時間：2022-07-01 11:23:40
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇科研檔案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
（一）真實性
科研檔案是醫(yī)院科學(xué)研究過程中產(chǎn)生的，它真實地記錄了醫(yī)院的科研活動、科研水平，反映了醫(yī)院科研活動的歷時過程。
（二）實用性
科研檔案是經(jīng)過收集、分類、鑒定等科學(xué)方法形成的具有內(nèi)在聯(lián)系的有價值的文件體系，是醫(yī)院廣大專業(yè)技術(shù)人員勞動和智慧的結(jié)晶，它能為科研管理機構(gòu)和科技人員在科研管理、科技決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、著書立說、職稱晉升、經(jīng)驗總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。
（三）保密性
科技知識和科研成果在一定時間和一定范圍內(nèi)擁有其知識產(chǎn)權(quán)的有價性。
（四）專業(yè)性
各醫(yī)院有各自的專業(yè)特點，有各自的專業(yè)優(yōu)勢。因此，檔案管理工作人員要具有專業(yè)技術(shù)知識。
二、科研檔案人員的基本任務(wù)和職責(zé)
《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第二十一條明確規(guī)定了科研檔案人員的基本任務(wù)和職責(zé)，主要有以下幾個方面：
貫徹國家有關(guān)科技檔案工作的方針政策和法規(guī)，制訂本單位的實施細(xì)則和有關(guān)規(guī)章制度。
參與本單位的科研計劃管理、成果管理和技術(shù)市場的開發(fā)活動，及時提出對科研檔案的管理要求。
指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和協(xié)助本單位各部門的科研人員做好科研文件材料的形成、積累和
立卷歸檔工作。檢查、驗收科研項目或上報評獎成果的檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
三、醫(yī)學(xué)科研檔案管理存在的問題
（一）醫(yī)學(xué)科研檔案管理的特殊性
醫(yī)學(xué)科研檔案專題性強，時間跨度大，周期長，研究均以一個專題為研究對象，都是圍繞著某種疾病病因的探討、治療和預(yù)防，某種化學(xué)物質(zhì)對人體的損傷等進(jìn)行專題研究。許多重大項目更是多專業(yè)、多學(xué)科綜合研究、共同攻關(guān)完成。因此，除了項目初始的技術(shù)路線制定完成后，研究課題就步入了主要階段，有的是每個病例信息歸檔后就納入分析系統(tǒng)，有的是等全部試驗調(diào)查數(shù)據(jù)收集齊全后進(jìn)行系統(tǒng)分析，最后通過比較、分析、總結(jié)，從而得出一種新的臨床治療方法或是對傳統(tǒng)技術(shù)的一種改進(jìn)方案。原始數(shù)據(jù)的收集只能在課題完成后，也因此導(dǎo)致科研材料收集、歸檔不齊。
（二）課題組成員組成的特殊性
科研人員工作繁忙，往往身兼數(shù)職，既要每天應(yīng)對臨床醫(yī)療工作，又要進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、進(jìn)修，還要給本科生、研究生上課。同時一個經(jīng)歷二三年課題研究的課題組，成員中不僅有正式員工，還有研究生、進(jìn)修生；不僅有本科室固定的員工，還有處于輪轉(zhuǎn)中的住院醫(yī)師；有專門從事臨床實驗工作的人員，也有專門從事實驗室實驗工作的人員。科技人員在研究工作中形成的研究材料比較分散，這樣對于日常科研材料的收集、整理，往往難有較高的收集完整度。
（三）科研人員科研檔案意識淡薄
一是對《檔案法》和《檔案法實施辦法》宣傳力度不夠，二是受市場經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動，造成部分科研人員對醫(yī)學(xué)科研檔案工作促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研事業(yè)發(fā)展的認(rèn)識不夠，或認(rèn)為科研資料是自己的心血，應(yīng)該歸自己所有，不愿將自己的科研核心內(nèi)容資料完整地、系統(tǒng)地移交檔案部門。
四、醫(yī)院科研檔案的措施
（一）加強制度建設(shè)，實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理
根據(jù)國務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第五章規(guī)定：“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，根據(jù)科技檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規(guī)章制度，實行科學(xué)管理”。可見，建立和健全科研檔案管理制度，實行集中統(tǒng)一管理是實現(xiàn)醫(yī)院科研檔案有效管理和規(guī)范管理的基本要求和根本保證，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。醫(yī)院科研檔案做到集中統(tǒng)一管理要糾正兩種錯誤認(rèn)識：
一是重科研活動，輕檔案資料管理；二是圖自己方便多，從大局著想少。醫(yī)院科研檔案只有實行集中統(tǒng)一管理，利用起來才能方便。至于有規(guī)章制度約束，使用時要辦手續(xù)，是為了保證醫(yī)院科研檔案不失散，不損壞的必要手段，也是保證長期使用方便的重要措施。理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責(zé)任。
（二）實行課題全過程管理，確保科研檔案質(zhì)量
為保證醫(yī)院科研檔案內(nèi)在質(zhì)量的真實性，實現(xiàn)科研課題研究全過程的檔案管理，確保科研檔案的質(zhì)量，根據(jù)我院科研檔案工作的特點，在遵照醫(yī)療科技檔案規(guī)范管理原則的基礎(chǔ)上，
從以下四方面確保科研檔案質(zhì)量。
1.立項指導(dǎo)。臨床科研人員往往對檔案收集的程序不熟悉，在科研立項時，由科教科的一名兼職檔案員根據(jù)科研設(shè)計的內(nèi)容，將科研項目的歸檔內(nèi)容和要求書面告知項目負(fù)責(zé)人，
并對其進(jìn)行指導(dǎo)，同時兼職檔案員具體負(fù)責(zé)該項目所形成的各種文件材料的收集。
2.中期檢查。在科研項目開展過程中，科教科的兼職檔案員要及時了解和掌握科研項目進(jìn)展的動態(tài)，針對開展項目的每一階段應(yīng)形成的原始材料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保研究活動中原始材料形成的真實性和準(zhǔn)確性。
關(guān)鍵詞：高校 ；科研檔案管理；對策
21世紀(jì)以來，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，高等院校的科研水平得到了進(jìn)一步提高。據(jù)不完全統(tǒng)計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研檔案作為高校科研工作的衍生品，真實記錄了高校科研活動的全過程。不過，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質(zhì)低下等問題，制約了高校科研工作。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學(xué)者關(guān)注的一個重要話題。
一、高校科研檔案管理的特點
據(jù)國家檔案局的規(guī)定：“科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高校科研檔案作為高校科研工作的衍生物，是凝結(jié)廣大高校科研工作者智力勞動的結(jié)晶，具備著一定的學(xué)術(shù)價值，具備以下特點4:
1、歷史階段性與成套性的矛盾統(tǒng)一
高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據(jù)，它記錄和表達(dá)了當(dāng)時的科研工作狀況。與其他類型的教學(xué)檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準(zhǔn)確、完整地再現(xiàn)了高校科研工作的片段或整個過程、發(fā)展軌跡。科研檔案管理，可以體現(xiàn)出一個學(xué)校的學(xué)術(shù)研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關(guān)的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又依靠總體的科研程序和科研內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個反映該項科研活動的文件整體。
2、現(xiàn)行性與保密性的矛盾統(tǒng)一
有學(xué)者指出所有檔案都與原單位有密切聯(lián)系階段，具有現(xiàn)行性的特點，所以說，科研檔案在進(jìn)入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內(nèi)仍然具有很強的現(xiàn)實效用。而與此同時，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息日益成為一種重要的戰(zhàn)略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權(quán)和相關(guān)利益。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性。總之科研檔案，是現(xiàn)行性和保密性的統(tǒng)一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。
3、科研檔案專業(yè)性與管理人員知識單一性的矛盾統(tǒng)一
科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業(yè)務(wù)內(nèi)容和職責(zé)，具有很強的專業(yè)性。我國高等學(xué)校科研門類多、學(xué)科多、覆蓋廣，同時各專業(yè)載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應(yīng)的科技檔案工作內(nèi)容，在搜集、保管環(huán)節(jié)均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結(jié)構(gòu)存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。
二、高校科研檔案管理存在的問題5
根據(jù)筆者了解和掌握的情況，結(jié)合杭州市多所本科院校調(diào)研的基礎(chǔ)上，高校科研檔案管理還存在以下問題:
第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高校科學(xué)技術(shù)研究的效果。多數(shù)科研人員在科研過程中，重視結(jié)果輕過程，重得獎輕積累，他們認(rèn)為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關(guān)。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術(shù)檔案據(jù)為己有，造成檔案歸檔難。
第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數(shù)高校的科研檔案工作并沒有得到應(yīng)有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準(zhǔn)確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內(nèi)容、范圍，各種規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有落到實處。
第三，管理機構(gòu)不完善，管理人員不穩(wěn)定。我國大多數(shù)高校都設(shè)立檔案館等管理結(jié)構(gòu)，卻主要是針對文書檔案而言。科研檔案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現(xiàn)問題互相推諉責(zé)任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業(yè)專業(yè)知識；大部分出生理工科，多數(shù)是兼職，檔案專業(yè)知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。
第三，檔案保管條件差，管理設(shè)備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設(shè)立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質(zhì)檔案多電子檔案少，傳統(tǒng)設(shè)備多現(xiàn)代化管理工具少。多數(shù)高校科研檔案并沒有進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現(xiàn)象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。
第四，科研檔案利用率不高，開發(fā)效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設(shè)輕利用、重管理輕開發(fā)的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻(xiàn)資料堆放在檔案室中漸漸陳舊。科研檔案本身具備著經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，而目前高校科研檔案的利用處于真空狀態(tài)。
三、加強高校科研檔案管理的對策
上述科研檔案管理的現(xiàn)狀和問題，需要高校管理者統(tǒng)籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗，筆者認(rèn)為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：
一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度
首先，應(yīng)該要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，加強《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。
其次，應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發(fā)制度等。制定規(guī)范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現(xiàn)狀，予以有力制度保證。
再次要明確科研檔案管理內(nèi)容，采取最優(yōu)管理模式。應(yīng)采取多元化視角和文件連續(xù)體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標(biāo)，實現(xiàn)科研檔案的社會價值。7
二、加強隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)
在信息化、數(shù)字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔(dān)多重任務(wù)，既是科研證據(jù)的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構(gòu)建者。科研檔案工作人員要加強學(xué)習(xí)，成為復(fù)合型管理人才，有必要掌握一些相關(guān)法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學(xué)會利用網(wǎng)絡(luò)化手段，實現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的數(shù)字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。
三、轉(zhuǎn)變工作思路，提高科研檔案的社會效益
在信息共享時代，高校科研檔案工作應(yīng)該擴(kuò)大社會服務(wù)職能，體現(xiàn)科研檔案的社會價值，發(fā)揮科研檔案的作用和價值。高校科研檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現(xiàn)認(rèn)識和構(gòu)建高校科研檔案工作。應(yīng)該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關(guān)系管理理念，采用基于客戶服務(wù)的科研文件管理思想，積極開發(fā)和利用科研檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
四、積極主動上門，加強科研檔案的動態(tài)管理
科研檔案管理應(yīng)該建立在動態(tài)的全員參與基礎(chǔ)上，而非純粹的靜態(tài)控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發(fā)，加強校內(nèi)外科研技術(shù)合作，邊保存邊開發(fā)，使高校科研檔案管理工作在良性循環(huán)的模式下運行。
參考文獻(xiàn)：
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3 國際檔案局.科技技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定[Z]. 國檔發(fā)[1987]6號.
4 林光斌.從辯證思維角度分析高校科技檔案工作「D].成都理工大學(xué)碩士學(xué)位論文.2011,5
5 張玉霞.高職院校科研檔案管理芻議[J]. 大家.2011.15
1.創(chuàng)新管理模式
在醫(yī)院中，科研檔案是科研管理中的重要部分，其不僅可以為科研成果的管理、推廣、轉(zhuǎn)讓等提供重要的條件和物質(zhì)基礎(chǔ)，而且可以為科研活動的決策以及計劃等提供相關(guān)的依據(jù)。每項科研成果可以通過科研檔案來體現(xiàn)，當(dāng)每項科研結(jié)束之后，需要一套完整的、系統(tǒng)的以及準(zhǔn)確的科研檔案對其進(jìn)行記錄，并且還需要科研人員認(rèn)真做好科研文件的形成、積累以及歸檔等工作。并且需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定將科研成果納入科研管理制度當(dāng)中，在檔案管理模式的創(chuàng)新當(dāng)中，科研管理部門需要與檔案管理部門進(jìn)行深入的交流和溝通，相互協(xié)作，根據(jù)醫(yī)院科研工作的實際情況進(jìn)行分析研究，對其管理方法進(jìn)行有效的創(chuàng)新和優(yōu)化。首先，需要提前介入到檔案管理工作中來。針對每一項新的科研課題需要立即建立檔案追蹤袋，要求課題嚴(yán)格按照相關(guān)要求做好記錄和收集、歸檔工作，并且定期檢查，確保工作無誤。其次，需要對課題的負(fù)責(zé)人采取立卷歸檔責(zé)任制。針對每一個項目，需要確定專業(yè)的檔案負(fù)責(zé)人員對其科研資料和信息進(jìn)行收集和管理。再次，在科研成果進(jìn)行驗收的時候，需要由科研管理部門以及檔案管理部門等相關(guān)人員加入，并且對歸檔的科研文件進(jìn)行現(xiàn)場驗收。另外，針對沒有提供完整的、準(zhǔn)確的以及系統(tǒng)的科研資料的項目，不得給予鑒定，不得進(jìn)行驗收，并且檔案管理部門不得進(jìn)行建檔證明。同時，醫(yī)院科研檔案管理部門可以建立適當(dāng)?shù)募顧C制，確保檔案管理人員將積極性充分投入到檔案管理工作中來，以便提高檔案管理的效率和質(zhì)量。
2.創(chuàng)新開發(fā)利用模式
研檔案的收集、管理以及技術(shù)的支持等均是為了檔案信息資源的開發(fā)利用，通過不斷的創(chuàng)新，以便提高檔案信息資源的利用效率，以便為醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在對檔案資源管理開發(fā)利用模式進(jìn)行創(chuàng)新的時候，主要是從兩個方面來分析的，其一，是利用數(shù)字化的平臺進(jìn)行創(chuàng)新。可以在傳統(tǒng)的文件查閱以及復(fù)印功能之外，還可以將科研檔案的首頁中有關(guān)醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔的說明內(nèi)容導(dǎo)入計算機內(nèi)，并建立形式多樣化的檔案管理數(shù)據(jù)庫，例如，科研項目基本情況數(shù)據(jù)庫、以及研究論文數(shù)據(jù)庫等。通過計算機進(jìn)行排序、檢索，以便提供更多查詢方式，方便用戶檢索查詢。另外，還可以使用醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)，建立檔案信息資源管理的網(wǎng)頁，以便實現(xiàn)遠(yuǎn)程檢索和查詢的功能。其二，是利用各種方式進(jìn)行創(chuàng)新。通過充分利用上述的各種數(shù)據(jù)庫對科研檔案進(jìn)行加工處理，編輯各種形式的參考資料，例如專項簡介、研究論文題錄匯編等。總之，需要對醫(yī)院科研檔案管理進(jìn)行開發(fā)利用，以便有效的為科研項目提供服務(wù)。
3.總結(jié)
在醫(yī)院科研檔案管理工作中，需要對當(dāng)今社會發(fā)展需求進(jìn)行分析研究，通過對現(xiàn)代的信息技術(shù)分析，以便在科研檔案管理工作中有效的借鑒先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，以便對檔案管理機制進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和水平，為醫(yī)院科研項目的研究提供豐富的信息資料，并充分發(fā)揮出其應(yīng)有的價值
作者：張敏玲 單位：清遠(yuǎn)市中醫(yī)院科教部
農(nóng)業(yè)科技檔案是指在農(nóng)業(yè)科研項目、設(shè)施、經(jīng)費、試驗、人才、知識產(chǎn)權(quán)、成果轉(zhuǎn)化、政策法規(guī)等系統(tǒng)管理過程中，從考察、預(yù)備試驗到申請立項、執(zhí)行、總結(jié)、結(jié)題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和圖片、聲像等各種形式和載體的文件材料。農(nóng)業(yè)科研檔案，不僅記錄了農(nóng)業(yè)科研的真實過程，也記錄了農(nóng)業(yè)科技工作者從事科研活動的意圖、思想、數(shù)據(jù)、成果、得失等詳細(xì)情況，為以后的科研工作考查既往情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、研究事物發(fā)展規(guī)律、從事發(fā)明創(chuàng)造、宣傳農(nóng)業(yè)科技、普及農(nóng)業(yè)科研成果等提供可靠的參考，是農(nóng)業(yè)科研成果鑒定、專利申請、技術(shù)轉(zhuǎn)讓的重要依據(jù)，也是農(nóng)業(yè)科研單位管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和提高競爭力的一種重要智力資源[3]。因此，科研檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研單位一項必不可少、具有較強專業(yè)性的工作。
2農(nóng)業(yè)科研檔案管理的工作流程
農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作是對農(nóng)業(yè)科研活動中直接形成的各種科技文件材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、開發(fā)和提供利用的一個流程性工作。檔案的收集是管理工作的起點，目的是積累豐富、真實的館藏資料，做到經(jīng)常化、及時化，注重日積月累；整理是根據(jù)檔案的形成規(guī)律進(jìn)行合理的分類、立卷、編制目錄，必須做到科學(xué)化、專業(yè)化，是檔案管理的核心；鑒定是做好檔案整理和管理的一項基礎(chǔ)性工作，首先應(yīng)通過專家的論證，對收集的檔案做出客觀正確地評價，以確定收藏價值；保管是檔案管理的日常性工作，必須制度化、嚴(yán)格化，以確保檔案完好無損；查詢檢索是檔案管理與服務(wù)的主要手段，應(yīng)快捷化、實用化，講求服務(wù)效率和質(zhì)量；編研開發(fā)是體現(xiàn)檔案管理價值的重要途徑之一，必須做到有用化、長期化，注重實用實效。總之，科研檔案管理工作量大、面廣、專業(yè)性強，需要及時收集、堅持日常維護(hù)管理，是一項綜合性、系統(tǒng)化的管理工作。
3存在的問題
3.1檔案收集不及時、不齊全
農(nóng)業(yè)科研檔案主要來自于田間開展的科研試驗及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過程中的觀察、記載而直接形成的各種文字、圖片、錄像等材料，由于農(nóng)業(yè)科研工作的特殊性，檔案來源比較分散，不能及時收集，加之科研人員和檔案管理人員檔案意識淡薄，身兼數(shù)職，人員變更等因素，常常造成科研材料不全或遺失。在科研項目上題、立項、試驗設(shè)計、生產(chǎn)過程中，檔案部門無法參與整個項目實施過程，檔案管理人員只能按科研人員提交的材料進(jìn)行歸檔，缺乏全面、系統(tǒng)收集項目材料的途徑。不重視收集當(dāng)年未鑒定驗收或申報專利，或成果周期性長的科研項目（或課題）的材料，科研材料分散在科研部門或科研人員手中，時間一長，容易丟失，這也是造成檔案的資源流失主要原因之一。
3.2管理人員兼職，手段落后，利用率低
根據(jù)國家《檔案法》的規(guī)定，科研單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案資料室，配備專職檔案管理人員。但對農(nóng)業(yè)科研單位來說，檔案管理僅僅是一項輔工作，部分農(nóng)業(yè)科研單位不太重視檔案管理工作，不專門設(shè)立檔案管理工作崗位和人員，多為兼職。但眾所周知，在農(nóng)業(yè)科研項目實施過程中，必然會產(chǎn)生大量的科研數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料，對這些資料隨意堆放，沒有專職人員進(jìn)行日常管理，長期下去必然造成檔案管理的無序與混亂。同時由于兼職檔案管理人員工作精力有限，不能及時有序地收集、整理科研人員提供的材料，更無法利用有限的時間和精力來建立查詢檢索系統(tǒng)和進(jìn)行編研開發(fā)工作。目前，部分農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理工作的初衷仍然是為保管而保管，重保管輕利用，不講求社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，作為農(nóng)業(yè)科研檔案管理者不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，而且要掌握一定的農(nóng)業(yè)科技知識，并能夠熟練掌握計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用。但多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理人員，無論是專職或兼職，農(nóng)業(yè)科技知識欠缺，觀念陳舊，知識老化，加之人員更換頻繁，不經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，這些因素在一定程度上制約了農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的規(guī)范化。
4思考
4.1完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度
檔案管理制度不僅是檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù)，而且是日常管理工作的操作指南。科研檔案管理制度主要包括科研檔案工作制度、科研文件管理規(guī)范、檔案部門工作規(guī)范等。科研檔案工作制度是根據(jù)國家法律、法規(guī)，對本單位形成的檔案的范圍、管理體制、管理分工、職責(zé)、檔案保密、檔案利用原則等所做的規(guī)定，是所有課題組、項目部和其它部門以及科技人員都要執(zhí)行的規(guī)范性文件[3]。科研文件管理規(guī)范包括農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。檔案部門工作規(guī)范包括檔案工作人員崗位職責(zé)、檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規(guī)則、交接手續(xù)、檔案利用制度、內(nèi)部資料管理制度等操作規(guī)范性文件。制度建設(shè)具有根本性、長期性、穩(wěn)定性，檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，掌握黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，并依據(jù)檔案法律法規(guī)，進(jìn)一步完善和加強科研檔案管理制度體系。
4.2明確農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔范圍
農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍，主要包括①科研準(zhǔn)備階段的課題或項目審批文件、任務(wù)書、委托書、開題（立項）報告，調(diào)研報告，方案論證和協(xié)議書、合同等文件。②試驗研究階段的各種載體的試驗、觀察、測試、分析等重要原始記錄；田間記載數(shù)據(jù)、試驗報告、計算材料等以及設(shè)計文件、圖紙，關(guān)鍵技術(shù)、關(guān)鍵配方、工藝流程、技術(shù)路線和統(tǒng)計分析材料；研究階段的音像資料、技術(shù)說明、重要來往技術(shù)文件等。③總結(jié)鑒定驗收階段的研究工作總結(jié)、科研報告、科研論文、科研專著、查新報告、用戶使用意見、效益證明材料、專家評審意見、鑒定證書、鑒定會材料、推廣應(yīng)用意見、參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資，決算材料等。④成果和獎勵申報階段主要有成果和獎勵申報表與審批文件，獲獎及審批材料，專利申請、專利受理通知書、專利證書，推廣應(yīng)用證明材料等。⑤推廣應(yīng)用階段的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件。⑥生產(chǎn)定型階段的鑒定材料、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、用戶反饋意見等有保存?zhèn)洳閮r值的材料。
4.3加強科研檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)
農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作有較強的專業(yè)性，要求從業(yè)人員必須具備一定的政治理論水平和農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，以及檔案專業(yè)知識技能。現(xiàn)代檔案管理不再局限于手工整理、裝訂、抄寫案卷題名、編目錄等簡單勞動，而豐富的專業(yè)知識、計算機操作技術(shù)和先進(jìn)的管理理念，將是檔案管理人員必備的素質(zhì)，也是衡量檔案管理水平的基本標(biāo)準(zhǔn)。因此首先要建立檔案管理工作人員培訓(xùn)制度，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)教育，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農(nóng)業(yè)科研檔案管理業(yè)務(wù)，熟練掌握計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作技術(shù)，提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理知識水平。其次要加強對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作人員的管理。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，具備檔案管理專業(yè)知識，熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)知識，并持有檔案管理資格證。對在檔案管理工作崗位上長期工作的同志，要激勵他們將長期從事檔案工作積累的實際經(jīng)驗與改革發(fā)展的新要求結(jié)合起來，從舊傳統(tǒng)、舊觀念、舊框框中解脫出來，樹立市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務(wù)的思想。各有關(guān)部門和各科研單位應(yīng)建立獎勵機制，對政治思想好、責(zé)任心強、有創(chuàng)新精神，并在工作中取得顯著成績的科技檔案工作人員給予表彰獎勵；對工作失職，違反規(guī)定，泄露機密，造成工作損失者，應(yīng)視其情節(jié)輕重，給予懲處。
【關(guān)鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點，并適當(dāng)對其加以利用。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點
（一）電子檔案的優(yōu)缺點。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進(jìn)行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關(guān)信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴(yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無誤地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項目的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，電子檔案永遠(yuǎn)無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強和改進(jìn)科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。
（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進(jìn)展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚ЯΓ朔矫娌豢商娲膬?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。
三、結(jié)束語
在高速發(fā)展的信息時代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研；科研檔案；管理
中圖分類號：S-3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674－0432(2011)05－0014－1
農(nóng)業(yè)科研檔案管理是農(nóng)業(yè)科研工作中的重要環(huán)節(jié)。深入認(rèn)識農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，加強管理手段，及時思考和分析農(nóng)業(yè)科研檔案管理過程中遇到的問題，加以調(diào)整和改進(jìn)，必將使農(nóng)業(yè)科研檔案在農(nóng)業(yè)科研工作中發(fā)揮重要的科學(xué)性、前瞻性作用。
1 當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作現(xiàn)狀
1.1重視不足，管理力量薄弱
由于對科研檔案在農(nóng)業(yè)科研工作中的重視力度不足使得農(nóng)業(yè)科研檔案管理意識薄弱。部分科研單位認(rèn)為檔案保存不出錯，檢查時可以過關(guān)就行。并沒有將檔案工作計入年底考核范圍內(nèi)，無法調(diào)動起科研人員對于檔案工作的重視。加之檔案員兼職現(xiàn)象普遍存在。農(nóng)業(yè)科研單位中檔案管理人員大多不具有檔案管理專業(yè)理論知識，又因為身兼他職，也就沒有時間按要求展開檔案工作，必然導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量大打折扣。在檔案管理人員發(fā)生工作變動時，大多更替?zhèn)}促，移交手續(xù)缺失。由于對科研檔案管理的認(rèn)識不足，部分科研單位常常忽略檔案工作的復(fù)雜性和專業(yè)性。檔案人員工作發(fā)生變動，沒有必要的移交清單，檔案移交大多缺失或不力。這就直接導(dǎo)致了新老檔案人員在沒有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督的情況下倉促交接。致使舊任“一甩包袱”，新任“一頭霧水”。舊任檔案員怎么交，新任檔案員就只能怎么接。
1.2歸檔材料不足
在農(nóng)業(yè)科研管理過程中，雖已將農(nóng)業(yè)科研檔案管理納入日常的科研管理工作，但由于部分科研人員將工作重心放在科研實踐和科研成果上，忽視了項目實施過程中產(chǎn)生的原始材料移交的環(huán)節(jié)；以及部分科研工作者由于意識上的缺失，逃避科研檔案的歸檔管理，直接將本應(yīng)屬于科研單位的成果保存在個人手中，成了私有成果；還有些項目執(zhí)行期較長，參與的人數(shù)多，項目文件沒有一處保存，也造成了歸檔文件的散失。這既不利于保證科研檔案的完整性與系統(tǒng)性，又造成了科研成果的散落。由于缺乏系統(tǒng)的保存數(shù)據(jù)，項目文件散落各處，必然導(dǎo)致檔案的實用性不佳，無法使農(nóng)研檔案得到更高效的拓展及利用。
1.3保護(hù)工作不細(xì)
科研檔案的保存和利用是一個復(fù)雜的過程。目前，大多科研單位沒有對檔案利用場所制定相應(yīng)的規(guī)章制度。有些檔案被外借到不利于檔案保存的環(huán)境中造成檔案的損壞。對于保存檔案的載體，也未做到專業(yè)性的防護(hù)，如此勢必會影響檔案的保存期限。
2 提升農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平的對策
2.1爭取支持，加大重視力度
農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作順利開展并可以不斷的提高，這和領(lǐng)導(dǎo)的支持分不開的。這就要求檔案管理人員在不斷提高檔案管理水平的同時，還要就檔案管理過程中遇到問題及時跟領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，并定期匯報檔案工作管理情況，以增加領(lǐng)導(dǎo)對農(nóng)業(yè)科研檔案的關(guān)注與重視。
2.2規(guī)范化管理，健全各項管理制度
在農(nóng)業(yè)科研工作進(jìn)行之初，農(nóng)業(yè)科研檔案管理就隨之開始。首先，使科研項目材料完整歸檔，需要制定相應(yīng)的歸檔制度。應(yīng)結(jié)合農(nóng)業(yè)科研項目的實際情況，合理性、科學(xué)性的制定出農(nóng)業(yè)科研材料歸檔制度。該制度既要符合科研單位的實際應(yīng)用，又能夠發(fā)揮出歸檔制度的指導(dǎo)及規(guī)范的作用；其次，在檔案使用過程中要建立檔案使用記錄制度。做好農(nóng)業(yè)科研檔案使用的真實記錄。可包括：檔案編號、檔案名稱及數(shù)量、使用人姓名、使用目的、使用時間、歸還日期，領(lǐng)導(dǎo)批示后，移交檔案時還要有交件人及收件人簽字，歸還后還要檢查清楚是否完好；再次，為了避免由于檔案管理人員變動，檔案移交倉促引起的檔案管理混亂。還應(yīng)該建立檔案管理工作交接制度。新、舊任檔案管理人員在領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下，要按照交接制度進(jìn)行檔案管理的交接工作，經(jīng)確認(rèn)后在交接單上簽字。
2.3對檔案的載體加強保護(hù)
首先，設(shè)有獨立的檔案室。農(nóng)業(yè)科研工作中，科研檔案的管理人員大多是兼職人員，科研檔案時常跟著檔案員走。檔案管理人員的研究室也是檔案室，除了出現(xiàn)歸檔材料與其他工作材料劃分不清的情況外，更主要的是日常工作的研究室也無法提供檔案保存所需要的溫度、濕度、光照等條件。其次，優(yōu)化復(fù)印方式。在農(nóng)業(yè)科研項目中所形成的原始材料除了是科研項目過程的真實記錄、科研成果的組成部分之外，更是科研成果產(chǎn)權(quán)的法律保障。這類紙質(zhì)檔案保存期限很長且利用率高。為了減少該類檔案在復(fù)印過程中的損害，應(yīng)該采取較為先進(jìn)和科學(xué)的復(fù)印方式。復(fù)印機光源的高強度照射容易破壞紙質(zhì)檔案的理化性能，一些保存久遠(yuǎn)的紙質(zhì)文件就會受到強烈的破壞。為了延長其保存時間，可以再利用原件的復(fù)印件進(jìn)行復(fù)印，并對其復(fù)印件定期的拷貝替換。另外，有條件的科研單位也可選用數(shù)字復(fù)印機以降低對檔案的損傷程度。最后，做好檔案保存和利用場所的安全防火工作。農(nóng)業(yè)科研工作中，大多科研項目都需要歷經(jīng)數(shù)年甚至數(shù)十年的研究才能完成。由此農(nóng)業(yè)科研檔案才所以珍貴。因此做好保存和利用場所的安全防火也就尤為重要。檔案管理人員除了做好檔案室的溫度、濕度、光照監(jiān)控等工作外，還應(yīng)該定期檢查有無安全隱患。
2.4提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)
結(jié)合實際中的農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，進(jìn)一步加強檔案學(xué)的專業(yè)知識，隨著知識更新不斷調(diào)整，深化服務(wù)理念，最大限度的熟悉歸檔材料，整合檔案中的信息，最快速的為農(nóng)業(yè)科技人員提供所需科研數(shù)據(jù)，并結(jié)合信息化的管理手段，真正做到使農(nóng)業(yè)科研檔案科學(xué)化、高效化、前瞻化的服務(wù)農(nóng)業(yè)科研工作。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)科研檔案；特點；管理；措施
醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院在科研活動中形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表等各種載體，并且按一定的歸檔制度作為真實歷史記錄集中起來保管的科學(xué)技術(shù)文件材料，它真實記錄了醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生科技活動，是醫(yī)學(xué)科技知識的重要載體，包含著大量的科研成果、高新技術(shù)等科研信息，是醫(yī)院的寶貴財富。科研檔案管理可以為醫(yī)學(xué)科研活動提供所需要的信息資源，也可以指導(dǎo)成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)交流，促進(jìn)科研成果向產(chǎn)業(yè)化、市場化方面轉(zhuǎn)化和實現(xiàn)科研價值的提升。
1醫(yī)學(xué)科研檔案的特點
1.1專題突出，成套性強
醫(yī)學(xué)科研工作的研究對象一般都是一個專題。圍繞一種疾病的治療；一種流行病，傳染病的預(yù)防；一種新藥的篩選、研制等專題開展，每個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案也是一套完整的，不可分割的。由于醫(yī)學(xué)科研檔案的這個特點，在檔案利用過程中多為成套利用，分類時必須保持每個專題檔案的完整性、成套性，使之始終成為一個有機的整體。
1.2形成周期比較漫長，具有較強的連續(xù)性
醫(yī)學(xué)科研檔案的形成周期與科研項目的執(zhí)行周期密切相關(guān)，醫(yī)學(xué)科研連續(xù)性強，研究周期長，醫(yī)學(xué)課題立項到結(jié)束的時間相比較一般科研項目要長，一般的研究項目在2～3年，重大項目在3～5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內(nèi)容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執(zhí)行期間的歸檔連續(xù)性強。檔案的保存時間則更具應(yīng)用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存。
1.3學(xué)科突出，專業(yè)性強
醫(yī)療臨床研究有內(nèi)外科、婦兒科之分，基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)則講究病理分析和藥理分析。因此必須注重專業(yè)區(qū)別，分專業(yè)歸檔，體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性。
1.4學(xué)科協(xié)作性、綜合性強
醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是多學(xué)科的綜合研究。由于疾病發(fā)生、發(fā)展的原因是復(fù)雜的，因此許多研究課題必須匯集多個學(xué)科進(jìn)行綜合研究，聯(lián)合攻關(guān)。在分類時既要保持各個學(xué)科的相對獨立性，又要保持完整性和綜合性。
1.5載體形式多樣，數(shù)量較大
醫(yī)學(xué)研究比較復(fù)雜，不同學(xué)科采用的研究方法不同，同一學(xué)科不同的研究課題采用的技術(shù)方法也不相同，直接記錄的實驗結(jié)果的載體，如：各種標(biāo)本、病歷、化驗單、儀器檢測結(jié)果等材料也是多種多樣，因此，每一科研課題形成的醫(yī)學(xué)科研檔案往往載體形式多樣，數(shù)量較大。
2管理措施
針對醫(yī)學(xué)科研檔案的上述特點，要做好醫(yī)學(xué)檔案管理工作，必須認(rèn)真做好以下幾項工作：
2.1加強制度建設(shè)，建立健全檔案管理規(guī)章制度
根據(jù)《《中華人民共和國檔案法》等法律相關(guān)的規(guī)定，構(gòu)建由院長、檔案管理委員會、檔案管理機構(gòu)、兼職檔案員組成的檔案行政管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強化其行政監(jiān)督、指導(dǎo)的管理職能。按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，制定文件材料歸檔范圍及保管期限、檔案的接收、管理、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度及各部門檔案管理細(xì)則，幫助相關(guān)部門實行預(yù)立卷制度，確保檔案管理完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效。
2.2加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高服務(wù)意識
醫(yī)學(xué)科研檔案的建立和完善對醫(yī)學(xué)科研工作有著十分重要的意義，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著檔案管理水平。因此醫(yī)院應(yīng)在優(yōu)化檔案管理人員的政治素質(zhì)和理論素質(zhì)外，加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采用多種形式提高檔案管理人員的專業(yè)知識和計算機操作技能，有計劃的組織檔案管理人員進(jìn)行知識更新和繼續(xù)教育。由于醫(yī)院科研檔案管理工作的特殊性，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理人員學(xué)習(xí)一些醫(yī)學(xué)科研知識，熟悉科研活動各類文件的形成規(guī)律，根據(jù)醫(yī)學(xué)科研檔案的來源及特點，進(jìn)行分類、整理、歸檔，從而提高醫(yī)學(xué)科研檔案的管理水平，在醫(yī)學(xué)科研檔案資源利用中，要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，由于醫(yī)學(xué)科研檔案管理人員全面掌握了本單位的科研項目信息，所以應(yīng)該主動向科研工作者提供多方面、多層次和有實效的醫(yī)學(xué)科研信息，避免因選題不當(dāng)造成科研勞動浪費，最大限度的發(fā)揮檔案的價值和作用，更好地為醫(yī)院的科研工作服務(wù)。
2.3增加科研檔案資金投入，加強檔案管理的信息化建設(shè)
科研檔案是記錄科研歷程與科研積淀的重要載體見證。保護(hù)好和利用好科研檔案，并且發(fā)揮其自身重要的價值是擺在檔案管理者面前的課題。科研檔案是記載科研活動的各種記錄與證據(jù)材料的統(tǒng)稱。管好并用好既有科研檔案對于提升科研工作水平至關(guān)重要。科研檔案是承載科技單位價值的重要資產(chǎn)。隨著創(chuàng)新驅(qū)動戰(zhàn)略的實施，科研檔案在單位事業(yè)發(fā)展中的作用和地位顯得尤為重要。應(yīng)用最新的技術(shù)手段，創(chuàng)新檔案管理思路和方法，是當(dāng)前創(chuàng)新驅(qū)動需求、“互聯(lián)網(wǎng)+”與大數(shù)據(jù)應(yīng)用環(huán)境下的現(xiàn)實需要。
二、科研檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及問題
1.管理人員歸檔意識淡薄
科研檔案是科研管理的重要一環(huán)，體現(xiàn)著單位的積淀與文化，代表著科技實力與競爭力。由于認(rèn)識不足，尤其是管理人員將精力更多地放在了申報與報獎環(huán)節(jié)，從而忽略了將科研檔案工作融入科研全過程，使其成為科技活動鏈條中不可或缺的部分。科技人員由于忙于技術(shù)攻關(guān)，對檔案工作認(rèn)識不到位，歸檔意識薄弱，更不利的是多數(shù)單位的績效與科研產(chǎn)出掛鉤，導(dǎo)致重產(chǎn)出績效獎勵和榮譽，沒能把檔案工作融入到日常科研管理活動中，致使檔案歸檔不完善，不能為后續(xù)的科技活動提供參考借鑒，影響到科研管理水平的提高。
2.管理制度和約束手段不健全
多數(shù)單位都是借鑒常規(guī)性的檔案管理辦法，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理專項制度，大多是催交和提醒方式，加之科技人員固有的知識產(chǎn)權(quán)思維和保密要求，很容易將檔案管理人員
拒之門外。這導(dǎo)致重要、具有價值的科研檔案的搜集難上加難，以至于科研管理人員很難做到檔案的專業(yè)與統(tǒng)一，造成檔案搜集質(zhì)量參差不齊。
3.科研檔案管理人員專業(yè)水平有待提高
在從事科研檔案管理的人員中，兼職人員是主力。有的管理人員是還有很多其他重要的工作，沒有更多的精力投入其中；有的人員本身就是外行，更沒有接受過檔案工作相關(guān)知識和技能的培訓(xùn)，對檔案工作感到陌生，不知道該從何下手；還有的人員年齡結(jié)構(gòu)偏高，學(xué)歷層次相對較低，對檔案管理的熱情不高，無法跟上檔案工作的時展需要，更談不上專業(yè)創(chuàng)新。
三、加強科研檔案建設(shè)與管理問題的思考
科研項目申報作為科研管理中的重要環(huán)節(jié)，越來越受到科研管理部門的重視。隨著我國科技創(chuàng)新的快速發(fā)展、國家自然基金的調(diào)整與改革政策的實施，以及《國家自然科學(xué)基金資助項目資金管理辦法》和配套文件的出臺，科研人員參與科學(xué)研究的積極性被顯著激發(fā)。科研單位在國家級項目上的競爭越來越激烈，獲得資助的國家基金項目數(shù)量和經(jīng)費一度成為考核評比的重要指標(biāo)。
科研檔案是附屬于科學(xué)研究的重要載體。檔案建設(shè)的重中之重在于檔案采集。檔案的采集工作是檔案管理過程的基礎(chǔ)，在管理過程中及時采集、分析、整理、清洗、存儲科研檔案的相關(guān)材料，最終形成完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科研檔案信息。科研檔案與整個科研過程疊加在一起，需要檔案管理人員同科研人員緊密聯(lián)系，跟蹤收集已形成的各種材料。較好的做法是在課題組固定一名檔案員，在熟悉課題進(jìn)展和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的前提下，依據(jù)檔案整理規(guī)范，在科研檔案的搜集建檔過程中，自然而然地加強了過程資料的搜集與整理。通過檔案管理過程的完整積累和系統(tǒng)的文件材料整理歸檔，實現(xiàn)了對科技活動全過程的有效監(jiān)督和管理。
做好科研檔案的跟蹤搜集，需要建立一套完整的科研檔案歸檔制度體系。制度中應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)與義務(wù)，完善檔案資料的搜集、歸檔、開發(fā)利用規(guī)程，明確科研歸檔的范圍、形式與內(nèi)容，只有這樣才更有利于收集到真實而完整的檔案材料。
四、提高科研檔案管理的幾點建議
1.要加強科研過程中檔案資料的整理與搜集
借助課題組科研檔案員的協(xié)助，對于項目實施全過程中的資料，如項目申報書、實驗數(shù)據(jù)的搜集與整理、實驗的過程及中間結(jié)果、人員分工與參與情況、結(jié)題報告、實驗報告、論文、成果與專利情況等，均要分類歸檔，集中裝訂入冊。電子檔案應(yīng)建立系統(tǒng)加以管理和監(jiān)督，在確保安全保密的前提下，讓用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)直接網(wǎng)上全文檢索和瀏覽檔案信息，提高查詢應(yīng)用的時效性及便捷性。
2.要提升科研人員的檔案資料歸檔意識
科研人員，尤其課題負(fù)責(zé)人作為專業(yè)技術(shù)人員，專注于科研課題的研究與具體實施，可能無暇熟悉具體的檔案管理規(guī)程，檔案歸檔意識淡薄在所難免。為了彌補這一缺陷，需要加強溝通和培訓(xùn)，以提升科研人員的檔案歸檔意識，建立檔案管理人員與科研人員之間的互信，提升專業(yè)人員業(yè)務(wù)檔案的榮譽感。另外還要加強課題組人員兼職檔案員的管理和培訓(xùn)。
3.重視科研檔案應(yīng)用，培育檔案附加值和延伸成果
歐美科技檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗啟示我們，應(yīng)該重視科技檔案的情報價值，重視科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重視多元主體共建共享，重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用。科研檔案的價值在于應(yīng)用，應(yīng)該利用已有檔案獨有的原始數(shù)據(jù)和資料，挖掘潛在價值，指導(dǎo)科研申報，理順學(xué)科交叉思路，共享科研基礎(chǔ)，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化。要通過培育檔案附加值，提升檔案成果，挖掘科研檔案的潛在價值，引領(lǐng)檔案的可視化應(yīng)用，讓科技工作者真正體會到檔案的價值所在，促進(jìn)科研檔案搜集與有效利用間的正循環(huán)。
4.挖掘科研檔案價值，由傳統(tǒng)服務(wù)向知識服務(wù)轉(zhuǎn)變
積累檔案的價值在于應(yīng)用，如何挖掘科研檔案價值，提供個性化服務(wù)和知識服務(wù)是當(dāng)今的主流趨勢。傳統(tǒng)檔案服務(wù)僅僅關(guān)注客體的需要，而個性化和知識服務(wù)關(guān)注的則是方案，提供的是知識。要實現(xiàn)知識服務(wù)，檔案管理部門就必須以服務(wù)對象的需求為導(dǎo)向，用現(xiàn)代管理理念引領(lǐng)檔案應(yīng)用，以服務(wù)用戶滿意為目標(biāo)宗旨，把控檔案管理的全過程。要通過加強科研檔案的統(tǒng)計與分析，加強檔案信息挖掘，分析既往或前期科研的學(xué)術(shù)積累，為課題申報提供思路，分析研究基礎(chǔ)與研究優(yōu)勢，為科研攻關(guān)提供基礎(chǔ)積累與共享應(yīng)用，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化并發(fā)揮科研檔案獨特的展示、傳播與共享作用。
關(guān)鍵詞: 高校科研檔案整理 歸檔范圍 規(guī)范化
高校科研管理是高校管理工作的重要組成部分。科研檔案是科研部門及科研工作人員,在科學(xué)研究過程中,經(jīng)過一定整理,具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院校科研水平的不斷提高和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,高校科研檔案作為重要信息資源在教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用,促進(jìn)了學(xué)校教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展,成為高校事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進(jìn)行科研檔案管理成為學(xué)校管理工作的一個重要課題。
一、重新界定高校科研檔案的歸檔范圍
借助于檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現(xiàn)在,預(yù)見未來。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要。科研檔案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅持成果性和記錄性并舉,可用成果價值是保存它的重要原因和主要依據(jù),而記錄性則強調(diào)其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學(xué)校科學(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當(dāng)妥善保存。在科技加速進(jìn)步的進(jìn)程中,檔案管理應(yīng)不斷豐富高科技實用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環(huán)。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學(xué)的態(tài)度管理該項工作,是十分緊迫的任務(wù)。
1.高校科研課題檔案
科研課題材料檔案是科學(xué)研究實踐活動的直接表述。主要包括:科研準(zhǔn)備階段中的科研課題申請書、審批文件、任務(wù)下達(dá)書、項目計劃書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證等材料,研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進(jìn)展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料,總結(jié)驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果,獎勵申報材料及審批材料構(gòu)。后兩個階段中的材料是科研檔案存檔的主體。
2.高校科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研計劃、科研總結(jié)、學(xué)校制定上級管理部門下發(fā)的科研管理文件、各項科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進(jìn)行科學(xué)決策,并有計劃地、有順序地進(jìn)行課題申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結(jié)的依據(jù),也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
3.高校科研成果檔案
科研成果主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等。科研成果是檢驗高校科研實力的依據(jù)之一,因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。
二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識和服務(wù)意識
這就要求加強科研檔案管理人員的自身建設(shè),使其認(rèn)識到科研檔案管理要開闊思路,著眼于由內(nèi)轉(zhuǎn)向外,擴(kuò)大科研檔案資源共享,參與科研活動,及時了解和掌握科研第一手資料,確保科研檔案質(zhì)量。同時,還要增強工作責(zé)任感,以認(rèn)真負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神和良好的職業(yè)道德,面向本單位、社會,主動為學(xué)校、教師和科研人員提供有價值的最新的科研動態(tài)和信息,利用各種服務(wù)途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優(yōu)質(zhì)的、全方位的科研檔案服務(wù),為科研檔案工作開創(chuàng)新局面。
三、加強檔案信息化建設(shè),使科研檔案管理規(guī)范化
科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,又不僅僅局限于某一項科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學(xué)科與學(xué)科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作,必須遵循國務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現(xiàn)象出現(xiàn)。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來,走實現(xiàn)科研工作與科研建檔兩者協(xié)調(diào)統(tǒng)一的發(fā)展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規(guī)律,保證高校科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng),最終使高校科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。
在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天,檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外,查閱起來既耽誤時間又浪費人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計算機等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規(guī)范化管理無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,依托計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化,將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合,運用計算機、光盤、復(fù)印機、多媒體等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)化。
總之,要采取各種方法加大科研檔案工作的重視程度,增強高校科技人員的檔案意識,做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作,提高高校科研檔案的現(xiàn)代化管理水平,讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發(fā)揮應(yīng)有的積極作用。
關(guān)鍵詞：高校；科研檔案；規(guī)范化
1高校科研檔案管理工作的內(nèi)涵及作用
高校科研檔案管理是指高等學(xué)校在科學(xué)技術(shù)研究過程中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科研活動的真實記錄，是科技儲備的一種形式，是一項重要的信息資源。它真實地記述了科研、生產(chǎn)活動的過程和成果及有關(guān)科研人員的科技思想、方法和經(jīng)驗，具有原始記錄的基本屬性，同時具有法律憑證、促進(jìn)交流、提供資源再開發(fā)利用物質(zhì)基礎(chǔ)等作用。
2高校科研檔案管理的歸檔范圍
對于高校科研檔案管理必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利開發(fā)利用。目前，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定(1987)》高校科研檔案管理包括五個階段，即科研準(zhǔn)備、研究實驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用。
2．1科研準(zhǔn)備階段
許多檔案工作者會忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項目申報通知，項目申報書(含經(jīng)費預(yù)算)、項目審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件。
2．2研究實驗階段
各種載體的重要原始記錄(各類錄音或錄像資料、照片，電子或紙質(zhì)筆記等)，實驗報告，計算材料，專利申請的有關(guān)文件材料，設(shè)計文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來往技術(shù)文件等，同時，應(yīng)注意收集項目的年度進(jìn)展報告。
2．3總結(jié)鑒定驗收階段
工作總結(jié)，科研報告，科研成果(專利、論文、專著)，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗收材料的整套文件。
2．4成果和獎勵申報階段
成果和獎勵申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益證明材料等。
2．5推廣應(yīng)用階段
推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見等。根據(jù)教育部令第27號文件:《高等學(xué)校檔案管理辦法》科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項目完成后兩個月歸檔。
3科研檔案的規(guī)范化管理
3．1完善科研檔案管理制度
目前，高校科研檔案管理大多數(shù)是參照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》要加強科技檔案管理，保證科研檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整，各高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應(yīng)該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細(xì)節(jié)整理要求、各部門職能分工、歸檔責(zé)任人、歸檔時間截點、歸檔后管理及保管期限。
3．2實現(xiàn)科研檔案管理信息化
檔案管理并不是一成不變的，隨著時代的不斷進(jìn)步，電子檔案也已成為趨勢，對于該些檔案的處理，需要高校科研部門與時俱進(jìn)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。學(xué)校科研處應(yīng)有功能完善的科研信息管理系統(tǒng)，并對該系統(tǒng)的維護(hù)落實到人。構(gòu)建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機制的建設(shè)，加強信息化管理的規(guī)劃。信息管理系統(tǒng)日新月異，在舊有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷完善是必要的，新建的系統(tǒng)也必須要有“先行一步”的預(yù)知感，能夠彰顯人性化并做到短期內(nèi)不落后。科研信息系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)每個科研檔案管理人員都擁有自己的賬號，隨時登陸以便能對檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，實現(xiàn)科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個合格的科研信息管理系統(tǒng)，應(yīng)實現(xiàn)科研項目管理的數(shù)據(jù)化，各項指標(biāo)有據(jù)可查;科研資料管理標(biāo)簽化，檔案資料進(jìn)行分類整理，做出詳細(xì)目錄;資料信息整理標(biāo)準(zhǔn)化，一是對每一個項目做統(tǒng)一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實現(xiàn)項目數(shù)據(jù)標(biāo)簽的錄入建庫;科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規(guī)范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權(quán)制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］
3．3提高科研人員歸檔意識
在很多的一段時間里，高校科研項目管理的過程中，高校只對項目申報、項目驗收、項目成果評定等環(huán)節(jié)非常重視，對科研項目數(shù)量和到賬經(jīng)費特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經(jīng)慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對科研檔案的管理的意識薄弱。對于項目負(fù)責(zé)人來說，他更多的精力在于項目的研究與結(jié)題，而忽視了項目由申報到結(jié)題的資料整理，待項目結(jié)題時該項目的前期資料已經(jīng)遺失。由于高校科研項目多、人員雜，僅僅依靠科研處的少數(shù)工作人員，根本無從掌握項目現(xiàn)實的研究階段，更無法完成每個項目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財產(chǎn)，許多具有歸檔價值的資料，如獲獎證書、專利證書、論著等均不愿上交或移交檔案時拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業(yè)計劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用。科研檔案工作就應(yīng)該納入高校工作計劃、納入校領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責(zé)中。明確知識產(chǎn)權(quán)為判定高校科研實力與核心競爭力的主要標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)采取各種形式加強對科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識，高校應(yīng)該實現(xiàn)資料歸檔的各級責(zé)任人，以實現(xiàn)科研項目歸檔的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。項目立項之時，應(yīng)要項目負(fù)責(zé)人提交《科研項目責(zé)任書》，該文件中應(yīng)明確項目組成員及個人分工(含檔案管理人)。各二級學(xué)院應(yīng)有專職科研秘書，對各學(xué)院科研教師全面掌握，督促各項目負(fù)責(zé)人在時間截點內(nèi)交材料，并統(tǒng)一項目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交校科研處，一份留在二級學(xué)院，二級學(xué)院應(yīng)該小型科研資料檔案室。校科研處在全校科研材料歸檔方面責(zé)無旁貸，應(yīng)配專職人員對全校科研檔案進(jìn)行管理，對項目全過程材料進(jìn)行整理，保護(hù)材料完整性，注意材料裝訂細(xì)節(jié)，在科研系統(tǒng)對歸檔材料作登記，并定期交校檔案室。科研檔案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認(rèn)識檔案管理工作的重大意義和所承擔(dān)的重任，能否及時督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質(zhì)量、提高科研檔案內(nèi)在價值和利用率的關(guān)鍵一環(huán)，也是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技服務(wù)的一個必要前提。［3］
3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性
針對目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項目，尤其是國家級、省級項目，這些材料在科研教師職稱評定、再次申請項目、獎項申報等時候，尤為重要，科研教師對縱向項目的檔案收集也相對認(rèn)真，相比之下，橫向項目的檔案管理就較為欠缺。橫向項目沒有固定的申報書、合同等，這就需要科研處對橫向項目所需要的材料進(jìn)行規(guī)范，提倡教師使用格式合同，填報格式一致的責(zé)任書，監(jiān)督教師定期進(jìn)行中期檢查，對符合驗收條件的項目應(yīng)敦促其盡快結(jié)題。對于經(jīng)常有科研項目的教師而言，對于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對于一些項目不是太多，忙于教學(xué)，并對科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對以上步驟產(chǎn)生誤會、厭倦、反感，覺得職能部門“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導(dǎo)致科研項目的不完整。由不同時間段出現(xiàn)的分散資料到一個完整的科研檔案的出現(xiàn)，并不是一個人努力的結(jié)果，它需要一個團(tuán)隊付出精力，需要制度來規(guī)范團(tuán)隊中每一個人的行為，為此，科研處應(yīng)制定相關(guān)條例，對不能按時提交材料的項目進(jìn)行處理，例如，未能交《責(zé)任書》就不能立項，未能交《驗收表》就不能辦結(jié)題手續(xù)，未能辦結(jié)題手續(xù)就要預(yù)留響應(yīng)百分比的項目經(jīng)費等。古語云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發(fā)出更多創(chuàng)作的火花。
作者:歐建韶 單位:電子科技大學(xué)中山學(xué)院科技與研究生處
參考文獻(xiàn):
［1］李俊霖．高校科研檔案管理信息化的研究［J］．技術(shù)與創(chuàng)新管理．2011，11(32)．
農(nóng)業(yè)科研檔案主要包括農(nóng)業(yè)科學(xué)研究中從客廳立項、申報、進(jìn)程、總結(jié)、結(jié)題再到成果鑒定這一系列過程中的各種檔案材料，當(dāng)然，不僅僅是只是農(nóng)業(yè)，還包括林業(yè)、副業(yè)、漁業(yè)、牧業(yè)等。其是科研工作者在研究過程中形成的各種聲像、電子、文字材料等的總稱。也是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成部分。由于在管理農(nóng)業(yè)科研檔案的過程中還存在一些問題，導(dǎo)致一些問題的發(fā)生，從而產(chǎn)生資源的重大浪費。因此，有效的管理農(nóng)業(yè)科研檔案是檔案管理人員最重要的工作[1]。
1.檔案管理中存在的問題
1.1不重視檔案管理工作
有很多的科研工作人員和科研單位的工作領(lǐng)導(dǎo)只重視給單位和個人能帶來利益的工作，比如：申請科研項目、申報科研成果、落實科研計劃等這些都是能給單位或者是個人帶來直接利益的。從而忽略了科研檔案工作。因為，科研檔案并不能為他們帶來立竿見影的利益成效，導(dǎo)致他們不會重視這份工作，尤其是對形成科研檔案的中間環(huán)節(jié)最不重視，從而就造成了檔案不完整及流失的現(xiàn)象。
1.2不重視檔案管理工作的性質(zhì)
由于有的單位科研檔案人員被消減或者是兼職，更有甚者是沒有分管領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理工作安排給閑散人員去做，而檔案管理人員又頻換的更，從而使檔案管理工作非常的混亂。
1.3工作人員歸檔不積極
由于，檔案管理工作和工作檔案管理工作人員的切身利益不掛鉤，這也是導(dǎo)致他們工作消極的原因。同時，有些成果的研究人員受到經(jīng)濟(jì)的影響，讓他們想將發(fā)明據(jù)為己有，且單位又沒有具體的制度約束他們，甚至有的科研人員為了自己的方便，從而不將檔案歸檔[2]。
1.4不注意科研文件的積累
科研檔案的前身就是科研文件，科研文件具有很高的再利用價值及指導(dǎo)價值都是因為其記錄了科研成果的研究過程。但，檔案人員和科研人員平時不注意保存科研文件，導(dǎo)致歸檔時科研文件收集不完整，從而造成很大的損失。
1.5檔案管理方式落后
檔案的數(shù)量隨著時間的推移和科技的進(jìn)步越來越大，這給提供利用和保管的工作都帶來了很大的困難，再加上管理的手段和方法都不先進(jìn)，非常的落后，檢索工具也是單一的，工具單一通常表現(xiàn)在查閱工具，用的最多的查閱工具就是手工制作的目錄或者是專題卡片，檢索方法速度慢而且還很落后，準(zhǔn)確率又不高。同時，在檔案管理上計算機運用的很少，這就導(dǎo)致了檔案信息在加工、存貯及傳遞等方面都缺乏了先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備[3]。
1.6開展編排工作不夠
提供檔案服務(wù)的一種高層次形式是檔案編研。其是一種創(chuàng)造性的勞動。檔案的開發(fā)利用和檔案編研工作的好壞有直接關(guān)系。我國大多數(shù)單位目前還停留在一、二次文獻(xiàn)的編研上。
1.7檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低
隨著現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的發(fā)展，由于以往的農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員文化水平普遍低下，特別是檔案專業(yè)的管理人員就不用說了，他們的現(xiàn)狀很難適應(yīng)我國目前的現(xiàn)代科技飛速發(fā)展的需要。且他們的工作效果也不能給科研帶來方便和效益。
1.8檔案內(nèi)容不完整
雖然科研單位對農(nóng)業(yè)科研成果進(jìn)行了歸檔，但是，科研檔案工作中還存在內(nèi)容不完整、歸檔手續(xù)不齊全的問題。這都表現(xiàn)在：核心內(nèi)容不準(zhǔn)確或缺少、科研文件缺失、歸檔手續(xù)中缺少相應(yīng)的文件等。
2.規(guī)范農(nóng)業(yè)科研檔案工作
2.1設(shè)立專門的科研檔案機構(gòu)
由于農(nóng)業(yè)科研單位都不是很重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作非常的混亂。因此，要改變這種情況，唯有設(shè)立一個專門的可以檔案機構(gòu)，讓專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理。同時還要加大力度宣傳科研檔案工作，并讓工作人員都認(rèn)識到這份工作的重要性。并且，還應(yīng)完善獎勵制度，讓檔案管理工作和切身利益掛鉤，保證他們受到科研人員的同等待遇及尊重，以增強他們的責(zé)任感[4]。
2.2建章立制，從頭抓起
制定相應(yīng)的規(guī)章制度，首先要根據(jù)檔案法的要求，并結(jié)合自己所在單位的具體情況才能建立。建立規(guī)章制度是為了讓科技人員能夠了解形成檔案的各種要求，并有意識的開始收集和整理檔案材料。同時確保材料的內(nèi)容和質(zhì)量。其次是，定期對各個材料歸檔進(jìn)度進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有沒有及時歸還的檔案，要提醒科研人員將材料及時的歸還。通過建章立制這樣一個方法讓檔案管理人員和科研人員共同努力，從而形成規(guī)范的、完整的、科學(xué)的檔案原始材料。
2.3建立激勵機制，做好科研檔案收集工作
為了做好農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作，我們首要要根據(jù)其特點，將收集的工作范圍概括為：歸檔課題、立項課題、鑒定成果、品種備案等不同的階段。且每個階段都要記錄數(shù)據(jù)、往來文件、報告、圖紙、書寫材料等，并且保存。因為這些都是農(nóng)業(yè)科研活動的直接記錄。為了促進(jìn)科研檔案材料的完整、全面、科學(xué)，應(yīng)根據(jù)實際情況制定考核獎罰制度。將歸檔完整、系統(tǒng)、全面、科學(xué)作為卡考核內(nèi)容。從而科研人員和檔案管理人員的工作熱情及積極性[5]。
2.4開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源
開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案應(yīng)該考慮幾個問題。第一是考慮檔案管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感。第二是要考慮農(nóng)業(yè)科研檔案有沒有按照農(nóng)業(yè)部頒布的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。第三是考慮有沒有針對性和實用性。第四要考慮加強農(nóng)業(yè)科研檔案工作的保密。第五是要從更深層次的方面去研究農(nóng)和開發(fā)農(nóng)業(yè)科研檔案的信息資源。其開發(fā)利用方式有三種，分別為：編制各級各類目錄，豐富檢索手段、加強安全保密工作、通過口頭或直觀方式宣傳報導(dǎo)科技成果。
2.5管理方式現(xiàn)代化
自進(jìn)入新世紀(jì)，檔案管理工作的發(fā)展方向勢必往檔案管理微機化方向發(fā)展。一些條件還可以的科研單位可以利用計算機系統(tǒng)開發(fā)并研制有查詢、檢索、閱讀等功能的農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)據(jù)庫，并制成光盤。這樣一方面可以開展有償信息服務(wù)，且可以作為科研交流和科研活動的饋贈資料，以擴(kuò)大檔案信息。另一方面可以永久的保存和記錄農(nóng)業(yè)科研檔案。這些都要求科研工作者有很高的業(yè)務(wù)水平，同時熟練掌握微機知識。就算不能跟編制軟件，那也要回使用軟件[6]。
2.6及時做好編研工作
及時做好編研工作有三個步驟。首先是將深奧的科研成果編研成可操作、簡明、可直接應(yīng)用于生產(chǎn)時間的農(nóng)業(yè)實用技術(shù)，并通過各種形式傳播給農(nóng)民。其次是參考檔案資料并搞好立項。最后是通過查閱并收集往年有關(guān)的同一個問題的農(nóng)業(yè)科研檔案，并分析歸納整理成綜合評述。
2.7提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理工作不但需要工作人員具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，還要求他們就具有相當(dāng)熟練的專業(yè)水平，具有現(xiàn)代的管理意識和技能。因此，提高檔案管理人員的管理質(zhì)量，就必須要提高他們的專業(yè)素質(zhì)和文化素質(zhì)。除了提高他們的綜合素質(zhì)還要讓他們掌握黨和國家的各項科研方面制定的方針政策。同時還要完善檔案的管理制度[7]。
2.8規(guī)范檔案收集內(nèi)容
檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵就是檔案材料的收集。目前，我國檔案法規(guī)定，國家規(guī)定的立卷歸檔的材料要定期地移交給單位檔案機構(gòu)，個人不得據(jù)為己有，這樣方便集中管理。檔案管理人員還應(yīng)該根據(jù)科研檔案的特點，要求課題調(diào)研人員一定要按照嚴(yán)格要求執(zhí)行，并將他們在科研活動中的過程都按按計劃的分階段積累和收集，然后按規(guī)定移交到檔案室，從而保證原始檔案材料的規(guī)范、統(tǒng)一、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)。
隨著計算機技術(shù)在科研工作中廣泛應(yīng)用，工作中形成了大量科研電子檔案，管理好科研電子檔案對于維護(hù)科研工作秩序、推動科研項目發(fā)展，具有重要現(xiàn)實意義。構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、強化檔案安全保障措施，是加強科研電子檔案管理的重要內(nèi)容。
關(guān)鍵詞：
科研電子檔案；檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)；檔案安全保障措施
科研檔案是科學(xué)研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等資料，是對科研活動的真實記錄和總結(jié)，也是衡量科研水平的重要標(biāo)志。隨著計算機技術(shù)在科研工作中廣泛應(yīng)用，工作中形成了大量科研電子檔案，管理好科研電子檔案對于維護(hù)科研工作秩序、推動科研項目發(fā)展等具有重要現(xiàn)實意義。
1構(gòu)建科研電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)
應(yīng)建立符合科研單位實際需求的科研電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，以滿足科研人員對科研檔案的利用需求、提升檔案人員工作效率、充分發(fā)揮科研電子檔案的作用。以筆者所在的單位為例，我單位正在建設(shè)新的辦公大樓，大樓建設(shè)中規(guī)劃了大面積的公共實驗室場所，投入使用后將會進(jìn)行大量的科研活動，并產(chǎn)生大量的科研數(shù)據(jù)，必須對這部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行及時歸檔與安全保管。為此，需要構(gòu)建科研電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。從公共實驗室管理和科研人員利用檔案數(shù)據(jù)的角度看，在單位信息化建設(shè)平臺之上構(gòu)建科研電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，有利于防止科研檔案資料泄密事故發(fā)生，便于通過身份認(rèn)證方式把科研檔案從系統(tǒng)嚴(yán)格的公共實驗環(huán)境中轉(zhuǎn)移出來，便于科研人員提取所需的或與所負(fù)責(zé)科研工作相關(guān)的科研檔案，同時保護(hù)他人的檔案數(shù)據(jù)不被非法訪問。目前，我單位數(shù)據(jù)中心擁有近40TB的存儲空間，這為構(gòu)建科研電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)提供了充足的業(yè)務(wù)負(fù)載空間。具體來說，科研電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)包含以下內(nèi)容。一是實驗室桌面虛擬化環(huán)境建設(shè)。數(shù)據(jù)中心部分，在數(shù)據(jù)中心放置高配置的虛擬化服務(wù)器，內(nèi)置桌面虛擬化軟件，將需要在終端使用的操作系統(tǒng)全部內(nèi)置于服務(wù)器中；實驗室環(huán)境部分，在實驗室環(huán)境下采用網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)入方式，禁止所有連接實驗儀器的PC及終端設(shè)施訪問外部網(wǎng)絡(luò)，同時使用客戶機模式部署近30個虛擬終端，通過網(wǎng)絡(luò)連接所有實驗儀器終端，所有實驗儀器終端的數(shù)據(jù)通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)交換至虛擬桌面系統(tǒng)保存，實際保存于數(shù)據(jù)中心統(tǒng)一的存儲空間中；辦公環(huán)境，科研人員可以通過各自賬號在辦公環(huán)境終端登錄虛擬桌面系統(tǒng)獲取自己的實驗數(shù)據(jù)。二是數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)。構(gòu)建基于實驗室虛擬桌面系統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)境和數(shù)據(jù)中心虛擬化運行環(huán)境，使用專業(yè)數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，利用時、日、周等時間周期對相應(yīng)設(shè)定的數(shù)據(jù)存儲區(qū)域進(jìn)行完全或差異備份，實現(xiàn)數(shù)據(jù)環(huán)境的安全可靠。三是網(wǎng)絡(luò)接入系統(tǒng)建設(shè)。為單位多個樓宇提供接入設(shè)備改造服務(wù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一控制和管理。四是數(shù)據(jù)機房服務(wù)器遷移改造。為適應(yīng)實驗室桌面虛擬化運行環(huán)境及專業(yè)備份系統(tǒng)運行的需求，將舊有機房內(nèi)服務(wù)器設(shè)施及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備遷移至新數(shù)據(jù)中心并進(jìn)行升級改造。
2強化科研電子檔案安全保障措施
2.1加強檔案載體安全防護(hù)
一是加強軟盤安全防護(hù)。應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行軟盤保管規(guī)范要求，選購高質(zhì)量軟盤，并統(tǒng)一使用規(guī)格；將軟盤存放在無塵、無腐蝕性氣體、無震動、無強磁場性干擾、溫濕度適中的環(huán)境，環(huán)境溫度應(yīng)在14℃至24℃之間、濕度應(yīng)在40％至50％之間；對加密盤進(jìn)行嚴(yán)格管理，存盤時需顯示文件名，解密后要進(jìn)行歸檔保存；嚴(yán)格防范病毒侵襲，軟盤需通過嚴(yán)格的病毒檢測，并置于保護(hù)狀態(tài)；盡可能將軟盤存放轉(zhuǎn)換為光盤存放，實現(xiàn)長久保存。二是加強光盤安全防護(hù)。確保光盤存放環(huán)境具備適宜的濕度與溫度，一般來說濕度要在40％至65％之間，溫度要在14℃至24℃之間；做到避光存放，防止光盤老化；采取定期讀取檔案數(shù)據(jù)、按期復(fù)制轉(zhuǎn)存等措施，確保光盤的可讀性。
2.2加強數(shù)據(jù)庫安全防護(hù)
