時間：2023-05-30 10:35:24
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公文格式，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
暑假將至，為加強學校后勤管理工作的延續性，確保下學期正常開學，現決定利用暑期對學校的公共設施和班級財產集中組織一次維修維護，同時開工實施一批基建項目，其具體方案如下：
一、 基建工程組
基建項目
1、開工實施北校區綠化工程
2、開工新建和改造水泥球場
3、完成一期工程屋面瓦維修
4、開工實施校園瀝青混凝土路面的改造
5、開工建設建筑技能培訓中心工程
6、開工新建學校配電房及配電房遷移工作
二、 財產維修組
維修項目
1、完成教工食堂的的改造及學生食堂
相關設備的采購及維護工作
2、完成學校公共設施的維修維護工作(詳見清單)
3、完成學校水電設施的檢修工作
4、完成班級財產及課桌椅的維修工作
5、做好學校花木的養護工作
6、做好校園環境衛生的保潔工作
7、做好學校資產的盤點清理工作
8、做好消防設施的檢修工作
三、 幾點說明
1、基建工作已完成審批手續，正進入招投標階段，一旦招標結束，立即進入施工階段，工程量按決算結算。
2、食堂改造和公共設施維修根據預算上報縣教育局審批，按實際工程量決算結算。
3、臨時人員按正常工作日上班，完成規定的工作任務，發放正常的工資，無出勤獎，同時要服從領導安排的其它工作。
4、所有維修工作一律于8月20日前結束。
以上報告如無不當，請批示。
XX
XXXX年XX月XX日
學校公文格式范文2教體局領導:
為美化教師辦公環境，經校委會研究，計劃購買部分花卉，預計需用資金2760元。以上報告當否，請批示。
學校負責人(簽字):
學校公章
年月日
學校公文格式范文3湞江區科教局：
由于近期連續降雨、冰凍、大風等惡劣天氣，我校圍墻多處出現 險情：20XX年1月11日，校園內圍墻倒塌30米，東邊圍墻倒塌60 米，另外，由于地基下沉，學校文化長廊也出現多處裂痕。此外，運 動場西面由于歷史原因，沒有建圍墻，一直借用糧所圍墻，現在年久 失修，多處倒塌，學生就從缺口處進出學校，給學校的管理帶來了諸 多不便。為了師生的安全，為了學校的財產安全，現懇請科教局急撥 資金，幫助我校維修圍墻。以上請示妥否，請批示。
函，即信；公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯系工作、詢問和答復問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。
公函大體有以下幾種用法：
1、下級機關向上級機關詢問一般事宜，或上級機關答復或催辦下級機關有關事宜。
2、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜，
3、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統計某些數字等時，也常用公函。
4、向上級機關請示較小事宜也常用函。
函件采用書寫、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。
函的結構、內容和寫法
由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：
（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。
1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。
2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規范化簡稱，其后用冒號。
（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的緣由。
2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。
（三）結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。
（四）結語。通常應根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（商）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。
（五）結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。
署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。
撰寫函件應注意的問題
函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。
其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。
中國科學院××研究所關于建立全面協作關系的函
1.方向要正確。撰寫公文必須要符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及本企業的制度、規定，并能客觀、完整、準確地體現本單位、部門所要表達的意圖。
2.主題要突出。起草公文要開門見山，簡明準確，要合理安排正文結構，做到層次、條理清楚，要確保請示件一事一文，不可一文多事。
3.表達要深入。尤其請示件，一定要內容完整、有深度。例，對于涉及到經費方面的請示項目，在明確理由的同時，還應拿出依據，測算經費，并提出合理方案，或擬定幾種方案，闡明利弊，供領導決策借鑒，從而增強文件的前瞻性和批辦效果。
4.文題要對應。目前上報的請示中，文不對題的現象依然存在。例，某已開工工程需申請費用，標題卻寫“關于××工程的請示”。
5.用語要得體、規范。具體應注意以下幾點：
（1）文句嚴謹，周密、準確，不生歧義，沒有漏洞、失當之處。
（2）簡明，精煉，去浮辭，忌冗長空泛。
（3）文理通順，符合語法、邏輯規律。
（4）格調鄭重、嚴肅、客觀，不主觀褒貶、肆意渲染，不矯操造作、虛構加工，體現公文的權威性。
（5）平實自然，通俗易懂，忌堆砌詞藻，濫用辭格。
（6）要使用規范化公文書面詞語，現重點例舉以下幾種常用詞進行說明。
稱謂詞，第一人稱用“我”、“本”，第二人稱用“貴”、“你”，第三人稱用“該”。
領敘詞，一般有根據、依據、按照、遵照、接、頃接、近接。作為下文依據的詞有悉、收悉、敬悉、欣悉、驚悉、恭悉、獲悉、謹悉等。表示目的的詞有“為”、“為了”。表示理由的詞有“由于”、“因為”、“茲因”、“鑒于”。
承轉詞常用的有“據此”、“為此”、“故此”、“有鑒于此”、“基于上述”、“綜上所述”、“由此可見”、“總之”、“總而言之”。
時態詞不能用“明年”、“后年”等不準確的詞，而應使用具體化的年、月、日。此外常用的時態詞有茲、現、將、值此、時值、按時、準時、屆時、在即、立即、當即、先期、逾期、片刻、曾經、暫、暫行等。
結尾詞，一般有此復、特此批復、特此函告、特此報告、 為盼、為要。還有致意性結尾詞，如謝謝合作，謹致謝意，順致誠摯問候等。
公文語言要符合發文機關職權、符合文體特點、符合行文關系，下行文要明確肯定，平行文、上行文要用語謙和，分寸適宜。
“請示”要求理由充分，必要性、可行性闡述清楚，在結尾處不能含糊，如“請領導考慮”、“上述意見不知妥否，請上級酌定”就含糊其詞，而應當明確請求批示，例如，“妥否，請批示。”等就比較明確。
6.字句要正確。避免病句、錯字、標點亂用等文字性錯誤，減少語句前后缺乏邏輯性、關聯詞使用不恰當、標題不準確、不確切等表達上的錯誤。
7.引文要準確。常見的錯誤有：引用某個相關文件名稱時，公文文號置前，標題置后，或者引文文號中的六角號“〔〕”用“［］”代替，正確格式應為“《標題》（文號）”；引用會議紀要內容時，專門強調某個領導提出某某事項，不符合行文規定。正確的表達應該是會議強調某某事項，不出現個人姓名；專業術語、計量單位和數字用法不符合相關規定等錯誤。
公文種類主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種。
1.不能漏寫文種。
例：“關于××的方案”、“關于××的辦法”，為不完整正式公文，“方案”、“辦法”不能作為文種，應為 “關于印發××方案的通知”。
2.不能自編文種，行文時必須在上述13個文種中選擇適當的文種，避免出現“說明”、“建議”、“要求”等自編文種的現象。
3.正確選擇文種。要依據發文機關的職權選擇，上行文多采用“請示”或“報告”，必要時也可使用“意見”；平行文用“函”，指在同一系統內部平級單位之間或不相隸屬的任何級別的單位之間；下行文使用的文種有“通知”、“通報”和“批復”等。
要注意幾個易出錯文種的正確使用：
“請示”和“報告”，“請示”需上級批復，而“報告”則是向上級匯報，不須批復。“請示”必須是一文一事。
“通知”和“通報”，“通知”具有執行性，主要用于批轉下級機關行文，轉發公文，印發本機關公文；通報具有教育性，如批評、表揚及情況通報等。
“決定”和“決議”， 這兩個文種都屬于下行文，具有決策性，但決議是黨的機關文種之一，而且是會議通過的，在題注中要注明是哪次什么會議什么時間通過的。
規范的公文包括眉首，正文和版記三個部分。
1.眉首。一般包括公文份數序號、秘密等級與期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人6個部分。上行文必須要注明簽發人姓名。
2.正文。一般包括公文標題、主送機關、正文及成文時間，有時還有附件。
（1）標題。準確簡要地概括公文的主要內容，要文字簡明。文種中已表達過的內容標題不再重復，如，不能說“關于申請××的請示”，“申請”二字是多余的。標題中除必要時使用書名號外，一般不用標點符號。要正確使用介詞，要么用“關于”，要么用“對”，不能出現“關于對”。標題的排列要均稱，不能將一個詞拆分成兩行。轉發的公文，如通知的通知的通知，可省略中間層次，但在正文中須敘述完整。
（2）主送機關。“請示”不能多頭主送。
（3）成文時間。成文時間以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。
3.版記。版記部分包括主題詞、印發機關、印刷份數和發文時間。
（1）主題詞：主題詞應主要選擇名詞、動名詞和名詞性詞組，有些公文標注的主題詞是將標題簡單割裂，有的甚至出現介詞“關于”、動詞“調整”等等，對于揭示公文主題內容、便于檢索毫無意義，選詞數量應不多于6個，排列順序為類別詞、類屬詞，最后必須加上文種。
（2）版記最后要標注印發機關、成文時間和打印份數。4.其他格式
遵循“參照標準，力求美觀”的原則，對常出現的格式及其他細節方面的問題作如下統一規范:
（1）文號、正文（除標題外）、版記（除主題詞、詞素外）及上行文中的“簽發人”3個字都采用仿宋GB2312三號字，頁碼采用仿體四號阿拉伯數字；上行文的簽發人姓名為楷體三號；標題用宋體小二加粗；“主題詞”3
個字為黑體三號，主題詞詞素為宋體小三，各詞之間空一全角漢字。（2）正文統一用1.5倍行距。
（3）一般標題上與紅色反線空兩行三號字距離，下與正文空一行。
（4）附件與正文空一行，附件名稱不加標點符號，如需回行，則回行后第一字與名稱首字對齊。正確格式為：
附件: 1.××××××××××××××××××××××
2.××××××××××××××××××××××
（5）有附件的文件，正文中一定要按以上格式標明，并與后附標題一致。
（6）成文日期中的“”從特殊符號里引用，并與正文字體相同。
（7）正文層次序號依次為：“一、（一）1.（1）”或“一、1.（1）”
（8）單獨發文落款處只寫日期，不寫發文單位。
（9）用印要求橫向居成文日期中間，縱向上不壓正文，下壓日期，騎年蓋月。印章所在頁必須有正文，不能在空白頁上打上“此頁無正文”之后再加蓋印章，必要時可調整行間距或標題與紅色反線距離。
（10）版記應置于文件最后一頁，亦即偶數頁。
（11）要雙面打印紙質文件，以備歸檔。在OA系統電子版公文制作時，要按紙質文件要求排版。
（12)“妥否，請批示”并不是請示中必用的固定格式，如以“請公司批復”收尾，再加“妥否，請批示”，則屬多余。
（13）請示文件應在成文日期下隔一行標明聯系人及電話，報告因不必署聯系人。
（14)在轉發、印發某項內容的行文處理時，被轉發的內容是公文的正文，而不能作為附件處理，故無需標注“附件”一詞。
商業公文函格式〔一)語氣口語性
每一封商務信函的往來都是不同的企業之間或者企業領導者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務信函更多地體現了感性的一面。而不是人們想象的商務信函應該用一種特殊的生意腔，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調來表現。
(二)內容直接性
企業每天都要閱讀大量信函文件。商務信函不需要用華麗的詞句。所以，商務信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當涉及數據或者具體的信息時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內容更加清楚，這更有助于加快商務活動的進程。
(三)態度真誠性
商務信函要能夠充分體現真誠、禮貌。不管說什么，都要帶著誠意去說。把寫好的商務信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是體現了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。
(四)主旨單一性
商務信函具有純粹的業務性，一般要求專文專事，內容集中單一，圍繞公務，突出主旨。
(五)格式規范性
商務信函結構類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿商務函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或對方國家所使用的語言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規范和習慣。
(六)地位平等性
商務信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關系。商務信函的寫作應相互尊重，以禮相待。
(七)要求時限性
商務信函是在商務活動的每個環節中形成的，每封信函都是一定時限內的雙方意愿的明確表達。因此，接收對方的信函后必須及時回復。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應這一特點的需要。
商務信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。
(一)信頭
信頭即信函的開頭，由發信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。
1發信人名稱及地址
發信人名稱及地址一般寫明發信人企業單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、網址等商務聯系信息。
2.標題
作為商務信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業單位個人與個人之間的交流，商務信函一般可以有標題。標題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內容是標明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標題就對信文的主要內容有大致的了解。常見的商務信函標題有以下兩種形式：
(1)由事由加文種名稱函構成，如關于要求承付打印機貨款的函、推銷函、訂購函、索賠函等。
(2)先寫事由二字，加冒號提示，然后直接標寫該信函的內容，如事由：機動車索賠。
3函號
函號即編號，分為對方編號和己方編號。在外貿業務信函的信頭上注明編號，可保證信函便于管理和查閱。
函號位置一般出現在標題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發文字號的格式，采用x函〔xxxx〕x號或(xxxx) 函第x號的形式;二是采用直接編號的形式，如第x號。
4稱謂
稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨占行，頂格書寫，后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：
(1)泛指尊稱。尊敬的后加稱謂并加冒號，如尊敬的先生、尊敬的女士等。尊稱中可以使用職務，如尊敬的辦公室主任、尊敬的財務部部長、 尊敬的銷售部經理等。
(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現寫信人與收信人之間的情感與密切關系。稱謂可用泛稱中的先生、女士等，也可以使用職務，如尊敬的辦公室石主任、尊敬的財務部張部長、尊敬的銷售部王經理等。
5.收信人地址、單位
收信人地址、單位要寫明收信人企業單位名稱及詳細地址。
(二)正文
正文是商務信函的主體，敘述商務往來聯系的實質問題。正文寫作要求內容單純，一文一事，文字簡明，事實有據，行文禮貌。
1問候語
問候語也即應酬語或客氣語。開頭的問候語是商務信函必不可少的，即發信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如您好,近來生意可好，效益頗高等。如果是初次聯系，可使用久仰大名，未親雅教等詞語。如果是回函，可使用惠書敬悉，不勝感激等詞語表示感謝來函。
2主體
主體是商務信函正文的核心內容，是發信人要說明的事項。不同的商務信函的內容是不同的。一般包括以下兩個內容：
(l說明發函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發函的目的、根據、原因等內容;復函則要引敘對方來函要點，以示復函的針對性。
(2)說明發函事項。主體表達信函的中心內容，一般是根據發函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯系事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內容、意愿要求三部分;詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分;答復函的正文主體包括答復緣由、答復內容兩部分;商品報價函的正文主體包括產品的價格、結算方式、發貨期、產品規格、可供數量、產品包裝、運輸方式等。
如果正文主體內容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結構，如果正文主體內容較多，邏輯上可采用分段式結構。
3結尾語
正文結束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關要求，強調發函的日的。如請求函的結尾語是拜托之事，承望協助解決為盼，希望回函的結尾語是不吝賜函，靜候佳音等。結尾語視發信人與收信人的關系以及信函的內容而定，要求恰當得體。
(三)信尾
信尾部分包括四部分內容。
1祝頌語
所有的商務信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：
(1)請候語，在正文結束后空兩格書寫。常用的有敬祝、順頌、恭祝
等。
(2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有商棋、金安、生意興隆等。
2簽署
簽署即發信人的署名或簽名、用印。商務信函的署名可根據企業的要求或發信人的意見而定。有的企業署名以單位名稱加蓋印章的方式;有的企業要求發信人直接簽名，以示對信函的內容負責。個人簽名一定要由發信人親手所簽。
3日期
日期一般是發信具體時間。商務信函因為涉及商務業務往來，務必寫明發信日期。一般采用以下三種形式：
(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發信日期，如xxxx年八月十八日。
(2)阿拉伯數字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字寫明發信日期，如20xx 年8月18日。
(3)國際標準簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字標記年、月、日，在一位數的月、日前加0，如20xx年08月18日。
無論哪種寫法，日期務必寫全，以便存檔備查。如20xx年08月08日，不能寫成20xx年08月08日。
4附件
附件是隨函附發的有關材料，如報價單、發票、確認書、單據等。如果需要標注附件的，在信函簽署的下方可以標注附件。如果附件是兩個以上的，要分別標注附件一、附件二等。
商業公文函范文道歉函
xx市興達貿易有限公司：
貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現已就此事進行調查。
經有關邵門查實：我廠生產的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經質檢部門檢驗全部為優質產品。函中所提的部分電腦桌出現接口破裂，是由于我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。
對此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發生。
希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來關系。
候復
及電子文檔格式的通知
公司所屬各單位：
為了規范公司各種公文書寫格式，做到公司與各單位上下保持一致，參照國家行政機關公文格式標準，特制訂以下公文書寫格式，望各單位認真執行。
一、公文用紙一般采用標準A4紙，頁邊距上白邊為36mm±1mm，下白邊為28mm±1mm，左白邊（裝訂口）為28mm±1mm，右白邊為24mm±1mm，頁腳為2mm。
二、正式公文排版規格
上報公文（公司文件、報告、請示等）：正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋字或黑體字，一般每面排21行±1行，每行排28個字。 三、電子版其它雜類文：如總結、周工作匯報材料、經濟分析材料、勞動競賽材料、各類分析材料等等，要求主標題用二號小標宋或黑體字加粗，正文統一用四號仿宋字體或宋體，文中小標題可用四號黑體字加粗。
段落要求首行縮進：二個字符。
其它項目按WORD默認格式即可。
正文行文中盡量避免單字回行。
文中序號不得使用自動編號。
四、上報公文版面要求干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準。
五、公文應左側整齊裝訂，不掉頁。
六、請示寫法
要求的通知
為了進一步提高公司行政公文質量，簡化工作程序，規范公文格式，樹立良好對外形象，現將公司公文及匯報材料主體格式印發給各部室，各分司、系統可利用早會時間邀請行政系統同事對管理干部和員工進行培訓，望各部門認真學習和落實。現將相關排版格式規范如下：
1.版面尺寸：A4。
2.裝訂位置：左面豎裝，裝訂位置距左邊界8～10毫米。
3.版芯位置(正文位置)：頁面上邊距：20mm；下邊距：20mm；左邊距：25mm；右邊距：20mm。
4.頁眉、頁腳：行政部下發紅頭文件和總裁辦下發總裁指示性意見均應使用公司WORD模板；匯報材料如總結、計劃可不使用模板。
5.正文文本：宋體四號字宋體、標準字間距、行間距為固定值24磅、所有標點符號采用宋體全角、英文字母和阿拉伯數字采用半角的要求排版。
6.正文標題：二號宋體。小標題：三號宋體。
7.正文內層次標題：正文層次一般不超過五級，一般用“一”、“二”、“三”??；“㈠”、“㈡”、“㈢”??；“1.”、“2.”、“3.”??；“⑴”、“⑵”、“⑶”??；“①”、“②”、“③”??表示；
其中，第一級標題用宋體四號加粗，第二級標題用宋體小四加粗。
8.圖例、表例
(1)圖、表及圖、表標題的格式設為“居中”，與正文之間上、下各空一行，空行的格式與正文一致。
(2)圖、表標題在全文中統一順序編號，即圖1、圖2、表1、表2，“圖1、圖2、表1、表2”等圖、表序號的后面與標題內容之間空1個中文字符，圖、表標題的末尾不加標點符號。
(3)圖標題字體設為五號宋體，居中并置于圖的正下方；表標題字體設為五號宋體，居中并置于表的正下方。
9.公函若有附件，理當在正文之后空一行再空兩格、成文時之前注明附件序號和名稱，并把附件放在附件欄中。例如： “ 附件：1.×××××× 2.
×××××××× 3.××××××× ”。
自本通知下發之日起，各分司，部（處）室在公文、材料起草、審核過程中，要嚴格執行公文材料格式的要求，公司對不符合格式的公文材料不予受理。
教學目的：
了解和掌握公文（通知、函、請示、報告、計劃、總結等）的種類、格式和物業管理中常見公文的寫作要求和技巧（公文寫作的規范，如何寫好公文）。 教學重點：
物業管理中常見公文的格式和寫作的技巧。 教學手段：
PPT演示和案例講解相結合。 教學時間： 兩課時
教學步驟： 導入
今天僅就公文的基礎知識以及我們物業管理中常見的幾種公文的寫作技巧和大家進行探討，希望能一起進步。今天課程分兩課時，包括兩個章節，一是公文的基礎知識（含義、種類、要素特點以及格式）和二是物業管理中常見公文的寫作要求、技巧。 具體步驟講解第一章（第一課時）
公文的基礎知識
一、公文的含義：
1、要說公文先說應用文（公文是什么）。
“應用文”指個人與個人、個人與單位、單位與單位(即:私與私、私與公、公與公)之間,為彼此交往或辦公處事的目的而撰制的,具有某種規范結構和法定格式的文字材料。
它可以分為公用的和私用的兩大類:公用的應用文即人們通常所說的“公文”,私用的應用文可以稱為“私文”。 公文是應用文的一類。 2、公文的含義：
從性質上講，公文是用來頒布法律、傳達政策法令、請示公務、報告情況、聯系工作、商洽事務以及記載政務活動的文字材料（工具）。 3、公文的三要素：
發文方（誰，體現在標題和署名上）、受文方（給誰，體現在稱謂上）、內容（做什么）。
二、公文的種類和分類？（那些是公文）： 1、公文種類（文種）：共有16種，命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要、條例、規定（只是一種說法，只是應用公文）。
其實還包括常用文書，計劃、總結、調查報告、述職報告、開幕詞、閉幕詞、簡報等。
2、公文的分類：
按其行文方向，分為上行文（報告、請示等）、下行文（命令、決定、指示、批復、公報、條例、規定、通報等）、平行文（函等）。
上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級
公文寫作公文寫作基礎知識公文寫作技巧公文寫作范文公文寫作模板
機關向所屬下級機關的行文，如命令、決定、指示、批復、公報、條例、規定、通報、公告、通知、通告、公文紀要等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、通告、公文紀要有時也可作為平行文。 特別提示：弄清楚行文關系，才能選對文種，把握好措辭。 公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。
公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。 三、公文的格式（結構）： 1、應用公文的格式
文頭：文件頭的簡稱，在公文首頁的上頭，約占首頁的三分之一，包括： ①發文機關的名字；
②發文號，在文件頭下邊正中處； ③發文號下邊用一根紅線與正文分開；
④如系密件或急件，密、急級可標在文件頭的左角或右角（可無）； ⑤份數號及簽發人（可無）。 正文：
①標題。標題通常由發文機關、公文的事由和公文文種三部門分組成。標題應力求明確、簡要、醒目。
②主送機關。指主要發送的機關，一件文件特別是“請示”，一般只寫一個主送機關。
③公文內容。這是文件的主體，要求文字準確、簡練、邏輯清楚、標點正確。一般一文一事，以便研究和處理。
附件：附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。附件應在正文末尾另起一行空兩格注明，附件的標題要具體明確，不得隨意簡化，末尾一般不用加注標點符號。附件文件放在正文末頁之后。
④屬印及成文時間（公文生效的時間，需用方塊漢字）。 文尾：
①附注（可無）。指對公文的發放范圍以及使用時應注意的事項的說明。
②主題詞。主題詞必須準確，一般由三至五個詞或詞組構成。不能把標題與主題詞混淆，主題詞不一定表達一個相對完整的意思。 ③抄報抄送機關。
④印發機關（文件的印發主管部門）、印發時間。印發機關不是指公文的發文機關，而是指文件的印刷主管部門，通常是指機關的辦公室和文秘部門。印發日期以公文付印的時間為準，它與公文的生效日期是不同的，用阿拉伯數字書寫。印發機關和日期只能占一行 ⑤印發份數。
2、常用文書的格式
標題（單位﹢時間﹢事由﹢文種） 稱謂
正文（前言﹢文中﹢結尾/結束語） 落款（署名﹢時間）
講解第二章（第二課時）
如何寫好常見公文
物業管理中常見公文：（物業）通知、（工作）計劃、（工作）總結、述職報告。
一、掌握“格式要求”及“行文規范”，這是寫好公文的第一步。 通知 例文：
住戶供水系統停水通知
尊敬的各位業主：
由于進行供水系統維修，在2008年8月15日（星期五）由10：00-15：00期間內，會出現短暫停水供水或不正常水壓情況。
請各位住戶預先儲備適量用水以供使用。
若住戶有任何疑問，請立即致電60010069與管理處聯絡。 維修工作中給您帶來不便，請諒解，謝謝合作﹗
××物業管理有限公司
××管理處 2008年8月11日
1、格式：標題﹢稱謂﹢正文﹢落款。
2、了解通知的本意和用途（因為某種原因通曉對象某件事情，有時要求對方做出配合），敘述要清楚、完整（原因、事情）、簡潔，注意措辭。
計劃 例文：
1、格式：標題﹢正文（前言、目標或目的、步驟、措施）﹢落款。
2、了解工作計劃的本意和用途（對下一步工作的事先安排，以指導工作順利完成），下一步工作的目標、開展工作的步驟以及保障措施一定寫清楚。
總結 例文：
1、格式：標題﹢正文（前言、經驗、教訓、展望）﹢落款。
2、了解工作總結的本意和用途（回顧歸納以前的工作，找出有規律性的認識-經驗、教訓，以指導今后工作），要寫清楚工作中的經驗和教訓。
述職報告 例文：
1、格式：標題﹢正文（第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、目標及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經驗和問題。第三部分是今后的設想和決心。）﹢落款。
近年來，為順應中央、省市進一步改進文風會風的新形勢和黨政機關公文格式首次統一的新變化，我縣黨辦認真學習貫徹新條例和新格式，全面對接入軌，高度重視和加強公文處理工作。2011年制發了精簡會議文件通知，2012年全面改版了黨的機關文件，2013年提出了改進工作作風、密切聯系群眾三改進、四規范，進一步明確辦文辦會的相關程序和要求。就如何做好基層黨辦公文校核工作，筆者結合工作實際談一點個人粗淺的認識和體會。
一、審核程序是否規范
這里僅指發文程序，是辦文的核心環節廠現以非會議類公文為例，簡要介紹一下基本流程。按照初審審議審核簽發制發等程序依次進行，對不符合發文程序要求的，不予辦理或退回承辦單位重新辦理。
(一)初審。即黨辦對承辦單位公文文稿的初步審查。要做到三看，即看公文文稿上承辦單位主要負責人是否簽字，聯合發文單位主要負責人是否會簽意見，以縣委、政府或兩辦名義印發的政辦公文校核負責人是否簽字。
(二)審議。了解和掌握以縣委、政府或兩辦名義印發的決定、意見等重要公文(以下簡稱重要公文)，以及以兩辦名義印發的專項工作公文(以下簡稱專項工作公文)，縣領導是否知曉或過會湛黨政聯席會、縣委常委會議或縣政府常務。對重要公文，原則上要過會審議，特殊情況下可由縣主要負責人批準，否則不予辦理。對專項工作公文，須請示分管縣領導同意，并視為審議。
(三)審核。對通過批準的公文文稿，先由黨辦秘書科組織兩輪以上校核，再由分管主任審核，綜合體檢，全面把關，確保不出現政策失當、語法錯誤、錯別字等情形。對貫徹省市工作部署類公文，要求承辦單位提供相應上行文作為依據和參考。
(四)簽發。重點掌握兩個原則:一是分管縣領導兩個必簽原則，即重要文件在縣主要負責人簽發前，先由分管縣領導審簽:以兩辦名義行文的，除一般性文件由兩辦主任簽發外，屬專項工作公文的，由分管縣領導簽發。二是成立領導小組類公文，一律由領導小組組長簽發。
(五)制發。公文登記編號秘書科復核印制、分發、歸檔。
二、審核內容是否規范
黨的十后，中央和省市縣陸續出臺了改進工作作風、密切聯系群眾的有關規定，并專門就改進文風會風提出明確要求。工作中，我們嚴格對照要求，加強公文內容審核把關，對不符合要求的，不予辦理或退回承辦單位按規定重新辦理，確保改進文風會風落到實處。
(一)改進文風方面。做到三嚴格:一是嚴格行文規則。對縣直部門未經縣委、政府同意，向鄉鎮黨委、政府的指令性公文，不予審核通過。二是嚴格行文規格。落實三個不升格，即貫徹上級文件的與上級規格對應不升格，屬部門職責的由部門自行發文不升格，調整議事協調機構的由該機構自行發文不升格。三是嚴格控制發文數量和篇幅。縣委和縣委辦下發的文件，每年一般分別不超過20, 30個，字數一般不超過2000字。
(二)改進會風方面。主要是加強會議通知類公文的審核。對承辦單位起草的公文文稿，黨辦認真審核是否符合相關規定，嚴格會議審批，控制會議數量、規格、時間，對出現下列5種情形的，不予審核通過:在無會月無會周召開會議的;以縣委或縣委、政府名義召開的全縣性會議，未經會議或縣主要負責人批準的;未經兩辦審核、縣主要負責人批準，召開各類紀念會、慶祝會、表彰會、聯誼會的;部門召開的全縣性工作會議未經批準請鄉鎮或縣直部門主要負責人參會的;除重要法定會議外，綜合性會議、單項工作會議時間分別超過半天、2小時等時間規定要求的。
三、審核格式是否規范
筆者發現，目前基層公文格式規范化待加強，特別是鄉鎮一級問題更為突出。究其原因，應歸于自上而下普遍重視程度不高。一些人認為，公文只要內容正確，能傳導有效信息，就不必拘泥于格式，特別是基層公文，完全可以降格以求。目前，縣鄉一級的基層文秘人員學習培訓的機會極少，除初任公務員時有過一次簡單培訓外，大都是通過傳幫帶、向書本學來掌握基本的公文處理知識。筆者認為，公文作為一種規范性文書，必須在格式上有所遵循，即便是鄉鎮一級的基層公文也不應例外，否則會影響公文的嚴肅性和權威性。
2012年，《黨政機關公文格式》國家標準GB/T9704-2012正式并實施。我縣根據這一全新標準，制定了進一步細化的操作性較強的格式規范。校核中，由于版頭先期已統一印制，因此重點是校核主體和版記部分。筆者結合自己校核時經常出現的間題，提請一些需要注意的地方，主要表現在:
一、文秘工作與檔案工作的銜接關系
文秘工作與檔案工作的銜接主體主要是公文。公文是檔案的前身，檔案資料主要來源于公文，公文質量的好壞直接影響檔案的質量。可見，文秘工作是檔案管理工作的基礎性工作，它們是一個整體的兩個方面，既緊密相聯，又相對獨立。
二、目前文秘工作和檔案工作銜接存在的主要問題
在實際工作中，文秘和檔案實行的是分塊管理制，實踐證明這是一種有效的、比較科學的管理體制。但是這種體制某種程度上卻拉大了文秘工作和檔案工作的距離。目前，在文秘工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規范的現象:
(一)用紙不達標，裝訂不規范。《國家行政機關公文格式》(以下簡稱《格式》)規定公文用紙型號為國際標準A4型紙，裝訂要求左側訂，不漏頁，無壞釘，不脫落，不散頁，后背平整。但長期以來，公文用紙常因紙張質量差和耐折度低，以至于保存時間不長便開始發黃。而且相當一部分單位還在繼續延用過去的16開型紙，即使同是16開，有時大小也不一致。印刷裝訂中，掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題時有發生，使公文的嚴肅性、美觀性和檔案的完整性都受到一定影響。
(二)版記不全面，附件不規范。版記是文書部門和檔案部門相互銜接，順利實現“文檔一體化”的一個重要標識。而日常文秘工作中常常不被重視，只有主題詞而無抄送單位者有之;不標明印發部門和時間者有之;甚或沒有版記;尤其是主題詞的選用不準確或自擬自編主題詞，這些都給文件歸檔、擬寫案卷標題造成困難，增加了“文檔一體化”的操作難度。《格式》還對公文的附件作了明確規定，但在現行的公文制發中，有些單位卻不能正確處理，有的“附件”字樣標識不當;正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨裝訂時不標識正文字號和排列序號等，也嚴重影響著公文的規范立卷和歸檔。
(三)文種使用不當，辦理程序不規范。國家行政機關公文處理《辦法》(以下簡稱《辦法》)規定公文種類主要有十三種。但實際應用時，往往文種“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，公文的實際效力常因此而削弱。最容易混淆的是“請示”和“報告”兩個文種，有的該用“請示”卻用了“報告”，有的“報告”中夾雜“請示”的內容，有的甚至把兩個文種合二為一成“請示報告”，給公文受理機關帶來不便，影響了公文作用的發揮。公文的辦理程序雖說是一個嚴密的體系，但在日常工作中，越級行文，越級簽發，有校對無復核，不登記就印發等無序現象卻很難避免，從而為檔案工作留下后患。
(四)原稿不齊全，編號不規范。公文原稿的搜集整理是公文處理的一個重要環節。有時候，辦文過程很規范，但實際歸檔時，卻發現只有定稿，缺了原稿或修改稿。從某種意義上講，修改稿別是領導批示的原稿更具有存檔價值。還有的歸檔材料是傳真原件，不經過復印就存檔，短期內字跡就變得模糊不清。公文編號的差錯一般則是由于登記不及時、分類不準確造成的，漏號、重號等亂號情況的出現，既影響了公文的質量，又不符合立卷歸檔的要求。另外，《辦法》規定撰寫公文字跡材料應該使用碳素或藍黑墨水，不能用鉛筆或圓珠筆書寫，包括領導的簽字在內。但在實際操作時，這一條幾乎沒有單位能完全做到，使檔案的真實性難以保障。
三、實現文秘工作和檔案管理工作規范銜接的措施
(一)加強“文檔一體化”意識
“文檔一體化”的實質是把現代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。文秘工作是“文檔一體化”的基礎性工作，最重要的是文秘人員必須具有較強的檔案意識，要站在對歷史負責的高度，按“文檔一體化”的要求，規范辦理好每一份公文。
(二)加強質量管理工作
首先，要樹立質量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個環節的每個工作人員都要確立質量第一觀念，明確認識各自崗位的質量責任，這是“全過程管理”的前提。其次，要制定嚴格的質量標準。《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規對國家機關公文處理工作應當遵循的基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規定，全體檔案工作人員和文秘人員應該認真學習，熟練掌握，在精通的基礎上模范執行。第三、要理順管理體制，完善組織機構，建立一支業務過硬相對穩定的文檔工作隊伍，這是“全過程管理”的基礎。文秘工作和檔案工作都具有較強的專業性和技術性，這就要求從事文檔工作的人員要素質高，并且相對穩定。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規范程序辦理公文。這些規定和程序要盡可能細化，簡捷明確，操作性強。要嚴格執行公文行文規則，嚴格審核簽發制度，禁止濫發文件和發無效、無用的文件。不但在公文正式印制前對審核簽發手續是否完善、附件是否齊全、格式是否規范進行復核，印制后發送前應再次進行復核。若要修改實質內容，則應按程序復審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規則、裝訂要求等技術指標上也要嚴格按標準把握。要發揮隨文卡片的控制作用，對“文件處理單”、“發文稿紙”等卡片的填寫要簡明扼要，合理確定文件的發文范圍，在控制文件“件數”的同時，嚴格控制文件的“份數”，禁止濫抄濫送。第五，要依靠先進的裝備和技術。社會已經進人信息時代，科學技術日新月異，落后的文件設備和檔案工具已經不能適應《檔案法》、《格式》和《辦法》的要求，因此，配置性能優良的設備和工具，是“全過程管理”的關鍵。同時還應注意操作的熟練性和規范化，對一切不合理、不經濟、不正當的使用行為要堅決禁止。
關鍵詞：機關文印部門；公文處理；變化過程
中圖分類號：TP393.08
隨著計算機技術和網絡通信應用的不斷進步，機關公文的信息量越來越大，傳統的郵寄傳遞方式已經無法適應時展的需求，公文的處理需要利用現代的計算機和網絡資源切實提高工作效率。隨著計算機的普及，政府機關內公文處理方式也有了很多新變化，實現了機關內部的公文傳輸、檔案管理、信息查詢等事務的現代化管理。
1 傳統公文處理和現代計算機化公文處理比較
1.1 傳統公文處理方式
首先將公文正文和其它需要做文本處理的文稿收集整理；然后按照不同的公文格式進行排版、校對和樣本制作；再將樣本制版、復印或者膠印后裝訂成冊；最后再把印制好的紙質公文通過郵寄的方式傳送到發文單位。
1.2 利用網絡傳輸的電子公文的處理方式
首先將公文正文和其它需要做文本處理的文稿收集整理，對不需文本處理的公文進行數字化掃描；然后將文本化的文稿和掃描圖像，根據不同公文格式排版，公文文頭、印章等也要一起排入文件樣本中，校對文稿制作樣本；再把生成的清晰文件和掃描圖像直接由網絡傳輸給發文部門，發文部門再利用系統內局域網傳輸給不同的收文單位；需要紙質文件時，如數量多就根據傳統方式制作，數量少則可利用彩色激光印字機直接輸出并裝訂。
1.3 兩種公文處理方式的區別
第一，傳統公文在印制時是在制版中加入公文文頭和印章等；而電子文件制作過程中則是在前期錄入步驟時就要給公文添加好公文文頭、印章。第二，傳統公文處理時，有些文稿是不用進行數字化處理的，譬如被轉發的上級文件或已經復印的文稿、圖表等，若此文稿本來已滿足制版工序的清晰度要求，則將公文正文小樣拼版合并，形成完整的文件印制；而利用網絡傳輸的公文中的文稿都要經過數字化處理，否則就不能通過網絡傳輸。因此在如今的計算機時代，每個機關文印工作人員都需要隨時更新知識并不斷提高專業技術水平，尤其是數字化掃描過程中的相關知識，以更好的完成網絡公文制作。
2 計算機處理公文中的幾個概念
2.1 計算機中的圖形圖像
所謂像素是指在顯示器上顯示的光點單位，通過計算機可以把圖像放大很多倍，可以看到圖像是由很多小方點構成，這些小方點就是圖像構成的基本單位―像素，而圖像中所顯示的像素數目則是這幅圖像的分辨率。計算機圖像里包括了靜態數字圖像，它又包括矢量圖像和位圖圖像：矢量圖像不能掃描得到，必須繪制出來，分辨率較為獨立；位圖圖像則是通過像素獲得的圖像，各像素都具有清晰的位置數值，根據色彩和漸變的像素能夠獲得清晰的圖像效果，分辨率則是從側面反映出掃描儀的精確度，體現掃描儀對圖像細節的處理效果。
2.2 計算機錄入設備――掃描儀
掃描儀首先對原稿光學掃描，再把光學圖像輸送到轉換器中轉換成模擬電信號，在變成數字電信號，最后通過計算機變成數字圖像。通常掃描儀共有三種掃描模式：黑白、灰度和彩色掃描。
（1）黑白掃描模式。將掃描儀通過二進制數字的性能來區分圖像，此模式適合字跡背景較淺，對比強烈的文稿。利用計算機處理公文時，通常原稿都是黑白兩色印刷和打印稿，故掃描時要把模式調整為黑白掃描模式。該掃描模式生成的文件空間小便于壓縮，有利于產生高質量的輸出效果。
（2）灰度掃描模式。灰度圖像比黑白掃描模式層次更豐富，共有250多種亮度值選擇，能夠顯示比原稿更豐富的不同色調，最適合用于掃描單色照片。
（3）彩色掃描模式。大部分的彩色掃描儀都是通過RGB模式采樣源圖像，所以可以捕獲超過1600萬種的色彩信息，因此獲得的文件也比較大，適合用于掃描一定要保留彩色的文稿。
3 使用計算機處理公文中注意事項
3.1 掃描方式的選擇
對于很多不需重復錄入的公文附件，通常都是承印部門用激光印字機制作黑白文稿和圖表，所以掃描方式可以選取黑白二值圖像法。該辦法的顯著優勢是掃描的圖像是通過計算機傳送、接收和打印，黑白值能實現最小尺寸方便傳輸，且適印性能良好、輸送打印及時。遇到文件不清晰或有圖片時，則可以使用灰度方式來掃描。
3.2 掃描亮度的調整
要想使文稿更加清晰就需要調整合適的掃描亮度，黑白文稿看上去只有黑、白兩色，但是被掃描儀處理后就會有不同灰度級的圖像。在調整掃描亮度時通常都是灰度直方圖，總共有兩組數據體現出兩個波峰，而黑白文稿的直方圖主要特點是兩峰一谷，很多掃描軟件會自動選擇直方圖較小值來調整亮度。當掃描出來的二值圖像清晰度較差時，則應該適當加大值；而掃描出的圖像線條較粗，較為模糊時則可以調小數值。
3.3 掃描完成時圖像處理
為確保公文的水準和方便后期歸檔，應該對掃描完成得到圖像適當處理，具體方式如下：第一，檢測圖像辨別度。仔細檢查掃描得到的數字圖像是否清晰，是否需要重新掃描；第二，去除圖像污漬。在干擾原稿識別度的基礎下去除原稿中的污點雜質等降低圖像質量污漬；第三，調整圖像偏差。原稿若有傾斜或者在掃描當中文稿放置斜而出現的偏差要及時調整，保障數字化圖像的角度正常。
3.4 圖像的存儲方式
通常數字化圖像比較占空間，所以需要壓縮存儲圖像文件。所謂圖像壓縮是在保障圖像品質的基礎上，利用數字運算方法來實現無損或有損壓縮。無損壓縮指不會改變原圖，壓縮后的圖像能夠恢復如初；有損壓縮則是在保障一定質量的圖像基礎上對圖像實施的不可復原性壓縮。因為有損壓縮的比例較高可以讓圖像數據壓縮到最小化，更適合計算機傳輸。圖像的文件格式很多如BMP、GIF、JPEG、PCX、TIFF、PDF等，不同的文件格式也各有用途和特質。最常用的是以下幾種：
第一，TIFF格式。它是種通用圖像格式，優點是存儲量大，市面上大部分的掃描儀和圖像軟件都支持該格式，能夠在各個平臺上打印出高水準的圖像，缺點是占用空間大。第二，JPEG格式。它是種可壓縮的文件格式，而且壓縮率是現階段最高的一種，能夠對圖像通過不同倍率的壓縮得到不同質量，運用的是有損壓縮算法。第三，GIF格式。它被廣泛用于通訊領域和網頁文檔中，文件一般較小。比較適合公文處理中的數字化掃描后存儲。
綜上所述，公文處理計算機化之后讓公文傳輸更加快捷、格式標準也統一化、規范了傳送程序，極大地提高了工作效率。隨著社會不斷發展，公文處理工作也將面臨更多新挑戰，要不斷根據實際情況作出調整以配合時展的需要。
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關鍵詞：職業院校 公文寫作 創新研究
我們在教學實踐中發現，職業院校學生公文寫作時格式不規范、內容不完整、思路不清晰、語言不得體的現象很多，公文寫作能力嚴重缺失，不愿寫、不會寫、寫得差的現狀令人擔憂。
一、提高職業院校學生公文寫作能力的意義
1.公文寫作能力是養成職業素養的需要
規范、得體、流暢的公文寫作能力彰顯著職校生良好的職業情感、職業道德和職業價值，是學生通過書面語直接、完整、全面地反映思想、交流信息和促進工作的重要工具，更是拓展終身學習能力，挖掘發展潛能和提高核心競爭力的基礎。
2.公文寫作能力是提升職業技能的需要
公文寫作與文學寫作是人們生活及工作中必不可少的兩大并列文章樣式，沒有高低貴賤之分，好比汽車左右的兩個輪子，各不相讓又缺一不可。這兩種寫作技能，是寫作的兩條腿，不可偏廢，更是除了專業技能之外，又一重要的職業技能。
3.公文寫作能力是掌握職業話語的需要
公文語言是一種獨立的語言系統，與其他文體是兩種分類標準不同的文體體系，不是并列和歸屬關系。公文語言具有特殊性，從文章的社會實用功能上分，不僅是寫作語言，更是職場上的職業話語。
二、提高職業院校學生公文寫作教學的新途徑
1.教師重點講透三個問題
第一，用對文種是首要。首先要講清每個文種的概念涵義，準確界定適用范圍，做到最基本的“用對文種”。2012年新的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）中重新規定了15種公文。要結合《條例》講解教材，特別是將容易混淆和用錯的放一起對比和類比地講。例如，命令和令，實為同一文種，區別在標題中有沒有事由；通告和公告，公告級別較高，經常被“大材小用”；通報和決定，區別在于獎懲職能；請示和報告，區別在于請批性和陳述性時的不同；會議紀要與會議記錄、會議決議，區別在于整理還是提煉；議案和提案，具有提出主體的差異；決議和決定，則是宏觀和微觀的區別。一字之差、本質之別。要將應用文的特征講透，如意見是最委婉的文種，通知是最常用的文種，紀要是唯一的紀實性文種，函是唯一的平行，公報是唯一的新聞屬性公文。
第二，格式規范很重要。格式就是公文的“肖像”，解決好外觀上“像不像”的問題，注重“形象”，講究形式。新《條例》中作了硬性規定，教師講清，寫作多練習，學生能牢固記住。
第三，語言轉換有必要。掌握公文語言，必然要解決兩個問題。一是打破語言習慣的力量，區分公文語言與文學語言。這點較難把握，因為中小學長時間學習的是文學色彩濃厚的作品和練筆，公文是獨立語言，學生剛接觸時較難轉過彎。二是掌握公文本身固定用語，如關聯詞、過渡句、結語等。這點容易把握，學生只要加強背誦記憶，不需死記硬背，在寫作中靈活掌握即可。
2.學生認真理順三個步驟
第一，抄寫例文。抄例文、抄文件，原原本本、一字一句地抄寫，邊抄邊記，記住格式、記住語言，在腦海里有初步的印象。這和剛開始練書法相似，必須經過痛苦的、甚至長期的“抄帖”“臨帖”過程，才能為將來的創作奠定基礎。第二，仿寫范文。著重處理好讀與寫、想與寫、改與寫的關系，重點是量與質的關系，不提倡多寫，要以質取量，道理和練字一樣，多花時間扎實掌握好每個文種，寫得多又寫不好起逆反作用，影響寫作心情，放慢寫作腳步，多自我總結和反思，更有益處。
第三，自己寫公文。先要寫得多，運用發散思維，多角度去分析；接著寫得高，站在領導的角度，運用領導視野宏觀思維來寫；最后寫得活，靈活自由地運用公文語言來寫，寫出思想獨特和靈魂深處的公文。
3.師生共同講改三次作業
第一次，作業后改。先留存好第一次作業，與最后一次對比，讓學生感到明顯的進步和提升，幫助學生樹立寫好公文和繼續寫的自信心。
第二次，教師細改細講。教師以學生作業當范本，講解清每個細節和知識點，讓學生模仿寫得好的作品，并把學生普遍較難掌握的地方單獨剔出來。
在縣委的正確領導和省市委辦公室的大力指導下,我辦認真貫徹執行《條例》和中央、省市委辦公廳(室)關于公文處理的各項規定,緊緊圍繞黨委中心工作和經濟社會發展大局,努力增強主動性和創造性,充分發揮公文和公文處理工作在機關工作中的重要地位和作用,積極推動公文處理工作上新水平,取得了顯著成效。主要做了以下幾方面工作:
一、提高認識,轉變觀念,強化組織思想保障。機關公文處理工作的運轉情況,體現了縣委辦乃至縣委的整體工作水平。為此,縣委領導特別是辦公室領導高度重視機關公文處理工作,始終將機關公文處理工作當作重要工作抓緊抓好。專門抽出兩名具有一定文字理論水平、責任心強、業務水平高的同志從事機關公文處理工作,并由一名文字綜合能力強、具有辦公室工作經難的副主任分管此項工作,從而確保機關公文處理工作水平的不斷提高,促進了機關各項工作的正常開展。
二、建章立制,規范程序,加強各項制度建設。近年以來,我們重點完善了三項制度:一是領導把關制度。我們明確分工一名副主任分管公文處理工作,凡是縣委辦、縣委名義下發的文件或是以縣委辦、縣政府辦、縣委、縣政府等名義聯合下發的文件,都必須經分管領導對公文格式、內容等方面審核把關后,才能送主要領導簽發。二是工作運行制度。我們根據公文的運行程序,對公文的起草、報送、校核、印發、傳閱等每個環節,公文處理人員應該干什么、怎么干、達到什么標準、與下一個環節如何銜接等都作出了明確規定,使公文處理工作有了規范的運作程序。三是責任追究制度。實行“一次性告知”制度,將需要公文處理人員周知的事項一次性告知,極大加快了公文處理速度,方便了機關及基層辦事人員。建立公文處理工作目標責任制,將公文質量作為衡量工作實績及年度評先樹優的主要依據,從而不斷增強公文辦理人員的工作責任感和壓力感。
三、認真校核,堅持原則,提高公文處理質量。在對下行文中,我們堅持做好“五個校核”:一是發文校核。從工作需要出發,堅持從嚴把關,少發文,克服“文山”現象的發生。二是格式校核。通過嚴格校核,使文件格式方面能夠遵循正確的行文關系,準確恰當的選擇文種,使用完整的文件格式,嚴防漏項、錯項或多項現象的發生。三是內容校核。在公文審核時,依據黨的路線、方針、政策及國家法律法規結合國家、省、市、處要求,進行認真核對,嚴防出現原則性失誤和錯誤。四是文字校核。在保持公文原意的前提下,進行文字核對與處理,使公文的觀點明確、思路清晰、結構嚴謹、語言簡練,字詞標點使用恰當,人名、地名、時間等數字準確無誤。在來文管理中,我們堅持“四個嚴格”,即:嚴格按文件層次分發閱讀文件;嚴格按規定份數向上級機關報送公文,對未列入清退的中央、省委文件按規定登記造冊備案后并及時銷毀;嚴格執行復制、匯編文件的有關規定,及進、規范地對公文進行立卷歸檔;嚴格執行公文安全保密的有關規定。幾年來,辦公室從未發生遺失密級文件或泄密事件。
四、加強建設,完善設施,提高公文處理水平。一是加強思想政治建設。通過不斷學習,引導辦文人員運用馬列主義的立場、觀點和方法分析問題,保證委機關的工作始終沿著正確的政治方向運行。二是加強業務建設。認真做好《中辦通訊》、《秘書工作》征訂學用工作,每年度均超額完成上級下達的征訂任務。積極組織辦文人員通過專題學習或自學的形式,學習《中國黨機關公文處理條例》、省委辦公廳《規定》和《國家行政機關公文處理辦法》等政策法規,不斷強化公文辦理人員公文處理工作的規范化、法制化意識。此外,我們還先后多次安排有關人員到省市委辦公廳(室)跟班學習或參加文電培訓、研討班,不斷豐富其理論知識,提高工作水平。三是完善配套設施。近年來,我們先后投資近10萬元,添置了電腦、復印機、油印機等辦公設施,基本實現了公文處理的辦公自動化,提高了機關工作辦事效率,保證了工作質量;加強了檔案室的建設和管理,極大的方便了機關公文處理工作。
我辦的公文處理工作雖然取得了一定成績,但工作中還存在不少問題和不足,與領導的要求也還有一定的距離。在今后的工作中,我們將進一步加大工作力度,強化措施落實,不斷提高機關公文處理工作水平,促進全縣經濟社會健康協調發展。
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