時(shí)間：2023-09-22 17:04:51
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理學(xué)筆記，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
論文摘要：隨著檔案工作中心從“檔案保管”轉(zhuǎn)移到“檔案利用”上，對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)人員的思維素養(yǎng)要求越來(lái)越高，本文就信息資源管理背景下，檔案信息開(kāi)發(fā)人員科學(xué)思維的培養(yǎng)問(wèn)題提出一些解決之策。
恩格斯指出：“每一個(gè)時(shí)代的理論思維，都是一種歷史的產(chǎn)物，它在不同的時(shí)代具有完全不同的形式，同時(shí)具有完全不同的內(nèi)容。因此，關(guān)于思維的科學(xué)，也和其他各門(mén)科學(xué)一樣，是一種歷史的科學(xué)，是關(guān)于人的思維的歷史發(fā)展的科學(xué)”錢(qián)學(xué)森教授在《系統(tǒng)科學(xué)、思維科學(xué)與人體科學(xué)》一書(shū)中曾提出：“我想思維科學(xué)似乎應(yīng)該是專門(mén)研究人的有意識(shí)的思維，即人自己能加以控制的思維。檔案工作人員的職業(yè)角色已從單純的檔案保管者擴(kuò)展為同時(shí)作為概念、知識(shí)的提供者”[1]。檔案信息開(kāi)發(fā)人員面對(duì)的更多的是諸如電子文件的真實(shí)性鑒定，網(wǎng)絡(luò)信息歸檔及其檔案化管理、數(shù)字遺產(chǎn)的保護(hù)與開(kāi)發(fā)等新問(wèn)題、新事物的探究都需要檔案信息開(kāi)發(fā)人員對(duì)檔案信息的客觀性的把握，對(duì)所面臨問(wèn)題深度和廣大的把握都提出了更高的要求，因此，在信息資源管理背景下，檔案信息開(kāi)發(fā)人員科學(xué)思維的培養(yǎng)就顯的尤為重要，檔案信息開(kāi)發(fā)人員需要培養(yǎng)自己科學(xué)思維模式，去解決檔案領(lǐng)域不斷出現(xiàn)的新的問(wèn)題，同時(shí)檔案信息開(kāi)發(fā)人員需要對(duì)自己的思維模式進(jìn)行一些轉(zhuǎn)變，以更加符合檔案信息資源開(kāi)發(fā)對(duì)信息開(kāi)發(fā)思維素養(yǎng)的需要。
一、由尋找問(wèn)題原因思維方式向如何解決問(wèn)題思維方式轉(zhuǎn)變
（一）尋找問(wèn)題原因思維方式、如何解決問(wèn)題思維方式的定義
尋找問(wèn)題原因思維指當(dāng)一個(gè)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，追根溯源，探究問(wèn)題是如何產(chǎn)生。這種思維方式不適合檔案的實(shí)際工作中對(duì)實(shí)際問(wèn)題的解決。在檔案信息開(kāi)發(fā)過(guò)程中，當(dāng)遇到與檔案相關(guān)的問(wèn)題時(shí)，檔案信息開(kāi)發(fā)人員更多的以如何解決問(wèn)題作為自己思維的出發(fā)點(diǎn)，而不應(yīng)該以探究問(wèn)題出現(xiàn)的原因作為自己思維的出發(fā)點(diǎn)。而如何解決問(wèn)題的思維模式是問(wèn)題發(fā)生時(shí)，不是去尋找事情發(fā)生的原因，而是更多的去尋找解決問(wèn)題之道。這種思維方式更適合去解決檔案信息開(kāi)發(fā)過(guò)程中遇到的問(wèn)題，是一種更高效的思維模式。
（二）由尋找問(wèn)題原因思維向如何解決問(wèn)題思維轉(zhuǎn)變的必要性
檔案工作人員在實(shí)際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問(wèn)題，而不是問(wèn)為什么。所以，檔案人員應(yīng)該在學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)的同時(shí)，注重這方面思維的訓(xùn)練。
比如根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《檔案館工作通則》等有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館在接收現(xiàn)行單位檔案時(shí)，必須符合以下要求：
1.一個(gè)單位的檔案，應(yīng)作為一個(gè)整體，歸入一個(gè)檔案館。
2.規(guī)定移交的應(yīng)由有關(guān)單位收集齊全，必須經(jīng)過(guò)整理，必須經(jīng)過(guò)鑒定。
保管期限要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，要具備一式三份的案卷目錄（一份經(jīng)檔案館簽收后退還原但單位保存），一份作為檔案館的檢索工具，一份由檔案館存檔），同時(shí)還應(yīng)附一份有關(guān)檔案及其形成單位歷史情況的說(shuō)明，與該部分檔案有關(guān)的資料，應(yīng)隨同檔案一起移交。現(xiàn)行單位在檔案移交之前，應(yīng)就檔案的移交時(shí)間，移交方式等具體事項(xiàng)與有關(guān)的檔案館取得共識(shí)[2]。檔案工作人員在參與接收現(xiàn)行單位檔案時(shí)，需要判斷接受的檔案是否符合上述條件，而無(wú)需探究原因。這是一種檔案工作的思維模式。所以檔案工作人員在日常生活中，遇到各種問(wèn)題時(shí)，應(yīng)有意識(shí)的問(wèn)自己該如何解決，有什么解決問(wèn)題之策，只有這樣才能漸漸的由問(wèn)為什么的思維模式向問(wèn)如何解決的工作思維模式轉(zhuǎn)變。并使之成為自己的一種思維慣性。
二、由主觀性思維向客觀性思維轉(zhuǎn)變
（一）主觀思維、客觀思維定義
主觀性思維指人們?cè)诮邮苄畔r(shí)，不是客觀地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知識(shí)且根據(jù)現(xiàn)有的知識(shí)經(jīng)過(guò)自己的判斷，推斷后而得出的結(jié)論。已經(jīng)改變了原有信息的原始面貌，而客觀性思維指在接受信息時(shí)，只接受客觀信息本身，而不加入個(gè)人的主觀判斷。
（二）強(qiáng)調(diào)客觀性思維培養(yǎng)的必要性
檔案管理實(shí)際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標(biāo)準(zhǔn)都是非常客觀的，檔案信息開(kāi)發(fā)人員必須從實(shí)際出發(fā)，客觀的實(shí)事求是的對(duì)其進(jìn)行判斷，切勿加入個(gè)人的主觀臆斷。
另外，在實(shí)際的各項(xiàng)檔案工作中，客觀地表達(dá)檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對(duì)信息內(nèi)容的誤判。同時(shí)客觀性思考問(wèn)題比主觀性思考問(wèn)題更為合理，更為科學(xué)。
所以說(shuō)檔案管理工作是一項(xiàng)客觀性極強(qiáng)的工作，無(wú)論是檔案管理人員之間，還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息，相互溝通的過(guò)程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構(gòu)成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟及檔案真?zhèn)蔚蔫b辨、檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。王向明教授在《檔案管理學(xué)原理》》一書(shū)中，曾多次提到客觀性。如（1）在檔案著錄的要求中提到，檔案著錄應(yīng)遵循以下要求：檔案著錄應(yīng)客觀地反映被著錄檔案的實(shí)際情況，在對(duì)著錄對(duì)象的內(nèi)容特征和形式特征的分析和選擇過(guò)程中，應(yīng)以著錄對(duì)象為主要信息源，如實(shí)反映檔案的實(shí)際情況，即使對(duì)某些需要著錄人員自擬的內(nèi)容，也應(yīng)堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，切忌摻雜個(gè)人的觀點(diǎn)或褒貶，更不能無(wú)中生有，隨意增減。對(duì)某些不能確定的內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行細(xì)致的考證，對(duì)考證確有困難的，也可以存疑；對(duì)檔案中某些詞不達(dá)意的部分，甚至錯(cuò)誤的部分，一般也應(yīng)該堅(jiān)持客觀性的原則照錄，但應(yīng)在自擬內(nèi)容部分或附注內(nèi)加以說(shuō)[3]。（2）在檔案檢索中，主題分析的客觀性是按照檔案或提問(wèn)的本來(lái)面目分析其主題，標(biāo)引人員在分析檔案或提問(wèn)的主題時(shí)，一定要不偏不倚，切忌摻雜個(gè)人意見(jiàn)，主觀猜測(cè)和褒貶，以避免或減少主題分析誤差的產(chǎn)生，保證主題分析的網(wǎng)羅度，專指度和一致度[4]。
另外陳兆祦、和寶榮、王英瑋合著的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》也多次提到檔案工作對(duì)客觀性的要求。如（1）全宗內(nèi)檔案分類的科學(xué)性要求檔案類目和檔案材料的劃分應(yīng)該具有客觀性，對(duì)于任何事物的分類，都必須力戒隨意性，由于檔案不同于其他資料，它是在機(jī)關(guān)活動(dòng)中系統(tǒng)地積累而形成的歷史產(chǎn)物，所以必須遵循檔案自然形成的規(guī)律，從全宗成分的實(shí)際出發(fā)進(jìn)行分類。全宗內(nèi)文件之間可能有多方面的聯(lián)系，應(yīng)當(dāng)竭力保護(hù)它們?cè)诹n單位活動(dòng)中原有的某些主要方面的歷史聯(lián)系，為此，要按照不同機(jī)關(guān)、不同檔案的情況，科學(xué)地選擇分類方法，合理地設(shè)置類目，準(zhǔn)確地歸類，使全宗內(nèi)檔案的分類能夠較為系統(tǒng)地反映出立檔單位活動(dòng)的面貌[5]。（2）檔案的鑒定應(yīng)遵循客觀性規(guī)則，會(huì)計(jì)檔案鑒定應(yīng)當(dāng)避免主觀性的決斷。會(huì)計(jì)檔案的鑒定必須按照有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，以及對(duì)會(huì)計(jì)檔案本身保存價(jià)值的合理預(yù)測(cè)為依據(jù)進(jìn)行，各個(gè)立檔單位都應(yīng)當(dāng)按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》，結(jié)合本單位的會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際情況，繪制本單位的會(huì)計(jì)檔案保管期限表，并用以指導(dǎo)本單位的會(huì)計(jì)文件、會(huì)計(jì)記錄或會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作。任何隨意處置會(huì)計(jì)檔案的主觀性、武斷性的思想和行為都應(yīng)當(dāng)避免[6]。
（三）客觀性思維培養(yǎng)途徑
客觀性思維的培養(yǎng)需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要檔案工作人員在學(xué)習(xí)和生活中不斷滲透，使之逐漸成為自己的一種思維習(xí)慣。
在學(xué)習(xí)檔案學(xué)的理論知識(shí)過(guò)程中，檔案信息開(kāi)發(fā)人員應(yīng)有意識(shí)的要求自己只接受檔案信息的字面意思，及字面意思的前提，在閱讀檔案學(xué)教材及文章中，在涉及到檔案學(xué)現(xiàn)象的描述時(shí)，只允許自己客觀的接受現(xiàn)象描述的字面意思，不做任何的主觀猜測(cè)。
在日常生活與人談話時(shí)，需要做到只接受對(duì)方說(shuō)話內(nèi)容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常識(shí)。跟對(duì)方講話時(shí)，假裝對(duì)方什么都不知道，盡量把要表達(dá)的內(nèi)容說(shuō)的盡量詳盡，齊全。
三、演繹思維與歸納思維模式的訓(xùn)練
（一）演繹思維與歸納思維定義
所謂演繹思維指以一個(gè)主題為中心，由這個(gè)中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細(xì)致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過(guò)程直觀的呈現(xiàn)。而歸納思維指從部分到整體，從個(gè)別到一般的總結(jié)概括。
（二）演繹思維與歸納思維在檔案中的應(yīng)用
全宗內(nèi)文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個(gè)別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個(gè)別到一般，偏重于歸納法。因此，分類時(shí)要有一個(gè)整體設(shè)計(jì)方案，按著某種異同將全宗內(nèi)的全部文件，統(tǒng)一分成若干部分或?qū)哟危乙环值降住?nbsp;
檔案管理實(shí)際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索、編研、利用本身就是一個(gè)相互影響相互制約的有機(jī)整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項(xiàng)工作井然有序的進(jìn)行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過(guò)程是程序化，流程化的操作，需要?dú)w納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開(kāi)發(fā)中熟練應(yīng)用。這樣才能提高檔案信息開(kāi)發(fā)的效率。
（三）演繹思維與歸納思維的訓(xùn)練工具——思維導(dǎo)圖
1.思維導(dǎo)圖簡(jiǎn)介。思維導(dǎo)圖，又叫心智圖，是表達(dá)發(fā)射性思維的有效的圖形思維工具，它簡(jiǎn)單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導(dǎo)圖運(yùn)用圖文并重的技巧，把各級(jí)主題的關(guān)系用相互隸屬與相關(guān)的層級(jí)圖表現(xiàn)出來(lái)，把主題關(guān)鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導(dǎo)圖充分運(yùn)用左右腦的機(jī)能，利用記憶、閱讀、思維的規(guī)律，協(xié)助人們?cè)诳茖W(xué)與藝術(shù)、邏輯與想象之間平衡發(fā)展，從而開(kāi)啟人類大腦的無(wú)限潛能。思維導(dǎo)圖因此具有人類思維的強(qiáng)大功能。
2.思維導(dǎo)圖在檔案信息開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用。（1）如何制作檔案信息的思維導(dǎo)圖。檔案信息開(kāi)發(fā)中，最大檔案信息的主題（檔案信息的名稱或書(shū)名）以圖形的形式體現(xiàn)出來(lái)。把主題體現(xiàn)在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現(xiàn)出來(lái)中央圖要以三種以上的顏色。一個(gè)主題一個(gè)大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現(xiàn)出來(lái)，有多少個(gè)主要的主題，就會(huì)有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對(duì)不同檔案主題的相關(guān)信息一目了然。（2）檔案信息思維導(dǎo)圖要求：1）運(yùn)用代碼小插圖不但可以更強(qiáng)化檔案信息每一個(gè)關(guān)鍵詞的記憶，同時(shí)也突出關(guān)鍵詞要表達(dá)的意思，而且還可以節(jié)省大量的記錄空間。當(dāng)然除了這些小的插圖，我們還有很多代碼可以用。比如厘米可以用cm來(lái)代表。所以可以用代碼的盡量用代碼。2）箭頭的連接在分析一些信息的時(shí)候，各主題之間會(huì)有信息相關(guān)聯(lián)的地方，這時(shí)，可以把有關(guān)聯(lián)的部分用箭頭把他們連起來(lái)，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯(lián)系了。如果在分析信息的時(shí)候，有很多信息是相關(guān)有聯(lián)系的，但是如果都用箭頭相聯(lián)接起來(lái)會(huì)顯得比較雜亂了。解決這個(gè)問(wèn)題的方法就是，可以運(yùn)用代碼，用同樣的代碼在他們的旁邊注明，當(dāng)你看到同樣的代碼的時(shí)候，就可以知道這些知識(shí)之間是有聯(lián)系的。3）只寫(xiě)關(guān)鍵詞，并且要寫(xiě)在線條的上方。思維導(dǎo)圖的記錄用的全都是關(guān)鍵詞，這些關(guān)鍵詞代表著信息的重點(diǎn)內(nèi)容。一定要寫(xiě)在線條的上面。這樣更有利于閱讀。4）思維導(dǎo)圖有很多線段，它每一條線條的長(zhǎng)度都是與詞語(yǔ)的長(zhǎng)度是一樣的。思維導(dǎo)圖的體現(xiàn)的層次感很分明，最靠近中間的線會(huì)越粗，越往外延伸的線會(huì)越細(xì)，字體也是越靠近中心圖的最大，越往后面的就越小。思維導(dǎo)圖的線段之間是互相連接起來(lái)的，線條上的關(guān)鍵詞之間也是互相隸屬、互相說(shuō)明的關(guān)系，而且線的走向一定要比較平行，換言之線條上的關(guān)鍵詞一定要讓你自己能直觀地看到，而不是要把紙的角度轉(zhuǎn)了120度角才能看清楚自己在寫(xiě)什么。5）做思維導(dǎo)圖時(shí)，它的分支是可以靈活擺放的，除了能理清思路外，還要考慮到合理地利用空間，你可以在畫(huà)圖時(shí)思考，哪條分支的內(nèi)容會(huì)多一些，哪條分支的內(nèi)容少一些，你可以把最多內(nèi)容的分支與內(nèi)容較少的分支安排在紙的同一側(cè)，這樣就可以更合理地安排內(nèi)容的擺放了。整幅畫(huà)看起來(lái)也會(huì)很平衡，你畫(huà)思維導(dǎo)圖前，要記得思考如何布局會(huì)更好。6）學(xué)會(huì)思維導(dǎo)圖之后，我還鼓勵(lì)你能夠成立自己的風(fēng)格，每一幅思維導(dǎo)圖雖然都有一套規(guī)則，但都能形成個(gè)人的風(fēng)格。關(guān)鍵詞是最重要的一部分，因?yàn)樗季S導(dǎo)圖只記錄關(guān)鍵詞，檔案信息開(kāi)發(fā)人員在開(kāi)發(fā)檔案信息過(guò)程中，如果關(guān)鍵詞選擇不正確，思維導(dǎo)圖所要表達(dá)的信息就不準(zhǔn)確了，要想學(xué)會(huì)全面總體的分析信息，需要學(xué)會(huì)觀察出信息當(dāng)中哪部分是它們的關(guān)鍵部分，并搜索到它們的關(guān)鍵點(diǎn)，也就是關(guān)鍵詞。
3.思維導(dǎo)圖在檔案信息開(kāi)發(fā)人員科學(xué)思維培養(yǎng)中的作用：（1）成倍提高檔案信息開(kāi)發(fā)人員學(xué)習(xí)的速度和效率，更快地學(xué)習(xí)檔案館藏中的新知識(shí)與復(fù)習(xí)整合已有的檔案舊知識(shí)。（2）激發(fā)檔案信息開(kāi)發(fā)人員的聯(lián)想與創(chuàng)意，將各種零散的有關(guān)檔案信息資源的智慧、資源等融會(huì)貫通成為一個(gè)系統(tǒng)。（3）讓檔案信息開(kāi)發(fā)人員形成系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和思維的習(xí)慣，并使檔案人員將能夠達(dá)到眾多檔案信息開(kāi)發(fā)人員想達(dá)到的目標(biāo)，包括：快速的記錄檔案館館藏中檔案資料筆記。（4）做思維導(dǎo)圖的時(shí)候，檔案管理人員會(huì)處在不斷有新發(fā)現(xiàn)和新關(guān)系的邊緣，鼓勵(lì)思想不間斷和無(wú)窮盡地流動(dòng)；有助于檔案信息直接的融合與交叉，建立新的聯(lián)系，對(duì)信息有所創(chuàng)新。（5）檔案信息開(kāi)發(fā)人員的大腦不斷地利用其皮層技巧，起來(lái)越清醒，越來(lái)越愿意接受新事物[7]。
俗話說(shuō)，十年樹(shù)木，百年樹(shù)人，冰凍三尺非一日之寒，檔案信息開(kāi)發(fā)人員科學(xué)思維的培養(yǎng)，需要一個(gè)漫長(zhǎng)而艱辛的過(guò)程，需要檔案信息開(kāi)發(fā)人員對(duì)自己的嚴(yán)格訓(xùn)練，也需要思維科學(xué)領(lǐng)域新鮮研究成果的注入，這樣才能使檔案信息達(dá)到最大化的利用，促使檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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遠(yuǎn)程教育是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)上的新型教育模式，整個(gè)教學(xué)過(guò)程離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，都采用遠(yuǎn)程網(wǎng)上教學(xué)形式，因此，檔案管理一改以往紙質(zhì)檔案統(tǒng)領(lǐng)天下的局面，更多地采用電子檔案．歸檔形式從過(guò)去的物理歸檔，轉(zhuǎn)變成邏輯歸檔，即在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。遠(yuǎn)程教育具有獨(dú)特的招生、教學(xué)、管理、實(shí)踐、評(píng)估環(huán)節(jié)，檔案管理在不同環(huán)節(jié)也會(huì)存在著不同的特點(diǎn)與要求。遠(yuǎn)程教育作為新生事物，從產(chǎn)生、發(fā)展到完善有一個(gè)過(guò)程，遠(yuǎn)程教育檔案實(shí)行配套管理是遠(yuǎn)程教育發(fā)展成熟的一種表現(xiàn)。
一、關(guān)于招生檔案的管理
1．新生報(bào)名。遠(yuǎn)程教育發(fā)揮自身的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，從新生入學(xué)招生就采用網(wǎng)上報(bào)名。首先，招生人員登錄招生信息網(wǎng)免費(fèi)注冊(cè)、輸入用戶名和密碼、填寫(xiě)報(bào)名信息、檢查報(bào)名信息、確認(rèn)提交、自動(dòng)生成報(bào)名號(hào)、打印報(bào)名表、網(wǎng)上支付報(bào)名費(fèi)，形成基本信息表。每個(gè)注冊(cè)的用戶名，只能填報(bào)一次，考生可以修改一些基本信息，但不允許修改招生單位、報(bào)名點(diǎn)和考試方式等關(guān)鍵信息。為了彌補(bǔ)不能修改關(guān)鍵信息，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或用戶名密碼遺失，可重新注冊(cè)一個(gè)用戶名，并重新填報(bào)報(bào)名信息，生成新的報(bào)名號(hào)，網(wǎng)上報(bào)名成功后，系統(tǒng)會(huì)返給考生一個(gè)9位數(shù)的報(bào)名號(hào)，表明網(wǎng)上報(bào)名成功。
如重新填報(bào)則可能生成多份基本信息表，這些都儲(chǔ)存于招生系統(tǒng)中，隨時(shí)可供檢索查詢，系統(tǒng)生成的正式報(bào)名表才是招生的最終檔案，一份為書(shū)面形式交給考生，另一份為電子版，并作為錄取新生的重要依據(jù)，并作存檔與網(wǎng)上查詢用。正式報(bào)名表反映招生錄取的結(jié)果，與報(bào)名登記表、身份證、學(xué)歷證書(shū)、錄取通知書(shū)，作為完整的招生檔案保存。例如：奧鵬遠(yuǎn)程教育中心將報(bào)名資料移交教學(xué)管理部門(mén)，對(duì)于委托奧鵬遠(yuǎn)程教育中心管理學(xué)生學(xué)籍檔案的合作高校，教學(xué)管理部門(mén)須對(duì)該校學(xué)生入學(xué)檔案資料進(jìn)行歸檔保管，對(duì)于未委托奧鵬遠(yuǎn)程教育中心管理學(xué)生學(xué)籍檔案的合作高校，教學(xué)管理部門(mén)須及時(shí)將學(xué)生的入學(xué)檔案資料以安全方式傳送至有關(guān)合作高校。非學(xué)歷教育學(xué)生與學(xué)歷教育學(xué)生的入學(xué)檔案資料一起存放，收集、審核、存檔、管理方法相同。非學(xué)歷教育學(xué)生轉(zhuǎn)入學(xué)歷教育后，其所有報(bào)名資料須按學(xué)歷教育的入學(xué)要求進(jìn)行提交，并重新對(duì)其入學(xué)檔案進(jìn)行存檔和管理。
2．新生錄取。由于現(xiàn)代通訊工具越來(lái)越發(fā)達(dá)，新生錄取后可以通過(guò)電子郵件、手機(jī)群發(fā)短信及時(shí)通知考生，這種形式方便查詢，應(yīng)用靈活，但不利于長(zhǎng)久保存。因此，招生檔案雙套制管理，招生過(guò)程采用電子檔案，招生結(jié)束后將考生的紙質(zhì)人事檔案調(diào)入錄取院校，兩者均可作為新生入學(xué)后組織教學(xué)、實(shí)施管理的重要依據(jù)。新生入學(xué)高校登記表反映生源所在地，是新生的主要檔案。這一階段，檔案兩種形式取長(zhǎng)補(bǔ)短，電子檔案應(yīng)用靈活，紙質(zhì)檔案有利于長(zhǎng)久保存。
二、關(guān)于遠(yuǎn)程教育教學(xué)過(guò)程的檔案管理
遠(yuǎn)程教育教學(xué)過(guò)程也有著自己的特點(diǎn)，教學(xué)過(guò)程檔案內(nèi)容具體，行政文件較多，以書(shū)面為主，較傳統(tǒng)。而教學(xué)過(guò)程檔案有非實(shí)時(shí)性的網(wǎng)上答疑電子記錄，實(shí)時(shí)性的值機(jī)答疑電子記錄，網(wǎng)絡(luò)課件，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的作業(yè)系統(tǒng)，畢業(yè)論文，畢業(yè)設(shè)計(jì)。電大開(kāi)放教育以電子郵件提交作業(yè)，進(jìn)行BBS網(wǎng)上討論，網(wǎng)上答疑記錄，教學(xué)資源共享，以上采用邏輯歸檔。另外，教學(xué)記錄本，小組活動(dòng)記錄，形成性考核以書(shū)面形式存在，作為教學(xué)過(guò)程檔案的補(bǔ)充。
在教學(xué)過(guò)程中牽涉到許多具體問(wèn)題的處理，各個(gè)環(huán)節(jié)都有針對(duì)性的處理方式和規(guī)則。教師檔案信息的公開(kāi)，考慮到對(duì)教師的影響一般內(nèi)部交流，不作公開(kāi)討論。教學(xué)文件以書(shū)面為主，為方便起見(jiàn)可在網(wǎng)上同步掛出供查閱，這是教學(xué)質(zhì)量的保證。督導(dǎo)檔案兩種形式并存，既以書(shū)面形式發(fā)放至各部門(mén)，又掛于網(wǎng)上便于公開(kāi)監(jiān)督。學(xué)生學(xué)習(xí)的檔案既以書(shū)面形式發(fā)至學(xué)生手中，又公布于網(wǎng)上便于學(xué)生隨時(shí)隨地地查詢。
1．第一種典型的教學(xué)模式為：教材自學(xué)＋課件學(xué)習(xí)+網(wǎng)上導(dǎo)學(xué)+網(wǎng)上答疑討論+課程作業(yè)+模擬試題測(cè)試+學(xué)習(xí)中心導(dǎo)學(xué)輔導(dǎo)＋集中考試+畢業(yè)論文。采用完全學(xué)分制，學(xué)分積累，彈性學(xué)習(xí)期限，以學(xué)員為中心，個(gè)性教學(xué)與班級(jí)教學(xué)相結(jié)合，輔以必要的面授輔導(dǎo)，學(xué)生可自主掌握學(xué)習(xí)時(shí)間和學(xué)習(xí)地點(diǎn)，學(xué)員可在方便的時(shí)間任何地點(diǎn)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或當(dāng)?shù)貙W(xué)習(xí)中心訪問(wèn)遠(yuǎn)程教育中心的學(xué)習(xí)平臺(tái)。
為了適應(yīng)遠(yuǎn)程教育的特點(diǎn)，必須有學(xué)習(xí)平臺(tái)強(qiáng)大的理論支持。除了參考文獻(xiàn)，互聯(lián)網(wǎng)鏈接提供了廣闊的學(xué)習(xí)平臺(tái)，開(kāi)展開(kāi)放的信息交流，學(xué)習(xí)平臺(tái)在設(shè)計(jì)上充分考慮了該課程具有開(kāi)放性的特點(diǎn)，具有信息交流功能和學(xué)習(xí)交流功能。在系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了眾多的用戶角色，校外的用戶可以通過(guò)游客的身份對(duì)本系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)，可以看到本校學(xué)生的作業(yè)設(shè)計(jì)和課程成果，同時(shí)可以對(duì)這些設(shè)計(jì)和成果進(jìn)行評(píng)論，當(dāng)然也可以進(jìn)行相關(guān)問(wèn)題的討論，而這些言論是不做任何限制的，通過(guò)整合平臺(tái)，學(xué)生可以協(xié)作共享地學(xué)習(xí)和交流。
良好的管理與支撐平臺(tái)，不僅能為學(xué)校開(kāi)展學(xué)習(xí)提供完善的技術(shù)支持，還為學(xué)習(xí)過(guò)程評(píng)價(jià)提供了實(shí)在的依據(jù)，保障整個(gè)學(xué)習(xí)有條不紊、共享協(xié)作、持續(xù)性地向前發(fā)展。以浙江大學(xué)遠(yuǎn)程教育學(xué)院匯海遠(yuǎn)程教育管理平臺(tái)為例，分招生管理、教務(wù)管理、學(xué)生管理、教學(xué)管理、考務(wù)管理幾個(gè)模塊，不僅有一流教師的教學(xué)課件，網(wǎng)上實(shí)時(shí)答疑，平臺(tái)提交作業(yè)，BBS網(wǎng)上討論，畢業(yè)論文平臺(tái)、畢業(yè)設(shè)計(jì)平臺(tái)、提供網(wǎng)絡(luò)課件，同時(shí)具有管理和查詢的功能，學(xué)籍、成績(jī)、評(píng)優(yōu)、處分情況均可查閱，新生入學(xué)、在校學(xué)習(xí)狀態(tài)(在學(xué)、休學(xué)、退學(xué))和表現(xiàn)、畢業(yè)情況一目了然，系統(tǒng)中包含了新生登記表、每年小結(jié)、學(xué)生管理、優(yōu)秀學(xué)員評(píng)比表、考試管理、畢業(yè)成績(jī)單、畢業(yè)登記表(含往屆生管理)、短信平臺(tái)發(fā)通知。這些信息都以電子檔案和書(shū)面檔案兩種形式存在，電子檔案有利于查詢和邏輯歸檔，書(shū)面檔案作為日后學(xué)生人事檔案的材料，畢業(yè)后轉(zhuǎn)離學(xué)校。
2．第二種教學(xué)模式：由于遠(yuǎn)程教育天網(wǎng)(衛(wèi)星網(wǎng))、地網(wǎng)(互聯(lián)網(wǎng))同步實(shí)時(shí)教學(xué)、網(wǎng)上點(diǎn)播，點(diǎn)播具有更強(qiáng)的選擇性和針對(duì)性，學(xué)生可根據(jù)標(biāo)題或分類，來(lái)選擇所需要的課程。教學(xué)資料本身就是很好的教學(xué)檔案，教學(xué)資料分為書(shū)面教材、書(shū)面測(cè)試以及以現(xiàn)代技術(shù)做保證的網(wǎng)頁(yè)、課件、網(wǎng)上實(shí)時(shí)答疑。兩種形式都是為保證教學(xué)服務(wù)的，書(shū)面形式為傳統(tǒng)形式，網(wǎng)上的資料隨時(shí)隨地可以查閱，網(wǎng)上電子檔案實(shí)行的是邏輯歸檔。
學(xué)習(xí)為主，學(xué)生在教材自學(xué)和多媒體課程(光盤(pán)版或網(wǎng)絡(luò)版)自學(xué)的基礎(chǔ)上，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)上答疑、討論、做作業(yè)、課程輔導(dǎo)等，同時(shí)輔之以部分集中輔導(dǎo)的教學(xué)模式。最后參加在當(dāng)?shù)丶羞M(jìn)行的課程考試。或利用衛(wèi)星網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段組織教學(xué)。采用網(wǎng)上課件教學(xué)、課堂視頻實(shí)時(shí)教學(xué)、發(fā)放教材及光盤(pán)等形式進(jìn)行學(xué)習(xí)，并提供網(wǎng)上作業(yè)、網(wǎng)上答疑、網(wǎng)上討論，學(xué)生平時(shí)可到當(dāng)?shù)匦Ｍ鈱W(xué)習(xí)中心集中收看定期播放的課堂視頻實(shí)時(shí)課件，也可直接訪問(wèn)學(xué)院網(wǎng)站，點(diǎn)播教學(xué)課件自學(xué)，獲取有關(guān)學(xué)習(xí)資料。這些教學(xué)過(guò)程資料 以電子形式存在，方便查閱和網(wǎng)上邏輯歸檔。
3．第三種典型的教學(xué)模式為：主要采用互聯(lián)網(wǎng)及分散式教學(xué)模式，學(xué)生在家、在工作單位、在任何時(shí)間，都可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行業(yè)余學(xué)習(xí)。主要教學(xué)環(huán)節(jié)和形式如下：“網(wǎng)上導(dǎo)學(xué)”教師在網(wǎng)絡(luò)課堂的交流園地中導(dǎo)學(xué)資料，包括開(kāi)篇導(dǎo)學(xué)、階段導(dǎo)學(xué)、日常輔導(dǎo)和考前輔導(dǎo)等。“自主學(xué)習(xí)”包括紙質(zhì)材料和多媒體課程自學(xué)。多媒體課程一般包括網(wǎng)絡(luò)版和光盤(pán)版兩種形式，分別用于在上網(wǎng)或不上網(wǎng)條件下的課程學(xué)習(xí)，主要內(nèi)容由課程大綱、教師講解、相關(guān)案例、背景資料、例題分析、綜合練習(xí)等學(xué)習(xí)欄目和書(shū)簽、小字典、筆記本等學(xué)習(xí)工具組成。“網(wǎng)上答疑”通過(guò)常見(jiàn)問(wèn)題庫(kù)、教師信箱、交流園地、值機(jī)答疑等方式進(jìn)行。“網(wǎng)上討論”通過(guò)網(wǎng)絡(luò)教室中的交流園地(BBS)，在師生之間和同學(xué)之間進(jìn)行。“課程作業(yè)”作業(yè)以題庫(kù)形式管理，分階段設(shè)置，學(xué)生隨機(jī)抽取，網(wǎng)上提交作業(yè)。“課程考試”根據(jù)課程的不同特點(diǎn)采用不同的考核形式，主要有：閉卷考試、開(kāi)卷考試、網(wǎng)上提交論文等，其中閉卷及開(kāi)卷考試在本地教學(xué)服務(wù)中心集中進(jìn)行。“學(xué)術(shù)講座”根據(jù)教學(xué)需要定期組織巡回教學(xué)活動(dòng)或網(wǎng)上實(shí)時(shí)學(xué)術(shù)講座。“畢業(yè)論文”本科層次學(xué)生在完成課程學(xué)習(xí)后需進(jìn)行畢業(yè)論文寫(xiě)作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與指導(dǎo)教師交流，完成論文提交。
網(wǎng)上的教學(xué)資料采用電子檔案，可供學(xué)生隨時(shí)隨地在網(wǎng)上查詢，網(wǎng)上電子檔案實(shí)行邏輯歸檔，有利于再次利用。
三、遠(yuǎn)程教育管理過(guò)程的檔案管理
學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間各個(gè)方面真實(shí)記錄，是學(xué)生畢業(yè)后用人單位對(duì)學(xué)生在籍學(xué)習(xí)情況了解的可靠依據(jù)。一般基本情況材料包括：高中階段學(xué)生檔案，入學(xué)登記表(學(xué)籍表)，體檢表，學(xué)籍卡分手工和電腦兩種，在校學(xué)習(xí)成績(jī)總表，畢業(yè)生成績(jī)單，學(xué)生行為綜合考評(píng)表，獎(jiǎng)懲材料，每年小結(jié)，優(yōu)秀學(xué)員評(píng)比表，畢業(yè)成績(jī)單，畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位證明，畢業(yè)設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文業(yè)務(wù)總結(jié)，入團(tuán)志愿書(shū)，黨建材料。在籍學(xué)生檔案由學(xué)生管理部門(mén)統(tǒng)一保管，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)至學(xué)生工作單位或?qū)W生戶口所在地的人才交流市場(chǎng)，申請(qǐng)自費(fèi)出國(guó)學(xué)生檔案在辦理離校手續(xù)時(shí)，必須將本人檔案轉(zhuǎn)出學(xué)校，并出示檔案接收依據(jù)。
由于遠(yuǎn)程教育的異地性，教育管理呈松散型，既有相對(duì)集中又有分散管理，管理工作同樣要制定一系列規(guī)范。教學(xué)管理檔案有：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)實(shí)施計(jì)劃、課程免修、獎(jiǎng)勵(lì)學(xué)分、轉(zhuǎn)專業(yè)轉(zhuǎn)教學(xué)中心的各類申請(qǐng)材料。學(xué)籍管理實(shí)行以完全選課制、彈性學(xué)習(xí)期限制和預(yù)約考試制為核心的學(xué)分制管理。學(xué)生可根據(jù)自身情況、結(jié)合教學(xué)計(jì)劃及考試計(jì)劃，自主選課，靈活安排學(xué)習(xí)時(shí)間。有的院校每年舉行四次課程考試，實(shí)行考試預(yù)約制度，學(xué)生可根據(jù)自身情況、選擇參加任何一次考試。每門(mén)課程，最多可參加三次考試。在學(xué)習(xí)期限內(nèi)，按教學(xué)計(jì)劃修滿規(guī)定學(xué)分，即可畢業(yè)。(群發(fā)短信)學(xué)分制，在松散管理中，網(wǎng)上管理突顯遠(yuǎn)距離的特點(diǎn)，這一階段，電子檔案占主導(dǎo)地位，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，并備以書(shū)面檔案做補(bǔ)充依據(jù)。學(xué)生學(xué)習(xí)的檔案既以書(shū)面形式發(fā)至學(xué)生手中，又公布于網(wǎng)上便于學(xué)生隨時(shí)隨地地學(xué)習(xí)―以上電子檔案采用邏輯歸檔。
四、遠(yuǎn)程教育實(shí)踐環(huán)節(jié)的檔案管理
學(xué)生通過(guò)課堂學(xué)習(xí)，目的是把學(xué)到的知識(shí)應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐，因此，遠(yuǎn)程教育的實(shí)踐環(huán)節(jié)是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)踐環(huán)節(jié)起著承上啟下的作用，為適應(yīng)社會(huì)的需要，學(xué)校制定出實(shí)踐環(huán)節(jié)教學(xué)工作的意見(jiàn)，如實(shí)驗(yàn)教師授課規(guī)則等。遠(yuǎn)程教育實(shí)踐環(huán)節(jié)應(yīng)該理論和實(shí)踐并進(jìn)，文經(jīng)類課程社會(huì)實(shí)踐調(diào)查資料和報(bào)告，理工類課程原始數(shù)據(jù)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)成績(jī)單、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)考核成績(jī)、實(shí)驗(yàn)情況記錄單、實(shí)綱、實(shí)習(xí)手冊(cè)，都是實(shí)踐環(huán)節(jié)的檔案。這一階段基本是紙質(zhì)書(shū)面檔案，書(shū)面檔案采用物理歸檔，作為學(xué)籍檔案的重要組成部分，列入成績(jī)單。
1公路路政管理信息化現(xiàn)狀
1.1路產(chǎn)管理未建立數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)重制約了路政工作的有效進(jìn)行
目前尚未建立路產(chǎn)管理的相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，加之各級(jí)路政管理部門(mén)對(duì)路產(chǎn)的管理完全采用手工資料管理，且僅保存部分公路路段的照片資料，未能保存公路設(shè)計(jì)技術(shù)參數(shù)等，致使相關(guān)數(shù)據(jù)資料缺失，從而制約了路政管理工作的順利開(kāi)展。尤其是農(nóng)村公路路產(chǎn)路權(quán)的管理還沒(méi)有建立相應(yīng)的電子檔案，未能開(kāi)發(fā)農(nóng)村公路電子查詢系統(tǒng)。這就加大了管理難度，降低了工作效率。
1.2超載超限運(yùn)輸治理尚未形成網(wǎng)絡(luò)化體系
對(duì)于超載超限運(yùn)輸管理現(xiàn)場(chǎng)，甘肅省目前已全部采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和計(jì)算，但存儲(chǔ)方式全部采用單機(jī)存儲(chǔ)方式，數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，致使無(wú)法進(jìn)行省級(jí)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，無(wú)法與其它路政部門(mén)和上級(jí)部門(mén)提供決策數(shù)據(jù)；同時(shí)由于沒(méi)有現(xiàn)場(chǎng)支付監(jiān)控措施，無(wú)法保留執(zhí)法時(shí)的視頻資料，遇到投訴或違規(guī)情況，無(wú)法還原執(zhí)法現(xiàn)場(chǎng)。加之，治超監(jiān)測(cè)的科技含量不高，檢測(cè)工作效率低，致使治超與交通擁堵的矛盾激增，未能改善治超工作環(huán)境。
1.3路政巡查工作中缺乏先進(jìn)的設(shè)施、設(shè)備
在路政巡查的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)損壞路面、路產(chǎn)或嚴(yán)重危害公路安全的違法案件，如不及時(shí)取證，事后很難再取得的，但目前，各級(jí)路政管理部門(mén)沒(méi)有較先進(jìn)的取證設(shè)備及技術(shù)，導(dǎo)致證據(jù)不足，出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。同時(shí)，路政巡查過(guò)程中全部采用手工作業(yè)，巡查記錄采用書(shū)面記錄方式，這已無(wú)法滿足當(dāng)前路政管理發(fā)展的需要。
1.4缺乏高效、快速反應(yīng)的應(yīng)急保障體系
為了保障公路的安全暢通，各級(jí)路政管理部門(mén)應(yīng)健全公路突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，完善路政管理應(yīng)急保障體系，但目前甘肅省各級(jí)路政管理部門(mén)，未形成反應(yīng)靈敏、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的應(yīng)急機(jī)制，沒(méi)有應(yīng)用高科技來(lái)提高應(yīng)對(duì)突發(fā)公共事件的能力，沒(méi)有建立反應(yīng)快速的預(yù)報(bào)、預(yù)警系統(tǒng)，致使各級(jí)路政部門(mén)在處理突發(fā)事件時(shí)反應(yīng)滯后，未能及時(shí)保障道路暢通。所以，完善路政管理的應(yīng)急保障體系迫在眉睫。
2甘肅省公路路政信息化管理的思考
2.1建立路產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)路產(chǎn)信息資源共享
建立全省路產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，形成完整、規(guī)范的全省公路路產(chǎn)信息資源。借助地理信息系統(tǒng)（GIS）技術(shù)和全程視頻圖像采集技術(shù),對(duì)公路主體及相關(guān)附屬設(shè)施進(jìn)行全面有效的管理。并將所有有關(guān)公路路產(chǎn)信息、公路技術(shù)參數(shù)、使用期限、建設(shè)單位等信息，使用文字、圖片、視頻等方式存入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)路產(chǎn)電子化檔案管理，重要公路及路產(chǎn)視頻采集進(jìn)行定期更新，保障公路實(shí)況與路產(chǎn)數(shù)據(jù)同步，實(shí)現(xiàn)路產(chǎn)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)采集，為提高公路路產(chǎn)管理，保障公路的完好、安全、暢通奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，根據(jù)農(nóng)村公路管理現(xiàn)狀，建立健全覆蓋全省的農(nóng)村公路路產(chǎn)路權(quán)電子檔案，開(kāi)發(fā)農(nóng)村公路電子查詢系統(tǒng)，從而全面提高農(nóng)村公路路政管理工作水平。
2.2依靠科技信息手段，完善超載超限運(yùn)輸長(zhǎng)效治理體系
堅(jiān)持依靠科技手段，有效治理超載超限。應(yīng)大力實(shí)施國(guó)家Ⅰ類超限檢測(cè)站部、省、站三級(jí)聯(lián)網(wǎng)和省級(jí)Ⅱ類超限檢測(cè)站省、站聯(lián)網(wǎng)工作。實(shí)現(xiàn)高速公路、國(guó)省干線和農(nóng)村公路治超信息共享。健全完善全路況、全時(shí)段治超監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)治超行為的全過(guò)程監(jiān)督和工作數(shù)據(jù)與信息的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)對(duì)超限超載車(chē)輛長(zhǎng)期、有效的監(jiān)控檢測(cè)，嚴(yán)格控制超限超載率。
2.3路政巡查工作中廣泛應(yīng)用和普及現(xiàn)代化信息技術(shù)
在路政巡查現(xiàn)場(chǎng)處理路政違法違章案件時(shí)，采用筆記本電腦、手持電腦研發(fā)路政執(zhí)法一體機(jī)，利用無(wú)線網(wǎng)絡(luò)（CDMA/GSM），通過(guò)一體機(jī)登錄路政巡查管理平臺(tái)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法，對(duì)路產(chǎn)路權(quán)進(jìn)行巡查記錄，實(shí)時(shí)錄入執(zhí)法數(shù)據(jù)、采集現(xiàn)場(chǎng)圖片、現(xiàn)場(chǎng)打印執(zhí)法文書(shū)，并及時(shí)發(fā)送到數(shù)據(jù)中心進(jìn)行處理，提高執(zhí)法效率。在調(diào)查取證方面可采用照相、錄像等方式，并可用攝像機(jī)對(duì)取證過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控確保執(zhí)法的公正、公平性和證據(jù)的合法性，同時(shí)確保執(zhí)法的權(quán)威性及規(guī)范性。
2.4健全公共安全管理機(jī)制，完善預(yù)報(bào)、預(yù)警和快速反應(yīng)系統(tǒng)
高度重視運(yùn)用科技手段來(lái)提高路政部門(mén)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，建設(shè)以路政網(wǎng)站、服務(wù)熱線、短信平臺(tái)等為基礎(chǔ)，以交通廣播、車(chē)載顯示屏、重點(diǎn)區(qū)域固定顯示屏為補(bǔ)充的預(yù)報(bào)、預(yù)警信息系統(tǒng)，及時(shí)路況、氣象、交通管制和疏導(dǎo)分流信息，實(shí)現(xiàn)全路段、全時(shí)段監(jiān)控，從而形成公共安全和應(yīng)急管理的科技支撐體系。
3加強(qiáng)公路路政管理信息化建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)路政管理的信息化已成為各級(jí)路政管理部門(mén)提高工作效率、加強(qiáng)管理的重要手段。所以，依靠科技，大力推進(jìn)信息化建設(shè)已刻不容緩。應(yīng)全面推進(jìn)和應(yīng)用路政信息化平臺(tái)，依托已經(jīng)建立的全國(guó)公路數(shù)據(jù)庫(kù)、公安部門(mén)車(chē)輛檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、公路路政管理信息化管理系統(tǒng)、運(yùn)輸管理部門(mén)信息化管理系統(tǒng)，充分整合利用已有信息采集和通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施設(shè)備資源，提高信息資源開(kāi)發(fā)利用水平，加大對(duì)公路地圖、路產(chǎn)數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、應(yīng)急處置、公路監(jiān)控等基礎(chǔ)性工作的研究和開(kāi)發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)公路網(wǎng)日常管理業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化管理，推動(dòng)以信息化為主的路政執(zhí)法工作的信息化建設(shè)。
4結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)安全 計(jì)算機(jī)安全 帕累托分級(jí)
一、前言
近10年來(lái)網(wǎng)銀在飛速發(fā)展，現(xiàn)今高校大額轉(zhuǎn)賬都通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。同時(shí)，因?yàn)樾畔⒁惑w化與實(shí)時(shí)管理化的要求，辦公經(jīng)費(fèi)管理、科研教改項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)也大部分轉(zhuǎn)到網(wǎng)上。網(wǎng)絡(luò)安全越來(lái)越重要。然而，由于計(jì)算機(jī)安全和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)門(mén)檻較高，涉及的相關(guān)技術(shù)眾多，即使專門(mén)的技術(shù)人員也不一定全清楚，而部分財(cái)務(wù)人員對(duì)之有陌生感和恐懼感，加深了實(shí)施計(jì)算機(jī)安全和網(wǎng)絡(luò)安全的難度。Stricture商業(yè)咨詢公司2014年的調(diào)查報(bào)告顯示，超過(guò)70%的財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是由于人員的誤操作或管理不善造成的，而且還有逐年增加的趨勢(shì)。[1]
帕累托分級(jí)思想最早用于操作系統(tǒng)的內(nèi)存管理，強(qiáng)調(diào)根據(jù)重要度和費(fèi)用的高低以不同設(shè)備和不同技術(shù)進(jìn)行分級(jí)管理。[2]本文將之用于財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全解決方案，強(qiáng)調(diào)先由專業(yè)人員建構(gòu)好安全環(huán)境，再由財(cái)務(wù)人員根據(jù)不同的計(jì)算機(jī)水平（分為精通、一般、困難三級(jí)）來(lái)實(shí)施不同方面的管理。具體操作由分配人員負(fù)責(zé)，專業(yè)人員或精通級(jí)人員輔助。這樣既可以緩和陌生感和恐懼感，依次有序地集中相關(guān)人員的精力和注意力，又有利于防止人員的誤操作或管理不善。以下從一般財(cái)務(wù)人員、而非專業(yè)技術(shù)人員的角度，分別對(duì)備份冗余管理、防火墻和入侵檢測(cè)管理、證書(shū)加密和簽名驗(yàn)證管理、權(quán)限管理、殺毒防木馬管理等五方面進(jìn)行詳細(xì)的分述。
二、備份冗余管理
備份冗余管理看起來(lái)技術(shù)含量不高，但在安全問(wèn)題中卻最重要、用途最廣、功效最大。由精通型人才負(fù)責(zé)或指導(dǎo)進(jìn)行。備份管理應(yīng)按照重要性進(jìn)行多級(jí)備份，依次為內(nèi)網(wǎng)備份、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶機(jī)和網(wǎng)盤(pán)備份。包括以下幾方面：
（1）財(cái)務(wù)專業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的備份。使用一鍵ghost或acronis true image等傻瓜式軟件備份。備份時(shí)間點(diǎn)應(yīng)選擇系統(tǒng)+驅(qū)動(dòng)剛安裝完成時(shí)、殺毒防木馬（以360為代表）以及常用工作軟件安裝完成時(shí)（以上兩者專業(yè)人員負(fù)責(zé)），以及一月一次（根據(jù)軟件變化的頻率可以適度調(diào)節(jié)，由擁有者個(gè)人完成）。
（2）財(cái)務(wù)重要文件夾的備份。這里強(qiáng)調(diào)文件首要必須區(qū)分保密（私隱）文件與否。其次要區(qū)分（a）公文性質(zhì)已定型的歸檔文件和（b）仍在變動(dòng)期的正修改文件。之后可按下表備份。由有關(guān)人員完成，這包括文檔的所有者、審核者和檔案管理者。表1中無(wú)密級(jí)要求的文件，如（a）+（d）或（b）+（d）的形式，優(yōu)先建議網(wǎng)絡(luò)備份。因?yàn)槟壳按罅康拇笕萘烤W(wǎng)盤(pán)還免費(fèi)提供同步軟件，實(shí)時(shí)、免費(fèi)還可以隨時(shí)隨地獲取和保存。為保險(xiǎn)起見(jiàn)，建議雙備份。甚至一般的私隱文件，也可以7-zip、winrar等壓縮工具加密后上傳。而近來(lái)仍有文獻(xiàn)提到的磁帶機(jī)備份，實(shí)際已經(jīng)不太符合潮流。因?yàn)榇艓C(jī)慢，盡管相對(duì)便宜但是專用設(shè)備依然需要管理維護(hù)的費(fèi)用。
（3）財(cái)務(wù)網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫(kù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的備份。財(cái)務(wù)系統(tǒng)安裝好后應(yīng)整個(gè)系統(tǒng)備份一次。之后數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)設(shè)定按日自動(dòng)備份（如定時(shí)凌晨3：00），并采用冗余磁盤(pán)陣列（RAID）。專業(yè)人員完成。由于磁盤(pán)如今已經(jīng)十分便宜，建議至少RAID5方案以上。細(xì)節(jié)制定可以詢問(wèn)實(shí)施信息工程師。此外，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)也應(yīng)按日自動(dòng)或手動(dòng)備份。具體操作人員或管理者實(shí)施。[3]
以上三種備份，如果涉及重要內(nèi)容的，可安排專人指導(dǎo)，并輪值檢查備份情況，按備份計(jì)劃對(duì)備份內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，并保留手工記錄。冗余管理除上面提到的RAID外，還包括網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的冗余。這里面在最先網(wǎng)絡(luò)實(shí)施、提交預(yù)算的時(shí)候，施工方都會(huì)提醒應(yīng)配備雙網(wǎng)（如網(wǎng)通和電信網(wǎng)）、雙路由等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和計(jì)算機(jī)等的冗余。酌情選擇（指導(dǎo)思想是緊要設(shè)備多配一臺(tái)備用機(jī)），此不多敘。
三、防火墻和入侵檢測(cè)管理
目前基于網(wǎng)絡(luò)的財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)系統(tǒng)或未成熟，或?qū)θ罩竟芾韺徲?jì)人工較復(fù)雜，或AI智能還沒(méi)成長(zhǎng)到實(shí)際應(yīng)用，因此使用不廣。即使網(wǎng)絡(luò)工程師已采用，也是專人負(fù)責(zé)，無(wú)須財(cái)務(wù)人員操心。同樣，建立財(cái)務(wù)子網(wǎng)后，防火墻的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，如是否采用子網(wǎng)過(guò)濾體系結(jié)構(gòu)等也在實(shí)施中已經(jīng)確定。因此，需要考慮的只有防火墻的存取（ACL）控制策略。
而由于具體需求不同，技術(shù)人員無(wú)法事先設(shè)置好ACL。這導(dǎo)致ACL成為網(wǎng)絡(luò)安全中的一大難關(guān)，因?yàn)锳CL是最靈活也是最難設(shè)置好的技術(shù)，其中各項(xiàng)設(shè)定的許可或拒絕策略往往有重復(fù)區(qū)域，容易相互沖突，即使按照小范圍策略在先、重要策略在先的原則設(shè)定，也往往和意愿相左。[4]因此，對(duì)于財(cái)務(wù)子網(wǎng)相關(guān)各級(jí)路由器上的防火墻，應(yīng)按照默認(rèn)拒絕原則制定訪問(wèn)控制策略，只有具體經(jīng)辦人員確有必要，報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后再開(kāi)放相應(yīng)網(wǎng)址（段）的網(wǎng)絡(luò)許可。這樣通過(guò)單一性質(zhì)的許可策略，即使范圍疊加也不會(huì)造成重要后果，可以較好地避免以上問(wèn)題，從而降低誤入釣魚(yú)網(wǎng)站和被植入木馬的概率。
同時(shí)對(duì)學(xué)校內(nèi)部相關(guān)子單位，應(yīng)按照職能加入虛擬子網(wǎng)（vlan），方能有效控制校園網(wǎng)一般用戶對(duì)財(cái)務(wù)專用子網(wǎng)的訪問(wèn)。因?yàn)檫@往往是在整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行后才執(zhí)行，應(yīng)記得提醒，避免技術(shù)人員忘記。再就是盡可能限制VPN用戶的數(shù)量，以及定期更改密碼等。
四、加密和簽名管理
加密和簽名技術(shù)最復(fù)雜，然而一般財(cái)務(wù)人員根本無(wú)須了解其中細(xì)節(jié)，只需從用戶角度管理如何使用。根據(jù)密級(jí)的重要程度，依次可采用非對(duì)稱式加密（如RSA）、對(duì)稱式加密（如AES）、消息摘要（MD5）口令校驗(yàn)等進(jìn)行保護(hù)。此處盡量不涉及具體技術(shù)。主要是對(duì)相關(guān)人員（包括財(cái)務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理人員）培訓(xùn)，確保其了解以下幾點(diǎn)：
（1）非對(duì)稱式加密能提供（民用）最高等級(jí)的安全精度，但是加密速度極慢，是對(duì)稱式加密的幾千分之一。對(duì)稱式加密也能提供足夠高的精度，因此可用于加密大文件，同時(shí)在傳遞對(duì)稱式加密密鑰或數(shù)字簽名時(shí)（都只有幾個(gè)字節(jié)）才用到非對(duì)稱式加密。同樣原因，數(shù)字簽名時(shí)只對(duì)大文件產(chǎn)生的消息摘要（MD5）進(jìn)行簽名。一般大學(xué)財(cái)務(wù)處相關(guān)數(shù)據(jù)本身的價(jià)值鮮有上百億美元以上的情況，而且一般不屬于國(guó)家安全密級(jí)，不可能調(diào)用多臺(tái)量子計(jì)算機(jī)群來(lái)破解，所以，可以認(rèn)為這種復(fù)合方案是不可破解的。
（2）目前有PGP Desktop Pro軟件，不但對(duì)原來(lái)郵件，而且對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的文件乃至磁盤(pán)都能提供以上復(fù)合保護(hù)方案。對(duì)于保密等級(jí)較高的財(cái)務(wù)計(jì)算機(jī)，特別是移動(dòng)性大的財(cái)務(wù)筆記本，可以用其保護(hù)。
（3）根據(jù)Stricture公司報(bào)告，相比黑客， 財(cái)務(wù)人員對(duì)自己口令和個(gè)人私鑰（以及相關(guān)的保護(hù)口令、U盾、令牌、磁卡等）的管理不善，往往是信息安全存在的最大的漏洞。[1]
（4）因此，應(yīng)強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)處人員個(gè)人私鑰（以及相關(guān)的保護(hù)口令、U盾、磁卡等）絕對(duì)不能經(jīng)過(guò)第二個(gè)人的手。授權(quán)也不行。而對(duì)稱式加密，如果要傳遞密鑰，手段最好的是使用對(duì)方的公鑰對(duì)該密鑰加密。這些PGP，甚至outlook都有內(nèi)置。簡(jiǎn)單培訓(xùn)即會(huì)使用。
（5）此外，對(duì)于保密性較強(qiáng)的場(chǎng)合，磁盤(pán)和數(shù)據(jù)庫(kù)本身也有加密功能，應(yīng)當(dāng)使用，可以避免信息無(wú)意中外泄財(cái)務(wù)信息。而重要文件也可以使用7-zip、winrar等壓縮工具額外加密。口令長(zhǎng)度只要使用14位以上且包含數(shù)字、大小寫(xiě)字母及特殊字符的組合，則即使使用GPU集群暴力破解，也至少需要一年的破解時(shí)間。[5]因此，非絕密文件甚至可以上傳到網(wǎng)盤(pán)，也能有足夠的安全性（即使丟了也不怕泄密）。
（6）要求財(cái)務(wù)人員分級(jí)管理口令。至少分三級(jí)：一般網(wǎng)站口令、qq等特許權(quán)限的口令、財(cái)務(wù)或密級(jí)文件口令。對(duì)于后兩者，可針對(duì)個(gè)人印象深刻的詩(shī)文詞句，在專業(yè)人員幫助下，設(shè)計(jì)只有個(gè)人才知道的規(guī)律。例如，親友的電話號(hào)或生日是362251，則循環(huán)跳3、6、2、2、5、1位選擇作為口令的字，再拼接起來(lái)獲得口令的組成部分。實(shí)在記性差的建議將口令記錄到文件上；同樣用一個(gè)能記住的口令借助壓縮工具加密口令文件。無(wú)論何種情況，絕對(duì)不允許將密碼記錄在根本沒(méi)有加密保護(hù)的手機(jī)或紙上。
五、權(quán)限管理
權(quán)限管理首先是到口令的保管問(wèn)題和個(gè)人私鑰（以及相關(guān)的保護(hù)口令、U盾、令牌、磁卡等）的管理，注意事項(xiàng)見(jiàn)上節(jié)第4～6點(diǎn)。其次是財(cái)務(wù)文件和數(shù)據(jù)庫(kù)表或字段的授權(quán)問(wèn)題。這也是最難處理的問(wèn)題。為避免意見(jiàn)不一致，應(yīng)當(dāng)由最高領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限、計(jì)算機(jī)權(quán)限、財(cái)務(wù)系統(tǒng)權(quán)限、數(shù)據(jù)庫(kù)權(quán)限，分別按部門(mén)（處或科）性質(zhì)劃分權(quán)限，再由部門(mén)負(fù)責(zé)人為下屬劃分具體權(quán)限。如對(duì)權(quán)限和保密等級(jí)要求較高，可以使用基于Lotus Domino群件的工作流管理信息系統(tǒng)。但是這對(duì)于相關(guān)人員的素質(zhì)也有著更高的要求。曾經(jīng)有單位負(fù)責(zé)人忘記密碼而導(dǎo)致系統(tǒng)作廢的例子。最后是存取記錄日志，但這需要熟練的技術(shù)人員處理權(quán)限使用異常的蛛絲馬跡。
六、殺毒防木馬管理
目前基于網(wǎng)絡(luò)的病毒防火墻尚不成熟。一般仍是基于主機(jī)的病毒木馬防護(hù)系統(tǒng)起作用。目前360或金山衛(wèi)士等防護(hù)系統(tǒng)都表現(xiàn)良好。只要用戶不“裸奔”（指用戶圖快不裝防護(hù)系統(tǒng)或者主動(dòng)關(guān)閉系統(tǒng)的行為）不“手癢”（指不理會(huì)系統(tǒng)報(bào)警、隨意允許不明軟件下載/執(zhí)行/安裝，隨意關(guān)閉系統(tǒng)補(bǔ)丁更新，或進(jìn)入木馬風(fēng)險(xiǎn)的網(wǎng)站），不修改防護(hù)系統(tǒng)自動(dòng)更新的設(shè)置，就無(wú)須過(guò)多關(guān)注了。此外，就是管理好u盤(pán)，不允許在不了解（指機(jī)器是否有異常有感染病毒的跡象）的機(jī)器上使用。同時(shí)u盤(pán)在插上后、使用前，應(yīng)等待防護(hù)系統(tǒng)的自動(dòng)掃描完成。
七、結(jié)語(yǔ)
網(wǎng)上財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可以歸結(jié)為：第一，硬件失效。第二，災(zāi)難。第三，身份假冒和非法訪問(wèn)。第四，網(wǎng)絡(luò)竊聽(tīng)。第五，信息截獲篡改。第六，網(wǎng)絡(luò)入侵。第七，內(nèi)部泄密。第八，對(duì)接受信息抵賴或?qū)π畔⒎裾J(rèn)。第九，數(shù)據(jù)完整性破壞。第十，非法復(fù)制和非法使用。第十一，信息惡意破壞。第十二，病毒和木馬等。而上述技術(shù)管理的有效范圍是：備份冗余管理：第一、第二、第九、第十一、第十二（共5項(xiàng)）；防火墻和入侵檢測(cè)管理：第三、第四、第五、第六、第十一（共5項(xiàng)）；加密和簽名管理：第五、第七、第八、第九、第十、第十二（共6項(xiàng)）；權(quán)限管理：第三、第六、第七、第十（共4項(xiàng)）；殺毒防木馬管理第十二（共1項(xiàng)）。
因此，按帕累托分級(jí)的思想，財(cái)務(wù)人員應(yīng)在專業(yè)人員的輔助下，重視備份冗余、防火墻管理、加密和簽名管理三大技術(shù)，同時(shí)，遵照權(quán)限管理和殺毒防木馬程序的一定之規(guī)，則能基本實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)安全。
（周潔單位為福建工程學(xué)院財(cái)務(wù)處；張永暉單位為福建工程學(xué)院財(cái)務(wù)處、德克薩斯理工大學(xué)羅爾斯工商管理學(xué)院）
[作者簡(jiǎn)介：周潔（1976―），女，湖南常德人，科長(zhǎng)，會(huì)計(jì)師，主要研究方向：績(jī)效管理，組織經(jīng)濟(jì)學(xué)。張永暉（1973―），男，湖南長(zhǎng)沙人，博士，副教授，主要研究方向：網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)學(xué)，組織經(jīng)濟(jì)學(xué)。基金項(xiàng)目：本文系福建省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃2012年度常規(guī)課題重點(diǎn)資助項(xiàng)目（JAl2537s/FJCGZZ12-027）；福建省科技廳重點(diǎn)項(xiàng)目（2013H0002）；國(guó)家留學(xué)基金留金發(fā)[2013]3017（No.201309360002）。]
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2008年11月12日，我國(guó)會(huì)計(jì)信息化委員會(huì)暨XBRL中國(guó)地區(qū)組織成立；2009年4月23日，財(cái)政部了《關(guān)于全面推進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》，確定了未來(lái)5－10年會(huì)計(jì)信息化工作的目標(biāo)。此前，我國(guó)單純的會(huì)計(jì)電算化或者形式上的系統(tǒng)改良、功能升級(jí)，已難以適應(yīng)提高信息質(zhì)量、滿足信息需求、改進(jìn)經(jīng)營(yíng)管理、提高監(jiān)管效率的新要求。這兩座里程碑，指明了我國(guó)會(huì)計(jì)信息化標(biāo)準(zhǔn)化、國(guó)際化發(fā)展的道路。這條道路滿是希望，挑戰(zhàn)也無(wú)時(shí)無(wú)處不在。
大型企業(yè)：起步早制度完備
武漢鋼鐵(集團(tuán))有限公司(下稱武鋼集團(tuán))的會(huì)計(jì)信息化工作稱為財(cái)務(wù)信息化，這一“非常可怕”的趨勢(shì)從1985年起步，幾乎與我國(guó)會(huì)計(jì)信息化啟動(dòng)時(shí)間同步，至今進(jìn)行了20余年，經(jīng)歷了三個(gè)階段。
1985年，武鋼集團(tuán)啟動(dòng)會(huì)計(jì)電算化替代手工記賬的工作。當(dāng)時(shí)由于受計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的限制，由財(cái)務(wù)人員用BASICA語(yǔ)言自行開(kāi)發(fā)的憑證匯總程序，在一定程度上替代了手工記賬、匯總的工作。實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)進(jìn)行賬務(wù)處理替代傳統(tǒng)的手工記賬。由于計(jì)算機(jī)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)計(jì)算速度快、準(zhǔn)確性高，財(cái)務(wù)信息化將財(cái)務(wù)人員從復(fù)雜的記賬、算賬工作中解脫出來(lái)，使傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作獲得了一次真正的飛越。
1994年10月，武鋼集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化已經(jīng)由簡(jiǎn)單記賬朝業(yè)務(wù)核算方向發(fā)展。企業(yè)選用了當(dāng)時(shí)較為成功的“遠(yuǎn)方通用會(huì)計(jì)核算軟件”，在公司財(cái)務(wù)部建立微機(jī)局域網(wǎng)，采用NOVELL網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，統(tǒng)一制定會(huì)計(jì)科目編碼，規(guī)范會(huì)計(jì)處理流程，統(tǒng)一制定報(bào)表格式和數(shù)據(jù)來(lái)源。實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核算從憑證制作到明細(xì)賬、總賬到會(huì)計(jì)報(bào)表全部上機(jī)，數(shù)據(jù)有權(quán)共享。經(jīng)過(guò)調(diào)試和試用，于1995年初手工記賬被完全替代，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)核算手段的電算化，改變了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算分工、會(huì)計(jì)處理流程，內(nèi)部控制制度進(jìn)一步完善。財(cái)務(wù)人員只要將記賬憑證輸入到計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)由記賬憑證產(chǎn)生明細(xì)賬，由明細(xì)賬匯總產(chǎn)生總賬，根據(jù)統(tǒng)一定義的報(bào)表格式和數(shù)據(jù)來(lái)源，由科目匯總表自動(dòng)產(chǎn)生報(bào)表。因此，只要按正確的方法操作，就不會(huì)出現(xiàn)賬證不符、賬表不符的錯(cuò)誤，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作明顯加強(qiáng)。
2001年，武鋼集團(tuán)進(jìn)行整體產(chǎn)銷(xiāo)資訊系統(tǒng)的建設(shè)，與臺(tái)灣中鋼合作，在鋼鐵主業(yè)范圍內(nèi)開(kāi)發(fā)了整體產(chǎn)銷(xiāo)資訊系統(tǒng)。這一系統(tǒng)由財(cái)務(wù)管理、銷(xiāo)售管理、技術(shù)質(zhì)量管理、生產(chǎn)管理、出貨管理、物流供應(yīng)鏈管理、設(shè)備及工程管理、客戶關(guān)系管理、生產(chǎn)儲(chǔ)區(qū)優(yōu)化、企業(yè)決策支持、信息門(mén)戶管理、信息作業(yè)管理、能源計(jì)量電能管理、人力資源管理、辦公自動(dòng)化等十五大專業(yè)系統(tǒng)構(gòu)成，使鋼鐵主業(yè)信息集中程度進(jìn)一步提高。在武鋼集團(tuán)整體產(chǎn)銷(xiāo)資訊系統(tǒng)中，各專業(yè)系統(tǒng)向財(cái)務(wù)系統(tǒng)收集賬務(wù)處理信息，并執(zhí)行自動(dòng)拋賬作業(yè)。財(cái)務(wù)人員全程主導(dǎo)開(kāi)發(fā)武鋼集團(tuán)ERP系統(tǒng)。其中，整體產(chǎn)銷(xiāo)資訊財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要包括普通會(huì)計(jì)、成本會(huì)計(jì)、副產(chǎn)品存貨、廠務(wù)會(huì)計(jì)、銷(xiāo)售結(jié)算、報(bào)支、應(yīng)付賬款管理、材料備件管理、固定資產(chǎn)管理等子系統(tǒng)。通過(guò)實(shí)時(shí)采集、分級(jí)處理，逐級(jí)上拋的模式，形成了整體產(chǎn)銷(xiāo)資訊信息平臺(tái)，達(dá)到了信息系統(tǒng)中物流、資金流、信息流同步的目標(biāo)，為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
為了滿足集團(tuán)公司對(duì)財(cái)務(wù)信息實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性的要求，武鋼集團(tuán)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)從股份公司的ERP(整體產(chǎn)銷(xiāo)資訊系統(tǒng))和集團(tuán)集中管理兩個(gè)層面推進(jìn)。一方面在鋼鐵主業(yè)各單位實(shí)施產(chǎn)銷(xiāo)ERP系統(tǒng)，另一方面以集中財(cái)務(wù)核算為主線，建立一個(gè)集中式、網(wǎng)絡(luò)化的集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。2005年。武鋼集團(tuán)從管理目標(biāo)和實(shí)際應(yīng)用出發(fā)，充分考慮管理需求，搭建財(cái)務(wù)集中管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多會(huì)計(jì)實(shí)體的“一個(gè)賬套”財(cái)務(wù)集中核算管理，建立集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)：一是數(shù)據(jù)集中，所有核算單位的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一存放在總部的數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于系統(tǒng)管理員進(jìn)行統(tǒng)一管理維護(hù)，集中進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，減少安全隱患，集團(tuán)下屬的核算實(shí)體通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)工作。二是核算集中，下屬各單位都在一個(gè)賬套中進(jìn)行核算。通過(guò)對(duì)各單位操作員職責(zé)和權(quán)限的統(tǒng)一分配。既滿足各核算單位日常的賬務(wù)處理要求，又滿足總部對(duì)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)流程、職責(zé)、權(quán)限的統(tǒng)一設(shè)置和管理，以及總部對(duì)所有核算單位的實(shí)時(shí)查詢分析的要求；真正實(shí)現(xiàn)集中核算、統(tǒng)一管理、實(shí)時(shí)查詢分析。三是決策信息集中，由于信息系統(tǒng)的良好支持，公司決策層就可以實(shí)時(shí)獲取各產(chǎn)業(yè)單位的真實(shí)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，有了這些數(shù)據(jù)的支撐加以決策支持系統(tǒng)的輔助，公司決策層就可以及時(shí)對(duì)市場(chǎng)變化做出決策，就可以在整個(gè)公司層面進(jìn)行企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，進(jìn)行集中決策。
未來(lái)武鋼集團(tuán)的財(cái)務(wù)信息管理工作，將完善集團(tuán)預(yù)算管理體系，強(qiáng)化集團(tuán)預(yù)算管理功能。預(yù)算管理是財(cái)務(wù)管理的重要部分，是集團(tuán)公司進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)控的核心之一。預(yù)算管理體系包括兩個(gè)層次，即總公司預(yù)算管理體系和基層單位預(yù)算管理體系。總公司預(yù)算管理體系主要從宏觀上對(duì)公司總體以及各下級(jí)單位運(yùn)營(yíng)狀況進(jìn)行控制和協(xié)調(diào)；各單位預(yù)算管理體系則是在總公司總體預(yù)算計(jì)劃下對(duì)本單位的資金、成本、收入等進(jìn)行預(yù)算控制。財(cái)務(wù)集中管理信息系統(tǒng)支持多版本預(yù)算管理，支持兩種預(yù)算的編制方式，既可以在總公司戰(zhàn)略規(guī)劃的指導(dǎo)下，由總預(yù)算分解形成下級(jí)各單位的預(yù)算，也可以由下級(jí)各單位的預(yù)算匯總形成總預(yù)算，應(yīng)提供多種預(yù)算分析和預(yù)算控制。決策支持實(shí)現(xiàn)管理駕駛艙，采用集中式集團(tuán)財(cái)務(wù)管理后，隨著集團(tuán)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不斷積累，集團(tuán)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的建立以及在數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)基礎(chǔ)上建立管理駕駛艙，實(shí)時(shí)準(zhǔn)確地挖掘企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，構(gòu)建實(shí)時(shí)關(guān)鍵數(shù)據(jù)指標(biāo)，通過(guò)各種常見(jiàn)的圖表形象標(biāo)示出企業(yè)運(yùn)行的關(guān)鍵指標(biāo)，直觀的監(jiān)測(cè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況，并可以對(duì)異常關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行預(yù)警和挖掘分析，為企業(yè)決策者提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息。
另一大型國(guó)有企業(yè)中遠(yuǎn)集裝箱運(yùn)輸有限公司(下稱中遠(yuǎn)集運(yùn))也較早感受到信息化的必要性和重要性。往年年初的時(shí)候，企業(yè)全球EDI(電子數(shù)據(jù)交換)平臺(tái)項(xiàng)目經(jīng)理陳懷海所在的中遠(yuǎn)集團(tuán)計(jì)算機(jī)中心總是處于緊張待命的狀態(tài)。業(yè)務(wù)部門(mén)在前方接訂單，IT部門(mén)則在后方忙著修改IT系統(tǒng)。“新客戶對(duì)系統(tǒng)的要求各不相同，老客戶需求也在不斷變化。”陳懷海說(shuō)，“總是在不停地修改系統(tǒng)。有時(shí)候需要組織突擊隊(duì)，連日連夜加班。如果不能在客戶要求的時(shí)間內(nèi)完成，一個(gè)重要的訂單就飛走了。”
陳懷海所在的計(jì)算機(jī)中心承擔(dān)著整個(gè)中遠(yuǎn)集運(yùn)公司的IT系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)營(yíng)維護(hù)任務(wù)。陳懷海的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)馬濤主管信息系統(tǒng)研發(fā)工作。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷開(kāi)拓，系統(tǒng)越建越多，馬濤的IT隊(duì)伍已經(jīng)淪為“救火隊(duì)”，忙于應(yīng)付隨時(shí)出現(xiàn)的“險(xiǎn)情”。最驚險(xiǎn)的一次是在“9?11”之后，美國(guó)海關(guān)要求其他國(guó)家的運(yùn)輸船在本地港裝貨前再
提前24小時(shí)進(jìn)行反恐報(bào)關(guān)，而以前則是貨到美國(guó)港口24小時(shí)前報(bào)關(guān)。這就意味著，有些數(shù)據(jù)還沒(méi)到達(dá)相關(guān)信息系統(tǒng)時(shí)，就要被抽取出來(lái)，那么信息系統(tǒng)必須做修改。IT部門(mén)得到的需求是在2001年11月中旬，實(shí)施完畢的最后期限是2002年1月1日。“當(dāng)時(shí)運(yùn)氣不錯(cuò)，實(shí)施過(guò)程還算順利，要是出點(diǎn)問(wèn)題或者中間需求稍有變化，錯(cuò)過(guò)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，我們的損失就大了!”馬濤說(shuō)。
但是現(xiàn)在，這種情況已經(jīng)不復(fù)出現(xiàn)了。自從2005年7月成功實(shí)施基于SOA(服務(wù)導(dǎo)向架構(gòu))的EDI平臺(tái)一期后，陳懷海和同事們可以更輕松地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修改或者新建。往常2～3周才能完成的工作，現(xiàn)在基本上2天就可以完成。
中遠(yuǎn)集團(tuán)主要從事海洋運(yùn)輸，在貨物運(yùn)輸?shù)倪^(guò)程中，涉及到銀行、海關(guān)、港口、碼頭、商檢、衛(wèi)生檢疫等部門(mén)和單位，貨物的流轉(zhuǎn)和信息傳遞息息相關(guān)：如果采用紙面文件形式進(jìn)行信息傳輸，工作量之大是不可想象的。所以，從80年代初中遠(yuǎn)集團(tuán)就開(kāi)始了EDI方面的研究，當(dāng)時(shí)研發(fā)出的EDI標(biāo)準(zhǔn)后來(lái)成為了中國(guó)海運(yùn)界的通用標(biāo)準(zhǔn)，一直沿用至今。
不少國(guó)有大中型企業(yè)，把會(huì)計(jì)信息化與資金集中管理結(jié)合起來(lái)，并逐步建立了全面預(yù)算管理制度。中石化、五礦集團(tuán)等積極推行財(cái)務(wù)信息化管理；寶鋼集團(tuán)、中化集團(tuán)等建立了全面預(yù)算管理制度；通用集團(tuán)、一汽集團(tuán)等對(duì)資金進(jìn)行集中管理；神華集團(tuán)、中石油等加強(qiáng)了成本控制管理；中海油、航天科工集團(tuán)等加強(qiáng)了內(nèi)部審計(jì)，都取得了良好效果。
國(guó)務(wù)院國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)信息中心主任石治平指出，大型國(guó)有企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的主力軍，是國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力的主力軍。從一定意義上講，國(guó)家與國(guó)家之間的競(jìng)爭(zhēng)是企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，特別是大型企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)。大型國(guó)有企業(yè)的發(fā)展具有巨大的帶動(dòng)作用和示范帶頭作用。大型國(guó)有企業(yè)的信息化是以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，走新型工業(yè)化道路的龍頭，是國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分。因此，大型國(guó)有企業(yè)有效推進(jìn)信息化建設(shè)，不僅是企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力，在全球化競(jìng)爭(zhēng)中不斷發(fā)展壯大的根本需要，也肩負(fù)著加快國(guó)家信息化進(jìn)程，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整和經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式轉(zhuǎn)變，提升國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力的光榮使命。
國(guó)資委黨委副書(shū)記、副主任李偉說(shuō)，爭(zhēng)取用5年左右時(shí)間，使一批大型國(guó)有企業(yè)在企業(yè)管理精細(xì)化、產(chǎn)品研制數(shù)字化、生產(chǎn)控制智能化、信息共享網(wǎng)絡(luò)化、商務(wù)運(yùn)營(yíng)電子化等方面，達(dá)到同行業(yè)世界先進(jìn)水平。他強(qiáng)調(diào)，“實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)有一定難度，卻是大型國(guó)有企業(yè)生存和發(fā)展的必需”。
同時(shí)，石治平指出，大型國(guó)有企業(yè)的信息化水平并不平衡，首先與重視程度有關(guān)，也和行業(yè)差異有關(guān)，有的行業(yè)實(shí)行信息系統(tǒng)關(guān)系到企業(yè)的生存問(wèn)題，必須從第一步開(kāi)始打好基礎(chǔ)，而部分行業(yè)的管理雖然和其他企業(yè)類似，但生產(chǎn)方式卻有其特殊性，在這一環(huán)節(jié)要做好信息化工作就有些難度，信息化水平相對(duì)發(fā)展較慢。
中小企業(yè)：基礎(chǔ)工作千頭萬(wàn)緒
我國(guó)企業(yè)信息化實(shí)施成功率已提高到20％，大多以實(shí)力雄厚的大型企業(yè)為主。占我國(guó)企業(yè)數(shù)量99％的中小企業(yè)，卻只有10％左右實(shí)施了信息化，而且由于資金、技術(shù)力量、管理水平等原因，實(shí)施效果并不理想。因此推進(jìn)中小企業(yè)信息化建設(shè)，提升中小企業(yè)的整體管理水平就顯得尤為重要。
職業(yè)經(jīng)理人褚智青常年奔波于江、浙兩省，在當(dāng)?shù)孛駹I(yíng)企業(yè)任高管，負(fù)責(zé)企業(yè)的各項(xiàng)制度與標(biāo)準(zhǔn)體系的建立健全。他曾任職的企業(yè)多從小作坊、小工廠成長(zhǎng)起來(lái)，依靠家族管理、企業(yè)主的努力與能力，達(dá)到過(guò)億資產(chǎn)的規(guī)模。
他目前所在的公司主營(yíng)電機(jī)的生產(chǎn)與出口，全廠員工400余人，資產(chǎn)總規(guī)模24Z多元人民幣，財(cái)務(wù)部包括部門(mén)主管在內(nèi)，會(huì)計(jì)、出納共有8人，其中成本會(huì)計(jì)兩名，分別負(fù)責(zé)原材料和費(fèi)用核算；銷(xiāo)售會(huì)計(jì)兩名，分別負(fù)責(zé)往來(lái)賬和銷(xiāo)售回款；出納兩名，一人負(fù)責(zé)銀行的進(jìn)出款項(xiàng)，一人負(fù)責(zé)報(bào)銷(xiāo)、發(fā)放工資。
整個(gè)財(cái)務(wù)部門(mén)每人均配有電腦，但僅限于用EXCEL表格編制會(huì)計(jì)報(bào)表。“因此，與企業(yè)規(guī)模相比，財(cái)務(wù)部人數(shù)偏多，但工作還是經(jīng)常不能按時(shí)完成。”從事過(guò)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的褚智青認(rèn)為，財(cái)務(wù)部門(mén)人員配置臃腫而工作效率過(guò)低。據(jù)他介紹，企業(yè)每個(gè)月的財(cái)務(wù)報(bào)表至少要在下個(gè)月中下旬才能編制完成。“部分年齡偏大的會(huì)計(jì)，連基本的電腦操作也不會(huì)。”僅有的報(bào)稅退稅軟件，還是在稅務(wù)部門(mén)要求下購(gòu)買(mǎi)的。
上世紀(jì)九十年代末期企業(yè)擴(kuò)張步伐加快，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上規(guī)模，企業(yè)曾希望購(gòu)買(mǎi)包括會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在內(nèi)的ERP軟件，但各部門(mén)和環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)工作薄弱，使這一計(jì)劃至今未能付諸實(shí)踐。褚智青將企業(yè)管理軟件結(jié)構(gòu)比喻為“分門(mén)別類的格子”，將企業(yè)各類生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)放入這些格子中。就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)初始化工作。數(shù)據(jù)初始化是一項(xiàng)內(nèi)容浩大的工作。若實(shí)行外包，幾乎沒(méi)有軟件公司愿意接手此類“吃力不討好”的工作，且對(duì)方不了解企業(yè)內(nèi)部情況，極易出現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入誤差，而影響軟件使用的效果。若由企業(yè)各部門(mén)聯(lián)合完成，卻難以找到能熟練使用軟件的合適人選，且各部門(mén)所報(bào)的物流、材料、產(chǎn)成品、半成品、報(bào)廢品、次品、庫(kù)存、發(fā)貨、代銷(xiāo)等數(shù)據(jù)要么不齊全，要么與財(cái)務(wù)部門(mén)所反映的會(huì)計(jì)信息不符。加之財(cái)務(wù)部門(mén)手工臺(tái)賬缺乏系統(tǒng)性、分類繁瑣，企業(yè)的“ERP計(jì)劃”最終擱淺。
同時(shí)，中小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層與會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)信息化的理解和認(rèn)同度并不高。一家小型生產(chǎn)企業(yè)的董事長(zhǎng)告訴記者，包含會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)在內(nèi)的企業(yè)管理軟件并不適用于規(guī)模小、人數(shù)少的企業(yè)。“在我們這樣不到100人的單位，出門(mén)拐彎到隔壁辦公室就能說(shuō)清的事情，沒(méi)有必要投入數(shù)百萬(wàn)裝軟件，利用不好，反而用大炮打了蚊子。”
“現(xiàn)在主要負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)物料出入庫(kù)的憑證審核、內(nèi)部投入產(chǎn)出匯總結(jié)算和材料成本的核算工作，尚未取得技術(shù)職稱，計(jì)劃明年參加考試。不會(huì)考到會(huì)計(jì)信息化吧，單位的注意力放在銷(xiāo)售、產(chǎn)值方面，把電算化做好就不錯(cuò)了。”供職于一家中型民營(yíng)企業(yè)的會(huì)計(jì)人員對(duì)記者說(shuō)。
在褚智青眼中，他所走過(guò)的數(shù)十家民企均有實(shí)行會(huì)計(jì)信息化的需求和必要，卻缺乏實(shí)行會(huì)計(jì)信息化的基礎(chǔ)。究其原因，褚智青認(rèn)為：
其一，多數(shù)企業(yè)只是利用電腦處理會(huì)計(jì)的基本核算，財(cái)務(wù)人員錄入的數(shù)據(jù)，基本上只是單純地為了記賬，完成事后對(duì)業(yè)務(wù)的反映工作。
其二，財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)人員會(huì)計(jì)知識(shí)貧乏，導(dǎo)致軟件開(kāi)發(fā)不到位，很難滿足企業(yè)會(huì)計(jì)信息化和內(nèi)部控制的需要，這使得有些核算還需手工完成。
其三，商業(yè)軟件具有通用性，而對(duì)某個(gè)行業(yè)、企業(yè)來(lái)說(shuō)，缺乏針對(duì)性，給使用者造成不便，無(wú)法滿足需要。
其四，盲目引進(jìn)，無(wú)視企業(yè)實(shí)情，不惜巨資盲目采購(gòu)國(guó)外財(cái)務(wù)軟件，而與企業(yè)實(shí)際情況相差較遠(yuǎn)。
其五，受制于成本效益原則，目前我國(guó)的會(huì)計(jì)軟件單機(jī)版或網(wǎng)絡(luò)版其價(jià)格在幾千元到數(shù)萬(wàn)元。而中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的資金流數(shù)量有限，企業(yè)主更愿意將有限的資金投入到更急需的地方，使得會(huì)計(jì)信息化的時(shí)間向后推遲。
其六，軟件市場(chǎng)不規(guī)范，部分從事財(cái)務(wù)軟件銷(xiāo)售和的公司，往往只重視自身的經(jīng)濟(jì)效益，追求量的突破，而沒(méi)有真正在服務(wù)和技術(shù)上狠下功夫，賣(mài)了軟件就大功告成，致使部分實(shí)行會(huì)計(jì)電算
化的單位由于購(gòu)買(mǎi)的財(cái)務(wù)軟件不合格，出故障頻率高，或者技術(shù)服務(wù)跟不上，用戶操作中有問(wèn)題，要么找不到技術(shù)服務(wù)人員，無(wú)處問(wèn)，沒(méi)人管，要么技術(shù)服務(wù)人員解決不了軟件應(yīng)用問(wèn)題。故用戶始終不敢甩掉手工賬，嚴(yán)重地影響會(huì)計(jì)信息化發(fā)展。
其七，企業(yè)管理由于缺乏規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有嚴(yán)密的制度和過(guò)程控制，生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)保管等基礎(chǔ)性工作環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)失真或缺失，導(dǎo)致財(cái)務(wù)軟件“有力沒(méi)處使”，形成資源浪費(fèi)。
其八，會(huì)計(jì)人員素質(zhì)影響會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程，大部分民營(yíng)企業(yè)會(huì)計(jì)年齡結(jié)構(gòu)偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊、老化，難以徹底更新、學(xué)習(xí)新的知識(shí)，客觀上形成了推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程的阻力。“好比WORD軟件的使用，使用者得具備識(shí)文斷字、會(huì)打字等基本素質(zhì)。”
在褚智青的工作筆記上，密密麻麻寫(xiě)下如下解決方案：
第一，配備和培訓(xùn)專業(yè)人員使人員配備和系統(tǒng)建設(shè)同步進(jìn)行，以便系統(tǒng)一旦建成即可投入運(yùn)行。
第二，整理手工賬，包括整理所有的手工單據(jù)、憑證、卡片、賬簿、報(bào)表，并核對(duì)無(wú)誤，保證賬單相符、賬證相符、賬卡相符、賬賬相符、賬表相符、賬實(shí)相符，并保證單位內(nèi)部、本單位和外單位之間賬項(xiàng)核對(duì)無(wú)誤；根據(jù)已生成的會(huì)計(jì)科目體系及單位核算和管理的要求，建立起規(guī)范的管理和輔助核算科目體系；結(jié)合有關(guān)職能部門(mén)和內(nèi)部管理需要，建立起一套健全的會(huì)計(jì)報(bào)表體系；全部數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完畢之后，逐筆進(jìn)行正確性、合法性校驗(yàn)，為將手工會(huì)計(jì)核算資料輸入計(jì)算機(jī)做好準(zhǔn)備工作。
第三，進(jìn)行總會(huì)計(jì)師、會(huì)計(jì)主管、數(shù)據(jù)操作錄入員、出納人員、系統(tǒng)管理員和維護(hù)員、數(shù)據(jù)管理員、檔案管理員等不同類別的人員分工。
第四，進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)初始化，這是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化一項(xiàng)十分重要的工作，它是整個(gè)工作的基礎(chǔ)。
第五，人機(jī)并行，在甩掉手工賬之前，手工會(huì)計(jì)處理和計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)處理的并行時(shí)間至少需要3個(gè)月且兩者結(jié)果一致。……
“上面的道理老板都知道，但很多企業(yè)往往走到第一步，最多到第二步就打了退堂鼓。在第一步買(mǎi)軟件、電腦、鋪設(shè)局域網(wǎng)，企業(yè)還躊躇滿志，到涉及到基礎(chǔ)性工作時(shí)，千頭萬(wàn)緒消磨了企業(yè)最初的熱情。”褚智青告訴記者，曾經(jīng)任職過(guò)的一家企業(yè)投入數(shù)百萬(wàn)元購(gòu)買(mǎi)財(cái)務(wù)軟件后，由于數(shù)據(jù)缺失與前后矛盾，“愣是把計(jì)算機(jī)弄傻了”，不久這項(xiàng)投入成為閑置的“沉沒(méi)成本”。
褚智青告訴記者，大部分民營(yíng)中小型企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化前，“得解決千頭萬(wàn)緒的問(wèn)題，做好充分準(zhǔn)備再上馬”，但等待問(wèn)題全部解決后再開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化，也不現(xiàn)實(shí)。可以在條件成熟6～7成時(shí)著手會(huì)計(jì)信息化，在嘗試中逐步完善企業(yè)基礎(chǔ)工作，使兩者相得益彰。
武漢理工大學(xué)管理學(xué)院會(huì)計(jì)系副教授廖聯(lián)凱，從事企業(yè)會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用、戰(zhàn)略管理會(huì)計(jì)、ERP、管理創(chuàng)新，他向記者介紹說(shuō)，我國(guó)數(shù)量上占絕大多數(shù)的中小型企業(yè)，有開(kāi)展會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的硬件基礎(chǔ)和一定的軟件基礎(chǔ)。若推行會(huì)計(jì)信息化，應(yīng)該采取兩步走的方法，即先“電算化”，再“信息化”。同時(shí)，在會(huì)計(jì)從業(yè)人員資格獲取和繼續(xù)教育中補(bǔ)充會(huì)計(jì)信息化內(nèi)容并做出具體考核要求。這樣一來(lái)，作為“信息化”基礎(chǔ)的“電算化”就可以先在我國(guó)中小型企業(yè)實(shí)現(xiàn)，并且隨著“電算化”的逐步深入逐步邁入到“信息化”。
軟件行業(yè)：亟待提供統(tǒng)一、專業(yè)的服務(wù)
財(cái)政部副部長(zhǎng)王軍，在中國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)會(huì)計(jì)信息化委員會(huì)暨XBRL中國(guó)區(qū)組織的成立大會(huì)上提出，推進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、發(fā)展目標(biāo)和總體任務(wù)主要是“健全一個(gè)體系、建立一個(gè)平臺(tái)、形成一套標(biāo)準(zhǔn)、打造一支隊(duì)伍、培育一個(gè)產(chǎn)業(yè)”。“培育一個(gè)產(chǎn)業(yè)”是要培育一個(gè)為相關(guān)單位提供軟硬件產(chǎn)品供給、技術(shù)服務(wù)和咨詢服務(wù)，服務(wù)質(zhì)量上乘、社會(huì)聲譽(yù)良好、發(fā)展前景廣闊的會(huì)計(jì)信息化服務(wù)產(chǎn)業(yè)，推動(dòng)我國(guó)會(huì)計(jì)信息語(yǔ)言的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，會(huì)計(jì)信息運(yùn)用的自動(dòng)化、集成化，會(huì)計(jì)信息服務(wù)的市場(chǎng)化、社會(huì)化和會(huì)計(jì)行業(yè)的智能化、現(xiàn)代化。
關(guān)于會(huì)計(jì)信息化服務(wù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，用友軟件股份有限公司副總裁曾志勇提出分級(jí)響應(yīng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建議。他認(rèn)為，隨著會(huì)計(jì)信息化的不斷普及，應(yīng)用各種會(huì)計(jì)信息化軟件的用戶不斷增多，服務(wù)需求量不斷增大，作為會(huì)計(jì)信息化軟件提供的廠商或者會(huì)計(jì)信息化推廣機(jī)構(gòu)，不僅需要建一套專業(yè)的、全方位的服務(wù)體系，還要本著如何為廣大最終客戶提供多樣化服務(wù)方式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)的理念，在全國(guó)各地發(fā)展服務(wù)中心，并輻射到每個(gè)重點(diǎn)市區(qū)縣。然而，目前能提供會(huì)計(jì)信息化服務(wù)的各地商或培訓(xùn)機(jī)構(gòu)很多，但是缺乏統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，不能讓用戶獲得專業(yè)的服務(wù)，并將軟件效能應(yīng)用得更好。因此，會(huì)計(jì)信息化軟件提供商需要提供相應(yīng)的服務(wù)管理體系，讓信息化應(yīng)用者能獲得更為專業(yè)的服務(wù)。要想實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、專業(yè)服務(wù)，需要完善統(tǒng)一服務(wù)管理平臺(tái)、統(tǒng)一的服務(wù)流程和規(guī)范、統(tǒng)一的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)記錄單、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)產(chǎn)品以及統(tǒng)一的能力提升與管理體系。
曾志勇表示，軟件及服務(wù)提供商面對(duì)各種個(gè)性化的客戶服務(wù)時(shí)，不僅需要對(duì)自身和各級(jí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量要求，還需要對(duì)其提供的服務(wù)項(xiàng)目及交付標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)原則，以便客戶選擇適合自己的服務(wù)產(chǎn)品。在一些常規(guī)的服務(wù)項(xiàng)目上，可以實(shí)現(xiàn)定制服務(wù)，那就是根據(jù)用戶需求進(jìn)行定制，結(jié)合用戶的業(yè)務(wù)需求及階段會(huì)計(jì)信息化實(shí)施進(jìn)程安排，協(xié)助用戶進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理和崗位設(shè)置等，幫助用戶成功應(yīng)用會(huì)計(jì)信息化軟件。服務(wù)人員還需要為用戶確定工作范圍、工作任務(wù)、工作計(jì)劃等。同時(shí)，后續(xù)需要給提供客戶培訓(xùn)和一些熱線服務(wù)、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)及各項(xiàng)預(yù)警服務(wù)。
中國(guó)軟件行業(yè)協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件分會(huì)理事長(zhǎng)許建鋼表示，我國(guó)的會(huì)計(jì)信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)還處于幼芽狀態(tài)，需要進(jìn)行培育。雖然已經(jīng)有好幾家軟件商提供各類上市公司的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，但是大多僅僅停留在提供上市公司會(huì)計(jì)信息，以及一些加工程度較低的初級(jí)產(chǎn)品，“更廣泛的會(huì)計(jì)信息服務(wù)很少見(jiàn)”。
許建鋼認(rèn)為，在信息化咨詢方面，部分軟件商和咨詢機(jī)構(gòu)也開(kāi)始注重對(duì)企業(yè)信息化各個(gè)階段提供咨詢服務(wù)，但是還沒(méi)有脫離軟件商品的銷(xiāo)售利益，僅僅是把它看成一種促銷(xiāo)手段或業(yè)務(wù)拓展的輔助手段，這種帶有一定私利咨詢服務(wù)的質(zhì)量“不敢恭維”，客戶也不愿意支付咨詢費(fèi)用。另一方面，目前客戶接受咨詢的習(xí)慣還沒(méi)有養(yǎng)成，由于文化和體制背景的影響，往往很少有企業(yè)會(huì)認(rèn)真地花錢(qián)買(mǎi)專家的咨詢意見(jiàn)，企業(yè)更多的是聽(tīng)上級(jí)的政策和指示，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提了信息化的要求，就一窩蜂地象搞運(yùn)動(dòng)一樣的投資，而不考慮企業(yè)的實(shí)情。大多數(shù)企業(yè)在信息化過(guò)程中甚至根本就沒(méi)有接受咨詢服務(wù)的預(yù)算。
至于，目前信息化服務(wù)產(chǎn)業(yè)與市場(chǎng)的需求還有多大距離，許建鋼認(rèn)為，從供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)激烈程度看，似乎供給很大，但在企業(yè)需要服務(wù)時(shí)常常又找不到合適的供應(yīng)商，關(guān)鍵是個(gè)性化服務(wù)不足，供應(yīng)商沒(méi)有考慮企業(yè)的具體需求。
他也同時(shí)指出，我國(guó)會(huì)計(jì)信息化服務(wù)產(chǎn)業(yè)面臨的問(wèn)題是政府的支持和認(rèn)識(shí)不夠。“從《關(guān)于全面推進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》中就看出，只有一處談到這個(gè)問(wèn)題，而且沒(méi)有相對(duì)具體的要求。把會(huì)計(jì)信息化服務(wù)產(chǎn)業(yè)僅僅定位于技術(shù)支持，也不利于這個(gè)
產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。政府和協(xié)會(huì)在發(fā)展我國(guó)會(huì)計(jì)信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)方面，應(yīng)該多開(kāi)展一些有益的工作”。
會(huì)計(jì)業(yè)界：行業(yè)拐點(diǎn)漸行漸近企業(yè)、會(huì)計(jì)人員需適應(yīng)
“按照會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的趨勢(shì)，大型企業(yè)的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作將消亡，這是非常可怕的。在這20余年的財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程中，采購(gòu)原材料不需要財(cái)務(wù)人員做賬，進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)保管就自動(dòng)拋賬，制作憑證的工作由系統(tǒng)代替了……傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算逐漸消失，各分廠的財(cái)務(wù)工作逐漸集中到集團(tuán)總部，大型企業(yè)的會(huì)計(jì)工作職業(yè)定位已轉(zhuǎn)化為事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后反映的分析能力方面。”上海國(guó)家會(huì)計(jì)學(xué)院信息部部長(zhǎng)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)教授劉勤說(shuō)，“從這一角度而言，財(cái)務(wù)信息化改變了大型企業(yè)會(huì)計(jì)從業(yè)人員的職業(yè)定位。在西方發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)形成這一狀況，他們預(yù)測(cè)在中國(guó)未來(lái)10年，也將如此，如何適應(yīng)、能否適應(yīng)，是對(duì)廣大會(huì)計(jì)從業(yè)人員的考驗(yàn)。”他認(rèn)為，會(huì)計(jì)信息化無(wú)疑是對(duì)財(cái)會(huì)從業(yè)人員影響很大的一項(xiàng)IT技術(shù)。隨著社會(huì)的進(jìn)步，IT技術(shù)的發(fā)展，僅僅具有會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)已不能適應(yīng)工作要求。針對(duì)每個(gè)從業(yè)人員個(gè)體，由于其具體從事的工作性質(zhì)、所處的崗位層次、所服務(wù)的行業(yè)等因素的不同，會(huì)計(jì)從業(yè)人員需要掌握的IT知識(shí)也會(huì)呈現(xiàn)較大的差異，這就是研究會(huì)計(jì)從業(yè)人員Ⅱ知識(shí)結(jié)構(gòu)的難點(diǎn)所在，也是目前一些會(huì)計(jì)類證書(shū)考試選擇模塊的根本原因。
上海國(guó)家會(huì)計(jì)學(xué)院副院長(zhǎng)、教授管一民說(shuō)，中國(guó)1200萬(wàn)財(cái)會(huì)人員中，中高層次、高素質(zhì)的財(cái)會(huì)人員卻很少。其中，了解IT技術(shù)的發(fā)展，以及真正了解IT技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)行業(yè)影響的財(cái)會(huì)人員就更少了。會(huì)計(jì)信息化主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持的，一切網(wǎng)絡(luò)信息的傳遞與處理都要通過(guò)計(jì)算機(jī)的操作來(lái)實(shí)現(xiàn)，這就要求會(huì)計(jì)人才既是一名高水準(zhǔn)的會(huì)計(jì)師，又是一名出色的計(jì)算機(jī)操作員，能熟練掌握各種會(huì)計(jì)軟件的操作，熟悉國(guó)際會(huì)計(jì)及商務(wù)慣例，具有廣博的社會(huì)文化和專業(yè)知識(shí)背景。
“我們?cè)趶氖屡嘤?xùn)的工作中發(fā)現(xiàn)，會(huì)計(jì)人員對(duì)自身專業(yè)知識(shí)之外的技術(shù)了解不多”。他認(rèn)為，會(huì)計(jì)崗位在企業(yè)、事業(yè)單位以及其它組織等經(jīng)濟(jì)體中都存在著。企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的資金流、物資流、信息流都與會(huì)計(jì)人員密切相關(guān)。當(dāng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)越來(lái)越借助于信息的時(shí)候，IT技術(shù)也越來(lái)越影響到了會(huì)計(jì)人員。因此，作為符合會(huì)計(jì)信息化需要的會(huì)計(jì)人員的工作，根據(jù)工作需要掌握一些相關(guān)的IT知識(shí)是非常必要的。
“回到十多年前，會(huì)計(jì)電算化都是個(gè)比較陌生的概念，手工記賬普遍，那時(shí)候的財(cái)務(wù)軟件公司還處于艱苦的創(chuàng)業(yè)階段。”高級(jí)會(huì)計(jì)師、證券特許會(huì)計(jì)師、注冊(cè)資產(chǎn)評(píng)估師、注冊(cè)稅務(wù)師張連起認(rèn)為，時(shí)至今日，掌握信息化軟件的使用已經(jīng)是會(huì)計(jì)人員的一個(gè)基本技能。注冊(cè)會(huì)計(jì)師的獨(dú)立審計(jì)是有一個(gè)既定的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和審計(jì)程序，審計(jì)比照這些標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行后，如果出現(xiàn)了問(wèn)題，可以減輕或者免除審計(jì)責(zé)任。這在“不作假賬”的輿論壓力下，如何遵守準(zhǔn)則尤其顯得重要。對(duì)于執(zhí)行審計(jì)的注冊(cè)會(huì)計(jì)師而言，了解ERP知識(shí)是其面臨的一個(gè)緊迫問(wèn)題。這個(gè)例子也可以提醒IT公司，在培訓(xùn)客戶的時(shí)候，不僅要包括客戶的財(cái)務(wù)人員，也要考慮到客戶的審計(jì)師的IT知識(shí)更新的需要。
武漢理工大學(xué)管理學(xué)院會(huì)計(jì)系副教授廖聯(lián)凱認(rèn)為，會(huì)計(jì)信息化給會(huì)計(jì)工作內(nèi)容、職業(yè)定位帶來(lái)的變化，應(yīng)從多個(gè)角度看。從核算角度而言，會(huì)計(jì)人員依然遵循現(xiàn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和制度，按照以往的方式方法和流程制證登賬做表。從XBRL的目標(biāo)來(lái)看，不管是降低信息交換成本、提高財(cái)務(wù)信息的可獲得性，或者通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)提供具有時(shí)效性的信息從而提高信息的相關(guān)性，還是可自動(dòng)交換并摘錄財(cái)務(wù)信息而不受個(gè)別公司軟件和信息系統(tǒng)的限制、減少為了不同格式需求的資料而重復(fù)輸入的問(wèn)題、解決由互聯(lián)網(wǎng)上獲取的HTML格式的財(cái)務(wù)信息不能直接用作分析、比較的困難等，這些都是通過(guò)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。會(huì)計(jì)人員只是“使用”這個(gè)軟件或借助這個(gè)系統(tǒng)而已，此時(shí)，會(huì)計(jì)信息化對(duì)會(huì)計(jì)人員的工作內(nèi)容并沒(méi)帶來(lái)多大變化，對(duì)其職業(yè)素養(yǎng)也沒(méi)提出新要求，相關(guān)的軟件功能使用，簡(jiǎn)單培訓(xùn)一下就可以學(xué)會(huì)。
