時(shí)間：2022-10-30 19:09:15
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書(shū)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
近年來(lái)，隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作也在漸漸創(chuàng)新，創(chuàng)新后的文書(shū)檔案管理工作，不僅優(yōu)化了檔案管理質(zhì)量，而且還能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位有序運(yùn)行。本文分析了文書(shū)檔案在信息化背景中存在的管理問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題探究信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑。
【關(guān)鍵詞】
信息化；文書(shū)檔案；管理；創(chuàng)新
文書(shū)檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理工作的主要內(nèi)容，做好文書(shū)檔案管理工作，有利于優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書(shū)檔案在實(shí)際管理中存在一定問(wèn)題，進(jìn)而降低了檔案管理效率，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。由此可見(jiàn)，本文探究信息化背景中該工作的創(chuàng)新，具有重要性和迫切性。
一、文書(shū)檔案在信息化背景中存在的管理問(wèn)題
（一）管理觀念淡薄。由于文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術(shù)管理文書(shū)檔案，這不僅會(huì)提升檔案管理水平，還會(huì)提高檔案管理效率。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)者在淡薄文書(shū)檔案管理觀念的引導(dǎo)下，經(jīng)常出現(xiàn)各種工作問(wèn)題，并且對(duì)于發(fā)生的工作問(wèn)題不能合理解決、高效處理，進(jìn)而浪費(fèi)了不必要的工作時(shí)間，弱化了檔案管理優(yōu)勢(shì)。（二）管理流程復(fù)雜。傳統(tǒng)人員參與文書(shū)檔案管理的現(xiàn)象較為常見(jiàn)，工作人員操作先進(jìn)信息設(shè)備的過(guò)程中，由于自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足、設(shè)備操作經(jīng)驗(yàn)有限，進(jìn)而造成對(duì)信息設(shè)備的掌握不熟練和運(yùn)用率不高，工作人員只能按照傳統(tǒng)流程進(jìn)行檔案管理，這不僅延長(zhǎng)了管理時(shí)間，而且還浪費(fèi)了信息設(shè)備資源，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理效率得不到提高，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的整體進(jìn)程。（三）管理保密性較低。由于電子文本資料分類(lèi)形式眾多，對(duì)多樣性文本資料管理的過(guò)程中，存在一定的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而降低了管理保密性。與紙質(zhì)文書(shū)檔案相比，這種類(lèi)型的檔案存在一定改動(dòng)可能，并且改動(dòng)的文書(shū)檔案不易被發(fā)現(xiàn)和察覺(jué)，這在一定程度上降低了檔案的真實(shí)性，如果錯(cuò)誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質(zhì)量也會(huì)大大降低，導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)些許問(wèn)題。
二、信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
文書(shū)檔案工作具有明顯的服務(wù)性，信息化時(shí)代中創(chuàng)新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時(shí)間、提高規(guī)定時(shí)間內(nèi)的工作效果。（一）強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)。通過(guò)加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)來(lái)開(kāi)展實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作，即借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并以先進(jìn)思想指導(dǎo)檔案管理工作，在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化。所以，無(wú)論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員首先要強(qiáng)化對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，將其納入機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，在先進(jìn)思想的引導(dǎo)下，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作順利進(jìn)行、有序開(kāi)展。在強(qiáng)化認(rèn)識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)適當(dāng)投入文書(shū)檔案管理建設(shè)資金，加大先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和使用，以此實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的合理分類(lèi)和秩序整理，促進(jìn)文書(shū)檔案向信息化方向發(fā)展。（二）構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)。之所以要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，主要是為了充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面挖掘。爭(zhēng)取在內(nèi)容上不斷豐富、服務(wù)上不斷優(yōu)化、技術(shù)上持續(xù)提高，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)以及媒體優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范搜集、整理、分析和應(yīng)用，此外還能通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫(kù)建立、檔案銷(xiāo)毀以及庫(kù)房管理等豐富。在文書(shū)檔案信息系統(tǒng)方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)以及保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)：在結(jié)合文書(shū)情況的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案加工設(shè)計(jì)，形成完善的加工系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要提供信息查詢(xún)、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務(wù)，合理分配管理時(shí)間。存儲(chǔ)系統(tǒng)：信息化設(shè)備能夠在文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立中發(fā)揮積極作用，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)將文書(shū)檔案妥善存儲(chǔ)。同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統(tǒng)一化、規(guī)范化，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息利用率。保密系統(tǒng)：專(zhuān)業(yè)人員將精心設(shè)計(jì)后的軟件應(yīng)用于文書(shū)檔案資料分類(lèi)管理工作中，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保文書(shū)檔案信息的安全性和保密性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息共享和應(yīng)用。（三）成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍。文書(shū)檔案管理者是確保管理工作有序進(jìn)行的主體，為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化，有必要成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍，在這一隊(duì)伍的帶動(dòng)下，提高文書(shū)檔案工作的準(zhǔn)確性，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位定期對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)教師開(kāi)展具體的培訓(xùn)工作，使員工在實(shí)際檔案管理工作中規(guī)范工作行為、端正工作態(tài)度，提高工作人員對(duì)先進(jìn)設(shè)備的掌握能力和運(yùn)用能力，提高工作人員對(duì)先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用率。除此之外，有條件的機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以為員工提供外出實(shí)踐機(jī)會(huì)，通過(guò)實(shí)踐借鑒文書(shū)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員自身的工作素質(zhì)和工作能力，開(kāi)闊工作人員的視野，進(jìn)而會(huì)促使員工在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，減少工作失誤。
三、結(jié)論
綜上所述，文書(shū)檔案管理工作在信息化背景中，通過(guò)強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)、構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)以及成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍等措施開(kāi)展工作內(nèi)容，這不僅能夠提升文書(shū)檔案管理的數(shù)字化水平，而且還會(huì)提升檔案信息資源使用率，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息管理工作效果。這對(duì)于檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
【參考文獻(xiàn)】
[1]曹建波.信息化背景下文書(shū)檔案管理工作初探[J].蘭臺(tái)世界,2014(S6):1+4.
[2]林李霞.信息化背景下文書(shū)檔案管理工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(03):154-155.
1、PDCA循環(huán)原理
PDCA循環(huán)是美國(guó)管理學(xué)專(zhuān)家戴明提出的著名理論，P(Plan計(jì)劃):根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計(jì)劃;D(Do執(zhí)行):進(jìn)行具體運(yùn)作，實(shí)施計(jì)劃;C(Check檢查):對(duì)管理的結(jié)果進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)和評(píng)價(jià):A(Action行動(dòng)):在結(jié)果評(píng)估時(shí)總會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，必須采取有關(guān)的措施進(jìn)行改進(jìn)。在每一次的循環(huán)過(guò)程中舊的內(nèi)容都會(huì)被新的所替代，逐漸一些問(wèn)題就得到了解決，管理的水平也逐漸地提高。從實(shí)質(zhì)上來(lái)說(shuō)，每一次的循環(huán)，都是處理水平的升華，從而促使整體的水平不斷地在改進(jìn)中優(yōu)化、升級(jí)，從而滿(mǎn)足新的需求。從上面的分析中可以看到，PDCA循環(huán)并不是原地周而復(fù)始的運(yùn)轉(zhuǎn)，而是螺旋式上升的運(yùn)轉(zhuǎn)，然后一環(huán)扣一環(huán)，互相制約，互為補(bǔ)充，因此PDCA循環(huán)又稱(chēng)為質(zhì)量環(huán)。
2、醫(yī)院文書(shū)檔案管理的內(nèi)涵
醫(yī)院文書(shū)檔案是由醫(yī)院在日常行政往來(lái)、管理工作中形成的公文轉(zhuǎn)變而來(lái)，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院重大事件、重要活動(dòng)的原始資料記載，具有參考、憑證作用。對(duì)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展具有十分重要的價(jià)值。就醫(yī)院本身來(lái)說(shuō)檔案管理構(gòu)成了其存在的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院辦公室的基礎(chǔ)文案。包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷(xiāo)毀等一系列銜接有序的行為或過(guò)程。隨著醫(yī)院的發(fā)展，文書(shū)檔案管理在醫(yī)院管理中的作用日益提升，文書(shū)檔案的管理體現(xiàn)了整個(gè)醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。
3、醫(yī)院文書(shū)檔案管理中實(shí)踐PDCA循環(huán)理論
P———計(jì)劃階段:1、就文書(shū)檔案管理工作而言，要促使文書(shū)檔案能夠從整體上反映出醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行和管理的有關(guān)情況，對(duì)于這些文件需要進(jìn)行妥善的保管。最首要的任務(wù)就是建立起一套規(guī)章制度，從規(guī)章制度上入手，逐漸完善相應(yīng)的體系建設(shè)工作，促使文書(shū)檔案管理工作向著正規(guī)化、人性化的方向逐步發(fā)展。2、對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理過(guò)程中來(lái)說(shuō)，涉及的最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)的工作就是對(duì)各種文案進(jìn)行收集并歸檔。在工作中確定文書(shū)檔案的歸檔的總體范圍是文書(shū)檔案保管的基礎(chǔ)。在實(shí)際管理過(guò)程中確定文書(shū)檔案的歸檔范圍可以有效地促進(jìn)管理效率的提升，也保障了管理的質(zhì)量。(1)設(shè)定歸檔方針。在文書(shū)檔案的管理過(guò)程中需要確立一個(gè)合理的歸檔方針，歸檔方針的確立必須以文書(shū)檔案的自身特征以及形成的方式為基準(zhǔn)點(diǎn)。實(shí)踐中各個(gè)科室的檔案是不同的，必須形成科學(xué)合理的歸檔方針。在平時(shí)還要加強(qiáng)不同科室間的交流，從而不斷對(duì)歸檔范圍進(jìn)行修繕。(2)文書(shū)檔案收集。完成第一步的工作以后，就要依據(jù)前面的方針進(jìn)行文書(shū)檔案的收集工作，在收集的過(guò)程中管理的人員一定要本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行。在收集的過(guò)程中一定要將各個(gè)科室的資料進(jìn)行嚴(yán)格的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，還要保證資料不能有缺失。(3)合理確定分類(lèi)。之所以進(jìn)行文書(shū)檔案的分類(lèi)，就是為了不斷提高工作的質(zhì)量。因此，在進(jìn)行檔案的分類(lèi)過(guò)程中一定要依據(jù)各個(gè)科室的實(shí)際情況進(jìn)行。由于部分科室之間的文書(shū)檔案會(huì)存在交集，對(duì)于這類(lèi)文書(shū)檔案要合理地進(jìn)行區(qū)分，避免出現(xiàn)混淆現(xiàn)象，從而影響到以后的文書(shū)檔案的使用。3、除了完善規(guī)章制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，還要逐步制定檔案人員的培訓(xùn)計(jì)劃和培養(yǎng)方案，提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平不斷更新，以便跟上檔案發(fā)展的步伐。
4、最后再確定引進(jìn)專(zhuān)業(yè)設(shè)備計(jì)劃，完善現(xiàn)有辦公自動(dòng)化程序，升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，逐步提高硬件基礎(chǔ)設(shè)施
D———實(shí)施階段:1、醫(yī)院根據(jù)《國(guó)家檔案局8號(hào)令》、《江蘇省歸檔文件整理規(guī)則》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等文件精神，為了保證文書(shū)檔案具有一定的安全性，文書(shū)檔案管理部門(mén)對(duì)現(xiàn)有的規(guī)范性文件進(jìn)行了整理和篩選，逐步制定出了有關(guān)的文件，比如說(shuō)《檔案室管理制度》、《文書(shū)檔案整理制度》、《保密制度》、《檔案借閱制度》，禁止醫(yī)院的文書(shū)檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，確保文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的可控性、可靠性和安全性，用嚴(yán)密、規(guī)范、科學(xué)的制度來(lái)確保文書(shū)檔案系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。明確相應(yīng)的崗位職責(zé)，并將這些制度納入醫(yī)院《制度匯編》，為程序化操作提供了制度保障和依據(jù)。2、文書(shū)檔案業(yè)務(wù)流程是基礎(chǔ)工作，強(qiáng)化檔案工作流程的規(guī)范性、可及性，包括以下三個(gè)方面:(1)規(guī)范檔案整理。在實(shí)踐過(guò)程中，文書(shū)檔案管理部門(mén)的人員應(yīng)該根據(jù)文書(shū)檔案的有關(guān)年限最好本年度的文書(shū)整理工作，在整理的過(guò)程中要保證文書(shū)檔案的完整性，不能出現(xiàn)缺失、遺漏。在整理的過(guò)程中也要按照文書(shū)檔案的內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行合理的分類(lèi)。(2)檔案及時(shí)歸檔。要定期對(duì)文書(shū)資料歸檔，嚴(yán)防丟失。及時(shí)整理填充文書(shū)檔案，做到文書(shū)檔案分類(lèi)準(zhǔn)確、材料齊全、外觀整齊。(3)檔案銷(xiāo)毀的嚴(yán)密性。文書(shū)檔案具有一定的價(jià)值，對(duì)于這類(lèi)文書(shū)檔案超過(guò)一定的保存期限后應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)的銷(xiāo)毀處理，在實(shí)際處理的過(guò)程中。管理部門(mén)的人員應(yīng)該對(duì)需要銷(xiāo)毀的文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，列出清單，交由有關(guān)部門(mén)進(jìn)行審批，應(yīng)當(dāng)派員進(jìn)行銷(xiāo)毀過(guò)程的規(guī)范性的監(jiān)督，銷(xiāo)毀后在文書(shū)檔案目錄上刪除。3、后期的學(xué)習(xí)也是文書(shū)檔案工作質(zhì)量不斷提高的重要保障。在管理的過(guò)程中首先要確立文書(shū)檔案的管理理念，培養(yǎng)具有管理意識(shí)的管理人員;過(guò)去很多的文書(shū)檔案管理人員認(rèn)為文書(shū)檔案管理可有可無(wú)，導(dǎo)致文書(shū)檔案出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。因此，要逐漸促使管理人員提搞文書(shū)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)。對(duì)文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)也十分重要，在平時(shí)過(guò)程中，應(yīng)該多派一些管理人員取先進(jìn)的單位學(xué)習(xí)和進(jìn)修。通過(guò)進(jìn)修不但提升自己的能力，還發(fā)現(xiàn)本單位文書(shū)檔案管理工作存在的不足。4、有效的硬件保障是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的前提。文書(shū)檔案的過(guò)程中離不開(kāi)相關(guān)的設(shè)備，在設(shè)備方面一定要和時(shí)代相適應(yīng)，能夠滿(mǎn)足日常的文書(shū)檔案管理工作的需要。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是目前文書(shū)檔案管理中常用的計(jì)算機(jī)軟件，沒(méi)有引進(jìn)的醫(yī)院應(yīng)該加快引進(jìn)的步伐，用自動(dòng)化來(lái)提升文書(shū)檔案管理的水平，從而將文書(shū)管理工作落到實(shí)處。C———檢查階段:在實(shí)踐過(guò)程中為了避免出現(xiàn)規(guī)章和操作相違背的現(xiàn)象，應(yīng)該進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，避免不良現(xiàn)象的出現(xiàn)。本文建議在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中可以建立一支專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍，這支隊(duì)伍可以由醫(yī)院各科室負(fù)責(zé)人員和文書(shū)檔案管理部門(mén)的人員按照一定的比例組成。在制定一系列文書(shū)檔案監(jiān)督管理措施與方案的基礎(chǔ)上，積極開(kāi)展抽查、摸查。對(duì)整個(gè)文書(shū)檔案管理的過(guò)程實(shí)施監(jiān)督。A———總結(jié)和反饋:總結(jié)和反饋工作是十分重要的，是整個(gè)工作是否成功的體現(xiàn)。在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，需要經(jīng)常組織專(zhuān)門(mén)的總結(jié)會(huì)議。針對(duì)在檢查中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行探討。找出出現(xiàn)這些問(wèn)題的主要原因，研究如何解決這些問(wèn)題。從而促使文書(shū)檔案管理能夠逐漸向著規(guī)范化邁進(jìn)。同時(shí)，要將沒(méi)有解決的問(wèn)題輸入下一階段研究。在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，只有遵循PDCA的基本原則，才能促使管理質(zhì)量實(shí)現(xiàn)螺旋式的上升。
作者：郭云 單位：鹽城市第一人民醫(yī)院
【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案 檔案管理
一、做好文書(shū)檔案管理工作的重要性
文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作。所以，要充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性。特別是在新時(shí)期醫(yī)療改革發(fā)展中，管好用好文書(shū)檔案，對(duì)醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展起著重要的作用。
1.文書(shū)檔案具有憑證作用。文書(shū)檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。文書(shū)檔案之所以具有憑證作用，是由其形成的特點(diǎn)和本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)?，文?shū)檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀性。所以，文書(shū)檔案是令人信服的歷史證據(jù)。醫(yī)院文書(shū)檔案是醫(yī)院歷史原貌的真實(shí)反映，其涉及醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理、公共衛(wèi)生等各項(xiàng)工作及活動(dòng)情況，包含醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)的原始記錄，各種規(guī)章制度的管理文件，以及上級(jí)部門(mén)對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的規(guī)范要求和批復(fù)文件，為醫(yī)院各項(xiàng)日常管理及臨床科研提供必要的依據(jù)。同時(shí)，從文書(shū)檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了文書(shū)檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
2.文書(shū)檔案具有參考作用。文書(shū)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，作為一種歷史記錄，不僅具備憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。在醫(yī)院建設(shè)中醫(yī)院文書(shū)檔案的重要作用也突顯出來(lái)，如編寫(xiě)醫(yī)院志史、制度匯編、制作活動(dòng)展板都離不開(kāi)醫(yī)院文書(shū)檔案的查閱，甚至是某些重要決策也提供了重要參考依據(jù)。這是因?yàn)槲臅?shū)檔案不僅真實(shí)地記錄和反映了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的濃度，而且，也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度，為人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)。
二、當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.對(duì)文書(shū)管理工作不夠重視，收集不完整。文書(shū)檔案工作不易體現(xiàn)其成績(jī)，因此使單位領(lǐng)導(dǎo)不大愿意投入更多和關(guān)注，“重醫(yī)療、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時(shí)可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書(shū)檔案工作，在收集文件資料時(shí)往往不太配合和協(xié)作，一些科室覺(jué)得自己留檔方便工作，致使文書(shū)檔案的收集難以完整，進(jìn)而影響到文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。
2.文書(shū)檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)為檔號(hào)不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重等情況。
3.文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力偏低。目前，單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般都只重視醫(yī)療技術(shù)人員的教育培訓(xùn)，卻忽視了對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而有些還是兼職檔案員，缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，嚴(yán)重影響到醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平的提高。
三、新時(shí)期做好文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策和措施
1. 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提高
文書(shū)檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理水平的一個(gè)重要因素。因此加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)，讓他們參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識(shí)，學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)檔案管理的新方法，更新觀念，使專(zhuān)業(yè)知識(shí)得到提高和更新，改變知識(shí)老化和知識(shí)面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)地搞好文書(shū)檔案管理工作。
2.文書(shū)規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)
公文的種類(lèi)、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動(dòng)化迅速發(fā)展的今天，這種關(guān)系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時(shí)來(lái)做。因此文書(shū)工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書(shū)工作與檔案管理有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)。比如平時(shí)對(duì)文件的鑒定、分類(lèi)以及歸檔編號(hào)等，在文件形成之初就已經(jīng)確定并做登記，且檔案管理的相關(guān)工作都已經(jīng)完成。這樣不僅減少了工作環(huán)節(jié)，避免了重復(fù)勞動(dòng)，降低了差錯(cuò)，同時(shí)也保證了文書(shū)和檔案的統(tǒng)一及協(xié)調(diào)，提高了辦公效率。
3. 進(jìn)一步完善文書(shū)檔案管理制度
檔案制度的健全與否關(guān)系著文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展，健全的檔案管理制度是醫(yī)院開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的準(zhǔn)則和保證。既要根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要，對(duì)已經(jīng)過(guò)時(shí)的制度規(guī)范進(jìn)行修訂，又要盡快制定補(bǔ)充原來(lái)欠缺的檔案管理制度。
4.如何做好文書(shū)檔案管理積累工作和細(xì)節(jié)工作
平時(shí)積累是做好文書(shū)檔案管理工作的有效途徑。檔案材料的收集工作是文書(shū)檔案管理中的重點(diǎn)，是整個(gè)文檔整理中最重要的第一環(huán)節(jié)。所以注重平時(shí)的收集整理，這對(duì)歸檔工作起到事半功倍的效果。另一方面做好細(xì)節(jié)工作，主要從訂制度、選好人、詳記錄、分好類(lèi)、備好案、存好檔、易查閱這幾方面入手，只要從這幾方面把好細(xì)節(jié)關(guān)，才能將文書(shū)檔案管理工作做好，從而保證文書(shū)檔案工作的順利進(jìn)行。
5. 加快推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)
應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用檔案信息資源的處置、保存和管理活動(dòng)中，提高檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平。要從以下三個(gè)方面進(jìn)行工作：①要重視各類(lèi)紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫(kù)工作，確保數(shù)字檔案格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全可靠、長(zhǎng)期管用，為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；②要在檔案資料收集、整理、錄入過(guò)程中逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，提高自動(dòng)化水平；③要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，將各類(lèi)檔案信息納人其中，構(gòu)建醫(yī)院信息中心，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為醫(yī)院各部門(mén)提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
四、結(jié)論
文書(shū)檔案管理工作是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)和重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此需要提高醫(yī)院文書(shū)管理工作的地位，切實(shí)做好文書(shū)工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，從根本上切實(shí)提高文書(shū)檔案的利用率，以符合醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作實(shí)際情況的運(yùn)行模式，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時(shí)期文書(shū)檔案管理發(fā)展的需要，促進(jìn)醫(yī)院和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)建設(shè)又快又好地發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】電子辦公；文書(shū)檔案；管理策略
1引言
相比傳統(tǒng)的工作模式，基于電子辦公環(huán)境下的文書(shū)檔案管理具有更強(qiáng)的技術(shù)性與適應(yīng)性有點(diǎn)，可以就檔案建設(shè)、管理、開(kāi)發(fā)、利用等整個(gè)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)行優(yōu)化，以通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等作為支持，確保文書(shū)檔案內(nèi)容的完整性與安全性，以現(xiàn)代化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息的數(shù)字化收集、存儲(chǔ)與傳送，為實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提供可靠支持。
2電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理現(xiàn)存不足
2.1工作意識(shí)未改變
醫(yī)院檔案的特點(diǎn)是量大且專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，對(duì)其進(jìn)行管理，最為重要的一點(diǎn)就是在保證工作效率的同時(shí)，保證文書(shū)檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，以及檔案資料的安全性?，F(xiàn)在醫(yī)院文書(shū)檔案逐漸落實(shí)了電子辦公，相比傳統(tǒng)的手工管理，電子管理效率更高。但是從整體上來(lái)講，因?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域起步較晚，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理意識(shí)并不深入，依然存在部分文件采用的為封閉或半封閉的管理方式[1]。在傳統(tǒng)思想意識(shí)的限制下，相關(guān)管理技術(shù)更新緩慢，缺乏專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)作為支持，進(jìn)而從根本上對(duì)文書(shū)檔案管理效果產(chǎn)生了影響。
2.2專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平低
文書(shū)檔案電子化管理的前提是電子信息技術(shù)的靈活應(yīng)用，面對(duì)日益增多的醫(yī)院文書(shū)檔案資料，想要保證高效的工作質(zhì)量，務(wù)必要保證所用技術(shù)的較高適應(yīng)性與有效性，能夠?qū)ξ臅?shū)檔案資料進(jìn)行全面收集、存儲(chǔ)、分析、管理與應(yīng)用，促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。但是對(duì)于電子辦公來(lái)講，涉及到的技術(shù)以及理論復(fù)雜度較高，管理人員想要在短時(shí)間內(nèi)熟練掌握相關(guān)技術(shù)將要面臨較大的困難。并且，基于醫(yī)院工作的特殊性，文書(shū)檔案資料必須要保證其真實(shí)性與完整性，信息技術(shù)的應(yīng)用效果起到了至關(guān)重要的影響。目前我國(guó)相關(guān)技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用上還存在較大的不足，在很大程度上限制了電子辦公的質(zhì)量。
2.3管理標(biāo)準(zhǔn)不完善
針對(duì)文書(shū)檔案管理工作特點(diǎn)和要求，以滿(mǎn)足實(shí)際工作需求為根本，制定具有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，來(lái)為整個(gè)管理工作的開(kāi)展提供依據(jù)與支持。雖然我國(guó)文書(shū)檔案管理相關(guān)流程已經(jīng)比較完善，但是對(duì)于應(yīng)用年限較短的電子辦公來(lái)講依然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致管理質(zhì)量良莠不齊。文書(shū)檔案電子管理標(biāo)準(zhǔn)，需要就書(shū)寫(xiě)、錄入、保存等環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)文書(shū)檔案資料收集、管理、使用等多個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)制定明確標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作執(zhí)行的科學(xué)性與有效性。
3電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案管理優(yōu)化策略
3.1調(diào)整工作理念
為充分利用電子辦公環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理綜合效率，首先要做的就是要對(duì)傳統(tǒng)工作理念和思想意識(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，遵循時(shí)展趨勢(shì)，樹(shù)立信息化、數(shù)字化管理理念[2]。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，信息化時(shí)代下的文書(shū)檔案管理模式得到了更新，以信息技術(shù)作為支持，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為載體，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案資料的收集、存儲(chǔ)、管理以及應(yīng)用，在保證檔案資料安全管理的同時(shí)，便于后期的調(diào)查應(yīng)用。數(shù)字化管理模式的建立，可以將電子辦公、區(qū)域電子政務(wù)、醫(yī)院信息化建設(shè)等進(jìn)行融合，在單位內(nèi)部建立一個(gè)完整的系統(tǒng)，便于對(duì)日常工作產(chǎn)生的文書(shū)檔案資料進(jìn)行收集和整理，為后期的各項(xiàng)工作開(kāi)展提供保障。
3.2完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)在被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域中，尤其是在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，能夠推動(dòng)整個(gè)管理工作向科學(xué)化方向發(fā)展?，F(xiàn)在文書(shū)檔案載體呈現(xiàn)多樣化，與傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案相比靈活性更高，相應(yīng)的傳統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需求，還需要根據(jù)電子辦公特點(diǎn)和要求，在原有基礎(chǔ)上來(lái)對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充完善。應(yīng)對(duì)電子檔案建立過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，確定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條件，保證文書(shū)檔案資料內(nèi)容以及形式的規(guī)范化，便于后期的管理與應(yīng)用。并且，修訂完善相關(guān)制度，用于配合文書(shū)檔案管理工作的持續(xù)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上來(lái)提高工作執(zhí)行的有效性。
3.3檔案信息共享
相比傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)文書(shū)檔案采用電子辦公的目的之一就是實(shí)現(xiàn)信息共享，以電子文書(shū)檔案資料為基礎(chǔ)，推動(dòng)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理工作的高效進(jìn)行。應(yīng)在原有工作基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)，建立完善的文書(shū)檔案電子化網(wǎng)絡(luò)體系，根據(jù)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)文書(shū)檔案信息格式進(jìn)行管理，并且實(shí)現(xiàn)軟件程序的一體化[3]。要求各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)保持良好的共享關(guān)系，根據(jù)統(tǒng)一的文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)所有資料信息的共享，將信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。
3.4完善基礎(chǔ)建設(shè)
很多醫(yī)院文書(shū)檔案電子化管理效率低下的主要限制原因就是基礎(chǔ)建設(shè)程度低，還需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上來(lái)不斷進(jìn)行完善。以局域網(wǎng)文書(shū)檔案管理作為基礎(chǔ)，深入完成相關(guān)技術(shù)軟件的基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善文書(shū)檔案管理信息基礎(chǔ)系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)有的信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)管理工作的自動(dòng)化與數(shù)字化發(fā)展。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與辦公流程、政府部門(mén)信息網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，進(jìn)一步推動(dòng)信息共享的實(shí)現(xiàn)。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實(shí)現(xiàn)高效、快速的檔案管理。
4結(jié)語(yǔ)
電子辦公環(huán)境下，文書(shū)檔案信息化管理勢(shì)在必行，相比傳統(tǒng)的管理模式，電子化與信息化管理具有更高的效率。面對(duì)現(xiàn)存的不足和缺陷，應(yīng)給予實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行分析，且有的放矢的采取措施進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，保證進(jìn)一步推動(dòng)文書(shū)檔案電子管理工作的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1]齊曉磊.電子辦公環(huán)境下文書(shū)檔案的管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(21):88.
作為醫(yī)院重要事件與公文活動(dòng)的資料匯總,文書(shū)檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展史,是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)良性管理的依據(jù)。醫(yī)院文書(shū)檔案管理有三大特點(diǎn)。其一是規(guī)范性,文書(shū)檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的公文,醫(yī)院文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)就是對(duì)該類(lèi)公文進(jìn)行管理,它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的類(lèi)型、檢查、傳遞等方面都規(guī)定嚴(yán)格。其二是服務(wù)性,文書(shū)檔案作為醫(yī)院或者部門(mén)的決策、參考資料,有著很強(qiáng)的服務(wù)性。只有重視其服務(wù)性,才能進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作效率以及文書(shū)檔案信息化管理,便于患者進(jìn)行更好的查詢(xún)服務(wù)。其三是保密性,由于文書(shū)檔案記錄著醫(yī)院內(nèi)部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當(dāng),損害醫(yī)院的形象與聲譽(yù)?？尚诺奈臅?shū)管理工作,是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
2醫(yī)院文書(shū)檔案管理對(duì)策
2.1提高醫(yī)院文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)
醫(yī)院應(yīng)該具有文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)。從醫(yī)院管理角度來(lái)講,重視文書(shū)檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起,只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識(shí),才能讓檔案人員對(duì)文書(shū)檔案的管理形成科學(xué)管理意識(shí)。當(dāng)醫(yī)院對(duì)文書(shū)管理有了一定程度的重視,才能不斷對(duì)文書(shū)檔案管理制度進(jìn)行完善,對(duì)相關(guān)的硬件配套進(jìn)行更新,以嚴(yán)格的制度做好文書(shū)檔案的規(guī)范管理,進(jìn)一步深化醫(yī)院的文書(shū)檔案管理能力。與此同時(shí),醫(yī)院文書(shū)檔案管理主要服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過(guò)程中,醫(yī)院文書(shū)檔案管理者必須通過(guò)職業(yè)素養(yǎng)提升來(lái)熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢(xún)幫助,又能讓醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書(shū)檔案管理者,應(yīng)該具有高度服務(wù)意識(shí),認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書(shū)檔案,加強(qiáng)檔案的匯編與分類(lèi)工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。
2.2優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作
在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下,醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行,在目前形勢(shì)下,醫(yī)院文書(shū)檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書(shū)檔案管理需要通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來(lái)提高工作效率,以促進(jìn)文書(shū)檔案管理科學(xué)化。故而醫(yī)院應(yīng)該完善文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤(pán)之類(lèi)的多介質(zhì)兼容,對(duì)文書(shū)檔案的全文進(jìn)行掃描存入,對(duì)文書(shū)檔案的案卷級(jí)以及文件級(jí)等多方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書(shū)檔案管理資源,節(jié)省檢索時(shí)間,將檢索中的認(rèn)為失誤率降低,保證檢索準(zhǔn)確率,優(yōu)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理效率。并且,針對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行實(shí)體管理系統(tǒng)完善,保管室內(nèi)安裝溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備,做好除塵、防磁等工作,讓文書(shū)檔案保管時(shí)間更長(zhǎng)、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備,確保文書(shū)檔案收集更及時(shí),運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率,促進(jìn)文書(shū)檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量
文書(shū)檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長(zhǎng)期的堅(jiān)持不懈。規(guī)范、完善的文書(shū)檔案管理制度是確保醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局的管理政策,從自身的實(shí)際情況出發(fā),對(duì)文書(shū)檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定,通過(guò)正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限,使醫(yī)院文書(shū)檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況,且保管方面、利用有效。對(duì)醫(yī)院以往的文書(shū)檔案立檔歸卷、檔案開(kāi)發(fā)利用、保密與銷(xiāo)毀、管理職責(zé)等進(jìn)行更為完善的規(guī)定。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的工作執(zhí)行力,使文書(shū)檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書(shū)檔案管理制度落到實(shí)處,院長(zhǎng)牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門(mén)逐級(jí)負(fù)責(zé),加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的監(jiān)督考核,如果發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題必須立馬解決,以便于使文書(shū)檔案管理制度真正得以落實(shí)。
2.4提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院應(yīng)該可信運(yùn)用文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升,提高文書(shū)檔案管理效率,而這一切又必須以醫(yī)院文書(shū)檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對(duì)文書(shū)檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系,醫(yī)院需要全面加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì),通過(guò)講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來(lái)提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過(guò)現(xiàn)代化的新管理方法來(lái)落實(shí)文書(shū)檔案管理,同時(shí)可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來(lái)優(yōu)化文書(shū)檔案管理效率,使文書(shū)檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。
3結(jié)語(yǔ)
1 當(dāng)前文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)
1.1 檔案的形成與文書(shū)工作有關(guān)
文書(shū)檔案的形成本身就與單位的文書(shū)工作聯(lián)系緊密，在單位中的行政內(nèi)容，不僅包括文件收集整理、催收轉(zhuǎn)發(fā)，還有文書(shū)轉(zhuǎn)運(yùn)、立卷歸檔?？梢钥闯觯瑱n案就是文書(shū)經(jīng)過(guò)一系列管理工作之后形成的，而文書(shū)工作也是檔案成形的階段，因此檔案管理就是把文書(shū)工作當(dāng)成前期的準(zhǔn)備工作，在此基礎(chǔ)上才能進(jìn)一步加深對(duì)文書(shū)材料的利用程度，包括收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)等途徑。文書(shū)管理成效就體現(xiàn)在其內(nèi)容、格式、質(zhì)量上面，這些方面的完整度和齊全性都直接影響到后面的檔案管理，文書(shū)是不是被及時(shí)全面地收集，并且按時(shí)立卷歸檔都體現(xiàn)在了檔案管理的成效上，確保每一環(huán)節(jié)都已經(jīng)落實(shí)到位。同時(shí)，文書(shū)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)把日立場(chǎng)工作中單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行行政活動(dòng)的有價(jià)值的資料統(tǒng)一收集、匯總，在分類(lèi)、整理后及時(shí)歸檔。
1.2 完整收集檔案資料并保存
在當(dāng)前的大部分單位所開(kāi)展的文書(shū)檔案管理工作，針對(duì)的是那些已經(jīng)在存在的事實(shí)、人物、文件等，而所謂的管理是借用一些載體來(lái)記錄、分類(lèi)、安放重要的信息內(nèi)容。該項(xiàng)工作的重點(diǎn)就是確保文件在這一環(huán)節(jié)中的完整性、保密性，一定要讓重要的文書(shū)檔案在比較安全的地方安置存放，還需要注意所有文書(shū)的收集整理工作、編輯目錄、分類(lèi)成冊(cè)等，合理、高效利用這些材料。
1.3 檔案形式多樣、內(nèi)容繁多
我國(guó)現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理方式豐富多樣，文書(shū)的內(nèi)容也是非常繁雜，不但清晰記錄著單位開(kāi)展的各種工作過(guò)程，涵蓋了行政、會(huì)議、技術(shù)等各方領(lǐng)域，還有主管各單位的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)簽署的重要秘密文件、照片、視頻、合同、權(quán)責(zé)書(shū)等，這里面既包含了紙質(zhì)的文書(shū)材料，還包括電子數(shù)據(jù)信息，隨著社會(huì)信息化程度越來(lái)越高，文書(shū)形式也會(huì)向多元化發(fā)展。
2 檔案管理工作中存在的問(wèn)題
2.1 未及時(shí)收集文書(shū)檔案
通常情況下，單位的文書(shū)檔案管理工作都是從收集內(nèi)部工作中用到的重要文書(shū)材料開(kāi)始，但又因?yàn)榉N種因素，導(dǎo)致一些部門(mén)未能及時(shí)公開(kāi)相應(yīng)的文件并提交給檔案管理工作人員，給檔案管理工作造成一定的困擾。正是由于這些工作部門(mén)之間不能很好地溝通協(xié)調(diào)，無(wú)法建立起有機(jī)合作關(guān)系，即便檔案管理工作人員為了按時(shí)完成任務(wù)，不得不經(jīng)常向其他部門(mén)催要文件資料，但由于這些部門(mén)確實(shí)需要在工作中用到相關(guān)資料，導(dǎo)致管理員只得妥協(xié)等待。拖延的時(shí)間長(zhǎng)了之后，管理員就容易遺忘哪些文書(shū)沒(méi)有收集歸檔，或者是文書(shū)資料沒(méi)有在工作部門(mén)中得到妥善存放，甚至已經(jīng)在使用中發(fā)生了遺失，這就是文書(shū)管理中非常嚴(yán)重的疏漏。
2.2 文書(shū)工作和立卷歸檔銜接不當(dāng)
在邏輯角度來(lái)看，文書(shū)工作和檔案管理之間是相互依存、相互促進(jìn)的關(guān)系，從文件資料的收集、閱覽、立卷、歸檔來(lái)說(shuō)，檔案管理工作其實(shí)就是文書(shū)工作在另一種方式上的延伸和拓展。實(shí)際工作中，文書(shū)和檔案的管理分別是由不同的工作部門(mén)來(lái)進(jìn)行的，容易在操作上形成不當(dāng)配合。且文書(shū)使用人員缺少及時(shí)將文件資料歸檔的意?R，檔案管理工作人員對(duì)資料內(nèi)容也不甚了解，兩者之間缺乏協(xié)商和溝通，致使文書(shū)檔案管理工作經(jīng)常發(fā)生脫節(jié)現(xiàn)象。另一方面，文件資料在收集處理環(huán)節(jié)中也不夠科學(xué)，沒(méi)有規(guī)范化的操作方式，如文件使用的紙張、裝訂、格式、版式等都存在或多或少的問(wèn)題。何況，在一些文件資料使用量很大的工作部門(mén)中，文書(shū)人員沒(méi)有明確文書(shū)歸檔的意義，未妥善收集文件、及時(shí)上交，導(dǎo)致很多資料缺失。
2.3 文書(shū)檔案沒(méi)有妥善保存
隨著社會(huì)科技文化的繁榮發(fā)展，相應(yīng)辦公設(shè)備和技術(shù)也在不斷進(jìn)步，通過(guò)自動(dòng)化方式來(lái)完成日常工作越來(lái)越普遍，信息網(wǎng)絡(luò)的推廣和使用在極大程度上增加了文書(shū)檔案工作的效率，同時(shí)，新型電子文檔形式的文書(shū)材料的整理、收集、歸措施，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔工作有很大不同，給檔案統(tǒng)一管理工作造成了一定阻礙。紙質(zhì)的文書(shū)不一定有電子版的資料存在，而電腦中的文書(shū)也沒(méi)有全部打印出來(lái)，使得二者沒(méi)辦法一起整理成冊(cè)并存檔，給以后檔案的調(diào)取、查閱帶來(lái)了不便。
3 優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的措施
3.1 加強(qiáng)文書(shū)資料及時(shí)收集工作
文書(shū)工作應(yīng)該先在相關(guān)部門(mén)中妥善使用，并按照文件編號(hào)、標(biāo)題、文種等存放避免在使用中出現(xiàn)遺失。其次，檔案管理人員也必須及時(shí)進(jìn)行文書(shū)材料的收集工作，和各部門(mén)協(xié)調(diào)溝通，督促他們盡快將重要文書(shū)資料歸檔。最后，文書(shū)人員應(yīng)該注意保護(hù)文件資料的完整性和規(guī)范性，紙張樣式、格式內(nèi)容、文體大小等都必須嚴(yán)格按照規(guī)定來(lái)執(zhí)行，需要起草、修改、轉(zhuǎn)抄的文件要保證信息安全和書(shū)面整潔，收發(fā)相應(yīng)資料要登記，缺少的部分及時(shí)找回。
3.2 做好文書(shū)工作和檔案管理的銜接
文書(shū)是檔案的基石，提高文書(shū)質(zhì)量是優(yōu)化檔案管理的關(guān)鍵，加強(qiáng)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)配合工作能夠起到至關(guān)重要的作用。檔案管理工作人員要多和其他部門(mén)人員溝通交流，了解文書(shū)使用情況，提醒他們及時(shí)歸檔，保證文書(shū)完整。此外，檔案管理部門(mén)和文書(shū)工作部門(mén)之間應(yīng)該定期互通信息，掌握對(duì)方的最新動(dòng)態(tài)，提高文書(shū)的收集歸檔效率，并將文書(shū)價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。
3.3 完善相應(yīng)文書(shū)的收集歸檔制度
檔案管理部門(mén)在做好紙質(zhì)文件收集歸檔工作的時(shí)候，還要加強(qiáng)對(duì)電子資料的收集保管。明白電子資料的重要程度不亞于紙質(zhì)文件，建立完善的電子資料管理制度，及時(shí)妥善收集、整理相應(yīng)資料，處理好電子材料的格式和大小，并按照一定的關(guān)系和結(jié)構(gòu)分門(mén)別類(lèi)、歸納成冊(cè)，方便日后統(tǒng)一管理和查閱使用。
[關(guān)鍵詞]文書(shū)檔案；管理；對(duì)策
[作者簡(jiǎn)介]李道逸，南寧市疾病預(yù)防控制中心主管技師，廣西南寧530011
[中圖分類(lèi)號(hào)]G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1672－2728(2008)01－0173－03
文書(shū)檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源發(fā)生地，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。只有樹(shù)立文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書(shū)檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。
一、文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)
1、文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書(shū)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過(guò)程記載、文件、書(shū)報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用載體(主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來(lái)，并分門(mén)別類(lèi)地存放在檔案室中。這個(gè)階段管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作上；同時(shí)，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產(chǎn)生作用。
2、與文書(shū)檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書(shū)工作。文書(shū)工作包括文件的收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書(shū)工作的全過(guò)程也是檔案的形成過(guò)程。而檔案工作是在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用。文書(shū)工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)；檔案主要來(lái)自于文書(shū)。文書(shū)部門(mén)把本單位活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料經(jīng)過(guò)整理立卷，定期向檔案部門(mén)歸檔。文書(shū)檔案的質(zhì)量，如文件的格式、書(shū)寫(xiě)材料的質(zhì)量、能否收集齊全并及時(shí)進(jìn)行歸檔等，對(duì)檔案的質(zhì)量和檔案工作都有重大的影響。
3、文書(shū)檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。文書(shū)檔案是單位工作各方面的真實(shí)記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。由于文書(shū)檔案包含有單位及上級(jí)部門(mén)印發(fā)的各類(lèi)正式“紅頭文件”，各類(lèi)民主選舉的選民登記和選票，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書(shū)，照片、錄音、錄像，以及各種電子檔案等等，這就形成了文書(shū)檔案載體的多樣性。
二、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題
1、文書(shū)工作與檔案工作銜接方面存在問(wèn)題。文書(shū)工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實(shí)工作中，文書(shū)工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個(gè)分體式的管理體系。實(shí)際工作中，文書(shū)和檔案實(shí)行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書(shū)工作和檔案工作的距離。文書(shū)人員檔案意識(shí)淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過(guò)程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文書(shū)工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。如：用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范；版記不全，附件不規(guī)范；文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范；原稿不齊全，編號(hào)不規(guī)范，等等。
2、人員偏少，并兼顧其他工作。一些單位的辦公室里只有2～3名工作人員，缺乏專(zhuān)職檔案員。于是，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負(fù)責(zé)辦公室的收發(fā)文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料真?zhèn)尾环置鳌⑹占狭Σ粡?qiáng)勁等方面的問(wèn)題。另外，一些檔案員對(duì)檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因?yàn)闄n案員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對(duì)檔案工作缺乏能動(dòng)力，就使得很多單位在文書(shū)檔案的收集工作存在很大的漏洞。
3、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視不夠，存在片面的認(rèn)識(shí)。檔案工作在機(jī)關(guān)單位辦公室眾多職能當(dāng)中的地位不高。在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中，檔案工作是說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡(jiǎn)單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見(jiàn)效慢，看不見(jiàn)明顯的經(jīng)濟(jì)效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時(shí)候能夠提供參考就行。
4、檔案員的培訓(xùn)工作仍需加強(qiáng)。一些單位的檔案干部從事檔案管理工作卻沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案的分類(lèi)、立卷等一知半解，不得要領(lǐng)，其素質(zhì)與新時(shí)期檔案培訓(xùn)工作的要求有一定的差距。一些單位的檔案干部雖然有上崗證，卻很少參加過(guò)有關(guān)檔案培訓(xùn)的繼續(xù)教育，對(duì)檔案工作有一定的概念和了解后，又沒(méi)能及時(shí)更新知識(shí)，進(jìn)一步提高檔案管理水平。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，開(kāi)展利用微機(jī)進(jìn)行文書(shū)檔案管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案員重視和加強(qiáng)知識(shí)技能培訓(xùn)工作，使檔案管理工作更規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。
5、各部門(mén)對(duì)檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。單位的歸檔工作需要從各個(gè)部門(mén)收集重要的文件資料，而一些部門(mén)為了自己工作的便利，不愿意將一些需要?dú)w檔的文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。一些責(zé)任心較強(qiáng)的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門(mén)的配合支持，在做好檔案工作時(shí)常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時(shí)間長(zhǎng)久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。
三、提高文書(shū)檔案管理工作水平的對(duì)策及思考
1、提高單位文書(shū)檔案工作的應(yīng)有地位，轉(zhuǎn)變觀念，提高素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好檔案工作的前提，檔案干部要積極主動(dòng)地做好檔案工作的宣傳匯報(bào)工作，采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及員工們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，努力爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭(zhēng)使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點(diǎn)中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進(jìn)。在工作中變被動(dòng)提供有關(guān)檔案工作資料為主動(dòng)參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動(dòng)性與前瞻性。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的更高的要求，檔案干部要充分發(fā)揮接受新知識(shí)、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動(dòng)性，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力成為管理型、技術(shù)型和
復(fù)合型人才，努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。
2、搞好文書(shū)工作與檔案工作的規(guī)范銜接。文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書(shū)部門(mén)規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。文書(shū)人員要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書(shū)材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作一體化。這就要求文書(shū)人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。諸如紙張大小、文體、格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門(mén)，嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等起草、修改、譽(yù)印、批閱文件材料等等。另外，還得要求文件處理要及時(shí)、準(zhǔn)確；收發(fā)文件要及時(shí)登記，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找。特別是帳外材料，如領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)帶回的會(huì)議材料等，更應(yīng)注意及時(shí)收集，保證文件材料齊全完整。此外，要強(qiáng)化“文書(shū)部門(mén)立卷”工作?！拔臅?shū)部門(mén)立卷”是《中華人民共和國(guó)檔案法》早已明確的一個(gè)基本制度?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)“及時(shí)整理(立卷)、歸檔”。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開(kāi)始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。只有文書(shū)人員有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為立卷歸檔工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3、加強(qiáng)部門(mén)間協(xié)作，做好文書(shū)檔案收集工作。文書(shū)檔案中的許多利用價(jià)值較高的檔案往往來(lái)源于各部門(mén)。因此，處理好與各部門(mén)的關(guān)系，不斷完善檔案的結(jié)構(gòu)與質(zhì)量，是檔案部門(mén)的一項(xiàng)重要工作。檔案員必須做到“三勤”(即嘴勤腳勤腦勤。嘴勤，即經(jīng)常主動(dòng)了解業(yè)務(wù)部門(mén)又開(kāi)展了什么新的工作；腳勤，即要經(jīng)常到業(yè)務(wù)部門(mén)走動(dòng)走動(dòng)，以獲取有關(guān)信息；腦勤，則要常常根據(jù)本單位的工作實(shí)際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務(wù)工作)。加強(qiáng)與各部門(mén)的協(xié)調(diào)與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢。要著重收集能夠揭示一個(gè)單位的歷史、現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展，為開(kāi)展實(shí)際工作和科學(xué)研究服務(wù)，具有證據(jù)和情報(bào)價(jià)值的信息資料，切實(shí)發(fā)揮檔案部門(mén)在雙文明建設(shè)中的參謀依據(jù)作用。
4、要建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。這些規(guī)定和程序要盡可能細(xì)化，簡(jiǎn)捷明確，操作性強(qiáng)。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無(wú)效、無(wú)用的文件。不但在公文正式印制前審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范進(jìn)行復(fù)核，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進(jìn)行復(fù)核。若要修改實(shí)質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號(hào)、排布規(guī)則、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上也要嚴(yán)格按機(jī)關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)把握。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對(duì)“文件處理單”、“發(fā)文稿紙”等卡片的填寫(xiě)要簡(jiǎn)明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍，在控制文件“件數(shù)”的同時(shí)，嚴(yán)格控制文件的“份數(shù)”，禁止濫抄、濫送。
[關(guān)鍵詞]文書(shū)檔案；信息化；管理方法
隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無(wú)紙化辦公的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，使得文書(shū)檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?；文?shū)檔案的歸檔等操作過(guò)程均由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。
一、信息化文書(shū)檔案管理主要有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)
1.辦公效率大幅提高
基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動(dòng)量，提高了文書(shū)檔案管理的效率。另一方面，傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中，在歸檔整理后若要對(duì)文件進(jìn)行修改處理，就必須對(duì)已整理的文書(shū)檔案進(jìn)行拆卷重做，這就浪費(fèi)資源和勞動(dòng)力，而采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書(shū)檔案管理根本不會(huì)出現(xiàn)該問(wèn)題，文件的修改只需通過(guò)鍵盤(pán)操作就可以，且隨時(shí)修改顯得方便快捷。文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.資源隨時(shí)可供檢索，信息充分共享
基于計(jì)算機(jī)的文書(shū)檔案處理，使紙質(zhì)的文書(shū)檔案轉(zhuǎn)變成電子版的文獻(xiàn)信息，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，使得文書(shū)檔案資源隨時(shí)可供檢索，大大提高了查準(zhǔn)率，這些都是傳統(tǒng)管理方式所無(wú)法能及的。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案相比，電子文件的壽命要長(zhǎng)得多。紙張?jiān)谝欢ǖ臈l件下容易受到破壞，如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如光碟，U盤(pán)，移動(dòng)硬盤(pán)等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
二、信息化文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2. 對(duì)檔案綜合管理人員要求高
對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、信息化文書(shū)檔案管理對(duì)從業(yè)者的相關(guān)要求
1.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2.利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。
紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解不同，對(duì)同一個(gè)文件的分類(lèi)不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)確，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。
3.加強(qiáng)在職教育，提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)
一、煤炭企業(yè)文書(shū)檔案管理流程優(yōu)化的必要性
1.是提高企業(yè)效益的一個(gè)重要途徑
企業(yè)文書(shū)檔案的管理屬于企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要組成部分。其本身對(duì)企業(yè)的眾多信息，發(fā)展過(guò)程有著詳盡的記錄，對(duì)于企業(yè)各個(gè)方面也有著細(xì)致的了解。因此，文書(shū)檔案對(duì)于企業(yè)內(nèi)部人員對(duì)企業(yè)的了解，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)企業(yè)發(fā)展史做出正確的決策都有著重要的意義。
文書(shū)檔案管理本身是一項(xiàng)極其紛繁復(fù)雜的工作，其中涵蓋了大量的數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻(xiàn)的流失，企業(yè)信息的殘缺，使得企業(yè)本身的內(nèi)部呈現(xiàn)一種缺失的狀態(tài)。而依據(jù)哲學(xué)“內(nèi)因決定事物的發(fā)展變化”的原理來(lái)看，若是一個(gè)企業(yè)在內(nèi)部信息的管理上呈現(xiàn)一種混亂的話，很容易使得企業(yè)在外部競(jìng)爭(zhēng)中受挫。
因此，文書(shū)檔案管理對(duì)于保證企業(yè)效益是有著極其重要的作用的。
2.是完善企業(yè)精神，豐富企業(yè)內(nèi)涵的重要方法
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發(fā)展。現(xiàn)今的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)，多是依靠良好的企業(yè)形象與內(nèi)涵。而對(duì)于煤炭企業(yè)，同樣如此，正規(guī)、健康、科學(xué)的企業(yè)形象無(wú)疑會(huì)使其在國(guó)際國(guó)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)。
而文書(shū)檔案管理工作，涵蓋了對(duì)企業(yè)種種發(fā)展階段、企業(yè)活動(dòng)、企業(yè)內(nèi)涵的全方面的整理與歸納。這種活動(dòng)，對(duì)于企業(yè)本身樹(shù)立形象、豐富自身精神有著重要作用。
二、煤炭企業(yè)文書(shū)檔案管理工作中的不足
1.企業(yè)本身沒(méi)能引起足夠的重視
不僅在煤炭企業(yè)，在當(dāng)今很多的國(guó)內(nèi)企業(yè)都存在著這種現(xiàn)象。這從根本上反映了企業(yè)本身對(duì)于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業(yè)制度日益科學(xué)化的同時(shí)，文書(shū)檔案管理依然是一種傳統(tǒng)、老套的制度。甚至在很多企業(yè)，文書(shū)管理被視為一種賦閑職業(yè)，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護(hù)文件的工作，而對(duì)于文件的分類(lèi)，歸納，整理卻常常忽視。
2.文書(shū)檔案管理制度不夠健全
企業(yè)文書(shū)檔案的作用，在于企業(yè)內(nèi)部人員隨時(shí)可以方便調(diào)取，查閱企業(yè)發(fā)展信息。然而文書(shū)檔案本身紛繁復(fù)雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業(yè)的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監(jiān)督，并且修補(bǔ)缺失文獻(xiàn)，致使對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息流通造成了不便。
3.管理技術(shù)落后
在煤炭企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實(shí)物資料等，對(duì)于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會(huì)造成信息的大量流失，也會(huì)給信息的再次查閱造成極大的不便。
4.管理人員素質(zhì)較低
現(xiàn)階段，就整體來(lái)看，存在著文書(shū)檔案管理人才嚴(yán)重缺失的現(xiàn)象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對(duì)于電子技術(shù)了解較少，對(duì)于文書(shū)檔案的管理方法也缺乏正確的認(rèn)識(shí)，給文書(shū)檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創(chuàng)新也造成了阻礙。
三、優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的幾個(gè)方法
1.加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)
提高文書(shū)檔案管理工作的首要措施是企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。只有從心里提高了對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)，才可能從根本上改善這種狀態(tài)。如企業(yè)內(nèi)部可以定期舉行一些學(xué)習(xí)、辯論活動(dòng)，學(xué)習(xí)一些檔案管理促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的實(shí)例或者介紹一些國(guó)外的文書(shū)檔案管理的工作，使企業(yè)本身能夠重新對(duì)檔案管理工作形成新的認(rèn)識(shí)，提高重視程度。
2.完善檔案管理制度
煤炭企業(yè)在使用科學(xué)的企業(yè)管理制度改造自身的同時(shí)，也應(yīng)完善文書(shū)檔案的管理制度。如定期進(jìn)行檢查，保證管理人員對(duì)于檔案的定期整理，建立監(jiān)察督促制度，避免一些重要文件因?yàn)榉N種原因沒(méi)能及時(shí)歸檔，造成流失。
3.積極引進(jìn)新技術(shù)
積極采用各種新的管理技術(shù)。如將文檔收錄電腦，進(jìn)行編輯整理，刻盤(pán)收藏，同時(shí)，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，將文檔進(jìn)行編輯，歸納，分類(lèi)，使得企業(yè)內(nèi)部人員可以隨是憑借賬號(hào)身份對(duì)文檔進(jìn)行查閱，另一方面，完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子文檔在線傳遞，提高效率。
4.提高管理人員素質(zhì)
對(duì)于管理人員，可以積極吸納檔案管理專(zhuān)業(yè)的高校大學(xué)生，為企業(yè)檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，定期舉行學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，使之能夠熟悉檔案管理新技術(shù)，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。
結(jié)語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；信息；電子化
中圖分類(lèi)號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案。目前國(guó)家提出了文書(shū)檔案管理的改革文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來(lái)提高文書(shū)檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿(mǎn)足需要。
一、文書(shū)檔案電子管理的現(xiàn)狀
隨著我國(guó)辦公自動(dòng)化逐步普及，但尚未完全社會(huì)化，而檔案電子化管理在我國(guó)是隨辦公自動(dòng)化之后的后起事物，完全實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問(wèn)題和困難，主要表現(xiàn)在以下方面：
1.1 辦公自動(dòng)化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動(dòng)化，而辦公自動(dòng)化雖然已聲勢(shì)浩大地推廣，已有相當(dāng)單位的在內(nèi)部實(shí)行辦公自動(dòng)化，但畢竟還未完全普及。而在機(jī)關(guān)單位辦公自動(dòng)化則要求一體化，行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往往與上下級(jí)密切聯(lián)系，對(duì)上履行職責(zé)任務(wù)，匯報(bào)上級(jí)下達(dá)任務(wù)的完成情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)或管理部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍的問(wèn)題；對(duì)下達(dá)任務(wù)和傳達(dá)上級(jí)指示精神；同級(jí)兄弟部門(mén)之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系也相當(dāng)密切。而業(yè)務(wù)信息在很大程度上還需依賴(lài)紙質(zhì)文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。
1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒(méi)有把提高電子文件管理當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來(lái)抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來(lái)完成，計(jì)算機(jī)在整個(gè)過(guò)程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實(shí)的“高檔打字機(jī)”。人們只看到伸手可及的有限的紙質(zhì)文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫(kù)，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒(méi)有得到合理的開(kāi)發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)，也造成了檔案電子化管理進(jìn)程緩慢。
1.3電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。
1.4檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
1.5標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
1.6文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書(shū)檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書(shū)檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
二、關(guān)于做好文書(shū)檔案電子化管理的對(duì)策
檔案電子化管理必須是在辦公自動(dòng)化條件下，將如何應(yīng)對(duì)日益增多的電子文件進(jìn)行更科學(xué)、更準(zhǔn)確及時(shí)地歸檔并保證其安全性呢？我認(rèn)為必須把握好幾個(gè)環(huán)節(jié)：
2.1文書(shū)檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來(lái)說(shuō)分為兩部分，一部分是電子文件形成過(guò)程中的管理，另一部分是電子文件的歸檔處理。劃分出不同的保管期限。同時(shí)編制文件索引，供查詢(xún)調(diào)閱使用。
2.2建立電子檔案管理制度。為了保證信息資源的安全性，建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度是必不可少的，可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類(lèi)歸檔、專(zhuān)人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過(guò)程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。
2.3嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔的安全管理制度，及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)，消除風(fēng)險(xiǎn)。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開(kāi)，有的則需要保密。保密文件需加密碼。密碼文件的管理，應(yīng)該做到多把鑰匙開(kāi)一把鎖，即操機(jī)人員的相互制約。就是要通過(guò)采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問(wèn)、修改和破壞。
2.4針對(duì)安全性問(wèn)題，積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，使得文書(shū)檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡(jiǎn)單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。再有一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾等。
2.5分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。所以為了預(yù)防人為因素而造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
2.6建設(shè)專(zhuān)職隊(duì)伍，提高管理水平。隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長(zhǎng)，檔案管理也由過(guò)去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作。這就要求管理者應(yīng)具有很強(qiáng)的分析能力，對(duì)一些專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握。此外，還根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任 ，保證信息的安全可靠。
3、結(jié) 語(yǔ)
文書(shū)檔案電子信息化平臺(tái)建設(shè)應(yīng)用后，用戶(hù)只需在個(gè)人電腦上輕點(diǎn)鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶(hù)或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。針對(duì)在文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用中實(shí)際出現(xiàn)的問(wèn)題，管理者或管理部門(mén)在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢(shì)。因此，每一位文書(shū)檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，把文書(shū)檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。
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關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；電子信息；管理
科技進(jìn)步以及時(shí)代的發(fā)展使得信息的傳播速度以及數(shù)量不斷的增大，文書(shū)檔案也不斷的增加，因此大容量高速度檔案管理成為了時(shí)代的需求。檔案的建立以及管理工作需要更加專(zhuān)業(yè)化的手段。為了實(shí)現(xiàn)高效、長(zhǎng)久的檔案存儲(chǔ)和管理，為了保證查詢(xún)的速度，檔案的管理信息化成為了迫切的需求，并且信息化的檔案管理也能節(jié)省存放空間。因此為提高相關(guān)單位的文書(shū)檔案管理整體水平，對(duì)穩(wěn)當(dāng)管理進(jìn)行了信息化改革，用以保證檔案信息更加準(zhǔn)確完整。
1 信息化可以提高效率
信息化后的文檔在檢索和使用上更加方便，由于電子計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的處理信息能力，使得工作人員徹底摒棄了傳統(tǒng)的手工操作模式，在工作中，對(duì)于文檔的管理更加的齊全完整。傳統(tǒng)的文檔管理中，主要采用的手工抄寫(xiě)方式，容易出現(xiàn)漏抄、漏寫(xiě)的現(xiàn)象，并且用筆規(guī)范以及耐久度、字跡的清晰和工整度、檔案統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性以及分類(lèi)的明確性都無(wú)法保證，不但浪費(fèi)了諸多的人力物力，還耗費(fèi)了大量的時(shí)間，但是工作效率卻沒(méi)有保證。而計(jì)算機(jī)軟件被應(yīng)用到文檔管理中后，使得文檔在整理分類(lèi)以及統(tǒng)計(jì)、查閱等工作中變得有序高效起來(lái)，并且網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使得文件的傳遞、辦理更加的方便簡(jiǎn)潔，計(jì)算機(jī)在信息管理上所體現(xiàn)出的強(qiáng)大的管理能力不得不予以肯定。信息化系統(tǒng)有效的解決了傳統(tǒng)歸檔以及管理中出現(xiàn)的諸多漏洞，提高了工作效率。且人們?cè)谶M(jìn)行電子檔案的管理時(shí)能夠按照分類(lèi)進(jìn)行歸檔和查閱，縮短了時(shí)間、提高了效率。因此相對(duì)比傳統(tǒng)的方式，電子信息文書(shū)檔案的管理優(yōu)勢(shì)更強(qiáng)。
2 易于保存管理
紙質(zhì)材料在保存期限上明顯短于電子文件，由于電子文件載體的科技性更高，在防潮、防蟲(chóng)等性能上顯然要高于紙質(zhì)載體，且還具有重復(fù)利用的功能。另外電子信息載體的貯存空間較紙質(zhì)材料更大，壽命更長(zhǎng)，更加的節(jié)能環(huán)保。電子文件主要貯存在光碟、DVD以及硬盤(pán)等設(shè)備上，該類(lèi)設(shè)備體積小，便于操作，無(wú)需大量的空間存放。且不會(huì)在高濕度、溫度的環(huán)境下被腐蝕或者出現(xiàn)氧化。因此更加易于保管。
3 電子信息化管理方便資源共享
在傳統(tǒng)的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無(wú)法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫(kù)內(nèi)，人們可以通過(guò)協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。
4 信息傳輸安全性保證
傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆Γ幻鈺?huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問(wèn)題，不僅保證文書(shū)檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
文書(shū)檔案的信息化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，提出以下幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法。
5 保障檔案真實(shí)性
人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書(shū)電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。針對(duì)這一情況，我們可在文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過(guò)這個(gè)隔離，文書(shū)檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡(jiǎn)單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。
6 檔案管理人員素質(zhì)的提高
現(xiàn)代文書(shū)檔案管理工作不僅僅要求相關(guān)工作人員了解傳統(tǒng)的文書(shū)管理相關(guān)理論，同時(shí)還要求其懂得電子文檔管理方式，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)、熟識(shí)如何傳輸數(shù)據(jù)，因此要求現(xiàn)代管理人員具備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)水平以及知識(shí)素養(yǎng)。但是，我國(guó)目前檔案文書(shū)管理工作人員還沒(méi)有完全具備上述專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，技術(shù)水平還尚且有限，無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的需要。
一、文書(shū)檔案工作的原則
1.整體性原則
相較于其他管理工作，文書(shū)檔案管理的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是具有整體性，其工作不是簡(jiǎn)單地劃分至辦公室職員和檔案部門(mén)，文書(shū)檔案數(shù)據(jù)資料的收集過(guò)程需要各個(gè)職能部門(mén)的協(xié)助，經(jīng)過(guò)歸類(lèi)整合后的資料也不是僅僅服務(wù)于哪個(gè)部門(mén)，而是對(duì)整個(gè)企事業(yè)單位起指導(dǎo)作用和借鑒意義。
2.規(guī)范性原則
文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)兩個(gè)層面，其中，文書(shū)檔案工作需要嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程化管理方式，貫穿于收文管理、發(fā)文管理、文件著錄、案卷著錄、借閱歸還、銷(xiāo)毀、變更、更正等各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)通過(guò)規(guī)范性的操作方式和管理模式為文書(shū)檔案查閱者提供便利，便于查閱者在短時(shí)間內(nèi)獲取有效信息，提高單位運(yùn)轉(zhuǎn)效率。
3.保密性原則
由于文書(shū)檔案記錄了許多單位內(nèi)部核心技術(shù)，在管理過(guò)程中，一定要注意保密行為，對(duì)于重要程度不同的文書(shū)檔案采用分類(lèi)歸置，核心文檔應(yīng)妥善保存，管理職責(zé)應(yīng)落實(shí)到人，對(duì)于重要文書(shū)檔案的經(jīng)手人需要進(jìn)行詳細(xì)記錄核實(shí)，確保核心資料的安全。
二、文書(shū)檔案工作現(xiàn)存問(wèn)題及檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)
1.目前文書(shū)檔案工作的主要問(wèn)題
（1）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案工作認(rèn)知不足
意識(shí)是行為的基礎(chǔ)，只有提高單位高層管理人員對(duì)于文書(shū)檔案工作的重視程度，才能為新型檔案管理系統(tǒng)的建立、文書(shū)檔案工作水平的進(jìn)步掃清障礙。由于傳統(tǒng)檔案觀念的束縛，部分單位領(lǐng)導(dǎo)依舊認(rèn)為文書(shū)檔案工作只是簡(jiǎn)單的記錄收集保存，應(yīng)付檢查的一種無(wú)關(guān)痛癢的行為，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)于單位發(fā)展和潛在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)的重要意義，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人力財(cái)力投入較少，嚴(yán)重制約了文書(shū)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。
（2）文書(shū)工作與檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象
在文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)工作與檔案管理既密不可分又有著本質(zhì)的區(qū)別，處理好文書(shū)工作與檔案管理的一體化是做好文書(shū)檔案管理工作的關(guān)鍵所在。目前實(shí)際文書(shū)檔案管理過(guò)程中，常實(shí)行一種分體式的管理體系，這種管理制度相對(duì)科學(xué)合理，卻在一定程度上分離了文書(shū)工作與檔案管理工作，兩者在銜接上出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。究其根源，是因?yàn)椴糠治臅?shū)工作人員缺乏檔案意識(shí)，在進(jìn)行信息收集過(guò)程中效率低且不能扣住檔案主題，而檔案專(zhuān)業(yè)人員基本不接觸文秘工作，從而造成了兩者脫節(jié)的現(xiàn)象，降低了文書(shū)檔案管理質(zhì)量。
（3）文書(shū)檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低
由于長(zhǎng)期對(duì)文書(shū)檔案管理工作的不重視，檔案管理人員通常不是專(zhuān)業(yè)人才，在檔案工作以外往往還兼有其它職位，這就導(dǎo)致其自身的責(zé)任感不強(qiáng)，不能將文書(shū)檔案工作擺在一個(gè)正確的工作位置；此外，有些單位的檔案管理人員雖然具備專(zhuān)業(yè)技能，但由于自身不積極和單位的不重視等原因長(zhǎng)期未能接受進(jìn)一步培訓(xùn)，其管理方法和管理理念極易受陳舊觀念桎梏，很難適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，從而不利于文書(shū)檔案工作效力的發(fā)揮。
2.運(yùn)用系統(tǒng)管理文書(shū)檔案的優(yōu)勢(shì)
（1）大幅度提高工作效率
檔案系統(tǒng)管理文書(shū)檔案工作的最大優(yōu)點(diǎn)就在于檔案系統(tǒng)強(qiáng)大的信息處理能力，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作人員完全依賴(lài)于手工操作，耗時(shí)費(fèi)力，工作效率也比較低，手工操作對(duì)于某些數(shù)據(jù)的計(jì)算還極易出現(xiàn)錯(cuò)誤偏差。檔案管理系統(tǒng)為文書(shū)檔案材料的收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)提供便利，文件材料的移交和借閱利用，都變得簡(jiǎn)單易行，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，文件材料的轉(zhuǎn)移可以便捷實(shí)現(xiàn)，省去了以往的搬運(yùn)過(guò)程，大大提高工作效率。
（2）充分共享檔案信息
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案室與各職能部門(mén)難以實(shí)現(xiàn)信息共享，大量信息閑置在檔案庫(kù)房，不僅給管理和信息查閱帶來(lái)諸多不便，還造成了資金和資源的浪費(fèi)。電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)簡(jiǎn)化了信息載體，節(jié)省了存儲(chǔ)空間，并可便捷地與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供局域性網(wǎng)絡(luò)檔案信息的在線移交及借閱，超越了舊管理模式下信息流動(dòng)的單向性，實(shí)現(xiàn)了信息資源的多方共享，極大地提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
三、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于文書(shū)檔案工作的可行建議
1.提高檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意識(shí)
單位高層管理應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代檔案管理重要作用的認(rèn)知，主動(dòng)將現(xiàn)代化手段引入本單位文書(shū)檔案管理工作中，加大企業(yè)檔案管理資金投入，結(jié)合單位自身情況和實(shí)際需求，配置檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件，為檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)保障。同時(shí)，也要注意對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)其管理意識(shí)和責(zé)任感，提高其檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備量，還要對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其能自覺(jué)將現(xiàn)代化手段運(yùn)用到檔案管理工作中。
2.加強(qiáng)企業(yè)檔案收集整理力度
企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，也是在現(xiàn)今激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之位重要信息保障。要保證企業(yè)檔案信息的充足、有效，就要加大對(duì)企業(yè)檔案的收集、整理力度。應(yīng)建立健全檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，對(duì)檔案信息收集、歸類(lèi)整理工作進(jìn)行規(guī)范，設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式，確保所收集整理的文書(shū)檔案信息質(zhì)量，為查閱者提供便利條件。
