時(shí)間：2023-05-30 09:39:15
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇合同檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。是與其他法律關(guān)系主體之間設(shè)立、變更、終止、民事權(quán)利關(guān)系的局面文件，包括合同書(shū)、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形的表現(xiàn)所載內(nèi)容形式。合同管理是對(duì)企業(yè)各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎(chǔ)管理，合同管理也是企業(yè)管理的一個(gè)組成部分。
筆者針對(duì)一些問(wèn)題，在實(shí)際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點(diǎn)一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質(zhì)量的好壞直接影響到合同檔案工作的質(zhì)量。企業(yè)對(duì)合同的簽訂是統(tǒng)一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關(guān)職能部門進(jìn)行了專題討論，并對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同承辦部門、貨物驗(yàn)收和票據(jù)結(jié)算、以及部門在合同管理、履行的過(guò)程中職責(zé)分工等問(wèn)題作了進(jìn)一步明確，對(duì)合同簽訂程序進(jìn)行有序的結(jié)合，對(duì)合同立項(xiàng)、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過(guò)程管理記錄，統(tǒng)一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設(shè)工程等合同，由于工程規(guī)模大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，這對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目合同管理中出現(xiàn)的合同簽訂、履行等問(wèn)題，采取實(shí)時(shí)跟蹤，避免“先改造后補(bǔ)簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對(duì)簽訂的合同，及時(shí)收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業(yè)合同收集的種類有企業(yè)買賣合同；財(cái)務(wù)審計(jì)部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設(shè)中心的建設(shè)工程合同；科技管理部的技術(shù)合同；企業(yè)法人委托合同；企業(yè)員工的行紀(jì)合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎(chǔ)，整理是檔案工作的升華，檔案科學(xué)的管理基礎(chǔ)在于檔案整理的科學(xué)性，整理的混亂必然導(dǎo)致管理的混亂和利用的困難。而要科學(xué)的整理立卷，科學(xué)的整理，關(guān)鍵要選擇適當(dāng)?shù)恼矸椒ā８鶕?jù)國(guó)家檔案局版發(fā)的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過(guò)程中，以方便利用者為最終目的，真正發(fā)揮合同檔案的作用。筆者結(jié)合公司合同檔案實(shí)際情況與特殊性的要求，對(duì)合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機(jī)聯(lián)系，更加體現(xiàn)整理的合理性，對(duì)利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當(dāng)家。就是以每份合同文件作為一個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，進(jìn)行鑒定、歸檔、利用等、一個(gè)年度內(nèi)按月份一個(gè)流水號(hào)。以件的形式來(lái)完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進(jìn)行保角。保角采取環(huán)保材料膠水，在保角的正面，編號(hào)歸檔號(hào)-年度-月份-流水號(hào)，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強(qiáng)度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補(bǔ)充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認(rèn)為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當(dāng)今是電子信息飛速發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)為了保持紙質(zhì)檔案的安全完整。
2.3填寫(xiě)備考表
備考表是對(duì)本盒檔案材料缺損、修改、補(bǔ)充、移出、變更等情況進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)案卷的完整與完善的體現(xiàn)，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
1.根據(jù)公司實(shí)際情況，建立合理的組織架構(gòu)，系統(tǒng)化管理合同。
筆者所在的公司實(shí)施總法律顧問(wèn)制度，由公司一位高管擔(dān)任總法律顧問(wèn)，下設(shè)法律事務(wù)管理部門，配備專業(yè)的企業(yè)法律顧問(wèn)。法律事務(wù)管理部門在公司逐步實(shí)行綜合歸口與分級(jí)、分類相結(jié)合的合同管理體制。例如在公司市場(chǎng)營(yíng)銷部、物資采購(gòu)部、科技部等有合同業(yè)務(wù)的部門，設(shè)立了兼職合同管理人員，分類專項(xiàng)管理其本部門的合同，逐步對(duì)公司的合同進(jìn)行全方位、全過(guò)程的系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設(shè)、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓(xùn)等多個(gè)方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優(yōu)化流程，強(qiáng)化合同管理職責(zé)分工。
法律顧問(wèn)首先從合同管理建章立制開(kāi)始，對(duì)原有的合用管理辦法在實(shí)施中的效果、存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析和評(píng)估。在此基礎(chǔ)上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對(duì)合同的訂立、簽訂權(quán)限和職責(zé)審查、合同履行與評(píng)估等方面進(jìn)行明確和規(guī)范。對(duì)公司合同管理制度的修訂，即是對(duì)公司合同管理內(nèi)部控制的完善，旨在達(dá)成《內(nèi)部控制指引》的目標(biāo)要求，即規(guī)范和加強(qiáng)合同管理，確保合同談判、簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過(guò)程合法有效，印章保管、使用合理規(guī)范，防止未經(jīng)授權(quán)的經(jīng)濟(jì)行為，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司合法權(quán)益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的管理成本，而且有助于企業(yè)全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項(xiàng)目責(zé)任部門、歸口管理部門、財(cái)務(wù)部、法律部等各個(gè)專業(yè)部門各司其職對(duì)合同進(jìn)行把關(guān)，有效地將合同訂立納入公司的各項(xiàng)管理之中，有效地實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的控制和事前防范。法律顧問(wèn)一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴(yán)格審查，重大項(xiàng)目則在項(xiàng)目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關(guān)。合同示范文本有利于規(guī)范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環(huán)節(jié)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)的防控。法律顧問(wèn)堅(jiān)持開(kāi)展了相關(guān)合同示范文本的推行工作，根據(jù)公司合同種類合同業(yè)務(wù)量特點(diǎn)，相繼制定了《采購(gòu)合同》、《加工承攬合同》、《設(shè)備維修合同》及《技術(shù)開(kāi)發(fā)合同》等示范文本。法律顧問(wèn)首先查閱了以往大量的合同，進(jìn)行歸類整理；然后提煉總結(jié)完成合同示范文本草案，再與相關(guān)部門進(jìn)行了交流討論，最終修改定稿。以技術(shù)合同為例，示范文本不僅明確合同內(nèi)容，還從法律專業(yè)的角度對(duì)簽訂和履行環(huán)節(jié)、技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)度、履行期限和方式、雙方權(quán)利義務(wù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式、價(jià)款支付以及在知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等重要內(nèi)容上做出相應(yīng)說(shuō)明，包括合同簽訂內(nèi)容表述指引和法律風(fēng)險(xiǎn)說(shuō)明及提示。從管理的角度上，實(shí)現(xiàn)在合同內(nèi)控管理流程與管理、研發(fā)的具體結(jié)合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細(xì)化合同專用章管理，嚴(yán)格公司合同檔案管理。
法律顧問(wèn)的嚴(yán)謹(jǐn)與細(xì)致等優(yōu)點(diǎn)，還應(yīng)發(fā)揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環(huán)節(jié)之上。應(yīng)明確合同專用章的用印審批相關(guān)要求，以及外帶合同專用章的原則、申請(qǐng)程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權(quán)利義務(wù)，在一定時(shí)期內(nèi)具有重要的保存價(jià)值，生效的合同文本應(yīng)納入經(jīng)營(yíng)檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對(duì)于審結(jié)用印的合同，筆者所在的公司以書(shū)面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺(tái)帳，及時(shí)記錄合同編號(hào)、承辦部門、合同名稱及對(duì)方當(dāng)事人等信息，并要求各業(yè)務(wù)部門妥善保管合同訂立及履行過(guò)程中的有關(guān)資料。形成便于查找的電子信息和紙質(zhì)合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態(tài)。事實(shí)證明，完整合同檔案的建立，也便于總結(jié)合同履行情況，吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內(nèi)部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，公司法律事務(wù)部門形成了對(duì)各一級(jí)建制單位合同管理情況進(jìn)行年度現(xiàn)場(chǎng)檢查的貫例。檢查內(nèi)容主要涉及各單位內(nèi)部的合同管理職責(zé)分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺(tái)帳管理、合同評(píng)估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關(guān)負(fù)責(zé)人和兼職合同管理員進(jìn)行座談交流。檢查會(huì)形成《年度合同管理現(xiàn)場(chǎng)檢查情況通報(bào)》，逐一分析各單位在執(zhí)行公司合同管理制度中尚存在的問(wèn)題，評(píng)價(jià)相關(guān)部門合同管理工作，提出改進(jìn)意見(jiàn)；重點(diǎn)是促進(jìn)各業(yè)務(wù)單位對(duì)合同履行和合同評(píng)估、部門合同管理方面工作的開(kāi)展和規(guī)范。對(duì)于不認(rèn)真執(zhí)行公司合同管理制度和審查程序的單位和個(gè)人，給予績(jī)效考核負(fù)評(píng)價(jià)。合同考核和現(xiàn)場(chǎng)檢查工作，能督促各單位執(zhí)行公司合同管理制度，在合同履行中誠(chéng)實(shí)守信和全面履行。合同經(jīng)辦部門逐步重視對(duì)合同執(zhí)行中的質(zhì)量、安全、進(jìn)度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權(quán)、同時(shí)履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)等合同履行原則，依法保障自身權(quán)益。
6.注重法律知識(shí)普及，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)。
公司合同管理的每個(gè)環(huán)節(jié)涉及到不同部門的人員，人員的素質(zhì)保證是合同管理的重點(diǎn)。筆者所在的公司在各單位設(shè)有兼職合同管理員30多人，法律顧問(wèn)對(duì)合同兼職管理員和經(jīng)辦人員建立了培訓(xùn)機(jī)制，每年組織一次集中培訓(xùn)。培訓(xùn)圍繞“合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范”的主題，結(jié)合實(shí)務(wù)、配合案例宣講基礎(chǔ)法律知識(shí)，剖析合同從簽訂到終結(jié)的全過(guò)程，針對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范提示，還制作令人喜聞樂(lè)見(jiàn)的PPT、動(dòng)畫(huà)片在公司內(nèi)部宣傳媒介上播放，以強(qiáng)化學(xué)習(xí)效果，增強(qiáng)了法律意識(shí)。法律顧問(wèn)對(duì)合同管理人員培訓(xùn)的加強(qiáng)和重視，一方面促使公司合規(guī)文化生根開(kāi)花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護(hù)航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內(nèi)控體系。
二、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理；現(xiàn)狀；建議
中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）06-0-01
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國(guó)家和單位檔案的重要組成部分；隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作的要求也越來(lái)越高。
一、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)，其收集范圍一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料等四個(gè)部分。會(huì)計(jì)憑證除轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證、付款憑證、記賬憑證外還包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等；會(huì)計(jì)賬簿包括總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及固定資產(chǎn)臺(tái)賬、低值易耗品臺(tái)賬等輔助登記備查簿。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，按部門保管。訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位；活頁(yè)式賬簿在整理時(shí)去掉空白頁(yè)，按科目順序整理成冊(cè)，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁(yè)；計(jì)算機(jī)生成的總賬、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁(yè)，并準(zhǔn)確認(rèn)真填列各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁(yè)非裝訂線一側(cè)上角編頁(yè)號(hào)，每?jī)?cè)賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)可用號(hào)碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫(xiě)；會(huì)計(jì)報(bào)表分月、季度、半年度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表及各種附表、報(bào)表附注和決算說(shuō)明等。會(huì)計(jì)報(bào)表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報(bào)表附注和決算說(shuō)明應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。各類會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，其方法與會(huì)計(jì)賬簿相同；屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇其他會(huì)計(jì)核算相關(guān)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
二、會(huì)計(jì)檔案形成與保管
(一)上述會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容
會(huì)計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括文字分析)3年；銀行對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后5年；總賬、明細(xì)賬、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等保管期限為永久。保管到期的會(huì)計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。
三、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
(一)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、 意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。
(二)會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。
(三)會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。
(四)財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范、不重視。
(五)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。
四、完善會(huì)計(jì)檔案工作管理的建議
(一)各單位領(lǐng)導(dǎo)從思想上引起足夠的重視，加強(qiáng)培訓(xùn)。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”可見(jiàn)從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化軌道。同時(shí)應(yīng)依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)和考核的重要內(nèi)容，有效地防范問(wèn)題進(jìn)而起到應(yīng)有的重要作用。
(二)整理各類會(huì)計(jì)檔案，認(rèn)真妥善保管。對(duì)存放的手工會(huì)計(jì)檔案，要及時(shí)認(rèn)真細(xì)致地清理修整、妥善保管歸檔。會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)、程序及存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、資料，均應(yīng)視同檔案及時(shí)整理、保存并妥善保管歸檔。 為查找方便，應(yīng)按照類別、保管期限分開(kāi)存放。無(wú)論手工還是電算化會(huì)計(jì)檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲(chóng)蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有備份，存放在兩處不同的建筑物內(nèi)。采用磁性介質(zhì)存貯的電算化會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查、復(fù)制備份，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。存放有磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。
(三)建立各種管理制度。根據(jù)本單位的具體情況，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷制度、保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化形成的會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的保管，應(yīng)打印以紙質(zhì)形式便于保管，其保存期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
(四)要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案人員會(huì)同財(cái)會(huì)部門，積極做好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，有價(jià)值的妥善保管，無(wú)價(jià)值的大膽銷毀，對(duì)于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，相關(guān)人員簽字確定并在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明。
1、根據(jù)公司新的體制設(shè)置及人員定編，抽調(diào)部分優(yōu)秀管理人員及生產(chǎn)骨干到工業(yè)園工作，使技改項(xiàng)目投運(yùn)后，能夠正常的安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。
2、根據(jù)公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時(shí)作好調(diào)配工作。及時(shí)、準(zhǔn)確下達(dá)人事調(diào)令和人事指令，力爭(zhēng)使人力資源達(dá)到最佳合理配置。
二、勞動(dòng)合同管理 做好勞動(dòng)合同的簽訂、解除及勞動(dòng)合同檔案管理等工作。本年度重點(diǎn)做好2007年6月30日194人勞動(dòng)合同到期員工的續(xù)訂工作。針對(duì)本次續(xù)簽工作，在今年勞動(dòng)合同管理工作的基礎(chǔ)上，需進(jìn)一步運(yùn)作新的管理辦法，對(duì)生產(chǎn)工人及其他工作人員擬采用中期（2年）、短期（1年）合同，對(duì)部分人員采取不再續(xù)簽合同的管理辦法。
三、人事考核評(píng)價(jià) 為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)員工在一定時(shí)期內(nèi)工作能力等方面的評(píng)價(jià)，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評(píng)價(jià)制度，從而為員工的獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)整等提供客觀依據(jù)。根據(jù)公司目前生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，制定人事評(píng)價(jià)制度，進(jìn)行人事考核評(píng)價(jià)。對(duì)不合格人員實(shí)行在崗試用、待崗培訓(xùn)或轉(zhuǎn)崗，以保證員工隊(duì)伍的高效率、高素質(zhì)。
四、獎(jiǎng)懲管理 結(jié)合公司實(shí)際，對(duì)在生產(chǎn)、科研、勞動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理等方面，成績(jī)突出、貢獻(xiàn)較大的，分別給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)有違反勞動(dòng)紀(jì)律，經(jīng)常遲到、早退，曠工；完不成生產(chǎn)任務(wù)或工作任務(wù)的；不服從工作分配和調(diào)動(dòng)、指揮，或者無(wú)理取鬧，聚眾鬧事，打架斗毆影響生產(chǎn)秩序、工作秩序和社會(huì)秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰。
五、人才儲(chǔ)備工作 根據(jù)公司現(xiàn)狀，結(jié)合先進(jìn)企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，參加全國(guó)性或區(qū)域性的大型人才交流洽談會(huì)，直接引進(jìn)高層次、高學(xué)歷人才獲得技術(shù)過(guò)硬、品德優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。擬在2007年招聘應(yīng)屆大學(xué)本科生10名左右，專業(yè)主要有：熱能與動(dòng)力專業(yè)5-7人，電氣專業(yè)2-3人，化學(xué)專業(yè)2-3人。
六、員工職稱評(píng)定、職業(yè)資格證年審工作： 隨著對(duì)人才資源的進(jìn)一步重視，職稱評(píng)定等項(xiàng)工作已得到社會(huì)的普遍承認(rèn)與重視。
1、做好2007年度公司員工申報(bào)職稱工作的辦理，重點(diǎn)做好申報(bào)初級(jí)及中級(jí)職稱人員的手續(xù)辦理。
2、做好公司員工職業(yè)資格證書(shū)的年審與辦理工作。按照勞動(dòng)部門要求，做好職業(yè)資格證書(shū)年審工作，同時(shí)根據(jù)實(shí)際適時(shí)做好職業(yè)資格證的申報(bào)及辦理。
七、其他人事管理工作：
1、做好員工季度勞保及勞動(dòng)用品發(fā)放及管理工作，及時(shí)做好員工勞保用品的補(bǔ)充及相關(guān)制度修訂工作。
二、人員調(diào)配管理本年度重點(diǎn)做好新興工業(yè)園投運(yùn)期間的人員調(diào)配工作。
1、根據(jù)公司新的體制設(shè)置及人員定編，抽調(diào)部分優(yōu)秀管理人員及生產(chǎn)骨干到工業(yè)園工作，使技改項(xiàng)目投運(yùn)后，能夠正常的安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。
2、根據(jù)公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時(shí)作好調(diào)配工作。及時(shí)、準(zhǔn)確下達(dá)人事調(diào)令和人事指令，力爭(zhēng)使人力資源達(dá)到最佳合理配置。
三、人事考核評(píng)價(jià)為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)員工在一定時(shí)期內(nèi)工作能力等方面的評(píng)價(jià)，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評(píng)價(jià)制度，從而為員工的獎(jiǎng)懲、晉升、調(diào)整等提供客觀依據(jù)。根據(jù)公司目前生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，制定人事評(píng)價(jià)制度，進(jìn)行人事考核評(píng)價(jià)。對(duì)不合格人員實(shí)行在崗試用、待崗培訓(xùn)或轉(zhuǎn)崗，以保證員工隊(duì)伍的高效率、高素質(zhì)。
四、獎(jiǎng)懲管理結(jié)合公司實(shí)際，對(duì)在生產(chǎn)、科研、勞動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理等方面，成績(jī)突出、貢獻(xiàn)較大的，分別給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)有違反勞動(dòng)紀(jì)律，經(jīng)常遲到、早退，曠工；完不成生產(chǎn)任務(wù)或工作任務(wù)的；不服從工作分配和調(diào)動(dòng)、指揮，或者無(wú)理取鬧，聚眾鬧事，打架斗毆影響生產(chǎn)秩序、工作秩序和社會(huì)秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰。五、人才儲(chǔ)備工作根據(jù)公司現(xiàn)狀，結(jié)合先進(jìn)企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，參加全國(guó)性或區(qū)域性的大型人才交流洽談會(huì)，直接引進(jìn)高層次、高學(xué)歷人才獲得技術(shù)過(guò)硬、品德優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。擬在20**年招聘應(yīng)屆大學(xué)本科生10名左右，專業(yè)主要有：熱能與動(dòng)力專業(yè)5-7人，電氣專業(yè)2-3人，化學(xué)專業(yè)2-3人。五、人才儲(chǔ)備工作根據(jù)公司現(xiàn)狀，結(jié)合先進(jìn)企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，參加全國(guó)性或區(qū)域性的大型人才交流洽談會(huì)，直接引進(jìn)高層次、高學(xué)歷人才獲得技術(shù)過(guò)硬、品德優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。擬在20**年招聘應(yīng)屆大學(xué)本科生10名左右，專業(yè)主要有：熱能與動(dòng)力專業(yè)5-7人，電氣專業(yè)2-3人，化學(xué)專業(yè)2-3人。
六、員工職稱評(píng)定、職業(yè)資格證年審工作：隨著對(duì)人才資源的進(jìn)一步重視，職稱評(píng)定等項(xiàng)工作已得到社會(huì)的普遍承認(rèn)與重視。
1、做好20**年度公司員工申報(bào)職稱工作的辦理，重點(diǎn)做好申報(bào)初級(jí)及中級(jí)職稱人員的手續(xù)辦理。
2、做好公司員工職業(yè)資格證書(shū)的年審與辦理工作。按照勞動(dòng)部門要求，做好職業(yè)資格證書(shū)年審工作，同時(shí)根據(jù)實(shí)際適時(shí)做好職業(yè)資格證的申報(bào)及辦理。
七、其他人事管理工作：
1、做好員工季度勞保及勞動(dòng)用品發(fā)放及管理工作，及時(shí)做好員工勞保用品的補(bǔ)充及相關(guān)制度修訂工作。
我是屬于國(guó)家重點(diǎn)水利水電項(xiàng)目工程----華能**水電工程籌建處，以下就是我對(duì)國(guó)家重點(diǎn)水利水電項(xiàng)目工程---華能**水電工程的關(guān)于加強(qiáng)管理、狠抓落實(shí)、群策群力做好檔案工作的詳細(xì)工作報(bào)告。
一、檔案體制及管理制度的建立
華能**水電水利樞紐工程的檔案工作按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，建立了相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，配備了專職人員。建設(shè)初期，本著建設(shè)單位要對(duì)水利工程檔案負(fù)全責(zé)的指導(dǎo)思想，公司在辦公室設(shè)立了資料室，配備了專職人員，負(fù)責(zé)工程資料的管理工作。其它設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位也都明確了專職檔案資料管理人員，各負(fù)其責(zé)。
二、要按照檔案工作的要求，認(rèn)真抓好檔案改革。
水利工程檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)改革檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)保存，有條件的地區(qū)可同時(shí)將一套原件移交同級(jí)國(guó)家綜合檔案館保存；要做好檔案的利用服務(wù)。縣級(jí)水利工程改革檔案除確需保密的之外，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)水利水電工程檔案管理總則進(jìn)行處理。詳細(xì)制定的水利水電工程檔案管理總則如下：
第一條為加強(qiáng)水利水電工程的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)>標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、積極保護(hù)和有效利用檔案信息資源，為工程建設(shè)和管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案條例》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法》及有關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程實(shí)際，特制定本辦法。
第二條水利水電工程檔案是在工程建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、照片、磁性載體文件及計(jì)算機(jī)軟件等不同形式的歷史記錄，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，各單位必須切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入單位目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在工程建設(shè)與管理中要?jiǎng)澇鰴n案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，以保障檔案工作的正常開(kāi)展。
第三條檔案工作要積極探索現(xiàn)代化管理方法，積極采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，不斷提高檔案管理水平，努力實(shí)現(xiàn)“一流工程，一流檔案”。
第四條檔案工作要確保檔案的完整準(zhǔn)確、安全保管和有效利用。
第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第五條要根據(jù)工作需要配備政治條件好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其主要職責(zé)是：集中統(tǒng)一管理本單位文書(shū)、科技、照片、磁性載體等全部檔案。制訂有關(guān)的辦法、制度，負(fù)責(zé)接收、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、提供利用等工作，并對(duì)文件形成單位的檔案工作及文件材料的形成、整理、歸檔等情況進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，保證檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化。
第六條檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級(jí)和同級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第七條檔案工作人員要忠于職守，熱愛(ài)本職工作，具備專業(yè)知識(shí)，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學(xué)歷，身體健康，嚴(yán)守秘密，遵紀(jì)守法。要保持檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。
三、加強(qiáng)管理狠抓落實(shí)群策群力做好檔案工作
**水電站位于云南省普洱市和瀾滄縣交界處的瀾滄江下游干流上，是瀾滄江中下游河段八個(gè)梯級(jí)規(guī)劃“兩庫(kù)八級(jí)”的第五級(jí)電站。是瀾滄江梯級(jí)中裝機(jī)容量最大的電站。電站總裝機(jī)容量585萬(wàn)kW,是云南省繼小灣電站之后又一巨型水電工程;是我國(guó)“西電東送”、“云電外送”的重點(diǎn)工程項(xiàng)目；建成后是云南省境內(nèi)最大的水電站；在全國(guó)排名第四，裝機(jī)容量?jī)H次于三峽、奚落渡、向家壩水電站。
**水電工程項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。**水電工程檔案既是重點(diǎn)水利工程建設(shè)的真實(shí)記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，也是全體建設(shè)者智慧和勞動(dòng)的結(jié)晶。所以做好檔案管理工作是工程項(xiàng)目工作中的重中之重，以下是我近兩年來(lái)的檔案培訓(xùn)的體會(huì)認(rèn)識(shí)：
（一）、根據(jù)DA/T28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、DL/T5123-2000《水電站基本建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》和《**水電站工程項(xiàng)目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法》對(duì)水利工程竣工資料編制內(nèi)容及竣工圖紙資料編制都有明確的規(guī)定和要求。**水電站前期工程項(xiàng)目檔案在歸檔過(guò)程中普遍存在以下問(wèn)題：
1、紙張不標(biāo)準(zhǔn)
原始資料用紙不符合歸檔要求，紙張不同大小不一，給整理和裝訂工作造成不便，致使竣工資料案卷質(zhì)量無(wú)法得到保證。
2、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范
常見(jiàn)的毛病有：原始資料的文字書(shū)寫(xiě)有的是用穩(wěn)定性差的圓珠筆和純蘭墨水筆寫(xiě)的，甚至還有復(fù)寫(xiě)的；原始資料字跡潦草，不清晰，有錯(cuò)別字；隨意用涂改液涂改，修改后不加蓋單位章或沒(méi)有修改人的簽字。
3、資料不齊全
有的差開(kāi)工報(bào)告，有的差工程技術(shù)要求、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃；有的差竣工驗(yàn)收資料（竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等），有的差施工總結(jié)等等。各參建單位資料收集、整理跟工程進(jìn)度不同步，很多單位都是工程全部完工才開(kāi)始收集、整理資料，從而造成歸檔資料不齊全，不完整。
4、整理不規(guī)范
有的原始資料不按資料分類要求成冊(cè)，成冊(cè)的又無(wú)卷內(nèi)目錄，有的卷內(nèi)目錄不準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄文件編號(hào)、責(zé)任者、日期填寫(xiě)不準(zhǔn)確；案卷題名跟卷內(nèi)文件內(nèi)容不相符等。
5、資料內(nèi)容不準(zhǔn)確，甚至不完善
竣工圖與實(shí)際不相符，無(wú)竣工圖編制說(shuō)明，有的無(wú)竣工章；工程名稱與合同上不一致（無(wú)變更依據(jù)）；竣工資料上的合同編號(hào)跟合同上的編號(hào)不一致；蓋章簽字不符合要求（單位工程驗(yàn)收應(yīng)蓋單位印章，有的蓋部門印章，有的沒(méi)有蓋章），備考表上竣工文件章、檢查人簽名有的立卷人代簽;設(shè)計(jì)變更審批簽字不完善;有好幾個(gè)標(biāo)段出現(xiàn)重要的、該歸檔的資料未歸，不該歸檔的資料歸檔了，沒(méi)有掌握工程資料歸檔范圍。
6、移交不及時(shí)
竣工檔案沒(méi)有按照竣工驗(yàn)收3個(gè)月內(nèi)移交檔案的規(guī)定執(zhí)行，竣工檔案管理控制措施在執(zhí)行時(shí)間上滯后，導(dǎo)致工程竣工資料丟失，歸檔竣工資料出現(xiàn)大量復(fù)印件現(xiàn)象。
前期工程項(xiàng)目檔案出現(xiàn)這么多問(wèn)題，主要原因各參建單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠；檔案人員大多數(shù)都是剛從學(xué)校畢業(yè)的臨時(shí)聘用人員，流動(dòng)性大，沒(méi)有參加過(guò)正規(guī)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)欠缺，管理水平不高，服務(wù)意識(shí)差，工作往往處于一種被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)；籌建處檔案管理人員對(duì)各參建單位工程項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)力度不夠。建議公司以后在其它工程建設(shè)中檔案人員在工程開(kāi)工就介入到工程管理工作中，了解工程工作內(nèi)容、特點(diǎn)、工作目標(biāo)，及時(shí)對(duì)各參建單位歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，保證工程竣工檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。
（二）、**水電站主體工程又好又快推進(jìn)的同時(shí)，搞好檔案管理工作刻不容緩。加強(qiáng)**水電工程項(xiàng)目檔案管理工作的建議：
1、統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
加大對(duì)《檔案法》及相關(guān)檔案工作法律法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)各參建單位領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)，促使領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理部門達(dá)成共識(shí)，切實(shí)提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，這是抓好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的前提條件和有力保證。
2、充分發(fā)揮監(jiān)理作用
在抓工程質(zhì)量同時(shí)，把好工程資料質(zhì)量關(guān)，檢查驗(yàn)收施工單位形成的歸檔文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確。協(xié)同檔案管理部門對(duì)施工文件實(shí)行跟蹤建檔，參與工程檔案檢查驗(yàn)收。
3、建立切實(shí)可行的項(xiàng)目檔案管理控制措施，由籌建處竣工辦牽頭，組織相關(guān)單位及相關(guān)人員定期對(duì)各參建單位的項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題限期整改。
4、加強(qiáng)培訓(xùn)，主動(dòng)指導(dǎo)
針對(duì)各參建單位檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高、流動(dòng)性大的實(shí)際，每年至少舉辦一期基本建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為做好工程檔案工作，提高管理水平、檔案質(zhì)量打好基礎(chǔ)。還可以在適當(dāng)時(shí)候召開(kāi)工程檔案管理工作座談會(huì)，邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、各參建單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員參加，就如何抓好工程項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行探討，增進(jìn)相互間的經(jīng)驗(yàn)交流，群策群力，共同做好**水電工程檔案工作。與此同時(shí)，籌建處檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)力度，經(jīng)常深入各工程現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)際指導(dǎo)，在檔案收集、整理過(guò)程中遇到一些實(shí)際問(wèn)題在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中加以及時(shí)解決，以確保檔案資料管理與工程施工進(jìn)度同步進(jìn)行，保證**水電工程項(xiàng)目順利通過(guò)驗(yàn)收。
工程項(xiàng)目檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過(guò)程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體，一組完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，確保歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。使**水電工程項(xiàng)目檔案工作呈現(xiàn)出新面貌。
【論文關(guān)鍵詞】社會(huì)保險(xiǎn)；檔案；創(chuàng)新
隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)迅速增加，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過(guò)對(duì)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問(wèn)題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，才是需要對(duì)新時(shí)期提出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。
一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析
（一）社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長(zhǎng)迅速
我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)，增長(zhǎng)迅速。2009年底，全國(guó)參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬(wàn)人，比2008年末增加了1659萬(wàn)人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬(wàn)人，比2008年末增加231萬(wàn)人。根據(jù)《國(guó)家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國(guó)城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)2．23億，基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)4億，失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)1．2億，工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)1．4億，生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長(zhǎng)。可見(jiàn)，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案與日俱增，當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃
近幾年來(lái)，國(guó)內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，早在2009年最后一次國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定將在2010年內(nèi)開(kāi)展全國(guó)范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見(jiàn)。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。
（三）負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散
我國(guó)公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦，政出多門，業(yè)務(wù)交叉，資源浪費(fèi)，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們?cè)诶霉駛€(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。例如，我們?nèi)绻枰私夤駛€(gè)人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況，需要到幾個(gè)不同的管理機(jī)構(gòu)去了解，這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢工作中帶來(lái)了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。
（四）社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核
社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對(duì)于社會(huì)保障工作，社保檔案工作沒(méi)有硬指標(biāo)來(lái)考核，也沒(méi)有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，因此讓部分檔案工作者放松了對(duì)工作的要求。社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開(kāi)發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報(bào)道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息，從而導(dǎo)致社保對(duì)于“候鳥(niǎo)型”的打工者來(lái)說(shuō)只是帶不走、挪不動(dòng)的“地方糧票”。
（五）社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大
社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來(lái)越引起人們的關(guān)注。近年來(lái)伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對(duì)稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受，熱切期待社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無(wú)法從根本上解決參保者要求簡(jiǎn)化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求，因而我們應(yīng)從社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問(wèn)題，再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問(wèn)題顯然已是過(guò)去時(shí)了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問(wèn)題。
二、我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題
（一）對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視
由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無(wú)序狀態(tài)，其作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范
由于我國(guó)目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒(méi)有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。
（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案存檔的條件差
由于場(chǎng)地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問(wèn)題無(wú)法解決，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場(chǎng)所存放檔案，歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒(méi)有專有的庫(kù)房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來(lái)非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來(lái)許多不便。
（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
社保檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國(guó)許多地﹑市則沒(méi)有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。 轉(zhuǎn)貼于
三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法
（一）將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過(guò)程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來(lái)不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤(pán)。
（二）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長(zhǎng)期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營(yíng)模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹(shù)立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者按號(hào)碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國(guó)設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時(shí)也可替他們預(yù)測(cè)，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
（四）在全國(guó)統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)
在國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問(wèn)題，實(shí)行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國(guó)社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計(jì)劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國(guó)各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項(xiàng)目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。
提出如下意見(jiàn)，農(nóng)業(yè)部、國(guó)家檔案局下發(fā)了關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)村土地承包檔案管理工作的意見(jiàn)》農(nóng)經(jīng)發(fā)〔〕12號(hào)）以下簡(jiǎn)稱《意見(jiàn)》現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你并結(jié)合我市農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)確權(quán)頒證（以下簡(jiǎn)稱農(nóng)村土地確權(quán)頒證）檔案管理工作實(shí)際。請(qǐng)一并貫徹執(zhí)行。
一、規(guī)范農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案整理工作，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的大量文件材料。對(duì)農(nóng)村土地確權(quán)頒證業(yè)務(wù)中形成的檔案材料,主要集中在各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）各行政村（社區(qū)）各地要按照不同檔案門類進(jìn)行準(zhǔn)確區(qū)分。應(yīng)該納入專門檔案管理;對(duì)各種會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)匯總等檔案工作材料,應(yīng)當(dāng)納入文書(shū)檔案管理；對(duì)電子聲像類檔案材料，應(yīng)當(dāng)納入電子檔案、聲像檔案管理。
一）文書(shū)檔案類文件材料
包括機(jī)構(gòu)成立、意見(jiàn)、方案、指導(dǎo)性通知、計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、規(guī)劃、報(bào)告、檢查記錄、統(tǒng)計(jì)匯總等文件材料。1.歸檔范圍。各區(qū)縣（自治縣）人民政府、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的文件材料。
分為永久和定期，2.保管期限。按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》國(guó)家檔案局令第8號(hào)）要求。定期一般分為30年和10年。
以“件”為單位，3.整理要求。各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門、各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）整理這部分文件材料時(shí)應(yīng)納入機(jī)關(guān)文書(shū)檔案統(tǒng)一整理歸檔。按照《市機(jī)關(guān)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕34號(hào)）進(jìn)行整理。
按《市村級(jí)檔案管理辦法》規(guī)定，各行政村（社區(qū)）整理這部分文件材料時(shí)。統(tǒng)一納入村級(jí)文書(shū)檔案的經(jīng)濟(jì)發(fā)展類”按照《市文書(shū)立卷與案卷構(gòu)成的一般要求》或《市機(jī)關(guān)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》要求，以“卷”或“件”為單位進(jìn)行整理。
二）農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案類文件材料
1.歸檔范圍。農(nóng)村土地確權(quán)頒證材料包括農(nóng)村土地確權(quán)頒證入戶核實(shí)（匯總）表、國(guó)土“二調(diào)”面積核實(shí)表、田（土）面積丈量記錄表、現(xiàn)場(chǎng)勘界確認(rèn)材料、承包土地空間位置圖、農(nóng)戶委托書(shū)、承包土地確認(rèn)面積公示表、農(nóng)戶簽字確認(rèn)的承包地塊及面積分?jǐn)偙怼⑥r(nóng)戶土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)證登記簿、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)證書(shū)登記表、新證領(lǐng)取表、原證注銷登記表、公告材料；土地承包情況匯總清冊(cè)、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記臺(tái)賬；農(nóng)村土地確權(quán)頒證人員花名冊(cè)、集體經(jīng)濟(jì)組織成員討論形成的承包面積確認(rèn)落實(shí)方案、村民代表會(huì)議決議、會(huì)議記錄；補(bǔ)充完善的土地承包（流轉(zhuǎn)）合同、依法調(diào)整承包土地方案、注銷（變更）土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)申請(qǐng)、登記材料；其他方式承包申請(qǐng)頒發(fā)農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)證書(shū)申請(qǐng)、登記等材料；其他農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案材料。
2.保管期限。農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案永久保管。
此次農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作結(jié)束后，3.整理要求。各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)行政主管部門在農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案作為自身全宗內(nèi)一種專門檔案保管。農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)證登記簿一式二份。必須移交區(qū)縣國(guó)家綜合檔案館保存一份，農(nóng)業(yè)行政主管部門用作日常登記管理留存一份。
應(yīng)以各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）為獨(dú)立全宗單位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）級(jí)的農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案。集中統(tǒng)一整理，參照《市機(jī)關(guān)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕34號(hào)）要求，以“件”為單位進(jìn)行整理。一般以每戶形成的且能按戶分開(kāi)的所有文件材料作一件，用線或不銹鋼釘裝訂，同一全宗內(nèi)以行政村（社區(qū)）順序依次排列，同一行政村（社區(qū)）中按村民小組順序依次排列并從1開(kāi)始編制順序號(hào)，加蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄，裝入文書(shū)檔案盒保管。各鎮(zhèn)鄉(xiāng)人民政府（街道辦事處）形成及整理農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案時(shí)，可根據(jù)需要一式數(shù)套。
村（社區(qū)）級(jí)農(nóng)村土地確權(quán)頒證專門檔案參照上述方法整理。
三）電子檔案、聲像檔案類文件材料
農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作中形成的電子、聲像檔案的歸檔整理按照國(guó)家和市相關(guān)要求執(zhí)行。其中電子檔案按照《市電子文件歸檔與管理細(xì)則》執(zhí)行；照片檔案按照《市照片檔案收集整理實(shí)施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕36號(hào)）執(zhí)行；聲像檔案按照《市檔案局關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)聲像檔案管理的通知》渝檔發(fā)〔〕43號(hào)）執(zhí)行。
請(qǐng)按《意見(jiàn)》要求，原缺失二輪承包方案、合同、申請(qǐng)書(shū)、臺(tái)賬等補(bǔ)充完善材料。分類歸檔。
二、做好農(nóng)村土地確權(quán)頒證檔案移交和利用工作，強(qiáng)化服務(wù)。
要按照農(nóng)業(yè)部、國(guó)家檔案局《意見(jiàn)》要求，各區(qū)縣（自治縣）農(nóng)業(yè)、檔案行政主管部門。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本轄區(qū)農(nóng)村土地承包檔案管理工作的指導(dǎo)和服務(wù)，充分抓住本次開(kāi)展農(nóng)村土地確權(quán)頒證工作的有利時(shí)機(jī)，認(rèn)真做好相關(guān)管理工作，全面規(guī)范完善農(nóng)村土地承包檔案。
【關(guān)鍵詞】 高校； 內(nèi)部控制； 經(jīng)濟(jì)合同； 合同管理； 全過(guò)程
【中圖分類號(hào)】 F237；G647.5 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1004-5937（2016）19-0087-05
一、引言
隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承等方面的對(duì)外交流與合作不斷加強(qiáng)，在交流與合作過(guò)程中，所需簽訂的各類合同應(yīng)運(yùn)而生。黨的十八屆三中全會(huì)確立了全面深化改革的總體目標(biāo)，高等教育領(lǐng)域深化綜合改革不斷推進(jìn)，高校越來(lái)越多地參與各類市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作日趨頻繁，高校所涉及的各類經(jīng)濟(jì)合同也層出不窮。自從財(cái)政性教育經(jīng)費(fèi)支出占GDP比例實(shí)現(xiàn)4%以后，國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和社會(huì)對(duì)教育的關(guān)注發(fā)生變化，社會(huì)對(duì)教育的關(guān)注已由幫助教育呼吁增加投入，轉(zhuǎn)變?yōu)楦P(guān)注教育經(jīng)費(fèi)的合法合規(guī)使用和產(chǎn)出效益。經(jīng)濟(jì)合同管理（以下簡(jiǎn)稱合同管理）作為高校經(jīng)費(fèi)使用與規(guī)范管理的途徑、媒介和手段，重要性尤為突出。
隨著財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的實(shí)施，行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制逐漸成為包括非營(yíng)利組織在內(nèi)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體的關(guān)注重點(diǎn)[ 1 ]。高校合同管理作為內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面的重要內(nèi)容，存在風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)薄弱，缺少預(yù)算管理、歸口管理等現(xiàn)象，導(dǎo)致高校承受經(jīng)濟(jì)損失、法律糾紛、名譽(yù)受損的風(fēng)險(xiǎn)，從而影響了高校教育事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。加強(qiáng)高校合同管理的內(nèi)部控制建設(shè)，實(shí)行經(jīng)濟(jì)合同全過(guò)程內(nèi)部控制管理已經(jīng)刻不容緩。
二、高校經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)狀
（一）管理主體和分工不明確
高校經(jīng)濟(jì)合同管理納入學(xué)校行政管理隸屬關(guān)系的大框架中，沒(méi)有嚴(yán)格制定歸口管理的模式，造成合同管理秩序混亂。如基建合同由基建部門管理，資產(chǎn)租賃合同以及維修合同由后勤部門管理，物資采購(gòu)合同由資產(chǎn)處管理，聯(lián)合辦學(xué)合同由各二級(jí)學(xué)院管理等。這種多頭對(duì)外、多頭管理的模式使得學(xué)校不能全面掌握對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作內(nèi)容，造成學(xué)校資源和資金留置在外，易發(fā)生業(yè)務(wù)部門坐收坐支，給學(xué)校帶來(lái)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
（二）流程設(shè)計(jì)和崗位管理不合理
不少高校的合同管理流程不夠科學(xué)合理，有的高校過(guò)于復(fù)雜煩瑣，有的高校過(guò)于簡(jiǎn)單。流程中沒(méi)有必要的牽制和審批環(huán)節(jié)，流程管理形同虛設(shè)；沒(méi)有有效的審批授權(quán)管理，合同金額不論多大均由某一個(gè)人審批；存在一個(gè)人包干全部合同管理的現(xiàn)象，從申請(qǐng)到審核再到執(zhí)行和監(jiān)督，沒(méi)有形成有效的崗位分離，沒(méi)有設(shè)置互相牽制的崗位，不能形成互相監(jiān)督檢查機(jī)制[ 2 ]。
（三）預(yù)算控制不嚴(yán)肅
高校對(duì)合同預(yù)算編制不夠重視，預(yù)算編制未細(xì)化，并且監(jiān)管力度不強(qiáng)導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行很隨意，往往沒(méi)有嚴(yán)格按照“先預(yù)算―后計(jì)劃―再實(shí)施”的程序進(jìn)行。如高校采購(gòu)合同的簽訂遇到的首要門檻就是預(yù)算編制，而實(shí)踐中多數(shù)高校對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目并未進(jìn)行充分調(diào)研和認(rèn)證，導(dǎo)致預(yù)算編制忽高忽低，加之后期執(zhí)行的隨意性導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際相脫節(jié)，難以達(dá)到“無(wú)預(yù)算不執(zhí)行、有預(yù)算不超支”的目標(biāo)。
（四）風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)淡薄
高校管理人員長(zhǎng)期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)觀念的影響，難以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的氛圍，缺乏法律知識(shí)的認(rèn)知和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，對(duì)于經(jīng)濟(jì)合同的簽訂存在應(yīng)付了事的態(tài)度和“走形式”的思想，“內(nèi)部解決”、“暗箱操作”等情況普遍存在，合同的執(zhí)行更看重習(xí)慣和人情而忽視合同條款的簽訂。合同管理過(guò)程中各部門職責(zé)多流于形式，使得高校經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)得不到有效控制，法律糾紛和違約現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮[ 3 ]。
（五）審計(jì)監(jiān)督工作不到位
高校經(jīng)濟(jì)合同受部門眾多、時(shí)間跨度較大等因素的影響在簽訂及執(zhí)行過(guò)程中存在許多隱患，尤其是在基建及批量采購(gòu)等大額合作項(xiàng)目上更易出現(xiàn)[ 4 ]。高校在對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作上設(shè)置了審計(jì)監(jiān)督環(huán)節(jié)，但基本是宏觀制度層面的要求，并沒(méi)有確立各環(huán)節(jié)的管理細(xì)則，致使審計(jì)監(jiān)督部門在合同訂立和執(zhí)行過(guò)程中一直處于相對(duì)被動(dòng)狀態(tài)，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的管理難以做到實(shí)質(zhì)性控制。
（六）合同歸檔管理不規(guī)范
多數(shù)高校尚未建立完善的合同檔案管理制度。合同檔案分散在各相關(guān)業(yè)務(wù)部門，沒(méi)有配備合同專員進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。同時(shí)，高校合同檔案管理尚未引進(jìn)合同管理信息系統(tǒng)，依然采取手工作業(yè)的方式，信息采集和維護(hù)手段較為落后，導(dǎo)致合同檔案的登記、更新不及時(shí)或遺漏，不便于后期工作人員的查閱和使用，影響了合同內(nèi)容的信息化展示，校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門難以掌握學(xué)校的對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，給高校帶來(lái)潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)[ 5 ]。
三、高校經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀的原因分析
（一）合同管理制度體系建設(shè)不健全
1.授權(quán)審批制度不規(guī)范
高校實(shí)行校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制即高校對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作必須以校長(zhǎng)作為合同的法定簽約人，未經(jīng)授權(quán)任何二級(jí)單位或個(gè)人均不得擅自對(duì)外簽約合作關(guān)系。而實(shí)際工作中，由于經(jīng)濟(jì)合同簽訂的時(shí)效問(wèn)題，從前期調(diào)研到最終簽訂往往都是由有合同需求的二級(jí)業(yè)務(wù)部門自行完成，未實(shí)行有效的逐級(jí)授權(quán)審批負(fù)責(zé)制，因此經(jīng)常出現(xiàn)合同管理流程上的不合理。
2.合同管理實(shí)施缺少崗位牽制
高校合同不同于其他事業(yè)單位，具有其自身鮮明的特點(diǎn)，應(yīng)切合實(shí)際制定相關(guān)實(shí)施細(xì)則。盡管各高校紛紛出臺(tái)了合同管理規(guī)定，但內(nèi)容上并沒(méi)有細(xì)化。對(duì)合同立項(xiàng)、協(xié)商、擬定、審核、簽約、歸檔、執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)的配套制度并沒(méi)有進(jìn)行全面細(xì)致的部署，未實(shí)現(xiàn)有效的崗位牽制，導(dǎo)致當(dāng)前高校合同管理的松散、混亂。
3.監(jiān)督體系不完善
合同監(jiān)管是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，貫穿高校對(duì)外經(jīng)濟(jì)合作活動(dòng)的始終。高校雖設(shè)立了紀(jì)檢審計(jì)部門，對(duì)合同的審核和簽訂進(jìn)行了合法合規(guī)性審查，卻沒(méi)有利用其部門職責(zé)，跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行情況，也沒(méi)有結(jié)合財(cái)務(wù)部門制定的預(yù)算方案審計(jì)學(xué)校實(shí)時(shí)用款情況，因此合同執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的糾紛等問(wèn)題難以及時(shí)反饋和解決。
4.責(zé)任追究制度不嚴(yán)格
對(duì)合同管理情況實(shí)施嚴(yán)格的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制能夠有效促進(jìn)各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的規(guī)范化。高校普遍存在重獎(jiǎng)輕罰或重獎(jiǎng)不罰的現(xiàn)象，工作出問(wèn)題無(wú)人買單或一味遷就責(zé)任人，不能嚴(yán)格制定和落實(shí)問(wèn)責(zé)機(jī)制，難以形成良性的責(zé)任導(dǎo)向，不利于高校內(nèi)控機(jī)制的有效運(yùn)行。
（二）管理組織架構(gòu)設(shè)計(jì)不合理
合同管理沒(méi)有頂層設(shè)計(jì)，在實(shí)施環(huán)節(jié)也沒(méi)有歸口管理部門，沒(méi)有形成分工合作、有效協(xié)調(diào)的管理機(jī)制。職能部門之間職責(zé)劃分不明確，在責(zé)任和義務(wù)面前互相推諉，在權(quán)力和利益面前互相爭(zhēng)搶。
（三）信息化建設(shè)落后
1.對(duì)合同信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用不重視
合同管理信息化要求對(duì)合同實(shí)施以無(wú)紙化為目標(biāo)的辦公模式。高校合同多為手工管理，往往需要耗費(fèi)大量的精力和人力；即便部分高校已經(jīng)引入合同管理系統(tǒng)，但尚未與財(cái)務(wù)系統(tǒng)連接，無(wú)法提取財(cái)務(wù)系統(tǒng)中已有的確切信息，不能掌握合同支付進(jìn)度，增加了合同執(zhí)行過(guò)程中潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
2.“信息孤島”阻礙信息公開(kāi)和民主監(jiān)督
良好的信息溝通平臺(tái)能保證信息的及時(shí)性，有利于高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展。高校各職能部門之間、各業(yè)務(wù)人員之間缺少工作的互動(dòng)與信息的交流，沒(méi)有積極、動(dòng)態(tài)地投入到對(duì)外合作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，使得合同信息失去時(shí)效性和真實(shí)性。系統(tǒng)與系統(tǒng)之間缺少數(shù)據(jù)互通共享，各自為政，封閉保守。更為重要的是影響和阻礙了信息公開(kāi)和民主監(jiān)督的開(kāi)展。
（四）缺少合同管理專業(yè)人才
高校注重對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)效益，忽視了對(duì)管理人員職業(yè)道德、法制教育等方面的培訓(xùn)，并且由于高校合同管理員并非專業(yè)出身，使得管理者對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)管控的必要性認(rèn)知不足，法律意識(shí)淡薄，導(dǎo)致了管、辦及監(jiān)督各相關(guān)部門實(shí)際工作的隨意性。高校經(jīng)濟(jì)合同管理涉及領(lǐng)域廣泛，包括會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、法律等專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科知識(shí)。現(xiàn)階段，對(duì)于配備這類具有扎實(shí)專業(yè)基礎(chǔ)的管理人才是多數(shù)高校合同管理工作的一個(gè)瓶頸。同時(shí)，高校對(duì)現(xiàn)有管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)不夠重視，使得合同管理水平停滯不前。
（五）缺少合同執(zhí)行績(jī)效評(píng)價(jià)
高校對(duì)合同管理沒(méi)有樹(shù)立績(jī)效觀念，績(jī)效意識(shí)薄弱。沒(méi)有設(shè)置合理的業(yè)務(wù)考核指標(biāo)體系，沒(méi)有明確合同管理流程中的崗位責(zé)任制。對(duì)于合同的簽訂、履行、保管等各環(huán)節(jié)的管理情況缺少考評(píng)。另外，對(duì)合同項(xiàng)目本身的執(zhí)行也缺少績(jī)效評(píng)價(jià)，產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益沒(méi)有具體評(píng)價(jià)和考量。
四、加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理的對(duì)策與建議
遵循高校內(nèi)部控制的全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性、文化性和創(chuàng)新性原則，按照不相容崗位相分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、歸口管理、預(yù)算控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、會(huì)計(jì)控制、單據(jù)控制、信息內(nèi)部公開(kāi)，以及記錄控制、財(cái)務(wù)分析控制、績(jī)效考評(píng)等控制方法，結(jié)合高校實(shí)際情況，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面加強(qiáng)高校合同管理[ 6 ]。
（一）規(guī)范合同管理工作流程
合理設(shè)置合同管理流程，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所對(duì)應(yīng)的管理部門，建立職能部門之間分工負(fù)責(zé)、稽核牽制的流程體系。具體見(jiàn)經(jīng)濟(jì)合同管理一般流程圖（圖1）和以采購(gòu)合同為例的經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)控流程圖（圖2）。
（二）加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制制度建設(shè)和制度執(zhí)行力
制度建設(shè)是管理工作的基石。為了高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)范化和科學(xué)化，首先要以完善制度為目標(biāo)，健全的管理制度體系才是高校內(nèi)部控制建設(shè)的大方向。第一，要根據(jù)《合同法》等法律政策和高校實(shí)際情況建立高校合同管理辦法，對(duì)合同的策劃、立項(xiàng)、談判、編制、會(huì)審、簽訂、歸檔、執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面部署，實(shí)行崗位分離，達(dá)到有效內(nèi)部牽制的目的。第二，要建立合同管理辦法配套制度，對(duì)合同運(yùn)作過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，使每個(gè)程序的執(zhí)行都有據(jù)可依。相關(guān)配套制度主要涵蓋授權(quán)審批制度、檔案管理制度、考核追究制度、歸口管理制度等。嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度，落實(shí)責(zé)任追究，提高制度執(zhí)行力，制度建設(shè)才有實(shí)際效果，合同管理工作才能順利有效地開(kāi)展[ 7 ]。
（三）落實(shí)合同全程性跟蹤監(jiān)督管理
合同管理是全程性、動(dòng)態(tài)性的管理，從前期策劃到簽訂后的執(zhí)行以及歸檔，都要進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，并指定專員跟蹤合同管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)于重點(diǎn)崗位要突出監(jiān)控力度，或不定期采取輪崗制，在監(jiān)督管理的過(guò)程中要把領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)制度日常化、規(guī)范化。使用合同管理跟蹤提醒系統(tǒng)，使合同從簽訂到履行完畢的各個(gè)環(huán)節(jié)清晰流暢，能夠隨時(shí)查看合同進(jìn)度和執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題也能及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，很大程度上提高了工作效率和效果。
（四）嚴(yán)格財(cái)務(wù)預(yù)算控制
預(yù)算管理是高校內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)合同預(yù)算管理，科學(xué)合理地編制合同執(zhí)行預(yù)算，并按照精細(xì)化管理要求全面細(xì)致地測(cè)算合同執(zhí)行全過(guò)程的預(yù)算。在合同執(zhí)行期間，確保專款專用，維護(hù)預(yù)算的嚴(yán)肅性，遇到實(shí)際重大變化，如確需變更預(yù)算的，需按照原申報(bào)程序和審批權(quán)限進(jìn)行調(diào)整。加強(qiáng)年度合同預(yù)算結(jié)余管理，對(duì)于當(dāng)年已經(jīng)完工合同項(xiàng)目，應(yīng)收回合同預(yù)算余額；對(duì)于跨年度的合同項(xiàng)目應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行年度間結(jié)轉(zhuǎn)。
預(yù)算控制除了要對(duì)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和資源使用情況進(jìn)行事前安排，還要進(jìn)行事中和事后監(jiān)督控制，財(cái)務(wù)部門定期提供合同預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告，審計(jì)部門對(duì)報(bào)告進(jìn)行分析并提出建設(shè)性意見(jiàn)，以保證學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展能夠嚴(yán)格按照預(yù)算機(jī)制進(jìn)行。
（五）重視對(duì)合同管理人員的培養(yǎng)
領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度和合同管理人員的素質(zhì)是高校合同管理水平能否真正提高的重要因素，因此，樹(shù)立積極的工作態(tài)度，加強(qiáng)人員的綜合素質(zhì)，有利于高校管理水平的提升。重視對(duì)合同管理人員的法制和道德教育，使他們樹(shù)立遵紀(jì)守法、勤政廉潔的理念，創(chuàng)造良好的管理工作環(huán)境。提高合同管理人員的業(yè)務(wù)技能，定期組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn)，如聯(lián)系兄弟院校交流討論、實(shí)地考察合同管理工作突出的單位、邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家來(lái)校指導(dǎo)或通過(guò)公開(kāi)招聘、競(jìng)爭(zhēng)上崗等多種方式選聘優(yōu)秀人才來(lái)壯大管理隊(duì)伍等。
（六）推進(jìn)合同信息化管理
高校合同管理信息化建設(shè)應(yīng)納入學(xué)校管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃。信息技術(shù)部負(fù)責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、購(gòu)置、運(yùn)行、維護(hù)和安全保障，建立統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享。將合同管理從簽訂到履行完畢的各個(gè)環(huán)節(jié)流程納入信息化系統(tǒng)，有效地利用軟件功能進(jìn)行控制并提高管理效益。歸口管理部門應(yīng)設(shè)置專員對(duì)合同檔案進(jìn)行整合歸檔，分類統(tǒng)計(jì)、連續(xù)編號(hào)，確保紙質(zhì)檔案信息與系統(tǒng)信息相互對(duì)應(yīng)、口徑一致，方便后期監(jiān)督調(diào)閱。
（七）建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制
高校應(yīng)當(dāng)建立和完善合同管理人員的激勵(lì)約束機(jī)制，設(shè)置合理的業(yè)務(wù)考核指標(biāo)體系，明確合同管理流程中的崗位責(zé)任制。對(duì)于合同的簽訂、履行、保管等各環(huán)節(jié)的管理情況進(jìn)行考評(píng)，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)客觀地分析原因，落實(shí)責(zé)任追究，形成良性的責(zé)任導(dǎo)向，避免合同管理流于形式，并以此作為確定合同管理人員薪酬和職級(jí)調(diào)整等方面的重要參考依據(jù)。
五、討論
學(xué)者們對(duì)高校內(nèi)部控制的研究觀點(diǎn)基本分為兩大類：一是全面內(nèi)部控制，其控制內(nèi)容不僅包括高校的經(jīng)濟(jì)事務(wù)，還包括非經(jīng)濟(jì)事務(wù)，比如教學(xué)事務(wù)、學(xué)生事務(wù)、科研事務(wù)、人事事務(wù)等[ 8 ]；二是非全面內(nèi)部控制，其控制內(nèi)容主要針對(duì)高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，比如預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購(gòu)業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、建設(shè)項(xiàng)目、經(jīng)濟(jì)合同等。按照這兩類思想，對(duì)高校合同的內(nèi)部控制也存在兩種觀點(diǎn)：一是全部合同，既包括不涉及經(jīng)濟(jì)的業(yè)務(wù)合同，也包括經(jīng)濟(jì)合同；二是僅指經(jīng)濟(jì)合同。本文雖然是針對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同所進(jìn)行的研究，但筆者認(rèn)為其他非經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同應(yīng)參照經(jīng)濟(jì)合同的管理程序執(zhí)行。因?yàn)椋墙?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同在各個(gè)環(huán)節(jié)上同樣存在法律風(fēng)險(xiǎn)、當(dāng)事人員廉政風(fēng)險(xiǎn)、合同違約導(dǎo)致高校聲譽(yù)受損風(fēng)險(xiǎn)等，所以在其策劃、簽訂、執(zhí)行、歸檔、評(píng)價(jià)、信息公開(kāi)等環(huán)節(jié)也應(yīng)該嚴(yán)格按照經(jīng)濟(jì)合同的管理規(guī)范執(zhí)行，這也是高校內(nèi)部控制全面性原則、創(chuàng)新性原則的體現(xiàn)。
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關(guān)鍵詞：企業(yè)；法律意識(shí)；簽訂合同；合同管理
一、存在的問(wèn)題
（1）法律意識(shí)淡薄。企業(yè)某些領(lǐng)導(dǎo)因法律意識(shí)淡薄，明知法律顧問(wèn)出具的法律意見(jiàn)是正確的，但卻不按其出具的法律意見(jiàn)辦事。或者法律顧問(wèn)事前防范的作用在企業(yè)中不能得到有效發(fā)揮，更多的是等到問(wèn)題出現(xiàn)，才想起法律顧問(wèn)，將其作為“消防隊(duì)員”。
（2）簽訂合同的主體不合法。例如，簽訂合同的主體是“某企業(yè)項(xiàng)目部”、“某企業(yè)檢測(cè)中心”等。這些部門都不具有獨(dú)立的法人地位，不具有簽約的主體資格，因此所簽訂的合同也是無(wú)效的。另外，有些人明知擔(dān)保責(zé)任的重大，也明知國(guó)家機(jī)關(guān)和公益事業(yè)單位不能提供擔(dān)保，卻片面認(rèn)為盡管擔(dān)保無(wú)效，也不必承擔(dān)責(zé)任，就去擔(dān)保。實(shí)際上只要在擔(dān)保過(guò)程中有過(guò)錯(cuò)就要承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
（3）對(duì)相關(guān)方資信了解不夠深刻。與客戶洽談合同時(shí)，對(duì)客戶的資信了解不夠，投入大量人力、財(cái)力、物力，結(jié)果得不到預(yù)想的回報(bào)，上當(dāng)受騙，甚至血本無(wú)歸。
（4）先干活，后補(bǔ)簽合同。當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下一些項(xiàng)目要求完成的時(shí)間比較急促，項(xiàng)目承攬單位為了爭(zhēng)時(shí)間、搶速度，往往是先干活后補(bǔ)簽合同，有的甚至是活已經(jīng)干完，合同仍未補(bǔ)簽。一旦發(fā)生糾紛，卻拿不出有力的書(shū)面證據(jù)支持自己主張的觀點(diǎn)，使其處于被動(dòng)地位，帶來(lái)不必要損失。
（5）合同履行過(guò)程中缺乏證據(jù)收集意識(shí)。一旦訴諸法律，法院認(rèn)為沒(méi)有證據(jù)證實(shí)這種行為，訴訟請(qǐng)求便得不到支持，從而造成不應(yīng)有的敗訴結(jié)果。
（6）合同執(zhí)行完畢后不能及時(shí)歸檔。有的合同具體承辦人習(xí)慣于自己保管合同原件，其理由是用起來(lái)方便，合同執(zhí)行完畢后仍不歸檔。如果該合同具體承辦人調(diào)離本企業(yè)，恰巧該合同又發(fā)生糾紛，急需合同原件時(shí)，檔案室又查詢不到，便無(wú)法提供有利證據(jù)。
（7）企業(yè)合同專用章管理混亂。例如，某企業(yè)營(yíng)銷部的每個(gè)項(xiàng)目部都分別設(shè)有合同專用章，卻沒(méi)有用印登記審批制度或?qū)徟贫炔唤∪漤?xiàng)目部工作人員利用自己掌管合同專用章之便，以該企業(yè)的名義私自用章，簽訂合同，給企業(yè)造成不必要的損失。
二、原因分析
出現(xiàn)上述問(wèn)題的原因是多方面的：
第一，員工甚至個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)思想上重視不夠。依法經(jīng)營(yíng)、依法辦事的觀念不強(qiáng)，合同無(wú)人管、無(wú)人問(wèn)。第二，個(gè)別合同承辦人素質(zhì)偏低，缺乏簽訂合同時(shí)應(yīng)當(dāng)具備的基本知識(shí)。學(xué)技術(shù)或?qū)W管理專業(yè)的人員居多，懂法律的人員較少，甚至根本沒(méi)有。第三，相關(guān)合同管理制度不夠健全，或者盡管有完善的合同管理制度，卻不按制度辦事。第四，合同管理缺乏創(chuàng)新，手段陳舊落后。合同管理依然是采用傳統(tǒng)的紙、筆簽訂加手工存檔方式，合同文本只是在有關(guān)部門和有關(guān)人員之間保存使用，合同文本所體現(xiàn)的信息資源不能被管理部門共享，質(zhì)量管理下降。
三、應(yīng)采取的對(duì)策
針對(duì)以上存在的問(wèn)題，應(yīng)從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)和完善：
（1）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)合同管理是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要措施，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要從思想上重視，措施上保證，行動(dòng)上落實(shí)。
（2）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。采取以會(huì)代課的形式，通過(guò)培訓(xùn)、宣傳、建章立制等形式使合同管理工作成為企業(yè)管理科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的重要內(nèi)容，通過(guò)依法管理，使合同管理工作全方位覆蓋企業(yè)活動(dòng)并貫穿于企業(yè)管理的全過(guò)程，做到合同管理有機(jī)構(gòu)、有人員、有制度。對(duì)合同管理混亂的企業(yè)、部門，要逐步地加以理順，進(jìn)行指導(dǎo)。對(duì)中層以上管理人員，特別是經(jīng)常與合同打交道的相關(guān)部門人員，進(jìn)行合同法、訴訟法的相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)合同簽訂和執(zhí)行過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題給予警醒和提示，避免上當(dāng)受騙。上級(jí)管理部門要樹(shù)立為下屬單位服務(wù)的思想，到基層單位送法上門。宣傳部門要結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，有針對(duì)性地制定普法教育規(guī)劃。
（3）健全合同制度，完善管理體系。制定、修改和完善本企業(yè)的合同管理辦法，建立切實(shí)可行的合同會(huì)簽、合同專用章的使用、合同審查、合同簽訂的委托等相關(guān)合同管理制度。
（4）明確合同管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行合同歸口管理。從合同文本的保存到合同的回收、存檔和借閱均應(yīng)由法律部門的專人管理，所有法律性文件均應(yīng)由法律部門統(tǒng)一歸檔。
（5）把好合同的起草、審查和修改關(guān)。企業(yè)重要的合同，法律顧問(wèn)應(yīng)當(dāng)親自起草。其他由專業(yè)部門起草的合同，法律顧問(wèn)應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行審查、修改。對(duì)合同簽訂情況要進(jìn)行監(jiān)督檢查，主要檢查合同當(dāng)事人是否具有履約的主體資格，合同當(dāng)事人所簽訂的條款是否清楚、齊備、合法，合同簽訂的程序和手續(xù)是否合法，合同當(dāng)事人是否具有相應(yīng)的履約能力，合同簽訂是否采用書(shū)面形式，當(dāng)事人是否簽字、蓋章等。通過(guò)對(duì)合同簽訂情況的檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范的合同和合同違法行為。
（6）把好合同履行關(guān)。隨時(shí)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，法律部門一方面要督促當(dāng)事人認(rèn)真按合同規(guī)定履行自己的義務(wù)；另一方面，也要積極檢查和發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)履行中出現(xiàn)的違約、違法行為依法進(jìn)行處理。同時(shí)，注重收集和保存合同履行過(guò)程中的各種證據(jù)。
（7）抓好合同的檔案管理工作。合同檔案應(yīng)由專人管理，不能散落在其他人員手中。意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、招投標(biāo)文件、開(kāi)竣工通知單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及合同相關(guān)附件都應(yīng)納入檔案管理之中，建立相關(guān)合同管理臺(tái)賬，記錄合同事項(xiàng)。
【關(guān)鍵詞】合同管理規(guī)范化制度；合同管理體系；合同管理人員；合同示范文本；合同編碼規(guī)則
最新修訂版《國(guó)家電網(wǎng)公司合同管理辦法》的頒布實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作步入規(guī)范化建設(shè)的歷史新階段。電力企業(yè)合同管理的規(guī)范化建設(shè)，是電力企業(yè)依法治企的核心環(huán)節(jié)。電力企業(yè)合同管理工作由來(lái)已久，但長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)家統(tǒng)一的電力企業(yè)合同管理規(guī)范性制度不健全不完善，電力企業(yè)合同管理工作規(guī)范化問(wèn)題沒(méi)有列入日常議程，導(dǎo)致電力企業(yè)合同管理工作非規(guī)范狀態(tài)運(yùn)行。針對(duì)電力企業(yè)合同管理工作中存在的客觀問(wèn)題，在新版《國(guó)家電網(wǎng)公司合同管理辦法》頒布實(shí)施之際，就電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)的相關(guān)事項(xiàng)談?wù)劰P者的粗淺看法。
1.電力企業(yè)合同管理工作中存在的若干主要問(wèn)題
電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部眾所周知，電力企業(yè)從各自為戰(zhàn)走向區(qū)域并網(wǎng)，直至現(xiàn)在的國(guó)家電網(wǎng)運(yùn)營(yíng)，實(shí)行真正意義上的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式為時(shí)還不長(zhǎng)，電力企業(yè)內(nèi)部合同管理的規(guī)范化建設(shè)剛剛起步。就筆者在電力企業(yè)法律顧問(wèn)崗位上的工作實(shí)踐情況看，電力企業(yè)合同管理工作目前普遍存在的規(guī)范化問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：
1.1 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作機(jī)構(gòu)需進(jìn)一步健全
按照現(xiàn)行體制，電力企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有專門設(shè)置合同管理工作機(jī)構(gòu)，配置的合同管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高，日常合同管理與審核工作人員是由電力企業(yè)法律顧問(wèn)兼任。從嚴(yán)格意義上而言，電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)有一個(gè)完善的合同管理工作機(jī)構(gòu)和一支較高業(yè)務(wù)水平的合同管理隊(duì)伍。
1.2 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作中的內(nèi)部會(huì)簽制度與工作流程效率低下
在電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部現(xiàn)行的合同會(huì)簽制度與工作流程中，在每一份合同的最終簽定之前，都要經(jīng)過(guò)電力企業(yè)內(nèi)部的承辦部門，財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門，其他相關(guān)部門、法律事務(wù)部門專職、辦公室、分管副局長(zhǎng)、局長(zhǎng)的簽章，按照這樣的會(huì)簽工作流程，一份合同會(huì)簽完畢至少一整天，快則三、五天，慢則不可預(yù)計(jì)。如果遇到某個(gè)部門負(fù)責(zé)人或局領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)、出差、病事假等特殊情況，甚至幾個(gè)月還無(wú)法會(huì)簽完畢。在此產(chǎn)生一個(gè)規(guī)范與效率的極大矛盾。
1.3 電力企業(yè)合同規(guī)范性文本類型不全，適用文本嚴(yán)重欠缺
目前可供基層電力企業(yè)選用的電力企業(yè)系統(tǒng)合同文本有國(guó)家和地方電力行政部門制訂并強(qiáng)制適用的示范文本，還有國(guó)家電網(wǎng)公司的統(tǒng)一合同文本。現(xiàn)有的電力企業(yè)合同文本，僅局限在電力企業(yè)主產(chǎn)品為核心的產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后相關(guān)的產(chǎn)、供、銷等環(huán)節(jié)。而電力企業(yè)資產(chǎn)社會(huì)化服務(wù)經(jīng)營(yíng)（如房地產(chǎn)租賃）、電力企業(yè)職工福利后勤保障供給（如勞保服務(wù)用品采購(gòu)）等方面的示范性文本嚴(yán)重欠缺。此外，現(xiàn)有可供選用的強(qiáng)制適用示范文本中，存在很多不需要或不適用的條款，顯得過(guò)于繁瑣，不符合經(jīng)濟(jì)合同簡(jiǎn)潔明確的表述要求。
1.4 電力企業(yè)合同管理工作中的合同編號(hào)缺乏科學(xué)設(shè)計(jì)
就電力企業(yè)合同管理工作中的合同編號(hào)實(shí)際做法而言，普遍存在各自為戰(zhàn)、自以為是的嚴(yán)重問(wèn)題。既沒(méi)有對(duì)各類合同分類設(shè)定編碼，也沒(méi)有對(duì)合同設(shè)定系統(tǒng)編碼規(guī)則，這給電力企業(yè)的日常合同管理工作和檔案管理造成了極大的難度和混亂。
2.電力企業(yè)合同管理問(wèn)題形成的基本原因分析
前述電力企業(yè)合同管理工作中客觀存在的若干主要問(wèn)題，從總體上而言是電力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)過(guò)程中無(wú)可避免的。但就其合同管理工作本身而言，形成這些問(wèn)題有著主客觀方面的很多原因。筆者認(rèn)為前述電力企業(yè)合同管理工作中問(wèn)題的形成基本原因?yàn)椋?/p>
2.1 電力企業(yè)系統(tǒng)對(duì)合同管理工作的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)
長(zhǎng)期以來(lái)，電力企業(yè)系統(tǒng)對(duì)合同管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，僅僅作為電力企業(yè)內(nèi)部一般的日常事務(wù)來(lái)設(shè)計(jì)安排，沒(méi)有將合同管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的核心樞紐來(lái)科學(xué)設(shè)置專門的組織機(jī)構(gòu)，使得電力企業(yè)合同管理工作長(zhǎng)期處于非規(guī)范狀態(tài)，就最新修訂頒布實(shí)施的《國(guó)家電網(wǎng)公司合同管理辦法》而言，也尚未將合同管理組織機(jī)構(gòu)與合同管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)提出專門要求，這將使我國(guó)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)很難快速完成。
2.2 電力企業(yè)合同管理工作規(guī)范性制度不健全
電力企業(yè)合同管理工作制度，長(zhǎng)期來(lái)都處于探索與不斷修正與完善過(guò)程中，至今尚未形成專門的成熟的科學(xué)的電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)綱要，這將使我國(guó)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)還得再繼續(xù)探索中前行。
2.3 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理專業(yè)力量嚴(yán)重不足
在電力企業(yè)內(nèi)部絕大部份職能科室都有一定量的合同承辦或會(huì)簽業(yè)務(wù)，但承辦合同起草、審核、會(huì)簽、登記管理的人員幾乎沒(méi)有合同管理專業(yè)人員配置，這是長(zhǎng)期以來(lái)電力系統(tǒng)忽視合同管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)的結(jié)果。沒(méi)有合同管理專業(yè)隊(duì)伍，合同管理規(guī)范化建設(shè)將成為紙上談兵。
2.4 電力企業(yè)系統(tǒng)“政企合一”的現(xiàn)行模式制約
在電力企業(yè)系統(tǒng)，名義上已經(jīng)列入國(guó)家電網(wǎng)公司的現(xiàn)代企業(yè)模式運(yùn)作，但實(shí)際上還處于行政管理電力企業(yè)。因而，電力企業(yè)內(nèi)部的合同管理僅僅作為行政管理的一項(xiàng)工具，而并非現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的手段。真正意義上的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，必須建立一個(gè)較為完善的合同管理機(jī)構(gòu)，將合同管理作為核心樞紐來(lái)建設(shè)。
3.電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策措施
從我國(guó)電力企業(yè)合同管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)任務(wù)非常艱巨，不可能在短期內(nèi)完成。但是，按照現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理對(duì)合同管理規(guī)范化的要求和依法治企的發(fā)展必然，我們必須采取有效的對(duì)策措施，盡早盡快地推進(jìn)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)。筆者認(rèn)為，推進(jìn)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設(shè)的對(duì)策措施主要有：
3.1 加快制訂電力企業(yè)合同管理規(guī)范化各項(xiàng)制度
針對(duì)電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，按照現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理對(duì)合同管理規(guī)范化的內(nèi)在要求和依法治企的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必然，加快制訂電力企業(yè)合同管理工作從組織機(jī)構(gòu)、專業(yè)人員配置、標(biāo)準(zhǔn)合同文本、會(huì)簽工作流程、合同分類編碼規(guī)則、合同檔案管理、合同信息傳遞與保密原則，至規(guī)范化工作機(jī)制與效率的關(guān)系協(xié)調(diào)方法各環(huán)節(jié)的具體制度，科學(xué)的制度是推進(jìn)電力企業(yè)合同管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。
3.2 建立健全電力企業(yè)合同管理專門工作體系
從電力企業(yè)合同管理工作的實(shí)際出發(fā)，電力企業(yè)內(nèi)部的合同種類繁多，合同數(shù)量巨大，客觀要求建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，配足配好合同管理的專業(yè)專職人員，建立一支與現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)、依法治企要求相適應(yīng)的電力企業(yè)合同管理工作專業(yè)隊(duì)伍。健全的工作體系是合同管理規(guī)范化建設(shè)的組織保證。
3.3 科學(xué)建立電力企業(yè)合同編碼規(guī)則
合同編碼規(guī)則是合同簽訂后有效管理和信息傳遞利用不可或缺的前提。合同編碼規(guī)則設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)充分體現(xiàn)電力企業(yè)的區(qū)域、網(wǎng)級(jí)及合同的年份、類別、屬性、序位等因素，便于對(duì)電力企業(yè)合同的信息化處理。
3.4 進(jìn)一步修訂完善電力企業(yè)合同示范性的標(biāo)準(zhǔn)文本
有針對(duì)性地開(kāi)展宣傳發(fā)動(dòng)
開(kāi)展農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織檔案工作，首先針對(duì)農(nóng)民群眾對(duì)檔案知識(shí)了解少、意識(shí)淡、不會(huì)做的具體情況，從解決提高認(rèn)識(shí)和掌握基本常識(shí)等問(wèn)題人手，利用多種方式，有針對(duì)性地加大宣傳力度。一是編輯《農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織檔案知識(shí)問(wèn)答》，抓住濟(jì)南市《農(nóng)民專業(yè)合作社法》實(shí)施啟動(dòng)儀式的有利時(shí)機(jī)，向與會(huì)的農(nóng)民合作經(jīng)濟(jì)組織代表發(fā)放檔案宣傳資料，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大宣傳面；二是與市農(nóng)業(yè)部門配合，建立了“濟(jì)南市農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”，并通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)提供的情況，建立了檔案工作另一條宣傳渠道；三是各縣(市)區(qū)檔案局利用信函、電視、報(bào)紙等媒體和形式進(jìn)行宣傳，提高全社會(huì)對(duì)農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織檔案的認(rèn)識(shí)，形成強(qiáng)有力的輿論氛圍。有的還召開(kāi)涉農(nóng)部門及街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員會(huì)議，組織學(xué)習(xí)農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)擠組織檔案管理相關(guān)知識(shí)。
有層次地做好摸底調(diào)研
農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織吸引一大批農(nóng)村致富能手、生產(chǎn)專業(yè)戶加入，使分散經(jīng)營(yíng)的農(nóng)戶形成共同抵御和防范自然與市場(chǎng)兩大風(fēng)險(xiǎn)的聯(lián)合體，實(shí)現(xiàn)小生產(chǎn)與大市場(chǎng)的有效對(duì)接。因此，農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織有層次多、領(lǐng)域廣、形式活的特點(diǎn)。為了有效開(kāi)展工作，濟(jì)南市檔案局針對(duì)不同層次，通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷、電話詢問(wèn)、現(xiàn)場(chǎng)走訪等多種方式進(jìn)行了廣泛調(diào)查，基本摸清了農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織及其檔案管理的基本狀況。在此基礎(chǔ)上，制定了具體工作方案，并將此工作列入了全市檔案工作年度目標(biāo)。各縣(市)區(qū)檔案局也根據(jù)各自特點(diǎn)開(kāi)展了情況摸底。如平陰縣檔案局聯(lián)合農(nóng)業(yè)、畜牧、林業(yè)、水利、民政、工商、質(zhì)檢等部門對(duì)全縣7個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦事處農(nóng)民合作經(jīng)濟(jì)組織情況進(jìn)行摸底，掌握了全縣農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)組織工作較為詳細(xì)的材料，并根據(jù)不同性質(zhì)，進(jìn)行了分析歸類，針對(duì)不同類型農(nóng)民合作經(jīng)濟(jì)組織，初步明確了不同的檔案整理方法。
有組織地種好“試驗(yàn)田”
在廣泛宣傳和深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，為充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)各縣市區(qū)檔案部門積極性，濟(jì)南市檔案局把農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織建檔納入縣(市)區(qū)檔案工作的重要內(nèi)容，提出明確工作任務(wù)和目標(biāo)要求，并啟動(dòng)了廣泛的試點(diǎn)工作。濟(jì)南市檔案局和各縣(市)區(qū)檔案部門合作，把平陰縣玫瑰鎮(zhèn)玫瑰花協(xié)會(huì)、濟(jì)陽(yáng)縣垛石無(wú)公害蔬菜協(xié)會(huì)等20余個(gè)農(nóng)民合作經(jīng)濟(jì)組織作為“試驗(yàn)田”，共同研究，現(xiàn)場(chǎng)“會(huì)診”，重點(diǎn)指導(dǎo)。如市中區(qū)選擇了條件較好的黨家莊陡溝林果協(xié)會(huì)為試點(diǎn)，多次深入指導(dǎo)，建立文書(shū)檔案13卷73件，照片檔案120張，實(shí)物檔案47件。歷城區(qū)檔案局以董家鎮(zhèn)的草莓協(xié)會(huì)為試點(diǎn)，指導(dǎo)建立了專門檔案室，整理檔案100多卷。商河縣選擇賈莊鎮(zhèn)前賈村奶業(yè)合作社為試點(diǎn)，建立檔案室并配備了必要的檔案保管保護(hù)設(shè)備，同時(shí)一邊組織試點(diǎn)單位學(xué)習(xí)《農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織檔案管理知識(shí)》，一邊根據(jù)實(shí)際情況，制定分類方案及歸檔范圍，收集建立了奶牛養(yǎng)殖技術(shù)、牛奶經(jīng)營(yíng)合同，養(yǎng)殖防疫等技術(shù)檔案65件。在廣泛試點(diǎn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，濟(jì)南市檔案局起草了《濟(jì)南市農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織檔案管理辦法(草案)》，并于2008年7月，適時(shí)召開(kāi)了全市農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織檔案工作座談會(huì)，對(duì)2006年以來(lái)全市農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織檔案工作試點(diǎn)情況進(jìn)行了總結(jié)交流。
有重點(diǎn)地突出地方特色
由于各縣(市)區(qū)主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)不同，經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)不一，生產(chǎn)力發(fā)展不平衡，加上農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織有的跨區(qū)域組合，有的一、二、三產(chǎn)業(yè)合作，同一地區(qū)不同產(chǎn)業(yè)的組織也有著很大的差異，加上合作組織有農(nóng)民領(lǐng)辦型、村級(jí)組織領(lǐng)辦型、農(nóng)技部門領(lǐng)辦型、企業(yè)帶動(dòng)型、專業(yè)協(xié)會(huì)型、股份合作型等多種存在形式，因此，在開(kāi)展農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織建檔工作中，必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)實(shí)際情況適度掌握，不能摘一個(gè)固定模式，不能搞“大而全”，不能搞形式主義，要努力做到既符合檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)原則，又便于管理和利用。同時(shí)，把握地方特色，突出地方優(yōu)勢(shì)。各縣(市)區(qū)檔案局先后對(duì)章丘大蔥、平陰玫瑰、市中葡萄、歷城草莓等一些有特色、有發(fā)展?jié)摿Α⒂薪M織活力的農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織，給予重點(diǎn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和幫助，讓農(nóng)民群眾看到檔案工作帶來(lái)的實(shí)實(shí)在在的好處，而不是圖好看、圖形式。
有計(jì)劃地搞好配合聯(lián)動(dòng)
農(nóng)民專業(yè)合作經(jīng)濟(jì)組織檔案工作涉及到農(nóng)業(yè)農(nóng)村的方方面面，要開(kāi)展好此項(xiàng)工作，離不開(kāi)有關(guān)部門的協(xié)作與支持。在開(kāi)展工作中，濟(jì)南市檔案局與市農(nóng)業(yè)局、民政局、工商局以及農(nóng)口各部門加強(qiáng)聯(lián)系，協(xié)調(diào)配合，一起工作，充分發(fā)揮各專業(yè)主管部門的作用。2008年，抓住市農(nóng)業(yè)局開(kāi)展農(nóng)民合作經(jīng)濟(jì)組織示范社工作這一契機(jī)，在全市范圍內(nèi)，提出了建檔工作的要求。各縣(市)區(qū)主動(dòng)與當(dāng)?shù)剞r(nóng)業(yè)、林業(yè)、畜牧、水產(chǎn)、農(nóng)業(yè)開(kāi)發(fā)、蔬菜、農(nóng)機(jī)、水利等部門聯(lián)系，積極爭(zhēng)得支持，和他們一起發(fā)動(dòng)，一起選點(diǎn)，一起開(kāi)展工作，收到了良好效果。如章丘市由農(nóng)業(yè)局牽頭建立了有機(jī)食品、綠色農(nóng)產(chǎn)品、無(wú)公害蔬菜檔案；由市林業(yè)局牽頭建立了薄皮核桃、板栗等林果檔案；由市畜牧局牽頭建立了奶牛、梅花鹿、生豬等畜牧養(yǎng)殖檔案；由市水利局牽頭建立了白云湖鯉魚(yú)、中華鱉等水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案65種800余盒；由市工商局牽頭建立商標(biāo)注冊(cè)檔案50余盒、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合作組織檔案40余盒；由市民政局牽頭建立農(nóng)業(yè)協(xié)會(huì)檔案60余盒。
