時間：2023-06-01 08:52:17
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
湖北日報傳媒集團 430077
[摘要]在我們的日常采購活動中，采購檔案管理是一個非常關鍵性的步驟，它作為采購活動的記錄方式，從客觀的角度為我們的管理提供依據，具有很高的實證性，也比較利于當前開展的反腐倡廉。所以從嚴格意義上來說，采購檔案管理是對我們的采購活動進行評估、監督、處理投訴等等活動的基礎，在企業管理這占據不小的份額，必須得到我們的重視。
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關鍵詞 ]采購檔案；管理；對策
1、采購檔案管理的重要性
當前我國許多企業的采購檔案管理制度是非常不完善的，這無疑對企業的長期穩定發展形成很大的不利。采購檔案作為記錄采購過程的書面材料，是客觀的，具有非常高的實際意義，對于企業后期采購活動的開展、效果的評估、突發事件的處理等等都具有積極作用，所以在企業生產過程中是非常重要的一個環節。
2、采購檔案管理中存在的問題
2.1專業人員缺乏，管理質量差
從我國企業采購檔案管理的現狀來看，結果是觸目驚心的，大多數企業沒有給予一定的重視，在采購檔案管理上問題多發，其中最重要的一個方面就是在人才的配備上。許多企業認為采購檔案管理是可有可無的，所以從意識上就忽略了，人員往往是沒有經驗和相關資質的人員，缺乏必要的專業性，甚至許多企業的采購檔案管理人員還肩負著其他職責，沒有形成專人專職，這無疑導致檔案管理的質量非常差。
2.2檔案收集周期長，影響歸檔完整性
從我國當前檔案管理的現狀來看，很多采購中心在工作過程中往往沒有嚴格按照相關規定，采購資料的填寫和收集存在著很嚴重的問題，所以完整性得不到保證。實際生活中有這樣的問題，采購中心不能出具驗收證明或者是在合同簽訂方面出現問題等等，都可能影響采購檔案的存檔。當前我國的投訴機制存在著較大問題，進行投訴的周期和程序比較長，如果是越部門投訴往往因為上級領導的時間原因而被擱置，這就導致檔案的收集周期被拉長，檔案的完整性受到嚴重影響。
2.3檔案管理與使用脫節
眾所周知，檔案是為我們的生產生活服務的，必須對檔案進行良好的應用才能發揮它的作用，才能體現出檔案的效應。我國許多企業的檔案往往是為企業提供一些具有專業水平的技術參數或者是企業近期的生產經營狀況，也包括一些企業的政策方針、文化特色等等，這些可以在制作標書或者是進行評分的過程中提供良好的理論依據。對于供應商來說，原始性的證明材料是資質相關的一些資料，可以在投標、中標過程中提供依據。從我國當前檔案管理的現狀來看，檔案的使用效率非常低，這在很大程度上是資源的浪費。
2.4檔案管理缺乏保密性
檔案管理工作最怕出現的就是泄密問題，這也是許多企業檔案管理經常出現的問題，在實際的生活中出現過一個采購中心在評標過程中因為泄密而被投訴，在社會上引起了很大的議論。由此看來，如果保密性不好的話就往往成為采購的致命要素，我國許多采購中心沒有認識到檔案管理保密性的重要性，機構崗位出現不合理的現象，人才方面也做的差強人意，從而導致檔案管理問題頻發，對于企業長期發展是非常不利的。
2.5檔案室軟硬件設備嚴重滯后
因為意識上沒有對檔案管理工作重視，許多企業甚至沒有專門的檔案室，往往只是將相關資料堆積到一個房間，沒有專門的人對此進行負責管理，這對于企業的長期發展是非常不利的。還有一些采購中心的檔案室是空間很小的房間，沒有把檔案進行分門別類的放置，更不要說將這些資料轉換為電子文檔。由此看來，我國很多采購中心的檔案館建設還是需要不斷加強的。
3、做好采購檔案管理工作的有效途徑和方法
3.1對采購文件進行科學細致的分類立卷
采購人在開展采購項目活動時，會出現各種原始資料，這也就是我們所說的采購文件。根據中國的相關法律規定，采購文件具體包含如下幾個：采購人采購時的相關記錄、招投標文件、財政部門審批后的計劃表及采購預算、評標報告、評分表、答疑函等。對采購文件進行正確分門別類，理應符合文件的特有情況，可以根據采購的先后順序和程序進行，確保文件的連貫性，結合相應的價值和利用規律有步驟的開展，從而盡可能的保證檔案資料的齊全，提升保管質量。
3.2加強對采購文件的科學有效管理
要想把采購檔案工作做到實處，必須強化如下幾個方面，第一是加大監督力度，形成專人管理。根據分級管理的相關要求，各個部門應該做好采構檔案工作，對指導、檢查和監督進行有效管控，在整理和保管文件方面設置專人負責。同時，應該加大培訓力度，明確保存檔案的場所。第二是合理采集保存采購文件。當采購項目完成時，采購機構應該安排專人負責整理、收集采購文件，并妥善進行保存，切記不能累計到年底來一起安排，不然，容易引發采購資料的遺失，造成檔案的殘缺。第三要做好采購文件的保密工作，執行統一的檔案管理制度，確保采購文件的最大安全性，避免采購文件出現丟失、篡改和損害等。對于投標商進行投標的投標文件而言，由于牽扯到商業秘密，如果沒有獲得他們的認同，不允許進行公開。第四要加快采購檔案管理網絡化、電子化的發展步伐。
3.3采購機構要自覺接受監督管理部門的檢查
在《采購法》七十六條中，明確表示如果采購機構、采購人違背法律，私自破壞、隱藏理應存檔的文件，或者是對其進行修改和變更，要處于采購管理部門的罰款金額為2萬到10萬元。并處分相關的直接負責人和相應的主管人員。如果有犯罪行為的，應該進行刑事問責。監督管理部門理應正確看待此類問題，并在考核中所有體現，如同檢查采購執行問題，采用相應的檢查評價，并嚴格處置相應的違規情況。
3.4不斷提高專職檔案管理人員的業務水平
采購機構應該加大培訓力度，提升專職檔案管理人員工作能力，特別要培養相應的責任意識，清楚知曉自己工作內容，進而全面弄清楚應該具備的相關知識，掌握操作技能，營造愛崗敬業的氛圍。
參考文獻
[1]溫娜.落實科學發展觀現代企業檔案管理創新的探討[J].中國科技信息,2009(22).
一、采購檔案的含義及重要性
（一）采購檔案的含義
采購項目檔案應包括該項目的全部文件材料和記錄，真實、全面反映采購全過程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料，是煙草商業企業采購活動中形成的原始文件。
（二）采購檔案對行業的重要性
煙草企業檔案是行業改革和發展的真實記錄，是行業的寶貴財富，檔案管理工作更是企業整體工作的基礎性工作，是功在當代、利在千秋的事業。行業領導正是看到這點，才提出要緊緊圍繞煙草行業改革發展的中心任務，以服務大局為主題，以規范管理為核心，以職能建設為基礎，促進采購檔案管理工作邁上新臺階。
采購檔案管理工作更是強化內部管理、規范采購行為的一項非常重要的基礎性工作，是行業精益采購、陽光采購的最直接體現。從2008年行業開展“三項檢查”（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項目檔案就是個大專型檢查的重點和必查內容，這就要求采購項目檔案要具有可追溯性，采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，是否體現陽光操作。
二、采購檔案管理工作的不足
從近年來行業組織開展的檢查情況看，煙草行業的采購工作在程序規范上有了很大的提高、檔案規范意識也明顯增強，但在實踐過程中采購項目檔案管理工作仍然存在一些問題。
（一）歸檔責任主體不明確
目前，煙草行業收集采購檔案的責任主體比較多，有采購經辦部門、下屬單位、招標機構等，各主體的標準不一、人員素質參差不齊，導致采購項目檔案管理存在極大差異。
（二）采購過程痕跡化資料不完整
近年來，煙草行業采購管理工作嚴格按照“應招盡招、真招實招”原則扎實推進，大多數的單位都是通過委托招標開展采購工作。招標機構只參與了招標工作的中間環節，對項目立項、決策和合同簽訂后的履約及驗收評價、結算等過程并無介入；采購經辦部門經歷了項目的全過程，但有些人員對采購檔案痕跡化資料收集、規范采購檔案的意識薄弱，從而造成采購項目檔案過程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規范，導致檔案管理脫節。
（三）檔案信息化管理水平不高
信息技術的發展給采購檔案管理信息化工作的發展提供了完備的資源和技術保障。采購檔案信息化建設可以保證檔案的安全性外，同時還可以實現采購檔案信息的數字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的網絡化。
正是為了適應社會信息化的要求，從2011年全國煙草行業“兩項工作”試點現場會召開以來，整個行業花費了大量的財力、物力、人力研發了煙草行業物資采購管理信息化系統，但是整個行業的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。
三、加強煙草行業采購項目檔案管理的完善對策
（一）充分認識行業采購檔案規范化管理的重要性
目前，煙草企業采購項目檔案管理不到位的現象與檔案管理人員意識薄弱、重視程度不夠有關。部分采購人認為采購工作已經委托公司，招標、評標過程的痕跡化資料有公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關資料，而公司只保存了招標、評標過程的相關痕跡化資料，項目的立項審批、合同后續的驗收、結算、供應商評價等資料未及時收集或沒有收集。為有效解決這一問題，應該明確檔案收集整理主體、加強對采購項目檔案歸檔業務的監督和指導。
（二）建立采購檔案一項一卷歸檔制度
針對采購項目檔案規范化管理，于2014年年初，我們根據省公司的相關管理辦法，出臺了《宜賓市煙草專賣局（公司）采購項目檔案管理辦法》，明確五種采購方式的歸檔內容和具體要求。采購項目一項一卷資料應該包括采購計劃批復、采購立項審批、采購實施過程資料、合同審批、合同、驗收入庫資料、項目結算等相關痕跡化資料，整個采購過程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變造、隱匿或者銷毀，按相關業務流程的時間邏輯順序進行整理，并裝訂歸檔。
（三）加強采購人員意識培訓
在明確歸檔責任主體后，要加強采購歸檔人員的業務培訓和收集歸檔意識培訓。作為采購項目檔案的歸檔整理經辦人員，要樹立牢固的責任意識，明確自己的工作范圍和職責，掌握檔案管理工作的基本常識，熟悉五種采購方式的歸檔要求。
（四）完善提高信息化管理水平
關鍵詞:檔案管理;技術;文件
中圖分類號:G27文獻標識碼:A
文章編號:1009-0118(2012)09-0248-01
一、摩爾定律下的硬件發展
摩爾定律,是由因特爾創始人之一的戈登摩爾提出來的。其內容為:當價格不變時,集成電路上可容納的晶體管數量,約每隔18個月就增加一倍,性能也將提升一倍。換言之,每一美元所能買到的電腦性能,每隔18個月就要翻兩倍以上。這一定律雖然沒有那么精確,但是卻深刻地揭示了現今電子科技發展的驚人速度。作為全球最大的處理器研發廠商,因特爾在2012年了22納米的處理器,使得計算機的性能再次得以大幅度提升。而CPU的研發只是硬件的一個標志,實際上目前的硬盤技術、顯卡技術等都得以了長足的進步。
在現代化的檔案管理工作中,從文件生命初始產生,到文件歸檔和檔案的保存和利用,都難以離開計算機軟硬件系統。因此我們必須充分重視硬件發展給檔案管理事業帶來的便利和進步。但是面對市場上龐大的軟硬件供應商,很多單位的采購人員都無從選擇。在此有必要討論一下在檔案管理現代化中對硬件采購的要求:
(一)前瞻性。在摩爾定律之下,計算機硬件發展迅速,而我們在使用中也不可能經常性更換機器,因此在采購硬件時必須要有前瞻性,以滿足在未來時期的硬件需求,但同時也必須注重成本的控制,這樣就要求我們購買的是性價比較高的產品。
(二)適用性。每一個不同級別的檔案館、企事業單位的檔案管理機構,規模與功能都各不相同,對配套軟硬件的需求也就各不相同。其在采購軟硬件時要考慮到自身的情況而進行定奪,適用于自身即可,以避免出現性能浪費和性能緊張的情況。
(三)穩定性。在采購系統時還要考慮到系統平臺之間的兼容性,這些都影響了整套檔案管理系統的穩定性。新上市的系統往往會有BUG或者兼容問題,我們在管理工作中,要盡量避免出現問題,所以要從源頭上就考慮系統的穩定性。
(四)易用性。我們的檔案管理工作人員雖然大多具有很高的專業素養,但是并不都是計算機專業型人才,在采購系統時要考慮到系統對于大部分人都易用,這一點很重要,否則后期的維護和使用將遇到很大的困難。
二、檔案管理技術的現代化趨勢
(一)檔案管理的數字化。目前檔案管理的數字化可以分為兩部分,一部分是其原始形態為非數字化,我們要對其進行數字轉換;另一部分就是其從產生伊始就依托于計算機平臺,直接以數字形式記錄在案的。由于紙質文檔在查閱和保存方面具有很多局限性,我們對紙質文檔進行數字轉換具有很強的現實意義。隨著計算機的普及,對檔案的管理已經逐步實現了數字化,這也是現代化檔案管理的首要特征。數字檔案管理具有易保存、易查詢、容量大等優點,是傳統檔案管理的重要進步。計算機和網絡是數字化技術的核心構成,隨著其普及,目前我國各個檔案管理部門都能實現基本的數字化。
(二)檔案管理的自動化。在文檔生命周期的三個階段,可以由三個不同的信息管理系統完成其該階段的任務,從而實現了檔案管理的自動化過程。在電子辦公環境(OA)下,可以將檔案管理模塊化,為每一個模塊設計管理系統。如在檔案產生初期,即文件階段,應用電子文件管理系統,在文件的初始就對其進行自動記錄保存,每一個模塊無縫鏈接,自動記錄文檔的全部生命周期。在完成記錄后,還要自動生成目錄索引,以方便后期的查找,這是檔案管理自動化的理想模型。例如上海通用汽車有限公司,在08年就完成了檔案信息自動化管理,躋身中國信息化500強之列。
(三)檔案管理的智能化。數字檔案具有虛擬性、復雜性、繼承性等特征,所謂智能化就是在數字檔案管理過程中,利用計算機軟硬件的配套系統,對檔案對象進行可以代替某些人工服務的智能化存儲、歸類、分析等業務。從計算機硬件要求來看,智能化需求高兼容性的設備端口,以便與各類輸出輸入設備連接;其次還需要高擴展性的硬件平臺,以適應智能化處理設備的添加;然后還要有很強的網絡傳輸能力和存儲能力。從計算機軟件要求來看,貫穿于數字文件的生命周期,可以分為智能化的存儲、訪問、檢索、數據分析、安全保護等幾個模塊。智能化的數字檔案管理將節約大量人力物力,同時有效地提高辦公效率。
三、檔案管理技術現代化的要求
在21世紀的今天,我們處在一個科技迅速發展的新時期,我們在工作時要充分應用科技給我們帶來的便利與進步,這是一個思想觀念上的轉變。這一轉變,意味著檔案管理的工作人員要接受先進技術與思想,學習現代化的檔案管理技術。同時還要結合我國國情,堅持科學發展觀,要有為我國檔案管理事業的現代化奉獻的精神,投入到社會主義現代化建設的大潮中。
另一點,檔案管理還有研發和更新設備,學習國內外先進管理技術和經驗,熟悉檔案管理的硬件平臺和軟件系統,熟練掌握數字化檔案管理的每一個程序,能夠為其他部門的工作提供良好穩定的支持,實現檔案管理人員的最大價值。
除此之外,還要進行定期的集中培訓學習,并且與先進的檔案管理部門要有溝通交流。
社會愈向前發展,所產生的檔案資料就會無限增多,但如果我們能以現代化技術對檔案進行數字化管理,相信定能化繁為簡,使我國檔案管理事業向前邁進一大步。
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[關鍵詞]設備檔案；檔案管理；設備管理
[中圖分類號]G647
[文獻標識碼]A
[文章編號]2095-3712（2015）21-0085-02
[作者簡介]朱小青（1989―），男，江蘇泰州人，碩士，天津農學院國有資產管理處，研究實習員，研究方向：設備管理。
《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》規定：設備檔案管理主要包括設備工作管理和設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各環節中形成的文件材料的管理。從中可以看出，設備的檔案管理貫穿了設備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的維修報廢全過程，能夠有效地串聯起設備管理的各個環節。因此，建立完善的設備檔案管理制度對提高實驗教學水平，推動實驗室建設和設備的管理工作有著重要意義。
一、設備檔案管理的現狀和存在的問題
目前大部分高等院校的設備檔案管理采用的是設備管理部門和設備使用部門共同管理的方式。國有資產管理處是管理學校固定資產的職能部門，負責設備從制訂采購計劃、招標、到貨的驗收安裝及后期的維護與保養，他們方便收集設備的采購、驗收、管理檔案材料并保證其完整性。設備使用部門主要負責設備購進以后的安裝和操作等檔案管理。因為設備購進初期，操作人員更熟悉設備的操作方法和設備性能，安裝時也需與使用人員進行溝通協商。因此，各種隨機文件及原始資料會散置在使用人手中。這樣做雖然方便了操作人員的使用，但同時也給檔案管理帶來了麻煩，直接后果就是大量的技術資料流失。這種“雙頭”管理不到位很容易發生“扯皮”的問題，可能會導致很多有價值的技術資料散失或殘缺不全，有些設備因此失去了一套完整的檔案資料，從而影響設備的日常維護和使用開發。設備資料的收集是設備檔案管理的基礎，沒有前期的資料收集，也就談不上后期的管理、歸類等其他環節。
在后期設備的使用管理過程中，往往缺少專人對貴重大型設備進行管理。當設備轉交他人管理時，資料往往不能隨機辦理交接手續，容易丟失。而且在設備定期維護保養時，如果沒有按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄，可能導致資料不全，在設備后期的維修和報廢環節中，容易出現各種問題。
二、設備檔案的收集和建立
（一）設備檔案的橫向收集
對設備檔案進行管理，首先要將設備進行分類。分類的依據一般是以金額為標準來區分普通設備和大型設備，具體金額各高校有不同規定。個人認為結合目前實際情況以十萬元為標準比較適宜，少于或等于十萬元的為普通設備，大于十萬元的為大型設備。一般來說，普通設備只需要訂購合同、驗收報告和維修記錄等資料即可。同時，使用單位應根據學校相關規定及時建立固定資產賬目、粘貼設備標簽，并將相關信息錄入資產管理系統。
大型設備的檔案采集相對復雜，需要設備采購各個階段的原始資料，對其進行縱向的管理，這也是由大型設備的使用價值和其產生的經濟效益決定的。大型設備的檔案管理，應該分別進行，即每件設備單獨設卡管理，建立完整的技術資料檔案。使用單位可辦理長期借用手續，但一定要妥善保管相關資料，當設備轉交他人使用或管理時，資料要隨機辦理交接手續。對大型設備進行定期維護保養時，要按時填寫使用、維護、故障、事故、維修記錄。大型設備借出和收回時都應立賬立據，嚴格執行交接、驗收規定。
（二）設備檔案的縱向收集
設備的管理過程可分為設備申購、驗收、使用和報廢四個階段，各個階段需要的資料一般有：設備申購報告、計劃、論證報告，定購合同；開箱記錄及裝箱單，安裝調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單，驗收報告；設備說明及全套隨機文件，使用和維修記錄；報廢申請書，設備報廢鑒定與審批材料等。如果是進口設備，還需相應的技術商務文件，如外貿合同等。
每件設備都應從這兩方面進行相關資料的收集，為之后的分類和管理打下堅實的基礎，這只是設備檔案管理工作的第一步，但沒有這一步就沒有完備的資料及技術文件，就無法對日后設備的使用、維護和報廢進行有效的管理，就無法了解到所購置設備的使用機時及其產生的教學、科研效益，更無法對今后的設備采購工作有指導和借鑒意義。
三、設備檔案的管理
（一）從思想上提高認識
在平時的管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性認識不夠，沒有將之擺到正確的位置。因此，從學校層面就必須重視設備檔案管理工作，加強平時的教育與宣傳，采取有效的措施，把設備檔案管理提高到一個新水平，以適應改革發展的需要。要制訂翔實的管理辦法，結合不同類型設備的特點，進行合理的管理。
（二）建立完善的檔案管理制度
建立健全設備的檔案管理制度是做好設備儀器檔案管理工作的關鍵。設備檔案管理要從設備申購、到貨驗收、整理歸檔三大方面入手，制訂行之有效的規章制度。各個設備的檔案資料都應由國有資產管理處負責收集整理并統一保存，從檢查主機、附件配置、說明書與技術資料是否齊全等工作做起。如果實際安裝或使用過程中，操作人員需要相關技術文件，可復印原版文件，以保證原始資料的完整性。設備如果需要維修或報廢，應由使用部門向管理部門提出申請并同意后，方可進行維修或報廢。維修或報廢過程中產生的記錄、文件、票據要及時送交管理部門規定。同時要有專門的工作人員來管理這些資料，避免資料丟失。
同時，不能只注重設備采購過程中的檔案管理，還要注意設備使用過程中的檔案管理。針對不同類型的設備應采取不同的方法。普通設備可以采取單位日常管理為主，設備主管部門監督抽查為輔。每個學期對這些設備的使用記錄、運轉情況以及維修記錄進行一次檢查考核，考核結果通報各使用單位。大型設備的管理不光要做到以上幾點，還要注意在新形勢下各高校強調大型設備開放共享的情況。大型設備開放共享需要對上一年度設備的使用效益進行考核，這就要做好使用記錄、運轉情況以及維修記錄的管理。在申請大型儀器開放基金的過程中，又會產生很多的文件，如貴重儀器開放基金使用申請表、維修合同、驗收報告和貴重儀器開放基金實施情況總結等。對這些資料的檔案管理尤其要引起重視，因為這不僅關系到大型設備的使用與維護，更關系到大型貴重儀器開放基金的使用。這部分工作完成得好，就能夠為大型貴重儀器開放基金的管理、使用和分配打下堅實的基礎。
而對于待報廢的設備，一般都會由設備所在單位負責人組織有關專業人員做好技術鑒定。進行檔案管理時要注意保存好技術鑒定、申請報廢表、主管領導的批示等原始文件，以備存檔查詢。
（三）加強設備管理部門師資隊伍建設
設備管理工作需要有一支工作認真負責的人才隊伍，而檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，對管理人員的素質和水平的要求較高。這不僅要求管理人員有扎實的理論功底，還要求他們有豐富的實踐經驗。要充分利用高校優勢，采用各種培訓方法，如在職培訓、崗位輪換、交流學習等，對管理人員進行培訓，從而加強管理隊伍的建設，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作。檔案管理人員在平時工作中也要加強自身的學習，了解國家和高校對于檔案管理的一些相關法律和規定，從而規范自己的日常工作。
高等院校設備儀器的科學化管理對提高本科教育教學質量和推進實驗室體制改革都有重要的意義。采用科學合理的機制實現設備儀器的檔案管理成為實驗室建設的重大課題。檔案管理工作貫穿了設備采購、使用、開放共享、報廢等各個環節，做好這項工作不僅對日常設備的管理極為重要，同時還能夠為以后采購新設備提供寶貴的經驗。
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Key words： hospital equipment；archives management；archives public relations
中圖分類號：R197.322 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）29-0188-02
0 引言
醫院設備直接關系到醫院醫療工作的開展，醫療設備檔案管理是醫院管理中的一項重要內容，完善的醫療設備檔案為醫院了解設備情況提供了可靠的技術依據和查考憑證，為設備的正常運轉提供了保障。加強醫療設備檔案管理，充分發揮醫療設備的功能優勢對醫院的業務發展具有重大的意義。
1 領導支持，建立健全設備檔案管理制度
醫療設備檔案影響到醫院的醫療質量、技術水平和社會、經濟效益，是促進醫療技術質量和全院發展的關鍵點。加強宣傳設備檔案的重要性，強化領導管理意識，用利用取得的成績向領導多溝通，爭取醫院領導對檔案部門的重視和支持。建立完善設備檔案管理體系，醫院要將設備檔案管理工作列為醫院目標管理責任制的一部分，納入院科室目標考核，制定出醫療設備檔案管理制度，明確職責，保證檔案收集齊全、整理規范、保管安全、利用有章可循。管理制度要對管理責任者、收集責任者、整理責任者進行明確，對歸檔對象、歸檔范圍、歸檔要求、歸檔份數、歸檔時間、整理原則、保管要求、利用制度和手續進行明細。保證設備檔案的科學管理，使之實現制度化、規范化。
2 專職檔案員的專業知識、公共意識
2.1 具備檔案專業和設備專業知識 一個專職檔案員的政治素養、知識水平和業務能力決定著設備檔案管理的水平。檔案員要加強學習，多參加專業培訓、繼續教育和專業知識的學習，提高自身的素養。檔案員不僅要具備檔案專業知識、計算機知識，還應了解設備購置過程中的每個環節。管理人員的能力是檔案規范化、科學化、信息化的保證。
2.2 在檔案收集利用中處理好公共關系 檔案工作需要領導的支持，需要部門工作者的配合，領導和部門工作者的檔案意識不強，一個優秀的檔案員也很難做好檔案工作。
醫院設備檔案的收集做到齊全、完整，必須做好公關工作。①檔案員積極主動爭取領導對檔案工作的大力支持，在設備的立項審批、采購階段時產生的文件材料交由設備科保存，缺少的材料及時協調有關部門予以補充。②檔案員必須處理好與醫院設備管理部門的關系，設備的開箱驗收、調試運行、保養維修以及報廢階段所產生的材料都由設備科參與并收集。設備科兼職檔案是檔案工作的重要力量，檔案員要對設備科兼職檔案員做好檔案業務指導工作，保證他們掌握檔案日常管理的能力。③檔案員必須處理好與設備購置科室的關系，設備購置科室是設備的操作者，在負責設備的日常維護保養，日常設備記錄，是設備產生經濟效益科室。設備的保養、維修和它密切相關，操作者也是設備檔案的利用者，對待利用者要做好熱情服務工作，快速提供所需設備檔案。④檔案員要處理好與財務部門的關系，設備驗收合格后，結帳時在財務室，需要財務部門及時督促結帳人員將發票復印一份交由設備科放入設備檔案。發票如不及時復印，裝在財務部門憑證里，很難復印完整。
3 兼職檔案員做到設備檔案收集齊全、完整、準確
醫療設備檔案最重要的環節是收集，由于設備從申購、購買、安裝、調試、驗收、運行、保養、維修到報廢是個漫長的過程，而每個階段的資料收集具有時間性，收集不全，很難再補。收集工作是設備科兼職檔案員來完成，專職檔案員要對兼職檔案員進行專業知識培訓和隨時指導，提高其管理意識和素質。設備科要做好設備檔案的收集工作，就要明確設備檔案的歸檔范圍，才能保證收集齊全。
設備的歸檔案范圍：
①立項審批階段：設備購置計劃、申請報告、論證報告、審批報告與批復文件、政府采購計劃報批表、衛生資源配置許可證（大型設備）。②采購階段：采購招投標文件、評標記錄、中標通知書、采購談判記錄、購置協議、采購購銷合同、企業法人營業執照、供貨單位醫療器械經營許可證、生產廠家醫療器械生產許可證和產品注冊證書，進口設備須有中華人民共和國醫療器械產品注冊證、中華人民共和國醫療經營企業許可證。③開箱驗收階段：裝箱單、出廠單、說明書、合格證、保修卡、運輸單據、設備安裝要求、維修手冊及其隨機技術資料等。進口設備須有海關通關單、出入境檢驗檢疫證明、3C認證書（強制性產品認證目錄中的設備）、產品授權書及售后服務機構。④安裝調試階段：安裝調試記錄、設備試運行記錄、培訓記錄等。⑤項目驗收階段：驗收記錄、檢測驗收材料、發票復印件（原件在財務室）等。⑥設備運行階段：設備檢查記錄、保養記錄、維修記錄、重大事故記錄、每年的經濟效益分析等。⑦設備報廢階段：設備報廢鑒定材料、申請、批復和處理結果。
摘要目的：對醫院現行的醫療設備檔案管理制度進行分析，找出其中存在的問題與不足之處，加以改進。方法：從采購、建檔、使用、維修等方面健全醫院醫療設備檔案管理制度。結果：在改進了醫療設備檔案管理制度后，醫療設備的使用、運轉以及對院方醫療設備的管理等情況較改進之前都有所提高。結論：積極發現醫院醫療設備管理制度的不足并加以改善，對醫療設備的管理和醫院醫療工作的順利進行都有所保障，值得提倡。
關鍵詞醫療設備 檔案管理 體會
近年來，隨著醫療水平的不斷提高，醫務工作者的素質也在逐步提高，為了適應高水平的醫療工作，許多高精尖的醫療設備也逐步應用于醫療工作中。許多原始老舊的醫療設備逐步被新的高科技醫療設備所替代，這在疾病的診療過程中起到了很大作用，不僅提高了診斷的準確率，而且在工作效率上也有較大幅度改善。完善的醫療設備管理制度可以保障醫療設備在各科室的合理分配和使用，可以有效提高醫療設備的運轉，有助于醫療工作的順利進行，故而，建立科學、完整、系統的醫療設備管理制度就顯得極其重要。
一、我院醫療設備的現狀
截止2016年6月，我院建檔在案的醫療設備共計500余臺，總價值約8550萬人民幣，我們將這些醫療設備分為5萬元以下、5-10萬元、10-20萬元、20-50萬元、50萬元以上五類。利用現代化電子信息技術將這些設備編號并且建立基本檔案。
二、醫療設備檔案的基本內容
對于醫療設備檔案的管理，要制定科學完善的管理制度。首先，將所有設備按照用途分類，并且每種用途下按照設備名稱編號歸類，并建立電子檔案。再由各個科室負責管理設備的工作人員將各科室所有設備匯總，按照每種設備名稱將其編號分類，建立電子檔案。電子檔案的大致內容包括：①采購前資料：采購申請表、設備考察報告、設備的合格生產證書以及采購批復文件；②采購時資料：采購申請表、采購記錄、投標文件、采購合同、免稅單、進出口許可證、提貨單、發票、驗收報告、設備配置清單、使用說明書、保修卡、線路圖、合格證書等；③設備運行時資料：使用說明書、操作記錄、維修故障記錄、清查檢驗記錄；④報廢資料：報廢申請單、資產報廢鑒定書、批復文件。
三、專人管理制度
我院設備眾多，在管理方面應多加注意。我院將各個科室設備指定相關專、兼職人員進行專門管理，包括設備引進時對該設備編號建檔，保存基本信息、分配科室、找專業人員安裝調試、后期維修、到時報廢、定期清查設備數量功能等。這樣可以保證對各個科室設備的信息采集掌握以及使用管理的完整性，同時也為診療工作正常運行起到了保障作用。
四、維修報廢制度
所有的設備都有嚴格的使用年限，在這期間，若設備出現問題，需找專業人員進行維修，各個科室負責人應將設備故障問題告知醫學裝備部設備運行維修組，建檔保存。若到達該設備使用年限設備還在使用，應當嚴格遵守報廢制度，上報醫學裝備及物資供應部，根據需要引進新設備并且取消報廢設備的電子檔案，保證所有設備在安全可操作范圍內正常運行，確保診療效果的準確性。
五、定期清查制度
對各個科室的設備要進行定期清查。包括清查設備數量、定期請專業人員維護保養、清查使用中出現的問題以及解決方法、清查登記使用過程中的優缺點等，并及時完善設備的檔案，方便管理的同時也保證設備正常運轉。
六、完善醫療醫療設備檔案管理制度
①加強院方與各個科室對醫療設備檔案管理重要性的認識，從申購考察直到設備報廢，都要建立一套科學、完整、規范的管理體系，明確各部門以及相關責任人的職能，保證各個環節能夠順利進行；②加強在醫療設備檔案管理方面工作人員的專業技能培訓，建立責任人制度。各個科室責任人掌握其主管科室的所有設備，保證醫療設備正常運行的基礎上，同時保障醫療設備的維修、保養、報廢等工作，以確保醫院診療工作的順利進行；③對各個科室設備進行定期清查，記錄各種醫療設備的數量、社會效益、經濟效益、使用時間、報廢時間等情況，靈活調動各科室醫療設備，避免同一科室因重復引進醫療設備而造成醫療設備的閑置與資源浪費，同時也要避免其他需要該設備的科室因缺少而重復引進；④醫務人員在操作使用醫療設備的過程中，要嚴格按照操作要求與流程進行操作，若操作中設備出現故障，及時按程序上報聯系相關責任人，及時維修，盡可能使設備在最短時間內恢復使用；⑤相關責任人應該具有專業素養，在工作中也要具備責任心，對自己的工作認真負責，充分發揮自己的專業知識與職能；⑥要不斷完善電子檔案系統，建立專業的檔案管理制度，不僅可以為相關管理工作帶來極大的便利，同時又可以節省工作時間、提高工作效率，達到事半功倍的效果。
七、體會
過去都是手寫的醫療設備檔案，時間久遠便不易保存，并且紙質檔案易破損丟失，搬運、查閱都不方便，會對醫療設備的管理帶來一些不必要的麻煩，隨著醫院現代化程度的逐步提高，醫療水平也在同步提升，現如今，全部改用電子檔案，方便快捷且資料保存完整，調閱查詢也相當方便。醫療設備在醫院工作的運行中，有著舉足輕重的作用，如何管理運用好這些高精尖的醫療設備、提高利用率在很大程度上都取決于醫療設備檔案的管理。其管理水平的好壞，直接影響到醫院的診療質量和水平。所以在舊設備出現故障或者報廢以及引進新設備后，都應及時完整地建立檔案，完善相關資料，隨時掌握全院醫療設備的運行動態。利用電子檔案的方便快捷，可有效協調醫療設備在各個科室的運轉及保證正常使用。并且只有真正落實制度、落實責任、落實服務，才能做到醫療設備檔案管理的正規化、系統化、科學化、完整化與智能化，才能更好地為現代醫療發展所服務。
參考文獻：
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[關鍵詞]企業；設備儀器；檔案管理；問題；策略
隨著我國經濟的快速發展，我國的形形的企業也是遍地開花，相應的各種精密的大型企業也在企業中變的很常見，設備儀器一般分為自制設備、外購設備、信息設備及其特種設備，信息設備（計算機的軟硬件）。企業設備儀器檔案對于維護儀器設備正常運轉，設備管理中的作用越來越突出。部分進口的設備購買合同，招投標書，技術協議等在日后的項目管理中也是必不可少的，萬一以后出現什么矛盾，設備儀器檔案就是不可缺少的憑證。要想充分發揮這類設備儀器在社會主義現代化建設中的作用，就必須做好企業設備的檔案管理工作。因此，一套健全的科學的建檔方法以及儀器設備建檔理論是重要的，這對于一個項目的順利推進及其竣工驗收有著很好的信息支撐作用。
1. 企業設備儀器檔案管理的特點
1.1企業設備儀器檔案管理的動態性。簡單的說就是企業儀器設備在報廢或者轉移之前，設備的檔案會隨著儀器的變動而發生變化，在儀器報廢或者轉移之前，設備的儀器檔案就處在一個不確定，始終改變的狀態。舉一個簡單的例子，企業引進一臺新儀器之后，在投入使用之后，必然要有檢修、更新，維修記錄，或者改造圖紙等，只要這臺機器在使用，就會有新的文件生成，直到儀器停止使用，檔案才會停止。
1.2企業設備儀器檔案管理的綜合性。企業設備儀器管理就是綜合管理設備儀器，顯而易見設備儀器檔案管理具有綜合性的特點。具體的講有以下的幾個方面：1）階段綜合性，企業引進設備要經過規劃，選購到使用，維修再到檢修，最后是設備改造、更新。這幾個階段是交替發生的。2）部門綜合性，一般在一個企業里，設備的管理會涉及很多的部門，只有進行綜合管理，才能有效地利用設備儀器。在設備管理中，要秉承設計制造與使用相結合，維護與檢修結合，改造，修理與更新結合。3）多樣性特點，將設備用不同的方式區分會有不同的結果，例如按照來源有，自制設備以及外購設備；按照設備的行業特點，可以劃分為機械動力類設備、儀器儀表設備；按照重要程度，可以劃分為一般設備與精密高端設備；按照設備的使用性質可以分為通用設備與專用設備。
2. 企業設備檔案管理中常見的問題
2.1分散保管
現在的企業中，沒有一整套的設備管理系統，而是進行分散保管。這也與相關的規定也是背道而馳的，在實際操作中，應該遵守“成套性”原則進行管理。設備從開始的購置到最后的入庫會產生不同階段的記錄，部分單位會根據企業職能的設置，應該吧一整套的設備儀器檔案分成兩塊保管。一部分是早期的購置請示到投標書等文件；另一部分后來產生的記錄，說明書等。這樣做不能全面反映一套設備的整個流程，也不利于后期的利用。
2.2歸檔一些不是原件的文件材料
一些企業在進行固定資產投資項目的檔案驗收時出現設備儀器檔案是復印件的情形，包括設備購置合同以及技術協議。這種做法不僅不符合檔案本質屬性，歸檔要求，也是不具有法律效應的，同時也就失去了歸檔的意義。有以下幾點原因會造成這種狀況：1）購置設備時簽訂的合同，協議份數不足，用復印品代替。2）購置設備的流程不規范，特別是中小型企業使用傳真方式就簽訂了合同。3）使用進口設備，由公司的。
2.3儀器檔案管理人員職責不明確
企業進行一個項目時，各個部門之間有很多交叉的環節。在項目檔案的管理中，由于不明確各部門檔案管理職責，當出現問題時，各個部門之間就相互推脫，相互推卸責任。一般來說，項目立項在資產管理部門，而采購、招投標在采購部門。兩個部門經常想把合同、協議納入自己的部門，而驗箱時，卻都不注意“合格單”等文件，導致檔案殘缺。
3. 企業設備儀器常見問題的應對策略
3.1設立設備儀器檔案牽頭管理部門。檔案牽頭管理部門就是資產管理部門，也就是固定的資產投資部門。應由設備儀器檔案牽頭管理部門協調各相關部門，收集、集中、整理、分類、編號設備運行各個階段產生的文件資料。這樣集中管理設備儀器檔案，不僅是按照相關的規定作業，也能維護儀器檔案的完整及安全，以便使用。
3.2企業設備儀器管理人員在歸檔及收集文件時應該嚴格按規定把關，堅決不收復印件。歸檔人員有義務告知采購的部門，在購置設備時，簽訂的合同、協議份數不能少，應按照相關的規程進行簽訂相關的文件，對于公司購置的設備，應該特別備注，盡可能最后原件。
3.3明確不同部門在各個階段的職責，保障檔案的完整。設備從購置到竣工之間要經歷計劃、采購、開箱、使用管理這些階段。不同的階段，各部門分工不相同，責任也不同，應明確各自的管轄范圍及應承擔的責任。立項時，資產部門應負責收集本階段的文檔，如購買請示等；采購時，采購部門應該負責收集整理儀器設備的招投標書，簽訂的合同協議，特別主要要求合同必須都是原件，而份數必須充足；開箱時，兼職檔案員必須參加驗收并收集此階段生成的檔案；使用過程中，資產管理部門應協調相關的部門，及時整理歸檔培訓、使用、養護、維修生成的文件材料。
總結：我國的科學技術發生著日新月異的變化，各種高性能的復雜靜謐的大型的儀器走進了企業，企業儀器設備的養護和維修也越來越復雜，利用健全穩定的設備檔案管理體系科學合理的管理儀器設備愈發重要，也成為企業競爭間的一個重要籌碼。企業單位應該結合自身特點建立起一套科學的建檔方法與建檔理論，這樣就為了提高企業工作做好保障，為企業發展的提供扎實的基礎，為企業固定資產的投資驗收做好鋪墊。
參考文獻：
關鍵詞：招標機構項目檔案管理模式
隨著改革開放形勢的發展和市場機制的不斷完善，我國在基本建設項目、機械成套設備、科技項目、項目融資、土地承包、城鎮土地使用權出讓、政府采購等許多政府投資及公共采購領域，都逐步推行了招標投標制度。這對于創造公平競爭的市場環境，提高經濟效益，保證服務質量，防止招標投標中的腐敗現象都具有重要意義。
北京國際貿易公司為綜合性國有外貿企業，從上世紀90年代初期開始承辦國際金融組織、世界銀行、亞洲開發銀行貸款項目的國際招標和對外采購以及政府采購項目的招標采購等工作。近年來，隨著國家改革開放的發展以及經濟全球化進程的加快，為適應首都經濟建設和發展，北京國際貿易公司轉變主營方式，先后獲取國家部委頒發的國際招標機構甲級資質、政府采購機構甲級資質、中央投資項目招標機構甲級資質和工程招標機構甲級資質，成為北京市國資委系統惟一具有“四甲”資質的招標機構，專業從事各類招標業務和進出口業務。近年來形成的招標項目檔案快速增長，檔案種類和來源更加多樣,檔案的管理和編研工作更加復雜，使企業檔案工作遇到了前所未有的挑戰。
一、招標項目檔案在企業發展中的地位和作用
首先，招標是指采用招標方式采購工程、貨物和服務的活動。招標項目檔案是招標采購業務工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業業務活動不可或缺的重要文件材料。據統計，2007年-2010年6月，北京國際貿易公司完成的各類招標項目每年增長45%，各類招標業務已占公司總體經營規模的74%。我國《招標法》中明確規定，招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標項目檔案必須管理到位。
其次，招標項目檔案是圍繞一個獨立招標項目形成的具有保存價值的招標業務文件整體，是企業在經營活動中直接形成的有保存價值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價值。
第三,建立資料完備、檢索便捷的招標項目檔案資源體系,充分發揮檔案工作服務保障作用，為檔案工作的可持續發展和企業以后的經營、管理、發展奠定堅實的基礎。
二、企業招標項目檔案管理存在的主要問題
據調查，近年來，在一些招標機構中，存在著以下四個主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業的發展來看,經營業績和經濟效益是企業的命脈, 而檔案工作效果難以立竿見影,不易引起重視。對招標檔案工作職能、意義的認識沒有提升到應有的高度,造成檔案工作從指導思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二, 檔案管理制度有待補充修訂。企業對檔案的管理一般都有制度可循,但這些制度都有待健全與完善,比如鑒定銷毀制度和借閱制度等,這反映出企業的檔案工作缺乏可持續發展和與時俱進的科學意識,從觀念和工作理念上亟待加強。第三, 檔案工作程序不規范,管理方法不科學。由于招標工作程序繁雜，業務經辦人員工作量大，往往忽略應歸檔文件的齊全,造成招標項目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規范的問題。第四,檔案室或庫房面積受單位辦公環境限制，檔案室內部資料存放零亂,不能保證招標項目檔案存放整齊有序，導致檢索、查閱時極不方便。
三、新時期企業招標檔案的管理模式
隨著北京建設世界城市進程的加快，招標這種采購方式已成為大的趨勢。同時新時期招標機構的招標項目檔案的管理模式正處于被認識、梳理和接受時期。
首先,應以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標法》等法律法規統領企業招標項目檔案工作,對招標機構檔案工作基本理念進行梳理，提升招標項目檔案管理模式、制度建設等方面的工作。根據招標業務特性，明確職責，執行招標項目檔案由經辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統一進行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉變業務部門人員意識中存在的一些誤區,認為檔案人員督促歸檔是給他們增加負擔、增加工作量。更重要的是,這種理念轉變了“開展此項工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯誤觀念,使招標項目歸檔工作有了可以依靠的規范,這種新的理念將有效地促進招標企業各部門對自身工作職能與短期、長期工作目標的思考與整理,并圍繞招標項目立卷部門的自身職能，規范活動中可能產生的文件材料的業務內容、種類、載體。這樣始終強調“本企業職能”和“各部門工作實際”的檔案工作模式,也是考量其與立檔部門活動聯系的緊密程度及價值的重要依據,從而大大清晰了檔案工作的整體思路。
第二, 招標機構檔案工作的具體實施必須是一個系統工程,要求從上到下、從領導到檔案工作人員,都應該有明確的認識和清晰的思路。面對招標項目數量的日益增多，形成環節復雜，需要建立一個完善的檔案工作網絡,從基層開始,每個立卷單位都要配備相應數量的兼職檔案員,由檔案室進行業務指導和監督檢查,這樣才能保證招標文件收集齊全、整理規范、案卷質量達標，便于檢索和提供利用,為企業的發展和建設服務。
第三，制度是保證，人才是關鍵，場所是基礎。為使招標檔案管理與業務的增長、企業的發展相適應，企業招標檔案管理應從自身實際出發，盡可能提供檔案庫房場所，檔案人員要加強與業務部門的溝通與協作，積極開展招標檔案管理綜合檢查，加強招標項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴防損毀散失。
綜上所述,企業的檔案工作是自身建設的重要環節,同時更是進行經營管理的重要基礎工作。只有糾正以往對檔案工作的認識偏見,以科學發展觀為指導，以社會檔案信息需求為牽引，進一步與時俱進、解放思想，才能使招標檔案工作不斷取得新的進展，使企業的檔案工作走上規范化、科學化的道路,將企業的建設提高到新的水平。
參考文獻:
1醫用耗材檔案管理的現狀
1.1存在的問題
大部分醫院的醫用耗材管理內網管理凸顯被動，醫用耗材檔案未全部實現電子化管理，很多醫院在管理過程中缺乏對醫用耗材的有效管理與維護工作，從而出現了不同程度的耗材浪費與外流、耗材過度使用，以及重復使用等現象。醫用耗材檔案管理局限于資質證件管理，沒有對供應商與醫用耗材進行充分有效地分析，難以實現對檔案信息的有效管理與運用，導致醫用耗材檔案管理無法發揮應有的作用。
1.2市場預測和發展趨勢
醫用耗材從診斷、監護、治療、給藥都將全面開啟一個智能化的時代，構建醫用耗材檔案管理信息平臺，進一步實現醫用耗材動態管理，精確溯源，真正實現檔案管理與實物管理相結合，有效保證醫用耗材安全使用，防止其使用不當造成浪費、過度使用或超范圍使用，從而減少醫院和患者的損失，保障患者利益成為一種必然的發展趨勢［2］。
2醫用耗材檔案管理的信息平臺構建
將分布在不同信息系統的耗材管理信息整合到一個平臺，便于審批、調用、監管、存查，最終降低耗材占比，提高合理使用率和滿意度，減少庫存，降低醫保費用。
2.1加強醫用耗材研究信息的獲得
首先，對醫用耗材研究信息進行調研，采用實地考察法與問卷調查法。然后，研發構建一體化信息平臺，匯集醫院電子醫囑系統、物資管理系統、醫院協同辦公系統(OA)的相關信息，建立新的信息交互渠道。最后，上線測試并進行有效改進。在評價總結上將數據分為A組與B組，A組中討論的是信息平臺構建前我院醫用耗材檔案管理及其應用狀況，B組中研究的是信息平臺構建后我院醫用耗材檔案管理及其應用狀況［3］。應用SPSS22.0統計軟件，對比分析醫用耗材檔案信息管理前后耗材從申請到可申領耗費的時間、百元醫療收入衛材支出、盤點的庫存數，科主任/護士長、統計員、科長的滿意度。利用互聯網技術構建醫療器械的管理系統網站，以對供應公司與醫療器械進行有效管理，在系統設置上設置用戶權限，包括供應商、管理員與相關的部門等，可以在網站上進行資料的上傳與信息數據的傳遞等。在醫療器械的信息化管理過程中實現供應商資料的上傳，產品資質的證明與醫院審核程序的完成等各種程序，最終實現醫院檔案管理的動態化與精細化管理。同時進行信息數據的對接傳送，從而實現資源信息的共享，最終簡化醫院的工作程序，減少工作過程中的重復勞動等［4］。
2.2加強醫用耗材檔案的建立
為了實現與供應商之間的有效溝通，可以在醫用耗材檔案建立過程中針對每一個供應商分別建立各自的檔案，可以專門設置一個醫用耗材檔案管理模塊，進行醫用耗材申購單的上傳與審批結果的論證工作。在信息平臺上供應商可以通過登錄上傳業務員的授權書與產品的注冊證等，同時還包括采購合同的掃描件等，為電子檔案的建立提供有效的數據支持。加強對供應商工作的有效錄入工作，與電子檔案的目錄表進行有效對接。要求供應商在信息系統平臺中提供資質證件，從而從資質角度為檔案管理工作提供便利。運用醫用耗材檔案管理信息平臺的形式能夠節省檔案管理工作的存儲空間。
2.3加強資質證件的效期管理
醫用耗材是醫院物品管理中的重要組成部分，需求量比較大，在管理與查詢過程中難度比較大，包括了大量的藥品種類、來源與規格等，工作量較大，應當加強對此的充分研究。在傳統內網的檔案管理過程中也已經具有相對比較成熟的發展系統，能夠實現檔案管理預警機制的建立;但是也存在一定的缺陷，主要體現在難以充分獲得供應商的有關信息，在證件更新方面不夠及時，從而難以得到良好的醫用耗材質量安全，容易導致醫療糾紛現象的發生。而采用互聯網管理的方式能夠設置1個月的預警機制，以加強醫用耗材資質證件的有效管理，如果沒有在一定時間內進行證件的及時更換，系統會自行進行相應處理，對于這部分耗材品種在未處理之前不再進行采購與發放工作，這種操作方式能夠充分使用這些安全品種，有效發揮這些品種的作用［5］。
2.4加強醫用高值耗材的檔案管理
醫用高值耗材的檔案管理能夠實現對全部檔案信息進行建檔，包括供應商的檔案、采購檔案與出入庫檔案等，同時進行預入庫管理。具體的操作方式是供應商根據可能使用到的高值耗材進行醫院二級庫房的存放，在完成條碼掃描工作之后，進行預入庫手續的辦理，根據此由系統自動生成入庫記錄。在患者使用之后，護理人員在系統中提取相應的生產廠家、經銷公司的名稱、產品名字、規格型號與產品批次等信息，并記錄患者的名字、住院號、醫師與手術護士等信息，將以上信息全部記錄到系統電子檔案中。在完成系統登錄后，利用已經使用到的耗材信息，將其傳送到內網醫院資源規劃系統庫房的管理模塊之中，從而完成出入庫的調撥手續。同時供應公司登錄管理系統平臺進行貨源補充工作，從而滿足臨床使用，減少運行過程中對醫院資金的占用。將內網與外網進行有效對接，在高值耗材方面能夠實現有效的全程網絡管理，實現對各個環節的有效控制。
3小結
在檔案信息化管理過程中能夠采用信息技術，有效處置檔案信息，實現對醫用耗材檔案信息的充分利用，依靠強大的信息數據，最終實現將實物管理與檔案信息管理的充分結合與利用。
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【摘要】
醫院設備的現代化程度的重要標志，是醫療、科研、教研、教學工作最基本要素，是不斷提高醫學科學技術水平的基本條件。某些學科的發展相當程度上依賴于設備的發展，起著決定性的作用。因此，做好設備管理已成為醫院管理的重要標志，而設備檔案管理是設備管理的基礎環節。
【關鍵詞】 設備管理 重要性 檔案管理
醫院作為救死扶傷的地方，醫療設備在此過程中作為起到相當重要的作用，是不斷提高醫學科學技術水平的基本條件，此時醫院設備管理顯得非常重要。檔案管理作為設備管理的基礎環節，卻常被各醫院設備管理領導者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫院的醫療質量、技術水平、經濟效益和社會效益，首先應認識到檔案管理的重要性，并將工作落實到實處，發揮其應有的作用［1］。現就把我院設備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達到相互促進的目的。
1首先認識建立設備檔案的重要性醫療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養記錄、計量設備的相關合格證）等。如何管好用好醫院醫療設備，提高設備的使用率，減少設備的故障率，則必須建立較全面的設備技術檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據其維修記錄，對經常出現故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現象及維修經過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設備使用科室服務、為領導決策提供相關依據，此時，設備檔案顯得尤為重要。
2其次建立完善的制度利用辦公會將相關文件分發給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合設備管理工作的進行。我院成立由院長直接領導的設備管理工作，實行院部、科室、操作人員三級管理網絡。利用制定的監督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內容的檢查，將檢查結果納入科室每月的綜合質量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進、評優掛鉤。我院設備檔案信息實行計算機輔助管理，設備檔案由專人專柜負責日常收集全院設備資料，將全院每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全院設備進行一次清查，對萬元以上設備每月進行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網絡。
3設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續。監督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。
4小結有效利用設備檔案對醫院長遠發展有深遠的意義，檔案管理人員要熱愛本職崗位，要以主動、積極、周到的服務來收集相關信息資料，充分發揮其作用，促進醫院在兩個效益上獲得雙贏。
【參考文獻】
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【關鍵詞】血站；檔案管理；信息化
一、信息化之于血站檔案管理的沖擊與挑戰
大數據時代的來臨促使社會信息化發展程度大幅提高，網絡信息技術在社會各個領域都發揮著不可比擬的作用，傳統檔案管理工作也不可避免地受到了來自信息化時代的沖擊，而這一沖擊既是挑戰也是機遇，血站檔案管理工作也不例外。在信息化沖擊下，傳統血站檔案管理工作應如何應對，信息化建設成為迎接時代挑戰的必由之徑。
血站以公益性作為其職能屬性定位，其檔案作為采供血工作流程的重要書面承載形式，是后續工作開展的重要數據。在信息化時代沖擊下，固有的血站檔案管理方法已無法迎合當前血站現代化建設的需要，只有以信息化時代為依托，將信息化手段引入血站檔案管理領域，通過局域網建設革新血站檔案數據的收集、存儲與利用。由此可見，信息化建設之于血站檔案管理有著緊迫性與必要性。致力于在新形勢下于血站檔案管理領域引入信息化手段，一方面將通過數據庫建設實現人力資源的優化配置，僅需要設置檔案信息管理員等即可實現數據信息的錄入、存儲以及后續利用；另一方面，信息化建設將利用電子檔案形態，相較于傳統手工錄入與人工查找，數據化形態的檔案信息存儲與調取更為便捷，有助于實現血站檔案管理工作的高效化與高質化。新形勢下為迎合時展需求，通過信息化建設實現檔案管理信息化、數據化與系統化是血站檔案管理突圍的緊迫而又必然的選擇。
二、血站檔案管理信息化建設的現實困境
根據我國有關血站管理的法律、法規及規范性文件等的規定，血站檔案管理信息化進程已然開啟，信息化建設正在革新著傳統的檔案管理手段。但需要注意的是，血站相關信息化建設工作發展速度并不如預期，原因在于信息化建設受到管理意識、人才、資金及信息化技術等諸多因素的共同影響，信息化開展面臨著諸多現實困境。
（一）信息化管理意識欠缺且統一標準缺失。血站檔案管理的信息化是時展的必然要求，但因受傳統檔案管理理念及方式的桎梏，諸多血站出于多種因素考量而未將檔案信息化管理納入血站建設內容，仍沿用陳舊的管理手段，欠缺信息化管理意識，并未對血站檔案信息化管理加以系統性的研究探討。信息化管理意識的欠缺嚴重制約血站檔案管理信息化建設。此外，血站檔案管理國標與行標缺失致使管理規范性差，檔案信息利用效率低下。也因檔案信息化管理發展時間較短，多集中于地方層面，因此檔案管理信息化標準與管理規范地域化特征突出，由此需對血站檔案信息化管理予以一體化、規范化，確保其安全性。
（二）信息化建設難度高、任務量大且周期較長。血站檔案信息化管理的實現并非一蹴而就的，并非只要建立起血站血液信息管理系統即完成任務，管理系統的建成只是信息化建設中的一個環節，原有數據的錄入工作量十分巨大，需利用手工錄入、掃描等當時將紙質數據轉化為電子信息數據，此環節存在一定難度且任務十分繁重。檔案管理的信息化在進行電子信息轉換的同時，仍需對原有書面檔案進行存儲。如此高難度、大工作量的血站檔案建設也意味著其信息化管理真正收效有著較長的周期。
（三）資金投入得不到保障。充足的資金是血站檔案管理信息化建設的物質保障，缺乏足夠的資金支持，信息化建設將舉步維艱。不論是血站檔案管理信息系統的開發、維護、相關基礎設施的購置以及信息的電子化轉換等各個環節皆以充足的經費作為工作開展的保障。然而，在諸多地方尤其是經濟發展程度低的衛生部門，其經費較少，能夠投入信息化建設中的部分極為有限，大部分經費只能對醫療及醫保等基礎性、緊迫性更為突出的領域發揮保障作用。由此也就導致了地方血站檔案管理信息化建設一直未被提上日程或建設力度薄弱。
（四）管理人員專I化程度低。信息化對于血站檔案管理人員提出了更高的專業化要求，因信息化建設后檔案管理人員需要從事的檔案管理工作內容包括信息系統的運作及檔案管理等多項工作，對業務素質及思想道德素質有著更高的要求，相關管理人員應為復合型人才。然而觀之當前發展現狀，基層檔案管理工作人員中的大部分并非檔案專業出身，且多由血站行政管理人員直接兼任，在此崗位上的管理人員并未具備完備的專業知識及信息技術技能，嚴重制約著基層血站檔案管理信息化建設。
三、強化血站檔案管理信息化實現路徑
血站檔案管理信息化的實現面臨上述四種現實困境，如何突圍從而強化信息化建設，本文旨在從檔案管理一體化、資源數字化、資金投入充足化以及管理人員專業化4方面提出完善建議。
（一）檔案管理一體化。基層血站在開展信息化建設進程后，通常會積極采購血液信息管理系統，但由于信息化檔案管理尚不普及，且管理系統往往因血站規模的大小及具體要求而有所差別。由此也造成了當前血站檔案信息化發展程度不一、地域性標準差異明顯的不良后果。因此，亟須統一當前不同地域之間血液檔案信息化管理，統一國家標準與行業標準，強化一體化建設。在系統與系統之間搭建起信息交流、共享的平臺，促進不同地區血站在醫療、科研等領域的交流合作。（下轉第90頁）（上接第83頁）血站檔案信息化管理一體化亟須相關部門強化管理意識。在強化外部一體化的同時，還應注重血站內部檔案管理一體化建設，涉及的內容包括檔案信息整理、工作流程以及信息存儲及提取等。在血站內部搭建一體化檔案管理平臺，在不同電腦之間實現檔案信息錄入及提取。
（二）檔案資源數字化。檔案資源的數字化是血站檔案管理信息化極為重要的一環，也是難度高、任務量繁重的重要環節。為加快檔案信息數據的數字化質量及效率，血站可通過與具有打印及掃描業務功能的公司進行合作，通過專業人員集中性開展原有數據電子化轉換工作。同時，血站也應強化員工職責，注重檔案信息收取時符合血站規范要求，確保信息準確與完整。此外，相關管理系統的設計應更符合血站血液管理需求，實現文字與圖像信息及瀏覽功能在目錄數據下加以管理。檔案資源的數字化作為信息化建設的基礎性工作，需集中人力、集中時間與精力高質高效地予以推進。
（三）資金投入充足化。資金是否充足決定著血站檔案管理信息化建設開展與否以及開展的程度。衛生管理部門在經費來源充足的情況下，加大信息化建設資金投入力度予以充分的物質保障。相關部門應依據規劃要求，通過撥款支持血站采購血液信息管理系統以及電腦、掃描儀、打印機等基礎性管理物資，通過局域網建設互通有無，對信息系統及檔案信息安全性加以保障。此外，為保障信息化建設順利開展，應通過多元途徑籌措經費。相關部門在進行經費劃撥時以當前財政狀況為依據選取經費劃撥方式，或一次性劃撥或分期劃撥。經費的運用也應當高效合理，在進行檔案管理基礎設施采購時應以實用為主，而非以高價格為準，致力于實現經費使用效益的最大化。
（四）管理人T專業化。信息化建設要求血站檔案管理人員為復合型人才，血站應通過多種途徑實現管理人員的專業化。一方面，可加大對高素質專業型檔案管理人才的引進，另一方面，對現有管理人員專業技能進行提升，由此為血站信息化建設打造出一支專業性強、業務素質突出的檔案管理隊伍，從而提升檔案管理的信息化程度。專業人才的引進是不可或缺的，通過吸納先進管理工作者，通過其專業技能及管理經驗分享將有效帶動檔案管理水平的提升。對當前與檔案管理相關的工作人員而言應加大培訓力度，實行定期培訓與考核制度，對其檔案管理業務水平做出評價并進行結果反饋。培訓的內容應涉及計算機基本技能、數據庫使用以及檔案管理等具體知識。
四、結語
信息化對于血站檔案管理提出了新的挑戰，血站應立足于當前檔案管理信息化建設中存在的現實困境，諸如管理意識問題、資金不足問題以及管理人員專業化程度低問題等，旨在通過提出強化管理意識、強化資金保障、引進人才與培訓相結合等具有針對性的完善建議，以期血站檔案管理工作迎合信息化時展的需求。
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關鍵詞：網絡；高校；實驗室
中圖分類號：TP399
在加強高校實驗室管理體系的同時，對高校教學質量和學科研究工作有著舉足輕重作用的學校實驗室檔案的管理，應該放到其核心地位。高科技信息網絡高速發展的今天，科技和社會發生的巨大變化給實驗室檔案管理到來了新的困難，同時這也是革新實驗室檔案管理理念的一個重要機遇。我們要珍惜這次千載難逢的機會，建立網絡環境下的實驗室檔案有效管理的新理念，做到學校實驗室科學管理，為師生創造更好的學習環境。
1 高校實驗室檔案所包含內容
1.1 學科教學與研究方面，主要包含進行實驗操作所需的教材、老師在實驗室對學生實踐實驗時的記錄、學生實驗時的成績整理、對學生實驗結果分析的相關材料、學校科學研究計劃申請等等。這些都是師生實驗所需教材及其實驗成果的點滴記錄，是學校師生對教學成績做出總結時的重要材料。
1.2 實驗所需儀器設備，主要包含實驗設備采購的資料，其中有對實驗設備進行采購時所作計劃、報告及其采購時的合同；對設備儀器安裝時的記錄，包括合格證、調配設置等；書面材料包括實驗儀器所帶說明書、安裝圖、保修卡等等；還有賠償備注，即是學校師生以及科研人員在使用實驗儀器過程中造成損壞以后的賠償備注等等。這些都是對實驗室內部儀器的管理。
1.3 實驗室管理隊伍檔案主要有，長期在實驗室工作的志愿的個人簡歷、工作匯總等各種記錄；對每個工作職員的升職考察記錄以及工作過程中的獎勵、懲罰的記錄；對新晉實驗室管理人員的專業知識技能的培訓和考核情況。這一部分是關于實驗室工作人員的資料記錄，科學有效的管理是提高實驗室管理的核心。
1.4 關于實驗室建設的檔案，基本內容是對國家法律條文、有管理有關的法律法規的實施具體辦法；進入實驗室所要遵守的基本規章制度；對于實驗室的規劃、建設與總結；實驗室日常工作表；實驗室所有的設施平面顯示等材料。這一部分是實驗室順利運行的保障。
2 實驗室檔案設備管理在高校中的作用
2.1 根據學校實驗室檔案我們可以對實驗設備儀器進行科學合理的配置。實驗設備是實驗教學的保障，沒有實驗儀器實驗教學就無從談起，所以實驗室檔案對實驗器材的記錄是高校實驗室的重要材料之一。學校對實驗室所投入的人力、物力以及財力都是有限的，如何對有限的額資源作好充分利用是十分重要的。
在對實驗儀器進行采購時，我們需要專業人員對儀器進行檢查、記錄，確定哪些是我們需要的，要有選擇性的購置。除了這些我們還要選擇比較合理的生產廠家，這對以后在實驗過程中造成儀器損壞時的維修工作也有很大方便。同樣的設備不同的廠家，會產生質量、功能上的高低之分。對實驗儀器存檔，有助于我們正確的使用，還可以避免盲目采購設備，適當節約資金。
2.2 對學生實驗成果建檔，更有利于對學生學習進行改進。高校的實驗室是對在校大學生的實踐能力做到更好更科學的培養的一個主要場地，對學校實驗室設備及其管理的不斷更新能對學生綜合素質的提高產生很大作用。一個學校的實驗室是本校師生實驗教學努力的成果，我們把這些零碎的成果集合到一起，對每個同學的實驗都要做到詳細記錄并且完好的保存，這些對于學生實踐能力的進步將有巨大的幫助。
2.3 對高校高等學校實驗室建檔案管理對與學校科研工作是十分重要的。一個學校的科研工作狀況是學校綜合水平的代表，而學校實驗所需要的儀器設備的合理配置方法是及其復雜的。對實驗所需設備儀器科學合理管理，對于學校提高教研工作狀況是十分重要的。
3 針對高等學校實驗室管理的對策
對高校實驗室管理這一大部分中，對實驗室檔案的管理是其中的重要部分。一個學校對實驗室檔案的合理管理，是對一個學校綜合實力及其科研實力發展的衡量，但是目前眾多高校的實驗室檔案管理中都存在很大問題：
3.1 檔案保存意識不夠。目前對于實驗室檔案的管理還沒有充分重視，工作人員專業知識和技巧不夠，不能對檔案進行科學合理的分類管理。對實驗室的活動記錄不完全，空有書面措施沒有得到實踐，不能及時的上報學校有關實驗室的利用情況，由此致使許多對學校建設有價值的東西不能及時的服務于學校。
3.2 沒有制定規范的規章制度對在實驗室的行為進行約束。目前很多學校都沒有制定出學校、院、系的關于學校實驗室檔案管理的制度，而導致對檔案管理沒有制度可依靠。
3.3 對實驗室檔案建設沒有設定專門人員，這也是大多數高校對實驗室管理普遍存在的問題。分配給學校實驗室的管理人員大多都是非專業的，沒有足夠的專業知識，不懂對文獻、檔案、材料的合理分類排放，以至于學校檔案放置雜亂無章。學校需要一些檔案時不能及時找到，會影響學校的整體管理的有效性。
4 對高校實驗室檔案的網絡化管理
