時間：2023-06-05 10:15:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案保管，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
甲方：_________________
乙方：_________________
甲乙雙方經(jīng)協(xié)商達(dá)成如下：
一、甲方同意保管乙方委托的人事檔案。
二、協(xié)議有效期為_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。
三、乙方每年應(yīng)向甲方繳交管理費(fèi)_________元人民幣，協(xié)議期內(nèi)檔案轉(zhuǎn)至其他單位，其管理費(fèi)不予退還。
四、甲方僅為乙方托管人事檔案，雙方不存在勞動關(guān)系及任何行政上的隸屬關(guān)系，乙方的就業(yè)、工資、福利、醫(yī)療、人身意外、繳交社會保險費(fèi)、退休申請及退休養(yǎng)老金的領(lǐng)取等均為自理。乙方在托管期間，其本人發(fā)生因病及傷亡事故導(dǎo)致的一切責(zé)任均由乙方本人自負(fù)，與甲方無關(guān)。
五、乙方在托管期間，應(yīng)自覺遵守國家的有關(guān)法律、法規(guī)，不得以甲方之名義從事任何違法違紀(jì)活動，不得違反計(jì)劃生育。否則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，甲方立即單方終止協(xié)議，脫離托管關(guān)系，托管費(fèi)不予退回。
六、在托管期間，如乙方由于調(diào)動原因需要調(diào)閱檔案或轉(zhuǎn)至其他單位，需由接收單位出具證明，甲方才給予辦理閱檔或轉(zhuǎn)檔的有關(guān)手續(xù)。
七、本協(xié)議期內(nèi)，甲方按國家有關(guān)規(guī)定管理乙方的人事檔案，為乙方出具與檔案有關(guān)的證明、材料。
八、本協(xié)議期滿后，乙方如不及時交納托管費(fèi)除按規(guī)定交納托管費(fèi)外，每人每日加收滯納金_________元。
九、乙方如變更地址及聯(lián)系電話應(yīng)及時通知甲方，以便聯(lián)系。如不及時，由此造成的責(zé)任概由乙方承擔(dān)。
十、本協(xié)議單方或自動終止時，托管關(guān)系自然解除。
十一、本協(xié)議未盡事宜，甲、乙雙方應(yīng)友好協(xié)商解決。
十二、本協(xié)議一式兩份，甲、乙雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。自簽字蓋章之日起生效。
甲方（蓋章）：_________ 乙方（簽字）：_________
乙方：_____________________
身份證號：_________________
經(jīng)甲、乙雙方協(xié)商，就乙方委托甲方保管檔案達(dá)成以下協(xié)議：
1.甲方根據(jù)《檔案法》和_________部、人事部有關(guān)規(guī)定，為乙方保管檔案。乙方應(yīng)在簽訂本協(xié)議及繳交檔案保管費(fèi)后，按有關(guān)規(guī)定及時將檔案及相關(guān)資料轉(zhuǎn)入甲方，否則甲方不予提供相關(guān)服務(wù)。
2.經(jīng)乙方申請，甲方按國家有關(guān)規(guī)定，只為乙方提供出具檔案保管證明以及借閱檔案的服務(wù)，不提供其他服務(wù)。此外，乙方的就業(yè)及與其他機(jī)構(gòu)的關(guān)系、工資福利、社保醫(yī)療、人身權(quán)益及人身意外等均應(yīng)自理。
3.乙方應(yīng)遵守國家及省、市的法律法規(guī)，遵守甲方有關(guān)檔案及人事管理規(guī)定和計(jì)劃生育管理的有關(guān)規(guī)定。
4.本協(xié)議期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本協(xié)議期滿，乙方應(yīng)及時與甲方續(xù)簽或?qū)n案轉(zhuǎn)出;否則，視為乙方繼續(xù)委托甲方保管檔案，甲方可依規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每年向乙方計(jì)收檔案保管費(fèi)，并保留追收乙方欠費(fèi)的權(quán)力。
5.乙方應(yīng)于簽訂本協(xié)議時向甲方繳交檔案保管費(fèi)_________元，協(xié)議期內(nèi)如檔案調(diào)出，費(fèi)用不予退還。
6.本協(xié)議由甲方代表人簽字，加蓋公章及乙方簽章后生效。甲、乙雙方各執(zhí)一份，具同等效力。
7.本協(xié)議未盡事宜，由甲、乙雙方協(xié)商解決。
甲方(公章)：_________ 乙方(簽字)：_________
【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級學(xué)生花名冊；（3）學(xué)生在籍注冊表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動情況登記表；（6）對學(xué)生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補(bǔ)充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議
1．增強(qiáng)檔案意識。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。
4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。
總之，學(xué)籍檔案與個人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。
【參考文獻(xiàn)】
[1]底紅艷．對高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．
會計(jì)檔案是指會計(jì)核算的專業(yè)資料，主要有會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報表等。其中，憑證類包括：原始憑證，記賬憑證等；賬簿類包括：總賬，明細(xì)賬，日記賬，備查賬等；會計(jì)報表類包括：會計(jì)報表、附表、附注及文字說明等。另外還有其他一些輔助資料，例如銀行對賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表、程序文件會計(jì)檔案移交清冊等。從會計(jì)檔案包括的這些類別可以清楚認(rèn)定，會計(jì)檔案是十分重要的。因?yàn)闀?jì)檔案是對一個企業(yè)各種經(jīng)營活動的最精確的反映和記錄，企業(yè)的會計(jì)檔案可以讓使用者了解到各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動的脈絡(luò)；還可以為國家各種政府部門提供該企業(yè)全面的的經(jīng)濟(jì)資料，為國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的制定者和企業(yè)經(jīng)營決策者提供非常有力的決策依據(jù)。因此，會計(jì)檔案的保管不管是日常保管還是應(yīng)對可能的突發(fā)事件都是十分重要的。針對可能發(fā)生的地震，要建立相應(yīng)的機(jī)制，尤其是處于地震帶的省份，在日常保管方式基礎(chǔ)上要特別有針對性的設(shè)計(jì)出預(yù)備方案。在我國，地震活動大體分布于五個地區(qū)。該五個地區(qū)分別是：華北部分地區(qū)，包括太行山、陰山、燕山一帶、山東部分地區(qū)以及渤海灣周邊；西北部分省份和地區(qū)，包括甘肅河西走廊一帶、青海、寧夏；西南部分省份，包括四川西部、和云南中西部；廣東、福建等東南沿海部分地區(qū);臺灣省以及臺灣近海域。因此，建立整套的會計(jì)檔案保管方案就尤為重要。
一、會計(jì)檔案的日常保管細(xì)則
做好會計(jì)檔案保管工作首先要把工作做到細(xì)處，不能馬虎。日常保管要求要達(dá)到如下的標(biāo)準(zhǔn)：（1）不斷完善會計(jì)檔案保管人員的責(zé)任制，不斷加強(qiáng)會計(jì)制度的法律約束力，保證會計(jì)檔案的安全與完好。（2）會計(jì)檔案的管理要設(shè)立專門的房間專門的人員，同時進(jìn)行系統(tǒng)的分類、和編號，擺放時也要按照既定順序，方便以后查找和翻閱。 存在會計(jì)檔案房間應(yīng)該具有一定標(biāo)準(zhǔn)，符合防火、防盜、防蟲、防潮等要求，同時要建立保密體系，要定期的進(jìn)行檢查，防止丟失毀損等狀況出現(xiàn)。（3）外單位如果要查閱本單位保存的會計(jì)檔案，必須經(jīng)會計(jì)主管及以上的相關(guān)同志簽字批準(zhǔn)，同時要有正式的介紹信，并有本單位人員在場，對查閱哪些檔案做好記錄。無論本單位還是外單位的人員在查看會計(jì)檔案時應(yīng)該保護(hù)好檔案，在檔案文件上作標(biāo)記是不允許的，更不能更改。如果有會計(jì)檔案需要復(fù)印的，要有保管人員事先審核簽字后方可進(jìn)行。本單位會計(jì)檔案只能在本單位查閱，一般情況是不能借出的。如有特殊需要，比如公安機(jī)關(guān)要進(jìn)行借出取證等情況，必須報告并經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后方可。
二、針對會計(jì)電算化的檔案管理要求
目前大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施了電算化系統(tǒng)。所以處了上述傳統(tǒng)保管方式外，還要針對電算化系統(tǒng)的特點(diǎn)進(jìn)行有針對性的檔案保管工作和要求。（1）會計(jì)檔案的匯總。要定期的（如一個季度或一個月）把存在于電腦軟件中的相關(guān)會計(jì)數(shù)據(jù)全都備份到其他存儲介質(zhì)，如光盤、優(yōu)盤、移動硬盤上，使會計(jì)檔案存在于至少兩個完全獨(dú)立的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)。這樣即使一個出現(xiàn)不可恢復(fù)的問題，另外一個還可以作為保障。會計(jì)人員應(yīng)把這些會計(jì)檔案的備份文件保存好，有朝一日真的出現(xiàn)原系統(tǒng)不可逆轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)損失或破壞，則可以在最快的時間內(nèi)，恢復(fù)原始數(shù)據(jù)。使損失降低到最小。（2）會計(jì)檔案的存儲。電算化所形成的會計(jì)檔案通常是存儲在電腦硬盤和光盤等介質(zhì)上的，這些存儲介質(zhì)都有自己的物理特點(diǎn)，比如說硬盤怕水怕震動而光盤則怕劃傷怕彎折怕磨損，因此沒有任何一種存儲方式是百分百保險萬無一失的。針對此問題，需要對這些檔案存儲時準(zhǔn)備雙份的備份，也叫做“AB備份法”來備份相關(guān)數(shù)據(jù)，而且要把各個備份分別存放在不同的地點(diǎn)，這些地點(diǎn)最好相隔足夠的距離，比如A備份存放在總公司檔案室，B備份存放在分公司，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計(jì)電算化系統(tǒng)的一起毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。存儲好之后也要定期對各備份保存的檔案進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行更新，以防存儲介質(zhì)遭到損壞，使備份失去效果。更新的間隔越短越好，但也要考慮成本問題，可以根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模大小，重要性程度制定更新方案和進(jìn)度，但一旦制定要嚴(yán)格實(shí)施。還有一個問題是特別需要注意的，就是財務(wù)軟件與對應(yīng)的電算化會計(jì)檔案是否是一致的版本。這是由于軟件版本不同情況下形成的檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有可能會有不一致性，也就是說在調(diào)閱檔案時可能出現(xiàn)問題，或者不可預(yù)料的故障。所以要保證他們是相同的版本是很重要的。（3）合理利用財務(wù)軟件系統(tǒng)的自動自主備份機(jī)制。財務(wù)軟件越來越科技化，基本可以不需財務(wù)人員操作，或者只通過幾個參數(shù)的設(shè)定，就可以做到定時定范圍的自動備份，當(dāng)設(shè)定的時機(jī)或條件符合時，程序會自主實(shí)施備份。這就避免了因?yàn)椴僮魅藛T主觀懈怠或客觀上出現(xiàn)意外忘記備份的情況。一是計(jì)算機(jī)發(fā)展支持了會計(jì)檔案的自動備份。第一，計(jì)算機(jī)硬件的數(shù)據(jù)處理功能已經(jīng)較前些年有很大的提升，而且價格也可以接受，這就是企業(yè)購買具有快速備份和存儲的計(jì)算機(jī)的成本下降。目前高速度的計(jì)算機(jī)在備份會計(jì)檔案時，使用者幾乎感覺不到多少滯后，也就是占用系統(tǒng)資源的百分比已經(jīng)很低，不會對其他程序有多大影響。第二，計(jì)算機(jī)軟件的技術(shù)也在不斷精進(jìn)，采用智能算法，使自動備份功能變得在邏輯上輕巧很多。故此，在突破了軟硬件以及成本等因素的制約后，自動備份的技術(shù)應(yīng)在會計(jì)檔案的保存中發(fā)揮更大的作用。當(dāng)條件或時間等要素達(dá)到事先設(shè)定的要求時，例如每月的15號或每個星期六財務(wù)軟件系統(tǒng)就可以自主的對指定范圍內(nèi)的會計(jì)檔案進(jìn)行備份。而且在備份的時候，系統(tǒng)會自動將源數(shù)據(jù)庫與備份數(shù)據(jù)庫做比對，如果指示信號為源數(shù)據(jù)庫自己擁有的，則可判定是最近一次備份后產(chǎn)生的新記錄，于是系統(tǒng)會將該數(shù)據(jù)加入到備份數(shù)據(jù)庫中。但若是指示信號是一致的但具體數(shù)據(jù)內(nèi)容卻不相同，則可以判定源數(shù)據(jù)庫被改動，系統(tǒng)會提出警告等候操作者輸入指令進(jìn)行相應(yīng)處理；如果指示信號對應(yīng)數(shù)據(jù)內(nèi)容都一致，則可判定記錄是正確的，就可以進(jìn)行下一條記錄的處理了。二是會計(jì)檔案自動備份的必要性。鑒于企業(yè)財務(wù)人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)高低不同，多數(shù)會計(jì)軟件，特別是用友、金蝶等大型會計(jì)軟件，在設(shè)計(jì)程序時會默認(rèn)設(shè)置間隔很長時間沒有人工手動備份時，系統(tǒng)會自動對會計(jì)檔案進(jìn)行備份。這樣可以降低人為因素導(dǎo)致的備份不及時，當(dāng)故障出現(xiàn)時，如果沒有人工備份的數(shù)據(jù)庫，軟件操作者就能啟用系統(tǒng)自主備份的數(shù)據(jù)，使損失降到最小。
三、針對地震等不可抗力災(zāi)難的特殊備份機(jī)制
一旦地震發(fā)生，就算企業(yè)日常備份工作做得再好，也可能無濟(jì)于事，因?yàn)榈卣鸢l(fā)生時整個企業(yè)都可能毀滅甚至是一個城市。所以檔案的保管就要由本地保存延伸到異地保存、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程備份等。遠(yuǎn)程備份提供的是一攬子的解決方案，該方案包括軟件和硬件設(shè)備兩個構(gòu)架，例如可以將公司數(shù)據(jù)復(fù)制到遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)處理中心，將數(shù)據(jù)備份到磁盤介質(zhì)中的工作在數(shù)據(jù)中心內(nèi)就可以實(shí)施。這種方式的好處是，可以不需要遠(yuǎn)程工作場所的備份處理或IT等相應(yīng)支持，這樣可以很好的做到集中數(shù)據(jù)管理，數(shù)據(jù)泄露的可能性非常小，于是安全性會變得更高。 另外，相關(guān)廠商所提出的遠(yuǎn)程備份解決方法是有針對性的的，比如用友和金蝶都有相關(guān)的遠(yuǎn)程備份解決方案。而有些公司的方案采用比較先進(jìn)的軟件方法，如Veritas Software公司的Storage Replicator，先是完整對每個遠(yuǎn)程服務(wù)器上的直連存儲設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備進(jìn)行備份，然后再以增量的方式通過互聯(lián)網(wǎng)等媒介將更新的數(shù)據(jù)傳送到數(shù)據(jù)中心。針對網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程備份的速度慢，傳輸容易出錯的情況，某些大型企業(yè)有很多分公司，而通常每個公司都有若干臺服務(wù)器，這樣的集團(tuán)型企業(yè)可以采用這樣的辦法：先在本地磁盤備份設(shè)備中將多個備份合并，然后再在廣域網(wǎng)上復(fù)制數(shù)據(jù)。因?yàn)椋O(shè)備在一個局域網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)器備份的速度可以是非常快的，然后再將更新部分的數(shù)據(jù)通過速度較慢的廣域網(wǎng)發(fā)送至數(shù)據(jù)中心，數(shù)據(jù)中心則可以其他磁性介質(zhì)進(jìn)行存檔，整體時間會節(jié)省很多。
檔案保管工作是新時期檔案工作者的一項(xiàng)重要工作,其目的是最大限度地延長檔案的壽命,解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾,盡力把更多有價值的信息留給未來。
檔案庫房
檔案庫房建筑為檔案保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件,庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫房管理措施的效果。
1.基地要求。庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃易爆物品的場所,處于污染腐蝕源的上風(fēng)向,避免架空高壓電線穿過,應(yīng)選擇地勢較高、場地干燥、排水暢通、空氣流通、環(huán)境安靜的地段。
2.建設(shè)布局與設(shè)計(jì)要求。檔案庫需獨(dú)立建造,與生活區(qū)分開,符合運(yùn)送裝卸和消防疏散的要求。庫的結(jié)構(gòu)、空間、屋頂隔熱、保溫、門窗、各類裝具布置等的設(shè)計(jì)和建造,根據(jù)不同等級、規(guī)模符合有關(guān)規(guī)范、規(guī)程的要求。
3.珍貴檔案應(yīng)設(shè)置珍藏庫房。
4.符合“九防一隔”的要求。防火、防水、防潮、防光、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防霉和隔熱。
檔案庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)
檔案的壽命與檔案庫房的溫濕度密切相關(guān),不適宜的溫濕度不僅可單獨(dú)地作用于檔案,而且可加速其他因素對檔案的破壞。為了使檔案庫房的溫濕度符合檔案管理的要求,需采取措施對檔案庫房的溫濕度進(jìn)行控制與調(diào)節(jié)。一般檔案庫(含膠片庫)的溫度標(biāo)準(zhǔn)為14~24℃(晝夜允許波動±2℃),相對濕度45%~65%(晝夜允許波動±5%)之間。控制與調(diào)節(jié)檔案庫房溫濕度的主要措施包括密閉、通風(fēng)和采用空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。
密閉是防止或減弱庫外不適宜溫濕度對庫內(nèi)影響,保持庫內(nèi)溫濕度穩(wěn)定的一種簡單易行的方法。
通風(fēng)是指根據(jù)空氣流動的規(guī)律,有計(jì)劃地使庫內(nèi)外的空氣交換,從而達(dá)到調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度的目的。通風(fēng)的原則是:庫外的溫度與相對濕度都低于庫內(nèi)時,可以通風(fēng),反之則不行;當(dāng)庫外的溫度低于庫內(nèi),而庫內(nèi)外相對濕度相同時,可以通風(fēng),反之則不行;庫外的相對濕度小于庫內(nèi),而庫內(nèi)外溫度相同時,可以通風(fēng),反之則不行。當(dāng)庫外溫度低于庫內(nèi),而庫外相對濕度大于庫內(nèi)或庫外溫度高于庫內(nèi),而庫外相對濕度小于庫內(nèi),此時需利用公式進(jìn)行計(jì)算,將庫內(nèi)外的絕對濕度進(jìn)行比較,若庫外絕對濕度小于庫內(nèi),則可以通風(fēng),反之則不能通風(fēng)。
另外,在通風(fēng)時還應(yīng)當(dāng)注意以下問題:一是通風(fēng)時,應(yīng)對庫內(nèi)外溫濕度進(jìn)行監(jiān)測,注意其變化的情況,隨時采取相應(yīng)措施。二是通風(fēng)時應(yīng)防止庫內(nèi)結(jié)露。三是通風(fēng)時應(yīng)注意防塵和防有害氣體進(jìn)入庫內(nèi)。四是通風(fēng)后應(yīng)立即密閉,使庫內(nèi)適宜的溫濕度狀況得以保持較長時間的穩(wěn)定。
使用空調(diào)主要是使溫度變化盡量趨于平緩。在檔案庫房內(nèi),要保持溫度絕對恒定顯然是不可能的,但可以采取措施使庫房溫度變化盡量趨于平緩:一是庫房內(nèi)外溫差應(yīng)盡量小,在許可的范圍內(nèi),空調(diào)庫房中的溫度并非調(diào)得越低越好,與人們的一般想象相反,應(yīng)根據(jù)所處環(huán)境季節(jié)的溫濕特點(diǎn),采用逐漸變化制冷量。二是空調(diào)庫房要求進(jìn)一步加強(qiáng)密閉隔熱措施,但這里的密閉隔熱措施已具有了新的含義,即減小庫內(nèi)外的熱量交換速率,從而減小溫度變化速率。三是在空調(diào)機(jī)功率允許情況下,庫房宜大不宜小,這有利于增大庫房的熱容量,減緩庫內(nèi)溫度變化速率。四是第二次啟動空調(diào)機(jī)時,以分步下調(diào)為宜,這樣可以使溫度下降幅度趨于平緩。
降濕的方法一般有二:一是使用吸濕劑去濕。常用吸濕劑有:生石灰(CaO)、氯化鈣(CaCl2)、硅膠(SiO2)等,其中硅膠是一種無色半透明的顆粒,吸濕率可達(dá)70%,吸水后不溶解,不污染物品,效果較好。二是使用去濕機(jī)。
檔案裝具和檔案包裝的選擇
檔案裝具是檔案館、室必需的基本設(shè)備。檔案裝具種類很多,各有所長,應(yīng)根據(jù)庫房的特點(diǎn)和檔案的價值及規(guī)格的不同,合理選用,靈活配置。目前我國使用的檔案裝具主要有:檔案架、檔案箱、檔案柜。檔案的包裝也非常重要,應(yīng)既可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害,又可減少機(jī)械磨損。目前包裝檔案的材料一般有三種:卷皮、卷盒和包裝紙。
我們在選用檔案裝具時,要遵循防火、防潮、防塵、耐久、方便、密集的原則。
檔案柜:主要有五節(jié)鐵皮柜、旋轉(zhuǎn)柜和普通木柜。鐵皮柜的優(yōu)點(diǎn)是防塵、防光、防火、防盜,易搬遷。
檔案架:一是活動密集架,分手搖和電動式兩種,優(yōu)點(diǎn)是容量大、占地小、可自由組合、防塵防火;缺點(diǎn)是體積大、負(fù)重大、庫房須按其負(fù)載能力設(shè)計(jì)和建造,地面還要鋪設(shè)小鐵軌,費(fèi)用較高。這里需要提醒的是大多電動密集架裝有電線、開關(guān)等設(shè)備,要格外小心檢查,預(yù)防火災(zāi)發(fā)生。二是雙面欄架,有單柱式和復(fù)柱式兩種,安裝固定,裝載量大;但不易搬遷,安裝時必須充分考慮庫房布局和技術(shù)要求,一次定位。
標(biāo)準(zhǔn)檔案盒:檔案盒一般用國家規(guī)定使用的無酸紙和紙板制作,并不得使用漿糊。其背脊和邊沿可標(biāo)明案卷標(biāo)題和類別、年代等,能豎立放或平放。
檔案卷皮:有軟質(zhì)和硬質(zhì)兩種,軟質(zhì)卷皮不易站立,一般需專制卷盒盛放,再存于柜架內(nèi);硬質(zhì)卷皮類似卷匣,其背脊和邊沿可標(biāo)明案卷標(biāo)題和類別、年代等,能豎立放。它既可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害,同時也可以減少機(jī)械磨損。
建立良好的庫藏秩序
檔案庫房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地,創(chuàng)造適于保護(hù)檔案的條件和環(huán)境,建立良好的檔案庫藏秩序非常重要。
庫房內(nèi)檔案箱柜排放要整齊,編號要科學(xué)。編號的總體原則是:整齊一致、空間利用、統(tǒng)一編號。檔案裝具應(yīng)該排列有序,不同規(guī)格不同樣式的柜架分別排列。其排列順序是從左到右、從上到下,柜架排放一致,橫豎成行;與窗垂直,通風(fēng)防光;距墻10厘米,行距80厘米。柜架號、欄格號應(yīng)按入門處自左到右的順序編制,欄格號按柜架從上到下依次編制,以便存取檔案。
知識管理模式是一個新型的知識信息管理模式，在這種模式下對檔案產(chǎn)的管理采用后保管范式，能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中的一些問題，但是因?yàn)檫@種檔案管理模式和一般的模式大相徑庭，所以本文就向大家介紹什么是基于知識管理背景下的檔案后保管范式，同時對其技術(shù)的特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的特點(diǎn)。
【關(guān)鍵詞】
知識管理；檔案管理；后保管范式
計(jì)算機(jī)為世界的產(chǎn)業(yè)變革造成了重大的影響，很多產(chǎn)業(yè)都發(fā)生了顛覆性的改變。因此在檔案管理方面也受到了相應(yīng)的沖擊，隨后知識經(jīng)濟(jì)的誕生，知識經(jīng)濟(jì)不斷吸收依賴于信息的一些產(chǎn)業(yè)，逐漸形成了一種以知識的生產(chǎn)、分配和使用來創(chuàng)造利益的一種形式。知識管理這種模式下能對知識快速創(chuàng)新，快速認(rèn)知。另一方面檔案就是一種知識和信息的聚合體形式。所以知識管理和檔案管理相結(jié)合能夠使兩個產(chǎn)業(yè)的都得到相應(yīng)的發(fā)展。
1檔案后保管范式的特點(diǎn)
檔案后保管范式指導(dǎo)檔案管理工作總流程，它由三大方面基本內(nèi)容組成，“新來源理論”、“宏觀鑒定理論”、“檔案知識服務(wù)理論”。檔案后保管范式指導(dǎo)檔案管理
1．1檔案知識獲取:檔案收集工作
檔案后管理模式是在三個基礎(chǔ)理論之上建立的，所以檔案管理有三項(xiàng)內(nèi)容，信息新來源的理論體系、宏觀信息鑒定的辦法、檔案的信息服務(wù)工程理論。信息新來源的理論是一個強(qiáng)調(diào)來歷的檔案管理體系，在傳統(tǒng)的信息來源上主要就是產(chǎn)生對原始企業(yè)信息發(fā)展需求，在原始的紙質(zhì)文件上建立檔案資料庫。信息新來源體系就是在發(fā)展的信息的新技術(shù)，然后將新技術(shù)運(yùn)用于信息的收集之中，因此在收集信息中，不一定會形式實(shí)體文件，可以采用計(jì)算機(jī)或者其他技術(shù)，將信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，或者其他形式下的信息，比如二維碼，圖片，等同時也可以直接利用員工的頭腦進(jìn)行信息的儲存。因此檔案的保管工作就是從主要的管理實(shí)體文件，轉(zhuǎn)變?yōu)殡[形的信息管理工作，同時要將檔案的管理劃分為多種環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互獨(dú)立有存在相應(yīng)的聯(lián)系。所以信息和檔案文件被變成兩個不同的管理模式，不同以往的同樣的管理模式。只有在查找文獻(xiàn)資料是，檔案和信息才會一一的對應(yīng)上，這種模式下文件的安全性更好，進(jìn)過現(xiàn)在管理作用的價值轉(zhuǎn)別為不由現(xiàn)在管理作用的文件，這樣的信息或者文件才能被存檔或進(jìn)行檔案進(jìn)行保存。但是實(shí)際上文件和信息的聯(lián)系都是不能被完全切斷的。同時會形成很多相關(guān)的歷史聯(lián)系，這是在檔案在使用中信息和檔案過程中，歷史聯(lián)系會不斷增前，同時形成一種暗示的效應(yīng)，這種產(chǎn)生的聯(lián)系也能夠幫我們掌握信息的內(nèi)容，因?yàn)檫@些聯(lián)系傳遞了很多信息來源、信息發(fā)展、以及暗示指令等一系列知識。檔案后管理范式就是加強(qiáng)了檔案和信息之間的聯(lián)系，從一個分散式的經(jīng)營轉(zhuǎn)變?yōu)榧墒降模惑w化的總體知識綜合管理機(jī)制。
1．2檔案知識評價:檔案鑒定工作
檔案管理的鑒定方便和快捷由于信息化時代的到來，信息處于爆炸化趨勢，所以對于大量的信息來說，一般的傳統(tǒng)檔案鑒定模式以及不能應(yīng)對檔案管理的新要求，所以按照傳統(tǒng)式的文件形式不能滿足需求。傳統(tǒng)式文件中要對信息的來源、用途、以及內(nèi)容有一套具體的標(biāo)準(zhǔn)，其就是為了保證信息的有效性，但是這樣的方式和處理速度以及不適合現(xiàn)在的檔案管理了，在在檔案的管理中，因?yàn)榇鎯夹g(shù)的發(fā)展，以及最新的云技術(shù)。理論上我們的文件傳輸速度極快，儲存量機(jī)趨近于無限，所以在發(fā)展云技術(shù)的信息存儲能力，不管好的信息還是沒有價值的信息都收集過來，然后利用大數(shù)據(jù)的分析模式，采用數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)講有用的數(shù)據(jù)就行篩選。著就是利用管理后保管范式的技術(shù)特點(diǎn)，同時因?yàn)閿?shù)據(jù)庫龐雜，不法分子就算能突破系統(tǒng)的防火墻，但是對于大量的無用信息，它是無法從中查找到有效信息的。因此這樣的方式不能應(yīng)對信息爆炸的結(jié)果，同時對信息的保護(hù)上也有自己獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)。
1．3檔案知識服務(wù):檔案服務(wù)工作
隨著政務(wù)信息公開力度的不斷加強(qiáng)，公民檔案意識逐漸強(qiáng)化，越來越多的人不斷呼吁檔案信息公開化，毋庸置疑，檔案開放與利用這一話題一直是檔案學(xué)界探討的熱烈話題。在傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何從大量雜亂無章的案卷文件中迅速準(zhǔn)確的提取出用戶所需信息這一復(fù)雜過程留給用戶自行煩惱，在這樣的服務(wù)方式之下，檔案無法滿足檔案載體以及群眾需求日益豐富復(fù)雜的變化。
2基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務(wù)特點(diǎn)
知識服務(wù)的理念是以用戶為工作重心，后保管工作中的檔案工作人員不僅是物理實(shí)體的保管者、整理者，更是引導(dǎo)用戶走進(jìn)知識庫的領(lǐng)路人，他們的工作重心是以用戶提供知識，提供解決問題的具體方案，以滿足用戶的知識需求為服務(wù)目標(biāo)，個性、靈活、智能地為用戶提供具有針對性、超前性的全過程服務(wù)，主動的將服務(wù)工作的著眼點(diǎn)調(diào)整到知識的探尋、傳播、理解上來，重新審視檔案信息的地位，重點(diǎn)要為知識、信息價值的實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)。檔案后保管范式是知識管理理論在檔案學(xué)領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)，可以說知識管理帶動并完善了“檔案后保管范式”，而“檔案的后保管范式”體現(xiàn)了知識管理的內(nèi)在要求。首先檔案知識服務(wù)(知識服務(wù))開發(fā)文件內(nèi)容進(jìn)一步創(chuàng)造了價值。“檔案后保管范式”不僅注重對顯性知識加以管理，更注重挖掘背后的隱性知識;不僅重視對檔案實(shí)體的管理，更注重對檔案內(nèi)容價值的發(fā)揮;不僅重視對文件表面、內(nèi)容上的文字信息的研讀，更注重對文字背后相關(guān)聯(lián)的深層的社會記憶的追溯;就檔案學(xué)而言，新范式并非必然取代原有的范式。
3結(jié)語
基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理是一種優(yōu)秀的檔案管理模式，與傳統(tǒng)檔案管理相比，該模式下的檔案文件存儲方式多種多樣，包括傳統(tǒng)文件、電子文件、以及人腦的知識儲備。所以在這樣的文件方式下，對檔案信息的管理就是要管理檔案文件和信息之間的聯(lián)系，將文件和信息進(jìn)行獨(dú)立，同時又互相聯(lián)系。在管理中加強(qiáng)基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務(wù)質(zhì)量，為檔案管理工作探索出一條全系道路。
作者：胡春梅 單位：肇州縣人才開發(fā)流動服務(wù)中心
參考文獻(xiàn):
［1］杜江南．論信息污染［J］．情報探索，2004(04)．
1 文書檔案保管期限改革后，科技檔案繼續(xù)保留老的期限劃分法
國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會于2000年12月11日批準(zhǔn)、2001年5月1日實(shí)施的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）第5.2.5條規(guī)定“保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限”、第5.3條規(guī)定“保管期限可用色標(biāo)區(qū)分;紅色代表永久，黃色代表長期，綠色代表短期”。從以上規(guī)定可以看出，2000版的科技檔案整理規(guī)范要求科技檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。
此后，根據(jù)國家檔案局2006年9月19日批準(zhǔn)、12月18日公布實(shí)施的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）要求，文書檔案的保管期限率先改革為永久、30年、10年三種，由于保管期限的標(biāo)時制更利于到期檔案的鑒定處置，多數(shù)企業(yè)文書檔案保管期限也參照8號令執(zhí)行了。
國家質(zhì)檢總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會于2008年11月13日聯(lián)合、2009年5月1日實(shí)施的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）第6.2.5條規(guī)定“保管期限，應(yīng)填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限”，由此看來，2008年版的科技檔案整理規(guī)范沒有對科技檔案保管期限提出新的要求，按照常規(guī)，還應(yīng)按以往（同一規(guī)范的上一版本）的要求來整理，即科技檔案的保管期限仍按照永久、長期、短期來劃分。
2 企業(yè)檔案工作規(guī)范首次提出科技檔案新的期限劃分法
國家檔案局于2009年11月2日、2010年1月1日實(shí)施的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42―2009）第7.7.3條規(guī)定“檔案保管期限一般分為永久和定期兩種”、第7.7.5條規(guī)定“定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年”。從以上規(guī)定可以看出，該規(guī)范非常明確地把企業(yè)檔案的保管期限確定為永久、30年、10年三種。規(guī)范附錄A中，除規(guī)定有經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類這些管理性文件（文書檔案）的保管期限外，還規(guī)定有產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、項(xiàng)目建設(shè)類、設(shè)備儀器類這些科技性文件（科技檔案）的保管期限，不管是文書檔案，還是科技檔案，保管期限都是按永久、30年、10年來劃分的。筆者認(rèn)為，這個規(guī)定首次明確提出了科技檔案保管期限劃分為永久、30年、10年的觀點(diǎn)，是對科技檔案保管期限的重大改革。
3 從國家檔案局第10號令條文推斷出科技檔案應(yīng)按新的期限劃分法
國家檔案局于2012年12月17日、2013年2月1日起施行的第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》第二條規(guī)定“本規(guī)定所指的企業(yè)文件材料是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營和管理等活動過程中形成的各種門類和載體的記錄”，根據(jù)條文所指，本規(guī)定應(yīng)該包含企業(yè)科技檔案保管期限的范疇，第七條規(guī)定“企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年”，第十二條規(guī)定“企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)業(yè)務(wù)、科研開發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計(jì)、干部與職工人事等文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際執(zhí)行”。從以上條款內(nèi)容來看，似乎對科技檔案保管期限規(guī)定又有點(diǎn)模棱兩可，讓人們剛剛建立起來的科技檔案期限劃分的概念又有點(diǎn)模糊不清了，結(jié)尾也只是附了個《企業(yè)管理類檔案保管期限表》。
但在所附的表中規(guī)定“建設(shè)項(xiàng)目管理、設(shè)備管理、產(chǎn)品管理等管理性文件的保管期限有永久、30年、10年三種”，雖然明確說是指管理類文件材料的保管期限，但筆者認(rèn)為，現(xiàn)在企業(yè)檔案的分類是按問題分類的，上述幾類的管理性文件按分類也應(yīng)屬基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、產(chǎn)品類等科技檔案的范疇，因此，一個大類內(nèi)既然管理性文件（一般分類到各個大類的綜合類二級類目里）的保管期限按永久、30年、10年劃分，那么這些大類里的其他技術(shù)類檔案，如圖紙、說明書等科技檔案也應(yīng)按這三種來劃分保管期限，由此可以推斷科技檔案的保管期限應(yīng)按新的劃分法。
如果按國家檔案局10號令貫徹實(shí)施問題解答中所解釋的“管理類外的幾個大類有現(xiàn)成歸檔范圍和保管期限表的可直接參照編制，如基本建設(shè)類可參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28―2002）”，那么在同一個大類里（如基本建設(shè)類）的保管期限就會出現(xiàn)永久、30年、10年和永久、長期、短期共存的情況，這樣會引起科技檔案保管期限編制的混亂和人為的復(fù)雜化。而且，從同為國家檔案局行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)的DA/T42―2009和DA/T28―2002的執(zhí)行效力來看，頒布時間較晚的DA/T42―2009即《企業(yè)檔案工作規(guī)范》似乎更應(yīng)優(yōu)先執(zhí)行。況且永久、30年、10年這種標(biāo)時制的期限劃分法更容易操作，更利于檔案整理工作的簡單化、規(guī)范化和檔案人員對規(guī)定的準(zhǔn)確把握。
關(guān)鍵詞：人事；檔案；保管制度；實(shí)施方案
一、檔案和人事檔案的含義
檔案是由相關(guān)的文件進(jìn)行有條件的轉(zhuǎn)化而逐步形成的。文件是檔案能夠形成的基石，檔案是文件的結(jié)合和組成，它是一部只管記錄每個人人生經(jīng)歷的歷史記錄.。
人事檔案是我國對于公民管理的一項(xiàng)有特色的制度。他是我們每個人身份，學(xué)歷的證明。是證明我們存在的證據(jù)。這個證據(jù)與我們的相關(guān)利益直接掛鉤，工資，退休保障，醫(yī)療保障等等。
二、人事檔案的特點(diǎn)
人事檔案的管理是一件政策性機(jī)密性極強(qiáng)的工作，在現(xiàn)如今這個市場經(jīng)濟(jì)占主導(dǎo)地位的今天，人事檔案的管理能夠?qū)τ谫Y源的充分合理配置起到關(guān)鍵的作用。
人事檔案有以下特征：
第一，保密性。人事檔案記錄的是有關(guān)個人功過的事情，是個人可以向組織交代但是卻不能向他人表明的有關(guān)個人的隱私問題。個人檔案一方面記載的是個人的過去，另一方面記載著一個人的品質(zhì)，是組織認(rèn)識和了解這個人的最客觀的依據(jù)。因此，人事檔案是黨和國家的重大機(jī)密，是不能被透漏和公開的，也是不能被個人看到。
第二，動態(tài)性。人事檔案是伴隨著一個人的出生，成長，衰老和死亡的。人事檔案記錄的是一個人的一生，是伴隨著每個人的發(fā)展而不斷補(bǔ)充的。所以，人事檔案的管理者要及時的填補(bǔ)好檔案的空缺，盡量縮短由于個人經(jīng)歷的變化所帶來的檔案的變化的時間差。
第三，現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是根據(jù)一個人的現(xiàn)實(shí)狀況而編定的，是每一個人現(xiàn)實(shí)情況的真實(shí)寫照。也是相關(guān)部門對個人進(jìn)行了解的有效地真實(shí)的途徑。
第四，真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案存在的基礎(chǔ)和前提，是人事檔案必須具備的品質(zhì)。只有做到真實(shí)，用人單位才能放心的根據(jù)人事檔案的內(nèi)容去了解一個人的品行與價值，才能更好的幫他去實(shí)現(xiàn)它的
價值。
三、人事檔案制度及內(nèi)容
（一）人事檔案保管制度
第一，對于檔案機(jī)密的保存。對于現(xiàn)代企業(yè)的競爭情報戰(zhàn)已經(jīng)是勝負(fù)的關(guān)鍵，所以，作為對于檔案的管理對于企業(yè)來說就十分的重要。它是企業(yè)的一個信息資源庫，是一個企業(yè)的生命線。所以，要有效的安全的保管檔案。
第二，維護(hù)人事檔案的完整性，防止檔案的破壞。人事檔案的完整性是有效的的證明一個人價值的依據(jù)。所以在檔案的管理上，人事檔案的完整性就十分的必要。
第三，人事檔案使用的便捷性。人事檔案的管理最終奧歸結(jié)到檔案的使用上，因此，可以說人事檔案的管理與人事檔案的利用舊身份的密切。
（二）人事檔案管理的基本內(nèi)容
對于人事檔案的保管制度的建立應(yīng)該寓意的是高度的重視。人事檔案管理制度包含著以下幾個方面：材料細(xì)分制度、檢查制度、信息傳遞制度、信息保密制度、統(tǒng)計(jì)制度。
第一，材料歸檔與細(xì)分。根據(jù)相關(guān)的規(guī)定，對于新的信息材料應(yīng)該及時的歸檔。首相應(yīng)該檢查，所屬的信息是否真實(shí)有效，然后向相關(guān)的信息進(jìn)行有效的細(xì)分和歸類，根據(jù)其屬性，內(nèi)容，日期找到其相應(yīng)的歸放的位置，進(jìn)行核對后，將相關(guān)信息進(jìn)行歸檔。
第二，檢查制度。對于相關(guān)的人事檔案信息，要求準(zhǔn)確無誤的同時更加要求能夠有效地進(jìn)行保管。定時的打開查看信息是否有蟲蛀等損毀現(xiàn)象，并且，做好檔案管理的認(rèn)識安全工作，防止人事檔案被盜現(xiàn)象的發(fā)生。
第三，信息專遞制度。一般由于工作的調(diào)動或?qū)W籍的調(diào)動，人事檔案都要進(jìn)行進(jìn)一步的調(diào)動，所以，在人事檔案需要進(jìn)一步盡情調(diào)動的情況下，需要進(jìn)行如下的操作：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案，在檔案的抵賬上進(jìn)行相關(guān)的注銷，將檔案密封后轉(zhuǎn)入新進(jìn)單位，在收到檔案后進(jìn)行核對，核對無誤后在回執(zhí)上簽字并退回。
第四，信息保密制度。對于檔案的管理，應(yīng)該派專人進(jìn)行，以防止在檔案的管理過程中出現(xiàn)的任何問題的預(yù)防。在企業(yè)的管理中也應(yīng)該制作相關(guān)的規(guī)定，對于檔案的管理，防止任何人把檔案帶到公共
場合。
第五，人事檔案的統(tǒng)計(jì)制度。要求定期對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。對于相關(guān)的信息進(jìn)行查缺補(bǔ)漏。
三、如何加強(qiáng)檔案的管理
第一，應(yīng)該增強(qiáng)管理的意識，增強(qiáng)責(zé)任感，加強(qiáng)管理人員的相關(guān)素質(zhì)。
第二，建立健全檔案的管理制度。
第三，掌握相關(guān)的科學(xué)技術(shù)，用科學(xué)的手段對于檔案進(jìn)行相關(guān)的管理。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案職業(yè)；發(fā)展趨勢；后保管時代
檔案職業(yè)是人類社會勞動分工日漸細(xì)密化的產(chǎn)物，擔(dān)負(fù)著特定的社會功能。檔案職業(yè)同其他社會職業(yè)分工一樣，有著自身發(fā)生、發(fā)展規(guī)律，需要不斷適應(yīng)社會需求進(jìn)而不斷調(diào)整完善，發(fā)展的過程，其過程同時也是一個逐步職業(yè)化的過程。檔案職業(yè)活動是由其基本形態(tài)構(gòu)成的。這種基本形態(tài)包括職業(yè)活動的主體、客體、技能和條件等構(gòu)成要素。
檔案職業(yè)活動客體，是檔案職業(yè)賴以生存的對象，是檔案職業(yè)活動主體的相對物，作為檔案職業(yè)主體的“相對物” 檔案職業(yè)客體從內(nèi)容上看， 作是一種“處理完畢的文件”。這種物質(zhì)資源的多寡和優(yōu)，在相當(dāng)程度上決定著檔案職業(yè)主體的行為狀況，決定著檔案職業(yè)的社會地位及其聲望。
檔案職業(yè)主體即檔案管理人員，是檔案職業(yè)形態(tài)中基本和活躍的因素。在檔案職業(yè)形態(tài)中，檔案人員的年齡、性別、文化程度等，是職業(yè)形態(tài)的重要表現(xiàn)形式。未來檔案職業(yè)發(fā)展具有從關(guān)注基本技能的掌握到關(guān)注技術(shù)含量提高的轉(zhuǎn)變趨勢，社會發(fā)展對于檔案職業(yè)主體技術(shù)素質(zhì)與應(yīng)用能力的要求也必將會越來越高。筆者認(rèn)為檔案職業(yè)的發(fā)展，不僅含檔案職業(yè)現(xiàn)狀、形成、發(fā)展、確立、組織體系以及職業(yè)文化建設(shè)等基本內(nèi)容，還須分析研究檔案職業(yè)未來發(fā)展趨勢，合理規(guī)劃檔案職業(yè)發(fā)展進(jìn)程，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案職業(yè)在社會發(fā)展條件下的重構(gòu)。
1 技術(shù)含量加大的趨勢下進(jìn)行全程控制趨勢
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息開發(fā)利用手段的變革，電子文件管理系統(tǒng)對于文件的獲取、鑒定、利用與開發(fā)上更加重視文件形成的前端控制，這就促使檔案職業(yè)發(fā)展呈現(xiàn)出關(guān)注檔案文件實(shí)施全程控制的變化趨勢。
1、超前監(jiān)控。傳統(tǒng)的檔案鑒定是指由檔案工作者根據(jù)檔案之間的某種客觀聯(lián)系（主要為檔案的來源聯(lián)系）以及檔案的內(nèi)容、形式等來判定檔案價值，決定檔案的存毀。而在數(shù)字化環(huán)境下，檔案鑒定環(huán)節(jié)發(fā)生了變化。由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動或者半自動完成檔案鑒定工作。這就決定了必須在文件形成之初就確定其是否需要?dú)w檔保存以及保存期限，并通過相應(yīng)的技術(shù)手段予以準(zhǔn)確標(biāo)識，即通過技術(shù)手段監(jiān)控并實(shí)現(xiàn)其自動識別和自動歸檔的功能。
2、過程監(jiān)控趨勢。檔案整理是檔案管理中最為經(jīng)典、最具特色、最本質(zhì)化的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。在以往歷史條件下，檔案職業(yè)主體是根據(jù)檔案整理的基本原則與要求，運(yùn)用檔案分類原理與方法，確定檔案實(shí)體的排列次序，實(shí)現(xiàn)檔案館藏結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)化、規(guī)范化與有序化。而在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，由于電子文件與電子檔案具有動態(tài)性，為防止其原始的信息記錄被刪除或覆蓋，必須通過技術(shù)手段對其制作使用和信息匯集整理過程進(jìn)行__全程監(jiān)控，加大維護(hù)其原生性、真實(shí)性和完整性，保持檔案信息的原始記錄屬性。
3.檔案利用范圍監(jiān)控趨勢。檔案普遍具有機(jī)密性要求，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是通過劃定使用范圍達(dá)到保密要求的。但是，由于電子文件與電子檔案所具有的開放性、易傳輸性和信息資源的共享性等特點(diǎn)，控制其使用范圍不失為一種嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息利用，必須采取相應(yīng)的管理措施與完善的技術(shù)手段進(jìn)行有效規(guī)范，才有可能對檔案信息的使用范圍進(jìn)行合理監(jiān)控。
2 社會化、開放化發(fā)展的趨勢（檔案職業(yè)發(fā)展新時代--后保管時代）
在后保管時代，檔案職業(yè)角色的含義被賦予了新的內(nèi)容，也可以說角色叢得到擴(kuò)大。除傳統(tǒng)的角色釋義外，還被賦予了參與社會記憶、社會文化的構(gòu)建；積極融入電子文件運(yùn)行事務(wù)；提供數(shù)字檔案信息利用、加強(qiáng)與各單位的合作等新釋義角色行為。
主動參與構(gòu)建社會記憶的新期待：在后保管的社會轉(zhuǎn)型期，人們開始重新審視檔案職業(yè)應(yīng)承擔(dān)的社會職責(zé)和應(yīng)具備的社會功能，而首先被重新審視的是檔案本身：“檔案存在的合法性和公眾對檔案的認(rèn)可已從一種司法――行政的有機(jī)聯(lián)系轉(zhuǎn)變?yōu)槲幕D―社會的有機(jī)聯(lián)系，社會記憶的定義不再僅局限于強(qiáng)大文件形成者留下來的‘記錄殘余’，公眾和歷史的可靠性對檔案和檔案人員提出了更多要求。”可見，檔案成為了社會文化的有機(jī)聯(lián)系體，社會記憶則從文化和其他更高的角度重新審視。所以，檔案工作者應(yīng)從社會需求出發(fā)，努力構(gòu)建完整的社會記憶，不再只是單份歷史記錄的保管員。
（一）從單份社會記憶殘余的保管者向社會記憶的構(gòu)建者轉(zhuǎn)變
1.主動成為中立、客觀的社會記憶構(gòu)建者
眾所周知，社會記憶的呈現(xiàn)并不是歷史學(xué)家打開檔案盒、利用檔案后的歷史，而是檔案工作者留給歷史學(xué)家怎樣的檔案，檔案盒里面裝的是關(guān)乎什么的記憶。可見檔案工作者在構(gòu)建社會記憶時起著至關(guān)重要的作用。檔案要保應(yīng)存的是客觀的實(shí)事證據(jù)，以完整而真實(shí)的形態(tài)呈現(xiàn)在人們面前。所以，檔案工作者必須以客觀、中立的態(tài)度從事自身的工作，不摻雜個人情感。檔案職業(yè)才能給我們的時檔代構(gòu)建真實(shí)而完整的社會
記憶。
2.主動成為社會記憶的呈現(xiàn)者
檔案工作者應(yīng)主動豐富檔案職業(yè)的“產(chǎn)品”形態(tài)。第一，打開社會記憶的大門，擴(kuò)大檔案的開放范圍，增加開放的數(shù)量。第二，努力做好編研工作，出版各種檔案資料，方便用戶的利用工作。第三，開展各種檔案展覽活社動，吸引各界用戶前來參觀，拾起一些遺忘的記憶。最后，加強(qiáng)檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，在網(wǎng)站上為社會呈現(xiàn)不一樣的數(shù)字化社會記憶。
（二）從檔案館的實(shí)體保管者向檔案中央信息中心的構(gòu)建者轉(zhuǎn)變
1.主動成為檔案信息中心的構(gòu)建者
后保管時代是個急需信息知識營養(yǎng)的時代，而檔案館在具備了資源的基礎(chǔ)上，有責(zé)任和有義務(wù)構(gòu)建屬于檔案信息的中央信息中心，可以從以下三個方面努力：一是提供資深的參考咨詢服務(wù)。二是建立便利的檔案查詢閱覽室。三是檔案工作者應(yīng)主動做檔案信息編研、組織、統(tǒng)計(jì)等工作，再通過各種途徑提供給用戶
2.主動成為檔案館內(nèi)信息知識的提供者，后保管時代作為電子信息化的時代，賦予了檔案職業(yè)新的角色叢，如信息過濾角色、中介性的信息咨詢和參考角色、知識導(dǎo)航員角色等。如今，公民信息需求量越來越大，檔案館也正努力成為檔案信息中心。檔案工作者應(yīng)努力加快檔案的數(shù)字化和數(shù)字檔案館建設(shè)腳步，利用各種新技術(shù)向外界提供檔案信息知識，如提供快捷的信息挖掘技術(shù)，組織電子文件利用系統(tǒng)開發(fā)，建設(shè)內(nèi)容豐富的檔案網(wǎng)站，開展不同方式的檔案知識宣傳活動等。
3、追求社會共享的趨勢社會進(jìn)步要求檔案職業(yè)在其發(fā)展過程中必然要經(jīng)歷一個由“內(nèi)向”到“外向”的轉(zhuǎn)變過程，即實(shí)現(xiàn)從關(guān)注機(jī)構(gòu)組織內(nèi)部利用服務(wù)向更加重視對全社會不同領(lǐng)域、不同行業(yè)進(jìn)行開放服務(wù)的轉(zhuǎn)變。
參考文獻(xiàn)
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一、醫(yī)院管理類檔案的形成和收集
（一）醫(yī)院管理類檔案的形成
1.醫(yī)院文書檔案
醫(yī)院文書檔案，是醫(yī)院實(shí)施行政管理的重要記錄。主要來源于上級印發(fā)或本院制定的各種規(guī)定性、政策性、指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性文件，文書檔案涉及領(lǐng)域?qū)挕⒎N類多、綜合性強(qiáng)，能基本反映醫(yī)院的各項(xiàng)活動情況，是醫(yī)院檔案室管理類檔案文件的主體。
2.醫(yī)院基建檔案
近十幾年來，醫(yī)療環(huán)境不斷改善，各地市三級甲等醫(yī)院的發(fā)展十分迅速。在醫(yī)院硬件建設(shè)的同時，隨之產(chǎn)生了大量的基建檔案，醫(yī)院的基建檔案，因具有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性、周期長的特點(diǎn)，在檔案形成初期，由基建部門進(jìn)行管理，直至基建項(xiàng)目完全竣工后，由相關(guān)部門將成套的基建檔案交由醫(yī)院檔案部門統(tǒng)一管理。
3.影像音像照片檔案
醫(yī)院的影像、音像、照片檔案，主要來源于醫(yī)院的宣傳部門。在當(dāng)前醫(yī)療市場競爭激烈的大環(huán)境下，各大醫(yī)院都希望在社會中樹立良好的公眾形象，探索宣傳新思路，擴(kuò)大醫(yī)院影響力并提升美譽(yù)度。醫(yī)院影像、音像、照片檔案以其特殊的表現(xiàn)形式，關(guān)系醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展，點(diǎn)點(diǎn)滴滴以真實(shí)場景再現(xiàn)記錄，具有很強(qiáng)的保存查證與參考價值，在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮著獨(dú)特的重要功能。
4.人事檔案
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人員管理模式、人員流動性的變化，給醫(yī)院人事檔案管理帶來多元化的模式，收集整理保存好政治性、保密性較強(qiáng)的人事檔案，方便利于醫(yī)院相關(guān)部門使用，是人事檔案管理部門必須思考的課題。
5.財務(wù)檔案
財務(wù)票據(jù)是醫(yī)院財務(wù)往來的憑證，財務(wù)憑證的管理主要以財務(wù)部門為主。
（二）醫(yī)院管理類檔案收集
醫(yī)院檔案室通過接收和征集等方法，實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理。
1.醫(yī)院文書檔案的收集
醫(yī)院檔案室保存大量的文書檔案，不是自身形成的，而是向醫(yī)院各部門以及個人接收或征集來的。收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的第一個環(huán)節(jié)，收集得是否齊全、系統(tǒng)、有價值，對醫(yī)院檔案工作其他環(huán)節(jié)的影響很大。在收集過程中并不是“有文必檔”，應(yīng)挑選有一定查考價值的文件，即對醫(yī)院及社會在當(dāng)前和長遠(yuǎn)都必須有利用價值的文件。在醫(yī)院文書檔案的收集過程中，應(yīng)須注意系統(tǒng)性、完整性，這樣更能夠反映出醫(yī)院的歷史面貌和工作特色。多加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系，掌握醫(yī)院在職能活動中的情況，檔案收集質(zhì)量的高低應(yīng)依靠建立健全嚴(yán)格的歸檔制度。
2.醫(yī)院基建檔案的收集
醫(yī)院基建檔案資料管理過程中，資料收集是最瑣碎、最麻煩，同時又是最關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，因?yàn)樗鼱可婷鎻V、內(nèi)容繁雜、時間跨度大，是基建檔案資料管理的基礎(chǔ)工作。我們醫(yī)院在2012年建設(shè)醫(yī)院門診、醫(yī)技、病房樓期間，在工程施工的各個階段，將工程中涉及的工程準(zhǔn)備階段文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件、施工階段文件、竣工驗(yàn)收階段文件以及聲像電子檔案文件等，以醫(yī)院基建部門為主，設(shè)立文件收集清單，分級別落實(shí)到各施工監(jiān)理單位及相關(guān)部門，確保院方在施工竣工驗(yàn)收階段形成的大量文件資料收集齊全。
3.醫(yī)院影像音像照片檔案的收集
因影像照片的直觀性和特殊性，在收集和整理的過程中，我們一般不限制收集范圍，凡是能反映和記錄本單位重大事件和重要活動的影音圖片，我們都盡可能的予以收集。近十年來，數(shù)字技術(shù)的廣泛引用，在影像、錄音、照片整理過程中，一般以照片加標(biāo)注事件名稱及時間和電子存儲相結(jié)合方式進(jìn)行收集、整理、存儲。
4.醫(yī)院其他檔案的收集
在醫(yī)院各職能處室中，還存在著大量的專業(yè)性較強(qiáng)的管理類檔案，對于此類檔案的收集，我院主要是以各職能處室為單位，設(shè)立專人保管，分別進(jìn)行收集。
二、歸檔檔案的整理
整理工作是檔案提供利用的前提，對檔案的完整與安全也是十分必要的。首先，通過整理可以進(jìn)一步了解檔案收集中的問題和質(zhì)量，并可根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及時向文書立卷部門提出要求。如一個會議文件，在整理中發(fā)現(xiàn)沒有會議總結(jié)，就可以進(jìn)一步收集，使得會議文件齊全；整理中發(fā)現(xiàn)文件有請示無批復(fù)、有打印本無底稿等，都可以有的放矢地進(jìn)行收集。其次，在整理過程中還可對某些不符合歸檔要求的文件材料進(jìn)行技術(shù)處理。如：對墨跡不符合要求的文件進(jìn)行復(fù)印或描寫；對已經(jīng)破損嚴(yán)重的文件進(jìn)行裱糊修補(bǔ)，還要準(zhǔn)備若干復(fù)制件來代替原件提供利用。再者，對積存的文件材料一定要及時整理。一是便于管理和提供利用，二是可以及早發(fā)現(xiàn)問題，如：是否去除訂書釘或曲別針，是否有被蟲害破壞或發(fā)生霉變等。對于專業(yè)性較強(qiáng)的管理類檔案的整理工作，如人事檔案、基建檔案、財務(wù)憑證、設(shè)備檔案、影音照片檔案等的整理，主要以檔案所在科室為主，醫(yī)院檔案室每年對相關(guān)科室的兼職檔案保管員進(jìn)行檔案收集整理知識的培訓(xùn)，規(guī)范了各處室檔案收集、整理、歸檔的流程。
三、檔案的保管
（一）檔案的保管意義
檔案保管工作是檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，有完整的檔案，才能有健全的檔案工作。檔案保管工作關(guān)系到維護(hù)檔案的完整與安全，檔案完好無損地保存下來，才能在其他部門檔案的使用上迅速、準(zhǔn)確、及時地提供利用。
（二）檔案的庫房建設(shè)
檔案庫房是檔案單位存放各類檔案的保密重地，檔案保存壽命的長與短與檔案庫房有直接的聯(lián)系，檔案庫房受溫度、濕度、光線、灰塵、有害氣體等多種外界因素的影響較大，檔案庫房應(yīng)盡量選擇自然條件影響小，又方便開展工作的地方，其選址應(yīng)綜合考慮以下幾點(diǎn)：
檔案存儲的（下轉(zhuǎn)第58頁） （上接第55頁）庫房最好選擇北向的房間，不宜被陽光直接照射利于避光防熱；不宜選擇在最低層或最高層；如：我院在建設(shè)時選擇的是西向，夏天陽光直射、溫度比較高。我院檔案采取保溫隔熱補(bǔ)救措施，安裝防光窗簾。
檔案的庫房建設(shè)做到庫房、辦公、閱覽三分設(shè)，我院根據(jù)《檔案法》規(guī)定，檔案室做了三分設(shè)，檔案室至少保存本單位10年或20年以上的檔案，因此，我院檔案庫房面積能夠滿足保管20年以上檔案的需要。
（三）檔案的安全存儲
檔案保管不宜設(shè)在靠近廁所、盥洗室和鍋爐房的地方，以防水患和火災(zāi)。檔案室?guī)旆勘仨毰鋫淇照{(diào)、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、吸塵器、二氧化碳滅火器等。檔案室的位置不宜選擇人員往來頻繁的樓梯口，應(yīng)建在通道順暢的地方。檔案室應(yīng)落實(shí)“三鐵一器”措施，確保鐵門、鐵窗、鐵柜的安全牢固，安裝防盜監(jiān)控器。制作庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火、嚴(yán)禁堆放易燃物品或與檔案無關(guān)的物品的標(biāo)識標(biāo)牌，對電源、線路、開關(guān)插頭進(jìn)行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)有火情隱患情況應(yīng)立即報告并及時處理。
（四）健全規(guī)章制度
關(guān)鍵詞：檔案保管及利用；保密工作；現(xiàn)狀；對策
在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中，人才的流動較為頻繁，基于此種背景的檔案保管與利用過程中的保密工作開展存在一定的難度，要想在在檔案的保管及利用環(huán)節(jié)，做好保密工作，就要及時解決現(xiàn)階段存在的各種問題，要探究合理的方式與策略提高檔案的整體保密性。
1 檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作的現(xiàn)狀
在現(xiàn)階段的檔案保管以及利用過程中，還是存在一定的保密工作不到位的問題，這些問題會直接導(dǎo)致各種檔案泄密問題的出現(xiàn)，對我國社會的穩(wěn)定與發(fā)展帶來直接的影響。具體的問題如下：
第一，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和能力問題。現(xiàn)階段，我國的檔案管理以及利用過程中的相關(guān)管理人員缺乏一定的專業(yè)素質(zhì)能力，在工作的開展過程中專業(yè)人員的匱乏導(dǎo)致檔案管理的專業(yè)性不足問題的凸顯。在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，主要工作人員年齡相對較大，在管理過程中憑借著自己的經(jīng)驗(yàn)開展管理工作，利用手工操作形式開展，缺乏現(xiàn)代化的管理觀念與技術(shù)手段；在現(xiàn)代化檔案管理的構(gòu)建過程中，無法適應(yīng)。這與信息時代的發(fā)展趨勢是背道而馳的，在檔案管理信息化構(gòu)建的過程中，缺乏信心技術(shù)的操作能力，勢必會被時代而淘汰。而且傳統(tǒng)的人工管理過程中檔案容易造成檔案保管與利用的漏洞出現(xiàn)，對檔案的保密性帶來嚴(yán)重的影響。
第二，檔案立件（卷）歸檔問題過程的保密工作問題。在檔案的管理過程中，對于相關(guān)檔案的立卷歸檔主要通過“四分法”開展，這種形式在一定程度上會造成檔案保密工作的漏洞問題出現(xiàn)，在相關(guān)技術(shù)操作過程中，對于文件以及普通文件無法進(jìn)行有效的區(qū)別，在歸檔的過程中將機(jī)密程度不同的文件檔案放在相同的卷宗之中，勢必會導(dǎo)致相關(guān)文件的泄露；同時在案卷的標(biāo)示過程中，相關(guān)管理人員并沒有給予保密程度與要求對文件進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)示，在表面上對于文件的機(jī)密程度無法區(qū)分，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的保管與利用過程中各種安全問題的產(chǎn)生。在檔案的管理過程中，雖然使用了一些全新的檔案歸檔方式，但是在實(shí)踐過程中，并沒有真正的規(guī)范檔案管理與使用涉及的相關(guān)文件，導(dǎo)致各種泄密問題的產(chǎn)生。
第三，檔案利用過程中的保密工作問題。在實(shí)際的檔案利用過程中，相關(guān)檔案管理部門為了提高檔案資料的整體利用率，在進(jìn)行檔案Y料提供過程中，會通過一些積極的方式與措施開展，使得檔案資料的利用相對較為方便，但是在檔案的提供過程中，缺乏檔案保密意識，造成各種資料的泄密問題產(chǎn)生，進(jìn)而對檔案資料的整體安全性帶來了影響。
第四，檔案管理過程中的相關(guān)保密工作問題。在日常檔案管理過程中，主要存在的問題主要包括一下幾點(diǎn)：
其一，文件資料的實(shí)際存放條件尚未完善，相關(guān)保險庫房、保險柜以及防盜器材等不健全；一些非檔案管理人員可以隨意進(jìn)出機(jī)密檔案室；
其二，文件資料與一般文件混放，使得檔案資料缺乏機(jī)密性；
其三，文件資料在使用、調(diào)閱以及銷毀過程中，并沒有按照嚴(yán)格的要求開展，相關(guān)文件資料在進(jìn)行使用閱讀過程中，并沒有按照相關(guān)要求進(jìn)行系統(tǒng)清查，一旦出現(xiàn)泄密問題之后，無法探究泄密原因，缺乏系統(tǒng)的不就以及改進(jìn)措施。
其四，并沒有按照國家的相關(guān)規(guī)定對保管期極以及保密期限進(jìn)行系統(tǒng)的區(qū)分，導(dǎo)致一些機(jī)密文件資料泄密問題的產(chǎn)生。
2 淺談檔案保管及利用環(huán)節(jié)中保密工作存在問題的對策
針對現(xiàn)階段檔案保管以及利用環(huán)節(jié)中存在的保密問題，我們要基于實(shí)際狀況，進(jìn)而宏觀統(tǒng)籌，根據(jù)具體問題，探究解決對策，全面有效的保障檔案保管以及利用的整體規(guī)范性，對此，在實(shí)際的工作過程中要基于以下幾點(diǎn)開展工作：
第一，提高對檔案管理人員的素質(zhì)能塑造與培養(yǎng)，全面提高對檔案管理人員的素質(zhì)能力優(yōu)化，對此要做到以下幾點(diǎn)：首先，提高對檔案人員工作責(zé)任心的重視，通過教育培養(yǎng)增強(qiáng)檔案管理然預(yù)案的保密意識，在國家與法律的角度開展相關(guān)崗位培訓(xùn)，進(jìn)而增強(qiáng)其工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與保密性，在檔案管理的全過程中中融入保密意識，彰顯自身的崗位職責(zé)；其次，提高對檔案管理人員的現(xiàn)代化管理能力。通過通過專業(yè)技術(shù)手段的培養(yǎng)與塑造，增強(qiáng)其信息化管理意識與能力，進(jìn)而保障通過現(xiàn)代化的檔案系統(tǒng)對檔案進(jìn)行全面的管理，提高檔案的利用與安全性。最后，優(yōu)化工作條件，完善工作措施，全面提高年輕工作人員對檔案工作的認(rèn)同感，進(jìn)而為今后的檔案管理與利用工作的保密管理奠定基礎(chǔ)。
第二，提高對立件（卷）歸檔過程中保密工作的重視。在進(jìn)行相關(guān)檔案的立件（卷）歸檔中，要提高對相關(guān)檔案資料的性質(zhì)與特征的重視，通過精細(xì)化的檔案管理工作，對其開展編號管理。在整個過程中，檔案管理人員要基于相關(guān)管理工作要求開展，要嚴(yán)格按照規(guī)定對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的處理，要嚴(yán)禁擅自對檔案與資料的密級進(jìn)行更改以及標(biāo)示等問題；要在檔案表面對檔案進(jìn)行清晰系統(tǒng)的標(biāo)示，在整體上保障檔案管理以及使用過程中相關(guān)經(jīng)手人可以了解檔案的具體狀況，進(jìn)而避免各種檔案泄密問題的產(chǎn)生。
第三，提高對檔案使用前夕的審查工作的重視，在檔案使用之前，相關(guān)管理人員對檔案進(jìn)行詳細(xì)的審查，要保障檔案使用的相關(guān)單位以及人員符合使用標(biāo)準(zhǔn)，在具體的審查過程中主要涵蓋了兩個方面：首先，檔案審查工作。要對檔案的機(jī)密等級、使用范圍以及開放人員進(jìn)行詳細(xì)了解，保障使用單位與人員符合要求；其次，相關(guān)檔案使用單位以及人員的資質(zhì)審查。要了解檔案的使用單位以及人員是否具有一定的審查資格，然后對具體的檔案使用人員素質(zhì)能力進(jìn)行詳細(xì)的審查，了解其與國家標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)規(guī)定要求是否相符。
第四，檔案管理過程的中的相關(guān)保密工作。在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，基于檔案管理的過程中存在的問題與弊端，相關(guān)人員要起到足夠的重視，對于存在的問題要進(jìn)行改革與完善。其一，要優(yōu)化機(jī)密文件的保管設(shè)置，要增強(qiáng)保險庫房、保險柜以及相關(guān)防盜器材的整體安全性能，制定規(guī)定，避免非檔案管理人員以及相關(guān)人員在機(jī)密檔案庫中隨便出入；其二，對于檔案進(jìn)行嚴(yán)格的劃分，避免文件資料與一般非文件的混雜性，要對其進(jìn)行區(qū)分；其三，在相關(guān)文件與檔案使用以及銷毀過程中要提高對保密工作的重視，要基于相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格開展，相關(guān)文件與檔案資料在利用過程中要對其進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)；一旦出現(xiàn)泄密以及丟失等問題要探究原因，及時補(bǔ)救完善；其四，要按照相關(guān)與要求，遵循嚴(yán)檔案保管期限以及保密期限，對其進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分，要基于國家標(biāo)準(zhǔn)開展相關(guān)工作，嚴(yán)格提高檔案保管以及利用環(huán)節(jié)中的整體機(jī)密性。
3 結(jié)束語
檔案文件的保密工作對于國家的穩(wěn)定與安全有著直接的影響，在對檔案進(jìn)行保管與利用的過程中，相關(guān)檔案管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，在整體的檔案保管與利用過程中始終貫穿著保密意識，要在根本上提高管理人員的整體保管意識與能力，進(jìn)而保障黨和國家的自身利益，為我國的社會穩(wěn)定與經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
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關(guān)鍵詞：家庭檔案；分類整理；保管
當(dāng)家庭之舟開始在生活的海洋中遠(yuǎn)航之時，真實(shí)記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談?wù)劥譁\看法。
一、家庭檔案管理的作用和意義
1、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份
作為社會“細(xì)胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個家庭的社會實(shí)踐和家庭事務(wù)活動情況，而且也較真實(shí)地反映了整個社會局部地區(qū)的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區(qū)的歷史狀況，制定本地區(qū)的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)家、私營企業(yè)主以及廣大社會個體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r、社會風(fēng)貌的典型資料。
2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據(jù)
俗話說“清官難斷家務(wù)事”。原因之一就是因?yàn)樵诩彝ゼm紛中，當(dāng)事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實(shí)據(jù)來。譬如，在現(xiàn)實(shí)生活中，兄弟分家多年后又為家庭財產(chǎn)分配問題發(fā)生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設(shè)，兄弟分別把分家時的財產(chǎn)分配清單保存下來，那就不致于會發(fā)生上述糾紛了，即使發(fā)生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。
3、家庭檔案是家庭日常生活的助手
隨著社會生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經(jīng)普及各個家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護(hù)這些家電，就需要把有關(guān)的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現(xiàn)什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。
4、休閑文化的一個重要組成部份
利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現(xiàn)在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進(jìn)行教育。節(jié)假日或其他空余時間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實(shí)地記錄了長輩們在家庭事務(wù)和社會實(shí)踐活動中的一些經(jīng)歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。
二、家庭檔案的分類整理與保管
（一）家庭檔案的收集
1、財產(chǎn)檔案――理財、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價證券、工資條、水電費(fèi)支出記錄、保險憑據(jù)、借條、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票等。
2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產(chǎn)證、土地證、出生證、學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨(dú)生子女證和技術(shù)資格等級證書等。
3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點(diǎn)、聯(lián)系電話等。
4、音像檔案――逝去的點(diǎn)滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個時期的照片，結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。
5、保健檔案――創(chuàng)造幸福生活的基礎(chǔ)。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、B超、x光、cT等檢查結(jié)果及片子，心腦電圖、化驗(yàn)單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。
6、交友聯(lián)誼檔案――親情友誼連結(jié)的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學(xué)名錄、來往書信、賀卡、明信片等。
7、個人履歷檔案――記錄下人生道路的堅(jiān)實(shí)步伐。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀(jì)念日及入學(xué)、入團(tuán)、入黨、應(yīng)聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌、獎?wù)拢鞣N考試的成績單。
8、榮譽(yù)檔案――熠熠如生、催人奮進(jìn)。包括各種榮譽(yù)證書、獲獎證明、獎狀、獎牌、獎?wù)隆ⅹ劚取?/p>
9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養(yǎng)性的載體。包括家庭成員個人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學(xué)術(shù)論文、專著、在各類報刊發(fā)表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術(shù)品收藏，書報刊物收藏等等。
10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點(diǎn)門票、導(dǎo)游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機(jī)票、游覽日記等。
三、家庭檔案的整理與保管
1、家庭檔案的整理
家庭材料按傳記、證件、憑據(jù)、書信、文書表冊和音像等進(jìn)行分類；根據(jù)材料重要程度或時間順序排列組合；逐一進(jìn)行編號、編目用以固定家庭檔案材料的位置；分門別類裝入檔案盒，填寫檔案盒背脊，方便查找。
