時(shí)間：2023-05-31 09:21:32
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業(yè)文件檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS 的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》?試行稿 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院?中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院 召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見(jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999 把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件?僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件 最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的信息處理網(wǎng)絡(luò)得到了較大程度的進(jìn)步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因是企業(yè)還沒(méi)有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏強(qiáng)力的系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒(méi)能根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況及時(shí)完善，也會(huì)降低企業(yè)檔案管理的工作效率，制約企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。
二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略
1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視度
企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)內(nèi)，充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳和教育，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，要與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來(lái)技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，加大對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時(shí)，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。
2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時(shí)，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國(guó)家的制度要求，達(dá)到國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時(shí)，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過(guò)與企業(yè)各個(gè)部門的管理者和檔案管理工作人員召開(kāi)會(huì)議研討，進(jìn)行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進(jìn)行針對(duì)性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。
3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理
網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識(shí)別轉(zhuǎn)換為機(jī)器識(shí)別代碼型發(fā)展，機(jī)器識(shí)別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實(shí)現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時(shí)，在企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件憑借其快捷、精確的特點(diǎn)正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢(shì)被廣泛應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)手段和輔助工具設(shè)計(jì)的電子圖紙，不僅易于存儲(chǔ)和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個(gè)管理系統(tǒng)中的檔案信息通過(guò)利用計(jì)算機(jī)規(guī)定的指令來(lái)隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢(shì)下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。
三、結(jié)語(yǔ)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1008-925X（2012）11-0067-01
摘 要 以編制供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理導(dǎo)則為例，探討研究了如何加強(qiáng)供電企業(yè)技術(shù)檔案管理，以更好地服務(wù)企業(yè)中心工作。
關(guān)鍵詞 技術(shù)檔案；管理：服務(wù)；供電企業(yè)
檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在供電企業(yè)加快實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的進(jìn)程中，如何促進(jìn)檔案管理水平全面提升，實(shí)現(xiàn)檔案工作由“事務(wù)型”向“參謀型”，由“傳統(tǒng)型”向“開(kāi)拓型”、由“被動(dòng)型”向“主動(dòng)型”的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，是檔案工作者義不容辭的職責(zé)。
1 技術(shù)檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)
檔案最簡(jiǎn)單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說(shuō)明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說(shuō)明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。
企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在以往很長(zhǎng)的一個(gè)歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認(rèn)為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問(wèn)津的神秘色彩，而所謂的技術(shù)檔案僅僅當(dāng)成了資料管理。
一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計(jì)劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計(jì)資料、試驗(yàn)和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開(kāi)出版發(fā)行，有些有密級(jí)限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用。
筆者在本文中就加強(qiáng)技術(shù)檔案管理，服務(wù)企業(yè)中心工作這一課題，并結(jié)合編制供電企業(yè)輸變電工程檔案管理導(dǎo)則的實(shí)際，做以下闡述。
2 編制供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理導(dǎo)則課題的提出和運(yùn)用的技術(shù)手段
近年來(lái)，供電系統(tǒng)電力建設(shè)尤其是輸變電工程項(xiàng)目日益增多，在供電企業(yè)技術(shù)檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國(guó)家相關(guān)部門和國(guó)家電網(wǎng)公司的高度重視。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法、國(guó)家電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選辦法，都將檔案工作列為工程驗(yàn)收和評(píng)比的重要內(nèi)容。同時(shí)，電網(wǎng)建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行以及依法維權(quán)等工作中對(duì)工程項(xiàng)目檔案的需要也日益提高。
編制電網(wǎng)建設(shè)工程技術(shù)檔案中包括輸變電工程管理檔案導(dǎo)則，對(duì)該導(dǎo)則采取以下三種技術(shù)手段。
2.1 豐富完善工程項(xiàng)目檔案文件的歸檔范圍：一是以電力企業(yè)檔案分類表為綱。《電力企業(yè)檔案分類表》按工程建設(shè)的不同階段，設(shè)列了應(yīng)歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細(xì)、不全面，但結(jié)構(gòu)上還是較為合理的
二是以《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍》為基礎(chǔ)。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍》是面向全國(guó)各行各業(yè)各類建設(shè)工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導(dǎo)意義。
三是以建設(shè)部管理規(guī)定、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，豐富完善電力建設(shè)工程項(xiàng)目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》、《電力建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檢查典型大綱》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》、《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選辦法》等等，依據(jù)這些文件全面收集工程建設(shè)管理、施工管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、驗(yàn)評(píng)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確定工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內(nèi)容。
2.2 明確類目設(shè)置：電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設(shè)置不科學(xué)，很多文件無(wú)法判斷其類屬；加上隨著電力建設(shè)的發(fā)展，形成很多新類型的文件，其無(wú)法歸入原來(lái)的類目中，在整理建設(shè)工程項(xiàng)目文件時(shí)給建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。
2.3 確定整理方式：按照尊重文件形成的規(guī)律，保持文件內(nèi)在聯(lián)系，保證歸檔文件完整、系統(tǒng)的原則，設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目文件的整理方式，達(dá)到便于操作、便于查找利用。如工程項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)評(píng)文件，按照工程項(xiàng)目質(zhì)變過(guò)驗(yàn)評(píng)標(biāo)的結(jié)構(gòu)設(shè)置單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批的結(jié)構(gòu)層次，設(shè)立各層次應(yīng)歸檔文件名稱，在整理案卷時(shí)，按照檢驗(yàn)批文件、分項(xiàng)工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)層次清晰、排列有序、不漏文件。
3 供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理的突破及其實(shí)施效果
3.1 工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍：國(guó)家檔案管理部門出臺(tái)的相關(guān)規(guī)范是面對(duì)全國(guó)各行各業(yè)的各類工程檔案的，具有普遍的指導(dǎo)意義。
3.2 工程項(xiàng)目文件的分類方法： 編制電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則，明確所有應(yīng)歸檔文件的分類號(hào)，解決《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表》中因類目設(shè)置不規(guī)范造成的分類不統(tǒng)一、不明確的不足，提高電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目文件整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。
3.3 工程項(xiàng)目文件的整理方法：編制電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則，按照分類號(hào)、文件順序號(hào)的結(jié)構(gòu)，詳細(xì)排列所有電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目文件，為整理項(xiàng)目文件提供依據(jù)，為項(xiàng)目文件的齊全、完整提供保障，使項(xiàng)目檔案的分類編目更加科學(xué)合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位整理項(xiàng)目檔案的效率。
電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則的實(shí)施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監(jiān)理人員、兼職檔案員的歡迎。
4 供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益
電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則適用于輸變電工程項(xiàng)目法人單位、建設(shè)管理單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、設(shè)備制造單位、試驗(yàn)單位等。它為企業(yè)帶來(lái)了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益：
第一，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則的實(shí)施，提高了項(xiàng)目文件歸檔的工作效率，以往，一個(gè)變電工程項(xiàng)目完成收集整理工作大約需要12人30個(gè)工作日，而現(xiàn)在用15個(gè)工作日即可完成，勞動(dòng)生產(chǎn)率提高100%。
論文關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案；管理：服務(wù)；供電企業(yè)
檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在供電企業(yè)加快實(shí)現(xiàn)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的進(jìn)程中，如何促進(jìn)檔案管理水平全面提升，實(shí)現(xiàn)檔案工作由“事務(wù)型”向“參謀型”，由“傳統(tǒng)型”向“開(kāi)拓型”、由“被動(dòng)型”向“主動(dòng)型”的“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，是檔案工作者義不容辭的職責(zé)。筆者認(rèn)為，在信息社會(huì)化和社會(huì)信息化不斷發(fā)展的今天，作為供電企業(yè)的檔案工作者，首先應(yīng)該增強(qiáng)檔案為企業(yè)中心工作服務(wù)的意識(shí)，緊緊圍繞企業(yè)的需要，各部門的需要和職工的需要，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，并對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合加工、深度開(kāi)發(fā)，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供經(jīng)過(guò)提煉、深層次高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品，創(chuàng)造檔案信息服務(wù)的新形勢(shì)，開(kāi)拓檔案信息服務(wù)的新領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的新目標(biāo)，歸根結(jié)底一句話，就是要把技術(shù)檔案管理放在首要的位置上，并以此服務(wù)企業(yè)的中心工作。
一、技術(shù)檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)
檔案最簡(jiǎn)單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說(shuō)明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說(shuō)明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。
企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在以往很長(zhǎng)的一個(gè)歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認(rèn)為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問(wèn)津的神秘色彩，而所謂的技術(shù)檔案僅僅當(dāng)成了資料管理。改革開(kāi)放以來(lái)，特別是進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以來(lái)，由于人力資源實(shí)行了廣泛流動(dòng)，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術(shù)檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務(wù)。
一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計(jì)劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計(jì)資料、試驗(yàn)和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開(kāi)出版發(fā)行，有些有密級(jí)限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用。
創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的中心工作，也就是我們常說(shuō)的“經(jīng)濟(jì)工作是企業(yè)的中心工作”。技術(shù)檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，但是它對(duì)于企業(yè)的核心經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)卻有著不可或缺的促進(jìn)作用，特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境中，管好用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務(wù)于企業(yè)的中心工作，就得把技術(shù)檔案管理擺在首要的位置上。
筆者在本文中就加強(qiáng)技術(shù)檔案管理，服務(wù)企業(yè)中心工作這一課題，并結(jié)合編制供電企業(yè)輸變電工程檔案管理導(dǎo)則的實(shí)際，做以下闡述。
二、編制供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理導(dǎo)則課題的提出和運(yùn)用的技術(shù)手段
近年來(lái)，供電系統(tǒng)電力建設(shè)尤其是輸變電工程項(xiàng)目日益增多，在供電企業(yè)技術(shù)檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國(guó)家相關(guān)部門和國(guó)家電網(wǎng)公司的高度重視。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法、國(guó)家電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選辦法，都將檔案工作列為工程驗(yàn)收和評(píng)比的重要內(nèi)容。同時(shí)，電網(wǎng)建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行以及依法維權(quán)等工作中對(duì)工程項(xiàng)目檔案的需要也日益提高。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是保證在項(xiàng)目文件的齊全、完整和及時(shí)歸檔，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結(jié)底還是要實(shí)現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展這一中心工作服務(wù)的根本目的。
編制電網(wǎng)建設(shè)工程技術(shù)檔案中包括輸變電工程管理檔案導(dǎo)則，對(duì)該導(dǎo)則采取以下三種技術(shù)手段。
1.豐富完善工程項(xiàng)目檔案文件的歸檔范圍
一是以電力企業(yè)檔案分類表為綱。《電力企業(yè)檔案分類表》按工程建設(shè)的不同階段，設(shè)列了應(yīng)歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細(xì)、不全面，但結(jié)構(gòu)上還是較為合理的。收集工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍和內(nèi)容時(shí)，以分類表為大綱，充實(shí)相關(guān)內(nèi)容，有利于編制工作的有序開(kāi)展，同時(shí)避免大的漏洞。
二是以《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍》為基礎(chǔ)。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍》是面向全國(guó)各行各業(yè)各類建設(shè)工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導(dǎo)意義。編制技術(shù)檔案中的輸變電工程管理檔案時(shí)，必須以此為依據(jù)，充分利用已有的成果，補(bǔ)充電網(wǎng)建設(shè)工程技術(shù)檔案特有的文件材料，同時(shí)，剔除電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目中不可能產(chǎn)生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡(jiǎn)便性、實(shí)用性。
三是以建設(shè)部管理規(guī)定、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，豐富完善電力建設(shè)工程項(xiàng)目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》、《電力建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督檢查典型大綱》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》、《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》、《國(guó)家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質(zhì)工程評(píng)選辦法》等等，依據(jù)這些文件全面收集工程建設(shè)管理、施工管理、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、驗(yàn)評(píng)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，確定工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內(nèi)容。同時(shí)在編制過(guò)程中吸收檔案業(yè)務(wù)骨干、工程管理人員、施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員、兼職資料員參加，發(fā)揮其了解各類管理范圍和標(biāo)準(zhǔn)，了解建設(shè)過(guò)程及需求的優(yōu)勢(shì)，使歸檔范圍的制定更加符合電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況。
2.明確類目設(shè)置
電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設(shè)置不科學(xué)，很多文件無(wú)法判斷其類屬；加上隨著電力建設(shè)的發(fā)展，形成很多新類型的文件，其無(wú)法歸入原來(lái)的類目中，在整理建設(shè)工程項(xiàng)目文件時(shí)給建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問(wèn)題，可以在研究電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表的類目設(shè)置情況的基礎(chǔ)上，掌握類目設(shè)置的思想、原則、方法，根據(jù)其按工程的建設(shè)階段為主線，結(jié)合文種進(jìn)行類目設(shè)置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎(chǔ)上，依照檔案分類學(xué)的原理，調(diào)整不合理的類目設(shè)置，增加個(gè)別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設(shè)置結(jié)構(gòu)更加科學(xué)合理、內(nèi)容更加完善。
3.確定整理方式
按照尊重文件形成的規(guī)律，保持文件內(nèi)在聯(lián)系，保證歸檔文件完整、系統(tǒng)的原則，設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目文件的整理方式，達(dá)到便于操作、便于查找利用。如工程項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)評(píng)文件，按照工程項(xiàng)目質(zhì)變過(guò)驗(yàn)評(píng)標(biāo)的結(jié)構(gòu)設(shè)置單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批的結(jié)構(gòu)層次，設(shè)立各層次應(yīng)歸檔文件名稱，在整理案卷時(shí)，按照檢驗(yàn)批文件、分項(xiàng)工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)層次清晰、排列有序、不漏文件。同時(shí)，尊重文件材料的形成規(guī)律，保持層次文件之間的有機(jī)聯(lián)系，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。
三、供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理的突破及其實(shí)施效果
1.工程項(xiàng)目文件的歸檔范圍
國(guó)家檔案管理部門出臺(tái)的相關(guān)規(guī)范是面對(duì)全國(guó)各行各業(yè)的各類工程檔案的，具有普遍的指導(dǎo)意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設(shè)工程項(xiàng)目特別是輸變電工程的實(shí)際需要。所以我們應(yīng)該編制從立項(xiàng)審批、前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工投產(chǎn)到驗(yàn)收檢查各階段產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔文件內(nèi)容和項(xiàng)目文件歸檔范圍，從而解決建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生哪些文件，哪些文件需要?dú)w檔的問(wèn)題，為項(xiàng)目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。
2.工程項(xiàng)目文件的分類方法
編制電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則，明確所有應(yīng)歸檔文件的分類號(hào)，解決《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表》中因類目設(shè)置不規(guī)范造成的分類不統(tǒng)一、不明確的不足，提高電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目文件整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。
3.工程項(xiàng)目文件的整理方法
編制電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則，按照分類號(hào)、文件順序號(hào)的結(jié)構(gòu)，詳細(xì)排列所有電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目文件，為整理項(xiàng)目文件提供依據(jù)，為項(xiàng)目文件的齊全、完整提供保障，使項(xiàng)目檔案的分類編目更加科學(xué)合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設(shè)、施工、監(jiān)理等單位整理項(xiàng)目檔案的效率。
電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則的實(shí)施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監(jiān)理人員、兼職檔案員的歡迎。導(dǎo)則實(shí)施后，項(xiàng)目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規(guī)范，歸檔更加及時(shí)，查找更加方便快捷，為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收和創(chuàng)優(yōu)檢查的順利通過(guò)提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
四、供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理的應(yīng)用范圍及其效益
電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則適用于輸變電工程項(xiàng)目法人單位、建設(shè)管理單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、設(shè)備制造單位、試驗(yàn)單位等。
它為企業(yè)帶來(lái)了直接、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益：
第一，提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理導(dǎo)則的實(shí)施，提高了項(xiàng)目文件歸檔的工作效率，以往，一個(gè)變電工程項(xiàng)目完成收集整理工作大約需要12人30個(gè)工作日，而現(xiàn)在用15個(gè)工作日即可完成，勞動(dòng)生產(chǎn)率提高100%。
關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；自動(dòng)化
科學(xué)合理的檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展而言十分重要，一方面，企業(yè)營(yíng)銷部門可以從收錄的人員資料中發(fā)現(xiàn)潛在的客戶；另一方面，可以對(duì)過(guò)去的案例進(jìn)行再思考，便于探索更加高效的業(yè)務(wù)開(kāi)展流程。但是，在信息化已成為商業(yè)領(lǐng)域主流趨勢(shì)的背景下，當(dāng)前仍有不少企業(yè)采用舊有的人工管理方式開(kāi)展檔案管理工作，這嚴(yán)重的影響了其他部門的工作進(jìn)程，制約了企業(yè)的發(fā)展。因此，以企業(yè)目前的信息管理部門硬件為基礎(chǔ)，探索出一套檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)意義重大。
一、企業(yè)應(yīng)用自動(dòng)化檔案管理的必要性
（一）傳統(tǒng)人工管理無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的高速的信息流
當(dāng)前信息流已成為企業(yè)的生命線，處于信息優(yōu)勢(shì)地位的公司往往可以較為容易的擴(kuò)大客戶群，開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。在此背景下，有不少大型企業(yè)（尤其是國(guó)有企業(yè)）查看一個(gè)之前簽訂的合同往往需要多個(gè)管理人員的同意才能獲得權(quán)限，大大的阻礙了工作的開(kāi)展，人工檔案管理繁瑣的流程很有可能成為企業(yè)業(yè)務(wù)拓展的制約。
（二）檔案人工管理與公司其他業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化管理不相匹配
當(dāng)前，市場(chǎng)上大中型企業(yè)的核心部門大多已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公的自動(dòng)化，而檔案管理由于難以直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，所以往往會(huì)被企業(yè)管理者所忽視，仍采用舊有的管理方式。當(dāng)市場(chǎng)人員向檔案管理部門索要?dú)v史記錄時(shí)，往往要經(jīng)歷一番查找，若是查找影像資料，可能還需要觀看一段錄影帶才能確定。如此，就造成了檔案管理部門和企業(yè)其他部門之間的脫節(jié)，在一些情況下檔案管理甚至?xí)蔀樘囟I(yè)務(wù)開(kāi)展的控速環(huán)節(jié)，給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)帶來(lái)了負(fù)面的影響。
二、信息化檔案管理的特點(diǎn)
（一）管理一體化
信息化檔案管理不是簡(jiǎn)單地等于使用電腦進(jìn)行檔案管理，事實(shí)上，如果檔案管理人員僅僅是將紙質(zhì)版的文件錄入到電腦上而不做任何的歸類或比對(duì)，或需要進(jìn)行復(fù)雜的目錄輸入，那么就仍屬于傳統(tǒng)檔案管理的范疇。管理一體化是區(qū)分信息化檔案管理和傳統(tǒng)人力檔案管理的一個(gè)重要標(biāo)志，傳統(tǒng)的檔案管理方式是檔案管理部門將公文進(jìn)行整理、分類、歸檔，并由業(yè)務(wù)性部門對(duì)產(chǎn)品技術(shù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、合作協(xié)議等文件進(jìn)行歸納。而信息化的檔案管理系統(tǒng)下，歸檔和管理可以一個(gè)步驟完成，檔案管理部門無(wú)需進(jìn)行文件的掃描、錄入、上傳，避免了重復(fù)性工作。系統(tǒng)自動(dòng)生成的表單也減輕了檔案管理工作者的目錄錄入工作量。
（二）便利的信息檢索
與傳統(tǒng)的人力檔案管理相比，信息化檔案管理在檢索的便利性上具有十分突出的優(yōu)勢(shì)。首先，檔案管理系統(tǒng)上的文檔是拿到紙質(zhì)版后立即掃描記錄的，因此不存在信息丟失的問(wèn)題；其次，不同的電子版文件存放在不同的類別下，可以針對(duì)性的進(jìn)行篩選；最后，可通過(guò)關(guān)鍵詞或文件名稱模糊匹配方式查找所需資料，而不需要像紙質(zhì)版檔案管理時(shí)期那樣一個(gè)個(gè)文件拿出來(lái)對(duì)照。
（三）對(duì)操作人員有一定的技術(shù)要求
使用自動(dòng)化的手段進(jìn)行檔案管理時(shí)，往往會(huì)用到access等數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，這就需要檔案管理人員熟悉掌握基本的操作，如查找、篩選、錄入、刪除等。必要情況下，還需要掌握簡(jiǎn)單的應(yīng)用公式或編程技能。而檔案管理工作的從業(yè)者的專業(yè)背景大多為文史類，信息技能正是其弱項(xiàng)所在。
三、在信息化的背景下優(yōu)化企業(yè)檔案管理的路徑探析
（一）構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度
企業(yè)要想充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，就必須建立起一套符合自身特點(diǎn)的、行之有效的管理制度，并通過(guò)嘗試，探索出最佳的操作流程，以提高檔案管理的效率。這套制度應(yīng)做到除機(jī)密文件外的所有文檔可以在全公司范圍內(nèi)共享，以實(shí)現(xiàn)與信息化的開(kāi)放性相適應(yīng)（已確定即將離職的職工應(yīng)取消訪問(wèn)這一系統(tǒng)的權(quán)限）。另外，這一管理制度還應(yīng)具備相對(duì)寬松的檔案存儲(chǔ)制度和比較嚴(yán)格的刪除制度。這是因?yàn)椋瑢捤傻拇鎯?chǔ)制度方便公司各部門的員工及時(shí)將到手文件掃描上傳，而嚴(yán)格的刪除制度則是為了避免發(fā)生信息的誤刪給后續(xù)使用帶來(lái)困擾。每位員工應(yīng)按照相應(yīng)的類別上傳掃描件，而檔案管理人員需定時(shí)對(duì)新加的文件進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并聯(lián)系錄入人員修改。
（二）注重選拔、培訓(xùn)專門的信息化檔案管理人員
企業(yè)內(nèi)部建立起自動(dòng)化的檔案管理渠道，并不是要用計(jì)算機(jī)完全取代人的作用，而是通過(guò)集成化的系統(tǒng)輔助檔案管理人員做好自己的工作。企業(yè)在選拔新員工時(shí)，因著重聘任基本業(yè)務(wù)能力過(guò)硬，且對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)操作有興趣的人員。入職后，則要及時(shí)安排老員工或人力部門對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠迅速適應(yīng)工作環(huán)境。為適應(yīng)公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案管理軟件可能要不定期的進(jìn)行升級(jí)，這就需要及時(shí)的對(duì)檔案管理部門工作人員開(kāi)展培訓(xùn)，使其盡快適應(yīng)新系統(tǒng)，避免發(fā)生誤操作。此外，檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建往往是由公司的信息部門進(jìn)行，而檔案管理人員是最熟悉檔案存取操作的人，有必要參與到軟件的功能開(kāi)發(fā)中去，為系統(tǒng)的搭建提出建設(shè)性的觀點(diǎn)。
（三）強(qiáng)化檔案管理監(jiān)管
企業(yè)的自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)是幾乎全公司所有部門及員工都要應(yīng)用到的，一但出現(xiàn)錯(cuò)誤，可能造成較為嚴(yán)重的問(wèn)題。因此，檔案管理必須要嚴(yán)格監(jiān)督，且應(yīng)做到全流程的管理。在檔案錄入首先要篩選出無(wú)關(guān)文件，有選擇性的上傳；文件上傳后，經(jīng)過(guò)短暫的緩沖期，這一期間只有檔案管理部門和文檔上傳者所在部門員工可以看到，經(jīng)過(guò)檔案管理人員確定無(wú)誤后，方可向全公司公開(kāi)；當(dāng)檔案在使用期間被重新編輯時(shí)，也應(yīng)經(jīng)過(guò)兩方的確認(rèn)才能公開(kāi)。總之，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理系統(tǒng)的高效、準(zhǔn)確，檔案管理應(yīng)嚴(yán)格做到全過(guò)程的規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)：
1 工業(yè)園區(qū)檔案管理的重要性
檔案管理水平的高低是衡量一個(gè)工業(yè)園區(qū)的建設(shè)與管理水平的重要內(nèi)容，而檔案特有屬性則決定了檔案管理對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展起著關(guān)鍵的推動(dòng)作用[1]。各地工業(yè)園區(qū)是發(fā)展當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的重要支撐，不斷深化對(duì)工業(yè)園區(qū)檔案管理的研究，細(xì)致分析工業(yè)園區(qū)檔案管理存在的問(wèn)題，提出有針對(duì)性的措施建議，這是工業(yè)園區(qū)檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，做好檔案管理工作至關(guān)重要。
2 工業(yè)園區(qū)檔案管理存在的問(wèn)題
工業(yè)園區(qū)檔案管理面臨的最顯著、最普遍的一個(gè)問(wèn)題就是無(wú)專人、無(wú)專地，園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案、拆遷安置檔案、日常文件檔案等由各部門、各股室自主管理，嚴(yán)重制約檔案管理水平的提升。工業(yè)園區(qū)檔案管理存在的問(wèn)題主要就體現(xiàn)在基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理之后、忽視拆遷安置檔案管理及日常文件管理、忽略對(duì)企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作的指導(dǎo)等，檔案保管條件較差，存在突出的安全隱患，導(dǎo)致園區(qū)內(nèi)很多檔案的作用發(fā)揮不出來(lái)，價(jià)值也得不到及時(shí)的體現(xiàn)，亟待解決。
3 做好工業(yè)園區(qū)檔案管理的措施
3.1 加強(qiáng)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理
一是增強(qiáng)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理者的檔案意識(shí)，完善管理體制。園區(qū)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的宣傳、教育，增強(qiáng)其建檔、歸檔、管檔等意識(shí)，從而使其樹(shù)立正確的基礎(chǔ)建設(shè)檔案服務(wù)觀，加深他們對(duì)依法治檔的認(rèn)識(shí)，保證工業(yè)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案的質(zhì)量，提高相關(guān)人員遵紀(jì)守法的自覺(jué)性。二是集中、統(tǒng)一管理整個(gè)工業(yè)園區(qū)的基礎(chǔ)建設(shè)檔案。園區(qū)須依據(jù)《檔案法》以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)全園區(qū)的企業(yè)、產(chǎn)品、工藝、設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)等檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理，并設(shè)立基礎(chǔ)建設(shè)檔案分室[2]。相關(guān)人員要大力宣傳《檔案法》，通過(guò)提供復(fù)制件、延長(zhǎng)辦理借閱手續(xù)等手段逐步做到工業(yè)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案歸檔案卷的完整和齊全。三是工業(yè)園區(qū)建設(shè)系統(tǒng)的各個(gè)行業(yè)行政主管部門必須明確職責(zé)，加強(qiáng)各個(gè)單位、股室之間的配合、協(xié)作，基于園區(qū)實(shí)際建立基礎(chǔ)建設(shè)檔案的管理制度和統(tǒng)一規(guī)范，從而將基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理工作納入園區(qū)建設(shè)行政管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是在規(guī)劃許可及施工許可、工程驗(yàn)收及備案、登記房地產(chǎn)權(quán)屬等方面，保證工業(yè)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)?_、安全、完整、系統(tǒng)地報(bào)送到檔案機(jī)構(gòu)。且檔案機(jī)構(gòu)要建立嚴(yán)格的責(zé)任追究制度，加強(qiáng)執(zhí)法監(jiān)督，保證工業(yè)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案質(zhì)量。
3.2 加強(qiáng)園區(qū)拆遷安置檔案管理
一是分類整理拆遷安置文件，具體可以戶為單位、以村民小組為類別進(jìn)行。從整體的實(shí)施情況來(lái)看，工業(yè)園區(qū)的拆遷安置工作以村民小組為單位，但實(shí)際操作時(shí)必須落實(shí)到每一家、每一戶，以戶為單位開(kāi)展丈量、測(cè)算、簽約及結(jié)算等工作，所以在分類、整理拆遷安置檔案時(shí)也要以村民小組為類別、以戶為單位統(tǒng)一組卷，將每一戶的全部文件材料作為一個(gè)文件，再以戶號(hào)排列文件，把若干戶文件組成案卷。二是統(tǒng)一拆遷安置檔案的編目要求及案卷格式，因?yàn)楣I(yè)園區(qū)的拆遷安置文件是以文字材料為主的，因而案卷格式須選擇國(guó)家統(tǒng)一的文書檔案格式，編號(hào)也要選擇三段式結(jié)構(gòu)編號(hào)，即年度-類別號(hào)-案卷號(hào)。其中，年度指的是進(jìn)行拆遷安置的年度；類別號(hào)則是指以村民小組為單位進(jìn)行檔案編制，并在每一個(gè)年度里通過(guò)拆遷安置順序合理編制類別號(hào)；在村民小組中，則要依據(jù)組卷的自然順序?qū)妇砼帕衅饋?lái)，編寫好案卷號(hào)。在編制卷內(nèi)文件的目錄時(shí)，每一戶是一個(gè)文件條目，要編制相應(yīng)的順序號(hào)、文件題名、文件頁(yè)數(shù)以及責(zé)任者等[3]。三是統(tǒng)一歸檔拆遷安置檔案的時(shí)間，每一個(gè)園區(qū)拆遷安置戶自開(kāi)始丈量房屋到重新安置都是完整的過(guò)程，只要完成安置工作，所有的文件材料形成也就隨之結(jié)束，所以拆遷安置文件需在全部結(jié)束一個(gè)村民小組的拆遷安置工作后立即整理、歸檔，由檔案部門集中統(tǒng)一保管。
3.3 加強(qiáng)工業(yè)園區(qū)日常文件管理
一是規(guī)范日常文件的立卷工作，即檔案人員要依據(jù)文件檔案立卷時(shí)限落實(shí)日常文件的歸檔工作，完整收集文件材料，并遵循形成文件材料的基本規(guī)律整理歸檔文件，區(qū)分文件材料的價(jià)值、保持有機(jī)聯(lián)系，方便文件檔案保管與利用。二是規(guī)范日常文件的借閱工作，因?yàn)楣I(yè)園區(qū)保存的日常文件主要是供相關(guān)人員利用，一般要求在規(guī)定地點(diǎn)查閱，如確因工作要求需外借日常文件檔案，則必須把借閱手續(xù)辦好，在期限內(nèi)歸還；查閱文件檔案時(shí)還要遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁直接在文件上涂改、批注等，如有損壞要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P。三是規(guī)范日常文件的銷毀工作，即相關(guān)人員要按照保管日常文件檔案的期限合理編制銷毀計(jì)劃、清單，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批同意之后銷毀無(wú)保存價(jià)值的、超過(guò)保管期限的文件檔案，同時(shí)指派監(jiān)銷人員監(jiān)督銷毀文件檔案的整個(gè)過(guò)程，最后簽字確認(rèn)，妥善保管文件銷毀清冊(cè)，注銷已銷毀文件，提高工業(yè)園區(qū)日常文件管理水平。
3.4 指導(dǎo)園區(qū)企業(yè)進(jìn)行檔案管理
一是檔案行政部門要對(duì)工業(yè)園區(qū)內(nèi)企業(yè)的檔案管理給予指導(dǎo)，堅(jiān)持因企制宜、自主管理的基本原則，啟發(fā)企業(yè)對(duì)檔案管理的內(nèi)在需求，對(duì)園區(qū)內(nèi)規(guī)模不同、行業(yè)不同的企業(yè)檔案管理實(shí)施分類指導(dǎo)。換言之，要對(duì)工業(yè)園區(qū)里規(guī)模不同、類型不同、發(fā)展水平不同、貢獻(xiàn)率不同的企業(yè)采取不同的檔案管理指導(dǎo)方式，將幫扶重點(diǎn)企業(yè)作為工作重心。由于企業(yè)檔案的范圍廣、數(shù)量大、門類多，管理檔案的難度較大，所以檔案行政部門要依據(jù)自愿、服務(wù)、扶持的方針，選擇針對(duì)性強(qiáng)的、有一定生產(chǎn)規(guī)模的、管理基礎(chǔ)較好的、有規(guī)范管理檔案的愿望的企業(yè)作為試點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)的指導(dǎo)、培訓(xùn)，樹(shù)立榜樣、抓大扶強(qiáng)，達(dá)到以點(diǎn)帶面、典型引路、共同提高的目標(biāo)，促進(jìn)園區(qū)企業(yè)更廣泛、更深入地開(kāi)展檔案管理工作。二是檔案行政部門要結(jié)合園區(qū)企業(yè)實(shí)際，派專人幫助其完善建操作性強(qiáng)的、符合檔案工作實(shí)際的檔案材料收集制度、整理制度、借閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、歸檔制度等，包括《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案歸檔管理辦法》、《檔案安全保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案銷毀鑒定制度》等，促使企業(yè)檔案管理工作有章可循、有法可依。三是對(duì)企業(yè)實(shí)行面對(duì)面的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)，根據(jù)工業(yè)園區(qū)企業(yè)運(yùn)作規(guī)律，依據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》以及《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，指導(dǎo)企業(yè)做好檔案的收集、整理、鑒定、保管以及編研、利用等業(yè)務(wù)工作，并采取監(jiān)督檢查手段、考核手段，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文件材料及檔案管理工作的監(jiān)管，嚴(yán)格實(shí)行問(wèn)責(zé)制，提高工業(yè)園區(qū)企業(yè)檔案管理質(zhì)量。
一、電子檔案的兩種管理手段
電子檔案的管理手段目前主要有兩種：其一是在OA系統(tǒng)中包含檔案管理的功能，將所有的檔案全部統(tǒng)一在OA系統(tǒng)中；其二是采用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，并將兩者做無(wú)縫的鏈接，已達(dá)到文檔一體化和規(guī)范的檔案管理水平。
在國(guó)內(nèi)，第一種情況基本上已經(jīng)處于淘汰的地步，主要因?yàn)椋?/p>
第一，在OA中包含的檔案管理功能實(shí)用性比較差，而且不能根據(jù)檔案業(yè)務(wù)管理的發(fā)展進(jìn)行持續(xù)的升級(jí)；第二，OA中包含的檔案管理對(duì)一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業(yè)所產(chǎn)生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統(tǒng)將不能勝任；第三，OA平臺(tái)一般都采用將文件存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的方式，這樣便于文件流轉(zhuǎn)的控制，但是帶來(lái)的負(fù)面效果是數(shù)據(jù)庫(kù)因此而變得很大，隨著檔案數(shù)量的日積月累很快數(shù)據(jù)庫(kù)就會(huì)出現(xiàn)不能支持系統(tǒng)的情況；第四，由于OA專業(yè)軟件公司的主要開(kāi)發(fā)文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程，對(duì)于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業(yè)軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業(yè)軟件公司不會(huì)花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現(xiàn)在PDM軟件供應(yīng)商，PDM的軟件供應(yīng)商只做圖紙的檔案管理。
由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)二者相結(jié)合的方式。
二、檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的實(shí)施順序
但是企業(yè)在信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該先上檔案管理系統(tǒng)還是先上OA系統(tǒng)呢?或者是兩者同時(shí)上呢?筆者認(rèn)為，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該提前于OA系統(tǒng)建成。
首先，對(duì)于大多數(shù)企業(yè)而言，兩個(gè)系統(tǒng)完全可以分開(kāi)實(shí)施，待OA系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定之后在進(jìn)行兩個(gè)系統(tǒng)之間的接口工作。大多數(shù)企業(yè)的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會(huì)計(jì)類、科技類檔案資料，對(duì)于規(guī)模稍大的企業(yè)來(lái)講，每年的實(shí)物檔案(榮譽(yù)檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進(jìn)行系統(tǒng)的管理。而OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統(tǒng)建成之后再進(jìn)行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進(jìn)程都要等著文書檔案的前期電子化進(jìn)程完成之后再進(jìn)行，無(wú)意中浪費(fèi)了時(shí)間成本。
其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡(jiǎn)單的檔案類型，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子檔案管理時(shí)相對(duì)容易，尤其是國(guó)家檔案局頒布文書檔案管理新規(guī)則后，用軟件對(duì)文書檔案進(jìn)行管理更加簡(jiǎn)單易行。但是其他類型檔案的數(shù)字化過(guò)程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復(fù)雜的當(dāng)數(shù)科技檔案，科技檔案與企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)息息相關(guān)(貿(mào)易型企業(yè)除外)，通常包含企業(yè)的核心技術(shù)，是企業(yè)中最受重視的檔案類型。科技檔案的信息化收集來(lái)源廣泛，主要來(lái)源于企業(yè)的PDM系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，在具體整理時(shí)，還將細(xì)分為基建檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案等。鑒于其廣泛的來(lái)源和諸多的類型，在一個(gè)大企業(yè)的內(nèi)部(如各個(gè)分廠之間)傳統(tǒng)的紙質(zhì)科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統(tǒng)一規(guī)范起來(lái)進(jìn)行數(shù)字化的管理將更是一個(gè)比較漫長(zhǎng)的過(guò)程。
所以，一套靈活的電子檔案管理系統(tǒng)可以幫助我們?cè)谝?guī)范與整理上進(jìn)行統(tǒng)一的要求，企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重中之重在于全套檔案管理方式與規(guī)范盡量與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合或接近。只有檔案管理系統(tǒng)建成之后，結(jié)合系統(tǒng)逐步進(jìn)行各種檔案數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、檔案分類整理的統(tǒng)一、檔案移交的統(tǒng)一，才能真正做到檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。
[關(guān)鍵詞]企業(yè)文書；檔案
中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）45-0206-01
在企業(yè)信息系統(tǒng)中，文書檔案管理是非常重要的組成部分，在企業(yè)信息建設(shè)方面也是非常重要的。現(xiàn)在，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)用了先進(jìn)的科技技術(shù)，這樣就使得現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，自動(dòng)化和智能化在不斷的發(fā)展。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，文件的形式已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，電子文件逐漸取代了紙質(zhì)文件，這樣也使得檔案管理中出現(xiàn)了很大的變化。現(xiàn)代的檔案管理要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)完成信息收集和整理，這樣就慢慢形成了檔案，對(duì)提高檔案管理的效率是非常好的。為了更好的進(jìn)行檔案管理，要建立起來(lái)一體化的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)中要將文件處理和檔案管理結(jié)合在一起，這樣在進(jìn)行工作的時(shí)候能夠取得更好的效果。雖然，企業(yè)在文書檔案管理中已經(jīng)取得了一定的發(fā)展，但是在管理上還是存在著一定問(wèn)題的，因此，要更好的規(guī)范管理工作。
1 企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題。企業(yè)為了更好的發(fā)展在體制和結(jié)構(gòu)方面的不斷改革，因此企業(yè)檔案工作者在工作的時(shí)候要積極開(kāi)展工作，這樣才能取得更好的成績(jī)，與此同時(shí)，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題要進(jìn)行更好的解決。一些企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，存在著檔案意識(shí)單薄的情況，在檔案管理方面存在著開(kāi)發(fā)力度不夠的情況，而且，企業(yè)中很多人對(duì)電力檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也是存在著一定的偏差的，因此，就使得檔案管理人員隊(duì)伍經(jīng)常存在著不穩(wěn)定的情況，企業(yè)檔案管理人員在進(jìn)行管理的時(shí)候經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)無(wú)法顧及到所有工作的情況，因此會(huì)導(dǎo)致檔案編研中出現(xiàn)一些問(wèn)題，使得檔案在企業(yè)發(fā)展中無(wú)法得到充分的利用。檔案管理人員在自身素質(zhì)方面也是存在著一定的問(wèn)題的，一些檔案管理人員通常都是企業(yè)中其他崗位工作人員兼職的，這樣就使得很多的人員在工作中無(wú)法對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行更好的學(xué)習(xí)，使得企業(yè)檔案管理工作無(wú)法更好的適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候一定要改變?cè)械墓ぷ魉悸罚捎眯牡梅椒ê图夹g(shù)進(jìn)行檔案管理。
2 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的運(yùn)用。檔案管理利用現(xiàn)代的科學(xué)方面和手段對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中形成的檔案進(jìn)行有效的管理，這樣能夠更好的保證企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理的目的就是為了更好地在以后利用檔案進(jìn)行企業(yè)發(fā)展，在最大程度上保護(hù)檔案，延長(zhǎng)檔案的壽命，這樣更好的為企業(yè)提供服務(wù)。企業(yè)檔案在發(fā)展過(guò)程中不僅是為了更好的滿足社會(huì)發(fā)展的需要，同時(shí)也是企業(yè)檔案自身發(fā)展的選擇。
2.1建立和健全各項(xiàng)檔案管理制度。建立和健全檔案管理制度，能夠更好的將檔案編制成冊(cè)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理科學(xué)性，為企業(yè)日后的發(fā)展提供可靠的保證。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，工作人員要按照相關(guān)的要求來(lái)進(jìn)行管理，這樣才能更好的發(fā)揮管理職能作用。
2.2依法建檔。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照相關(guān)的規(guī)范來(lái)進(jìn)行工作，這樣能夠更好的強(qiáng)化檔案法制教育，這樣能夠更好的提高檔案工作人員的法制觀念，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候要自覺(jué)依法進(jìn)行檔案的建立，檔案管理人員在工作中按照相關(guān)的法規(guī)來(lái)對(duì)自己的工作行為進(jìn)行約束，同時(shí)也要接受相關(guān)部門的監(jiān)督。
2.3提高現(xiàn)代化管理水平。要運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、高效化和系統(tǒng)化。為領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科學(xué)研究提供準(zhǔn)確、有效的服務(wù)。計(jì)算機(jī)的使用是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必由之路。由于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平不一，其不規(guī)范的操作將給檢索、查詢帶來(lái)極大的困難。所以，應(yīng)該加大企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的投入，包括購(gòu)置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)，同時(shí)要加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，給檔案管理人員提供學(xué)習(xí)深造的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)他們利用業(yè)余時(shí)間邊工作、邊學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)。
2.4提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中。檔案管理人員不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)的優(yōu)良品質(zhì)，還要具備做好現(xiàn)有工作所需的知識(shí)結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力，必須掌握處理電子文件、電子檔案的技術(shù)，才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。作為檔案管理工作者，不僅要學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用等各項(xiàng)技能，要重視專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與更新，把學(xué)習(xí)作為生活的第一需要，通過(guò)學(xué)習(xí)，不斷拓寬視野，了解工作所涉及領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)的新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，努力實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
2.5電子文書檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的有機(jī)結(jié)合。在現(xiàn)行條件下，電子文書檔案還不具備法律效力，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔，必須保證電子文書檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的有機(jī)結(jié)合，保證法律效力的同時(shí)，通過(guò)電子文書檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理的電子化和自動(dòng)化，方便查詢和借閱。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護(hù)紙質(zhì)檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、正常運(yùn)行，減輕系統(tǒng)維護(hù)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率；實(shí)時(shí)掌握各級(jí)節(jié)點(diǎn)系統(tǒng)資源的利用情況。
論文關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;文件
近年來(lái),隨著信息技術(shù)高速發(fā)展,傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。
一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景
當(dāng)前,國(guó)家電網(wǎng)公司加快實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變,努力創(chuàng)建“一強(qiáng)三優(yōu)”(電網(wǎng)堅(jiān)強(qiáng)、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績(jī)優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國(guó)家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作,并將其作為企業(yè)管理重要組成部分,大力推進(jìn)檔案管理信息化。2006年,國(guó)家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開(kāi)展“國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目”;2009年,在國(guó)家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點(diǎn)成功。目前,國(guó)家電網(wǎng)檔案管理信息平臺(tái)已成功嵌入國(guó)家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng),福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用,廈門電業(yè)局作為國(guó)家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè),在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺(tái)。
廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年,在全省系統(tǒng)率先晉升為“國(guó)家一級(jí)”,連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進(jìn)單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進(jìn)集體稱號(hào)。截至2010年底,共有綜合檔案室1個(gè),二級(jí)綜合檔案室17個(gè),共有文書、科技、會(huì)計(jì)檔案近 30萬(wàn)卷(件),機(jī)讀目錄12萬(wàn)余條,照片檔案4000余張,及音頻、視頻檔案200多份。
但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問(wèn)題:一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重,無(wú)法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫(kù);三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊,低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重,軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷,無(wú)法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高,用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足,不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此,急需通過(guò)深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)來(lái)破解上述問(wèn)題和難題。
二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)
福建省電力公司根據(jù)自身工作實(shí)際,在國(guó)家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上,采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu),應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對(duì)軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開(kāi)發(fā),建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理,實(shí)現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時(shí),福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開(kāi)發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能,使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進(jìn)行自行定制,減少了因業(yè)務(wù)變動(dòng)而導(dǎo)致的二次開(kāi)發(fā)費(fèi)用和時(shí)間,極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了“現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式,建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過(guò)程數(shù)字化。
檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問(wèn)我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識(shí)模塊中,按照檔案屬性分類為:文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含:題名、文號(hào)、責(zé)任者、起止日期、機(jī)構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號(hào)等。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo),確定了十大功能:確定需要捕獲的檔案,確定檔案的保存時(shí)間,檔案捕獲,登記,分類,存儲(chǔ)和保管,利用,跟蹤,處置計(jì)劃的實(shí)施,對(duì)檔案管理過(guò)程的記錄。
用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺(tái)內(nèi)嵌智能操作平臺(tái)(IDOL),在檢索的同時(shí)對(duì)信息進(jìn)行智能理解,主要完成檔案內(nèi)容資源的各項(xiàng)分析服務(wù),以及智能化的文本處理,包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等,從無(wú)序的海量數(shù)據(jù)中,找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律,進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。此外,還有一些特殊應(yīng)用,例如,檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法,而是在按業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分類別的基礎(chǔ)上,綜合運(yùn)用了機(jī)構(gòu)級(jí)別、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。
檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái),使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后,將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化,充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能,注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施,融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新,最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用,為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù),真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
三、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟
第一步:引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(Records Continuum)模型注重文件運(yùn)動(dòng)過(guò)程與文件管理過(guò)程的整體性、連續(xù)性與集成性,提倡檔案人員提前參與文件管理,直到文件被銷毀或永久保存,要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此,必須做到以下幾點(diǎn):第一,新開(kāi)發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二,對(duì)于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng),建立其與檔案管理信息平臺(tái)的接口,使系統(tǒng)能自動(dòng)獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù),盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三,對(duì)于文件檔案,明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任,提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口,實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔文件的前端控制和全程管理;第四,對(duì)于基建、設(shè)備檔案,在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就同步確定項(xiàng)目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任,最小化人為因素,使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。
第二步:引入知識(shí)管理理論。知識(shí)管理(Knowledge Management)是企業(yè)管理的新范式,也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念,即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識(shí)資源,將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)涵的知識(shí),應(yīng)用先進(jìn)的知識(shí)管理技術(shù)方法,創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能:
第一,數(shù)據(jù)資源全覆蓋,對(duì)于沒(méi)有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍,但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。
第二,服務(wù)手段多元化,如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息,使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題,以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題,即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中,用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三,服務(wù)技術(shù)智能化,在基本的數(shù)據(jù)采集后,檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析,構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái),為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。
第三步:實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過(guò)各種掃描設(shè)備采集影像信息,通過(guò)數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè),對(duì)掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作,把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。
四、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后的效果和問(wèn)題
檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后,用戶只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo),輸入檢索字段,各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù),或打印復(fù)印,或資料收集,均可自行快捷完成。檔案管理實(shí)現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理,檔案從收集、整理、編目到存儲(chǔ)、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快,大大提高了辦公效率,降低了檔案管理的人力、物力、財(cái)力成本,減少了人工檢索失誤率,提高了辦公效率,增強(qiáng)了檔案服務(wù)的實(shí)時(shí)性、實(shí)用性、安全性和保密性,實(shí)現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化,滿足用戶對(duì)檔案信息快速傳遞和高度共享的實(shí)際需求。檔案管理信息平臺(tái)是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段,它將傳統(tǒng)管理手段和先進(jìn)技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合,注重電子文件管理、檔案管理的先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施,實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化。通過(guò)建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái),樹(shù)立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念,充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能,推進(jìn)了檔案管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè),真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理從“保管范式”向“后保管范式”的變革,真正實(shí)現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。
因檔案管理信息平臺(tái)在廈門電業(yè)局上線運(yùn)行時(shí)間不長(zhǎng),普及性不強(qiáng),應(yīng)用用戶人數(shù)不多,有待進(jìn)一步宣傳推廣;檢索功能過(guò)于簡(jiǎn)單,有待廣泛征求用戶意見(jiàn)后,進(jìn)一步完善;其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)接口尚未建立,有待進(jìn)一步建設(shè)實(shí)施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用,還需要抓緊建設(shè)。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；科技檔案；信息化
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，“科技是第一生產(chǎn)力”這一認(rèn)識(shí)已深入人心，產(chǎn)品所包含的技術(shù)含量已成為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要指標(biāo)。在產(chǎn)品技術(shù)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中生成的產(chǎn)品技術(shù)文件通常記錄了整個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是品質(zhì)追溯、技術(shù)更新的重要依據(jù)，是科技企業(yè)的重要財(cái)富。隨著企業(yè)的發(fā)展，包括產(chǎn)品技術(shù)檔案在內(nèi)的科技檔案的數(shù)量隨之增加，提高企業(yè)科技檔案利用效率的需求日益迫切，信息化管理由此應(yīng)運(yùn)而生。利用先進(jìn)的信息管理技術(shù)，提高對(duì)科技檔案的管理效率已成為眾多大型企業(yè)的重要管理手段。
1 企業(yè)科技檔案管理的傳統(tǒng)管理方式
目前，我國(guó)企業(yè)中仍有相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)對(duì)科技檔案實(shí)行傳統(tǒng)的管理方式，其中普遍隱含如下的缺陷：
1.1 管理方式過(guò)于傳統(tǒng)
傳統(tǒng)的檔案管理方式操作流程通常是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)文件由業(yè)務(wù)部門到檔案部門手工進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定到利用，雖然管理有序，卻不能保證收集完整性，無(wú)法擴(kuò)大科技檔案的利用率。而一些管理者也尚未意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)科技檔案管理的意義，導(dǎo)致企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，科技檔案管理卻依然停留在早期水平，無(wú)法滿足企業(yè)對(duì)科技檔案的需求。
1.2 缺乏有效的服務(wù)手段
在企業(yè)技術(shù)文件管理方面，延續(xù)以往的服務(wù)手段，利用信息技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行編碼、打印、整理，僅完善了內(nèi)部管理手段，既不能將需管理的文件有效收集，實(shí)行企業(yè)內(nèi)部共享，又不能保障企業(yè)有效利用文件資源，由此，導(dǎo)致企業(yè)可能產(chǎn)生的重復(fù)開(kāi)發(fā)，技術(shù)發(fā)展效率降低，一部分資源被浪費(fèi)，失去了科技檔案重要的憑證和情報(bào)功能，降低企業(yè)服務(wù)手段的科學(xué)化，失去了進(jìn)一步開(kāi)發(fā)文件管理帶來(lái)效益的機(jī)會(huì)。
1.3 無(wú)法提高服務(wù)的主動(dòng)性
無(wú)法保障企業(yè)科技檔案主動(dòng)服務(wù)，主要是指其文件管理的局限性，文件的使用方式被動(dòng)，通常利用門檻高，手續(xù)復(fù)雜，不能實(shí)現(xiàn)全體人員文件資料的共同分享。另外，除了企業(yè)認(rèn)定的嚴(yán)格禁止外泄和交流的科技檔案外，在允許公開(kāi)的前提下，科技檔案的信息化管理可以加快行業(yè)內(nèi)技術(shù)的共同進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)全行業(yè)生產(chǎn)力水平的提升。
2 企業(yè)科技檔案信息化管理途徑
針對(duì)我國(guó)企業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合企業(yè)科技檔案管理的信息化發(fā)展，以科技檔案管理的實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，提出以下檔案管理信息化的管理途徑。
2.1 利用信息系統(tǒng)優(yōu)化科技檔案的收集整理
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)需要加快推進(jìn)科技檔案的信息化建設(shè)，根據(jù)自身情況建立相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案實(shí)體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理[1]。首先企業(yè)應(yīng)當(dāng)增加對(duì)科技檔案管理的資金投入，購(gòu)置技術(shù)軟件載體和硬件載體，滿足信息化管理的基本需求，這里需要強(qiáng)調(diào)的是因?yàn)殡娮游募奶厥庑再|(zhì)，在購(gòu)置設(shè)備時(shí)必須考慮備份設(shè)備，如有條件實(shí)現(xiàn)異地備份為最佳。鑒于電子文件的保存、法律風(fēng)險(xiǎn)等現(xiàn)存因素，可對(duì)文件實(shí)行雙軌制管理，即同時(shí)存在紙質(zhì)文檔和電子文檔兩種形式。文件可在收集整理鑒別后利用掃描、刻錄和轉(zhuǎn)碼等方式，將科技檔案的信息迅速轉(zhuǎn)化為電子版，錄入到信息系統(tǒng)中；也可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)審批從文件的產(chǎn)生源頭即實(shí)現(xiàn)電子化，這樣操作的優(yōu)點(diǎn)是覆蓋范圍廣，收集的完整性及效率都大大提高，既環(huán)保又節(jié)約空間。企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)需要對(duì)科技檔案分類并選擇相應(yīng)的儲(chǔ)存方式，統(tǒng)一文件格式，提高科技檔案的歸檔管理效率。例如：在信息系統(tǒng)中，設(shè)置相應(yīng)的分區(qū)，將不同類型的科技檔案放置在不同分區(qū)內(nèi)，便于查詢和借閱。信息化并不意味著紙質(zhì)檔案被完全替代，紙質(zhì)的科技檔案依然有著重要意義，對(duì)其管理依然不可松懈，可與電子管理接軌，實(shí)行相應(yīng)的分類方式及順序保管，提高管理效率。
利用信息系統(tǒng)優(yōu)化科技檔案的利用
無(wú)論管理方式發(fā)生何種改變，實(shí)現(xiàn)有效利用始終是檔案管理的最終目的。當(dāng)科技檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，利用的可操作性就變強(qiáng)了。考慮到現(xiàn)行的科技檔案涉及到諸多企業(yè)的核心價(jià)值，管理者可甄選有參考價(jià)值的科技檔案實(shí)現(xiàn)有選擇、有針對(duì)性的共享，對(duì)文件的使用方式可以按需求分為閱讀、下載等多種方式，通過(guò)權(quán)限設(shè)置控制用戶的使用級(jí)別，通過(guò)系統(tǒng)記錄追溯使用者的使用情況，通過(guò)對(duì)文件加密來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)下載后的文件跟蹤，這樣既可提高利用率，又可防止文件外流造成的企業(yè)損失。信息化除了帶來(lái)利用的便捷，也使統(tǒng)計(jì)變得容易和準(zhǔn)確，通過(guò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，可按需要隨時(shí)調(diào)取統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，使管理者更輕易的掌握企業(yè)技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀。當(dāng)然，保證科技檔案的實(shí)時(shí)有效性是這一切利用的前提，因此檔案管理部門須保證文件的實(shí)時(shí)更新及數(shù)據(jù)維護(hù)
2.2 豐富企業(yè)科技檔案管理的服務(wù)手段，提高服務(wù)主動(dòng)性
實(shí)現(xiàn)科技檔案管理信息化必須借助相關(guān)的服務(wù)手段，首先補(bǔ)充相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和完善，實(shí)現(xiàn)更人性化的系統(tǒng)管理；其次需加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理人員信息化服務(wù)手段的培訓(xùn)，促使其必須掌握一定的信息技術(shù)和操作技能，例如：定期對(duì)其進(jìn)行信息化管理手段的培訓(xùn)、考核，定期維護(hù)科技檔案；此外，需培養(yǎng)人才隊(duì)伍，建議企業(yè)可招聘綜合性的檔案管理人才，確保企業(yè)內(nèi)部檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)技能，通過(guò)綜合性的工作人員，提高企業(yè)對(duì)科技檔案資源的利用，保障信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)適應(yīng)性。
企業(yè)科技檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性，是信息化管理的主要目的，促進(jìn)科技檔案的開(kāi)發(fā)、利用和共享[2]。首先提高服務(wù)主動(dòng)性，即是將科技檔案信息化管理放在首位，避免檔案資源受到利用限制，利用信息化的管理手段，保障科技檔案對(duì)內(nèi)服務(wù)的主動(dòng)性，積極通過(guò)信息手段，滿足企業(yè)工作人員對(duì)科技檔案的需要。傳統(tǒng)工作人員借閱檔案時(shí)，必須通過(guò)嚴(yán)格的流程，基于信息技術(shù)的介入，工作人員可直接利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，查閱所需要的檔案材料，下載到客戶終端，如手機(jī)、平板，不受時(shí)間和區(qū)域的限制；其次是提高科技檔案對(duì)外服務(wù)的主動(dòng)性，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部科技檔案與同行企業(yè)之間的交流、分享，分享同時(shí)，企業(yè)可吸取外部技術(shù)文件的精華，作為本企業(yè)技術(shù)分享的對(duì)象，一方面吸收外部企業(yè)科技檔案信息化管理的方式，另一方面吸收外部企業(yè)的技術(shù)內(nèi)容，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步；最后深化檔案管理部門服務(wù)的主動(dòng)性，即通過(guò)對(duì)企業(yè)一定時(shí)期內(nèi)運(yùn)營(yíng)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出有價(jià)值的科技檔案，在企業(yè)內(nèi)部傳遞，為企業(yè)尋找創(chuàng)造效益的機(jī)會(huì)。這些都對(duì)檔案管理部門提出了更高的要求，檔案管理部門必須具備專業(yè)的眼光和技術(shù)，以時(shí)刻滿足企業(yè)的需求。
2.3 企業(yè)科技檔案信息化管理的意義
企業(yè)科技檔案信息化的管理具備較深的意義，主要是保障企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。第一，管理信息化可為企業(yè)的發(fā)展提供檔案依據(jù)，科技檔案中包含各類有價(jià)值的信息，利用信息化的手段，將其有效控制和存儲(chǔ)，為企業(yè)提供發(fā)展的基礎(chǔ)保障；第二，通過(guò)科技檔案信息化的管理，對(duì)企業(yè)形成監(jiān)管意義，科技檔案形成于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，是企業(yè)運(yùn)營(yíng)成果的代表，管理人員在進(jìn)行整理和管理同時(shí)，即是再次核實(shí)企業(yè)開(kāi)發(fā)過(guò)程，避免其中出現(xiàn)錯(cuò)誤，既可以保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)質(zhì)量，又可以提高科技檔案管理的效率。
3 結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)科技檔案管理的信息化，不僅是現(xiàn)代化社會(huì)企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，更是企業(yè)自身的需要，通過(guò)信息化的科技檔案管理，保障企業(yè)內(nèi)部科技檔案的秩序化和科學(xué)化，避免出現(xiàn)科技檔案混淆、丟失的現(xiàn)象，更是提高企業(yè)內(nèi)部科技檔案的利用效率，可見(jiàn)：對(duì)企業(yè)科技檔案實(shí)行信息化的管理，著實(shí)提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)質(zhì)量和效益，提升其在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)力。
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關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè)；檔案管理；規(guī)范化管理
房地產(chǎn)檔案形成于房地產(chǎn)管理活動(dòng)，是房地產(chǎn)管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)[1]。檔案管理作為房地產(chǎn)企業(yè)一向重要的管理工作，具有獨(dú)特的憑證價(jià)值、參考利用價(jià)值與法律作用。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作歷來(lái)比較薄弱，而且關(guān)于檔案的分類以及如何分卷也少有成套參考資料可以借鑒。檔案真實(shí)的記錄著房地產(chǎn)企業(yè)的管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和企業(yè)的發(fā)展史，而檔案的管理有僅有效保護(hù)好企業(yè)的發(fā)展歷史，而且可以服務(wù)于企業(yè)的未來(lái)指導(dǎo)[2]。然而，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案范圍涉及較廣，項(xiàng)目檔案不成套，而且資料更改頻繁（主要是設(shè)計(jì)圖），造成檔案材料收集歸檔難[3]。因此，面對(duì)量的資料時(shí)時(shí)，如何管理好項(xiàng)目的檔案材料，事關(guān)群眾的基本生活，是關(guān)系國(guó)計(jì)民生的大事。
1 房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構(gòu)成及其特點(diǎn)
房地產(chǎn)企業(yè)檔案屬于專業(yè)檔案之一，是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始材料。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的必備基礎(chǔ)資料，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，也是企業(yè)管理水平的重要體現(xiàn)。
1.1 房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的范圍
一般意義講，房地產(chǎn)檔案是泛指以“房地產(chǎn)”作為基本特征的，與房地產(chǎn)有關(guān)的所有檔案。房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案是指，企業(yè)在生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)，管理過(guò)程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，不包括、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目工程設(shè)計(jì)圖紙和竣工文件。
1、企業(yè)行政管理檔案包括：企業(yè)在組建、發(fā)展過(guò)程中形成的行政資料，如工作計(jì)劃、總結(jié)，公司的機(jī)構(gòu)建立(含內(nèi)設(shè)結(jié)構(gòu))變更，人動(dòng)，合同管理以及編輯的出版物、編印的簡(jiǎn)報(bào)或期刊等。
2、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理類文件，主要指資產(chǎn)審計(jì)、法務(wù)、運(yùn)營(yíng)等部門形成歸檔資料。包括：企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃(包括中、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃)、方針目標(biāo)管理以及相關(guān)制度和規(guī)范；公司資產(chǎn)管理，投資項(xiàng)目可行性報(bào)告；公司審計(jì)工作的文件材料以及商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補(bǔ)充材料，有關(guān)的資信調(diào)查等文件材料。
3、項(xiàng)目管理類文件，主要指與從事項(xiàng)目開(kāi)發(fā)有關(guān)的文件，如研發(fā)策劃、前期配套、工程管理、營(yíng)銷策劃、售后服務(wù)等相關(guān)房地產(chǎn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)生成的。
4，其他的，包括會(huì)計(jì)類檔案和黨群工作類檔案文件等。
1.2 房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的特點(diǎn)
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案有其一般檔案的共性，也有其特殊性。首先，從上述檔案范圍的概括不難發(fā)現(xiàn)，歸檔資料來(lái)源廣、涉及的內(nèi)容繁雜，不僅包括企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生的文件，而且還包括工程項(xiàng)目與外界聯(lián)系的相關(guān)政策性文件。其次，房地產(chǎn)企業(yè)檔案專業(yè)性較強(qiáng)，它記載著房產(chǎn)信息歸屬和沿革，需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒁?guī)范的、技術(shù)性的專業(yè)要求，使房地產(chǎn)檔案成為進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理的重要基礎(chǔ)。再次，房地產(chǎn)檔案涉及房屋開(kāi)發(fā)管理使用的人和單位，還有與之相關(guān)的國(guó)家職能部門，作為所有權(quán)歸屬的憑證具有法律效力。這就要求，房地產(chǎn)檔案按照嚴(yán)格的操作，各程序間的相互監(jiān)督、制約，以保證其不容質(zhì)疑的真實(shí)性地位。最后，房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與外界產(chǎn)生的關(guān)系是通過(guò)各類合同建立起來(lái)的，因此，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案以合同為主體構(gòu)成。
2 房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)管理類檔案管理存在的問(wèn)題
我國(guó)民營(yíng)房地產(chǎn)企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。相對(duì)于其他企業(yè)而言，房地產(chǎn)企業(yè)有自身的個(gè)性，一般的企業(yè)檔案管理模式不適合房地產(chǎn)企業(yè)。有研究表明，規(guī)模大的企業(yè)檔案管理優(yōu)于規(guī)模小的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)，創(chuàng)立時(shí)間長(zhǎng)的企業(yè)優(yōu)于短的企業(yè)[4]。
2.1 文書檔案收集不完整
檔案材料不完整是房地產(chǎn)企業(yè)檔案存在的普遍問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）、行政管理類文件歸檔不完整，如重要的議會(huì)記錄不完整，歸案不及時(shí)造成遺漏，還有一些重要活動(dòng)無(wú)相關(guān)記錄視頻或相片；（二）、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案材料收集難，涉及部門和單位多，項(xiàng)目檔案不成套。如立項(xiàng)審批文件往往由計(jì)劃部門提出，環(huán)境評(píng)價(jià)報(bào)告以及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告由環(huán)保部門提出等。（三）、有的文件有正本而無(wú)底稿或有底稿而無(wú)正本，有些文件只有批復(fù)而無(wú)請(qǐng)示或有請(qǐng)示而無(wú)批復(fù)。
2.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式
從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，大型的房地產(chǎn)企業(yè)一般都會(huì)成立了專門的檔案室或部門，各類檔案管理較好，收集得相對(duì)比較完整。然而，大多數(shù)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)沒(méi)有建立健全檔案工作制度，檔案管理無(wú)章可循。值得一提的是，檔案人員沒(méi)有認(rèn)真落實(shí)“三參加”制度（即參加公司重要會(huì)議、活動(dòng)，參加工程竣工驗(yàn)收，參加設(shè)備開(kāi)箱）。對(duì)于一些小型或剛成立時(shí)間不長(zhǎng)的企業(yè)，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，其檔案管理由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。這類小型企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，有的是半路出家臨時(shí)安排，形成“兼而不管”或“管而不會(huì)”的惡性循環(huán)。另外，部門領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人員對(duì)檔案材料“過(guò)于重視”，或?yàn)榱恕氨Ｃ堋倍辉敢平唬@直接影響了文件材料收集歸檔工作的有效開(kāi)展，而且歸檔意識(shí)不強(qiáng)，如部門人員調(diào)動(dòng)時(shí)，對(duì)積存文件不辦移交，以至造成材料的散失。
3 解決房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案管理問(wèn)題的對(duì)策
3.1 建立分類歸檔制度，保障檔案完整性
分類歸檔是檔案管理人員或領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)事物的屬性及其認(rèn)識(shí)，對(duì)事物進(jìn)行特定的區(qū)分、集中和歸類。對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)檔案整理工作來(lái)說(shuō)，可以按照檔案文件的來(lái)源作為基本原則的，作為一個(gè)基本的檔案分類結(jié)構(gòu)。對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，內(nèi)部沒(méi)有檔案管理人員，多是行政人員兼管檔案的管理，這類人員的流動(dòng)性大，這需要檔案分類具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。這是保證企業(yè)檔案管理人員變遷時(shí)，檔案工作能夠很快、順利地傳承下去。
企業(yè)在建立歸檔制度時(shí)，歸檔分類方法不宜隨便更改，因?yàn)榉诸惙椒Q定著歸檔文件整理、流水方式、編排和排架等基本保管狀態(tài)，這也方便文件檢索。如果分類方法改變了，牽一發(fā)動(dòng)全身，擾亂了整個(gè)檔案保存和查詢，尤其對(duì)于大型的房地產(chǎn)企業(yè)，分類的不穩(wěn)定會(huì)造成極其嚴(yán)重的后果。值得借鑒的是，對(duì)主要職能部門產(chǎn)生的檔案歸檔可以作為一級(jí)分類進(jìn)行收集，如人力行政部門產(chǎn)生的人事檔案、行政管理檔案，法務(wù)部門產(chǎn)生的法律文件，財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生的財(cái)務(wù)檔案。
3.2 加強(qiáng)檔案的規(guī)范化建設(shè)
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量企業(yè)整體管理水平的重要指標(biāo)。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《城市房地產(chǎn)管理法》等法律規(guī)范，結(jié)合本房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理制度，明確檔案管理方式和工作原則，明確分類方法與歸檔職責(zé)，規(guī)定檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求等基本要求。另外，建立和完善包括立卷歸檔制度、保管制度、統(tǒng)計(jì)制度、保密制度、提供利用制度等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊(cè)加以落實(shí)執(zhí)行。可以明確表明，加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。
4 結(jié)束語(yǔ)
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案不僅在檔案本身屬性，憑證和參考方面具有重要作用，而且為企業(yè)入市決策、企業(yè)定位決策、企業(yè)定價(jià)決策提供基礎(chǔ)依據(jù)和參考。鑒于房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的廣泛性、復(fù)雜性，本文從房地產(chǎn)企業(yè)的特點(diǎn)入手分析了管理類檔案管理的范圍和基本構(gòu)成，為檔案的完整收集提供一個(gè)重要的參考。房地產(chǎn)企業(yè)有自身的個(gè)性，一般的企業(yè)檔案管理模式不適合房地產(chǎn)企業(yè)，因此房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作不是一朝一夕的事情，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和全面落實(shí)。不僅需要企業(yè)職工的認(rèn)真履職和支持，也離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視和資金、技術(shù)的投入。
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1.國(guó)外檔案管理體系現(xiàn)狀
國(guó)外企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)，主要是在檔案管理模式尤其是企業(yè)檔案館的設(shè)立和運(yùn)行上。歐美國(guó)家的企業(yè)檔案完全屬于企業(yè)所有，企業(yè)檔案部門的檔案事務(wù)不受國(guó)家級(jí)檔案機(jī)構(gòu)的干涉，企業(yè)也有權(quán)完全按照自身的實(shí)際情況來(lái)安排其檔案管理工作。國(guó)外的企業(yè)檔案管理自主性強(qiáng)，隨意性大、個(gè)體特色突出，沒(méi)有統(tǒng)一的管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)立、變更檔案部門，配備管理人員，制定企業(yè)文件的歸檔范圍、文件分類表及保管期限表等。因此，檔案理論界對(duì)企業(yè)檔案管理的研究不多，本文將以美國(guó)為對(duì)象來(lái)簡(jiǎn)略介紹其企業(yè)檔案管理實(shí)踐與研究情況。
美國(guó)企業(yè)除了自己保存檔案以外，還會(huì)選擇交由公共性的保存機(jī)構(gòu)代為保存，如高等院校或歷史協(xié)會(huì)。早在1916年，哈佛大學(xué)就首創(chuàng)了系統(tǒng)地保存企業(yè)文件的先例，并得到華盛頓大學(xué)、加州大學(xué).科內(nèi)爾大學(xué)的競(jìng)相效仿。80年代后.有的企業(yè)為了節(jié)省開(kāi)支而不得不停辦檔案館，又不愿銷毀檔案，于是將檔案轉(zhuǎn)送給高等院校或歷史協(xié)會(huì)。
受經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，80年代的美國(guó)企業(yè)出現(xiàn)了兼并、重組或機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)的現(xiàn)象。一些歷史悠久的企業(yè)檔案館及文件管理部門在這一時(shí)期已不復(fù)存在，如1943年成立的菲爾斯東輪胎橡膠公司檔案館。有的企業(yè)檔案館也不再由專業(yè)的檔案人員管理，而是由本公司的公關(guān)人員、文件管理人員或圖書館員來(lái)，如IBM公司、海灣石油公司、教育測(cè)試服務(wù)中心等。
2.國(guó)內(nèi)檔案管理體系現(xiàn)狀
我國(guó)檔案工作作為國(guó)家檔案事業(yè)的一個(gè)組成部分，在國(guó)家檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，自上而下的組建了規(guī)模龐大的檔案室（館、網(wǎng)）。
我國(guó)現(xiàn)行企業(yè)檔案管理體制、模式是在所有制形式單一即國(guó)家所有制形式的環(huán)境下，從國(guó)有工業(yè)企業(yè)檔案管理模式演化來(lái)的。隨著經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)改革的深入及企業(yè)所處環(huán)境的諸多變化（如信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息資源管理和知識(shí)管理觀念的影響、加入世界貿(mào)易組織等）這種舊有的管理體制開(kāi)始發(fā)生細(xì)微變化。
大多數(shù)學(xué)者主張檔案行政管理部門應(yīng)該賦予企業(yè)自主設(shè)立的權(quán)利，避免那種不顧新時(shí)期檔案管理體制、模式的建構(gòu)行業(yè)特點(diǎn)、自身情況而實(shí)行的“一刀切”式管理模式。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，非公有制經(jīng)濟(jì)異軍突起，非公經(jīng)濟(jì)企業(yè)檔案管理模式也呈現(xiàn)出多樣性。
二、新時(shí)期企業(yè)管理工作的探究
1.市場(chǎng)化模式研究
市場(chǎng)化是世界行政改革共同趨勢(shì)，是我國(guó)各項(xiàng)改革的大方向，是檔案管理工作的趨勢(shì)，是我國(guó)企業(yè)檔案管理體制的改革方向。市場(chǎng)化就是把原由政府承擔(dān)的檔案管理事業(yè)交由市場(chǎng)調(diào)節(jié)。檔案資源作為企業(yè)自己的信息資源和管理不可缺少基礎(chǔ)，企業(yè)必須依據(jù)企業(yè)自身市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)體制改善企業(yè)檔案管理體制。對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等一系列的活動(dòng)，就是檔案工作的市場(chǎng)，市場(chǎng)就在本企業(yè)之中。企業(yè)的需求就是市場(chǎng)，檔案信息開(kāi)發(fā)工程要不斷提高、不斷更新，才能滿足日益增長(zhǎng)的信息需求。檔案工作者的一切活動(dòng)都要緊緊圍繞企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，這樣檔案工作就有了方向，有了目標(biāo)，擁有了市場(chǎng)。
2.社會(huì)化模式研究
檔案管理工作的社會(huì)化有兩個(gè)維度：一是企業(yè)檔案管理工作受社會(huì)組織的監(jiān)督與影響；二是企業(yè)檔案管理工作充分利用社會(huì)資源。
從長(zhǎng)遠(yuǎn)趨勢(shì)來(lái)看，企業(yè)檔案自主管理是不可逆轉(zhuǎn)的方向，但僅僅依靠政府行政管理顯然是只有一只手在發(fā)揮作用，特別是在我國(guó)服務(wù)型政府轉(zhuǎn)化后，政府的行政管理能力將減弱。
從國(guó)外企業(yè)檔案管理環(huán)境來(lái)看，傳統(tǒng)“一刀切”的企業(yè)檔案管理模式顯然不適合企業(yè)強(qiáng)調(diào)效率的管理模式，那么那些處于“非現(xiàn)行”和“半現(xiàn)行”的企業(yè)文件和檔案的保管顯然將浪費(fèi)企業(yè)更多的成本，并且很多企業(yè)也沒(méi)有能力（缺乏專業(yè)人員專業(yè)手段）和精力去管理企業(yè)檔案，但這些檔案作為企業(yè)資源又不能隨意處置，這就需要社會(huì)提供專業(yè)化的檔案中介機(jī)構(gòu)為企業(yè)檔案管理工作服務(wù)，企業(yè)檔案業(yè)務(wù)外包形式也逐漸出現(xiàn)。
如北京、遼寧、浙江、上海、深圳等省市的檔一案中介機(jī)構(gòu)，從無(wú)到有，逐漸發(fā)展壯大。這是檔案工作逐步走向?qū)I(yè)化、職業(yè)化和社會(huì)化大生產(chǎn)的需要，將是今后企業(yè)檔案管理的一個(gè)新的需求方向。
