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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇最新的檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞:高等學校檔案管理;27號令;專項經費
中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1009-2374(2009)21-0173-02
一、權威辦法,責權分明
2008年9月1日,教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》,并作為中華人民共和國教育部第27號令正式下達公布(以下簡稱“27號令”)。“27號令”是在反復醞釀、廣泛征求各方面意見基礎上形成的高校檔案管理辦法。與1989年10月10日施行的《普通高等學校檔案管理辦法》(國家教育委員會第6號令,以下簡稱“6號令”)相比,“27號令”更加完善全面,并具有很強的時效性。
“27號令”第一章為總則共5條,重點闡釋了“27號令”制定出臺的目的、范圍、要求、權限和職責。具體來講,制定實施“27號令”的目的是“規范高等學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案”;范圍主要包括高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。“27號令”同時要求,“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作,學校應當加強管理,將之納入學校整體發展規劃”。“27號令”對于權限的規定是“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”。各有關部門的主要職責分為四條:一是貫徹執行國家的有關法律法規和方針政策,批準學校關于檔案工作的規章制度;二是促進檔案信息化建設,促進檔案工作與學校其他工作同步發展;三是建立健全相關檔案機構,落實人員編制、檔案庫房、設備及經費等;四是研究決定高校檔案工作中的問題,等等。
由此可見,5條總則,可以說是徹底地解決了教育行政部門和檔案業務部門長期以來存在的管理職責不明確的問題,不僅邁出了我國高等院校檔案管理體制改革的重要一步,而且翻開了高校檔案工作快速發展的嶄新一頁。
二、重在機構設置,力在待遇保障
“27號令”與“6號令”不同的是,將“6號令”的第二章“領導體制”和第三章“高校檔案工作人員”合并,即“27號令”的第二章“機構設置與人員配備”,共分8條,主要強調機構設置的條件職責和編制待遇。在“機構設置的條件職責”中,重點闡釋了高校檔案機構設置的條件和職責,明確了機構的性質和要求。如第六條檔案館設置的條件要同時符合三點,其一,建校歷史必須是在50年以上;其二,學校全日制在校生規模要達到1萬人以上;其三,已集中保管的檔案和資料應當不少于3萬卷(長度300延長米)。未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。第七條高校檔案機構是“保存和提供利用學校檔案的專門機構,應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施”。第八條將“任務”改換為“職責”,同時增加了這樣兩條職責:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”和“有條件的高校檔案機構,可以申請創設愛國主義教育基地”。這是“27號令”的與時俱進的重要體現,也是學校檔案館發展的必由之路,更是檔案工作逐步得到重視的信號。在“編制待遇”中,主要強調專職檔案工作人員的配備和待遇問題,這是對“6號令”的進一步完善,摒棄了“6號令”中的含糊和缺陷。如第十二條明確規定,高校檔案專職工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受與學校教學、科研和管理人員得同等待遇。第十三條則規定了在特殊情況下,檔案工作人員的應有的待遇和保障,支出,應當對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員采取有效的防護措施,防止職業中毒事故的發生,保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇,并可以按照有關規定予以補助。這是“27號令”充分體現“以人為本”思想的關鍵之處,也是我國檔案事業逐步向國際檔案接軌的標志。
三、求全求新,旨在完善
“27號令”將“6號令”中的第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作與第六章檔案管理合并為“檔案管理”一章,分為13條,而且把“6號令”中第五章第十八條重新整合定義列為第一條,明確要求“高等學校應當建立、健全檢查、考核與及評估制度,定期對檔案工作進行布置、檢查、總結、驗收,明確崗位職責,強化責任意識,等等。可以見出“27號令”制定的初衷和力度,這是“6號令”不能相比的。
在第二十五條中明確了“歸檔范圍”,強調“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”。其意義有二:一是拉開了檔案信息化建設的序幕;二是本著對歷史負責的原則,將“紙質檔案材料和電子檔案材料”視為同等重要的程度,彌補了“6號令”只重紙質材料,不重電子材料的弊端。其次是將“6號令”中的9類,細化為11類。在把“6號令”中第一類黨政管理類分列為黨群類和行政類兩類,同時增加了學生類。究其意義有二:一是黨政分列有利于檔案的收集與整理,并能體現兩者同等重要的意義;二是將學生類單獨列類,延伸了檔案歸檔的深度和廣度,不僅可以豐富發展學校檔案,而且可以凸顯學生檔案的歷史價值,這是對歷史、對人負責的重大改革;第三是第七章附則,第四十一條則規定了本辦法適用范圍是:各類普通高等學校和成人高等學校,說明具有很強的針對性、科學性和可操作性。
在第十七條中,“27號令”延承“6號令”第二十二條歸檔材料應當“質地優良,書繪工整,聲像清晰,符合有關規范和標準的要求”的基礎上,增加了“電子文件的歸檔要按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行” ,可見其要求的嚴厲性、執行的強制性。
第三章中的另一個特色是第二十條“關于檔案材料的保管期限“,“27號令”闡釋道:“高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》確定檔案材料的保管期限。”這樣規定的好處是,排除了異議、統一了標準,使高校的檔案保管有了明確的依據。
由此可見,作為第三章的“檔案管理”,“27號令”給我們明確了一個理念,那就是檔案管理按照“旨在完善,重在建設”的發展思路,必須做到求全求新。
四、擴大利用范圍,增強服務功能
在“檔案的利用與公布”上,“27號令”的“公布”與“6號令”的“開放”存在者明顯差異,看上去是詞匯的更換,實際是服務范圍和服務功能的轉變。“27號令”在第三十條和第三十二條闡釋道:“高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應當經檔案機構負責人批準。加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件,與原件具有同等效力”。“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件,用于公益目的,不得收取費用;用于個人或者商業目的的,可以按照有關規定合理收取費用。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案,高校檔案機構應當無償和優先提供”。
概括起來,意義有四:一是強調了“加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件,與原件具有同等效力”,“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”;二是明確提出“高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件,用于公益目的的不得收取費用;用于個人或者商業目的的,可以按照有關規定合理收取費用”;三是要求高校檔案機構應充分挖掘檔案資源,“采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等),積極開展檔案宣傳工作”,以豐富大學文化和大學精神文明建設的內涵。“有條件的高校檔案機構,可以申請創設愛國主義教育基地”,更好地為高校教學、科研及師生和社會服務。這些規定,對于拓展高校檔案工作服務的嶄新領域和強化檔案工作的服務功能有著重要的作用和意義。
五、設立專項經費,走檔案管理信息化之路
第五章“條件保障”,盡管“27號令”僅有3條,但是標準很高。其特點體現在兩個方面:一是引入《檔案館建設標準》(建標103-2008),對不符合檔案事業發展需要或不符合檔案保管要求的館庫,要按照這一標準及時進行改擴建或者新建;二是要求高等學校“將高校檔案工作所需經費列入學校預算,保證檔案工作的需求”,“設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。”一個要求、一個標準,簡明扼要地道出了高校檔案事業可持續發展的必由之路,即設立專項經費、走檔案管理信息化之路。只有這樣高校檔案事業才能優質、高效地發展,才能真正提高檔案工作服務于學校和社會的能力。
綜上所述,“27號令”作為最新的高等學校檔案管理辦法,不僅體現了一定的法律法規效應,而且具有超前的指導性。我們有理由相信,隨著檔案研發利用力度的日益加強和政策法規的逐步完善,高校檔案改革發展定會取得前所未有的重大突破,折射出特殊的價值和意義。
參考文獻
[1]教育部國家檔案局第27號令.高等學校檔案管理辦法.2008-08-21.
一、科研檔案在新項目研發過程中的作用
科研項目研發過程是一個創造性勞動階段。在這一階段，同樣需要借助前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上還依賴于大量的科技檔案信息。因此，檔案工作可通過科技檔案向科研人員提供反饋項目信息技術，項目研發中需要了解和利用各種最新的理論信息和資料，并且不斷充實、修改、完善自己的研究內容和方法，科研檔案信息就能滿足新項目研發這一特殊需要，使研究者及時獲得攻克難關的資料，它通過及時同步的信息服務避免科技人員重復勞動，能夠節省大量的資金，確保項目順利高質量的完成。可見，檔案人員通過各種渠道、各種途徑、不失時機地開展創造，在科技成果研發中發揮著保證項目水平和質量的主要作用。
二、科技成果研發檔案管理存在的問題
（一）對科研檔案工作的重要性認識不足
新項目研發檔案的收集不完整、不穩定直接影響了科研檔案的內在質量。任何檔案材料都不是把所有無關緊要的科研材料一統歸入，而應是側重地歸整有意義、有使用價值的科研材料，而且這些檔案材料應具備其內在的質量要求，因此其準確性與完整性的統一是保證存檔材料質量的前提。然而由于當前許多單位的科研人員并沒認識到科研檔案工作的重要性，許多珍貴材料不完整、或上交不齊全，一方面怕歸檔后得不到有效保存，另一方面擔心以后做進一步研究時查閱不方便，或者會泄密，這樣很難保證檔案材料的完整性。從而直接影響了科研檔案的內在質量和后續研究的創新。
（二）科研檔案管理缺乏有效的管理機制和制約手段
檔案管理中科研材料收集的不完整，造成了科研檔案的不完整、不系統和不成套，源于沒有制定出一些切實可行的制度、辦法和相應的制約措施。檔案管理人員只是要求科研人員把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但基本上是研究者拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔只是在口頭上作一些說明，如果沒有明確的管理制度標準，就不能對歸檔做具體要求。制約手段和措施的貧乏，相應制度和辦法的不健全，再加上對檔案管理人員要求的不嚴格，使科研檔案管理工作常處于松散狀態，影響了科研檔案信息發揮其應有的價值和作用。
三、建立適應科研院所新的科研運行機制的科研檔案管理辦法
科研檔案工作要適應科研院所的科研運行機制，應該破除各種束縛科研檔案工作發展的舊思想、舊觀念，開拓新的路子，改進現有的管理方法，使科研檔案工作跟上時展、變化的步伐，適應研究所新的科研運行機制。
（一）科研管理部門應有明確的科研文件材料的歸檔范圍（例如科研準備階段、研究試驗階段、總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段、推廣應用階段等各個階段內所需歸檔的文件目錄）。作為新項目研發人員應負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，要遵循科技文件材料的形成規律，保持案卷內材料的有機聯系，便于檔案的保管和利用。檔案管理人員應嚴格按照要求填寫相應的移交文件目錄等事項。保證新項目的科研檔案在每個環節都有規章制度可循，完善科研檔案的管理和制約機制。
（二）將科研檔案工作的管理制度納入新的科研管理制度中。為了防止科研管理工作與科研檔案工作相脫節，應在制度上采取措施。檔案部門應及時地將檔案管理方面的具體政策，融入到科管部門制定的新的規章制度中去，這一工作檔案部門應積極主動，配合科研管理部門進一步完善。
關鍵詞：高校；檔案管理；科學化；措施
高校檔案管理工作對于高校的發展有著積極的作用，甚至是推動社會、經濟發展不可或缺的一環。隨著社會的發展，檔案管理的科學化問題已經被提到議事日程上。高校在進行檔案管理的過程中必須要敢于直面工作中出現的各種挑戰，才能夠讓檔案管理工作與時俱進，才能夠適應高校發展的客觀要求，才能夠更好的為高校各項工作的開展服務。
1 高校檔案管理的現狀
1.1 檔案意識薄弱
長期以來，由于人們檔案意識不強，在工作過程中，上至領導下至一線員工，“重工作、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，認識不到檔案工作的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
檔案意識薄弱，還導致很多高校沒有綜合檔案室，各科室只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監督機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現象相當嚴重。這就對高校檔案管理造成了不可彌補的損失。
1.2 管理手段落后
目前的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有主動對檔案資料進行分析、編研，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，信息化程度不高，難以充分實現檔案的利用價值。在當今國家高等教育事業和計算機信息技術迅猛發展的形勢下，這種傳統落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。
1.3 管理隊伍素質較低
由于對檔案工作重視程度不夠， 高校檔案隊伍總體素質不高。高校檔案工作人員大都使用編外人員，即使有些高校配有專職的檔案管理人員，但大都年紀較大或是工勤人員轉崗而來，缺乏基本的知識和技能。真正科班出身、從事檔案管理工作的人少，受過全面檔案管理專業培訓的工作人員少，懂計算機、網絡技術等現代管理手段的人少。另外，檔案管理人員在職稱、待遇及工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區別，也導致許多高層次、高素質人才不安心或不愿從事這項工作。
2 提高檔案科學化管理的措施
2.1 健全制度，更新觀念
健全檔案制度是搞好檔案工作的重要保證。高校要大力宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法律，依法建檔。制定明確的崗位目標責任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出及時，真正實現資源共享。只有制定和建立各類檔案管理制度，形成檔案管理制度體系，才能確保檔案科學化管理工作的有效實現。
更新觀念是做好檔案管理的前提和有力保障。改變追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務的思想，主動地把檔案工作重點與學校工作中心結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，樹立開放意識，改變長期封閉的局面，增強服務意識，打造檔案工作的新形象。
2.2 實現檔案管理信息化
檔案管理信息化是指，在檔案資源的各項管理過程中，利用信息系統進行加工和通過計算機網絡進行保存傳輸，將原有的不同載體的檔案資源轉化為數字信息，并在此基礎上實現檔案資源的合理配置與社會共享。
檔案管理信息化，是高校檔案管理的必然趨勢，也是提高高校檔案管理的科學化水平的重要措施。主要體現在兩個方面：一方面提高檔案工作效率，克服以往檔案工作人工操作的落后性，如利用計算機進行檢索，檔案的縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術等高科技手段，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面是推進文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使檔案室成為一個信息供應中心。
2.3 提高檔案管理人員的素質
由于現代化的檔案管理工作是以計算機為手段，通過網絡來進行，這就對檔案管理人員的素質提出了較高的要求。對于高校來說培養出一支高素質的檔案管理人員隊伍，實現檔案管理的信息化、系統化、科學化已經勢在必行。為了讓高校中的檔案管理人員能夠適應檔案事業發展的步伐，必須對他們進行相應的業務培訓與管理意識培訓。通過相關的知識學習、技能培養，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規制度和最新的行業標準，熟練的掌握計算機操作技術、網絡技術、數據庫技術、信息檢索技術等方面的專業知識，而且還能夠在網絡環境下進行信息處理工作。在新形勢下，高校檔案管理人員不僅應是文獻史料的管理者，更應是文獻信息的開發者。
2.4 提高檔案的安全意識
檔案信息具有一定的保密性，需要加強檔案信息系統安全防范規劃，做好安全防范措施。電子檔案上網后， 必須從進入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采取防火墻、安全等技術實現；防止內部成員泄露，在管理技術上要做到信息安全存放。 同時，逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發生。非公開的檔案信息一律不得上外網；在因特網上提供已公開的檔案目錄查詢服務，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全保護措施，確保檔案信息系統的安全運轉。
總之，檔案管理的科學化是知識經濟時代檔案管理發展的必然趨勢，新的世紀是檔案事業發生深刻變革的世紀。新技術的發展使檔案管理工作便利與難度并存，作為高校的檔案管理工作者應該充分利用科技力量的強大優勢，更新觀念，提高自身素質，推動檔案工作的創新與發展，為學校和社會的發展提供更好的服務。
參考文獻
[1]李健.新時期中職學校檔案管理工作優化研究[J].辦公室業務，2012年03期
[2]劉素珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J].衛生職業教育；，2005年17期
[3]李曉珍.檔案管理人員素質芻議[J].焦作大學學報，2001年03期
關鍵詞：醫院檔案管理；規范化；可行性分析
醫院檔案管理在醫院的發展中非常重要，醫院作為基礎設施建設中一個重要的環節，不能被忽略。在醫院的建設中，要重視醫院檔案管理，隨著醫療衛生事業的不斷發展，熱門對醫院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫院檔案管理的過程中，對規范化有著較高的要求，醫院檔案管理應該實現規范化，這樣對醫院檔案的使用也是有利的，也會減少醫院檔案丟失的情況，在檔案管理上規范化是一個重要的發展趨勢。
1 醫院檔案管理的發展現狀
醫院檔案管理在醫院的發展中是非常關鍵的，醫院檔案主要是記錄醫院的具體工作情況，對醫院的患者基本情況進行記錄，醫院檔案還可以為領導的決策作出貢獻，除此之外，對醫院的正常運轉也有著重要的影響，在醫院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫院檔案管理是無法發揮作用的。現在的醫院檔案管理中存在著很多不規范的行為：
首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫院的不重視，這樣就導致了醫院檔案管理人員有些是借調，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導致了檔案管理面臨著規范化的問題。其次，在醫院檔案的收集上僅僅重視對病歷檔案的收集，對其他檔案的收集并不重視，這樣就導致了有很多的醫院檔案存在著丟失的情況，在出現問題的時候沒有可以參考的依據。
再次，醫院檔案管理在機制上缺乏統一性，醫院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫院檔案管理有著特殊性，因為醫院檔案的種類較多，就導致了檔案管理的時間和程度是不同的，在有限的時間中，其他的檔案就無法進行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進行分級管理，僅僅是通過同一個檔案管理層級進行管理，這樣對檔案管理有著很大的限制。
最后就是醫院檔案的設備存在著落后的現象，由于醫院對檔案管理并不重視，為了減少成本并不會及時進行設備的更新，在管理設備上就存在著落后的現象，在信息化設備出現的今天，醫院的檔案管理已經無法滿足醫院發展的要求。大部分醫院的管理設施還是比較落后的。仍然采用傳統的紙質載體與傳統的書面檔案管理方法，受保存地點的環境、濕度影響較大，同時保存時間段較短。海量的患者檔案嚴重的占用了醫院有限的檔案管理資源，保存與管理設施的落后直接導致了檔案管理工作的混亂，嚴重制約了醫院正常的工作秩序。
2 醫院檔案管理規范化可行性的分析
2.1 保存傳統的檔案有利于進行規范化的管理
醫院檔案有很多的用處，是醫院發展的依據，利用傳統的手段保存的檔案在整個醫院發展中是十分關鍵的，從這些檔案中可以看出醫院的發展歷史，也可以從這些傳統的檔案中找到醫院檔案管理中存在的問題及時的解決。傳統的醫院檔案管理雖然面臨著不規范的問題，但是由于由很多的紙質檔案都保存下來，這樣可以作為醫院檔案管理規范化的必要依據，在對醫院檔案進行規范化管理的過程中，要將整個醫院的檔案進行有序的整合，按照患者的病情進行分類，這樣就可以將檔案進行劃分，還可以根據實際的需要，將檔案按照就診的時間進行劃分，總之，可以按照醫院的正常標準對醫院檔案進行分類，保證醫院檔案管理的規范化。
2.2 利用傳統的模式建立統一的管理體系
傳統的醫院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統一的管理，在整個醫院檔案管理的過程中，要想進行規范化的管理，就要建立統一的管理體系，參照傳統的醫院檔案管理模式可以將醫院檔案管理中存在的問題進行合理的解決。傳統的醫院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統的醫院檔案管理中存在的問題，面對這些問題可以有效的規劃，對這些問題進行分析和研究，將有利的一面應用到醫院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統檔案中出現的問題，完善檔案管理體系，對整個醫院檔案管理有著重要的影響。
有的醫院是各個科室各自保管患者的檔案，有的醫院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統一的患者資料檔案管理辦法，對其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個有效的檔案管理體系。沒能將整個醫院所有的檔案都納入到統一的檔案管理體系當中來。在新的規范化檔案管理中，正好需要建設統一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎重新建立一個管理體系，只需要設立一個嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規范化管理的程序。
2.3 科技的運用使管理更加方便
傳統的檔案管理雖然能夠保證檔案儲存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時也比較麻煩，費時費力。隨著網絡科技的發展，檔案管理逐漸實現電子化管理，醫院逐步建立了檔案數據庫。電子檔案管理可以節省大量的存儲空間，同時減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應該和傳統檔案管理結合起來，對于特殊的檔案實行數據庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應了科技發展的要求，使檔案管理更加科學規范，有利于實現醫院管理的科學化、規范化。
2.4 可以為規范化管理節約資金，減少浪費
由于過去投入不足等原因，導致醫院相關的檔案保存管理設備不齊全，保管條件不達標，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫院相關檔案的管理與保存。新的規范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對檔案進行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫院以前本身并不具有這些相關的設備與儀器，在一定程度上避免了設備的折舊與浪費。由于設備與管理人才的缺失，正好可以引進最新的科技與人才，從頭建立一個完善的檔案管理系統。
3 結論
在當前的情況下，隨著經濟的不斷發展，人們對醫療水平需求的提高，以及正在進行的醫改等活動，對醫院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫院要充分把握好這次改革的機遇，通過對規范管理的可行性分析，建立一個完善的檔案管理體系，為醫療水平的進步提供充實的保障。
參考文獻
關鍵詞：高校；檔案管理；現狀；措施
2008年8月20日，教育部和國家檔案局聯合制定了《高等學校檔案管理辦法》，其中指出：高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。同時，《辦法》中還對高校檔案管理工作的機構設置、人員配備、管理內容和利用公布等方面進行了闡述，明確了高校檔案在高校發展中的基礎性作用。
黨和國家歷來重視檔案工作，始終把檔案工作看作是黨和政府的一項重要工作。同志曾經指出："檔案是人們認識和把握客觀規律的重要依據。檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來。" 在21世紀的競爭與挑戰中，高等教育必將面臨著巨大的發展前景，伴隨著高等教育的發展，對檔案建設和管理工作提出了更高的要求，如何在新形勢下加強和改進高校檔案管理工作，是廣大檔案管理者共同關心的話題。
一、當前高校檔案管理工作的現狀
（一）當前高校檔案管理主體的現狀即檔案管理人員的現狀
1、檔案工作人員的素質參差不齊，管理人員的隊伍不穩
目前高校檔案管理人員隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期檔案管理工作的需要，檔案人員數量不足，檔案專業技術人員偏少，在高校從事檔案工作的人員中，檔案專業的很少，畢業于學校檔案專業的人員更是寥寥無幾。部門檔案管理人員多為兼職人員，且更換頻繁，造成了檔案管理人員隊伍不穩定，素質參差不齊。同時，不少檔案人員既缺乏專業知識的理論功底，又缺乏學術研究、史料研究、計算機管理的基本能力，普遍存在知識面太窄、知識老化等現象。
2、檔案工作人員觀念落后，缺乏開拓意識
長期以來，由于各種原因，檔案工作主要為政治服務，高校同樣不例外，檔案管理方式主要以行政為主，根本沒有納入法制管理、 一個無足輕重的單位。認為檔案就是收集、整理、保管一些已經成為歷史的東西，是簡單的勞動，沒有什么意義。從庫藏資料現狀看，教學、科研和具有時代信息的科技含量高的檔案材料占得比例很小，行政方面的較多，還不能滿足當前高校發展的需要。
（二）當前高校檔案管理的客體即檔案管理本身的現狀
1、館藏門類不全，檔案收集工作受到限制
目前部分高校檔案管理不規范，檔案管理沒有納入法制管理、科學管理的軌道，檔案大多分散在學校各單位。由于基層單位缺乏歸檔意識，認為自己部門形成的檔案就歸自己部門所有，不能及時整理歸檔。隨著部門人員的不斷調整，甚至出現檔案丟失現象。因此造成學校檔案館館藏門類不全的現狀，主要以黨政、財務、基建類檔案居多，其他方面的檔案數量有限，例如聲像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，特色檔案更是屈指可數，不能滿足不同層次檔案利用主體的需求，從而使高校檔案的利用效率受到了影響。
2、檔案使用范圍和利用主體限制較多
長期以來，檔案利用主要為各級領導決策和機關各部門工作參考服務，而為教學科研服務相對較少。一些利用主體的正當利用要求無法得到充分滿足，或者需要辦理大量復雜繁瑣的手段才能得以實現，從而影響了檔案的利用效率。
（三）當前高校檔案管理方式的現狀
1、檔案載體形式單一，管理方式比較落后
目前各高校檔案館收集的主要是紙質檔案，保存的檔案也大多以紙質為主，光盤、錄音、縮微、照片等載體的檔案僅占小部分，不少檔案館聲像檔案還呈現空白。另外，檔案管理至今仍停留在傳統的手工管理方式，自動化程度不是很高，這不僅占用了大量的存儲空間，給檔案工作者帶來大量重復性的勞動，而且不能充分利用光盤、縮微等載體貯存信息方便和可以輸入計算機進行快速處理實聊檢索的優勢，極大地限制了檔案處理和有效利用。
2、檔案開發利用受到限制
目前，多數高校檔案利用方式基本上仍停留在傳統的手工層面上，檔案管理信息化、網絡化程度不高，雖然檔案館已普遍配備了計算機，但使用范圍仍局限于文件目錄查詢。在高校檔案管理人員中，計算機操作能力相對較差，檔案信息編研能力不強。因此，檔案資源的服務功能沒有得到有效的發揮，嚴重影響了高校檔案的開發與利用。
3、檔案管理的信息化水平低
首先，數據庫建設落后。各檔案館建設缺乏整體性，數據庫大多數自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多數處于低水平的建設，數據無規范化限制。其次，信息化建設標準化水平低。由于歷史的原因，高校檔案館建設各走各的路。目前研制出的不少檔案管理信息系統應用軟件，功能單一、標準化水平低，數據不完整，共享性差。
二、加強和改進當前高校檔案管理工作的措施
1、加強人力資源建設，提高檔案工作人員素質
首先，要加強檔案人員的職業道德教育。檔案專業人員的職業道德是根據檔案工作職業特點而提出的生活準則和行為規范。塑造良好的職業道德素質是當前高校檔案工作的首要任務。高校檔案管理人員每天面對的是眾多檔案文件，所做的工作具體而繁瑣。檔案工作的服務性和條件性，決定了檔案專業人員必須具有較好的職業道德，要牢固樹立為利用者提供優質服務的宗旨，從而提高服務質量。其次，不斷加強業務培訓。要按照"提高素質、精通業務、規范管理、優質服務"的要求，分階段、分層次、有計劃、有步驟地對檔案管理人員進行業務培訓，不斷提高管理人員的整體素質。要組織基層檔案管理人員到學校檔案館(室)或地方檔案館進行實習操作；讓他們了解和掌握檔案材料的鑒別、整理、分類、編號、裁剪、裝訂等全過程；要提高檔案管理工作者現代化意識，更新觀念，強化信息技術觀念。作為檔案管理人員應充分認識檔案管理現代化的必要性，切實加強對現代化管理技術的學習和研究，了解和掌握最新的現代化管理手段，提高業務素質，使個人的知識結構及業務水平適應高校檔案信息化建設和發展的需要。
2、建立健全檔案管理制度，創新檔案管理模式
首先，建立健全各項規章制度。學校要以國家頒布的《中華人民共和國檔案法》和《中華民共和國檔案法實施辦法》為指導，根據《高等學校檔案管理辦法》的有關要求，并結合本校的實際情況，制定適合自身的檔案管理辦法和實施細則，這是做好學校檔案工作的基礎和保證，并根據形勢發展的需要不斷健全和完善。同時還應制定一套完整的檔案工作規章制度和相應的配套考核制度，把檔案工作任務分解落實到人。其次，創新檔案管理模式。傳統的檔案管理模式已不再適應當前高校發展的需要，必須進行改革創新。如檔案工作管理環節和一些具體操作手段的創新，包括立卷改革，工作手段的改進，縮短立卷歸檔周期，推行部門立卷等等。如采用條形碼來代替檔案號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱、歸還檔案的速度。最大限度地發揮信息化管理優勢，提高檔案管理效率。
3、重視原始資料的收集整理，加大檔案信息資源開發
首先，應做到檔案接收齊全完整。實踐證明檔案利用是否滿足各方面的需求，首要的問題是檔案是否齊全完整，只有檔案收集齊全，才能為廣大利用者提供珍貴的檔案材料。為此，應推行立卷部門領導和檔案館共同把負責的責任制，確保當年檔案能收集齊全；在此基礎上為了保證信息的完整性，高校應對館藏中一些重要類別的檔案進行評估，如科研、基建等檔案；發現問題，采取各種措施進行補救。其次，加大檔案信息資源開發力度。檔案是最能生動形象地描述人類社會史實的信息載體，是人類社會精神財富積累的直接體現，具有很強的憑證性和法律效力。檔案這種信息載體最能集中體現信息共享的價值。為此，檔案業務人員對信息的概念要有深刻的理解，對信息化的意義要有充分的認識，對檔案的信息化工作有一個正確的把握。檔案的收集、整理和利用是檔案工作的三個主要環節。收集是主導，管理是手段，利用是目的。我們不能滿足于"坐堂會診"，要主動出擊。通過開發利用可發揮其巨大效用，如把經過開發加工的檔案信息及時傳遞給學校領導及有關職能部門，為領導者的科學決策提供依據；把檔案信息及時傳遞給教學科研人員可促進教學質量和科研水平的提高等。檔案編研是實現檔案管理可持續發展的最有效措施。用編寫的參考資料和匯編的檔案史料提供利用，既可減少檔案原件的重復利用，又可為后代留下完備的文化財富。
4、加快信息化建設，提高檔案管理的現代化水平
目前高校檔案大部分呈現的傳統的手工管理、內向管理、被動服務的模式，與信息時代的高等教育的發展不相適應，無法滿足學校各方面工作的需要。特別是高校評估工作，要求快捷地、有效地、準確地檢索、調取所需要的檔案信息。因此，在檔案工作中逐步推行信息化管理勢在必行。特別是教務、人事、 實驗、科研等部門。應積極建立比較完備的檔案信息數據庫。同時充分利用局域網環境，將檔案信息與辦公自動化融為一體，提高信息采集、傳輸和服務的效能，努力推動檔案管理現代化。
5、樹立優質服務意識，拓展檔案服務職能
我們必須清楚高校檔案管理的目的--為利用者提供服務，明確了高校檔案管理工作的目的，就必須提高檔案工作的利用服務水平。首先，必須摸清檔案需求的動向，把握檔案用戶的需求。其次，要了解用戶的心態及對檔案利用效果和檔案工作的評價，這樣可以總結檔案利用的特點和規律，從而提高檔案的利用率。再次，要擺正檔案管理工作人員與檔案利用者的關系，明確檔案館員既是專業人員，又是服務人員，主動為檔案利用者提供服務。最后，高校檔案館員可以采取走出去的方式，主動同檔案使用部門聯系，有目的地提供不同形式、不同內容的服務，并利用電話、傳真、網絡等現代化手段，向需要服務的人群、部門提供及時準確的檔案信息。
三、結語
高校檔案工作是管理高校檔案和提供檔案信息為學校發展服務的基礎性工作之一，也是衡量學校教育質量及管理水平的一個重要標志。做好新形勢下的高校檔案工作，應以提高檔案管理人員素質和制定檔案管理制度、創新檔案管理模式為根本，加強檔案信息資源的開發和檔案管理的現代化建設為手段，向需要服務的人群、部門提供及時準確的檔案信息為目的，從而促進檔案管理在知識經濟時揮重要的作用。
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關鍵詞：醫院 人事檔案管理 現狀 對策
中圖分類號：F240
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）12-289-02
醫院人事檔案是醫院在人事管理過程中形成的，包括醫院職工假期管理制度、醫院人才引進辦法等一系列規范性制度，其內容包括員工個人入編或上崗、職稱晉升或晉級、工資調整、職務任免、年度考核、獎懲情況等記錄個人成長軌跡的一系列材料。人事檔案及其管理工作是醫院人才開發與管理的信息基礎，也是職稱評定及福利待遇評定的依據。切實加強人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，可以為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的信息，保證人才隊伍的素質，最大程度地發揮人力資源的作用。
一、醫院人事管理的現狀及存在的問題
我國的絕大多數醫院是計劃經濟的產物，作為社會公益事業的一部分，長期以來依靠國家財政的支持，在管理體制和運行機制方面還保留著計劃經濟的烙印。近年來，醫院現行的人事檔案管理工作模式，在國家衛生事業政策和人事管理制度不斷發展的環境下顯得有些滯后，這對于醫院發展經濟和開展工作存在不利的影響。
1.人事檔案管理觀念落后。醫院作為公共醫療服務機構，普遍存在著注重醫院業務而輕視醫院管理的現象，很少把人事檔案信息用于人力資源的管理，在檔案管理上僅限于保管、存放、收集等簡單的分類整理工作，缺少利用檔案構建人才信息庫的意識，更沒有形成積極主動為醫院發展提供人事信息建議的觀念{1}{2}{3}。
2.人事檔案利用效率低。一方面，傳統的人事檔案收集范圍和收集內容與新時期人事信息的需求不相適應，傳統的人事檔案中大量記載的是一些陳舊、靜態的經歷性材料，已不能真實客觀地反映一個人最新的素質能力信息，亟需補充人事制度改革過程中形成的能夠真實反映職工德才表現、具有長期查考價值的材料，如醫德醫風考評、競爭聘任、門診、病房工作量、科研創新能力、病人滿意度等資料。另一方面，人事檔案資料分析和預測綜合少，導致檔案利用率低。此外，人事檔案管理信息化程度不高，限制了人事檔案的利用。
3.管理體制不順。我國公立醫院通常是由政府的幾個部門進行多頭的管理，管理職能分割的現象比較嚴重。醫院院長基本上無法在人員流動、工資改革、經營戰略等方面充分發揮自主性，所以醫院的各項改革相對落后，造成了醫院幾個管理性的職能科室權責不分、人浮于事和機構重疊{4}{5}。
4.人才聘用與流動中存在問題。人才聘用與流動是構建醫療技能過硬、服務質量優越的醫療隊伍的前提，也是提高醫院競爭力的必然要求。在聘任體系缺乏公正、客觀、公平的背景下，醫院內部很容易形成輕業績、重資歷的不公現象{6}{7}。很多醫院在對專業技能人才進行聘任時，多以員工的年齡、資歷與工作年限等作為衡量標準，而忽略了對應聘人員工作能力、技能水平和工作表現等方面的考核。同時，在事業單位管理制度下，員工和醫院的關系相對固定，很難有人才正常流動，具有較大的僵化特征。無法促使優秀人才進入。此外，由于社會外部環境不配套，在醫院內部流動的管理上也缺乏完善的促使優秀人才脫穎而出的良好機制，醫院內部往往缺乏挑戰和競爭。
5.缺乏先進的考核方法。任何一項勞動人事管理活動都離不開人事考核，對人員的評價、考核是檢驗人事管理活動的手段，又是人事決策和改進人事管理的依據。目前大多數醫院只有年度考核，沒有把平時的工作表現、工作成績以每月每季度作為周期的考核，并且考核時大多數情況是發一張考核表，由職工自己填寫自我評價，科室考核小組評分，然后由人事部門存檔，既沒有量化指標全面客觀的評估，也沒有考核后針對性地面談、反饋和培訓，更是很少將考核結果和職務升遷、人員流動或工資獎金等聯系起來，使考核工作常流于形式{8}。
6.缺乏完善的人才培養機制。醫院普遍存在著缺乏專業人才培養機制的問題。首先，醫院缺乏對管理人員的培養。管理人員是醫院內部開展管理工作的有效引導人與組織者、決策者，對醫院管理水平有重要決定作用。然而，現如今很多醫院管理人員均非管理專業出身，經常是由醫療崗位提升而來，這對醫院管理水平有嚴重影響。同時，很多醫院只對學科帶頭人及科室負責人培訓與教育給予重視，而對普通員工缺乏培訓，致使醫院員工素質整體上難以得到有效提升{9}。
二、解決對策
人事檔案作為醫院考察和了解人才的重要手段，是醫院能否實現科學用人的重要依據。因此，通過分析醫院人事檔案的現有問題，提出相應的改革措施，使醫院規范化、科學化、現代化的人事檔案管理得以實現，這對醫院的發展和人力資源的開發具有十分重要的作用{10}{11}{12}。
1.更新管理觀念，強化檔案利用意識、服務意識。人事檔案管理人員要在思想上充分認識到工作的重要性，端正工作態度，不斷提高自己的業務水平，以飽滿的熱情創新檔案管理工作。首先，在人事檔案管理工作中必須樹立改革創新觀念，以改革的精神、發展的眼光審視人事檔案管理工作中存在的問題和缺陷，增強做好人事檔案工作的責任感和緊迫感{13}。通過完善管理體制、改進管理服務方式和豐富服務內容，適應醫院培養新型高素質人才的需要，同時要重視學習與檔案相關的法律法規，加強檔案管理意識{14}。其次，要重視對人事檔案管理人員的教育，提高他們的專業化水平和素質，提高自覺防止和抵制各種違法行為的能力，從而維護檔案的完整性和真實性。最后，從專業的角度做好保管和利用現有檔案的工作，不斷提高服務水平的專業性{15}。
2.健全并完善人事檔案的管理制度。目前，應結合醫院人事工作的實際和社會現實的需要，進一步完善各項檔案管理制度，特別是要建立健全醫院人事檔案材料收集機制、工作聯系制度和情況通報制度、人事檔案整理工作細則、人事檔案計算機輔助管理制度等，使工作有序、有據可依{16}。針對“棄檔”以及人事檔案管理同聘請制度嚴重矛盾這一現象，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效是處理這一問題的辦法之一。
醫院亟需建立真正意義上的醫院綜合檔案室，配備專職的綜合檔案管理人員，明確并強化其職能，根據檔案工作的統一領導、分級管理原則，將醫院各個門類、不同載體的檔案收納到綜合檔案室，再由專職檔案管理人員進行統一分類、歸檔、管理。針對醫院和各部門形成的檔案內容、特點、行業要求，制定集中管理、分行業歸檔、積極提供利用的管理制度，及時修訂原有檔案管理辦法，突出各行業特點，提高檔案利用價值，建立醫院人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性。
3.建立新型的用人機制和合理的薪酬體系。我國公立醫院目前實行的是事業單位職務等級工資制度，在薪酬管理方面沒有充分體現“優質優價”的原則，為此，醫院必須要對現有分配制度進行改革，建立公平合理的薪酬體系和靈活的崗位工資制，強化人事檔案管理人員的績效考核和激勵機制，以嚴格的績效考核為中心，持續改進質量，加強定期抽查的密度與力度，對取得良好效果的創新管理工作給予嘉獎，而對存在嚴重紕漏和錯誤的現象，則給予行政或物質上的處罰；在激勵機制上，實行具有競爭優勢的薪金制度，給予物質上的優厚待遇，并注重人事檔案管理工作精神激勵，使人事檔案工作的重視度和良好的晉升機制得到保證。同時，加大對管理骨干和技術骨干的分配力度，更好地發揮員工的積極性和創造性，進而增強醫院的整體活力，提升醫院的整體品質競爭力和經濟效益。
4.建立完善崗位責任制和考核制度。醫院要根據人事制度改革的要求，建立和完善崗位責任制及考核制度。一是要建立停聘、換聘、辭聘、解聘制度，定期對聘任人員進行全面考核，并將考核結果作為續聘、晉級、分配、獎懲和解聘的主要依據。同時，職工也可以按照聘任條件提出辭聘，從而使人員進出的通道暢通，提高人事管理的靈活性。二是將管理、技術、責任等因素納入分配制度中，積極實行按勞分配和按崗定酬，逐漸拉開崗位分配檔次；同時突出人才價值，兼顧崗位人員的利益與權責，進而更好地增強員工的緊迫感、責任感和危機意識，激發員工的工作積極性和創造熱情。
5.提高檔案管理人員的素質。培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才：（1）檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。（2）倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和企業文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為醫院發展目標做出最大的貢獻。（3）引入競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。（4）醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
6.加強人事檔案管理的現代化手段，創新人事服務的形式。人事檔案信息開發是促進人力資源合理配置的重要手段，對此，醫院應該增加資金投入，提高檔案管理硬件設備，引進現代化技術和設備，真正實現檔案現代化管理。醫院要根據需要增加檔案庫房面積，購買恒溫、除濕設備，設置防火、防盜的自動監控系統。同時，建立人事檔案的信息管理系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用{17}。創新的人事服務例如人事，區別于過去的人事檔案管理的“有需要，才進行”相對滯后的、暫時的管理，提供長時間段，有具體形式的管理方式，是這種管理方式社會主義市場經濟條件下產生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分，有利于促進單位人事管理的社會化、專業化、規范化{18}。
醫院人事檔案材料真實地反映了各級人員職務、學歷和專業等情況，為促進人才合理配置使用，加強人才隊伍建設，服務醫院發展大局起著重要的作用。重視和加強醫院人事檔案管理工作，全面推進人事檔案工作科學化、規范化、制度化，可以有效提高人事檔案的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源的作用，為醫院領導班子準確提供各類人才信息和用人依據，更有助于醫院建立起以擇優、競爭為導向的人才選拔機制，高效的利用資源，真正實現人盡其才、才盡其用。有效改進人事檔案的管理和利用，對于提升醫院人力資源的合理配置，制訂實際可行的技術人才發展規劃，更好地為醫院培養、選拔和使用人才提供重要參考依據，進而充分發揮檔案的作用，使人事檔案工作逐步進入一個嶄新的管理模式，有效提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益、社會效益和醫院競爭力{19}{20}{21}。
綜上所述，在醫療衛生事業發展速度不斷加快的今天，醫院人事檔案工作的重要性日益凸顯。新時期醫院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，增強檔案管理意識，更新人事檔案管理的服務理念，改進人事檔案管理方法，運用現代檔案管理理論與新技術，加快人事檔案管理工作信息化建設，對人事檔案實行動態化管理和維護，提高檔案的利用價值，使其最大化地發揮效力，進而有效推動醫院人力資源管理和促進醫院的長足發展。
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關鍵詞：建筑工程；檔案管理，完善措施
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
一、工程資料檔案管理工作的意義
項目建設中,工程檔案管理是整個工程管理中一項重要的基礎工作,它的形成和積累貫穿于整個項目建設全過程。一個工程項目從立項審批、招投標、勘察設計、施工、及竣工驗收等各個階段所形成的全部文件資料,必須完整準確的體現項目建設全過程。特別是大型工業化裝置,往往伴隨參建單位眾多、專業性強、體系龐大、建設周期長、成果驗收復雜、“三邊”等特征,化工項目更是如此。因此,工程檔案管理工作必須從項目源頭抓起,在實施過程中進行鞏固,并順利完成竣工檔案驗收,才可保障項目管理工作的整體可控,進而保證工程檔案的完整、規范。
建設工程檔案是一個事關建設工程和建設項目成敗的大問題，應該是城建檔案工作關注的頭等大事。從實際操作上來講，建設工程檔案是城建檔案的重要組成部份，是建設工程在建設施工全過程中直接形成的具有保存價值的原始記錄，真實地反映了工程施工全過程的實際情況，是對建設工程的真實寫照，具有依據、憑證、參考等重要作用。形成并保管工程檔案的目的是為今后的利用提供一個確切的、科學的依據，為城市建設、城市規劃和城市管理等服務。工程檔案利用價值得以實現的基礎是所載信息的真實性和準確度。因此，建設工程檔案必須做到真實、完整、準確和規范。然而，筆者在長期工程檔案審核驗收和接收管理的實踐中，發現目前建設工程檔案問題比較突出，主要表現在完整性、真實性差，內容缺項、漏項，簽章手續不到位，竣工圖編制不準確等方面。這些問題的存在嚴重削減了建設工程檔案應有的保存和利用價值，也將對建設工程今后的管理和維修、改擴建以及權屬責任劃分等帶來嚴重影響。
二、當前我國工程檔案管理現狀及存在的問題
自我國頒發《建設項目檔案驗收辦法》以及《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》等相關檔案管理條例，我國工程建設檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理有了很大提高，但由于工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態對于工程的影響較大，導致工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。
1、缺乏一定的管理意識。隨著我國社會主義經濟體制的不斷改革與完善，國家政府的職能慢慢轉變，工程建設管理體制改革也不斷深入，相關的終身制度、建設監理制度、項目法人負責制度以及竣工驗收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時期下的工程檔案的載體、形式、內容以及相關制度也發生了很大變化，對于工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來都存在重工程輕檔案的現象存在，并沒有正確、全面的認識到檔案管理工作的重要性，導致工程檔案管理工作一直處于被動狀態，很多工程檔案的收集、整理都不及時，工程檔案管理沒有充分發揮其作用。
2、檔案管理體系不健全。工程檔案管理的專業要求較強，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒有設置專門的獨立檔案管理部門，導致檔案管理工作的地位低下，并沒有得到員工的重視。雖然國家及單位也制定了相關的管理條例，但大部分都是形同虛設，并沒有起到實質性的監督管理作用。因此，在實際的工作中，缺乏相應的操作性較強的管理制度來規范實際的工程檔案管理工作，導致工程綜合管理部門以及建設部門工作較隨意，各自為營，經常出現人員流動現象，導致檔案的收集、管理工作難以順利開展。
3、缺乏專業性的管理人才。由于很多單位管理者并沒有意識到工程檔案管理的重要性，并沒有投入過多的人力、物力，很多工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業性，都是由工程技術人員來擔任兼職，只懂得工程的施工技術，對于檔案管理知識缺乏一定的認識和了解，之前也并未接受過相應的專業業務培訓，并不熟悉了解工程檔案管理的基本流程、相關的管理制度以及法律法規，很多工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導致工程檔案管理低下。同時檔案管理部門中普遍存在的現象是檔案專業人員較少，新來的工作人員以及工程技術人員較多，工作人員的專業素質水平參差不齊，工程檔案管理工作缺乏一定的規范性。
三、如何做好建設工程檔案的管理
工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維護一種環境，管理的核心是處理好人際關系。人是管理的第一要素。
1、要完善法規，依法治檔。依據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程檔案管理條例》、《建設檔案管理規定》《工程圖紙管理辦法》等一系列檔案管理制度具體的規法要求，將檔案驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執法制度納入規劃、建設、管理程序中，在工程開工前下達資料任務單，落實到人，明確責任，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現制度化、規范化，做到收集更加齊全、分類更加合理、組卷更加科學、歸檔更加及時。從根本上保證檔案的內在和外在，逐步完善規范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執法必嚴，違法必究，加大執法力度，實現工程檔案在新時期的依法治檔。
2、建設工程檔案資料是按照工程建設程序形成的反映項目建設的真實記錄。建立完整、準確、系統的檔案資料是實現建設工程質量、進度、投資和安全目標的重要保證，規范檔案資料的管理是做好工程竣工驗收和運營維護管理的基本要求。為規范基建處建設工程檔案資料的編集、保管、查閱和報送工作，提高建設工程項目管理水平，根據《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等相關法規和規定，結合基建處各科室項目管理的工作職能，做好檔案工作。
3、以人為本，發揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。一是加強對工程檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得上崗證書；對外，注重檔案業務培訓，要定期舉辦檔案管理和業務的集中培訓班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關人員就項目檔案工作的文件和標準等進行學習和掌握，不斷強化檔案業務基礎工作，切實提高參建單位的檔案管理水平，使項目檔案管理基礎工作得到有效保障，做好工程建設項目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環節工作，確保工程項目歸檔材料良好、完整規范、系統配套。三是深入現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作，主動做好對重點工程檔案業務指導，現場跟蹤服務，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設同步，認真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程檔案的管理。
結束語
總之，工程檔案是工程建設最真實的反映,是檢驗工程的重要依據。分析研究工程檔案管理實踐中存在的各類問題,對于更好提高工程檔案管理水平,提高工程建設有著積極促進作用。目前，檔案工作已趨制度化、規范化、科學化，檔案管理水平有了明顯提高。在新的形勢下，施工企業的檔案管理工作面對新的挑戰。檔案管理工作只有不斷的適應企業發展的需求，按照科學發展觀的要求，以狠抓檔案管理為契機，在鞏固和發展己有成績的基礎上，繼續努力，開拓進取，根據工作發展的需要，不斷改進和完善檔案管理手段，才能更好的為企業的發展服務。
參考文獻
[1]徐藝真.對施工企業檔案管理現狀的思考[J].辦公室業務.2013(03)
關于檔案的具體定義在我國的檔案法中有明確而又詳細的解釋：檔案是指各種國家機構、社會組織以及個人在過去和現在參與和從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等方面的組織活動時形成的直接對國家和社會有保存價值的各類文字、圖表、聲像等不同形式的相關記錄。近年來隨著經濟發展速度的快速提升，社會形態也隨之出現了新的面貌，比如便捷而又快捷的信息交流大大促進了整個時代向前推進的步伐。也因此作為信息資訊的重要載體，檔案的重要性也變得越來越重要，不可否認，檔案管理工作對整個社會發展都將產生重要意義。近幾年以計算機和互聯網為主要發展起點而衍生出來的信息化發展背景之下，檔案管理工作的科技含量也大幅度提升，而對于檔案管理隊伍建設的要求也更加嚴苛，檔案管理人才的素質培養工作也將面臨全新的挑戰。
經過認真分析和對比，在信息化的時代背景之下對檔案管理人才的需求將主要劃分為以下幾個類型：管理型人才。檔案的信息化轉型以及后期的管理是一項非常龐大的工程，任務的艱巨程度也是可以預測的，因此在執行該項任務的過程中需要大量的富有經驗和真才實干的管理型人才，為檔案信息化管理工作制定出良好的運行機制，行之有效的組織和協調措施，尤為重要的是現代電子文件和電子檔案管理相關標準和規范的制定。只有在合理的工作計劃之下嚴格按照適合的既定的管理制度才能將檔案的信息化管理工作扎實推進，進而指導和影響后期相關檔案工作的開展。研究性人才。信息化時代的到來給各行各業都帶來了翻天覆地的變化，在檔案管理領域來說最為明顯的影響是將原先紙質儲藏的重要文檔和文件進行信息化和數字化的處理，在剛剛轉型的時期檔案管理工作者對此并不一定完全適應，所以無論是工作人員的個人適應方式，還是檔案管理的工作辦法都需要有一套合理的成熟的指導措施。
因此，毋庸置疑研究性人才將成為檔案信息化管理工作隊伍中至關重要的組成部分，他們將深入研究信息化建設的相關理論、電子文件歸類檔案的管理辦法以及電子檔案科學化管理和安全維護等突出問題，進而在此基礎之上研究出便捷的、經濟適用且兼容性較強的新型管理技術和相關性軟件。業務型人才。當前社會隨著計算機技術和互聯網事業的快速發展，辦公形式也逐漸轉向自動化模式，在檔案管理工作中很大一部分工作完全可以由信息化設備來代替人力，比如電子文檔的形成、傳遞、存儲、歸類、保管、利用等等。不可否認信息化設備的使用大大解放了工作人員的雙手，也大幅度提高了工作效率和經濟價值，但是在電子設備不斷更新且還尚未完全智能化的條件下，檔案管理這項亟需嚴謹對待的工作還需一大批有著嫻熟業務能力的工作人員，他們將主要從事計算機操作、網絡管理以及一些檔案管理軟件的使用和維護等，只有自動化設備和得力的人工操作相結合，檔案信息化管理工作的效率才會再被提高。
二、檔案管理人才現狀及分析
一項事業的成功與否其主要的決定因素還是在工作人員自身，可以說檔案管理人員才是檔案信息化建設隊伍中最為基礎的組成部分，只有執行檔案信息化建設任務的工作人員提高了自身素質和專業素養，并且熟練掌握當前新興的計算機技術才能更好更快推進檔案管理工作的向前發展。下面將從兩個方面對當前檔案管理人才的實際狀況和產生這些問題和缺陷的原因加以分析：
1.檔案管理人才現狀。檔案管理專業學科備受冷落。通過新聞媒體以及報刊雜志的報道不難發現當前社會高校畢業生隊伍越來越龐大，尤其近兩年來的高校畢業生人數竟然突破了七百萬的大關，如下圖一所示，可是無論是高考后的志愿填報還是畢業生畢業之后的工作領域，檔案管理工作幾乎都不是其中的熱門所在，現在社會的高考畢業生在填報志愿時就已經過早地考慮畢業之后的工作問題，大都被薪酬的豐厚或者工作任務的輕松程度所吸引，往往忽略了檔案管理這一相對冷門的專業，隨之也影響了當前教育部門對于檔案管理專業的師資匹配，近幾年的我國檔案學專業師資隊伍已經變得越來越冷門，幾乎快要出現知識斷層的現象，可以說目前的檔案人才隊伍已經遠遠跟不上信息時展的要求了，檔案管理的工作人員隊伍中能夠熟練掌握和運用好最新信息化技術的人才越來越少，尤其具有扎實的檔案學科知識儲備又有創新思維，敢于實踐的檔案專業學科的畢業生更是寥寥無幾。
檔案管理部門結構不合理。在從事檔案工作部門里工作人員的年齡結構也出現了非常不合理的現象，年輕有為的人員較少，而年齡較大且沒有專業工作經驗的人員居多，可以說在大多數檔案管理部門的人員結構中老、中、青比例已經嚴重失調。而且在平常的工作中，管理檔案的相關部門大多數被看做是閑置職位，該部門的工作價值不被認可，而且在其他部門人員轉崗時不能參與選拔和競聘，這些因素已經成為檔案管理部門的工作人員思想松懈，工作態度不積極，沒有工作熱情的主要原因。而檔案管理部門的人員安排主要是實行單位內部的適時調動，而這種調動的結果一般情況下也是不盡樂觀的，比如一些年齡大而且身體條件又差或者是工作積極性不高的人常常就會被硬塞給檔案部門，當然這種事情在各個單位幾乎是常有發生且普遍存在的。領導和教育機構不完善。
檔案管理工作進程緩慢的一個重要原因是檔案工作部門的領導安排不盡人意，在很多單位檔案管理部門的領導都是上級指派，而且指派過來的領導們大多并非檔案管理專業人才，但是檔案其實是一項對專業性要求比較嚴格的工作，空降的非檔案專業的領導首先沒有從事檔案管理的基本的工作經驗，其次受其角色影響他們還需在日常工作中承擔起監督指導的作用，那么毋庸置疑導致的結果就是許多工作內容與檔案務實工作的要求嚴重脫離，出現了一大批的工作實踐嚴重脫節的理論之外還影響了部門內工作人員的積極性，除此之外一些從事檔案管理專業教育的部門在研究主題方面也出現了較為明顯的方向性錯誤，更多關注學科建設而忽略了教育的實質性內容，長此以往一些好的實踐經驗不能被及時總結，適用的管理方法也沒被及時推廣，重要的是為數不多的專業人員的技術優勢無法發揮，這一現象的調查主要通過對當前相關期刊文獻的總結的方式進行，最終結果如下圖數據所示，這些問題不斷積累之后定將會被放大，然后必給檔案工作的信息化進程造成嚴重的阻礙。檔案管理工作人員自身素質不過硬。檔案管理工作信息化時展遲緩的直接原因是檔案管理工作者自身素質的不過硬。因為前面所講的檔案管理專業的被冷落導致了檔案管理崗位上年輕有為、有專業知識素養以及創新思維的新型技術人才的缺失，這個因素固然重要但是其影響力度還不及正在從事檔案管理工作的工作人員能力不足所造成的影響。實際上當前很多正在從事檔案管理的工作人員在工作實踐中對檔案專業知識的認知有一個普遍現象：不熟悉，不了解，不學習，而且工作人員自身又沒有主動服務的意識，在工作崗位上也經常持著不思進取的態度，這將對檔案管理工作的結果產生直接性的影響甚至不可彌補的過失。
2.現狀分析。首先由于檔案管理的自身性質就是一項對過去以及現在發生的重要事件的記錄和管理的工作，結合當前時代快速發展的背景，然后從工作價值的角度出發不難發現其具有一定的滯后性，正因為如此當前大部分單位里檔案工作的內容以及形式得不到領導重視，即便是在每年各類領導干部培訓中也很少出現與檔案管理直接聯系的內容，由此而導致社會普遍認為檔案管理是一項清閑、冷門、工作意義不太大的工作，從而也嚴重影響了社會對檔案工作人員的看法，致使檔案管理工作人員在單位內外受到其他部門和行業的冷落，長久下去檔案管理工作者的工作積極性也會備受打擊，使得他們思想松懈、工作上也不求上進。其次在檔案專業教育方面也存在著很多的問題，最主要的原因是檔案管理相關教材的內容明顯滯后，市場上推薦的多數教材編寫都是只針對以往傳統檔案管理的理論和方法研究，對當前新興的新學科和新技術在檔案領域發展的研究不夠深入，同時在檔案專業教育的課程設置中，計算機網絡技術、電子通訊等現代化技術與檔案管理類課程并沒有實現有效的融合，也沒有發展出新的檔案類的信息化技術學科。
除此之外，在檔案專業的教育中一些過于重視書本的理論教學的做法導致社會實踐的研究的缺乏，大大制約了檔案管理工作者的實際操作能力，最終結果也必將限制檔案專業教育工作的發展。最后在各個部門對檔案管理人員的選培工程中也沒有制定出完備的考核和激勵制度，即使已有相關的制度也沒有進行實時的更新和再完善，致使很多剛剛進入檔案管理隊伍的人員在工作過程中不盡如意。有些單位目前雖然已經意識到培訓的重要性，但是對檔案專業的培訓內容和目的都比較模糊，對培訓對象的選拔和把握也不夠準確，加之現有的相關培訓考核制度都還不是很完善，最后也難免出現培訓效果不好的現象，正是這個原因大多數單位的檔案培訓僅僅是流于形式，做一些表面文章，起不到任何實質性的促進作用。同時檔案管理工作價值具有一定的潛在性，所以在平常的檔案工作實踐中如果不能及時發掘和學習時展的前沿知識，也必將妨礙檔案信息化快速推進的進程。
三、信息化背景下的檔案人才培養
1.個人基本素質培養。自覺地努力提升自我素質是人才培養過程中必不可少的條件之一，一個人的自我素質主要包括以下幾個方面：政治素質。一個人的政治素質主要體現在用黨的先進理論對自身思想層次的提高，不斷加強對社會政策、社會理論以及社會問題的分析和判斷能力，同時作為一名檔案管理人才必須意識到檔案信息的保密性和重要性，明確信息安全方面的法律法規，堅持依法開展工作時刻保證檔案信息的安全性。職業道德。所謂的職業道德是在自身人格道德的基礎之上所提出的與自身從事職業相聯系的道德取舍，一般檔案管理工作的職業道德包括實事求是、忠于歷史和事實的工作態度；一切工作為服務社會，并且實時保證檔案信息安全性的職業要求；當然還要做到愛崗敬業，認真工作，樂于奉獻和思想交流的道德底線。業務能力。
作為一名檔案管理人員必須不斷學習檔案管理工作的基本業務知識，熟練掌握各種檔案工作所必須的各項技能和現代化管理技術，并且培養一定的職業專長，能夠獨立開展工作。為更好更快地完成檔案管理工作，還需進一步掌握當前最新的計算機操作技術和網絡知識，盡可能快速地適應信息化時代的發展速度以及時展對本職工作提出的新要求。創新思維。創新思想是促進社會進步和工作效率的關鍵因素，檔案管理工作本身具有明顯的滯后性和信息的冗雜性，因此在此方面提出更快捷和方便的信息化管理方式方法必將為整個行業發展帶來里程碑式的影響，同時也會帶動整個時代的進步。因此，在平常的檔案管理專業培訓中還需加強對工作人員創新思維的激發的培養。
2.職業能力和信息化技術培養。在信息化時代的背景之下計算機技術的發展雖然給整個檔案管理行業帶來了新的發展契機，但是從工作本身的性質來說其對工作人員的要求不斷提高的同時也不能忽視基本的職業能力的培養。關于職業能力方面首先是工作人員自身道德素質的要求，同時因為檔案管理行業相對較為冷門的現狀還需要進一培養工作人員愛崗敬業的工作態度。除此之外，相關單位還可以采取一些培訓和實踐的方式來不斷鞏固和加強檔案管理工作者的業務熟悉程度和工作能力。在工作人員的基本素質得以保證的前提之下還需結合時展的新動向，厘清信息化時代對檔案管理工作提出的新要求，及時加強對檔案管理部門對新興計算機技術的培訓，同時及時吸收和引進先進的軟件技術，在新的歷史時期用更為智慧化的方式實現檔案管理工作的高效率完成。
3.檔案人才培養環境建設。在檔案信息化管理不斷推進的過程中除了工作人員等主觀因素的改變之外也需要進一步加強客觀環境的建設，首先最為主要的是檔案管理教育工作的推進必須進一步加強，所以在高校教育當中必須加大投資力度和社會實踐，及時為新時代背景下的檔案管理工作注入新鮮而又活力的人才，力求檔案管理崗位冷門化現狀的改觀。其次應該制定相對合理的培訓和選拔制度，使得單位內的人才交流更加活躍，進而帶動檔案管理領域的發展生機。最后條件允許的情況下可以改善當前檔案管理部門的設備匹配，用更新更快快捷的互聯網技術促進檔案信息化管理事業的發展進步。
四、結語
隨著供電企業的不斷發展壯大，規范化、信息化管理工作的推進，都給現有檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，也賦予了檔案管理工作發展的機遇。筆者結合多年工作實踐，以所在單位為例，對縣級供電企業檔案管理工作發展策略談些一己之見，以期檔案工作能與供電企業各項工作齊頭并進，為促進供電企業發展提供基礎保障。
一、縣級供電企業檔案工作的現狀
1.檔案管理人員身兼數職，崗級偏低
企業機構改革,減員增效、崗位合并，檔案管理沒有設置檔案專職崗位，由其它人員兼任，或者是原本專門管理檔案工作的管理人員身兼多職，職責不明確，且大多數沒有經過檔案管理崗位培訓。在實際工作中，檔案工作在縣級供電企業各項管理工作中的地位偏低，崗級偏低（管理人員的最低級），甚至還有的單位，沒有明確檔案管理職能部門，檔案工作隨著人員調動而變動。
2.檔案意識和法制觀念淡薄，檔案管理不規范
由于縣級供電企業一些領導、部門以及員工對《檔案法》不了解，思想觀念落后，檔案意識不夠，沒有認識到檔案工作的重要性，在管理上松懈、檔案隨意擱置，沒有按照國家的有關規定，實行“集中管理”的原則，各種門類載體的檔案分散保存在各職能部門，有的企業雖然實行集中管理，但只是把各種檔案集中到一個庫房，管理還是各職能部門，只是形式上的集中，而沒有真正做到意義上的集中統一管理。檔案管理不能隨著企業的發展共同提高，檔案工作不能列入到企業發展規劃，使企業檔案工作明顯滯后于企業的整體發展。
3.檔案資料整理不規范
縣級企業由于種種原因，不能按照供電企業檔案分類表和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》對檔案進行一系列的分類、整理、排列、編目、組卷、裝訂等等。特別是建設項目檔案，工程竣工后，由于參建單位的人員責任心不強，檔案意識淡薄，不注意工程各階段檔案資料的收集與整理， 等到工程項目達標投產考核期滿后，要進行投產達標檢查時，施工單位才不得不突擊收集、七拼八湊檔案資料，移交縣局，以應付檢查，這樣造成了文件資料的嚴重短缺不全,使文件材料失去了檔案最本質的屬性原始記錄性，既影響工程竣工檔案質量，也影響到日后的提供利用。而檔案人員缺乏工作主動性，不主動催交，移交多少就接收多少，缺少也就“木已成舟”，不能挽救，而接收的資料既不辦理移交接收手續，也不整理，將資料隨意堆放到一起，更談不上目錄和索引等等。
4. 沒有實行檔案管理的現代化
在信息時代的今天，由于各種原因，檔案室管理工具落后，沒有實行現代化電腦軟件管理，有的單位即便安裝了檔案管理系統軟件，也由于技術、人員素質等問題沒有使用，只是一個擺設，檔案信息資源無法實現共享，不能適應現代化企業的發展需求。
二、做好對縣級檔案工作的措施
1.提高宣傳力度，引起領導、員工對檔案工作的重視
提高管檔、用檔意識必須加強《檔案法》宣傳，以引起領導及員工對檔案工作更多的關注，使企業領導、員工增強檔案意識、法律意識、歸檔意識，充分認識到檔案是我們國家的寶貴財富，做好這項工作與國與民、與本單位都有力。檔案是一個單位工作情況的真實記錄，管好用好檔案是我們的光榮職責。
2.做到有章可循，狠抓制度落實
各縣級供電企業要按照《檔案法》的規定，各種門類載體的檔案必須堅持“集中統一管理”的原則。而且要根據當前形勢的要求，結合本單位的實際情況，制定一套嚴密、周全且具有可操作性的檔案管理制度及檔案管理辦法，強化規范管理，對產生的檔案從收集開始一直到提供利用，做到有章可循、有據可查，逐步走上規范化、制度化軌道。以“管理工作制度化、專業管理精細化、現場作業標準化、方法手段數字化”為指導，做好檔案工作，為建設統一堅強智能電網服務。
3.加強檔案管理隊伍建設
高素質檔案隊伍建設是檔案工作發展的基礎，建設知識型與創新型的檔案人才隊伍是檔案工作發展的客觀要求，應不斷加強自身諸如有關電力行業知識、檔案專業知識、計算機知識等的學習，必須拓寬知識面，開闊視野，增長技能， 以適應社會最新發展的動態，上級領導，應加大培訓力度， 切實提高縣級供電企業檔案管理人員素質,適應檔案管理現代化的需要。另外，各縣供電企業應設置至少1名專職檔案人員崗位，相應地提高檔案工作人員的崗級與待遇，只有這樣，才能使她們鼓足干勁，為企業地發展多做貢獻。
4.完善基礎設施。
辦公現代化的實行，不僅對檔案管理現代化提供了可能性，也對其提出了必要的要求，因此，各縣級供電企業要積極為開展檔案現代化管理創造必需的條件。應根據自身的實際情況，爭取領導的重視與支持，增加或更新檔案設施、設備，加大檔案管理現代化的投入，把檔案管理納入辦公自動化系統和供電企業內部局域網。
5.加強組織領導
供電企業領導應深刻認識到，只有時刻從檔案管理的方方面面出發，點滴不漏，常抓不懈，運用多種手段，采取各種措施，才能推進檔案管理工作的新進展，保證供電企業整體工作再上新臺階。從源頭上嚴格監控檔案收集、整理、保管、質量及指導，做到管在質量、細在過程、重在利用，以檔案達標升級和目標管理認定為手段，將該項工作納入企業年度工作計劃與供電企業的生產經營工作放在具有同等重要工作來抓，真正做到認識到位，措施到位，及時解決工作中遇到的實際問題。
6.務實業務基礎
隨著電力系統一體化改革的不斷深入及公司上下各項工作高標準、嚴要求、精益化管理工作的推進，檔案資料整理也越來越精細化。至今縣級供電企業檔案管理工作執行的標準還是1993 年電力工業局制發的《供電企業檔案分類表》，該標準現已無法完全適應現代化供電企業發展需要，迫切要求予以完善，以便加強電力企業檔案管理工作。檔案具有積累性和歷史聯系性的特點，具有對形成單位和對社會提供作用的雙重性，因此檔案的收集過程一定要體現檔案的價值，在企業的資產與產權發生變動時，應按照國家《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》的要求，做好檔案的處置和管理工作，在檔案規范化管理的過程中，必須明確檔案的鑒定、銷毀程序，確保檔案發揮最大的效用。
7.實施信息化管理
隨著電網快速發展，要充分發揮檔案為電網安全生產運行提供良好服務的作用，就必須加快縣級供電企業的信息化建設。目前，縣級供電企業檔案信息化建設存在較大的盲目性和不統一性，管理系統各單位長期沒有統一標準，與整個電力系統信息化建設整體工作發展不協調。因此，電力系統要從實際出發，從上到下有一個統一的檔案管理應用軟件和最新的電力系統的行業標準做支撐，充分借助系統本身的局域網絡建立起公司系統專業化、系統化的信息平臺，及時對公司系統各單位檔案工作進行遠程監控與技術指導。
8.強化業務培訓
縣級供電企業專（兼）職檔案管理人員是檔案管理的實施者，其素質水平直接關系到企業檔案工作的質量和成效。因此，縣級供電企業應加強對檔案管理人員的培訓，采取有效方法和技巧，完善培訓管理體系，力求培訓的多樣與創新、理論與實際相結合，有力地將檔案系統的培訓和電力系統的專業化培訓結合起來，要積極為檔案人員創造條件，使其參加各類培訓學習，持證上崗，以此提高檔案人員的思想認識和業務技能水平。也可聘請系統專業人員組織系統檔案人員分門類、分專業進行培訓，及時轉換培訓方式，提高專職檔案人員的業務技能和和責任心，減少工作的盲目性；組織開展學習《縣級供電企業檔案管理作業指導書》，通過強化執行，在具體工作中進一步規范檔案管理行為。同時，還要建立有效的激勵機制，并納入崗位責任制，有目的、有計劃、有重點地對工作中遇到的實際問題進行探討與解決，充分調動和發揮專（兼）職檔案隊伍的積極性，有序、高效地推進公司檔案管理工作精細化。
關鍵詞：中學;人事管理信息化建設;必要性;對策研究
一、中學人事管理信息化建設的必要性
（一）歷史發展的必然性趨勢
人事檔案是在人事管理工作中逐漸演變過來的，伴隨著時代和社會的發展，我們的檔案載體也發生了很大變化，由竹簡到紙張，再到錄像等等。在歷史的不斷變遷下，我們的工作也應該順利時展的潮流，讓檔案載體緊隨時展的步伐。傳統的檔案資料紙張，不容易保管，而且很容易出現磨損，嚴重影響到文獻的價值，并且一般情況下編制紙張需要的周期都非常長，不便于查閱，調閱、檢索的手段只能依靠人工。長時間以來，我們人事檔案管理模式都具有工作量大、耗時也很長的缺陷，這非常不利于人事管理信息化建設工作的開展，特別是在大數據時代下，這種方式已經起到非常明顯的阻礙作用。因此，發展中學人事檔案的信息化管理是歷史性的轉折點，同時也是不斷簡化工作量的重要途徑。
（二）人事工作進一步拓展的實際需要
人事檔案工作是作為中學管理工作的重要組成部分而存在的，是人才信息管理的重要條件。現在的競爭更多的是人才的競爭，人事部門可以按照人事檔案不斷獲得人才信息，為了更好地實現資源的合理配置，我們可以按照人才能力以及特點等開展具體的工作。在人才的使用上，要堅持以用為本，人才優先的原則，提倡創新型機制，為人事工作的開展打下良好的基礎。中學是培養人才的重要場所，實現對人才的挖掘和開發，是需要人事檔案管理支持的。重視并加強人事管理信息化建設，建立起一個真實完整的信息庫，可以確保中學的人事管理不斷向高效運轉的方向發展。
二、中學人事管理信息化建設的對策
（一）針對人事管理信息化建設的問題進行統一規范管理
截止到現在，人事檔案管理還沒有非常好地融入到中學檔案管理范疇工作中去，并且我國現在也沒有出臺相關性的政策，這就導致管理體制出現明顯的松散性，其在很大程度上限制著人事檔案管理的全面建設。在這樣的背景下，國家和相關的教育部門應該出臺相關性的政策，結合現在人才管理工作的實際需求，聯合中學人才管理的情況，制定出適用性很高的政策法規，并不斷建立健全相關的檔案管理制度，確保各個中學人事檔案管理工作都能有條不紊的發展。同時，中學還應該建立起專門的管理機構，這樣能夠很好地解決檔案管理到底是誰管的問題。中學人事檔案管理建設要不斷向標準化、信息化方向發展，同時還要配備相關的設備，制定出相應的保護標準，讓中學的人事管理工作更加的順暢。
（二）加大資金的投入力度
檔案信息化管理工作想要全面落實到實處，需要具備先進的硬件設備、專業性人才，但是無論是硬件設備還是人才培養都是需要大量資金支撐的。所以，學校領導應該重視并加大資金的投入力度，給予人事檔案管理工作最大的支持，并且還要將這些資金全部列入預算之內，為資金的合理利用奠定好的基礎。嚴格執行現代化的標準，增添適合中學人事管理信息化建設的硬件設備。另外，為了確保人事檔案管理工作的安全以及順利開展，我們還需要配備空調、滅火裝置和溫度檢測儀等等。
（三）有效提升工作人員的服務意識
幫助更多的檔案管理工作人員認識到人事檔案管理工作的重要性，促使他們形成良好的職業作風和道德素養，讓其看到自己在自身工作中的責任。人事檔案管理工作本身具有服務型的特點，相關工作人員要認真做好組織服務，為學校教學、科研等項目貢獻自己的力量，樹立全心全意的服務意識，認真對自己的崗位負責。面對傳統的數據環境，數據的精準性是為檔案管理結果科學性的實現做基礎的。在大數據環境下，數據的還量化導致錯誤不斷，檔案管理人員需要保持十分清晰的脈絡，理清自己的思路，用最新的角度和觀念開展自己的工作。
（四）全面提升管理人員的素質
想要全面做好中學人事管理的信息化建設，中學人事檔案信息化既需要辦公設備的信息化也需要不斷更新相應的人才管理辦法。在中學人事檔案管理信息化建設過程中，能夠決定工作質量的重要原因之一是工作人員，每項工作都需要人的配合，技術的開發也好，使用也罷，同樣都需要檔案管理人員盡自己最大的努力工作。檔案主管部門也要不斷加強對檔案管理人員的培訓。檔案管理人員自己也要努力提升自己的文化素質，不斷豐富自己的電子應用水平，這樣為檔案管理工作打下好的基礎。逐步將傳統型的檔案管理工作推向電子化道路。總之，我們需要檔案管理人員緊跟時展的步伐，注重業務學習，同時還要不斷拓寬自身的知識結構，提升業務素質。
參考文獻：
關鍵詞：民辦職業院校 檔案管理 內涵建設
隨著國家大力發展高等教育事業的政策機遇和城鄉居民迫切希望獲得高等教育機會的需求劇增以及大學生就業形勢的嚴峻，民辦職業院校發展態勢和前景看好，但是由于民辦職業學校起步晚、發展快，其“速度、規模、質量、效益”，出現了發展不平衡、結構性矛盾突出等現象。民辦職業院校的制度管理和內涵建設方面問題較多，尤其是民辦職業院校檔案體系的建制和管理工作，成為影響和制約民辦高職院校發展的重要瓶頸之一。根據《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號令關于《高等院校檔案管理辦法》的明確規定“高校檔案工作是高等院校重要的基礎性工作，院校應當加強管理，將之納入院校整體發展規劃。”因此，民辦職業院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平，是提高民辦職業院校教育水平和管理水平、加強內涵建設、促進學院發展的必由之路。
一、民辦職業院校檔案管理存在的主要問題
調研發現云南省的民辦職業院校檔案工作普遍存在以下幾個方面的問題：
1、民辦職業院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專業人員缺位的現象。當前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬于學校的附帶工作，不影響其長遠發展， 因此忽略了檔案管理建設。這種認識不足不僅體現在學校領導身上，更是體現在學校全體教職員工身上。在很多民辦職業學校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業院校存在檔案館和專業人員，由于民辦院校的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數職，還要承擔院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學秘書或行政秘書兼職，既有日常教學管理工作或者辦公室行政事務性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。
2、民辦職業院校檔案管理缺乏明確的規定責、權、利的規章制度。目前，多數民辦職業院校的發展只注重規模與速度建設，忽略了內涵建設，這對學校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關規章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規范標準，甚至是缺乏相關的檔案管理制度，導致負責部門不能、不知道如何把在教學、科研等日常工作活動中產生的檔案按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時、文件材料殘缺不全，不能及時立卷和歸檔；且因為缺乏規章要求，導致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規范的要求和長久保存檔案的考慮，存在“檔案材料幾大箱，用時要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄”現象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學校歷史憑證的作用。
3、經費投入不足，導致不能實現檔案信息電子化建設。目前很多民辦職業學校在檔案管理方面的經費投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現代化設備，現代信息技術手段如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到民辦職業院校的檔案管理中，導致民辦職業院校的檔案信息化建設相比于其他院校相對滯后。一些民辦職業院校的檔案管理以傳統的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。此外，因財力不到位，檔案人員也就得不到現代檔案管理技術的業務培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能，無法對檔案進行現代化的科學規范管理。而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設進程。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率。由于民辦職業院校成立的時間短，對檔案工作的認識不夠到位，平時不注意檔案的收集與整理，導致很多院校只存在教學檔案和行政檔案，黨群建設和科研建設等檔案材料缺失，檔案保存單一。由于檔案人員本身能力的局限，學校沒有編研檔案。同時，由于缺少專職檔案管理人員和對檔案工作的忽視，檔案利用率不高，不能充分發揮檔案在院校發展路程中的作用，檔案的服務職能處于被動狀態。檔案信息資源的開發利用渠道單一，僅限于發展黨員、評選三好院生、優秀畢業生等方面。在師資培養、人才選拔與考核及推薦院生就業、擴大對外交流、宣傳教育、樹立學校良好形象等方面，未能真正發揮檔案應有的作用。
二、民辦職業院校檔案工作建設的對策措施
1、加強院校領導對檔案工作的重視，提高全校職工檔案意識。一所學校能否把檔案館建立起來并制定出規范、科學的規章制度，做到館藏信息豐富、檔案工作有章可依、檔案工作真正為學院發展服務，關鍵是領導的重視程度。領導重視檔案建設，善于用檔案資料來處理和規劃院校各項工作，是做好檔案工作的根本保證；學院全體教職工的配合也是關鍵。因此，檔案管理人員不僅要爭取學院領導對檔案工作的理解與支持，讓他們意識到檔案工作的重要性，把檔案管理納入院校計劃和規劃，納入學校管理制度，納入學院工作人員的職責范圍，同時還要做到檔案工作的意識與任何一項工的布置、檢查、總結、驗收同步進行。
要強化全體教職工的檔案意識，讓他們能夠真正從思想上和行動上意識到檔案工作對于學院和個人發展的重要性，自覺配合檔案部門的各項工作，積極參與學院檔案建設，在參與檔案建設過程中，認真研究落實本部門的檔案工作任務， 做到在平時的工作中自覺收集、整理檔案資料，并交檔案室統一保管，使學院檔案工作保質保量限期完成。
2、檔案工作管理做到科學化、規范化、制度化。針對民辦職業院校實際，建議制定規章制度，《民辦職業院校檔案資料分類編碼及歸檔范圍》、《各系、部檔案歸檔范圍和保管期限》、《系部教學檔案資料分類編目格式及類目代碼表》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等各項制度要健全。要做到教學檔案、行政檔案、黨群建設檔案、學籍管理檔案、教師業務檔案和其它聲像檔案等等及時歸檔，對檔案管理實施細則，檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規定，對檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，從制度上保證檔案資料能長期有效地收集和保存。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。
3、設置檔案室或者檔案館，配備專職檔案人員并注意對專職檔案人員的培訓，增強檔案管理人員的服務意識。要針對民辦職業院校實際情況設立檔案室或者檔案館，配備專職檔案管理人員，盡量做到檔案管理人員的穩定，即使出現人員流動也要做好檔案資料的交接工作，防止人員變動便出現資料丟失的現象。同時，要求專職檔案管理人員強化檔案知識學習，做到職責明確，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，在細節上保證檔案工作管理的順利進行。專職檔案管理人員要順應現代教育發展要求，做好從被動的傳統檔案的管理到利用檔案為學校發展和社會發展服務的過渡。過去，檔案人員往往以自身為中心來開展工作，片面注重檔案工作的收集與管理，較少做到主動利用檔案為學校發展服務。針對社會發展和民辦院校的實際，檔案管理人員不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務，更不能憑想象、圖方便，必須改變觀念，重新審視檔案管理的全過程，以適應民辦職業院校的教育教學，為社會各界對民辦職業院校的教育評估提供翔實可靠的檔案資料，在服務理念、服務目的、服務主體、服務方式、服務手段、服務策略、服務過程等方面進行創新、拓展和提升。
4、針對民辦職業院校實際，重視檔案材料收集，做好檔案編研工作。做到文件材料完整收集是確保檔案材料完整的前提和基礎，也能直接反映出院校平時的工作成績。因此，要做到定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；強化文書管理，抓好院校活動所形成的文件材料的收集。對有請示沒批復或有批復沒請示的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的完整歸檔。檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料應留下原件，以備日后歸檔。針對有些院校存在資料積壓多年未歸檔、檔案管理工作缺乏延續性和完整性的問題，應建立長效管理機制，保障檔案資料收集的連續性和完整性。比如，各系部的教改實驗課題，針對其周期長的特性，要注意材料收集的連續性，保證每院期、每院年的階段性實驗報告和終結性的實驗成果報告收集齊全。某項活動材料的收集要有頭有尾、善始善終，防止檔案材料收集的缺失與不完整。
檔案工作的基本任務在于及時、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，而檔案的編研工作，是達成這一基本任務的保證，例如民辦職業院校教學、科研檔案材料的編研。這些編研材料不僅是教學、科研的最新成果，也是師生學習知識的鮮活教材。尤其是科研，它是教師每個時期完成的最新研究，許多教師會把科研成果寫入教案，形成了比書本知識更新的內容，同學們可以從這些編研檔案中學習到最新的知識。在知識更新換代飛速的今天，編研檔案彌補了書籍知識傳播速度不快的不足，成為師生學習知識的鮮活教材。因此，依照檔案編研工作“存真、求實”的原則，根據民辦院校發展要求和教學評估要求，做好學校檔案材料的新編、續編、開發等編研工作，編研出《教學規章制度匯編》、《教育改革成果匯編》、《教學論文集》以及《相關課題研究匯編》、《特色教學成果匯編》等資料，以滿足師生對檔案資料的需求和教育督導評估對檔案資料的需求，是民辦職業院校檔案編研工作的基本任務。
5、強化檔案建設信息化的設施投入與現代化管理水平。要采取切實措施，把檔案工作需要的經費納入學校經費預算；要為檔案部門添置必要的設備，以便開展工作。檔案館（室）的庫房建設，應列為學校基本建設規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。促進檔案信息化建設，應當把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規劃，與數字化校園建設同步發展。要設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案建設信息化所需的設備實施，采用先進設備充實檔案工作。要盡快做好庫藏目錄的整理、錄入規范工作，編制檢索工具，充分利用網絡化環境，快捷、準確、廣泛地為院校的教學、科研、管理等工作服務，提高檔案服務質量和服務效率。
參考文獻
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1 社保檔案的特點
社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護其合法權益的重要憑證，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。作為一項專業的管理工作，社會保險檔案具有以下特點：一是，數量龐大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農村，最終實現全民參保，這就是社保檔案數量的龐大。二是，動態變化。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發生關系轉移，各項社保繳費情況也會依據個人工資的增減發生變化，這就決定了社保檔案的動態變化。三是，以人為本。社保檔案以人為基本對象來辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎的形成單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產生相應變化。四是，規范性。社保檔案是按國家的有關規范來辦理的。具體表現在：一是，辦理活動的規范，即各類社會保險都有統一的辦理程序、繳付費標準；二是，形成材料的規范，即各類社會保險都有規定有規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。
2 加強社保檔案管理的必要性及重要意義
一是，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。二是，加強社會保險的檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人賬戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。三是，加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準確的各項統計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。
3 完善八個環節，提高社會保險檔案管理水平
基礎不牢，地動山搖。要想社會保障事業取得長足健康的發展，首先就需要從基礎工作抓起，夯實檔案在社會保險工作中的基礎地位，充分發揮好檔案的服務作用重點做好以下八個方面的工作。
3.1 科學分類
檔案分類不僅是檔案文件整理中的一個工作程序，更重要的是在整個歸檔文件整理工作中具有主導的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區別和聯系，便于保管和利用。所以，確定社會保險檔案的分類標準，實現科學分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎，同時又指導著其它各項工作的有序展開。
3.2 日常歸檔
平時歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經辦理完畢的文件材料，隨時歸入臨時卷夾（卷盒）內，這就是平時歸檔。平時歸檔要“隨辦隨歸”，今日事今日畢，不得積累到第二年立卷時再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯系，保證歸檔文件材料的齊全完整。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發生時間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對破損的應按裱糊技術要求進行托裱。
3.3 合理編號
整卷裝訂的案卷其全部卷內文件要編統一的順序頁號。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。同時，搞好編制目錄。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、所在頁號（或件號）、備注等項目。件號即文件材料的排列順序號。責任者是指制發文件材料的組織或個人。文號即發文的字號。題名即文件材料的標題。日期即文件材料的形成時間。頁數即填寫一件文件材料的總頁數。備注即需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。
3.4 標準化裝訂
按照國家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會計類和社會保險業務類檔案必須裝訂成冊。裝訂材料，必須選用經檔案行政部門認可，符合檔案保護要求的安全材質。裝訂檔案，一律采用案卷左側裝訂，并將左、下側對齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。
3.5 填寫卷面和檔案裝盒
案卷封面項目包括：全宗名稱、案卷標題、起始時間、保管期限、件、頁數和歸檔號。案卷封面項目的填寫，要求內容完整、概括準確、字跡整潔、一目了然。這里需要明確幾個欄次的概念：（1）全宗號。全宗號欄內按同級檔案局給定的全宗號填寫，暫未給定的此項可空置，待同級檔案館給定全宗號后再行填寫。（2）年度。年度欄內填寫盒內文件的形成年度。填寫時要采用公元紀年，以4位阿拉伯小寫數字表示，不得簡化。（3）保管期限。保管期限欄一般以漢字全稱表示，分為“永久”、“長期”、“短期”。長期為16-50年，短期為15年以下。（4）機構或問題。機構或問題欄是指按哪種類目進行分類。如果檔案按科室分就是“機構”，如“辦公室、業務科”；如按照業務類目分就是“問題”，如“基金核定表”、“業務臺賬”。卷面填寫完畢后，根據不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應，避免歸檔文件材料彎曲受損。
3.6 定期移交
按照有關規定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內的文件材料，均由相關責任部門進行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續。應歸檔的文件材料要齊全完整。
3.7 規范排列
案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個年度、一個類別的案卷進行系統化的排列，使卷與卷之間保持一定聯系，固定順序。便于查找利用。
