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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學校檔案管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-8882（2015）05-108-01
引言
在當今社會的發展中，隨著全面深化改革的進程在不斷推進，信息技術以及網絡技術的普及，逐漸進入了信息時代，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不斷地改革和創新以便更好的適應信息化環境的發展，這就必然導致了學校在人事檔案管理工作上也需要進行適當的改革，從而更好的實現學校人事檔案資源的優化管理，促進學校不斷的發展。
一、信息時代下學校人事檔案管理的現狀
（一）管理制度不完善
人事檔案管理制度是學校對人事檔案進行管理的前提，也是組織管理系統中的基本框架，能夠有效的保證檔案管理的秩序，對提升學校的經濟發展和組織效率具有重要的意義[1]。在信息時代的大背景下，學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，及時很多學校已經按照國家或者教育部的相關規定制定了教學檔案管理辦法和報關方式等制度，但是對于學校人事檔案管理信息資源的制度還是不夠完善。而且，在有關調查中，只有一半的院校建立的有關的人事檔案管理制度，很多學校都沒有制定類似的管理制度，甚至還存在學校根本不清楚人事檔案相關管理制度。
（二）管理標準不統一
人事檔案是對人才的使用、開發、利用的過程進行記錄，是一種比較特殊的資源，也是學校對人員進行管理的一種手段，但是，就目前我國各大學校檔案資源的整合和共享還不夠科學合理，尤其是在信息時代的大背景下，檔案資源管理標準化的程度不夠高，無論是在當前的學校檔案管理方面，還是在檔案軟件開發的方面，都缺乏了統一、規范的標準。這就必然導致許多學校在人事檔案管理上存在很多問題，其資源整合和共享無法適應當前信息化教育環境的工作，具有一定的滯后性。
（三）人事檔案管理的人員隊伍素質較低
在信息化時代的環境下，學校的人事檔案管理是比較復雜且乏味的工作，在對檔案信息進行整合和共享的過程中，管理人員需要將所有的工作環節包括檔案數字化、檔案管理手段的現代化以及信息傳輸的網絡化等內容進行整合和分類管理，這就說明在各個工作環節中要求管理人員的素質能力較高。但是，在大多數學校，進行人事檔案管理的管理人員隊伍素質不夠高，其中大多數工作人員沿襲以往的檔案管理方式，無法適應信息化環境下的檔案管理工作，也存在有的工作人員雖然具備了檔案管理工作能力，但是缺乏計算機操作能力，使得其管理能力不能夠有效的發揮。
二、學校進行人事檔案管理工作的改善對策
（一）完善人事檔案的管理制度
學校在對人事檔案管理制度完善之前，學校領導一定要加強對人事檔案管理的了解，明確的認識到人事檔案管理在信息化時代的重要性，這樣學校才能夠更加重視人事檔案管理，從而進一步完善人事檔案管理制度，因此，學校領導需要經常檢查人事檔案管理的工作，通過及時發現人事檔案管理工作中出現的問題，來表明學校對人事檔案管理工作的重視度，從而對人事檔案管理工作過程中出現的問題進行及時的解決，這對人事檔案管理制度的完善是有重要意義的。而且，隨著現代化社會的發展，社會在不斷的改革，對人才的使用制度上和管理制度也在不斷地變化，這就必然導致相對應的人事檔案管理工作以及制度也需要不斷的完善和改革，這樣學校才能更好的對人才進行合理配置、合理使用、合理流動，從而發揮人才最大的社會價值。
（二）促進人事檔案管理標準的統一
學校如果希望能夠有效的對人事檔案進行整合和共享，就需要合理的運用計算機管理系統，同時還需要考慮人事檔案管理的實際情況以及人事檔案本身的特點，制定出適合本學校實施的標準化體系。通過對人事檔案管理進行標準化建設，不僅可以使得人事檔案管理人員按照國家的標準進行人事檔案的管理和操作，還能夠有效的利用計算機系統將人事檔案進行高速、快捷、方便的流動和傳閱，從而真正的為利用者服務。
所謂的標準化是指學校人事檔案資源整合技術的標準化、人事檔案整合的總體標準、人事檔案整合的管理標準以及人事檔案管理的工作標準，但是在目前學校人事檔案資源整合和共享的過程中，對其標準的設立不夠重視，沒有對其進行統一的管理和組織，因此，學校需要制定出標準要求，才能夠發揮出檔案資源的整合和應用價值，促進人事檔案管理標準的統一，最終提高人事檔案的利用率和效率。
（三）加強人事檔案管理現代化和信息化建設
人事檔案掌握著人才的信息，所以，學校只有有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，就能夠在最大限度上發揮人才的作用。在這個信息時代，信息技術快速發展，學校可以利用先進的科學技術設備，對人事檔案進行合理的管理，這樣提高了人事檔案的利用效率，也實現了人事檔案管理工作的現代化，并且學校想在人事檔案管理改革過程中提高人事檔案管理工作的水平和效率，不僅需要在設施上花心思，還需要重視對管理人員的培訓，讓人事檔案管理人員能夠充分了解這些現代化設施的基本操作，并且有效地運用到管理工作中，通過對管理工作人員進行定期或者不定期的培訓，讓管理工作人員熟練掌握和使用現代化設施設備，不僅要從理論上進行了解，還需要從實踐中獲得效果，這樣才能夠為學校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。
三、結語
綜上所述，在當今信息化的時代中，教育領域也逐漸實現信息化，在這樣的背景下，學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，這樣一來學校對人事管理工作進行改革是十分必要的，通過完善人事檔案的管理制度、促進人事檔案管理標準的統一、加強人事檔案管理現代化和信息化建設等有效措施，可以適應現今社會信息化的發展需求，促進學校的發展，最終提高人事檔案的利用率和效率。
參考文獻：
[1] 烏日娜. 高等學校人事檔案管理的重要性及改善對策[J].辦公室業務，2015，06：70-71.
關鍵詞：高校檔案 學籍檔案 管理問題 對策
學籍檔案是記錄學生學習經歷的重要資料，是學生在進入社會之前，能夠展示自己的受教育過程的唯一的有效文件。但是在高校檔案管理中，學籍檔案管理工作是發展最慢、存在問題最多的，這直接影響了學籍檔案資料的應用，值得我們進行思考和探索。
一、高校學籍檔案管理存在的問題
（一）學籍檔案不受重視
在高校檔案管理工作中，學籍檔案工作僅限于收集學生的學籍資料，歸檔保存，在學生離校時加入個人檔案轉移走。檔案工作內容非常簡單，有些學生的學籍檔案存在歸檔不及時，導致學籍檔案缺失，但是檔案管理并不將這部分檔案問題視為嚴重問題。
（二）學籍檔案缺乏嚴謹的管理制度
高校學生的學籍檔案管理基本上沒有統一的規章制度，學生來自于不同省市，不同學校，每個地區的學籍檔案記錄的內容以及詳細程度不一樣，高校在應用檔案過程中存在困難。但是，由于學籍檔案利用率低，管理制度不嚴謹造成的使用困難也并不突出。
（三）學籍檔案管理方法陳舊
高校學生的學籍檔案能夠作為高校生源變化研究的根本資料，也可以用矸治鑫夜不同地區教育質量的變化，為高校教育以及高中、初中教育提供引導。但是，這些價值并沒有表現出來。學籍檔案管理仍處于“保管――轉移”的管理狀態，人工管理是主要的管理方法。管理方法陳舊，成為制約檔案應用的主要問題。
二、高校學籍檔案管理問題產生的原因
（一）管理觀念沒更新
檔案管理工作常常出現“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉的現象”，認為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經濟效益，教學、科研工作是學校的主要工作和首要任務，把學生檔案管理工作與學生培養規劃分開來看，導致檔案管理工作缺乏應有的支持。
（二）管理制度建制不完善
學籍檔案管理需要相關的制度支持，這個制度包括檔案資料的基本內容統一、檔案收集時間統一、檔案流通的基本路徑以及檔案應用的基本狀況規定等。但是，目前高校沒有對這方面進行管理建制，學籍檔案管理制度不完善，成為管理效率低的主要因素。
（三）缺乏管理人才
現代檔案管理研究為檔案管理工作的發展提供了大量的管理指導，包括檔案應用的可能性以及檔案管理的先進方法等。但是，這些先進的管理策略需要相應的檔案管理工作者來實施，高校學籍檔案管理工作者多是年齡較大或者臨近退休的工作人員，這部分管理工作者創新能力不足，對新的檔案管理方法的接受程度和應用性都比較差，致使學習檔案的使用價值難以發揮。
三、高校學籍檔案管理問題的對策
（一）提高對學籍檔案管理的重視
高校應該對學籍檔案管理予以重視，從高校管理層到學生培養、再到學生的檔案資料保管和應用，都應該樹立先進的檔案管理意識，認識到檔案資料的使用價值，并注意開發這些價值，使學籍檔案成為高校學生的身份證明和學業記錄資料，能夠通過檔案管理工作發現高校學生管理中的問題等。建議高校檔案管理部門牽頭在全校范圍內開展學生學習檔案管理工作的學習和創新管理實踐活動，以檔案資料應用的積極價值展現為途徑，使高校各部門加強對學籍檔案的重視，為學籍檔案管理工作的發展打下基礎。
（二）建立完善的檔案管理制度
科學、完善的學籍檔案管理制度是確保高校學籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學籍檔案多渠道管理的問題，相關部門應及時向學生的學習檔案轉交給學校檔案管理部門進行統一管理；同時，學校管理部門應結合學校學生的基本特點以及學校當前發展的實際需要，建立一套健全的管理規章制度，明確規定學籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存工作標準；其次，應做好部門的協調、配合工作，確保高校學籍檔案管理工作的規范化、有序化、盡量提高學籍檔案管理的效率。
（三）引進人才實現信息化管理
學籍檔案管理的發展需要現代化檔案管理人才的參與，建議高校從檔案管理工作者的職業能力發展出發，對現有的檔案管理人員和進行職業技能培訓，從檔案管理專業畢業生中發掘人才，通過人才引進，引發管理方法的改革，使人工管理逐漸轉為信息化管理，使學籍檔案從死的資料轉為活的數據，提升學籍檔案的服務價值。
四、結語
綜上所述，高校學籍檔案管理工作存在著管理觀念、管理制度和管理方法方面的問題，高校需要對這部分檔案管理工作進行全面的改革，提升對學籍檔案管理的重視程度、進行管理制度建制并引進管理人才，以提升學籍檔案管理的實用價值。
參考文獻：
[1]仝夏蕾.高校學生檔案管理的問題反思及對策探析[J].思想政治課研究，2016，（10）.
[2]邵婧.新形勢下高校畢業學生檔案管理工作存在的問題及對策[J].山西青年，2016，（11）.
關鍵詞：獨立院校；檔案管理；問題
1 獨立學院檔案工作存在的問題
1.1 檔案工作尚未完全獨立
因為歷史原因，獨立學院與母體學校仍有千絲萬縷的聯系，獨立學院的檔案工作也依賴母體學校，有部分檔案直接保存在母體學校，有一部分只是從母體學校復制過來的檔案。檔案缺乏完整性和連續性。
1.2 缺乏完善的制度
由于獨立學院成立的時間短，檔案工作涉及的面比較廣，要建立適合獨立學院實情的檔案管理制度需要在實踐中不斷摸索。目前獨立學院使用的檔案管理制度基本依照母體學校的檔案管理制度，缺乏適合自身實際的檔案管理制度。
1.3 缺乏資金投入
由于獨立學院辦學時間短，隨著辦學規模的一進步擴大，獨立學院需要大量的資金去進行校園基礎建設和添置教學辦公設備的投入，故用于檔案建設的資金相對較少。由于缺乏資金支持，獨立學院的檔案管理工作受到制約。主要表現在：
1.3.1 硬件設施不完善
在重慶市七所獨立學院中仍然沒有一所獨立學院有檔案館，所有獨立學院只有檔案室，且檔案室屬于院辦或黨政辦的分支機構。由于資金短缺，故檔案室的硬件設備的投入得不到保障。獨立學院的檔案設施配備基本不全，有的檔案室還缺少標準的庫房、完整的設備等。這些都制約檔案管理水平的提高。
1.3.2 檔案自動化管理程度不高
由于資金的缺乏，專業人才的缺乏，目前獨立學院尚無實現檔案自動化管理，部分學院僅實現半自動化管理。制約了檔案管理水平的提高。
1.4 獨立學院對檔案工作重視不夠
在重慶市七所獨立學院中，無專門的檔案館，也沒有專職檔案管理員。檔案室只是隸屬于黨政辦（院辦）的一個辦公室，并非獨立的部門。檔案管理員一般都屬于兼職管理檔案，因此管理檔案工作的熱情不高。
在很多人眼中，檔案就僅僅是檔案管理部門進行收集和查閱的事情，與自己并不相干，形成了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”[1]的局面，導致檔案上交不及時，上交檔案質量不高。
2 針對以上存在的問題，現提出如下對策
2.1 獨立學院的檔案工作應獨立，我們需要建立適合自身發展的檔案館
獨立學院的發展應按照教育部的26號令《獨立學院設置與管理辦法》的要求，在汲取母校先進校園文化和科學管理理念的同時，積極探索適合自身發展的管理模式。檔案管理需要在實踐中不斷總結，在結合母校先進的經驗基礎上形成一套適合自身發展的檔案管理制度，規范檔案行為，建立現代化的檔案館。
2.2 依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國教育部國家檔案局令（第27號）》，在借鑒母校先進經驗的同時，結合自身實際，建立適合自身發展的檔案管理制度。筆者認為，檔案管理制度應從以下幾個方面著手：
2.2.1 檔案收集制度。因為目前獨立學院檔案不完整，檔案工作還不能完全適合學院發展，特別是評估工作的需要。急需建立一套檔案收集制度，明確檔案責任人、收集范圍、收集時間以及獎懲細則。只有用制度作為保證，才能保質保量地完成檔案的收集，確保檔案的完整性和延續性。
2.2.2 檔案的日常管理制度。切實做到下達任務與提出文件材料的歸檔同步，檢查計劃進度與檢查文件材料同步，驗收、鑒定成果與驗收、鑒定檔案同步，上報登記和評審成果與檢查檔案歸檔情況同步，實現檔案管理在學院教學、科研和社會服務工作中的全過程滲透[2]，用制度規范檔案管理日常行為，使得檔案日常工作有序進行。
2.2.3 建立檔案的利用制度，在進行檔案收集、整理的最終目的都是為了檔案的利用。所以建立檔案的利用制度尤為重要。檔案有其保密性，如何既能做到檔案的最大限度的利用和保持其保密性，這就需要以制度作為保障。建立科學合理的檔案利用制度，能夠提高檔案管理水平，保護檔案的完整性和保證檔案的保密性。
2.3 增加對檔案的資金投入
檔案管理工作的硬件要改善，必須要加大資金的投入。只有保證足夠的資金投入，才能保證檔案的硬件設施和提高檔案管理的自動化程度。
2.3.1 加大資金投入，確保硬件建設
檔案的辦公、閱覽、庫房和微機室要分開，需要提供房間，裝修也需資金的投入。另外檔案存放所需要的設備，如除濕機、空調、密集架以及防塵設施等都需要大量的資金。檔案開發方面，如校史的編研、校史館的建立都需要資金的支持。資金投入是提高檔案管理水平的基礎和保障。
2.3.2 提高檔案的自動化程度
現代高校檔案管理已逐漸進人了信息化時代[3]。目前，獨立學院仍沒有實現檔案自動化管理。主要原因是資金投入不夠。獨立學院應該在檔案管理自動化上下功夫，引入檔案自動化管理系統，實現檔案自動化管理。
2.4 獨立學院應該重視檔案管理
學院領導應該重視檔案管理，應設一名領導分管檔案工作。設獨立的檔案館，配專職檔案管理員。要把獨立學院檔案工作當成衡量教學質量和管理水平的一個重要尺度[4]；提高教職工的檔案意識，主要通過制度約束、培訓講解、年終考核等形式讓教職工重視檔案，在工作中養成收集、整理、上交檔案的習慣。
通過以上對策，獨立學院的檔案管理水平一定會得以提高，更好地為學院的發展和廣大師生服務，更好地迎接教育部對獨立學院的評估。
參考文獻
[1]蔣華.淺談高校獨立學院檔案管理工作[J].山東省青年管理干部學院學報，2009年5月3期（總第139期）.
[2]劉海濤.淺談高校獨立學院檔案管理的弊端與對策.科技情報開發與經濟，2008年第18卷第35期.
【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A
【文章編號】0450-9889（2013）04B-
0095-02
學籍檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是各個中職學校評估工作的重要內容。學籍檔案是學生在校期間個人學習經歷、能力及其重要社會實踐活動的真實記錄，是學校與社會聯系的渠道和紐帶，因此做好學籍檔案的規范管理具有現實意義。
一、中職學校學籍檔案主要涵蓋的內容
中職學校學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在校期間德、智、體、美、勞等方面的發展狀況，也是一個人接收某種教育程度的經歷及其所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案涵蓋的內容主要包括：（1）學生基本情況登記表；（2）新生錄取大表及畢業驗印大表；（3）體檢表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、參軍入伍等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）畢業生學員鑒定登記表，檔案轉遞單及領取證書的印刷編號，畢業、結業情況等。
學籍檔案的建立主要包括收集、歸檔、轉遞以及利用等幾個階段。在日常管理工作中，如果管理不當就會很容易出問題，甚至造成嚴重的后果。因此，注重學校學籍檔案管理，切實抓好和不斷完善學校學籍檔案管理顯得十分重要。
二、當前中職學校學籍檔案管理存在的問題
1.領導重視不夠
一些中職學校沒有認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》等法律法規，對檔案的重要性缺乏正確的認識，甚至有的學校領導認為，現代社會人才流動速度加快，學生檔案資料的重要性不大，沒必要在檔案管理投入太多精力，對檔案管理工作敷衍了事，沒有在人力、物力和財力上給予足夠的支持，導致檔案管理水平停滯不前。
2.規章制度不完善
中職學校在實施學籍管理的過程中，既要執行檔案管理的有關法規，又要結合辦學的具體情況，制定出符合自身特點的管理制度。由于缺乏完善的管理制度，中職學校學籍檔案管理不可避免地出現失誤、疏漏，嚴重影響檔案的完整性、規范性、系統性。當前科學技術全面發展，已進入以計算機技術為主導的信息化時代，學籍檔案管理日趨網絡化，許多學校目前沿用的管理制度只適合于傳統的檔案管理模式，更新管理制度勢在必行。
3.無法適應招生方式及人才培養模式的變化
近幾年，隨著黨和國家對職業教育工作的高度重視，中職學校的辦學規模不斷擴大，學校的招生已從計劃招生轉變成面向社會開放招生，基本為全年招生、全員招生，學生可以隨時隨地進入中職學校讀書。不可否認，這樣做，學生的流動性增強，但學籍管理難度卻加大了；加上中職學校人才培養模式的多樣化，給中等職業學校的檔案管理工作帶來了新的問題，具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時進入檔案，有的學校只注重《學籍卡片》《考試成績登記表》《中職學生思想品德考核表》等反映學生學科成績和思想品德的材料，而對《學生職業技能鑒定表》、學生實習實訓情況等反映職業學校實踐教學的內容涉及較少，不能客觀全面真實地反映學生的實際情況。
4.電子檔案網絡化管理不到位
學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而建立電子檔案、實現檔案管理網絡化正是使這一目標得以實現的有效手段。但是目前大多數中職學校電子檔案的管理還不是很完善。表現在學生電子檔案的真實性、安全性缺乏完善的管理制度（如系統用戶權限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續）作保證，還有網絡存在不安全性、計算機出現故障、電子檔案如何長期保存、軟件技術有待完善等問題亟待解決。
5.沒有充分發揮學籍檔案的服務功能
在學生通過市場實現就業的大背景下，學生的學籍檔案作為記載學生成長情況的重要材料，發揮著無可替代的媒介作用。目前中職學生學籍檔案管理沒有真正從服務中職學生實現成功就業的要求來實施，信息不全或失真的情況普遍，使檔案管理為就業服務的功能沒有得到很好的發揮。
6.缺乏學籍檔案管理的專業人才
一方面，中職學校檔案管理的理念、內容和方法及人才培訓方式陳舊，原有的檔案管理人員知識結構落后，已不能適應檔案管理網絡化的發展趨勢；另一方面學校辦學規模不斷擴大，學生學籍檔案隨之不斷增加，原有的學籍檔案管理人員已不能滿足學籍檔案數量日益增長帶來的工作需要。
三、加強中職學校學籍檔案管理工作的途徑
1.提高認識，加強領導
提高和增強對學生檔案工作重要性的認識，是搞好學校學籍檔案管理工作的先決條件。這就要求檔案管理人員要認真學習《檔案法》，深入學習檔案法律知識，深刻認識到學生檔案管理工作的重要意義，樹立和增強檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。嚴格按照檔案管理制度扎實做好學籍檔案管理工作，并及時解決學生檔案管理中出現的問題，學校綜合檔案室、教務科、學生科要齊抓共管，相互制約和協調，盡最大努力保證學生學籍檔案的資料完整齊全。
2.加強學籍檔案管理制度建設
為了充分發揮學籍檔案的積極作用，確保學校的全面健康發展，中職學校要進一步加強學籍檔案工作的制度建設，具體制定學籍信息登記制度、學籍歸類存放制度、學籍檔案借閱制度等；強化學生電子檔案的歸檔和管理，努力構建科學的學籍檔案管理體系，明確學籍檔案的收集、整理、歸檔、匯總、借閱等各環節的工作分工，形成檔案管理網絡；規范學籍檔案制作和控制程序，嚴格各環節的管理權限，對學籍檔案中的各類修改信息應予備注，不可任意刪除，杜絕學籍檔案安全事故的發生。
3.依據建檔原則開展學籍檔案的收集與整理工作
學籍檔案管理工作要按其自身的特點和原則進行。一是完整性。要嚴格執行國家教育部及地方教育行政部門的有關規定，對學生的入學注冊、學習成績考核、升級與留級、休學與退學、獎勵與處分和畢業等方面做完整的記載。二是及時性。為了保證學籍檔案的完整可靠，建檔必須及時，即做好平時立卷工作，對于任課教師送來的原始成績，必須堅持隨到隨收，及時登記；學期結束時，必須把該學期的材料整理好，及時入檔，確保檔案及時更新。三是真實性。真實性是檔案價值的核心，應本著實事求是的原則，對學生學籍的記錄做到客觀真實，切忌弄虛作假，杜絕偽造篡改現象發生，對于有爭議或模糊不清的資料必須及時核實，同時加大監管力度，確保學籍檔案的收集、整理工作有效順利地進行。
4.加快學籍檔案管理信息化建設步伐
隨著計算機網絡技術的迅速發展，我國已進入信息時代。中職學校學籍檔案管理工作必須改變傳統的手工操作方式，引入信息技術進行現代化管理。如購置計算機等硬件設備、建立內部局域網、連接外部互聯網，開發或購買功能齊全的管理軟件等，使檔案數字化管理工作納入正常工作范圍，從而提高管理效率。
5.加強學籍檔案管理隊伍建設
學籍檔案管理工作繁雜，要求檔案管理員具備較高的素質，要樂于奉獻、甘于吃苦。因此，檔案管理人員要有高度的責任感和主人翁精神，才能確保檔案管理工作的高效開展。學校要建立并完善學籍檔案管理網絡，形成一個由校長、主管校長、檔案專業管理人員及各部門具體負責人組成的管理體系。要有計劃地安排檔案管理人員參加各種培訓和與檔案管理工作相關的學術會議，通過專業化的培訓，不斷提高管理水平。還應建立配套的獎勵機制，通過激勵措施提高檔案管理人員的積極性和主動性，從而使其創造性地做好檔案管理工作，促進學校學籍檔案管理工作的規范化、標準化、現代化。
1.學籍管理意識淡薄
高校的學籍管理中，“松、軟、散”的現象普遍存在。學籍檔案記載著學生由被錄取入學到畢業期間的德、智、體、美等諸方面的情況，但大多數學生沒有認識到學籍管理的重要性，視自己為學籍檔案管理中的一個被動對象，對學籍管理缺乏正確的理解；同時檔案管理人員意識淡薄，對學生學籍管理不夠重視，在實際的管理過程中不夠嚴格規范，常常出現檔案漏填，或者蓋章不簽字等不規范現象，對有關學籍管理的規章制度不甚了解，在一定程度上影響了教學秩序和教學效果。
2.學籍管理隊伍素質低
籍管理是一項十分復雜繁瑣的工作，數量多、涉及專業領域廣，處理具體的問題需要花費很大的時間和精力，隨著現代化網絡技術的發展，越來越多的高校配備了電子檔案。但是，大多數高校學籍管理人員沒有系統地接受過教育學和計算機等方面的教育，沒有經過專業崗位培訓，在具體實際工作中缺乏數據分析和計算機操作能力。使檔案管理工作的開展受到一定的影響，甚至導致一些重要的檔案文件和電子數據的丟失，影響學籍管理質量的提升。
3.學籍管理規章制度不夠完善
我國高校學籍檔案管理還沒有形成一個統一的規章制度，檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通，給學籍檔案原始材料的收集、審核、保管增加難度。由于社會上弄虛作假、貪污受賄等不正之風和腐敗現象的影響，常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真。
4.學籍檔案管理制度宣傳力度不夠
學校必須通過各種途徑將學籍檔案管理制度進行宣傳，學籍檔案管理是針對每個取得學籍的學生進行的各方面管理，關系到每個學生的切身利益。如果因為宣傳力度不夠，使學籍管理制度的缺乏透明度，可能導致學生對學籍檔案管理制度的不重視或一知半解，學生只把自己作為學籍管理中的一個被動對象；甚至教學管理人員對有關學籍管理的規章制度不甚了解，疏于管理、不夠重視，給學籍檔案管理和自己辦理畢業手續帶來一些不必要的麻煩，影響了正常的教學秩序。
二、加強高校學籍管理的對策
1.強化管理意識
學籍管理工作事關學校的發展和學生的前途，在學校教學工作中也發揮著極其重要的作用。明確自身的職責所在，嚴格按照相關規章制度進行，不能敷衍了事、弄虛作假。同時，在工作中擺正心態，對所有的學生及其家長要一視同仁，以“全心全意為人民服務”的宗旨，進一步增強服務功能，提高學籍管理的效率，充分認識到學籍管理的意義，增強全校檔案意識，學籍管理工作者要勇于探索、敢于創新，把新的管理方法和手段運用到學籍管理工作中，使高校學籍檔案優勢得到了社會廣泛的重視和應用。
2.提高學籍管理人員的自身素質
高校學籍管理是高校管理工作中十分重要的一環，工作者的素質直接影響著學籍管理工作的質量，因此，高校學籍管理人員必須具備優秀的素質，所以加強對學籍管理干部隊伍的培訓和建設勢在必行。學籍管理人員要了解掌握現代管理技術、方法，通過采取多方面、多渠道、多形式的培訓方式，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，結合工作實際，熟悉學籍管理工作的整個流程，提高工作效率。同時充分調動他們的積極性，培養學籍管理人員的事業心和責任感，逐步提高高校學籍管理隊伍的整體素質水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。
3.制定規章制度，實現規范化管理
高校學籍檔案涉及專業領域廣，數量多，建立健全學籍檔案管理制度，嚴格規范高職院校教務處學籍管理工作，各相關部門應加強協調，保持學生學籍管理的連續性和完整性，確保學生學籍檔案管理的真實性，不斷優化和完善學籍管理體制。建立科學、公平、公正、嚴謹的學籍管理制度，嚴格執行學籍檔案管理制度不僅要“有規可循，有規必循”，而且要做到“循規必嚴，違規必究”，實現學生檔案管理的規范化和科學化。
4.加強學籍管理制度宣傳
學籍管理不但反映學生入學到畢業期間在校學習期間德、智、體、美等諸方面表現，而且記載著學生學習期間的獎懲、成績、身體狀況、學籍異動、社會實踐、畢業論文、畢業鑒定等情況。要保證學籍管理制度在學生中的高透明度，并通過宣傳欄、專題講座、校園廣播、網上查詢等途徑將制度進行宣傳，讓師生了解學籍檔案管理制度，只有讓每位師生在一定程度上了解了學籍管理規定、制度以及處理程序，管理者才能引導學生認同并遵守制度，配合做好學籍管理工作，提高工作效率，滿足社會對學籍檔案持續上升的需求。
三、總結
論文摘要:隨著信息技術的發展，大量的信息處理已經脫離了手工操作，在圖書檔案管理方面，傳統的手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠遠不能滿足現在學校發展的需要。本文針對目前中職學校圖書館檔案管理工作中存在的問題，提出一些改進措施，便于更好地為圖書館的日常管理、學校的教學與科研提供服務。
一、中職學校圖書館檔案管理工作中存在的問題
(一)重視不夠
長期以來，相當一部分人員對檔案管理的認識都存在一些誤區，認為檔案管理就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能給學校創造經濟效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無法適應現在的管理需求。
(二)設備太落后
學校圖書館大多沒有實現設施、設備的現代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對文獻的檢索等等工作還是原始的傳統的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項任務都需要花費很長的時間，耗費很大的精力。
(三)制度不健全
中職學校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學等方面的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有建立一套科學的檔案管理制度，沒有統一祿準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行系統整理歸檔，管理棍亂。中職學校的檔案形成于學校日常管理、教研活動和教研成果的開發推廣中，檔案材料涉及面廣、內容繁雜，如果沒有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。
(四)管理不到位
在中職學校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，主要表現在幾個方面:一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理工作。中職學校圖書館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒有安排專人負責此項工作，而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案管理精力投人不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項復雜的工作，是長期日積月累形成的，沒有專人管理會使多數應歸檔的文件散落于各個部門或個人手中，導致檔案材料不完整和不系統;二是檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄;三是少數中職學校沒有專用檔案室，檔案無法集中管理，缺乏保護措施，不利于檔案的管理。有的學校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。
(五)結構不合理
中職學校圖書館的文書檔案材料較多，紙質檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數量很少，甚至沒有。
(六)利用不充分
圖書館是中職學校的窗口部門，圖書館的工作會產生的大量具有保存價值的檔案材料，為領導決策、業務工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對圖書館的發展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識落后，許多學校的圖書館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書館檔案資源的浪費。
二、改進中職學校圖書館檔案管理工作的措施
圖書館檔案是中職學校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著一個學校圖書館在每一個歷史時期的發展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現檔案管理現代化。
(一)領導重視
領導重視是搞好中職學校圖書檔案管理工作的重要條件。一個學校檔案工作管理得怎么樣，與學校領導的重視程度有很大的關系。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。
(二)指定專職檔案管理人員并提高其素質
學校一方面要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作;另一方面也要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。
(三)配備先進的軟硬件設施設備
硬件是提高中職學校檔案水平的基礎，也是檔案管理質量的重要保障。把檔案設施建設列入學校基本建設的總體規劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內可適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備;按需配置計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝像機等現代化辦公設備。以提高工作效率。
在軟件方面，應安裝檔案管理軟件，把檔案錄人計算機，建立電子檔案，極大地提高圖書館檔案管理中存儲、處理、開發利用檔案信息的能力，以實現圖書館檔案管理的現代化。
(四)建立健全檔案管理制度
建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書館應根據國家有關檔案文件規定，結合學校圖書館的實際情況，制定出科學的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，建立健全各項規章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規操作、妥善保管。
建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求:第一，規章制度要體現合理性、科學性;第二，簡明實用;第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領導又約束職工;第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
(五)科學分類
科學分類就是按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級文件、校內文件、計劃、總結、規章制度等。二是業務類。包括各業務部門的報表、工作日志、各類活動等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。圖書館的檔案收集通過科學分類，便于系統地查找利用。
(六)電子歸檔
檔案信息化建設是當今社會發展的一大趨勢，也是現代檔案管理的基礎，是檔案管理現代化的必經之路。為此，中職學校圖書檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理
(七)提高服務水平
關鍵詞：中職學校；檔案管理；對策
前言
學校檔案是在學校教學管理活動和業務活動中形成的、具有保存價值的文件材料，是學校工作的真實反映。它是領導制訂學校發展規劃、總結經驗教訓和開展教育教學研究的重要依據，也是學校進行科學管理的重要資源。因此，檔案管理工作是學校的一項重要的基礎性工作。
隨著改革開放的深入、中職學校的迅速發展，使得中職學校的檔案管理工作也進入了一個全新的階段。但是由于受到傳統檔案管理理念、基礎設施建設、檔案管理人員素質等因素的影響和制約，對檔案管理工作認識不足，使得學校檔案管理工作難以發揮其應有的作用。本文就中職學校檔案管理中存在的問題，提出相應的對策。
一、 中職學校檔案管理存在的問題分析
（一）檔案管理機制不健全
學校檔案管理工作是一項長期繁瑣而又默默無聞的工作，不像教學科研工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯的成績。因此在中職學校的建設中，普遍認為檔案工作只是收集材料、保管材料的事務性工作，檔案管理部門是一個可有可無的部門，不能在教育教學中起到主要的作用。從而導致檔案管理制度在執行的過程中，缺乏必要的監管措施，使學校的檔案管理工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為學校發展服務。
（二）檔案管理意識不強
由于中職學校領導及檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認識不足，對檔案的管理意識不強，使各類檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保管工作都缺少相應的制度約束，導致檔案的收集整理工作沒有很好的落實，經常會出現檔案材料不齊全，記錄情況混亂，案卷質量不高，檔案整理不規范等現象。同時只重視檔案的收集，不重視檔案的編研工作，不能從檔案材料中提煉出系統性、規律性的東西，造成學校檔案的價值不能體現，利用率不高。
（三）缺乏專業的檔案管理人員
隨著中職學校的縱深發展，檔案管理工作的基礎性作用日益受到重視。計算機技術的飛速發展，使檔案管理工作也逐漸實現無紙化，這就對檔案管理人員提出了新的要求。但是由于領導和工作人員對檔案管理工作的不重視，在學校人才引進中，注重任課教師的引進，而往往忽視檔案管理專業的人才引進與培養。目前大多數學校的檔案管理工作由后勤管理人員擔任，缺乏專業的檔案管理知識，缺乏系統的檔案管理培訓，檔案管理手段落后，嚴重制約學校檔案管理工作的發展與創新。
二、 解決問題的對策分析
1、加強認識
首先檔案管理人員應主動向領導和全校師生進行檔案管理工作的講解，使領導和職工認識到檔案管理工作在學校管理工作中的基礎地位和重要作用；其次加大檔案工作的宣傳力度，不斷增強全校職工的檔案意識，使學校各級領導和廣大教職工了解檔案工作、重視檔案工作；最后爭取獲得領導的支持，能增加檔案管理費用的支出，改善檔案工作條件，使檔案管理工作真正落實好。
2、完善制度
首先建立教學管理檔案、學籍管理檔案、教師業務檔案等各方面的檔案，不斷豐富檔案管理的內容；其次制定檔案管理制度和檔案管理實施細則，對檔案的歸檔日期、歸檔范圍等方面進行詳細的規定；最后要結合學校現有的基礎設施、設備、人力資源等，逐步完善檔案管理工作中相關人員的工作職責，資料收集、整理，保密管理，檔案鑒定等具體制度，并且由學校主管領導負責檔案管理制度實施的監督和管理。
在學校檔案管理制度的制定和完善中，要以制度化、科學化、規范化為原則，以“以人為本”為理念，建立檔案管理的長效機制，使檔案管理工作的價值得到充分體現。
3、信息化建設
傳統的檔案管理存在效率低、檔案查找和維護困難等缺點。隨著現代化教育手段的不斷推進，信息管理技術也逐漸被應用到學校的檔案管理工作中，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。具體為：一是加強電子檔案管理。首先要嚴格執行歸檔制度和操作規程，從業務流程加以梳理，確保不漏掉一份有價值的電子文件。其次要對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程監督指導，確保電子檔案的質量。二是加強數據庫建設。學校檔案數據庫的建設包括檔案目錄數據庫建設、學生信息數據庫建設、有目錄數據庫建設等方面。在日常的檔案管理工作中應該注重對這些數據庫的建設，進一步提高檢索水平。三是加快學校檔案數字化進程。根據工作需要和學校實際情況，選擇永久保管、查找頻率高的檔案進行全文數字化，把紙質檔案資源轉變成數字檔案資源。
4、提高素質
學校檔案的信息化建設對學校檔案管理工作和檔案管理人員都提出了更新更高的要求，不但需要檔案管理人員由傳統的管理方式和理念向現代管理方式和理念轉變，還需要檔案管理人員不斷提高自身的業務素質和技術能力。學校要加強檔案管理人員業務素質建設，一方面要讓檔案人員參加檔案業務培訓，學習檔案專業理淪知識；另一方面要積不斷提高檔案管理人員網絡技術運用、信息資源處理和信息加工整合等多方面能力。同時還要提高檔案管理人員的綜合素質，努力建立一支業務精、技術好、會管理、責任心強的檔案管理隊伍。
結束語
為了滿足中職學校的現代化建設和發展的需要，學校一定要高度重視檔案管理工作，不斷強化檔案管理的效率和質量，努力把檔案管理提高到一個新的水平，使其更好地為學校服務。（作者單位：鄭州市衛生學校）
參考文獻
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高職院校當中，由于學生檔案與學生就業息息相關，能夠讓用人單位在招錄學生時客觀全面的了解學生。另外，高職院校在通過對學生檔案深入的分析與研究之后，在高職院校進行教育與教學決策時，學生檔案可作為重要的參考依據，由于現今有許多高職院校的前身是中專學校，因此在基礎設施方面具有不足之處。近年來，國家較為注重發展高職教育，并不斷劃撥給高職院校專項教育發展扶持資金，但是由于現今高職院校辦學規模不斷拓展的趨勢，直接造成了教育經費入不敷出的現象。導致了高職院校投入到檔案建設的經費較少，導致了當前高職院校檔案工作出現了發展滯后的情況。按照本校發展的現實狀況，筆者對于本校學生檔案管理工作提出了自身的一些見解。
一、高職院校學生檔案管理問題
1、高職院校學生檔案的管理制度不健全。多年來，學生高職院校檔案缺乏必要的管理制度。雖然國家對高職院校學生管理下達了不少文件，如《普通高等學校學生管理規定》、《學校學生行為準則》、《學校校園秩序管理若干規定》等對學生的學籍、入學注冊轉學、退學、成績考核、畢業、獎懲等都作了比較明確的規定。但其中并沒有涉及高校學生檔案的具體管理，更沒有一項明確專門的規定。目前大部分高職院校的學生檔案管理比較混亂，管理部門職責不明確：有的是學生處管，有的是系里管，學生的黨團組織檔案又是團委或組織部門管；這些學生檔案也是分散在各系當中。由于學生檔案形成時間周期比較長，從入學登記到畢業要經過幾年的時間，而且檔案材料相對分散，形成檔案管理無序、專業人員缺乏、各自為政的局面。
2、學生檔案的管理模式及內容不規范。伴隨著我國社會經濟高速發展的趨勢，高職教育也獲得了較好的發展，出現了許多的高職院校。高職院校出現大都有下述幾類情況：第一、現今的高職院校是由原來的中專學校、技校獨立的直接進行升格；第二、現今的高職院校是由原來的幾所中專學校、技校共同合并辦學進行升格；第三、現今的高職院校是由原來的教育學院或是廣播電視大學進行升格；第四、新設立的高職院校。當前的高職院校具有多元化的辦學來源，在學生檔案在管理的內容與形式方面就必然會具有多樣化。因此，在學生檔案在管理的內容與形式方面必須具有統一的標準。目前多數高職院校尚未明確確定規范的學生檔案的管理內容，從而造成學生檔案收集不齊全、管理不規范、利用不及時的現狀。高職院校學生檔案形成于多個職能部門，來源分散、內容豐富是其主要特點。高職院校學生檔案應當包含了學生在校期間的各種表現及相關情況。
3、學生檔案管理未能實施現代化管理。目前還沒有推出一套完整適用、統一規范的學生檔案管理應用軟件。大多數高職院校學生檔案管理模式陳舊，仍采取傳統的手工檢索、人工管理和利用模式，檔案從收集到整理、立卷、歸檔大部分都是通過手工操作來完成。計算機錄入案卷的目錄大都處于起步階段，學生檔案的全文錄入以及多媒體數據庫還是空白，現代化的計算機管理信息系統，沒有真正建立起來，給檔案信息的開發利用帶來很大的困難，學生檔案管理體制、管理模式上存在的問題，必然產生了學生檔案的管理落后于形勢發展的這種狀況，也制約了學生檔案工作標準化、現代化進程，從而限制了學校檔案館服務功能的發揮。
二、新形勢下學生檔案管理的有效對策
1、建立健全檔案管理制度。高職院校應依據本校的實際情況來建立健全檔案工作管理制度，來進一步提升檔案工作的實效性。高職院校應設立檔案工作的專門的領導機構，進行網絡化的檔案管理，設立學校檔案室，學校的各個管理部門以及各個院系等，都必須配置兼職的檔案管理員，促進檔案工作的有序進行。檔案工作領導機構必須要注重涉及檔案管理工作當中各方面的問題，對于檔案管理工作進行有效的改進與完善，從而有效的提升高職院校檔案管理工作的實效性。
2、檔案管理工作規范化。高職院校想要構建起科學合理的檔案管理工作制度，進一步規范化管理檔案的各項工作。應對各個管理部門以及各個院系的檔案管理工作進行績效考核，對于工作開展較好的部門或是院系，要進行一定的精神或是物質的獎勵。立足于學校實際工作情況，來制定出科學合理的檔案管理制度，從日常的檔案管理、檔案保密、檔案查閱、檔案綜合運用等各個方面都要制定出行之有效的管理制定，讓學校的檔案管理工作充分體現出統一化、規范化，促進高職院校檔案管理工作的持續深化。
3、學生檔案信息化的管理。為了能夠高效的管理學校檔案，高職院校可對學生檔案進行信息化管理，而要達到此目的，就必須有效的做到下述幾點：第一、應在學校檔案館構建起檔案信息化中心，來對全校電子文件進行規范化管理。第二、建立本校的官網，并設立檔案信息查詢的網頁，進一步做好學校檔案網絡化服務平臺。為相關的政府部門、用人單位、以及本校的師生們提供檔案的信息化查詢與利用，想要有效的促進學校檔案進行信息化管理工作獲得全面提升，就必須對檔案館的設施與設備進行有效的更新。當前大多數學校檔案館計算機中心設備簡陋，專用服務器容量小，速度慢，還沒有配備小型機組，無專用掃描機器、電子閱讀設備、無網絡檔案管理軟件等等。遠遠不能適應新形勢高校發展的需要，亟待學校加大資金投入，加快高校檔案信息化步伐，改進服務方式，實現檔案信息資源共享，全面提升高校檔案館現代化管理水平和整體服務能力。
三、結語
總之，在當前進一步做好高職院校學生檔案工作，既符合于社會與高職院校自身發展的實際需要，同時也能夠有效的滿足高職院校檔案工作發展的的實際需要。在當前高等教育的高速發展趨勢下，高職院校必須立足于自身的教育與教學特點，進一步轉變與更新檔案的服務與運用理念，借助于創新服務途徑、創新檔案管理方式方法、進一步提升檔案管理工作人員的綜合素質、有效的體現出檔案的服務與運用工作的實效性，有效的構建起高職院校全新的檔案管理模式。使高職院校學生檔案工作得到進一步發展和完善，以改變目前廣泛存在的高校檔案特別是學生檔案工作相對落后的現狀，努力推進轉型時期高職院校檔案工作再上新臺階。
1.建立檔案館
“檔案館”是指具有一定專業人員和固定設施配備的獨立機構，將高校檔案管理專業化，使之成為并行于學校管理而又單獨存在的管理機構。檔案館的建立過程中要注重兩個方面的要求：一方面，人員配備要專業。檔案管理工作人員，既要精通專業知識，又要有管理經驗，可通過人才招聘的形式，競爭上崗。另一方面，硬件要齊全。合理建設檔案館硬件配置，如成立“檔案管理工作室”、購進相關機械設備等。在保證一定物質需求的前提下，建立完善的檔案管理體制，以促進檔案管理工作的開展。
2.強化精細化管理意識
強化相關工作人員的精細化管理意識，統一思想，明確檔案館精細化管理的實質和目標。深化各級領導和執行人員的精細化管理思想，在全員接受認同的情況下，統一思想認識和觀念，使檔案館切實做到管理精準細化、服務精耕細作、技術精益求精，從而更為細致的服務于各項教學工作，促進校園發展。
3.完善管理機制，規范操作行為，細化管理制度
高校檔案精細化管理使檔案管理規范化、精細化、個性化。完善管理機制，規范操作行為，細化管理制度，就要求制定具體的系統業務處理流程，明確各崗位職責，劃分責任，實現崗位、程序間的統一和互動，建設標準、規范的高校檔案管理系統。
而一個系統的正常運轉，必須有相應的管理制度作為保障。高校檔案管理制度主要由五部分構成：一是相關法律法規。由國家相關部門頒發、制定針對高校檔案管理的工作目標、工作途徑以及工作方法等，包括管理機構和業務部門的設置原則、職責劃分、隸屬關系、權力范圍和材料編制等。二是崗位制度。此項制度應包括對館長、副館長和館員的崗位要求、職責認定、權力范疇等多項內容的說明，以此為標準，確保高校檔案管理工作的正常開展。三是行政管理制度。行政管理事務主要包括獎懲措施、考評標準、晉升條件、設備使用準則、經費申請程序等，并依據人、物、財、環境等進行細致劃分，制定相應的管理制度，切實做到有據可查，規范操作行為。四是業務流程制度。它是指針對具體的業務操作流程制定的行為標準，涵蓋了日常教學情況、教研成果、校園規劃、測試結果、人文歷史、資金投入等相關文獻的收錄、編輯、整理工作。由于高校檔案的多樣性和可連續性，需要工作人員投入更多的精力和時間開展該項工作，因此業務流程制度在管理制度當中占有較重的分量。五是利用服務制度。檔案館建設的最終目的是服務于實際，制定服務制度，應從兩個方面著手：一方面，明確查閱者的權力和義務，解除檔案館神秘不可侵犯的錯誤思想，公示檔案館職責，以發揮其應有的作用。另一方面，制定工作人員服務標準，以服務至上為根本，統一派發工作制服，提高人員素質，使高校檔案管理專業化，以求更好的解決實際問題。
4.加強信息化建設，科技引領管理潮流
相對傳統的檔案管理方式而言，信息化檔案管理具有傳輸速度快、存儲空間大、可保留時間長、易管理、易查詢等特點，因此，信息化成為完善現代高校檔案管理的必要途徑，以先進科技為輔助手段，精益化檔案管理方式，實現檔案管理網絡化，具體應從以下幾點入手。
（1）增強相關人員信息化建設緊迫感，促進形成信息化建設責任意識
隨著高校檔案種類和數量的不斷增長，傳統的手工記載方式已不能滿足現代高校對檔案分類、編排、檢索、更新等各方面的要求，出現了管理過程繁瑣、查找速度慢、準確性差等眾多問題。因此實現高校檔案管理信息化顯現的尤為迫切，各級管理者應引起充分的重視。同時，應培養檔案管理人員的責任意識，鼓勵他們積極參與各項信息化建設研討工作，聽取各方面意見，制定相應的建設計劃，以促進高校檔案管理的進步，從而全方位推動校園建設和教育事業的發展。
（2）加大高校檔案信息化管理的建設投入
依據學校資源狀況，將高校檔案信息化管理建設納入學校基建項目，合理分配建設投入比率，制定精細化的建設計劃。信息化管理的建設投入應包括“軟件”建設投入和“硬件”建設投入兩個方面。其中，“軟件”建設投入是指相關管理人員的培訓和技術交流。在此過程中，校方應定期或不定期的組織管理人員參加專業培訓、同行技術交流會等，并要求相關人員做好會后總結工作，以確保管理者及時更新高校檔案管理理念，改進管理機制，提高工作效率及成果。“硬件”建設投入是指校方以相關管理規定和資金預算狀況為依據，所開展的物質建設工作，如機械設備采購、管理軟件更新、工作室面積擴大等。只有“軟件”、“硬件”兩手抓，合理協調兩方面投入配比，堅持兩者并重原則，才能使得高校檔案信息化管理建設投入利益最大化，實現完善高校檔案管理工作的目標。
（3）開設高校檔案網絡平臺
【關鍵詞】數字時代；高等院校；數碼照片；檔案管理
引言
隨著信息時代的到來，信息資源網絡化和數字化發展，高新科技已經逐漸影響到人們的學習、工作以及生活等各個方面。在新時期下，高效檔案事業作為高校發展以及社會主義文化建設的重要組成部分，因此加強高校檔案事業的管理，不斷提高管理水平，從而為學校的教學、科研以及發展等各項工作提供優秀的服務，充分發揮高校檔案事業在教育中具有重要的作用。下面主要進行分析如何加強新時期高校數碼照片檔案管理。
一、高校數碼照片檔案管理的現狀
1、管理制度不健全
目前很多人員對數碼照片及其收集、整理、歸檔和保存等問題的理解，還存在很多的分歧，盡管國家檔案局頒布《照片檔案管理規范》等相關的文件，并對照片的檔案管理提出相關要求，但是由于數碼照片是最近幾年才出現的事物，并且在相關的政策中沒有具體精心規定，并且在很多的高校中也制定了關于檔案管理的制度以及法規，但是對于數碼照片的檔案管理制度還不夠完善，甚至在一些高校中沒有建立照片檔案的收集、整理以及歸檔等崗位責任制，并且對照片管理工作沒有約束機制，從而造成高校數碼照片檔案管理存在一種無章可循，無法可依的狀況，導致高校數碼照片檔案管理狀況混亂的現象[1]。
2、照片檔案收集難度大
在高校檔案管理中對數碼照片的收集難度比傳統照片的收集難度更加難，造成這種現象的原因一方面是由于數碼照片不需要進行洗印，并且沒有底片就能夠使用，并且拍攝照片比較方便、簡單，所以在很多高校中拍照已經不是宣傳部門以及辦公室的專利，并且數碼照片只保存在計算機上，從而造成照片的收集更加廣泛，所以高校檔案管理人員如果想要了解各個部門的照片情況，則難度是非常大的。另一方面由于高校檔案管理人員較少，并且與學校各個部門溝通以及聯系不多，并且院校中各個部門又不能及時遞交整理的檔案，從而造成高校檔管理部門，很難得知各個部門數碼照片的情況，從而造成數碼照片收集的工作的難度增加。
3、數碼照片的查閱以及利用難度比較大
目前由于很多高校中沒有對數碼照片進行檢索的系統，從而造成數碼照片的查閱難度增加，造成高校中數碼照片資源很難進行開發利用。在信息時代里，很多高校以及各個部門、單位對數碼照片檔案資源的利用呼聲很高，不僅在招生宣傳畫冊、材料以及宣傳頁等方面需要運用到大量的照片以及圖片，而且在校園的日常活動、校園歷史展覽以及圖片的展覽等活動都需要運用大量的照片和圖片，但是在各個部門中由于沒有專門的檔案管理人員或者沒有對照片進行整理，從而造成很多數碼照片無法利用，從而導致高校中數碼照片的資源利用率低下。
二、新時期加強數碼照片檔案管理的措施
1、制定相關的管理措施，建立健全的管理制度
對于高校檔案管理首先應該制定相關的管理措施，建立合理完善的數碼照片檔案管理制度，并且還應該不斷提高檔案管理部門在院校的重要性，激發檔案管理人員的積極性和主動性，并且還應該不斷提高檔案管理人員的綜合素質和綜合能力以及管理能力，保證檔案管理經費的充足性，從而不斷研究創造出符合實際工作的檔案管理系統的軟件。在高校數碼照片檔案管理工作中，一方面高校檔案管理部門應該針對目前檔案管理部門以及數碼照片的管理現狀，采取切實有效的方法和措施加強數碼照片檔案管理[2]。另一方面，檔案管理部門應該加強對檔案管理工作的研究調查，并且還應該充分進行征求院校中各個部門以及管理人員的意見，建立科學合理完善的數碼照片檔案管理系統，保證數碼照片的收集、整理以及歸檔等具有嚴格、明確的規章制度和管理措施，從而提高高校數碼照片檔案管理水平。
2、數碼照片的收集
在高校中數碼照片檔案的收集比傳統照片的收集復雜、困難，所以在進行對高校數碼照片收集時，可以開展日常收集、專題收集、定期收集等方法，特別對對于教學、宣傳以及科研等各個部門開展切實有效的收集，在高校數碼照片檔案收集中為了保證收集的及時、準確以及可靠，并且能夠控制數碼照片的源頭，高校檔案管理部門應該與各個部門建立良好的協作關系，加強溝通和交流，從而保證高校數碼照片檔案順利的開展。并且在進行拍攝照片時，應該選擇像素比較高、分辨率以及圖像壓縮率能夠調整等，并且還應該及時對收集的照片進行登記，并且對數據的類型、格式等進行調整，從而保證高效數碼照片的實用性。
3、建立數碼照片檔案資料庫，積極開發利用資源
為了不斷提高高校數碼照片利用的效率以及更好的保存照片，可以將數碼照片同儲存在計算機中，并且還可以通過計算網絡技術，將數碼照片以及相關檔案的使用者不受空間和時間的限制能夠隨時隨地，方便的獲取信息資源，不斷實現數碼照片的檔案的利用率以及信息資源的共享，數碼照片檔案的價值主要體現在為學校工作服務，為社會文明建設服務，所以高校數碼照片檔案管理人員應具有服務意識，積極開發利用數碼照片檔案的資源[3]。比如可以在校園內開展照片展覽、使數碼照片上傳到校園網中，展示校園的文化建設和發展啊歷程，從而不斷提高學校的知名度，擴大學校的影響力。
關鍵詞：高等教育；民辦高校；檔案；管理
一、民辦高校檔案管理工作的重要性和必要性
我國民辦高等教育歷經20余年的發展，目前，民辦高校作為高校的辦學實體，在人才培養、科學研究和社會服務三大功能方面發揮了重要的基礎作用，它是民辦高校提升辦學質量和辦學層次的基本保障。近年來，民辦高校在不斷完善專業建設和教學改革工作的同時，大力推進檔案管理工作，不僅是學校自身發展的需要，也是社會對高素質技能型專門人才的需求。當前，高等教育早已突破了傳統的辦學模式和體制，已經逐步向多元化和社會化方向發展，出現了辦學形式、辦學層次的多元化，尤其是現在出現了社會力量集資辦學等民辦高校，推行民辦高校特有的管理體制。民辦高校在其辦學規模不斷擴大過程中形成許多記錄辦學發展歷程的檔案。民辦高校所產生的檔案，是學院的教學科研、學生管理、后勤保障以至財務管理等一切活動的最真實、最原始的記錄，這些記錄在學校改革發展和各項活動開展過程中發揮著不可替代的借鑒、憑證和依據作用。相反，由于部分民辦高校的檔案管理工作起步較晚，沒有配備專職的檔案管理員隊伍，檔案制度不夠健全，導致民辦高校的檔案管理滯后于發展的需要，傳統的檔案管理模式已不能適應高校改革發展的步伐。因此，加快推進民辦高校檔案管理工作的規范化、制度化和科學化已顯得十分重要和必要。［1］
二、民辦高校檔案管理工作的現狀及存在的問題
《中華人民共和國檔案法》的頒布和《普通高等學校檔案管理辦法》的施行，為民辦高校檔案工作的依法開展提供了法律依據，奠定了堅實的基礎，同時也創造了檔案事業健康發展的良好氛圍，民辦高校的檔案建設也因此取得了重大的成就。在檔案管理工作方面，學院領導對檔案管理工作的意識日漸增強，學院各部門對檔案工作的重視程度有了較大提高；檔案隊伍在逐年壯大，素質也在不斷提高。但從整體上看，目前民辦高校檔案管理工作無論是管理機制、管理手段，還是開發利用、人員素質都仍然存在著與民辦高校教育事業發展不相適應的地方，需要不斷地加強和改進。問題集中表現在以下幾方面：
1.檔案管理意識淡薄，對檔案管理認識不足
長期以來，一些民辦高校領導始終堅持高等學校的中心任務是教書育人，大力培養技能型人才。對檔案管理工作缺乏認識，沒有把學校檔案管理工作提上重要議事日程，對檔案工作沒有給予足夠的重視和支持，對本單位檔案管理工作存在的問題解決不得力。這其中主要是由于領導對檔案管理的意識淺薄，致使民辦高校檔案管理人員職責不清，加上檔案管理人員長期處于多頭的工作環境中，嚴重影響了民辦高校檔案管理工作的順利發展［2］。
2.檔案管理制度不健全，職責不明確
要搞好民辦高校的檔案管理工作，必須依法管檔，并且有切實可行的制度做保障。在安排整體工作時，學校必須把檔案管理作為重要的一項加以研究布置和實施，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，分工明確，責任到人，嚴格按照《普通高等學校檔案管理辦法》的要求，規范各類檔案的分類和管理。然而，目前的狀況是檔案管理制度尚不健全，檔案工作尚未走上規范化、制度化和科學化的軌道，檔案工作無章可循，無法可依。
3.檔案管理人員專業素質有待提高
民辦高校的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數職，很少有機會接受檔案專業培訓，工作起來往往分身無術。相關數據表明，檔案管理人員中雖然具有本科以上學歷的人數也在逐年增加，但是，具有檔案專業的專職管理人員也只占18%，這使檔案專業工作方面面臨著嚴峻的考驗，因為只有高素質的專業人才才能提升檔案管理工作的專業化水平［3］，而部分民辦高校檔案管理部門兼職檔案員更是形同虛設，沒有能真正履行其職責。這客觀上對民辦高校檔案管理工作造成了很大影響，嚴重制約了民辦高校檔案管理和建設工作的順利、有序開展。
4.檔案基礎設施建設相對滯后
隨著新時期高校檔案工作要求的不斷提高，對檔案基礎設施建設也提出了更高的要求。就目前而言，與預期的要求相比，部分民辦高校檔案基礎設施建設投入遠遠不足，適宜安全保存檔案的專門檔案室嚴重缺乏，防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施不足；適應檔案現代化管理需要的技術設備配置不到位。檔案室面積較小、檔案存放設備老化和損壞等現象仍然存在。
5.檔案管理方式落后，信息化管理手段運用很少
目前，許多民辦高校的檔案管理仍采用傳統的管理方式，這種方式已經脫離新時期高校檔案管理的新模式，難以適應新形勢下檔案信息化管理的要求；現代信息技術手段，如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作中。檔案管理很難為學校的發展提供高質量、高水平的服務。有的學校盡管建立了檔案信息數據庫，但多僅限于簡單的數據統計，還沒有實現較高水平的數字化管理，難以開展整體信息資料的開發與利用［4］。
民辦高校檔案工作存在的這些問題，究其原因是多方面的，但筆者認為最主要的原因是以下幾點：首先是認識不到位，重視不夠。表現在部分民辦高校對檔案在學校工作中的功能和作用認識不足，沒有充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源，檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一。其次是檔案建設投入不足，在高等教育快速發展的今天，各學校在發展過程中面臨許多困難，需要經費投入的地方很多，對檔案建設投入相對較少，致使檔案建設中許多應該解決的問題，得不到及時解決，從而使得檔案建設跟不上學院發展的步伐。
三、提高民辦高校檔案管理工作水平的對策
1.強化檔案管理意識，提高對檔案工作的認識
首先，民辦高校的領導要轉變思想觀念，重視和加強對自身檔案建設和管理工作的領導，要把民辦高校檔案工作當成衡量教學質量和管理水平的一個重要標志。學院要有專人分管檔案工作，院領導要將檔案工作列入學院整體發展規劃，并在管理制度、工作程序等方面采取有利措施，切實解決檔案工作中存在的突出問題；其次，要強化整個民辦高校全體教師的檔案意識，通過會議、專題討論、宣傳欄、培訓班等多種形式宣傳，使全體教師充分認識到檔案工作的重要性。
2.健全檔案管理制度，明確職責
民辦高校檔案部門要在上級主管部門及分管院長領導下，依據《普通高等學校檔案管理辦法》結合學院實際，制定本校檔案管理人員崗位目標責任制，把完整的系統的收集整理檔案工作，納入檔案管理專職人員的崗位責任制，并與年終考核、獎懲、職稱評定掛鉤。充分調動檔案管理工作人員的積極性和創造性，推動學院檔案管理工作整體向前發展。
3.加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員專業素質
要搞好民辦高校檔案工作，建立一支結構合理、素質精良的專兼職檔案管理隊伍是搞好檔案管理工作的重要前提。檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。提升民辦高校檔案管理水平，關鍵是要增強民辦高校專職檔案管理員的責任意識、使命意識、奉獻精神和敬業精神。因此，檔案管理專職人員需要定期參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，學會建立檔案工作網絡，運用現代化管理知識和先進技術設備來提高檔案管理水平，使學院的檔案工作能夠跟上辦公自動化步伐，為學院教學科研和其他工作服務。在加強政治思想教育和職業道德教育的同時，還應要求檔案管理人員真正堅持“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”的理念［5］。另外，民辦高校領導要關心、理解檔案管理人員的工作，在評優、職稱評定和職務晉升等方面適當給予傾斜，激發民辦高校專職檔案管理人員的工作積極性和上進心。
4.改善檔案建設設施條件，提升檔案管理信息化水平
在檔案工作納入學院整體規劃后，學校領導應重視檔案管理所需經費、設備和庫房等問題，積極改善檔案人員工作條件和工作環境，保證檔案工作順利開展。在硬件條件具備的情況下，更重要的是檔案專業人員要組建檔案管理的軟件環境，即建立檔案管理的信息網絡系統，這樣才能使檔案進入現代化管理。檔案人員應全面掌握現代信息技術，利用文檔一體化把上級來文和學院形成的文件直接進入檔案館數據庫，減少檔案信息的重復錄入工作；其次，對檔案館收集到的各種檔案如文書、聲像和圖片等進行數字化處理，一并存入數據庫，并對庫存的各種信息進行分級、分類管理，積極公布一些共享信息，為不同用戶提供所需信息。另外，檔案人員要能夠積極利用現代化管理條件和方法，有效開發學校檔案信息資源，充分挖掘和利用本校檔案的價值。
四、結語
開展好檔案管理工作，積極為民辦高校的教學、科研、管理等工作服務，是每個民辦高校檔案工作者和檔案相關人員義不容辭的責任，新時期民辦高校的改革和發展，也為檔案管理工作開辟了更加廣闊的發展空間，民辦高校檔案管理人員應積極提高檔案意識，不斷提升綜合素質，探索新的檔案管理方法和模式，更好更充分地為民辦高校事業的發展服務。
參考文獻：
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［3］ 謝俊英.對高校檔案管理工作的幾點思考［J］.北京電力高等專科學校學報，2010，（7）：43-44.
【關鍵詞】教學檔案 教研室 管理體系 一體化
引 言
教學檔案是指在教學、科研以及教學管理等工作中直接形成的、具有保存價值的各種形式的文件資料。它全面地反映了高校教學管理、教學實踐和教學研究等工作的全貌，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志，也是學校教學評估的重要內容之一。教研室作為學校教學與科研的基層組織，其教學檔案是反映教學思想、教學管理與實踐、教學改革與研究等教學相關活動的第一手資料，具有獨特的地位和作用。隨著高等教育改革的不斷深入，以及國家和各級政府對教學質量評估工作的重視，各高校對基層教研室檔案的建設也越來越重視。但是，由于歷史遺留和時展的原因，高校專業教研室層次的教學檔案建設存在一些共性的問題，嚴重制約了其效用的發揮。為了進一步規范教研室教學檔案管理工作，充分發揮教學檔案在教學管理、教學改革與建設中的作用，必須在全面分析問題成因的基礎上，制訂和完善相應的管理措施，建立起比較完備的教學檔案管理體系，也為正在實施的專業課一體化教學提供重要的保障。
教學檔案存在的主要問題
從筆者調研的情況來看，高校教研室檔案在建設方法、建設內容、管理制度和效用發揮方面均存在許多亟需解決的問題。
1.教研室檔案管理人員的專業素質有待于進一步提高，教學檔案的建設方法有待于進一步改進
教研室作為學校最基本的教學單位，一般并沒有專職的檔案管理人員，所有的檔案建設和管理工作均是由沒有經過專業培訓的普通教員承擔。因此，在檔案建設和管理的具體工作中，往往在材料收集、分類編目、保管維護等方面存在著隨機性、非科學性、非專業化的特征。另一方面，很多教研室雖然平時開展了大量的工作，但由于沒有一個明確的教學檔案建設方案，許多經驗沒有總結提煉，許多資料沒有以妥善的形式進行分類管理，時間久了，很多重要的資料遺失，許多好的經驗沒有得到傳承和推廣；同時，由于缺乏專業的管理、分類編目以及專人管理，在需要資料時，往往難以找到，從而使教學檔案的利用功能大打折扣。
2.教學檔案的內容不齊全，不規范
由于教研室檔案管理普遍起步較晚，制度不夠健全，檔案建設的內容不明確，造成一些歸檔材料無章可循，從而導致檔案材料內容不齊全，缺乏規范性和整體性。
3.教學檔案的管理制度不夠健全，管理方法和管理手段比較落后
首先，多數教研室的教學檔案是教員兼職管理，教員既承擔著艱巨的教學任務，又有科研的壓力，能夠用在檔案管理上的時間非常少，加上教研室一般沒有明確的檔案管理制度，從而造成檔案的管理比較混亂。其次，多數教研室的檔案管理還采用比較原始的手工操作方法，主要以紙質的形式進行檔案的收集和歸檔，還未將比較先進的數字化技術引入到檔案管理中，嚴重影響了檔案管理的效率。此外，一些領導對檔案管理存在誤區，對檔案工作的重視不夠，資金投入不到位，也是造成檔案管理比較落后的原因。
4.教學檔案的利用率比較低，服務教學的功能沒有得到充分發揮
在實際的工作中，檔案管理人員更加注重檔案的完整性，以檔案的完好保存作為終極目標。因此，他們特別注重保護檔案不受損壞，對合理利用檔案考慮得較少。這也就造成了檔案借閱比較困難，甚至一般人員根本無法借閱。據統計，高校檔案的利用率一般在20%以下。
為了進一步規范教研室的教學檔案管理，充分發揮其在教學管理、教學改革、教學研究和學科評估等各項工作中的作用，逐步實現教學檔案管理的規范化、標準化，筆者結合自己的工作實際和體會，從教研室教學檔案建立的方法、教學檔案應涵蓋的內容、教學檔案的管理制度和教學檔案利用價值最大化的途徑等幾個方面進行探討，希望能夠為建立起比較完備的教研室教學檔案管理體系提供一些有益的建議。
教學檔案管理體系建設的若干問題
1.教學檔案建立的方法與途徑
由于教學檔案建設工作量非常大、過程繁雜，要確保教研室教學檔案的真實性、完整性和準確性，就必須尋找行之有效的建設方法。根據筆者多年從事教學管理的經驗體會，我們認為應采用以下措施，以保證教研室教學檔案建設的標準化和規范化。（1）強化全體教員的檔案意識，全員建檔。由于教研室沒有必要也不可能設立專職的檔案管理人員，這就要求在檔案建設的過程中充分調動全體人員的積極性。教研室要把檔案建設列入教研室工作計劃，員思想，讓教員認識到教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學工作的重要組成部分，是每個教員的義務。（2）結合教研室的實際，制訂合理的規章制度，使得教學檔案的收集、整理、保存和歸檔有章可循。有條件的可以建立專門的檔案室對教學檔案進行保存。（3）堅持檔案材料的及時歸檔，確保教學檔案的實時更新。設立時間節點制度，每周由值班員負責收集整理各位教師本周內的工作，交檔案員分類保存。
2.教學檔案的建設內容
為了最大限度地符合教學規律和教學管理的需要，在調研一些高校做法的基礎上，我們認為教研室教學檔案的內容應該主要包括：①綜合性文件；②師資培養；③專業與課程建設；④教學條件與利用情況；⑤教學管理和質量資料；⑥特色類材料。同時，為了保證教學檔案的完整性、準確性、系統性和連續性，還應該配備教學檔案的相關目錄和保存時間。
3.教學檔案的管理制度
為了更好地發揮教研室教學檔案的作用，就必須從檔案建設的觀念、管理措施和管理制度等方面加強建設。事實上，完善教研室的檔案管理制度，加強教研室的教學檔案管理，是高校的重要基礎建設之一，也是加強高校管理、深化教學改革的重要體現。筆者在調研院系有關檔案管理的規章制度的基礎上，結合教研室的實際情況，認為應從以下幾個方面加強教研室的教學檔案管理：（1）建立教學檔案管理責任人制度。根據教研室的實際情況，教研室主任應為教研室教學檔案的責任人，同時明確一名教員擔任兼職檔案員，負責做好以下各個方面的工作。一是做好本教研室教學文件材料的收集工作；二是將收集的材料定期組卷裝訂，進行規范化和標準化處理；三是做好平時的保管工作，對教員借用檔案材料作好登記，并注意按時催繳歸還。（2）實行教學檔案定期檢查制度，形成規范教學檔案管理的長效機制。教研室每學期對現有的檔案材料進行一次集中整理、分類歸檔，然后由系和學校組織兩個層面的專項檢查，提出整改意見，教研室按照意見進行整改，做到“以檢促建，以檢促改，檢建結合，重在建設”。（3）實行檔案員定期培訓制度，不斷提高檔案管理人員的業務素質。由于教研室沒有專門的檔案管理員，檔案的收集和管理方面往往存在非專業性、非科學性的特征。因此，檔案管理員要不斷提高自身的業務素質和管理水平，不斷學習與現代檔案管理相關的理論、技術和方法，以提高教學檔案的利用價值。另外，高校教研室教學檔案有其自身的特點，檔案管理員要解放思想、更新觀念，不斷尋求高校教學檔案與一般檔案的異同，同時針對這種特點尋求適合教研室檔案管理的新方法和途徑。
4.教學檔案的作用最大化途徑
建立教學檔案的目的是充分利用教學檔案，為各類教學活動服務，提高教學水平。教學檔案利用程度的高低，關鍵在于能否制訂一套合適的方案，便于教學檔案的查閱使用。筆者認為，在實際工作中應采取以下措施，以發揮檔案資源的應有價值。一是要提高教學檔案建設的信息化水平。隨著現代科技的發展，檔案建設也要與時俱進，充分發揮現代科學技術的作用。在重視傳統紙質檔案的同時，逐步加強電子檔案的建設，實現檔案管理的現代化、科學化和網絡化。二是要在檔案管理中，充分體現“以人為本”的思想。在不破壞檔案的保密性和完整性的同時，對盡可能多的人員進行開放。同時要根據不同人員的具體需求，制訂有針對性的開發計劃以及查閱、借閱相關制度，提高借閱人的利用效率。三是檔案管理人員要“走出去”，及時有效地利用反饋信息。分析借閱人的反饋信息并加以整改，是提高檔案利用價值的有效手段。因此，檔案員要及時主動地了解教學檔案的使用效果，對反饋回來的信息進行分析研究，及時發現存在的不足并加以改進。
結 語
總之，建立教研室的教學檔案一體化管理體系，目的是為了使教學檔案更加全面、及時、準確地反映各項教學活動，更好地為教學科研服務，為提高人才培養質量服務。為此，必須不斷創造性地發展教學檔案管理體系，使之成為一種與時俱進的力量，在服務教學的過程中不斷煥發出新的活力。
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