時間：2023-06-01 09:31:52
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購檔案管理的重要性，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
（一）采購檔案的含義
采購項目檔案應包括該項目的全部文件材料和記錄，真實、全面反映采購全過程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料，是煙草商業企業采購活動中形成的原始文件。
（二）采購檔案對行業的重要性
煙草企業檔案是行業改革和發展的真實記錄，是行業的寶貴財富，檔案管理工作更是企業整體工作的基礎性工作，是功在當代、利在千秋的事業。行業領導正是看到這點，才提出要緊緊圍繞煙草行業改革發展的中心任務，以服務大局為主題，以規范管理為核心，以職能建設為基礎，促進采購檔案管理工作邁上新臺階。
采購檔案管理工作更是強化內部管理、規范采購行為的一項非常重要的基礎性工作，是行業精益采購、陽光采購的最直接體現。從2008年行業開展“三項檢查”（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項目檔案就是個大專型檢查的重點和必查內容，這就要求采購項目檔案要具有可追溯性，采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，是否體現陽光操作。
二、采購檔案管理工作的不足
從近年來行業組織開展的檢查情況看，煙草行業的采購工作在程序規范上有了很大的提高、檔案規范意識也明顯增強，但在實踐過程中采購項目檔案管理工作仍然存在一些問題。
（一）歸檔責任主體不明確
目前，煙草行業收集采購檔案的責任主體比較多，有采購經辦部門、下屬單位、招標機構等，各主體的標準不一、人員素質參差不齊，導致采購項目檔案管理存在極大差異。
（二）采購過程痕跡化資料不完整
近年來，煙草行業采購管理工作嚴格按照“應招盡招、真招實招”原則扎實推進，大多數的單位都是通過委托招標開展采購工作。招標機構只參與了招標工作的中間環節，對項目立項、決策和合同簽訂后的履約及驗收評價、結算等過程并無介入；采購經辦部門經歷了項目的全過程，但有些人員對采購檔案痕跡化資料收集、規范采購檔案的意識薄弱，從而造成采購項目檔案過程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規范，導致檔案管理脫節。
（三）檔案信息化管理水平不高
信息技術的發展給采購檔案管理信息化工作的發展提供了完備的資源和技術保障。采購檔案信息化建設可以保證檔案的安全性外，同時還可以實現采購檔案信息的數字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的網絡化。
正是為了適應社會信息化的要求，從2011年全國煙草行業“兩項工作”試點現場會召開以來，整個行業花費了大量的財力、物力、人力研發了煙草行業物資采購管理信息化系統，但是整個行業的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。
三、加強煙草行業采購項目檔案管理的完善對策
（一）充分認識行業采購檔案規范化管理的重要性
目前，煙草企業采購項目檔案管理不到位的現象與檔案管理人員意識薄弱、重視程度不夠有關。部分采購人認為采購工作已經委托公司，招標、評標過程的痕跡化資料有公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關資料，而公司只保存了招標、評標過程的相關痕跡化資料，項目的立項審批、合同后續的驗收、結算、供應商評價等資料未及時收集或沒有收集。為有效解決這一問題，應該明確檔案收集整理主體、加強對采購項目檔案歸檔業務的監督和指導。
（二）建立采購檔案一項一卷歸檔制度
針對采購項目檔案規范化管理，于2014年年初，我們根據省公司的相關管理辦法，出臺了《宜賓市煙草專賣局（公司）采購項目檔案管理辦法》，明確五種采購方式的歸檔內容和具體要求。采購項目一項一卷資料應該包括采購計劃批復、采購立項審批、采購實施過程資料、合同審批、合同、驗收入庫資料、項目結算等相關痕跡化資料，整個采購過程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變造、隱匿或者銷毀，按相關業務流程的時間邏輯順序進行整理，并裝訂歸檔。
（三）加強采購人員意識培訓
在明確歸檔責任主體后，要加強采購歸檔人員的業務培訓和收集歸檔意識培訓。作為采購項目檔案的歸檔整理經辦人員，要樹立牢固的責任意識，明確自己的工作范圍和職責，掌握檔案管理工作的基本常識，熟悉五種采購方式的歸檔要求。
（四）完善提高信息化管理水平
關鍵詞：醫院；招標采購；檔案；管理；
院檔案管理中，病人信息資料檔案最為重要（成立專門的病案室進行管理）。政府招標采購檔案是醫院檔案的重要組成部分。但是，部分醫院近年來對于政府招標采購資料檔案的管理工作，還未引起足夠的重視。
醫院的檔案資料，包括基建工程檔案，大型設備檔案，藥品招標檔案，辦公設備招標檔案，等等。目前部分醫院只重視基建檔案，醫療設備檔案。對于藥品招標檔案和辦公設備檔案未引起重視。實際上，藥品招標采購是醫院招標工作的重頭戲。藥品采購支出是醫院支出的大部分。辦公設備支出雖然金額較少，但也是醫院執行政府集中采購工作政策的反映。資料是反映招標過程其公平、透明性的依據。有關資料整理歸檔后，可以作為以后工作的指導；它反映著醫院對政府招標采購工作執行力度。體現醫院執行政府招標采購政策的實際行動。
醫院的政府采購檔案資料管理存在一些問題：
醫院的檔案管理有其特殊性。醫院的政府招標采購檔案資料管理未能引起足夠的重視有具體的原因：一是醫院檔案資料多管理人員少，無法顧及所有檔案資料管理。比如藥品政府采購是藥劑部門操作。設備采購又分為醫療設備和后勤設備，由不同部門采購，部門多資料散，收集整理費時費力。二是目前尚未出臺國家統一的政府采購檔案管理規范，即使是地方政府部門政府采購檔案管理工作也滯后于政府采購活動。三是醫院采購部門重視采購活動而不重視檔案管理。四是沒有健全和執行政府采購檔案管理制度。致使不及時填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的工作。從而影響了醫院的政府招標采購檔案資料管理工作。
醫院的政府采購檔案管理有其重要性。
醫院的政府采購檔案資料是醫院全部檔案的組成部分，它同其他檔案一樣具有重要作用。
先舉個工作上的簡單例子：江門市中心醫院1997年與某跨國公司購買一臺大型設備，保修期限內一個配件多次維修，造成儀器時停時轉，不能正常工作。一過保修期，廠商工程師便將該配件換掉，零件費130萬元。我方多次查閱檔案，根據維修記錄資料確定是廠家產品質量問題，雙方經過多次商談，最后我方以廠家產品質量問題為由只須付65萬元零件費。一個檔案能為醫院節省了65萬元。
一個檔案能為醫院節省了65萬元，醫院的政府招標采購檔案資料將會起到更大的作用。
《政府采購法》第四十二條對采購檔案的內容作了明確規定“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴自理決定及其他文件、資料。”
采購活動記錄至少應當包括下列內容：
（一）采購項目類別、名稱；
（二）采購項目預算、資金構成和合同價格；
（三）采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；
（四）邀請和選擇供應商的條件及原因；
（五）評標標準及確定中標人的原因；
（六）廢標的原因；
（七）采用招標以外采購方式的相應記載。
通過公開、公平、公正地進行招標投標活動體現政府采購資金的使用效益提高。并促進廉政建設。招標采購檔案能系統、完整、真實地記載了政府招標采購活動的全過程。一方面為醫院保存提供真實可靠的原始資料，又可便于有關部門及管理組織對資料的備查，參考，利用。能為醫院建設服務發揮作用。
二、采購檔案是防范風險，減少法律責任的重要保證。符合規定的完善的政府采購檔案，不僅在規范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風險方面也將起到關鍵作用。目前質疑和投訴招標采購案件不斷涌現，政府采購檔案無疑為法律賦予的正當的采購權利予以保護。
采購檔案資料管理工作是要對采購檔案資料進行收集、整理、保管、利用、統計等。醫院的政府采購檔案是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購檔案，可以為醫院的政府采購的統計分析、總結經驗教訓、接受監督檢查、處理糾紛、制定相關管理措施等項工作提供客觀依據。
醫院的政府招標采購檔案資料管理可以強化內部管理，提高政府采購的工作質量。提高采購資源的使用效益，促進廉政建設，達到“公開、公平、公正”的目的。
醫院應加強政府采購檔案資料管理工作。設想：
醫院應建立健全政府招標采購檔案管理工作制度，明確職責分工。采購業務部門負責在執行政府招標采購項目過程中認真收集采購文件和記錄。負責項目的采購文件及記錄資料的真實性、有效性、完整性；檔案部門工作人員負責檔案的審核、歸檔、立卷、貯存管理。負責對醫院有關部門需要借閱事務。醫院可培訓檔案兼職人員，以及采購部門人員兼職管理政府采購檔案。按歸檔要求收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。檔案按照年度編號，卷內材料按政府采購工作流程順序排。從具體操作部門做起，加強內部管理，使醫院政府招標采購的檔案管理工作規范、科學、制度化。促進推動醫院的政府招標采購檔案資料管理。使醫院檔案管理工作更進一步提高。
參考文獻：
【關鍵詞】輸油站設備 檔案 管理
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
設備檔案管理在輸油站中極其重要，也是設備管理的基礎，管理的好壞直接影響輸油站的管理水平和經濟效益，是保障輸油生產的重要依據。
1輸油站設備檔案管理的必要性
輸油站的檔案管理工作是保障輸油安全生產的基礎和前提，建立設備檔案管理是提高輸油設備的利用率，給輸油站管理提供及時、準確依據，便于更好的為輸油站服務，在設備的大修、突發事件的管理中利用率很高。
檔案管理的目的就是為生產、生活服務的，是為領導決策提供及時、準確的科學依據的，是為了更好的保護企業和個人的經濟利益不受損失的。所以設備檔案管理在日常收集、積累、整理、歸檔是首要的，把平時生產和生活過程中產生的文字、圖紙、照片采購過程中的發票、單據等具有參考價值的資料收集起來就形成了檔案，使其在工作中充分利用。通過查看設備檔案資料，根據維修記錄對設備進行預防性維修，充分做好設備維修前的準備工作，以縮短停機時間，減少維修費用。減少事故隱患的發生。
2如何加強檔案管理
2.1建立完善的管理網絡
建立完善的管理網絡，廣泛深入的宣傳《檔案法》強化各級領導以及管理人員的依法治檔的意識，自覺接受法規的約束和監督，實行科室、站隊，操作人員的三級管理網絡定期召開有關人員會議，明確工作目標修訂和完善設備檔案管理制度。同時明確各職能專業工作管理目標和各自的崗位職責，并將設備檔案管理工作作為輸油目標管理責任制的一部分，納入站隊、班組目標考核。明確設備操作者在負責設備的日常維護保養的同時，認真做好日常設備記錄，每半年將整理好的記錄上報給設備負責人，經核查后交檔案室存檔，形成有效的管理網絡。
2.2明確歸檔范圍
根據輸油設備的管理要求確定輸油設備檔案的歸檔范圍，不能盲目的收集，結合輸油生產實際狀況，明確輸油設備檔案的歸檔內容。輸油設備檔案主要有兩部分組成：①設備申購過程中形成的檔案，主要包括申購單、論證表﹙記錄﹚、購銷合同、協議書、發票、復印件、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備操作規程、全套隨機技術資料等。②設備運行過程中形成的檔案，主要包括設備的使用情況記錄、操作規程、維護保養記錄，每年的經濟效益分析、使用率與完好率統計等。這些資料一般按年度歸入設備檔案。
設備從申購到安裝使用，其相應的材料有設備人員做好檔案的收集整理工作，再移交檔案室，同時將有關材料打印下發到使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案管理的內容要求，使之配合檔案管理部門做好資料的歸檔和移交，并做好記錄。
2.3嚴格歸檔移交制度
檔案管理一定要做好銜接工作，尤其是輸油設備的原始資料要保管好，為以后的生產中維修、大修提供參考依據就，基層單位無法制約施工中原始檔案的歸檔制度，可是在日常生產中基層單位是檔案的利用者，所以一定要做好輸油檔案的移交工作，嚴格移交檔案管理制度，形成及時、準確、無誤、完備的工作作風，杜絕輸油設備檔案在移交中丟失、損壞等現象的發生，以保證輸油生產工作的順利進行。
2.4提高檔案管理人員的業務
科學的發展以及辦公條件的逐步升級，為了更好的適應信息技術的發展需求，培養輸油檔案管理人員多層次，多途徑的管理人才是檔案工作迎接信息技術革命的重要途徑，培養檔案管理人員廣博的知識，也是檔案管理工作的根本對策
3提高檔案的利用率
當前，城市住宅的迅猛發展以及農村耕地的巨大大變化更能體現輸油檔案管理的重要性，結合聊城輸油處的實際狀況，輸油檔案的利用率在逐步提高，尤其是外管線的技術資料及文字原始檔案的保管的齊全、完好在與地方規劃建設等協調中給予了充分的事實證明，無形中給企業節約了資金。
關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；問題
1 前言
行政事業單位的檔案管理工作如今變得日益重要，一方面其檔案記錄著單位成長的點點滴滴，其中包括行政事業單位在建立以來的每次改革與創新，另一方面反映了行政事業單位發展的各類議程和計劃，也是行政事業單位從過去尋求問題和經驗，避免再出現類似問題的經驗總結，對于檔案管理工作而言同時也需要照顧單位的秘密文件，在制度上防范這些重要文件的泄露，完善的數字化管理系統能夠以數字化的形式對檔案進行部分，這也對檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求，能夠熟悉掌握檔案管理電子系統，能夠對檔案管理工作進行定期檢查和分析，及時糾正工作中存在的錯誤，為檔案管理工作改革的發展指引出路。
2 行政事業單位檔案管理的現狀及問題
2.1 缺乏對檔案管理在人力資源管理重要性認識
行政單位的人力資源管理長期以來的發展是遲緩的，特別是檔案管理往往只是被看作是對行政人員生平經歷的記錄，或只是資料的整理和抄寫工作，沒有看到檔案管理質量與行政部門整體效率之間的必然聯系，缺乏對檔案管理在人力資源管理重要性充分重視，所以也會造成了檔案管理工作的一些疏忽，比如檔案資料因為人為的失誤而流失，檔案管理體系的不完備，這給人力資源管理的改革Ю戳酥疃嗟南拗坪屠擾。一些行政單位甚至沒有設立專門的檔案管理的崗位，忽視了在檔案信息里充分挖掘人才的信息，沒能反映人力資源發展的具體狀況，也不利于對行政部門激勵機制的建設。
2.2 檔案管理的技術手段落后
數字技術改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們日常耳聞目睹的廣播信號、電視信號、錄音機都實現了數字化，其儲存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計算機和互聯網技術的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數字文件（digital records）大量產生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學材料。能夠保存大量的文件，轉換成數字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉換成紙質檔案、縮微檔案，這個檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對于檔案操作人員在接受時會有一定的復雜性和難度。然而現實中檔案管理的技術手段落后的問題日益突出，一方面行政事業單位硬件投入不足、檔案管理人員沒有掌握現代化的管理技術，沒有進行專業數字化檔案管理的技能培訓，所以整體上看檔案管理的水平依然沒有取得長足的提高，往往檔案的登記和分類管理依然有過多的人為的痕跡，阻礙了人力資源檔案管理的發展和有效利用。
2.3 檔案分類管理體系的不完善
人力資源的檔案材料的管理的基本要求是“全面、客觀、完整、真實，能夠在滿足上述條件下反映一個人的生活經歷、發展歷史全貌，但是行政事業單位在實際管理過程中因為種種原因造成了原始材料的抽象和單一，并不能反映一個人的特色，這些不完整的檔案資料難以為事業單位選拔人才、使用人才提供有益的參考，也會影響到潛在人才的挖掘和應用。同時，在檔案分類管理的體系建設上不夠重視，使得人力資源內容的不完整和不規范，失去了統一性，其分類管理沒有機遇電子信息檔案管理系統，操作受到很大的人為要素干擾，使得其管理效率并不高。
3 加強行政事業單位檔案管理的對策
3.1 建立和完善標準化、科學規范的制度
行政事業單位檔案管理的改善首先需要制定統一、標準化、科學的檔案制度管理體系，這是加強行政事業單位檔案管理的基礎性工作，不僅能夠通過制定相應的工作管理制度和工作標準來規范檔案管理程序，同時也能提高檔案管理工作人員的積極性和責任感。能夠在檔案管理制度環節和工作程序上進行有效的監督，對于關鍵環節―檔案的保存、信息資料的流轉和管理的方法都能夠統一規定，標準化的工作流程能夠大大提高檔案管理辦事的效率，降低不必要的人力和物力的浪費。
3.2 加強數字化檔案管理的建設
縱觀二十年來我國檔案數字化的發展歷程，我國當前雖然已經大面積鋪開檔案數字化建設，但是因為資金的限制，數字化管理的技術條件依然不夠成熟，主要體現在技術應用的不經濟以及成本較高，因為其主導方式依然是鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入，速度較慢的同時儲存質量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯網技術飛速發展的今天，檔案管理的網絡化建設依然缺乏統一的技術標準，使得跨區域的數據信息庫無法實現對接和共享，所以說我國檔案數字化工作依然還有很長的路要走。加強數字化檔案管理的建設一方面要形成有層次、有結構、有內容的網絡信息管理，實現檔案管理資料的數字化存儲，加大硬件和軟件方面的資金投入，比如“打印機、復印機、掃描儀、電腦”等，對檔案信息管理設立專門的監督部門，實施全程的掌控。
3.3 提高檔案管理人員的職業素質
現代科學技術發展下，改變了我們的日常生活，同時也對檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案管理部門將不只是一個實體機構，同時實現了存儲實體與虛體共存，另一方面數字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統的客戶，而是能夠滿足社會的多元化需求。我國長期以來都努力構建完整的檔案管理理論，用于指導檔案工作人員數字化工作的開展，這就促進了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統的檔案管理的觀念，適應數字化檔案管理的發展趨勢。因為觀念上的落后，勢必上會阻礙檔案數字化管理工作的開展，實現人―計算機的雙向互動，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數字化管理的改革一方面需要技術上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強培訓，內部和外部推動檔案管理人員技術化水平的提高，這是一個循序漸進的過程。
檔案管理工作人員專業素質的培訓和職業道德的培訓是要同步進行的，檔案管理雖然有數字化的發展趨勢，終究還是依靠人完成的，所以行政事業單位的檔案管理雖然依然與工作人員的工作態度、工作能力和工作水平有著巨大的關聯。提高檔案管理工作人員的職業素質和水平需要制定完善的培訓管理辦法，加強崗位的培訓，同時引入專業的技術性人才，實現檔案管理新技術的轉型，提高行政事業單位檔案管理的升級以及工作效率的穩步提高。
4 結束語
綜上所述，我國行政事業單位的檔案管理工作的改進還有很長的路要走，總之科學、合理的檔案管理制度讓檔案管理工作更加標準化，完善的檔案管理制度下，管理人員的職權才會更加清晰、配合更加密切。因為檔案管理畢竟還是人來完成的工作，不可能完全托管給計算機，所以加強檔案管理人員的素質才是檔案管理持續發展的路徑，需要從根本上重視檔案管理，這是檔案管理工作改善的基礎性內容，為檔案管理提供持續發展的動力。
參考文獻
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檔案管理在當今科技不斷發展的趨勢下，其管理理念與方法也必須要更加科學，也就是說，檔案管理工作的科學化研究越發迫切。這就要求檔案管理者應該深刻認識到自身的責任，積極投入到新方法與新理念的學習中，確保檔案管理的科學化。本文針對如何提升檔案管理的科學化路徑進行幾方面分析。
【關鍵詞】
檔案管理；科學化水平工作；現代檔案管理
引言
在社會不斷向前推進的過程中，社會活動會產生大量的信息，這些信息通過檔案的形式被保存下來，也就是說檔案是人類發展過程中不可缺少的重要資源，實現檔案管理的科學化、合理化，能夠更好的社會活動提供依據和參考。但是從目前我國檔案管理的情況來看，其中還存在很多問題，客觀面對這些問題，才能夠制定出更加科學的管理方式，促進檔案管理的可持續發展。
1.實現檔案管理科學化的意義
社會的不斷發展與進步，各種信息資料也逐漸豐富，企業內部的檔案管理工作者要全面整理分析這些發展過程中所產生的新資料，并將其歸納整理，為日后的工作提供更多，更加科學的依據，下面具體分析：
1.1是全面貫徹落實科學發展觀的需要。檔案管理是我國精神文明建設的重要組成部分，檔案管理的內容豐富，涉及眾多領域，國家經濟發展、政治制度以及文化發展等都會被記錄在檔案之中，所以說檔案是社會發展的記錄和總結，是人類進行社會改造的記錄載體，在新的發展階段，社會經濟以及科學技術水平的不斷提升，檔案管理也必須要積極創新和完善，檔案管理人員要樹立科學的發展觀，以此作為檔案管理的宗旨和原則，促進檔案管理的與時俱進。
1.2是順應檔案管理的發展趨勢的舉措。檔案管理的創新與改革，不僅為了提高檔案管理工作質量，同時也是為了適應當今社會的發展需求，隨著社會活動的日漸頻發，各個領域的信息量也在不斷增多。傳統的檔案管理模式不能全面適應當前社會的發展，為了能夠協調各領域的信息分類，順應當前社會的發展需求，管理理念、管理方法的創新與改革也成為了必然。
1.3能夠有效迎合信息化發展要求。目前社會已經進入了信息化階段，也就是說網絡技術已經普及到了社會生產的各個領域。為了能夠與時展的要求相適應，檔案管理工作的方法、理念也必然要更加科學、合理。讓檔案的存檔和查閱變得更加方便快捷，讓人民群眾享受到更優質、更貼心的服務。
2.進一步提高檔案管理科學化水平的路徑
基于上文對檔案管理科學化的重要性分析，從當前檔案管理形勢出發，采用更加切合當前社會發展需求的方式進行檔案管理是非常必要的，下面針對檔案管理的科學化策略進行分析：
2.1強化檔案管理意識。在開展檔案管理科學的過程中，首先要強化管理人員的科學化意識，將可持續發展戰略作為前提，重新對館藏資源進行整理、分類，及時更新館藏信息，確保信息的時效性。同時也方便了用戶使用者提供了方便。檔案服務工作必須要打破傳統封閉式的管理模式，做到與時俱進，服務對象從傳統的機構學者向全面社會大眾轉變。檔案管理過程中，檔案質量的控制是最關鍵的內容，提升檔案質量是開展檔案創新的基礎。通過進行這些轉變，將創新意識深入到管理隊伍中，在管理的每個環節落實下去。
2.2加強檔案管理的制度建設。制度能夠約束人們的行為，同時也能控制人們的思想。在落實檔案管理科學化的過程中，需要更加完善的管理制度作為保障，從當前檔案管理的實際情況入手，建立更加完善的制度，在此基礎上實現檔案管理的自主創新。通過制度完善與創新，強化管理人員思想意識的轉變，幫助管理者認識到創新的意義和重要性，一旦出現違反制度的行為及時基于處理和糾正。落實考核激勵機制，通過這樣的方式激發管理人員的工作熱情，提升檔案管理效力。
2.3提高檔案管理人員的素質。檔案管理過程中，管理人員是主體，管理人員的專業素質的高低，直接決定了管理的質量，在創新過程中也是如此，首先要將新的管理理念與方法落實到人力資源隊伍中，強化管理者的創新理念與思維，定期開展培新活動，強化管理人員的工作責任心，必須要讓管理工作者認識到自身工作的重要性和意義，為管理人員提供更好的學習平臺，依靠先進的網絡技術，構件檔案管理電子平臺，在引入管理人員時，以掌握先進信息技術的人才為首要選擇對象，通過提升檔案管理人力資源隊伍素質的方式，推動檔案管理創新工作的開展。
2.4提高檔案管理的利用度。檔案的價值在于利用，對于很多檔案資料，能夠使其發揮作用是檔案管理工作的目的和核心所在。因此，要進一步提高檔案管理的利用度，把“死檔案”變成“活信息”、“活資源”，讓檔案能夠最大限度地發揮其應有的價值，產生相應的社會效益和經濟效益。對于檔案管理工作來說，要能夠從海量的檔案資料里篩選出對現在社會發展有價值的東西，要能夠推動社會進一步的發展。一方面要擴大檔案資料對公眾的開放程度，方便公眾去檔案管查閱相關的資料。另一方面要注重檔案資料和現實的結合，對一些非保密信息進行公開，把對社會有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在價值得到充分實現，為推動經濟社會發展發揮積極作用。
結束語
創新是事物發展的動力，檔案管理工作也是如此，只有不斷創新，與時俱進才能夠順應市場發展的需求，符合事物發展的規律。而在創新的過程中，管理人員要堅持以科學的發展觀為基礎，將制度的完善與自身能力的提升同時進行，最終達到提升檔案管理質量與效率的目的，為用戶提供更加優質、高效的服務。
作者：孫軍穎 單位：大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣教師進修學校
參考文獻:
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檔案是具有保存價值的社會信息資源。隨著社會經濟的快速發展，計算機技術廣泛應用于各個行業中，為各行各業提供方便快捷的服務。因此，檔案管理服務的創新也應得到重視。由于檔案具有可利用價值，新形勢下的檔案管理服務要努力創新，符合社會發展需求，對構建社會主義和諧社會具有積極的促進作用。
一、現階段檔案管理服務存在的幾點問題
1.沒有意識到檔案管理的重要性
檔案信息資料是各單位的重要資源，合理使用能夠為單位帶來巨大的經濟效益與社會效益[1]。目前，很多單位還沒有充分意識到?n案的重要性，導致檔案部門薪資待遇水平偏低，很難招聘到專業性人才。因此，檔案管理工作進程緩慢，難以跟上社會發展當代步伐，不能發揮其重要作用。
2.檔案管理人員缺乏專業性
檔案管理工作內容復雜，需要專業工作人員加大時間與精力的投入，才能保障其工作效率與工作質量。但由于單位對檔案管理工作缺乏重視，使其工作崗位處于“可有可無”的狀態，難以提高工作人員的積極性。因此，大多數從事檔案管理工作的人員，基本都是非專業性人員，沒有檔案管理的系統知識與專業技能，不具備主動革新的管理理念，從而導致了檔案管理工作的發展緩慢，難以起到服務單位、創造價值的作用[2]。
3.檔案管理機制陳舊
21世紀是互聯網+時代，信息社會的發展迅猛，利用網絡建立檔案管理服務平臺是檔案管理工作發展的必然趨勢[3]。然而，目前還是有很多單位沒有采購相關的設備，依然是傳統的檔案管理辦法。人工記錄、核實、服務，極大地阻礙了信息的更新與發展，甚至由于人工疏漏而造成巨大的經濟損失。長此以往，導致檔案信息的可利用性不強，形成了惡性循環。除此以外，紙質檔案的缺點就更加明顯，不利于長期保存，可能出現問題，造成不必要的損失。
二、推進檔案管理工作的必要手段
1.加強檔案管理的重視，支持檔案管理服務的創新
各單位必須改變對檔案管理工作的態度，充分認識檔案管理工作的重要性。單位領導要支持檔案管理工作的創新，從資金上予以資助，從制度上輔助其進行改革，要為檔案管理工作提供便利[4]。例如，在單位內部大力宣傳檔案工作的重要性，讓單位員工能夠更全面的了解檔案的積極作用，從而增加檔案的可利用性。從領導到基層人員的充分肯定與幫助，能夠提高檔案管理工作人員的積極性，激發其工作熱情，對檔案管理工作的大力整改與創新具有重要推動作用。
2.提高檔案管理工作人員的綜合素質
檔案管理工作人員的專業性是檔案管理工作的第一要素，因此，各單位要積極引進檔案管理工作的專業性人才，構建專業的人才團隊，才能更好的促進檔案管理工作的創新。
首先，單位要嚴格考核聘用人員的專業性，杜絕“任人唯親”[5]，同時，要結合應聘人員的綜合素質再決定是否聘用；其次，要對原有的工作人員進行定期專業化培訓，提升團隊的整體工作能力；最后，單位要適當調整檔案管理工作人員的薪資待遇水平，如：運用賞罰機制，對培訓不認真、考核不合格的工作人員扣除機動獎金等。用這樣賞罰兼備的制度，提高工作人員的積極性，加速檔案管理工作的發展步伐。
三、新形勢下檔案管理的創新服務措施
1.創新服務理念
檔案管理工作的服務理念要創新。檔案管理工作人員要時刻跟隨市場潮流，判斷、分析市場需求，制定符合市場經濟發展的服務理念。如，分析不同檔案資料對市場的具體影響；分析檔案資料在不同市場中的具體應用；對檔案資料進行詳細化的分類等，更直觀、便捷的讓資源服務于大眾。
2.創新服務領域
首先，擴大服務主體范圍。新形勢背景下，是信息資源大爆炸的時代，各單位都有可能涉及到檔案服務，例如黨政機關、企事業單位或者個人等，無形中導致檔案的需求增高，急需檔案管理方面擴大服務范圍，以提高檔案資源的利用率。
其次，檔案需根據社會需求，形成產業化服務。發展檔案的產業化服務，能提高檔案資源的利用率，要以服務社會、遵守法制的情況下，對檔案資料予以開發，能夠推動檔案事業的可持續發展，是保障檔案管理工作的有效經濟來源。
最后，實現檔案資源的共享服務。由于很多珍貴檔案都束之高閣，沒有被合理利用，因此，建議檔案管理人員可以將有價值的檔案資源予以共享。積極建立大數據平臺，把利于單位、社會發展的寶貴檔案資料進行收集、分類、整理，再通過互聯網放入統一的平臺中，供單位全體上下人員的查閱、下載和分享，從而實現檔案的價值。
3.創新服務手段
由于紙質檔案的劣勢，各單位急需建立電子檔案管理庫。運用互聯網，建立單位私有的檔案館。可通過網站或者APP的形式，單位工作人員通過賬號、密碼，即可登錄到檔案館中；可通過搜索欄，利用關鍵詞查找自己所需的檔案，能實現在線閱讀或者下載后離線閱讀，或者分享等操作，極大的提高了工作效率。檔案管理人員也可以利用電子檔案管理庫，方便快捷地實現信息的整理與保存等操作，實現了檔案的數字化管理，提高了服務質量。
例如，某市人才服務中心搭建的流動人員人事檔案管理網絡信息平臺“某市人才服務中心人才信息系統”，使檔案管理工作得以創新，構建了流動人才的基礎數據庫，奠定了公共服務網絡平臺的建設基礎。啟用該檔案管理系統，使該市的流動人員人事檔案管理服務水平得以提高，使檔案管理人員的工作效率得以提升，集中整合了數字檔案信息，并使流動人員人事檔案管理服務得到信息實時共享，開創了檔案管理服務的新局面。
一、《醫療機構設備儀器》檔案及其管理的重要性
《醫療機構設備儀器》檔案就是對醫療結構所有涉及診斷、治療的設備儀器的所有文字資料的綜合，主要是設備儀器的形成性資料和原始介紹性資料。形成性資料即醫療機構對設備儀器的申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫療儀器生產許可證、購銷合同、協議書、發票復印件、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告等書面文件和資料，原始介紹性資料即設備儀器的設備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術資料等。
對《醫療機構設備儀器》檔案作為醫院管理中設備管理的重要組成部分，其作用主要表現在四方面：
1、設備工作人員的“第二教師”。在醫療科室優勢會出現設備儀器使用說明遺失的現象，在發生遺失時，《設備儀器》的檔案就可復印“使用說明”，指導工作人員操作設備或儀器，避免醫療行為的延誤，提升意醫院的服務質量。
2、醫療設備維檢修的“及時雨”。不論是普通設備儀器，還是高科技醫療設備儀器都會出現故障與問題，在維檢修的工作中，《設備儀器》檔案中的設備介紹、使用說明、維修指導、光盤等資料就會為維檢修提供依據，縮短維修時間，減少維修費用和設備事故醫患的發生率。
3、醫療設備儀器更新的“參照物”。為了提升醫院的醫療水平，現代化的醫療身邊和儀器更新換代是必然，也是必須的。如何才能引進價格合理、功能專業的設備儀器，就需要對設備的臨床使用價值、資金的投入、創造的效益等進行“參照”比較，而《設備儀器》檔案中的已有身儀器的資料就是對新產品進行論證的最好、最直接的證據和參考。
4、維護醫療機構合法權益的“證人”。由于《設備儀器》檔案把設備儀器的購買發票、保修單等都保存完好，就為設備儀器的維修提供了法律依據。比如去年就利用保存完好的發票、保修卡等物據讓推卸責任的廠家進行免費維修，直接為醫院節省維修設備儀器近20萬元的“不必要”開支，反推于醫院醫療事業的發展。
二、目前《醫療機構設備儀器》檔案管理現狀及影響
雖然《醫療機構設備儀器》檔案管理至關重要，但目前各醫療機構對《設備儀器》的檔案管理卻不如人意，具體表現在醫療設備儀器檔案缺乏專業人員管理，多為兼職人員、后勤人員；雖制定《設備儀器》檔案管理制度，但存在無制度行為；檔案內容建立不全，保管不善，造成資料散亂，甚至丟失；檔案資料出借制度不完善，有借無還、多借少還等。
由于醫療機構對《設備儀器》檔案的不善管理，不僅體現了醫院管理上的漏洞，也為設備儀器操作人員、臨床技術人員熟悉設備儀器造成一定困難，為設備儀器的維修、檢修造成障礙，直接影響到醫務人員對群眾的服務質量和工作效率，甚至造成醫療事故，為醫院形成財產、名譽上的損失。可見，規范檔案管理勢在必行。
三、規范《醫療結構設備儀器》檔案管理的措施
鑒于《醫療設備》檔案在醫院管理、設備管理中的重要地位，以及目前管理的現狀與問題，要求醫療機構必須高度重視醫療設備的科學管理，使之實現制度化、規范化。
1、明確歸檔范圍，實現檔案管理明確化
對于醫療設備儀器的檔案建立，并非設備儀器大小一并歸檔，那樣勢必造成檔案管理的復雜化、繁冗化。對于常用、常換，資金在1000元以下的設備儀器，其管理手續可歸于設備科具體管理，方便設備儀器的及時更新；對于購買資金在1000元以上的貴重醫療設備儀器應納入醫療機構的專業檔案管理范疇，這樣有利于加強檔案管理人員的工作壓力和強度，提高對一線醫務人員的服務質量。
2、實行分類歸檔，實現檔案管理條理化
由于醫療設備儀器從申報購買到購買成功，再到使用、維修、報廢，過程中產生的資料很多，必須對相關檔案進行分類管理，方能實現管理的條理化，提高管理的效率。
其一，綜合性檔案。也叫歷史性檔案，包括醫療設備儀器的編號、名稱、數量、型號、產地、價格、經費來源、設備分類、用途、購置日期、啟用日期、使用科室、領取人、責任人等綜合內容；包括設備儀器購買過程中的申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫療儀器生產許可證、購銷合同、協議書、發票復印件（原件保存在財務檔案中）、裝箱單、運輸單據等內容。
其二，單機檔案。也就是設備儀器的具體說明，包括設備儀器的安裝調試及驗收報告、設備安裝說明、使用指南、服務手冊、維修手冊及其他隨機的光盤等技術資料。
其三，維修檔案。也就是設備儀器的維修記錄，包括醫療設備儀器安裝實驗報告、歷次大小維修報告、醫療設備儀器的異常運行和事故記錄、因設備儀器造成的醫療事故報告等。
3、強化制度監督，實現檔案管理規則化
制定完善的檔案管理制度，規范檔案的建立、檔案的查閱借閱等管理行為，務求詳盡具體、關注細節、關注漏洞，為檔案管理打好“規則化”的制度前提。比如在借閱制度中要規定“設備原件一律不外借”只借復印件、借歸必須是同一人并履行簽字手續等。
對《醫療機構設備儀器》檔案管理人員進行培訓學習，提高其管理意識與專業技能，以適應現代化時代檔案管理的要求。管理人員要全程參與設備儀器的拆裝、使用、維修等過程，做好各種記錄，為檔案做好第一手原始資料；要與各科室負責人互通信息，做好設備儀器工作量、經濟收入等季度統計工作等。
醫療機構要對檔案管理進行定期和不定期的督導，對管理人員的工作實行績效評價與考核，把檔案管理與管理人員的職稱晉級、年中評優掛鉤，通過管理與獎勵機制促進檔案管理的有序與規范。
4、構建歸檔平臺，實現檔案管理信息化
充分發揮醫療機構信息化管理平臺的優勢，建立《設備儀器》檔案管理的信息化管理平臺和管理智能系統。管理人員把設備儀器的相關檔案信息文字資料通過手動錄入、電腦掃描等方式輸入到檔案管理智能系統中，方便管理人員對需要檔案的查詢、統計和管理。同時，也可以通過醫療機構的醫療信息化平臺，與各科室實現設備儀器信息的資源共享，方便科室、設備儀器的操作人員及時、完整地查詢設備儀器的相關資料，減少借閱時間，提高檔案管理的服務質量。要注意的是，檔案管理人員要抓住檔案信息資料的開放權，管理人員不開放，其科室或操作人員無法查閱到相關信息，這樣才能保證信息資料不泄露、不篡改，真正實現醫療設備儀器檔案管理的科學化、信息化。
一是檔案管理工作的重視程度有所提高。隨著現代計算機技術的應用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門的領導已認識到檔案管理工作的重要性。不僅在硬件的配置上而且在軟件的提升上都給予了充分的重視，同時對資源和專業人才的配備都給予了相對的傾斜。這給檔案管理工作的改進創造了必要的條件。二是檔案管理所需的現代化設備相對齊全。電腦、打印機、掃描儀、專業管理軟件、多功能保管柜（架）以及監控設備等基本能正常配備。“巧婦難為無米之炊”，有了必要的設備，就為檔案管理的新常態提供了保障。比如，進行電子檔案的數據化錄入，紙質檔案存儲區域安裝各種攝像頭等監控設備，確保了檔案核心機密的安全性。三是檔案管理的信息化建設水平有了提升。無論是機關、事業單位還是事業單位都在向無紙化辦公邁進，檔案管理工作也隨著開始了信息化和數字化。各種檔案資料都通過統一的數據庫進行錄入和管理，方便調閱和查詢，使數據分析更準確和便利。有些單位開始將檔案管理系統和辦公系統以及網絡服務系統進行有效整合，從而提升了檔案管理的便捷性和高效性。四是有些人對檔案管理信息化認識不到位。檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統的檔案管理有一定的差異。在從傳統的紙質檔案管理向電子信息化管理轉換過程中，一些人不能與時俱進改變認識，認為紙質儲存才是檔案，電腦儲存失去了檔案的原始意義；另外，檔案管理搞信息化建設需要設備資金投入，錄入也會浪費大量時間和精力。這些不到位的認識會影響到信息化的進程。
2 基于人力資源管理信息化平臺制定目標和方案
1、制定人事檔案管理信息化的目標
事業單位在人力資源管理信息化平臺上，建立內部的檔案管理系統和數據庫，讓人力檔案與資源管理相統一，使其變成一個供事業單位各部門查閱和參考的信息源，進而使人力資源管理部門的工作規范化、數字化。這樣可以為事業單位發展提供支持，發揮其應有的作用。
2、制訂人事檔案管理信息化的設計方案
事業單位要根據自身的實際情況，在人力資源管理平臺上，加入事業單位各部門的業務，填部門業務信息，建立管理體系。在這一體系中，員工的基本信息及工作崗位的調動，都是檔案管理的基本組成部分。這就要求人事檔案管理部門明確自己的工作，搜集各部門的人員材料，并對收集的材料分析、鑒別，從中找到有價值的信息進行整合，以紙質或數字的形式保管，并在信息化的系統中增設檔案利用的服務，轉遞檔案、統計信息。同時，還要根據業務，在系統中設計數個模塊，為事業單位提供服務。
（1）檔案信息管理
收錄到檔案中的信息包括員工的基本信息，及相應的檔案內容。其中，基本信息包括員工的姓名、性別，在事業單位中設立的檔案標號，擔任的職務及名稱等。而檔案部門的工作人員收錄這些信息后，管理人員要及時根據員工信息的變化，加入新的信息，及時改正錯誤的信息，定期查看，排除積存的檔案，確保檔案的完整。
（2）收集材料歸檔
檔案管理部門要在系統中加入數個子菜單，其中包括材料送交、鑒別、歸檔等，為了解決材料送交出現的錯誤，還要設立一個材料送交還原功能。
（3）檔案轉遞
由于事業單位人事調動或是員工職務發生改變，其檔案會隨著人員的變動，轉移到另一個管理機構，改變其所屬的部門，這就要求檔案管理部門使用檔案轉遞業務，實現檔案的轉移。但檔案傳遞菜單的功能不可以單一，而要根據不同的轉遞情況給出不同的業務。如新員工加入公司或事業單位內部的人事調動、崗位調整等情況，可以設置檔案轉出、辦理轉遞兩個子菜單，把檔案變成轉入檔案，歸到轉入檔案的子菜單中，最后進行接收、查詢。但如果是員工離職，或不屬于集團的組織要求，只需三個子菜單即可完成，包括調檔申請、轉遞、查詢。
（4）查借閱
查借閱是檔案主要利用方式之一，檔案管理部門要設置查閱與借閱的子菜單，為社會和事業單位提供數據服務。因為大部分檔案已經做了數字化處理，可以讓借閱人員在任何時間、任何地點借閱，支持在線遠程業務。查閱包括兩個子菜單，即申請和查詢，而借閱則是三個子菜單，分別是借閱、歸還與查詢。
（5）查詢統計
檔案管理人員在查詢統計的模塊，對各項檔案業務進行統計，比如信息綜合查詢、是否缺檔等。
3 新常態下完善檔案管理工作的有效舉措
1.提高對檔案管理工作重要性的認識。
檔案管理工作小到與我們每個人的工作和生活息息相關，大到關系國家方針、政策的制定和調整。檔案管理的信息化和數字化，可以對龐大的數據群體進行迅速分析，從而得出最科學的結果，應用到國家的各項建設事業中去。所以，只有全社會都重視檔案管理的新常態化建設，我們的檔案管理工作才能有實質性、突破性的跨越。利用電子計算機以及專業檔案管理軟件，可以有效提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的勞動強度，在進行檔案管理的過程中，避免文檔的存積。檔案管理信息化可以方便對文檔的補漏，檔案管理人員僅僅需要對檔案進行歸檔，在計算機上對相關信息進行檢索，就可以方便地找出檔案管理中的問題，及時補漏。檔案的信息化管理可以有效實現信息的開放性及共享性，提高工作的效率。
2.加大檔案管理工作的投入保障力度。
在檔案管理工作中，人才、資金、技術、培訓等多方面的投入必不可少，沒有專業性人才，信息化工作就無從談起。而缺少資金的保障，就無法采購新設備、新技術。沒有信息化所需的技術，工作就會盲目，無從適應數字化需要。如果沒有培訓保障，檔案人員就不能更好地接受新知識、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導，調動人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵機制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級單位和部門，特別是各級領導要對檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養，檔案存儲場地和管理設備的配置等。
關鍵詞：企業管理 信息化建設 檔案管理
如今正處于信息化社會，檔案事業的發展必然需要進行檔案管理信息化建設。對于企業發展而言，檔案信息的最佳技術手段就是進行檔案管理信息化建設。就檔案事業的發展而言，信息化建設可以稱之為一場革命。這是由于檔案管理發生了轉變，成為了檔案信息管理，這不但轉變了管理方法，更重要的是革新了管理理念。
1 企業檔案管理的信息化建設的內涵
“企業的檔案管理信息化建設是以計算機技術為基礎、將企業的檔案進行整理和規劃。”資源的保管模式已經漸漸發生了轉變，如今已實現檔案的實體信息化管理，進而促使企業檔案管理趨向于數字化、全球化和網絡化發展。提供全面的服務是企業檔案管理的一大特色，而與企業接軌便是其主要發展方向，由此促使企業盡快實現專業化和合作化。
2 在新形勢下企業檔案管理信息化的實現過程
2.1 傳統檔案管理觀念逐步轉變成檔案管理信息化建設
企業在國內的現代化建設過程中一定要適當地挑戰傳統管理理念。基于當前的發展趨勢，對有助于企業發展的方向作出總結。一是要促使企業工作人員對資源管理信息化的認識得到徹底提升，對目前檔案管理的發展方向和趨勢形成深刻的理解；如此才能為社會提供更好的。更加高質量的檔案服務；二是要求企業的管理者高度關注檔案管理信息化，可以通過加大宣傳力度的方式，采用諸多形式的宣傳活動。從而達到讓信息化深入人心的目的，這樣就有了堅實的基礎可以更好地開展以后的工作；三是管理者既要接受信息化，與此同時也要在服務和管理的效率方面作出努力，促使檔案信息化的建設管理進程進一步加快，要讓企業領導對信息化的重要性有充分地認識，通過提供高品質的檔案服務來進一步實現企業的生產和發展。
2.2 將企業檔案管理的發展目標確定下來
再檔案管理信息化建設理念明確下來之后，就要將企業檔案管理的發展方向和目標確定下來，企業確定了自己的發展目標之后就像是為自身注入了新的活力。總體而言，企業信息化的實現，是為了促進企業的檔案管理水平和服務效率進一步提高。同時，要想企業實現長期的穩定發展，就一定要堅持下面幾點原則：真實與效益并存原則、管理與建設并存原則。要意識到我們發展的基礎就是可持續性的全面發展，企業不斷茁壯成長的金標準就是要進行持續不懈的探索和進步。但另外我們要想使企業的檔案管理信息化建設進程進一步加快，就要嚴格管理各個部門，分工明確，且可將一些具有約束力的規章制度制定出來，以便督促員工工作更加認真努力，檔案管理的服務效率也將進一步提高。
2.3 促進企業管理技術水平進一步提高
企業檔案管理的信息化必然要借助一定的技術水平，同時這也是企業發展進入科學化和現代化階段的體現。應該不斷地完善和維護企業的信息系統，始終堅持更新計算機數據庫等，還有對于一些新型的信息化服務設備，也應該積極采購，以便于企業的正常運轉能夠得到保證。此外，企業要想獲得進一步發展就不得不建設好自己的信息資源。因此，我們要對數據庫進行不斷完善，從而確保信息資源的準確性和有效性。
2.4 積極引進高素質檔案管理人才
高素質的信息化管理人才是所有企業發展所必需的，企業管理有了他們的加入才能獲得智力上的支持。因此，企業不可忽視其對于自身發展的重要貢獻，更不能忽視了其不可估量的重要地位。企業此時一定要針對管理人員加大技術培訓力度，讓在他們心中牢牢樹立起檔案信息化管理理念，在這些理念都能在每一位工作人員心中留下深刻印象，使其對學習管理技術的重要性形成正確認識。如此，他們才能真正感興趣，同時企業也要將許多新的管理方法和模式不斷地引入。要對復合式人才進行重點培養，要對人才的選拔予以高度重視，從而為企業的管理體系注入新的活力。
2.5 有關管理規定的制定
作為一種全新的企業檔案管理模式，檔案管理信息化也應該將自身的相關管理規定不斷完善，以便于能成為自己的堅實后盾和前進動力。要想在企業管理過程中不斷提高制度效力，就務必要將其憑證價值體現出來。企業制定的相關制度，具有存在諸多方面的體現，具體涉及電子信息的形成、信息的保障和使用、信息的安全性等。要遵循怎樣的標準規定來將相關制度制定下來，還需要我們進一步深思熟慮。然而，總的說來就是要從制度上保護好企業的每一個級別，如此才能不斷發展和壯大企業的實力和規模
3 結束語
如今，我國的社會經濟持續發展，隨之而來的是我國不斷提升的科學技術水平。就當前的新形勢而言，實現企業檔案管理的信息化意義重大，不僅有助于促進我國的企業改革，還有助于促進我國企業盡快與國際接軌。信息化的徹底實現，就需要我們將落后的傳統管理方式擯棄，在企業的檔案管理中融入計算機技術，從而統一地管理和整合企業的資源和信息。此外，我們還需要對工作人員的管理能力進一步提升，以便能促進企業檔案管理早日實現現代化和科學化。這樣企業發展的速度和信息處理能力也會得到提高，同時促使企業的精細化管理水平得到進一步提升。
參考文獻：
[1]劉華萍.以ERP電子文件在線歸檔為契機 創新推進企業檔案信息化建設[J].檔案學研究，2012（3）.
1 電力基建工程檔案管理重要性
1.1 檔案管理的歷史性
在電力工程的基建檔案中基本涵蓋了工程項目內的所有資料，是為生產建設提供不斷發展動力的重要基礎，因此對電力工程基建檔案進行規范、標準化的管理模式具備了歷史性。因此在基建檔案管理過程中的每一個環節都要仔細、負責，以保證任何一個細節不被遺漏，從而實現科學合理的規范化[1]、標準化電力工程基建檔案管理模式。
1.2 檔案管理的穩定性
電力工程的基建檔案中記錄了基建工程項目的全部施工過程，因此為電力企業的穩步發展、供電能力提供了穩定、可靠的文字資料，企業管理者可通過這些資料加強對企業的管理力度，同時也是制定科學化、規范化企業管理制度的重要參考，因此在對電力工程基建檔案管理模式進行規范化、標準化的設計過程中，要貫徹真實、有效的根本原則，才能保證電力工程基建檔案管理模式的穩定性。
1.3 檔案管理的珍貴性
電力工程中的基建檔案是基建工程中的重要原始資料，因此其具備了極高珍貴性。其中囊括了基建工程全部過程的歷史，只有通過制定規范化、標準化的管理模式才能實現對基建檔案的妥善保管，從而提升電力企業的綜合管理水平。
2 規范化、標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用策略
隨著我國電力事業的飛速發展，電力基礎設施的建設工作逐步完善，因此要對電力工程基建檔案實施規范化、標準化的管理模式才能進一步提升我國電力企業的綜合市場競爭力。為了能夠解決當下電力基建工程檔案管理模式中的一些問題，可通過以下幾個步驟來實施對電力基建工程檔案的規范化、標準化管理。
2.1 基建工程項目施工前期文件方面的管理辦法
在電力基建工程前期中的文件中主要包括研究階段、申報工程階段等過程所產生的重要文件，這些文件是確保施工過程合法進行的重要文字依據，同時也是確保后期基建工程項目順利施工的重要因素[2]，因此要加強對電力基建工程前期各類文件的管理力度。在資料收集、管理過程中由于經手人員較多、用時較長等問題，因此要求相關管理人員要具備較高的責任心、耐心、素質。同時檔案管理人員還要及時掌握電力基建工程項目的施工進度，依據施工過程中產生文件的時間對資料進行有序、妥善的管理手段，如發現問題要及時解決、上報，從而實現對電力基建工程前期文件的規范化、標準化管理措施。
2.2 招投標階段檔案方面的管理辦法
在電力基建工程項目的招投標階段，由于其參與招標、投標的企業過多，因此對基建工程檔案管理工作造成了一定阻礙。在這個階段中要進行歸檔的文件種類極多，其中主要包括：招標文件、投?宋募?、中標文件、澄清文件、平分文件等，如果檔案管理人員沒有對其進行分門別類的妥善管理，便會出現簽字不規范、資料收集不完善等問題，從而對后期電力基建工程的施工造成影響。因此在招投標階段要想有效提升對基建工程檔案的妥善保管，便要實施科學、合理的管理手段。檔案管理人員要全程參與到招投標過程中，并對企業自身的情況充分了解，對涉及到基建工程項目的相關資料要充分掌握，尤其針對招投標過程中的各個細節例如文件簽字、功能表等要對其進行有序的管理，還要注意簽字、功能表等細節的操作規范。如果檔案管理人員由于特殊原因并未能參與到招投標的過程當中，在活動結束之后要積極聯系相關部門并進行檔案資料移交工作，并對其進行登記、分類、歸檔等操作。
2.3 施工設備資料方面的管理辦法
在對電力基建工程施工設備方面資料進行管理過程中，要求檔案管理人員首先要加強與施工設備采購部門的溝通，并充分了解工程所用設備的生產商情況、設備參數數據，要編制出設備采購的臺帳，同時要將施工設備的訂購合同妥善保管。另一方面，在施工設備進場之前的檢測工作中，檔案管理人員也要參與其中，并收集相關有關施工設備的檢測資料，之后對資料分類、等級、歸檔，實現在施工設備采購過程中所產生文件的規范化、標準化管理策略。
2.4 施工材料合同的管理辦法
施工材料是決定電力基建工程施工質量的重要因素，因此檔案管理人員在對相關資料進行管理的時候，首先要與施工材料采購部門進行溝通，并掌握施工材料的采購、運輸、進場檢驗的全部過程，對于施工材料的采購合同、運輸物流單、檢驗報告等相關文件要進行仔細核對、分類、收集、歸檔。同時還要對施工材料相關合同中的蓋章進行確認，要保證蓋章是否符合相關規定以及合同內容中有無錯誤、遺漏現象，發現問題要及時修改、糾正。只有加強對施工材料方面文件的規范化、標準化管理力度才能提升電力基建工程項目的整體施工質量，并有效節約電力企業的施工成本，為電力企業全方位綜合發展提供有效助力。
2.5 施工資料、安裝文件的管理辦法
要利用規范化、標準化的管理手段對基建工程中的施工資料、安裝文件進行妥善管理，從而保證在電力基建工程竣工后能夠對相關文件順利移交。檔案管理人員要想對施工材料、安裝文件進行有效管理，便要做好一定的檔案資料累積工作，要與相關部門密切配合來進行相關資料的收集、強化、記錄等工作，并協助相關管理部門制定科學、完善的管理制度。另一方面，檔案管理人員要在這個過程中發揮出監管職能，要對電力基建工程項目中的監理[3]、施工企業材料管理、施工質量管理等環節進行監督，如發現出現不合理的管理情況要及時制止并糾正，才能實現對電力基建工程項目檔案的規范化、標準化管理。
關鍵詞：信息化；檔案；醫院1醫院檔案管理包含的內容
相比一般企業的檔案，醫院檔案除了醫院工作人員的檔案資料、日常會議記錄、設備清單等，還包括患者病歷這一特殊內容。患者病歷是醫院的重要資源，是用于科研研究、提升醫療技術和服務水平的第一手資料，也是日常醫生診斷患者的依據。因此需要隨時隨地快速調閱，以保證日常工作能夠正常開展。
其次，對于醫院內部資料信息的妥善保管，也是醫院適應市場化競爭之必須，如設備采購清單、醫護人員檔案等，與醫院財務管理、人才管理息息相關，也為醫院能夠實現服務社會和盈利的雙贏打下基礎。
2檔案管理信息化的作用
2.1彌補傳統檔案管理的不足，提升檔案管理效率傳統的檔案管理方法繁瑣、費工費時，且調閱起來非常麻煩。采用計算機技術，將檔案信息輸入電腦，實現快速編目、分類和保管，并可以使用檢索等功能能快速定位、調閱，以及編輯錄入，易于調閱和更新。
2.2減少成本投入隨著醫院規模的擴大，檔案資源越來越多，傳統管理方法需要不斷增加投入來擴大管理面積、增加管理人員，運費成本逐年提高。電子化檔案資源不存在紙張發黃變脆等癥結，儲存在電腦中也解決了過多的檔案資料占地、后期持續投入成本的問題。
2.3實現資源共享，提高服務效率良好的檔案管理，有利于醫護人員快速調閱患者病歷，提升診斷效率；資源共享至各個部門也使得患者能夠方便掛號、就醫、取藥，提高對醫院的滿意度；同時，醫院能夠根據患者的病歷有針對性的進行醫學研究，有利于進一步提升醫療服務質量，使醫院發展邁入良性軌道。
3檔案管理信息化建設存在的問題
盡管在信息化大潮的推動下，各醫院都已經或多或少開展檔案管理的信息化建設，并取得了一些成就[1]。但是在建設過程中仍有不少問題暴露出來，具體可以歸納為以下幾個方面。
3.1醫院領導缺乏足夠重視醫院管理層雖然推動了信息化的改造，但沒有充分意識到信息化建設在醫院發展中的重要性，因此缺乏長遠眼光，僅停留在向無紙化轉變的層面。在檔案管理系統開發上缺乏足夠的設計和投入，容易導致后期升級困難，管理僵化等問題。
3.2資金支持不到位毋庸置疑，一套完善的檔案管理系統的開發，需要足夠的資金投入，甚至需要后期的追加來更新系統版本，但醫院管理層沒有意識到系統開發難度和所需維護力度，導致成本投入有限。
其次，許多醫院認為檔案管理是清閑活，給檔案管理人員的工資較低，這一方面導致無法找到合適的人才，也不易于提高檔案管理工作的積極性。
3.3管理人員信息化水平落后很多醫院的檔案管理人員還沿用傳統的檔案管理方法，缺乏信息化思維，對計算機技術掌握程度較低，導致不能夠提出切實有效的信息化建設方案。在實施過程中，既缺乏系統培訓，也沒有足夠的知識支撐，導致工作開展處在被動狀態，創新意識不強。
4信息化環境下醫院檔案管理建設的幾點建議
應對我們上述探討的信息化建設中存在的問題，結合醫院的實際情況和當代信息技術發展狀況，作者有以下幾點建設建議。
4.1轉變思想觀念，對信息化建設給予充分重視醫院領導應該充分重視檔案管理的信息化建設，將其納入醫院信息化建設的框架之中。在開發初期就將檔案管理系統和日常出診、科研系統打通，實現全院數據庫相通，既方便了信息的統一管理，同時也有利于日后的維護。
同時，制定詳細的檔案管理規章制度，明確檔案管理人員的職責。設立考核機制，監督檔案管理工作的開展[2]。使信息化系統的功能得到充分的發揮。
4.2充分規劃，打造檔案管理信息系統一套行使有效、符合用戶使用習慣的信息系統需要經過充分的論證、設計和開發，并考慮到后期的完善需求，需要具備足夠的開放性。因此，信息系統建設不能盲目上馬，檔案管理人員需要認真調研需求，同時針對醫院已有的信息化系統，進行功能匹配。也需要有專業的技術人員進行軟件開發和運維。
對內系統如針對醫生的病例查閱系統，可以采用桌面虛擬化技術，為醫生配備iPad移動終端，通過統一的后臺管理設備，醫生可以隨時隨地調閱病例，方便診斷，統一的管控也有利于信息安全和管理。
4.3確保檔案信息安全檔案信息安全是信息化建設的關鍵。對于內容，需要設置防火墻，防止黑客攻擊。完善的容災機制也是必須，否則一旦遭遇突發的災害或者系統宕機，造成數據丟失無法恢復，后果將不堪設想。
4.4對檔案管理人員進行培訓，提升信息化管理水平管理人員分為兩部分，一部分是檔案內容的管理者，對他們需要進行系統使用方法和管理條例培訓，統一檔案歸檔制度，保證信息得到正確、有效地整理和錄入[3]。
另一部分是系統運維人員，對此需要進行安全意識培訓、技術培訓等，讓運維人員認識到檔案信息安全的重要性，并理解醫院檔案管理的需求，做好系統升級和運維工作，成為檔案管理的堅實后盾。
5結語
醫院檔案信息化管理具有重要的現實意義，只有充分認識到這一點，才能切實有效地開展工作。醫院也需對信息化建設中可能出現的問題有充分的準備，才能應對挑戰，促進醫療衛生事業的發展。
參考文獻：
[1]史小群.關于醫院檔案管理信息化建設的研究[J].民營科技，2013,02:218+178.
1計算機技術在文件與檔案管理中應用的意義
1.1促進檔案管理的科學化
在檔案信息化管理的過程中，運用計算機技術可以促進檔案管理的自動化、規范化、科學化，提高檔案管理的質量與效率。計算機技術可以將檔案數據進行快速的分類，避免人工管理的緩慢問題，對信息進行自動化的整合，提升檔案管理的整體性、準確性，保證檔案管理的工作質量，促進檔案管理的簡單化，促進檔案管理的優化，最大程度的保證檔案管理的安全性。
1.2提高檔案管理的利用效率
在傳統檔案管理的過程中，由于大部分都是紙質檔案，攜帶、整理、查詢都比較困難，檔案信息沒有辦法實現信息共享，這給檔案管理的綜合利用帶來不便。通過計算機技術，檔案信息能夠隨時隨地的更改、查詢、共享，提升檔案管理的整體水平，讓檔案管理的質量與效率都逐漸提升，在信息化背景下，完善檔案管理的保存方式，讓檔案管理的質量水平更高，有效的增強資源的利用，促進事業單位的進步與發展。
2計算機技術在文件與檔案管理應用階段
2.1計算機技術的應用階段
計算機技術應用階段，就是將計算機技術融入到事業單位文件與檔案管理工作中，對文件檔案管理進行編輯、統計、借閱等，利用計算機編制歸檔技術，建立文檔的數據庫，按照不同的管理要求，對單位的數據、文件、文檔進行分類與管理，還可以利用計算機檢索技術，加強對文檔的識別能力，讓員工能夠快速的檢索文件，找到自己想要的信息。計算機技術對數據庫的文件出入庫、庫存空間的占有率、歸還等進行記錄與統計，方便管理者對其進行管理與用。
2.2計算機技術運用的綜合階段
計算機技術的綜合運用階段，是指在計算機文件檔案管理中的應用效果，管理人員依據應用效果轉變自身的工作狀態與工作模式，改變工作方式。因此，對計算機信息處理進行大量的研究，結合本單位工作的實際情況，選擇適合的軟件，構建平臺與系統，滿足日常工作中的計算機要求。
2.3電子文件應用階段
電子文件應用階段，改變了傳統檔案管理技術，利用電子對文件進行處理，在工作形式與管理方式上有了很大的轉變。首先，在生成環境上，文件管理的工作人員，將文檔的關鍵信息與數據錄入到計算機程序中，然后形成電子文件，這些電子文件可以在形式、格局上進行改變，可以高效存儲、輸入，可以更好地進行保密工作，讓生成環境得到進一步優化。
3計算機技術在文件與檔案管理中的應用
3.1明確應用策略
為了提升計算機的應用水平，需要建立健全檔案管理制度。在開展檔案管理的過程中，必須對管理人員進行全面升級。檔案管理人員需要具備專業的檔案管理素質，加強對計算機技術的熟練運用，掌握現代化的檔案處理模式，促進檔案管理的不斷創新，加強檔案計算機技術的跨越式發展。
3.2建立檔案信息數據庫
在檔案數據庫的建設中，需要充分利用計算機技術，對數字檔案進行及時保存。隨著經濟的發展，科技的進步，電子文檔數據系統也應該不斷安全、優化，要不斷的研發、建立科學的計算機技術與防火墻的技術，對事業單位重要數據與文件進行全面保護與升級。事業單位內部要加檔案安全管理，注重自主技術的開發與應用、網絡環境是開放的，存在很多不確定的因素，事業單位在建立數字庫的時候，要選擇適當的、值得信賴的生產商，建立多重保護系統，加強對病毒、網絡黑客的防范，在硬件設施上要反復檢測，定期維護，全面提升數字化檔案管理系統的穩定性與安全性。
3.3提升檔案管理人員的計算機水平
隨著計算機技術的廣泛運用，事業單位相關領導應該認識到計算機信息管理的高效性。不僅僅重視行政工作的有效進行，更要重視檔案管理人員的計算機運用水平，加強人力、物力、財力的合理運用。因此，我們必須改變檔案管理人員的思想，定期開展合理的培訓，讓工作人員熟悉計算機文檔的管理流程，完善計算機操作技術，推行獎懲制度，對于那些積極配合、完善自身的員工給予獎勵，對于那些沒有辦法跟上時代步伐的員工給予淘汰。單位也要改善檔案管理工作人員的待遇與編制問題，多多的吸收相關的專業人才，提高檔案管理工作人員的積極性。
3.4重視文檔資源的標準化建設
隨著計算機在文件與檔案管理工作中運用范圍越來越廣，很多單位高度重視對先進設備的采買，忽視文檔資源的標準化建設，導致采購的先進設備長期閑置，浪費資金，新型的計算機檔案系統沒有辦法滿足單位的真實需求，事業單位必須高度重視文檔資源的標準化建設，建立有效的數字化管理系統，管理系統中要包括檔案管理、系統管理、查詢管理、安全措施等等，確保為檔案管理工作節省大量的人力、物力、財力。總而言之，在新時代的背景下，加強計算機與文件檔案管理的結合，促進檔案管理的信息化、科學化，加強檔案管理工作的水平，促進檔案管理的共享，讓檔案管理創新與發展。
計算機碩士論文參考文獻
[1]杜鵬遠.淺談計算機技術在文件與檔案管理中的應用[J].科技經濟導刊，2017.
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