時間：2023-06-08 10:56:59
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財務檔案歸檔要求，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核
。
本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準
下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。
財政部會第4號《企業財務通則》。
財政部會第5號《企業會計準則》。
財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。
華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)
3管理職責
會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。
4管理內容與要求
××1基本任務
×××1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
×××做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。
×××負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。
×××負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批
準銷毀的會計檔案。
××2歸檔范圍
×××1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反
映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:
1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其
他財務報告。
4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計
檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
×××2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔
案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。
×××會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。
××3歸檔要求和時間
×××1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成
冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。
×××2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，
第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。
×××3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等
內容。
×××會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，
交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
×××已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，
檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。
××4會計檔案的管理
×××1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)
、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。
×××2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的
順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。
×××3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度—
—會計名稱——案卷號”的順序排架。
××會計檔案的鑒定與銷毀
×××1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
×××2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊
、銷毀清冊等，定為永久保管。
×××3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。
×××4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔
助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
×××5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其
保管期限定為5年。
×××主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
×××本規定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
×××保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀
清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期
限、銷毀時間等內容。
×××局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
×××銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔
案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。
×××保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得
銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔
案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
××會計檔案的利用
×××1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢
索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。
×××2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分
管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。
×××3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
×××4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。
××會計檔案的保管
×××1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在×××～×××之間。
×××2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕
。
5檢查與考核
關鍵詞：財務檔案；管理；問題；措施；
中圖分類號：F253.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
一、財務檔案管理工作中存在的問題
改革開放后，我國社會經濟不斷發展，并在各方面取得了巨大進步。各項管理工作也逐漸完善起來，并取得了很大成就。財務檔案管理作為管理工作的重要組成部分，也在不斷進步，取得了很好的成績。但在管理工作中依然存在很多問題，主要有以下幾點：
（一）缺乏財務檔案管理意識或管理意識薄弱。記錄單位財務信息的的財務檔案是本單位運營情況的真實寫照，財務將各種財務信息收集并整理歸檔，使之成為單位管理人員進行科學決策的重要參考依據。但是很多財務管理人員或者企單位的管理層缺乏財務檔案管理的意識或者財務管理意識薄弱，導致很多財務信息的遺漏或遭到損害。其中不乏重要的財務資料和信息，這些財務資料和信息的遺失或損害會直接或間接影響單位的正常運行，從而給單位造成不同程度的經濟損失。
（二）缺乏專業管理人員。目前，只有在大型企事業單位才設有專門的人員來管理財務檔案，并在財務檔案管理工作上有明確的分工。其他企業很少設有專門的工作人員管理財務檔案，且管理分工非常混亂，管理部門之間、管理人員之間的職責分工不明確。管理工作的缺位、越位、錯位等現象普遍存在。
（三）財務歸檔工作不規范。目前很多單位的財務歸檔工作不規范，難以實現全面歸檔和全面管理。歸檔的內容大多只限于收集憑證，制作賬表等簡單的管理工作，對單位經營的各種合同、登記憑證等缺乏有效的管理，或者對檔案資料歸檔不合理，保存不完整等。而正規的財務檔案管理工作除了對賬表及報表的進行歸檔外，還應對企業單位的經濟合同、各類票據領用登記表、資產評估報告、檢驗資產報告、各種審計報告等進行歸檔，并送往專門的檔案室保存完整。目前財務檔案管理工作中存在的這些不規范行為，企業領導應引起足夠的重視。
（四）財務檔案管理的基礎設施不完整。屬于財務檔案管理的檔案資料宜儲存在專門的檔案室，以便整理歸檔和查找。但目前我國大多企業單位，除一些大型企事業單位外，沒有設立專門的財務檔案管理室進行檔案管理。或者即使設有檔案室，但里面的基礎設施也相當有限，有些只有檔案架子和桌椅.
（五）財務檔案的管理體制不完善。實踐中可以得知，很多的財務檔案管理負責部門沒有系統的分類，存放，利用制度和規章。有些單位覺得這些文件已經使用，不再具有利用價值。而且對檔案學的最基本知識都毫不了解，憑直覺辦事，使得很多常規的工作都有著很大的內耗。投入大，效率低。
（六）從事財務檔案管理的人員不專業。實際操作中，很多財務檔案管理的工作竟然是由后勤來完成了。這些人員基本沒有必須的業務素養和專業的檔案管理和財務工作常識。
二、對于做好單位財務檔案管理工作的幾點淺見
（一）強化財務檔案管理意識。首先，從單位領導到具體檔案工作的操作人員，應該從財務檔案保管意識上著手改變，來對財務檔案管理工作的水平進行提高。財務檔案管理人員首先應認識到財務檔案管理對于單位發展戰略、單位文化建設和單位核心凝聚力起到的重要作用，重視單位財務檔案管理的積極作用。進而使單位領導層對于財務檔案管理對于整個單位生產經營和經濟活動的重要性產生積極認識。由上而下對于檔案意識有著較大提高，能夠把財務檔案管理工作形成財務和檔案管理的日常化工作列入單位工作的短期日程中去。其次，財務檔案管理的工作人員應當對自己的檔案管理意識進行提升并緊跟時展潮流。認識到財務檔案管理工作不僅僅對于檔案保存具有重要作用，而且對于單位財務工作也有著重要的監督作用。
（二）設立專人負責財務檔案管理工作。財務檔案管理工作關系企業單位領導的決策，針對很多單位領導忽略財務檔案管理工作的行為，建議管理者重視財務檔案管理工作，并設專人負責該項工作。重視培養財務檔案管理人員的專業素質，組織相關的培訓，提高管理人員的業務能力。使其掌握財務檔案管理的流程，并注重細節，將檔案編號入冊，便于查找。若企業的檔案不多，則可將整理好的檔案統一交至檔案室儲存，并分類擺放。
（三）注重財務檔案的分類。利用先進的信息技術，將財務檔案資料科學歸類，建立財務檔案數據庫，逐漸轉化舊的管理模式，實現電子文件歸檔的電子化，是財務檔案管理的必然趨勢。財務檔案分類細化，
（四）定期培訓，提升財務檔案管理人員素質。一個合格的財務檔案管理工作者，應該要求其具有財務人員的從業資格和檔案管理人員的從業資格。只有具有這兩方面的專業知識，才能真正做好財務和檔案兩方面的工作，才能了解工作重心，使財務檔案的真正意義得到充分地挖掘。此外，財務檔案管理人員應注重自身業務技能和水平的不斷提升。定期參加技能培訓。緊跟技術發展步伐。以對財務檔案管理工作的日新月異有所適應。
（五）完善財務檔案管理的基礎設施。完善財務檔案管理的基礎設施，并加大對基礎設施建設的投入是提高財務檔案管理的有效途徑。如設置專門的財務檔案管理室，并優化檔案室環境，完善檔案室的基礎設備，這些基礎設施的配備和完善，是提高財務檔案管理水平的有力保障。
總而言之，作為一個高度系統化的工作，現階段我國的財務檔案管理制度還不夠完善。隨著市場經濟改革的進一步深化，其中的隱性問題也將逐漸浮出水面。財務檔案管理制度的加強，不僅對于單位檔案的完善有著重要作用，對單位財務的公平、公正和公開也是一個有力的保障。做好財務檔案的研究和分析工作，大到對單位發展大方向，大戰略的制定；小到對一時一事財務工作的監督，都有著不可忽略的重要作用。
參考文獻：
[1]崔劍非.企業財務檔案管理和企業經濟發展[J].檔案管理，2008（05）.
［關鍵詞］ 高校會計檔案；管理；舉措
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 003
［中圖分類號］ F233 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）06- 0005- 02
高校會計檔案是指高校在財務管理和會計核算活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、會計憑證、會計賬表和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映單位財務的重要資料和證據。高校會計檔案是高等院校在教學、科研、行政管理中經濟活動的歷史記錄，是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經濟信息資源，同時也是會計工作過程最有說服力的憑證。由此可見，做好高校會計檔案管理工作對于高校教育改革和發展具有深遠的意義。
1 當前高校會計檔案管理中存在的問題
1.1 會計檔案管理制度滯后，不能適合當前高校會計檔案管理現代化的要求
眾所周知，高等院校實施的會計檔案管理制度主要是參照2001年財政部、國家檔案局聯合制定的《會計檔案管理辦法》編制的。管理對象主要是傳統的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。而目前，我國各個高校均已實現了會計電算化，但是對于由此產生的大量的以電子文檔、程序文件、數據庫、備份文件等新的會計檔案信息載體，則沒有制訂相應的管理辦法，許多應當歸檔的會計資料散落在不同的經辦人手中，因此造成了會計檔案歸檔的不完整。
1.2 會計檔案資料收集不齊
會計檔案包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類等。然而，許多高校在收集會計資料時，仍然沒有將財務報表類中的上級有關文件、財務制度、財務活動分析等歸檔，特別是電算化會計下的財務核算系統軟件、數據庫等重要資料，沒有按會計檔案的管理要求進行正確歸檔保存。
1.3 會計檔案移交不及時
根據“會計檔案管理辦法”規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交學校檔案部門，不得自行封包保存。但實際工作中，財務會計部門一是為了查詢的方便，二是由于裝訂歸檔的不及時，常常是會計檔案長期擺放在財務會計部門，要么是不按期向學校檔案管理部門移交，要么就根本不向學校檔案管理部門移交。
1.4 會計檔案鑒定銷毀難
在實際工作中，高校會計檔案的銷毀往往不受重視。究其原因：一是數量大，開展工作需花費大量的人力物力；二是鑒定銷毀無切實可行且具操作性的統一規定。在檔案管理辦法中，僅籠統地規定“根據檔案的保管期限”，而會計檔案屬專業檔案范疇，是學校經濟業務活動中形成的記錄經濟業務的執行、完成情況和明確經濟責任的書面證明、原始資料，其重要性讓審批者往往不能輕易僅憑“保管期限”來作出鑒定銷毀的簽字。同時，根據“會計檔案管理辦法”的規定，要鑒定銷毀的會計檔案大多為15年以上，而根據現行的干部任用情況，幾乎沒有一個學校領導者能在此位如此長時間，這就造成要讓現任領導來審批銷毀以前領導領導下形成的原始和唯一的經濟責任記錄原始資料，從而形成了事實上的銷毀審批難的局面；三是由于未能及時清繳的債權賬務的影響。學校不屬于企業，未能清繳的債權賬務，即使年代很長，也不能作為壞賬核銷，只能是長期掛賬，保留追償權利，而憑證作為追償掛賬的證據就具有了不可銷毀的權利。由此原因，使檔案管理者對會計檔案的鑒定銷毀工作的艱巨性和因責任重大而產生畏難情緒及無所適從，導致學校會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體管理工作的質量和效果。
2 完善高校會計檔案管理的舉措
2.1 制定和落實高校會計檔案管理的各項規章制度
根據《中華人民共和國會計法》第十五條規定：“會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，應當按照國家有關規定建立檔案，妥善保管。”因此，高校應當依據相關會計法規的要求，結合本校實際，建立和健全會計檔案的收集、整理、鑒定、編目和開發利用等一整套的規章制度。確保會計檔案工作科學管理、有序開展。
2.2 加強財務部門與檔案管理部門的溝通
財務部門與檔案管理部門的溝通，有利于檔案資料收集移交范圍及時調整，只有溝通了，財務部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財務部門的資料收集是否齊全，從而做好監督工作。
2.3 加強往來款項管理，及時結清債權債務
財務部門自身查詢的方便是其不及時向學校檔案管理部門移交檔案的本質原因。而查詢需要產生的一個主要根源就是債權債務的清理。由于學校對債權債務清理工作的不到位，致使很多往來款款項長期掛賬，沒有一個統一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務部門應加強往來款項管理，及時結清債權債務，盡量做到當年債務當年結清，減少各賬務經辦人的查詢要求，使會計檔案能按規定及時向校檔案管理部門移交。
2.4 強化會計檔案的科學管理
第一，做好會計檔案的歸檔和交接工作。高校要嚴格按照《檔案法》、《會計檔案管理辦法》的要求，有學校的財務部門應把每年形成的應該進行歸檔的會計資料，按照歸檔的要求整理歸檔。對于當年形成的會計檔案，應由學校財務部門保管一年，期滿之后，財務部門編制移交清冊，然后移交學校檔案管理部門統一保管。
第二，完善會計檔案借閱制度。會計檔案的調閱要建立嚴格的會計檔案借閱制度，指定專人保管，防止會計檔案的損壞和遺失。原則上系統內部人員只能借閱與工作有關的會計檔案，而且借閱時必須由會計檔案管理人員進行登記，并由借閱人簽字。
第三，對磁性介質檔案管理時應注意做好防磁、防凍、防熱、防污染和防有害生物等工作，重要的會計檔案要備份雙份，定期檢查，定期進行復制。
第四，對于保管期滿的會計檔案，需要核銷時，應由檔案管理部門和財務部門共同派人監督核銷。監督核銷人員在銷毀會計檔案前，應當進行清點核對，銷毀后，應在清冊上簽名蓋章，并將監督銷毀情況報告本單位領導。
2.5 提高會計檔案管理人員的業務素質
目前在高校的檔案管理部門中，缺乏既懂檔案管理知識，又精通財務知識和計算機運用的復合型人才，不能適應新形勢下會計檔案管理工作的需要。因此，各高校應重視會計檔案管理人才培養工作，不斷提高他們的政治素質和業務水平，使他們盡快掌握現代化管理方法和技術，不斷提高會計檔案管理水平。
會計檔案管理工作是學校財務管理工作的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響學校整個財務管理工作的質量和水平。加強學校會計檔案的管理不僅可以推動學校檔案管理工作的發展，還可以提高學校財務管理的水平和質量，使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。
主要參考文獻
［1］徐經艷．會計管理體制改革后的會計檔案管理［J］．中國檔案，2005（6）．
［2］王麗．如何加強會計檔案的管理和利用［J］．財經界，2006（4）．
［3］財政部，國家檔案局．會計檔案管理辦法［Z］.1998．
【關鍵詞】會計；財務檔案；管理
會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。它在為單位經濟和國家經濟建設服務等方面發揮著積極的作用。會計檔案是在會計活動中形成的、反映經濟業務的歷史記錄，是反映各單位的經濟活動的原始憑證和依據。會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計專業材料。隨著社會主義市場經濟的發展和檔案管理工作的加強，會計檔案管理工作正在逐步走向規范化、標準化。
一、財務檔案管理方存在各方面的問題
隨著社會的發展和科技的進步，檔案管理越來越得到各部門的重視，而財務檔案管理方面卻相對較差，存在各方面的問題，現歸納以下幾點：
1.財務檔案管理意識淡薄
財務檔案工作是保存歷史、服務現實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。
2.財務檔案沒有專人負責
除一些大型企業設有專門的財務檔案管理人員外，大部分企業機構缺乏對財務檔案的重視和正確認識，對于財務檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務部門管理不明確，出現了亂堆亂放的現象。歸財務部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。
3.會計檔案內容不全、不規范
應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經濟合同、資產評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據。
4.檔案室的設施不完善
有的企業沒有設專門的檔案室，有的企業將財務檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損，也沒有配備一些專用設備，國家規定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。
5.管理制度不健全
多數財務檔案管理部門沒有系統的規章制度，日常工作無章可循，基本上憑經驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。
二、做好會計檔案管理工作的幾點建議
1.強化檔案管理意識
要提高財務檔案管理水平，首先應從意識上著手，必須要讓領導層意識到財務檔案管理對于整個企業或者單位的重要性，讓領導層深刻了解財務檔案對整個企業經濟活動和生產經營的重要影響，提高檔案意識，能夠將財務檔案工作納入到財務管理工作的議事日程上。
從事財務檔案管理的人員也應強化檔案管理意識，明白財務檔案不僅是對企業提供信息保障，還是對財務工作的監督檢查。不僅是維護正常經濟、工作秩序的法定書證，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。
2.財務檔案管理由專人負責
對于一些小型企業可由一名財務人員專或兼職財務檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務人員做這項工作，能很好的把握財務檔案工作中的細節，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業檔案不是很多，也可由財務人員將財務檔案整理歸檔后，統一交由檔案室分別歸柜存放。
負責財務檔案整理的人員除了熟悉財務的處理流程外，還應學習檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業務培訓，這樣才能不斷提高自身水平，將財務檔案管理工作做得更好。
3.做好財務檔案的分類，提高現代化管理水平
財務檔案信息電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。科學劃分財務檔案手續，充分利用檔案管理信息系統，按照檔案分類標準，將檔案劃分為會計憑證、會計帳簿、財務報告、預決算管理、票據管理、資產管理、重要合同、其他財務會計資料等類，對整理好的所有檔案資料進行分類錄入。
只有在檔案細分類的基礎上，我們才能逐步建立財務檔案數據庫，并探索積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數據庫等檔案信息化建設的重要內容主動納入建設規劃，探索利用統一的網絡平臺整合檔案信息資源，最大限度實現信息資源共享的有效途徑，實現財務檔案數據化，網絡化。
4.加強硬件設施建設
不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業規模小可統一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內，檔案室內應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。
5.完善財務檔案管理制度
依據《會計法》和《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到整個企業工作的整體規劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環節，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制定電子檔案管理辦法。
總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，加強和完善電算化會計檔案管理，將成為各個企業在財務工作以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的問題，財務檔案管理的好壞將直接影響到企業的管理和效益。
參考文獻：
[1]中華人民共和國檔案法.
[2]會計檔案管理辦法.
[3]劉淑杰.如何加強財務檔案管理信息化建設的幾點思考[J].管理觀察，2010（8）.
1 行政事業單位會計檔案的主要內容
行政事業單位會計檔案是單位在財務管理和會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告、電子會計資料和其他會計資料，是記錄和反映各單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括，會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿；財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括每年一次的數據庫備份，財務軟件升級前的數據庫備份，打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本，所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件，其他應該存檔的有關資料或數據；其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
2 行政事業單位會計檔案管理存在的主要問題
（一）思想重視不高。一是不少單位領導和財務人員對會計檔案工作缺乏充分的認識，不夠重視，存在應付思想，認為“費時費力不討好”，會計業務與會計檔案管理相脫節。二是許多單位會計檔案管理人員沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，由于不懂得檔案的基本操作規程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求。三是部分行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執行。特別是對實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，還沒有及時制定相應的管理辦法。
（二）資料收集不全。一是有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件資料和磁性介質等的匯集、整理和歸檔工作，影響了會計檔案的齊全性和完整性。有的單位將會計信息存入磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失。二是個別單位會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。三是由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
（三）檔案管理不細。一是有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里，或者不按照規范的要求進行裝訂。二是活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂。三是會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里。四是不少單位過分強調保密，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，會計檔案長期沉睡在檔案室，沒有最大限度發揮其作用。五是會計檔案鑒定銷毀難，大有無人來銷、無人敢銷的局面，即使超過保管期限數年，也不愿銷毀，會計檔案越堆越多。
（四）監管力度不夠。在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。
3 加強行政事業單位會計檔案管理的建議
（一）健全會計檔案管理制度。要根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合單位實際，建立和健全一整套會計檔案管理制度。一是建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。二是建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三是建立和落實會計檔案管理工作責任制，明_各人職責，使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。四是對會計檔案管理人員設立獎懲措施，定期組織對會計檔案管理工作的檢查，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步。
（二）提升會計檔案人員素質。一是單位領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。二是加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，增強責任心和執行力。三是加大投入，改善會計檔案工作的硬件設施，及時添置、更新檔案室部門設備，如防盜門、空調、溫濕度計、滅火器、窗簾等，配備計算機、打印機、復印機、去濕機、掃描儀等現代化辦公設備，并對財務檔案基礎信息實行計算機存貯。
（三）規范會計檔案整理歸檔。一是及時規范整理會計檔案。日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封粘、簽章。裝訂完畢的會計檔案還要裝盒，以保護會計檔案，延長會計檔案的壽命。會計憑證按月份先后順序裝入憑證盒，會計賬簿、財務報告和其他類會計檔案逐卷裝入會計檔案盒，并逐項填寫盒面上的內容。二是定期對會計電算化系統產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表、系統日志等數據用統一紙質打印后裝訂成冊并進行存檔，對計算機環境中形成的會計檔案實行多備份，對會計電算化檔案要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。對采用磁性保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制。三是規范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后按照相關規定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負責妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認真辦理交接手續。
會計檔案的歸檔
1、根據《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案，都應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
2、當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。
3、移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
（來源：文章屋網 ）
XX年檔案管理工作總結
XX年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰略，加快推進文化事業和文化產業發展這一目標，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發展，較圓滿完成了工作任務。現將具體情況總結如下：
一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。XX年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，XX年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，XX年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
XX年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，XX年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；XX年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
五、 積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。XX年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。 由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。XX年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，XX年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，XX年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
XX年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，XX年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；XX年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。XX年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
2、加大資金投入，強化檔案現代化管理。隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高。我們將進一步加強檔案現代化管理，有效發揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項基礎工作，加強檔案的規范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，充分發揮檔案的作用，為推進全市文化事業繁榮發展做出積極的貢獻。
一、積極做好檔案法制宣傳，加強檔案安全工作。
1、做好檔案法制宣傳工作。利用宣傳欄、發放宣傳資料等形式進行檔案法制宣傳，提高機關工作人員及檔案人員的檔案法制意識，增強社會各界對檔案工作的了解。結合社會熱點問題，開展關于公民保護檔案的義務、檔案利用價值及重要作用等方面的宣傳，提高全民檔案意識。
2、做好檔案安全管理和保護工作。完善檔案室安全管理責任制和檔案保密制度，建立檔案接收、保管整理制度。加強安全檢查和保密工作，嚴格執行安全檢查制度。落實“八防”措施，對檔案和資料的安全狀況進行一次全面檢查，發現問題，及時整改。
3、切實抓好依法歸檔工作。按照區檔案局工作部署，抓好年度立卷、歸檔工作。2012年立卷、歸檔工作確保4月底全面完成。
二、切實抓好基礎業務建設，提高檔案信息化管理水平。
1、抓好檔案室硬件工作。今年重點抓好檢索室和榮譽室建設，完善檔案室的硬件設施，促進檔案室規范化和標準化。
2、做好檔案信息化工作。抓好電子文件歸檔和電子檔案管理，充實完善照片檔案和聲像檔案等。提高電子檔案的利用率，提高檔案的查閱效率，更好地服務于經濟建設。
三、重點抓好基礎檔案工作，切實加強改制企業檔案的收集。
1、抓好改制企業和“三重”檔案工作。根據區委辦公室的文件要求，做好供銷社改制企業檔案的收集和歸檔，保證改制企業檔案資料齊全完整，按時進館。做好重大會議、重大活動、重大突發事件的檔案收集工作，做好“三重”檔案的存檔工作。
2、進一步加強檔案利用服務。做好檔案開發利用工作，努力提升服務水平。建立完善借閱制度，創造良好的查檔條件。
3、做好財務檔案室建設工作。充分利用新建的財務檔案室，積極對系統內相關財務檔案進行規范的收集整理。
四、抓好檔案隊伍建設，增強檔案人員業務素質。
1、強化業務培訓工作。積極報名參加區檔案局組織的業務培訓，強化持證上崗，以適應檔案工作發展的需要。
論文摘要：本文將從學校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護。
隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及學校運用計算機技術解決管理問題的迫切需要，將使得學校利用計算機技術輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數學校都是采用網絡系統來管理本校的各類信息資源，因此產生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步的加強學習和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在本文中談談自己的一些經驗和看法。
一、電子文件的整理
1、基建、設備等電子文件的事理。
基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
2、財務電子文件的整理
（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。
（2）賬簿。學校會計賬簿內容一般已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
3、學校其它電子文件的整理
現在的學校一般都建有計算機信息管理系統，如行政信息管理系統，包括教學、科研、人事管理等內容；教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、課表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。對這些電子文件該如何進行整理呢？計算機與信息中心接收這些數據后，應進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，錄入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，各院校都設立了計算機與信息管理中心，由他們利用網絡技術建立校信息管理系統。計算機與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件，由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤。
三、完善電子文件歸檔制度
1、電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。
2、“兩套制”歸檔的必要性
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質
與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。
四、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件是用光盤保存，因此，對當前歸檔電子文件載體要制定保護措施。
1、規范排放和使用。
2、保持良好的溫度、濕度環境。
關鍵詞：會計檔案 問題 對策
會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接了影響財務管理的質量和水平。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠， 缺乏充分的認識， 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。
2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
3.會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財務檔案管理不完善、不規范。設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
5.紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出： “機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《 會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
【摘 要】針對部分行政事業單位賬外固定資產檔案管理存在的問題，從健全資產檔案管理體系、促進賬外資產歸檔長效化等四方面入手，規范和加強資產檔案管理。
關鍵詞 賬外固定資產；檔案；行政事業單位
賬外固定資產是指各單位以各種形式形成的未在賬內核算的各種固定資產。隨著固定資產管理系統的廣泛應用和電子檔案建設步伐的加快，固定資產檔案管理逐漸走向網絡化、規范化、標準化、動態化，但對賬外資產管理的重視不夠、制度缺失等問題影響了檔案工作的規范化、科學化進程。通過對部分行政事業單位固定資產清查結果調研，引發本文對改進和加強賬外固定資產檔案管理途徑的探討。
一、行政事業單位賬外固定資產檔案管理問題分析
本次調研發現，賬外固定資產檔案管理通常不被重視，再加上資產來源復雜、管理難度較大，檔案管理存在不少突出問題。
（一）缺乏嚴謹的歸檔要求和程序。在購置賬外固定資產時，沒有注意收集原始資料，部分單位房屋建筑物無資產項目建議書、項目批文、可行性研究報告、竣工驗收報告等檔案資料；對歸檔后的檔案資料沒有及時跟蹤管理，致使維護、修理、改建等使用過程中的信息不能及時歸檔，導致歸檔資料不完整或檔案與實際情況不一致；沒有按照檔案的價值和真偽進行歸檔，在檔案鑒定時把將來有可能發揮作用的檔案排除在外。
（二）缺乏對賬外資產檔案管理的規定。不少單位的資產管理制度較多，但涉及賬外資產檔案管理的卻寥寥無幾。對固定資產檔案管理的全過程缺乏規劃，責任不清；在資產檔案管理技術標準、歸檔要求、責任主體權責、資產檔案評估、監督檢查等方面缺少針對性的規定。
（三）缺乏專業人員間的溝通協作。資產管理員、財務管理員及檔案管理員的知識結構、專業技術水平直接影響資產檔案的科學規范歸檔。據調研，檔案管理員、資產管理員多來自后勤部門，而財務管理員多來自計財部門，他們各自承擔著較繁重的事務性工作，往往缺乏溝通與協作，導致賬外資產檔案散存于不同部門；有的檔案管理員即是資產管理員，沒有接受系統的檔案業務培訓，憑著主觀意識歸檔。
二、賬外固定資產檔案管理途徑
賬外固定資產檔案是固定資產檔案管理的一部分，要完善資產檔案管理，筆者認為應考慮下面幾點：
（一）促進賬外資產歸檔長效化。重視賬外固定資產管理工作，對遺漏、虛假的資產信息要督促盡快正確歸檔；加強支出管理，規范核算，杜絕違規購買賬外資產；定期考核、評價賬外檔案管理情況，促進賬外資產歸檔長效化。
（二）健全資產檔案管理體系。認真貫徹執行《檔案法》等相關法律法規，研究和制定本單位資產檔案收集、整理、歸檔、評估、出租等規章制度、專業標準，將賬外資產納入賬內，實現資產檔案統一管理；由于特定原因，不能納入賬內的，建立專門的賬外資產檔案管理規章，并嚴格管理、形成科學規范的資產檔案管理體系。
（三）嚴格賬外資產檔案管理程序。建立全過程的賬外固定資產管理程序，按申購、審批、購置、驗收、入庫、使用、變更、領用、清理、盤點、外借、歸還、轉讓、維修、出租、報廢等全生命周期建庫管理，建立固定資產卡片檔案，將固定資產按類分項進行統一編號，落實責任，及時歸檔，保證資產檔案真實可信。同時，強化對實際運行環節的管理，促進資產檔案管理與資產管理部門間的協調，確保資產檔案的真實性、完整性、系統性和科學性。
（四）建立專業化的資產檔案管理團隊。專業化的資產檔案團隊既精通檔案管理工作、掌握現代化的檔案管理技術，又是熟悉資產申報、驗收、登記、保管、檢查等環節的多面手。采取對資產檔案管理人員進行培訓，充分發揮業務骨干“傳、幫、帶”作用等渠道推動資產檔案管理逐步走向專業化。
參考文獻：
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[3] 劉清生，該校無形資產檔案建設淺析［J］. 浙江檔案，2013（06）.
