時間：2023-02-01 09:24:22
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案建設論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
國內一些老牌高校，特別是重點高校由于檔案網站建設起步早，技術力量雄厚，人才隊伍充足，積累了豐富的檔案網站建設經驗。如，從欄目設置上看，復旦大學檔案館檔案信息網設有“法規制度”、“本館收藏”、“復旦人物”、“專題匯編”、“名人講壇”、“檔案查詢”、“錄像展覽”等十大類目；浙江大學檔案館設有“本館概況”、“服務大廳”、“檔案征集”、“網上展廳”、“校史編研”、“蘭臺學苑”等七大類目；中山大學檔案館設有“服務指南”、“信息查詢”、“檔案法規”、“珍檔薈萃”、“專題展覽”、“校友之家”等九大類目。從信息內容上看，蘭州大學檔案館不僅有檔案館的職能、機構設置、蘭大人物的介紹，還提供了圖片檔案、校友風采、特色館藏資源等；北京郵電大學檔案網站上的“網上展廳”提供了校園變遷、院士介紹、歷任校長的個人信息、知名校友及反映本校特色的檔案信息展覽，為訪問者提供了一個全方位、多角度的了解本校的科技創新、風俗文化的全新的服務窗口。因此，要廣泛借鑒其他高校特別是重點高校的檔案網站建設經驗，進行調研和分析，抓好網站的總體規劃和設計，力求使網頁設計更加美觀、界面更加友好、欄目設置更加科學、信息內容更加豐富、技術手段更加先進、網站功能更加實用。
2扎實推進信息化基礎工作，豐富檔案信息資源
成功的檔案網站必須有豐富的檔案信息資源網，充實網站內容，滿足不同的利用者的不同需求。而充實檔案網站信息內容的關鍵就是要使大量的傳統紙質檔案實現數字化，建立檔案資源數據庫，這是高校檔案網站信息資源的主要來源。為此，要扎實做好檔案信息化的各項基礎性工作，包括：通過檔案館現有力量或采取商業化運行手段，對部分或者全部外包的形式對現有紙質檔案資料的進行縮微、錄入、掃描、數碼拍攝等，轉換成文本、圖像、圖形等計算機可識別處理的數字形式，形成結構有序、可供保管利用的數字檔案信息庫，并存儲在網絡服務器中，利用計算機提供查詢、檢索和瀏覽。另外，要加強特色檔案資源整合力度。特色檔案往往最能反映一個館藏機構的價值，是館藏的精華所在，能夠充分發揮檔案的文化娛樂、歷史教育功能。在此基礎上，可以通過與其他高校檔案網站建立友情鏈接，實現與校外檔案館藏特色資源有效整合，從而達到信息的多途徑溝通、全方位共享，滿足用戶的最大需求，擴大網站的影響力。
3充分運用檔案管理系統，建立網上電子文件歸檔平臺
目前，很多高校采用了“南大之星”檔案管理系統，該系統既可用于檔案館及校內各單位檔案員用戶管理、聯機管理檔案數據庫，也可讓全校師生和社會各界通過互聯網查詢有關檔案信息。檔案管理系統的充分使用，并與校內其他應用系統如教務管理系統、科研管理系統、畢業生信息管理系統的有效對接，是檔案網站建設信息資源源泉，可以完善檔案網站功能。武漢大學、華南理工大學等高校通過運用檔案管理系統，建立網上歸檔平臺，各立卷歸檔單位實時進行網上電子文件歸檔，提高了工作效率。有條件的高校應組織力量開發適應于本校情況的各類檔案管理應用軟件、文件檔案數據庫系統、網上檔案編研平臺等。技術條件不具備的高校，可以采用現有的檔案管理系統，如“南大之星”檔案管理系統目前在高校應用比較普遍；已建立辦公自動化（OA）系統的高校，要積極做好OA條件下新產生的且有保存價值電子文件的接收與管理工作，實現網上電子文件實時歸檔。
4積極運用多種技術手段，完善檔案網站服務功能
檔案網站的建設是為用戶服務的，網站有豐富的信息資源，并能提供強有力技術工具，才能有效查閱和利用信息。如，中國科學技術大學、四川大學等高校檔案網站通過視頻、圖片等多種形式，展示學校的校風、校史、校貌以及新聞動態，使專業和文化相結合，極具人文特色；蘇州大學、山東大學等高校檔案網站通過建立“館長信箱”、“信息反饋”、“在線交流”欄目，用戶可以通過郵件或在線咨詢的形式，提出有關問題，并在網上予以解答；南京大學、東南大學檔案網站的檢索功能較高，建立了公文、各類學籍、科研成果、研究生論文、職稱評審、基建、光盤庫等查詢系統，用戶通過輸入關鍵詞，就可以快速查詢到用戶所需的相關信息。高校檔案網站設計者，運用多媒體技術建立網上互動平臺，滿足利用者多樣化信息需求,方便自由查詢和檢索，實現檔案資源有效利用。
作者：魏紅 單位：河南財政稅務高等專科學校
潛在的人才信息
經濟的競爭和技術的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業內部受重視的人才的數量和人才的質量，對于整體的檔案建設中不僅僅是要加強檔案管理的技術性人才的培養和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強企業的檔案管理的人才信息檔案的培養，例如：整體的企業發展中的專長、教育背景等。
在企業的技術創新中，企業的檔案管理不僅僅是需要調控整體的技術性設施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發與傳播進行綜合性控制，這樣在調控資源建設中最大限度的為企業的發展提供準確、超前的資料信息，這樣在調控檔案信息的服務體系中進行管理與控制，這樣在調控中從而提升管理層面的控制，提高企業的現代化的管理水平。
企業技術創新中的檔案信息服務的發展方向
檔案信息化的建設服務是為了在特定的信息化管理中進行的檔案信息化控制的服務措施性建設，在檔案信息化服務當中，不僅需要調控企業發展的各個途徑的服務性建設，還能為企業的發展檔案管理提供系統化的信息管理，這樣提供系統化的信息服務。檔案的信息化管理不僅僅需要在調控資源建設中運用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調控信息資源建設，增強服務手段，并進而開拓服務領域，增強服務水平，提高整體的服務質量，為技術創新的服務體系創造有效地服務支撐，把握檔案管理的信息化服務方向。
1檔案信息數據庫開發服務。在企業的文獻管理檔案服務工作中，檔案的信息化調控不僅僅是擁有了服務的信息資源，還可以根據企業的整體性建設進行綜合性的調整，這樣建立有系統、完整的專題的數據庫，在信息資源建設中設立一定的平臺，為用戶提供特色的服務管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進行管理，這樣在檔案建設中不僅僅需要加強對信息資源的檢索控制，更重要的是企業的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報研究服務。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務管理模式，還需要對企業的檔案管理建設進行有效的技術性調控，這樣在基礎性情報管理中結合自身的發展情況，進行不同層次的進行研究與開發，對基礎性的調控進行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發展研究等，提出相應的對策，參與到企業管理隊伍里來。
3為檔案管理提供培訓服務。在檔案管理信息化建設中加強檔案的技術創新能力，作為企業整體的檔案服務部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓工作，還能利用電子定期的為企業提供一定的信息技術或者信息理論等方面的培訓工作，進而提高檔案培訓人員的素質水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進行調控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進行科學性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業自主創新和實施品牌的傳略服務。
4提供人才交流信息。企業的檔案信息化部門的調控中加強檔案管理的學習，這樣在整體的企業管理流程中，將自身的建設融入到信息化調控中去，這樣使得資源的調控性建設能夠有效地運作，并把整體的檔案管路信息化進行調控，完善企業的檔案管理自動化系統，并積極主動的進行資源的規范化建設，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。
進入21世紀以來，由于現代信息化技術得到突飛猛進的發展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，詳細內容請看下文淺談科技檔案管理信息化建設。
檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。
科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業革命之后，是社會化大生產和專業分工的產物。科技檔案對于企業建設與發展具有重大的作用，特別是在進入現代化企業建設中，科技檔案在科研、生產、企業科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經濟價值。
對于一個企業來說，研發能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經驗，吸取大量的前人失敗教訓。科技檔案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術成為生產力，在企業建設與發展中產生經濟效益。
當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產，應用于社會之中，勢必帶來社會生產力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發展的重要資源，是現代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產力的不斷發展，科技檔案信息化管理勢在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據企業的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現代信息技術，對企業科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。企業科技檔案信息化一般而言，可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的高度共享，引發檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
一、大學生誠信檔案建設的原則
（一）客觀性原則。客觀性的原則是學生建立誠信檔案基礎性的原則，只有在客觀性的原則之上，學校所做的事情才有意義，沒有客觀性就無從談起誠信。誠信檔案是學生在校期間行為舉止以及學習狀況的真實記錄，在學生的誠信檔案中有關于學習成績、榮譽、個人的隱私狀況都要有一定的客觀性，都要是學生最真實的寫照。除此之外，學生的誠信檔案中包含的有關政治思想等內容也不可虛構，也要嚴格的遵循客觀性的原則，努力建構學生最原始真實的材料信息。
（二）動態管理性原則。大學生在學校中除了學習之外還會接觸到許多的人和事情，這就使大學生的誠信觀念容易發生改變，這就要求學校要對這方面進行完善，妥善的要求大學生學習有關誠信方面的有關知識，對于有不誠信思想的學生及時進行補救和更新他們的誠信意識，只有在這樣的動態管理的原則下，學生才能長久的樹立誠信意識，把誠信觀念放在心里。
（三）學生參與性原則。誠信檔案建設的主體是學生，老師只是引導者和監督者，誠信檔案的建立歸根到底的受益者還是學生。大學生誠信檔案的建立還需要所有學生的操作和參與，學生要申請建立誠信檔案，在拿到自己檔案的時候要承諾和簽字，這樣的過程可以提高學生對誠信檔案的重視，讓學生們能在誠信檔案中更加的誠信守信。學生為自己建立誠信檔案，不是為了束縛自己，為了在社會上生活而建立，而是讓學生明白這是自己的一個信譽問題，是優于別人的一筆資產和財富，要鼓勵學生珍惜、維護自己的誠信檔案，誠信建立檔案就等于誠信做人，讓學生們自覺的成為誠信檔案建立的參與者和監督者。
（四）公開教育性原則。誠信檔案建立的直接目的是監督和教育。學生的誠信檔案應當在不涉及學生隱私的情況下盡量的向社會公開，這樣可以做到全社會對此進行監督，也可以督促學生更加的認真學習，努力實踐，做到自我發展，自我完善。
二、大學生誠信檔案建設的策略
（一）加強領導，落實責任，將誠信檔案作用切實落到實處。學校建立誠信檔案之前還要對學生進行誠信方面的教育，讓學生明白建立誠信檔案的重要性。開展誠信教育也是加強校園誠信建設的重要措施。
（二）建立誠信評價、誠信監督和誠信獎勵制度。現在網絡教學平臺也在校園中廣泛的應用起來，學校可以讓學生把自己的檔案放在網絡平臺上，這樣就可以做到全校學生共同監督學生的誠信行為，并且可以制定一套詳細的獎勵和懲罰的制度，督促學生的誠信行為。對于公開的誠信檔案，還可以樹立學生誠信的品牌，對行為和思想意識較差的學生進行全校的監督。
（三）建立大學生誠信信息制度。學校有關部門和學生干部都可以記錄學生的誠信信息，對于表現較好的，可以優先的選擇評優、評獎和保送研究生等獎勵，對于表現不好的學生進行適當的處罰。對學生誠信檔案的建立應該是多個部分共同的監督，學生的信息也要來自于各個方面。在學校中，教務處、團委、學生處、組織部可以向學校提供學生的誠信信息;還有一部分的信息可以來自于學生的課堂表現;再有一部分來自于學生的課外實踐活動，如大學生志愿者服務的過程中是否盡心盡力的完成志愿服務任務，還有在家教服務中是否耐心講授課程等。學生的誠信信息，學校要及時的搜集，形成文本，這樣有利于學校的管理。在這多方面的管理，一條龍的搜集中，可以確保學生檔案的真實性、全面性和系統性。
作者：劉克利高亞南劉京花單位：保定學院
關鍵詞：檔案信息化；電廠；問題；建議
按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》、《全國檔案信息化建設實施綱要》等國家文件的要求，電廠作為企業必須做好檔案信息化建設工作。檔案信息化建設工作，是傳統檔案工作與現代計算機技術、網絡技術、軟件技術的結合，能夠提高檔案管理的質量、利用效率。加快電廠檔案信息化建設，是新時期保證電力企業實現現代化管理的必經之路。
1電廠企業檔案管理信息化建設的重要性
按照國家政府機關對企業檔案管理信息化建設的要求，檔案管理信息化建設已經是構架現代化企業生產、管理、經營活動的必要要求，電廠企業也不例外，必須按照規定落實好檔案管理信息化建設工作，要求將檔案信息數學化處理并依靠檔案管理軟件與網絡實現遠程錄入、查詢。檔案管理信息化建設，是無紙化辦公的需要，通過信息化管理，檔案信息存儲量大、保存時間長、錄入方便、檔案信息分類清楚、查詢快捷，是企業產生管理、人力資源管理的得力工具，是迎接各種評估檢查以及企業政策制度決策的依據來源[1]。
2電廠企業檔案管理信息化建設現存主要問題
目前，電廠的檔案信息化管理水平在不同企業還存在很大的差距，現存主要問題包括以下幾個方面。2.1專項資金投入不足，硬件配備不齊備。在檔案信息化建設中，先進的、數量足夠的硬件設備是開展各項檔案信息化建設的基礎條件，需要確保各科室、車間有先進的辦公電腦、打印機、碎紙機、掃描儀、網絡、U盤、攝影機、照相機，保證配套數量，并根據技術更新情況和設備陳舊情況及時的報廢更新。目前，普遍性的問題是：1）電腦的更新換代跟不上，大型的編輯、剪輯速度慢；2）打印機多為簡易機，打印速度慢、硒鼓質量易損、打印機故障率高；3）掃面議掃面清晰度低、運行速度不滿足大批量掃描需要；4）攝影機數量少，借用手續繁瑣；5）領導總認為現在手機都有照相功能，不需要照相機，沒有專業化的照相機，不可能拍出高質量的檔案信息資料；6）U盤由職工自費自備，往往存儲空間小，圖價格低廉質量難以保證，一旦損壞可能造成無法挽回的信息損失；7）無線網絡覆蓋率有限，很多信息化資料需要先傳輸到計算機電腦上，因為無線網絡覆蓋區域和傳輸速度有限，移動電腦、手機等不能在電廠任意位置輸入錄入信息；8）專業化的檔案信息管理軟件不先進，電廠具有自身特點的檔案信息類別和內容，需要專業化的檔案信息管理軟件，并且具體項目與電廠的各項管理制度與生產實際相匹配[2]。2.2人動過程中，檔案信息化管理工作交接不細致。檔案信息化管理，需要各車間科室與檔案管理部門之間緊密協作。當出現人事職位變動時，往往會給檔案信息化管理工作帶來困難，工作交接不細致，導致新人新崗不熟悉檔案信息化建設的業務流程，更容易出現檔案信息的歸檔不及時與丟失。2.3檔案信息化管理網站維護不夠。很多企業的檔案信息化管理網站缺少維護，導致檔案信息化管理網站的信息量少、內容陳舊，不能發揮網站的管理服務功能。具體分析原因如下：1）檔案信息化管理的專業技術人員數量不足，而檔案信息化管理的工作量龐大。2）檔案信息化管理的技術人員專業性差，不是信息化管理專業背景，缺少技術功底。3）基層部門在落實檔案信息化建設工作時，不落實。4）主管領導不重視，專業崗位人員工作作風有問題。2.4檔案信息化管理規格不統一、指標不細致當前，很多檔案信息化管理中存在指標不細致、基層工作任務不明確，以及信息材料的規格要求模糊、不統一等現象，不利于檔案信息的系統管理和查詢使用。
3電廠企業檔案管理信息化建設的對策建議
3.1電廠企業管理層要注重對檔案管理信息化的專項資金投入。高水平的電廠企業檔案管理信息化建設與專項資金的投入是呈現正比的關系。電廠需要進一步加大對檔案信息化管理的專項建設資金投入：1）在專項資金上確保各科室、車間有功能先進、且配套數量充足的辦公電腦、打印機、碎紙機、掃描儀、網絡、U盤、攝影機、照相機等。2）在預算中，做好信息化檔案建設所需要的辦公耗材、設備維護預算。3）采購專業化的檔案信息管理軟件，最好是能夠與供應廠家定制符合電廠實際需要的專業化管理軟件。4）進一步做好網絡建設，實現電廠內網絡覆蓋無死角，方便檔案信息化管理。3.2領導要高度注重具體的檔案信息化管理工作，建立責任制。電廠應進一步完善檔案信息化建設統一管理、分級負責的原則，狠抓檔案信息化管理落實工作，將檔案信息建設工作與日常的崗位工作緊密的結合起來，做到檔案信息化建設與工作進度同步[3]。要求全體員工具有檔案信息化建設的意識，對不落實、私自銷毀、歸檔不及時、不按規格要求的現象堅決追究其本人責任與部門主管領導責任。3.3人動，做好工作細致交接。電廠各部門人動時，不要匆忙，要樹立扶上馬、送一程的原則，給予充分的時間以細致的做好檔案信息化建設的交接工作，避免出現新人新崗不熟悉檔案信息化建設業務流程的現象。可以制定出結合崗位工作實際情況的檔案信息化建設工作手冊，將檔案信息化建設的內容、流程、規格進行制度化建設，在新人履職新崗之前可以學習，在新人履職新崗初期可以按照檔案信息化建設工作手冊的內容來作為標準。3.4加強檔案信息化管理網站維護。1）對檔案信息化建設的專業技術人員要招聘專業對口的專職化工作人員，配備足夠數量的信息化管理建設隊伍。2）對現有人員，應該定期的開展全員培訓學習工作，組織全體職工學習檔案信息化建設。3）要建立檔案信息化建設的定期檢查機制，通過細致化的評估檢查指標體系檢查、督促各部門落實好檔案信息化建設各項工作任務。4）要通過制度，約束、強化網站維護與建設工作，并且注重對于檔案信息化建設成果的應用，提高使用率。3.5統一規格、細化指標。高質量的檔案信息化管理，需要集團公司或電廠檔案管理部門出具詳細的工作方案，在工作方案中應該明確好各項信息化建設的任務，具體的要求。為了實現規范化的管理，檔案信息化建設需要進一步明確工作任務，統一并細化工作指標和驗收檢查標準。
4結束語
電廠檔案信息化建設的時間比較短，其建設過程是一個長久的系統工程，需要電廠領導、檔案信息工作人員和基層部門統一思想、狠抓落實。
作者:李勇 單位:國能德惠生物發電有限公司
參考文獻：
[1]郭曉丹.如何做好檔案信息資源的開發與利用[J].黑河學刊，2013(2)：177.
所謂檔案信息化建設，顧名思義就是利用計算機和網絡技術將醫院原來的對檔案紙質版的管理手段轉變為信息化和數字化的形式，最終達到醫院檔案資源的共享化。加快醫院檔案信息的數字化以及自動化的管理模式，重點內容是加大醫院檔案信息化管理的所需要的基礎條件，所需要的系統安裝以及信息資源包含的范圍，相關規章制度的標準制定，醫院檔案信息的人才隊伍建設等。總之，檔案信息建設的核心內容是通過對醫院醫療相關信息的收集和匯總，建立完整的信息數據庫，同時對醫院的整體檔案信息資料進行一體化管理，使醫院的每一位員工都可以共享相關資源。
2現狀分析
2.1醫院對電子文件的監控較弱
相關學者研究表明：在傳統觀念中，在一定程度上醫院的電子文件主要儲存于軟件內，隨著電子產品種類的不斷更新，電子文件的形式也會跟著儲存載體的變化而發生相應的改變。醫院內部的電子文件最常見的問題是發生在復制粘貼以及對其存盤的過程中。因此，在實際工作中，如果操作者在操作的過程中，對電子文件采取人為的修改，造成電子文件數據的失真。另外，由于醫院對電子文件的監控出現漏洞，當操作者將電子文件打印成紙質版后進行簽名或者蓋章時，相關領導對文件內容的真實性很難把握。
2.2醫院檔案管理系統還沒有統一標準
目前，關于醫院檔案管理系統的種類較為繁多，但是對于管理系統的軟件國內還沒有統一的標準，由于缺乏規范化，就會出現當前的各級醫院機構往往是片面的依據自身科室的需求引入或者自行研發檔案管理系統，雖然這種做法在一定程度上滿足了醫療機構的基本需要，但是由于系統的片面性，最終導致了檔案信息化管理由于沒有統一的標準而缺乏客觀的評價。與此同時，有的醫療機構由于檔案信息管理系統引入時間過長，導致系統的檢索功能已不能滿足醫院發展的基本需求，甚至連最基本的信息查找或者整理都不能完成，對醫院相關信息的再利用的效率也不高。相關文獻報道，有的醫療機構長期對檔案信息化建設重視不夠，對信息化建設所需要的硬件以及場所設備的資金投入不足，管理水平較為落后，檔案信息化的優勢很難真正的發揮出來。
2.3對醫院檔案信息缺乏科學的管理
當前，各級醫療機構對檔案信息的管理者的出身往往是由醫院的其他科室和專業，而通過檔案信息系統培訓過的人員較少。由于非專業檔案信息管理者在實際操作的過程中缺少嫻熟的計算機及其網絡操作知識和技巧，當計算機或者網絡平臺出現故障時不能及時的采取有針對性的措施，就會導致檔案信息網絡運行不暢的情況。同時，管理人員在檔案信息資料進行管理的過程當中，由于檔案室的硬件設備投入不足，軟件建設跟不上，沒有統一的標準化的規章制度，最終導致醫院檔案信息化只是停留在口頭上，而實際當中進行的工作較少。
2.4缺乏對醫院檔案網絡平臺的維護
有學者指出：在相當大的程度上，醫院檔案的信息系統和網絡平臺具有復雜性和不確定性，網絡整體的兼容性并不強，極易受互聯網外界環境的干擾和攻擊。除此之外，目前各級醫院機構中的網絡管理員的專業技術水平參差不齊，有個別網絡管理人員對網絡的維護和保養缺乏專業的知識，當外界病毒或黑客對醫院檔案網絡進行攻擊時不能及時的采取有針對性的措施，給醫院的檔案信息安全構成很大的威脅。
2.5人事檔案材料內容質量不高
由于多種原因,當前醫院許多人的人事檔案質量不高,缺乏利用價值,有的招聘人員的人事檔案材料空洞的和停留于形式的多,細致的、實際性的少。同時能較詳細的反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多,但是真正反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少;反映過去情況的多,反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多,定量描述的少，或者只講優點,避免缺點，內容空乏,個人總結和組織意見盡是套話,無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。同時，在信息化的管理過程中，由于檔案的規范化以及標準化的相對滯后，再加上信息網絡應用軟件的不一致，制約了人事信息管理系統整體水平的發展，導致醫院人事檔案信息獲得和更新的相對滯后，造成人力、物力資源的浪費。同時，由于人事檔案關系到人員的隱私，均屬于秘密級的材料，但在信息化管理的過程中，可能會由于網絡的漏洞而造成人事信息資料的泄露。
3對策
3.1加大對電子文件的監管理力度
各級醫療機構的主要領導就加大對電子文件監管的重視程度，避免因人為的改動而造成醫院檔案信息不準的現象發生。同時，作為醫療機構的領導者應加強對檔案信息化建設工作做進一步的了解，從而提高對信息化建設的重視程度。在實際的操作過程中，可以參考其他醫院在建設檔案信息化過程中的相成功經驗，總結分析醫院檔案信息化建設對提高醫院綜合實力和提高醫院運作效率的重要作用。隨著信息技術在不斷發展，對電子文件的規范化管理也顯得尤為重要，因此，在醫院整體推進檔案信息化的過程中，應制定嚴格的電子文件管理規定，確保電子文件在可管可控的狀態下運行，防止人為對數據資料的修改，造成數據失真的嚴重后果。
3.2制定標準化的管理制度
在醫院檔案信息化的建設過程中，要想達到對有限的信息資源共享的目的，必須標準化的管理制定作為信息化運行的前提條件，通過科學合理可行的管理制度，確保檔案信息建設能夠又好又快的發展。例如，醫院的檔案管理部門應對醫院的所有電子文件負總責，其他各臨床科室和功能科室應互相協助與支持檔案管理部門的工作。通過檔案辦公自動化管理系統的建立，在制度設定時，可以考慮各個科室在向檔案管理部門遞交電子文件資料時，可能通過自動化管理系統和規章制度，從而確保對電子文件的處理能按照標準化的流程進行。同時，還應制定相關的操作技術規范。對管理軟件的選擇，可以使用兼容性以及應用性相對都比較好的軟件，而且還應對軟件的相關技術參數以及標準做進一步的規范。
3.3提高醫院檔案管理者的綜合素質
由于醫院檔案信息化建設對提高醫院的綜合實力方面發揮的作用日益變大，系統的運行環境也越來越復雜，這就對檔案信息資料的管理人員的綜合素質有了更高的要求。因此，各級醫療機構應該適應發展趨勢，積極加強對醫院檔案管理人才的培養力度。通過定期以及不定期的方式，對醫院的相關人員進行系統的專業化的培訓，使檔案信息系統的相關人員對檔案信息化建設過程中的部門分工、職責分工進一步的明確等。而且還應該加大管理管對醫院各部門的業務活動做進一步的掌握，在檔案管理的工作中才能根據各個科室的實際情況提供有針對性的檔案服務。
3.4加強對醫院檔案網絡平臺的維護
為了防止檔案信息網絡被病毒或黑客攻擊而造成重要資料的泄漏，醫院應按照各類資料的類型及其保密級來對其進行安全層次分類，在分類過程中可以參照資料的密級、來源以及資料的價值等方面綜合考慮，通過文件資料的層次分類，最后再根據文件層次分類的不同對用戶設置訪問權限。與此同時，檔案信息管理人員還應對醫院的敏感信息進行時時的監控，定期對檔案信息管理系統的安全性進行仔細的檢測，發現有安全隱患時要及時采取有針對性的防控措施。同時，要想確保檔案管理系統的網絡安全，管理者還應該通過一些物理隔離的方式來為其提供支持，在登陸系統時可以通過防火墻、身份認證以及加密的方式來進行。另外，通過采取限制內部區域網用戶同外部互聯網連接的危險點以及危險服務，從而有效提高檔案信息網絡的安全性和可靠性。
3.5加快醫院的人事和文書管理的信息化建設
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者
二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。
2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。
3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想
1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。
3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。
電力企業建設工程中的檔案管理首先要做到職責明確，做到責任落實到個人。電力項目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項目簽訂開始，就應該明確各方各自牽涉到的相關文檔文件和電子文件。先把責任落實到相關單位，再從相關單位落實到具體科室，最后把責任落實到每個人的身上，并持續追蹤檢驗。進行檔案管理，一個標準化的流程是十分必要的。一套科學、可操作性強、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業檔案管理的難度，增強檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領導、職責分工、獎懲機制、崗位培訓等等方面做出系統化、標準化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗收等提出具體要求。
2對于檔案管理工作的具體工作及要求
多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。
2.1建立學習考核制度
有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎的電力工程建設知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統的培訓與考核機制。首先，應制定檔案室職員的學習規劃，請專業的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內容的規劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間。其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。
2.2提高電力企業建設工程檔案管理的意識
檔案管理對于電力設施的運行，改建，設備升級，企業自身經濟效益有著至關重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。對于企業經濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權益、做到賬目透明、如何記錄企業真實的精神面貌、工作作風等，電力建設工程檔案提供了有效憑據。從電力設施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設工程檔案提供了有效依據。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業才會真正把電力工程的檔案管理做好。電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業的負責人有效重視。必須在全企業樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中。提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網絡。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設備廠商，每一個材料供應商。在電力建設工程開始，就要統籌各方，建立統一的檔案管理網絡，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。
2.3如何應對電力施工過程中的不同步
在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設工期較長，施工單位眾多，工期不能統一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收。時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環節，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。
3結語
關鍵詞：建設單位檔案管理網絡化
前言：
建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。
一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備
1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。
2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。
三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想
1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。
3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。
4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。
信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。
參考文獻：
關鍵詞:公路工程;項目建設;檔案管理
在公路工程項目建設過程中，無論工程前期規劃立項還是后期項目建設過程中都會產生大量文本、記錄等重要的資料，這些資料包括工程各階段的建設依據、建設過程中的質量安全與資金支付等重要憑證，它是體現工程建設合法性以及工程質量狀況最原始也是最重要的依據。然而現階段，我們在工程建設領域中，還較為普遍的存在著“重建設、輕檔案”的現象，在檔案建立管理中依舊存在許多問題，例如缺乏統一的檔案管理模式、缺少高水平的檔案管理人員、檔案管理督促不到位等等。這些現象使得在公路工程建設中，優秀的項目建設管理經驗未能得到很好的推廣和利用。因此，如何做好工程檔案管理，積極推廣優秀的公路工程建設檔案管理，對推進公路工程建設的管理水平和質量提高都具有一定現實意義的。
1加強檔案管理制度建設
檔案管理制度的建設是公路工程建設項目檔案管理工作的基礎與前提，只有完善了檔案管理的相關制度，才能促進檔案管理工作的實施，提高公路工程項目中檔案管理的效率。根據公路工程建設的相關規定，檔案管理制度的建立要從以下3個方面開展。
2要提高對檔案工作重要性的認識
檔案管理工作量大，內容煩雜，持續時間長，需要有專業的管理人員長期且固定的進行系統管理，才能保證檔案工作質量。并且此項工作相對枯燥，不太容易出成果，只有長期堅持才能獲得良好的回報。而且由于檔案工作的寬泛性，所有參建部門都要涉及，只有各部門相互配合，才能形成完整的工程建設檔案。因此，我們首先要提高對檔案這項工作的復雜性和重要性的認識，只有了解了其負責程度和工作的重要性，才能重視此項工作。在實際工作中，建議成立多部門聯合管理機構或小組，分工協作，共同促進此項工作。我們在建設杭長高速公路杭州段期間，檔案具體工作雖然由辦公室負責，但成立了由指揮部分管領導組成的檔案管理領導小組，成員包括辦公室、總師辦、工程處、前期辦、安保處等各部門負責人。明確各部門涉及的資料由部門負責人及時收集，然后由我統一整理歸檔，效果良好，具體組織分工見圖1。圖1檔案工作組織分工3建立檔案員崗位責任制度在公路工程建設中，檔案資料相關要求政府管理部門已經明文要求，但如何落實依靠檔案管理人員。檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，它們的工作行為決定了檔案管理工作的質量，因此要針對檔案管理人員建立合理的崗位責任制度。通過這一制度，對檔案管理中的每一個環節包括檔案的收集、整理、立檔、管理等進行有效規范。以制度約束管理行為，將有力提升檔案員的責任感。
3完善檔案管理的監督制度
在公路工程建設項目檔案管理工作中，要把握好前期的檔案管理工作，只有一開始建立起了完整、有序、良好的檔案管理體系，才能保證后期的檔案管理工作有序、合理的進行。在公路工程建設項目前期工程的檔案管理工作中要通過以下兩部分進行。(1)分類納入資料分類納入資料是公路工程建設過程中重要的檔案管理方式，總體來說各類資料主要分為3大類:其一是工程建設程序類，以工程預可、工可、施工圖設計、招投標等類別;其二是建設管理類，是建設過程中各參建單位根據檔案管理要求整理歸檔的資料，主要是現場發生的各類施工及監理的第一手資料，包括項目中每一個標段根據單位、分部及分項工程劃分規定，收集整理的全套資料;其三是其他管理類資料，包括各類檢查、驗收、交竣工等。在上述分類資料中，第二類是最多也是最復雜的。根據現行《公路工程質量檢驗評定標準》，一般項目的單位工程的劃分分為路基工程、路面工程、橋梁工程、互通工程、隧道工程、環保工程、交通安全設施、機電工程、房屋建筑工程等。以斜拉橋和懸索橋為主體的建設項目單位工程按塔及輔助、過渡墩;錨碇;上部構造制作與防護(鋼結構);上部構造澆注與安裝;引橋;引道;互通立交;交通安全設施等。所有的單位工程又分為若干分部工程及分項工程。現將土建工程分部分項工程劃分列舉如表1。在檔案資料收集時，要將上述每一個分項工程所涉及的資料收集整理后按類歸檔。分項工程是資料的基本單元，在施工資料中每一項可能有大量的同項內容。比如橋梁樁基，每一根樁為一個分項，但一個標段中可能有幾百根樁，需要逐樁收集歸檔，因此檔案數量較多，見表2。(2)文件同步歸檔在工程項目開始之前，項目管理人員要將文件材料進行合理的歸檔，將項目前期每個環節實施過程中產生的資料及時歸檔。前期資料往往是工程建設的依據，及時歸檔將為建設過程中各級部門的相關檢查及時提供材料。同時，在建設期間也要做到及時收集、及時歸檔，這是保證資料完整性的好辦法。
4定期督查，嚴格驗收檔案
4.1分階段定期檢查
公路工程項目是一項浩大、長期性、復雜的工程，其中包含了諸多的資料信息，公路工程項目的性質決定了公路項目工程的檔案管理也是一項較為浩大的工作，因此，在加強檔案管理的督查過程中，要根據工期及實際情況進行分階段定期的檢查方式，在一定周期內加強對相關資料收納、整理、編研的檢查，保證資料的全面性和準確性。
4.2檢查方法多元化
工程建設過程中，往往工程負責人將關注點集中在工程項目實施的工地中，忽略了對后期資料整理的工作，在需要資料時往往出現資料不全、資料不準確、資料找不到等現象，因此，在對檔案管理進行定期檢查的基礎上也要創新檢查方式，通過多元化的檢查方式促進檔案資料的整理，例如抽樣檢查、重點檢查等，通過檢查工作的進行將資料整理、檔案管理工作重視起來。在我參加的江東大橋、杭長高速等幾個大型交通基礎設施過程中，我們一般每季度進行一次專項檔案檢查。檢查基本采用抽調各參建單位檔案管理人員組成檢查組，然后針對前一階段的工作重點，核查相應的資料歸檔情況。各參建單位通過這樣的工作，能做到相互學習、相互促進，有效提高整個項目的檔案管理質量。
5重視相關檔案開發利用
建立一份好的檔案，目的在于希望能有好的利用。切實發揮檔案資料的價值，對本項目建成后的管養及類似項目的建設都有良好的利用和參考價值。這種開發利用可以從以下2個方面進行開展。
5.1開展借閱交流活動
檔案管理工作作為一項為公路工程項目服務的工作，其工作成績與作用體現在利用價值。公路工程作為一項長期性的技術工作，在項目進行的過程中往往會面臨很多困難，因此通過借閱、咨詢、交流等形式，學習類似工程建設管理資料，使每一個項目工作人員吸收相關類似工程的管理經驗，提高自身管理能力，為公路項目的工程實施提供幫助。
5.2加強重點檔案編研
在公路工程項目檔案的管理過程中，重點檔案的編研工作也是對項目檔案進行開發利用的一種形式，通過編研能夠將一些有用的資料歸納整理起來，也能夠加強對原始不完整項目資料的整理。隨著科技不斷發展，全電子檔案的建設是一種趨勢。這將更好的為后期的公路項目提高有效幫助。
6結語
總而言之，做好公路工程建設項目中檔案管理的工作對公路工程的開展、使用、管理等活動都起著極為重要的作用，面對我國現階段公路工程建設項目檔案管理中出現的問題，通過檔案管理制度的完善健全，在科學化、規范化的基礎上提高公路檔案信息的管理水平，使公路工程建設項目檔案真正對公路工程各階段的工作起到積極的推動作用。
作者:倪曉敏 單位:杭州市公路管理局
參考文獻:
（一）檔案信息的數字化
檔案信息的數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫[1]。檔案信息數字化的原則：規范性原則、安全性原則、效益性原則。
（二）檔案網站建設
檔案網站是檔案機構在公共信息服務網站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。檔案網站建設是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口。檔案網站的功能有：服務功能、宣傳功能、交流功能。檔案網站的主要內容：檔案工作信息、檔案機構信息、檔案資源信息、檔案利用服務信息。
（三）數字檔案館建設
數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調的是在數字化檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。數字檔案館的主要特點：A存在方式上的特點，是一種無形的信息組織與利用環境；B運行方式上的特點，存取檔案信息的網絡化；C功能定位上的特點，以存取為中心。[2]
二、高校檔案信息化建設存在的問題
（一）對高校檔案信息化建設重視不夠
1、在人員配備上不夠重視。
目前專職從事高校檔案信息化建設的人員比例比較低，很多人從事高校檔案工作多是半路出家。高校領導在思想上對檔案信息化建設重視不夠，覺得檔案管理不需要很高的學歷和技能，就可以從事這個專業。所以往往讓高校一些閑雜人或一些快退休的老同志從事檔案管理。所以就造成了檔案管理隊伍，缺乏素質、結構不合理，影響了高校檔案信息化建設。
2、在資金投入上不夠重視。
目前高校的資金投入重點放在學校的教學樓、學生宿舍、教學及科研方面，而對于檔案管理的資金投入幾乎沒有。這樣就造成了很多高校的檔案基礎設施設備相當落后，有的檔案室甚至沒有計算機，檔案數字化管理更是無從可談。即使配備了相應的有計算機，實現了內部數字化管理，但與外界沒有聯網，檔案數字化管理水平還比較低，談不上真正的數字化管理。
(二)管理體制不到位
地方政府還沒有完全將高校的檔案管理工作納入到政府工作中來，政府檔案管理機構與高校檔案管理聯系較少，一般聯系多為有關檔案管理的會議和培訓，具體很少過問學校檔案工作，甚至很少對學校檔案管理進行檢查和指導。有的高校仍沿用傳統的管理模式管理檔案，并且在分配機制、獎懲機制等均不夠完善，影響著檔案工作人員的主動性、積極性。
（三）檔案信息化建設所帶來的安全問題
檔案信息化建設中不可避免與網絡有著非常緊密的聯系，網絡再給檔案信息化建設帶來諸多好處的同時，也存在著檔案信息中涉及國家秘密、工作秘密、個人隱私等其他一些不得公開的信息，存在被竊取的可能。
三、解決對策
（一）加強檔案信息化人才建設
在人才建設方面采取引進和培養并重的原則，加強人才隊伍建設。高校要為檔案部門配備具有較強能力的計算機專業人員，專門負責檔案信息化建設工作，檔案部門要對計算機專業人員進行檔案專業知識培訓，使之既精通計算機和網絡知識，又熟悉檔案業務，從而更好地對電子文件進行管理。同時要加強對在職檔案人員的業務培訓，特別是計算機和網絡知識方面的培訓，提高檔案人員掌握和運用現代化技術的技能。
（二）檔案信息化安全保障體系建設
堅持利用和保密并重的原則，最大限度地提供開放檔案網絡化利用，增強檔案信息安全和網絡安全意識。采取切實有效的技術手段和管理措施，加強計算機網絡檔案管理系統的監控，嚴格身份認證和密鑰管理，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，對各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上。[5]
（三）檔案信息化基礎設施建設
要加大對檔案信息化基礎設施建設的投入，高校檔案部門要建設和完善局域網，并與校園網連通。繼續推進運用計算機管理檔案，提高檔案部門計算機和網絡技術的應用水平，提高計算機管理檔案的普及率。
