時間：2022-07-17 22:21:00
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案保管利用股，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、上市公司會計檔案的屬性和特征
會計檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識性、有機(jī)聯(lián)系性、憑證性、真實性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業(yè)性、時序性、平衡性、規(guī)范性、責(zé)任性、公開性等。其中，專業(yè)性主要源于會計專業(yè)活動，時序性主要源于會計檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會計檔案的相互符合，這三個屬性歸屬所有會計檔案，而規(guī)范性、責(zé)任性、公開性則為上市公司會計檔案的特征。
1．規(guī)范性。對于我國上市公司，《證券法》、《會計法》、《審計法》、《公司法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)已經(jīng)對其會計檔案生成和管理的規(guī)范性作出了具體的規(guī)定。實行會計電算化以后，監(jiān)管部門一般采用強(qiáng)化生成和修改權(quán)限、限定統(tǒng)一軟件或文件格式、指定權(quán)威媒體等方式來規(guī)范電算化會計檔案的管理。
2．責(zé)任性。上市公司會計檔案無論在形成程序還是信息內(nèi)容方面都必須嚴(yán)格符合相關(guān)法規(guī)和客觀事實，它直接關(guān)系到成千上萬投資機(jī)構(gòu)和個人的利益，間接關(guān)系到證券市場的穩(wěn)定乃至整個國家的經(jīng)濟(jì)秩序。為此，各上市公司都從健全相關(guān)管理制度、明確目標(biāo)責(zé)任、完善內(nèi)控系統(tǒng)等方面強(qiáng)化會計檔案的管理責(zé)任。一般來說，財務(wù)部門對會計檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整承擔(dān)直接的責(zé)任，而檔案部門對會計檔案的安全保管、利用負(fù)責(zé)。在公司外部，國家往往通過嚴(yán)格的會計立法、審計立法、市場監(jiān)管立法等建立和健全管理制度，任何個人和法人的相關(guān)違法行為均將受到嚴(yán)懲。
3．公開性。普通公司的會計檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對公眾投資者負(fù)責(zé)，這也就決定了你必須放棄原來的私密性，轉(zhuǎn)而公開你的會計檔案，接受公眾(不論是否股東)的監(jiān)督。一般來說，對于公眾應(yīng)公開會計報表，而對于審計和監(jiān)管部門則公開全部會計檔案。
二、我國上市公司會計檔案管理的主要問題
自20世紀(jì)80年代后期，我國證券市場起步，上市公司就已存在會計檔案管理不善的問題。因為當(dāng)時上市公司數(shù)量不多且證券市場管理極不規(guī)范，該類問題還未受到足夠的重視。隨著證券市場的發(fā)展，問題的嚴(yán)重性越來越凸現(xiàn)出來。近年來，我國上市公司中發(fā)生的與會計檔案有關(guān)的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍(lán)田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發(fā)行欺詐案等，而且都是采用會計檔案造假的方式虛構(gòu)利潤以騙取貸款、融資以及證券市場交易差價。下面我們就來分析一下我國上市公司會計檔案管理的主要問題。
1．上市公司對會計檔案管理態(tài)度的二重性。一些上市公司以為，只要季報、半年報、年報等按時編制完成，會計檔案的作用就不大了，有的甚至無專門的檔案館(室)而由控股公司的檔案館(室)代管，會計檔案被看成是累贅。與這一現(xiàn)象形成鮮明對比的是，上市公司在財務(wù)造假或利潤操控時卻非常“重視”會計檔案。上市公司麥科特通過偽造出口設(shè)備融資租賃合同、材料和產(chǎn)品購銷合同、進(jìn)出口發(fā)票和海關(guān)印章等手段，于1997年虛構(gòu)利潤0．4億港元，1998年虛構(gòu)利潤0．38億港元，1999年虛構(gòu)利潤0．13億港元,2000年虛構(gòu)利潤0．93億港元。麥科特如此“重視”會計檔案就是為了上市融資。
2．會計檔案的保管期限不當(dāng)。關(guān)于會計檔案保管期限的問題應(yīng)該區(qū)別對待：有的上市公司存在無意或有意(掩蓋違法犯罪事實)提前銷毀或隱匿會計檔案的問題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會公告中稱，公司價值1．1億元的二號發(fā)電機(jī)組被公安機(jī)關(guān)確認(rèn)為涉案贓物，而公司8年前用來收購發(fā)電機(jī)組的1．16億元配股募集資金去向不明。公司關(guān)于收購該發(fā)電機(jī)組的會計檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會計檔案的問題，給公司帶來不必要的負(fù)擔(dān)。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，現(xiàn)有的會計檔案最低保管期限(會計憑證15年)小于《刑法》和《民法通則》的最長訴訟時效(20年)，而過早地銷毀會導(dǎo)致相關(guān)司法取證的困難。
3．會計檔案的相對獨立性難以保障。這包含會計檔案本身的相對獨立性以及會計檔案管理機(jī)構(gòu)的相對獨立性兩部分。它們理應(yīng)是超然于各種利益因素之外的。然而，當(dāng)前上市公司普遍存在內(nèi)部人及利益關(guān)聯(lián)者通過對會計檔案的干預(yù)和控制來牟取私利的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象發(fā)生在會計檔案收集――保管――利用的各個環(huán)節(jié)上，甚至影響到上市公司的監(jiān)事會、獨立董事以及公司外的審計機(jī)構(gòu)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過虛構(gòu)交易對象、偽造銷售合同及出口報關(guān)單、虛開增值稅發(fā)票、偽造免稅文件和金融票據(jù)等手段，虛構(gòu)巨額利潤達(dá)7．45億元。深圳中天勤會計師事務(wù)所卻出具了無保留意見的審計報告，關(guān)聯(lián)利益機(jī)構(gòu)肆意拉抬股價，整個事件完全是一場徹頭徹尾的騙局。
4．會計檔案信息開發(fā)利用不足。美國檔案學(xué)者謝倫伯格系統(tǒng)地闡述了檔案的“雙重價值論”，認(rèn)為檔案具有兩種不同的價值，一是對原形成機(jī)關(guān)的第一價值，具體體現(xiàn)為行政管理價值、法律價值、財務(wù)價值和科技價值；二是對其他機(jī)關(guān)和個人利用者的第二價值，具體包括證據(jù)價值和情報價值。從上市公司角度，充分開發(fā)利用會計檔案的第一價值可以更多更好地創(chuàng)造財富。而對于第二價值來說，證券法規(guī)禁止上市公司用來牟取私利，要求上市公司及時面向公眾會計檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現(xiàn)均不佳，主要原因既有管理素質(zhì)的問題也有道德和法律責(zé)任的問題。
三、完善上市公司會計檔案管理的措施和建議
1．更新認(rèn)識，推進(jìn)制度建設(shè)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)和調(diào)研，認(rèn)識會計檔案對公司、公眾和監(jiān)管部門的重要作用，嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行會計檔案整理和保管。在公司內(nèi)部，應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理部門，其負(fù)責(zé)人的任免也應(yīng)報請檔案行政管理部門核準(zhǔn)，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨立董事除了具有適當(dāng)?shù)姆珊徒?jīng)濟(jì)資質(zhì)外，還應(yīng)具有適當(dāng)?shù)臋n案監(jiān)管素質(zhì)，再強(qiáng)化監(jiān)事會的監(jiān)督職能，以此制衡財務(wù)和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長、總經(jīng)理、董事會秘書也應(yīng)納入會計檔案責(zé)任人的行列。
在公司外部，首先建議改由證監(jiān)會或證交所委托會計師事務(wù)所對上市公司進(jìn)行審計，從中挖掘信息、尋找問題。這樣可以打破會計師事務(wù)所和上市公司之間的畸形委托關(guān)系，保證會計師事務(wù)所地位的獨立性，便于其公正、客觀地開展工作，審計費用可由監(jiān)管部門統(tǒng)收統(tǒng)支，也可由證交所各會員單位的會費或由投資者保護(hù)基金中支付。其次，還應(yīng)適當(dāng)增加證監(jiān)會法律、財會和檔案專業(yè)人員數(shù)量，強(qiáng)化人員專業(yè)素質(zhì)，并充分發(fā)揮各級財政部門和檔案行政部門的監(jiān)督指導(dǎo)作用。最后，還應(yīng)該強(qiáng)化對檔案管理人員法律責(zé)任的追究制度。上市公司會計檔案的完整性、安全性一旦出現(xiàn)問題，無論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應(yīng)以立法形式嚴(yán)厲追究責(zé)任。
2．保證會計檔案適當(dāng)?shù)谋９芷谙蕖！稌嫏n案管理辦法》規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉外及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出，保管到事項完結(jié)時為止。單獨抽出的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊的備注欄內(nèi)和保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時效以及調(diào)查取證的延時，應(yīng)將會計檔案的最低保管期限適當(dāng)調(diào)整為22～25年，使之更好地為社會主義法制建設(shè)服務(wù)。
3．加強(qiáng)會計檔案的信息資源開發(fā)利用。會計信息的潛在利用價值必須通過利用實踐來實現(xiàn)，除傳統(tǒng)的查閱、展覽、制發(fā)副本及證明、目錄信息、咨詢等服務(wù)方式以外，建議檔案人員積極主動地開展主題編研，采用靜態(tài)分析、趨勢分析和同業(yè)對比等財務(wù)分析技術(shù)，深入進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發(fā)現(xiàn)一些隱藏較深的問題。根據(jù)電子會計檔案逐漸普及以及信息時代的效率要求，各上市公司還應(yīng)改革并加強(qiáng)會計檔案的編目、檢索等工作，推行實用、高效的會計檔案檢索、分析以及決策支持系統(tǒng)，不斷提高會計檔案利用的服務(wù)效率和質(zhì)量，并強(qiáng)化相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監(jiān)管。
參考文獻(xiàn)：
①符少華，淺析新時期的會計檔案管理，《湖北財稅》，2003．12
2015年,我局檔案管理工作在縣委、縣政府及縣檔案局的指導(dǎo)和幫助下，在局各股室密切配合下，通過檔案人員的努力，較好地完成了檔案的收集、整理、歸檔工作及各項制度的建設(shè)和落實工作。根據(jù)《根據(jù)寶委督發(fā)（2015）2號《關(guān)于認(rèn)真做好2015年度目標(biāo)考核工作的通知》及縣檔案局《縣檔案局關(guān)于印發(fā)2015年度檔案工作考核細(xì)則的通知》文件精神，現(xiàn)將我局2015年度檔案管理工作自查如下：
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，細(xì)化管理
（一）建立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。我局建立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由局長任領(lǐng)導(dǎo)小組組長、分管副局長為副組長、辦公室主任及各股室為成員，把檔案工作列入了單位年度和中長期工作計劃或規(guī)劃，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)了《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，積極配合縣檔案局的工作，支持檔案人員參相關(guān)檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，提高本單位檔案人員業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)技能。
（二）檔案管理。一是建立健全檔案管理制度，結(jié)合我局實際制定了《縣審計局檔案管理制度》，將檔案管理工作納入全年重點工作內(nèi)。二是編制了檔案分類大綱和方案。編制了案卷目錄、案卷文件目錄、歸檔文件目標(biāo)、業(yè)務(wù)檔案總目錄、分類目錄、會計檔案目錄、聲像檔案目錄等檢縈工具。三是編制了各種門類檔案保管期限表，嚴(yán)格執(zhí)行了檔案鑒定、銷毀制度，檔案管理基本情況統(tǒng)計比較齊全，并按規(guī)定及時上報。四是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已引起局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并列入了局機(jī)關(guān)的工作計劃。
（三）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、提高服務(wù)水平。根據(jù)上級檔案行政管理部門和縣級檔案局的規(guī)定結(jié)合本單位實際，建立了齊全、完整、符合規(guī)范的全宗卷；制定了科學(xué)的檔案分類方案或分類大綱，并能嚴(yán)格執(zhí)行；確定了本單位文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍，制定了各門類的保管期限表，檔案保管期限劃分準(zhǔn)確,各門類檔案經(jīng)過系統(tǒng)化整理，按規(guī)定實行了本單位集中立卷或部門立卷制度。近十年的檔案、文件中沒有用鉛筆、圓珠筆等書寫的不符合檔案保護(hù)技術(shù)要求的字跡。收集、保管了與單位主要業(yè)務(wù)有聯(lián)系的資料齊全、完整、并進(jìn)行規(guī)范整理。成立了檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，并按有關(guān)規(guī)定和規(guī)章定期進(jìn)行檔案鑒定工作。檔案和資料柜、架排放符合規(guī)定要求，編制了檔案、資料存放示意圖。檔案和資料收進(jìn)、移出有嚴(yán)格的登記、審批手續(xù)。建立了檔案庫房溫、濕度紀(jì)錄，庫房溫、濕度達(dá)到國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。對近五年內(nèi)保管的檔案、資料進(jìn)行過全面清查，對存在的問題有處理意見和處理結(jié)果。檔案保管安全，有“八防”措施。檔案統(tǒng)計內(nèi)容全面，統(tǒng)計數(shù)字準(zhǔn)確。嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》與有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。
二、檔案信息資源的開發(fā)和利用
建立了“檔案借閱登記簿”、“檔案利用效果登記薄”，檔案信息資源得到開發(fā)利用。近幾年來，局領(lǐng)導(dǎo)對檔案開發(fā)利用已高度重視，將它視為領(lǐng)導(dǎo)決策的可靠依據(jù)和服務(wù)于局機(jī)關(guān)工作的一項重要工作。
總之，我局十分重視檔案工作，一是建立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案工作提供了可靠的組織保證；二是把檔案工作列入全局的年度目標(biāo)考核之中，同其他工作一起檢查、一起考評；三是不斷加強(qiáng)了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案提供了安全保證；四是確定了政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、有工作能力的專職檔案管理人員，并為檔案室工作營造了寬松的工作環(huán)境；五是制定和完善了各項規(guī)章管理制度，使檔案工作逐步走上了了制度化、科學(xué)化、規(guī)范化管理的軌道。并積極動員全局人員，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理，充分強(qiáng)化了檔案管理工作，發(fā)揮了檔案資源的服務(wù)作用，為社會各界和本單位的發(fā)展提供良好的服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和信息利用提供了可靠詳實的依據(jù)。
一、當(dāng)前上市企業(yè)檔案管理存在的問題
1、公司重業(yè)務(wù)輕管理的現(xiàn)象普遍存在，不少企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化。相對于行政事業(yè)單位，上市企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少，因而更加不受重視。沒有認(rèn)識到上市企業(yè)在實際操作中，企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度的改革必然引發(fā)企業(yè)重視固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)等有形資產(chǎn)的評估，而對企業(yè)品牌、商標(biāo)、專利、生產(chǎn)技術(shù)等無形資產(chǎn)則少有涉及，對真實記錄和反映這些無形資產(chǎn)的檔案及其價值，在資產(chǎn)評估中多數(shù)沒有作為一項內(nèi)容來認(rèn)真對待，認(rèn)識不到這些無形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。這就給上市企業(yè)檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來不少新問題。
2、企業(yè)沒有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡單的收集、分類，人員的責(zé)任心不強(qiáng)，專業(yè)心不高；沒有專門的庫房，庫房安全性較差，或兼作檔案室。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前，我國共有上市企業(yè)近兩千，其中，20%的上市企業(yè)無專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業(yè)未建檔案室。
3、沒有建立切實可行的企業(yè)檔案管理辦法。制度不合理，企業(yè)檔案管理.cn制度形同虛設(shè)的現(xiàn)象屢見不鮮；有一家上市企業(yè)，各業(yè)務(wù)部門檔案工作開展根本沒有形成制度。這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。
4、各企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，嚴(yán)重增加了經(jīng)營成本。
5、企業(yè)檔案管理極不規(guī)范，隨意性強(qiáng)。例如：有存在隨意涂改現(xiàn)象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。
6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責(zé)任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。
7、企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段跟不上形勢發(fā)展的需要。從表面上看，以上問題是一個企業(yè)的檔案管理混亂。實際上是給企業(yè)利用檔案管理薄弱之機(jī)，進(jìn)行違法、違規(guī)經(jīng)營制造條件。例如：個別機(jī)構(gòu)就利用檔案管理薄弱的機(jī)會披露虛假信息。還有的企業(yè)在經(jīng)營中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現(xiàn)象，都與檔案管理不規(guī)范有關(guān)。這些已經(jīng)給我們敲響了警鐘。可見，加強(qiáng)上市企業(yè)檔案管理，維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為的有效手段。內(nèi)部控制是上市企業(yè)風(fēng)險防范的第一道防線，只有切實提高企業(yè)內(nèi)部控制水平才能從根本上防范化解企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。上市企業(yè)檔案管理的好壞是企業(yè)內(nèi)控水平好壞的直接體現(xiàn)。從一個企業(yè)的檔案管理情況可以從一個側(cè)面反映企業(yè)的內(nèi)控管理水平。也就是說，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，可以使企業(yè)建立風(fēng)險事前防范、事中控制、事后監(jiān)督及糾正的動態(tài)過程和機(jī)制，有助于為防范化解企業(yè)風(fēng)險提供根本保證。
二、規(guī)范上市企業(yè)檔案管理的有效措施
1、提高企業(yè)檔案管理意識
在文件、圖紙、資料等轉(zhuǎn)化為檔案工作者的活勞動和物化勞動過程中，企業(yè)進(jìn)行了大量人力、物力的投資。但是在企業(yè)產(chǎn)權(quán)改革中，有些地方對企業(yè)檔案管理 流于形式，存在著管理不善，使檔案資產(chǎn)的開發(fā)利用效益沒有充分發(fā)揮出來。沒有認(rèn)識到檔案作為有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的原始憑證和記錄，其本身就是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。具體對策：檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強(qiáng)勢宣傳推介企業(yè)檔案管理工作，引起領(lǐng)導(dǎo)的極大關(guān)注，贏得社會各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進(jìn)創(chuàng)設(shè)良好的氛圍。
2、解決檔案的歸屬問題
目前，不少大中型企業(yè)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，由于產(chǎn)權(quán)出資主體的多元化，如國家股、法人股、個人股及外資股等對資產(chǎn)的共有權(quán)，也就是說，多元化的投資主體對企業(yè)檔案同樣存在一種資源共享權(quán)，企業(yè)產(chǎn)權(quán)雖然出售了，但企業(yè)檔案資產(chǎn)歸誰所有，由誰管理的問題至今尚無明確規(guī)定。這一問題在破產(chǎn)企業(yè)拍賣中，表現(xiàn)尤為突出。具體對策：檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)換機(jī)制，轉(zhuǎn)變職能打破原有管理模式，強(qiáng)化檔案工作的現(xiàn)代化管理；建立健全上市企業(yè)的資產(chǎn)管理體系。即企業(yè)改組為股份制公司后形成的檔案，由過去單一的歸國家所有，變?yōu)榛旌闲偷乃兄菩问健铱毓傻墓煞萜髽I(yè)，檔案資產(chǎn)的所有權(quán)以國有為主體；國有企業(yè)進(jìn)行股份制改組前后形成的檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。
3、拓寬歸檔范圍
目前不少企業(yè)依舊按原來工業(yè)企業(yè)十大分類規(guī)定的內(nèi)容來制定歸檔范圍收集檔案，而忽視了建立現(xiàn)代企業(yè)制度歸檔工作的新要求，沒有及時將企業(yè)在產(chǎn)權(quán)制度改革中進(jìn)行資產(chǎn)評估、產(chǎn)權(quán)界定、行使、交易、保護(hù)等活動中產(chǎn)生的檔案及時收集整理，歸檔立卷，認(rèn)識不到這些無形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。針對這些問題，檔案部門應(yīng)擴(kuò)大歸檔范圍，增加歸檔內(nèi)容，增加股份制企業(yè)檔案部門庫存種類的信息。
4、控制檔案流失
在企業(yè)改革過程中，由于檔案資產(chǎn)觀念淡薄，管理不善，導(dǎo)致國有檔案資產(chǎn)流失現(xiàn)象時有發(fā)生，有的未經(jīng)申報評估就將檔案資產(chǎn)無償轉(zhuǎn)讓，有的雖然評估，卻忽視其收益的市場價值，只重視檔案資產(chǎn)的賬面成本價格，造成價值低估等現(xiàn)象。具體對策：組建檔案資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)。不僅要把檔案資產(chǎn)作為企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)價值評估中的原始憑證，更要包括對檔案資產(chǎn)自身價值的評估，從而使企業(yè)和國家的權(quán)益不受影響，杜絕國有資產(chǎn)的流失。檔案資產(chǎn)評估具有專業(yè)性、特殊性、復(fù)雜性等特點，必須組建專門的檔案資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)。
一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計資料、試驗和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用？譼？訛？譽(yù)？訛。這一點在機(jī)械動力制造行業(yè)尤為明顯，技術(shù)檔案的利用價值是它的固有特點，使得它在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展體現(xiàn)出不可替代的地位。如何使技術(shù)檔案的利用價值變?yōu)槭褂脙r值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，最終要歸結(jié)于技術(shù)檔案的有效管理？譾？訛？譿？訛。
作為一名在機(jī)械動力行業(yè)從事技術(shù)檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談?wù)勎以谶@方面的一些心得和體會。
一、完善的歸檔和保管制度
新產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)品試制、課題研究或其它科技項目中形成的應(yīng)歸檔文件材料，在任務(wù)完成或告一段落時（如已通過評審鑒定、驗收）， 凡是有保存價值的，都必須由研發(fā)管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時歸檔；設(shè)計、工藝變更通知隨時歸檔；科技成果轉(zhuǎn)化及高企申報材料結(jié)束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程，對重要的文件材料內(nèi)容要經(jīng)當(dāng)事人審定。其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時，要按文件材料形成的時間順序系統(tǒng)排列，做到層次分明，有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。然后，歸檔原稿用紙和書寫要符合要求，須用黑色或藍(lán)黑墨水書寫，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水書寫。最后，電子檔案歸檔，一個產(chǎn)品經(jīng)過評審鑒定小批量生產(chǎn)后，全套圖紙電子檔導(dǎo)入PLM系統(tǒng)（或拷貝給檔案室歸檔）。
技術(shù)檔案的類型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍(lán)圖、表格、文字材料、機(jī)讀材料和實物模形等，為了便于查閱，在進(jìn)庫房保管前需要將它們合理地分類。在機(jī)械動力行業(yè)，技術(shù)檔案可以按內(nèi)容劃為產(chǎn)品、工藝工裝、科技成果轉(zhuǎn)化、高企申報等。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，同時也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務(wù)就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術(shù)檔案保管工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、庫藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借；光盤、移動硬盤單獨存放。技術(shù)檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫房的第一大要事，為了防止火災(zāi)的發(fā)生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫房嚴(yán)禁非工作人員入內(nèi)；庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無關(guān)的雜物；消防器材應(yīng)放在方便、易見處，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙或點明火。同時為了防蟲防盜，庫房內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，按要求施放藥物，做到無蟲、無霉、無灰；離開庫房時應(yīng)拉好窗簾、關(guān)閉電燈，進(jìn)出庫房隨手關(guān)門，嚴(yán)禁敞門離開庫房。
二、合理的查閱和修改制度
企業(yè)技術(shù)檔案要以原始記錄為依據(jù)，定期作出準(zhǔn)確可靠的統(tǒng)計，其統(tǒng)計范圍主要有：檔案管理基本情況統(tǒng)計；分類檔案數(shù)及庫藏量統(tǒng)計（包括卷數(shù)、底圖張數(shù)、科技資料總數(shù)）；歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率的統(tǒng)計；檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據(jù)需要編制檢索工具，認(rèn)真做好企業(yè)技術(shù)檔案信息開發(fā)利用工作，便于查閱和資源共享。
為了保障檔案的準(zhǔn)確性和時效性，需要對于技術(shù)檔案進(jìn)行一些修改：對于已歸檔的圖紙、技術(shù)文件，要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙及技術(shù)文件更改通知單、產(chǎn)品圖紙及技術(shù)文件由產(chǎn)品研發(fā)部門負(fù)責(zé)，工藝及工藝文件由工藝管理部門負(fù)責(zé)，如需借出修改，必須辦理登記手續(xù)，限期歸還；對于常年生產(chǎn)的定型產(chǎn)品圖紙和工藝技術(shù)文件，由研究院研發(fā)管理部按有關(guān)規(guī)定發(fā)放，一般每年換發(fā)一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發(fā)新圖的同時，要收回舊圖，并辦理登記手續(xù)，設(shè)計、工藝部門必須在換發(fā)新圖前按規(guī)定手續(xù)做好底圖的整頓工作；零散曬制藍(lán)圖及技術(shù)文件或復(fù)印管理類文件材料，應(yīng)由申請部門向研究院研發(fā)管理部申請流程提交曬圖、復(fù)印申請單，操作人員收到申請單后進(jìn)行下面的工作。
為了促進(jìn)學(xué)習(xí)和交流，公司員工和外單位人員按照相關(guān)規(guī)定可以查閱技術(shù)檔案。對于一般檔案，除開架提供閱覽的以外，應(yīng)辦理登記借閱手續(xù)，并限在閱檔室查閱，用畢當(dāng)即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續(xù)辦理，查閱密級文件，須持所在部門介紹信并經(jīng)研究院研發(fā)管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說明目的，并通過有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署意見后方予接待。
三、健全的保密和銷毀制度
技術(shù)檔案記錄著企業(yè)的科研生產(chǎn)活動，有些屬于企業(yè)的絕密資料，這些材料如果被競爭對手得到會對公司的利益造成極大的損失。應(yīng)該盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。其實，根據(jù)公司的政策和檔案的作用，準(zhǔn)確地判定檔案的保密級別，公司技術(shù)檔案密級分為機(jī)密、秘密、一般三類，一般類檔案可以在廠內(nèi)開架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復(fù)制，須經(jīng)規(guī)定的審批手續(xù)方可查閱。對于保密檔案，立卷部門在立卷時應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)明密級，注意妥善保存和及時歸檔，另外，檔案室對機(jī)密檔案應(yīng)單獨保管，機(jī)密檔案柜的鑰匙平時應(yīng)予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫房，不得私自摘錄或復(fù)制所管的檔案，不得以檔案內(nèi)容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認(rèn)真履行登記手續(xù)，不得違反規(guī)定擅自借出檔案；經(jīng)鑒定剔出的文件材料和超過保管期限待銷毀的檔案，都必須妥善保管直至按規(guī)定方式銷毀，不得造成散失。
技術(shù)檔案保管期限分永久、長期、短期三種，各類檔案分別根據(jù)國家有關(guān)部門的規(guī)定和公司的需求劃分保管期限。銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，對于經(jīng)過鑒定剔出的文件要分別造清冊再保管一年以上，不得當(dāng)時銷毀；對于已經(jīng)超過保管期限經(jīng)鑒定確定不再繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)造具清冊，提出銷毀報告經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，緩期一年執(zhí)行銷毀；銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，應(yīng)有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷毀，監(jiān)銷不得少于二人。檔案銷毀后，監(jiān)銷人須在清冊上簽字。
引文注釋
？譹？訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24（1）： 10-17.
？譺？訛 田晨，畢小青.知識視角下的企業(yè)文檔管理[J].檔案學(xué)通訊，2001（1）：17-19.
？譻？訛 張斌，徐擁軍， 褚峻等.知識資源管理： 企業(yè)檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004（10）：37-39.
？譼？訛 中華人民共和國檔案法，1996-07-05.
？譽(yù)？訛 中華人民共和國檔案法實施辦法，1999-06-07.
？譾？訛 張靜.淺談新時期的檔案工作[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2013（3）：235-236.
第一條
為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和開發(fā)利用，更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)法》，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)實際情況，制定本辦法。
第二條
本辦法主要適用于農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織或者農(nóng)民投資為主，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)（包括所轄村）舉辦的承擔(dān)支援農(nóng)業(yè)義務(wù)的中小型企業(yè)。大型鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，參照《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
第三條
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基本建設(shè)以及各項管理等活動中形成的，對企業(yè)具有查考保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；是維護(hù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)歷史真實面貌、合法權(quán)益的歷史憑證，是提高產(chǎn)品質(zhì)量、增長經(jīng)濟(jì)效益的重要條件。
第四條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，由企業(yè)管理。企業(yè)安全保管條件暫不具備、檔案安
全無保障的，可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門或縣、市檔案館代管。
第五條
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作管理和檔案管理的總稱，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將其列入企業(yè)工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，切實解決檔案庫房、設(shè)備等實際問題，保障檔案工作與企業(yè)各項工作同步發(fā)展，更好地為企業(yè)服務(wù)。
第六條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作在企業(yè)內(nèi)實行統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安
全，便于企業(yè)各方面利用的原則。
第七條檔案工作所需經(jīng)費納入企業(yè)財務(wù)預(yù)算和計劃，并予以保障。
第二章檔案機(jī)構(gòu)與人員
第八條根據(jù)企業(yè)規(guī)模和需要，建立檔案機(jī)構(gòu)，配備檔案人員。檔案工作由一名企業(yè)負(fù)
責(zé)人分工領(lǐng)導(dǎo)。具備條件的企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)檔案館。
企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)主管全企業(yè)的檔案工作，對企業(yè)內(nèi)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案及有關(guān)圖書、資料和信息，形成企業(yè)檔案信息中心。
企業(yè)各部門應(yīng)開展檔案工作，配備檔案人員，形成企業(yè)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。
第九條
檔案管理人員應(yīng)具有高中以上文化程度，政治素質(zhì)好，并經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，熟悉企業(yè)職能任務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理人員參照國家有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職務(wù)，享受和其它專業(yè)技術(shù)人員同等待遇；保持相對穩(wěn)定。
第十條
企業(yè)對管理、保護(hù)和開發(fā)利用檔案工作做出突出貢獻(xiàn)的人員，應(yīng)給予表揚(yáng)和獎勵；對危害檔案安全的行為應(yīng)按《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定給予處理。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十一條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)文件材料的歸檔范圍，主要有以下幾方面：
一、黨、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)文件材料
四、勞動人事文件材料
五、經(jīng)營管理文件材料
六、生產(chǎn)技術(shù)管理文件材料
七、產(chǎn)品文件材料
八、科學(xué)技術(shù)研究文件材料
九、基本建設(shè)工程文件材料
十、設(shè)備儀器文件材料
十一、會計核算文件材料（詳見附件）
第十二條凡歸檔的文件材料，必須字跡工整、圖像清晰、簽字等手續(xù)完備，便于長期
保存。
第十三條歸檔時間
1、各項管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前組成保管單位，由產(chǎn)生文件的職
能部門負(fù)責(zé)人審定簽字后歸檔。
2、產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研等方面的文件材料，在任務(wù)完成后或告一段落時組成保管
單位，由項目負(fù)責(zé)人審定簽字后歸檔。
3、產(chǎn)權(quán)方面的文件材料，在工作進(jìn)行完畢或文件正式生效后歸檔。
4、會計核算方面的文件材料，由財會部門整理立卷，保管一年后向檔案部門移交。如
有特殊情況，也可以分階段歸檔。
第十四條建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入管理工作程序，列入
企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。
第十五條
檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品試制定型、創(chuàng)優(yōu)、科研成果鑒定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進(jìn)技術(shù)資料驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，指導(dǎo)、監(jiān)督文件材料歸檔工作。
第十六條企業(yè)工作人員，因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加會議獲得的文件材料，按照
歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案部門歸檔。
第四章檔案的管理與利用
第十七條建立健全各類檔案的登記、交接、保管、統(tǒng)計、保密、利用、鑒定、銷毀及
圖紙更改補(bǔ)充等管理制度。
第十八條編制檔案及其有關(guān)圖書、資料、信息等總目錄、分類目錄和底圖目錄等檢索
工具，完善信息查詢體系。
第十九條
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案分類，依據(jù)文件材料形成情況，參照國檔發(fā)（1991）20號《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行。檔案形成數(shù)量少的，可將有關(guān)類目適當(dāng)合并；歸檔的案卷質(zhì)量要符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
第二十條進(jìn)行檔案收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。
第二十一條
根據(jù)國家及中央有關(guān)部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存；對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案其保管期限一律從長。
檔案鑒定工作，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，逐卷、逐件鑒定檔案的價值，并形成鑒定報告。該銷毀的檔案，編造銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后銷毀，并由檔案鑒定小組人員監(jiān)銷。
第二十二條
逐步改善檔案保管條件，檔案庫房有防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等安全設(shè)施，并定期檢查檔案的保管狀況，對破損或褪變的檔案進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整與安全。
第二十三條
開發(fā)檔案信息資源，實行檔案、有關(guān)圖書資料和信息一體利用，為改善企業(yè)經(jīng)營管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗、提高經(jīng)濟(jì)效益等各項活動提供檔案信息服務(wù)；積極配合技術(shù)部門參與信息市場和技術(shù)市場交流；保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)；嚴(yán)格執(zhí)行國家和本企業(yè)的保密制度。
第二十四條檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入企業(yè)現(xiàn)代化管理的統(tǒng)籌規(guī)劃中，逐步采用先進(jìn)技術(shù)
和現(xiàn)代化管理方法管理檔案。
1、組織架構(gòu)變化對檔案工作的影響。按照新《公司法》的要求，改制企業(yè)要建立完善的公司治理結(jié)構(gòu)和規(guī)范的母子公司體制。與此相適應(yīng)，國有建筑企業(yè)紛紛創(chuàng)立了由股東會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層組成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集團(tuán)有限公司)為母公司、以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶管理控股(或全資)子公司的管理體制。與按《企業(yè)法》設(shè)立的公司相比，全新的公司治理架構(gòu)必然衍生新的檔案資源，產(chǎn)生新的檔案需求；全新的母子公司體制也必然帶來檔案管理體制、檔案資源權(quán)屬相應(yīng)的變化，帶來結(jié)構(gòu)調(diào)整和管理傳承等方面的一系列課題。
2、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)調(diào)整對檔案工作的影響。國有企業(yè)的改制最本質(zhì)的是產(chǎn)權(quán)制度改革，產(chǎn)權(quán)清晰是對公司制企業(yè)的基本要求。為了做到產(chǎn)權(quán)清晰，改制企業(yè)必須對原來負(fù)無限責(zé)任的企業(yè)進(jìn)行清產(chǎn)核資，經(jīng)中介機(jī)構(gòu)評估后注入新創(chuàng)立的母、子公司。在這個過程中，公司的各原股東應(yīng)明確各自出資的范圍，辦理產(chǎn)權(quán)過戶手續(xù)；母子公司之間也要明確注入資產(chǎn)的數(shù)額和性質(zhì)，及時辦理產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)。這些資產(chǎn)的評估、確權(quán)、過戶、變更不僅需要檔案部門提供真實可靠的原始依據(jù)，而且由于檔案是無形資產(chǎn)，需要隨公司母體參與產(chǎn)權(quán)變更過程。在國有企業(yè)實行檔案集中統(tǒng)一管理原則下，如何服務(wù)企業(yè)改制并保證改制前后檔案的有機(jī)聯(lián)系，成為檔案工作的必然課題。
3、管理關(guān)系變革對檔案工作的影響。現(xiàn)代企業(yè)制度下的公司治理結(jié)構(gòu)和普遍建立的董事會決策、監(jiān)事會監(jiān)督、經(jīng)理層執(zhí)行的機(jī)制徹底改變了原來企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)既是決策者又是執(zhí)行者的管理關(guān)系。如何把決策、監(jiān)督、執(zhí)行機(jī)構(gòu)在各自工作過程中產(chǎn)生的檔案分門別類地收集、整理、提供利用，成為檔案工作遇到的新問題。在新的母、子公司體制下，母公司對子公司已不再是原來意義的行政管理關(guān)系，而成為了基于股權(quán)管理和政策指引為主的新型管理關(guān)系。在行政管理權(quán)弱化的情況下，如何保證檔案管理的集中統(tǒng)一和齊全完整，也是我們必須考慮的問題。
二、改制后建筑企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的滯后
1、管理力量相對不足。受計劃經(jīng)濟(jì)體制慣性影響，目前國有建筑企業(yè)的檔案工作仍然是以滿足企業(yè)內(nèi)部需要為主，顯示不出檔案的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值，因而難以引起單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。更有甚者在公司制改造過程中把檔案部門作為撤并、精簡的首選部門，或是安排一些不具備相應(yīng)素質(zhì)的人員湊合了事，使得檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力量、作業(yè)力量以及其他投入都被弱化。
2、管理方式相對分散。由于建筑施工企業(yè)特殊的流動性質(zhì)，產(chǎn)生檔案的項目和負(fù)有檔案收集、移交責(zé)任的生產(chǎn)指揮機(jī)構(gòu)經(jīng)常變動，散存在項目上的檔案資料常因地域和機(jī)構(gòu)人員的變化無法保全。企業(yè)改制重組，涉及的產(chǎn)權(quán)單位和部門多，相關(guān)的程序復(fù)雜，所產(chǎn)生的檔案資料多家保管、多處存放，極易導(dǎo)致檔案資料的流失。
3、管理手段相對落后。在建筑施工企業(yè)的檔案管理中，雖然不同程度地運用了計算機(jī)，但單機(jī)應(yīng)用的情況比較普遍，紙質(zhì)載體和手工作業(yè)為主的管理方式仍占很大比重。
4、管理制度相對缺失。改制后的建筑施工企業(yè)，對檔案工作提出了一系列的新任務(wù)和新要求。如公司治理結(jié)構(gòu)中“三會一層”的檔案如何區(qū)別管理并保持有機(jī)聯(lián)系、有相關(guān)關(guān)系但又權(quán)屬不同的檔案如何管理并保證正常利用、母子(分)公司和施工項目上的檔案如何集中統(tǒng)一并做到資源共享等，都需要我們認(rèn)真研究，通過建立規(guī)章制度加以規(guī)范。
三、建立適應(yīng)型國有建筑企業(yè)檔案管理體系
1、恢復(fù)健全組織體系，增強(qiáng)檔案管理力量。首先，要根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)的變化，調(diào)整原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和專兼職檔案管理隊伍，特別要注意吸收決策、監(jiān)督機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)和新設(shè)部門的同志參與檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，消除系統(tǒng)性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢復(fù)健全專門的檔案管理部門。符合國家檔案局關(guān)于建立企業(yè)檔案館條件的母公司，可以恢復(fù)或建立綜合檔案館，對全公司的檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理，并負(fù)起日常的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查責(zé)任；子公司也要視檔案規(guī)模設(shè)立專門機(jī)構(gòu)。第三，努力提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)。在進(jìn)口關(guān)要建立檔案崗位任職標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)選拔學(xué)有專長的人員；對現(xiàn)有人員要有計劃、有重點地進(jìn)行自培或送培，更新知識，增長才干。
2、探索新型管理模式，保持檔案有機(jī)聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，即全公司的檔案工作規(guī)劃、制度規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，但不同權(quán)屬的檔案可以區(qū)別管理。對母公司綜合檔案館而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將檔案定期向母公司檔案館移交；同時對子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)檔案實行目錄管控，建立檔案的有機(jī)聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次，對重組演變過程中的檔案進(jìn)行特殊處理。為方便利用，對公司兼并、合并、分立等重組所涉及的企業(yè)，具有獨立法人資格的存續(xù)企業(yè)檔案仍存原單位，重組過程中形成的檔案相關(guān)方各存一套，重組后的檔案與重組前的檔案分庫保管，業(yè)務(wù)上接受母公司檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)管；不具有法人資格的存續(xù)單位，重組前后的檔案全部移交母公司檔案部門統(tǒng)一保管；消亡企業(yè)的檔案按歸屬主體進(jìn)行集中和承繼。第三，建立責(zé)任傳導(dǎo)機(jī)制，解決檔案管理分散問題。由于檔案的產(chǎn)生過程不在檔案部門，所以要確保改制重組和各個項目上的檔案資料能夠完整的收集起來，必須把檔案的收集、立卷、移交責(zé)任進(jìn)行分解，并明確地傳導(dǎo)給參與改制重組的部門和所有項目管理機(jī)構(gòu)，通過責(zé)任分解，并與獎懲結(jié)合，確保這部分檔案的齊全完整。
我局檔案管理工作的發(fā)展與業(yè)務(wù)建設(shè)，既有上級業(yè)務(wù)主管部門的支持，又有局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并明確工作人員，劃定階段性任務(wù)、目標(biāo)，規(guī)定對各股室、各基層單位檔案工作實行目標(biāo)管理，實現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。同時，局黨委和局長辦公會把學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平，列入了機(jī)關(guān)工作的重要議事日程，對檔案工作進(jìn)行了多次的專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進(jìn)一步做好檔案管理和服務(wù)的辦法措施，對相關(guān)工作進(jìn)行認(rèn)真的部署安排，促進(jìn)工作的落實。同時從經(jīng)濟(jì)投入、人員配備、設(shè)備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉(zhuǎn)和安全。
二、完善各項規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案宣傳工作。
為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負(fù)責(zé)人的職責(zé)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍之內(nèi)，進(jìn)一步完善了檔案的接收、整理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強(qiáng)了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強(qiáng)調(diào)對檔案的管理、使用和愛護(hù)，并組織全局干部職工結(jié)合“四五普法”學(xué)習(xí)了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，一名同志上班時間玩芭比娃娃受到了處分，全局檔案管理法律意識明顯加強(qiáng)。
三、嚴(yán)格做好檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理工作。
嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
對于各基層單位的檔案管理，我們經(jīng)常深入基層，要求嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
全系統(tǒng)現(xiàn)藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。水利系統(tǒng)已有12個單位的檔案室達(dá)到了省級檔案管理一級標(biāo)準(zhǔn)，4個單位達(dá)到了國家二級管理標(biāo)準(zhǔn)。
局機(jī)關(guān)檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務(wù)檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設(shè)、旱澇災(zāi)害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設(shè)中發(fā)揮了很大的優(yōu)勝。1992年局機(jī)關(guān)檔案室達(dá)到了省級檔案管理一級標(biāo)準(zhǔn)；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進(jìn)集體；2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進(jìn)集體。
四、加大投入，嚴(yán)肅紀(jì)律，確保檔案安全。
檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負(fù)責(zé)的高度，深刻認(rèn)識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責(zé)任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。在自查的基礎(chǔ)上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發(fā)生。建立健全檔案安全規(guī)章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的規(guī)章制度，真正做到責(zé)任到人，措施到位。檔案室內(nèi)配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設(shè)備，達(dá)到檔案庫房“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全。增強(qiáng)了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。
五、今后檔案工作設(shè)想
今后檔案工作的目標(biāo)是，以“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，堅持依法治檔，依法監(jiān)督；立足現(xiàn)實，著眼未來，強(qiáng)化服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制；積極開發(fā)檔案信息資源，充分利用現(xiàn)代化手段，為水利建設(shè)提供更方便、快捷的服務(wù)。重點做好以下幾項工作：
1、繼續(xù)學(xué)習(xí)宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》，堅持依法管理檔案。
2、做好檔案日常管理工作。采用科學(xué)先進(jìn)的管理手段管理檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理、檢索微機(jī)化。
一、影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及原因分析
1.標(biāo)準(zhǔn)多樣化制約企業(yè)檔案信息化建設(shè)。現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，由于各企業(yè)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，既有執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)、又有執(zhí)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，還有執(zhí)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這在一定程度上制約了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源集成和共享的前提條件，檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)一規(guī)范的管理方法和技術(shù)手段。
2.信息多元化影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要是以紙質(zhì)檔案為載體模式，隨著計算機(jī)的飛速發(fā)展和普及，企業(yè)檔案管理發(fā)生了深刻的變化，主要表現(xiàn)：一是檔案的載體形式呈現(xiàn)多樣性，一般分為紙質(zhì)、磁盤（帶）、光盤、膠片；二是檔案格式多樣性，從一維空間發(fā)展到三維空間，從文字、圖像到聲音、三維模型；三是企業(yè)檔案的內(nèi)涵不斷豐富，不再是單純的科技、會計、文書等傳統(tǒng)的種類；四是軟硬件不斷地升級換代，成為影響檔案信息化的一個主要因素。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢
1.檔案管理理念的改變。企業(yè)檔案管理理念將由“前端管理、全程控制、協(xié)同運營和電子文檔”取代“末端收集、分段管理、獨立展開和紙介文檔”管理理念。
2.檔案業(yè)務(wù)流程的再造。企業(yè)檔案管理將對檔案資源進(jìn)行整合和深度挖掘，通過統(tǒng)一的管理平臺，及時有效地提供檔案信息為企業(yè)服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案的收集整理、科學(xué)保管、開發(fā)利用、信息服務(wù)全過程的網(wǎng)絡(luò)化管理。
3.檔案人員素質(zhì)的提升。企業(yè)檔案管理需要具有檔案學(xué)、管理學(xué)和數(shù)據(jù)庫管理的綜合型人才，高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員隊伍，能夠在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中起到?jīng)Q定性作用。4.檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案管理實現(xiàn)傳統(tǒng)的手工管理模式向計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子辦公模式轉(zhuǎn)變以及檔案管理人員從保管服務(wù)型向提供利用型轉(zhuǎn)變。
三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探索與實踐
1.長遠(yuǎn)規(guī)劃法。企業(yè)檔案工作與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營密切相關(guān)，如何確保企業(yè)檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確和安全，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)和科學(xué)研究服務(wù)，是開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重中之重。因此，我們從檔案工作實際出發(fā)，制訂企業(yè)檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，并列入企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃，按照檔案信息化長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的實施。
2.定性分析法。根據(jù)企業(yè)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，我們堅持以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營為中心，通過對各類檔案分析對比，找出企業(yè)中利用率最高、利用最廣泛，利用需要最迫切的檔案類型，本著急用先上的原則，率先實施檔案數(shù)字化建設(shè)，為全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)邁出堅實步伐。
3.實踐驗證法。一是實現(xiàn)檔案多全宗管理，除對母公司各類檔案實現(xiàn)全面管理外，實現(xiàn)對子公司和異地檔案的管理；二是實現(xiàn)檔案效率的提升，檔案人員可直接利用相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案編目，節(jié)省了檔案整理時間，提高了檔案利用效率；三是實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化，節(jié)省檔案存儲空間，有利于檔案的異地備份；四是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的借閱審批，最大化地為檔案使用者提供最優(yōu)質(zhì)、最方便的服務(wù)；五是實現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程查詢利用，各個部門根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限，可在任何地方進(jìn)行檔案的查借閱。
4.循序推進(jìn)法。為了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，我們公司按照循序推進(jìn)的原則，分階段實施檔案信息化建設(shè)。2011年，建立檔案信息化管理平臺，設(shè)立公司檔案網(wǎng)站，填補(bǔ)公司檔案信息化建設(shè)空白；2012年，開展產(chǎn)品底圖數(shù)字化，提升產(chǎn)品底圖利用效率，實現(xiàn)檔案資源由保管服務(wù)型向主動提供利用型號轉(zhuǎn)變；2013年，開展數(shù)字化檔案館基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一期建設(shè)，引進(jìn)數(shù)字檔案館模型理念，提出238檔案數(shù)字化工作法；2014年，實施數(shù)字化圖書館建設(shè)，提高科技圖書期刊利用效率，實現(xiàn)為公司生產(chǎn)經(jīng)營和技術(shù)研發(fā)提供方便、快捷和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；2015年，檔案信息化管理平臺優(yōu)化與完善，適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理工作的實際需要。
四、企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得的初步成效
全文如下：
關(guān)于印發(fā)《會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》的通知
財會[20xx]1號
各省、自治區(qū)、直轄市財政廳(局)、檔案局，深圳市財政委員會、檔案局：
為規(guī)范會計師事務(wù)所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計檔案的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關(guān)規(guī)定，財政部、國家檔案局制定了《會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》，現(xiàn)予印發(fā)，自20xx年7月1日起施行。
財政部 國家檔案局
20xx年1月11日
附件：
會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法
第一章
總 則
第一條 為規(guī)范會計師事務(wù)所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計檔案的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的會計師事務(wù)所管理審計檔案，適用本辦法。
第三條 本辦法所稱審計檔案，是指會計師事務(wù)所按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則要求形成的審計工作底稿和具有保存價值、應(yīng)當(dāng)歸檔管理的各種形式和載體的其他歷史記錄。
第四條 審計檔案應(yīng)當(dāng)由會計師事務(wù)所總所及其分所分別集中管理，接受所在地省級財政部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 會計師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)明確一名負(fù)責(zé)人(合伙人、股東等)分管審計檔案工作，該負(fù)責(zé)人對審計檔案工作負(fù)分管責(zé)任。
會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門崗位或指定專人具體管理審計檔案并承擔(dān)審計檔案管理的直接責(zé)任。審計檔案管理人員應(yīng)當(dāng)接受檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能。
第六條 會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身經(jīng)營管理實際，建立健全審計檔案管理制度，采用可靠的防護(hù)技術(shù)和措施，確保審計檔案妥善保管和有效利用。
會計師事務(wù)所從事境外發(fā)行證券與上市審計業(yè)務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守境外發(fā)行證券與上市保密和檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第二章
歸檔、保管與利用
第七條 會計師事務(wù)所從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則的要求，及時將審計業(yè)務(wù)資料按審計項目整理立卷。
審計檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對接收的審計檔案及時進(jìn)行檢查、分類、編號、入庫保管，并編制索引目錄或建立其他檢索工具。
第八條 會計師事務(wù)所不得任意刪改已經(jīng)歸檔的審計檔案。按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則規(guī)定可以對審計檔案作出變動的，應(yīng)當(dāng)履行必要的程序，并保持完整的變動記錄。
第九條 會計師事務(wù)所自行保管審計檔案的，應(yīng)當(dāng)配置專用、安全的審計檔案保管場所，并配備必要的設(shè)施和設(shè)備。
會計師事務(wù)所可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案，或委托依法設(shè)立、管理規(guī)范的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡稱中介機(jī)構(gòu))代為保管。
第十條 會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則的規(guī)定，結(jié)合審計業(yè)務(wù)性質(zhì)和審計風(fēng)險評估情況等因素合理確定審計檔案的保管期限，最低不得少于十年。
第十一條 審計檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對審計檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)損毀、遺失等異常情況，應(yīng)當(dāng)及時向分管負(fù)責(zé)人或經(jīng)其授權(quán)的其他人員報告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。
第十二條 會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行審計檔案利用制度，規(guī)范審計檔案查閱、復(fù)制、借出等環(huán)節(jié)的工作。
第十三條 會計師事務(wù)所對審計檔案負(fù)有保密義務(wù)，一般不得對外提供;確需對外提供且符合法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。手續(xù)不健全的，會計師事務(wù)所有權(quán)不予提供。
第三章
權(quán)屬與處置
第十四條 審計檔案所有權(quán)歸屬會計師事務(wù)所并由其依法實施管理。
第十五條 會計師事務(wù)所合并的，合并各方的審計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的會計師事務(wù)所統(tǒng)一管理。
第十六條 會計師事務(wù)所分立后原會計師事務(wù)所存續(xù)的，在分立之前形成的審計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一管理。
會計師事務(wù)所分立后原會計師事務(wù)所解散的，在分立之前形成的審計檔案，應(yīng)當(dāng)根據(jù)分立協(xié)議，由分立后的會計師事務(wù)所分別管理，或由其中一方統(tǒng)一管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機(jī)構(gòu)代為保管。
第十七條 會計師事務(wù)所因解散、依法被撤銷、被宣告破產(chǎn)或其他原因終止的，應(yīng)當(dāng)在終止之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機(jī)構(gòu)代為保管。
第十八條 會計師事務(wù)所分所終止的，應(yīng)當(dāng)在終止之前將審計檔案交由總所管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機(jī)構(gòu)代為保管。
第十九條 會計師事務(wù)所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)的，應(yīng)當(dāng)在交回執(zhí)業(yè)證書之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機(jī)構(gòu)代為保管。
第二十條 有限責(zé)任制會計師事務(wù)所及其分所因組織形式轉(zhuǎn)制而注銷，并新設(shè)合伙制會計師事務(wù)所及分所的，轉(zhuǎn)制之前形成的審計檔案由新設(shè)的合伙制會計師事務(wù)所及分所分別管理。
第二十一條 會計師事務(wù)所及分所委托中介機(jī)構(gòu)代為保管審計檔案的，應(yīng)當(dāng)簽訂書面委托協(xié)議，并在協(xié)議中約定審計檔案的保管要求、保管期限以及其他相關(guān)權(quán)利義務(wù)。
第二十二條 會計師事務(wù)所及分所終止或會計師事務(wù)所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)的，應(yīng)當(dāng)在交回執(zhí)業(yè)證書時將審計檔案的處置和管理情況報所在地省級財政部門備案。委托中介機(jī)構(gòu)代為保管審計檔案的，應(yīng)當(dāng)提交書面委托協(xié)議復(fù)印件。
第四章
鑒定與銷毀
第二十三條 會計師事務(wù)所檔案部門或檔案工作人員所屬部門(以下統(tǒng)稱檔案管理部門)應(yīng)當(dāng)定期與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同開展對保管期滿的審計檔案的鑒定工作。
經(jīng)鑒定后，確需繼續(xù)保存的審計檔案應(yīng)重新確定保管期限;不再具有保存價值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計檔案應(yīng)當(dāng)?shù)怯浽靸裕?jīng)會計師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人簽字確認(rèn)后予以銷毀。
第二十四條 會計師事務(wù)所銷毀審計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計師事務(wù)所檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀電子審計檔案的，會計師事務(wù)所信息化管理部門應(yīng)當(dāng)派員監(jiān)銷。
第二十五條 審計檔案銷毀決議或類似決議、審批文書和銷毀清冊(含銷毀人、監(jiān)銷人簽名等)應(yīng)當(dāng)長期保存。
第五章
信息化管理
第二十六條 會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段強(qiáng)化審計檔案管理，不斷提高審計檔案管理水平和利用效能。
第二十七條 會計師事務(wù)所對執(zhí)業(yè)過程中形成的具有保存價值的電子審計業(yè)務(wù)資料，應(yīng)當(dāng)采用有效的存儲格式和存儲介質(zhì)歸檔保存，建立健全防篡改機(jī)制，確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全。
第二十八條 會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案的保管情況、可讀取狀況等進(jìn)行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
第六章
監(jiān)督管理
第二十九條 會計師事務(wù)所從業(yè)人員轉(zhuǎn)所執(zhí)業(yè)的，離所前應(yīng)當(dāng)辦理完結(jié)審計業(yè)務(wù)資料交接手續(xù)，不得將屬于原所的審計業(yè)務(wù)資料帶至新所。
禁止會計師事務(wù)所及其從業(yè)人員損毀、篡改、偽造審計檔案，禁止任何個人將審計檔案據(jù)為己有或委托個人私存審計檔案。
第三十條 會計師事務(wù)所違反本辦法規(guī)定的，由省級以上財政部門責(zé)令限期改正。逾期不改的，由省級以上財政部門予以通報、列為重點監(jiān)管對象或依法采取其他行政監(jiān)管措施。
會計師事務(wù)所審計檔案管理違反國家保密和檔案管理規(guī)定的，由保密行政管理部門或檔案行政管理部門分別依法處理。
第七章
附 則
【關(guān)鍵詞】會計師事務(wù)所；會計檔案；管理；風(fēng)險控制
在目前日益發(fā)達(dá)的經(jīng)濟(jì)活動中，會計師事務(wù)所的業(yè)務(wù)量越來越大，隨著各項經(jīng)濟(jì)法規(guī)的不斷健全完善，對會計師事務(wù)所的執(zhí)業(yè)要求也越來越高，會計師事務(wù)所面臨的執(zhí)業(yè)風(fēng)險也越來越大，對于會計師事務(wù)所來說，會計檔案的保管無疑是風(fēng)險控制中重要的一環(huán)節(jié)，也是會計師事務(wù)所內(nèi)控管理的重要措施。
一、會計師事務(wù)所面臨的主要風(fēng)險
會計師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過程中面臨的主要風(fēng)險是訴論風(fēng)險，經(jīng)常被作為第二被告要求承擔(dān)民事責(zé)任。會計師事務(wù)所的審計業(yè)務(wù)和驗資業(yè)務(wù)都可能帶來訴訟風(fēng)險。如某些企業(yè)想從銀行騙貸，銀行要求必須有會計師事務(wù)所提供的審計報告，企業(yè)就會利用較高的審計費誘惑，要求會計師事務(wù)所出具虛假的審計報告，虛列企業(yè)的盈利和資產(chǎn)總額，使企業(yè)的財務(wù)指標(biāo)符合銀行的貸款要求，在銀行放貸后，企業(yè)將資金轉(zhuǎn)走，等到貸款到期，企業(yè)可能人去樓空，給銀行造成壞賬損失，這樣銀行將會把企業(yè)和會計師事務(wù)所作為第一第二被告，要求承擔(dān)賠償損失，如上世紀(jì)九十年代沈太福非法集資案，北京長城會計師事務(wù)所就因此而作為第二被告要求賠償損失，最后事務(wù)所被迫解散。
除了企業(yè)銀行騙貸外，還可能因出具不實審計報告，通過虛假的盈利信息，誘導(dǎo)投資者購買股票，結(jié)果因股票暴跌而被股民索賠，早期如銀廣廈案，近期的綠大地，萬福生科等股民索賠案。為其承擔(dān)審計業(yè)務(wù)的會計師事務(wù)所除了要承擔(dān)民事賠償外，還被證監(jiān)會處以高額罰款，損失極其慘重。
驗資業(yè)務(wù)的風(fēng)險也不容小覷，現(xiàn)在有很多不法之徒為了詐騙錢財，通過注冊虛假的公司，進(jìn)行虛假的購銷業(yè)務(wù)，在注冊公司的過程中，客戶會將公司注冊手續(xù)外包給公司，由公司墊資進(jìn)行注冊，再由公司找一家會計師事務(wù)所出具驗資報告，并給予較高的驗資費用，一旦這些皮包公司詐騙成功，受騙方在找不到對方的情況下，會要求出具驗資報告的會計師事務(wù)所承擔(dān)連帶責(zé)任，這種案例已屢見不鮮。
由于會計師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過程中會接觸到企業(yè)的商業(yè)秘密，負(fù)有對知曉的商業(yè)秘密保密的責(zé)任，如客戶的重要客戶、重要的供應(yīng)商、重要的配方、采購價格、成本購成及管理模式等，都負(fù)有為客戶保密的責(zé)任，一旦泄露給客戶造成重大損失，在客戶弄清泄露源頭后，會對會計師事務(wù)所進(jìn)行索賠。
所以會計師師事務(wù)所在開展審計和驗資業(yè)務(wù)時，除了要求具有業(yè)務(wù)勝任能力外，還必須盡職盡責(zé)，做好審計基礎(chǔ)工作，通過檢查、監(jiān)盤、觀察、查詢及函證、分析性復(fù)核等手段獲取充分必要的審計證據(jù)，做好審計工作底稿并保存好審計證據(jù)，形成能獲得審計證據(jù)支撐的審計或驗資結(jié)論，一旦發(fā)生風(fēng)險，如果所獲證據(jù)真實充足，在訴論過程中也會減輕自己的責(zé)任。
二、目前會計師事務(wù)所檔案管理存在的一些問題
我國從1991年恢復(fù)注冊會計師統(tǒng)一考試以來，到現(xiàn)在已有二十多年時間，注冊會計師的業(yè)務(wù)也有很大的發(fā)展，會計師事務(wù)所的檔案管理也取得了很大的進(jìn)展，但也存在一些問題，主要有以下幾方面：
1、檔案管理投入不足
會計師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過程中，由于過份重視經(jīng)濟(jì)利益，對需要費時費力的檔案管理往往不重視，如一些規(guī)模較小的會計師事務(wù)所會計檔案無專人管理，檔案存放無專門的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會計檔案的損毀，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質(zhì)量及壽命受到影響。
2、檔案管理不規(guī)范
有些會計師事務(wù)所在上半年審計業(yè)務(wù)繁忙的季節(jié)，只注重出報告，而不注重會計檔案的收集整理工作，而是等到下半年業(yè)務(wù)淡季時才專門抽時間進(jìn)行會計工作底稿的整理，往往由于時間太長，在整理過程中會出現(xiàn)缺少各種審計證據(jù)的情況，如關(guān)鍵的詢證函沒有，企業(yè)的銀行對賬單不齊，重要的合同沒有復(fù)印，有的甚至連企業(yè)提供的未審報表都沒有蓋公章，要補(bǔ)的太多，再要求客戶提供又感覺不好意思，只要聽之任之，有多少就整理多少，沒有的就算了。對檔案的借閱也沒有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結(jié)果不知道是哪一環(huán)節(jié)把檔案弄丟了，曾經(jīng)有一個會計師事務(wù)所在從事司法鑒定業(yè)務(wù)時，原告方提供了會計憑證之類的會計檔案，事務(wù)所注冊會計師在叫來被告詢問某些細(xì)節(jié)時，被告要求看對方會計憑證的附件，被告利用注冊會計師缺少經(jīng)驗，趁注冊會計師有事不在場的幾分鐘時間，將某些重要證據(jù)撕下帶走，有些進(jìn)行涂改，造成在開庭質(zhì)證時，原告方證據(jù)效力受到影響。會計師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)時還會將一些自相矛盾的審計證據(jù)一同保存，比如說本期確認(rèn)了收入，但發(fā)貨單之類的審計證據(jù)卻又不是當(dāng)期的，有的驗資報告的出資單據(jù)如銀行繳款單或進(jìn)賬單上款項用途寫的是借款，但又作為實收資本的依據(jù)。這些無疑存在很大的風(fēng)險。
3、重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他檔案管理
作為法律取證材料，一份完備的業(yè)務(wù)檔案可以挽救一個事務(wù)所，而存在重大缺陷的業(yè)務(wù)檔案又足以讓一個事務(wù)所關(guān)門。所以，業(yè)內(nèi)人士將會計師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業(yè)務(wù)檔案則比喻為“定時炸彈”，普遍存在著重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務(wù)所對于業(yè)務(wù)檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴(yán)重散失，處于無人管理的狀態(tài)。
三、加強(qiáng)檔案管理、防范風(fēng)險的應(yīng)對措施
會計師事務(wù)所如何化解在執(zhí)業(yè)過程中遇到的風(fēng)險，除了加強(qiáng)自身專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高專業(yè)勝任能力，對明顯有風(fēng)險的業(yè)務(wù)規(guī)避外，在會計檔案管理方面，還要采取以下措施：
1、制定會計檔案管理制度、規(guī)范會計檔案保管
每個會計師事務(wù)所為了規(guī)避風(fēng)險，規(guī)范管理，都應(yīng)該制定會計師事務(wù)所檔案管理制度，對檔案的整理，保管等工作進(jìn)行分工，明確各部門的責(zé)權(quán)利。如檔案的接收、移交、歸檔、保管、借閱和銷毀等作出詳細(xì)的規(guī)定，防止檔案的毀損或泄露。
2、加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高執(zhí)業(yè)人員對會計檔案重要性的認(rèn)識
有許多注冊會計師在執(zhí)業(yè)過程中，會帶一些助理人員一起去企業(yè)，其中審計證據(jù)的搜集工作交由助理人員去完成，但有些助理人員沒有這方面的經(jīng)驗，對審計證據(jù)也難判斷真假，這樣，就必須事先對助理人員進(jìn)行有關(guān)審計工作底稿相關(guān)知識的培訓(xùn)，使他們對審計證據(jù)的范圍和重要性有明確的認(rèn)識，對審計證據(jù)的真假能進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋鎰e，同時，執(zhí)業(yè)的注冊會計師對助理人員搜集的證據(jù)的完整性和真實性要負(fù)有主要責(zé)任，不能一旦出事就將責(zé)任推卸給助理人員。
3、對重要的證據(jù)要重點保存
在進(jìn)行審計業(yè)務(wù)時，對企業(yè)重要資產(chǎn)的權(quán)證，如銀行存款的對賬單，房產(chǎn)和土地的產(chǎn)權(quán)證、應(yīng)收賬款的函證以及重大交易的合同，交易記錄等，必須重點保存；對驗資業(yè)務(wù)中的投入資本的單據(jù)，如貨幣資金出資的繳款單或進(jìn)賬單，實物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證明及移交記錄等，都必須重點保存。
4、注冊會計師對會計檔案要嚴(yán)加審核，保證審計證據(jù)的真實性
注冊會計師在執(zhí)業(yè)時，對證據(jù)的來源一定要親自獲取，不要讓客戶代為提供，有些行為如詢證函回函寄到客戶處，由客戶代為轉(zhuǎn)交會計師事務(wù)所，貨幣資金出資的詢證函由客戶代為提供，自己不去銀行親自獲取，這些都會形成很大的隱患，存在重大的訴訟風(fēng)險。曾有個會計師事務(wù)所在做驗資業(yè)務(wù)時，客戶與銀行人員串通一氣，由客戶將詢證函交給非柜臺的銀行人員，在詢證函上蓋個假章，后來產(chǎn)生訴訟案件，在訴訟中因詢證函屬偽造，造成會計師事務(wù)所因工作失職承擔(dān)連帶責(zé)任。另外對自相矛盾的證據(jù)要運用替代程序進(jìn)行審核，甄別取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。
5、加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，做好保密工作
檔案干部隊伍是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。近年來，我局結(jié)合開展作風(fēng)建設(shè)集中整治“庸懶散奢貪”活動，圍繞“提高整體素質(zhì)，增強(qiáng)創(chuàng)新能力”的要求，加強(qiáng)檔案干部隊伍建設(shè)，為促進(jìn)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展提供可靠的人力支撐。
（一）抓作風(fēng)、強(qiáng)隊伍
我局檔案干部參照公務(wù)員管理后，對檔案干部隊伍建設(shè)提出了更高的要求。今年是作風(fēng)建設(shè)活動年，我們“以抓作風(fēng)、促轉(zhuǎn)變、強(qiáng)隊伍、促提高”為工作目標(biāo)。從工作制度，工作紀(jì)律和崗位職責(zé)上加強(qiáng)檔案干部隊伍建設(shè)。一年來，全局各股室充分發(fā)揮自身職能作用，依照局里制定的作風(fēng)建設(shè)集中整治“庸懶散奢貪”的工作方案和市局的指導(dǎo)意見，嚴(yán)格實行上下班簽到制度、請假審批制度、崗位AB制和崗位責(zé)任制。在檔案服務(wù)、檔案編研、檔案管理和檔案指導(dǎo)上開展?fàn)巸?yōu)創(chuàng)先活動，使檔案工作更加規(guī)范化。
（二）抓培訓(xùn)強(qiáng)業(yè)務(wù)一年來，我局先后組織5批共51名區(qū)、鎮(zhèn)檔案工作者參加省、市檔案局在省內(nèi)外舉辦的檔案業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)；同時，我局還在三月份召開一次全區(qū)各鎮(zhèn)（街道）辦公室主任檔案工作座談會，采取座談加培訓(xùn)的做法，直接部署抓好農(nóng)村檔案歸檔工作，有效的加強(qiáng)檔案干部間的感情溝通和業(yè)務(wù)交流，提高檔案干部的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。
二、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)
（一）檔案資源是檔案部門的立身之本。為了豐富檔案館藏資料，加強(qiáng)大檔案資源建設(shè)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《市重大活動照片音像檔案管理暫行辦法》，努力構(gòu)建館藏豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，特色鮮明的檔案館。今年我局新購置了專業(yè)照相機(jī)和三部臺式電腦，兩臺溫濕度儀，一臺粉碎紙機(jī)；并把庫房和資料室內(nèi)外門全部改造，安裝堅固的不銹鋼防盜門；全面改造整幢檔案館樓的電路電線，實現(xiàn)照明和空調(diào)用電分開設(shè)計使用。設(shè)置一個精品室，特制專門的不銹鋼資料柜，安裝一部變頻直流空調(diào)和溫濕度儀。此外，還注重發(fā)揮音像設(shè)備作用，積極參與區(qū)召開的黨代、人大兩會等實況拍攝，并編研音像資料存檔。今年來征集了260多張圖片資料和60多冊書刊資料（其中黃氏、周氏、林氏等宗譜18冊，張云逸將軍的畫冊、年譜、生平事跡資料3冊）。并把館藏的1500冊資料重新進(jìn)行編目；還對進(jìn)館的區(qū)委辦、組織部檔案109盒，目錄2980條著錄。每年制作一期瓊山重大事項圖片紀(jì)實專欄。
（二）對未進(jìn)館的檔案做好指導(dǎo)安全保管工作
由于我區(qū)檔案館藏庫房容量受到限制。我區(qū)許多機(jī)關(guān)部門的檔案無法及時進(jìn)館。為了保護(hù)好檔案資源，確保檔案存放安全有效。我局多次派出管理股和指導(dǎo)股的工作人員分別下到的33個區(qū)直機(jī)關(guān)單位指導(dǎo)，幫助他們采取科學(xué)有效的措施，切實做好檔案安全保管工作，確保未進(jìn)館的檔案得到有效的保護(hù)。
三、加強(qiáng)檔案工作的指導(dǎo)和檢查
為了做好檔案的收集、整理、歸檔工作，我局每年都向全區(qū)各鎮(zhèn)（街道）村（居）委會、直機(jī)關(guān)企業(yè)事業(yè)單位。部署做好上年度的文書歸檔工作。一是跟蹤指導(dǎo)。我局多次指派出指導(dǎo)股人員對各單位的文書歸檔工作進(jìn)行督促指導(dǎo)，跟蹤抓落實，指導(dǎo)覆蓋率達(dá)到96%；二是深入指導(dǎo)。我局成立專門指導(dǎo)組，深入各鎮(zhèn)（街道）村委會、居委會，每個鎮(zhèn)選定一個農(nóng)村檔案管理示范村，召集各村委會資料員，采取“一對一”、“面對面”和“動手做”、“大家學(xué)”的歸檔指導(dǎo)方式對他們進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，至今已全面完成新農(nóng)村檔案整理歸檔的指導(dǎo)工作。三是經(jīng)費幫扶。今年我局經(jīng)費困難的情況下?lián)芸?000元作為專項經(jīng)費，幫助三門坡鎮(zhèn)整理原譚文鎮(zhèn)合并三門坡鎮(zhèn)前的檔案，使原撤并后的檔案得到統(tǒng)一管理。此外還支持4000元幫助潭口村委會做好建檔示范工作。四是考核檢查。我局通過與區(qū)效能辦溝通協(xié)調(diào)，把全區(qū)8個鎮(zhèn)和48個機(jī)關(guān)單位文件歸檔整理工作納入各機(jī)關(guān)單位效能建設(shè)共性工作考核目標(biāo)這種辦法從根本上改變了各單位對文書歸檔整理工作不重視、不規(guī)范的狀況。年終由區(qū)政府辦發(fā)文，并抽調(diào)機(jī)關(guān)優(yōu)秀檔案員，對鎮(zhèn)（街道）以及機(jī)關(guān)單位開展檔案整理歸檔工作進(jìn)行全面考核檢查，全區(qū)文書整理歸檔工作完成率從去年的85%提高到今年的96.5%。通過考核檢查、評比，各單位歸檔材料收集齊全；整理質(zhì)量提高，對歸檔工作有了新的認(rèn)識，有效地促進(jìn)全區(qū)檔案工作健康發(fā)展。
四、加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作
我局積極發(fā)揮檔案為社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的特殊作用，加強(qiáng)服務(wù)窗口建設(shè)，在作風(fēng)建設(shè)中轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，今年，共接待檔案利用人數(shù)892人次，查閱利用各類檔案486卷，為利用者復(fù)印檔案資料2406頁，為查閱檔案者出具證明560張。發(fā)揮檔案的開發(fā)利用價值及為民排憂解難的作用。
五、圍繞中心，服務(wù)大局
今年，我局緊緊圍繞區(qū)委區(qū)政府的重點工作，出色完成區(qū)委區(qū)政府安排的各項任務(wù)。在局（館）經(jīng)費緊張情況下，仍然支持聯(lián)系點單位——大坡鎮(zhèn)樹德村委會30000元，解決樹德村委會辦公環(huán)境，文明生態(tài)村建設(shè)和助學(xué)助教活動。積極參與區(qū)“五大工程”整治活動并很好的完成任務(wù)。我局負(fù)責(zé)的鼓樓街衛(wèi)生門前三包責(zé)任區(qū)全年沒有被曝光批評。還主動配合區(qū)委組織部開展聯(lián)村進(jìn)企幫扶工作，指派一名檔案干部長期進(jìn)駐聯(lián)系點做好幫扶和黨建指導(dǎo)工作。為瓊山重點項目建設(shè)的土地權(quán)屬爭議提供相關(guān)服務(wù)；收集區(qū)重點項目建設(shè)相關(guān)的資料進(jìn)館存檔，發(fā)揮檔案工作在建設(shè)新瓊山中的重要作用。
六、存在的問題和原因
今年來，我局的檔案工作雖然取得一定的成績，檔案工作基礎(chǔ)也較為扎實。但是我們也清楚地看到，檔案工作仍然存在一些問題。一是檔案管理跟不上時代的步伐，缺乏規(guī)范化管理；二是檔案館樓陳舊，庫房容量有限，造成多個單位到期檔案無法進(jìn)館；三是農(nóng)村檔案工作基礎(chǔ)薄弱，重視程度不夠，發(fā)展不平衡等。存在這些問題的主要原因：一是檔案工作經(jīng)費投入不足，硬件設(shè)施和設(shè)備及人才隊伍專業(yè)化、年輕化跟不上檔案事業(yè)的發(fā)展要求；二是原有的檔案館由于建造年限長久，設(shè)計不合理，庫房面積過小，達(dá)不到縣級一類館的標(biāo)準(zhǔn)要求，庫房容量早已飽和；三是新農(nóng)村檔案建設(shè)，缺少有知識懂業(yè)務(wù)的檔案員，檔案隊伍不穩(wěn)定，責(zé)任心不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平有限，鎮(zhèn)一級指導(dǎo)不到位影響農(nóng)村檔案工作的發(fā)展。在今后的工作中，必須繼續(xù)強(qiáng)化鎮(zhèn)、村一級檔案業(yè)務(wù)隊伍建設(shè)，加大檔案經(jīng)費投入，加強(qiáng)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，在檔案工作中重點抓好檔案規(guī)范化建設(shè)。使檔案工作跟上時代的步伐。為國際旅游島建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2014年工作設(shè)想
一、全面加強(qiáng)進(jìn)館檔案的安全管理，采取更加有效的措施做好館藏檔案的“十防”工作。
二、調(diào)整檔案庫房的現(xiàn)有布局，整事檔案館庫房資源，合理使用庫房，繼續(xù)完善庫房設(shè)備配套，全面安裝安全有效的電子監(jiān)控設(shè)備。
三、全面整理期間的階級檔案和實物檔案，使各門類檔案得到規(guī)范、有效的保存。
我局歷來對檔案管理工作非常重視，近幾年來我局檔案工作大局黨委領(lǐng)導(dǎo)下，在區(qū)檔案局的指導(dǎo)下，一步一個臺階，逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化，實現(xiàn)了檔案管理的跨越發(fā)展，2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進(jìn)集體。現(xiàn)將有關(guān)情況匯報如下。
一、高度重視，落實責(zé)任，確定責(zé)任制
我局檔案管理工作的發(fā)展與業(yè)務(wù)建設(shè)，既有上級業(yè)務(wù)主管部門的支持，又有局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并明確工作人員，劃定階段性任務(wù)、目標(biāo)，規(guī)定對各股室、各基層單位檔案工作實行目標(biāo)管理，實現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。同時，局黨委和局長辦公會把學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平，列入了機(jī)關(guān)工作的重要議事日程，對檔案工作進(jìn)行了多次的專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進(jìn)一步做好檔案管理和服務(wù)的辦法措施，對相關(guān)工作進(jìn)行認(rèn)真的部署安排，促進(jìn)工作的落實。同時從經(jīng)濟(jì)投入、人員配備、設(shè)備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉(zhuǎn)和安全。
二、完善各項規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案宣傳工作。
為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負(fù)責(zé)人的職責(zé)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍之內(nèi)，進(jìn)一步完善了檔案的接收、整理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強(qiáng)了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強(qiáng)調(diào)對檔案的管理、使用和愛護(hù)，并組織全局干部職工結(jié)合“四五普法”學(xué)習(xí)了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，全局檔案管理法律意識明顯加強(qiáng)。
三、嚴(yán)格做好檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理工作。
嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
對于各基層單位的檔案管理，我們經(jīng)常深入基層，要求嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
全系統(tǒng)現(xiàn)藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。水利系統(tǒng)已有12個單位的檔案室達(dá)到了省級檔案管理一級標(biāo)準(zhǔn)，4個單位達(dá)到了國家二級管理標(biāo)準(zhǔn)。
局機(jī)關(guān)檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務(wù)檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設(shè)、旱澇災(zāi)害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設(shè)中發(fā)揮了很大的優(yōu)勝。1992年局機(jī)關(guān)檔案室達(dá)到了省級檔案管理一級標(biāo)準(zhǔn)；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進(jìn)集體；2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進(jìn)集體。
四、加大投入，嚴(yán)肅紀(jì)律，確保檔案安全。
檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負(fù)責(zé)的高度，深刻認(rèn)識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責(zé)任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。在自查的基礎(chǔ)上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發(fā)生。建立健全檔案安全規(guī)章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的規(guī)章制度，真正做到責(zé)任到人，措施到位。檔案室內(nèi)配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設(shè)備，達(dá)到檔案庫房“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全。增強(qiáng)了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。
五、做好服務(wù)利用工作。
檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設(shè)法為其排憂解難。2005年已經(jīng)接待利用者人次，查閱檔案資料卷冊，出具證明份，復(fù)印檔案資料頁。為全區(qū)水利建設(shè)做提供了重要依據(jù)和可使節(jié)借鑒的資料。
六、今后檔案工作設(shè)想
今后檔案工作的目標(biāo)是，以“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，堅持依法治檔，依法監(jiān)督；立足現(xiàn)實，著眼未來，強(qiáng)化服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制；積極開發(fā)檔案信息資源，充分利用現(xiàn)代化手段，為水利建設(shè)提供更方便、快捷的服務(wù)。重點做好以下幾項工作：
1、繼續(xù)學(xué)習(xí)宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》，堅持依法管理檔案。
2、做好檔案日常管理工作。采用科學(xué)先進(jìn)的管理手段管理檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理、檢索微機(jī)化。
3、加大聲像實物檔案的收集力度。
