時間：2023-05-30 10:28:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案化管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【論文摘要】信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。
1、檔案信息化的定義和內涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
1.2內涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
3、加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
3.1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
3.2.2加強檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養
從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。
【參考文獻】
現代化檔案管理最主要的就是單位下發文件以后，通過網絡傳遞到檔案室進行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲。基層單位現在主要的文件使用格式就是Word系統進行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統上進行掛接，轉換成檔案資料，以后進行查找。為了防止進行修改，現在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。
即使是用數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術日益發展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統檔案管理就可以避免這類事情的發生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領導批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。
二、現代檔案和傳統檔案管理各有優缺點
現代檔案如發生電腦零部件老化、系統升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現代化檔案管理不占用空間，節省人力、物力、成本等，這個是傳統檔案所不能比擬的。傳統檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復研究，充分聽取群眾意見，根據中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規定。
例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關于新繁縣崇義鄉大豐財務制度的十條規定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關于改進供給制的八條規定》、《關于分級管理的體制的初步意見》、《關于財權下放的分級管理的初步意見》。這些發黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務制度的規定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發黃了的資料還靜靜地躺在新都區檔案館里很好地保存著。
三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統與現代的影響
逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現代化檔案管理方面，自己很想學好新知識、新技術，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業業，對工作認真負責，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統的升級接受度要慢一些。
新的檔案管理人員對于計算機操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網上傳來的文件他們能很快的放進去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們去一份一份的收集原稿，就有點困難了。大學的檔案管理專業畢業生基本上都是到政府機關和國有單位，起碼來說現階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應該比較現實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現代化檔案管理的步伐。
四、總結
1、管理現代化的內涵
檔案管理現代化是社會現代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現代化是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰，為促進社會現代化而進行的變革傳統檔案歸展現代檔案管理的過程。關于它的內涵，筆者認為，現階段檔案管理現代化的內涵應包括：檔案管理觀念現代化、檔案管理發展水平現代化、檔案管理裝備現代化、檔案管理人員現代化等五個方面。2、檔案管理現代化的本質
筆者認為，檔案管理現代化是讓檔案管理從傳統邁向現代，而與現代社會同步。但由于現代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現代化當以這些特征作為努力方向。（1）檔案管理現代化既是硬件建設工作，同時又是軟件建設工作；（2）它是一個整體工作而不是局部的工作，應進行整體規劃；（3）它是長期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是讓檔案管理跟在會社會之后亦步亦趨，現代化與未來化是相結合的；（5）它固然要探討社會發展的實際狀況，也要進行價值判斷，選擇其中有價值的成分來確立努力的目標。（6）它不是單純以國外社會發展作為衡量指標，也要考慮國內社會發展狀況來判定檔案管理發展的取向。可見，檔案管理現代化是一個改革、創新、發展的過程，也是一個系統工程；既是長期的，又是動態的，在本質上表現為對社會的順應和超越。
3、檔案管理現代化與社會現代化的關系
現代化本身是一個發展的概念，是一個動態的趕超先進的過程。美國學者瓦爾馬認為：“現代化就是帶著方向性的變革過程。”檔案管理現代化不一種孤立的現象，它是社會主義現代化逐步實現的檔案管理系統和檔案管理制度的全面進步，是通過培養人，最終為實現社會主義現代化服務。檔案管理現代化和社會現代化是相互依賴、互為條件的。一方面，沒有社會主要構成要素（如政治、經濟、文化、教育、科技等）的現代化，檔案管理現代化是不可能的；另一方面，檔案管理現代化又是社會現代化的基礎，是社會現代化的重要組成部分。
二、為什么要實現檔案管理現代化
1、檔案管理現代化是社會發展的必然選擇
我們要在本世紀初實現黨和政府提出的基本實現現代化的宏偉目標，關鍵是要全面提高檔案干部隊伍的整體素質，實施科教興檔，加大人才資源的開發，促使檔案管理現代化與我國社會主義現代化建設事業協調同步發展。
2、檔案管理現代化是自身發展的必然趨向
隨著我國經濟快速、協調、健康發展，綜合國力迅速增加，檔案事業也得到了迅速發展。近二十年來，各級各類檔案館和基層綜合檔案室通過開展目標管理認定活動，提高檔案工作的整體水平，一個以檔案科教為先導，以檔案科研、教育創新為動力，以人才建設為基礎，以現代化管理為手段，以檔案館管理現代化為突破口，以提高質量、提高效率為重點，推動檔案事業發展的思想已達成了共識，同時隨著檔案干部隊伍素質的不斷提高，觀念的不斷更新，經費的不斷投入，條件的不斷改善，對檔案事業自身的發展提出了更高的要求。
三、如何實現檔案管理現代化
1、必須更新檔案管理觀念
檔案管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，還是不能解決現有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統檔案管理觀念的基礎上構筑檔案管理現代化的大廈。
摘要檔案管理現代化是社會發展的必然趨勢，也是時展的具體要求。在我國檔案管理現代化的進程中，檔案管理工作取得了可喜的成績，但仍然存在一定問題亟待解決。本文深入分析了檔案管理的實際工作，探討了加強檔案管理現代化的有關措施。
關鍵詞檔案管理人員建設現代化改革
檔案管理現代化的本質是加快檔案管理工作的改革，使之更加適應現代社會發展的要求，因此要求檔案管理實現觀念、裝備、人員上的現代化。檔案管理部門必須強調現代化檔案管理的意識，不斷探索實現檔案管理的現代化的有關途徑。
一、檔案管理現代化概述
檔案管理現代化是現代管理科學的指導下，運用現代管理方法和手段，對檔案系統進行管理的一種新模式。這種新模式借助現代管理的技術與設備，依靠掌握現代化檔案管理的人員得以實現。傳統的檔案管理方式缺乏完善的管理體系和制度，且大多數管理工作依靠人工完成，因此導致檔案管理的效率較低。在檔案管理的現代化進程中，要重點解決這些問題，在檔案管理運用信息化、科技化、智能化的管理模式。當前，計算機技術已經進入檔案領域，但是并未發揮出應有的作用，需要進一步強化計算機在檔案管理中的應用。檔案管理現代化不但可以實現無紙化檔案管理，還可以增強儲存信息的數量和準確性。工作人員在查找、篩選檔案時，更加迅速、準確。檔案管理現代化是一種必然的趨勢，各級行政部門和檔案單位必須采取一些有效措施，加快檔案管理現代化的速度，使檔案管理工作與時展接軌。
二、實現檔案管理現代化的有關措施
（一）強化檔案管理的現代化意識
實現檔案管理的現代化，必須樹立現代化管理的思想意識，這樣才能指導檔案管理工作向著現代化發展。當前，很多檔案管理人員思想觀念相對滯后，因此，首先要求管理人員解放思想，轉變傳統的工作理念，樹立創新意識。這要求檔案管理人員要沖破舊思想的束縛，改變原有的工作格局，不斷強化現代化的管理意識。當前檔案事業的現代化建設發展較慢，這與管理者本身忽視檔案管理的重要性不無關系[1]。因此，本單位領導要提高檔案管理的地位，加強相關宣傳使全體管理者從思想上重視檔案管理工作。在宣傳中促進管理人員接受現代化的管理理念，從根本上改變檔案管理現代化建設的現狀。
（二）推行規范化、標準化、信息化的檔案管理
在檔案管理領域的標準化、規范化，需要檔案事業主管機關會同標準化主管機關或部門共同協調完成。制定標準化檔案管理的相關原則、工作模式、評價方法等，是完成檔案管理標準化建設的基礎和保障。相關單位及部門要確定出科學、統一的工作規范、技術規范，同時加強監督作用保證其貫徹落實并執行[2]。
保證檔案管理的規范化、標準化是實現檔案管理現代化的基礎。因此，應該盡快實現檔案管理工作的標準化[3]。首先，要求技術方法的規范和統一；其次，要求設備、設施的規范化。規范化、標準化管理的最終目的是確保檔案保管及利用價值，因此，管理者要實現檔案管理的最大化，同時使檢索利用檔案信息更加便捷。
信息化是知識經濟時代的主要特征，也是加快檔案管理現代化進程的有效途徑。信息管理只有借助信息化存儲和數字化的處理才能真正復合現代社會的要求，因此，必須促進信息化在檔案管理中的應用。檔案工作中要積極計算機技術和信息化管理手段，從而提高檔案整理、編目、檢索等工作的效率。
（三）提高檔案工作隊伍的總體素質
檔案現代化管理的核心內容是計算機技術的應用，這時實現檔案現代化管理的必經之路，因此，必須強化檔案工作人員的計算機操作技術。每一個管理人員必須能熟練掌握現信息技術，運用計算機以及各類現代辦公設備，并能獨立完成電子文件的制作、設備日常維護等工作。相關單位可以通過加強計算機技術培訓的方法，提高管理人員的計算機操作水平。由于檔案管理人員的計算機基礎不同，可以分層次對其進行培訓，如基礎知識培訓、高級理論培訓、檔案專業操作培訓等。通過培訓可以使每一個管理人員都具備較高的業務素質，從而提高整個工作隊伍的現代化管理水平。
同時，還要積極引進高技能專業人才，從而提高工作隊伍的整體實力。相關單位及部門應該制定嚴格的人才選拔制度，選拔適合本崗位的專業人才。同時完善考核制度和獎勵制度，鼓勵檔案管理人員在工作上不斷創新，從而激發整個檔案管理系統的工作活力。
三、結束語
我國檔案管理應以《檔案法》為核心。國家要不斷完善體系內相關法律建設，使檔案管理實現應有的社會職責。檔案管理的現代化需要行政主管部門與各級管理部門的密切配合、通力合作，從而實現推動檔案事業健康發展的目的，進而進一步加快我國檔案管理的現代化進程。
參考文獻：
[1]陳永成.檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢[J].中國檔案，2013（11）.
關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化
中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）09-0078-01
由于我國經濟的飛速發展，醫院作為人類社會中最主要的職能部門之一，在進行管理的時候，一定要更加專業化才能夠保證醫院的專業性。醫院的檔案是在醫院的工作人員在工作中積累的豐富的實踐經驗，在醫院的中占有非常重要的地位。因此，加強醫院檔案的信息化管理是未來醫院的發展趨勢。
一、重要性
醫院檔案管理作為醫院管理中最重要的組成部分，對于醫院的信息化進行管理是非常重要的。它主要表現在以下幾個方面：首先，對于醫院檔案使用信息化管理能夠對于一些比較珍貴的醫學檔案的原件進行保護。在原來的醫院檔案管理中，很多非常珍貴的醫學原件由于被大量的借閱以及翻看，時間長了就會導致這些比較珍貴的醫學檔案受到損害，或者丟失，這樣就為我們在進行醫學科研的時候增加了難度。
其次，在使用傳統的管理方法對于實行醫院檔案管理的時候，相關的檔案管理人員想要對于各類文件進行歸檔的時候，多采用手工的方式，這樣就給檔案的管理人員帶來了很大的工作量。使用信息化的方式對于醫院檔案進行管理不僅能夠為檔案的管理人員減少工作量，還能夠保證醫院的檔案管理更加規范化。
第三，運用信息化對于醫院檔案進行管理能夠更加有效的對于醫院的各類信息進行整合與共享。這樣就能夠使檔案的信息資源得到更加好的利用。
第四，運用信息化對于醫院檔案進行管理能夠是檔案的檢閱更加的方便，在傳統的醫學檔案管理中，如果想要查閱資料是非常費時費力的一件事，但是如果使用信息化進行檔案的管理就只需在計算機上輸入檢索的代碼，就能夠輕而易舉的找到自己所需要的資料，非常的簡單快捷。
最后，運用信息化對于檔案進行管理打破了原來的檔案管理模式，傳統的檔案管理模式檔案多是紙質發的，這樣不僅僅成本高，而且保存是非常困難的，運用信息化的檔案管理方式就不會存在這樣的問題。
二、存在問題
現階段由于醫院的信息管理的復雜性使得在使用信息化的方式對醫院進行管理的時候存在非常多的問題。
1.管理觀念陳舊
現階段在進行醫院檔案的信息化管理的時候，由于醫院的相關管理人員在實際的檔案管理工作中根本就沒有認識到運用信息化對于檔案管理的重要性，因此在進行實際的工作中很多的醫院還是采用傳統的手工檔案管理的方法，這種傳統的檔案管理辦法嚴重的忽視了對于檔案管理的整理、統計以及編研的情況，導致醫院的檔案信息的利用率非常低，這對于醫院的良好發展產生了嚴重的影響。
2.人員素質較低
在進行醫院檔案的信息化管理的時候不僅要求醫院的管理者從思想上加強對于檔案管理的重視，也要求實際的檔案管理人員必須具有較高的專業素質。而現在我國的各大醫院中，檔案的管理人員專業素質普遍偏低，很多的相關管理人員根本就沒有專業的管理知識以及管理技能，在進行實際的檔案管理的時候，由于檔案管理人員的缺少專業的知識，使得醫院在使用信息化對于檔案進行管理的時候舉步維艱。
3.硬件設施落后
由于在現在的醫院中，醫院的相關領導層對于檔案管理的不重視，使得在進行檔案的管理的時候不能夠引起足夠的重視，因此使用信息化進行檔案管理的時候，由于資金不足導致醫院在進行檔案的管理的時候，根本就無法實現信息化的管理，這樣就嚴重的影響了醫院信息化管理的進程。
三、解決對策
由于經濟的快速發展，對于醫院的檔案進行信息化的管理是非常重要的。只有加強對于醫院檔案的信息化的管理才能夠保證醫院能夠有一個良好的發展，下面筆者主要針對上面提到的幾點問題，提出自己的一些建議。
1.加強觀念的轉變
如果想要加強醫院的檔案管理信息化的發展，就一定要從觀念上加強觀念的轉變，只有這樣才能夠使得醫院的管理者增強對于醫院檔案信息化管理的重視程度，才能夠在實際的工作中能夠獲得各個部門的支持，促進醫院檔案管理信息化的發展。
2.加強專業人才的培養
在使用信息化對于醫院檔案進行管理的時候，對于管理人員的信息化的要求是非常高的。這就要求在對于醫院的管理人員進行選拔的時候一定要注意人員的專業性，而對于醫院現有的一些檔案管理人員來說，要對于他們進行相關的專業培訓，只有這樣才能夠加快醫院檔案管理的信息化的進程，促進醫院檔案的信息化管理水平的提高。
3.建立健全管理制度
―個科學完善的管理制度，是醫院檔案管理的基礎。在進行檔案的信息化的管理的時候，只有嚴格的按照相關的管理制度進行執行，才能夠保證醫院檔案的信息管理系統有一個規范化的發展，才能夠保證醫院的檔案管理高效的運行，將醫院的檔案管理提升到―個新的層次。
4.加強資金投入
檔案管理中的硬件設施是保證醫院檔案管理能夠正常的實行的基礎。在加強醫院檔案信息化管理的時候，一定要保證檔案管理的硬件設施是符合標準的，只有這樣才能夠保證醫院檔案的信息化能夠正常的實行。而加強對于信息化的硬件的設施的建設就需要大量資金的投入，只有這樣才能夠保證醫院的檔案管理信息化的正常運行。
1 信息化檔案管理的特點
1.1 一體化的管理模式
在過去,企業檔案管理的實現是不同部門對其內部文件進行整理、分類并歸檔的過程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態,信息化的管理模式可以將企業的文件,部門的基本文檔進行有機的結合,從而實現歸檔與管理的同步,將不同部門對于同一事務或者同一事務的不同角度的記錄歸入檔案數據庫中,實現檔案管理的一體化。通過對檔案管理自動化系統的應用,實現公文和業務性文件整理與歸檔工作在同一時間完成,既可以節省大量的時間,節省勞動力,而且提高了檔案管理的準確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來,從而獲得更多的學習時間,加強檔案管理信息資源的開發。與此同時,負責檔案管理工作的部門也能夠通過自動化系統對公文以及業務性文件的管理狀態進行隨時的掌控,以便盡快的做出指導,實現檔案管理的預見性。
1.2 方便存儲與查找
企業的行政部門與業務部門,可以通過對檔案管理自動化系統的應用,將已經形成的有查考利用價值的文件隨時存儲到服務器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲到服務器上。這樣,只需要通過身份驗證,用戶就可以通過企業內部的局域網查找所需要的檔案信息,即節省了時間,又節省了資源,真正實現了信息化檔案管理給企業的工作帶來的方便。
1.3 檔案業務管理自動化
企業檔案管理工作非常復雜,其全過程不僅包括統計、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對檔案的情況進行分析,而且企業領導的決策提供參考資料。實現檔案信息化管理模式,可以對檔案進行隨時隨地的管理,例如各種數據的統計、各種報表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領導或各部門通過電腦獲取所需要的資料和數據,避免了因為距離問題而造成的時間浪費。
2 企業檔案管理信息化存在的問題
2.1 檔案管理的信息化意識不足
實現企業檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業選擇繼續使用傳統的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業務培訓,導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業創造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業的發展提供可靠的支持,間接為企業創造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業的發展。
2.2 檔案管理信息載體的破損
在企業信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用,許多企業實現了工程設計、施工和產品研發中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導致系統運行出現問題。
2.3 標準化建設不夠完善
檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中,必須有相關的規范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統,各個業務環節的相關信息為數據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現,為企業檔案管理信息化提供數據計算的標準卻難以滿足企業的需求,企業管理和業務流程以及工作程序標準、數據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業發展提供支持的因素將給企業內部或企業之間的數據交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重制約企業獲得更多的經濟效益和社會效益。
3 改善企業檔案管理信息化建設的建議
通過對企業檔案管理信息化建設過程中出現的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內實現資源的優化配置,完善檔案管理人員的培訓,才能徹底實現檔案管理的信息化,具體來說可以從以下幾個方面著手。
3.1 完善檔案管理制度
所有工作的順利展開與進行都離不開規范的要求和對標準的參考,企業檔案管理也不例外。實現檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責,而同時這也是檔案管理部門為企業提供更高級別的服務的先決條件。所以,為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地,現代化的企業必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動化管理制度,通過合理的制度規范檔案管理信息化的實現。
3.2 加強監管工作
在企業建立局域網時,要有計劃的實施檔案一級管理,對于文件從形成到歸檔的全過程要實施監管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個生命周期都能在可控范圍內,使整個過程都做到規范化、標準化并努力貫徹執行。
3.3 理順工作流程
不同企業的工作流程不一樣,相應的檔案管理自動化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過程中避免走彎路。檔案管理要與企業所講
轉貼于
求的效應原則保持一致,盡量以最少的投入來保證企業對于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數據收集與資料庫的維護工作;另外要充分利用計算機的功能,根據企業發展的需求,及時編寫一些檔案文件匯編,并提供企業領導用于決策所需要的信息。
3.4 實現管理工具的信息化
從事檔案管理工作的人員除了要做好文件的分類、歸檔等工作外,還要積極參加檔案管理軟件的功能開發工作中,充分了解企業檔案管理的全過程和檔案專業管理的全部內容。在工作當中,要及時征求各部門的意見,分析檔案管理與各部門之間的聯系,并將分析結果交給軟件開發人員作為依據選擇最合理的設計方案,使設計出的軟件能夠最大程度滿足企業的需要,從而真正實現管理的自動化和信息化。
企業經營管理活動繁瑣和復雜，傳統檔案管理大多使用紙質檔案，隨著時間的推移，企業各項事務增多、工作人員增加都給檔案管理帶來巨大難題，而且傳統檔案管理需要充足空間以存放檔案，也需要大量人力對檔案進行專門管理和監管，這不僅浪費人力、物力，同時也給企業的檔案建設工作帶來障礙。檔案信息化，能夠有效地解決傳統檔案所難以解決的問題。但是，信息化建設是對檔案管理革新，區別于傳統方式的優勢，信息化管理也有其獨有的缺陷。
（一）檔案管理信息化的意識薄弱
在實際情況中，部分企業僅僅是簡單的將其看作是檔案存儲、使用方式的改變，沒有認識到這是企業管理理念的轉變，沒有考慮到建立一個綜合性檔案管理信息化系統。有一些企業錯誤地認為檔案難以給企業帶來經濟效益,盲目的把資金投入到其他建設項目,對檔案事業疏于建設和管理,對檔案信息化建設所需設備和配備不予以重視。
（二）管理人員素質有待提高
在檔案信息化建設中，管理人員的綜合素質較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業管理能力，而且必須掌握信息技術處理能力，同時也要對企業的工作流程和工作方式有著深刻的了解。可是現有的企業檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質，難以滿足信息化檔案管理的高要求。
（三）信息化建設尚未完善
隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎數據技術的標準化無法滿足企業的需求,嚴重影響了檔案信息的及時性、準確性和規范性,令企業遇到了許多本可以避免的問題。除了上述幾點問題外，還有許多細節方面的問題也需要企業時刻關注。首先，要做到對員工的信息審核和更新，信息化檔案建設依靠的是信息技術，可是檔案的管理以來的人，對于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進。其次，對于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個人的個人信息和企業內部資料的集合，要加強安全管理工作。
二、完善檔案管理信息化的策略
（一）從企業內部強化檔案管理理念
檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設的實施力度及信息化的程度。加強檔案管理信息化建設,領導者要把檔案信息化概念和期許轉變成實踐及現實,正視檔案管理建設的艱巨性和復雜性,在資金、人才、設備等方面進行合理和準確的投入,針對內部檔案管理工作的各項問題，不僅要予以關注，更要在具體操作上予以支持。
（二）引進優秀管理人員
信息化管理建設對于企業來說是發展的必要歷程，企業的檔案管理信息化需要引進優秀、專業的管理人才，在工作中對其教育和培養，完善企業的檔案管理工作，促進企業實現檔案管理信息化，推動企業進一步發展。企業針對管理工作需要引進科學的管理方式和管理體系，為企業檔案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企業信息化建設
企業應針對檔案管理的信息化投入設備、人力和資金支持，為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業檔案的特點,建立健全企業檔案信息數據庫。譬如企業項目數據庫,能夠集合企業在項目規劃、項目立項、項目建設以及企業資料等有關信息,為進一步開拓市場和技術創新提供參考。
三、總結
[關鍵詞]檔案管理；現代化；信息化
社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據，檔案對社會的發展具有某種或多種積極的不可或缺的作用。但在檔案管理方面，隨著科學技術的不斷發展，計算機已滲入社會的各個領域，以完全改變了傳統的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題。
一、檔案管理現代化的意義
要想實現檔案管理現代化，首先應明確檔案管理現代化的重要意義，這包含以下兩個方面的基本內容。
1.檔案管理現代化的內涵。對檔案管理現代化的理解，應從思維方式現代化和管理方式現代化兩個方面去把握。所謂思維方式現代化，是指以全新的觀念、超前的思想意識，按照檔案學發展的客觀規律，應用現代科學技術的原理和方法，對檔案工作進行正確的評估、判斷和決策；所謂管理手段現代化，是指應該利用電子計算機技術、微縮技術及其它先進技術和設備，對檔案工作的各個環節實施有效控制、高效管理。具體來說，就是要使檔案工作跟上科技發展的水平，實現“五化”，即思維超前化、技術自動化、組織網絡化、體系多元化、結構綜合化。
2.檔案管理現代化的必要性。首先，實現檔案管理現代化是科技發展的必然要求。計算機技術、網絡技術、聲像技術、電子通訊技術等新科技、新手段在社會生活各個領域越來越廣泛的應用；各種新載體、新介質的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰，檔案工作必須適應時展，適應科技發展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實現檔案管理現代化。
其次，實現檔案管理現代化，是現實的迫切需要。從檔案管理工作的現狀來看，目前的檔案保護條件和管理手段還存在著許多不足和嚴重的問題。據一份抽樣調查顯示，建國初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護手段等因素影響，已有相當一部分檔案出現褪變，褪變嚴重的，已失去了字跡，成了無字檔案。由此看來，檔案本身也向管理現代化提出了急迫的要求，迫切需要用現代化的管理手段提高管理保護水平。
實現檔案管理現代化，是減少勞動強度，提高管理效率的必由之路。傳統的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動量相對較大，檔案資料中的各種有害物質，也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實現檔案管理現代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動和有害的工作環境中解放出來，且大大地提高了工作效率。
二、檔案管理現代化的主要技術標志――信息化
現代化的技術標志是信息化，信息技術是當代技術的前沿，看一個國家或地區檔案管理現代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數字化、網絡化是實現檔案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然興起的數字檔案館的開發研究和建設，涉及信息技術的方方面面，因此可以說，數字檔案館是檔案信息化管理的集中體現。
以有序的信息空間和開放的信息環境為特征的完整意義上的數字檔案館，不是封閉的檔案館信息網絡，而是包含在辦公自動化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共信息數據管理系統等更為廣闊的大系統中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數字資源構成的、具有強大服務功能的跨機構、跨地域的信息系統，是繼數字圖書館之后，在網上扮演重要角色的又一知識網絡，是國家的數字信息基礎工程。
數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化，也不只是停留在整個檔案工作流程的計算機化，而是代表了網絡環境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規范與法規的制定和推行、軟、硬件基礎設施的構建、應用系統的開發、數字資源的建設、人才隊伍的培養等方面的內容，是一個與軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程等密切相關的系統工程。
三、檔案現代化管理對檔案工作人員的要求
檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。檔案管理現代化的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即檔案的計算機管理。電子計算機以其高速運算能力和極強的數據處理能力，給檔案工作者帶來了科學的管理手段和先進的檢索方法，為了讓電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期或永久的保存和利用，檔案管理者必須學會利用現代化檔案管理手段―檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能。這就要求檔案管理人員必須電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則，是無法適應計算機時代檔案管理工作的。檔案工作人員必須掌握現代信息技術，熟練運用電子計算機及各類現代化辦公設備，進行電子文件的制作，使用和維護。
1 創新檔案管理意識
檔案管理是醫院管理工作中的重要內容，實現檔案現代化管理，既需要現代化檔案管理系統，又要求檔案管理者必須具有現代化管理意識，否則，現代化檔案管理無法實現。要打破過去傳統檔案管理中只管不用的落后觀念，從根本上改變檔案工作可有可無、質量優劣無關大局的認識，切實把檔案工作納入醫院總體工作規劃，將人員編制、工資待遇、發展經費等方面的政策落實到位。綜合檔案室應成為醫院檔案的保管基地，將全院分散保管的文書、教學、科研、基建、財務、設備等方面的檔案集中起來，統一管理和使用，使之更好地服務于醫院建設和發展。
2 加強組織領導
領導重視是檔案管理實現現代化的前提，各級醫院領導必須創新管理理念，切實加強對檔案工作的領導，把它納入醫院管理的重要議事日程，作為醫院長期發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展，逐步建立起結構合理、功能齊全、高效的檔案信息中心，充分發揮檔案資源的優勢，更好地為臨床、醫療、醫學教育和科研工作服務。
3 健全組織機構
醫院檔案管理的組織建設是開展檔案管理工作的重要保證。檔案部門設置是否合理，直接關系到醫院檔案工作的成效，同時也在一定程序上反映了醫院的管理水平。從便于檔案管理、有利于檔案綜合利用、促進資源共享的角度出發，醫院應設立全院綜合檔案室，配備專職檔案員，并成立醫院檔案綜合管理領導小組和監督小組，監督指導全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開展利用等工作。同時，醫院應積極創造條件建立較為規范的各類檔案庫房，對于性質特殊的檔案，如人事檔案、病案和設備檔案都應另設專門的檔案庫房，并指定專人管理。在醫院各科室配備兼職檔案員，負責本科室檔案資料的收集整理，并定期向醫院綜合檔案室移交。
4 加強硬件設施建設
硬件基礎設施建設是實現檔案管理現代的必要手段，當前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將檔案內容分門別類輸入計算機，既可以節省場地，還具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查尋檔案材料費時費力的原始勞動，變為在幾分鐘內便可解決的問題，而且還可以有直觀的、多種多樣、真實感強的立體效果。同時，借助于錄放機、監視器、多媒體電腦技術等手段，可以使檔案信息在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得了前所未有的積極效果。檔案管理設施現代化還包括檔案保管、保護、除濕等先進手段設施的現代化，總之，檔案管理現代化成為醫院管理現代化和辦公自動化的有力支柱，既是人類勞動能力的解放，更給人類帶來了精神的解放，工作質量的飛躍
5 強化知識更新培訓
實現醫院檔案現代化管理，不單單是醫院各門類檔案簡單的集中保管，而是一項實現檔案管理工作規范化、標準化的系統工程，檔案管理的現代化，是要靠管理者的實踐來實現的，沒有管理者的現代化素質，再先進、再現代化的設備也無法自動發揮作用，它們只能是毫無生氣的、遠離人的現代化勞動而存在的呆機器，反之，具有現代化素質的管理者，具有現代化的管理觀念，掌握了現代化的管理手段，則可以使現代化的檔案管理設備如蛟龍騰飛，如駿馬奔躍，真正實現檔案管理的現代化。
6 積極挖掘，發揮作用
檔案工作最終目的是將檔案的作用最大化。因此，醫院檔案的利用工作，要緊緊圍繞醫院管理、醫療、教學、科研等各項工作的實際需要，有的放矢地編制各類專題卡片、各類文件專題目錄、全引目錄等檢索工具，使查找迅速、利用方便。同時還應建立檔案信息利用反饋制度，及時了解檔案利用效果，收集各部門對檔案信息的需求；對現有檔案要積極提煉和加工，編制成迎合各科室需求的各種資料，使“死檔”變成“活檔”。通過提高檔案的利用率，在促進醫院各項工作順利開展的同時，進一步增強檔案工作的地位，使檔案工作與醫院其它工作共同發展。
參考文獻
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作者簡介
汪海廣（1977），男，碩士研究生學歷，館員，唐山市工人醫院。
王春杰（1965—），女，研究生，高級政工師，唐山市工人醫院。
關鍵詞：檔案信息；現代化；管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、檔案信息現代化管理的重要意義
1、檔案信息工作發展的需要
二十一世紀，檔案信息工作發展迅速，同時也面臨諸多難題，如檔案信息數量上的爆炸式增長，新型信息介質的沖擊，記錄方式的變化，利用效率的提高等等。這一系列問題給傳統的檔案信息管理工作臺帶來了新的挑戰，也帶來機遇，傳統的檔案信息管理模式存在工作效率低下的弊端，同時管理范圍僅僅局限在紙質檔案領域，另外檔案的數量以及規模也遠遠不能滿足現代社會發展的需要，因而加強檔案信息現代化管理已經刻不容緩、勢在必行，這也是實現檔案跨越式發展的必由之路。
2、提高檔案信息管理的整體水平
檔案信息現代化管理不僅可以提高檔案信息工作效率，還可以提高相關的服務水平，對于推動檔案信息的整體建設是十分有利的。具體的表現為以下三個方面：一、提高檔案信息的存儲能力。檔案信息現代化的過程中，利用先進的科學技術（如光盤技術、縮微技術等）減少信息的存貯空間，以適應檔案信息數量快速膨脹的現實需求。二、提高信息處理能力。檔案信息現代化管理一個主要的特點就是注重電子計算機技術的應用。電子計算機在處理信息方面具備較強的功能，如自動完成組卷、分類、編目、鑒定、統計分析等工作，一方面節省了大量的工作時間，另一方面也減少了工作中的失誤。三、提高檔案信息資源的利用效率。檔案信息現代化管理具備速度快，準確性高等優勢，還能提供多種栓索途徑同時進行大批量信息同時利用等功能。
3、我國發展的客觀需要
檔案信息工作的重要性是不言而喻的，不僅對我國各個發展階段的檔案資料進行收集、整理、歸納，還發揮管理國家歷史文化財富的職能。另外，檔案信息工作還具備提供檔案信息的功能，這項功能為我國現代化建設工作的開展提供了重要的理論依據。通過對檔案信息的透徹分析與充分利用，可同時收獲最佳的社會效益和經濟效益。
二、加快檔案信息現代化管理進程的方法
1、觀念上的轉變
轉變傳統觀念是實現檔案現代化管理的第一步，這一步能否跨出，直接關系到后續工作的開展，因而意義重大。傳統檔案信息管理模式下，管理人員所處的工作環境較為封閉，這種環境下的管理人員常常存在觀念陳舊、思想保守、抵觸新鮮事物、缺乏社會適應力等問題。最近幾年，檔案部門還面臨較為嚴重的人才流失問題，檔案管理水平因而難以提高。怎樣做才能較快、較好地實現檔案信息現代化管呢？個人認為需要從以下三個方面入手：一、打破傳統的封閉模式，讓檔案信息工作走入社會、融入社會，促進社會發展的同時，吸收對自己有用的東西，促進自身的發展。二、加大檔案信息工作人才的培養。社會的進步、經濟的發展全都需要依靠人才來實現。當前，我國人才培養環節是一個較為薄弱的環節，檔案信息工作人才的培養也同樣面臨這種尷尬的局面，人才培養已經成為一個現實而緊迫的問題。人才培養過程中，應該注重綜合素質的提升，不僅為受訓者提供專業的基礎知識培訓，也為其提供較多的實踐機會，“知行合一”的人才是檔案信息工作迫切需要的人才。三、用人機構的改革。要杜絕任人唯親的現象，應該提倡并做到任人唯賢，選拔到優秀的人才之后，還要留得住人才，比如建立考核、激勵、保障等措施，讓他們沒有后顧之憂，穩步提高，安心發展，為檔案信息事業竭盡全力。
2、基礎設施建設
實現檔案信息現代化管理的過程中，相關軟件、硬件基礎設施的建設是必不可少的，是最基本的物質條件，是檔案信息資源開發、利用的基礎與前提。因此，檔案信息現代化管理應該加強計算機等配套硬件設備的投入，提高數據信息的處理速度，推動該領域的網絡系統建設。只有硬件設施的投入是不夠的，為了實現檔案信息現代化管理的目的，開發與之相匹配的軟件管理系統也是必要的工作。軟、硬件基礎設備之間較發地配合使用，是檔案信息現代化建設的基本保障。
3、數字化建設。
檔案信息的數字化建設包括四大部分：系統設置、信息查詢、數擾維護、統計報表等。其中，系統設置和數據維護相對而言較為關鍵。建立一套完整的、科學的信息化管理系統，將檔案信息存儲到管理系統之中，完成通用數據庫的建立，利用信息技術和網絡技術對檔案信息進行高效管理和充分利用。數據庫管理系統應當具備檔案信息查詢、統計、檢索、分析等功能，轉變傳統的手工作業方式，推動檔案管理向理代化、高效化、自動化的方向發展，并向需求者提供多樣化、個性化的檔案信息服務。
4、標準化管理
標準化管理是檔案信息現代化管理的重要組成部分，是提高檔案信息利用效率的有力保證。檔案信息標準化管理的實施不僅可以提高檔案的管理水平，還可能提高相關的服務水平。傳統的檔案信息管理模式存在較多的弊端；缺乏全局意識，難以統一協調，無法發揮檔案信息工作的最大作用，專業的檔案信息管理人員流失嚴重，導致檔案管理工作的無序化以及資料不完整的現象。這些情況的發生都是因為沒有統一的檔案管理標準而造成的，檔案信息工作受到此影響難以正常有序開展。隨著檔案信息數量上的急劇膨脹，關系上的錯綜復雜，檔案信息工作的標準化管理已經到了刻不容緩、勢在必行的境地，只有實行標準化管理，才能讓各部門的配合更加默契，促進工作效率的提高，發揮檔案信息工作應有的作用，推動檔案事業乃至全社會的快速、健康發展。
【關鍵詞】 科研檔案；規范化；管理
一、實施科研檔案規范化管理的必要性
1、科研檔案管理現狀已嚴重制約了檔案資料價值的充分利用
由于歷史原因及多種影響因素的制約，當前科研單位科研檔案管理存在諸多問題，突出表現在：一是科研檔案歸檔過程中，立卷不明確、分類不準確。二是信息化程度較低，管理手段單一，服務方式較落后。三是科研單位內部科研檔案庫藏條件較差，硬件設施不完備。四是管理人員素質不高，缺少專業知識培訓。因此，必須改變現狀，探求適應現實需要的科研檔案管理與利用的規范化道路。
2、科研檔案資料規范化管理是面對數字信息化建設的必然選擇
當前，隨著科學技術的飛速發展，社會信息化步伐加快，信息的數字化、網絡化越來越普及，科研檔案信息化管理成為檔案事業發展的必然趨勢。科研單位必須快速更新觀念，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合科研單位科研檔案信息化管理之路，把科研資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，努力提高檔案信息化數據質量，迅速實現檔案工作網絡化，提高現代化管理水平。為利用者創造良好的條件，提高檔案的利用率，更好地服務于經濟建設。
二、科研檔案規范化管理必須遵循的原則
1、要遵循有利于科研檔案保管的原則
對科研檔案進行準確系統地分類，有秩序地排列保管，以及正確地組卷、立卷、制卡等工作顯得十分重要。為便于管理，在整理中還應注意把相關課題盡量集中立卷，與不同保管期限的檔案盡量分開立卷。相關課題相對集中立卷，便于查找，不同保管期限分開立卷，有利于鑒定，這兩者盡可能很好結合起來。
2、要遵循有利于科研檔案保密的原則
科研檔案資料是科研人員設計思想、技術方法和創造力的結晶，是科學技術儲備的一種綜合反映，是國家的資源情報，記載著許多實際的科學技術，甚至涉及國家的機密。因此，在整理科研檔案時，應科學地確定其密級。在不影響有機聯系的前提下，按有關規定，分別按秘密、機密、絕密加以區分，同時還要注意進行密級調整。整理工作的任何一道程序，一個環節，都應做到保密。
3、要遵循有利于科研檔案提供利用的原則
科研檔案收集、整理的最終目的是為了提供利用。因此，在整理檔案資料時，還必須從方便利用來考慮，要進行正確的分類和排列，為迅速地提供利用創造良好的條件。除了制卡、編號、登賬要簡明科學外，還應使檢索工具多樣化。而后，編制出一套完整的、有規律的、系統的科研檔案資料匯編，為更好地開發利用科研檔案資料，創造必要的物質條件。
三、提高科研檔案規范化管理水平的途徑
1、加強對科研檔案工作的領導，強化檔案管理意識
科研檔案工作離不開領導的關心和重視，領導對檔案工作的態度對科研檔案工作的發展是十分重要的。隨著檔案管理工作的不斷深化，主管領導要從思想上高度重視科研檔案的管理工作，既要抓好檔案管理工作的組織體系，還要加強檔案工作的領導、檢查和考核，使科研檔案的管理水平更加規范化、信息化、標準化。
2、建立完善的科研檔案管理制度，確保檔案管理規范
（1）嚴把原始科研資料歸檔質量關。科研檔案是進行科研的重要依據，要搞好科研，必須有完整、準確的科研檔案作為依據。如今的科研檔案管理工作已不僅僅局限于科研材料整理、分類、保管的過程，而應列入研究課題、科研計劃和成果管理的工作之中。科研檔案工作者在各階段都務必要保證形成科研文件材料的完整性、準確性，以此確保科研資料的收集及立卷及時、準確、真實、完整。
（2）建立健全檔案資料管理機制。科研檔案管理應以《科研檔案資料管理條例》及其實施辦法為基礎，根據本單位的實際情況和具體要求，制定相應的檔案管理實施細則，明確本單位檔案的范圍、歸檔的基本要求和基本內容、檔案資料的移交與整理、保存與借閱制度，用完善科學的管理制度作指導，防止檔案資料的流失與泄密，把各項基礎工作落到實處。
(3) 重視科研檔案的著錄和編研。多年來，科研檔案的管理方式一直是以對檔案本身的管理及歸檔工作的管理為主，檔案進入庫房后基本上是被動地提供利用。開展編研工作，使科研檔案轉化為科研檔案信息，變被動服務為主動服務，完善了檔案管理職能，強化了科研檔案部門的作用。另一方面，編研工作的過程相當于對庫存的部分科研檔案進行了一定程度的鑒定工作，讓使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重視基礎設施建設，改善科研檔案館藏條件，提升檔案管理水平
科研單位應配建規模化的庫房，增強檔案館的收藏能力，同時要具備現代化庫房設施，保證收藏的檔案資料存放符合保管要求，做到分門別類的、整齊、規范、保證室內空氣、溫度、濕度、滿足要求，做好防火、防潮、防盜、防蟲等各項保管工作，不斷提高管理水平，為利用者方便快捷地查找檔案資料創造條件。此外努力實現檔案資料管理現代化，用數字化改變檔案館的傳統服務功能，要在局域內部可實現檔案信息、資料開發利用網絡化，實現檔案信息資源的共享，提高檔案資料利用的管理水平。
4、加強檔案管理人員的培訓，提高其業務能力和管理水平
關鍵詞：檔案管理 信息化 應對方法
電子環境下，網絡環境中檔案管理工作的全新變革帶來技術上巨大進步和工作效率極大提高，并引發了我們工作方式乃至思維方式的重大轉變。為實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。
一、文書檔案信息化管理的優點
1.能夠提高辦公效率。計算機具有強大的信息處理能力，計算機檔案管理系統一般包括文件管理、檔案資料管理、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲等多項功能。檔案人員在同一系統中進行相關操作，不但減少許多重復錄入，同時使勞動強度大幅度下降。
2.有利于檔案信息資源的開發利用。計算機可直接讀取原文，減少檔案取出查找次數而造成的磨損，最大限度延長檔案使用壽命；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復印時對檔案的損害和可能發生的泄密情況。
3.文件和文字信息得到充分共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，極大提高檔案利用工作的質量和效率，保證較高的查全率和查準率，通過網絡服務平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和檔案管理信息動態。
二、檔案信息化管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制。電子文件內容易于變化，使文件保密性變弱。電子文件易于修改且不留痕跡，雖然有些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性比紙質文件要大，把握內容原貌困難。電子文件不具特定字跡，可根據需要以不同字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨原始性，不能為每份電子文件蓋印或親自簽名，無法借助印章或簽署的字跡判斷電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件保密性提出嚴峻考驗，而且網上竊密技術不斷發展，進入網絡中的任何文件都難以做到絕對保密。
2.對檔案管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現檔案管理信息化，首先管理人員要有較高知識層次和先進技術水平。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術水平偏低，盡管單位引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，根本談不上實現檔案管理信息化。
三、幾點應對方法
針對在實際應用過程中遇到的一些問題，筆者提出以下幾點應對方法：
1.信息化系統內、外網隔離。在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，具有五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的信息功能。
參考文獻
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