時間：2023-06-06 09:00:03
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇材料檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
年初，廳黨委對我局領導班子進行了調整。新一屆局黨委針對以前隊伍管理渙散、業務工作嚴重滑坡的情況，確定了“以抓干部隊伍作風根本轉變，促業務工作提質增效”的工作思路，認真落實思想政治工作“生命線”地位，緊緊抓住隊伍建設這一根本，樹正氣，壓歪風，知榮辱，求發展，帶領全局干警齊心協力，勵精圖治。
伴隨著業務工作和干部隊伍管理前行的節拍，我局的檔案工作也取得了突出的成績。幾年來，我局在市檔案局的領導與幫助下，高度重視檔案管理工作，主動加強與市檔案局的業務聯系，認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《省檔案管理工作條例》，按照《國家安全機關檔案管理暫行辦法》、《機關檔案管理考評辦法（試行）》的要求，切實加強檔案管理工作，使檔案管理工作上了新臺階。
檔案管理工作之所以能夠取得如此突出的成績，主要得益于局黨組的高度重視和市檔案局的大力支持與幫助。年我局成立了由分管領導為組長、綜合辦公室主任為副組長、專兼職檔案員為成員的檔案目標管理領導小組，負責檔案管理工作。年我局又成立了以分管局長為組長、綜合辦公室主任為副組長、檔案專兼職員為成員的檔案鑒定和銷毀領導小組。檔案目標管理領導小組每年至少兩次檢查考核檔案工作，研究解決實際問題。幾年來，我局始終堅持將檔案管理工作列入科室目標進行考核，每年年底，局目標考核組都要對檔案工作一并進行檢查考核。同時，我局還建立健全了以檔案室為中心的機關檔案管理網絡，文書檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案、人事檔案全部實行了集中統一管理，其中人事檔案和會計資料都實行了分庫管理。我局的檔案管理從基礎管理到檔案業務的規范化、科學化管理，始終得到了市檔案局的大力支持與幫助，多次派人來我局進行了實地檢查與指導。
在檔案隊伍建設方面，注重對檔案人員的學習和培訓。我局配備檔案專職人員1名，兼職檔案人員1名，專職人員具有大學本科學歷文憑。我局多次派檔案員參加市檔案局組織的各類培訓，專職人事檔案員參加過國家安全廳保密辦組織的培訓。今年8月份，我局又派辦公室副主任和檔案員參加了國家安全廳舉辦的文檔一體化和電子政務培訓，并學習考察了兄弟局站檔案管理的先進經驗和做法。我局檔案人員隊伍穩定，具有較高的素質和良好的職業道德，在業務上經常與市檔案局進行請示與聯系，努力加強檔案業務學習、研究與交流，常年訂閱《中國檔案報》和《檔案與社會》等雜志。
在加強檔案隊伍建設的同時，我局還制定了一整套檔案工作制度，制定下發了《市國家安全局檔案管理保管期限規定》和《市國家安全局各類文件材料歸檔范圍》。同時，局機關全面細致地建立了檔案歸檔制度、檔案工作制度、檔案管理人員職責、檔案員崗位責任制、干部人事檔案管理人員職責、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度等制度，在省國家安全廳檔案管理驗收中，制度建設一項得了滿分，受到了廳、市檔案驗收組的一致好評。
按照檔案設施、設備管理的要求，我局實行辦公、閱覽、庫房三室分開，配備了“八防”設備和物品，制定了相應措施。庫房管理科學、整潔，裝具充足適用。照相機、收錄機、吸塵器、溫濕度記錄儀、微機、打印機、復印機、加濕器、空調等硬件設備齊全。在軟件使用上，我局按照國家安全部的要求，實行檔案的微機化管理。年，根據市委、市政府的要求，又應用了機關辦公自動化軟件相配套的電子公文傳輸系統，實現了與公文處理系統文件的及時歸檔管理3COME文檔頻道。
根據檔案日常管理要求，我局每年組織有關人員定期檢查檔案保管和庫房管理等情況，保護檔案設施設備，健全了檔案室內各類登記冊，按要求規范手續，及時登記，主動提供利用服務，積極開展檔案業務的監督、指導與培訓工作。平時及時立卷，次年初進行歸檔管理，歸檔質量符合《機關檔案工作業務建設規范》，檔案整理、分類、編號、排架科學、系統、美觀，便于查閱。
近兩年來，我局的檔案工作在局黨委的直接領導下，在市檔案局的支持下，在全體機關同志共同努力下，取得了一定成績，但仍有不足。在今后的工作中，我們將繼續努力，搞好宣傳教育，強化管理，完善制度，狠抓落實，使我們的檔案工作做得更好。
化工裝置工程在分包建設過程中、會形成各種各樣的文檔材料、有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等、這些文檔材料全面反映了工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此、認真做好檔案管理工作，充分發揮檔案的作用是非常重要的。
1、轉變檔案觀念，超前管理
長期以來、我們對檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創新。對于各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關部門主動聯系。沒有將檔案工作滲透到各個環節之中。導致業務部門和檔案管理部門長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。所以我們要意識到檔案要逐步轉變觀念，意識到檔案工作的長期性，對化工裝置檔案進行超前管理。裝置工程由施工單位再分包給幾個小的施工單位，這樣工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員多。經歷時間長、稍有疏忽就可能遺漏，加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務一完成。臨時機構解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，要改變過去等人將檔案送上門的做法。檔案管理人員首先了解工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內容、數量做到心中有數，有的放矢去拓寬資料的收集渠道。
2、齊抓共管，密切聯合，建立集中統一的檔案管理網絡
加強對檔案工作的集中統一管理，是檔案齊全、完整、規范的重要保證。我們要遵照統一領導、統一制度，分級管理的原則，成立檔案工作領導小組、統一協調檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，成立檔案情報室、設立專職檔案員，在各業務部門及二級單位指定專業技術人員擔任兼職或專職檔案員，形成了全單位的檔案管理網絡。同時，完善制度建設，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。
3、強化檔案人員的業務培訓，提高檔案管理水平
工程檔案具有“一次性”和不可回復性的特點，客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與化工裝置工程相關的一些專業類別檔案，了解不同類別的檔案的分類整理。因此，要對各專職或兼職檔案管理人員進行了培訓，使他們了解化工裝置工程建設工作中形成的文件類型的和歸檔范圍。了解文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化。為今后建檔工作奠定基礎，使檔案的標準化、規范化切實保障。
4、通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。化工工程檔案的形成是化工工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給化工工作者利用。所以要將檔案資料及時輸入電腦，實施信息化管理，隨時為業務部門各種圖文資料，使業務部門專業技術人員從利用檔案中獲得信息，這樣他們就會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。
總之，在今后的工作中要轉變觀念，對檔案齊抓共管，密切聯合，集中統一，不斷強化提高檔案管理人員的業務能力，充分開發利用檔案信息作用，提高檔案管理工作水平，從而更好地發揮檔案的決策依據和參考作用，更好地為我們單位的各項工作服務。
（一）地鐵工程檔案的收集和歸檔不夠及時。
地鐵工程檔案管理跟企事業單位一般的檔案管理不同，地鐵工程檔案大多數是在建設施工過程中形成的，促使其管理工作在文件材料收集到整理過程中存在很多不確定的因素。從一條地鐵線路立項到竣工通常需要3-5年的時間，參與地鐵工程建設的單位上百家，形成的文件材料內容繁雜、涉及專業多、涉及范圍廣等，稍有不慎就會出現遺漏。當下，大多數地鐵工程參建單位是在工程建設后期才會開始收集、整理文件材料，忽視檔案的及時收集工作，造成文件遺失、原件少而復印件多，原始資料嚴重缺失等，導致檔案管理工作存在不足。
（二）地鐵工程檔案的信息化程度偏低。
信息化網絡時代里，網絡和計算機不斷普及，越來越的文件在電腦上直接產生，并通過網絡進行傳輸，在無紙化辦公快速發展的背景下，傳統檔案管理顯得低效、滯后，不能滿足信息化環境下的檔案管理需求。地鐵工程眾多參建單位在工期的限制下各自為陣，只在內部使用一些工程建設管理軟件，對外仍然使用紙質文件，即便一些單位具備信息化意識，也只是通過掃描把收集到的紙質文件材料轉化成電子文件的形式進行保存。
（三）地鐵工程檔案數據存在安全風險。
在地鐵工程檔案管理的優化過程中，面臨的安全風險主要體現在兩方面：一是檔案管理系統存在安全問題；二是網絡上面臨安全問題。地鐵工程檔案數據安全的保障依靠的主要技術需不斷升級，僅通過設置復雜的密碼、防火墻等手段并不能全面地、長久地確保數據的安全。同時，網絡的不安全性當下已經成為制約地鐵工程檔案管理改革的最大障礙之一。
二、信息化環境下地鐵工程檔案管理的改革措施
（一）堅持地鐵工程建設跟工程檔案管理同步。
地鐵工程文件材料沒能及時收集和歸檔是造成檔案管理落后的主要原因之一，而有效的解決措施之一就是堅持地鐵工程建設跟工程檔案管理的同步。例如，地鐵工程檔案管理人員應以地鐵工程施工的進度安排以及使用文件材料的實際情況為依據，及時地、有計劃地跟蹤管理各個參建單位的文件材料收集、整理工作。檔案管理人員要積極到各個參建單位、施工現場等了解文件材料的使用、流轉等情況，弄清楚文件材料的去向，明確材料的回收時間，及時解決文件材料使用、流轉環節出現的問題。又如，使用完畢的文件材料，檔案人員應做好回收工作和管理工作；如果文件材料不能按計劃收集，就應加強催收，盡量避免丟失原始的文件材料，確保文件材料完整歸檔。同時，地鐵工程各個階段形成的文件材料較多，收集質量的監控顯得異常重要，檔案管理人員應認真核查應歸檔的文件材料，及時檢查材料的準確性、完整性，不符合要求的文件材料應立即返工，保障文件材料的收集質量。
（二）加強地鐵工程檔案管理的信息化建設。
地鐵工程檔案管理信息化手段是實現檔案優化管理的重要標志。例如，檔案管理人員應積極利用計算機獨有的存儲信息量大、運算速度快、自動化、精確度高、邏輯判斷力強等特征，在收集和整理地鐵工程文件材料的階段就可運用計算機編制檢索目錄，實現對檔案的收集、整理；當把文件材料整理成檔案后，再通過計算機完成接收、查找、借閱、歸還檔案的工作，對于滿足銷毀條件的檔案應自動進行判斷，并給出提示；在地鐵工程檔案管理方面，可直接管理檔案庫房，為檔案編研工作提供統計服務等。此外，地鐵工程檔案管理還可通過推行各種媒體形式檔案的措施提高檔案管理水平，如磁介質檔案、縮微檔案、電子文件檔案等，以提高地鐵工程檔案管理水平。
（三）全面構建地鐵工程檔案管理的安全保障體系。
1、不斷完善教學檔案管理制度
科學的教學檔案管理制度是做好教學檔案管理工作的基本保障，有了科學的制度，工作才有章可循，有規可依。沒有制度的保障，任何工作都不會做好。而任何制度都需要不斷完善。隨著時代的發展和教育的前進，已有的教學檔案管理制度逐漸顯出這樣那樣的不足，甚至暴露出某些缺陷。因此，要不斷完善教學檔案的管理制度。學校要根據國家的有關規定和本校的具體情況，制定周密的教學檔案管理制度，既包括對教學檔案的采集、整理、分類、存放、使用、調閱等等的具體規定，也包括對教學計劃、教學進度表、課堂日志、考勤表、教案、講義、工作總結、學生成績表等等的具體規定。要建立教學檔案管理人員的崗位責任制度，明確各個崗位的職責范圍和工作要求。教學檔案管理人員在各個工作環節中，都嚴格按規章和程序辦事，一絲不茍，有條不紊，這樣，才能保障教學檔案的時效性、完整性、規范性和真實性，才能建立起質量高、價值大的教學檔案。
2、強化教學檔案材料的收集工作
教學檔案工作是從檔案材料的收集開始的，收集的及時、齊全、完整，是做好教學檔案管理的首要要求。學校在強調教學檔案重要性的基礎上，做好各級各部門的協調工作，加強各級各部門之間的縱橫聯系，及時向各級各部門布置并收取各種教學檔案材料。各種教學檔案材料的收集必須嚴格按制度和標準做，不能應付，不能草率，不能遷就。力求收集及時，歸檔及時，材料齊全，真實規范。這樣，才能使教學檔案真實反映出學校教學活動的情況，具有使用價值，為改進教學與管理提供可靠的依據。
3、主動聯系教師做好材料歸檔
教學檔案管理人員要主動聯系教師做好材料的歸檔。教師能夠提供教學活動的第一手材料，這些材料能夠直接反映教學情況，對學校加強管理、改進教學具有十分重要的作用。教師要提供的材料十分豐富，有教學大綱、考試大綱、教學計劃、教學進度表、講稿、教案、課堂日志、學生成績表、工作量登記表、教學工作總結、科研成果報告、學術論文和學術著作等等。學校要明確通知教師上交各種材料的時間、地點，對各種材料的要求，但是，由于教師重視不夠、工作忙等原因，有時有些教師可能不會及時上繳各種教學材料，或所交的教學材料不符合學校的要求。因此，教學檔案管理人員要主動配合教師做好各種材料的歸檔，要主動聯系教師，主動收取各種材料，不能坐等，不能別人交多少我就收多少，同時要指出哪些材料不符合學校要求，懇請教師修改或調換。這對教學檔案收集的時效性、構成的完整性等等都是十分重要的。
4、促進教學檔案管理工作的現代化
隨著時代的發展，科技的進步，某些原有的教學檔案管理方式已不能很好的適應學校的教學與管理，影響了學校的發展。因此，學校領導和教學檔案管理人員必須更新觀念，共同促進教學檔案管理工的現代化。領導要重視教學檔案管理工作，加大人力、財力的投入；盡快引進或增加現代化的檔案管理設備；教學檔案管理人員要努力學習，盡快掌握現代化的檔案管理技術，如計算機的成績管理系統、學籍管理系統等。現代化的檔案管理設備和現代化的檔案管理技術，可以大幅度的提高檔案工作效率，提高檔案的科學性、規范性和整體質量，提高檔案的實用價值和利用率，從而充分發揮教學檔案的作用。
5、不斷提高教學檔案管理人員的綜合素質
學校要切實加強高素質復合型人才的檔案隊伍建設，要以各種形式對教學檔案管理人員進行培訓。在培訓中，既要學習檔案理論知識，更要講解實用的知識。通過培訓，提升檔案管理人員的業務素質和業務能力，使他們具有敬業精神和責任感，有積極努力、嚴肅認真的工作態度，有關于檔案管理工作的專業知識，有規范、嫻熟、嚴謹、利落的專業工作能力，從而為做好教學檔案管理工作提供人員保障。隨著時代的發展，科技的創新，教學檔案的管理方式也不斷進步。教學檔案管理人員要樹立超前意識，主動探索教學檔案管理工作的規律，主動學習現代化的檔案管理方式和檔案管理技術，這樣才能不斷提高教學檔案管理工作的水平。（本文來自于《華章》雜志。《華章》雜志簡介詳見）
作者：穆麗潔單位：北方機電工業學校
關鍵詞：檔案管理；大學生；FoxPro； 檔案工作
高校是培養專業化高級人才的主要機構，是提高學生綜合素質，適應社會各種需要的培養基地。高校學生檔案管理工作是高校基礎工作的重要內容，也是國家人事檔案的組成部分[1-3]。高校學生檔案記錄著大學生在校期間的學習、生活和主要社會實踐等活動，它是學校考察、教育和培養人才的數據庫，而且是用人單位選拔、聘用人才的重要依據。在新形勢下， 高校學生檔案工作面臨著許多新情況、新問題，需要建立標準化的檔案管理和檢查制度，提高檔案管理效率，才能更加準確、完整地提供高校學生的信息，以便用人單位從大學畢業生檔案中獲得大學生在情商、誠信、創新能力等諸多方面的信息，促進大學生的就業。傳統的檔案管理多由手工進行收集、整理、分類、保存，耗時費力，效率低，而且檔案在調入調出過程中容易丟失，在電子化、信息化快速發展的新形勢下，要求檔案管理做到電子、紙質同步，高校學生檔案的規范化、科學化、信息化管理關系到學生的畢業、就業、出國及再深造等許多方面，實現高校檔案管理的規范化、科學化、信息化已經成為檔案管理人員面臨的重要任務。筆者根據高校學生檔案工作的現狀及存在問題，對高校學生檔案管理工作提出幾點建議，供同行參考。
一、 高校學生檔案管理存在的主要問題
1. 高校學生檔案內容不完整、領導檔案意識淡薄 高校學生檔案包括學生在校期間的各種表現情況
記載，主要包括學習成績方面、政治表現方面、身體健康狀況方面的材料，具體有新生基本情況登記表，入學通知書存根、派遣證存根，軍訓考核表，大學課程成績表，獎學金鑒定材料，學生在校期間的政治思想表現及入團（黨）申請書，黨團組織社會調查證明，學生獎懲材料，畢業生登記表等等。大學生檔案是人才信息的重要組成部分，大學生畢業時檔案的有關內容將成為學生個人的終身檔案。它必須做到相對準確、齊全、完整。能充分記載大學生在校期間的生活經歷、思想品德、政治作風、學習成績等重要信息，能全面反映出大學生在校期間的各方面情況。
目前，我國還沒有專門的檔案管理法規，也沒有統一的高校學生建檔標準及規范，這就使得高校學生檔案管理相對混亂，有的學校把大學生檔案存放在校綜合檔案室進行綜合管理的；有的學校則把大學生檔案存放在各個院系實行分散管理。由于管理不規范，學校相關領導檔案意識淡薄，學生本人對自己的檔案不夠重視，檔案管理人員工作較隨意等原因，常常會出現檔案材料漏、亂、錯、假的情況，如學生檔案材料內容不夠完整，收集不夠準確、及時，漏蓋章或缺成績單等問題，一些能全面反映學生個人的知識結構、創業實踐、參與創業活動的證明等各種材料包括各種英語考試的成績及證書、計算機等級證書、心理測試成績、助學貸款及還貸等誠信材料都沒有歸檔，影響了學生檔案的完整性。
2.檔案管理制度不夠完善
目前,高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數高校尚未制定學生檔案的管理規范及制度、學生檔案管理的工作流程、學生檔案傳遞工作規定、學生檔案室崗位責任制等規章制度。檔案管理較隨意，主要由管理人員的經驗和責任心決定檔案管理水平。
3.檔案管理技術陳舊落后，信息化相對滯后
我國高校檔案建設投入不足，目前還沒有一套統一規范的大學生檔案管理應用軟件，大多數高校學生檔案的管理仍采用傳統的手工操作管理模式，因此，檔案管理工作中普遍存在的問題是工作量大、操作繁瑣、易出錯等，缺乏采用信息化、網絡化等現代科技手段解決高校學生檔案管理問題的能力。
4.檔案管理人員素質不高
大多數高校的檔案管理人員大都是半路出家，很少機會參加專門的檔案管理、信息技術培訓和在職學習，檔案專業人才缺乏，檔案管理人員的綜合素質亟待提高。
二、做好高校學生檔案管理工作的幾點建議
1.加強檔案管理，建立高校學生檔案管理規章制度
高校檔案管理應以《檔案法》為指導，嚴格參照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等若干文件精神，結合大學生檔案管理工作的實際情況，通過“法規”來強化領導、學生、檔案管理人員的檔案意識，從學校的實際情況出發，制定相應的檔案管理細則。如學生檔案收集制度、學生檔案保存制度、學生檔案調入調出制度等，以準確、客觀地反映學生的綜合素質與現實表現為指導原則，及時全面地收集各種充分反映學生全貌的材料，確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。
2.加強檔案管理重要性宣傳教育,保證檔案材料及時、準確、完整地收集歸檔
高校檔案管理部門應采用各種措施,通過各種渠道加強檔案管理重要性宣傳教育,讓學校領導、教師、大學生充分認識到學生檔案是人事檔案的重要組成部分，充分認識到檔案在就業中的重要作用，充分認識到學生檔案是將來政審、入黨、轉正定級、職稱評定、出國、考研等很多方面的重要依據。對檔案涉及到的資料必須做到及時收集和有效整理。建檔工作是從大學生被錄取時就要做好，然后再根據學生的專業，按照國家檔案法規的要求，收集、整理有關的材料，即時存檔。檔案管理工作者還要根據時展的要求，隨時向各相關的職能部門索取、征集。及時收集學生各個階段形成的檔案材料，建立檔案材料收集網絡，將檔案材料收集的責任落實到人。可以以班級為單位設置兼職檔案聯絡員，協助輔導員做好檔案管理工作，以便實現檔案材料及時、安全地傳遞，同時也有助于檔案管理意識的提高。檔案材料要經輔導員驗證簽字后再及時送交檔案室。要加強檔案材料收集的橫向聯系，確保材料收集過程中的保密與安全，保證檔案材料及時、準確、完整地收集歸檔。
3. 擴大高校學生檔案歸檔材料的范圍
多渠道及時收集高校學生信息，為學校和用人單位提供全面系統地綜合評價學生的檔案內容，有必要擴大檔案歸檔范圍。原有的歸檔范圍不能反映學生的完整成長過程和素質、能力等方面的全貌，學校管理部門和用人單位對畢業生全面準確的了解比較困難。因此，要擴大高校學生檔案歸檔材料的范圍。 盡可能包含學生在校期間的主要信息。包括大學生的學歷材料、黨團材料、素質培養、實踐技能、身心健康五個方面內容。力爭做到檔案材料真實反映學生的個性化發展特征，更好地服務于學校的教育改革，更有利于學生管理工作和將來的就業。根據當前社會的要求，建議增加下列內容。
（1）學生的誠信記錄。誠實守信是學生最最基本的道德修養。學生信用記錄將做為學生個人職業生涯的信用資本，學生在校期間誠實守信方面材料能準確反映學生的信用行為和品行狀況。培養學生將誠信當成自然的行為，成為自己的內在需要。
（2）創新的潛能。檔案材料不僅要關注學生的學業成績，還要善于發現、記錄與評價學生將來可能的發展潛能，要特別關注大學生科技創新活動及學生的實踐能力和創新能力。
（3）情商記錄。“智商決定是否錄用，情商決定是否升遷”基本成了職業發展的重要信條。現代社會已經非常注重個人的情商，情商指的是人在情緒、情感、耐受挫折等方面的綜合品質。建立學生的情商記錄檔案，對于準確分析學生的個性特征、促進學生健康成長有重要的現實意義。
4.建立高校檔案管理數字化平臺,實現大學生檔案管理信息化、網絡化
隨著計算機、網絡技術及其應用的不斷發展，使用信息化、網絡化手段解決學生檔案管理的問題已是形勢所需。目前，各高校還沒有統一的大學生檔案管理應用軟件，有的自主開發了自動化檔案管理系統，有的還仍采用傳統的手工操作。如2007年，海南大學應用科技學院采用Microsoft Visual FoxPro編程的管理數據庫自主開發的學生檔案管理系統，實現了學生檔案管理工作的電子化處理。該系統提供的強大的查詢功能和數據分析等功能實現了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲容量大、成本低等優勢，提高了學生檔案信息管理的高效性和準確性。Visual FoxPro是基于局域網環境的中、小型數據庫系統，支持“結構化查詢語言”(SQL)命令和函數[8-9]。具有強大的數據庫管理功能，容易實現高校學生檔案管理中的各項功能，但目前僅能在本校局域環境下使用。建議大學要研制開發適合學校學生教育管理需要的統一的學生檔案管理系統，采用現代技術實現存儲信息與相關學生檔案數據的鏈接處理，方便學生檔案的管理、網上查閱和其它方面的利用，實現畢業生電子檔案的快捷轉接。
5.加強檔案管理人員的繼續教育，提高檔案管理人員的綜合素質 應采取多種形式加強檔案管理人員的在職培訓,在崗繼續教育,積極參加各種全國性的檔案專業會議和各種培訓學習, 加強檔案管理人員的責任感,提高檔案管理人員的專業水平、外語水平、計算機操作能力等，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，使大學生檔案管理高效、規范、有序、準確、完整。
參考文獻：
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【關鍵詞】 醫院；人事檔案管理；探討
醫院人事檔案管理工作是醫院建設中的關鍵組成部分，為醫院和上級領導提供人才信息和全面、歷史考察用人的依據，對合理配置使用人才，發揮人才資源提供重要作用，是醫院人事管理的重要工作[1]。因此，切實加強醫院人事檔案管理，滿足社會發展和醫院人事改革的要求，提高檔案的整體利用率，是探討醫院人事管理工作的重點內容。筆者在本文中結合實踐，探討當前醫院人事檔案管理中存在的問題和對策，以期進一步充分科學利用和開發人才資源。
1 醫院人事檔案管理的現狀
1.1 醫院人事檔案存放管理不嚴格 醫院人事檔案是醫院人事管理活動中的人事文件，具有專業性、政治性和機密性等特點，并要求具有真實性和可靠性，因此，人事檔案材料需要有專人負責管理并單獨存放。醫院人事管理工作量大與管理人員少這一矛盾日趨明顯，管理人員不能及時整理檔案資料。此外，醫院往往存在辦公面積有限的現象，隨著醫院不斷建設發展，人事檔案材料不斷增加，人事檔案用房緊張的問題日益突出。
1.2 醫院人事檔案管理方式落后 隨著人事制度的不斷發展和改革，人員流動頻繁，醫院選拔和錄用人才的手續不斷簡化，對人事檔案的要求降低，可以不需要人事檔案簽訂聘用合同，進而確立勞動關系；人事檔案管理采取終身制，而且轉檔手續非常繁瑣。因此，很多人在流動過程中放棄檔案，人檔分離的現象普遍發生且日益嚴重，檔案資料不能進行及時的補充和修改，使檔案資料失去原有的作用。檔案材料的管理現代化水平不高，管理機制不統一，缺乏專門的管理軟件。
1.3 人事檔案管理理念缺乏 醫院人事檔案管理人員較少且沒有經過專業的檔案管理培訓，不熟悉檔案管理業務，對大量的檔案資料常常無從下手，巨大的工作量與有限的工作人員形成反差。個別檔案工作者存在責任意識不強的問題，不及時完成檔案材料的收集，不按照規范整理檔案，忽視現代化管理手段。管理人員采取傳統的手工方法進行編輯和檢索，方法繁瑣，操作困難，不能將人事檔案材料及時整理和歸檔，導致檔案資料收集不完整，涂改、抽取檔案材料的現象時有發生[2]。
2 對目前醫院人事檔案管理的探討
2.1 加強人事檔案管理的基礎設施建設 醫院領導和人事部門應提高檔案管理意識，加強人事檔案管理的基礎設施建設，增加檔案庫房，增設檔案管理人員。建立健全人事檔案管理制度，提高人事檔案的使用價值，充分發揮人事檔案的作用并服務于人事管理，保障醫院的人才隊伍建設。人事檔案管理人員應定期收集醫院的表彰獎勵、年終考核材料和患者滿意度調查表，不定期收集成果獎勵、培訓和政審和鑒定材料等，全面、完整、規范地收集檔案材料。
2.2 實現檔案管理信息化 從信息資源的角度管理人事檔案，將現代計算機技術和信息技術用于檔案資源管理中，開發電子檔案，實現檔案管理信息化、科學化和規范化。醫院應引起現代化的設備和技術，應用計算機管理軟件提高檔案管理效率。通過人事檔案數據庫管理系統，增加存儲和檢索功能，建立人事檔案的動態管理機制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統計，保證檔案的時效性、真實性和準確性[3]。檔案管理信息化可以提高全體員工的檔案意識，實現人才資源的發現、培養、配置和使用，以獲得最大的經濟效益和社會效益。
2.3 豐富人事檔案收集內容 醫院人事檔案收集有價值的材料和信息，為用人單位選拔采用人才提供有價值的參考資料，做到有據可依。目前檔案內容涉及大量的靜態經歷性材料，不能真實客觀地反映個人最新素質和工作能力，因此，把人事制度改革中反映個人工作表現和道德修養的考核結果收集入檔案，提高檔案材料的價值，如醫德醫風考評、門診和病房工作量、優秀醫務工作者的獎勵證明、科研創新能力、患者滿意度調查等，提高人事檔案材料反映個人綜合情況的“立體感”和“折射度”[4]，做到全面、準確、科學和實用，為錄用、競聘、培訓等提供依據。
2.4 提高人事檔案管理人員的素質專業水平 人事檔案管理人員的素質和專業水平直接影響醫院人事檔案管理工作的好壞。檔案管理人員應具有較強的責任心和敬業精神，嚴謹細致、實事求是，理解檔案管理的具體內容和重要性。與時俱進，努力學習和掌握檔案管理的新技術，不斷完善檔案材料的科學管理，提高檔案管理和利用效率，為人事管理提供準確有效的人才信息。檔案人員的培養應納入醫院的人才培養計劃，加大繼續教育和培訓的力度，提高管理人員的專業知識水平和工作能力，提高人事檔案管理的現代化水平，滿足醫院人事改革的需要。
3 討論
醫院人事檔案管理工作為全面考察、選拔錄用、人才培養和職稱晉升等方面提供依據，是醫院人事管理的重要組成部分，保證各項工作的公平、合理、科學。因此，加強人事檔案管理工作的基礎設施，實現檔案管理的信息化，豐富人事檔案收集內容，提高人事檔案管理人員的素質專業水平，有利于實現人力資源的有效配置，做到人盡其才，才盡其用，保證醫院人才戰略順利實施，為醫院的建設發展做出貢獻。
參考文獻
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[2] 張鳳娟.小議醫院人事檔案管理的現狀[J].中國實用醫藥，2010，5（22）：258-259.
（一）工程檔案管理信息化建設有利于提高工程檔案管理水平
中國的工程檔案管理方面存在諸多問題，最重要的表現就是管理水平欠缺，而信息化建設可以使工程檔案管理更為科學化和規范化。管理員可以使用計算機、互聯網、云存儲等高新技術對檔案進行存儲，這樣不僅可以保障工程材料的完整性，還能夠深度開發工程信息，拓寬工程檔案的管理范圍，信息化技術的引入使用，可以大大提高工程檔案管理的工作效率水平。
（二）工程檔案管理信息化建設有利于實現工程檔案資源共享
受管理水平制約，我國至今未能形成工程檔案資源共建、共享、公用的運行體系，因此，加速信息化建設是目前工程檔案管理工作的重要任務。開發全國通用的工程信息化管理軟件是實現工程檔案資料共享的有效途徑之一。信息化管理軟件可以使工程檔案信息有效開發，并大大提升這些資料信息的利用效率。尤其是全國范圍內的工程檔案資料整合，成功打破了“紙質化”檔案管理的局限性，更方便了檔案資料的搜集、整理和分析工作，使工程檔案得到更有效的利用。
（三）工程檔案管理信息化建設有利于促進建設工程行業發展
工程檔案集結了全國建設工程的所有材料，除了紙質性文件，還包含了很多圖片、視頻和音頻類文件，如不能實現信息化發展，工程檔案管理工作就會大受限制。只有對全國工程檔案文件進行完整存儲，才能夠為當下建設工程的發展現狀、技術進展進行跟蹤研究提供條件，促進我國建設工程行業快速發展。
二、新時期工程檔案管理信息化建設的問題
（一）工程檔案管理人員工作責任感不強
第一，工程建設完工之后，很多施工單位僅保存自認為“有用”的竣工驗收證書和竣工圖等資料，工程檔案存檔完全依靠城建單位去完成；第二，工程檔案管理人員工作責任感不強還表現在檔案管理意識的欠缺上，管理過程中缺乏現代化高新技術的應用，也沒有智能化的信息系統；第三，由于工程項目數量和種類較多，很多單位并沒有為中小型工程項目設置管理員。大部分檔案材料管理工作都是為了應付工程質量檢查而開展的面子工程，這也是工程材料丟失的重要原因。
（二）工程檔案管理人員專業水平不夠
由于高校專業課程的開設問題，目前我國從事工程檔案管理工作的專業人才極度匱乏。信息管理方面的人才在接觸工程檔案工作初期，也往往遭遇諸多難題，無法勝任。而已經在職的工程檔案管理人員，在專業水平上大有欠缺。如，文件資料編排不科學，造成查閱困難；不會使用信息化工具，工作效率低；資料編排以文字為主，缺少圖片、音頻、視頻等可信性材料；很多材料整理為了完成任務而隨意填充，缺乏記錄的真實性。
工程單位在人才的聘請上，通常以技術類人才為主，而檔案管理人才明顯缺乏，一些中小型工程項目甚至聘用兼職人員，導致工程檔案管理工作在后期檢查中暴露很多問題。
三、新時期工程檔案管理信息化的實踐路徑
（一）強化信息化管理意識
長久以來，很多單位對檔案管理工作意識缺乏，認為檔案工作并不能為公司帶來收益，只要簡單保管，不丟失泄密、可以應付工程質量檢查就可以，更沒有把檔案的信息化建設工作提上日程。在一些基層單位，很多檔案管理職位都采用兼任制度，且人員頻繁調換，檔案管理人員缺乏系統的理論知識學習和信息化管理操作技能。隨著社會信息化的高速發展，這些傳統觀念已經無法適應現代化檔案管理工作的要求，必須轉變意識，加快檔案管理工作信息化進程，搭建設施完備、體制優越、信息化水平高的工程檔案事業體系。
（二）構建信息化保障制度
檔案管理信息化工作是工程現代化建設的重要任務，必須納入年度考評指標當中，在工程檔案資料搜集、整理、保存工作上采取管理責任制，利用制度有效推動工程檔案管理的信息化進程。目前，很多工程企業檔案管理制度落后，根本無法達到檔案管理完整性、真實性、安全性的要求，檔案信息化保障制度亟需建立，同時，還要與時俱進，定期對制度進行梳理補漏，永葆檔案制度的生命力。
1.1領導重視不夠，思想觀念跟不上時展的需要
西部地方院校領導對人事檔案管理工作的重要性認識不足，觀念守舊，認為高校人事檔案工作不外乎收集、保管、裁剪、裝訂材料等具體事務性工作，與科研教學沒有直接聯系，工作中只要材料不泄密不丟失即可，平時對檔案管理工作不聞不問；人財物上投入不足，檔案基礎設施建設不完善，對學校人事檔案人員能力素質也沒有明確具體要求，教職工家屬或其他兼職人員都可以擔任，有的甚至成為解決教職工家屬工作問題的崗位。
1.2人事檔案管理人員素質低、不專業
高校人事檔案管理工作是一門專業性比較強的工作，對管理人員的專業素養、思想政治、工作作風等方面都有較高的要求，但由于各方面原因，當前西部地方院校人事檔案管理人員大多為兼職或非專職人員擔任，有許多為領導或教職工家屬。這些人員素質低，沒有經受過專門的人事檔案管理培訓，甚至對國家檔案日常管理八項制度都不清楚，僅僅將其作為一個工作崗位“混日子、領工資”，加之年齡偏大職稱偏低，接受新事物能力低，其專業能力、從業態度、思想品德、工作作風等方面已經不能適應新時代對高校人事檔案管理工作人員的能力素質需要，急需更換或提升專業素質。
1.3經費投入不足，場地不標準不健全
由于受辦學經費限制，目前西部地方高校辦學經費普遍不足，在人事檔案管理方面的投入更是少得可憐，沒有專項經費，缺少專門的檔案管理場地，大多是普通辦公室改裝而成，面積不標準不規范，“三室”沒分開，“三防”不到位；檔案保管的安全性無法保證。必備的檔案管理材料都配置不足，檔案管理員很少有出去學習進修的機會。
1.4人事檔案內容收集利用率低
高校人事檔案涉及教職工的年度考核、工資與勞動關系、學歷、履歷、各類鑒定、培訓和評定崗位技術、黨團政審、獎勵、職務任免等材料。由于各種原因，目前西部地方院校人事檔案收集的材料主要是一些個人基本信息，內容很簡單，對于更詳實材料尤其是新近職務職稱崗位變更、獲獎等很難及時收集，不能反映個人全面信息和最新動態。另外，西部地方院校領導認為，個人的檔案材料要嚴格保密，教職工個人信息只容許上級領導和組織部門使用，其他人不能調閱，即使本人也不能隨便閱覽。導致人事檔案的利用率低，沒有真正發揮出檔案的作用和效益。
1.5檔案管理手段落后，信息化建設落伍
目前西部地方院校人事檔案管理手段模式仍以人工收集整理上架為主，以紙張為主要信息記錄載體，分類、編目、檢索主要靠手工完成，檔案材料歸檔整理速度緩慢，環節繁雜，效率低下；管理人員計算機應用水平低，檔案管理信息化建設處于初步起步階段，無法實現檔案信息化、數字化管理。無法實現檔案的網絡化接收、傳遞和共享，導致目前西部地方院校人事檔案管理工作處于被動輔助地位。使人事檔案管理工作始終在低水平上徘徊。
2解決對策
2.1西部高校領導應轉變觀念，高度重視學校人事檔案管理工作
人事檔案具有憑證、參考和服務作用，可為高校快速發展起到保駕護航作用。是高校領導選人用人、舉賢薦能、績效考核和考察干部的重要依據。檔案管理與利用能充分反映高校綜合管理水平與辦學實力。因此，西部地方高校領導首先在思想認識上要意識到人事檔案管理工作的重要性；為保證人事檔案收集整理工作的順利進行，學校應出臺文件對各單位人事檔案收集提交提出明確具體要求，將人事檔案工作作為單位年度考核硬性指標。劃撥足夠的檔案管理經費；按照國家要求每千人配備一名專職檔案管理人員，定期選送檔案管理人員出外學習進修；為檔案管理人員職稱職務晉升提供便利；提供合適的辦公場地和標準檔案管理庫房；同時定期調查了解檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中出現的問題和困難。從而更好地發揮高校人事檔案工作應有的職能。
2.2采取各種措施提高西部高校檔案管理人員的專業素質
對于已在崗的人員依據其意愿，要么進修培訓，要么調離崗位；對于新近人員必須嚴格要求，必須是檔案管理專業的畢業生，通過公開招聘、理論技能考核，上崗面試等環節擇優錄用，同時對其思想政治、工作態度、待人接物等方面嚴格要求，以保證進人用人的專業性、高質量。平時工作中還要不斷加強管理人員的培訓提高和定期考核，使檔案管理人員成為政治素質高、業務能力精湛、信息化技能強的復合型專業人員。
2.3加大經費投入力度，建設標準檔案用房
加大高校人事檔案管理經費投入力度。學校領導應充分意識到人事檔案管理的重要性，應每年為人事檔案管理劃撥專門的使用經費，配足配全管理設備材料；按照國家人事檔案管理標準建設專門的“三室”（庫房、辦公室、閱覽室），規范的檔案管理場地、庫房，多渠道籌措資金盡快落實人事檔案管理信息化系統。
2.4提高人事檔案收集利用率
通過領導負責、下發文件、建立基層檔案管理組織、定期召開檔案管理工作會等途徑，強化檔案管理工作重要性；檢查督促基層教職工能夠按照高校人事檔案十大類（個人自傳、專業、考核、履歷、錯誤、證明、獎勵、工資、黨團和其他類）全面及時上交；同時，人事檔案除了個別材料需要保密外，大部分內容尤其是個人業務檔案是可以公開的，如教職工基本信息、職務職稱、年齡、專業、黨政關系等，這些信息公開后，可為有關單位了解當事人基本情況提供便利，更大范圍發揮人事檔案材料作用；同時也降低了檔案管理部門工作量。提高了工作效率。
2.5加快人事檔案信息化建設步伐
山東工商學院
【摘 要】目前部分高校人事檔案管理工作存在管理體制不規范、檔案管理意識淡薄和歸檔材料質量不高等問題，造成檔案管理信息化的開發與利用不足。筆者認為應從思想上確立高校人事檔案管理工作的地位、確保檔案內容的真實性、實現信息化管理檔案、建設高素質檔案管理人才隊伍等方面努力，使高校人事檔案管理工作走上現代化、規范化的道路。
【關鍵詞】聘用制 檔案管理 問題 對策
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2015）13-0033-02
高校聘用制是學校與教師在平等自愿、相互選擇的基礎上，以聘用合同的形式把任職資格、崗位職責與任職期限等環節同雙方的責任、權利和義務組合而成的教師管理與任用制度。高校聘用制的核心內涵是：高校在教師管理中引入競爭激勵機制，建立教師能進能出、能上能下、擇優聘任、以崗定薪的用人機制。
高校人事檔案為教師的聘用、培養、晉升提供可靠的遵循依據，關系到高校人事工作及每位教職工的切身利益。隨著高校聘用制改革的深入，對人事檔案管理工作也提出了更高、更嚴峻的挑戰。聘用制下的高校人事檔案工作如何提高自身發展，更好地為人事部門及每位教職工做好后勤保障服務，是每位高校檔案管理工作者都應思考的問題。
一 聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問題
人事檔案具有真實性、原始性和其他任何材料不可取代的依據與憑證作用，它記載著教職工的綜合信息。然而，目前大部分高校人事檔案管理工作存在著管理體制不規范、檔案管理意識淡薄與歸檔材料質量不高等問題，這在某種程度上造成了檔案管理信息化的開發與利用不足。
1.管理體制不規范，檔案管理意識淡薄
第一，領導重視不夠。聘用制下對高校人事檔案管理的重要性認識不足。“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”是時下人們對人事檔案的形象描述。一方面，部分高校領導對人事檔案的重要性只停留在表面上，對人事檔案的具體工作未落實到行動上，片面地認為聘用制只需要做好基本的個人信息統計，收集起來的人事檔案沒有認真審核，整理材料時也不仔細核對細節信息，依舊堅持傳統的管人管檔的觀念，沒把思想調整到用人用檔的新思路上來。這種錯誤觀念勢必會重創聘用制高校教師的工作積極性、激發各種人事矛盾，并最終影響到高校各項工作的順利開展。
第二，職工歸檔意識不強。教職工自身對人事檔案也存在不重視和管理意識淡薄的問題。高校人事檔案的封閉式管理，給人一種很神秘的感覺，造成教職工對檔案的作用意識差。有些教職工對自己的檔案不了解，也不關心。例如，有的教師畢業多年后都沒有將其在職教育時的成績表和畢業證復印件交到檔案室備案;甚至有人將檔案放在家中多年，已不知將檔案丟至何處。這不僅違反了檔案管理的規定，降低了檔案的嚴肅性，也不能及時更新個人信息，給人事檔案管理與統計工作增設了障礙。
2.歸檔材料質量不高
第一，檔案管理人員專業素質不高。檔案工作是一門專業性很強的工作，涉及各個學科領域，管理技術復雜。隨著高校聘用制改革的深入，現行的高校檔案實體分類已經無法包含新內容，故此，其對檔案管理人員的要求也越來越高。目前很多高校領導認為人事檔案工作是高校行政工作中無關緊要的常規工作，只要有人在崗保管即可，不需要花費太多人力、物力和財力，致使很多檔案管理工作人員都是“半路出家”，一部分是過去的機關行政人員，一部分是教學、圖書館或部隊轉業人員。他們都是在上一代檔案管理員那里學習后出師，沒經過系統性的專業檔案學習，其工作中往往會出現材料收集、留存等專業工作處理不準確等問題，導致了人事檔案材料收集質量不高。
第二，檔案收集內容單一。高校人事檔案根據《干部檔案工作條例》的要求收取履歷表、自傳、鑒定與考核等九大類材料，造成檔案內容千人一面，缺乏具有個人亮點的依據材料。諸如年度考核表等年年都相似的材料，而科研學術成果、綜合能力與專業素養等動態檔案材料未列入收集范圍內，導致組織在考察干部時，不能從人事檔案中找到客觀的、具有個人特色的檔案材料。這與現行的聘用制對人才的引
進、考核、評級，以及師資隊伍建設的要求不相符。
第三，歸檔信息存在“水分”。由于人事檔案管理嚴格，在調檔和轉檔時手續繁雜。隨著聘任制的執行，高校人才流動也愈發頻繁。為了留住人才或爭議糾紛，高校常常扣留人事檔案。而教職工為了自由流動，往往選擇放棄檔案，去尋找更適合自己的單位。在新的單位，為了滿足相關要求又重新建立個人檔案，這些“新鮮出爐”的檔案，缺乏原始的職稱評審材料和必要的監督，存在的“水分”較多，人事部門在工齡計算、退休時間核實、工資薪級晉升與人才考察等方面存在諸多難題。更有甚者為了符合相關人才條件而弄虛作假，造成了“死檔”、“棄檔”、“人檔脫節”、“克隆檔案”、“人質檔案”等現象，給現行的人事檔案管理工作帶來了嚴峻的考驗。
3.檔案管理信息化的開發和利用不足
目前，大部分高校人事檔案的管理依舊沿用傳統的手工操作模式，信息化技術運用較少。傳統的檔案管理主要依靠人工來完成檔案的收集與歸類工作。一方面人工書寫和整理既費時費力又容易出錯，另一方面人工查找資料具有查閱困難、進程緩慢等弊端，嚴重影響了檔案管理的質量和效率。由于缺乏相應的應用系統和操作人員，計算機的主要作用只是簡單的信息錄入和文字處理以及信息檢索功能，未曾真正利用這些設備建立個人電子檔，并未真正實現檔案管理的信息化與數字化，降低了檔案質量與工作效率。
二 聘用制下高校人事檔案管理工作的對策
高校人事檔案管理工作目的在于通過對人事信息的良好管理，盤活人才資源，構建合理的人才隊伍，為高校選賢任能，從而提升高校的教學與科研水平。人事檔案的合理利用能夠有效地防止和避免不講德才條件、只憑主觀臆斷和個人喜好選拔人才和聘用干部的情況。應從以下四個方面使高校人事檔案管理工作現代化、規范化：
1.確立聘用制下高校人事檔案管理工作的重要地位
首先，加強校內對檔案管理重要性的宣傳力度，通過舉辦相關講座、交流會等活動進行宣傳，還可以充分利用高校特有的媒體如校園報紙、網頁及廣播等形式擴大宣傳，以增強全體教職工的檔案意識。其次，建立健全各項規章和獎懲制度。高校應在《檔案法》的基礎上，制定相關細則，明確人事檔案工作的職責范圍，成立由學校領導牽頭的工作小組，將人事檔案工作常態化，進而將相關工作要求落到實處。最后，將人事檔案管理工作納入主管領導和相關工作人員的考核內容，明確獎懲制度，提高其工作積極性，切實做好人事檔案管理工作。
2.維護人事檔案的權威性，確保其內容的真實性
人事檔案全面地、歷史地記錄著一個人的學習和工作經歷，為其人事關系轉移提供“憑證”。檔案內容所反映的信息與個人升學、工資計算與職務晉升等有密切聯系，同時間接反映出教職工的工作態度。因此，防止個人檔案材料的不全和造假對維護人事檔案的嚴肅性和權威性極其重要。檔案管理的收集工作是整個流程中的重要步驟。首先，必須嚴格遵守檔案管理工作的流程，只有正規組織渠道收集的材料才可歸檔;其次，要充分發揮人事檔案管理的監督作用，認真核查比對準備接收的新材料，若發現缺少材料應請當事人限期及時補交;最后，重視人事檔案材料的日常審核工作，嚴格把關人事檔案三齡二歷（年齡、工齡、黨齡;學歷、工作經歷），遇到有問題的檔案應及時復核、糾正并備案。
3.實現信息化管理，積極開發利用人事檔案
高校是傳道授業、知識傳遞的重要平臺，所以在先進知識與科技領域，應該有開拓創新的精神。高校應在人事檔案信息化管理方面起示范作用。首先，在保證人事信息安全、限定查詢關系權限的基礎上，授權查閱檔案。通過人事檔案的授權查閱管理，解決人才流動中人事檔案難以利用的問題;其次，在解決檔案授權查閱的基礎上，充分利用高校優勢，開發操作簡易、安全高效的網絡管理平臺，建立人事檔案的信息體系，促進高校人事檔案管理的數字化，實現人才信息的交流與共享。這樣不僅可以提高管理人員的工作效率，也有利于信息的查找與統計，同時避免了轉遞過程中紙質檔案的損壞，加強了對教職工檔案材料的信息管理，更有利于人才的流動。
4.建設高素質的檔案管理人才隊伍
高校人事檔案的正規化、簡單化與信息化管理需要一支高素質的人才隊伍。首先，針對我國高校普遍缺乏檔案管理專業人才的情況，在每年人才的引進計劃中，應當酌情考慮引進新型檔案管理專業人才以充實人事檔案管理隊伍。其次，在引進專業人才的同時，重視對現有檔案管理人員的培訓，通過邀請專家授課、組織專業學術講座與安排視頻教學等方式進行再教育學習，以提高人事檔案管理人員水平。培訓內容應偏重應用，如《EXCEL在高校人力資源管理中的應用》，從實際需要出發、學以致用，最大限度地提高工作效率。最后，穩定檔案人員的崗位。人事檔案工作具有較強的連續性，檔案管理人員長期積累的經驗對工作效率及其流程有較大影響。因此，要積極關注人事檔案人員的思想動態，及時發現并幫助他們解決工作與生活中的問題，增強其歸屬感，調動其工作積極性，發揮其潛力，努力維護檔案隊伍的團結與穩定。
三 結束語
一、當前基層電大學籍檔案管理中存在的突出問題
（一）學籍檔案材料收集不及時、不完整。一是招生材料收集不及時、不完整。由于擴招、補錄等原因延長了招生期，導致招生材料難以及時、完整收集。二是學生成長記錄材料收集不及時、不完整。學生在學期間的評優評先獎勵材料及其作弊、違紀、處分材料和社會實踐文書表格等反映學生成長過程的材料形成于不同時間，涉及多個部門，難以及時、完整收集。三是學籍異動材料收集不及時、不完整。當前學生休學、復學、退學、轉學等學籍異動呈現增多態勢，其學籍材料形成時間較長，難以及時、完整收集。
（二）學籍檔案收集內容不統一。目前我國高校學籍檔案的內容缺乏相對統一的標準，各個學校要求收集的學籍檔案內容要求各不相同。從電大系統學籍檔案歸檔材料的內容看，歸檔材料雜亂無序，內容少且質量差，該歸檔的材料沒有收集，該寫明的內容空白，該重點反映的信息缺失，收集的檔案材料內容不全，質量不高，格式不規范，呈現“四多四少”現象：一是記錄政審和社會關系方面的材料多，反映培養成長過程中技術能力、協調能力和創新能力方面的材料少；二是記錄成績格式化的材料多，反映參加學習實踐和考核的材料少；三是記錄學生優點和特長的材料多，反映學生缺點和不足的材料少；四是原始記錄不完整的檔案多，齊全規范的檔案少。
（三）歸檔整理不規范。當前學籍檔案歸檔整理距離分類準確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊、保管安全的規范要求尚有較大差距：一是時間編排和材料分類混亂，如有的按學生入學年度編，有的按學生畢業年度編，缺乏統一標準；二是組卷裝訂不規范，有時按一個班組卷，有時按幾個班一起組卷，有時又按專業、年級組卷，組卷裝訂缺乏規范性；三是卷內目錄填寫不規范，該填寫的內容完全空白或未填寫完整、或填寫不規范，有得甚至用圓珠筆、鉛筆書寫，字跡龍飛鳳舞，內容難以辨別；四是缺乏專用的檔案保存庫房，沒有專用的保管框架，沒有良好的衛生環境，缺乏防火、防潮、防塵、防蛀、防污染的安全防護措施，存在嚴重的安全隱患。
二、存在上述問題的原因分析
（一）檔案意識薄弱，對學籍檔案的重要性認識不足。當前電大領導和學籍檔案管理人員檔案意識薄弱，對學籍檔案管理重要性的認識不足，一是錯誤認為現代遠程教育條件下學籍檔案的作用不大，錯誤認為現在是以文憑取人，以能力用人，只要工作崗位有用人需要，有文憑為證、有能力展現即可，有沒有學籍檔案無所謂；二是錯誤認為電大學籍檔案簡單，容易整理，檔案材料無非是填幾張表格、蓋幾個公章、找幾個人簽字，學籍檔案有沒有收集整理關系不大，真有需要學籍檔案，到時候臨時補辦還來得及；三是電大系統普遍存在重學校人事檔案、輕學籍檔案，重教師檔案、輕學生檔案，重學生考試成績記錄、輕實踐能力材料收集的現象，導致學籍檔案材料收集不完整。
（二）學籍檔案管理人員配備不全，專業素質不高。目前學籍檔案管理人員配備不全，缺乏專職的學籍檔案管理人員，檔案管理人員身兼數職，難以滿足日益重要的學籍檔案管理需求。另一方面，現有學籍檔案管理人員專業知識不足，絕大多數學籍檔案管理人員之前缺乏檔案管理工作經驗，有的甚至沒有從事過跟檔案管理有關的工作，也沒有參加過有關檔案管理工作的業務培訓，專業素質與檔案管理工作的實際要求存在較大差距，客觀上缺乏規范做好檔案管理工作的能力和時間。
（三）學籍檔案管理制度不規范，信息化程度不高。目前基層電大學籍管理工作缺乏系統有效的管理規章制度，學籍管理人員應具備何種業務能力要求、管理職責是什么、學籍檔案材料的立卷、材料收集、歸檔整理、使用管理、保管存放等工作如何開展，有何監督制約機制，均缺乏明確的、可操作的管理規范。另一方面，在提倡建設數字化校園的今天，紙質檔案尚未全部掃描或翻拍成照片格式上傳至相關的信息系統，學籍管理信息化程度總體上處于低水平狀態。
三、規范學籍檔案管理的對策思考
（一）提高檔案意識，加強隊伍建設。思想是行動的先導，提高檔案意識對于規范學籍檔案管理工作至關重要。要加強學籍檔案管理工作的組織領導，將其納入學校教務整體發展規劃，堅持“統一領導、分級管理”的原則，科學劃分層級管理。同時要加強學籍檔案管理人員的隊伍建設，將計算機操作能力強、協作精神好、吃苦耐勞、具有檔案和管理專業知識的人員調整充實到學籍檔案管理崗位，優化檔案管理人員配置，建立一支知識結構合理并相對穩定的專業化隊伍。
（二）建立健全規章制度，推動檔案管理工作制度化。要根據《檔案法》、國家教育部和中央電大的有關精神和文件，結合工作實際，建立和完善學籍檔案管理規章制度，包括學籍檔案管理實施辦法、學籍管理人員崗位責任制、學籍檔案室管理規定和學籍檔案材料收集、整理、歸檔工作規范等學籍檔案管理制度，使學籍管理工作有章可循、有據可依，努力做到學籍注冊規范化、成績管理檔案規范化、畢業辦證手續規范化和學籍檔案資料的收集、整理、歸檔規范化。
（三）加強學籍檔案管理信息化建設，堅持紙質學籍檔案與電子學籍檔案共存管理。設計、開發和優化學籍檔案管理系統，建立學籍檔案數據庫，利用計算機數據準確、方便快捷的優勢，對學生的錄取名冊、學籍表、成績表、學籍變更等情況進行及時記錄更正，確保學籍檔案的齊全、完整和真實有效，并實現學籍檔案信息資源共享。同時，鑒于紙質學籍檔案和電子學籍檔案各有其優、缺點，應堅持紙質學籍檔案與電子學籍檔案共存管理。紙質學籍檔案便于長期永久保存，具有法律憑證作用，但查找、利用較為不便；電子學籍檔案便于檢索和利用，但法律憑證作用存在爭議，永久保存的難題有待解決。因此，在加強電子學籍檔案管理的同時，也要重視收集具有法律效力及原始憑證性質的紙質學籍檔案，并通過高速掃描、數碼成像、大容量存儲和數據庫等技術，將紙質檔案的內容完整儲存在學籍檔案管理信息系統中。
【關鍵詞】 醫院；人事檔案管理；問題與對策
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.06.658 文章編號：1004-7484（2013）-06-3399-02
眾所周知，醫院人才體系建立起來的過程，也是人事檔案形成的過程。醫院人事檔案非常寶貴，它真實客觀的記載著醫院的人才情況，有助于醫生認清自身的實力。是醫院可持續發展的重要依據。因此，如何對這些寶貴的材料進行儲存和管理非常重要。同時，在當前環境下，檔案管理已經發展成為一個新的管理項目，已經出現了關于檔案經濟時代的說法，為此，醫院應積極采用現代技術，實現科學管理，從而為醫院的人才建設和科學研究提供切實有效的檔案信息保障。
1 醫院干部人事檔案管理中存在的主要問題
1.1 檔案材料問題 由于檔案管理人員缺乏與檔案形成部門和個人的有效溝聯系，容易導致人事檔案的丟失和遺漏。主要缺漏以下幾種材料：干部履歷表、工資變動材料、評聘職稱相關材料黨團材料等。同時，許多檔案材料依舊未能規范，醫院干部人事檔案材料并非一人一時所形成，而是在不同時期不同渠道匯集到檔案管理部門的，因此材料不規范現象多有發生。
1.1.1 使用圓珠筆，或者純藍水筆填寫表格。
1.1.2 材料中應完善的各級組織審簽蓋章等手續不完備。
1.1.3 須經本人見面后簽名確認的材料不夠完善。
1.1.4 先后形成的材料所反映該干部參加工作時間、入黨時間、出生年月等數據前后不一致。
1.2 意識薄弱 醫院干部人事檔案的形成、完善，涉及到醫院許多部門和個人，但由于大家對干部人事檔案意識欠缺，致使一些不按照要求處理和完成干部人事檔案材料現象常有發生，極易造成材料缺失、混亂、不規范、不完善。
1.3 自動化程度不高 人事檔案管理包括對人事檔案的生成，保存與利用的全部工作。目前在醫院人力資源管理中，紙質檔案無論在生成方面，還是在保存和檢索利用方面，技術都十分落后，嚴重制約了人事管理檔案水平的提高。目前，醫院人事檔案的管理，大多停留在計算機制表、手工填寫、復印機復印和人工立卷的水平，生成過程幾乎都是手工操作，內業人員的工作強度大且效率低。由于手工填寫錯誤而返工造成大量人力、物力和時間的浪費。
1.4 人力檔案管理人員素質有待提高 目前各醫院從事干部人事檔案管理工作人員專業化程度尤顯不足，且大多數從醫院臨床、護理、輔佐科室等工作崗位上改行而來，兼職為主。
2 癥結所在
2.1 檔案傳遞不規范 人事檔案隨著個人的經歷逐年形成，一份比較完整的人事檔案形成時間跨度是相當長的，材料的完善和形成涉及多個單位，如果哪一單位的傳遞中任一環節不夠規范，材料丟失遺漏現象就有可能發生。
2.2 職工檔案意識淡薄 人事檔案案卷中的材料大多是職工本人所填寫，填寫內容是否準確和規范直接關系到本人檔案的質量高低。部分員工由于檔案意識淡薄，在填寫干部履歷表時不夠認真嚴肅，對于一些記憶相對模糊的信息不加思考和證實的就隨意填寫，這樣給管理工作帶來很大的麻煩。
2.3 檔案管理者疏忽大意 檔案材料張冠李戴和因裁剪材料而損壞文字的現象與檔案工作者疏忽大意有直接的關系。整理同名同姓或者同音的材料必須特別小心，同時裁剪多份材料時，務必仔細查看每頁切邊的情況，否則容易把填寫在表格之外的文字剪掉。
3 加強醫院干部人事檔案管理的建議
3.1 改進管理方法 保持干部人事檔案管理工作的高質量，必須要有科學的管理方法，緊跟干部管理的工作要求，實現管理的規范化和信息化。一是改變檔案的常規管理，歸檔和鑒別的規范化。二是實現檔案的動態管理，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。三是培訓專業的管理隊伍，積極主動提供服務。要在某項工作開始時、進行中和完成后，隨時關注服務對象，及時準確的提供服務。
3.2 檔案的常規管理 一般在醫院人事管理中，人力資源檔案的庫房都比較簡陋，在日常檔案保存管理的過程中，要注意庫房環境和庫內衛生，注意防火、防潮和防蟲。在遇到洪水和地震等自然災害時，應及時將人事檔案和相關的計算機設備轉移到安全地帶。此外應加強人事檔案及相關計算機設備，存儲介質的保衛工作，嚴防任何破壞和盜竊事件發生。
3.3 檔案的動態管理 人事檔案的動態管理是靠網絡技術來實現的。通過計算機網絡，各級人事檔案管理人員可以隨時了解人事檔案的收集與整理的情況，也可以瀏覽個案卷的整理和收集情況，既可以了解人事檔案的收集整理的整體情況，也可以瀏覽各案件的具體組成以及檔案的內容。同時要認真做好人事檔案的審核整理工作。要求集中時間、集中力量、統一標準、統一規格、嚴格把關。
3.4 積極培訓專業隊伍 人事檔案管理工作是一項復雜而又繁瑣的工作。在國外人事檔案管理已成為一門專業學科，并對人事檔案管理人員進行各種層次的教育。世界衛生組織對人事檔案管理工作也十分重視，經常組織培訓活動。我國對未經過正規醫學教育和人事檔案專業系統理論學習的人員應注意素質培養，樹立良好的工作作風，積極引進現代的管理手段和設備，以進一步加強人事檔案管理的實踐。醫院要把人事檔案管理管理列入醫院的總體發展目標中，與醫院業務建設同步規劃，同步發展。醫院領導應當為醫院人事檔案管理部門配備足夠的人力，鼓勵檔案管理者在這特殊而又平凡的工作崗位上踏實的工作。同時，人事檔案管理部門也應該加強與主管領導的溝通，爭取得到足夠的人力和物力支持。
3.5 加強依法管檔的意識 檔案法是檔案工作的法律依據和行為規范，醫院有關部門應當加強對檔案法的學習和宣傳，是工作步入依法管理，有章可循的軌道中。干部人事檔案管理工作需要醫院各個部門協同配合，可利用文件、召開會議培訓兼職檔案員等辦法使醫院各業務部門、各類干部增強干部人事檔案意識，了解相關知識，從源頭上避免人們因意識欠缺引發的問題。
4 結 語
干部人事檔案是人才的主要信息來源和重要的載體，準確完整的干部人事檔案是選好人才、用好人才的重要工具。要以與時俱進，創新發展的精神做好干部人事檔案管理的工作，使之適應醫院改革發展的需要。總之，當前我過醫院干部人事檔案管理機構不夠完善，沒有系統的理論支撐和有效的技術保障。采取上述措施，可形成比較完整的醫院干部人事檔案管理體系，提高管理水平。
參考文獻
1檔案管理制度的創新對目前檔案管理具有重要的現實意義
1.1檔案管理制度創新符合社會經濟的發展當今社會經濟的飛速發展導致了社會各個行業人才需求量逐漸增加，而相對的人才流動也比以往更加頻繁，這就增加了檔案管理的難度，需要創新檔案管理制度，以彌補傳統檔案管理出現的問題，主要可以體現在以下個方面：（1）不同性質的單位所面臨的檔案管理問題各有不同。第一，私有企業、公司人員流動量大，尤其是底層人員，常常出現跳槽現象，使得人力資源部門隨時準備更新員工信息；第二，國有企事業單位、政府機關人員流動相對穩定，但是由于國有企事業單位、政府機關存在時間長遠，人員檔案眾多，有很多檔案隨著時間而流失，造成檔案資料的不完整和不全面，同時，無法做到及時更新檔案，嚴重影響檔案管理功能。（2）虛假檔案。在傳統的檔案管理領域常常會出現涂改和偽造檔案的現象，虛假內容逐漸增多。同時，單位組織評價過于死板，無法從簡單的檔案中真實的反映人員的實際情況，更加助長了虛假檔案的產生。（3）檔案管理制度創新補足管理漏洞。傳統檔案管理在檔案材料的收集、整理和利用上存在著管理漏洞，導致檔案資料由于缺損、遺失等原因形成信息失真，缺失了檔案的意義。以上問題的產生充分體現了傳統檔案管理制度無法適應當前社會經濟的發展模式，制度創新勢在必行。
1.2檔案管理制度創新為檔案管理工作提供體制保證規章制度的設立規范了人們的行為、保證良好的社會秩序，為社會的有序發展提供了保證。人事檔案作為直觀反映人們整體信息和經歷的檔案，其檔案需要更加全面、準確、清晰的反映出人的整體素質。完好的檔案需要做到：（1）符合個人實際情況，充分反映該人的經歷和狀況；（2）檔案資料必須準確，不實材料不得存檔；（3）檔案內容清晰，字跡模糊不得存檔。檔案的完備必須需要檔案管理人員按照正確的檔案管理制度嚴格執行，避免因個人的失誤導致他人和單位的損失。因此，需要根據日常檔案管理工作中出現的問題，創新檔案管理的相關制度，使檔案管理更加健全。
1.3檔案管理制度創新是調動檔案管理人員積極性檔案管理制度創新的實質是要從各自的實際出發，在各項制度的支持下，專業人員通過努力制定符合經濟社會發展的新型檔案管理制度。目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度不夠健全，檔案存儲分散，規范性較差，利用率普遍較低，需要更為詳實、科學的制度，將檔案管理的方針政策明確化。而這一過程使檔案管理人員的責任更加明確，明確檔案管理人員的工作任務和目標，利用獎勵和懲罰相接的辦法，促進員工工作的積極性。
2檔案管理制度創新的具體內容
2.1創建檔案培訓制度機關企事業單位應安排檔案管理接受檔案基礎知識培訓，可邀請上級業務人員授課，每年至少一次。上級部門負責對下級檔案管理人員的上崗培訓，制訂教育培訓計劃，舉辦多種形式、不同層次人員參加的培訓班，普及檔案基礎知識，提高檔案業務水平。
2.2創建檔案檢查制度各級檔案管理單位在工作中形成的具有保存價值的文件材料，檔案員應主動、及時的向所屬人員收集檔案材料，熟悉檔案整理規則、技術，規范整理各種門類的檔案，按照檔案制度向職工提供檔案服務，并定期對歸檔檔案的質量、數量進行檢查。
2.3創建檔案責任追查制度檔案管理部門應按照各級檔案管理辦法，在規定時間內對相關文件材料進行歸檔，登記造冊。人動時，應辦理檔案材料移交手續，對私自帶走、銷毀、藏匿檔案材料的，嚴格按照中華人民共和國檔案法追究相關責任。對文件材料應歸檔而未歸檔造成遺失，導致職工利益受損、政務工作難開展、引起群眾上訪的，應追究相關人員責任。
2.4創建檔案聯系制度落實各級檔案工作的包干負責制，由上級抽調業務骨干分別負責所屬單位的檔案工作，便于及時了解檔案工作情況，監督和指導檔案業務。
3檔案管理制度創新需要關注的重點問題
3.1完善檔案資源管理體系建設檔案管理制度的完善是需要一個循序漸進的過程。根據日常檔案管理工作中出現的一些問題進行改正并不斷完善各項規章制度以避免錯誤的再次發生。在針對檔案管理制度創新時，可通過創新檔案資源的監督管理機制，將檔案管理落到實處，監督檔案管理人員的工作，使員工形成自覺的檔案管理意識。規定第一責任人員，及時對檔案管理過程中出現的問題給予符合實際的有效措施。
3.2拓寬渠道，保障檔案資源歸檔的齊全確保檔案資源的歸檔主要可以從檔案的來源、檔案的質量、檔案的征集等幾個方面來保障檔案的完整。以檔案的來源為例，在檔案歸檔第一步就無法做到檔案的完整就更談不上保證檔案資料的齊全。
3.3強化對檔案工作的評價與考核一是要進一步強化檔案工作評價獎懲機制，對檔案資源管理做得比較好的，應給予表彰獎勵，對檔案工作不重視造成檔案丟失的，要通報批評；二是要結合企業開展的比學趕幫超活動，參與年度紅旗的評比；三是要組織開展二級企業的檔案工作評價服務檢查，及時指出檔案資源管理中存在的問題，切實做好檔案收集整理工作。
3.4加快檔案資源的信息化建設一是借助檔案管理系統平臺，整合各板塊業務系統的檔案信息資源；二是大力推廣應用檔案管理系統，把檔案應用與歸檔機制延伸至企業的每個部門及每個崗位，做到人人應知應會；三是加強檔案管理系統網絡化管理，在保障安全保密的前提下做到在線查、調閱檔案信息資源；四是需加大宣傳力度和檔案管理系統的提升力度，以最大限度實現其利用價值。
