時(shí)間：2023-06-07 09:35:53
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞]裝備；采購；合同管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.072
[中圖分類號]E238 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）06-0-01
1 裝備合同管理中存在的問題
1.1 法律環(huán)境不完善
法律是市場經(jīng)濟(jì)體制運(yùn)行的保障。近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)行的法律已無法滿足裝備采購合同管理的需求，法律環(huán)境不完善成為裝備合同管理中的主要問題之一。因法律效力不強(qiáng)，在裝備合同管理中出現(xiàn)了諸多問題，具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：第一，合同履行中的嚴(yán)肅性不足，部分條款由于缺乏法律保障，致使無法切實(shí)履行，甚至還存在弄虛作假的現(xiàn)象；第二，對合同違約的仲裁力度不夠，造成拖、降、漲等情況屢有發(fā)生；第三，行政干預(yù)較多，使合同無法正常履行，預(yù)定目標(biāo)也很難實(shí)現(xiàn)。
1.2 合同乙方管理機(jī)構(gòu)不健全
從目前的情況上看，相對于軍方，裝備合同乙方的合同管理結(jié)構(gòu)不健全。多數(shù)合同乙方?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范的機(jī)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)對裝備合同進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致對合同簽訂的監(jiān)督審查能力較弱，具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：第一，合同審查方式不一致，有的要經(jīng)過廠內(nèi)合同簽訂評審程序，有的在現(xiàn)場直接由市場部人員簽訂，沒有廠內(nèi)流程；第二，對合同的審查力度不夠，不管裝備合同是否走廠內(nèi)流程，都存在對簽訂合同條款認(rèn)知不充分的情況，這說明裝備合同條款的簽訂存在“盲點(diǎn)”，只關(guān)注重點(diǎn)條款，忽視輔助條款；第三，乙方合同簽訂人員能力水平層次相差較大，這主要是因?yàn)椋汉贤曳焦ぷ髦贫燃胺椒ㄓ胁顒e，對合同的重視程度有差別。
1.3 采購合同管理方法缺乏科學(xué)性
當(dāng)前，裝備采購合同管理中尚未引入系統(tǒng)化、科學(xué)化的全壽命管理理念，受經(jīng)費(fèi)來源不同、合同管理思想守舊等因素的影響，裝備采購合同管理往往由多個(gè)部門負(fù)責(zé)，在裝備科研、生產(chǎn)、使用、維修、報(bào)廢等不同階段均由不同部門管理。各部門之間缺乏必要的溝通與協(xié)調(diào)，在裝備采購過程中，各部門以合同形式明確與承包商之間的權(quán)責(zé)，使裝備采購合同出現(xiàn)分段簽訂情況，嚴(yán)重削弱了裝備合同管理各階段之間的緊密聯(lián)系，導(dǎo)致合同管理缺乏整體性、連貫性，不利于實(shí)施裝備采購的全過程管理。
2 解決裝備合同管理問題的有效方法
2.1 完善法律法規(guī)體系
為了順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國家應(yīng)制定與完善裝備采購合同管理相關(guān)的法律法規(guī)，健全法律體系。例如：完善《裝備采購條例》《裝備采購合同管理規(guī)定》等法規(guī)，制定與之相配套的實(shí)施細(xì)則等。如果從完善裝備采購合同管理各個(gè)階段上看，則應(yīng)進(jìn)一步制定和完善與合同訂立、合同履行監(jiān)督、合同糾紛處理等相關(guān)的法規(guī)制度，比如：完善《裝備采購招標(biāo)管理辦法》《裝備詢價(jià)采購管理辦法》《裝備競爭性采購管理辦法》、裝備采購合同訂立管理辦法》《裝備采購合同履行監(jiān)督工作管理規(guī)定》等法規(guī)，制定《裝備采購合同糾紛處理辦法》等法規(guī)及其配套的實(shí)施細(xì)則。通過上述法規(guī)細(xì)則的制定和完善，不但能夠使裝備采購活動更加規(guī)范和統(tǒng)一，而且還能有效彌補(bǔ)裝備采購合同法律環(huán)境薄弱的問題，有助于增強(qiáng)裝備采購項(xiàng)目管理的透明度和公正性，降低行政干預(yù)，杜絕弄虛作假及拖、降、漲情況。
2.2 健全合同乙方管理機(jī)構(gòu)
完善的合同管理組織機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)裝備采購合同制的重要基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)法治化管理的根本要求。因此，按照當(dāng)前的裝備建設(shè)情況，應(yīng)健全乙方合同管理機(jī)構(gòu)并由其全權(quán)負(fù)責(zé)裝備采購合同的監(jiān)督、審查，同時(shí)，可在該機(jī)構(gòu)下設(shè)立一些相關(guān)組織，如法律部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等，分別行使不同的管理職責(zé)。各個(gè)系統(tǒng)也應(yīng)建立起專門的裝備采購合同管理機(jī)構(gòu)，以此來提升工作效率及合同管理水平。通過合同管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立，可以將合同簽訂與合同履行等職能從組織上分開，并形成相互制衡、互相監(jiān)督的局面，有效避免了機(jī)構(gòu)權(quán)力集中的問題。此外，還要對乙方合同訂立管理部門人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，與軍方進(jìn)行合同管理交流學(xué)習(xí)，促進(jìn)合同訂立質(zhì)量與水平。
2.3 運(yùn)用科學(xué)的合同管理方法
針對當(dāng)前裝備采購合同管理方法上存在的問題，應(yīng)運(yùn)用科學(xué)的方法加強(qiáng)對采購合同的管理。一方面可對裝備的采購經(jīng)費(fèi)進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，將所有經(jīng)費(fèi)集中到一起統(tǒng)一管理，以此來提升經(jīng)費(fèi)的使用效率。同時(shí)可將裝備采購過程中的各個(gè)階段視作一個(gè)整體，實(shí)行科研、訂貨、維修、保障的一體化管理，這有助于工作效率和管理水平的提升。另一方面，要做好采購全要素的管理，在合同中除了應(yīng)對傳統(tǒng)的幾大要素（如質(zhì)量、價(jià)格、進(jìn)度等），進(jìn)行明確規(guī)定外，還應(yīng)對涉及裝備系統(tǒng)的特殊要素（如裝備的可靠性指標(biāo)、保障性要求等），加以明確規(guī)定。由此不但能使采購的裝備質(zhì)量獲得整體性提升，而且還能使相關(guān)要素之間得到平衡，進(jìn)而獲取裝備的最佳效能。
3 結(jié) 語
在裝備采購項(xiàng)目中必須重視合同管理，引入先進(jìn)的管理方法不斷提升合同管理效益。同時(shí)，還要進(jìn)一步完善裝備合同管理的法律法規(guī)環(huán)境、健全合同管理機(jī)構(gòu)、明確機(jī)構(gòu)中各部門的職責(zé)、提升人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)對裝備采購過程的統(tǒng)一化、系統(tǒng)化管理，從而促進(jìn)裝備建設(shè)快速發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)開發(fā)合同管理意義與作用成本控制措施
中圖分類號：F293.33 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
在房地產(chǎn)開發(fā)過程中, 每個(gè)開發(fā)樓盤的施工進(jìn)度、質(zhì)量和成本決定了資金回收的速度、企業(yè)產(chǎn)品的自有生命周期和企業(yè)的獲利空間。項(xiàng)目在開發(fā)過程中的施工進(jìn)度、質(zhì)量和成本控制歸根到底都是通過各種合同的履行來實(shí)現(xiàn)的。目前我國房地產(chǎn)企業(yè)在項(xiàng)目開發(fā)過程中普遍存在著履約意識不強(qiáng)、項(xiàng)目合同管理水平不高、工程成本超標(biāo)等現(xiàn)象。提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目合同管理和成本控制水平是十分必要的。
一、房地產(chǎn)開發(fā)過程中合同管理的意義與作用
1、合同對整個(gè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)計(jì)劃和實(shí)施有決定性作用。合同分配著工程任務(wù), 具體地規(guī)定著工程任務(wù)相關(guān)的各種問題, 工程所涉及到的生產(chǎn)材料和設(shè)備供應(yīng)、運(yùn)輸, 各專業(yè)設(shè)計(jì)和施工的分工協(xié)作關(guān)系由簽訂的各合同協(xié)調(diào)并統(tǒng)一工程各參加者的行為; 合同確定了項(xiàng)目的組織關(guān)系, 規(guī)定著項(xiàng)目參加者各方面的經(jīng)濟(jì)責(zé)權(quán)利關(guān)系和工作分配情況, 直接影響著整個(gè)項(xiàng)目組織和管理系統(tǒng)的形態(tài)和運(yùn)作; 合同作為工程項(xiàng)目任務(wù)委托和承接的法律依據(jù), 是工程項(xiàng)目各參加者之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的調(diào)節(jié)手段, 也是工程實(shí)施過程中雙方的最高行為準(zhǔn)則和解決雙方爭執(zhí)的依據(jù)。
2、合同管理在項(xiàng)目管理中居于核心地位。建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多、面廣、戰(zhàn)線長, 合同標(biāo)的涉及的范圍寬、內(nèi)容復(fù)雜、金額巨大, 通過合同管理, 能夠落實(shí)項(xiàng)目的目標(biāo)和計(jì)劃, 將項(xiàng)目的工期、成本、質(zhì)量目標(biāo)有效統(tǒng)一起來。工程項(xiàng)目管理的制度化要求嚴(yán)格合同管理, 無論是設(shè)計(jì)、施工還是項(xiàng)目的運(yùn)營, 只有嚴(yán)格合同管理, 才能按期保質(zhì)地完成工程項(xiàng)目。
3、加強(qiáng)工程合同管理和控制，為工程成本控制提供必要的法律保障。合同是維護(hù)企業(yè)自身權(quán)益的有效法律武器。合同管理的健全與否，直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。因此在企業(yè)開發(fā)經(jīng)營中要力求加強(qiáng)合同管理的嚴(yán)肅性，建立健全人員和制度約束。造價(jià)和合同管理人員積極參與建設(shè)工程合同的起草、訂立、審閱、會簽等各個(gè)環(huán)節(jié)，熟悉建設(shè)工程合同的各項(xiàng)條款，了解建筑行業(yè)的有關(guān)規(guī)定與一般慣例。對直接影響工程造價(jià)的有關(guān)條款，如合同價(jià)款的計(jì)價(jià)方式和條件、合同價(jià)款調(diào)整原則與條件、主要材料價(jià)格的取定方法與調(diào)整條件、不可預(yù)見費(fèi)用包干的內(nèi)容等都要詳細(xì)約定。對投標(biāo)包干的工程由承包方采購的設(shè)備和主要材料的規(guī)格、品牌、廠家和品質(zhì)要求有清單，此外還要明確國家政策性調(diào)整的內(nèi)容是否列入在承包范圍內(nèi)。充分發(fā)揮合同管理的約束與監(jiān)督職能，為控制工程造價(jià)提供有效的法律依據(jù)。
二、加強(qiáng)房地產(chǎn)開發(fā)過程中合同管理與成本控制的措施
結(jié)合房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)實(shí)際情況，合同分工程合同、材料合同兩大類。工程合同包括：土地征用及拆遷合同、前期工程合同、建筑安裝工程合同、基礎(chǔ)設(shè)施工程合同、公共配套工程合同、其他工程合同。材料合同包括：土建材料合同、暖通、空調(diào)設(shè)備合同、弱電材料設(shè)備合同、水電材料設(shè)備合同、機(jī)電設(shè)備（電梯）合同、裝修材料合同、其他材料設(shè)備合同。
實(shí)踐證明，合同管理融合了財(cái)務(wù)、預(yù)算、工程等多個(gè)部門。成本會計(jì)在合同匯簽中側(cè)重合同資金的安排，尤其是合同款分批支付金額及間隔時(shí)間的安排，要與公司現(xiàn)有資金和未來資金計(jì)劃相統(tǒng)一，避免合同管理與資金管理脫節(jié)。采購工程師或其他專業(yè)工程師側(cè)重材料設(shè)備的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、到場時(shí)間，或工程進(jìn)度及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，避免合同管理與工程管理不協(xié)調(diào)。
1、建立與完善合同管理的制度體系
制度體系，一是指企業(yè)要就合同管理全過程的每個(gè)環(huán)節(jié)，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循；二是指企業(yè)各層次都應(yīng)有自己的合同管理制度。建立和健全建筑施工企業(yè)的合同管理制度，必須根據(jù)我國的《合同法》和相關(guān)的法規(guī)，以及企業(yè)的實(shí)際情況。
在合同管理過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，建立和健全具體的、可操作的規(guī)章制度，通過制度來規(guī)范、協(xié)調(diào)各方的工作，從而使合同管理的有關(guān)各方做到分工明確、職責(zé)清晰、相互配合。這些管理制度主要包括：合同歸口管理制度；合同審查制度；合同考核制度；合同用章管理制度；合同臺帳、統(tǒng)計(jì)及歸檔制度等。
2、建立與完善合同管理的組織體系
組織體系是指企業(yè)要由上而下地建立和健全合同的管理機(jī)構(gòu)（包括專職機(jī)構(gòu)和兼職機(jī)構(gòu)），使企業(yè)合同管理覆蓋企業(yè)的每個(gè)層次，延伸到各個(gè)角落。合同管理上，要自上而下地建立和健全合同管理機(jī)構(gòu)，例如：在總部、分公司和各個(gè)項(xiàng)目部，分別設(shè)立合同管理部、合同管理辦公室、合同管理小組等機(jī)構(gòu)，使合同管理機(jī)構(gòu)覆蓋企業(yè)的每個(gè)層次，延伸到工程項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)角落。合同管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)是制訂本企業(yè)的合同管理制度；檢查監(jiān)督本企業(yè)各類建設(shè)工程合同的訂立、履行；培訓(xùn)合同管理人員；采取措施有效預(yù)防合同風(fēng)險(xiǎn)；參與解決合同糾紛；總結(jié)推廣合同管理經(jīng)驗(yàn)等。
3、建立與完善合同管理的人員體系
合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置完成后，就需要配備相應(yīng)的管理人員，通過對外公開招聘、內(nèi)部選拔等方式，將有一定合同管理專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)的人充實(shí)到總部、分公司、項(xiàng)目部的各個(gè)合同管理崗位上，保證這些機(jī)構(gòu)中有充足人員從事合同管理工作。采取請進(jìn)來、送出去等方式，定期或不定期地對合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括建筑、法律、管理等專業(yè)知識，提高相關(guān)專業(yè)知識水平。
（1）選擇合適的合同管理人員，建立崗位責(zé)任制。對合同管理人員實(shí)行崗位責(zé)任制，明確他們的責(zé)、權(quán)、利，建立競爭機(jī)制，對有貢獻(xiàn)的合同管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。此外要重視合同管理人員的流動管理，避免交接脫節(jié)造成的失控。
（2）加強(qiáng)對員工的合同管理風(fēng)險(xiǎn)意識的培訓(xùn)。要加強(qiáng)對員工的合同風(fēng)險(xiǎn)意識教育，特別是與房地產(chǎn)行業(yè)息息相關(guān)的法律法規(guī)和部門規(guī)章等，必須經(jīng)常組織相關(guān)人員進(jìn)行合同管理風(fēng)險(xiǎn)意識的培訓(xùn)。同時(shí)應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)律師在防范項(xiàng)目合同風(fēng)險(xiǎn)方面的重要作用，聘請法律顧問指導(dǎo)企業(yè)的項(xiàng)目合同管理，避免失誤和漏洞，及時(shí)為企業(yè)決策者提供專業(yè)的法律意見，避免潛在的風(fēng)險(xiǎn)。總之，企業(yè)應(yīng)組織好合同管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，要舍得花錢進(jìn)行智力投資。
4、建立與完善合同管理的運(yùn)行體系
在合同管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)設(shè)立、人員已經(jīng)配備后，如何使這些機(jī)構(gòu)和人員相互之間協(xié)調(diào)配合、有效地開展工作，便是合同管理運(yùn)行體系要解決的問題。在合同管理工作程序上，應(yīng)采取簡捷、高效的方式。
總之，在企業(yè)開發(fā)經(jīng)營中，要力求加強(qiáng)合同管理的嚴(yán)肅性，建立健全人員和制度約束。造價(jià)和合同管理人員積極參與建設(shè)工程合同的起草、訂立、審閱、會簽等各個(gè)環(huán)節(jié)，熟悉建設(shè)工程合同的各項(xiàng)條款，了解建筑行業(yè)的有關(guān)規(guī)定與一般慣例。對直接影響工程造價(jià)的有關(guān)條款，如合同價(jià)款的計(jì)價(jià)方式和條件、合同價(jià)款調(diào)整原則與條件、主要材料價(jià)格的取定方法與調(diào)整條件、不可預(yù)見費(fèi)用包干的內(nèi)容等都要詳細(xì)約定。對投標(biāo)包干的工程由承包方采購的設(shè)備和主要材料的規(guī)格、品牌、廠家和品質(zhì)要求有清單，此外還要明確國家政策性調(diào)整的內(nèi)容是否列入在承包范圍內(nèi)等。這樣既可以控制開發(fā)所需的資金量和現(xiàn)金流，還可以過程控制開發(fā)各階段的總體造價(jià)。因此，充分發(fā)揮合同管理的約束與監(jiān)督職能，是房地產(chǎn)開發(fā)過程中成本控制的有效手段，是提高開發(fā)綜合效益的有力保證。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：施工合同；效益；管理
建筑工程施工合同是建設(shè)單位或總包單位和施工單位之間，為完成商定的建筑安裝工程，明確雙方相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同是影響利潤的主要因素之一，而合同談判和合同簽訂是獲得盡可能多利潤的最好機(jī)會。因此，對于承包商來說必須加強(qiáng)施工合同的簽訂和管理。
一、施工合同管理存在的問題
1.法律意識淡薄，合同簽訂不規(guī)范
《建筑法》明確規(guī)定：“建筑工程的發(fā)包單位和承包單位應(yīng)依法制訂書面合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)”。不少承、發(fā)包雙方，由于法律意識淡薄，不按《建設(shè)工程施工合同示范文本》以及工程項(xiàng)目和自身的具體情況做逐條分析和認(rèn)真訂立。訂立的合同很不規(guī)范，待工程實(shí)施起來，一旦涉及到經(jīng)濟(jì)利益，由于施工合同中缺少約束彼此行為的條款，甲乙雙方各自為敵，最終導(dǎo)致工程經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生。
2.簽訂合同不嚴(yán)謹(jǐn)，條款不全
建設(shè)工程耗資巨大，涉及面廣，個(gè)性差異和履約時(shí)間長，因此客觀上要求合同條款細(xì)致嚴(yán)密，盡可能做到面面俱到。在實(shí)際工作中，甲乙雙方由于缺乏施工合同管理的經(jīng)驗(yàn)，訂立的合同約束條款不全、內(nèi)容不明、職責(zé)不清等現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。例如：所依據(jù)的定額之外的計(jì)價(jià)問題沒有明確規(guī)定；合同條款用詞不準(zhǔn)或模棱兩可；承發(fā)包雙方職責(zé)劃分不清；缺少工程變更、合同變更等處理程序，對索賠的處理、合同糾紛的協(xié)調(diào)等問題缺少規(guī)定等。這些問題的存在，都會導(dǎo)致工程經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生。
3.忽視合同的嚴(yán)肅性，違背等價(jià)有償原則
自覺執(zhí)行合同條款，全面履行合同義務(wù)，是合同當(dāng)事人一切行為的最高準(zhǔn)則。簽訂合同的甲、乙雙方，其經(jīng)濟(jì)法律地位是平等的，沒有主從關(guān)系。在實(shí)際工作中，承發(fā)包雙方忽視合同的嚴(yán)肅性，違背合同的等價(jià)有償原則，以各自的經(jīng)濟(jì)利益為中心，隨意違背合同條款。例如：甲方認(rèn)為承包單位應(yīng)服從甲方；甲方隨意將分項(xiàng)工程進(jìn)行分包；對包工包料工程，甲方強(qiáng)行采購質(zhì)次價(jià)高的材料及甲方不按工程進(jìn)度支付進(jìn)度款等。承包單位為了在施工中得到更高的利潤，違反施工常規(guī)、偷工減料、采購材料以次充好。
甲、乙雙方這些違約行為，最終導(dǎo)致工程經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生。
4.缺乏健全的合同管理機(jī)構(gòu)
政府有關(guān)部門要對建設(shè)工程施工合同實(shí)施監(jiān)督、檢查等管理，施工單位、建設(shè)單位更要對施工合同進(jìn)行管理。
有些地方的合同管理機(jī)構(gòu)不健全，對合同的審查、監(jiān)督和檢查不得力；建設(shè)單位沒有建設(shè)工程施工合同管理的力量，對于建設(shè)工程項(xiàng)目，過多地依賴于監(jiān)理公司，施工單位特別是中小型施工單位，重視公關(guān)和預(yù)算管理，輕視施工合同管理，甚至沒有專門機(jī)構(gòu)從事過施工合同管理工作，遇有工程簽約，便臨時(shí)抽調(diào)人員予以應(yīng)付，這些都可能造成合同糾紛。
二、施工階段對施工合同的管理
1.推行項(xiàng)目管理模式
把企業(yè)作為利潤中心，項(xiàng)目經(jīng)理部作為成本中心，并以承包責(zé)任合同為紐帶，明確各自的“責(zé)”、“權(quán)”、“利”關(guān)系。本著“誰控制、誰負(fù)責(zé)、誰承擔(dān)、誰受益”的責(zé)任分解原則及“收益和成本掛鉤、分配與上繳掛鉤”的控制監(jiān)督機(jī)制，全面動態(tài)的管理工程項(xiàng)目。
2.優(yōu)化施工組織設(shè)計(jì)
施工階段是根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙投入人力、原材料、半成品、機(jī)械設(shè)備及周轉(zhuǎn)材料變成工程實(shí)體的過程。施工方案不同，工期就會有所不同，所需機(jī)具也不同，因而發(fā)生費(fèi)用也會不同。要做好優(yōu)化細(xì)化工作，編制出先進(jìn)、合理、高效的施工方案，均衡地安排各分項(xiàng)工程的進(jìn)度。選擇最佳的項(xiàng)目施工組織，最大可能滿足施工要求的同時(shí)，考慮經(jīng)濟(jì)性、合理性。杜絕人、材、機(jī)的積壓、閑置、浪費(fèi)。
3.對合同中風(fēng)險(xiǎn)的轉(zhuǎn)移
施工過程中，時(shí)常會遇到三通一平不到位，無法按時(shí)開工；自然、地質(zhì)原因造成的不可抗力等情況。
常會引起工程量的增減、工期的延長等使發(fā)生合同變更。變更事件一發(fā)生，要及時(shí)與現(xiàn)場監(jiān)理辦理變更簽認(rèn)手續(xù)，取得索賠依據(jù)，把企業(yè)的損失減到最低限度。同時(shí)，把施工過程中易發(fā)生安全事故等不可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)，通過與社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)簽訂保險(xiǎn)合同把一部分風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)嫁到保險(xiǎn)公司。
三、工程合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范與措施
從2004年4月1曰開始國家已實(shí)行工程量清單計(jì)價(jià)，新的計(jì)價(jià)模式給與了施工企業(yè)
發(fā)揮自身經(jīng)營管理能力的舞臺 同時(shí)也使其承擔(dān)著一定的競爭風(fēng)險(xiǎn)。
關(guān)鍵詞：高校合同管理；內(nèi)部控制設(shè)計(jì)；合同管理機(jī)制
一、引言
合同管理是高校經(jīng)濟(jì)活動的重要組成部分，是高校規(guī)范管理、依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是保障高校合法權(quán)益的有力武器。本文從高校合同管理的現(xiàn)狀入手分析了高校合同管理意義、涉及類別及現(xiàn)存問題，提出了高校目前合同管理中存在缺少統(tǒng)一歸口管理機(jī)制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系統(tǒng)防控等問題，導(dǎo)致高校合同管理內(nèi)部控制存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。鑒于以上問題和風(fēng)險(xiǎn)，本文通過對合同組織、合同訂立、合同履行、合同歸檔評估等方面的業(yè)務(wù)流程梳理和內(nèi)控環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)，提出了應(yīng)通過信息化的聯(lián)動手段，逐步研究建立健全合同的歸口管理、履行監(jiān)控、擬定審核以及歸檔評估等機(jī)制，對合同管理進(jìn)行一定規(guī)范，減少高校合同管理過程中面對的風(fēng)險(xiǎn)。
二、高校合同管理現(xiàn)狀
(一)高校合同管理意義
合同管理貫穿于高校經(jīng)濟(jì)活動的始終，涉及高校日常管理的多項(xiàng)主要業(yè)務(wù)，需要單位各部門共同參與和管理。高校在經(jīng)濟(jì)活動中通過簽訂合同，規(guī)范合同雙方的經(jīng)濟(jì)活動開展。一方面有助于高校防范法律風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)防經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)合法權(quán)益，保證高校經(jīng)濟(jì)活動符合法律法規(guī)；另一方面有助于控制高校財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，通過合同管理幫助高校節(jié)省交易時(shí)間，降低交易成本，加速資金周轉(zhuǎn)，減少費(fèi)用，提高高校資金使用效率。同時(shí)，高校通過加強(qiáng)合同管理，可以有效協(xié)調(diào)高校內(nèi)部各方關(guān)系，有利于提高單位內(nèi)部管理水平，提升高校公共服務(wù)的效率和效果。
(二)高校合同涉及類別
本文所稱的合同是指高校與其他法人之間的協(xié)議。根據(jù)合同訂立的不同形式，主要包括書面形式、口頭形式和其他形式訂立的合同。高校經(jīng)濟(jì)合同一般以書面合同為主，即指通過合同書、信件和數(shù)據(jù)電文等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式而訂立的合同。根據(jù)高校合同涉及的主要業(yè)務(wù)，主要包括科研合同、人事與勞動合同、教育合作合同、商標(biāo)使用許可合同、基建合同、儀器設(shè)備租賃和不動產(chǎn)買賣、租賃合同、修繕合同、貨物采購合同、技術(shù)服務(wù)合同、外事合同等。
(三)高校合同管理問題
1.缺少統(tǒng)一歸口管理機(jī)制
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評價(jià)指標(biāo)要求，高校應(yīng)建立合同歸口管理機(jī)構(gòu)，且對所有合約展開集中劃分與不斷編號，針對法律關(guān)系較為復(fù)雜的合同資料，需要聯(lián)合各機(jī)構(gòu)展開集中審核。目前，高校合同由不同部門管理，未建立統(tǒng)一歸口部門，例如，設(shè)備采購合同由資產(chǎn)管理部門管理、工程合同由基本建設(shè)部門管理、科研合同由科技部門管理、重大合同訂立由學(xué)校法律事務(wù)室審核。合同不能統(tǒng)一歸口管理和備案，管理方式方法不能統(tǒng)一，各部門工作職責(zé)分工不明確，組織領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機(jī)制不完善，可能會造成多部門共同管理的邊際盲區(qū)，影響公共服務(wù)的效率和效果。
2.缺失部分合同管理流程
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控基礎(chǔ)性評價(jià)指標(biāo)要求，高校應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行有效監(jiān)控，確定合約實(shí)施的責(zé)任人，以最快速度對合約施行狀況進(jìn)行審查、研究與驗(yàn)收，針對必須補(bǔ)充、變更或解除合約的狀況，需要根據(jù)法律展開相應(yīng)的審查工作。目前，高校合同管理制度和流程尚不健全，存在缺少合同驗(yàn)收和結(jié)算規(guī)定、未能實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合、缺少對合約簽訂、實(shí)行、變更狀況等進(jìn)行登記工作與管理工作，缺乏對合約按期進(jìn)行劃分匯總和歸檔管理、缺少關(guān)于涉密合同管理的具體規(guī)定、缺少合同糾紛管理規(guī)定等問題，合同管理過程中流程制度的缺失，會阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控。
3.缺乏合同信息系統(tǒng)防控
根據(jù)財(cái)政部的內(nèi)控建設(shè)要求，高校應(yīng)以信息化為抓手，遵循內(nèi)部控制的原則，全面識別和評估相關(guān)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，梳理業(yè)務(wù)流程，通過對各個(gè)主要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的流程銜接點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的聯(lián)動效應(yīng)，有效實(shí)現(xiàn)合同內(nèi)控管理的信息化落地。目前，高校合同的信息化管理往往僅包括合同線上申請、線上審批等功能，缺少合同執(zhí)行、結(jié)算、變更、備案、終止以及歸檔等程序的信息化管理，重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)一體化，缺乏與收支、資產(chǎn)、采購等系統(tǒng)的鏈接，這就導(dǎo)致無法有效依據(jù)合同進(jìn)行結(jié)算、無法以預(yù)算為來源進(jìn)行管控等問題，會阻礙合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控。
三、高校合同管理機(jī)制內(nèi)控設(shè)計(jì)和措施建議
高校合同管理主要分為合同訂立與履行兩個(gè)關(guān)鍵流程。合約簽訂流程涉及合同調(diào)查、擬定文本、審核、簽署等一系列程序。合約履行涉及合約實(shí)施、補(bǔ)充、變更、終止、糾紛解決、結(jié)算、歸檔及后評估等一系列程序。在合同管理的各項(xiàng)關(guān)鍵流程中，應(yīng)確定業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控要求，按期審查與評估合同管理的薄弱流程環(huán)節(jié)，使用有效控制手段，最大限度避免風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性，保障高校根本利益，達(dá)到預(yù)期管理目標(biāo)。
(一)健全合同管理組織體系
對合同組織環(huán)節(jié)的控制是指對合同組織體制、制度流程、部門間溝通協(xié)調(diào)的內(nèi)部控制。合同管理制度的規(guī)范和齊備、合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理和協(xié)調(diào)是合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)防控的基礎(chǔ)。
1.完善合同管理制度和業(yè)務(wù)流程控制機(jī)制
建立規(guī)范的合同管理制度和業(yè)務(wù)流程，實(shí)行合同管理的分級授權(quán)制度，明確上級單位、高校決策機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)部門、合同歸口部門、監(jiān)管部門的合同管理權(quán)限和職能，確保高校對外簽訂合同經(jīng)過合法授權(quán)，不簽訂超出有關(guān)規(guī)定范圍的合同；同時(shí)，高校應(yīng)定期梳理合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)流程，針對合同的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域查找、界定關(guān)鍵控制點(diǎn)，明確合同管理在各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制要素，確保合同管理全過程的有效控制。
2.建立合同歸口管理和崗位責(zé)任控制機(jī)制
高校應(yīng)明確合同歸口管理部門，設(shè)置合理的合同管理崗位，明確合同管理職責(zé)分工，建立合同歸口管理制度，完善合同管理溝通協(xié)調(diào)制度。高校需要指定非合同執(zhí)行機(jī)構(gòu)的其他部門或者是獨(dú)立的機(jī)構(gòu)視作合同歸口管理機(jī)構(gòu)，對所有合同資料采取集中管理方式，構(gòu)建財(cái)會機(jī)構(gòu)和合同歸口管理機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)制度，完成合同管理與預(yù)算管理、收支管理的有機(jī)整合。詳細(xì)而言，應(yīng)該確定不同環(huán)節(jié)的具體規(guī)定，參加重大合約的起草工作、談判工作、審查工作與簽署工作，參加高校合約糾紛的調(diào)節(jié)、仲裁、訴訟環(huán)節(jié)，定期或不定期地檢查合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，高校需要科學(xué)設(shè)定相關(guān)崗位，確定合約的授權(quán)審批與簽訂權(quán)限，對專用章進(jìn)行合理的保管，禁止未經(jīng)授權(quán)私自以公司名義對外簽署合約，禁止不法簽署擔(dān)保合約、投資合約和借貸合約。
(二)加強(qiáng)合同訂立控制體系
合同訂立環(huán)節(jié)控制是指通過開展合同策劃與調(diào)查，規(guī)范合同談判過程，明確合同文本擬定和審核要求，在權(quán)限范圍內(nèi)簽署合同文本，對合同訂立情況進(jìn)行登記備案，確保單位合同訂立過程規(guī)范有序。
1.建立合同策劃和談判控制機(jī)制
合同策劃是合同控制的起點(diǎn)，高校應(yīng)明確合同簽訂的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍，凡是應(yīng)當(dāng)簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)均應(yīng)簽訂書面合同，嚴(yán)禁將需要招標(biāo)管理或需要高級別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的重大經(jīng)濟(jì)合約拆分若干小金額的經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)格審核合同策劃目標(biāo)是否與高校職責(zé)使命和戰(zhàn)略目標(biāo)一致，加強(qiáng)合同的計(jì)劃管理，防止因簽訂合同導(dǎo)致超計(jì)劃投資、超成本支出。訂立合同前，還應(yīng)根據(jù)市場實(shí)際情況組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判團(tuán)隊(duì)、選擇適宜的洽談方式開展談判，充分做好簽訂合同的準(zhǔn)備。
2.建立合同擬定和審核控制機(jī)制
高校在對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動時(shí)需要擬定正式的書面合同，一般合同應(yīng)由業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行起草、歸口管理部門審核，法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同或重大合同應(yīng)由歸口管理部門參與起草、法律管理部門審核，保證合同內(nèi)容和條款的完整準(zhǔn)確。合同擬定結(jié)束之后，高校的相關(guān)機(jī)構(gòu)需要對其規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性進(jìn)行嚴(yán)格審核，建立健全的審查控制或合同會審制度。
3.建立合同簽署和登記控制機(jī)制
高校應(yīng)合理劃分各類合同的簽署權(quán)限和程序，按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當(dāng)事人簽署合同，確保合同簽署權(quán)限程序合理、登記備案手續(xù)完善。合同應(yīng)實(shí)行合同連續(xù)編號管理，按照統(tǒng)一編號對合同訂立情況進(jìn)行登記，建立合同管理臺賬，合同經(jīng)編號、審批及簽署后，方可加蓋合同印章。
(三)加強(qiáng)合同履行控制體系
合同履行環(huán)節(jié)控制是指高校借助對合約實(shí)施狀況的監(jiān)督，規(guī)范合同補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓和解除等合同變更程序，明確合同結(jié)算要求，妥善處理合同糾紛，詳細(xì)登記合同履行和變更情況，確保高校合同履行過程管控嚴(yán)格。
1.建立合同履行監(jiān)控機(jī)制
合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)控，實(shí)行對合同從訂立、履行到終結(jié)的全過程管理，確保合同履行環(huán)節(jié)得到監(jiān)控與監(jiān)督。與高校經(jīng)濟(jì)活動相關(guān)的合同應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交財(cái)會部門作為賬務(wù)處理的依據(jù)并督促對方積極執(zhí)行合同條款，保證合同有效履行。如果發(fā)現(xiàn)對方或自身因素造成無法按期履行合同的情況，需要以最快速度提示風(fēng)險(xiǎn)并馬上使用相應(yīng)對策止損。
2.建立合同變更控制機(jī)制
高校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況構(gòu)建合同履行監(jiān)督審查機(jī)制，對合約實(shí)行過程中簽署補(bǔ)充合約，或變更、解除合約等根據(jù)法規(guī)進(jìn)行相應(yīng)的審查。與此同時(shí)，需要確定合約終止的條件以及應(yīng)當(dāng)辦理補(bǔ)充、變更、解除、終止的相關(guān)程序，安排專門人員對合約手續(xù)進(jìn)行二次審核。
3.建立合同糾紛控制機(jī)制
當(dāng)合同出現(xiàn)糾紛問題時(shí)，高校需要在規(guī)定期限內(nèi)和對方進(jìn)行商量與談判。如若達(dá)到一致意見的，二者需要簽署書面協(xié)議；如若經(jīng)協(xié)商無法處理時(shí)，經(jīng)辦工作者需要向相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行報(bào)告，且按照合同約定選取仲裁或訴訟方法進(jìn)行處理。高校應(yīng)梳理可能存在的合同糾紛問題，明確合同糾紛類型和相關(guān)解決方法方式，建立健全合同糾紛管理方面的制度流程。
(四)建立歸檔評估控制體系
1.建立合同保管與歸檔控制機(jī)制
高校應(yīng)在登記并統(tǒng)計(jì)合同訂立、履行和變更情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合高校經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)需要對合同文本進(jìn)行科學(xué)分類和統(tǒng)一編號，按照類別和編號妥善保管合同文本，建立合同臺賬，并與合同訂立、履行的全過程進(jìn)行信息系統(tǒng)臺賬管理，規(guī)范合同查詢、流轉(zhuǎn)和借閱程序，對合同保管情況實(shí)施定期和不定期檢查，確保合同保管安全可靠、查詢快捷方便。合同履行完成后，合同管理人員應(yīng)及時(shí)辦理歸檔手續(xù)。
2.建立合同檢查與評估控制機(jī)制
高校應(yīng)建立合同管理檢查評估控制機(jī)制，定期對全過程的合同管理總體情況進(jìn)行分析評估，確保合同管理中存在的問題得到整改落實(shí)。具體檢查評估合同簽訂是否符合程序、合同審核意見是否得到合理采納、合同是否全面履行、合同糾紛是否得到妥善處理，對合同管理分析評估中發(fā)現(xiàn)的不足應(yīng)及時(shí)加以改進(jìn)。
(五)加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)建設(shè)
加強(qiáng)合同管理系統(tǒng)建設(shè)，建立全程聯(lián)動、模塊銜接、信息系統(tǒng)控制機(jī)制，建議高校借助業(yè)界先進(jìn)的內(nèi)控管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的一體化、可視化、自動化管理。將預(yù)算、采購、資產(chǎn)等管理模塊與合同管理相連接，形成高校關(guān)鍵業(yè)務(wù)模塊的信息系統(tǒng)聯(lián)動機(jī)制，使“事前規(guī)劃—事中控制—事后監(jiān)督”有效銜接，實(shí)現(xiàn)以預(yù)算管理為主線、以資金管控為核心的合同訂立及履行過程管控。
參考文獻(xiàn)：
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Abstract: According to the current construction market conditions, this paper indicating the need to strengthen contract management, contract management problems in and of contract management and effective measures to improve the level of contract management.Key words: construction; contract; management
中圖分類號：TU71文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：2095-2104（2012）05-0020-02
企業(yè)在對外開展各類業(yè)務(wù)活動的基本載體就是合同,有位法學(xué)家曾經(jīng)說過:“財(cái)富的一半是合同”,這形象地說明了合同在企業(yè)中的重要性。工程施工合同作為一種典型合同,具有它自身的特殊性和復(fù)雜性,標(biāo)的物特殊、履行周期長,條款內(nèi)容多、涉及面廣,如何對其進(jìn)行有效管理是擺在我們面前的課題。
一、施工企業(yè)合同管理的特殊性和必要性
施工企業(yè)全部的生產(chǎn)經(jīng)營活動,都必須根據(jù)工程承包合同來進(jìn)行。沒有工程施工合同,就無法實(shí)施與監(jiān)管后續(xù)的生產(chǎn)活動,而合同一經(jīng)簽訂,企業(yè)所有的生產(chǎn)計(jì)劃和各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)都隨之納入承包合同的規(guī)范之中。施工企業(yè)實(shí)行的總包、分包、內(nèi)部承包等,也正是按照其與建設(shè)方簽訂的工程承包合同所承擔(dān)的權(quán)利義務(wù)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任來確定劃分的,其內(nèi)、外合同的關(guān)系不但一脈相承而且標(biāo)的、權(quán)責(zé)也高度一致。也就是說,所有內(nèi)部承包的具體內(nèi)容,就是企業(yè)對外承包合同所含各項(xiàng)指標(biāo)的分解與落實(shí)。這就使施工企業(yè)的合同管理從形式、內(nèi)容和管理范圍都不同于其他企業(yè),而是一個(gè)格局完整的、自成系統(tǒng)的管理方式。
二、當(dāng)前合同管理工作存在的問題
1.對合同認(rèn)識及重視不夠
現(xiàn)階段,各施工企業(yè)基本上都是按合同
管理的要求認(rèn)真進(jìn)行合同的標(biāo)前及標(biāo)后的評審,對合同的履約進(jìn)行檢查,力求通過嚴(yán)格的組織程序、嚴(yán)密的合同評審,把自己能否按期履約、業(yè)主的能力及不穩(wěn)定狀態(tài)消滅在萌芽狀態(tài)。但在工程施工時(shí)如何有效地把合同貫徹執(zhí)行下去,有的單位執(zhí)行的不夠。另外,有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同管理的重要性認(rèn)識不夠,沒有建立完善的合同管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同風(fēng)險(xiǎn)缺乏防范意識,沒有認(rèn)識到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。因此在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和經(jīng)費(fèi)等方面支持不夠。
2.合同執(zhí)行力度不夠
合同作為維系雙方當(dāng)事人的紐帶,任何一方均須按合同辦事。但由于雙方均沒有按合同辦事,且又不進(jìn)行及時(shí)、必要的經(jīng)濟(jì)技術(shù)簽證,造成雙方均違約。工期不能按期交工,工程款不能按時(shí)撥付,致使合同管理流于形式。 3.招標(biāo)監(jiān)督機(jī)構(gòu)和合同管理機(jī)構(gòu)缺乏權(quán)威性
招標(biāo)監(jiān)督機(jī)構(gòu)在審核、編制招標(biāo)文件的過程中,明明知道有的條款是不平等的,甚至是不合法的,但實(shí)際上還是按照建設(shè)單位的意圖辦理。例如在招標(biāo)時(shí)降低工程的取費(fèi)類別、施工單位優(yōu)惠條件的承諾、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的提高、工期的縮短等不合理?xiàng)l款,他們都無意進(jìn)行修改。當(dāng)然也有受投資者、權(quán)力者和周圍環(huán)境的干擾而改變中標(biāo)結(jié)果的。合同管理機(jī)構(gòu)不僅應(yīng)有監(jiān)督職能、仲裁職能,而且對不合理的條款應(yīng)有糾正職能。
4.合同管理制度不健全,權(quán)責(zé)不分明
有些企業(yè)沒有規(guī)定嚴(yán)謹(jǐn)統(tǒng)一的合同管理制度。由于缺乏統(tǒng)一的依據(jù),各部門權(quán)責(zé)不分明,意見很難統(tǒng)一,造成權(quán)力大家爭、責(zé)任大家推的局面。這是企業(yè)管理之大忌,最終將給企業(yè)帶來重大的隱患。
5.合同管理人員素質(zhì)不高
一部分企業(yè)合同管理人員思想品德不過硬,文化水平不高,業(yè)務(wù)不精通,沒有受過正規(guī)的法律教育,缺乏系統(tǒng)的法律知識,無法對合同涉及的各項(xiàng)法律問題作出正確判斷,無法對合同進(jìn)行有效的管理。
三、有效地實(shí)施施工過程中的合同管理
1.建立合同實(shí)施的保證體系
(1)建立合同管理體系,配備高素質(zhì)的人才。
(2)加強(qiáng)法制宣傳教育力度,培養(yǎng)全面合同管理理念。大力貫徹全面合同管理觀念。
(3)組織項(xiàng)目小組成員和各工程小組負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)合同文件和合同分析文件,對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明,使大家對合同概況、主要精神、合同總目標(biāo)有較為深刻的理解,樹立全局觀念,避免施工中的違法行為。
(4)將合同事件責(zé)任分解落實(shí)到人,并做出問題的說明完不成責(zé)任的影響和法律后果。
(5)建立有效方便的文檔系統(tǒng),使合同的監(jiān)督、跟蹤和診斷工作正常進(jìn)行,有利于及時(shí)正確地決策,而且在發(fā)生糾紛時(shí)能及時(shí)地提供有力的證據(jù)。
(6)建立報(bào)告和行文制度,工程中合同有關(guān)各方的溝通都應(yīng)以書面形式作為最終的依據(jù)并形成制度,這樣才能保證各工程活動有根有據(jù)。
(7)充分發(fā)揮專業(yè)管理和綜合管理的作用。
2.及時(shí)做好合同跟蹤
(1)對合同文件和各種工程文件資料進(jìn)行分析整理,或通過對施工現(xiàn)場的直接了解得到反應(yīng)工程實(shí)施狀況的信息。(2)分析工程實(shí)施狀況與合同、[合同分析文件等的差異和差異程度。如未完成合同責(zé)任、工期拖延、成本超支、質(zhì)量不合要求等。(3)分析工程中存在的問題,評價(jià)合同履行情況,提出分析報(bào)告。
3.根據(jù)合同分析結(jié)果,實(shí)施有效的合同監(jiān)督
(1)現(xiàn)場中對各工程小組、項(xiàng)目小組或分包單位工作的監(jiān)督,給它們以合同方面的幫助,如落實(shí)計(jì)劃、提供工作保證、協(xié)調(diào)他們之間的關(guān)系,對出現(xiàn)的問題進(jìn)行合同方面的解釋。
(2)對建設(shè)單位及監(jiān)理單位進(jìn)行合同監(jiān)督,協(xié)調(diào)與他們的關(guān)系,如督促他們完成合同職責(zé),檢查對方合同責(zé)任情況,追究其違約責(zé)任,進(jìn)行合同索賠與反索賠,處理合同糾紛。
(3)參與各種檢查驗(yàn)收,并提出相應(yīng)的報(bào)告。
(4)對各種來往信件、請示、簽字指令、會議紀(jì)要、索賠文件、合同變更文件等做合同方面的審查和控制,并記錄在案,及時(shí)預(yù)防行為的法律后果,彌補(bǔ)自己工作中的漏洞,而且有利于尋找對方工作中的漏洞,及時(shí)提出索賠要求。 (5)經(jīng)常性地解釋合同,對工程中出現(xiàn)的特殊問題進(jìn)行合同擴(kuò)展分析。
(6)收集、整理、保存各種工程資料。
4.防范工程合同違約行為
(1)謹(jǐn)慎訂立合同、減少瑕疵合同以減少違約的發(fā)生。
(2)業(yè)主、承包商在合作中存在目標(biāo)分歧的情形下,應(yīng)借助各種制度安排來協(xié)調(diào)合作中的目標(biāo)分歧以實(shí)現(xiàn)合作的潛在利益:包括工程監(jiān)理制度,質(zhì)量保修制,質(zhì)量事故處罰制度等。
(3)要讓監(jiān)理發(fā)揮良好作用,抑制承包商的風(fēng)險(xiǎn)。
(4)加快信用制度建立,提高故意違約成本。
(5)可重新定位工程合同主體的關(guān)系。
關(guān)鍵詞 工程 造價(jià) 價(jià)格 控制 管理
工程造價(jià)有兩種含義：廣義地講，是指工程項(xiàng)目從籌建一直到竣工驗(yàn)收的全過程中建設(shè)單位所花費(fèi)用的總和；狹義地講，是指在施工階段施工單位進(jìn)行工程建設(shè)所花費(fèi)的成本以及在工程發(fā)包階段其投標(biāo)價(jià)格和在工程結(jié)算階段從建設(shè)單位所得到的工程建設(shè)費(fèi)用(預(yù)期花費(fèi)或?qū)嶋H花費(fèi))。
造價(jià)控制就是指把建設(shè)工程項(xiàng)目造價(jià)控制在預(yù)定限額內(nèi)，對建設(shè)單位、施工單位以及其他相關(guān)各方都具有非常重要的作用。造價(jià)控制應(yīng)從多方面入手，如合理設(shè)置建設(shè)工程造價(jià)控制目標(biāo)，加強(qiáng)建設(shè)工程施工合同管理等。其中加強(qiáng)建設(shè)工程施工合同管理就是控制工程造價(jià)的重要手段之一。
建設(shè)工程施工合同的管理，就財(cái)政部門而言，其實(shí)質(zhì)就是建設(shè)工程造價(jià)管理，是對工程造價(jià)的合理確定和有效控制。這是合同當(dāng)事人雙方關(guān)心的核心問題之一，也是招投標(biāo)等工作的主要內(nèi)容。施工合同中關(guān)于工程造價(jià)確定和支付的相關(guān)條款，是整個(gè)建設(shè)工程施工合同中的重要條款。在當(dāng)前建設(shè)工程市場發(fā)育尚未成熟、市場主體行為不規(guī)范、市場信用體系和風(fēng)險(xiǎn)保障體系不健全、政府投資項(xiàng)目管理體制有待改進(jìn)的情況下，在施工合同管理工作中難免會出現(xiàn)許多不規(guī)范之處。
1 工程合同中管理存在的問題
1.1 法律意識淡薄，合同簽訂不規(guī)范
建設(shè)工程耗資巨大、涉及面廣、個(gè)性差異大和履約時(shí)間長。因此，客觀上要求合同條款細(xì)致嚴(yán)密，盡可能做到面面俱到。在實(shí)際工作中，甲、乙雙方由于缺乏施工合同管理的經(jīng)驗(yàn)，訂立的合同約束條款不全、內(nèi)容不明、職責(zé)不清等現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。
有些建設(shè)項(xiàng)目在簽訂合同時(shí)為了回避業(yè)主義務(wù)，不采用標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，而采用一些自制的、不規(guī)范的文本進(jìn)行簽約。通過自制的、籠統(tǒng)的、含糊的文本條件，避重就輕，轉(zhuǎn)嫁工程風(fēng)險(xiǎn)。有的甚至仍然采用口頭委托和政府命令的方式下達(dá)任務(wù)，待工程完工后，再補(bǔ)簽合同，這樣的合同根本起不到任何約束作用。如在建設(shè)工程招投標(biāo)中，有的當(dāng)事人為了獲取不正當(dāng)利益，在簽訂中標(biāo)合同前后，往往就同一工程項(xiàng)目再簽訂一份或者多份與中標(biāo)合同價(jià)款等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容不一致的合同，這就是我們通常所說的“陰陽合同”，待工程實(shí)施起來，一旦涉及到經(jīng)濟(jì)利益，將容易導(dǎo)致工程糾紛的發(fā)生。
1.2 忽視合同的嚴(yán)肅性，違背等價(jià)有償?shù)脑瓌t
自覺執(zhí)行合同條款，全面履行合同義務(wù)，是合同當(dāng)事人一切行為的最高準(zhǔn)則。簽訂合同的甲、乙雙方，經(jīng)濟(jì)法律地位是平等的，沒有主從關(guān)系。在實(shí)際工作中，承發(fā)包雙方忽視合同的嚴(yán)肅性，違背合同的等價(jià)有償原則，以各自的經(jīng)濟(jì)利益為中心，隨意違背合同條款。甲、乙雙方的這些違約行為，最終導(dǎo)致工程經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生。
合同文件存在合同雙方權(quán)利、義務(wù)不對等現(xiàn)象。從目前實(shí)施的建設(shè)施工合同文本看，施工合同中絕大多數(shù)條款是由發(fā)包方制定的，其中大多強(qiáng)調(diào)了承包方的義務(wù)，對業(yè)主的制約條款偏少，特別是對業(yè)主違約、賠償?shù)确矫娴募s定不具體，也缺少行之有效的處罰辦法。這不利于施工合同的公平、公正履行，成為施工合同執(zhí)行過程中發(fā)生爭議較多的一個(gè)原因。同時(shí)，由于目前建筑市場的激烈競爭和不規(guī)范管理，大量的施工隊(duì)伍與建設(shè)規(guī)模嚴(yán)重失衡，致使業(yè)主在建設(shè)工程承包中占據(jù)主導(dǎo)地位，提出一些苛刻和不平等的條件，將自身的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到承包商身上。由于建筑市場處于買方市場，承包商為了獲得工程，只好接受。個(gè)別承包商在實(shí)施這樣的工程合同時(shí)，為了使自己的利益不受損失，就會采取偷工減料或非法分包甚至非法轉(zhuǎn)包等手段，給工程建設(shè)帶來隱患。
1.3 缺乏健全的合同管理機(jī)構(gòu)
一些建設(shè)項(xiàng)目不重視合同管理體系的建設(shè)。合同歸口管理、分級管理和授權(quán)管理機(jī)制不健全，誰都可以簽合同，合同管理程序不明確，或有制度不執(zhí)行，該履行的手續(xù)不履行，缺少必要的審查和評估步驟。缺乏對合同管理的有效監(jiān)督和控制。
政府有關(guān)部門要對建設(shè)工程施工合同實(shí)施監(jiān)督、檢查等管理。施工單位、建設(shè)單位更要對施工合同進(jìn)行管理。有些地方的合同管理機(jī)構(gòu)不健全，對合同的審查、監(jiān)督和檢查不得力。建設(shè)單位沒有建設(shè)工程施工合同管理的力量，遇有建設(shè)工程，便委托給監(jiān)理公司，而目前監(jiān)理公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置不規(guī)范，合同管理力量薄弱，往往很難勝任建設(shè)單位的委托；施工單位，特別是中、小型施工單位，重視公關(guān)和預(yù)算管理，輕視施工合同管理，甚至沒有專門機(jī)構(gòu)從事施工合同管理工作。
1.4 合同管理專業(yè)人才缺乏
建設(shè)合同涉及內(nèi)容多，專業(yè)面廣，合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識、法律知識和造價(jià)管理知識。很多建設(shè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)中，沒有專業(yè)技術(shù)人員管理合同，或合同管理人員缺少培訓(xùn)，將合同管理簡單地視為一種事務(wù)性工作。甚至有的領(lǐng)導(dǎo)直接敲定由一般辦公人員辦理合同。一旦發(fā)生合同糾紛，缺少必要的法律支援。
2 控制工程造價(jià)，抓好合同管理的幾個(gè)環(huán)節(jié)
2.1 把好合同簽訂關(guān)
簽訂工程合同時(shí)，最重要的要根據(jù)各工程的特點(diǎn)，應(yīng)選擇恰當(dāng)?shù)陌l(fā)包方式和價(jià)款調(diào)整條件(指工程設(shè)計(jì)變更或工程簽證導(dǎo)致工程增減的結(jié)算條件和結(jié)算方法)，因?yàn)椴煌陌l(fā)包方式和價(jià)款調(diào)整條件，直接關(guān)系工程造價(jià)的控制效果。
合同文本應(yīng)盡可能選用由國家頒發(fā)的通用性合同文本，再根據(jù)擬建工程的特點(diǎn)和招標(biāo)文件以及發(fā)包人承包商雙方談判結(jié)果來起草。合同文本必須準(zhǔn)確表達(dá)雙方談判確定的意思，做到條款不漏項(xiàng)；標(biāo)的物表達(dá)清楚、標(biāo)的額計(jì)算準(zhǔn)確；質(zhì)量有標(biāo)準(zhǔn)，檢驗(yàn)有方法；包裝物、提(交)貨或移交工程成品、運(yùn)輸方式和結(jié)算方式明確；違約責(zé)任及違約金(或賠償金)計(jì)算方法準(zhǔn)確；文字表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)，不使用模棱兩可、含糊不清詞語。
在合同正式簽訂前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審查把關(guān)。其要點(diǎn)是：施工合同是否合法，業(yè)主的審批手續(xù)是否完備健全，合同是否需要公證和批準(zhǔn)；合同是否完整無誤，包括合同文件的完備和合同條款的完備；合同是否采取了示范文本，與其對照有無差異；合同雙方責(zé)任和權(quán)益是否失衡，確定如何制約；合同實(shí)施會帶來什么后果，完不成的法律責(zé)任是什么以及如何補(bǔ)救；雙方合同的理解是否一致，發(fā)現(xiàn)歧義及時(shí)溝通。
2.2 做好合同實(shí)施管理
工程合同一經(jīng)簽訂，確定了合同價(jià)款和結(jié)算方式之后，影響工程造價(jià)的主要因素便是工程設(shè)計(jì)變更或簽證，以及工程實(shí)施過程中的不確定因素，所以，深入理解合同的每一個(gè)條款，切實(shí)加強(qiáng)日常管理，使管理行為正規(guī)化、規(guī)范化，作好處理合同糾紛的各種準(zhǔn)備，特別是索賠與反索賠的研究在工程造價(jià)控制管理中是非常必要，也是非常重要的。索賠與反索賠是合同管理的一個(gè)重要內(nèi)容，是合同雙方攻與守的關(guān)系，是矛與盾的關(guān)系。工程發(fā)承包的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，沒有一個(gè)承包商不要求索賠，即要求調(diào)增合同價(jià)款，因此，要搞好工程造價(jià)控制，就必須進(jìn)行索賠與反索賠的研究。
2.3 重視合同后評估
合同后評估是合同管理的總結(jié)階段，往往不為人所重視，其實(shí)合同后評估工作是件很重要工作，它是對合同好壞、管理得失的評估，它可為下一工程項(xiàng)目造價(jià)控制提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。合同后評估工作主要是總結(jié)合同執(zhí)行情況，對合同管理好的經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)推廣，對過時(shí)、不符合現(xiàn)行法律法規(guī)，以及不嚴(yán)謹(jǐn)、容易被對方索賠的條款要加以改正。影響工程造價(jià)的不確定因素可分為可預(yù)見和不可預(yù)見因素，可預(yù)見不確定因素應(yīng)作為普遍性問題，不可預(yù)見不確定因素作為可追溯事件加以標(biāo)識，通過合同后評估加以鑒別，并在以后工程合同中加以明示或制定相應(yīng)的預(yù)防措施。
3 控制工程造價(jià)，加強(qiáng)合同管理的幾項(xiàng)措施
3.1 合同管理精細(xì)化
目前，各省級人大常會審議通過并頒布了各省級《合同監(jiān)督條例》，指導(dǎo)各級工商行政管理部門和其他有關(guān)行政主管部門進(jìn)行合同的監(jiān)督和管理。但是，由于合同的種類繁多，《條例》內(nèi)容只能對合同的監(jiān)督和管理做出粗線條的規(guī)定，無法滿足對建設(shè)工程施工合同管理工作的具體需要。各級建設(shè)工程行業(yè)主管部門針對建設(shè)工程施工合同的特點(diǎn)，制定出一套建設(shè)工程施工合同“管理細(xì)則”已經(jīng)迫在眉睫。作為政府項(xiàng)目投資主體的各級財(cái)政部門應(yīng)積極參與“細(xì)則”的制定與審核，尤其在對工程造價(jià)的控制上，對政府投資項(xiàng)目就做出細(xì)致、明確的規(guī)定。
項(xiàng)目建設(shè)各方要重視合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、合同歸口管理工作。做好合同簽訂、合同審查、合同授權(quán)、合同公證、合同履行的監(jiān)督管理。建立健全合同管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，以提高合同管理水平。
3.2 管理人員專業(yè)化
人是合同管理中最活躍的角色，也是合同管理中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。建設(shè)單位應(yīng)設(shè)置合同管理人員從事合同管理工作，并應(yīng)執(zhí)有《施工合同管理人員資質(zhì)證書》，加強(qiáng)對建設(shè)單位合同管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)的培訓(xùn)。根據(jù)建設(shè)工程施工合同的特點(diǎn)，總結(jié)以住政府投資項(xiàng)目合同管理、工程造價(jià)管理方面的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，對工程建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的各種情況，在合同的簽訂過程中做出有利于工程造價(jià)控制的對策，從而為國家財(cái)政節(jié)省建設(shè)資金。
加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目合同管理隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)合同管理人才的培養(yǎng)，實(shí)行合同管理人員持證上崗制度，亦是提高建設(shè)項(xiàng)目合同管理效果的重要舉措。目前，我國己正式推行注冊造價(jià)工程師制度，造價(jià)工程師的一項(xiàng)重要職責(zé)就是搞好建設(shè)項(xiàng)目的投資控制和合同管理。因此，建議在建設(shè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置注冊造價(jià)工程師崗位，專司合同管理職責(zé)。
3.3 合同索賠研究程序化
我國工程承包雙方在合同履行中對工程索賠認(rèn)識不足，缺乏推行工程索賠所需的意識和動力。因此，提高索賠意識是合同管理亟待解決的問題。施工合同是索賠的依據(jù)，索賠則是合同管理的延續(xù)。
因?yàn)楣こ毯贤唤?jīng)簽訂，確定了合同價(jià)款和結(jié)算方式之后，影響工程造價(jià)的主要因素便是工程設(shè)計(jì)變更或簽證，以及工程實(shí)施過程中的不確定因素，所以，深入理解合同的每一個(gè)條款，切實(shí)加強(qiáng)日常管理，使管理行為正規(guī)化、規(guī)范化，作好處理合同糾紛的各種準(zhǔn)備，特別是索賠與反索賠的研究在工程造價(jià)控制管理中是非常必要，也是非常重要的。索賠與反索賠是合同管理的一個(gè)重要內(nèi)容，是合同雙方攻與守的關(guān)系，是矛與盾的關(guān)系。工程發(fā)承包的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，沒有一個(gè)承包商不要求索賠，即要求調(diào)增合同價(jià)款，因此，要搞好工程造價(jià)控制，就必須進(jìn)行索賠與反索賠的研究。
3.4 項(xiàng)目建設(shè)代建科學(xué)化
所謂“代建制”，就是由政府組織理論素養(yǎng)高、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的工程管理專業(yè)人員，根據(jù)行業(yè)性質(zhì)不同，形成專業(yè)化的建設(shè)隊(duì)伍，專門從事政府投資項(xiàng)目的工程管理。財(cái)政部門應(yīng)積極參與項(xiàng)目“代建制”的推行，加強(qiáng)對代建機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理力度，并利用“代建制”在合同管理中的優(yōu)勢，徹底消除在政府投資項(xiàng)目建設(shè)過程中存在的項(xiàng)目建、管、用不能分離的弊端，對政府投資項(xiàng)目的工程造價(jià)進(jìn)行合理確定和有效控制。
3.5 合同簽訂審核規(guī)范化
建設(shè)單位應(yīng)組織技術(shù)經(jīng)濟(jì)等各方面的專家，審核合同條款是否真實(shí)、齊全，并對承包方投標(biāo)文件進(jìn)行了解。通過審核了解，對不合理、不合法的條款及時(shí)予以糾正，不齊全的條款要補(bǔ)齊，使建設(shè)工程施工合同在實(shí)施中減少合同糾紛和違約，避免對建設(shè)單位造成不必要的損失。
3.6 合同實(shí)施交底制度化
財(cái)政部門應(yīng)督促實(shí)行政府投資管理的建設(shè)單位做好向各層次管理者做“合同交底”的工作，把合同責(zé)任具體落實(shí)到各責(zé)任人和合同實(shí)施的具體工作中。特別是在工程使用非標(biāo)準(zhǔn)的合同文本或有關(guān)人員不熟悉合同文本時(shí)，這個(gè)“合同交底”工作就顯得更為重要。
參考文獻(xiàn)
1 何伯森.國際工程合同管理[m].北京：中國建筑工業(yè)出版社，2003
風(fēng)險(xiǎn)存在于企業(yè)內(nèi)控的各個(gè)環(huán)節(jié)，存在于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程。企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理好壞已成為其管理水平高低的重要評判標(biāo)準(zhǔn)。我公司是國內(nèi)民用建筑設(shè)計(jì)企業(yè)中最早采用ISO9001質(zhì)量管理體系管理設(shè)計(jì)產(chǎn)品質(zhì)量的企業(yè)之一。近年來，公司又大力推進(jìn)企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)，不斷強(qiáng)化內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作，已取得明顯成效。本文結(jié)合我公司內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)中的一些做法，對建筑設(shè)計(jì)企業(yè)如何有效構(gòu)建內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系課題進(jìn)行探討。
1健全內(nèi)部控制管理機(jī)構(gòu)
建立健全內(nèi)部控制管理機(jī)構(gòu)是做好企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作的保證。根據(jù)公司章程規(guī)定及企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作的需要，公司內(nèi)控管理機(jī)構(gòu)包括內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理決策機(jī)構(gòu)、實(shí)施機(jī)構(gòu)和評價(jià)機(jī)構(gòu)。內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理決策機(jī)構(gòu)為公司董事會。內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施機(jī)構(gòu)包括董事會審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)委員會、審監(jiān)部、公司各職能部門及下屬單位。審監(jiān)部是公司內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理歸口管理部門。
2完善內(nèi)部控制制度
建立健全嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的各項(xiàng)內(nèi)部控制制度是做好企業(yè)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)經(jīng)營管理中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)，往往是該環(huán)節(jié)無相關(guān)制度進(jìn)行規(guī)范與防范，或者有制度但制度內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)，或者有嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的內(nèi)部控制制度但未得到有效執(zhí)行。為規(guī)范公司內(nèi)控管理，近年來公司制定（或修訂）各類內(nèi)控管理制度90多項(xiàng)，內(nèi)容涉及公司治理、戰(zhàn)略管理、經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、投資管理、人事管理、信息管理、企業(yè)文化建設(shè)等等，并將各類內(nèi)控管理制度整理印制成《制度匯編》，發(fā)放給員工作為管理工具書。一系列內(nèi)控管理制度的制定和實(shí)施使公司從法人治理到經(jīng)營管理，從宏觀戰(zhàn)略管理到微觀業(yè)務(wù)管理，從對內(nèi)業(yè)務(wù)管理到對外信息管理等，都有了制度規(guī)范。
3編制內(nèi)控業(yè)務(wù)流程
內(nèi)控業(yè)務(wù)流程包括人力資源管理、資金管理、采購管理、資產(chǎn)管理、租賃管理、研發(fā)管理、財(cái)務(wù)報(bào)告管理、合同管理、全面預(yù)算管理、內(nèi)部信息傳遞管理、內(nèi)部審計(jì)管理等。企業(yè)內(nèi)控業(yè)務(wù)流程編制主要按以下程序進(jìn)行。
3.1梳理內(nèi)部控制現(xiàn)狀
對內(nèi)控現(xiàn)狀進(jìn)行梳理主要包括3個(gè)環(huán)節(jié)：首先，梳理確定公司內(nèi)控業(yè)務(wù)主要業(yè)務(wù)流程。我公司經(jīng)過梳理，確定14個(gè)主要業(yè)務(wù)流程，包括：合同管理、人力資源管理、資金管理、采購管理、資產(chǎn)管理、設(shè)計(jì)與咨詢管理、房屋租賃管理、研究與開發(fā)、業(yè)務(wù)分包、財(cái)務(wù)報(bào)告管理、全面預(yù)算、內(nèi)部信息傳遞、信息系統(tǒng)、內(nèi)部審計(jì)。其次，對各業(yè)務(wù)流程按管理活動環(huán)節(jié)進(jìn)行流程分解。為便于管理控制，流程分解的環(huán)節(jié)不宜過長，一般分解到2級或3級，見表1。最后，確定流程環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責(zé)任部門（或崗位）、流程生成的工作記錄及文檔資料。以合同管理為例，表2為“合同訂立”流程環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責(zé)任部門（或崗位）及流程文檔。
3.2編制風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣
風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣就是以表格化形式將企業(yè)內(nèi)控相關(guān)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及其應(yīng)對措施列示出來。編制風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣有利于相關(guān)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)責(zé)任人簡潔直觀地了解面臨的重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，熟悉如何防范和控制重大風(fēng)險(xiǎn)，了解該環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)管理的制度依據(jù)。以合同管理為例，表3為“合同訂立”流程環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣。
3.3內(nèi)控缺陷診斷與完善
內(nèi)控缺陷是指公司內(nèi)控的設(shè)計(jì)或運(yùn)行無法合理保證內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一般可分為設(shè)計(jì)缺陷和運(yùn)行缺陷。設(shè)計(jì)缺陷是指企業(yè)缺少為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的必須控制，或現(xiàn)存的控制并不合理及未能滿足控制目標(biāo)。運(yùn)行缺陷是指設(shè)計(jì)合理及有效的內(nèi)控，但在運(yùn)作上沒有被正確地執(zhí)行，包括不恰當(dāng)?shù)娜藛T執(zhí)行，未按設(shè)計(jì)的方式運(yùn)行，如頻率不當(dāng)?shù)取?nèi)控缺陷診斷就是對流程管理的必需的控制制度是否制定，制度控制規(guī)定是否合理、是否滿足控制目標(biāo)，控制制度是否得到正確有效地執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，并標(biāo)識和記錄存在缺陷的控制點(diǎn)（或控制環(huán)節(jié)），以利于進(jìn)行補(bǔ)充或糾正，從而完善內(nèi)控程序。以“合同管理流程”內(nèi)控缺陷診斷為例（見圖1），本次診斷發(fā)現(xiàn)3個(gè)缺陷，其中2個(gè)設(shè)計(jì)缺陷（即合同管理制度不完備、合同管理部門不明確），1個(gè)運(yùn)行缺陷（即合同經(jīng)辦部門進(jìn)行談判時(shí)未形成“合同談判記錄”）。缺陷完善措施：1）制定《合同管理辦法》。2）明確“經(jīng)營管理部”為合同管理部門。3）合同談判過程與成果要形成《合同談判記錄》，并由合同談判人員簽字確認(rèn)。
3.4繪制流程圖
通過繪制流程圖可以將內(nèi)控流程各環(huán)節(jié)直觀地描述出來，使內(nèi)控執(zhí)行者對控制流程、責(zé)任部門、流程涉及部門及領(lǐng)導(dǎo)、重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、流程輸出文檔等控制信息一目了然。繪制流程圖可以有效預(yù)防和減少內(nèi)控各流程環(huán)節(jié)的差錯(cuò)，從而降低管理風(fēng)險(xiǎn)。以“合同管理流程”為例，圖2為“合同履行、變更與糾紛處理流程圖”（倒三角標(biāo)識的是“重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)”代碼）。
4編制《內(nèi)控管理手冊》
4.1編制《內(nèi)控管理手冊》的必要性
內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作涉及的內(nèi)容廣泛、流程環(huán)節(jié)復(fù)雜，編制《內(nèi)控管理手冊》可以優(yōu)化流程管控、為推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理提供依據(jù)，為公司開展內(nèi)控工作提供可遵循的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)有效滿足外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求。《內(nèi)控管理手冊》是內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)成果記載，有利于建立健全內(nèi)控管理體系，為合規(guī)經(jīng)營、資產(chǎn)安全和信息真實(shí)提供合理保證；可以固化形成內(nèi)控工作機(jī)制，為公司管理規(guī)范化和決策科學(xué)化提供參照和支持；有利于規(guī)范加強(qiáng)內(nèi)控評價(jià)工作，全面提升公司管理水平和風(fēng)險(xiǎn)管控能力。
4.2《內(nèi)控管理手冊》主要內(nèi)容
公司《內(nèi)控管理手冊》主要包括5部分內(nèi)容：1）總則。主要介紹《內(nèi)控管理手冊》編制的目的、原則、依據(jù)、手冊執(zhí)行與更新、適用范圍與生效。2）組織架構(gòu)與職責(zé)。主要介紹內(nèi)控管理組織架構(gòu)體系建設(shè)及各職能部門（或崗位）的內(nèi)控職責(zé)。3）內(nèi)控基本架構(gòu)。主要介紹公司內(nèi)控環(huán)境、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、內(nèi)控信息與溝通及內(nèi)控監(jiān)督。4）內(nèi)控評價(jià)。主要介紹內(nèi)控評價(jià)適用范圍、內(nèi)控評價(jià)組織職責(zé)、內(nèi)控自評價(jià)方法、內(nèi)控評價(jià)程序及內(nèi)控缺陷認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。5）業(yè)務(wù)流程文檔。主要包括公司主要內(nèi)控管理環(huán)節(jié)的流程分解、流程描述、流程責(zé)任管理、流程制度適用及流程圖等。
4.3《內(nèi)控管理手冊》的維護(hù)與更新
公司《內(nèi)控管理手冊》內(nèi)容不是一成不變的。隨著公司不斷壯大，外部經(jīng)營環(huán)境和外部機(jī)構(gòu)監(jiān)管要求不斷調(diào)整變化，公司內(nèi)部管控模式、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)管控活動及工作流程也將不斷進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，公司內(nèi)控經(jīng)驗(yàn)不斷累積，信息化水平提升等等。這些因素變化都要求公司內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作不斷地調(diào)整和完善。因此，公司應(yīng)適時(shí)改進(jìn)和完善《內(nèi)控管理手冊》的具體內(nèi)容。審監(jiān)部作為《內(nèi)控管理手冊》管理與維護(hù)的歸口部門，原則上根據(jù)年度內(nèi)控實(shí)際情況，每年開展一次評估，并根據(jù)需要進(jìn)行更新。更新資料主要來源于：公司決策層、管理層及各部門對內(nèi)控的要求及建議、公司及下屬公司的管理實(shí)踐、年度內(nèi)控評價(jià)結(jié)果。持續(xù)修訂、完善和更新后的《內(nèi)控手冊》作為公司沉淀優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)化管理和實(shí)現(xiàn)管理樣板性目標(biāo)的重要工具之一。《內(nèi)控管理手冊》維護(hù)與更新工作步驟：1）進(jìn)行內(nèi)控自評價(jià)。2）發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)缺陷和執(zhí)行缺陷。3）修訂制度完善流程。4）更新內(nèi)控管理手冊。
5組織內(nèi)控評價(jià)
首先，公司職能部門和下屬單位進(jìn)行內(nèi)控自評價(jià)。各職能部門和下屬單位對各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行穿行測試，對業(yè)務(wù)流程的內(nèi)控有效性進(jìn)行評價(jià)并填寫《穿行測試底稿》。在穿行測試中發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程存在運(yùn)行缺陷，且屬于風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)的，評價(jià)人員則需對該風(fēng)險(xiǎn)控制措施進(jìn)行擴(kuò)充樣本測試并填寫《風(fēng)險(xiǎn)控制措施測試底稿》。其次，評價(jià)工作小組通過詢問、抽查樣本、重新測試等方法，檢查各部門自評價(jià)過程以及結(jié)果，對各部門自評價(jià)結(jié)果的真實(shí)性、客觀性作出獨(dú)立性評價(jià)結(jié)論；并對重大風(fēng)險(xiǎn)管控措施的內(nèi)控有效性進(jìn)行評價(jià)；整理匯總自評價(jià)過程以及日常經(jīng)營活動中發(fā)現(xiàn)的公司內(nèi)控缺陷，并明確缺陷整改責(zé)任部門、整改計(jì)劃等。最后，評價(jià)工作小組根據(jù)內(nèi)控自評價(jià)的實(shí)際范圍、評價(jià)方法、評價(jià)程序以及評價(jià)結(jié)果等，編寫《內(nèi)控評價(jià)報(bào)告》，并報(bào)董事會批準(zhǔn)。
6重視內(nèi)控環(huán)境建設(shè)
6.1進(jìn)行全方位內(nèi)控培訓(xùn)
培訓(xùn)內(nèi)容包括全員參加的內(nèi)控基本知識和針對各層級管理人員及內(nèi)控人員的內(nèi)控專題培訓(xùn)。公司通過一系列的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，可以解決“為什么企業(yè)要進(jìn)行內(nèi)控體系建設(shè)”“哪些人員需要參加內(nèi)控體系建設(shè)”“如何進(jìn)行內(nèi)控體系建設(shè)”問題，提高各層級管理人員和基礎(chǔ)員工對內(nèi)控工作的認(rèn)識，營造有利的內(nèi)控工作開展的文化環(huán)境。
6.2建立內(nèi)控工作溝通機(jī)制
為了保證內(nèi)控工作的有效推進(jìn)，公司建立了內(nèi)控工作溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)控工作信息的實(shí)時(shí)傳遞。首先，建立內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理例會制度。內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組每季度組織召開內(nèi)控工作例會，公司各職能部門及下屬單位在會上匯報(bào)內(nèi)控與風(fēng)險(xiǎn)管理工作開展情況、存在的問題及解決方案、遇到的困難以及需要公司協(xié)助解決的事項(xiàng)，內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人對相關(guān)的具體問題提出意見和工作指導(dǎo)，會后審監(jiān)部跟蹤所有問題和困難的落實(shí)情況。其次，公司建立內(nèi)控體系的半年工作總結(jié)。每半年公司內(nèi)控管理部門對內(nèi)控開展情況進(jìn)行工作總結(jié)，并通報(bào)給各職能部門和下屬單位負(fù)責(zé)人。第三，建立重大風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目即時(shí)匯報(bào)機(jī)制。對于公司內(nèi)控中發(fā)現(xiàn)的重大問題要求及時(shí)向內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組和審監(jiān)部進(jìn)行匯報(bào)，以實(shí)時(shí)處理可能發(fā)生的重大風(fēng)險(xiǎn)。
6.3將內(nèi)控管理工作納入績效考核
為有效發(fā)揮各職能部門和下屬單位管理者在內(nèi)控管理工作中的推動作用和積極性，公司將各部門、各單位的年度內(nèi)控評價(jià)結(jié)果納入其年度績效考核的指標(biāo)中，并與部門和單位負(fù)責(zé)人年度績效薪酬掛鉤，從而激勵(lì)管理層切實(shí)關(guān)注和推動內(nèi)控管理工作。
6.4聘請專業(yè)中介機(jī)構(gòu)協(xié)助內(nèi)控體系建設(shè)
(一)合同管理概念
合同管理是指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)合同目的，根據(jù)本單位實(shí)際情況，依照合同法等有關(guān)法律法規(guī)，對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛解決以及審查、監(jiān)督、控制等的整個(gè)過程進(jìn)行的一系列民商事法律行為的總稱。其中，訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容，審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。其通過企業(yè)建立必要的合同管理機(jī)構(gòu)和管理制度，通過專業(yè)人員加強(qiáng)對本企業(yè)合同簽訂、審批、履行等流程的管理和對合同文本的歸檔研究，確保合同依法訂立并得到全面履行，以防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、降低企業(yè)運(yùn)營成本、提高企業(yè)核心競爭力、從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)各運(yùn)營時(shí)期利益最大化的目標(biāo)。
(二)合同管理在企業(yè)管理中的地位
合同管理在企業(yè)經(jīng)營活動中的地位不僅體現(xiàn)在外部管理中，也體現(xiàn)在內(nèi)部管理中。
1．合同管理在企業(yè)外部經(jīng)營活動中的地位
企業(yè)對外進(jìn)行的一系列經(jīng)營活動貫穿著企業(yè)的外部關(guān)系。這些外部關(guān)系包括橫向的經(jīng)濟(jì)關(guān)系和縱向的經(jīng)濟(jì)關(guān)系，這交織在一起的兩個(gè)方面，構(gòu)成了企業(yè)經(jīng)營的主要內(nèi)容。企業(yè)外部經(jīng)營活動的內(nèi)容豐富繁多，包括調(diào)查、預(yù)測、決策、采購、銷售、協(xié)作、宣傳、服務(wù)、舊產(chǎn)品改進(jìn)和新產(chǎn)品開發(fā)等主要環(huán)節(jié)或項(xiàng)目。但這些活動最終都表現(xiàn)為企業(yè)與企業(yè)或經(jīng)濟(jì)組織間的合同關(guān)系。合同在這里成為企業(yè)建立外部關(guān)系的紐帶，因此，做好合同的管理工作在很大程度上決定著企業(yè)外部經(jīng)濟(jì)關(guān)系的構(gòu)建。
2．合同管理在企業(yè)內(nèi)部管理中的地位
企業(yè)外部關(guān)系通過合同形式確立之后，必然會反映到企業(yè)的內(nèi)部關(guān)系上來。企業(yè)內(nèi)部關(guān)系表現(xiàn)為企業(yè)內(nèi)部間各構(gòu)成要素間的關(guān)系，其基本內(nèi)容可概況為:人的要素和物(財(cái))的要素。企業(yè)內(nèi)部管理就是按照一定的形式和秩序，把企業(yè)內(nèi)部的各種人的要素和物的要素組織起來，實(shí)現(xiàn)人的要素和物的要素的結(jié)合，即人與人、人與物、物與物的結(jié)合。只有把企業(yè)內(nèi)部管理活動處理好，企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動才能正常運(yùn)行，才能取得較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。企業(yè)訂立的所有合同的目的，都是為了使合同中約定的事項(xiàng)能夠很好地付諸履行，以達(dá)到相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)目的。合同履行的過程就是企業(yè)內(nèi)部的人的要素和物(財(cái))的要素相互結(jié)合、協(xié)調(diào)運(yùn)行的生產(chǎn)經(jīng)營的過程。為確保這一過程的順利進(jìn)行，企業(yè)內(nèi)部就必須實(shí)行計(jì)劃管理、生產(chǎn)業(yè)務(wù)管理、技術(shù)質(zhì)量管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)管理活動。合同能否順利履行，需要企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理活動的緊密配合和共同努力。同時(shí)，對合同履行過程進(jìn)行管理，還能為企業(yè)各項(xiàng)管理活動提出目標(biāo)和具體要求創(chuàng)造一定的條件。
(三)合同管理在企業(yè)管理中的作用
1．防范和降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)
市場經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展及信息時(shí)代的到來，使得企業(yè)在經(jīng)營活動中時(shí)刻面臨著各種陷阱與威脅。稍有不慎，各種法律風(fēng)險(xiǎn)就會接踵而至。合同是企業(yè)對外溝通的橋梁，是企業(yè)發(fā)展的命脈，也是法律風(fēng)險(xiǎn)的風(fēng)口所在。在企業(yè)管理中切實(shí)規(guī)范合同的管理工作，嚴(yán)把合同簽訂、履行等各個(gè)環(huán)節(jié)，能有效防范和降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，減少甚至避免合同陷阱給企業(yè)帶來的損失。
2．促進(jìn)企業(yè)提高經(jīng)營管理水平
合同的全面履行對企業(yè)尤為重要，企業(yè)要確保合同能得到全面履行，就必須以合同管理為中心軸，搞好生產(chǎn)、計(jì)劃、技術(shù)、勞動、物資、質(zhì)量和財(cái)務(wù)等方面的管理活動，因?yàn)橐坏┯幸环矫婀芾砉ぷ鞲簧希銜绊懙秸麄€(gè)合同的履行。企業(yè)如果能建立起一套自我管理、自我保護(hù)、自我約束的確保合同履行的運(yùn)行機(jī)制，可以使企業(yè)各方面管理都得到加強(qiáng)，企業(yè)經(jīng)營管理素質(zhì)就可以得到全面提高。
3．促使企業(yè)參與市場競爭，維護(hù)企業(yè)信譽(yù)
在市場競爭中，企業(yè)要想立于不敗之地，良好的信譽(yù)是必不可少的，也是企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。在市場交易中，交易的確立以合同的訂立為標(biāo)志，買賣的成功以合同的履行為前提。企業(yè)在合同管理中，會追求合同管理的細(xì)致化、精確化。合同管理水平可以作為企業(yè)管理水平的重要指標(biāo)。企業(yè)可以通過分析已經(jīng)簽訂的合同，看出企業(yè)的生產(chǎn)或銷售是否合理;通過檢查合同的履約或違約率，推測公司的信譽(yù)狀況。企業(yè)合同管理不力、盲目簽約、不能有效地履行合同，企業(yè)的信譽(yù)就會慢慢降低;相反，企業(yè)合同管理科學(xué)，簽約謹(jǐn)慎、一旦簽訂即有效履行，企業(yè)的信譽(yù)便會慢慢增強(qiáng)。可以毫不夸張的說，合同管理水平能夠反映企業(yè)的整體管理水平。
4．促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌，適應(yīng)市場需求
在市場經(jīng)濟(jì)活動中，產(chǎn)品交換是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而產(chǎn)品交換又需要通過特定的法律形式進(jìn)行規(guī)范，這種特定的法律形式便是合同。合同是規(guī)范企業(yè)產(chǎn)品交換和衡量企業(yè)產(chǎn)品是否需要調(diào)整的一項(xiàng)重要依據(jù)。企業(yè)產(chǎn)品通過合同訂出多少，實(shí)際能夠履行多少，以此來衡量產(chǎn)品是否適銷對路，從而確定產(chǎn)品結(jié)構(gòu)是否需要調(diào)整。可以說，在商品經(jīng)濟(jì)條件下，合同的簽訂和實(shí)際履行情況，已經(jīng)成為一個(gè)企業(yè)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)是否需要進(jìn)行調(diào)整的先導(dǎo)。
5．促進(jìn)企業(yè)降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益
合同管理有利于合同的實(shí)際履行，而合同的實(shí)際履行，有利于企業(yè)生產(chǎn)的順利進(jìn)行，促使產(chǎn)成品及時(shí)轉(zhuǎn)換成商品，這一定程度上加快了企業(yè)流動資金的周轉(zhuǎn)速度，從而降低了生產(chǎn)成本。在現(xiàn)代化生產(chǎn)條件下，分工和合作是提高效率和質(zhì)量的必要途徑，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動都離不開與別的企業(yè)的合作，如果合作合同的履行出現(xiàn)問題，很容易就會出現(xiàn)資金呆滯或外流無法回收，產(chǎn)品積壓，流動資金周轉(zhuǎn)不靈等現(xiàn)象。對合同進(jìn)行科學(xué)管理，可以促使合同的實(shí)際履行，從而降低生產(chǎn)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益。
二、現(xiàn)代企業(yè)合同管理中存在的主要問題
雖然我國不少企業(yè)逐漸意識到了企業(yè)合同管理的重要性，但是由于許多企業(yè)合同管理的工作人員專業(yè)知識缺乏、法律意識淡薄、規(guī)章制度落后，使我國企業(yè)在合同管理方面仍有很多不足，具體表現(xiàn)在:
(一)合同管理制度不健全，管理手段落后
如果一個(gè)企業(yè)沒有健全的合同管理制度，就會缺乏制定或執(zhí)行合同的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，就會出現(xiàn)一系列問題，例如部門的權(quán)責(zé)分工不明確，就會造成規(guī)則的出處五花八門，甚至?xí)袥_突的現(xiàn)象。這些自然會對合同經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人員造成很大的障礙。在現(xiàn)代社會，部分企業(yè)合同管理仍以手工操作為主，信息化程度低，影響了合同歸檔、調(diào)閱以及進(jìn)度分析。甚至紙質(zhì)合同損毀、遺失的現(xiàn)象也多有發(fā)生。隨著全球一體化和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)在采購、銷售等方面越來越依賴網(wǎng)絡(luò)。制度的不健全和管理手段的落后導(dǎo)致企業(yè)不能及時(shí)掌握市場信息，這對合同管理中與對方的溝通協(xié)調(diào)以及合同履行都將產(chǎn)生影響。最終導(dǎo)致企業(yè)效率和效益的降低。
(二)企業(yè)僅注重合同靜態(tài)管理，忽視合同動態(tài)管理
目前，大多企業(yè)只注重合同相對方的靜態(tài)指標(biāo)，而忽視合同履行過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的動態(tài)過程。例如，企業(yè)在簽訂合同前，雖然會注意審查簽訂合同的對方的資信狀況和履約狀況，但大多情況下只注重對方以往的履約能力，如企業(yè)會對注冊資本的數(shù)量、生產(chǎn)規(guī)模的大小，業(yè)內(nèi)影響力的高低等方面進(jìn)行調(diào)查。合同的履行是包括簽約、交貨、驗(yàn)收、結(jié)算等多環(huán)節(jié)的動態(tài)過程。對方當(dāng)事人過去的履約能力強(qiáng)并不代表其當(dāng)前簽訂合同的履約資信和能力高，即使資信狀況良好也同樣存在著違約的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，忽略合同的動態(tài)管理，是做不好合同管理工作的，也無法保障企業(yè)的合法權(quán)益。
(三)合同簽訂行為和合同文本不規(guī)范，條款過于簡單或不明確
企業(yè)對簽訂的合同，總希望能達(dá)到合同條款細(xì)致嚴(yán)密，盡可能面面俱到的目標(biāo)。但在實(shí)際工作中，一些企業(yè)簽訂合同時(shí)，沒有調(diào)查了解對方的資信狀況，沒有審查對方的法人經(jīng)營執(zhí)照或自然人身份證明就簽訂合同。如根據(jù)我國的相關(guān)法律規(guī)定，法人的分支機(jī)構(gòu)須有法人的授權(quán)委托才可以對外簽訂合同，現(xiàn)實(shí)中卻出現(xiàn)了一些分支機(jī)構(gòu)沒有經(jīng)過授權(quán)委托就對外簽訂合同的現(xiàn)象，這就會給合同的安全埋下隱患。另外，企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)往往忽視對企業(yè)內(nèi)部合同的要求，合同文本格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整、文字表述不準(zhǔn)確甚至合同主要條款不齊全等都會埋下合同隱患，不規(guī)范的條款可能被居心不良者利用而造成壞的影響。
(四)合同法制觀念淡薄，風(fēng)險(xiǎn)意識差，合同管理專業(yè)人才缺乏
企業(yè)的合同管理部門不健全、企業(yè)對合同的風(fēng)險(xiǎn)管理意識缺乏的現(xiàn)象并不少見。合同管理人員需要有充分的法律知識、專業(yè)技術(shù)知識以及綜合管理方面的知識。但在現(xiàn)實(shí)中，許多企業(yè)的合同管理人員缺少培訓(xùn)、業(yè)務(wù)水平有限、法律知識匱乏，沒有能力按規(guī)定要求開展合同管理工作，往往只是盲目機(jī)械的進(jìn)行流程性工作，無法對合同涉及的法律問題作出正確分析。相關(guān)人員對合同的簽訂及生效的審查把關(guān)不到位會使大量不規(guī)范的合同生效，這自然會埋下許多隱患。
三、做好企業(yè)合同管理的探討
如何解決目前我國合同管理中存在的普遍問題，切實(shí)提高企業(yè)合同管理的水平和能力，規(guī)范企業(yè)市場運(yùn)作，這是值得我們深刻思考的問題。筆者認(rèn)為，規(guī)范合同管理，解決合同管理中存在的問題，可以從如下方面做起。
(一)建立健全企業(yè)合同管理體系，完善合同管理制度
企業(yè)應(yīng)在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，依據(jù)實(shí)際情況，從合同的簽訂、履行、違約處理等方面制定全面的合同管理制度。這些制度應(yīng)包括:合同歸口管理制度，即對企業(yè)合同實(shí)行全面統(tǒng)一的管理，確定統(tǒng)一管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)，規(guī)定合同管理的原則和內(nèi)容，合同簽訂、履行、變更、解除的一般要求;合同分類專項(xiàng)管理制度，企業(yè)合同種類繁多，不同種類合同各有不同特點(diǎn)，對合同進(jìn)行專項(xiàng)管理，能在很大程度上提高合同管理的效率;合同專用章管理制度，合同專用章是合同對外簽訂合同時(shí)專門使用的印章，它代表法人確定合同權(quán)利和義務(wù)，應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)合同專用章的管理，合同專用章應(yīng)由專人保管和使用。除此之外，還應(yīng)包括合同臺賬及統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，合同歸檔制度，合同履行監(jiān)督管理制度等。使合同管理有章可循。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)。設(shè)立企業(yè)總法律顧問和法務(wù)部門。這樣可以補(bǔ)充合同管理上的漏洞，使合同管理更趨于專業(yè)化和法律化。
(二)加強(qiáng)合同的動態(tài)管理。隨時(shí)審查對方的資信和履行狀況
合同管理不應(yīng)該只體現(xiàn)在合同的簽訂上，而應(yīng)該貫穿合同的整個(gè)過程。加強(qiáng)合同的動態(tài)管理，應(yīng)做到合同從簽訂—履行—終止的全過程管理，對于合同的全過程應(yīng)做到實(shí)時(shí)監(jiān)督跟蹤，定期檢查確認(rèn)。合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，要注意審查對方的資信狀況;合同談判環(huán)節(jié)，要全面保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，使用嚴(yán)謹(jǐn)高效的談判方法;合同簽署環(huán)節(jié)，在簽署時(shí)，不僅要確保合同文本的規(guī)范、合乎法律，同時(shí)仍要審查對方的資信狀況和主體資格，避免盜用公司合同專用章而簽訂合同等虛假行為的發(fā)生;合同履行環(huán)節(jié)，要圍繞合同履行，采取有效措施不斷改善和提高合同履約水平，同時(shí)要實(shí)時(shí)掌握對方的履約動態(tài)，防止履約不能狀況的出現(xiàn);合同的結(jié)算與支付環(huán)節(jié)，企業(yè)要整章建制，完善管理，嚴(yán)格把好支付關(guān)口。只有對合同的每個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理，才能更好地預(yù)防合同糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)，更好地保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
(三)加大宣傳力度、增強(qiáng)法律意識、切實(shí)提高合同管理人員的綜合素質(zhì)
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及其員工要認(rèn)真努力學(xué)習(xí)相關(guān)法律、法規(guī)，加深對市場經(jīng)濟(jì)條件下合同管理重要性的認(rèn)識。樹立良好的法律意識，學(xué)會用法律手段保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。同時(shí)，企業(yè)對于合同管理人員應(yīng)嚴(yán)格選拔，建立健全考核和激勵(lì)原則，優(yōu)勝劣汰。企業(yè)還要?jiǎng)?chuàng)造條件，組織相關(guān)管理人員的法律學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。切實(shí)提高合同管理人員的綜合素質(zhì)，學(xué)會以法律為準(zhǔn)繩，以合同為依據(jù)，對于合同簽訂—履行—終止全過程，合同管理人員因盡到其應(yīng)盡義務(wù)和職責(zé)，不懈怠、不隨意，切實(shí)把好合同關(guān)口，把企業(yè)面臨的潛在風(fēng)險(xiǎn)最小化。
(四)做好合同的違約索賠管理，最大限度降低企業(yè)損失
并不是每一個(gè)合同都能完美結(jié)束。在實(shí)際合同管理中往往存在著合同履行不能的違約情況，此時(shí)合同管理部門要發(fā)揮其應(yīng)有的作用，正確處理合同違約帶來的后果。若是我方違約，則應(yīng)積極與合同對方協(xié)商，如履行中止，當(dāng)阻卻事由消失后，繼續(xù)履行;或履行終止，賠償損失。無論何種情形，應(yīng)盡可能降低損失。同時(shí)在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的發(fā)展很大程度上依賴者自身的良好資信，因此違約后，應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)企業(yè)的信譽(yù)。如果是合同對方違約，法律顧問要根據(jù)實(shí)際情況，采取協(xié)商、仲裁或訴訟的方式，要求對方承擔(dān)締約過失責(zé)任或違約責(zé)任。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：建筑施工；合同管理；企業(yè)
中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01
一、建筑企業(yè)合同管理的特殊性和必要性
建筑企業(yè)全部的生產(chǎn)經(jīng)營活動，都必須根據(jù)工程承包合同來進(jìn)行。沒有建筑合同，就無法實(shí)施與監(jiān)管后續(xù)的生產(chǎn)活動，而合同一經(jīng)簽訂，企業(yè)所有的生產(chǎn)計(jì)劃和各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)都隨之納入承包合同的規(guī)范之中。建筑企業(yè)實(shí)行的總包、分包、內(nèi)部承包等，也正是按照其與建設(shè)方簽訂的工程承包合同所承擔(dān)的權(quán)利義務(wù)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任來確定劃分的，其內(nèi)、外合同的關(guān)系不但一脈相承而且標(biāo)的、權(quán)責(zé)也高度一致。也就是說，所有內(nèi)部承包的具體內(nèi)容，就是企業(yè)對外承包合同所含各項(xiàng)指標(biāo)的分解與落實(shí)。這就使建筑企業(yè)的合同管理從形式、內(nèi)容和管理范圍都不同于其他企業(yè)，而是一個(gè)格局完整的、自成系統(tǒng)的管理方式。
從實(shí)際操作結(jié)果分析，有些工程公司和建筑安裝公司正是缺乏對建筑合同管理的深刻認(rèn)識，忽略了建筑合同管理的監(jiān)督和落實(shí)，從而在激烈的市場競爭中逐步喪失了原有的市場份額而陷入經(jīng)營困境，步履艱難。
二、當(dāng)前合同管理工作存在的問題
（一）對合同認(rèn)識及重視不夠
現(xiàn)階段，各建筑企業(yè)基本上都是按合同管理的要求認(rèn)真進(jìn)行合同的標(biāo)前及標(biāo)后的評審，對合同的履約進(jìn)行檢查，力求通過嚴(yán)格的組織程序、嚴(yán)密的合同評審，把自己能否按期履約、業(yè)主的能力及不穩(wěn)定狀態(tài)消滅在萌芽狀態(tài)。但在工程施工時(shí)如何有效地把合同貫徹執(zhí)行下去，筆者認(rèn)為各單位執(zhí)行還不夠。一是合同管理員只是把合同發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理，沒有把合同的內(nèi)容及簽約情況進(jìn)行詳細(xì)交底；二是合同執(zhí)行人即項(xiàng)目經(jīng)理），只是組織正常的施工管理，如：加強(qiáng)工期及質(zhì)量安全等方面的管理等，沒有認(rèn)真組織學(xué)習(xí)合同內(nèi)容。
（二）合同執(zhí)行力度不夠
合同作為維系雙方當(dāng)事人的紐帶，任何一方均須按合同辦事。但由于雙方均沒有按合同辦事，且又不進(jìn)行及時(shí)、必要的經(jīng)濟(jì)技術(shù)簽證，造成雙方均違約。工期不能按期交工，工程款不能按時(shí)撥付，致使合同管理流于形式。
（三）招標(biāo)監(jiān)督機(jī)構(gòu)和合同管理機(jī)構(gòu)缺乏權(quán)威性
招標(biāo)監(jiān)督機(jī)構(gòu)在審核、編制招標(biāo)文件的過程中，明明知道有的條款是不平等的，甚至是不合法的，但實(shí)際上還是按照建設(shè)單位的意圖辦理。例如在招標(biāo)時(shí)降低工程的取費(fèi)類別、施工單位優(yōu)惠條件的承諾、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的提高、工期的縮短等不合理?xiàng)l款，他們都無意進(jìn)行修改。當(dāng)然也有受投資者、權(quán)力者和周圍環(huán)境的干擾而改變中標(biāo)結(jié)果的。合同管理機(jī)構(gòu)不僅應(yīng)有監(jiān)督職能、仲裁職能，而且對不合理的條款應(yīng)有糾正職能。
（四） 合同風(fēng)險(xiǎn)管理力度不夠
加強(qiáng)合同的風(fēng)險(xiǎn)管理是保障企業(yè)利益的重要手段之一，合同的風(fēng)險(xiǎn)識別，確定風(fēng)險(xiǎn)和化解風(fēng)險(xiǎn)的過程是合同管理的重要環(huán)節(jié)，但施工企業(yè)執(zhí)行的力度不夠， 風(fēng)險(xiǎn)管理的意識淡薄， 風(fēng)險(xiǎn)因素的分析不是很全面，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)的對策不是很科學(xué)，致使合同履約過程中出現(xiàn)很多本來可以規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)，讓施工企業(yè)蒙受不該蒙受的損失。如何正確的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，做到風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)是施工企業(yè)和業(yè)主方共同要履行和實(shí)現(xiàn)的。
三、有效地實(shí)施施工過程中的合同管理
（一）首先建立合同實(shí)施的保證體系
1.在施工項(xiàng)目中設(shè)有專職的合同管理人員，使現(xiàn)場的合同管理專職化。2.在合同總分析和合同詳細(xì)分析的基礎(chǔ)上，將合同總體目標(biāo)分解到合同實(shí)施的具體問題和具體工程活動上。3.組織項(xiàng)目小組成員和各工程小組負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)合同文件和合同分析文件，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，使大家對合同概況、主要精神、合同總目標(biāo)有較為深刻的理解，樹立全局觀念，避免施工中的違法行為。4.將合同事件責(zé)任分解落實(shí)到人，并做出問題的說明完不成責(zé)任的影響和法律后果。5.建立有效方便的文檔系統(tǒng)，使合同的監(jiān)督、跟蹤和診斷工作正常進(jìn)行，有利于及時(shí)正確地決策，而且在發(fā)生糾紛時(shí)能及時(shí)地提供有力的證據(jù)。6.建立報(bào)告和行文制度，工程中合同有關(guān)各方的溝通都應(yīng)以書面形式作為最終的依據(jù)并形成制度，這樣才能保證各工程活動有根有據(jù)。
（二）及時(shí)做好合同跟蹤
1.對合同文件和各種工程文件資料進(jìn)行分析整理，或通過對施工現(xiàn)場的直接了解得到反應(yīng)工程實(shí)施狀況的信息。2.分析工程實(shí)施狀況與合同、合同分析文件等的差異和差異程度。如未完成合同責(zé)任、工期拖延、成本超支、質(zhì)量不合要求等。3.分析工程中存在的問題，評價(jià)合同履行情況，提出分析報(bào)告。
（三）根據(jù)合同分析結(jié)果，實(shí)施有效的合同監(jiān)督
1.現(xiàn)場中對各工程小組、項(xiàng)目小組或分包單位工作的監(jiān)督，給它們以合同方面的幫助，如落實(shí)計(jì)劃、提供工作保證、協(xié)調(diào)他們之間的關(guān)系，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行合同方面的解釋。
2.對建設(shè)單位及監(jiān)理單位進(jìn)行合同監(jiān)督，協(xié)調(diào)與他們的關(guān)系，如督促他們完成合同職責(zé)，檢查對方合同責(zé)任情況，追究其違約責(zé)任，進(jìn)行合同索賠與反索賠，處理合同糾紛。
3.參與各種檢查驗(yàn)收，并提出相應(yīng)的報(bào)告。
4.對各種來往信件、請示、簽字指令、會議紀(jì)要、索賠文件、合同變更文件等做合同方面的審查和控制，并記錄在案，及時(shí)預(yù)防行為的法律后果，彌補(bǔ)自己工作中的漏洞，而且有利于尋找對方工作中的漏洞，及時(shí)提出索賠要求。收集、整理、保存各種工程資料。
5.經(jīng)常性地解釋合同，對工程中出現(xiàn)的特殊問題進(jìn)行合，及時(shí)預(yù)防行為的法律后果，彌補(bǔ)自己工作中的漏洞，而且有利于尋找對方工作中的漏洞，及時(shí)提出索賠要求。
（四）進(jìn)行有效的合同診斷
1.逐條分析各個(gè)問題產(chǎn)生差異的原因及內(nèi)部和外部的各種影響因素。2.分析各種影響因素達(dá)到影響程度的大小。3.分別確定各個(gè)影響因素由誰引起，按合同規(guī)定應(yīng)由誰承擔(dān)責(zé)任以及承擔(dān)責(zé)任的大小。4.對這些問題和差異采取什么樣的解決措施。如責(zé)任方增加生產(chǎn)要素投入，采取新的技術(shù)方案，提出索賠要求，修改計(jì)劃或修訂合同。
四、結(jié)束語
總之，市場是不斷發(fā)展的，所以新的問題會隨之產(chǎn)生，為了更好地維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，企業(yè)合同管理也會慢慢地更加完善起來。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：水利工程合同管理問題分析
中圖分類號： TV 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
前言
合同管理作為水利水電工程的重要組成部分，對工程質(zhì)量、施工工期、工程成本等具有一定的影響，對水電企業(yè)管理水平提高起著至關(guān)重要的作用。因此，水電企業(yè)要將加強(qiáng)合同管理，并保證合同權(quán)利及義務(wù)的有效履行，避免合同糾紛、合同爭議、工程索賠等問題的產(chǎn)生，才能提高水電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)水電企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。但是我國水電企業(yè)在處理國際水利水電工程合同管理上還存在許多的問題，必須引起企業(yè)管理者的高度重視。
1、水利工程合同管理存在的問題
隨著我國加入世貿(mào)組織，我國水利水電工程開始向著國際化的方向發(fā)展，水電企業(yè)開始承建一些國際水利水電工程，但是在承建國際工程項(xiàng)目中卻存在很多的問題，尤其是工程項(xiàng)目合同管理問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
由于我國水電企業(yè)缺乏國際項(xiàng)目合同管理經(jīng)驗(yàn)，缺乏合同管理意識，遇到合同管理問題，仍然采取國內(nèi)的合同處理思維去分析和應(yīng)用，對與國際工程合同中的規(guī)定有所忽略，導(dǎo)致合同問題不能及時(shí)、有效的解決。
我國水電企業(yè)在國際工程合同索賠上的管理和控制還不足，索賠執(zhí)行力度較弱、未對工程索賠依據(jù)進(jìn)行取證，未及時(shí)進(jìn)行追蹤，導(dǎo)致工程索賠無據(jù)可依。
管理人員對合同文件和檔案管理不善，未對國際工程檔案、雙方來往信函、合同文件等資料進(jìn)行收集、整理和保存，導(dǎo)致后期存在的工程索賠問題無據(jù)可依，對水電企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。
（4）合同管理機(jī)構(gòu)及人員的素質(zhì)還有待提高。
（5）違法轉(zhuǎn)包或分包現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，合同履行困難重重。根據(jù)合同法規(guī)定，承包人不得將其承包的全部建設(shè)工程轉(zhuǎn)包給第三人或者將其承包的建設(shè)工程肢解后以分包的名義分別轉(zhuǎn)包給第三人；禁止承包人將工程分包給不具備相應(yīng)資質(zhì)條件的單位；禁止分包單位將其承包的工程再分包；建設(shè)工程主體結(jié)構(gòu)的施工必須由承包人人自行完成。但在，非法轉(zhuǎn)包或分包的行為在工程實(shí)際建設(shè)過程中依舊存在，造成合同履行起來困難重重，工程質(zhì)量很難保證，出現(xiàn)一些債務(wù)糾紛，造成工期拖延，給合同管理工作帶來不必要的麻煩。
(6) 招標(biāo)合同缺乏法律效率。由于缺乏法律效力，很多招標(biāo)合同難以按期兌現(xiàn)，其中任何一方的條件不能及時(shí)滿足，都會造成工程項(xiàng)目無法開工或?qū)嵤┍粍樱狈Ρ匾梢罁?jù)的比較難于開展，進(jìn)展比較緩慢，使得造成工程項(xiàng)目被動拖期。缺乏法律效力的招標(biāo)合同會導(dǎo)致實(shí)際施工過程中與標(biāo)書內(nèi)容不一致，包方不能完全兌現(xiàn)承諾，工程項(xiàng)目不能順利實(shí)施，工程不能按期竣工，從而造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。
(7) 招標(biāo)合同條文不夠完善,不能嚴(yán)格約束合同雙方。工程方的不規(guī)范招標(biāo)，會導(dǎo)致有的招標(biāo)過程過于簡單,在簽訂招標(biāo)合同時(shí)條文規(guī)定不完善，或者是建設(shè)雙方不使用合同范本,直接由雙方商定形成一個(gè)合同,有時(shí)經(jīng)常因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)不足或者對工程沒有細(xì)致分析，造成合同履行過程中出現(xiàn)責(zé)任不明確。合同執(zhí)行力度差的狀況，給工程建設(shè)帶來不必要的麻煩,而一些合同中會出現(xiàn)條款不夠。
2 、加強(qiáng)水利工程招標(biāo)合同管理的措施
2.1 規(guī)范合同模板
水利工程招標(biāo)合同要執(zhí)行規(guī)范的招標(biāo)合同范本，工程方和承包方都要明確各自的權(quán)利與義務(wù)，在合同簽訂過程中要使用統(tǒng)一的的范本，防止合同中各個(gè)條款的缺失。遺漏現(xiàn)象，避免不平等條款的出現(xiàn)。
2.2 樹立正確的合同管理意識
在國際水利水電工程合同管理過程中，要求工程項(xiàng)目者必須樹立正確的合同管理意識，加強(qiáng)對國際工程項(xiàng)目合同的管理，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目合同存在的問題，采取合理的處理方法，避免合同糾紛的產(chǎn)生。正確的合同管理意識主要表現(xiàn)在“做或不做”上。例如：在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)優(yōu)化過程中，做或不做”上。例如:在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)優(yōu)化過程中,若設(shè)計(jì)優(yōu)化質(zhì)量有所保障,并對企業(yè)但是如果對企業(yè)不利，我們則可用巧妙的方法來讓項(xiàng)目業(yè)主將工程變更任務(wù)取消，例如表明項(xiàng)目變更存在的風(fēng)險(xiǎn)，工程造價(jià)成本的提高等。面對國際工程項(xiàng)目合同管理存在的問題，項(xiàng)目管理者要積極開闊思維，以做好國際工程項(xiàng)目的合同管理工作，促進(jìn)水電企業(yè)的發(fā)展。
2.3 合同管理機(jī)構(gòu)建立和完善
根據(jù)我國工程項(xiàng)目合同管理要求，合同管理部門職責(zé)主要有工程項(xiàng)目的對內(nèi)結(jié)算、對外結(jié)算等管理，強(qiáng)調(diào)的是合同計(jì)劃。而國際工程項(xiàng)目合同管理要求則，合同管理部門必須具有工程計(jì)量、工程計(jì)價(jià)、工程索賠、工程變更、工程進(jìn)度及工程計(jì)劃等職能，才能保證工程項(xiàng)目合同管理的時(shí)效性和全面性。國際合同管理部門管理制度必須建立在對工程項(xiàng)目工作效率及連續(xù)性不受影響的基礎(chǔ)上，并按照項(xiàng)目階段性特征進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整，在界定合同管理部門職能時(shí)，必須對其工作性能及部門交流合作等因素進(jìn)行充分考慮。再者，對合同管理部門人員權(quán)力及職責(zé)進(jìn)行明確分工，并加強(qiáng)與各個(gè)部門的溝通和交流，以提高合同管理水平及合同問題處理效率。
2.4 項(xiàng)目合同的理解與運(yùn)用
語言不通，經(jīng)驗(yàn)不足，而出現(xiàn)盲目簽訂合同的問題，導(dǎo)致合同糾紛的產(chǎn)生。因此，我國水電業(yè)在簽訂合同條款之前，必須對國際工程項(xiàng)目的合同條款法律依據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的認(rèn)識和掌握，并對合同條款進(jìn)行深入的理解，避免盲目性合同條款的產(chǎn)生，減少國際工程合同管理問題的出現(xiàn)。再者，合同管理人員在掌握合同條款內(nèi)容的同時(shí)，必須對合同條款進(jìn)行充分的運(yùn)用。因?yàn)椋贤瑮l款貫穿于整個(gè)工程項(xiàng)目中，對整個(gè)工程項(xiàng)目管理起著至關(guān)重要的作用。所以企業(yè)需對合同管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和考核，加深合同管理人員對國際工程合同管理的認(rèn)識，提高合同管理人員的國際工程合同管理能力。
2.5 加強(qiáng)各部門的溝通合作
合同管理是一個(gè)溝通合作的過程，只有加強(qiáng)合同管理部門與各個(gè)部門的溝通合作，才能避免合同糾紛的產(chǎn)生。各個(gè)部門可以通過會議討論或者書面對話的方式來進(jìn)行溝通，以縮短工程人員與工程項(xiàng)目業(yè)主的距離感，對工程設(shè)計(jì)方案優(yōu)化、工程價(jià)格的調(diào)整、合同協(xié)議的修改等都具有重要的意義。因此企業(yè)應(yīng)該建立各種溝通渠道，對內(nèi)采取有效的反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極反映合同管理存在的問題，并針對存在問題提出有效的解決對策。對外采取良好的溝通機(jī)制，對工程項(xiàng)目合同管理信息進(jìn)行及時(shí)的捕捉，將有利于合同風(fēng)險(xiǎn)防范及工程索賠的控制。
2.6合同文檔的有效管理
在國際工程項(xiàng)目合同實(shí)施的過程中，合同文檔的管理就顯得十分的重要，因?yàn)樗枪こ趟髻r和工程變更的重要依據(jù)。一些施工單位為了實(shí)行工程索賠的目的，往往會將合同文件及相關(guān)檔案來作為工程索賠的依據(jù)，以獲取合理的索賠金額。國際工程項(xiàng)目合同索賠文檔主要包括工程招標(biāo)文件、工程投標(biāo)文件、合同簽訂書、來往信函、會議記錄、施工氣象、地質(zhì)狀況、國際法律文件等。對這些合同文檔進(jìn)行收集和整理，以為工程變更及工程索賠提供重要的依據(jù)，有利于工程索賠處理工作的有效開展。
結(jié)束語
由于國際工程項(xiàng)目合同管理涉及不同國家，相比國內(nèi)工程項(xiàng)目合同管理，國際工程項(xiàng)目合同管理難度較大。因此，項(xiàng)目管理者必須樹立正確的合同管理意識，健全合同管理機(jī)構(gòu)，加深對國際工程合同的理解，加強(qiáng)各部門的溝通合作，做好合同文檔管理工作，提高國際工程項(xiàng)目合同管理水平，促進(jìn)我國水電工程的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]姚曄.淺談水利水電工程建設(shè)合同管理工作[J].科技與企業(yè),2011,9(16):90-92.
【關(guān)鍵詞】水利水電工程；合同管理；問題；對策
1.前言
合同管理作為水利水電工程的重要組成部分，對工程質(zhì)量、施工工期、工程成本等具有一定的影響，對水電企業(yè)管理水平提高起著至關(guān)重要的作用。因此，水電企業(yè)要將加強(qiáng)合同管理，并保證合同權(quán)利及義務(wù)的有效履行，避免合同糾紛、合同爭議、工程索賠等問題的產(chǎn)生，才能提高水電企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)水電企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。但是我國水電企業(yè)在處理國際水利水電工程合同管理上還存在許多的問題，必須引起企業(yè)管理者的高度重視。
2.國際工程合同管理存在的問題
隨著我國加入世貿(mào)組織，我國水利水電工程開始向著國際化的方向發(fā)展，水電企業(yè)開始承建一些國際水利水電工程，但是在承建國際工程項(xiàng)目中卻存在很多的問題，尤其是工程項(xiàng)目合同管理問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）由于我國水電企業(yè)缺乏國際項(xiàng)目合同管理經(jīng)驗(yàn)，缺乏合同管理意識，遇到合同管理問題，仍然采取國內(nèi)的合同處理思維去分析和應(yīng)用，對與國際工程合同規(guī)定有所忽略，導(dǎo)致合同問題不能及時(shí)、有效的解決。（2）我國水電企業(yè)在國際工程合同索賠上的管理和控制還不足，索賠執(zhí)行力度較弱、未對工程索賠依據(jù)進(jìn)行取證，未及時(shí)進(jìn)行追蹤，導(dǎo)致工程索賠無據(jù)可依。（3）管理人員對合同文件和檔案管理不善，未對國際工程檔案、雙方來往信函、合同文件等資料進(jìn)行收集、整理和保存，導(dǎo)致后期存在的工程索賠問題無據(jù)可依，對水電企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。（4）合同管理機(jī)構(gòu)及人員的素質(zhì)還有待提高。
3.解決國際工程合同管理問題的對策
為了提高國際水利水電工程項(xiàng)目合同管理的質(zhì)量，使得合同管理更加的系統(tǒng)化、規(guī)范性，適應(yīng)國際工程合同管理的需求，避免國際工程合同管理問題的出現(xiàn)，水電企業(yè)在合同管理過程中，必須做到以下幾點(diǎn)要求：
3.1樹立正確的合同管理意識。在國際水利水電工程合同管理過程中，要求工程項(xiàng)目者必須樹立正確的合同管理意識，加強(qiáng)對國際工程項(xiàng)目合同的管理，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目合同存在的問題，采取合理的處理方法，避免合同糾紛的產(chǎn)生。正確的合同管理意識主要表現(xiàn)在“做或不做”上。例如：在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)優(yōu)化過程中，若設(shè)計(jì)優(yōu)化質(zhì)量有所保障，并對企業(yè)有利，那么項(xiàng)目管理者應(yīng)該積極的去爭取，但是必須對設(shè)計(jì)優(yōu)化存在的影響因素進(jìn)行有效的控制。又如在工程項(xiàng)目變更過程中，雖然企業(yè)有義務(wù)去執(zhí)行和實(shí)施，但是如果對企業(yè)不利，我們則可用巧妙的方法來讓項(xiàng)目業(yè)主將工程變更任務(wù)取消，例如表明項(xiàng)目變更存在的風(fēng)險(xiǎn)，工程造價(jià)成本的提高等。面對國際工程項(xiàng)目合同管理存在的問題，項(xiàng)目管理者要積極開闊思維，以做好國際工程項(xiàng)目的合同管理工作，促進(jìn)水電企業(yè)的發(fā)展。
3.2合同管理機(jī)構(gòu)建立和完善。根據(jù)我國工程項(xiàng)目合同管理要求，合同管理部門職責(zé)主要有工程項(xiàng)目的對內(nèi)結(jié)算、對外結(jié)算等管理，強(qiáng)調(diào)的是合同計(jì)劃。而國際工程項(xiàng)目合同管理要求則，合同管理部門必須具有工程計(jì)量、工程計(jì)價(jià)、工程索賠、工程變更、工程進(jìn)度及工程計(jì)劃等職能，才能保證工程項(xiàng)目合同管理的時(shí)效性和全面性。國際合同管理部門管理制度必須建立在對工程項(xiàng)目工作效率及連續(xù)性不受影響的基礎(chǔ)上，并按照項(xiàng)目階段性特征進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)整，在界定合同管理部門職能時(shí)，必須對其工作性能及部門交流合作等因素進(jìn)行充分考慮。再者，對合同管理部門人員權(quán)力及職責(zé)進(jìn)行明確分工，并加強(qiáng)與各個(gè)部門的溝通和交流，以提高合同管理水平及合同問題處理效率。
3.3項(xiàng)目合同的理解與運(yùn)用。我國水電企業(yè)在進(jìn)行國際工程項(xiàng)目合同管理的過程中，常常由于語言不通，經(jīng)驗(yàn)不足，而出現(xiàn)盲目簽訂合同的問題，導(dǎo)致合同糾紛的產(chǎn)生。因此，我國水電企業(yè)在簽訂合同條款之前，必須對國際工程項(xiàng)目的合同條款法律依據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的認(rèn)識和掌握，并對合同條款進(jìn)行深入的理解，避免盲目性合同條款的產(chǎn)生，減少國際工程合同管理問題的出現(xiàn)。再者，合同管理人員在掌握合同條款內(nèi)容的同時(shí)，必須對合同條款進(jìn)行充分的運(yùn)用。因?yàn)椋贤瑮l款貫穿于整個(gè)工程項(xiàng)目中，對整個(gè)工程項(xiàng)目管理起著至關(guān)重要的作用。所以企業(yè)需對合同管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和考核，加深合同管理人員對國際工程合同管理的認(rèn)識，提高合同管理人員的國際工程合同管理能力。
3.4加強(qiáng)各部門的溝通合作。合同管理是一個(gè)溝通合作的過程，只有加強(qiáng)合同管理部門與各個(gè)部門的溝通合作，才能避免合同糾紛的產(chǎn)生。各個(gè)部門可以通過會議討論或者書面對話的方式來進(jìn)行溝通，以縮短工程人員與工程項(xiàng)目業(yè)主的距離感，對工程設(shè)計(jì)方案優(yōu)化、工程價(jià)格的調(diào)整、合同協(xié)議的修改等都具有重要的意義。因此企業(yè)應(yīng)該建立各種溝通渠道，對內(nèi)采取有效的反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極反映合同管理存在的問題，并針對存在問題提出有效的解決對策。對外采取良好的溝通機(jī)制，對工程項(xiàng)目合同管理信息進(jìn)行及時(shí)的捕捉，將有利于合同風(fēng)險(xiǎn)防范及工程索賠的控制。
3.5合同文檔的有效管理。在國際工程項(xiàng)目合同實(shí)施的過程中，合同文檔的管理就顯得十分的重要，因?yàn)樗枪こ趟髻r和工程變更的重要依據(jù)。一些施工單位為了實(shí)行工程索賠的目的，往往會將合同文件及相關(guān)檔案來作為工程索賠的依據(jù)，以獲取合理的索賠金額。國際工程項(xiàng)目合同索賠文檔主要包括工程招標(biāo)文件、工程投標(biāo)文件、合同簽訂書、來往信函、會議記錄、施工氣象、地質(zhì)狀況、國際法律文件等。對這些合同文檔進(jìn)行收集和整理，以為工程變更及工程索賠提供重要的依據(jù)，有利于工程索賠處理工作的有效開展。
3.6合同糾紛的處理。由于國際工程項(xiàng)目合同涉及不同國家，每個(gè)國家的工程項(xiàng)目合同法律又有所不同，若合同雙方出現(xiàn)糾紛，不能采取國內(nèi)的法律來進(jìn)行處理，通常采用的國際通用的FIDIC合同條款進(jìn)行處理。例如在國際工程施工過程中，如果工程項(xiàng)目業(yè)主按合同約定支付承包商工程款項(xiàng)時(shí)，承包方可向項(xiàng)目業(yè)主提出停工要求，并附加一份停工文件給施工監(jiān)理單位。因此，在遇到合同糾紛時(shí)，企業(yè)應(yīng)合理運(yùn)用國際FIDIC合同條款來維護(hù)自身利益。
4.結(jié)語
由于國際工程項(xiàng)目合同管理涉及不同國家，相比國內(nèi)工程項(xiàng)目合同管理，國際工程項(xiàng)目合同管理難度較大。因此，項(xiàng)目管理者必須樹立正確的合同管理意識，健全合同管理機(jī)構(gòu)，加深對國際工程合同的理解，加強(qiáng)各部門的溝通合作，做好合同文檔管理工作，提高國際工程項(xiàng)目合同管理水平，促進(jìn)我國水電工程的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]姚曄.淺談水利水電工程建設(shè)合同管理工作[J].科技與企業(yè)，2011，9（16）：90-92.
[摘要]施工合同,是建設(shè)工程發(fā)包人和承包人必須共同遵守的法律性文件,也是雙方必須履行的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件, 建筑施工合同在建筑施工中發(fā)揮著重要的作用。文章根據(jù)目前工程施工市場的狀況,說明了加強(qiáng)合同管理的必要性,分析了合同管理工作存在的問題,并提出了實(shí)施合同管理的有效措施,以提高合同管理水平。
[關(guān)鍵詞]施工 合同 管理
一、施工企業(yè)合同管理的特殊性和必要性 建筑施工合同在建筑施工中發(fā)揮著重要的作用，施工企業(yè)全部的生產(chǎn)經(jīng)營活動,都必須根據(jù)工程承包合同來進(jìn)行。沒有工程施工合同,就無法實(shí)施與監(jiān)管后續(xù)的生產(chǎn)活動,而合同一經(jīng)簽訂,企業(yè)所有的生產(chǎn)計(jì)劃和各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)都隨之納入承包合同的規(guī)范之中。它是締約雙方明確法律關(guān)系和一切權(quán)利及責(zé)任關(guān)系的基礎(chǔ)， 是業(yè)主和承包商在實(shí)施合同中的一切活動的主要依據(jù)。有效的合同管理是促進(jìn)參與工程建設(shè)各方全面履行合同約定的責(zé)任與義務(wù)、確保建設(shè)目標(biāo)順利完成的重要手段。施工企業(yè)實(shí)行的總包、分包、內(nèi)部承包等,也正是按照其與建設(shè)方簽訂的工程承包合同所承擔(dān)的權(quán)利義務(wù)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任來確定劃分的,其內(nèi)、外合同的關(guān)系不但一脈相承而且標(biāo)的、權(quán)責(zé)也高度一致。也就是說,所有內(nèi)部承包的具體內(nèi)容,就是企業(yè)對外承包合同所含各項(xiàng)指標(biāo)的分解與落實(shí)。這就使施工企業(yè)的合同管理從形式、內(nèi)容和管理范圍都不同于其他企業(yè),而是一個(gè)格局完整的、自成系統(tǒng)的管理方式。 二、當(dāng)前合同管理工作存在的問題 1.對合同認(rèn)識及重視不夠 現(xiàn)階段,各施工企業(yè)基本上都是按合同管理的要求認(rèn)真進(jìn)行合同的標(biāo)前及標(biāo)后的評審,對合同的履約進(jìn)行檢查,力求通過嚴(yán)格的組織程序、嚴(yán)密的合同評審,把自己能否按期履約、業(yè)主的能力及不穩(wěn)定狀態(tài)消滅在萌芽狀態(tài)。但在工程施工時(shí)如何有效地把合同貫徹執(zhí)行下去,有的單位執(zhí)行的不夠。另外,有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同管理的重要性認(rèn)識不夠,沒有建立完善的合同管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同風(fēng)險(xiǎn)缺乏防范意識,沒有認(rèn)識到合同管理是企業(yè)管理不可或缺的重要組成部分。因此在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和經(jīng)費(fèi)等方面支持不夠。 2.合同執(zhí)行力度不夠 合同作為維系雙方當(dāng)事人的紐帶,任何一方均須按合同辦事。但由于雙方均沒有按合同辦事,且又不進(jìn)行及時(shí)、必要的經(jīng)濟(jì)技術(shù)簽證,造成雙方均違約。工期不能按期交工,工程款不能按時(shí)撥付,致使合同管理流于形式。 3.招標(biāo)監(jiān)督機(jī)構(gòu)和合同管理機(jī)構(gòu)缺乏權(quán)威性 招標(biāo)監(jiān)督機(jī)構(gòu)在審核、編制招標(biāo)文件的過程中,明明知道有的條款是不平等的,甚至是不合法的,但實(shí)際上還是按照建設(shè)單位的意圖辦理。例如在招標(biāo)時(shí)降低工程的取費(fèi)類別、施工單位優(yōu)惠條件的承諾、工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的提高、工期的縮短等不合理?xiàng)l款,他們都無意進(jìn)行修改。當(dāng)然也有受投資者、權(quán)力者和周圍環(huán)境的干擾而改變中標(biāo)結(jié)果的。合同管理機(jī)構(gòu)不僅應(yīng)有監(jiān)督職能、仲裁職能,而且對不合理的條款應(yīng)有糾正職能。 4.合同管理制度不健全,權(quán)責(zé)不分明 有些企業(yè)沒有規(guī)定嚴(yán)謹(jǐn)統(tǒng)一的合同管理制度。由于缺乏統(tǒng)一的依據(jù),各部門權(quán)責(zé)不分明,意見很難統(tǒng)一,造成權(quán)力大家爭、責(zé)任大家推的局面。這是企業(yè)管理之大忌,最終將給企業(yè)帶來重大的隱患。 5.合同管理人員素質(zhì)不高 一部分企業(yè)合同管理人員思想品德不過硬,文化水平不高,業(yè)務(wù)不精通,沒有受過正規(guī)的法律教育,缺乏系統(tǒng)的法律知識,無法對合同涉及的各項(xiàng)法律問題作出正確判斷,無法對合同進(jìn)行有效的管理。三、有效地實(shí)施施工過程中的合同管理 6.工程造價(jià)管理工作的難度大。工程造價(jià)是施工合同的一個(gè)主要組成部分，搞好施工合同管理首先要做好工程造價(jià)管理。施工合同的簽訂為項(xiàng)目管理提供了管理對象，并因此成為全過程施工管理的前提和基礎(chǔ)。施工合同的簽訂依據(jù)的是現(xiàn)行的法律、法規(guī)及規(guī)定;包括《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》和《合同法》以及相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件等。但依據(jù)上述法律、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等等還不能夠完全地、及時(shí)地調(diào)解施工合同各主體之間利益的不對等關(guān)系，一方面表現(xiàn)在發(fā)、承包雙方對工程造價(jià)的認(rèn)定過程反復(fù)繁長;另一方面表現(xiàn)在屢禁不止的工程質(zhì)量事故中。
三、如何做好合同管理
1.建立合同實(shí)施的保證體系 (1)建立合同管理體系,配備高素質(zhì)的人才。 (2)加強(qiáng)法制宣傳教育力度,培養(yǎng)全面合同管理理念。大力貫徹全面合同管理觀念。 (3)組織項(xiàng)目小組成員和各工程小組負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)合同文件和合同分析文件,對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明,使大家對合同概況、主要精神、合同總目標(biāo)有較為深刻的理解,樹立全局觀念,避免施工中的違法行為。 (4)將合同事件責(zé)任分解落實(shí)到人,并做出問題的說明完不成責(zé)任的影響和法律后果。 (5)建立有效方便的文檔系統(tǒng),使合同的監(jiān)督、跟蹤和診斷工作正常進(jìn)行,有利于及時(shí)正確地決策,而且在發(fā)生糾紛時(shí)能及時(shí)地提供有力的證據(jù)。 (6)建立報(bào)告和行文制度,工程中合同有關(guān)各方的溝通都應(yīng)以書面形式作為最終的依據(jù)并形成制度,這樣才能保證各工程活動有根有據(jù)。 (7)充分發(fā)揮專業(yè)管理和綜合管理的作用。 2.及時(shí)做好合同跟蹤 (1)對合同文件和各種工程文件資料進(jìn)行分析整理,或通過對施工現(xiàn)場的直接了解得到反應(yīng)工程實(shí)施狀況的信息。(2)分析工程實(shí)施狀況與合同、合同分析文件等的差異和差異程度。如未完成合同責(zé)任、工期拖延、成本超支、質(zhì)量不合要求等。(3)分析工程中存在的問題,評價(jià)合同履行情況,提出分析報(bào)告。 3.根據(jù)合同分析結(jié)果,實(shí)施有效的合同監(jiān)督 (1)現(xiàn)場中對各工程小組、項(xiàng)目小組或分包單位工作的監(jiān)督,給它們以合同方面的幫助,如落實(shí)計(jì)劃、提供工作保證、協(xié)調(diào)他們之間的關(guān)系,對出現(xiàn)的問題進(jìn)行合同方面的解釋。 (2)對建設(shè)單位及監(jiān)理單位進(jìn)行合同監(jiān)督,協(xié)調(diào)與他們的關(guān)系,如督促他們完成合同職責(zé),檢查對方合同責(zé)任情況,追究其違約責(zé)任,進(jìn)行合同索賠與反索賠,處理合同糾紛。 (3)參與各種檢查驗(yàn)收,并提出相應(yīng)的報(bào)告。 (4)對各種來往信件、請示、簽字指令、會議紀(jì)要、索賠文件、合同變更文件等做合同方面的審查和控制,并記錄在案,及時(shí)預(yù)防行為的法律后果,彌補(bǔ)自己工作中的漏洞,而且有利于尋找對方工作中的漏洞,及時(shí)提出索賠要求。 (5)經(jīng)常性地解釋合同,對工程中出現(xiàn)的特殊問題進(jìn)行合同擴(kuò)展分析。 (6)收集、整理、保存各種工程資料。 4.防范工程合同違約行為 (1)謹(jǐn)慎訂立合同、減少瑕疵合同以減少違約的發(fā)生。 (2)業(yè)主、承包商在合作中存在目標(biāo)分歧的情形下,應(yīng)借助各種制度安排來協(xié)調(diào)合作中的目標(biāo)分歧以實(shí)現(xiàn)合作的潛在利益:包括工程監(jiān)理制度,質(zhì)量保修制,質(zhì)量事故處罰制度等。 (3)要讓監(jiān)理發(fā)揮良好作用,抑制承包商的風(fēng)險(xiǎn)。 (4)加快信用制度建立,提高故意違約成本。 (5)可重新定位工程合同主體的關(guān)系。 5.加強(qiáng)工程造價(jià)管理。工程造價(jià)在合理確定之前是合同價(jià)款，發(fā)承包雙方根據(jù)各自所掌握的市場信息并極大限度地應(yīng)用這些信息訂閱合同價(jià)款，并通過價(jià)款確定的方式、調(diào)整的方法等一系列約束性條款最終形成結(jié)算價(jià)款。在這個(gè)過程中主要是因?yàn)殡p方存有疑義，這種疑義來自于經(jīng)濟(jì)學(xué)中的信息不對稱原理，存在于發(fā)承包雙方的信息不對稱關(guān)系中。一般情況下，承包方比發(fā)包方有更多的、更為完善的工程價(jià)格信息。如果發(fā)包方能夠有足夠的產(chǎn)品信息并能保證有效地實(shí)施，就能夠消除這種不對稱關(guān)系。所以，施工全過程管理不僅要有法律、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的保障;還應(yīng)有相應(yīng)的利益制約機(jī)制。施工合同作為全過程施工管理的前提和基礎(chǔ)，一方面需要平衡信息不對稱關(guān)系，另一方面需要建立權(quán)益制約機(jī)制。
四、結(jié)語 使合同管理貫穿于工程的全過程,既有利于合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),又使技術(shù)和經(jīng)濟(jì)相結(jié)合,產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益。
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