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辦公室管理

時間:2023-06-07 09:10:47

開篇:寫作不僅是一種記錄,更是一種創(chuàng)造,它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感,將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公室管理,希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友,陪伴您不斷探索和進(jìn)步。

辦公室管理

第1篇

企業(yè)辦公室是工作的核心部門,其工作水平和工作質(zhì)量直接影響企業(yè)的整體工作。堅持以人為本,與時俱進(jìn),最大限度地調(diào)動辦公室工作人員的積極性,最大限度地發(fā)揮辦公室工作人員的整體合力,開創(chuàng)一種團(tuán)結(jié)向上、積極奉獻(xiàn)、努力工作氛圍。

一、制度化管理是企業(yè)辦公室人員必須具有的意識

企業(yè)辦公室的工作人員基本上是擇優(yōu)的,整體素質(zhì)比較好。但是,工作水平的高低、工作質(zhì)量的高低必須要有一個統(tǒng)一規(guī)范的衡量機(jī)制。首先,在建章立制上下功夫,實行規(guī)范管理。一方面,圍繞制度的深度、廣度、內(nèi)涵提升做文章;另一方面,在制度與制度的制和關(guān)聯(lián)性上下功夫。建立健全領(lǐng)導(dǎo)班子職責(zé)與分工細(xì)則、辦公室主任會議議事規(guī)則和決策、崗位目標(biāo)責(zé)任考核制度、值班制度、工作人員過錯追究辦法等。在制度制定時把握政策性和實效性,多一些標(biāo)準(zhǔn),少一些概念,多一些定量,少一些定性,將操作規(guī)則細(xì)化到每一項具體事務(wù)的處理上。職務(wù)任免、大事決策、經(jīng)費核報、外聯(lián)接待、車輛調(diào)度、文電處理、值班安排等都有章可循,每天的工作井然有序。其次,努力尋求制度化管理與人情管理的契合點。各科室在大框架的統(tǒng)一下,自身有很大的自,無論是調(diào)研、督查工作,還是信息工作,都可根據(jù)實際創(chuàng)造性地開展。在平時的工作過程中,應(yīng)注重尊重人、理解人入手,經(jīng)常用換位思考來衡量規(guī)章制度和合理性,全力創(chuàng)造一種較好輕松的工作環(huán)境,要以制度化管理體系為基本,制度化與人情化管理互相促進(jìn),彼此平銜。

二、以團(tuán)隊式管理,倡導(dǎo)一種無私奉獻(xiàn)的精神

企業(yè)辦公室工作無論大小,都必須一絲不茍,不得有半點懈怠,更不得有半點差錯。雖然時間上沒有定數(shù)、任務(wù)上沒有定量,都不得憑工作論報酬,需要的是無私奉獻(xiàn)。這種品質(zhì)的形成,不是指令所能做到的。要盡量創(chuàng)造一種和諧、溫暖、健康的工作環(huán)境,把大家引導(dǎo)到熱愛集體,維護(hù)整體利益的層面上來,有計劃地開展一些團(tuán)隊活動,給大家在有益的整體活動中增進(jìn)了解,加強(qiáng)意識,以所在集體為榮,以所在集體為樂,愿意為了集體的利益努力工作,無私奉獻(xiàn)。同時,著力于引導(dǎo)大家樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心,樹立不斷創(chuàng)新和追求卓越的意識,讓大家在工作中達(dá)到默契,共同創(chuàng)造一種通力合作、群策群力的工作環(huán)境。

三、以創(chuàng)優(yōu)式管理激活一種昂揚(yáng)向上的狀態(tài)

以培育好的思想、鍛煉好的潛力、保持好的作風(fēng)、樹立好的形象為重點,在辦公室干部職工中深入開展“創(chuàng)滿”活動。采取科室自薦、民主推薦和組織評審相結(jié)合的辦法,深入開展“滿意工勤人員”、“滿意科室”等針對性強(qiáng)的內(nèi)部評選活動:積極開展讀書活動,做到每日一讀、每周一學(xué)、每月一課、每季一題和每半年一考,使學(xué)習(xí)成為一種自覺行為,成為生命的一部分,促進(jìn)辦公室人員整體素質(zhì)的不斷提高。

四、以親情式管理健全一種待遇留人的機(jī)制

一是健全用人機(jī)制中踐行親情式管理。身處企業(yè)核心部門,事業(yè)的成功、個人的進(jìn)步,始終是大家最為關(guān)心的問題。而辦公室的人員天天為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù),耳濡目染,又具有較高的政策理論水平、文字表達(dá)能力和綜合協(xié)調(diào)能力。因此,辦公室不僅應(yīng)是培養(yǎng)人才的熔爐和陣地,也應(yīng)是輸出人才的重要載體。在堅持對辦公室人員嚴(yán)格要求、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),在引導(dǎo)他們把個人的前途、事業(yè)置身于黨的事業(yè)之下的同時,又時刻關(guān)心辦公室干部的成長進(jìn)步,把對他們的感情寄寓在積極創(chuàng)造成才環(huán)境的過程之中,經(jīng)全力解決他們的職級待遇,又有計劃地提拔、交流,及時把那些黨性強(qiáng)、作風(fēng)硬、工作突出的優(yōu)秀人員推薦到領(lǐng)導(dǎo)崗位,真正使辦公室成為“一池活水”。二是在改善待遇機(jī)制中踐行親情式管理。近年來,我們要按照中央“用適當(dāng)待遇留人”的要求,在教育干部職工艱苦奮斗、無私奉獻(xiàn)的同時,本著以人為本、量力而行、盡力而為的原則,在政策允許范圍內(nèi),對于工作、生活中存在困難和問題的職工,千方百計幫助其解除顧慮、盡心竭力協(xié)助其解決難題,讓每一個人都能夠感受到一份來自企業(yè)集體的溫暖和關(guān)懷。

(作者單位:延長油田股份有限公司)

第2篇

在日常生活中,醫(yī)院扮演著一個既特殊又重要的角色。雖然醫(yī)院不是專門以盈利為目的的機(jī)構(gòu),但在履行救死扶傷職責(zé)和義務(wù)的同時又要確保能夠養(yǎng)活自己。雖然不是軍隊,卻有與軍隊一樣嚴(yán)格的編制。醫(yī)院是否能夠扮演好自己在社會中的角色,科學(xué)合理的醫(yī)院管理至關(guān)重要,而醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院管理中重要的樞紐部門具有以下4大特點。①綜合性。辦公室領(lǐng)導(dǎo)的工作涉及范圍廣泛,既包含政治經(jīng)濟(jì),又具有實質(zhì)性的業(yè)務(wù)工作;在有政務(wù)處理的同時還有事務(wù)需要解決。因此,醫(yī)院辦公室管理工作具有極強(qiáng)的綜合性,這就要求醫(yī)院辦公室工作者必須具備良好的綜合能力素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)。②政策性。辦公室要履行協(xié)助各級層的領(lǐng)導(dǎo)和院長的重要職責(zé),并貫徹和落實黨和國家的各項政策、方針、路線,因此具有政策性。③服務(wù)性。辦公室主要是為本醫(yī)院各部門領(lǐng)導(dǎo)及院長服務(wù),不能離開領(lǐng)導(dǎo)而單獨存在。此外,醫(yī)院辦公室工作者還要面對整個醫(yī)院所有的科室和部門,不僅要為院領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)、有效的服務(wù),更要為奮斗在臨床一線的員工做好服務(wù)工作。④被動性。由于辦公室直接受上級領(lǐng)導(dǎo),主要是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),運轉(zhuǎn)也是圍繞領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行的,工作內(nèi)容比較被動。而醫(yī)院辦公室工作應(yīng)在被動的工作中爭取主動性。例如,對例行的公式性、程序性的工作要提前做好準(zhǔn)備。對領(lǐng)導(dǎo)臨時交代的任務(wù)或其他非程序性工作,要不斷提高預(yù)見性,打有準(zhǔn)備的仗??傊k公室工作者要時刻做好準(zhǔn)備來應(yīng)對突發(fā)狀況。

2醫(yī)院辦公室的職能

醫(yī)院辦公室的實際工作職能與文秘的工作職能較為相似,工作中要做好醫(yī)院各部門之間的協(xié)調(diào),例如:要做好醫(yī)院人力資源協(xié)調(diào)、醫(yī)院內(nèi)部各部門各科室之間的溝通協(xié)調(diào)、對醫(yī)院的統(tǒng)籌進(jìn)行協(xié)調(diào)規(guī)劃等。綜合性極強(qiáng)不僅具有行政職能、管理職能還具有服務(wù)職能。醫(yī)院辦公室工作人員要依據(jù)政府頒發(fā)的法令政策與上級部門的指令制定與本院相關(guān)的規(guī)章制度,同時要安排各部門員工進(jìn)行全院性的會議并制作好會議計劃及會議記錄、協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)部各部門的工作、負(fù)責(zé)兄弟醫(yī)院與上級機(jī)關(guān)等外來的接待工作以及向上級部門匯報總結(jié)報告等工作。

3醫(yī)院辦公室的作用

醫(yī)院管理是指管理者通過組織、籌劃、分配等環(huán)節(jié)的設(shè)計,對醫(yī)院的人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置,為確保醫(yī)院的迅速發(fā)展對醫(yī)院內(nèi)部的各部門工作進(jìn)行協(xié)調(diào)規(guī)定,力求將醫(yī)院的資源配置達(dá)到最優(yōu)化的利用。隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展,醫(yī)院的數(shù)量及規(guī)模越來越大,對于醫(yī)院的管理難度也相對變得更加復(fù)雜,醫(yī)院管理工作的難度也相應(yīng)增加。醫(yī)院辦公室作為綜合性的辦公機(jī)構(gòu),自然在醫(yī)院管理中具有十分重要的作用和地位。主要表現(xiàn)在以下5個方面。

3.1信息提供作用

隨著時展,醫(yī)療水平也逐漸提高,醫(yī)院工作的節(jié)奏也明顯加快,對醫(yī)院辦公室工作的要求也隨之提升。醫(yī)院辦公室應(yīng)及時掌握與了解醫(yī)院的各類信息,如果有些信息處理得不及時,處理方式不到位,就有可能影響到整個醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。醫(yī)院辦公室想要做好信息傳遞工作,就必須明確自己的職能、定位好自己的角色、在工作時踏實積極、勇于創(chuàng)新,確保寶貴的信息資源發(fā)揮出其應(yīng)有的價值和作用。與此同時,辦公室要重視信息的收集和反饋,確保上情下達(dá)與下情上達(dá)緊密結(jié)合起來,以此促進(jìn)上級主管部門與醫(yī)院之間、醫(yī)院各科室之間、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與職工之間進(jìn)行有效的溝通。

3.2助手作用

由于醫(yī)院辦公室工作是領(lǐng)導(dǎo)工作的一部分,要承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作中需要執(zhí)行的具體任務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難,確保領(lǐng)導(dǎo)不陷入繁雜、瑣碎的工作中,而有更多的時間和精力思考和處理重大的問題,所以醫(yī)院辦公室承擔(dān)著助手的作用。辦公室工作要聽從領(lǐng)導(dǎo)的決策和安排,幫其收集并調(diào)查各種相關(guān)的信息資料,提前做好準(zhǔn)備工作,方便領(lǐng)導(dǎo)有效決策,同時協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好管理和實施等方面的準(zhǔn)備工作。

3.3參謀作用

辦公室工作不僅要執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示并落實其命令,還要為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。比如:在醫(yī)院某一個項目需要落實之前,辦公室工作者要廣泛收集其資料,準(zhǔn)備好幾套方案交與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱,最終選取出最合適的方案。同時醫(yī)院辦公室工作者還應(yīng)深入到基層關(guān)心和了解基層員工的意見和需求,可召集基層員工每月開展一次非正式的交流會議,會上大家可以提出自己的意見和建議。可以對于醫(yī)院的某項規(guī)章制度進(jìn)行投訴或者表示自己不滿意的原因等,通過醫(yī)院辦公室將這些建議和意見進(jìn)行歸納總結(jié),反饋到上級部門,同時為其提供相應(yīng)的改進(jìn)意見與方案,讓領(lǐng)導(dǎo)批閱,從而有效協(xié)調(diào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與基層員工之間的關(guān)系。另外,醫(yī)院辦公室在領(lǐng)導(dǎo)即將做出重大決策時,對醫(yī)院內(nèi)外部情況進(jìn)行實地考察,綜合收集到的各種情況,為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確有效的信息,保證計劃實施后要及時進(jìn)行跟蹤記錄,確保發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整,項目順利進(jìn)行。

3.4橋梁作用

醫(yī)院辦公室工作其實是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示,落實領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)工作,比如該院院長接到某一上級部門下達(dá)的要求與任務(wù),要求院長將其完成,院長接收到該任務(wù)時首先要對其進(jìn)行規(guī)劃,規(guī)劃具體工作以后將指示下達(dá)到醫(yī)院辦公室,辦公室工作人員按照院長下達(dá)的指令開展相關(guān)工作,工作具體分工后通知醫(yī)院的相關(guān)人員或者其他部門安排落實。醫(yī)院辦公室工作的重要作用之一就是將上級領(lǐng)導(dǎo)的指示具體化,然后對相關(guān)的工作進(jìn)行具體化的安排。另外,醫(yī)院辦公室還要收集其他部門的建議或意見,包括醫(yī)院其他部門對于醫(yī)院整體運作和管理的意見、對于醫(yī)院某一項目的意見和意見,也包括患者或者醫(yī)院工作者對于醫(yī)院的投訴與建議等,醫(yī)院辦公室要把這些意見進(jìn)行收集歸納,反饋給領(lǐng)導(dǎo),由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

3.5協(xié)調(diào)作用

醫(yī)院辦公室還有一項重大的職能是協(xié)調(diào),工作內(nèi)容包括:協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院基層員工之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)醫(yī)患之間的關(guān)系、協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)部各部門之間的關(guān)系等,協(xié)調(diào)工作在醫(yī)院的運營及發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。在接收到領(lǐng)導(dǎo)的工作指示時要合理安排,若安排的不合理,易引起執(zhí)行部門或者其他部門的不滿,若不同的部門合作的同一項目出現(xiàn)工作摩擦?xí)r,醫(yī)院辦公室也要積極做好調(diào)解協(xié)調(diào)工作。另外,除了需要協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)部之間的關(guān)系,還要協(xié)調(diào)好醫(yī)患之間的關(guān)系。有很多醫(yī)院因為沒有正確合理地處理醫(yī)患之間的關(guān)系,受到社會大眾的譴責(zé)。因此,醫(yī)院辦公室應(yīng)積極主動收集患者及家屬的意見與建議,在醫(yī)院多處設(shè)立意見收集箱,患者對于醫(yī)院的不滿之處或者對服務(wù)態(tài)度不好的醫(yī)務(wù)工作人員都可以進(jìn)行投訴。醫(yī)院辦公室工作者定時將意見箱的意見進(jìn)行總結(jié)歸納,期間存在的問題盡量改進(jìn),協(xié)調(diào)好醫(yī)患之間的關(guān)系。

4結(jié)語

第3篇

一、辦公室管理條例

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司管理,維護(hù)公司良好形象,特制定本規(guī)范,明確要求,規(guī)范行為,創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。

第二章 細(xì)則

第二條 服務(wù)規(guī)范:

1、儀表:公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方;

2、微笑服務(wù):在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合,應(yīng)注釋對方,微笑應(yīng)答,切不可冒犯對方;

3、用語:在任何場合應(yīng)用語規(guī)范,語氣溫和,音量適中,嚴(yán)禁大聲喧嘩;

4、現(xiàn)場接待:遇有客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻,上班時間(包括午餐時間)辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待;

5、電話接聽:接聽電話應(yīng)及時,一般鈴響不應(yīng)超過三聲,如受話人不能接聽,離之最近的職員應(yīng)主動接聽,重要電話作好接聽記錄,嚴(yán)禁占用公司電話時間太長。

第三條 辦公秩序

1、工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。

2、職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行(大廳、會議室、接待室、總經(jīng)理室)或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系,如需在個人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的,時間一般不應(yīng)超過三分鐘(特殊情況除外)。

3、職員應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔。

4、各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔,公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。

5、發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備(包括通訊、照明、影音、電腦等)損壞或發(fā)生故障時,員工應(yīng)立即向辦公室報修,以便及時解決問題。

第三章 責(zé)任

本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司辦公室共同執(zhí)行,違反此規(guī)定的人員,將給予50-100元的扣薪處理。

二、辦公室物資管理條例

第一章 總則

為使辦公室物資管理合理化,滿足工作需要,合理節(jié)約開支,特制訂本規(guī)定,此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。

第二章 物資分類

1、公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。

2、低值易耗品:筆、紙、電池、訂書釘、膠水等

3、管制品:訂書機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等

4、個人保管物品:個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資;

5、實物資產(chǎn):物資價格達(dá)300元以上,如:空調(diào)、計算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)。

第三章 辦公用品物資采購

1、公司辦公用品物資的采購,原則上由辦公室統(tǒng)一購買,屬特殊物資經(jīng)辦公室同意,可由申購部門自行購買。

申購物品應(yīng)填寫物品申購單,300元以內(nèi)物品申購交部門經(jīng)理同意,辦公室批準(zhǔn);300元以上(含300元)部門主管同意,辦公室審核,總經(jīng)理審批。

2、物資采購由辦公室指定專人負(fù)責(zé),并采取以下方式:

1)定點:公司定大型超市進(jìn)行物品采購。

2)定時:每月月初進(jìn)行物品采購。

3)定量:動態(tài)調(diào)整,保證常備物資的庫存合理性。

4)特殊物品:選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較,擇優(yōu)選用。

第四章 物資領(lǐng)用管理

1、公司根據(jù)物資分類,進(jìn)行不同的領(lǐng)用方式:

2、低值易耗品:直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

3、管制品:直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用

4、貴重物品:根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用

5、實物資產(chǎn):由辦公室設(shè)立實物資產(chǎn)管理臺帳,以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀

第五章 公司物資借用

1、凡借用公司辦公器材,需填寫物資借用單,并由部門主管簽字認(rèn)可

2、借用物資超時未還的,辦公室有責(zé)任督促歸還

3、借用物資發(fā)生損壞或遺失的,視具體情況照價或折價賠償

第六章 附則

1、新進(jìn)人員到職時有管理部門通知,向辦公室領(lǐng)用辦公物品;人員離職時,必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù),未經(jīng)辦公室認(rèn)可的,其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。

2、辦公室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。

3、本辦法由人事部解釋、補(bǔ)充、修改時亦同,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

三、傳真使用管理辦法

(一)、總則:為加強(qiáng)公司傳真使用管理,特制定本辦法。

(二)、使用范圍

1、本辦法適用于公司使用傳真機(jī)的各種情況。

2、使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。

(三)、傳真的接收管理

1、傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi),由收發(fā)員統(tǒng)一接收。

2、傳真件接收后,填寫收件登記簿,并及時分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存,業(yè)務(wù)部門留復(fù)印件。

3、公司傳真機(jī)應(yīng)隨時處地開機(jī)接由狀態(tài)。

(四)、傳真的發(fā)送管理

1、各部門和人員發(fā)送傳真,由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送;重要文件可由當(dāng)事人親自發(fā)送。

2、傳真發(fā)送,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),填寫發(fā)文登記簿表,并及時發(fā)送出去;因故不能發(fā)送,應(yīng)及時通知有關(guān)當(dāng)事人迅速另行處理。

3、傳真原件留存行政部。

(五)、附則

傳真電話不能被占為普通電話使用,以免延誤傳真收發(fā)。

四、公司值班管理條例

一、總則:為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全,特制定本制度。

二、管理體制

1、員工值日:公司依據(jù)自身情況,設(shè)立公司或部門值日制度;

2、部門主管值班:公司依據(jù)自身情況,設(shè)立公司部門主管值班制度。

三、管理要點和內(nèi)容

(一)、員工值日。

1、目的:維護(hù)公司日常工作秩序,及時聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù);

2、一般以工作時間為責(zé)任時間;

3、值班要點:

1)、巡察辦公場所保潔情況;

2)、電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送;

3)、領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。

(二)、部門主管值班

1、目的:以公司業(yè)務(wù)工作為主;

2、一般以下班時間或節(jié)假日為值班時間;

3、值班要點:

1)、接待下班后來客;

2)、處理未完成工作;

3)、處置下班后的突發(fā)、緊急事件;

4)、值班人員接打值班電話,應(yīng)記錄來電時間、單位、授話人、主要內(nèi)容;

5)、值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內(nèi)容,提出處理意見;

6)、值班人員要按規(guī)定準(zhǔn)確填寫值班日志。

四、值班規(guī)定

1、遵守值班紀(jì)律,按時交接班,有事須先請假,以便安排臨時代替人員;

2、值班時堅守崗位,不得聚眾打牌、看電視、嗑睡;

3、在規(guī)定的時間做好防盜、防火等工作,尤其加強(qiáng)對重點部位的監(jiān)管;

4、接待來賓外松內(nèi)緊、熱情招呼,具有高度警惕性,善于鑒別來人意圖,要守口如瓶,不能隨便亂說;

5、值班人員密切關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)活動行蹤,遇到緊急情況即能取得聯(lián)系,須將公安、消防、醫(yī)院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機(jī)、出租車的地址、電話、路線等信息置于明顯處,以備應(yīng)急需要;

6、 遇到緊急事件,首先要冷靜,敢于負(fù)責(zé),一方面大膽采取應(yīng)急措施,以免貽誤;另一方面及時匯報主管領(lǐng)導(dǎo)或和公安部門報警。

五、接聽值班電話應(yīng)注意:

1、禮貌相待:不論打進(jìn)、接入,應(yīng)主動通報公司名稱、職務(wù)、姓名,如對方未通報,應(yīng)客氣詢問清楚;

2、使用語言文明,切忌粗聲粗氣;

3、對重要或較長的電話內(nèi)容,可請對方復(fù)述一遍;

4、對要求打公司領(lǐng)導(dǎo)的電話,首先問清對方的單位名稱、職務(wù)、姓名,然后婉轉(zhuǎn)回答“請您稍等,我給您找一下”之類的話再處置;

5、 對打聽事情、咨詢類擔(dān)心條態(tài)度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答;

6、 除緊爭情況隨時報告外,一般將若干電話內(nèi)容集中到一起,有條理地予以報告;

7、加大節(jié)假日值班力量,由公司部門主管帶班,征求下屬中同意后排定值班表,印發(fā)各有關(guān)部門和人員;

第4篇

乙方:辦公室

為了維護(hù)公司的穩(wěn)定和良好的管理秩序,認(rèn)真貫徹落實治安管理、消防管理、禁毒等各項措施,本著“誰主管,誰負(fù)責(zé)”的原則,公司與辦公室簽訂××××年度治安安全、消防安全、無毒部門和無一人參加非法組織等綜合管理責(zé)任書。

一、根據(jù)學(xué)院和公司的安全防范工作目標(biāo)及乙方的實際情況,甲方確定公司辦公室、報刊收發(fā)室為防火、防盜的重點要害部位。

二、部門負(fù)責(zé)人為安全工作第一責(zé)任人,甲乙雙方應(yīng)做到一級抓一級,層層落實、權(quán)責(zé)分明,在創(chuàng)安工作中落實工作責(zé)任制和失責(zé)追究制。

三、乙方每月召開安全工作會議不少于1次,應(yīng)對自身的問題和缺陷,制定切實可行的整改措施。

四、本著“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的精神,乙方應(yīng)建立、健全部門安全管理制度,將安全工作責(zé)任制落實到具體崗位,尤其是重點崗位要簽訂安全責(zé)任書,把責(zé)任落實到人。

五、乙方要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和日常管理,防止發(fā)生責(zé)任、意外事故,并做好以下日常工作:

(一)、要經(jīng)常督促部門員工認(rèn)真履行崗位職責(zé),加強(qiáng)責(zé)任心。

(二)、加強(qiáng)后勤辦公室文件資料的管理,防止遺失和泄密。

(三)、加強(qiáng)收發(fā)室工作人員的工作責(zé)任心,做好收發(fā)室的各項安全保衛(wèi)措施,做到信件資料的及時安全送達(dá),嚴(yán)防丟失泄密。

六、學(xué)院在各部位配置的消防器材,在非火警情況下,任何人不得擅自動用,若有損壞,責(zé)令其照價賠償。

七、乙方應(yīng)經(jīng)常開展部門安全教育,做到警鐘長鳴,防止和克服麻痹松懈思想和僥幸心理,防止發(fā)生重、特大和惡性事件。

八、乙方應(yīng)在本部門堅決杜絕“黃賭毒”、“非法教派”等社會丑惡現(xiàn)象和組織的活動,發(fā)現(xiàn)問題及時報告,堅決鏟除。

九、嚴(yán)格遵守學(xué)院關(guān)于廉政建設(shè)的相關(guān)制度,掌握本部門黨風(fēng)廉政建設(shè)情況,嚴(yán)格防范本部門發(fā)生違紀(jì)違規(guī)問題,對本部門發(fā)生的違紀(jì)違規(guī)問題,要及時糾正、查處和報告。

十、實行安全工作一票否決制。甲方將以維護(hù)部門治安穩(wěn)定與安全作為考核乙方工作的重要依據(jù)。因乙方安全責(zé)任不落實,安全制度不健全,問題解決不得力而發(fā)生經(jīng)濟(jì)損失的,按《××市單位公共財物被盜責(zé)任賠償規(guī)定》和有關(guān)規(guī)定處理。如發(fā)生重、特大事故,取消部門及個人評選“先進(jìn)”資格和扣發(fā)年度獎金。凡隱瞞不報、弄虛作假,視情節(jié)追究治安、刑事責(zé)任。對不履行本責(zé)任書某條款的,視情況予以處理。

十一、本責(zé)任書自××××年1月1日至××××年12月31日止。

第5篇

NBC正在熱播的電視劇《辦公室》,剛剛在今年八月獲得艾美最佳劇集獎。這部講述辦公室雇員之間種種趣事的電視劇,也向我們展示了不少銷售管理的學(xué)問。

由Steve Carell飾演的Mlchael Scott,是一家紙張供應(yīng)公司的區(qū)域經(jīng)理。他自認(rèn)為是世界上最冷靜,最有意思,最棒的老板。然而,在手下雇員的眼里他卻是一個最易激動的、最惹人討厭的老板。

為什么會有這樣的反差呢?這其中就有一個關(guān)于銷售管理的學(xué)問――那就是明星推銷員和出色的老板之間到底有多大的距離?Michael是從一個頂尖推銷員被提拔為區(qū)域經(jīng)理的。這也反映了如今銷售管理方面存在的一個普遍性問題,即優(yōu)秀的推銷員必然也會是優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)者的假定。如今,在美國許多公司都傾向于將優(yōu)秀的推銷員提拔到管理職位上,這樣可以減小培訓(xùn)成本,但是這些公司都忽略了一個問題那就是是否優(yōu)秀的推銷員具備領(lǐng)導(dǎo)能力。

美世人力資源咨詢公司負(fù)責(zé)銷售效率的主管Steve Grossman認(rèn)為,上文提出的問題是當(dāng)今管理界所犯的錯誤之一,而且這個錯誤還沒被人們所覺察。明星推銷員往往習(xí)慣于因為他們所取得的銷售成績而成為眾人矚目的焦點,但是作為一個領(lǐng)導(dǎo)者,他的工作絕對不會處在舞臺的中央,他們要做的是指導(dǎo)和管理員工,而不是像推銷員那樣生活在他們賴以存在的光環(huán)中。同時,一個優(yōu)秀的推銷員,非常需要得到周圍人的喜愛,因而他們總是要盡力取悅于人,而一個管理者勢必會有“得罪”下屬的時候。

正如劇中推銷員出身的區(qū)域經(jīng)理Michael,毫無疑問他是一個優(yōu)秀的推銷員,但是也許那些讓他成為優(yōu)秀的推銷員的素質(zhì),決定了他必定會是一個糟糕的領(lǐng)導(dǎo)者。他渴望光環(huán),在隱退幕后之后,他嫉妒下屬取得的銷售榮譽(yù)。他不敢得罪人,在公司需要裁員時,優(yōu)柔寡斷遲遲做不出決定,從Michael身上我們可以清晰地看到推銷員和管理者之間那段難以逾越的距離。

希爾頓的音樂營銷――《促銷》12月封面文章

希爾頓酒店即將展開一場音樂為主題的營銷實戰(zhàn),其目的是為了吸引更多的年輕住客。

如果入住希爾頓,你就會在辦完手續(xù)之后得到一把金鑰匙,用這把鑰匙可以打開酒店大堂中一個特別的箱子,你則有機(jī)會成為五位大獎得主之一,在箱子里找到2007年2月11日格萊美音樂獎頒獎晚會的入場券2張,以及來回的機(jī)票和食宿。這項促銷活動將于2007年1月7日在其旗下230家酒店展開,主要的目標(biāo)參與者是25歲~49歲的旅客。

希爾頓酒店的高級營銷總監(jiān)說“這次營銷活動不僅僅是為了制造轟動效應(yīng),或是把希爾頓品牌和格萊美聯(lián)系在一起,也是為了更好地吸引年輕顧客?!?/p>

與此同時,希爾頓酒店還與一些新生代音樂巨星Vassy、Ben Folds James Blunt、Jason Mraz以及Persephone’s Bees簽訂了廣告合同,還在美國舉行了一次全國性的尋找下一代音樂巨星的選秀活動,該活動的大獎得主Nick Benos也已經(jīng)成為家喻戶曉的人物?!拔覀儓孕旁诿總€人的人生旅途中,音樂都是非常重要的一部分,這也是我們?yōu)槭裁催x擇那些音樂新秀做廣告代言人的原因?!毕栴D的營銷總監(jiān)說。

第6篇

一、紀(jì)律

(一)遵守辦公時間,按時上下班,不得遲到、早退。因病、因事不能按時上下班時,必須請假;

(二)辦公期間必須使用普通話,應(yīng)當(dāng)保持肅靜,不得大聲喧嘩、閑聊;

(三)辦公設(shè)施和用具擺放整齊,保持整潔;

(四)辦公期間無特殊情況不準(zhǔn)收看電視、電影;

(五)辦公室工作人員應(yīng)注重儀表,任何人不得在辦公區(qū)穿拖鞋、著背心或赤背;

(六)艱苦樸素,勤儉節(jié)約,人員離開辦公室應(yīng)隨手關(guān)燈。

二、衛(wèi)生

(一)辦公室應(yīng)保持清潔,辦公用具無積塵,玻璃板下無雜物,墻壁無蜘蛛網(wǎng)、污漬,痰盂、煙缸、紙簍勤清洗,無陳積。

(二)辦公室內(nèi)地面無煙頭、痰漬,無紙屑、果皮和其它雜物。

三、文件起草

(一)文件起草人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí),搞好資料積累,不斷提高寫作能力,達(dá)到觀點明確、重點突出、文風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、文字簡練的要求,文種、格式符合要求,內(nèi)容、數(shù)字、文字準(zhǔn)確。

(二)文件起草人員要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖、思想敏銳,反映快捷,注重質(zhì)量,講求時效;格式正確,書寫規(guī)范。

(三)文件起草人員要堅持實事求是,克服大話、空話、假話等不良風(fēng)氣,客觀、真實、準(zhǔn)確地反映事物的本來面目。

(四)以上工作原則上由辦公室人員負(fù)責(zé)實施。

四、文件呈批

(一)呈送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批的公文必須是打印件,其文種、格式必須符合公文寫作要求,內(nèi)容正確,文字準(zhǔn)確;

(二)呈送本機(jī)關(guān)擬寫的公文在文稿前附《公文呈批箋》;

(三)呈送上級機(jī)關(guān)來文用《文件呈閱箋》,必須簽有承辦人、領(lǐng)導(dǎo)的意見,逐級呈批。

五、公文印發(fā)

(一)辦公室應(yīng)將公文文種、格式存放在計算機(jī)硬盤內(nèi),首先打印初稿,待處領(lǐng)導(dǎo)審簽后再用正式公文頭紙印發(fā);

(二)經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件復(fù)印時,必須反復(fù)校核,無錯字、別字、漏字、漏頁,文字清晰,準(zhǔn)確無誤后,方能按文件規(guī)定分發(fā);

(三)翻印上級機(jī)關(guān)下發(fā)的秘密公文,應(yīng)經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格控制印數(shù)。超級秘書網(wǎng)

六、電腦與存貯設(shè)備

(一)電腦要指定專人管理,其他人員不得擅自上機(jī)自行操作。

(二)不得使用電腦播放與工作、學(xué)習(xí)無關(guān)的光盤或打游戲。

(三)軟盤、U盤歸單位所有,指定專人保管,軟盤記錄的文件、資料,任何人不得據(jù)為己有,私自保存。

(四)及時做好電腦硬盤內(nèi)重要數(shù)據(jù)、文檔等資料的備份工作,以防電腦崩潰后造成重大損失。

(五)備份軟盤、U盤由專人保管,不得擅自交他人代管或借用,確因工作需要借用,必須辦理借用手續(xù),使用時嚴(yán)禁在軟盤上增刪文件內(nèi)容,用完后及時退回。

七、接待

后勤管理處日常的接待工作由綜合辦公室負(fù)責(zé)處理

(一)投訴:

1.接待人員必須文明用語、態(tài)度和藹、熱情周到、廉潔正派,不得與之發(fā)生沖突或吵鬧。

2.對學(xué)院各部門轉(zhuǎn)來的意見、投訴類信函、電話等,及時記錄備案,及時轉(zhuǎn)送或轉(zhuǎn)告處分管領(lǐng)導(dǎo),按投訴內(nèi)容,由處分管領(lǐng)導(dǎo)處理。

3.辦公室根據(jù)投訴、等內(nèi)容應(yīng)及時督促相關(guān)部門,將處理情況書面匯報并回復(fù)來函者。

(二)待客:

第7篇

[關(guān)鍵詞] 電力企業(yè);辦公室;管理信息化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 23. 028

[中圖分類號] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2014)23- 0049- 01

企業(yè)辦公室管理對企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的影響,信息化管理是當(dāng)今企業(yè)管理中非常有效的一種管理技術(shù),是時代進(jìn)步的產(chǎn)物。電力企業(yè)辦公室管理信息化就是利用先進(jìn)的技術(shù),在為企業(yè)服務(wù)過程中更好地發(fā)揮作用。辦公室是企業(yè)各個部門聯(lián)系的樞紐,在日常工作中,企業(yè)的各項流程都是由辦公室進(jìn)行整理的,辦公室信息化管理可以有效地提高企業(yè)的工作效率。

1 電力企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀

目前電力企業(yè)辦公室管理存在一些問題。在日常工作中,辦公室是整個企業(yè)的中心與樞紐,是將整個企業(yè)其他部門工作聯(lián)系起來的關(guān)鍵部門,如果辦公室的工作出現(xiàn)問題,會直接影響到整個企業(yè)的工作狀態(tài)。

電力企業(yè)是一個比較復(fù)雜的工業(yè)性企業(yè),每個部門的分工都比較明確,但是對于辦公室這個部門來說,其工作是非常繁重的,辦公室負(fù)責(zé)的工作非常多,其性質(zhì)也可能不盡相同,在辦公室的日常工作中,經(jīng)常會因為管理制度不夠完善、工作流程不夠順暢而出現(xiàn)問題,從而影響到整個企業(yè)的運行狀況。辦公室雖然不是企業(yè)一些重大決策的制定者,但是其工作卻是服務(wù)于這些重大的決策,很多辦公室的工作人員在工作中只會遵從指示辦事,缺少一種主動性,在工作中還缺少一定的創(chuàng)新思維,認(rèn)為只要將一些日常小事做完了就是完成了自己的工作,普遍缺乏一種服務(wù)意識。

2 電力企業(yè)辦公室管理信息化的內(nèi)涵與作用

電力企業(yè)辦公室管理信息化,很大程度是要實現(xiàn)辦公室管理的自動化,就是運用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),將辦公室的工作進(jìn)行系統(tǒng)的管理,然后將管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)錄入管理信息系統(tǒng),系統(tǒng)能夠在相應(yīng)的時間自動提醒工作人員需完成的工作任務(wù),能夠有效協(xié)助企業(yè)短辦公室做好管理工作。此外,管理信息化是包括很多方面的,辦公室的工作范圍很廣,需要負(fù)責(zé)各個部門工作的整理及策劃,例如在電力企業(yè)生產(chǎn)過程當(dāng)中,辦公室需要將財務(wù)部所做的成本預(yù)測進(jìn)行檢測,這就需要辦公室熟知電力企業(yè)生產(chǎn)過程自動化的過程,需要根據(jù)其工作成果,為財務(wù)部提供有力的信息支持。

電力企業(yè)辦公室管理信息化是企業(yè)管理信息化的前提,電力企業(yè)辦公室信息化是為了能夠?qū)⑿畔⒒D(zhuǎn)化為資源與財富,讓企業(yè)的決策者在做一些重大決策的時候可以有效地利用辦公室提供的數(shù)據(jù),使企業(yè)的決策更具有針對性,還能夠在一定程度上提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

辦公室是整個企業(yè)的運行樞紐,是各個部門聯(lián)系的橋梁,辦公室管理信息化可以讓各個部門之間更好地進(jìn)行溝通,在某個部門出現(xiàn)問題的時候,可以及時地通知其他部門準(zhǔn)備應(yīng)對之策,而且,隨著科技的進(jìn)步,電力企業(yè)的工作難度也有一定的提升,各個部門的工作范圍可能也有所擴(kuò)大,上下級之間的溝通對提升工作效率也有一定的效果,辦公室管理信息化可以確保上下級之間的溝通更加順暢。此外電力企業(yè)辦公室管理信息化還能夠有效地處理各個部門在工作上的協(xié)調(diào)問題,促進(jìn)各個部門的合作,所以,很多企業(yè)對辦公室管理信息化的建設(shè)更加關(guān)注。

3 加強(qiáng)電力企業(yè)辦公室管理信息化建設(shè)的對策

要實現(xiàn)電力企業(yè)辦公室管理信息化,首先必須要有一套健全、完善的辦公室管理制度,企業(yè)要為辦公室的工作人員制定好工作方針,為了能夠讓他們更好地服務(wù)于企業(yè)的工作,要實行綜合管理、效益結(jié)合的管理方針,在辦公室的工作體系中,將一些復(fù)雜的工作聯(lián)系起來,這樣才能使辦公室的工作人員在繁雜的工作有條不紊地將工作完成好。在現(xiàn)階段的電力企業(yè)辦公室中,工作人員的數(shù)量往往相對不足,這就要求企業(yè)在人手不足的情況下,構(gòu)建科學(xué)合理的管理體制,這樣才能提高工作人員的工作效率,為實現(xiàn)辦公室管理信息化打下良好的基礎(chǔ)。

辦公室要樹立良好的工作作風(fēng),工作人員要具有較高的專業(yè)知識水平,企業(yè)也要注重對工作人員的培養(yǎng),讓他們有機(jī)會去學(xué)習(xí)更新的知識,要具有一定的應(yīng)變能力,在遇到一些緊急狀況的時候,能夠冷靜地與同事一起討論,在最短的時間內(nèi)找到解決的辦法。技術(shù)是實現(xiàn)信息化管理的前提,所以對于辦公室內(nèi)的一些高科技設(shè)備,一定要注意定期更新,對于計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù),工作人員要非常熟練地掌握好使用技巧,這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室管理的信息化,還能有效地減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。

面對企業(yè)信息化管理中存在的一些問題,企業(yè)不僅要加強(qiáng)自身的管理,還要結(jié)合市場的需求,通過一些先進(jìn)的技術(shù)手段,提高管理的效率,企業(yè)辦公室管理信息化水平提高了,可以在很大程度上促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,提升企業(yè)在市場上的競爭實力。

主要參考文獻(xiàn)

第8篇

關(guān)鍵詞 辦公室管理 精細(xì)化 管理措施

企業(yè)要想發(fā)展,需要從實際入手,從決策層入手,按照企業(yè)要求制定系統(tǒng)有效的管理計劃,發(fā)揮管理機(jī)制的最大化作用。在辦公室管理中,多數(shù)以行政工作為主,行政管理包括事務(wù)管理、辦公室事務(wù)管理、人力資源管理等方面,考慮到不同機(jī)制的要求,工作人員要掌握自身工作準(zhǔn)則,按照管理要求進(jìn)行落實。

一、辦公室工作精細(xì)化管理必要性

辦公室工作之所以需要進(jìn)行精細(xì)化管理,則是根據(jù)工作特點決定的,以下將對管理必要性進(jìn)行分析。

(一)工作內(nèi)容繁瑣

辦公室工作綜合性強(qiáng),不存在規(guī)律,因此管理起來比較麻煩。很多工作內(nèi)容沒有計劃性,如果在管理階段不適當(dāng)進(jìn)行精細(xì)化管理,則會出現(xiàn)丟三落四或者事務(wù)工作一團(tuán)亂的現(xiàn)象。在具體管理階段進(jìn)行精細(xì)化管理,保證工作急緩有序,進(jìn)而能將具體工作安排的井井有條,實現(xiàn)有序化管理。[1]

(二)工作準(zhǔn)備多

企業(yè)在管理階段,涉及到很多基礎(chǔ)性工作,需要工作人員一起完成。在一定程度上辦公室管理人員起到參謀作用,要提前對準(zhǔn)備工作進(jìn)行了解和分析,辦公室人員所做準(zhǔn)備性工作或是給出的參謀意見必須全面而且要準(zhǔn)確無誤,這樣才有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。參謀工作對意見有一定的要求,要從精細(xì)處入手,辦公室人員要了解企業(yè)內(nèi)部發(fā)展情況,做好資料的收集、整理和分析工作,為領(lǐng)導(dǎo)提供決策性指導(dǎo)方案。

(三)辦公服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)繁雜

辦公室工作以服務(wù)性為主,能為決策層服務(wù),為企業(yè)各個部門提供意見。采用精細(xì)化管理措施,能實現(xiàn)不同部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展,辦公室在企業(yè)內(nèi)和各個部門都需要進(jìn)行互動和交流,如果一項工作需要幾個部門共同完成時,辦公室需要充當(dāng)聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)的作用,完成領(lǐng)導(dǎo)命令的工作后,做好預(yù)后檢查和反饋工作,避免出現(xiàn)工作失誤的現(xiàn)象。

二、如何做好辦公室精細(xì)化管理工作

針對辦公室具體管理的重要性,在實踐過程中需要從具體情況入手,按照不同指標(biāo)要求進(jìn)行管理,保證管理機(jī)制的完善性。以下將對如何做好辦公室精細(xì)化管理工作進(jìn)行分析。

(一)培養(yǎng)一支高素質(zhì)隊伍

由于辦公室工作內(nèi)容多,因此對工作人員自身素質(zhì)有一定的要求。提升辦公室工作質(zhì)量的前提就是培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的隊伍。工作人員要具備專業(yè)化知識,在日常工作中不斷積累經(jīng)驗,具備政治素質(zhì),責(zé)任感要強(qiáng),能靈活應(yīng)對工作中存在的各種問題。此外工作人員也要具備吃苦耐勞和無私奉獻(xiàn)的精神,對于工作中存在的各類問題能及時進(jìn)行處理。辦公室人員是一個綜合性的角色,除了具備專業(yè)化精神以外,也要懂得人情世故,能屈能伸,盡量處理好每一項工作。[2]

(二)掌握自身工作職責(zé)

在辦公室管理中崗位職責(zé)不清的現(xiàn)象時有發(fā)生,會導(dǎo)致工作混亂,甚至出現(xiàn)職責(zé)掌握不明確的現(xiàn)象?,F(xiàn)有的管理工作是很具體的事務(wù)性工作,不能出現(xiàn)順序混亂或者職責(zé)不明確的情況。因此在具體實踐過程中必須掌握自身工作職責(zé),避免出現(xiàn)工作交叉重疊。此外由于設(shè)置的工作崗位比較多,在設(shè)定階段,要對每個崗位的職責(zé)進(jìn)行掌握,確定不同工作機(jī)制的要求,使得辦公室工作面面俱到。工作人員除了完成自身工作之外,也要互幫互助,共同促進(jìn)辦公室的發(fā)展。系統(tǒng)有效的溝通能簡化處理程序,以縱向溝通和橫向溝通為主,所謂的縱向溝通,以不同級別的工作人員的互動為主,下級工作人員要能把握方向,將自己的意見及時反饋給上級,上級工作人員要具備觀察分析能力和判斷能力,對資料進(jìn)行整理后落實。橫向溝通則是部門間的溝通為主,需要掌握彼此間的工作責(zé)任,將責(zé)任細(xì)化。

(三)完善信息反饋機(jī)制

辦公室的工作內(nèi)容復(fù)雜,領(lǐng)導(dǎo)要有比較強(qiáng)的定性,發(fā)生突發(fā)事件后,必須能靈活應(yīng)對。為了能達(dá)到這種境界,要建立健全和認(rèn)真執(zhí)行辦公室的各項管理制度、責(zé)任機(jī)制和工作程序等。此外要做好分工工作,信息反饋對整體管理有重要的影響,工作人員必須對信息進(jìn)行了解,按照屬性要求進(jìn)行分類處理,整個管理體系在很大程度上會像個機(jī)器一樣運行,因此要輔助有效的反饋系統(tǒng),對信息進(jìn)行審核,實現(xiàn)部門間有效的溝通和交流。[3]

(四)擴(kuò)展精細(xì)化管理觀念

精細(xì)化管理在很大程度上也指的是細(xì)節(jié)管理,在日常管理階段要善于發(fā)現(xiàn),捕捉有效和積極的細(xì)節(jié)??紤]到創(chuàng)新機(jī)制的要求,要對精細(xì)化思想進(jìn)行分析。在辦公室日常工作中,會出現(xiàn)上網(wǎng)聊天、淘寶、傳送照片等現(xiàn)象,基于此,要求對精細(xì)化管理理念進(jìn)行擴(kuò)展,對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行利用,或者建立有效的門戶網(wǎng)站,對內(nèi)和對外進(jìn)行文件的傳輸和有效管理。在應(yīng)用階段能有效提升工作效率,減少成本。此外要做好現(xiàn)有管理工作,以創(chuàng)新設(shè)計為例,按照擴(kuò)展要求進(jìn)行落實。在理念擴(kuò)展階段,對制度形式也有一定的要求,必須將細(xì)節(jié)固定在制度中,發(fā)揮制度體系持久性的作用。[4]

三、結(jié)語

辦公室和外部進(jìn)行溝通聯(lián)系的重要渠道,同時也是保證內(nèi)部信息實現(xiàn)交流和互動的關(guān)鍵所在,在具體管理過程中必須以科學(xué)化和精細(xì)化為基礎(chǔ),按照管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行落實和管理。同時要培養(yǎng)辦公室人員的良好的工作理念,不斷在實踐中進(jìn)行探究,提升整體工作水平。

(作者單位為永貴能源開發(fā)有限責(zé)任公司)

參考文獻(xiàn)

[1] 于雪梅,張美英,李丹華.實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策[J].才智,2011,20(12):346.

[2] 侯嘉琳,姜麗麗,王志東.高校院系辦公室行政精細(xì)化管理的探討[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報,2011,10(01):40+45.

第9篇

關(guān)鍵詞 煤礦企業(yè) 辦公室 管理 創(chuàng)新

中圖分類號:C931 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

0引言

煤礦企業(yè)與普通企業(yè)又有所不同,煤礦資源有限,在煤礦企業(yè)中,各項規(guī)章制度依靠辦公室來實現(xiàn),辦公室作為企業(yè)的綜合服務(wù)部門,其工作質(zhì)量的高低直接影響到企業(yè)能否良好發(fā)展,因此,提升辦公室管理水平刻不容緩。

1煤礦企業(yè)辦公室管理出現(xiàn)的問題

煤礦企業(yè)辦公室管理雖然在不斷改善管理方式,但仍然存在著許多不足,主要包括以下幾個方面:

1.1煤礦企業(yè)辦公室管理制度不健全

在煤礦企業(yè)當(dāng)中,辦公室應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行工作,提高工作效率,充分發(fā)揮辦公室的作用,但目前許多煤礦企業(yè)辦公室管理制度存在許多不合理的地方,處理事情不能有效地按照規(guī)定進(jìn)行解決,造成企業(yè)資源的浪費,比如人管人的工作理念,不能更好地利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳達(dá),浪費時間;辦公室內(nèi)人員責(zé)任不明確遇到問題相互推脫;值班人員不能有效解決工作中出現(xiàn)的緊急事件等等,增加了辦公室人員的工作量,降低辦公室管理效率,影響煤礦企業(yè)的發(fā)展。

1.2煤礦企業(yè)辦公室管理人員素質(zhì)不高

煤礦企業(yè)辦公室管理人員個人素質(zhì)的高低,直接影響辦公室內(nèi)管理工作能否高效進(jìn)行,目前,煤礦企業(yè)辦公室管理人員文化水平不高,缺乏專業(yè)的培訓(xùn)指導(dǎo),專業(yè)技能不高,遇到問題時沒有充足的理論依據(jù),僅僅依靠自己的感覺去解決該問題,服務(wù)意識淡薄,沒有時間觀念,降低了辦公室管理的效率。

1.3煤礦企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新意識有待加強(qiáng)

受傳統(tǒng)理念的影響,煤礦企業(yè)仍舊重生產(chǎn)輕管理,追求經(jīng)濟(jì)效益,煤礦辦公室管理人員往往能迅速準(zhǔn)確的完成領(lǐng)導(dǎo)要求,但是仍習(xí)慣憑借自身經(jīng)驗選擇應(yīng)對措施,缺少與同事之間的溝通,缺乏先進(jìn)的管理理念,缺乏與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的意識,不能更好地把控全局,發(fā)現(xiàn)企業(yè)問題的敏感點,不能結(jié)合實際情況制定工作計劃,提出的意見和建議參考價值不大。

1.4煤礦企業(yè)辦公室管理人員協(xié)調(diào)能力較差

協(xié)調(diào)能力是管理人員應(yīng)該具備的工作能力,辦公室是協(xié)調(diào)各部門工作的樞紐,負(fù)責(zé)各部門之間的信息傳遞,但在煤礦企業(yè)中,辦公室管理人員責(zé)任不明確,管理對象混亂,一旦出現(xiàn)問題,相互推卸,協(xié)調(diào)能力較差,降低工作效率。

2優(yōu)化煤礦企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新策略

2.1完善辦公室管理工作制度

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,辦公室管理制度也應(yīng)逐步規(guī)范,適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要,在煤礦企業(yè)工作中,在市場經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)上,依靠煤礦企業(yè)自身的實際情況,建立一套嚴(yán)格的規(guī)章制度,充分發(fā)揮辦公室部門的重要作用,調(diào)動辦公室人員的工作熱情,獎懲有度,責(zé)任到人,提升工作效率。

2.2提升辦公室管理人員的綜合素質(zhì)

提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)是改善辦公室管理工作的關(guān)鍵,如何才能提升辦公室管理人員的綜合素質(zhì),首先,提升煤礦企業(yè)管理人員的專業(yè)知識和技能,既要熟悉自己的本職工作掌握豐富的理論知識和實踐技巧,又能全局把控煤礦企業(yè)的運作流程;其次,提高自身的計算機(jī)應(yīng)用水平,現(xiàn)代社會是互聯(lián)網(wǎng)的時代,工作信息的傳達(dá)主要依賴于網(wǎng)絡(luò)的傳輸;再次,加強(qiáng)辦公室管理人員政策法律法規(guī)的學(xué)習(xí),提升管理人員的政治理論修養(yǎng),樹立正確的團(tuán)隊觀念;最后,辦公室管理人員要不斷進(jìn)修,與時俱進(jìn),了解最新的行業(yè)動態(tài),創(chuàng)建良好的階梯性知識結(jié)構(gòu)。

2.3提高辦公室管理人員的創(chuàng)新精神

現(xiàn)代社會,企業(yè)間的競爭壓力越來越大,為了提高企業(yè)的市場競爭能力,企業(yè)應(yīng)該不斷創(chuàng)新,引進(jìn)先進(jìn)的管理理念,培訓(xùn)最新的管理知識,提升辦公室管理人員的管理水平,形成濃厚的學(xué)習(xí)氛圍,培養(yǎng)辦公室人員的創(chuàng)新意識,不斷鼓勵員工善于思考、勇于創(chuàng)新、與時俱進(jìn),提出對煤礦企業(yè)發(fā)展有利的建設(shè)性意見,此外,還應(yīng)適應(yīng)時展要求,對辦公室管理的工作方式及內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新,更大限度地發(fā)揮辦公室的作用。

2.4加強(qiáng)辦公室管理人員的交流

為了提高辦公室的工作效率,必須加強(qiáng)管理人員的相互交流,充分發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)作用,以便在處理企業(yè)問題時,能夠結(jié)合企業(yè)當(dāng)前形勢,按照企業(yè)規(guī)章制度執(zhí)行,此外,詳細(xì)了解各個層面的基礎(chǔ)信息,對于其他人員提出的意見和建議進(jìn)行分析,了解其想法的來源,善于總結(jié),向領(lǐng)導(dǎo)反映時提出自己的解決對策,不斷提升辦公室的工作效率。

3結(jié)語

綜上所述,隨著煤礦企業(yè)的不斷改革,加強(qiáng)辦公室管理創(chuàng)新刻不容緩,要求辦公室工作人員站在當(dāng)前形勢根據(jù)煤礦企業(yè)的形勢去考慮問題,不斷學(xué)習(xí)新的管理方法,開拓創(chuàng)新,堅持以人文本的管理理念,做好本職工作,人性化管理,提高辦公室管理水平,實現(xiàn)煤礦企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉登才,黃孝英.國有中小型煤礦企業(yè)管理存在的問題及優(yōu)化對策[J].技術(shù)經(jīng)濟(jì),2000(08).

第10篇

(1)辦公室屬于企業(yè)的一個中樞部門,它可以起到承上啟下的樞紐作用,對上能夠反映企業(yè)員工的意見,來為領(lǐng)導(dǎo)們做出科學(xué)的決策提供參考,對下還能接受領(lǐng)導(dǎo)的委托去傳達(dá)各類信息。在企業(yè)管理中,辦公室的工作效率和質(zhì)量,直接影響了各個員工的工作感受以及各個部門的工作秩序。辦公室行政工作內(nèi)容繁多,其職責(zé)范圍廣,服務(wù)類型多,是維護(hù)企業(yè)正常,穩(wěn)定運轉(zhuǎn)的重要一環(huán)。

(2)辦公室是企業(yè)重要的后勤保障部門,各個方面的信息,各種動態(tài)的情報和資料,都會在辦公室中匯合,辦公室行政人員需要幫助上司,以及各職能部門提升工作效率與品質(zhì),成為辦公室“管家”,做好辦公室的上傳下達(dá),做好左膀右臂和參謀助手;做好安全、省錢、省時間、滿意度等方面的工作,才能體現(xiàn)出企業(yè)辦公室的價值。

二、行政管理當(dāng)中存在的問題

(一)辦公室的行政人員對工作不積極

?k公室的行政工作雜、煩、瑣碎、是一些“看不見”的工作,做得好大家沒有感覺,做得不好大家都看得見。行政人員覺得自己的工作做了很多,但是與銷售,技術(shù)或者其他業(yè)務(wù)團(tuán)隊相比,行政工作并沒有直接與企業(yè)收入掛鉤,行政人員的價值體現(xiàn)不出來。再加上企業(yè)在經(jīng)濟(jì)體制的環(huán)境下快速擴(kuò)張,行政人員工作量增大,但是行政人員的薪酬體系卻沒有與時俱進(jìn),大大降低了行政人員的工作主動性。那么如何把握正確思路和方向,找到最適當(dāng)?shù)姆椒▉黹_展行政工作,把“看不見”工作做好做精,更好的達(dá)成企業(yè)管理的目的,明確體現(xiàn)行政工作的價值,就成了企業(yè)管理人員要思考的問題。

(二)辦公室的行政人員工作效率低

工作效率低的原因有很多,基本上是由于行政人員年紀(jì)輕,工作經(jīng)驗不足;企業(yè)沒有重視對行政人員的培訓(xùn)和管理,企業(yè)的各種行政制度不完善,責(zé)任劃分不清楚;行政人員本身不注意總結(jié)經(jīng)驗,歸納建議,交流溝通不及時,等等。由于辦公室行政工作本身就比較繁雜,如果行政人員工作效率低沒有工作主動性且缺乏專業(yè)素養(yǎng),不能有效的完成辦公室后勤保障工作,就會大大影響企業(yè)各層級各部門的工作效率。。

(三)行政管理沿用傳統(tǒng)的管理模式

目前還有不少企業(yè),受以前計劃經(jīng)濟(jì)時期保留的傳統(tǒng)思維模式影響。在實際的行政管理當(dāng)中,行政管理者還保留著機(jī)關(guān)的作風(fēng)。在這樣的情況下,行政管理就會出現(xiàn)形式主義、不講實效等等許多問題的出現(xiàn)。

(四)脫離企業(yè)實際的行政管理工作

在實際的企業(yè)當(dāng)中,脫離實際的行政管理工作現(xiàn)象非常多。這是因為,企業(yè)的人事制度不健全,行政人員知識素質(zhì)能力不強(qiáng),對企業(yè)的業(yè)務(wù)不夠了解,思想政治素質(zhì)也不高,這就導(dǎo)致他們在管理企業(yè)時,很難結(jié)合企業(yè)的實際情況進(jìn)行管理。

三、提高企業(yè)辦公室的行政管理工作的對策

(一)加強(qiáng)企業(yè)的文化建設(shè)

一個企業(yè)辦公室的負(fù)責(zé)行政管理的人員可以說是企業(yè)發(fā)展的核心,因此,企業(yè)在發(fā)展中要重視以人為本和諧發(fā)展的理念,在工作中減少員工的加班時間,保護(hù)員工的各項合法權(quán)益不受侵害。除此之外,適當(dāng)?shù)奶岣邌T工的福利水平,重視對企業(yè)員工的關(guān)懷,多組織一些有利于增強(qiáng)行政管理人員與基層員工協(xié)調(diào)配合和相互交流的活動,來增進(jìn)企業(yè)員工之間的情感以及互幫互助的友誼。這樣一來,能夠讓所有的企業(yè)員工在工作中也能體會到舒適和諧的辦公文化,感受到企業(yè)文化所給予的人文關(guān)懷和尊重。長此以往,將提高員工對企業(yè)的忠誠度,員工會更愿意留在工作并有更多的精力投入到自身的工作當(dāng)中去,這樣不僅提升了企業(yè)員工之間的感情,還能夠更好地去激發(fā)公司行政管理人員工作的積極性,同時也更加有助于公司辦公室中行政管理工作的順利展開。

(二)加強(qiáng)并完善企業(yè)辦公室的行政管理制度

擁有一套合理且完善的行政管理制度,屬于一個優(yōu)秀的企業(yè)必需的。擁有一套完善的行政管理制度,既能夠明確員工的具體的工作任務(wù)和工作時間,還能夠明確的劃分企業(yè)員工的職責(zé),這樣將工作任務(wù)分配到每個人,能夠使員工對自己的工作產(chǎn)生一種使命感和緊迫感。除此之外,通過擬定管理制度,更加完善行政管理人員在工作中解決問題的能力,建設(shè)行政管理人員理性思維工作行為能力。歸納各個利益相關(guān)方的建議,總結(jié)企業(yè)行政管理解決辦法,優(yōu)化行政管理解決方案。結(jié)合企業(yè)實際情況,建立行動指南和制度,從而提高企業(yè)辦公室的工作效率和質(zhì)量。

(三)加強(qiáng)思想建設(shè)

加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理室的思想建設(shè),有以下三個個步驟:第一,必須具有創(chuàng)新意識,企業(yè)辦公室的工作人員要對自己的工作有十分的熱情,員工具備創(chuàng)新意識,才能利用新方法,更有效率地完成工作,跟隨著社會發(fā)展的腳步和結(jié)合企業(yè)發(fā)展的情況制定出一個既創(chuàng)新又與企業(yè)實際情況相符的方法來幫助企業(yè)在決策中做出更好的決定,在工作中體現(xiàn)出與時俱進(jìn);第二是學(xué)會全方位地看待問題,這要求企業(yè)辦公室的管理工作人員要具備全局觀念,在工作中要從整個企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r來考慮,遇到問題時要聽取不同階層員工的意見;第三個步驟是要時時關(guān)注國家頒布的相關(guān)政策,因為企業(yè)制定的一些相關(guān)政策都是依據(jù)國家的政策,所以要重視國家的政策。

第11篇

關(guān)鍵詞:辦公室;行政管理工作;重要性;思考;建議

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,辦公室的職能地位越來越突出,尤其是辦公室行政管理工作,在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中有著越來越重要的作用。辦公室行政管理工作人員,不僅需要具備專業(yè)的辦公管理知識,還要求具備良好的交際能力、溝通能力等,因此辦公室行政管理工作者通常是綜合素質(zhì)較高的人才。本文結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗,對辦公室行政管理工作的重要性進(jìn)行研究分析,并對辦公室行政管理工作的技巧與職能進(jìn)行分享,最后對辦公室行政管理工作提出幾點建議,以期能夠為行政管理工作的開展提供一些參考。

一、概述辦公室行政管理工作的重要性

1.具有上傳下達(dá)、左右協(xié)調(diào)的功能

辦公室作為一個重要的職能部門,在組織上有著上傳下達(dá)、左右協(xié)調(diào)的功能。在日常的行政工作中,主要是對上級部門的命令進(jìn)行傳達(dá),然后積極地處理好領(lǐng)導(dǎo)與各下屬部門之間的工作關(guān)系。

2.搜集建議意見,傾聽包容,是員工的“娘家人”

由于辦公室是一個綜合性較強(qiáng)的部門,所以在組織中有著橋梁與中介的作用。因此,在行政管理工作中,要使辦公室發(fā)揮真正的職能,就需要廣泛地搜集各個部門的意見與建議,并且對員工之間的情感進(jìn)行調(diào)節(jié),從而使辦公室行政管理工作的效率得到進(jìn)一步提升。

3.具備較強(qiáng)的執(zhí)行能力,為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,為群眾辦實事

辦公室是組織中的一個核心部門。主要體現(xiàn)在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的命令,為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,滿足群眾的需求等。

二、辦公室行政管理工作的技巧和職能

1.發(fā)揮助手作用,善于處理問題

在組織當(dāng)中,辦公室相當(dāng)于上級部門或者領(lǐng)導(dǎo)的輔助機(jī)構(gòu)。所以,辦公室行政管理工作人員如同領(lǐng)導(dǎo)的助手,需要具備較強(qiáng)的觀察能力,隨時了解上級部門或者領(lǐng)導(dǎo)的需求,從而為領(lǐng)導(dǎo)提供有利于各項決策的建議。同時,辦公室作為一個協(xié)調(diào)部門,要體現(xiàn)出高效率,對各項問題進(jìn)行妥善處理是十分必要的。

2.精于獻(xiàn)計獻(xiàn)策,善于思考問題

辦公室的行政管理人員,通常扮演著秘書、參謀長的角色。所以,做好辦公室行政管理工作,充分發(fā)揮參謀作用是至關(guān)重要的。在日常的辦公室行政管理工作中,既要做好政策性調(diào)研工作,又要做好決策性調(diào)研工作,還要做好經(jīng)驗性調(diào)研工作,目的是通過多方位的思考與調(diào)研,為領(lǐng)導(dǎo)提高有利于決策的依據(jù),促進(jìn)組織的快速發(fā)展與進(jìn)步。

3.完善執(zhí)行能力,善于與人溝通

一方面,辦公室不僅僅是輔助機(jī)構(gòu),同時也是傳達(dá)機(jī)構(gòu)或者執(zhí)行機(jī)構(gòu)。因此,在工作中,應(yīng)不斷完善執(zhí)行能力,對上級部門或者領(lǐng)導(dǎo)的各項指示進(jìn)行及時的平行傳達(dá)或者向下傳達(dá),并且積極貫徹與落實各項任務(wù)。另一方面,辦公室有著重要的橋梁作用。要善于與人溝通,使各部門建立友好的工作關(guān)系。換言之,作為溝通上下的職能部門,要懂得深入?yún)f(xié)調(diào)各部門、人員之間的關(guān)系,齊心協(xié)力地完成各項任務(wù)。

三、對辦公室行政管理工作的思考和建議

1.處理好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與日常事務(wù)的關(guān)系

辦公室行政管理工作是一項綜合性的、系統(tǒng)性的工作,因此既要處理好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的工作,又要做好與自身相關(guān)的日常工作。將兩者進(jìn)行有效協(xié)調(diào),是十分必要的。只有既保證工作的重點,又能夠統(tǒng)籌兼顧,才能使辦公室行政管理發(fā)揮重要的作用。所以,在行政管理工作中,工作人員要始終圍繞全局工作、重點工作以及中心工作來開展。也就是說,日常工作要讓路于中心工作,及時領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖,把握工作的動態(tài),提高工作的計劃性,使重要工作及時落實到位,并逐步處理好各項日常事務(wù)。

2.協(xié)調(diào)好行政工作與單位各級組織的關(guān)系

隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷變革與完善,辦公室的職能范圍在不斷擴(kuò)大,因此,在日常工作中,不僅需要協(xié)調(diào)上下之間的關(guān)系,還需要協(xié)調(diào)駐地與本地等關(guān)系??傊?,行政工作與單位各級組織關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)遵循兩個原則:一方面,在管理工作中,要維護(hù)好行政領(lǐng)導(dǎo)的地位;另一方面,協(xié)助各級組織發(fā)揮好部門作用,使組織各部門聯(lián)絡(luò)成一個整體。

3.提升自身素質(zhì),爭做萬能型管理員工

在辦公室行政管理工作中,不斷完善自己,提高自身的綜合素質(zhì),爭取做萬能型的管理員工是提升辦公室服務(wù)質(zhì)量,有序開展各項工作的重要途徑。因此,要求辦公室行政管理工作中,不斷提升通盤考慮的意識,使各項任務(wù)都能做得步步到位。此外,還要不斷提升創(chuàng)新意識,提高辦事質(zhì)量,以滿足各級需求,不僅如此,還應(yīng)不斷提高溝通能力,通過交際藝術(shù)來協(xié)調(diào)上下之間的關(guān)系。

四、結(jié)束語

辦公室行政管理工作是組織機(jī)構(gòu)中非常重要的組成部分,它不僅維系著組織內(nèi)部各項事務(wù)的正常運轉(zhuǎn)與處理,同時也維系著各個部門或人員之間的良好工作關(guān)系。目前,辦公室行政管理工作仍然存在效率低等問題。本文結(jié)合實際筆者的工作經(jīng)驗,談了談對辦公室行政管理工作的認(rèn)識及其重要性,同時也提出了做好辦公室行政管理工作的一些技巧與建議??傊罐k公室行政管理工作得到較大的提升,必須處理好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與日常事務(wù)的關(guān)系,協(xié)調(diào)好行政工作與單位各級組織的關(guān)系以及不斷提升自身的綜合素質(zhì)。

作者:趙娜 單位:中鐵十一局集團(tuán)第五工程有限公司

參考文獻(xiàn):

[1]敬勝.關(guān)于做好辦公室行政管理工作的深層次思考[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2013,6(21):66-67.

[2]劉翠賢.淺談如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,7(19):33-34.

第12篇

辦公室的業(yè)務(wù)管理與行政管理往往是相輔相成的,以單一辦公室成員為一個團(tuán)隊,如果缺乏相應(yīng)的團(tuán)隊紀(jì)律,則可能造成辦公室責(zé)任意識下降,人員工作態(tài)度不端正等問題。將行政管理工作精細(xì)化,能夠有效減少日常工作中的不合理現(xiàn)象,避免一些管理隱患,使辦公室管理更加有序同時也更為靈活。辦公室工作達(dá)到了更高標(biāo)準(zhǔn),則提升了單位形象,確保了單位整體效能。

二、現(xiàn)階段辦公室行政精細(xì)化管理尚存的問題

1.管理制度問題

制度是辦公室行政管理的依據(jù)和綱要,他提現(xiàn)了單位對辦公室的基本要求,同時強(qiáng)調(diào)了辦公室的基本任務(wù)和職責(zé)所在,制度越合理則越能夠引導(dǎo)辦公室工作有序化開展。但是目前辦公室制度普遍出現(xiàn)一系列問題,致使自身職能行使上受到很大的限制:①制度過于籠統(tǒng),多數(shù)存在普遍性條款,而對于不同辦公室特殊性應(yīng)當(dāng)擁有的相關(guān)特別規(guī)定較為欠缺,導(dǎo)致不同辦公室工作相似,管理相似,但辦事效果不理想;②過于追求“同心同德”,辦公室人員整體辦事,卻分工不明,造成責(zé)任落實難,辦事積極性不高;③獎懲制度難以落實,雖然部分推行績效制度,但是由于模糊管理的原因,造成辦公室行政管理出現(xiàn)混亂。因此,必須細(xì)化行政管理工作,促使條理清晰、責(zé)任明確、分工有序。

2.管理項目問題

一方面,辦公室行政管理更多的是偏向于形式上的“紀(jì)律、作風(fēng)”問題的管理,雖然有所效果,一旦推究細(xì)化項目上顯得較為蒼白,無法做到面面俱到,辦公室行政管理應(yīng)當(dāng)向科學(xué)化發(fā)展,思考行政管理與業(yè)務(wù)管理之間的關(guān)系,如何實現(xiàn)兩兩促進(jìn),管理項目的劃分將會是精細(xì)化發(fā)展的先行步驟,例如:紀(jì)律問題、作風(fēng)問題、考勤、監(jiān)督等均需要重新劃分,并明確相應(yīng)的項目管理標(biāo)準(zhǔn)。另一方面,在以往的辦公室行政管理方面,常出現(xiàn)一些“力有未逮”的情況,即使付出相當(dāng)?shù)墓芾砹Χ?,但是仍舊收效甚微,這實際上是由于既有的管理項目難以涵蓋所有的辦公室工作,出現(xiàn)管理盲點,精細(xì)化管理正是要找出這些盲點,同時建立新的管理項,實現(xiàn)長遠(yuǎn)的量化管理。3.管理意識問題精細(xì)化意識是實現(xiàn)精細(xì)化管理的先決條件,例如作為單位和辦公室領(lǐng)導(dǎo),在參考設(shè)置辦公室規(guī)章制度的同時,會根據(jù)自身的意識形態(tài)進(jìn)行局部更改,包括管理項目和標(biāo)準(zhǔn)等,如果具備精細(xì)化意識,在考慮問題時便會更加客觀細(xì)致,從而制定出更加科學(xué)的指標(biāo)。但在現(xiàn)實工作中,往往會出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者精細(xì)化和經(jīng)濟(jì)化意識不足,造成形而上學(xué)的管理弊病,空有精細(xì)化的口號,卻不知如何著手。

三、如何實現(xiàn)精細(xì)化管理

1.重視意識的養(yǎng)成與運用

領(lǐng)導(dǎo)方面:需要多調(diào)研基層辦公室的實際情況,根據(jù)其工作職能的特點,結(jié)合單位的整體屬性設(shè)計出隸屬于辦公室的專門管理辦法。同時,始終做到以“細(xì)化”為標(biāo)準(zhǔn),精確分解各種管理工作,并思考不同工作之間的聯(lián)系,設(shè)計出一套能夠有益于管理同時又能保障和提高業(yè)務(wù)水平的科學(xué)化制度。工作人員方面:必須認(rèn)識到精細(xì)化管理的優(yōu)勢,同時具有先覺意識,主動采用精細(xì)化的辦法,對自身所需完成的任務(wù)進(jìn)行分工,從思想根源上接受和推崇精細(xì)化管理。要做到這兩個方面,就必須注重單位的日常教育和宣傳工作,最大程度上對所有人員的內(nèi)在精神思想進(jìn)行良性刺激。

2.重視制度精細(xì)化的構(gòu)建

易制度為準(zhǔn)繩能夠?qū)⑥k公室的日常工作進(jìn)行細(xì)致的劃分,減少中間可能出現(xiàn)的一系列問題,提高工作效率。辦公室雖然小,但是仍舊應(yīng)當(dāng)“五臟俱全”,制度的制定必須包含:考勤、檔案管理、出勤、值班、監(jiān)督、宣傳、信息、財務(wù)、調(diào)研、評估等各個方面的工作內(nèi)容,同時除了要硬性規(guī)定相關(guān)紀(jì)律之外,還應(yīng)當(dāng)匹配相應(yīng)的工作流程、工作責(zé)任、工作方向和工作標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)有據(jù)可依、有責(zé)可循。各辦公室之間應(yīng)當(dāng)相互配合,互為監(jiān)督,建立除上下屬之間的管理之外,還應(yīng)當(dāng)開通同級之間的相互監(jiān)督與批評渠道,構(gòu)建互動的行政監(jiān)督管理機(jī)制。

3.重視管理項目的綜合性

①著重細(xì)化日常工作記錄。包括人員出勤、請假、工作量、工作時限等具體事宜,事無巨細(xì)做好每個細(xì)節(jié)的登記,便于日后檢查。除了建立以辦公室團(tuán)隊為單位的專屬記錄,還應(yīng)當(dāng)有以單個工作人員為主體的記錄,著重登記個人在工作過程中的表現(xiàn)。②完善績效考核制度,以績效考核帶動辦公室管理。將績效考核的項目與辦公室工作細(xì)節(jié)進(jìn)行掛鉤,主張對辦公人員的工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作能力、工作效果等進(jìn)行考評,績效考核與硬性行政管理、業(yè)務(wù)管理相結(jié)合,實現(xiàn)張弛有度的管理過程。

四、總結(jié)