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首頁(yè) 精品范文 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理

事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理

時(shí)間:2023-05-29 18:18:17

開篇:寫作不僅是一種記錄,更是一種創(chuàng)造,它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感,將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理,希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友,陪伴您不斷探索和進(jìn)步。

事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理

第1篇

關(guān)鍵詞:內(nèi)部管理;檔案規(guī)范化管理:機(jī)關(guān)事業(yè)單位

推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理,一方面能夠促進(jìn)事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展,從而在根本上提升事業(yè)單位的工作的精細(xì)度,規(guī)避決策性失誤的情況發(fā)生。另一方面,檔案的規(guī)范化管理還在一定程度上保存了社會(huì)資源與力量,能夠保證事業(yè)單位更有效率地開展工作,從而提高事業(yè)單位決策的合理性。因此本文將立足于事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中容易出現(xiàn)的問題,結(jié)合實(shí)際工作,提出具有參考價(jià)值的檔案規(guī)范化管理的對(duì)策,從而為我國(guó)社會(huì)各項(xiàng)工作的開展貢獻(xiàn)一份力量。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

(一)對(duì)檔案管理工作不夠重視。傳統(tǒng)的觀念影響,檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面,是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層未能全面地認(rèn)識(shí)檔案管理工作,將其當(dāng)成一個(gè)儲(chǔ)存性質(zhì)的工作,沒有能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系,因此在檔案管理工作的投入上較少,無法達(dá)到檔案管理工作的要求,造成事業(yè)單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面,檔案管理工作還受事業(yè)單位工作模式的影響,而在事業(yè)單位的編制體系中,檔案管理工作也一直處于較為基層的位置,這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替,導(dǎo)致事業(yè)單位中檔案管理工作流于表面。

(二)管理模式不規(guī)范。科技的發(fā)展也帶動(dòng)了其他領(lǐng)域工作的革新,相比傳統(tǒng)檔案管理工作,如今檔案管理工作更依賴計(jì)算機(jī)等高端媒體技術(shù)。一方面,計(jì)算機(jī)依靠其強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能與信息處理能力,將事業(yè)單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面,還規(guī)避了各種失誤,提升了事業(yè)單位檔案工作的精確化管理能力。但技術(shù)的革新在事業(yè)單位的檔案管理中卻暴露出一些問題,管理模式無法適應(yīng)新型技術(shù),成為事業(yè)單位檔案管理中的主要問題。相關(guān)工作人員沒能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中,在許多工作環(huán)節(jié),依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段,造成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊,管理模式很大程度上限制了事業(yè)單位檔案管理的工作效率,從而造成資源的浪費(fèi)。

(三)檔案管理制度不健全。檔案管理制度不健全,表現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理制度無法全面地涵蓋檔案管理的日常工作,在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度,在工作的過程中,沒有全面地考察檔案管理工作的流程,因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實(shí)際,缺乏對(duì)相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外,檔案管理制度缺乏對(duì)某些特殊情況的處理方法,導(dǎo)致檔案管理制度無法行使其職能,也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有關(guān)對(duì)策

(一)強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理的重視程度。強(qiáng)化事業(yè)單位規(guī)范化管理的重視程度,首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)出發(fā)。加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的重視程度,一方面,能夠提高事業(yè)單位檔案管理的力度,重新整合檔案管理部門在事業(yè)單位中的資源配比,從而提高檔案管理部門在事業(yè)單位中的重要程度,不僅局限于基層工作的位置。另一方面,領(lǐng)導(dǎo)層的重視,是對(duì)檔案管理工作的有力的保障,在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下,相關(guān)工作人員要進(jìn)一步提升檔案規(guī)范化管理的工作水平,從而給事業(yè)單位的檔案管理工作提供組織保障。推動(dòng)檔案管理制度規(guī)范化。檔案管理制度的規(guī)范化,是提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑,也是事業(yè)單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實(shí)際出發(fā),實(shí)事求是地進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢(shì)、新要求出發(fā),針對(duì)當(dāng)前的工作要求,與時(shí)俱進(jìn),從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化。首先應(yīng)當(dāng)做的,是擴(kuò)充檔案管理制度的內(nèi)容,在事業(yè)單位工作的過程中,更新檔案管理工作的內(nèi)容,從而增加檔案管理制度的全面性,在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外,還需要配合事業(yè)單位的總體目標(biāo),有側(cè)重地完善檔案管理制度,對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理,剔除過時(shí)的部分,保證檔案管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)。促進(jìn)檔案管理模式的規(guī)范化。檔案管理模式需要組織建設(shè)的保障,要求相關(guān)工作人員加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè),配合新型的技術(shù),不斷完善現(xiàn)代化檔案管理模式,從而提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。首先,要求相關(guān)工作人員建立互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺(tái),將檔案的收集、整理、歸檔工作轉(zhuǎn)移到互聯(lián)網(wǎng)平成。同時(shí),還要針對(duì)多媒體技術(shù)的特點(diǎn),不斷完善事業(yè)單位檔案管理的運(yùn)行機(jī)制。從而在完善的工作模式下,提升檔案管理工作的深度與廣度。

(二)強(qiáng)化檔案管理體系規(guī)范化。進(jìn)一步健全事業(yè)單位管理體系,需要事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的配合。加強(qiáng)檔案管理人員的能力建設(shè),是強(qiáng)化檔案管理體系的重要途徑,通過有針對(duì)性的崗前培訓(xùn)工作,能在一定程度上,增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng),確保管理人員的素質(zhì)符合事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的需要,并且在工作的過程中,不斷拓展檔案管理工作在事業(yè)單位中的業(yè)務(wù)內(nèi)容。從而提高事業(yè)單位協(xié)同體系的建設(shè)。

三、結(jié)語

綜上所述,檔案管理工作是事業(yè)單位合理運(yùn)轉(zhuǎn)的核心,因此加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè),能夠有效地提高事業(yè)單位的工作能力,使其在社會(huì)各項(xiàng)工作中,能夠保證高效地工作,促進(jìn)事業(yè)單位的處理能力。

作者:才君 單位:吉林省高速公路管理局吉林管理分局

參考文獻(xiàn):

[1]許莉莉.探究事業(yè)單位檔案信息化管理的推動(dòng)思路及舉措[J].黑龍江科技信息,2016(08):173.

[2]辛清華.論事業(yè)單位人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2015(02):38+40.

第2篇

一、檔案規(guī)范化管理存在的問題

(一)個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案規(guī)范化管理工作認(rèn)識(shí)不到位,存在敷衍的態(tài)度。單位工作中,領(lǐng)導(dǎo)重視程度直接關(guān)系到該工作的地位和發(fā)展。檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作,已經(jīng)有越來越多的單位將檔案工作列入了目標(biāo)考核,對(duì)檔案工作的重視程度前所未有,但仍有少數(shù)單位為應(yīng)付考核,完成規(guī)范化管理示范認(rèn)定要求,采取聘用臨時(shí)人員和借調(diào)下級(jí)單位人員來完成檔案工作。聘用和借調(diào)人員本來是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作中常見的一種方式,有利于鍛煉交流干部,提高工作能力,但檔案工作有其特殊性,且有長(zhǎng)期性和基礎(chǔ)性的特點(diǎn),需要工作人員日積月累的熟悉掌握,才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時(shí)需要,但由于他們不掌握檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能,不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯(lián)系,加之不同的工作態(tài)度,無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質(zhì)量,必將對(duì)以后檔案工作帶來很多缺陷。(二)部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位,未實(shí)現(xiàn)部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機(jī)關(guān)檔案工作中,各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產(chǎn)生的各門類載體檔案,并按時(shí)向機(jī)關(guān)綜合檔案室移交的制度。《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中都明確規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的材料必須由業(yè)務(wù)部門或文書部門(也就是文件材料形成部門)收集,并完成整理立卷工作,然后交檔案部門集中統(tǒng)一保管。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在履行職能工作活動(dòng)中形成的大量具有保存價(jià)值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等不同載體形式的檔案,以及會(huì)計(jì)、人事、基建、紀(jì)檢等專業(yè)檔案,都要要求由單位文書部門或業(yè)務(wù)部門兼職檔案員進(jìn)行整理和立卷,再移交檔案室。而實(shí)際工作中,我們發(fā)現(xiàn),相當(dāng)一部分單位未推行部門歸檔(立卷)制度,專職檔案員大量精力和時(shí)間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上,往往去年的檔案剛剛整理上架完畢,又要開始進(jìn)行今年的檔案收集、整理工作,突然某個(gè)部門又送來往年的檔案材料,專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無限循環(huán)工作中。而省級(jí)單位的檔案部門還負(fù)有對(duì)市(縣)同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé),省直機(jī)關(guān)專職檔案員對(duì)自身單位的檔案工作都疲于應(yīng)付,自然沒有時(shí)間和精力對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督,對(duì)本機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行宏觀管理,易造成系統(tǒng)整體工作水平的下降。(三)多數(shù)單位檔案管理制度不健全,無法滿足檔案工作發(fā)展需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位處科室數(shù)量多,但專職檔案員人數(shù)少,兼職檔案員具有人數(shù)多、流動(dòng)快的特點(diǎn)。僅靠業(yè)務(wù)主管部門日常的幾次培訓(xùn)很難提高其業(yè)務(wù)水平,依靠專職檔案員進(jìn)行手把手的一個(gè)個(gè)教也不現(xiàn)實(shí)。因此,將檔案業(yè)務(wù)技能編制成業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)能有效解決這個(gè)問題。在眾多的業(yè)務(wù)文件中,《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作手冊(cè)》等是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ),是指導(dǎo)專兼職檔案員在檔案規(guī)范化管理中做好檔案工作的必要知識(shí)。但在實(shí)際工作中,我們發(fā)現(xiàn),許多單位的專兼職檔案員不僅沒有按照上述規(guī)定執(zhí)行并制定適合本部門檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)文件,甚至對(duì)以上文件的具體內(nèi)容規(guī)定都不掌握,又如何來指導(dǎo)和做好檔案工作。(四)檔案利用手續(xù)繁瑣,難以滿足服務(wù)社會(huì)的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現(xiàn)場(chǎng)查閱、電話查閱、網(wǎng)絡(luò)查閱,而機(jī)關(guān)事業(yè)單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等等,涉及的種類和專業(yè)涵蓋各個(gè)領(lǐng)域,各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規(guī)定及利用權(quán)限,如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問題。(五)檔案信息化管理程度底,未實(shí)現(xiàn)文檔一體化要求。隨著辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)的推進(jìn),電子政務(wù)系統(tǒng)形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來新挑戰(zhàn)。一方面新的電子政務(wù)推行,產(chǎn)生的大量電子數(shù)據(jù),這些電子數(shù)據(jù)俗稱電子文件還不是嚴(yán)格意義上的電子檔案,他們?cè)趺磪^(qū)分、如何歸檔、標(biāo)準(zhǔn)要求是什么等等都需要在實(shí)踐工作中不斷探索研究;再加之實(shí)際上,各部門機(jī)關(guān)電子文件格式與檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口不一致,無法實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接,文檔一體化要求無法實(shí)現(xiàn),電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環(huán)節(jié)新問題層出不窮,導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后于現(xiàn)實(shí)社會(huì)需要。(六)檔案專兼職人員素質(zhì)不高,隊(duì)伍不穩(wěn)定,缺乏創(chuàng)新意識(shí)。由于受工作本身在單位內(nèi)部實(shí)際地位、作用影響,以及單位領(lǐng)導(dǎo)主觀意識(shí)認(rèn)識(shí)等影響,在挑選檔案專兼職人員和安排經(jīng)費(fèi)時(shí),僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的,導(dǎo)致檔案專職人員隊(duì)伍年齡偏大、知識(shí)老化,工作方式理念陳舊,進(jìn)取心和創(chuàng)新能力不強(qiáng),缺乏計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識(shí),難以適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案工作管理需求;而兼職人員隊(duì)伍雖然年紀(jì)輕,知識(shí)結(jié)構(gòu)層次較高,但不熟悉檔案工作基礎(chǔ)知識(shí),流動(dòng)性快,思想不穩(wěn)定,難以靜下心來鉆研業(yè)務(wù),造成檔案工作服務(wù)水平偏低,檔案工作進(jìn)一步被邊緣化,綜合檔案室成為弱勢(shì)階層。

二、解決問題的對(duì)策

(一)進(jìn)一步完善檔案工作機(jī)制,加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè),用機(jī)制和制度來保障和規(guī)范檔案工作人員、編制、經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備和數(shù)字化建設(shè)等的投入,確保開展檔案工作所必需的人財(cái)物不因領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的不重視或是領(lǐng)導(dǎo)的更替而影響,同時(shí)創(chuàng)新檔案工作的激勵(lì)機(jī)制,讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。(二)重視檔案專兼職人員的隊(duì)伍建設(shè),穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍,加大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)技能培訓(xùn)力度,使培訓(xùn)制度化、專業(yè)化,著力培養(yǎng)和儲(chǔ)備專業(yè)人才隊(duì)伍。機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須采取措施,穩(wěn)步提高檔案工作人員的待遇,關(guān)心他們的成長(zhǎng),統(tǒng)籌解決涉及他們切身利益的職務(wù)級(jí)別等問題,不能讓埋頭干事的檔案員吃虧,著力提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),充分調(diào)動(dòng)工作的積極性和創(chuàng)造力,以適應(yīng)檔案工作的新常態(tài)新形勢(shì),從而提高工作和服務(wù)水平。(三)認(rèn)真貫徹執(zhí)行部門歸檔(立卷)制度,積極推行文檔一體化要求。單位應(yīng)該建立主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各處室負(fù)責(zé)人對(duì)各自處室檔案負(fù)總責(zé),各兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標(biāo)責(zé)任并簽訂目標(biāo)責(zé)任書以強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。同時(shí)要使檔案人員不但要熟練掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求,實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案文檔一體化要求。(四)要根據(jù)國(guó)家檔案局出臺(tái)的相關(guān)檔案工作規(guī)定及行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),制定適合本部門檔案工作發(fā)展需要的業(yè)務(wù)制度。要注重平時(shí)歸檔立卷工作,應(yīng)對(duì)檔案收集過程、整理結(jié)果提出明確要求,在文件制作的質(zhì)量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求,建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規(guī)定、制度和辦法,通過業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo),能減少培訓(xùn)時(shí)間,節(jié)省人力、物力和財(cái)力,即使兼職檔案員流動(dòng)較快,也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業(yè)務(wù)技能。(五)在機(jī)關(guān)檔案信息化進(jìn)程中實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理,加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)力度,建立健全機(jī)關(guān)檔案信息安全保障體系。必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),滿足數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)和格式規(guī)范統(tǒng)一,數(shù)據(jù)共享安全等要求。目前國(guó)家檔案局已正式出臺(tái)《電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),為信息化建設(shè)打下初步基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該在前期開發(fā)時(shí)就應(yīng)該以這些標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),從數(shù)據(jù)的最前端規(guī)范,讓檔案專業(yè)人員參與OA系統(tǒng)開發(fā),按檔案管理要求和特點(diǎn)提出系統(tǒng)需求,真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)與檔案管理軟件的無縫對(duì)接,實(shí)現(xiàn)文檔一體化。(六)要加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新服務(wù),強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí),提高檔案工作為機(jī)關(guān)各項(xiàng)重點(diǎn)工作服務(wù)的能力。檔案工作者只有轉(zhuǎn)變保守思想,開拓檔案工作利用新方式,創(chuàng)新積極服務(wù)觀念,充分利用檔案網(wǎng)絡(luò)快捷、方便的優(yōu)勢(shì),積極開發(fā)網(wǎng)絡(luò)利用、自助査詢等新模式,充分發(fā)揮檔案的信息作用,保證檔案信息及時(shí)、有效地為領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)各項(xiàng)重要工作服務(wù),才能體現(xiàn)檔案工作的核心價(jià)值競(jìng)爭(zhēng)力。

作者:周知勇 單位:云南省檔案局

參考文獻(xiàn):

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第3篇

【關(guān)鍵詞】檔案資料 規(guī)范化管理 方法 發(fā)展

檔案管理工作無論是內(nèi)容還是形式都是企事業(yè)單位的有機(jī)組成部分,但是就目前很多部門來說,對(duì)檔案管理不夠重視,導(dǎo)致檔案資料的管理非常的混亂,當(dāng)需要查閱和借閱檔案資料的時(shí)候,由于管理的不規(guī)范直接導(dǎo)致檔案資料的殘缺、利用率偏低等,一定程度上限制了企事業(yè)單位的發(fā)展。為此,新形勢(shì)下,我們必須重視檔案資料的管理,不斷的創(chuàng)新工作方法,結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)提升檔案資料的管理水平,確保檔案資料的管理規(guī)范化,為企事業(yè)單位的發(fā)展提供助力。

一、思想上給與重視,提升認(rèn)知水平

在我國(guó),檔案資料的規(guī)范化管理起步較晚,主要原因是對(duì)檔案資料的認(rèn)知不到位,很多的企事業(yè)單位認(rèn)為檔案資料工作不重要,也沒有直接的價(jià)值體現(xiàn),另外甚至覺得檔案資料的管理如畫蛇添足般,顯得多此一舉,為此,檔案資料管理部門無論是地位、權(quán)利還是工作環(huán)境都較為惡劣,很長(zhǎng)一段時(shí)間我國(guó)企事業(yè)單位的檔案資料管理非常的混亂,沒有專業(yè)的人員管理。為了優(yōu)化檔案資料的管理,提升管理的規(guī)范化程度,首先就要給予思想上的重視和正確的認(rèn)知。檔案資料管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位管理活動(dòng)的有機(jī)組成部分,起到的作用也是顯而易見的,特別是在當(dāng)下,它的作用越來越明顯,為此,在人員聘用和培養(yǎng)上、在設(shè)備采購(gòu)和管理上,在檔案資料的管理與利用上都要構(gòu)建相應(yīng)的管理規(guī)范,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理,讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值。

二、與時(shí)俱進(jìn),確保檔案資料管理的現(xiàn)代化

隨著社會(huì)的發(fā)展,企事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案資料越來越多,存在的形式也是五花八門,那么對(duì)于不同類型和不同內(nèi)容的檔案資料要分門別類的就行規(guī)范化管理就顯得非常的繁瑣和復(fù)雜,為此,當(dāng)下的檔案資料管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),不斷的革新管理觀念和管理技術(shù),提升檔案資料管理規(guī)范化的水平。實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)保障。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,一些新的檔案資料管理設(shè)備與系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生,為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了一定的技術(shù)保障。為了實(shí)現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化管理,檔案管理部門要革新管理系統(tǒng),購(gòu)買一些必備的管理設(shè)備,比如計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、管理系統(tǒng)、錄影機(jī)、打字復(fù)印機(jī)等。在采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的時(shí)候,注意檔案資料的安全等。

三、構(gòu)建管理制度,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化管理

檔案資料的管理較為繁瑣,管理的環(huán)節(jié)也較多,有檔案資料的收集、整理、歸檔、封存、存儲(chǔ)、借閱、銷毀等,每一個(gè)環(huán)節(jié)又牽扯到很多的內(nèi)容,如果不能構(gòu)建一定的管理制度,那么檔案資料的管理操作是很難進(jìn)行的,所謂無規(guī)矩不成方圓。在檔案資料的管理中,制度是確保管理規(guī)范化的基礎(chǔ),也是最強(qiáng)的力量支持。對(duì)于檔案資料的管理制度來說,牽扯到每一個(gè)檔案資料的管理環(huán)節(jié),每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該構(gòu)建齊全的規(guī)范化與科學(xué)化的制度。比如在檔案資料的分類歸檔中,要對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的分類,進(jìn)行編號(hào)排序,按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排版,這樣不但清晰明了的把檔案資料進(jìn)行了分類,也為檔案資料的利用提供了便利條件。再如,在檔案資料的查閱和借閱上,要有一定的規(guī)章制度,這樣既能保障檔案資料的安全,又能提升檔案資料的利用效率。

四、提升檔案從業(yè)人員的素質(zhì),提高檔案資料管理的質(zhì)量

對(duì)于檔案資料管理來說,工作是枯燥乏味的,以往由于對(duì)檔案資料管理的不重視,幾乎沒有專業(yè)的人員,很多都是兼職人員,在檔案資料的管理中缺乏專業(yè)化的操作與管理勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)很多的問題,也一定程度上限制了檔案資料管理的水平。由于不重視檔案資料管理,在人員的聘用上也較為寬泛,只要能簡(jiǎn)單的操作都可以錄用,而這些人員在工作中又不能實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化與科學(xué)化,大大降低了檔案資料管理和利用的效率。為此,要想實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理,提升工作人員的素質(zhì)勢(shì)在必行。既然檔案資料管理的作用日趨重要,那么實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的操作與管理就成為大勢(shì)所趨,形勢(shì)所迫。為此,在檔案資料管理人員的錄用上,要把好關(guān)口,選擇那些專業(yè)能力強(qiáng),操作能力強(qiáng),專業(yè)對(duì)口的人才。對(duì)于檔案管理人員來說,還要對(duì)他們進(jìn)行一定的培訓(xùn),這個(gè)培訓(xùn)的內(nèi)容要視工作而定,包括崗前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)、離職培訓(xùn)等。在工作中,要檔案資料從業(yè)人員思想上重視自身的工作,正確的看待和認(rèn)識(shí)檔案資料管理的重要性,與此同時(shí)引導(dǎo)他們樹立積極的工作態(tài)度和工作熱情,只有這樣他們才會(huì)努力工作,提升工作質(zhì)量。

新形勢(shì)下,檔案資料的管理越來越重要,我們必須采取有力的措施,革新管理的技術(shù)和手段,提升檔案資料管理的質(zhì)量和利用效率。檔案管理作為企事業(yè)單位管理活動(dòng)的有機(jī)組成部分,應(yīng)該得到重視,但是檔案資料管理的規(guī)范化是一個(gè)長(zhǎng)久的系統(tǒng)化工程,它不是一蹴而就的,所以必須實(shí)現(xiàn)檔案資料的常態(tài)化管理,只有這樣才能真正的做到檔案資料的規(guī)范化與科學(xué)化管理。

參考文獻(xiàn):

[1]黃雪.如何實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理思路探析[J].黑龍江史志 ,2013,(06).

第4篇

【關(guān)鍵詞】:事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化途徑;信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案不僅僅是事業(yè)單位發(fā)展的真實(shí)記錄,同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展有著不可估量的作用。現(xiàn)如今,事業(yè)單位的規(guī)模化發(fā)展,增加了檔案管理的難度,而事業(yè)單位檔案管理工作需要本著靈活兼顧的原則,嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度,促進(jìn)單位檔案的規(guī)模化發(fā)展,在新時(shí)期發(fā)展階段應(yīng)用信息化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)無紙化的檔案管理。事業(yè)單位檔案工作的管理,需要站在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)層面上,結(jié)合單位自身發(fā)展情況,提高事業(yè)檔案管理質(zhì)量和效率,帶給事業(yè)單位發(fā)展更大的效益。因此本文提出在新時(shí)期事業(yè)單位檔案工作中,需要落實(shí)人事檔案管理宣傳工作,創(chuàng)新人事檔案管理機(jī)制,怎強(qiáng)檔案管理工作意識(shí),規(guī)范檔案管理秩序,加強(qiáng)檔案管理保密意識(shí),推動(dòng)信息化檔案建設(shè)。

一、落實(shí)人事檔案管理宣傳工作,創(chuàng)新人事檔案管理機(jī)制

古往今來,人們知曉事物往往源于耳聽,而人事檔案管理工作的落實(shí),需要加強(qiáng)宣傳工作。通過正確的認(rèn)識(shí)人事檔案管理制度,結(jié)合人事檔案管理工作的現(xiàn)狀,在事業(yè)單位的報(bào)刊處以及辦公室處貼加宣傳冊(cè),增強(qiáng)人事檔案管理工作的有效性。人事檔案管理工作的推進(jìn),就要落實(shí)檔案管理的相關(guān)法律制度,擴(kuò)大人事檔案管理宣傳范圍,結(jié)合電視廣播和網(wǎng)絡(luò)等媒介進(jìn)行傳播,引導(dǎo)事業(yè)單位采取和諧的人事檔案管理工作模式。

人事檔案管理工作,領(lǐng)導(dǎo)就要定期的召開檔案管理會(huì)議,對(duì)事業(yè)單位全體人員的檔案意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng),并提高自身對(duì)檔案管理工作的高度重視。同時(shí)也要借助于媒介平臺(tái),學(xué)習(xí)新的檔案管理理念,對(duì)自己獨(dú)具特色的檔案管理理念塑造,借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái),加強(qiáng)和外界檔案管理人員專業(yè)人士的交流。人事檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新,需要學(xué)習(xí)先進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理理念,加強(qiáng)和規(guī)模大的事業(yè)單位之間的溝通和交流,及時(shí)的學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),不斷創(chuàng)新單位的人事檔案管理機(jī)制[1]。長(zhǎng)期以來,我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的深化改革,改變了用人單位和勞動(dòng)者的關(guān)系,需要充分體現(xiàn)勞動(dòng)者的主體地位,在推動(dòng)人事檔案管理發(fā)展中,落實(shí)社會(huì)人事化的檔案管理。通過建立人事檔案管理中心,強(qiáng)化檔案管理職能,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的集中統(tǒng)一化管理,構(gòu)建全國(guó)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。

二、增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí),規(guī)范檔案管理秩序

我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展中,領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的高度重視,僅僅注重事業(yè)單位的日常生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng),認(rèn)為檔案管理工作和事業(yè)單位整體運(yùn)轉(zhuǎn)沒有突出作用。檔案管理工作人員認(rèn)為檔案管理相對(duì)枯燥,在日常工作中,缺乏認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。然而這一現(xiàn)象的存在,不利于檔案工作的全面建設(shè)和發(fā)展。

關(guān)于檔案管理工作的推進(jìn),需要強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí),引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理的工作意識(shí),在檔案管理工作中,規(guī)范檔案管理的秩序,做好檔案的規(guī)范化收集和歸檔處理,增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性,結(jié)合檔案管理目錄標(biāo)準(zhǔn),提高檔案管理的有效性。事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化,需要結(jié)合信息化時(shí)展背景,重新審視事業(yè)單位檔案管理的流程。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程的同時(shí),需要有效梳理檔案管理的內(nèi)部流程,分析檔案管理各個(gè)部門之間的關(guān)系,及時(shí)的錄入有效的信息[2]。檔案需求的分析,需要做好檔案信息的檢索,在查詢某一時(shí)期檔案的同時(shí),僅僅輸入關(guān)鍵詞,實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的高效檢索。拓展檔案管理服務(wù)能力,加強(qiáng)檔案管理服務(wù)建設(shè)工作,推動(dòng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化發(fā)展。自動(dòng)歸檔檔案數(shù)據(jù)的同時(shí),實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息篩選,展現(xiàn)動(dòng)態(tài)性的數(shù)據(jù)信息查詢工作。加強(qiáng)檔案信息的管理,拓展服務(wù)內(nèi)容。

三、強(qiáng)化檔案管理保密工作,推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)

檔案管理工作的推進(jìn),就要規(guī)范檔案的組織學(xué)習(xí)進(jìn)程,加強(qiáng)內(nèi)部檔案的優(yōu)化管理,在事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)管理中,結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀,完善事業(yè)單位工作管理的考核標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制,落實(shí)檔案管理工作,做好事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。事業(yè)單位檔案管理工作,需要有著較強(qiáng)的保密意識(shí),事業(yè)單位招聘檔案管理工作人員的時(shí)候,就要注重檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和道德水平進(jìn)行招聘,企業(yè)培訓(xùn)階段,需要加大檔案管理工作人員的保密意識(shí),提升檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)力度,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的嚴(yán)格規(guī)范化管理。檔案信息化資源管理,更要站在新時(shí)期信息化發(fā)展的角度,創(chuàng)新事業(yè)檔案管理理念,提高檔案管理人員工作的主動(dòng)性,增強(qiáng)檔案管理人員工作的自覺性,培養(yǎng)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí),增強(qiáng)檔案管理工作人員的職業(yè)技能。

檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展,就要構(gòu)建檔案信息管理網(wǎng)站,在事業(yè)單位檔案管理階段,做好檔案信息網(wǎng)上查詢工作,做好電子文化的歸檔管理工作,建立檔案信息網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案信息管理,做好檔案信息管理的硬件設(shè)備建設(shè)工作,同時(shí)也要加強(qiáng)檔案信息化管理的軟件設(shè)備建設(shè)工作,及時(shí)的更新檔案管理的信息,做好數(shù)據(jù)的存檔和操作。新時(shí)期下事業(yè)單位檔案的優(yōu)化建設(shè),需要跟上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潮流,依附于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀,完善檔案管理的規(guī)章制度,推動(dòng)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)和發(fā)展,落實(shí)硬件資源結(jié)構(gòu),做好資源的有效整合工作,突出檔案管理的功能,充分發(fā)揮檔案管理的信息化功能。檔案管理組織架構(gòu)的整合,就要做好信息化檔案建設(shè)的安全保障工作,培養(yǎng)現(xiàn)代化信息檔案管理人才,引進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)以及技能較高的檔案管理人才,遵守檔案管理工作職責(zé)要求,進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。

結(jié)語:

綜上所述,事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化,需要構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),加強(qiáng)檔案數(shù)字化的管理,落實(shí)事業(yè)單位組織建設(shè)工作,增強(qiáng)事業(yè)單位工作的有效性,提升檔案管理的質(zhì)量和效率。因此事業(yè)單位檔案管理工作,需要事業(yè)單位全體人員共同做起,增強(qiáng)檔案管理意識(shí),提升自身業(yè)務(wù)能力和保密意識(shí),檔案管理人員需要不斷約束自己,定期的學(xué)習(xí)檔案新知識(shí),為事業(yè)單位檔案管理工作盡心盡力。

參考文獻(xiàn)

第5篇

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展及現(xiàn)代企業(yè)制度的建立,事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理也已逐步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,尤其是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作更是取到了進(jìn)展。所謂會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理是指事業(yè)單位按照《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等財(cái)經(jīng)法律法規(guī)要求,根據(jù)自身財(cái)務(wù)管理需要制定相關(guān)實(shí)施流程、辦法,以規(guī)范單位日常經(jīng)濟(jì)核算,提高會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性、準(zhǔn)確性,最終實(shí)現(xiàn)提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理效率及保證國(guó)有資產(chǎn)安全、完整的目的。

2事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理的意義

(1)事業(yè)單位作為我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特殊會(huì)計(jì)主體,會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作已成為單位管理的重中之重。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作作為會(huì)計(jì)管理的基礎(chǔ)性工作,不但有利于規(guī)范事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作,更有利于優(yōu)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理環(huán)境,形成科學(xué)合理的會(huì)計(jì)管理模式,使事業(yè)單位能夠更好加強(qiáng)自身管理,發(fā)揮社會(huì)公共服務(wù)職能。

(2)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化有助于提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理,對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作中各個(gè)薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行加強(qiáng)和完善。例如,對(duì)原始憑證審核、會(huì)計(jì)憑證填寫、會(huì)計(jì)賬簿登記等工作加以規(guī)范,有助于有效提高會(huì)計(jì)工作效率。因此,加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理,有助于提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作整體質(zhì)量,提高資金使用效率。

(3)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化有助于提高單位財(cái)務(wù)管理水平。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理有助于科學(xué)地及時(shí)核算事業(yè)單位收支情況,通過會(huì)計(jì)部門提供的相關(guān)信息可準(zhǔn)確反映單位預(yù)算執(zhí)行情況,從而為單位管理者進(jìn)行決策提供參考。同時(shí),加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理,能夠進(jìn)一步規(guī)范原始憑證審核、加強(qiáng)報(bào)表編制、強(qiáng)化費(fèi)用支出審批,進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)工作效率和工作質(zhì)量,從而全面提升財(cái)務(wù)管理水平。因此,加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理,有助于加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理,并成為其重要手段。

(4)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化有助于防止經(jīng)濟(jì)舞弊。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化將對(duì)會(huì)計(jì)核算工作提出更高的要求,進(jìn)一步強(qiáng)化會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員任命,加強(qiáng)會(huì)計(jì)崗位分工制約,落實(shí)不相容崗位的分離原則,加強(qiáng)內(nèi)部控制,強(qiáng)化會(huì)計(jì)監(jiān)督,防范經(jīng)濟(jì)舞弊行為,預(yù)防和控制各種違法違紀(jì)行為,有效維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律。

3我國(guó)事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理中存在的不足

3.1會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理意識(shí)淡薄

一是個(gè)別事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》及內(nèi)部控制制度等相關(guān)法規(guī)缺少重視,不愿多花時(shí)間認(rèn)真研究財(cái)經(jīng)法律法規(guī),錯(cuò)誤地認(rèn)為財(cái)務(wù)部門只要將本單位每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄在憑證中,同時(shí)可以應(yīng)付審計(jì)、財(cái)政部門的查賬即可,至于財(cái)務(wù)核算的規(guī)范性及工作效率則極少過問,財(cái)務(wù)人員的工作業(yè)績(jī)也無法受到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可,長(zhǎng)期以往,事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員則存在消極、應(yīng)付的心理,不利于事業(yè)單位財(cái)務(wù)核算的進(jìn)一步規(guī)范。二是我國(guó)個(gè)別事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)出于發(fā)放職工福利、公款吃喝或追求個(gè)人利益等目的,指使本單位財(cái)務(wù)人員不惜在違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律及職業(yè)道德的基礎(chǔ)上,編制虛假記賬憑證及粉飾會(huì)計(jì)報(bào)表,致使事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息嚴(yán)重失實(shí),使財(cái)政資金及國(guó)有資產(chǎn)面臨被個(gè)別員工侵害的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2會(huì)計(jì)核算工作效率低下

雖然國(guó)家財(cái)政部門為了規(guī)范事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算,相繼出臺(tái)新《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》、《事業(yè)單位內(nèi)部控制制度規(guī)范》等文件法規(guī),并且也要求我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)按照《政府采購(gòu)法》、《項(xiàng)目資金結(jié)余結(jié)轉(zhuǎn)辦法》、《非稅收入管理辦法》及國(guó)庫(kù)集中收付改革等文件執(zhí)行,但由于我國(guó)部分事業(yè)單位法人缺少重視、財(cái)務(wù)人員年齡結(jié)構(gòu)老化或工作人員責(zé)任心等方面因素,導(dǎo)致事業(yè)單位制定的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度未得到有效執(zhí)行,無法充分發(fā)揮相關(guān)制度對(duì)于規(guī)范財(cái)務(wù)核算、提高財(cái)務(wù)管理水平及保證財(cái)政資金安全方面所發(fā)揮的作用。例如,個(gè)別事業(yè)單位對(duì)于超過限額標(biāo)準(zhǔn)的工程項(xiàng)目由本單位自行選擇施工方,未嚴(yán)格按照政府采購(gòu)法規(guī)定執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu),給個(gè)別工作人員貪污舞弊提供可能。再如,個(gè)別事業(yè)單位在執(zhí)行國(guó)庫(kù)直接支付過程中,與供應(yīng)方串通以虛假或虛增交易金額騙取財(cái)政資金。

3.3會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算工作混亂

我國(guó)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》等相關(guān)法律法規(guī)均對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算工作進(jìn)行了規(guī)范,例如,會(huì)計(jì)人員需對(duì)單位每天發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)在復(fù)核無誤的情況進(jìn)行編制會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿,對(duì)于取得的無單位名頭、數(shù)字不清晰、經(jīng)濟(jì)內(nèi)容不符合規(guī)定等原始憑證,會(huì)計(jì)人員有權(quán)拒絕登記入賬,并要求經(jīng)辦人更換。而在實(shí)際工作中,由于部分事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)核算工作的漠視、會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)限制等原因,導(dǎo)致事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員在日常會(huì)計(jì)核算中以跨年發(fā)票入賬、發(fā)票名頭無法確認(rèn)或舉辦會(huì)議無文件通知及參會(huì)人員簽到簿等現(xiàn)象的發(fā)生,不但直接影響事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息質(zhì)量及導(dǎo)致會(huì)計(jì)差錯(cuò)的發(fā)生,而且也給部分別有用心的工作人員貪污財(cái)政資金提供土壤。

4規(guī)范事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的若干措施

4.1樹立會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)劃化管理觀念

一是事業(yè)單位法人應(yīng)加強(qiáng)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等法規(guī)的學(xué)習(xí),積極參與紀(jì)檢監(jiān)察部門組織的違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律教育活動(dòng),以達(dá)到對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的警示作用,同時(shí),單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理的重視程度,督促各業(yè)務(wù)處室及全體員工認(rèn)真遵守本單位制定的內(nèi)控制度、財(cái)務(wù)流程及貫徹新《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》,保證各處室給予財(cái)務(wù)部門必要的工作配合,使單位內(nèi)部形成良好的工作氛圍。二是建立內(nèi)部會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作考核機(jī)制。對(duì)于在會(huì)計(jì)核算工作中做出積極貢獻(xiàn)的部門或員工給予精神與物質(zhì)兩方面的獎(jiǎng)勵(lì),以鼓勵(lì)其認(rèn)真執(zhí)行單位財(cái)務(wù)規(guī)章制度,不斷提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量與財(cái)務(wù)管理水平。三是為了提高財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能水平,事業(yè)單位應(yīng)定期開展培訓(xùn)活動(dòng),培訓(xùn)內(nèi)容主要包括內(nèi)控制度設(shè)計(jì)與運(yùn)行、電算化軟件操作與安全維護(hù)、國(guó)庫(kù)集中收付改革應(yīng)用或非稅收入收繳改革等相關(guān)內(nèi)容。

4.2強(qiáng)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算管理

事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)并結(jié)合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》及內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)本單位會(huì)計(jì)管理制度。一是將單位財(cái)務(wù)核算流程張貼于單位顯著位置,以便于單位全體員工可以遵照?qǐng)?zhí)行。同時(shí),制度中應(yīng)詳細(xì)列明原始憑證取得與填寫時(shí)注意事項(xiàng)、非稅票據(jù)領(lǐng)用、作廢、專項(xiàng)資金使用規(guī)則等內(nèi)容,在規(guī)范單位財(cái)務(wù)核算的同時(shí),降低單位因違反相關(guān)財(cái)經(jīng)紀(jì)律而受到處罰的幾率。二是會(huì)計(jì)檔案方面。事業(yè)單位應(yīng)指派專人定期對(duì)財(cái)務(wù)軟件及防火墻進(jìn)行升級(jí)、更新,對(duì)財(cái)務(wù)軟件設(shè)置不同的登錄權(quán)限,防止因個(gè)人冒用賬號(hào)修改財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),并對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。三是根據(jù)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)定制或到財(cái)政部門領(lǐng)用原始憑證,并指定專人對(duì)憑證的保管、使用與銷毀進(jìn)行管理,保證單位以原始票據(jù)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行有效控制。

第6篇

依安縣依龍鎮(zhèn)綜合文化站 161520

[摘要]據(jù)當(dāng)前現(xiàn)狀分析,文書檔案管理制度不僅滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,在某種程度上也阻礙企事業(yè)單位的向上發(fā)展,與社會(huì)檔案需求的脫節(jié)程度也日趨明顯。基于這一背景,本文圍繞文書歸檔管理工作對(duì)事業(yè)單位的作用展開了分析,概述了事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)踐中的若干問題,并藉此提出了優(yōu)化其管理效能的相關(guān)建議,以期對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新提供有益參考。

[

關(guān)鍵詞 ]事業(yè)單位改革;檔案文書管理;信息化建設(shè)

一、文書檔案現(xiàn)代化管理對(duì)事業(yè)單位的作用

(一)提高文件傳遞的安全性。傳統(tǒng)的文件傳輸方式,主要是通過郵政投遞系統(tǒng)或是其他快遞方式,受限于時(shí)間與距離的影響,同時(shí),檔案管理人員私存文件或者丟失文件的狀況也時(shí)有發(fā)生,其他原因造成文件的延誤、丟失亦屬常事,都為檔案管理與使用造成了很大程度上的不便。所以,事業(yè)單位檔案管理亟待引入并推廣現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文件歸檔管理,比如,通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行文件傳遞,能夠極大程度為文檔收編節(jié)約傳遞時(shí)間,提高文件傳遞速度,確保文檔安全性得到有效保障。

(二)確保文件保存的穩(wěn)定性。互聯(lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展,很多事業(yè)單位檔案室已經(jīng)逐步開始普及上述現(xiàn)代化的辦公方式。紙質(zhì)文書容易受外界因素的影響而縮短壽命,一旦紙質(zhì)文書受到破壞就會(huì)造成不可挽回的損失,而電子文件則能很好地解決這一難題。通過選用不同的電子載體,將文書檔案以電子方式進(jìn)行保存,可以實(shí)現(xiàn)文書檔案信息與載體的分離利用,同時(shí),電子載體具有存讀方便、快捷、保存時(shí)間長(zhǎng)、易于傳遞、受外界環(huán)境因素影響比較小、不易損壞,穩(wěn)定性比較強(qiáng)等特點(diǎn),能夠提高文書歸檔工作的質(zhì)量,確保文件保存的穩(wěn)定性。

二、事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐中的常見問題

(一)缺乏管理,重視不足。據(jù)客觀而論,部分檔案管理工作局限于行政管理階層,對(duì)基層檔案的重視程度不夠,部分領(lǐng)導(dǎo)甚至對(duì)檔案管理認(rèn)知存在偏差,比如,只關(guān)注單位經(jīng)濟(jì)效益與發(fā)展前景,漠視檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的積極作用,導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理工作長(zhǎng)期缺乏有序部署與嚴(yán)格管控,檔案資料的收集歸檔不全、整理不規(guī)范、散亂等現(xiàn)象嚴(yán)重,難以為單位發(fā)展提供資源支撐。

(二)配套不全,條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施與監(jiān)管機(jī)制,但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的一個(gè)問題在于檔案管理“軟”、硬件條件“差”,比如,檔案柜架等基礎(chǔ)設(shè)施的配備裝具參差不齊,致使檔案工作陷入被動(dòng)局面;或是部分基層檔案室建設(shè)缺乏專項(xiàng)啟動(dòng)與維修資金,導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料在長(zhǎng)時(shí)間的存放下出現(xiàn)霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案文書管理效能的具體措施

(一)全面推行文書歸檔規(guī)范化管理。完善、健全的制度是促進(jìn)文書歸檔管理順利進(jìn)行的基礎(chǔ)保證,在文書歸檔管理過程中要始終以制度為標(biāo)準(zhǔn),督促管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的制度與準(zhǔn)則,建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度,并要求全體人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行作業(yè),確保每一工作環(huán)節(jié)有序進(jìn)行,踐行文書歸檔的規(guī)范化管理原則。

(二)鞏固單位領(lǐng)導(dǎo)及全員檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是推動(dòng)文書歸檔工作順利進(jìn)行的重要保障,具有提高全員檔案意識(shí)的積極作用。然而,基層檔案室文書檔案數(shù)量較多,經(jīng)費(fèi)卻相對(duì)緊張,由此要求文書歸檔管理人員必須具有較高的業(yè)務(wù)水平,以保證文書歸檔管理工作的順利開展。同時(shí),要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí),將檔案歸檔管理作為工作的重中之重,并對(duì)檔案管理工作的方式方法進(jìn)行研究,對(duì)有關(guān)管理人員進(jìn)行考核,不斷提高全員檔案意識(shí)

(三)積極利用現(xiàn)代化技術(shù)輔助管理。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化的辦公模式也得到了快速的發(fā)展與應(yīng)用,用現(xiàn)代化的方式進(jìn)行文書檔案管理已成為一種必然趨勢(shì)。在文書檔案管理工作中,要將文書檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨獗P、磁帶、計(jì)算機(jī)硬盤等為載體的電子文件,以網(wǎng)絡(luò)化的方式對(duì)文書檔案進(jìn)行管理,逐步實(shí)現(xiàn)從手工作業(yè)方式向計(jì)算機(jī)管理方式轉(zhuǎn)變。同時(shí),國(guó)家財(cái)政部門也應(yīng)加大資金投入,不斷完善基層檔案室的配套設(shè)施,加強(qiáng)地方文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)與資源的一體化建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的同時(shí)夯實(shí)對(duì)電子文件的管控,最大限度確保電子文檔的安全性和信息可用性。

結(jié)語

綜上所述,筆者認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理工作的改善措施,首要建立在提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上,同步加大建設(shè)資金的投入,為檔案管理工作以專款專用、準(zhǔn)確預(yù)算、恰當(dāng)使用、詳細(xì)記錄、及時(shí)結(jié)算等位為準(zhǔn)則設(shè)置專項(xiàng)資金,優(yōu)化工作機(jī)構(gòu)設(shè)置,并在綜合考慮實(shí)際情況與能力范圍情況下,積極投建電子檔案室或數(shù)字檔案室,自上而下全面覆蓋檔案管理每一環(huán)節(jié),確保事業(yè)單位檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全便捷。

參考文獻(xiàn)

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[3]李海珠,都蕾.試論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].今日中國(guó)論壇,2013(10)

第7篇

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理

[中圖分類號(hào)]C93 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432(2013)13-0112-03

1 傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理工作人員的意識(shí)淡薄

就傳統(tǒng)的檔案管理模式來看,檔案管理人員習(xí)慣于以往的手工處理方式。在事業(yè)單位檔案辦公過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),一時(shí)很難改變?cè)械牧?xí)慣和工作方式,則會(huì)嚴(yán)重影響計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在辦公管理系統(tǒng)中的應(yīng)用,使文檔信息化建設(shè)無法達(dá)到理想的效果,使事業(yè)單位檔案管理人員的管理意識(shí)由傳統(tǒng)化向信息化的提高,做好宣傳,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念,是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要條件。目前,從事檔案管理的工作人員大部分屬于非專業(yè)人士,檔案管理人員的素質(zhì)不高,教育水平偏低,從而影響了檔案管理工作正常、順利進(jìn)行和公文的質(zhì)量。從事檔案管理工作的工作人員,屬于經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的員工很少,許多檔案管理人員都是外行業(yè)人員,在業(yè)務(wù)方面的廣度和精度遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了形勢(shì)發(fā)展的要求,進(jìn)而影響了檔案管理水平和對(duì)工作規(guī)范化的管理。

1.2 文書檔案不規(guī)范

在檔案管理的處理工作過程中,在歸檔文件版面方面往往會(huì)遇到記錄不全、排列混亂、編號(hào)的不規(guī)范、裝訂的不規(guī)范、出現(xiàn)涂改痕跡、附件的不規(guī)范、原有稿件缺少、紙張無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)、文種使用不恰當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象,從而影響了正確歸檔、檔案的完整性、公文的美觀性和嚴(yán)肅性。

2 規(guī)范檔案管理的措施

2.1 對(duì)置辦檔案信息化設(shè)備的工作進(jìn)行加強(qiáng)

對(duì)檔案信息化的建設(shè)工作是系統(tǒng)工程的范疇,它涉及信息的利用、保管和收集等內(nèi)容,各個(gè)內(nèi)容之間相互依存、相互聯(lián)系、密不可分。同時(shí)說明了,在檔案信息化設(shè)備的置辦過程中應(yīng)充足、齊全,達(dá)到信息化、規(guī)范化的要求,將不同載體、不同種類的檔案進(jìn)行有序的保管,為以后的使用提供方便。推動(dòng)檔案管理向信息資料的數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變,完成檔案信息的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作,實(shí)現(xiàn)檔案信息進(jìn)行電子化查詢以及儲(chǔ)存的電子化等,提高檔案管理的綜合業(yè)務(wù)管理的先進(jìn)性,同時(shí),可以在網(wǎng)絡(luò)上事業(yè)單位建立起的電子信息,拓寬檔案相關(guān)部門服務(wù)的途徑。在上述環(huán)節(jié)中,有幾點(diǎn)需要注意,如工作人員要規(guī)范化管理電子文件,對(duì)重要的檔案信息避免使用電子版,而其紙質(zhì)的資料也應(yīng)安全管理,電子版資料要有備份,保證電子文件管理的安全性、完善性等,從而加強(qiáng)檔案的管理工作。實(shí)踐表明,對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)則是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì),是檔案管理部門近些年來研究的重要課題,是顯現(xiàn)檔案部門的價(jià)值和作用、提高檔案服務(wù)工作的重要途徑。

2.2 與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)多進(jìn)行交流和溝通

在檔案管理的信息化建設(shè)過程中,將會(huì)涉及諸多方面,如購(gòu)買設(shè)備,開發(fā)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、磁盤、打印機(jī)、刻錄機(jī)、光盤等設(shè)備的統(tǒng)一化管理、配備等,都需要經(jīng)費(fèi)才能進(jìn)行,而此時(shí),就要求檔案管理者與領(lǐng)導(dǎo)多進(jìn)行交流和溝通,做好相關(guān)工作,準(zhǔn)備檔案管理的信息化建設(shè)的相關(guān)憑證和資料,例如,收集和整理事業(yè)單位產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器的檔案、科技的檔案。提高領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注度,使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化管理的必要性,并促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)觀念的樹立,同時(shí),在經(jīng)費(fèi)方面提供支持和幫助,提高決策,大力推廣對(duì)檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)。

2.3 對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善

進(jìn)步、科學(xué)的管理制度為檔案管理的科學(xué)發(fā)展、順利進(jìn)行提供了有力的保障。根據(jù)單位宏觀角度進(jìn)行分析,因檔案管理工作具有完善的規(guī)章制度、法規(guī)和法律等,使得事業(yè)單位在檔案管理方面根據(jù)單位自身的實(shí)際情況來制定適合本單位的規(guī)章制度使檔案管理工作向規(guī)范化、信息化和科學(xué)化的方向發(fā)展,進(jìn)而將事業(yè)單位檔案管理事業(yè)拓展、延伸到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)劃中,促進(jìn)事業(yè)單位的飛速發(fā)展,同時(shí)可將對(duì)檔案管理制度的完善加入到事業(yè)單位的業(yè)績(jī)考核中,使工作人員對(duì)強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng),從而提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度,便于檔案管理制度有效地建立和實(shí)施。保證事業(yè)單位的檔案管理工作充分發(fā)揮其價(jià)值和作用,并為事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)施信息化管理提供了有力的基礎(chǔ)并創(chuàng)造了條件。有效的管理制度對(duì)檔案管理者來說,不僅可以激發(fā)管理部門人員對(duì)工作的使命感和責(zé)任感,還可對(duì)檔案的多個(gè)環(huán)節(jié)管理進(jìn)行加強(qiáng),例如,在檔案閱讀、整理、收集和應(yīng)用等方面。通過對(duì)管理制度的嚴(yán)格建立,可推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化和制度化,從而使單位內(nèi)部管理機(jī)制得到充分改善。在制度的制定過程中,應(yīng)充分結(jié)合事業(yè)單位的業(yè)績(jī)考核結(jié)果,將事業(yè)單位檔案進(jìn)行信息化建設(shè)與責(zé)任追求、表彰獎(jiǎng)勵(lì)和職稱評(píng)定等制度相融合,更應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位員工的潛力,調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性、創(chuàng)新性和積極性,充分提高對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

2.4 在事業(yè)單位檔案管理中落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀

在檔案管理中有效落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀觀念的重要表現(xiàn)在于提高信息化、科學(xué)化水平,身為檔案管理者應(yīng)改變違背科學(xué)發(fā)展觀和落后的思想觀念,與實(shí)際相結(jié)合,有效解決制約或影響事業(yè)單位檔案管理工作在落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀中出現(xiàn)的問題,在工作的各個(gè)方面徹底落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,深入強(qiáng)化事業(yè)單位相關(guān)單位人員的服務(wù)意識(shí),在工作中多次嘗試主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)等,并做到深入單位和社會(huì)進(jìn)行調(diào)查,從而對(duì)人們的信息需求深入了解,豐富檔案資源,優(yōu)化、整合檔案內(nèi)容,進(jìn)而有效的實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值和作用。與此同時(shí),事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案的管理人員對(duì)檔案信息的安全管理意識(shí),確保檔案信息的保密工作和做好對(duì)檔案信息的公開工作,并對(duì)兩者的關(guān)系進(jìn)行妥善處理,維護(hù)人民的合法權(quán)益以及國(guó)家或者個(gè)人或者單位的穩(wěn)定等。在事業(yè)單位檔案管理中落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,對(duì)檔案的管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新和發(fā)展,擺脫傳統(tǒng)的、墨守成規(guī)的做法和思想,推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展工作有效地進(jìn)行。

2.5 提升檔案的管理水平,適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

隨著信息時(shí)代的到來,科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,使落后的檔案工具和文件設(shè)備無法適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的要求,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段廣泛應(yīng)用于檔案管理中,不僅降低了在文件處理工作過程中人為因素的影響,還充分發(fā)揮了信息化管理的優(yōu)勢(shì),降低了手工操作,大大提升工作效率,達(dá)到事半功倍的成果,更好地為社會(huì)作出貢獻(xiàn)。同時(shí),與國(guó)際先進(jìn)技術(shù)水平接軌,順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流,掌握最新的檔案管理發(fā)展動(dòng)態(tài),與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng),多接觸國(guó)外的先進(jìn)技術(shù),學(xué)習(xí)并引進(jìn)國(guó)外的新方法、新技術(shù),充分提高檔案的管理水平,對(duì)事業(yè)單位實(shí)施現(xiàn)代化管理。

2.6 嚴(yán)格規(guī)范質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

在事業(yè)單位檔案管理工作過程中,對(duì)于工作中的各個(gè)環(huán)節(jié),每個(gè)工作人員都應(yīng)保證質(zhì)量第一,清楚認(rèn)識(shí)到各自的崗位責(zé)任。處理檔案文件時(shí)要記錄齊全、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂規(guī)范、附件規(guī)范、原有稿件完整、紙張達(dá)標(biāo)、文件中使用恰當(dāng)和無涂改痕跡等,進(jìn)而確保檔案文件的存檔價(jià)值和質(zhì)量。

27 強(qiáng)化制度建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理的工作人員要按照相關(guān)制度,依據(jù)立卷原則,對(duì)處理后的檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管。檔案管理人員應(yīng)避免文件的拖拉積壓,在開會(huì)前收集相關(guān)資料,會(huì)議結(jié)束后及時(shí)將資料收集歸檔,同時(shí),協(xié)辦方對(duì)副本或復(fù)印件進(jìn)行保存,便于日后查找。若工作人員因某些原因無法繼續(xù)工作,事業(yè)單位應(yīng)將此人借用、暫存的公文材料,依照相關(guān)規(guī)定及時(shí)并全部進(jìn)行清交,進(jìn)而保證事業(yè)單位檔案的安全性和完整性。

28 明確認(rèn)識(shí)部門職責(zé)

建立有效的工作程序和管理制度,嚴(yán)格規(guī)范管理制度,按照規(guī)范程序進(jìn)行檔案的管理工作,嚴(yán)格審核制度,檢查手續(xù)的完整性、格式的規(guī)范性和附件的齊全性,并進(jìn)行多次復(fù)核。充分結(jié)合事業(yè)單位自身的組織機(jī)構(gòu)的檔案材料、設(shè)置以及自身的管理體制建立一個(gè)健全的管理體系,在事業(yè)單位的各個(gè)部門,從上到下相互配合,相互協(xié)作,為檔案收集工作奠定基礎(chǔ)。

同時(shí),事業(yè)單位檔案管理的工作人員要與單位的各個(gè)部門多進(jìn)行信息交流,加強(qiáng)對(duì)收集工作的指導(dǎo)和檢查工作,并把定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合,減少和避免文件資料流失。在拓寬對(duì)檔案收集渠道的基礎(chǔ)上,大大豐富了資料的收藏,有效的促進(jìn)開展資料的收集工作。

29 加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案的管理意識(shí)

事業(yè)單位檔案管理工作要求工作人員具有辦事細(xì)心的工作態(tài)度、高度的責(zé)任感、樂于奉獻(xiàn)的精神、良好的職業(yè)道德,這是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)性要求較高的工作,同時(shí),還要求工作人員能夠運(yùn)用先進(jìn)的信息化管理方法和先進(jìn)的科技手段管理檔案。事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化是當(dāng)今社會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出的新的要求,也是信息時(shí)代飛速發(fā)展中檔案管理進(jìn)步的必然趨勢(shì)。因此,在工作過程中,檔案管理的工作人員要充分結(jié)合自身的工作崗位,一邊學(xué)習(xí)一邊操作。不僅要提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì),還要提高員工對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握和學(xué)習(xí),多培養(yǎng)事業(yè)單位具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理工作的人才。

3 結(jié) 論

隨著社會(huì)信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn),文檔工作的不斷發(fā)展,檔案管理工作則十分重要。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)步具有重要意義。

參考文獻(xiàn):

[1]王玲.淺析信息時(shí)代文秘工作與檔案管理的關(guān)系[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2011 (27):217-218.

[2]袁麗.初探事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].快樂閱讀(下旬刊),2012(7):126-126.

[3]武桂霞,宋群.信息時(shí)代企事業(yè)檔案工作創(chuàng)新摭談[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化,2007(31):325-326.

[4]劉慧.檔案管理之人事檔案管理[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2012(17).

第8篇

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;電子檔案管理;對(duì)策

方便、快捷的電子檔案管理模式,已逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式,在事業(yè)單位的檔案管理工作中逐步推廣應(yīng)用。但是,目前事業(yè)單位的電子檔案管理還處于無序管理的狀態(tài),缺少制度規(guī)范,存在一些不足。本文從電子檔案的優(yōu)勢(shì)、不足、對(duì)策三個(gè)方面進(jìn)行了闡述,以加快事業(yè)單位電子檔案管理制度化、規(guī)范化進(jìn)程。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.電子檔案能有效降低辦公成本

傳統(tǒng)的檔案管理模式,既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資,還需要大量的人力從事收集、整理、分類、匯總、登記、存檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,工作瑣碎、工作量大,基本上每一項(xiàng)工作都需要手動(dòng)完成,需要大量時(shí)間。而使用電子檔案,只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一個(gè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)和熟悉計(jì)算機(jī)操作的檔案管理人員,就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過程中,利用電子檔案管理平臺(tái)就可以快速完成,實(shí)現(xiàn)無紙化傳閱,降低辦公成本,解決檔案資料堆積問題。

2.電子檔案管理能進(jìn)一步提高工作效率

電子建檔與傳統(tǒng)的手動(dòng)建檔相比,用計(jì)算機(jī)工作代替了人力勞動(dòng),直接減少了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,能節(jié)省大量時(shí)間。電子檔案管理,把傳統(tǒng)的按“卷”立卷歸檔,改為按“件”整理歸檔,遇到需要補(bǔ)充的遺漏的檔案,或者刪除重復(fù)的檔案時(shí),傳統(tǒng)的立卷方法只能一個(gè)一個(gè)查詢,打開整卷,再重新立卷,非常繁瑣,而電子檔案可以快速查詢,修改一下檔案目錄就可以了。

3.電子檔案保密程度更高

傳統(tǒng)的立卷歸檔,利用者如果需要其中的一份檔案,就能看到整卷檔案的內(nèi)容,而使用電子檔案管理,需要哪一件就看哪一件,其他的不會(huì)看到,大大提高了保密程度。

4.電子檔案更有利于發(fā)揮檔案資料的價(jià)值

傳統(tǒng)的檔案管理模式,利用者需要從堆積如山的檔案資料中逐個(gè)查找,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,不到萬不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料,尤其是查閱信息范圍比較寬泛時(shí),更需要時(shí)間和耐心,最后還不一定能查詢到。同時(shí)受檔案管理人員立卷習(xí)慣等因素的影響,傳統(tǒng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量也不盡相同,給檔案利用者帶來一定麻煩,所以一般都習(xí)慣從網(wǎng)絡(luò)上搜索。而電子檔案,一般都用表格形式,標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,一目了然,搜索快捷,大大縮短了檔案的查詢時(shí)間,提高了檔案利用率。

二、電子檔案管理中遇到的問題

1.安全性問題

計(jì)算機(jī)給人們帶來方便、快捷的同時(shí),其安全性不容忽視。機(jī)房、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備陳舊,殺毒軟件等配套軟件不到位,檔案管理人員安全意識(shí)不強(qiáng),對(duì)移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備重視程度不夠,都會(huì)直接影響電子檔案的安全。同時(shí),電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過程中,可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題。

2.檔案管理人員認(rèn)識(shí)問題

目前的檔案管理人員還沒有完全從紙質(zhì)立卷的傳統(tǒng)模式中解脫出來,只是安于現(xiàn)狀,尤其是年齡較大的檔案管理人員,不愿意接受新生事物,更不想創(chuàng)新,導(dǎo)致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)不足,特別是仍在使用紙質(zhì)檔案的事業(yè)單位,檔案管理人員的時(shí)間、精力都用在手動(dòng)建檔上,研究檔案管理發(fā)展、開展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)的投入嚴(yán)重不足。

3.電子檔案管理制度不健全

目前,已經(jīng)使用電子檔案管理的單位,電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗(yàn)、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)都缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),歸檔時(shí)間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級(jí)、技術(shù)指導(dǎo)、存儲(chǔ)格式、密碼設(shè)置、監(jiān)控系統(tǒng)等都缺少制度規(guī)范,都還處于起步階段,處于無序管理的狀態(tài)。

三、電子檔案管理的對(duì)策及建議

1.完善電子檔案管理軟硬件設(shè)施,確保電子檔案安全

高質(zhì)量的硬件設(shè)備、穩(wěn)定安全的軟件和系統(tǒng)、相對(duì)獨(dú)立的電子檔案管理區(qū)域,是電子檔案能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。因此要加大軟硬件投入,配足配齊設(shè)施設(shè)備,加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備的安全保護(hù),實(shí)行專機(jī)專人用,對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行定期的更新和維護(hù),以保障計(jì)算機(jī)設(shè)備的正常運(yùn)行。設(shè)置專門的電子檔案管理工作區(qū)域,安裝電子監(jiān)控、防盜門窗等設(shè)施,確保設(shè)施設(shè)備安全。

2.培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人員

各事業(yè)單位抽調(diào)綜合素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、勇于創(chuàng)新、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理人員,作為重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象,通過自學(xué)、集體培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)分享等形式,對(duì)電子檔案的法律法規(guī)、軟硬件操作技術(shù)、業(yè)務(wù)知識(shí)等進(jìn)行全面的學(xué)習(xí),通過分析貼近工作實(shí)際的生動(dòng)形象的典型案例,讓檔案管理人員切實(shí)感受到電子檔案的優(yōu)勢(shì),真正提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和業(yè)務(wù)能力,既能具體做好電子檔案管理工作,還能研究創(chuàng)新電子檔案管理方法和管理模式,成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

電子檔案管理制度化、規(guī)范化管理,必須有健全完善的規(guī)章制度作為保障。事業(yè)單位要結(jié)合檔案法、檔案管理規(guī)定的要求,立足工作實(shí)際,制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法,明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗(yàn)、調(diào)閱等標(biāo)準(zhǔn),促進(jìn)崗位職責(zé)、硬件設(shè)備、軟件升級(jí)、人員培訓(xùn)、保密協(xié)議等各項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化,確保電子檔案管理工作安全有序發(fā)展。

結(jié)語:電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)明顯,也順應(yīng)了時(shí)展的需要。但是目前事業(yè)單位的電子檔案管理還不夠成熟,還需檔案管理人員深入調(diào)研,積極探索,提高業(yè)務(wù)能力和網(wǎng)絡(luò)操作技能,還需逐步完善硬件設(shè)施設(shè)備,建立健全規(guī)章制度,推動(dòng)事業(yè)單位電子檔案管理工作逐步制度化、規(guī)范化,進(jìn)一步發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值。

參考文獻(xiàn):

[1]吳秀娟,淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理,管理視察,2013年第19期。

[2]楊玲花.淺析高校電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施,商情,2013年第24期

第9篇

關(guān)鍵詞:檔案;服務(wù);革新

檔案利用服務(wù)工作是檔案工作者與利用者以檔案為載體的一種信息傳遞的活動(dòng)。檔案工作者將擁有的檔案信息通過多種途徑傳遞給利用者,以實(shí)現(xiàn)信息的共享為目標(biāo),滿足社會(huì)多方面的需求。

一、檔案服務(wù)工作的重要性

檔案是研究過去,記錄現(xiàn)在,面向未來的文字載體,是現(xiàn)代信息的資料。檔案是歷史的記載,具有現(xiàn)實(shí)的利用價(jià)值,信息開發(fā)或憑證作用。檔案工作的最后目的是提供利用和服務(wù),具有服務(wù)工作的一切屬性。因此,做好檔案工作的規(guī)范化管理或服務(wù)非常重要。要做好檔案的規(guī)范化管理和服務(wù)工作,必須要做好檔案的實(shí)體管理工作、服務(wù)工作、基礎(chǔ)性工作,提高檔案人員素質(zhì)等等。隨著改革開發(fā)的深入,人才流動(dòng)越來越頻繁,科學(xué)技術(shù)更新越來越快,如何使檔案管理工作跟上新形式,并能真實(shí)準(zhǔn)確地記錄好現(xiàn)在的一切,且不受檔案人員流動(dòng)的影響,是一個(gè)急需解決的問題。所以說,提倡檔案的規(guī)范化管理和服務(wù)工作有著重要的意義。

檔案之所以被保存,就是因?yàn)樗旧砭哂欣玫膬r(jià)值,一件檔案材料一旦被利用,它的價(jià)值就得到一定程度的實(shí)現(xiàn),否則,它的價(jià)值就得不到發(fā)揮,這說明檔案利用是檔案價(jià)值體現(xiàn)的先決條件。檔案工作的起點(diǎn)是從服務(wù)開始的,檔案利用需求是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的,于是檔案利用與檔案服務(wù)圍繞著檔案這一同樣來自社會(huì)實(shí)踐的共同對(duì)象,進(jìn)行著分工不同而最終目的都是使檔案向社會(huì)實(shí)踐回歸的工作活動(dòng)。檔案利用的結(jié)果是通過檔案服務(wù)導(dǎo)致檔案在人們的實(shí)踐中發(fā)揮作用,檔案服務(wù)通過檔案利用實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值,因此說,檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)是檔案利用與檔案服務(wù)的共同結(jié)果。檔案利用是客觀實(shí)踐的產(chǎn)物,客觀實(shí)踐產(chǎn)生和決定了檔案利用需求,所以,檔案利用具有不以人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀性。檔案利用又有一定的主觀性,檔案工作雖然不能對(duì)檔案利用進(jìn)行內(nèi)在的規(guī)定,卻可以采取一定的手段,對(duì)檔案利用施加積極影響。這就要求我們注視檔案利用方向,根據(jù)檔案利用的變化,來調(diào)整服務(wù)方式,豐富服務(wù)內(nèi)容。

二、檔案服務(wù)工作的革新方法

建立檔案館網(wǎng)頁(yè),開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè),積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶提供更好的服務(wù)。國(guó)內(nèi)許多單位檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù),已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ),進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化,檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,檔案管理工作自動(dòng)化,檔案信息管理法制化。如:輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù),在網(wǎng)上公開部分檔案目錄,方便查詢檢索;檔案棺與宣傳部門密切配合,可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔,建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù),以便于宣傳和利用。

建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合,建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館,是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù),實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣,豐富,利用率高。

電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口,在第1時(shí)間將其收集到,并在檔案館的服務(wù)器上歸檔。例如:為了方便下級(jí)或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己?jiǎn)挝环潜C艿臋n案全文,檔案館自行開發(fā)了“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī),足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔,而不需跑到檔案館,也不必交任何光盤或軟盤。

開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時(shí)效性,希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此,被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

第10篇

一、指導(dǎo)思想

以《國(guó)務(wù)院關(guān)于鼓勵(lì)支持和引導(dǎo)個(gè)體私營(yíng)等非公有制經(jīng)濟(jì)發(fā)展的若干意見》(國(guó)發(fā)[]3號(hào))為指導(dǎo),用科學(xué)發(fā)展觀來全面落實(shí)黨和國(guó)家對(duì)非公有制經(jīng)濟(jì)工作的一系列指示精神,圍繞全縣大力發(fā)展民營(yíng)經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略,本著“無償指導(dǎo)、保守機(jī)密、不添負(fù)擔(dān)”的原則,加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作,規(guī)范民營(yíng)企業(yè)檔案管理,為民營(yíng)企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

二、工作目標(biāo)

到2014年,全縣規(guī)模以上企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)規(guī)范建檔,達(dá)到“五有”目標(biāo),即有領(lǐng)導(dǎo)分管、有齊全完備的檔案,有檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度,有專(兼)職檔案管理人員,有基本符合檔案保管條件的設(shè)備設(shè)施和庫(kù)房。并逐步采用現(xiàn)代化手段管理檔案,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,將企業(yè)檔案室建設(shè)成信息中心。鼓勵(lì)有條件的企業(yè)開展湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級(jí)認(rèn)定工作。

三、工作步驟

從年開始,用五年時(shí)間來完成民營(yíng)企業(yè)規(guī)范建檔工作。具體分為三個(gè)階段:

(一)試點(diǎn)推廣階段(年)

加強(qiáng)宣傳,制定方案,全面部署。相關(guān)部門加強(qiáng)配合協(xié)作,加大對(duì)各企業(yè)辦公室主任或資料管理人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),著力抓好全縣12個(gè)企業(yè)(原則上每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)至少選一個(gè)試點(diǎn))檔案工作規(guī)范管理試點(diǎn)工作,為全面推動(dòng)我縣民營(yíng)企業(yè)檔案規(guī)范管理發(fā)揮典型示范作用。

(二)建檔實(shí)施階段(-2013年)

從開始到2013年,通過培訓(xùn)企業(yè)檔案人員、分類指導(dǎo)等手段引導(dǎo)全縣民營(yíng)企業(yè)自覺自愿地實(shí)現(xiàn)規(guī)范建檔。縣檔案局、縣工商聯(lián)分層次進(jìn)行督導(dǎo),相關(guān)部門密切配合,提倡有條件的企業(yè)開展湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級(jí)認(rèn)定工作。到2013年,民營(yíng)企業(yè)檔案工作達(dá)“A”級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)的占全縣規(guī)模以上企業(yè)的20%以上。

(三)考核檢查階段(2014年)

對(duì)全縣民營(yíng)企業(yè)檔案規(guī)范管理工作按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核檢查,對(duì)于檔案工作規(guī)范管理合格企業(yè),縣工商聯(lián)、縣檔案局予以通報(bào)并頒發(fā)合格證。對(duì)完成工作任務(wù)較好的企業(yè)進(jìn)行通報(bào)表彰,對(duì)未完成的,責(zé)令整改,限期完成。

四、主要措施

(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),精心組織。各企業(yè)要把規(guī)范建檔工作納入企業(yè)管理的重要內(nèi)容,確定企業(yè)法人負(fù)總責(zé),主要負(fù)責(zé)人分管,有人具體抓的局面。進(jìn)一步提高對(duì)企業(yè)檔案規(guī)范管理工作重要性的認(rèn)識(shí),建立健全檔案工作制度并組織實(shí)施,真正做到認(rèn)識(shí)到位、措施到位、工作到位,把民營(yíng)企業(yè)檔案規(guī)范管理工作提高到一個(gè)新的水平。

(二)加強(qiáng)宣傳,強(qiáng)化培訓(xùn)。通過各種方式、分期分批地開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),宣傳檔案基本知識(shí),提高企業(yè)全體員工的檔案意識(shí),采取多種形式,宣傳利用企業(yè)檔案的典型和開發(fā)利用檔案信息資源的成果,提高企業(yè)對(duì)檔案的認(rèn)知度,使企業(yè)檔案人員具備一定專業(yè)知識(shí)和具體操作能力。

第11篇

檔案是基層事業(yè)單位成長(zhǎng)與發(fā)展歷程的真實(shí)記錄,是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。基層事業(yè)單位管理的高效化離不開檔案管理的科學(xué)化。基層事業(yè)單位檔案工作本身是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工作,具有種類繁多、范圍廣、周期長(zhǎng)等特點(diǎn),且會(huì)產(chǎn)生大量的文件和電子材料。如何真正實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化成為基層事業(yè)單位檔案管理人員亟待面對(duì)和思考的問題。本文試就這一話題做簡(jiǎn)要分析。

1 當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的問題

1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)。由于基層事業(yè)單位對(duì)檔案收集、利用能力較差,加之人手不足、日常工作量較大,在日常工作中,大多數(shù)職工都存在著重視業(yè)務(wù)工作,輕視檔案工作,對(duì)自身業(yè)務(wù)工作形成檔案的意義和價(jià)值缺乏有效認(rèn)識(shí),不懂得利用檔案的價(jià)值。

1.2 歸檔材料欠缺系統(tǒng)性,完整性。一是由于平時(shí)檔案管理人員收集意識(shí)不強(qiáng),導(dǎo)致應(yīng)該形成的業(yè)務(wù)文件材料沒有及時(shí)形成;二是業(yè)務(wù)科室對(duì)日常歸檔材料的積累和保管不夠重視,一些資料散存在個(gè)人手中,致使一些已經(jīng)形成并應(yīng)歸檔的文件資料未能歸檔。三是檔案管理人員少,流動(dòng)性大,一些在崗人員不安心本職工作,直接響到檔案工作質(zhì)量的提高。最終造成歸檔材料系統(tǒng)性欠缺、完整性不強(qiáng),案卷質(zhì)量不高。

1.3 缺少專職檔案人員,兼職檔案管理人員交接手續(xù)不嚴(yán)密。以乳山市疾病預(yù)防控制中心為例,檔案管理工作屬于辦公室職能,由于人員編制及工作量等原因,辦公室只能安排一人進(jìn)行專職或兼職檔案管理。兼職檔案管理人員的離職或調(diào)動(dòng)工作崗位時(shí),未能按要求嚴(yán)格執(zhí)行交接程序,則必然導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明,界限不清。

1.4 檔案管理手段滯后。現(xiàn)階段各基層事業(yè)單位的檔案管理沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件。在手段上,查閱檔案信息仍采用手工查找,檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜,不僅占地面積大,使用空間也不能較理想應(yīng)用。

2 提升管理手段,加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),強(qiáng)化檔案意識(shí)。

基層事業(yè)單位要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,把檔案管理工作納入重要議事日程,對(duì)檔案管理過程中存在的各種問題,及時(shí)解決。將檔案管理工作納入科室考核目標(biāo),層層分解責(zé)任,責(zé)任到人,促進(jìn)各科室積極配合做好檔案工作,切實(shí)增強(qiáng)檔案意識(shí),自覺地把檔案工作納入到各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中。

2.2 提高檔案服務(wù)水平、創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。

創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機(jī)制,必須打破去過那種看家守?cái)偟膫鹘y(tǒng)服務(wù)方式。因此檔案工作必須從完善服務(wù)措施入手,不斷提高檔案服務(wù)水平,創(chuàng)新檔案服務(wù)手段,提高服務(wù)質(zhì)量。提高檔案服務(wù)水平實(shí)質(zhì)上就是要把檔案的各項(xiàng)服務(wù)功能挖掘和開發(fā)出來,樹立全心全意為人民服務(wù)的宗旨,把為最廣大人民的利益服務(wù)作為檔案工作的最終落腳點(diǎn),把群眾滿意當(dāng)做標(biāo)準(zhǔn),使廣大群眾真正感受到檔案工作方便快捷的服務(wù),感受到檔案工作帶來的便利及重要作用。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),提高管檔人員素質(zhì)。

2.3.1 條件具備的基層事業(yè)單位要有專職檔案管理人員,認(rèn)真做好檔案工作的人員配置、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、安全保密等各方面的工作。要嚴(yán)把檔案管理人員的入口關(guān),從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等各方面進(jìn)行嚴(yán)格要求,進(jìn)行管檔人員持證上崗,明確崗位職責(zé),加強(qiáng)日常管理。通過檔案管理人員的規(guī)范化管理,不斷促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)。

2.3.2 加強(qiáng)檔案管理人員政治思想教育,使之成為能嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,認(rèn)真按照組織原則辦事,具有不怕苦、不怕累、不為名、不為利的奉獻(xiàn)精神。特別要重視對(duì)檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),因?yàn)楫?dāng)前基層事業(yè)單位管檔人員專業(yè)人員少,專業(yè)素質(zhì)較低,制約檔案管理工作向更高層次發(fā)展。有條件的單位可選送比較優(yōu)秀的檔案管理人員到專業(yè)院校進(jìn)行學(xué)習(xí),同時(shí)選調(diào)專業(yè)素質(zhì)比較好的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來。

2.4 科學(xué)利用信息化手段,加大電子檔案利用程度。

第12篇

1.1事業(yè)單位檔案管理工作的外在設(shè)施比較落后

隨著時(shí)代的進(jìn)步,信息化的技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛,事業(yè)單位管理的工作也應(yīng)用到了計(jì)算機(jī)技術(shù),但是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理當(dāng)中還沒有真正的得到廣泛應(yīng)用。很多的事業(yè)單位只是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的把檔案的信息錄入輸出計(jì)算機(jī)中,基本都沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理,甚至有的單位工作設(shè)施簡(jiǎn)陋、老化、辦公的條件差等因素的存在,嚴(yán)重的影響了檔案的保管工作。

1.2事業(yè)單位檔案管理工作者的專業(yè)技能過低

事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)要求專業(yè)性、技術(shù)性都比較高的一種工作,檔案管理的工作人員不但要具備教好的職業(yè)道德,同時(shí)還要求專業(yè)素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)等。隨著近年來人事制度的改革,機(jī)構(gòu)的調(diào)整,上崗的競(jìng)爭(zhēng)等因素,很多的工作人員都是沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)的,他們對(duì)工作程序也不是很了解,因此就導(dǎo)致了檔案管理的工作人員對(duì)檔案工作的責(zé)任性以及重要性的認(rèn)識(shí)不足,嚴(yán)重影響了檔案的管理工作的發(fā)展。

1.3事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化管理程度低

很多的事業(yè)單位因?yàn)閷?duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,并沒有意識(shí)到檔案資源的重要性,因此對(duì)于檔案管理工作的重視、管理措施、工作等都不到位。也有很多的工作人員認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理工作不是單位重要的工作部門,因此很少把檔案管理工作做為工作部門去進(jìn)行管制,導(dǎo)致了檔案管理的工做一直處于一種被動(dòng)的狀態(tài),于是便影響了檔案管理部門對(duì)單位的服務(wù),影響了發(fā)展的進(jìn)度。

1.4事業(yè)單位檔案管理工作中人員調(diào)動(dòng)的問題

在目前的社會(huì)中。很少會(huì)有人在一個(gè)崗位一直工作不換工作的,相反,人員的調(diào)動(dòng)與流動(dòng)很頻繁的在進(jìn)行著。然而對(duì)于工作人員的流動(dòng)對(duì)檔案管理的工作有很大的影響。有很多的時(shí)候在工作人員流動(dòng)時(shí),交接的工作沒有做好,導(dǎo)致一些檔案變成了“死檔”,這對(duì)于事業(yè)單位來說是一種無法估量的損失,是無法用金錢來衡量的。

2.針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的問題的解決措施

2.1針對(duì)檔案管理工作建立完善的檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理工作想要得到穩(wěn)步的發(fā)展,一套完善的管理制度是必不可少的,一套完善的管理制度可以使得檔案管理的工作進(jìn)入正確的運(yùn)行軌道。運(yùn)用相關(guān)的制度來規(guī)范檔案的管理工作,歸檔材料內(nèi)容等都要及時(shí)的進(jìn)行補(bǔ)充完整.同時(shí)也一定要相關(guān)的制度對(duì)檔案進(jìn)行保障工作,建立起一個(gè)完善的檔案管理制度。

2.2針對(duì)檔案管理工作提高工作人員的認(rèn)知

提高檔案管理人員對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)知。加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度,使工作人員正確的認(rèn)識(shí)自身的責(zé)任,提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí),這些都要通過常識(shí)性的學(xué)習(xí)以及宣傳有關(guān)于檔案的法律法規(guī)等等。以此來提高工作人員與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)知,明確自身的責(zé)任。

2.3針對(duì)檔案管理工作改善工作的環(huán)境

有些單位的檔案管理工作的環(huán)境太差,很難進(jìn)行有效的管理工作,因此,事業(yè)單位應(yīng)該確保管理工作的經(jīng)費(fèi)投入,主管部門也應(yīng)該加大管理的力度,改善檔案管理工作的環(huán)境以及檔案管理的工作設(shè)備,樹立正確的工作態(tài)度,合理的運(yùn)用檔案資源。

2.4針對(duì)檔案管理工作提高工作人員的素質(zhì)