時(shí)間：2023-05-29 17:38:46
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案數(shù)字化的重要性，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：新時(shí)期 電力檔案 數(shù)字化 編研 重要性
一、電力檔案數(shù)字化編研的發(fā)展概述
近年來，我國能源產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)模日益擴(kuò)大，我國電力事業(yè)發(fā)展速度持續(xù)加速，電力企業(yè)的發(fā)展也相應(yīng)擴(kuò)大規(guī)模，電力企業(yè)發(fā)展的過程中電力檔案管理作用也越來越明顯，電力檔案管理的價(jià)值在電力企業(yè)發(fā)展與運(yùn)行中也越來越重要。電力檔案的發(fā)展逐漸滲透到了電力企業(yè)發(fā)展的每一個(gè)環(huán)節(jié)和角落，對(duì)于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展而言是一種全新的管理方向，電力企業(yè)檔案管理的有效性對(duì)電力企業(yè)的發(fā)展穩(wěn)定性影響很大，管理者通過對(duì)檔案的分析，可以看出電力企業(yè)發(fā)展存在的問題，并及時(shí)采取相應(yīng)措施予以解決。檔案編研工作是對(duì)電力檔案的一種信息化的整理，目前電力部門檔案工作中需要針對(duì)電力檔案數(shù)字編研提出具體的執(zhí)行方式，這也是目前亟待解決的難題。信息時(shí)代前提背景下，電力企業(yè)的檔案數(shù)字化編研必須根據(jù)不同檔案內(nèi)容的載體形態(tài)、不同記錄方式、檔案信息的電子掃描數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫存的共享與轉(zhuǎn)化、電子數(shù)據(jù)的刻錄與貯藏等開展相應(yīng)的檔案管理工作，持續(xù)化發(fā)展電力檔案事業(yè)，強(qiáng)化現(xiàn)代化管理的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理與電力企業(yè)本身持續(xù)發(fā)展的緊密結(jié)合。
二、電力檔案數(shù)字化編研需要注重的細(xì)節(jié)
在實(shí)際工作中我們體會(huì)到， 除了做好電力檔案電子資料的錄入、清理、存檔、保管這些基礎(chǔ)工作外， 還要抓好以下兩個(gè)環(huán)節(jié)：
第一、網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)信息數(shù)字化的影響這一環(huán)節(jié) 檔案的管理者一項(xiàng)重要的工作就是要維護(hù)和保證檔案信息的安全與完整。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用于發(fā)展，保證了網(wǎng)絡(luò)化共享與信息安全技術(shù)的開展，電力企業(yè)的檔案管理向著網(wǎng)絡(luò)化與信息化轉(zhuǎn)型，對(duì)電力企業(yè)的發(fā)展起到了非常大的幫助。電力企業(yè)檔案管理必須注重對(duì)檔案資料收集原文件的了解，詳細(xì)掌握檔案中各種數(shù)據(jù)的詳細(xì)情況，檔案數(shù)據(jù)中包括一些具體信息，比如聲音、視頻、文字、照片等多種信息與數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存，檔案管理人員要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將這些收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存與網(wǎng)絡(luò)化共享，保證電力企業(yè)內(nèi)部的每一位員工都可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得這些資料，利用這些資料詳細(xì)的掌握電力企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)一些發(fā)電設(shè)備和電力系統(tǒng)做出維修的預(yù)測(cè)，對(duì)電力管理制度有了全新的認(rèn)識(shí)。
第二、電力部門檔案人員在編研過程中， 即使請(qǐng)有關(guān)的業(yè)務(wù)人員配合進(jìn)行， 也需要檔案人員具備一定的專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)。在與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分的交流過程中， 通過閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報(bào)告和總結(jié)， 才能恰當(dāng)選擇反映專業(yè)特點(diǎn)和內(nèi)容的編研題目及適合的類型， 共同完成對(duì)檔案信息的深層次加工， 逐步提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力， 最大限度地發(fā)揮檔案自身的使用價(jià)值。如檔案人員在工作中要熟練掌握各項(xiàng)安全工作規(guī)定及分局運(yùn)行、修試、工程安裝工作的基本原理、工藝流程。當(dāng)然， 這并不是要求檔案人員要成為電力專家， 但應(yīng)該做到“耳熟能詳”。
三、電力檔案數(shù)字化編研的重要性
3.1加強(qiáng)電力檔案數(shù)字化編研與電力企業(yè)生產(chǎn)的關(guān)系
不斷加強(qiáng)電力檔案數(shù)字化編研發(fā)展，提高員工的重視程度，加強(qiáng)電力檔案數(shù)字化編研的積極發(fā)展，提高電力企業(yè)數(shù)字化檔案的靈活操作性，保證信息化的電力企業(yè)檔案可以幫助企業(yè)內(nèi)部員工了解電力設(shè)備與企業(yè)運(yùn)行的正常發(fā)展?fàn)顩r，為電力企業(yè)的健康發(fā)展提供有力的信息支持，為電力企業(yè)的健康發(fā)展做出信息支持。檔案管理數(shù)字化的編研要與電力企業(yè)生產(chǎn)關(guān)系緊密結(jié)合，要保證電力企業(yè)內(nèi)部員工遵守各項(xiàng)電力檔案的管理規(guī)范，嚴(yán)格按照制度管理電力檔案，對(duì)涉及電力企業(yè)關(guān)鍵性因素的電力檔案發(fā)展情況做出詳細(xì)的工作計(jì)劃。比如： 電力建設(shè)與改造項(xiàng)目工程的大項(xiàng)投資、重大改造、企業(yè)機(jī)構(gòu)重大調(diào)整、高層領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整任用等， 以及與員工個(gè)人利益相關(guān)的調(diào)資、晉級(jí)、職稱評(píng)定等都在門戶網(wǎng)站平臺(tái)上公開， 從而增強(qiáng)企業(yè)民主管理、民主決策的透明度。如采用計(jì)算機(jī)豐富的圖表處理軟件和打印技術(shù)， 編輯出版一系列具有濃郁電力企業(yè)特色的宣傳品， 制作宣傳圖板陳列在活動(dòng)室， 編制專題性統(tǒng)計(jì)分析， 使有關(guān)材料做到圖文并茂， 色彩鮮艷， 生動(dòng)直觀， 新穎好看。
3.2加強(qiáng)電力檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新
提高電力檔案數(shù)字化編研重要性的認(rèn)識(shí)，將新時(shí)期電力檔案管理工作推向一個(gè)新的高度。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術(shù)先進(jìn)、功能完備、運(yùn)行穩(wěn)定， 可以極大滿足檔案工作要求。紙質(zhì)檔案受保管條件、保管環(huán)境的制約， 容易出現(xiàn)墨跡受潮而使檔案材料文字字跡不清， 會(huì)極大地限制檔案信息的利用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)有效推動(dòng)電力系統(tǒng)電子文件的及時(shí)歸檔和有效管理， 改變了手工管理紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)模式， 解決了傳統(tǒng)檔案管理中手工勞動(dòng)量大、檔案借閱難的問題， 實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的同步管理， 提高了檔案的歸檔效率、檢索效率和資源共享水平。
四、加強(qiáng)電力檔案數(shù)字化編研發(fā)展的幾點(diǎn)建議
4.1建立有效的領(lǐng)導(dǎo)管理模式
領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)明確自己的職責(zé)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的組織管理，建立一套行之有效的檔案管理制度，以綜合檔案數(shù)字化管理為基礎(chǔ)，建立數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使整個(gè)系統(tǒng)形成一條線，一環(huán)連一環(huán)，真正使組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制得到強(qiáng)化。
4.2建立數(shù)字化檔案管理體系的保障機(jī)制
建立電力企業(yè)數(shù)字化檔案的管理體系保障機(jī)制，主要目的是為了提高數(shù)字化檔案的管理效率，降低電力企業(yè)內(nèi)部的管理風(fēng)險(xiǎn)，增加生產(chǎn)的安全性。要建立一支數(shù)字化檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，培養(yǎng)專業(yè)化的操作人才和專業(yè)知識(shí)較為豐富的實(shí)際操作性員工，才能保證數(shù)字化檔案管理體系的健全。電力企業(yè)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須要積極發(fā)展數(shù)字化檔案管理的培訓(xùn)工作，加大對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的資本投入，全面的采用數(shù)字化與信息化技術(shù)改善檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r，提高內(nèi)部員工的信息化檔案管理意識(shí)，保證電力企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)與日常維護(hù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。培訓(xùn)中要針對(duì)不同人群給予不同特長(zhǎng)的培訓(xùn)，幫助檔案部門建立獨(dú)特的培訓(xùn)機(jī)制，經(jīng)常性的舉辦數(shù)字化檔案管理講座，幫助員工加強(qiáng)自我的電力檔案數(shù)字化編研工作能力，獲取業(yè)務(wù)知識(shí)。
4.3加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理
對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問題的總體構(gòu)建應(yīng)該從病毒的防治、防止惡意攻擊、解決信息存貯和傳輸安全問題、操作系統(tǒng)安全問題以及災(zāi)難恢復(fù)和數(shù)據(jù)備份等方面來進(jìn)行。對(duì)于病毒的防治，應(yīng)該結(jié)合檔案部門的具體情況，在工作站、文件服務(wù)器、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站安裝防毒軟件，進(jìn)行多層次防御。對(duì)于防止惡意攻擊，目前比較有效的解決方式有兩種：防火墻設(shè)置和安全島設(shè)置。從功能和實(shí)現(xiàn)原理上看，防火墻技術(shù)更為大眾化，不會(huì)給檔案管理部門帶來較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 杜鵬.淺談數(shù)字化檔案管理體系的建立.黑龍江科技.2012.03：30-33
現(xiàn)階段隨著我國教育改革進(jìn)一步深化，對(duì)高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進(jìn)行分析，并就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略進(jìn)行探究。
關(guān)鍵詞：
高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)
高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。
1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征
1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。
1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析從實(shí)際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。
2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究
第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績(jī)管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。
第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。
參考文獻(xiàn)：
［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方法研究［J］.蘭臺(tái)世界，2015（23）.
［2］吳放.淺談高校如何建立服務(wù)型檔案館［J］.山西科技，2015（04）.
一、方志館檔案數(shù)字化管理的重要性
檔案作為一種原生態(tài)信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來，憑借信息技術(shù)為檔案利用工作服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。方志館檔案已經(jīng)推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，檔案管理引進(jìn)了數(shù)字化建設(shè)，但對(duì)電子文件管理的意識(shí)比較薄弱，利用率不高，從而造成檔案資源的閑置和浪費(fèi)。部分仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，從業(yè)人員的專業(yè)技能跟不上信息化發(fā)展的需要，是各部門普遍存在的問題。因此，應(yīng)盡快找到傳統(tǒng)模式與先進(jìn)技術(shù)的結(jié)合點(diǎn)，逐步展開數(shù)字化檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)要加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提高工作效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，更好地發(fā)揮方志館檔案的社會(huì)功能。
二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征
方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進(jìn)新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時(shí)展、滿足社會(huì)需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個(gè)不同點(diǎn)是儲(chǔ)存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠(yuǎn)程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實(shí)現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。
三、方志館檔案數(shù)字化管理的措施
1.科學(xué)規(guī)劃。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字采集技術(shù)（錄音、錄像、照相）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，檔案數(shù)字化管理也在不斷的發(fā)展進(jìn)步，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，以計(jì)算機(jī)為網(wǎng)絡(luò)終端，互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)為平臺(tái)，能夠突破時(shí)間和空間的局限，實(shí)現(xiàn)方志館檔案信息資源共享。所以，方志館檔案數(shù)字化管理應(yīng)本著從實(shí)際情況出發(fā)，科學(xué)制定合理規(guī)劃，對(duì)傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，將重要檔案信息及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化歸檔入庫。同時(shí)，要充分利用計(jì)算機(jī)及專業(yè)人員的優(yōu)勢(shì)，在保障檔案信息完整性和安全性的基礎(chǔ)上，保證檔案數(shù)字化信息體系的完整性和健全性。2.安全保障。安全體系建設(shè)是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案后，能夠增強(qiáng)檔案保管的安全性，但也應(yīng)借鑒紙質(zhì)檔案管理的一些管理原則。歷史久遠(yuǎn)的檔案材料數(shù)字化后，應(yīng)改善和提高保管條件，及時(shí)更新庫房陳舊保管設(shè)備等。數(shù)字化檔案有優(yōu)勢(shì)也有弊端，應(yīng)加強(qiáng)防范，否則會(huì)造成重要的檔案信息外泄，造成不應(yīng)有的損失和影響。因此，在做好檔案信息數(shù)字化加工的同時(shí)，要做信息安全保障工作，要加強(qiáng)人員專業(yè)培訓(xùn)管理，提高防范意識(shí)和管理水平，定期維護(hù)系統(tǒng)，有效及時(shí)排查安全隱患；建立安全防護(hù)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防范體系，密碼保護(hù)系統(tǒng)、病毒防護(hù)系統(tǒng)等。同時(shí)，應(yīng)明確錄入、查閱、調(diào)閱和復(fù)制權(quán)限，防止對(duì)檔案信息內(nèi)容的篡改。3.人才保障。方志館檔案信息資源日益增多，應(yīng)注重館藏檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)，檔案數(shù)字化信息管理，涉及計(jì)算機(jī)軟硬件及掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)等多個(gè)學(xué)科，而不是僅僅懂得計(jì)算機(jī)或傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理知識(shí)的人員所能勝任的?？茖W(xué)規(guī)劃管理離不開人員隊(duì)伍建設(shè)，更離不開專業(yè)人才。所以，方志館應(yīng)積極引進(jìn)和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)技術(shù)人才，加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)，把檔案數(shù)字化管理列入方志館檔案改革工作中，建立行之有效的學(xué)習(xí)制度和管理系統(tǒng)，在人員管理中，應(yīng)分工合理，即要專人專崗又要分工合作，既要掌握數(shù)字檔案的操作流程，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)措施，確保檔案信息的安全性和完整性。同時(shí)，方志館還應(yīng)注重檔案管理員技能培訓(xùn)工作，為檔案管理員創(chuàng)造培訓(xùn)機(jī)會(huì)，相互交流，共同進(jìn)步，使其更好地完成工作。
作者:周春玲 單位:吉林省方志館
Abstract: With the continuous improvement of the international digital process, the utilization rate of electronic records becomes increasingly high, and it is widely used in daily office and the management. In this paper, according to the features of university records management, the main features of the digital files in the application are analyzed to emphasize the importance of digital files construction and the importance of improving the efficiency of file management by digital means.
關(guān)鍵詞: 電子檔案；檔案管理；高等學(xué)校
Key words: digital files；file management；colleges and universities
中圖分類號(hào)：TP31 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）24-0221-03
0 引言
檔案數(shù)字化的含義是以館藏檔案為依據(jù)，在檔案內(nèi)容信息不改變的情況下，將原來檔案的內(nèi)容以及信息進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，使得檔案由固有存在的書本形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式，這樣的舉措使得檔案信息社會(huì)化，將原本難以查詢到的檔案資源進(jìn)行社會(huì)共享。檔案的數(shù)字化很大程度上是因?yàn)樗旧砭褪且粋€(gè)信息體，因此對(duì)其信息化的過程會(huì)相對(duì)簡(jiǎn)單。
1 檔案數(shù)字化建設(shè)的涵義
檔案是對(duì)歷史的一種記錄，它將歷史以一種信息的方式記錄下來。但從根本上來說，數(shù)字化后的信息并不僅局限于對(duì)檔案本身所記錄信息的轉(zhuǎn)化，它還包括了原始信息與社會(huì)其他信息所融合而形成的范圍更廣的信息。這種意義上的數(shù)字化可以體現(xiàn)為兩個(gè)方面：一是最基礎(chǔ)的數(shù)字信息化，是將檔案中的內(nèi)容信息進(jìn)行數(shù)字化；二是廣義上的數(shù)字化，它將檔案信息和社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面的信息進(jìn)行綜合處理而形成的數(shù)字化集合。因此，檔案數(shù)據(jù)化的目的就是將檔案中的信息與社會(huì)中的各種信息進(jìn)行糅合并加以利用，在社會(huì)中廣泛的傳播使用。這兩個(gè)方面是互依護(hù)存的，檔案信息被公共社會(huì)分享后會(huì)接納一部分的社會(huì)信息，并與社會(huì)中的一些信息進(jìn)行融合，從而得以廣泛的傳播與交流，使得其形成另外一種形式的廣泛意義上的信息。
2 高校檔案管理現(xiàn)狀
這幾年的高校的發(fā)展迅速，學(xué)生的總數(shù)逐年增加，高校的教職工也呈幾何數(shù)位上升，這樣的增長(zhǎng)勢(shì)頭使得數(shù)以千萬的檔案每年都在不停的變動(dòng)，這些檔案的維護(hù)、更新都需要人員去管理，這樣大的工作量對(duì)于檔案管理工作來說是一個(gè)十分巨大的挑戰(zhàn)。而高校中的檔案記載著學(xué)生、教師們的各種成績(jī)以及各種教學(xué)活動(dòng)的記錄，其意義對(duì)于高校來說是十分重要的，因此，高校檔案管理在高校的各種工作中占有著重要的地位。
目前，我國的高校檔案管理還存在著一下的幾個(gè)現(xiàn)狀：第一，工作量很大。高校的環(huán)境較為特殊，因此，每年都有成千上萬的學(xué)生與教職工出入高校，這也導(dǎo)致了高校的檔案數(shù)據(jù)在不停的變動(dòng)，再加上學(xué)生的就業(yè)以及繼續(xù)深造的種種情況，檔案的數(shù)據(jù)變化呈現(xiàn)出了數(shù)量大、變動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，還有其他檔案的維護(hù)、更新等都需要耗費(fèi)大量的人力物力，這也使得高校檔案管理的工作量變得十分巨大。第二，高校檔案的電子數(shù)字化程度還有待提升。當(dāng)今世界，電子信息技術(shù)是十分發(fā)達(dá)的，其處理信息的高效、穩(wěn)定性是十分優(yōu)良的，但在目前高校檔案管理中還沒有完全發(fā)揮出其信息處理的優(yōu)勢(shì)。目前高校檔案的存儲(chǔ)主要還是以紙質(zhì)檔案為主，電子信息管理手段還僅被運(yùn)用為檢索、備份等一些輔助的功能。對(duì)檔案的數(shù)字化還處在推廣的階段，檔案管理人員對(duì)電子信息管理程序以及軟件的選擇還不能充分的將電子信息技術(shù)使用在檔案管理中。第三，檔案管理的操作標(biāo)準(zhǔn)程度不高。由于各個(gè)高校的規(guī)章制度的不同以及其規(guī)范的差異，導(dǎo)致了各高校的檔案管理工作步調(diào)不一致，在某些方面還存在著互相抵觸的情況，這也成為了檔案管理工作高效化的障礙。第四，檔案?jìng)鬟f頻繁。學(xué)生的入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)等情況每年都會(huì)遇到一大堆，這樣的情況使得他們的檔案也隨著學(xué)生到處轉(zhuǎn)移，跨省、跨國等情況也時(shí)有發(fā)生，這使得檔案轉(zhuǎn)移工作的困難度又大大增加，其效率也比較低下。
3 高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案管模式創(chuàng)新的方向
只有創(chuàng)新才能求得更進(jìn)一步的發(fā)展，因此，高校檔案管理的舊模式也需要?jiǎng)?chuàng)新來改變，在這個(gè)時(shí)刻改變的時(shí)代，高校檔案只有通過不斷的創(chuàng)新才能夠跟上社會(huì)的節(jié)奏，使得檔案工作為社會(huì)服務(wù)。
一、數(shù)字化檔案概述
數(shù)字化檔案，就是運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、保護(hù)，以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和原文數(shù)據(jù)庫為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒介提供利用服務(wù)的虛擬檔案。數(shù)字化檔案的特征，主要體現(xiàn)在管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案存儲(chǔ)數(shù)字化等方面。具體來說：第一，信息資源數(shù)字化。企業(yè)的檔案不僅有紙質(zhì)檔案，還有一部分電子檔案而且這些檔案的信息全部存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，包括圖文等全部?jī)?nèi)容。第二，檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息能通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系，不受時(shí)空限制進(jìn)行利用。第三，檔案管理自動(dòng)化。數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的接收、歸檔、檢索等工作智能化，每個(gè)模塊工作都在既定標(biāo)準(zhǔn)下運(yùn)行。第四，信息資源共享。與傳統(tǒng)檔案不同，數(shù)字化檔案的信息可以同時(shí)供多個(gè)用戶查閱，資源共享效率大大提升。
二、國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀和存在問題
在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和人工智能日益發(fā)展的今天，國有企業(yè)的信息化建設(shè)工作不斷完善，信息化工作幾乎普及到企業(yè)管理的各個(gè)領(lǐng)域，例如辦公業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、采購管理、客戶管理等等。在檔案管理方面，許多國有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)工作也取得了一定成績(jī)，信息化和網(wǎng)絡(luò)化成了檔案建設(shè)的主流。然而，我國國有企業(yè)檔案管理與國際優(yōu)秀企業(yè)檔案管理水平相比，普遍缺乏生機(jī)與活力，檔案數(shù)字化建設(shè)工作相對(duì)滯后。主要表現(xiàn)在：
（一）軟硬件設(shè)施更新緩慢盡管許多國有企業(yè)尤其是大型國有企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)步伐較快，但總體來看國有企業(yè)檔案室的設(shè)備更新緩慢、設(shè)備陳舊，大多只能滿足企業(yè)的日常檔案管理工作，難以滿足數(shù)字化發(fā)展的要求。例如，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要配置各種型號(hào)的掃描儀、信息管理系統(tǒng)服務(wù)器、電子資料備份設(shè)備等，原有的陳舊的、滿足不了新時(shí)代要求的設(shè)備都需要更新。而在實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)中，一些國有企業(yè)軟硬件設(shè)備更新緩慢，投資力度不夠，導(dǎo)致不能滿足數(shù)字化檔案建設(shè)的要求。
（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)難度大數(shù)字化檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，需要高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐。國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，技術(shù)密集，面臨著許多技術(shù)問題。例如，一些數(shù)字化產(chǎn)品兼容性較差，短期內(nèi)就會(huì)被淘汰，容易導(dǎo)致數(shù)字信息在新的硬件設(shè)備和軟件中難以讀出，技術(shù)過時(shí)問題不容忽視；檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)難確立，國有企業(yè)如何全面實(shí)現(xiàn)信息資源的共享困難重重；光盤等刻錄載體的質(zhì)量，直接影響著檔案數(shù)據(jù)的保存期限和使用安全。以上這些技術(shù)問題，直接影響著國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。
（三）存在較大的安全隱患數(shù)字化檔案離不開計(jì)算機(jī)、軟件和互聯(lián)網(wǎng)，離開了數(shù)字化設(shè)備檔案就不能存在，所以數(shù)字化檔案穩(wěn)定性較差。在技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代頻率加快的今天，數(shù)字化檔案在保存、傳輸和利用等方面的安全性風(fēng)險(xiǎn)日漸加大；加之?dāng)?shù)字化檔案具有容易被更改、被復(fù)制等特征，國有企業(yè)數(shù)字化檔案的安全性日漸凸顯，如何確保數(shù)字化檔案在任何狀態(tài)下都能處于安全狀態(tài)非常重要。
（四）業(yè)務(wù)問題不容忽視傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案管理為主，因而國有企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作中必然面臨一系列的業(yè)務(wù)問題，這些業(yè)務(wù)問題如果處理不好，也會(huì)影響國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的順利推進(jìn)。首先，原始檔案的鑒定工作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化之前，要對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定，以明確數(shù)字化工作的操作程序和范圍。而在鑒定過程中，標(biāo)準(zhǔn)不一，人為造成了檔案數(shù)據(jù)的不完整。例如，有的國有企業(yè)在界定數(shù)字化掃描范圍時(shí)，只掃描正本，而對(duì)定稿、草稿等資料不進(jìn)行掃描；有的國有企業(yè)由于檔案沒有正本或定稿，掃描了草稿的檔案。其次，檔案的拆卷（件）與裝訂問題。盡管國家檔案局推出了立卷改革，精簡(jiǎn)了檔案整理流程，但國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中不可避免地需要整理以前的案卷，這些案卷掃描時(shí)不進(jìn)行拆卷和裝卷是不可能的。所以，數(shù)字化掃描前到底要不要拆件，或者掃描后要不要裝卷，成了一個(gè)頗具爭(zhēng)議的問題。
（五）檔案數(shù)字化人才缺乏數(shù)字化檔案建設(shè)需要高層次人才的引進(jìn)，培養(yǎng)一支既懂檔案管理，又精通信息技術(shù)的人才隊(duì)伍，是國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的瓶頸問題之一。一些國有企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于人手緊張、精通業(yè)務(wù)的人才缺乏，往往依靠一些有資質(zhì)的檔案掃描公司開展數(shù)字化檔案工作；一些國有企業(yè)經(jīng)費(fèi)不足，人員編制受限，沒有能力培養(yǎng)或引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才?？傊?，復(fù)合型人才的缺乏是很多國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中的瓶頸問題。
三、國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)的建議與對(duì)策
針對(duì)國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)存在的問題，提出以下建議對(duì)策。
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，增加經(jīng)費(fèi)保障國有企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)關(guān)系到企業(yè)各個(gè)方面的工作，需要在組織結(jié)構(gòu)、人員隊(duì)伍、經(jīng)費(fèi)保障、部門協(xié)調(diào)等方面獲得領(lǐng)導(dǎo)的大力支持?？梢哉f，領(lǐng)導(dǎo)的支持的檔案數(shù)字化建設(shè)的首要條件，離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)只有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案建設(shè)的必要性，才能在組織和經(jīng)費(fèi)方面給予足夠的保障，把檔案數(shù)字化建設(shè)工作納入到企業(yè)管理常規(guī)任務(wù)中，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。例如，在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，前期工作量較大、時(shí)間緊迫，在數(shù)據(jù)加工時(shí)可由領(lǐng)導(dǎo)出面，聘請(qǐng)臨時(shí)工作人員幫助完成任務(wù)；數(shù)字化檔案工作開展后，如果崗位和人員設(shè)置不科學(xué)，經(jīng)費(fèi)短缺，同樣應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)反映，及時(shí)解決存在問題。針對(duì)軟硬件設(shè)施更新緩慢的問題，國有企業(yè)應(yīng)逐漸加大經(jīng)費(fèi)投入力度，為企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)投入必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。檔案事業(yè)是國有企業(yè)的基礎(chǔ)事業(yè)，檔案數(shù)字化工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)工作，因此國有企業(yè)要加大檔案數(shù)字化建設(shè)投入，強(qiáng)化檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)，在企業(yè)預(yù)算中固定單列經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目，并盡可能逐漸增加經(jīng)費(fèi)預(yù)算，確保經(jīng)費(fèi)支出落到實(shí)處，
（二）加快人才培養(yǎng)步伐，引進(jìn)新技術(shù)國有企業(yè)在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，普遍存在復(fù)合型人才缺乏的問題和多方面的技術(shù)問題，為了解決好這兩個(gè)問題，國有企業(yè)應(yīng)在加快人才培養(yǎng)步伐的同時(shí)，適當(dāng)引入新技術(shù)。國有企業(yè)檔案管理員一般都存在年齡結(jié)構(gòu)不合理、計(jì)算機(jī)操作能力不高、習(xí)慣于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理等問題，針對(duì)這些問題，國有企業(yè)應(yīng)花大力氣培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才。一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，提升管理員的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)素養(yǎng)；另一方面，通過公開招聘等方式，吸引優(yōu)秀的檔案管理人才，充實(shí)企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)人才隊(duì)伍。新技術(shù)引進(jìn)方面，國有企業(yè)要結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)制度積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，引入先進(jìn)的檔案管理軟件和系統(tǒng)，更新和改善原有的檔案管理方式，突破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制，提高國有企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的效率與質(zhì)量。
（三）積極應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全問題首先，要增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任心，強(qiáng)化安全意識(shí)。數(shù)字檔案具有脆弱性，不僅人為因素會(huì)損壞檔案，自然因素也會(huì)損壞其數(shù)據(jù)。檔案管理員在檔案信息保存、傳輸和共享等管理過程中，要具有安全意識(shí)，按照標(biāo)準(zhǔn)化工作制度進(jìn)行操作，避免檔案的損害和數(shù)據(jù)的篡改、復(fù)制等。其次，推行檔案保管雙套制。確保國有企業(yè)的數(shù)字檔案、紙質(zhì)檔案都有備份，各有兩套進(jìn)行存檔，而且紙質(zhì)檔案和電子檔案都要長(zhǎng)期保存。最后，推行數(shù)字檔案異地存儲(chǔ)方式。為了避免數(shù)字檔案在某個(gè)地方損壞后就徹底丟失的安全風(fēng)險(xiǎn)，國有企業(yè)數(shù)字化檔案管理可以采取國家檔案館的做法，建立異地備份庫，對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行異地備份，保證檔案在任何地方、任何情況都處于安全狀態(tài)。
【關(guān)鍵詞】檔案管理 數(shù)字化 優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進(jìn)入到人們的日常生活中，這對(duì)人類的進(jìn)步具有非常大的促進(jìn)作用。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要促進(jìn)因素，對(duì)我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了巨大的促進(jìn)作用。
1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)研究
1.1 促進(jìn)部門立卷制度的建立。對(duì)于部門立卷，其是一個(gè)常見的問題，對(duì)部門的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進(jìn)行立卷時(shí)僅僅是將一些零散的材料交給相關(guān)部門，加上檔案管理人員對(duì)檔案卷的質(zhì)量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對(duì)應(yīng)部門的相關(guān)人員將其錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時(shí)間和空間的限制。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其大部分需要在上班時(shí)間進(jìn)行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數(shù)字化管理模式之后，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，其不在受到時(shí)間和空間等的限制，工作人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場(chǎng)地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。而對(duì)于企業(yè)的各個(gè)部門，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理人員通過對(duì)這些資料進(jìn)行收集和整理就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個(gè)部門只需要將本部門對(duì)應(yīng)的文件錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，檔案管理人員就能夠?qū)⑦@些信息收集整理，并在對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)空間中對(duì)其進(jìn)行整理和立卷等。
1.3 增強(qiáng)了檔案內(nèi)容信息的開發(fā)。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，其僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，在進(jìn)行某一相關(guān)內(nèi)容的查詢時(shí)，僅僅能夠?qū)蝹€(gè)文件進(jìn)行查找。這種方法嚴(yán)重限制了檔案的使用功能。而采用數(shù)字化管理模式后，經(jīng)過立卷將所有的檔案放置在一個(gè)計(jì)算機(jī)硬盤中，然后通過檢索功能找到對(duì)應(yīng)某一查詢內(nèi)容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數(shù)字化管理的劣勢(shì)分析
2.1 利用不充分。對(duì)于當(dāng)前的檔案管理人員，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，僅僅將其作為一種存儲(chǔ)工具，并沒有發(fā)揮檔案管理數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在工作的過程中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點(diǎn)放在管理上，而對(duì)于檔案的價(jià)值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲(chǔ)存在著一定的安全問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個(gè)重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的危害較大，當(dāng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)安全問題后，其內(nèi)存儲(chǔ)的檔案信息往往也會(huì)受到較大的影響，嚴(yán)重的甚至?xí)沟盟械臋n案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)采用的是電子編碼技術(shù)，這使得檔案管理人員在對(duì)檔案原始憑證進(jìn)行修改而不會(huì)留下痕跡，因此，管理人員在進(jìn)行管理時(shí)無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，即使其被人為修改也不會(huì)被人發(fā)現(xiàn)。
2.3 檔案存儲(chǔ)載體的限制性。對(duì)于檔案的數(shù)字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會(huì)將紙質(zhì)檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個(gè)固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認(rèn)識(shí)到。當(dāng)硬件存儲(chǔ)設(shè)備中的內(nèi)容過多時(shí)，往往會(huì)導(dǎo)致硬件設(shè)備的重要性上升，為了保證固定的硬件設(shè)備能夠滿足企業(yè)檔案存儲(chǔ)的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲(chǔ)位置或者對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)施，這使得其中的一些檔案內(nèi)容非常容易受到影響。另外，若新設(shè)備中存在著病毒等，其對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的危害是非常大的。
3 檔案數(shù)字化管理的措施研究
3.1 建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。對(duì)于檔案電子化建設(shè)，其是一項(xiàng)非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時(shí)還需要開發(fā)對(duì)應(yīng)的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案的建設(shè)時(shí)往往需要多個(gè)部門聯(lián)合行動(dòng)，將所有的檔案信息和軟件等設(shè)備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務(wù)器對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行備份。另外，為了提高檔案數(shù)字化管理的效率，還需要設(shè)立對(duì)應(yīng)的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)和備份操作程序。對(duì)于所有的檔案數(shù)字化管理，其想要在整個(gè)企業(yè)高效運(yùn)行，首先需要建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴(yán)格遵守該標(biāo)準(zhǔn)，然后由檔案管理人員將這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理。另外，對(duì)于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，像頁數(shù)的強(qiáng)制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案管理人員需要對(duì)其進(jìn)行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。
4 總結(jié)
對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產(chǎn)企業(yè)等，對(duì)于這些企業(yè)，其在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中需要加強(qiáng)對(duì)檔案的重視和使用，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式利用率較低，加上存儲(chǔ)的安全性不高，人們開始研究檔案的數(shù)字化管理，但這一技術(shù)當(dāng)前還存在著很多的問題，需要有關(guān)人員加強(qiáng)研究。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊艷.檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與弊端[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，09：48-49.
【關(guān)鍵詞】檔案管理數(shù)字化；問題；標(biāo)準(zhǔn)；必要性
檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換，變成數(shù)字檔案信息，用數(shù)字化的形式來進(jìn)行保存，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的便捷來進(jìn)行傳遞和應(yīng)用，建立一個(gè)龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達(dá)到資源共享的目的?，F(xiàn)階段，我國的信息化程度比較高，電子商務(wù)等新型的商務(wù)模式相應(yīng)出現(xiàn)，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時(shí)代，檔案數(shù)字化工作目前已經(jīng)正式啟動(dòng)，在不斷的深化當(dāng)中。
1、數(shù)字化檔案概述
自二十一世紀(jì)以來，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展就越來越快，高科技時(shí)代已經(jīng)到來。檔案數(shù)字化是計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等新型技術(shù)的應(yīng)用擴(kuò)展。資源轉(zhuǎn)化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當(dāng)中需要將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)的文檔形式，或者在資料整理的時(shí)候就以文檔的形式進(jìn)行板寸。檔案數(shù)字化需要對(duì)其規(guī)范性進(jìn)行統(tǒng)一，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)管理和應(yīng)用；檔案數(shù)字化需要以實(shí)際為立足點(diǎn)，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質(zhì)量問題；檔案數(shù)字化建設(shè)要以完善的系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行發(fā)展，需要將目前的系統(tǒng)進(jìn)行完善化；檔案數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)工作是數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。
目前的信息化程度越來越高，如何快速的對(duì)信息服務(wù)進(jìn)行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，讓我們的工作目標(biāo)能夠快速實(shí)現(xiàn)，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質(zhì)的形式來進(jìn)行存儲(chǔ)，使用和查閱都非常的不便，浪費(fèi)人力和無力。因此，需要使用數(shù)字化檔案信息管理來實(shí)現(xiàn)更加高效的應(yīng)用，滿足社會(huì)快速發(fā)展的需求。
2、目前檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題
我國的數(shù)字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還不健全，處于發(fā)展初級(jí)階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領(lǐng)導(dǎo)?？萍嫉陌l(fā)展如此的快速，數(shù)字化檔案管理體現(xiàn)的重要性已經(jīng)得到大家的認(rèn)可，但是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于數(shù)字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個(gè)系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)，來以科學(xué)和規(guī)范的檔案管理制度和模式來對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理；第二，沒有完善的保障。數(shù)字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數(shù)字化檔案管理人才組成的，目前的數(shù)字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結(jié)構(gòu)存在一定的不合理。因此，高層次、高技術(shù)的人才缺口比較大，而數(shù)字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導(dǎo)致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時(shí)代，軟件落后，兼容性差；第三，網(wǎng)絡(luò)安全性低。網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導(dǎo)致信息的丟失，對(duì)于信息的應(yīng)用是非常大的損失。
3、數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則
數(shù)字化檔案管理的工作原理主要是通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案資料儲(chǔ)備在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行檔案資料的分類和管理。只有通過對(duì)這些檔案資料的信息分類才能夠促使數(shù)字化管理的有效性和合理性。總體而言，對(duì)數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則的內(nèi)容需要進(jìn)行全面掌握，主要從以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范：第一、需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行不斷提高，對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，同時(shí)，不斷更新檔案管理方面的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項(xiàng)資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。
4、數(shù)字化檔案管理的重要意義
隨著數(shù)字化管理方式的深入落實(shí)很多的企業(yè)開始對(duì)檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注。只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義。具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)代社會(huì)是信息化時(shí)代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無阻。第二、計(jì)算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計(jì)算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換。同時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對(duì)于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計(jì)算機(jī)備份系統(tǒng)可以講大量的信息同構(gòu)文檔的形式儲(chǔ)備起來，促進(jìn)工作的完成。關(guān)于信息的保存在充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平?？傊瑪?shù)字化檔案管理的技術(shù)對(duì)于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。
5、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性分析
數(shù)字化檔案管理在各個(gè)方面都有很多需要注意的問題，其優(yōu)越性白哦現(xiàn)在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲(chǔ)備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個(gè)方面，具體而言，首先，數(shù)字化檔案管理的工作方法對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的訓(xùn)練有助于不斷更新檔案管理方面的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務(wù)的管理體系是現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標(biāo)。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項(xiàng)資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。只有綜合將數(shù)字化管理的方方面面進(jìn)行整合才能夠配合管理效率的提高，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的管理模式的改善。
6、總結(jié)分析
由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化和發(fā)展是數(shù)字化檔案管理的目前發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)于這個(gè)轉(zhuǎn)變的完成非常需要建立數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)庫是進(jìn)行資料保存和整理的關(guān)鍵，數(shù)字化檔案管理的工作方法結(jié)合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代的管理方法。只有綜合在各個(gè)方面進(jìn)行提高才能夠?qū)?shù)字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應(yīng)該知道，由于應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢(shì)，因此需要在各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行推廣。
參考文獻(xiàn)
[1]李淑萍.關(guān)于數(shù)字化檔案管理的對(duì)策探討[J].中州大學(xué)學(xué)報(bào)，2009（4）.
一、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理
（一）檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制，輔助設(shè)計(jì)、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。總之，檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個(gè)時(shí)期檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。
（二）數(shù)字化檔案
數(shù)字化檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面。
1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計(jì)算機(jī)的軟硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無法生存、傳遞、識(shí)別。
2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。
3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。
二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)及要求
（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)
檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢(shì)包括以下幾個(gè)方面：
1.擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費(fèi)。
2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。
總之，檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會(huì)各個(gè)階層提供服務(wù)。
（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求
檔案數(shù)字化所要實(shí)現(xiàn)的就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標(biāo)：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)問題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使有效意義的動(dòng)態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價(jià)值。其主要要求是：
1.科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實(shí)際出發(fā)，通過對(duì)檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對(duì)檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進(jìn)行。優(yōu)先對(duì)具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。
2.系統(tǒng)性。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化時(shí)，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無論對(duì)檔案的來源，還是對(duì)檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。
三、推進(jìn)檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對(duì)策
數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點(diǎn)是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進(jìn)行的管理和工作。筆者認(rèn)為，在推進(jìn)數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個(gè)方面入手。
（一）予以科學(xué)規(guī)劃
檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)的科學(xué)規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠(yuǎn)期目標(biāo)，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長(zhǎng)時(shí)間實(shí)行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實(shí)施。
（二）進(jìn)行成本核算
目前，將傳統(tǒng)的載體進(jìn)行數(shù)字化費(fèi)用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費(fèi)用，如對(duì)大量的數(shù)字文件進(jìn)行管理和維護(hù)，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟(jì)投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績(jī)效。如果不加強(qiáng)核算，則有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費(fèi)。
（三）建立雙套制管理機(jī)制
由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，數(shù)字化過程中有很多問題待解決，因此在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅(jiān)持雙套制管理機(jī)制。在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實(shí)，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。
（四）提高員工的素質(zhì)
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理
事業(yè)單位檔案是對(duì)于事業(yè)單位組織工作的構(gòu)建和發(fā)展，對(duì)人員調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)管理的信息保存手段。任何單位和組織，都離不開檔案管理，所以需要根據(jù)不同時(shí)期單位發(fā)展的需求，合理制定檔案管理策略，將數(shù)字化管理歸納入單位工作的重點(diǎn)。在事業(yè)單位的工作中，檔案管理工作為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展打下了提供第一手資料的堅(jiān)定基礎(chǔ)。把檔案數(shù)字化，通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、壓縮技術(shù)和掃描技術(shù)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像保存為歸檔檔案，通過數(shù)字化處理之后，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)大大提高檢索的速度，更節(jié)省了檔案存儲(chǔ)空間。所以事業(yè)單位必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案的管理整合，有效解決檔案管理中存在的問題，使工作得到順利完善的開展。
一、數(shù)字化檔案管理分析
（一）數(shù)字化檔案管理的意義
所謂數(shù)字化檔案管理，簡(jiǎn)單地說就是將傳統(tǒng)的紙張材質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子形式，記錄檔案的工作方式也從人工錄入轉(zhuǎn)變成計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。圖像、視頻等也可以轉(zhuǎn)變?yōu)?和0組成的數(shù)碼序列，統(tǒng)一刻錄到存儲(chǔ)磁盤當(dāng)中。數(shù)字化管理模式，在檔案管理事業(yè)中起到了很重要的作用，是我國檔案事業(yè)一個(gè)跳躍性成就。
（二）數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀
1）缺乏現(xiàn)代化管理工具，檔案的數(shù)字化管理離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持?，F(xiàn)階段雖然很多的事業(yè)單位都建立了數(shù)字化管理模式，也逐漸認(rèn)識(shí)到了數(shù)字化管理的重要性，但是管理中缺乏規(guī)范化，很多事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備和計(jì)算機(jī)軟件十分缺乏，導(dǎo)致檔案工作數(shù)字化無法全面開展。雖然有了數(shù)字化管理理念，但是沒有硬件設(shè)施的配合，提高工作效率的作用將發(fā)揮不出來。2）檔案檢索效率低，數(shù)字化檔案管理中計(jì)算機(jī)檢索是關(guān)鍵，代替了以往的人工手動(dòng)檢索方式，大大縮減了查找時(shí)間，提升了工作效率，不過目前的事業(yè)單位在檔案檢索方面技術(shù)不夠成熟，檢索效率低，阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，降低了工作質(zhì)量。3）數(shù)字化檔案管理的必要性，檔案管理分為文書檔案、基建檔案和人事檔案三個(gè)部分。傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作效率低，不方便查找，所以數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)就體現(xiàn)出來了，查閱更加方便，查找時(shí)間縮短，有效提高了經(jīng)濟(jì)效益。不再需要大量的人力資源整理，提高了辦公效率。提高了檔案的利用率，讓翻閱檔案工作變得方便簡(jiǎn)單，用戶在計(jì)算機(jī)上就能準(zhǔn)確得到有效信息，大大提高了檔案的利用效率。
二、檔案數(shù)字化管理的策略討論
（一）建立完善的檔案管理系統(tǒng)
數(shù)字化檔案管理是通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案管理，一系列的管理工作是綜合性活動(dòng)，所以需要在工作中建立有效的數(shù)字化工作管理系統(tǒng)，事業(yè)單位可結(jié)合自身的實(shí)際情況來制定，其中包含有設(shè)備的型號(hào)選擇、檔案整理、檔案系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、光盤備份還有掃描錄入、管理查詢等系列工作安排。檔案管理系統(tǒng)的建立屬于數(shù)字化檔案管理的基本方法，可以在單位的內(nèi)部建立一個(gè)特殊域名的網(wǎng)站，將所有的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。
（二）檔案管理工作責(zé)任的合理分配
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的錄入過程是比較復(fù)雜的，由于事業(yè)單位的各項(xiàng)事務(wù)在不斷的進(jìn)行，檔案資料內(nèi)容也越來越多，分類需要非常的詳細(xì)。以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要專門的工作人員來收取歸檔并且保存管理，造成很大的負(fù)擔(dān)。因?yàn)楹侠淼囊?guī)劃?rùn)n案管理工作十分重要，需要在數(shù)字化檔案管理過程中，任何的工作人物和工作問題都要得到有效的解決，工作問題不遺留，把檔案資料完善的編輯和分類，可以專門規(guī)劃幾名工作人員共同參與規(guī)劃工作，保證上交檔案格式的整齊規(guī)范。
（三）檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化
事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作除了對(duì)于現(xiàn)存的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入、建立各種檔案表格、財(cái)務(wù)檔案、員工檔案等分門別類的信息輸入工作之外，還需要根據(jù)單位工作的實(shí)際需要，把檔案的提交格式和時(shí)間等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，便于工作人員統(tǒng)一錄入管理。對(duì)于檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化制度設(shè)定，就是針對(duì)檔案來源、類型以及存檔位置制定統(tǒng)一的檔案資料范本，要求各部門按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行工作，能夠有效提升錄入和檢索工作的完成。
（四）保證檔案的安全管理
數(shù)字檔案不同于以往的傳統(tǒng)文件檔案，在管理工作上就有很多特殊性，建議事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，選擇合適的設(shè)備進(jìn)行檔案保存和備份，根據(jù)檔案的重要程度來選擇不同的保護(hù)級(jí)別，讓檔案管理人員能夠獲得有效的處理效果，積極保障系統(tǒng)的工作能力，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性是數(shù)字化檔案管理的重中之重。
三、結(jié)語
數(shù)字化信息技術(shù)已經(jīng)是現(xiàn)在社會(huì)中主流的工作技術(shù)種類之一，在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式，使得檔案管理的工作質(zhì)量和效率得到有效提高，數(shù)字化管理模式已經(jīng)成為了檔案管理的主要趨勢(shì)，事業(yè)單位在工作中必須重視這一現(xiàn)實(shí)，在工作中積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，全方位推動(dòng)我國事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。
作者:邢煒 單位:河北省廣播電視技術(shù)中心
參考文獻(xiàn):
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[2]何杏儀.關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理的探討[J].南方論刊,2012,04:78-79.
關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；發(fā)展；思考
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
城建檔案的數(shù)字化，不僅是城建管理的需要，也是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)字化的核心仍然要以原始檔案為核心，以原始檔案為藍(lán)本，但是，在錄入、查詢、管理、打印等其他所有環(huán)節(jié)全部完成以后，就可以將城建的檔案原始檔案加以封存，以后的查詢只需要在計(jì)算機(jī)上就可以極其方便地查詢到城建檔案的相關(guān)內(nèi)容了。在現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)的支持之下，甚至可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的城建檔案的查詢。
一、城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性
隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統(tǒng)的檔案保存方式，而必須創(chuàng)新城建檔案管理方法，提高管理時(shí)效性。目前，各地城建檔案館接受進(jìn)館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質(zhì)檔案居多。但隨著每年歸檔數(shù)量的與日俱增，很多城建檔案庫房陷入了困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。此外，紙質(zhì)檔案在查閱時(shí)易損壞，以及城建檔案系統(tǒng)開發(fā)的不完整，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內(nèi)部進(jìn)行，不能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)，能有效地使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，存儲(chǔ)于服務(wù)器上，可使檔案資料在發(fā)生天災(zāi)人禍時(shí)不至于遭到毀滅性的破壞。同時(shí)，也可以改善檔案的利用方式，實(shí)現(xiàn)異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時(shí)查看自己需要的檔案文件。
二、概述城建檔案數(shù)字化建設(shè)
一個(gè)較為完善的數(shù)字化的城建檔案管理信息系統(tǒng)至少應(yīng)包括如下幾個(gè)子系統(tǒng)。
（一）、接收、采集子系統(tǒng)
城建檔案的接收、采集子系統(tǒng)的工作任務(wù)就是將各個(gè)單位移交來的原始城建檔案的內(nèi)容通過掃描儀、鍵盤、多媒體轉(zhuǎn)換輸入裝置等錄入到城建檔案館的大型數(shù)據(jù)庫中。
（二）、管理存儲(chǔ)子系統(tǒng)
管理存儲(chǔ)子系統(tǒng)包括在錄入過程中的檔案著錄、關(guān)聯(lián)與標(biāo)引、檔案資料的編輯修改、檔案館的內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案的信息管理、檔案的數(shù)據(jù)安全與維護(hù)等。
（三）、開發(fā)利用子系統(tǒng)
檔案的開發(fā)利用子系統(tǒng)即指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中所進(jìn)行的檔案登記、檔案檢索、檔案的查詢調(diào)卷以及檔案的信息加工編排等工作，后期還會(huì)包括建立檔案信息網(wǎng)站，使得任何查詢者都可以方便地坐在家中的電腦前即可對(duì)城建檔案進(jìn)行較為方便的查詢調(diào)閱。
三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的矛盾和問題
（一）、數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問題
數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題。一般說來，磁盤的壽命是3―5年、光盤30年左右，壽命較短，且還要受溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響。同時(shí)，計(jì)算機(jī)語言互換存在問題，對(duì)設(shè)備的依賴等對(duì)其長(zhǎng)期存取帶來很多問題。
（二）、城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)
認(rèn)識(shí)不明確。建設(shè)領(lǐng)域中，有些單位和個(gè)人仍然存在對(duì)城建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)認(rèn)知不到位，對(duì)城建檔案數(shù)字化不重視，在城建檔案數(shù)字化設(shè)備配置上資金投入不足等問題。重建設(shè)、輕檔案的思想比較嚴(yán)重，只注重工程施工技術(shù)、施工工期和工程質(zhì)量，卻對(duì)建設(shè)工程檔案的收集不夠重視，沒有建立一套規(guī)范的管理機(jī)制以保障建設(shè)檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套、不完整，使得檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換在一定程度上受到了影響和制約。
（三）、城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題
城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的目的是要使當(dāng)?shù)爻墙n案館、全國城建檔案館乃至全世界的城建檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。而要解決這個(gè)問題并不容易，我們面臨我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循、部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范超出檔案工作的范圍、與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問題、與國際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問題和技術(shù)設(shè)備更新對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)影響等問題。
（四）、城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題
城建檔案館數(shù)字化建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問題凸現(xiàn)出來。
四、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的措施
（一）、建立檔案數(shù)字化工作規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)
制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，為貫徹落實(shí)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》等規(guī)范要求，，明確制定了城建檔案數(shù)字化的統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
1、數(shù)字化轉(zhuǎn)換應(yīng)在紙質(zhì)檔案整理完畢、并經(jīng)檢查審核符合歸檔要求后進(jìn)行。紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)等。
2、數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程的所有環(huán)節(jié)，均應(yīng)符合中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）的要求，確保建設(shè)數(shù)字化檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確性。
3、確定掃描參數(shù)，圖樣材料數(shù)字化轉(zhuǎn)換掃描采用TIF圖像格式，文字材料數(shù)字化轉(zhuǎn)換掃描采用JPG圖像格式，并統(tǒng)一儲(chǔ)存到只讀光盤保存。對(duì)于只有黑（藍(lán)）白兩種色彩的文件和圖紙、圖片、圖表，采用黑白二值模式掃描；對(duì)于有紅色文頭、印章、線條及多種顏色的文件和圖紙、圖片，則采用彩色模式掃描。掃描分辨率一般選擇100-300dpi，保證掃描圖像清晰。
（二）、整合資源，優(yōu)化服務(wù)
城建部門可以依托自身的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建以城建檔案為核心的，以基礎(chǔ)地理信息等為特征的具有城建特色的大型數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)。其中可以包括城市城下信息綜合管理系統(tǒng)大型數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃的審批成果展示大型數(shù)據(jù)庫、城市的地下綜合情況管理大型數(shù)據(jù)庫、城市重要工程大型數(shù)據(jù)庫以及城建聲像資料管理數(shù)據(jù)庫等。
數(shù)字化的檔案館在傳統(tǒng)的檔案館的基礎(chǔ)之上，提高了檔案管理的工作效率，無論是檔案的查詢還是管理，都可以達(dá)到秒級(jí)操作，而傳統(tǒng)的實(shí)體檔案的查詢工作則是分鐘級(jí)的，有時(shí)甚至還是小時(shí)級(jí)的，這就體現(xiàn)出了數(shù)字化檔案管理的巨大的優(yōu)勢(shì)，這種優(yōu)勢(shì)不僅僅表現(xiàn)在時(shí)間的節(jié)省上，而且還表現(xiàn)在，數(shù)字檔案可以非常容易地將檔案進(jìn)行分類、整合、建立關(guān)聯(lián)等操作。從而可以較為快速地建立起一套立體化、多層次化的甚至是突破館界的檔案體系。同時(shí)城建檔案也可以較為方便地在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)資源共享。
（三）、建立健全管理機(jī)構(gòu)
加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，是做好城建檔案工作的組織保證。行政主管部門應(yīng)高度重視城建檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，要抓住機(jī)構(gòu)改革契機(jī)，主動(dòng)爭(zhēng)取機(jī)構(gòu)編制，結(jié)合工作實(shí)際，配備一定數(shù)量的專職管理人員，為開展工作創(chuàng)造條件。加大資金投入力度，加強(qiáng)管理，配置必要的設(shè)施設(shè)備，改善城建檔案的保管保護(hù)條件，確保城建檔案信息的絕對(duì)安全和有效利用。
（四）、建立嚴(yán)密可靠的安全網(wǎng)絡(luò)保障體系
一是嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)安全管理制度、計(jì)算機(jī)信息保密管理制度等相關(guān)規(guī)定，追究違反相關(guān)制度的人的責(zé)任。二是在工作中全面地保證信息安全、降低風(fēng)險(xiǎn)。采用備份、加密、只讀、防火墻、身份驗(yàn)證、內(nèi)外網(wǎng)物理隔離等安全技術(shù)，安裝先進(jìn)的防病毒軟件，選擇并使用安全性能高的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，以防范病毒侵?jǐn)_和黑客攻擊。三是建立嚴(yán)密可靠的信息制度，確保信息“上網(wǎng)不，不上網(wǎng)”
結(jié)束語
總而言之，城建檔案工作起步晚，但發(fā)展速度快，城建檔案的數(shù)字化，是可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源，是城建工作提升城市品位的重要保證，在城市建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，將會(huì)使城建檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作階段，進(jìn)入一種良性循環(huán)狀態(tài)，并將為城市建設(shè)的管理和發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案信息化；醫(yī)院信息一體化；融合研究；發(fā)展策略
隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，醫(yī)院的檔案管理工作也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，檔案數(shù)據(jù)信息的保存形式也發(fā)生相應(yīng)的變化。在這一背景影響下，醫(yī)院的發(fā)展形式也發(fā)生相應(yīng)的變化。只有將檔案信息化與醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)、影像傳輸系統(tǒng)、用藥系統(tǒng)等信息系統(tǒng)結(jié)合起來，構(gòu)建一體化的信息平臺(tái)，才能促進(jìn)醫(yī)院管理水平和管理效率的提高，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院智能化發(fā)展。
1醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)
1.1實(shí)現(xiàn)檔案信息化與醫(yī)院信息化建設(shè)的融合發(fā)展
檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要部分，檔案信息在整個(gè)醫(yī)院信息系統(tǒng)中起到關(guān)鍵性的作用。無論是醫(yī)院的管理工作還是日常的醫(yī)療業(yè)務(wù)，都離不開檔案信息的支撐。因此，要推動(dòng)醫(yī)院信息化建設(shè)，需要在檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)二者的融合發(fā)展。但是，從目前醫(yī)院的檔案管理工作情況看，有些醫(yī)院的檔案管理工作并沒有與醫(yī)院的其它業(yè)務(wù)有效結(jié)合起來。使得醫(yī)院的檔案管理工作，落后于醫(yī)院的整體信息化發(fā)展水平。為此，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)要與醫(yī)院整體的信息化發(fā)展保持在同一水平上，并能與之進(jìn)行融合。只有這樣，才能使檔案信息更好地發(fā)揮其服務(wù)功能。
1.2實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各類檔案信息的有效整合
就目前醫(yī)院各類檔案信息的管理情況看，檔案信息的管理較分散，有些檔案信息分布于各個(gè)部門相應(yīng)的管理系統(tǒng)中，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。這樣使醫(yī)院在進(jìn)行管理過程中，無法將這些信息進(jìn)行有效整合。比如，一些醫(yī)院會(huì)將人事檔案交給人事部門進(jìn)行管理，而把病歷檔案交給業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理。這些無疑都是醫(yī)院的重要檔案，并與醫(yī)院的業(yè)務(wù)以及醫(yī)療檔案之間存在著密切的聯(lián)系，但它們卻無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。從表面上看，這種檔案信息管理形式很好地體現(xiàn)了每個(gè)部門各自的職能。但因分散管理導(dǎo)致信息不夠集中，使得醫(yī)院無法有效利用相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行醫(yī)院的整體管理，從而影響醫(yī)院的管理水平和管理效率。因此，醫(yī)院要根據(jù)信息化和智能化發(fā)展的需求，將各類檔案信息進(jìn)行有效整合，以便于對(duì)醫(yī)院進(jìn)行整體規(guī)劃和管理。
1.3加強(qiáng)數(shù)字檔案室建設(shè)
在信息化和數(shù)字化發(fā)展階段，醫(yī)院檔案信息管理工作也應(yīng)利用先進(jìn)的信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)。通過數(shù)字檔案室的建設(shè)，能用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和數(shù)字化。將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，就是將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使各種分散的檔案信息整合在一起。為更好地加快數(shù)字化檔案室的建設(shè)，提檔案信息化與醫(yī)院信息一體化融合研究王麗君（赤峰學(xué)院附屬醫(yī)院病案室赤峰024005）高檔案資源的利用價(jià)值。醫(yī)院應(yīng)對(duì)檔案信息管理人員進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們能通過專業(yè)性的操作，推動(dòng)數(shù)字化檔案室的建設(shè)；同時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)據(jù)信息面臨一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，所以相關(guān)人員應(yīng)做好日常維護(hù)和管理，為醫(yī)院的數(shù)字化檔案室建設(shè)提供安全保障。
2醫(yī)院信息化建設(shè)以及檔案信息整合情況
隨著檔案管理工作的發(fā)展，檔案資源的整合情況有了很大地改善，使檔案的利用率得到有效提升。在檔案管理工作有所提高的形勢(shì)下，檔案資源的整合工作以及醫(yī)院信息化建設(shè)也得到發(fā)展。但是，就目前發(fā)展情況看，仍然存在不足之處，需有關(guān)人員采取有效措施，對(duì)其進(jìn)行改善。
2.1對(duì)檔案信息化建設(shè)不夠重視，沒有做好整體規(guī)劃
在醫(yī)院看來，檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性工作，和醫(yī)院的未來發(fā)展似乎沒有什么關(guān)系。所以很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)醫(yī)院未來發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，往往將注意力放在醫(yī)院日常業(yè)務(wù)上，而忽略檔案管理工作。雖然信息技術(shù)的發(fā)展，使醫(yī)院的檔案管理工作水平得到提高。但是，由于醫(yī)院對(duì)檔案信息的價(jià)值和作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，致使醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的資金投入較少，并且沒有做好整體規(guī)劃。在規(guī)劃落后以及資金投入不足的情況下，分散的檔案管理工作則無法滿足醫(yī)院整體發(fā)展的需要。在無法對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，實(shí)行各部門分散管理的情況下，檔案管理工作的重要性易被忽視，其信息化建設(shè)也就相對(duì)滯后。
2.2檔案管理水平有待提高
檔案部門是檔案信息的主要管理部門，但從相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平看，他們?nèi)鄙儇S富的專業(yè)知識(shí)。這就使檔案信息化建設(shè)易受他們能力和素質(zhì)的影響。雖然醫(yī)院也會(huì)組織他們進(jìn)行培訓(xùn)，但由于所學(xué)的專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)，大多只停留在表面，所以易使檔案信息化建設(shè)處于發(fā)展滯后的境地；同時(shí)，受專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)的影響，他們也無法根據(jù)當(dāng)前檔案管理情況，明確未來的信息化建設(shè)目標(biāo)以及接下來的優(yōu)化方案。雖然有些醫(yī)院已認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，并開始著手信息化建設(shè)，但醫(yī)院通常會(huì)將信息化建設(shè)工作外包給專業(yè)的公司負(fù)責(zé)，而沒有讓相關(guān)工作人員參與。在這種情況下，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)只是照搬他人做法，或只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行通用軟件的應(yīng)用。這樣的信息化建設(shè)，既沒有結(jié)合醫(yī)院具體情況，也沒有促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和技能的有效提升，容易致使信息化建設(shè)無法促進(jìn)醫(yī)院管理水平的有效提高。而要改變這一狀況，就需檔案管理部門和相關(guān)工作人員，通過強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，為檔案信息化與醫(yī)院信息一體化的發(fā)展提供保障。
3實(shí)現(xiàn)檔案信息化與醫(yī)院信息一體化融合發(fā)展的策略
3.1提高思想認(rèn)識(shí)，開展醫(yī)院信息一體化建設(shè)
對(duì)醫(yī)院來說，其內(nèi)部各種信息是醫(yī)院進(jìn)行日常管理和未來發(fā)展的重要資源。所以為提高醫(yī)院的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，需促進(jìn)檔案信息化與醫(yī)院信息一體化的融合發(fā)展。而要實(shí)現(xiàn)這一建設(shè)目標(biāo)，首先就要提高相關(guān)人員的思想認(rèn)識(shí)。只有在思想上對(duì)醫(yī)院信息化建設(shè)有正確的思想認(rèn)識(shí)，才能明確未來的發(fā)展方向，并按目標(biāo)開展工作。為促進(jìn)相關(guān)人員思想認(rèn)識(shí)的提高，醫(yī)院應(yīng)積極開展宣傳工作，使醫(yī)院內(nèi)部從領(lǐng)導(dǎo)到所有相關(guān)工作人員，能清楚地認(rèn)識(shí)檔案信息化的必要性以及重要性；同時(shí)，使他們明白促進(jìn)檔案信息化與醫(yī)院信息一體化的融合發(fā)展，能有效提升醫(yī)院的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。在相關(guān)人員思想認(rèn)識(shí)提高的基礎(chǔ)上，各項(xiàng)工作才能順利開展，為檔案信息化建設(shè)以及醫(yī)院信息資源的整合提供良好的建設(shè)環(huán)境；其次，根據(jù)現(xiàn)有醫(yī)院檔案信息分散管理的情況，醫(yī)院應(yīng)為檔案信息化和醫(yī)院信息一體化的發(fā)展建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。通過專門的組織機(jī)構(gòu)，對(duì)醫(yī)院所有的檔案信息進(jìn)行集中管理，從而在有效組織機(jī)制的作用下，為醫(yī)院的檔案信息資源整合工作做好保障；另外，為促進(jìn)建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)整合醫(yī)院的信息技術(shù)管理資源，構(gòu)建一體化的管理平臺(tái)。對(duì)電子病歷、各種醫(yī)療信息、業(yè)務(wù)信息、醫(yī)院管理以及檔案信息等進(jìn)行有效整合，實(shí)現(xiàn)真正的醫(yī)院信息資源一體化。當(dāng)所有信息都高度集中在一起，并實(shí)現(xiàn)有效共享時(shí)，醫(yī)院才能根據(jù)自身的具體情況，做好相關(guān)管理工作，實(shí)現(xiàn)管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提高。
3.2促進(jìn)檔案向數(shù)字化全面發(fā)展
在醫(yī)院檔案信息管理工作中，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。只有將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，才能為其與信息一體化的融合發(fā)展奠定基礎(chǔ)。而要推動(dòng)檔案的數(shù)字化發(fā)展，首先，要清楚檔案數(shù)字化的工作重點(diǎn)，然后才能做好規(guī)劃工作。這樣才能避免因盲目開展工作，而出現(xiàn)沒有工作重點(diǎn)的情況。醫(yī)院的檔案數(shù)量比較多，而每個(gè)檔案都具有不可替代性，但它們對(duì)醫(yī)院的重要性卻并不相同。這就需工作人員在檔案數(shù)字化過程中，根據(jù)檔案的重要程度，做好數(shù)字化工作的具體規(guī)劃。將影響醫(yī)院整體發(fā)展的重要檔案，先進(jìn)行數(shù)字化處理，然后再逐步實(shí)現(xiàn)全部檔案信息數(shù)字化，確保檔案的數(shù)字化建設(shè)能產(chǎn)生良好的管理效果；其次，在進(jìn)行檔案數(shù)字化過程中，為了保證質(zhì)量，應(yīng)明確數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，并交由專業(yè)的公司負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作。挑選有責(zé)任心、有資質(zhì)、并有相關(guān)豐富工作經(jīng)驗(yàn)的公司，承包檔案數(shù)字化工作。在檔案數(shù)字化過程中，醫(yī)院也要指派專人對(duì)工作進(jìn)行監(jiān)督和管理。確保所有工作，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行。使檔案掃描、數(shù)據(jù)錄入等工作的質(zhì)量，能滿足醫(yī)院信息化發(fā)展的要求；另外，在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，雖然檔案信息的共享性，能使醫(yī)院各個(gè)部門和科室可隨時(shí)從檔案數(shù)據(jù)庫中調(diào)取所需檔案信息，并根據(jù)檔案數(shù)據(jù)信息，制訂解決問題的方案。但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)信息同樣要面臨丟失、損毀等風(fēng)險(xiǎn)，所以在數(shù)字化過程中，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)做好數(shù)據(jù)的備份和維護(hù)工作，并定期對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全。在信息化背景下，檔案數(shù)據(jù)信息的維護(hù)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。所以醫(yī)院應(yīng)建立和完善長(zhǎng)效的維護(hù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全性與完整性，為醫(yī)院檔案的數(shù)字化發(fā)展打好基礎(chǔ)。
3.3提高人員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)檔案管理水平的提高
無論哪種工作的開展都需相關(guān)人員進(jìn)行具體的實(shí)施，因此，要促進(jìn)檔案信息化與醫(yī)院信息一體化的融合發(fā)展，就要重視相關(guān)人員的專業(yè)能力和素質(zhì)問題。只有人員的專業(yè)能力和素質(zhì)得到提高，才能確保工作效率的提升。為此，在檔案信息化建設(shè)過程中，醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)采取有效措施，提升人員的專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)其工作能力和工作效率的提升。為提高人員的專業(yè)素質(zhì)，醫(yī)院應(yīng)對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，使他們的能力和素質(zhì)滿足檔案信息化發(fā)展的需要；其次，為加快檔案工作人員整體素質(zhì)的提升，醫(yī)院應(yīng)積極引進(jìn)既懂檔案管理知識(shí)，又具備較高信息技術(shù)水平的復(fù)合型人才。使檔案管理部門因這些優(yōu)秀人才的加入，實(shí)現(xiàn)整體工作效率和水平的提升；另外，由于檔案信息管理系統(tǒng)升級(jí)后，大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理系統(tǒng)更加完善，功能也更加強(qiáng)大。但對(duì)醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者來說，他們大部分時(shí)間都在救治病人，所以很少有時(shí)間對(duì)升級(jí)后的系統(tǒng)進(jìn)行全面了解，使得他們無法快速通過系統(tǒng)查找有關(guān)檔案信息。為此，檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念，積極主動(dòng)地向醫(yī)務(wù)工作者講解檔案信息管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用，使其能更好地利用升級(jí)后的檔案信息管理系統(tǒng)開展工作。
3.4通過制度上的改革，為檔案信息建設(shè)提供保障
要實(shí)現(xiàn)檔案信息化與醫(yī)院信息一體化的融合，就應(yīng)改革信息化建設(shè)管理制度，確保檔案信息建設(shè)的各項(xiàng)工作能得到具體落實(shí)。由于目前醫(yī)院存在著信息化建設(shè)分散進(jìn)行且沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況，所以醫(yī)院應(yīng)建立信息一體化管理平臺(tái)，為各項(xiàng)信息資源的共享和交流提供相應(yīng)的空間；同時(shí)，通過有關(guān)法律、法規(guī)，明確醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范；另外，醫(yī)院應(yīng)建立和完善檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化和系統(tǒng)化的管理。然后在法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度規(guī)定范圍內(nèi)，明確信息化建設(shè)目標(biāo)以及各項(xiàng)工作開展的具體方案，確保檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。
3.5加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全管理，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行
由于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化后，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)需在互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下，進(jìn)行檔案管理工作。這也就意味著檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中，時(shí)常會(huì)遭到黑客和計(jì)算機(jī)病毒攻擊，從而造成檔案數(shù)據(jù)信息損毀和丟失的情況。為確保檔案數(shù)據(jù)信息安全，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息化與醫(yī)院信息一體化融合發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)做好檔案信息系統(tǒng)的安全管理工作，保證檔案信息管理系統(tǒng)安全運(yùn)行。為此，檔案管理人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，并與專業(yè)技術(shù)人員做好檔案信息系統(tǒng)的安全管理和維護(hù)工作。通過防火墻以及登錄權(quán)限設(shè)置，提升檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)保密水平，防止DOS病毒、木馬病毒、ARP病毒的入侵。特別在檔案管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案資源查詢時(shí)，DOS病毒會(huì)在工作人員進(jìn)行軟件下載、郵件接收、查看網(wǎng)址鏈接時(shí)，入侵檔案信息管理系統(tǒng)，竊取和破壞檔案數(shù)據(jù)信息。所以，管理人員一定要掌握各種風(fēng)險(xiǎn)防范措施和手段，做好風(fēng)險(xiǎn)防范工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)漏洞，采取有效措施阻止病毒入侵；此外，為確保檔案信息管理系統(tǒng)安全，應(yīng)設(shè)置檔案信息管理系統(tǒng)登錄權(quán)限。利用指紋認(rèn)證、登錄密碼設(shè)置以及人臉識(shí)別等方式，根據(jù)檔案資料的保密級(jí)別設(shè)置不同部門和人員的訪問權(quán)限，防止越級(jí)訪問和操作給系統(tǒng)帶來風(fēng)險(xiǎn)。
4結(jié)語
促進(jìn)檔案信息化與醫(yī)院信息一體化融合發(fā)展，是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)。為了實(shí)現(xiàn)二者的融合發(fā)展，應(yīng)明確這一工作所要實(shí)現(xiàn)的具體目標(biāo)，以及目前工作開展的具體情況。然后才能提高相關(guān)人員思想認(rèn)識(shí)和整體素質(zhì)，檔案數(shù)字化建設(shè)以及醫(yī)院信息一體化建設(shè)的強(qiáng)化，以及制度上的保障等策略的實(shí)施，推動(dòng)檔案信息化與醫(yī)院信息一體化的融合發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院管理效率和服務(wù)質(zhì)量的提高。
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關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用
中圖分類號(hào)：TN91-4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416(2012)08-0088-01
伴隨著社會(huì)化大生產(chǎn)時(shí)代的到來，檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內(nèi)容的內(nèi)容日趨復(fù)雜化；社會(huì)化的生產(chǎn)也使得傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型逐步向知識(shí)密集型方向轉(zhuǎn)化，為檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和程序化提出了現(xiàn)實(shí)需要和必要挑戰(zhàn)。電子信息技術(shù)可以在檔案管理過程中發(fā)揮其智能化、迅速化、科技化的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力成本，讓檔案管理在形成、管理、存儲(chǔ)、利用、分享等方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，極大提高了檔案管理的效率。信息化時(shí)代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。
1、信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)
第一，信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化。與傳統(tǒng)的檔案管理載體不同，信息技術(shù)更多的是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、借助相關(guān)軟件作為載體予以保存，實(shí)現(xiàn)了檔案管理儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)化、虛擬化和數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案管理往往是以實(shí)物保存為主要的載體形式，受保存空間和時(shí)間影響較大，檔案儲(chǔ)存內(nèi)容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)集成條件下的檔案管理載體有效實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的全程操控，有效實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)處理與交換的效能，有效避免了受傳統(tǒng)檔案管理時(shí)間和空間約束的限制。信息技術(shù)時(shí)代下，檔案管理以電子文件、電子圖紙、虛擬圖標(biāo)形式取代了紙質(zhì)檔案的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)，在檔案管理載體上使一次革命化。
第二，信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化。在傳統(tǒng)模式下的檔案管理關(guān)于文書檔案、基建檔案、人事檔案、科技檔案、單位史志等傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性變化，逐步演變成根據(jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)形成的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要依托計(jì)算機(jī)信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)事先設(shè)定好的人為指令自動(dòng)、隨時(shí)的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。各單位可以根據(jù)自己實(shí)際情況設(shè)定檔案管理的相關(guān)分類，例如，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、管理、人事、組織等方面的詳細(xì)狀況進(jìn)行更加具有針對(duì)性、規(guī)范性的分類管理。
2、電子信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析
首先，要從思想觀念上充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理實(shí)際工作的重要意義。
檔案管理的信息化是信息時(shí)代背景下信息技術(shù)具體應(yīng)用的一個(gè)重要方面和重要組成部分。伴隨著檔案管理難度的日益保密化、復(fù)雜化、以及檔案管理地位日益重要性，檔案文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步被弱化，但被利用的范圍和對(duì)象卻在逐步擴(kuò)大。面對(duì)檔案管理新形勢(shì)下呈現(xiàn)出來的新特點(diǎn)，必須要高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中出現(xiàn)這些挑戰(zhàn)和現(xiàn)實(shí)的重要性，高度重視信息技術(shù)在解決當(dāng)今檔案管理中各種問題的可能性和有效性。
其次，根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用特點(diǎn)對(duì)檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃，使之有的放矢。
檔案管理的信息化，使檔案管理的內(nèi)容逐步豐富，是傳統(tǒng)檔案管理信息量的幾十倍、甚至是幾百倍；信息化的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工程。做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就必須要對(duì)本單位的檔案狀況進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌安排。例如，要對(duì)單位檔案的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)化的摸底排查，對(duì)原有檔案的載體、類型、實(shí)物、形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等基本信息要做到真實(shí)、準(zhǔn)確的摸底；根據(jù)對(duì)原有檔案資料的實(shí)際情況再選擇合適的信息技術(shù)手段，包括掃描儀、相機(jī)、攝影機(jī)等信息設(shè)備的應(yīng)用。由于檔案信息化過程中一個(gè)主要的特點(diǎn)是數(shù)字化，但是要實(shí)現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，應(yīng)從保證原有檔案真實(shí)性基礎(chǔ)上再去按照“突出重點(diǎn)、照顧特殊、分步推進(jìn)：的原則對(duì)原有檔案的重點(diǎn)項(xiàng)目和利用頻次高的項(xiàng)目首先進(jìn)行數(shù)字化；對(duì)于特殊性的檔案資料要區(qū)別對(duì)待。
再次，信息技術(shù)條件下要加快、穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用。
檔案管理數(shù)字化管理是信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必然體現(xiàn)。面對(duì)檔案浩如煙海的資源和內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是十分必要的。根據(jù)檔案管理和利用有效性、高效性的原則，要加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以極大提高檔案高價(jià)值、高利用率的特征，更便捷的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的過程中要針對(duì)性的做好相關(guān)參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置工作。例如，因?yàn)樵趯?duì)一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描過程中其掃描參數(shù)的設(shè)定會(huì)對(duì)圖像產(chǎn)生巨大的影響，參數(shù)不同，成像的質(zhì)量也就不同、效果區(qū)別很大。
3、信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用過程中的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)
信息技術(shù)背景下，對(duì)檔案管理保密性、檔案管理人員的綜合素質(zhì)、能力要求等都提出了很高的要求。信息技術(shù)應(yīng)用的公開性要求在檔案管理工作中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術(shù)條件下檔案管理工作是一項(xiàng)既涉及到信息技術(shù)應(yīng)用、維護(hù)、管理等技術(shù)層面，又涉及到檔案管理的專業(yè)層面，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。信息技術(shù)條件下，檔案工作人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中廣大檔案查詢者對(duì)檔案工作的需求狀況，擴(kuò)大檔案服務(wù)面。因此，檔案管理工作人員在平日做好相關(guān)檔案管理的日常工作的同時(shí)，還要加強(qiáng)研究如何建立起高效、科學(xué)、靈活的單位檔案信息體系，更好的服務(wù)于實(shí)際工作。這的確給信息技術(shù)條件下的檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)。
參考文獻(xiàn)
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