時(shí)間：2023-05-15 15:20:50
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購部合同管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
非獨(dú)立法人運(yùn)作工廠不具備獨(dú)立法人資格，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中一般在總公司（法人）框架下，開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)。在工作實(shí)踐中，非獨(dú)立法人運(yùn)作工廠又需要一定的自主性，比如對外采購部分個(gè)性化需求物資，不可避免出現(xiàn)與總法人合同框架不完全吻合情況。在這種情況下，如何避免和防控財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，是一個(gè)需要面對和思考問題。本文就此進(jìn)行探討，并提出防控措施。
一、前言
非獨(dú)立法人運(yùn)作工廠（以下簡稱“工廠”）一般是總公司（法人）組織構(gòu)架中一個(gè)重要部門，法人在組織構(gòu)架中一般賦予“工廠”一定金額內(nèi)的財(cái)務(wù)自，部分財(cái)務(wù)指標(biāo)需要獨(dú)立核算。公司（法人）標(biāo)準(zhǔn)和合同在“工廠”沿用，實(shí)際操作中常常出現(xiàn)一些問題。比如超法人合同范圍外的物品采購，不能完全執(zhí)行公司合同價(jià)格；未按規(guī)定辦理價(jià)格上漲變更程序，存在違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。這些現(xiàn)象與公司相關(guān)采購管理、合同管理制度、財(cái)務(wù)制度不符，存在違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，影響工作效率，同時(shí)不利于采購成本費(fèi)用控制。
二、工廠采購業(yè)務(wù)中存在的常見問題
（一）采購人員不熟悉合同簽訂程序，對合同條款理解不透徹。工廠采購中經(jīng)常選擇與公司簽訂合同的供應(yīng)商，以避免同一類型采購反復(fù)招標(biāo)，影響業(yè)務(wù)效率。采購過程中，業(yè)務(wù)部門經(jīng)常對合同理解不夠全面，認(rèn)為采購總額在預(yù)算范圍內(nèi)，至于供應(yīng)單個(gè)項(xiàng)目商報(bào)價(jià)變化情況理解不夠到位，結(jié)算內(nèi)容價(jià)格超過公司合同清單價(jià)格。采購部門一般理解為合同在有效期內(nèi)，由于市場價(jià)格上漲，供應(yīng)商現(xiàn)今已無法執(zhí)行，供應(yīng)商按當(dāng)前市場價(jià)格結(jié)算。此種情況，一般來說還有深層次原因。合同簽訂部門建議由采購部門與供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充協(xié)議，采購部門認(rèn)為合同的簽訂部門是公司簽訂合同歸口部門，價(jià)格變更程序應(yīng)由原合同簽訂部門發(fā)起。采購部門對因部分價(jià)格變化簽訂補(bǔ)充合同程序復(fù)雜，沒有達(dá)到沿用上級合同，簡化流程和手續(xù)目的。
（二）超合同約定范圍采購物品?！肮S”自行采購物品具有價(jià)值低、種類多的特點(diǎn)。公司級合同不能兼顧到“工廠”的全部需要，合同清單不能囊括所有需要采購物品。針對個(gè)別物品，單價(jià)低，金額不大的合同外采購，考慮成本和效率因素，采購部門一般不再簽訂新的專項(xiàng)合同。采購中，采購部門常引用合同的條款中“如采購合同清單外的物品，供應(yīng)商按市場價(jià)格給予一定優(yōu)惠，按雙方協(xié)商后的價(jià)格執(zhí)行”這類條款。此類條款應(yīng)用需要相應(yīng)規(guī)范制度和文件支撐，采購物品不在合同價(jià)格清單內(nèi)的，采購部門以供應(yīng)商報(bào)價(jià)作為結(jié)算依據(jù)，缺少定價(jià)依據(jù)，單用此條款進(jìn)行非合同范圍內(nèi)采購存在違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。
（三）即時(shí)結(jié)清交付完畢且金額較小的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)理解和執(zhí)行存在偏差。公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，原則上均應(yīng)簽訂書面合同。但為了提高效率，及時(shí)滿足生產(chǎn)需求，對于能夠即時(shí)結(jié)清交付完畢且金額較小的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，可以不簽訂書面合同。在實(shí)踐中，對于哪些采購屬于“金額較小”理解存在認(rèn)識上的偏差，進(jìn)而在財(cái)務(wù)管理中引發(fā)爭議。例如工廠經(jīng)常涉及到的計(jì)量檢驗(yàn)、特重設(shè)備檢定，常因檢定周期、檢定標(biāo)準(zhǔn)等差異，引起財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。原因主要是計(jì)量檢驗(yàn)通常由幾家計(jì)量檢測機(jī)構(gòu)來完成，這些機(jī)構(gòu)有政府機(jī)構(gòu)、有民營企業(yè)，設(shè)備檢測收費(fèi)國標(biāo)有政府收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，非標(biāo)檢測是企業(yè)自行定價(jià)。這些差異的存在，檢測結(jié)算依據(jù)往往只有對方的收費(fèi)通知單執(zhí)行，業(yè)務(wù)部門無法出具統(tǒng)一規(guī)范收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。另外一種相近情況是、文宣費(fèi)用，費(fèi)用雖是歸口管理，但因業(yè)務(wù)涉及業(yè)務(wù)部門個(gè)性化需求、業(yè)務(wù)零散，業(yè)務(wù)部門采購供應(yīng)商不固定，出現(xiàn)結(jié)算同一類物品價(jià)格不統(tǒng)一的現(xiàn)象。以上兩種情況，單項(xiàng)采購審視完全符合“即時(shí)結(jié)清交付完畢且金額較小的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)”標(biāo)準(zhǔn)。但在整個(gè)財(cái)務(wù)周期內(nèi)歸集，金額仍然較為可觀，且容易出現(xiàn)采購價(jià)格差異，不符合財(cái)務(wù)規(guī)范要求現(xiàn)象。
（四）采購實(shí)施人員財(cái)務(wù)規(guī)范認(rèn)識不夠，給財(cái)務(wù)票據(jù)帶來時(shí)效性風(fēng)險(xiǎn)。在一些采購業(yè)務(wù)中，因采購物品特殊性，客觀上存在審批手續(xù)復(fù)雜，采購周期長等因素。這其中有些采購物品又是生產(chǎn)所急需的，為了滿足需要，存在個(gè)別先采購后完善立項(xiàng)、預(yù)算上報(bào)、投產(chǎn)通知、結(jié)算手續(xù)現(xiàn)象。在實(shí)際工作中，業(yè)務(wù)人員因?qū)ω?cái)務(wù)規(guī)范認(rèn)識不夠，完成采購后，認(rèn)為主要采購工作已經(jīng)完成，對程序規(guī)范性和完整性業(yè)務(wù)主動(dòng)性不足，造成采購業(yè)務(wù)完成周期延長。另外，一些業(yè)務(wù)部門對票據(jù)規(guī)范性要求認(rèn)識不足，結(jié)算開票清單注明的物品名稱、規(guī)格型號與合同并不完全一致，造成退票等情況發(fā)生，可能造成票據(jù)過期等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
三、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控
（一）嚴(yán)格執(zhí)行合同文件，減少違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。一是采購前應(yīng)主動(dòng)了解公司費(fèi)用歸口部門是否與供應(yīng)商簽訂有同類價(jià)格合同，如有優(yōu)先采用公司合同價(jià)格；二是杜絕先供貨后結(jié)算現(xiàn)象，降低供應(yīng)商漲價(jià)風(fēng)險(xiǎn)，避免退票扯皮風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率；三是如公司無采購合同，采購部門應(yīng)根據(jù)公司管理標(biāo)準(zhǔn)中的采購價(jià)格確定的方式對應(yīng)程序辦理價(jià)格審批；四是供應(yīng)商要求變更原合同采購價(jià)格的，采購人員應(yīng)根據(jù)公司采購價(jià)格管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)變更程序辦理變更審批。
（二）嚴(yán)格控制超合同外采購。原則上不能超合同采購清單外進(jìn)行采購，超范圍采購的，要求按公司采購價(jià)格管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中的采購價(jià)格確定程序辦理價(jià)格審批，根據(jù)合同管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定簽訂合同或補(bǔ)充協(xié)議。明確合同條款中“合同清單外的雙方協(xié)商價(jià)格”，不是指業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商的協(xié)商，而是合同簽訂部門牽頭成立的談判小組與供應(yīng)商的協(xié)商，經(jīng)合同審批部門審批后的協(xié)商價(jià)格，確保程序合規(guī)性。
（三）整合同類型采購業(yè)務(wù)，聚零星為整體。對于有部門歸口管理，使用部門分散零星物品采購，進(jìn)行必要梳理。達(dá)到一定金額，符合應(yīng)用合同進(jìn)行管理的，按程序由歸口部門簽訂框架類合同。各部門直接從合同供應(yīng)商處采購，避免各部門采購供應(yīng)商不固定、同一類物品結(jié)算價(jià)格不統(tǒng)一的現(xiàn)象。同時(shí)，歸口部門按合同約定定期結(jié)算，通過銀行轉(zhuǎn)賬，按費(fèi)用管理規(guī)定，減少現(xiàn)金報(bào)銷不規(guī)范問題。
（四）明確職責(zé)分工，確保票據(jù)實(shí)效。對于金額較大類物品采購，督促采購實(shí)施部門嚴(yán)格采購程序，嚴(yán)格執(zhí)行立項(xiàng)、預(yù)算上報(bào)、投產(chǎn)通知、結(jié)算采購流程，避免先采購后補(bǔ)手續(xù)現(xiàn)象發(fā)生，采購程序、采購實(shí)物與票據(jù)按要求節(jié)點(diǎn)完成。對于發(fā)票物品名稱與合同物品名稱不一致，結(jié)算價(jià)格與合同價(jià)格一樣差異，采購部門應(yīng)加強(qiáng)把關(guān)，落實(shí)責(zé)任，確保發(fā)票清單物品名稱與合同名稱一致性票，降低稽核風(fēng)險(xiǎn)。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：中小鋼貿(mào)企業(yè)；采購環(huán)節(jié)；內(nèi)部控制
自從2012年鋼貿(mào)危機(jī)爆發(fā)以來，伴隨鋼鐵不如白菜價(jià)的鋼鐵慢跌行情，鋼貿(mào)企業(yè)經(jīng)營變得越來越困難。據(jù)中國物流與采購聯(lián)合聯(lián)合會(huì)等四單位所作的《2014-2015鋼鐵貿(mào)易行業(yè)調(diào)研報(bào)告》顯示，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，上海地區(qū)近70%的鋼貿(mào)企業(yè)，全國其它地區(qū)近30%的鋼鐵貿(mào)易企業(yè)已經(jīng)退出鋼貿(mào)行業(yè)，全國鋼貿(mào)企業(yè)數(shù)量從近20萬家縮減到近10家，有一半企業(yè)正在退出市場，且這種趨勢還在繼續(xù)。
眾所周知，由于中國鋼鐵領(lǐng)域巨大的交易量，中國可算是擁有鋼貿(mào)企業(yè)最多的國度之一。即便目前近一半的鋼貿(mào)企業(yè)已經(jīng)逐步退市，但由于長久以來所形成的中國特色鋼材流通領(lǐng)域的運(yùn)營方式下，依舊活躍著不少中小規(guī)模的鋼貿(mào)企業(yè)，以此適應(yīng)著中國特色的多層次性，多元性的鋼貿(mào)需求。上文述及的《2014-2015鋼鐵貿(mào)易行業(yè)調(diào)研報(bào)告》中有數(shù)據(jù)顯示，年銷售規(guī)模在10萬噸以下的貿(mào)易企業(yè)占整根調(diào)研企業(yè)戶數(shù)的達(dá)37%，10萬噸--100萬噸的企業(yè)戶數(shù)占比約為47%，由此可見中小規(guī)模的鋼貿(mào)企業(yè)依舊有著不小的生存空間，對于這些中小鋼貿(mào)企業(yè)來說，普遍的貿(mào)易特點(diǎn)是市場份額較小、銷售策略多變，基本上在貿(mào)易商之間以鋼鐵產(chǎn)品快速轉(zhuǎn)讓以贏取利潤，在上擠下壓的空間中得以生存。因此這些中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購環(huán)節(jié)更是呈現(xiàn)出決策快，渠道分散，規(guī)模不大，頻率多等諸多特點(diǎn)。
面對越來越復(fù)雜的鋼貿(mào)經(jīng)營外部環(huán)境，交易信息越來越透明，鋼貿(mào)領(lǐng)域微利甚至虧損的新常態(tài)下，諸多的中小鋼貿(mào)企業(yè)，面臨資金不足，規(guī)模有限等問題，更要從采購環(huán)節(jié)開始在內(nèi)部控制方面有所作為，以此來降低采購成本，防范采購領(lǐng)域的各種風(fēng)險(xiǎn)。
一、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控現(xiàn)狀
中小鋼貿(mào)企業(yè)的交易量小，周轉(zhuǎn)速度快等特點(diǎn)決定了其在采購環(huán)節(jié)的短平快特征更加明顯，這種采購速度快，供應(yīng)商選擇范圍廣，缺乏長期供應(yīng)商的經(jīng)營特色一方面雖然凸現(xiàn)了其決策上的高效性，但高效的另外一面也往往意味著重大的內(nèi)控制度存在不足。
（一）由于中小鋼貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)單一，經(jīng)營規(guī)模小，采購環(huán)節(jié)人員配置不可能像大型企業(yè)那般崗位設(shè)置精細(xì)化，專門化，一人多崗現(xiàn)象十分普遍。有的企業(yè)采購環(huán)節(jié)根本無法做到不相容職位的分離，以采購和驗(yàn)收環(huán)節(jié)來說，原本屬于互相制約的雙崗在中小鋼貿(mào)企業(yè)內(nèi)往往一人負(fù)責(zé)到底，如此一來內(nèi)控制度的擬定和執(zhí)行形同虛設(shè)，內(nèi)控的制約作用無從談起。
（二）在中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)，內(nèi)控不足的重要表現(xiàn)在于合同管理的缺失，市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，合同的重要地位毋庸置疑。從外部來說，合同是明確買賣雙方責(zé)權(quán)利的重要憑據(jù)；在企業(yè)內(nèi)部，合同管理的種種環(huán)節(jié)也是內(nèi)部控制的重點(diǎn)領(lǐng)域。但是相當(dāng)多的中小鋼貿(mào)企業(yè)在合同管理方面表現(xiàn)極為不足。就采購合同而言，有些企業(yè)在采購合同管理方面極為隨意，由于相對于銷售環(huán)節(jié)來說，中小鋼貿(mào)企業(yè)由于采購規(guī)模小，批次多，品種雜，在面臨一些大型的供應(yīng)商來說，缺乏話語權(quán)，面對供應(yīng)商的強(qiáng)勢地位，只有全盤接受供應(yīng)商的固定合同條款，長此以往對合同管理難免疏漏，加之法律知識的欠缺，對于合同中的種種不利條款也無法識別，合同風(fēng)險(xiǎn)不言而喻。
（三）此外，中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購環(huán)節(jié)還存在驗(yàn)收環(huán)節(jié)的不足。從專業(yè)角度來說，鋼材的檢驗(yàn)是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，除了常規(guī)的重量，件數(shù)等驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)外，鋼材的規(guī)格尺寸甚至化學(xué)元素都是檢驗(yàn)的要素，但很多鋼貿(mào)企業(yè)采購時(shí)疏于驗(yàn)收管理，往往導(dǎo)致在銷售后引起質(zhì)量糾紛，不得不花費(fèi)更多的人力物力去解決質(zhì)量問題。
二、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控缺失甚至失靈的原因
（一）由于鋼鐵流通行業(yè)的入門門檻較低，多數(shù)時(shí)間只要資金，采購及銷售的渠道后就可以成立鋼貿(mào)企業(yè)進(jìn)行運(yùn)作，無需固定資產(chǎn)、無需專業(yè)技術(shù)，正是如此，導(dǎo)致行業(yè)集中度較低，鋼貿(mào)領(lǐng)域里的“夫妻店”、“兄弟店”、“父子店”家族型企業(yè)占據(jù)大半壁江山，很多企業(yè)里，丈夫管理銷售、妻子管理財(cái)務(wù)、兒子負(fù)責(zé)采購的運(yùn)營體系必然導(dǎo)致內(nèi)部人控制現(xiàn)象產(chǎn)生，長期以往，管理弱化無可避免，在采購領(lǐng)域更是如此，有渠道采購到已屬不易了，談何有關(guān)采購內(nèi)控制度的建設(shè)和落實(shí)？
（二）采購環(huán)節(jié)作為傳統(tǒng)意義上的成本中心，其控制重點(diǎn)應(yīng)著眼于對可控成本的控制，但基于鋼鐵產(chǎn)品一日一價(jià)演繹過山車行情的現(xiàn)狀，大多數(shù)中小鋼貿(mào)企業(yè)對于采購預(yù)算，標(biāo)準(zhǔn)成本擬定很難落實(shí)，因此對于采購環(huán)節(jié)的績效考評也無從談起，正是因?yàn)槿绱耍少彮h(huán)節(jié)績效考評的缺失也導(dǎo)致這些中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制措施難以為繼。
（三）中小鋼貿(mào)企業(yè)文化的缺失。企業(yè)文化作為企業(yè)的靈魂，在共同價(jià)值觀、企業(yè)愿景、管理及服務(wù)理念下形成的企業(yè)文化有助于減少企業(yè)內(nèi)部矛盾，增強(qiáng)企業(yè)各部門間的凝聚力。但是相關(guān)數(shù)據(jù)顯示中國中小企業(yè)的平均壽命在2.9年，鋼貿(mào)領(lǐng)域更是如此，如此短期的壽命預(yù)期，建立有歸屬感、認(rèn)同感的企業(yè)文化并非易事。在許多鋼貿(mào)企業(yè)內(nèi)部，由于鋼貿(mào)采購入門門檻的簡單化，導(dǎo)致人員流動(dòng)頻繁，在此環(huán)境下，渴求建立有效的內(nèi)部控制是有著許多現(xiàn)實(shí)困難的。
三、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控改進(jìn)的方式
雖然中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制在上述原因之下存在許多不足，但在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，鋼貿(mào)企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級無法避免，特別近些年以來，許多鋼貿(mào)企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級方面已經(jīng)開始了不少新的做法，依靠供應(yīng)鏈管理，提高管理水平，在管理信息化方面做出了有益的嘗試，作為企業(yè)經(jīng)營的起始環(huán)節(jié)，對于采購領(lǐng)域的內(nèi)控改進(jìn)勢在必行，對此，筆者建議中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購環(huán)節(jié)做好如下改進(jìn)措施：
（一）從公司治理角度入手，改善采購領(lǐng)域內(nèi)控環(huán)境
雖然大多數(shù)中小鋼貿(mào)企業(yè)成立之初，就沒有建立完善的公司治理結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致經(jīng)營權(quán)和所有權(quán)高度一致，一言堂現(xiàn)象在企業(yè)日常經(jīng)營中較為突出。但隨著鋼貿(mào)領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境的惡化，中小鋼貿(mào)企業(yè)必須在加強(qiáng)企業(yè)治理結(jié)構(gòu)上入手，一面要在企業(yè)組織上杜絕一言堂現(xiàn)象，二來要在機(jī)構(gòu)、人員的授權(quán)和分工環(huán)節(jié)上對采購領(lǐng)域加以改造。做到采購環(huán)節(jié)有計(jì)劃、有執(zhí)行、有監(jiān)督、有改進(jìn)。
（二）完善和優(yōu)化采購流程環(huán)節(jié)
內(nèi)部控制從某種程度上說就是一種流程控制，就采購領(lǐng)域而言，規(guī)范的采購業(yè)務(wù)流程應(yīng)該包括請購和審批、購買、驗(yàn)收和付款三大環(huán)節(jié)，其中每個(gè)環(huán)節(jié)又分成若干小環(huán)節(jié)。對中小鋼貿(mào)企業(yè)來說，如何根據(jù)自身特點(diǎn)選擇和構(gòu)建合適的采購內(nèi)控制度，如何對采購業(yè)務(wù)上述三大環(huán)節(jié)加強(qiáng)過程管理是重中之重。以供應(yīng)商的選擇為例來說，在鋼貿(mào)領(lǐng)域向供應(yīng)商采購貨物，供應(yīng)商都要求款到發(fā)貨，因此選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商就顯得尤為重要，中小鋼貿(mào)企業(yè)由于訂貨規(guī)模的原因在面對大型供應(yīng)商時(shí)存在種種不利因素，但隨著鋼貿(mào)市場不斷下行的趨勢，整個(gè)市場有賣方市場向買方市場的轉(zhuǎn)變，中小鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)該在采購環(huán)節(jié)建立起自己的發(fā)言權(quán)，對于一些重點(diǎn)產(chǎn)品的采購一定要從供應(yīng)商的資質(zhì)，質(zhì)量保證、交貨期限、供貨條件、售后服務(wù)、經(jīng)營狀況及付款方式等多方面來選擇供應(yīng)商，雖然無法采用招投標(biāo)的方式，但選擇2-3家供應(yīng)商來比較是完全可行的。同時(shí)在采購流程優(yōu)化過程中，加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)的分權(quán)管理，保證不相容職務(wù)的分離，如請購和審核的分離，請購和驗(yàn)貨的分離等，杜絕出現(xiàn)內(nèi)控失靈現(xiàn)象。
（三）加強(qiáng)中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)合同控制
合同作為市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境里最常見的契約形式，對于企業(yè)的經(jīng)營管理有著極為重要的意義。但是許多中小鋼貿(mào)企業(yè)里往往忽視合同管理，采購環(huán)節(jié)里尤其如此，因此在采購環(huán)節(jié)加強(qiáng)合同管理對于中小鋼貿(mào)企業(yè)防范合同風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展。具體來說，中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購合同管理中應(yīng)該做到：（1）重視對采購合同的分級授權(quán)管理，中小鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)采購業(yè)務(wù)的性質(zhì)和規(guī)模建立健全合同組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理層級，確保實(shí)施合同分級管理制度；（2）強(qiáng)化采購合同過程管理。嚴(yán)把采購合同審查關(guān)作為合同管理的主要內(nèi)容，強(qiáng)化采購合同談判、起草、審核、會(huì)簽、委托授權(quán)、用印、合同執(zhí)行檔案等全方位管理，努力實(shí)現(xiàn)采購合同管理系統(tǒng)化。（3）強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門對采購合同的監(jiān)督管理，我們知道出于成本效益考慮，許多中小鋼貿(mào)企業(yè)未必會(huì)設(shè)立專門的企業(yè)法務(wù)部門來管理合同，因此就需要在合同管理中發(fā)揮財(cái)務(wù)部門對合同的監(jiān)督管理職責(zé)，采購部門在采購合同簽約后應(yīng)該交由財(cái)務(wù)部門備案，財(cái)務(wù)部門在向供應(yīng)商付款時(shí)應(yīng)審查采購合同的簽約和履行情況、以及付款對象是否屬于合同簽約方，凡供應(yīng)商未按合同條款履約的，或所交付貨物驗(yàn)收未通過的業(yè)務(wù)，以及付款對象非合同簽約方的業(yè)務(wù)，財(cái)會(huì)部門有權(quán)拒絕付款。對于有鋼貿(mào)出口業(yè)務(wù)的企業(yè)而言，采購合同更是出口退稅必備單據(jù)，因此中小鋼貿(mào)企業(yè)必須充分發(fā)揮財(cái)務(wù)崗位對采購合同的監(jiān)管職責(zé)，提高合同管理水平。
（四）提升中小鋼貿(mào)企業(yè)人員內(nèi)控素質(zhì)
雖然很多中小鋼貿(mào)企業(yè)呈家族化管理態(tài)勢，但在新常態(tài)下，家族化的管理已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，再加上鋼貿(mào)企業(yè)入門門檻低，人員流動(dòng)頻繁，相應(yīng)許多員工的文化水平參差不齊，而企業(yè)內(nèi)部控制對于員工隊(duì)伍的素質(zhì)有著較高的要求，因此中小鋼貿(mào)企業(yè)必須在人才選用及培養(yǎng)上雙管齊下，提高采購部門員工的法律、專業(yè)、財(cái)務(wù)、談判、驗(yàn)貨等基本素養(yǎng)，使得采購部門人員對于內(nèi)控職責(zé)的領(lǐng)會(huì)更加深刻，適應(yīng)新常態(tài)下企業(yè)的經(jīng)營管理手段，唯有如此方能將有關(guān)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控手段落到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有作用。
綜上所述，雖然在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下鋼鐵行業(yè)產(chǎn)能嚴(yán)重過剩大背景下，中小鋼貿(mào)企業(yè)遭遇到很嚴(yán)重的經(jīng)營困難，但隨著許多鋼貿(mào)企業(yè)的洗牌后，生存下來的鋼貿(mào)企業(yè)如果能在提升管理水平、開拓新市場上多下功夫，發(fā)展前景仍舊樂觀。但從當(dāng)下開始，有必要從采購開始加強(qiáng)內(nèi)部控制管理水平，從采購中提升效益，讓企業(yè)經(jīng)營的第一步走的更加堅(jiān)實(shí)和穩(wěn)重。
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一、梳理合同范本加強(qiáng)履約管控
賀州供電局通過“引進(jìn)”和“吸收”兩個(gè)步驟逐步建立合同范本體系。對于公司推廣使用的合同范本則直接納入范本體系，而對于沒有推廣要求但公司本部或其他供電局在使用的合同，以及政府主管部門編制的合同，則結(jié)合該局實(shí)際，經(jīng)業(yè)務(wù)歸口、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律等部門審核通過后納入范本體系。至今，該局已建立48個(gè)合同范本。這些范本廣泛應(yīng)用于起草合同，大大提高了合同文本質(zhì)量和起草效率，為有效防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)建立了基礎(chǔ)。在合同履行階段，通過抽查的方式加強(qiáng)合同履行管控，發(fā)現(xiàn)未按照約定履行的合同，則采取通報(bào)的方式要求相關(guān)人員予以整改，情節(jié)嚴(yán)重的則按照績效管理要求考核相關(guān)責(zé)任人員。
二、引進(jìn)會(huì)商機(jī)制強(qiáng)化管理銜接
合同管理涉及的部門多、業(yè)務(wù)廣，需要多個(gè)部門步調(diào)一致才能實(shí)現(xiàn)管理銜接。該局從廣東江門供電局引進(jìn)合同會(huì)商機(jī)制，定期組織相關(guān)部門討論解決合同管理問題。至今，該局已組織相關(guān)部門進(jìn)行7次會(huì)商，有效解決了合同資料歸檔、采購與合同簽訂銜接、合同辦理時(shí)間跟蹤等問題。同時(shí)，采取法律歸口部門和采購部門聯(lián)合開展培訓(xùn)、邀請審計(jì)部門開展專題講座的方式，加強(qiáng)合同相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)調(diào)，努力實(shí)現(xiàn)管理“無盲點(diǎn)”、“無死角”。
三、開展歸檔檢查探索全程管理
合同資料歸檔是合同管理閉環(huán)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。合同資料歸檔齊全、準(zhǔn)確，不僅方便相關(guān)部門查閱資料促進(jìn)業(yè)務(wù)順利開展，還能有效預(yù)防因證據(jù)資料缺失而在合同糾紛中處于不利地位。該局嚴(yán)格執(zhí)行公司制度要求合同簽訂后一個(gè)月歸檔，同時(shí)開展合同資料歸檔專項(xiàng)檢查工作，從資料是否按時(shí)歸檔、是否齊全準(zhǔn)確等角度開展了二次專項(xiàng)檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)要求相關(guān)部門予以整改。通過上述措施，合同及時(shí)歸檔率和準(zhǔn)確性得到了較大提高，合同從采購到簽訂、履行、變更解除、歸檔等基本實(shí)現(xiàn)了全過程管理。創(chuàng)先永遠(yuǎn)在路上，合同管理提升沒有終點(diǎn)。賀州供電局將繼續(xù)加強(qiáng)合同管理，促進(jìn)合同管理創(chuàng)先和企業(yè)依法經(jīng)營。
作者：陳光輝單位：廣西賀州供電局
關(guān)鍵詞:企業(yè) 采購業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制
存貨是指企業(yè)在日常活動(dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程中或提供勞務(wù)過程中耗用的材料、物料等。內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序。存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分之一，是企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)中重要的一環(huán)，而采購是存貨業(yè)務(wù)流程諸多環(huán)節(jié)中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一。采購業(yè)務(wù)流程主要包括編制需求和采購計(jì)劃、采購申請、供應(yīng)商的選擇、制定采購價(jià)格、采購合同的簽訂、驗(yàn)收入庫、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)。采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點(diǎn)，既是企業(yè)“實(shí)物流”的重要部分，又與企業(yè)”資金流“密切相關(guān)。企業(yè)采購的物資和商品，在很大程度上決定了企業(yè)的生存和發(fā)展，因而企業(yè)應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，對存貨進(jìn)行集中采購，實(shí)行物歸一口原則，建立健全采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的管理。
一、編制需求和采購計(jì)劃
需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計(jì)劃，采購部門根據(jù)需求計(jì)劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。需求部門在提出需求計(jì)劃時(shí)，不能指定或變相指定供應(yīng)商。采購計(jì)劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃的一部分，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計(jì)劃，防止采購過高或過低。采購計(jì)劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，嚴(yán)格執(zhí)行。
二、建立健全采購申請制度
企業(yè)應(yīng)建立采購申請制度，生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需要，提出采購申請。依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理采購申請手續(xù)。具備審批權(quán)限的部門或人員應(yīng)嚴(yán)格審批采購申請。
三、供應(yīng)商選擇制度
選擇供應(yīng)商是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。
四、采購合同管理
企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況與供應(yīng)商簽訂具有法律約束力的采購合同，該合同對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出明確規(guī)定。對大宗商品的采購應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式并簽訂合同協(xié)議，一般商品的采購可以采用詢價(jià)或定向采購方式并簽訂合同協(xié)議。雙方協(xié)商簽訂的合同條款，應(yīng)符合國家和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。
五、采購價(jià)格管理
企業(yè)應(yīng)制定科學(xué)的采購定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購、動(dòng)態(tài)競價(jià)采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。采購價(jià)格應(yīng)遵循“三同三比”的原則，即同名稱、型號規(guī)格比質(zhì)量，同質(zhì)量比價(jià)格，同價(jià)格的比費(fèi)用，分別采取詢價(jià)、招標(biāo)、專家會(huì)審、最高限價(jià)等形式確定采購價(jià)格。
六、驗(yàn)收入庫制度
企業(yè)應(yīng)制定明確的采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，各級驗(yàn)收部門或人員、采購部門、請購部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和批準(zhǔn)的合同訂單、合同協(xié)議等采購文件，對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。對驗(yàn)收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實(shí)物賬，及時(shí)將入庫憑證傳遞給財(cái)務(wù)部門。對于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。給企業(yè)造成損失的，采購部門要按照合同約定向有關(guān)單位進(jìn)行索賠。
七、結(jié)算付款
關(guān)鍵詞：采購 供應(yīng)鏈
隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷推進(jìn)，在信息化時(shí)代的今天，人們越來越認(rèn)識到企業(yè)間的競爭不僅僅是傳統(tǒng)意義上的企業(yè)與企業(yè)個(gè)體間的競爭，而是企業(yè)所處的供應(yīng)鏈之間的競爭性。企業(yè)為做好采購工作，使采購工作適應(yīng)新的形勢和新的環(huán)境，必須引入供應(yīng)鏈管理思想。采購管理作為供應(yīng)鏈管理的重要組成部分，起到了承上啟下的作用，對采購工作的有效管理不僅可為企業(yè)實(shí)現(xiàn)成本的降低，而且還為企業(yè)創(chuàng)造新的競爭力，從而保證企業(yè)在快速多變的市場中處于領(lǐng)先地位。在此背景下，商業(yè)銀行采購管理模式成為近年來國內(nèi)各銀行關(guān)注的熱點(diǎn)話題之一。也引起了理論界的研究興趣。我國商業(yè)銀行傳統(tǒng)采購理論產(chǎn)生于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代。其特點(diǎn)是重收入輕支出，重生財(cái)輕用財(cái)。重開源輕節(jié)流，重分配輕效益，基本是按照從總行、一級分行、二級分行、支行四級進(jìn)行管理，采取指標(biāo)形式逐級下達(dá)、分級采購的形式，每一級都按級別賦予了一定的資源配置權(quán)。
一、傳統(tǒng)模式下中國建設(shè)銀行采購工作存在的問題
(一)采購流程不暢通
采購審批環(huán)節(jié)較多導(dǎo)致采購工作的低效：各部門的本位主義與信息流動(dòng)的低效使內(nèi)耗增加，內(nèi)部組織成本上升：過多的采購環(huán)節(jié)延長了采購周期，降低了整體的運(yùn)作效率和響應(yīng)客戶需求的能力。采購的重點(diǎn)在于采購程序是否履行。采購工作在建行內(nèi)部開始實(shí)行并不是考慮采購戰(zhàn)略地位，而是為了防止商議賄賂和道德風(fēng)險(xiǎn)，而是否能夠提高采購效率，能否降低采購風(fēng)險(xiǎn)能則放在了次要位置，采購節(jié)約多少財(cái)務(wù)費(fèi)用，并不是建行高層所重點(diǎn)考慮的問題。另外，采購項(xiàng)目安排存在隨意性，沒有實(shí)行計(jì)劃管理。需求部門隨時(shí)都可以提采購需求，時(shí)間的緊迫性往往成為其催促采購部門盡快采購的理由，采購部門經(jīng)常處于被動(dòng)局面，被需求部門牽著走，缺乏主動(dòng)性。
(二)降低成本成為采購的唯一目的
商業(yè)銀行采購最鮮明的特點(diǎn)是將有限的資源集中起來，以獲得產(chǎn)品采購的規(guī)模效益和范圍效益：換言之，降低采購成本，提高采購效率是其根本宗旨。中國建設(shè)銀行每年商品采購占支出的50％-80％，降低采購成本就自然成為采購的重點(diǎn)。許多高級主管認(rèn)為，較好的采購就是一次性消減成本，基本上只要指示采購部門要求供應(yīng)商降價(jià)就可以了。采購重點(diǎn)放在如何和供應(yīng)商進(jìn)行“討價(jià)還價(jià)”上。通過供應(yīng)商的多頭競爭，從中選擇價(jià)格最低的作為合作者。雖然質(zhì)量、交貨期和售后服務(wù)也是采購過程中的重要考慮因素，但在傳統(tǒng)的采購方式下，這些通過事后把關(guān)的辦法進(jìn)行控制，如到貨驗(yàn)收和簽署合同限制等，交易過程的重點(diǎn)放在價(jià)格談判上。因此，在供應(yīng)商與采購部門之間經(jīng)常要進(jìn)行報(bào)價(jià)、詢價(jià)、還價(jià)等來回的談判，并且多頭進(jìn)行，最后從多個(gè)供應(yīng)商中選擇一個(gè)價(jià)格最低的供應(yīng)商簽訂合同，訂單才決定下來。盡管采購的產(chǎn)品價(jià)格相對較低，但功能也較差，并不能很好地滿足需求部門的要求。
(三)缺乏供應(yīng)商管理
實(shí)際工作中，每個(gè)采購項(xiàng)目的候選供應(yīng)商都是需求部門負(fù)責(zé)推薦。采購部門只能從需求部門推薦的名單中進(jìn)行評定，使那些更加符合本項(xiàng)目的潛在供應(yīng)商無法進(jìn)入采購活動(dòng)中，推薦供應(yīng)商成了“人情推薦、關(guān)系推薦”，信息出現(xiàn)不對稱，很容易出現(xiàn)“圍標(biāo)、圈標(biāo)”的違規(guī)行為。另一方面，由于沒有建立供應(yīng)商管理制度，就無法從制度上更加合理科學(xué)地管理供應(yīng)商，更別談供應(yīng)商信息庫建設(shè)和供應(yīng)商售后服務(wù)管理了。
建行和供應(yīng)商的供需關(guān)系是臨時(shí)或短時(shí)期的合作關(guān)系，而且競爭多于合作。在建行傳統(tǒng)的采購模式中，由于缺乏合作與協(xié)調(diào)，采購過程中各種抱怨和扯皮的事情比較多，很多時(shí)間消耗在解決日常問題上，沒有更多的時(shí)間用來做長期性預(yù)測與計(jì)劃工作，供應(yīng)與需求之間這種缺乏合作的氣氛增加了許多運(yùn)作中的不確定性。
(四)商品和服務(wù)的質(zhì)量評價(jià)回饋機(jī)制與采購嚴(yán)重脫節(jié)
建行采購權(quán)限大部分集中采購總行和一級分行這個(gè)級別，而商品和服務(wù)的真正需求在二級分行、支行和營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)。這樣一來導(dǎo)致質(zhì)量評價(jià)回饋不及時(shí)，有些根本沒有質(zhì)量評價(jià)回饋機(jī)制。供應(yīng)商售后服務(wù)如何、產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)如何，真正的使用者無法通過有效的反饋渠道傳達(dá)到采購部門，大大挫傷了使用單位的積極性。造成了不必要的內(nèi)部矛盾，與采購節(jié)約成本、提高資源使用效率的本意背道而馳。所以，努力營造互利雙贏的供需關(guān)系，和優(yōu)秀供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，變采購商品的管理為供應(yīng)鏈模式的供應(yīng)商管理，是提高采購商品質(zhì)量的有效途徑。
(五)重過程輕結(jié)果
建行從2000年開始制定多項(xiàng)采購制度和規(guī)定，采購程序可謂公開、公正和公平，但是由于專業(yè)性限制，缺乏真正懂行的評審委員。評審委員由于自身也有本職工作，所以無法保證準(zhǔn)時(shí)參加，甚至有的中途退場，使采購評審工作不能有效開展，嚴(yán)重影響采購結(jié)果的合理性和公正性。另外，采購會(huì)議也有紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)等部門人員參與監(jiān)督，但由于專業(yè)知識的限制。外部監(jiān)督并不十分到位。
(六)認(rèn)為采購無學(xué)
將采購視為簡單重復(fù)勞動(dòng)，對人員缺乏必要的銀行業(yè)務(wù)、招標(biāo)投標(biāo)、合同管理、商品性能、采購法規(guī)等方面的知識和技能培訓(xùn)。有的二級分行甚至將業(yè)務(wù)能力最差的人員安排到集中采購崗位，根本不能適應(yīng)采購工作快速發(fā)展的需要，采購活動(dòng)中難免會(huì)遇到困難。
(七)缺乏合同執(zhí)行管理和售后服務(wù)調(diào)查工作
目前采購類合同主要由需求管理部門與供應(yīng)商簽署，采購部門不負(fù)責(zé)合同管理工作。因此無法知曉供應(yīng)商合同執(zhí)行得如何，是否存在違約行為，致使無法對供應(yīng)商進(jìn)行后評價(jià)，采購事后監(jiān)督機(jī)制根本沒有建立起來，供應(yīng)鏈的末端管理嚴(yán)重缺乏。
二、供應(yīng)鏈管理模式下與傳統(tǒng)模式下的采購管理區(qū)別
(一)變被動(dòng)采購為主動(dòng)采購
傳統(tǒng)采購活動(dòng)是需求管理部門提出需求后。采購部門才進(jìn)行采購活動(dòng)，而且供應(yīng)商也是需求管理部門進(jìn)行推薦，前期提品和服務(wù)的市場調(diào)查和測試都是需求部門和需求管理部門獨(dú)自進(jìn)行，采購部門無法進(jìn)入供應(yīng)鏈的前端，無法了解供應(yīng)商、市場和產(chǎn)品等情況。供應(yīng)鏈模式下的采購需要采購部門在采購項(xiàng)目啟動(dòng)前提前進(jìn)入“角色”，進(jìn)行采購設(shè)備的市場調(diào)查、潛在供應(yīng)商選取和產(chǎn)品測試等相關(guān)活動(dòng)。在啟動(dòng)采購談判之前，通過對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察并進(jìn)行技術(shù)測試，掌握供應(yīng)商及商品信息，贏得采購的主動(dòng)權(quán)，做到好中選優(yōu)，達(dá)到“優(yōu)質(zhì)采購”和“主動(dòng)采購”的工作目標(biāo)。采購人員在了解供應(yīng)商、市場和產(chǎn)品等詳細(xì)情況后，再進(jìn)行商務(wù)談判階段就有的放矢，不至于非常被動(dòng)，采購就不會(huì)成為“討價(jià)還價(jià)”的工作，采購談判的效果和效率就大大提高，產(chǎn)品的售后服務(wù)和供應(yīng)商后評價(jià)管理方面就會(huì)產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用。
(二)從一般買賣關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略合作伙伴關(guān)系
建行采購涉及四方面的主要參與者：各分支營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)、采購需求部門、采購部門和供應(yīng)商。在供應(yīng)鏈管理模式下，每個(gè)參與者聯(lián)系十分緊密。其中任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都將對整個(gè)供應(yīng)鏈產(chǎn)生巨大影響，他們共同承擔(dān)整個(gè)供應(yīng)鏈價(jià)值創(chuàng)造的責(zé)任。在傳統(tǒng)的采購模式中，供應(yīng)商與建行之間是一種簡單的買賣關(guān)系，因此無法解決一些涉及全局性、戰(zhàn)略性的供應(yīng)鏈問題，而基于戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的采購方式為解決這些問題創(chuàng)造了條件。第一，供需雙方通過戰(zhàn)略性合作關(guān)系?？梢越档陀捎诓豢深A(yù)測的需求變化帶來的風(fēng)險(xiǎn)，比如運(yùn)輸過程風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、逾期供貨風(fēng)險(xiǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和企業(yè)破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)等，銀行也可以向供應(yīng)商提供信貸支持，從而幫助供應(yīng)商擺脫困境，保證供貨；第二，通過戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系可以為雙方共同解決問題提供便利的條件，雙方可以為制定戰(zhàn)略性的采購供應(yīng)計(jì)劃共同協(xié)商，不必要為日常瑣事消耗時(shí)間與精力。第三，通過戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，供需雙方都從降低交易成本中獲得好處。由于避免了許多不必要的手續(xù)和討價(jià)還價(jià)的過程，信息的共享避免了信息不對稱、決策可能造成的成本損失。第四，戰(zhàn)略性的伙伴關(guān)系消除了供應(yīng)過程的組織障礙，為實(shí)現(xiàn)及時(shí)化、準(zhǔn)時(shí)化和精確化采購創(chuàng)造了條件。
合同管理工作是企業(yè)的一項(xiàng)重要管理內(nèi)容，在市場經(jīng)濟(jì)日益發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)的“重合同、守信用”已成為企業(yè)在市場競爭中不可或缺的重要標(biāo)簽。企業(yè)信用的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展?jié)摿臀磥?，同時(shí)，對企業(yè)合同管理的好壞又是影響企業(yè)信用好壞的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此加強(qiáng)對企業(yè)合同的工作的管理，已達(dá)成上下的共識。“守合同重信用”已成為我企業(yè)不斷鞭策自身持續(xù)改進(jìn)的口號?；仡櫛灸甓群贤ぷ?，我們發(fā)現(xiàn)在合同管理工作的規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化方面又邁上了新的臺階。
一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升素質(zhì)。
為提高合同管理人員的整體素質(zhì)，適應(yīng)合同審查、管理、監(jiān)督工作的高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求的工作性質(zhì)，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，公司組織各部門管理人員進(jìn)行了合同法、稅法及會(huì)計(jì)知識的培訓(xùn)，全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)強(qiáng)化了合同管理人員職業(yè)素質(zhì)教育和職業(yè)道德教育，嚴(yán)格規(guī)范合同審查工作人員行為，明確合同審查工作程序，依法履行合同審查工作職責(zé)，提升了合同管理戰(zhàn)線的整體素質(zhì)，為維護(hù)企業(yè)的正常經(jīng)濟(jì)秩序和企業(yè)利益奠定了基礎(chǔ)。
二、加強(qiáng)管理，設(shè)立制度。
1、為使“守合同重信用”活動(dòng)能夠健康有序的進(jìn)行，我們首先做到了組織健全，機(jī)構(gòu)完善，分工明確，職責(zé)到位。我們建立健全了各項(xiàng)規(guī)章制度，特別是我們還對照《合同法》的有關(guān)規(guī)定及時(shí)調(diào)整、修訂適合本企業(yè)、本行業(yè)特點(diǎn)的合同管理制度。其次，從合同簽訂、評審、履行、驗(yàn)收、監(jiān)督、歸檔，以及發(fā)生糾紛的處理等環(huán)節(jié)都按照《合同法》規(guī)定重新規(guī)范，使合同管理做到了有人負(fù)責(zé)、有據(jù)可查、有章可循，企業(yè)信用管理水平有了明顯提高。
2、細(xì)化合同管理，保證了成本效益年活動(dòng)的全面、深入開展。按照《合同管理制度》的要求，積極協(xié)助合同簽訂單位依法簽訂合同，嚴(yán)格審查合同，所有合同條款、簽訂手續(xù)和形式均由本部門管理，程序合法，杜絕了不完善和不合法的合同的出現(xiàn)，依法檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同中出現(xiàn)的問題，會(huì)同合同承辦人員辦理有關(guān)合同文書，建立合同檔案，有效制止了不符合法律、行政法規(guī)規(guī)定的合同行為，并依法監(jiān)督合同承辦人員的工作職責(zé)履行情況，依法執(zhí)行合同審查制度，有效地保證了企業(yè)成本效益的全面、深入開展，切實(shí)維護(hù)了企業(yè)的合法權(quán)益。
三、注重質(zhì)量，履行約定。
1、對新進(jìn)公司員工簽訂勞動(dòng)合同，規(guī)范了雙方的權(quán)利與義務(wù)，并進(jìn)行了勞動(dòng)部門鑒定，并為其辦理了五項(xiàng)保險(xiǎn)。
2、為更好地了解員工思想狀況，搭起員工與公司間的橋梁，本年上半年我公司成立工會(huì)委員會(huì)，在涉及員工的集體權(quán)益時(shí)代表員工與公司協(xié)商解決。
3、在供應(yīng)商供貨方面，仍采用質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分大批量供貨與偶爾購貨，針對經(jīng)常性的采購，意向供貨方仍啟用上年度經(jīng)質(zhì)量體系評定合格的供應(yīng)方。本年度對合格供方進(jìn)行了評審，仍符合供方評價(jià)要求。對于不經(jīng)常發(fā)生的臨時(shí)性采購，我公司由采購部門考察、咨詢、聯(lián)系，在綜合各方面因素后形成書面合同工，報(bào)總經(jīng)理簽字，轉(zhuǎn)交綜合部，綜合部留存簽字聯(lián)并審核后給予蓋章，在付款時(shí)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)一份，財(cái)務(wù)針對合同的付款方式、期限及產(chǎn)生糾紛所采取的辦法進(jìn)行最后的審核通過后按合同要求予以付款。
回首本年的合同管理工作，在各部門的配合下，取得了一定的成績，但我們?nèi)砸吹?，工作仍存在較大不足，對合同管理工作的培訓(xùn)仍要加強(qiáng)，合同管理制度需進(jìn)一步完善。
關(guān)鍵詞:零星物資采購;合同管理;規(guī)范性;內(nèi)部控制
引言
近些年來，國家為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，培養(yǎng)應(yīng)用型合格人才，對高職院校辦學(xué)加大了投資力度，促進(jìn)了高職院校的發(fā)展。在政策的扶持下，高職院校得到了更多建設(shè)資金，在教學(xué)設(shè)備、儀器、辦公設(shè)施等方面的物資采購日益增多。盡管高職院校按照《政府采購法》來執(zhí)行物資采購，但是在部分零星物資采購的過程中依舊存在著一些問題，特別是零星物資采購合同管理的規(guī)范性不夠，制約了采購來的設(shè)備物資發(fā)揮其應(yīng)有的作用，而且也容易產(chǎn)生廉政風(fēng)險(xiǎn)［1］。高職院校必須認(rèn)真研究，采取有效措施來加強(qiáng)零星物資采購合同管理，提高采購合同管理的規(guī)范性。
1高職院校零星物資采購的特點(diǎn)與方式分析
1．1高職院校零星物資采購的概念
高職院校零星物資的采購是指國家創(chuàng)辦的高職院校為滿足學(xué)校教學(xué)、管理等工作需求，依據(jù)一定的程序開展對教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)和辦公等過程中一些耗材、設(shè)施、維修等零星物資和服務(wù)的購買，其單次采購的總費(fèi)用一般不高于10萬元。這種采購的主體是高職院校，采購的內(nèi)容是高職院校辦學(xué)或者辦公所需設(shè)備物資以及相關(guān)服務(wù)等。除了設(shè)備設(shè)施的采購?fù)猓呗氃盒Ｖ械囊恍┓?wù)項(xiàng)目(如物資的報(bào)廢處理、設(shè)備的搬遷、咨詢服務(wù)等)也屬于零星物資采購的范疇［2］。
1．2高職院校零星物資采購的特點(diǎn)
高職院校零星物資采購雖然也屬于政府采購的范疇，但是與一般的政府采購相比，有著不同的特點(diǎn)。(1)單次采購的物資價(jià)值小。高職院校采購的零星物資大都是價(jià)值不大，單次采購一般在10萬元以下，有的采購甚至只有一、兩萬元或甚至幾千元。這就容易造成投標(biāo)方的投標(biāo)興趣不大，特別是在設(shè)備及維修工程上，參加采購的企業(yè)不多，有時(shí)還會(huì)造成公開招標(biāo)的失敗。(2)高職院校的零星物資采購計(jì)劃性不強(qiáng)。雖然高職院校資金使用大都納入了地方的財(cái)政預(yù)算，其物質(zhì)采購的資金需要在年度預(yù)算中體現(xiàn)，但是由于零星物資采購大都是一些臨時(shí)性和突發(fā)性的物資需求，難以在前一年制定下一年度預(yù)算時(shí)加以準(zhǔn)確確定［3］，這就容易造成年度預(yù)算中很難完全體現(xiàn)出零星的物資需求，也就不好科學(xué)地安排零星物資的采購計(jì)劃，使得其采購的計(jì)劃性不強(qiáng)。
1．3高職院校零星物資采購的方式
高職院校零星物資采購由于其單次采購的價(jià)值較小，往往達(dá)不到《政府采購法》及地方采購規(guī)定中公開招標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn);同時(shí)，它又需要利用國家資金，因此必須符合《政府采購法》的要求。采購方法一般是邀請招標(biāo)、競爭性談判或者詢價(jià)以及單一來源采購。其中單一來源采購是在只有一家供應(yīng)商的情況下高職院校才選用的零星物資采購方式［4］。
2高職院校零星物資采購合同管理存在的問題
2．1高職院校零星物資采購的合同管理
高職院校的零星物資雖然單次采購的價(jià)值不高，但是長期累計(jì)的數(shù)量較多，其最終形成的價(jià)值也是可觀的。例如，一個(gè)部門的打印機(jī)所使用的打印紙雖然不多，但是全校各個(gè)院系和部門一年累計(jì)使用的打印紙就非常多了，累計(jì)價(jià)值也較大。為了對這些零星物資加強(qiáng)管理，需要按照國家的法律法規(guī)和高職院校的制度，對這些零星物資采購的立項(xiàng)、采購方式的選擇和合同的訂立及歸口管理、合同履行等環(huán)節(jié)實(shí)施嚴(yán)格的管理［5］，以保證采購合同的合法性與規(guī)范性，確保合同得到有效執(zhí)行。
2．2高職院校零星物資采購合同管理規(guī)范性欠缺及原因分析
從我國高職院校開展零星物資采購的實(shí)踐來看，采購合同管理在整體上欠缺規(guī)范性(如表1所示)。高職院校零星物資采購缺乏規(guī)范性的原因，有以下幾點(diǎn):(1)重視度不夠，缺少對合同的統(tǒng)一管理。由于零星物資單次采購的價(jià)值小、計(jì)劃性不強(qiáng)，造成了人們對其重視程度不足，認(rèn)為能夠買來使用即可，忽視對其規(guī)范性管理。在實(shí)際操作中，缺少合同歸口管理部門，也未對零星物資采購合同進(jìn)行統(tǒng)一的分類和連續(xù)編號管理。(2)零星物資采購制度不夠完善。高職院校簡單地遵循一般的《政府采購法》的規(guī)定來開展零星物資的采購工作，往往造成不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況的難題［6］。如選擇公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購，因單次采購的合同價(jià)值太小，供貨商往往不愿意參與公開投標(biāo)。(3)對采購合同的前期準(zhǔn)備工作缺乏管理。高職院校缺少對零星物資采購的立項(xiàng)論證，工作準(zhǔn)備不足，對采購的必要性以及相關(guān)采購的內(nèi)容、物資的技術(shù)規(guī)格參數(shù)等研究不透徹，合同要求不明確。(4)采購合同的內(nèi)部控制機(jī)制不完善。高職院校采購主管部門與監(jiān)管部門對零星物資采購合同的管理沒有形成完善的管理體系，內(nèi)部控制機(jī)制不規(guī)范，管理職責(zé)不清，合同風(fēng)險(xiǎn)控制不力，對合同的審核存在漏洞。對于影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，未經(jīng)組織業(yè)務(wù)部門、法律顧問、財(cái)會(huì)部門等相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。
3加強(qiáng)高職院校零星物資采購合同管理規(guī)范性的對策研究
高職院校零星物資的采購合同管理不僅關(guān)系到采購物資的有效使用，以及院校的教學(xué)與科研工作，而且也是高職院校反腐倡廉制度建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，關(guān)系到校風(fēng)、黨風(fēng)建設(shè)，應(yīng)該從黨風(fēng)廉政建設(shè)的高度來認(rèn)識高職院校零星物資采購的合同管理，認(rèn)真研究和采取有效措施來實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范性。
3．1高職院校要從全校廉政建設(shè)的高度來認(rèn)識零星物資采購的合同管理工作
高職院校應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確零星物資采購管理的歸口部門。為了便于實(shí)施統(tǒng)一管理，可由校國有資產(chǎn)管理部門或者單獨(dú)設(shè)立的招標(biāo)采購管理部門來統(tǒng)一負(fù)責(zé)零星物資的采購工作。
3．2建立與完善零星物資采購的合同管理制度
從零星物資采購的立項(xiàng)、技術(shù)論證和采購過程管理以及合同驗(yàn)收、物資使用等各個(gè)環(huán)節(jié)完善制度建設(shè)，聽取各院系、部門、社會(huì)采購管理部門和供貨商以及招標(biāo)機(jī)構(gòu)的意見，集思廣益，對不適合高職院校實(shí)際情況的采購與合同管理制度進(jìn)行修改，使得采購合同管理制度能夠適用于高職院校的零星物資采購。明確相關(guān)制度規(guī)定，要求各部門、院系提前做好各項(xiàng)零星物資的采購計(jì)劃，并將其列入年度預(yù)算。
3．3采購主管部門須強(qiáng)化零星物資采購的合同管理工作
由高職院校的零星物資采購主管部門統(tǒng)一零星物資的采購公告，實(shí)施統(tǒng)一公開招標(biāo)，以避免各院系單獨(dú)采購零星物資因合同價(jià)值過低，供貨商投標(biāo)意愿不強(qiáng)的弊端。主動(dòng)與供貨商溝通交流，合理選擇采購方式，根據(jù)情況規(guī)范使用競爭性談判和邀請招標(biāo)以及詢價(jià)等方式，盡量避免采用單一來源的采購方式［7］。
3．4采購監(jiān)管部門應(yīng)加強(qiáng)對零星物資采購的監(jiān)督檢查力度
高職院校的紀(jì)委、監(jiān)察部門以及效能建設(shè)管理部門都是零星物資采購合同的監(jiān)管部門，應(yīng)認(rèn)真履行內(nèi)部控制職責(zé)，加強(qiáng)采購立項(xiàng)、招投標(biāo)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的合同監(jiān)管工作［8］。在重要和價(jià)值較高的零星物資采購中，監(jiān)察部門或者校招標(biāo)采購管理辦公室要牽頭組織采購部門、國資管理部門、財(cái)務(wù)部門等，邀請相關(guān)專家共同提前審核招標(biāo)文件與評分辦法，防止采購中出現(xiàn)違法肢解、規(guī)避招標(biāo)以及評分歧視等行為。同時(shí)，監(jiān)管部門要積極參與零星物資招投標(biāo)和進(jìn)場驗(yàn)收環(huán)節(jié)的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)采購不符合規(guī)范要求或者采購物資不符合合同條款，要立即指出并要求相關(guān)單位及時(shí)予以整改，以確保零星物資采購合同管理的規(guī)范性。
3．5合同的歸口管理
各高職院校的專業(yè)與發(fā)展歷史不同，管理機(jī)制也不一致，所設(shè)立的部門也不相同，這使得對零星物資采購的合同管理部門也有差異性。有的學(xué)校由采購管理辦公室管理零星物資采購合同，有的學(xué)校由校長辦公室管理，也有的院校由監(jiān)察或?qū)徲?jì)部門管理。為便于統(tǒng)一歸口管理，可設(shè)立校采購管理辦公室來負(fù)責(zé)校零星物資采購合同的管理;同時(shí)采購申請部門要負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行情況管理，組織對物資進(jìn)校后的檢查和驗(yàn)收，并邀請校采購管理辦公室、財(cái)務(wù)部門、國有資產(chǎn)管理部門等共同參與，各部門均同意驗(yàn)收合格后方可按照合同規(guī)定進(jìn)行付款。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞：原燃料結(jié)算合同管理降低采購成本
1采購結(jié)算
1.1大宗原燃料采購結(jié)算的特點(diǎn)鋼鐵企業(yè)生產(chǎn)，消耗的物料品種繁多，結(jié)算方式多樣。對于大宗原燃料的結(jié)算一般采取優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)的方法。優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)包括“按質(zhì)論價(jià)”結(jié)算和“按質(zhì)論量”結(jié)算。按質(zhì)論價(jià)結(jié)算，就是在原燃料采購過程中，以供需雙方簽訂的工礦產(chǎn)品合同的價(jià)格為基礎(chǔ)，依據(jù)與合同相關(guān)的計(jì)價(jià)條款和原燃料的實(shí)際檢驗(yàn)結(jié)果確定原燃料的最終結(jié)算價(jià)格；按質(zhì)論量結(jié)算，是不依據(jù)物資的檢斤量做為最終結(jié)算量，而依據(jù)檢斤量與理化檢驗(yàn)結(jié)果確定的干基量確定最終結(jié)算價(jià)格的結(jié)算方法。大宗原燃料采購結(jié)算的特點(diǎn)是緊扣合同，根據(jù)合同條款規(guī)定，確定不同的結(jié)算方式。
1.2采購結(jié)算與合同條款鋼鐵企業(yè)原燃料產(chǎn)品的合同條款一般有標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及交貨時(shí)間，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量加減價(jià)約定、運(yùn)輸方式、結(jié)算方式及違約責(zé)任等內(nèi)容。其中合同價(jià)格、質(zhì)量加減價(jià)條款和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是結(jié)算的的重要依據(jù)。
1.2.1合同價(jià)格：即合同的的基價(jià)，其他有效成份的加減價(jià)都在此基礎(chǔ)上進(jìn)行。通常合同的基價(jià)有三種：含稅包干到廠價(jià)、車板含稅價(jià)和車板不含稅價(jià)。
1.2.2驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：①計(jì)量、化驗(yàn)均以買受方為準(zhǔn)，按日結(jié)算（按批次結(jié)算）。②計(jì)量、化驗(yàn)均以出賣人為準(zhǔn)，按日結(jié)算（按批次結(jié)算）。③計(jì)量以買受方為準(zhǔn)，化驗(yàn)結(jié)果按出賣人方結(jié)算。④計(jì)量以出賣人方為準(zhǔn)，化驗(yàn)結(jié)果按買受方結(jié)算。
1.2.3質(zhì)量加減價(jià)條款約定的內(nèi)容鋼鐵企業(yè)大宗原燃料合同根據(jù)物料有效成份的不同，加減價(jià)方式不同。通常在結(jié)算當(dāng)中按合同加減價(jià)方式的不同，我們把結(jié)算類型分為有效成分累加類型、簡單計(jì)算類型、折噸計(jì)算類型、等級判定類型、中間換算類型等。這一部分條款是優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)結(jié)算的核心內(nèi)容。
1.2.4運(yùn)輸方式：汽車運(yùn)輸或火運(yùn)。
1.2.5結(jié)算方式：①一票結(jié)算，開據(jù)17%增值稅票。②兩票結(jié)算。即含稅包干到廠價(jià)減運(yùn)費(fèi)，其余開據(jù)17%增值稅票。
1.2.6爭議解決方式：當(dāng)合同雙方發(fā)生爭議時(shí)，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成時(shí)，在需（供）方所在地人民法院訴訟解決。
1.2.7其他約定事項(xiàng)：①合同履行有效期。②其他未盡事宜，雙方協(xié)商解決。
1.3原燃料采購結(jié)算員的工作程序①審定合同：結(jié)算員收到業(yè)務(wù)科簽定的采購合同，必須仔細(xì)閱讀合同條款，認(rèn)真推敲。②收集資料：收集交庫單、化驗(yàn)單、磅單等原始票據(jù)，了解掌握企業(yè)調(diào)價(jià)及合同條款變更、異議處理情況。③結(jié)算：結(jié)算員按照合同結(jié)算條款類型，根據(jù)審核后的原始憑據(jù)各種數(shù)據(jù)指標(biāo)和對應(yīng)關(guān)系，計(jì)算采購價(jià)格出據(jù)結(jié)算單。
2合同管理
2.1合同管理的概念企業(yè)合同管理指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為，是市場經(jīng)濟(jì)的外在表現(xiàn)，通過合同管理，現(xiàn)代企業(yè)在市場中實(shí)現(xiàn)平等的制約和權(quán)利，從而為當(dāng)事人營造一個(gè)公平的環(huán)境。
在市場經(jīng)濟(jì)條件下，市場的運(yùn)作需要合同。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時(shí)對合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。
2.2企業(yè)合同管理中存在的問題
2.2.1合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，需要靠準(zhǔn)確明晰的合同文字作載體?？梢哉f，合同講究咬文嚼字。
2.2.2合同條款掛一漏萬。就是說不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。
2.3企業(yè)合同管理中存在問題的主要原因：
2.3.1認(rèn)識根源對合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識，合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在這一階段往往受到高度重視，一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題，前期階段所出現(xiàn)的問題，多數(shù)是由于急于簽成合同而過于草率。
2.3.2法律意識：企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識不強(qiáng)，最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識合同與合同法律的關(guān)系，想怎么寫就怎么寫，想怎么簽就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的意識，以致造成不少失誤和損失。我們說，合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據(jù)，也就是說合同要依法訂立。
2.4加強(qiáng)合同管理，把好合同結(jié)算關(guān)合同管理是企業(yè)法律顧問事務(wù)中的一項(xiàng)重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容；而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代企業(yè)若能對合同實(shí)施有效管理，將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動(dòng)力。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時(shí)間順序來分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應(yīng)對三個(gè)階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應(yīng)對處理為輔的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴(yán)格按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù)，也促使對方嚴(yán)格按合同履行義務(wù)。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄，跟蹤合同履行過程，把好合同的結(jié)算關(guān)。
2.4.1建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。
2.4.2提高合同管理人員的素質(zhì)。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過培訓(xùn)不斷加強(qiáng)簽約人的合同法律知識和簽約技巧，堅(jiān)持持證上崗和年檢考核制度，增強(qiáng)合同管理人員的責(zé)任感和合同法律意識。合同管理員應(yīng)該是既懂業(yè)務(wù)又懂法律的人員擔(dān)當(dāng)，可以起到事前防范的效果。
2.4.3履行監(jiān)督和結(jié)算管理。采購結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，采購部門結(jié)算人員同財(cái)務(wù)部門密切配合；把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督。
3充分發(fā)揮結(jié)算作用，完善合同結(jié)算條款
做為原燃料供應(yīng)的源頭部門，為充分發(fā)揮結(jié)算的作用，我們幾次號召全體業(yè)務(wù)員對合同進(jìn)行自查、自糾，對合同條款進(jìn)行全面整理、調(diào)整結(jié)算方式，規(guī)定更為合理的獎(jiǎng)扣區(qū)間。發(fā)揮集團(tuán)整合優(yōu)勢在保證供需雙方利益的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善合同管理，堵塞業(yè)務(wù)漏洞，有效地降低了采購成本。
3.1防止以次充好，改變月加權(quán)平均結(jié)算為單批結(jié)算方式結(jié)算中我們發(fā)現(xiàn)，月加權(quán)平均結(jié)算與單批結(jié)算兩種計(jì)算方法對于獎(jiǎng)勵(lì)封頂而處罰卻不封頂，并且處罰比獎(jiǎng)勵(lì)力度大的采購合同，其結(jié)果尤為不同。供應(yīng)商如果按月加權(quán)平均結(jié)算，在一個(gè)結(jié)算周期所送的煤平均不超標(biāo)就可能有獎(jiǎng)勵(lì)，常常逃脫其中個(gè)別超標(biāo)批次的處罰，有可能以次充好，不能保證進(jìn)廠原燃料質(zhì)量的均衡性。為此，我們協(xié)助業(yè)務(wù)科對此類合同結(jié)算條款進(jìn)行了修訂，噴煤灰、硫指標(biāo)月加權(quán)平均結(jié)算變?yōu)閱闻谓Y(jié)算，一個(gè)化驗(yàn)批次一個(gè)結(jié)算價(jià)格，顯示質(zhì)與量的對應(yīng)結(jié)算，為供需雙方創(chuàng)造公平的競爭環(huán)境。
3.2針對精粉水份嚴(yán)重,合同條款規(guī)定加倍扣水曾有一階段，進(jìn)廠精粉出現(xiàn)了水份嚴(yán)重超標(biāo)，致使儲料廠無法碼垛，入爐料配比不準(zhǔn)，對入燒穩(wěn)定性產(chǎn)生影響。為了加強(qiáng)進(jìn)廠原料的質(zhì)量，提高入燒爐料的穩(wěn)定性，綜合各方意見，從合同上加以約束，即：“水份≤12%時(shí)，按化驗(yàn)水份干基結(jié)算；12%＜水份≤14%時(shí)，按公式[12+（化驗(yàn)水份-12）×1.5]扣除水份進(jìn)行干基結(jié)算；14%＜水份≤16%時(shí)，按公式[15+（化驗(yàn)水份-14）×2]扣除水份進(jìn)行干基結(jié)算；水份＞16%時(shí)，拒絕進(jìn)廠?！彼执笥?2%加倍扣罰，水分超標(biāo)現(xiàn)象及時(shí)得到遏制。
3.3保證爐況順行，結(jié)算條款規(guī)定球團(tuán)返礦不付款球團(tuán)返礦由于抗壓強(qiáng)度不夠造成的球團(tuán)粉量增大，對高爐的冶煉產(chǎn)生一定的影響。優(yōu)化粒度組成的的關(guān)鍵是篩除小于5mm的粉末，一般<5mm的應(yīng)不超過3%-5%。
為此，我們建議合同結(jié)算條款改為“含粉<5mm不超過5.00%,含粉超標(biāo)部分不予結(jié)算。”這一結(jié)算方式的改變，使進(jìn)廠球團(tuán)礦的含粉率大大減少。
3.4規(guī)定合理磅差，嚴(yán)謹(jǐn)供貨合同各大礦務(wù)局煉焦煤的結(jié)算以對方發(fā)貨時(shí)的檢斤為準(zhǔn)，我公司的檢斤化驗(yàn)只作為下轉(zhuǎn)廠礦成本的依據(jù)，雙方檢斤化驗(yàn)結(jié)果存在較大誤差，雖然在煤的采購中礦務(wù)局煤炭結(jié)算以對方為準(zhǔn)是全國慣例，但我公司承擔(dān)著較大的途耗及化驗(yàn)結(jié)果不符帶來的經(jīng)濟(jì)損失。如何約束礦務(wù)局的質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果？我們從實(shí)現(xiàn)的時(shí)間上，要求對方在發(fā)出物資時(shí)立即報(bào)出水份。經(jīng)過大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析研究，我們對雙方水分差超過4%的月份做了統(tǒng)計(jì)，及時(shí)與供方溝通協(xié)商決定，我們在合同中增加“水分差超過4%的部分，雙方各承擔(dān)一半損失。合同生效后，制約了對方化驗(yàn)水分過高現(xiàn)象。
3.5發(fā)揮集團(tuán)整合優(yōu)勢，及時(shí)調(diào)整計(jì)量檢斤結(jié)算辦法2008年上半年，鋼鐵企業(yè)發(fā)展勢頭強(qiáng)勁，原料價(jià)格一直上揚(yáng)，焦炭和有些煉焦煤種一度出現(xiàn)緊張的局面。為了保證生產(chǎn)的正常進(jìn)行，個(gè)別品種的合同條款向供貨商作了傾斜和讓步，例如焦炭和1/3焦煤合同驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“以出賣人出廠檢斤過磅、化驗(yàn)結(jié)果為準(zhǔn)”。
2008年6月30日河北鋼鐵集團(tuán)有限公司成立，我們認(rèn)真分析市場變化，把握市場價(jià)格走向，掌握各鋼鐵企業(yè)的采購信息，充分利用集團(tuán)優(yōu)勢、從8月26日始，焦炭、部分1/3焦煤的檢斤、化驗(yàn)結(jié)算方式改成以買受方為準(zhǔn)，降低因供方檢斤、化驗(yàn)為準(zhǔn)可能在途耗、化驗(yàn)誤差方面帶來的“潛在”經(jīng)濟(jì)損失。
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)供電負(fù)荷迅猛增長，大批電力設(shè)施需要新建改建或者更新?lián)Q代。在電力施工成本中，材料采購占有較大的比重，一般會(huì)達(dá)到總成本的50%左右，甚至達(dá)到60%以上。材料費(fèi)用成本控制的優(yōu)劣直接影響著整個(gè)施工成本，關(guān)系到項(xiàng)目的盈利能力。因此，工程前期采購在電力企業(yè)經(jīng)營中扮演著舉足輕重的角色。如何降低項(xiàng)目采購成本，增強(qiáng)盈利能力，成為電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)大發(fā)展的前提。在這樣的背景下，合理完善的內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)成為電力工程采購中重要的、必不可少的管理方式和監(jiān)督機(jī)制。
二、當(dāng)前電力工程采購內(nèi)部控制存在的問題
當(dāng)前，電力施工企業(yè)在內(nèi)部控制方面存在意識淡薄、制度滯后、缺乏預(yù)算、審計(jì)不力等問題。由于缺乏明確細(xì)致的流程指導(dǎo)，導(dǎo)致項(xiàng)目物資采購存在盲目性、隨意性的現(xiàn)象。項(xiàng)目采購階段隨意性大、重復(fù)采購、采購的材料無法滿足建設(shè)需要，造成了極大的浪費(fèi)。在電力工程采購工作中，由于內(nèi)部控制不足而導(dǎo)致的問題主要體現(xiàn)在以下方面。
（一）電力工程采購合同管理不規(guī)范
合同訂立雙方未嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，導(dǎo)致合同管理存在諸多風(fēng)險(xiǎn)。1.不加審核，與不具有合同主體身份的供貨方簽訂采購合同，可能使企業(yè)合法權(quán)益受損。2.不經(jīng)協(xié)商談判，違反自愿公平原則，未對采購合同文本進(jìn)行嚴(yán)格審核，導(dǎo)致采購合同條款存在重大欺詐或者疏漏。3.不按規(guī)定的權(quán)限和程序與對方簽署采購合同，沒有經(jīng)過企業(yè)法定代表人的授權(quán)或者簽字蓋章。4.對金額巨大或者法律關(guān)系復(fù)雜的采購合同，不經(jīng)分析研究，草率簽訂，為日后合同糾紛埋下隱患。甚至導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟(jì)利益受損。5.采購合同管理不嚴(yán)格，合同編號混亂、合同信息任意泄露，合同專用章無專人保管。
（二）電力工程采購價(jià)格相差懸殊
同一套設(shè)備，當(dāng)不同的采購部門在市場上購買時(shí)，供應(yīng)商利用采購部門有些人員不熟悉行業(yè)情況，有意抬高并操縱設(shè)備價(jià)格，使采購價(jià)格相差很大。而且經(jīng)常出現(xiàn)工程師或者上級領(lǐng)導(dǎo)提供供應(yīng)商的情況，單一供應(yīng)商頻頻出現(xiàn)，利用其特殊地位，將采買價(jià)格壟斷在高價(jià)位，而實(shí)際市場價(jià)格則可能是中低價(jià)位。
（三）采購計(jì)劃安排不科學(xué)，采購申請制度缺失
采購人員對市場供應(yīng)形勢缺乏準(zhǔn)確的判斷，直接形成庫存量積壓或者短缺，導(dǎo)致企業(yè)施工停滯，形成資源浪費(fèi)。
（四）電力工程采購不能與技術(shù)更新同步
電力自動(dòng)化的發(fā)展使產(chǎn)品的更新周期越來越短，由于設(shè)計(jì)建設(shè)與采購計(jì)劃脫節(jié)，往往造成采購的物資不能滿足工程技術(shù)要求，被迫來回?fù)Q貨，人為地延長工期，加大了采購成本和建設(shè)成本。
（五）缺乏嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，檢驗(yàn)方式落后
沒有專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)對購買物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、技術(shù)等各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行嚴(yán)格地審核和驗(yàn)收。對驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的以次充好、貨不對路等情況視而不見。采購記錄、倉儲記錄和會(huì)計(jì)記錄不能核對一致。
三、加強(qiáng)電力工程采購內(nèi)部控制的對策措施
鑒于上述電力工程采購中暴露出的種種弊端,電力工程企業(yè)應(yīng)按照內(nèi)部控制的具體要求，根據(jù)內(nèi)部控制理論，針對具體的問題，采取相應(yīng)舉措，對電力工程采購流程加以規(guī)范。具體措施主要包括如下方面。
（一）注重內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)和創(chuàng)新內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)關(guān)鍵是要因地制宜，要結(jié)合電力采購行業(yè)的實(shí)際做出有針對性的設(shè)置。1.采購合同訂立前，必須了解對方的經(jīng)營資格、保障能力、誠信記錄等有關(guān)資質(zhì)，確保對方具備履約能力。涉及數(shù)額重大、技術(shù)性強(qiáng)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)組織專家組參與談判。2.制定采購申請制度，根據(jù)采購規(guī)模大小明確規(guī)定采購人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的授權(quán)審批程序。3.完善供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入規(guī)則，建立合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商提供的物資和勞務(wù)的質(zhì)量、規(guī)格、供貨及時(shí)性、經(jīng)營狀況等信息進(jìn)行綜合評估。對提供質(zhì)次價(jià)高材料的供貨商采取一票否決制度。4.加強(qiáng)供應(yīng)鏈管理，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性，形成倒查追蹤機(jī)制，確保采購中出現(xiàn)的問題能追究到具體責(zé)任人。5.加強(qiáng)與采購活動(dòng)有關(guān)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。嚴(yán)格審核采購預(yù)算，完善付款流程。發(fā)現(xiàn)不正常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免資金和信用受損。
（二）全面發(fā)揮預(yù)算控制作用,確保預(yù)算在電力工程采購中的控制力和約束力預(yù)算控制的內(nèi)容覆蓋企業(yè)采購活動(dòng)的全過程。電力企業(yè)通過采購預(yù)算的編制和執(zhí)行情況對比，可以查出采購單位未完成預(yù)算的原因。預(yù)算編制不論采取何種方式，其決策權(quán)都應(yīng)由企業(yè)管理的最高層來實(shí)施。在全面建立采購預(yù)算體制的前提下，基于擔(dān)心材料價(jià)格持續(xù)上漲，采購部門在年度材料數(shù)量預(yù)算范圍以內(nèi)，往往會(huì)提出了增加庫存的采購請求。當(dāng)然由于材料價(jià)格上漲因素，年度材料金額預(yù)算會(huì)被突破很多。按照公司采購權(quán)限的規(guī)定，超預(yù)算的這批材料采購申請需要公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理在審批這批材料采購申請的時(shí)候，要特別要注意兩個(gè)問題：1.材料價(jià)格上漲因素，是否會(huì)影響電力工程造價(jià)上漲？如果是，客戶或者業(yè)主方會(huì)接受嗎？2.年度材料采購預(yù)算被突破，預(yù)算控制的作用體現(xiàn)在哪里？當(dāng)初準(zhǔn)備預(yù)算的時(shí)候，為何沒有考慮到這種因素？還是考慮了材料價(jià)格上漲的因素，但目前是屬于一種極端情況下的材料價(jià)格持續(xù)上漲風(fēng)險(xiǎn)？如果是這樣，需要采取哪些應(yīng)對舉措？
（三）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)作用的發(fā)揮加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)作用的發(fā)揮,把采購審計(jì)的對象擴(kuò)大到供應(yīng)商與相關(guān)部門，促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)質(zhì)量水平的提高。對電力工程采購進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，有以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。1.審計(jì)部門要熟悉審計(jì)對象主要構(gòu)成、生產(chǎn)工藝、主要原料、輔助材料、五金工具、包材名稱、規(guī)格、品牌、使用范圍、化驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。2.了解原材料的供應(yīng)渠道。審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)能準(zhǔn)確知道材料是從哪些供應(yīng)商處采購，能準(zhǔn)確記錄當(dāng)前或者最近一次采購價(jià)格。3.供應(yīng)商無故變動(dòng)需要警惕，有無依照規(guī)定的流程，是否存在領(lǐng)導(dǎo)一句話更換供應(yīng)商的現(xiàn)象，這些都是價(jià)格走高的前兆。大宗原料的漲幅要有調(diào)價(jià)函，并且要對調(diào)價(jià)進(jìn)行市場調(diào)查。4.單一原材料一家供應(yīng)商壟斷價(jià)格局面。在內(nèi)審中經(jīng)常能發(fā)現(xiàn)此類問題，但是采購人員會(huì)以各種理由搪塞內(nèi)審人員，所以需要內(nèi)審人員進(jìn)行市場詢價(jià)。詢價(jià)可以先從網(wǎng)上篩選本地區(qū)的商家，通過百度地圖搜索“XX變壓器”等，會(huì)出現(xiàn)很多公司，電話也有很多。或者從淘寶、京東等渠道找商家，進(jìn)行市場詢價(jià)。5.市場詢價(jià)如有所獲，要保留證據(jù)。要注意詢價(jià)都是同品牌、同廠家來詢價(jià)，防止采購人員和工程經(jīng)理以品牌不同影響工程建設(shè)質(zhì)量為借口。只要采購不是從廠家、省級或者市級拿貨，價(jià)格都是有一定水分的?？梢园未驈S家電話索要省市級電話了解真實(shí)價(jià)格，擠出不合理加價(jià)的水分。6.采購物品的質(zhì)量是最重要的因素，查看公司檢驗(yàn)單據(jù)，與物料使用人員、庫管人員溝通，往往都會(huì)有很大的收獲?？傊?，通過內(nèi)部審計(jì)，對采購部門進(jìn)行審查，核對與制衡，避免一個(gè)部門或者一個(gè)人控制一項(xiàng)交易的各個(gè)環(huán)節(jié)，從根本上防范采購人員的舞弊行為。
（四）加強(qiáng)對物資采購進(jìn)行績效考核，建立有效評價(jià)采購績效的指標(biāo)體系對物資采購進(jìn)行績效考核，把績效度量范圍擴(kuò)大到采購的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，建立有效評價(jià)采購績效的指標(biāo)體系。
（五）鼓勵(lì)內(nèi)控人員多方式自學(xué),重視內(nèi)控人員的選用,堅(jiān)持崗位定期輪換制度內(nèi)控人員在內(nèi)部審計(jì)部門的領(lǐng)導(dǎo)下，具體執(zhí)行對采購業(yè)務(wù)的內(nèi)審工作。內(nèi)控人員的素質(zhì)決定著內(nèi)審工作的有效性。應(yīng)當(dāng)選拔具有獨(dú)立性、專業(yè)性、熱愛內(nèi)審工作的人員，具體執(zhí)行內(nèi)部控制審查工作。同時(shí)也要吸收企業(yè)里面熟悉電力工程采購業(yè)務(wù)流程的業(yè)務(wù)骨干參加。相關(guān)內(nèi)控人員要定期接受專業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括內(nèi)控專業(yè)理論和相關(guān)條例規(guī)章，審計(jì)評價(jià)方法、缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)控人員的職責(zé)權(quán)限、如何編制報(bào)告等。內(nèi)控人員應(yīng)當(dāng)遵循客觀公正原則，如實(shí)反映檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，如實(shí)上報(bào)。在內(nèi)審業(yè)務(wù)的執(zhí)行當(dāng)中，堅(jiān)持不相容崗位相互分離原則，定期進(jìn)行工作崗位輪換，對特殊崗位實(shí)行資格認(rèn)證制度。
關(guān)鍵詞：建設(shè)單位；實(shí)施階段；造價(jià)管理
中圖分類號： TU723 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
前言：在現(xiàn)階段我們注意到，關(guān)于工程造價(jià)管理這一問題，多數(shù)企業(yè)還是存在著建設(shè)項(xiàng)目前期做一個(gè)預(yù)算和竣工時(shí)完成結(jié)算來結(jié)束整個(gè)造價(jià)管理過程。很顯然這樣的做法是缺乏科學(xué)實(shí)踐依據(jù)的。一般的建設(shè)工程都具有周期長、變更多、價(jià)格變化次數(shù)多等特點(diǎn)。而這些特征，所導(dǎo)致的建設(shè)工程造價(jià)管理也變得相當(dāng)復(fù)雜和多變。因此，作為工程項(xiàng)目的投資主體-建設(shè)單位，研究一套科學(xué)有效的工程造價(jià)管理辦法并實(shí)施于項(xiàng)目實(shí)施階段中是十分有意義的。
一、存在的主要問題
1、公司管理人員缺乏思想意識
當(dāng)前，房產(chǎn)公司通過主觀意見來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)決策的現(xiàn)象是普遍存在的，相關(guān)管理人員沒有意識到項(xiàng)目實(shí)施階段工程造價(jià)管理的重要性，從而經(jīng)常引起決策出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。企業(yè)內(nèi)部雜亂是普遍存在的問題，企業(yè)各職能部門沒有明確的職能分工，缺乏科學(xué)、合理的造價(jià)管理。甚至有些部門之間互相推諉，認(rèn)為工程造價(jià)是造價(jià)部門的職責(zé)范圍與已無關(guān)。從而造成工作效率大大降低，造成資金的大量流失，使項(xiàng)目在實(shí)施過程中資金沒有了安全保障。
2、現(xiàn)場管理人員缺乏造價(jià)管理意識
現(xiàn)場管理人員一般都認(rèn)為自己的管理職責(zé)是安全、質(zhì)量和進(jìn)度，從而造成對結(jié)算有利的第一手資料缺失，導(dǎo)致結(jié)算時(shí)造成扯皮現(xiàn)象，如特別是安裝工程的隱蔽部分。
3、材料采購部門的工作意識
在工程施工中，對材料設(shè)備的控制也尤為重要，通常來講，材料、設(shè)備費(fèi)將會(huì)占整個(gè)工程造價(jià)的百分六十到七十之間。如此龐大的占有比例使我們更不能忽視其對整個(gè)工程造價(jià)的影響。在一些中小型企業(yè)，由于材料采購部門人員專業(yè)素質(zhì)的欠缺，平時(shí)工作中不注重對外部市場的調(diào)查，對前期項(xiàng)目的使用情況不作跟蹤，不了解材料設(shè)備的后期使用情況，不能為今后的項(xiàng)目提供詳盡的資料。
二、解決問題的幾點(diǎn)建議
1、保證各部門溝通渠道的暢通
溝通是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心、實(shí)質(zhì)和靈魂。建筑產(chǎn)品的生產(chǎn)過程由眾多個(gè)組織和其他項(xiàng)目參于組織和組織之間、一個(gè)組織內(nèi)部都有大量需要通過溝通解決的問題。就項(xiàng)目實(shí)施階段而言建設(shè)單位主要的溝通渠道是開會(huì)、討論、現(xiàn)場考察、做記錄簽字確認(rèn)等。首先，合同管理部門相關(guān)人員除了充分理解和熟悉合同條款外，還應(yīng)組織相關(guān)部門學(xué)習(xí)合同，特別是材料設(shè)備采購部門和施工現(xiàn)場管理人員。在溝通過程中應(yīng)對合同中的漏洞、有爭議的內(nèi)容制定風(fēng)險(xiǎn)對策、分解落實(shí)。在實(shí)際工程中，合同任務(wù)需要分解落實(shí)到具體部門、人員。
在工程款結(jié)算和支付方面財(cái)務(wù)部門應(yīng)該加強(qiáng)支付核算并隨時(shí)保持與結(jié)算部門、材料采購部門、現(xiàn)場管理部門的溝通，隨時(shí)通報(bào)支付進(jìn)度情況。反過來，各職能部門也要隨時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供工作計(jì)劃和付款計(jì)劃。
2、提高現(xiàn)場管理人員的造價(jià)管理意識和能力
作為公司的管理層和相關(guān)造價(jià)管理職能部門應(yīng)該通過各種方式對現(xiàn)場管理人員進(jìn)行造價(jià)管理方面的培訓(xùn)，必要時(shí)通過工程實(shí)例進(jìn)行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)。作為現(xiàn)場管理人員從熟悉和了解施工合同開始就應(yīng)該樹立全過程造價(jià)管理的思想，在現(xiàn)場管理過程中應(yīng)對各種施工過程和施工工藝進(jìn)行全過程的跟蹤，為造價(jià)管理部門和今后的項(xiàng)目節(jié)約成本提供第一手資料。在日常工作過程中，從各項(xiàng)費(fèi)用發(fā)生的各個(gè)環(huán)節(jié)入手加大管理力度，加強(qiáng)過程控制。特別是要對隱蔽工程的記錄及現(xiàn)場簽證進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止出現(xiàn)由于簽證不嚴(yán)格所引起的結(jié)賬扯皮現(xiàn)象。
3、提高材料設(shè)備采購部門的整體素質(zhì)
在建筑工程中，用到的施工材料、設(shè)備種類繁多，而同一品種材料、設(shè)備的廠家也很多，而且各廠家的產(chǎn)品質(zhì)量良莠不齊、報(bào)價(jià)各不相同。甚至有的供應(yīng)商為了賺取更大的利潤空間使用一些不法手段來蒙蔽建設(shè)單位，以次充好。這就需要采購部門在前期花大量的精力對生產(chǎn)廠家和外部市場及產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查分析，選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品設(shè)備。必要時(shí)根據(jù)工程實(shí)際情況成立工程材料設(shè)備采購領(lǐng)導(dǎo)小組，同時(shí)派遣調(diào)查人員在市場中充分了解材料價(jià)格變動(dòng)，將最具有性價(jià)比的材料價(jià)格添加入造價(jià)管系統(tǒng)，這也將為造價(jià)管理部門的結(jié)算工作提供便捷。
4、嚴(yán)把材料設(shè)備進(jìn)場驗(yàn)收關(guān)
在材料設(shè)備采購合同訂后，采購部門應(yīng)該把相關(guān)產(chǎn)品性能、技術(shù)參數(shù)部分內(nèi)容告知現(xiàn)場管理人員、監(jiān)理及施工單位。相關(guān)人員在材料設(shè)備進(jìn)場驗(yàn)收時(shí)應(yīng)該仔細(xì)核對品種、規(guī)格、數(shù)量等相關(guān)數(shù)據(jù)并進(jìn)行三方簽字認(rèn)可，為今后的結(jié)算工作積累原始資料。
5、造價(jià)管理人員要進(jìn)行全過程跟蹤審核
作為工程建設(shè)中成本控制的執(zhí)行者，造價(jià)人員的素質(zhì)和意識是很重要的，作為房產(chǎn)公司的造價(jià)管理人員不應(yīng)該把工作只停留在前期做一個(gè)預(yù)算和竣工時(shí)做一個(gè)結(jié)算上。除了經(jīng)常深入現(xiàn)場，詳細(xì)了解施工工程及措施方法，深入市場調(diào)查了解有關(guān)材料信息外，還應(yīng)對每月，每個(gè)階段的工程進(jìn)度款進(jìn)行嚴(yán)格審核，并對每一個(gè)階段的工程造價(jià)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以尋求降低工程造價(jià)的有效途徑。
結(jié)束語：當(dāng)代社會(huì)分工日益細(xì)化，各行各業(yè)都有自己生存下去的方式和手段。而作為房地產(chǎn)企業(yè)，也不可避免的要承受來自各個(gè)方面帶來的壓力和挑戰(zhàn)。值得慶幸的是在現(xiàn)階段項(xiàng)目實(shí)施階段的造價(jià)管理已得到各建設(shè)單位相關(guān)人員的逐步重視，這就更加要求企業(yè)的相關(guān)人員和制度的執(zhí)行者有敏銳的專業(yè)素養(yǎng)。能夠根據(jù)企業(yè)自身發(fā)展中遇到的問題，分析總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷積累資料，通過不斷的革新讓自己強(qiáng)大起來，并能夠通過相關(guān)的動(dòng)態(tài)反饋總結(jié)和整改各個(gè)缺漏部分，保證整體造價(jià)管理的完整和執(zhí)行。面對日益加劇的行業(yè)竟?fàn)帲ㄔO(shè)單位有必要加強(qiáng)實(shí)施階段的工程造價(jià)管理和監(jiān)督，切實(shí)的把工作落實(shí)到工程施工的每個(gè)階段，在保證質(zhì)量和工期的基礎(chǔ)上，做到最為合理的造價(jià)控制管理，這也將成為各個(gè)房地產(chǎn)企業(yè)適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一項(xiàng)重要舉措，是具有現(xiàn)實(shí)意義的一項(xiàng)工作。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：高校管理;合同管理;進(jìn)口設(shè)備合同
一、引言
隨著高校對教學(xué)科研設(shè)備的投入不斷加大，教學(xué)科研水平的不斷提高，高校所購的教學(xué)科研進(jìn)口儀器設(shè)備不斷增多，只有加強(qiáng)對進(jìn)口設(shè)備的合同管理才能使采購合同更加規(guī)范、有效，才能保證高校所引入的進(jìn)口設(shè)備的質(zhì)量、服務(wù)，通過對進(jìn)口設(shè)備合同的有效管理，不僅能夠?qū)①徶蔑L(fēng)險(xiǎn)降至最低，還能有效的實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部設(shè)備的管理，保證高校進(jìn)口設(shè)備引入資金的合理使用，發(fā)揮設(shè)備的最大效益。
二、加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理的必要性
一般情況下，高校進(jìn)口設(shè)備合同管理分為合同前期準(zhǔn)備工作、合同簽訂工作、合同執(zhí)行工作、合同歸檔工作、特殊事件處理工作五部分。進(jìn)口設(shè)備合同管理能夠保證在引入進(jìn)口設(shè)備前期明確相關(guān)的規(guī)章制度，使進(jìn)口設(shè)備采購過程滿足相應(yīng)的條款，從而使供需雙方需求協(xié)調(diào)一致，使簽訂內(nèi)容更加合理有效，并讓雙方能夠根據(jù)合同內(nèi)容履行相應(yīng)的職責(zé)，防止違約情況發(fā)生[1]。進(jìn)口設(shè)備合同管理是動(dòng)態(tài)的，是貫穿于高校進(jìn)口設(shè)備采購過程和使用過程中一項(xiàng)不可缺少的工作，加強(qiáng)設(shè)備合同管理能夠使高校和供應(yīng)設(shè)備單位訂立并履行合同，不僅能夠保證高校的權(quán)益，更有利于高校合同管理工作的順利實(shí)施。
三、加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理的策略
為了使進(jìn)口設(shè)備合同管理工作發(fā)揮更大的作用，下面提出六項(xiàng)加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理的策略。
1.構(gòu)建完善的進(jìn)口設(shè)備合同管理制度。要保證進(jìn)口設(shè)備合同管理工作能夠有效開展，首先要構(gòu)建完善的進(jìn)口設(shè)備合同管理制度，這就要求高校做好以下幾方面的工作：一是重視進(jìn)口設(shè)備合同管理工作；二是制定有針對性的合同管理辦法；三是完善進(jìn)口設(shè)備合同檔案管理。同時(shí)高校管理部門應(yīng)該結(jié)合儀器設(shè)備采購工作特點(diǎn)，建立相應(yīng)的進(jìn)口設(shè)備采購和進(jìn)口設(shè)備合同管理部門，讓專門人員進(jìn)行高校合同管理工作[2]。其中進(jìn)口設(shè)備管理制度不僅要包括詳細(xì)的管理流程、管理工作主要內(nèi)容、管理規(guī)范，還要包括對工作人員的管理要求，保證工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)口設(shè)備合同管理的規(guī)范化。
2.增加進(jìn)口設(shè)備合同管理工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在具備詳細(xì)、系統(tǒng)的管理制度后，就要有效提高高校進(jìn)口設(shè)備合同管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，高校要為進(jìn)口設(shè)備合同管理人員提供更加專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，使工作人員能夠在了解進(jìn)口設(shè)備管理工作重要性的同時(shí)，掌握到更多的合同管理理論知識，并通過高校提供的實(shí)踐培訓(xùn)機(jī)會(huì)，將掌握到的理論知識運(yùn)用到實(shí)際工作中，從而提升自身的業(yè)務(wù)水平，使工作人員能夠?qū)⒐ぷ髯龅酶?、更到位?/p>
3.完善進(jìn)口設(shè)備合同管理流程。在高校進(jìn)口設(shè)備合同管理工作中，合同管理流程起著決定性的作用，保證合同管理流程能夠按照前期準(zhǔn)備工作、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同歸檔順序進(jìn)行，其中每一項(xiàng)工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不斷完善每一項(xiàng)合同管理內(nèi)容，保證在前期準(zhǔn)備工作時(shí)能夠大致確定合同中涉及的內(nèi)容，在合同簽訂過程中，要仔細(xì)核對合同內(nèi)容，避免出現(xiàn)漏項(xiàng)、條約不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}，同時(shí)在執(zhí)行過程中，高校應(yīng)該有效的使用進(jìn)口設(shè)備合同，保證自身權(quán)益，最后在做合同歸檔時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)該及時(shí)并按照高校合同管理規(guī)范進(jìn)行歸檔工作。
4.實(shí)現(xiàn)進(jìn)口設(shè)備合同管理信息化。現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各個(gè)行業(yè)中得到了良好的使用，特別是在高校管理進(jìn)口設(shè)備合同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)口設(shè)備合同的更優(yōu)管理。推進(jìn)高校進(jìn)口設(shè)備合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加對合同管理人員的信息化培訓(xùn)，使合同管理者能夠掌握基礎(chǔ)的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是構(gòu)建完善的進(jìn)口設(shè)備合同管理信息化制度，使工作人員能夠有章可循，同時(shí)在規(guī)章制度的指導(dǎo)下更好的完成信息化管理中每一項(xiàng)細(xì)化工作；三是支持與鼓勵(lì)合同管理人員進(jìn)行合同信息統(tǒng)計(jì)、整理、分析與提取工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化管理過程中存在的不足并盡快解決，使高校進(jìn)口設(shè)備合同管理模式更加完善。
5.加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同歸檔管理。合同歸檔管理工作是高校合同管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，合同歸檔工作的順利進(jìn)行不僅能夠提高高校合同管理工作效率，更能夠保證高校進(jìn)口設(shè)備的維護(hù)權(quán)益[3]。加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同檔案管理工作，就要在提高工作人員工作能力的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化，同時(shí)，要結(jié)合高校進(jìn)口設(shè)備引進(jìn)情況制定適合的管理方式，使合同歸檔管理工作效率更高。6.及時(shí)處理特殊事件，預(yù)防進(jìn)口設(shè)備合同違約。在進(jìn)口設(shè)備引入期間及合同管理期間難免會(huì)發(fā)生一些特殊事件，當(dāng)發(fā)生特殊事件時(shí)，高校設(shè)備管理工作者應(yīng)該及時(shí)處理事故，防止發(fā)生進(jìn)口設(shè)備合同違約問題，避免給高校帶來經(jīng)濟(jì)損失。高校進(jìn)口設(shè)備合同管理人員應(yīng)該做好以下幾方面工作：一是及時(shí)分析當(dāng)前本校進(jìn)口設(shè)備合同執(zhí)行情況，對合同中存在的一些履行期限條款不明、售后服務(wù)包含不明的情況與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決；二是制定相應(yīng)對策，在簽訂合同前，實(shí)現(xiàn)合同內(nèi)容的細(xì)化，做好預(yù)防進(jìn)口設(shè)備合同違約工作。
四、進(jìn)口設(shè)備合同管理的注意事項(xiàng)
由于高校進(jìn)口設(shè)備在引進(jìn)過程中關(guān)系著學(xué)校的權(quán)益，因此，進(jìn)口設(shè)備合同管理工作十分重要，在管理過程中要注意以下管理事項(xiàng)：一是前期準(zhǔn)備工作中的詳細(xì)程度和人員業(yè)務(wù)能力，重視人員在進(jìn)行前期管理工作中能夠按照相應(yīng)的合同管理制度開展工作，保證工作人員工作的規(guī)范化；二是在合同簽訂過程中的注意事項(xiàng)，合同簽訂中的條約影響著高校在日后履行合同的權(quán)益，因此，在簽訂合同過程中，高校應(yīng)該注意合同條約的完整性和詳細(xì)性，保證供應(yīng)商能夠?yàn)楦咝Ｌ峁└鼉?yōu)質(zhì)的售后服務(wù)；三是進(jìn)口設(shè)備合同執(zhí)行工作中的注意事項(xiàng)，主要包括設(shè)備的驗(yàn)收、付款、免稅業(yè)務(wù)以及監(jiān)督審核工作，這些工作保證了高校的權(quán)益，因此高校應(yīng)該注意在合同執(zhí)行中的注意事項(xiàng)；四是進(jìn)口設(shè)備合同歸檔工作，合同歸檔是合同管理中的最后一項(xiàng)工作，同時(shí)也是合同管理中的最基礎(chǔ)、最重要的一項(xiàng)工作，只有將合同進(jìn)行正確的歸檔，才能保證合同的有效性，當(dāng)發(fā)生問題時(shí)才能夠最有效的履行合同。
五、結(jié)語
總之，進(jìn)口設(shè)備引進(jìn)和管理是高校管理中一項(xiàng)重要的工作，只有加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理才能有效的實(shí)現(xiàn)對高校進(jìn)口設(shè)備的質(zhì)量控制，保證設(shè)備的使用質(zhì)量和進(jìn)口設(shè)備在出現(xiàn)一些問題時(shí)的售后服務(wù)工作，關(guān)系到高校采購進(jìn)口設(shè)備的權(quán)益。做好相應(yīng)的進(jìn)口設(shè)備合同管理工作，不僅需要設(shè)備采購部門的細(xì)心與配合，更需要高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視與支持，保證高校進(jìn)口設(shè)備合同管理工作能夠發(fā)揮重要的作用，保障高校權(quán)益。
作者:賴力斌 單位:貴州大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處
參考文獻(xiàn)：
[1]董達(dá),陳靖,韓永君,李文蕊.科學(xué)、規(guī)范管理提高外貿(mào)設(shè)備進(jìn)口效率[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索.2015(03).
關(guān)鍵詞:物資采購;管理;控制
內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作任務(wù),是企業(yè)為了提高經(jīng)營管理效率、保證信息質(zhì)量真實(shí)可靠、保護(hù)資產(chǎn)安全完整、促進(jìn)法律法規(guī)有效遵循、規(guī)避生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),由企業(yè)管理層及其員工共同實(shí)施的一個(gè)管理過程。而物資采購環(huán)節(jié)又是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制管理工作的重點(diǎn),因?yàn)椴少徶苯雨P(guān)系到生產(chǎn)的質(zhì)量,關(guān)系到企業(yè)的成本和利潤,是企業(yè)實(shí)現(xiàn)低成本,高效益的重要環(huán)節(jié)。那么,如何才能通過加強(qiáng)內(nèi)部控制管理工作的有效實(shí)施,來提高采購工作的管理水平呢?
筆者認(rèn)為,要通過加強(qiáng)內(nèi)部控制管理工作的有效實(shí)施,來提高采購工作的管理水平要遵循四個(gè)方面的具體要求,即:正確認(rèn)識是前提、制度保障是基礎(chǔ)、程序合理是重點(diǎn)、執(zhí)行有效是關(guān)鍵。只有做到這些,并結(jié)合各自企業(yè)實(shí)際,予以適當(dāng)?shù)耐晟坪脱a(bǔ)充,才能真正達(dá)到通過加強(qiáng)內(nèi)部控制管理來提高企業(yè)采購管理水平的目的。
一、正確認(rèn)識,是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,提高采購管理水平的前提。
從企業(yè)管理層到具體的采購業(yè)務(wù)部門每一名工作人員對采購內(nèi)部控制管理工作的重要性有個(gè)正確的認(rèn)識,是保證內(nèi)部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。管理層要著眼于企業(yè)的科學(xué)發(fā)展,善于從宏觀層面審視采購內(nèi)部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。采購業(yè)務(wù)部門的工作人員要以高度的責(zé)任感,認(rèn)真履行崗位職責(zé),服從服務(wù)于采購工作的內(nèi)部控制管理要求。也就是說,企業(yè)的一切管理工作,應(yīng)遵循內(nèi)部控制管理要求;企業(yè)的一切決策,應(yīng)統(tǒng)馭在完善的內(nèi)部控制體系之下;企業(yè)的一切活動(dòng),都不能游離于內(nèi)部控制管理之外。這既是完善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求,更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要。
二、制度保障,是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,提高采購管理水平的基礎(chǔ)。
建立完善的物資采購內(nèi)部控制管理制度,既是滿足提高采購管理水平的需要,也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時(shí)更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要;建立完善的內(nèi)部控制制度體系,通過內(nèi)部控制管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標(biāo)準(zhǔn),并開展定期的評價(jià)和維護(hù),必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)等幾個(gè)方面提供有力的保障。強(qiáng)化內(nèi)部控制管理制度的建立是進(jìn)一步強(qiáng)化公司內(nèi)部經(jīng)營管理、全面提升管理水平的客觀要求;建立完善的內(nèi)部控制制度,能夠使企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)全過程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務(wù)工作有章可循,有法可依,促進(jìn)采購工作的規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。
三、程序合理,是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,提高采購管理水平的重點(diǎn)。
內(nèi)部控制管理工作其實(shí)質(zhì)是強(qiáng)化企業(yè)的過程管理和流程管理,因此制定嚴(yán)密合理的采購業(yè)務(wù)管控程序就是提高采購管理水平的重點(diǎn)。包括采購計(jì)劃方案的編制審定、供應(yīng)商的選擇與價(jià)格確定、合同簽訂與管理、物資驗(yàn)收入庫、采購付款與往來核對、采購業(yè)務(wù)的分析與考核等管控節(jié)點(diǎn)。
(一)采購計(jì)劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使企業(yè)最大限度地控制采購預(yù)算,其一般管理控制程序?yàn)椴少彶块T根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要,提出物資采購的申請,倉儲或有關(guān)部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計(jì)劃,經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門審核后報(bào)采購主管領(lǐng)導(dǎo)審定。采購部門根據(jù)采購計(jì)劃編制采購方案,采購方案應(yīng)明確采購的原則、采購的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)是檢查采購方案是否經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核,是否明確采購物資的具體數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等,相關(guān)審定是否符合權(quán)限。
(二)供應(yīng)商的選擇與價(jià)格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點(diǎn),可以使企業(yè)的采購預(yù)算資金得到有效的使用,使企業(yè)經(jīng)營成本降低,并直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營效益。其一般管理控制程序?yàn)椴少彶块T應(yīng)根據(jù)審定的采購方案,通過招標(biāo)、競爭性談判采購或詢價(jià)采購等方式確定供應(yīng)商與采購價(jià)格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)為采購是否經(jīng)過詢比價(jià)、有無詢比價(jià)記錄,通過招標(biāo)方式采購的是否符合招標(biāo)管理規(guī)定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標(biāo)方式,應(yīng)集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象,相關(guān)審定是否符合權(quán)限。
(三)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn),保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理,提高合同管理工作的規(guī)范化,降低合同簽訂風(fēng)險(xiǎn);通過資質(zhì)信用管理,建立供應(yīng)商誠信檔案體系,降低了履約風(fēng)險(xiǎn);通過合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管理,強(qiáng)化合同履行的風(fēng)險(xiǎn)意識,減少合同履行風(fēng)險(xiǎn);通過合同會(huì)簽管理,提高合同審批效率,規(guī)范業(yè)務(wù)流程;通過合同履行管理,加強(qiáng)經(jīng)營過程的控制能力,提升公司精細(xì)管理水平;通過合同統(tǒng)計(jì)分析管理,提高公司經(jīng)營決策自我分析能力。這一環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理的重點(diǎn)是檢查相關(guān)部門是否對合同進(jìn)行審核,簽訂的合同是否送交財(cái)會(huì)、法律等相關(guān)監(jiān)管部門。
(四)物資驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后,物資管理部門應(yīng)組織采購、質(zhì)檢、倉儲等部門對到貨物資進(jìn)行檢驗(yàn)清點(diǎn),質(zhì)檢部門出具檢驗(yàn)報(bào)告,倉儲部門依據(jù)檢驗(yàn)合格的報(bào)告辦理入庫手續(xù),編制入庫單,登記庫存明細(xì)帳。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)是檢查物資入庫驗(yàn)收資料是否齊全,驗(yàn)收入庫是否符合不相容要求,庫存明細(xì)賬登記是否及時(shí)。
(五)采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。財(cái)會(huì)部門應(yīng)依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時(shí)作賬務(wù)處理。采購款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單,附齊相關(guān)單據(jù),經(jīng)采購等部門負(fù)責(zé)人審核簽字后送財(cái)會(huì)部門審核,財(cái)會(huì)部門根據(jù)資金安排、使用計(jì)劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項(xiàng)支付手續(xù),采購款支付應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理重點(diǎn)是檢查財(cái)務(wù)入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時(shí)合理;檢查采購款支付的依據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符,相關(guān)審批是否符合權(quán)限。
(六)分析與考核環(huán)節(jié)。在“分析”環(huán)節(jié)上,企業(yè)采購部門應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門定期對計(jì)劃準(zhǔn)確率、保證供應(yīng)率、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進(jìn)行分析,并向企業(yè)有關(guān)會(huì)議報(bào)告;在“考核”環(huán)節(jié)上,企業(yè)應(yīng)建立與采購相關(guān)的考核辦法,定期對采購管理情況進(jìn)行考核。
