時(shí)間：2022-09-07 23:56:54
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文件檔案管理員，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
［關(guān)鍵詞］漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室；檔案管理；對(duì)策研究
引言
檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)室管理活動(dòng)直接形成的歷史紀(jì)錄，具有原始性、記錄性和憑證性。漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、持久性很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作，是檢測(cè)工作的重要保證，也是實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要組成部分。目前，對(duì)于檔案管理工作研究非常多，但對(duì)于漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理研究的比較少，不夠深入，而且隨著實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)量的不斷增大和管理手段的不斷發(fā)展，有必要對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作進(jìn)行新的研究和探索，確保實(shí)驗(yàn)室整體管理水平不斷提高。規(guī)范、科學(xué)地做好漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案資料收集、整理、保存、管理和利用工作，對(duì)于全面、真實(shí)、準(zhǔn)確反映實(shí)驗(yàn)室工作活動(dòng)情況，提高漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室管理水平具有重要意義。本文結(jié)合實(shí)驗(yàn)室體系文件要求和自身管理工作經(jīng)驗(yàn)，闡述漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的主要內(nèi)容，分析存在的普遍問(wèn)題，進(jìn)一步探討如何提高漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平的方法，為同行實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作提供參考。
1漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作內(nèi)容
實(shí)驗(yàn)室體系文件應(yīng)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容、歸檔程序和注意事項(xiàng)進(jìn)行明確規(guī)定。漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案內(nèi)容應(yīng)能真實(shí)、準(zhǔn)確地反映實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)工作活動(dòng)情況，檔案管理工作要規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)。
1．1資料收集和臺(tái)賬管理
漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案資料包括人員檔案、質(zhì)量體系文件（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、受控記錄表格）、標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)、儀器設(shè)備檔案、原始記錄和檢測(cè)報(bào)告、收發(fā)文件、證書(shū)類(lèi)以及電子檔案等。各部門(mén)責(zé)任人要及時(shí)收集和匯總檔案資料，統(tǒng)一交檔案室，檔案管理員負(fù)責(zé)檔案資料的接收，按交檔部門(mén)登記造冊(cè)，記錄資料內(nèi)容、交接時(shí)間，交接雙方簽字確認(rèn)，形成臺(tái)賬。1．2資料整理和保存正式歸檔前，檔案管理員對(duì)所有資料進(jìn)行分類(lèi)、標(biāo)識(shí)、編目和保存。漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室歸檔材料一般分為體系文件、文書(shū)文件、技術(shù)文件和行政管理文件四大類(lèi)；按照受控方式也可分為受控文件和非受控文件。檔案管理員對(duì)所有文件要按類(lèi)別、歸檔順序號(hào)進(jìn)行編目，分別存放在檔案柜內(nèi)，受控文件要加蓋受控章。
1．3檔案發(fā)放、借閱和回收
實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)簽批體系文件后，由檔案管理員負(fù)責(zé)分發(fā)給各部門(mén)和人員；受控文件丟失，由相關(guān)人員提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員補(bǔ)發(fā)，并注銷(xiāo)原分發(fā)號(hào)，給予新分發(fā)號(hào)。實(shí)驗(yàn)室文件和信函發(fā)放前，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理員復(fù)印，按相應(yīng)范圍分發(fā)，原件歸檔。一般性文件借閱須填寫(xiě)《文件資料借閱表》，經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理員發(fā)放，重要文件資料或保密性文件的借閱，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)或質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能發(fā)放。檔案管理員負(fù)責(zé)所有分發(fā)文件資料的回收工作，做好相關(guān)記錄。
1．4檔案作廢和銷(xiāo)毀
為確保實(shí)驗(yàn)室體系運(yùn)行的各環(huán)節(jié)或各場(chǎng)所使用的文件資料為最新和有效版本，檔案管理員要定期檢查檔案資料的有效性，對(duì)于已過(guò)保存期限或失效的文件資料及時(shí)申請(qǐng)作廢或銷(xiāo)毀。對(duì)于已經(jīng)作廢，但仍有使用價(jià)值的文件資料要加蓋“失效”和“留用”章，與有效文件資料分開(kāi)存放。文件的作廢和銷(xiāo)毀須經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
1．5檔案的安全管理
檔案管理員負(fù)責(zé)檔案資料的安全工作，包括環(huán)境安全和技術(shù)安全。環(huán)境安全包括防潮、防火、防盜等，電子文件還要做好防磁、防靜電等工作；技術(shù)安全，例如，防止篡改任何歸檔文件資料內(nèi)容，特別是受控文件資料；一般文件未經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不得借閱、復(fù)制；重要文件或保密文件未經(jīng)實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不得查閱使用，嚴(yán)禁外借。
2漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問(wèn)題
大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室管理者認(rèn)為漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室主要工作就是檢測(cè)業(yè)務(wù)，工作形成的檔案資料只需直接交由檔案管理員負(fù)責(zé)，而檔案管理員往往由于綜合業(yè)務(wù)水平不高，甚至兼任數(shù)職，造成歸檔材料缺乏完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檔案管理工作嚴(yán)重滯后。由于檔案管理工作長(zhǎng)期得不到重視，漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作普遍存在以下問(wèn)題，從而影響整個(gè)實(shí)驗(yàn)室管理水平的提高。
2．1管理意識(shí)淡薄，制度落實(shí)不到位
由于業(yè)務(wù)量不斷增大，漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室工作日益繁重，既要做好上級(jí)部門(mén)的指令性環(huán)境監(jiān)測(cè)、水產(chǎn)品質(zhì)量安全的采（抽）樣和檢測(cè)工作，還要接受社會(huì)委托、認(rèn)證檢驗(yàn)和應(yīng)急監(jiān)測(cè)工作，實(shí)驗(yàn)室內(nèi)務(wù)管理繁雜，甚至任務(wù)較為集中時(shí)，根本無(wú)暇兼顧其他工作，長(zhǎng)期以往，從管理者到一般崗位工作人員，對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠重視。實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系文件中的《質(zhì)量手冊(cè)》《程序文件》和《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》對(duì)于檔案資料的收集、整理、歸檔和使用，以及崗位職責(zé)和工作程序都有明確規(guī)定，但在實(shí)際工作中可能并沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行，檔案管理工作并沒(méi)有真正落到實(shí)處。
2．2設(shè)施條件較差，管理手段落后
檔案資料對(duì)于存放環(huán)境和設(shè)施設(shè)備有一定的要求，但有些漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室，檔案管理工作往往沒(méi)有納入實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃，日后修修補(bǔ)補(bǔ)，造成檔案存放空間不足或布局凌亂，缺少必要的環(huán)境控制設(shè)施和設(shè)備等，影響了檔案資料的質(zhì)量和檔案管理工作的開(kāi)展。此外，歸檔工作大都依靠手工記錄和Word、Excel等PC辦公軟件完成，技術(shù)水平不高，工作量大，容易造成錯(cuò)漏，文件資料查找和信息利用比較困難。
2．3人員素質(zhì)較差，管理范圍不明確
作為專(zhuān)業(yè)漁業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)，對(duì)于檔案管理員專(zhuān)業(yè)知識(shí)要求比較全面，例如，漁業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)材料，檢測(cè)任務(wù)資料、儀器設(shè)備檔案、試劑耗材檔案的整理，都要求檔案管理員具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，否則很難對(duì)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定和分類(lèi)，影響檔案管理工作的質(zhì)量。目前，漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理員學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍比較低，造成管理范圍不明確；而且往往一人多職，專(zhuān)項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)不足，缺少工作思考，缺乏創(chuàng)新和動(dòng)力。
2．4只注重檔案存放，檔案開(kāi)發(fā)利用較少
由于管理意識(shí)不強(qiáng)，檢測(cè)業(yè)務(wù)工作繁重，漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理一般只是簡(jiǎn)單地將檔案資料收集、整理、存放，檢測(cè)人員需要時(shí)也只是查閱現(xiàn)行檢測(cè)技術(shù)文件和標(biāo)準(zhǔn)，所有檔案資料到了保存期限或失效時(shí)，就直接將其申請(qǐng)?zhí)幚恚](méi)有體現(xiàn)檔案資料的任何價(jià)值作用，非常可惜。
3提高漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平的對(duì)策和建議
針對(duì)漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作普遍存在的問(wèn)題，關(guān)鍵要從“人”抓起，要從上到下認(rèn)識(shí)到實(shí)驗(yàn)室檔案管理的重要性，注重檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，采用先進(jìn)技術(shù)手段提高檔案管理水平，科學(xué)合理利用好檔案資料。從而全方位不斷提高漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作水平。
3．1增強(qiáng)管理意識(shí)，完善并嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度
必須從最高管理層面重視實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，使每位工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性；建立健全與漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作流程，明確工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督管理。實(shí)行部門(mén)責(zé)任人制度，所有檔案資料先由部門(mén)負(fù)責(zé)人收集、分類(lèi)、整理，附上資料清單目錄，再統(tǒng)一交由檔案室歸檔。在工作中不斷補(bǔ)充和完善相關(guān)制度，通過(guò)規(guī)范化和制度化建設(shè)，不斷提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平。
3．2完善檔案管理設(shè)施條件
將檔案管理工作納入實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃，科學(xué)合理布局，將辦公區(qū)和存檔區(qū)分開(kāi)設(shè)置，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)批準(zhǔn)禁止入內(nèi)。根據(jù)漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室材料分類(lèi)，將歸檔區(qū)分為檢測(cè)工作區(qū)、技術(shù)資料區(qū)、人員管理區(qū)、儀器設(shè)備區(qū)、試劑耗材區(qū)、文書(shū)區(qū)、電子檔案區(qū)等；各區(qū)再根據(jù)年份、類(lèi)型等設(shè)置分區(qū)，各區(qū)設(shè)有明顯標(biāo)識(shí)。通過(guò)合理分區(qū)、分類(lèi)，方便材料存放、管理和查閱，提高工作效率。在空間條件限制的情況下，可安裝移動(dòng)密集架檔案柜，根據(jù)檔案柜設(shè)置存放區(qū)。存檔區(qū)需安裝空調(diào)、除濕機(jī)、遮光窗簾和消防設(shè)施，確保陰涼、干燥、防火。此外，要配備必要的辦公和裝訂設(shè)備，例如，電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)、掃描機(jī)、保險(xiǎn)柜和工作臺(tái)等。
3．3引進(jìn)現(xiàn)代化軟件管理平臺(tái)，提高工作質(zhì)量和效率
實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（LaboratoryInformationManagementSystem，LIMS）是一個(gè)由信息采集設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件組成的高效集成系統(tǒng)，其核心功能就是規(guī)范實(shí)驗(yàn)室所有業(yè)務(wù)管理流程，對(duì)每一工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控和管理，減少人為因素造成的錯(cuò)誤，提高工作質(zhì)量和效率。實(shí)驗(yàn)室引進(jìn)LIMS并將檔案管理納入系統(tǒng)的建設(shè)，LIMS可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檢測(cè)工作資料（包括委托單、任務(wù)通知單、流轉(zhuǎn)記錄、檢測(cè)報(bào)告、原始記錄、質(zhì)控材料、總結(jié)材料）、儀器設(shè)備資料（包括臺(tái)賬、履歷更新、計(jì)量檢定、期間核查、維修報(bào)廢）、試劑耗材資料（包括申購(gòu)、臺(tái)賬、領(lǐng)用、期間核查、報(bào)廢處理）的電子歸檔操作，其他紙質(zhì)材料通過(guò)掃描，轉(zhuǎn)化成電子資料上傳系統(tǒng)存檔，自動(dòng)生成《歸檔清單表》。通過(guò)系統(tǒng)的自動(dòng)化腳本設(shè)計(jì)，將到歸檔時(shí)間的材料，由系統(tǒng)自動(dòng)向相關(guān)責(zé)任人發(fā)送提醒信息，發(fā)送資料歸檔后，系統(tǒng)自動(dòng)提醒檔案管理員執(zhí)行歸檔，檔案管理員對(duì)材料進(jìn)行分類(lèi)處理，受控資料和非受控資料要分開(kāi)標(biāo)識(shí)。已歸檔的資料自動(dòng)移入“已歸檔”模塊。已超過(guò)歸檔時(shí)間的信息顯示為紅色，系統(tǒng)根據(jù)歸檔進(jìn)度，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)責(zé)任人考核數(shù)據(jù)，形成考核記錄。將到歸檔期限的檔案，系統(tǒng)提示申請(qǐng)作廢處理，文件資料的作廢處理申請(qǐng)、審批和實(shí)施記錄，通過(guò)系統(tǒng)操作實(shí)現(xiàn)，最后生成《文件作廢處理記錄表》。已作廢處理的檔案自動(dòng)移入“已作廢”模塊，對(duì)于到期作廢，但仍有使用價(jià)值的檔案，需作“留用”標(biāo)識(shí)，以免誤用。文件資料的借閱也可以通過(guò)系統(tǒng)申請(qǐng)、發(fā)放和回收操作，生成《文件資料借閱記錄表》。系統(tǒng)生成的所有受控表格，自動(dòng)生成電子簽名。需要同時(shí)歸檔紙質(zhì)材料時(shí)要注意賬物一致。引進(jìn)LIMS實(shí)現(xiàn)檔案管理，有利于規(guī)范歸檔流程，提高歸檔工作質(zhì)量和效率，對(duì)于檔案查詢和利用也很方便。
3．4加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)
組織參加外部檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和參觀活動(dòng)，學(xué)習(xí)其他實(shí)驗(yàn)室，特別是同行業(yè)實(shí)驗(yàn)室先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。將檔案管理人員納入實(shí)驗(yàn)室人員培訓(xùn)計(jì)劃，開(kāi)展檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)時(shí)，要注重檢測(cè)工作、儀器設(shè)備、試劑耗材、體系文件、標(biāo)準(zhǔn)文件、安全管理等方面知識(shí)的講解，使檔案管理員對(duì)實(shí)驗(yàn)室所有工作有全面、基本的了解，以便對(duì)歸檔材料準(zhǔn)確地鑒定和分類(lèi)，提高檔案安全管理意識(shí)。檔案管理員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，多動(dòng)手，多思考，提高創(chuàng)新能力。
3．5改變工作觀念，提高檔案資源利用水平
漁業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)存放了大量?jī)r(jià)值很高的資料檔案，例如，對(duì)某片養(yǎng)殖海域的環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、水生動(dòng)物疫病菌株資料、產(chǎn)地水產(chǎn)品檢測(cè)數(shù)據(jù)等，這些資料對(duì)于科研工作有很好的參考價(jià)值。因此，要改變以往重存檔、輕利用的陳舊思想觀念，在合法合規(guī)的情況下，盡可能地發(fā)掘檔案的使用價(jià)值，把“死檔案”盤(pán)活，使檔案管理工作向良性循環(huán)方向發(fā)展。
4結(jié)語(yǔ)
檔案管理是檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要組成部分，漁業(yè)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室作為專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)，要根據(jù)行業(yè)特性將檔案管理工作納入整個(gè)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃。從增強(qiáng)管理意識(shí)，提高人員素質(zhì)，完善基礎(chǔ)條件，提升管理手段和加強(qiáng)檔案資源利用五個(gè)方面入手，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化和制度化建設(shè)，不斷提高檔案管理工作水平。
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及對(duì)策建議思考
隨著社會(huì)的進(jìn)步，諸如經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的各種發(fā)展。在這種情況下，公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展也有更高的要求，需要進(jìn)行改革以面對(duì)特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務(wù)之一。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務(wù)還沒(méi)有趕上時(shí)代的發(fā)展，因此，應(yīng)進(jìn)行相關(guān)工作，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理工作。我們需要改革和創(chuàng)新，要與時(shí)俱進(jìn)。
事業(yè)單位的文件管理是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中的重要系統(tǒng)，它包括事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程和相關(guān)功能的演進(jìn)，是最可靠的記錄。它對(duì)機(jī)構(gòu)是不可見(jiàn)的。信息時(shí)代的到來(lái)反映了公共機(jī)構(gòu)管理的缺陷。沒(méi)有管理利益，我們就無(wú)法很好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進(jìn)行必要的改革和創(chuàng)新。只有這樣，機(jī)構(gòu)單位才能在未來(lái)發(fā)展。
一、存在的問(wèn)題
（一）事業(yè)單位檔案管理工作屬于被動(dòng)狀態(tài)
長(zhǎng)期以來(lái)，公共機(jī)構(gòu)的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動(dòng)管理的狀態(tài)。這種情況使工作人員始終不知道特別是數(shù)據(jù)收集的重要性。在相關(guān)的文件管理機(jī)制不完整的情況下，許多有價(jià)值的信息將無(wú)法正確處理和存儲(chǔ)。對(duì)數(shù)據(jù)收集工作的跟蹤不足會(huì)導(dǎo)致直接分發(fā)已歸檔的文件數(shù)據(jù)，這不能為文件管理工作提供足夠的好處。
（二）檔案管理技術(shù)不足
由于信息時(shí)代的影響，許多公共機(jī)構(gòu)都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統(tǒng)的文件管理方法仍然存在。這是因?yàn)楣芾韱T不接受電子文件管理的新事物并且沒(méi)有接受專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，并且似乎推遲了實(shí)際使用，并且無(wú)法展示電子文件管理的優(yōu)點(diǎn)。管理技術(shù)水平仍然較低。
（三）檔案管理缺乏專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人
公共機(jī)構(gòu)中的文件管理是一項(xiàng)分散的任務(wù)，并且由于沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的部門(mén)或負(fù)責(zé)人，因此通常是另一部門(mén)的兼職工作，這是兼職情況，對(duì)管理文件系統(tǒng)沒(méi)有用處。主要原因是一方面缺乏員工專(zhuān)業(yè)知識(shí)，另一方面缺乏專(zhuān)業(yè)的文件管理技能，這直接導(dǎo)致效率低下的文件管理任務(wù)，從而影響整體文件管理的質(zhì)量。
（四）對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足
實(shí)際上，科學(xué)的檔案管理可以大大提高公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展速度和工作效率，但是由于其固有的知識(shí)，公共機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期以來(lái)一直能夠?qū)⑵渌泄ぷ骷性跇I(yè)務(wù)服務(wù)上。它是他們沒(méi)有從事相關(guān)工作所需的知識(shí)，也不了解文件管理的重要性。基于對(duì)文件管理工作的理解，大多數(shù)公共機(jī)構(gòu)的工作人員都認(rèn)為文件管理不能給部門(mén)帶來(lái)直接的好處。因此，這種獨(dú)特的概念和誤解導(dǎo)致了公共部門(mén)在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒(méi)有監(jiān)督和執(zhí)行的情況下，文件管理器實(shí)際上并沒(méi)有按照文件管理的相關(guān)規(guī)則來(lái)收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財(cái)產(chǎn)、材料等缺乏可靠的保護(hù)，這限制了檔案管理的發(fā)展。
（五）管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高
文件管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)而系統(tǒng)的管理任務(wù)，需要具備文件管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，但基本素質(zhì)是謹(jǐn)慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機(jī)構(gòu)中的檔案管理員推遲了工作，或者是因?yàn)樗麄兓旧嫌卸鄠€(gè)工作，或者是因?yàn)樗麄兊男剿艿停谶@種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經(jīng)驗(yàn)和其他人教的基本工作方法，而沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的文件管理知識(shí)，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過(guò)程。
（六）檔案管理手段不科學(xué)
在信息技術(shù)不斷發(fā)展下，基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的文件管理系統(tǒng)開(kāi)始在公共機(jī)構(gòu)中得到廣泛使用。但是，在加速使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的同時(shí)，各種公共機(jī)構(gòu)不允許同步發(fā)展電子文件管理來(lái)容納電子文件管理專(zhuān)業(yè)人員，計(jì)算機(jī)，軟件和文件管理任務(wù)。硬件設(shè)備不足，無(wú)法運(yùn)行。該系統(tǒng)缺乏實(shí)際文件管理的科學(xué)性質(zhì)，因?yàn)樽鳂I(yè)的文件管理器不知道如何應(yīng)用它，并且許多高級(jí)系統(tǒng)沒(méi)有得到充分有效的使用。
二、改革內(nèi)容
公共機(jī)構(gòu)的檔案管理必須遵循某些系統(tǒng)建設(shè)原則。換句話說(shuō)，您需要明確職責(zé)，增強(qiáng)靈活和標(biāo)準(zhǔn)化的結(jié)構(gòu)，并專(zhuān)注于動(dòng)態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合。事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面。
（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)
當(dāng)前，典型的數(shù)字技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，掃描技術(shù)和身份認(rèn)證技術(shù)，通過(guò)數(shù)字技術(shù)將文件信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件信息可以有效地更新信息數(shù)據(jù)。作為公共機(jī)構(gòu)的重要無(wú)形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效地創(chuàng)造條件，實(shí)現(xiàn)單位的社會(huì)效益。
（二）體系化檔案管理模式的建設(shè)
公共部門(mén)中檔案管理的信息化是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，這與傳統(tǒng)的檔案管理模型不同，傳統(tǒng)的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門(mén)集成和集成以及內(nèi)部流程集成。基于數(shù)據(jù)集成技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)機(jī)制，數(shù)據(jù)融合技術(shù)等，我們有效地增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的多功能性和兼容性。
（三）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)
在傳統(tǒng)的檔案管理中，每個(gè)檔案信息僅對(duì)應(yīng)一條信息，并且缺乏交互性。該機(jī)構(gòu)的檔案管理信息管理系統(tǒng)增強(qiáng)了信息的交互性，對(duì)提高服務(wù)質(zhì)量和優(yōu)化系統(tǒng)具有積極的作用。
三、改革創(chuàng)新的措施
在新情況下，公共部門(mén)檔案管理實(shí)踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴(yán)重影響了公共部門(mén)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展以及公共部門(mén)機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期發(fā)展。它也會(huì)產(chǎn)生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機(jī)構(gòu)文件。根據(jù)行政工作的要求，進(jìn)行相應(yīng)的改革，運(yùn)用新技術(shù)，新觀念，完善事業(yè)單位檔案管理制度，使事業(yè)單位檔案管理真正發(fā)揮作用。
（一）提高對(duì)檔案管理的重視程度
檔案業(yè)務(wù)是機(jī)構(gòu)開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)。為了使機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)期運(yùn)作，有可能顯著提高整體運(yùn)作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動(dòng)的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監(jiān)視單位負(fù)責(zé)人，員工以及各種工作流程，以進(jìn)行后續(xù)工作評(píng)估，決策和補(bǔ)救。實(shí)施提供了重要依據(jù)。該機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，根據(jù)檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機(jī)構(gòu)高級(jí)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)。我們需要不斷增強(qiáng)我們的責(zé)任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善自己的工作，引導(dǎo)檔案管理工作向規(guī)范化和科學(xué)化方向發(fā)展。
（二）利用信息管理手段來(lái)擴(kuò)大檔案服務(wù)內(nèi)容
信息時(shí)代的到來(lái)為公共機(jī)構(gòu)的管理帶來(lái)了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機(jī)構(gòu)必須順應(yīng)時(shí)展的要求，充分利用信息管理方法，對(duì)檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新。基于信息的檔案管理需要由信息技術(shù)管理的完整的基于信息的管理。這可以通過(guò)幾種方式來(lái)完成。用于文件管理任務(wù)的服務(wù)模式，為每個(gè)實(shí)施鏈接制定詳細(xì)的計(jì)劃，在總體方向上制定實(shí)施計(jì)劃，并確保根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行文件管理服務(wù)任務(wù)。設(shè)立專(zhuān)門(mén)網(wǎng)站該網(wǎng)站旨在使公共機(jī)構(gòu)的文件管理能夠?yàn)槿藗兲峁┓奖憧旖莸姆?wù)。確切地說(shuō)，公共機(jī)構(gòu)通過(guò)本網(wǎng)站向公眾提供相關(guān)服務(wù)。特別是，查詢相關(guān)檔案和材料更加方便快捷，通過(guò)有效提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作效率，我們提供了支持社會(huì)發(fā)展的服務(wù)。建立電子文件管理系統(tǒng)，以數(shù)字方式收集和整理文件。這不僅可以及時(shí)收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時(shí)地運(yùn)行，從而提供適當(dāng)?shù)奈募?shù)據(jù)存儲(chǔ)和共享。
（三）重視檔案管理人才的培養(yǎng)
商應(yīng)注意檔案管理。可以說(shuō)，檔案管理是機(jī)構(gòu)發(fā)展的最基本部分。應(yīng)注意檔案管理的水平，因?yàn)樗鼤?huì)影響整個(gè)機(jī)構(gòu)的工作效率和工作質(zhì)量。商只有充分了解文件管理對(duì)各種任務(wù)的影響，才能更好地管理文件管理。這里設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的文件管理部門(mén)，以組織和存檔整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)生成的所有數(shù)據(jù)。公共授權(quán)文件管理任務(wù)必須由專(zhuān)業(yè)人員執(zhí)行。也就是說(shuō)，您必須退出其他部門(mén)人員的兼職文件管理模式。準(zhǔn)確地說(shuō)，該機(jī)構(gòu)應(yīng)注意檔案管理員的相關(guān)培訓(xùn)，因?yàn)闄n案管理員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量。機(jī)構(gòu)在選擇檔案管理人員時(shí)要注意工作態(tài)度，有意識(shí)地引導(dǎo)他們規(guī)范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對(duì)應(yīng)的崗位管理制度，確保在科學(xué)指導(dǎo)下完成所有檔案管理工作。該機(jī)構(gòu)將為檔案館工作人員提供盡可能多的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，實(shí)際上將提高專(zhuān)業(yè)水平，并使用各種信息技術(shù)使該機(jī)構(gòu)的檔案館管理更加規(guī)范和科學(xué)。肯定是有效地促進(jìn)了在公共機(jī)構(gòu)中使用文件管理服務(wù)的過(guò)程。
（四）完善檔案管理方法
公共事業(yè)單位檔案管理改革的目的不僅在于實(shí)施，還在于改變管理方式，特別是各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和管理者要起領(lǐng)導(dǎo)作用，遵守嚴(yán)格的規(guī)章制度，實(shí)行檔案管理。應(yīng)該加強(qiáng)。管理員管理嚴(yán)格地處理文件管理任務(wù)。在檔案管理部門(mén)，員工具有服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，積極執(zhí)行檔案管理，為需要檔案服務(wù)的人員提供熱情周到的服務(wù)，并結(jié)合了最新的信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。信息化應(yīng)該集成到日常文件管理中。相關(guān)工作人員需要具有計(jì)算機(jī)的基本知識(shí)和文件管理知識(shí)，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進(jìn)技術(shù)。
（五）提高檔案信息利用率
公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)各種制度的完善和支持。每個(gè)系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)都是基于科學(xué)發(fā)展觀的。需要傳統(tǒng)的檔案管理模型來(lái)提高檔案信息的利用率。做出改變并創(chuàng)新。完善的文件管理機(jī)制是提高文件信息的利用率，幫助文件管理適應(yīng)公共部門(mén)的長(zhǎng)期發(fā)展，并確保所有公共部門(mén)信息的完整性。改善文件管理系統(tǒng)并非一朝一夕的事。要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)和事業(yè)單位的發(fā)展，將改革與完善結(jié)合起來(lái)。這可以有效地提高員工的熱情，并幫助員工了解文件管理是他們自己的利益。與確保文件管理平穩(wěn)運(yùn)行緊密相關(guān)。公共機(jī)構(gòu)文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有鏈接都應(yīng)被完全忽略，這不僅是為了保護(hù)文件存儲(chǔ)，而且是為了保護(hù)文件服務(wù)。文件管理安全性不包含所有方面。將采取相關(guān)步驟為社會(huì)提供檔案資源服務(wù)。
1、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級(jí)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會(huì)、股東會(huì)及重要會(huì)議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級(jí)報(bào)告、榮譽(yù)證書(shū)、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料歸檔管理。各部門(mén)內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動(dòng)整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類(lèi)登記，分類(lèi)管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時(shí)間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)五天。
(2)公司各部門(mén)經(jīng)理及相當(dāng)于此級(jí)別以上管理人員查閱檔案可通過(guò)檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時(shí)，必須有本部門(mén)經(jīng)理以上管理人員書(shū)面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。
4、檔案的保護(hù)：
(1)查閱者必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。
(2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實(shí)需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請(qǐng)方可抄錄或復(fù)制。
(3)微機(jī)室及有電腦的部門(mén)嚴(yán)禁為無(wú)總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無(wú)簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則，對(duì)責(zé)任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門(mén)。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者，須查明原因報(bào)綜合管理部，并每次對(duì)當(dāng)事人罰款200元-XX元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時(shí)對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。
5、公司購(gòu)買(mǎi)設(shè)備時(shí)的隨機(jī)技術(shù)資料、說(shuō)明書(shū)、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時(shí)發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請(qǐng)師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)的技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司24小時(shí)到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時(shí)對(duì)責(zé)任人罰款50元。
6、需長(zhǎng)期借出專(zhuān)人使用的，必須由專(zhuān)用人員寫(xiě)出書(shū)面借條，報(bào)總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專(zhuān)用人員必須妥善保存，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款1000-10000元，并承擔(dān)公司一切損失。
現(xiàn)對(duì)照(本鎮(zhèn)的)縣檔案局下發(fā)的“山東省檔案管理考核書(shū)”，結(jié)合本真的實(shí)際情況，我們進(jìn)行了一次自我檢查，現(xiàn)將檢查情況匯報(bào)如下：
一、體制人員方面
為確保檔案管理各項(xiàng)措施落實(shí)到位，鎮(zhèn)黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程，納入我鎮(zhèn)目標(biāo)管理考核之中，不斷強(qiáng)化管理，結(jié)合本單位的檔案管理工作實(shí)際情況，成立了由第一副書(shū)記任組
長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌我鎮(zhèn)的檔案管理工作。配備了業(yè)務(wù)素質(zhì)高，管理水平強(qiáng)的專(zhuān)職檔案管理員，并在各鎮(zhèn)直部門(mén)中落實(shí)了兼職檔案管理員，在村級(jí)組織中，由村文書(shū)任檔案管理員，形成一個(gè)嚴(yán)
密的檔案管理網(wǎng)絡(luò);建立健全了各項(xiàng)檔案管理制度，使檔案管理制度裝裱上墻，把檔案工作列入單位公文處理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理和具體業(yè)務(wù)工
作程序，把檔案工作與相關(guān)人員的年度考核、獎(jiǎng)懲掛鉤，同時(shí)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)從強(qiáng)化檔案管理著手，組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓(xùn)班，為檔案規(guī)范化管理奠定了良好的基礎(chǔ)。
二、制度設(shè)施方面
檔案室內(nèi)建立了文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統(tǒng)計(jì)鑒定銷(xiāo)毀、查閱利用、檔案設(shè)備維護(hù)使用、重大活動(dòng)檔案登記等到內(nèi)容完整、操作性強(qiáng)的制度，同時(shí)作硬件設(shè)施建設(shè)，我鎮(zhèn)立足本鎮(zhèn)實(shí)際
，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，整修了檔案專(zhuān)用庫(kù)房，面積達(dá)到40平方米;同時(shí)在檔案室內(nèi)落實(shí)了防水、防火、防盜、防蟲(chóng)、防高溫、防潮、防強(qiáng)光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝
具規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量充足;計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)同黨政辦合用，同時(shí)有檔案管理軟件。
三、管理利用方面
為做好檔案資料的確良收案整理工作臺(tái)，保全檔案的完整，明確歸檔范圍，把反映本鎮(zhèn)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮(zhèn)2009年檔案資料的整
理歸檔工作從今年4月份開(kāi)始，根據(jù)整理歸檔的新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了集中分類(lèi)。對(duì)收集整理照片、磁盤(pán)、光盤(pán)、實(shí)物等載體檔案，編寫(xiě)文字說(shuō)明、內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、制作者，力求做到圖文并茂，對(duì)擬
修訂和簽批的公文，按保管要求逐一審查，對(duì)書(shū)寫(xiě)不符合規(guī)定的文件及時(shí)改正，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)字跡模糊或退色文件進(jìn)行復(fù)制，檔案合格率達(dá)到80%以上，檔案內(nèi)容涵蓋文書(shū)、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備
、科研、照片、錄音、電子、實(shí)物等12個(gè)方面的內(nèi)容。但由于綜合檔案室面積受限，所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開(kāi)發(fā)和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目錄，全引目錄、字號(hào)索
引、專(zhuān)題目錄等多種檢索項(xiàng)，便于隨時(shí)查閱，為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)營(yíng)管理、資產(chǎn)保全等方面發(fā)揮了重要作用。
四、監(jiān)督指導(dǎo)方面
根據(jù)省縣有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定了*鎮(zhèn)檔案工作辦法，對(duì)全鎮(zhèn)各部門(mén)單位村的檔案管理進(jìn)行了統(tǒng)一指導(dǎo)，組織各部門(mén)單位村的兼職檔案人員進(jìn)行研究，并參加縣檔案局舉辦的管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，
進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí)，及時(shí)更新知識(shí)，提高技能。
【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策
文書(shū)檔案管理工作無(wú)論在什么單位中都具有很強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。文書(shū)檔案管理是衡量一個(gè)單位文檔管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，其水平直接影響到檔案資料的完整與質(zhì)量。新時(shí)期下，人們的文書(shū)檔案管理意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，但是在實(shí)際工作中也出現(xiàn)了很多問(wèn)題，只有使文書(shū)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化才能提高文書(shū)檔案的利用率，促進(jìn)單位的建設(shè)與穩(wěn)定發(fā)展。
一、文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)及重要性
文書(shū)檔案內(nèi)容非常豐富，檔案的形成與文書(shū)工作有密切的關(guān)系，收集并保存完整的文件資料是文書(shū)檔案管理工作的重點(diǎn)。正因?yàn)槲臅?shū)檔案管理具有這些特點(diǎn)，所以文書(shū)檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展及各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有一定的重要性。
（一）文件的收集及保存過(guò)程是文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)
文書(shū)檔案管理的對(duì)象是已經(jīng)發(fā)生的事件、文件及物品等，借助一定的載體來(lái)對(duì)收集的文件及資料進(jìn)行分類(lèi)、整理及保存。文書(shū)檔案管理工作主要是收集完整的文件，并對(duì)文件資料進(jìn)行妥善的保存，重點(diǎn)是對(duì)文件資料進(jìn)行收集、管理、保存及利用這個(gè)過(guò)程。
（二）檔案的形成與文書(shū)工作有密切的聯(lián)系
文書(shū)工作的整個(gè)過(guò)程是檔案形成的過(guò)程，文書(shū)工作主要包括文件資料的收集、登記、整理、歸檔及保存等。檔案管理工作是在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索等。文書(shū)工作是檔案工作進(jìn)行的基礎(chǔ)，文書(shū)部門(mén)將本單位具有保存價(jià)值的文件資料經(jīng)過(guò)整理后定期向檔案部門(mén)歸檔。文件的格式、材料的質(zhì)量及文件的歸檔影響著檔案的質(zhì)量及檔案工作。
二、文書(shū)檔案管理面臨的問(wèn)題
（一）檔案員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低
有一些單位的檔案員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的概念，對(duì)檔案的收集、分類(lèi)、立卷及歸檔的流程也是一知半解，沒(méi)有抓住管理工作的要領(lǐng)。有一些單位的檔案管理員持有上崗證，但是他們上崗后并沒(méi)有繼續(xù)參加一些文檔培訓(xùn)，沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)地更新知識(shí)，其文書(shū)檔案管理水平也是停滯不前，文書(shū)檔案管理員的素質(zhì)沒(méi)有跟上新時(shí)期發(fā)展的需要。
（二）文書(shū)工作與檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象
文書(shū)工作與檔案工作既有一定的統(tǒng)一性也會(huì)有分工，有聯(lián)系也有一定的區(qū)別，文書(shū)檔案管理工作在現(xiàn)實(shí)中相互配合，是一個(gè)分體式的管理體系。文書(shū)工作與檔案工作實(shí)行分塊管理制，這是一種科學(xué)有效的制度，但是這種管理制度使得文書(shū)工作與檔案工作之間的聯(lián)系越來(lái)越疏遠(yuǎn)。文書(shū)人員的管理意識(shí)比較薄弱，檔案人員的對(duì)文書(shū)工作也不太了解，這就使得文書(shū)工作與檔案工作出現(xiàn)了脫節(jié)的現(xiàn)象。
（三）文書(shū)檔案管理工作不受重視
文書(shū)檔案管理工工作是一種文職類(lèi)工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，局限地認(rèn)為文書(shū)檔案管理就是對(duì)文件材料進(jìn)行整理和編目，再加上這個(gè)工作并不會(huì)為單位帶來(lái)即時(shí)的效益，這種思想不利于文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。管理人員對(duì)工作缺乏一定的積極性，嚴(yán)重影響文書(shū)檔案管理工作的效率。
三、優(yōu)化文書(shū)檔案管理的有效政策
（一）提高文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)
加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)是解決文書(shū)檔案管理工作的重要對(duì)策，通過(guò)定期培訓(xùn)來(lái)增強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及管理能力。只有加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)才能提高他們工作的積極性，及時(shí)更新工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，使他們掌握現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為文書(shū)檔案管理工作的必然發(fā)展階段。檔案管理員應(yīng)該加強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，使自身工作更標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。
（二）規(guī)范文書(shū)工作與檔案工作之間的銜接
文書(shū)工作是檔案工作得以進(jìn)行的基礎(chǔ)，檔案的質(zhì)量會(huì)直接受文件質(zhì)量的影響，高質(zhì)量的檔案管理是建立在文書(shū)部門(mén)規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)上的，文書(shū)人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，做好文件的歸檔工作，要高度重視文件材料的質(zhì)量，比如紙張的大小、問(wèn)題、格式等這些小細(xì)節(jié)要做到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，要做到及時(shí)準(zhǔn)確地收發(fā)文件，做好文件材料的收集的工作。同時(shí)，管理人員也需要具備一定的文書(shū)工作能力，從而實(shí)現(xiàn)文件工作與檔案工作的一體化。
（三）提升單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視度
提升單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度是優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的思想前提，只有在思想上對(duì)文書(shū)檔案管理工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)才能使其受到重視。單位領(lǐng)導(dǎo)可以定期組織各部門(mén)會(huì)議來(lái)加強(qiáng)重視力度，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)工作的宣傳，讓所有文書(shū)檔案管理人員都認(rèn)識(shí)到其工作的重要性。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視不僅能提高管理人員的工作積極性，還能使得文書(shū)檔案工作順利開(kāi)展。
四、結(jié)語(yǔ)
文書(shū)檔案管理工作對(duì)單位的發(fā)展具有重要的意義，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視文書(shū)檔案管理工作，文書(shū)檔案管理人員也應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及提高管理水平，合理利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，使文書(shū)工作與檔案工作進(jìn)行有效的銜接，這樣才能有效地提高文書(shū)檔案管理工作的效率，使文書(shū)檔案管理工作更標(biāo)準(zhǔn)化及科學(xué)化。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞： 學(xué)報(bào)檔案；信息化；電子檔案
中圖分類(lèi)號(hào)： G127 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-8153（2016）04-0075-03
學(xué)報(bào)作為高校展現(xiàn)本校教學(xué)水平和學(xué)術(shù)水平的窗口，肩負(fù)著學(xué)術(shù)成果交流、科技成果信息傳播及轉(zhuǎn)化的重任，而學(xué)報(bào)檔案則是記錄學(xué)術(shù)成果交流、科技成果信息傳播及成果轉(zhuǎn)化等學(xué)術(shù)論文的審稿、編輯、出版、發(fā)行等過(guò)程的依據(jù)。2008年教育部頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》也明確指出“出版類(lèi)”檔案包括“高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)及出版發(fā)行記錄等”①。因此，做好學(xué)報(bào)審稿單、原稿、樣書(shū)及出版發(fā)行流程中資料的歸檔和管理是做好高校檔案的重要內(nèi)容。然而，互聯(lián)網(wǎng)及信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理工作也發(fā)生了翻天覆地的變化，以往傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的歸檔和管理已不能滿足實(shí)際工作需要，推進(jìn)學(xué)報(bào)檔案的信息化管理既是自身發(fā)展的需要，也是時(shí)展的機(jī)遇。
一、高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理的意義
學(xué)報(bào)作為高校文化軟實(shí)力的象征，其在編輯、出版、發(fā)行的過(guò)程中產(chǎn)生大量的具有留存價(jià)值的文檔資料是檔案的重要信息資源，這也是學(xué)報(bào)檔案管理的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理無(wú)論是后期保存、資源共享，還是進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、使用時(shí)查詢等方面都存在諸多不便。而推進(jìn)高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理，便于高校學(xué)報(bào)檔案在信息采集、存儲(chǔ)、管理等方面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)處理、保存學(xué)報(bào)檔案，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人力的浪費(fèi)，節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，也有效延長(zhǎng)了檔案的保存時(shí)間，有利于進(jìn)一步完善學(xué)報(bào)檔案資料，還可使學(xué)報(bào)檔案建立后長(zhǎng)期、重復(fù)使用，特別是將一些稀缺的資料轉(zhuǎn)化成可共享的數(shù)據(jù)資料，為師生的查詢、參考提供了便利，也為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)提供了全面真實(shí)、準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)資料，提高了檔案資源的利用效率和再使用價(jià)值。
二、高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理存在的突出問(wèn)題
（一）學(xué)報(bào)電子檔案信息缺失
長(zhǎng)期以來(lái)，編輯部主要工作精力都放在學(xué)報(bào)的編輯、出版和發(fā)行上，對(duì)檔案的管理重視程度不夠，加上互聯(lián)網(wǎng)和辦公自動(dòng)化的普及，學(xué)報(bào)電子文件、文稿以及采編平臺(tái)的運(yùn)用逐步取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、文稿的收發(fā)和學(xué)報(bào)文章的審閱方式。然而，電子文檔歸檔屬新生事物，加之學(xué)報(bào)檔案管理員原本由學(xué)報(bào)編輯部編輯兼任，對(duì)學(xué)報(bào)電子文檔管理要求不了解，導(dǎo)致很多電子文檔僅簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上，造成部分電子文檔信息的丟失或損壞，并且這些電子文檔一但丟失或損壞便無(wú)法彌補(bǔ)[1]。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》明確規(guī)定，記錄了重要文件的主要修改過(guò)程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留①。然而，實(shí)踐中能夠按上述要求完整記錄、保留文稿及修改過(guò)程的學(xué)報(bào)少之又少。目前，很多學(xué)報(bào)的紙質(zhì)文檔和電子文檔并未統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為一套完整的電子檔案，而是分散在各個(gè)編輯手中；辛苦建立的作者數(shù)據(jù)庫(kù)、審稿專(zhuān)家數(shù)據(jù)庫(kù)、讀者（發(fā)行）數(shù)據(jù)庫(kù)、稿件數(shù)據(jù)庫(kù)等各類(lèi)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，啟用的也不多。學(xué)報(bào)電子檔案的真實(shí)性、完整性十分欠缺。
（二）學(xué)報(bào)檔案信息化程度不高
學(xué)報(bào)檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，落實(shí)到行動(dòng)中就需要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、保障體系建設(shè)[2]，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，而大多高校并不重視檔案建設(shè)，至今仍有不少高校學(xué)報(bào)檔案管理還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料收集歸檔的管理模式；也有部分高校力跟時(shí)展的步伐，從學(xué)校檔案到學(xué)報(bào)檔案都開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了檔案管理系統(tǒng)，或因其開(kāi)發(fā)的速度和水平相對(duì)滯后，仍不能滿足用戶對(duì)檔案查詢、利用等的需求，使很多學(xué)報(bào)檔案信息資源無(wú)法共享；或因?qū)W報(bào)檔案無(wú)專(zhuān)人管理，導(dǎo)致學(xué)報(bào)檔案信息化建設(shè)中大量基礎(chǔ)性工作沒(méi)有建立起來(lái)，即使辛苦建立起來(lái)的信息管理系統(tǒng)也沒(méi)能好好利用。不重視學(xué)報(bào)檔案信息化建設(shè)，必然導(dǎo)致學(xué)報(bào)檔案的信息化管理滯后。
三、影響高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理的因素分析
（一）學(xué)報(bào)檔案信息化管理意識(shí)薄弱
學(xué)報(bào)要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式向信息化管理模式的跨越，需要上到院級(jí)管理層下到檔案管理操作層都能夠充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，熟知檔案信息化管理流程，熟練應(yīng)用信息化管理手段。然而，很多高校學(xué)報(bào)只將工作重點(diǎn)放在了編輯業(yè)務(wù)工作上，忽視了學(xué)報(bào)檔案的建設(shè)，更談不上將有限的資源投入到學(xué)報(bào)的檔案信息化建設(shè)中去，檔案管理員只能繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法，這在很大程度上也影響了檔案管理工作人員的積極性，學(xué)報(bào)檔案信息化建設(shè)跟不上，信息化管理只能成為一句空話。
（二）學(xué)報(bào)檔案管理制度不健全
學(xué)報(bào)檔案作為高校檔案的組成部分之一，其在收集、整理和歸檔上同一般的檔案管理有共性，但因其內(nèi)容不同，對(duì)于歸檔范圍、程序及管理要求也會(huì)有其差異性。目前大多高校學(xué)報(bào)檔案的管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)主要還是參照一般的檔案管理制度進(jìn)行管理，并沒(méi)有出臺(tái)有關(guān)學(xué)報(bào)檔案管理的辦法或制度，而一般的檔案管理制度缺乏針對(duì)學(xué)報(bào)的審稿單、原稿、出版發(fā)行過(guò)程的特殊電子文件等收集、歸檔作具體的要求，導(dǎo)致學(xué)報(bào)檔案管理不規(guī)范。學(xué)報(bào)檔案管理制度的缺失，致使學(xué)報(bào)檔案資料收集、歸檔及管理不規(guī)范，檔案的再使用價(jià)值大打折扣，學(xué)報(bào)檔案信息化管理制度不健全，也會(huì)使學(xué)報(bào)檔案推進(jìn)信息化管理缺乏動(dòng)力。
（三）學(xué)報(bào)檔案信息化管理的配套設(shè)施跟不上
目前，很多高校將優(yōu)質(zhì)資源集中到了教學(xué)一線本無(wú)可厚非，但有的高校在檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目中，對(duì)軟、硬件配套設(shè)施的投入能省則省，學(xué)報(bào)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，紙質(zhì)檔案直接存放在學(xué)報(bào)編輯部，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)也跟不上要求，學(xué)報(bào)電子檔案直接存放在辦公用電腦硬盤(pán)上等情況并不鮮見(jiàn)。高校尚未著手開(kāi)發(fā)信息化管理系統(tǒng)或雖在軟件方面有所投入，但對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)等不夠以及沒(méi)能對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)或網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期升級(jí)，造成了學(xué)報(bào)檔案很難利用開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)及時(shí)上傳相關(guān)材料，也直接影響到了其再次利用的價(jià)值。
（四）管理員專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏
高校學(xué)報(bào)檔案的管理一般由編輯兼任，作為兼職檔案管理員，自然外出接受業(yè)務(wù)知識(shí)方面的培訓(xùn)機(jī)會(huì)很少，有關(guān)檔案歸檔、管理等業(yè)務(wù)知識(shí)大多是抽空自學(xué)或向身邊有“經(jīng)驗(yàn)”的同事請(qǐng)教，勢(shì)必造成對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)、掌握不系統(tǒng)，對(duì)檔案管理要求及規(guī)范一知半解、零散無(wú)序，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用能力也差參不齊，造成學(xué)報(bào)檔案信息化管理停留在口頭上，不能落實(shí)到行動(dòng)中。
四、推進(jìn)高校學(xué)報(bào)檔案信息化管理的策略
（一）完善學(xué)報(bào)檔案管理制度建設(shè)
建立一套完整的學(xué)報(bào)檔案管理制度，從各方面規(guī)范學(xué)報(bào)檔案的業(yè)務(wù)性、技術(shù)性的規(guī)范，不但能夠?yàn)閷W(xué)報(bào)檔案原始數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔、管理等的規(guī)范性及統(tǒng)一性等提供參考，也能為學(xué)報(bào)檔案在信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題提供參考，保障相關(guān)工作的順利開(kāi)展。目前，伴隨辦公自動(dòng)化及網(wǎng)絡(luò)化的普及，學(xué)報(bào)電子文檔也日漸增多，從電子稿件、作者信息、審稿專(zhuān)家信息以及學(xué)報(bào)發(fā)行及交流信息等都是學(xué)報(bào)檔案要?dú)w檔的重要信息之一，學(xué)報(bào)檔案管理員需要將上述文檔歸類(lèi)并按一定的存檔方式和格式備份、存檔，而每一類(lèi)檔案的歸檔要求、范圍等也不盡相同。因此，學(xué)報(bào)檔案管理制度的制定除了要對(duì)檔案歸檔的內(nèi)容、形式、時(shí)間以及檔案的移交、保管等基本工作規(guī)范作出明確規(guī)定外，還需要對(duì)電子檔案的保存格式、保存方式等作具體規(guī)定，確保學(xué)報(bào)檔案的完整性，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理做好基本功。
（二）加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)建設(shè)
學(xué)報(bào)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)建設(shè)是其實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)條件，沒(méi)有數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，檔案信息管理缺乏施行的載體。學(xué)報(bào)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)建設(shè)可依托學(xué)校檔案信息化建設(shè)完善學(xué)報(bào)采編平臺(tái)，建立健全常規(guī)的學(xué)報(bào)稿件、審稿專(zhuān)家、作者、發(fā)行等數(shù)據(jù)庫(kù)及文件管理、出版活動(dòng)等管理系統(tǒng)。利用掃描技術(shù)、音頻、視頻等數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)將不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，按照數(shù)字化檔案規(guī)范存儲(chǔ)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)有序管理，使檔案信息查詢便利，實(shí)現(xiàn)快速資源共享。學(xué)報(bào)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案工作順應(yīng)信息化時(shí)展的新舉措、新要求。
（三）及時(shí)更新并完善學(xué)報(bào)檔案信息
建立起完整、準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是學(xué)報(bào)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的一項(xiàng)重要性基礎(chǔ)工作，將原始資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料并上傳至檔案管理系統(tǒng)中，便于利用計(jì)算機(jī)分類(lèi)、檢索，此外，還要對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行維護(hù)、更新，對(duì)新增信息及時(shí)添加，使檔案信息與學(xué)報(bào)期刊發(fā)行同時(shí)更新，確保信息的實(shí)效性。如，每出一期學(xué)報(bào)，收發(fā)一份文件、收集一份專(zhuān)家、作者等信息材料都要及時(shí)制作成數(shù)字化信息并上傳到學(xué)報(bào)檔案管理系統(tǒng)中，使檔案信息定期更新，方便對(duì)學(xué)報(bào)檔案的管理，如此，才能時(shí)時(shí)提供完整、準(zhǔn)確的供查詢的信息，最大限度地提高學(xué)報(bào)檔案的利用效率。
（四）提高檔案管理員信息化素養(yǎng)
過(guò)硬的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和運(yùn)用信息技術(shù)的能力是做好檔案信息化管理的前提和保障。學(xué)報(bào)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，方便檔案信息查詢，使優(yōu)秀資源實(shí)現(xiàn)共享，充分發(fā)揮檔案資料的使用價(jià)值，要求學(xué)報(bào)檔案管理員能夠熟知檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和管理系統(tǒng)的后臺(tái)操作，定時(shí)收集、上傳學(xué)報(bào)檔案資料，更新數(shù)據(jù)，確保資料的時(shí)效性。這需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的崗前培訓(xùn)或繼續(xù)教育，從根本上提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力，如培訓(xùn)檔案信息資源的收集、整理、處理、分析等綜合能力；注重網(wǎng)絡(luò)化管理知識(shí)的培訓(xùn)，如熟練運(yùn)用檔案信息化的管理系統(tǒng)，能夠?qū)⒉煌谋镜臋n案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息并存檔和維護(hù)等，從而提高其業(yè)務(wù)水平。
五、結(jié)語(yǔ)
高校學(xué)報(bào)的檔案管理工作已今非昔比，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查詢、資源共享等方面的局限性已不能滿足信息化時(shí)展的需要，要充分發(fā)揮學(xué)報(bào)的再利用價(jià)值，需要高校學(xué)報(bào)檔案管理緊跟時(shí)代步伐，朝信息化、規(guī)范化等方向發(fā)展，這也要求檔案管理員除具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還要具備運(yùn)用現(xiàn)代辦公設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的操作、管理能力，對(duì)學(xué)報(bào)檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息化水平提出了更高要的要求。
[參考文獻(xiàn)]
1 新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理現(xiàn)狀
1.1 管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高
新時(shí)期政府采購(gòu)檔案的管理人員如何適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展？這是管理人員首要考慮的問(wèn)題，解決這個(gè)問(wèn)題還是要從管理員本身出發(fā)，提高自身的專(zhuān)業(yè)技術(shù)與素質(zhì)才能從根本上解決這個(gè)問(wèn)題！提高檔案建立意識(shí)，如果管理員不能樹(shù)立一個(gè)良好的檔案建立意識(shí)，將很難意識(shí)到檔案收集的重要性，最終導(dǎo)致管理員對(duì)檔案出現(xiàn)的情況不能進(jìn)行及時(shí)有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)培訓(xùn)，掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，懂得控制與維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性與實(shí)時(shí)性，根據(jù)電子檔案的特性進(jìn)行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，檔案管理員的計(jì)算機(jī)錄入知識(shí)已經(jīng)得到普及，但是這并不意味著每個(gè)人都能很好的操作，相反，管理員對(duì)于相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)庫(kù)的掌握還有待提高，除此之外，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化與服務(wù)技能單一的情況依舊存在，政府一定要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，因?yàn)檫@種落后的技能已經(jīng)不再適用信息技術(shù)應(yīng)用的新要求。
1.2 檔案信息化建設(shè)的不規(guī)范性
縱觀大局，我國(guó)政府采購(gòu)檔案的信息化建設(shè)其實(shí)還處于起步期，這就導(dǎo)致了管理員在對(duì)檔案的管理上具體操作不規(guī)范的現(xiàn)象，說(shuō)到底還是因?yàn)檎y(tǒng)一管理機(jī)制的缺乏，最終造成了各個(gè)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)檔案的規(guī)范性差、開(kāi)發(fā)性差、服務(wù)性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢(shì)并不能與采購(gòu)檔案信息資源共享的要求相適應(yīng)。再具體的操作過(guò)程中，有的機(jī)構(gòu)甚至?xí)霈F(xiàn)將信息化僅用于采購(gòu)檔案的錄入，這樣無(wú)疑造成了人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，極大的降低了利用率。
1.3 安全保障的缺乏
這種安全保障的缺乏主要體現(xiàn)在兩方面，一方面來(lái)源于檔案管理安全意識(shí)的缺乏，另一方面來(lái)源于管理方法的缺乏。管理員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的模糊性，往往造成采購(gòu)檔案信息丟失泄密的情況發(fā)生，給政府部門(mén)甚至國(guó)家?guī)?lái)嚴(yán)重的損失。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用為新時(shí)期政府采購(gòu)檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購(gòu)的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應(yīng)用提高了采購(gòu)工作的地位與作用，另一方面它也帶來(lái)了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發(fā)生都極易影響檔案的準(zhǔn)確性與安全性。
2 新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)和重要性
2.1傳統(tǒng)的檔案管理具有數(shù)據(jù)大、分類(lèi)復(fù)雜等缺點(diǎn)，造成了查詢時(shí)間的耗損，另外，傳統(tǒng)檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲(chóng)害的侵?jǐn)_，從而導(dǎo)致了檔案資料存放的不長(zhǎng)久性，傳統(tǒng)檔案這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的管理已經(jīng)相當(dāng)落后，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。
2.2新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理在中學(xué)美術(shù)檔案管理上的運(yùn)用，將在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的弊端。
（1）便于查閱：新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理使得檔案進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，其完整性便于查閱；
（2）節(jié)省空間：這種信息化的管理節(jié)省了資料儲(chǔ)備空間，不用再大費(fèi)周章的進(jìn)行大空間的歸納，，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料分類(lèi)相比有明顯的優(yōu)勢(shì)；
（3）利于維護(hù)：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對(duì)相關(guān)檔案的維護(hù)，提高了管理效率；
（4）節(jié)省勞力：傳統(tǒng)管理的復(fù)雜性往往需要在對(duì)檔案的管理上花費(fèi)相當(dāng)多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運(yùn)用的簡(jiǎn)單化與精細(xì)化具有方便快捷，效率高的特點(diǎn)，節(jié)省了勞力；
（5）方便檢索：信息化管理的另一大優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在使用上，傳統(tǒng)的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進(jìn)行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過(guò)編制檢索工具，進(jìn)行關(guān)鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。
（6）通過(guò)政府采購(gòu)檔案的信息化管理，對(duì)于教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)而言，將會(huì)實(shí)現(xiàn)全國(guó)性教育平臺(tái)的構(gòu)建，同時(shí)實(shí)現(xiàn)學(xué)校與圖書(shū)館在線統(tǒng)一的局面，最終得以接入互聯(lián)網(wǎng)和政府教育平臺(tái)；最重要的是，政府通過(guò)自己出資的方式對(duì)教育資源進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，然后提供給學(xué)校和學(xué)生；針對(duì)性的加強(qiáng)信息技術(shù)能力的教育和培訓(xùn)，以適應(yīng)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。
2.3政府采購(gòu)信息化與傳統(tǒng)最大的不同就是，它是依據(jù)計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時(shí)間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發(fā)展，政府也日漸重視采購(gòu)檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門(mén)的聯(lián)合采購(gòu)，形成了規(guī)模的集中采購(gòu)。檔案信息化管理的運(yùn)用服務(wù)了大眾，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，也是社會(huì)信息化的重要要求。
3 新時(shí)期政府采購(gòu)檔案信息化管理的創(chuàng)新對(duì)策
3.1 加強(qiáng)管理意識(shí)
提高管理員的檔案管理意識(shí)是整個(gè)檔案完善工作的第一步，也是關(guān)鍵一步，因?yàn)橹挥信まD(zhuǎn)管理員的思想意識(shí)才能為信息化檔案采購(gòu)工作的積極進(jìn)行打好基礎(chǔ)。這種管理意識(shí)包括管理員的現(xiàn)代化意識(shí)、信息化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理意識(shí)等等。另外，政府應(yīng)該對(duì)以往的檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的完善，以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算為依托，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)，政府管理員要充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性，積極利用信息化成果進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，把不同層次、不同部門(mén)的辦公都實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，將其納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，促進(jìn)管理工作水平的提高。
3.2 提高檔案信息化安全保障
政府一定要對(duì)檔案做好針對(duì)性的安全保密規(guī)定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測(cè)系統(tǒng)的安裝，從根本上保障系統(tǒng)的安全。
3.3 提高管理員技術(shù)水平
管理員技術(shù)水平的高低直接影響著政府采購(gòu)檔案的信息化建設(shè)，因此，提高管理員技術(shù)水平是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。新時(shí)期政府采購(gòu)檔案管理的信息化創(chuàng)新要求管理員必須具備堅(jiān)實(shí)的理論知識(shí)、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，這種復(fù)合型人才的打造才是當(dāng)前政府部門(mén)提高檔案管理水平的必勝法門(mén)。在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)、外出進(jìn)修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才能適應(yīng)新時(shí)代提出的新要求，從而推進(jìn)政府采購(gòu)檔案信息化管理工作的開(kāi)展。
3.4 檔案管理規(guī)范化
加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，提高工作效率。同時(shí)，政府部門(mén)一定要解決好電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)兩者之間的“通道”建設(shè)，針對(duì)兩者之間的特點(diǎn)，制定符合現(xiàn)實(shí)的管理規(guī)章制度。
關(guān)鍵詞：電子檔案；存貯；索引；快捷查找；信息系統(tǒng)；檔案管理
中圖分類(lèi)號(hào)： TP311 文獻(xiàn)標(biāo)志碼： A 文章編號(hào)：1009-3044（2017）05-0201-03
Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.
Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management
1 前言
P者所在單位屬兩地辦公，以往臺(tái)辦公室檔案管理員對(duì)單位各部門(mén)的檔案主要以傳統(tǒng)的用檔案盒貼標(biāo)簽后裝紙質(zhì)文檔逐一分年分類(lèi)分柜兩地存貯，早些年的不常用的檔案放在異地，近年的常用的檔案放在本地，但偶爾又要查找早些年的檔案，這樣單位的檔案管理員又要坐車(chē)到外地的檔案室查閱，浪費(fèi)大量時(shí)間和精力，辦事效率也得不到提高，這種落后的不直觀的檔案查閱方式帶來(lái)的是檔案信息查閱不及時(shí)，浪費(fèi)大量紙張、時(shí)間和人力，有時(shí)檔案紙張遺失，損壞，也導(dǎo)致檔案信息的不完整性，這種檔案管理方式的弊端迫切要求筆者所在單位必須改革電臺(tái)檔案資料存貯并索引的方式，而用計(jì)算機(jī)從內(nèi)網(wǎng)控制多媒體觸摸查詢系統(tǒng)來(lái)分年分類(lèi)存貯并索引查找電子檔案的應(yīng)用正好能滿足筆者所在單位的需求。
2 多媒體觸摸查詢系統(tǒng)簡(jiǎn)介
2.1 觸摸屏查詢系統(tǒng)應(yīng)用
觸摸屏查詢系統(tǒng)是集先進(jìn)的觸摸屏、工控、計(jì)算機(jī)等技術(shù)于一體，可實(shí)現(xiàn)公眾信息查詢，配以指紋儀、掃描儀、讀卡器、微型打印機(jī)等外設(shè)，可實(shí)現(xiàn)指紋考勤、 刷卡、打印等特定需求。觸摸屏查詢系統(tǒng)通過(guò)先進(jìn)的多媒體制作工具，將文字，圖像，動(dòng)畫(huà)、高清晰視頻，音頻，電子文件，Internet 信息等多媒體資料多種信息進(jìn)行整合應(yīng)用，用國(guó)際最先進(jìn)的觸摸技術(shù)，集成手寫(xiě)功能及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以多媒體觸摸屏方式交互查詢，使用方便、快捷，形象生動(dòng)。讓用戶能夠在短時(shí)間內(nèi)查到自己所需的資料，它觸摸精確度高，反應(yīng)靈敏，結(jié)合液晶顯示器優(yōu)異的超大顯功能，生動(dòng)地一體地展現(xiàn)給公眾，帶給觀眾最大的視覺(jué)沖擊和前所未有的觸摸感覺(jué)。
2.2 觸摸屏特點(diǎn)
觸摸屏查詢系統(tǒng)采用全新進(jìn)口工業(yè)級(jí)液晶屏，全五金+型材外框設(shè)計(jì)，工業(yè)級(jí)烤漆工藝；超寬視角，高對(duì)比度、高亮度、高分辨率，畫(huà)面色彩的層次感強(qiáng)，體現(xiàn)圖像細(xì)節(jié)；16.7M 色彩，色彩顯示準(zhǔn)確、豐富、逼真，響應(yīng)時(shí)間短，畫(huà)面無(wú)拖影；節(jié)能環(huán)保能耗低、發(fā)熱量低，適合于長(zhǎng)時(shí)間連續(xù)工作；采用靈敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的紅外觸摸屏；觸摸屏防塵，防靜電，防眩光，防干擾及耐磨設(shè)計(jì)，支持多點(diǎn)觸摸；結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)適合壁掛式、桌面支架方式安裝。
2.3 觸摸屏查詢系統(tǒng)基本參數(shù)
3 電臺(tái)檔案索引并存貯系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案
3.1 筆者所在單位早期檔案索引并存貯的方案
筆者所在單位早期采用Word2003軟件分年分類(lèi)建立檔案索引目錄；再用掃描儀掃描文檔保存為.jpg 或.pdf格式的圖片；將掃描的圖片插入新建的Word2003文檔中，另存為相應(yīng)檔案的抬頭名稱(chēng)以方便索引查找；最后在檔案索引目錄上建立超鏈接指向，指向?qū)?yīng)的插入掃描圖片的Word2003文檔中。一般電臺(tái)檔案管理員都會(huì)用移動(dòng)硬盤(pán)定期備份兩份所有檔案的文件以備災(zāi)難性恢復(fù)。當(dāng)電臺(tái)檔案管理員要查找某年某類(lèi)的檔案時(shí)，首先通過(guò)Word2003軟件打開(kāi)相應(yīng)年份的檔案索引目錄，找到相應(yīng)分類(lèi)，打開(kāi)Word2003軟件查錄功能搜索關(guān)鍵字就能找到相關(guān)的檔案索引目錄，用鼠標(biāo)點(diǎn)選自己要找的那條檔案目錄，就能超鏈接到指向的插入掃描圖片的Word2003文檔，這樣就能了解該檔案的內(nèi)容同時(shí)也可進(jìn)行在線打印。但這種方法不夠直觀。
3.2 筆者所在單位現(xiàn)在采用的檔案存貯并索引的方案
近年來(lái)觸摸屏查詢系統(tǒng)被各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，其功能也十分強(qiáng)大，筆者結(jié)合本單位兩地辦公的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了方便兩地快捷、直觀查閱的檔案存貯并索引的方案。如下圖1：
在本地檔案室，檔案管理員首先在本地檔案服務(wù)器1上安裝飛揚(yáng)綜合檔案管理軟件。接著進(jìn)行第一步，將紙質(zhì)檔案清理分年分類(lèi)再分為相應(yīng)年份的永久或30年或10年保存期限檔案，30份裝一盒。然后檔案管理員用飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行如下操作：第二步，在檔案管理中建好每年的文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、特載檔案等收發(fā)文庫(kù)；第三步，先進(jìn)行文件登記，建好每年的收文庫(kù)、發(fā)文庫(kù)，再?gòu)呐_(tái)辦公室拷貝出每年的收發(fā)文目錄導(dǎo)入到文件登中。第四步對(duì)每年收發(fā)文進(jìn)行立卷歸檔，打開(kāi)已導(dǎo)入的相應(yīng)年份的檔案目錄，按檔案保存規(guī)定劃分為相應(yīng)年份的永久或30年或10年保存期限檔案。第五步，根據(jù)立卷歸檔的劃分，將每年的目錄導(dǎo)入第二步中建好的文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、特載檔案等收發(fā)文庫(kù)。最后是進(jìn)行檔案的掛接，打開(kāi)裝檔案盒，用掃描儀掃描出檔案的圖片，然后在飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)中的所有業(yè)務(wù)下，檔案管理中的掃描路徑設(shè)置中操作檔案掛接。這些準(zhǔn)備完成后，如圖1連接好設(shè)備，并按圖1設(shè)置各設(shè)備IP地址在同一網(wǎng)段。進(jìn)行如下操作：
在本地檔案室，檔案管理員通過(guò)本地檔案服務(wù)器1經(jīng)交換機(jī)1遠(yuǎn)程訪問(wèn)控制觸摸屏查詢系統(tǒng)1，在觸摸屏查詢系統(tǒng)1上安裝多媒體觸摸查詢系統(tǒng)服務(wù)器軟件，這樣檔案管理員就可以通過(guò)多媒體觸摸查詢系統(tǒng)建立角色、用戶及授權(quán)，然后進(jìn)行觸摸互動(dòng)節(jié)目制作，分年分類(lèi)建立好檔案的索引目錄和顯示版塊，然后再上傳相應(yīng)檔案掃描的圖片，設(shè)置好觸摸顯示的關(guān)聯(lián)。這樣檔案管理員不僅可以遠(yuǎn)程訪問(wèn)觸摸屏查詢系統(tǒng)1上的內(nèi)容，其授權(quán)的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統(tǒng)1這個(gè)顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案了。
同樣，在本地檔案室，檔案管理員通過(guò)本地檔案服務(wù)器1經(jīng)交換機(jī)1，經(jīng)電信專(zhuān)網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)），經(jīng)異地檔案室的交換機(jī)2，遠(yuǎn)程訪問(wèn)控制觸摸屏查詢系統(tǒng)2，進(jìn)行如上同樣的操作，使得經(jīng)檔案管理員不僅可以遠(yuǎn)程訪問(wèn)觸摸屏查詢系統(tǒng)2上的內(nèi)容，其授權(quán)的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統(tǒng)2這個(gè)顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案。
為了數(shù)據(jù)安全，檔案管理員在異地檔案室還安裝了一臺(tái)備用的異地檔案服務(wù)器2，其上數(shù)據(jù)與本地檔案室服務(wù)器1上一樣，都可通過(guò)專(zhuān)網(wǎng)相互訪問(wèn)控制同網(wǎng)段的設(shè)備。
4 結(jié)束語(yǔ)
筆者通過(guò)設(shè)計(jì)，讓檔案管理員可以通過(guò)本地檔案服務(wù)器1或異地檔案服務(wù)器2，經(jīng)內(nèi)網(wǎng)訪問(wèn)控制同網(wǎng)段的觸屏摸查詢系統(tǒng)1或2這兩個(gè)顯示終端，并在其上進(jìn)行對(duì)相應(yīng)的檔案索引目錄和檔案原件掃描圖片間的觸摸互動(dòng)節(jié)目制作，既分年分類(lèi)存貯檔案圖片又可以直觀地索引查找想查閱的檔案，這一方式妥善保證了文檔的完整性，節(jié)約了紙張，方便快捷查找，提高了電臺(tái)檔案管理員的辦事效率。
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[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化管理；優(yōu)勢(shì)；弊端
高校的檔案管理工作是當(dāng)今高校工作中的一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，是學(xué)校的管理水平和整體工作效率得到提高的必要條件，更是學(xué)校不斷向前發(fā)展的重要見(jiàn)證。本文針對(duì)現(xiàn)代高校檔案管理過(guò)程中數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和弊端加以闡述和研究。
1檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)展要求
隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)的發(fā)展都在不斷與信息技術(shù)相融合，數(shù)字化的管理是運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、多媒體、計(jì)算機(jī)等進(jìn)行管理工作，高校檔案管理工作的有序進(jìn)行關(guān)乎著高校能否健康發(fā)展，而良好的管理辦法對(duì)管理工作有著直接的關(guān)聯(lián)，高校的檔案記錄著學(xué)校發(fā)展的歷程，成為管理者研究學(xué)校未來(lái)發(fā)展方向的第一手資料，經(jīng)過(guò)了多個(gè)學(xué)校管理者不斷的分析、總結(jié)、制定方向才擁有了這樣一個(gè)寶貴財(cái)富。對(duì)檔案工作進(jìn)行研究，目的就是了解目前高校檔案管理現(xiàn)狀以及數(shù)字化管理辦法的應(yīng)用情況，借鑒和吸收優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，良好的檔案管理工作使得學(xué)校工作的高效、有序進(jìn)行得到了保證，因此檔案管理工作的制度設(shè)立、建立健全管理機(jī)制尤其重要。小到個(gè)人，大到單位、國(guó)家，檔案信息的管理是必不可少的，不但可以使信息得到保存也使得在需要資料時(shí)可以快速、準(zhǔn)確的定位查找，總之學(xué)校事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展離不開(kāi)檔案的有效管理。數(shù)字化管理的引入希望能夠幫助學(xué)校不斷適應(yīng)時(shí)展對(duì)檔案管理工作的新要求，促進(jìn)學(xué)校事業(yè)的穩(wěn)步前進(jìn)，但是與之俱來(lái)的弊端也不能忽視。所以對(duì)檔案科學(xué)規(guī)范的管理就是當(dāng)代高校發(fā)展的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校好的檔案管理工作，不但可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)理清學(xué)校事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀、及時(shí)調(diào)整辦學(xué)戰(zhàn)略提供依據(jù)，也為學(xué)校未來(lái)發(fā)展指引方向；還可以為社會(huì)能夠鑒定高校的文化和辦學(xué)成果奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。而真正好的檔案管理工作離不開(kāi)先進(jìn)的管理手段，更離不開(kāi)管理過(guò)程的不斷調(diào)整，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和弊端都要時(shí)刻審視，優(yōu)勢(shì)要不斷發(fā)揚(yáng)，弊端要不斷改正，這樣對(duì)學(xué)校遠(yuǎn)期戰(zhàn)略、管理效率的提高都有著深遠(yuǎn)的影響，更能指引學(xué)校依據(jù)自身情況制定長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。因此好的檔案管理工作對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高校不斷向前具有重要意義，而檔案的數(shù)字化管理給予當(dāng)前高校的檔案管理帶來(lái)了新鮮的血液，需要我們進(jìn)行不斷探索和挖掘。
2檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)
2.1利于高校立卷制度的落實(shí)
當(dāng)前社會(huì)，高校部門(mén)立卷已經(jīng)是一個(gè)十分常見(jiàn)的問(wèn)題，但是仍有很多檔案室的管理工作代替了部門(mén)的立卷工作，這樣就會(huì)有一部分檔案管理人員將檔案進(jìn)行立卷管理，取代個(gè)別立卷單位的工作，但是由于檔案管理員并非專(zhuān)業(yè)管理人員，所以對(duì)檔案的立卷管理工作并不是十分了解，也就不能判斷所交的檔案是否完整，這就使得檔案的管理質(zhì)量受到影響，數(shù)字化的檔案管理過(guò)后就能使檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化的管理，這樣就能將檔案輸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案的管理員就能對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，這就從最基本情況對(duì)檔案進(jìn)行了管理。
2.2數(shù)字化管理不受時(shí)間、空間限制
傳統(tǒng)的檔案管理受到時(shí)間和空間的很多限制，使得管理上出現(xiàn)很多不便，而數(shù)字化的管理模式則使得檔案的管理打破了時(shí)間、空間的束縛，傳統(tǒng)檔案管理，想要查看資料還需要到學(xué)校檔案室，找到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案查閱批示，經(jīng)檔案館員查找才能進(jìn)行利用。數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)后，只要經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，就能有效進(jìn)行檔案的管理和查閱，還能做到精準(zhǔn)查找，這樣不僅在時(shí)間上大大縮減，還對(duì)檔案管理員的工作量進(jìn)行縮減，減輕了管理員的工作難度。數(shù)字化的管理能有效把檔案進(jìn)行歸類(lèi)、分檔、排序，也能在不同載體上保存，保存和查找起來(lái)更加方便，檔案的安全保密工作也比較容易做到位，進(jìn)而提高查找文件的準(zhǔn)確性。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理能夠?qū)n案迅速進(jìn)行明確分類(lèi)、排序，也更加能夠保證檔案的完整性，在這種情況下，每個(gè)想要使用檔案的人員都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)得到允許，對(duì)檔案進(jìn)行方便、快捷的查找，省時(shí)省力，檔案的管理效率也就大大提高，資料更新也更具時(shí)效性，只要適時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，操作流程會(huì)更加節(jié)省了人力、物力、財(cái)力，提高工作效率，促進(jìn)我國(guó)高校檔案事業(yè)迅速發(fā)展。
2.3有利于檔案內(nèi)容信息的開(kāi)發(fā)
傳統(tǒng)的檔案管理模式所能保證的只是檔案的完整性、原始性，所占空間非常龐大，對(duì)管理用的庫(kù)房要求也比較高，查找起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而經(jīng)過(guò)數(shù)字化管理之后，所有的高校檔案都能在局域網(wǎng)上進(jìn)行統(tǒng)一管理，并且能夠進(jìn)行明細(xì)的分類(lèi)，保存空間也很大，新增檔案時(shí)也可以隨時(shí)進(jìn)行添加，查找也能實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查找，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容完整的保存，根據(jù)一條線索，還能查找出相關(guān)內(nèi)容的其他所有檔案，快捷便利，對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用十分有利，同時(shí)也有利于對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行追根溯源，滿足利用者對(duì)檔案信息的深層次需求。
3檔案數(shù)字化管理的弊端
3.1數(shù)字化管理人員選擇受限
雖然信息化時(shí)代給人們帶來(lái)了極大的便捷，在高校數(shù)字化管理過(guò)程中也確實(shí)有了諸多便利的條件，但是高校檔案管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)、信息管理掌握并不到位，缺乏相應(yīng)的技術(shù)，檔案數(shù)字化管理人員的選擇上會(huì)受到許多限制。目前很多高校檔案管理員需要進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)操作熟練度，并且需要掌握檔案數(shù)字化管理相關(guān)知識(shí)，兼具這兩種素質(zhì)的管理員才能實(shí)行檔案的數(shù)字化管理。檔案的管理本質(zhì)上需要管理員對(duì)當(dāng)前的各項(xiàng)政策保持住相對(duì)好的敏感性和絕對(duì)好的理解力，同時(shí)也需要管理員具備較強(qiáng)的數(shù)字管理技術(shù)。因此，管理人員要有比較高的專(zhuān)業(yè)管理素養(yǎng)和信息網(wǎng)絡(luò)操作能力，才能很好的勝任當(dāng)代高校數(shù)字化檔案管理工作。部分高校管理人員身兼多職，對(duì)檔案的管理缺乏時(shí)間與精力的投入，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)比較欠缺，這樣都會(huì)直接影響到高校檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。但是現(xiàn)實(shí)是高校檔案管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)往往不夠，使得檔案分類(lèi)缺乏準(zhǔn)確性，檔案資料收集缺乏完整性，檔案信息化步伐相對(duì)落后。檔案數(shù)字化管理對(duì)管理人員的檔案和科技素養(yǎng)提出了更高的要求，作為新時(shí)代的高校檔案管理人員必須要掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)操作能力以及檔案學(xué)術(shù)理論水平，才能勝任當(dāng)前高校檔案的數(shù)字化管理工作。
3.2數(shù)字化管理存在安全隱患
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展帶來(lái)檔案管理的便捷，但是也存在很大安全隱患，在進(jìn)行檔案的查詢、分類(lèi)等工作時(shí)，信息安全保證更加急切，一是查找利用過(guò)程中可能會(huì)帶來(lái)更加大的風(fēng)險(xiǎn)，二是不法分子也會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的盜取，這就給網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全帶來(lái)相當(dāng)大的威脅。首先，檔案信息保密的重點(diǎn)工作就是信息的使用程序，檔案查找一定要嚴(yán)格檔案利用權(quán)限，并不是什么人都可以進(jìn)行檔案查閱，查找利用檔案需要有完整的檔案利用審批流程。總體而言，檔案的管理需要嚴(yán)格把好安全關(guān)。從文件的保密性質(zhì)考慮，應(yīng)該制度健全的檔案管理制度，并嚴(yán)格監(jiān)督實(shí)施，無(wú)關(guān)人員不得隨意登錄網(wǎng)站查詢。其次，檔案的保存要做好鑒定工作。檔案的鑒定原則是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析與鑒別，以分析現(xiàn)實(shí)和歷史作用為主，根據(jù)國(guó)家和高校內(nèi)部對(duì)檔案的文化價(jià)值的需要，準(zhǔn)確分析確定高校檔案的保存價(jià)值，以便精確的確定高校檔案的管理分類(lèi)，便于日后的查找利用。還要對(duì)文件進(jìn)行保密等級(jí)的劃分，區(qū)別管理，將機(jī)密級(jí)的文件進(jìn)行更嚴(yán)格的管理，保密管理級(jí)別要根據(jù)泄露所帶來(lái)的國(guó)家安全和學(xué)校利益影響的程度進(jìn)行確定，以便獲得國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)保護(hù)。
3.3數(shù)字化管理檔案利用率不高
雖然數(shù)字化管理模式有很多便利，但是在我國(guó)的利用率并不高，有很多高校仍然沿用傳統(tǒng)的檔案室管理的辦法，對(duì)于數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)也認(rèn)識(shí)不到位，缺乏科技意識(shí)，看不到數(shù)字化管理過(guò)程對(duì)人力、物力的節(jié)省，也看不到對(duì)我國(guó)檔案在使用過(guò)程中展現(xiàn)的便利，更加看不到檔案數(shù)字化管理過(guò)程帶來(lái)的豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，歸根到底是管理人員缺乏與時(shí)俱進(jìn)的觀念，缺少學(xué)習(xí)新知識(shí)的動(dòng)力，對(duì)于檔案的分類(lèi)、查詢等工作還是人工進(jìn)行的，觀念陳舊，并且單純的認(rèn)為檔案觸手可及，才是最安全的、最有用的，卻忽視了網(wǎng)絡(luò)帶來(lái)的豐富的檔案資源，這就使得數(shù)字化管理的利用率較低，給高校檔案管理工作帶來(lái)人為的制約，也使得檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享受到阻礙，消耗了大量的人力、物力、財(cái)力，這就造成了檔案管理過(guò)程的浪費(fèi)。
4總結(jié)
綜上所述，隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)科技的飛速發(fā)展，信息化時(shí)代的繼往開(kāi)來(lái)，我們要在高校檔案管理的各項(xiàng)管理工作中創(chuàng)新方式方法，尤其是不能再沿用傳統(tǒng)方法，要與時(shí)俱進(jìn)，采用更加科學(xué)便捷的方法進(jìn)行檔案管理。在管理過(guò)程，提高高校檔案數(shù)字化帶來(lái)的便捷性，不斷地解決檔案數(shù)字化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，不斷完善數(shù)字化管理，總結(jié)檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)，使得整個(gè)檔案的管理過(guò)程更加便捷、安全，高校數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中的障礙，也需要高校全體管理人員不斷的深化研究，充分利用科技發(fā)展實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。
參考文獻(xiàn)：
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通過(guò)對(duì)我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀的研究調(diào)查發(fā)現(xiàn)，各行各業(yè)根據(jù)檔案對(duì)象的規(guī)模大小和實(shí)際應(yīng)用狀況，基本采用了不同的檔案管理軟件。目前，國(guó)內(nèi)檔案管理軟件主要存在以下弊病：
l）用戶對(duì)檔案的管理方法主要是基于文件系統(tǒng)，文件系統(tǒng)中用戶對(duì)目錄結(jié)構(gòu)的創(chuàng)建、操作過(guò)于隨意；
2）文件系統(tǒng)對(duì)文件權(quán)限的控制過(guò)于簡(jiǎn)單。用戶一旦擁有了對(duì)某個(gè)檔案的瀏覽權(quán)限，可能同時(shí)也具有對(duì)該檔案進(jìn)行修改、拷貝甚至刪除的權(quán)限；
3）查詢和檢索功能單一。查詢是檔案管理各種功能中最為關(guān)鍵的一環(huán)。在數(shù)以萬(wàn)計(jì)的檔案之中，如何快速全面地找到需要的檔案是對(duì)檔案進(jìn)行操作的前提；
4）歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出能力差。檔案資料的導(dǎo)出只是將文件或文檔的電子檔案輸出備份，而一些重要的過(guò)程數(shù)據(jù)卻無(wú)法保存，這點(diǎn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用戶的需求。
2 系統(tǒng)概述
檔案管理系統(tǒng)是對(duì)所有采集所得的數(shù)字化檔案資源提供管理服務(wù)。要求提供對(duì)所有數(shù)字化檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，實(shí)現(xiàn)檔案接收、移交、鑒定、銷(xiāo)毀、報(bào)表打印、統(tǒng)計(jì)等一系列管理功能，各功能設(shè)計(jì)相對(duì)模塊化并形成一個(gè)有效的管理整體。要求提供對(duì)不同來(lái)源、不同格式的數(shù)字檔案進(jìn)行規(guī)范化工作包括電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)交換規(guī)范文件的語(yǔ)一言格式、數(shù)據(jù)交換的物理存儲(chǔ)介質(zhì)規(guī)范和數(shù)據(jù)交換的邏輯格式規(guī)范。要求提供對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行著錄的功能及檔案目錄交換按DB32/505 2002標(biāo)準(zhǔn)。要求提供各種檔案數(shù)據(jù)的索引和編制各種專(zhuān)題目錄
2.1需求分析
確定了系統(tǒng)的主要用戶以后，就各類(lèi)用戶的使用需求將系統(tǒng)的功能分為以下幾類(lèi)：
l）檔案室管理員的功能需求如下：文件資源管理；全宗名冊(cè)管理；全宗卷管理；檔案資源管理；檔案鑒定管理；檔案驗(yàn)收管理；檔案銷(xiāo)毀管理；檔案存儲(chǔ)管理；檔案借閱管理；檔案利用反饋管理；檔案數(shù)字化管理；檔案庫(kù)房管理；文件鑒定；整編歸檔；日志管理；用戶賬戶和權(quán)限管理；
2）A機(jī)關(guān)下屬職能部門(mén)的功能需求比較單一，主要是完成電子文件的上傳；
3）普通公眾用戶的功能需求如下：瀏覽檔案；檢索自己感興趣的檔案；下載特定的檔案。
2.2系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)
系統(tǒng)體系架構(gòu)很好地體現(xiàn)了MVC設(shè)計(jì)模式的分層思想，每一層只能和相鄰層進(jìn)行交互，在體系結(jié)構(gòu)最下層是數(shù)據(jù)庫(kù)，存放系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)的各種數(shù)據(jù)，包括元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)、中心數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)只有數(shù)據(jù)持久層才能訪問(wèn)，對(duì)視圖層和業(yè)務(wù)邏輯層是透明的，所以開(kāi)發(fā)人員不需要關(guān)系底層的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。
2.3系統(tǒng)模塊
l）資源上傳模塊：A機(jī)關(guān)下屬子部門(mén)通過(guò)該模塊將分散的電子文件集中上傳給檔案系統(tǒng)管理員，此后電子文件進(jìn)入待整編狀態(tài)；
2）檔案管理模塊：這是檔案管理員業(yè)務(wù)核心模塊之一。該模塊包括信息資源管理、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化管理、實(shí)體檔案管理、業(yè)務(wù)檔案管理子模塊，每個(gè)模塊分別處理不同的業(yè)務(wù)。信息資源管理主要是完成全宗卷、檔案資源的添加和刪除；檔案業(yè)務(wù)管理是對(duì)檔案的鑒定、驗(yàn)收、銷(xiāo)毀相關(guān)信息的記錄；實(shí)體檔案管理記錄有關(guān)檔案存儲(chǔ)、借閱、利用反饋等信息；檔案數(shù)字化管理主要是完成電子文件檔案化的功能；檔案庫(kù)房管理―記錄檔案庫(kù)房的各種數(shù)據(jù)，另外，本模塊中還有一個(gè)重要功能，管理員以報(bào)表的形式導(dǎo)出電子檔案，包括導(dǎo)出為excel文件和XML文件；
3）收集整編模塊：這是本系統(tǒng)另外一個(gè)核心模塊，包括文件鑒定和整編歸檔兩個(gè)子模塊。
3 業(yè)務(wù)邏輯層的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
3.1業(yè)務(wù)邏輯層的設(shè)計(jì)目標(biāo)
業(yè)務(wù)邏輯層是系統(tǒng)構(gòu)架中最核心的部分。它的關(guān)注點(diǎn)幾種在業(yè)務(wù)規(guī)則的制定、業(yè)務(wù)流程的實(shí)現(xiàn)等與業(yè)務(wù)需求有關(guān)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。它在整個(gè)系統(tǒng)中扮演一個(gè)中介的角色，對(duì)數(shù)據(jù)交換起到了承上啟下的作用，對(duì)于數(shù)據(jù)模型層而言，它是調(diào)用者，而對(duì)于表示層而言，它又是被調(diào)用者，依賴(lài)于被依賴(lài)的關(guān)系都糾結(jié)在業(yè)務(wù)邏輯層上。
3.2業(yè)務(wù)邏輯層的實(shí)現(xiàn)
Spring作為一個(gè)強(qiáng)大的輕量級(jí)開(kāi)源框架，是連接Struts和Toplink的橋梁，使用Spring能夠很好地處理業(yè)務(wù)邏輯層，同時(shí)降低各種依賴(lài)關(guān)系的禍合關(guān)系，實(shí)現(xiàn)了組件間的松散禍合，加快了開(kāi)發(fā)進(jìn)度。Spring采用控制反轉(zhuǎn)原則，利用BeanFactory容器來(lái)實(shí)例化、配置和管理Bean，通過(guò)這種方式管理業(yè)務(wù)邏輯層。業(yè)務(wù)邏輯層的工作流程如圖：業(yè)務(wù)邏輯層為表示層提供統(tǒng)一接口Service。通常情況下我們?cè)赟ervice接口內(nèi)定義所需的業(yè)務(wù)方法，然后在Service實(shí)現(xiàn)類(lèi)中通過(guò)對(duì)DAO的調(diào)用來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯。對(duì)O-R模型對(duì)象的調(diào)用可以通過(guò)Spring的配置文件ApplicationContext.xml的配置得到實(shí)現(xiàn)。Spring支持三種依賴(lài)注入分別是setter、構(gòu)造函數(shù)和方法注入。在本架構(gòu)中，采用Setter注入方式對(duì)bean進(jìn)行管理。
3.3表示層的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
3.3.1表示層的設(shè)計(jì)目標(biāo)
表示層的設(shè)計(jì)好壞直接關(guān)系到系統(tǒng)用戶的體驗(yàn)，如果表示層設(shè)計(jì)缺乏吸引人的特色，界面不夠友好，操作不夠體貼，即便系統(tǒng)的功能豐富，性能優(yōu)異，也很難給用戶留下好的印象。由于本文是論述系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，所以這里所關(guān)注的表現(xiàn)層設(shè)計(jì)，并沒(méi)有在美術(shù)的設(shè)計(jì)上下工夫，而是從架構(gòu)設(shè)計(jì)的角度出發(fā)，闡述在表示層設(shè)計(jì)中MVC模式的應(yīng)用。
3.3.2表示層的實(shí)現(xiàn)
本系統(tǒng)采用struts來(lái)完成表示層的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。下面結(jié)合用戶注冊(cè)模塊，介紹Struts的工作流程：
1）用戶在瀏覽器中輸入(或通過(guò)其他頁(yè)面跳轉(zhuǎn))注冊(cè)頁(yè)面URL，這時(shí)客戶端出現(xiàn)regjsp頁(yè)面，顯示注冊(cè)頁(yè)面；
2）輸入注冊(cè)信息“用戶名”、“密碼”、“電話”、“郵箱”，它們的屬性分別是“username”、“password”、“telnumber”、“email”，然后點(diǎn)擊“確定，，按鈕提交表單，表單名為regForm；
3）服務(wù)器端接收到用戶的HTTP表單請(qǐng)求，查找struts配置文件struts-config.xml以確定是否有響應(yīng)用戶請(qǐng)求的條目，并根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行路徑和功能的映射；
4）Actionservlet類(lèi)將接收到的用戶請(qǐng)求打包成一個(gè)ActionForm類(lèi)，即RegForm對(duì)象，這個(gè)對(duì)象實(shí)際上就是一個(gè)使用set()或者get()方法的JavaBean，里面包含用戶注冊(cè)填寫(xiě)的那四個(gè)字段；
5）系統(tǒng)生成一個(gè)用戶請(qǐng)求的Action實(shí)例對(duì)象，即RegAction，并將前面的ActionForm對(duì)象傳遞給它，然后調(diào)用RegAetion中的Cheek()方法，檢驗(yàn)是否有重名或者格式的有效性，如果沒(méi)有，則調(diào)用reg()方法，將從regF0rm中獲得的字段值保存在User對(duì)象中，最后由userDaoToPlink類(lèi)完成數(shù)據(jù)的持久化工作；
6）在reg()方法執(zhí)行完后會(huì)生成一個(gè)ActionForward類(lèi)型的對(duì)象并將之返回給Actionservlet，該對(duì)象的作用是用于頁(yè)面的跳轉(zhuǎn)。
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一、現(xiàn)狀及問(wèn)題
近幾年建甌林業(yè)技術(shù)推廣中心先后承擔(dān)了大量的林業(yè)科技研究和推廣項(xiàng)目。總的來(lái)說(shuō)在項(xiàng)目推廣和研究方面取得了很大成績(jī)，項(xiàng)目運(yùn)行正常、科技項(xiàng)目檔案相對(duì)正常，科技項(xiàng)目示范作用彰顯。但有些還存在項(xiàng)目檔案建設(shè)滯后的問(wèn)題。歸納起來(lái)主要存在以下問(wèn)題：
（一）重業(yè)務(wù)輕檔案，檔案意識(shí)薄弱。
有些林業(yè)科技人員對(duì)不夠重視檔案工作，林業(yè)科技部門(mén)多少都存在著重業(yè)務(wù)輕檔案記錄的現(xiàn)象，沒(méi)有把林業(yè)科技檔案工作看作是林業(yè)項(xiàng)目建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，沒(méi)有把收集林業(yè)科技檔案作為自己的重要職責(zé)，而看作可有可無(wú)，說(shuō)起來(lái)重要，忙起來(lái)不要。沒(méi)有意識(shí)到林業(yè)科技檔案是項(xiàng)目驗(yàn)收的重要組成部分，是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，是項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目監(jiān)測(cè)、效益評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，常常是到了要檢查驗(yàn)收時(shí)臨時(shí)報(bào)佛腳，加班加點(diǎn)東拼西湊閉門(mén)造車(chē)，使檔案的真實(shí)性準(zhǔn)確性完整性大打折扣。
（二）保障不足。
有的無(wú)人分管或只分工不真管，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)保障；有的不給足夠的設(shè)備經(jīng)費(fèi)、業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，沒(méi)有經(jīng)費(fèi)保障；有的不按規(guī)定設(shè)機(jī)構(gòu)、給編制、定職能、配人員，沒(méi)有行政保障等等。林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理員大多是兼職的、沒(méi)有專(zhuān)職管理員、單位沒(méi)有給予培訓(xùn)學(xué)習(xí)的經(jīng)費(fèi)和機(jī)會(huì)，檔案員沒(méi)有更新知識(shí)的機(jī)會(huì)，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的形成的質(zhì)量。
（三）檔案收管用不到位。
檔案的收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制還是老一套，沒(méi)有適應(yīng)新情況新變化而加以創(chuàng)新，因而還不到位，不能有效地把檔案收全、管好、用活，有些科技人員覺(jué)得自己做的項(xiàng)目就是自己的不愿意將檔案材料交給檔案人員，給檔案人員收集材料造成難度，從而使檔案材料不齊全（四）人員素質(zhì)不高。主要是現(xiàn)在檔案內(nèi)容大大豐富了，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變了，檔案工作覆蓋的領(lǐng)域和檔案工作發(fā)揮作用的領(lǐng)域大大延伸了，但檔案人員的思想觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)、技術(shù)手段、管理辦法都沒(méi)有相應(yīng)的改變，人員素質(zhì)沒(méi)有得到相應(yīng)的提高，因而影響檔案工作的有效開(kāi)展和有效服務(wù)。
二、探討與建議
（一）廣泛宣傳檔案法，提高檔案意識(shí)。
認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、林業(yè)部頒發(fā)《林業(yè)科技學(xué)術(shù)檔案管理辦法(試行)》《福建省中央財(cái)政林業(yè)科技推廣示范資金項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）》等相關(guān)的法律法規(guī)，加大宣傳力度，檔案員要不斷地給林業(yè)科技人員指導(dǎo)林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的收集等工作，經(jīng)常上些培訓(xùn)班，進(jìn)行林業(yè)科技項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，增強(qiáng)林業(yè)科技人員對(duì)項(xiàng)目檔案的重要性的認(rèn)識(shí)。
（二）完善歸檔制度。
完善歸檔制度，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。建立健全文件材料歸檔制度，及時(shí)制定或修訂本單位各類(lèi)文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審核后實(shí)施。凡是應(yīng)歸檔的文件材料，要向本單位檔案室移交，任何部門(mén)和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，檔案員要根據(jù)這一條，理直氣壯地向任何部門(mén)和個(gè)人收集應(yīng)歸檔的各類(lèi)文件材料。
（三）責(zé)任落實(shí)到人、穩(wěn)定管理隊(duì)伍。
要加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，現(xiàn)在檔案內(nèi)容大大豐富了，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變了，要配備些經(jīng)費(fèi)給檔案管理員加強(qiáng)繼續(xù)教育，更新知識(shí)，適應(yīng)新時(shí)期的要求。明確責(zé)任，責(zé)任到人，將林業(yè)科技項(xiàng)目檔案管理工作納入崗位責(zé)任制進(jìn)行年終考核。
（四）建設(shè)與建檔同步，確保檔案完整。
要將林業(yè)科技項(xiàng)目檔案的收集工作貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施過(guò)程，落實(shí)到各個(gè)步驟各個(gè)環(huán)節(jié)、同步實(shí)施、同步收集，以確保檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性。
（五）健全檔案內(nèi)容、提高案卷質(zhì)量。
歸檔的文件資料，包括審批文件、申報(bào)書(shū)、委托書(shū)、實(shí)施方案、協(xié)議書(shū)、項(xiàng)目合同；調(diào)查、分析、測(cè)試、觀測(cè)和各種載體的重要原始記錄和數(shù)據(jù)；論文清單、推廣使用證明材料、驗(yàn)收證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)、經(jīng)費(fèi)收支結(jié)算等。項(xiàng)目檔案必須是原件和定稿，其載體與記錄材料具有耐久性，字跡工整、圖樣清晰，簽署手續(xù)完備，不得用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)或復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)。組卷遵循科技文件材料的形成規(guī)律進(jìn)行組卷，保持案卷內(nèi)科技文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用，排列順序按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。
（六）加強(qiáng)檔案利用工作。
關(guān)鍵詞：工程技術(shù)材料；工程檔案；管理
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
Abstract: urban building itself and infrastructure engineering archives is urban planning and construction in the process of development of two results. Project files itself recorded not only the human engineering thought technology, it is also an important legal responsibility to verify project basis. And the management of engineering materials at the industry also has very important function, this paper engineering materials and engineering archives of the content of the management and application were discussed.
Keywords: engineering materials; Project files; management
一、工程技術(shù)材料管理
(一)工程技術(shù)材料的重要性及存在的管理問(wèn)題。
工程技術(shù)材料具有備查與追究事故責(zé)任的功能，它是記錄并反映了整個(gè)工程的歷史記錄，其形式主要有文字、音頻視頻、圖紙、圖文文件等等，它是工程單位從工程的開(kāi)工至工程結(jié)束這個(gè)過(guò)程中逐步形成的。因?yàn)楣こ碳夹g(shù)材料具有的可備查性，所以管理好工程技術(shù)材料顯得尤為重要。
現(xiàn)階段，很多工程單位的工程技術(shù)材料的編制及審核中還存在很多不符合規(guī)范的地方，例如：用圓珠筆填寫(xiě)表單、技術(shù)負(fù)責(zé)簽名并不真實(shí)等等問(wèn)題。那么工程技術(shù)材料的可備查性就大打折扣，技術(shù)材料的價(jià)值更無(wú)從談起，當(dāng)然也就不能作為質(zhì)量事故分析的佐證。
(二)工程技術(shù)材料管理的突出問(wèn)題及改進(jìn)建議
(1)工程技術(shù)材料真實(shí)性存疑
隨著電腦的普及發(fā)展，很多領(lǐng)域依賴(lài)電腦進(jìn)行日常工作的單位企業(yè)越來(lái)越多，現(xiàn)在很多工程技術(shù)材料都是在電腦中進(jìn)行編制并完成的（包括技術(shù)負(fù)責(zé)人簽名、質(zhì)量驗(yàn)收記錄及實(shí)測(cè)偏差值）。利用電腦編制工程技術(shù)材料方便高效并兼顧美觀，但是這樣編制而成的技術(shù)材料若稍加改動(dòng)就可以套用在其它的工程項(xiàng)目上，近而技術(shù)材料的真實(shí)性得不到有效的保證。因此，工程技術(shù)材料的編制必須嚴(yán)格按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定由工程材料技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行手寫(xiě)。
另外，在實(shí)際的工作中，工程技術(shù)材料由工程材料整理員代簽的現(xiàn)象較為普遍。這樣一來(lái)，如果出現(xiàn)質(zhì)量事故，那么相關(guān)責(zé)任人很難明確，這給事故的處理加大了難度。綜上所述，工程技術(shù)材料的相關(guān)負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，明確負(fù)責(zé)，該誰(shuí)簽名就得簽，不得找人代簽，工程技術(shù)材料的核對(duì)員要認(rèn)真核對(duì)，發(fā)現(xiàn)若有代簽、偽造簽名的情況必須立即提出并糾正、批評(píng)。
(2)工程技術(shù)材料的質(zhì)量存在問(wèn)題
由于管理不嚴(yán)加上檢查不力等等因素，很多時(shí)候工程單位不能把好技術(shù)材料的質(zhì)量關(guān)。往往都是在迎接檢查時(shí)，工程單位通知材料員到現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)編制如原始數(shù)據(jù)、記錄、驗(yàn)收表等等。因此，建設(shè)單位要加大對(duì)工程技術(shù)材料的監(jiān)督和管理，不符合行業(yè)規(guī)范的堅(jiān)決不能出具合格試驗(yàn)報(bào)告。
(3)人們對(duì)工程技術(shù)材料管理重視不足
實(shí)際工作中，人們對(duì)工程技術(shù)材料管理的認(rèn)知停留在編寫(xiě)和歸檔上。如果工程當(dāng)時(shí)遇到問(wèn)題，人們往往慣性的找到參與設(shè)計(jì)建設(shè)的人員來(lái)了解回憶，然后根據(jù)建設(shè)人員的回憶推定相關(guān)技術(shù)問(wèn)題，或是憑著“經(jīng)驗(yàn)值”來(lái)推定技術(shù)問(wèn)題。不出現(xiàn)重大質(zhì)量問(wèn)題都不會(huì)去查證技術(shù)材料。因此，要建立起對(duì)工程技術(shù)材料的重視，不要等出了事才調(diào)出材料用來(lái)分清責(zé)任，應(yīng)有效的利用工程技術(shù)材料來(lái)為建設(shè)保駕護(hù)航。
二、工程檔案管理
(一)建立工程檔案管理
工程檔案不僅是建筑規(guī)劃及使用、建筑改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)，更是工程負(fù)責(zé)查證的重要法律依據(jù)，同時(shí)它更是工程建設(shè)的潛在生產(chǎn)力。目前，隨著工程建設(shè)的飛速發(fā)展，工程檔案越來(lái)越受到人們的關(guān)注和重視，當(dāng)務(wù)之急一定要做好工程檔案管理工作。工程檔案是工程發(fā)展與建設(shè)中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，不可缺少。相關(guān)部門(mén)一定要引起高度重視。相關(guān)部門(mén)要組建檔案中心，將工程文書(shū)、工程基建等各類(lèi)檔案統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理員來(lái)負(fù)責(zé)管理工作。
(二)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
管理―――顧名恩義，強(qiáng)調(diào)“管”與“理”兩方面。針對(duì)于檔案管理，在實(shí)際的工作中不能忽視“管”，但同時(shí)更重要的是“理”。不能只將收到的工程材料等簡(jiǎn)單的分裝入庫(kù)就算完成任務(wù)，更要注意科學(xué)的編制排列并分類(lèi)，制定檢索工具，這樣保證工程資料可以隨時(shí)快速的調(diào)檔以便查證。而在實(shí)際工作中，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理人員對(duì)檔案的分類(lèi)排列、鑒定、編目等方面的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)相當(dāng)?shù)娜狈ΑＴ诮ㄖこ贪l(fā)展如火如荼的今天，對(duì)工程檔案管理員的要求也非常嚴(yán)格，有關(guān)檔案管理員、資料員必須持證上崗，同時(shí)相關(guān)單位還要對(duì)工程檔案的管理人員定期進(jìn)行工程檔案管理有關(guān)方面的培訓(xùn)、相關(guān)問(wèn)題及標(biāo)準(zhǔn)的講解，加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，以此保障工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)理論水平和實(shí)際操作能力。
(三)將工程檔案管理要求列入工程合同與職責(zé)
“工程合同制”、“工程項(xiàng)目法人制”、“工程監(jiān)理制”等等制度的建立體現(xiàn)出人們對(duì)超前控制手段的認(rèn)識(shí)與利用。這些制度在為工程管理規(guī)范化上起到了促進(jìn)的作用，同樣的，其制度也對(duì)工程資料檔案管理提出了更嚴(yán)更高的要求，其制度對(duì)工程檔案管理人員的責(zé)任與義務(wù)的要求進(jìn)行了更為具體的明確，將其制度化，形成工程檔案管理的水平與檔案員的自身利益掛鉤，并將工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平計(jì)入考評(píng)范圍。
(四)建立同步化管理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的過(guò)程控制
檔案管理部門(mén)應(yīng)與基礎(chǔ)建設(shè)部門(mén)建立工作上良好的聯(lián)系制度，同步掌握工程建設(shè)中的動(dòng)態(tài)。在工程建設(shè)開(kāi)始時(shí)就要向基礎(chǔ)建設(shè)部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人提出工程檔案管理、文件歸檔的要求，及時(shí)建立文件等的登記制度，遵照基礎(chǔ)建設(shè)的各個(gè)程序的各個(gè)階段文材料的自然形成規(guī)律，保證文件與文件間的聯(lián)系，對(duì)于往來(lái)的文件要逐一記錄在案。檔案管理方應(yīng)根據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)方文件的特點(diǎn)，給予指導(dǎo)，主動(dòng)向工程項(xiàng)目資料員提供幫助，指導(dǎo)其進(jìn)行對(duì)檔案的初步分類(lèi)與組卷。同時(shí)，根據(jù)工程的進(jìn)度，工程檔案管理員會(huì)同工程項(xiàng)目資料員一起與工程監(jiān)理工程師進(jìn)行有效的溝通，交流意見(jiàn)，統(tǒng)一看法，最終分工明確，這樣可以避免由于工作上缺乏溝通而引起的工作環(huán)節(jié)脫節(jié)，理解不統(tǒng)一，近而相互推諉責(zé)任的現(xiàn)象。如果在工作中，在檔案的管理上出現(xiàn)爭(zhēng)議，要馬上反應(yīng)給基礎(chǔ)建設(shè)方的負(fù)責(zé)人并解決協(xié)商出解決辦法。由于工程檔案在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)檔案文件等調(diào)閱頻繁，因此基礎(chǔ)建設(shè)部門(mén)必須建立嚴(yán)格的工程檔案借閱制度。這樣在工程進(jìn)行中，不僅可以保證隨時(shí)調(diào)用工程檔案進(jìn)行查閱，在這基礎(chǔ)上還可以做到多而不亂，保證工程檔案文件的完整性。
(五)把好工程檔案文件驗(yàn)收關(guān)
驗(yàn)收前，基礎(chǔ)建設(shè)部門(mén)應(yīng)要求工程有關(guān)方（包括施工方、設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方等）進(jìn)行檔案資料的自查。對(duì)工程的具體情況、概況、文件處理、各類(lèi)資料的歸檔等情況附加專(zhuān)項(xiàng)說(shuō)明，從而形成工程檔案樣本，工程檔案管理人員可在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，實(shí)際指導(dǎo)操作，講解有關(guān)工程檔案要求。之后，工程檔案管理員對(duì)提交上來(lái)的工程檔案文件進(jìn)行審核，主要從準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及完整性上嚴(yán)格要求。最后由總負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)歸檔。這樣的優(yōu)點(diǎn)在于分清責(zé)任，形成準(zhǔn)確的責(zé)任制。
三、工程檔案、工程技術(shù)材料的管理同重同抓
工程技術(shù)材料管理、工程檔案管理，在整個(gè)工程中占有同樣重要的地位。它們?yōu)閭洳椤⒚鞔_工程質(zhì)量責(zé)任提供重要而準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。在實(shí)際工作中必須嚴(yán)格遵守工程技術(shù)材料管理、檔案管理的有關(guān)規(guī)范，確保真實(shí)與準(zhǔn)確性，為工程的建設(shè)保駕護(hù)航。
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