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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業檔案信息化建設，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
港口企業檔案的信息化建設具有重要意義，進入信息時代，高科技需要推廣到各個領域以改變以往的低效率的局面，港口企業作為特殊的經濟組織，建立信息化的檔案符合其發展，也是檔案與時俱進的體現，也是加快城市發展速度的一種方式，所以要想進行港口企業的檔案的信息化建設，需要進行信息化建設的規劃，然后將其進行協調推進，將信息化和管理相結合，讓信息化真正發揮其高效的作用，注重信息化建設中人才的培養，只有足夠的人才，才能將信息化搞徹底。
一、港口企業的檔案信息化建設的重要性
1.符合企業發展要求
港口企業在國家政策指導下進入了新的機遇期，許多港口都抓住機遇進行發展，這使得港口的建設與布局較大的調整，港口企業也參與到轉型和升級的行列中，需要具競爭力的提升。但在實際中有部分企業的檔案管理工作只限于對資料的收集、整理、保存等，沒有很好的進行檔案的信息化的規劃，隨著貿易往來合作的加深，港口的貨物流通量增大，使得港口的檔案信息量面臨猛增的局面，傳統的模式不能順應新的發展要求，所以對港口檔案進行信息化建設已是發展的基本需要，港口企業的檔案是對企業工作的最直接的記錄，只有信息化程度達到一定要求才能使港口企業在復雜的市場環境中提高管理效率，做出最合理的決策，才能讓企業的文化得以傳承與發展，所以企業的檔案管理符合企業的發展之需。
2.符合檔案事業發展
將港口企業進行信息化是企業在信息化時代建設的重要內容，檔案信息化建設是在檔案信息資源的基礎上展開，其主要目標是擴大檔案信息的開發利用力度，更加方便快捷的進行檔案信息的查閱利用的服務，以往的檔案管理是多手續的，效率普遍較低，不能趕上企業的發展步伐，不能適應當前的發展，所以解決檔案的信息化是港口企業檔案事業發展的必然要求[1]。
3.是城市發展的要求
如今的世界是一個開放的共同體，經濟全球化的不斷深入，讓現代港口向著更好的方向發展和過渡，港口的發展和城市的建設已經合為一體，科學技術在信息領域的應用讓時代進入高度信息化，信息化水準也是衡量一個地區或國家的現代化水平，所以將檔案信息進行信息化建設是城市發展的客觀要求。
二、港口企業的檔案信息化建設的方法
1.規劃檔案的信息化建設
檔案的信息化建設具有長期性和全局性的特點，是一種系統化的工程，所以合理的規劃是檔案信息化建設的重要前提，進行；數字化應用于港口企業的檔案建設是港口企業管控體系的重要部分，所以需要和信息化系統同時規劃并進行推進，讓其相輔相成。要將港口企業的檔案信息化建設提升至企業的增強核心競爭力的層面，讓其更加高效快捷，實現資源的共享功能，要統籌規劃檔案信息化建設的管理與實施步驟，將建設任務明確劃分到各個部門，注重檔案信息化建設中的實施細則及相應的章程。檔案信息化管理是對企業自身建設的積淀與升華的途徑之一，檔案信息化建設對企業而言還有傳播的功能，能轉變以往的觀念，進行有計劃的高準則的信息化規劃，構建檔案的服務平臺，促進工作的效率。
2.協調推進信息化
在檔案的信息化建設中，現存檔案信息的數字化和新增的檔案的電子化之間的關系是重點協調內容。要兩邊同時抓，做到在處理存量檔案的信息化的進程中規范新增檔案的電子化管理，檔案的信息化的接收平臺和保管平臺的設施的齊全性是保證其順利進展的基礎，要在數據技術整合的基礎上將新增檔案與已有的檔案進行有機結合，檔案的信息化就是要求在檔案的建設中涉及的標準化將更加嚴格，所以需要更高層次的信息化準則。要將檔案信息的接收、傳遞、儲存與利用結合在一起，要將數據庫等的建設作為重點，充分利用先進的計算機技術，將檔案信息系統組織起來，檔案信息的保密工作也要得到重視，防止企業的機密泄露，這就需要建立穩定的系統，硬件設施也要可靠[2]。
3.將信息化與管理結合
進行檔案的管理，不是簡單的將檔案如同物體一樣儲藏起來，也不是簡單地流水式的管理，而是要檔案在企業發展中發揮提供決策參考等作用，檔案的信息化是時代對其的要求，是港口企業面向現代化進行管理的必然，所以就要求相應的管理人員在其管理理念、服務范圍上及功能上進行創新，讓檔案的信息的承載能力得到提高，讓其作為一種重要的資源與財富發揮作用。將信息化與管理有機結合，提高檔案的服務利用水平。
4.注重人才的培養
企業之間的競爭，歸根結底是人才的競爭，所以提高人才的基本素養是提升企業競爭力的有效手段。在港口企業檔案信息化建設的過程中提高管理人員的素質是促進檔案的信息化進程的關鍵，港口企業要按照企業的實際狀況制定符合本企業發展需求的人才隊伍建設標準，要始終明確培養目的及方向，逐漸完善檔案信息化人才隊伍建設的制度和機制，做好檔案人員的培訓，要將計算機技術、網絡技術、數字化技術、信息管理以及現代先進管理技術納入到人才培養中，讓港口企業的檔案管理人員符合現代管理的需求，讓其服務意識和發展意識得到增強，只有重視人才的培養才能讓檔案信息更具開發利用價值，才能讓其發揮最大的經濟效益。
三、結語
檔案信息對于任何企業而言都比較重要，所以開辟其利用價值的方法之一就是檔案的信息化建設。港口企業作為發展迅速的經濟組織之一，在促進社會發展中具有重要作用。建立檔案的信息化，是港口企業順應發展之需，也是促進檔案事業在新的時代背景下必須進行的一項措施，也是城市發展的需要，所以有必要進行檔案信息的信息化建設。要規劃好檔案的信息化建設，同時要協調推進其發展，其次要將其與管理相結合，在檔案的信息化建設中要注意人才的培養。
作者:孫雁 單位:煙臺港集團有限公司西港區建設指揮管理部
參考文獻：
關鍵詞：企業檔案；信息化建設；對策
引言
隨著全球化、信息化進程的加快，信息技術的不斷創新為我們的工作提供了極大的便利。對于企業檔案管理而言，檔案信息化建設將成為今后檔案管理工作的趨勢。目前，企業檔案信息化建設的狀況不容樂觀。因此，我們應采取有效措施加強企業檔案信息化建設，以提高企業的管理效率，更加有效地發揮檔案的作用。
一、企業檔案信息化建設的必要性
檔案信息化建設是實現資源共享的必要條件。當今社會，加快信息化建設的步伐不僅是加快經濟和社會全球化的需要，而且是實現檔案信息共享的需要。檔案信息化建設可以進一步促進資源的開發利用、保存和傳遞，促使資源共享的實現；檔案信息化建設是檔案事業發展的快速通道。檔案事業是企業及其它單位發展的先決條件，在我國現代化建設中占有重要的地位，檔案信息化建設是奠定檔案事業的關鍵環節。在檔案管理的新時期，檔案工作的內部和外部需求均發生了較大的變化，為了順應檔案工作的變化就必須實現檔案信息化建設；檔案信息化建設是實現高效率管理及節約資源的重要途徑。與傳統檔案管理相比，檔案信息化建設大大地提升了檔案管理的效率，而且節約了很多資金。
二、企業檔案信息化建設存在的問題
（一）重視程度不夠
首先，由于企業相關領導對檔案信息化認識不夠，忽視其建設進程，從而出現經費投入不足、專業人才匱乏、管理不善等問題，直接影響了企業檔案信息化建設進程。其次，由于企業對檔案信息化知識的理解較為膚淺，不能有效地開展檔案信息化建設工作，從而制約了企業檔案資源信息建設，制約了企業發展。
（二）專業人才不夠充足
首先，大部分企業特別是中小型企業檔案人員多為兼職，專業人員很少，這就直接導致了專業水平普遍較低，檔案管理水平長期得不到有效改進；其次，多數檔案管理人員還是習慣于手工操作，缺乏專業的計算機操作知識，對現代化管理知識更為欠缺，不能適應檔案信息化建設要求；其三，由于檔案管理工作歷史條件的制約，大部分檔案人員專注于對文書檔案管理，忽視了電子檔案等新載體管理，管理內容相對較單一。
（三）投入資金不足
要想推進檔案信息化建設的發展，就一定要不斷的更新技術，并且還要采用高科技手段來對其進行管理，例如：引進一些高科技的硬件設施，計算機和數據庫。在進行檔案信息化建設運行的時候，也需要大量的資金，但是我國很多企業都面臨著資金嚴重匱乏的問題，這樣就使得檔案管理的信息化工作很難得到推行，并且一直停留在理論層面，從而就使得檔案管理的工作效率比較低。因此，在進行檔案信息化建設的時候，一定要加強資金的投入，不然就會使得技術得不到更新，管理理念比較落后等。
（四）安全措施不到位
企業檔案的安全主要體現在兩個方面，第一方面是電子文件的安全；第二方面是電子檔案數據的安全。在實際的運行過程當中，因為各種客觀因素的存在，企業檔案的安全往往受到不同程度的影響，這會間接影響企業檔案信息化建設的進程。企業檔案的管理主要靠的是工作人員的操作，這就難免的會出現操作的問題，導致檔案信息安全系統受到破壞。企業檔案信息系統是一個半開放的系統，使用者在對其利用的過程中可能會對檔案信息系統造成破壞，比如使用者隨意的更改和刪除原檔案中的數據。
三、企業檔案信息化建設對策
（一）提高企業檔案管理人員的水平和能力
企業檔案管理工作做得不到位，還有一部分的原因在于管理人員的水平和能力有限，使得企業檔案不能更好地被管理。因此，要對企業檔案管理人員進行相應的培訓，并且還需要進行相應的考核。對于考核優秀的人員要給予一定的獎勵，對于考核不合格者要重新進行培訓，直到考核合格為止。這樣通過相應的理論教學，再加上相應的實際操作，就能相應的提高管理人員的管理能力，從而來提高企業檔案信息化建設的水平。
（二）增加資金投入，增設軟、硬件設施
企業檔案信息化建設離不開資金支持，因此企業必須加大對檔案信息化建設的資金投入。另外，檔案信息化建設還需要依靠軟件和硬件設施來實現，因此有關單位需要大力地提供技術支持，將現有的軟件、硬件投入到檔案信息化建設中，而且還要加強對新型檔案管理軟件及硬件的開發，爭取為檔案信息化建設提供最大的技術支持。
（三）加強檔案信息化基礎設施建設
在實踐中，企業需要為檔案管理部門配備現代化的檔案管理系統，用科技武裝自己，提高管理者的操作能力。隨著檔案信息管理軟件性能的不斷提高，對計算機硬件也有了一定的要求。企業需要對網絡服務器、計算機、錄入設備和輸出設備等硬件做好調查，從而為檔案管理工作者配置較好的硬件設施。在檔案管理方面，可運用計算機進行檔案的收集、整理和編制檢索工具、內容介紹和檔案目錄，還可用于檔案庫房的管理。此外，還可用于特殊的檔案工作項目，使各項工作網絡化，以達到資源共享的目的。
（四）加強企業檔案信息化建設的安全管理
信息的安全管理是檔案工作中最重要的環節之一，電子信息化建設固然給檔案管理工作帶來便捷，但其中存在的安全隱患也不容忽視。為確保信息安全，單一手段是不解決問題的。必須采用多樣化的計算機防護系統來提高安全性，并進行定期的防護加密、監控保養來保證硬件的安全運行。重要的企業資源要進行備份，確保文件的不丟失。此外，病毒也對網絡安全工作造成危害，西方國家因木馬、黑客等網絡犯罪已造成高額損失，這些損失警示著我們高度的開放也會給信息化建設工作帶來漏洞，因此，我們更倡導內部局域網封閉式網絡。
結束語
在全球范圍內，產業信息化已經成為一種發展的趨勢，企業要想在激烈的市場競爭中占有一席之地，保證企業能夠健康穩定的發展，就必須要緊跟時代的發展潮流，實現企業檔案管理上的信息化。企業檔案的信息化管理工作時企業眾多工作中的一個重要部分，做好這一部分工作能夠實現公司經濟效益的提高，所以企業要重視企業檔案信息化建設，加大對企業檔案信息化建設的研究力度，充分的發揮檔案信息化建設在促進公司發展中的積極作用，實現公司健康穩定的發展。
參考文獻
[1] 和夢吉.企業檔案信息化建設對策研究[D].山東大學，2012.
【關鍵詞】企業；檔案；信息化；建設
隨著科學技術的迅速發展，各個行業受到信息化的沖擊，檔案信息化建設正在逐步深入地發展，推動檔案工作的科學發展。傳統的檔案工作模式已經不適應社會發展的需求，因此檔案工作數字化的開展已經是迫在眉睫。檔案數字化建設成為檔案事業適應時代和社會發展的必然趨勢，是促進檔案管理工作現代化的客觀要求。
一、企業檔案信息化建設的重要性
（一）可改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為企業提供高效、優質的服務。
（二）形勢發展的需求。檔案信息資源只有實現了信息資源的共享，很好地為企業領導和廣大技術員工所利用，才能充分發揮其效用。此外，檔案載體的更新換代迫切要求檔案管理實現數字化。近年來，檔案載體逐漸被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案室提出了一個亟待解決的課題，即電子檔案的收集、保管、保護和利用手段問題，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是實現檔案室的數字化。
（三）有助于為企業提供信息支持決策，提升檔案服務能力。企業檔案電子化建設將促使與之相關的計算機技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛運用，從而將促進檔案管理理論、技術和方法的變革，徹底改變檔案館封閉、半封閉的狀況，實現檔案事業的跨越式發展，極大地提升檔案工作在信息社會中的服務能力。決策的及時正確、管控措施是否得當，要靠信息的完整、準確和快速的綜合分析能力來保證，企業檔案信息化建設恰好在一定程度上可以滿足這些要求，特別是企業檔案信息化建設與企業辦公系統有著密不可分的聯系，所以對于支持決策有著天然的優勢。
二、企業檔案信息化建設與管理措施分析
（一）完善檔案信息化建設管理體系。逐步建立完善檔案數字化建設的制度規范，建立統一的標準體系，是檔案數字化建設的首要外部驅動力，其首要目標是建立規范的管理制度。在建立數字化系統的同時，形成配套的適用于檔案收集、審核、儲存、使用等各環節的管理制度，保障整個過程有序進行。其次，要統一評價標準，綜合借鑒國際標準與國內相關法律法規，兼容目前各先進檔案管理標準的優勢，建立一個統一的系統的標準體系，避免“信息孤島”的出現。合理的檔案數字化指標體系是指導各單位組織建立規范的電子化檔案的標尺。優化的崗位設置是人力資源充分發揮的前提，長效的人才激勵機制是檔案管理人員積極進取的保證。完善的制度建設和統一的標準體系建設是檔案數字化建設進程中的重中之重。
（二）加強檔案管理基礎設施建設。為了實現企業的檔案信息化，提高企業的信息技術水平，就必須要加強對硬件等基礎設施的建設，充分發揮計算機的功能，建立企業檔案信息數據庫，同時還要及時進行各項系統的更新，在分析紙質檔案記錄的弊端上，利用先進的信息技術實現企業檔案資源的高度共享。實力不同的企業更要學會充分利用現有的多媒體設備，中小型企業雖然無法投入大量的資金進行企業檔案信息的建設，但可以結合企業發展的實際，配置相應的計算機，優化處理企業現有的信息資料，根據材料的特點將文件進行分類整理。企業檔案信息化建設可以在現有的人員儲備上花費更多的時間和精力去維護和保養系統，才能實現優質資源的網絡性和共享性，適時地整理企業的重要信息資源是一個企業長期發展所必須采納的重要措施，這也是目前中小型企業發展所需要借鑒的方式。
（三）加強檔案管理的規范化建設。時代的發展要求企業的檔案管理工作必須更加完善，在加強相應的規章制度建設的同時，促進企業的檔案信息化建設，保證企業檔案管理工作的有效開展。企業在加強信息技術的投入時還需要有一個標準來銜接檔案工作中的各項業務和流程的開展，為企業的良好發展打下基礎。與此同時，企業檔案信息化建設的規范性也是一個企業所必需的，規范化的制度才能保證整個管理工作的正常運行，這也是一個企業進行檔案信息化建設創新的基礎和前提。
（四）提升檔案管理人員綜合素質。隨著社會的進步，擁有技術性的人才也越來越多，但是單純擁有技術的工作人員還不能滿足企業發展的需求，技術型人才的綜合素質也應該列入企業選擇員工的標準，企業檔案的信息化建設不僅僅需要檔案信息的守護者，更需要善于發掘信息的管理者，只有這樣才能最終實現企業檔案信息化建設。因此，企業可以通過開展培訓、講座、研討會等形式提高技術人員的能力，提升綜合素質，培養技術人員的創新意識，為企業未來的檔案信息管理工作的創新儲備資源。
三、結語
在經濟社會的不斷發展的條件下，信息技術的應用全面而廣泛，進行檔案信息化建設，能夠有效打破傳統的信息資源利用封閉狀況。在快速發展的社會環境下為社會和公眾更加及時有效地提供信息資源，才能更好地體現檔案工作的優質服務。這就需要在信息化建設中從檔案管理的內部出發，從根本環節進行提升和改變。
【參考文獻】
[1]傅露霞，路立龍.企業檔案信息化建設的實踐與思考[J].機電兵船檔案，2010（3）.
【關鍵詞】企業 檔案 信息化 建設 探討
【中圖分類號】G275.9
【文獻標識碼】A
【文章編號】1672-5158（2012）12-0373-01
隨著現代企業的不斷發展，檔案管理的內容種類和數量不斷增加，給檔案檢索、保管和利用帶來一系列問題。改變了以往傳統的檔案管理體制和方法，檔案信息化管理成為企業檔案管理的最佳技術手段和必然趨勢。下面談一下企業檔案網絡信息化管理中存在的問題及檔案信息化建設
1 網絡信息化管理中存在的問題
企業檔案信息網絡化管理是為企業和社會提供高質量、高效率檔案信息的一個綜合型系統工程，在建設高效網絡的同時應清醒地認識到它存在的一些問題，并應對其采取一些有效的解決辦法。
1.1 檔案的原始性和完整性存在問題？網絡化管理后的電子檔案雖便于歸檔、查詢和閱讀，但電子檔案的原始性界定卻比較困難。因為電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認定上的困難。
1.2 電子文件的特殊勝問題？網絡信息化管理后，檔案文件數據存儲于光磁介質中，是一種以數字代碼形式存在的觀念型非直讀型信息，它必須完全依靠存儲介質和相關的電腦軟硬件系統才具有生命力，因此受自然外界的干擾和人為操作的影響極大。電子數據對其設備和操作環境的依賴程度很高，于是產生了電子文件在保管安全上的特殊要求。同傳統紙質文件的保管相比較，其信息的安全性除受到自然損耗和當事人保護不當的影響外，電子文件還存在著一些特有的安全隱患。首先，電腦病毒和網上黑客的侵擾，都將會給電子文件帶來災難性后果，其侵擾破壞帶突發性和隱蔽性，防不勝防。防止電腦病毒的侵擾，比防止普通紙張的霉爛或蟲蛀更加困難。其次，任何數據載體的物理損傷以及設備出現技術故障等也都會危及電子文件的安全和正常運用。因此，電子文件比傳統的紙質文件的保管更特殊，難度更大。
2 如何加強企業檔案信息化建設
企業檔案是企業生產、經營管理活動的歷史記憶，是企業最可靠、最系統、最有價值的信息資源，對企業經營決策、信.鼠查詢與服務、提升核心競爭力有著重要的作用。因此，應加快企業檔案信鼠化建設，大力開發企業檔案信息資源。
2.1 充分認識企業檔案信息化建設的重要性
在企業的發展建設中，企業檔案是企業重要的信息資源，具有特殊的地位和作用。為此，必須高度重視，加大投入，加快推進檔案信息資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的建設，進一步提高檔案信息化水平，為企業現代化建設提供一流的檔案信息服務。
企業檔案信息化建設是企業信.鼠化工程的一部分，關系到企業的發展。面對龐大繁雜的企業檔案信息，要想提高管理水平和服務質量，必須加快信息化建設，減輕檔案人員重復進行的體力勞動，解放生產力，提高工作效率，將企業檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，促進企業檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變，充分發揮企業檔案信息資源的價值，實現檔案信息資源共享。
2.2 努力做好企業檔案信息化建設的基礎性工作
加強企業檔案信息化管理的基礎工作，加強對信用檔案、反傾銷檔案、知識產權檔案、企業文化檔案等企業核心信息資源檔案的收集與管理；加強對電子文件的歸檔和管理，防止電子信息的丟失，避免重復勞動；注重檔案信息數據庫和網絡系統的開發，建立功能強大的信息管理系統和全文檔案信息資源庫。
檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提。企業檔案部門可借鑒網絡建設已有的成果和經驗，與辦公自動化、互聯網等系統相連，建立基于企業網的電子文件歸檔及電子文件接收應用系統，構筑企業信息網絡報送及應用平臺，推進電子文件的歸檔、接收、保管與利用，做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。目前，保存的企業檔案主要是傳統載體檔案，數字檔案信息很少；為此，要加快傳統載體檔案信息資源的數字化進程，擴大數字檔案信.鼠資源總量。
2.3 加快檔案信息化標準規范的制定
信息化建設是為了檔案信息資源的利用，但是數字檔案信息的傳輸、讀取依賴于計算機等設備，因而對數字檔案信息的格式、標準、軟硬件環境等都有很高的要求。不管是館藏檔案數字化，還是電子文件接收，都應該堅持規范性原則，制定相應標準、規范、法規，按照統一的規范標準，使電子文件的歸檔，傳統介質檔案的數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象。使企業檔案信息化建設有法可依、有章可循，保證信息化的進行，以約束機制的建立促進動力機制的完善。
2.4 不斷加強信息化人才培養
檔案信息數字化涉及到計算機軟件、硬件與掃描技術、數字影像處理技術、儲存技術和檔案管理的基礎知識，決不是只懂得某方面知識就能勝任的，所以企業檔案管理人員要加強自身素質的培養，加強管理科學、法律、信息技術、計算機技術等知識的學習，適應信息化建設要求；企業檔案管理人員還應轉變觀念，面向市場，探索企業檔案信息開發利用服務方式，主動出擊開發企業檔案中的有用信息，變“檔案守護者”為“檔案信息開發者”。企業檔案部門要大力引進信息技術、計算機技術等方面的高素質專門人才，從資金上、技術上給予支持。盡快建立管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案干部隊伍體系，以滿足檔案信息化建設的需要。
【關鍵詞】企業；檔案；信息化；建設；意義
檔案信息的質量、建設標準會對信息化水平和質量產生影響，我國目前很多企業已經實現了辦公自動化，因此，應該提高檔案信息化的水平，促進基礎工作質量的進一步提高。
1.檔案信息化建設的現狀及存在問題
在檔案管理的過程中，存在著企業領導認識不完善，缺乏對人員配備、硬件配備、軟件配備等方面的綜合性考量，檔案管理人員多為兼職，無法有效集中精力，缺乏對知識的掌握水平，無法使用計算機知識，不能準確應用相關軟件進行管理，一些企業雖然開設了相關軟件的培訓講座，但是不僅沒有降低員工工作強度，還增加了工作負擔，最終導致對信息化檔案建設產生影響。
1.1檔案員對檔案的數據缺乏安全性和保密性意識
在一些企業檔案室中，存在著數量眾多的機讀目錄，但是沒有進行備份，很多員工甚至不了解備份的程序，檔案室之中的電腦任何人都能夠觸碰，只要輸入正確的口令，就可以對記錄進行修改、闡述和增添，存在著保密性和安全性較低的特征，很容易造成數據的泄密和丟失，很多檔案室的控制和開放目錄共同存在于數據庫之中，頻繁操作，具有較高的使用率，在機讀的過程中，很容易產生信息的泄漏，安全性很低，在一些有條件的企業中，應該將檔案室網絡和公眾網相連接，提高數據安全水平。
1.2數據錯誤較多
在一些企業的檔案室中，為了滿足檢查的需求，經常進行突擊錄入等工作，隨著機讀目錄的不斷增加，檔案管理人員在校對和檢查等方面的工作無法滿足實際工作的需求，會產生質量問題。
2.做好檔案室信息化建設的幾點建議
2.1加強檔案信息化人才隊伍的建設
隨著信息化水平的不斷增加，對管理人員的素質需求也不斷提高，管理人員應該了解管理知識、技術知識，對業務領域的新技術和新工藝進行實時了解，提高著錄格式的準確性和統一性。
2.2統一著錄格式標準
在工作之前了解工作規范，保證著錄格式的統一性，使檢索途徑不斷向多元化等方向發展，針對工作的實際水平選擇項目，使著錄格式滿足工作需求。
2.3加快檔案目錄數據庫建設的速度
檔案室保管檔案數量不多，應制定方案爭取在十五期間完成目錄的錄人工作，
2.4注重檔案數據的安全、保密
檔案室的工作人員應該重視安全性工作，關注相關領域的法律規范，重視對網絡和設備的管理，結合規定對檔案信息網絡進行隔絕，進行嚴密的防護，建設完善的質量監管體系，及時糾正錯誤，不能夠直接使用未經檢查的數據。
2.5 樹立檔案信息化管理意識
意識的能動作用說明，強烈的社會意識會對社會發展起到較大的能動作用。樹立企業檔案信息化建設意識，有助于提高檔案信息化管理系統的建設效率和質量，也是企業檔案信息化建設的主要推動力量。所以，檔案信息化建設能夠在一定程度上理解為“意識信息化”。企業檔案信息化建設的實現，需要以檔案管理人員為基礎，檔案管理者需要在檔案信息化管理過程中發揮自身作用。
3.檔案信息化建設的意義
3.1對于職能部門的意義
3.1.1提高整個部門的工作效率
信息化水平提高之后，檔案室工作人員可以提高工作效率，降低工作強度，避免檔案室工作人員只進行保管和打字的工作，重視對搜集和編研工作的投入，提高部門職能。
3.1.2提高整個部門的技術水平
企業不斷向網絡化、數字化和信息化的方向發展，企業之中的每一個部門都應該不斷投入精力，提高檔案室信息水平，與公司的整體發展相適應，滿足社會環境的需求，提高企業的市場競爭力。
3.1.3有效的進行檔案的收集工作
搜集檔案具有較大的工作強度，在整編和分類檔案的時候需要投入大量的人力，因此，應該使用完善的管理工具，建設管理平臺，避免產生檔案不完整等現象。
3.1.4有效的為科研服務
檔案室信息化水平的提高，有助于實現網絡信息共享，技術人員通過網絡能夠及時查找資料，使工作效率大幅度提高，實現對資料的發開和使用，提高綜合競爭力和工作水平。
3.1.5有效的為決策服務
科技檔案是研究院最寶貴的無形資產，是研究院投人大量資金、經過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據。而文書檔案通常是由院領導親自起草，親自下發的，是領導決策的具體體現。所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用，為決策提供依據。
3.2對于公司的意義
首先，能夠有效管理和收集檔案。檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料檔案是一種歷史活動的原始記錄.大型企、事業單位每年都要產生很多檔案資料，內容主要包含合同、科技和文檔等多方面的信息，能夠對企業發展史進行詳細記錄，為同行業企業提供借鑒，有助于對信息的搜集和管理。
第二，便于二次使用，提高使用效率。企業當年的檔案在下一年才能夠整理完成，但是在尚未整理完善之前，檔案已經開始使用，對其使用效率造成很大影響，同時，已有的檔案在使用過程中具有復雜性的特征，需要登記，在較多檔案中進行查找，會造成破壞。
第三，有助于解決丟失和破損等多種問題。以往在搜集和借閱檔案的過程中使用人工操作的方式，會導致破壞和丟失，使用計算機進行管理能夠避免產生上述危害。
第四，建立完善的信息網絡。傳統的檔案信息無法形成完善的信息網絡，在檔案借閱的時候十分不便，不利于進行交流、統計和管理等工作，使工作效率降低，因此，應該在企業內部形成信息網絡。
第五，建立信息資源體系。電子化管理能夠促進和國際的接軌，形成資源體系，有助于今后企業各項工作的展開。
第六，使工作人員的勞動強度降低?？萍紮n案具有較大的經濟價值，實現信息化之后，可以通過網絡實現檔案的瀏覽、借閱和查閱，避免繁瑣的工作，使工作人員的效率不斷增加。
4.企業檔案信息化建設的主要發展方向
企業檔案信息化管理的過程也就是其檔案建設的過程，這一過程是十分漫長且復雜的。各個部門要首先收集本部門的檔案資料并進行資料整理，這一工作貫穿于企業檔案管理的全過程之中，該情況能夠在一定程度上提高企業檔案管理的難度和復雜度，加強企業檔案信息化建設，能夠明顯提高企業檔案管理工作的效益和效率。
按照企業檔案信息化管理的實際情況，可采取高效的檔案信息化管理工具和軟件，從而實現檔案信息化管理系統的有效運行，提高企業檔案管理的信息化程度，打破傳統的地域和部門方面的界限，實現檔案信息化體制改革，制定和實施規范的規章管理制度，實現檔案信息化交換和高度共享性，并為員工檔案管理創造有利條件。建立和實施檔案管理者培訓和績效考評制度，逐漸提高檔案管理者的自身素質和工作能力。
在收集和整理企業檔案信息時，要對數據質量進行嚴格掌握，因為信息的質量會對計算機管理系統運行的有效率造成直接的影響，準確、全面地輸入檔案信息，能夠為檔案信息化管理系統的高效運行提供保證。
5.總結
綜上所述，通過使用現代化的計算機網絡技術和設備，充分利用計算機設備的作用，能夠大大提高企業檔案信息化管理的效率。提高檔案管理部門工作人員的網絡和計算機應用能力，有助于建立信息化的檔案管理系統，一方面能夠為企業檔案的信息化管理提供保證，另一方面，還能夠大大提高企業檔案管理工作的效率與質量。
參考文獻：
關鍵詞：檔案 信息化 現代化 礦山企業
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（a）-0244-02
隨著計算機技術的高速發展，計算機已經逐步代替了原有的手工辦公，各類計算機管理系統、計算輔助設計系統、辦公自動化系統已經逐漸被大型企業所采用，大量的辦公文檔已經逐步被電子文件所取代。給檔案工作提出了新的研究課題―― 這就是檔案信息化建設。檔案信息電子化、數字化建設是順應時代潮流、適應時展的新舉措、新要求。
檔案是企業在生產建設和職能管理活動中形成的具有保存價值的不同裁體的文件材料，是企業的寶貴財富。檔案工作是企業向規范化、標準化、現代化發展的重要保障。礦業公司是一個具有近90年開采歷史，集采、選、燒、球、輔料礦山、礦山機械設備檢修、科研設計為一體的大型黑色冶金礦山聯合企業，是集團公司的鋼鐵主要原料和輔助原料基地。礦業公司自1964年組建以來，歷經機構重組、精簡、變革，檔案在長期的建設、生產、改革、改造中，逐年增加，發展至今，共形成18種室存檔案：文書檔案、財會檔案、人事檔案、科技檔案、設計檔案、施工檔案、教學檔案、新聞書稿、照片檔案、榮譽檔案、印章檔案、人物檔案、聲像檔案、電子檔案等。其中科技檔案根據專業性質的不同，又分為基建檔案、設備檔案、科研檔案、產品檔案、地質檔案等。保存完整、收集齊全的檔案資源在礦山的生產建設、改革改造、設備更新、糾紛等方面起到了重要的憑證和依據作用，為礦山生產經營順行、改革改造創新奠定了堅實的基礎。
1 礦山企業檔案信息化建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在礦山企業管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、ERP應用，管理信息系統以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為礦山企業檔案工作發展的必然趨勢。以網絡技術為主的檔案數字化已經或正在逐步引入到礦山企業檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到了深刻的影響。電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子信息檔案管理重要性的高度體現。礦山企業檔案信息化建設是檔案開發利用，實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。
近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，公文管理系統的應用，導致了大量電子文件的產生。電子檔案的出現給檔案管理提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、歸檔、保管和利用工作。目前，礦山企業檔案保管、利用與形勢的發展要求還不相應，有的仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，這是礦山企業檔案資源的面臨的一個亟待解決的問題。
2 礦山企業檔案信息化建設中存在的主要問題
2.1 思想觀念問題
檔案管理工作伴隨著企業的生產經營、改革改造逐年形成，傳統的檔案管理模式正面臨著計算機技術、通信技術、網絡技術及多媒體技術的巨大沖擊。不轉變傳統的管理方式和方法，已經無法適應現今的檔案管理要求。很多單位雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力，檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過檔案信息化的建設，一方面可以提高文件形成者的檔案歸檔質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入到企業信息管理系統之中，使之成為檔案管理的自覺行為，從而提高礦山企業檔案管理質量。
2.2 信息管理功能問題
目前，礦山企業已經應用的檔案管理系統在功能上存在著一定的局限性，單純的目錄檢索已經不能滿足信息化管理的需求。一方面，由于信息的快速增長，各種形式的檔案資源呈幾何遞增趨勢，傳統手工管理方式效率低，無法在時間和空間上滿足使用者的需求。另一方面，由于信息技術的廣泛應用，越來越多的檔案不再以紙質傳統形式為載體，而是以磁盤、光盤等新型材料為載體直接存放于計算機之中，從而迫切建立功能齊全的檔案管理系統，使檔案管理信息化成為一種必然趨勢。
2.3 信息資源共享問題
數據質量和信息資源共享是計算機管理系統成敗的關鍵，目前，礦山ERP建設正在緊鑼密鼓的進行，檔案信息系統和ERP網絡建設還沒有完全統一，數據質量和信息資源的規范性、開發性、服務性、共享性，還不能適應礦山檔案信息資源開發的要求。有些電子信息文件具有可改性，經更改后除與原文對照，否則不能確定是否更改，另外，磁盤、光盤等碰撞、電磁干擾等都容易造成全部數據的不可用。
2.4 檔案信息管理人員的素質問題
實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代化技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
市政設計；檔案信息化；研究與對策
[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1009-9646（2011）10-0053-02
一、市政設計企業檔案信息化是檔案管理的發展趨勢和必然要求
1.企業檔案信息化管理的發展趨勢
信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。隨著企業信息化、網絡化的不斷發展，數字信息已經深入企業的各個部門。作為信息系統的重要組成部分――檔案信息化已經成為檔案工作發展的必然趨勢。檔案信息化建設是檔案工作發展的需要，也是企業發展的需要。檔案作為一種資源，要更好地開發和利用。以往的檔案人員為開發利用好檔案資源，需要進行大量的文件匯編、圖紙編排、專題匯編等編研工作，還要進行大量的紙制檔案的上架、整理等繁雜的工作。實現檔案信息化以后，只需少量人力用在必要的檔案原件查閱工作上，檔案管理人員將有更多時間用于檔案數據整理工作，還可通過網絡實現資源共享。
2.企業檔案信息化建設的必然要求
信息化檔案為企業的設計研究人員提供了全面、權威的專業資料以及相關法規等各項知識，拓寬了設計人員的行業視角和知識面，在日常實施項目的過程中能起到很好的幫助、指導作用，有效地促進了企業生產力的發展。將市政設計文件形成電子文檔歸檔，并連入網絡，設定權限分類，提供給各級技術人員查詢或利用，使許多繁雜的重復性勞動得到簡化。廣大管理人員和科技人員就能集中精力努力掌握核心和關鍵技術，全面增強企業自主創新能力，增強科技成果轉化能力，最終提高企業競爭能力。
二、技術與管理并行，推動企業檔案信息化建設
1.企業檔案是管理過程和科技活動的真實記錄，對企業自主創新和經營發展具有重要作用。企業檔案部門結合企業的管理難點，市政設計與科研重點，及時編研適用、可靠的管理與科技信息，觸發管理人員、科技人員的創新靈感，為企業的發展提供有效的服務。信息化已經成為企業現代化的重要標志和企業生存、發展的重要保障。信息化對傳統的檔案工作理論、技術、方法帶來嚴峻挑戰。企業檔案管理要借助信息技術實現文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化和文件管理動態化。
2.企業檔案信息化建設的難點在于企業信息系統及文件數據的復雜多樣，需要分門別類建立電子文件形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定制度，以及安全管理與責任追究等規章制度，并將其納入到企業信息化的相應環節之中。電子文件和電子檔案管理相對于紙質文件管理來說是全新的模式，要加強對電子檔案管理的政策、技術、方法、標準的學習和開發研究，建立適應企業信息化發展要求的企業檔案管理模式。
三、推進企業檔案信息化建設中的幾點建議
1.明確企業檔案信息化建設的目標
檔案信息化建設的目標在于提高檔案信息為企業各項建設服務的能力。建設以數字信息化、網絡化和信息共享為主要內容的數字檔案館，加快基礎信息數據庫建設，引進先進的檔案管理模式，并結合企業的發展,企業檔案管理的需要，不斷充實、不斷完善；構建文書檔案管理信息系統、科技檔案管理信息系統和科技資料管理信息系統；建立企業檔案信息共享的安全保密機制；引進和開發必要的數據庫，以滿足企業市政設計人員的研發工作需要。
2.企業檔案信息化建設的任務和實現途徑
目前，企業檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業檔案信息化建設就是要改變這一狀況,使海量紙質檔案變革為膠片化、數字化檔案，將傳統檔案館變革為數字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展，通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數字檔案進行集中統一管理。
隨著企業電子辦公管理系統的發展，CAD圖紙歸檔的規范將形成越來越多的電子文件。電子文件歸檔與電子檔案管理流程顯得更加重要，加強電子檔案的管理和利用已成為企業檔案工作不可或缺的重要環節。只有把紙質載體、模擬信號的檔案轉化為電子形態的數字化檔案，才能有利于檔案信息的快速檢索、網絡流動、實時服務。此外，還需加強檔案信息的網絡安全保護工作。
3.檔案信息建設中應注意的問題
一是建設跨企業的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數字化和現代文件歸檔的電子化，建設企業電子文件中心；三是積極探索實現檔案信息化建設和企業政務建設有效銜接的途徑，使檔案信息資源與企業公共信息平臺的信息實現對接。
目前，企業檔案數字化建設存在的普遍問題，也是電子檔案管理的難處。一方面，現有檔案工作人員要積極學習先進的信息科學技術，努力使自己成為復合型人才；另一方面，企業檔案部門也要加強人才結構的調整，有計劃地引進計算機專業人才，加快實現計算機技術與檔案專業技術的融合。
綜上所述，企業檔案信息化建設促進了文件管理，檔案管理模式的規范，文件、檔案的規范管理等，在一定程度上提高了管理效率，對企業管理高效運行有不同程度的促進作用。同時企業檔案信息化建設也帶來了觀念更新，形象轉變，使檔案工作的內容更加豐富，技術含量極大提高，檔案工作重心也轉移到與信息化相關的工作上。這些深刻變化，必將對今后檔案工作和企業的發展產生深遠影響。
[1]于明佳.電力設計企業實施檔案實施知識管理的探討[J].科技情報開發與經濟,2010,20(34):126-128.
眾所周知，檔案信息化管理不僅是提升企業服務意識的有效方式，亦是迎合市場發展趨勢的必然選擇。近年來，檔案部門加大了檔案管理信息化建設力度，試圖使檔案工作與社會發展同步。檔案管理部門則應以檔案信息化建設為契機，進一步加強基礎工作，改革創新檔案管理工作體制與運行機制，切實提升檔案管理工作服務保障能力和水平。
二、當前企業檔案管理信息化普遍存在的問題
1、企業對檔案管理信息化的意識比較淡薄
相對來說，企業檔案管理信息化耗費的資本較高，且系統建設極為復雜，稍有不慎，便會出現差錯。很多企業管理者并未給予檔案管理高度重視，認為這項工作可有可無，無法給企業帶來利潤，更愿意將資金投入到產品銷售、工程建設、制度改革以及設備引進等方面，然而，正是由于對檔案管理工作的疏忽，缺乏引進數字化設備及系統的資金支持，導致文件、數據的收集、歸檔、整理及處理現象十分混亂，無法實現資源共享。再者，因為企業管理者缺乏先進的管理觀念，并不重視專業教育及業務培訓等活動，因而，很多檔案管理工作者缺乏業務能力、服務意識，且管理水平較低，降低了檔案管理工作的水平及效率。
2、企業檔案管理信息載體形式多元化
在當前信息化的管理背景之下，紙質載體檔案已經被淘汰，電子檔案更利于資源共享，方便人們瀏覽、查閱信息?，F代化網絡計算機技術的有效利用，令企業在產品生產、研發以及工程規劃、施工等過程當中，形成圖像、聲音、圖形、視頻以及文字等多媒體信息，更好的反映三維仿真以及二維繪圖。常見的檔案信息載體包括：軟磁盤、磁帶、照相膠片以及紙質等，應將其放置于干燥、安全的地方，以免因為發生蟲害、自然老化及潮濕等原因導致內容的缺失，促使系統無法順利、穩定運行。
3、企業檔案管理信息化的標準化建設不夠完善
所謂的檔案信息管理標準化，從專業的角度上來看，是指企業在發展、壯大及管理過程中，必須依賴的市場要求、技術標準以及管理規范。作為推動社會進步、經濟進步的中藥機構，企業對數據處理的可靠性、及時性以及準確性均是以業務數據的準確及完整為前提條件的。然而，隨著管理力度的增強及運行模式的改革，當前的數據技術已經無法充分滿足企業檔案管理及可持續發展的需求，應在提高信息化意識的基礎上，完善基礎數據的錄入標準、采集標準、產品數據標準、自信共享標準、數據交換標準以及工作程序標準等等。從根本上保證檔案信息的及時性、規范性及準確性。
4、企業檔案信息系統的安全問題不容忽視
電子檔案數據及電子文件的安全性極為重要，是保證系統運行安全、可靠的關鍵性因素。而人為因素則是制約檔案管理發展、影響存儲載體的重點。企業可利用現代化技術手段間接調控、管理檔案管理工作者，以免出現錯誤操作或其他方面的失誤，促使系統無法正常、順利、安全運行。除此之外，若檔案管理者居心不良，剪裁、復制或擅自涂改檔案或文件當中的數據或信息，將會損害系統當中的檔案內容，運行主文件的丟失，也會導致系統無法正常運行，從而降低檔案管理的整體水平。
三、信息化時代中檔案管理信息化建設的對策
1、轉變傳統檔案管理的舊觀念，積極服務現代社會
首先，企業檔案管理工作者應摒棄過去一些陳舊、落后的觀念，面向現代社會，重視為社會服務，為人民服務，培養起勇于創新的理念，從而使信息化建設為檔案管理工作提供更多的便利，更好地服務于我國經濟社會的快速發展。其次，檔案管理部門要積極服務于社會，改正之前被動地為社會服務的錯誤理念。發現社會在檔案管理信息化建設方面的潛在需求，積極主動地為需要者提供快捷、方便的檔案信息服務。同時，還要加強各個檔案館之間的溝通，努力擴大本館的收藏量，積極對本館的優秀藏品進行宣傳。此外，對檔案管理部門來講，還有一點十分重要的就是對檔案信息的權限問題重新進行界定，合理擴大檔案的利用權限，從而使更多的用戶得到實惠。因為檔案本身就是一種很有效的信息資源，所以說檔案是信息的有效載體，如果沒有檔案也就沒有服務于客戶的資源。因此，在現代社會里，每個檔案管理部門都應該積極的推進檔案信息化進程的發展，堅持為社會服務，為人民服務。
2、突出檔案館的特色
人們對檔案質量的總體評價和認定主要依靠檔案館形象，同時也體現了檔案館整體的文化性。通常情況下，檔案館都應該有這些必不可少的方面：第一，檔案館要能夠為客戶提供充分、有用的第一手資料，這是檔案管理信息化建設中檔案館應具備的良好形象之一；第二，檔案館的工作人員必須做到愛崗敬業、待人熱情，提高工作效率，樹立良好的服務形象；第三，檔案管理人員要合理高效地運用信息化手段，輔助檔案管理工作的開展，擴大經營規模；第四，檔案管理工作人員要努力樹立正確的檔案管理價值觀，不斷提高自身的信息化水平，為檔案管理工作的信息化進程做出貢獻。
3、培養信息化管理人才，加快信息化進程
在當今的現代化社會里，檔案管理已經越來越依賴信息化了，然而要完全實現對檔案管理工作的信息化操作，信息化人才是主力。現在在我國的檔案管理領域，還需要大力加強對信息化人才隊伍的建設，因此必須組建起一支能適應快速發展的信息化要求的檔案管理團隊。在利用信息化管理檔案資料時，必然會對檔案管理工作者提出更多更新的新要求。一方面，在檔案管理工作中不可避免的會需要大量的信息化處理人員、檔案研究人員和信息的搜集與整合人員等；另一方面，由于信息技術的快速發展，檔案管理中的新問題、新挑戰不斷出現，因而對高素質、現代化的信息管理人員的要求也越來越多了。因為檔案管理信息化建設不可避免的要對檔案管理工作人員提出很多要求。此外，檔案管理部門還要對本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術技能知識的普及與培訓，使他們很好的去適應檔案管理工作的要求；此外，還要注重引進一些全面發展的高素質人才，不斷為人才隊伍注入新的活力，鼓勵公平競爭，適應信息化建設的發展要求，更好的與社會同行進行競爭與交流。要實現這一點，就必須優待高素質的檔案管理人才。
1 企業檔案信息化建設的意義
1.1 企業檔案屬于企業重要信息資源
企業檔案是企業各類重要信息資源所構成，檔案信息化建設可謂是企業信息化建設方面的關鍵，更是企業檔案管理創新的主要基礎。企業要運用針對性策略，增加投資及投入，保障企業檔案信息資源完整性及安全性，從而促進信息資源開發，充分提升企業檔案管理現代化建設水平。企業檔案機構應有效落實計算機系統和數字設備建設，從而形成電子文件各類數據的收集及歸檔和存儲，從而服務于最終的管理工作，有效落實已有紙質及照片和聲像等方面數字化處理工作，提供更為可靠的信息網絡化服務。
1.2 企業檔案信息化建設是企業信息化工程的關鍵
企業檔案信息化建設可以說是企業信息化工程的關鍵，直接影響著企業的發展水平。眾多且繁雜的企業檔案信息，為了提升管理水平及服務質量則加快信息化建設是勢在必行，從而降低檔案人員重復性工作及體力勞動，解放生產力且提升工作效率及效果，把企業檔案工作人員解放出來，推進企業檔案管理工作模式的轉型，從而積極發揮企業檔案信息資源價值，達到各類檔案信息資源共享。
1.3 企業檔案是企業基礎管理工作的關鍵
企業檔案關乎著企業基礎管理工作是否有序展開，這不僅僅是維護企業的利益及合法權益，加上真實的歷史面貌確證，也直接影響企業經濟提升及重要發展戰略的落實。統一完整的檔案能夠充分反映企業發展及技術和成果，加上生產效率及經營模式，也是一項不可或缺的有有效途徑。
2 企業檔案信息化建設目標及原則
企業檔案信息化建設最主要的目的則是促進及健全企業信息化，從而提升總體信息化建設水平及規劃和方案，企業檔案信息化建設更應該充分滿足企業信息化各方面要求，構建科學合理的文件歸檔及儲存于應用管理系統，并且有效解決循序漸進及總體提升之間所存在的關系，確保企業檔案信息化建設持續發展。
2.1 檔案信息化建設及企業信息化建設同步原則
企業檔案部門應持續強化及企業信息化建設主管機構之間的聯系，從而規整檔案信息化工作基本要求，將檔案管理系統納進企業信息化系統，從而呈現檔案管理系統及企業信息系統充分銜接。
2.2 技術及管理并重原則
用管理來有效統領信息技術，用信息技術推進各方面管理工作創新。企業檔案管理理念及方式和技術，加上手段等方面都應考慮到信息技術發展及新型科研成果，信息技術的運用應注重企業管理各方面要去及需求與企業信息化建設總體要求。
3 ERP電子文件在線歸檔技術下的企業檔案信息化建設
3.1 ERP系統
所謂的ERP系統是指將企業的物質資源和資金資源以及信息資源有機的集成為一體企業信息罐體系統，涵蓋了企業的財務，生產，計劃，項目管理等運營管理中的各個環節，具體包括了以下幾個方面的內容：第一，支持企業會計審計工作的重要會計憑證；第二，提供企業生產經營的基礎數據以及生產經營的各項統計數據；第三，實時的記錄企業的各項數據，為企業的科學決策提供依據。
通過ERP系統，企業可以實現對資金，貨物，人員和檔案信息資源等的自動化管理，近年來，我國的一些大型企業中廣泛采用ERP系統進行運營管理，由于企業的數據是企業的重要財富，因此ERP系統逐漸成為企業運營管理過程的神經中樞，使用ERP系統電子文件在線歸檔技術來進行企業檔案信息化建設具有重要的意義。
3.2 強化企業檔案信息化標準化及規范化建設
標準化及規范化是檔案信息化建設的關鍵基礎，是必要的條件，更是檔案信息化建設各方面保障。信息化條件下的計算機和網絡技術運用普及，并且各類新型計算機管理軟件不斷涌現，造成電子文件的格式多樣化。所以應保障信息化建設進程加快，電子文件及電子文檔使用也是非常關鍵，因此應重視強化相關標準及規范策略分析及探究。現如今國內的電子文件管理及檔案信息化建設過程中，編制了對應的標準及規范，這些相關標準的制定是電子文件及電子檔案管理整個系統的基礎。不夠企業務必要考慮具體情況，考慮企業信息技術使用及管理程序的再造，編制適應于企業的電子文件管理及電子檔案管理標準和規范，再加上各類實施細則。編制標準及規范時則應積極爭取獲得相關部門人員及各個業務部門與軟件開發人員的作用，以便提供良好的組織來確保標準和規范的建設，人員及技術方面的保證。
3.3 企業信息系統自動歸檔接口開發
應將信息系統及檔案系統無縫銜接作為主要目的，從而開發出適應的企業信息自動歸檔接口，持續充實檔案數字資源庫。企業檔案信息化建設的關鍵點就是企業信息系統和各類文件數據復雜多樣，現如今國內諸多企業信息化建設過程中，開始注重信息系統所產生的各類數據歸檔，將檔案信息化建設納進了企業總體信息化建設規劃及方案中，也開發了OA電子文件自動化歸檔接口及ERP電子文件在線歸檔接口和移動載體電子文件聯機歸檔接口，再加上聲像電子文件在線歸檔接口等都使得企業大約80%檔案進行自動化歸檔，為數字化檔案館提供大量數據資源，也是檔案信息化建設的物質性基礎。
3.4 檔案信息資源開發利用
現代化企業機制，均是以盈利為最終目的，國內企業承擔社會責任的同時則更需要履行經濟責任，企業各類管理活動均是應基于提升經濟效益為主要宗旨，檔案管理是企業基礎管理的關鍵，更不能背離該宗旨。檔案信息化建設應充分實現企業信息資源共享及服務企業各項發展，從而得到源動力，促進檔案信息化建設走向效益之路。企業應注重發揮檔案部門各類信息資源的集合優勢，把企業各個機構及信息系統形成檔案整合，成為企業原始且集中的數字信息資源庫，這也有效處理了信息孤島情況。建設集中數字檔案資源庫，應重視檔案信息資源開發利用，將知識管理作為主要指導，從而實現檔案利用從信息型轉化為知識型，更好的挖掘及發揮檔案價值。
3.5 企業檔案信息化建設安全防護管理體系
企業檔案信息化建設的關鍵要素則就是安全問題，企業檔案信息化建設過程中應注重和強化檔案安全管理，解決檔案信息資源開發及保護。檔案信息安全通常是指檔案管理系統軟硬件安全。檔案信息化建設安全管理應采用整套嚴格的管理機制進行確保，并具備相關的技術策略施以自動控制。按照國家檔案管理規定及企業內部控制制度，確定嚴格的接收檔案密級和施以動態調節，進行定期檔案鑒定。堅持紙質及電子版檔案雙套管理，并且強化檔案信息管理軟件安全防護策略，加大安全經費投入。
［關鍵詞］ 檔案管理； 企業管理； 信息化； 管理效率
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 071
［中圖分類號］ G271 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0114- 02
檔案管理信息化工作，要求管理者不斷挖掘信息化管理的途徑，充分利用各項信息資源，積極開發管理程序，從而適應信息時代的要求，增加檔案的效益意識，為社會的經濟建設服務。檔案管理信息化在減輕員工勞動強度的同時，可以提高工作效率，通過計算機快速高效地處理檔案資料，同時在查詢和統計等方面也有其獨特的優勢。
1 現代企業檔案管理信息化的優勢
（1） 方便檢索工作。信息技術發展日新月異，對于數據的處理能力不斷提高，企業的各種檔案都是企業最重要的資料，將信息技術融入檔案管理工作中有助于各項檢索工作的展開，同時利用計算機檢索信息的查全率和查準率較高，減輕管理者的勞動強度，為企業贏得市場競爭優勢。
（2） 方便保密工作。一直以來檔案資料都是企業最重要的信息，企業檔案資料一旦泄露將嚴重損害企業的利益。信息化的檔案管理工作更有利于企業檔案資料的保密工作。封閉式的局域網絡可有效防止信息泄露，同時可以運用多重加密操作提高檔案資料的保密性。無紙化的信息錄入，可以隨時檢查信息是否缺失，相對于過去的紙質保存，其保密工作更加便捷。微機管理企業的檔案資料，可以輕松控制查看資料的人員，通過加密的方式，可以避免資料遭竊取或外泄。
（3） 減輕工作人員勞動強度。檔案管理信息化減輕了管理人員的勞動強度，無論是檔案的建立還是檔案的調取過程都比以往簡單得多。運用先進的檔案管理系統，計算機可以對載入的檔案信息進行分類，而調取查閱時也只需通過選擇相應的信息類別即可實現，從而使管理人員的勞動強度減輕，企業所需要的檔案管理人員數量減少，一名優秀的檔案管理人員可以熟練地掌握檔案信息存儲、調取、查閱和統計等各項工作。
2 現代企業檔案管理的信息化建設
（1） 提高檔案管理工作人員的素質。人才是企業的核心，檔案管理人員的職業素養決定了企業檔案管理工作能否高效完成，因而在現代企業檔案管理的信息化建設過程中，一定要提高檔案管理人員的素質，增強管理者的業務能力，定期組織相應管理設備的培訓，加強業務學習，重視人才的培養與發展，提高檔案管理者的專業技能。由于檔案資料的錄入微機化，因而我們需要培養管理者新的檔案管理觀念，隨時查缺補漏，提高檔案管理水平，及時進行歸檔工作，學會各種信息檢索方法，方便日常的檔案管理工作。
（2） 完善檔案管理工作的基礎設施?；A設施是檔案管理工作的硬件，也是施行企業檔案管理信息化的基本條件，只有完善基礎設施建設，才能真正深化檔案管理的信息化改革。在實踐中，企業需要為檔案管理部門配備現代化的檔案管理系統，真正用科技武裝自己，提高管理者的操作能力。隨著檔案信息管理軟件性能的不斷提高，對于計算機硬件也有了一定的要求，企業需要對網絡服務器、計算機、錄入設備、輸出設備等硬件做好調查，為檔案管理工作者配置較好的硬件設施。
（3） 提高檔案管理工作的經費投入。信息化不應僅僅停留于檔案管理培訓中，更需要企業經費的支持。因而為了保證檔案管理信息化改革的徹底性，提高檔案管理工作的經費投入是必要的。由于現代化電子設備的費用較高，而電子設備需要進行定期檢修以及日常維護工作，因而企業應對檔案管理部門有一定的經費投入，積極更新設備，從而保證企業檔案管理信息化的順利進行。
3 現代企業檔案管理的未來展望
（1） 建立專家咨詢系統。隨著計算機技術的不斷發展，未來的現代企業檔案管理工作將趨于復雜，而檔案管理系統的功能也會更加豐富，因此，建立專家咨詢系統，對于檔案管理過程中出現的問題進行專門的解答成為未來企業檔案管理工作的管理趨勢。專家可以幫助企業選擇與其實際情況相適應的管理軟件，革新管理方法，從而提高管理效率，降低管理成本。
（2） 資源共享的實現。資源共享是世界發展的潮流，而在企業檔案管理的過程中，更輕松地獲得企業的檔案資料成為檔案管理的一個目標，防止檔案資料的泄露的同時保證需要范圍內的檔案資料共享，成為企業檔案管理工作面臨的挑戰，相信檔案信息化管理工作定會通過完善操作系統實現安全范圍內的資源共享。
（3） 服務方式的革新。企業檔案信息的管理工作也是企業的社會服務內容之一，在未來的檔案管理過程中深層開發成為服務革新的方向，如何更好地歸納總結企業的各項成果，如何配合企業戰略目標，如何幫助企業發展，都是檔案管理工作所要解決的重要問題。檔案管理工作是企業發展的基礎性工作，只有檔案管理的信息化建設不斷創新，才能向企業乃至社會提供更多更有價值的信息。
總之，科學技術的迅猛發展為整個社會帶來了全新的氣息，現代企業檔案管理工作也面臨著革新，將現代信息技術融入企業的檔案管理工作中，不僅僅可以提高檔案管理工作的效率，同時也可以極大地簡化檔案管理工作內容，提高檔案資料的保密性。企業的快速發展也迫切需要實現檔案管理工作信息化，然而要實現現代企業檔案管理工作的信息化，應當從提高檔案管理工作人員的素質、完善檔案管理的基礎設施以及重視經費投入三方面出發，不斷完善企業檔案管理工作的信息化建設，使其滿足市場經濟的要求，為社會服務。
主要參考文獻
［1］ 許媚． 學校檔案管理信息化建設的思考［J］． 廣東檔案， 2010（6） ．
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所謂企業科技檔案信息化建設，就是指借助計算機、網絡和信息技術手段，運用信息化管理理念，對企業科技信息資源進行數字化處理、信息化管理和網絡化開發利用。可見，企業科技檔案信息化建設的內容主要包括：一是傳統檔案的數字化處理，即通過掃描、數字化轉換等，將以紙質、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統檔案，轉換成以計算機存儲設備保存的數字化檔案復制件；二是將在計算機等電子設備（包括數碼照像機、攝像機、錄音機等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經過歸檔形成可以數字化形態保管利用的電子檔案；三是數據庫建設，即根據企業科技檔案的專業性、多樣性和成套性等特點，建立不同專業、不同種類、不同用途的科技檔案信息數據庫；四是計算機網絡管理平臺建設，包括網絡化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網絡檢索、傳輸、利用；五是標準化建設，即制定和實施統一的技術標準、業務標準和管理規范，實現檔案管理的計算機網絡系統的有機銜接和科技檔案信息資源的交互共享。
二、企業科技檔案信息化建設面臨的主要問題
隨著我國檔案信息化建設的全面開展，企業、尤其是大型集團企業的檔案信息化建設相繼步入實踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設的逐步推進，一些制約企業科技檔案信息化建設順利發展的問題也逐漸顯現。
1．檔案分類整理基礎薄弱
由于大型企業或企業集團的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業性強、保管分散，加之現有的企業檔案分類規則定性不當、部分二級類目設置欠科學等，給企業科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導致企業普遍存在科技檔案分類整理基礎薄弱等問題。例如，目前企業檔案的分類整理多執行的是1991年7月4日的《工業企業檔案分類試行規則》[1]和2008年制定的國標《科學技術檔案案卷構成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設的發展，現行的分類和整理規則已不適應檔案信息化管理的需要，亟待進行修訂和完善。
2．缺乏統一的標準和規范
企業科技檔案專業性強、形式多樣、規格不一，且具有成套性等特點，其管理和數字化處理的業務標準和規范要求應與企業文書檔案有所區別。由于我國的科技檔案信息化建設總體上還處于起步探索階段，缺乏統一的技術標準和業務規范[3]，不同企業、不同專業、甚至同一行業內各企業的科技檔案信息管理系統異構，數據接口的通用性、兼容性差，不僅導致“信息孤島”現象的普遍存在，嚴重制約著科技檔案利用效率的提升，同時也加大了企業科技檔案管理系統建設和維護的成本。
3．檔案信息資源整合不力
據有關調查顯示，目前的企業檔案信息資源總體上處于分散管理狀態，尤其是企業科技檔案信息資源建設方面，企業與企業之間、行業與行業之間、地區與地區之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業科技檔案信息資源處于分散管理狀態，游離于信息化管理系統之外，嚴重制約著企業科技檔案信息資源的整合和有效開發利用，直接影響到企業科技檔案信息化建設的成效。
4．信息化建設人才極度匱乏
企業科技檔案信息化建設有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計算機網絡技術、具有信息化管理系統的研發能力，又精通檔案業務、通曉本企業科研生產常識的復合型專業技術人才。而目前的現狀是，企業檔案人員不具備信息化管理系統的研發能力，聘請的計算機網絡技術人員又不熟悉科技檔案動態管理的系統需求，加之通用的技術標準和規范并不完全適用于企業科技檔案信息化建設的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質、復合型人才匱乏已成為制約企業科技檔案信息化建設發展的瓶頸。
三、推進企業科技檔案信息化建設的措施
針對上述面臨的問題，筆者認為應從以下幾個方面采取措施，進一步推動企業科技檔案信息化建設的發展。
1．加快信息化標準體系建設
信息化標準體系建設不僅是社會信息化科學可持續發展的重要支撐，也是檔案信息化建設必不可少的重要保障。為此，國家有關部門應加強信息化標準體系建設。一是在現有的信息化標準規范基礎上，加快制定、修訂和完善有關信息化建設的標準、規范，加強信息化建設的通用標準體系建設。二是國家檔案行政管理部門應會同國家工信、科技、標準管理部門盡快研究制定、修訂有關檔案信息化建設的各種標準、規范，為檔案信息化建設保駕護航；三是各行各業行政管理部門，應根據本行業科技檔案的特點，研究制定各類企事業單位科技檔案信息化建設的專業標準、規范，使各行各業的檔案信息化建設更加有規可依。
2．加強企業科技檔案管理基礎工作
企業應根據本單位科技檔案的構成特點，加強科技檔案的基礎管理工作，使科技檔案管理分類科學、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應遵循企業科技檔案形成的特點和規律，注重科技檔案成套性、動態性保管及企業CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅實基礎。
3．整合信息資源進行科技檔案數據庫建設
數據庫建設是實現檔案信息化管理的基礎工作。大型企業或企業集團應根據所屬部門多、二級單位多和科技檔案專業性強的特點，針對科技檔案實體管理分散的狀況，系統地分類整合企業檔案信息資源，加強各專業、各項目相關的科技檔案數據庫建設，為企業科技檔案信息化建設筑牢基礎。
4．注重研發企業科技檔案信息化管理系統
適用的檔案信息化管理系統是企業科技檔案信息化建設取得實際成效的根本保障。盡管目前各種企業檔案管理系統軟件充斥市場，但一些大型企業卻很難找到完全適用于本企業科技檔案信息化建設特殊需求的軟件產品。為此，大型企業集團應在企業信息化建設過程中，注重研發能突出本企業特殊需求、具有個性化功能的科技檔案信息化管理系統。由于企業檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發的能力，因此，大型企業有必要憑借自己的實力，與一些知名的軟件開發和信息化管理系統研發服務公司合作，借助社會上的專業技術力量，相互合作、自主創新，共同研發、構建能滿足本企業信息化建設特殊需求的科技檔案信息化管理系統。
對檔案信息化建設缺乏相應的規劃，沒有明確信息化建設的目的，在制度、資金、人員等方面沒有做出合理的安排，相關的投入不足。另外，缺乏健全完善的管理制度，管理措施不到位，管理人員的水平較低，影響檔案信息化建設。
2.企業檔案信息化建設的策略
2.1認識信息化建設意義。企業的相關領導應該轉變思想觀念，充分認識檔案的重要地位，認識加強檔案信息化建設的重要意義。在進行管理和決策的時候，離不開檔案的參考作用。因此，企業必須重視在這方面加大資金投入，推進檔案數字化建設進程，完善管理制度，加強信息服務網絡建設，更好的提高檔案信息化建設水平。
2.2健全相關的規章制度。通過完善規章制度，更好的規范和約束電子檔案管理各項工作，防止出現混亂的局面。企業需要考慮自身實際情況，制定規章制度，包括電子檔案搜集制度、集中管理制度、歸檔制度、查詢和借閱制度，更好的約束和規范各項工作。建立工作人員的日常管理行為規范，建立責任制，明確各工作人員在檔案信息化建設和管理的職責，完善工作人員考核制度，確保他們認真履行自己的職責，促進管理水平的提高。
2.3重視信息資源的開發。檔案信息化建設應該與企業經濟信息需求、企業技術發展相協調，促進信息資源不斷完善，為企業做出更大的貢獻。在開發信息資源的時候，要重視檔案信息的安全問題，采取相應的技術措施，例如，加密措施、防火墻技術、信息識別技術等，實現對檔案信息資源的保護，避免資料丟失，為企業更好的發揮作用。
2.4加強信息化基礎工作。基礎性工作也是不可忽視的，做好這些工作有利于推動信息化建設的順利進行。具體內容包括加強網絡信息服務平臺建設，完善數據庫建設，將檔案信息化建設與辦公自動化連接起來，加強管理和維護人員隊伍建設，為提高檔案信息化建設水平提供保障。
2.5規范信息化建設標準。完善法律法規，健全規范標準，促進管理水平的提高。目前這些建設標準存在不完善的情況，應該采取相應的完善措施，健全標準規范和檔案工作制度，對電子檔案的格式、標準、存儲、管理、借閱等進行明確規定，確保檔案使用的各個環節都有章可循，同時也有利于按照統一規范標準進行歸檔，提高檔案信息化建設水平。
2.6重視專業人才的培養。企業應該加強專業人才隊伍建設，為檔案信息化建設提供人才支持。一方面，企業需要引進高素質的人才，充實檔案部門工作隊伍，在檔案信息化建設趨勢下，工作人員不僅要掌握檔案管理的專業技能，還需要掌握計算機軟件技術、硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術等，具備數字化檔案管理的專業技能。另一方面，企業需要加強對檔案工作人員的培訓，讓他們熟練的掌握專業技能和專業知識，加強實踐鍛煉，促進實踐工作經驗的提高。工作人員自身也要加強學習，增長自己的綜合技能，具備良好的職業道德素質，促進自身工作水平的提高，更好的處理和應對企業檔案信息化建設的各項工作。
3.結束語
