時(shí)間：2023-06-07 09:11:37
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理信息化建設(shè)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
1.1 信息來源分散復(fù)雜
檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個(gè)相關(guān)單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對(duì)于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對(duì)具有重要價(jià)值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項(xiàng)重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代的需要。過去的檔案管理制度對(duì)檔案移交、文件信息匯集、資料報(bào)送等操作要求周期長(zhǎng)、操作滯后，造成檔案信息老化、價(jià)值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。
近年來，國(guó)家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。
1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變
在大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的新形勢(shì)下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動(dòng)性較低，部分管理人員服務(wù)意識(shí)差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢(shì)的需要，也是檔案管理的必然趨勢(shì)。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過程復(fù)雜繁瑣，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務(wù)，都需要人工方式進(jìn)行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復(fù)資源、需更新信息等等，時(shí)刻需要耗費(fèi)人力進(jìn)行及時(shí)處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，引入自動(dòng)化辦公流程，建立電子檔案管理機(jī)制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過軟件操作進(jìn)行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡(jiǎn)化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升
信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)所需信息進(jìn)行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機(jī)制
檔案管理工作機(jī)制的健全，是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，積極應(yīng)對(duì)電子檔案管理的新形式，主動(dòng)提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。對(duì)電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細(xì)則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績(jī)效評(píng)估機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以加強(qiáng)，有意識(shí)的提高信息化建設(shè)方面所占的績(jī)效比例，以鼓勵(lì)檔案管理信息化建設(shè)的積極推進(jìn)。
3.2 提高管理人員素質(zhì)
檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，意味著對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)、擺正心態(tài)，夯實(shí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對(duì)新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對(duì)管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。
加強(qiáng)管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側(cè)重于檔案的保管而非檔案信息的服務(wù)。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動(dòng)熱情的服務(wù)精神。
3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程
檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是保障檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，彩能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，為具體工作的開展制定相應(yīng)的計(jì)劃方案，同時(shí)建立相關(guān)監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對(duì)紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應(yīng)有所提升，保障數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)對(duì)相關(guān)電子管理系統(tǒng)予以升級(jí)優(yōu)化，在后臺(tái)管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結(jié)合管理、相互保障的相關(guān)機(jī)制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實(shí)施聯(lián)動(dòng)，在嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)制度的基礎(chǔ)，共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。
檔案工作，是各個(gè)組織、單位對(duì)工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價(jià)值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)，其具有憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)方面，本文從提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障；轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾?；?yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力；加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實(shí)檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確；完善數(shù)字檔案館建設(shè)共七個(gè)方面闡述了筆者的建議。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；建議
檔案工作，是各個(gè)組織、單位對(duì)工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價(jià)值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)，其具有憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。
一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障
各組織、各單位，為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來抓。為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在硬件上要保障資金投入，包括計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器等。對(duì)于財(cái)力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設(shè)備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。
二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時(shí)間長(zhǎng)容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無法辨識(shí)。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動(dòng)硬盤的形式進(jìn)行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時(shí)也簡(jiǎn)化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力
從事檔案工作的人員，是專業(yè)技術(shù)性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時(shí)要充分論證從業(yè)人員的學(xué)歷的專業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理建設(shè)的新知識(shí)、新方法。此外，因?yàn)闄n案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，因此要針對(duì)這一特點(diǎn)有針對(duì)性的對(duì)在崗職工安排計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)，努力將檔案工作隊(duì)伍培養(yǎng)成會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，滿足檔案管理信息化建設(shè)對(duì)人員的需要。
四、加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實(shí)檔案信息
公開檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程在線檔案服務(wù)和信息公開。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護(hù)不及時(shí)，檔案管理工作信息不公開、服務(wù)功能無人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時(shí)維護(hù)，互動(dòng)高效，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用
檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題，要高度認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對(duì)于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實(shí)名制準(zhǔn)入驗(yàn)證，拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進(jìn)行分類，以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對(duì)于重要檔案信息、機(jī)密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲(chǔ)存。
六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確
電子檔案信息在錄入時(shí)，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對(duì)，最大程度的減少電子檔案信息的錯(cuò)誤，力爭(zhēng)電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實(shí)。為了便于開展電子檔案信息的核對(duì)和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。
七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開拓檔案工作的新局面
數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項(xiàng)組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時(shí)代或者說大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的升級(jí)。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國(guó)能否成為檔案強(qiáng)國(guó)，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計(jì)、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個(gè)組織、一個(gè)部門的事情，是多個(gè)組織、多個(gè)部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實(shí)際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個(gè)平臺(tái)下通過同一個(gè)數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 信息化建設(shè) 檔案管理質(zhì)量
學(xué)校的檔案是學(xué)校成長(zhǎng)的歷史記錄，同時(shí)也是對(duì)于全校師生工作及學(xué)習(xí)情況的記載。檔案管理在教學(xué)管理中占有十分重要的意義。同時(shí)，學(xué)校檔案管理具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性和時(shí)代性，因此學(xué)校檔案管理與信息化建設(shè)是密不可分的，其信息化建設(shè)必須順應(yīng)時(shí)展的要求。但當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)工作中存在很多問題，加強(qiáng)對(duì)其的管理是學(xué)校建設(shè)的必然要求。
一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的問題
（一）檔案管理人員素質(zhì)偏低
從目前來看，學(xué)校檔案管理部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中最缺乏的是檔案、信息處理的復(fù)合型人才，人才的缺乏阻礙了學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)，同時(shí)也阻礙了先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。在檔案管理部門，檔案管理人員的素質(zhì)比較低下，既真正檔案管理，又懂得檔案管理信息化建設(shè)的人才少之又少。另外，還有的管理人員并非檔案管理的專業(yè)人員，他們對(duì)檔案管理沒有發(fā)揮作用。這種現(xiàn)狀無疑對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)產(chǎn)生了很大的制約作用。在這種情況下，即使引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分發(fā)揮作用，更淡不上檔案信息電子化了。因此學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)成為制約先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的重要因素。
（二）學(xué)校軟硬件設(shè)施不足，基礎(chǔ)設(shè)施較差
現(xiàn)在很多學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，這主要是由于學(xué)校檔案管理這一體系沒有得到我國(guó)教育政府的高度重視，他們所投入的經(jīng)費(fèi)不夠完善相應(yīng)的設(shè)施，目前在我國(guó)還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄的檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式各行其是，這種檔案信息管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的規(guī)范性、服務(wù)性、開發(fā)性較差，根本無法滿足資源共享的要求，很多檔案管理部門使用的計(jì)算機(jī)軟件不一樣，規(guī)格各異，缺乏通用性，況且，目前也沒有一個(gè)能夠統(tǒng)一文件檢索和可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件，這種兩者之間的不協(xié)調(diào)影響了電腦完成學(xué)校檔案管理的工作，制約了學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展。
（三）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠
在學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)上，相對(duì)來說領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠。在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的今天，很多檔案管理人員沒有充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理的信息化建設(shè)的重要性。因此在檔案管理中他們沒有將信息化建設(shè)作為重點(diǎn)來抓，學(xué)校的教學(xué)管理部門即使認(rèn)識(shí)到這個(gè)問題，但卻忽略了檔案管理信息化是始終貫穿于整個(gè)檔案管理工作的，他們還處于盲目的階段，沒有建立起完善的領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu)，也沒有制定總體管理規(guī)劃，形成了思想落后的管理模式。同時(shí)有很多工作還停留在繁瑣、復(fù)雜、混亂的境況中，不能充分利用現(xiàn)有的信息化技術(shù)，也沒有形成一套科學(xué)化的管理機(jī)制，很多檔案管理人員信息化建設(shè)的觀念滯后，他們還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，依照原來的教學(xué)管理理論和方法，用陳舊的管理理念對(duì)檔案進(jìn)行信息的管理，同時(shí)也因?yàn)樗麄內(nèi)狈?jīng)驗(yàn)的交流、總結(jié)和協(xié)作，使管理人員對(duì)于更新信息化建設(shè)的理念更加無從談起。
二、如何做好檔案信息化建設(shè)工作
（一）加強(qiáng)學(xué)校檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)
當(dāng)今國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，經(jīng)濟(jì)全球化也日益明顯。隨著信息化的發(fā)展，使得我們已經(jīng)處在一個(gè)信息空前豐富的時(shí)代，這個(gè)時(shí)代要求每一位學(xué)校檔案管理人員必須懂得檔案管理的思想，在管理過程中必須掌握科學(xué)的管理方法，具有管理經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新能力，熟練掌握各種基本網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理信息系統(tǒng)，成為技術(shù)型、復(fù)合型、創(chuàng)新型的高素質(zhì)檔案管理人員。同時(shí)檔案管理人員除了不斷提高自己的專業(yè)水平之外，還要運(yùn)用信息技術(shù)，樹立終生的信息化建設(shè)意識(shí)。使檔案管理人員能夠掌握先進(jìn)的硬軟件設(shè)施，不斷更新的軟、硬件系統(tǒng)，提高自己綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，并使其更好地為檔案管理服務(wù)，提高檔案管理效果，優(yōu)化檔案管理方式，從而反作用于檔案管理管理的信息化建設(shè)。同時(shí)在檔案管理信息化建設(shè)中，還應(yīng)樹立檔案工作系統(tǒng)意識(shí)、檔案工作信息意識(shí)、檔案工作法律意識(shí)、改革意識(shí)、開放意識(shí)、科技意識(shí)識(shí)等一系列全新的觀念，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)工作的觀念創(chuàng)新。
（二）加大對(duì)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)方面的投入
加大對(duì)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)方面的投入要從實(shí)際情況出發(fā)，就要以發(fā)展的眼光看檔案管理系統(tǒng)。加大對(duì)其的投入，首先要從資金上，因?yàn)樵谌粘５南到y(tǒng)維護(hù)中，由于系統(tǒng)的特點(diǎn)，許多問題常常是廣大檔案管理人員無法解決的，需要軟件開發(fā)公司的技術(shù)員來解決，這樣造成的維護(hù)費(fèi)會(huì)比較高。另外，檔案管理系統(tǒng)對(duì)于服務(wù)器硬件要求也是比較高的，所以檔案管理信息化需要比較大的資金投入，檔案管理人員要力爭(zhēng)國(guó)家的財(cái)政每年都要有固定的經(jīng)費(fèi)投放到檔案信息化建設(shè)中，要舍得投入財(cái)力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施。作為上級(jí)檔案主管部門，要與相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同提出解決辦法，在政策上給下級(jí)部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)得到更快的發(fā)展。其次，要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的后期個(gè)性化修改，使之方便管理，提高管理效率。
（三）完善學(xué)校的檔案管理信息體系
檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，就是在通過對(duì)影響檔案管理的各因素出發(fā)，加強(qiáng)管理，不斷的改進(jìn)方法，保證人才培養(yǎng)質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，在學(xué)校檔案信息化建設(shè)的任務(wù)中，必須積極完善科技檔案信息體系，要改變傳統(tǒng)的信息化管理模式，創(chuàng)新管理模式，順應(yīng)學(xué)校檔案的時(shí)代性和現(xiàn)實(shí)性，對(duì)學(xué)校檔案信息化工作進(jìn)行全面的管理，這已經(jīng)成為學(xué)校檔案信息化發(fā)展的客觀要求。
總之，加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)可持續(xù)發(fā)展的工程，加強(qiáng)信息化建設(shè)，首先要認(rèn)識(shí)到該過程中存在的問題，針對(duì)這些問題從各個(gè)方面出發(fā)，采取有效的方法多管齊下，提高學(xué)校檔案信息化建設(shè)的有效性和可行性，確保工作的順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)：
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一、交通檔案管理信息化建設(shè)的含義及其意義
交通檔案管理的信息化建設(shè)指的是通過使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)交通系統(tǒng)的檔案、資料進(jìn)行管理，從而達(dá)到便于使用者進(jìn)行查找檔案或使用檔案，而且還能夠充分的發(fā)揮檔案的作用的目的。廣泛應(yīng)用交通檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及科學(xué)化，是現(xiàn)代交通檔案管理的重要工作內(nèi)容。一般來說，交通檔案的信息化建設(shè)的主要內(nèi)容有硬件建設(shè)（基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)）、軟件建設(shè)（信息平臺(tái)的建設(shè)）、電子檔案的收集和紙質(zhì)資源電子化（信息資源的建設(shè)），以及檔案的規(guī)范建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和人才隊(duì)伍的建設(shè)等。
交通檔案管理的信息化建設(shè)在交通管理中具有重要的意義。一方面，通過對(duì)文獻(xiàn)信息的二次加工，能夠有效的縮短交通檔案的加工時(shí)間，從而提高信息的有效性。另一方面，檔案管理的信息化建設(shè)，能夠通過一次投入資金，獲得許多次的成果。在進(jìn)行信息加工的時(shí)候，交通檔案管理可以彌補(bǔ)在管理過程中存在的資金缺乏的問題。此外，通過建設(shè)交通檔案的信息化，能夠利用計(jì)算機(jī)平臺(tái)，將信息成果在交通網(wǎng)站中進(jìn)行公布，很好的實(shí)現(xiàn)了信息管理工作和新技術(shù)的結(jié)合。
二、交通檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀和信息化建設(shè)的必要性
當(dāng)前隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化、無紙化以及辦公自動(dòng)化等成功應(yīng)用以后，我國(guó)的交通檔案管理工作取得了一定的進(jìn)展，出現(xiàn)了機(jī)讀的文件。這就要求我們?yōu)檫@些文件提供電腦空間，通過分類存放，能夠隨時(shí)的將這些文件從信息系統(tǒng)中挖掘出來，實(shí)現(xiàn)檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性和價(jià)值性。但是在一些基層的交通檔案管理部門，往往存在著在信息化的管理過程中，相對(duì)比較落后，檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化不夠，而且有的地方檔案部門還是重視紙質(zhì)的檔案，缺乏交通檔案的電子化、信息化的意識(shí)。在檔案信息的管理人員素質(zhì)方面，還有待于提高。正是因?yàn)樵诮煌n案管理的信息化建設(shè)中的現(xiàn)狀，才有必要進(jìn)行交通檔案管理的信息化建設(shè)。
從交通檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀方面來看，我國(guó)的交通檔案管理工作必須要進(jìn)行信息化建設(shè)。另一方面，從交通檔案管理的優(yōu)勢(shì)方面來說，也應(yīng)當(dāng)加快交通檔案管理的信息化建設(shè)。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，建設(shè)交通檔案管理的信息化，具有收集方便、處理方便、使用方便、存儲(chǔ)方便以及傳輸方便等優(yōu)勢(shì)。
首先，交通檔案管理的信息化建設(shè)，在進(jìn)行信息收集的時(shí)候，非常的方便。由于在信息化的過程中，在收集檔案和存儲(chǔ)檔案的時(shí)候是通過OCR識(shí)別、圖像掃描以及手工輸入等手段來實(shí)現(xiàn)的。因此，檔案資料都是通過數(shù)字化的信息進(jìn)行存儲(chǔ)，這有有效的減少了資料丟失以及資料的時(shí)間相對(duì)滯后等現(xiàn)象。
其次，交通檔案管理的信息化建設(shè)，在進(jìn)行處理的時(shí)候，非常的方便。傳統(tǒng)的檔案管理工作多以紙質(zhì)或?qū)嵨镔Y料為主，這就導(dǎo)致了在進(jìn)行信息處理的時(shí)候，以人工編制為主，而且容易出現(xiàn)破損等問題。在保存的時(shí)候，也要設(shè)置特定的環(huán)境或條件。通過交通檔案管理的信息化，既方便了信息的編制和處理，而且還有效的節(jié)約了儲(chǔ)存空間。
再次，交通檔案管理的信息化建設(shè)，在儲(chǔ)存的時(shí)候，非常的方便。傳統(tǒng)的實(shí)物的、紙質(zhì)的檔案資料往往儲(chǔ)存了很長(zhǎng)時(shí)間以后，如果儲(chǔ)存條件不佳或變質(zhì)的情況下，這些資料很容易出現(xiàn)破損的現(xiàn)象。而通過建設(shè)交通檔案管理的信息化，在大容量硬盤、光盤更新以后，使得交通檔案在儲(chǔ)存的時(shí)候變得非常的方便，既消除了儲(chǔ)存環(huán)境對(duì)資料保存的影響，又有效的節(jié)約了空間。
第四，建設(shè)交通檔案管理的信息化，在使用的時(shí)候，非常的方便。傳統(tǒng)的檔案材料在進(jìn)行檢索和使用的時(shí)候非常的復(fù)雜，這就導(dǎo)致了檔案材料在應(yīng)用的時(shí)候，檢索的速度比較低，工作效率也相對(duì)較低。通過建設(shè)交通檔案管理的信息化以后，使用者可以迅速的在許多的資料里，瞬間定位到自己要查找的資料，在輕松的在短短的幾秒鐘內(nèi)，便可以完成查找檔案的工作。因此，建設(shè)交通檔案管理的信息化，最為明顯的優(yōu)勢(shì)便是能夠很好的方便用戶使用。
最后，建設(shè)交通檔案管理的信息化，在傳輸?shù)臅r(shí)候，非常的方便。隨著計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，在進(jìn)行檔案資料的檢查和存貯利用的時(shí)候，已經(jīng)不再局限于內(nèi)部單位使用。檔案資料可以通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案資源的檢索和傳輸，實(shí)現(xiàn)全球資源共享，而且用戶能夠在得到授權(quán)的前提下，實(shí)現(xiàn)異地檔案資料的檢索和提取工作。
三、交通檔案管理信息化建設(shè)的途徑
在參考相關(guān)文獻(xiàn)資料和結(jié)合個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為，為有效的建設(shè)交通檔案管理的信息化，在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面來落實(shí)。
首先，建設(shè)交通檔案管理的綜合系統(tǒng)。一方面，應(yīng)當(dāng)建立面向市場(chǎng)的檔案信息資源的利用與開發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)體系。從功能上來看，檔案工作的目標(biāo)是通過查找、檢索等實(shí)現(xiàn)利用檔案。因此，檔案的質(zhì)量主要是通過是否便于使用這一點(diǎn)來檢驗(yàn)的。從這一點(diǎn)來看，建立健全檔案管理的網(wǎng)絡(luò)組織和領(lǐng)導(dǎo)體系，對(duì)于交通檔案管理的綜合系統(tǒng)非常的重要。在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，協(xié)調(diào)和指導(dǎo)相關(guān)部門的工作，進(jìn)而共同的做好交通檔案管理的信息化建設(shè)。另一方面，在對(duì)各種檔案進(jìn)行分類和保密等級(jí)的基礎(chǔ)上，將交通系統(tǒng)的檔案統(tǒng)一的進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。通過網(wǎng)絡(luò)化管理，來促進(jìn)綜合系統(tǒng)的檔案資料的深層次開發(fā)和綜合利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步滿通檔案管理的信息化建設(shè)的需要。
其次，嚴(yán)格規(guī)范交通檔案信息化管理的各項(xiàng)工作。具體來說，主要應(yīng)當(dāng)從以下三個(gè)方面來落實(shí)。一方面，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案的管理制度，主要包括建設(shè)檔案人員的崗位責(zé)任制度，安排合適的工作人員對(duì)交通的相關(guān)文件進(jìn)行管理，管理資料、歸納資料和分配資料。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)，不斷的完善文件歸檔制度。檔案管理人員在接收到文件以后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化和完整化的管理。此外，在交通檔案的保密制度、利用制度和保管制度上來看，應(yīng)當(dāng)加大管理的力度，確保交通檔案的安全性，從而充分的發(fā)揮交通檔案的作用。另一方面，從交通檔案管理員的綜合素質(zhì)來看，應(yīng)當(dāng)通過培訓(xùn)等措施，提高檔案管理員的工作能力和個(gè)人素質(zhì)。在當(dāng)前我國(guó)多數(shù)的檔案管理員中，存在著從業(yè)人員的素質(zhì)相對(duì)較低的現(xiàn)象，多數(shù)管理員工屬于兼職人員。這將非常不利于交通檔案管理的信息化建設(shè)，因此，為加快交通檔案管理的信息化建設(shè)步伐，必須提高檔案管理員工的綜合素質(zhì)，提高管理員工的政治素質(zhì)、道德素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。具體來說，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)交通檔案管理人員的培訓(xùn)，或在招聘的時(shí)候，提高對(duì)檔案管理人員的要求，盡量挑選專業(yè)能力強(qiáng)、個(gè)人素質(zhì)高的全職管理人員。最后，在進(jìn)行交通檔案管理的時(shí)候，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)技術(shù)的建設(shè)，以推進(jìn)勘察檔案和設(shè)計(jì)檔案的信息化程度。在科技信息活動(dòng)中，作為科技活動(dòng)的真實(shí)記錄，在對(duì)檔案進(jìn)行勘察和設(shè)計(jì)的時(shí)候，非常的重要，尤其是勘察單位的發(fā)展和自主創(chuàng)新能力，是重中之重。檔案信息具有重要的參考和借鑒價(jià)值，因此，通過科技創(chuàng)新，在企業(yè)管理部門與檔案部門結(jié)合的基礎(chǔ)上，對(duì)管理過程中的難點(diǎn)以及科研重點(diǎn)進(jìn)行及時(shí)而準(zhǔn)確的編制，能夠有效的提高檔案管理的可靠性，確?？萍夹畔⒌耐暾院蜏?zhǔn)確性。通過技術(shù)創(chuàng)新，來提高檔案管理員以及科研人員的創(chuàng)新能力，從而為設(shè)計(jì)勘察單位提供多樣化的服務(wù)，更好的促進(jìn)設(shè)計(jì)勘察單位的發(fā)展。
再次，從觀念上進(jìn)行改進(jìn)，變被動(dòng)的服務(wù)為主動(dòng)的服務(wù)。交通檔案最主要的職能便是為用戶提供檢索和查詢的利用功能。因此，交通檔案管理工作屬于一項(xiàng)顯著的服務(wù)工作，在進(jìn)行交通檔案管理的信息化建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)積極的轉(zhuǎn)變觀念，變被動(dòng)的服務(wù)為主動(dòng)的服務(wù)。具體來說，應(yīng)當(dāng)從以下兩個(gè)方面來完善：一方面，應(yīng)當(dāng)積極的完善檢索的工具，便于及時(shí)的掌握交通檔案建設(shè)的信息動(dòng)態(tài)。在完善檢索工具的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)和實(shí)用的原則，不斷的豐富交通檔案資料的內(nèi)容，從而提高交通檔案的完整度。通過專業(yè)的渠道或方法，不斷的對(duì)交通檔案進(jìn)行整理，從而便于使用檔案和查找檔案。同時(shí)，檔案管理的主要部門，還應(yīng)當(dāng)積極的掌握和收集各個(gè)交通部門的信息，在信息收集的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資料進(jìn)行加工、處理，包括匯編交通檔案資料中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，增加介紹交通檔案資料的相關(guān)工程項(xiàng)目等內(nèi)容，從而讓領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)的了解交通的發(fā)展情況，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)的方案計(jì)劃提供一定的依據(jù)。另一方面，交通檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)非常注重對(duì)信息的反饋。交通檔案對(duì)交通部門來說，屬于非常重要的，可再利用的資源。因此，從事交通檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)在固定的時(shí)間，對(duì)于收集到的資料和信息進(jìn)行反饋和整理，以方便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)進(jìn)行處理。比如在編制交通檔案的時(shí)候，可以通過運(yùn)用效果實(shí)例來對(duì)檔案進(jìn)行匯編，來反饋信息。值得注意的是，加強(qiáng)信息反饋，不僅僅指的是反饋檔案資料的內(nèi)在價(jià)值，而是在一定程度上提高社會(huì)檔案的意識(shí)。如果情況允許，可以對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行一定程度的宣傳，從而最大限度的加快交通檔案管理信息化建設(shè)的速度。因此，通過強(qiáng)化對(duì)信息的反饋，能夠變被動(dòng)為主動(dòng)，推進(jìn)交通檔案管理的信息化建設(shè)。
隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，我國(guó)事業(yè)單位所容納的檔案數(shù)量越來越多，為了減輕檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行，而且已經(jīng)成為目前事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。
【關(guān)鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；信息化
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有在實(shí)行了信息化管理才能使事業(yè)單位檔案管理工作順應(yīng)時(shí)展潮流，信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提高事業(yè)單位檔案管理水平，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可忽視的促進(jìn)作用。
1事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
1.1優(yōu)化存儲(chǔ)環(huán)境傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)形式保存，隨著時(shí)間的推移、環(huán)境的變化這些檔案很容易受蟲蛀、發(fā)霉等因素的影響而受到破壞，使檔案資料的完整性、安全性受到嚴(yán)重的威脅，不利于長(zhǎng)久的保存，而且其存儲(chǔ)流程相當(dāng)繁瑣，會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)。在實(shí)行檔案信息化管理后，不僅大大地降低了管理成本檔案信息直接由相關(guān)人員錄入到計(jì)算機(jī)之中，而且還可以對(duì)檔案進(jìn)行備份，大大地提高工件的效率，保證檔案的完整性和安全性。
1.2優(yōu)化查詢服務(wù)傳統(tǒng)檔案查詢不僅手續(xù)復(fù)雜，需要通過多個(gè)程序的審核而且不能保證檔案的安全，不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存。檔案管理信息化不僅簡(jiǎn)化了查詢程序，提高了查詢速度，而且可以保障原有檔案資料不被損壞，不會(huì)對(duì)檔案和檔案環(huán)境造成任何影響，而且使檔案查詢不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，隨時(shí)都可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)用所需要的檔案信息，使檔案的查詢和使用更具優(yōu)勢(shì)。
2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的影響因素
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容主要有檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)、檔案管理科學(xué)規(guī)劃和檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。在實(shí)際的工作中，還存在很多因素嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，主要影響因素如下：
2.1事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)的更新不及時(shí)目前，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)建立了員工檔案信息系統(tǒng)，但由于領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理信息化工作的重視程度不夠，使事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)得不到及時(shí)的更新，從而影響了檔案管理工作的效率，阻礙了事業(yè)單位人才優(yōu)化管理工作的實(shí)施。
2.2事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)的使用率不高事業(yè)單位雖然都建立了檔案管理信息平臺(tái)系統(tǒng)，但其利用率并不高，使其并不能充分地發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，并沒有起到降低成本、減少員工工作量，提高工作效率、提高檔案資料查詢效率的作用。
2.3檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高由于事業(yè)檔案管理部門還存在很多員工其從專業(yè)技能水平、信息技術(shù)水平等方面都沒有達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，有些員工甚至缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)，不僅嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)水平，也影響了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。
3事業(yè)單位檔案管理信息化的對(duì)策
3.1強(qiáng)化信息化管理理念，加大管理隊(duì)伍建設(shè)力度要想加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，需要從樹立和強(qiáng)化信息化管理理念著手，從根本上強(qiáng)化管理部門領(lǐng)導(dǎo)和員工的信息意識(shí)，提高其對(duì)檔案信息化管理的重視度。另外，為了保證檔案管理信息化的順利實(shí)施，還需要有關(guān)部門定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培養(yǎng)，不斷提高管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)、相關(guān)專業(yè)管理技術(shù)以及職業(yè)素養(yǎng)，不斷提高管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。事業(yè)單位還需要不斷完善檔案管理工作人員考核制度，可以通過引進(jìn)有效的激勵(lì)機(jī)制激發(fā)員工的工作熱情，以不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。
3.2加速檔案管理硬件建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要一定的硬件基礎(chǔ)，所以需要相關(guān)部門給予足夠的資金支持，以保證檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備可以提高儲(chǔ)存量和系統(tǒng)的運(yùn)行速度，這樣可以保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開，要注意選擇性能穩(wěn)定的設(shè)備以保障檔案資料的安全性，檔案管理信息建設(shè)中還要通過不斷地?cái)U(kuò)充檔案資料使檔案信息得以不斷的充實(shí)和完善，使其能夠?yàn)闆Q策部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠的文字依據(jù)。
3.3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化中的軟件開發(fā)除了保證硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)外，還需要提高事業(yè)單位檔案管理部門的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，并將檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)升級(jí)納入到檔案管理工作之中。有關(guān)部門要加大對(duì)檔案管理信息化的軟件投入力度，給予足夠的技術(shù)和資金支持，并不斷完善軟件升級(jí)換代工作，以保證事業(yè)單位檔案管理信息化的穩(wěn)步發(fā)展，使其能夠提供更優(yōu)勢(shì)、快捷的服務(wù)。
3.4制定科學(xué)、具體的總體規(guī)劃在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)要注重其可擴(kuò)展性，使檔案信息系統(tǒng)具有更廣闊的發(fā)展空間，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定科學(xué)、合理、具體的檔案管理信息總體規(guī)劃和發(fā)展措施，建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案管理人員提供完善的電子檔案整理、網(wǎng)絡(luò)查詢、瀏覽和下載等服務(wù)，使其成為符合事業(yè)單位發(fā)展、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)管理模式。另外，還要注重對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷的更新，只有這樣才能為事業(yè)單位發(fā)展提供更可靠的技術(shù)保障。
3.5不斷完善檔案管理制度科學(xué)、規(guī)范、合理的檔案管理制度為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的依據(jù)和保障。事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案管理實(shí)際情況制定更詳細(xì)、具體、規(guī)范、科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，并將檔案管理信息化建設(shè)納入到員工獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評(píng)定之中，并對(duì)工作中的失誤實(shí)行責(zé)任追究，這樣更能調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，以加速檔案管理信息化的進(jìn)程，保證檔案管理信息化工作的順利實(shí)施。
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)它對(duì)于社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步也起到不可忽視的促進(jìn)作用，同時(shí)也能夠?yàn)閮?yōu)化事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)提供可靠的依據(jù)。要結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行的規(guī)劃方案，保證對(duì)事業(yè)單位檔案實(shí)行科學(xué)、合理、規(guī)范、有效的管理，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開。
參考文獻(xiàn)：
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一、林業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義
林業(yè)檔案主要為森林資源檔案，即林權(quán)糾紛調(diào)處、退耕還林、集體林改、林區(qū)改造危舊房，林區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，木材采伐、林業(yè)案件查處材料等工作中形成的文件材料。林業(yè)檔案涉及的內(nèi)容比較多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際需要，當(dāng)前科學(xué)技術(shù)以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)逐漸增多，林業(yè)檔案信息的載體逐漸多樣化?？梢允褂糜?jì)算機(jī)硬盤對(duì)林業(yè)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，便于日后的查閱與管理，但是目前林業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還存在著一定的問題，檔案數(shù)量不斷增加，人員以及庫房的需求量逐漸增加，檔案管理的效率也提出了一定的要求。現(xiàn)有檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施與時(shí)展不相適應(yīng)?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步使得現(xiàn)代化的檔案信息載體增加，如光盤等，以上問題都需要林業(yè)檔案管理信息化進(jìn)行解決。
林業(yè)檔案管理信息化管理有助于促進(jìn)檔案管理效率的提升，提高管理水平，保證林業(yè)工作的順利進(jìn)行。微縮技術(shù)等的出現(xiàn)使得林業(yè)檔案管理的形式更加多樣化，儲(chǔ)存的信息數(shù)量更多，信息處理能力也提高了，能夠更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)。
二、林業(yè)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施
1.提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念
林業(yè)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)是信息化時(shí)展的需要，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的共享，是檔案管理發(fā)展進(jìn)步的重要途徑，有助于發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。企業(yè)的管理者需要提高認(rèn)識(shí)和重視，樹立檔案管理信息化的意識(shí)和觀念，保證信息化建設(shè)能夠順利推進(jìn)。企業(yè)管理者應(yīng)將林業(yè)檔案管理信息化建設(shè)變成現(xiàn)實(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，支持這一事業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)鼓勵(lì)與關(guān)注，解放思想，增加資金、設(shè)備以及人才等方面的投入，將林業(yè)檔案管理信息化建設(shè)納入到日常管理工作的重要位置上，努力解決實(shí)際工作中的問題。
2.加強(qiáng)信息化硬軟件設(shè)施的建設(shè)
林業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)需要有完善的辦公軟件，并且具有一定的硬軟件設(shè)施，為林業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供一定的基礎(chǔ)。應(yīng)科學(xué)的利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，保證硬軟件設(shè)施的更新，實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息化管理。檔案管理人員需要利用林業(yè)檔案建設(shè)的優(yōu)勢(shì)作用，找到合適的硬軟件設(shè)備，提高服務(wù)水平。當(dāng)前，作為一種新型的檔案信息載體，電子文件已經(jīng)被廣泛的使用，并已經(jīng)成為代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案的重要手段，促進(jìn)林業(yè)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了良好的發(fā)展。
3.完善檔案管理制度建設(shè)
林業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)還需要有完善的檔案管理制度，企業(yè)的檔案管理部門需要制定完善的檔案管理信息化建設(shè)的制度，為信息化建設(shè)的順利進(jìn)行提供重要的依據(jù)。需要完善檔案管理的技術(shù)規(guī)范，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)以及服務(wù)等，還應(yīng)將其規(guī)范到具體的工作環(huán)節(jié)中，對(duì)工作的各個(gè)步驟進(jìn)行規(guī)范。同時(shí)，做好檔案管理信息化建設(shè)的安全工作，提高安全防范意識(shí)。檔案信息管理人員需要樹立安全防范意識(shí)，規(guī)范自己的日常行為，在日常工作中避免出現(xiàn)危險(xiǎn)。企業(yè)員工需要具有保護(hù)林業(yè)信息安全的意識(shí)。此外，對(duì)于檔案室的資料需要注意防火、防盜，完善安全設(shè)施建設(shè)，保存在計(jì)算機(jī)中的信息，需要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全體系的建設(shè)，建立防火墻，定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查、殺毒，對(duì)林業(yè)檔案信息進(jìn)行備份保存，避免材料丟失無法找回。
4.提高檔案管理人員的信息化管理水平
林業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需要有一支高素質(zhì)能力的專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，檔案管理人員需要努力學(xué)習(xí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門需要為檔案管理人員創(chuàng)造良好的條件，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，通過老帶新的方式，相互幫助，形成梯隊(duì)型的人才。檔案管理人員也應(yīng)認(rèn)識(shí)自身的素質(zhì)能力與新時(shí)期檔案管理工作之間的距離，能夠努力學(xué)習(xí)提升自己，使自己成為合格的檔案管理人員。近年來，信息技術(shù)以及設(shè)備逐漸增多，檔案管理部門也需要積極引進(jìn)具有先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)能力人才，對(duì)檔案管理人員的年齡、知識(shí)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行調(diào)整，使其更好的掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，促進(jìn)林業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)保檔案管理；信息化建設(shè)；必要性；要點(diǎn)解析
伴隨著醫(yī)保制度的不斷完善，對(duì)醫(yī)保檔案管理工作也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，特別是醫(yī)保檔案是保障參保人員“保障一生、記錄一生、服務(wù)一生”重要載體。當(dāng)前處于信息化時(shí)代，全面實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)，不斷改進(jìn)醫(yī)保檔案管理方式，對(duì)于提升醫(yī)保檔案管理水平和能力具有非常重要的作用。
1 實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理工作的信息化的重要性闡述
1.1 從整體上將檔案管理水平進(jìn)行提升
在實(shí)施檔案管理的信息化建設(shè)過程中，可以在相對(duì)繁雜的工作中，使得管理工作者獲得解脫，改善以往單純的編寫目錄并整理、保管檔案等環(huán)節(jié)，同時(shí)能夠?qū)嵤┦占?、編研檔案等工作，進(jìn)而最大程度的利用醫(yī)保檔案，開發(fā)出有價(jià)值信息，切實(shí)的發(fā)揮出管理醫(yī)保檔案的價(jià)值。此外，能夠推動(dòng)實(shí)現(xiàn)征繳擴(kuò)面工作的平穩(wěn)順利展開，確?；鸬陌踩煽?，并促進(jìn)醫(yī)保制度獲得不斷的健全和完善。
1.2 不斷規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容
傳統(tǒng)形式的醫(yī)保檔案管理工作，通常將管理方式以手工管理展開，包括收集、整理、歸類、編號(hào)、入檔、儲(chǔ)存、保管、借閱等環(huán)節(jié)。采取此種檔案管理模式，一方面增加了工作量，另一方面降低工作效率，而且增加勞動(dòng)力，所以導(dǎo)致不能夠良好的發(fā)揮出檔案管理工作的重要性和職能與價(jià)值。在進(jìn)行信息化建設(shè)以后，推動(dòng)醫(yī)保檔案的管理工作具備網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，而且聯(lián)合實(shí)時(shí)化和自動(dòng)化，相關(guān)工作者只需于電腦上錄入需要的數(shù)據(jù)信息，便可輕松的獲得共享，進(jìn)而促進(jìn)了管理工作效率的提升。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理工作的信息化，于檔案管理系統(tǒng)內(nèi)可以實(shí)際需要作為基礎(chǔ)依據(jù)，將檔案庫內(nèi)信息進(jìn)行自動(dòng)生成，并且能夠做出數(shù)據(jù)報(bào)表。此外，通過此種途徑，可以在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)實(shí)施相關(guān)內(nèi)容的查詢以及檢索，可進(jìn)行閱覽等內(nèi)容，進(jìn)而有效的縮減管理檔案花費(fèi)的時(shí)間，對(duì)信息展開良好的管理與控制。
1.3 服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策工作，為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
醫(yī)保檔案管理工作者經(jīng)分類編碼有關(guān)業(yè)務(wù)的檔案并進(jìn)行整理，能夠?yàn)楦骷?jí)領(lǐng)導(dǎo)制定醫(yī)保政策提供有價(jià)值的依據(jù)，同時(shí)對(duì)于有關(guān)的決策工作獲得數(shù)據(jù)信息。在檔案管理于信息化的基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)可經(jīng)計(jì)算機(jī)作為渠道將檔案信息獲得及時(shí)的掌握和了解，在決策制定期間作為參考。此外，以信息化方式實(shí)施檔案的管理工作，也可以將有關(guān)醫(yī)保歷史資料提供給群眾，使服務(wù)工作獲得普遍的滿意度，適應(yīng)參保需求。
2 醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的問題探究
2.1 重視度較低
綜合現(xiàn)在的醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀，存在的住院?jiǎn)栴}是信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)度較低、管理工作者綜合素養(yǎng)不高等。很多人對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)不具有正確的、充分的認(rèn)知度，并且對(duì)其實(shí)現(xiàn)的必要性無準(zhǔn)確定位，觀念相對(duì)落后。通常多數(shù)管理工作者認(rèn)為工作內(nèi)容較為枯燥、服務(wù)對(duì)象較為廣泛，所以缺少工作積極性，導(dǎo)致阻礙信息化進(jìn)程。同時(shí)，對(duì)于老職員而言，掌握的計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)不夠熟練，年輕職員又對(duì)檔案管理中的理論及方法等內(nèi)容掌握不充分，加之有關(guān)培訓(xùn)工作僅僅是表面形式，所以相對(duì)影響了醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)。
2.2 缺乏規(guī)范性
當(dāng)前，醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)內(nèi)容雖然已經(jīng)獲得一定的重視度，并漸漸改善管理模式，積極引進(jìn)先進(jìn)性的技術(shù)設(shè)備，完善了醫(yī)保檔案的管理系統(tǒng)。但是以上工作只是在形式上獲得完整，實(shí)施期間卻將標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息資源有所忽略。例如，對(duì)于軟件的實(shí)用性以及通用性等，還應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)完善并做到統(tǒng)一，如果不能落實(shí)同其相匹配的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，即使具有先進(jìn)設(shè)備以及系統(tǒng)，也不能得到良好的應(yīng)用，延緩信息化建設(shè)發(fā)展速度。
2.3 安全保密性較差
科技的不斷發(fā)展提出了醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)的需求，但在此期間，對(duì)于安全保密工作也產(chǎn)生一定的困難性，泄密風(fēng)險(xiǎn)不斷加大、泄密渠道逐漸增多。在檔案信息泄露的情況下，一方面會(huì)降低醫(yī)保檔案管理工作的效率，另一方面更重要的是對(duì)于參保人員自身利益會(huì)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅和影響。
3 醫(yī)保檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的要點(diǎn)分析
3.1 重視管理工作者素養(yǎng)的培養(yǎng)和提升
進(jìn)行醫(yī)保檔案的管理信息化建設(shè)工作中，構(gòu)建信息化人員團(tuán)隊(duì)是重要環(huán)節(jié)。所以，伴隨檔案管理中應(yīng)用到的諸多信息化技術(shù)，對(duì)于相關(guān)管理工作者而言，通過主動(dòng)的學(xué)習(xí)并掌握熟練的配套技術(shù)，將業(yè)務(wù)素養(yǎng)、能力水平不斷提升，充分的做到與時(shí)俱進(jìn)是關(guān)鍵?；诖?，應(yīng)該積極的展開培訓(xùn)工作，不斷強(qiáng)化及提升信息化建設(shè)意識(shí)度，將工作者的工作熱情不斷激發(fā)，使其具有飽滿的工作熱情認(rèn)真工作，充分利用信息工具實(shí)施檔案信息管理工作，切實(shí)將醫(yī)保檔案管理信息化水平提高。
3.2 推動(dòng)落實(shí)醫(yī)保檔案數(shù)字化管理
信息化建設(shè)期間，應(yīng)該嚴(yán)格的遵循管理制度化以及標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化等原則管理信息資源，因此實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理至關(guān)重要。首先，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫服務(wù)，并以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范操作作為基礎(chǔ)依據(jù)，保障管理工作有效展開；其次，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案資料兼容于數(shù)據(jù)，使得醫(yī)療保險(xiǎn)檔案可以進(jìn)行資源共享，切實(shí)提升醫(yī)保檔案數(shù)字化的管理價(jià)值；最后，因?yàn)闄n案具備連續(xù)性特點(diǎn)，電子檔案文件也存在連續(xù)性，所以在轉(zhuǎn)換信息化期間應(yīng)該對(duì)一些檔案資源進(jìn)行擴(kuò)充，完善原有醫(yī)保檔案信息，獲得不斷健全檔案資料庫。
3.3 開發(fā)利用智能化檢索系統(tǒng)，提升網(wǎng)絡(luò)安全性
不同的醫(yī)保檔案信息使用者于信息需求上具有一定的差異性，基于此種形式，應(yīng)該注重提升醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，通過不斷的開發(fā)以及應(yīng)用智能化檢索系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的提高。經(jīng)過利用先進(jìn)的智能化檢索系統(tǒng)，不同應(yīng)用者展開相應(yīng)的信息查詢，進(jìn)而滿足個(gè)體需要。此外，需要嚴(yán)密控制醫(yī)保檔案管理網(wǎng)絡(luò)資源的安全性，以網(wǎng)絡(luò)訪問控制舉措保護(hù)并防范網(wǎng)絡(luò)安全。
4 結(jié)語
社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展對(duì)于醫(yī)保檔案管理工作提出了信息化管理的要求，為了充分實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案信息化管理，使其可以與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)管理工作者的重視度，通過開拓創(chuàng)新促進(jìn)提升醫(yī)保n案管理的信息化建設(shè)水平，進(jìn)而提供給醫(yī)保事業(yè)更全面、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使醫(yī)保檔案管理工作平穩(wěn)健康的運(yùn)行。
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提到檔案管理信息化，一些人以為把檔案資料輸入到電腦也就實(shí)現(xiàn)管理信息化了，這是一種簡(jiǎn)單化的理解。過去，由于客觀條件限制，以及思想觀念和知識(shí)水平所限，導(dǎo)致人們對(duì)新技術(shù)、新流程、新理念不去主動(dòng)接受和學(xué)習(xí)，在實(shí)施信息化過程中，會(huì)受到人為觀念的影響。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的必然要求，是以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)、信息資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、信息人才為依托、政府財(cái)政支持及各類政策為保障的綜合體系。
現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的應(yīng)用、發(fā)展、推廣與提高，推動(dòng)了檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。信息化的應(yīng)用加快了檔案資源的開發(fā)進(jìn)程，有效提升了現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展水平，推動(dòng)了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。與此同時(shí)，在有效儲(chǔ)存檔案信息與文件管理的實(shí)踐操作中，進(jìn)一步促進(jìn)了信息記錄收集、查詢檢索、儲(chǔ)存管理以及人員素質(zhì)等方面的提高，使得檔案管理信息化建設(shè)水平得到了整體性提升。檔案管理信息化有效地保存了機(jī)關(guān)、企（事）業(yè)以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中所直接形成的具有價(jià)值的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄，完整地記述了人類活動(dòng)的相關(guān)重要信息，為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展奠定了重要的信息儲(chǔ)存基礎(chǔ)。
一、檔案管理信息化建設(shè)理念確立
何為檔案信息化？就是指在檔案管理實(shí)際工作中，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)對(duì)所記錄的檔案信息進(jìn)行錄入、檢索、管理與開發(fā)等，全面記錄信息存儲(chǔ)的全過程。檔案信息化可達(dá)到為社會(huì)發(fā)展提供良好的服務(wù)支撐作用，有效保存人類社會(huì)活動(dòng)在歷史發(fā)展進(jìn)程中的重要信息，具有深遠(yuǎn)意義和重要影響。簡(jiǎn)言之，檔案是具有保存價(jià)值的文字、音像等形式的歷史記錄，是信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式存在的各種問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。當(dāng)下，檔案管理的發(fā)展也應(yīng)順應(yīng)新形勢(shì)的要求，在積極推進(jìn)檔案管理工作中，應(yīng)逐步加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)以信息化建設(shè)為核心。在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，要有效整合和利用信息資源為經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。充分發(fā)揮對(duì)檔案信息的儲(chǔ)存、檢索與管理作用，將檔案管理模式從實(shí)體模式向信息化模式轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形態(tài)，形成檔案信息的收集、保管與使用于一體的完整數(shù)字化形態(tài)，使之在信息化的時(shí)代下，能夠提供更加有效、方便、快捷的檔案信息服務(wù)機(jī)制。
同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是發(fā)展檔案管理的重要途徑。因此，在檔案管理發(fā)展過程中，要大力提升檔案管理工作人員現(xiàn)代化理念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期、全面、系統(tǒng)培訓(xùn)，從源頭提高檔案管理工作人員的管理水平，強(qiáng)化檔案管理工作人員素質(zhì)，健全現(xiàn)代化的檔案保護(hù)與管理技術(shù)相互配套的機(jī)制，進(jìn)而能夠更好地發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的功能與作用。在檔案管理工作實(shí)踐操作中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員科學(xué)技術(shù)水平培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的人才儲(chǔ)備。一方面，牢固樹立科技進(jìn)步與現(xiàn)代管理理念，提高對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，使其能夠及時(shí)有效地更新檔案管理的知識(shí)儲(chǔ)備與技能的熟練程度，充分調(diào)動(dòng)廣大檔案管理工作人員的積極性，形成良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制；另一方面，通過引進(jìn)精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和軟件開發(fā)等技能專業(yè)人才，加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)程，使之從源頭上強(qiáng)化現(xiàn)代檔案管理理念，提高檔案管理工作效率，逐步提升檔案管理信息化的建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展方向與要求，與當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展方向相一致，努力提升檔案管理的發(fā)展步伐。
二、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫管理與建設(shè)
檔案管理信息化建設(shè)，是以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)的，通過將檔案信息的全部?jī)?nèi)容錄入到電腦等電子設(shè)備中，并按照一定格式形成分門別類的檔案材料，使之形成電子檔案的形式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的整理、錄入、分類等有效集合，達(dá)到檔案資源的高度共享，提高檔案管理的工作效率。因此，檔案管理信息化建設(shè)，有效解決了傳統(tǒng)檔案管理的嚴(yán)重弊端，更加安全可靠地保存了檔案信息的完整性，從而為更好地研究檔案材料和開發(fā)檔案資源提供重要的物質(zhì)保障。
檔案管理信息化建設(shè)同樣也離不開對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫管理的建設(shè)，這是對(duì)檔案信息化建設(shè)更深層次的發(fā)展與深入，能夠有效地推動(dòng)檔案資源的合理存放與相互共享，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案信息存儲(chǔ)，促進(jìn)相關(guān)數(shù)據(jù)資源的整合與聯(lián)動(dòng)，強(qiáng)化檔案信息之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，為推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)提供重要的動(dòng)力支持。因此，檔案管理信息化建設(shè)的工作應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)裝備，加快提高檔案數(shù)據(jù)庫管理建設(shè)的發(fā)展步伐，努力發(fā)揮檔案管理信息化的處理功效，充分提升檔案信息化發(fā)展水平，使其在檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，加快構(gòu)建現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)庫管理建設(shè)。利用所配備的先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備條件，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和檔案數(shù)字化技術(shù)，大力推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息全程跟蹤與記錄，確保檔案信息的客觀性與準(zhǔn)確性，使之能夠有效地利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全程監(jiān)控與管理。
在檔案數(shù)據(jù)庫管理的系統(tǒng)中，實(shí)行檔案資源的自動(dòng)化處理裝置。首先，配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，將低質(zhì)量的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，這也就必須依靠網(wǎng)絡(luò)，配備現(xiàn)代信息化設(shè)備?，F(xiàn)實(shí)中，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋，采用高容量的儲(chǔ)存載體，運(yùn)用行業(yè)“地面通信骨干網(wǎng)”實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞、交流共享等尤為重要。同時(shí)，我們還要通過對(duì)檔案信息的收集、整理、查詢、全程跟蹤與記錄，更好地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫管理潛力，努力開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，使之為檔案工作發(fā)展注入新鮮活力，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫管理廣泛應(yīng)用，為檔案工作現(xiàn)代化可持續(xù)發(fā)展提供充足的動(dòng)力保障。
此外，在檔案數(shù)據(jù)庫管理實(shí)踐過程中，應(yīng)充分利用數(shù)據(jù)化檔案信息的優(yōu)點(diǎn)，加快紙質(zhì)檔案的快速轉(zhuǎn)化與分類歸檔，確保電子檔案儲(chǔ)存的品質(zhì)與質(zhì)量，努力構(gòu)建一整套完整的現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)庫管理，使之能夠更加有效地保護(hù)好現(xiàn)存的檔案信息，實(shí)現(xiàn)安全、高效的檔案數(shù)據(jù)庫管理模式，建設(shè)更加強(qiáng)大的數(shù)據(jù)化檔案信息數(shù)據(jù)庫。
三、建立健全檔案管理體制機(jī)制
在檔案管理的發(fā)展進(jìn)程中，健全檔案管理機(jī)制，能夠有效地保存檔案信息的收集、儲(chǔ)存與使用，并以此適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)要求，滿足現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制的健康運(yùn)行，這是檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)在調(diào)控裝置的客觀要求。因此，應(yīng)當(dāng)努力健全檔案管理機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理業(yè)務(wù)的技術(shù)流程，使其能夠充分細(xì)化構(gòu)建電子檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)與步驟。在此基礎(chǔ)上，將紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化成電子檔案，確保電子檔案的安全性與可靠性，使其能夠充分保管好現(xiàn)存的電子檔案，發(fā)揮其功能與效用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的服務(wù)機(jī)制。
在保障機(jī)制上，進(jìn)一步地加強(qiáng)監(jiān)督與檢查力度，利用現(xiàn)代化儀器設(shè)備，做好對(duì)文檔病毒查殺以及漏洞檢測(cè)等問題，及時(shí)處理這些相關(guān)文檔所存在的漏銅，防止信息被篡改、刪除等現(xiàn)象。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員責(zé)任心培養(yǎng)，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理與歸類相應(yīng)檔案信息，協(xié)調(diào)各個(gè)檔案部門之間的配合，加快整合電子檔案工作，使其能夠有效地提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)檔案管理工作能夠高效、合理地運(yùn)行，保證檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。
開展標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行的工作流程，應(yīng)當(dāng)通過制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范相應(yīng)的技術(shù)流程，使之能夠完整規(guī)定電子檔案從制定、采錄，以及最后的存貯，都要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，細(xì)化分類各個(gè)環(huán)節(jié)與步驟，確保各項(xiàng)工作都能按照規(guī)范的技術(shù)流程進(jìn)行。嚴(yán)格檔案的分類與管理，使其有效發(fā)揮檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)上的使用效率，落實(shí)嚴(yán)格的監(jiān)督制度和責(zé)任制度，有效保證檔案信息的準(zhǔn)確性，提高檔案信息保管的安全性，從而能更好地實(shí)現(xiàn)檔案資料和信息的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，為檔案管理工作的有效開展提供充足的保障，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的更加完善與創(chuàng)新。
建立規(guī)范的檔案管理機(jī)制，是檔案管理現(xiàn)代化的客觀提要求。因此，在建立健全檔案管理機(jī)制中，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理制度，健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)關(guān)鍵、規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作和步驟；制定必要的措施，確保電子檔案的完整性；要統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)?范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。
四、確保檔案管理信息化的安全性
檔案管理信息化的安全問題不容忽視。一方面，檔案管理者在檔案管理信息化過程中，可能只注重檔案信息的流轉(zhuǎn)和溝通，只是注重檔案信息的參考和借鑒作用，忽視檔案憑證作用這一根本問題。檔案的實(shí)體是檔案發(fā)揮憑證作用的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，檔案實(shí)體被忽視，其安全性就得不到不保障。在檔案信息使用過程中，一些人會(huì)只注重檔案信息使用，忽視信息使用過程中存在的安全問題。這里有信息存儲(chǔ)實(shí)體安全和檔案信息流轉(zhuǎn)安全，這就要求檔案管理者注重檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的穩(wěn)定性、安全性。另一方面，個(gè)人檔案信息的泄露也是一個(gè)不容忽視的問題。對(duì)于個(gè)人檔案信息，要規(guī)范取閱，不能任其借閱，要嚴(yán)格程序，避免流失。對(duì)于那些弄虛作假行為堅(jiān)決制止，避免虛假檔案出現(xiàn)。
另外，建設(shè)復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍任務(wù)艱巨。這里，我們要提高檔案管理人員的信息化意識(shí)，提高檔案管理人員的信息化工作技能，沒有一支過硬的檔案工作的管理和技術(shù)隊(duì)伍，是干不好檔案工作的。對(duì)于檔案管理人員來說，檔案管理信息化可謂是一個(gè)全新領(lǐng)域，每個(gè)現(xiàn)代檔案人都要學(xué)習(xí)通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，更需要學(xué)習(xí)與檔案管理信息化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。要積極與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員溝通，并參與到管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用中去。實(shí)踐證明，只有業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍，才能保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。
五、實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的深層次挖掘
強(qiáng)化信息意識(shí)和信息理念，變靜態(tài)信息為動(dòng)態(tài)信息搞好信息資源開發(fā)利用，克服“等”的思想。要重視檔案的繼承性，對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面開發(fā)利用。檔案的開發(fā)利用是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的必然趨向，很多有價(jià)值的檔案信息資源需要我們檔案人深入挖掘，實(shí)現(xiàn)其為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的助力作用?，F(xiàn)實(shí)中，我們有許多有價(jià)值的檔案被閑置，多數(shù)有歷史文化價(jià)值的檔案信息未被開發(fā)利用，實(shí)在是一件可惜的事情。為此，檔案工作者或檔案研究者要潛心研究有文化價(jià)值的檔案資源，為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供支持。實(shí)現(xiàn)可分類檢索拷貝、按類儲(chǔ)存、實(shí)驗(yàn)傳遞等，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫管理。
檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中扮演著十分重要的角色，能夠有效地記錄檔案信息全程，實(shí)現(xiàn)信息資源有效利用與相互共享。因此，在建設(shè)檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步健全有效的檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。在保障信息化建設(shè)以及數(shù)據(jù)安全正常運(yùn)行前提下，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，健全科學(xué)、合理、高效的檔案管理機(jī)制，從而為更好地建設(shè)檔案管理信息化提供助力，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面落實(shí)。
［關(guān)鍵詞］信息化 檔案 管理
［中圖分類號(hào)］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1009－5349（2010）11－0062－01
一、必須加快檔案管理基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)
檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，是檔案信息資源建設(shè)的保障，是成功建設(shè)各項(xiàng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設(shè)的平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。首先，我們要加強(qiáng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡(luò)的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)。其次，要加強(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)，使其較好地應(yīng)用于檔案網(wǎng)絡(luò)之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。再者，要對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，需要建立各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息服務(wù)的整體水平。
二、檔案管理信息化與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展
檔案信息資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對(duì)歷史的一種真實(shí)的、有效的記錄，是國(guó)家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設(shè)電子政務(wù)過程中不可缺少的重要信息資源。我們應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)融入于國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境內(nèi)，在依法行政、政務(wù)公開的大局中去思考，合理建設(shè)，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設(shè)作為檔案部門目前和以后的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來做，而且同時(shí)也要把檔案信息化建設(shè)工作作為政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。
三、提高檔案管理現(xiàn)代化水平
在信息資源洶涌澎湃的當(dāng)今社會(huì)，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設(shè)能否良好運(yùn)行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門能否順利進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代管理學(xué)中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實(shí)際工作，在實(shí)踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會(huì)中先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動(dòng)化。
四、加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)人才的培養(yǎng)
在信息化社會(huì)中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時(shí)又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對(duì)這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，加大其培養(yǎng)力度，采用科學(xué)的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強(qiáng)化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技人才為骨干的檔案管理隊(duì)伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對(duì)現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。此外，對(duì)檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進(jìn)，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時(shí)調(diào)整檔案信息管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。
五、統(tǒng)一檔案信息資源管理規(guī)范
社會(huì)發(fā)展帶動(dòng)各地區(qū)城市化進(jìn)展加速，地鐵建設(shè)已經(jīng)成為各地發(fā)展的重要內(nèi)容，需要充分重視地鐵工程檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。一方面，信息時(shí)代下，檔案管理部門需要加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理工作的科學(xué)性，保證地鐵工程更好的服務(wù)于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展；另一方面，檔案信息化建設(shè)是資料管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。可充分提高地鐵建設(shè)項(xiàng)目中信息化作業(yè)的效率和效果。為此，需要加強(qiáng)檔案管理制度的強(qiáng)化，提高作業(yè)團(tuán)隊(duì)的綜合實(shí)力，保證檔案管理工作朝著信息化方向順利發(fā)展。
二、地鐵檔案管理信息化建設(shè)中的問題
（一）信息化技術(shù)落后
國(guó)內(nèi)信息化發(fā)展速度較慢，存在經(jīng)驗(yàn)欠缺、進(jìn)展受限的狀況，整體管理效率、管理質(zhì)量差，甚至?xí)霈F(xiàn)信息紊亂的狀況。技術(shù)落后是導(dǎo)致地鐵檔案管理工作失誤的主要原因，一定程度上會(huì)增加相關(guān)作業(yè)人員的作業(yè)量，嚴(yán)重阻礙了地鐵行業(yè)的發(fā)展。
（二）檔案存儲(chǔ)信息不完整
地鐵檔案管理信息化建設(shè)中，需要將紙質(zhì)材料進(jìn)行電子化，該環(huán)節(jié)極易發(fā)生輸入錯(cuò)誤的狀況，還會(huì)發(fā)生信息流失、信息失效等狀況。轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)中，相關(guān)作業(yè)人員的工作能力十分關(guān)鍵，人員綜合能力差是地鐵檔案信息發(fā)生失真、紊亂、失效的主要原因，導(dǎo)致電子化信息無法發(fā)揮其應(yīng)用的功效，反而會(huì)增加后期查找時(shí)間，對(duì)地鐵運(yùn)行便利度具有負(fù)面作用。
（三）人員管理、管理體系的問題
我國(guó)管理體系的受重視度較低，地鐵檔案管理也存在這一不足。主要體現(xiàn)是管理人才缺失、管理手段守舊、管理制度不完善，最終后果是地鐵檔案管理質(zhì)量偏低，無法順利進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)。即使部分地區(qū)進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，但是不完整性等狀況嚴(yán)重阻礙了信息化建設(shè)的發(fā)展。
三、檔案管理信息化建設(shè)的方法
（一）技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)引進(jìn)
針對(duì)地鐵檔案信息化的技術(shù)問題，其改善方法一般分兩個(gè)方向：第一、引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)技術(shù)，結(jié)合國(guó)內(nèi)地鐵工程狀況進(jìn)行改進(jìn)，然后投入使用；第二、結(jié)合當(dāng)下國(guó)內(nèi)現(xiàn)有科技條件進(jìn)行研發(fā)、創(chuàng)新，找到行之有效的技術(shù)方法。前者見效快，后者發(fā)展前景更廣闊，具有更突出的優(yōu)勢(shì)。相關(guān)管理人員必須選擇有效措施，及時(shí)進(jìn)行地鐵檔案管理信息化工作的全面化建設(shè)。
（二）制定并完善相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)
地鐵項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)中，需要嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)。一方面，文件歸檔中需要建立完善的歸檔制度，對(duì)具有保存價(jià)值的資料、文件等，結(jié)合《電子文檔歸檔管理規(guī)范》進(jìn)行管理，及時(shí)制定嚴(yán)格的管理制度。另一方面，考慮到電子檔案管理制度，需要加強(qiáng)各部門職責(zé)的劃分，提高電子檔案信息化建設(shè)的全面性。
（三）紙質(zhì)文件、電子文件的同步管理
紙質(zhì)文件、電子文件各具特色，地鐵檔案信息化管理中，需要對(duì)二者進(jìn)行同步管理。首先，檔案錄入環(huán)節(jié)中，各部門需要加強(qiáng)錄入內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高二者同步管理的有效性；其次，為了保證電子存檔的真實(shí)度，需要相關(guān)作業(yè)人員具有認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，避免人為原因?qū)е碌腻e(cuò)誤；再者，建設(shè)方紙質(zhì)文件的整理中，需要加強(qiáng)完整性考慮，并及時(shí)進(jìn)行掃描入庫，避免歸檔不及時(shí)引發(fā)的負(fù)面問題。
（四） ??化電子文件的監(jiān)督管理
第一、信息化建設(shè)中，電子文件的管理需要保證全程監(jiān)控，尤其是前期監(jiān)控；第二、為了保證電子存檔資料的安全性，交接過程中，需要對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面檢測(cè)，避免技術(shù)問題引發(fā)的危害；第三、電子文件具有可更改、可刪除的特點(diǎn)，因此地鐵項(xiàng)目檔案管理中，需要加強(qiáng)檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃控制，相關(guān)部門需要及時(shí)進(jìn)行文件的采集、存檔、備份等操作，工作中存在問題需要及時(shí)進(jìn)行解決。
（五）加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)
檔案管理工作具有一定特殊性，相關(guān)管理人員需要具有一定能力：專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、遵守相關(guān)規(guī)范制度、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。為了保證地鐵檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)展，對(duì)相關(guān)管理人員的要求更高。電子檔案管理中，主要處理對(duì)象是：信息數(shù)字化、文檔一體化等工作，與傳統(tǒng)紙質(zhì)作業(yè)存在一定差異。因此，需要加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的有效性。注重整個(gè)作業(yè)團(tuán)隊(duì)綜合能力的培養(yǎng)，尤其是計(jì)算機(jī)操作、檔案建立、網(wǎng)絡(luò)安全、資源開發(fā)等方面的培養(yǎng)，檔案管理人員定期參加培訓(xùn)，可讓其認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性，更好的使用檔案管理工具；其次，需要及時(shí)引進(jìn)新人才，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合能力；再者，管理人員需要了解法律規(guī)范內(nèi)容，保證信息化建設(shè)環(huán)節(jié)遵紀(jì)守法，保證各類檔案資源的統(tǒng)一集中管理。
（六）完善電子文件的控制
地鐵建設(shè)施工中，需要加強(qiáng)電子文件的控制，該工作復(fù)雜度高、細(xì)致性強(qiáng)，需要各方密切配合，遵守相關(guān)法律法規(guī)，從而保證信息化管理的有效性。首先，檔案管理人員需要對(duì)項(xiàng)目工程具有一定了解，如施工進(jìn)度、技術(shù)要求等，這是后期管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，可提高檔案管理的針對(duì)性，保證管理工作落實(shí)到位；其次，進(jìn)一步建立相關(guān)規(guī)定，并及時(shí)作出動(dòng)態(tài)調(diào)整，建設(shè)項(xiàng)目電子文檔歸類中，需要加強(qiáng)整個(gè)做法的完善。文件控制中，需要及時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，如加強(qiáng)與質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)的溝通，可明確質(zhì)量管理的具體要求；再者，結(jié)合當(dāng)下法律法規(guī)，制定更加完善的措施。一般可依照《檔案法》進(jìn)行管理措施的優(yōu)化，保證管理工作順利開展，提高整個(gè)檔案信息的安全性。提高對(duì)資料數(shù)據(jù)庫維護(hù)工作的重視度，避免數(shù)據(jù)更新不及時(shí)等引發(fā)真實(shí)度下降，同時(shí)可降低系統(tǒng)故障等導(dǎo)致的信息丟失等問題。
一、檔案信息化建設(shè)是單位可持續(xù)發(fā)展的必然要求
（一）檔案是單位重要信息資源。從信息資源角度來說，檔案是單位在管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)或企業(yè)具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，它是企業(yè)內(nèi)生的最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的原生信息，是企業(yè)重要的信息資源；從知識(shí)資源角度來說，檔案不僅記錄了單位發(fā)展的歷史，而且記載了單位所形成和積累的知識(shí)，記錄了單位在管理活動(dòng)中形成的對(duì)單位有保存和利用價(jià)值的各種形式的文件、圖紙、報(bào)表等材料，是單位重要的知識(shí)資源。數(shù)字檔案信息出現(xiàn)以后，突破了時(shí)間和空間的限制，不論是文書部門形成的電子文件還是館藏檔案數(shù)字化后形成的檔案信息，其產(chǎn)生都是在計(jì)算機(jī)環(huán)境中進(jìn)行的。信息技術(shù)的應(yīng)用改變了現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)中的工作方式，在信息時(shí)代，幾乎所有的組織機(jī)構(gòu)都使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理自己需要的信息資源。
（二）信息化建設(shè)提升檔案資源價(jià)值和檔案綜合管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理給檢索、保管和利用帶來了一系列問題。由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。因此，信息化管理成為最佳技術(shù)手段。檔案管理部門應(yīng)規(guī)劃并實(shí)施檔案管理的組織體系建設(shè)策略、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)策略和信息化建設(shè)策略，在實(shí)踐中落實(shí)信息資源管理理念，構(gòu)建與單位發(fā)展同步的檔案管理最佳模式。
（三）信息化是深化檔案服務(wù)，促進(jìn)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。信息技術(shù)的進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的興起為我國(guó)檔案館利用后發(fā)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了機(jī)遇，同時(shí)，信息技術(shù)在檔案中的應(yīng)用已得到廣泛認(rèn)可。信息化檔案為檔案管理人員提供了全面、權(quán)威的專業(yè)資料以及相關(guān)檔案法規(guī)等各項(xiàng)知識(shí)，拓寬了管理人員的行業(yè)視角和知識(shí)面，在日常實(shí)施檔案管理過程中能起到很好的幫助、指導(dǎo)作用，有效地促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)力的發(fā)展。無論是從社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
二、現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)策略
（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要重視檔案資源信息化建設(shè)工作。檔案信息化是國(guó)家信息化的重要組成部分，也是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的火車頭。抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機(jī)遇。單位領(lǐng)導(dǎo)要真正把檔案資源信息化建設(shè)作為公共財(cái)富加以開發(fā)利用，樹立全新的檔案資源信息化理念，有與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的管理思路，加大經(jīng)費(fèi)投入，大力推動(dòng)檔案資源信息化建設(shè)。檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計(jì)算機(jī)化方向發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)及其他存儲(chǔ)模式等先進(jìn)手段，對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。
（二）加強(qiáng)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)和手段。由于電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，因此在文件的管理上，應(yīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。按照國(guó)家規(guī)定的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一著錄項(xiàng)目，統(tǒng)一檢索語言，規(guī)范制作數(shù)據(jù)，規(guī)范檢索標(biāo)識(shí)，以保證檔案數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確與完整，對(duì)于過渡時(shí)期的傳統(tǒng)文檔不能及時(shí)處理的不能隨便堆放，必須進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，并注意妥善保存，防止損壞丟失。
（三）檔案部門要做好對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)字設(shè)備中形成的電子文件（數(shù)據(jù)）的采集、歸檔、存儲(chǔ)和管理工作。檔案工作是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的工作。就歷史而言，檔案工作始終承擔(dān)著珍存記憶的職責(zé)。檔案從本質(zhì)上而言是一種歷史記錄，珍存記憶是檔案工作的最基本職能，也是檔案工作實(shí)現(xiàn)其他功能的基礎(chǔ)。因此，在檔案信息化建設(shè)的設(shè)計(jì)過程中要充分考慮到檔案信息的數(shù)據(jù)流程、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式、安全性，充分利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以網(wǎng)站的形式來管理和利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，同時(shí)，要做好對(duì)已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的工作，為單位提供可靠的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。
三、結(jié)束語
檔案信息化建設(shè)是信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案管理工作中前所未有的一場(chǎng)技術(shù)革新，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理的方向，更是單位發(fā)展提供信息來源和決策依據(jù)的支持。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；建設(shè)
在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國(guó)家明確提出的“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，到國(guó)家檔案局提出的“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案管理和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。
檔案信息化是指檔案管理模式從過去的以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案實(shí)體這種主要形式為社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。其涵蓋以下四個(gè)方面的內(nèi)容：第一，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，必將引發(fā)檔案管理模式的變革。
一、檔案管理信息化的內(nèi)容
1.信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。
2．檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。
3.檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于中國(guó)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
4．檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣，關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。
5.信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。這是檔案信息化成功之本，對(duì)其他各個(gè)要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。
二、檔案管理信息化的建設(shè)途徑
應(yīng)該遵循適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，改進(jìn)思路，從各方面強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)。
1.加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)、專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等。繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。
2．加快提高檔案現(xiàn)代化管理水平。從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時(shí)代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識(shí)“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對(duì)此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。
3．改革檔案信息服務(wù)方式。信息時(shí)代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)i檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識(shí)開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。一是計(jì)算機(jī)管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)了；二是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點(diǎn)，可廣泛用于檔案信息全文檢索、查詢服務(wù)；三是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如郵電信息網(wǎng)絡(luò)等，將檔案信息出去，使利用者在不同地域、不同時(shí)空利用檔案；四是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國(guó)家公用信息網(wǎng)和國(guó)際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù)；六是視聽傳播服務(wù)。運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
4．培養(yǎng)人才，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。信息化時(shí)代，一切競(jìng)爭(zhēng)，最終都反映在人才的競(jìng)爭(zhēng)上。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計(jì)內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，使其拓寬知識(shí)面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識(shí)儲(chǔ)備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計(jì)算機(jī)知識(shí)的比例，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時(shí)。
5．加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展極大地促進(jìn)了業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務(wù)系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長(zhǎng)久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國(guó)的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對(duì)這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價(jià)值取向，對(duì)電子文件的管理要素的控制，不能取代對(duì)檔案價(jià)值的判斷和對(duì)文件的取舍。特別是在信息膨脹的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。目前，我國(guó)很多地方正在積極建設(shè)網(wǎng)絡(luò)文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是，對(duì)分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理，有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡(luò)建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導(dǎo)，在電子文件運(yùn)動(dòng)整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時(shí)代，這一點(diǎn)尤為重要。
