時(shí)間：2023-05-30 08:52:39
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文件管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
第二條 起草、協(xié)調(diào)、報(bào)送審查、討論通過、、評(píng)估等規(guī)范性文件的監(jiān)督和管理工作，適用本辦法。
本辦法所稱規(guī)范性文件，是指由本廳制定并以本廳名義(包括擬報(bào)請(qǐng)省政府或省政府辦公廳批準(zhǔn)后由本廳)的，對(duì)不特定的公民、法人或者其他組織的權(quán)利義務(wù)構(gòu)成影響、具有普遍約束力、可以反復(fù)適用的文件。
本廳制定的內(nèi)部工作制度、規(guī)章制度、技術(shù)操作規(guī)程，對(duì)具體事務(wù)作出的行政處理決定，以及對(duì)本廳直接管理單位的人事、財(cái)務(wù)、外事等事項(xiàng)制定文件的，不屬于本辦法適用范圍。
第三條 本廳各處室、各直管單位、議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及臨時(shí)機(jī)構(gòu)，不得以自己的名義制定、規(guī)范性文件。上述處室、單位和機(jī)構(gòu)需要制定規(guī)范性文件的，可以以本廳名義制定、規(guī)范性文件。
第四條 政策法規(guī)處負(fù)責(zé)本廳規(guī)范性文件的合法性審核、報(bào)送審查、報(bào)請(qǐng)公布以及指導(dǎo)監(jiān)督工作。
第五條 各處室(含有關(guān)直屬、直管單位，下同)根據(jù)實(shí)際需要，負(fù)責(zé)或者組織起草各自職權(quán)和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的規(guī)范性文件。
綜合性的、涉及多項(xiàng)事務(wù)的規(guī)范性文件由辦公室或者政策法規(guī)處組織起草。
各處室在規(guī)范性文件起草前和起草過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與政策法規(guī)處溝通，政策法規(guī)處在政策、合法性及文件規(guī)范性方面給予支持、進(jìn)行指導(dǎo)。
第六條 起草規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)遵守下列事項(xiàng)：
(一)法律、法規(guī)、規(guī)章和上級(jí)規(guī)范性文件對(duì)某一方面的行政管理事項(xiàng)尚未專門作出明確規(guī)定，確需制定規(guī)范性文件，或確有必要對(duì)法律、法規(guī)、規(guī)章及上級(jí)行政機(jī)關(guān)規(guī)范性文件的規(guī)定進(jìn)一步作出明確、具體和操作性的規(guī)定;
(二)不得違反上位法的規(guī)定;
(三)不得違反上級(jí)行政機(jī)關(guān)的決定、命令和規(guī)范性文件規(guī)定;
(四)不得設(shè)置行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制或者規(guī)定行政事業(yè)性收費(fèi)(包括管理費(fèi)、手續(xù)費(fèi)、滯納金、咨詢費(fèi)等);
(五)沒有法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定作為依據(jù)，不得作出影響公民、法人或者其他組織權(quán)利義務(wù)的規(guī)定;
(六)不得以解釋性表述對(duì)法律、法規(guī)、規(guī)章或上級(jí)規(guī)范性文件的條文、相關(guān)定義、適用范圍等的內(nèi)涵進(jìn)行規(guī)定，也不能采取其他表述做出擴(kuò)大化或縮小化的規(guī)定;
(七)不得超越本廳的職權(quán)范圍。
第七條 規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)符合以下形式要求：
(一)標(biāo)題應(yīng)當(dāng)冠以制定機(jī)關(guān)名稱;
(二)結(jié)構(gòu)合理，條理清晰，概念統(tǒng)一，語言規(guī)范準(zhǔn)確、簡潔明了;
(三)原則上不對(duì)法律、法規(guī)、規(guī)章和上級(jí)規(guī)范性文件已經(jīng)明確規(guī)定的內(nèi)容作重復(fù)性表述，但在作出操作性、具體性規(guī)定時(shí)，可以對(duì)相應(yīng)的原則性條文規(guī)定進(jìn)行引用表述;
(四)文末應(yīng)當(dāng)規(guī)定施行日期，除應(yīng)急需要外，原則上印發(fā)日期與施行日期之間不少于30日;
(五)應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定有效期，暫行或試行的規(guī)范性文件，有效期不超過2年;其他規(guī)范性文件的有效期不超過5年。有效期屆滿后需要繼續(xù)實(shí)施的，應(yīng)當(dāng)重新制訂和。
第八條 規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)包含下列主要內(nèi)容：
(一)制定目的;
(二)制定依據(jù);
(三)適用范圍;
(四)依法設(shè)立或者實(shí)施的有關(guān)工作制度、事項(xiàng)、辦事程序、時(shí)限和要求等主要內(nèi)容。
第九條 起草人員完成起草工作后，起草處室應(yīng)當(dāng)在本處室范圍內(nèi)組織討論、修改，形成規(guī)范性文件的征求意見稿，并按如下規(guī)定征求相關(guān)單位意見：
(一)征求本廳有關(guān)處室和直屬、直管單位意見;
(二)以本廳名義征求有關(guān)地級(jí)以上市水行政主管部門、順德區(qū)國土城建和水利局以及省直管縣級(jí)水行政主管部門意見;
(三)涉及中央直屬單位、地級(jí)以上市政府或順德區(qū)政府、省直其他相關(guān)部門職責(zé)的，以本廳名義征求其意見;
(四)擬報(bào)請(qǐng)省政府或者省政府辦公廳以及報(bào)經(jīng)省政府或者省政府辦公廳批準(zhǔn)后以本廳名義的，以本廳名義征求有關(guān)地級(jí)以上市政府及順德區(qū)政府的意見;
(五)通過在廳門戶網(wǎng)站、省政府門戶網(wǎng)站專欄集中刊載等多種形式、多種渠道，公開征求群眾意見，社會(huì)涉及面廣、與群眾利益密切相關(guān)的規(guī)范性文件，應(yīng)當(dāng)聽取群眾意見;
(六)依法應(yīng)當(dāng)組織聽證的，應(yīng)當(dāng)組織聽證聽取意見。
第十條 起草處室應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)意見作出相應(yīng)的修改或者協(xié)調(diào)，形成規(guī)范性文件草案后送政策法規(guī)處審核，并提交下列文件：
(一)規(guī)范性文件草案文本;
(二)制定規(guī)范性文件的簡要說明，包括起草背景、必要性、依據(jù)、起草過程以及主要制度等內(nèi)容，制定依據(jù)包括相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和上級(jí)規(guī)范性文件等;
(三)對(duì)征求意見的采納情況和未予采納的說明;
(四)公開征求群眾意見情況;
(五)有關(guān)聽證材料和處理意見。
第十一條 政策法規(guī)處負(fù)責(zé)對(duì)規(guī)范性文件草案進(jìn)行合法性審核。
對(duì)各處室提交審核的文件，經(jīng)審核認(rèn)為不屬于規(guī)范性文件的，應(yīng)當(dāng)自收齊材料之日起5個(gè)工作日內(nèi)將該文件退回起草處室，并說明理由;對(duì)屬于規(guī)范性文件的，應(yīng)當(dāng)自收齊材料之日起10個(gè)工作日內(nèi)提出書面審核意見。
政策法規(guī)處審核規(guī)范性文件，原則上只審查合法性，不審查可行性和合理性。合法性審核應(yīng)重點(diǎn)圍繞立法保留事項(xiàng)、行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制、行政事業(yè)性收費(fèi)、限制權(quán)利以及是否超越權(quán)限等七個(gè)方面開展。
若發(fā)現(xiàn)存在可行性或者合理性問題時(shí)，政策法規(guī)處可以就文件可行性、合理性及結(jié)構(gòu)、文字表述等問題提出修改意見，由起草處室決定是否修改。
對(duì)草案主要內(nèi)容意見較多或者存在較大分歧的，政策法規(guī)處應(yīng)當(dāng)召集起草處室和有關(guān)處室進(jìn)行協(xié)調(diào)、修改，必要時(shí)提請(qǐng)廳領(lǐng)導(dǎo)召開專門會(huì)議研究決定。
第十二條 規(guī)范性文件草案經(jīng)政策法規(guī)處合法性審核后，由起草處室提請(qǐng)廳務(wù)會(huì)議審議。
第十三條 規(guī)范性文件草案經(jīng)廳務(wù)會(huì)議審議通過后，政策法規(guī)處會(huì)起草處室擬文，經(jīng)分管政策法規(guī)工作的廳領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后報(bào)送省政府法制辦公室審查。
第十四條 經(jīng)省政府法制辦公室審查的規(guī)范性文件草案，按下列程序處理：
(一)經(jīng)審查同意的，由起草處室擬文會(huì)簽政策法規(guī)處等有關(guān)單位后呈報(bào)廳主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);
(二)經(jīng)審查提出修改意見的，由起草處室會(huì)同政策法規(guī)處修改后呈報(bào)廳主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);
(三)對(duì)審查意見有異議的，由政策法規(guī)處提請(qǐng)省人民政府復(fù)核;
(四)經(jīng)審查認(rèn)為不能的，經(jīng)廳領(lǐng)導(dǎo)同意后，取消該規(guī)范性文件草案。
第十五條 擬報(bào)請(qǐng)省政府或省政府辦公廳批準(zhǔn)、以本廳名義的規(guī)范性文件，由政策法規(guī)處按程序報(bào)經(jīng)省政府法制辦公室審查，并由起草處室報(bào)請(qǐng)省政府或省政府辦公廳批準(zhǔn)后，由起草處室擬文會(huì)簽政策法規(guī)處等有關(guān)單位后呈報(bào)廳主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
第十六條 規(guī)范性文件后，由政務(wù)中心在廳門戶網(wǎng)站上公開。具體負(fù)責(zé)組織實(shí)施的處室應(yīng)當(dāng)做好規(guī)范性文件實(shí)施的有關(guān)工作。
政策法規(guī)處于規(guī)范性文件后5個(gè)工作日內(nèi)，將規(guī)范性文件紙質(zhì)文本一式兩份、電子文本一式一份報(bào)請(qǐng)省政府辦公廳在《廣東省人民政府公報(bào)》上，并將一份紙質(zhì)文本抄送省政府法制辦公室。
在《廣東省人民政府公報(bào)》前的規(guī)范性文件，不具有法律效力，不得作為行政管理的依據(jù)。
第十七條 政策法規(guī)處每隔兩年組織對(duì)本廳的規(guī)范性文件進(jìn)行清理，由負(fù)責(zé)組織實(shí)施的處室提出廢止、宣布失效或者修訂建議。
有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和上級(jí)文件新出臺(tái)、廢止、宣布失效、修訂或調(diào)整的，負(fù)責(zé)組織實(shí)施的處室應(yīng)當(dāng)于3個(gè)月內(nèi)對(duì)規(guī)范性文件進(jìn)行清理。規(guī)范性文件與法律、法規(guī)、規(guī)章和上級(jí)文件相抵觸或者不一致的，應(yīng)當(dāng)于6個(gè)月內(nèi)提出修改或者廢止意見。
暫行或試行的規(guī)范性文件，負(fù)責(zé)實(shí)施的處室應(yīng)當(dāng)自暫行或試行期滿3個(gè)月前對(duì)實(shí)施情況進(jìn)行評(píng)估，并于暫行或試行期滿1個(gè)月前提出廢止或制定正式規(guī)范性文件的意見。
負(fù)責(zé)實(shí)施的處室在組織實(shí)施規(guī)范性文件的過程中，發(fā)現(xiàn)規(guī)范性文件內(nèi)容與有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章或上級(jí)文件規(guī)定不一致，或因?qū)嵤l件發(fā)生變化等需要修訂或停止實(shí)施規(guī)范性文件的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出修改或者廢止意見。
修改程序按制定程序執(zhí)行。
第十八條 規(guī)范性文件內(nèi)容存在歧義，或者因公民、法人或者其他組織對(duì)本廳的規(guī)范性文件有異議的，由政策法規(guī)處會(huì)同起草處室進(jìn)行解釋或依法作出其他處理。
第十九條 本廳與省直其他部門聯(lián)合起草、制定規(guī)范性文件的，參照本辦法執(zhí)行。
第二十條 本辦法自之日起施行。
公開方式：主動(dòng)公開
可能導(dǎo)致?lián)p失的風(fēng)險(xiǎn)因素很多，課題組在第一輪調(diào)查問卷中，共挑選了21個(gè)“關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素”供專家評(píng)估，如表1所示。這些風(fēng)險(xiǎn)因素涉及機(jī)構(gòu)內(nèi)外兩個(gè)方面的因素，其中1.1、1.2、2.1是外部環(huán)境因素，其余主要是機(jī)構(gòu)內(nèi)部因素。
為便于專家評(píng)估，課題組將風(fēng)險(xiǎn)因素的危險(xiǎn)程度分為5個(gè)等級(jí)，對(duì)應(yīng)著5個(gè)分值，最高危險(xiǎn)等級(jí)為5，意指風(fēng)險(xiǎn)因素的“負(fù)面影響會(huì)帶來嚴(yán)重的損失且波及范圍較大”；其次為危險(xiǎn)等級(jí)4，意指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響比較顯著”；危險(xiǎn)等級(jí)3的含義是指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響有限且一目了然”；危險(xiǎn)等級(jí)2的含義是指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響極為有限”；最低的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)為1，意指風(fēng)險(xiǎn)因素“幾乎沒有任何負(fù)面影響，不需要特殊的保護(hù)措施”。每位被調(diào)查的專家需要分別給每個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素確定分值。
為便于比較分析，我們根據(jù)危險(xiǎn)等級(jí)平均值（以下簡稱評(píng)估值）的高低，將被評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)因素分為四組，第一組為極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估值在4.5以上：第二組為嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估值在4.0～4.5之間，第三組為較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估值在3.5～4.0之間，第四組為中度風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估值在3.0～3.5之間。
中外專家的第一輪評(píng)估結(jié)果既存在相同之處，也存在著明顯的差異，表現(xiàn)在如下方面：
1.專家們的評(píng)估結(jié)果表示電子文件風(fēng)險(xiǎn)客觀存在。雖然本次調(diào)查問卷的結(jié)果不可避免地要受到專家個(gè)人背景、知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面的影響，但由于評(píng)估者皆為電子文件管理方面的資深專家，故結(jié)果具有代表性，能夠反映出人們對(duì)于電子文件風(fēng)險(xiǎn)的一般認(rèn)識(shí)。中外專家給每個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值都在3以上，所有風(fēng)險(xiǎn)因素評(píng)估值的平均分為4，這說明課題組挑選的風(fēng)險(xiǎn)因素切實(shí)存在于電子文件管理之中，它們帶給電子文件管理的負(fù)面影響是顯而易見的，確系關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素。
2.相對(duì)而言，國外專家的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)要高于國內(nèi)專家。國外專家評(píng)定的危險(xiǎn)等級(jí)超過4.5的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素有4個(gè)，其中有2個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值為4.83，另外2個(gè)為4.6。國內(nèi)專家評(píng)定的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素只有2個(gè)，且評(píng)估值僅為4.5。這也許是發(fā)達(dá)國家電子政務(wù)建設(shè)的時(shí)間長，電子文件管理不當(dāng)?shù)膽K痛教訓(xùn)較多的緣故。
3.電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)缺失（1.2）、系統(tǒng)功能缺陷（3.13）、未遷移（3.18）是雙方共同認(rèn)定的危險(xiǎn)程度很高的風(fēng)險(xiǎn)因素。國外專家評(píng)估結(jié)果表示，“1.2主管部門沒有出臺(tái)電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)”排名第一，評(píng)估值為4.83，系最嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)因素；“3.18在系統(tǒng)升級(jí)、變換時(shí)未遷移電子文件”排名第二，評(píng)估值為4.6，是極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素；“3.13電子文件管理系統(tǒng)沒有完整捕獲文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或者背景信息的功能”排名第四，評(píng)估值為4.3，屬嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。
國內(nèi)專家對(duì)這三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值均為4.38，并列排名第二，屬于嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。
雙方專家給這三個(gè)因素的評(píng)估值都大于4.3，排名靠前。這三個(gè)因素都和電子文件管理方法的缺失有關(guān)。其中，管理標(biāo)準(zhǔn)為電子文件遠(yuǎn)離風(fēng)險(xiǎn)指明了關(guān)鍵的管理步驟和管理方法；而設(shè)計(jì)合理的電子文件管理系統(tǒng)則是滿足電子文件管理需求的終極手段，①電子文件管理最終要依賴以軟件系統(tǒng)為中心的綜合性管理方法；②信息系統(tǒng)的頻繁變遷給具有系統(tǒng)依賴性的電子文件的閱讀輸出造成極大的障礙，這是電子文件管理者需要面對(duì)的首要難題，遷移是應(yīng)對(duì)該難題的一種解決辦法。中外專家對(duì)這三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素危險(xiǎn)程度的共同認(rèn)定，反映了對(duì)科學(xué)有效的電子文件管理方法的迫切需求，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。
4.國外專家對(duì)威脅電子文件可讀性的風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值均高于國內(nèi)專家。除了給3.18打了高分之外，國外專家對(duì)另外兩個(gè)威脅電子文件可讀性的因素的評(píng)估值也明顯高于國內(nèi)專家。這兩個(gè)因素分別是“3.14沒有規(guī)定文件的格式”和“3.19未保存生成電子文件的軟硬件”。
表1關(guān)鍵電子文件風(fēng)險(xiǎn)因素及其評(píng)估值
編號(hào)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素國外專家國內(nèi)專家國內(nèi)專家
評(píng)估值第一次評(píng)估值第二次評(píng)估值
1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認(rèn)同3.004.134.38
1.2主管部門沒有出臺(tái)電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)4.834.384.75
2.1沒有明確的主管部門3.504.004.13
3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視4.004.254.50
3.2資金嚴(yán)重不到位3.504.133.88
3.3機(jī)構(gòu)內(nèi)各有關(guān)部門、人員文件管理的職責(zé)不明確3.834.254.38
3.4業(yè)務(wù)人員缺乏責(zé)任心4.603.383.75
3.5文檔人員素質(zhì)不高，技術(shù)、管理能力差(如錯(cuò)誤操作等)3.503.883.88
3.6機(jī)構(gòu)沒有制定科學(xué)合理的文件操作程序4.174.134.00
3.9未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)3.673.883.63
3.10未定義各類用戶的存取權(quán)限或定義不當(dāng)3.834.003.75
3.12未采用有效的病毒實(shí)時(shí)監(jiān)視軟件3.304.003.88
3.13電子文件管理系統(tǒng)沒有完整捕獲文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或者背景信息的功能4.334.384.38
3.14沒有規(guī)定文件的格式3.673.003.25
3.15沒有對(duì)文件生成、管理、利用過程進(jìn)行監(jiān)控、審計(jì)4.174.004.13
3.16沒有完善的備份措施4.004.504.63
3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全3.834.504.25
3.18在系統(tǒng)升級(jí)、變換時(shí)未遷移電子文件4.604.384.50
3.19未保存生成電子文件的軟硬件4.173.383.25
3.20沒有文檔保管場(chǎng)所安全保護(hù)措施4.834.134.38
3.21沒有針對(duì)本地易發(fā)天災(zāi)的防范措施4.403.884.00
5.國內(nèi)專家對(duì)威脅電子文件完整性的風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值均高于國外專家。“3.16沒有完善的備份措施”和“3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”是威脅電子文件完整性的風(fēng)險(xiǎn)因素。國內(nèi)專家將最高評(píng)估值??4.5給了這兩個(gè)因素。而國外專家的評(píng)估值并不高，分別為4和3.83。這種差別反映了中外文件管理工作對(duì)文件質(zhì)量的不同追求。相比而言，我國更重視電子文件的完整，而國外更重視可讀和可用。
6.國外專家對(duì)自然因素的評(píng)估值明顯高于國內(nèi)專家。在21個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素中，有兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素是與自然因素直接相關(guān)，分別是“3.20沒有文檔保管場(chǎng)所安全保護(hù)措施”和“3.21沒有針對(duì)本地易發(fā)天災(zāi)的防范措施”。國外專家對(duì)這兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素危險(xiǎn)等級(jí)的評(píng)估值分別為4.83和4.4，排名分別為第一和第三；而國內(nèi)專家的評(píng)估值只有4.13和3.88，危險(xiǎn)等級(jí)排名為第五和第七。
出現(xiàn)這種明顯差異，其原因可能在于9?11事件對(duì)于西方發(fā)達(dá)國家的沖擊。2001年9月11日，紐約世界貿(mào)易中心大樓倒塌，位于這座大樓中的許多公司，因?yàn)槠渌袠I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)被毀，無法繼續(xù)業(yè)務(wù)活動(dòng)，只得申請(qǐng)破產(chǎn)。世界著名的摩根?斯坦利銀行的總部及其數(shù)據(jù)也毀于這次事件中，但是該銀行采用了數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，在數(shù)英里外的新澤西州的蒂內(nèi)克保留著備份數(shù)據(jù)，在重新安裝好硬件系統(tǒng)后，第三天就恢復(fù)了營業(yè)。③
國內(nèi)專家給自然因素打低分的理由是，雖然火災(zāi)、洪水、地震等自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，造成的損失往往是毀滅性的，但是發(fā)生的概率比較低，而且風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方法比較簡單，比較容易防范。根據(jù)以往歷史記錄，這種自然災(zāi)害造成的風(fēng)險(xiǎn)損失不是很突出。
7.國內(nèi)專家對(duì)法律、體制和資金因素的評(píng)估值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于國外專家。在所有風(fēng)險(xiǎn)因素中，中外專家對(duì)“1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認(rèn)同”的評(píng)估值差別最大。國外專家的評(píng)估值僅為3，排名最后；而國內(nèi)專家的評(píng)估值高達(dá)4.13。對(duì)電子文件實(shí)行科學(xué)管理的前提就是承認(rèn)電子文件作為正式文件的法律地位，即電子文件是電子的真實(shí)記錄，是政府行使職能合法、有效的憑證，是政府記憶得以延續(xù)的手段。課題組在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，盡管《電子簽名法》頒布，但是現(xiàn)實(shí)世界中電子文件的憑證效力仍然備受懷疑，絕大多數(shù)單位采用了雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決方案，忽視電子文件的全程管理與長久保存。而沒有單軌制的政府電子文件管理，就不可能有全面的電子政務(wù)戰(zhàn)略。與此形成鮮明對(duì)比的是沒有一個(gè)發(fā)達(dá)國家將雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決之道，所有的研究與探索都以電子證據(jù)的長久保存與資源共享為目標(biāo)。國內(nèi)外評(píng)估值的差異恰好反映了我國在電子政務(wù)建設(shè)尚不夠深入。
與體制相關(guān)的因素有三個(gè)，分別是“2.1沒有明確的主管部門”、“3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視”和“3.3機(jī)構(gòu)內(nèi)各有關(guān)部門、人員文件管理的職責(zé)不明確”。國外專家的評(píng)估值為3.5、4、3.83，危險(xiǎn)程度不高；國內(nèi)專家的評(píng)估值則為4、4.24和4.25，都屬于嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。由此可見發(fā)達(dá)國家文檔管理的宏觀體制以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理體制相對(duì)完善。不過，從評(píng)估值來看，國外專家也較為認(rèn)同領(lǐng)導(dǎo)重視的重要性。
無論是開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)、配置計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、購買存儲(chǔ)載體，還是系統(tǒng)的維護(hù)和更新?lián)Q代都需要一定的資金投入。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不同，國內(nèi)外專家對(duì)資金因素（3.2）危險(xiǎn)等級(jí)的判斷也截然不同，國內(nèi)專家的評(píng)估值為4.13，國外專家的評(píng)估值僅為3.5。
可見法律、體制、資金都是帶有“中國特色”的風(fēng)險(xiǎn)因素。
8.國外專家對(duì)業(yè)務(wù)人員責(zé)任心缺失這一風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值高于國內(nèi)專家。中外專家在“3.4業(yè)務(wù)人員缺乏責(zé)任心”評(píng)估值差異也極為明顯，分別為3.38和4.6，分別被判斷為“中度風(fēng)險(xiǎn)因素”和“極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”，僅次于法律風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估差異。也許在法制傳統(tǒng)比較悠久、制度規(guī)范相對(duì)健全的環(huán)境中，人員主觀能動(dòng)性的重要性便會(huì)凸現(xiàn)。
二、第二輪專家評(píng)估結(jié)果的分析
第一輪調(diào)查之后，課題組仔細(xì)研究了專家們的評(píng)估結(jié)果和研究建議，調(diào)整了調(diào)查問卷的結(jié)構(gòu)，將風(fēng)險(xiǎn)因素按照發(fā)生的層面不同劃分為宏觀、中觀和微觀三個(gè)層次，新增了5個(gè)分布在宏觀和中觀層面的外部環(huán)境因素；在個(gè)別問題的描述上也略有改動(dòng)。
為使本文主題集中，我們?nèi)匀灰栽嫉?1風(fēng)險(xiǎn)因素作為比較對(duì)象。在本輪評(píng)估中，大多風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值有變化，不過變化幅度并不是太大，未出現(xiàn)顛覆性的意見，上一輪評(píng)估結(jié)果中顯示的中外差異仍然存在。由此可見，由于管理體制、信息化水平、觀念等方面的差別，我國的電子文件風(fēng)險(xiǎn)確實(shí)與發(fā)達(dá)國家存在較為明顯的區(qū)別。縱向比較，國內(nèi)專家第二輪評(píng)估結(jié)果顯示：
1.就總體而言，風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值增高。無論是最高值、最低值，還是平均值，第二輪專家評(píng)估值都高于第一輪。這說明專家們對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)同度增加了。在某種程度上，這樣的變化肯定了電子文件風(fēng)險(xiǎn)研究的意義和必要性。
2.電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)缺失（1.2）的評(píng)估值升至第一。“1.2主管部門沒有出臺(tái)電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)”由第一輪中的第二攀升到了榜首，評(píng)估值增加了0.37，是評(píng)估值增幅最大的兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素之一（另一個(gè)是3.4），這再次說明該問題的重要性。隨著美國、歐盟、澳大利亞、加拿大等國家和地區(qū)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的紛紛出臺(tái)和推廣應(yīng)用，相比而言，我國在標(biāo)準(zhǔn)制定與貫徹方面的缺陷愈發(fā)令人心焦。
3.法律、體制等軟性風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值繼續(xù)走高。法律風(fēng)險(xiǎn)因素1.1，體制風(fēng)險(xiǎn)因素2.1、3.1、3.3在本輪調(diào)查中的評(píng)估值高于第一輪。其中“3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視”更是以4.5的得分由“嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”晉升為“極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”。
4.資金、技術(shù)等硬性風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值普遍降低。在整體評(píng)估值增長的前提下，資金、技術(shù)等硬性風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值卻呈現(xiàn)下降的趨勢(shì)。除了“3.16沒有完善的備份措施”、“3.18在系統(tǒng)升級(jí)、變換時(shí)未遷移電子文件”這兩個(gè)技術(shù)因素之外，資金因素3.2及技術(shù)因素“3.9未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)”、“3.10未定義各類用戶的存取權(quán)限或定義不當(dāng)”、“3.12未采用有效的病毒實(shí)時(shí)監(jiān)視軟件”、“3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”的評(píng)估值均低于第一輪的評(píng)估結(jié)果，3.3、3.10、3.12更是由“嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”降級(jí)為“較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”。
5.自然風(fēng)險(xiǎn)和保管場(chǎng)所風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估值有所增長。自然風(fēng)險(xiǎn)和保管場(chǎng)所風(fēng)險(xiǎn)直接針對(duì)的是文件的物質(zhì)實(shí)體，帶來的危害可能是毀滅性的。因此，第二輪調(diào)查結(jié)果顯示風(fēng)險(xiǎn)因素3.20和3.21的評(píng)估值都有所增長。
6.“人本”意識(shí)有所增強(qiáng)。“3.4業(yè)務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng)”是在法律風(fēng)險(xiǎn)因素2.3之外評(píng)估值增幅最大的另一風(fēng)險(xiǎn)因素，由“中度風(fēng)險(xiǎn)因素”躋身于“較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”，人員主觀能動(dòng)性的重要程度在本輪調(diào)查中有所提升。
三、對(duì)評(píng)估結(jié)果的綜合分析
中外專家評(píng)估結(jié)果的異同反映了信息化程度不同的國家在電子文件風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)上的異同，為我國電子文件管理工作發(fā)展方向的確定提供了依據(jù)。通過本次專家的評(píng)估，我們至少可以得出以下幾點(diǎn)結(jié)論：
1.電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理是電子文件管理的必要組成。專家評(píng)估的結(jié)果表明，電子文件風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的。被評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)因素中，超過一半的風(fēng)險(xiǎn)因素的危險(xiǎn)級(jí)別都高于4，負(fù)面影響比較顯著。當(dāng)今社會(huì)，危機(jī)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理已經(jīng)成為政府管理的常態(tài)性工作。將風(fēng)險(xiǎn)管理方法引入電子文件管理領(lǐng)域，是電子文件管理的客觀要求，也是電子政務(wù)建設(shè)的必要內(nèi)容。
2.電子文件風(fēng)險(xiǎn)來自多個(gè)方面，必須構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對(duì)體系。為中外專家所承認(rèn)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素多種多樣。無論是極嚴(yán)重、嚴(yán)重、較嚴(yán)重還是中度風(fēng)險(xiǎn)因素，都有來自多個(gè)層次、多個(gè)領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)因素。為了有效防范和控制風(fēng)險(xiǎn)，提高管理質(zhì)量，必須構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對(duì)體系，關(guān)系到政府機(jī)關(guān)、主管部門、研究團(tuán)體、軟件提供商等多種機(jī)構(gòu)，文件生成、處理、管理、利用的各類的管理人員和操作人員，保管場(chǎng)所、信息基礎(chǔ)設(shè)施、文件管理業(yè)務(wù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、規(guī)范體系、人員素質(zhì)和觀念等多個(gè)方面。
3.克服法律、體制、標(biāo)準(zhǔn)方面的障礙，是我國應(yīng)對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)之路上的當(dāng)務(wù)之急。電子管理標(biāo)準(zhǔn)是中外專家公認(rèn)的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。但同時(shí)，中外專家對(duì)于體制、法律風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估卻截然不同，中方的評(píng)估值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于外方，而且在得知國外專家評(píng)價(jià)結(jié)果的情況下，在第二輪評(píng)估非但沒有降低評(píng)估值，反而加大了分值。這個(gè)結(jié)果真實(shí)地反映了處于不同發(fā)展階段的電子文件管理工作的社會(huì)條件。
隨著電子政務(wù)建設(shè)的推進(jìn)，發(fā)達(dá)國家紛紛建立電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，并憑借著其堅(jiān)實(shí)的法治傳統(tǒng)，通過軟件的標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證、標(biāo)準(zhǔn)咨詢服務(wù)等手段推動(dòng)電子文件管理工作。而同樣的路徑在我國未見得能夠起到同樣的效果。這是因?yàn)槲覈ㄖ位⒁?guī)范化管理基礎(chǔ)較為單薄，而法律、體制的障礙不除，即便標(biāo)準(zhǔn)得以制定，由于欠缺制度上的保障，標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施過程必定充滿艱辛。因此，法律、體制、標(biāo)準(zhǔn)的完善必須齊頭并進(jìn)。在某種意義上，法律的健全、體制的完善更為重要。
注釋：
①趙屹，陳曉暉．電子文件管理的終極解決之道．檔案學(xué)通訊，2002(2)
1.質(zhì)量問題：主要包括文件的規(guī)范性、有效性、完整性、正確性，如文件編碼有誤，缺少公章，文件不清晰、裝訂不規(guī)范、缺頁，竣工資料中人員簽字不完善，資料內(nèi)容不完整、不真實(shí)等等一系列問題；
2.時(shí)間問題：不能夠按時(shí)提交，不能夠隨設(shè)備一起提交，影響工程現(xiàn)場(chǎng)開箱驗(yàn)收、安裝、調(diào)試使用；
3.整改問題：主要是竣工文件的整改流程過長，涉及工程建設(shè)各方審查，接口多，審查、驗(yàn)收環(huán)節(jié)冗長繁復(fù)且無統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，致使竣工資料整改反復(fù)，整改遙遙無期，影響工程建設(shè)使用，浪費(fèi)資源。
二、設(shè)備竣工文件問題原因分析
造成設(shè)備竣工文件失控的主要原因有以下幾點(diǎn)：
1.設(shè)備竣工文件管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不規(guī)范，工程設(shè)備竣工文件涉及的管理方有建設(shè)單位、總承包單位、供應(yīng)商、分包商，每一管理方有各自的管理規(guī)范、程序，卻不盡相同、一致；
2.建設(shè)單位、總承包單位竣工文件檔案意識(shí)淡薄，在工程建設(shè)過程中存在重建設(shè)，輕檔案的現(xiàn)象；
3.建設(shè)單位/總包單位在與供應(yīng)商簽訂設(shè)備供貨合同時(shí)對(duì)竣工資料的整編責(zé)任、內(nèi)容、深度規(guī)定不明確，不具體，不細(xì)化；
4.管理機(jī)制不健全，沒有專門針對(duì)竣工文件編制、移交歸檔的規(guī)章制度及管理辦法或沒有執(zhí)行落實(shí)，職責(zé)不清，管理上存在漏洞
5.各單位對(duì)竣工文件重視程度不夠，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施和管理體制
6.制造廠/供應(yīng)商竣工管理人員缺乏，人手不夠，經(jīng)常更換、抽調(diào)管理人員流動(dòng)性大，交接人員交接不清，管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，質(zhì)量意識(shí)不夠，疏忽大意，不能夠嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，同時(shí)竣工資料管理人員中多數(shù)未參加過正規(guī)培訓(xùn)，管理意思薄弱，把關(guān)不嚴(yán)。
7.竣工資料多方審查、驗(yàn)收，造成竣工資料整改頻繁，遙遙無期。
三、設(shè)備竣工文件采購管理的幾點(diǎn)措施
工程設(shè)備竣工文件管理應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手，加強(qiáng)控制，規(guī)范管理：
1.建立健全設(shè)備竣工資料管理制度，統(tǒng)一工程建設(shè)各方的竣工文件管理程序，達(dá)成一致，且符合工程竣工文件國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，同時(shí)在竣工文件的制作、檢查、驗(yàn)收、歸檔環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范、統(tǒng)一，為竣工文件管理創(chuàng)建統(tǒng)一的管理要求；
2.重視竣工文件知識(shí)宣傳教育，在工程項(xiàng)目開工時(shí)，各管理單位就應(yīng)高度重視和加強(qiáng)竣工資料檔案法規(guī)及企業(yè)基本知識(shí)的宣傳和教育，有計(jì)劃，有措施，分期分批對(duì)工程管理人員，監(jiān)理人員、工廠制造人員開展竣工檔案資料業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，詳細(xì)介紹竣工資料標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，將竣工文件管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、要求貫徹到基層人員，使得每一位管理人員清楚熟悉掌握竣工文件管理要求，做到每個(gè)管理者心中有規(guī)范，統(tǒng)一的規(guī)范，同時(shí)應(yīng)形成一定的考核、獎(jiǎng)懲機(jī)制來調(diào)動(dòng)竣工管理人員的積極性，使得每位文件管理人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)要求，杜絕施工過程中出現(xiàn)不規(guī)范的原始資料和文件，確保工程文件準(zhǔn)確、規(guī)范。
3.竣工文件管理程序是竣工文件管理的統(tǒng)一要求、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是竣工文件管理人員執(zhí)行的竣工文件管理工作的依據(jù)，其編制應(yīng)全面考慮工程建設(shè)特點(diǎn)并且符合國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，做好程序的完整性、準(zhǔn)確性、適用性，避免因程序編制不完善，適用性差、不符合國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等自身因素頻繁升版，為竣工文件管理帶來一定的難度；
4.簡化竣工文件驗(yàn)收環(huán)節(jié)，必要時(shí)統(tǒng)一驗(yàn)收(建設(shè)單位、總承包單位、監(jiān)理單位視情形而定)避免多環(huán)節(jié)、多接口，無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、要求驗(yàn)收，造成竣工文件無限制整改、無限期的整改。
5.各工程管理方在制定各自的工程進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，應(yīng)將竣工文件的編制提交作為重要節(jié)點(diǎn)來進(jìn)行控制，同時(shí)應(yīng)提前做好收集工作，盡量做到工程設(shè)備制造一部分，做好一部分竣工文件，嚴(yán)格按照程序要求執(zhí)行及時(shí)收集、整理制造竣工文件，避免因時(shí)間過長資料丟失等原因造成竣工文件整理困難，從而導(dǎo)致竣工文件隨意性及不真實(shí)性。
6.推動(dòng)竣工文件電子化，減少文件印刷、審查過程，提高文件傳遞效率，電子文件的快捷性與便攜性有利于提高文件的使用率和及時(shí)性。
四、結(jié)束語
關(guān)鍵詞 機(jī)要文書 保密 策略
中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、機(jī)要文書保密的重要意義
機(jī)要文書是國家秘密的一種存在形式。因?yàn)樗鼣?shù)量大，內(nèi)容多，所以涉及秘密的范圍也廣。獲取一個(gè)國家的機(jī)要文書，便可掌握對(duì)方一個(gè)方面或幾個(gè)方面的秘密信息。這種信息當(dāng)然要比那些道聽途說的東西更豐富、準(zhǔn)確、可靠，因而更帶權(quán)威性。機(jī)要文書保密，包括機(jī)要文書、資料、圖表等的保密和密碼電報(bào)傳真的保密。這是秘書部門保密工作的重要內(nèi)容。在現(xiàn)實(shí)生活中有些人未認(rèn)識(shí)到機(jī)要文書保密的重要性。
（一）推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要資源。
推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展有許多因素，而企業(yè)文書檔案作為企業(yè)知識(shí)水平和管理經(jīng)驗(yàn)的積累，它是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和條件，也成為企業(yè)向前發(fā)展和再提高的重要資源。企業(yè)的創(chuàng)造與發(fā)展過程皆體現(xiàn)在企業(yè)的文書檔案之中。企業(yè)的經(jīng)營管理、技術(shù)開發(fā)和新產(chǎn)品研制認(rèn)證，都離不開對(duì)企業(yè)原有和現(xiàn)有人物、供銷等各種基礎(chǔ)條件的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，而這些信息資料都匯聚在企業(yè)文書檔案中。
（二）企業(yè)實(shí)現(xiàn)商業(yè)管理的重要途徑。
由于企業(yè)文書檔案的內(nèi)容是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，除人事檔案之外，還記載了企業(yè)經(jīng)營及密級(jí)文件的全部。既有企業(yè)管理資料，又有生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的技術(shù)資料；既有一般性文書檔案資料，又有重要商業(yè)秘密的信息資料。這些資料在企業(yè)發(fā)展和成長的過程中，會(huì)起著重要作用，甚至起著決定性作用。
（三）提升企業(yè)信用的核心力量。
隨著誠信越來越被社會(huì)重視，文書檔案的信用度也越來越被企業(yè)重視。企業(yè)信譽(yù)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)最基礎(chǔ)的資源。特別是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活躍的今天，企業(yè)信譽(yù)和企業(yè)成敗密切關(guān)聯(lián)，在未來的市場(chǎng)競(jìng)爭中，文書檔案將會(huì)成為企業(yè)信用的中流砥柱，成為推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心力量。
二、新形勢(shì)下的機(jī)要文書的保密策略
（一）建立并執(zhí)行嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，促進(jìn)機(jī)要文書工作扎實(shí)有序開展。
機(jī)要文書管理工作主要是負(fù)責(zé)上級(jí)機(jī)關(guān)和兄弟單位來文、通知、信函、傳真、電報(bào)及內(nèi)部資料的收集、整理、存查利用和保密工作，并負(fù)責(zé)辦理各種機(jī)要文件、函件及機(jī)要參考資料的收發(fā)、登記、送批、傳閱、歸檔、銷毀工作。工作程序性非常強(qiáng)。各單位制定的工作標(biāo)準(zhǔn)化程序和保密管理制度，是各項(xiàng)工作和管理合理化、科學(xué)化和規(guī)范化的準(zhǔn)則，為機(jī)要崗位人員做好機(jī)要文書工作提出了指導(dǎo)和工作要求。在行政管理制度和保密管理制度中，應(yīng)就機(jī)要文書管理制定詳細(xì)的、操作性強(qiáng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，供機(jī)要秘書認(rèn)真學(xué)習(xí)和實(shí)踐，以便嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，結(jié)合機(jī)要秘書的工作實(shí)際，完善各項(xiàng)檔案管理制度，制定科學(xué)的運(yùn)作程序，使各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)進(jìn)一步細(xì)化、量化、實(shí)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)化、規(guī)范化。
（二）加強(qiáng)機(jī)要崗位人員的理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)， 不斷提高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和保密工作意識(shí)。
文件管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的活動(dòng)，作為其實(shí)施主體——文件管理人員立該具備三方面的素質(zhì)：職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)，這三種素質(zhì)是相互補(bǔ)充的。
1、職業(yè)道德素質(zhì)。
文件管理人員的職業(yè)道德，是指文件管理人員在履行自己的職責(zé)時(shí)應(yīng)當(dāng)自覺遵守的若干道德準(zhǔn)則。首先，文件管理人員應(yīng)當(dāng)熱愛自己的工作，保持高度的工作積極性。雖然檔案工作不是一項(xiàng)使人聲名顯赫的職業(yè)，但它的意義極為深遠(yuǎn)。文件管理作為檔案工作的源頭，其意艾也相當(dāng)重大。文件管理人員對(duì)此應(yīng)有清醒的認(rèn)識(shí)。如果他們懂得文件以及由其轉(zhuǎn)化而成的檔案，都是“社會(huì)的記憶”，是人類寶貴的歷史財(cái)富.懂得通過其辛勤的勞動(dòng)將會(huì)促進(jìn)科學(xué)文化的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，那么他們就會(huì)熱愛本職工作，產(chǎn)生高度的工作熱忱，把工作做好。其次，文件管理人員應(yīng)當(dāng)妥善保管文件，維護(hù)其形式和內(nèi)容的真實(shí)性和原始性，尊重歷史。文件是人類活動(dòng)的歷史記錄，其原始性和真實(shí)性是其生命力所在。文件管理人員維護(hù)文件形式的原貌和維護(hù)文件內(nèi)容記錄的歷史事實(shí)必須妥善保管文件，延長其使用壽命，絕不允許任意篡改和歪曲文件的內(nèi)容和外形特征，也絕不允許憑個(gè)人好惡決定文件的取舍。尊重歷史、尊重事實(shí)應(yīng)當(dāng)成為文件管理人員的職業(yè)準(zhǔn)則。
2、專業(yè)素質(zhì)。
文件管理的專業(yè)性較強(qiáng)，這要求文件管理人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識(shí)和工作技巧。文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)包括履行專業(yè)職責(zé)的能力、智力、成績、學(xué)歷和資歷等等。其中能力指的是文件管理人員的決策能力、口頭表達(dá)能力、文字表達(dá)能力、工作能力、組織能力和研究能力；智力指的是專業(yè)知識(shí)、基礎(chǔ)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)、語言學(xué)知識(shí)；成績主要指業(yè)績，包括工作效率、工作質(zhì)量等；學(xué)歷是指文件管理人員受教育的程度，反映其獲得系統(tǒng)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)技能的經(jīng)歷；資歷是指文件管理人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)水平和成熟程度。
文件管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，主要是通過專業(yè)培訓(xùn)的途徑。培訓(xùn)的形式較多，如高校開設(shè)的文件管理課程或?qū)I(yè)，文件管理的短期培訓(xùn)班，等等。文件管理人員學(xué)習(xí)的課程包括六大部分：一是綜合基礎(chǔ)課，它主要是為學(xué)生提供專業(yè)方面所必需的信息和技能，包括信息科學(xué)的原則和主要概念，信息轉(zhuǎn)移領(lǐng)域（公布、出版、載體處理、資源共享等）的活動(dòng)等等。二是專業(yè)基礎(chǔ)課，包括文件管理。檔案管理，行政管理吏等等。三是與相關(guān)專業(yè)共有的課程，包括復(fù)制技術(shù)、信息存貯、檢索和傳播、目錄和信息源、用戶研究、展覽、立法、安全、建筑設(shè)計(jì)和環(huán)境控制、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和自動(dòng)化等等。四是與其他專業(yè)共有的課程，包括管理科學(xué)，統(tǒng)計(jì)方法學(xué)，語言學(xué)，研究方法學(xué)和環(huán)境學(xué)，等等。五是實(shí)習(xí)和專題研究。六是選修課程，包括教育學(xué)，保護(hù)學(xué)，特殊載體文件及其管理，口述憑證等等。
3、科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)。
要進(jìn)行全面、系統(tǒng)的文化、理論和科學(xué)技術(shù)知識(shí)教育，即他們的知識(shí)面應(yīng)廣泛一些。國外文件管理人員的培訓(xùn)課程既包括相關(guān)專業(yè)課程，也包括其他課程和一些選修課程，這對(duì)拓寬文件管理人員的知識(shí)領(lǐng)域無疑是大有幫助的。近些年來，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在文件管理領(lǐng)域的普遍運(yùn)用，要求文件管理人員不僅應(yīng)當(dāng)掌握管理傳統(tǒng)文件的知識(shí)，而且要具備應(yīng)用現(xiàn)代科技手段管理文件的知識(shí)和技能。
總而言之，文件管理活動(dòng)是一項(xiàng)范圍廣泛的管理活動(dòng)，文件管理人員必須具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)。才能進(jìn)行有效的文件管理。一個(gè)理想的文件管理人員，應(yīng)當(dāng)使這三種素質(zhì)能夠完美統(tǒng)一，國外目前多是通過各種專業(yè)人員的配備來實(shí)現(xiàn)三種素質(zhì)的統(tǒng)一。
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。要求檔案工作的人員既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。因此，在實(shí)際工作中，應(yīng)堅(jiān)持把學(xué)習(xí)貫穿于工作的始終，積極參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)和保密教育，深入學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案的管理辦法，運(yùn)用新理論、新技術(shù)、新辦法來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，特別是要進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)要文書的保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行國家重要文件保密制度，做到不丟失、不遺漏一份文件，守密而不泄密，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“零失誤”目標(biāo)。同時(shí)，堅(jiān)持把服務(wù)質(zhì)量作為衡量工作優(yōu)劣的唯一標(biāo)準(zhǔn)，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，自覺履行所承擔(dān)的各項(xiàng)義務(wù)，積極為領(lǐng)導(dǎo)和科研技術(shù)人員提供及時(shí)有效的服務(wù)，使檔案工作能夠與行政、科研協(xié)調(diào)工作發(fā)展。
三、強(qiáng)化職責(zé)意識(shí)，增強(qiáng)保密意識(shí)
文書記載著大量的政治、經(jīng)濟(jì)等方面的資料，是最原始、最真實(shí)、最有價(jià)值的資料。同志指出：“檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，這個(gè)基礎(chǔ)不牢固要負(fù)歷史責(zé)任”。做好文書工作非常重要，而正確的工作態(tài)度和高度的工作責(zé)任心，是做好機(jī)要文書工作的前提。作為一名文書工作者，要時(shí)刻牢記自己的工作職責(zé)，明確自己所肩負(fù)的使命，大力發(fā)揚(yáng)埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的精神，始終把強(qiáng)烈的責(zé)任心放在工作的首要位置，對(duì)所承擔(dān)的工作任務(wù)，做到思想重視、目標(biāo)明確、工作到位，對(duì)具有保存價(jià)值的各種文件、資料，及時(shí)搞好收集、歸檔，確保歸檔文件的整理質(zhì)量，以一流的工作態(tài)度、一流的工作作風(fēng)、一流的工作業(yè)績做好機(jī)要文書工作。新的形勢(shì)和任務(wù)使機(jī)要文書工作成為保密工作的重中之重，關(guān)系著國家的利益和單位的發(fā)展。如何適應(yīng)新形勢(shì)的要求，進(jìn)行機(jī)要文書管理研究，根據(jù)本單位的實(shí)際情況和管理制度，認(rèn)真落實(shí)“零差錯(cuò)” 的具體辦法，是每一個(gè)機(jī)要人員需要思考的問題。
做好機(jī)要文書保密工作，必須正確理解和處理機(jī)要文書的利用和保密的關(guān)系。利用與保密這兩者之間的關(guān)系，是辯證統(tǒng)一的關(guān)系， 都是為了更好地發(fā)揮機(jī)要文書在社會(huì)主義事業(yè)中的作用。保密的目的也是為了更好地利用， 在實(shí)際工作中，如果對(duì)什么機(jī)要文書要保密，什么機(jī)要文書不保密，保密范圍的寬窄和期限的長短等問題處理不當(dāng)， 就會(huì)導(dǎo)致利用與保密之間矛盾的發(fā)生。保密過嚴(yán)， 往往會(huì)限制其作用的發(fā)揮。有密不保，又極容易危害黨和國家的利益，更不用說企業(yè)的自身利益了。因此，為了正確處理好機(jī)要文書保密和利用兩者之間的關(guān)系， 就必須在維護(hù)黨和國家利益及企業(yè)自身利益的前提下，根據(jù)黨的方針政策、根據(jù)國內(nèi)外形勢(shì)，把兩者有機(jī)地結(jié)合起來，加以綜合分析。凡是提供利用，有利于促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)、國家建設(shè)和企業(yè)發(fā)展的機(jī)要文書信息，就應(yīng)積極大膽地提供利用；凡是在一定范圍內(nèi)限制利用，才有利于黨和國家利益，則應(yīng)嚴(yán)格合理地堅(jiān)持保密。
做好機(jī)要文書保密工作，必須深入學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，不斷增強(qiáng)機(jī)要文書管理人員的保密意識(shí)。機(jī)要文書工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)要性很強(qiáng)的工作，機(jī)要文書人員每天擔(dān)負(fù)著各類機(jī)密文件的收集、整理、保管和提供利用的任務(wù)，因此他們的保密意識(shí)的強(qiáng)弱、政治素質(zhì)的高低，對(duì)機(jī)要文書保密工作起著重要的作用。在現(xiàn)實(shí)生活中，有意出賣情報(bào)的人畢竟是少數(shù)，但無意中泄露機(jī)密的情況卻比較多。由于經(jīng)常接觸機(jī)密，就會(huì)在某些場(chǎng)合無意中泄露出去，輕則影響安定團(tuán)結(jié)，重則損害國家利益。所以，機(jī)要文書部門必須加強(qiáng)對(duì)全體工作人員的保密教育，深入學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，提高機(jī)要文書人員的政治素質(zhì)，使他們都具有良好的保密意識(shí)，更好地把保密工作同機(jī)要文書工作結(jié)合起來，將保密意識(shí)落實(shí)到具體業(yè)務(wù)工作中去， 做好機(jī)要文書的保密工作。做好機(jī)要文書保密工作， 必須保證保密工作貫穿于機(jī)要文書工作的每個(gè)程序之中。以東北石油管道公司辦公室為例，隨著機(jī)要文書事業(yè)的發(fā)展，公司機(jī)要文書工作也不斷得到鞏固和加強(qiáng)， 機(jī)要文書工作每個(gè)程序都日趨規(guī)范。機(jī)要文書工作改變了過去業(yè)務(wù)部門不立卷、不歸檔的做法。各部門兼職機(jī)要文書人員負(fù)責(zé)收集本部門一年來產(chǎn)生的不同載體的文件材料，在機(jī)要文書部門指導(dǎo)下， 嚴(yán)格按要求進(jìn)行立卷、歸檔。在這一系列工作過程中， 我們嚴(yán)格執(zhí)行保密制度， 積極向兼職人員宣傳《保密法》， 并規(guī)定當(dāng)天沒有組成卷的文件，下班后一定要放到檔案柜中保管；各部門組成卷后與檔案部門當(dāng)即辦理移交手續(xù)，以示對(duì)文件安全保密負(fù)責(zé)。科技人員深入生產(chǎn)、施工現(xiàn)場(chǎng)， 參加設(shè)備開箱、工程竣工、科研成果鑒定等驗(yàn)收活動(dòng)和會(huì)議， 也都嚴(yán)格把關(guān)， 保證圖紙和文件資料的齊全完整，使檔案資料不遺失。
（作者單位：勝利油田）
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市保密委：
按照市保密委的要求,我局對(duì)照《機(jī)關(guān)、單位保密自查自評(píng)工作規(guī)則（試行）》和《機(jī)關(guān)、單位保密自查自評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》要求，對(duì)我局保密工作情況進(jìn)行了自查，現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下：
一、開展的主要工作
（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。為加強(qiáng)保密工作管理，堵塞漏洞，消除隱患，我局成立了保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，分管局長為組長，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)為副組長，辦公室主任、信息中心主任、文件管理員、檔案管理員、計(jì)算機(jī)管理員等相關(guān)人員為成員。同時(shí)，按照分工，將各項(xiàng)保密工作明確到人，與各涉密崗位人員簽訂了保密承諾書，強(qiáng)化責(zé)任管理。
（二）完善制度建設(shè)。按照國家、省相關(guān)保密制度，結(jié)合單位工作的實(shí)際情況，制定了相關(guān)保密工作制度：一是制定了保密工作宣傳教育制度，要求全體工作人員自覺遵守《保密法》等保密規(guī)章制度，嚴(yán)守黨和國家秘密，明確任何人員不得把機(jī)密、絕密文件帶回家，不得在公共場(chǎng)所談?wù)摫Ｃ苁马?xiàng)，不得向無關(guān)人員透露有保密性質(zhì)的工作，不得在互相聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)上操作與工作無關(guān)的事項(xiàng)，對(duì)保密事項(xiàng)要求做到不打聽、不外傳。二是制定了涉密公文管理規(guī)定，對(duì)文件的登記、傳閱、借閱進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，明確了涉密文件的責(zé)任管理。三是修訂完善檔案管理辦法，對(duì)檔案資料的范圍進(jìn)行了細(xì)化，對(duì)管理、查借閱的程序進(jìn)行了規(guī)范，從源頭上確保檔案資料的安全。
(三)強(qiáng)化保密學(xué)習(xí)。分別在機(jī)關(guān)全體會(huì)議上和黨組擴(kuò)大會(huì)上，先后學(xué)習(xí)了《中華人民共和國保守國家秘密法》、《保密法實(shí)施辦法》、《保密法實(shí)施條例》和有關(guān)保密工作的會(huì)議精神，傳達(dá)了因工作失誤造成泄密而出現(xiàn)嚴(yán)重后果的典型案例。通過學(xué)習(xí)，強(qiáng)化了保密意識(shí)，使大家從思想上深刻認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下保密工作的極端重要性，從言行上逐步養(yǎng)成保密性習(xí)慣。
同時(shí)，積極參加保密部門組織的保密知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)涉密人員加強(qiáng)防泄密技能學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行自查，針對(duì)查找到的問題，逐項(xiàng)進(jìn)行整改，對(duì)涉密人員進(jìn)行定期審查，不符合崗位需要的，堅(jiān)決清除涉密崗位。在涉密載體的管理和使用上，嚴(yán)格按照保密載體的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行落實(shí)。
(四)嚴(yán)格責(zé)任落實(shí)。針對(duì)不同工作，我局加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，確保不出現(xiàn)泄密問題。一是在檔案管理上，要求查、借、閱檔案手續(xù)必須齊備，秘密文件的傳遞、回收、注銷都嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理。二是文件管理上，我局安排專人負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)各類文件的收發(fā)、傳閱、整理和歸檔工作，做到專人管理、專柜存放；對(duì)于上級(jí)來文，呈報(bào)局長簽批后，根據(jù)批示意見傳閱或印發(fā)，嚴(yán)格控制文件的閱知范圍；對(duì)于上級(jí)的涉密文件資料，嚴(yán)格按照要求，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱辦，決不擴(kuò)大知悉范圍，并實(shí)行專卷管理、專柜存放。三是在計(jì)算機(jī)管理上,對(duì)非涉密計(jì)算機(jī)嚴(yán)格做到不存儲(chǔ)、處理和傳輸涉密事項(xiàng),確保涉密信息設(shè)備與非涉密信息設(shè)備之間不交叉使用。
二、存在的不足
（一）保密工作的學(xué)習(xí)力度有待加強(qiáng)。加強(qiáng)干部、職工的保密學(xué)習(xí)力度不夠，對(duì)保密工作和網(wǎng)絡(luò)安全性的認(rèn)識(shí)還不夠全面。
（二）保密工作的制度還需進(jìn)一步完善。雖然已經(jīng)建立了有關(guān)保密制度，但在制度的細(xì)節(jié)上還存在責(zé)任落實(shí)不到位、不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況發(fā)展等現(xiàn)象。
三、下一步工作計(jì)劃
一是嚴(yán)格計(jì)算機(jī)管理。我局計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理主要分為兩大塊，即內(nèi)網(wǎng)管理和外網(wǎng)管理。內(nèi)網(wǎng)管理即內(nèi)網(wǎng)防護(hù)管理，主要通過安裝硬件防火墻、統(tǒng)一安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行信息安全管理。外網(wǎng)管理：外網(wǎng)為非工作機(jī)，只允許該電腦接入互聯(lián)網(wǎng)，通過MAC地址與IP地址綁定的方式連接外網(wǎng)，由各科室根據(jù)要求安裝殺毒軟件來確保計(jì)算機(jī)對(duì)病毒的查殺。根據(jù)工作分工不同，使計(jì)算機(jī)分別連接局內(nèi)網(wǎng)和局外網(wǎng)。局內(nèi)、外網(wǎng)通過物理隔離的方式進(jìn)行實(shí)現(xiàn)信息安全保障，并切實(shí)抓好內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)計(jì)算機(jī)的分工，確保內(nèi)網(wǎng)計(jì)算機(jī)不接互聯(lián)網(wǎng)，外網(wǎng)計(jì)算機(jī)不處理內(nèi)部工作。
二是嚴(yán)格文件管理。為確保文件不隨意外流，對(duì)紙質(zhì)文書的管理和電子文檔的管理，均由專人負(fù)責(zé)，具體做好文件資料的收發(fā)、分放、整理、歸檔、銷毀等工作，做好電子文檔的輸入、存檔、發(fā)送、印制、備份等，確保電子文檔安全；對(duì)涉密文件資料，嚴(yán)格控制閱知范圍、閱知地點(diǎn)和閱知方式，嚴(yán)禁通過微信等互聯(lián)網(wǎng)方式傳閱涉密文件。同時(shí)加大對(duì)檔案室和信息中心的日常管理，非工作人員一般不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室，防止機(jī)密外泄。
【關(guān)鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養(yǎng)
一、電子文件的特性
電子文件是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成,以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行快速、便捷的自由組合分類。
二、電子文件的管理
首先,重視電子文件的歸檔工作。強(qiáng)化人們對(duì)電子文件歸檔管理的意識(shí),各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強(qiáng)化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機(jī)構(gòu)為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節(jié)點(diǎn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,真正做到職責(zé)明確、上下聯(lián)動(dòng)、保障有力。電子文件與紙質(zhì)文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題,與紙質(zhì)文件具有同等作用。不僅要加強(qiáng)對(duì)這方面專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),應(yīng)積極與相關(guān)技術(shù)人員和形成電子文件的部門加強(qiáng)聯(lián)系,提前介入,并按照歸檔的要求,開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào),協(xié)助制定有關(guān)制度,保證電子文件的歸檔質(zhì)量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來源廣泛,形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人,還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí),還要布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。
其次,加強(qiáng)收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ),電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。當(dāng)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求或從保留文件重要修改過程的信息來考慮時(shí),則應(yīng)對(duì)起輔助作用或正式作用的草稿文件進(jìn)行收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系,尤其是對(duì)無紙化系統(tǒng)生成的電子文件應(yīng)該制定嚴(yán)格的措施,必要時(shí)應(yīng)在收集整理過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或制成縮微品,避免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規(guī)定》,從資料收集開始就落實(shí)到責(zé)任人,確保了電子文檔的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。
三、電子文件的利用
在檔案網(wǎng)絡(luò)化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內(nèi)容的手段發(fā)生了根本變化。檔案工作人員要運(yùn)用信息技術(shù)手段和新的管理辦法來實(shí)現(xiàn)有效的服務(wù),按照檔案管理現(xiàn)代化的要求,實(shí)現(xiàn)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),提高工作效率。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),為方便快捷服務(wù)創(chuàng)造條件。按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統(tǒng)一管理,建立電子檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化,以便使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密連接起來,以便將來電子目錄進(jìn)入檔案部門后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)到資源共享。檔案信息化是國家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案信息化可為各行業(yè)、單位提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù),逐步形成決策咨詢系統(tǒng),對(duì)實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化將起到重要的推動(dòng)作用。
四、電子文件的保存問題
電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際保存的驗(yàn)證,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復(fù)制一次并按原來編號(hào)保存。
五、電子檔案管理人員的培養(yǎng)
首先,重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來。其次,加大現(xiàn)有培訓(xùn)力度,采取走出去和引進(jìn)來的雙向方式,開展電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字信息技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn),盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現(xiàn)狀。最后,適時(shí)組織人員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí),取長補(bǔ)短,切實(shí)提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；電子文件；管理
電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用．促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展．隨之產(chǎn)生的電子文件與傳統(tǒng)紙介質(zhì)文件匯集成浩大的信息流．成為社會(huì)改革與發(fā)展的寶貴資源。同時(shí)，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個(gè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件管理相適應(yīng)．并與之同步發(fā)展的電子文件管理體系?
以我院為例．在辦公自動(dòng)化方面起步雖然較晚．但逐步實(shí)行和全面鋪開辦公自動(dòng)化是必然趨勢(shì)。現(xiàn)階段我院只部分使用各主管部門設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，多個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法鏈接，也不能兼容；多數(shù)職能科室只是使用計(jì)算機(jī)單機(jī)辦公．對(duì)所形成的電子文件未進(jìn)行統(tǒng)一管理，主要存在以下問題。
1對(duì)電子文件的重要性認(rèn)識(shí)不足，未對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔及統(tǒng)一管理
電子文件是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，對(duì)它的意義和作用，人們還未充分認(rèn)識(shí)，沒能引起足夠的重視。
使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅是把電子文件存儲(chǔ)在硬盤、磁盤或光盤內(nèi)，沒有進(jìn)行規(guī)范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理部門。也只是對(duì)全院的局域網(wǎng)進(jìn)行技術(shù)支持和指導(dǎo)，網(wǎng)絡(luò)升級(jí)和更新前后的備份電子文件沒進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的整理和歸檔。這樣。即使不會(huì)造成電子文件丟失，日積月累，也會(huì)使電子文件堆積成災(zāi)，無法檢索和利用。
未使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科室，僅用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理。多數(shù)科室使用計(jì)算機(jī)起草文件，一旦打印出紙介質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)不作保留，不是因存儲(chǔ)載體用于其它信息的存儲(chǔ)而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結(jié)之后，則把相同內(nèi)容的紙介質(zhì)文件和電子文件兩種類型的文件同時(shí)保存，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。
2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，給電子文件歸檔造成困難
我院使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)多是本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達(dá)到現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件。由于我院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，難以進(jìn)行電子文件歸檔。
3電子文件的不安全性，影響了對(duì)它的歸檔管理和長期保存
電子文件具有復(fù)制和傳遞時(shí)的高保真性、設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內(nèi)容的易改性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)。
如果上述問題得不到解決，電子文件無法進(jìn)行規(guī)范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。因此，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范科學(xué)的管理，這時(shí)時(shí)代賦予檔案工作者不可推卸的責(zé)任。電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)。電子檔案的保管期限是由電子檔案內(nèi)容來定，而實(shí)現(xiàn)電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟研件平臺(tái)的一致性等。實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的科學(xué)管理首先要做好以下幾方面工作：
3．1提高電子文件管理意識(shí)
電子文件與紙介質(zhì)文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質(zhì)文件具有同等的法律憑證作用。醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要把對(duì)電子文件的管理擺上議事日程，把這項(xiàng)工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識(shí)。
3．2加強(qiáng)制度建設(shè)
目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關(guān)系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度是電子文件管理的一個(gè)重要前提：一是醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門聯(lián)合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。
3．3做好電子文件的收集
電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對(duì)電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎(chǔ)。
3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關(guān)
電子文件的鑒定工作除了包括紙介質(zhì)文件的密級(jí)、保管期限等內(nèi)容，還應(yīng)包括真實(shí)性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實(shí)性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等是否與其形成的原始狀態(tài)一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等相關(guān)信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。
3．5加強(qiáng)電子文件的管理和安全防護(hù)工作
采取有效的管理措施和技術(shù)手段，一是保證歸檔電子檔案的安全性，二是防止電子檔案的遺失和被非法刪改，三是加強(qiáng)管理，保持電子檔案的長期有效性。電子檔案讀取和處理設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換和遷移操作，并做好記錄，原載體繼續(xù)保存一段時(shí)間}對(duì)磁性載體和光盤上的電子檔案定期抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)；磁性載體上保存的電子檔案要定期轉(zhuǎn)存，防止因磁介質(zhì)破壞而造成信息丟失。四是保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等，在一定范圍內(nèi)對(duì)服務(wù)器文件與數(shù)據(jù)提供保護(hù)。五是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤前必須進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測(cè)，或不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受電腦病毒的侵害。
一、我市規(guī)范性文件備案審查工作開展情況
（一）規(guī)范性文件備案審查力量比較強(qiáng)
我市歷來重視規(guī)范性文件備案審查，早在2003年之前就確定由市政府法制辦為規(guī)范性文件專門備案審查機(jī)構(gòu)，并在多年實(shí)踐的基礎(chǔ)上，于2003年制定《膠南市行政機(jī)關(guān)規(guī)范性文件制定與備案審查辦法》（南政辦發(fā)[2003]61號(hào)），正式確立規(guī)范性文件備案審查制度。2005年，為進(jìn)一步加大規(guī)范性文件備案審查工作力度，市政府又重新制定了《膠南市行政機(jī)關(guān)規(guī)范性文件管理辦法》，把部門規(guī)范性文件從事后備案變?yōu)槭虑皩彶椋唇?jīng)審查同意的，不得。
在建立和完善管理辦法的同時(shí)，市政府注重加強(qiáng)規(guī)范性文件備案審查工作的領(lǐng)導(dǎo)、組織和隊(duì)伍建設(shè)，在全市成立了規(guī)范性文件備案審查工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由市長任組長，法制辦主任為副組長，確定市政府法制辦負(fù)責(zé)全市規(guī)范性文件管理工作；市政府每年為法制辦核撥規(guī)范性文件備案審查專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保障規(guī)范性文件備案審查工作順利開展。
（二）規(guī)范性文件管理的工作制度比較完善
一是制定了規(guī)范性文件公開征求意見制度。目前我市不僅采取多種形式做好規(guī)范性文件公開工作，方便公眾查詢，接受公眾監(jiān)督。同時(shí)做到規(guī)范性文件均要通過公開征求意見、召開座談會(huì)、論證會(huì)、聽證會(huì)等形式征求意見。廣泛集中民智，充分反映民意，不斷擴(kuò)大規(guī)范性文件審查的公眾參與度，提高了規(guī)范性文件審查的水平。
二是制定了規(guī)范性文件定期清理制度。我市不僅規(guī)定了規(guī)范性文件制定機(jī)關(guān)實(shí)施的規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)規(guī)定有效期（有效期自規(guī)范性文件施行之日起一般不超過五年），同時(shí)每年第三季度還對(duì)實(shí)施的規(guī)范性文件進(jìn)行清理，防止出現(xiàn)文件內(nèi)容不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展和公共管理需要。
三是制定了規(guī)范性文件備案審查通定期通報(bào)制度。為反映規(guī)范性文件備案情況，市政府法制辦實(shí)施了規(guī)范性文件備案審查情況定期通報(bào)制度，每季度通報(bào)一次，并將規(guī)范性文件制定和備案審查情況列入崗位目標(biāo)責(zé)任制考核，作為評(píng)先樹優(yōu)依據(jù)，既提高了規(guī)范性文件起草水平，又提高了規(guī)范性文件備案審查的主動(dòng)性和積極性。
（三）規(guī)范性文件管理的運(yùn)行機(jī)制比較完備
在制定制度的同時(shí)，我市法制辦還制定了規(guī)范審查流程，確保備案審查效果。備案審查工作中，通過在市政府常務(wù)會(huì)議題審批表和規(guī)范性文件簽發(fā)單上設(shè)定“法制辦審查意見”欄，做到“有件必審”；通過制定備案審查人員責(zé)任追究制度，使備案審查工作績效與干部任用提拔和獎(jiǎng)金掛鉤，做到“有審必嚴(yán)”；通過對(duì)不及時(shí)糾正審查中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤的單位發(fā)出整改督察書，做到“有錯(cuò)必糾”；通過對(duì)個(gè)別有件不備的單位發(fā)出催報(bào)通知書，做到“有件必備”，保證了全市規(guī)范性文件的質(zhì)量，維護(hù)了法制統(tǒng)一。
二、規(guī)范性文件備案審查工作中存在的問題
我市規(guī)范性文件備案審查工作雖然取得了一定成績，但與先進(jìn)單位相比，還有不少差距，在實(shí)際工作中還存在著一些問題：
（一）規(guī)范性文件備案審查不及時(shí)
有些鎮(zhèn)政府、部門有件不備、報(bào)備不及時(shí)，為應(yīng)付年底考核，突擊報(bào)備等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。造成出臺(tái)的規(guī)范性文件不能及時(shí)得到上級(jí)政府的審查，文件質(zhì)量難以保證。法制辦在日常督查工作時(shí)發(fā)現(xiàn)各部門存在不少未報(bào)備的規(guī)范性文件，市法制辦即發(fā)出了督辦通知，要求相關(guān)部門及時(shí)報(bào)備。
（二）規(guī)范性文件的質(zhì)量參差不齊
雖然部分單位做到了及時(shí)報(bào)備，但是在審查中發(fā)現(xiàn)不同程度的存在規(guī)范性文件違法設(shè)定了行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制和行政收費(fèi)的情況，個(gè)別文件還存在任意處分公民、法人和其他組織的合法權(quán)益的情形，部分文件質(zhì)量不高。還有一些單位在上級(jí)法律法規(guī)或規(guī)范性文件出臺(tái)后，只是為響應(yīng)上級(jí)指導(dǎo)思想，沒有經(jīng)過認(rèn)真調(diào)查研究、集體討論，便草草出臺(tái)本部門的規(guī)范性文件，這些規(guī)范性文件往往是提出口號(hào)，制定了目標(biāo)，對(duì)于如何進(jìn)行操作、具體的操作辦法等實(shí)際問題則沒有規(guī)定，缺乏可操作性。
（三）規(guī)范性文件審查標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
一是對(duì)規(guī)范性文件的認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一，什么是規(guī)范性文件，國家沒有統(tǒng)一的規(guī)定。國務(wù)院法制辦在合肥會(huì)議的講話中給了一個(gè)定義，但是這個(gè)概念還太寬泛，在實(shí)際操作中難以把握。對(duì)規(guī)范性文件界定不準(zhǔn)，導(dǎo)致一些部門不能準(zhǔn)確把握規(guī)范性文件的內(nèi)涵和外延，有的把規(guī)范性文件當(dāng)成了普通文件，造成規(guī)范性文件不能及時(shí)有效審查或報(bào)備；又有些部門為防止遺漏，將所有的紅頭文件當(dāng)作規(guī)范性文件處理，增加了法制機(jī)構(gòu)的工作負(fù)擔(dān)，不利于工作質(zhì)量的提高。
二是是否對(duì)對(duì)規(guī)范性文件協(xié)調(diào)性、適當(dāng)性進(jìn)行審查，審查的標(biāo)準(zhǔn)如何把握，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在進(jìn)行協(xié)調(diào)性、適當(dāng)性審查時(shí)，由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，僅靠個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)和掌握的知識(shí)面把握審查的深度，隨意性較大。標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，也難以使審查人員站在全局的高度審查規(guī)范性文件。
（四）規(guī)范性文件備案審查組織機(jī)構(gòu)還不健全
隨著依法行政進(jìn)程的推進(jìn)，政府法制機(jī)構(gòu)的任務(wù)日益繁重。首先我市政府法制機(jī)構(gòu)雖然得到了加強(qiáng)，但工作人員配備少，還沒有成立負(fù)責(zé)規(guī)范性文件備案審查的專門機(jī)構(gòu)，目前審查機(jī)構(gòu)還承擔(dān)了市政府合同審查、行政及民事訴訟等工作，工作量大、面廣，人員緊張，使得規(guī)范性文件備案審查工作業(yè)務(wù)難以全面深入開展。其次各鎮(zhèn)（街道辦事處）、市政府的工作部門法制機(jī)構(gòu)力量也不強(qiáng)，部分單位沒有成立專門負(fù)責(zé)法制工作的科室，個(gè)別單位的法制機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人沒有法律專業(yè)知識(shí)，對(duì)規(guī)范性文件的備案審查工作多限于走形式，無法開展實(shí)質(zhì)審查。
三、規(guī)范性文件備案審查工作中的對(duì)策和建議
針對(duì)上述問題，當(dāng)前及今后一段時(shí)期需要重視做好以下工作：
（一）提高對(duì)規(guī)范性文件備案審要性的認(rèn)識(shí)
規(guī)范性文件審查未能很好開展，一個(gè)重要原因是有關(guān)方面對(duì)這項(xiàng)工作認(rèn)識(shí)不高，重視不夠。要改變這種狀況，首先提高對(duì)規(guī)范性文件審查備案工作重要性的認(rèn)識(shí)。一方面，要認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)規(guī)范性文件審查是維護(hù)國家法制統(tǒng)一的迫切需要。另一方面，加強(qiáng)規(guī)范性文件審查是構(gòu)建和諧社會(huì)、維護(hù)廣大人民群眾利益的必然要求。依法審核、制定和出臺(tái)高質(zhì)量的規(guī)范性文件不僅可以規(guī)范政府行政府行為，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。同時(shí)，對(duì)解決人民群眾普遍關(guān)心的問題，維護(hù)和實(shí)現(xiàn)人民群眾的根本利益，實(shí)現(xiàn)建設(shè)法制政府、構(gòu)建和諧社會(huì)這一奮斗目標(biāo)也起著重要的作用。
（二）統(tǒng)一規(guī)范性文件審查標(biāo)準(zhǔn)
我市在國務(wù)院法制辦對(duì)規(guī)范性文件定義的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)規(guī)范性文件的定義進(jìn)行了闡釋，但是這個(gè)概念在實(shí)際操作中難以把握，為增強(qiáng)可操作性，市政府法制辦擬對(duì)規(guī)范性文件的理解再進(jìn)一步細(xì)化，從形式上、從機(jī)關(guān)權(quán)限上、內(nèi)容上進(jìn)一步探討細(xì)化，增強(qiáng)指導(dǎo)。同時(shí)對(duì)適當(dāng)性的審查也提出指導(dǎo)意見，要求全市統(tǒng)一對(duì)規(guī)范性文件的適當(dāng)性進(jìn)行審查。也建議上級(jí)政府在條件成熟時(shí)，對(duì)規(guī)范性文件的審查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。根據(jù)上級(jí)政府統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)再結(jié)合本地實(shí)際情況制定的標(biāo)準(zhǔn)將更具有操作性。
（三）繼續(xù)加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)建設(shè)
首先加強(qiáng)市政府法制辦組織領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)，確定專門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和專職人員負(fù)責(zé)規(guī)范性文件制定和備案審查工作，機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、經(jīng)費(fèi)安排等要適應(yīng)規(guī)范性文件制定和備案審查工作任務(wù)的需要；要配備責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)過硬的同志擔(dān)任此項(xiàng)工作，進(jìn)一步提高備案審查工作隊(duì)伍的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，逐步實(shí)現(xiàn)隊(duì)伍建設(shè)的專業(yè)化。
（四）完善考核機(jī)制，加大考核力度
一、加速融合，加強(qiáng)團(tuán)結(jié)，迅速營造良好辦公環(huán)境
公司重組后，融合和團(tuán)結(jié)是擺在我們面前的重要任務(wù)，辦公室作為具有綜合協(xié)調(diào)性能的部門，其作用至關(guān)重要。對(duì)此，辦公室從小處做起、從點(diǎn)滴做起，迅速地給機(jī)關(guān)員工營造一個(gè)良好的辦公環(huán)境。第一，做到不搞“小團(tuán)體”，多溝通、多交流，“”。在工作中，摒棄一己私念，對(duì)工作中出現(xiàn)的矛盾采取先遷就、再溝通、后求同的方法;堅(jiān)持共有的大原則、大方向。在生活上，多關(guān)心、多問候，遇到問題熱心幫助。第二，實(shí)行不定期會(huì)議進(jìn)行溝通和傳達(dá)。每周例會(huì)后，辦公室會(huì)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和工作情況對(duì)本部門員工召開內(nèi)部會(huì)議，一方面將各方面的政策、精神傳達(dá)到員工中;另一方面，對(duì)各自工作進(jìn)行匯報(bào)、總結(jié)，對(duì)需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)進(jìn)行布置。第三，利用多種多樣的形式開展此項(xiàng)工作。通過一些培訓(xùn)活動(dòng)增強(qiáng)彼此之間的交流和溝通，加強(qiáng)同事之間的團(tuán)結(jié)。11月6日，辦公室組織本部門員工進(jìn)行了拓展訓(xùn)練，取得了很好的效果。
二、整章建制，嚴(yán)格執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行
首先，為加強(qiáng)公司機(jī)關(guān)汽車的管理，降低費(fèi)用支出，最大限度地滿足生產(chǎn)、經(jīng)營和機(jī)關(guān)公務(wù)用車的需要，建立正常的車輛購置、使用、維修及駕駛員管理秩序，根據(jù)《中鐵七局集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)管理通則》的有關(guān)規(guī)定，辦公室及時(shí)制定了《中鐵七局集團(tuán)電務(wù)工程有限公司機(jī)關(guān)車輛管理辦法》，加強(qiáng)車輛管理調(diào)度，強(qiáng)化安全行駛,保證了機(jī)關(guān)公務(wù)用車，基本實(shí)現(xiàn)了安全行駛。其次，建立健全其他辦公制度。對(duì)汽車的使用排放、電腦耗材的領(lǐng)取、文件的接收傳發(fā)等等均采取網(wǎng)絡(luò)形式進(jìn)行辦公，并制定出相應(yīng)的一些措施和制度，并在使用的基礎(chǔ)上給予不斷的改進(jìn)和完善。辦公室共起草、制定出相關(guān)的公文處理辦法、電子公文管理辦法、計(jì)算機(jī)及相關(guān)外圍設(shè)備管理辦法、印章管理規(guī)定、檔案管理辦法等幾項(xiàng)規(guī)章制度。
三、承上啟下，互相溝通，促使信息工作更進(jìn)一步
公司成立以來，為全面掌握各種動(dòng)態(tài)，辦公室加強(qiáng)對(duì)各種信息的收集和整理，突出信息的廣泛性和時(shí)效性，充分發(fā)揮了承上啟下和互相溝通的作用。首先，辦公室立足領(lǐng)導(dǎo)要求和實(shí)際工作需要，把信息工作的觸角延伸到公司安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、公司穩(wěn)定等方方面面，及時(shí)準(zhǔn)確地反映公司上下左右的工作情況，成為領(lǐng)導(dǎo)、各部室和各項(xiàng)目部及時(shí)了解掌握情況、推廣交流先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、聽取務(wù)方面意見的重要渠道。截至目前，共編排公司簡報(bào)12期。其次，嚴(yán)格把握尺度，對(duì)各種會(huì)議進(jìn)行整理、發(fā)放， 確保公司各項(xiàng)精神迅速傳達(dá)到每個(gè)部門和各項(xiàng)目部。公司自成立以來，共召開行政周例會(huì)16次、黨政聯(lián)席會(huì)議11次、機(jī)關(guān)全體會(huì)議1次、多元經(jīng)營會(huì)議2次。對(duì)每次的會(huì)議內(nèi)容辦公室都做到及時(shí)整理，加以編排，發(fā)送到各部門和各項(xiàng)目部，使會(huì)議精神能夠迅速傳達(dá)到基層去。第三，注重收集，認(rèn)真篩選，將公司運(yùn)營狀態(tài)反饋到集團(tuán)公司。在信息的收集過程中，辦公室仔細(xì)認(rèn)真的進(jìn)行篩選，將一些典型的情況和重要的現(xiàn)象反饋到集團(tuán)公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)那里。自公司成立以來，七局網(wǎng)站共錄用辦公室所寫信息15條，網(wǎng)絡(luò)刊登5條。
四、推行網(wǎng)絡(luò)，無紙辦公，提高公司辦公效率水平
為進(jìn)一步加速企業(yè)信息化進(jìn)程，推動(dòng)“無紙化”辦公，利用現(xiàn)代化的信息通道開展新形勢(shì)下的各項(xiàng)工作，辦公室從電務(wù)公司成立開始籌備建立電務(wù)公司網(wǎng)站，于10 月30日正式開通，內(nèi)容做到及時(shí)更新。隨后，辦公室又組織公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門、各項(xiàng)目部的負(fù)責(zé)人和文件管理員學(xué)習(xí)“無紙化”辦公系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)使用培訓(xùn)班。對(duì)電務(wù)公司的電子辦公系統(tǒng)、相關(guān)軟件應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)使用技巧及信息化的新知識(shí)、新技術(shù)進(jìn)行詳細(xì)地介紹、講解和交流，收到了很好的效果。此外，各基層單位都能夠積極配合此項(xiàng)工作，目前 90%以上的基層實(shí)現(xiàn)了與公司的聯(lián)網(wǎng)，特別是一些項(xiàng)目部在條件設(shè)施不齊全的情況下，利用上網(wǎng)吧等方法進(jìn)行文件的接收，確保了信息的傳達(dá)及時(shí)到位。
關(guān)鍵詞 檔案 電子文件憑證 價(jià)值 效力
中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
1電子文件憑證價(jià)值及證據(jù)效力的內(nèi)涵
檔案的憑證價(jià)值是指檔案作為原始憑單（據(jù)）對(duì)形成者（單位）所呈現(xiàn)出的法律意義上的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任等方面的價(jià)值類型。根據(jù)現(xiàn)有檔案學(xué)理論，檔案之所以具有憑證價(jià)值，是由檔案的形成規(guī)律及其本身的特點(diǎn)所決定的。首先從檔案的形成看，它是原始形態(tài)的歷史記錄，是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)亍?dāng)事人留下來的記錄，未經(jīng)事后更改，能比較真實(shí)、可靠地記錄和反映了當(dāng)時(shí)人們的思想和活動(dòng)。其次，從檔案的形式特征看，文件上保留著真切的歷史標(biāo)記，如領(lǐng)導(dǎo)批示、當(dāng)事人手跡，具有憑證性。
從本質(zhì)上看，電子文件作為信息記錄所發(fā)揮的作用與紙質(zhì)文件沒有區(qū)別，它們都是人們處理各種業(yè)務(wù)中直接形成和使用的記錄，都具有憑證性，并可作為事后查考的依據(jù)。電子文件的憑證價(jià)值突出表現(xiàn)為其證據(jù)效力，即電子文件在法律上是否具有證據(jù)價(jià)值，是否被法律所認(rèn)可，以及它在作為法律證據(jù)使用時(shí)的證明力大小。由于電子文件的易修改性、不安全性等特性，其法律證據(jù)效力與紙質(zhì)文件有一定的差異，法律界對(duì)電子文件的證據(jù)形式、采信條件等方面還存在一些爭議。與傳統(tǒng)檔案證據(jù)相比，電子文件證據(jù)具有以下特點(diǎn)：
（1）適用的證據(jù)形式不明確。電子文件要產(chǎn)生證據(jù)效力的首要條件是符合法定的證據(jù)形式。我國訴訟法列舉了書證、物證、視聽資料等7種法定證據(jù)形式。對(duì)于紙質(zhì)文件來說，可明確將其歸為書證或物證；而電子文件應(yīng)歸屬于何種證據(jù)形式，我國立法界、司法界與法學(xué)界尚未達(dá)成一致意見，有分別將其歸為7種傳統(tǒng)證據(jù)類之一的（如書證、視聽資料等），也有認(rèn)為電子文件應(yīng)為獨(dú)立證據(jù)的。這些爭議說明了電子文件證據(jù)的復(fù)雜性和多樣性，需要在今后司法實(shí)踐中加以研究、完善。
（2）技術(shù)性較強(qiáng)。由于電子文件的形成技術(shù)較為復(fù)雜、技術(shù)含量高，并具有易偽造性、易修改性、依附性等弱點(diǎn)，電子文件證據(jù)與信息技術(shù)的發(fā)展聯(lián)系密切，證據(jù)采信時(shí)往往需要專業(yè)的技術(shù)鑒定來綜合衡量。
（3）認(rèn)證難度大。根據(jù)有關(guān)司法規(guī)定，證據(jù)需要從關(guān)聯(lián)性、合法性、真實(shí)性三方面來衡量其證據(jù)力的有無和大小。由于缺乏有效的事前監(jiān)管機(jī)制和技術(shù)條件制約，對(duì)電子文件的真實(shí)性、合法性認(rèn)證難度較大，其證據(jù)效力受到一定影響。
2涉及電子文件證據(jù)效力的相關(guān)法律規(guī)定
目前我國已出臺(tái)或修訂一些法律規(guī)定，從“功能等同”的角度，在一定范圍內(nèi)認(rèn)可電子文件的法律效力。在商務(wù)領(lǐng)域，主要有《電子簽名法》、《合同法》等。特別是2005年正式實(shí)施的《電子簽名法》，是我國信息化領(lǐng)域的首部法律，為國內(nèi)電子商務(wù)安全認(rèn)證體系和網(wǎng)絡(luò)信任體系的建立奠定了基礎(chǔ)，并在電子商務(wù)中廣泛應(yīng)用。歸納起來，主要有三方面的內(nèi)容，一是涉及法律授權(quán)的，如《電子簽名法》第35條規(guī)定“國務(wù)院或者國務(wù)院規(guī)定的部門可以依據(jù)本法制定和其他社會(huì)活動(dòng)中使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的具體辦法”。
二是涉及應(yīng)用范圍的，如《行政許可法》第33條規(guī)定“行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立和完善有關(guān)制度，推行電子政務(wù)，在行政機(jī)關(guān)的網(wǎng)站上公布行政許可事項(xiàng)，方便申請(qǐng)人采取數(shù)據(jù)電文等方式提出行政許可申請(qǐng)”，該法實(shí)施后，已在電子報(bào)關(guān)、電子報(bào)稅等領(lǐng)域得到應(yīng)用。三是涉及法律效力認(rèn)定的。此外，《電子簽名法》也適用于部分政務(wù)領(lǐng)域，在國務(wù)院辦公廳、商務(wù)部和黑龍江省、鄭州市等地方政府出臺(tái)的《電子公文傳輸管理辦法》及實(shí)施辦法中，都有涉及電子公文與對(duì)應(yīng)紙質(zhì)公文具有同等法定效力的相關(guān)條文。去年中辦、國辦出臺(tái)《電子文件管理暫行辦法》，對(duì)電子文件的積累、歸檔等方面提出要求，規(guī)定“電子文件在形成和辦理過程中，應(yīng)當(dāng)具備國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式”，但該辦法未對(duì)電子文件的法定效力作出明確規(guī)定。
3電子登記備份制度還處于發(fā)展、完善時(shí)期
（1）強(qiáng)化行政功能。登記備份制度的最大特色是行政監(jiān)管與技術(shù)保障手段的有機(jī)結(jié)合，是一種基于行政確認(rèn)的證據(jù)效力保障機(jī)制。在完善制度時(shí)應(yīng)突出行政監(jiān)管這個(gè)特色，注重發(fā)揮檔案部門在行使國家證明權(quán)和檔案安全監(jiān)管等方面的職能優(yōu)勢(shì)，并通過爭取出臺(tái)政府規(guī)章、納入行政審批項(xiàng)目、規(guī)范行政確認(rèn)程序等措施，將這些制度長效化、規(guī)范化。
一、住房保障檔案管理的現(xiàn)狀與問題
(一)住房保障工作基本概念
城市住房保障工作是以城市低收入家庭為對(duì)象,以廉租住房制度為重點(diǎn)、多渠道解決城市低收入家庭住房困難的一項(xiàng)工作,是各級(jí)人民政府的重要職責(zé)。它在起初的廉租住房工作的基礎(chǔ)上,發(fā)展成以經(jīng)濟(jì)適用住房、限價(jià)房等為補(bǔ)充的一系列工作。
(二)住房保障檔案的概念和基本構(gòu)成
住房保障檔案是住房保障管理機(jī)構(gòu)在實(shí)施住房保障過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,包括紙質(zhì)、電子兩種檔案。住房保障檔案的基本外延包括以戶為單位的住房保障對(duì)象檔案和以工作部門為單位的宏觀管理工作檔案兩個(gè)部分。目前,以戶為單位的住房保障對(duì)象檔案又分廉租房、經(jīng)適房、限價(jià)房三種類型。經(jīng)適房、限價(jià)房檔案一般由申請(qǐng)、審核等有關(guān)材料構(gòu)成,廉租住房檔案一般由申請(qǐng)、審核、實(shí)施保障及年度復(fù)核等有關(guān)材料構(gòu)成。宏觀管理工作檔案是住房保障機(jī)構(gòu)在工作中形成的文件材料,涵蓋了文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、聲像檔案等類型。
(三)住房保障檔案的基本特點(diǎn)
1、住房保障申請(qǐng)審批的程序決定了住房保障檔案的多層面性。一套完整的住房保障對(duì)象檔案是伴隨著“三級(jí)審核、兩級(jí)公示”的工作流程形成的,記錄了市、區(qū)、街道三個(gè)層面針對(duì)個(gè)體民生的具體工作。宏觀管理工作檔案則依據(jù)該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、組織體系,體現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理以及其他一些配套工作。
2、住房保障工作的管理方式?jīng)Q定了住房保障檔案的動(dòng)態(tài)性。因家庭經(jīng)濟(jì)、住房情況變化,住房保障對(duì)象的構(gòu)成不斷變化;為加強(qiáng)監(jiān)督管理,住房保障審批機(jī)構(gòu)定期對(duì)住戶情況進(jìn)行復(fù)查;根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況,調(diào)整住房標(biāo)準(zhǔn);隨著社會(huì)的發(fā)展,政策的變化,住房保障覆蓋面不斷擴(kuò)大等情況變化,住房保障文件材料具有動(dòng)態(tài)性。目前,這種情況在廉租房檔案管理上表現(xiàn)較為突出:街道住保辦每年會(huì)復(fù)核廉租戶的情況,簽訂一年合同,并將相關(guān)文件材料歸入對(duì)應(yīng)住房保障對(duì)象的檔案。
3、住房保障管理工具的特點(diǎn)決定了住房保障檔案的雙軌制。北京市建委已經(jīng)建立了全市統(tǒng)一的“保障性住房申請(qǐng)審核管理系統(tǒng)”,工作人員通過數(shù)據(jù)庫隨時(shí)掌握保障性住房申請(qǐng)審核材料的處理情況、住房對(duì)象的情況及實(shí)物配租和租金的發(fā)放情況,完成各級(jí)各類報(bào)告的生成和管理。這樣住房管理工作不僅產(chǎn)生了紙質(zhì)文件,同時(shí)也產(chǎn)生了相應(yīng)的電子文件,在住房保障檔案最初形成時(shí)就保證了紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套并存。
(四)住房保障檔案管理中存在的主要問題
1、管理體系不夠健全,未能有效地進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。目前,我區(qū)建委和各街道的檔案室沒有直接介入住保檔案管理。區(qū)建委住房保障科有兼職檔案員一名,區(qū)九個(gè)街道部門有五個(gè)住房保障辦公室設(shè)有兼職人員管理檔案,都是由審核人員兼任,其人員身份多是聘用的協(xié)管,隱藏著一些風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)實(shí)原因是多方面的:其一,檔案管理配套體系建設(shè)未能跟上工作的發(fā)展。新形勢(shì)新條件下的住房保障工作是一項(xiàng)全新的工作,審核管理產(chǎn)生的一系列文件材料對(duì)于區(qū)建委、區(qū)檔案局和各街道的檔案管理部門來說,都是新的管理對(duì)象,需要規(guī)范工作方式;其二,由于住保工作的專業(yè)性和現(xiàn)時(shí)性,文件材料的實(shí)體集中在具體工作部門,本單位專職檔案員對(duì)于文件材料的增減、更新不易把握;其三,住保檔案利用頻繁,為年度復(fù)核、廉租續(xù)租、情況核查、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等查閱申請(qǐng)材料,各街道平均年查閱量近千次。
2、缺少規(guī)范管理制度。近年來,大規(guī)模保障性住房建設(shè)剛剛興起。北京市建委2007年制定了《城市廉租住房管理辦法》,修訂了《經(jīng)濟(jì)適用住房管理辦法》,2008年制定了《限價(jià)商品住房管理辦法》。檔案業(yè)務(wù)方面,建設(shè)部2006年制定了《城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理辦法》,明確了“一戶一檔”的原則。在經(jīng)適房、限價(jià)房檔案的管理上,還存在著制度空白。檔案局、建委、各街道在住保檔案項(xiàng)目上的業(yè)務(wù)關(guān)系,管理關(guān)系還需要進(jìn)一步梳理。總體而言,必須完善涵蓋各門類、各層級(jí)住保檔案管理的配套制度體系。
3、檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱。其一,住保檔案年形成量大,而保管條件簡陋。區(qū)建委已形成住保檔案11883件,有專門庫房,用五節(jié)柜保管,將近飽和。九個(gè)街道2008年形成5487件,2009年已形成4174件(截至6月),其中廉租房1218件,經(jīng)適房3338件,限價(jià)房5105件,共計(jì)9661件,庫房和辦公用房混用,文件容易散失。其二,兼職檔案員素質(zhì)有待提高,多是單位聘用的臨時(shí)工,有的不懂基本的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范,影響工作質(zhì)量和效率。其三,編制緊張,兼職檔案員忙于其他工作,從事檔案工作時(shí)間不超過二分之一。其四,檔案缺乏規(guī)范整理,不便檢索利用。
二、加強(qiáng)住房保障檔案管理的有效措施
(一)完善管理體制
1、提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。做好住房保障檔案工作,領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是從提高認(rèn)識(shí)入手,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的責(zé)任感。區(qū)檔案局和住房保障工作部門要把住房保障檔案管理工作作為民生檔案工作的重要組成部分、政府提供公共服務(wù)的一項(xiàng)重要職責(zé)和維護(hù)群眾利益的重要工作。二是從加大投入著眼,提高工作的實(shí)效性。區(qū)建委和各街道需要切實(shí)加大對(duì)人員、設(shè)備的投入,解決庫房問題、人員編制問題。
2、建立組織體系,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)分類管理。住房保障檔案由市住房保障主管部門、區(qū)住房保障主管部門、街道三級(jí)進(jìn)行管理。區(qū)住房保障主管部門負(fù)責(zé)本區(qū)住房保障檔案的監(jiān)督和管理工作;各街道檔案室負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)住房保障檔案的監(jiān)督和管理工作;區(qū)檔案局應(yīng)對(duì)轄區(qū)內(nèi)住房保障檔案工作依法行使監(jiān)督和指導(dǎo)職權(quán),對(duì)違反檔案法的行為進(jìn)行處罰。住房保障對(duì)象檔案與宏觀管理工作檔案實(shí)行分開管理。住房保障對(duì)象檔案由住房保障工作部門在錄入“北京市保障性住房申請(qǐng)審核管理系統(tǒng)”的同時(shí),走雙軌制進(jìn)行即時(shí)歸檔。住房保障宏觀管理工作檔案每年由兼職檔案員移交本單位檔案室,與本單位其他工作檔案一起歸檔。
3、規(guī)范住房保障檔案管理各項(xiàng)制度。區(qū)建委和區(qū)檔案局在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,應(yīng)結(jié)合住房建設(shè)部和市里的相關(guān)政策,出臺(tái)區(qū)住房保障檔案管理的規(guī)范性文件,使工作有章可循。同時(shí),各工作部門要相應(yīng)完善接收、收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)具體制度,落實(shí)好管理細(xì)節(jié)。
(二)提高業(yè)務(wù)工作水平
1、加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在不斷提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力的同時(shí),加強(qiáng)區(qū)建委、各街道和區(qū)檔案局相關(guān)工作人員檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn),提高工作人員對(duì)做好住房保障檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)水平。不但要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),還要努力樹立科學(xué)的管理觀念和思想,提高住房保障檔案現(xiàn)代化管理的能力和水平。
2、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)。依據(jù)區(qū)住房保障檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體系,區(qū)檔案局、區(qū)建委和各街道的檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)住房保障工作部門的檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo),對(duì)專業(yè)檔案心里有數(shù),胸中有底。
三、在條件允許的情況下探索新型檔案管理模式
1.事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性
檔案信息化指的是事業(yè)單位的檔案管理模式由之前的注重檔案實(shí)體發(fā)展成為在數(shù)字化信息基礎(chǔ)上關(guān)注檔案實(shí)體，良好的服務(wù)于社會(huì)。事業(yè)單位要想真正的做到檔案信息化管理目標(biāo)，就必須從以下幾方面著手進(jìn)行：
首先，解放自身思想，轉(zhuǎn)變觀念，摒棄以往使用的較為被動(dòng)的服務(wù)方式，積極樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)。其次，不斷強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)，培養(yǎng)檔案工作人員的技能并投入到現(xiàn)代化的檔案工作中。在科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展下，使得事業(yè)單位檔案管理方式有了一定的變化，這些變化對(duì)檔案工作人員的技能有了新的要求。要實(shí)現(xiàn)多樣化的檔案收集渠道，保證檔案收集具有較高的歸檔率與準(zhǔn)確率，完善檔案信息資源。并且將檔案信息資源的使用延伸至單位的信息化過程中，提高檔案利用的有效性，充分體現(xiàn)檔案工作的重要性。適當(dāng)?shù)暮喕爆崗?fù)雜的工作，始終圍繞信息化目標(biāo)把會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、文書檔案等各類檔案全部歸列到管理領(lǐng)域中，加強(qiáng)檔案的質(zhì)量監(jiān)控。此外，構(gòu)建專門的庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息共享目標(biāo)。檔案信息化管理能及時(shí)有效的進(jìn)行信息處理、減少存儲(chǔ)空間的大量使用、調(diào)閱檔案便捷、對(duì)檔案原件進(jìn)行了良好的保護(hù)，正是因?yàn)槠溥@些優(yōu)勢(shì)之處的存在，現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理正致力于全面信息化目標(biāo)，也就是今后中會(huì)朝著自動(dòng)化、管理方式網(wǎng)絡(luò)化、決策智能化以及檔案信息電子化方向邁進(jìn)。
2.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理的策略
2.1增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)
要想保證檔案管理意識(shí)的真正形成，就必須從領(lǐng)導(dǎo)層抓起，要求單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案信息化管理及時(shí)充分的掌握了解，強(qiáng)化檔案信息化管理建設(shè)力度，樹立檔案的信息化管理理念，增強(qiáng)自身的檔案信息化管理意識(shí)。光有領(lǐng)導(dǎo)層注重檔案信息化管理工作還是不夠的，單位全員工作中也必須遵循信息化管理理念，不斷推動(dòng)信息化有效建設(shè)，將過去已經(jīng)過時(shí)的檔案管理模式摒棄，將先進(jìn)高效的信息化管理手段落實(shí)到單位檔案管理全程中，保證單位良好效益。
2.2構(gòu)建行之有效的檔案數(shù)字化管理制度
國家檔案局應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行統(tǒng)一安排，制定并落實(shí)由上到下的電子檔案管理辦法及電子檔案管理制度，要求單位檔案管理工作人員作業(yè)過程中必須嚴(yán)格根據(jù)規(guī)章制度辦事，禁止有違紀(jì)違法的行為。此外，一套信息化從業(yè)資格制度也是必不可少的，應(yīng)加強(qiáng)崗前培訓(xùn)和上崗考試，學(xué)習(xí)掌握檔案信息化方面的知識(shí)及相關(guān)技能，從而保證所有檔案工作人員都具備較高的信息化水平。
2.3提高檔案管理人員素質(zhì)
從事檔案管理工作的人員素質(zhì)的高低將直接反映了其作業(yè)質(zhì)量與作業(yè)效率，所以為了落實(shí)檔案信息化管理，應(yīng)注重提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，要求檔案管理人員充分的認(rèn)識(shí)到進(jìn)行信息化的檔案管理具有的重要性與必要性，以調(diào)動(dòng)他們學(xué)習(xí)檔案信息化管理手段的積極主動(dòng)性，真正做到在思想上對(duì)該工作的重視，唯有如此，才能促進(jìn)檔案信息化管理的良好運(yùn)行。其次，檔案信息化管理需相應(yīng)的技術(shù)手段作為支撐，需加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)；因此單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，以使其具有豐富的檔案管理知識(shí)。同時(shí)，做好思想政治教育工作，因?yàn)楹鸵话愕钠髽I(yè)不同，事業(yè)單位不僅要注重業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，還必須不斷增強(qiáng)人員的思想政治水平，培養(yǎng)其良好的道德科學(xué)素質(zhì)。總之，事業(yè)單位中從事檔案管理工作的人員應(yīng)擴(kuò)大自身的知識(shí)領(lǐng)域，緊跟信息化時(shí)代步伐，落實(shí)科學(xué)規(guī)范的檔案信息化管理。
2.4加強(qiáng)電子文件管理
在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中最注重的一項(xiàng)要素就是保證安全完整的檔案信息，所以單位應(yīng)設(shè)置詳細(xì)完善的電子文件管理規(guī)定，并要求全員嚴(yán)格按該規(guī)定做好自己的工作，提高檔案信息的安全性，對(duì)于具有保存價(jià)值的電子文件，還應(yīng)將相應(yīng)的紙質(zhì)文件予以保存以作為備份，歸檔過程中，電子文件及其相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)一并歸檔。
