時(shí)間：2023-05-29 18:18:17
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞:內(nèi)部管理；檔案規(guī)范化管理：機(jī)關(guān)事業(yè)單位
推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理，一方面能夠促進(jìn)事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展，從而在根本上提升事業(yè)單位的工作的精細(xì)度，規(guī)避決策性失誤的情況發(fā)生。另一方面，檔案的規(guī)范化管理還在一定程度上保存了社會(huì)資源與力量，能夠保證事業(yè)單位更有效率地開展工作，從而提高事業(yè)單位決策的合理性。因此本文將立足于事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中容易出現(xiàn)的問題，結(jié)合實(shí)際工作，提出具有參考價(jià)值的檔案規(guī)范化管理的對(duì)策，從而為我國(guó)社會(huì)各項(xiàng)工作的開展貢獻(xiàn)一份力量。
一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題
（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視。傳統(tǒng)的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層未能全面地認(rèn)識(shí)檔案管理工作，將其當(dāng)成一個(gè)儲(chǔ)存性質(zhì)的工作，沒有能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達(dá)到檔案管理工作的要求，造成事業(yè)單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受事業(yè)單位工作模式的影響，而在事業(yè)單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替，導(dǎo)致事業(yè)單位中檔案管理工作流于表面。
（二）管理模式不規(guī)范。科技的發(fā)展也帶動(dòng)了其他領(lǐng)域工作的革新，相比傳統(tǒng)檔案管理工作，如今檔案管理工作更依賴計(jì)算機(jī)等高端媒體技術(shù)。一方面，計(jì)算機(jī)依靠其強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能與信息處理能力，將事業(yè)單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，還規(guī)避了各種失誤，提升了事業(yè)單位檔案工作的精確化管理能力。但技術(shù)的革新在事業(yè)單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應(yīng)新型技術(shù)，成為事業(yè)單位檔案管理中的主要問題。相關(guān)工作人員沒能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段，造成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊，管理模式很大程度上限制了事業(yè)單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費(fèi)。
（三）檔案管理制度不健全。檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理制度無法全面地涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面地考察檔案管理工作的流程，因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實(shí)際，缺乏對(duì)相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對(duì)某些特殊情況的處理方法，導(dǎo)致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。
二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有關(guān)對(duì)策
（一）強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理的重視程度。強(qiáng)化事業(yè)單位規(guī)范化管理的重視程度，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)出發(fā)。加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高事業(yè)單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在事業(yè)單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在事業(yè)單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)層的重視，是對(duì)檔案管理工作的有力的保障，在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下，相關(guān)工作人員要進(jìn)一步提升檔案規(guī)范化管理的工作水平，從而給事業(yè)單位的檔案管理工作提供組織保障。推動(dòng)檔案管理制度規(guī)范化。檔案管理制度的規(guī)范化，是提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是事業(yè)單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是地進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢(shì)、新要求出發(fā)，針對(duì)當(dāng)前的工作要求，與時(shí)俱進(jìn)，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化。首先應(yīng)當(dāng)做的，是擴(kuò)充檔案管理制度的內(nèi)容，在事業(yè)單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內(nèi)容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合事業(yè)單位的總體目標(biāo)，有側(cè)重地完善檔案管理制度，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理，剔除過時(shí)的部分，保證檔案管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)。促進(jìn)檔案管理模式的規(guī)范化。檔案管理模式需要組織建設(shè)的保障，要求相關(guān)工作人員加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，配合新型的技術(shù)，不斷完善現(xiàn)代化檔案管理模式，從而提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。首先，要求相關(guān)工作人員建立互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)，將檔案的收集、整理、歸檔工作轉(zhuǎn)移到互聯(lián)網(wǎng)平成。同時(shí)，還要針對(duì)多媒體技術(shù)的特點(diǎn)，不斷完善事業(yè)單位檔案管理的運(yùn)行機(jī)制。從而在完善的工作模式下，提升檔案管理工作的深度與廣度。
（二）強(qiáng)化檔案管理體系規(guī)范化。進(jìn)一步健全事業(yè)單位管理體系，需要事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的配合。加強(qiáng)檔案管理人員的能力建設(shè)，是強(qiáng)化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對(duì)性的崗前培訓(xùn)工作，能在一定程度上，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質(zhì)符合事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，并且在工作的過程中，不斷拓展檔案管理工作在事業(yè)單位中的業(yè)務(wù)內(nèi)容。從而提高事業(yè)單位協(xié)同體系的建設(shè)。
三、結(jié)語
綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位合理運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，因此加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，能夠有效地提高事業(yè)單位的工作能力，使其在社會(huì)各項(xiàng)工作中，能夠保證高效地工作，促進(jìn)事業(yè)單位的處理能力。
作者:才君 單位:吉林省高速公路管理局吉林管理分局
參考文獻(xiàn):
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一、檔案規(guī)范化管理存在的問題
（一）個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案規(guī)范化管理工作認(rèn)識(shí)不到位，存在敷衍的態(tài)度。單位工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視程度直接關(guān)系到該工作的地位和發(fā)展。檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，已經(jīng)有越來越多的單位將檔案工作列入了目標(biāo)考核，對(duì)檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數(shù)單位為應(yīng)付考核，完成規(guī)范化管理示范認(rèn)定要求，采取聘用臨時(shí)人員和借調(diào)下級(jí)單位人員來完成檔案工作。聘用和借調(diào)人員本來是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長(zhǎng)期性和基礎(chǔ)性的特點(diǎn)，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時(shí)需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯(lián)系，加之不同的工作態(tài)度，無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質(zhì)量，必將對(duì)以后檔案工作帶來很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實(shí)現(xiàn)部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機(jī)關(guān)檔案工作中，各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產(chǎn)生的各門類載體檔案，并按時(shí)向機(jī)關(guān)綜合檔案室移交的制度。《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中都明確規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的材料必須由業(yè)務(wù)部門或文書部門（也就是文件材料形成部門）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門集中統(tǒng)一保管。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在履行職能工作活動(dòng)中形成的大量具有保存價(jià)值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等不同載體形式的檔案，以及會(huì)計(jì)、人事、基建、紀(jì)檢等專業(yè)檔案，都要要求由單位文書部門或業(yè)務(wù)部門兼職檔案員進(jìn)行整理和立卷，再移交檔案室。而實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，相當(dāng)一部分單位未推行部門歸檔（立卷）制度，專職檔案員大量精力和時(shí)間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開始進(jìn)行今年的檔案收集、整理工作，突然某個(gè)部門又送來往年的檔案材料，專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無限循環(huán)工作中。而省級(jí)單位的檔案部門還負(fù)有對(duì)市（縣）同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)，省直機(jī)關(guān)專職檔案員對(duì)自身單位的檔案工作都疲于應(yīng)付，自然沒有時(shí)間和精力對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)本機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行宏觀管理，易造成系統(tǒng)整體工作水平的下降。（三）多數(shù)單位檔案管理制度不健全，無法滿足檔案工作發(fā)展需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位處科室數(shù)量多，但專職檔案員人數(shù)少，兼職檔案員具有人數(shù)多、流動(dòng)快的特點(diǎn)。僅靠業(yè)務(wù)主管部門日常的幾次培訓(xùn)很難提高其業(yè)務(wù)水平，依靠專職檔案員進(jìn)行手把手的一個(gè)個(gè)教也不現(xiàn)實(shí)。因此，將檔案業(yè)務(wù)技能編制成業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)能有效解決這個(gè)問題。在眾多的業(yè)務(wù)文件中，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作手冊(cè)》等是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)，是指導(dǎo)專兼職檔案員在檔案規(guī)范化管理中做好檔案工作的必要知識(shí)。但在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，許多單位的專兼職檔案員不僅沒有按照上述規(guī)定執(zhí)行并制定適合本部門檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)文件，甚至對(duì)以上文件的具體內(nèi)容規(guī)定都不掌握，又如何來指導(dǎo)和做好檔案工作。（四）檔案利用手續(xù)繁瑣，難以滿足服務(wù)社會(huì)的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現(xiàn)場(chǎng)查閱、電話查閱、網(wǎng)絡(luò)查閱，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等等，涉及的種類和專業(yè)涵蓋各個(gè)領(lǐng)域，各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規(guī)定及利用權(quán)限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問題。（五）檔案信息化管理程度底，未實(shí)現(xiàn)文檔一體化要求。隨著辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的推進(jìn)，電子政務(wù)系統(tǒng)形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來新挑戰(zhàn)。一方面新的電子政務(wù)推行，產(chǎn)生的大量電子數(shù)據(jù)，這些電子數(shù)據(jù)俗稱電子文件還不是嚴(yán)格意義上的電子檔案，他們?cè)趺磪^(qū)分、如何歸檔、標(biāo)準(zhǔn)要求是什么等等都需要在實(shí)踐工作中不斷探索研究；再加之實(shí)際上，各部門機(jī)關(guān)電子文件格式與檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口不一致，無法實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，文檔一體化要求無法實(shí)現(xiàn)，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環(huán)節(jié)新問題層出不窮，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后于現(xiàn)實(shí)社會(huì)需要。（六）檔案專兼職人員素質(zhì)不高，隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。由于受工作本身在單位內(nèi)部實(shí)際地位、作用影響，以及單位領(lǐng)導(dǎo)主觀意識(shí)認(rèn)識(shí)等影響，在挑選檔案專兼職人員和安排經(jīng)費(fèi)時(shí)，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導(dǎo)致檔案專職人員隊(duì)伍年齡偏大、知識(shí)老化，工作方式理念陳舊，進(jìn)取心和創(chuàng)新能力不強(qiáng)，缺乏計(jì)算機(jī)等專業(yè)知識(shí)，難以適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊(duì)伍雖然年紀(jì)輕，知識(shí)結(jié)構(gòu)層次較高，但不熟悉檔案工作基礎(chǔ)知識(shí)，流動(dòng)性快，思想不穩(wěn)定，難以靜下心來鉆研業(yè)務(wù)，造成檔案工作服務(wù)水平偏低，檔案工作進(jìn)一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢(shì)階層。
二、解決問題的對(duì)策
（一）進(jìn)一步完善檔案工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，用機(jī)制和制度來保障和規(guī)范檔案工作人員、編制、經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備和數(shù)字化建設(shè)等的投入，確保開展檔案工作所必需的人財(cái)物不因領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的不重視或是領(lǐng)導(dǎo)的更替而影響，同時(shí)創(chuàng)新檔案工作的激勵(lì)機(jī)制，讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專兼職人員的隊(duì)伍建設(shè)，穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，加大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)技能培訓(xùn)力度，使培訓(xùn)制度化、專業(yè)化，著力培養(yǎng)和儲(chǔ)備專業(yè)人才隊(duì)伍。機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須采取措施，穩(wěn)步提高檔案工作人員的待遇，關(guān)心他們的成長(zhǎng)，統(tǒng)籌解決涉及他們切身利益的職務(wù)級(jí)別等問題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)工作的積極性和創(chuàng)造力，以適應(yīng)檔案工作的新常態(tài)新形勢(shì)，從而提高工作和服務(wù)水平。（三）認(rèn)真貫徹執(zhí)行部門歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應(yīng)該建立主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各處室負(fù)責(zé)人對(duì)各自處室檔案負(fù)總責(zé)，各兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標(biāo)責(zé)任并簽訂目標(biāo)責(zé)任書以強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。同時(shí)要使檔案人員不但要熟練掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案文檔一體化要求。（四）要根據(jù)國(guó)家檔案局出臺(tái)的相關(guān)檔案工作規(guī)定及行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定適合本部門檔案工作發(fā)展需要的業(yè)務(wù)制度。要注重平時(shí)歸檔立卷工作，應(yīng)對(duì)檔案收集過程、整理結(jié)果提出明確要求，在文件制作的質(zhì)量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規(guī)定、制度和辦法，通過業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)，能減少培訓(xùn)時(shí)間，節(jié)省人力、物力和財(cái)力，即使兼職檔案員流動(dòng)較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業(yè)務(wù)技能。（五）在機(jī)關(guān)檔案信息化進(jìn)程中實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)力度，建立健全機(jī)關(guān)檔案信息安全保障體系。必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)和格式規(guī)范統(tǒng)一，數(shù)據(jù)共享安全等要求。目前國(guó)家檔案局已正式出臺(tái)《電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為信息化建設(shè)打下初步基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該在前期開發(fā)時(shí)就應(yīng)該以這些標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從數(shù)據(jù)的最前端規(guī)范，讓檔案專業(yè)人員參與OA系統(tǒng)開發(fā)，按檔案管理要求和特點(diǎn)提出系統(tǒng)需求，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)與檔案管理軟件的無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。（六）要加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，提高檔案工作為機(jī)關(guān)各項(xiàng)重點(diǎn)工作服務(wù)的能力。檔案工作者只有轉(zhuǎn)變保守思想，開拓檔案工作利用新方式，創(chuàng)新積極服務(wù)觀念，充分利用檔案網(wǎng)絡(luò)快捷、方便的優(yōu)勢(shì)，積極開發(fā)網(wǎng)絡(luò)利用、自助査詢等新模式，充分發(fā)揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時(shí)、有效地為領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)各項(xiàng)重要工作服務(wù)，才能體現(xiàn)檔案工作的核心價(jià)值競(jìng)爭(zhēng)力。
作者:周知勇 單位:云南省檔案局
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【關(guān)鍵詞】檔案資料 規(guī)范化管理 方法 發(fā)展
檔案管理工作無論是內(nèi)容還是形式都是企事業(yè)單位的有機(jī)組成部分，但是就目前很多部門來說，對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致檔案資料的管理非常的混亂，當(dāng)需要查閱和借閱檔案資料的時(shí)候，由于管理的不規(guī)范直接導(dǎo)致檔案資料的殘缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事業(yè)單位的發(fā)展。為此，新形勢(shì)下，我們必須重視檔案資料的管理，不斷的創(chuàng)新工作方法，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)提升檔案資料的管理水平，確保檔案資料的管理規(guī)范化，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供助力。
一、思想上給與重視，提升認(rèn)知水平
在我國(guó)，檔案資料的規(guī)范化管理起步較晚，主要原因是對(duì)檔案資料的認(rèn)知不到位，很多的企事業(yè)單位認(rèn)為檔案資料工作不重要，也沒有直接的價(jià)值體現(xiàn)，另外甚至覺得檔案資料的管理如畫蛇添足般，顯得多此一舉，為此，檔案資料管理部門無論是地位、權(quán)利還是工作環(huán)境都較為惡劣，很長(zhǎng)一段時(shí)間我國(guó)企事業(yè)單位的檔案資料管理非常的混亂，沒有專業(yè)的人員管理。為了優(yōu)化檔案資料的管理，提升管理的規(guī)范化程度，首先就要給予思想上的重視和正確的認(rèn)知。檔案資料管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位管理活動(dòng)的有機(jī)組成部分，起到的作用也是顯而易見的，特別是在當(dāng)下，它的作用越來越明顯，為此，在人員聘用和培養(yǎng)上、在設(shè)備采購(gòu)和管理上，在檔案資料的管理與利用上都要構(gòu)建相應(yīng)的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值。
二、與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案資料管理的現(xiàn)代化
隨著社會(huì)的發(fā)展，企事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案資料越來越多，存在的形式也是五花八門，那么對(duì)于不同類型和不同內(nèi)容的檔案資料要分門別類的就行規(guī)范化管理就顯得非常的繁瑣和復(fù)雜，為此，當(dāng)下的檔案資料管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷的革新管理觀念和管理技術(shù)，提升檔案資料管理規(guī)范化的水平。實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)保障。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，一些新的檔案資料管理設(shè)備與系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了一定的技術(shù)保障。為了實(shí)現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化管理，檔案管理部門要革新管理系統(tǒng)，購(gòu)買一些必備的管理設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、管理系統(tǒng)、錄影機(jī)、打字復(fù)印機(jī)等。在采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的時(shí)候，注意檔案資料的安全等。
三、構(gòu)建管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化管理
檔案資料的管理較為繁瑣，管理的環(huán)節(jié)也較多，有檔案資料的收集、整理、歸檔、封存、存儲(chǔ)、借閱、銷毀等，每一個(gè)環(huán)節(jié)又牽扯到很多的內(nèi)容，如果不能構(gòu)建一定的管理制度，那么檔案資料的管理操作是很難進(jìn)行的，所謂無規(guī)矩不成方圓。在檔案資料的管理中，制度是確保管理規(guī)范化的基礎(chǔ)，也是最強(qiáng)的力量支持。對(duì)于檔案資料的管理制度來說，牽扯到每一個(gè)檔案資料的管理環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該構(gòu)建齊全的規(guī)范化與科學(xué)化的制度。比如在檔案資料的分類歸檔中，要對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的分類，進(jìn)行編號(hào)排序，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排版，這樣不但清晰明了的把檔案資料進(jìn)行了分類，也為檔案資料的利用提供了便利條件。再如，在檔案資料的查閱和借閱上，要有一定的規(guī)章制度，這樣既能保障檔案資料的安全，又能提升檔案資料的利用效率。
四、提升檔案從業(yè)人員的素質(zhì)，提高檔案資料管理的質(zhì)量
對(duì)于檔案資料管理來說，工作是枯燥乏味的，以往由于對(duì)檔案資料管理的不重視，幾乎沒有專業(yè)的人員，很多都是兼職人員，在檔案資料的管理中缺乏專業(yè)化的操作與管理勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)很多的問題，也一定程度上限制了檔案資料管理的水平。由于不重視檔案資料管理，在人員的聘用上也較為寬泛，只要能簡(jiǎn)單的操作都可以錄用，而這些人員在工作中又不能實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化與科學(xué)化，大大降低了檔案資料管理和利用的效率。為此，要想實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理，提升工作人員的素質(zhì)勢(shì)在必行。既然檔案資料管理的作用日趨重要，那么實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的操作與管理就成為大勢(shì)所趨，形勢(shì)所迫。為此，在檔案資料管理人員的錄用上，要把好關(guān)口，選擇那些專業(yè)能力強(qiáng)，操作能力強(qiáng)，專業(yè)對(duì)口的人才。對(duì)于檔案管理人員來說，還要對(duì)他們進(jìn)行一定的培訓(xùn)，這個(gè)培訓(xùn)的內(nèi)容要視工作而定，包括崗前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)、離職培訓(xùn)等。在工作中，要檔案資料從業(yè)人員思想上重視自身的工作，正確的看待和認(rèn)識(shí)檔案資料管理的重要性，與此同時(shí)引導(dǎo)他們樹立積極的工作態(tài)度和工作熱情，只有這樣他們才會(huì)努力工作，提升工作質(zhì)量。
新形勢(shì)下，檔案資料的管理越來越重要，我們必須采取有力的措施，革新管理的技術(shù)和手段，提升檔案資料管理的質(zhì)量和利用效率。檔案管理作為企事業(yè)單位管理活動(dòng)的有機(jī)組成部分，應(yīng)該得到重視，但是檔案資料管理的規(guī)范化是一個(gè)長(zhǎng)久的系統(tǒng)化工程，它不是一蹴而就的，所以必須實(shí)現(xiàn)檔案資料的常態(tài)化管理，只有這樣才能真正的做到檔案資料的規(guī)范化與科學(xué)化管理。
參考文獻(xiàn)：
[1]黃雪.如何實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理思路探析[J].黑龍江史志 ，2013，（06）.
【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化途徑；信息化建設(shè)
事業(yè)單位檔案不僅僅是事業(yè)單位發(fā)展的真實(shí)記錄，同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展有著不可估量的作用。現(xiàn)如今，事業(yè)單位的規(guī)模化發(fā)展，增加了檔案管理的難度，而事業(yè)單位檔案管理工作需要本著靈活兼顧的原則，嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)章制度，促進(jìn)單位檔案的規(guī)模化發(fā)展，在新時(shí)期發(fā)展階段應(yīng)用信息化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)無紙化的檔案管理。事業(yè)單位檔案工作的管理，需要站在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)層面上，結(jié)合單位自身發(fā)展情況，提高事業(yè)檔案管理質(zhì)量和效率，帶給事業(yè)單位發(fā)展更大的效益。因此本文提出在新時(shí)期事業(yè)單位檔案工作中，需要落實(shí)人事檔案管理宣傳工作，創(chuàng)新人事檔案管理機(jī)制，怎強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)，規(guī)范檔案管理秩序，加強(qiáng)檔案管理保密意識(shí)，推動(dòng)信息化檔案建設(shè)。
一、落實(shí)人事檔案管理宣傳工作，創(chuàng)新人事檔案管理機(jī)制
古往今來，人們知曉事物往往源于耳聽，而人事檔案管理工作的落實(shí)，需要加強(qiáng)宣傳工作。通過正確的認(rèn)識(shí)人事檔案管理制度，結(jié)合人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，在事業(yè)單位的報(bào)刊處以及辦公室處貼加宣傳冊(cè)，增強(qiáng)人事檔案管理工作的有效性。人事檔案管理工作的推進(jìn)，就要落實(shí)檔案管理的相關(guān)法律制度，擴(kuò)大人事檔案管理宣傳范圍，結(jié)合電視廣播和網(wǎng)絡(luò)等媒介進(jìn)行傳播，引導(dǎo)事業(yè)單位采取和諧的人事檔案管理工作模式。
人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)就要定期的召開檔案管理會(huì)議，對(duì)事業(yè)單位全體人員的檔案意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，并提高自身對(duì)檔案管理工作的高度重視。同時(shí)也要借助于媒介平臺(tái)，學(xué)習(xí)新的檔案管理理念，對(duì)自己獨(dú)具特色的檔案管理理念塑造，借助于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，加強(qiáng)和外界檔案管理人員專業(yè)人士的交流。人事檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新，需要學(xué)習(xí)先進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理理念，加強(qiáng)和規(guī)模大的事業(yè)單位之間的溝通和交流，及時(shí)的學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新單位的人事檔案管理機(jī)制[1]。長(zhǎng)期以來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的深化改革，改變了用人單位和勞動(dòng)者的關(guān)系，需要充分體現(xiàn)勞動(dòng)者的主體地位，在推動(dòng)人事檔案管理發(fā)展中，落實(shí)社會(huì)人事化的檔案管理。通過建立人事檔案管理中心，強(qiáng)化檔案管理職能，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的集中統(tǒng)一化管理，構(gòu)建全國(guó)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。
二、增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)，規(guī)范檔案管理秩序
我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展中，領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的高度重視，僅僅注重事業(yè)單位的日常生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，認(rèn)為檔案管理工作和事業(yè)單位整體運(yùn)轉(zhuǎn)沒有突出作用。檔案管理工作人員認(rèn)為檔案管理相對(duì)枯燥，在日常工作中，缺乏認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。然而這一現(xiàn)象的存在，不利于檔案工作的全面建設(shè)和發(fā)展。
關(guān)于檔案管理工作的推進(jìn)，需要強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理的工作意識(shí)，在檔案管理工作中，規(guī)范檔案管理的秩序，做好檔案的規(guī)范化收集和歸檔處理，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，結(jié)合檔案管理目錄標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的有效性。事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，需要結(jié)合信息化時(shí)展背景，重新審視事業(yè)單位檔案管理的流程。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，需要有效梳理檔案管理的內(nèi)部流程，分析檔案管理各個(gè)部門之間的關(guān)系，及時(shí)的錄入有效的信息[2]。檔案需求的分析，需要做好檔案信息的檢索，在查詢某一時(shí)期檔案的同時(shí)，僅僅輸入關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的高效檢索。拓展檔案管理服務(wù)能力，加強(qiáng)檔案管理服務(wù)建設(shè)工作，推動(dòng)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化發(fā)展。自動(dòng)歸檔檔案數(shù)據(jù)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息篩選，展現(xiàn)動(dòng)態(tài)性的數(shù)據(jù)信息查詢工作。加強(qiáng)檔案信息的管理，拓展服務(wù)內(nèi)容。
三、強(qiáng)化檔案管理保密工作，推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)
檔案管理工作的推進(jìn)，就要規(guī)范檔案的組織學(xué)習(xí)進(jìn)程，加強(qiáng)內(nèi)部檔案的優(yōu)化管理，在事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)管理中，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，完善事業(yè)單位工作管理的考核標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，落實(shí)檔案管理工作，做好事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。事業(yè)單位檔案管理工作，需要有著較強(qiáng)的保密意識(shí)，事業(yè)單位招聘檔案管理工作人員的時(shí)候，就要注重檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和道德水平進(jìn)行招聘，企業(yè)培訓(xùn)階段，需要加大檔案管理工作人員的保密意識(shí)，提升檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的嚴(yán)格規(guī)范化管理。檔案信息化資源管理，更要站在新時(shí)期信息化發(fā)展的角度，創(chuàng)新事業(yè)檔案管理理念，提高檔案管理人員工作的主動(dòng)性，增強(qiáng)檔案管理人員工作的自覺性，培養(yǎng)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理工作人員的職業(yè)技能。
檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展，就要構(gòu)建檔案信息管理網(wǎng)站，在事業(yè)單位檔案管理階段，做好檔案信息網(wǎng)上查詢工作，做好電子文化的歸檔管理工作，建立檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案信息管理，做好檔案信息管理的硬件設(shè)備建設(shè)工作，同時(shí)也要加強(qiáng)檔案信息化管理的軟件設(shè)備建設(shè)工作，及時(shí)的更新檔案管理的信息，做好數(shù)據(jù)的存檔和操作。新時(shí)期下事業(yè)單位檔案的優(yōu)化建設(shè)，需要跟上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潮流，依附于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，完善檔案管理的規(guī)章制度，推動(dòng)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)和發(fā)展，落實(shí)硬件資源結(jié)構(gòu)，做好資源的有效整合工作，突出檔案管理的功能，充分發(fā)揮檔案管理的信息化功能。檔案管理組織架構(gòu)的整合，就要做好信息化檔案建設(shè)的安全保障工作，培養(yǎng)現(xiàn)代化信息檔案管理人才，引進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)以及技能較高的檔案管理人才，遵守檔案管理工作職責(zé)要求，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理。
結(jié)語：
綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，需要構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化的管理，落實(shí)事業(yè)單位組織建設(shè)工作，增強(qiáng)事業(yè)單位工作的有效性，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。因此事業(yè)單位檔案管理工作，需要事業(yè)單位全體人員共同做起，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提升自身業(yè)務(wù)能力和保密意識(shí)，檔案管理人員需要不斷約束自己，定期的學(xué)習(xí)檔案新知識(shí)，為事業(yè)單位檔案管理工作盡心盡力。
參考文獻(xiàn)
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展及現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理也已逐步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，尤其是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作更是取到了進(jìn)展。所謂會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理是指事業(yè)單位按照《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等財(cái)經(jīng)法律法規(guī)要求，根據(jù)自身財(cái)務(wù)管理需要制定相關(guān)實(shí)施流程、辦法，以規(guī)范單位日常經(jīng)濟(jì)核算，提高會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，最終實(shí)現(xiàn)提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理效率及保證國(guó)有資產(chǎn)安全、完整的目的。
2事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理的意義
(1)事業(yè)單位作為我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特殊會(huì)計(jì)主體，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作已成為單位管理的重中之重。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作作為會(huì)計(jì)管理的基礎(chǔ)性工作，不但有利于規(guī)范事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作，更有利于優(yōu)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理環(huán)境，形成科學(xué)合理的會(huì)計(jì)管理模式，使事業(yè)單位能夠更好加強(qiáng)自身管理，發(fā)揮社會(huì)公共服務(wù)職能。
(2)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化有助于提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量。加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理，對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作中各個(gè)薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行加強(qiáng)和完善。例如，對(duì)原始憑證審核、會(huì)計(jì)憑證填寫、會(huì)計(jì)賬簿登記等工作加以規(guī)范，有助于有效提高會(huì)計(jì)工作效率。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理，有助于提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作整體質(zhì)量，提高資金使用效率。
(3)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化有助于提高單位財(cái)務(wù)管理水平。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理有助于科學(xué)地及時(shí)核算事業(yè)單位收支情況，通過會(huì)計(jì)部門提供的相關(guān)信息可準(zhǔn)確反映單位預(yù)算執(zhí)行情況，從而為單位管理者進(jìn)行決策提供參考。同時(shí)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理，能夠進(jìn)一步規(guī)范原始憑證審核、加強(qiáng)報(bào)表編制、強(qiáng)化費(fèi)用支出審批，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)工作效率和工作質(zhì)量，從而全面提升財(cái)務(wù)管理水平。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化管理，有助于加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理，并成為其重要手段。
(4)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化有助于防止經(jīng)濟(jì)舞弊。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化將對(duì)會(huì)計(jì)核算工作提出更高的要求，進(jìn)一步強(qiáng)化會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員任命，加強(qiáng)會(huì)計(jì)崗位分工制約，落實(shí)不相容崗位的分離原則，加強(qiáng)內(nèi)部控制，強(qiáng)化會(huì)計(jì)監(jiān)督，防范經(jīng)濟(jì)舞弊行為，預(yù)防和控制各種違法違紀(jì)行為，有效維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律。
3我國(guó)事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理中存在的不足
3.1會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理意識(shí)淡薄
一是個(gè)別事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》及內(nèi)部控制制度等相關(guān)法規(guī)缺少重視，不愿多花時(shí)間認(rèn)真研究財(cái)經(jīng)法律法規(guī)，錯(cuò)誤地認(rèn)為財(cái)務(wù)部門只要將本單位每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄在憑證中，同時(shí)可以應(yīng)付審計(jì)、財(cái)政部門的查賬即可，至于財(cái)務(wù)核算的規(guī)范性及工作效率則極少過問，財(cái)務(wù)人員的工作業(yè)績(jī)也無法受到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，長(zhǎng)期以往，事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員則存在消極、應(yīng)付的心理，不利于事業(yè)單位財(cái)務(wù)核算的進(jìn)一步規(guī)范。二是我國(guó)個(gè)別事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)出于發(fā)放職工福利、公款吃喝或追求個(gè)人利益等目的，指使本單位財(cái)務(wù)人員不惜在違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律及職業(yè)道德的基礎(chǔ)上，編制虛假記賬憑證及粉飾會(huì)計(jì)報(bào)表，致使事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息嚴(yán)重失實(shí)，使財(cái)政資金及國(guó)有資產(chǎn)面臨被個(gè)別員工侵害的風(fēng)險(xiǎn)。
3.2會(huì)計(jì)核算工作效率低下
雖然國(guó)家財(cái)政部門為了規(guī)范事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算，相繼出臺(tái)新《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》、《事業(yè)單位內(nèi)部控制制度規(guī)范》等文件法規(guī)，并且也要求我國(guó)事業(yè)單位應(yīng)按照《政府采購(gòu)法》、《項(xiàng)目資金結(jié)余結(jié)轉(zhuǎn)辦法》、《非稅收入管理辦法》及國(guó)庫(kù)集中收付改革等文件執(zhí)行，但由于我國(guó)部分事業(yè)單位法人缺少重視、財(cái)務(wù)人員年齡結(jié)構(gòu)老化或工作人員責(zé)任心等方面因素，導(dǎo)致事業(yè)單位制定的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度未得到有效執(zhí)行，無法充分發(fā)揮相關(guān)制度對(duì)于規(guī)范財(cái)務(wù)核算、提高財(cái)務(wù)管理水平及保證財(cái)政資金安全方面所發(fā)揮的作用。例如，個(gè)別事業(yè)單位對(duì)于超過限額標(biāo)準(zhǔn)的工程項(xiàng)目由本單位自行選擇施工方，未嚴(yán)格按照政府采購(gòu)法規(guī)定執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu)，給個(gè)別工作人員貪污舞弊提供可能。再如，個(gè)別事業(yè)單位在執(zhí)行國(guó)庫(kù)直接支付過程中，與供應(yīng)方串通以虛假或虛增交易金額騙取財(cái)政資金。
3.3會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算工作混亂
我國(guó)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》等相關(guān)法律法規(guī)均對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算工作進(jìn)行了規(guī)范，例如，會(huì)計(jì)人員需對(duì)單位每天發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)在復(fù)核無誤的情況進(jìn)行編制會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿，對(duì)于取得的無單位名頭、數(shù)字不清晰、經(jīng)濟(jì)內(nèi)容不符合規(guī)定等原始憑證，會(huì)計(jì)人員有權(quán)拒絕登記入賬，并要求經(jīng)辦人更換。而在實(shí)際工作中，由于部分事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)核算工作的漠視、會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)限制等原因，導(dǎo)致事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員在日常會(huì)計(jì)核算中以跨年發(fā)票入賬、發(fā)票名頭無法確認(rèn)或舉辦會(huì)議無文件通知及參會(huì)人員簽到簿等現(xiàn)象的發(fā)生，不但直接影響事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息質(zhì)量及導(dǎo)致會(huì)計(jì)差錯(cuò)的發(fā)生，而且也給部分別有用心的工作人員貪污財(cái)政資金提供土壤。
4規(guī)范事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的若干措施
4.1樹立會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)劃化管理觀念
一是事業(yè)單位法人應(yīng)加強(qiáng)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等法規(guī)的學(xué)習(xí)，積極參與紀(jì)檢監(jiān)察部門組織的違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律教育活動(dòng)，以達(dá)到對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的警示作用，同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理的重視程度，督促各業(yè)務(wù)處室及全體員工認(rèn)真遵守本單位制定的內(nèi)控制度、財(cái)務(wù)流程及貫徹新《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》，保證各處室給予財(cái)務(wù)部門必要的工作配合，使單位內(nèi)部形成良好的工作氛圍。二是建立內(nèi)部會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作考核機(jī)制。對(duì)于在會(huì)計(jì)核算工作中做出積極貢獻(xiàn)的部門或員工給予精神與物質(zhì)兩方面的獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)其認(rèn)真執(zhí)行單位財(cái)務(wù)規(guī)章制度，不斷提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量與財(cái)務(wù)管理水平。三是為了提高財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能水平，事業(yè)單位應(yīng)定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)內(nèi)容主要包括內(nèi)控制度設(shè)計(jì)與運(yùn)行、電算化軟件操作與安全維護(hù)、國(guó)庫(kù)集中收付改革應(yīng)用或非稅收入收繳改革等相關(guān)內(nèi)容。
4.2強(qiáng)化事業(yè)單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)核算管理
事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)并結(jié)合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》及內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)本單位會(huì)計(jì)管理制度。一是將單位財(cái)務(wù)核算流程張貼于單位顯著位置，以便于單位全體員工可以遵照?qǐng)?zhí)行。同時(shí)，制度中應(yīng)詳細(xì)列明原始憑證取得與填寫時(shí)注意事項(xiàng)、非稅票據(jù)領(lǐng)用、作廢、專項(xiàng)資金使用規(guī)則等內(nèi)容，在規(guī)范單位財(cái)務(wù)核算的同時(shí)，降低單位因違反相關(guān)財(cái)經(jīng)紀(jì)律而受到處罰的幾率。二是會(huì)計(jì)檔案方面。事業(yè)單位應(yīng)指派專人定期對(duì)財(cái)務(wù)軟件及防火墻進(jìn)行升級(jí)、更新，對(duì)財(cái)務(wù)軟件設(shè)置不同的登錄權(quán)限，防止因個(gè)人冒用賬號(hào)修改財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。三是根據(jù)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)定制或到財(cái)政部門領(lǐng)用原始憑證，并指定專人對(duì)憑證的保管、使用與銷毀進(jìn)行管理，保證單位以原始票據(jù)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行有效控制。
依安縣依龍鎮(zhèn)綜合文化站 161520
[摘要]據(jù)當(dāng)前現(xiàn)狀分析，文書檔案管理制度不僅滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在某種程度上也阻礙企事業(yè)單位的向上發(fā)展，與社會(huì)檔案需求的脫節(jié)程度也日趨明顯。基于這一背景，本文圍繞文書歸檔管理工作對(duì)事業(yè)單位的作用展開了分析，概述了事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)踐中的若干問題，并藉此提出了優(yōu)化其管理效能的相關(guān)建議，以期對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新提供有益參考。
[
關(guān)鍵詞 ]事業(yè)單位改革；檔案文書管理；信息化建設(shè)
一、文書檔案現(xiàn)代化管理對(duì)事業(yè)單位的作用
（一）提高文件傳遞的安全性。傳統(tǒng)的文件傳輸方式，主要是通過郵政投遞系統(tǒng)或是其他快遞方式，受限于時(shí)間與距離的影響，同時(shí)，檔案管理人員私存文件或者丟失文件的狀況也時(shí)有發(fā)生，其他原因造成文件的延誤、丟失亦屬常事，都為檔案管理與使用造成了很大程度上的不便。所以，事業(yè)單位檔案管理亟待引入并推廣現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文件歸檔管理，比如，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行文件傳遞，能夠極大程度為文檔收編節(jié)約傳遞時(shí)間，提高文件傳遞速度，確保文檔安全性得到有效保障。
（二）確保文件保存的穩(wěn)定性。互聯(lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展，很多事業(yè)單位檔案室已經(jīng)逐步開始普及上述現(xiàn)代化的辦公方式。紙質(zhì)文書容易受外界因素的影響而縮短壽命，一旦紙質(zhì)文書受到破壞就會(huì)造成不可挽回的損失，而電子文件則能很好地解決這一難題。通過選用不同的電子載體，將文書檔案以電子方式進(jìn)行保存，可以實(shí)現(xiàn)文書檔案信息與載體的分離利用，同時(shí)，電子載體具有存讀方便、快捷、保存時(shí)間長(zhǎng)、易于傳遞、受外界環(huán)境因素影響比較小、不易損壞，穩(wěn)定性比較強(qiáng)等特點(diǎn)，能夠提高文書歸檔工作的質(zhì)量，確保文件保存的穩(wěn)定性。
二、事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐中的常見問題
（一）缺乏管理，重視不足。據(jù)客觀而論，部分檔案管理工作局限于行政管理階層，對(duì)基層檔案的重視程度不夠，部分領(lǐng)導(dǎo)甚至對(duì)檔案管理認(rèn)知存在偏差，比如，只關(guān)注單位經(jīng)濟(jì)效益與發(fā)展前景，漠視檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的積極作用，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理工作長(zhǎng)期缺乏有序部署與嚴(yán)格管控，檔案資料的收集歸檔不全、整理不規(guī)范、散亂等現(xiàn)象嚴(yán)重，難以為單位發(fā)展提供資源支撐。
（二）配套不全，條件較差。健全的檔案管理工作體系必須配備完整且匹配的相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施與監(jiān)管機(jī)制，但當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的一個(gè)問題在于檔案管理“軟”、硬件條件“差”，比如，檔案柜架等基礎(chǔ)設(shè)施的配備裝具參差不齊，致使檔案工作陷入被動(dòng)局面；或是部分基層檔案室建設(shè)缺乏專項(xiàng)啟動(dòng)與維修資金，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料在長(zhǎng)時(shí)間的存放下出現(xiàn)霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。
三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案文書管理效能的具體措施
（一）全面推行文書歸檔規(guī)范化管理。完善、健全的制度是促進(jìn)文書歸檔管理順利進(jìn)行的基礎(chǔ)保證，在文書歸檔管理過程中要始終以制度為標(biāo)準(zhǔn)，督促管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的制度與準(zhǔn)則，建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度，并要求全體人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行作業(yè)，確保每一工作環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，踐行文書歸檔的規(guī)范化管理原則。
（二）鞏固單位領(lǐng)導(dǎo)及全員檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是推動(dòng)文書歸檔工作順利進(jìn)行的重要保障，具有提高全員檔案意識(shí)的積極作用。然而，基層檔案室文書檔案數(shù)量較多，經(jīng)費(fèi)卻相對(duì)緊張，由此要求文書歸檔管理人員必須具有較高的業(yè)務(wù)水平，以保證文書歸檔管理工作的順利開展。同時(shí)，要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，將檔案歸檔管理作為工作的重中之重，并對(duì)檔案管理工作的方式方法進(jìn)行研究，對(duì)有關(guān)管理人員進(jìn)行考核，不斷提高全員檔案意識(shí)
（三）積極利用現(xiàn)代化技術(shù)輔助管理。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化的辦公模式也得到了快速的發(fā)展與應(yīng)用，用現(xiàn)代化的方式進(jìn)行文書檔案管理已成為一種必然趨勢(shì)。在文書檔案管理工作中，要將文書檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨獗P、磁帶、計(jì)算機(jī)硬盤等為載體的電子文件，以網(wǎng)絡(luò)化的方式對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，逐步實(shí)現(xiàn)從手工作業(yè)方式向計(jì)算機(jī)管理方式轉(zhuǎn)變。同時(shí)，國(guó)家財(cái)政部門也應(yīng)加大資金投入，不斷完善基層檔案室的配套設(shè)施，加強(qiáng)地方文書檔案信息網(wǎng)絡(luò)與資源的一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的同時(shí)夯實(shí)對(duì)電子文件的管控，最大限度確保電子文檔的安全性和信息可用性。
結(jié)語
綜上所述，筆者認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理工作的改善措施，首要建立在提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上，同步加大建設(shè)資金的投入，為檔案管理工作以專款專用、準(zhǔn)確預(yù)算、恰當(dāng)使用、詳細(xì)記錄、及時(shí)結(jié)算等位為準(zhǔn)則設(shè)置專項(xiàng)資金，優(yōu)化工作機(jī)構(gòu)設(shè)置，并在綜合考慮實(shí)際情況與能力范圍情況下，積極投建電子檔案室或數(shù)字檔案室，自上而下全面覆蓋檔案管理每一環(huán)節(jié)，確保事業(yè)單位檔案收集、整理歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全便捷。
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[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；事業(yè)單位；檔案管理
[中圖分類號(hào)]C93 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432（2013）13-0112-03
1 傳統(tǒng)檔案管理存在的問題
1.1 檔案管理工作人員的意識(shí)淡薄
就傳統(tǒng)的檔案管理模式來看，檔案管理人員習(xí)慣于以往的手工處理方式。在事業(yè)單位檔案辦公過程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一時(shí)很難改變?cè)械牧?xí)慣和工作方式，則會(huì)嚴(yán)重影響計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在辦公管理系統(tǒng)中的應(yīng)用，使文檔信息化建設(shè)無法達(dá)到理想的效果，使事業(yè)單位檔案管理人員的管理意識(shí)由傳統(tǒng)化向信息化的提高，做好宣傳，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要條件。目前，從事檔案管理的工作人員大部分屬于非專業(yè)人士，檔案管理人員的素質(zhì)不高，教育水平偏低，從而影響了檔案管理工作正常、順利進(jìn)行和公文的質(zhì)量。從事檔案管理工作的工作人員，屬于經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的員工很少，許多檔案管理人員都是外行業(yè)人員，在業(yè)務(wù)方面的廣度和精度遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了形勢(shì)發(fā)展的要求，進(jìn)而影響了檔案管理水平和對(duì)工作規(guī)范化的管理。
1.2 文書檔案不規(guī)范
在檔案管理的處理工作過程中，在歸檔文件版面方面往往會(huì)遇到記錄不全、排列混亂、編號(hào)的不規(guī)范、裝訂的不規(guī)范、出現(xiàn)涂改痕跡、附件的不規(guī)范、原有稿件缺少、紙張無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)、文種使用不恰當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，從而影響了正確歸檔、檔案的完整性、公文的美觀性和嚴(yán)肅性。
2 規(guī)范檔案管理的措施
2.1 對(duì)置辦檔案信息化設(shè)備的工作進(jìn)行加強(qiáng)
對(duì)檔案信息化的建設(shè)工作是系統(tǒng)工程的范疇，它涉及信息的利用、保管和收集等內(nèi)容，各個(gè)內(nèi)容之間相互依存、相互聯(lián)系、密不可分。同時(shí)說明了，在檔案信息化設(shè)備的置辦過程中應(yīng)充足、齊全，達(dá)到信息化、規(guī)范化的要求，將不同載體、不同種類的檔案進(jìn)行有序的保管，為以后的使用提供方便。推動(dòng)檔案管理向信息資料的數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，完成檔案信息的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息進(jìn)行電子化查詢以及儲(chǔ)存的電子化等，提高檔案管理的綜合業(yè)務(wù)管理的先進(jìn)性，同時(shí)，可以在網(wǎng)絡(luò)上事業(yè)單位建立起的電子信息，拓寬檔案相關(guān)部門服務(wù)的途徑。在上述環(huán)節(jié)中，有幾點(diǎn)需要注意，如工作人員要規(guī)范化管理電子文件，對(duì)重要的檔案信息避免使用電子版，而其紙質(zhì)的資料也應(yīng)安全管理，電子版資料要有備份，保證電子文件管理的安全性、完善性等，從而加強(qiáng)檔案的管理工作。實(shí)踐表明，對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)則是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，是檔案管理部門近些年來研究的重要課題，是顯現(xiàn)檔案部門的價(jià)值和作用、提高檔案服務(wù)工作的重要途徑。
2.2 與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)多進(jìn)行交流和溝通
在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，將會(huì)涉及諸多方面，如購(gòu)買設(shè)備，開發(fā)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、磁盤、打印機(jī)、刻錄機(jī)、光盤等設(shè)備的統(tǒng)一化管理、配備等，都需要經(jīng)費(fèi)才能進(jìn)行，而此時(shí)，就要求檔案管理者與領(lǐng)導(dǎo)多進(jìn)行交流和溝通，做好相關(guān)工作，準(zhǔn)備檔案管理的信息化建設(shè)的相關(guān)憑證和資料，例如，收集和整理事業(yè)單位產(chǎn)品檔案、設(shè)備儀器的檔案、科技的檔案。提高領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注度，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化管理的必要性，并促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)觀念的樹立，同時(shí)，在經(jīng)費(fèi)方面提供支持和幫助，提高決策，大力推廣對(duì)檔案進(jìn)行信息化的建設(shè)。
2.3 對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善
進(jìn)步、科學(xué)的管理制度為檔案管理的科學(xué)發(fā)展、順利進(jìn)行提供了有力的保障。根據(jù)單位宏觀角度進(jìn)行分析，因檔案管理工作具有完善的規(guī)章制度、法規(guī)和法律等，使得事業(yè)單位在檔案管理方面根據(jù)單位自身的實(shí)際情況來制定適合本單位的規(guī)章制度使檔案管理工作向規(guī)范化、信息化和科學(xué)化的方向發(fā)展，進(jìn)而將事業(yè)單位檔案管理事業(yè)拓展、延伸到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)劃中，促進(jìn)事業(yè)單位的飛速發(fā)展，同時(shí)可將對(duì)檔案管理制度的完善加入到事業(yè)單位的業(yè)績(jī)考核中，使工作人員對(duì)強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，從而提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度，便于檔案管理制度有效地建立和實(shí)施。保證事業(yè)單位的檔案管理工作充分發(fā)揮其價(jià)值和作用，并為事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)施信息化管理提供了有力的基礎(chǔ)并創(chuàng)造了條件。有效的管理制度對(duì)檔案管理者來說，不僅可以激發(fā)管理部門人員對(duì)工作的使命感和責(zé)任感，還可對(duì)檔案的多個(gè)環(huán)節(jié)管理進(jìn)行加強(qiáng)，例如，在檔案閱讀、整理、收集和應(yīng)用等方面。通過對(duì)管理制度的嚴(yán)格建立，可推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化和制度化，從而使單位內(nèi)部管理機(jī)制得到充分改善。在制度的制定過程中，應(yīng)充分結(jié)合事業(yè)單位的業(yè)績(jī)考核結(jié)果，將事業(yè)單位檔案進(jìn)行信息化建設(shè)與責(zé)任追求、表彰獎(jiǎng)勵(lì)和職稱評(píng)定等制度相融合，更應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位員工的潛力，調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性、創(chuàng)新性和積極性，充分提高對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理工作的質(zhì)量。
2.4 在事業(yè)單位檔案管理中落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀
在檔案管理中有效落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀觀念的重要表現(xiàn)在于提高信息化、科學(xué)化水平，身為檔案管理者應(yīng)改變違背科學(xué)發(fā)展觀和落后的思想觀念，與實(shí)際相結(jié)合，有效解決制約或影響事業(yè)單位檔案管理工作在落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀中出現(xiàn)的問題，在工作的各個(gè)方面徹底落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，深入強(qiáng)化事業(yè)單位相關(guān)單位人員的服務(wù)意識(shí)，在工作中多次嘗試主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)等，并做到深入單位和社會(huì)進(jìn)行調(diào)查，從而對(duì)人們的信息需求深入了解，豐富檔案資源，優(yōu)化、整合檔案內(nèi)容，進(jìn)而有效的實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值和作用。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案的管理人員對(duì)檔案信息的安全管理意識(shí)，確保檔案信息的保密工作和做好對(duì)檔案信息的公開工作，并對(duì)兩者的關(guān)系進(jìn)行妥善處理，維護(hù)人民的合法權(quán)益以及國(guó)家或者個(gè)人或者單位的穩(wěn)定等。在事業(yè)單位檔案管理中落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，對(duì)檔案的管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新和發(fā)展，擺脫傳統(tǒng)的、墨守成規(guī)的做法和思想，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展工作有效地進(jìn)行。
2.5 提升檔案的管理水平，適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)
隨著信息時(shí)代的到來，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，使落后的檔案工具和文件設(shè)備無法適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的要求，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段廣泛應(yīng)用于檔案管理中，不僅降低了在文件處理工作過程中人為因素的影響，還充分發(fā)揮了信息化管理的優(yōu)勢(shì)，降低了手工操作，大大提升工作效率，達(dá)到事半功倍的成果，更好地為社會(huì)作出貢獻(xiàn)。同時(shí)，與國(guó)際先進(jìn)技術(shù)水平接軌，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，掌握最新的檔案管理發(fā)展動(dòng)態(tài)，與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，多接觸國(guó)外的先進(jìn)技術(shù)，學(xué)習(xí)并引進(jìn)國(guó)外的新方法、新技術(shù)，充分提高檔案的管理水平，對(duì)事業(yè)單位實(shí)施現(xiàn)代化管理。
2.6 嚴(yán)格規(guī)范質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
在事業(yè)單位檔案管理工作過程中，對(duì)于工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)工作人員都應(yīng)保證質(zhì)量第一，清楚認(rèn)識(shí)到各自的崗位責(zé)任。處理檔案文件時(shí)要記錄齊全、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂規(guī)范、附件規(guī)范、原有稿件完整、紙張達(dá)標(biāo)、文件中使用恰當(dāng)和無涂改痕跡等，進(jìn)而確保檔案文件的存檔價(jià)值和質(zhì)量。
27 強(qiáng)化制度建設(shè)
事業(yè)單位檔案管理的工作人員要按照相關(guān)制度，依據(jù)立卷原則，對(duì)處理后的檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管。檔案管理人員應(yīng)避免文件的拖拉積壓，在開會(huì)前收集相關(guān)資料，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)將資料收集歸檔，同時(shí)，協(xié)辦方對(duì)副本或復(fù)印件進(jìn)行保存，便于日后查找。若工作人員因某些原因無法繼續(xù)工作，事業(yè)單位應(yīng)將此人借用、暫存的公文材料，依照相關(guān)規(guī)定及時(shí)并全部進(jìn)行清交，進(jìn)而保證事業(yè)單位檔案的安全性和完整性。
28 明確認(rèn)識(shí)部門職責(zé)
建立有效的工作程序和管理制度，嚴(yán)格規(guī)范管理制度，按照規(guī)范程序進(jìn)行檔案的管理工作，嚴(yán)格審核制度，檢查手續(xù)的完整性、格式的規(guī)范性和附件的齊全性，并進(jìn)行多次復(fù)核。充分結(jié)合事業(yè)單位自身的組織機(jī)構(gòu)的檔案材料、設(shè)置以及自身的管理體制建立一個(gè)健全的管理體系，在事業(yè)單位的各個(gè)部門，從上到下相互配合，相互協(xié)作，為檔案收集工作奠定基礎(chǔ)。
同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理的工作人員要與單位的各個(gè)部門多進(jìn)行信息交流，加強(qiáng)對(duì)收集工作的指導(dǎo)和檢查工作，并把定期收集和隨時(shí)收集相結(jié)合，減少和避免文件資料流失。在拓寬對(duì)檔案收集渠道的基礎(chǔ)上，大大豐富了資料的收藏，有效的促進(jìn)開展資料的收集工作。
29 加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案的管理意識(shí)
事業(yè)單位檔案管理工作要求工作人員具有辦事細(xì)心的工作態(tài)度、高度的責(zé)任感、樂于奉獻(xiàn)的精神、良好的職業(yè)道德，這是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)性要求較高的工作，同時(shí)，還要求工作人員能夠運(yùn)用先進(jìn)的信息化管理方法和先進(jìn)的科技手段管理檔案。事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化是當(dāng)今社會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提出的新的要求，也是信息時(shí)代飛速發(fā)展中檔案管理進(jìn)步的必然趨勢(shì)。因此，在工作過程中，檔案管理的工作人員要充分結(jié)合自身的工作崗位，一邊學(xué)習(xí)一邊操作。不僅要提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要提高員工對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握和學(xué)習(xí)，多培養(yǎng)事業(yè)單位具備網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理工作的人才。
3 結(jié) 論
隨著社會(huì)信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，文檔工作的不斷發(fā)展，檔案管理工作則十分重要。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)步具有重要意義。
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關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；對(duì)策
方便、快捷的電子檔案管理模式，已逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，在事業(yè)單位的檔案管理工作中逐步推廣應(yīng)用。但是，目前事業(yè)單位的電子檔案管理還處于無序管理的狀態(tài)，缺少制度規(guī)范，存在一些不足。本文從電子檔案的優(yōu)勢(shì)、不足、對(duì)策三個(gè)方面進(jìn)行了闡述，以加快事業(yè)單位電子檔案管理制度化、規(guī)范化進(jìn)程。
一、電子檔案的優(yōu)越性
1.電子檔案能有效降低辦公成本
傳統(tǒng)的檔案管理模式，既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資，還需要大量的人力從事收集、整理、分類、匯總、登記、存檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，工作瑣碎、工作量大，基本上每一項(xiàng)工作都需要手動(dòng)完成，需要大量時(shí)間。而使用電子檔案，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一個(gè)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)和熟悉計(jì)算機(jī)操作的檔案管理人員，就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過程中，利用電子檔案管理平臺(tái)就可以快速完成，實(shí)現(xiàn)無紙化傳閱，降低辦公成本，解決檔案資料堆積問題。
2.電子檔案管理能進(jìn)一步提高工作效率
電子建檔與傳統(tǒng)的手動(dòng)建檔相比，用計(jì)算機(jī)工作代替了人力勞動(dòng)，直接減少了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，能節(jié)省大量時(shí)間。電子檔案管理，把傳統(tǒng)的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，遇到需要補(bǔ)充的遺漏的檔案，或者刪除重復(fù)的檔案時(shí)，傳統(tǒng)的立卷方法只能一個(gè)一個(gè)查詢，打開整卷，再重新立卷，非常繁瑣，而電子檔案可以快速查詢，修改一下檔案目錄就可以了。
3.電子檔案保密程度更高
傳統(tǒng)的立卷歸檔，利用者如果需要其中的一份檔案，就能看到整卷檔案的內(nèi)容，而使用電子檔案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不會(huì)看到，大大提高了保密程度。
4.電子檔案更有利于發(fā)揮檔案資料的價(jià)值
傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用者需要從堆積如山的檔案資料中逐個(gè)查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不到萬不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料，尤其是查閱信息范圍比較寬泛時(shí)，更需要時(shí)間和耐心，最后還不一定能查詢到。同時(shí)受檔案管理人員立卷習(xí)慣等因素的影響，傳統(tǒng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量也不盡相同，給檔案利用者帶來一定麻煩，所以一般都習(xí)慣從網(wǎng)絡(luò)上搜索。而電子檔案，一般都用表格形式，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，一目了然，搜索快捷，大大縮短了檔案的查詢時(shí)間，提高了檔案利用率。
二、電子檔案管理中遇到的問題
1.安全性問題
計(jì)算機(jī)給人們帶來方便、快捷的同時(shí)，其安全性不容忽視。機(jī)房、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備陳舊，殺毒軟件等配套軟件不到位，檔案管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備重視程度不夠，都會(huì)直接影響電子檔案的安全。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題。
2.檔案管理人員認(rèn)識(shí)問題
目前的檔案管理人員還沒有完全從紙質(zhì)立卷的傳統(tǒng)模式中解脫出來，只是安于現(xiàn)狀，尤其是年齡較大的檔案管理人員，不愿意接受新生事物，更不想創(chuàng)新，導(dǎo)致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)不足，特別是仍在使用紙質(zhì)檔案的事業(yè)單位，檔案管理人員的時(shí)間、精力都用在手動(dòng)建檔上，研究檔案管理發(fā)展、開展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)的投入嚴(yán)重不足。
3.電子檔案管理制度不健全
目前，已經(jīng)使用電子檔案管理的單位，電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗(yàn)、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)都缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔時(shí)間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級(jí)、技術(shù)指導(dǎo)、存儲(chǔ)格式、密碼設(shè)置、監(jiān)控系統(tǒng)等都缺少制度規(guī)范，都還處于起步階段，處于無序管理的狀態(tài)。
三、電子檔案管理的對(duì)策及建議
1.完善電子檔案管理軟硬件設(shè)施，確保電子檔案安全
高質(zhì)量的硬件設(shè)備、穩(wěn)定安全的軟件和系統(tǒng)、相對(duì)獨(dú)立的電子檔案管理區(qū)域，是電子檔案能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。因此要加大軟硬件投入，配足配齊設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備的安全保護(hù)，實(shí)行專機(jī)專人用，對(duì)計(jì)算機(jī)的軟件和硬件設(shè)備進(jìn)行定期的更新和維護(hù)，以保障計(jì)算機(jī)設(shè)備的正常運(yùn)行。設(shè)置專門的電子檔案管理工作區(qū)域，安裝電子監(jiān)控、防盜門窗等設(shè)施，確保設(shè)施設(shè)備安全。
2.培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人員
各事業(yè)單位抽調(diào)綜合素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、勇于創(chuàng)新、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理人員，作為重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象，通過自學(xué)、集體培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)分享等形式，對(duì)電子檔案的法律法規(guī)、軟硬件操作技術(shù)、業(yè)務(wù)知識(shí)等進(jìn)行全面的學(xué)習(xí)，通過分析貼近工作實(shí)際的生動(dòng)形象的典型案例，讓檔案管理人員切實(shí)感受到電子檔案的優(yōu)勢(shì)，真正提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創(chuàng)新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。
3.建立健全電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度
電子檔案管理制度化、規(guī)范化管理，必須有健全完善的規(guī)章制度作為保障。事業(yè)單位要結(jié)合檔案法、檔案管理規(guī)定的要求，立足工作實(shí)際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗(yàn)、調(diào)閱等標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)崗位職責(zé)、硬件設(shè)備、軟件升級(jí)、人員培訓(xùn)、保密協(xié)議等各項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化，確保電子檔案管理工作安全有序發(fā)展。
結(jié)語：電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)明顯，也順應(yīng)了時(shí)展的需要。但是目前事業(yè)單位的電子檔案管理還不夠成熟，還需檔案管理人員深入調(diào)研，積極探索，提高業(yè)務(wù)能力和網(wǎng)絡(luò)操作技能，還需逐步完善硬件設(shè)施設(shè)備，建立健全規(guī)章制度，推動(dòng)事業(yè)單位電子檔案管理工作逐步制度化、規(guī)范化，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值。
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關(guān)鍵詞：檔案；服務(wù)；革新
檔案利用服務(wù)工作是檔案工作者與利用者以檔案為載體的一種信息傳遞的活動(dòng)。檔案工作者將擁有的檔案信息通過多種途徑傳遞給利用者，以實(shí)現(xiàn)信息的共享為目標(biāo)，滿足社會(huì)多方面的需求。
一、檔案服務(wù)工作的重要性
檔案是研究過去，記錄現(xiàn)在，面向未來的文字載體，是現(xiàn)代信息的資料。檔案是歷史的記載，具有現(xiàn)實(shí)的利用價(jià)值，信息開發(fā)或憑證作用。檔案工作的最后目的是提供利用和服務(wù)，具有服務(wù)工作的一切屬性。因此，做好檔案工作的規(guī)范化管理或服務(wù)非常重要。要做好檔案的規(guī)范化管理和服務(wù)工作，必須要做好檔案的實(shí)體管理工作、服務(wù)工作、基礎(chǔ)性工作，提高檔案人員素質(zhì)等等。隨著改革開發(fā)的深入，人才流動(dòng)越來越頻繁，科學(xué)技術(shù)更新越來越快，如何使檔案管理工作跟上新形式，并能真實(shí)準(zhǔn)確地記錄好現(xiàn)在的一切，且不受檔案人員流動(dòng)的影響，是一個(gè)急需解決的問題。所以說，提倡檔案的規(guī)范化管理和服務(wù)工作有著重要的意義。
檔案之所以被保存，就是因?yàn)樗旧砭哂欣玫膬r(jià)值，一件檔案材料一旦被利用，它的價(jià)值就得到一定程度的實(shí)現(xiàn)，否則，它的價(jià)值就得不到發(fā)揮，這說明檔案利用是檔案價(jià)值體現(xiàn)的先決條件。檔案工作的起點(diǎn)是從服務(wù)開始的，檔案利用需求是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的，于是檔案利用與檔案服務(wù)圍繞著檔案這一同樣來自社會(huì)實(shí)踐的共同對(duì)象，進(jìn)行著分工不同而最終目的都是使檔案向社會(huì)實(shí)踐回歸的工作活動(dòng)。檔案利用的結(jié)果是通過檔案服務(wù)導(dǎo)致檔案在人們的實(shí)踐中發(fā)揮作用，檔案服務(wù)通過檔案利用實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，因此說，檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)是檔案利用與檔案服務(wù)的共同結(jié)果。檔案利用是客觀實(shí)踐的產(chǎn)物，客觀實(shí)踐產(chǎn)生和決定了檔案利用需求，所以，檔案利用具有不以人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀性。檔案利用又有一定的主觀性，檔案工作雖然不能對(duì)檔案利用進(jìn)行內(nèi)在的規(guī)定，卻可以采取一定的手段，對(duì)檔案利用施加積極影響。這就要求我們注視檔案利用方向，根據(jù)檔案利用的變化，來調(diào)整服務(wù)方式，豐富服務(wù)內(nèi)容。
二、檔案服務(wù)工作的革新方法
建立檔案館網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。國(guó)內(nèi)許多單位檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用。
建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館，是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。
電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第1時(shí)間將其收集到，并在檔案館的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級(jí)或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己?jiǎn)挝环潜Ｃ艿臋n案全文，檔案館自行開發(fā)了“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館，也不必交任何光盤或軟盤。
開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
一、指導(dǎo)思想
以《國(guó)務(wù)院關(guān)于鼓勵(lì)支持和引導(dǎo)個(gè)體私營(yíng)等非公有制經(jīng)濟(jì)發(fā)展的若干意見》（國(guó)發(fā)[]3號(hào)）為指導(dǎo)，用科學(xué)發(fā)展觀來全面落實(shí)黨和國(guó)家對(duì)非公有制經(jīng)濟(jì)工作的一系列指示精神，圍繞全縣大力發(fā)展民營(yíng)經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略，本著“無償指導(dǎo)、保守機(jī)密、不添負(fù)擔(dān)”的原則，加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作，規(guī)范民營(yíng)企業(yè)檔案管理，為民營(yíng)企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
二、工作目標(biāo)
到2014年，全縣規(guī)模以上企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)規(guī)范建檔，達(dá)到“五有”目標(biāo)，即有領(lǐng)導(dǎo)分管、有齊全完備的檔案，有檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，有專（兼）職檔案管理人員，有基本符合檔案保管條件的設(shè)備設(shè)施和庫(kù)房。并逐步采用現(xiàn)代化手段管理檔案，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，將企業(yè)檔案室建設(shè)成信息中心。鼓勵(lì)有條件的企業(yè)開展湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級(jí)認(rèn)定工作。
三、工作步驟
從年開始，用五年時(shí)間來完成民營(yíng)企業(yè)規(guī)范建檔工作。具體分為三個(gè)階段：
（一）試點(diǎn)推廣階段（年）
加強(qiáng)宣傳，制定方案，全面部署。相關(guān)部門加強(qiáng)配合協(xié)作，加大對(duì)各企業(yè)辦公室主任或資料管理人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著力抓好全縣12個(gè)企業(yè)（原則上每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)至少選一個(gè)試點(diǎn)）檔案工作規(guī)范管理試點(diǎn)工作，為全面推動(dòng)我縣民營(yíng)企業(yè)檔案規(guī)范管理發(fā)揮典型示范作用。
（二）建檔實(shí)施階段（-2013年）
從開始到2013年，通過培訓(xùn)企業(yè)檔案人員、分類指導(dǎo)等手段引導(dǎo)全縣民營(yíng)企業(yè)自覺自愿地實(shí)現(xiàn)規(guī)范建檔。縣檔案局、縣工商聯(lián)分層次進(jìn)行督導(dǎo)，相關(guān)部門密切配合，提倡有條件的企業(yè)開展湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級(jí)認(rèn)定工作。到2013年,民營(yíng)企業(yè)檔案工作達(dá)“A”級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)的占全縣規(guī)模以上企業(yè)的20%以上。
（三）考核檢查階段（2014年）
對(duì)全縣民營(yíng)企業(yè)檔案規(guī)范管理工作按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核檢查，對(duì)于檔案工作規(guī)范管理合格企業(yè)，縣工商聯(lián)、縣檔案局予以通報(bào)并頒發(fā)合格證。對(duì)完成工作任務(wù)較好的企業(yè)進(jìn)行通報(bào)表彰，對(duì)未完成的，責(zé)令整改，限期完成。
四、主要措施
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織。各企業(yè)要把規(guī)范建檔工作納入企業(yè)管理的重要內(nèi)容，確定企業(yè)法人負(fù)總責(zé)，主要負(fù)責(zé)人分管，有人具體抓的局面。進(jìn)一步提高對(duì)企業(yè)檔案規(guī)范管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，建立健全檔案工作制度并組織實(shí)施，真正做到認(rèn)識(shí)到位、措施到位、工作到位，把民營(yíng)企業(yè)檔案規(guī)范管理工作提高到一個(gè)新的水平。
（二）加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化培訓(xùn)。通過各種方式、分期分批地開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，宣傳檔案基本知識(shí)，提高企業(yè)全體員工的檔案意識(shí)，采取多種形式，宣傳利用企業(yè)檔案的典型和開發(fā)利用檔案信息資源的成果，提高企業(yè)對(duì)檔案的認(rèn)知度，使企業(yè)檔案人員具備一定專業(yè)知識(shí)和具體操作能力。
檔案是基層事業(yè)單位成長(zhǎng)與發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。基層事業(yè)單位管理的高效化離不開檔案管理的科學(xué)化。基層事業(yè)單位檔案工作本身是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工作，具有種類繁多、范圍廣、周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，且會(huì)產(chǎn)生大量的文件和電子材料。如何真正實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化成為基層事業(yè)單位檔案管理人員亟待面對(duì)和思考的問題。本文試就這一話題做簡(jiǎn)要分析。
1 當(dāng)前基層事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的問題
1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)。由于基層事業(yè)單位對(duì)檔案收集、利用能力較差，加之人手不足、日常工作量較大，在日常工作中，大多數(shù)職工都存在著重視業(yè)務(wù)工作，輕視檔案工作，對(duì)自身業(yè)務(wù)工作形成檔案的意義和價(jià)值缺乏有效認(rèn)識(shí)，不懂得利用檔案的價(jià)值。
1.2 歸檔材料欠缺系統(tǒng)性，完整性。一是由于平時(shí)檔案管理人員收集意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致應(yīng)該形成的業(yè)務(wù)文件材料沒有及時(shí)形成；二是業(yè)務(wù)科室對(duì)日常歸檔材料的積累和保管不夠重視，一些資料散存在個(gè)人手中，致使一些已經(jīng)形成并應(yīng)歸檔的文件資料未能歸檔。三是檔案管理人員少，流動(dòng)性大，一些在崗人員不安心本職工作，直接響到檔案工作質(zhì)量的提高。最終造成歸檔材料系統(tǒng)性欠缺、完整性不強(qiáng)，案卷質(zhì)量不高。
1.3 缺少專職檔案人員，兼職檔案管理人員交接手續(xù)不嚴(yán)密。以乳山市疾病預(yù)防控制中心為例，檔案管理工作屬于辦公室職能，由于人員編制及工作量等原因，辦公室只能安排一人進(jìn)行專職或兼職檔案管理。兼職檔案管理人員的離職或調(diào)動(dòng)工作崗位時(shí)，未能按要求嚴(yán)格執(zhí)行交接程序，則必然導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明，界限不清。
1.4 檔案管理手段滯后。現(xiàn)階段各基層事業(yè)單位的檔案管理沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件。在手段上，查閱檔案信息仍采用手工查找，檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，不僅占地面積大，使用空間也不能較理想應(yīng)用。
2 提升管理手段，加強(qiáng)基層事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理
2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案意識(shí)。
基層事業(yè)單位要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，把檔案管理工作納入重要議事日程，對(duì)檔案管理過程中存在的各種問題，及時(shí)解決。將檔案管理工作納入科室考核目標(biāo)，層層分解責(zé)任，責(zé)任到人，促進(jìn)各科室積極配合做好檔案工作，切實(shí)增強(qiáng)檔案意識(shí)，自覺地把檔案工作納入到各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中。
2.2 提高檔案服務(wù)水平、創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。
創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機(jī)制，必須打破去過那種看家守?cái)偟膫鹘y(tǒng)服務(wù)方式。因此檔案工作必須從完善服務(wù)措施入手，不斷提高檔案服務(wù)水平，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段，提高服務(wù)質(zhì)量。提高檔案服務(wù)水平實(shí)質(zhì)上就是要把檔案的各項(xiàng)服務(wù)功能挖掘和開發(fā)出來，樹立全心全意為人民服務(wù)的宗旨，把為最廣大人民的利益服務(wù)作為檔案工作的最終落腳點(diǎn)，把群眾滿意當(dāng)做標(biāo)準(zhǔn)，使廣大群眾真正感受到檔案工作方便快捷的服務(wù)，感受到檔案工作帶來的便利及重要作用。
2.3 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高管檔人員素質(zhì)。
2.3.1 條件具備的基層事業(yè)單位要有專職檔案管理人員，認(rèn)真做好檔案工作的人員配置、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、安全保密等各方面的工作。要嚴(yán)把檔案管理人員的入口關(guān)，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等各方面進(jìn)行嚴(yán)格要求，進(jìn)行管檔人員持證上崗，明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)日常管理。通過檔案管理人員的規(guī)范化管理，不斷促進(jìn)基層事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)。
2.3.2 加強(qiáng)檔案管理人員政治思想教育，使之成為能嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真按照組織原則辦事，具有不怕苦、不怕累、不為名、不為利的奉獻(xiàn)精神。特別要重視對(duì)檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因?yàn)楫?dāng)前基層事業(yè)單位管檔人員專業(yè)人員少，專業(yè)素質(zhì)較低，制約檔案管理工作向更高層次發(fā)展。有條件的單位可選送比較優(yōu)秀的檔案管理人員到專業(yè)院校進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)選調(diào)專業(yè)素質(zhì)比較好的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來。
2.4 科學(xué)利用信息化手段，加大電子檔案利用程度。
1.1事業(yè)單位檔案管理工作的外在設(shè)施比較落后
隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息化的技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛，事業(yè)單位管理的工作也應(yīng)用到了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理當(dāng)中還沒有真正的得到廣泛應(yīng)用。很多的事業(yè)單位只是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的把檔案的信息錄入輸出計(jì)算機(jī)中，基本都沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理，甚至有的單位工作設(shè)施簡(jiǎn)陋、老化、辦公的條件差等因素的存在，嚴(yán)重的影響了檔案的保管工作。
1.2事業(yè)單位檔案管理工作者的專業(yè)技能過低
事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)要求專業(yè)性、技術(shù)性都比較高的一種工作，檔案管理的工作人員不但要具備教好的職業(yè)道德，同時(shí)還要求專業(yè)素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)等。隨著近年來人事制度的改革，機(jī)構(gòu)的調(diào)整，上崗的競(jìng)爭(zhēng)等因素，很多的工作人員都是沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)的，他們對(duì)工作程序也不是很了解，因此就導(dǎo)致了檔案管理的工作人員對(duì)檔案工作的責(zé)任性以及重要性的認(rèn)識(shí)不足，嚴(yán)重影響了檔案的管理工作的發(fā)展。
1.3事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化管理程度低
很多的事業(yè)單位因?yàn)閷?duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，并沒有意識(shí)到檔案資源的重要性，因此對(duì)于檔案管理工作的重視、管理措施、工作等都不到位。也有很多的工作人員認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理工作不是單位重要的工作部門，因此很少把檔案管理工作做為工作部門去進(jìn)行管制，導(dǎo)致了檔案管理的工做一直處于一種被動(dòng)的狀態(tài)，于是便影響了檔案管理部門對(duì)單位的服務(wù)，影響了發(fā)展的進(jìn)度。
1.4事業(yè)單位檔案管理工作中人員調(diào)動(dòng)的問題
在目前的社會(huì)中。很少會(huì)有人在一個(gè)崗位一直工作不換工作的，相反，人員的調(diào)動(dòng)與流動(dòng)很頻繁的在進(jìn)行著。然而對(duì)于工作人員的流動(dòng)對(duì)檔案管理的工作有很大的影響。有很多的時(shí)候在工作人員流動(dòng)時(shí)，交接的工作沒有做好，導(dǎo)致一些檔案變成了“死檔”，這對(duì)于事業(yè)單位來說是一種無法估量的損失，是無法用金錢來衡量的。
2.針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的問題的解決措施
2.1針對(duì)檔案管理工作建立完善的檔案管理制度
事業(yè)單位的檔案管理工作想要得到穩(wěn)步的發(fā)展，一套完善的管理制度是必不可少的，一套完善的管理制度可以使得檔案管理的工作進(jìn)入正確的運(yùn)行軌道。運(yùn)用相關(guān)的制度來規(guī)范檔案的管理工作，歸檔材料內(nèi)容等都要及時(shí)的進(jìn)行補(bǔ)充完整．同時(shí)也一定要相關(guān)的制度對(duì)檔案進(jìn)行保障工作，建立起一個(gè)完善的檔案管理制度。
2.2針對(duì)檔案管理工作提高工作人員的認(rèn)知
提高檔案管理人員對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)知。加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，使工作人員正確的認(rèn)識(shí)自身的責(zé)任，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案意識(shí)，這些都要通過常識(shí)性的學(xué)習(xí)以及宣傳有關(guān)于檔案的法律法規(guī)等等。以此來提高工作人員與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)知，明確自身的責(zé)任。
2.3針對(duì)檔案管理工作改善工作的環(huán)境
有些單位的檔案管理工作的環(huán)境太差，很難進(jìn)行有效的管理工作，因此，事業(yè)單位應(yīng)該確保管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，主管部門也應(yīng)該加大管理的力度，改善檔案管理工作的環(huán)境以及檔案管理的工作設(shè)備，樹立正確的工作態(tài)度，合理的運(yùn)用檔案資源。
2.4針對(duì)檔案管理工作提高工作人員的素質(zhì)
