時間：2023-06-05 09:54:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案館檔案管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1、提升檔案管理人員素質(zhì)
提升檔案管理人員素質(zhì)是信息時代加強檔案安全管理工作的首要因素。檔案管理人員素質(zhì)的高低與檔案安全管理工作有著直接影響，檔案管理人員只有具有較強的專業(yè)知識和管理技術(shù)，才能保證檔案管理的安全性。因此，檔案館首先要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。一方面要不斷加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全管理、電子檔案的接收、保存等方面知識的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員具備較強的檔案管理專業(yè)知識，同時提高了檔案管理人員對檔案管理工作流程的熟悉程度，具備了各類檔案的具體管理方法；另一方面檔案管理人員要積極改變錯誤的思想觀點，不斷提高自身的安全意識。檔案管理工作具有服務(wù)性特征，檔案管理人員除了具備優(yōu)良的工作作風(fēng)之外，還要不斷增強安全意識和法律意識，有效降低由于操作不規(guī)范而造成檔案管理信息嚴(yán)重外漏現(xiàn)象的發(fā)生，避免造成不必要的損失。
2、加強檔案的安全管理
加強檔案的安全管理是信息時代加強檔案管理工作的重要舉措。在當(dāng)前信息化時代，檔案主要以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式保存，只有不斷加強這兩種檔案形式的安全管理，才能保證檔案信息的安全性。
2.1加強紙質(zhì)檔案的安全管理
在檔案管理的實際工作過程中，工作人員通常需要對于一些具有保存價值的文件材料進(jìn)行收集與整理形成紙質(zhì)檔案，上交檔案館進(jìn)行管理，檔案管理人員對于上交的紙質(zhì)檔案要不斷加強安全管理，切實保證文件材料的安全。一方面檔案館要建立檔案調(diào)歸卷制度和檔案、人員出入庫制度，有效地規(guī)范檔案的借閱、歸還程序，確保檔案管理的安全性。另一方面檔案管理人員要定時對檔案館的紙質(zhì)檔案進(jìn)行核對檢查，檢查登記賬目與實際檔案是否有出入，同時對于由于各種原因造成受損的紙質(zhì)檔案，要根據(jù)實際情況進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制等補救措施。另外，檔案管理人員根據(jù)檔案材質(zhì)的不同進(jìn)行分類存放，對于特殊的檔案要運用符合其特性的器具進(jìn)行保存，對于珍貴的檔案在平時使用時要用復(fù)制品，而對于特別珍貴的檔案可以放入特藏室進(jìn)行專門管理。
2.2加強電子檔案的安全管理
電子檔案是相對于紙質(zhì)檔案而言的，是檔案管理工作發(fā)展到信息化時代的重要產(chǎn)物，是檔案管理人員把檔案信息放在計算機磁盤中進(jìn)行儲存，并主要依靠計算機進(jìn)行閱讀、處理和傳輸信息的一種檔案保存形式。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館要不斷加強電子檔案的安全管理。一方面要在電子檔案整理和歸檔過程中實行安全管理，采用科學(xué)的歸檔制度，在歸檔時要運用統(tǒng)一的保存格式。另一方面在電子檔案的保管和利用過程中實行安全管理，努力保證電子檔案載體的安全性，定時對其進(jìn)行檢測和維護(hù)，詳細(xì)記錄和保存電子檔案的軟件升級和更新狀況，適時轉(zhuǎn)換電子檔案格式，并且妥善管理電子文件的利用活動。
另外，檔案管理人員要積極采取各種措施，保障電子檔案辦公自動化管理系統(tǒng)的安全。例如檔案管理人員可以在與檔案信息管理有關(guān)的辦公系統(tǒng)中，采用設(shè)置權(quán)限、登錄密碼、借閱期限、密級程度等措施，對于查閱文件的內(nèi)容要設(shè)為PDF格式，防止文件內(nèi)容被隨便復(fù)制，同時要注意安裝并定時更新防毒軟件。而對于儲存在軟盤、磁盤的電子檔案也要做好安全防護(hù)措施，從而保證電子檔案信息的安全。
3、完善檔案安全管理制度
完善檔案安全管理制度是信息時代加強檔案安全管理工作的重要保障。當(dāng)前許多檔案館并沒有專門的檔案安全管理制度，許多的管理制度都是借鑒《保密法》、《檔案法》等一系列法規(guī)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館要緊跟時代的步伐，努力建立一套符合時展需要的檔案安全管理制度，對于檔案管理的具體職責(zé)、要求內(nèi)容等方面進(jìn)行明確界定，從而為檔案安全管理的順利進(jìn)行提供保障。一方面檔案館可以制定文件材料歸檔制度，對于文件材料的查閱權(quán)限、審批手續(xù)以及查閱要求等方面做出具體規(guī)定，從而有效提高歸檔質(zhì)量。另一方面檔案館要積極制定檔案管理保密制度和保管制度，對于檔案的形成者、管理者以及利用者應(yīng)該承擔(dān)的保密責(zé)任提出具體要求，同時明確規(guī)定保管工作的基本原則、保管條件、保管方法，同時對于檔案進(jìn)出庫房和受損檔案的處置提出具體要求。另外，檔案館可以制定電子檔案管理操作制度以及庫房管理制度等各項透明的檔案安全管理制度，從而保證檔案安全管理工作的順利實施。
4、構(gòu)建計算機網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)
保證計算機網(wǎng)絡(luò)安全是是信息時代加強檔案安全管理工作的重要措施。由于電子檔案的運行主要依靠計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而當(dāng)前計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存在物理安全問題、黑客入侵、病毒侵害、缺乏備份系統(tǒng)等多種不安全因素，這就嚴(yán)重危害到檔案信息資料的安全性，因此，檔案館要全面保證計算機網(wǎng)絡(luò)安全，實現(xiàn)電子檔案運行環(huán)境的安全管理。一方面要積極構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的保密系統(tǒng)，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠安全連接，網(wǎng)絡(luò)信息資料能夠安全輸送，從而保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性；另一方面要建立檔案信息資源的恢復(fù)備份系統(tǒng)，能為檔案信息提供可靠的系統(tǒng)、應(yīng)用以及數(shù)據(jù)備份，可以在突發(fā)性事件發(fā)生時，對檔案信息及時進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)；另外，要在檔案館內(nèi)安裝監(jiān)控、報警等基礎(chǔ)設(shè)施，不斷加強檔案信息的安全技術(shù)防范管理。同時，要注意對檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行定期檢查、維修和更新工作，并且要對計算機系統(tǒng)的防病毒軟件進(jìn)行適時更新和升級，不斷提高計算機網(wǎng)絡(luò)的安全，從而進(jìn)一步提高運行環(huán)境的安全性。
尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、親愛同志們：
大家好!在全國人民為實現(xiàn)中國夢而努力奮斗的日子里，我作為檔案館的一名檔案員，能夠參加“中國夢夢”為主題的演講會，心情十分激動，感到無比榮幸。今天，我作“實現(xiàn)中國夢，奉獻(xiàn)情”的演講，講述我們檔案工作人員愛崗敬業(yè)、服務(wù)人民群眾的感人故事，激勵大家勤奮工作，優(yōu)質(zhì)服務(wù)，創(chuàng)建人民滿意檔案，促進(jìn)武漢經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展。
為了實現(xiàn)中國夢，為了奉獻(xiàn)情，我們檔案館從領(lǐng)導(dǎo)到員工，從黨員到群眾，每一個職工雖然有著不同的工作分工，但都抱有一個共同的信念——“選擇檔案就是選擇了奮斗”，誓將自己的人生獻(xiàn)給檔案事業(yè)，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展；都擁有一個共同的目標(biāo)，那就是戮力同心、埋頭苦干、攻堅克難、銳意進(jìn)取，以飽滿的工作熱情，執(zhí)著的敬業(yè)精神、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，真誠的服務(wù)態(tài)度，為人民群眾全面做好檔案工作，充分發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)地方經(jīng)濟社會建設(shè)。我們檔案館全體職工一個個鮮活的生命，一張張質(zhì)撲的笑臉，盡心盡職，兢兢業(yè)業(yè)工作，象“春蠶吐盡青絲，蠟燭燃為灰燼”，在平凡的檔案工作崗位上干出不平凡的業(yè)績，書寫新時期檔案工作者的一曲曲時代贊歌。
在平時的檔案工作中，我們檔案館干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和相關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策，充分認(rèn)識檔案工作的重要性，意識到檔案是各項工作的決策依據(jù)，是做好各項工作的基礎(chǔ)，要切實做好檔案工作，提高檔案的使用效率。為推進(jìn)檔案工作發(fā)展，提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，我們檔案館干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)、自覺遵守《檔案法》、《保密法》和檔案工作的方針政策，對檔案實行目標(biāo)管理，不斷提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。我們檔案館定期召開工作會議，根據(jù)形勢發(fā)展和工作需要，及時研究、部署、檢查檔案工作，解決工作中的困難和問題，促進(jìn)檔案工作科學(xué)發(fā)展。
我們檔案館充分認(rèn)識到做好檔案管理工作，發(fā)揮檔案的作用和效能，關(guān)鍵在于有一套健全的制度，以制度管人管事，做到檔案管理制度化和規(guī)范化，為此始終加強檔案管理工作的制度化和規(guī)范化建設(shè)。在健全檔案管理制度中，我們檔案館下力氣、化功夫，組織干部職工對已建立的《檔案管理暫行辦法》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等檔案管理制度，定期進(jìn)行檢查梳理，去掉陳舊過時內(nèi)容，增加補充新的內(nèi)容，使各類檔案管理制度體現(xiàn)時代特色，符合當(dāng)前檔案管理工作的要求。在檔案管理規(guī)范化上，我們檔案館堅持保密、安全的原則，檔案室配置空調(diào)、除濕機、防盜、防高溫、防火、防鼠、防蟲、溫濕度計等設(shè)施，確保檔案安全；檔案排放規(guī)范整齊，有資料存放示意標(biāo)記，每季定期檢查檔案，保證檔案完整齊全。與此同時，我們檔案館加強檔案信息化建設(shè)，按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，配置了檔案所用的電腦，建立機讀目錄，安裝了檔案管理軟件，使檔案管理步入信息化軌道，有效提高檔案管理的工作效率，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
檔案工作是平凡枯燥的，沒有驚天動地的戰(zhàn)斗場面，沒有激情燃燒的歲月，但需要持之以恒的工作意志，需要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作精神，需要熱忱真誠的服務(wù)態(tài)度，甘為人梯，默默無聞工作。為了做好檔案工作，讓人民群眾滿意，我們檔案館全體干部職工無論是酷暑盛夏，還是寒冬臘月，抑或刮風(fēng)下雨，每天總是準(zhǔn)時上下班，盡心盡職，兢兢業(yè)業(yè)，把自己的一切都投入到檔案工作中，在大家的眼中，只有檔案工作而沒有自己，都把自己的一切奉獻(xiàn)給檔案事業(yè)。某同志是一位老職工，從事檔案工作數(shù)十年，長年累月的辛勤工作，患下了腰痛頸椎病，但他從不請假，始終堅持工作。有一天，同志頸椎病復(fù)發(fā)，又加上腰痛，坐在椅子上臉色蒼白，領(lǐng)導(dǎo)勸他請假休息，他一口回絕，深情地說：“既然組織上讓我從事檔案工作，我就要出以公心，不計私利，兢兢業(yè)業(yè)，全力做好工作，不辜負(fù)組織的期望；做到愛崗敬業(yè)，履行職責(zé)，率先垂范，嚴(yán)以律己，吃苦在前，享樂在后，努力成為作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)務(wù)精通、熟悉各項檔案工作的行家能手，干出優(yōu)異工作成績，助推地方經(jīng)濟社會發(fā)展。怎么能為一些小毛病，離開工作崗位呢？”我們檔案館還有一些女職工，她們上有老下有小，是家中的頂梁柱，但為了不影響檔案工作，堅持早起晚睡，做好家務(wù)事，準(zhǔn)時到檔案館上班，充分體現(xiàn)中華民族婦女賢妻良母的崇高品質(zhì)和優(yōu)良作風(fēng)。
各位領(lǐng)導(dǎo)，同志們，十以后，我國進(jìn)入了開拓創(chuàng)新，創(chuàng)造輝煌的偉大時代，為了實現(xiàn)中國夢，為了奉獻(xiàn)情，我們檔案館全體干部職工把自己的工作崗位作為揮灑激情，成就夢想的廣闊舞臺，牢記自己的莊嚴(yán)使命，承擔(dān)自己的神圣職責(zé)，振奮精神，鼓足干勁，以全新的面貌、全新的姿態(tài)，全新的步伐，投入到各項檔案工作中，在平凡的工作崗位上干出不平凡的業(yè)績，充分發(fā)揮檔案的效能和作用，為全面建成小康社會，實現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興，作更大的貢獻(xiàn)。
我的演講完了，謝謝大家！
關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化
一、檔案數(shù)字化的意義
1、檔案數(shù)字化的含義
檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式即實施手工管理和點到點的傳播，即便是經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實現(xiàn)點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上社會化的進(jìn)程。同時，該檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值也難以充分實現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢。檔案原件數(shù)字化，對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。
2、檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容
（1）檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫； （2）載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；（3）檔案專題信息的采集與建庫。
3、檔案數(shù)字化的主要作用
（1）檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容，而檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。（2）檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。代替原件使用，保護(hù)檔案原件；數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞；恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。（3）檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享；數(shù)字影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案； “時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。（4）檔案數(shù)字化能充實各檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容。對我國大多數(shù)已上網(wǎng)的檔案館網(wǎng)站來說，普遍存在網(wǎng)上信息資源貧乏、簡薄的通病，信息加工深度不夠，指引性信息多，實質(zhì)性信息少。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數(shù)字化。（5）檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館無疑是21世紀(jì)各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。
二、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
1、觀念問題
檔案管理意識薄弱，對建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多地方雖然具有專門的檔案機構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認(rèn)識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
2、技術(shù)層面的問題
⑴數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范；
⑷數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。
1.1電子檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理
在現(xiàn)代檔案館中,應(yīng)用了很多的計算機技術(shù)以及先進(jìn)的設(shè)備,但是檔案管理制度卻缺乏規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)約束,這不利于提高檔案管理的質(zhì)量。也有一些經(jīng)濟比較落后的地區(qū),檔案館的管理制度比較落后,一些管理措施存在滯后性,這使得檔案管理發(fā)展進(jìn)程比較緩慢。有的檔案館中并沒有應(yīng)用計算機技術(shù),使得電子檔案管理的效用無法得到最大的發(fā)揮。針對不同地區(qū)檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀,必須采用因地制宜的方式優(yōu)化管理機制。在檔案館中很多管理人員缺乏電子檔案的相關(guān)知識,而且沒有接受系統(tǒng)的教育,對電子檔案管理技術(shù)沒有很好的掌握,無法熟練的使用電子檔案管理軟件,這不利于提高電子檔案管理的效率。
1.2電子檔案信息安全存在很大問題
電子檔案管理措施具有較大的先進(jìn)性,其提高了檔案管理的效率,而且提高了工作人員的工作質(zhì)量,應(yīng)用計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),可以實現(xiàn)檔案信息的共享,可以使檔案資料發(fā)揮更大的價值,利用因特網(wǎng)技術(shù),可以使檔案資料在因特網(wǎng)中自由的與傳輸。這項技術(shù)在帶來便利的同時,也帶來了一定安全問題,使得檔案信息很容易被竊取,一些網(wǎng)絡(luò)黑客可以潛入檔案傳輸平臺中竊取重要信息,還可以對檔案資料進(jìn)行篡改與偽造,對電子檔案管理造成了較大安全威脅。
2針對電子檔案管理中出現(xiàn)的問題提出對策與建議
2.1建議統(tǒng)一的接收檔案數(shù)據(jù)格式
建立電子檔案管理中統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式,推廣使用相同的電子檔案管理軟件。建立統(tǒng)一的電子檔案模板,采用通用、統(tǒng)一的文件格式,形成統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式,并推廣應(yīng)用到各個單位和各個地區(qū),從而保證電子檔案管理建立的統(tǒng)一性,減小電子檔案統(tǒng)一化管理的難度,保證電子檔案的長期可讀。
2.2保證電子檔案管理的完整性
采用有關(guān)的技術(shù)措施,保證電子檔案管理的原始性、真實性和完整性,提高電子檔案的可信度。具體可以采取的措施有:使用背景信息和元數(shù)據(jù),作為檢驗電子檔案管理的原始性、真實性和完整性的依據(jù);使用簽署技術(shù),如光筆簽名、數(shù)字簽名;實行消息認(rèn)證和身份驗證,存儲該用戶的相關(guān)資料,在使用時必須進(jìn)行認(rèn)證;推行一種訪問控制技術(shù)———防火墻技術(shù),在本機構(gòu)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙,防止非法訪問,盜竊機要信息和專利信息;使用加密技術(shù)和檔案備份。這些措施的采用有利于保持電子檔案文件的原始性、真實性和完整性,增加人們對于電子檔案的信任,使其能夠為更多的人、更多的單位有效利用,并且放心使用。
2.3實現(xiàn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理
提高檔案工作者的素質(zhì)與能力加快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案管理的專業(yè)人才,并且重視和加強對現(xiàn)從事電子檔案管理工作人員的培訓(xùn)。培養(yǎng)人才時,加強他們對計算機知識、電子檔案管理專業(yè)知識和思想素質(zhì)的學(xué)習(xí),使他們精通計算機技術(shù)、熟悉檔案管理專業(yè)知識、熱愛檔案事業(yè)、素質(zhì)高、責(zé)任性強,為電子檔案管理奠定堅實的人才基礎(chǔ)。對現(xiàn)從事電子檔案的工作人員進(jìn)行培訓(xùn),增強他們的檔案管理專業(yè)知識,提高他們的素質(zhì),同時讓他們與時俱進(jìn),熟悉和使用計算機進(jìn)行檔案管理操作,做到檔案管理現(xiàn)代化。
2.4保證電子檔案管理的安全性
建立健全維護(hù)電子檔案文件真實和安全的法律法規(guī),制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,使各單位、各地區(qū)統(tǒng)一使用,推進(jìn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié),信息都有可能被更改或者丟失,所以通過法律形式將電子檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定,使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定,建立健全相關(guān)的法律法規(guī)和管理制度,者有利于維護(hù)電子檔案的原始性、真實性,保證其安全性。同時在各地區(qū)、各單位,電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、分類、排列、保存等各個環(huán)節(jié)用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來,使電子檔案得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理,為電子檔案的統(tǒng)一化管理奠定基礎(chǔ)。
3結(jié)論
關(guān)鍵詞： 信息化； 教學(xué)檔案管理； 電子文檔； 措施
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）01-0094-02
隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化從思維觀念和工作實踐上都深刻影響著高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。“十一五”建設(shè)期間，各高校檔案館（室）的信息化建設(shè)引起了領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并取得了較大成績，但高校院（系）教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)還不容樂觀。目前各高校正在制定“十二五”建設(shè)規(guī)劃，在此之際筆者就院（系）教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)作些探討：
一、高校院（系）教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)的重要性
（一）高校檔案信息化管理建設(shè)的主體和核心
教學(xué)檔案是教學(xué)管理和教學(xué)活動過程中直接形成的，具有保存價值的教學(xué)文件材料總稱。目前隨著辦學(xué)規(guī)模的擴大，各高校教學(xué)管理重心下移，院（系）不僅是實施教學(xué)活動的主體，也成為教學(xué)管理的主體。教學(xué)檔案材料主要由院（系）負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管，其中需永久保存的檔案移交給學(xué)校檔案館（室）保管。因此，院（系）教學(xué)檔案是高校檔案的主體和核心，院（系）信息化管理建設(shè)程度直接影響學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)的發(fā)展[1]。
（二）推進(jìn)院（系）教學(xué)信息化管理的迫切需要
隨著高校教學(xué)管理重心的下移，院（系）教學(xué)管理包含的內(nèi)容越來越多，如課堂管理、學(xué)籍管理、專業(yè)建設(shè)管理、教研管理等等。為了提高管理效率和管理水平，大都院（系）使用了教務(wù)管理系統(tǒng)、實現(xiàn)了辦公自動化、教師授課用多媒體等等。在現(xiàn)代化、信息化的教學(xué)管理中會產(chǎn)生大量、形式多樣的電子文件，如文字、圖表、錄音、影像等等，這些電子文檔需要做到及時、科學(xué)、高效的收集、整理、匯總、編目、歸檔，靠傳統(tǒng)的手工操作已無法適應(yīng)，需要采用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，提高管理效率。另一方面，現(xiàn)代教學(xué)及管理中也需要檔案管理者為其提供高效、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。因此信息化時代下的教學(xué)管理正呼喚著信息化的教學(xué)檔案管理的出現(xiàn)。
（三）網(wǎng)上教學(xué)評估和項目申報、評審的重要依據(jù)
院（系）教學(xué)檔案承載著大量的教學(xué)、管理、研究的信息，通過教學(xué)檔案材料可以對院（系）的各項工作做出比較客觀全面的評價。隨著教育改革及教育信息化管理的深入發(fā)展，高校教學(xué)水平評估、專業(yè)（學(xué)科、課程）建設(shè)申報驗收等都將采用信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，如：國家級、省級精品課程建設(shè)現(xiàn)在已經(jīng)采用網(wǎng)上申報和網(wǎng)上評審。專家和有關(guān)主管部門在網(wǎng)上評估、評審主要通過看申報單位在網(wǎng)上提供的數(shù)字化的真實的檔案信息材料。而齊全、完整、系統(tǒng)、科學(xué)的教學(xué)檔案材料才能全面、真實、系統(tǒng)地展示自己的工作情況，是獲得專家好評的重要依據(jù)。因此，加強教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)已成為迫切需要。
二、高校院（系）教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)的現(xiàn)狀
檔案管理信息化是指檔案部門運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用，實行檔案信息化存儲、標(biāo)準(zhǔn)化管理、網(wǎng)絡(luò)化利用等等。高校院（系）實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理是一個系統(tǒng)工程，目前還存在許多問題：
（一）無明確的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)管理部門
院（系）教學(xué)檔案管理往往只作為教學(xué)行政管理工作的一部分，沒有引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，在領(lǐng)導(dǎo)分工中，沒有指定負(fù)責(zé)人，也無明確管理職責(zé)。教學(xué)檔案信息化管理是一個業(yè)務(wù)性很強的工作，而院（系）從行政領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員都不是業(yè)務(wù)出身。大都高校沒有確定對院（系）教學(xué)檔案信息管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的管理部門，即使有的指定了管理部門，但管理職責(zé)也不具體，導(dǎo)致院（系）教學(xué)檔案信息化管理處于不規(guī)范的、自成一體的自然發(fā)展?fàn)顟B(tài)。
（二）無科學(xué)的管理手段
目前，各高校院（系）大都配備了計算機設(shè)備，引進(jìn)或自行開發(fā)了教務(wù)管理、實驗管理、論文管理等多個應(yīng)用系統(tǒng)，逐步在推進(jìn)辦公自動化，這些使教學(xué)管理在信息化建設(shè)方面取得了較好成績。但是檔案管理沒有專門的管理系統(tǒng)，卻還停留在傳統(tǒng)的手工處理階段，沒有實行網(wǎng)絡(luò)化管理，辦事效率低，與正在發(fā)展的院（系）信息化教學(xué)管理不相適應(yīng)。
（三）無統(tǒng)一的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)
教學(xué)檔案管理是獨立于行政管理之外的一門專業(yè)性學(xué)科，從文件的收集、整理、鑒別、歸檔、編目、保存、檢索等都應(yīng)有專門的管理規(guī)范，大都高校只對檔案館（室）制定了管理辦法，但對院（系）教學(xué)檔案管理沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度。另外隨著信息技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理，各院（系）檔案管理者面對形式多樣的電子文檔，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致保存的電子檔案從形式到內(nèi)容都各不相同，即使實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，也無法實現(xiàn)檔案信息資源共享。
三、高校院（系）教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)的措施
（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善管理建設(shè)
目前部分高校院（系）檔案管理處于一種既無具體領(lǐng)導(dǎo)管理，又無業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)的不規(guī)范、自然發(fā)展的狀態(tài)。導(dǎo)致院（系）檔案管理工作停滯不前，跟不上學(xué)校和院（系）教學(xué)、科研、管理的發(fā)展需要。
首先，成立學(xué)校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，組長由學(xué)校管教學(xué)的副校長負(fù)責(zé)，成員由各院（系）主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)組成，辦公室設(shè)在學(xué)校檔案館（室）。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)整個學(xué)校的檔案信息化管理建設(shè)，檔案館（室）負(fù)責(zé)院（系）教學(xué)檔案管理的監(jiān)督和管理。這樣院（系）檔案信息化建設(shè)既有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，又有業(yè)務(wù)部門指導(dǎo)業(yè)務(wù)和監(jiān)督檢查工作[2]。
其次，制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度。很多高校教學(xué)檔案管理不完善，特別是對院（系）教學(xué)檔案管理還沒有具體管理辦法，另外隨著教學(xué)信息化管理建設(shè)的發(fā)展，如電子文件、多媒體文件、聲像文件等信息資料不斷出現(xiàn)，對于它們的管理還沒有制定規(guī)范、科學(xué)的管理制度等等。學(xué)校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該組織相關(guān)人員和部門制定操作性強、管理明確的管理制度。如《XX學(xué)校教學(xué)檔案管理辦法》、《XX學(xué)校檔案管理人員管理辦法》《XX學(xué)校檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)》，還有具體的《文檔一體化制度》、《查閱利用制度》、《網(wǎng)絡(luò)安全管理制度》、《電子檔案備份制度》、《監(jiān)督管理制度》、《院（系）檔案管理職責(zé)》等等，做到從學(xué)校檔案館（室）到院（系）檔案信息化管理都有具體的管理制度、責(zé)任明確。
（二）加大經(jīng)費投入，開發(fā)或引進(jìn)相應(yīng)的系統(tǒng)
首先，引進(jìn)或開發(fā)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)。檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)與辦公自動化系統(tǒng)在功能上做到有機對接，使文書處理與檔案管理工作融合起來，即從文件的撰寫、修改、簽發(fā)、接收、批閱、歸檔、著錄、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過程，能在應(yīng)用系統(tǒng)上按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)順利進(jìn)行，即實現(xiàn)文檔一體化管理[3]。院（系）檔案管理人員大都是教學(xué)秘書兼任，采用檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，將大大減輕他們的工作量，并且使他們工作得心應(yīng)手，同時應(yīng)用系統(tǒng)操作中產(chǎn)生的各種信息資料是實現(xiàn)檔案信息化管理的前提基礎(chǔ)。
其次，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。真正實現(xiàn)檔案信息化管理還要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化。隨著高校信息化建設(shè)的推進(jìn)，學(xué)校建立了校園網(wǎng)，各院（系）也建立了自己的網(wǎng)站。但是院（系）還要建立自己的檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)，上與學(xué)校檔案館（室）相連，下與院（系）各教研室、實驗室、學(xué)生工作辦公室等相連，左右與其它院（系）和職能部分相連，實現(xiàn)檔案信息上下左右貫通，建立起學(xué)校檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。不過開發(fā)建立統(tǒng)一的檔案管理平臺和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是一個系統(tǒng)工程，需要靠學(xué)校和院（系）共同努力才能完成。
（三）加強檔案管理的規(guī)范化建設(shè)
檔案管理的規(guī)范化建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化管理的迫切要求。只有把檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才可能實現(xiàn)檔案網(wǎng)上整理、存儲、檢索、利用等。院（系）檔案管理要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，首先要建立專門的檔案信息化管理室。管理室配有專門的電腦、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電子存儲設(shè)備、檔案柜、檔案盒等等，實行專人管理。只有這樣才能使分散在系辦公室、系學(xué)生工作辦公室和各個專業(yè)教研室、實驗室的檔案材料實行集中統(tǒng)一管理，才有可能做到專業(yè)化、規(guī)范化管理[4]。其次，紙質(zhì)文檔和電子文檔過程管理實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如教案、試卷、實習(xí)材料、開課計劃、畢業(yè)論文等，這些檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作都在院(系)完成，各院（系）檔案工作者應(yīng)該遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規(guī)律，嚴(yán)格按照學(xué)校的《檔案管理辦法》、《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)》等要求去管理。否則，不僅嚴(yán)重影響院（系）檔案信息化管理建設(shè)，也阻礙學(xué)校檔案館（室）的檔案信息化管理建設(shè)。如：新生錄取名冊、在校生名冊、畢業(yè)生名冊是學(xué)籍檔案的一部分，如果有的院（系）長期保存，有的短期保存，甚至有的不保存等，這不符合檔案管理的完整性、統(tǒng)一性、科學(xué)性的原則，檔案信息資源也難以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。
總之，院（系）檔案信息化管理建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，也需要第一線的每個檔案管理工作者與時俱進(jìn)，開拓進(jìn)取，充分應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，提高院（系）檔案管理和利用水平。
參考文獻(xiàn)：
[1] 黃春.本科高校系級辦公室檔案管理之規(guī)范化[J].安徽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2006（2）.
[2] 魏麗平.高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與管理的幾點思考[J].云南檔案，2008（2）.
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，專科畢業(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（三）加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象
"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現(xiàn)狀。"強"表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，專科畢業(yè)2人，有84％的人都屬"自"。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存在著兩種思想認(rèn)識上的誤區(qū)。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認(rèn)為拍完、錄完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)棗形成和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是"一盤帶子反復(fù)用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發(fā)展不平衡
調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6．8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?
6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
（三）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區(qū)檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經(jīng)常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請）攝錄本地區(qū)的重大活動、重要會議、城市建設(shè)、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（五）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（六）建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動
針對地區(qū)重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴(yán)重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應(yīng)采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負(fù)責(zé)其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區(qū)重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。
試想，隨著未來相關(guān)政策的出臺，改革措施的步步推進(jìn)，必將會對我國事業(yè)單位，尤其是高校的人事管理制度、人事檔案管理模式產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。那么，如何快速、有效地適應(yīng)高校人事檔案管理工作發(fā)展的新要求，充分發(fā)揮人事檔案的作用，以便更好的服務(wù)和促進(jìn)高校各項工作的發(fā)展，無疑是高校檔案工作者即將面臨的新課題和新挑戰(zhàn)。
1 未來高校人事管理制度必將改變
由于目前各地還在對取消編制這一政策進(jìn)行深入的摸索，因此目前還沒有明確的政策。但是，大方向是可以管窺一二的。我國正處于政治體制改革和經(jīng)濟體制改革的重要階段。許多陳舊的體制都要逐步打破，以適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制。事業(yè)單位更是各項體制改革的重點區(qū)域。事業(yè)編制必將會逐漸縮小，直至消失。
盡管這一過程也許會很漫長，但是這是未來我國事業(yè)體制改革的必經(jīng)之路和最終目的。一旦真正取消現(xiàn)有的編制管理制度，將會帶來一系列的人事制度改革。現(xiàn)有的體制會被完全打破，人事檔案的管理模式也會隨之改變。
2 目前高校人事檔案管理的主要模式
我國高校現(xiàn)階段的人事檔案，主要分為事?I編制內(nèi)和事業(yè)編制外兩大類。事業(yè)編制內(nèi)的人事檔案由各個高校直接管理，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、整理、鑒定、利用等等。事業(yè)編制外的人員統(tǒng)稱為人事（或人事派遣）人員。這部分人員的檔案一般情況下由人事機構(gòu)保存和管理。
這種人事管理制度，造成了本來同屬于一個單位的人事檔案，被人為地割裂開來進(jìn)行管理。而且，不同高校的人事檔案，其管理部門也不盡相同，既有組織、人事部門，也有綜合型檔案館。這種管理模式隨之帶來的就是人事檔案的收集、整理、利用，都十分不便，存在很大漏洞。
3 取消編制后高校人事檔案管理
如上所述，取消編制這一過程不是一朝一夕，這一過程應(yīng)該分為兩個階段，第一階段是事業(yè)編制和非事業(yè)編制共存階段，基本等同于現(xiàn)在的階段。但和現(xiàn)在也有所不同，那就是事業(yè)編制所占比重會逐步縮小，慢慢低于非事業(yè)編制人員。第二階段是完全取消事業(yè)編制。這兩個階段的人事檔案如何更好的管理，是檔案工作者要面臨的一大問題。
3.1 共存階段
在這一階段，人事檔案仍舊可以采取目前的方式，既編制內(nèi)人員的檔案由高校自己管理，編制外人員的人事檔案由人事機構(gòu)管理。但這兩個機構(gòu)之間應(yīng)保持密切聯(lián)系，共同協(xié)作。因為高校的人員主要由專任教師、教輔人員和行政管理人員構(gòu)成。日常工作中必然因為職稱評定、鑒定考核等等原因要產(chǎn)生大量的檔案材料。同時這些材料還會在日后的工作中因為各種各樣的原因，被不斷的重復(fù)利用。
然而，這一模式目前存在很大的問題。首先，非編制內(nèi)人員的人事檔案，在上交到人才交流服務(wù)機構(gòu)后，各類事務(wù)都需要去服務(wù)機構(gòu)辦理，例如上交材料、職稱評審等等，有些需要經(jīng)過繁瑣的審批手續(xù)。[2]顯而易見，這種情況無論是對檔案管理還是相關(guān)聯(lián)的人事以及高校其他方面工作，都會不同程度的造成工作效率的低下。其次，人事機構(gòu)對其所保管的人事檔案，并非免費的管理，而是有償服務(wù)。目前，這部分資金基本上都需要由高校來承擔(dān)。這無形中給人事檔案工作造成成本上的增加，造成不必要的浪費。
因此，在這一階段，高校人事檔案管理部門和人事機構(gòu)要建立有效的溝通方式和渠道，妥善處理好收集、整理、鑒定、利用等人事檔案工作環(huán)節(jié)。最大化的減少因為管理機構(gòu)的割裂造成的不利局面，共同促進(jìn)人事檔案的管理工作。
3.2 完全取消事業(yè)編制后的人事檔案管理
高校、公立醫(yī)院等事業(yè)單位完全取消事業(yè)編制后，人事檔案的歸屬和管理，將會是一個全新的課題。如何才能更合理、高效的管理好人事檔案，是檔案管理部門和組織人事部門都要好好思考的問題。筆者在這里進(jìn)行一下簡單的分析，以拋磚引玉。
3.2.1全部由高校統(tǒng)一管理
作為用人主體，高校自身管理人事檔案是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹Ｊ紫龋耸聶n案包含的主要信息，基本是在高校任職期間所產(chǎn)生，比如職稱評定、業(yè)務(wù)考核、工資審批等等材料。這些材料的收集、整理、鑒定等工作，應(yīng)由本校人事檔案管理部門親自完成，以避免材料的損壞、丟失、造假等。對于人事檔案的查詢利用工作，比如出國、財產(chǎn)繼承、親屬關(guān)系證明等等情況，都需要高校人事檔案管理部門出具。
目前，不同高校管理人事檔案的部門不盡相同。未來取消事業(yè)編制后，各個高校應(yīng)成立綜合檔案館。由檔案館統(tǒng)一對人事檔案進(jìn)行管理。早在2008年，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中第四章第三十二條明確指出：高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。這也從法律層面對高校檔案館的職能和作用作了明確的定位。
3.2.2全部由第三方機構(gòu)管理
隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和利用。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
1. 聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜。
1.1管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理
很多單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
1.2檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20%的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
1.3保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！
1.4收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
1.5區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重
眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，本文由收集整理檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸 檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
2. 加強聲像檔案管理工作的對策及建議
2.1加強宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。
2.2加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。
2.3加強監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
2.4結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管
從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
2.5全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
2.6建議檔案主管部門參與全區(qū)各類重大活動
【關(guān)鍵詞】檔案管理，電子檔案，高校檔案，數(shù)字檔案館
一、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代的新形勢需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設(shè)是檔案開發(fā)利用，在服務(wù)中實現(xiàn)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
二、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
現(xiàn)在各高校檔案管理的意識還較為薄弱，對建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。雖然一些高校已經(jīng)有專門的檔案機構(gòu)，也制定了一定的檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識，對本部門檔案管理疏松。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認(rèn)識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也較為淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦力度不夠。
高校學(xué)生檔案管理工作和其他工作一樣，要有安排，有計劃，有貫徹有檢查和督促。對高校學(xué)生檔案造假，無論多與少都直接影響了檔案的客觀性，不真實的檔案也就沒有了其作為參考和依據(jù)的價值。由于現(xiàn)在現(xiàn)實社會情況較為復(fù)雜社會不正之風(fēng)的影響或者是由于工作中出現(xiàn)的馬虎，高校學(xué)生檔案造假情況時有發(fā)生。為了不影響畢業(yè)生的考研究生、考公務(wù)員、和就業(yè)，在校期間的未及格科目和處分不入檔的事時有發(fā)生。有的甚至到私造獎勵內(nèi)容，在應(yīng)聘會上同一班級出現(xiàn)很團支書、班長的現(xiàn)象更是家常便飯。這種情況的出現(xiàn)不僅造成了用人單位對高校學(xué)生檔案真實性的懷疑，使得真實的高校學(xué)生檔案的利用率受到一定影響，更使得用人單位對畢業(yè)生的誠信度受到影響。如學(xué)生在畢業(yè)時所填寫的高等院校畢業(yè)就業(yè)推薦表中，有各個科目成績，有鑒定，有組織評語等，很多時候?qū)W校、院系的鑒定意見并非來自學(xué)校和學(xué)院的只能鑒定部門的管理人員，而是學(xué)生們相互之間互相鑒定意見。所以有些問題都是缺乏相應(yīng)的監(jiān)督制約機制。
三.改善高校學(xué)生檔案管理意見
隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益深化，高校學(xué)生檔案管理工作信息化、網(wǎng)路化格局逐漸形成，高校學(xué)生檔案管理工作也應(yīng)不斷適應(yīng)科技快速發(fā)展的趨勢，提高現(xiàn)代化管理水平。隨著計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，高校在新生錄取、學(xué)生畢業(yè)等多個環(huán)節(jié)逐步信息化和網(wǎng)絡(luò)化。這位電子檔案的形成奠定了良好的基礎(chǔ)。
電子檔案的歸集與管理已經(jīng)形成了未來高校檔案學(xué)生管理的主要方法。充分的利用電子計算機的現(xiàn)代技術(shù)手段為核心，有計劃，有步驟的把高校學(xué)生檔案分類歸檔，進(jìn)一步實現(xiàn)高校學(xué)生檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理。有效的利用成熟的計算機技術(shù)，將高校學(xué)生檔案文件中的文本、照片、聲音、影像及作品等進(jìn)一步的信息化管理，制成高校學(xué)生電子檔案，從而建立高校學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化。因此，高校應(yīng)根據(jù)其需要有效的建立紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的學(xué)生檔案管理模式。
加強制度化建設(shè)對學(xué)生檔案管理具有十分重要的作用。根據(jù)學(xué)生情況、辦學(xué)特點、管理要求等，建立適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)教育的規(guī)章制度，使網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理規(guī)范化、制度化。使學(xué)生檔案管理部門擺脫日常的事務(wù)性工作，采取學(xué)分制和柔性管理相結(jié)合的學(xué)生檔案管理方式，充分調(diào)動學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中的積極性、主動性，學(xué)分制是學(xué)生檔案管理制度改革中的難點，需要有一個富有彈性的教學(xué)計劃和一套靈活的管理體制、運行機制，才能使學(xué)習(xí)者變被動為主動學(xué)習(xí)，更好地培養(yǎng)出適應(yīng)工作需要且綜合素質(zhì)較高的應(yīng)用型人才。
學(xué)生檔案管理是一項具體細(xì)致、繁瑣復(fù)雜而且原則性和服務(wù)性很強的業(yè)務(wù)管理工作，政策性強，從事這項工作不僅要付出艱辛的勞動，而且必須要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)生檔案管理區(qū)別于普通高校學(xué)生檔案管理，它主要體現(xiàn)在管理方式更加多元化，管理人員具有很強的信息素養(yǎng)和溝通協(xié)調(diào)能力，要能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)與學(xué)生、教師進(jìn)行全方位的交流，能夠指導(dǎo)學(xué)生在學(xué)期間通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程交互通訊方式完成如選課、查詢、報考等，這就要求學(xué)生檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想、提高工作效率、有較強的服務(wù)意識。
總之，在這個高度信息化的時代,信息技術(shù)無疑為檔案管理,特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè),充分利用信息高速路的優(yōu)越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
[1]《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》
就如其它事物的改革是為了適應(yīng)時展的要求一樣，檔案管理的信息化也是為了適應(yīng)社會信息化的發(fā)展，這是時展的必然要求，檔案管理信息化是要求檔案管理員在工作中拋棄原有的紙張記錄載體，而選擇高科技含量的計算機作為新的記錄載體，在記錄，收藏和管理檔案的時候，通過一系列的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與操作，來完成工作。這大大的提高了工作的效率和質(zhì)量，統(tǒng)一了檔案形式，便于檔案的保存和提取。方便了工作的同時，也為檔案工作者節(jié)約了大量的時間，檔案工作者可以在工作中學(xué)習(xí)，以學(xué)習(xí)來促進(jìn)工作，做到工作與學(xué)習(xí)的相統(tǒng)一，面對檔案事業(yè)信息化建設(shè)中的各種問題，可以積極應(yīng)對，合理的解決，這才是新時代的檔案管理人員應(yīng)該具有精神面貌。
二、檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問題
（一）重視程度不足
當(dāng)前，檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀為應(yīng)用軟件雜亂、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度較低，嚴(yán)重影響著檔案管理整體水平的提高。究其根本原因在于，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足、經(jīng)費投入有限、硬件條件偏差、設(shè)備使用不全、管理模式守舊造成的，從而導(dǎo)致檔案工作者在檔案信息化建設(shè)中面臨著巨大阻礙。
（二）標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一
檔案管理體制具體包括行業(yè)整體規(guī)范、行業(yè)的增效制度、行業(yè)的激勵機制與行業(yè)的績效評估。作為檔案事業(yè)這一整體，在機構(gòu)設(shè)置上首先應(yīng)有一套合理的層級關(guān)系和管理規(guī)范，以理順專業(yè)檔案館與同級綜合檔案館的關(guān)系，從而遏制綜合檔案館功能“弱化”的勢頭，增強其在檔案資源社會共享中的核心地位。針對目前的檔案館管理體制，建議在一個地區(qū)或一個城市設(shè)立一個中心檔案館，把現(xiàn)有的省市級綜合檔案館做大做強，成為真正意義的中心檔案館，才能有效地克服資源分割、政出多門，各自為政的管理模式，提高檔案館的輻射力、影響力、凝聚力。加強國家檔案資源建設(shè)，調(diào)整、整合檔案資源布局和結(jié)構(gòu)也是一項重要的舉措。
（三）安全問題
檔案管理信息化建設(shè)所面臨的最重要問題是安全問題。檔案信息系統(tǒng)的安全主要表現(xiàn)在電子檔案數(shù)據(jù)和電子文件的安全以及檔案信息在網(wǎng)絡(luò)利用中的安全等方面。同時，檔案管理信息化建設(shè)也會受到人為因素和存儲介質(zhì)的影響而產(chǎn)生安全問題，進(jìn)而影響信息化建設(shè)進(jìn)程。
（四）人員素質(zhì)不高
檔案管理制度的信息化建設(shè)，是以人為主體進(jìn)行的變革，合適的人才能夠以最快的速度掌握先進(jìn)的技術(shù)，并能夠?qū)⑵鋵W(xué)以致用，舉一反三，避免了技術(shù)與管理流于形式。目前的檔案信息化建設(shè)，最缺少是能夠?qū)n案管理與計算機應(yīng)用相結(jié)合的復(fù)合型人才，這樣，如果在檔案管理中出現(xiàn)問題，就只能求助于專業(yè)的計算機技術(shù)人員，給檔案工作帶來很大的不便。
三、完善檔案管理信息化建設(shè)的對策
（一）模式的轉(zhuǎn)變
在傳統(tǒng)檔案管理模式下，一般以紙質(zhì)、錄像、照片、錄音等載體作為檔案管理的實體，并以手工操作的方式完成對檔案的編目、收集、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研、利用等，導(dǎo)致檔案管理的工作量較大、工作程序繁瑣、信息資源被浪費。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)化管理，可以實現(xiàn)信息資源的重復(fù)利用和多平臺共享，從而提升檔案資源信息的使用價值，提高檔案管理的綜合水平和服務(wù)質(zhì)量。
（二）體系規(guī)范化
標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，由于檔案管理信息化具備跨國界、跨地域、跨領(lǐng)域等特點，且技術(shù)性要求高，所以在構(gòu)建規(guī)范化體系時必須遵循以下原則：以標(biāo)準(zhǔn)化管理為核心，建立健全相應(yīng)制度，使檔案管理信息化建設(shè)步入制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理軌道。先考慮采用國際標(biāo)準(zhǔn)，再考慮采用行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)。加強檔案信息數(shù)據(jù)的安全管理，制定相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，從軟件管理、監(jiān)督、操作等各個方面著手，確保檔案管理的安全性。
（三）建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫
由于檔案管理信息化與傳統(tǒng)的檔案管理存在明顯差別，加之新一代的檔案學(xué)體系尚未建立健全，所以在處理原有檔案管理制度與檔案管理信息化創(chuàng)新之間的矛盾上，必須要以現(xiàn)有檔案資源利用為基礎(chǔ)，加大檔案學(xué)理論研究。檔案不僅擁有豐富的歷史信息，而且還包括重要的公文信息，同時也在不斷拓展、擴充和延伸館藏信息種類，因此必須加快館藏檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，建立檔案系統(tǒng)中心，豐富檔案數(shù)據(jù)儲備，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，為建設(shè)檔案管理信息化提供技術(shù)支撐。
（四）提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案工作者應(yīng)當(dāng)具備多元化的知識結(jié)構(gòu)。信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，要求檔案工作人員必須與時俱進(jìn)，掌握相關(guān)理論、文化和管理等方面知識，尤其是數(shù)學(xué)、計算機、管理學(xué)等學(xué)科知識，這些知識對于實現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化具有重要作用；檔案工作者要全面掌握檔案專業(yè)知識，具備檔案管理學(xué)、檔案學(xué)、目錄學(xué)、文書學(xué)、檔案自動化管理以及檔案編研、著錄、檢索、標(biāo)引、復(fù)制、修裱等專業(yè)知識和基本技能。為了適應(yīng)檔案管理，實現(xiàn)信息化的發(fā)展趨勢。檔案工作者必須掌握現(xiàn)代化技術(shù)、檔案信息研究與分析、高層次檔案信息服務(wù)等能力。上級要為檔案工作者創(chuàng)造培訓(xùn)和教育的機會，采取以老帶新、互幫互學(xué)的形式，培養(yǎng)復(fù)合型人才。隨著現(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)和更新，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立人才引進(jìn)機制，優(yōu)化現(xiàn)有人才的專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)，使人才隊伍既具備專業(yè)知識、精通業(yè)務(wù)，又擁有豐富的實踐經(jīng)驗。
[關(guān)鍵詞] 基層；鄉(xiāng)鎮(zhèn)；檔案管理；策略
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 097
[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0207- 02
鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理對于社會主義精神文明建設(shè)具有重要作用，可有效促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各方面工作的順利進(jìn)行。特別是十以來提出的中國夢理念，對基層黨員干部的工作提出了更高要求。但是長久以來，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作一直是不受重視的弱項，而要想做好檔案管理工作則必須從內(nèi)部尋找原因，進(jìn)而才能真正解決基層檔案管理工作，促進(jìn)基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)。
1 完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)章制度
認(rèn)識到檔案管理的重要性，是健全和完善檔案管理制度的基礎(chǔ)和前提。想要實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，需要從以下幾個方面做起：一是根據(jù)《檔案法》的要求，從實際出發(fā)，做好檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等各方面工作，從而制作出一套完善的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。二是引進(jìn)先進(jìn)的電子檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)給我們的工作帶來了極大的便利，檔案管理工作開始向自動化轉(zhuǎn)變，最終實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的一體化管理。明確的分類是電子檔案和電子文件的前提，借助先進(jìn)的技術(shù)，完善檔案管理的各項規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。三是加強檔案宣傳培訓(xùn)工作。做好宣傳工作，使工作人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且檔案管理工作要真正落實到實處；新時期檔案管理工作要一切從實際出發(fā)，具體問題具體分析，根據(jù)不同層次的需求進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)工作要定期開展，使更多的人明白檔案管理工作的重要性，提高檔案管理水平，從而更好地為基層建設(shè)服務(wù)，促進(jìn)基層經(jīng)濟的發(fā)展。
2 提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化水平
以多媒體技術(shù)為主體的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)逐漸滲透到我們的生活和工作中的方方面面。近年來我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度發(fā)生了極大的變化，由以前紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)與磁盤、光盤、以及縮微共存的局面，特別是新型信息載體的應(yīng)用，不但增加了檔案信息的儲存量，而且具有速度快、直觀性、選擇性、以及易操作性的特點。現(xiàn)代鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度具有以下特點：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息載體的多元化、檔案信息儲存與處理的數(shù)字化、以及檔案內(nèi)容收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。這就為我們檔案管理工作提出新的要求，規(guī)范檔案管理工作，使其更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層建設(shè)服務(wù)。檔案管理工作的信息化大大縮短了工作人員的手工時間，為檔案研究節(jié)省了大量時間和精力，不斷提高檔案管理水平，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層建設(shè)，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟進(jìn)一步發(fā)展，實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的整體提升。檔案管理制度信息化為我們提供了很大的便利，多種查詢手段為政府提供了決策依據(jù)，使我們更好地為人民服務(wù)。
提高信息化管理水平是為了更好發(fā)揮檔案的作用。新時期檔案的利用不能只是被動被利用者接受，而應(yīng)當(dāng)做好檔案的開放和編研工作。同時還要注意做好監(jiān)督工作，尤其是保密工作，正確利用檔案，同不當(dāng)利用檔案的行為作斗爭，這樣才能既充分利用了檔案，又做好了檔案保密工作，使我們的檔案完整且安全。科學(xué)管理和利用檔案，才能更好地服務(wù)基層建設(shè)，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)整體管理水平的提高，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展水平，使大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)達(dá)到小康水平，遵循和諧社會的理念，實行農(nóng)村反哺城市，促進(jìn)全國經(jīng)濟發(fā)展，早日實現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興，使中國在激烈的國際競爭中占據(jù)有利的位置。
3 提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員素質(zhì)
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度的發(fā)展和變化為我們的管理工作提出了新的要求，原來的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)無法更好地為人民服務(wù)了。新時期檔案管理人員不但需要專業(yè)的知識和實際操作能力，而且還需要樹立檔案管理信息化意識，能夠熟練操作計算機，掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。我們需要高素質(zhì)的專業(yè)人才，這就要求工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識，掌握計算機操作技術(shù)，靈活運用檔案管理系統(tǒng)軟件，從而逐步提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。學(xué)無止境，要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，增強工作人員的責(zé)任感，以此作為終身事業(yè)，在工作崗位上兢兢業(yè)業(yè)，勇于創(chuàng)新，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的規(guī)范化，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作水平，實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的整體進(jìn)步。
