時(shí)間：2022-03-06 16:06:14
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理工作思路，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1城建檔案工作體系的確立
隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，自治區(qū)12個(gè)盟市都設(shè)立了城建檔案館（室），9個(gè)縣級(jí)市中有7個(gè)設(shè)立了城建檔案館（室）。城建檔案管理體系基本建立，在自治區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)管理中發(fā)揮著重要作用。全區(qū)現(xiàn)有城建檔案工作人員260人，其中大專以上文化程度240人，占工作人員總數(shù)的92％，具有檔案專業(yè)高級(jí)職稱人員42人，中級(jí)職稱人員83人。同時(shí)，各地根據(jù)本地區(qū)城建檔案事業(yè)的發(fā)展和干部隊(duì)伍建設(shè)的需要，加強(qiáng)了崗位培訓(xùn)工作，從業(yè)人員素質(zhì)得到了較大提升。
2城建檔案工作的法制化、規(guī)范化
2013年7月1日起施行的《城鄉(xiāng)規(guī)劃條例》明確規(guī)定：城鄉(xiāng)規(guī)劃組織編制機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)將依法批準(zhǔn)的城鄉(xiāng)規(guī)劃，按照國家和自治區(qū)有關(guān)規(guī)定，報(bào)送同級(jí)城鎮(zhèn)建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)存檔。申請(qǐng)辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)應(yīng)當(dāng)提交建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在竣工驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi)向城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門報(bào)送有關(guān)竣工驗(yàn)收資料，并報(bào)送同級(jí)城鎮(zhèn)建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)存檔。《城鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理辦法》自2010年8月1日起實(shí)施以來，各地區(qū)認(rèn)真貫徹落實(shí)《辦法》，有的地區(qū)依據(jù)《辦法》制定或修訂了本地的城建檔案管理辦法。目前，呼和浩特、包頭、赤峰、烏蘭察布、烏蘭浩特等5個(gè)城市先后出臺(tái)了城建檔案管理辦法。各地結(jié)合實(shí)際制定了具體的檔案接收、整理等一系列配套制度和文件，從而進(jìn)一步規(guī)范了城建檔案的歸檔報(bào)送程序。如：呼和浩特市建委制定了《呼和浩特市建設(shè)工程竣工檔案報(bào)送規(guī)定》；包頭市制定了《建設(shè)工程檔案的移交規(guī)定》；烏蘭浩特市人民政府頒布了《烏蘭浩特市建設(shè)項(xiàng)目綜合驗(yàn)收管理辦法》等。這些文件可操作性強(qiáng)，使檔案接收更加科學(xué)、合理、規(guī)范。同時(shí)，各城建檔案館也建立了比較完善的內(nèi)部管理制度。
3加強(qiáng)城建檔案館藏檔案和館庫建設(shè)，逐步提高設(shè)備配置
近幾年，在各級(jí)規(guī)劃、建設(shè)行政主管部門和城建檔案館的大力宣傳、共同努力下，城建檔案接收進(jìn)館數(shù)量明顯增加，質(zhì)量大幅提高。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全區(qū)城建檔案館館藏檔案超過120萬卷，照片14萬張，錄像帶3600多盒，光盤4000多張，還有各種底圖、資料等，極大地豐富了館藏，為更好地服務(wù)于城市建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。特別是一大批國家、自治區(qū)重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目竣工和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目竣工檔案的接收進(jìn)館，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理積累了寶貴的資料。目前，全區(qū)城建檔案館房面積近16000m2，軟、硬件設(shè)備配置逐步改善，為檔案的接收、保管和利用提供了有力的保障。
4推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)
以建設(shè)數(shù)字檔案館為主要目標(biāo)，對(duì)全區(qū)各盟市旗縣館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合，建設(shè)各類專題數(shù)據(jù)庫，開展地下管線數(shù)據(jù)普查，實(shí)現(xiàn)地下管線信息的動(dòng)態(tài)管理，建設(shè)公開檔案信息平臺(tái)和非公開檔案內(nèi)部共享平臺(tái)，建立檔案信息資源深度開發(fā)和廣泛共享機(jī)制，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。建立城市建設(shè)檔案電子信息庫，實(shí)現(xiàn)城建檔案收集、管理、利用的電子化，全面提高城建檔案信息化建設(shè)水平，使檔案事業(yè)發(fā)展能夠適應(yīng)自治區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的要求。
5增強(qiáng)檔案利用服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平
檔案的有效利用是檔案管理的最終目的。全區(qū)各級(jí)城建檔案館充分利用館藏檔案資源，積極改進(jìn)工作方式，做好檔案利用服務(wù)。2014年，提供利用檔案近10000人次。城建檔案既為城鄉(xiāng)規(guī)劃編制、基礎(chǔ)設(shè)施改造提供了可靠資料依據(jù)，也為老百姓解決房屋拆遷，鄰里土地房屋糾紛等提供了幫助，取得了良好的社會(huì)效益。
6貫徹落實(shí)《城市地下管線工程檔案管理辦法》，積極組建城市地理信息中心
一、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性
在信息全球化的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新是適應(yīng)時(shí)展的必然要求。在面對(duì)這個(gè)開放性社會(huì)時(shí)，發(fā)展市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就必須發(fā)展檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進(jìn)各機(jī)構(gòu)做好本職工作。檔案記錄有各機(jī)構(gòu)的第一手原始資料，記錄著其發(fā)展歷史與進(jìn)程。做好檔案管理是衡量一個(gè)機(jī)構(gòu)管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是促進(jìn)各機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新有利于各部門從本質(zhì)上解決檔案管理問題的關(guān)鍵。檔案管理技術(shù)創(chuàng)新有利于管理人員觀念的轉(zhuǎn)變。我國現(xiàn)階段不重視電子檔案很大程度上是因?yàn)殡娮訖n案機(jī)制本身存在一定的問題。改革檔案管理技術(shù)，完善電子檔案歸檔、存儲(chǔ)，建立電子檔案管理機(jī)制，使相關(guān)管理人員從事實(shí)上看到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。憑借這些，改變相關(guān)管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對(duì)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。
二、我國檔案管理工作的現(xiàn)狀
我國檔案管理工作在信息技術(shù)的發(fā)展下，取得了一定的成績(jī)，但是與國際檔案管理水平相比，還具有一定差距。阻礙檔案管理工作發(fā)展的原因很多，其中工作思路的正確性對(duì)檔案管理工作發(fā)展的快慢有著重要的影響，另外，有的管理人員本身素質(zhì)較低且缺乏創(chuàng)新精神，這也使得檔案管理工作的有效性無法得到發(fā)揮。這些問題的解決，需要制定有效的工作方案，而工作方案的制定需要有理想的工作思路，這些是我國檔案管理部門比較缺乏的，筆者根據(jù)這些問題，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，其存在的主要的問題有：
（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。我國管理工作的基礎(chǔ)條件以及設(shè)施較為落后，阻礙了檔案管理部門的發(fā)展。由于資金的缺乏，我國的檔案管理部門缺少先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，以至于很多管理工作無法有效的開展。檔案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相關(guān)操作缺乏規(guī)范性，使檔案管理工作的質(zhì)量無法得到提高。
（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高。我國很多檔案管理人員由于本身素質(zhì)不高，而且檔案管理部門也沒有對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，使得其缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。檔案管理工作對(duì)工作人員的素質(zhì)有一定的要求，其在工作的過程中必須要有認(rèn)真的態(tài)度，而且要有較高的服務(wù)意識(shí)，這樣才能提高檔案管理工作的價(jià)值。但是我國大部分檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性，對(duì)檔案管理的理解存在誤區(qū)，這些都影響了工作的效率與質(zhì)量。
（三）檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的評(píng)價(jià)指標(biāo)。想要提高檔案管理工作的效率，必須制定出這項(xiàng)工作的評(píng)價(jià)指標(biāo)，這也是提高檔案管理人員素質(zhì)與能力的有效手段，而且可以保證這項(xiàng)工作的質(zhì)量。通過制定檔案管理工作的評(píng)價(jià)指標(biāo)，可以更好的衡量員工的業(yè)績(jī)，衡量的指標(biāo)主要指的是對(duì)于檔案工作的完成情況，包括檔案的收集數(shù)量、開發(fā)創(chuàng)新的檔案管理技術(shù)等一些綜合的檔案工作衡量指標(biāo)。
三、檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的要點(diǎn)
（一）檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新。通過相關(guān)調(diào)查研究得知我國傳統(tǒng)的檔案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好發(fā)揮出來，需要改進(jìn)、創(chuàng)新。創(chuàng)新可以從工作手段上，也可以從管理思路的創(chuàng)新以及服務(wù)類型上創(chuàng)新等。無論是那種創(chuàng)新都要遵循不呆板、不繁瑣原則，將創(chuàng)新進(jìn)行到底。例如在檔案工作管理的形式上我們就可以實(shí)行分級(jí)保管，具體做法是將價(jià)值小、保管期限短的檔案放到基層。
（二）管理思路的創(chuàng)新。管理思路的創(chuàng)新包括：第一確立檔案工作的新觀念，將檔案信息一體化；滿足檔案信息的需求量；檔案的使用周期應(yīng)該及時(shí)更新，與時(shí)俱進(jìn)，儲(chǔ)藏適合基層群眾閱讀的書籍；檔案管理向更高、更嚴(yán)的方向發(fā)展，做到準(zhǔn)確無誤；第二樹立創(chuàng)新觀念。檔案工作是一項(xiàng)不容忽視的重要事業(yè)，可以直接反映政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)等事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)樹立檔案管理的價(jià)值觀念，不斷創(chuàng)新檔案管理的思路，同時(shí)讓員工清晰掌握檔案管理工作的流程和管理思路，能夠在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的有機(jī)結(jié)合。我國傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)較為落后，其中整理工作較為繁瑣，眾多的重復(fù)勞動(dòng)在無形中浪費(fèi)了社會(huì)資源。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)中的缺陷更為突出。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)非常明顯。在此形勢(shì)之下必須正視這一現(xiàn)實(shí)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代科技的融合。
（四）檔案管理技術(shù)創(chuàng)新。1、電子文件歸檔方式方面。利用云計(jì)算服務(wù)以及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程歸檔。檔案員無需下載和安裝，只需要在具備WIFI或者移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)連接的環(huán)境下，根據(jù)自己的需要點(diǎn)擊相應(yīng)的應(yīng)用，就可以直接完成遠(yuǎn)程歸檔，從而真正達(dá)到“隨時(shí)隨地準(zhǔn)時(shí)歸檔”。相信在不遠(yuǎn)的將來，檔案歸檔工作將會(huì)由傳統(tǒng)歸檔方式、互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程歸檔這三種歸檔方式結(jié)合來完成。2、電子檔案存儲(chǔ)模式與共享模式方面。云計(jì)算技術(shù)引入檔案管理，將改變當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)。具有云計(jì)算功能的檔案信息系統(tǒng)將會(huì)具有更強(qiáng)的可更新性、可維護(hù)性，更新穎的服務(wù)功能，更好的技術(shù)支持能力，帶來電子檔案存儲(chǔ)模式的創(chuàng)新，進(jìn)而改變當(dāng)前電子檔案存儲(chǔ)模式單一、共享不方便、查詢不便利、數(shù)據(jù)不安全等諸多問題。通過云計(jì)算技術(shù)為檔案館實(shí)現(xiàn)了云存儲(chǔ)空間的功能，使電子檔案數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)輕松備份與恢復(fù)功能，海量存儲(chǔ)空間將有效解決檔案館磁盤存儲(chǔ)空間不足的問題。3、實(shí)物檔案的存放管理方面。RFID電子標(biāo)簽技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要組成部分，它采用無線通信識(shí)別技術(shù)，可以對(duì)附著實(shí)體信息進(jìn)行采集、記錄與發(fā)送，具有識(shí)別距離遠(yuǎn)、非接觸性、易于使用、可感知、適合惡劣環(huán)境等特點(diǎn)。利用該項(xiàng)技術(shù)，我們可以對(duì)珍貴的實(shí)物檔案添加RFID標(biāo)簽，記錄該實(shí)物檔案的存放的地點(diǎn)、檔案號(hào)、檔案名稱、歸檔時(shí)間等相關(guān)信息。
1.檔案管理工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變分析
1.1檔案的收集工作分析
以前，檔案主要為紙質(zhì)檔案。檔案管理人員一般都只負(fù)責(zé)收集最終檔案，同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行合理歸檔。而這一過程，往往缺乏對(duì)過程和內(nèi)容的了解。而在新的信息化時(shí)代，人們可以通過信息化技術(shù)將整個(gè)檔案的創(chuàng)建過程都記錄下來。同時(shí)，檔案資料收集不僅局限于紙質(zhì)檔案，還包括電子檔案。
1.2檔案的保存工作及過程分析
傳統(tǒng)意義上的檔案保存工作，往往需要投入大量的精力和物力，無論是檔案數(shù)量，還是檔案管理過程都極其復(fù)雜，整個(gè)檔案管理工作不僅消耗了大量資金，同時(shí)存儲(chǔ)與傳播利用過程也更加負(fù)責(zé)。而現(xiàn)階段，對(duì)檔案資料需求量逐漸增加，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式，已經(jīng)不能滿足經(jīng)營發(fā)展需求，只有通過電子信息化建設(shè)，才能適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)。檔案保存工作是一項(xiàng)極其復(fù)雜的管理過程，傳統(tǒng)意義上的檔案管理往往由于數(shù)量復(fù)雜，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。而通過信息化建設(shè)和管理，通過對(duì)電子檔案進(jìn)行合理歸納整理，檔案管理工作也就更加有效、穩(wěn)定。
1.3檔案管理工作的新變化分析
傳統(tǒng)檔案管理主要側(cè)重于具體的檔案實(shí)體管理。而新的檔案管理則對(duì)檔案管理的設(shè)備有了一定要求，電子設(shè)備都有一定使用周期和問題，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障問題，都對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)產(chǎn)生直接影響，嚴(yán)重情況下會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案數(shù)據(jù)全部丟失。這就需要我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作中，充分做好數(shù)據(jù)保護(hù)與備份、更新工作。傳統(tǒng)檔案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法訪問和篡改風(fēng)險(xiǎn)。而電子信息時(shí)代，非法訪問和使用檔案資料也就成為常態(tài)問題，因此要做好檔案資料的訪問權(quán)限和訪問跟蹤工作。檔案管理系統(tǒng)一旦遭受病毒入侵，整個(gè)系統(tǒng)的完整性將會(huì)受到極大破壞，病毒將會(huì)對(duì)檔案管理工作造成不可估計(jì)的損失，因此要對(duì)檔案管理工作做好數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器維護(hù)工作。
2.檔案管理工作模式的具體轉(zhuǎn)變分析
在以往檔案管理工作中，檔案一般都通過秘密等級(jí)進(jìn)行管理。只要對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行有效管理，就能確保檔案管理的安全。而信息化背景下的檔案管理工作，則需要主要對(duì)電子檔案的秘密性做好管理和安全預(yù)防。傳統(tǒng)檔案管理過程中，借閱時(shí)首先要辦理相關(guān)借閱手續(xù)，當(dāng)借閱人對(duì)檔案資料有一定需求時(shí)，還會(huì)將檔案帶走，造成檔案資料與檔案管理分離這一局面。而在電子化信息時(shí)代，通過電子檔案信息系統(tǒng)維護(hù)和管理，不僅能夠有效節(jié)省管理人員，同時(shí)優(yōu)化管理過程和管理體系。而電子檔案管理過程中，速度和效率都有較為明顯的改變，更高檔案利用率更強(qiáng)，而管理工作的效率也進(jìn)一步加強(qiáng)。
現(xiàn)階段，檔案管理工作，不僅需要對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，還需要有效提升檔案自身利用率。而對(duì)檔案的充分利用，則是新時(shí)期檔案管理的創(chuàng)新和突破。新時(shí)期，電子檔案在利用過程中，通過建立相應(yīng)的管理體系，只用通過簡(jiǎn)單的信息檢索，就能有效查詢整個(gè)檔案內(nèi)容，整個(gè)過程不僅所需時(shí)間短，而且不需要進(jìn)行人工分類，通過信息技術(shù)手段就能完成。
在信息技術(shù)時(shí)代，檔案管理工作的內(nèi)容由于時(shí)代變化和發(fā)展而發(fā)生了變化，這就要求我們對(duì)檔案管理模式不斷調(diào)整、改革、完善和創(chuàng)新、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，通過采取一系列提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓檔案資料發(fā)揮應(yīng)有的作用，體現(xiàn)應(yīng)有價(jià)值。而檔案管理工作模式的具體轉(zhuǎn)變也是現(xiàn)階段檔案管理工作的客觀要求。
3.檔案管理工作內(nèi)容及模式轉(zhuǎn)變下的具體措施分析
3.1緊密結(jié)合發(fā)展機(jī)遇，推動(dòng)電子化、信息化管理模式
隨著電子化、信息化管理檔案工作不斷推動(dòng)，各單位在推動(dòng)發(fā)展檔案管理工作進(jìn)程中，要結(jié)合具體需求和信息化發(fā)展要求，改變傳統(tǒng)檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結(jié)合，從檔案的生成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。
3.2變革管理理念，改變傳統(tǒng)檔案管理工作思路
隨著信息化程度的不斷提升， 檔案管理工作的要求不斷提升，內(nèi)容也逐漸復(fù)雜，而想要對(duì)這一系列檔案資料進(jìn)行高效管理，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念。由于檔案管理工作長期以來，內(nèi)容復(fù)雜，且管理方法單調(diào)枯燥，因此，大多數(shù)檔案管理工作者都有一定抵觸情緒，整個(gè)檔案管理工作思維多傾向于被動(dòng)思維。這實(shí)質(zhì)上將不利于檔案管理工作的順利開展，想要科學(xué)化開展檔案管理工作就需要培養(yǎng)管理者創(chuàng)新的管理工作意識(shí)和管理理念，有效提升管理效率和管理水平。
3.3積極完善檔案管理機(jī)制，不斷改革創(chuàng)新，檔案管理與發(fā)展相適應(yīng)
信息化時(shí)代，檔案資料和內(nèi)容也呈現(xiàn)幾何倍增長的趨勢(shì)。如何在這一形勢(shì)和背景下做好檔案管理工作就值得我們不斷探索、研究。同時(shí)，不斷增長的需求，也對(duì)檔案管理提出了新的更高要求，因此，只有不斷完善檔案管理機(jī)制，豐富檔案管理形式，加快創(chuàng)新形式，豐富改革內(nèi)容，從而使得整個(gè)檔案管理工作與發(fā)展相適應(yīng)。此外，檔案管理內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變，也需要我們改革工作思路，培養(yǎng)符合現(xiàn)階段檔案管理事業(yè)所需人才，將檔案管理與人才培養(yǎng)工作緊密結(jié)合。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；思路構(gòu)架
隨著時(shí)代的發(fā)展，科技水平不斷的提升，各個(gè)領(lǐng)域的各行各業(yè)都因此產(chǎn)生了深刻的變革，醫(yī)療機(jī)構(gòu)也不例外。醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理工作中的重點(diǎn)，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展意義深遠(yuǎn)，能夠幫助醫(yī)院更好的掌控、配置醫(yī)療設(shè)備，發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的作用，對(duì)設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及醫(yī)療工作的順利開展、完成都有著重大的意義，因此需要予以重視[1]。
1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的必要性分析
設(shè)備維修檔案和設(shè)備購進(jìn)檔案共同組成了醫(yī)療設(shè)備檔案。在日常工作中，醫(yī)院方面更重視設(shè)備購進(jìn)檔案，設(shè)備維修檔案的重要性被忽視，設(shè)備的需求、論證、驗(yàn)收、運(yùn)行、維修等也未能被科學(xué)的反應(yīng)進(jìn)設(shè)備檔案之中，設(shè)備檔案嚴(yán)重缺乏完整性，設(shè)備檔案管理工作水平難以有效提升。新時(shí)代下，醫(yī)療領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)日益加大，要以醫(yī)院的發(fā)展為導(dǎo)向，以患者的需求為依據(jù)，這樣才能更好的發(fā)展自身[2]。而想要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，醫(yī)院方面必須建立更利于醫(yī)院發(fā)展、更符合患者需求的、新型的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體系。將醫(yī)療設(shè)備管理工作真正的融入包括醫(yī)療設(shè)備的購進(jìn)、醫(yī)療器械的維修、醫(yī)療器械的臨床使用等在內(nèi)的各個(gè)環(huán)節(jié)。利用定期、不定期的設(shè)備檢修工作提高設(shè)備的使用效果，延長設(shè)備的使用年限，確保設(shè)備能夠在醫(yī)療工作中發(fā)揮出最好的效果。
2 加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要遵循的原則
與其他領(lǐng)域的檔案相比較，醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案具備特殊性：①材料非常多，歸檔時(shí)間比較長。因?yàn)榇笮歪t(yī)療設(shè)備的購置，從論證、購置到安裝需要經(jīng)過一系列的步驟，也因此會(huì)產(chǎn)生大量的材料，加之設(shè)備的使用會(huì)產(chǎn)生檔案，到設(shè)備報(bào)銷之間也還要再經(jīng)歷一個(gè)極長的時(shí)間，期間也會(huì)產(chǎn)生其他的檔案。②設(shè)備的引入來源不一致，有可能是國內(nèi)的，也可能是國外的，因此，檔案材料還牽扯多種類型的文字資料、影像資料等。③醫(yī)療設(shè)備檔案被多個(gè)科室使用，使用非常頻繁，檔案的損壞、丟失情況比較常見，檔案的完整性以及價(jià)值難以保證，檔案的統(tǒng)一管理難以落實(shí)。基于此，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理必須始終堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”原則，也只有如此才能保證醫(yī)院檔案的完整性以及有效性[3]。
3 現(xiàn)階段醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的狀況及問題
3.1缺乏完善的制度體系 時(shí)代的發(fā)展改變了人們的思路，也在一定程度上影響了醫(yī)院的價(jià)值觀，在"利益最大化"的思維導(dǎo)向下，醫(yī)院普遍存在"重經(jīng)營、輕管理"的情況，檔案管理工作的重要性被忽視，醫(yī)院檔案管理工作新內(nèi)涵難以展示，更難以有效的外延。由于缺乏相應(yīng)的管理制度，醫(yī)院的檔案管理也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重的缺乏規(guī)范性和科學(xué)性。現(xiàn)階段醫(yī)院施行的設(shè)備檔案管理多以管理人員的經(jīng)驗(yàn)為依據(jù)，未形成統(tǒng)一的規(guī)范，檔案管理極易出現(xiàn)遺漏性問題。另外，醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在很大的分散性，檔案的利用率也非常的低。
3.2檔案管理人員缺乏專業(yè)性 對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的人員實(shí)況進(jìn)行分析，不難發(fā)現(xiàn)他們的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力都比較低，除了不具備扎實(shí)的檔案管理理論外，思想落后、不具備現(xiàn)代科學(xué)技能的情況也非常的普遍。而這些情況無疑會(huì)給醫(yī)院的檔案事業(yè)發(fā)展帶來不利的影響。另外，很多檔案管理人員都是兼職人員，人員流動(dòng)性非常大，不僅不能在工作中獲得扎實(shí)的管理知識(shí)，更難以在工作的過程中培養(yǎng)豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)的發(fā)展受到嚴(yán)重的阻礙[4]。
3.3醫(yī)院的檔案管理未能緊隨時(shí)展的步伐 21世紀(jì)是科技生產(chǎn)力時(shí)代，落后陳舊的檔案管理方法已經(jīng)難以滿足社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理難以緊隨時(shí)展的步伐，因而難以有效的發(fā)展。尤其是檔案的保存、使用方法不合理，不僅極易導(dǎo)致檔案的丟失、損毀，更容易導(dǎo)致檔案用房緊張問題的發(fā)生。
4 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作思路的構(gòu)架策略
4.1統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)需要給予檔案管理工作以重視，將之視作醫(yī)院發(fā)展工作中的重點(diǎn)，并以此來端正其他人員的思想意識(shí)，使之也能重視檔案管理工作，繼而更好的配合檔案管理人員落實(shí)工作[5]。另外，醫(yī)院還應(yīng)加大培養(yǎng)檔案管理人員的力度，逐步提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，確保他們能夠在實(shí)際工作中更好的應(yīng)用現(xiàn)代化的科技手段，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件。
4.2打造高綜合素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍 現(xiàn)階段很多醫(yī)院都采用了現(xiàn)代化的檔案管理手段，但負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員卻仍舊是以前的檔案管理人員。醫(yī)院應(yīng)有意識(shí)的對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們擁有豐富的理論知識(shí)、具備較高的業(yè)務(wù)水平，提升檔案管理人員的工作熱情，確保他們擁有強(qiáng)的責(zé)任心以及強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，這樣才能在檔案管理工作中發(fā)揮自身的作用。另外，在聘用檔案管理人員的時(shí)候，醫(yī)院一定要充分的考慮聘用人員的綜合素質(zhì)，這樣才能為檔案管理工作提供優(yōu)秀的人才。
4.3完善檔案管理工作中的軟、硬件設(shè)施 現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)展的潮流，這樣才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，也才能將檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮到最大。醫(yī)院應(yīng)積極的引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段以及現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，全面提升醫(yī)院檔案管理工作的效率。另外，現(xiàn)代化的存儲(chǔ)方式有利于信息的檢索，節(jié)約了檔案管理的空間，更為后期的查詢、使用提供了便利，因此也需要給予重視。但值得一提的是，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式也存在較高的檔案風(fēng)險(xiǎn)問題，檔案泄密情況的發(fā)生概率更高，因此，在實(shí)際應(yīng)用的過程中，檔案管理人員還需具備強(qiáng)的安全意識(shí)，這樣才能有效的防止檔案泄密或是檔案外漏情況的發(fā)生。
5 結(jié)論
綜上所述，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的重要舉措，然而現(xiàn)階段我國的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作存在問題。醫(yī)院方面應(yīng)該正視問題，積極的采取針對(duì)性的措施解決問題，使醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作朝著科學(xué)、規(guī)范、創(chuàng)新的方向不斷的發(fā)展，這樣才能更好的發(fā)展醫(yī)院。
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關(guān)鍵詞：檔案管理 高校圖書館
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2014.03.154
高校圖書館檔案作為一種隱性文獻(xiàn)資源，是高校圖書館信息資源的組成部分，也是學(xué)校檔案工作的重要組成部分，是保存圖書館的各項(xiàng)工作原始記錄的載體，也是圖書館發(fā)展變化的歷史見證。從現(xiàn)在的管理狀況來看，傳統(tǒng)的手工操作方法根本不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的要求，因此，檔案管理必須應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案信息化管理發(fā)展。
1 高校圖書館檔案管理存在的問題
1.1 沒有意識(shí)到檔案工作的重要性
目前，除了少數(shù)大型的圖書館重視檔案工作之外，大多數(shù)的圖書館的領(lǐng)導(dǎo)和員工，在思想上根本沒有意識(shí)到檔案工作的重要性，致使圖書館的檔案管理工作存在不少的問題：如檔案管理人員沒有保障、管理機(jī)構(gòu)不健全，檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)手段等等，都落后于本館的其他部門，造成圖書館的檔案工作不能為本館的發(fā)展提供有效的服務(wù)。
1.2 檔案人員業(yè)務(wù)水平不高
大部分高校圖書館的檔案管理人員不固定，且大多是兼職，沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，只負(fù)責(zé)登記、收集、保管等一般性管理工作，缺乏對(duì)檔案進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔及分類編目，造成圖書館的檔案殘缺不全、混亂不堪。
1.3 不重視檔案的自身建設(shè)
目前，大部分高校圖書館往往只重視搜集文獻(xiàn)資料，而忽視了檔案的自身建設(shè)。例如：文檔資料未進(jìn)行整理歸檔，只是亂七八糟地收在一起，沒有對(duì)文檔進(jìn)行分類、標(biāo)引，造成檔案材料不完整、不系統(tǒng)，既給讀者的查找?guī)硪欢ǖ睦щy，也制約著圖書館對(duì)檔案的開發(fā)和利用；部分高校雖然對(duì)檔案進(jìn)行了分類、編目，但是沒有專門的地方存放檔案材料，大多放于紙袋或文件盒中，容易丟失，導(dǎo)致文檔殘缺不全。
1.4 檔案的數(shù)字化建設(shè)緩慢
在當(dāng)今的文獻(xiàn)信息交流自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，部分高校圖書館的檔案管理和利用仍處在紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，采取的是低效率的手工加工、存儲(chǔ)方式，缺乏對(duì)信息的再加工和專題編研，根本無法滿足讀者多渠道獲得檔案文獻(xiàn)資源的需求。
2 加強(qiáng)高校圖書館檔案管理工作的必要性
圖書館是每所高校必不可少的、為教學(xué)和科研服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu) ，是高校對(duì)外的“門面”，因此開展獨(dú)立的檔案工作，有助于提高圖書館的服務(wù)質(zhì)量，也有利于圖書館本身的各項(xiàng)工作的開展。
2.1 為圖書館的人力資源建設(shè)提供依據(jù)
高校圖書館檔案信息資料包括讀者活動(dòng)資料、業(yè)務(wù)開展資料、個(gè)性化服務(wù)資料、館內(nèi)的人事檔案資料、文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)資料等等，而完整的人事檔案信息資料，能反映圖書館的人才構(gòu)成狀況、業(yè)務(wù)水平及工作能力，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、制定人才培訓(xùn)計(jì)劃、人才引進(jìn)的重要參考，也是新到崗的工作人員盡快熟悉工作內(nèi)容、工作環(huán)境的重要途徑。
2.2 為圖書館改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提供信息
檔案管理工作的主要任務(wù)是把圖書館的每一個(gè)重要活動(dòng)、重要工作及重要文件完整地記錄，并在此基礎(chǔ)上認(rèn)真分析和研究，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，如工作思路、組織情況、經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)等等，這些材料都有很強(qiáng)的連續(xù)性和實(shí)用性，能夠?yàn)閳D書館改進(jìn)工作方法、提高服務(wù)質(zhì)量提供可靠的信息價(jià)值。
3 如何優(yōu)化高校圖書館檔案管理
3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)檔案管理工作的關(guān)鍵
高校圖書館的檔案管理工作對(duì)于提高學(xué)院的教育質(zhì)量有著非常重要的作用，因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員應(yīng)該重新認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，檔案管理工作人員要有嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料配合領(lǐng)導(dǎo)決策，館領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)經(jīng)常檢查督促并參與檔案管理工作，不僅要提供自身的工作檔案材料，還要在財(cái)力、物力方面大力支持，只有這樣，檔案管理工作才能順利開展，才能為圖書館的各項(xiàng)工作服務(wù)。
3.2 健全的、科學(xué)的檔案管理制度是基礎(chǔ)
高校圖書館檔案管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)，如果不制定具體的規(guī)章制度予以規(guī)范，是難以保證檔案管理工作順利開展。因此，為了能使檔案管理工作有序開展，應(yīng)該建立健全的、行之有效的檔案管理制度，如：檔案人員崗位責(zé)任制度、整理歸檔制度、保密管理制度、借閱制度、移交接收制度等等，一定要做到歸檔范圍明確、立卷遵照標(biāo)準(zhǔn)，存取嚴(yán)格手續(xù)。
3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)是保證
圖書館檔案工作人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的開展，高校應(yīng)該建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的職業(yè)道德教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，掌握檔案管理中現(xiàn)代化設(shè)備和軟件的應(yīng)用，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。
3.4 充分應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)來優(yōu)化、管理檔案
目前，大部分高校圖書館從一般的文獻(xiàn)借閱到高層次的情報(bào)服務(wù)都已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，因此，圖書館檔案管理工作也要適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，充分利用電子計(jì)算機(jī)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、多媒體技術(shù)等，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和手段，對(duì)檔案進(jìn)行收集整理、分類歸檔、統(tǒng)計(jì)分析、存儲(chǔ)檢索等，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。
3.5 重視檔案資源的開發(fā)和利用
高校圖書館檔案的開發(fā)和利用程度能體現(xiàn)出一個(gè)圖書館的管理水平，只有積極開發(fā)利用檔案信息資源，圖書館檔案才有生機(jī)和活力，才有存在的價(jià)值，檔案管理工作才有意義，只有完全做好檔案的最大開發(fā)和利用，才能最大限度地體現(xiàn)出檔案和檔案工作的全部?jī)r(jià)值，使檔案管理工作收到較好的社會(huì)效益。
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要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識(shí)，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎(chǔ)
檔案工作管理模式的更新，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨(dú)立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)，將計(jì)算機(jī)作為方便管理的重要工具，進(jìn)一步合理有效利用。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
3檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新是關(guān)鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機(jī)制的創(chuàng)新。長期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個(gè)人都有危機(jī)感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個(gè)人潛力，充分調(diào)動(dòng)積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。還要加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
4運(yùn)用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持，檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理
走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。
5人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對(duì)檔案專業(yè)人員成長和工作特點(diǎn)，努力營造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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【摘要】辦公室檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位其他工作的完善具有輔作用，在新的歷史起點(diǎn)上，如何認(rèn)清檔案管理在辦公室工作中的重要性，找準(zhǔn)事業(yè)單位檔案工作的基本思路，是一個(gè)非常現(xiàn)實(shí)的課題。
關(guān)鍵詞 信息時(shí)代；辦公室檔案管理；創(chuàng)新研究
檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是極其重要的，它能夠展現(xiàn)一個(gè)單位的成長過程，并能夠?qū)ζ鋯挝坏奈磥戆l(fā)展以及決策進(jìn)行有效的指導(dǎo)，而檔案管理的工作效率以及質(zhì)量直接影響著辦公室的工作。各個(gè)單位必須要重視辦公室檔案的管理工作，才能夠?qū)挝坏膶?shí)際情況進(jìn)行全面地了解，才能夠?yàn)槿蘸髥挝坏陌l(fā)展以及決策提供可參考的依據(jù)，從而促進(jìn)單位工作的有效進(jìn)行。
一、要把檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程
黨的十四大會(huì)議中已經(jīng)明確將檔案工作列為政府工作的六項(xiàng)職能之一，并放在顯著位置，為單位開展檔案工作提供了廣闊的前景，這是我國對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)上一次重要的轉(zhuǎn)折。以往的檔案管理工作都是依靠工作人員的經(jīng)驗(yàn)，通過各項(xiàng)匯報(bào)以及單位領(lǐng)導(dǎo)的指示來進(jìn)行檔案工作，而這種工作模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的新形勢(shì)，會(huì)直接影響工作質(zhì)量，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不能夠進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)和決策。
然而作為事業(yè)單位需要重視辦公室的工作，這就需要依靠檔案管理工作。而這并不只是口頭上說說而已，需要明確工作的性質(zhì)，將其列入工作計(jì)劃中，從而落實(shí)到行動(dòng)上。領(lǐng)導(dǎo)的決策需要將檔案管理工作作為依據(jù)和基礎(chǔ)，同時(shí)，必須將檔案管理工作列為辦公室工作的一項(xiàng)主要職能，可以為各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)作為一項(xiàng)可靠的依據(jù)。最重要的是檔案管理工作并不是一個(gè)獨(dú)立的部門，他需要各相關(guān)的部門進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)作，為行政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，進(jìn)而為社會(huì)服務(wù)，使檔案工作能夠更有效地發(fā)揮最大的作用。
二、檔案管理在辦公室工作中的地位
根據(jù)檔案管理工作的不斷改革與深化，辦公室管理工作人員已經(jīng)將檔案管理工作列為重點(diǎn)工作，并進(jìn)行大力宣傳與推廣在辦公室工作中的優(yōu)勢(shì)，從而能夠讓工作人員更清楚地了解到檔案的管理對(duì)辦公室工作既能夠提高其工作效率和也直接帶動(dòng)工作的質(zhì)量，這就促進(jìn)和協(xié)調(diào)事業(yè)單位能夠穩(wěn)定有序地發(fā)展。更加積極地參與到檔案管理工作的改革中去，由于對(duì)檔案管理工作編制的相應(yīng)的激勵(lì)措施能夠不斷地加快檔案管理工作改革的步伐，從而鼓勵(lì)辦公室工作的效率與質(zhì)量。
（一）檔案管理是辦公室領(lǐng)導(dǎo)了解情況和實(shí)施決策的重要依據(jù)。曾這樣說過：“領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的基本任務(wù)需要遵循這兩條：一是了解情況；二是制定政策”。這句話直接闡明了檔案信息資料與決策之間的關(guān)系。其一了解情況就是對(duì)事物需要掌握足夠的信息，有了信息作為依據(jù)才能夠制定相應(yīng)的政策來作決策。隨著我國制度的不斷改革，特別是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，要加強(qiáng)檔案管理就顯得非常重要了。檔案客觀、真實(shí)地記錄了事物發(fā)展的過程，這不僅僅具有借鑒的作用，也是對(duì)其進(jìn)行查詢以及評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。同時(shí)辦公室檔案工作作為輔助其他部門工作的主要載體，做好檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的決策以及管理有著重要的作用。
（二）檔案管理是提高辦公室工作效率的有效工具。檔案管理工作既是行政部門的樞紐也為整個(gè)決策部門發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用。檔案工作不僅僅需要完成自己的工作任務(wù)，還需要及時(shí)地對(duì)檔案信息做出加工與處理。檔案管理的工作在行政事業(yè)機(jī)關(guān)的日常工作中發(fā)揮著重要的作用時(shí)，需要進(jìn)一步建立檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)來提高辦公室工作的工作效率，加速辦公室自動(dòng)化的建設(shè)，使事業(yè)單位對(duì)一系列的文書以及文稿的修改和起草以及人事、財(cái)務(wù)等后勤工作都逐漸走向現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化。讓檔案工作人員從手工勞動(dòng)中解放出來，既能夠節(jié)約相應(yīng)的人力和物力，也能夠提高事業(yè)單位的工作效率，更好地為人民服務(wù)。
（三）檔案工作是維護(hù)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的保證。由于事業(yè)單位的檔案種類相當(dāng)?shù)姆彪s，紙質(zhì)的檔案存檔占用的地方較大，這就給檔案工作人員帶來了困難。事業(yè)單位檔案的內(nèi)容和性質(zhì)各不相同，而且檔案的重要性也是各有不一，對(duì)于內(nèi)部機(jī)密文件，檔案人員必須做好保密工作，防止機(jī)密文件的泄露，影響工作的正常進(jìn)行。檔案在辦公室工作中主要是加強(qiáng)對(duì)檔案的管理以及對(duì)于事業(yè)單位未來發(fā)展的重大影響。另外，辦公室檔案是對(duì)某一業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，是業(yè)務(wù)部門的工作思路和方法，那么加強(qiáng)對(duì)此檔案的管理就保障了單位的發(fā)展。為了提高檔案管理工作的效率，方便借閱檔案文件，檔案管理工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行工作已經(jīng)成為必要，這不僅能夠節(jié)約存放檔案而花費(fèi)的資金，還方便任何地方對(duì)資料的查詢，當(dāng)然我們可以對(duì)檔案查詢?cè)O(shè)置權(quán)限，以保證檔案的機(jī)密性。
綜上所述，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關(guān)的事業(yè)單位要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于社會(huì)，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現(xiàn)代化的信息、技術(shù)結(jié)合相關(guān)管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動(dòng)檔案的科學(xué)化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。
參考文獻(xiàn)：
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1.1加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，確保檔案安全
我們要在組織層面加強(qiáng)檔案安全管理體系建設(shè)，為檔案管理工作人員分配任務(wù)，實(shí)行管理工作的責(zé)任制，做到明確職責(zé)專人專管，杜絕工作中的疏漏。我們還要從監(jiān)督層面加強(qiáng)檔案安全管理工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理工作的監(jiān)督，可以成立專門的對(duì)檔案安全管理工作的監(jiān)督小組，充分重視檔案安全管理工作，不定期的檢查檔案安全管理工作的開展，及時(shí)查缺補(bǔ)漏，防微杜漸。另外確立相應(yīng)的檔案安全管理的規(guī)章制度和實(shí)施有力的保護(hù)措施也是十分必要的，可以制定《檔案安全管理工作細(xì)則》《檔案安全管理工作制度》等，由制度來規(guī)范和約束檔案安全管理工作人員的行為，確保檔案的安全。“不怕一萬，就怕萬一”，意外難免發(fā)生，我們還應(yīng)該建立檔案安全管理工作突發(fā)事件的預(yù)警機(jī)制，對(duì)突發(fā)事件要有指定的工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人應(yīng)熟悉檔案室的布局，備有檔案室的鑰匙，能夠做到不慌不忙穩(wěn)重有序地處理事件，最大程度地減少損失。
1.2加強(qiáng)檔案保管安全，確保檔案完整
檔案保管工作是檔案安全管理的基礎(chǔ)。檔案保管要做到不丟，把檔案弄丟了肯定要出大問題，檔案管理人員一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)核對(duì)檔案的數(shù)量，按要求借出、審閱檔案。檔案還不能壞，檔案缺頁漏頁，字跡不清會(huì)損害檔案的使用率，檔案壞了應(yīng)該及時(shí)修補(bǔ)好，保證檔案的完整。檔案不能散，檔案的保管要集中，一個(gè)人的檔案要裝在一個(gè)檔案袋里，一個(gè)科室的檔案要集中在同一片區(qū)域，不能亂拿亂放，否則會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失或者查閱效率低等問題。檔案不能亂，檔案的擺放和整理都有相應(yīng)的要求細(xì)則，應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)整齊地?cái)[放，以方便查閱。無論何時(shí)檔案管理人員都應(yīng)該提高警惕，實(shí)施防范，加強(qiáng)檔案保管安全，認(rèn)真負(fù)責(zé)整理檔案，杜絕檔案的丟、壞、散、亂，確保檔案完整。相應(yīng)的檔案管理部門應(yīng)制定檔案的管理制度和方案，從原則上保證檔案的安全，用規(guī)則約束檔案管理人員的行為，從方方面面都確保檔案的安全，減少人為因素或自然因素對(duì)檔案的破壞。
1.3加強(qiáng)檔案庫房安全，延長檔案使用壽命
按照國家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，保存檔案的庫房應(yīng)該單獨(dú)興建。但是一些機(jī)關(guān)單位不具備這樣的條件或者意識(shí)，通常把檔案庫房設(shè)置在辦公樓內(nèi)，這樣就會(huì)存在一定的安全隱患。沒有能力興建單獨(dú)庫房的，檔案庫房應(yīng)該與其他的辦公場(chǎng)所分開，不要設(shè)置在同一個(gè)房間內(nèi)，并且檔案庫房要安裝防盜設(shè)施，如防盜門、防盜窗、警報(bào)器，等等，防止意外發(fā)生。檔案庫房還應(yīng)該有專門的人員負(fù)責(zé)看管，禁止一切閑雜人等入內(nèi)，如果需要進(jìn)入，需要出示有關(guān)部門的證明或介紹信。檔案庫房?jī)?nèi)也要做好安全防護(hù)，做好“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。庫房?jī)?nèi)配備滅火器，確保火災(zāi)發(fā)生時(shí)能及時(shí)滅火；配備溫度計(jì)和干燥劑，防止檔案因潮濕而造成的字跡不清不能利用；配備殺蟲劑，防止蟲子、老鼠咬壞檔案；配備厚窗簾，防止強(qiáng)光直接照射，過于干燥的檔案庫房還要配備加濕器，防止紙質(zhì)檔案自燃；配備清潔工具，定期打掃庫房，防止過多的灰塵；配備監(jiān)控設(shè)備和防磁設(shè)備，防止他人盜取或利用一些高科技的電子設(shè)備掃描檔案資料，非法使用。
1.4加強(qiáng)檔案利用安全，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展
21世紀(jì)是信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展，企業(yè)利用網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)取得了更多的發(fā)展。檔案管理也應(yīng)該充分利用電腦技術(shù)，熟練應(yīng)用一些辦公軟件，采集、保存和查閱資料，實(shí)現(xiàn)一鍵調(diào)出資料，只要登錄公司相應(yīng)的系統(tǒng)，無論何時(shí)何地都可以查閱資料，把冗繁復(fù)雜的檔案管理工作變得輕松簡(jiǎn)單，提高辦公效率，促進(jìn)企業(yè)更快更好的發(fā)展。但是互聯(lián)網(wǎng)也有不安全的因素，比如病毒、黑客、木馬等，企業(yè)要聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員做好安全保護(hù)工作，防止黑客入侵盜取資料，防止病毒損毀資料。除此之外，企業(yè)應(yīng)更多方面的加強(qiáng)檔案的利用，依據(jù)員工檔案了解職工特點(diǎn)，充分發(fā)揮員工的特長，使各司其職，各盡其能；依據(jù)企業(yè)檔案，理清企業(yè)的發(fā)展脈絡(luò)，去粗取精，未雨綢繆，找出適合企業(yè)發(fā)展的道路，為企業(yè)規(guī)劃發(fā)展藍(lán)圖。
2結(jié)語
關(guān)鍵詞：現(xiàn)代醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新
一、前言
隨著醫(yī)療體制改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院的各項(xiàng)管理水平也急需提升，而檔案管理工作作為現(xiàn)代醫(yī)院管理的一個(gè)重要部分，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院科學(xué)化管理及規(guī)范化發(fā)展的有力保障。新時(shí)期下檔案管理工作的信息化程度和智能化水平，將直接影響到醫(yī)院工作的現(xiàn)狀及發(fā)展態(tài)勢(shì)。下面作者將對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的現(xiàn)狀和創(chuàng)新的重要性及策略做出相關(guān)分析。
二、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的分析
雖然新時(shí)期下的醫(yī)院檔案管理工作正向著現(xiàn)代化科學(xué)化的方向發(fā)展，但由于各種因素的影響，現(xiàn)代醫(yī)院的管理工作仍存在著很多問題和不足，檔案管理人員專業(yè)度不夠，檔案管理工作被重視程度不夠，檔案管理理念落后、管理制度陳舊、管理方式固化等諸多問題依然存在，檔案管理工作的創(chuàng)新便成了現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的首要重中之重。醫(yī)院檔案管理部門擔(dān)負(fù)著收集保存重要信息資料、實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用最大化的重任，當(dāng)前，各大醫(yī)院的檔案多為各種病例信息，雖然可以實(shí)現(xiàn)為以后的病情診斷提供重要信息依據(jù)的作用，但新形勢(shì)下的現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作，勢(shì)必會(huì)涉及多方面的知識(shí)體系，同時(shí)也需要構(gòu)建更健全更完善的管理機(jī)制，以進(jìn)一步提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和要求。若不堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和改革，無法實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值最大化，將會(huì)直接影響到醫(yī)院整體管理工作的質(zhì)量和效率，不利于醫(yī)院整體服務(wù)水平的提升。
三、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的重要性
醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各種醫(yī)療資料、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存載體，對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療研究、科研活動(dòng)等各項(xiàng)工作的開展提供了必要的支持和依據(jù)，其管理水平的高低直接影響著醫(yī)院管理工作的好壞及醫(yī)療發(fā)展水平的高低，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院管理科學(xué)化、發(fā)展規(guī)范化的強(qiáng)有力的保障。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，是醫(yī)院創(chuàng)新改革與進(jìn)步的必然選擇，它將為醫(yī)療改革和醫(yī)院管理注入新鮮血液，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙贏。
四、現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新分析
（一）樹立全新的檔案管理理念
現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升，需要有先進(jìn)的、科學(xué)的管理理念作為指導(dǎo)，從理念創(chuàng)新入手，培養(yǎng)現(xiàn)代化信息化管理意識(shí)，樹立全新的檔案管理價(jià)值觀、效率觀和動(dòng)態(tài)觀。在管理價(jià)值觀上，加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理工作的重視，強(qiáng)化檔案管理工作的重要潛在價(jià)值，深度開發(fā)挖掘檔案資源和信息，從而進(jìn)一步提升醫(yī)院的工作效益及服務(wù)水準(zhǔn)。在管理效率觀上，引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，依托現(xiàn)代化科技技術(shù)作為管理手段，引導(dǎo)檔案管理工作人員積極提高工作效率及服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院管理工作長久穩(wěn)定健康的發(fā)展提供有力保障。在管理動(dòng)態(tài)觀上，要勇于打破傳統(tǒng)守舊思想和管理體制，順應(yīng)時(shí)展要求，做好檔案管理工作的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型、開發(fā)共享，樹立檔案管理工作新態(tài)度。
（二）創(chuàng)新檔案管理制度
現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新離不開管理制度的保障。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理制度也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，破舊迎新，針對(duì)出現(xiàn)的新現(xiàn)象新問題，用發(fā)展的眼光來看待檔案管理制度的制定，用辯證的思想，根據(jù)實(shí)際情況，以提高資源利用率為原則，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)、合理、適時(shí)的調(diào)整與修改，對(duì)檔案管理人員工作職責(zé)、檔案存檔、借閱、歸檔、銷毀、保密、鑒定及保管等各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定并及時(shí)根據(jù)最新情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，以保證檔案管理工作正常有序的開展進(jìn)行。
（三）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)
現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)依托高新科技技術(shù)，引導(dǎo)檔案管理人員樹立強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，不斷提升服務(wù)水準(zhǔn)，改進(jìn)服務(wù)方式，加快服務(wù)創(chuàng)新，提高檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。構(gòu)建全新的檔案管理服務(wù)模式，建立優(yōu)質(zhì)檔案管理服務(wù)平臺(tái)。具體可從以下方面予以落實(shí)：首先，要改變傳統(tǒng)檔案管理工作中重管理輕服務(wù)的理念，樹立主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水準(zhǔn)與服務(wù)體驗(yàn)；其次，要做好重要檔案文件和資料的收集整理工作，保證檔案信息資源的完整性，避免重要信息的遺漏；再次，加強(qiáng)電子類檔案文件的管理，將諸多紙質(zhì)檔案電子化、信息化，更加方便檔案信息的查找和資源的共享，做到檔案實(shí)體與信息的分離，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化；最后，在確保信息安全的前提下，建立完善的檔案資源查詢系統(tǒng)及服務(wù)平臺(tái)，最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
（四）促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高
醫(yī)院檔案管理工作人員是檔案管理工作的組織者和執(zhí)行者，也是檔案管理創(chuàng)新工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。目前醫(yī)院檔案管理人員存在專業(yè)度不夠、專職人員欠缺、工作流程不熟悉、檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊等諸多問題，導(dǎo)致不能適應(yīng)和滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的各項(xiàng)需求，因此，促進(jìn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)成為檔案管理工作創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高專業(yè)水平，改變思維模式，拓寬工作思路，積極開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科技技術(shù)，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理意識(shí)，開拓視野，不斷學(xué)習(xí)，借鑒國內(nèi)外醫(yī)院先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，利用檔案管理學(xué)科的新理念和新技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，提升醫(yī)院工作服務(wù)水準(zhǔn)。
五、總結(jié)
綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)展潮流，與時(shí)俱進(jìn)，做好管理創(chuàng)新和變革，適應(yīng)和滿足新時(shí)代的需求，通過有效的創(chuàng)新策略改善當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的種種問題，促進(jìn)醫(yī)療改革，以更好的實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)。（作者單位：湖北省恩施土家族苗族自治州中心醫(yī)院）
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】城建檔案管理工作不利因素創(chuàng)新 意識(shí)
中圖分類號(hào)：K206.3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、目前影響城建檔案管理工作發(fā)展的原因
城建檔案管理工作經(jīng)過幾代人長期的探索和共同努力，在實(shí)踐中不斷得到完善，取得了許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)是我們做好城建檔案管理工作不可缺少的寶貴財(cái)富。但是，在城
建檔案管理的發(fā)展過程中，還存在著一些問題，這些因素嚴(yán)重制約著城建檔案管理工作的開展，直接影響著管理質(zhì)量的提高。
（一）社會(huì)的檔案意識(shí)薄弱，還有待于加強(qiáng)；依法服務(wù)，主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)還有待于提高；
（二）庫存檔案還存在著門類不全，結(jié)構(gòu)不合理，內(nèi)容單一，質(zhì)量不高的特點(diǎn)；
（三）編研工作尚處于低層次狀態(tài)跟不上時(shí)展的需求；
（四）服務(wù)手段相對(duì)來說落后，信息化建設(shè)比較薄弱；
（五）城建檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)還須進(jìn)一步提升。
我們只有充分總結(jié)過去的寶貴經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富，并在此基礎(chǔ)上，滲透現(xiàn)代的管理思想、方法和技術(shù)，使其在原有的基礎(chǔ)上更加完善與成熟。同時(shí)我們要充分吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，盡可能的改正過去的不足，勇于開拓創(chuàng)新，才能避免在今后的工作中走彎路。
二、必須充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)城建檔案管理工作的意義
城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的歷史記錄。城建檔案管理工作的主要內(nèi)容其實(shí)就是“接收”、“管理”和“使用”，“接收”和“管理”的目的在于“使用”。收好管好，就是為了用好。只有充分管理好城建檔案，它們的價(jià)值才會(huì)得到充分的體現(xiàn)，我們的城建檔案工作才會(huì)有意義。所以，能否科學(xué)、合理的管理好城建檔案，直接影響著城建檔案事業(yè)的發(fā)展。
三、采取切實(shí)可行的措施，努力加強(qiáng)城建檔案管理工作
（一）在思想意識(shí)上要有所創(chuàng)新
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。社會(huì)的進(jìn)步、科學(xué)的發(fā)展都需要我們不斷的創(chuàng)新。城建檔案管理工作的創(chuàng)新，首先是思想意識(shí)的創(chuàng)新，也就是必須加強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。
1、增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)
社會(huì)檔案意識(shí)是城建檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的必要條件，它在很大程度上影響著城建檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。城建檔案需求程度與滿足程度是衡量檔案利用工作的一個(gè)重要指標(biāo)。現(xiàn)在我們對(duì)“檔
案”一詞已不再陌生，但整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)相對(duì)還比較薄弱。我們還需大力加強(qiáng)城建檔案工作的宣傳力度，將城建檔案工作納入城市建沒總體規(guī)劃。城建檔案管理部門應(yīng)著力在樹立
城市建設(shè)窗口效應(yīng)上多下功夫，不斷增加檔案工作的透明度，合理、適度的加大檔案開放，歡迎社會(huì)對(duì)檔案工作的監(jiān)督。
2、增強(qiáng)城建檔案的服務(wù)意識(shí)
隨著時(shí)代的的發(fā)展，在城建檔案的管理工作方面，有些傳統(tǒng)的觀念和做法不再適應(yīng)新形勢(shì)的要求。管理模式和技術(shù)手段隨著新技術(shù)和新設(shè)備的投入使用發(fā)生了變化，新的問題不斷出現(xiàn)，需要我們重新認(rèn)識(shí)、思考和反思，努力解決。這就要求我們與時(shí)俱進(jìn)，改變我們的服務(wù)理念和工作思路，樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，改變坐等上門的服務(wù)方式，樹立“以人為本，用戶第一”的觀念。我們必須依法服務(wù)，正確處理并協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，找準(zhǔn)重點(diǎn)、難點(diǎn)和關(guān)鍵。我們要以創(chuàng)造性的思維去解決工作中存在的問題，擬定工作目標(biāo)和未來的發(fā)展方向。只有我們的服務(wù)理念、工作思路有所突破，才能緊跟時(shí)代步伐，應(yīng)對(duì)工作中遇到的各種挑戰(zhàn)。
（二）豐富館藏，努力提高城建檔案的質(zhì)量
在實(shí)際工作中，要想做好城建檔案管理工作，館藏是基礎(chǔ)，質(zhì)量是保證。為彌補(bǔ)當(dāng)前庫存檔案不豐富，質(zhì)量不高的狀況，我們要努力加強(qiáng)城建檔案的鑒定工作。
1、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，豐富館藏
要豐富館藏，改變庫存檔案門類不全、結(jié)構(gòu)不盡合理、內(nèi)容單一的狀況。我們要根據(jù)相關(guān)要求認(rèn)真科學(xué)地制定好工作規(guī)劃，并在工作規(guī)劃的指導(dǎo)下按時(shí)保質(zhì)保量的完成既定目標(biāo)，加大執(zhí)法力度，實(shí)現(xiàn)依法治檔。加強(qiáng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，完善城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，理
順各種關(guān)系，加強(qiáng)各部門各領(lǐng)域各專業(yè)之間的協(xié)調(diào)，根據(jù)實(shí)際及時(shí)修訂管理辦法，苦練內(nèi)功，加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
2、加強(qiáng)城建檔案的鑒定工作
城建檔案鑒定工作是整個(gè)檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是檔案管理中最具決定性意義的工作。它決定著檔案的存與毀，同時(shí)也是難度最大的工作，因?yàn)槌墙n案的鑒定受專業(yè)特點(diǎn)、時(shí)間、地理環(huán)境、城市規(guī)模、性質(zhì)等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個(gè)復(fù)雜的過程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環(huán)節(jié)中。鑒定工作是優(yōu)化館藏提高案卷質(zhì)量的重要保證。由于我們對(duì)鑒定工作的意義、地位、作用認(rèn)識(shí)不足，長期以來鑒定工作沒有得到很好的重視，
嚴(yán)格的說此項(xiàng)工作在實(shí)際中并未落到實(shí)處，而是處于停滯和半停滯的狀態(tài)。要做好鑒定工作，就要建立健全檔案鑒定機(jī)制，設(shè)立鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組和專家鑒定專門小組，制定切合實(shí)際的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，采用平時(shí)鑒定與定期鑒定相結(jié)合，開展以直接鑒定為主，其它方法為輔的做法，確保鑒定工作的順利進(jìn)行。
（三）服務(wù)手段要不斷創(chuàng)新
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以手工為主的服務(wù)模式已越來越不適應(yīng)城市發(fā)展的需求。坐等上門的服務(wù)方式，單一和落后的服務(wù)手段嚴(yán)重限制了城建檔案的服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)質(zhì)量，城建檔案的價(jià)值得不到有效的開發(fā)和利用。因此我們必須在服務(wù)手段上有所創(chuàng)新和突破。
1、拓寬服務(wù)領(lǐng)域
城建檔案部門應(yīng)面向社會(huì)，以各種方式方法開展形式多樣、豐富多彩的宣傳活動(dòng)，盡可能多的向社會(huì)提供城建檔案信息，用檔案信息來刺激起社會(huì)對(duì)城建檔案更多的需求。我們同
樣可以通過面向社會(huì)，進(jìn)一步的了解社會(huì)對(duì)城建檔案的需求，主動(dòng)向社會(huì)提供城建檔案服務(wù)。
2、加強(qiáng)信息化建設(shè)工作，促進(jìn)服務(wù)手段的提高
過去，城建檔案利用是以手工直接查詢?yōu)橹鳎瑢?duì)外查詢方式主要是為上門的利用者查找所需檔案，對(duì)原件進(jìn)抄錄、復(fù)制，以提供原始信息為主。隨著社會(huì)的進(jìn)步科技的發(fā)展，城建檔案利用現(xiàn)代化成了這個(gè)工作的迫切要求。
首先我們必須充分利用信息技術(shù)，將其與城建檔案利用工作的特點(diǎn)、國家有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相結(jié)合，系統(tǒng)的開發(fā)出一套完整的，切合實(shí)際的城建檔案管理信息系統(tǒng)，建立城建檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)。其次要加強(qiáng)自身技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力縮短數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與當(dāng)令信息需求的差距，克服檔案資源共享觀念淡薄，追求自我實(shí)體擁有的弊端。城建檔案館要盡最大努力走出自我封閉狀態(tài)，將檔案資源深度開發(fā)納入議事日程，使信息化水平盡可能的與城市發(fā)展保持平衡，為城建檔案更加方使、快捷地為城市規(guī)劃、建沒、管理服務(wù)創(chuàng)造條件，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和城市現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)城建檔案利用工作的要求，以優(yōu)質(zhì)的管理創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（四）編研工作要不斷創(chuàng)新
編研工作是主動(dòng)、廣泛、系統(tǒng)的開發(fā)利用城建檔案信息資源的一種有效方式，也是重要手段。用戶對(duì)城建檔案的信息需求大體分為以下幾種情況：
第一種是理性的需求，這種需求的用戶會(huì)利用自己所掌握的知識(shí)、方法，了解的情況去查找所需的檔案信息；
第二種是盲目的需求，這種需求的用戶對(duì)城建檔案有所了解，但不多，他們有這方面的需求，但是又不知道該如何去索取，在什么地方去索取，城建檔案在他們的心目中處于模糊狀態(tài)，在索取的過程中，到處碰壁，一無所獲；
第三種是潛在的需求，這種需求的用戶則需要通過一定的信息刺激和引導(dǎo)，才能把潛在需求激發(fā)出來，而這種需求一旦被激發(fā)出來，作用是非常明顯的，產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效
益之大是無法估量的。
針對(duì)以上三種不同的需求，第一種只需要我們提供足夠熱情和耐心的服務(wù)就能夠基本的解決問題，而第二種和第三種則需要通過我們的編研工作和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)共同來努力，也就是說城建檔案利用工作要變“被動(dòng)服務(wù)”為“主動(dòng)服務(wù)”，城建檔案編研工作不僅要加強(qiáng)，而且要?jiǎng)?chuàng)新。
（五）培養(yǎng)創(chuàng)新型的城建檔案管理人才
當(dāng)今社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)，說到底就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，任何一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展離不開人才。誰擁有了一流人才，誰就擁有未來。城建檔案的利用工作是一項(xiàng)專業(yè)性、管理性、服務(wù)性的工作。
說它是專業(yè)性的工作是因?yàn)槠渌婕暗降臋n案都是些專業(yè)性較強(qiáng)的城建檔案，如果不具備一定的專業(yè)知識(shí)就不能根據(jù)用戶的需求及時(shí)準(zhǔn)確地為其查找信息；說它是管理性的工作，是因
為作為工作人員，我們必須熟悉管理業(yè)務(wù)，館藏情況，管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范，有關(guān)政策等，并按一定的程序和手續(xù)，熟練地為用戶提供有關(guān)檔案信息；說它是服務(wù)性的工作，是因?yàn)樗蟹?wù)領(lǐng)域和對(duì)象。隨著服務(wù)領(lǐng)域越來越廣泛，它已成為城市建設(shè)的重要窗口。在將來從事城建檔案利用工作并不是隨便幾個(gè)人湊合在一起的單打獨(dú)斗，而應(yīng)是一個(gè)從接收、編研、管理到提供利用的一個(gè)優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)組合。所以我們不僅要有豐富的館藏，現(xiàn)代化的管理，而且還要有一支優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。這就要求我們要有一套完整的人才管理機(jī)制，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高人才素質(zhì)。
總之，新時(shí)代的城建檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，我們只有抓住機(jī)遇，克服困難，不斷創(chuàng)新，才能不斷加強(qiáng)城建檔案管理，努力提高管理水平，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展，服務(wù)于
1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）檔案管理制度不完善。醫(yī)院管理制度中缺乏合理完善的工作制度規(guī)定，編制制度規(guī)章時(shí)應(yīng)全面充分考慮醫(yī)院的實(shí)際情況，導(dǎo)致醫(yī)院資料收集整理工作效率低下，檔案管理工作十分混亂、重復(fù)保存等方面問題比較突出，檔案信息安全根本得不到保證，檢索工作不便開展，從而導(dǎo)致資源利用率不高。一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不到位，制定的管理制度僅是從大框架上進(jìn)行說明，未詳細(xì)闡述具體的落實(shí)細(xì)節(jié)和考慮醫(yī)院實(shí)際問題，導(dǎo)致制度要求與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)實(shí)狀況存在一定的脫節(jié)。另一方面，制定的管理制度缺乏對(duì)管理人員工作的約束，尤其在工作崗位上部分管理人員隨意性較大，認(rèn)為醫(yī)院檔案管理工作只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理、歸檔與保存，這便降低了醫(yī)院整體管理水平。
（二）管理創(chuàng)新意識(shí)比較淡薄。醫(yī)院相關(guān)人員均認(rèn)為醫(yī)療建設(shè)核心技術(shù)研發(fā)重要，這使得管理水平根本得不到提升。此種問題的出現(xiàn)主要是醫(yī)院并不注重檔案管理制度創(chuàng)新，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)亦未能深刻認(rèn)識(shí)到檔案資源對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，認(rèn)為此項(xiàng)工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展并不重要。管理人員對(duì)此工作亦不重視，且其責(zé)任心不強(qiáng)，工作過程中缺乏創(chuàng)新意識(shí)及創(chuàng)新激情，未意識(shí)到醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理工作要求的改變，只是一味地按照之前的思路開展管理工作。部分醫(yī)院檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，只是按部就班地完成日常的工作，很少主動(dòng)創(chuàng)新工作思路、工作方法。這使得檔案資源不能充分發(fā)揮，其價(jià)值亦不能有效發(fā)揮。并且醫(yī)院很少給檔案管理人員外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，創(chuàng)新意識(shí)不到在檔案管理工作中的不足，在檔案管理工作中需求突破非常困難。因此，在檔案管理工作中的創(chuàng)新不足。
（三）現(xiàn)代管理手段應(yīng)用不夠。信息時(shí)代給醫(yī)院檔案管理工作帶來新的開展思路，但部分醫(yī)院實(shí)力有限，無論在硬件還是在軟件方面均缺乏投入，無法將先進(jìn)的檔案管理手段應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作中。部分醫(yī)院雖構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)，并購買了檔案管理軟件，但在實(shí)際工作中管理人員缺乏應(yīng)用意識(shí)，導(dǎo)致現(xiàn)代化硬件與軟件應(yīng)用率并不高，造成資源浪費(fèi)。而且，在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)開展檔案管理工作時(shí)，一般會(huì)將重要資料進(jìn)行掃描、存儲(chǔ)到專門的數(shù)據(jù)庫中，這對(duì)檔本身是一種保護(hù)，也便于后期的檢索。但因醫(yī)院檔案的掃描是一項(xiàng)工作量比大的工作，需花費(fèi)較大精力，一些管理人員不愿意開展這項(xiàng)工作，導(dǎo)致檔案信息無法及時(shí)錄入到專門的數(shù)據(jù)庫中，使得現(xiàn)代化管理手段價(jià)值無法充分發(fā)揮。
（四）管理人員水平能力較低。檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)水平要求較高，尤其對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作而言，需要管理人員對(duì)不同科室有所了解，而且還需掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)、軟件知識(shí)以及信息檢索知識(shí)，如此才能確保醫(yī)院檔案管理工作的順利實(shí)施。但事實(shí)上多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作崗位，專業(yè)人才缺乏，尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、軟件知識(shí)、信息檢索知識(shí)均了解的復(fù)合型人才更是不足。部分醫(yī)院的檔案管理人員中非專業(yè)人員占有相當(dāng)?shù)谋壤６裔t(yī)院很少對(duì)其進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，結(jié)果無論是理論知識(shí)，還是實(shí)際的檔案管理經(jīng)驗(yàn)均很難達(dá)到當(dāng)今醫(yī)院檔案管理工作要求，使得醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)較多問題。
2 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略
（一）創(chuàng)新檔案管理制度。醫(yī)院管理系統(tǒng)創(chuàng)新是促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)和條件。在醫(yī)院日常管理中，應(yīng)該統(tǒng)一和充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和必要性，根據(jù)檔案管理工作性質(zhì)和特點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際工作需要來完善和創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，明確檔案管理人員的責(zé)任，定期對(duì)檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)和再教育，提高工作質(zhì)量和員工的積極性，建立完善的考核制度和培養(yǎng)機(jī)制，不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能水平，細(xì)化檔案管理規(guī)章制度，強(qiáng)化制度的可實(shí)施性，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，得到全體員工的認(rèn)可和支持，確保各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹和落實(shí)。
（二）強(qiáng)化管理創(chuàng)新意識(shí)。強(qiáng)化檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)作為做好檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和工作起點(diǎn)，改變傳統(tǒng)檔案管理的被動(dòng)形式，積極主動(dòng)摸索管理檔案的新方法、新手段。在日常檔案管理工作中，不僅要做檔案信息接收和組織工作，還要做好對(duì)檔案的分類和分析以及進(jìn)行后期的檔案使用管理工作。同時(shí)，按照管理制度要求，積極主動(dòng)開展醫(yī)療科學(xué)研究工作和鉆研，搜集各方面的有用信息，切實(shí)提高檔案資料的利用率和使用度。
運(yùn)用現(xiàn)代化管理模式。改進(jìn)文件管理方式，不僅可以提高檔案管理水平，確保檔案管理的高效率、高品質(zhì)，而且也能提升了醫(yī)院管理的整體水平，樹立了良好的形象。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視檔案管理工作，通過提供必要的人力、物力和財(cái)力支持，加大必要的投入力度。為了滿足真正的需求，應(yīng)建立配備有高度責(zé)任感的專門負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)工作的專門人才。為了使在人事方面一個(gè)科學(xué)、高效，不僅擁有專業(yè)的檔案管理系?y系統(tǒng)以及技術(shù)人才，高品質(zhì)的音響視頻設(shè)備，組織團(tuán)結(jié)一心的管理團(tuán)隊(duì)，充分利用現(xiàn)代化的手段和模式的形成檔案管理，為醫(yī)院檔案管理的有序高效進(jìn)行提供必要的保障。
（四）提升管理人員綜合素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員綜合素質(zhì)是影響管理工作質(zhì)量與效率的重要因素，因此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合在職工作人員素質(zhì)狀況，聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員，開展醫(yī)院檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn)。一方面，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員理論知識(shí)的培訓(xùn)，使其掌握一定的醫(yī)院檔案管理技巧與方法，尤其講解網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的使用技巧，最大限度發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的作用。另一方面，定期組織醫(yī)院檔案管理人員召開座談會(huì)，了解在檔案管理工作中遇到的問題以及采取的解決措施，相互分享，提高檔案管理人員解決實(shí)際問題的能力。在招聘檔案管理人員時(shí)，為提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，應(yīng)注重以下問題：一是盡量招聘專業(yè)對(duì)口的人員，尤其應(yīng)加強(qiáng)新入職專業(yè)知識(shí)的考核，通過后才被錄用。二是適當(dāng)提高檔案管理工作人員工資待遇、福利等，吸引復(fù)合型人才，不斷為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液。另外，鼓勵(lì)醫(yī)院檔案管理人員做好工作的總結(jié)與反思，明確在實(shí)際工作中存在的不足，通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)或請(qǐng)教經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，及時(shí)解決遇到的問題，逐漸實(shí)現(xiàn)自身綜合素質(zhì)的提高
一、精心組織，落實(shí)責(zé)任
1、狠抓落實(shí)，確保檔案工作萬無一失。配備具有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的專職檔案人員，并保持相對(duì)的穩(wěn)定，責(zé)任到人，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作制度，對(duì)各部門形成的各種材料的搜集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。
2、增加設(shè)備，提高檔案管理工作信息化程度。檔案管理的規(guī)范化，直接反映在檔案設(shè)備的升級(jí)換代上，檔案庫房溫濕度表、溫濕度周記儀；檔案消毒設(shè)備；影像檔案儲(chǔ)存設(shè)備，微機(jī)的全程控制。這些檔案設(shè)備的添置，極大地改善了檔案管理的硬環(huán)境，為提高檔案管理工作科學(xué)化程度起到了關(guān)鍵的作用。
二、明確思路，突出重點(diǎn)
1、強(qiáng)化圍繞企業(yè)中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供及時(shí)、可靠的資料。從對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的高度，深刻認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，從思想上、行動(dòng)上確保檔案工作為企業(yè)發(fā)展服好務(wù)。
2、強(qiáng)化為基層部門檔案工作的指導(dǎo)和服務(wù)，做到細(xì)心和精心。檔案工作煩瑣復(fù)雜，尤其企業(yè)檔案工作涉及面又廣，這就需要檔案工作者要做到細(xì)心周到的服務(wù)，精心嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，以最快的速度準(zhǔn)確地收集到需歸檔建檔的資料。
三、夯實(shí)基礎(chǔ)，提升水平
1、全面普查案卷，去糟取精。由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件。
2、重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。
3、統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率。根據(jù)《電力檔案管理文件匯編》制定出具體細(xì)則。根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
4、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。在填寫題名過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。
四、加快推進(jìn)現(xiàn)代化管理進(jìn)程
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有卷宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。
2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理可以減少著錄條目和錄入條目，提高效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。對(duì)那些特殊形式的檔案則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)，大大地提高著錄速度。
五、轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新模式
1、檔案工作也要?jiǎng)?chuàng)新。主動(dòng)、超前服務(wù)，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意。
2、檔案工作管理模式要?jiǎng)?chuàng)新。包括檔案工作六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。目前許多檔案部門都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。如采用條形碼來代替檔號(hào)，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。
