時間：2023-06-07 09:09:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的必要性，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
第一，傳統檔案是實體紙質的檔案，如果要借閱的話就必須去檔案室，在大量的文檔中選出自己所需要的那一個檔案，如果檔案編號不健全，或者忘記在哪一個類別里面存著，找這一個檔案可能花費大量的時間，甚至有時找不到。
第二，傳統檔案存儲空間必須很大，并且還要有預留空間。因為大量的紙質需要很多空間，并且，隨著時間的推移，檔案的數量也會不斷地增加，當檔案增加到備用空間也占滿時，那么將給檔案管理造成很多不便，影響檔案管理工作的正常運行。
第三，由于紙質的檔案是易燃、易腐爛的物品，在保存上增加了難度。很多檔案由于存放時間過長，保存不當等原因導致新聞檔案受損，如果發生火災那么損失將更加嚴重，這是檔案室不可逆的損失。這便是傳統的新聞檔案管理存在的弊端，需要我們采用新的措施與手段來進一步改進。
隨著信息時代的到來，新聞單位的檔案管理工作有了很大的變化。計算機技術與因特網技術的不斷發展與廣泛應用，新聞檔案管理工作的管理方式與管理方法也發生了全面的改觀。在新聞檔案管理技術條件不斷改善的同時，新型的管理思想也在信息化發展的同時，逐漸涌現出來。當然，這樣的情況并不意味著傳統的新聞檔案管理思想沒有存在的價值，在實際的新聞檔案管理工作中，保持紙質信息與電子信息同時應用還是非常有必要的。我們都知道，一個文件生效的標志就是印章與簽署，就目前的形勢而言，仍然有一些具有法律效力，以及具有憑證作用的文件需要使用紙質保存。由于電子文件載體具有一定的不穩定性，而且信息技術也不穩定，同時電子文件還容易修改，所以將電子文件拷貝存檔也是保證數據安全的途徑之一。當前，將紙質文件與電子文件進行轉化，使其成為新聞檔案，通常采用的歸檔形式為雙軌制。換言之，就是要將新聞信息的紙介質與磁盤、光盤等介質一起進行有效歸檔，進而形成內容一致的檔案，雙重保險。在進行新聞信息的歸檔時，最好使用不同的存貯裝備，以及不同的目錄編制方法。檔案相關部門不僅要在每一卷紙質檔案上進行備考表的設置，而且還要通過目錄備注來將電子信息對應的編碼注明，為日后對檔案信息的利用提供方便。當前，磁介質與光介質的耐久性問題還沒有得到良好的解決，其將在未來的很長一段時間內與紙質檔案并存。
從長遠的眼光來看，等電子檔案的存儲介質實現了進一步的技術改進之后，對于一些具有在參考與情報方面有重要價值的文件檔案采用光介質與磁介質歸檔方式為主、紙質介質歸檔方式為輔的歸檔方式進行新聞檔案的歸檔。而對于一些在憑證方面具有重要價值的新聞檔案，要采用以紙質介質歸檔為主、光介質與磁介質歸檔為輔的方式進行歸檔。這樣的新聞檔案管理方式，不僅能夠使得新聞檔案的管理效率提高，使得館藏檔案管理更加優化，而且能夠使得檔案庫房緊張的現狀得以緩解。此外，將兩種不同的新聞檔案管理方式進行綜合利用，不僅要謹慎，保證新聞信息歸檔的萬無一失，而且要采用分類的方式進行歸檔，最好能夠保存簡報、報道等信息的實質性內容，為日后檔案信息的使用提供便利，成為日后相關工作的重要依據。新聞單位采用雙套制的檔案歸檔方式，不僅能夠為檔案查詢工作提供良好的便利條件，而且通過對電子檔案的利用，還能夠實現快捷查詢。在對新聞檔案進行日常的使用時，可以首先選擇電子檔案，方便快捷，省時省力，但是一旦電子檔案出現了問題，就體現出紙質檔案的重要性了。因此，新聞單位對新聞檔案進行雙套制歸檔是非常有必要的。
三、信息時代新聞檔案的管理方法
新聞單位的檔案管理工作與其他行業的檔案管理工作有著很大的區別，盡管二者在管理方式與管理手段方面都存在著一定的共性，但是特殊性也非常明顯。在新聞檔案的管理工作進行中，應重點進行以下幾個方面的管理。
（一）加強新聞信息的儲備管理
新聞信息量非常大，必須要經過全面、科學的組織管理之后，才能夠成為具有一定價值的信息資源。要想在茫茫的新聞信息中，實現信息資源的有效整理，就必須要加強新聞信息的儲備管理，將開發價值大的信息納入到新聞信息檔案資源的范疇之中。在新聞單位的檔案收集方面，要提高對新聞檔案歸檔與新聞檔案接收工作的傳統渠道的重視，擴寬新聞檔案收集的非主渠道，主動收集、監控新聞檔案的相關信息。與此同時，要對原始的新聞信息進行合理的篩選，將新聞信息資源的可開采性與價值性充分地體現出來，進而在更高的層次上實現信息儲備與信息需求的統一。
（二）加強信息技術的應用
新聞檔案在很大程度上可以說是當地歷史的記錄，因此，新聞檔案管理的要求也就越來越高。在新聞單位的新聞信息檔案管理方面，要不斷加強先進的信息技術的廣泛應用。現代信息技術主要表現在光盤技術、計算機技術，以及縮微技術等方面，這些技術在進行新聞信息的組織管理中顯示出重要的作用，提高了新聞信息管理的效率與質量。然而，就目前新聞檔案信息化管理而言，新聞單位的檔案網絡管理化水平仍然比較低，在以后的發展中，我們必須要在當前新聞檔案信息化管理的基礎上，不斷引用現代信息技術，進而促進新聞信息資源的共享與價值。
（三）加強新聞檔案的人文管理
從新聞檔案的內容方面考慮，有很大一部分新聞檔案信息都是對人民群眾呼聲的反映，因此，加強新聞單位新聞檔案的人文化管理是非常有必要的。當前，在新聞檔案的管理工作中，呼吁新聞檔案的人文管理并不是歷史的倒退，反而是時代的進步。盡管新聞檔案的信息化管理日益受到人們的重視，在檔案管理中的作用日益凸顯，但是新聞檔案的人文管理仍然是新聞信息資源管理的核心。我們不得不承認，信息技術畢竟只是一種管理技術，或者說是一種管理方法，而人不僅是新聞信息的產生者，而且是新聞信息的組織人員，同時還是新聞信息的管理者與決策人員。所以說，人在新聞檔案信息資源管理中的作用才是決定性的。現代信息技術只是一種用來管理信息的工具，仍然存在著一定的問題。要想保證新聞信息資源的完整性與安全性，保存好檔案信息的原始性憑證，僅僅依靠先進的信息技術是不行的，還必須要有人的有效參與。
（四）提高新聞檔案管理工作人員的素質
新聞單位的新聞檔案管理工作的工作量大，要求的技術水平高，與此同時，需要新聞檔案工作人員也必須具備良好的專業素質。當前，在計算機技術日益成熟的同時，新聞單位對新聞檔案管理人員的素質要求也逐漸提高。新聞單位的新聞檔案管理工作已經不能夠僅僅局限在傳統的信息收集、信息歸檔，以及信息整理上，而是要求檔案管理工作人員熟悉掌握計算機的應用，能夠獨立有效地使用檔案管理軟件，同時還必須要具備一定的管理創新意識，緊跟時展的步伐。所以，新聞單位的新聞檔案管理工作人員不僅要不斷加強新聞管理的新技術與新方法，而且要善于使用新的管理手段，充分發揮新管理方法在檔案管理工作中的作用，最終使得新聞檔案更好地服務于社會的發展。
四、總結
我們必須要認真仔細的把建設工程檔案管理好，這對我們日后的工作是有非常大的幫助的。在具體工作過程中，我們需要做到以下的幾個方面：第一，對檔案進行統一的管理，這樣可以保證檔案的完整，在需要用到資料的時候，也可以更方便快捷的進行調閱；第二，建設工程檔案是建設城鎮的一個經驗總結，同時也是建設城市的必然產物；第三，有比較豐富的建設工程檔案是每個城市進行合理規劃的前提保障；第四，有了充足的建設工程檔案才恩那狗狗更好的進行城市建設，在進行城市建設過程中才能夠更好地對建筑物進行管理；第五，想要對建筑物進行維護和擴建等工作，必須要調閱建筑物在施工期間的檔案，只有這樣才能夠對建筑物有一個更好地了解，在對建筑物二次施工的時候才能夠比較順利的進行下去；第六，城市想要災后重建，必須要依靠大量的工程檔案；第七，我們提到的建筑工程檔案可以有效地預防一些破壞力比較大的自然災害，同時也能夠很好的預防自然災害的發生，如果自然災害真的發生了，還能夠最大限度的保護建筑物；第八，每一分建筑工程檔案都是對某個建筑物的記錄，在這個記錄中把建設工程的每個環節都很好的記錄了下來，同時還把不同環節之間的聯系寫了出來，這些資料對建筑工程后期的維護、擴建以及拆除工作都有很大的指導作用，如果需要對建筑物進行二次動工，那么我們一定要參考建筑物的工程檔案，這樣可以讓我們省去很多不必要的麻煩；第九，對工程的管理工作來說，我們必須要和工程的檔案緊密的聯系起來，只有這樣才能夠把工程更好地進行管理；第十，在工程施工的過程中，檔案可以對工程的建設起到一定的指導作用，如果有同類的工程需要進行施工的話，這些工程還可以參考相應工程的建設檔案，所以說，工程檔案可以進行多次利用，這也是工程檔案的一大特點，同時也是我們重視工程檔案管理的最大原因；第十一，建筑工程檔案對促進城鎮化有非常大的作用。
2怎樣做好工程檔案的管理
2.1深入現場研究
能夠把建筑工程檔案管理工作做好能夠幫助城市的經濟有一個更好地發展，同時也能夠促進社會的發展和進步，同時也是把城市多元化的功能發揮出來的關鍵因素，建筑檔案管理和我國的國計民生有著直接的關系，對一個國家來說，這些資料可以顯示出城鎮發展程度。所以，在進行城市規劃和建設的時候，我們一定要參照現存的建筑檔案。
2.2把檔案管理工作重視起來
建筑工程檔案的管理工作是非常重要的，而且如何才能夠提高我們對建筑檔案的管理水平是現在困擾我們的一個非常關鍵的原因，這個工作在整個工程的建設過程中都有著非常大的作用，所以，負責進行工程檔案管理的工作人員必須要時刻和工程建筑同步，這樣才能夠把建筑工程的管理工作做好，才能夠為建筑檔案的管理工作增磚添瓦，尤其是在工程施工的初期，這時候的建筑工程檔案也處于一個萌芽的階段，我們在這個階段一定要把工作做好，否則對檔案的價值會有很大的影響。在一些建筑公司中，企業的高層領導對建筑工程檔案重視程度不夠，在工程剛開始施工的時候，并沒有進行檔案編寫工作，直到工程快要結束的時候，企業才開始慌忙的編寫工程的施工檔案，更有甚者，企業根本就找不到編寫施工檔案的人員，這樣不僅對建筑工程檔案的收集編寫有很大的影響，同時也不利于建筑企業的發展。一些規模不是很大的企業并沒有設立檔案管理人員這一職位，建筑資料雖然有，但是特別分散，如果需要進行緊急的資料統理，那么就需要進行大量的工作，這時候很可能就會延誤檔案的管理時間，所以，企業一定要把具體的建筑工程檔案管理工作重視起來，這樣檔案管理工作才能夠做的更好。
2.3引進高級管理人員
我們生活在現代化程度比較高的社會，想要把現代化城市建設好是離不開現代人才的，在進行建筑工程檔案管理的時候，同樣需要綜合素質較高的現代化管理人員，如果想要做到這一點，就需要企業給檔案管理人員進行專業的培訓，并努力提高這些檔案管理人員的綜合素質，讓每位檔案管理人員都有獨立管理這些檔案的能力。這樣不僅能夠更好地把工程檔案管理好，而且還能夠幫助我們進行檔案的規范化管理。與此同時，我們需要對將要整理的文檔進行一定的整理工作，無論是哪種管理方案都會有相應的管理規范，按照這些規范的內容去進行管理才能夠讓建設工程檔案發揮出最大的作用。對企業檔案管理人員的培訓應該能夠做到和具體的工程同步進行，這樣才能夠因材施教，培訓效果也能夠更好，能夠讓檔案又更好地保障。
3結語
【關鍵詞】社保檔案；作用；數據化管理；必要性；保障措施
社會檔案管理工作包含的種類非常多，主要是依據不同的適用范圍及管理內容進行劃分。對民生檔案而言，社保檔案是其重要組成部分，主要是記錄參保單位和個人的參保情況，同時也是維護參保者社會保險權益的重要依據，對社會個人以及我國社會保險事業的發展都具有重要的現實意義。同時我國對社會保險事業的投入力度不斷加大，并頒布了專門的社會保險制度，投保人數急劇增加，對社保檔案管理工作提出了較大的挑戰。我國數字化技術不斷成熟，其應用范圍也不斷擴大，在社保檔案管理工作中推行數字化管理是推進管理工作發展的必然趨勢和要求。
一、社會保險檔案管理工作的作用分析
（一）社會保險檔案信息具有重要的使用價值和參考價值。社會保險檔案管理具體而言就是對參保單位和個人參保情況的詳細記錄，主要有個人的文字信息、數據圖表以及參保單位的詳細資料。社會保險檔案管理信息具有較強的真實性、專業性，能夠真實有效地反映個體和單位的參保情況，可以直接作為原始信息資源被參保單位或個人使用，同時也是社會個體享有社保福利的重要依據，社保檔案管理信息具有較高的使用價值和參考價值。
（二）社會保險檔案管理工作是社會保險事業發展的重要基礎。近些年來，我國不斷加大對社會保險事業的投入力度，而與其相關的社會保險檔案管理工作也日趨完善和規范化。我國針對社會保險檔案管理工作制定了具體的法律法規，對社保檔案管理年限進行了具體的規定，并且細化社會保險檔案管理材料，針對不同類型、不同項目的參保人，實行差別收費。這在很大程度上說明了我國對社會保險事業的重視力度，并且其配套服務也日趨完善和規范，正確認識了社會保險檔案管理工作對社保工作開展的重要性和必要性。
二、社保檔案管數字化管理的必要性分析
隨著社會經濟的不斷發展，我國對民生事業的投入力度不斷加大，社會保險業務量大幅增長，而與之配套的社保檔案管理的工作量也急劇增加，對社保檔案管理工作提出了更高的要求。社保檔案管理工作是社保事業開展的基礎，它貫穿于社會保險業務的全過程，保障社保工作順利進行。同時隨著社保檔案管理工作量的不斷增加，傳統的檔案管理模式已經無法滿足社保檔案管理工作的需要，建立一套高效率、規范化、容易儲存和利用的社保檔案管理信息系統迫在眉睫。就當前而言，社保檔案實行數字化管理極大地提高了工作效率，使社保檔案信息的使用、儲存以及查詢都更加地方便快捷。
三、社保檔案數字化管理構建的保障措施
社保檔案具有較高的社會使用價值，對我國民生事業的順利發展具有重要作用。相關政府部門應正確認識到社保檔案管理的重要性，不斷加大對社保檔案的管理力度，使其為我國民生政策的制定提供堅實的數據支持。并且我國已經全面進入信息化社會，信息技術、數字技術在檔案管理工作中也得到充分的利用，極大地提高了我國檔案管理工作效率。因此社保檔案數字化管理的構建符合檔案管理工作的發展要求，下文將對社保檔案的數字化管理的實行提出具體的幾點保障措施。
（一）加大對社保檔案管理的投入力度。社保檔案數字化管理體系的構建是在一定的物質基礎上實行的，需要引進先進的信息化設備。因此相關部門一定要加大對社保檔案管理的投入力度，為數字化管理體系的實行奠定堅實的物質基礎。只有有了充足的活動資金，才能合理配置社保檔案的管理部門，配備足夠的檔案管理人員，為社保檔案數字化管理奠定組織基礎。
（二）建立完善的系統風險防范措施。檔案的數字化管理所生成的電子信息，既然和網絡相連接，就存在著一定的風險，這種風險不是主觀的，而是客觀存在的。社保檔案管理者要樹立風險觀念，積極主動地制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。所以，要在檔案實施數字化管理全面分析的基礎上，積極地制定詳盡的風險防范措施，盡最大努力把風險掌控在一定范圍之內，并且及時發現和消除潛在的風險隱患，切實提高社保檔案數字化管理體系的安全性與可靠性。
四、結語
綜上所述，社保檔案是我國民生檔案管理的重要組成部分，直接關系到參保民眾的社會福利，同時也是我國社會保險事業順利發展的重要基礎，對我國民生事業的發展也具有重要的促進作用。近些年來，隨著社會保險事業的不斷發展，社保檔案管理工作迎來新的挑戰，變革傳統的管理方法和管理模式迫在眉睫。社保檔案管理相關單位應積極引入信息化技術，推行數字化社保檔案管理，提高社保檔案管理工作效率，為我國社會保險事業發展奠定堅實的基礎。
【參考文獻】
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關 鍵 詞：檔案管理 現代化 必要性 內容途徑
一、實現檔案管理現代化的必要性
檔案管理現代化是社會現代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現代化是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰，為促進社會現代化而進行的變革傳統檔案歸展現代檔案管理的過程。現階段檔案管理現代化的內涵應包括：檔案管理觀念現代化、檔案管理發展水平現代化、檔案管理裝備現代
化、檔案管理人員現代化等五個方面。檔案管理現代化是讓檔案管理從傳統邁向現代，而與現代社會同步。但由于現代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現代化當以這些特征作為努力方向。檔案管理現代化是一個改革、創新、發展的過程，也是一個系統工程；既是長期的，又是動態的，在本質上表現為對社會的順應和超越。
知識經濟時代，實現檔案管理現代化的必要性有如下幾點：
（一）依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
（二）知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅以為著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
（三）知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將迸一步擴大。檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將曰趨完善、科學、合理。
（四）知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。知識經濟時代的檔案人員必須要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識，這樣才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能，推動檔案事業發展。
三、實現檔案管理現代化的基本內容
檔案管理現代化是當今世界檔案事業不斷發展、不斷創新、不斷實現的過程，是新時期檔案事業發展的必然趨勢，也是檔案事業快速發展的必由之路。隨著信息化時代的到來，信息化從理論方式到技術手段，都深刻地影響著檔案管理現代化的發展進程，從而不斷豐富和發展檔案管理現代化的內容：
（一）其手段是檔案管理實現現代化。現代化的檔案管理要求必須以創新的思想和觀念來開展。與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式。傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統計和提供利用等諸環節。現代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。因此要實現檔案管理現代化，就要改變檔案管理模式，提高檔案管理水平，針對檔案管理工作的特點，改變傳統的手工檢索查檔方法，以智能化的計算機管理檔案，以數字化的信息技術提供利用服務，提高檔案現代化管理的整體平。
（二）其優勢是檔案管理標準化。檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準與規范，制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。
（三）其核心是檔案資源信息化。21世紀，信息化已成為各行各業現代化的核心與主導，以信息化推動現代化是今后國民經濟與社會發展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。因此信息化是新時期檔案管理現代化的核心內容。
（四）其開放陛使檔案利用也實現了現代化。保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發展，以數字化、網絡化手段提供優質高效的檔案信息服務，已經成為檔案工作的方向和重點。未來的檔案館是一種以電子計算機和通訊網絡聯系起來的檔案館的集合。它將使檔案館走出自我封閉，從有限開放到全面開放，為社會各界提供最快、最新、最準確的檔案信息服務。
二、加快檔案管理現代化的發展進程
第一、要培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才人手。要盡快培養既 懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。
【關鍵詞】計算機技術 檔案管理 必要性 科學
引言
當今社會是信息化時代，伴隨著計算機技術的快速發展和廣泛應用，計算機已經在各個領域中創造了提高效益的途徑，并逐漸的深入和改變著人們生活、學習和工作習慣。為了滿足社會現代化發展需要，人們將先進的計算機技術應用到檔案信息管理當中，這樣既可以解決傳統紙質管理模式中無法克服的各種問題，也實現了檔案管理的現代化、科學化、自動化管理，有利于促進檔案管理工作的進一步發展，推動檔案管理事業的健康發展。因此，為了實現檔案管理的現代化，計算機的應用勢在必行。
一、檔案管理引入計算機技術是檔案管理實現現代化的發展要求
當今社會是信息化時代，世界各國對計算機技術的應用日益廣泛，隨著現代化信息技術的快速發展和應用，給檔案管理帶來了巨大的沖擊，檔案信息管理面臨的各種挑戰日益增大，這就要求檔案管理進行改革，促進檔案管理事業的發展。將計算機技術引入到檔案管理中，提高檔案的信息化水平，實現檔案管理的現代化。在檔案管理中將計算機引入，具有明顯的優勢：
1.廣泛應用計算機技術。在日常的檔案管理工作中，計算機技術可以對大量的數據和信息進行存儲，同時還可以實現自動整理和歸類管理，當人們需要查找所需的信息時，只需要在建立的計算機系統中將相關的檢索信息輸入，計算機系統就可以快速的搜索出相關信息，這樣不僅為提高了檔案檢索的速度節約了大量時間，同時也可以保證信息檢索的質量。
2.滿足信息查找需求。由于電子檔案的大量產生，人們為了更好地將其運用，又將傳統的固態檔案錄入到計算機系統當中，這就建立了一個內容豐富數字檔案館，檔案館將先進的技術作為依托，促進了檔案管理工作的進一步發展。另外，相關技術人員利用互聯網建立了與檔案館類似的網站，滿足了人們對各種檔案信息快速查找的需求。
3.加強電子檔案管理。當前，在檔案管理工作中，由于建立了計算機系統，管理人員在計算機系統中將大量的紙質文件信息錄入進去，將其轉化成電子文件，這時管理人員只需要對電子文件進行管理就可以了，這樣不僅大大的降低了工作人員的工作量，還提高了工作效率，實現了檔案管理的現代化、智能化。人們在日常生活、學習和工作中，利用計算機獲得各種所需信息，促進了電子檔案的快速發展。隨著社會的快速發展，各種檔案越來越多，這就必須要求引入計算機技術來對各種檔案進行科學、高效的整理和管理，采用先進的管理手段，有效的提高檔案管理的工作效率。
二、將計算機信息處理與檔案信息管理相結合的創新
近幾年，隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，我國檔案事業發生了較大的變化和改革，檔案管理得到了進一步發展。其中檔案管理人員的綜合素質具有較大的提升，但是在檔案的信息化管理方面卻滯后于技術的發展。檔案管理作為一個復雜的系統性工作，不僅要保管各種檔案材料，提高檔案材料的利用，盡可能的保持歷史原貌，同時還要注重對檔案信息的開發與再利用，提高對信息的服務意識。而在信息的處理和管理方面，計算機技術具有非常大的優勢，通過利用計算機技術對傳統的管理模式進行改革和變動，進而實現檔案的現代化、自動化管理。
1.實現多媒體信息演示系統開發方式的工具化。一些檔案館利用計算機技術建立了一些效果不錯的多媒體信息演示系統，如利用者借閱引導、檔案館指南等。但是也可以發現，這些系統大多數都是專門性開發，軟件不具備通用性，每次在進行系統的制作室時，都需要再次投入人力，這就造成制作難度增加。如果將這些開發軟件具有通用性，實現軟件的工具化，那么只需要對一些參數進行少量修改，隨機填充一些相關內容，就可以制作出一個全新的多媒體演示系統，從而節約了大量的人力、物力、財力，實現方便快速安裝具有廣闊的應用前景。
2.實現多媒體檔案信息處理的標準化和長久化。多媒體信息技術的設備具有的兼容性相對較差，在進行信息的存取和交換的時存在較多問題。當前已經在制定和論證一些多媒體檔案信息采集和存儲方面的相關標準。然而目前形成的體系與實際需要還有著很大的距離。對于多媒體檔案信息的長久保存在這方面的工作缺乏相關的載體篩選，面對數量龐大、種類多樣的光盤等介質，對它們的研究非常少，沒有一個標準的結論。這些工作投入大、周期長，相關的檔案管理者要引起重視，認真研究分析，制定出有效的措施解決。
3.通過多媒體技術實現檔案管理功能的更新。計算機技術已經從內部信息的多媒體處理轉化成了處理功能的多媒體化。如利用語音的方式將各種文字信息錄入到計算機系統當中，同時通過計算機技術也能夠將簡單的字符轉化成圖像、影像或者語音的形式。另外還有超媒體技術等將這些技術應用到檔案管理當中，不僅僅實現了檔案信息錄入的方便快捷，同時還能夠將計算機進行擬人化，加強了檔案人員與計算機的聯系，使檔案管理邁入了一個新的階段。
三、總結
隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理信息化得到了快速的發展。在檔案管理中引入計算機技術，是信息時代對檔案管理的要求，也是檔案管理自身發展的必然趨勢。檔案管理通過引入計算機技術，實現檔案管理的現代化、智能化、自動化，提高了檔案管理的工作效率，計算機技術在檔案管理中起到的作用將會越來越大，因此檔案管理者要不斷學習和吸收新技術，改革傳統檔案管理模式，使檔案現代化不斷邁入新的臺階。
參考文獻：
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關鍵詞：醫院檔案；信息化；管理；創新
隨著網絡信息技術不斷發展進步，眾多行業領域中已經廣泛應用了信息管理技術。信息時代背景下，較多傳統的管理模式需要進行改善，適應新時期信息化發展的實際需求。醫院檔案管理工作內容復雜，涉及檔案信息比較瑣碎，傳統的檔案管理工作效率比較低。因此，醫院的檔案管理工作需要通過信息化技術提高效率，同時還能夠促進醫院檔案管理更加規范，達到檔案管理標準化以及高效化。
一、在信息化時代下檔案管理創新與發展的必要性
在信息時代背景下，信息管理技術不斷更新，傳統檔案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使醫院檔案管理能夠更加規范化。因此，研究檔案管理的創新與發展問題是十分必要的。首先，檔案管理實現創新與發展才能夠適應信息時代新時期的社會需求。信息技術更新升級不斷加快，社會信息化不斷增強，從而醫院檔案管理的創新與發展十分關鍵。社會信息化帶來了信息收集處理的需求。人們對于時效性強、具有較高價值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，醫院只有做好檔案管理的創新與發展，才能夠滿足信息化發展帶來的實際需求。其次，檔案管理的創新與發展能有助于醫療衛生事業不斷發展。醫療衛生事業的發展進步，需要大量的優秀人才引進。人事檔案相關材料管理工作實現規范管理，能夠更加有利于做好人才資源合理配置，提高人才能力資源的最優化分配，實現優秀學科人才能力能夠充分發揮，促進醫院進一步可持續發展。通過利用信息化，實現檔案管理的創新與發展，可以引進和培養更多的優秀學科人才加入到醫療隊伍中，還可以實現檔案管理的信息更加充分的開發，充分發揮檔案資源的價值。最后，檔案管理的創新與發展能夠進一步提高醫院管理水平。目前來看，多數的醫院在檔案管理創新與發展方面確實有所關注，但是實際上效果并不十分理想，醫院的檔案管理信息化程度并不高，仍需要進一步進行改善和創新。除了要引進更加先進的技術設備，還要增強檔案管理工作的重視，改善檔案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。
二、目前醫院檔案信息化管理的基本情況
(一)缺乏檔案管理的專業技術人才，檔案管理基礎設施較弱
信息化背景下檔案管理與傳統的檔案管理要求有所不同，更多的是對檔案信息的管理。檔案管理工作人員需要具備檔案管理基礎知識以外，還需要熟練掌握和應用網絡信息處理能力。醫院大部分檔案管理人員是由傳統紙質檔案管理轉換而來，對網絡信息處理缺乏專業技術能力，專業性的檔案管理人才相對缺乏。另外，大多數醫院實行企業化管理事業單位性質。醫院的檔案管理既有企業內容，也有事業單位相關內容。這種情況檔案管理往往不會得到重視，導致檔案管理基礎設施弱，檔案管理的創新與發展受到一定程度的影響。
(二)缺少規范的檔案管理體系
檔案管理實現信息化，也就是通過利用網絡信息技術，將檔案信息材料進行數據化處理，進一步整理分析，實現檔案資源的有效提取和管理。實行檔案信息化管理首先的要求是要建立好規范的管理體系，其中包括實用的檔案管理軟件和文字上的規范制度兩方面。實用的檔案信息處理程序能夠滿足檔案管理高效整合信息資源的需求，滿足醫院檔案管理一體化。標準規范制度有利于檔案管理制度的落實和執行。
三、信息時代背景下檔案管理創新發展的措施
(一)加大對檔案管理專業人才的培養
在信息化檔案管理的過程中，工作人員除了要具備檔案管理的知識，還要具備良好的計算機應用和網絡信息處理能力。因此，要加強對檔案管理人才的培養，才能使檔案管理的優勢得到有效發揮，才能夠適應信息化社會飛速發展需求。
(二)完善相關管理制度、法規政策
檔案管理的創新發展需要有統一的管理制度以及法規政策作為規范化發展依據。如果出現了問題，就可以以此為依據進行處理。在醫院檔案管理工作中，統一規范的制度標準、法規，為檔案管理工作創新發展提供了規范的法律依據，有助于促進信息化檔案管理的創新發展。因此，在醫院檔案信息化管理中，需要不斷完善相關的管理制度和法規政策。
(三)更新檔案管理觀念
在醫院主體醫療管理業務中，包含了各個方面的管理工作，檔案管理是輔助部分之一。但是醫院管理工作在做相關決策時都需要以檔案資源為重要參考依據，它是現代化醫院管理的重要組成部分。因此，醫院管理觀念需要更新，逐步傳統檔案管理模式，實現檔案管理從單純紙質資料的收集整理向計算機網絡化檔案管理的轉變。從而，充分發揮檔案管理在整體信息化建設與醫院領導科學決策中的作用。只有領導管理觀念不斷更新，才能夠更加重視信息化檔案管理，才能實現檔案管理的創新和發展。
四、小結
信息時代背景下，面臨互聯網+與大數據發展，較多傳統的管理模式需要進行改善，適應新時期信息化需求。醫院的檔案管理需要更多的應用信息技術，更加有助于醫院檔案管理更加科學化，提高醫院檔案管理水平。從而有效提升醫院的市場競爭能力，提高醫院的服務質量，為醫院發展奠定堅實基礎。
參考文獻：
[1]陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務，2014(03)：183.
[2]謝少云，李博.信息化時代醫院檔案工作的管理與創新思路[J].河北企業，2014(5)：21-22.
1.檔案管理信息化建設的必要性
檔案信息化管理指的是用現代信息技術加強對檔案信息資源的收集、整理以及開發和利用。檔案信息化管理涉及了很多內容，其中包括檔案信息存儲數字化、檔案信息的標準化建設、檔案信息利用網絡化等，檔案信息化建設是一個同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。檔案信息化建設的必要性體現在以下幾個方面：第一，檔案信息化管理是實現資源共享的必要條件。當今社會，加快信息化建設的步伐不僅是加快經濟和社會全球化的需要，而且是實現檔案信息共享的需要。檔案管理信息化可以進一步促進資源的開發利用、保存和傳遞，促使資源共享的實現；第二，檔案管理信息化建設是檔案事業發展的快速通道。檔案事業是企業及其它單位發展的先決條件，在我國現代化建設中占有重要的地位，檔案管理信息化建設是奠定檔案事業的關鍵環節。在檔案管理的新時期，檔案工作的內部和外部需求均發生了較大的變化，為了順應檔案工作的變化就必須實現檔案管理信息化；第三，檔案管理信息化是實現高效率管理及節約資源的重要途徑。與傳統檔案管理相比，檔案信息化管理大大地提升了檔案管理的效率，而且節約了很多資源[1]。
2對檔案管理信息化建設的幾點認識
2.1檔案管理信息化與檔案資料數字化的區別
我國檔案管理相關文件指出信息化的核心內容是：信息化是一個以信息技術廣闊應用為主導，信息資源為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，法規政策、標準為保證綜合體系。同時可以將檔案管理信息化理解為它建立在信息技術基礎上，同時以檔案信息資源建設為核心以及依靠相關管理法規的一個綜合體系。但是我國關于打過了信息化的理論還沒有完全形成，在這種情況下有人就將檔案管理信息化理解為檔案資料數字化，這最終導致了很多問題，比如說很多信息可能因為格式、質量等問題不能成為共享資源，這就造成了數據資源的浪費[2]。
2.2檔案管理信息化建設的效益問題
雖然檔案管理信息化建設不能帶來直接的經濟效益，但是它可以間接地帶來一定的經濟和社會效益。這主要體現在檔案管理信息化可以提高檔案管理效率，這就意外著它可以降低檔案管理的成本，而且隨著社會發展步伐的不斷加快，各種檔案資料也在不斷地增多，傳統的檔案管理根本滿足不了檔案管理的現實需求，這也就意味著檔案管理信息化可以提高社會效益。另外，檔案管理信息化還提高了檔案管理的質量，降低了人們查找檔案的差錯[2]。
3.檔案管理信息化建設的對策
3.1加強檔案信息資源整合力度
檔案資源建設是實現檔案資源共享的必要條件，同時也是促使檔案工作發揮自身優勢的關鍵。檔案資源也是分種類的，好的檔案資源屬于那種可以直觀反映社會生活和個體發展情況的。因此，對于檔案資源的整合是非常重要的，在檔案資源整合過程中應該做到統一領導和分級管理，只有這樣才能真正做到檔案資源的有效配置。另外，整理與組合是檔案資源整合的基本途徑，檔案整合、整理包括基礎性整理和研究性整理，具體又涉及了物理資源整合、應用系統整合以及數據資源整合。檔案資源整合的真正意義在于為社會提供一個資源共享、行業協作以及提升原有資源價值[3]。
3.2增加資金投入，增設軟、硬件設施
檔案管理信息化建設離不開資金支持，因此國家必須加大對檔案管理信息化建設的資金投入。另外，檔案管理信息化建設還需要依靠軟件和硬件設施來實現，因此有關單位需要大力地提供技術支持，將現有的軟件、硬件投入到檔案管理信息化建設中，而且還要加強對新型檔案管理軟件及硬件的開發，爭取為檔案管理信息化建設提供最大的技術支持。
3.3加強現代化管理人才隊伍建設
任何規劃、計劃都需要通過實際執行來實現，檔案管理信息化建設也亦如此，檔案管理信息化建設要依靠一支高素質現代化管理人才來實現，但是目前我國檔案管理人員還不具備可以勝任檔案管理信息化建設的能力，無論是能力還是學歷都無法滿足檔案管理信息化建設的需要。因此，想要做好檔案管理信息化建設就必須要擁有一支高素質的檔案管理人才隊伍，國家可以通過引進和培訓來建立這支高素質的人才隊伍[3]。
3.4制定我國檔案信息化發展規劃
任何事務要想得到了快速地發展，就需要做好發展規劃。所以檔案管理信息化建設也需要做好發展規劃，而目前我國還沒有制定一個完善的檔案管理信息化建設發展規劃，這對于檔案管理信息化建設是非常不利的。因此，檔案管理信息化建設管理部門應該盡早地做出一個合理的、科學的發展規劃，只有做出發展規劃接下來的檔案管理信息化建設才能有章可循。這對于檔案管理信息化建設來說是非常關鍵的，相關單位一定要深刻地認識這個問題，同時及早地做出行動。
關鍵詞：高校檔案管理 創新 思路分析
高校檔案管理工作為高校各項校務發展以及教學、科研等工作的進行提供了強大的資料基礎，隨著信息化管理的不斷發展，高校檔案工作進入了一個新的時期，創新成為檔案管理工作發展的主要動力，如何創新高校檔案管理工作，值得我們進行思考和探索。
一、高校檔案管理概述
（一）高校檔案管理現狀
當下我國高校檔案管理從傳統管理進入到了信息化管理模式下，立足于網絡的信息化管理模式能夠有效提高管理效能，但是傳統檔案管理的工作結構仍然影響著該項工作的整體發展，各高校檔案管理部門都在尋求更科學的管理模式。
（二）創新高校檔案管理的必要性
創新是事務發展的不竭動力，對于高校檔案管理工作來說，創新意味著從傳統的檔案管理工作中找到一條迅速發展的捷徑，這對高校檔案工作的服務價值發揮以及高校檔案管理工作的穩步前進是十分必要的。通過創新，我們能夠認識到原有檔案工作的不足，也能夠不斷加強自身的管理能力，使檔案工作的效能發揮到最佳。
二、高校檔案管理創新的思路
（一）創新管理思路
“新”是創新檔案管理的基本要求，因此在具體實踐當中，必須改變傳統的管理觀念，樹立新意識，即要求檔案管理部門整體努力，創新管理思路。管理思路是指導高校檔案管理工作的原則，只有管理思路有所創新，高校檔案管理工作才能得到根本的改變。首先，要改變原有的檔案管理方式和檔案管理觀念，將原有的儲存和管理的檔案管理方式、只是當做“藏書”的檔案轉變為能夠發揮服務作用的檔案管理以及具有科研、經濟價值的資料；其次，要對檔案管理工作的價值進行創新，從檔案應用出發，尋找檔案資料的新價值和應用的新方法，以此作為改變檔案管理工作細節的基礎。高校檔案管理觀念的創新，要以事實為出發點，結合具體實際，全面審視和發展檔案管理工作。
（二）創新管理模式
高校傳統管理模式通常利用行政手段和方式，對本不屬于行政范圍之內的部門或業務進行干涉，往往束縛了這些部門或業務的發展。進行管理模式創新是高校檔案管理創新的又一個重點。在市場經濟大潮之下，高校檔案管理更應利用現代化的科學技術手段，運用于檔案管理工作的實踐之中，規范檔案的收集和保存，精確化檔案檢索，對檔案管理的結構進行進一步優化，以實現部門工作效率和水平的提高。這是檔案管理模式創新的基本目標，也是搞笑檔案管理工作創新中的重點。
（三）創新管理服務
傳統的檔案管理重視檔案資料收集和保存，盡管檔案具有著為高校提供發展建議的功能，但是大多數高校師生并不重視這些，個人檔案的利用效率高于學校校務檔案、檔案的應用則主要以學生入學、退學以及教師應聘、退休等檔案轉移為主。高校檔案的效用要得到完全發揮，就必須創新檔案管理服務，使檔案本身變成有利用價值的資料、檔案部門則成為提供這些資料、協助師生有效利用資料的機構。
三、對高校檔案管理創新實踐的建議
（一）積極引進和培養管理人才
要創新檔案管理思路，就必須使檔案部門全體工作者從傳統的工作模式中脫離出來，從創新的角度去審視管理工作，追求工作中的創造性發揮。這意味著高校必須積極引進和培養相關的管理人才，以新鮮血液的注入實現檔案管理思路的改進。相關工作人員應破除原有體制的束縛，在考察和選拔人才時，秉承“不拘一格降人才”的原則，將綜合能力強的人才納入檔案管理的隊伍里來。
（二）積極推行信息化管理
信息化管理是高校檔案管理工作模式創新的餓主要途徑，雖然目前各高校已經基本實現了檔案管理電子化和信息化，然而，創新的管理模式不僅僅是應用互聯網進行檔案收集或者應用，也不僅僅是改紙質檔案為電子檔案，用電腦進行檔案存儲等。信息化管理與其說是管理方法，不如說是一種新的管理模式，將檔案管理工作放置于高校校務工作的大環境中，以網絡化的思維去思考檔案管理工作的改進方向和改進方法。將已經開展的信息化管理工作進一步深化，不斷推行更高效的管理策略，都是信息化管理推進的表現。
（三）開展全校范圍內的檔案管理服務
檔案管理是檔案部門的主要職責，但是檔案服務和應用這是全校師生的權利，利用檔案推進高校各項工作的進行，也是相關教師的工作責任。在檔案管理服務創新方面，應著眼于開展全校范圍內的檔案工作宣傳，如印發宣傳冊說明檔案資料的可用性以及應用途徑，舉辦檔案管理及應用研討會等，鼓勵全校師生和檔案管理工作人員積極投身于檔案的創新式應用和研究。
四、結語
綜上所述，高校檔案管理的創新需要從管理思路、工作模式以及服務性發揮三方面入手，提高檔案管理工作人員的職業素質、進一步深化信息管理、開展全校范圍內的檔案服務工作是時間管理創新的主要途徑。相信隨著檔案管理工作的不斷發展，高校檔案一定能夠在高校建設和發展中發揮積極作用。
參考文獻：
[1]關玲.淺析信息化時代高校檔案管理的創新思路[J].賀州學院學報，2013，（06）.
一、中小企業檔案管理信息化必要性及重要性分析
（一）中小企業檔案管理信息化必要性。信息化時代的到來，為中小企業檔案管理信息化建設提供了良好環境，中小企業要想提高市場競爭力，就必須要注重新技術以及新管理模式的科學應用。在中小企業管理工作中，檔案管理作為比較重要的管理內容，是提高企業市場競爭力的重要保障力量，這也是檔案管理未來的發展趨勢。中小企業的發展，需要新技術的支持，企業管理水平的提高也需要新技術的支持，檔案管理的信息化建設是企業全面發展的必要環節，只有在這一層面得以實現信息化建設目標，才能真正促進中小企業的良性發展。
（二）中小企業檔案管理信息化重要性分析。通過檔案管理信息化目標的實現，就能有助于檔案資源的共享，提高檔案管理的整?w效率水平。計算機技術的進步也對中小企業檔案管理工作提供了技術支持，信息化檔案管理從整體上節約了管理時間。信息化的檔案管理能提高檔案查詢的效率，對檔案資源也能充分利用。工作人員可通過組合查詢以及模糊查詢等方式，來查找自己所需要的檔案資料內容，這就極大地提高了工作人員的工作效率。
另外，中小企業檔案管理信息化也有利于提高企業的決策效率，能為企業的計劃以及組織等工作順利進行打下基礎。信息化的檔案管理工作能迅速地進行檔案備份，實現對檔案資源高效化的管理。
二、中小企業檔案管理信息化問題和建設措施
（一）中小企業檔案管理信息化問題分析。從當前我國的中小企業檔案管理信息化現狀來看，其中還存在著諸多不足有待解決。一些中小企業對檔案管理信息化的認識比較薄弱，有的企業領導在檔案管理的思想觀念上，沒有和時展需求相結合，對信息化管理人才不重視。在檔案信息化的推動方面缺乏信心，這就對實現檔案信息化目標產生了阻力。
再者，中小企業檔案信息化管理人才比較缺乏，在信息化管理的安全性方面需要進一步強化。檔案信息化管理，需要有專業化人才的支持，從當前中小企業的檔案信息化管理人才的培養情況來看，企業在這一層面還需要加強，沒有及時將人才知識結構單一化的問題有效解決。在檔案信息化的安全性方面也沒有加強，這些都不利于中小企業的競爭力提高。
檔案信息化建設發展中，沒有重視軟硬件的更新以及維護。實現檔案管理的信息化目標，就要在硬件基礎設施建設層面不斷加強和深化。但是從實際的發展情況來看，企業領導者并沒有充分重視軟硬件的更新以及維護，造成檔案信息化管理的整體效率比較低。
（二）中小企業檔案管理信息化建設措施。第一，加強對檔案管理信息化建設的重視。要想促進檔案信息化管理水平提高，中小企業領導者就要對此充分重視，認識到信息化檔案管理的價值，對具體的管理工作要有詳細的了解。并要能在檔案管理信息化建設的宣傳工作上加強重視，通過多種手段方式進行宣傳，讓企業員工認識到信息化檔案管理的重要性。第二，注重信息化檔案管理人才培養。檔案信息化管理需要專業人員支持，企業領導要充分重視對專業化管理人才的培養，不斷提高檔案信息化管理人員的綜合素質以及業務能力。通過定期的培訓工作，加強檔案管理人員的職業道德以及技術能力，在這些基礎層面得到了完善，才能有助于整體服務水平提高。通過構建高素質高技能的檔案管理隊伍，對中小企業的檔案管理信息化程度和水平就能有效提高。第三，構建完善的檔案信息化管理制度。良好的管理制度能規范管理人員的行為，對促進檔案管理的規范性操作有著保障作用。地方行政管理部門，要進一步強化中小企業的檔案管理工作指導以及監督，遵循國家的政策方針，在信息化建設過程中，積極發揮新技術的應用作用，為檔案管理質量提高打下基礎。行政部門要對中小企業的檔案收集以及整理和保管、利用等各個環節的管理進行加強，在信息化檔案管理建設方面的完善性得以保障。第四，加強檔案信息化的安全保障措施實施。要加強檔案信息化建設的安全工作，從多方面實施安全保障措施，實施生物識別身份以及加密措施，充分保證檔案信息的安全性。
辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內容之一，主要負責資料數據的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認識到檔案管理工作的重要性，不斷優化并提高檔案管理的策略。
一、做好檔案管理的必要性
1.檔案管理概述
檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業管理的基礎，主要包括對檔案的整理、收集，并采用現代化的手段，對其進行科學、合理的管理，以便單位能夠更好地進行查詢、檢查。
2.辦公室檔案管理的必要性
辦公室的檔案是企業、單位內部最重要的檔案資料，真實地記錄了辦公室各項活動，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現在以下幾方面：
第一，辦公室檔案全面反映了單位內部的工作情況，并為將來的發展有很大的參考價值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內部的工作效率。
第二，辦公室檔案真實地記錄了辦公室各項活動，同時也為展開其他工作提供了一定的服務基礎。因此，通過提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學、合理的策略。
第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現了單位的管理水平，以及發展狀況，是一個單位、企業運轉狀況的縮影。因此，必須要加強辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規范化、制度化、科學化。
3.辦公室檔案管理原則
辦公室的檔案管理工作是單位進行其他一切活動的重要依據。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個原則：
第一，準確性
準確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進行檔案管理的過程中，一定要保證相關檔案內容記錄的準確性。在工作中，如果檔案管理人員對相關的檔案內容不能進行準確的反應，就無法發揮檔案管理工作的特性。
第二，嚴謹性
辦公室檔案工作的本身特點，決定其在進行管理時，必須要遵循嚴謹性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴謹的工作態度，對檔案中的細節要素進行充分關注。尤其是在當前，精細化管理已經成為所有企業、單位的主要經營模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時，必須要對檔案進行精準化的管理。
第三，高效化
隨著科學技術的發展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開始邁入高效化時代。要保證對辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過高效的科學技術，不斷優化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。
二、辦公室檔案管理工作現狀
1.檔案管理人員意識薄弱，且專業素質偏低
辦公室檔案管理，原本是一項非常重要的工作。但就目前而言，我國大部分檔案管理人員都沒有意識到檔案管理工作的重要性。可以說，檔案管理工作人員的意識薄弱，已經成為制約檔案管理工作效率的一個關鍵性因素。
在我國許多從事檔案管理人員，并非專業出身，更有甚者，是通過關系而獲得這一工作職位。如此一來，這些人便無法正確認識到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經暴露出來管理錯誤，這些非專業的檔案管理人員也絲毫察覺不到。
2.檔案管理制度落后
就目前而言，我國大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現象。由于企業領導的不重視，從而忽視了對檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關的檔案管理制度，也因為領導不重視實施，以至于檔案管理工作的相關人員在工作時，經常會無視這些管理制度。
缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來了威脅：檔案管理人員工作不認真、對檔案的保密工作不到位、檔案沒有及時分類、檔案沒有及時歸為，甚至出現檔案損失等現象。
3.新技術，新硬件投入少
隨著信息化的發展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術，不斷地利用計算機網絡進行檔案管理。但在現實中，由于種種問題：領導不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業仍然采用紙質形式進行檔案管理。如此一來，檔案管理工作效率自然跟不上社會發展的步伐。
4.辦公室檔案的利用率偏低
檔案資料借閱的繁瑣、復雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會自動放棄檔案的借閱。如此一來，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價值的檔案進入了閑置境地。
三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率
1.轉變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業水平
首先，要改變傳統的檔案管理意識，使其充分意識到檔案管理工作的價值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態度。
另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業知識水平，可通過加強培訓的方式，不斷增強檔案管理工作人員的專業知識水平，提高其工作效率。
2.健全完善的辦公室檔案管理制度
健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個重要保障。所以，必須有針對性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進行。
而對于已經擁有管理制度的單位來說，一定要加強檔案管理制度在實際中的貫徹落實，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。
3.辦公室檔案管理現代化
辦公室檔案管理現代化是提高辦公室檔案管理效率的一個重要舉措。因此必須要改進傳統落后的管理手段，不斷更新管理辦法，引進先進的檔案管理工具，使的辦公室的檔案管理符合時展的趨勢，只有這樣，才能切實提高辦公室檔案管理效率。
關鍵詞：高校檔案管理 檔案管理科學化
高校檔案管理師對高校日常工作中產生的各種文件資料的整理、保存和應用工作，檔案管理是高校管理層進行決策以及高校師生開展日常教學工作的基礎，檔案管理工作的發展影響著高校其他工作的效率，值得我們進行深入的思考和探索。
一、高校檔案管理概述
（一）檔案管理工作的基本情況
當下我國高校檔案管理從傳統管理進入到了信息化管理模式下，立足于網絡的信息化管理模式能夠有效提高管理效能，但是傳統檔案管理的工作結構仍然影響著該項工作的整體發展，各高校檔案管理部門都在尋求更科學的管理模式。
（二）檔案管理工作科學化的必要性
檔案管理工作科學化即以符合高校實際情況、符合國家檔案管理相關法律以及檔案管理工作發展需求為目標，進行管理工作改進。檔案管理科學化的目的是為了提高高校檔案的使用效能，進而助力高校發展，這既是檔案管理工作信息化的結果，又是檔案管理工作發展的必然。
二、科學化檔案管理的思路
（一）以職業能力提升作為科學化管理的基礎
檔案管理工作發展的基礎是參與該項工作的管理者，從事管理工作的職員怎樣理解檔案管理工作、怎樣尋求工作的改進，怎樣進行工作中的創新，是檔案管理工作科學化發展的前提。因此，進行科學化檔案管理，首先要提高管理者的職業能力，只有檔案管理工作者的職業能力提高了，信息化管理以及檔案服務等科學化管理事務才有可能順利進行。從高校檔案管理發展來看，管理者所需要提升的職業能力包括基本的檔案管理能力、信息化操作能力，還包括對待檔案工作的創造能力、與檔案應用相關的研究能力以及進行檔案服務工作的態度和決心等。
（二）以管理制度的改進作為科學化管理的保障
高校檔案管理工作科學化發展，即意味著檔案管理工作的精細化和制度化，管理制度改進是科學化管理的保障。管理制度的改進包括對原有的檔案管理制度的評價，以及對制度能夠反映的檔案管理工作問題的研究。發現其中不科學的部分并加以改革，以高校自身的特征以及檔案管理工作在不同的校務工作中的輔助作用發揮為重點，編制新的檔案管理規范等。
（三）以信息化管理的推進作為科學化管理的實踐途徑
高校檔案管理工作已經進入信息化時代，但是，科學化管理的實現，仍舊應該以信息化管理的推進為主線。信息化管理不僅僅是應用互聯網進行檔案收集或者應用，也不僅僅是改紙質檔案為電子檔案，用電腦進行檔案存儲等。信息化管理與其說是管理方法，不如說是一種管理思路，將檔案管理工作放置于高校校務工作的大環境中，以網絡化的思維去思考檔案管理工作的改進方向和改進方法。將已經開展的信息化管理工作進一步深化，不斷推行更高效的管理策略，都是信息化管理推進的表現，也是踐行科學化管理的方法。
三、實現高校檔案科學化管理的建議
（一）重視檔案管理人才培養
檔案管理人員要從自身工作能力方面入手，通過自主學習或者是單位組織繼續教育等方式豐富管理人員的計算機理論知識，同時強化工作人員的計算機操作能力，能夠將傳統的手工檔案管理工作轉變為全面計算機操作，減輕自身工作壓力的同時提高檔案管理工作效率。在此基礎上，檔案管理人員還要培養自身的個人素養，要愛崗敬業，重視檔案管理質量，能夠實現工作崗位的自我約束，為我國檔案管理事業的發展貢獻一份力量。
（二）進行檔案管理業務基礎建設標準化
檔案管理工作制度的改進以業務基礎標準化建立為前提，只有業務基礎標準化實現了，才能夠進行精細化的崗位說明，才能夠進行管理制度調整。要實現高校檔案管理科學化，關鍵在于按技術標準要求進行檔案資料整理和計算機系統的標準化工作；要按標準化要求對檔案資料進行技術處理，使得檔案資料始終處于科學化管理狀態之下；嚴格按照高校檔案實體分類辦法和規范要求進行操作，才有可能為實現高校檔案管理科學化奠定良好基礎。
（三）加強檔案管理信息化的資金技術投入
高校檔案管理信息化的進一步建設既包括了檔案管理的硬件建設，也包括了軟件建設。在硬件建設方面，檔案管理的場地以及信息化需要的電腦、網絡接入和特殊治療的存儲空間等都有待提升；在軟件建設方面，檔案資料數據庫以及檔案資料服務相關的應用程序等還有待升級。我國高校檔案管理工作的歷史和現狀，決定了為實現科學化管理就必須投入相當數額的資金。這種情況，還必然會持續很長一段時間。因此，高校領導在制訂預算時，應當為學校檔案管理硬件設施建設的資金投入留有一席之地。同時，還應當保障對檔案管理的資金投入真正做到專款專用。
四、結語
綜上所述，高校檔案管理的科學化是該項工作發展的必然結果，進行科學化管理，應該思路清晰、邏輯簡明，從檔案管理發展的基礎入手，理清檔案管理工作中的主次輕重，以科學的思維方式開展管理工作，只有這樣，高校檔案管理才能夠進一步完善和加強。
參考文獻：
[1]張文艷.提高檔案管理科學化水平的路徑分析[J].才智，2016，（05）.
關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；優化策略
檔案管理是目前事業單位在管理環節的重點內容。隨著事業單位人員以及事務種類不斷增多，加上信息化的不斷完善，我國事業單位傳統檔案管理逐漸浮現出一些問題，阻礙了檔案管理的有效性提高。信息化與網絡化的發展為檔案管理提供了一個有效平臺，通過高效的運作模式以及管理方法，事業單位檔案管理信息化是必然趨勢。然而，由于傳統管理的束縛，事業單位在進行檔案管理信息化建設過程中會遇到許多阻礙，減緩了信息化建設的發展進程。
一、事業單位檔案管理信息化發展前景
（一）指引所有項目的信息化建設
檔案管理是事業單位進行工作的重要內容之一，在檔案管理中使用現代化設備，一方面能夠加強檔案管理本身的信息化發展，另一方面也能夠對其它部門起到帶動作用。事業單位的檔案要想進行信息化管理，必然會引進先進設備，采用電子化辦公模式，利用各類軟件來實現管理的信息化與網絡化。
現代化辦公手段帶來的必然是工作上的輕松以及效率提升，同時還可以保障管理的有效性。檔案管理部門在建設上實現現代化，對于其它部門的改革也是一種沖擊，帶動其它部門的現代化發展。
（二）提高檔案管理有效性
傳統檔案管理是由人工來進行管理的，在管理過程中，對檔案的查找是由檔案管理人員進行手動查找的，這種查找的有效性需要依賴于檔案管理的整理與分類。事業單位檔案管理方向較多，有人事檔案、建設檔案、資料檔案等，對其進行有效分類是一項大型工程。人工方式進行的管理難免會出現一些差錯，尤其是在對檔案的收發上，尋找檔案會耗費大量時間，影響工作效率。
用信息化來進行檔案的管理能夠讓檔案在分類上由傳統管理達到質的飛躍。通過網絡的開放性特征，工作人員只需要登錄單位管理網站，輸入相應密碼就能夠進行資料的輸入，完全摒棄了傳統將檔案帶回單位輸入的方式，極大程度的提高了工作效率。這種檔案管理方式完美的解決了傳統管理中時間上的沖突，讓檔案能夠在第一時間被記錄下來。另外，操作人員只要是在網絡環境下，就能夠進行資料的查詢與輸入，讓檔案信息在一開始就保障其真實有效性；在需要用到檔案信息時，通過單位網站就能夠瀏覽，消除了傳統模式上對地理位置的限制程度，操作人員只需要擁有一抬手持電腦就能在各地進行檔案管理，提高了檔案資源的利用程度。
（三）提高檔案保存力度
檔案管理的有效程度取決于檔案存在的期限。傳統檔案管理通常使用紙質檔來進行存放，在收發過程中容易被損壞或是遺失。在實施現代化的檔案管理之后，檔案內容不僅有紙質檔，還有電子檔作為輔助，若是需要用到檔案的查閱或是收發工作，只需要對電子檔進行操作即可，不需要用到紙質檔案。另外，由于傳統管理模式的局限性，檔案管理職能只停留在管理與收發工作上。在運用信息化管理之后，檔案管理的職能還添加了檔案信息收集、管理、查詢等一系列的服務，讓檔案管理系統化，在保管的安全性方面有效提升。
二、目前檔案信息化建設中存在的問題
（一）認識上的落后
事業單位人員在認識上對檔案管理的信息化的必要性還不全面，認為傳統的紙質手段對檔案進行管理并沒有出現較大差錯，就不需要耗費精力以及金錢去建設信息化管理模式。這種思想明顯是落后的表現，信息化是所有單位管理的必然趨勢，是推動社會發展的重要力量。事業單位只有有效利用信息化，才能夠保障自身的健康長遠發展。員工出現這種思想，主要原因在于尚未認識到對檔案進行信息化管理的益處；對于領導而言，信息化建設最主要的阻礙就是經費問題，這是造成信息化建設長期擱置或推遲的主要原因。
（二）資金不足
事業單位由于并不是以盈利為目的的企業，因此在經費上不像企業能夠靈活配置。一些事業單位由于資金上的匱乏，到目前為止都尚未進行信息化建設，在硬件與軟件方面還處于落后階段。這樣一來，對檔案管理的信息化建設只能夠停留在書面形式，離真正落實還有很大一段距離。
這種滯后性會讓這部分事業單位在檔案管理上的能力越來越弱，最終無法適應日益增多的檔案。沒有網絡技術的支持，事業單位的檔案管理就無法緊跟時代的發展，在工作上會受到制約，阻礙檔案管理部門的信息化建設。
（三）檔案管理人員素質有待提高
對于檔案管理人員而言，對檔案進行有效管理是自己職責所在。隨著檔案信息的不斷增多，管理人員若是不能努力提升自己的管理能力，就無法做到與時俱進，對檔案進行有效管理。管理素質的落后是目前事業單位檔案管理上的普遍現象，專業化人才的缺失使得檔案管理陷入了一個有技術、有設備、無人才的現象。事業單位的檔案管理人員絕大多數都不是專業人才，在相關軟件上的研究力度不夠，會讓檔案管理受到制約，只能夠停留在用軟件進行檔案的查找以及錄入方面，無法讓信息化功效充分發揮。
三、檔案管理信息化建設的優化方向
（一）加大投入力度
檔案管理的有效性直接關系著事業單位發展的信息化程度。因此事業單位要加強在這方面的投入力度，保障有足夠的經費來進行信息化設備的購置與對員工的操作培訓。在全社會進行信息化建設的背景下，事業單位需要對自身的發展及時充電，借鑒他人的管理經驗以及操作經驗來提升自身在檔案管理方面的能力，才能夠保障檔案管理適應社會的發展，同時提升事業單位管理上的有效性。
事業單位需要加強信息化管理上的投入力度，通過購置相應設備以及軟件實現信息化建設模式的優化。各事業單位管理人員要形成主體意識，真正認識到檔案信息化建設的必然性與必要性，撥出更多資金投入到檔案管理中去。
（二）構建信息化管理平臺
信息管理平臺的構建是進行檔案管理信息化的基礎保障。事業單位應該引進專業人才，進行管理平臺上的不斷優化，以此來實現信息資源的共享。就目前事業單位管理模式來看，大多數檔案是對社會大眾公開的，便于公眾對信息進行查詢。檔案管理的信息化帶來的必然是辦公的無紙化，在一定程度上能夠促進資源節約型與環境友好型社會的發展。
構建開放式的檔案信息管理平臺能夠為人們提供方便快捷的查詢功能，公眾通過網絡就能了解到自己想要知道的信息。這樣一來，檔案的有效程度提高了，在利用率上有所優化，對于事業單位而言是進步的表現。對于公眾來說，方便快捷的信息查詢能夠省去許多往返于家中跟事業單位之間的時間，能夠在查詢的同時感受到信息化的便捷程度。
（三）加強員工培訓工作
事業單位應在日常工作中重視對檔案管理人員自身工作能力的培養，保障他們在日常工作中能夠利用所學專業知識，將檔案管理得井井有條，充分發揮出信息化帶來的益處，而不是面對現代化設備，只會對檔案進行簡單操作。
在培訓方面，首先要加強員工思想上的建設工作，通過意識層面的培養讓員工了解建設信息化檔案管理制度的必要性，認識到先進設備的引進并不是一件耗費資金的工作。同時，加強對員工計算機軟件操作技能方面的培訓，重視員工實踐性培養。
結論：
信息化管理是事業單位進行檔案管理的必然趨勢，也是所有檔案在管理上的建設目標。事業單位檔案管理的有效程度直接關系著公眾對檔案的利用效率。事業單位應加強在信息化方面的投入，用先進的管理模式推動自身迅速發展。
參考文獻：
