時間：2023-04-27 08:27:08
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇紙質(zhì)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點：
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴(yán)謹?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以及電子檔案的不斷增多，其帶給檔案管理工作更極大的挑戰(zhàn)。在新的時代背景下，檔案管理工作者已經(jīng)逐步認識到紙質(zhì)與電子檔案管理之間的互補性，意識到只有實現(xiàn)兩者的共同進步才能應(yīng)對時展帶來的挑戰(zhàn)，并有效提高檔案管理工作的有效性。
基于此，本文在此淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理，以期能夠為相關(guān)人士提供有益參考與借鑒，推動檔案管理工作的進一步發(fā)展與建設(shè)。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)與電子檔案管理存在的問題
（一）電子存檔的滯后
雖然電子檔案具有其自身無與倫比的巨大優(yōu)勢，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因為法律憑證效用的限制，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案仍舊存在其必要性。這種現(xiàn)狀已經(jīng)決定了在檔案存檔工作中，紙質(zhì)管理始終是電子檔案存在的基礎(chǔ)。
但從實踐調(diào)查的結(jié)果顯示，在部分行業(yè)中，因為檔案數(shù)量過多以及員工工作量巨大等原因，導(dǎo)致電子存檔的工作相對滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質(zhì)檔案中進行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。
電子存檔的滯后還容易造成紙質(zhì)檔案的遺失，進一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。
（二）兩種檔案的內(nèi)容不相符
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲和輸送方式給檔案管理工作帶來了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。
在這種背景下，部分檔案管理工作者經(jīng)常在檔案管理工作中失誤，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容不相符。具體的說，在檔案內(nèi)容修訂時，部分工作者僅僅是在電子檔案中進行了修改，卻因為其他事情遺忘了對紙質(zhì)檔案的修改。這就導(dǎo)致兩份檔案的內(nèi)容不一致，導(dǎo)致在最終的對證中需要花費更多時間和精力。
三、如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的互補
（一）及時做好歸檔整理工作
眾多檔案管理者要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高工作的效率，并且實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補，其首要的任務(wù)是轉(zhuǎn)變自身的意識，必須要明確兩者具有的特殊性。
首先，紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，只有紙質(zhì)檔案才具有法律的真實效力，只有確保紙質(zhì)檔案無損壞、無遺失，才能利用電子檔案的巨大優(yōu)勢提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對電子檔案進行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對紙質(zhì)檔案的磨損，保證檔案的真實有效。
明確這一認識，檔案管理工作者才會督促自己正確對待兩種不同的檔案，才能在紙質(zhì)檔案建立以后進行及時的歸檔和整理工作，才能及時將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并對紙質(zhì)檔案進行科學(xué)的保存。
（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質(zhì)
與此同時，只有不斷提高檔案管理工作者的素質(zhì)與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質(zhì)與電子檔案的管理工作。具體地說，隨著管理者能力與素質(zhì)的提升，其才會在檔案修訂時及時找出和修訂紙質(zhì)檔案，并以此為基礎(chǔ)對電子檔案進行更新。
此外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會在未來很長一段時間內(nèi)共存。這就要求檔案管理者對兩種不同類型的檔案進行單獨的管理工作，不可將其混合管理，從而導(dǎo)致兩種檔案的管理質(zhì)量下降。
這就對檔案管理工作者的要求進一步提高，只有不斷提高其能力與素質(zhì)，檔案管理者才能夠根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特性優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。
這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)，針對其業(yè)務(wù)能力以及基本的素質(zhì)進行有效的培訓(xùn)，使其能夠應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理工作，同時建設(shè)優(yōu)秀的管理隊伍。
（三）加強監(jiān)督與核查工作
最后，管理者要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的有效性就應(yīng)該進一步加強監(jiān)督與核查工作。
一方面，管理者應(yīng)該安排人員對日常的檔案管理工作進行有效監(jiān)督。首先要監(jiān)督紙質(zhì)檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監(jiān)督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發(fā)生單方面的變換，監(jiān)督者必須要追溯其根源，確保檔案內(nèi)容的真實性。
另一方面，管理者需要加強對電子檔案管理的核查工作。這就需要技術(shù)能力較強的員工擔(dān)當(dāng)此工作，要根據(jù)軟件和系統(tǒng)的痕跡對電子檔案進行定時的核查，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相一致，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用；并存發(fā)展
1 引言
檔案是記載“歷史”的原始文獻，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為代表，其與電子檔案的區(qū)別如表1所示。
根據(jù)表1，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點，而通過整合利用，可實現(xiàn)勢互補。從目前的形勢來看，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的局面會長期存在，這就要求檔案管理人員主動認清這一新形勢，并制定全面、科學(xué)的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用，再進一步探究其并存發(fā)展。
2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用
目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，以期實現(xiàn)對現(xiàn)代檔案的高效管理。但傳統(tǒng)檔案管理的對象是紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)代檔案管理的對象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質(zhì)檔案。據(jù)此，筆者建議從如下方面來對電子檔案與紙質(zhì)檔案進行整合利用：
2.1 同步歸檔
無論紙質(zhì)檔案或電子檔案，在收集、檢驗和審核以后，都應(yīng)按歸檔要求進行歸檔，其中針對電子檔案的歸檔，其應(yīng)先存入特定的計算機硬盤中，再標(biāo)上歸檔標(biāo)記。
2.2 同步整理
電子檔案與紙質(zhì)檔案的檔案號一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質(zhì)檔案，如此可在同一時間完成電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理歸檔。
2.3 同步利用
針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步利用，具體表現(xiàn)如下：在檔案查閱時，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質(zhì)與電子形式；在檔案利用時，可重點選取電子檔案，而若要求選用紙質(zhì)檔案，則可按同一檔案來獲取紙質(zhì)檔案。如此一來，既可實現(xiàn)高效利用檔案，又可長期保存紙質(zhì)檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理利用強調(diào)的是在傳統(tǒng)檔案生命周期理論的指導(dǎo)下，實現(xiàn)檔案的分階段電子化管理。
3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展
電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現(xiàn)在如下方面：一是電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢都能為現(xiàn)代社會所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質(zhì)檔案不可取代，究其原因是紙質(zhì)檔案的使用時間相當(dāng)長，且在法律體系范圍內(nèi)，紙質(zhì)檔案的權(quán)威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預(yù)見的時間內(nèi)取代紙質(zhì)檔案。針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，筆者提出如下建議：
3.1 完善電子檔案管理體系
為了提高電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理成效，創(chuàng)新管理思路、手段和模式是必經(jīng)之路。對此，筆者建議做到如下幾點：一是強化檔案管理意識，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發(fā)等上有所創(chuàng)新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內(nèi)容及提高其質(zhì)量；四是完善電子檔案標(biāo)準(zhǔn)及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質(zhì)文件改為電子文件的組合形式，并進一步完善紙質(zhì)檔案的管理程序與其信息化的轉(zhuǎn)換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進一步完善電子檔案的管理，以實現(xiàn)交叉管理電子檔案與紙質(zhì)檔案。
3.2 建設(shè)檔案保管設(shè)施
無論是紙質(zhì)檔案或電子檔案，其都需在一定的物質(zhì)條件下進行有效保管，即要求保管條件安全及保管設(shè)施完備。對此，企事業(yè)單位應(yīng)重視對檔案保管設(shè)施的建設(shè)，即：統(tǒng)籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環(huán)境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應(yīng)遠離危險場所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業(yè)單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區(qū)穿過；三是購置與國家標(biāo)準(zhǔn)相符的檔案保險柜、密集架等保險設(shè)施；四是配備一定數(shù)量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機、去濕機及復(fù)印機等，以保證檔案保管設(shè)施與檔案管理規(guī)范相符。
3.3 深入學(xué)習(xí)檔案管理理論
電子檔案是社會發(fā)展的產(chǎn)物，其對檔案管理理論與實踐的影響尤其深遠。對此，檔案管理部門應(yīng)組織檔案管理人員開展如下學(xué)習(xí)活動：一是深入學(xué)習(xí)電子檔案管理理論，以期對電子檔案的種類、特點、概念及地位等進行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認清現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導(dǎo)對電子檔案的管理；三是在實踐中積累電子檔案的管理經(jīng)驗，并在分析表1的基礎(chǔ)上，整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，從而實現(xiàn)兩者的相互牽制、相互補充和良性發(fā)展。
3.4 健全檔案管理制度
在信息技術(shù)發(fā)展的推動下，出現(xiàn)了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對此，檔案部門應(yīng)逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的成功對接、轉(zhuǎn)化和管理。對此，首先，檔案部門應(yīng)以電子檔案的特征為依據(jù)制定電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案著錄與標(biāo)引規(guī)則等；其次，應(yīng)實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，并明確規(guī)定電子檔案的信息載體、轉(zhuǎn)換與存儲格式及硬件設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等；第三，檔案部門應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗，完善紙質(zhì)檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的管理制度；第四，加強紙質(zhì)檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內(nèi)部推定“雙套制”，即同時提交、保存和歸檔電子檔案與紙質(zhì)檔案。
4 結(jié)語
21世紀(jì)是信息化的時代，要求整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，并促進其并存發(fā)展。其中，針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，應(yīng)從制度建設(shè)、理論學(xué)習(xí)及基建投入等上做出努力，同時還應(yīng)注重對人力資源的培養(yǎng)，即：組織檔案管理人員學(xué)習(xí)社會主義核心價值觀，以提高其使用感與責(zé)任感；培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德，使其認清檔案管理對保密性的要求；學(xué)習(xí)專業(yè)知識，使其成為為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的專業(yè)管理人才。
參考文獻
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1 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的觀點
不論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，從本質(zhì)上來看都是檔案，都具有檔案的特點，但因為他們的載體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應(yīng)的缺點和有點，將兩者綜合起來，才能在應(yīng)用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發(fā)展。在實踐活動方面來看，電子檔案和紙質(zhì)檔案均是以人的基本實踐為依據(jù)，對人們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質(zhì)檔案儲存的實踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數(shù)比較低。紙質(zhì)檔案的載體是紙質(zhì)文件，安全系數(shù)相對就高，能有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質(zhì)檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發(fā)揮各自的優(yōu)勢，更好的為使用者服務(wù)，就要對兩種檔案進行整合管理，相互之間各取所長，補己之短。
要想達到電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應(yīng)新形勢的變化，積極創(chuàng)新，制定科學(xué)合理的檔案管理方案。首先，要順應(yīng)時代的變化，積極地應(yīng)對檔案電子化的轉(zhuǎn)變，從管理方法、管理制度等技術(shù)層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩(wěn)中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發(fā)揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責(zé)工作。當(dāng)前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質(zhì)檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質(zhì)檔案，又發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢，檢索快，利用效率高等優(yōu)勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。
無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統(tǒng)中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數(shù)據(jù)錄入，運用人錄入的方式進行紙質(zhì)檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統(tǒng)中，還要將兩種檔案進行統(tǒng)一的組合，維護檔案之間的相關(guān)聯(lián)系，便于使用。
2 電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求
現(xiàn)如今，數(shù)字化信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也要利用電子技術(shù)建立一個網(wǎng)絡(luò)的信息辦公平臺。現(xiàn)代化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質(zhì)檔案管理。當(dāng)然，在現(xiàn)代化檔案管理中也要對紙質(zhì)檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案和紙質(zhì)檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。
2.1 同步歸檔工作
在對所收集到的紙質(zhì)文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質(zhì)檔案進行歸檔處理。而利用網(wǎng)絡(luò)所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關(guān)的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。
2.2 同步整理工作
要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現(xiàn)對電力檔案和紙質(zhì)檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質(zhì)檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質(zhì)檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質(zhì)檔案的同時電子檔案也可整理完成。
2.3 同步鑒定工作
對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時鑒定，即時歸檔。
2.4 同步利用
在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時，可按同一檔號提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存從實質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。
3 加快檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)變革
加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才是共存期檔案工作最根本的對策。由于電子檔案的來源廣泛，檔案人員要對電子檔案生成的全程監(jiān)控，就必須具備良好的計算機知識。現(xiàn)在不少單位的計算機技術(shù)人員不了解檔案，檔案管理人員不懂計算機技術(shù)，這就要求檔案工作者加強學(xué)習(xí)，更新知識，提高電子檔案的管理能力，盡快掌握電子檔案管理方面的基本知識和技能，對電子檔案管理涉及到的設(shè)備和技術(shù)，做到會操作、會管理、會使用，切實擔(dān)負起電子檔案管理的工作職責(zé)，做好開放教育電子檔案的管理工作。
人事檔案管理是人力資源管理中的重要部分，對于企業(yè)選人用人、崗位配置、職級核定有著不可替代的作用。人事檔案詳細記錄了職工本人學(xué)歷教育、家庭組成、工作履歷、業(yè)務(wù)能力、性格愛好、獎勵處分、信用評級等重要信息，為職工的提拔任用、職級升遷提供了第一手的真實資料。
一、鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案管理基礎(chǔ)薄弱。檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分。檔案因其歷史性、確定性和原始記錄性，使其具有極強的法律依據(jù)作用。但因檔案本身無法產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，在效益最大化的經(jīng)營理念下，部分企業(yè)管理者不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致檔案日常管理松懈，基礎(chǔ)薄弱。因此，在大多數(shù)企業(yè)認知中：人事檔案只是一份人員的履歷，保存即可，無須再進行后期管理。其實不然，“以銅為鑒,可以正衣冠；以人為鑒,可以明得失；以史為鑒,可以知興替”，要想充分發(fā)揮職工的能力，最大化地提高企業(yè)人員勞動效率，就必須建立完善的人事檔案管理機制，準(zhǔn)確掌握每一名職工的詳盡資料，人盡其才，避免張冠李戴，影響工作質(zhì)量與效率。（二）人事檔案管理方式老舊。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到社會生產(chǎn)、生活的各個方面，但是鐵路人事檔案管理方式卻沒有得到有效改進，仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體管理存放，縱然應(yīng)用了一些信息化的手段，也只是簡單地對人事檔案進行了編目，沒有開展人事檔案的信息化、智能化管理。（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。在大多數(shù)人眼中，檔案管理工作就是簡單地對資料進行收集、整理、保管，這是對檔案管理工作的片面理解。實際上，檔案管理是業(yè)務(wù)性強、專業(yè)知識要求高的工作。人事檔案管理人員，除了具備人力資源管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識、檔案管理業(yè)務(wù)技能及一定的文字功底外，鐵路人事檔案管理人員還要熟知鐵路運輸生產(chǎn)組織、各系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)范圍及相關(guān)法律法規(guī)。因此，要從事人事檔案管理工作，必須具備較強的專業(yè)技術(shù)知識。但因為重視程度不足、日常業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)不到位，造成了檔案管理人員業(yè)務(wù)能力水平參差不齊，工作開展停滯不前。
二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)缺點
（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點。1.原始記錄性、安全性。紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)特征，很難做到修改后不留痕跡，這在很大程度上確保了檔案的真實性與原始性，對于檔案信息的保護更加安全，具有第一手材料的價值。2.憑證性。質(zhì)檔案作為現(xiàn)今使用最廣泛的記錄載體，其所具備的法律效應(yīng)和憑證作用是無可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認可，但電子檔案是以計算機為載體保存的，而計算機容易受到病毒、黑客等的破壞，使得司法部門對其憑證作用依然持謹慎態(tài)度。（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點。1.紙質(zhì)檔案保管成本偏大。紙質(zhì)檔案保管需要極大的空間，而且保管條件要求嚴(yán)格。檔案庫房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，同時還有符合檔案存放的承重要求，這使得檔案庫房的建設(shè)成本較之一般建筑偏高。同時紙質(zhì)檔案在進入檔案庫房前，還需要經(jīng)過去酸、消毒、除塵等工序，日常保管需要定期進行防蟲、防潮處理，人工及設(shè)備成本較高。2.紙質(zhì)檔案易損壞，不易傳播。紙質(zhì)檔案因材質(zhì)原因，受溫度、濕度、光照、時間等因素影響，容易出現(xiàn)紙張老化變脆、發(fā)霉等現(xiàn)象，且紙質(zhì)檔案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易傳播。3.查閱檢索耗時長。雖然我們在紙質(zhì)檔案整理時，已經(jīng)對其進行編目有序存放，但在查詢的過程中還是比較費時費力，如果要多次查閱則更為不方便。
三、鐵路人事檔案管理的改革方向
（一）加強對人事檔案管理的力度。無論是單位還是個人，對人事檔案的重視程度，是決定人事檔案管理水平的先決條件，專業(yè)的管理人員和必要的經(jīng)費投入是做好人事檔案管理的重要條件。檔案管理人員應(yīng)加強對人事檔案的研究和利用，為企業(yè)選人用人、發(fā)揮人才優(yōu)勢提供第一手資料，使領(lǐng)導(dǎo)充分認識到人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用，自覺加強對人事檔案管理的力度。（二）完善人事檔案管理配套設(shè)施。人事檔案管理工作在鐵路運輸部門尤為重要，它對鐵路運輸部門優(yōu)化人才資源配置發(fā)揮著不可替代的重要作用。在交通強國、鐵路先行的大形勢下，鐵路運輸部門應(yīng)當(dāng)加大對人事檔案管理的投資力度，確保人事檔案管理工作得到長足發(fā)展。隨著鐵路建設(shè)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐年增加，因此科學(xué)的管理系統(tǒng)、完備的配套設(shè)施，是提高人事檔案管理水平、確保人事檔案管理安全的必要手段。（三）健全電子人事檔案安保措施。信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，給人事檔案管理的改進帶來了新的契機。電子鐵路人事檔案創(chuàng)新管理模式之探析文/翟華敏本文以當(dāng)前鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀為依據(jù)，通過對紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點的分析對比，結(jié)合信息技術(shù)給人事檔案管理帶來的變化，從當(dāng)前鐵路運輸企業(yè)對人才的實際需求，就做好鐵路人事檔案管理工作提出了切實可行的改革建議人事檔案的建立，為我們方便、快捷地利用人事檔案提供了條件，但健全電子人事檔案安保措施非常重要。為確保電子檔案安全、完整，我們可以通過制度約束、技術(shù)卡控等措施來排除檔案內(nèi)容人為修改的可能。同時，還可以采取人事檔案異地備份、信息設(shè)備實時監(jiān)控、木馬病毒定時查殺等措施來避免電子檔案遺失、損壞。（四）實現(xiàn)電子人事檔案與紙質(zhì)人事檔案的有機結(jié)合。紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案因其自身的優(yōu)缺點，要實現(xiàn)二者的有機結(jié)合，就必須揚長避短，既要發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始性和安全性，又要凸顯電子檔案的便捷性。建立完善的人事檔案綜合管理系統(tǒng)，是改進鐵路人事檔案管理模式，提高管理質(zhì)量與使用效率的有效途徑。（五）人事檔案管理向大數(shù)據(jù)發(fā)展隨著云技術(shù)的發(fā)展、人力資源管理的變革，人事檔案管理也不能固步自封。要充分應(yīng)用新技術(shù)發(fā)展的紅利，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到人事檔案管理中去，對人員學(xué)歷、職稱、性格、征信等數(shù)據(jù)進行匯總梳理，利用大數(shù)據(jù)進行分析，為企業(yè)發(fā)展輸送適合的人才資源，做到人盡其才。
總而言之，隨著鐵路建設(shè)的不斷加強，鐵路人事檔案管理模式的改革與創(chuàng)新也勢在必行。我們要高度重視人事檔案管理工作，加大人力、物力的投入，及時解決好人事檔案管理工作中遇到的問題，努力提高人事檔案管理水平，為鐵路事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮好人事檔案的作用。
作者:翟華敏單位:陜西省鐵路投資（集團）有限公司
一、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理的簡要概述
我國普通高中對于檔案管理所采用的傳統(tǒng)方法是在專門的環(huán)境中對檔案采取保管措施和手段，來加強對于檔案的監(jiān)督管理工作。而隨著社會不斷發(fā)展，社會經(jīng)濟水平不斷提高，科技飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及為我國傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶去了一種嶄新的檔案管理方式。在科學(xué)技術(shù)的推動之下，我國檔案從紙質(zhì)朝著電子化和數(shù)字化的方向發(fā)展。這樣不僅提高了電子檔案的共享性，同時還能減少檔案在收集和整理過程中所浪費的大量時間以及做的許多無用功，這對于整個檔案管理和發(fā)展來說起著十分積極的作用。它不僅對于保存場地要求少，更是對于整個環(huán)境的干凈與否要求低，但是卻強調(diào)整個環(huán)境之中對于電磁的要求卻極高，因為電磁能夠影響整個計算機的具體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，容易產(chǎn)生波動。
即便是電子檔案呈現(xiàn)出極高的優(yōu)越性，但在一段時間內(nèi)電子檔案無法完全取代我國傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。因此以紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點為基礎(chǔ)出發(fā)，要求我們要采取專門的手段和措施來做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案工作的管理，在這一要求之下，出現(xiàn)了“雙套制”的檔案管理方式。
所謂的雙套制檔案管理指的是將電子信息檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案共同歸檔，隨之形成了兩種不同介質(zhì)的檔案的管理方式。這種管理方式采取了一種融合的態(tài)度，將紙質(zhì)檔案所具有的優(yōu)勢和電子檔案所具有的優(yōu)勢結(jié)合起來，即可以在管理過程中使用高效的專用搜索系統(tǒng)，又可以發(fā)揮紙質(zhì)檔案作為憑證的一種價值。這在整個檔案文件的管理過程中，介質(zhì)變化蘇采取的一種主要管理方式。
二、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理方式的具體使用
現(xiàn)階段我國許多省市自治區(qū)已經(jīng)開始建立了普通中小學(xué)學(xué)生學(xué)習(xí)檔案電子信息化管理的專用系統(tǒng)，并且出臺了多種規(guī)定，表明電子檔案成為學(xué)生升學(xué)和就業(yè)等具體工作的主要依據(jù)，并且改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遞交方式，逐步的實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案退出歷史舞臺。正是這些標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)校不得不將檔案一式兩份，采用雙套制的管理方式來滿足各方面的具體要求。學(xué)生在入學(xué)期間，建立紙質(zhì)檔案，并且要建立兩份，一份學(xué)校留底，一份要學(xué)生在學(xué)習(xí)畢業(yè)之后帶走，無論是去參加工作還是到大學(xué)中去學(xué)習(xí)。而面對這樣的管理方式，只有雙套制的檔案管理方式才能滿足現(xiàn)階段的社會要求，才能更好地展開檔案管理的具體工作。
學(xué)校在使用雙套制的檔案管理方式時，需要做好這樣幾個方面的工作：
（一）提高學(xué)籍內(nèi)容的完整性
根據(jù)筆者的走訪發(fā)現(xiàn)，有些學(xué)校根據(jù)具體社會經(jīng)濟發(fā)展情況以及學(xué)籍檔案實際要求，不斷的補充完善整個學(xué)籍檔案內(nèi)容的完整性。許多學(xué)校充分發(fā)揮班主任和任課教師的主觀能動性，不定期地請他們結(jié)合實際對完善學(xué)籍檔案的保管內(nèi)容提出合理化建議。
以前的學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案內(nèi)容包括學(xué)籍卡、思想品德考核表、；高中畢業(yè)證書存根；高考成績單等。隨著時間的推移增加了畢業(yè)生鑒定表和綜合素質(zhì)評價基本信息表。而又根據(jù)社會發(fā)展的具體要求，將學(xué)籍檔案內(nèi)容調(diào)整為學(xué)籍卡、畢業(yè)生鑒定表、綜合素質(zhì)評價基本信息表、高中畢業(yè)證書存根、考生報名登記表、體檢表、高考加分登記表。與此同時，電子學(xué)籍檔案的保存內(nèi)容也根據(jù)上級有關(guān)部門的規(guī)定不斷調(diào)整與完善。
（二）明確工作流程，提升工作質(zhì)量
紙質(zhì)材料由原先定時歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)合電子文件即時歸檔。學(xué)校檔案室同步整理紙質(zhì)檔案與電子檔案，賦予同一內(nèi)容的兩套檔案統(tǒng)一的檔號，編制相同的著錄信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案實現(xiàn)有機對應(yīng)。慈溪中學(xué)教務(wù)處學(xué)籍管理人員把同樣內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案按時匯總上交學(xué)校檔案室，由檔案工作人員按檔案整理要求把紙質(zhì)學(xué)籍檔案匯入學(xué)校文書檔案中，把電子學(xué)籍檔案匯入學(xué)校多媒體檔案中，這一做法可以充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案與電子檔案的各自優(yōu)勢，有利于檔案查閱利用。
（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，確保工作成效
較之于傳統(tǒng)的檔案管理工作，普高學(xué)籍檔案雙套制管理的專業(yè)性更強，提升普高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)十分重要。首先，檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，打破傳統(tǒng)的工作思維定勢，充分發(fā)揮主觀能動性，積極適應(yīng)學(xué)籍檔案雙套制管理的需要。其次，檔案管理人員應(yīng)努力改善自身知識結(jié)構(gòu)，主動學(xué)習(xí)與信息自動化管理相關(guān)的基本知識，著重掌握電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的計算機操作與維護等技能。再次，檔案管理人員應(yīng)充分了解電子檔案管理的特點及風(fēng)險隱患，認真貫徹落實國家、省、市及本校應(yīng)對電子檔案管理風(fēng)險的各項規(guī)章制度，確保檔案安全。
電子檔案逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展方向，這也可以說是劃時代的變化，這項檔案管理系統(tǒng)，對于管理人員來說，也算是一種挑戰(zhàn)，能更有效的提高管理人員的管理水平。
（一）電子檔案呈現(xiàn)計算機的數(shù)字化信息形態(tài)
電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質(zhì)檔案關(guān)系文件轉(zhuǎn)變成為一個小小的光盤、磁盤等幾億字的數(shù)據(jù)，可見這般變化可謂驚人。
（二）電子檔案管理信息是獨立的
紙質(zhì)的檔案載體和內(nèi)容是不可分離的一個整體但是，伴隨著電子檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理的信息已經(jīng)呈現(xiàn)更大的獨立性。并且其內(nèi)存的位置還不是固定的，可以從一個儲存載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，并且，其中的內(nèi)容信息不會發(fā)生改變，卻可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行轉(zhuǎn)換。
二、電子檔案管理
（一）現(xiàn)在，很大部分的檔案室都會將電子文件的檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件進行保存
主要是因為電子文件檔案的管理制度、管理設(shè)備、證據(jù)性、管理技術(shù)與方法、通訊設(shè)備等各個方面還依舊存在問題。當(dāng)然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對于這種電子文件和紙質(zhì)文件雙套的歸檔狀況，一定會存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統(tǒng)中，如果沒有技術(shù)過硬的員工，優(yōu)越的科學(xué)管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質(zhì)文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據(jù)這樣的方式就可以實現(xiàn)雙套歸檔的局面形成。可說在相當(dāng)長的一段時間里，電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續(xù)存在。隨著社會的不斷進步，檔案管理技術(shù)的成熟以及各個方面的條件一應(yīng)俱全時，將會有越來越多的電子文件逐漸轉(zhuǎn)換成為電子檔案。在建立起的雙套歸檔管理中，會對管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統(tǒng)要建立起準(zhǔn)確的標(biāo)識關(guān)系。如：在電子檔案管理中的每個內(nèi)容都要詳細的標(biāo)注相互對應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理庫的目錄、柜號、編號等詳細信息；同樣，在紙質(zhì)檔案中也要同樣詳細標(biāo)注相互對應(yīng)的電子檔案的編號、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對應(yīng)，內(nèi)容相互一致。
（二）可靠性的原則
電子檔案管理是必須準(zhǔn)確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質(zhì)檔案管理有著很多的優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案管理在修改內(nèi)容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點卻在于此，在電子檔案管理中要進行修改或者文件簽署上都是直接在計算機網(wǎng)絡(luò)中進行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數(shù)據(jù)的可靠性和證據(jù)性確是電子檔案管理的生命，這也是人們?yōu)槭裁磿陔娮訖n案管理的可靠性和證據(jù)性有著過多的疑慮。這個問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關(guān)于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴(yán)格的規(guī)范工作人員嚴(yán)格遵循工作制度，不僅要對收集的資料嚴(yán)格檢查把關(guān)，確保歸檔的電子文件的數(shù)據(jù)要有著真實性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調(diào)閱、復(fù)制、鑒定、整理等各個環(huán)節(jié)都要保證依照正規(guī)的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應(yīng)的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導(dǎo)致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴(yán)守遵循的。
（三）效率原則
一、會計電子檔案信息管理平臺的搭建
1.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)整合會計檔案信息
以會計電子檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺，整合SAP系統(tǒng)、共享報賬服務(wù)平臺、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調(diào)閱其它業(yè)務(wù)財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的能力，全方位提供會計檔案電子信息。
2.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)管理全生命周期紙質(zhì)會計檔案
通過電子檔案管理系統(tǒng)和影像子系統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案制作、接收、流轉(zhuǎn)、出入庫、調(diào)閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質(zhì)會計檔案對應(yīng)，使電子檔案管理系統(tǒng)成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。
3.形成統(tǒng)一的電子會計檔案信息管理平臺
形成1個門戶、2個子系統(tǒng)、3個應(yīng)用層面構(gòu)成的統(tǒng)一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統(tǒng)與影像子系統(tǒng)統(tǒng)一按門戶、集中存儲、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安全規(guī)則，影像子系統(tǒng)數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案歸檔完成后轉(zhuǎn)移至電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
二、形成基礎(chǔ)會計檔案影像化整體方案
1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化
通過掃描前置到報賬發(fā)起環(huán)節(jié)直接對報賬類原始憑證影像化，為后續(xù)管理和業(yè)務(wù)審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補償掃描環(huán)節(jié)發(fā)生的勞動耗費。
2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化
直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉(zhuǎn)固和預(yù)轉(zhuǎn)固、資產(chǎn)、省代、稅費、收入等業(yè)務(wù)及相應(yīng)業(yè)務(wù)管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數(shù)據(jù)的直接生成。
3.通過現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理流程改造引入影像化
對基于紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)管理模式進行改造，在業(yè)務(wù)管理流程初期引入影像化操作，使業(yè)務(wù)管理模式由基于紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛诩堎|(zhì)檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。
三、尋求銀行電子回單解決方案
1.尋求對直聯(lián)銀行回單進行電子化對接
取得工行、招行、農(nóng)行、建行等主要直聯(lián)銀行配合，推進銀行回單電子化對接，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過稽核確認的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，支持后續(xù)電子會計檔案信息利用。
2.建立資金業(yè)務(wù)稽核機制，保證資金支付安全性
考慮到銀行業(yè)目前尚未形成可認證的銀行電子對賬單，電子回單數(shù)據(jù)完整性無法直接核對確認，需依靠保證電子支付業(yè)務(wù)安全的及時稽核機制確認資金支付電子回單數(shù)據(jù)完整性。
3.與第三方支付公司合作實現(xiàn)非直聯(lián)銀行回單電子化
除主要直聯(lián)銀行外，剩余非直聯(lián)銀行全部采用直聯(lián)方式進行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉(zhuǎn)移到第三方支付公司、交易最終結(jié)果直接進入主要直聯(lián)銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。
四、會計檔案“去紙質(zhì)”整理方案
1.形成記賬憑證電子化應(yīng)用模式
提出基于紙質(zhì)原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)取消打印保管紙質(zhì)記賬憑證，僅保管紙質(zhì)原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統(tǒng)保管記賬憑證完整的電子信息。
實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統(tǒng)中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統(tǒng)及紙質(zhì)檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關(guān)系表管理卷內(nèi)紙質(zhì)原始憑證。
2.推動賬簿及銀行回單電子化應(yīng)用工作
在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎(chǔ)上取消紙質(zhì)的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統(tǒng)中保管對應(yīng)電子信息；利用電子會計檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)合成相關(guān)檔案信息滿足各項調(diào)閱需求。
五、開展業(yè)務(wù)協(xié)作，簡化會計檔案相關(guān)操作流程
1.完善流程
通過與法律、檔案管理部門協(xié)作，將現(xiàn)有合同管理流程進一步延伸到合同接收保管環(huán)節(jié)，形成合同閉環(huán)管理。在此基礎(chǔ)上將報賬過程直接應(yīng)用電子合同，節(jié)省合同報賬過程中反復(fù)提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質(zhì)合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。
2.引入影像化模式
與采購、工程等部門合作，在業(yè)務(wù)管理流程中引入影像化模式，通過業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)掃描提升業(yè)務(wù)管理流程審批效率，通過自動獲取業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成影像化原始憑證，減少基于紙質(zhì)收集和流轉(zhuǎn)的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質(zhì)原始憑證流轉(zhuǎn)和保管打好基礎(chǔ)。
六、精心打造立體式會計檔案信息質(zhì)量管控模式
對電子會計檔案信息產(chǎn)生和處理過程的責(zé)任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質(zhì)量予以控制，并通過相關(guān)制度體系予以落實。
1.依托報賬流程建立多元化信息質(zhì)量責(zé)任體系
明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責(zé)任關(guān)系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉(zhuǎn)與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責(zé)，形成三位一體的信息質(zhì)量責(zé)任體系。
2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性
建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風(fēng)險、健全內(nèi)部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質(zhì)和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質(zhì)的長效機制。
3.形成各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換與校驗機制
統(tǒng)一電子會計檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)界面，建立標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換模式，設(shè)置系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換后的校驗復(fù)核機制，保證檔案數(shù)據(jù)獲取過程的一致性、完整性和安全性。
關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 建設(shè) 問題 探討
檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。隨著電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、信息時代的到來，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節(jié)約了時間、成本，而且減少了工作人員的勞動量。數(shù)字化檔案將紙質(zhì)版檔案輸入電腦進行管理，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相融合，不但實現(xiàn)了檔案的信息化、遠程化管理，而且實現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關(guān)部門的工作。雖然數(shù)字化檔案有很多優(yōu)勢，但是要完全做好檔案數(shù)字化建設(shè)仍然存在著很多問題。檔案管理人員對檔案數(shù)字化管理沒有進行專業(yè)的知識培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使得檔案數(shù)字化建設(shè)難以進行和提高。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的幾個問題
（一）紙質(zhì)版檔案的完善程度影響檔案數(shù)字化建設(shè)
雖然紙質(zhì)版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先必須借助紙質(zhì)版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進行存儲。因此，紙質(zhì)版檔案成了數(shù)字化檔案輸入的依據(jù)；其正確性和完整性將影響數(shù)字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質(zhì)版檔案，才有高質(zhì)量的數(shù)字化檔案，而紙質(zhì)版檔案的完善程度將影響檔案數(shù)字化建設(shè)。特別是對于一些對檔案管理知識不熟、業(yè)務(wù)不專業(yè)的管理者來說，做好紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問題。
（二）沒有形成統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件
現(xiàn)在各行各業(yè)的檔案管理，雖然是用電腦進行管理，但僅僅是建立文件夾進行管理，并沒有正式的軟件管理系統(tǒng)。因此，用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯(lián)網(wǎng)識別，也就失去了數(shù)字化建設(shè)的意義；進而也就無法實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息共享和遠程操控。此外，有些行業(yè)和部門雖然使用了檔案數(shù)字化管理軟件，但是由于是出于本行業(yè)、本部門的需要而進行的軟件開發(fā)。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內(nèi)容和格式單一，通常只適合本行業(yè)、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業(yè)的計算機相匹配，一旦離開本行業(yè)的計算機，則其他計算機無法打開或者查閱，嚴(yán)重限制了管理軟件的作用。
（三）計算機病毒始終是檔案數(shù)字化建設(shè)中的困擾
計算機病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能通過設(shè)置防火墻和安裝殺毒軟件進行預(yù)防。事實上，計算機病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計算機感染病毒，不但會使檔案無法打開，而且易造成永久性的檔案數(shù)據(jù)和信息丟失；檔案數(shù)字化建設(shè)將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經(jīng)濟損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的[私權(quán)被破壞，不僅會給單位造成嚴(yán)重的損失，而且會給個人造成不可估量的傷害。因此，計算機的安全問題是進行檔案數(shù)字化建設(shè)必須要解決的問題。
（四）檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)知識單一
要進行檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業(yè)知識和計算機知識；只有融合兩者，才能勝任數(shù)字化檔案管理工作。事實上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對以上兩門知識的把握，其大多是由單位委任的。單位領(lǐng)導(dǎo)直接派遣與檔案管理工作性質(zhì)相近的職工，或者計算機專業(yè)的職工進行檔案管理，這樣既不利于檔案數(shù)字化建設(shè)，也不利于單位的檔案管理。嚴(yán)格來說，具備兩門知識的人才甚少，現(xiàn)任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數(shù)字化檔案的建設(shè)越發(fā)困難。
二、針對檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點思考
（一）做好紙質(zhì)版檔案
雖然紙質(zhì)版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數(shù)字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見，檔案管理部門還需完善紙質(zhì)版的檔案建設(shè)。對此，一是要做好紙質(zhì)版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個人信息、文件內(nèi)容、數(shù)字標(biāo)點等。只有確保紙質(zhì)版檔案的內(nèi)容正確無誤，輸入電腦的檔案信息才會正確，具有數(shù)字化建設(shè)的意義。否則錯誤的數(shù)字化檔案不僅會給他人造成損失，還會誤導(dǎo)管理者一錯再錯。二是要做好紙質(zhì)版檔案的完整性和延續(xù)性。個人檔案或者單位檔案，因職工調(diào)動或者單位搬遷建設(shè)等容易導(dǎo)致紙質(zhì)版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的完整性，從而保護單位和個人的資料信息，使數(shù)字化檔案查詢紙質(zhì)版信息有據(jù)可依。三是要保障紙質(zhì)版檔案的安全。檔案信息關(guān)系到個人和單位的隱私，關(guān)乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的安全，不僅要防止其發(fā)生損毀和丟失，更要防止發(fā)生篡改檔案的行為。
（二）加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理
數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。有關(guān)部門應(yīng)該應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就必須要求單位上下統(tǒng)一認識，充分認識數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性；堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫的管理過程中，要能夠重點面向應(yīng)用、建立活庫，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性等。
（三）提高管理人員的技術(shù)水平
鑒于數(shù)字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊伍進行管理。為此，檔案管理人員應(yīng)做好以下幾點：一是要強化自身的計算機網(wǎng)絡(luò)知識，提高計算機應(yīng)用水平，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)越性。管理者不僅要熟練地操作計算機，還必須懂得如何利用數(shù)字化檔案管理軟件，加密隱私和設(shè)置計算機防火墻，識別和防范計算機病毒，安全清除計算機病毒，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。二是要熟悉檔案管理知識，將檔案管理知識充分應(yīng)用到計算機管理中；能用檔案數(shù)字化管理軟件識別檔案信息的正確性、完整性以及數(shù)字的邏輯性，使檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業(yè)道德素質(zhì)。不管是對紙質(zhì)版檔案還是數(shù)字化檔案來說，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)都至關(guān)重要。其管理水平和責(zé)任態(tài)度決定了檔案管理的質(zhì)量以及檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。因此，有關(guān)部門必須加強管理者的道德修養(yǎng)，嚴(yán)格做好對檔案管理者的管理。
（四）要引進和應(yīng)用先進的檔案管理軟件
管理軟件作為檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，必須與計算機與網(wǎng)絡(luò)升級同步，即必須讓管理軟件進行相應(yīng)的升級更新。否則隨著計算機系統(tǒng)的發(fā)展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡(luò)升級使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識別，從而影響檔案的數(shù)字化建設(shè)。此外，要引進和應(yīng)用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數(shù)字化建設(shè)的更新升級，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，應(yīng)用更加方便，從而真正達到數(shù)字化檔案管理的目的。
三、結(jié)語
要做好檔案數(shù)字化建設(shè)，必須從根本上抓起。如引進和應(yīng)用先進的檔案管理軟件，強化對管理者檔案管理知識和計算機知識的培訓(xùn)，使其能夠熟練地操作先進的管理軟件；充分應(yīng)用好計算機知識，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數(shù)字化檔案建設(shè)才有意義，才能順應(yīng)數(shù)字化檔案信息管理的發(fā)展趨勢。
（作者單位為國土資源信息院）
參考文獻
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關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代；檔案
數(shù)字化時代，基層檔案工作從傳統(tǒng)的、專人檔案規(guī)整、分類、編碼等逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有畔⒓夹g(shù)主導(dǎo)的開放化、共享化，智能化、網(wǎng)絡(luò)化。
一、數(shù)字化時代基層檔案工作的時代新要求
1.信息化社會大背景下，基層檔案工作要開放化、共享化。
在信息大爆炸的時代，信息交換成為社會交往主要形態(tài)，基層檔案工作越來越突現(xiàn)出其信息屬性，人們對于其關(guān)注也日漸加強。信息開放化、共享化狀態(tài)存在就為基層檔案工作信息提出了杜絕“重藏輕用”的要求。基層檔案工作就要改變過去封閉、僵化的工作模式，實現(xiàn)真正的共享，要求基層檔案信息更好的與社會相融合，要盡可能優(yōu)化與豐富檔案庫藏，以實現(xiàn)基層檔案物質(zhì)基礎(chǔ)的充分積累。同時，檔案信息的查閱形式應(yīng)多樣化，通過完善體制實現(xiàn)電話、傳真及信函查詢等。
2.順應(yīng)時展，實現(xiàn)基層檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、自動化 。如今，知識經(jīng)濟多依靠高新技術(shù)為主要發(fā)展形態(tài)，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑為當(dāng)前核心領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)，對于信息處理的便捷性不可小覷。當(dāng)前基層檔案工作要做的就是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榇笕萘俊⒌蛣趧訌姸取⒏咝市浴Ｔ贎一過程中，計算機技術(shù)是實現(xiàn)自動化管理的基礎(chǔ)，在信息存儲、處理方面能力巨大，尤其是在建設(shè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化模式、大容量、高精確度信息數(shù)據(jù)庫方面。另外，現(xiàn)代通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收、發(fā)的便捷化，在互聯(lián)網(wǎng)日漸普及的大趨勢下，基層檔案信息網(wǎng)絡(luò)化成為必然。
二、數(shù)字化時代基層檔案工作開展新思路
1.在整體發(fā)展規(guī)劃中充分納入檔案工作
基層檔案工作的順利開展，首先要實現(xiàn)對于檔案工作的充分優(yōu)化，制定科學(xué)、合理的檔案策劃方案，然后再將目標(biāo)細化為若干小任務(wù)，并逐步落實，有效整合，從而實現(xiàn)基層檔案工作的終極目標(biāo)。從檔案工作規(guī)范化角度來看，計劃的制定非常關(guān)鍵，他能保證與基層發(fā)展步調(diào)一致，通過各個部門的密切配合和全體相關(guān)人員的有效參與，能夠有效保障檔案資源的全面收集與科學(xué)規(guī)整，是基層穩(wěn)步、長遠發(fā)展的重要保障。
2.有條不紊的落實對于基層檔案目標(biāo)的管理
在最近幾年，很多基層都開始實施“檔案工作的目標(biāo)管理”，即將檔案工作具體任務(wù)分解，并安排到各相關(guān)部門。在這一過程中，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機制的構(gòu)建十分必要，它建立在檔案館基礎(chǔ)上。其次，通過教育、宣傳及培訓(xùn)，發(fā)展壯大檔案工作責(zé)任隊伍，強化相關(guān)部門中檔案管理者專業(yè)化乃至綜合素質(zhì)。另外，健全檔案管理制度也是必要項，這一點主要是針對諸如歸檔規(guī)范性、統(tǒng)計準(zhǔn)確、全面性而言。最后，要采取措施充分調(diào)動廣達參與者的工作積極性，例如在進行基層基建項目竣工驗收的檔案工作中，可以將群眾力量充分調(diào)動起來，使工作整體質(zhì)量有效改善。
3.積極推薦基層檔案檔案雙套制管理體系
讓電子檔案與紙質(zhì)檔案從根本上融合在一起，從而認真做好檔案雙套制管理的銜接工作。
（1）充分運用數(shù)字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式
在當(dāng)前檔案管理過程中實施雙套制管理模式，紙質(zhì)檔案和電子檔案在應(yīng)用過程中都受到傳統(tǒng)檔案管理基本知識影響。在當(dāng)前檔案信息自動化的管理過程中，檔案管理的信息內(nèi)容更加準(zhǔn)確可靠。一般情況下，檔案管理強調(diào)電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內(nèi)容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當(dāng)前檔案管理過程中，我們應(yīng)該緊跟時展的步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)實際情況采用檔案雙套制管理模式，有條不紊的開展基層檔案工作。
（2）結(jié)合基層檔案資料管理內(nèi)容，初步限定雙套制模式管理范圍。為了有效提高基層檔案管理的水平，檔案管理部門負責(zé)人應(yīng)該根據(jù)實際情況明確規(guī)定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內(nèi)容能夠永久性保存。一般情況下，針對需要保存時間較長的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個基層可以根據(jù)自身檔案資料的實際情況，探究多種載體保管形式，并提出具有較高應(yīng)用價值的管理措施。尤其是在檔案管理過程中，應(yīng)該合理的將電子檔案和紙質(zhì)檔案有效結(jié)合起來，構(gòu)建完善的管理模式。同時，基層檔案管理部門應(yīng)該定期整理檔案資料，進行分類處理，對于一些具有較高應(yīng)用價值的檔案資料采取掃描措施，實行雙套制保管方式。
（3）對基層檔案“雙套制”模式管理的內(nèi)容進行合理安排。在檔案管理過程中，實施雙套制管理模式其主要是針對檔案管理資料的內(nèi)容而定。根據(jù)檔案資料的合理情況，對檔案雙套制模式管理的內(nèi)容進行合理安排，有利于提高檔案資料的應(yīng)用水平。在現(xiàn)代化檔案管理過程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，需要檔案管理工作者切實轉(zhuǎn)變工作思路，將檔案資料管理的重點放在檔案資料的利用中。在實行檔案雙套制管理模式的過程中采取循序漸進的模式，制定明確的檔案管理目標(biāo)以及檔案管理計劃。根據(jù)不同檔案資料內(nèi)容的利用程度，從實際情況出發(fā)最大限度提高檔案資料的利用價值。
數(shù)字化時代，基層檔案工作新模式還要有很長的路要走。在當(dāng)前基層檔案管理的過程中，積極大膽采用電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套制管理模式是推動檔案事業(yè)發(fā)展最為有效的改進措施。
參考文獻：
所謂民政社會救助中心檔案，指得是社會救助工作中的待遇申請、復(fù)審、停止審批以及日常管理當(dāng)中產(chǎn)生的具備保存價值的電子數(shù)據(jù)、聲像、圖表以及文字等資料。隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的不斷普及，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，民政社會救助中心檔案管理工作自然也不例外。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案在創(chuàng)建、儲存以及管理方面都存在較大的差異性，再加上民政社會救助中心檔案資源的復(fù)雜性，導(dǎo)致民政社會救助中心電子檔案管理工作仍然存在許多問題，如何解決這些問題，從而有效推動民政社會救助中心檔案信息化發(fā)展成為當(dāng)前急需解決的重要課題。
一、民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題
（一）電子檔案歸檔存在缺失。由于民政社會救助中心在以往的工作中保留的紙質(zhì)檔案資料庫極為龐大，再加上紙質(zhì)檔案裝訂、整理的過程中也沒有進行科學(xué)分類，導(dǎo)致民政社會救助中心在全面實施電子檔案管理以后，許多紙質(zhì)檔案都沒有得到及時、合理地利用。將紙質(zhì)版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復(fù)雜、繁瑣的工作，因為電子檔案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優(yōu)勢沒有得到充分的發(fā)揮，檔案管理的效率相對較為低下。
（二）電子檔案缺乏資金保障。因為民政社會救助中心檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的資金保障，導(dǎo)致其在硬件設(shè)施方面的投入明顯不足，全國各個地區(qū)的民政社會救助中心檔案管理部門仍舊采用配置相對較為過時的計算機，導(dǎo)致民政社會救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會救助中心檔案管理工作如果要實現(xiàn)高效率的信息化管理，先進的硬件設(shè)施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機以及復(fù)印機等等。
（三）檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提升。現(xiàn)階段，民政社會救助中心檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應(yīng)能力相對較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類、流程以及歸檔等相關(guān)工作，導(dǎo)致民政社會救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。
二、優(yōu)化措施與建議
（一）完善電子檔案管理體系。一套科學(xué)、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開展的先決條件。這就需要民政社會救助中心嚴(yán)格按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)范，充分結(jié)合民政社會救助中心的實際情況，制定一套具有科學(xué)性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責(zé)任等相關(guān)流程更為規(guī)范化、合理化，切實保障各項工作的開展實現(xiàn)有章可循、有矩可循。針對審查完成的電子文件實施統(tǒng)一的收集管理，要產(chǎn)生對應(yīng)的紙質(zhì)文件，并且要針對紙質(zhì)文件實施集中核查，從而有效保障紙質(zhì)檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會救助中心應(yīng)當(dāng)逐漸規(guī)范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺，從而有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
（二）加大財務(wù)檔案管理信息化發(fā)展力度。民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要進一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動打印機、掃描儀、復(fù)印機、照相機以及計算機等，切實滿足現(xiàn)代化電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)的多元化發(fā)展。此外，民政社會救助中心還應(yīng)當(dāng)逐步實現(xiàn)電子檔案自動化管理的目標(biāo)，必須要改變傳統(tǒng)管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會救助中心檔案的“利用”性質(zhì)，比如：構(gòu)建社會救助工作的信息管理系統(tǒng)，使得民政社會救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內(nèi)容更為準(zhǔn)確，從而有效促進民政社會救助中心電子檔案規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展，真正實現(xiàn)民政社會救助中心電子檔案的價值。
（三）提升檔案管理人員專業(yè)能力。隨著信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)日新月異的變化，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作未來的必然發(fā)展趨勢。所以，民政社會救助中心應(yīng)當(dāng)依照檔案管理的實際需求，針對檔案管理隊伍進行優(yōu)化，切實保障檔案管理隊伍年齡結(jié)構(gòu)的合理性。進一步加強培訓(xùn)教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓(xùn)教育，根據(jù)當(dāng)前檔案管理隊伍的實際情況，組織多形式、多渠道的培訓(xùn)教育方式，進一步完善檔案管理人員的知識體系與信息素養(yǎng)，全面提升檔案管理隊伍的電子信息知識，力爭打造一支綜合素質(zhì)過硬、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)技術(shù)強的檔案管理隊伍。
三、結(jié)語
處在當(dāng)前這個信息技術(shù)高速發(fā)展的社會，民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要正視當(dāng)前存在的問題，針對這些問題制定相應(yīng)的優(yōu)化方案，并且要不斷加大電子檔案的管理力度。如此，才能保障民政社會救助中心各項工作的有序開展。
一、社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點
（一）標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范
將社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在社會保險檔案電子管理系統(tǒng)中，不按規(guī)定流程整理便無法歸檔，從而使社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案化管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范。解決了目前紙質(zhì)檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全，整理的規(guī)格不統(tǒng)一、質(zhì)量不高等問題。
（二）即時采集，隨時歸檔
實行電子檔案管理可以在參保對象業(yè)務(wù)辦結(jié)后立即將紙質(zhì)資料掃描錄入微機，不僅避免了手工錄入造成的差錯，提高了工作效率，而且解決了有些單位平時不注意紙質(zhì)資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質(zhì)資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了紙質(zhì)資料的歸檔率和完整率。
（三）易于管理，查閱方便
電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲紙質(zhì)檔案資料，幾百甚至幾千本紙質(zhì)資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設(shè)施，節(jié)約了人力和財力，管理起來十分方便。聯(lián)機后凡是在經(jīng)過授權(quán)的微機上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類社會保險檔案資料，提升了社會保險經(jīng)辦機構(gòu)基礎(chǔ)管理水平，解決了多年來傳統(tǒng)檔案管理一直處于封閉式的局面，提高了資料檔案利用價值。
（四）監(jiān)控前移，方便考核
由于采用高清晰度掃描，參保人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細節(jié)你都看得清清楚楚，在微機中審核社會保險業(yè)務(wù)資料，可以方便地找出哪些申報表未審核簽字，哪些報表審核不認真，哪些登記表填寫或資料不全等，將監(jiān)控工作前移到受理錄入環(huán)節(jié)，有效地提高了各項基礎(chǔ)工作的質(zhì)量。同時為內(nèi)部考評提供了新的途徑和依據(jù)，想查書面資料情況直接在計算機上就可實現(xiàn)，無需再到業(yè)務(wù)員或檔案室調(diào)取資料檢查。
二、實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的可行性
（一）取材容易，采集便捷
對于社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理來說，需要的是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)。紙質(zhì)資料可通過掃描儀掃描進入微機，只需要設(shè)計出實用的社會保險業(yè)務(wù)資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當(dāng)?shù)牟樵儜?yīng)用系統(tǒng)便可順利運行。
（二）投資不大，技術(shù)不難
社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的難點是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結(jié)合本身社會保險業(yè)務(wù)檔案工作的要求，借助外部技術(shù)人員的力量，可以成功地解決這一難題。同時，高速掃描儀的價格不高。
（三）容易普及，實用性強
軟件的前臺應(yīng)用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描進計算機保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網(wǎng)絡(luò)版的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理軟件，通過授權(quán)可以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的任何一臺計算機都可以方便地檢索和查閱社會保險業(yè)務(wù)檔案資料，實現(xiàn)真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。
三、實行社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意的幾個問題
（一）加強紙質(zhì)資料審核
資料整理是檔案數(shù)字化工作中的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，準(zhǔn)備不充分會造成數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容與名稱不對應(yīng)或資料殘缺不全等現(xiàn)象。這要求在檔案掃描前，必須加強審核，對裝訂物影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物，拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害，不允許裁切檔案紙張。破損嚴(yán)重?zé)o法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)；折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行處理（壓平或熨平）后再進行掃描。
（二）加強數(shù)據(jù)質(zhì)量控制與管理
對于掃描好的數(shù)據(jù)信息，由質(zhì)量檢查人員把關(guān)，檢查掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量是否符合最終存儲歸檔標(biāo)準(zhǔn)。對在高速掃描過程中出現(xiàn)的不合格數(shù)據(jù)，做人工處理。如果發(fā)現(xiàn)漏頁、重張等問題，要求及時補掃或在系統(tǒng)中刪除重張那頁。對于掃描數(shù)據(jù)不清晰的，在數(shù)據(jù)信息問題記錄單上記錄并重新掃描。當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)則的數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)提供的功能，對掃描好的數(shù)據(jù)進行修改或更正。
數(shù)據(jù)檔案信息雖然不怕蟲蛀、霉?fàn)€，但也有其缺點，一旦發(fā)生中毒、計算機硬盤損壞等情況，將會造成數(shù)據(jù)的丟失。因此要加強對已錄入的數(shù)據(jù)的保存，在加強對計算機安全管理的同時，可定期對數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)不丟失；還要加強數(shù)據(jù)的保密處理，防止人為破壞。
（三）加大相關(guān)人員的培訓(xùn)
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型的工作模式，檔案數(shù)字化建設(shè)的過程與新知識、新技術(shù)的普及和應(yīng)用密不可分，所以，人才隊伍是關(guān)系到檔案數(shù)字化建設(shè)成敗的關(guān)鍵因素。因此，應(yīng)加大有關(guān)人員的崗位培訓(xùn)力度，重點學(xué)習(xí)與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)據(jù)化加工與管理、數(shù)據(jù)庫運行管理等，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。
