時(shí)間：2023-08-29 16:43:39
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、積極探索與構(gòu)建二級(jí)學(xué)院檔案管理模式
隨著二級(jí)學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院形成的檔案材料越來越多，學(xué)校檔案館沒有能力也不可能事無巨細(xì)，將二級(jí)學(xué)院各類檔案都盡數(shù)收集進(jìn)館，那么，二級(jí)學(xué)院的檔案管理應(yīng)該采用什么樣的模式進(jìn)行管理合適呢？自20世紀(jì)90年代以來，國(guó)內(nèi)一些規(guī)模較大的高校開始了在其所屬的二級(jí)學(xué)院設(shè)立檔案資料室的探索。尤其國(guó)家開展教育教學(xué)評(píng)估工作以來，建立二級(jí)學(xué)院檔案資料室顯得更加的迫切。近年來，學(xué)校檔案館常常接到二級(jí)學(xué)院有關(guān)檔案管理的相關(guān)咨詢，在日常的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)中我們也加大了二級(jí)學(xué)院檔案管理內(nèi)容的指導(dǎo)。在調(diào)研學(xué)習(xí)與實(shí)踐的基礎(chǔ)上，我們認(rèn)為目前在同屬于985和211類型的高校推行二級(jí)學(xué)院建立檔案資料室的模式是當(dāng)前高校檔案事業(yè)自身完善發(fā)展的一種好舉措。其優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在：第一，可以把學(xué)院系成立以來散存在各個(gè)辦公室的具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行系統(tǒng)整理和集中存放管理，既解除了辦公室人員對(duì)室內(nèi)大量積存資料清理中存毀矛盾的糾結(jié)，辦公室敞亮了，資料也有序便查；第二，有利于督促二級(jí)學(xué)院每年定期進(jìn)行上一年度文件資料的整理歸檔，避免了資料的亂放與丟失等現(xiàn)象，養(yǎng)成良好的資料積累與整理歸檔的習(xí)慣；第三，目前高校普通都是多校區(qū)辦學(xué)，學(xué)校檔案館不一定與學(xué)院在同一校區(qū)，即使在同一校區(qū)也不如就在同一單位內(nèi)利用方便，況且學(xué)院自存的檔案更多的是為本學(xué)院工作服務(wù)，建立學(xué)院檔案資料室集中存放本學(xué)院檔案既方便了本學(xué)院師生的就近利用，也方便學(xué)院日常工作的查考利用，可以達(dá)到節(jié)約工作成本提高工作效率的目的?？傊?，科學(xué)地設(shè)計(jì)二級(jí)學(xué)院檔案管理架構(gòu)，協(xié)調(diào)處理好校、院二個(gè)層級(jí)檔案管理的關(guān)系，在歸檔重點(diǎn)、管理辦法等方面加以規(guī)范、整章建制，積極創(chuàng)新二級(jí)學(xué)院檔案管理模式是實(shí)現(xiàn)高校二級(jí)學(xué)院系檔案管理科學(xué)發(fā)展的必然之路。
二、以檔案規(guī)章制度建設(shè)為抓手促進(jìn)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范化
制度化是一個(gè)單位工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的前提，建立健全二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度是保障二級(jí)學(xué)院系檔案管理規(guī)范化的核心。在檔案工作隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)比較完善的高校，每一個(gè)二級(jí)學(xué)院通常會(huì)有一位檔案工作負(fù)責(zé)人，一般由學(xué)院的行政副院長(zhǎng)或黨支部書記兼任，有一位兼職檔案員，通常由學(xué)院辦公室主任或行政秘書兼任。在上述檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員的崗位職責(zé)中大多只是簡(jiǎn)單地言明負(fù)責(zé)學(xué)院檔案工作，通常連當(dāng)事人自己都不太清楚究竟具體應(yīng)該做些什么工作？學(xué)校每年對(duì)每位職工進(jìn)行工作考核時(shí)也往往沒有將其兼任的檔案工作職責(zé)列入考核的范疇，學(xué)院檔案工作長(zhǎng)期以來形同虛設(shè)，各學(xué)院檔案管理各行其是。經(jīng)過實(shí)踐與學(xué)習(xí)，我們認(rèn)為要做好二級(jí)學(xué)院的檔案工作，首先應(yīng)該抓檔案制度建設(shè)，建立健全二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度，使院系檔案管理工作有章可循、有法可依，這是保障二級(jí)學(xué)院檔案科學(xué)管理的重要條件。二級(jí)學(xué)院檔案既要有國(guó)家檔案局和高校檔案館要求的規(guī)范性，又要突出本學(xué)院的特色，從而為形成和提煉本校的辦學(xué)特色提供堅(jiān)實(shí)的支撐。具體來說，二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度主要包括：二級(jí)學(xué)院檔案管理辦法、二級(jí)學(xué)院檔案分類方案、二級(jí)學(xué)院檔案歸檔范圍與保管期限表、學(xué)院檔案室管理規(guī)定、專兼職檔案員的檔案職責(zé)等。制定二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度時(shí)要避免簡(jiǎn)單地照搬高校檔案館的相關(guān)規(guī)章制度，要在遵守《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等國(guó)家及地方檔案管理相關(guān)法規(guī)制度的前提下，結(jié)合本學(xué)院的工作實(shí)際做具體的補(bǔ)充、細(xì)化和完善工作，擬定出適合本學(xué)院實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度。
三、創(chuàng)新與拓展二級(jí)學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究
高校二級(jí)學(xué)院兼職檔案員的專業(yè)背景往往多元化且素質(zhì)參差不齊，大多數(shù)沒有接受過正規(guī)的檔案管理專業(yè)訓(xùn)練，對(duì)檔案及檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不一。針對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案管理人員普遍非專職化、專業(yè)化特點(diǎn)，結(jié)合二級(jí)學(xué)院行政、黨務(wù)、教學(xué)和科研工作的特點(diǎn)，并考慮各崗位人員的職責(zé)與工作規(guī)律，創(chuàng)新與拓展二級(jí)學(xué)院檔案管理培訓(xùn)研究是保障二級(jí)學(xué)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。毋庸置疑兼職檔案員的知識(shí)、能力和素質(zhì)等直接關(guān)系到二級(jí)學(xué)院檔案管理的質(zhì)量和管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而各崗位工作人員檔案工作技能的好壞直接影響到兼職檔案員檔案整理的工作量。因?yàn)槎?jí)學(xué)院的檔案通常是由兼職檔案員直接接收各崗位工作人員整理與移交的本崗位形成的文件材料經(jīng)有序整理匯集而成，因此對(duì)二級(jí)學(xué)院工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)時(shí)，第一，要拓展培訓(xùn)對(duì)象，最好二級(jí)學(xué)院系各個(gè)崗位的工作人員都能參加培訓(xùn)，甚至在學(xué)院進(jìn)行幫忙的學(xué)生助理也應(yīng)該納入培訓(xùn)的范疇；第二，在培訓(xùn)內(nèi)容方面除了使其掌握檔案管理的一般知識(shí)外，更重要的是提高其對(duì)院系檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，改變大家普遍對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足甚至集體無意識(shí)狀態(tài)，讓全體師生員工意識(shí)到，自己就是學(xué)校檔案的形成者之一。一個(gè)時(shí)代一個(gè)學(xué)院教師學(xué)生在教與學(xué)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)中形成的集體記憶，反映在日常工作中的一份份文件、一張張照片、一個(gè)個(gè)科研項(xiàng)目和基建項(xiàng)目等檔案上，這些檔案承載著這個(gè)時(shí)代這個(gè)學(xué)院發(fā)展面貌的真實(shí)記錄，是傳承與熔鑄學(xué)校精神的重要信息源；第三，定期組織二級(jí)學(xué)院兼職檔案員及其他工作人員到學(xué)校檔案館或省市檔案館參觀學(xué)習(xí)，開闊其視野，更新、補(bǔ)充和拓寬其知識(shí)結(jié)構(gòu)；第四，學(xué)校檔案館應(yīng)加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院檔案培訓(xùn)模式、培訓(xùn)內(nèi)容、人員組織等內(nèi)容的創(chuàng)新性研究，形成卓有成效的培訓(xùn)方式及規(guī)范的培訓(xùn)教程；第五，探索制定有效的績(jī)效政策，例如將完成檔案工作的情況與單位年度考核掛鉤，有效地激勵(lì)兼任檔案人員開展檔案工作的積極性。
四、充分利用現(xiàn)代信息手段實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院檔案數(shù)字化管理
信息技術(shù)日趨成熟與辦公網(wǎng)絡(luò)化的普及，檔案信息化成為高校二級(jí)學(xué)院檔案管理的必然趨勢(shì)。在高校校園數(shù)字化建設(shè)的大環(huán)境下，第一，應(yīng)進(jìn)一步深化學(xué)校OA管理系統(tǒng)建設(shè)與開發(fā)，實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院文件檔案的一體化管理；第二，著力推進(jìn)二級(jí)學(xué)院主頁(yè)各項(xiàng)信息的采集和學(xué)院辦公自動(dòng)化信息的及時(shí)、完整歸檔；第三，建議并引進(jìn)合適二級(jí)學(xué)院實(shí)際的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)院檔案信息進(jìn)行集中管理；第四，將二級(jí)學(xué)院檔案信息的貯存、檢索和傳遞工作搭建到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，并針對(duì)不同用戶授予不同的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，從而全面實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院檔案的數(shù)字化管理。在構(gòu)建和完善現(xiàn)代大學(xué)制度的過程中，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院檔案管理工作是提升與拓展高校檔案管理整體水平的途徑，也是強(qiáng)化高校內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要舉措。順應(yīng)高校發(fā)展的形勢(shì)，積極探討高校檔案管理中出現(xiàn)的新情況、新問題是高校檔案部門也是當(dāng)前檔案界一項(xiàng)亟待加強(qiáng)研究的領(lǐng)域，應(yīng)該引起高校領(lǐng)導(dǎo)足夠的關(guān)注與重視。
作者：許存芝 單位：中山大學(xué)檔案館
【關(guān)鍵詞】高校合并;檔案管理;信息化
一、高校合并后檔案管理中存在的問題
（一）檔案重組、管理重新理順、管理機(jī)制健全是合并高校檔案工作中亟待解決的問題。
①院校合并后首先檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后多個(gè)全宗。合并后的檔案管理體制、管理方法、類目設(shè)置、分類方法、檔號(hào)編排等均差異很大，檢索手段和檢索工具優(yōu)劣迥異。有的校區(qū)實(shí)行檔案集中管理，有的是分散管理，有的采用計(jì)算機(jī)檢索，有的是簡(jiǎn)單的手工檢索。 ②合并高校檔案管理機(jī)制不健全。受物理?xiàng)l件所限，合并高校大多不能得到實(shí)質(zhì)性融合，實(shí)行分校區(qū)辦公，比較分散。有的校區(qū)設(shè)有綜合檔案室，制定過相應(yīng)的規(guī)章制度，有的只有簡(jiǎn)單的資料室而已，甚至校區(qū)檔案工作由其它部門人員代管，檔案管理規(guī)章制度也無從談及。
（二）檔案的集中統(tǒng)一管理成為一大難題
①分散辦公是檔案難以集中統(tǒng)一管理的主要原因之一。實(shí)行分校區(qū)管理模式，為了方便繼續(xù)在各校區(qū)辦學(xué)、辦公單位利用，仍將檔案存放在原校區(qū)，因此檔案的集中統(tǒng)一管理，無疑受到極大影響。②各組成院校合并前案卷質(zhì)量良莠不齊，制約著檔案的集中統(tǒng)一管理。有的院校嚴(yán)格按照高校檔案管理規(guī)定、檔案分類法、檔案立卷辦法進(jìn)行檔案材料的收集、鑒定、立卷。而有的院校則內(nèi)容雜亂，材料短缺，立卷不規(guī)范。
（三）檔案管理方法、管理水平和人員素質(zhì)存在一定差異。高校合并后各部門人事關(guān)系調(diào)整，原有的檔案從業(yè)人員大量流失，一些缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的人員充實(shí)到檔案工作崗位，其自身不具備較高的專業(yè)理論修養(yǎng)和嫻熟的業(yè)務(wù)技能，不能馬上投入到檔案工作中去，特別是在檔案信息化、數(shù)字化管理的背景下，難以勝任，諸多因素都成為合并高校檔案管理實(shí)質(zhì)性融合的障礙。
二、合并高校加快檔案管理工作的措施
為了使高校檔案更好的發(fā)揮作用，為學(xué)校發(fā)展提供有利參考，盡快解決存在問題刻不容緩。
（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作
①?gòu)?qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員的檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校工作的議事日程，成立以校長(zhǎng)牽頭、主管副校長(zhǎng)負(fù)責(zé)，檔案責(zé)任部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)技術(shù)人員為成員的校檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，作為學(xué)校檔案工作的最高行政機(jī)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)全校檔案工作。②健全和完善檔案管理制度，依據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以及有關(guān)檔案管理?xiàng)l例、辦法等，制定一套科學(xué)、完善的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理者在工作中有法可依，有章可循，依法治檔。③按照《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》有關(guān)規(guī)定，按照檔案自動(dòng)化、科學(xué)化要求，結(jié)合本校的實(shí)際情況創(chuàng)建科學(xué)的管理模式，制訂統(tǒng)一的檔案管理辦法、管理手段、分類方法等，對(duì)合并前的檔案進(jìn)行重組，進(jìn)一步達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化。
（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員綜合素質(zhì)和管理水平
①首先，要建設(shè)一支具有政治道德修養(yǎng)，忠誠(chéng)檔案事業(yè)，在專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理的專職檔案隊(duì)伍。②提高專職檔案工作人員的綜合素質(zhì)。第一，要對(duì)檔案工作有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，嚴(yán)守安全保密制度，業(yè)務(wù)上精益求精，工作上兢兢業(yè)業(yè)。第二，要通過各種渠道，采用各種形式，創(chuàng)造各種條件，為檔案管理者提供學(xué)習(xí)和繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)。第三，加強(qiáng)能力素質(zhì)培養(yǎng)。高校檔案部門要有計(jì)劃的組織和引導(dǎo)檔案管理人員熟練使用現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，真正成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。
（三）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代信息建設(shè)。
一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的重要性
人事檔案管理是我國(guó)人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學(xué)生檔案是真實(shí)記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是社會(huì)用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會(huì)對(duì)于檔案管理重要性的不斷增強(qiáng)，高校必須重視并及時(shí)處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國(guó)家相關(guān)人事管理制度進(jìn)行規(guī)范化轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時(shí)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學(xué)報(bào)到時(shí)間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作，是我國(guó)人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要保障，具有十分重要的作用。
二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的主要問題
（一）高校管理人員對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視
目前，我國(guó)高校管理人員將主要時(shí)間和精力放在對(duì)學(xué)生的教學(xué)管理上，而對(duì)于大學(xué)生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對(duì)于高校檔案管理工作的最后一個(gè)流程，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作更加不重視。與此同時(shí)，高校學(xué)生檔案管理工作人員本身對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的意識(shí)較為淡泊，錯(cuò)誤地將其作為一項(xiàng)輔工作，認(rèn)為只要在學(xué)生畢業(yè)之后將其檔案轉(zhuǎn)遞出去就和自己沒有任何關(guān)系了。
（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯(cuò)誤
在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中，大部分學(xué)校都會(huì)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。由于許多高?；鶎訂挝徊]有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，一般都是由輔導(dǎo)員和部分學(xué)生負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時(shí)間倉(cāng)促，從而使得許多學(xué)生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯(cuò)放、錯(cuò)寄的現(xiàn)象。同時(shí)，許多學(xué)校違反相關(guān)管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進(jìn)而影響了檔案材料的保密性、嚴(yán)肅性和真實(shí)性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學(xué)校的檔案轉(zhuǎn)遞單位和地址不蜃既罰使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。
（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便
由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作都是集中在一個(gè)時(shí)間段轉(zhuǎn)寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進(jìn)而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時(shí)，由于畢業(yè)生檔案查詢時(shí)間相對(duì)集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務(wù)效果一時(shí)難以完全滿足社會(huì)公眾的需求。
（四）高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢管理手段相對(duì)落后
目前，許多高校在進(jìn)行畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和檔案查詢時(shí)仍然使用原始的手工操作方式，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且容易出錯(cuò)，尤其是一旦碰到畢業(yè)時(shí)間較久的同學(xué)回來查找檔案材料時(shí)更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財(cái)力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應(yīng)該說，計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。
三、新形勢(shì)下完善高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略
（一）不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案意識(shí)的宣傳力度
為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，學(xué)校應(yīng)該重視并不斷加強(qiáng)檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學(xué)校應(yīng)該通過講座、班會(huì)、印發(fā)手冊(cè)以及宣傳欄等多種有效途徑對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行強(qiáng)化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認(rèn)識(shí)檔案對(duì)于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細(xì)材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉(zhuǎn)遞等檔案常識(shí)，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識(shí)，從而更好的配合學(xué)校開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。與此同時(shí)，政府主管部門也應(yīng)重視普及全民檔案意識(shí)，對(duì)畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓(xùn)，從而不斷增強(qiáng)全民檔案意識(shí)以保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。
（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)
近年來，伴隨著國(guó)家對(duì)檔案管理工作的不斷重視，相關(guān)的部門陸續(xù)制定了《高等學(xué)校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對(duì)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題并沒有相應(yīng)的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個(gè)相關(guān)部門仍然按照自己的習(xí)慣做法開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。為此，相關(guān)部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下，從實(shí)際情況出發(fā)，盡快出臺(tái)專門的法律法規(guī)，或者對(duì)現(xiàn)行法律法規(guī)進(jìn)行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作有法可依、有章可循。
（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度
針對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應(yīng)從學(xué)生檔案的特點(diǎn)出發(fā)，進(jìn)一步和各地市人事部門和人才交流中心進(jìn)行合作，對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行查找，并提出相對(duì)應(yīng)的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進(jìn)一步明確高校檔案管理人員的工作職責(zé)，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個(gè)畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準(zhǔn)確性。
（四）對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)
作為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務(wù)能力對(duì)于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主要由學(xué)校檔案工作人員以及學(xué)生輔導(dǎo)員來負(fù)責(zé)完成，而檔案接收單位則通常由臨時(shí)聘用人員來負(fù)責(zé)完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項(xiàng)工作中，因此有必要對(duì)這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在加強(qiáng)他們的責(zé)任心的同時(shí)提高其檔案管理業(yè)務(wù)能力。
（五）加強(qiáng)高校和人事機(jī)構(gòu)間交流與溝通
因?yàn)楦咝．厴I(yè)生檔案最終會(huì)轉(zhuǎn)遞給社會(huì)人事機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事管理，因此應(yīng)該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機(jī)構(gòu)之間的交流與溝通，使兩個(gè)不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉(zhuǎn)遞形式以及交接流程等方面進(jìn)一步達(dá)成共識(shí)，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時(shí)，進(jìn)而有力保障轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。
（六）建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)
伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學(xué)校公共服務(wù)體系重要組成部分的學(xué)生檔案服務(wù)管理部門，必須緊跟時(shí)展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，建立高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對(duì)接轉(zhuǎn)換，提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。在學(xué)校檔案管理部門或者學(xué)校就業(yè)網(wǎng)站設(shè)置畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢窗口，每一個(gè)畢業(yè)生可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)隨時(shí)登陸網(wǎng)站進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。
（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機(jī)制
首先，高校應(yīng)及時(shí)催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學(xué)生檔案材料之后及時(shí)將檔案接收回執(zhí)寄回學(xué)校檔案管理部門，同時(shí)對(duì)于返回的檔案接收回執(zhí)應(yīng)進(jìn)行及時(shí)進(jìn)行整理和收集，對(duì)沒有及時(shí)寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應(yīng)想辦法督促其盡快辦理。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)對(duì)于那些被退回的畢業(yè)生檔案進(jìn)行及時(shí)歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時(shí)應(yīng)及時(shí)和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時(shí)查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報(bào)到之后，應(yīng)主動(dòng)查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個(gè)月之后仍然沒有寄到的話就應(yīng)及時(shí)和學(xué)校進(jìn)行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。
綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f工作是保障畢業(yè)生合法權(quán)益的大事，同時(shí)也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢(shì)下高校畢業(yè)生檔案相關(guān)管理部門應(yīng)不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案意識(shí)的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)高校和人事機(jī)構(gòu)間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機(jī)制，切實(shí)把高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞及查詢服務(wù)工作做好。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]高校；檔案；現(xiàn)代化；途徑
[作者簡(jiǎn)介]田建君，德州學(xué)院社科部會(huì)計(jì)師，軟件工程碩士，山東德州253023
[中圖分類號(hào)]G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1672－2728(2010)08－0203－02
檔案管理現(xiàn)代化是指管理方法現(xiàn)代化和管理手段現(xiàn)代化。管理方法現(xiàn)代化就是應(yīng)用現(xiàn)代管理方法對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)、高效的管理。管理手段現(xiàn)代化就是應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)、縮微技術(shù)及其他先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備對(duì)檔案工作的各環(huán)節(jié)實(shí)施有效管理。檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)確定義是應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原理和方法，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，通過計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制行動(dòng)，合理地使用檔案系統(tǒng)的人力、財(cái)力、物力，以最小的投入實(shí)現(xiàn)最大服務(wù)功能。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校的各項(xiàng)管理工作已日益向自動(dòng)化、智能化方向發(fā)展，高校檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展方向。如何在檔案管理觀念、方式、手段等方面進(jìn)行有效的變革，使之既符合目前高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)，又適應(yīng)未來檔案管理的發(fā)展和建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，已成為各高校廣大檔案管理人員共同關(guān)注的課題。
一、轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)
檔案管理現(xiàn)代化是新世紀(jì)、新時(shí)期發(fā)展的需要，也是在新的時(shí)期里加速發(fā)展檔案事業(yè)的需要。多年來，由于檔案部門受傳統(tǒng)觀念的影響，觀念較為陳舊，思想上保守且封閉，對(duì)待檔案工作側(cè)重于管，一般是誰(shuí)上門為誰(shuí)服務(wù)，對(duì)實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，這些均已不能適應(yīng)時(shí)代的要求。對(duì)此，國(guó)家檔案局提出，檔案館不僅要建成名副其實(shí)的永久保管黨和國(guó)家檔案資料的基地，愛國(guó)主義教育基地，而且要成為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的服務(wù)的“信息中心”。作為高校從事檔案工作的同志必須進(jìn)行一次思想觀念的更新，要從不適應(yīng)新形勢(shì)的舊傳統(tǒng)、舊觀念、舊框框中解放出來，從神秘、封閉、滯后中解脫出來，克服墨守陳規(guī)的觀念，增強(qiáng)改革開放、積極創(chuàng)新的觀念，積極發(fā)展檔案事業(yè)。變單純的接待查檔利用為積極進(jìn)行檔案信息的開發(fā)咨詢工作，從而更好地為改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，樹立為全體師生員工服務(wù)的觀念，使檔案工作真正成為學(xué)校工作中不可或缺的重要組成部分。
二、逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)和設(shè)備現(xiàn)代化
檔案事業(yè)發(fā)展要與社會(huì)發(fā)展同步，與辦公自動(dòng)化水平的提高相協(xié)調(diào)，檔案工作在信息化時(shí)代的發(fā)展必須依靠現(xiàn)代科技。電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù)，能夠進(jìn)行邏輯推理和判斷，因而，檔案工作資料的登記、統(tǒng)計(jì)、庫(kù)存管理、編目與檢索及檔案系統(tǒng)的行政管理均可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理。目前，在這方面還存在很大差距，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)運(yùn)行機(jī)制還只限于檔案館內(nèi)部的案卷級(jí)和文件級(jí)的編制、統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)性管理上，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)單一，缺乏綜合處理技術(shù)能力。隨著歸檔量的增加，檔案利用量也將成倍增長(zhǎng)，必須加快檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化進(jìn)程。逐步運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的高密存儲(chǔ)，以節(jié)省儲(chǔ)存空間、保護(hù)原件、方便傳遞和運(yùn)用。根據(jù)各種檔案的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的庫(kù)房設(shè)備和檔案保護(hù)技術(shù)以維持檔案的完整、安全并延長(zhǎng)其壽命。在這方面要爭(zhēng)取學(xué)校的資金投入，使檔案管理跟上我國(guó)現(xiàn)代化發(fā)展水平。
三、逐步完善檔案管理制度和措施
建立健全檔案管理的規(guī)章制度是搞好檔案工作的重要保證。根據(jù)教育部的統(tǒng)一部署，為保證高等教育質(zhì)量，維護(hù)國(guó)家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴(yán)肅性，維護(hù)高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益，德州學(xué)院已開始逐步將畢業(yè)生成績(jī)、學(xué)位證上網(wǎng)注冊(cè)，便于認(rèn)證真?zhèn)?，有利于人才任用的公平、合理和?guó)際交流。
根據(jù)高校的特點(diǎn)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)科技檔案的重要性，逐步形成嚴(yán)格的立卷歸檔制度，要爭(zhēng)取項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的有力配合，除了合同、鑒定證書、報(bào)獎(jiǎng)材料要?dú)w檔外，對(duì)于研究方案的論證、試驗(yàn)、計(jì)算機(jī)分析等科研項(xiàng)目進(jìn)行過程中涉及的各項(xiàng)活動(dòng)的技術(shù)報(bào)告均應(yīng)歸檔，以便全面、認(rèn)真地反映各科研項(xiàng)目進(jìn)行過程的全貌，保護(hù)科研成果。使各個(gè)課題組的研究工作是否有自主的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、是否有專利保護(hù)、是否侵犯了他人的權(quán)利都可在科技檔案中得以驗(yàn)證?？萍紮n案完整的保存，既在維護(hù)學(xué)校的知識(shí)產(chǎn)權(quán)中發(fā)揮了作用，更對(duì)科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和參加者有重要意義。根據(jù)學(xué)校具體情況，借鑒國(guó)內(nèi)外學(xué)校的經(jīng)驗(yàn)，將檔案工作規(guī)范、檔案分類編目方法、歸檔范圍及辦法、保管期限、收集、借閱辦法等管理規(guī)章制度制定出來，并逐步使其完善起來。這些規(guī)章制度將有效地提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案工作效率，有力推動(dòng)學(xué)校檔案工作的發(fā)展。
四、檔案管理要具開放性，檔案服務(wù)要社會(huì)化
科學(xué)技術(shù)發(fā)展到今天，檔案部門已不僅僅是歷史文件的儲(chǔ)藏室，它逐步實(shí)現(xiàn)了由封密型向開放型轉(zhuǎn)變，已成為一個(gè)重要的信息資源集散地。高校檔案部門在這方面更具優(yōu)勢(shì)，它保管著大量高新知識(shí)和技術(shù)，不僅對(duì)學(xué)校的迅速發(fā)展起重要作用，而且對(duì)整個(gè)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化教育的發(fā)展也具有重要作用。因而，在遵守知識(shí)產(chǎn)權(quán)法等國(guó)家法律、法規(guī)的前提下，我們要不斷探索開發(fā)檔案信息資源的形式和途徑，使高校檔案信息資源有效地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源社會(huì)共享，讓高校檔案的重要地位和作用充分顯現(xiàn)出來。同時(shí)，也使高校檔案的管理工作充滿生機(jī)和活力。
五、檔案隊(duì)伍要現(xiàn)代化
一、主要任務(wù)完成情況
1、實(shí)現(xiàn)實(shí)質(zhì)合并，統(tǒng)一辦公、統(tǒng)一管理。
去年X月檔案館成立時(shí)是東、西校區(qū)兩地辦公，為了整合資源、形成合力、提高工作效率，按照學(xué)校要求，上半年先后將東校區(qū)人事檔案、研究生檔案和綜合檔案全部搬進(jìn)館內(nèi)，人員也集中統(tǒng)一辦公。為做好這一工作，重新調(diào)整改造了庫(kù)房、增加了**多平方米的庫(kù)房面積，安裝了**立方米的密集架。
2、統(tǒng)一規(guī)章制度，建立起檔案管理基本組織架構(gòu)
檔案館成立以前，檔案管理分兩校區(qū)運(yùn)作，規(guī)章制度也不統(tǒng)一。建館以后實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的關(guān)鍵是不僅從組織形式上、更要從規(guī)章制度上統(tǒng)一。因此，我們今年的重要工作是制定檔案管理辦法、各門類檔案管理實(shí)施細(xì)則及有關(guān)規(guī)章制度。在全館人員的共同努力下，截止到**月中旬，學(xué)校已經(jīng)批準(zhǔn)下發(fā)了《中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理辦法》、《中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)人事管理暫行規(guī)定》以及黨群行政等各門類檔案管理實(shí)施細(xì)則、《中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)人物檔案征集管理辦法》、《中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)立卷部門檔案工作考核辦法》等**項(xiàng)規(guī)章制度，已下發(fā)各單位貫徹執(zhí)行。同時(shí)，為了建立有效機(jī)制，我們還明確了內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人，討論制定了各室任務(wù)分工及工作人員崗位職責(zé)等規(guī)章制度，使檔案館管理組織架構(gòu)基本建立起來，對(duì)充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員積極性起到了促進(jìn)作用。
3、舉辦兼職檔案員培訓(xùn)班，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，調(diào)動(dòng)各立檔單位積極性。
檔案是學(xué)?；A(chǔ)工作，要做好這一工作必須充分發(fā)揮各立檔單位積極性。要真正從原分校區(qū)管理到集中統(tǒng)一管理，必須在統(tǒng)一檔案管理規(guī)章制度基礎(chǔ)上，各單位兼職檔案員掌握具體的歸檔方法，否則統(tǒng)一管理就是空的。因此，我們舉辦了兩期兼職檔案員培訓(xùn)班。就檔案的地位、作用及歸檔方法、要求向**名兼職員作了講解。通過培訓(xùn)，使兼職檔案員檔案意識(shí)增強(qiáng)了，明確了自己的職責(zé)，掌握了具體的歸檔要求。
4齊心協(xié)力抗非典，堅(jiān)守崗位不停工。
非典疫情給全北京乃至全國(guó)人民造成了嚴(yán)重危害。檔案館在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下，積極抗擊非典的同時(shí)，堅(jiān)守崗位，做好搬家準(zhǔn)備工作、歸檔及檔案利用、制定檔案管理辦法、建章立制工作。就是在非典特別嚴(yán)重的時(shí)候，也沒閉館，工作人員始終堅(jiān)守崗位。另外，工作人員積極參加機(jī)關(guān)分黨委安排的門衛(wèi)值班及向非典患者家屬獻(xiàn)愛心活動(dòng)。
5購(gòu)置計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備、家具，為做好檔案工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。
學(xué)校支持檔案工作，撥**萬(wàn)元設(shè)備?？钭鳛闄n案館成立啟動(dòng)費(fèi)。為了能盡快使辦公設(shè)備到位，解決辦公基本條件問題，我們?cè)诜堑淦陂g，積極與廠家聯(lián)系，購(gòu)置了六臺(tái)計(jì)算機(jī)、三臺(tái)打印機(jī)及其板臺(tái)、沙發(fā)、文件柜等辦公家俱，為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一辦公提供了物質(zhì)條件。
6、配合百年校慶，開展名人志編寫、百年畫冊(cè)編輯有關(guān)工作。
學(xué)校為迎百年校慶，決定編寫校慶叢書，其中名人志和百年畫冊(cè)主要任務(wù)由檔案館承擔(dān)，如名人志共收錄名人**X余名，其中**X人由檔案館承擔(dān)，現(xiàn)已初步完成**余人的撰稿工作。百年畫冊(cè)編輯方案目前已經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，基礎(chǔ)工作正在準(zhǔn)備之中。
7、精心籌備，于**月**日召開學(xué)校檔案工作會(huì)
召開學(xué)校檔案工作會(huì)，宣傳檔案法規(guī)，強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案工作，這是檔案工作者多年的愿望。經(jīng)過全館人員共同努力，精心準(zhǔn)備，學(xué)校檔案工作會(huì)終于在**月**日順利召開。這是自兩校合并以來第一次召開檔案工作會(huì)。江樹人常務(wù)副校長(zhǎng)出席會(huì)議并做了重要講話。會(huì)議總結(jié)交流了學(xué)校檔案工作，討論通過了對(duì)各立卷單位考核辦法，決定以后每?jī)赡暝u(píng)選一次檔案工作先進(jìn)單位和個(gè)人。會(huì)議還布置了****年歸檔工作和征集名人檔案工作。財(cái)務(wù)處、研究生院等各部處各學(xué)院檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員**余人參加會(huì)議。
8、加大宣傳力度，開展檔案現(xiàn)代化管理有關(guān)工作
第一，招聘了大學(xué)本科畢業(yè)生X名，充實(shí)檔案隊(duì)伍
經(jīng)過多方面努力，終于從南京大學(xué)選拔一名檔案專業(yè)信息管理方向畢業(yè)的本科生，為加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)做人才上的準(zhǔn)備。
第二，檔案館主頁(yè)于X月開始公布，運(yùn)用農(nóng)大網(wǎng)絡(luò)宣傳檔案工作。經(jīng)過一段時(shí)間運(yùn)行，于**月又進(jìn)行了全新改版。改版后的檔案館網(wǎng)頁(yè)，對(duì)檔案工作信息宣傳加大了，對(duì)各立卷單位服務(wù)方便快捷了。
第三，多方調(diào)研，確定購(gòu)買南大之星軟件系統(tǒng)，開展檔案現(xiàn)代化管理工作。
9、以對(duì)農(nóng)大高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好歸檔和利用服務(wù)工作
經(jīng)過對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)以及加強(qiáng)宣傳工作，使得****年歸檔情況明顯好轉(zhuǎn)。今年綜合檔案共歸檔****卷、件；人事檔案歸檔****余份；綜合檔案利用****卷、件；接待學(xué)生參觀**X多人次；人事檔案利用查閱****人次，借閱**X人次，轉(zhuǎn)遞**X件。教學(xué)檔案積壓未歸的**年以前成教檔案今年也已歸檔。目前，除統(tǒng)戰(zhàn)部、宣傳部照片檔案等個(gè)別單位未歸檔以外，其他單位均已完成****年歸檔工作。
10、認(rèn)真做好****年度考核和期滿考核聘任工作。
學(xué)校結(jié)合深化人事等五項(xiàng)改革，布置了****年度考核和期滿考核聘任工作。檔案館按學(xué)校要求，認(rèn)真做好考核聘任工作。通過個(gè)人總結(jié)、述職民主測(cè)評(píng)完成了考核工作。聘任工作通過設(shè)崗、公布崗位職責(zé)、任職條件進(jìn)行公開招聘。檔案館把新一輪聘任工作作為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的契機(jī)，要求每位檔案工作者對(duì)自己的工作進(jìn)行全面總結(jié)，特別是對(duì)存在問題及解決問題的辦法、今后打算進(jìn)行交流。在聘任過程中注重改進(jìn)工作，對(duì)分工做適當(dāng)調(diào)整，同時(shí)，做好思想工作，使考核、聘任工作平穩(wěn)進(jìn)行。目前已將資格審查意見上報(bào)學(xué)科評(píng)議組。
二、工作經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、不足和今后打算
1、工作經(jīng)驗(yàn)體會(huì)
第一，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵
檔案館在去年X月成立后，于**月結(jié)合舉辦農(nóng)業(yè)院校檔案工作協(xié)作組第十四次會(huì)議，舉行了檔案館成立揭牌儀式。李晶宜常務(wù)副書記到會(huì)并做了重要講話，她對(duì)各單位檔案工作負(fù)責(zé)人提出了按照教育部關(guān)于三納入、四同步做好檔案工作的要求；今年元月九日，主管檔案工作的江樹人常務(wù)副校長(zhǎng)到館里聽取工作匯報(bào)并進(jìn)行了考察，對(duì)檔案館工作進(jìn)行指導(dǎo)；九月十日，瞿振元書記為《中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理法規(guī)章制度匯編》題了詞：“充分發(fā)揮學(xué)校檔案館的信息功能、文化功能和教育功能，為學(xué)校改革和發(fā)展服務(wù)”。領(lǐng)導(dǎo)的重視，為我們積極開展檔案工作創(chuàng)造了好的氛圍，同時(shí)也為檔案工作指明了發(fā)展的方向。更是對(duì)我們莫大的支持。如：江校長(zhǎng)來考察后，與有關(guān)方面協(xié)商決定，給檔案館建館啟動(dòng)費(fèi)拾萬(wàn)元，解決了我們辦公的硬件條件問題。
第二、精誠(chéng)團(tuán)結(jié)，勇于奉獻(xiàn)是做好檔案工作的基礎(chǔ)
檔案工作平時(shí)不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略；但檔案工作又是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的起依據(jù)憑證和延續(xù)歷史作用的極其重要的工作。檔案工作者本著對(duì)學(xué)校高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，不計(jì)名利得失，默默工作著。如：在學(xué)校機(jī)關(guān)人員編制少，檔案管理人員只能走專業(yè)技術(shù)系列而不能走職員制造成待遇低的情況下，工作人員仍努力勤奮工作，相互支持配合。成功召開學(xué)校檔案工作會(huì)，就是全體檔案工作者共同努力的結(jié)果。
2、工作中的不足和今后打算
第一，宣傳力度需要進(jìn)一步加大，全員檔案意識(shí)不夠強(qiáng)
由于宣傳工作力度不夠大，工作還欠積極主動(dòng)，特別是對(duì)檔案法規(guī)宣傳力度不夠。因此，造成全員意識(shí)缺乏。有的單位不能自覺主動(dòng)歸檔，有的單位歸檔質(zhì)量不好，甚至根本不做整理就統(tǒng)統(tǒng)交到檔案館。目前，檔案館庫(kù)房?jī)?nèi)檔案整理有的不夠規(guī)范，需要投入大量人力物力。今后需著力加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化檔案意識(shí)。
第二，理論提高不夠，在與兄弟院校交流中缺少重量級(jí)論文
檔案工作人員每天忙于工作，又加上經(jīng)費(fèi)少，不能多人外出考察學(xué)習(xí)，造成工作人員理論提高不夠。在今年三次檔案工作會(huì)上，沒有中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館的論文參加交流，只是口頭介紹學(xué)校檔案工作情況，這是與我們學(xué)校的地位不相稱的，今后需加強(qiáng)學(xué)習(xí)，善于總結(jié)，提高理論水平，做好編研工作，力爭(zhēng)寫出高水平論文。
第三，檔案現(xiàn)代化管理工作需加強(qiáng)
1提高二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的必要性
1.1二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案工作要適應(yīng)高校教學(xué)改革
隨著高校教學(xué)體制改革的不斷深入，實(shí)行校院二級(jí)管理使得學(xué)校二級(jí)管理的職能、內(nèi)容和權(quán)限范圍都發(fā)生了很大的變化，因此二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理也隨之發(fā)生了根本性的變化，如一些教學(xué)文件的制定可由各二級(jí)教學(xué)單位完成。而高校招生的不斷擴(kuò)大，學(xué)校教學(xué)體制的重大變化，如實(shí)行彈性學(xué)制、選課體系等，為二級(jí)教學(xué)單位的教學(xué)檔案管理增加了更豐富更復(fù)雜的內(nèi)容。所以只有科學(xué)的進(jìn)行教學(xué)檔案管理才能適應(yīng)高校教學(xué)改革的要求。
1.2二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案工作要正確反應(yīng)教學(xué)成績(jī)
二級(jí)教學(xué)單位是高?；鶎拥慕虒W(xué)部門，二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案室在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過程中直接形成的原始資料，能真實(shí)、客觀的反應(yīng)在教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)的教學(xué)管理工作。尤其在對(duì)高校辦學(xué)條件，教學(xué)管理水平，教學(xué)質(zhì)量等方面做出了客觀真實(shí)的評(píng)價(jià)具有重要的作用。所以加強(qiáng)二級(jí)教學(xué)檔案工作的管理和建設(shè)，可以為教學(xué)評(píng)估提供更規(guī)范更系統(tǒng)的信息和數(shù)據(jù)。
1.3二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案工作要適應(yīng)信息技術(shù)的快速發(fā)展
紙質(zhì)性質(zhì)的檔案管理，手工方式的材料收集、檢索等都已表現(xiàn)出滯后性、低效率性，影響了教學(xué)檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的教學(xué)檔案管理工作，如開展網(wǎng)絡(luò)教學(xué)質(zhì)量測(cè)評(píng)平臺(tái)，學(xué)生成績(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，學(xué)生上網(wǎng)選課系統(tǒng)等，能大大提高教學(xué)檔案管理工作的效率［2］。
2二級(jí)教學(xué)單位檔案管理工作中存在的問題
2.1檔案工作意識(shí)薄弱
受傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，二級(jí)教學(xué)單位的領(lǐng)導(dǎo)和教職工，絕大多數(shù)只重視教學(xué)活動(dòng)、科研工作及其他行政工作，往往忽視在此過程中形成的檔案材料的管理工作。在此期間形成的一些如學(xué)生成績(jī)、課程設(shè)置、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)評(píng)價(jià)等的教學(xué)檔案材料也往往由非專業(yè)的檔案管理人員兼顧。這些檔案管理人員有的是該行搞檔案管理工作的，有的是其他工作人員兼職的。檔案工作意識(shí)薄弱，檔案管理水平普遍低，檔案建立缺乏系統(tǒng)性和完整性，導(dǎo)致了實(shí)際管理工作中出現(xiàn)管理檔案難、歸檔難、檔案開發(fā)利用難等被動(dòng)局面。所以在教學(xué)檔案管理工作中迫切需要既有檔案專業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才。
2.2教學(xué)檔案資料收集不齊全
目前，大多數(shù)二級(jí)教學(xué)單位在整理收集教學(xué)管理部門組織教學(xué)過程中所形成的文件時(shí)，往往只注重紙質(zhì)文檔的收集，而忽略了電子文檔和影像資料的收集，應(yīng)當(dāng)歸檔的珍貴教學(xué)實(shí)踐和科研材料依然散落在教學(xué)單位或個(gè)人手中［3］。收集較多的材料是學(xué)校制發(fā)的各類文件，本院學(xué)生的畢業(yè)論文，以及教學(xué)管理中的一些常規(guī)性材料，而忽略了二級(jí)教學(xué)院人才培養(yǎng)特色，學(xué)科專業(yè)特色和科學(xué)研究?jī)?yōu)勢(shì)。歸檔資料不完整，檔案的內(nèi)容雷同，利用價(jià)值不大，影響了二級(jí)教學(xué)單位教學(xué)檔案工作的開展。
2.3教學(xué)檔案的分類缺乏系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性
有的學(xué)校各職能部門和教學(xué)系部檔案材料的收集和整理帶有很大的隨意性，沒有明確的歸檔范圍和要求，只重視紅頭文件的收集和整理，不重視本部門教學(xué)管理材料的歸檔。這不僅直接影響檔案的質(zhì)量，而且也影響其歷史憑證的作用。
2.4檔案管理制度不健全，體制不完善。
在不少二級(jí)教學(xué)單位檔案管理上還存在一些薄弱環(huán)節(jié)。如:還沒有制定或形成相應(yīng)的管理規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則，使檔案管理員職責(zé)不明確，工作上有很大的隨意性，再加上沒有配置專門的合理的機(jī)構(gòu)，基本上是誰(shuí)收集使用材料，誰(shuí)管理檔案，歸檔范圍和歸檔要求沒有明確規(guī)定，造成了檔案管理不規(guī)范，出現(xiàn)了集中管理檔案難、歸檔難、檔案開發(fā)難等局面。雖然在二級(jí)教學(xué)單位檔案室使用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但記錄信息過于簡(jiǎn)單，多數(shù)采取封閉式管理，只對(duì)本院師生開放，沒有聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享。管理體制不完善，檔案管理手段落后，這在很大程度上影響了教學(xué)檔案管理的效率。
3加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)和管理的建議和措施
3.1增強(qiáng)意識(shí)，不斷提高檔案人員知識(shí)修養(yǎng)和組織協(xié)調(diào)能力，同時(shí)檔案管理人員還要樹立服務(wù)意識(shí)
由于在收集、整理各類教學(xué)檔案過程中，涉及學(xué)校和二級(jí)教學(xué)單位的眾多部門和個(gè)人，不僅要傳達(dá)教學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校教務(wù)處的工作安排，而且還要聽取、解決師生反應(yīng)的問題，最終將教學(xué)檔案完整系統(tǒng)的材料歸檔。這就需要管理人員具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，時(shí)刻保持清醒的頭腦。教學(xué)檔案的最終目的是為教學(xué)服務(wù)，為廣大師生服務(wù)，管理人員要按照教學(xué)規(guī)律和系教學(xué)檔案資源現(xiàn)狀，把教學(xué)活動(dòng)中的各種可利用的檔案資源可能以最優(yōu)方案組合起來，發(fā)揮其最大效用，以達(dá)到服務(wù)的目的，而服務(wù)質(zhì)量的提高，需要管理人員有良好的職業(yè)道德修養(yǎng)、健康的心理素質(zhì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、特別是要有自覺的服務(wù)意識(shí)。
3.2規(guī)范管理，確立教學(xué)檔案歸檔范圍。
教學(xué)檔案材料要側(cè)重于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理過程中的原始記錄和基礎(chǔ)材料，所有文件材料都必須歸檔，并保證材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。同時(shí)，必須遵循教學(xué)文件材料自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)的成套性特點(diǎn)。
3.3建立健全切實(shí)可行的檔案管理制度
為保證高校檔案的完整齊全，必須制定相應(yīng)的規(guī)章制度，二級(jí)教學(xué)單位應(yīng)把檔案工作列入學(xué)校整體規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入教學(xué)、科研工作計(jì)劃和規(guī)章制度，把文件材料的形成積累、整理歸檔納入各項(xiàng)工作程序，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍，要求教學(xué)任務(wù)的布置，教學(xué)工作的檢查，優(yōu)秀教學(xué)成果、畢業(yè)論文的總結(jié)，科研成果和教材的驗(yàn)收與檔案管理同步進(jìn)行;優(yōu)化考核制度，定期進(jìn)行考核，并將考核結(jié)果和個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，成為有約束力的法規(guī)體系，從而保證檔案工作順利開展。為了解決檔案收集難的問題，必須制定行之有效的規(guī)章制度，建立和強(qiáng)化立卷歸檔的責(zé)任體系［4］。
3.4為了適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，加強(qiáng)培養(yǎng)教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
教學(xué)檔案的工作質(zhì)量的好壞，與檔案管理人員有直接的關(guān)系。要建設(shè)好的高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，首先要提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，及職業(yè)道德修養(yǎng)、理論修養(yǎng)和紀(jì)律修養(yǎng)，提高責(zé)任心，使他們牢固樹立教學(xué)檔案必須為教學(xué)工作服務(wù)的思想。其二是領(lǐng)導(dǎo)重視。定期對(duì)檔案員開展崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使檔案管理者能夠及時(shí)學(xué)到新知識(shí)、掌握新技術(shù)，從而提高檔案員的檔案管理水平。其三做好檔案管理員的計(jì)算及應(yīng)用理論和技能的培訓(xùn)，提高他們的計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用能力，掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫(kù)的使用技能，具備計(jì)算機(jī)運(yùn)用、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用及對(duì)聲音、圖像、影像等多媒體資料進(jìn)行處理的能力，成為具備檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才，只有這樣，才能適合新時(shí)期教學(xué)檔案管理的要求。
3.5注重教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用
【關(guān)鍵詞】成人教育；學(xué)籍檔案；問題；對(duì)策
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，成人教育事業(yè)呈現(xiàn)出良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，在招生規(guī)模不斷增長(zhǎng)的同時(shí)，相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理工作面臨的壓力也就越來越大。然而，成教學(xué)籍檔案管理工作當(dāng)前仍然是是以人工統(tǒng)計(jì)、檢索為主，面對(duì)不斷增長(zhǎng)的學(xué)籍檔案工作量，傳統(tǒng)管理模式顯然已經(jīng)無法滿足成人教育發(fā)展的需求，成教學(xué)籍檔案管理的繁重性、復(fù)雜性越來越明顯，成教學(xué)籍檔案管理工作開始暴露出眾多問題，如何加強(qiáng)成教學(xué)籍檔案管理就成為當(dāng)前急需解決的重要課題。
一、成人教育學(xué)籍檔案管理存在的問題
（一）管理制度不健全。對(duì)于成人教育學(xué)籍檔案管理制度來說，沒有一套結(jié)合高校自身成人教育工作的實(shí)際制定的檔案管理規(guī)章制度，只是簡(jiǎn)單地將學(xué)校檔案室的規(guī)章制度照搬來使用。成教學(xué)籍存在特殊性，縱觀各高校的成人教育學(xué)籍管理，其內(nèi)容與實(shí)施細(xì)則都不盡相同。比如考勤，對(duì)曠課，請(qǐng)假的處理原則就各不相同，差異很大，甚至有的就沒有做出明確規(guī)定，必然會(huì)導(dǎo)致管理制度、管理體系方面不夠完善，管理過程中存在諸多不健全的地方。
（二）管理模式存在滯后性。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，大部分學(xué)校學(xué)籍檔案管理都在積極進(jìn)行信息化建設(shè)，然而成教學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè)存在較大的滯后性，學(xué)籍檔案管理仍舊是以手工管理為主，重復(fù)勞動(dòng)多、工作量大、準(zhǔn)確率不高、效率低下，信息化管理僅僅局限于簡(jiǎn)單的審批表、新生注冊(cè)表、名冊(cè)以及成績(jī)登記表等簡(jiǎn)單的內(nèi)容，顯然無法適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作的相關(guān)要求。
（三）管理隊(duì)伍素質(zhì)亟待加強(qiáng)。由于成人教育學(xué)院對(duì)學(xué)籍檔案管理工作不夠重視，學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍存在綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象。不僅在人員配置方面不夠合理，并且大部分學(xué)籍檔案管理人員都沒有通過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，精通信息技術(shù)的專業(yè)管理人才更為缺乏，嚴(yán)重制約了成教學(xué)籍檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
二、優(yōu)化措施與建議
（一）構(gòu)建符合成人院校的檔案管理制度。科學(xué)合理的管理制度是保障各項(xiàng)工作有序開展的先決條件，成人教育學(xué)籍檔案管理工作自然也不例外。這就需要成人教育院?；诮逃肯嚓P(guān)文件制度，構(gòu)建符合成人教育院校實(shí)際特征的學(xué)籍檔案管理制度，全面規(guī)范學(xué)籍檔案收集整理、核對(duì)檢查、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交以及管理職責(zé)等相關(guān)內(nèi)容，不僅表現(xiàn)出檔案管理工作具有高度的政策性，同時(shí)又能夠有效滿足成人教育的發(fā)展需求，保障學(xué)籍檔案管理工作的開展有章可循、有據(jù)可依。與此同時(shí)，為進(jìn)一步保障學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量，學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行核查，通過構(gòu)建科學(xué)合理的審查機(jī)制，以便于針對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行全面的審查核對(duì)，進(jìn)一步保障學(xué)籍檔案的規(guī)范、真實(shí)以及完整。除此之外，還應(yīng)當(dāng)綜合參考成教學(xué)籍檔案管理工作的相關(guān)要求，將具體的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并將其納入目標(biāo)管理考核當(dāng)中，全面提升學(xué)籍檔案管理工作的效率與質(zhì)量。
（二）加大學(xué)籍檔案信息化建設(shè)力度。一方面，成人教育學(xué)籍檔案管理方法現(xiàn)代化建設(shè)。主要彰顯為管理方面的有效性與科學(xué)性，各個(gè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)綜合參考自身實(shí)際情況，將最新的理論知識(shí)與科研成果應(yīng)用于學(xué)籍檔案管理工作當(dāng)中，通過不斷總結(jié)檔案管理過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，全面推動(dòng)成教學(xué)籍檔案管理方法現(xiàn)代化建設(shè)。另一方面，成教學(xué)籍檔案管理手段現(xiàn)代化建設(shè)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)借鑒其他部門檔案管理信息化建設(shè)所取得的經(jīng)驗(yàn)與成績(jī)，主動(dòng)引入一套系統(tǒng)的信息化管理體系，建立學(xué)籍檔案管理信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)成教學(xué)籍檔案管理全文圖像存儲(chǔ)、備份以及自動(dòng)化檢索，進(jìn)一步加強(qiáng)信息化技術(shù)在成教學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用。
（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育。首先，成人教育院校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業(yè)務(wù)考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續(xù)教育體系等，進(jìn)一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動(dòng)投入到學(xué)習(xí)中。其次，成人教育院校應(yīng)當(dāng)綜合參考檔案管理工作的實(shí)際情況，制定針對(duì)性的晉升體系，在有效調(diào)動(dòng)檔案人員能動(dòng)性的同時(shí)，吸引更多的綜合素質(zhì)過硬的檔案管理專業(yè)人才，以此來充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，帶動(dòng)整個(gè)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提升。最后，加大檔案管理隊(duì)伍的繼續(xù)教育力度，通過主動(dòng)開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)、信息化專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，全面提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平、信息化水平，為學(xué)籍檔案管理利用提供更好的服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，成人教育學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、繁雜的工作，想要一蹴而就顯然是不現(xiàn)實(shí)的。面對(duì)我國(guó)成人教育事業(yè)的發(fā)展，成人教育學(xué)籍檔案管理工作必然需要做出相應(yīng)的改革，應(yīng)當(dāng)針對(duì)當(dāng)前存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)的分析，制定針對(duì)性的解決對(duì)策，全面引入新的管理理念與管理方法，進(jìn)一步提升成教學(xué)籍檔案管理工作的效率與質(zhì)量。
作者:左章靜 單位:河南醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校
【參考文獻(xiàn)】
[1]趙哲瓊.加強(qiáng)高校成教函授學(xué)員學(xué)籍檔案管理，提高檔案管理水平[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012（07）：100.
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；檔案管理
會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國(guó)家檔案工作的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一， 會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而，會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了單位財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。
1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及其作用
1.1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
1、來源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。
2、整體性。一個(gè)會(huì)計(jì)年度產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，他們之間相互聯(lián)系，有了憑證，才有賬簿；有了賬簿，才有報(bào)表，這是一個(gè)不可分割的整體，保持會(huì)計(jì)檔案的整體性，是管理好會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)。
3、形成過程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。
4、規(guī)律性。一個(gè)會(huì)計(jì)年度所形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，要反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束上報(bào)，能連續(xù)不斷地記錄，便于進(jìn)行正確的計(jì)算和綜合分析，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)之間相互制約、緊密聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣，這種內(nèi)在的規(guī)律性，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其它檔案。
1.2 會(huì)計(jì)檔案的作用
1、會(huì)計(jì)檔案直接影響經(jīng)濟(jì)工作。會(huì)計(jì)檔案是預(yù)測(cè)、決策經(jīng)濟(jì)情況，開展會(huì)計(jì)分析的重要依據(jù)，真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)檔案是反映、監(jiān)督、參與經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資源，國(guó)家利用各企事業(yè)、機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案反映的數(shù)據(jù)逐級(jí)匯總，可以考核國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門有關(guān)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的計(jì)劃和決策；還可以利用會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學(xué)地預(yù)測(cè)未來，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。
2、會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來了生機(jī)和活力，但由于原有法律法規(guī)還不夠完善，一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞，巧立名目，鋪張浪費(fèi)，使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟(jì)糾紛，從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。
2 我校會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀
裝訂會(huì)計(jì)憑證使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容逐項(xiàng)填寫齊全，裝訂完畢按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了會(huì)計(jì)賬簿按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”。按照高等學(xué)校檔案要求在左上角蓋上全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)印章，并填寫內(nèi)容，一年會(huì)計(jì)年度一個(gè)案卷號(hào)。 當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，第二年年初移交學(xué)校檔案保管部門歸檔，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，綜合檔案室會(huì)同會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
3 會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1、對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠 。單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，輕會(huì)計(jì)檔案管理，存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。
2、會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全。首先是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只是綜合檔案管理的一部分，因而在制度建設(shè)中沒有建立一整套會(huì)計(jì)檔案管理制度。
3、會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，或長(zhǎng)時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全，或?qū)?huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等資料混亂放置；會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管。造成日后工作中不僅查找非常困難，也影響了單位經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)目標(biāo)的困難。
4 完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1、統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。需嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密”。單位的領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2、健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、并結(jié)合工作實(shí)際，建立和健全一整套檔案管理制度。如我單位綜合檔案管理辦法實(shí)施以來，先后制定了《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校會(huì)計(jì)檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。
3、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。根據(jù)學(xué)校檔案管理規(guī)章制度要求，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案操作規(guī)程，提高學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。
學(xué)校檔案主要是對(duì)學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記載，以其真實(shí)性和權(quán)威性在學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)改革及提高教學(xué)質(zhì)量的第一手資料，學(xué)校需要加強(qiáng)檔案管理，充分的發(fā)揮學(xué)校檔案的重要價(jià)值，更好的將學(xué)校檔案專業(yè)化和個(gè)性化的服務(wù)體現(xiàn)出來。在當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中，需要以學(xué)科專業(yè)檔案作為突破口，針對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃來加強(qiáng)對(duì)檔案的宣傳工作，充分的利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)來挖掘?qū)W科檔案資源的潛在價(jià)值，及時(shí)對(duì)學(xué)校檔案的服務(wù)方向進(jìn)行調(diào)整，使其與學(xué)校發(fā)展需求相適應(yīng)，為更好的推動(dòng)學(xué)校檔案的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
一、學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀
（一）檔案管理缺乏現(xiàn)代化觀念。在當(dāng)前學(xué)校管理工作中，普遍缺乏檔案意識(shí)，特別是對(duì)專業(yè)檔案重要性認(rèn)識(shí)不到位，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是學(xué)科帶頭人對(duì)于檔案工作都缺乏配合度，對(duì)檔案工作人力和物力投入也嚴(yán)重不足。同時(shí)在檔案人員配備上也存在隨意性，部分學(xué)校教師兼任檔案管理人員現(xiàn)象十分普遍。部分學(xué)校學(xué)科研究人員缺乏檔案歸檔意識(shí)對(duì)于研究過程中積累資料和相關(guān)信息資料往不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致學(xué)?？蒲袡n案完整性很難保證。
（二）檔案管理制度不完善。學(xué)校檔案管理制度不僅缺乏完善性，而且部分立卷制度執(zhí)行力度不夠，檔案收集不及時(shí)、不到位，對(duì)檔案管理人員職責(zé)規(guī)定不明確，責(zé)任劃分不明，從而影響了檔案管理水平的提高。
（三）檔案資源建設(shè)缺乏規(guī)劃性。學(xué)校檔案更重視保管工作，對(duì)于檔案的開發(fā)利用缺乏有效的規(guī)范，學(xué)校檔案管無法為學(xué)校教學(xué)改革及學(xué)科建設(shè)提供科學(xué)、詳細(xì)及專業(yè)的檔案信息，而且檔案管理工作中對(duì)于一些相關(guān)文件重視度不夠，這必然會(huì)對(duì)檔案利用價(jià)值帶來較大的影響。
二、做好學(xué)校檔案管理工作的具體途徑
（一）做好學(xué)校檔案的基礎(chǔ)工作。1、做好檔案收集工作。對(duì)材料進(jìn)行收集是當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，在收集材料過程中需要保證材料收集的齊全性、及時(shí)性和有效性，保證收集到的材料具有使用價(jià)值，能夠成為學(xué)校改革及學(xué)科建設(shè)的重要依據(jù)，會(huì)對(duì)學(xué)校的健康發(fā)展提供起到重要的信息支撐作用。2、理順檔案管理體系，建立規(guī)章。作為學(xué)校檔案管理工作員，需要在檔案管理工作中建立健全檔案管理規(guī)章制度，進(jìn)一步理順檔案管理體系，使檔案工作更加規(guī)范，使檔案管理工作走上規(guī)范化和制度化的道路。在制定檔案管理崗位職責(zé)時(shí)，需要明確規(guī)定檔案收集、整理和利用的職責(zé)，在對(duì)檔案材料進(jìn)行整理過程中，需要明確專職檔案管理人員及兼職檔案管理人員自身的職責(zé)，并嚴(yán)格按照各種工作規(guī)范來履行職責(zé)，以此來引導(dǎo)全校員工對(duì)檔案工作的重視，更好的配合檔案管理工作，為檔案管理水平提升奠定良好的基礎(chǔ)。
（二）提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。為適應(yīng)檔案管理的要求，確保檔案管理工作者的綜合素質(zhì)的不斷提升也是一個(gè)重要的前提。對(duì)于檔案管理者素質(zhì)的提升，需要有計(jì)劃、有組織。（1）檔案管理人員需要不斷的吸收新知識(shí)。在如今科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)中，檔案管理人員也需要擁有廣博的見識(shí)、擁有一技之長(zhǎng)。為了滿足新時(shí)期對(duì)于學(xué)校檔案管理工作的要求，就需要從計(jì)算機(jī)的角度入手，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，這樣不僅能夠確保檔案管理的服務(wù)質(zhì)量以及提升工作效率，還能夠讓檔案工作邁入嶄新的發(fā)展平臺(tái)，從而讓管理工作更好的服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)。（2）檔案管理人員需要懂得創(chuàng)新素質(zhì)。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理工作面臨著一些新情況及新問題。學(xué)校檔案也隨著學(xué)校工作的轉(zhuǎn)變及社會(huì)的發(fā)展出現(xiàn)了一系列新的變化，因此作為檔案管理人員需要在工作中不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維來加快推動(dòng)檔案管理工作的順利開展，使其能夠更好的滿足新形勢(shì)的發(fā)展需求，更好的推動(dòng)學(xué)校檔案管理的開發(fā)利用，使學(xué)校檔案的重要價(jià)值更好的發(fā)揮出來。
（三）創(chuàng)新檔案的開放服務(wù)。1、切合學(xué)校各項(xiàng)工作的需求，主動(dòng)提供服務(wù)。在提供服務(wù)的時(shí)候，首先要了解學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際需要，充分的將主觀能動(dòng)性發(fā)揮出來，并且詳細(xì)的了解服務(wù)的指向，不僅僅是要服務(wù)于學(xué)科帶頭人，更多的是要服務(wù)于廣大的學(xué)科教師們。例如：對(duì)于檔案管理工作的水平、規(guī)模等等方面的了解，都能夠通過對(duì)于檔案的開發(fā)進(jìn)行收集、歸類、保管，也可以對(duì)于檔案進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)以及調(diào)查分析。2、創(chuàng)新服務(wù)模式需要現(xiàn)代化手段的有效運(yùn)用。在檔案管理當(dāng)中，我們也可以進(jìn)行各種各樣的現(xiàn)代化手段，例如：設(shè)置專題索引目錄、查詢幫助服務(wù)等等功能，從而提高對(duì)于學(xué)科檔案的查詢效率。當(dāng)然，為了在使用條件上為檔案的利用創(chuàng)造一定的便利，在相關(guān)的檢索工具的編制當(dāng)中，也需要考慮到各種學(xué)科之間存在的不同之處，編制不同的工具對(duì)于信息進(jìn)行搜索。除此之外，為了提高檔案的利用率，還需要將科學(xué)化的技術(shù)手段運(yùn)用到檔案的管理中來（例如計(jì)算機(jī)信息技術(shù)）。3、研究開放方法，重視保密工作。學(xué)校的檔案中不少涉及到科研項(xiàng)目，因此加強(qiáng)服務(wù)的同時(shí)，檔案保密問題應(yīng)當(dāng)引起重視。包括嚴(yán)格檔案開放的步驟。
三、結(jié)束語(yǔ)
在社會(huì)發(fā)展和時(shí)代變遷過程中，學(xué)校檔案也發(fā)生了一系列的變化，擁有自身的優(yōu)勢(shì)和特色，學(xué)校在發(fā)展過程中也更加重視檔案管理工作，學(xué)校檔案加快開放化的步伐。特別是在當(dāng)前信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用過程中，學(xué)校檔案也加快了數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展，在這種情況下，學(xué)校檔案管理工作中需要探索新的管理方式和服務(wù)手段，努力提高學(xué)科專業(yè)檔案資源的管理水平，促進(jìn)信息資源的有效利用，使學(xué)校檔案信息資源更好的服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)工作，為學(xué)校的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
一、高校檔案信息化的重要作用
高校檔案信息化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的變革，同時(shí)也是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物。在我國(guó)信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案信息化建設(shè)已成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的重要手段。而且在辦公自動(dòng)化不斷普及的新形勢(shì)下，檔案信息化建設(shè)已成為社會(huì)發(fā)展的必然要求。高校檔案信息化建設(shè)，有效提高了高校檔案管理質(zhì)量和管理水平。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托來對(duì)檔案進(jìn)行管理，有效降低了檔案管理的難度，實(shí)現(xiàn)了檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)之間的有效銜接。對(duì)于高校檔案工作的發(fā)展來講，檔案信息化建設(shè)是其必由之路，也是當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理的必然要求，而且通過加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，可以有效促進(jìn)高校檔案工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)，從而為人們提供更加高效、便捷的檔案信息服務(wù)。因此對(duì)于當(dāng)前高校檔案工作來講，需要加快構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，打造檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，依托于高素質(zhì)的信息人才來強(qiáng)化對(duì)檔案的管理，有效的提高高校檔案信息資源的利用，從而為高校師生和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
二、加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)工作的有效途徑
（一）優(yōu)化信息設(shè)施配置。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)工作中，需要加大專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，為高校檔案信息化建設(shè)提供充足的資金支持，同時(shí)將檔案信息化建設(shè)納入高校信息化建設(shè)總體規(guī)劃中來，設(shè)置專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，配備高校檔案信息化管理工作基礎(chǔ)設(shè)施，加快更新檔案管理設(shè)備和相關(guān)設(shè)施。同時(shí)結(jié)合高校檔案工作的特點(diǎn)，加大檔案信息化管理軟件的開發(fā)力度，通過做好檔案信息化管理硬件和軟件的配置，為檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。
（二）推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)制度化。當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)需要以制度來進(jìn)行規(guī)范和約束，因此要建立健全高校檔案信息化的相關(guān)制度，使其成為檔案信息化建設(shè)工作實(shí)施過程中的重要依據(jù)。高校檔案工作屬于服務(wù)性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，對(duì)于高校的發(fā)展和建設(shè)具有非常重要的意義。這就需要高校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案信息化建設(shè)給予充分的重視，為高校檔案信息化建設(shè)提供充足的人力、物力和財(cái)務(wù)的支持，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，更好地發(fā)揮出高校檔案信息資源的重要價(jià)值。
（三）完善電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。當(dāng)前各高校在檔案信息化建設(shè)過程中，需要與自身的實(shí)際情況有效結(jié)合，進(jìn)一步建立健全檔案管理規(guī)章制度和具體的細(xì)則，特別是制定電子檔案管理制度，以此來對(duì)電子檔案的收集、整理、保管等工作提供具體的標(biāo)準(zhǔn)，明確電子文件的數(shù)字處理和信息轉(zhuǎn)換要求，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加快推進(jìn)傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，為檔案信息交換及檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造良好的條件。
（四）大力開發(fā)特色檔案信息資源。當(dāng)前高校檔案管理部門在對(duì)自身館藏檔案進(jìn)行優(yōu)化和規(guī)范的過程中，需要重視特色檔案信息資源的開發(fā)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來加工、提煉和開發(fā)檔案信息，讓高校檔案信息資源的特色更好地體現(xiàn)出來。在當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過程中，高校檔案管理部門需要科學(xué)對(duì)檔案館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)劃，科學(xué)規(guī)范檔案收集范圍，并做好重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目和重大科研項(xiàng)目實(shí)施過程中有價(jià)值檔案的收集工作，并征集能夠反映本校專長(zhǎng)和特色的檔案材料，進(jìn)一步對(duì)檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。同時(shí)還要有計(jì)劃、有步驟地將一些具有永久保存價(jià)值的檔案信息進(jìn)行搶救、搜集和保護(hù)，推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，有效發(fā)揮檔案信息資源的重要作用。
（五）引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。高校檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享的必然要求，是深化高校檔案社會(huì)化服務(wù)的必然選擇。隨著高校檔案信息化建設(shè)的開展，檔案工作由過去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的技術(shù)密集型，因此，加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育是順利推進(jìn)高校檔案信息化的關(guān)鍵。各高校檔案機(jī)構(gòu)一方面要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員現(xiàn)代信息技術(shù)技能的培訓(xùn)，提高館員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面，積極引進(jìn)具有檔案管理技能、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、高素質(zhì)的專業(yè)人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。只有這樣，才能滿足高校檔案信息化發(fā)展的需要。
（六）促進(jìn)高校檔案信息資源的社會(huì)共享。高校通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，有效實(shí)現(xiàn)了館藏檔案的信息化管理，這為高校師生及社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源進(jìn)行查詢和檢索提供了更多的便利條件，而且學(xué)校黨群、行政、教學(xué)和科研信息資源有效實(shí)現(xiàn)了共享，使廣大師生能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)現(xiàn)有教學(xué)和科研成果的有效利用，有利于促進(jìn)教育教學(xué)改革和創(chuàng)新發(fā)展，對(duì)工作效率提高及研究出更多的科研成果具有積極的意義。而且檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案利用者在利用檔案時(shí)不再受時(shí)間和空間的制約，隨時(shí)能夠查詢到自己需要的檔案信息，促進(jìn)了高校檔案信息的開發(fā)利用。檔案管理人員有了更多的時(shí)間來（下轉(zhuǎn)第121頁(yè)）（上接第97頁(yè)）根據(jù)需求來開發(fā)檔案信息產(chǎn)品，不斷對(duì)檔案信息服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行充實(shí)，有效提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。同時(shí)高校加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的建設(shè)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸、信息整合和，為社會(huì)提供已公開檔案信息、已公開現(xiàn)行文件，充分利用校園網(wǎng)系統(tǒng)，開辟檔案信息查詢利用窗口，提供檔案網(wǎng)上檢索利用，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動(dòng)提供公益性信息服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。
關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；工作現(xiàn)狀；加強(qiáng)對(duì)策；思考
中學(xué)檔案可以直接反映出學(xué)生在學(xué)校的活動(dòng)情況，所以中學(xué)檔案管理工作非常重要，也應(yīng)該受到高度的重視，我們必須對(duì)現(xiàn)在中學(xué)檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行思考和研究，討論出相應(yīng)的對(duì)策，希望對(duì)以后中學(xué)檔案管理工作有一定的幫助。
一、中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）檔案管理制度不健全
在中學(xué)檔案管理中，存在的最大問題就是檔案管理制度的不健全，制定的檔案管理規(guī)章制度缺乏與學(xué)校實(shí)際情況相結(jié)合，導(dǎo)致在中學(xué)檔案管理中出現(xiàn)分類不明顯的現(xiàn)象；另外檔案在使用過程中缺乏比較合理的使用制度，最終導(dǎo)致中學(xué)檔案的丟失和損壞[1]。有的學(xué)校雖然制定了相關(guān)的檔案管理辦法，但是在檔案管理工作的實(shí)行過程中落實(shí)不到位，學(xué)校還是按照最初的老辦法進(jìn)行，讓中學(xué)生檔案管理工作開展得不順利。
（二）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不健全。要想做好中學(xué)檔案管理工作，完善的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備是必不可少的，這也是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)?，F(xiàn)目前，很多學(xué)校都存在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善的現(xiàn)象，這是因?yàn)閷W(xué)校資金的缺乏，導(dǎo)致在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施中的投入不夠，缺乏現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理手段。學(xué)校的檔案管理設(shè)備落后會(huì)阻礙檔案管理工作的開展，很多比較重要的信息檔案只能通過傳統(tǒng)的方法整理歸檔，加大了檔案管理人員的工作量，降低檔案管理工作的質(zhì)量[1]。
（三）檔案管理觀念落后。社會(huì)在不斷的進(jìn)步和發(fā)展，中學(xué)檔案管理工作也受到了更多人的關(guān)注和重視，當(dāng)然對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量也提出了更高的要求，所以在中學(xué)檔案管理工作中擁有創(chuàng)新的管理理念和管理模式能夠最大限度的適應(yīng)新的檔案管理要求。但是很多中學(xué)在檔案管理上的觀念比較落后，還停留在傳統(tǒng)的舊模式上面，讓檔案管理工作的開展非常不順利，檔案管理工作中觀念的落后主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.在檔案資料的接收上面，相關(guān)管理人員只是被動(dòng)的工作，沒有進(jìn)行資料的分類和挑選，最終導(dǎo)致資料種類的不齊全；2.在檔案的管理過程中，學(xué)校缺乏現(xiàn)代的管理手段和方法，導(dǎo)致檔案管理的效率非常低。
（四）檔案管理人員不專業(yè)。很多中學(xué)校都把重心放到了教育上面，而忽視了學(xué)校的檔案資料管理，更缺乏專業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)和引進(jìn)。有的學(xué)校甚至聘請(qǐng)兼職的檔案的管理人員，他們的管理經(jīng)驗(yàn)不足，空余時(shí)間也不多，更缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技術(shù)，最終導(dǎo)致中學(xué)檔案管理工作不能有效的開展。
二、加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作的思考和對(duì)策
（一）增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的意識(shí)。表面的檔案管理制度是很好完成的，各個(gè)學(xué)校也能夠很好的做到，但是制度的管理應(yīng)該用實(shí)際行動(dòng)來證明，依靠學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的力量，改變他們對(duì)檔案管理工作的意識(shí)，讓學(xué)校檔案信息更完整[2]。提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師對(duì)檔案管理的全面認(rèn)識(shí)，能夠減少檔案損壞和流失的現(xiàn)象發(fā)生。
（二）建立健全檔案信息開發(fā)利用制度。對(duì)于加強(qiáng)檔案管理設(shè)施的健全來說，設(shè)立專門的綜合檔案室是必需的，配備專業(yè)的管理人員，讓檔案管理設(shè)施更加完善。檔案室建立之后，人員要得到落實(shí) ，檔案工作要有計(jì)劃，有目標(biāo)的開展，把檔案工作分配到各個(gè)部門，建立規(guī)范的管理利用開發(fā)制度，從檔案管理的各個(gè)細(xì)節(jié)上面入手，保證檔案管理的順利進(jìn)行。
（三）樹立正確的檔案觀念。正確的檔案觀念除了重視文字資料以外，還得重視實(shí)物資料，所以對(duì)于這一點(diǎn)必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們擁有正確檔案觀念。中學(xué)檔案管理工作不僅僅是管理，更重要的是服務(wù)，所以正確的服務(wù)觀也是管理人員要必備的，樹立正確的檔案觀念讓中學(xué)檔案管理工作更加系統(tǒng)和完善[2]。
（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。中學(xué)檔案管理工作是一個(gè)復(fù)雜的過程，它涉及的每個(gè)環(huán)節(jié)都非常重要，檔案管理工作的順利開展可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)學(xué)校的管理水平。所以在學(xué)校的檔案管理中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員應(yīng)該在重視教育的同時(shí)，也加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，讓他們?cè)跈n案管理工作中熟練的掌握專業(yè)的技能和運(yùn)用信息化的知識(shí)，打造學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。
總的來說，要想在新形式下加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作，學(xué)校必須得采取一定的措施，投入更多的關(guān)心到檔案管理工作中，加強(qiáng)管理力度，并且完善一定的檔案管理工作機(jī)制，讓檔案管理與學(xué)校的發(fā)展更好的融合，使之共同發(fā)展和進(jìn)步，讓中學(xué)檔案工作的質(zhì)量得到更好的提升。
參考文獻(xiàn)：
1影響高校檔案信息管理技術(shù)統(tǒng)一性的因素
1.1檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)問題
相對(duì)而言，高校檔案工作者年齡普遍偏大，成分復(fù)雜，且以女性占絕大多數(shù)。她們實(shí)際檔案管理經(jīng)驗(yàn)較為豐富，但專業(yè)研究能力不強(qiáng)，對(duì)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較陌生，更缺乏數(shù)字化、信息化等方面理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。而窘于傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)知與偏見，高學(xué)歷、有活力且對(duì)數(shù)字化、信息化嫻熟的年輕人一般不愿意到檔案管理部門工作。因此，當(dāng)前高校檔案工作隊(duì)伍在年齡、性別、學(xué)歷、知識(shí)背景等方面存在著嚴(yán)重的結(jié)構(gòu)性問題。
1.2信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化問題
近年來高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模急劇增加，且來源于校內(nèi)各職能部門不同的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件，運(yùn)行環(huán)境復(fù)雜多樣，從而導(dǎo)致生成的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)格式紛繁多樣，不利于檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲(chǔ)和遷移，也不利于后期的數(shù)據(jù)資源開發(fā)和利用。所以，當(dāng)下高校數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的非標(biāo)準(zhǔn)化問題是檔案信息化管理的重難點(diǎn)之一。
1.3管理體制問題
現(xiàn)行的高校管理機(jī)構(gòu)中，檔案管理部門一般處于附屬或從屬地位，有的隸屬于學(xué)校辦公室，有的隸屬于圖書館；少數(shù)獨(dú)立建制的也屬于弱勢(shì)部門。在這樣的管理體制下，檔案管理部門行政地位低，話語(yǔ)權(quán)不大，難以有效統(tǒng)一的組織協(xié)調(diào)各部門參與數(shù)字化檔案信息的協(xié)同管理。而且，各職能部門或?qū)W院之間相互獨(dú)立、各自為政，即使學(xué)校統(tǒng)一使用校園OA系統(tǒng)辦公，數(shù)字化檔案信息資源仍然相對(duì)獨(dú)立，各自封閉，不能實(shí)現(xiàn)一體化，給數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、集成化管理帶來極大的困難和障礙。
2推動(dòng)高校檔案信息技術(shù)集成化管理的方法
2.1高校工作人員的統(tǒng)一管理及分配
確定分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人，加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作人員的培訓(xùn)、教育。優(yōu)化檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)本高校檔案工作的發(fā)展需要。檔案工作涉及高校黨、政、群眾多個(gè)方面，因此每個(gè)高校都應(yīng)由一位單位行政領(lǐng)導(dǎo)具體分管檔案工作，并將檔案工作方面的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任列入其職責(zé)范圍，作為考核其政績(jī)的一方面內(nèi)容。確定一位高校行政領(lǐng)導(dǎo)具體分管檔案工作，是單位加強(qiáng)對(duì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的具體表現(xiàn)。
2.2統(tǒng)一推動(dòng)檔案信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化及其管理技術(shù)集成化
合乎規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案信息及其技術(shù)是檔案信息集成化管理的前提和基礎(chǔ)。高校檔案管理部門應(yīng)該協(xié)同各歸檔部門統(tǒng)一規(guī)劃和布置，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)及其運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化處理，其中應(yīng)包括：壓縮格式的規(guī)范化、數(shù)據(jù)交換的規(guī)范化、數(shù)據(jù)加密方式的標(biāo)準(zhǔn)化、水印技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理軟件的統(tǒng)一化。將學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)與其他職能部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)有效對(duì)接，使檔案數(shù)據(jù)資源由分散管理轉(zhuǎn)為集中管理，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源管理的集成化及統(tǒng)一化管理。
2.3高校檔案信息管理技術(shù)應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念與管理技術(shù)政策
檔案一般實(shí)行綜合管理，將單位形成的各種門類、各種載體的檔案由專門設(shè)立的綜合檔案工作機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔保存、分類整理和開發(fā)利用。統(tǒng)一制定單位檔案管理規(guī)章制度，納入考核，使之成為共同執(zhí)行的基本制度；把單位檔案作為一個(gè)整體，統(tǒng)一檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范和要求。建立檔案工作的管理體系，制訂檔案工作發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，有效地加以組織實(shí)施，使之與本單位其他各項(xiàng)工作和活動(dòng)保持同步協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為檔案信息管理技術(shù)的統(tǒng)一性做服務(wù)。
3結(jié)語(yǔ)
高校檔案信息管理技術(shù)是存儲(chǔ)和傳播信息的核心，很大程度上為高校的管理工作提供了有效的依據(jù)。但是，高校在高校檔案信息管理技術(shù)的統(tǒng)一化管理中存在眾多的因素。本文分析了當(dāng)前影響高校檔案信息技術(shù)統(tǒng)一化管理的主要因素，并針對(duì)這些因素提出了相應(yīng)的解決方法。本文仍存在一定的局限，希望高校工作人員能夠意識(shí)到統(tǒng)一化管理技術(shù)的重要性，通過有效的管理措施來推動(dòng)高校檔案信息管理技術(shù)的集成化及統(tǒng)一化。
作者:劉萍 單位:南陽(yáng)醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校
參考文獻(xiàn)
[1]姚建萍.論高校檔案管理現(xiàn)代化的一些問題[J].四川檔案期刊,2007(06).
