時(shí)間：2023-05-31 09:09:12
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理范本，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化管理
中圖分類號(hào)：D630．1;G270．7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006－0049－(2016)01－0235－02
事業(yè)單位檔案是對(duì)事業(yè)單位組織建構(gòu)、發(fā)展以及人員調(diào)動(dòng)、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行的信息保存。在事業(yè)單位改革的新時(shí)期，檔案管理?yè)?dān)負(fù)著為事業(yè)單位的進(jìn)步一發(fā)展提供第一手資料和建議的責(zé)任，發(fā)展事業(yè)單位檔案管理工作值得我們進(jìn)行思考和探索。
一、事業(yè)單位檔案管理的新發(fā)展
(一)檔案形式的變化
事業(yè)單位的檔案?jìng)鹘y(tǒng)形式是紙質(zhì)，一份員工個(gè)人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，目前檔案的形式發(fā)生了根本改變，普通的員工檔案和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案可以通過(guò)數(shù)字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過(guò)文件名查找就可以迅速找到;重要的會(huì)議檔案則可以通過(guò)視頻和音頻進(jìn)行記錄，客觀性更強(qiáng)。
(二)檔案管理模式的變化
事業(yè)單位檔案形式的變化使檔案本身的價(jià)值提升，檔案不再是對(duì)事業(yè)單位發(fā)展歷史的記錄，而是可以當(dāng)做資料進(jìn)行分析，為事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展提供相關(guān)的建議，因此，檔案管理模式也隨之發(fā)生變化。目前事業(yè)單位檔案管理多采用數(shù)字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。
二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方法
(一)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的建立
數(shù)字化的檔案管理即通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，包括原有的檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調(diào)取以及分析應(yīng)用等。這一系列的數(shù)字化的管理是項(xiàng)綜合活動(dòng)，涉及多方面的內(nèi)容，所以事業(yè)單位需要建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有效結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，并要涉及設(shè)備選型、總體設(shè)計(jì)、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開(kāi)發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統(tǒng)的建立是數(shù)字化檔案管理的最基本方法，即在單位內(nèi)部建立一個(gè)特殊域名的網(wǎng)站，時(shí)期成為一個(gè)聯(lián)網(wǎng)性質(zhì)的檔案存儲(chǔ)庫(kù)，使所有檔案數(shù)據(jù)都成為這個(gè)存儲(chǔ)庫(kù)中的一部分，以便統(tǒng)一管理。
(二)合理規(guī)劃?rùn)n案管理工作的責(zé)任分配
紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程比較復(fù)雜，同時(shí)由于事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的進(jìn)行和發(fā)展，檔案資料內(nèi)容越來(lái)越多、分類也越來(lái)越詳細(xì)。傳統(tǒng)的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環(huán)節(jié)，會(huì)給工作人員造成巨大的負(fù)擔(dān)，因此，應(yīng)合理規(guī)劃?rùn)n案管理工作的責(zé)任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨(dú)立勝任所有的管理工作，而是要求在數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都有優(yōu)秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務(wù)、解決工作問(wèn)題。以檔案管理中的資料收集為例，事業(yè)單位應(yīng)將其劃分為一至二人的專項(xiàng)工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務(wù)，并且能夠協(xié)助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規(guī)范、整齊。
(三)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建制
事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化工作并非是檔案管理部門獨(dú)立的工作，除了對(duì)企業(yè)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、建立各種檔案表格并將會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案、員工個(gè)人檔案和單位發(fā)展規(guī)劃?rùn)n案等進(jìn)行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據(jù)事業(yè)實(shí)際需要，對(duì)各類檔案的提交格式、提交時(shí)間等進(jìn)行規(guī)定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建制，即根據(jù)檔案資料的來(lái)源、類型以及存檔位置等，設(shè)置相關(guān)的檔案資料范本，將范本下發(fā)到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進(jìn)行檔案的自主提交;另外，對(duì)檔案資料的調(diào)取和應(yīng)用也應(yīng)該設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的程序，例如，對(duì)員工檔案設(shè)置統(tǒng)一格式的賬號(hào)和登陸密碼，方便資料的調(diào)取。
(四)積極推進(jìn)檔案安全管理
數(shù)字檔案管理除了檔案資料的存儲(chǔ)形式不同于傳統(tǒng)的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進(jìn)檔案的安全管理，是做好數(shù)字檔案管理所必須的。建議事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字庫(kù)建設(shè)時(shí)選擇合適的設(shè)備生廠商和供應(yīng)商，要注意檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)無(wú)論是在結(jié)構(gòu)還是硬件的組成上都要嚴(yán)格依據(jù)設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)要求，從而為日后功能的升級(jí)打下基礎(chǔ)性條件;同時(shí)要根據(jù)檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護(hù)級(jí)別，進(jìn)而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統(tǒng)功效，提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。
三、進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵
事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程能夠使檔案工作本身得到迅速的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進(jìn)一步推進(jìn)該項(xiàng)工作，還需要把握住兩個(gè)關(guān)鍵。第一，以檔案管理工作人員職業(yè)能力提升為基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)開(kāi)班業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班、業(yè)務(wù)比拼競(jìng)賽等，通過(guò)這種方式使檔案工作人員的職業(yè)能力不斷提升，以滿足事業(yè)單位檔案管理工作的需要;第二，應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)施添置，根據(jù)檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設(shè)施，使其為下一步工作的開(kāi)展提供助力。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的潮流，就需要以數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)為主要發(fā)展方向，根據(jù)檔案管理的特殊性以及數(shù)字化建設(shè)需求，進(jìn)行管理系統(tǒng)建立、責(zé)任分配、工作標(biāo)準(zhǔn)化建制等各項(xiàng)工作，以確保數(shù)字化檔案管理工作行之有效。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：土地檔案管理;問(wèn)題;解決措施
中圖分類號(hào)： F301.2;G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A DOI編號(hào)： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085
1檔案以紙質(zhì)存儲(chǔ)，不便查閱
在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區(qū)仍然以紙質(zhì)材料為主，電子檔案使用沒(méi)有得到普及。紙質(zhì)檔案管理中會(huì)遇到很多問(wèn)題，比如年久出現(xiàn)文字的褪色、模糊，紙質(zhì)檔案資料少頁(yè)丟失，查閱后不歸還現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。電子檔案不存在這些缺點(diǎn)，查閱方便的同時(shí)也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲(chǔ)存電腦、優(yōu)盤等為主，電腦容易中毒，而優(yōu)盤容易丟失，所以也要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。
2 檔案利用率低，達(dá)不到最大利用率
檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對(duì)檔案資源主要用于提供近幾年領(lǐng)導(dǎo)決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規(guī)章制度的“范本”，及上級(jí)部門頒布的法律、法規(guī)及司法解釋等單一供給，并沒(méi)有真正的把檔案資源合理整合，總結(jié)出一套行之有效的開(kāi)發(fā)利用方法。特別是未能發(fā)揮檔案本身的文獻(xiàn)庫(kù)效應(yīng)，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規(guī)模地實(shí)現(xiàn)時(shí)效性、綜合性的特征。
3檔案管理人員專業(yè)水平不足
有些地區(qū)檔案管理員一直是被忽略的職務(wù)，認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識(shí)是錯(cuò)誤的，土地檔案管理是土地資源規(guī)劃中不可或缺的部分，具有重要的價(jià)值和意義。所以要改變這種不重視的態(tài)度，加強(qiáng)檔案管理，提高管理人員的專業(yè)水平，發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值和社會(huì)效益。
4 對(duì)檔案的重視程度不夠
檔案所發(fā)揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現(xiàn)象在多個(gè)地區(qū)均有存在。對(duì)檔案管理工作的不重視說(shuō)明對(duì)檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價(jià)值和其所發(fā)揮的作用。對(duì)檔案管理工作的輕視，致使相關(guān)人員的工作積極性不高，得過(guò)且過(guò)，否定了自我的工作價(jià)值。這是工作中的一種惡性循環(huán)，沒(méi)有工作熱情，糊弄了事，最終會(huì)導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)、資料不完整、丟失嚴(yán)重，對(duì)于后期的使用和查閱造成相當(dāng)大的影響。
5 檔案管理人員管理意識(shí)薄弱
土地檔案管理人員在檔案管理上認(rèn)識(shí)比較模糊。有些地區(qū)沒(méi)有將土地檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識(shí)，所以在檔案管理上不知如何進(jìn)行檔案管理。另外，在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理的重視程度不夠。一些地區(qū)沒(méi)有意識(shí)到檔案在信息化時(shí)代的重要作用和實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為土地檔案管理只是對(duì)已經(jīng)發(fā)生材料的收集和整理，在此過(guò)程中需要投入人力、財(cái)力和物力，但是還出不了成績(jī)，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。
6土地檔案管理力量相對(duì)薄弱
土地檔案管理不被重視，導(dǎo)致從業(yè)人員流失嚴(yán)重。甚至有些地區(qū)采用兼職人員肩負(fù)檔案管理工作，而且人員變動(dòng)頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，導(dǎo)致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問(wèn)題百出，不利于檔案發(fā)揮其最大作用和價(jià)值。有些檔案管理人員只會(huì)立卷歸檔，對(duì)于檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類別號(hào)以及保管期限等混淆不清。
7檔案門類不夠豐富
有的地區(qū)只注重文書(shū)、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及有關(guān)資料的收集，影響了土地檔案的系統(tǒng)性和完整性。
檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷檔現(xiàn)象;部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。
重保管輕利用。一些地區(qū)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過(guò)檔案資料為該地區(qū)的土地資源規(guī)劃和利用提供服務(wù)，以此來(lái)提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。
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學(xué)校檔案管理系統(tǒng)是一所學(xué)校不可缺少的組成部分，它的內(nèi)容對(duì)于學(xué)校的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都是至關(guān)重要的。所以，學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該是能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍?/p>
筆者認(rèn)為，針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的效率低、保密性差、檔案查找和維護(hù)困難等問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。因?yàn)椋F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲(chǔ)量大、查閱方便等特點(diǎn)，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用，對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案管理的高視點(diǎn)、高層次、科學(xué)化和規(guī)范化具有十分重要的意義。
一、現(xiàn)代化的檔案管理，呼喚高素質(zhì)的專職人員
從當(dāng)前來(lái)看，由于受傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的影響，現(xiàn)在學(xué)校的檔案管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，檔案管理工作流程還停留在傳統(tǒng)的管理層面上，檔案管理人員隊(duì)伍普遍存在著觀念落伍、知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象，浪費(fèi)了許多人力和物力。二十一世紀(jì)是信息時(shí)代，要跟上社會(huì)的進(jìn)步，解決檔案事業(yè)發(fā)展中的問(wèn)題，就要不斷提高檔案管理工作者的整體素養(yǎng)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的迅速發(fā)展。一個(gè)檔案管理人員必須具備的素質(zhì)，應(yīng)該是其思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力素質(zhì)最佳狀態(tài)的綜合表現(xiàn)。因而，合格的檔案管理工作者應(yīng)該是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)，善于吸收新理念、新技術(shù)、新模式、新方法的廣涉博學(xué)的多面手。只有具備了較好的基礎(chǔ)知識(shí)、較高的專業(yè)素養(yǎng)和良好的管理能力，才能使學(xué)校的檔案管理工作跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，向更高的層次邁進(jìn)。
二、實(shí)現(xiàn)學(xué)校師生檔案管理信息化的途徑
為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)盡快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。我認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化應(yīng)從以下途徑入手：
1、有效地推進(jìn)檔案管理自動(dòng)化建設(shè)。
目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理滯后和應(yīng)用軟件的多且亂，檔案歸檔內(nèi)容分類不科學(xué)、文件格式不統(tǒng)一、部門之間管理系統(tǒng)不能相互兼容等現(xiàn)象，這些都嚴(yán)重影響了檔案管理系統(tǒng)整體水平的提高。我認(rèn)為，能對(duì)這一問(wèn)題達(dá)成共識(shí)是檔案管理建設(shè)意識(shí)上的一次飛躍，它使我們的視野在立足于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)。因?yàn)椋瑱n案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵應(yīng)包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是規(guī)范檔案業(yè)務(wù)、建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)和真正的實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，掌握好兩者之間的相輔相成、相互促進(jìn)的辯證關(guān)系，才能有效地推進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)。
2、抓好學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
從總體來(lái)看，目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，而完成這一步的關(guān)鍵完全在于檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托于先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)所歸檔的資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。因此，全力抓好學(xué)校檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，是全面提高學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)，也是其基本的前提。
3、提高學(xué)校檔案管理的工作質(zhì)量。
要全面推進(jìn)檔案管理自動(dòng)化建設(shè)，學(xué)校必須在人力、物力、財(cái)力上給予優(yōu)先支持，創(chuàng)造條件，切實(shí)抓好學(xué)校的檔案硬件建設(shè)。發(fā)揮庫(kù)房、辦公區(qū)和閱覽室的獨(dú)立功能，嚴(yán)格按照檔案保管“八防”要求，配備相應(yīng)設(shè)備。建立分管領(lǐng)導(dǎo)、教研組長(zhǎng)、檔案員等組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，及時(shí)調(diào)整充實(shí)檔案管理人員，配備專職檔案員，通過(guò)職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。堅(jiān)持檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為教育教學(xué)服務(wù)、為教職工服務(wù)的導(dǎo)向，努力提高檔案的利用率。加強(qiáng)檔案的編研工作，利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)和資料，進(jìn)行研究匯集，為檔案的綜合利用開(kāi)辟重要的途徑。嚴(yán)把質(zhì)量檢查關(guān)，嚴(yán)格歸檔入庫(kù)手續(xù)，及時(shí)將歸檔的文件資料按照有關(guān)檔案要求，進(jìn)行自動(dòng)化處理和存檔。對(duì)不符合要求的歸檔材料進(jìn)行退回整改，并對(duì)歸檔情況進(jìn)行鑒定評(píng)估。
總之，學(xué)校檔案管理的信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，積極利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，結(jié)合學(xué)校傳統(tǒng)檔案工作的管理經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)拓信息化、網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)校檔案管理事業(yè)，對(duì)全面推進(jìn)學(xué)校教育整體改革、維護(hù)學(xué)校權(quán)益、促進(jìn)教師隊(duì)伍的發(fā)展具有十分重要的作用。
【參考文獻(xiàn)】
在這些信息中既包括了企業(yè)在管理、生產(chǎn)等方面所走的彎路，也記錄了各種各樣的成功經(jīng)驗(yàn)。一切活動(dòng)和企業(yè)創(chuàng)造與發(fā)展的全過(guò)程都反映在企業(yè)檔案上。因此，決策者可以依據(jù)檔案了解企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，掌握企業(yè)包括人力、財(cái)物、生產(chǎn)、供銷等各種基礎(chǔ)條件的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，站在一個(gè)更高的位置上展望未來(lái)，做出更加科學(xué)和實(shí)際的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，讓自身企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。
二、檔案為企業(yè)解決糾紛提供有力支持
在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，企業(yè)的發(fā)展更加趨于多元化的合作經(jīng)營(yíng)，管理人員、組織機(jī)構(gòu)、管理制度、經(jīng)營(yíng)范圍區(qū)域都在時(shí)刻發(fā)生著變化，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中難免因?yàn)橐庖?jiàn)不同、年代久遠(yuǎn)等發(fā)生這樣或那樣的糾紛，此時(shí)如何保護(hù)自身的合法權(quán)益不受侵害就顯得極為重要。而檔案作為財(cái)務(wù)單證、合同、影像等各種原始資料的集合，具有一定的法律效力，可以在法律解決糾紛方面提供有效證據(jù)。可見(jiàn)，檔案能夠減少企業(yè)損失、維護(hù)企業(yè)形象、確保企業(yè)合法權(quán)益不受非法侵犯，成為企業(yè)生存發(fā)展的法律保護(hù)盾。
三、檔案可以增強(qiáng)企業(yè)誠(chéng)信建設(shè)
誠(chéng)信是中華民族的傳統(tǒng)美德，是全體員工在長(zhǎng)期的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中都應(yīng)遵守的基本思想信念和行為準(zhǔn)則，更是企業(yè)生存、競(jìng)爭(zhēng)、發(fā)展的靈魂。檔案，是企業(yè)發(fā)展的信譽(yù)支撐，它作為一種無(wú)形資產(chǎn)，記錄了企業(yè)為了自身的生存和發(fā)展的各種信用記錄，是企業(yè)信用狀況的積累。企業(yè)管理的好，講誠(chéng)信、信用好，就會(huì)得到廣大消費(fèi)者與合作者的認(rèn)可，經(jīng)營(yíng)狀況就好，經(jīng)濟(jì)效益就好。企業(yè)講誠(chéng)信、效益好，員工就有榮譽(yù)感、就有干勁，企業(yè)就容易管理。由此可見(jiàn)，企業(yè)信用度高就能形成企業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)。另外，加強(qiáng)企業(yè)信用檔案建設(shè)，既可以提升企業(yè)的形象和知名度，也有利于規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展。因此，檔案和企業(yè)信譽(yù)密切相關(guān)，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的無(wú)形推手。
四、檔案可以規(guī)范企業(yè)信息管理
隨著科技發(fā)展，信息的產(chǎn)生、傳播、保存都較以前有了翻天覆地的發(fā)展。信息的來(lái)源、傳播途徑、保存方法更加多元化、多樣化。信息的傳播速度更加迅速，對(duì)社會(huì)的影響也在不斷增強(qiáng)。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中所產(chǎn)生的信息既有公開(kāi)的一般資料，也有重要商業(yè)機(jī)密的信息資料，有些信息的價(jià)值對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理及未來(lái)起著決定作用。如果管理混亂就容易發(fā)生失泄密問(wèn)題，給企業(yè)帶來(lái)不應(yīng)有的損失甚至毀滅性的打擊。而如果信息經(jīng)過(guò)檔案人員整理就會(huì)形成檔案，就有了密級(jí)及查閱和公開(kāi)的年限、范圍等性質(zhì)。只要企業(yè)加強(qiáng)檔案管理與利用就會(huì)避免發(fā)生企業(yè)機(jī)密泄露的事件發(fā)生，企業(yè)的檔案信息也將得到很好的利用。
五、檔案能夠推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)
企業(yè)文化是企業(yè)價(jià)值觀、信念、儀式、符號(hào)、處事方式等各種因素的集合體，是一種歷史積淀，是企業(yè)的無(wú)價(jià)資產(chǎn)。優(yōu)秀的企業(yè)文化能激發(fā)員工的使命感、增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感與自豪感。檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的信息載體本身就具有很強(qiáng)文化特征，為企業(yè)文化的建設(shè)提供了大量文獻(xiàn)資料，是企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案作為企業(yè)文化的服務(wù)者可以發(fā)揮很重要的作用，如體現(xiàn)企業(yè)榮譽(yù)、財(cái)力等各方面的資料都能成為教育和影響員工的優(yōu)秀素材。企業(yè)檔案實(shí)際本身就與企業(yè)文化相輔相成，互不分離，對(duì)企業(yè)文化的發(fā)展起著不可替代的作用。
六、結(jié)語(yǔ)
一、畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價(jià)值
隨著畢業(yè)就業(yè)人數(shù)的增加，市場(chǎng)對(duì)人才的需求，突顯檔案利用價(jià)值的重要性、真實(shí)性。檔案的利用價(jià)值是滿足社會(huì)需求的有用性。畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價(jià)值簡(jiǎn)要?dú)w納如下：
首先，憑證價(jià)值。畢業(yè)生學(xué)籍檔案從形成規(guī)律來(lái)看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現(xiàn)的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質(zhì)的客觀反映。其次，參考價(jià)值。用人單位依據(jù)檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評(píng)判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實(shí)現(xiàn)用好人才。再次，社會(huì)價(jià)值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學(xué)籍檔案服務(wù)于學(xué)生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務(wù)晉升、職稱晉級(jí)、各類報(bào)考、出國(guó)留學(xué)、醫(yī)療保險(xiǎn)、社會(huì)保險(xiǎn)、各類公證等諸多社會(huì)活動(dòng)，滿足學(xué)校、師生、社會(huì)的利用需求。
二、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理主要存在的問(wèn)題
1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個(gè)本科學(xué)院85個(gè)專業(yè)9198名學(xué)生的學(xué)籍檔案資料來(lái)看，主要存在以下問(wèn)題，對(duì)學(xué)籍檔案不夠重視，書(shū)寫內(nèi)容錯(cuò)誤、不全，書(shū)寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評(píng)語(yǔ)不實(shí)，獎(jiǎng)懲沒(méi)有記載，公章加蓋錯(cuò)誤，材料不齊全不完整等等。
2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國(guó)（英文）成績(jī)檔案的過(guò)程中，利用者要求時(shí)間緊，同一時(shí)期內(nèi)要求辦理的人員較多，工作量較大，現(xiàn)有能力無(wú)法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開(kāi)發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個(gè)重要課題。
3、檔案管理系統(tǒng)有待升級(jí)。目前我校南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要靠逐條手工錄入，隨著人數(shù)的急劇增長(zhǎng)，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需要，有待加強(qiáng)學(xué)習(xí)，普遍采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導(dǎo)入導(dǎo)出表格，避免手工錄入信息的耗時(shí)和錯(cuò)誤，提高工作效率。
三、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)對(duì)策
1、培養(yǎng)檔案意識(shí)，注重法規(guī)學(xué)習(xí)。首先，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)，使學(xué)生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識(shí)，提高歸檔質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作。其次，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法規(guī)與文件。學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《檔案法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《黑龍江大學(xué)檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學(xué)化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實(shí)現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。
2、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，完善規(guī)范體系。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，積極推進(jìn)學(xué)籍檔案專兼職管理隊(duì)伍建設(shè)。選拔政治過(guò)硬，認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉檔案業(yè)務(wù)和學(xué)生管理，具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的同志負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案工作。規(guī)范工作用語(yǔ)，熟悉專門術(shù)語(yǔ)，按章辦事，遵守程序，求真務(wù)實(shí)，提高效率，促進(jìn)工作的高效、快捷、準(zhǔn)確、規(guī)范。學(xué)籍檔案規(guī)范本身是一個(gè)系統(tǒng)工程，僅靠學(xué)籍管理人員和學(xué)籍檔案人員難以有效組織實(shí)施，需要把所有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個(gè)科學(xué)的有機(jī)整體――學(xué)籍檔案規(guī)范體系[3]，就本校現(xiàn)狀來(lái)看，專兼職隊(duì)伍人員分布在檔案館、學(xué)工部（學(xué)生處）、教務(wù)處、招生就業(yè)處相關(guān)負(fù)責(zé)科室老師以及各學(xué)院教務(wù)員、輔導(dǎo)員老師中。學(xué)籍檔案管理人員實(shí)現(xiàn)專門術(shù)語(yǔ)的統(tǒng)一、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于相互交流，利于檔案檢索。推進(jìn)部門二級(jí)檔案員制度，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范部門立卷，加強(qiáng)密切合作。檔案館隨時(shí)了解、督促、檢查學(xué)籍收集、整理、歸檔工作。
高職教育是培養(yǎng)并向社會(huì)輸運(yùn)專業(yè)人才的重要出口,高職畢業(yè)生除了要有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí),最為重要是要有分析和解決問(wèn)題的能力,獨(dú)立工作能力,實(shí)踐動(dòng)手能力,能夠?qū)W以致用,很快適應(yīng)工作需要。作為與社會(huì)實(shí)踐關(guān)系十分密切的文秘專業(yè)的基礎(chǔ)課之一《文書(shū)與檔案管理學(xué)》,具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性和操作性。通過(guò)對(duì)課程的學(xué)習(xí),主要培養(yǎng)學(xué)生具備系統(tǒng)檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)與文件知識(shí),掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的基本技能,具備較高的公文寫作處理和檔案管理能力,特別是實(shí)踐動(dòng)手能力的培養(yǎng),使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能夠很快勝任文書(shū)和檔案工作。但是,傳統(tǒng)的教育方式往往重視理論知識(shí)的傳授而輕視職業(yè)工作能力的培訓(xùn),這種不良傾向突出地表現(xiàn)在教材和教法上:文書(shū)學(xué)和檔案學(xué)傳統(tǒng)教材,只是闡述文書(shū)和檔案工作的理論知識(shí),教師則往往滿足于把教材上的理論知識(shí)講述清楚,在教學(xué)過(guò)程中僅是簡(jiǎn)單舉一些實(shí)際工作的例子而已。這樣培養(yǎng)出來(lái)的畢業(yè)生,走上工作崗位后,往往是講起理論一大套,干起來(lái)不會(huì)動(dòng)手做。
這種狀況顯然不符合課程的教學(xué)目的,不符合培養(yǎng)合格應(yīng)用型人才的專業(yè)目標(biāo)要求,面對(duì)不斷變革的新形勢(shì),《文書(shū)與檔案管理學(xué)》課程內(nèi)容以及教學(xué)方法,必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新,才能適應(yīng)社會(huì)不斷發(fā)展的需要。
一、實(shí)現(xiàn)教學(xué)觀念的轉(zhuǎn)變
改變《文書(shū)與檔案管理學(xué)》傳統(tǒng)的教學(xué)觀念,實(shí)現(xiàn)既要重理論教學(xué)又要重實(shí)踐教學(xué)的轉(zhuǎn)變,注重結(jié)合實(shí)際,不斷創(chuàng)新,從培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)入手,介紹分析國(guó)家機(jī)關(guān)和社會(huì)組織的各種文件現(xiàn)象,檔案信息資源的利用,傳授公文寫作與處理、文檔一體化管理、檔案檢索利用的有關(guān)知識(shí)。教學(xué)過(guò)程中應(yīng)密切關(guān)注現(xiàn)實(shí)工作的影響與發(fā)展,應(yīng)該讓學(xué)生了解掌握文件和檔案管理領(lǐng)域最新的動(dòng)態(tài)、資料和國(guó)家有關(guān)法規(guī)、條例,如:國(guó)家有關(guān)主管部門最新的與本課程內(nèi)容有關(guān)的若干法規(guī)條例、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、改革方案及其他相關(guān)資料。課堂講授要密切結(jié)合現(xiàn)實(shí)社會(huì)和國(guó)家當(dāng)前的文件和檔案工作情況,對(duì)于近年來(lái)文件和檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題,如文檔一體化與建立現(xiàn)代文檔系統(tǒng)、依法行政與依法行文、依法治檔、政務(wù)公開(kāi)與公文公開(kāi)、政務(wù)檔案信息的公開(kāi)和利用、轉(zhuǎn)變政府職能與精簡(jiǎn)文件、我國(guó)加入WTO與我國(guó)文件檔案管理工作如何借鑒世界各國(guó)成功經(jīng)驗(yàn)與做法等內(nèi)容,均應(yīng)涉及和探討。
那種滿足于空講理論,脫離現(xiàn)實(shí),脫離社會(huì),脫離我國(guó)文件檔案工作實(shí)際的做法,對(duì)于《文書(shū)與檔案管理學(xué)》的發(fā)展極為不利,我們應(yīng)該摒棄這種不良的教風(fēng)與學(xué)風(fēng)。課程設(shè)置和教學(xué)內(nèi)容的改革對(duì)象擴(kuò)大,范圍拓寬。將過(guò)去課程內(nèi)容的研究對(duì)象主要針對(duì)黨政機(jī)關(guān)公文和檔案,擴(kuò)大為對(duì)于各社會(huì)的組織,包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位文件和檔案工作的研究;研究范圍除了應(yīng)保證文書(shū)學(xué)和檔案學(xué)原有的完整體例外,還應(yīng)增加對(duì)各行各業(yè)、國(guó)外文檔工作中的新觀點(diǎn)、新理論、新做法的介紹和比較研究;關(guān)注辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、文件生命周期理論、電子文件的管理等新的領(lǐng)域;積極借鑒其他學(xué)科如立法學(xué)、行政法學(xué)、寫作學(xué)、管理學(xué)等先進(jìn)、成熟的理論和研究成果。現(xiàn)已逐步納入授課范圍的新增加的教學(xué)內(nèi)容有規(guī)范性文件、新型載體文件、文檔工作系統(tǒng)設(shè)計(jì)、文檔工作的組織與控制、文檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化等。明確重點(diǎn),分類施教。在國(guó)內(nèi)各大專院校,相關(guān)專業(yè)的文書(shū)學(xué)和檔案學(xué)大都是分別設(shè)置的兩門課程。在我系文秘專業(yè),則是將這兩門課程內(nèi)容合并在一起,系統(tǒng)講授和實(shí)踐訓(xùn)練,一是文書(shū)學(xué)和檔案學(xué)關(guān)系非常密切,特別是辦公自動(dòng)化條件下的文檔一體化的實(shí)現(xiàn),使檔案工作越來(lái)越溶入到文書(shū)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中去。
在對(duì)學(xué)生進(jìn)行實(shí)際操作訓(xùn)練和技能培養(yǎng)過(guò)程中,對(duì)文檔工作的系統(tǒng)體系設(shè)計(jì)、組織與控制等方面,將文書(shū)和檔案工作的內(nèi)容合在一起,能夠達(dá)到一個(gè)較好的理論和實(shí)踐效果。檔案學(xué)則是將重點(diǎn)放在前部分整理和保管上。這種安排只是適應(yīng)了特定歷史條件下我國(guó)文檔工作發(fā)展階段的需求,即以手工操作為主,紙質(zhì)文檔為主的整理與保存方法,僅僅介紹和詮釋我國(guó)歷史上一些文書(shū)種類、文書(shū)工作制度手段、辦理操作過(guò)程以及現(xiàn)行黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)關(guān)于文檔工作的一些明文規(guī)定和被肯定的作法,回避了許多十分重要和敏感的問(wèn)題,而這些問(wèn)題都是現(xiàn)今實(shí)際工作中必須面對(duì)和急需解決的問(wèn)題:如作為國(guó)家政務(wù)信息系統(tǒng)的重要組成部分,怎么樣規(guī)范使用公文文種,怎么樣設(shè)計(jì)公文格式,文檔工作系統(tǒng)怎么樣設(shè)計(jì)才能為國(guó)家管理以及各社會(huì)組織提高工作效率服務(wù),政務(wù)檔案信息怎樣公開(kāi),立法和管理上如何保證實(shí)現(xiàn)等等。因此,《文書(shū)與檔案管理學(xué)》在課程內(nèi)容上必須改革以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。對(duì)文書(shū)學(xué)內(nèi)容將教學(xué)重點(diǎn)前移,將文件和文件工作作為課程重點(diǎn),既探討文件管理學(xué)科的理論和規(guī)律,又教授文件工作的具體運(yùn)作方式和公文具體使用方法。
如:對(duì)公文文種、公文格式、行文規(guī)則,具體分析其特點(diǎn),使用規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),對(duì)文件工作的組織協(xié)調(diào)與控制,著重探討對(duì)文件質(zhì)量數(shù)量的控制、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程的控制,精簡(jiǎn)文件的規(guī)律與方法,以提高文件工作的質(zhì)量和效率。至于立卷歸檔,既要考慮手工操作的慣性發(fā)展,又要重點(diǎn)講授新形勢(shì)下《歸檔文件整理規(guī)則》,以“件”為單位進(jìn)行整理的方法。檔案學(xué)應(yīng)本著“簡(jiǎn)化整理,深化檢索,提高利用”為改革教學(xué)內(nèi)容的重點(diǎn),將以往整理和保管的內(nèi)容進(jìn)行重新設(shè)置,介紹檔案分類體系的設(shè)定和方法的選擇,如何分類排放和保管。重點(diǎn)介紹在文檔一體化管理下,檔案信息的檢索分類方法,檢索系統(tǒng)的建立,如何實(shí)現(xiàn)快速的查找;檔案提供利用的途徑、方式,如何充分利用檔案信息資源,政務(wù)檔案信息如何公開(kāi)等等。將過(guò)去一帶而過(guò)的這些內(nèi)容作為檔案課程內(nèi)容改革的重點(diǎn)部分加以介紹。
二、教學(xué)方法的改革
《文書(shū)與檔案管理學(xué)》課堂教學(xué)比較容易讓人感覺(jué)枯燥,面對(duì)沒(méi)有實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生,要積極利用有限的條件,通過(guò)教學(xué)方法的不斷改革,讓整個(gè)課程上得生動(dòng)并具有吸引力。所采用的主要教學(xué)方法有:案例分析法。教學(xué)中以特定的文件工作為范本,采用根據(jù)教師收集的大量關(guān)于文種、行文規(guī)則、文件處理程序、檔案案卷等各種實(shí)際材料編寫的案例,生動(dòng)直觀,易于理解。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息自動(dòng)化；現(xiàn)狀與對(duì)策
【Abstract】Objective： To investigate the current situation of our hospital archives management and the existing problems， countermeasures and find solutions to their problems and automation of files information. Method： starting from the present situation of our hospital archives management， strengthen the hospital archives management， first of all focus on learning "Archives Law"， improve the consciousness to archive， strengthen the centralized and unified management， the establishment of scientific management system， perfect the file management system， strengthen the training， combined with the practice， improve quality， archives management personnel to increase investment， improve equipment， to realize the modernization of file management of hospital archives three level network management model. To strengthen the hospital archives information automation； secondly strengthen countermeasures， automated hospital archives information advance automation， must improve the Archives standardization， standardization， automation construction should be focused on improving the overall level of the system， focused on the construction of database. Results： the hospital archives are system management， realize the automation of files information and modernization of archives management， address the weak links in the management of hospital archives； accelerate the institutionalization and standardization work of hospital archives management， the archives administration of the hospital made significant improvement. Conclusion： to speed up the construction of archives information automation system， achieve every link of archival work computer， is to realize the modernization of archival work， better file management of hospital in new era.
【key words 】file management； information automation； current situation and Countermeasures
【中圖分類號(hào)】R563.12 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B【文章編號(hào)】1004-4949（2014）04-0006-01
醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，加強(qiáng)對(duì)這一信息資源的管理，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。醫(yī)院如何適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)上，了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，簡(jiǎn)析其原因，并相應(yīng)地采取一些對(duì)策，特別是加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段，只有這樣才能更好地做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作。現(xiàn)就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策談綜述如下。
1醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高 在醫(yī)院管理中，各級(jí)醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
1.2對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明 到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒(méi)有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級(jí)醫(yī)院在管理檔案時(shí)，由于還沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。
1.3檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率較低 對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)還較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全 各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個(gè)科室都要有人兼管保存，重復(fù)保存，造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。
1.5 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高 檔案知識(shí)欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒(méi)有納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。
1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高 有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。
2加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的方法
2.1加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺(jué)性 大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。《檔案
法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺(jué)性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。
2.2檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理 運(yùn)用行政手段和法律手段對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。實(shí)行檔案統(tǒng)一管理，才能對(duì)綜合性醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。
2.3建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度 促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。
2.4加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì) 檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高[1]。
2.5加大投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理 加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲(chóng)、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡(jiǎn)單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。
2.6建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開(kāi)發(fā)利用提供可靠依據(jù) 由醫(yī)院院長(zhǎng)或副院長(zhǎng)直接分管，形成一個(gè)以分管院長(zhǎng)全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級(jí)精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用提供可靠依據(jù)。
3加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息自動(dòng)化的對(duì)策
3.1推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平 目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
3.2自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平 根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3.3有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè) 目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
4小結(jié)
加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段[2]。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對(duì)系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的目的在于開(kāi)發(fā)應(yīng)用，離開(kāi)推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想，要積極進(jìn)取，開(kāi)拓創(chuàng)新，爭(zhēng)取條件采用先進(jìn)技術(shù)；要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性；要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑[3]。
當(dāng)前我國(guó)檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來(lái)，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過(guò)程的民主化，行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣議才能避免失誤[4]。要加強(qiáng)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)中長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針，協(xié)調(diào)自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)中各有關(guān)方面工作，審定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實(shí)施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及重大立項(xiàng)和執(zhí)行。為使重大問(wèn)題在決策前得到充分論證，應(yīng)設(shè)立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證[5]。
參考文獻(xiàn)
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[3]周宏仁等.信息化助建和諧社會(huì)的14個(gè)著力點(diǎn).中國(guó)信息界，2008，10（3）：76-78.
1.現(xiàn)在的證明一般是在留存的空白版本基礎(chǔ)上添加變動(dòng)信息后打印，看上去整潔，美觀，便于存檔。不建議使用便箋手寫。
2.必有信息：?jiǎn)挝幻Q(注冊(cè)全稱)，離職者姓名，離職者曾任職務(wù)，在職時(shí)間，證明開(kāi)具日期，開(kāi)具日期處加蓋公章(“騎年壓月”)。另外，一般寫明身份證號(hào)，因?yàn)槟遣攀俏ㄒ坏摹?/p>
3.有競(jìng)業(yè)限制協(xié)議且公司方面支付了補(bǔ)償金的，建議在離職證明里加以說(shuō)明競(jìng)業(yè)限制約定。
4.頁(yè)眉打印有公司logo——宣傳公司形象。可以選擇是否添加公司聯(lián)系方式。
5.一般用a4紙打印(檔案管理標(biāo)準(zhǔn))，現(xiàn)實(shí)中也有些公司采取一式兩份中間分割處蓋騎縫章的方式。
6.無(wú)錯(cuò)別字，不允許篡改，若填寫證明時(shí)出錯(cuò)建議重新開(kāi)具。
【范本一】
離職證明
先生/女士/小姐(身份證號(hào)為 )自20**年01月01日入職我公司擔(dān)任人力資源 部 人力資源助理 職務(wù)，至20**年07月31日因 個(gè)人 原因申請(qǐng)離職，在職期間無(wú)不良表現(xiàn)，經(jīng)協(xié)商一致，已辦理離職手續(xù)。
因未簽訂相關(guān)保密協(xié)議，遵從擇業(yè)自由。
特此證明。
公司名稱(加蓋公章)
20**年07月31日
【范本二】
離職證明
茲證明 先生/女士/小姐原系我公司 市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部 職員，在職時(shí)間為20**年01月01日至20**年07月31日。現(xiàn)已辦理完所有離職手續(xù)。特此證明!
××(市)××有限公司員工保證書(shū)
本人已經(jīng)閱讀并自愿遵守××(市)××有限公司制訂的各項(xiàng)規(guī)章制度，包括已經(jīng)頒布的《勞動(dòng)組織辦法》、《勞動(dòng)管理辦法》、《產(chǎn)品質(zhì)量管理辦法》、《管理人員行為規(guī)則》、《銷售管理辦法》、《采購(gòu)工作管理規(guī)定》、《檔案管理辦法》、《倉(cāng)庫(kù)管理工作規(guī)定》、《監(jiān)察工作規(guī)定》、《促進(jìn)合理化建議規(guī)定》、《生產(chǎn)統(tǒng)籌管理規(guī)定》及其他有關(guān)制度。本人承諾，自愿遵守，認(rèn)真執(zhí)行。即使今后新頒布的規(guī)章制度，本人亦愿遵守。
保證人：×××
××××年××月××日
文書(shū)要點(diǎn)
企業(yè)員工保證書(shū)是員工向企業(yè)作出的愿意遵守企業(yè)規(guī)章制度的書(shū)面文件。有的企業(yè)要求錄用員工填寫保證書(shū)，也有的企業(yè)在勞動(dòng)合同中專門列出一章規(guī)定員工的義務(wù)，其中就包括遵守企業(yè)的規(guī)章制度的內(nèi)容。
特別提示
企業(yè)規(guī)章是企業(yè)的生命，每個(gè)員工都應(yīng)當(dāng)遵守、執(zhí)行，違反規(guī)章，不僅可以構(gòu)成企業(yè)解除勞動(dòng)合同的理由，也可以是構(gòu)成刑事犯罪的要件。因此，員工應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守企業(yè)的規(guī)章制度。保證書(shū)的內(nèi)容主要是列明員工應(yīng)當(dāng)遵守的規(guī)章制度的名稱和主要內(nèi)容。
相關(guān)內(nèi)容
企業(yè)員工保證書(shū)范本
企業(yè)員工保證書(shū)
一、主要工作
（一）學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高自身素質(zhì)。
公司9月進(jìn)行了部門調(diào)整，進(jìn)一步明確了我部門各崗位工作職責(zé)、紀(jì)律和要求。綜合部的工作涉及面廣，具體有傳真、印件、開(kāi)介紹信、檔案、協(xié)調(diào)等等，日常事務(wù)瑣碎，管理難度大，這就要求我部門認(rèn)真學(xué)習(xí)其他部門的經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范本部門的辦事程序，學(xué)習(xí)文書(shū)檔案管理的先進(jìn)方法，注重平時(shí)積累，嚴(yán)格履行發(fā)文辦事程序，使本年度的工作有條不紊。
（二）規(guī)范發(fā)文辦事程序，不斷提高工作質(zhì)量和效率。
自部門調(diào)整后，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示，擬定了《公司有關(guān)辦公程序的管理規(guī)定》，堅(jiān)持規(guī)范有序的運(yùn)作，改進(jìn)服務(wù)方式，提高各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率。
1.從嚴(yán)要求，認(rèn)真做好文秘工作。本年度沈傳網(wǎng)發(fā)文23件，沈傳網(wǎng)辦發(fā)文6件，從文件的起草、審核、審批到印發(fā)，一路均是嚴(yán)字當(dāng)頭，嚴(yán)把發(fā)文程序關(guān)、格式關(guān)、文字關(guān)和政策法律關(guān)，堅(jiān)持程序?qū)訉訉徍炛贫龋却_保了發(fā)文質(zhì)量，又確保了文件的嚴(yán)肅性和有效性，同時(shí)維護(hù)公司形象。
2.加強(qiáng)文印管理。無(wú)論是用印、用件還是開(kāi)介紹信，都要辦理登記，并由領(lǐng)導(dǎo)審批，在確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可加蓋公章、使用公司證件、開(kāi)信函，從而嚴(yán)肅印信管理，完善印信制度。
3.認(rèn)真做好文書(shū)檔案管理。安排了專人負(fù)責(zé)，認(rèn)真做好文書(shū)資料的收集、整理、歸檔、立卷，做到資料齊全、目錄清楚、裝訂規(guī)范、保管有序。并按照保密制度的要求，認(rèn)真做好檔案借閱、利用工作，全年沒(méi)有發(fā)生文件丟失和泄密事件。
二、存在不足
一是部門剛規(guī)范，有些職能有待繼續(xù)確定，二是部門工作紛繁復(fù)雜，需要時(shí)間學(xué)習(xí)，三是工作中不夠大膽，要在不斷的學(xué)習(xí)過(guò)程中改變工作方法，不斷創(chuàng)新完善。
三、明年工作打算
1.盡職盡責(zé)抓印信。要嚴(yán)格按照發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)，提高發(fā)文質(zhì)量；做到文件及時(shí)收發(fā)、傳閱、送閱；明確印鑒管理程序，完善使用登記制度，禁止無(wú)登記、無(wú)審批用印現(xiàn)象的發(fā)生；完善各項(xiàng)規(guī)章制度，按照各項(xiàng)制度辦事，做到收文有規(guī)范、辦事有制度有紀(jì)律，各項(xiàng)工作都有章可循，有據(jù)可依。
系統(tǒng)在電子文件管理方面存在的問(wèn)題
在辦公自動(dòng)化快速發(fā)展的同時(shí)，電子文件管理工作卻相對(duì)滯后，表現(xiàn)在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)沒(méi)有統(tǒng)籌考慮電子文件的歸檔和管理，不具備電子文件管理功能，導(dǎo)致電子文件管理不能和系統(tǒng)建設(shè)同步發(fā)展。例如，在開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)只注重文件運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程，未考慮到辦理完畢后的電子文件歸檔問(wèn)題，使其在網(wǎng)絡(luò)中處于失控狀態(tài)，沒(méi)有達(dá)到文檔一體化管理要求；有的單位在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)雖然考慮了電子文件管理，但由于需求不夠完整、規(guī)范，想到什么提什么，重文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，輕歸檔與管理環(huán)節(jié)，缺乏對(duì)電子文件生命周期整個(gè)過(guò)程的全面監(jiān)控，致使電子文件管理達(dá)不到規(guī)范、科學(xué)的要求，電子文件真實(shí)、完整、有效性不能得到充分保證。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各級(jí)部門之間以及內(nèi)外部之間辦公信息的收集與處理、流動(dòng)與共享、實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的信息系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)不僅要考慮文件流轉(zhuǎn)，還要考慮文件歸檔與管理，要做到統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一研發(fā)。編制電子文件管理功能需求時(shí)，只有既注重電子文件的起草、審核、校對(duì)、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，又注重其歸檔與管理的需求，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)才能符合文件處理全過(guò)程的要求，才能使電子文件更加完整規(guī)范。
從電子文件管理者角度編制功能需求
檔案部門在提出功能需求時(shí)會(huì)面臨一些困難。一是對(duì)提出電子文件管理需求比較茫然，不知從什么角度人手；二是提出的需求只考慮了電子文件歸檔后檔案管理的需要，而沒(méi)有綜合考慮對(duì)電子文件的前端控制；三是提出需求時(shí)猶疑不定，經(jīng)常有較大的改動(dòng)，而且使用較多的檔案專業(yè)術(shù)語(yǔ)，導(dǎo)致信息管理部門和開(kāi)發(fā)人員不能正確理解檔案部門的意圖。
筆者認(rèn)為，檔案部門在編制功能需求時(shí)應(yīng)注意把握兩點(diǎn)：
第一，功能需求的描述要從檔案管理者的角度出發(fā)，而非軟件設(shè)計(jì)人員的角度。電子文件管理要在電子文件生命周期內(nèi)展開(kāi)，即在電子文件生命周期的設(shè)計(jì)、形成和使用維護(hù)三個(gè)階段都要對(duì)電子文件形成控制。因此，編制功能需求要考慮到電子文件的形成、積累、歸檔、保存、利用和維護(hù)各個(gè)環(huán)節(jié)，而不僅僅是對(duì)檔案管理子系統(tǒng)的描述，要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件——電子檔案的全過(guò)程監(jiān)控。同時(shí)，還要通過(guò)功能需求方案，使設(shè)計(jì)人員能夠充分理解檔案部門的要求。這是檔案部門編制功能需求的根本出發(fā)點(diǎn)。
第二，功能需求的描述要以提出規(guī)范管理的要求為主，盡可能不把主要精力放在技術(shù)開(kāi)發(fā)層面。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟，只要用戶提出需求，作為市場(chǎng)開(kāi)發(fā)主體——軟件公司一般都可以從技術(shù)層面上予以實(shí)現(xiàn)。因此，檔案部門的主要任務(wù)是完整全面地提出電子文件管理方面的需求，諸如電子文件管理方法、管理要求等都要考慮周全，盡可能多地體現(xiàn)在功能需求方案之中，使有關(guān)部門充分了解檔案部門要求，通過(guò)技術(shù)手段予以實(shí)現(xiàn)，至于系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案和實(shí)現(xiàn)途徑乃至具體節(jié)點(diǎn)的描述等，應(yīng)當(dāng)由專業(yè)公司負(fù)責(zé)完成。
編制功能需求時(shí)應(yīng)把握的基本原則
1 一體化原則
對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件要實(shí)施從文件到檔案的一體化管理，從文件的生成階段就要對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)文件轉(zhuǎn)化到檔案的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行全面控制和綜合管理。
2 完整性原則
要全面考慮電子文件的形成、收集、積累、鑒定與歸檔，電子檔案管理與利用以及系統(tǒng)維護(hù)的需要，使電子文件形成與歸檔、電子檔案保管與利用以及維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)所需要的管理功能在系統(tǒng)中得到完整體現(xiàn)。
3 實(shí)用性原則
編制功能需求是為了規(guī)范本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件管理，因此，要充分調(diào)研辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)況和實(shí)際工作需要，使提出的需求易于實(shí)現(xiàn)，具體實(shí)用。
4 規(guī)范性原則
編制功能需求時(shí)要嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范文件，如公文的收、發(fā)環(huán)節(jié)要依據(jù)國(guó)務(wù)院2000年修訂的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，公文的歸檔與管理要依據(jù)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局2002年的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894——2002）、國(guó)家檔案局2003年的《電子公文歸檔管理暫行辦法》和2001年的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等，特別在歸檔電子文件的標(biāo)準(zhǔn)格式上，更是要與《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求保持一致。
功能需求的基本內(nèi)容
編制功能需求的最終目的是對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和電子檔案管理實(shí)現(xiàn)全過(guò)程監(jiān)督、控制。電子文件收、發(fā)文環(huán)節(jié)直接影響歸檔電子文件的質(zhì)量，所以一份完整的功能需求應(yīng)當(dāng)包括電子文件的收、發(fā)與歸檔，以及電子檔案的管理與利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。
1 根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，有針對(duì)性地提出管理要求
元數(shù)據(jù)和背景信息。電子文件的讀取依賴于它生成時(shí)的元數(shù)據(jù)和背景信息。在功能需求方案中，檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)必需的元數(shù)據(jù)和背景信息項(xiàng)提出歸檔要求，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等元數(shù)據(jù)；描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等背景信息。
各方職責(zé)和管理權(quán)限。要通過(guò)明確電子文件生成和流轉(zhuǎn)部門的職責(zé)，賦予檔案部門具備瀏覽電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、、歸檔全過(guò)程的權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔全過(guò)程的監(jiān)控。
電子文件積累與歸檔。要圍繞電子文件的真實(shí)、完整、有效性，對(duì)電子文件積累、歸檔方面提出具體要求，以及確定電子文件的積累、歸檔工作流程等內(nèi)容。
電子檔案在線利用與數(shù)據(jù)遷移。在線利用主要是對(duì)電子檔案的檢索與查詢、查閱申請(qǐng)與審核、全文瀏覽與下載等各利用環(huán)節(jié)提出功能需求。數(shù)據(jù)遷移是強(qiáng)調(diào)當(dāng)系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移操作。
2 對(duì)電子文件歸檔與電子檔案管理提出功能要求
首先要包括對(duì)功能需求的總體描述，即提出系統(tǒng)中應(yīng)包含哪些功能模塊，這些模塊的主要功能是什么，電子文件真實(shí)性、完整性和安全性方面的保障措施是什么等。
其次，要針對(duì)總體描述中提及的各功能模塊，分別提出其具體要求。即對(duì)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置的收文管理、發(fā)文管理、文件歸檔、檔案管理、檔案利用等模塊進(jìn)行清晰、具體的描述。包括其工作流程、必備功能和權(quán)限設(shè)置等內(nèi)容。
編制功能需求時(shí)應(yīng)特別注意的工作要求
1 管理權(quán)限的設(shè)置
明確和規(guī)定文書(shū)、檔案部門及電子文件生成流轉(zhuǎn)部門的職責(zé)及權(quán)限，可以有效地保證電子文件的質(zhì)量。
權(quán)限設(shè)置的必要性。檔案部門只有充分了解系統(tǒng)中生成的電子文件數(shù)量、流轉(zhuǎn)部門、從生成到流轉(zhuǎn)再到歸檔的時(shí)間及操作者，才能確保電子文件的質(zhì)量。但實(shí)際上，在一些已經(jīng)開(kāi)發(fā)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的單位，面臨日益龐大的電子文件數(shù)量，絕大多數(shù)的檔案部門只能被動(dòng)接受，不能介入到對(duì)電子文件質(zhì)量和數(shù)量的監(jiān)控工作中，有關(guān)部門歸檔什么電子文件，檔案部門就接收什么電子文件，這些文件是否為最終版本，是否被非法修改過(guò)，檔案部門并不清楚。這種被動(dòng)的局面既不利于保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整和安全，也不利于電子檔案在日后得到有效的識(shí)別和利用。因此，為保證電子文件的質(zhì)量，檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件形成的全過(guò)程實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
權(quán)限設(shè)置的具體規(guī)定。系統(tǒng)應(yīng)賦予檔案部門瀏覽電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)及歸檔各環(huán)節(jié)的權(quán)限，并對(duì)收文、發(fā)文、文件歸檔各個(gè)程序、各個(gè)工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人及權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。
在收文管理中，應(yīng)當(dāng)明確簽收、登記、審核、催辦、擬辦、批辦、承辦等工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人，并強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)部門要將辦理完畢的電子文件隨時(shí)存入本部門辦結(jié)庫(kù)積累，集中保管，統(tǒng)一處理。
在發(fā)文管理中，應(yīng)當(dāng)規(guī)定草擬文件、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記等工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人，并強(qiáng)調(diào)文秘部門對(duì)登記后的電子文件定稿及發(fā)文稿紙應(yīng)及時(shí)退還文件形成部門兼職檔案員，由該部門兼職檔案員將其隨時(shí)存入本部門辦結(jié)庫(kù)積累，集中保管，統(tǒng)一處理。
在文件歸檔管理中，應(yīng)當(dāng)規(guī)定電子文件從鑒定到歸檔的工作流程及各工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人。
這些規(guī)定可以明確各方責(zé)任、權(quán)限，便于操作和執(zhí)行。
2 電子文件的積累
真實(shí)、完整、有效和安全是對(duì)電子文件管理的基本要求。責(zé)任部門在電子文件形成階段就要認(rèn)真做好積累工作，通過(guò)嚴(yán)密的管理措施，來(lái)保證電子文件的真實(shí)、完整、有效并安全歸檔。
注意收集元數(shù)據(jù)和背景信息。系統(tǒng)應(yīng)具備將電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息與電子文件相關(guān)聯(lián)的功能，以便其能夠被輸出；凡是反映電子文件真實(shí)性、有效性，保證其長(zhǎng)期可讀的元數(shù)據(jù)和背景信息都應(yīng)當(dāng)通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)獲取或從其他表單中引用的方式予以保存。
收、發(fā)文環(huán)節(jié)中的積累和預(yù)歸檔庫(kù)的設(shè)置。在收、發(fā)文環(huán)節(jié)中，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)如何做好電子文件積累工作以及其與電子文件歸檔流程相銜接。
關(guān)鍵詞 檔案 數(shù)字化 資源
中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
1充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1.1檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作
只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
1.2形勢(shì)發(fā)展的需求
第一，檔案館就是政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批珍貴的檔案信息資源若不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字梨樹(shù)就不是真正意義上的數(shù)字梨樹(shù)。所以，要建設(shè)數(shù)字梨樹(shù)，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。第二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。
1.3社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來(lái)回要好幾天，他們迫切要求信息共享。這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。
2檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
2.1推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2.2數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
2.3有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
3檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
3.1建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
第一步，輸入文件級(jí)目錄。從2000年開(kāi)始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。梨樹(shù)縣檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。
3.2建立檔案局（館）網(wǎng)站
在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。
3.3加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作
電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。
