時間：2023-06-02 09:59:46
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的價值，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。
隨著社會保險改革的逐步深化，“社會人”將是必然發展趨勢。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。
二、加強社會保險的檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。
一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。
三、加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。
檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。
其次，理性審視社保檔案管理的現狀
一、對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況普遍存在，甚至對相關信息管理混亂，隨意性較強。
二、社會保險檔案多頭管理。管理不統一，其結果就是責任缺位。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構，不少社保經辦機構不遵循檔案集中統一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業務材料都存放在業務科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。
三、缺乏專業社會保險檔案的管理標準和規范。社會保險檔案管理缺乏國家標準，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統一。在社會保障檔案的不一樣專業類別中，管理的規范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標準化、規范化的管理制度和管理程序。
四、社保檔案人員業務培訓少，業務水平亟待提高。社保經辦機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業人才很少，未經檔案專業培訓的兼職檔案工作者往往業務水平偏低，影響了檔案管理工作。
此外，努力創新社保檔案管理工作
一、建立健全相關制度，規范程序，理順社保檔案工作管理機制。依據《檔案法》，《保密法》等法規政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保險檔案的集中管理。
一、實物人事檔案材料的形成規律
實物人事檔案的形成最初要通過各級各部門主動的收集匯總在一起，之后再交給人事管理人員統一管理入檔，因為每個人在遞交材料時包含如專家資格、榮譽證書、學歷證書、職稱評定書等資料，在統一交給人事部門后還應進行相應真偽辨識，檔案原始材料一般都是由本人填寫的，還有一部分是有熟悉的人附注的，在一定程度上保證信息的完整性，這些表格種類很多有勞動合同、履歷表、個人自傳、入黨申請書、學期鑒定表等等，涉及種類和內容方方面面。因為實物人事檔案是以傳統材料為載體，使用最多的是紙張，而紙張記錄下的文字一般不會輕易變更，因此實物人事檔案就有其獨一無二的特性，文字的變更在檔案中是顯著的，因為字跡和內容信息是不可分離的，檔案原始性和特殊性也就表露無遺，可以說實物人事檔案跟隨人的一生，與每個人的生命軌跡相關，一個從呱呱墜地到生老病死都被記錄下來，在檔案中可以找尋到生命中的任何足跡。人事檔案的管理是由企事業單位的人力資源部、以及政府機構和相應的部門，具有不可替代性，其管理模式很有序和模式化，是根據歷史變遷在發生相應的變化。在現代社會信息技術逐漸取代紙質材料，但是就人事檔案管理的特殊性導致了電子檔案不可能取代紙質紙質檔案，紙質文檔的存在有著穩固的歷史地位。現在由于信息技術的廣泛應用，也出現很多病毒入侵導致電子檔案的管理遇到技術上的困境，一旦系統崩盤，所有的信息將面臨丟失的困境，而實物人事檔案則原汁原味的保存了檔案的原貌，重要的文檔只要保存得當不會出現丟失的困擾，在受到電子檔案不斷沖擊下，我們也越來越認識到實物人事檔案的重要性。
二、實物人事檔案的現狀
人事檔案是綜合反映個人的學歷、經歷和工作的一種動態跟蹤記錄系統，是各級政府和企事業單位選拔人才的重要來源，因為處在新舊體制交替的時期，轉實物人事檔案管理體制也面臨從舊體制向新體制轉變的過程，目前人事檔案管理模式還處在計劃經濟時期，與現代社會完全脫節，需要適應改革開放和市場經濟的普遍要求，在原有的體制基礎上實現一定的突破。人事檔案管理目前存在多頭管理的現象，除了一些主管部「刁外還存在一些無權管理的部門保存人事檔案的現象，人事檔案管理還存在管理不規范的現象，不是專業的人員進行管理，很多情況下是有人兼職管理，平時整理工作嚴重倦怠，這樣使得檔案材料整理會出現遺失的現象，人事檔案資料不全，使得人事檔案管理不規范。很多單位和機構并不重視人事檔案管理這部分工作，因此投入的資金和人力很有限，在一定程度上人事資料的亂登、篡檔等現象，嚴重影響檔案管理的嚴肅性和權威性。
三、實物人事檔案的發展趨勢
基于現在人事檔案管理出現的一系列問題，在今后工作方面出臺一些政策，首先個人的身份管理逐漸淡化。隨著管理的進步與改革，在過去我們將檔案分成干部檔案和工人檔案，而在現在的企事業單位基本上不在區分干部和工人，籠統定義為員工，這樣更便于人事檔案的整齊劃一，每個員工可采用相同的格式規范的內容，在檔案整理時便于整理和查閱，很好改變過去脫節的想象。另一方面隨著科學技術的廣泛使用，檔案的固定格式也在不斷更新，為了解決檔案材料大小、格式等問題，現在的人事檔案管理也開始采用電子信息輸入的形式，這樣實現了信息的同步錄入和動態更新。在逐步建立健全人事檔案管理的監督機制，使得電子檔案逐步完善，但是實物人事檔案因其自身的優點也有存在的必要。
四、總結
總之，實物人事檔案現在正在不斷的進步和完善，隨著社會經濟和管理水平的不斷提升，實物人事檔案的管理模式也在發生翻天覆地的變化，怎樣發展實物人事檔案自身的優勢，實現企事業單位人事制度的不斷完善，這不僅需要人事檔案管理人員身素質的提高，還需要這個大的體制的系統化和精細化，真正將實物人事檔案管理的工作達到極致。我們深信未來實物人事檔案管理事業將進一步發揮其應有的積極作用。
作者：劉曼紅單位：廣東省梅州市水利水電勘測設計院
[關鍵詞]檔案管理；知識管理；相似性
現代的知識管理可以為傳統的檔案管理創新拓展提供方向與動力，而傳統的檔案管理可以為現代的知識管理簡單實現提供路徑與基礎。
一、檔案管理與知識管理相近相通
（一）兩者管理對象重疊
檔案管理的對象是文件、檔案，知識管理的對象是知識。知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以分為外源顯性知識和內源顯性知識。中國臺灣學者楊舜仁說：“知識管理顧名思義：為知識者，才納入管理，而―般能夠納入信息系統管理的知識，不外以電子型態或書面形態存在”，因而，“知識存在的形態與文件管理之形態相同”。可見，文件、檔案是檔案管理和知識管理共同的管理對象。檔案管理與知識管理的密切聯系主要源于這種管理對象的重疊。
（二）兩者管理目的的相近
檔案界一直將“便于社會各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為企業各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是企業檔案管理的根本目的，也是企業檔案管理的出發點和落腳點，“它貫穿于企業檔案工作的各個方面、各個環節，支配著企業檔案管理過程的運轉和發展。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，為此知識管理必須力圖將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們能夠做出最好的決策。
檔案管理和知識管理都將為用戶提供檔案或知識服務，實現檔案或知識的價值，作為其最終目的，正如德爾斯泰思教授所言：“文件管理的目標在許多方面都與知識管理非常相似――都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎。”
（三）兩者管理流程類似
長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為“六個環節”(或“八個環節”)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對分散的管理對象(文件、檔案或知識)，予以收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優化；最后將其提供利用，使之實現價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。
（四）兩者管理技術相同
在數字化環境中，企業的文件、檔案產生、流轉于各種各樣的信息系統。對于非數字化環境下產生的文件、檔案，為了使其適應數字化環境的要求，也必須對其進行數字化處理。因此，現代企業檔案管理的全部活動――文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術迅速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。檔案管理和知識管理都需要應用的具體技術或工具包括：元數據、數據庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統、信息、信息推送、信息安全技術等等。可見，檔案管理與知識管理有著共同的技術支撐――現代信息技術。
二、檔案管理與知識管理相差相異
從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業管理活動、一系列管理技術方法；而知識管理不僅是一項專業管理活動、一系列管理技術方法，還介于價值觀念、管理模式、管理理念范疇。從管理深度來看，傳統檔案管理主要是對文件、檔案實體(載體)的管理，而知識管理更重視對文件、檔案內容(信息、知識)的管理。從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內源顯性知識，還要管理圖書情報之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。從管理側重點來看，檔案管理更側重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現實價值與利用價值。從管理特點來看，檔案管理更強調對文件、檔案進行嚴格的規范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵―種較為寬松、便于創新的管理體系。“文件管理關注自身的良好定義的政策和可審視的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的組織的創造力和知識交易的方式，從而忽視組織傳統。
由此可見，檔案管理與知識管理具有鮮明的相似性，兩者既相近相通又相差相異。
三、檔案管理與知識管理的互動性
（一）知識管理可以拓展檔案管理的領域
傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統的檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現有工作服務，脫離了價值創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。
知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構―個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作必不可少的組成部分。
（二）知識管理以提升檔案管理的價值
傳統的企業檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的階段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。
知識管理強調借助先進的信息技術，通過現代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務，最終實現知識的價值，提升核心競爭力。知識管理對知識服務的強調和價值創造的關注，使得知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解，促進文件、檔案的開發利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業組織體系中的地位。
（三）檔案管理對知識管理的促進作用
隱性知識占知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是隱性知識存儲于員工個人的大腦之中，難于管理。對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”；二是從隱性知識到顯性知識的”外部化”。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，―些學者質疑“社會化”的其次有效性和普遍適用性。檔案管理強調企業在各項活動中產生必要的文件，客觀地記錄企業各項活動的全部過程和結果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現了組織知識的沉淀。
在各項活動中都會不斷產生新的文件，如果這些文件不被集中起來，處于分散狀態，就會容易丟失。文件的丟失即是知識的流失。檔案管理強調對文件進行歸檔，使之處于組織的集中統一控制之下。這個文件歸檔的過程，就是―個積累知識的過程。由此可見，檔案管理強調產生文件、進行歸檔，強調文件、檔案的完整齊全、集中統一，有助于知識的沉淀、積累，為知識管理提供了知識資源基礎。
關鍵詞:人事檔案;人力資源;價值
人力資源管理的實質是使用科學合理的方法，對企業內部人力實施有效的組織、調配和培訓，使企業內部的人力和物力達到最佳配置，進而優化企業資源，為綜合考察和正確選拔人才、干部提供有效依據。同時企業的人力資源管理工作的順利開展，需以人事檔案所提供的正確信息為基礎。因此，企業人事檔案管理工作的價值高低，會對人力資源管理工作的效果產生直接影響。隨著經濟全球化步伐的加快，目前我國在人事檔案管理方面取得較大進步，但是仍然存在部分問題，增加了人力資源管理工作的難度，故需采取有效方法，提高企業人事檔案的價值，使企業的人力資源管理工作得以順利進行。
一、我國人事檔案管理的現狀
隨著我國經濟的不斷發展，人力資源逐漸升級為企業的核心資源，并成為提升企業綜合競爭力的主要因素，同時人事檔案也是企業招聘、使用和開發人力資源的基礎。盡管我國的人事檔案管理工作逐步取得較好發展，但是其人存在諸多不足，如其發展主要體現在企業規章制度的完善方面，對于企業人事資料的應用，改善卻極其緩慢，造成人事檔案管理的價值無法得到真正發揮，也致使企業的人事檔案管理出現僵硬化和模式化等問題。人事檔案管理的中心是人，而人力資源在人事檔案管理工作中發揮著重要作用，造成現階段人力資源管控凌亂、規范性較差等問題的原因，主要有兩點：一是中小企業的工作人員流動性大，企業內部人員的穩定性差，導致其人力資源的管理工作難度劇增，并且在中小企業的人力資源管理工作中，存在以績效考核或者考勤衡量等指標為主的現象。同時人員流動性大和單一的人力資源管理方式等，都會增加人事部門檔案管理工作的難度；二是大型企業的人力資源管理僵化：大型企業盡管不存在人團流動大的問題，且其內部人員的結構比較穩定，但是大型企業的人力資源管理與中小型企業相比，其工作量更大，進而更難將“以人為本”的管理理念深入到人事檔案的管理中[1]。
二、人事檔案的人力資源價值分析
通過我國現階段的人事檔案管理現狀可知，人事檔案管理工作中存在的問題比較明顯，且會影響到人力資源管理工作的順利進行，因此，對企業人事檔案管理工作進行優化、完善，可有效彌補人力資源管理中的不足，促使企業人力、物力得以優化配置，為企業的健康運營打下堅實基礎。本文主要從以下三個方面入手，對人事檔案的人力資源價值進行合理分析：
（一）健全人事檔案，確立人力資源的基本地位
針對現階段人事檔案管理中記錄范圍較窄的問題，大部分中小企業可通過托管員工人事檔案的方式，即將企業員工的人事資料直接委托給其他部門或單位管理，此種方式在一定程度上可增加企業人事檔案管理的效率，達到節約管理成本的目的，但是會使人事檔案管理更加分散，不利于企業的人力資源管理工作的順利進行。因此，中小企業想要發揮出人事檔案的應用價值，就需要確保其不被分散，并保證人事檔案管理的內容得以定期更新，以便能忠實地反映出員工的現狀，以此為企業的人力資源管理提供真實、客觀的依據。在人事檔案管理工作中，中小企業需秉持“以人為本”的思想，將員工的狀態資料納入其中，并允許圖像、備注、附件等多種檔案管理方式的存在，同時需將人事調整、人事培訓等資料記錄在案，進而為人力資源管理工作的進行提供依據[2]。
（二）構建先進的檔案平臺，實現人力資源信息的充分利用
隨著我國科學技術的不斷發展，人事檔案管理也引入計算機技術，并實現了數字化管理，其產生的價值有兩點：一是能實現紙質和電子檔雙重備份，使人事檔案材料的保存更加妥善，同時與傳統的管理方式相比，數字化的管理方式更加便捷，且在信息的更新和查看方面，也更加方便；二是數字化管理具備快速傳輸能力，可使人事檔案信息流動于多個用戶之間，方便更多的人閱覽。但是人事檔案數字化管理也存在一定的弊端，如檔案信息被局限于較窄的范圍內，信息共享的功能并未實現，不利于企業內部的人才培養，因此，構建先進的檔案平臺顯得極其重要。企業人事檔案管理中擁有比較先進的檔案平臺，可對人力資源信息進行分類管理，使更多的人具備閱讀的權限，進而發揮出人事檔案的價值，為企業的人力資源管理提供有效方法[3]。
（三）遵守相關的法律法規，確保人事檔案的安全性
在人事檔案的管理過程中，需遵循相關的法律法規，進而使管理工作得以順利進行，并確保人事檔案的完整性和安全性，使其能發揮出應有的價值，為人力資源管理部門提供真實、合理的管理依據。同時在使用數字化管理的過程中，需依據國家相關的法律法規，對保密性強或者敏感的信息進行加密處理，使數據共享更具安全性，以此提升人事檔案信息的可靠性，進而促進人力資源管理工作順利進行[4]。
三、結束語
人事檔案的重要性體現在其是企業考察和合理使用人才的依據，因此，人事檔案在企業人力資源的管理中具備重要作用，故完善和規范企業的人事檔案管理，可對企業的人力資源開發和管理起到重要作用。盡管目前企業的人事檔案管理工作存在諸多不足，但是其對人力資源管理工作的促進作用仍不可忽視，因此，企業需從健全人事檔案、構建先進的檔案平臺和提高人事檔案的安全性這三個方面出發，提升人事檔案在人力資源中的價值，發揮出人事檔案管理的重要作用，實現人力資源的長足發展。
參考文獻:
[1]劉霞.人事檔案的人力資源價值分析[J].卷宗,2013(6):5-6.
[2]劉海梅.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國市場,2014(9):59-60.
[關鍵詞]檔案管理;科學化;信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.135
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）20-0-01
1 檔案管理科學化的作用及意義
檔案是一種具有極大使用價值的歷史性資料，能夠為相關工作的開展提供憑證和依據。隨著時代的發展和社會的進步，檔案的數量越來越龐大，其形式也不再局限于傳統文字，這些都對檔案管理工作提出了更高要求。因此，應當進一步提升檔案管理的科學化水平，其重要作用及意義體現在以下幾個方面。其一，逐步提升檔案管理的科學化水平，能夠以更加科學的方法和途徑對檔案進行管理，有助于檔案管理工作向規范化、科學化、制度化的方向發展，從而顯著增強檔案管理的質量。其二，檔案管理的科學化實質上就是運用各種先進的信息技術、數字技術對檔案進行有效處理，使檔案從整理歸檔到使用的整個流程更加方便、快捷，檔案自身的價值能夠獲得最大程度地體現，這對于相關工作的開展非常有利。
2 檔案管理現狀分析
從目前檔案管理的總體情況上看，雖然較之以往有了很大進步，但仍然存在諸多不足之處，具體體現在如下幾個方面。其一，管理方式有待改進。現階段，檔案管理仍以紙質化為主，電子信息化管理尚未大范圍普及。由于紙質檔案資料的載體為紙張，其可能在保存的過程中出現浸濕、燒毀、破碎等情況，同時反復的借閱還可能導致檔案丟失或損壞，一旦重要檔案丟失，其所造成的后果非常嚴重。其二，管理體系有待完善。部分檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，由于對工作的重要性認識不足，加之管理體系不夠健全，從而導致有價值的檔案資料和重要的檔案信息去向不明，這在一定程度上制約了檔案管理科學化水平的提升。其三，人員素質有待提升。檔案管理人員自身的素質和專業水平直接關系到檔案管理工作的開展成效。然而，有些檔案管理人員一般都是憑借個人的工作經驗對檔案進行管理。而科學化的檔案管理工作需要先進的技術設備予以保障，這對管理人員的素質和能力水平提出了較高要求，由此導致檔案管理工作的科學化水平不高。
3 提高檔案管理科學化水平的路徑
3.1 提升檔案管理人員的綜合素質
在檔案管理工作中，人既是管理者也是參與者，其素質和專業能力的高低直接關系到檔案管理的科學化水平。在當前的形勢下，為了進一步提高檔案管理的科學化水平，必須不斷提升檔案管理人員的綜合素質。首先，可以從檔案管理人員隊伍方面著手，通過引入大量專業的管理人才，使人員結構更加合理。其次，檔案管理部門應當加強對在職人員的培訓，采用各種不同的培訓方式，如外派學習、對外交流等，完善檔案管理人員的專業知識結構，提升其技能水平。同時，要確保培訓內容的全面性和系統性，不但要涉及與檔案管理信息化有關的內容，還要包括與檔案管理工作相關的內容，如國家現行的法律法規及政策、行業內部標準等。再次，應完善管理人員考核制度，從而使檔案管理工作更加規范，讓所有的管理人員始終保持嚴謹的工作態度，及時、高效地完成檔案管理的相關工作。
3.2 積極轉變思想觀念
轉變思想觀念是檔案管理科學化水平提升的根本保障。現階段，檔案管理已經從傳統的手工操作向先進的計算機管理轉變，從而使工作效率和管理水平獲得了顯著提升。因此，檔案管理人員要認清形勢，打破傳統守舊的管理觀念，轉變墨守成規的思想，運用全新的管理方式和方法，推動檔案管理工作向科學化方向發展，使檔案資料的價值得以充分體現。
3.3 更新管理方式
長期以來，檔案管理方式均是以館藏型為主，檔案保管是工作的核心內容，雖然這種管理方式也有一定的可取之處，但卻無法滿足檔案管理科學化的要求，為此，必須對管理方式和方法進行更新。對檔案信息的利用是當前檔案管理的主要目標之一，應當采取利用型的管理方式，發揮檔案資料的價值，實現資源共享，為檔案使用者提供更加優質的服務。此外，各類檔案資源均應從原本量的積累向質的提高轉變，這樣才能最大限度地發揮出檔案的使用價值。
3.4 完善管理制度體系
檔案管理制度體系的完善是實現檔案管理科學化目標的基本保障，這要求各單位制定完善的檔案管理責任制，進一步明確檔案管理人員的職責，做好本職工作。同時要從全局到局部兩方面把握，完善相關規章制度，如在人事方面應制定績效考核制度，做到優獎劣罰，以調動檔案管理人員的工作積極性。此外，還應針對行業內的運行管理構建相應的規章制度，并從立法的角度約束檔案管理科學化的工作方法，規范管理人員的行為。
4 結 語
檔案管理是一項較為復雜且系統的工作，想要做好這項工作就必須不斷提高檔案管理的科學化水平，通過提升人員素質，轉變思想觀念，完善制度體系和更新管理方式等途徑，不但能夠為檔案管理科學化目標的實現提供保障，而且還能使檔案的價值得以最大限度的發揮，這對于促進我國檔案事業的持續、穩定發展意義重大。
主要參考文獻
[1]徐麗.淺談當前檔案管理的存在問題及對策[J].湖北電視廣播學院，2012（11）：119-124.
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2013.11.741 文章編號：1004-7484（2013）-11-6735-02
檔案管理工作對于企業和單位的發展具有非常重要的意義，隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作量的不斷增加，使得檔案管理人員所面臨的壓力日漸嚴峻。信息化時代的到來，人們對信息資源的需求不斷增加，對信息深度和準確度的要求不斷提高，借助先進的計算機設備實現對檔案資料的高效管理，是當前檔案管理人員所必須要正確看待的重要問題。本文就現代化檔案管理工作展開分析和論述，指出當前檔案工作者所存在的主要問題，并提出合理的改善建議，希望對于檔案管理起到一定的推動作用。
檔案管理作為一項具有較高機密性、專業性的管理工作，對于企業發展以及社會建設都有著非常積極的作用。隨著科學技術的不斷發展，計算機技術的應用和推廣，對各個行業和領域都起到了非常積極的影響，實現了生產力和有效創新，也促進了社會的快速變革。現代化的檔案管理也是基于計算機技術的基礎上發展而來的管理模式，對傳統檔案管理工作起到了有效的完善和加強，并對檔案工作者提出了更高的要求。對于檔案工作者而言，必須要正確認識和看待現代化檔案管理，了解和掌握現代化的檔案管理手段，加強自我約束和自我學習，使現代化檔案管理工作能夠發揮更大作用。
1 當前檔案工作者所存在的問題分析
1.1 對現代化檔案管理的認識不足 就當前檔案工作者來說，對于現代化的檔案管理還存在一定的片面認識，導致現代化檔案管理的時效性和發展受到較大約束。首先，現代化的檔案管理并非單純地借助計算機技術對檔案資料進行收集和保管，而是逐漸形成一種全新的檔案管理模式和管理思想，現代化的檔案管理不僅需求檔案工作者具有豐富的檔案管理專業知識，還應該掌握現代化管理設備的操作流程，明確檔案資料的知識載體，了解檔案資料的社會效益和經濟價值，才能夠真正實現現代化檔案管理工作的有序開展。但就當前檔案工作者來說，對現代化的檔案管理人士存在一定的局限性，檔案管理的方法和手段上較為單一，沒有充分認識到現代化檔案管理的作用，無法借助現代化檔案管理解決新的問題。
1.2 檔案管理知識的缺乏 作為一名檔案工作者，必須要掌握相關檔案管理知識，才能夠確保良好的工作效率。目前由于對檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案工作者的水平存在很大差距，許多檔案工作者不具備專業的知識能力，從而導致許多檔案管理問題的發生。此外，對于檔案工作者來說，不僅需要用具良好的專業知識，還應該掌握其他知識和能力，如文史類知識、統計學知識，并且懂得如何熟練操作計算機設備，這樣才能夠真正確保現代化檔案管理工作的有效開展。但目前多數檔案工作者并不具備這些技能，檔案管理工作依舊以傳統的檔案管理手段為主，這就使得檔案管理工作的創新和發展受到嚴重制約。
1.3 個人素質問題 對于一名檔案工作人員來說，必須要正確看待個人所存在的問題和不足，并且具備優秀的個人素質，才能夠勝任檔案管理工作。隨著信息時代的不斷發展，對檔案工作者的要求不斷提升，檔案工作者的日常事務不再是保管檔案，而是最大化地發揮檔案資料的作用，并保證檔案資料的保密性。但由于檔案工作者個人素質問題，使得創新能力不足，分析事物的能力非常欠缺，檔案管理工作的發展受到限制，現代化檔案管理工作無法有效開展。
2 現代化檔案管理下檔案工作者的發展建議
2.1 提高自我學習意識 首先，作為一名檔案工作者，必須要正確看待現代化檔案管理，對現代化檔案管理工作有一個清晰的認識，才能夠真正滿足現代化檔案管理工作的需求。傳統檔案管理工作只是對檔案資料的抄寫、收集和保管，檔案工作者的要求也相對較低，隨著科學技術的不斷發展，檔案資料的社會價值和經濟價值不斷凸顯，檔案工作者必須要對自身工作有著一個更為清醒的認識，重視檔案管理的保密性和專業性，加強對現代化檔案管理知識的學習。
2.2 具備豐富的檔案管理知識 檔案工作者是檔案管理的重要組成，檔案工作者的個人素質水平直接影響到檔案管理工作的最終質量。因此，檔案工作者必須要深入學習現代化檔案管理模式和管理方法，并將現代化檔案管理手段應用于檔案管理工作當中，不但實踐，尋求適合于現階段檔案管理工作開展的現代化檔案管理理論。同時，檔案工作者在掌握和了解專業的檔案管理知識的同時，還應該積極學習其他方面的知識，以不斷豐富自身的工作能力。如史學、統計學等知識，對于現代化的檔案管理工作來說都有著很高的實用價值。此外，現代化檔案管理由計算機檔案管理系統來實現，檔案工作者必須要加強對計算機操作方法的學習和掌握，主動開展自我學習，掌握良好的計算機操作能力，對于現代化的檔案管理工作開展也有著積極的推動作用。
關鍵詞：服務；規范化；基層；檔案管理
信息化時代在為檔案管理工作提供了充分便利的同時，也為基層檔案管理工作提出了更高的要求。因為，“檔案管理的基礎工作主要包括建檔管理、案卷組織和技術整理，保管單位的登記、編號及館藏組織以及檔案的登記、編號及館藏組織以及檔案的著錄和標引等。這些基礎性工作直接影響到檔案現代化管理的進程。”[1]可以說，基層檔案管理工作是檔案現代化管理的基礎。
一、增強意識培養，樹立服務理念
基層檔案管理工作是基礎性的、重復性的，很容易讓人產生枯燥感，因為基層檔案管理工作的基礎性，檔案管理人員很難在既定框架下進行工作突破和工作創新，也同時導致了很難做出顯而易見的突出的工作業績，使檔案管理人員獲得源自于工作的成績感，這就導致檔案管理人員難有工作的積極性和創造性。而在另一方面，基層檔案管理工作又是重要的、細致的，因為基層檔案管理工作是檔案現代化管理的第一步，其在工作中對檔案整理的科學化、細致化、全面性、系統性水平將直接影響到檔案資料的完整性和系統性，基層檔案整理過程中的規范性和專業性，將直接影響日后檔案查找的精準、快捷程度，基層檔案管理并不是一個簡單的下載、打包、裝訂過程。
在基層實際工作中，因為工作的基礎性和枯燥性，基層檔案管理工作人員的流動性大、不穩定性強，往往是剛剛學會并熟悉了業務就進行了工作調整，從而影響了工作的延續性。然而，“檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。”[2]即使是長期從事基層檔案管理工作的人員，也容易因工作的重復性而出現厭煩情緒，影響了工作效率和檔案管理工作的精確度，為日后的檔案查找等工作帶來不必要的困難。因而，如何增強基層檔案管理人員的工作積極性就是一個非常重要而嚴肅的問題。
實際上，將基層檔案管理工作在意識和態度上定位為服務性工作，而不是行政性工作是轉變這種尷尬的可能路徑。基層檔案管理工作在某種意義上說也是一種服務工作，為其他單位和個人查找有價值的信息，進行信息的有效搜集和匯總服務，比如，在醫學領域，建立患者個人檔案就具有十分重大的意義，一方面是對患者治療的意義，另一方面也在醫學研究上具有重要的參考作用。服務，其目的是為了實現服務對象的價值目標，當在確定治療方案和重要醫學突破中應用到了檔案信息的時候，也就是基層檔案管理工作人員間接的為此做出了重要的貢獻，也就實現了自身價值的最大化。以此為基礎，基層檔案工作人員也會在這個過程中知道工作的意義，實現自身的價值，從而能夠提高工作的積極性。因此，要使基層檔案工作人員在思想意識上樹立起服務而非管理的理念，是現代基層檔案管理工作的一大核心內容。
二、加強人員培訓，實現管理規范化
基層檔案管理工作看似簡單，實則復雜，對檔案管理人員的個人素質和業務水平都有很高的要求。為提高現代檔案管理的規范化要求，基層檔案管理人員需要對檔案資料的內容、內涵有深刻的了解，對檔案分類條目和檔案類別有系統的把握，能夠理性而準備的辨別檔案的重要性及留存價值。“提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個基礎工作都要按照統一的程序和科學的方法進行。”[1]因而，在基層檔案管理工作過程中，只有在每一個操作過程中都符合標準化、規范化的要求，才可能最終實現快速、精準的檔案查找和檢索，才能實現檔案在存檔管理和編碼上的唯一性。可以說，遵循規范化要求是現代檔案管理工作中的重中之重。
基層檔案管理規范化其實涉及到方方面面的內容，拿案卷材料質量舉例來說，檔案的價值的高低一方面由案卷本身的內容來決定，另一方面以案卷是否完整，存檔是否科學來決定，在這方面，案卷材料質量對于檔案價值具有決定性影響。在基層檔案管理工作中，能夠影響案卷材料質量的因素，從本質上來講就是是否進行了科學的分類，是否進行了科學的關鍵詞提取，從而方便檢索，“必須要注意解決好文件的鑒別和立卷方法問題，以便于檔案在規范標準化管理中的分類和檢索，從而充分發揮檔案的價值作用。”[3]
應該說，檔案管理是一門具有科學性和研究性的學科，檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管每一項都有嚴格的規范化要求，都需要首先進行學習和培訓，充分了解、長期實踐，才能在工作中游刃有余，因而，加強對基層檔案管理人員的培訓，“積極推行人館（室）檔案的標準化齊全，保證檔案歸檔和進館檔案的完整，并積極維護全宗和全宗群的完善性。”[4]只有積極做好培訓工作，并使基層檔案管理工作人員將在培訓中學到的理論應用在工作實踐當中，不斷摸索、不斷提高，才能實現遵循檔案管理規范化和標準化的要求，從而做好檔案管理工作。
【參考文獻】
[1]王巖.基礎檔案工作與現代化管理[J].煙臺教育學院學報，2004（03）：92-93.
[2]張小玲.機關檔案管理基礎工作存在的問題及對策[J].山西檔案，2011（S1）：31-32.
關鍵詞 商務檔案 檔案管理 國際貿易 作用分析
商務活動，是企業為實現相關生產經營目的而從事的各類有關資源、知識、信息等交易活動的總稱。商務檔案是微觀經濟主體為了自身發展的需要，根據相關原則標準，在各種商務活動過程中直接形成的，具有保存價值的原始記錄資料。它是企業商務活動的基礎信息資源，包括圖片、文字、影音、錄像等等信息材料。由于商務檔案材料的形成復雜多元化，商務檔案管理成為新時期社會經濟發展及企業正常生產運作的重要管理手段，是現代企業商務管理工作的重要組成部分。在國際貿易活動中，商務檔案的科學有效管理，為國際貿易的發展運行起著重要的推動作用。本文針對商務檔案管理的特點及作用，分析了它對國際貿易活動的積極作用，闡述了國際貿易中商務檔案管理的發展建議。
1 商務檔案與商務檔案管理的內涵
1.1商務檔案
商務檔案，是指企業等經濟主體在各項商務活動過程中，根據需要形成的各種具有保存價值的原始文字、圖表、影像等信息資料。根據資料屬性的不同，商務檔案主要包括各種商務文書、商業法律文件、客戶市場信息、策劃方案等。具有以下特征：
1.1.1主體性、過程性
商務檔案的形成者是微觀經濟主體，政府機關和非營利性的社會組織一般不會形成商務檔案，商務檔案是在商務活動過程中直接形成的，或者是由商務文書直接轉化形成的。
1.1.2針對性、價值性
商務檔案的涉及領域是各種經濟主體的各項商務活動，具有一定的針對性，商務檔案是具有保存價值的歷史紀錄，沒有保存價值的商務文書經過一段時間后就會被銷毀。
1.1.3客觀性、原始性
現代商務檔案的主要載體是紙張或磁盤、光盤等電子載體，商務檔案的記錄形式具有客觀性，商務檔案的本質屬性是原始記錄性。它是一種原始的歷史紀錄，具有客觀真實性特點。
1.2商務檔案管理
商務檔案管理，是現代企業管理的重要組成部分，是企業等經濟主體針對企業自身的長遠發展需要，根據商務檔案潛在的社會經濟效益，將商務檔案進行歸類、儲存、保管以及再利用的管理過程。商務檔案管理，是現代社會經濟高度發展的管理需求，是相關經濟主體企業管理的科學系統性規劃。商務檔案管理具有以下特點：
1.2.1時代性、科學性
任何企業經濟主體的運行，都要適應社會經濟的發展，具有一定的時代氣息，企業主體的商務活動也應與時代經濟發展同步接軌，商務檔案管理要體現科學規劃性，以便適應時展需求。
1.2.2規范性、系統性
商務檔案管理作為企業管理的有機構成，具有其他檔案管理的一般特點，商務檔案材料的采集匯編與存儲復雜繁瑣，在管理過程中需要科學的規劃，嚴格規范管理和系統的歸類整理。
1.2.3高效性、實用性
商務檔案管理的最終目的，是針對商務檔案自身潛在的社會經濟效益，進行合理的管理與開發，提供有效便捷的參考憑證作用，促進企業經濟主體自身的長遠規劃與健康運行，具有一定的實效性。
2 商務檔案管理與國際貿易活動的聯系
國際貿易是指不同國家或地區之間的經濟主體進行有關商品、服務和生產要素商業交換的活動，是各國之間經濟合作分工的表現形式。經濟主體是實現貿易國際轉移的跨國公司或組織。
國際貿易是貿易活動與國際接軌的融合，商務檔案管理直接而集中地體現了商務活動對國際貿易格局的影響，商務檔案管理是經濟主體各項工作的橋梁與紐帶，是國際貿易企業管理的重要環節。加強企業商務檔案的管理工作，對國際貿易活動具有極其重要的意義：
2.1商務檔案管理，是企業國際貿易活動的重要組成部分
不同的經濟主體，在其發展過程中，都會形成一定的檔案材料，國際貿易活動，商務檔案作為企業管理的重要成分，構成了國際貿易活動的管理內容，特別是現代社會經濟全球化發展的環境下，商務檔案管理，成為國際貿易活動管理的有機形式。
2.2商務檔案管理，是國際貿易企業可持續發展的歷史見證
對于國際貿易企業來說，商務檔案資料如同電影回放，它能夠詳實地再現國際貿易實體商務活動的歷史軌跡；是企業商務活動的原始再現，是員工智慧與經驗的結晶；是企業把握商業規律、規劃企業主體創建貿易藍圖的重要依據。
2.3商務檔案管理，為國際貿易活動發展提供了正確導向
商務檔案材料是企業主體之間在各種商務交流活動中，形成的各種有價值的商務原始材料。現代經濟的全球性合作，推動了國際貿易企業商務檔案資源的開發與管理，商務檔案的參考憑證作用為國際貿易活動提供了正確導向。
2.4商務檔案管理，推動了國際貿易活動的有序健康運行
國際貿易企業的發展，與時代接軌。規范的商務檔案管理，是衡量企業主體核心競爭力的重要標準。商務檔案資料的科學實效性，確保了貿易發展歷程的再現與參憑，構建了國際貿易活動發展的穩定氛圍，促進了國際貿易活動的健康有序運行。
3 商務檔案管理在國際貿易中的作用
商務檔案是企業管理的重要組成部分，是企業針對性收集的商務活動中最原始可靠的信息。它是企業預測商情、進行營銷策劃的決策依據，是履行企業商業管理職能的工具，是維護企業或者經營者合法權益的法律憑證，是記錄和研究企業商業活動歷程的寶貴資料。相對于國際貿易來說，商務檔案管理具有以下作用：
3.1商務檔案管理隨國際貿易的參考憑證作用
商務檔案，能夠為國際貿易活動提供真實可信的依據資料。商務檔案的參考憑證作用，是由檔案的形成規律和它自身的紀實性特征決定的。商務檔案是從商務文件直接轉化而來，是客觀事實的真實記錄。從檔案本身的物質形態來看，文件上保留著真實的歷史標記，所以，商務檔案對指導國際貿易活動具有廣泛的參考作用。
3.2商務檔案管理對國際貿易的推動促進作用
商務檔案管理工作的中心就是圍繞工作實際，為改革和發展提供優良服務。因此，做好商務檔案管理對促進國際貿易發展尤為重要。在國際貿易活動中，商務檔案管理可以為國際貿易提供先進的商務信息和管理動態，通過開發檔案信息資源，為國際貿易管理提供優質服務。探索符合國際貿易發展的管理模式。
3.3商務檔案管理對國際貿易的基礎保障作用
商務檔案管理是涉及多學科的綜合管理形式，表現為工作程序復雜量大、技術要求嚴謹。國際貿易活動過程中，商務檔案材料的原始積累采集、整理歸類與存儲維護，要求檔案管理者運用科學的方法對這些文件資料進行有效管理，為以后的國際貿易商務活動，提供及時準確的基礎性參憑資料。
結束語
總之，現代全球化經濟合作的運行環境，推動了社會經濟管理模式的多元化發展。商務檔案管理，作為經濟主體企業管理的有效手段，對于促進企業實體的經濟發展，具有重要功能。國際貿易活動中，商務檔案管理更是體現了極其重要的推動作用。
參考文獻：
關鍵詞：傳統檔案管理；現代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎工作的不斷完善，加快建立完整有效的現代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業的整體水平。
1.幫助建立更加標準和規范的檔案管理機制。規范化、標準化和現代化是檔案管理工作的重要目標。高效率的檔案管理基礎工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎工作，加強這些工作的細節管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎工作時要注意區分檔案內容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區分，并組成一定的體系。根據涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內容重要的、急迫的檔案優先處理，優先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。
二、傳統檔案管理與現代電子檔案管理的對比研究
傳統檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統檔案管理所儲存的主要是紙質資料；電子檔案管理的儲存介質為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網絡實現資料處理與傳送，電子檔案的表現形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求，一方面，計算機網絡與現代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統檔案具有不可替代的優勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統檔案不可分離：傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，傳統檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標注，而傳統檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不用承擔病毒或網絡風險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優點。
（1）電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環保事業。
（2）電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機，如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
（2）企事業單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
三、結語
相比傳統檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現也有利于環保事業的開展。但是傳統檔案管理也有著它不可替代的地方，在現階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者會相互協調著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統檔案管理，檔案管理工作人員應該充分利用二者的優勢，來提高檔案管理質量。
參考文獻：
關鍵詞 教學檔案管理 教學活動 檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
高校教學檔案是伴隨著教學活動的展開而產生的大量有價值的各種類型的材料記錄。顯而易見，教學檔案是高校的所有檔案里相當重要的一部分，處于核心地位，在教學管理中也具有很重要的作用。檔案管理工作是高校的重要組成成分，是教學評估不可缺少的依據。近年來，地方性大學在不斷地擴招，招收人數的不斷增加將會導致檔案的激增，從而使檔案管理工作量加大，給檔案管理人員帶來壓力，同時也帶來了前所未有的挑戰。面對這種情況，要想使高校正常運轉，認真正確地處理這些問題顯得至關重要。
1高校教學檔案管理存在的問題
1.1教學檔案管理人員整體素質不高、隊伍游動性比較大
高校的檔案管理工作屬于服務性事務，它最根本的目的就是為教學、科研及教學改革提供服務，使它們有據可查，同時檔案管理工作也是高校管理工作的重要構成成分，其管理情況直接影響高校的未來發展。近些年來，地方性綜合大學的招收規模一直在不斷擴大，由此導致大量新檔案的加入，毫無疑問，新檔案的加入使學校檔案數量迅猛增多，這給高校檔案管理帶來前所未有的壓力。
1.2教學檔案管理方法和手段原始陳舊
目前很多高校仍采用原始的檔案管理方法，即主要用手操作，以紙張、案卷為工具進行收集、歸檔、檢索等，根本無法充分使用現代數字媒體對教學檔案進行管理。顯然，隨著高校的入學人數的增加及高校規模的不斷擴大，仍然使用魍車牡蛋腹芾矸椒ㄏ緣昧Σ淮有摹8咝5難該頭⒄剮枰現代化的檔案管理方式的幫助。現代化的管理即是借助于計算機、網絡來進行的，工作的完成不僅要求管理人員熟練掌握檔案管理的基本標準、手段和方法，還應該掌握計算機網絡新技術手段。
1.3對教學檔案的利用意識較差，服務效能低
現代管理理念強調人文關懷，要求管理工作應當以人為一切工作的出發點和歸宿，一切為了人，為了人的一切。與時俱進的檔案管理當然也不可與這種理念相違背。但是調查顯示，檔案管理的現狀遠遠不符合這一理念。很多檔案管理人員為了使檔案能夠保存完好，免受損傷，視檔案的完好存放為工作的出發點，反而采取“以檔為本”的價值取向，認為只要使檔案保存完好就完成了檔案管理者的任務，工作至此結束，他們的任務就是守著檔案，從未考慮過保存檔案的真正目的在于日常應用。有的檔案室內的檔案僅可供高校領導或者相關部門使用，外人根本沒有查閱的權利與機會，只有領導才可以利用，這種現象的存在只能導致一個結果，即大量有價值的資料被整齊完好地保存起來，但是資料的價值卻得不到發揮。檔案管理不能為人所用，不能為人提供服務，最終導致檔案的根本價值不能得到有效發揮，成了一堆毫無意義的符號。
2高校教學檔案管理對策
2.1重視教學檔案管理工作，加大檔案管理工作資金投入，提高人員素質
教學檔案管理是學校發展及存在的重要組成部分，具有很高的保存和使用價值。學校領導應當足夠重視檔案管理工作，改變以往觀念，認真徹底地了解檔案管理的難點及重要性，高度重視檔案管理情況，經常對管理工作進行評估及改進，真正把檔案管理當成影響高校正常運轉的基礎性任務，認真對待。同時應當把管理工作落到實處，加大檔案管理的財政投資力度；同時要注意引進檔案管理專業人才，盡量使用經受過專業檔案管理培訓的業內人士管理檔案，對于現存的非管理專業出身的管理人員，應當經常組織培訓，提高他們的理論修養及實踐操作能力，同時對其進行思想道德教育，轉變他們的傳統管理意識及理念，使他們可以并且勇于采用新技術，從而能夠面對檔案管理工作的挑戰。
2.2實現管理手段的現代化
目前，利用電子系統對高校檔案進行管理的情況在高校還很少見，大多數學校仍然以紙為主要介質，同時高校的檔案室嚴重不足，這些問題的存在與近幾年的高校人數急劇擴大產生了矛盾。很明顯，如果繼續采用傳統的信息處理方式對日常教務進行管理，不可避免地會影響高校的檔案管理工作的順利開展。而檔案管理的發展趨勢明顯表現為：充分發揮現代技術的作用，采用現代化管理方式，用電子化管理取代傳統的紙質手段，從而實現教學檔案管理的現代化，網絡化。不難發現，電子檔案在不久的將來勢必成為高校教學檔案的主流。
2.3增強服務意識，充分發揮教學檔案的知識作用
從本質上講檔案即是知識。眾所周知，知識就是力量，但是力量不是來自于保密的知識，而是來自于共享的知識。與其它物質不同，知識被傳送后，傳播者仍然擁有知識，甚至通過知識的交流，傳播者的知識還會增加，從而發生價值增值。
3結語
綜上所述，教學檔案管理工作是高校管理工作的重要構成成分，是一項必須認真對待并關系到高校能否正常運轉的基石性任務。通過分析高校檔案管理中存在的各類問題及相應的對策，可以為我們的檔案管理提供一些實用的參考意見，從而改進檔案的管理現狀。筆者認為，高校的領導同志應當加大對檔案管理的重視及投入力度，改變傳統的觀念及看法，樹立正確的思想認識，從而使檔案管理工作的從業人員更專業，管理更科學，方法更得當有效，最終實現檔案的最優化管理，為高校教師及廣大的學生提供最優化的服務，進而為大學的改革與發展做出自己力所能及的貢獻。
參考文獻
血站檔案是指血站在采供血和單位管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖像以及電子信息數據等形式為載體的原始資料，不僅包含血站采供血過程中征詢、體檢、采血、檢驗、儲存、發放等信息的詳細文字和電子檔案，還包括了基建、文書以及科研等各種檔案。血站作為一個特殊的衛生單位，檔案管理有著自身的特點，血站檔案尤其是采供血檔案對于血站業務工作和血液信息的可追溯性具有非常重要的意義。隨著輸血事業的不斷發展，加強血站檔案管理水平就顯得更加重要和緊迫。
一、血站檔案管理的現狀和問題
1.血站檔案的管理還不規范。大部分血站還沒有專門的檔案室，一般都是行政辦公室兼管檔案，檔案管理人員多是兼職，還不能做到檔案收集齊全完整，并按照歸檔要求進行分類、劃分保管期限、組卷等。如《血站管理辦法》（暫行）第四章第三十一條規定：血源、采供血和檢驗的原始記錄必須保存。對于具體如何保存，保存哪些內容，沒有明確規定。采供血機構在獻血者檔案收集過程中還存在資料不全、填寫不規范、統計的口徑不統一等等問題。這些問題不僅影響無償獻血者檔案的管理質量，而且還會對檔案的利用帶來隱患，甚至引起醫療糾紛。
2.檔案信息化程度不高。我國大部分血站自2000年左右就著手開始使用計算機來輔助血站的檔案管理，檔案管理的信息化建設逐步完善，血站檔案管理信息化建設已經取得了初步的成果，但因資金、技術以及專業技術人員的影響，各地血站的建設情況較不平衡，檔案管理和信息化建設的發展緩慢，在資金和設備投入上嚴重不足，檔案管理達標率不高，行業沒有形成統一的管理標準。大部分血站檔案的管理還處于常態的檔案收集、整理、保存，對檔案信息資源的轉化利用、統計分析等應用程度還有待提高。尤其是對于業務工作的參考、指導和推進作用還不夠，導致大量的檔案信息和資源長期處于“休眠”狀態，有效價值得不到體現。
3.人員缺乏，管理重視程度不高。大部分血站都沒有專業檔案管理人員，并且由于血站檔案管理的特殊性，其檔案管理人員還需具備一定的采供血專業和信息化專業知識，所以檔案管理的專業人員缺乏、業務水平低下是血站普遍存在的問題。有的單位無專職檔案管理人員，有的是臨時指定的。另外，有些單位對檔案工作和檔案人員重視不夠，檔案管理人員缺乏系統培訓，適合血站特點的培訓進修機會較少，使得檔案管理人員業務水平不高。
二、血站檔案管理的思考
1.規范管理，建立血站檔案的標準體系。提高血站檔案管理工作必須有嚴格的標準和制度做保證，針對目前血站系統檔案管理的現狀，要重點加強血站檔案標準化建設工作，建立一套適合血站工作特點的行業標準和制度體系，統一血站系統檔案管理模式，實現檔案管理一體化。必要時，可以⒌蛋腹芾硤逑的扇氳ISO質量管理體系，通過單位內外的質量管理審核，不斷地持續改進。在實際工作中，建立部門立卷，專兼職檔案員各司其職的工作格局，完善有效的血站檔案管理網絡，從最基層開始，確保血站檔案收集齊全、整理規范、便于檢索和提供利用。同時，要借助血站現有信息系統，建立、升級、改造血站檔案管理的信息化、網絡化管理系統。
2.注重應用，發揮檔案資源的潛在價值。要充分發揮血站檔案的參考、指導作用，發揮檔案資源在決策中的作用，加強對血站檔案信息資源的開發利用，有效推進血站的各項業務工作。血站檔案管理人員應該更新觀念，將檔案資源從“金屋藏嬌”向“物盡其用”轉變，從“重管輕用”向“管用結合”轉變，積極利用檔案資源，服務于單位中心工作，如利用歷年的采供血數據，分析各采血點、供血點的血液采供情況，找出其發展規律，提前安排采供任務，減輕血液淡旺季壓力；又如利用采血、制備的環節數據分析，發現質量控制點，減少血液的報廢和資源浪費。同時要緊緊圍繞血站的工作特點、專業特色，拓寬工作視野，拓展應用領域，開展深層次的編研工作，為單位領導工作決策和事業發展，提供有效的應用價值。
3.高度重視，加大檔案管理的各種投入。要實現血站檔案管理的規范化、專業化、現代化，關鍵在于各級領導的重視，關鍵在于規章制度的落實和檔案管理人員的責任心。首先血站各級領導要高度重視檔案工作，不斷優化血站檔案管理工作的內外部發展環境，加大檔案管理工作重要性和重要作用的宣傳力度，加強檔案管理各項制度的執行力和約束力，實現檔案工作與血站業務工作同規劃、同考核、同落實。其次要高度重視檔案人員的培養與引進，不斷提升血站檔案管理人員的專業素質。將檔案管理知識培訓列入單位繼續教育培訓項目，有計劃有步驟地開展檔案專業培訓。三是加大檔案管理資金投入力度。檔案管理的信息化、現代化離不開先進技術、先進設備的支撐，尤其需要在現代化檔案專業設備、檔案網絡技術管理、電子檔案、檔案快數字化方面的資金投入。
（作者單位：邯鄲市中心血站 ）
醫院的檔案管理部門需要通過科學的方法利用保存的檔案，為醫院的領導者與管理者的決策以及研究醫院發展歷程所遇到的問題提供了參考信息。醫院管理者與領導者對檔案利用的需求，可以充分體現檔案管理的價值。作為檔案管理的核心，提供檔案信息可以推動檔案事業以及檔案工作順利進行，它是醫院日常工作的必備環節；不僅如此，它也是醫院檔案工作中的服務管理環節的檢驗標準。如果醫院檔案沒有得到充分的利用，就無法發揮檔案信息的重要作用。
2 醫院檔案管理的作用
要想提高檔案利用的質量和效率，就必須要做好醫院檔案的管理工作，這是檔案利用工作順利開展的基礎，醫院檔案管理部門要對有價值的檔案進行整體化、規范化、具體化的收集、整體和貯存，促進醫院才持續發展，為醫院管理者和領導者分析、研究醫院發展變化等工作提供重要的決策依據，為醫院日常各項管理工作提供可靠的信息。
3 醫院檔案管理在促進醫院持續發展中的作用
醫院檔案管理部門從過去到現在保存的所有檔案資料，都是對醫院過去工作的一個高度總結，也為醫院日后的工作提供了方向。醫院檔案管理部門所有工作人員要充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，不能為了應付上司而工作，樹立正確的檔案管理理念。首先，醫院檔案管理工作可以為醫院分配房屋提供依據。以人為本是醫院管理理念的核心，優秀的人才資源是醫院持續發展的基礎。醫院為了吸引優秀人才，通常會給優秀人才分配房屋，而房屋分配的依據則需要檔案管理部門提供，檔案管理部門可以對本醫院所有醫務人員的職稱、工齡、學歷等進行考核，為領導分配房屋提供依據。其次，醫院的檔案管理工作可以為醫院提供人事方面的服務。醫院檔案管理部門通過檔案中人事信息對所有醫務人員的數量、執業證書、職稱、學歷以及工齡等情況進行全面的分析，建立一個數據庫，為領導職務聘任、崗位設置、申報職稱、工資改革、人事改革等方面的決策提供依據。
4 加強檔案管理的措施
4.1 加強對檔案重要性的認知
醫院要想開展好檔案管理工作，就必須加強對檔案重要性的認知。隨著我國醫藥衛生體制的改革，人們越來越要求檔案信息資源的高價值與實效性，對通過網絡來共享檔案信息資源的需求也越來越多，對檔案工作的信息化服務也有著越來越高的要求，傳統的檔案管理的各個業務環節以及管理模式已經無法滿足人們的需求。醫院基于這種沖擊與挑戰，只能順應時展趨勢，加快檔案的信息化建設進程，實現現代化的檔案管理，促使檔案管理工作更加符合新形勢的發展需求。
4.2 加強領導對檔案管理的重視度
醫院檔案管理工作良好開展的關鍵就是領導的重視程度。作為醫院管理重要的構成部分，檔案管理工作對醫院發展與建設的重要性，應得到醫院領導者的高度重視，醫院領導者應將檔案管理工作視為醫院發展的關鍵內容。醫院領導者應共同規劃與發展醫院的醫療管理、檔案管理以及醫院業務建設工作。要遵照“一提高、三克服”的原則，開展檔案管理工作。三克服指的是克服“檔案管理不重要，醫療管理最重要”的思想；克服檔案管理工作人員成績好壞沒差別的思想；克服檔案管理只與檔案管理人員相關的思想。而一提高則是指對檔案管理工作所具備的重要性的認識程度要提高，真正形成醫院全體職員參與醫院檔案管理工作的新格局。
4.3 建立健全檔案管理制度
只有強化醫院的硬件設施，才能促進醫院檔案管理的現代化。醫院需要投入必要的辦公設備以及先進的基礎設施，設立專門的庫房，配備包括掃描儀、刻錄儀、攝像機、照相機以及計算機在內的現代化設備，從而促使現代科技在檔案管理工作的各個步驟以及各個環節中發揮優勢，有利于檔案管理工作效率與質量的提高。例如，空調、除濕器以及具有防火防盜特性的自動監控系統等設備，有利于提高檔案保管工作的安全性。
對計算機管理技術要持積極引進的態度。要想實現檔案管理的現代化就離不開計算機的應用。利用現代計算機的網絡技術，建立健全的數據庫系統，建立完善的檔案信息檢索與存儲系統，能夠對大量的檔案資料進行有效的歸類與整理，促使檔案信息的利用與處理更具便捷性、準確性以及高效率。這不僅有利于檔案管理人員減少工作量，節省時間，節約財力、物力以及人力；還可以提高檔案管理人員的工作效率；有利于充分利用檔案資料，促使檔案資料在信息方面的價值得以全面發揮，繼而實現現代化的檔案管理。
