時(shí)間：2023-06-07 09:14:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程檔案的管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
Abstract: urban building itself and infrastructure engineering archives is urban planning and construction in the process of development of two results. Project files itself recorded not only the human engineering thought technology, it is also an important legal responsibility to verify project basis. And the management of engineering materials at the industry also has very important function, this paper engineering materials and engineering archives of the content of the management and application were discussed.
Keywords: engineering materials; Project files; management
一、工程技術(shù)材料管理
(一)工程技術(shù)材料的重要性及存在的管理問題。
工程技術(shù)材料具有備查與追究事故責(zé)任的功能，它是記錄并反映了整個(gè)工程的歷史記錄，其形式主要有文字、音頻視頻、圖紙、圖文文件等等，它是工程單位從工程的開工至工程結(jié)束這個(gè)過程中逐步形成的。因?yàn)楣こ碳夹g(shù)材料具有的可備查性，所以管理好工程技術(shù)材料顯得尤為重要。
現(xiàn)階段，很多工程單位的工程技術(shù)材料的編制及審核中還存在很多不符合規(guī)范的地方，例如：用圓珠筆填寫表單、技術(shù)負(fù)責(zé)簽名并不真實(shí)等等問題。那么工程技術(shù)材料的可備查性就大打折扣，技術(shù)材料的價(jià)值更無從談起，當(dāng)然也就不能作為質(zhì)量事故分析的佐證。
(二)工程技術(shù)材料管理的突出問題及改進(jìn)建議
(1)工程技術(shù)材料真實(shí)性存疑
隨著電腦的普及發(fā)展，很多領(lǐng)域依賴電腦進(jìn)行日常工作的單位企業(yè)越來越多，現(xiàn)在很多工程技術(shù)材料都是在電腦中進(jìn)行編制并完成的（包括技術(shù)負(fù)責(zé)人簽名、質(zhì)量驗(yàn)收記錄及實(shí)測(cè)偏差值）。利用電腦編制工程技術(shù)材料方便高效并兼顧美觀，但是這樣編制而成的技術(shù)材料若稍加改動(dòng)就可以套用在其它的工程項(xiàng)目上，近而技術(shù)材料的真實(shí)性得不到有效的保證。因此，工程技術(shù)材料的編制必須嚴(yán)格按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定由工程材料技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行手寫。
另外，在實(shí)際的工作中，工程技術(shù)材料由工程材料整理員代簽的現(xiàn)象較為普遍。這樣一來，如果出現(xiàn)質(zhì)量事故，那么相關(guān)責(zé)任人很難明確，這給事故的處理加大了難度。綜上所述，工程技術(shù)材料的相關(guān)負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，明確負(fù)責(zé)，該誰簽名就得簽，不得找人代簽，工程技術(shù)材料的核對(duì)員要認(rèn)真核對(duì)，發(fā)現(xiàn)若有代簽、偽造簽名的情況必須立即提出并糾正、批評(píng)。
(2)工程技術(shù)材料的質(zhì)量存在問題
由于管理不嚴(yán)加上檢查不力等等因素，很多時(shí)候工程單位不能把好技術(shù)材料的質(zhì)量關(guān)。往往都是在迎接檢查時(shí)，工程單位通知材料員到現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)編制如原始數(shù)據(jù)、記錄、驗(yàn)收表等等。因此，建設(shè)單位要加大對(duì)工程技術(shù)材料的監(jiān)督和管理，不符合行業(yè)規(guī)范的堅(jiān)決不能出具合格試驗(yàn)報(bào)告。
(3)人們對(duì)工程技術(shù)材料管理重視不足
實(shí)際工作中，人們對(duì)工程技術(shù)材料管理的認(rèn)知停留在編寫和歸檔上。如果工程當(dāng)時(shí)遇到問題，人們往往慣性的找到參與設(shè)計(jì)建設(shè)的人員來了解回憶，然后根據(jù)建設(shè)人員的回憶推定相關(guān)技術(shù)問題，或是憑著“經(jīng)驗(yàn)值”來推定技術(shù)問題。不出現(xiàn)重大質(zhì)量問題都不會(huì)去查證技術(shù)材料。因此，要建立起對(duì)工程技術(shù)材料的重視，不要等出了事才調(diào)出材料用來分清責(zé)任，應(yīng)有效的利用工程技術(shù)材料來為建設(shè)保駕護(hù)航。
二、工程檔案管理
(一)建立工程檔案管理
工程檔案不僅是建筑規(guī)劃及使用、建筑改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)，更是工程負(fù)責(zé)查證的重要法律依據(jù)，同時(shí)它更是工程建設(shè)的潛在生產(chǎn)力。目前，隨著工程建設(shè)的飛速發(fā)展，工程檔案越來越受到人們的關(guān)注和重視，當(dāng)務(wù)之急一定要做好工程檔案管理工作。工程檔案是工程發(fā)展與建設(shè)中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，不可缺少。相關(guān)部門一定要引起高度重視。相關(guān)部門要組建檔案中心，將工程文書、工程基建等各類檔案統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理員來負(fù)責(zé)管理工作。
(二)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
管理―――顧名恩義，強(qiáng)調(diào)“管”與“理”兩方面。針對(duì)于檔案管理，在實(shí)際的工作中不能忽視“管”，但同時(shí)更重要的是“理”。不能只將收到的工程材料等簡(jiǎn)單的分裝入庫就算完成任務(wù)，更要注意科學(xué)的編制排列并分類，制定檢索工具，這樣保證工程資料可以隨時(shí)快速的調(diào)檔以便查證。而在實(shí)際工作中，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理人員對(duì)檔案的分類排列、鑒定、編目等方面的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)相當(dāng)?shù)娜狈ΑＴ诮ㄖこ贪l(fā)展如火如荼的今天，對(duì)工程檔案管理員的要求也非常嚴(yán)格，有關(guān)檔案管理員、資料員必須持證上崗，同時(shí)相關(guān)單位還要對(duì)工程檔案的管理人員定期進(jìn)行工程檔案管理有關(guān)方面的培訓(xùn)、相關(guān)問題及標(biāo)準(zhǔn)的講解，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識(shí)，以此保障工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)理論水平和實(shí)際操作能力。
(三)將工程檔案管理要求列入工程合同與職責(zé)
“工程合同制”、“工程項(xiàng)目法人制”、“工程監(jiān)理制”等等制度的建立體現(xiàn)出人們對(duì)超前控制手段的認(rèn)識(shí)與利用。這些制度在為工程管理規(guī)范化上起到了促進(jìn)的作用，同樣的，其制度也對(duì)工程資料檔案管理提出了更嚴(yán)更高的要求，其制度對(duì)工程檔案管理人員的責(zé)任與義務(wù)的要求進(jìn)行了更為具體的明確，將其制度化，形成工程檔案管理的水平與檔案員的自身利益掛鉤，并將工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平計(jì)入考評(píng)范圍。
(四)建立同步化管理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的過程控制
檔案管理部門應(yīng)與基礎(chǔ)建設(shè)部門建立工作上良好的聯(lián)系制度，同步掌握工程建設(shè)中的動(dòng)態(tài)。在工程建設(shè)開始時(shí)就要向基礎(chǔ)建設(shè)部門的主要負(fù)責(zé)人提出工程檔案管理、文件歸檔的要求，及時(shí)建立文件等的登記制度，遵照基礎(chǔ)建設(shè)的各個(gè)程序的各個(gè)階段文材料的自然形成規(guī)律，保證文件與文件間的聯(lián)系，對(duì)于往來的文件要逐一記錄在案。檔案管理方應(yīng)根據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)方文件的特點(diǎn)，給予指導(dǎo)，主動(dòng)向工程項(xiàng)目資料員提供幫助，指導(dǎo)其進(jìn)行對(duì)檔案的初步分類與組卷。同時(shí)，根據(jù)工程的進(jìn)度，工程檔案管理員會(huì)同工程項(xiàng)目資料員一起與工程監(jiān)理工程師進(jìn)行有效的溝通，交流意見，統(tǒng)一看法，最終分工明確，這樣可以避免由于工作上缺乏溝通而引起的工作環(huán)節(jié)脫節(jié)，理解不統(tǒng)一，近而相互推諉責(zé)任的現(xiàn)象。如果在工作中，在檔案的管理上出現(xiàn)爭(zhēng)議，要馬上反應(yīng)給基礎(chǔ)建設(shè)方的負(fù)責(zé)人并解決協(xié)商出解決辦法。由于工程檔案在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)檔案文件等調(diào)閱頻繁，因此基礎(chǔ)建設(shè)部門必須建立嚴(yán)格的工程檔案借閱制度。這樣在工程進(jìn)行中，不僅可以保證隨時(shí)調(diào)用工程檔案進(jìn)行查閱，在這基礎(chǔ)上還可以做到多而不亂，保證工程檔案文件的完整性。
(五)把好工程檔案文件驗(yàn)收關(guān)
驗(yàn)收前，基礎(chǔ)建設(shè)部門應(yīng)要求工程有關(guān)方（包括施工方、設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方等）進(jìn)行檔案資料的自查。對(duì)工程的具體情況、概況、文件處理、各類資料的歸檔等情況附加專項(xiàng)說明，從而形成工程檔案樣本，工程檔案管理人員可在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，實(shí)際指導(dǎo)操作，講解有關(guān)工程檔案要求。之后，工程檔案管理員對(duì)提交上來的工程檔案文件進(jìn)行審核，主要從準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及完整性上嚴(yán)格要求。最后由總負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)歸檔。這樣的優(yōu)點(diǎn)在于分清責(zé)任，形成準(zhǔn)確的責(zé)任制。
三、工程檔案、工程技術(shù)材料的管理同重同抓
工程技術(shù)材料管理、工程檔案管理，在整個(gè)工程中占有同樣重要的地位。它們?yōu)閭洳椤⒚鞔_工程質(zhì)量責(zé)任提供重要而準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。在實(shí)際工作中必須嚴(yán)格遵守工程技術(shù)材料管理、檔案管理的有關(guān)規(guī)范，確保真實(shí)與準(zhǔn)確性，為工程的建設(shè)保駕護(hù)航。
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關(guān)鍵詞：水運(yùn)工程；檔案管理；分析
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
水運(yùn)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量狀況的綜合反映, 是進(jìn)行工程后續(xù)建設(shè)的重要參考資料, 是工程質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié), 是提高工程質(zhì)量的有效手段。水運(yùn)工程建設(shè)期間的檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到工程檔案鑒定、保管、檢索、開發(fā)利用以及檔案信息化和管理現(xiàn)代化, 做好建設(shè)期間工程檔案管理對(duì)水運(yùn)工程管理具有十分重要的意義。
水運(yùn)是交通運(yùn)輸事業(yè)（鐵路、公路、水運(yùn)、民航、管道等5大塊）的重要組成部分，水運(yùn)工程檔案是在水運(yùn)工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用的依據(jù)和憑證，是全面反映工程建設(shè)竣工情況的真實(shí)記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，對(duì)工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證作用，其質(zhì)量對(duì)工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠(yuǎn)的影響。
1 水運(yùn)工程檔案管理特點(diǎn)
1.1 工程檔案來源分散，涉及領(lǐng)域廣泛。形成周期長(zhǎng)，同時(shí)內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大。工程項(xiàng)目的完成要經(jīng)過項(xiàng)目建議、可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、建設(shè)準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收等多個(gè)階段，不僅涉及研究、決策、設(shè)計(jì)、建設(shè)、監(jiān)理、施工、監(jiān)督環(huán)保等多個(gè)部門和企業(yè)，還涉及多個(gè)專業(yè)、多種技術(shù)領(lǐng)域是多種技術(shù)、工藝的綜合運(yùn)用。
1.2 工程檔案記錄形式的多樣性。工程內(nèi)容繁多、形式多樣，也造成了記錄形式的多樣性。各種批文、說明、報(bào)告、往來公函等資料以鉛字印刷為主;工程內(nèi)容、型式、施工工藝、施工進(jìn)度、竣工結(jié)算等資料以圖紙、表格為主；為保證原始記錄的隱蔽記錄、材料檢測(cè)記錄等資料以手寫為主。隨著科技發(fā)展，為了形象表達(dá)工程效果，音像視頻材料也成為工程檔案記錄的一種。
1.3 檔案成果的系統(tǒng)性。水運(yùn)工程本身是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程, 一個(gè)水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目會(huì)包括不同功能的單項(xiàng)工程, 其設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等資料不僅復(fù)雜而且內(nèi)容繁多, 各單項(xiàng)工程之間既相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系, 所以, 水運(yùn)工程檔案也必然是由若干單項(xiàng)工程檔案有機(jī)地組合在一起的, 形成一個(gè)配套齊全的完整的檔案體系, 哪一個(gè)單項(xiàng)工程的檔案都不可淡化和缺少。
1.4 工程檔案的實(shí)用性。水運(yùn)工程檔案是從工程建設(shè)前期開始到工程竣工驗(yàn)收交付使用全過程的真實(shí)、完整記錄。所以, 水運(yùn)工程檔案在建設(shè)時(shí)期, 是施工單位施工的工作依據(jù), 也是監(jiān)理單位對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制的依據(jù); 在竣工驗(yàn)收時(shí), 是行政主管部門和工程質(zhì)量監(jiān)督部門驗(yàn)收的依據(jù); 在工程竣工投入使用后, 是運(yùn)行管理部門調(diào)度運(yùn)用和維修養(yǎng)護(hù)工程的依據(jù); 在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí), 是雙方責(zé)任認(rèn)定或舉證的重要憑據(jù)。因此, 工程檔案是水運(yùn)建設(shè)和管理工作中最實(shí)用, 最具保存價(jià)值的歷史性資料之一。
2 當(dāng)前水運(yùn)工程檔案管理存在的問題
2.1 檔案管理意識(shí)淡薄，管理制度不夠完善。水運(yùn)工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運(yùn)行管理質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)等，是日常業(yè)務(wù)和工程項(xiàng)目的重要依據(jù)，也是水運(yùn)工程完工后運(yùn)行管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是，作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工程管理人員，在思想上普遍對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠。在管理工作人員少、工作繁雜的情況下，工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
2.2 工作人員缺乏驗(yàn)收資料的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致使驗(yàn)收資料整理不夠全面水運(yùn)工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設(shè)工程檔案的復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性，它必須具備真實(shí)性、完整性和原始性這三個(gè)條件。檔案人員對(duì)工程檔案缺少管理經(jīng)驗(yàn)，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動(dòng)地從工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員那接收移交過來，往往是有多少接多少，往往存在著內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒有把工程項(xiàng)目同工程技術(shù)資料的歸檔有機(jī)的結(jié)合起來，直接影響了檔案的齊全完整。
2.3 檔案管理體制和制度不健全。目前，部分重點(diǎn)工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些參建單位雖然有制度規(guī)章，但也不健全。
3 加強(qiáng)工程檔案管理的措施
3.1 加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的投入。水運(yùn)工程檔案管理是直接關(guān)系到工程的安全運(yùn)行及發(fā)揮效益,是水運(yùn)工程運(yùn)行中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人、財(cái)、物的投入，加強(qiáng)對(duì)檔案工作尤其是檔案基礎(chǔ)建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化單位主要負(fù)責(zé)人的檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，樹立責(zé)任感，把檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)放在應(yīng)有的位置。
3.2 建立和完善檔案管理制度，落實(shí)崗位責(zé)任制。企業(yè)應(yīng)建立完善工程檔案管理制度，強(qiáng)化工程管理部門及施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計(jì)等部門的實(shí)施力度，并制定相應(yīng)的措施，使檔案部門可以進(jìn)行有效地監(jiān)督和制約。同時(shí)，建立內(nèi)部管理激勵(lì)機(jī)制，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實(shí)，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗(yàn)收全過程。
3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。針對(duì)工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實(shí)際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對(duì)外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。
3.4 重視收集歸檔，不斷提高工程檔案管理效率。工程檔案整理的時(shí)間長(zhǎng)，為便于管理，減少不必要的重復(fù)工作，已經(jīng)收集整理完成的組卷應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸檔。充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理從而節(jié)省大量的人力物力。
3.5 大力開發(fā)、利用計(jì)算機(jī)在水運(yùn)工程檔案管理中的作用。隨著對(duì)計(jì)算機(jī)的廣泛認(rèn)知 使計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用打下了基礎(chǔ), 也提出了迫切要求。目前, 計(jì)算機(jī)在設(shè)計(jì)檔案管理中, 主要進(jìn)行電子存檔和查閱。電子存檔要求,每項(xiàng)工程完成后,其原始數(shù)據(jù)、計(jì)算結(jié)果, 這些內(nèi)容經(jīng)設(shè)計(jì)人員整理后,傳到網(wǎng)上, 由檔案管理人員統(tǒng)一歸檔, 并刻光盤上保存。查閱功能主要指設(shè)計(jì)人員可能通過網(wǎng)絡(luò)查閱設(shè)計(jì)圖紙、圖書資料目錄, 個(gè)人借閱情況等。隨著社會(huì)的發(fā)展, 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用也將進(jìn)一步深入、廣泛。
4 結(jié)束語
近年來，隨著水運(yùn)工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水運(yùn)工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題。為此科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，大力開發(fā)水運(yùn)工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向各部門和社會(huì)提供利用，是實(shí)現(xiàn)水運(yùn)工程檔案自身價(jià)值和檔案工作的根本目的。
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關(guān)鍵詞:水利工程;檔案管理;問題;措施
一、水利工程檔案管理
水利工程檔案管理是水利工作的主要內(nèi)容。在水利工程建設(shè)活動(dòng)中,水利工程檔案管理是形成一種文件材料,即對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種載體,它也是一種依據(jù)和憑證,它能夠全面反映建設(shè)竣工的真實(shí)情況,是追查事故的主要依據(jù),它在工程中起著監(jiān)督的作用,水利工程檔案管理的質(zhì)量直接影響著工程質(zhì)量。
在水利工程中,其技術(shù)含量是比較高的,質(zhì)量要求也相對(duì)比較嚴(yán)格。水利是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)。水利工程的基礎(chǔ)設(shè)施基本上都屬于地下工程。這就是它和別的工程不同的地方,正因?yàn)樗莫?dú)特,如果出現(xiàn)質(zhì)量問題,其追查原因比較困難和復(fù)雜,水利工程檔案就是進(jìn)行檢查、管理、維護(hù)的重要依據(jù)。
《水利基本建設(shè)項(xiàng)目工程檔案資料管理規(guī)定》(水利部水辦[1997]275號(hào))明確規(guī)定“進(jìn)行單位工程和分部工程等級(jí)評(píng)定和工程驗(yàn)收包括單位工程與階段和竣工驗(yàn)收時(shí),要同時(shí)驗(yàn)收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量,并在驗(yàn)收后,及時(shí)整理歸檔。”這極大的說明了檔案的重要性。
二、水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案是從施工過程中直接提出相應(yīng)的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過程中形成的,它直接且真實(shí)的反映著水利工程建設(shè)的全過程,也是檢水利質(zhì)量的重要依據(jù),水利工程檔案在水利工程建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起著非常重要的作用,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,在實(shí)際應(yīng)用中,在擬定計(jì)劃、水行政執(zhí)法、工作總結(jié)、水利工程設(shè)計(jì)等方面檔案可以作為考察憑證;第二,檔案在防汛搶險(xiǎn)時(shí)起著很重要的作用,它可以對(duì)過去的水情、水利工程的情況有清楚的了解,使得決策者作出更好的決策;第三,可以借助檔案進(jìn)行水利方面的學(xué)術(shù)研究,通過前人的真實(shí)的記載資料,得出更好的研究成果;第四,水利工程會(huì)隨著實(shí)際的需要而變化,因此在對(duì)水利工程進(jìn)行維護(hù)和擴(kuò)建時(shí),檔案可以作為合理設(shè)計(jì)和施工的依據(jù),既節(jié)省的時(shí)間,有節(jié)約了開支。總之有利于創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值;第五,檔案也可以作為工程質(zhì)量鑒定、事故原因的查明、事故責(zé)任的追究的有效依據(jù)。
在水利工程建設(shè)中,水利工程檔案管理是重要的工作環(huán)節(jié)之一,也是保持工程質(zhì)量長(zhǎng)期穩(wěn)定的重要環(huán)節(jié)之一,同時(shí)也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要催化劑。為了滿足水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理工作的需要以及國(guó)家和水利部的共同要求,必須對(duì)水利工程檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)和強(qiáng)化。國(guó)家水利部在檔案管理方面有明確的規(guī)定,只有在檔案管理合格的情況下,才能進(jìn)行竣工驗(yàn)收,否則,不可進(jìn)行竣工驗(yàn)收,水利工程檔案只有在管理的情況下才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,如果沒有建立相應(yīng)的水利工程檔案管理工作,那么就無人管理水利工程檔案,對(duì)水利工程建設(shè)和維護(hù)以及工程檔案的日常工作的發(fā)展起著阻礙作用,同時(shí)對(duì)水利工程的驗(yàn)收工作也產(chǎn)生了很大的影響。因此,建立水利工程檔案管理工作是非常重要的,它為后人提供有效的、真實(shí)可靠的資料,促進(jìn)水利工程順利的發(fā)展。
三、水利工程檔案管理存在的問題
(一)檔案管理制度滯后于與水利工程項(xiàng)目管理體制改革
隨著水利建設(shè)工程項(xiàng)目在投資、建設(shè)、管理等方面的變化,對(duì)工程檔案的收集、管理、歸檔、驗(yàn)收提出了新的要求,尤其是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及,越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸,面對(duì)無紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,傳統(tǒng)的檔案管理工作已表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性,不能適應(yīng)時(shí)代的要求。隨著國(guó)家對(duì)建設(shè)管理體制改革逐漸深入,水利工程建沒項(xiàng)目管理體制發(fā)生了重大變化,招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗(yàn)收備案制度和市場(chǎng)稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能,行政審批進(jìn)行改革,系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件,使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改,工程檔案管理還沒有納入新的管理機(jī)制。
(二)檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差
長(zhǎng)期以來,水利工程建設(shè)單位和責(zé)任部門重工程輕檔案、未就項(xiàng)目檔案管理工作開展過專項(xiàng)整治,對(duì)此項(xiàng)工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動(dòng)和不利的局面。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全,或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度,但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),在項(xiàng)目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時(shí)歸檔,使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高,也導(dǎo)致了水利管理人員對(duì)工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險(xiǎn)情的難度。
(三)對(duì)檔案管理的重視不足
隨著工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場(chǎng)稽查等制度逐漸完善,工程檔案內(nèi)容、形式等都發(fā)生相應(yīng)變化,而相關(guān)的檔案法律法規(guī)和管理制度未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改,如何盡快完善建設(shè)項(xiàng)目檔案法規(guī)制度,目前缺乏相應(yīng)的研究和應(yīng)對(duì)措施。水利工程檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作,需要給予高度重視。但現(xiàn)實(shí)中一些水利工程項(xiàng)目的建設(shè)單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性,或不配專職檔案工作人員,或雖有專職人員但管理責(zé)任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量,給工程檔案造成很大的危害,使相隔時(shí)間較長(zhǎng)的資料零散,無法完整無誤地歸檔,由此給工程建設(shè)、管理造成重大負(fù)面影響。
(四)管理人員素質(zhì)偏低,檔案專業(yè)人才缺乏
水利建設(shè)工程大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村,工程點(diǎn)多線長(zhǎng),且施工隊(duì)伍流動(dòng)性大,難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò),“四同步”工作難以真正落實(shí)。從近幾年參與我市水利工程項(xiàng)目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來看,許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,造成檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、分散保管現(xiàn)象較為普遍,在水利工程建設(shè)中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多,缺乏檔案專業(yè)知識(shí),對(duì)工程檔案比較陌生,檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度,熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用,用電腦進(jìn)行操作并對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
四、水利工程檔案管理的應(yīng)對(duì)措施
(一)加強(qiáng)水利工程檔案工作的管理,促進(jìn)水利工程檔案管理工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理,是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證,我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則。
成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由主要領(lǐng)導(dǎo)主管檔案情報(bào)工作,成立檔案情報(bào)室,設(shè)立專職檔案員,在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員,形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)。完善制度建設(shè),修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度,做到職責(zé)分明,層層把關(guān),無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門,都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(二)轉(zhuǎn)變觀念,勇于創(chuàng)新,加強(qiáng)實(shí)踐,超前管理。要意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作,制定一系列措施,對(duì)水利工程檔案進(jìn)行超前管理。
從實(shí)際情況看,水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的,從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多,這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜,涉及部門和人員多,經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng),稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜,往往工程任務(wù)一完成,臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散,檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們一反過去等人將檔案送上門的做法,檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上采取以下收集方法:一是追蹤收集,這種方法適用于短期工程;二是分階段收集,這種方法適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程;三是強(qiáng)制性收集,這種方法對(duì)施工單位具有一定的約束力。可以保證檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。
(三)重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案管理水平
應(yīng)對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn),講解水利工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料,哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案,并講解具體的歸檔范圍,同時(shí),按照檔案整理要求,對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范需詳細(xì)講解。使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解,注意積累資料,在工作中更好地發(fā)揮作用。這種培訓(xùn)使得檔案管理工作和工程同步進(jìn)行。
(四)通過開發(fā)利用檔案信息,加強(qiáng)服務(wù)意識(shí),促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展
對(duì)于檔案工作者來說,如果能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者,使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值,就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。我們近幾年實(shí)施信息化管理,將檔案資料及時(shí)輸入電腦,隨時(shí)為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí),他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔,從而保證了水利工程檔案的完整性,促使了水利工程檔案管理工作的有序進(jìn)行。
Abstract： Because the technology is more complex， the number of participation units is more， and there is a large number of engineering and technical documents， so there are a large number of file data in the construction of water conservancy projects. Thereby， it is important to increase the safety awareness of records management in water conservancy construction and strengthen its security management. In order to achieve the file security management of water conservancy projects， the units should strengthen leadership， perfect the system， establish security awareness， do well the training and publicity and education work for file manager， implement the responsibility system for file security， clear responsibility， develop safety emergency plan， and ready to respond to the emergencies may occur， and also should strengthen the safety management of records storage， in particular， to strengthen information security management， and eliminate security risks from all aspects of reproduction， transmission and use process to resolutely put an end to all kinds of file security incidents.
關(guān)鍵詞： 水利工程檔案；安全管理
Key words： hydraulic engineering files；security management
中圖分類號(hào)：TU714 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）14-0169-02
0 引言
檔案安全管理，是對(duì)檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，使其處于安全狀態(tài)。在水利工程建設(shè)中由于技術(shù)較復(fù)雜，參建單位較多，交叉往來的工程技術(shù)文件數(shù)量龐大，產(chǎn)生了大量的檔案資料，因此提高水利工程建設(shè)中檔案管理的安全意識(shí)，加強(qiáng)水利工程檔案的安全管理，具有重要意義。
1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為做好檔案工作提供堅(jiān)強(qiáng)保證，強(qiáng)化措施，充分認(rèn)識(shí)檔案工作在的重要地位和作用，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，把檔案管理工作為一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓，把推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展作為重要職責(zé)，加大對(duì)檔案工作的支持力度，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更為良好的條件，提供更為有力的保障。進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案管理水平上一新的臺(tái)階，對(duì)檔案管理人員及相關(guān)人員提出檔案安全管理要求，牢固樹立安全管理意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案工作的落實(shí)。
1.1 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，做好宣傳教育 水利工程建設(shè)中的檔案管理客觀上對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案管理工作人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該更全面。不僅要懂文書檔案，還要懂工程技術(shù)檔案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。因此，為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障，另外還要做好檔案安全管理的宣傳教育工作，不斷增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)。
1.2 實(shí)行檔案安全責(zé)任制，責(zé)任到人 認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》及檔案管理規(guī)章制度，將檔案安全工作列入議事日程和工作計(jì)劃，確保檔案安全管理工作責(zé)任的落實(shí)，及時(shí)的對(duì)水利工程建設(shè)中的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔工作，嚴(yán)格審批制度，對(duì)于借閱的檔案進(jìn)行登記。制定檔案管理安全責(zé)任制，明確責(zé)任，明確各部門分管檔案工作的責(zé)任人，把檔案安全管理納入績(jī)效考核指標(biāo)，檔案資料歸檔和安全管理一并進(jìn)行考核。
1.3 制定安全應(yīng)急處置預(yù)案，加強(qiáng)應(yīng)對(duì)措施 建立健全檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案。根據(jù)實(shí)際情況，制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案并加以不斷完善，隨時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件。
2 加強(qiáng)檔案庫房的安全管理
檔案庫房確定明確責(zé)任人，負(fù)責(zé)庫房安全工作，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局的《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》要求，堅(jiān)持貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染及照明管理和檔案保管狀況方面工作。庫房布局合理，檔案排列有序，柜子的排列避免陽光直射，并保持通風(fēng)良好，加強(qiáng)檔案庫房的技術(shù)管理，達(dá)到檔案存儲(chǔ)要求的溫濕度，即：溫度控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%，配備溫濕度自動(dòng)記錄儀器，掌握檔案室內(nèi)溫濕度變化情況，對(duì)檔案室定期進(jìn)行清潔，使檔案室清潔衛(wèi)生，配備消防器材，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。定期進(jìn)行檔案庫房進(jìn)行安全檢查，做好檢查記錄，要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護(hù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理設(shè)備，防止檔案的損壞，發(fā)現(xiàn)問題或存在的安全隱患應(yīng)即使向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取相應(yīng)的處理措施。
3 加強(qiáng)電子檔案的安全管理
隨著社會(huì)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，電子檔案越來越多，電子文件以紙質(zhì)文件無法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動(dòng)，充分體現(xiàn)出信息利用的價(jià)值。但在現(xiàn)階段電子文件也有其技術(shù)上所不可避免的缺點(diǎn)，即其安全性如何來保障，文檔的安全成為信息安全的最核心內(nèi)容，因此要特別注重加強(qiáng)電子檔案的安全管理，確保電子檔案的安全性和保密性，做好電子文檔的復(fù)制、傳輸和使用工作，確保檔案不丟失、不遺漏，在電子文檔安全防護(hù)領(lǐng)域，利用電子文檔加密技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，及時(shí)對(duì)電子檔案使用的軟件進(jìn)行升級(jí)，在加強(qiáng)檔案實(shí)體安全的同時(shí)，要確保檔案信息內(nèi)容的安全，自覺做好檔案安全保密工作，消除安全隱患，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。
安全保管好檔案是檔案部門重要的責(zé)任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料的安全是檔案部門的重要職責(zé)。水利工程檔案全面具體的記錄了工程建設(shè)的全部過程，不僅為工程建成后日常運(yùn)行管理提供有效依據(jù)，還為以后的水利施工建設(shè)積累了寶貴的參考資料，是重要的史料資源，因此要做好水利工程建設(shè)中的檔案安全管理工作，確保每一份檔案的安全，堅(jiān)決杜絕泄密事件的發(fā)生。切實(shí)做好水利工程檔案的安全保管工作，使水利工程檔案更好的為水利建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]宋延玲.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國(guó)西部科技，2011（06）.
【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個(gè)重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義，分析了工程檔案與工程質(zhì)量之間有著密切的關(guān)系，最后提出了如何做好工程檔案管理的應(yīng)對(duì)措施，以確保工程質(zhì)量。
工程檔案的管理是整個(gè)工程建設(shè)管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工驗(yàn)收文件等。保證工程檔案資料的準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)尤為重要，因此，如何加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理工作刻不容緩。
1. 工程檔案管理的重要意義
1.1 完善工程實(shí)施狀態(tài)，確保質(zhì)量、進(jìn)度、安全的全面控制。目前我國(guó)諸多工程項(xiàng)目一般采取項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制的方式，由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等，以便突出工作效益和經(jīng)濟(jì)效益。項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制對(duì)確保工程項(xiàng)目的完成起著重要的作用，在工程項(xiàng)目承包合同中，針對(duì)不同內(nèi)容，確定不同的目標(biāo)，只有在工程項(xiàng)目完成后，所有目標(biāo)達(dá)到先前所制定的考核標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目承包獎(jiǎng)才能得到兌現(xiàn)，如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項(xiàng)目承包合同中，就能保證工程施工文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
1.2 建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分。建設(shè)工程立項(xiàng)文件是建設(shè)工程項(xiàng)目決策、審批、確立過程的真實(shí)記錄，在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累。在項(xiàng)目開工建設(shè)前已經(jīng)形成并積累的文件被稱為建設(shè)工程準(zhǔn)備階段文件，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、及項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。而項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。如果把這一個(gè)文件積累過程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無法成立，也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要經(jīng)送檢合格才能使用，這些檢測(cè)文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用進(jìn)程中，應(yīng)該根據(jù)指令實(shí)施，如用什么標(biāo)號(hào)水泥，怎么配比，用量多少等，在實(shí)施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測(cè)記錄，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等，這些都需要工程資料來指導(dǎo)。
1.3 建設(shè)工程檔案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞。建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財(cái)產(chǎn)安全，因此，質(zhì)量問題是重中之重，建設(shè)檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞，隨著建設(shè)工程項(xiàng)目廣泛實(shí)施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義，即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國(guó)家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下，工程質(zhì)量也會(huì)更加得到重視。
2. 如何才能夠不斷完善工程項(xiàng)目檔案管理
2.1 做好項(xiàng)目實(shí)施前的準(zhǔn)備工作。先期介入，控制為主。在工程準(zhǔn)備階段，建設(shè)單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進(jìn)行宣傳。每一個(gè)工程的建設(shè)都會(huì)涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位以及建設(shè)單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個(gè)階段又有不同的資料收集任務(wù)，所以必須落實(shí)好各單位、各部門的責(zé)任。因此，為了確保每個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料能按時(shí)、按質(zhì)、按要求收集齊全，建設(shè)單位首先應(yīng)在各種施工合同中明確有關(guān)單位在檔案資料收集方面的要求及違約責(zé)任，做到以預(yù)防為主的重點(diǎn)。 轉(zhuǎn)貼于
2.2 檔案管理要明確范圍，突出重點(diǎn)。總的來說，每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準(zhǔn)備階段有立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、預(yù)算文件、工程管理機(jī)構(gòu)文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié)等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件等;竣工驗(yàn)收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用財(cái)產(chǎn)文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對(duì)于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項(xiàng)目在每個(gè)階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。因此要把握重點(diǎn)，抓住主要環(huán)節(jié)。
2.3 完善工程項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)用于支持企業(yè)在施工過程中及施工完成后的管理工作，是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度要求，推動(dòng)企業(yè)施工檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的必要條件，一套好的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)將對(duì)一個(gè)工程項(xiàng)目的順利實(shí)施起到非常重要的作用，而一套不好的管理系統(tǒng)可能會(huì)使檔案管理陷入混亂甚至使整個(gè)施工進(jìn)程受到影響。因此，一套好的工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)達(dá)到如下幾個(gè)方面的要求:(1)以工程項(xiàng)目檔案管理需求為背景，支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務(wù)，包括新增加的檔案建立，舊的檔案維護(hù)等，以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料，就應(yīng)該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學(xué)的專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點(diǎn)，但也有相同點(diǎn)。如果不對(duì)這些信息進(jìn)行細(xì)致的分析，將直接導(dǎo)致管理的混亂。(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關(guān)信息，以便做出科學(xué)的決策，推動(dòng)企業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化管理;(4)系統(tǒng)軟件應(yīng)盡可能結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，使用方便;(5)系統(tǒng)軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準(zhǔn)確，查詢檔案快捷、高效。采用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來進(jìn)行管理已經(jīng)是當(dāng)前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
2.4 進(jìn)一步提高項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)。提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)。一是要提高各檔案館(室)對(duì)新形勢(shì)下檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，從思想上強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。二是加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是加強(qiáng)檔案宣傳力度和檔案法制建設(shè)，對(duì)嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的，就要追究相關(guān)人員的責(zé)任。
3. 結(jié)語
相比一般的檔案管理，工程項(xiàng)目的檔案管理更加具有系統(tǒng)性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實(shí)施的全過程，因此，是對(duì)工程項(xiàng)目的一個(gè)更加直接有效的控制，因此，在建設(shè)工程檔案管理已有成效的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善建設(shè)工程檔案管理工作，為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)做出切實(shí)的努力。
參考文獻(xiàn)
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水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從工程項(xiàng)目的提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行（使用）等全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料。這些文件材料對(duì)水利工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)起著重要的憑證和依據(jù)作用，對(duì)其他工程也起著借鑒與參考的作用。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案即是建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄，是水利工作重要決策的依據(jù)，又是國(guó)家檔案的重要組成部分，即為今后本項(xiàng)目的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又要為國(guó)家長(zhǎng)遠(yuǎn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。因此，確保水利建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全完整和安全管理十分重要。如何加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，管理好、利用好水利工程檔案，使其在水利建設(shè)和水利管理中充分發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)服務(wù)，成為我們值得探討和深入思考的課題。
1、提高對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案認(rèn)識(shí)。首先，要提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的認(rèn)識(shí)，糾正重建設(shè)、輕檔案的思想，無論是項(xiàng)目法人、工程技術(shù)人員、監(jiān)管人員、管理人員，還是檔案管理者，都要有組織、有計(jì)劃地學(xué)習(xí)檔案管理方面的法律法規(guī)，并掌握相關(guān)的檔案專業(yè)知識(shí)，做到思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、業(yè)務(wù)上統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、工作上統(tǒng)一要求，充分認(rèn)識(shí)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性，做到上下結(jié)合、步調(diào)一致。其次，要把檔案工作責(zé)任制層層落實(shí)到人，增強(qiáng)搞好工程建設(shè)檔案管理工作的自覺性、使命感和責(zé)任意識(shí)，明確項(xiàng)目法人職責(zé)，構(gòu)建從上到下、分級(jí)負(fù)責(zé)、職責(zé)明確、科學(xué)嚴(yán)密的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，形成明確責(zé)任分工、群策群力、千方百計(jì)促進(jìn)水利工程檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，使其在現(xiàn)代水利工作中發(fā)揮重要作用。
2、抓組織落實(shí)，完善工作機(jī)制。各級(jí)水利部門應(yīng)把水利工程檔案工作列入重要的議事日程，要確立領(lǐng)導(dǎo)專人負(fù)責(zé)制。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是隨著項(xiàng)目建設(shè)步步延伸，段段相連，環(huán)環(huán)相扣，自始至終逐漸形成的，工程一旦竣工，工程檔案就應(yīng)該齊全完整。要充分做到這一點(diǎn)，在工程項(xiàng)目一開始，就應(yīng)確立領(lǐng)導(dǎo)專人負(fù)責(zé)，成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行通盤考慮，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立制度，制定措施，遵循工程建設(shè)和檔案工作的規(guī)律，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，保障工程項(xiàng)目檔案工作一開始就步入正軌，真正做到組織落實(shí)，思想到位，對(duì)水利工程檔案工作及時(shí)檢查督促，既要隨時(shí)了解掌握水利工程檔案工作發(fā)展動(dòng)態(tài)，超前控制，又要加強(qiáng)橫向、縱向的信息聯(lián)通。完善水利工程檔案為水利服務(wù)的體系，建立激勵(lì)機(jī)制，盡快使工程檔案轉(zhuǎn)化為先進(jìn)的生產(chǎn)力。鼓勵(lì)、引導(dǎo)水利工程檔案組織機(jī)構(gòu)，按市場(chǎng)需求建立開放、推廣、培訓(xùn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)為一體的運(yùn)行機(jī)制，開拓服務(wù)領(lǐng)域。
3、堅(jiān)持各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅涉及面廣，竣工圖要求高，而且原件收集歸檔難度大，這些竣工檔案又有著十分重要的利用價(jià)值。因此，必須按《中華人民共各國(guó)檔案法》的要求，嚴(yán)格執(zhí)行《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》等一系列法規(guī)性文件，增強(qiáng)水利建設(shè)單位和施工單位檔案人員和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)和依法治檔的自覺性。由于工程管理者、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們又是今后利用工程檔案的主體，應(yīng)更多地依靠他們來保證這些工程檔案的齊全完整。
4、發(fā)揮監(jiān)理部門協(xié)調(diào)配合作用，保障水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案立卷歸檔質(zhì)量。按照國(guó)家水利部門的有關(guān)規(guī)定，把建設(shè)項(xiàng)目的建檔工作納入工程建設(shè)及管理程序，納入專業(yè)部門和專業(yè)人員職責(zé)范圍，充分發(fā)揮“三個(gè)監(jiān)督機(jī)制”的作用，確保竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量。發(fā)揮“三個(gè)監(jiān)督機(jī)制”即施工現(xiàn)場(chǎng)社會(huì)監(jiān)理部門、指揮部的質(zhì)安部門和施工單位工程材料部門，在工程施工監(jiān)理和質(zhì)檢過程中，對(duì)工程各種施工文件材料的形成、收集、整理，共同承擔(dān)檢查和督促責(zé)任，保證竣工資料的完整與準(zhǔn)確。首先，要發(fā)揮社會(huì)監(jiān)理部門的作用。對(duì)施工單位在施工過程中的技術(shù)文件、數(shù)據(jù)，要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，對(duì)竣工圖的編制質(zhì)量要仔細(xì)審核，做到發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正，做到竣工圖編制與工程建設(shè)同步。監(jiān)理部門把好第一關(guān)，能保證施工文件材料的真實(shí)性、可靠性，提高竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量。其次，各指揮部的質(zhì)量安全部門要與施工單位現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)施工計(jì)劃、進(jìn)度，要求各單位做到象抓工程質(zhì)量那樣抓檔案質(zhì)量，創(chuàng)一流的工程，建一流的檔案。第三，要發(fā)揮各施工單位質(zhì)量員、資料員的主觀能動(dòng)性，積極配合工地，做好竣工檔案的收集變更工作。通過三個(gè)機(jī)制的層層把關(guān)，充分發(fā)揮專業(yè)部門與檔案部門的積極性，使工程竣工檔案質(zhì)量得到保證。
5、創(chuàng)新工作方式，注重工作實(shí)效。一個(gè)工程項(xiàng)目大致分為立項(xiàng)階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段等階段，有的工程跨越的時(shí)間也比較長(zhǎng)。為了保證工程項(xiàng)目檔案的齊全完整，可分階段，進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集。收集時(shí)要注意方式方法。一是深入現(xiàn)場(chǎng)，收集檔案資料。水利工程檔案的大部分原始資料產(chǎn)生于施工過程的現(xiàn)場(chǎng)，檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場(chǎng)，收集資料。在收集資料時(shí)，必須十分注意資料的精確度仔細(xì)檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。二是主動(dòng)配合，做好溝通銜接工作。檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用，掌握工程進(jìn)度、施工人員等素材。三是明確時(shí)限，力保檔案的完整性。檔案管理員必須區(qū)別不同情況，確定相應(yīng)的工作時(shí)限，以保證檔案的完整性。對(duì)于那些形成周期短、時(shí)間性強(qiáng)的檔案要做到及時(shí)收集，對(duì)于形成周期長(zhǎng)的檔案，則應(yīng)明確劃分收集的時(shí)間區(qū)段，避免造成內(nèi)容混淆、遺漏，降低檔案質(zhì)量。在工程項(xiàng)目有關(guān)部門移交時(shí)，要注重工程項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確工程項(xiàng)目檔案移交的重要性。
6、認(rèn)真組織培訓(xùn)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。水利工程項(xiàng)目檔案管理的好壞往往取決于檔案人員的素質(zhì)和能力，取決于檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任心。由于水利工程項(xiàng)目檔案種類及載體的多樣化，對(duì)檔案管理人員知識(shí)、能力等方面提出了新的更高的要求。所以，水利工程檔案管理人員不但應(yīng)具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案學(xué)知識(shí)，還應(yīng)對(duì)水利專業(yè)的相關(guān)知識(shí)有較多的了解，這樣才能具備相應(yīng)的管理能力。如在繁雜的文件材料中分清性質(zhì)類別，確保文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；能抓住時(shí)機(jī)及時(shí)收集，變單向收集為雙向收集。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)安排檔案管理人員參加；組織檔案管理人員進(jìn)行短期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；主管部門也應(yīng)組織不定期的檢查、交流活動(dòng)，不斷拓寬檔案管理人員的視野。從不同的層面提高檔案法律法規(guī)、檔案專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，檔案管理人員要抓住工程建設(shè)的前期工作、關(guān)鍵工程施工、工程驗(yàn)收等關(guān)鍵階段，深入施工現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督指導(dǎo)檔案的收集、整理和歸檔工作，促進(jìn)項(xiàng)目管理人員和工程技術(shù)人員不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理，做到形成檔案講質(zhì)量、利用檔案講安全，養(yǎng)成及時(shí)歸檔、用完即還的良好習(xí)慣，有效地保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整規(guī)范。
關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；工程檔案；科學(xué)管理
一、重點(diǎn)工程檔案的特點(diǎn)重點(diǎn)工程是指對(duì)國(guó)家或本行政區(qū)域國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展有重大影響的骨干工程。重點(diǎn)工程投資大，工期長(zhǎng)，要求高，涉及面廣，參與建設(shè)的單位多，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程。重點(diǎn)工程檔案是指在重點(diǎn)工程建設(shè)全過程中形成的與建設(shè)工程各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的、對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
重點(diǎn)工程檔案具有如下特點(diǎn)：一是時(shí)間跨度長(zhǎng)。國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)時(shí)間跨度比一般要長(zhǎng)，而重點(diǎn)工程檔案管理的時(shí)間跨度比工程建設(shè)周期還要長(zhǎng)。以河南寶泉抽水蓄能電站為例，建設(shè)周期為2003~2010年，而國(guó)家重點(diǎn)工程檔案管理周期把地質(zhì)勘探階段包括在內(nèi)是17年（1993~2010年）。
二是所涉及的學(xué)科和專業(yè)技術(shù)的門類廣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程檔案涉及水文、氣象、地質(zhì)、環(huán)保、土建、設(shè)備制造、安裝調(diào)試、超高壓電器設(shè)備等。三是檔案種類多，數(shù)量大，載體形式多樣。如河南寶泉抽水蓄能電站工程建設(shè)檔案包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等種類，載體形式有紙質(zhì)、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片、巖芯等。四是涉及的單位多。一般的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，分為若干個(gè)合同標(biāo)段由多個(gè)不同的施工單位負(fù)責(zé)施工，另外還有設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位的共同參與。如河南寶泉抽水蓄能電站建設(shè)的主要參建單位，包括設(shè)備供應(yīng)商和調(diào)試單位就達(dá)20多個(gè)。
正是因?yàn)橹攸c(diǎn)工程檔案具有專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)的特點(diǎn)，檔案管理工作宏觀歸檔控制和微觀實(shí)體管理都有很大難度。
二、重點(diǎn)工程檔案宏觀管理存在的問題重點(diǎn)工程檔案宏觀管理上普遍存在“重建設(shè)、輕檔案”的思想，只在工程即將竣工或投產(chǎn)之后，才納入議事日程；完全依靠檔案管理部門，完成整個(gè)工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等工作，顯然，對(duì)數(shù)十個(gè)沒有行政隸屬關(guān)系的有關(guān)單位的檔案管控，僅靠一個(gè)不是獨(dú)立職能部門的檔案室是不夠的；工程檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，檔案部門成了安排老弱病殘的“消閑部門”；檔案管理手段落后，保護(hù)設(shè)施不完善，多數(shù)檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統(tǒng)、快速、高效的信息化管理手段[1]。
三、重點(diǎn)工程檔案實(shí)體管理存在問題檔案實(shí)體管理是檔案管理工作的重點(diǎn)，普遍存在文件材料散失，收集不全；歸檔滯后，驗(yàn)收前突擊整理，接收審查把關(guān)不嚴(yán)；檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項(xiàng)，由變更、圖紙版本、數(shù)據(jù)改變引起的圖實(shí)不符；存在缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備等無效文件；檔案載體不符合要求，圖紙污損，字跡不清；忽視錄音、錄像、照片、巖芯、探傷光片等非紙質(zhì)檔案；忽視檔案內(nèi)容，片面追求裝訂形式。
四、解決工程檔案管理不善問題的對(duì)策1．建設(shè)單位，全面負(fù)責(zé)，同時(shí)充分發(fā)揮監(jiān)理的作用建設(shè)單位要建立健全檔案工作體制，決策層要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌安排，執(zhí)行層要建立起檔案工作網(wǎng)絡(luò)和協(xié)調(diào)機(jī)制，檔案部門要牽頭總抓，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)本單位和參建各方檔案收集整理工作。同時(shí)充分發(fā)揮監(jiān)理作用，要求監(jiān)理對(duì)施工單位文件材料的形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)，統(tǒng)一各施工單位表單，按照監(jiān)理規(guī)程要求，在控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)令其整改。
2．建立健全管理制度
建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案收集、整理、組卷、編目編號(hào)、鑒定、審核等各環(huán)節(jié)的程序和標(biāo)準(zhǔn)。明確檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，確保檔案工作協(xié)調(diào)及時(shí)有力，檔案收集整理有章可循。主要制度、規(guī)范：分類編號(hào)方案，歸檔范圍和保管期限，各參建單位、各部門職責(zé)與考核制度，文件（圖紙）收發(fā)管理辦法，竣工文件編制與檔案整編要求，檔案檢查審核程序以及驗(yàn)收移交辦法等。
3．納入合同管理
充分發(fā)揮合同的作用，與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，都應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定各方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，包括套數(shù)、質(zhì)量、費(fèi)用、完成時(shí)間等內(nèi)容，監(jiān)理合同增加對(duì)設(shè)計(jì)、施工單位歸檔文件的審核責(zé)任。檔案人員要參與起草招標(biāo)文件有關(guān)條款、合同談判；檔案管理有關(guān)條款要求詳盡、明確；罰則中明確工程檔案占質(zhì)量保證金的比例，檔案部門參與合同支付控制。
4．文件檔案一體化管理
強(qiáng)化文件管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。建立項(xiàng)目所有文件材料統(tǒng)一的收發(fā)端口，建立所有參建單位統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系，統(tǒng)一模版，將文件管理與檔案管理統(tǒng)一起來，對(duì)文件材料實(shí)施全方位的一體化管理。
5．信息化管理
實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)對(duì)接，或文件與檔案管理融入項(xiàng)目管理系統(tǒng)。利用檔案信息化管理平臺(tái)，對(duì)工程檔案材料收集的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)性進(jìn)行有效監(jiān)控，對(duì)原生電子文件采集、歸檔、存儲(chǔ)進(jìn)行有效管理，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。
6．前端控制、同步管理
掌握文件材料形成規(guī)律，提前采取措施，提出要求，避免被動(dòng)。可針對(duì)具體工程項(xiàng)目制定專門的檔案實(shí)施方案，加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo)，深入現(xiàn)場(chǎng)，掌握工程進(jìn)展，制定歸檔計(jì)劃。將檔案工作納入工程管理流程，與業(yè)務(wù)程序捆綁，實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制。
五、重點(diǎn)工程檔案科學(xué)管理思路
1．加強(qiáng)宣傳教育，提高全員檔案意識(shí)建設(shè)單位要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，定期或不定期的開展檔案知識(shí)講座，深入學(xué)習(xí)《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等法律法規(guī)。通過開展檔案知識(shí)答卷、印發(fā)檔案知識(shí)手冊(cè)等活動(dòng)，逐步提工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)，使工程技術(shù)人員從了解檔案工作的重要性，理解檔案整理規(guī)范要求的緣由，到支持檔案工作并最終發(fā)揮每個(gè)工程技術(shù)人員的作用，共同做好檔案工作。 2．注重協(xié)調(diào)，強(qiáng)化制約
建立協(xié)調(diào)機(jī)制，例如檔案工作例會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)內(nèi)與單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門、人員進(jìn)行進(jìn)行溝通，對(duì)外與參建單位進(jìn)行全過程溝通，還要與外部監(jiān)管部門比如地方檔案行政管理機(jī)關(guān)或者上級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理部門進(jìn)行溝通。要善于抓住關(guān)鍵部門，主動(dòng)溝通，協(xié)同工作，找準(zhǔn)關(guān)鍵程序和節(jié)點(diǎn)，爭(zhēng)取權(quán)重。
3．采用全過程管理模式
全過程管理模式以項(xiàng)目法人為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、工程主管部門監(jiān)督指導(dǎo)，及工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位全方位參與下，實(shí)施事前介入、事中控制、事后審核、驗(yàn)收把關(guān)的管理模式。將檔案管理的要求與措施，貫徹于工程建設(shè)的全過程，并與之同步實(shí)施。
4．整合資源，借助外力
整合本系統(tǒng)的檔案管理專家資源，充分發(fā)揮既有人才的作用。建設(shè)單位要想方設(shè)法借助一切外力，包括上級(jí)單位檔案主管部門、地方檔案局推動(dòng)工作。另外可合理利用社會(huì)中介提供的專業(yè)化服務(wù)。
5．宏觀管理要與實(shí)體整理齊頭并進(jìn)宏觀管理上要強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)、歸檔控制，不能被動(dòng)接收、埋頭整理。同時(shí)對(duì)文件材料和案卷整編上，要減化整理，合理減少工作量。
6．堅(jiān)持原則，適度靈活
檔案整編工作要遵循檔案管理的基本原則，注重維護(hù)原貌，保持文件有機(jī)聯(lián)系，便于利用和安全保管，要學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)質(zhì)，結(jié)合實(shí)際靈活處理，避免教條。務(wù)實(shí)而不求外在形式。
7．積極探索，善于借鑒
在重點(diǎn)工程檔案管理過程中，一方面積極探索，不斷創(chuàng)新工作方法，另一方面要善于學(xué)習(xí)借鑒其他工程項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，加大交流學(xué)習(xí)力度，請(qǐng)進(jìn)來、走出去，避免走彎路。
關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必要性
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、評(píng)議、決策、計(jì)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)、交付使用全過程中的形成的應(yīng)當(dāng)歸類的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文字材料。這些工程檔案是工程項(xiàng)目有關(guān)各方在建設(shè)管理、質(zhì)量控制以及技術(shù)措施等方面的原始記錄,是工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)之一。同時(shí)也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造提供各種真實(shí)可靠地記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，對(duì)工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證作用，其質(zhì)量對(duì)工程質(zhì)量和工程使用有著直接和深遠(yuǎn)的影響。近年來，隨著工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題。如果沒有建立相應(yīng)的工程檔案工作，工程檔案就會(huì)處于無人管理狀態(tài)，這對(duì)工程建設(shè)與維護(hù)及工程檔案的收集、整理和管理工作都十分不利，其結(jié)果必然會(huì)影響工程的建設(shè)、管理與驗(yàn)收工作工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的好壞,直接反映建設(shè)項(xiàng)目管理水平。因此，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全完整和安全管理十分重要。
二、現(xiàn)階段工程檔案存在的問題
1.對(duì)檔案工作重視不夠，責(zé)任心不強(qiáng)。
國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目大都點(diǎn)多線長(zhǎng)，且施工隊(duì)伍流動(dòng)性強(qiáng)，目前還沒有形成有效檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)，一是檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)不健全，檔案人員的職責(zé)不清：二是檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動(dòng)、變更，導(dǎo)致人走檔案走，人走檔案沒人做的現(xiàn)象出現(xiàn)，相關(guān)質(zhì)量難以落實(shí)，影響了檔案工作的質(zhì)量。還有些工程檔案收集整理不及時(shí)，導(dǎo)致工程后期檔案文件積壓甚多，檔案人員無法下手分類歸檔，甚至還有遺失少件的現(xiàn)象發(fā)生。
2.檔案管理水平較差，未能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的管理。
檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全,或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度,但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),在項(xiàng)目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時(shí)歸檔,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高,也導(dǎo)致了工程管理人員對(duì)工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險(xiǎn)情的難度。
3.檔案人才缺乏，知識(shí)結(jié)構(gòu)老話，知識(shí)層次低。
在重點(diǎn)工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，工程技術(shù)人員多，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱的人很少，既沒參加過正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，平時(shí)又忙于應(yīng)付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上花時(shí)間、下功夫，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺，管理很難做到規(guī)范。熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練撐握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，軟件制作，用電腦進(jìn)行操作并對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
三、如何做好工程檔案工作
1.制定符合實(shí)際情況的制度
首先要加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應(yīng)的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系；其次是加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)，明確相關(guān)工程文件的形成、收集、整理和歸檔的內(nèi)容，明確相關(guān)部門的職責(zé)，明確控制工程文件質(zhì)量的措施。做到有法可依，有章可循，對(duì)違法違章而影響工程文件與工程檔案質(zhì)量，甚至帶來一定后果的單位、部門和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)肅查處。
2.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。
工程檔案管理人員要參加相關(guān)部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；還可以在適當(dāng)時(shí)候召開工程檔案管理工作座談會(huì)，邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、各建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員參加，就如何抓好工程檔案工作進(jìn)行探討，增進(jìn)相互間的經(jīng)驗(yàn)交流，群策群力，共同搞好某單位工程檔案工作。
3.掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集方法，并定期開展資料整理超檢查與監(jiān)督。
檔案收集方法應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門類繁多，如果都由建設(shè)單位來整理是不現(xiàn)實(shí)的。因此建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理、設(shè)備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時(shí), 要明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時(shí)間等，或在工程招標(biāo)合同中設(shè)專門條款說明對(duì)工程資料的要求，把項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)對(duì)上述移交資料進(jìn)行檢查、驗(yàn)收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續(xù)。據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，一些重要的聲像材料，如項(xiàng)目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點(diǎn)；竣工圖章的簽署也不容忽視，實(shí)際工作中竣工圖多數(shù)是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來，有些單位就簡(jiǎn)單地將施工過程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強(qiáng)調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。建設(shè)項(xiàng)目檔案收集是建設(shè)項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié), 注重建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。 定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。
4.嚴(yán)格把握竣工質(zhì)量。
［關(guān)鍵詞］建設(shè)工程檔案；管理的重要性；規(guī)范化
1建設(shè)工程檔案管理的重要性
建設(shè)工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現(xiàn)，具有一定的儲(chǔ)存價(jià)值。但是隨著工程項(xiàng)目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務(wù)書、上級(jí)批示的文件、招標(biāo)文件、勘察文件、施工合同等。而在實(shí)際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗(yàn)收材料以及關(guān)于質(zhì)量的監(jiān)督材料等。而在項(xiàng)目竣工之后，還會(huì)涉及到竣工圖紙、工程結(jié)算材料等。一般情況來講，這些材料都對(duì)施工過程進(jìn)行了詳細(xì)介紹，是較為真實(shí)、全面的材料內(nèi)容，對(duì)工程的質(zhì)量有重要影響。就當(dāng)前社會(huì)中各個(gè)行業(yè)的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會(huì)屬性，并且在國(guó)家的相關(guān)部門中已經(jīng)形成了一定的管理制度。但是無論從企業(yè)的方面來講，還是從個(gè)人的方面來講，檔案管理的實(shí)施都能實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)價(jià)值的良好呈現(xiàn)，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)工作人員需要給予這方面內(nèi)容充分重視。
2建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化措施
2.1充分了解建設(shè)工程的實(shí)施依據(jù)
就當(dāng)前情況來講，我國(guó)就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴(yán)格的法律和法規(guī)要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規(guī)定》等，而這些規(guī)律規(guī)定的制定能夠?yàn)楣こ痰捻樌麑?shí)施提供重要依據(jù)，進(jìn)而使工程在實(shí)施過程中做到有章可循。
2.2建設(shè)工程檔案管理工作的程序化
在工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中，一般會(huì)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，按照分層的方式實(shí)施相應(yīng)管理，而在具體實(shí)施的過程中，主要體現(xiàn)在以下幾方面；首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的體系化。在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要在實(shí)現(xiàn)集中領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和扁平化。前幾年，在部分單位中對(duì)檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)做出了調(diào)整，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)分層。同時(shí)設(shè)置了檔案監(jiān)督小組、管理小組、檢查小組等，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理職責(zé)的詳細(xì)劃分。其次，監(jiān)督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對(duì)整體過程進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)也從設(shè)備、電氣儀表以及土建等多個(gè)方面進(jìn)行監(jiān)理，在實(shí)際監(jiān)控過程中，一般運(yùn)用巡視、平行檢驗(yàn)以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統(tǒng)化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準(zhǔn)確性得到保證，施工單位需要設(shè)置五個(gè)部門和一個(gè)工作室，五個(gè)部門主要是包括工程部門、物資部門、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門以及技術(shù)質(zhì)量部門，一個(gè)工作室主要是指檔案室，在工程實(shí)施的過程中，這幾個(gè)部門需要對(duì)工程項(xiàng)目的資料進(jìn)行監(jiān)測(cè)，進(jìn)而使資料的準(zhǔn)確性得以凸顯。
2.3做好對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)
一般來講，每個(gè)建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設(shè)置主要是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目中涉及到資料的有效管理與運(yùn)用，并且在實(shí)際使用過程中給予專業(yè)指導(dǎo)，使工程的實(shí)施的各方面得到有效協(xié)調(diào)，同時(shí)促進(jìn)今后監(jiān)督以及維護(hù)檢查工作的順利實(shí)施。因此對(duì)于實(shí)施建設(shè)工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關(guān)的例會(huì)，使檔案管理中出現(xiàn)的問題能夠得到有效解決。同時(shí)需要對(duì)檔案的具體狀態(tài)進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管，組織工作人員對(duì)施工單位的具體實(shí)施情況進(jìn)行定期檢查。除此之外，還可以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，組織相關(guān)工作人員在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行自主學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)班或者是讓檔案管理人員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行具體解說。進(jìn)而使工作人員對(duì)涉及到的相關(guān)技術(shù)，規(guī)章制度以及政策法規(guī)等有更深入了解，并且能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相關(guān)內(nèi)容的傳播。在這種狀況下，能夠?yàn)楦鱾€(gè)部門對(duì)資料的整理與裝訂提供有效參考，促進(jìn)資料管理工作效率的提升。
2.4做好對(duì)工程結(jié)算的控制
對(duì)于建設(shè)工程單位來講，在簽訂協(xié)議和合同時(shí)，在前期需要對(duì)和工程相關(guān)的資料進(jìn)行搜集與整理，做好變更和移交，并且對(duì)這些內(nèi)容提出明確、具體的要求，同時(shí)工程在最終的結(jié)算付款時(shí)，需要獲得檔案管理部門的認(rèn)可和簽字，然后進(jìn)行最終付款。
2.5確保各項(xiàng)措施落到實(shí)處
在工程建設(shè)的過程中，一般會(huì)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理部門、相關(guān)職能部門以及考核小組等，定時(shí)對(duì)工程資料進(jìn)行歸納、整理以及累積，進(jìn)而將檔案管理的職責(zé)更好落到實(shí)處，使工程質(zhì)量有所保證。同時(shí)需要實(shí)施一定的獎(jiǎng)懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發(fā)。
2.6實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展
工程建設(shè)一般實(shí)施的時(shí)間比較長(zhǎng)，從實(shí)施到竣工需要一個(gè)周期，因此在工程建設(shè)的過程中，實(shí)現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。工程項(xiàng)目中檔案的確立應(yīng)該從工程設(shè)立階段就開始，同時(shí)在進(jìn)展過程中需要對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管，對(duì)相關(guān)文件材料進(jìn)行詳細(xì)檢查。在項(xiàng)目簽訂正式的合同之后，需要實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)理措施，使工程項(xiàng)目中的整體內(nèi)容納入到監(jiān)理范圍內(nèi)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)得到滲透。
3結(jié)束語
總之，在工程建設(shè)過程中，檔案管理是進(jìn)行施工、運(yùn)行、檢測(cè)、維護(hù)以及改建等工作實(shí)施的有效保證，同時(shí)也對(duì)整個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行著記錄，是建設(shè)工程中涉及到的核心內(nèi)容，由此可見，檔案管理的實(shí)施程度對(duì)資源的管理和利用有重要影響。因此相關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要加強(qiáng)人員素質(zhì)建設(shè)，完善相關(guān)管理體系，實(shí)現(xiàn)部門之間的充分溝通與交流，使資料的真實(shí)性和完整性得到充分體現(xiàn)，進(jìn)而使工程得以順利進(jìn)行。
（一）缺乏專業(yè)素質(zhì)高的合同文件檔案管理人才
高速公路的合同文件檔案管理工作必須具備較強(qiáng)的專業(yè)性與技術(shù)性，要有檔案管理專業(yè)的知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，又要有熟悉公路橋梁建設(shè)的基本知識(shí)，近年來，隨著高速公路工程建設(shè)的不斷開展，業(yè)務(wù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。為了促使我國(guó)高速公路工程合同文件管理的得到有序進(jìn)行，需具備專業(yè)素質(zhì)高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、資歷雄厚的檔案管理人員。然而，在目前的高速公路工程建設(shè)中，仍然比較缺乏合同文件專業(yè)檔案管理人才。多數(shù)合同文件檔案管理的人員素質(zhì)不高，缺少較強(qiáng)的工作責(zé)任心，甚至不了解合同文件檔案的收集、整理及歸檔工作等，導(dǎo)致高速公路工程的合同文件檔案管理水平不高，加上多數(shù)檔案管理的人員主要是兼職人員，經(jīng)常會(huì)有輪流上崗的情況發(fā)生，是造成整個(gè)項(xiàng)目工程合同文件檔案管理較為不規(guī)范關(guān)鍵，因此，培養(yǎng)合同文件檔案管理的隊(duì)伍是在必行，提高合同文件管理人才的素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。
（二）合同文件檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)
在我國(guó)加快高速公路的工程建設(shè)的進(jìn)程中，各承包業(yè)務(wù)的施工單位競(jìng)爭(zhēng)十分激烈。部分承包單位為贏得整個(gè)工程項(xiàng)目的權(quán)，不惜和業(yè)主簽下不規(guī)范的合同，這為往后的合同文件管理留下隱患。再有多數(shù)承包商在履行合同期間，往往違規(guī)辦事，根本沒有按照合同文件要求執(zhí)行，甚至在出現(xiàn)利益糾紛時(shí)，完全拋開合同文件內(nèi)容，而是通過關(guān)系、各種手段等形式處理工程中的疑難事情。由于大部分建設(shè)工程單位尚未設(shè)置專門的合同文件檔案管理部門，以致缺乏有效規(guī)范的操作流程及管理體系，進(jìn)而無法及時(shí)跟蹤與監(jiān)督整個(gè)工程項(xiàng)目的合同文件檔案動(dòng)態(tài)。
（三）不規(guī)范的合同文件檔案
在高速公路的工程施工中，由于各個(gè)參建單位簽訂的合同條款種類繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照樣本擬定合同條款之后經(jīng)過甲方業(yè)主認(rèn)同，雙方才簽字的。但往往在合同擬定時(shí)，承包商與業(yè)主雙方?jīng)]有認(rèn)真分析合同文本，或者對(duì)某些條款理解錯(cuò)誤，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不夠等，致使最終的合同款項(xiàng)和實(shí)際的招投標(biāo)文本中的相關(guān)款項(xiàng)相差甚遠(yuǎn)，最終導(dǎo)致合同無法很好的履行，產(chǎn)生較多的合同糾紛事件。要求合同文件書寫要規(guī)范、表格填寫要一致、單位印章要清晰、形成合同時(shí)間要統(tǒng)一，否則，不符合要的合同文件檔案部門應(yīng)該給予指正和整改后才能接收，針對(duì)上述存在的問題，我們必須盡早采取有效可行的改進(jìn)措施，才能逐步確保規(guī)范高速公路建設(shè)的合同文件檔案管理工作，從而也才能促使整個(gè)項(xiàng)目工程的有序進(jìn)行，避免不必要的合同糾紛。
二、加強(qiáng)高速公路工程合同文件檔案的管理措施
（一）強(qiáng)化合同檔案管理的規(guī)范性
高速公路合同文件檔案管理的主要任務(wù)是收集、整理、歸檔、入庫各種合同文件，它是項(xiàng)目管理工作的根本，始終貫穿于整個(gè)項(xiàng)目工程的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，高速公路工程的技術(shù)人員與監(jiān)理人員，需要與檔案管理人員密切聯(lián)系，同時(shí)，管理人員必須及時(shí)跟蹤工程的施工進(jìn)度，確保檔案資料的收集完整及準(zhǔn)確。另外，工程項(xiàng)目的監(jiān)理人員也應(yīng)認(rèn)真檢查合同文件的內(nèi)容是否完整、清晰，書寫有無統(tǒng)一、規(guī)范以及合同文件上有無雙方的簽字證明蓋章等。此外，工程單位的檔案管理部門也要確保合同文件的原始記錄，重視合同文件原始資料的收集與歸檔工作。只有這樣，才能減少相應(yīng)的合同文件檔案管理問題的出現(xiàn)。
（二）構(gòu)建完善的合同文件檔案管理制度
在高速公路的工程建設(shè)中，應(yīng)根據(jù)合同協(xié)議來明確承包商與業(yè)主之間的權(quán)利與職責(zé)，保證雙方的利益平等。這就需要工程建設(shè)單位構(gòu)建與完善合同檔案的管理制度，依照國(guó)家檔案局頒布的法律和法規(guī)，國(guó)家的合同法和建筑法以及招標(biāo)投標(biāo)法等法律政策認(rèn)真擬定合同文件，明確合同雙方的權(quán)利與義務(wù)。如果任何一方隨意更改合同或違背合同的規(guī)定，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，只有不斷完善工程建設(shè)的合同文件檔案，逐步規(guī)范工程建設(shè)的檔案法規(guī)，確保合同檔案的法律性。高速公路的業(yè)主單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、國(guó)土單位、環(huán)保單位、水保單位應(yīng)該主動(dòng)提供合同文件作為檔案移交，還應(yīng)明確規(guī)定合同文件的負(fù)責(zé)人，讓他們知道合同文件的收集范圍和歸檔期限等。合同檔案的管理人員應(yīng)努力做好本職工作，分清單位內(nèi)部各級(jí)別之間的關(guān)系，確定合同檔案管理工作的重要性，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，保證工程合同歸檔的完整性與及時(shí)性。合同文件檔案作為工程建設(shè)的重要組成部分，負(fù)責(zé)管理檔案的人員必須學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)理念，不斷完善工程建設(shè)的合同檔案管理工作，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理與實(shí)時(shí)管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析及解決存在的管理問題，做好合同文件檔案的保密工作，確保工程建設(shè)單位的合法權(quán)益不受損害。
（三）強(qiáng)化合同檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)
強(qiáng)化合同檔案管理人員的知識(shí)面，是高速公路工程建設(shè)開展檔案管理工作的根本。提高專業(yè)人才的隊(duì)伍建設(shè)問題，不斷強(qiáng)化檔案管理人才的知識(shí)與技能培訓(xùn)，同時(shí)引進(jìn)更多素質(zhì)高、技術(shù)性強(qiáng)的專業(yè)人才，可利用在職學(xué)習(xí)、進(jìn)修等方式不斷提升合同文件檔案管理人員的知識(shí)水平；可以通過參加國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)檔案局檔案館的長(zhǎng)期、短期培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)知識(shí)，也可以參加一些大學(xué)院校檔案專業(yè)的長(zhǎng)期脫產(chǎn)在校學(xué)習(xí)，以加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)逐漸增強(qiáng)他們的職業(yè)道德和轉(zhuǎn)變思想理念，以及提升檔案管理人員的工程技術(shù)與檔案管理的能力，積極引進(jìn)大量具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才，以便為高速公路工程建設(shè)的合同檔案管理提供可靠性人才，加快合同文件檔案管理的工作效率。
（四）注重合同文件檔案的變更文件管理
高速公路項(xiàng)目工程的具體實(shí)施中，通常會(huì)出現(xiàn)合同變更的情況，這表示承包商可能有會(huì)要求業(yè)主索賠的行為，已獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益。對(duì)此，為減少該種情況的發(fā)生，在高速公路工程實(shí)踐中應(yīng)對(duì)相關(guān)的變更合同文件進(jìn)行仔細(xì)的登記，并作詳細(xì)記錄，保管好變更的合同文件，包括變更圖紙、變更施工方案、變更計(jì)量、變更工程量清單、變更匯總表、變更進(jìn)度表、更改意見、變更人員會(huì)簽名單等都很重要，另外，負(fù)責(zé)管理合同檔案的人員在將變更合同文件歸檔時(shí)，不要因?yàn)樗鼈兪亲兏募挥枰灾匾暿占驼怼n案工作人員要明確的自己的工作權(quán)利與工作職責(zé)，完善構(gòu)建相應(yīng)的變更合同文件檔案管理體系，以便對(duì)合同文件檔案的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行及時(shí)跟蹤和動(dòng)態(tài)管理，確保高速公路工程的合同文件檔案管理工作順利開展。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：工程設(shè)計(jì) 歸檔管理
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
城建檔案是國(guó)家極具利用價(jià)值和潛在開發(fā)價(jià)值的重要資產(chǎn)，是國(guó)家重要的經(jīng)濟(jì)資源，管理好、利用好城建檔案資源將對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。工程設(shè)計(jì)類檔案是城建檔案的重要組成部分，同時(shí)也是設(shè)計(jì)院（所）的主要檔案，它的收集完整、系統(tǒng)、齊全是檔案工作的基本要求，是充分發(fā)揮城建檔案憑證依據(jù)、查考、科技儲(chǔ)備作用的前提。但是，由于許多地級(jí)市中小型工程設(shè)計(jì)單位存在檔案材料不齊全、不完整，掉檔、漏檔時(shí)有發(fā)生，直接影響了城建檔案的質(zhì)量，為檔案的利用帶來很大的局限性。因此，有必要分析工程設(shè)計(jì)檔案收集工作中存在的不齊全、不完整的問題及原因，探討提高工程設(shè)計(jì)類檔案歸檔率及完整率的有效方法。
1、工程設(shè)計(jì)檔案收集工作中存在的問題及原因分析
目前，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，中小型設(shè)計(jì)院（所）工程設(shè)計(jì)檔案歸檔工作存在相當(dāng)嚴(yán)重的不完整現(xiàn)象，表現(xiàn)為建設(shè)周期長(zhǎng)、時(shí)間跨度大的設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案材料不完整、丟失；部分設(shè)計(jì)文件材料長(zhǎng)期滯留在設(shè)計(jì)人員個(gè)人手中，破壞了科技文件材料自然形成的成套性，導(dǎo)致歸檔資料殘缺不全，很難收集；電子文件沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理模式，處于自發(fā)形成和保管狀態(tài)，散落在設(shè)計(jì)人員手中，造成電子檔案損壞、失效、散失等，破壞了電子文件的系統(tǒng)完整性，以至無法提供利用，或利用范圍狹窄，只能是業(yè)務(wù)人員之間互相傳閱，效率低，無法實(shí)現(xiàn)科技檔案資源的充分共享。
主要原因在于（1）制度的問題:檔案管理系列制度不健全,執(zhí)行制度不嚴(yán)格，致使歸檔工作無章可循，具有很大隨意性。（2）人員的問題：領(lǐng)導(dǎo)不了解文件歸檔的必要性，不重視歸檔工作，缺乏督導(dǎo)；工程設(shè)計(jì)人員或受傳統(tǒng)小生產(chǎn)習(xí)慣勢(shì)力影響，或是擔(dān)心資料被他人丟失，或是無時(shí)間整理，或是不明確歸檔范圍，將文件資料據(jù)為已有，取用方便，不及時(shí)清退；檔案人員有畏難情緒，不積極主動(dòng)收集和督促清退文件，未提供快捷有效的檔案檢索服務(wù)，使得技術(shù)人員寧愿自行保管文件資料，隨時(shí)取用。（3）硬件設(shè)備的問題：由于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量有限，建設(shè)周期長(zhǎng)的大型面目在項(xiàng)目后歸檔電子文件時(shí)，新產(chǎn)生的電子文件不斷覆蓋舊的電子文件，或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障，造成電子文件不完整；此外，計(jì)算機(jī)病毒、硬件故障、人為誤操作、其他不可預(yù)見性因素都會(huì)造成電子文件損壞、丟失，很難與紙質(zhì)文件保持一致。
2、如何提高工程設(shè)計(jì)檔案歸檔完整率
當(dāng)前工程設(shè)計(jì)文件材料收集工作中存在著歸檔不完整的諸多問題，違背了城建檔案系統(tǒng)、完整的固有規(guī)律，影響了工程設(shè)計(jì)檔案的質(zhì)量和使用價(jià)值，提高工程設(shè)計(jì)文件材料的歸檔完整率是必要的和緊迫的。針對(duì)問題存在的原因，可以從制度、人員、方法幾個(gè)環(huán)節(jié)著手，逐步提高工程設(shè)計(jì)檔案的歸檔完整率。
2.1建立、健全檔案制度
要做到工程設(shè)計(jì)檔案歸檔齊全完整，必須要從制度上約束，制定完善的歸檔制度，明確歸檔目的、時(shí)間、原則、要求、范圍等，使檔案部門與相關(guān)部門有章可循。為增強(qiáng)歸檔制度的權(quán)威性和約束力，應(yīng)依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法規(guī)制定。歸檔制度一經(jīng)建立，則嚴(yán)格執(zhí)行，以發(fā)揮實(shí)效。
規(guī)定明確、詳細(xì)的歸檔范圍。依據(jù)國(guó)家檔案局、建設(shè)部頒發(fā)的歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合工程設(shè)計(jì)活動(dòng)的特點(diǎn)，制定明確、詳細(xì)的歸檔范圍，是保證歸檔齊全的重要前題。歸檔范圍應(yīng)適度，從工程設(shè)計(jì)的整體概念出發(fā)，根據(jù)工程設(shè)計(jì)中形成文件材料的種類，把握重點(diǎn)，兼顧全面，明確、詳細(xì)地規(guī)定出各個(gè)設(shè)計(jì)階段的歸檔范圍。
建立逐級(jí)管理責(zé)任制。責(zé)任制是加強(qiáng)工作責(zé)任心、提高效率、保證秩序的一項(xiàng)有效措施，要想收集一套系統(tǒng)完整的檔案資料，首先工程設(shè)計(jì)人員要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)和責(zé)任感，積極配合檔案人員進(jìn)行檔案歸檔工作；其次檔案管理人員要經(jīng)常深入到工程設(shè)計(jì)實(shí)際中去，注重了解工程設(shè)計(jì)的速度，在工程設(shè)計(jì)進(jìn)入新階段前，就下步工程檔案的歸檔問題及時(shí)提醒有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科技人員注意，并提出具體的歸檔要求。建立由主管總工――檔案管理人員――室主任――項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組成的逐級(jí)管理責(zé)任制，把歸檔工作落到具體人員的崗位職責(zé)，可以使檔案收集工作跟上工程設(shè)計(jì)工作的每一環(huán)節(jié)，避免遺漏設(shè)計(jì)活動(dòng)中形成的文件材料。
編制歸檔通報(bào)制。每年的總結(jié)通報(bào)上一年的歸檔情況，對(duì)質(zhì)量好、歸檔率高的項(xiàng)目組予以表揚(yáng)，同時(shí)批評(píng)歸檔率差的項(xiàng)目組，此外向全院?jiǎn)T工通報(bào)檔案室工作的成績(jī)和不足，通報(bào)結(jié)果與設(shè)計(jì)人員的項(xiàng)目承包獎(jiǎng)、設(shè)計(jì)評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)掛鉤。編制歸檔通報(bào)是一種很好的檔案管理制度，一方面，以其公開、公正的方式在員工中形成一種主動(dòng)清退設(shè)計(jì)文件、積極配合歸檔工作的風(fēng)氣，并對(duì)缺乏檔案意識(shí)、不主動(dòng)清退設(shè)計(jì)文件資料人員形成一種無形的壓力；另一方面，其合理地運(yùn)用經(jīng)濟(jì)原則，結(jié)合物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰，加強(qiáng)對(duì)工作設(shè)計(jì)文件材料形成、積累的監(jiān)管，促進(jìn)歸檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
階段定期歸檔制。按預(yù)可行性與工程可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收不同設(shè)計(jì)階段相應(yīng)的歸檔范圍要求，分階段定期歸檔。原因在于基本建設(shè)是按照一定的程序依次進(jìn)行的，大、中型工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)的周期性較長(zhǎng)，時(shí)間跨度大，相關(guān)人員變動(dòng)也較大，如不分階段歸檔，大量的科技材料長(zhǎng)期積壓在形成部門，對(duì)生產(chǎn)業(yè)務(wù)部門是一個(gè)很重的負(fù)擔(dān)，而且不利于維護(hù)有關(guān)文件材料的完整和安全。
隨時(shí)歸檔制。針對(duì)時(shí)間緊，任務(wù)重的項(xiàng)目，設(shè)計(jì)人員要加班加點(diǎn)工作，文件材料形成很快，分階段定期歸檔制已無法滿足需要，這就要求建立隨時(shí)歸檔制，加快節(jié)奏，提高效率，變定期歸檔為隨時(shí)歸檔。
2.2樹立檔案意識(shí)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量
提高工程設(shè)計(jì)文件材料的歸檔完整率，僅僅建立起完善的檔案管理制度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，只有在工程設(shè)計(jì)人員中普遍樹立檔案意識(shí)，提高檔案專業(yè)人員的服務(wù)質(zhì)量，才能自覺嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，形成主動(dòng)清退文件與優(yōu)質(zhì)服務(wù)的良性互動(dòng)。否則，一切制度都是空談，為此應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：
加快提檔速度，改進(jìn)服務(wù)態(tài)度。科技檔案管理的目的是提供利用，對(duì)于科研人員，時(shí)間就是成果，所以，檔案人員應(yīng)以最大限度縮短用戶查找檔案信息時(shí)間為已任，加快提檔速度，改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，耐心、熱情，解除工程設(shè)計(jì)人員的思想顧慮。
變“你來我查，你用我找”式的被動(dòng)服務(wù)為“科技檔案參考咨詢”式的主動(dòng)服務(wù)。以科學(xué)技術(shù)檔案為依據(jù)，積極發(fā)揮科技咨詢和科技參考的作用，具體應(yīng)做到，采用先進(jìn)的檔案檢索工具與方法，開展對(duì)新的科技檔案信息的報(bào)道和交流，以目錄、簡(jiǎn)介等形式及時(shí)向有關(guān)部門和人員宣傳、介紹；實(shí)行開架閱覽，使密級(jí)低的檔案直接與用戶見面；積極進(jìn)行檔案資料的綜合分析利用，根據(jù)不同的利用需求，整理出二、三次檔案文獻(xiàn)，主動(dòng)提供給利用者。
2.3采用靈活多樣的檔案收集方法
采取靈活多樣的工作方法，多途徑、多方式收集檔案資料是提高檔案完整性的重要環(huán)節(jié)。平時(shí)注意了解本單位各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面的工作內(nèi)容、特點(diǎn)、程序、產(chǎn)生文件的情況，做到收什么、向誰收、何時(shí)收、怎么收等心中有數(shù)，這樣就能有針對(duì)性地檢查督促文件材料清退歸檔，堵塞文件散失的漏洞。
健全文件材料收集網(wǎng)絡(luò)，平時(shí)由各科室配備的兼職檔案員收集分散的文件材料，由專職檔案人員指導(dǎo)、督促、檢查項(xiàng)目組檔案收集情況，保持與工程項(xiàng)目組的密切聯(lián)系，待工程設(shè)計(jì)結(jié)束時(shí)很快立卷歸檔。
2.4利用專業(yè)檔案館的人才優(yōu)勢(shì)
各中小型設(shè)計(jì)院（所）可利用專業(yè)檔案館的人才優(yōu)勢(shì)，為各設(shè)計(jì)院（所）提供全方位，多層次的服務(wù)。專業(yè)檔案館是市政府所屬的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，所有工作人員都具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，可針對(duì)各專業(yè)部門的要求，提供檔案收集、整理、分類編目、建立利用臺(tái)帳服務(wù)，達(dá)到城建檔案可直接入庫保管并提供利用的目的，減少有關(guān)部門因人員緊，工作繁忙，專業(yè)知識(shí)欠缺引發(fā)的檔案管理工作薄弱的現(xiàn)象。
3.結(jié)語
綜上所述，只要建立起規(guī)范的檔案管理制度，樹立檔案意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，采取行之有效的檔案收集方法，就可以逐步提高工程設(shè)計(jì)檔案的歸檔完整率，充分發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案憑證、查考、科技儲(chǔ)備的作用。
參考文獻(xiàn)：
1系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
一是系統(tǒng)主切換面板。將交換機(jī)合理設(shè)置于建設(shè)處內(nèi)部，連接起各臺(tái)機(jī)器，促使其形成一個(gè)局域網(wǎng)，為了實(shí)現(xiàn)不同機(jī)器之間的通訊，將TCP/IP協(xié)議應(yīng)用了過來。因?yàn)槭┕挝缓捅O(jiān)理單位辦公地點(diǎn)是不同的，那么就可以分開整理資料，并且向管理系統(tǒng)中定期匯總這些資料。本檔案管理系統(tǒng)采用的應(yīng)用程序架構(gòu)是主機(jī)和客戶機(jī)，這樣既可以錄入、分類以及歸檔信息，又可以同步規(guī)范的進(jìn)行工程檔案管理。并且系統(tǒng)在錄入和查詢的時(shí)候，依據(jù)是可視化界面，可以實(shí)現(xiàn)人機(jī)對(duì)話，降低了管理難度。具體來講，工程概況、存檔材料、工程支付以及參建單位和人員通訊等都屬于檔案管理系統(tǒng)的主切換面板。對(duì)材料收集之后，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，然后編號(hào)和錄入，之后進(jìn)行資料的歸檔，就可以很方便的對(duì)其進(jìn)行查閱。二是資料存檔模塊。在檔案管理系統(tǒng)中，主要的數(shù)據(jù)源就是資料存檔模塊，為了實(shí)現(xiàn)其所有功能，一共設(shè)計(jì)了四個(gè)子面板，分別是資料登記、資料查閱、借閱登記和歸還登記；工作人員首先來分類編號(hào)收集到資料，然后在子面板上登記這些資料，在計(jì)算機(jī)中規(guī)范準(zhǔn)確地錄入資料編號(hào)、資料名稱以及編制時(shí)間、錄入時(shí)間等內(nèi)容，構(gòu)建一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫。工作人員要想查詢資料，只需要借助于資料查詢子面板即可，在查詢的時(shí)候，可以依據(jù)編制時(shí)間、錄入時(shí)間以及資料編號(hào)等進(jìn)行，十分的快捷和簡(jiǎn)單。另外，在向計(jì)算機(jī)輸入資料數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)也會(huì)將原始記錄形成于數(shù)據(jù)庫中，并且有順序產(chǎn)生，那么以后在對(duì)資料進(jìn)行查詢時(shí)，只需要將資料編號(hào)提供出來即可。通過另外兩個(gè)子面板，可以有效實(shí)現(xiàn)資料的借出和歸還。資料的錄入可以通過局域網(wǎng)的內(nèi)部機(jī)器來完成。三是材料歸檔模塊。要想得到完整的資料，就需要重視資料登記面板，要想促使檔案有效形成，就需要重視資料的歸檔工作。檔案管理人員在歸檔的過程中，除了要依據(jù)檔案分類規(guī)則之外，還需要借助于工程資料分類方案來完成，一般是錄入案卷題名，利用計(jì)算機(jī)查詢功能，分類預(yù)覽和選擇所有的收集資料，只有在相應(yīng)的案卷目錄中導(dǎo)入這些歸檔的材料目錄，之后在相應(yīng)的檔案盒中調(diào)入相應(yīng)的紙質(zhì)材料，然后通過排序和編號(hào)，就完成了歸檔工作。又因?yàn)樵诠こ探ㄔO(shè)過程中，檔案資料管理并不是靜態(tài)的，那么要想同步的進(jìn)行資料收集和歸檔工作，本系統(tǒng)在同一份資料上，分別給予了資料編號(hào)和資料檔號(hào)，這兩種標(biāo)識(shí)一種是臨時(shí)碼，一種是永久碼，在查詢的過程中，它們互相對(duì)應(yīng)，在工程建設(shè)過程中，要想查詢資料，通過兩種標(biāo)識(shí)都可以。
2系統(tǒng)功能評(píng)價(jià)
一是安全可靠。結(jié)合具體的情況和需求，系統(tǒng)對(duì)用戶級(jí)別以及數(shù)據(jù)庫密碼進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，這樣就可以避免有一些不法分子來損壞或者竊取數(shù)據(jù)。另外，還可以定期備份相關(guān)數(shù)據(jù)庫文件，這樣就可以在一個(gè)安全的地方來復(fù)制數(shù)據(jù)庫文件。如果不慎有問題出現(xiàn)，破壞到了數(shù)據(jù)庫文件，只需要利用備份文件即可，促使數(shù)據(jù)庫的正常工作不受影響。二是經(jīng)濟(jì)實(shí)用性較好。因?yàn)楸続CCESS數(shù)據(jù)庫軟件對(duì)硬件性能沒有過高的要求，只需要借助于正常的辦公設(shè)施就可以在單機(jī)環(huán)境中廣泛應(yīng)用本系統(tǒng)。采用的操作系統(tǒng)是微軟的XP系統(tǒng)，那么在操作、開發(fā)以及管理方面就沒有較大的難度。三是開發(fā)性和標(biāo)準(zhǔn)化。要想使用本軟件系統(tǒng)，只要保證電腦中安裝了基本的辦公軟件即可，并且因?yàn)楸緮?shù)據(jù)庫是微軟公司研發(fā)的，已經(jīng)比較的成熟，可以有效兼容于其他的數(shù)據(jù)庫，那么就可以更好地進(jìn)行檔案管理工作，以后如果有具體需求，可以在專業(yè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)型數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入這些檔案數(shù)據(jù)。四是操作界面比較的優(yōu)良。綜上，本系統(tǒng)因?yàn)榫哂锌梢暬翱诮缑妫敲慈藱C(jī)對(duì)話就可以有效實(shí)現(xiàn)。在本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中，已經(jīng)預(yù)先在數(shù)據(jù)庫中輸入了檔案分類規(guī)則，那么相關(guān)的工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)資料錄入時(shí)，系統(tǒng)會(huì)給予相應(yīng)的提示，只要結(jié)合這些提示，就可以更好地分類錄入相關(guān)資料，促使數(shù)據(jù)的完整性得到保證，提高了資料收集的質(zhì)量。
3結(jié)語
綜上，在南水北調(diào)工程中，會(huì)有大量的數(shù)據(jù)資料產(chǎn)生，如果采用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理模式，就會(huì)出現(xiàn)諸多的問題和弊端；針對(duì)這種情況，就可以將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)來，借助于微軟公司的ACCESS數(shù)據(jù)庫技術(shù)，來提高信息資源管理的自動(dòng)化水平，共享相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，更好地利用檔案資源，更好地服務(wù)于水利工程建設(shè)。
作者： 單位：南水北調(diào)中線河南直管建管局南陽項(xiàng)目部
