采購管理方式、數據庫結構、操作功能的切入點,最后設計出實用、有效的ERP系統功能。
2.供應鏈采購功能實現
用戶通過ERP系統實現供應鏈采購管理。錄入原始數據、處理各種相關單據,完成各項事務。不同用戶賦予不同的操作權限,輸入的原始數據直接更新對應的數據庫。采購的各種信息一部分由用戶設置,一部分根據采購業務進行情況更新。設置供應商信息接口獲取這些信息并根據要求反饋相應的數據給供應鏈組合和供應商選擇。供應商信息接口是提供對供應商信息訪問的統一接口。一方面定制了一些常用條件下的檢索,例如所在地區、供貨范圍等;另一方面提供用戶自定義檢索條件的功能。
3.供應鏈采購優化實現
[關鍵詞]供應鏈;采購管理;戰略伙伴
[中圖分類號]F251 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432(2013)34-0024-02
企業的競爭力要求隨著時代變遷也出現了不同的變化,時至今日,競爭力的要求表現在對市場需求的反應速度上,企業必須按照要求進行快速生產,提高客戶的滿意度。而作為采購供應部門在這種瞬息萬變的需求環境中擔任著保障供應的艱巨任務,使企業從資源約束中得以解脫。因而必須對采購管理投入力度,保這種供應的持續穩定性。
1 供應鏈管理的概念
企業置身于市場經濟的大環境下,不可能脫離其他企業而獨立存在,因而要增強市場競爭力,就要建立起合作關系,充分利用資源來參與競爭。供應鏈管理成為實現增強競爭力的重要途徑之一,同一鏈條上的企業保持著緊密的合作關系,進行信息和資源共享,為達客戶需求發揮各自的能力。這代表著競爭已從企業之間升級到了供應鏈之間,供應鏈的出現是集成管理思想的體現。由此可將供應鏈定義為以核心企業為中心,在采購、制造、銷售的過程中通過對物流、信息、資金的控制來形成整體功能網絡的模式。
值得注意的是,供應鏈管理涉及的不僅僅是所銷產品的管理,還包括鏈條中的合作伙伴間關系管理,根據每個企業的特點和競爭力來進行環節分配和資源整合,實現雙贏。對參與企業的意義在于降低了采購成本,縮短周轉時間,節約交易成本,提高生產效率,最終實現利潤增長。
2 供應鏈管理模式下采購管理的地位變化
供應鏈模式的建立使得采購管理的理念也隨之發生深刻變化,逐漸上升到供應鏈管理的層次上。采購管理作為供應鏈模式中的一個關鍵性的環節,已經受到了企業的重視,由采購在供應中的決定性地位而使供應鏈的優化政策從采購開始。采購這項工作是貫穿于生產始終的,所占的成本比重較大,控制好成本就可以有效提高企業利潤。另外采購產品的耐用程度和消耗量都會影響生產質量,耐用的產品產出量大,自然可以保證利潤。如果忽略對采購的管理,不提升采購人員的工作能力,不提高采購效率和質量,那么就使采購對企業利潤產生的助益白白流失了。
由此可以看出采購管理在供應鏈管理模式中的作用,同時采購管理也離不開供應鏈管理的支持。加快供應鏈的管理改革勢必從整體上提高采購的運作效率。通過對供應鏈管理模式下采購管理的研究,可以用供應鏈的管理模式來對采購現狀進行解讀,增加采購的策略,使采購在供應鏈上的戰略作用得以充分發揮。
3 供應鏈管理模式下采購管理的策略
3.1 全面采購策略
全面采購策略是從25項次策略中歸納總結出來的。可用3種提煉而出的策略予以說明,分別是:支持供應策略、確保供應策略以及環境變動策略。其中支持供應策略是指在企業和供應商之間建立起良好的溝通關系,在供需發生變化時能夠通過電話、網絡等及時溝通,在產品更新換代的時候邀請供應商參加企業舉行的講座、培訓等,使供應商供應的材料能夠始終符合企業的水準要求;確保供應策略是指采購工作能夠跟上企業對生產物料的需求,并保證這種供應是經濟有效的,影響供應策略的因素包括議價方法的改變和供需狀態的改變,要求采購者必須具備及時獲取并利用信息的能力;環境變動策略中涉及的環境因素包括經濟、政策、法律及企業利益等,采購工作要應對這些變化就必須具有預見能力,感知到環境因素會對工作產生的影響,積極采取措施予以規避。
3.2 分層采購策略
分層采購戰略的提出者是知名學者史培曼,這種戰略的觀點是企業內不同階層會對采購有不同的任務。從公司的管理階層出發,他們追求的是市場競爭力,這就對采購者的議價能力提出要求。提高了議價水平,可以降低采購成本,從而實現利潤最大化。而事業部階層關注的則是特定事業的競爭力,他們的工作著力于進行供應商及產品價值分析,對各部門進行協調,采用系統策略來予以監管。再深入到部門階層,就是績效策略在發揮作用,他們的工作重點在于把握采購資源,控制采購費用,使采購滿足單位的需求。
3.3 競爭導向策略
供應商與采購者之間的對抗會催生三種結果:采購者居主導、供應商居主導、兩者勢均力敵。由此發展出的三種競爭策略分別是:壓榨策略、多角化策略和平衡策略。壓榨策略是當供過于求時,供應商受到壓力而不得不接受降價的現實,從而使得采購企業獲取較大利潤,但采購者不能憑借這種優勢對供應商過度壓榨,以免破壞長期供應關系;多角化策略是供應商實施的一種防御性的策略,憑借優勢抬高供應價格,采購者就要做好信息收集,進行市場研究,找到價格更加合理的供應商或是替代材料;平衡策略是當兩者力量持衡時,供需雙方采用中庸的方式進行過度,協商價格和存貨量,保證材料的持續供給。
4 供應鏈管理模式下采購管理的實施方法
4.1 選擇合適的供應商
企業的物料需求較大,很多供應商都希望成為企業的合作伙伴,對于企業來說,確定好關鍵材料后就要進行最適宜供應商的選擇。企業可以將所有部門都調動起來,成立一個小組,涉及采購、研發、生產、質檢等多個方面。此聯合小組要將供應商的成本控制、生產運作、技術開發等信息都集中起來,依靠這些信息對供應商做出評價,看供應商是否符合企業制定的合作標準。假如供應商的各方面條件可以達到標準要求,那么就要與他們進行溝通,對他們的長期合作意向進一步確定,從而確定好合作關系,保證材料供應的及時性和高質量。
4.2 加強對采購物料的分類管理
長期合作關系并非適用于所有的物料供應,因為企業在生產中用到的材料以千萬計,如果每一種都要與供應商建立長期合作會消耗很多精力與時間。因而企業可以對物料進行分類,根據類別來確定是否需要建立合作關系。分類時要考慮材料對企業的重要程度,供應市場是否存在風險,材料是否容易獲得,材料來源是否可靠以及企業和供應商之間的力量對比等,以這些因素為依據進行材料分類,從而確定與哪些材料的供應商建立長期合作。
4.3 培養長期合作伙伴關系
企業要將目光放長遠,與優秀的材料供應商建立良好的伙伴關系,當然關系的建立需要雙方高層的支持,并要建立在雙方互相了解的基礎之上。供需雙方要在良好溝通之下對自身進行結構改進和文化塑造,以適應對方的要求,減少合作的障礙。在建立長期合作伙伴關系的時候,必須分析對方的期望和需求,給出好的合作態度,并采取信息共享,利潤共存的合作方式,以實現雙方的利益最大化。
總而言之,在市場經濟的大環境下,企業不能忽略任何一個環節的把握,只有每個部分都健康持續地運行才能帶來企業總體利潤的增長。采購管理憑借其在供應鏈管理中的重要地位而受到越來越多的重視,且加強采購管理的方法也在不斷地探索與實踐中,作為企業要擴展視野,廣開言路,為供應鏈管理模式下的采購管理提供更多的新鮮血液。
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隨著我國工程技術的發展和工程技術“走出去”戰略的實施,我國工程技術企業不斷擴大市場,積極參與國際競爭,承接國際項目。然而,由于各方面環境發生變化,導致供應鏈發生變化,物資供應出現一些新的問題需要解決。本文通過對國際工程項目供應鏈下的物資采購管理進行分析和研究,并對如何建立良好的物資采購管理模式提出了自己的觀點。
關鍵詞:
國際工程項目;供應鏈;物資采購;管理
1、引言
物資采購管理是工程項目得以有序開展和實施的前提,是保障項目能夠按時竣工交付,并保證質量的根本保障,因此保障工程項目供應鏈下的物資采購管理對于項目工程來說至關重要。隨著我國工程技術水平的提高,國內工程技術市場的不斷飽和,國際市場的巨大吸引以及政策支持,我國企業承接的國際工程項目不斷增加。由于國際項目一般采用EPC總承包項目,因此項目物資采購工作全權落到了施工企業的手中,因此,如何實現物資采購的充分管理,對于承包方企業來說至關重要。一方面,保障物資采購的成本性,實現項目的盈利性是根本,因此必須從物資采購方面降低成本,從而實現總成本的有效管理和降低;另一方面,企業必須保障物資采購質量和效果,保證施工期、竣工期,只有這樣才能保障企業的施工承諾,保障企業的信譽和形象。
2、國際工程項目物資采購特點
2.1技術要求差異大
由于各國在施工標準上,建筑理念上的不同,因此導致了國際項目在施工期間必須結合甲方的項目要求、設計理念和技術標準進行施工與物資采購。由于施工標準和技術要求在國際標準和甲方當地標準的不同,因此必須強化落實標準的國際化和當地化界定,以何種方式對物資進行管理,以實現技術標準在最經濟的物資采購原則下滿足施工要求。
2.2材料質量要求嚴
由于國際市場上對各類建材、材料、物資的標準較國內相對完備,因此質量要求也相對較嚴,在保證物資采購管理的過程中,必須加強質量管理。通過質量管理來保障施工材料符合標準,保障施工過程中的有效質量。保障和連續供應對于保障施工質量有著至關重要的影響。
2.3采購程序復雜
國際工程項目管理嚴格,在物資采購供應方面,采用了近乎嚴苛的管理方法,在手續和流程方面額外復雜。在物資采購管理過程中需要進行充分的調查、計劃、初步選擇、初步詢價、初步比價、推薦供貨商、送業主審議、招標或談判簽訂合同等手續。而在涉及到進出口物資時,其程序又要走進出口程序,需要在當地辦理進出口許可、支付信用證明、港口工作、稅務管理工作、倉儲及物流最后的物資檢驗和接收、清關等。由于物資管理嚴格,因此在物資管理過程中也相對的比較安全。把好了物資技術標準、質量標準關,同時增加了物資流通的工序,延長了物資流通的時間比例,大大降低了工程開展的時間和效率。
2.4物資供應不穩定、價格浮動
由于國際項目一般較大,工期較長,因此項目開展過程中,難免遇到工期間物資供需發生變化,物資價格發生浮動和變化。由于一些建材供應商在部分地區的信用水平參差不齊,供應能力有限,導致大型項目在組織施工時極易發生供應鏈斷裂、供應方單方面提價、延緩交付、國際市場需求變化以及匯率變化導致的價格變化、運輸費用、稅費等等各方面問題,嚴重地影響了項目工期和施工的有效開展。
3、基于供應鏈的物資采購管理模式設計
基于供應鏈的物資采購管理是隨著工程經濟的不斷發展,為保障工程物資采購的有效性,建立的通過用系統的觀點來對物資管理環節過程中的物流、信息流、成本流的有效管理,通過供應鏈下的物資采購管理,可以對物流、信息流、成本流進行有效的分解和控制,使得各環節的連續性、成本性、利益性得到大幅提升,既保障了物資采購管理的效果,又保障了物資采購管理的效益,實現了雙豐收。
3.1基本思路
首先,通過貫通企業內部資源,提高內部管理效果;其次,提高外部資源的協調管理,實現在供應鏈下的物資采購管理各環節的有效統一性,保障系統的整體性和溝通協調性。最后,加強物資管理,將企業需求與供應鏈能夠有效地結合,實現物流、信息流、成本流的有效控制,實現綜合效果的顯著提升。
3.2模型建立
根據供應鏈下物資采購的物流、信息流、成本流的有效組織和分析后,將基于供應鏈下的物資采購模型分為三個層次:運作層、業務層、戰略層。首先,運作層是供應鏈下物資采購管理模型的根本。其中涉及到了物資管理的各種方法和技術,通過各類技術的有效使用和完善,使得物資管理水平得到根本的提升和完善,以適應國際項目高標準和高要求。同時結合國際項目實際形成高效運作的管理層實現供應鏈水平的有效銜接和物資管理的高效化,而這是保障業務層與戰略層得以順利開展的前提,是管理模型實現的基礎。其次,業務層作為采購模型的行為層,是實施物資管理的關鍵。通過運用供應鏈管理思想來完善物資采購管理過程的價值,以物流和信息流為基礎,通過結合國際項目實際,對核心材料的采購和管理進行集中,以保障核心物資的高水平。對非核心物資進行外包,從而提高物資管理的效率,實現成本流的有效控制和根本效益和競爭力的提升。業務層是戰略層的執行,是運作層的實踐,在環節上起到了承上啟下的作用,使得物資管理模型整體性和統一性大大提高。最后,戰略層是實施供應鏈下物資管理的核心。從核心發展戰略的角度、從項目發展要求的實際出發,通過對物流、信息流、成本流的有效管理,將業務流程進行優化和供應鏈的優化管理,協調和平衡供應鏈過程中各成員的利益,合理規避各類物資采購管理風險,實現“多贏”局面的控制,最終實現物資采購管理的穩定和連續,保障國際項目開展的連續性和高標準。
4、結論
國際工程項目物資采購管理復雜困難,需要通過積極有效的管理,協調供應鏈下各方利益,才能保障物資采購、供應,項目開展的有序進行,采用通過加設供應鏈下的物資采購管理模式,能夠有效地避免類似問題的產生,促進項目工程的有序開展和落實。
作者:蔣興宇 單位:中鐵隧道集團一處有限公司
參考文獻
近幾年國內經濟的快速發展,為國內的各大企業發展都提供良好的機遇,形成了比較成熟的采購管理模式。但是面對國際化趨勢加快,使得采購管理方面的問題也日益突出,主要表現在原料庫存時間長、物流成本加大、產品質量問題和供應商缺少監管等。由此引發的各種問題或者隱形成本對公司的發展產生巨大的阻礙。因此建立以供應鏈為基礎的企業采購模式成為解決這類問題的關鍵所在。對于供應鏈管理方面,根據各國內外學者研究顯示延伸供應鏈管理的深度和廣度,能夠有效的保證產品質量的同時節約成本,從而能夠提高產品的質量和改善生產產品質量。本文根據目前一般企業采購管理的狀況,分析采購管理過程的中的各個環節,例如物流、庫存、供應商和原料質量等方面的問題,對各個問題進行分析,提出改進措施,并結合供應鏈體系分析采購的管理。
二、采購現狀與問題分析
(一)采購現狀
以A公司為例,其采購的原料主要包括化學材料、建材和生物材料等,其中生物材料占90%,對這部分材料成本控制成了企業控制成本的主要途徑。公司采購部門由5人,對不同的生產材料有專人負責。根據公司制定的采購管理辦法,首先對生產消耗的材料進行預測,根據預測結果確定采購的物料的量;第二步,對制定的采購計劃,選擇合適的供應商;第三步,對采購到的物料進行檢驗,對滿足要求的物料進行入庫處理,對不能滿足的物料進行退回處理等。對于這個過程的成本控制方面,A公司采購管理方面主要通過與不同的供應商去洽談,選擇最低的供應商作為最終的供應對象。但是企業原料人工成本的增加,使得A企業在物料成本控制方面同樣面對巨大的壓力。
(二)采購管理問題
1、在采購部門地位方面,就A公司整個結構方面,采購部門只是屬于生產部門的一部分,只負責采購價格的敲定。對采購物料的質量和供應商的選擇方面沒有權利,即不具備對采購物料質量的監控和控制。另外,對采購物料的庫存儲和運輸方面,不能夠有效的管理。這些都限制了采購管理的一體化控制,對采購的效率和質量有較大的影響。2、采購流程不暢通,信息共享滯后。分析A公司的采購方法,雖然公司領導層意識到采購過程冗長會造成各種采購成本的增加,同時提出了一系列減少采購程序的方法,達到了一定減少采購手續和成本的目的。但是,在突發采購或者應急采購方面,往往表顯出比較慌亂的場面,這主要是因為公司沒有制定相關關于采購的相關政策,采購過程僅僅依據相關部門上報上來的采購清單做采購,缺少對總體采購的規劃。A公司的采購系統和各部門的信息系統相對較為獨立和分散,未將供應鏈的思想融入到采購信息管理系統方面。3、在供應商選擇方面,目前的選擇模式還是以價格低為先決條件,這樣造成供應商一味的為降低物料的價格,犧牲產品的質量。此外,為了避免供應商采購一家獨大的情況發生,A企業采取了對一家供應商采取供貨比例的限定的措施,長期效果下來,也處于一種被動關系。總的來說,A公司與供應商的長遠合作的前景不太樂觀,主要是由于A公司目前還是以價格為主來選擇供應商,不能激勵供應商去升級產品質量,反而有可能造成供應商為了降低成本,犧牲供應物料的質量。
三、相關改進策略
(一)采購部門管理方面
根據對A公司采購管理部門地位和職能分析,發現A公司的采購部門只是負責價格的制定和選擇,無法對采購的物料的質量控制,也無法根據采購物料的功能不同和重要性不同去制定相應的管理措施。這需要對采購部門重新定位,突出采購部門的關鍵和負責范圍,加強對物料的管理。例如采購部門能夠根據物料對生產的產品的重要性程度,建立物料管理的等級制定,對物料實現不同級別的控制,并結合物料成本和保存條件,制定重點保存維護的物料。
(二)采購信息平臺的建立
基于供應鏈模式下的采購管理強調采購信息的通暢,保障采購信息、采購單位和供應商之間的有效通訊。采購信息平臺的建設能夠保證采購信息的及時做到共享,使得供應商與采購單位互相了解對方信息,便于提高彼此之間的效率,避免由于信息不同造成的一些損失。就A公司而言,采購信息還未能做到有效的共享,造成各單位和部門之間的聯系不夠緊密,影響采購的效率和質量,故需要建立以信息共享為目的的采購信息平臺。
(三)供應商管理方面
供應商管理方面改進,主要通過針對供應商的供貨的質量、供貨渠道和物料的價格方面,制定供應商分級管理的模式,實現基于供應鏈模式下的供應商分級管理,即對供應商進行分級處理,可分為一級、二級和三級供應商。對不同級的供應商管理,能夠實現對物料的渠道和成本控制的掌控,為物料的采購價格提供必要的依據。通過對供應商的等級管理制度,制定一個公平的物料采購環境,幫助供應商去提升自己的產品和服務質量。
四、結論
1.1整體控制較差,缺乏必要的管理制度
醫院在進行物資采購管理過程中不能夠按照計劃進行有效的管理,整體統籌性較差,這樣就會導致實際采購情況與庫存數量存在較大的差異。醫院部門在進行獨立采購的時候不能夠按照規范的管理制度進行,無法對采購人員形成有效的監督,約束機制的缺失將會進一步導致違法行為的出現。這樣都會對醫院的經濟效益造成極大的損害。
1.2財務管理制度不符合要求
財務管理制度的制定應該適應醫院物資采購管理的運行方式。財務管理制度是物資采購過程中的重要方面,當財務管理制度缺失的情況出現時,將會導致違法行為的出現。在醫院物資采購管理過程中,主要采用集中招標的形式。這種方法會使采購人員在采購過程中出現謊報、瞞報等情況,或者對于物資清單進行虛假填寫,嚴重地損害醫院的經濟利益。因此,完善的財務管理制度對規范醫院物資采購管理運行方式具有重要的促進作用。
1.3物資采購管理成本過高
醫院物資采購管理過程中涉及到的存貨加大,這樣就會在一定程度上導致流通的時間過長,物資采購管理成本也會進一步的增加,醫院的經濟效益將會受到影響。專用材料在經過采購之后需要及時的辦理儲存手續,這樣才能夠及時進行統計管理;如庫房囤積情況較為嚴重,則說明在醫院對物資采購進行規范管理過程中沒有進行有效的記錄工作,庫房管理人員對物資的梳理等基本情況沒有詳細的了解,因此在物資采購管理中將會存在實際情況與庫存差異性較大的局面。
2規范醫院物資采購管理運行方式措施
針對醫院物資采購管理運行方式存在的問題,明確變化特點,制定有效的措施進行完善。這樣能夠保證科學有效的醫院物資采購管理運行方式,持續提升醫院的經濟效益,滿足人們對醫院的需求,建立和諧穩定的醫患關系。針對醫院的實際情況制定完善的物資采購管理運行方式是醫院發展的關鍵。
2.1完善的物資采購管理計劃實行物資定額管理
醫院各科室的物資使用情況與醫院整體的物資供應密切相關,所以,醫院應當加強對物資供應的有效管理。主要是對醫院物資的采購、存儲、需求、申請等數量進行科學的編制,制訂醫院的物資使用目錄以及供應計劃表。定時對醫院物資進行統計和實物核算,制訂相應的采購和供應計劃。根據各科室的醫療技術、醫療需求以及人員構成和組織形式,實施物資的定額管理。遵循實事求是的原則,確定各個科室所需的物資數量標準以及金額,進行金額管理和實耗實銷的管理模式。對一些小型醫療器械或是易損耗品等可以采取“以舊換新”的方式。如果科室在正常情況下超出定額管理,則可以采取一些懲罰措施,反之,可以對節約型科室給予獎勵。
2.2分類管理能夠提升物資采購管理的效率
根據物資的使用途徑以及價值,對物資進行分類,大致可以分為醫療設備、醫療材料、低價值易耗物品以及藥品等。根據不同的分類,對物資實行不同的管理措施。而對于辦公用品或是小型器械等低價值易耗物品則要實行嚴格的定額管理,遏制浪費現象的發生。
2.3強化庫存管理能力
醫院物資采購管理應該注重強化庫存管理能力,對倉庫中的物資應該進行定期檢查工作,明確物資數量、使用年限等問題,并且要做好相關的詳細記錄工作。對倉庫進行實時監控,保證物資數量與記錄相符合。倉庫管理制度的建立應該使物資對賬與使用情況相符,避免出現浪費情況,這樣將會使物資的流失進一步得到控制。完善的物資報廢制度是明確物資損耗情況的關鍵措施,定期對物資進行清理,不但能夠節省更多的空間,更能夠明確物資的質量,避免損失的進一步加劇。
2.4實行周密的采購管理制度
為了能夠進一步提升醫院的經濟效益,使醫院的資金得到合理的應用,需對采購管理制度進行完善。強化醫院物資采購管理制度是保證醫院運行成本提升的重要措施。根據需求詳細制定完善的物資采購計劃,在醫院物資清單編制的過程中要根據各部門的實際情況對庫存量進行匯報總結,并且根據計劃進行物資采購。對物資采購計劃進行核查,當發現與醫療活動不相關物品出現的時候應該及時的制止,避免造成不必要的浪費,盲目采購將會影響到醫院資金的合理使用。各部門應該按照計劃統一進行物資采購匯總,并且經過管理人員同意簽字之后才能夠進行采購。當醫院各部門出現物資浪費時,相關責任人應該受到懲處。科學合理地規劃采購資金需要完善的醫院物資采購管理監督制度的制約。
3結語
關鍵詞:物資采購;招標采購;采購程序;管控
Abstract: the procurement has become an important part of the construction enterprise production and business operation activities. In the protection of enterprise production and management, achieve business objectives, improve enterprise economic benefit, etc play an important role and significance. This paper analyzes the present situation of the construction of enterprise material purchasing management and the existing problems, the brief analysis of the procurement management methods, and put forward to control the procurement strategy.
Key words: the procurement; The bidding procurement; Procurement process; controls
中圖分類號:F251文獻標識碼:A文章編號:2095-2104(2013)
1、目前物資采購管理的現狀
1.1物資采購思想和手段落后
從上世紀90年代以前,國家對基本建設項目物資采購供應實行統一計劃,統一分配,統一供應,統一定價,統一領導,分級負責的供應體制。這種體制在當時物資還十分短缺的背景下,對保證基建項目的物資供應起到了不可替代的作用。至上個世紀末,物資市場呈現出買方市場態勢。部分企業認為:只要有錢什么物資都能買到,企業物資部門可有可無,工程開工時,找幾個自己信的過的人管物資就可以了。有的項目部甚至出現了項目經理親自訂購物資,業務員履行手續的逆向操作現象,部分企業紛紛撤銷物資機構或者物資專業人員,造成了物資采購管理制度不健全、不更新、不落實。雖然大多數施工企業經過了從計劃經濟向市場經濟的過渡和蛻變,認識和初步掌握通過市場獲取施工任務和資源的能力,但是突出表現的是管理思想和手段不能充分適應快速發展的需要。表現在物資管理方面就是人員老化、素質不高、采購方式簡單落后、管理方式陳舊等。
1.2物資采購管理體系不健全
由于市場體系還不完備,法治還不夠健全,管理也還不到位,導致物資采購管理體系不完整,不適宜。許多企業撤掉上級物資采購管理部門,把基建項目物資采購權下放給施工項目部,據說這樣能調動項目經理的積極性,減少供應的中間環節,可隨用隨買,靈活方便,而且還可大量精簡物資供應管理人員,減少物資管理費用支出。但這種單純的現場采購管理體系,一是削弱了物資專業隊伍的建設和作用;二是淡化了上級管理部門的管理職能;三是使母(子)公司物資管理部門與項目經理部聯絡不暢、溝通不力,對項目部物資采購監控指導不夠。物資采購呈現出多方采購、多方式采購、多渠道采購的趨勢。
2、當前存在的主要問題
近年來,施工企業的物資采購管理的措施和手段日益加強,但也存在一些薄弱環節和執行不規范、不到位等導致物資采購管理松弛的因素,應變分散采購為集團母(子)公司集中采購,但從目前各企業綜合情況來看主要存在如下問題:
2.1忽視了企業的整體優勢
物資集中采購,采購中易發揮企業整體的資金優勢、信譽優勢和規模優勢。在利用以上優勢的同時,在母(子)公司僅需要打造一支業務精通,具備一定的理論知識和實際工作經驗,思想作風過硬的專業隊伍。集中發揮采購專業隊伍的作用,他們既對集中采購負責,又對工程項目零散采購價格、數量和質量情況進行監控。站在全公司的角度,以整體利益出發,按輕重緩急合理地、有所側重地組織供應,能平衡資金,定時采購信息,在采購材料上注重質量、價格的控制, 在采購物資中所產生的差價是企業綜合效益的重要組成部分,體現了企業的整體利益。而分散采購,則削弱了企業整體優勢的發揮和專業隊伍的建設,材料差價上的效益只反映在項目經理部的局部利益上,無法突出企業的整體實力和優勢,不利于企業的發展。
2.2忽視了規模的議價能力
物資集中采購能利用母(子)公司用料批量優勢,在供應商處得到更多的價格優惠。而各項目經理部分散采購,則形不成批量,往往以零售方式向市場采購,難以在進貨時享受生產廠家的最優惠價格。在物資運輸中,由于數量少,易發生鐵路零擔或汽車運輸不夠噸位,增加了采購費用, 提高了采購成本,影響了施工項目經理部的經濟效益。
2.3忽視了整體的質量優勢
目前發生的工程質量事故中,很多是由于材料不合格所致。通過集中采購,由于有一支專業水平較高,整體素質較好的采購隊伍,對市場經濟的適應能力較強 ,能做到擇優選廠,對各種物資生產廠家的產品進行鑒別比較,實行比質比價,失誤較少,將偽劣建材產品拒之門外,確保工程質量。而由施工項目經理部自行采購,易發生從局部利益出發,甚至出于私心,由非專業人員來從事材料采購,于是輕質量,重價格,物資無質保單、合格證的情況就時有發生,不能確保建筑工程的質量。
2.4忽視了監督制約機制優勢
物資集中采購,在施工企業內部必然形成材料供應單位與使用單位截然分開的格局,使施工材料質量得到了“雙控”:一是材料采購人員對自身采購的材料質量進行控制,并受到倉庫管理人員的監督。二是受到使用單位各項目經理部的監督控制,這樣能進一步把好質量關。而各項目經理部分散采購,就導致自己采購,自己使用,缺乏監督制約機制,存在質量問題容易被掩蓋,現場意見反映不上來,易使偽劣產品流入工地, 給施工質量留下隱患。
3、規范采購的有效方法
3.1發揮制度化管理的優越性
企業要想使物資管理工作更加有效,發揮更大的作用,必須有完善的內控制度,建立制度化的采購管理程序,是施工企業物資管理部門的首要職責,它是采購管理工作有序進行的根本保障,如:規定采購人員職責,明確分工;母(子)公司物資采購審批權限,所有采購報價、采購合同、采購計劃必須經批準后執行;供應商的選擇和評價標準;招標采購的流程和開標評標的標準、合同管理和貨款結付方式等制度。還必須輔以其他的管理手段。第一,必須加強基礎管理,收集歸檔審批的計劃、招標資料、采購合同、驗收入庫和物資核算等原始記錄,把物資內業資料作為物資基礎管理考核的依據。第二,強化招標工作的內部考核制度,指定監督部門對招標工作進行檢查,對違規操作及由于購買方原因,造成購進原材料數量,質量等指標不符合合同規定的,要對相關責任人員進行嚴格考核。屬于招標工作失誤造成的,考核招標領導小組成員:屬于驗收失職造成的,考核相關業務人員,并按情節輕重及損失大小,分別給予扣獎、罰款、調離工作崗位,甚至解除勞動合同等處罰。第三、加強招標工作的財務監控。一是從資金支付方式和支付速度上向價廉物美、信譽好的供貨單位傾斜;二是在制定購進價格時,盡可能分別以現款、抵款和商業票據等不同付款方式來制定購進價格,以做到公平合理。
3.2發揮招標采購的優越性
招標采購作為通用的市場采購方式,深受各國企業界同仁的青睞。招標采購即采購單位將所要采購的物資品種、規格、型號、質量、數量公開或邀請招標,各投標方根據招標要求參與競標,在公開、公正、公平的原則下,由采購方的評標委員會在比質、比價 、比信譽、比運距的基礎上,選擇條件最好的供應廠商為中標單位,并簽訂供貨合同或協議。在市場體制發揮作用的今天,招標采購的應用范圍越來越廣,其優越性也更加明顯,主要優點如下。(1)可大幅度降低采購成本。由于招標采購的供應商較多,各個供應商為了取得供應權,占領市場,相互之間競爭激烈,往往采用降低報價的方法來爭取中標。這就為降低直接采購成本提供了絕好的機會和條件。再加上選擇供應商時的余地較大,可以選擇運距較近的廠商中標和減少采購人員的外出,這也給降低間接采購成本提供了空間。(2)采購的材料質量有保證。由于招標前,企業要對供應商進行資信調查,全面了解和評定供應商的業績,根據供應商的業績對供應商作出合格或不合格的認定,從而使采購材料的質量事前得到控制。(3)有利于公平競爭,強化資源的優化配置。由于供應商有了公平競爭的環境,不公平競爭行為就會大大減少,物資流通就會按市場經濟規律運行,從而有利于社會資源的合理配置, 促進市場經濟體制的建立。(4)增加了采購的透明度,減少了違紀行為的發生。由于招標采購是“陽光下的交易”,避免了“暗箱作業”,從而杜絕和減少了物資采購中營私舞弊的滋生和蔓延
3.3 發揮采購中環境管理的優越性
不斷的凈化采購內外部環境,發揮環境管理的優越性。(1)建立完善的材料價格信息檔案。有效到地控制和降低采購成本,并保證采購材料的質量,采購員應做好材料采購的有關市場價格信息的收集和整理,及時的了解市場行情和動態,并及時調整和更新價格檔案。同時交流給采購員,由采購員進一步確認后進行歸檔并執行。(2)建立健全的供應商檔案信息。為全面掌握公司所有的供應商的信息,并對供應商進行相應的資質評價。供應商檔案應有編號、詳細地址和聯系方式等,由專人進行管理并定期更新,如供應商在供應過程中存在質量、交貨能力、欺詐等問題,應及時取消其合格供應商資格,并追究有關責任。(3)建立采購管理人員信息。對采購人員要建立考核、激勵和約束機制,防范采購中人為欺詐。采購員作為采購的實施者,在采購過程中發揮著至關重要的作用。一是要注重考核采購人員的職業素養,以企業制度約束其行為操守。二是注重考核采購員的業務能力,一個合格的采購員既要熟悉企業的生產經營和物資管理規定,又要了解各種物資的本身屬性、市場行情等,使企業不會蒙受不必要的損失,公司應定期舉行采購員的考核,建立合格的采購人員檔案信息,考核不達標的人員不能進入采購管理崗位。
3.4發揮監管職能在采購程序中的優越性
企業要充分發揮財務審計、紀檢部門的職能,加強采購過程的監督檢查。這是保證招標采購工作的重要一環,應貫穿于招標物資計劃的生成到合同執行的全過程。重點檢查是物資計劃的執行是否準確,是否存在需求隱瞞、規避招標的現象;監督檢查招投標程序的規范性和合法性;檢查中標方是否履行合同,提供的物資是否符合標準,售后服務如何等。
3.5發揮網絡技術優越性,提高采購管理的信息化水平
關鍵詞:互聯網(Internet);信息化采購;購管理
中圖分類號:F426.22 文獻標識碼:A 文章編號:1007-9599 (2011) 18-0000-02
Procurement Management Changes under the Information Technology
Li Xiaoguang1,Deng Caifeng2
(1. China Petro Kunlun Gas Co.,Ltd.,Beijing 100101,China;2.Dagang Oilfield Company,Ministry of Foreign Cooperation Project,Tianjin 300280,China)
Abstract:Today the world has entered the information age,information technology,accelerate the transformation of traditional business concepts and business management has a huge impact on survival of the business opportunities but also challenges.Production and procurement as a very important part of overall business activities of enterprises is essential to improve efficiency,so the corporate purchasing management,information technology procurement of modern enterprises is undoubtedly inevitable trend of development.Information technology will be the premise of the article discusses the management of the Internet environment,changes in procurement process.
Keywords:Internet (Internet);Informatization procurement;Purchase management
20世紀90年代以來,隨著信息技術的高速發展,全球化信息系統逐步形成,當今世界已經從以機器和原材料為特征的工業時代,進入了以計算機和信息技術為特征的信息時代。原有的采購管理模式由于信息溝通不及時、質量控制難度大、協同管理效果差等缺陷越來越不能適應激烈的市場競爭,開始探索能夠提高企業競爭力的新型采購管理勢在必行。信息技術的加速變革對企業傳統的經營觀念和管理模式產生了巨大的沖擊,使企業生存面臨機遇的同時也面臨挑戰。采購作為企業生產的一個非常重要的環節,對企業整體經營活動效率的提高至關重要,因此企業采購管理的信息化無疑是現代企業采購發展的必然方向。
一、信息技術催生新的采購管理模式
所謂采購管理,是指為保障企業物資供應而對企業采購進貨活動進行的管理活動。Internet出現以前沒有有效的工具幫助企業進行實時信息共享和協同,企業與供應商溝通的手段和工具相對落后,大部分采用電話、傳真等傳統方式進行信息交流。由于信息不能及時傳達,導致企業的采購效率低下;對質量和交貨期進行事后把關,采購方很難參與供應商的生產過程和有關的質量控制活動;同時,供應商因為信息獲取不及時,反饋速度很慢,進一步影響了企業自身對生產和市場的反應速度,增加了企業風險。面對這種情況,信息技術的發展迅速催生了新的采購管理模式――電子采購管理。
隨著計算機、網絡、通信技術的快速發展和Internet的普及應用,各個行業傳統的作業模式和固有的商業格局被迅速改變。信息技術不僅在傳統的招標行業中得到應用,而且催生了一種全新的采購管理模式。企業在基于Internet環境下的采購是通過電子商務,利用互聯網信息技術來實施的,即電子采購。電子采購旨在利用互聯網信息技術,尋找、管理合格的供應商和物品,隨時了解市場行情和庫存情況,編制采購計劃,在線采購所需的物品,并對采購訂單和采購的物品進行在途管理、臺賬管理和庫存管理,實現采購的自動統計分析。
二、采購管理的發展歷程
簡單地說,采購就是企業購買生產和生活所需的物資。它包括提出采購需求、選定供應商、談妥價格、確定交貨及相關條件、簽訂合同并按要求收貨付款的過程。在Internet出現以前,傳統的采購方式主要有招標采購、比價采購、詢價采購、議價采購、定價采購和公開市場采購等幾種。隨著采購管理水平的提高,采購的管理更加科學化,采購又發展出訂貨點采購、MRP采購、準時化采購、供應鏈采購等技術。
盡管傳統采購仍然在企業生產中扮演著極其重要的角色,但是隨著時代的發展,這些優勢逐漸顯現出不足的一面,主要有以下幾點:
第一,信息共享程度弱,使傳統的采購過程表現為典型的非信息對稱博弈過程。傳統的采購活動中,采購方為了能從多個相互競爭的供應商中間選定一個最佳的供應商,往往會保留一些私有信息作為權衡的籌碼,而供應商為了保證與其他供應商之間的競爭優勢也會隱瞞一些自己的信息,這樣就會造成供需雙方信息溝通的不暢,最終影響采購的順利進行。同時,傳統采購操作過程一般采用電話作為信息溝通的主要手段,采購過程缺乏文字記錄,因此也不利于信息共享和失誤追溯,給事后查詢和分析造成不便。人為參與環節多也會因為人的主觀性給信息溝通造成不利影響;
第二,質量控制難度大。傳統采購模式中采購方很難參與供應商的生產組織過程和相關質量控制活動中去,在這一點上供需雙方是不透明的,因此只能依靠事先約定的標準,在交貨時進行檢查驗收。這種缺乏質量控制的采購過程會導致采購方對所采購物資質量控制的難度增加,使驗收檢查成為采購管理中一個難以控制的環節,給企業持續、正常的生產計劃埋下隱患;
第三,供應商管理缺乏穩定性。在傳統的采購模式中,供需雙方是臨時的、短期合作,并且競爭多于合作的關系,由于供求雙方缺少溝通、協作和相互信任,供求雙方就不可能更加深入的合作,使這種關系缺乏長期性和穩定性,造成生產環節的波動,直接影響企業的持續發展和市場競爭力;
第四,采購成本高。傳統模式下的采購由于采購信息渠道單一、信息速度相對滯后,所以可供選擇的供應商較為有限,因此競價之后的差價幅度也很有限,不能最大程度的控制采購成本;傳統采購所需要的時間較長,需要經過多家多輪的談判,費時費力的同時也會產生較高的辦公、差旅費用,增加采購的經濟、人力和時間成本;
第五,響應速度慢。傳統的采購模式不僅在競價過程中缺乏優勢,由于信息溝通不及時,采購方的響應速度自然也就慢,因此在瞬息萬變市場競爭中往往使自己處于不利地位。同時,因為信息反饋的效率不高,還會造成合同變更不及時、庫存壓力大、資金流通率低等不利反應。
三、信息技術下采購管理的變更
(一)采購驅動方式的變更。采購管理是企業管理的重點內容之一,它在企業之間原材料和半成品生產合作交流方面架起一座橋梁,溝通生產要求與物資供應的聯系。信息技術下的采購管理從根本上改變了傳統采購管理的驅動方式,使采購實現“從為庫存采購到為訂單采購的變更”、“從采購管理向外部資源管理的變更”和“從一般買賣關系向戰略協作伙伴關系變更”三個方面的變更。
1.從為庫存采購到為訂單采購的變更。信息技術下的電子采購改變了傳統采購以庫存為參考制定采購計劃的模式,采購活動以訂單驅動的方式進行。采購部門在用戶需求訂單的驅動下制定制造訂單,制造訂單驅動采購訂單,采購訂單又驅動供應商,從而形成一條準時、定量的采購驅動鏈,以準時響應用戶的需求,從而降低庫存成本,提高物流速度和庫存周轉率。
2.從采購管理向外部資源管理的變更。傳統模式下的采購由于響應速度慢、產品質量事后把關等缺陷,使企業無法實現同步化運作,因此信息技術下的電子采購管理提出了對采購物資實現外部資源管理的思路,采用基于訂單流程的準時化生產模式,參入物資供應企業的生產、運輸等過程的監控和管理,形成一種內外部資源協同管理的模式,使企業的業務流程朝著無紙化、零缺陷、零庫存、零交貨期、零人力資源浪費等精細化管理方向發展。基于這種協同的采購管理思想,企業的內外資源被整合在一個統一的信息平臺上進行管理,使企業變成一個電子化的內外部協同工作的組織,即:以企業本身為核心,與供應商、物流企業建立Internet信息平臺,來達到同步作業、資源共享的目的;
3.從一般買賣關系向戰略協作伙伴關系變更。在傳統的采購模式中,供需雙方是臨時的、短期合作,并且競爭多于合作的關系,這種粗放的供應商管理模式使企業生產資料的供應非常沒有保障,并且這種簡單的買賣關系無法為企業解決一些涉及全局性、持續性和戰略性的問題。信息技術下的電子采購管理,由于信息交流和協同管理的深入,供需雙方達成戰略合作關系已成為可能,也正是基于這一點,電子采購中的供應商管理才能更好的適應市場競爭的規律,實現供需雙方共贏。
(二)采購管理的優勢變更。信息技術下的電子采購利用信息和網絡技術對采購過程中的各個環節進行管理,有效地整合了企業的資源,幫助供求雙方降低了成本,提高了企業的核心競爭力。在這一全新的商業理模式下,電子采購管理的優勢亦是十分顯著。
1.信息共享,采購信息的管理更有價值。利用信息和網絡技術進行的采購,都以全面的數據庫作為支撐。在交易操作的過程中,網絡交易平臺會根據業務數據進行真實的存儲,不僅方便日后查詢,便于總結經驗,還可以通過系統分析實現數據整合,針對采購中出現的問題便于決策者做出快速的反應。
2.降低采購成本,提高采購效率,縮短采購周期。電子采購的網絡平臺面對全球市場,可以打破傳統采購模式的局限,引入多重競爭,貨比多家,在質量、價格多家多重競爭中選擇滿意的供應商,最大限度地降低采購成本;電子采購的作業都是通過網絡實現的,不僅避免了與供應商面對面的議價、談判過程,大大降低了采購的差旅成本,而且整個業務過程在網絡平臺上信息共享,真正實現了無紙化辦公,提高了采購效益;在網絡平臺上,采購方與供應商的信息溝通更加便捷、準確、及時,供需雙方可以實時互知供需狀況,一方面便于供應商做出快速響應,另一方面采購企業也可以實現準時化采購,實現由“為庫存而采購”轉變為“為訂單而采購”,從而降低庫存成本,提高物流速度和庫存周轉率;
3.實現采購管理向供應鏈管理的轉變。現代企業的競爭已經不再是單個企業之間的競爭,而是供應鏈與供應鏈之間的競爭,因此要求供需雙方建立起長期的、互利的、信息共享的合作關系。電子采購模式可以使參與采購的供需雙方進入供應鏈,采購方可以及時將數量、質量、服務、交貨期等需求信息通過電子采購平臺傳送給供應方,并根據生產需求及時調整采購計劃,使供方嚴格按要求提品與服務,實現準時化采購和生產,降低整個供應鏈的成本,最大可能的使供需雙方實現“互惠共贏”。
4.采購過程公開、公平、公正,提高采購的透明度。電子采購的全部過程都是在公開的網絡平臺上完成的,避免了交易雙方的私下接觸,增強采購工作的透明性和公開性,有效地防止采購過程中由于人為因素造成的暗箱操作等腐敗行為的發生,使采購過程更公平、公正;由于采購過程公開在網絡上,不僅交易雙方、監督部門可以全程了解、監控,普通群眾也可以參與監督,避免了采購中的黑幕,真正實現“陽光采購”。
5.優化采購流程,實現采購流程的標準化。電子采購根據信息和網絡技術的特點,對傳統采購的業務流程進行優化、重組,設計出更加科學、更加規范的采購操作流程,使電子采購的各個環節都能最大限度的發揮作用,并根據相應的法律法規和行業規范,按照設定好的標準化流程,從技術上限定所有操作流程必須按限定的程序完成,操作人員無法改變操作流程,最大限度減少人為因素影響,從而保證了采購流程的規范性。
(三)采購管理的效果變更。信息溝通不及時、采購成本高、質量控制難度大、協同管理效果差、采購方式單一等問題一直是傳統采購無法逃避的難題,基于信息技術的電子采購無疑成了破譯這些難題的鑰匙。
事實上,電子采購利用先進的信息和網絡技術,在Internet環境下搭建起相對開放的網絡交易平臺,供需雙方通過平臺實現無縫性的商業交易。由于電子采購的網絡平臺面對全球市場,采購方有條件選擇更多的供應商參入競爭,貨比多家,最大限度地降低采購成本;采購的信息化,使供求雙方的溝通變得更加便捷、準確、及時,從而提高物流速度和庫存周轉率;采購信息化的另一個優勢就是它實現了信息共享。信息共享不僅為供需雙方提供了及時的供需狀況,還為群眾參入采購監督提高了方便,使采購更加透明化,真正實現了“陽光采購”。
四、結束語
實踐證明,加強采購管理,是企業降低成本、保證產質量的重要手段,是提高企業生產效率的重要前提,是增強企業核心競爭力的重要途徑。全球經濟一體化進程快速推進的今天,企業之間的競爭日益劇烈,如何使企業在激烈的競爭中謀求更大發展,不僅要在產品開發、銷售等環節上尋找突破口,還需要在物資采購上挖掘潛力。因此,企業必須要有一套科學、系統、行之有效的采購管理方法來指導實施物資采購,以保障生產需求,為企業參與市場競爭、獲得持久發展提供動力。基于信息技術的物資采購管理,正好順應了企業發展的這一需求,更加淮確、及時、從容的處理物資采購過程中遇到各種的問題,成為現代企業物資采購管理的首要解決方案。
參考文獻:
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關鍵詞:物資采購;煤炭企業;規范管理
中圖分類號:F253.2 文獻標識碼:A 文章編號:1001-828X(2013)10-00-01
物資采購直接關系著煤炭企業的物質供給,做好物資采購管理,不僅能夠節約采購成本,而且能夠為煤炭企業的發展提供必要的物資保障。
一、煤炭企業物資采購管理存在的主要問題
一是由于長期以來受計劃經濟體制的影響,在物資采購方面,缺乏市場經濟背景下的成本管理意識。從全國的煤炭企業來看,缺乏精細化的物資采購管理理念與模式。在進行物資采購管理時,具有很大的盲目性和隨意性,缺乏規范化的管理,導致物資采購成本過大,物資儲備、資金周轉等都容易出現問題。
二是在煤炭企業物資采購管理中,存在著較多的誤區。與市場經濟相適應的物資管理模式還沒有完全建立起來,存在著諸多的漏洞,如技術裝備沒有配足配齊,缺乏專業的物資管理人才,從而就會影響物資管理效率,使庫存量增大,滯留的資金較多。
二、加強煤炭企業物資采購規范管理的有效方法
(一)不斷完善采購管理制度
煤炭企業必須改變過去那種分散采購、各自為政的模式,而實現物資采購管理“一盤棋”,實行統籌協調,集中采購,統一管理,專門由物資供應部門負責,不斷完善物資采購管理機制。
一是完善集中采購制度。煤炭企業可以由供應部門具體負責物資采購管理工作,其他相關部門及人員搞好協調配合工作。供應部門對物資采購管理實行全程規劃、組織、協調、考核、采購等工作。加強與各廠家的直接聯系,構建穩定可靠的供貨關系,減少中間環節,使物資采購的成本降到最低。
二是實行資金集中制度。要實現集中采購,就需要將分散的資金匯聚在一起,進行統一的計劃、管理及分配,從而為集中采購物資提供資金保障。從煤炭企業集中銷售制度來看,就可以將所有貨款回收聚攏在一起。物資供應部門提出年度采購計劃,經過審批后,再由財務部門統一核撥。通過集中資金的方式,確保集中采購得以規范地落實到位。
三是實行統一管理機制。煤炭企業各個部門將用料預算統一上報到采購供應部門,由這個部門進行匯總統計,統一制定物資采購計劃,實行統一的采購、分配、調度、管理。特別是應該加強對各個采購管理環節的監督控制,確保銜接緊密,配合密切,流程通暢,相互監督和制約。這樣通過用料集中歸口管理,就能夠確保物資采購、庫存、使用等各個環節得到有效的控制,減少物資消耗,避免資金浪費。
(二)選用靈活多樣的采購方法
煤炭企業所需要的物資數量比較多,且品種多樣化,價值參差不齊,供貨渠道復雜凌亂。針對這種多樣化的采購特點,也必須采取靈活多樣的采購方式。
采購方式之一:招標采購。對于大宗物資采購,煤炭企業應該由負責招標的領導小組,從技術、經濟和售后服務等方面進行綜合考慮和分析,定好招標方式,按程序開展招標工作,最后合理確定技術可靠、價格優、質量高、信譽好的供應商。通過招標的方式,避免哄抬價格,從而達到降低采購成本的目的,同時,還可以考察和挖掘部分潛在供應商,
采購方式之二:貨比多家。對于那些小型設備、材料、配件等,具有多家供貨商。煤炭企業物資供應部應該組織人員對多家供貨商進行多層次、多角度的分析與比較,從而選擇物美價廉的供貨商家。利用買方市場的優勢,實行貨比多家的采購方式。一是組織專業人員對供貨商家的各種資質證件進行檢查,嚴防質量不合格的偽劣產品混入煤炭企業,也可以采取實地考察、電話、訂貨會等多種方式,對供貨商家的生產經營狀況、經濟實力、銷售情況等進行全面細致的了解。二是建好采購臺賬。對于每一次采購,都必須完備采購臺賬,以便從質量及價格兩個方面進行比較,并將供貨單位的基本情況都記錄下來,完善供應商檔案。經過審查合格后,才能夠履行相關訂貨手續,并將質量、價格比較的采購臺賬進行存檔,以便在后面的采購過程中做好監督督查工作。
采購方式之三:嚴格商家準入,實行限價定價。對于那些品種繁雜、價值低廉、采購次數較多的物資,可以采用限價定價的方式。物資供應部門應該組織人員做好市場調查,并對各種信息進行綜合分析,做好供求價格信息,確定好高的限價或定價。選擇具有較強經濟實力、質量過硬、品種齊全、服務好的廠家,并做好市場準入證書的發放,并簽署好承諾合同,實行產品試用及保質制度,建立并保持多種穩定的供求關系。根據市場情況變化,可以調整供求關系,確保價格、供貨渠道的統一,實行定點采購、定質采購和定價采購。
采購方式之四:代儲代購。這是采購方式中比較新的一種。它是通過采購部門來確定定點供貨商,由采購部門統一進行結算,通過統一代購代儲的方式,并更加使用進度進行結算,從而減少資金占用,降低庫存積壓的風險。
(三)構建信息共享制度
在煤炭企業,應該構建信息共享平臺,充分借助計算機信息平臺的優勢,將采購程序、商家檔案等全面錄入信息系統中,隨時進行監控。同時,應該將計劃、庫存、質量、成本、資金等方面的管理信息等都作為信息管理的重點內容,做到庫存及資源共享,從而可以避免重復采購,有利于構成全面覆蓋的物資供應管理網絡,對物資業務管理實現有效的跟蹤管理。
(四)構建采購監督制度
物資采購所涉及的貨物多、資金數量大,如果不加以行之有效的監督管理,就很容易使物資采購管理因為缺乏監督,而在各種利益驅使下引發一些侵吞企業貨物及利益的事情。在進行監督機制下,就能有效地防止出現關系采購及黑色交易等情況的發生。因此,必須對采購過程進行全過程的監督管理,從而就能確保采購計劃、采購制度等都能夠全面地落實,真正實現陽光采購。
三、結語
綜上所述,煤炭企業物資采購規范管理是確保物資采購有效運行的保障,只有不斷規范采購物資管理,完善物資采購管理制度,選用靈活多樣的采購方法,構建信息共享制度,加強對整個過程的監督管理,從而確保獲得良好的管理成效,降低物資采購成本,促進煤炭企業健康、快速地發展。
參考文獻:
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關鍵詞:海洋石油工程;物資采購;品類管理;實施;研究
品類管理概念的提出,最早是源于西方的商品管理領域,并且近年來逐漸在我國企業的物資采購管理中得到引進和應用,從而促進了我國企業的物資管理。在以第三方供應商的產品和服務作為重點基礎上,通過對經營成本和戰略管理策略的不斷優化,對零售和采購行業的有效區分下,實現對消費品的有效分類和優化,從而促進其銷售利潤提升,并實現對采購產品以及服務、用途的分類管理,以達到節約成本、降低資源消耗,促進其利益最大化目標實現的目的。對于海洋石油行業來講,在物資采購管理中,通過對品類管理方法的有效引進和應用,在實現正確的管理意識和觀念、策略樹立基礎上,嚴格按照品類管理的要求和原則執行,能夠促進其物資管理的整體水平和效果提升,推動海洋石油工程的戰略管理目標和計劃實現,具有十分積極的作用和意義。文章通過對品類觀念的概念特征及優勢分析,結合品類管理在海洋石油工程物資采購管理中的應用現狀,對其管理提升與優化的有效對策進行研究,以供參考。
一、品類管理的概念、特征及應用優勢分析
品類管理早期在管理實踐中的應用,是以“商品零售與生產商通過將品類作為一個策略經營的單位,并消費者的價值提升作為焦點,來實現品類共同管理的具體過程”作為概念定義。但是,隨著品類管理理念在物資采購與管理領域的應用實現,又提出了以“將第三方的供應商產品以及服務作為焦點,對企業經營的主要成本進行不斷優化的一種戰略性管理手段”的概念和定義。根據上述對品類管理的兩種不同概念及定義分析,可以看出二者之間的區別主要在于針對應用行業領域不同。其中,零售行業的商品管理中,對品類管理的概念和含義理解,是從消費品的分類與優化作為立足點,以實現銷售利潤的增加作為品類管理的目的;而物資采購管理行業中,對品類管理的概念理解,則是從采購產品以及服務的具體特點、用途分類等出發,通過管理實施,來達到降低采購成本與節約資源的管理目的。因此,對兩種品類管理概念與定義的區別,可以從各自應用的行業領域差異上區分,但二者都是以企業內部資源最大化目標實現作為根本目的。如圖1所示,為針對生產廠商的品類管理示意圖。對品類管理理念在海洋石油工程物資管理中的應用,通過多項實踐均可證明,品類管理作為一種企業內部管理戰略手段,不僅有利于促進其物資采購成本降低,提升物資采購與管理的整體效益,而且在推動海洋石油工程的戰略性發展和提升方面,也具有十分積極的作用和意義。
二、海洋石油工程物資采購管理中的品類管理實施現狀分析
結合海洋石油工程物資采購管理中對品類管理理念的引進和應用現狀,隨著品類管理理念的引入應用,在促進海洋石油工程物資管理理念創新與管理成效不斷優化提升的同時,也存在一系列較為突出的問題,應引起重視。
(一)海洋石油工程物資采購管理中的資源浪費情況較突出
品類管理理念在海洋石油工程物資采購管理中應用,已經實現對海洋石油工程采購物資的品類進行有效劃分與處理。在具體管理過程中,由于各類因素的作用和影響,再加上海洋石油工程物資本身屬性的局限性制約,導致其在實際管理和應用中表現除對物資品類的劃分較為重視,但在科學化與完善性的物資采購品類管理工作制度與體系建立方面明顯不足,從而造成海洋石油工程物資采購管理的資源配置與利用不合理,引起各種資源浪費問題。值得注意的是,海洋石油工程物資采購管理中一旦存在資源浪費現象,就會導致其成本增加,從而對物資采購管理的成本節約與利潤最大化目標實現產生不利影響。
(二)由于物資種類的復雜性,導致其管理難度相對較高
海洋石油工程物資采購管理中,由于所涉及的物資種類較為多樣并且復雜,包含各類機械設備與電氣設備、工程材料、營地物資等,再加上進行采購的物資數量較多,而且物資采購所需的時間和周期較長,從而導致在各種不確定因素影響下物資采購管理難度也比較高。尤其是隨著品類管理在物資采購管理中的引入應用,如果在管理實施中不能嚴格按照采購流程及有關規定進行合理控制,必然會對其管理效果以及品類管理理念進一步引入和應用產生不利影響。
(三)品類管理實施中存在的問題突出
品類管理理念在海洋石油工程物資采購管理中,雖然已經實現了一定的引入和應用,但是由于其實際管理和應用中的科學性與合理性不足,導致其管理和應用的整體成效也明顯較低,不僅表現為海洋石油工程物資采購管理中不能嚴格按照品類管理的理念和要求進行執行與落實。而且在根據品類管理的理念和原則,在進行海洋石油工程物資采購的具體計劃與管理策略制定上,也缺乏相應的合理性和完善性,從而對其管理應用的整體效果提升形成了較大的制約和影響,導致海洋石油工程物資采購的品類管理實施過程中各類問題突出。
三、促進品類管理在海洋石油工程物資管理應用的優化對策
根據上述對海洋石油工程物資采購的品類管理應用現狀分析,為促進品類管理理念在物資采購管理中的進一步優化和應用實現,需要從以下幾個方面,對海洋石油工程物資采購的品類管理進行控制和完善。
(一)根據采購需求對其物資采購的品類進行定義
海洋石油工程物資采購管理中,根據物資采購的需求對其品類進行定義,也是促進品類管理有效實施與管理提升的有效對策。其中,在結合物資采購需求進行物資采購的品類界定中,應注意從以下三個方面進行合理把握和完善:①嚴格按照工程物資或者是服務的屬性,對其物資品類進行合理劃分;②應嚴格按照工程項目的進度情況,進行工程物資需求分析,從而對物資品類進行定義;比如,將對工程項目的進度以及主體功能存在影響的物資,定義為關鍵物資品類等,向大型的變壓器以及控制系統、煉化設備等,還應針對關鍵物資品類的具體等級進行劃分和設置,以便于品類管理的有效實施;③在對物資品類的定義和劃分中,還應嚴格按照適用性原則進行劃分,禁止物資采購與管理中存在無效單品等情況,對物資采購管理成效產生不利影響。總之,對物資品類的劃分,要求能夠對其物資品類的基本屬性以及關鍵屬性進行有效體現,并根據物資采購需求程度進行哈利設置,以便于物資采購品類劃分基礎上管理實施。
(二)重視對海洋石油工程物資采購數據的分析和應用
海洋石油工程的建設與實施中,都存在著較為豐富的項目建設與管理經驗,并且在具體建設與管理實施中也積累了較多的數據和資料。因此,在進行海洋石油工程物資采購的品類管理中,應重視對歷史數據與文件資料的合理利用,從而通過數據資料分析,對海洋石油工程的物資采購市場變化以及管理特征等進行有效掌握,為物資采購管理工作的開展提供良好的支持。其中,在進行海洋石油工程的物資采購管理數據和資料的整理、利用中,應通過對有關數據的全面整理與加工、提煉,在獲取對應的物資采購與管理歷史數據基礎上,根據其物資采購的需求趨勢,對各數據之間的內在規律進行積極探索,從而為海油工程物資采購的品類管理實施提供更加準確和全面的數據支持,并促進其數據資料成果在工作實踐中有效運用,充分發揮其數據資料的價值和作用。
(三)不斷提升海洋石油工程物資采購的品類管理決策水平
海洋石油工程物資采購的品類管理中,對物資品類的合理劃分與配置,是其管理的核心。其中,通過建立和海洋石油工程物資采購管理實際需求相符合的工作體系,在實現對物資采購品類的詳細劃分與設置基礎上,促進物資采購服務質量的不斷提升,從而為物資采購管理的資源節約與成本控制、利潤提升目標實現提供良好的支持。根據上述分析不難看出,在物資采購的品類管理中,對品類管理的決策水平高低是影響其工作開展以及工作成效獲取的關鍵。因此,在進行品類管理的決策制定中,就需要從項目需求以及物資屬性等因素出發,來實現相應的采購策略與工作方案制定,從而對物資采購中物資屬性及其關鍵性、品類、價格、數量、供應商資源等關系相互協調,為品類管理的決策能力提升及其管理效果獲取提供支持。
(四)從戰略層面與關鍵的物資供應商建立良好合作關系
根據海洋石油工程物資采購的品類管理情況,在對物資品類進行合理劃分與管理基礎上,通過與工程物資采購的戰略規劃相互結合,和關鍵的物資供應商進行良好合作關系構建,以為海洋石油工程物資采購及管理提供良好的支持。其中,在實現與關鍵物資供應商的良好合作關系建立中,一方面,需要在對關鍵的物資品類進行確定情況下,通過對相應物資供應商源的積極尋找,來為關鍵物資品類的供應選擇提供良好的支持;另一方面,則需要通過對已經合作的物資供應商進行分類評級,在實現物資供應商的供應能力綜合考評基礎上,加強與其中一些優質供應商合作力度。通過建立信息共享與物資供應管理平臺,在對物資采購的流程不斷優化以及物資供應協作能力不斷提升基礎上,為海洋石油工程物資采購及管理提供良好的支持。
(五)加強對海油工程物資采購的品類管理流程進行不斷優化和完善
在進行海油工程物資采購品類管理實施中,通過對品類管理的具體流程和操作環節進行不斷完善及優化,也是促進海油工程物資采購品類管理效果不斷提升的有效措施。其中,對海油工程物資采購的品類管理流程進行優化和完善,需要從以下幾個方面對其內容和要點進行準確把握。首先,對海油工程物資采購的品類管理條件進行嚴格評估,并對其物資采購的品類管理能力進行客觀分析,從而在品類管理實施前通過充分的能力培訓與教育等工作開展,確保品類管理在海油工程物資采購管理中的有效實施。其次,加強對海油工程物資采購品類管理的組織和實施,通過與企業高層管理人員的有效溝通,就企業物資采購的品類管理實施方案達成一致后,進行與企業物資采購管理實際相符合的目標設定,并由專業物資采購和品類管理人員對其工作開展進行有效指導與管理,從而促進海油工程物資采購的品類管理有效實施,提高其管理的成效。此外,還應注意針對企業物資采購品類管理有關人員的技能水平進行綜合分析,明確企業工作人員在品類管理實施中存在的問題和不足,并對企業品類管理實施的組織結構完善及其調整范圍進行明確,從而制訂合理、完善的企業品類管理組織計劃,對其計劃內容的有效實施進行嚴格貫徹與執行落實。再次,進行明確的品類管理計劃制定與實施。對企業物資采購品類管理的能力及其工作開展的潛力繼續寧充分挖掘后,進行合理、完善的品類管理工作計劃制定,并針對其工作計劃的開展提出相應的要求,確保工作計劃實施中的組織協調和溝通良好,從而嚴格按照計劃要求的步驟與操作順序進行執行,對品類管理的實施及其效果進行保障。最后,注重對海油工程物資采購品類管理中的品類角色和技巧,并對企業的戰略目標與計劃進行檢查,從而實現企業戰略目標與計劃開展中的各品類角色和開發技術明確,促進企業戰略內容的靈活實施,為企業管理提升和戰略目標實現提供良好的支持。
四、結語
2010年到2011年的一年正值東航從“站起來”邁向“跑起來”的階段。在這一階段,東航在采購管理的理念、方法、流程制度等方面均得到了大幅提高,并取得了很大的經濟效益。目前,處于“跑起來”階段的東航準備利用這一時期自己積累的采購成本優化的經驗,繼續強化采購管理,向“飛起來”沖刺!
建立優化項目的基本原則
作為一家大型國有企業,東航年度采購規模約350億元,提升采購管理水平始終是東航成本控制戰略的重要組成部分,也是東航著力改進的管理領域之一。在所有采購成本中,機務維修采購,保險、班車、差旅等一般性支出,以及餐食和機供品等領域的采購規模約79億元,可以通過采購管理提升快速實現降本增效。
回顧2010年的東航,剛剛渡過了巨額虧損的艱難時期,正處于“站起來”的階段。采購管理工作依然薄弱,亟須提升。一是在管理中存在盲點,部門職責劃分不明確、不合理,需要由沒有內部傾向性的第三方進行分析判斷和重新設計。二是供應商基礎薄弱,且存在大量內部或者關聯企業供應商,如何突破內部的利益分割,使供應價格市場化,面臨巨大挑戰。三是對采購項目進行徹底梳理需要大量分析決策,需要跨部門的協作與分工。要想實現良好的協同效應必須從公司層面強力推進。四是現有采購人員的采購管理理念和方法仍然停留于保障供應和價格談判上,缺乏現代采購的理念和方法,如:戰略尋源、價值分析等。
針對面臨的問題,東航于2010年9月決定引入采購管理咨詢項目,經過多方比較,選擇羅蘭貝格管理咨詢公司作為咨詢方,開展成本優化項目,借助世界著名咨詢公司的先進管理理念、方法和經驗,有效提升采購管理水平。
在制定方案的過程中,東航制定了以下幾個原則:
原則一:咨詢方全程參與
為了保證咨詢取得實質性的成果,東航與咨詢公司商定采用項目咨詢費與項目落地成果綁定的合作模式。咨詢公司不僅提供采購管理改進方案,而且要派出采購管理專家直接參與東航的采購管理工作,直接進駐東航辦公室,依據咨詢方案示范指導東航業務骨干進行實際操作,切實幫助東航實現預定的節約目標。
咨詢方采購管理專家直接進駐的做法,確保參與項目的東航業務骨干人員通過觀察管理專家的實際操作,更加深刻地學習到采購管理的理念與方法,避免了知識傳遞過程中的誤解和效率損失,迅速提升了專業能力。同時,咨詢方的采購管理專家作為外部人員親自參與項目,能有效避免采購管理工作的內部利益關系,在整合協調東航跨部門合作時具有更好的客觀性。
原則二:高層直接領導
東航成立了由馬須倫總經理親自掛帥、公司各分管領導共同參與的項目管理委員會。委員會下設項目管理辦公室、餐食機供品項目組和機務維修項目組,由采購中心、服務管理部、財務會計部和工程技術公司相關領導及業務骨干與咨詢公司派出的專業咨詢顧問共同組成。項目管理辦公室設立雙周例會制度,使項目執行人員有充分的機會向項目組領導匯報進度、討論疑難問題、訂立跨部門解決方案,從而迅速有效地突破瓶頸,以確保項目順利推進,取得成果。
原則三:快贏項目與長效措施相結合
在項目初期,東航就設定了“短期快贏見成果、長期攻堅固成效”的目標。一方面,項目組通過快速診斷,迅速制定了取得快贏的思路和系列舉措,并在短時間內取得實效;另一方面,通過建立和優化一系列采購相關管理流程和決策機制,健全相應的組織架構,使本項目的成果能夠固化在東航內部,形成長效的組織、流程和機制保障。
原則四:咨詢與培訓相結合
項目組以“跟幫帶”的模式,使參與項目的東航業務骨干學習了關鍵技能,提升了采購管理水平,培養了一批未來的核心骨干。同時,項目組還針對采購、機務、財務等相關單位,以大范圍授課和小范圍研討相結合開展培訓,提升了相關人員的談判技巧和成本優化等方面的知識與技能,打造了一支掌握現代采購管理理念和方法的采購管理專業隊伍,為采購管理水平的提升奠定了人才基礎。
四大目標和四大模塊
在項目初期,東航即設定了“快贏先行、能力建設、重點攻堅、變革管理”的四大工作目標,并分為“餐食、機供品和一般支出快贏模塊,維修成本優化模塊,采購支撐體系,變革管理及監控”四大模塊分步實施。
目標一:快贏先行
快贏的工作重點聚焦于餐食、機供品采購和一般支出兩大領域。項目組通過快速診斷,確定了“分品類、重尋源、管需求、堵漏洞”的快贏思路和系列舉措,取得了近1.3億元的降本。
“分品類”指的是按品類制定速贏策略。項目組將全部500多種機供品分為類,根據不同品類特性和供應共性,開展品類管理,并采取不同的速贏降本方法。
“重尋源”指的是擴大供應商基礎,充實供應商庫。項目組選取相應行業國內外優質供應商423家,采用3輪競爭性談判的模式開展選拔。同時,為了以客觀公正的方式,評選各供應商產品品質,項目組還引入了盲測和第三方評審機制,開展了近50場測評,選擇出符合或超出東航品質要求的產品和供應商。針對品類,進行了約1000場談判后,精選出一批質優價廉的優選供應商,并迅速與舊供應商切換。機供品和部分一般支出項目迅速降本達到21%,年化成本節約達到約5600萬元,而且避免了因物價上漲而引起的約1600萬元的成本增加。
摘要:研究采購與庫存管理對于醫療單位發展有著非常重要的意義,本文對醫用材料和后勤物資的采購與庫存管理進行了詳細闡述。分析了采購與庫存中存在的問題,將供應鏈管理理論運用到醫用材料和后勤物資的管理上,以實現采購與庫存的科學管理。
關鍵詞:醫用材料;后勤物質;集中采購管理;庫存管理
中圖分類號:R19
現階段,醫院采購的物品主要包括藥品、設備、醫用材料和后勤物資等。在一些醫院中,這些物品分別由不同的部門獨立采購,部門之間各自為政,相對封閉,存在著采購不規范、不完善等現象。在庫存方面,庫存數量過多、庫存成本偏高、庫存周轉率低下等問題都制約著醫院經濟效益的提高。
1.原有的采購和庫存流程存在的問題
大多數醫用材料的采購周期約為1個月1次,在實際工作中。倉庫保管人員并沒有統計每月實際用量,而是在庫存量接近零時才通知采購人員,采購人員沒有計算最佳訂貨量。而是憑以往的經驗進行采購,結果出現在某段時間內醫用材料庫存過量,某段時間內無貨可供的現象。
后勤物資方面由于采購周期太長,造成物品庫存過多,占用了大量倉儲空間、增加了庫存成本。
2.醫用材料和后勤物資的采購與庫存管理的相應措施
2.1集中采購
為了克服上述問題,我認為應采用對醫用材料和后勤物質等進行集中采購管理的方法。就是將醫用材料、后勤物資的采購職能全部合并,歸到一個采購中心。這種對醫用材料和后勤物質進行集中采購的管理方法有以下優點:①可以對醫院的組織結構進行整合,由過去的多頭采購整合為集中采購管理,這樣既能優化資源配置,減少機構設置,又便于資源的集中調配,降低運營成本。②能夠對醫院的業務流程進行優化和重組,通過科學分析原有業務流程的優缺點,再結合醫院的戰略規劃,制定出符合醫院實際的業務流程,這樣可以提高工作效率,增強職工的凝聚力,提高采購部門為臨床服務的質量。
2.1.1 ABC采購管理法在對各類醫用材料和后勤物質的采購管理時,我們擬運用ABC采購管理法進行管理Ⅲ。ABC采購管理法把各種物品分成三大類品種:A類物品的價格是最高的。它在價值上占到全部物品的60%~70%,但在物品數量上僅占總數的5%~20%,如人體植入材料、心臟起搏器、介入導管、支架等,對于A類物品的科學管理是采購中心今后工作的重點。B類物品的價格不如A類高,但比c類高,在數量上占全部物品總數的20%左右。價值上也約占到總量的20%。采購中心對B類產品也要進行科學化管理。C類物品是使用量大,但價格便宜的物品,這類物品數量上占到總數的60%~70%,但價值只占總數的5%~20%,如紗布、棉簽等,C類物品庫存量較大,管理可以相對簡單。
我們要結合業務流程重組,制定相應的規章制度。如醫院的各科室應根據醫療服務的實際需要提出采購申請,各科室應將所需的材料數量按月在規定時間內上報采購中心,申請單必須注明所需物品的數量,用途、規格、技術要求、質量標準等內容,由科室負責人簽字。采購中心根據全院各時間段的實際消耗量,把臨床群室的需求統一匯總,再結合倉庫的實際庫存情況,編制采購計劃表,上報院長審批。
2.1.2合理的采購方式在采購的方式上,對于大宗醫用材料和物資,中心可以采用招標的形式采購,對小批量材料和物資,中心主要采用談判采購方式。供應商的選擇是集中采購和科學管理的關鍵步驟之一,采購中心要注重收集供應商的信息資料,并根據供應商的資質材料進行篩選。我們要求供應商必須具備以下這些資質材料:生產企業或經營企業需提供企業法人營業執照、生產企業或經營企業許可證、醫療器械注冊證、稅務登記證、衛生許可證、國家食品藥品監督管理局授權的醫療器械質量監督檢驗中心出具的產品檢測報告等。
我們應制定對供應商進行量化的評估體系,我們在以下幾方面對供應商進行綜合評估_。供應商的企業性質、規模、財務狀況、經營理念和管理方式、技術能力、生產能力、品質保證能力、產品的市場占有率等。通過對供應商進行量化評估,我們可以篩選出符合條件的供應商,只有合格的供應商才是我們的合作伙伴。
在合格供應商中,我們采購時首選生產廠商,其次是一級商,減少和二、三級商的業務。這主要有以下幾點原因:①直接從生產廠商處購買產品,可以最大限度的降低采購成本,可以獲得較優惠的采購價格。②對于那些通過商銷售的企業,我們應首選一級商,這樣我們可以得到比較低的折扣率,也可以采購到品種較齊備的產品。
為便于對各種醫用材料和物資的管理,我們應在采購、保管、發放的各個環節,建立多功能的信息管理系統。如在采購環節建立供應商信息管理系統,該系統對供應商資質、規模、基本情況等進行匯總,由于供應商的資質材料具有時效性的,當某供應商的“三證”到期時,該系統可以及時報警,使采購人員及時掌握情況,采取相應措施。這個系統的建立將為采購工作提供了相應的數據和信息保證。
2.2科學的庫存管理
對醫用材料和后勤物質進行集中采購和科學管理就必須與材料的庫存管理結合起來。庫存管理的目的,在于保持存貨量與訂購次數的均衡。維持適量的庫存,合理地運用流動資金,提高效率,降低運營成本,從而增加利潤。
某醫院醫用材料庫存金額約為150萬元(不包括骨科材料、介人材料、檢驗試劑等專購物品),每月出庫金額約在85萬元,醫用材料的存貨周轉率約為6.8,存貨周轉天數約為53d。后勤物資庫存金額約為34萬元,年出庫金額約148萬元。后勤物資的存貨周轉率約為4.35,存貨周轉天數約為82d。存貨周轉率(存貨周轉天數)指標的好壞反映存貨管理水平,是醫院管理的重要內容。從上述數據可以看出,此單位的存貨周轉率(存貨周轉天數)還處于中等偏下的水平。
庫存管理系統的運行可以提高醫院對醫用材料和后勤物質庫存管理的能力,管理者可以隨時了解庫存的詳細情況,合理運用資金,調配醫用材料和后勤物資的采購數量、采購計劃,從而滿足醫院發展需要。
結合采購和庫存管理系統得建立,我們應把信息管理系統和科學管理方法有機的結合起來,取得事半功倍的效果。對于骨科材料、介人材料、檢驗試劑等專購物品,應建立人體植入材料存檔管理的制度。
我們還應在采購和庫存管理中嘗試運用多種科學管理方法,如ABC庫存管理法、物料需求計劃(MRP)、經濟訂貨批量(EOQ)、零庫存管理等方法。零庫存管理的運用是要根據臨床科室在單位時間內的使用量和需求量,結合采購時效、運輸環節等因素,設立最高和最低庫存量。庫存量保持在最高和最低之間,就是合理的庫存量。