時間：2023-06-11 09:33:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財務流程自動化，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
自“信息風暴”席卷全球以來，電力作為技術密集型行業(yè)，對于信息化有著更高的要求和依賴程度。隨著智能電網(wǎng)日臻成熟以及國網(wǎng)公司向戰(zhàn)略管理模式的邁進，電力信息化發(fā)展歷程歷經(jīng)了由初期的摸索與嘗試到目前體系化、智能化的蛻變。
與江蘇電力企業(yè)信息化歷經(jīng)單機版、網(wǎng)絡版和集成版相適應，其財務管理信息化也相應經(jīng)歷了三個階段。
1992年至2000年，江蘇電力處于單機核算的財務信息化階段。2000年5月，歷經(jīng)五年醞釀并開發(fā)成功的財務管理信息系統(tǒng)（FMIS）在下屬諫壁電廠試運行，實現(xiàn)了業(yè)務以預算為前提、流程固化為依托、會計核算為監(jiān)督的“三位一體”財務管控模式。在這一階段，會計系統(tǒng)和其他業(yè)務專業(yè)系統(tǒng)采用接口進行對接，各部門借助FMIS這一統(tǒng)一平臺，錄入數(shù)據(jù)信息，在業(yè)務完成后實現(xiàn)自動核算。2009年，江蘇電力全面啟動SG-ERP信息化登高項目，確定了業(yè)務財務高度融合的信息化建設方式和建設思路，2011年在全公司推廣應用。在這一階段，信息化成功支持了業(yè)務財務的一體化運作，以 “資產(chǎn)全壽命周期管理”和“人財物集約化”為突破口，對SAP的財務、物資、項目、設備和人資五個模塊進行升級優(yōu)化，建設成覆蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營所有業(yè)務的一體化系統(tǒng)。
SG-ERP在全公司應用后，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)財務職能在信息系統(tǒng)內得到了高效實現(xiàn)，另一方面也對財務管理工作向“智慧”化轉型提出了迫切要求。
二、智慧財務的“四化”架構
江蘇電力在信息化的實踐過程中，通過FMIS系統(tǒng)、SG-ERP系統(tǒng)的綜合運行，為財務管理注入“智慧”因子，構建了自動化、智能化、精細化以及實時化的財務信息工作平臺。以預算管理為例，其智慧財務的“四化”基本架構如圖1所示。
其中，“自動化”主要實現(xiàn)傳統(tǒng)工作的高效自動運行，使得財務人員從傳統(tǒng)程序性工作中解脫出來，奠定智慧財務的人力基礎。“智能化”主要實現(xiàn)預警、自動判別和解決方案的提示功能，部分替代傳統(tǒng)人力的分析性工作，奠定智慧財務的內容基礎。“精細化”是實現(xiàn)傳統(tǒng)工作無法細化、難以達成的工作目標，奠定智慧財務的功能基礎。“實時化”是所有上線業(yè)務都能夠實現(xiàn)實時處理、實時查詢，消除信息孤島，奠定智慧財務的信息基礎。通過以上“四化”，財務管理無論在寬度和廣度、還是在速率和效益上都能獲得顯著的提升，其管理的“智慧”水平顯著提高。
三、智慧財務系統(tǒng)的建設路徑
（一）自動化
自動化的前提是信息系統(tǒng)的集成化。江蘇電力在本世紀最初幾年的信息化建設并未完全實現(xiàn)自動化功能，各個部門所使用系統(tǒng)相互獨立，數(shù)據(jù)傳輸和信息共享還需借助人工處理。財務管控的效率和精確性因此受到了影響。自FMIS向SG-ERP發(fā)展后，SG-ERP系統(tǒng)中的各項功能模塊消除了信息“孤島”，搭建了數(shù)據(jù)共享和信息傳遞的自動化溝通平臺。財務管控的自動化從預算模塊起步，提高了會計核算的效率，優(yōu)化了后期評價稽核工作的客觀性和準確性。這種功能主義通過流程固話和自動取數(shù)來實現(xiàn)。
1.流程固化
財務自動化需要借助一個規(guī)范標準的一體化流程，約束財務管控在既定的戰(zhàn)略軌道上運行，實現(xiàn)在各個節(jié)點上的自動核算、自動監(jiān)控、自動稽核。為此，江蘇電力建立了一體化的流程框架體系，形成《財務管控標準流程手冊》，將流程管理與流程監(jiān)控融為一體。按照固化的流程，財務管控可以實現(xiàn)崗位、步驟、效能、狀態(tài)監(jiān)控，指標分析、綜合查詢六大監(jiān)控功能。財務自動化使得財務管控流程擺脫了過去的低效人工化運作，每一項業(yè)務活動都能在固化的流程中得到嚴密監(jiān)控，有效分析考核，構成了經(jīng)營輔助決策支持系統(tǒng)中的重要一環(huán)。
2.自動取數(shù)
在信息化早期，數(shù)據(jù)的取得和錄入都需依靠部門各自收集匯總，極大影響財務工作的效率。日趨成熟的SG-ERP系統(tǒng)幫助江蘇電力解決了這一難題，它通過實時、動態(tài)的數(shù)據(jù)錄入與傳輸功能，借助會計核算和評價稽核模塊，構建了統(tǒng)一管理報表體系，實現(xiàn)任意口徑、任意時點財務報表的“一鍵式”生成。
在預算領域，財務信息化的自動取數(shù)功能主要體現(xiàn)在以下幾個層面。在預算編制階段，SG-ERP系統(tǒng)整合了各部門上報的收入與成本數(shù)據(jù)，借助電量預測和投資能力測算模型，自動產(chǎn)生預測分析報告，輔助省公司的預算決策。在預算執(zhí)行階段，省公司建立統(tǒng)一核算標準，構建跨主體的一級集中核算體系，各項數(shù)據(jù)由SG-ERP系統(tǒng)自動匯總至數(shù)據(jù)中心和賬務體系，與預算目標進行比對分析。在預算分析與考核階段，項目出庫情況和業(yè)務完成情況自動匯總進入系統(tǒng)，江蘇電力綜合運用跟蹤定位儀和后評價體系，自動提取分析性數(shù)據(jù)，經(jīng)過省公司考核評價，最后自動生成“一鍵式”報告。
（二）智能化
尋求從“人工”管理為主到“智能化”為主的突破，是江蘇電力在財務信息化建設道路上的重要目標。為了在財務管控流程中嵌入“智能化”的因子，江蘇電力從以下三個方面著手，開展了長期的探索。首先，SG-ERP系統(tǒng)將各個模塊整合，資源配置過程按照“優(yōu)先評級、量化需求”的原則，由系統(tǒng)根據(jù)各部門數(shù)據(jù)匯總和需求提報實現(xiàn)智能分配。其次，決策功能要由人工化的“被動”特性轉變?yōu)榛谪攧招畔⒁惑w化平臺的“主動”特征。決策所需的數(shù)據(jù)和信息經(jīng)由各項模塊通過信息中心處理整合，匯總到財務部門，再經(jīng)過戰(zhàn)略指標體系的篩選與評估，形成智能化的決策支撐平臺。此外，監(jiān)測功能由耗時耗力的人工化模式轉變?yōu)橐惑w化的智能預警機制，借助項目儲備庫等管控工具，量化流程中的風險因子，并設定與之相對應的監(jiān)測指標。在風險達到上限時，啟動自動報警裝置，由SG-ERP系統(tǒng)捕捉風險因子并上呈省公司，生成智能化的風險評估分析報告。
以預算管理為例，“智能化”特征是如何在信息化建設過程中融入預算的？在實踐中，江蘇電力主要通過在項目儲備庫基礎上的只能評級和智能預警來實現(xiàn)智能化。
1.智能評級
江蘇電力在信息化系統(tǒng)中建立了智能化的評級體系，通過流程化運作，將下屬公司上報的預算項目與既定的標準相比對，隨后進行智能判別，與預算資源分配相結合，確保資源的“高效、優(yōu)質”流向。通過“動態(tài)儲備、滾動遞補、集中安排”的原則，重要項目和重點項目優(yōu)先配置預算資源，實現(xiàn)項目建設、資源分配與戰(zhàn)略目標的銜接。
2.智能預警
項目儲備庫中內含的一體化戰(zhàn)略指標體系是智能預警機制的基礎。江蘇電力的財務信息化系統(tǒng)實時接收項目的執(zhí)行情況，從戰(zhàn)略精度、戰(zhàn)略信度和戰(zhàn)略進度三個維度智能衡量考核項目的實施狀態(tài)。通過項目完成百分比、錐形管控圖等管控工具自動定位風險、智能評估風險，形成風險預警的“信號燈”。各責任中心接收到風險分析評估報告后，實時調整，將風險因子內化為行動升級優(yōu)化的“加速器”。
（三）精細化
隨著智能電網(wǎng)建設步伐的加快，在上級公司不斷推行以戰(zhàn)略為導向的集約化管理模式下，江蘇電力的信息化建設必須植入“精細化”的理念，從過去粗口徑的財務管控方式，過渡到基于SG-ERP系統(tǒng)進行精細化預測與管理的智慧財務模型。
如何借助信息化平臺，實現(xiàn)精細化的財務管控模式？一方面，江蘇電力利用SG-ERP系統(tǒng)的自動取數(shù)功能，將各模塊、各部門的信息進行整合。省公司對上報的數(shù)據(jù)進行實時分析，結合省情和公司的投資能力，對下一階段的資源配置與業(yè)務活動進行精細化預測。另一方面，依托SG-ERP系統(tǒng)中內含的應收應付、購售電核算等應用模塊，通過獲取輔助核算信息和設置預算編制模型，引導財務管控按照精細化理念與業(yè)務活動相對接。
具體從預算角度來看，江蘇電力主要從以下兩個維度在財務管理信息化建設中植入“精細化”理念。
1.精細預測
就收入預算而言，SG-ERP系統(tǒng)根據(jù)電網(wǎng)“以收定支”的發(fā)展特性，將電量預測模型與財務管控各模塊有機整合，基于目錄電價和機組滾動生成預算數(shù)，實現(xiàn)購售電預算精細化管理。在此基礎上，收入預測通過SG-ERP系統(tǒng)的一體化平臺，與電網(wǎng)規(guī)劃、建設計劃乃至相應的資金預算相銜接，實現(xiàn)“精細化”理念下的“業(yè)財融合”。
2.精細對接
就資本性預算而言，SG-ERP系統(tǒng)依據(jù)戰(zhàn)略目標綜合衡量各市公司的投資能力，將預算目標值與投資能力進行匹配。隨后各市公司在預算分配的總額范圍內，通過SG-ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸和實時監(jiān)測功能，將預算資源分配至各資本性支出項目，在關鍵節(jié)點實現(xiàn)項目與戰(zhàn)略目標的對接。
（四）實時化
信息化除了給江蘇電力預算管理帶來自動化、智能化和精細化以外，還為其帶來了實時監(jiān)控和業(yè)財實時聯(lián)動，不僅有助于增強企業(yè)的快速反應能力，同時也提高了企業(yè)信息管理的及時性和科學性，從而為戰(zhàn)略預算的實施打造了一個高效的平臺。
1.風險過程實時監(jiān)控
在大數(shù)據(jù)時代，實時數(shù)據(jù)庫已成為企業(yè)信息化的基礎數(shù)據(jù)平臺，通過直接實時采集、獲取企業(yè)運行過程中的各種數(shù)據(jù)，并將其轉化為對各類業(yè)務活動有效的公共信息，滿足企業(yè)生產(chǎn)管理、企業(yè)過程監(jiān)控、企業(yè)經(jīng)營管理之間對實時信息完整性、一致性、安全共享的需求，可為企業(yè)自動化系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)間建立起信息溝通的橋梁。在信息化的大背景下江蘇電力也不例外，通過對SG-ERP系統(tǒng)中業(yè)務活動的集成和財務活動的融合建立實時數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了對戰(zhàn)略預算的實時監(jiān)控。
江蘇電力實時數(shù)據(jù)庫的建立主要依托國網(wǎng)與網(wǎng)省公司兩級數(shù)據(jù)中心平臺。通過實時數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對業(yè)務活動流程、結果的實時取數(shù)，分別實現(xiàn)對戰(zhàn)略預算流程的實時監(jiān)控和對戰(zhàn)略預算風險的實時監(jiān)控。
就流程實時監(jiān)控而言，江蘇電力從業(yè)務系統(tǒng)中實時獲取預算執(zhí)行階段的發(fā)生數(shù)據(jù)，如：部門預算執(zhí)行情況分析、單位預算執(zhí)行情況分析等，按時間、按責任中心等不同口徑將預算和實際發(fā)生額進行比較分析，可實現(xiàn)對戰(zhàn)略預算流程的監(jiān)控。
就風險實時監(jiān)控而言，江蘇電力在信息化設計之初對不同的經(jīng)濟業(yè)務，提供不同的控制方式：如對于收入類預算要求做不足預警，當實際業(yè)務沒有達到預算指標時給與提醒；對于費用類預算要求做越界控制，根據(jù)控制強度給與提醒或不允許發(fā)生。通過在信息系統(tǒng)中對不同業(yè)務活動設置風險預警點，可在業(yè)務活動到達警戒值的當期進行實時報警，從而有效的控制風險影響因素，進而實現(xiàn)對風險的實時監(jiān)控。
以信息系統(tǒng)為支撐的戰(zhàn)略預算實時監(jiān)控為江蘇電力戰(zhàn)略預算的執(zhí)行、控制、分析和考核從流程和風險雙重角度進行監(jiān)控，保障戰(zhàn)略預算在既定軌道內執(zhí)行不偏離，保障戰(zhàn)略預算真正符合公司發(fā)展戰(zhàn)略目標和方向。
2.業(yè)務財務實時聯(lián)動
在過去，財務工作只是企業(yè)工作中的“一塊”，而不是貫穿全公司過程的“一條”，財務與業(yè)務的脫節(jié)導致財務信息很多時候并不能為公司決策提供最有效地信息。為解決這一難題，江蘇電力通過將財務管理系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)整合在一個平臺上，以實現(xiàn)信息互通，資源共享，從而達到“業(yè)財實時聯(lián)動”的目標。江蘇電力通過“硬件集中”和“軟件集中”兩個方面來打造業(yè)財實時聯(lián)動，具體實施如下。
首先，江蘇電力通過推行SG-ERP，將原來分散在各單位和部門的信息系統(tǒng)集中起來，組成公司一體化的信息系統(tǒng)，結束了一個單位內部信息化系統(tǒng)條塊分割的歷史，依托成熟套裝軟件和靈活、可配置一體化平臺，為各專業(yè)業(yè)務信息實時互聯(lián)互通提供了有力的硬件支撐。
其次，江蘇電力以“硬件集中”為基礎，進一步致力于打造“軟件集中”，以提供全方位的數(shù)據(jù)實時共享服務。一方面通過財務系統(tǒng)可以從業(yè)務系統(tǒng)中實施獲取“一線”的基礎數(shù)據(jù)，從而有助于財務部門及時進行預算編制、執(zhí)行分析以及最終的績效結果評價，同時財務部門也可以將建立在業(yè)務數(shù)據(jù)基礎上的財務結果實時到業(yè)務系統(tǒng)進行相應業(yè)務發(fā)生的控制；另一方面是財務管理系統(tǒng)與計劃系統(tǒng)項目庫的集成，項目庫分別由各級業(yè)務部門每月維護，對儲備庫中的項目進行實時更新。若項目總體的資金總量需要超過預算總體的安排，需要省公司財務部和專門委員會根據(jù)項目自身的輕重緩急來確定是否批準實施。在已經(jīng)批準實施的項目中，需要預算系統(tǒng)給予配置資金等等。通過這些“軟件模塊”的集中，可以提高信息在業(yè)財系統(tǒng)中的流轉效率，實現(xiàn)業(yè)務財務系統(tǒng)的全面融合與實時聯(lián)動，進一步強化了財務管理對公司經(jīng)濟業(yè)務的直接控制，從而有利于促進公司戰(zhàn)略的落實和完成。
四、結語
伴隨著信息化的迅猛發(fā)展，諸多企業(yè)已邁向或成功實現(xiàn)集成化的信息化階段。在高級信息化階段，財務職能具有了向智慧財務轉換的可能。一方面，信息化使得財務改變在業(yè)務發(fā)生后統(tǒng)一核算的傳統(tǒng)，使得財務能夠實時于業(yè)務，預算等工作甚至可以前置于業(yè)務，財務活動貫穿于業(yè)務活動的全過程。另一方面，上述業(yè)務財務的深度融合使得信息成為了公司管理與決策的核心，財務逐漸承擔起輔助公司戰(zhàn)略經(jīng)營決策的職責。原本的財務工作只是公司經(jīng)營活動管理工具中的一顆“珍珠”，獨自完成其本職工作與其他工作并無交集。而在信息化下，公司所有業(yè)務、管理活動均統(tǒng)一管控有機結合，此時的財務工作成為連接一顆顆業(yè)務“珍珠”的“鏈”，貫穿于公司業(yè)務全過程。
在知識經(jīng)濟的條件下，會計權益理論必須更新，人力資本、無形資產(chǎn)的作用也日益重要起來。對于金融會計而言，擁有知識就擁有了主動權。知識資本的加重使得無形資產(chǎn)的比重逐漸增高，會計要素因此面臨著嚴重的挑戰(zhàn)。核算、監(jiān)督、決策是傳統(tǒng)的會計職能。但是知識經(jīng)濟時代得互聯(lián)網(wǎng)在為人們提供了快捷、便利的同時，也拓展了傳統(tǒng)會計的職能。應用計算機進行會計工作、電子商務等，這些都對傳統(tǒng)會計提出了挑戰(zhàn)。知識在會計業(yè)務中成為重要部分，很多計算都要考慮知識因素，例如，計算一些價值中的技術含量，這就要求財會人員把信息活動等列入會計成本計算中。
會計信息處理是會計組織必須涉及到的要素。在知識經(jīng)濟環(huán)境下，會計憑證和數(shù)據(jù)將借助會計處理系統(tǒng)以在線系統(tǒng)的形式自動采集，并可以利用計算機系統(tǒng)按照設定的核算方法與流程進行自動化處理，同時自動生成電子記賬憑證，還可以根據(jù)業(yè)務需要隨時生成諸如會計報表等信息，更可以進行會計信息分析。而且，借助于計算機、網(wǎng)絡，會計信息系統(tǒng)可以進行在線溝通，與外界實時聯(lián)系，交換業(yè)務信息。這樣的自動化處理系統(tǒng)具有了便利性、實時性、自動化等優(yōu)點，有力的沖擊了傳統(tǒng)會計組織。在現(xiàn)階段，會計的處理流程軟件還有很多需要改進的地方，目前所用的會計的處理流程軟件是對手工會計處理流程的仿照，處理流程是根據(jù)原始憑務內容，把這些內容歸納整理，然后編成記賬憑證，再輸入系統(tǒng)，形成記賬、結賬、會計報表等自動程序，但這仍然是模擬的手工核算流程。這種流程只是把手工的流程“計算機化”了，沒有體現(xiàn)知識經(jīng)濟時代的創(chuàng)新性精神，也不能滿足知識經(jīng)濟時代會計流程高度科學化、自動化的需求，因而這是目前迫切需要改進的。
為了適應知識經(jīng)濟時代的發(fā)展需要，必須對財務會計工作重新審視，看到知識經(jīng)濟條件下財務會計工作的落伍之處，并采取切實可行的措施，使財務會計工作能夠與時俱進。
（一）更新觀念是前提
目前，造成財務會計工作落伍于經(jīng)濟時代的發(fā)展需要的重要原因之一是觀念問題，很多人對先進的東西仍然不愿相信、抱著懷疑的態(tài)度。甚至有的人在計算機已經(jīng)計算出結果的情況下還要去打算盤。因此，更新觀念是前提。會計工作人員應該明白：與傳統(tǒng)經(jīng)濟截然不同，知識經(jīng)濟主要是要對經(jīng)濟要素的正確理解。看重實物和設備，重視實實在在的有形東西，對知識的作用的忽視，這是傳統(tǒng)的經(jīng)濟觀念。財務會計的計量、管理都是用筆、紙來進行的，其所根據(jù)得也是寫在紙上的賬目、資金等。但是，知識經(jīng)濟背景下，知識卻是無形的資產(chǎn)存在的，知識及人才是重要的資源，是財務工作的主導因素。會計作為反映經(jīng)濟信息的工具，必須要樹立知識優(yōu)先的觀念，同時在會計信息處理中重視對知識要素的納入。
（二）強化素質是關鍵
作為新時代的會計人員，必須有緊迫感，要有終身學習的精神。通過自己的勤奮學習，強化知識經(jīng)濟時代所學要的知識基礎，提高素質。為此，首先要學習計算機方面的知識，要能熟練應用計算機，能熟練應用會計常用軟件。其次，就要了解信息時代的會計工作的程序與流程，要懂得電子商務時代會計的專業(yè)知識與技能，熟悉新的信息技術與互聯(lián)網(wǎng)技術。
（三）革新手段是根本
知識的最終目的是應用，知識只有發(fā)揮了改進會計工作的作用才會顯示其價值。因此，利用知識革新會計手段是根本所在。例如，可以從會計計量的關注點入手，關注實體資源專項知識資源，會計系統(tǒng)要增設多重計量的手段，不同的會計事項可以利用不同的計量手段，這樣，就會使會計計量手段實現(xiàn)多樣化，同時會計事項都與相應的計量手段相匹配。
（四）完善報告是重點
完善報告即完善財務報告，這是重點。利用先進的計算機技術，要使財務會計通過互聯(lián)網(wǎng)、光盤存儲技術、數(shù)據(jù)庫和超級文本等的模式自動生成財務報告，并在此基礎上建立一個會計數(shù)據(jù)中心，這樣，借助互聯(lián)網(wǎng)，每個財會人員，甚至管理人員都可以進入會計數(shù)據(jù)中心，收集、分析其中的信息，及時準確地提供決策參考。（本文作者：孟敏單位：山東省食品藥品檢驗所）
近十年來，中國的銀行業(yè)獲得了跨越式的發(fā)展，業(yè)務規(guī)模與水平快速提高。作為我國五大國有商業(yè)銀行之一，交通銀行一直處于中國銀行業(yè)發(fā)展的前列。2009年交通銀行提出了“走國際化、綜合化道路，建以財富管理為特色的一流公眾持股銀行集團”的戰(zhàn)略目標，在該發(fā)展戰(zhàn)略下，交通銀行IT建設和發(fā)展也獲得了新的挑戰(zhàn)與機遇。IT建設需要從傳統(tǒng)的業(yè)務支撐角色向產(chǎn)品創(chuàng)新和業(yè)務驅動的角色進行轉變，IT運維管理也需要突破原有IT模式的束縛，全面提升IT基礎架構的靈活性、可擴展性和快速交付能力。
因此，交通銀行通過對當前的IT運維發(fā)展狀態(tài)以及未來業(yè)務發(fā)展需求分析，制定了數(shù)據(jù)中心云計算發(fā)展規(guī)劃，并擬定出了打造數(shù)據(jù)中心“系統(tǒng)運維云”的實施計劃。
交通銀行的“系統(tǒng)運維云”將云計算的應用從基礎設施云上升到運維服務云的層面，是一次創(chuàng)新和突破。該“系統(tǒng)運維云”主要包含云服務平臺門戶、運維服務自動化、配置與軟件生命周期管理、運維支持管理四大部分，并以設定的服務目錄為中心，實現(xiàn)服務標準化、自動化和虛擬化。該平臺是一個端到端的面向服務的系統(tǒng)運維流程平臺，可以覆蓋系統(tǒng)安裝、健康檢查、系統(tǒng)巡檢、信息收集、日常監(jiān)控、容量管理、安全審計等全方位的日常運維服務。同時，該平臺還將通過統(tǒng)一的IT運維管理，集成各類智能化管理工具，實現(xiàn)集中統(tǒng)一的自動化管理。
IT運維三階段發(fā)展
交通銀行始建于1908年（光緒三十四年），是中國早期四大銀行之一，也是中國早期的發(fā)鈔行之一，現(xiàn)為中國五大國有大型商業(yè)銀行之一。在深化股份制改革中，交通銀行完成了財務重組，成功引進了匯豐銀行、社保基金、中央?yún)R金公司等境內外戰(zhàn)略投資者，并著力推進體制機制的良性轉變。目前，交通銀行已經(jīng)發(fā)展成為一家“發(fā)展戰(zhàn)略明確、公司治理完善、機構網(wǎng)絡健全、經(jīng)營管理先進、金融服務優(yōu)質、財務狀況良好”的具有百年民族品牌的現(xiàn)代化商業(yè)銀行。
交通銀行IT運維的發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，第一個階段是從90年代末期開始的數(shù)據(jù)中心階段；第二個階段是共享階段，整合資源進行共享降低成本；第三個階段是流程化階段，以客戶為中心，以業(yè)務為導向，優(yōu)化業(yè)務前、中、后臺業(yè)務流程，以便及時為客戶提供服務。
隨著銀行信息化程度越來越高，IT系統(tǒng)逐步由后臺服務轉化成產(chǎn)品創(chuàng)新和新業(yè)務的重要支撐。于是對IT架構有了新的要求，靈活部署、及時交付，以面向服務的動態(tài)IT架構滿足快速的產(chǎn)品開發(fā)需求。
同時，隨著銀行業(yè)務不斷拓展，IT系統(tǒng)越來越復雜，數(shù)量龐大的服務器僅靠人力管理和維護有些困難。在經(jīng)歷了自動化和流程化階段后，交通銀行IT運維走向了面向服務的階段。
由于銀行業(yè)務的特殊狀況，要走自動化的道路必須建立標準化的流程。交通銀行將自動化分為三個層級，第一個層級是操作層面的自動化，第二個層級是任務的自動化，第三個層級是流程自動化。這就是自動化管理維護一個龐大的IT系統(tǒng)所需要的過程，而云計算更關注服務，因此自動化發(fā)展到一定程度就會進行IT運維自然的云化，也就是云計算階段。
全生命周期自動化管理
交通銀行希望云計算所帶來的效果主要有兩點，資源共享和管理水平提升。
首先，利用云計算的共享特性達到物理資源和應用的共享，提高資源利用率。在服務交付方式方面，內部客戶提供服務申請后經(jīng)過審批和審核后可以自動獲取計算資源，完成開發(fā)測試環(huán)境的搭建。在效率方面，原來的開發(fā)測試部署需要幾天時間，在實施云計算以后可以做到幾個小時內完成包括基礎硬件環(huán)境和應用環(huán)境整個流程的部署。
在流程化方面，可以完成從健康檢查、版本、安全檢查到審計的全部流程化。IT部門提供的所有服務不僅可以實現(xiàn)自動化管理，還可以針對服務來進行成本核算。從管理流程的半自動化、半手工方式，到實現(xiàn)端到端的管理。
其次，利用云計算平臺將整個管理流程封裝后管理水平得到顯著提升。云計算平臺整合了整個軟件開發(fā)測試和運維環(huán)節(jié)，使用者只需要登陸一個標準頁面，提交需求后自動獲得所有的服務。
用戶只需要登錄門戶網(wǎng)站后提交請求就可以獲得資源，后臺工具自動化實現(xiàn)全部過程。云計算平臺將采集到的信息和數(shù)據(jù)全部錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，包括軟件和硬件的生命周期管理和運維支持管理等。
交通銀行為此建立了一個基礎環(huán)境，在完成物理服務器和存儲分配后，通過應用環(huán)境推送操作系統(tǒng)，自動分發(fā)軟件，自動安裝。下一步根據(jù)具體業(yè)務需求進行專門的環(huán)境設置部署。投產(chǎn)之后的運維管理也可以通過云計算平臺實現(xiàn)，包括檢查、告警等。
在實現(xiàn)途徑上，傳統(tǒng)的IT系統(tǒng)環(huán)境搭建、運營管理是一個個部署實現(xiàn)的。從底層的網(wǎng)絡、存儲、服務器到上層的應用，上一個業(yè)務就搭建一套系統(tǒng)和環(huán)境。在轉化為云計算之后，從基礎設施層到服務層、操作系統(tǒng)都可以虛擬化，用標準化的推送方式實現(xiàn)所有的部署和數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理。
在運維流程層面，在傳統(tǒng)模式下，如果要新版本的系統(tǒng)，需要從變更審批開始，到軟件包的準備、發(fā)送、驗證等整個流程和環(huán)節(jié)，一層層進行改變。在全部實現(xiàn)云計算以后，IT部門對外提供的就是兩個云計算平臺，開發(fā)測試云服務和生產(chǎn)運維云服務。在基礎架構的基礎上，實現(xiàn)了資源的虛擬化到整個運維的服務應用化。
自20世紀90年代以來，已有超過70%的世界500強企業(yè)建立財務共享模式，財務共享模式能高效、自動、準確的運作依托于越來越多的信息化工具，如SAP支持平臺、ERP資源計劃、影像管理、OCR識別等技術手段或輔助系統(tǒng)。從2012年開始我國開始著手推廣電子發(fā)票，到2016年1月1日，增值稅電子發(fā)票在全國推出。電子發(fā)票的應用除了能在降低印制成本、促進環(huán)保節(jié)能等方面做出貢獻之外，其作為會計信息化道路發(fā)展的重要組成部分，以將財務數(shù)據(jù)完全信息化的優(yōu)勢，能實現(xiàn)更加自動、精確的將相關業(yè)務數(shù)據(jù)轉入企業(yè)信息系統(tǒng)的作用。
在企業(yè)創(chuàng)新的財務管理模式下，即財務共享模式下，電子發(fā)票的應用在使企業(yè)通過信息系統(tǒng)平臺采集數(shù)據(jù)的同時減少人工參與程度，在更大程度上實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的自動化，因此一種能幫助實現(xiàn)納稅企業(yè)和稅務機關之間稅務信息自動傳輸?shù)哪Ｊ絼菰诒匦小；诖耍疚恼J為“稅企互聯(lián)”模式的構建應基于電子發(fā)票應用之后，結合電子發(fā)票的特點，希望通過對企業(yè)在財務共享模式下建立“稅企互聯(lián)”模式的可行性進行分析與探索，試圖對財務共享服務模式的完善或“稅企互聯(lián)”平臺的構建提出一種思路，搭建納稅人與稅務機關互聯(lián)互通的橋梁。
二、稅企互聯(lián)模式的應用可行性分析
1.風險規(guī)避
一般認為，通過電子方式開具、傳輸、保存的發(fā)票是真正意義上的電子發(fā)票。對于通過OCR掃描將紙質發(fā)票數(shù)字化的方法，屬于將發(fā)票電子化的替代方法或技術路線（謝波峰，劉蕭優(yōu)，2016年）。因此，在交易雙方開具電子發(fā)票之后的過程，電子發(fā)票作為只讀資料，只具備查閱、調取或作為記賬依據(jù)的功能，其所承載的信息數(shù)據(jù)在傳輸、流轉與使用環(huán)節(jié)均不受人工干預或轉化的影響。財務共享模式下，“?企互聯(lián)”平臺使得業(yè)務前段數(shù)據(jù)得以直接從交易對方所開具的電子發(fā)票讀取，再傳送至企業(yè)的處理系統(tǒng)，不涉及其他任何數(shù)據(jù)的錄入。減少人工審核或修改而導致差錯的風險，加強了共享平臺的自動化、規(guī)范化進程，從根本上滿足財務共享模式的運作規(guī)律與目標。
2.涉稅財務流程再造
企業(yè)采用財務共享服務模式的目的在于提高組織管控效率，降低管理成本，其中最核心的轉變來自于對組織內現(xiàn)有財務相關流程的再造，以實現(xiàn)自動化與標準化。伴隨電子發(fā)票的全面推進，“稅企互聯(lián)”平臺的建立為企業(yè)對自身涉稅財務流程進行回顧與再造提供了機會。電子發(fā)票信息的使用意味著人工參與程度的降低，人為因素的減少意味著相關流程距離標準化更進一步，因此該平臺的建立提升了財務流程的自動化程度，能將更多原先無法標準化的過程整合并改進為規(guī)范化的財務流程，給企業(yè)在更大范圍內實現(xiàn)財務共享模式提供了幫助。
3.優(yōu)化稅企辦稅環(huán)節(jié)
對于企業(yè)來說，在財務共享模式下結合電子發(fā)票的應用，企業(yè)的財務工作效率將通過“稅企互聯(lián)”平臺自動化數(shù)據(jù)讀取得以大大提升，通過電子發(fā)票等電子檔案實現(xiàn)靠系統(tǒng)報稅的手段也將盡快實現(xiàn)。對于稅務機關而言，隨著相關系統(tǒng)的創(chuàng)建，或者在財務共享平臺間的嵌入，能保障發(fā)票信息在交易雙方和稅務機關之間實時共享，發(fā)票數(shù)據(jù)產(chǎn)生后集中處理傳輸至稅務部門，企業(yè)辦稅流程如申報、繳納、退稅等業(yè)務將實現(xiàn)線上辦理，稅務局得以實時掌握納稅人的收入數(shù)據(jù)，加強信息化稅收監(jiān)管，提升稅收征管效率。
三、“稅企互聯(lián)”系統(tǒng)平臺框架模型的設計與實現(xiàn)
1.稅企互聯(lián)的模式
基于銀企互聯(lián)模式的成熟發(fā)展與應用，本文認為在納稅企業(yè)與稅務機關之間也應建立類似于銀行與企業(yè)信息傳遞的模式。以此實現(xiàn)企業(yè)在申報稅、退稅等方面的個性化服務，同時依靠電子發(fā)票的傳遞，稅企互聯(lián)模式的建立也能解決企業(yè)財稅信息與稅務機關征稅相關信息的一致性問題。下面以增值稅稅款申報為例，闡述稅企互聯(lián)的模式。
如圖1所示，是以增值稅發(fā)票的申報為例的稅企互聯(lián)模式。在這種模式下，納稅人（企業(yè)）和稅務機關的數(shù)據(jù)庫可以直接進行交互。在使用電子發(fā)票的情況下，作為銷貨方的納稅企業(yè)首先會向稅務機關的系統(tǒng)發(fā)出開票請求，稅務機關系統(tǒng)只需對該請求的相關信息進行驗證。如果驗證通過，將反饋驗證成功的指令到企業(yè)系統(tǒng)，此時，企業(yè)系統(tǒng)直接將電子發(fā)票開具至購貨方企業(yè)系統(tǒng)，購貨方企業(yè)系統(tǒng)將直接依據(jù)電子發(fā)票信息在其他系統(tǒng)中進行信息分類歸集記錄，并自動生成記賬憑證。
在稅企互聯(lián)模式下，納稅人的稅款申報基本上將依照所有電子發(fā)票上的信息自動申成，在納稅人系統(tǒng)申報請求發(fā)出后，待稅務機關系統(tǒng)的驗證通過的信息傳輸回納稅人系統(tǒng)，納稅人系統(tǒng)將依照驗證通過信息在系統(tǒng)平臺下，生成相關的記錄或進行相關稅款的支付，這樣便完成接口過程。基于現(xiàn)在稅款申報基本上還是在稅務局申報系統(tǒng)中手寫完成，“稅企互聯(lián)”模式的應用能幫助實現(xiàn)稅款申報的即時性，同時提高管理效率，降低填寫錯誤等風險。
2.稅企互聯(lián)系統(tǒng)平臺的框架結構
支撐層決定本系統(tǒng)運行所需要的基本運行條件。其中的服務器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡等是為業(yè)務功能層的稅務服務端子系統(tǒng)、納稅人端子系統(tǒng)和接口端子系統(tǒng)等直接提供系統(tǒng)的運行環(huán)境支撐，并為數(shù)據(jù)服務層、應用層、用戶層等層次的信息傳遞提供傳輸通道。
業(yè)務功能層確定本系統(tǒng)所需要開發(fā)的主要功能。其中，稅務服務端子系統(tǒng)由稅務管理方，即稅務機關操作，實現(xiàn)稅務服務信息的、稅務信息的查詢、或者針對來自不同接口的納稅人端子系統(tǒng)進行相關審核、咨詢、申報、退稅等個性化服務。納稅人端子系統(tǒng)，由納稅企業(yè)操作，實現(xiàn)納稅企業(yè)進行納稅申報、發(fā)票管理、稅款預繳等企業(yè)稅務流程中涉及的項目，并接收來自于稅務服務端子系統(tǒng)反饋的相關審核意見、納稅通知等稅務信息。接口子系統(tǒng)主要作為上述兩個子系統(tǒng)的輔助系統(tǒng)，但同時該系統(tǒng)承接企業(yè)與企業(yè)之間進行開票等相關稅務信息交流的任務。
數(shù)據(jù)服務層主要實現(xiàn)對納稅數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析功能。通過從業(yè)務功能層中不同端口獲取的在應用層中采集的納稅數(shù)據(jù)，運用數(shù)據(jù)層的統(tǒng)計和分析功能，可以實現(xiàn)稅費繳納查詢、稅費結構分析、稅費趨勢分析、稅金預算管控等多形式的統(tǒng)計、分析和預警功能，并最終以圖形、圖表或數(shù)據(jù)顯示的方式為企業(yè)或稅務機關完成數(shù)據(jù)服務的功能。
應用層分別包含在不同端口的子系統(tǒng)中。根據(jù)17個稅種按類型劃分為17個不同管理模塊，在涉稅項目管理上包含稅務變更登記、稅務注銷登記、稅務檢查管理等管理項目。另建立發(fā)票管理模塊，涉及認證管理、核銷管理等。
用戶層是確定本系統(tǒng)的主要直接用戶，基于稅企互聯(lián)的目標，所以用戶層包含該系統(tǒng)的直接使用者，即稅務服務方（稅務機關）和納稅方（企業(yè)等組織），另還包括可能與企業(yè)進行交易而涉及票據(jù)信息產(chǎn)生和流轉的第三方。
四、稅企互聯(lián)系統(tǒng)嵌入對財務共享平臺的挑戰(zhàn)
1.財務流程的改變
依據(jù)“稅企互聯(lián)”平臺的建設標準，其財務共享服務模式下影像掃描系統(tǒng)或費用報銷系統(tǒng)的部分功能將被弱化。電子發(fā)票信息在電子介質中直接傳遞，很大程度上直接替代了影像掃描資料。由此帶來的在財務流程或系統(tǒng)處理程序上的改變，需要被及時調整與改造。新的財務工作流程應與所有電子發(fā)票流轉經(jīng)過的環(huán)節(jié)有效銜接。為了實現(xiàn)電子發(fā)票平穩(wěn)落地施行，特別是在財務共享平臺中，在涉及多系統(tǒng)協(xié)同進行活動的情況下，企業(yè)需要不斷適應外部變化對財務流程進行相應改善，時刻做好充足準備應對外部變化對相關流程的影響。
2.信息系統(tǒng)平臺的改造升級
財務共享服務平臺中規(guī)范、標準的操作依賴于強大的信息技術支持和各個內、外部平臺系統(tǒng)的銜接。“稅企互聯(lián)”平臺的廣泛使用讓稅務認證等相關的外部服務系統(tǒng)得以嵌入企業(yè)的財務共享服務平臺，實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的信息交換，滿足電子信息數(shù)據(jù)實時、準確的調閱與提取需要。財務共享服務中心應重視信息系統(tǒng)維護工作，并將系統(tǒng)調試、系統(tǒng)研發(fā)、技術支持等涉及系統(tǒng)集成方面的工作放在核心位置。在面臨處理大量信息數(shù)據(jù)的時候，做到內、外部各系統(tǒng)的互聯(lián)互通，建設一套完善的財務共享服務中心信息系統(tǒng)平臺。
3.互聯(lián)網(wǎng)信息安全問題
“稅企互聯(lián)”不僅在完成交易和節(jié)約成本上給予企業(yè)以便利，更規(guī)范和加強了稅務機關的稅收征管能力。電子發(fā)票作為在稅企互聯(lián)平臺上??現(xiàn)互聯(lián)互通的中間力量，其信息的完整、真實是實現(xiàn)“稅企互聯(lián)”的基本要求。但信息共享與聯(lián)通是依靠互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)，互聯(lián)網(wǎng)因其開放性容易遭受攻擊。發(fā)票、交易信息屬于商業(yè)秘密，由此可能給企業(yè)或是稅務機關造成較大損失。因此針對企業(yè)在線上操作的系統(tǒng)平臺而言，企業(yè)更應加強系統(tǒng)的安全設置，或是進行權限合理的分配并時常進行風險的管理控制。
面對160多家財務報表合并實體，2012年，中國風電攜手景華天創(chuàng)，通過專業(yè)的合并報表軟件項目的實施，在集團財務信息管理及自動化披露方面實現(xiàn)了較大幅度的提升，通過強化財務信息管理手段，滿足了企業(yè)的財務管理要求。
全新管理訴求
在集團合并報表項目實施之前，中國風電集團下屬分子公司及合聯(lián)營企業(yè)已經(jīng)實施了ERP系統(tǒng)，基本可以實現(xiàn)各種財務報表的生成。但由于缺乏信息化手段，集團日常財務管理過程中，還主要以手工上報Excel格式的財務管理報表為主。合并報表編制也主要以財務報表項目數(shù)據(jù)為基礎，由于數(shù)據(jù)顆粒度的問題和準則差異等原因，需要人為進行相當多的數(shù)據(jù)調整。同時由于合并周期較長，只能按季度完成集團的合并報表編制。
采用全手工方式完成財務報表數(shù)據(jù)的上傳及合并報表編制的方式存在諸多弊端，不僅上報效率低，而且容易出現(xiàn)人為差錯，無形中為集團的財務管理帶來風險和隱患。據(jù)中國風電合并報表項目專家介紹說，通過手工方式完成集團百余家企業(yè)合并報表的編制，無論在數(shù)據(jù)質量控制、內部交易對賬和抵消，或者滿足集團內財務信息的共享等方面，均無法滿足集團的財務管理要求。
新體驗
中國風電集團的合并報表項目覆蓋了多方面的業(yè)務內容。項目開始實施前，中國風電集團對于合并報表項目中的主要需求做了明確的說明。第一，要滿足上市披露要求，按香港證券市場披露要求編制合并報表。第二，要切實降低人工成本，提升管理價值，真正做到合并報表自動化編制，科目級別合并，滿足財務管理要求。第三，在提升編制質量方面，集團希望實現(xiàn)從子公司與合聯(lián)營公司ERP系統(tǒng)中自動抽取財務數(shù)據(jù)；第四，支持股權變動情況下的股權抵消、權益法調整和內部交易抵消，同時還需滿足產(chǎn)業(yè)鏈、價值鏈管理造成的復雜內部交易的抵銷處理。
此外，在滿足國際化要求方面，集團希望能夠滿足跨國經(jīng)營狀況的要求，支持外幣報表折算，支持多語言，滿足國際會計準則下的合并報表編制要求。
那么，在新項目成功實施后，其具體價值如何呈現(xiàn)？對此，中國風電該項目負責人表示，首先，合并報表從單純的滿足披露要求升級為可同時滿足日常的財務管理要求。通過實施合并報表系統(tǒng)，集團可以實現(xiàn)財務信息內部在線共享，增強對財務信息的管理水平。
其次，獨特的自動財務數(shù)據(jù)采集功能，幫助集團大幅度減少了成員企業(yè)手工報送工作，財務數(shù)據(jù)質量大大提高。同時，直接推動了集團成員企業(yè)改進財務管理水平，提升了ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質量，為進一步優(yōu)化集團核算系統(tǒng)提供了明確的目標和方向。
最后，也是更為重要的，集團從手工合并過渡到系統(tǒng)自動化合并后，將財務部門人員從繁雜的手工核對審核、對賬等日常工作中解放出來，使他們可以投入更多精力、時間履行集團財務部門對分子公司財務部的日常管理職責，提升了財務部門的管理價值。
當然，為滿足未來企業(yè)快速發(fā)展的需要，集團還需要在實施合并報表系統(tǒng)后，跟進相關系統(tǒng)的建設，以進一步提升財務管理水平。
三大挑戰(zhàn)
合并報表項目在滿足集團的具體需求過程中，遇到三個方面的挑戰(zhàn)。
首先是ERP系統(tǒng)的自動化數(shù)據(jù)采集。這是整個合并過程中最繁重的工作內容，要求集團企業(yè)全員參與，涉及包括用友、遠光等多種ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)自動化集成問題、系統(tǒng)需要滿足用戶權限可靈活進行設置、數(shù)據(jù)采集具有流程控制能力、采集過程的易用性要滿足財務人員使用需求、對數(shù)據(jù)質量提供審核等。
其次，合并報表編制過程中最體現(xiàn)應用難度的工作是實現(xiàn)自動化的內部交易抵消，合并報表被業(yè)界戲稱為四大會計難題，實現(xiàn)合并過程中抵消的自動化也是該項目面臨的第二大挑戰(zhàn)。中國風電具有復雜的股權關系、并且會頻繁的發(fā)生股權變動、產(chǎn)業(yè)鏈下的多種內部交易事項自動化抵消及連續(xù)編制等問題都將成為項目重大挑戰(zhàn)。
我國的入世,意味著中國的整體經(jīng)濟環(huán)境來了一次大“換血”,從政府到企業(yè),無可避免地接受著國際經(jīng)濟環(huán)境的洗禮。高效的企業(yè)管理一直是中國企業(yè)的“軟肋”,其中高效的財務管理更成了企業(yè)發(fā)展的瓶頸。在這個什么都講求信息化的時代,財務管理的信息化顯得尤為迫切。為什么我們與全球500強有如此大的差距?是什么阻礙了中國企業(yè)的發(fā)展壯大?怎樣才能利用有利的經(jīng)濟條件,化劣勢為優(yōu)勢?這些都是現(xiàn)代管理者們研究的熱門話題。首先,選準一個切入點和突破口就等于抓住了牛鼻子,當然是從財務管理信息化著手。當前,信息化建設是推動企業(yè)管理創(chuàng)新、技術創(chuàng)新和制度創(chuàng)新的強大動力,而財務管理信息化是企業(yè)信息化的重點和核心,是一個關鍵環(huán)節(jié)。目前,企業(yè)內部財務信息失真、財務資金管理失控是一個突出的問題,而現(xiàn)代信息技術的發(fā)展為企業(yè)實行集中統(tǒng)一的財務管理創(chuàng)造了必要條件。大力推進企業(yè)財務管理信息化建設,可以加強企業(yè)內部財務管理與資金監(jiān)控,從而提高資金使用效率和降低資金風險,并且還可以推動其他各項管理。
2、目前企業(yè)在財務管理信息化應用方面存在以下幾點不足
(1)缺乏一個系統(tǒng)的、規(guī)范的、有多重訪問級別的綜合財務信息網(wǎng)。
(2)會計信息的傳遞速度慢、可靠性差。
(3)沒有網(wǎng)上進行業(yè)務處理的功能。
(4)會計信息數(shù)據(jù)模式不規(guī)范,數(shù)據(jù)結構多種多樣。
(5)缺乏全公司統(tǒng)一、齊全、詳盡的實時財務信息資源。
(6)在Internet網(wǎng)上查閱信息效率低。
3、企業(yè)財務管理信息化具體解決方案
3.1規(guī)范企業(yè)的會計核算,加強財務管理,發(fā)揮企業(yè)監(jiān)控作用
企業(yè)除了實時掌握各部門的動態(tài)情況,業(yè)務的變化外,最終要進行數(shù)據(jù)的合并,掌握企業(yè)整體的資金運作動態(tài)及企業(yè)發(fā)展狀況。過去由于企業(yè)各部門或子公司的會計核算不規(guī)范,處理依據(jù)不統(tǒng)一,成本費用的劃分標準不統(tǒng)一,致使上報的數(shù)據(jù)不規(guī)范而損害了數(shù)據(jù)的參考價值,甚至由于數(shù)據(jù)的不規(guī)范給企業(yè)決策帶來了不少的負面影響。在啟用財務管理系統(tǒng)以前,企業(yè)一般情況下會將提供的報表數(shù)據(jù)進行合并,然后企業(yè)高層再將各部門或者子公司提供的報表數(shù)據(jù)進行合并。報表提供的表面數(shù)據(jù)不能清楚地分析數(shù)據(jù)發(fā)生變化的原因,且可能具有不真實性。現(xiàn)代財務管理系統(tǒng)提供了賬目合并的解決方案。通過系統(tǒng)對會計核算的規(guī)范程度控制,由高層界定成本費用的劃分標準并通過系統(tǒng)對標準進行有效的控制,各部門或子公司的數(shù)據(jù)更可靠,高層在最短的時間內將各分公司財務賬進行多層次、多角度合并后,再輸出報表。并在系統(tǒng)財務分析的幫助下對企業(yè)各行業(yè)、各地區(qū)的運作情況,取得了很多的幫助決策的信息,提高了對市場的反應能力。企業(yè)的賬務數(shù)據(jù)按不同的管理角度匯總后,能夠進行多維立體分析。因公司在匯總中可以直接查詢每一財務數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)來源,從而企業(yè)高層可以橫向比較各經(jīng)營中心的業(yè)務運行情況,分析哪一個地區(qū)經(jīng)營狀況較佳;或各經(jīng)營中心橫向比較下屬企業(yè)的運作情況,為管理決策提供有價值的信息。
3.2應用財務供應鏈來管理資金流
小型的單個企業(yè)財務管理因為目標單一,管理簡單,也許用上一個適合自身的財務軟件就能基本解決問題。但如果是大型的集團公司,特別是分布地域較廣的公司僅僅用一個財務軟件根本不起多大的效用。馬克思曾說:“經(jīng)濟越發(fā)展,會計越重要”(馬克思《資本論》第三卷),會計對于集團公司來說已經(jīng)不單單是做賬那么簡單了。作為企業(yè)業(yè)績改進工具之一的ERP(企業(yè)資源計劃),是各企業(yè)家所喜聞樂道的一件事。ERP是過去20年企業(yè)計算領域的一股大浪潮,《財富》前1000家公司有8596實施了ERP,但是能把ERP推行得很好的企業(yè)寥寥無幾。事實證明,雖然說通常的ERP系統(tǒng)提供財務管理模塊,它們能在一定程度上提高企業(yè)內部財務管理的自動化程度,但在企業(yè)之間的財務往來管理上仍然是人工完成,不少重大電子采購行為還沒能實現(xiàn)付款流程的自動化。財務供應鏈(FSCM)這一新概念的出現(xiàn),能進一步改善企業(yè)最核心部門的工作效率,專家們也普遍認為,它是繼ERP之后下一個重要的企業(yè)經(jīng)營模式。
在對財務供應鏈進行管理的時候,有兩個方面特別關鍵:
一是能否獲得有關將來現(xiàn)金支出需求以及現(xiàn)金流入的準確信息:
二是基本的技術實現(xiàn)是否已經(jīng)到位。
在過去3年中,網(wǎng)絡已經(jīng)成為企業(yè)之間聯(lián)系的主要方式之一,企業(yè)的業(yè)務流程也都是建立在可以信賴的網(wǎng)絡基礎設施之上。發(fā)票收據(jù)、稅款計算、發(fā)票核準、付款及現(xiàn)金管理方面的流程實現(xiàn)自動化已時機成熟。雖然可能還存在一些安全問題,但從技術上來說,已足夠支持電子付款系統(tǒng)。如果能夠構建一個完善的財務供應鏈管理系統(tǒng),那企業(yè)不僅能夠使現(xiàn)金流更加透明和健康,并能幫助供應商實現(xiàn)自助管理,降低發(fā)票處理以及對賬調節(jié)的成本,改進期末結算,消除重復付款現(xiàn)象等。
不少自動化解決方案目前遇到的最大障礙是80%的流程仍然基于紙張,所以財務供應鏈的自動化解決方案必須從無紙化入手,并應盡量避免陷入復雜的業(yè)務流程重組。具體的財務供應鏈實施過程可以分為以下4個階段:
3.2.1文檔電子化
使用OCR技術替代繁重的數(shù)據(jù)錄入工作;電子發(fā)票按購物訂單進行核對、傳遞以便批準更容易,并能通過標準的工作流系統(tǒng)一路傳遞下去,從而留出時間處理各種例外情況。當無法利用OCR技術時,則需要加強進行例外管理的人工手段。
3.2.2交易自動化
人工付款改為電子付款之后,就可以完全控制付款流程,從而能隨時隨地付款。電子付款不一定能夠縮短付款周期,如果客戶想保持30天的付款時間,那它完全可以在最后一天付款。不過有了電子付款,企業(yè)可以通過談判為客戶提供各種優(yōu)惠條件來縮短付款周期。這里需要澄清的一大誤解是,有人認為紙張流程造成固有期限的延誤可以帶來一定的好處。但其實對于大多數(shù)企業(yè)來說,運營效率提高所帶來的效益,加上能夠隨意安排的付款日期,大大補償了浮動收入帶來的任何損失。另外,自動化技術還使得利用支出控制來優(yōu)化現(xiàn)金頭寸變得更為可行。
3.2.3管理自動化
在美國,Sarbanes—Oxley法案在法規(guī)方面給企業(yè)運營帶來了新的壓力,如果沒有端到端的自動化解決方案,要實現(xiàn)報告的準確、迅速和透明是不切實際的。
3.2.4在不同地區(qū)銷售,使用稅率各不相同,而且每年變化繁多,自動化的解決方案則能在提高企業(yè)運營效率的同時節(jié)省財務管理成本。
可以加強財務供應鏈中各個部門之間的聯(lián)系,從而排除了付款鏈的不確定性,可根據(jù)日常應付賬款和應收賬款的準確信息來幫助企業(yè)優(yōu)化現(xiàn)金管理,同時能改善信貸決策,并有機會尋求外部融資渠道,例如融通等。美國一家公司最近實施了財務供應鏈管理系統(tǒng),結果表明其運營效率大幅度提高:85%的交易不再需要數(shù)據(jù)錄入;發(fā)票受理的成本降低了一半多,每筆減少至1.27美元;運營成本也減少了30%(全時制工作人員減少所帶來的直接影響)。其他的重大好處包括:改善了交易和付款條件;減少了對支持多個付款系統(tǒng)的IT資源的需求。
3.3提高財務人員工作效率和質量
無論是單個的小型企業(yè),還是跨地區(qū)的集團公司,要實施財務管理的信息化,人員的培訓都是個亟待解決的難題。會計電算化的實施是一個較為復雜的過程,不僅包括前期的軟硬件選用、財務人員上崗培訓、財務制度重新設計,還包括實施初期的手工與財務管理系統(tǒng)并行運行、方案修正和實施后期的功能擴展、二次開發(fā)等。每一階段實施的效果都和財務人員的素質緊密相連。知識經(jīng)濟時代的到來,要求更新財務管理模式,會計人員面臨新的考驗。改進財務人員培訓工作,提高會計人員素質勢在必行。以下是對財務人員特別是會計人員培訓的幾點建議:
具體地說,一方面是要加大財務管理信息系統(tǒng)和會計電算化的理論知識比重,要求財務人員掌握會計核算軟件功能結構,數(shù)據(jù)處理流程,具備計算機基礎知識,懂得簡單操作與維護,能運用Office等辦公軟件,熟悉Internet的知識;另一方面要能適應知識經(jīng)濟環(huán)境下新的會計分支(如人力資源會計),或新的商務模式(如電子商務)等對傳統(tǒng)內容擴充的要求。
3.3.2充分利用計算機與互聯(lián)網(wǎng)資源,豐富財務管理培訓的方式
知識經(jīng)濟時代計算機網(wǎng)絡發(fā)展迅速。以網(wǎng)絡為媒介,采用遠程教育或興辦教育網(wǎng)站的方式,既可以及時更新財務人員的相關知識,又可以解決培訓時間、場地不足的問題,官方網(wǎng)站與軟件供應商網(wǎng)站還可以優(yōu)勢互補,從政策與實務兩方面提供財務管理信息化培訓所需材料。
3.3.3建立良好培訓機制,完善培訓制度,落實培訓效果
從宏觀來看,可改革現(xiàn)有的財務人員培訓上崗證制度,具體實施上使會計電算化培訓成為會計人員從業(yè)資格教育及后續(xù)教育的一個組成部分;從微觀企業(yè)來看,可制定企業(yè)內部培訓制度,有計劃有組織地開展內部培訓工作,并明確獎懲以激勵財務人員,形成良好的組織培訓和自我學習的環(huán)境。
3.3.4培養(yǎng)財務管理信息化骨干力量,帶動財務人員素質的提高
在幾年的財務管理工作中,發(fā)現(xiàn)短時間內要普遍提高財務人員素質是很不現(xiàn)實的。但會計人員會計電算[:請記住我站域名/]化知識的缺乏又會成為制約企業(yè)財務管理信息化實施效果的瓶頸。為充分利用財務管理信息化優(yōu)勢和所用軟件的功能,應付日常會計電算化實施過程中遇到的問題,緩解技術壓力,降低咨詢維護費用,建議實施電算化的單位根據(jù)實際情況進行財務管理信息化方面的人力資源投資,培訓數(shù)名具有較高計算機應用與維護能力,熟知財務軟件知識,對計算機與信息化相關知識有一定了解的財務人員,既可提高本單位財務管理信息化應用水平,又可在必要時在部門內開展不定期的培訓活動,帶動其他財務人員素質的提高。
3.4實現(xiàn)財務、業(yè)務一體化管理的要求
在應用財務管理信息化系統(tǒng)之前,企業(yè)產(chǎn)、銷、供、存等業(yè)務方面的信息由于業(yè)務量較大,加上處理程序的復雜,數(shù)據(jù)沒能及時反饋給財務部門,造成業(yè)務和財務處理的嚴重不協(xié)調,給企業(yè)(集團)各成員單位以及集團總部的管理帶來極大的困難。財務管理系統(tǒng)業(yè)務一體化順暢的流程保證了業(yè)務數(shù)據(jù)的正確傳遞,銷售管理系統(tǒng)中形成的銷售發(fā)票,由計算機自動編制會計憑證,并登錄到財務系統(tǒng)的相關賬簿,確保了全公司業(yè)務臺賬、明細賬、總賬由計算機自動完成。從根本上杜絕了財務與業(yè)務部門的賬賬不符、賬證不符的問題。由于各部門使用計算機以后,都有規(guī)范的流程加以控制,信息可以及時共享和傳遞,避免了手工操作時由于信息滯后和混亂造成的作假現(xiàn)象,使集團業(yè)務部門與財務部門形成良好溝通,使產(chǎn)、銷、供、存得到了更有效的管理和控制。
3.5加強成本(利潤中心)管理和預算控制
企業(yè)每個獨立核算的賬套中,又有多個下屬部門。在系統(tǒng)中將各部門分層次作為責任中心進行財務管理。如將其下屬的某個業(yè)務部設為責任中心,核算該業(yè)務部所有業(yè)務,統(tǒng)計查詢余額表,分析該責任中心的收入及費用在各會計期的發(fā)生趨勢,以及利潤發(fā)生變化的原因。公司為了管理的需要,還將一些相同性質的責任中心進行匯總,就是將各分公司相同性質的責任中心進行合并,在總公司中分析集團資金的動作情況。公司由總部對各賬套的責任中心設置費用預算控制額,而各分公司無權進行修改,加強了費用控制。公司可以在每個預算期末比較各責任中心費用預算值與實際的差異,分析各責任中心收支狀況。在市場經(jīng)濟環(huán)境中,預算是合理使用資金和降低成本費用的主要手段。企業(yè)需要對費用、部門、項目進行預算管理。在軟件的預算控制系統(tǒng)可以任意設定預算期間和多種預算版本。企業(yè)對于一些費用控制根據(jù)經(jīng)驗設定固定值,一些費用是根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營情況設定預算控制目標,如設為上一季度的收入的一定百分比。公司為了統(tǒng)一管理,可由總部為各分司設定預算目標。分公司無權修改,保證預算的真實性。管理人員可在預算期末橫向分析各費用項目實際值與預算目標的差異,也可縱向比較各預算期間業(yè)務的發(fā)生情況及偏離預算目標的情況。
3.6加強客戶的財務信用控制
企業(yè)對經(jīng)營性業(yè)務中主要的資金流動的控制必須及時有效。企業(yè)需要實時了解各分公司的資金動態(tài),從而可以事先掌握資金的運籌情況。公司為了控制壞賬,加強對客戶的管理,可以根據(jù)各客戶的績效,為客戶設定信用額度及信用天數(shù),以減少壞賬風險;如果超過信用額度,系統(tǒng)將提出警告信息,如果控制嚴格,需要釋放信用額度,才能繼續(xù)開展業(yè)務。系統(tǒng)根據(jù)設置的核銷原則,如先發(fā)生先核銷、發(fā)票號相同、按
合同號核銷等多種核銷方法,將發(fā)票與回款進行核銷,從而可作客戶的賬齡分析及客戶的績效分析。 4、結語
總之,我們只要做好以下三項工作,就可以使財務管理信息化走上正軌:
(1)在硬件方面是搞好企業(yè)內部局域網(wǎng)建設。當前,辦公自動化已相當普及,局域網(wǎng)建設已不再高不可攀。如果企業(yè)還不考慮局域網(wǎng)建設,則肯定不能適應競爭的外部環(huán)境。
(2)在軟件方面是選擇、使用統(tǒng)一的財務軟件。現(xiàn)在,市場上有許多軟件公司的方案和產(chǎn)品,可以進行比較、分析和選擇,軟件公司都能按企業(yè)的要求進行個性化設計,使之完全適應企業(yè)的需要。
(3)在系統(tǒng)方面是落實人員和制度。局域網(wǎng)的建設和維護需要專門的人才,這是沒有問題的,然而,有關的制度建設卻是我們的工作重點,制度建設的深度和廣度關系到企業(yè)管理水平提高的幅度。
關鍵詞：OA；網(wǎng)絡技術；設計實現(xiàn)；煤礦
中圖分類號：TP3
1 辦公自動化系統(tǒng)（0A系統(tǒng)）概述
近年來，隨著信息技術的迅猛發(fā)展，特別是網(wǎng)絡技術的更新普及，以往傳統(tǒng)的信息傳遞方式和社會管理組織形式發(fā)生了翻天覆地的變化。OA辦公自動系統(tǒng)（Office Automation System）是一種分布式軟件系統(tǒng)，它在先進的網(wǎng)絡互聯(lián)基礎上，共享資源，交流信息，能夠極大的提高工作效率，減少溝通成本，降低勞動強度[1]。
煤炭是我國重要的能源資源，煤炭經(jīng)濟在我國國民經(jīng)濟中占有較大的比重，因此可以說，煤礦安全是我國煤炭產(chǎn)業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效保證。但由于我國煤炭安全工作基礎薄弱、檢測手段落后、監(jiān)督手段缺失等原因，我國煤炭安全生產(chǎn)形勢亟需關注[2]。煤炭安全管理信息系統(tǒng)在應用初期，由于技術限制，各功能板塊相互獨立、操作效率和可靠性有待完善，簡單的自動化系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足企業(yè)規(guī)模化生產(chǎn)和科學高效管理的迫切需求。特別是近年來，網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展為煤礦企業(yè)生產(chǎn)管理的信息化建設提供了有利條件，使企業(yè)的信息化改造升級成為了可能。
在OA辦公系統(tǒng)中，主要的事務型功能板塊有文字、表格、文件、報表處理和文檔、工作流程、人事、財務、個人數(shù)據(jù)管理等。這些辦公應用可以軟件包的形式，實現(xiàn)包內不同程序之間的調用和共享，這種通用性的特點，可以極大地擴大應用范圍，提高公務處理效率和軟件應用價值。
OA系統(tǒng)的第二個層次是信息管理型系統(tǒng)。隨著生產(chǎn)管理中對信息共享和利用需求的不斷增加，企業(yè)人員需要綜合掌握和企業(yè)運營目標密切相關的各條線信息。而信息管理型辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)，則很好地解決了把事務型信息和綜合型信息（數(shù)據(jù)庫）相結合的需求，在這個信息管理型辦公系統(tǒng)平臺上，人們可以從綜合數(shù)據(jù)庫查找日常工作所必需的各種信息。
OA系統(tǒng)的第三個層次是決策支持型系統(tǒng)。它以信息管理級OA系統(tǒng)為基礎，綜合數(shù)據(jù)庫信息和目標決策問題，構造或選擇決策數(shù)字模型，綜合分析企業(yè)擁有的內外部條件，由計算機決策程序提供相應決策和解決方案。
從以上分析可以看出，完整的OA系統(tǒng)包括事務級、信息管理級和決策支持級三個層次，通過計算機程序模塊的調用和數(shù)據(jù)網(wǎng)絡通信手段可以將三個層次聯(lián)系起來。現(xiàn)代一體化的OA系統(tǒng)就是通過計算機網(wǎng)絡通信系統(tǒng)把三個層次的功能模塊整合成一個完整的OA系統(tǒng)，從而優(yōu)化辦公信息傳遞流程，減少信息輸入和流通環(huán)節(jié)，提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化的OA系統(tǒng)最大的特點在于，它不僅優(yōu)化了企業(yè)內部的信息傳遞流程，而且它通過建立遠程信息通信，幫助企業(yè)能夠更方便、快捷的加強與外部信息的溝通，擴大了通信范圍，甚至實現(xiàn)全球范圍內的信息共享。
2 辦公自動化系統(tǒng)在煤礦企業(yè)發(fā)展中的作用
現(xiàn)代經(jīng)濟社會，辦公自動化作為一種現(xiàn)代化的管理手段，不僅是實現(xiàn)煤礦產(chǎn)業(yè)安全生產(chǎn)的有力保證，更是實現(xiàn)煤礦產(chǎn)業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。
（1）煤礦企業(yè)可以通過網(wǎng)絡技術搜尋并最新的市場、產(chǎn)品信息和技術動態(tài)，樹立良好的企業(yè)社會形象。
（2）煤礦企業(yè)應用信息技術，可以整合各職能部門工作，有效提高管理效率和效果。
（3）煤礦企業(yè)借助內部信息平臺動態(tài)掌握煤礦原材料和設備的損耗情況，及時作出生產(chǎn)決策，提高管理水平。
（4）煤礦企業(yè)加強辦公自動化系統(tǒng)建設，可以優(yōu)化企業(yè)內外部信息傳遞流程，提高信息傳遞速度和質量，減少決策失誤。
3 辦公自動化系統(tǒng)在煤礦企業(yè)中的建設步驟
（1）根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)管理要求和技術條件，以主流設備技術搭建企業(yè)計算機網(wǎng)絡平臺，并選擇與企業(yè)發(fā)展需求相符合的系統(tǒng)軟件。
（2）根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)管理需要，搭建原材料、設備、財務、人事等模塊數(shù)據(jù)庫，挖掘并輸入企業(yè)有效信息，實現(xiàn)有價值的信息能夠在網(wǎng)絡平臺上有序流動。
（3）借助網(wǎng)絡軟件技術力量，以現(xiàn)有的計算機網(wǎng)絡為基礎，進一步研發(fā)煤礦安全督導管理、物料流通管理等輔助管理系統(tǒng)。
（4）以基礎網(wǎng)絡和企業(yè)各模塊數(shù)據(jù)信息為平臺，梳理整合傳統(tǒng)企業(yè)信息流傳遞過程，進一步優(yōu)化工作流程，提高生產(chǎn)管理質效。
4 煤礦企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計
4.1 系統(tǒng)框架
基于框架（.NET Framework）的構件化軟件技術：
（1）BS+CS系統(tǒng)架構模式。
（2）AJAX技術應用和多瀏覽器支持。
（3）多重安全機制。
（4）平臺化設計思路。
4.2系統(tǒng)集成原則
（1）服務性：以一切為企業(yè)信息化管理及安全生產(chǎn)服務為系統(tǒng)設計的定位思想。
（2）實用性：系統(tǒng)所提供的各項信息、服務等內容要做到實用，真正能夠使系統(tǒng)成為企業(yè)信息化的重要載體。
（3）便捷性：系統(tǒng)使用起來簡單方便，盡可能地適應不同年齡、知識層次的管理者的需求。
（4）關聯(lián)性：各子系統(tǒng)或各流程之間要有很強的相互關聯(lián)性。
（5）定制性：為企業(yè)的不同職能部門定制相應的業(yè)務展現(xiàn)欄目。
（6）交互性：提供各項在線服務，提高企業(yè)辦事效率。
（7）宣傳性：提供良好的實用的宣傳功能，使之成為黨和企業(yè)向群眾宣傳政策、制度、法規(guī)和新聞的重要渠道。
（8）美觀性：良好的視覺效果、突出企業(yè)職能與文化特色定位。
（9）安全性和保密性原則：通過系統(tǒng)管理員對操作人員的權限分配可實現(xiàn)相應權限的人員相應的操作，從而保證了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。公文類文件還可實現(xiàn)領導親筆簽名或印章功能。
（10）可維護性和易管理性原則：由于本系統(tǒng)采用了B/S網(wǎng)絡模式，所以可以實現(xiàn)遠程運行與維護，從而大大降低了系統(tǒng)軟件的維護費用和運行費用。
4.3 系統(tǒng)子菜單
（1）信息：各種公共信息：公告、通知或啟事等每個部門也可以建立自己的公告系統(tǒng)單位內外部新聞系統(tǒng)首頁左下角滾動顯示一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間。
（2）內部通訊：為每一個辦公人員提供了一個內部郵箱用于內部辦公郵件的收發(fā)即時感知用戶是否在線，進行實時交流和留言系統(tǒng)其它模塊調用即時通訊進行重要事件的提醒。
（3）輔助辦公：個人日程安排、日程共享、日程提醒等功能方便用戶更有效安排工作時間會議室狀態(tài)查看、使用申請、使用安排等功能物品的入庫、庫存和出庫管理，領用申請和審批、查詢與統(tǒng)計等功能。
（4）輔助辦公：可發(fā)送手機短信，用于重要工作到達通知三種形式支持：GSM、小靈通Modem、移動網(wǎng)關。
（5）系統(tǒng)定制：部門設置、崗位設置和人員注冊是系統(tǒng)進行工作管理和權限分配的基礎因應人動，調整靈活。
5 小結
煤礦辦公自動化是利用信息化技術集成和控制煤礦管理、安全、生產(chǎn)、經(jīng)營活動中的所有信息，實現(xiàn)內部信息資源的共享和有效利用，加強煤礦運作控制，進而實現(xiàn)煤礦粗放型管理向明細化管理的轉變。
參考文獻：
[1]http：//平煤集團辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與應用平煤集團辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與應用.
[2]王強.煤礦信息化建設探討[J].山西焦煤科技，2009，6.
參差的應用水平
大型鋼鐵企業(yè)信息系統(tǒng)的開發(fā)屬于高科技應用范疇，其知識運用涉及企業(yè)現(xiàn)代化管理，應用數(shù)學，計算機科學，通信技術，自動化信息處理等學科領域。對企業(yè)自身的現(xiàn)代化管理水平，自動化生產(chǎn)水平和資金積累水平整體上有很高的要求。由于經(jīng)營管理水平、歷史積累等方面的不同，國內鋼鐵企業(yè)信息技術應用的條件和水平也有較大差異，目前大型鋼鐵企業(yè)中計算機技術應用水平大致可分為三類：
1、由于建廠時間早，設計老化，自動化水平低，資金薄弱等原因尚不具備開發(fā)大型信息系統(tǒng)的條件。在我國鋼鐵行業(yè)中這部分企業(yè)占大多數(shù)。
2、近年來引進了不少自動化水平高的生產(chǎn)線，對老設備改造也有成熟的經(jīng)驗技術，在管理信息系統(tǒng)開發(fā)上有過嘗試，但在整體上還不能做到全生產(chǎn)過程自動采集、處理的要求。在我國鋼鐵行業(yè)中這部分企業(yè)為數(shù)不多，只有武鋼、首鋼、鞍鋼等少數(shù)幾個企業(yè)。
3、建廠時間較短的大型鋼鐵企業(yè)，技術和管理起點高，建廠初期設備大部分是從國外引進，以后又自主建設了相當數(shù)量的自動化生產(chǎn)線，對老的自動化系統(tǒng)有改造的成功經(jīng)驗，企業(yè)管理水平和生產(chǎn)自動化水平與國外先進企業(yè)差距不大，職工隊伍素質良好，有一定資金積累，對整體信息系統(tǒng)開發(fā)做過長期準備，具備建設整體企業(yè)信息系統(tǒng)的條件。在我國特大型鋼鐵企業(yè)中，大概僅有寶鋼一家。
不同企業(yè)的情況不同，在逐步實施信息系統(tǒng)過程中發(fā)展路徑也就不同，在不同時期會有不同的側重點，只有分析清楚自身的現(xiàn)有條件和已經(jīng)達到的信息技術應用水平才能正確選擇接下來應該發(fā)展的方向。
現(xiàn)實的成果
事實上，從20世紀80年代自己研發(fā)管理信息系統(tǒng)（MIS），到90年代開始切入管控一體化系統(tǒng)、集成制造系統(tǒng)（CIMS）及企業(yè)資源計劃（ERP）的應用，重點鋼鐵企業(yè)已初步建成了體現(xiàn)ERP思想的整體產(chǎn)銷系統(tǒng)。目前，國內60%的重點鋼鐵企業(yè)已建成辦公自動化系統(tǒng)，58%的重點鋼鐵企業(yè)已應用了管理信息系統(tǒng)，82%的重點鋼鐵企業(yè)實施了財務管理系統(tǒng)，52%的重點鋼鐵企業(yè)銷售管理實現(xiàn)了計算機化（如圖1）。更進一步，許多重點鋼鐵企業(yè)還應用了計劃管理、生產(chǎn)調度管理、設備管理、原材料管理、勞動人事管理、經(jīng)理查詢系統(tǒng)、庫存管理、質量管理、能源管理等軟件。
總的來說，我國的鋼鐵企業(yè)在信息技術方面經(jīng)過20多年的發(fā)展，特別是最近幾年的大量投資，已經(jīng)取得了一些成績，這些普遍做得比較好的方面是企業(yè)信息系統(tǒng)繼續(xù)發(fā)展的起點：
1、 基礎自動化和過程自動化基礎良好。鋼鐵行業(yè)生產(chǎn)流程長、環(huán)節(jié)多、工藝復雜，自動化技術應用十分廣泛。鋼鐵工業(yè)自動化應用范圍不斷擴大，應用水平不斷提高、數(shù)字化日趨明顯。
2、提升競爭力的目標明確。大多數(shù)的信息化項目目標明確，緊扣企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的核心業(yè)務，抓住關鍵業(yè)務，信息化與流程管理科學化有機結合，通過信息化提高企業(yè)在國際市場上的競爭力。這已經(jīng)在聯(lián)合鋼鐵企業(yè)、特鋼企業(yè)和鋼管企業(yè)等不同類型不同規(guī)模的鋼鐵企業(yè)中產(chǎn)生了成功的范例。
3、投資增大、周期縮短、效益顯著。
隨著冶金行業(yè)信息化建設進程的深入，投資規(guī)模也逐年增大。據(jù)中國鋼鐵行業(yè)協(xié)會統(tǒng)計，1996年到2000年，鋼鐵企業(yè)用于信息化建設的投資，達到1億元的企業(yè)占5%，如武鋼、包鋼、珠鋼、寶鋼等，達到5000萬元至1億元的企業(yè)占2%，達到2000萬元至5000萬元的企業(yè)占19%，達到1000萬元至2000萬元的企業(yè)占10%，達到500萬元至1000萬元的企業(yè)占14%，達到100萬元至500萬元的企業(yè)占35%；100萬元以下的企業(yè)占15%。
目前鋼鐵企業(yè)的信息化項目不僅投資強度及數(shù)量不斷增大，建設周期縮短，而且投資也能在3~5年間收回。企業(yè)決策者和經(jīng)營者針對鋼鐵行業(yè)的特點和本企業(yè)的實際確定任務采用技術，在縮短交貨期、提高準時交貨率、加速資金回收、壓縮庫存、降低采購成本、減少用戶質量異議等方面取得了實打實的效益。
4、重視實施上的規(guī)范。我國鋼鐵企業(yè)在信息化過程中，建設程序、管理咨詢、技術咨詢、總體規(guī)劃、可行性研究、基本設計、開發(fā)實施、直至工程監(jiān)理都逐步規(guī)范；流程重組、機構改革、管理規(guī)范、公用編碼、全員培訓等重要的基礎性工作都被擺在了應有的位置。企業(yè)內外合作，國內外合作，管理與技術合作，以至公開招標，邀請獨立專家顧問等措施也逐步引入。
5、技術涉及面越來越廣泛。
我國鋼鐵行業(yè)還有一個可喜的現(xiàn)象是，業(yè)界出現(xiàn)了一些衍生技術企業(yè)。這些咨詢商、供應商和開發(fā)商既有IT技術實力又懂鋼鐵信息化技術，其中有一些是從我國鋼鐵企業(yè)自動化工程部門衍生出來的技術企業(yè)，顯示出了勃勃生機。它們的出現(xiàn)使得鋼鐵企業(yè)信息化的方式和對象發(fā)生了變化。這些衍生技術企業(yè)無疑會以其專業(yè)資質和豐富的經(jīng)驗很好的推動鋼鐵業(yè)的信息化。
據(jù)中國鋼鐵行業(yè)協(xié)會統(tǒng)計，到2000年底，有17%的企業(yè)信息技術隊伍與主體剝離，走向市場。寶鋼、鞍鋼、武鋼、重鋼、通鋼、廣鋼等企業(yè)相繼成立了信息技術公司、自動化公司或電子技術公司。這些公司集中了企業(yè)信息化方面的技術人才、管理人才及技術設備，擁有鋼鐵行業(yè)信息化建設的經(jīng)驗，是鋼鐵企業(yè)信息化建設的主力軍。據(jù)統(tǒng)計，僅2000年，這些公司就實現(xiàn)產(chǎn)值6億元以上；在這些公司中，78%的企業(yè)技術重點放在管理信息系統(tǒng)建設上，46%的企業(yè)技術重點放在自動化控制方面；74%的企業(yè)在開發(fā)模式上是自主與外委相結合。其中像上海寶信等公司還在鋼鐵行業(yè)的信息化建設中取得非常好的成績。
獨特的競爭優(yōu)勢
企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)實施中的復雜性常常被低估。公司的業(yè)務運作模式的變化和員工的工作內容的轉變遠比改變軟件本身更加重要,這些變換往往更難把控。要實現(xiàn)順暢切換,必須要求服務提供商既要了解用戶體驗,又要擁有實施經(jīng)驗,電訊盈科企業(yè)方案正是您最佳的選擇。電訊盈科有限公司使用企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)很多年,我們在企業(yè)資源規(guī)劃配置方面積累了豐富的經(jīng)驗。我們有信心為您提供最優(yōu)的業(yè)務流程轉變咨詢和培訓服務,助您實現(xiàn)真正的企業(yè)資源規(guī)劃效應。我們對實施過程中的流程和可能的困難有清晰的認識,在管理復雜項目方面有豐富的專家知識,曾幫助中國移動、中國聯(lián)通、香港房屋委員會、CSL、堡獅龍,香港社會服務聯(lián)會,香港保良局等多家企業(yè)和事業(yè)單位成功實施企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)。
特點
連接前線與后臺辦公室運作,使整個業(yè)務流程連接、自動化
通過自動化簡化功能范圍
為用戶提供單一或統(tǒng)一的數(shù)據(jù)架構來存儲信息
支持多種語言和全球業(yè)務實踐
可配置的工作流引擎通過最小的客戶化工作即能滿足客戶智能流程需求
開放標準和模塊化系統(tǒng)使得數(shù)據(jù)可適用于第三方、客戶化以及行業(yè)應用
客戶效益
企業(yè)資源規(guī)劃常被視為自動化業(yè)務流程的后臺辦公軟件, ERP實施帶來的典型益處包括:
提供跨職能部門信息的單一版本,管理層可以更好地掌握財務狀況和性能指標,從而做出明智的商業(yè)決定
完全基于互聯(lián)網(wǎng)的業(yè)務應用,可以隨時隨地通過Web從單一數(shù)據(jù)庫獲取實時、一致和準確的數(shù)據(jù)
管理措施保駕護航
內部管理措施的建立，有效地管理和監(jiān)控了系統(tǒng)的運行狀態(tài)，規(guī)范了各部門關鍵用戶的操作，明確了系統(tǒng)中各流程的處理方式，為系統(tǒng)的正常運行保駕護航。具體的措施是：
? 對各流程月結進行監(jiān)管，定制設計并下發(fā)月結問題監(jiān)督反饋表，要求各部門對在月結過程中出現(xiàn)的問題進行匯總；
? 對京唐建設期ERP項目文檔進行了整理、歸類，并形成了《京唐建設期ERP建設實施記錄》，為京唐公司ERP項目建立了實施、建設、維護記錄；
? 對各業(yè)務流程進行規(guī)范、整理，形成了《建設期ERP系統(tǒng)操作規(guī)范》，并下發(fā)到各相關部門監(jiān)督執(zhí)行；
? 配合設備部組織材料組ERP競賽，組織筆試命題并評分；
? 每月組織召開ERP例會，對出現(xiàn)的問題進行匯總，形成會議紀要，并進行集中處理；定期向公司老總匯報，對下一步工作計劃和現(xiàn)有問題進行反饋。
管理、流程相互促優(yōu)
ERP工作小組通過對系統(tǒng)執(zhí)行過程反映出來的部分問題進行分析，對系統(tǒng)外存在的管理問題提出改進建議，使得公司職能部門的管理越來越成熟、越來越科學。同時，系統(tǒng)外的一些管理優(yōu)化，也指導著我們對系統(tǒng)內的業(yè)務流程進行不斷的優(yōu)化，使ERP系統(tǒng)與系統(tǒng)外的管理更加一致，更加適應企業(yè)管理需求。系統(tǒng)和企業(yè)領導管理思想的不斷統(tǒng)一，規(guī)范不合理操作，優(yōu)化業(yè)務流程，體現(xiàn)了系統(tǒng)實施的真正意義。
在2007年，我們下發(fā)了建設期ERP項目操作規(guī)范補充稿，對系統(tǒng)內供應商創(chuàng)建流程、無編碼甲供材編碼流程、沖銷處理流程等10個業(yè)務流程重新明確規(guī)范；對系統(tǒng)中原有的不規(guī)范的12處問題進行統(tǒng)一規(guī)范和統(tǒng)一要求，如對重復甲供材編碼進行合并，外部合同號統(tǒng)一規(guī)范等；通過系統(tǒng)的實施，間接配合和規(guī)范了系統(tǒng)外的管理10余處，如樁施工程系統(tǒng)外管理模式的確定、甲供材業(yè)務系統(tǒng)外管理模式、自產(chǎn)材處理方案的確定等。
全面培訓保證應用
為了保證項目的成功實施和應用，ERP工作小組通過不斷地組織會議和培訓，與關鍵用戶溝通，使得ERP在公司內外部的影響力越來越大，公司員工系統(tǒng)操作能力不斷提高，業(yè)務能力也不斷加強，工作效率得到不斷提高。我們每月定期組織召開ERP項目例會，總結上月業(yè)務執(zhí)行情況，明確當月任務，對流程中的疑難問題提出解決方案，協(xié)調各部門工作。自動化信息部ERP實施團隊分流程、分階段、分部門，組織安排了全公司400多人次的用戶培訓，并收到了良好的效果。
值得一提的是，設備部關鍵用戶都是老師傅，年齡都在40歲左右，都是業(yè)務專家，但是大部分人對電腦操作不熟悉，更別說掌握ERP了。對此，我們采取了一對一的手把手培訓方式為他們提供支持。大概用了兩周的時間，我們培訓了設備部近30位老師傅掌握了系統(tǒng)，同時還教了他們一些電腦操作技巧。
完善文檔后顧無憂
在2007年度的工作中，ERP項目組共下發(fā)了通知70余份，反饋函10余份，各類操作手冊補充及問題及建議17份，例會會議紀要10余份，培訓文檔20余份，項目建設階段性總結7份。與此同時，我們共編寫了用戶手冊共4冊，其中主冊1部，分冊3部，共計約15萬字。
更有意義的是，ERP工作小組維護并整理了“ERP項目建設記錄”――從建設期ERP開始調研那天起，到現(xiàn)在每周乃至每天的工作內容，以及在此過程中形成的各類文檔，在其中都有明確的體現(xiàn)。這在任何一個鋼鐵企業(yè)的信息部門在信息化建設中都是未曾有過的。
力保財務甩手工賬
財務甩手工賬標志著ERP系統(tǒng)管理上升了一個高度，對首鋼京唐鋼鐵公司的建設期信息化管理有著重大的意義。ERP工作小組在財務甩手工賬的實施中起到了重要的作用。
從2007年1月項目啟動、2007年3月系統(tǒng)上線，到2008年1月，建設期ERP在我們ERP實施團隊的組織下，以及所有參與者的努力下，通過持續(xù)不斷的業(yè)務流程優(yōu)化、內部管理創(chuàng)新、技術突破，終于具備了甩手工賬條件。
關鍵詞 電算化會計 信息自動化 對策
一、會計信息化的含義
會計信息化是全面運用現(xiàn)代信息技術，通過網(wǎng)絡系統(tǒng)，使業(yè)務處理高度自動化，信息高度共享，能夠進行主動和實時報告會計信息。它不僅僅是信息技術運用于會計上的變革，它更代表的是一種與現(xiàn)代信息技術環(huán)境相適應的新的會計思想。會計信息化是一個現(xiàn)代會計理論與現(xiàn)代信息技術互相融合并逐漸發(fā)展的產(chǎn)物，它引發(fā)了對現(xiàn)行會計規(guī)則的挑戰(zhàn)以及對傳統(tǒng)會計理論與方法的整合，并帶來了會計觀念的更新、會計目標的重新定位、會計對象范圍的拓寬、會計管理職能的增強、會計核算程序方法和操作手段的改變等一系列歷史性變革。
二、氣象部門會計信息化存在的問題
（1）對會計信息化的重要性認識不足。目前，氣象部門對會計信息化的重要性并沒有足夠的認識。相當一部分人認為實現(xiàn)會計信息化的目的只是為了讓會計人員從復雜的手工勞動中解放出來，減輕會計人員的工作量，提高勞動效率，提高信息輸出的速度，并沒有認識到會計信息化建設是整個部門信息化建設的重要組成部分。還有人認為只要氣象業(yè)務實現(xiàn)信息化就可以了，會計實現(xiàn)信息化與否問題不大。還有人將會計信息化等同與會計電算化，認為財務實現(xiàn)會計電算化就夠了，沒必要再實現(xiàn)會計信息化。
（2）會計報表的自動化程度低，大部分的報表仍然需要財務人員手工編制。A++報賬系統(tǒng)的實施，使得部分會計憑證（主要是支出憑證）的錄入實現(xiàn)了半自動化，從某種程度上減輕了會計人員的工作量。但是，從目前A++系統(tǒng)完善的程度看，報表板塊在實際工作中發(fā)揮的作用較小，除了季度報表和預算執(zhí)行報表以外，目前其他所有的報表，仍是靠財務人員手工填制、編制。包括每個月提供給核算單位的內部報表、往來款報表、預算執(zhí)行報表因系統(tǒng)核算的進度與銀行支付進度有差異，大部分填報也由會計人員手工填列，還有稅務系統(tǒng)中的各類報表，會計人員目前也只能一張一張手工填列輸入進去等等。還有決算報表，到目前為止，也是與賬務系統(tǒng)完全獨立開的，靠財務人員一張張手工輸入填列的。在會計電算化日益發(fā)展的今天，各種軟件研制出各種報表需要我們財務人員提供數(shù)據(jù)，每年各種表格成幾何數(shù)據(jù)增長，而我們的會計信息自動化水平?jīng)]有隨之快速發(fā)展提高，財務人員的工作量不減反增。
（3）氣象部門會計電算化開發(fā)及管理能力薄弱，缺乏專業(yè)人才。目前，全省氣象部門二百多家預算單位的A++財務系統(tǒng)的專職管理人員只有一人，他只能做到解決日常工作運用的故障，做日常的數(shù)據(jù)庫管理及備份管理的常規(guī)工作。省局核算中心和大部分地市州財務核算中心是沒有專門的會計電算化人員崗位和專業(yè)人員的，有的問題也許我們需要更好的解決途徑和方法，但是因為沒有專業(yè)的人員或其他諸多原因，很難解決和實施。在全省財務人員中，絕大部分都是財務專業(yè)出身或者由原氣象相關業(yè)務崗位人員轉崗至財務，極少招收計算機專業(yè)的人員到財務部門，而且因財務部門編制有限，幾乎所有的財務部門人員都從事財務業(yè)務崗或者管理崗位，也從來沒有條件設置專門的會計電算化科室或崗位專門從事財務系統(tǒng)軟件的開發(fā)及研究，提高日常工作中的會計信息自動化水平。
（4）會計核算不規(guī)范統(tǒng)一加大了會計信息自動化統(tǒng)一實施的難度。由于省市縣局的財務會計核算目前還沒有達到完全規(guī)范、口徑一致的程度，即使省局有條件開發(fā)出一些會計軟件和程序來實現(xiàn)從賬務系統(tǒng)到各種會計報表的轉換，如果各個單位核算的口徑，各個會計核算的方法不一致，將很難生成科學、規(guī)范的數(shù)據(jù)報表。
三、加快實施會計信息自動化的幾點對策
針對目前氣象部門會計信息自動化程度偏低的現(xiàn)狀，我們能盡量去做到的有如下幾點：
（1）提高氣象部門對會計信息化建設重大意義的認識。應該充分了解會計信息化建設在信息社會背景下的重大意義，同時，加強對相關人員的教育和培訓，讓部門管理人員和會計工作人員從信息社會的角度，進一步認識到實現(xiàn)會計信息化的作用，認識到開展會計信息化的重要性和迫切性，特別是氣象部門的領導層。會計信息化建設要想取得成功，必須要有領導的重視，這是會計信息化成功的保證，因此一定要使部門的領導層對會計信息化建設的重大意義有正確的理解和足夠的認識。
（2）分析目前財務業(yè)務流程中各個環(huán)節(jié)，對于能夠通過計算機程序和軟件實施的工作環(huán)節(jié)，進一步加強同財務軟件公司的協(xié)商合作，尋求解決途徑。1）針對目前最困擾財務人員的報表問題，能否聯(lián)系財務軟件公司對A++系統(tǒng)中的報表系統(tǒng)加強開發(fā)和運用，能夠由財務人員自己設置本單位內部報表的格式，并能完成公式的編寫及自動按月取數(shù)。通過軟件公司專業(yè)人員的指導，能夠將報表系統(tǒng)運用成同賬務系統(tǒng)完全對接，財務數(shù)據(jù)能根據(jù)需要自動生成的各種模板，統(tǒng)一模板或者根據(jù)單位自身特征單獨設置的模板。報表模板的生成和運用，會大大提高財務信息產(chǎn)出的效率和準確率，真正實現(xiàn)會計信息的自動化。財務人員可以將時間花費在財務數(shù)據(jù)的分析上，而不是每天機械的將賬務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，一個個搬到電子表格里面。2）開發(fā)財務輔助小軟件提高財務信息及管理的現(xiàn)代化水平。財務日常工作環(huán)節(jié)是重復的，完成方式也基本上是固定不變的，比如出納每月對賬，會計對賬，公司固定資產(chǎn)的按月計算計提等等。可以委托財務軟件公司，開發(fā)應用型小軟件，實施銀行對賬單和出納帳的自動核對，實施對賬單和會計賬的自動核對功能，實施公司固定資產(chǎn)按月計提的自動計算，這些適用型軟件的開發(fā)，將減少人工核對的時間，提高財務人員的工作效率，而且軟件自動核對和生成的數(shù)據(jù)也減少錯誤幾率。
（3）提高對財務信息自動化重要性的認識，引進和培養(yǎng)會計電算化專業(yè)人才。隨著氣象業(yè)務現(xiàn)代化的發(fā)展，氣象業(yè)務能力和水平逐年提高。氣象部門的財務管理要提高效率和管理水平，除了依靠一支專業(yè)的隊伍外，更要掌握現(xiàn)代化的工具，充分運用財務信息自動化的成果。財務隊伍需要核算精英，也需要掌握會計電算化，能充分運用計算機信息化手段來提高財務信息自動化的專業(yè)人才。要將財務知識和計算機技能充分結合和運用，來提高我部門的財務信息自動化的質量和水平。
（4）加強會計核算規(guī)范化的培訓，確保各單位會計核算規(guī)范統(tǒng)一性。會計核算是最基礎的工作，只有基礎工作做好了，在此基礎上形成的會計信息才科學、有意義。有的報表模板是按照規(guī)范核算的要求寫的公式，提取的數(shù)據(jù)，如果有的單位核算得不準確規(guī)范，那么生成的會計信息就不真實，不準確，上級單位匯總下級單位生成的數(shù)據(jù)也會喪失科學性。會計信息自動化是建立在會計基礎工作比較規(guī)范完善的基礎之上的，所以要實現(xiàn)會計信息自動化的成效，一定要先把會計基礎工作做好，會計核算一定要規(guī)范、統(tǒng)一、科學。
參考文獻
由于對原有手工業(yè)務流程的重新設計，ERP系統(tǒng)的實施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務流程。在ERP系統(tǒng)實施以前，許多企業(yè)基于計算機的業(yè)務系統(tǒng)，基本都是圍繞某一業(yè)務功能或者是職能部門運行的，比如銷售系統(tǒng)、采購系統(tǒng)和財務系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)都不是基于跨部門的流程來設計的。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務集成，實現(xiàn)了跨職能部門業(yè)務處理。
在這種情況下，ERP系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫，使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。壓縮所造成的一個結果是，用于企業(yè)內部控制的許多審計線索在ERP系統(tǒng)的引入后消失了。同時，企業(yè)過去基于文件審批的內部控制機制，也無法適應ERP基于流程的管理需要。更重要的是，由于企業(yè)的業(yè)務運作更加依賴于ERP系統(tǒng)，這種依賴和信息系統(tǒng)本身特點所導致的脆弱性，形成了企業(yè)新的業(yè)務風險。
實施ERP系統(tǒng)后，企業(yè)所遇到的業(yè)務風險一般來自四個方面：業(yè)務流程、應用架構、數(shù)據(jù)質量和技術架構。其中，業(yè)務流程的轉變對企業(yè)內部控制的影響最大，對企業(yè)內部管理和財務方面的監(jiān)控提出了新的要求，這方面的風險特征相比過去發(fā)生了根本性的變化。例如，在ERP系統(tǒng)中，通過對手工流程的機器處理，比如審批處理自動化等，進一步增強了完成各種業(yè)務流程的效率。但是，在新的業(yè)務執(zhí)行環(huán)境中，這些審批處理自動化方法將改變企業(yè)內部原有的一些風險特征，這時相應的內部控制體系就需要重新評估和設計。
內部控制蘊涵新的風險
ERP實行的是流程化的管理，打破了原來職能部門的條塊分割，實現(xiàn)了企業(yè)資源的統(tǒng)一管理和共享。企業(yè)的運行和管理在一定程度上已經(jīng)交給了ERP系統(tǒng)來進行控制。
這樣一來，一方面導致企業(yè)所處的內部風險環(huán)境發(fā)生了變化，過去手工狀態(tài)下的控制風險，由于ERP系統(tǒng)的引入而變得更加復雜；另一方面，ERP系統(tǒng)的實施需要對原有的業(yè)務流程進行優(yōu)化和設計，改變了企業(yè)的組織結構。
流程優(yōu)化的目的就是減少或合并流程中重復的、不增值的環(huán)節(jié)，原有的基于手工作業(yè)流程中有利于控制的重復環(huán)節(jié)將消失，這樣一來內部控制體系會發(fā)生變化。這些變化必然對企業(yè)內部的整體控制體系的有效性產(chǎn)生負面影響。在這種情況下，就需要企業(yè)對基于ERP系統(tǒng)的關鍵業(yè)務流程的內部控制進行定期的審核，確認是否存在足夠的有效控制以降低由于ERP系統(tǒng)的使用而帶來的業(yè)務風險。
定內部控制目標
針對由ERP系統(tǒng)實施所帶來的新的業(yè)務控制風險，我們需要對企業(yè)內部控制體系做重新評估和完善。ERP系統(tǒng)實施之后，內部控制評估的目標通常包括下面這些內容：
1.利用風險評估手段重新確定企業(yè)中關鍵的業(yè)務流程；
2.對整個流程和控制的設計進行評估，確定這些控制是否很好地滿足和支持最終業(yè)務目標的實現(xiàn)；
3.對崗位職責分離的評估，確保在整個流程中存在正確的稽核點和平衡點，對敏感業(yè)務交易給出足夠的訪問限制；
4.評估控制方式是否合理，比如基于手工流程的控制和基于系統(tǒng)的自動控制是否搭配合理。
確定評估范圍
一般來說，ERP系統(tǒng)將覆蓋營銷、計劃、生產(chǎn)、采購、倉儲、財務、人力資源等企業(yè)運營管理的各個層面。根據(jù)經(jīng)驗，如果對每個流程和控制點都進行評估在資源的利用上是非常不經(jīng)濟的。
ERP系統(tǒng)的控制評估必須基于風險管理的原則，通過風險評估尋找對主要業(yè)務運作中影響最大的領域。換句話說，我們可以從企業(yè)整個業(yè)務風險域中尋找對企業(yè)具有最大風險的業(yè)務流程，從而進一步確定有哪些ERP模塊在支持這些業(yè)務流程。一般來說，我們通過對業(yè)務流程所有者的訪談，來確定我們的評估范圍。
在對實施了ERP系統(tǒng)的企業(yè)的調研和風險評估中，我們發(fā)現(xiàn)，ERP系統(tǒng)中涉及到企業(yè)收入業(yè)務、支出業(yè)務和庫存業(yè)務的系統(tǒng)控制流程對企業(yè)的業(yè)務能否順利運轉影響比較大。對于這種影響，是這樣定義的：由于業(yè)務控制的削弱，導致企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟問題和違規(guī)問題的可能性增加。
例如，企業(yè)管理層非常關注財務控制的內部和外部流程，因為那些這些流程決定了財務數(shù)據(jù)的準確性，是反映企業(yè)運作是否健康的“脈搏”。因此，我們通常會更關注收入業(yè)務，它包括主數(shù)據(jù)維護、銷售訂單處理、發(fā)運、開票、退貨和收款等控制內容。
評估控制方案
在確定評估范圍之后，我們需要對這些流程進行描述和分析。對ERP流程中的每個動作，我們都需要追溯到它的結果，描述風險特征并確認相應的控制點。
在ERP環(huán)境中，通常有兩種控制方式我們需要考慮：一種是基于系統(tǒng)的控制，另一種是基于流程的控制。在ERP系統(tǒng)支撐的業(yè)務流程中，上述兩種方式通常需要結合使用。
手工控制主要依靠個人職責的履行來完成。比如，通常付款是需要通過填表、簽字確認才可支付的。基于ERP系統(tǒng)的控制，是由軟件來完成的，通過控制數(shù)據(jù)的有效性和合理性來限制和核查動作的合法性。ERP系統(tǒng)的參數(shù)設置將決定這個領域的控制級別。
這些控制包括用戶訪問、字段驗證、工作流和許多其他用于確保數(shù)據(jù)處理一致性的控制。例如，系統(tǒng)會自動拒絕生成一張與前一次序號相同的發(fā)票。這樣就自動降低了差錯發(fā)生的可能性和應付帳款處理的混亂。
值得注意的是，在ERP系統(tǒng)實施過程中，某些二次開發(fā)工作會削弱在系統(tǒng)中已經(jīng)設置好的控制，從而產(chǎn)生新的風險因子。這個時候，我們必須要用手工控制來彌補。
完善控制，杜絕盲區(qū)
需要了解的是，即便根據(jù)ERP系統(tǒng)的要求，調整和優(yōu)化了內部控制，減少了由于“流程自動化”帶來的內部控制可能的削弱，仍然無法徹底消除系統(tǒng)本身的特點導致的控制盲區(qū)。這在復雜的系統(tǒng)接口和多用戶訪問情形下，問題是比較突出的。
很少有企業(yè)用一個系統(tǒng)將企業(yè)所有的數(shù)據(jù)和流程都管理起來。所以，ERP系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的接口是實現(xiàn)不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的必需。這些位于不同系統(tǒng)之間的接口是一個重要的風險區(qū)域。
