時間:2022-01-26 12:23:18
開篇:寫作不僅是一種記錄,更是一種創造,它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感,將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學校辦公室主任,希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友,陪伴您不斷探索和進步。
一、懷著一種心情——虔敬的、神圣的
我時常用“黑發不知勤學早,白發方悔讀書遲”來勉勵學生,同時也提醒自己。懷著虔敬、神圣的心情珍惜我的工作,理解我的生活。我很榮幸,在集云的5年時間里,我得到了領導的信任、理解與照顧;我很幸運,在校辦工作的兩年時間里,我讀懂得了什么是“嚴謹”,什么叫“一絲不茍”。我很感激,在與同事們相處的許多細節里,我感受到了尊重、鼓勵與幫助;我很珍惜——珍惜每天到學校時為我敞開的校門,珍惜在我困惑時姐妹們的相互提醒,珍惜與大家擦肩而過時的每一個溫暖的眼神,珍惜在冬日的操場上與姐妹們散步時快樂的足跡。
二、學會一種態度—— 詩意的、平和的
在這個浮躁競爭的時代,我慶幸我擁有一種詩意的、平和的心境。在這種心境中,我享受著教學帶給我的幸福與快樂。赴武漢實驗外國語學校考察,去杭州參加“千課萬人” 全國生本課堂教學觀摩課活動,帶學生參加溫州市中小學生作文比賽,與老師們分享自己的學習體會,與孩子們一起享受讀書的樂趣……收獲了無須張揚,失敗了不必氣餒,我相信每一次經歷都是一筆財富,每一次思考都能啟迪成長。20xx年,站在新的節點,行走在教育的路上,我的內心會更寧靜,我的身心會更投入,我的腳步會更堅實。我會在這條路上,一直這樣走下去,我相信只要堅持不懈,就會向教育的理想境界靠近。
三、養成一種意識——服務的、誠懇的
辦公室的工作是忙碌的,瑣碎的。我很幸運,我的工作有徐老師的指點與幫助。我也時刻提醒自己要聽從領導指揮,熱心為廣大教師和學生服務,認真協助徐老師做好校辦工作,少說空話,多干實事,提高服務質量,力爭在服務中顯示實力,在工作中形成動力,在創新中增加壓力,在與人交往中凝聚合力。可是這一點,我做得還很不夠,希望大家鼓勵我、幫助我、支持我!
最后套用這樣一句話作為結尾:“我是一個行者,步履輕盈,在教育的路上,我的臉上帶著笑容,我的心中充滿陽光,我的行囊中為教育準備了一切:澎湃的熱情、寬容的胸襟、迷人的書香、思考的大腦。”在今后的教育教學中,我一定會嚴格的要求自己,會繼續帶著我的夢想,帶著漸漸豐滿的羽翼,努力盛放成一樹花開的樣子。邊走邊唱。
學校辦公室主任工作心得體會
這幾年的辦公室工作讓我深深體會到,辦公室的基本職責就是搞好服務。在校長和書記的具體指導以及同事們的幫助下,我深深體會到,作為辦公室主任,最重要的是要擺正自己的位置,清楚自己所應具備的職責和應盡的責任。因此我時刻提醒自己必須有高度的事業心,要甘心吃苦,有功不居,努力做好參謀、協調、聯絡和服務工作。同時,我也體會到辦公室的工作相當繁雜,而且看不出明顯的政績。正因為辦公室是綜合協調科室,說沒事可以啥也不做,說有事可以讓你忙得暈頭轉向!在這個學期里,我沒有“啥也不管”,而是在自己的崗位上,圍繞協調協助,努力做好應該做的每一件事情,力求當好助手。
下面我就匯報一下本學期我是怎樣完成基本任務,履行基本職責的:
一、文秘工作。每天及時查閱市區教育局政務網、教師進修學校通知,并做好上傳下達工作,認真填寫安全月報表,盡自己最大能力完成上級部門布置的相關工作。學校年長的老師比較多,對電腦的操作有的不是很熟悉,盡管自己也是一知半解,但都盡力去幫助他人。贈人玫瑰,手有余香。
二、接待工作。這是辦公室必不可少的日常事務工作,接待工作的好壞將直接反映本單位的工作作風和外在形象。為此,只要有客人來訪或電話咨詢,教育局領導也好,兄弟學校的老師也好,或者是家長,我都盡力做到誠懇、熱情、細致、周到,努力為學校創造一個良好的對外形象。
三、會議管理。認真細致地做好相關記錄,會后及時清理會場,督促落實會議精神。
四、檔案整理。根據教育督導室的要求,按時完成了合格學校建設的檔案材料收集、整理和立卷工作,為學校創建成功也算出了一份力;本學期我還協助教務處完成了初三綜合素質評價工作,以及小學畢業微機派位數據的輸入。為求數據不出一點差錯,經常加班加點。
五、宣傳工作。作為辦公室主任,理應擔當宣傳報道的主力軍。上級領導關心我校發展親臨指導工作,校本培訓如火如荼地進行,支部組織開展的政治學習,教導處教研活動的開展情況,宣傳身邊的優秀教師等等,都成為了我宣傳報道的內容。由于自己還擔任了語文教學兼班主任工作,本學期的宣傳報道比較少,今后應再接再厲。
六、值日工作。能認真履行值日的職責,做好考勤記載,深入課堂一線開展隨堂聽課,發現問題及時匯報,及時上交值日記錄。
今后努力方向
隨著社會對教師的要求越來越高,學校也面臨著新的形勢、新的任務,對我們辦公室工作也提出了新的、更高的要求。所以,總結自己的工作,我認為作為學校辦公室主任,也必須適應新的情況,進一步增強責任意識、服務意識、效率意識、創新意識,努力做好辦公室工作:
一是工作中不能輕理論學習,解決問題完全憑熱情、憑經驗、憑情感,要站在理論的新高度創造性地解決問題。
二是不能由于辦公室工作事情雜而有急躁情緒,工作中要多一份耐心、細心,盡量避免出差錯。
三是要進一步加強自身的學習,不斷提高教學水平,發揮骨干教師的引領作用,有力推進校本教研工作的開展,并做到及時反思,為創建教育強區做出應有的貢獻。
生活賦予我們的不僅是忙碌和煩惱,還有成長的觸動和頓悟。擔任辦公室主任一職,讓我感受頗多,受益匪淺。由衷地感謝學校領導的信任,感謝大家對我工作的支持,特別是工作出現差錯時給予的諒解與關愛。在今后工作中我將虛心接受大家批評和監督,不斷進步。
學校辦公室主任工作心得
學校轉隸后,根據工作安排,今年3月份到辦公室工作,一年來,在辦公室領導的帶動下,在全體成員的幫助下,我順利完成了從組織處干事到辦公室秘書的崗位轉換,在工作中不斷改進方法,提高效率,較好地完成了各項任務,現就一年來的工作總結如下。
一、作為秘書,注重在服務上體現超前意識。牢固地樹立了秘書工作的超前意識,全面把握學部黨委和領導的工作思路,正確貫徹黨委和領導的意圖,當好參謀和助手,努力做一名合格的秘書。在辦文上講求質量,今年,我先后起草了《學部黨委議事規則》、《學部督辦制度》、《學院黨政聯席會議制度》、《辦公室人員素質基本要求》、《辦公室業務學習制度》等規章制度,為領導起草各種匯報材料、講話稿等數十篇。在辦會上注重標準,今年共籌辦了十六次黨委會和其它一些臨時性會議,每次會前都精心擬定會議程序,分析各種細節,做好會務工作,確保會議效果和質量;在辦事上體現細致,堅持從小事做起,從大事著眼,努力提高辦事水平。凡是領導交辦的事情,都想方設法地辦好,遇有接待任務時,都精心準備,根據領導擬定的接待計劃,注意細節,保質保量。
二是作為支部委員,注重在工作中發揮職能作用。積極配合書記、副書記開展工作,十一期間,協助支部其它成員組織開展了一次活動。在近半年的先進性教育活動中,積極參加學部和黨支部組織的各種學習活動,保證了學習時間,并認真撰寫學習筆記,上交了心得體會,既學習了理論,又學習了相關知識和有關政策法規,武裝了頭腦、更新了觀念、提高素質。同時,對于支部建設積極提建議、出主意、想辦法,力爭使先進性教育活動能夠豐富多彩,確保了支部的先進性教育活動收到良好效果。
三是作為辦公室一員,注重在崗位上樹好形象。堅持嚴格要求自己,注重以身作則,講奉獻、樹正氣,以誠待人,樹一流形象。辦公室工作最大的規律就是“無規律”,可以說,當初在組織處不加班的時候少,半夜之前能回家的時候少,但是到辦公室工作以來,我感到,辦公室工作的這種“無規律”性更加明顯,特別是越是放假事情越多,在這種時候,我能夠正確認識和擺正自己的位置,正確處理工作與家庭的關系,不論是撰寫材料、文件收發、打印裝訂,還是協調辦事、接待來訪,甚至添茶倒水、打掃衛生等工作,我都會講標準、講質量,以高度負責的態度,一絲不茍地做好。辦公室工作很雜,也很忙,工作中我很注重和辦公室領導及其它幾個秘書之間溝通和配合,做到多請示,多匯報,工作上分工不分家。
四是作為大學中的普通一員,注重在是常生活中提高素質。我始終把提高素質作為適應本職崗位的首位條件,平時注重學習,除參加學部組織的正常學習外,特別注意學習文秘工作業務知識,努力增強適應本職崗位工作能力。利用辦公室的學習資料或起草講話稿的同時,細心學習,改掉自己的不足,并虛心向領導、同事請教,在不斷地學習和探索中使自己在文字材料上有所提高。經過近一年的學習和鍛煉,自己在文字功夫上取得一定的進步。
一年來,工作中雖然取得了一定成績,但也存在一些不足,一是終身學習、系統學習觀念還不夠強。雖然平時也比較注重學習,但學習內容不系統、不全面。有時候只注重和本職工作有關方面知識的學習和積累,對一些相關知識的學習卻缺乏興趣;有時候學習憑心情,心情好的時候多學一點,心情不好的時候就可能幾天都不動書本。
二是工作標準和工作效率還有待提高。有時只注重工作標準而忽略了效率,有時為了追求效率而忘了標準。特別是在工作多的情況下,由于缺乏對問題的梳理和歸納能力,容易造成工作的忙亂,有時存在應付了事和得過且過的思想,影響了工作效率和質量。
三是創新意識和創新能力還需加強。對新環境、新崗位的研究不夠,在平時工作中套用以往部隊工作的方法和套路,缺少創造性開展工作的動力,不能著眼地方高等教育的特點規律,為圖省時省力,不愿打破陳規舊律。
四是深入基層聯系群眾意識還不夠強。打電話多,跑腿的時候少;盯著領導的時間多,和群眾接觸的機會少;要情況要材料的時候多,親自去了解的少。不能及時準確的了解下情,造成工作被動。
五是參謀助手的作用發揮不夠明顯。缺乏對學部整體發展建設和學科專業建設等方面知識的了解,許多工作不知道或者是不了解,往往都是跟著領導的思路在走,根本不能為領導決策提供科學的有見地的意見和建議。平時對學部內部的信息和資料掌握的也不及時,很多情況都是領導先知道,所以也不能更好地為領導提供準確信息。
20xx年是學部轉隸后快速發展的關鍵之年,學部的各項建設和工作任務更加艱巨,作為辦公室秘書,要努力做學部改革和發展的帶頭人,因此,在新的一年里要努力做到:
一是適應崗位需求。適應崗位需求最重要的就是要加強學習。學習要成系統,要有目標,下一步要結合實際給自己制訂學習計劃,這樣才能做到綜合協調發展。在學好政治理論,還要努力學好現代科學文化知識,了解學部專業設置和專業發展情況,及時廣泛地了解和掌握最新的教育學理論,不斷開拓視野,更新觀念,豐富知識。學習和掌握現代化辦公設備,提高辦公質量和效果。要主動適應地方靈活的辦事規則,與學校和地方相關部門取得聯系,并進行廣泛的溝通,真正融入到地方的這種環境中去。
各位領導、各位老師:
大家好!
緊張忙碌的一學年即將過去,在校長的正確領導下,本人按照辦公室學年計劃和科室工作安排,團結全科室的同志們,積極配合學校開展各項工作,在工作中始終堅持飽滿的工作熱情,積極的工作態度,圓滿完成辦公室各項工作任務,全方位地為學校教育教學服務,為全體師生員工服務。下面,我將一學年來的工作簡要總結如下:
一、辦公室始終將處室隊伍建設放在首位。辦公室是學校管理的樞紐,在高節奏的工作運轉中每項工作都有著很高很嚴的要求。作為辦公室人員,需要不斷強化政治意識、大局意識、奉獻意識、服務意識和“實、細、快、嚴”的工作作風,才能符合學校快速發展的需要。在陸校長的引領下,辦公室的各項工作不斷提升標準,辦公室人員在陸校長的嚴格要求下都有了不同程度的進步。在學習中工作,在工作中學習,我們通過召開工作例會、隨時碰頭提醒提示等途徑培養辦公室人員良好的工作習慣。始終強調學習,通過學習正確把握學校整體工作的脈絡,領會學校管理的思路;通過學習保證工作執行的準確高效;通過學習提升辦公室人員的業務素質和服務水平。
二、立足全局,積極協調,保障學校各項重要工作和重大活動的順利開展。一年來,學校按照“三個為本”的管理思路,扎扎實實地推進教育教學改革和教師隊伍建設。在日常工作中,辦公室貫徹學校決策和工作部署,做好學校每周工作安排,組織好辦公會和全體教職工大會,督查會議決策落實情況,注重與其他職能部門的協同配合,在協調中督促,保證了學校管理體系的有序運行。
在學校統一安排下,配合相關處室,在學校組織的各項重大活動中(如技能展示、上級指導、外校參觀等活動)積極發揮辦公室宣傳服務職能,認真做好人員接待、內外宣傳、材料組織等各項工作。保證了參訪和接待工作的質量,體現了學校管理的品位,得到了參訪人員的肯定,發揮了應有作用。
三、不斷提升工作標準,始終保持激情敬業、忠誠奉獻的工作狀態。辦公室工作簡要來說就是“辦文、辦會、辦事”。辦文我努力做到構思成文快、思想觀念新,辦會努力做到細致優質、嚴謹認真,辦事努力做到深入高效、思維敏捷。在文件起草過程中,我注重公文運行的時效性,XX市教育局規定的時間內,保質保量,按時上交。對于上級來到“登記及時、分發到位、適時催辦”,使上級文件精神得以順利傳達,并及時將上級來文登記、歸檔。
一年來,辦公室在校長領導下,認真擬定印發學校文件,按照上級部門要求及時上報有關計劃、總結、報告、信息、報表,編輯每周工作計劃,力求字斟句酌,準確到位;各種會議準備從會議通知、考勤、器材等方面提前安排,力求精細周密,不出紕漏;對于各項上級來訪、常規迎檢、專題活動等重要事務,辦公室都認真準備、謹慎操作、保證效果。
四、關注學校發展,認真做好宣傳工作。辦公室是學校重要的對外聯系窗口,新聞宣傳是辦公室重要的工作職能。一年來,通過章丘教育信息網、校園播報、校園網等途徑,辦公室及時整理校園動態新聞,在宣傳學校辦學思想、中心工作、學校亮點方面始終做著不懈的努力。同時,注意與新聞媒體的溝通交流,積極報送有價值的新聞。
一年來,我校教育信息不斷刊登在“章丘教育信息”、“XX市教育網”等新聞媒體上。2008XX市屬學校中名列前茅。我校師生活動及管理成果經常得到上級領導的極大關注。
五、從細微之處入手,扎實做好辦公室常規工作。要真正作好校長辦公室常規工作,必須具備“細心、耐心、責任心”(我們稱之為“三心”)。辦公室工作中不乏瑣碎的工作任務,如“來客接待”、“電話傳真接聽、登記”、“事項催辦、提示”、“通知傳達”等等。看似平常、細小的工作,往往會因為一時疏忽而對學校工作造成一些“負面”影響。沒有從事過辦公室工作的一般沒有這方面的工作體驗,可能對這項工作認識不深。其實要真正做好這項工作,沒有100%的努力,是不可能把工作做好的。在此,感謝辦公室各位老師的辛勤工作,是你們不計繁瑣、積極主動的工作才使辦公室各項任務順利完成。
關鍵詞:高校;辦公室主任;職業素養
中圖分類號:G715文獻標識碼:A文章編號:1005-1422(2013)11-0063-03
高校辦公室是高校的綜合辦事機構,擔負著上情下達、下情上報、對外交流和后勤保障等重要工作,位置特殊、責任重大。高校辦公室既是落實工作的前哨,又是協調事務的中樞,還是提供服務的后院,理應成為學校領導的參謀助手,在學校各單位、部門中發揮示范表率作用。高校辦公室主任是辦公室這一機構的主要負責人,一名德才兼備的辦公室主任,對于充分履行和發揮辦公室的職能作用,對于全面推進學校各項決策部署的落實,具有不可替代的重要作用。
一、敢于擔當,履職盡責
2013年是廣東省教育“創強爭先建高地”的開局之年,校辦主任要在準確把握新形勢和新任務的基礎上,明確職責、敢于擔當,理清思路、突出重點。
(一)講政治
辦公室是各高校的參謀部,是核心綜合部門,所從事的每一項工作都具有很強的政治性。校辦主任要始終把講政治放在工作的第一位,把講政治的要求貫穿于各項具體工作之中。一方面要吃透政策。辦公室承擔公文處理、信息傳遞、參知政務等工作,政策性極強,說話辦事必須嚴謹準確,處理事務必須有根有據。因此,校辦主任首先要善于從政治上研判形勢、分析問題,全面把握有關方針政策,堅守工作政策底線,做到立場堅定、毫不動搖。另一方面要擺正位置。校辦工作離校領導近,受領導委托辦事的機會也較多,但校辦主任一定要自覺擺正位置,做到盡職不越位,辦事不越權。傳達領導指示、承辦領導交辦事項時,要及時準確,做到事事有回音;承辦緊急重要文件、處理突發事件時,要行動迅速,做到時時有反饋;迎送往來客人、接待來訪群眾時,要周到熱情,做到人人有回憶。
(二)講大局
圍繞中心、服務大局,任何時候都是校辦工作的主題。校辦主任只有時刻關心大局、認真研究大局、準確把握大局,才能圍繞大局創造性地開展工作,辦公室的工作才有方向、有意義、有章法。當前和今后一個時期,廣東省教育改革發展的核心戰略和總抓手是“創強爭先建高地”,高校的主要任務是“以協同創新為引領,全面提高高等教育質量”,主要措施是“高校創新強校工程”。因此,各個高校辦公室都應圍繞這一中心工作出謀劃策、統籌協調、做好服務。只有這樣,才能確保學校的各項工作不偏離主線、不錯失機遇、不落后他人。
(三)講擔當
在其位謀其政,司其職擔其責。校辦主任要做到守土有責、守土負責、守土盡責,就必須勇于擔當。勇于擔當最直接的表現就是要在困難、矛盾面前敢抓敢管、敢于碰硬,特別要敢于承擔難事、棘手的事、得罪人的事,善于處理各種復雜的矛盾。高等教育發展到今天,擴大和落實高校辦學自、深化高校管理體制改革、建立現代大學制度成為高等教育深化體制機制改革的核心內容。面對這一“硬骨頭”,校辦主任要有敢于擔當的勇氣和智慧,有負責任的精神,在推進學校中心工作中充分發揮工作督辦的功能,堅決把領導班子的決策部署貫徹落實下去,為其他各單位和部門做好表率。
(四)講奉獻
講奉獻落到實處,就是要能做到任勞任怨。在學校工作中,我們經常可以看到一些人可以做到任勞,但要做到任怨卻不容易。作為校辦主任,如果做到了任勞不任怨,可以說他基本上就白勞了。默默無聞并不代表著無人知曉,如果能夠做到加班加點受了累不訴苦,辦事協調受了委屈不抱怨,這樣的校辦主任其實會在領導眼中顯現出踏實誠懇、值得信賴的身影,在干部群眾、老師同事心中樹立起可親可愛、值得尊敬的形象。
1高校辦公室主任職業素養研究
二、建章立制,把握規范
俗話說“無規矩不成方圓”,規矩就是制度。只有建立起良好的工作制度,才能減輕工作負擔、提高工作效率,特別是可以幫助新進入辦公室工作的同事快速入門,也可以避免因為少了某位同事就難以順利開展工作的尷尬局面。校辦主任要把建章立制擺在突出重要位置,充分發揮在制度建設中牽頭抓總、統籌協調的作用。
(一)講辦文
辦文無小事,公文中標點的紕漏、字號的錯誤、格式的不規范都直接影響到公文的嚴肅性和權威性,進而反映出一個學校或單位的精神面貌和工作作風。校辦主任要通過督促落實辦文制度、規范發文程序、加強業務培訓等方式,切實提高辦公室的辦文質量。
(二)講辦事
辦公室工作線長、面廣,如何做到忙而不亂,關鍵在于按程序辦事。不按程序辦事的不良后果具有潛伏性和隱蔽性,一時一事可能不會顯現,但真的等到出現問題時往往已經釀成大的失誤。因此,校辦主任一定要從思想源頭上重視、從每件小事做起,帶領辦公室和各部門的同事養成按程序辦事、規范辦事的習慣。
(三)講辦會
2012年,中央和省“八項規定”出臺以來,對公務接待標準提出了更為明確和嚴格的要求。校辦主任一定要認真吃透文件精神,切實規范會務活動和接待行為,建立詳細的規章制度,防止鋪張浪費,防止大吃大喝,確保會務接待工作程序化、規范化、標準化。
三、改革創新,永葆激情
“常年馬拉松,天天百米跑”,在辦公室干久了難免覺得枯燥單調。如何調動辦公室同事們的積極性和創造性?如何在日復一日的重復勞動中找到新的興奮點?改革創新是致勝法寶。但脫離實際的改革創新,并不一定能發揮出好的效果。在此過程中,校辦主任要善于處理好三個關系。
(一)平凡和創新的關系
辦公室工作大多是一些普通、平凡、常規的事情,但要把每件事情都做得很好,其實很難。創新不一定非要有大動作、大改革,有時一個工作流程的優化、一種工作方式的微調、一位工作同事的輪崗都可以收到很好的效果。因此,校辦主任要把握好改革創新的時機、尺度和節奏。
(二)繼承和創新的關系
辦公室工作講創新,主要是在繼承基礎上的創新。繼承是創新的前提,創新是在繼承過程中的超越,繼承和創新是辯證的統一。校辦主任要處理好這二者的關系,不能一講創新就忽視和撇開過去好的制度和做法,也不能一講繼承就墨守成規不求任何突破和革新。對于被實踐證明的好做法新經驗,一定要延續和發揚;對于不適應新形勢新任務的舊制度老條例,要不斷完善和改革。
(三)失誤和創新的關系
創新的目的是為了推動工作,如果因為工作創新造成了一定的失誤,對于其他部門也許無礙大局,但是辦公室必須竭力避免。因此,校辦主任在改革創新時,一定要注意選擇事項和范圍,要對改革創新的發展趨勢形成預判和利弊分析,要對可能出現的失誤失敗建立工作預案。同時,要能容忍、接受下屬出現的偶然工作失誤并且敢于承擔相應責任。
四、打造隊伍,形成合力
一支作風硬、素質高、能力強、形象好的干部隊伍是做好辦公室工作的基礎。辦公室的工作人員應當具有良好的精神狀態,具有較高的綜合素質且充滿朝氣與活力。校辦主任要從以下三個方面付出努力,讓辦公室全體人員擰成一股繩,心往一塊想、勁往一處使。
(一)弘揚甘于奉獻的精神
校辦的主要工作是服務領導、服務師生、服務基層,這種工作性質要求每一個辦公室工作人員都必須具有強烈的奉獻精神。沒有無私奉獻、默默無聞、淡泊名利的思想,很難做好辦公室工作,也很難在這個崗位上成長成才,校辦主任必須在這個方面做出表率。
(二)營造團結向上的風氣
辦公室應該成為學校最具凝聚力和戰斗力的團隊。辦公室工作加班、補臺是常事,分工不分家是常態,所以營造團結和諧的氛圍對于做好辦公室工作至關重要。校辦主任要理解“懂團結是大智慧、會團結是真本事、講團結是高境界”的深刻內涵,帶領辦公室全體同志像愛護自己的眼睛一樣倍加珍視團結。
(三)關心干部的成長成才
辦公室工作對于一位干部素質和能力的歷練是其他崗位難以比擬的。從很多高校的實例可以看到,辦公室是一個人才輩出的地方。校辦主任要從政治上、工作上、生活上多關心辦公室的同事。在平時工作中要多壓擔子,多指出缺點和不足;在提拔干部時要多方推薦,多講優點和長處,真正使校辦成為多出干部、快出干部、出好干部的搖籃和基地。
參考文獻:
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關鍵詞:高校院(系);辦公室主任;職業意識
中圖分類號:G647 文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2012)09-0119-02
在高等教育領域,教學、科研工作一直是高校管理的第一要務。而高校院(系)辦公室作為學校的基本管理單位,處于教學、科研的第一線,責任重大。基于這種責任,作為高校基層辦事機構主管之一的院(系)辦公室主任,必須及時轉變職業觀念和調整工作思路,切實提高思想水平和管理水平,以適應教育改革與發展的新形勢。
一、全心全意的服務意識
就工作的根本性質而言,辦公室主任在一定程度上堪稱為學校職能部門、領導、教職工和學生的服務員。從其服務對象來看,其服務意識應該體現為兩個層面。一方面,辦公室主任應當成為廣大師生的忠實服務者;另一方面,就院(系)領導而言,這種服務更應起到一種主動性的參謀作用。
1.辦公室主任應當成為廣大師生的服務員
高校院(系)辦公室的核心工作就是服務,辦公室工作的根本目的和宗旨就是為廣大師生提供服務。就院(系)辦公室主任而言,應該全心全意地為本單位教師和學生做好方方面面的服務。從筆者的工作實踐來看,辦公室主任要做好的服務應該體現在以下三個方面:1)傳達和解讀學校相關政策。為配合學校的宏觀辦學任務,院(系)辦公室主任要傳達學校各黨政機關和職能部門布置的工作,并組織人員完成其布置的任務,因此為機關各部門服務應當成為院(系)辦公室主任常態性工作內容。2)為教師成長提供服務。教師作為院系發展的核心力量,辦公室主任要充分做好本學院(系)的教職工服務工作,如做好評職稱工作、年度考核工作、獎金發放及其他各種福利待遇認定等服務性工作。3)為本院(系)學生提供指導和服務。學生作為院(系)工作的主體,要求行政工作應圍繞學生教育和生活而展開。就辦公室主任而言,其工作內容大到學生的學習安排,小到為他們開證明、辦證件、蓋章等,都需要辦公室主任盡心盡力地完成。
2.辦公室主任應當成為院(系)領導的參謀
一般的日常服務外,高校院(系)辦公室另一項重要的工作就是發揮參謀職能,因此辦公室主任還應當成為院(系)領導的參謀。這里所謂的參謀,強調的是在院(系)工作實踐中,辦公室主任要為院(系)領導提供直接參謀和助手的服務,成為院(系)領導的“左膀右臂”,常態性地為領導進行和施行各項決策收集資料并提供依據。要做好這一角色,辦公室主任需要做好三方面的準備工作。一是要熟悉工作的整體發展情況。對本校、本院(系)的建設目標以及發展動態充分掌握,要多其他同類高校的發展建設情況也要有較為清晰的了解。二是要學會多角度考慮問題。既要站在領導的角度綜合統籌、兼顧全局,也要站在學院(系)教師、行政人員、學生的角度考慮問題,有針對性地提建議,制定措施要有可行性。三是要具有主動參謀意識。辦公室主任在日常工作中應始終強調從有利于院(系)發展的大局出發,因而對領導可能出現失誤的決策,要勇于主動進諫,提出符合實際情況的見解。在為機關職能部門和領導服務方面,要認識到這是辦公室主任義不容辭的責任,職能部門和相關領導交辦的事要保質保量地完成,而且要多作超前思考,為領導分憂解難。在為教職工和學生服務方面,要保持熱心、耐心、細致的工作態度,要把師生的事情看成和領導布置的工作同樣重要.一個好的辦公室主任,要胸中有全局,心中有服務,要樂于辦小事,勤于辦實事,如此才能搞好各項服務。
二、高屋建瓴的全局意識
管理工作的開展往往需從大局出發,辦公室主任作為高校的基層管理者在思考問題、處理問題時也應站在院(系)發展的角度上,與院(系)領導的思想、行動相一致。因而在日常工作中,辦公室主任應該盡量跳出辦公室這個小圈子,站在院(系)發展的高度觀照全局,努力使工作具有前瞻性和延續性,為單位發展提供有力支持。
1.辦公室主任應做好院(系)工作的常態化管理與檢查。就高校工作來說,院(系)辦公室主任要對單位行政領域的每一項工作都做到心中有數,做好安排并管理到位,要求辦公室主任既要做管理員又要做好檢查員。在管理員角色方面,對辦公室人員要做到知人善任,量才使用,而且要對他們愛護有加,最大限度地調動他們的工作積極性。而檢察員角色方面,要在行政服務工作領域建立嚴格的崗位責任制,根據不同的工作內容劃分崗位職責,確定目標管理辦法,并要求工作人員按照崗位職責規范自己的工作,同時還要對辦公人員的實際工作效果進行常態性的考核評價,從而確保辦公室的各項工作都能順利完成。
2.辦公室主任應為院(系)領導提供權威、全面的決策信息。全面系統的調研是提供決策的重要基礎,因而信息調研工作是院(系)辦公室一項不可缺少的工作。作為辦公室主任,工作職責之一就是作好信息調研。高校學院(系)領導很多是屬于“雙肩挑”領導,一方面要從事教學科研,另一方面要處理政務,日常工作非常繁忙,有時候有些文件可能來不及仔細看,平時也很難聽得到來自教職工和學生方面的意見和建議,這就需要辦公室主任當好信息員這一角色,為領導提供權威全面的決策信息。因此,辦公室主任就要對各種信息早關注、早介入、早思考,善于利用網絡、報刊等媒介,構建完善的信息網絡,接觸和掌握領導視線以外的多種信息資源,悉心聽取廣大師生以及其他行政管理人員的意見,對那些潛在的對事態發展有指導性的信息也要注意發掘利用,從而為領導決策提供科學有用的信息。
三、業務精湛的專業意識
高校院(系)辦公室主任作為學校工作的基層管理者,必須要強烈的專業意識。
1.辦公室主任要具備良好的語言能力。辦公室工作涉及大量的溝通和協調工作,而溝通、協調工作的順利開展,需要辦公室主任具有卓越的語言技巧和藝術。此外,高等教育國際化的趨勢,要求辦公室主任還應具備良好的外語溝通能力,從而使得教學、科研、管理工作等逐步與國際接軌。在筆者目前的工作實踐中,教育環境的變遷促使學校微觀管理層面發生了許多變化,院(系)辦公室也需要處理很多涉外事務,比如招聘海外人才,管理留學生,組織國際學術交流與科技合作活動,處理各種外文檔案的管理,等等。辦公室主任不具備一定的外文語言能力,將很難安排好這些工作。
2.辦公室主任要具備一定的信息技術能力。隨著信息技術的迅速發展,高校領域的辦公現代化幾乎成為一種普及的狀態。就院(系)行政事務而言,大量工作都需要借助計算機和網絡來完成。因此辦公室主任只有具備一定的計算機和網絡技術知識,才能更好地處理行政事務工作。多數辦公室都有管理或監督本院(系)的網站,而且大量專業研究所需要的高端化學儀器和設備都處于行政辦公室管理職責范圍之內,無論是網站的運行和安全問題,還是各種儀器設備的安全以及維護問題,都是辦公室必須密切關注的問題,辦公室應及時處理各種信息并解決設備運行難題,為教學、科研提供技術支持。
四、與時俱進的學習意識
隨著外界環境的迅速改變,高校院(系)的辦公工作環境也在發生變化,高校院(系)辦公室主任既要不斷拓寬自身的知識結構,也要在工作中保持創新精神。
1.辦公室主任應當不斷拓寬自己的知識結構
隨著高校教育改革和發展的進一步深入,高校行政工作的難度相對增加,責任也越來越重。因此,院(系)辦公室主任要做好本職工作,就必須具有廣博的知識結構。據多年的工作體會,筆者認為,院(系)辦公室主任首先必須具有較為系統的政策理論知識,能夠深入理解和領會黨的教育路線方針政策,從而能運用正確的理論來指導平時的具體工作。其次,院系辦公室主任還要具有扎實的業務知識。也就是說,除了要掌握在日常接待、行文辦會等方面的知識,還需要能夠從復雜的知識信息中獲取最有價值的東西,能夠在管理技能方面掌握一定的方法和藝術,能夠在文化修養方面提高自己的情趣和感染力。另外,為更好地完成工作,院(系)辦公室主任還需要具有些心理學知識,實現對領導、教職工和學生的心理把握,以便開展工作時更具有針對性和實效性。總體說來,外界環境的改變促使辦公室主任必須拓寬自己的知識面,因此辦公室主任必須不斷優化和更新自己的知識結構。
2.辦公室主任應該保持銳意創新的工作精神
中國教育學會會長顧明遠認為,教育的發展在于改革,教育的改革在于創新,教育的創新在于學習。在教育改革的背景下,銳意進取也是院(系)辦公室主任應當具備的重要素養。為了適應新世紀的要求,以嶄新的面貌邁向未來,高校院(系)辦公室主任更要具有緊迫感、責任感和使命感,更要富有強烈的創新意識、改革意識。具體而言,這種創新應該體現在三個層次。一是辦公理念的創新,既要正確認識院(系)辦公室主任的角色,突出其主動性的服務特征,改變以往按部就班、不求有功但求無過的工作思想,而是積極地為領導獻計獻策、為師生盡心盡力。二是辦公思路的創新,即強調具體行政事務的執行不循規蹈矩,而是不僅要學習前人的經驗,吸收消化前人的成果,而且要不斷推出自己的新思想、新經驗、新方法、新思路,勇于沖出舊觀念的束縛,深人未知領域去探索尚未被認識的客觀規律,總結出最佳的工作路線。三是辦公手段的創新,即突出微觀層面工作的實效性,強調現代化辦公模式和工具的迅速采用,從而增強具體的辦事效率。
參考文獻:
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[2]徐文花.高校院(系)辦公室主任的角色定位及其職業素質要求[J].黑龍江教育學院學報,2009,(2).
通過學習,我對辦公室工作有了一個全新的認識。
一、強化意識,在工作中正確把握自己
王玉寶主任從“辦公室”三字拆文解字入題,為我們形象地表述了辦公室工作人員的職責和定位,讓我懂得了辦公室是一個增長才干、充滿機遇的地方。培訓課上周華主任對于辦公室工作應該強化的幾種意識做了詳細的分解,通過理論聯系實際的方式,向我們闡述了辦公室工作的重要性。強化學習意識,服務意識,參謀意識,換位意識,合作意識,高效意識,全局意識,協調意識,應變意識,主動和超前意識,這是我們辦公室人員所需具備的必要素質。參與政務,做好事務,搞好服務,這是辦公室工作人員的重要職責。如何在工作中管事不亂管,參政不議政,參謀不決斷,這又需要我們把握自己的定位。
二、講求奉獻,在工作中做到吃苦耐勞
辦公室工作臨時性、突擊性強,服務就意味著奉獻,沒有奉獻精神就搞不好服務;沒有奉獻精神,服務就沒有積極性、主動性和創造性。要做好辦公室工作,沒有吃苦耐勞的作風,沒有無私奉獻的精神,是難以勝任的。辦公室人員要正確認識自己的工作和價值,正確處理苦與樂、得與失、個人利益和集體利益的關系,不搞攀比,不圖名利、愛崗敬業,無私奉獻。
三、關注細節,在工作中做到謹慎細致
辦公室工作千頭萬緒,瑣碎繁雜,除了接待、辦文、辦會、溝通、協調等等,要做好服務工作,必須做到勤奮細致,吃苦耐勞。要腿勤、手勤、嘴勤、眼勤,尤其要做到腦勤,別人沒有想到的問題我們要想到,別人沒有考慮到的地方我們要考慮到,只有這樣,才能完成辦公室繁重的工作任務。不讓領導布置的工作在自己手里延誤,不讓需要辦理的事情在自己手中積壓,不讓各種差錯在自己身上發生,不讓一線員工在這里受到冷落。
說到底,辦公室就是一個單位的窗口,而辦公室主任更可以說是這個窗口的形象代言人,我們一句不經意的話,可能會引起來訪者的反感;一個錯誤的標點,可能會使整句話的意思變了味;一個電話打不到位,就會讓一個會議拖后;一個煙頭扔在地上,就會讓我們的整體形象大打折扣。
這次培訓除了部分業務技能得到提升外,自己最大的收獲還是來自心理層面。
第一是心態發生變化。通過培訓我對自己的工作崗位有了更深層次的認識,有了全新的定位。原來總感覺辦公室工作很瑣碎、很繁雜,有時候會覺得很累、很苦。但現在我明白,雖然辦公室工作涉及項目多,內容復雜,但非常有助于個人能力的提升。以后我會把每一項工作都當成是對自己的一次鍛煉、一次提高,我不僅會從中收獲成功的,還能在不知不覺中提升個人能力。應該說通過培訓,自己變得比以前更加熱愛自己的崗位。
第二是明確努力方向。在下一步工作中,自己將著重加強對十種意識的培養。即授課老師給我們提到的十種意識:學習意識,服務意識,參謀意識,換位意識,合作意識,高效意識,全局意識,協調意識,應變意識,主動和超前意識。正所謂意識決定形態,通過各種意識的養成,對自己塑形,讓自己成形。
尊敬的各位領導、各位評委、同志們:
大家好! 辦公室是公司政務和事務的聯接點,是融合參謀助手、協調督辦、服務職責的綜合管理部門。參加辦公室主任競聘我認為我的優勢在于以下方面: 二、具備辦公室主任職位要求的綜合素質及能力
當過老師的經歷,使我擁有了良好的語言表達能力和人際溝通能力,多次代表水利廳參加全區、全國演講比賽都獲得好名次,多次擔任文章轉載自wmjy.net.cn節目主持人,也得到領導及同志們的肯定。
其次,具有較強的組織管理能力。和其他同志一起,組織策劃過籃球賽、團拜會,文藝匯演等活動,受到領導及同事們的好評。
我還具有一定的協調能力和文字綜合能力,能綜合協調處理好公司對外關系,和有關單位建立良好的工作關系,在工作中,得到他們的支持和幫助。去年我有幸受到水利廳人教處邀請成為《水利水電科普知識》一書編寫委員會的委員,負責該書部分章節的編寫工作,大大提高了我的文字水平。
三、有多年的辦公室工作經歷,熟悉辦公室業務
我先后有在學校辦公室、企業辦公室工作的經歷,在辦公室工作時間累計達六年,有較豐富的辦公室工作經驗。 在領導和同志們的幫助下,我的工作不斷進步,工作能力得到很大提高。由于工作出色,連續兩年被評為公司優秀員工,其中2003年還是公司中層干部的優秀員工代表之一。
四、思維敏捷,身體健康,精力充沛
我思維敏捷,能較快接受新事物,具有開拓精神,同時我年富力強,身體健康,精力充沛,有較強的事業心和工作責任感。
優勢固然重要,但僅有優勢也難以在工作中做出成績,要使辦公室工作有序開展,作為辦公室主任,還必須有自己的工作思路。假如我當選公司辦公室主任,我將從以下方面開展工作:
一是獻計獻策,當好參謀助手
辦公室是公司領導的參謀部,作為辦公室領導,要針對公司各階段的中心工作,站在一定的高度,分析思考問題,為領導獻計獻策,同時要結合公司的發展規劃目標,注意調查分析,對種種情況進行科學判斷,為領導決策提供可靠依據,當好參謀助手。此外,我認為作為領導的參謀助手,另一個重要的職責就是把領導從繁雜事務中解脫出來,讓領導把主要精力用在抓大事,謀大局上和對突發、偶發事情的處理中。
二是加強管理,提高工作效率。
工作效率是辦公室工作質量的核心,提高辦公室工作效率我的想法是從以下三方面著手:
第一,進一步建立健全規章制度,使辦公室工作走向規范化、制度化。
辦公室工作面寬事雜,只有加強管理,才能保證工作寬而不推諉,雜而有序。如果我當選辦公室主任,我將努力提高管理水平,完善各項規章制度,切實改進工作方法,通過規章制度,崗位職責,結合工作目標管事、管人,規范工作程序,理順工作關系,提高工作效率。
第二,當好管家。
今年是公司的管理年,如何降低管理成本,增收節支是管理工作中的一項重要內容。目前的公司辦公室融合著經理工作部和行政部的職能,掌管著車輛、電話、辦公用品、耗材等的管理,沒有嚴格的管理制度和增收節支的概念,勢必造成不必要的浪費,作為公司內部管理的負責人,要科學規范管理,控制成本,作一名讓領導、員工放心的管家。
第三,抓好辦公自動化,實現信息化管理。
目前,區公司分三個地點辦公,5xxxx所屬公司分散四處,按照現行的辦公條件,比如發一份傳真給所屬公司,至少每個公司需打xxxx電話,耗費半天的時間,工作效率低下,管理成本很高。因此,加強網絡建設,推行辦公自動化,實現無紙化辦公、信息化管理,既可提高工作效率,節省費用,降低管理成本,又可以提高公司的形象和聲譽。
三是立足本職,當好服務員。
辦公室是個綜合服務部門,為領導服務是辦公室義不容辭的職責,領導交辦的事要不折不扣地完成,在參謀中強化服務,在服務中當好參謀。但是為領導服務的出發點和落腳點是為公司各部門服務、為所屬公司服務、為群眾服務。如果我當選辦公室主任,我會擺正自己的位置,強化服務意識。多傾聽大家的呼聲,多關心大家的需求,多干實實在在事情,做一名合格的“服務員”。
四是把好“關口”,當好“窗口”。
辦公室掌握著公司的文字關、用印關、保密關,把好這些“關口”是辦公室的
主要職責,體現了辦公室領導的工作水平,因此,要不斷提高文字水平、辦文能力,嚴守機密,把好“關口”。同時辦公室又是公司的一扇“窗口”,在一定程度上代表公司形象。上級領導來檢查指導工作,相關部門來辦事,所屬公司來請示、匯報等。辦公室都要負責接待、溝通聯系。因此要搞好接待,做好服務,當好“窗口”。
此外,還要做好綜合協調工作,不僅要加強和公司各部室的溝通聯系,還要做好外部協調工作,加強與相關單位的聯系,建立良好的工作關系,為公司營造一個良好的外部環境。
辦公室工作紛繁復雜,千頭萬緒,既要承上啟下,又要聯絡左右,大事要參與,小事要處理。如果我競聘成功,工作中我將以“三個三”要求自己:一是,辦好三件事,即辦文、辦會、辦事;二是,搞好三服務,即為領導服務,為各部門服務,為所屬公司服務;三是,做到三個好,工作作風好,工作方式好,工作成效好。力爭將工作做到領導放心,群眾滿意。
【關鍵詞】高校;行政人員;能力培養
一、二級學院辦公室行政人員的作用
(一)服務參謀作用
自上世紀90年代后期,隨著我國高等教育辦學規模的擴展以及招生數量的急劇增加,作為高校教學前沿的二級學院辦公室的任務和職能范圍也在相應的擴大。高校二級學院辦公室行政人員的服務參謀作用主要體現在以下幾個方面:一是負責本學院對內和對外的文件收發、執筆起草本學院的新聞報道與各時期的計劃與各種報告、總結等。二是做好本學院各年度的信息統計工作,負責編寫相關報表和分析資料。三是做好本學院的各類檔案的歸檔工作。四是協助本學院的財務預決算以及各種公共事務的報銷工作。五是協助學院辦公室主任以及院領導處理校內突發事件,并承接學院領導以及學院對口主管部門安排的各項事務。
(二)溝通協調作用
高校二級學院辦公室是溝通學校與下設二級學院、學院與教師、學院與學生以及學院與外界的橋梁。因此,在與各方共事合作的過程中,不可避免地會產生一些矛盾。有的屬于信息不暢所造成的誤會,有的屬于個人工作失誤造成的損失,有的屬于突發意外情況所造成的矛盾。而辦公室行政人員作為二級學院處理日常事務最前沿的工作人員,要具備良好的書面與口頭表達能力,靈活運用溝通技巧,在矛盾發生過程中,能夠綜合協調化解矛盾,為本學院各項事務的開展凝聚力量。
(三)監督檢查作用
二級學院辦公室在整個高校各項政策與規章制度的實施過程中,都要發揮其監督與檢查的作用,例如協助辦公室主任落實檢查本院所做出的重大決策以及重要工作,又如檢查監督本學院教學與考務工作的情況。因此,各二級學院辦公室的行政人員應樹立監督意識,建立檢查機制,履行為學校與學院重點工作落實情況的督查作用。
二、二級學院辦公室行政人員應具備的素質
(一)良好的政治素質
政治素質主要包括政治態度和思想作風兩個層面,作為二級學院辦公室的行政人員,主要是在學院黨政領導的指揮下開展各項工作。由于基層學院辦公室不僅與教師有工作上的聯系,還與廣大學生以及外部的合作單位會有直接的工作聯系。因此,在平時日常工作中需要有堅定的政治信念和政治方向,對國家和直屬領導單位的各項政策與法規有較為清晰的理解和貫徹。其次,辦公室的行政人員要能按照保密守則上的要求保守工作秘密,堅持不打聽、不傳話、不亂說的“三不”原則,維護相關人員的合法權益。最后,行政人員應具備良好的思想作風,對于學院涉及財、物方面的管理必須樹立嚴于律己的廉潔觀念。
(二)過硬的工作技能
作為高校基層學院辦公室的行政人員在日常的工作事務處理中,有許多非常細節和限時的工作要處理,這些工作本身不難,但要按時、高效地做好還是需要過硬的工作技能。就二級學院所承擔的工作任務看,學院行政人員需要當好學校和學院的宣傳員、領導和師生的協調員、對外聯絡的信息員和辦公室內部的服務員。要做好這“四大員”就需要該類人員在平時的工作中要勤于學習,善于學習,從書本和前人的學習中借鑒處理工作的方法,并對日常工作做好日記以及處理事務的工作總結,以發現和認識工作中的不足,避免工作中的失誤。
(三)融洽的人際關系
二級學院辦公室的工作對象主要是與人打交道,工作環境相對較為復雜,在工作中會遇到不同身份、不同年齡層、不同素質的人員。這一工作對象與環境要求學院辦公室的行政人員發揮好橋梁紐帶作用,要有良好的口頭與書面表達能力,運用自如的溝通技巧,靈活應變的服務意識,處理好與辦事對象的人際關系,保證學院辦公室工作的順利完成。
三、創新型高校二級學院辦公室行政人員的能力培養
(一)溝通表達能力的培養
溝通表達能力是高校行政人員應具備的最基本的工作能力。所謂溝通是指信息在兩個或者兩個以上的人群中傳遞和理解的過程。這一過程首先強調的是發送渠道的暢通性,其次是發送內容的可獲性,最后是被發信息的可讀性。通常該過程都伴隨著行為影響的目的,使被溝通人的思維與行為逐步發生變化。溝通能力是管理工作中經常運用的能力之一,作為創新型高校二級學院辦公室的行政人員應掌握該種能力。溝通的方式主要有兩種即口頭表達方式和書面表達方式。為了培養這兩種有效的溝通方式,首先,需要行政人員具備良好的知識結構,既要具備處理辦公室日常業務的所需要的哲學、心理學、管理學、計算機和文學等方面的知識,又要具備二級學院所涉專業的基本知識,方便為學院師生提供教學和科研等服務。其次,行政人員需要學會傾聽,一方面是傾聽學院領導所下達的任務以及交辦的要求,保證任務的順利完成。另一方面是傾聽需要解決矛盾的雙方言論,這是有效解決問題的第一步,可以避免問題的擴大化,并直接影響矛盾解決的時長和質量。
(二)組織協調能力的培養
所謂組織能力是指組織人們去完成組織目標的能力,所謂協調能力就是通過各種調整活動使組織中、部門間、人員間的工作和諧有序。而組織協調能力是指根據工作任務,對資源進行分配,同時控制、激勵和協調群體活動過程,使之相互融合,從而實現組織目標的能力。針對高校二級學院的行政人員,我們一般認為組織協調能力主要包括組織能力和沖突處理能力。那么,在日常工作中如何培養該種能力呢?根據本人在辦公室的工作經驗,個人總結了以下三個方面的培養途徑:首先,在思想意識上要有積極的工作態度,克服懶惰心理,承接本職工作內的各項日常和突發事務。其次,加強平時的理論學習,并將其貫穿于工作實踐中,同時應掌握有關國家高等教育政策和學校的相關規章制度,熟悉政策與制度的適用范圍,為解決矛盾提供依據。第三,行政人員應培養廣泛的興趣愛好,在學校和學院的各項活動中起到帶頭作用,發揮個人的組織才能,與教職員工和學校各部門的同事通過體育運動和文娛活動增進了解,加強溝通。第四,行政人員應養成良好的工作習慣,分清主次任務,提高辦事效率,不拖延、不推諉,在工作時間內完成領導所布置的任務。此外,行政人員可以根據高校每學期的常規工作安排習慣性地將其提前準備與完成,為其他工作節約時間。第五,處理具體事務要因人而異,對事不對人,具體問題具體解決,并注意多于學院黨政領導、辦公室主任和教師同事之間的交流,并得到他們的支持與理解。
(三)信息應用能力的培養
當今的人類社會已經進入了信息時代,信息的收集與應用能力也已成為衡量一個人是否具有后發優勢的評判標準之一。所謂信息,是指各種符號、信號或消息等所包含的內容,它普遍存在于自然界、人類社會和人的思維之中,用來消除對客觀事物認識的不確定性。二級學院行政人員在網絡普及的新時期,亟需培養信息的識別、收集、檢索和應用能力。為此,二級學院行政人員首先需要有敏銳的信息意識,積極主動地通過校園網和因特網了解國內外有關高等教育的信息,并根據自己的工作需要,進行去粗取精、去偽存真的信息篩選工作。其次,需要學習有關計算機信息管理方面的知識,時常更新知識儲備,熟練操作檢索信息和信息應用方面的軟件與設備,利用獲取的新信息輔助自己的工作,并協助學院黨政領導做出正確的決策。
參考文獻
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一、高校公文流轉概述
(一)公文流轉釋義。高校公文是高校行政機關在行政管理過程中形成的,具有法定效力和規范體式的公務文書。公文流轉是高校行政機關對公文進行收文、分類、編號、登記、擬辦、傳閱、承辦、查辦、立卷、歸檔的過程。比如北京聯合大學規定校內請示性公文流轉程序為:各學院、各部門報送請示-公文審核-辦公室登記、編號、填寫文件批辦單-兩辦主任批示擬辦意見(如需有關職能部門完成相關工作,簽轉相關職能部門)-送分管領導閱批-校辦掃描備案后返回報送單位-適時督辦-掃描件備份、保管備查。
從此流轉程序可以看出,公文流轉工作具有承上啟下、聯系內外的橋梁和紐帶作用。通過公文的傳閱,可以把上級領導的方針、政策、工作意圖貫徹下去,把下級職能部門的工作情況反映上來。通過公文的流轉,使各部門互相協調,相互配合,使全校工作聲息相通,正常有序地開展。
(二)公文流轉的作用及意義。公文流轉工作是高校行政機關的一項重要的、必不可少的工作,是高校行政管理系統不可分割的一部分,在高校日常行政工作中主要的作用有: 1.“傳話筒”作用:一般高校的各機關處室、各教學單位的工作請示、工作匯報都以公文的形式報至辦公室,由辦公室按規定程序給校領導呈送,校領導將已批示完畢的公文退至辦公室,由辦公室返至承辦部門或擬文部門。公文流轉工作成為高校上下級溝通的“傳話筒”。2.“助推器”作用:公文流轉工作不單純是呈送、下發文件,還包括將校領導對某項工作的指導意見、工作指示以文件的形式予以督辦的作用,所以公文流轉工作還起到促進高校工作順利、有效開展的作用。3.參謀作用:有經驗的文秘工作者,針對某些特殊公文會為辦公室主任提供一些參考意見,減輕辦公室主任負擔,同時會及時總結公文流轉工作,為學校政策決策提供一些數據支持。比如某高校對2011年公文流轉工作進行總結,將所有校內收文情況進行分析,并列表分析(如表1),總結觀點有:“第一,經費類申請的公文所占比重較大,這一特點與往年情況相同。第二,教學科研經費申請件最多。從一個側面反映出該校在教學科研方面的經費支持力度仍然較大。第三,基建修繕公文比重較大,與該校2011年工作重點相一致。”從這份總結可以看出,它對校領導了解近一段時期內學校重點工作的方向,即時把握重點工作的落實情況,有一定的借鑒意義,起到了參謀作用。
二、高校公文流轉的常見問題
各高校已經在公文流轉方面構建了規范合理又具有本校風格的管理制度,能夠保證日常工作的順利開展,也能夠促進學校各項工作的有序高效進行。但是,隨著高校內部整合資源、人員調整,日常的公文流轉工作已經出現了不能適應新要求的問題。
(一)公文書寫不規范。1.公文標題不規范。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。但在日常收文過程中,經常有些送文部門遵循了“簡要”,但忽略了“準確”,公文標題過于籠統,比如“關于退換保證金的請示”“關于參會的請示”“關于支付工程款的請示”這樣的標題非常不利于批示文件和歸檔立卷;與之相反,有些公文遵循了“準確”而忽略了“簡要”,如“關于2011年6月19日高等學校英語應用能力考試經費的請示”,其實這個標題可以將“19日”略去,標題簡練、重點明確。2.公文文種混用。“請示”應當一文一事;一般只寫一個主送
機關,需要同時送其他機關的。“報告”不得夾帶請示事項。但送文部門把“報告”寫成“請示”或“報告”中夾帶請示的情況時有發生,非常不利于公文的分類、登記。3.公文正文內容表述不清、重要信息不全。公文內容表達清晰、要素齊全、行文流暢對于提高公文流轉效率有很大幫助。隨著高校改革發展的不斷深入,近幾年高校對教學、科研以及校園建設等方面經費投入加大,因此高校的校內公文中以經費類申請公文居多,但此類請示公文經常出現公文書寫表述不清、重要信息表述不全的情況,因此,此類公文只能被退回重寫,無疑降低了辦事效率。
(二)公文呈送不規范、反饋不及時。1.公文直送。雖然大部分高校都依據學校特點,對黨院辦審批的流程做出了具體規定,也特別規定了可以予以直送的情況。但在實際運行中,高校公文直送領導的情況時有發生,并且存在直送后又向學校辦公室要文件的情況,使公文處理工作變得比較被動。2.公文意見反饋不及時。高校在公文流轉過程中,經常出現公文交由承辦單位落實意見時,不能及時返回文件,也不及時反饋文件處理進度的情況。即使有些高校在批辦單上特別注明“閱后請于3日內退辦公室”,有些部門還是不能按時返回,也不及時反饋“不能按時返回文件的原因”,無疑影響了公文流轉效率。一旦擬文單位追要文件,就使辦公室公文流轉工作處于被動。
三、原因分析及解決對策
高校公文流轉中之所以出現上述種種弊端,依筆者分析,主要原因有以下幾方面:
一是高校文秘工作人員業務素質不高。很多高校的辦公室工作人員并非文秘專業畢業,沒有接受過專業的辦公室業務基本技能的培訓。其中很多辦公室工作人員可能很精通高校所開設專業的相關行業、專業知識,但對于辦公室的業務處理知識不熟。因為近幾年隨著市場需求的變化,很多高校都進行了大幅度的專業調整。在這種背景下,各高校在專業調整中有些專業教師轉崗從事辦公室工作,缺乏必要的辦公室業務基本功。
二是審核部門對公文書寫把關不嚴。高校請示性公文一般由各學院、各部門辦公室向校長辦公室、黨委辦公室呈送,各學院、各部門的辦公室對本單位的請示性公文進行初步審核。但現在很多高校的各學院、各部門辦公室對公文僅粗略審核甚或不審核即送兩辦,因為他們認為公文都由兩辦進行終審,所以他們不必花太多精力認真嚴格按照學校的公文制度審核。這種態度直接導致送至兩辦的請示性公文錯誤百出,兩辦負責公文流轉的文秘人員要針對來文中出現的問題與各學院、各部門辦公室進行反復溝通,修改,不僅加大了兩辦的公文審核壓力,也降低了公文流轉效率。
三是高校領導對公文流轉工作的重視程度不夠。一般高校對公文流轉程序都有一套嚴格的制度,這對于確保公文流轉效率、保證公文流轉質量很有必要。比如某些領導對公文流轉工作不夠重視,無論什么情況,對直送到他手里的公文都予以審批。也許領導認為,在部門負責人匯報工作同時又把部門請示文件批閱,確實提高了辦事效率,但沒有考慮到這對于未來學校的文件歸檔帶來的不便,沒有考慮到這種方式會使某些部門不按章辦事的行為進一步加劇,不利于公文流轉的規范化管理。
基于以上的分析,筆者建議可以從以下幾方面采取措施,努力提高公文流轉工作質量,進一步規范高校公文流轉工作:
一是加強高校文秘工作人員基本業務技能培訓。高校專業調整背景下,辦公室工作人員熟悉高校專業的相關行業、專業知識,這對于審核有關教學、科研內容公文的專業性有很大幫助,但缺乏基本的辦公室業務知識勢必影響公文流轉效率。因此高校應當為文秘工作人員提供更多的業務培訓機會,比如與其他高校辦公室交流文秘工作經驗、邀請辦公室業務培訓專家授課等,這樣能使具備專業知識的文秘工作者在工作中更得心應手,也可以提高高校辦公室公文管理工作的水平。
二是健全高校辦公室公文流轉制度并嚴格執行。要使高校辦公室公文流轉工作高效、保質的開展,有必要健全高校辦公室公文流轉制度。很多高校公文流轉方面只有比較簡略的流轉程序,但對于其詳細的、執行性較強的規范性文件還很少。可操作的規范性文件的出臺為高校的公文流轉工作的“依法”執行提供政策支持,不至于出現“人走制度變”的現象。公文流轉制度建立后,辦公室人員應當嚴格執行制度。比如,職能科室辦公室對呈送校領導的公文有初審責任,除特殊情況外,只要不符合要求的就退回重寫。只有這樣才能保證制度的有效執行。
大家好!
一、校情分析
我校現有教師38名,其中公辦教師35名,更換教師5名,男50歲以上、女45歲以上的教師就有十余名,一線代課教師27名。我們學校雖小,但工作樣樣不少,上級部門安排的各項工作都力求做到最好。由于教師隊伍年齡整體偏高,年輕教師的工作都處于超負荷狀態。我校英語、數學兩個學科教師各代兩個班的課程,其余一線教師全部兼職,學校中層領導無一例外,甚至部分中層身兼學校工作達五六個職務之多。比如:辦公室主任賈園擔任學校辦公室工作、語文學科包科領導、學校校刊主要負責人、初三年級144班班主任、初三年級144班語文課程、初一年級153班生物課程;教導主任張向宏擔任學校教務工作、數學學科包科領導、初一年級主任、初一年級153班數學課程、初二年級148班數學課程;政教主任李少鋒擔任學校的政教工作、政治學科包科領導、初三年級年級主任、初三年級146班班主任、初三年級145、146班政治課程。繁重的工作量、繁雜的學校工作勢必分散教師精力,影響教師精神狀態,影響教學成績。
多年來,我校年輕教師夫妻兩地工作居多、縣城買房等現象普遍,年長教師單職工較多,家庭負擔過重;長期以來,造成了教師不思進取的思維慣性和深入教學過淺的行動惰性。住校教師很少,每天一來回的家校往來肯定會導致教師過多分心,關心學生不夠,管理學生不到位,影響教學成績。
由于地理條件限制,學校教師隊伍有史以來總趨于“走出去的多,走進來的少”,致使教師隊伍素質出現斷層現象,學校整體教育教學質量受到影響,對于生源鞏固影響較大。
我校有語文教師8名,分別兼職史地生各學科,數學、英語三個年級教師各5名,政治教師3名,理化教師各2名。因為教師兼職多,各學科組人數少,給學校教研工作帶來不便,影響教育教學質量的提高。
學校在各年級設立重點班、普通班,似乎有利于優秀學生的培養、優秀教師的推舉,豈不知這樣的舉措更致使差生更差,帶普通班的教師思想消極、行動懈怠,教育教學成績整體推進緩慢。
二、工作思路:
在2012年10月1日新的領導班子組建以來,針對以上校情,我校確定了一系列工作思路:
1、學校管理層明確學校工作重心,做好人事調配。
學校工作重心是:學校工作以教學工作為重心,學校一切工作服務于教學工作,教學工作以初三年級為重中之重。 在人事調配上給予初三年級充足的師資力量,爭取在今年中考中取得優異成績。
2、學校常規以制度為依據,力求做到在工作中“講制度不講人情、用制度提升信譽”。
我校新的領導班子組建以來,迅速完善學校各項規章制度,尤其在教學常規工作中,制度具體明細,責任明確,真正做到有法可依。教師量化考勤、績效工資發放,嚴格遵循《西陌中學常規工作要求》《西陌中學量化考勤制度》《西陌中學升級統考獎懲制度》等制度,使學校常規工作執法公平、嚴明賞罰。
3、學校工作以“公平競爭”為前提,以“服務激勵”為準則,激發教師工作熱情,營造校園競爭氛圍。
為了使全體學生有所發展,創造公平的學習工作環境,使優生更優,使弱勢群體能夠迎頭趕上,按照教育局的要求,我校在上學期期中考試后,毅然決然地打破原有的班級模式,改為平行班,使每個教師、每個學生在公平競爭的前提下創造新業績。學校在元旦表彰大會上評出“十佳優秀備課教師”、“十佳優秀作業批改教師”、“雙十佳(備課和作業批改)先進個人”,樹立了教師競爭意識,激發了教師工作熱情。
4、學校管理工作采取“平穩過渡、穩步推進”的原則,逐步的使全體教職工適應新的學校管理形式。
學校從一直以來的“上課到校,下課離校” 的工作作風,到上學期“要求中層白天守崗、住校三夜,教師白天守崗、住校不要求”,到本學期“要求全體教職工白天全天守崗,中層住校四夜、教師住校三夜”的措施,做到領導“一天三查崗”(兩次固定查崗,一次隨機抽查),逐步加大守校管理力度,使全體教師以全身心的精力投身于教學。
5、學校管理工作本著“人文關懷”的精神,做到“感情性激勵”、“人性化管理”。
結合我校一線教師自身業務素質參差不齊的校情,為了使我校教學成績有新的突破,必須進行內部挖潛,優化組合。本學期開學初,學校對一線教師進行了人事調整,使一線教師隊伍建設重新優化組合。對于年齡大的教師,學校考慮到個人身體狀況,在人員調配可能的情況下,減少其工作量;對于代課吃力的教師,學校本著“因人設崗,因事定崗”的原則,調配至后勤處,擔任力所能及的工作。本學期,我校有5名中老年教師不再擔任一線教學工作,全部調配后勤。
6、學校工作始終以“培養人、推舉人”為宗旨,打造過硬領導班子,打造名師團隊,培養優秀學生。
我校中層領導都較為年輕,工作經歷少,工作經驗不足,學校千方百計的為中層領導提供展現才華、推銷自我的機會。如:創辦校刊推舉了辦公室主任賈園。在品格教育演講賽中,我校張嬌、蘇華、韓莎三名同學取得較好成績;在“金豐瑞”杯書畫競賽中,張書涵、董松濤、王周露等五名同學也分別獲得了一二三等獎;提振了學生的信心,鼓舞了全體師生的士氣。
7、學校教研工作堅決杜絕“形式主義”,力求做到“實效、高效”。
面對全校一線教師兼職、各學科組人數極少的現實,為了使教研工作落到實處,學校采取包科領導包學科的方式,文理科、小三科教研通過“調配教研時間、包科領導負責落實”的方式分開進行,使教研切實有效,高效顯著。由于小三科全部是兼課教師,教師對教材教法生疏,我們采取“走出去,請進來”的教研模式,聘請芮城二中薛祥老師對生物學科教師進行培訓、聘請東關中學薛耀輝老師對地理學科教師進行培訓,使小三科教師對課標、教材教法有更深入的了解,確保更有效地進行教學。
8、學校教學工作以“批改落實”為主旋律,扎實教學,穩步提升教學成績。
我校教師教研時間為兩個半小時,前一個半小時規定為教研教材時間,后一個小時為教師批改時間。包科領導負責檢查落實,代課教師批改完當天作業,方可離開教研室;為了幫助偏科學生補差,整體提高學習成績,我校教務處將每天課間活動時間分配給各學科,包科領導督促,代課教師到教室輔導潛能生,做到”抓尖、補差、促中間”的教學要求,全面搞好教學工作,進一步提高教學成績。
9、學校教學工作通過加強聽評課活動,促進教師之間交流,互相取長補短,共同提高。
聽評課活動作為教師教研的一種重要形式,是我校一直以來堅持不懈的常態工作。上學期,王聯合副校長、辦公室主任賈園、教導主任張向宏、政教主任李少鋒帶頭做公開示范課,這對教師有很強的輻射引領作用。通過骨干教師示范課、同頭課賽講、新教師過關課等多種形式促進教師相互啟發、相互學習。
三、采取措施:
1、全力以赴,備戰中考。
以目標為動力,以激勵為手段,提高教育教學質量。
學校把中考目標下達到各教研組、分解到各班,具體到每位包科領導、班主任與任課教師名下,每位初三教學成績相關負責人要明確目標、制定計劃、采取措施,保證完成相應目標。學校根據獎懲制度、根據目標完成情況進行獎懲。
以“四會”為起點、以“四會”為契機,激勵師生奮力拼搏。
學校把寒假考試成績評析會、百日動員誓師大會、60天鼓動會、30天沖刺會等作為初三中考各階段問題調查、情況摸底、階段總結、誓師鼓動的起點和契機,激勵師生一鼓作氣、層層推進,進一步提高教學成績。
以“團結協作“為宗旨,抓“培優”工作,提高學校知名度。
學校要求各教研組、各班級統一思想、步調一致,對尖子生、優秀生、達標生、及格生定位輔導、集中培養,使我校學生在芮城中學火箭班、重點班人數遞增,提高我校的教學知名度。
以舞蹈教學為抓手,做好中考特長生培養。
縣教育局領導審時度勢,把芮城高考的潛力挖掘于藝體教學工作方面,在全縣中小學實施藝體戰略舉措。我校結合校情,先從“舞蹈藝術課”入手,進一步推進音體美教育工作;為有藝術天賦的學生創造學習條件,為高中學府輸送藝術類人才。
2、集思廣益,搞好課改。
學校領導班子針對教師素質,選拔出潛力型教師作為課改培養對象,成立“課改研究小組”;籌集資金,帶領包科領導、課改教師到絳縣衡水中學學習觀摩;提高教師課改理念,推行課改模型,改變傳統學習方式,提高課堂教學效率,真正做到“教師輕松教學、學生愉快學習”的最佳境界。
3、辦特色教育,促常規教學。
以《春蕾》校刊的發行為契機,狠抓作文教學。
我校校刊現已發行三期,在校刊征文過程中,我們發現了很多優秀習作。我校學生董貴龍、燕婷婷、王乾雨等八名同學的作文在《古魏文學》上發表。我校校刊調動了全校學生寫作的積極性;激發學生學習語文的濃厚興趣;調動全體語文教師輔導學生寫作的積極性,在全校范圍內掀起了“寫作熱”,真正提高師生們的文化品位。學校辦公室計劃本學期再出版三期校刊,更好的為常規教學工作增色添彩。
聘請專職書法老師開設書法課,力促語文教學。
寫字教學是語文教學的重要方面。本學期,學校不惜花重金聘請書法專業老師來我校授課,針對硬筆字、毛筆字、藝術字對師生進行強化培訓。學校教導處、辦公室、語文組,將定期、不定期的在師生中間進行“書法大比拼”。真正的提高師生的書法功底,達到“人人懂書法、人人愛書法、人人用書法”的最高境界,進一步提高語文教育教學成績。
4、以活動為載體,推動各項常規。
學校工作本著“發現人才、培養人才、推出人才”的原則。本學期,學校會在師生之間開展演講競賽、作文競賽、書法競賽、特長展示、英語口頭作文競賽、英語聽力測試競賽、英語演講賽等活動。通過這些活動的開展,推動各項教學常規,豐富校園文化生活。
5、加強學生管理,激發學習興趣。
送花送匾,鼓舞學生士氣。
寒假期間,學校領導班子敲鑼打鼓,走村串戶,深入學生家庭,對上學期學習成績優異的學生,在演講、書法、繪畫方面取得縣級以上榮譽的特長生送花送匾、表彰宣傳,使全體學生鼓足干勁,努力進取。
檢
查
大約再有五分鐘就到下課時間了,胡老師還在課堂上津津有味地講課。這是他這學期開學后上的第一堂課——《品德與社會》,第一課,誠信是金。講課時他很激動。他常對他的部下(他曾經是校長)說,構建和諧社會,首先要構建誠信社會,講誠信,必須從娃娃抓起,堅持始終如一。我們這些小字輩就偷偷地笑。突然,他透過窗戶玻璃發現學校辦公室主任小李急匆匆地走來,還沒等他迎出去,小李已經推開教室門進來了。
胡校長,市審計局一個小時后到咱學校檢查收費情況,告訴學生,今年的書本費都還沒繳,下課后到小會議室開會。胡老師剛要說話,小李又急匆匆地去了其他教室。
小李叫他胡校長是對他的尊重。他在這所學校工作了二十四年,當了十三年校長。去年秋季剛開學,市審計局來檢查收費情況,查出學校上年向學生收取了上機費(按國家規定絕對不能收取),市審計局對學校進行了罰款,并向市政府作出對有關責任人進行行政處理的建議,市政府要求市教育局,對全市被查出問題的十二所學校負責人就地免職,并通報批評。胡校長年前被免去校長職務,感到十分委屈,找到市教育局局長——他當年的老同學秦志明訴苦,秦局長說,顧全大局吧,我也是揮淚斬馬謖,是有人想搞垮我。咱們是多年的老同學了,你再不理解我,我只有死的份了。
中午在秦局長家喝了幾盅,秦局長告訴他,只要我在這個位置上,早晚會讓你東山再起。其實老胡今年都四十八了,根本不想再當什么校長,只是覺得心里太憋屈的慌:收上機費是你教育局要求收的,我們也知道不合理,誰敢違抗?查出問題來了,又拿我們是問,什么道理?不講理。也好,不當官,少他媽制閑氣。這不,剛過春節,市教育局教研室孫教研員就來接替了胡校長的位置。
胡老師來到小會議室時,二十多位相關人員已經端坐四周,胡老師一落座,孫校長馬上進入主題。孫校長說,市審計局檢查人員馬上就到,我們必須統一口徑,對學生必須再三強調,今年的一切費用都還沒收,哪個班、哪個環節出現問題,哪位同志負責。各班應收的書費和作業本費數目小李貼在讀報欄里了,跟上學期一樣。下節課一律調課,由各班主任盯班,絕對不能在咱這里查出問題!散會!
胡老師走向他的班級。哎,這叫什么事兒?收費的時候像追命,那個班收不上來開會點名批評——怪老師嗎?一學期收一年的還拐著彎!前天剛收齊繳到財務室,今天又教給學生說沒繳費,真是,做個老師也不容易,這不明擺著說瞎話嗎?他媽的,上節課剛講了誠信是金,我這不是打自己的臭嘴嗎?這樣想著,他卻笑了。
好在都是小學生,老師讓怎么說,他們就怎么說。上課后胡老師不再講《品德與社會》,他按課表講起美術,他覺得,講品德還不如教學生們畫小狗小貓小老鼠心里更坦然。他認真地教孩子們畫畫,竟然把檢查的事拋到了九霄云外。
下課了,孫校長笑嘻嘻地迎面向他走來:沒事了,剛才市局辦公室湯主任打來電話,審計局檢查人員打道回府了。
哎,虛驚一場!
【關鍵詞】高校;管理執行力;督辦;決策
管理執行力的高低,直接反映出高校的管理水平、服務水準,集中體現了一所高校的內在涵養和對外形象。作為學校的綜合協調部門,以督辦工作為抓手,全面提升高校管理水平和管理質量已經成為辦公室工作的重要職能。
一、新時期加強督辦工作的重要意義
隨著高等教育規模日益擴大,高校管理部門成為集綜合服務、管理協調于一體的機構,綜合性強、節奏快、事務繁雜,因此,管理部門的高執行力成為保障學校建立和保持競爭優勢的關鍵所在。管理學認為,事業的成功三分靠戰略部署,七分靠貫徹執行。
執行力顯現著一個團隊從決策形成到任務完成的速度及質量,展現出管理團隊的戰斗力、競爭力和凝聚力。對于執行力差的團隊而言,再好的決策也會成為水月鏡花。
當前,深化高等教育綜合改革已經進入深水區,且對高校提升辦學質量和辦學效益提出了更高、更明確的要求。切實提升管理的執行力,充分發揮執行力的效能,才能有效提高管理水平。
可以說,高校管理執行力已成為高校的核心競爭力,其核心作用就是要實現學校的長遠目標和戰略規劃。 督辦工作是通過對學校重大事項、重要工作及重要文件強化過程監控、反饋辦理結果,以提高辦事效率和改進工作作風,保障各部門提升管理執行力的重要手段。
對于高校而言,進一步加強督辦工作,還因為管理執行力還存在諸多問題,不利于高等教育的可持續發展。如:黨委常委會、校長辦公會議定事項有結論,卻無牽頭部門去落實;工作要點文件過于宏觀,往往導致有計劃無進展;個別工作部門間互相推諉扯皮,執行速度緩慢;執行工作時理解度不夠導致執行力度欠缺;文件下發后,傳達解釋機制不暢通,政策沒有貫徹執行好;對于執行效能缺乏相應的懲處機制和激勵機制等等。針對以上問題,辦公室很有必要對高校管理執行力情況進行過程監管、結果反饋,找到解決執行力問題的癥結所在,為高等教育綜合改革的順利推進及學校的長遠發展提供保障。
二、督辦工作的三個誤區
(一)觀念誤區。首先,校領導要充分認識到督辦工作的重要性,對維護決策權威性率先垂范,對需要督辦的重要事項做到主動批示、敢于問責;要清晰傳達決策意圖和決策精神,便于辦公室人員抓住關鍵。其次,辦公室督辦工作人員要擺正位置。督辦工作本身具有政策性、權威性,按照會議決議或者領導批示開展工作,這是崗位職責所在,不是拿著“尚方寶劍”的“欽差大臣”,因此督辦工作人員一定要以服務大局、溝通單位與領導為出發點,特別是對于承辦單位遇到的困難要及時向上反饋信息,幫助協調辦理,促進事項保質保量完成。再次,承辦單位也要轉變觀念,不能將督辦工作視作辦公室在“找茬”,在“揭短”,在做好自身工作的同時,要將積極配合督辦、反饋辦理結果看作是為自身工作擴大影響力和受眾面的行為,當作溝通協調工作的重要渠道。
(二)決策信息要素不全。督辦工作決不是從要抓落實的時候開始,事實上,信息要素完成的決策信息是開展督辦工作的先決條件。現實中遇到的決策信息要素不全主要體現在:
一是缺少牽頭部門。牽涉多個部門共同完成的工作在決策時就應該明確一個部門作為牽頭部門,如果此信息不全,督辦工作人員也不能向多部門同時發出督辦通知單,否則經過多頭報送的信息容易彼此矛盾,從而難以抓住重點,而應該請示領導明確牽頭部門后再督辦。
二是缺少成文的會議紀要。重要會議上議定的事項不可或缺會議紀要,以領導簽發的會議紀要作為督辦依據,否則容易造成理解偏差,影響督辦效果。
三是缺少任務完成期限。形成的決策信息常會有“盡快完成”“立即整改”“著手準備”等字眼,不利于把握督辦工作開展的時間節點,此類情況一定要結合現實考慮,以確切的日期來明確完成時限,杜絕界限模糊的情況。
(三)督辦形式單一。當前,督辦工作主要還是依靠發放“督辦工作通知單”的形式開展,周期較長,且不能直觀反映事態發展的來龍去脈,不利于迅速查找問題癥結。單一的督辦工作方式與整個社會信息化浪潮的背景不相協調。可以借鑒已經在大型公司中被廣泛運用的網絡督辦管理系統,通過系統設置實現決策決議、重點工作、領導批示、工作要點、任務、公文及其他督辦事項的分解下達、協作溝通、執行反饋、督辦跟蹤、辦結確認等督辦業務周期閉環管理,全程記錄過程,不斷提升督辦業務效能。
三、加強高校督辦工作的途徑
(一)建立健全督辦工作機制。督辦工作過程復雜、牽涉面廣,必須要有完備的工作制度規范督辦行為。
一是明確職責、完善程序。我校在2012年《中國石油大學(北京)督辦實施工作辦法》。以文件的形式對督辦工作的開展進行了全面規范。明確了黨委辦公室、校長辦公室是負責學校督辦工作的職能部門,督辦工作主要內容是重要文件、重點工作、重要批示及重要會議決議;督辦工作的程序按立項、交辦、催辦、辦結、反饋和歸檔六個環節進行,形成程序閉環;設置督辦工作審批單,在審批單上明確時間節點和辦理要求;編制了督辦工作流程圖,使各個督辦事項有章可循。
二是把握重點,源頭督辦。我校的年度工作要點出臺,先由各個部門提交年度計劃,經黨委常委會討論審議后以文件形式下發,并附各部門任務分解表,年初還要召開二級干部會布置學校重點工作;工作要點經過由下而上、再由上而下的總結、分析,執行時明確牽頭部門及任務完成時限;我校黨委常委會、校長辦公會定期每次會后都編發會議紀要,督辦工作人員根據領導簽發的紀要定期梳理各項議定事項的任務完成情況,編發《督辦工作簡報》,在一定范圍內公開,起到了良好的督促作用。
三是注重溝通、加強協調。辦公室要做到與各任務承辦單位進行經常性溝通,事前有提醒,將清晰的決策內容告知承辦單位;事中有溝通,及時掌握各項工作進度;事后有檢查,促進工作任務保質保量完成。切忌以偏概全、蓋棺定論。
(二)構建完善的督辦工作隊伍。高校督辦工作涉及學校各部門及各層面的領導干部,工作內容涉及學校辦學事業的各個方面,從宏觀政策到微觀落實,任務貫穿于決策、落實、反饋、歸檔的全過程,僅靠辦公室個別工作人員的力量是不夠的,要從上而下建立起一支包含各個單位、各個層面的督辦工作隊伍。就我校而言,學校辦公室主任是督辦工作管理責任人;各承辦單位主要領導為督辦事項具體落實第一責任人。學校各主管領導根據工作分工督促承辦單位落實。校領導積極參與督辦工作,為督辦工作的順利開展創造了有利條件。校領導中,有的就年度工作要點落實情況召開專門督辦協調會,逐項聽取落實要點的情況匯報;有的對專項工作主動作出批示,要求反饋辦理結果;各類文件批示規范,明確了牽頭部門和完成日期。學校除了設立專門的督辦機構外,校屬各部門、單位的負責人均為督辦工作責任人,負責各類決策在本單位內部貫徹落實。學院(部)辦公室主任要兼任本單位督辦工作聯系人員,負責辦理結果反饋 ,形成上下協調、左右聯系的督辦工作隊伍體系。對列入督辦的事項,做到事事有結果, 件件有回音 。
(三)強化督辦結果的運用。督辦要實現良好的效果,達到“言必信、行必果”,進一步形成全校教職員工齊心協力貫徹落實學校辦學目標的氛圍,就必須有配套的獎懲制度。將各單位按決策要求完成任務的情況與單位業績考核、領導干部述職結合起來,對于承辦單位對所本職或牽頭、協辦的工作拒不執行、打折扣執行、執行不力而給學校造成損失或不良影響的,應當追究有關部門主要負責人的責任;對于承擔了大量重要工作、且保質保量完成目標任務的,在干部考核或干部提拔任命中應給予業績考量。
此外,辦公室還要做到加強調研,通過綜合督辦過程中發現的問題,有選擇地深入開展調研國內外高校或同類高校的做法,為領導決策提供真實準確、有價值的信息,真正發揮辦公室作為領導的參謀、助手的作用。
我校黨政辦公室以不定期編發《校領導參閱》的形式開展此類工作,通過對某一方面問題的橫向對比、縱向對比,有利于找到改進相關工作的方式方法。
【參考文獻】
一、目標任務
在4月20日前完成全縣所有學校(含中心學校)校產普查清理工作,并按要求辦理《土地使用證》和《房屋產權證》。
二、工作措施
(一)加強領導,精心組織。這次學校校產清理和“兩證”辦理工作涉及面廣,政策性強,工作量大,時間緊迫,各鄉鎮、縣級有關部門要高度重視,精心組織,密切配合,切實保證各項工作任務按時完成。
(二)明確責任,各負其責。 2.縣國土資源局、縣建設局及縣房管所要密切配合,指定專人,協助做好學校《土地使用證》和《房屋產權證》的辦理工作。要充分考慮學校實際情況,盡量簡化辦事程序,做好服務工作。
3.縣教育局要做好校產清理和“兩證”辦理的組織、督促工作,及時協調解決學校“兩證”辦理工作中的困難和問題,保證“兩證”辦理工作圓滿完成。
4.鄉鎮中心學校、縣屬各學校要按照縣國土資源局、縣房管所()的要求,積極主動做好學校“兩證”辦理中的各項業務工作,真實、準確繪制各學校校舍平面圖。
(三)各學校《土地使用證》以村完小、中學為單位申請辦理,村小學、教學點掛靠村完小辦理。縣國土資源局除收取每本《土地使用證》工本費20元外,不再收取任何費用。
(四)各學校《房屋產權證》以中心學校為單位申請,以村完小、中學為單位辦理,村小學、教學點掛靠村完小辦理。校舍布置圖、房屋分幢平面圖的繪制及建筑面積計算由各中心學校承擔,縣教育局負責審核上述內容的真實性、準確性、完整性。縣房管所根據縣教育局審核后的材料,進行產權登記發證。縣房管所除收取每本《房屋產權證》工本費(含表冊費、印花票)20元外,不再收取任何費用。
(五)全縣所有學校(含中心學校)必須全部辦齊《土地使用證》及《房屋產權證》,做到不重不漏、真實可靠。
三、時間要求
20xx年4月20日前完成全縣所有學校(含中心學校)校產清理和“兩證”辦理工作。各中心學校、縣屬學校必須于4月8日前將辦理房屋產權證所需材料提交房管所,以確保“兩證”辦理工作的順利進行。
四、組織領導
為加強全縣中小學校產清理和“兩證”辦理工作的領導,確保全縣各學校按時完成校產清理工作,經研究,決定成立大姚縣校產清理工作協調領導小組,其組成人員如下:
組 長:
副組長: