時間：2023-04-13 08:13:55
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇物業檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘 要 我國物業管理起步時間較晚，物業管理還不系統，作為物業管理重要組成部分的物業檔案管理尚不完善，城市化進程不斷推動物業及物業檔案管理的發展，要求物業檔案管理不斷完善，以發揮物業檔案的重要作用。本文針對物業檔案的內容構成、管理現狀、管理制度、利用、優化物業檔案管理水平等提出見解和方法，希望能起到優化社區物業檔案管理的目的。
關鍵詞 檔案管理 物業檔案 規范
我國在推進城市化進程中，提出發展小城鎮，由此引發大量農村人口向大城市和中小城鎮集中，城市形成越來越多、越來越大的社區，物業管理公司應運而生。物業公司應有一套詳盡的物業檔案管理方法，加強物業檔案管理利用。
依據檔案法規定，物業檔案是指企業在物業管理活動中直接形成的對國家、社會、業主有保存和查考利用價值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。
物業檔案管理是物業的基礎工作，其基本任務是對轄區內的物業檔案進行科學、規范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業管理水平，為業主生活提供服務。
一、物業檔案的內容
（一）房產開發公司移交的基建檔案和設備檔案
2007年國務院頒布《物業管理條例》二十九條規定：“物業公司在辦理物業承接驗收手續時，開發建設單位應向物業服務公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網竣工圖；（2）設施設備的按裝、使用、維護保養等材料；（3）物業質量保修和的物業使用說明文件；（4）物業管理必須的的其他文件”。
（二）物業合同檔案
（1）開發企業與物業公司簽訂的物業管理服務合同；
（2）房屋及設備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。
（三）業主及住戶檔案
物業公司應“一戶一檔”分開記錄業主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復印件、業主房屋入住驗收單、業主車庫車位驗收單、業主和物業簽訂的各項協議、房屋鑰匙交接驗收單等。
（四）物業管理清冊
反應各樓單元、房屋數量、戶數、面積、戶型、房屋使用性質、公共區域情況及所有權狀況的物業管理清冊。
（五）物業經營、租售檔案
包括物業開展經營和延伸服務時形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業產權證明、同意出租的文件、公證書等。
（六）業主報修、物業保養維修檔案
包括業主報修登記情況、物業維修情況、維修基金使用情況、維修計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、工程預結算材料等。
（七）物業服務檔案
物業在各項服務中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。
（八）物業其他檔案
物業收費檔案、清潔工人及保安的發放工資記錄、社區衛生情況、保安值班情況、監控運轉情況、社區的公共秩序管理記錄，收繳物業費、車位使用租金、清潔工人及保安的發放工資記錄等檔案。
（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區組織各項活動的檔案等其他檔案
只有理清物業檔案包含內容，才能提高物業管理水平，提高物業服務質量，創造物業品牌價值。
二、物業檔案管理現狀
（一）物業檔案管理意識不強，存在重視物業外在業務工作輕視物業檔案管理利用；物業公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個業務部門，無法規范整理，檔案管理分散利用不方便。
（二）物業檔案管理制度不健全，無統一標準，有的單位沒有相關物業檔案管理制度，檔案分類無統一標準，檔案隨處堆放，丟失嚴重。
（三）兼職物業檔案管理人員缺乏檔案意識，不能全面收集、整理、利用檔案，個別單位聘用的人員素質低，加上管理的物業項目多、任務重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時無法追回，業檔案整體管理水平不高。
三、優化物業檔案管理、規范物業檔案管理制度
（一）物I檔案管理的基本屬性
（1）物業檔案管理具有基礎性，物業檔案是物業服務公司工作活動的原始記錄，是物業管理的基礎工作，物業檔案是物業維修、更新、改造的重要依據，；物業檔案是業主維護合法權益的原始憑證；物業檔案是物業公司各項工作的真實記錄，是物業公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業檔案具有動態性，物業服務是動態的、不斷發生變化，因此物業檔案也應及時反應物業公司的變化情況，為物業管理提供檔案依據；業主需求的動態性，物業公司提供的服務要不斷適應業主的要求，提供讓業主滿意的服務，創新服務方式，提升物業服務層次；（3）物業檔案具有服務性，物業管理本身就是服務行業，以提供令人滿意的服務為宗旨，堅持以人為本，各項管理措施應人性化；滿足業主的利用物業檔案的要求，為業主提供查詢檔案的服務。
（二）優化物業檔案管理措施
（1）提高物業公司領導及檔案管理人員的檔案意識，制定合理的檔案管理制度，加強管理，責任落實到人，組織員工參加檔案知識學習、培訓，將檔案管理列入考核項目，提升全體人員檔案意識，推進檔案工作。引進檔案專業人才，實現檔案專業化管理，還要加強計算機知識的培訓，以適應信息化的檔案管理。
（2）創新服務理念，物業檔案保管應以方便利用為宗旨，一服務業主為導向，物業檔案管理的內容要滿足業主需要、物業公司工作兩個方面。加大檔案宣傳力度，增強社會對檔案的關注，監督物業服務公司的檔案管理工作。物業公司應重點加強物業服務檔案管理。
（3）推進物業檔案信息化管理，利用計算機存儲物業檔案信息，方便查找檔案，節省檔案利用人員的時間，推進物業檔案的數字化建設。做好社區監控圖像檔案、物業組織各項活動的錄像檔案的收集保存工作。
（4）物業檔案管理是動態的，社區物業公司會發生更換，因此新的物業接收社區工作要及時進行檔案移交清點，及時掌握業主因買賣、交換、繼承等動態變更信息，將原物業公司形成的檔案與本公司檔案形成一個新的全宗，以保證物業檔案的完整性。
四、物業檔案利用服務
加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識，對于公開檔案要充分發揮其檔案價值，通過借閱、展覽等方式為業主和其他工作人員提供檔案利用
物業檔案管理貫穿于物業服務工作的全程，提高物業檔案管理水平，可以提升物業服務的整體水平，更好的服務社區居民，為改善民生、建設和諧社區做出貢獻，同時樹立公司形象，加強行業競爭力。
參考文獻：
[1] 李清華.論加強檔案管理的重要性[J].蘭臺世界，2015.S5.
[2] 蔡P.物業檔案管理研究[J].北京檔案，2012.07.
1、物業檔案管理概述
物業檔案是指物業管理活動中所產生的所有文件材料，是原始性證明。由于物業檔案的形成者非常之復雜，既有物業管理公司、物業管理人員、物業使用人員，也有工程圖紙的設計人員、房地產開發商、規劃局等，物業檔案種類多，載體形式也多，如：圖片、聲像資料、表、文字材料、計算機軟件等。
物業檔案是物業管理活動的依據，從物業管理活動開始，建筑物的養護、維修等都離不開檔案。隨著房地產業的快速發展，物業管理內容越來越多，而物業檔案的種類也逐漸增多。目前，物業檔案的種類主要有兩種：一是物業管理公司在其日常管理活動中產生的檔案資料，比如說：黨群工作檔案、經營檔案、設備檔案、人員檔案等。二是基層檔案人員在日常管理活動中形成的專門檔案，如：物業維修檔案、業主資料檔案、物業管理服務檔案等。
今天的物業檔案具有形式多樣化、隱秘性、動態性、完整性等特點，它要求工作人員不斷提高自身素質，提高物業管理水平，及時收集、整理、歸檔各類物業檔案，提高物業檔案的利用率，從而有效提高物業管理服務水平，促進物業公司的可持續發展。
2、物業檔案管理工作中存在的問題
雖然說許多物業公司都認識到物業檔案管理的重要性，但是，物業檔案管理工作仍然還存在很多問題，不利于物業管理水平的提高。
2.1資料收集不全
物業檔案具有很強的動態性，它伴隨著物業管理活動的運轉而不斷增加，這也就要求物業檔案管理人員及時收集、整理相關的資料，并形成物業檔案資料。但是，當前我國許多物業公司的檔案管理人員檔案資料收集意識低，不了解資料收集的流程和方法，導致收集回來的材料質量不高。檔案材料在流轉中手續不健全，導致材料的收集、補充工作異常艱難。另外，由于物業公司沒有明確規定檔案的整理、歸檔方面的工作制度，進而就導致檔案人員填寫資料時出現不完整、不清晰現象。
2.2管理人員素質有待提高
檔案管理是一項非常專業的工作，對工作人員的專業性、職業道德修養要求較高。但是，許多物業公司的檔案管理人員是由客服人員兼任的，他們對檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面的業務了解不透徹，檔案管理意識薄弱。由于他們還有其他的工作任務，因而很多時候都只是將檔案存放到檔案盒中就了事，檔案管理水平低。而且，在檔案的流轉過程中，由于手續不健全，一旦出現檔案的丟失、破損現象，經常出現大家相互推卸責任的現象，這也不利于物業管理效率的提高。所以說，在當前形勢下，要提高物業管理工作效果，就必須盡快提高物業檔案管理人員的素質，加強物業檔案的收集、整理、歸檔和保存，提高物業檔案管理工作效率，促進物業公司的可持續發展。
2.3檔案管理制度不健全
物業公司管理者對檔案管理工作重視度不高，沒有制定出健全的檔案管理制度，比如說：檔案管理人員的工作職責和義務、檔案的分類和歸檔規定、檔案人員的業績考核、檔案管理的目標等。于是，在基層物業檔案管理上，存在“只存不管”的現象，物業檔案管理規范性、保密性差，物業檔案管理工作效率低下。多數物業檔案管理人員不知道保密性是什么，這也就加大了泄密風險，不利于物業公司的可持續發展，甚至會引起多方糾紛現象。
2.4檔案利用率低
由于物業檔案是在物業管理活動中產生的，它與人們的日常生活息息相關，比如說：房屋維修檔案、房屋租賃檔案、管理繳費檔案等就經常被反復調閱，這也說明物業檔案的利用率比較高。但在實際工作中，由于物業公司的檔案資料非常之多，而且物業檔案的載體也在逐漸增多，但是物業檔案管理水平低，要查閱某些檔案資料時往往需要花大量的時間，進而影響到物業管理活動的順利進行，也間接導致檔案利用率低，給物業公司的經營管理活動帶來了一定程度的困擾。
3、做好物業檔案管理工作對策
隨著市場經濟的快速發展，物業公司也面臨著激烈的市場競爭壓力，管理者必須深刻認識到檔案管理工作對企業發展的重要影響，努力提高檔案管理水平，提高物業管理服務水平，增強企業市場競爭力，降低經營風險。
3.1增強檔案管理意識
企業領導是企業所有經營管理活動的核心，提高領導的檔案管理意識才能逐步自上而下的提高所有人員的檔案管理意識。增強領導的檔案管理意識才能逐步完善檔案管理制度，建立完善的責任制，并加強檔案管理，將檔案管理工作作為物業管理工作的重點，將檔案管理工作作為物業管理水平的重要考核標準，進而在企業內部形成人人關心檔案管理的工作作風，穩步提高檔案管理水平。
增強企業所有員工的檔案管理意識，將檔案管理納入到每年的工作計劃中，并將其分解落實到各個部門的工作目標中，所有人員在日常工作中都能時時想到“檔案”，加強檔案的收集、整理、歸檔和保存。增強檔案管理意識一定程度上提高了檔案管理人員的保密意識，降低了物業檔案的泄密風險。增強檔案管理意識有利于物業檔案收集質量和效率的提高。提高全體員工的物業檔案管理意識，使所有員工在實際工作中想到檔案，并積極主動去收集物業檔案，及時收集檔案，提高檔案管理水平。
3.2完善檔案管理制度
檔案管理制度是物業檔案管理工作的標準和依據，而物業公司卻并未建立起嚴密的檔案管理制度，需要企業領導認真考核企業的檔案管理現狀，借鑒其他物業公司檔案管理的成功經驗以及國外的成功經驗，逐步完善檔案管理制度，建構嚴密的檔案管理制度體系，提高檔案管理水平。
比如說：根據企業物業檔案的特點下發《物業檔案歸檔制度》、《物業檔案鑒定規范》、《物業檔案管理工作人員的職責》、《物業檔案流轉手續》、《物業檔案整理規范》等文件，并通過培訓教育的形式使所有檔案管理人員熟悉檔案管理制度，并嚴格按照管理制度的要求開展檔案管理工作，從而逐步提高物業檔案管理的規范性和科學性。
建立科學的物業檔案管理體系，并結合具體的措施落實物業檔案管理體系，抓好物業管理每一環節的工作，逐步提高物業檔案管理的規范性。使所有檔案人員都能嚴格執行管理制度，收集、整理、歸檔、保存物業檔案，逐步提高物業檔案管理水平，為物業管理帶來更多便利，促進企業的可持續發展。
3.3加強培訓，提高檔案管理人員的業務素質和職業道德修養
檔案管理工作是一項任務重、責任大、要求高的工作，只有不斷提高檔案人員的專業素質和職業道德修養才能逐步提高檔案管理水平。
第一，招聘一批專業的檔案管理人員從事檔案管理工作，豐富檔案管理隊伍，推動檔案管理隊伍建設。
第二，通過形式多樣的業務培訓和進修，做到持證上崗，提高檔案管理人員的業務素質和專業知識水平，轉變檔案管理人員的管理理念。學習先進的科學技術，創新檔案管理方法，促進檔案管理的信息化、現代化、自動化，提高檔案管理效率和質量。
第三，通過法律教育、職業道德教育等提高檔案管理人員的責任意識、保密意識、法制意識等，使檔案管理人員細心、耐心的完成每一天的檔案管理工作，在檔案管理上默默奉獻，逐步提高企業的物業管理水平。
3.4引進先進的管理方法，提高檔案管理的信息化
隨著科學技術的發展，物業檔案管理方法越來越多。就檢索方式上來說，分為計算機檢索和手工檢索，計算機檢索是一種利用計算機軟件實現的高效檢索方式，而手工檢索卻需要耗費大量的人力、時間，給檔案管理工作帶來不便。所以說，物業公司要積極引進先進的管理方法，引進先進的物業管理軟件系統，提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作效率。
而規模較小的物業公司檔案少，檔案管理則可以采用普通的EXCEL表格來完成，根據檔案工作的需要，重新設置EXCEL表格的某些選項，然后再將相關內容錄入進去，利用EXCEL表格提高檔案管理效率。
引進先進的管理方法可以提高檔案管理效率，減少管理人員的工作量，提高檔案的利用率，使物業檔案在物業管理工作中充分發揮作用和價值，提高物業管理效率。
3.5建設專門的物業檔案室
建設專門的物業檔案室，檔案室則應符合《檔案法》的相關標準，具有堅固耐用的特點。同時，由于檔案資料很多都是紙質文書，這也就要求檔案室必須有相應的防火、防潮、防蟲、防塵、隔熱等措施，采用專業的溫濕度調節裝置、防火防光窗簾、消防器材等。同時也有許多檔案是電子文檔、視頻資料等，這也就要求有相應的防火墻的安全措施。檔案是企業的一級機密，所以說，檔案室還要有相應的防盜措施。
3.6強化檔案收集
物業檔案種類多，載體多，而收集是檔案管理的第一步，企業必須派遣專業的檔案管理人員從事檔案的收集整理工作，加強收集力度，及時將物業管理活動中產生的檔案收集起來，并伴隨著物業管理活動的發展而不斷豐富和完善檔案。將原始的材料收集回來之后嚴格按照相關規定將材料制成標準的圖、文、卡、冊、表等檔案。圖一般是指各類圖紙，如：房屋的施工設計圖。文則是各類文字資料，比如說：房屋租賃合同、房屋裝修合同等。而卡則是物業管理活動中產生的各種卡片，如：設備維修卡。冊是為了提高物業管理水平而形成的專題化手冊，如：綠化管理手冊。表則是指各類房屋裝修申請表、業主情況登記表等。
1物業管理與房產檔案的內涵
物業管理作為房地產市場消費環節之一，是對房地產開發建設等環節的延續和完善的一種綜合性經營服務，物業管理在國外廣受歡迎被稱為現代化“朝陽”產業。廣義的物業管理指一切有關房地產開發、租賃、銷售及售后服務。狹義的物業管理以維修養護樓宇和管理所使用機械電氣設備和公共設施，以治安保衛與環境綠化，分發信報與傳呼電話，清潔衛生等為主要任務的服務行業。一般而言，物業管理在管理層面上主要包括物業發展及施工，綠化環衛，道路及車輛停泊，租約事務，物業裝演；管理公共設施及設備運行，對財產權利與財產登記和業主及用戶進行管理等。房產市場迅猛發展產生大量房產檔案，房產檔案屬于專業檔案，具有保存價值和重要法律憑證價值，是進行房產權屬登記與房屋交易，房產抵押與處理房產糾紛，城市拆遷規劃的主要依據，業主與用戶的個人信息具有明顯私密性，房產檔案工作是重要基礎業務建設。但目前物業公司涉及的檔案管理的現代化與信息化處于起步階段，遠遠沒有達到科學化水平。房產檔案主要包括從房屋建造到消亡整個過程形成的臺賬與圖，卡與照片，文件及一切能證實房屋歷史變化過程資料，是房屋真實縮影和全部歷史記錄。人們一直使用傳統方式管理文件檔案，大多還停留在紙介質基礎上，這樣的管理效率低下，保密性差，并費時費力，如發生意外則很難彌補。
2物業公司在房產檔案管理方面存在的突出問題
物業公司在房產檔案管理觀念方面與發達國家存在較大差距。我國長期實行福利制住房分配制度，物業管理還沒有從財產與契約及消費角度得到充分認知，導致契約精神缺失和公共權利漠視，使得業主缺乏主動參與和守約意識，造成物業管理服務主體錯位和缺位。對業主而言，少數業主對現代物業管理服務理念不認同，對物業公司提供的包括檔案管理在內的各項服務持漠視態度，對自己的信息缺乏足夠的重視和保全意識等。對物業公司而言，在檔案建設中增強透明性，提高專業化，更好感化廣大業主，樹立自身良好公共形象等意識不夠強烈。物業公司房產檔案建設責任界定不清晰。物業公司房產檔案建設的服務觀念不強。部分物業公司依然以管理者自居，沒有定位自己服務業主位置，淡化了服務特征。有些物業公司違背合同，不給業主提供相應檔案建設與保密等服務，引起業主強烈不滿。物業公司房產檔案建設的行業自律人才隊伍儲備不夠強。《物業管理條例》及配套政策在執行過程遇到諸多阻力。國內尚未建立物業公司與業主誠信檔案記錄，物業公司專業化和社會化的程度偏低。物業管理的檔案市場缺乏活力，需要必要監督和競爭，管理水平低下，運作不規范，必要監管機制體制缺失，造成了物業管理檔案建設市場的持續混亂。物業公司檔案建設管理隊伍素質良萎不齊，相對缺少人才儲備，隊伍建設跟不上行業發展需要，缺乏稱職的職業經理人，房產檔案建設專業人員的技能培訓也跟不上行業發展需要。
3物業公司適應物業特性對房產檔案進行科學管理
首先，要適應物業管理的適時性和無形性對房產檔案進行管理。物業管理的實質是產品生產和提供，物業公司提供管理、勞務服務等產品，業主支付費用，雙方成為相應產品的提供者和消費者。生產與銷售和使用消費是產品必備環節，三個環節順序發生，但是物業服務沒有流通環節，物業公司應隨時隨地做好滿足業主潛在物業服務需求各項準備。無形性是物業服務產品重要特征，使業主在消費物業產品時，難以感覺到物業服務產品真實存在，檔案管理與建設得好壞更多的是依賴于業主的主觀評判。行政管理部門應制定物業管理的相關檔案與信息建設得政策。其次，要適應物業管理的公共性與廣泛性對房產檔案進行管理。物業公司與業主是在物業服務合同基礎上形成的契約關系。從不同交易關系看，物業管理主要對房屋及其配套設施設備和相關設施的管理與維修維護，但物業共用部位和機電設施設備是由業主共同所有，提供服務商品所滿足的是特定社會群體的事務和信息檔案建設需求。當事人權利和義務等約定，依據全體業主整體意見制定，相關的檔案建設具有公共性與通用性。第三，適應房產檔案時空數據變化規律進行科學管理。
房產檔案管理主要業務包含房地產權屬檔案歸檔，查檔與檔案服務，紙質檔案庫存管理與房屋產權限制等。房地產權屬檔案具有專業性與動態性，歷史延續性，真實性與法律性。房地產權屬電子檔案包括數據庫數據和紙質檔案掃描圖像資料（如申請書與申請人身份證明，土地使用證與規劃許可證，權證附圖等紙紙檔案資料掃描圖像）和影像資料以及該房屋的其它信息。產權信息包括的收件材料所形成的電子表單，如產權房屋與房地產業務受理單，房地產登記申請書與房屋產權轉移登記審批表，房屋共有權證存根與房屋所有權證存根，房屋共有權證與房屋所有權證，收費統一票據與商品房按揭備案登記證明，房屋他項權利審批表，在建工程抵押（按揭）備案登記證明與在建工程抵押登記審批表等。
總之，物業公司房產檔案建設是一項兼具私密性與公共性，時空性很強的長期持續的服務管理工作，需簽訂期限較長合同，物業公司在房產檔案建設過程中應該接受客戶長期監管和考驗，業主委員會和行政職能部門應長期協調解決房產檔案建設過程出現的新情況和新問題。
一、當前房管專業檔案管理中存在的主要問題
1.管理機構多元化不利于房管專業檔案規范化管理
當前，我國房管專業檔案的管理機構情況比較復雜，各地對房管專業檔案的管理采用不同的機構管理模式，沒有統一的機構管理標準，各地呈現多樣化的特點。有的地方專門成立了負責管理整個行政區域內所有房產檔案的專業機構，如廣州市的房地產檔案館；有的地方有房產檔案館，但只保存房產權屬檔案，如常州市的房產檔案館，其只是房產交易中心的一內設機構；也有的地方把房管專業檔案保存于綜合性檔案管理部門，如上海的浦東新區檔案館，它的主要任務是保存浦東新區政府各部門產生的所有檔案；還有的地方既沒有成立房管專業檔案管理部門也不把檔案移交于綜合檔案部門，而是由其相應的業務部門自行保管其產生的房管專業檔案。總之，管理機構的多樣化對規范化管理房管專業檔案產生了弱化作用。這種各自為政、自我封閉的狀態不利于實現地區間的房管專業檔案資源共享和互動交流，也不利于國家主管部門統一規范地管理。
2.檔案管理觀念和手段滯后于政府行政管理新模式
隨著信息技術的發展，OA系統、各類業務管理信息系統不斷產生，信息化管理已成為政府行政管理不可逆轉的趨勢。然而，目前全國各地檔案管理水平參差不齊，有少數地方管理思路先進，信息化管理模式已初步形成，但大多數地方管理思路相對陳舊，管理手段落后。這嚴重影響了房管檔案信息的及時匯集和準確、快速有效地利用。例如，在上述系統中，電子文件結合紙質文件在各部門流轉，但受傳統檔案管理理念和手段的束縛，這些承載著業務流轉數據和結果的電子文件沒有明確的歸檔范圍和要求，業務部門只向檔案管理部門移交紙質文件，信息系統的數據沒有實現同步移交，還留在業務部門或信息化部門；而紙質文件也只是配合信息系統中數據的流轉，沒有和信息系統中的數據統一管理。檔案管理部門由于對具體業務的了解程度不夠或沒有信息系統的支撐，不能確定在每項業務中究竟會產生哪些檔案，因此，也只能被動地接收整理紙質檔案，造成兩種不同載體類型的檔案管理脫節，極大地影響了檔案的有效管理和利用。
3.規章制度陳舊與現實需要脫節
隨著社會的發展和時代的進步，房管專業檔案的形式、載體和內容不斷變化，傳統的規章制度已經落后于現實的檔案管理需要。就房管專業檔案而言，房地產剛起步的時候，房管專業檔案只留于紙質，而現在每天都會產生大量的、不同材質的房管信息數據。隨著越來越多檔案的產生，舊有的檔案管理規章制度已無法適應新情況，滿足現實的需要。此外，其他的房管專業檔案的管理制度以及相關標準規范等也沒有建立起來，特別是近幾年來，隨著住房保障業務的發展，廉租房檔案、經濟適用房檔案、公共租賃房檔案等新的業務檔案不斷產生，這些新的檔案材料哪些應該納入房管專業檔案管理范圍，應當如何進行管理才能有效為社會提供服務，這些問題都需要房管專業檔案管理部門制定明確的新標準。
4.檔案管理模式落后于時展
由于房管專業檔案關系民生，因此在平時工作中的利用率非常高，檔案產生部門出于查找便利的目的，習慣于將檔案存放在本部門。因此，現有的房管專業檔案保管分散，管理模式多種多樣，省(市)局級的房管各業務部門、各事業單位、各區縣自成系統，各管各的，整個房管系統各部門間形成了小而全的分散型檔案管理模式。然而很多單位無論是資金、技術、人員還是庫房等軟、硬件設施都不具備長期保管檔案的條件；檔案的保管需要大量人力、物力，這種管理模式容易造成部門間重復投資，造成不必要的浪費；再有紙質檔案的大量產生和堆積不僅使行政成本上升，也給保管帶來不便，甚至容易引發火災，存在不少隱患。這種分散型的管理模式使得在數字化信息化時代各區縣各部門的檔案信息資源無法實現共享，不利于檔案資源的開發利用，造成了資源浪費。
傳統型的管理模式也是一種被動型和后置式的管理模式，基本上是一種“看門守攤”、“坐等上門”的被動管理服務方式。在檔案的接收上，沒有參與到整個業務流轉的過程中，而只是等待業務結束后，負責文件材料的接收整理；在檔案的服務利用上也是一種封閉和半封閉的狀態，豐富的檔案信息資源遠未得到充分開發利用，開放檔案的工作也無法適應社會各方面的發展需要。
5.人員隊伍結構不合理和素質有待提高
由于某種社會歷史原因造成了人們在傳統觀念上認為檔案工作就是悠閑、輕松但又單調、乏味與社會脫節的工作。因此一些年齡偏大的人員往往會被調到檔案部門，使得當前從事檔案工作的人員整體業務水平不高、年齡偏大、隊伍結構不合理，制約了檔案業的發展。
二、對房管專業檔案創新管理的幾點建議
為了更好地管理房管專業檔案，服務民生，服務大眾，檔案的管理部門需要更新管理思路，創新管理模式和管理方法，變檔案資源的分散管理為集中統一管理，強化檔案部門的管理主體地位和服務功能。對此，筆者提出以下幾點建議：
1.轉變傳統的檔案管理觀念，統一房管專業檔案管理機構
針對當前房管專業檔案管理機構多樣化的現狀，筆者認為房管系統檔案管理部門可參照城建檔案管理的機構設置，成立專業房管檔案管理機構，負責整個行政區域內所有的房管檔案的集中保管，統籌統一管理房管檔案，包括房地產權屬檔案、保障性住房檔案、拆遷檔案、物業檔案等行政管理部門產生的檔案，也應包含各房產管理協會、各房產開發公司、拆遷公司和物業公司等產生的各類檔案資料。
2.更新檔案管理思路和手段，逐步實現房管專業檔案標準化和數字化管理
更新房管專業檔案管理的思路，關鍵在于房管行業的檔案從業人員要樹立檔案標準化管理的理念，要把大的行政區域(省、自治區、直轄市)的房管專業檔案作為一個整體進行管理，要有檔案管理發展的規劃方向。并針對房屋管理的特點，統一行業檔案分類目錄，明確各類業務的專業檔案歸檔范圍；對入庫的檔案、資料進行嚴格區分，實行整個大的行政區域的分類管理，實現房管行業檔案管理
的統一性和標準化。
加強房管專業檔案的信息化建設，是滿足當前經濟社會發展的需要。為此，必須推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，建立房管檔案信息資源基礎數據庫群，實現房管檔案信息資源的高度共享和利用，實現庫藏檔案的信息化自動管理。
3.樹立法制意識，建立統一的房管專業檔案管理的規章制度
房地產行業涉及的部門繁多，產生的檔案內容豐富，有房地產市場管理、拆遷管理、物業管理和住房保障管理等，但是到目前為止相關的法律法規僅有住房建設部分別于2001年、2006年通過的《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《城鎮廉租住房檔案管理辦法》，這兩個《辦法》對權屬檔案和廉租房檔案有明確的管理規定。有關其他類型的房管專業檔案管理方面的規章制度還需要在實踐工作中不斷摸索、探尋，從而逐步制定和不斷完善統一管理的規定或辦法，為房管專業檔案的規范化管理提供理論依據。
4.創新檔案管理模式和方法，實行集中化管理和全程化管理的模式
針對分散型的管理模式，筆者認為可在房管專業檔案標準化管理的基礎上，統一各單位各部門的實體檔案管理模式，建立行政區域內統一的房管專業檔案--資料數據庫，共享檔案信息，使房管專業檔案信息在統一的平臺上進行管理、查詢，提高工作效率，為公眾利用檔案提供便利。
針對被動式的管理模式，筆者建議建立全程化管理的檔案管理模式。傳統的檔案管理模式往往比較滯后，檔案一般都是定期移交給檔案管理部門，且移交后還要經過一段時間的整理和數字化，之后才能查閱利用，如在整理期間需查閱某份檔案，無疑是大海撈針，且未必能找到，給工作造成了很大不便。因此，改變檔案的滯后管理迫在眉睫。全程化的檔案管理模式是在統一行政區域內檔案數據庫的基礎上，實行電子文件取代紙質檔案全程同步歸檔，做到檔案即時歸檔，即時提供查閱，將檔案管理貫穿到整個行政區域的房管管理的公文處理和業務辦件的整個過程中，對該過程產生的需要歸檔的各類資料進行即時的跟蹤管理，且把歸檔作為整個公文處理和業務辦件辦結的標志。這種全程化管理模式可以有效地提高檔案的利用效率。
Abstract: It is a new task for us to understand the characteristics of the real estate file, function and the problems that should be paid attention to in management, in order to make it serve for community high-quality, fast-paced, multi-channel.
關鍵詞： 依法；房地產檔案；管理
Key words: according to law; real estate files; management
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2011）23-0315-01
1新形勢下房地產檔案的特點
房地產檔案的基本概念是指城市房地產管理部門在房地產產權登記、產權調查、變更登記等權屬管理活動中形成的，反映產權人、房屋自然狀況及土地使用狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、光盤等各種載體的文件材料。
1.1 房地產檔案管理具有動態性在社會主義市場經濟體制下，我國城市土地實行的“有償、有限期、有流動”的使用制度，城市房屋實行了商品化，房地產市場行為相當活躍和頻繁。尤其隨著房地產業成為國民經濟新的增長點，房屋產權出現了多元化的特征，房產抵押行為增多。這一時期，對于房地產交易、分析、抵押、查封、保全、評估過程中產生的種種糾紛，法院如何裁決，在房地產權屬管理工作中直接形成的檔案資料，就成了司法部門對房地產糾紛進行仲裁的主要依據。因此，房地產管理部門必須對這些產權轉移、產權變更后所形成的文件材料加以收集、整理、鑒定歸入房地產產權檔案，保障權屬結論與權利現狀的一致性，從而完成房地產檔案的動態管理。
1.2 房地產檔案必須與房屋產權相對應也就是說有一份產權就會有一卷房地產檔案，且在辦理房地產交易、繼承、抵押、查封、評估及處理房地產糾紛，以及城市規劃、舊城改造、拆遷安置中都要涉及到房地產檔案的利用。
1.3 房地產檔案管理的基本原則是屬地管理根據此原則，各地房地產管理部門在對房地產進行管理的過程中對本地區的房地產檔案處于獨占和壟斷地位。因此，本地區房地產市場混亂、房地產信息匱乏和產權管理無序等都可能由開發利用工作不到位而直接引發。
2新形勢下房地產檔案的作用
①為房地產權屬登記服務。房地產權屬檔案是房地產的取得、滅失和合法變更的合法依據；②為房地產交易服務。房地產權屬檔案是確認房地產交易行為合法有效性的依據；③為房地產糾紛仲裁服務。隨著住房商品化、私有化的轉變，房產抵押行為增多，房屋產權的多元化，使得房地產糾紛呈上升趨勢；④為物業管理服務。房地產權屬檔案信息是物業管理公司開展物業管理工作的依據；⑤為城市建設服務。進行城市規劃、拆遷安置、舊城改造等時，引進房地產權屬檔案和現代化的圖形數據庫不僅能夠系統的反映公私房產的數量、面積、結構等，可以及時地為建設部門提供各類數據，既節省資金又能較快地計算出成本，加快工程進度。
3采取有效措施，依法加強房地產檔案管理
3.1 做好前期控制法律依據性要求房地產檔案必須真實準確，完全符合事實。必須做好前期控制，規范好檔案資料的收集、整理工作，全面準確地提供檔案信息。
①確保房地產權屬檔案的完整。要依照檔案管理有關法規及有關業務的規定，房地產權屬檔案須納入以下五個方面的文件資料，即房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件；房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖、房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等；房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，反映和記載房地產狀況的信息資料。②確保房地產檔案的真實。工作人員在辦理房屋登記時就要把好文件資料的審核關。要認真審核當事人的手續是否完備，提供的原始資料是否齊全、合法，有無虛報、瞞報產權和涂改、偽造資料等違法現象，總之，應確保“手續完備、材料齊全、內容真實”。檔案管理部門還應把好歸檔關，在檔案交接時，檔案室工作人員對資料逐項逐條進行最后審核。
3.2 建立動態管理機制，規范檔案資料的收集、整理工作房地產檔案的動態性要求我們對房地產檔案進行動態管理，做到正確、完整、及時的完成因產權轉移、產權變更后所形成的文件材料，使房地產檔案能夠清晰、完整地反映房地產的真實信息。①在房屋狀況發生變動時要再次進行實地測量，制作新的產籍平面圖，并計算相應的面積，還要將房屋狀況發生變動的原因登記的相關的文件材料中；②房屋滅失的，要進行現場勘查，同時將房產證收回注銷，并將之與原產權檔案放在一起。
3.3 采用科學的管理方法和先進的管理手段管理房地產檔案數量巨大、使用頻繁是房地產檔案的兩大特點。先進的管理方法和技術手段的運用，能夠使檔案管理和提供利用的工作效率得到提高。
①采用分類管理的辦法。按照登記種類的不同，房地產檔案一般有產權、滅失、注銷、測繪、評估、拆遷、抵押、查封、拍賣、統計檔案等十幾種；②現代化的管理手段。利用現代科學技術，方便快捷地搞好檔案利用。廣、快、精、準是信息化社會人們信息需求的基本特點，為了滿足這一需求，必須借助于先進的技術手段。作為社會信息業的組成部分，房地產檔案管理部門有必要實現檔案管理現代化。首先普及使用計算機技術，實現檔案管理自動化。將計算機技術引入到房地產權屬檔案管理中來，提高檔案信息處理效率。其次，實現檔案信息傳遞網絡化，將網絡技術引入到檔案管理中來，更好地發揮計算機技術的優越性，使對利用者的服務更加方便快捷。
規范社區衛生服務檔案管理是社區醫生了解轄區居民個人健康狀況的基本資料，基本的就業，救濟，社保等群眾服務工作，都要以社區衛生服務檔案為基礎。建檔是社區建設的重要組成，它記錄社區的發展，客觀反映社區面貌。但是當前社區衛生服務檔案管理工作存在以下幾個問題。
1.健康檔案利用率低
當前，居民個人健康檔案的管理多數是統計成紙質的檔案信息，之后再錄入到電腦中。受到信息化程度的制約，居民的各種健康信息和電子檔案不能做到數據之間的相互轉化和更新，各級就診機構之間因為缺乏相互之間的溝通，健康檔案管理的許多變化也就不得而知了，不能做到健康檔案的及時更新，這樣就成為了“死檔案”，也就失去了其應有的功能。
2.居民對健康檔案的認可度不高
基本公共衛生服務項目是從09年開始實施了，而建立健全居民的個人健康檔案是基本公共衛生服務項目的重要內容。但是就檔案管理的實際工作來看，居民對健康檔案的認可度不高，依從性差，部分居民還保留傳統的“健康就是沒病”心理。因此他們對居民個人健康檔案的建立不太認可，大部分居民都是經過檔案管理工作人員勸說后來同意建檔。經過詢問調查發現，多數居民不愿建檔的主要原因，是擔心其個人和家庭信息的泄露。基于此，工作人員可以和居民溝通講解健康檔案的優點，打消居民內心的顧慮。
3.社區衛生服務機構建檔困難
當前，居民的居住環境相對閉塞，社區衛生服務機構進駐居民生活小區開展建檔工作，需要取得物業公司的支持。而且老人、小孩受騙的情況時有發生，社區衛生服務人員很難敲開居民的大門。在加上一部分社區衛生服務機構工作人員對于居民檔案工作的認識不夠，依然保持著傳統觀念，加上社區衛生服務機構在人手受限的情況，居民健康檔案的建設工作進展緩慢。
二、規范化管理的幾個重要環節
1.加大投入，建立統一的健康檔案信息化平臺
建立統一的健康檔案信息化平臺,實行民政、公安、衛生計生、物業管理等多方溝通合作,切實利用檔案信息的各種資源。社區衛生服務檔案管理要圍繞為居民服務這個宗旨,要讓居民切實感受到檔案管理工作所帶來的便利。建立健康檔案的目的就在于更好地了解和掌握所轄范圍內居民的基本健康狀況，更好地為居民服務。2006年衛生部已將社區精神衛生服務列入基本公共衛生服務精神內容,實施重性精神疾病醫院、社區連續管理和治療并建立健康檔案措施。2013年，國家衛生計生委、國家中醫藥管理局聯合發文，將中醫藥健康管理服務納入基本公共衛生服務項目。所有這些項目都應記錄在居民健康檔案內。所以建立統一的信息化平臺已是大勢所趨,紙質檔案不利于查找和進行檔案動態管理,降低了檔案的使用價值。通過制定統一的信息化發展規劃，制定各項技術標準和技術規范，編制一套切實可行的社區衛生服務信息化建設管理軟件，實現對城鄉居民健康檔案信息的動態管理和本地區范圍內的信息交換和共享，可實現健康檔案的靈活運用，從而實現為居民提供連續性、綜合性、協調性衛生保健服務的目的，逐步使居民養成預防為主的保健理念，降低居民就醫費用，實現建立健康檔案的初衷。
2.加大宣傳力度,提高居民對建立健康檔案重要性的認識
充分發揮廣電、報刊、網絡等媒體作用,結合各種衛生日，開展形式多樣的宣傳活動,提高居民健康和建檔意識。不但讓群眾成為健康教育和健康促進的參與者和受益者,而且要提高他們對健康體檢以及健康檔案的依從性,及時把體檢資料和健康信息反饋給社區醫護人員。
3.加強人才培養
一、更新服務觀念，樹立行業良好形象，促進物業管理社會化進程
1、進一步加大物業管理輿論宣傳力度。各級物業管理行政主管部門要切實加強與新聞媒體的溝通和聯絡，主動邀請媒體深入到日常物業管理工作中進行采訪，建立定期宣傳交流機制，著力宣傳貫徹和落實物業管理法律法規政策，讓廣大市民能夠及時了解物業管理行業政策和動態，促進市民與企業的互動與互信。各物業服務企業要進一步加強自身宣傳，理順物業服務企業同業主之間的關系,形成行業輿論宣傳合力，構建和諧有序的物業管理服務環境。
2、進一步加大前期物業管理規范力度。切實規范開發建設單位市場行為，建設單位要按照規劃要求配置物業共用部位、共用設施設備，完善相應的物業管理用房及配套建設，及時向物業服務企業或業主委員會移交物業管理用房和物業共用部位、共用設施設備及相關資料；申請辦理房屋所有權初始登記時，對物業管理用房一并申請登記，房屋登記部門在房屋登記簿上對物業管理用房予以記載；《前期物業服務合同》和《臨時管理規約》須經物業買受人簽字確認，開發企業在銷售住宅前，按照規定選聘物業服務企業，制定《臨時管理規約》；銷售物業時，必須在銷售場所將物業管理用房和物業共用部位、共用設施設備進行公示，并向物業買受人提供書面公示材料。進一步完善物業承接查驗監督機制，將前期物業管理備案納入開發建設單位申請商品房預銷售許可要件。每年市物業行政主管部門對全市商品房銷售場所進行一次全面檢查，全面提高前期物業管理規范水平。
3、進一步加大業主大會和業主委員會運作指導力度。切實把好業主大會和業主委員會組織成立和選舉關，在縣（市）、區物業行政主管部門和街道辦事處的指導監督下，由社區居委會組織業主做好業主大會、業主委員會組建、換屆改選等工作，并對其日常運作予以監管。各縣（市）、區物業行政主管部門和街道辦事處要督促符合成立業主大會和業主委員會的住宅小區及時成立業主委員會。2009年上半年將在*城區2-3個住宅小區推行試點工作，2009年底在*城區加快完成8-10個住宅小區業主委員會的組建工作。縣（市）、區物業行政主管部門要積極引導業主大會選聘物業服務企業，促進業主委員會工作進一步規范。
二、創新服務方式，規范行業運行機制，促進物業管理專業化進程
4、堅持物業管理從業人員持證上崗制度。對物業管理人員實行資格動態管理，自2009年起，所有物業服務企業負責人必須通過培訓取得崗位證書方可任職，從業人員必須接受培訓取得物業管理從業人員崗位證書方可上崗。新設立物業服務企業必須4人以上具有物業管理從業人員職業資格崗位證書方可申請資質證書。力爭2009年全市物業服務企業經理培訓率達100％，物業管理從業人員培訓率達95%以上，切實提高全市物業服務行業整體素質。
5、有序推進規范化服務試點小區實施工作。把開展物業管理優秀小區考評工作和*創建省級文明城市有機結合起來，2009年年底全市爭創2-4家省示范優秀住宅小區（大廈）、8-10家市優秀住宅小區（大廈），通過開展創優達標活動樹立一批物業管理示范小區，全面提高我市住宅小區物業管理整體水平。
6、健全完善企業誠信體系建設。建立物業企業動態管理機制，完善物業服務企業及從業人員信用檔案系統，充分利用網絡信息手段，將各物業服務企業及相關人員的基本情況、經營業績、經營中的違規違法劣跡以及受到的獎勵和處罰等記入企業和個人的信用檔案，對信用記錄不良的企業和個人及時披露，情節惡劣的依法退出物業服務市場，確保企業符合資質等級條件。
7、樹立品牌物業服務企業。加大市場整合力度，引導物業服務企業通過兼并、收購、聯合、改造、改組等方式進行企業重組，形成一批信譽好、專業化程度高、服務能力強的品牌物業服務企業，通過市場有序競爭，逐步淘汰一批服務質量差、規模小、群眾意見大、投訴多的物業服務企業，不斷提高物業服務行業總體質量和水平。
三、拓展服務領域，加強行業自律建設，促進物業管理市場化進程
8、加強物業服務企業資質管理。嚴格把好企業市場準入關，進一步規范新設立物業服務企業、申請核定資質等級審批及外埠入境的物業服務企業資質備案管理。啟動物業服務企業資質證書復核工作，有效遏制惡性競爭，促進行業健康發展。采集物業管理行業相關信息，促使企業建立完善內部規章制度。科學掌握物業管理行業從業人員崗位資格情況，加強行業培訓教育，對企業進行定期檢查，對無經營項目、不良經營企業依法予以注銷資質，促進企業服務進一步規范。
9、加快推進物業管理市場運作。鼓勵多種經濟成份融入物業企業管理，逐步實現民營化和市場化相結合的管理體制。推動房地產開發與物業管理相分離，根本改變房地產開發企業自建自管、建管不分的不良狀況。扶持一批實力強、機制新、規模大、成本低、質量高、信譽好的物業服務品牌企業進一步做大做強。
10、推行物業服務招投標管理制度。對國有資金投資的辦公、學校、醫院、工廠等物業項目，逐步實行公開招投標方式選聘物業服務企業實施物業管理。對住宅物業建設單位符合招投標條件而未通過公開招投標選聘的物業服務企業，責令其限期整改。鼓勵業主、業主大會通過招投標方式選聘物業服務企業實施管理服務。
11、加強協議方式選聘物業服務企業行政審批管理。投標人少于3個或者住宅物業面積在5萬平方米以下的，經縣（市）區物業行政主管部門批準，可以采用協議方式選聘具有相應資質的物業服務企業進行管理服務。嚴格企業招投標管理，企業要如實按照小區整體規劃總建筑面積，提交相關材料報物業行政主管部門申請審查批準，任何單位和個人不得將必須進行招標的項目化整為零或者以其他任何方式規避招標，切實提高行業管理規范度。
四、提高服務質量，加強行政監督管理，促進物業管理法制化進程
12、規范物業專項維修資金管理。加強資金監督和管理，建立物業專項維修資金個人帳戶查詢系統，進一步擴大資金歸集范圍，加大二手房維修資金交繳歸集力度，完善維修資金管理監督體系，規范資金報修、查勘、維修、檢查、回訪等工作程序，制定物業專項維修資金管理使用計劃，嚴格審查維修項目資料的完整性、申請范圍的可規性、計劃方案的可行性，確保資金安全、有效使用，充分發揮物業專項維修資金房屋“養老金”的功能和作用。
五、探索服務需求，建立綜合協調機制，促進物業管理規范化進程
13、強化物業服務企業內部管理。轉變物業服務企業服務觀念，嚴格履行服務合同，公開服務內容、服務項目、服務時限、收費標準、監督電話等，不斷提高業主滿意度。加強物業服務企業自身建設，建立企業合理用人制度和分配制度，嚴格履行勞動合同，推動企業開展多種形式的便民服務和經營活動，提升企業專業化程度和市場競爭力。
14、強化物業管理行業自律機制。充分發揮物業管理行業協會作用，加強行業自律，建立物業服務企業的誠信體系，定期向社會公布企業誠信情況，充分發揮社會公眾監督作用。建立物業管理服務考核評估體系，實施物業管理公眾滿意度季度測評制度。加強協會與法律服務機構的合作，密切物業服務企業、社區居委會與各部門之間的聯系和溝通，合理協調處理物業管理服務中的各類糾紛，切實發揮行業自律作用。
15、強化物業管理監督協調機制。建立物業管理綜合協調監督機制，引導業主通過多種方式化解自我管理中的矛盾。充分發揮街道辦事處、社區居委員會作用，形成物業管理與社區建設互動局面，增加溝通渠道和協調途徑，協商調解矛盾糾紛。加強區級物業管理部門建設，建立物業服務企業投訴受理制度，進一步完善物業管理監督協調工作體系。
16、堅決依法查處物業企業違法違規行為。依法取締物業管理活動中未取得資質證書的企業，查處企業聘用未取得物業管理職業資格證書的人員。嚴厲打擊符合招投標條件未公開實行招投標、擅自協議方式選聘物業服務企業、未申報登記進行裝飾裝修等違法違規行為。
六、優化服務環境，解決行業發展瓶徑，促進物業管理科學化進程
17、實施物業管理服務分等定級標準制度。對物業管理服務實行分等定級，實行綜合服務按等級收費，推廣“菜單式”物業服務模式，科學測算公布物業管理市場平均成本，會同物價部門定期制定并公布物業服務等級收費標準政府指導價，推動物業服務企業為業主提供質價相符、等級服務、等級收費的物業管理服務收費機制。
一、前臺接待方面
前臺接待是客服部的服務窗口，保持信息渠道暢通，監督區域管理、調度和協調各部門工作，是前臺接待的主要職責。接待人員是展現公司形象的第一人，一言一行都代表著公司，是聯系小區住戶的窗口。
在工作中，我嚴格按照公司要求，工裝上崗，接待來訪人員以禮相迎，態度和藹的接聽和轉接電話，仔細認真的處理日常事務，耐心聽取業主反映的問題、需要解決的困難，細心解答并詳細的記錄，在第一時間安排人員上門服務。每個月月末，將來電記錄匯總，上半年共接到來電68個、去電130個，業主有效投訴2宗。業主的所有咨詢來電，我們都給予滿意回復；業主的報修問題，通過我們的及時聯系，根據報修內容的不同積極進行派工，爭取在最短的時間內將問題解決。同時，根據報修的完成情況及時的進行上門回訪或電話回訪。業主的投訴，已上報有關部門協調解決。
通過這些平凡的日常工作，使我的工作水平有了明顯的提高，受到了小區業主及領導的一致好評，也塑造了我們物業人的新形象。
二、檔案管理方面
檔案是在物業管理中直接形成的文件材料，嚴格按照檔案管理規定對業主資料、各部門檔案、報修單、工作聯絡函、放行條等資料進行較徹底的分類整理，做到目錄清晰，檢索方便，各棟住戶資料進行盒裝化、各部門檔案進行袋裝化管理，按期、細致的整理完成。實現規范化管理，同時制定完善資料的保密制度。定期檢查檔案情況，改動或缺少及時完善。上半年共接到各類報修共64宗，辦理放行條42張，工作聯絡函10張。
三、樣板間方面
樣板間是我們對外展示的窗口，也是樹立企業形象的平臺。每個月的月末，我都要對樣板
間的物品進行盤點，將損壞的物品記錄并上報工程維修部，確保樣板間的物品完好無損。上半年樣板間共接到參觀組數70組，參觀人數共計187人。
四、各項費用的收繳工作
鑒于物業管理是一個高投資、高成本、低回報的服務行業。要確保工作持續正常進行，
必須做好各項費用的收繳工作，并保證按時足額收繳。上半年共收取物業服務費用79212元；
私家花園養護費50386元；光纖使用費2000元；預存水費1740元；有線電視初裝費450元；燃氣初裝費3300元。
五、經驗與收獲
半年來，通過努力學習和不斷積累，思想認識上還是工作能力上都有了較大的進步，已具備了客服中心工作經驗，能夠比較從容地處理日常工作中出現的各類問題，在組織管理能力、綜合分析能力、協調辦事能力和文字言語表達能力等方面，經過半年的鍛煉都有了很大的提高，保證了本崗位各項工作的正常運行，能夠以正確的態度對待各項工作任務，熱愛本職工作，認真努力貫徹到實際工作中去。積極提高自身各項業務素質，爭取工作的主動性，具備較強的專業心、責任心，努力提高工作效率和工作質量。
六、下半年工作計劃
1、加強業務知識的學習提高，創新工作方法，提高工作效益。
1 油田社區綜合管網檔案管理現狀
1.1 檔案收集規范度不高。油田建設開發初期的綜合管網檔案，由于油田檔案機構和管理制度不健全，檔案部門不能準確掌握工程項目開工、竣工時間，無法動態監管和規范約束，造成管網工程建設文件材料歸檔不全，部分管網檔案僅有交工資料無竣工圖紙，特別是部分住宅小區水、電、氣、暖、通信等改擴建、維修施工形成的檔案材料歸檔不全問題突出。
1.2 檔案整理規范度不高。在油田社區綜合管網檔案整理的過程中常有卷內目錄和檔案資料實體不符的情況出現。另外，由于個別施工單位工程技術人員責任心不強，在編制竣工圖時缺乏對管線埋設的深度、節點、材質、管線走向及附屬構筑物進行深入細致的調查，使竣工圖成為所謂的“示意圖”，不能準確反映出管線現場具體的施工建設信息，給以后的檔案利用帶來了一定的困難。
1.3 檔案管理方式落后。隨著住宅小區的改擴建，新管線不斷增多，舊管線也在不斷更換和廢棄，各類管線的規模和復雜程度也越來越高，形成的綜合管網檔案也越來越多，使得傳統手工管理及計算機目錄級查詢的社區綜合管網檔案管理方式已無法迅速、準確地提供檔案信息。
1.4 檔案人員素質待提升。綜合管網檔案是否系統、完整、準確，關鍵是做好管網工程文件材料的收集工作，而能否把好收集關，則取決于整個工程建設工作的管理水平和檔案人員的自身業務素質。而目前一些施工單位不設專人收集、整理管網工程資料，或臨時抽調一些不懂專業的人員管理，這樣就會造成資料收集不齊全、填寫內容不準確，內容不真實的檔案，給今后檔案管理和利用帶來隱患。管理人員的管理知識結構老化，也嚴重影響了檔案管理工作的技術水平。
2 對策
2.1 納入合同管理。工程建設單位在與施工單位簽訂工程項目承包合同時，除對施工單位移交竣工技術文件材料的時間做出具體要求外，還應對竣工技術文件，尤其是竣工圖的編制任務、歸檔文件材料的質量檢查標準等做出明確規定。如明確規定由施工單位編制包括竣工圖在內的竣工檔案資料，并預留工程概算總造價的3%作為竣工檔案保證金，竣工檔案經建設單位和轄區內檔案管理部門驗收合格后，再將保證金如數退還，竣工檔案不合格者保證金不予退還。
2.2 強化日常監管。以質量控制前移為端口，保證歸檔文件材料的質量。檔案人員應當轉變觀念，在加強對建設單位工程技術人員的業務指導的同時，對施工單位技術人員進行業務指導，加強編制竣工技術文件的質量要求和規范，引起施工單位對編制技術文件材料的重視。要做好從形成到歸檔的全過程歸檔文件材料的管理，把綜合管網文件材料的形成納入建設單位的行政、經營、生產技術管理中，做到管網檔案歸檔與項目建設進程同步，保證歸檔文件材料的質量。
2.3 把好工程驗收關。工程施工單位在辦理施工許可證時，如果不附管網工程檔案歸檔承諾書，將不予辦理施工許可證；工程完工后，必須有檔案管理部門參與竣工驗收，了解工程施工內容，審查檔案移交是否齊全完整，否則工程不予通過驗收。
2.4 強化檔案業務培訓。檔案人員應更新觀念，增強責任意識、現代化意識，提高自身業務素質同時，加強對相關部門檔案業務指導力度，定期舉辦由建設單位專兼職檔案員、施工單位和監理部門資料員參加的檔案培訓班，以油田基本建設檔案管理細則、建設項目檔案驗收細則、科學技術檔案案卷質量標準為主要內容，對管網檔案歸檔內容、整理標準、裝訂方法等系統講解和實際操作演示，通過培訓提高人們的檔案意識和業務素質，保證歸檔竣工技術文件質量。
順勢而為，夯實社區民生檔案基礎
隨著政府職能的轉變、社區新型管理體制的逐步完善，民生檔案的特點也從靜態、低利用率快速向動態、高利用率發展。
近年來，普陀區檔案局已將社區檔案工作納入本區檔案事業發展總體規劃，加強領導，努力使本區的社區建設與社區檔案工作同步發展。在實際工作中本著講求實效、因地制宜、循序漸進、分類指導的原則，對社區檔案進行科學的分析和研究，形成系統的、完整的、簡易的、符合各社區單位實際情況的工作程序，用以指導和規范社區檔案工作。根據社區的經濟和物質條件，處理好檔案工作總體要求與社區工作實際的關系，充分考慮社區工作的性質及特點，最大限度地減輕社區的負擔。防止和克服工作的隨意性和盲目性，逐步促進社區檔案工作的制度化、程序化、規范化。
目前，普陀區各社區單位中建檔和達標情況如下：9個街道(鎮)全部達到市二級以上標準；205個居委會98％以上已進行合格驗收；派出所除全部在系統內達標外，有8個派出所先后通過區級先進驗收；18家衛生單位有16家達到市級以上標準，2家達到區級先進標準；普陀區在全市首創的9個社區學校也已全部建檔；區殘聯、福利院分別達到區級先進，其余街道(鎮)福利院全部建檔；由原來房管所轉制的各物業公司全部通過了市級以上評估認定。
而廣大社區居民正成為社區檔案工作的直接受益者，以由房管所轉制的各物業公司為例，在原有的住房制度條件下，居民住房都為福利分配，住戶檔案在辦完相關分配、調配手續后，隨著住戶長期租住而在庫房中“沉睡”，乏人問津，因此住戶檔案大都以幢為一個立檔單位組成幾百頁的大厚卷。住房制度改革后，居民住房可售、可租，變動頻繁，有的房屋甚至在短期內幾異其手。靜態的住戶檔案管理方式根本無法適應動態的物業管理現狀。
找準民生檔案工作難點，創新社區檔案工作服務機制
(一)“自建分享”是檔案資源大整合可實現的最近期目標。
檔案因其一般都由形成單位產生、整理、保管的特點，以及我國行政和檔案管理體制特性，目前所進行的檔案信息資源整合絕大多數是同城、同行業、同系統、同單位的整合，好比形成無數平面、無交叉的全封閉同心圓資源圈，即便是綜合檔案館因其法定接受范圍限制，館藏檔案的資源整合主體還是不同政府部門間的共同政務信息。一邊是蓬勃的用檔需求，一邊卻庭院深深，養在深閨人未識。
(二)“溝通”、“了解”、“協作”、“互惠”、“利民”是建立社區檔案服務機制的宗旨。
普陀區檔案局依托涉民單位自建檔案室藏及信息平臺(部分單位信息平臺已建成全市的系統平臺)，在擁有豐富檔案信息資源的社區單位、組織及其他相關部門中建立社區檔案服務機制，形成區級檔案館、房地局檔案信息中心、保障卡中心、醫保中心、就業促進中心、殘聯等為協作單位，各街鎮、派出所、社區事務受理中心、衛生中心、文化中心、物業公司、居委會為成員單位的多層次、縱深延展的社區檔案服務網絡，努力實現社區檔案服務全覆蓋。
宜川街道辦事處在建立社區檔案服務機制前提下，在全國首創建立了社區檔案管理服務指導站，聘請社區內多位檔案專業人士擔任義務指導員，指導服務范圍覆蓋社區內所有單位、組織、社會團體，旨在社區檔案工作更好地服務民生、造福社區、創新服務品牌、拓展服務內容、提高服務質量；加強社區檔案服務機制成員之間信息資源的互聯化與共享性；延伸社區檔案工作對社會各類單位業務指導服務的覆蓋面與有效性；優化社區檔案工作服務人民群眾檔案查詢需求的便捷率與高效性。
初建服務民生檔案利用體系，協作機制創建成效初顯
(一)積累檔案資源、降低行政成本。
跨部門跨行業的檔案資源大整合，必然首先依賴于檔案實體資源積累，檔案行政管理部門需要進一步彰顯依法行政職能，更著力于館外檔案、涉民企事業單位、組織的實體資源的積累、利用，對不屬進館范圍的涉民檔案更要及時提出管理標準，明確管理要求，強化監管措施。走出只注重館藏檔案信息化、只重視機關檔案規范化的狹隘圈子，用有效的方法積累社會檔案，尤其迫切需要堅持不懈、責無旁貸地抓好民生檔案資源建設，建立覆蓋全民的檔案利用體系。
普陀區社區檔案服務機制的創建，使建立和覆蓋人民群眾檔案資源體系和服務體系有了初始載體和平臺；目前，各成員單位之間已達成檔案不為我所有，可為我所用的共識，放下了進不進館的爭論，打破了館室之間的“圍墻”，簡化利用檔案手續，免除查詢證明費用。無論是高齡無保老人納保、軌道動拆遷困難家庭補助、還是群租整治活動，在前期的摸排準備工作中，社區檔案服務機制成員單位之間精誠協作，大大提高了行政效率，降低了行政辦事成本。
(二)被動服務個體，主動服務群體。
民生檔案的利用服務對象絕大多數是在被動服務中催生出來的，當公民辦理出國簽證、動拆遷、買賣房產、找工作、退休等個人主要事情或享受政策待遇需要提供相關證明材料，一般都因保管不慎而到相關部門查找原始檔案，這些情況下要做到事前主動服務，是找不到具體服務個體的，主動服務只能停留在口頭、形式上，微笑而沒有實效。而相關檔案部門在被動服務個體的及時行、具體性、協調性等方面卻大有文章可做。
“及時性”是對檔案利用者最好的負責，隨著民生檔案利用率的大幅提高，許多相關部門通過規范流程、專設窗口、增添人手、全天接待、節假日無休等方式想利用者所想，急利用者所急。
我于2011年8月10日成為公司的試用員工，到2011年8月10日試用期已滿，根據公司的規章制度，現申請轉為公司正式員工。
作為一個應屆畢業生，初來公司，曾經很擔心不知該怎么與人共處，該如何做好工作；但是公司寬松融洽的工作氛圍、熱情友好的同事關系，讓我很快完成了從學生到職員的轉變。
在公司我的工作主要是檔案和統計。這兩個月我的工作如下：
首先是檔案管理，在所學理論基礎上結合公司檔案管理的實際情況制定檔案管理的相關制度。目前除日常檔案接受、借閱工作之外，我根據檔案分類大綱為公司每份檔案編碼并建立電子檔案檢索系統。使公司檔案工作走上規范、科學管理的道路。在檔案管理方面，今后工作目標是建立規范的檢索體系便于利用，開發檔案信息資源為公司決策提學供習幫網助。
其次是統計，主要負責**、**物業、經紀公司的報表填報工作。填報表是一項細致活，同時采集數據時要和多個部門交流溝通。在這期間遇到過一些不懂的問題，感謝公司同事耐心解答。
在工作中，我一直嚴格要求自己，認真及時做好領導布置的每一項任務。專業和非專業上不懂的問題虛心向同事請教，不斷提高充實自己，為公司做出更大的貢獻。當然，初入職場，難免出現一些小差錯需領導指正；但這些經歷也讓我不斷成熟，在處理各種問題時考慮更全面，杜絕類似失誤的發生。在此，我要特地感謝部門的領導和同事對我入職工作的指引和幫助，感謝他們對我工作中出現的失誤的提醒和指正。
這是我進入社會的第一份工作，這2個月來我學到了很多，感悟了很多；看到公司的迅速發展，我深深地感到驕傲和自豪，也更加迫切的希望以一名正式員工的身份在這里工作，實現自己的奮斗目標，體現自己的人生價值，和公司一起成長。在此我提出轉正申請，懇請領導給我繼續鍛煉自己、實現理想的機會。我會用謙虛的態度和飽滿的熱情做好我的本職工作，為公司創造價值，同公司一起展望美好的未來！
此致
敬禮！
關鍵詞：房產交易中心 檔案管理 質量
1、增強依法管理意識
房產交易中心管理的房產檔案需要依照我國檔案法、實施細則、城市房地產檔案管理規定、登記暫行辦法等法律規定執行，而《中華人民共和國檔案法》則是做好檔案工作的基本保障，各個區域、地方編制的檔案管理細則與實施辦法均要以此為根本依據。另外，《城市房地產權屬檔案管理辦法》是房產交易、管理產權檔案的具體操作標準，亦是房產交易中心開展檔案工作、加強內部管理的核心保障。為進一步規范房產交易中心檔案管理，應增強依法管理意識，全面依照以上法律條款、規章體制執行，保證房產檔案管理受到法規制度的有力約束以及全面監督。為實現依法管理目標，房產交易中心應組織各部門員工定期學習、全面掌握法律規定內容、樹立法制管理觀念。房產檔案是房產管理單位組織調查、進行登記、完成權屬變更、轉移、進行測量等各項工作階段中構成的最具應用存儲價值的真實資料，對推動現代城市的健康發展、全面建設有著重要的意義。因此，房產交易中心工作人員唯有認真、仔細的學習相關法規，方能在知法基礎之上守法、執法，認真做好本職工作，令檔案管理根基更穩固、避免偏差錯漏的現象，為房地產行業的良好、健康發展提供完善的保障。
2、提升工作質量
為進一步提升檔案管理工作質量，房地產交易中心首先應做好業務管理。對交易管理單位來說，房地產檔案涉及到眾多房產信息，保存周期較長，其蘊含著豐富的歷史價值以及現實應用價值，屬于極其寶貴的資源信息。因此，在開展房產檔案管理工作中，房產交易中心應抓好業務管理，力爭更大的創新與突破，令房產檔案工作更上一層樓。再者，應完善管理工作模式，開創多元化、一體化、現代化的產權登記、發證管理、抵押辦理、檔案管理數字辦公系統，全面提升工作效率。同時，應做好房產信息的編輯錄入以及歸檔管理，依照檔案法、權屬管理規定，以群眾利益為根本、以更好服務現代城市建設為原則，對房產信息做好精細的篩選、編輯加工以及匯總整理，將原本較為分散的檔案及時歸檔，分門別類進行存儲。另外，應積極培育建設一支具有高技能、高業務水平、體現創新思維的優秀素質檔案管理專業團隊，進而為廣大百姓提供更人性化的服務。再者，應做好日常管理工作，委派專人定期、按時做好檔案資源的安全控制、監督檢查，確保存儲庫房干凈整潔、衛生符合檔案存儲標準。應積極做好安全用電、防火防水等安保工作，同時加強治安防盜。在房產檔案移交接收或是提供借閱服務的工作中應詳細做好登記，確保檔案應用流程的順暢、合理、規范。
3、樹立認真務實的工作態度
房產檔案應用價值較高、作用廣泛，例如依照具體規定為需要人提供電子內容或是咨詢服務，為他們開具相關證明、提供復印件或產權信息等。為此，房產交易中心負責管理檔案的員工應樹立認真務實的工作態度，做到耐心細致，為廣大群眾提供一站式貼心服務。應形成較強的責任感，本著為大眾服務、保護他們根本利益、不為難群眾、為他們提供便利的原則，在實踐工作中進一步完善制度、優化服務流程、更新陳舊工作觀念、優化服務方式，全面提升工作效率。服務意識的提升并非一朝一夕之事，需要與時俱進，貼近群眾需要，因此，房產交易中心檔案管理人員應利用多重渠道方法為大眾提供需要的檔案資源，幫助他們查詢了解。應清晰服務管理的根本方向，及時解決群眾遇到的困難問題，判定出現新情況的成因，通過持續優化服務模式，真正提升實踐工作水平。
4、積極開展數字化管理
為全面提升信息查詢精準度，房產交易中心應進一步強化數字管理，取締以往低效、誤差率高的人工查詢模式，以時展需要為根本，引入數字化管理系統。可利用計算機檢索應用服務完成統一界面多點查詢應用，用戶只要錄入關鍵詞便可進行模糊查詢，這樣一來將大大提升工作效率，確保搜索信息的精準性。伴隨房產檔案信息資料查詢頻次的不斷提升，原始檔案信息勢必面臨破損的危機，而通過數字化管理可有效預防該現象，提升查詢工作效率，為大眾提供更大的便利。為此，房產交易中心應根據日常承接服務量、工作量、檔案資源存儲量、區域人口分布狀況等，選擇適合自身工作需要的數字化管理系統，進而真正滿足大眾需求，提升人性化服務水平。
5、結語
總之，伴隨市場經濟的快速發展，房地產行業火熱的態勢有增無減，房產交易總量的不斷攀升，對房產檔案管理工作提出了更大的考驗與挑戰。同時，該項工作同大眾根本利益密切關聯。為此，應積做好房產較易中心檔案管理，提升工作質量、開展數字化服務，樹立認真務實的工作態度，形成依法管理工作觀念，方能確保房產檔案資源的核心應用價值，確保檔案管理更為有序規范，適應新形勢需要，實現與時俱進的全面發展。
參考文獻：
