時間：2022-03-25 13:27:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理部門工作計劃，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
電力作為國民經(jīng)濟的基礎設施行業(yè)，在服務國家經(jīng)濟發(fā)展、服務百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著信息網(wǎng)絡技術在電力企業(yè)規(guī)劃、建設、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等方面的應用，電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認識和發(fā)現(xiàn)。企業(yè)大量檔案信息通過網(wǎng)絡傳輸、應用和存儲，對電力企業(yè)黨政綜合管理部門的信息安全工作提出了新的挑戰(zhàn)。因此，在充分發(fā)揮檔案信息網(wǎng)絡在企業(yè)管理中快速、高效、方便等優(yōu)勢的同時，電力企業(yè)黨政綜合部門必須高度重視、認真解決的一個新課題。企業(yè)管理實踐證明，只有加強檔案信息安全工作，才能保障電力企業(yè)實現(xiàn)科學發(fā)展、安全發(fā)展、和諧發(fā)展的目標。
一、如何加強電力企業(yè)檔案管理的認識
(一)提高對檔案工作重要性的認識
領導重視是檔案規(guī)范化管理的關鍵。要讓企業(yè)的領導者和決策者充分認識到企業(yè)檔案是“企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分”，是企業(yè)管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。
(二)管理機制健全是做好檔案管理的保證
要按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結合電力企業(yè)檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規(guī)章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項工作流程，嚴格責任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業(yè)所有部門參與的檔案管理領導機構，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，部門和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結合的檔案工作網(wǎng)絡。
二、改進電力檔案管理的措施與途徑
(一)領導要提高對檔案工作重要性的認識
領導要重視檔案工作，充分認識到檔案管理對電力的生產(chǎn)經(jīng)營提供重要的信息資源作用，讓領導更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。電力檔案充分體現(xiàn)了它的特殊的、不可替代的特性。領導要不斷提高對檔案工作重要地位的認識，切實加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事議程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。
(二)加強法制宣傳，提高“依法治檔”的自覺性
眾所周知，市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，電力建設檔案工作同樣也要納入法制軌道。新的管理體制要求把電力檔案工作納入電力機關的自律行為范圍之內(nèi)。檔案管理部門的宏觀管理主要通過制定法規(guī)和執(zhí)法監(jiān)督來體現(xiàn)。首先，要通過宣傳貫徹、落實國家有關機關檔案工作的內(nèi)部管理體制及管理行為，強化檔案法制教育，不斷增強企業(yè)領導和檔案工作人員的檔案法制觀念。其次，市場經(jīng)濟體制下的電力檔案，必須自覺依法治檔，用檔案管理部門機有關行業(yè)部門的相關政策、法規(guī)來約束自己的檔案行為，接受有關部門的監(jiān)督檢查。同時，檔案管理部門要正確認識和處理行政執(zhí)法與業(yè)務知道的關系，依據(jù)所有制多元化的特點，規(guī)范檔案管理工作。
三、深刻認識電力企業(yè)黨政綜合管理部門信息安全工作的重要意義
(一)電力企業(yè)在國民經(jīng)濟發(fā)展中具有極其重要的地位
當今時代下，電力是社會和經(jīng)濟運行的總開關，沒有電，一切就會迅速陷入全面癱瘓。2008年初，南方數(shù)省所發(fā)生的雨雪冰凍災害，把中國“煤電運”這種資源依賴性的弱點暴露無遺，充分體現(xiàn)出缺了電就沒有正常的社會生活。在現(xiàn)代化戰(zhàn)爭中摧毀電網(wǎng)就是克敵制勝的法寶，這絕非危言聳聽。因此，電力行業(yè)始終是國內(nèi)外敵對勢力窺視的重點，近年來，針對電力企業(yè)的檔案信息安全攻擊的案例越來越多，這就要求我們切實增強檔案信息安全保密的自覺性，時刻保持警惕性。
(二)電力企業(yè)在市場經(jīng)濟條件下必須保守商業(yè)秘密
多年以來，電力行業(yè)始終不渝地進行體制改革，電力企業(yè)作為競爭的主體逐步走向市場，以此來煥發(fā)企業(yè)的生命力。在全球經(jīng)濟一體化的形勢下，市場經(jīng)濟的主要特征之一就是優(yōu)勝劣汰，而競爭的手段是五花八門眼花繚亂的，其中千方百計地獲取競爭對手的信息則是其中的主要手段之一。近年來，電力企業(yè)的國內(nèi)外競爭對手出于各方面的考慮，特別是在經(jīng)濟利益的驅使下，利用檔案信息管理工作的漏洞及失誤，竊取電力企業(yè)的一些商業(yè)信息。事實證明，保護檔案信息安全就是保護自己企業(yè)的利益。
四、加強有效防控，確保網(wǎng)絡檔案信息安全
電力企業(yè)已建立了統(tǒng)一的企業(yè)信息系統(tǒng)平臺，員工通過平臺，可以不用到檔案室就能隨時查詢檔案資料，大大突破了時空限制。因此在方便電子檔案信息查詢的同時，加強電子檔案的信息安全防控顯得十分重要。第一，在工作中要實行內(nèi)部局域網(wǎng)和一切外網(wǎng)的物理隔離，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?第二，登陸企業(yè)信息系統(tǒng)平臺要設置使用權限和密碼，超時自動斷開;第三，非涉密計算機不能使用涉密移動存儲介質(zhì);第四，計算機要安裝“防火墻”及防病毒軟件并及時更新;第五，電子檔案庫房環(huán)境要符合溫度、濕度等相關標準，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時要加強檢驗鑒定等等。
五、總結
隨著社會進步，電力檔案發(fā)揮的作用日臻明顯，所以電力機關要從意識上改進落后的檔案管理觀念，重視檔案管理工作，在實際工作中給檔案管理提供現(xiàn)代化的管理工具和管理技術，使電力檔案能夠發(fā)揮出其真正的價值，為電力建設服務，切實做好信息管理及安全工作。
一、高校科研檔案管理工作存在的主要問題
1.檔案意識淡薄，歸檔不齊全。高校科研檔案收集的準確性與完整性的統(tǒng)一是保證存檔材料質(zhì)量的前提，然而由于高校科研人員對檔案知識和管理法規(guī)知之甚少，普遍存在檔案意識淡薄的傾向，出于對技術成果保密原因，科研人員往往將科研活動中形成的重要記錄、原始數(shù)據(jù)與關鍵材料等過程性文件料私自留存，如有的科研課題有開題報告，缺論證意見，或者只有研究總結或成果論文，缺乏科研計劃、技術報告、實驗記錄、成果鑒定及推廣等方面的資料。還有科研人員不了解歸檔范圍，只知紙質(zhì)材料需歸檔，不知其他載體如光盤、照片、錄像帶等材料也要歸檔。也有些科研人員擔心獲獎證書、專利證書、鑒定結果等原件上交了自己用起來不方便，所以自留原件，只交復印件，導致科研檔案材料復印件過多。諸如此類現(xiàn)象勢必影響科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和利用價值。
2.制度不到位，職責不明確。目前，大多數(shù)高校雖制定出科研檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的科研檔案管理規(guī)章制度和對課題組進行檢查的約束機制，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責，管理部門的人員只能是要求課題負責人把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但主辦人交與不交根本無法控制，他們拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔要求也只能在口頭上作一些說明、解釋而不能強求，監(jiān)管力度非常小，這使得高校的科研檔案管理工作時常處于半失控狀態(tài)之中，從而造成科研管理工作與科研檔案管理工作嚴重脫節(jié)，“四同步”管理原則無法從根本上得到貫徹落實。
3.科研檔案的過程管理未受重視。高校科研管理部門是科研課題主管部門與課題組、課題組與檔案管理部門之間的橋梁與紐帶，是來源性文件和成果性文件的匯集點，在科研檔案建設中本應發(fā)揮主導作用。但是在高校科研管理工作評估中往往把科研課題級別、經(jīng)費、成果鑒定或獲獎成果、成果轉化和推廣情況等作為衡量高校科研水平的重要標志和考核高校科研管理工作的重要指標，因此這些立項、經(jīng)費及成果管理等受到高校科研管理部門的高度重視，成為高校科研管理工作的重點和核心，而科研檔案的過程管理往往由于其長期性、事務性、瑣碎性的特點而不受重視，從而造成科研管理過程中科研檔案建設力度不夠。
二、加強高校科研檔案管理工作的對策
1.加強宣傳，提高各級人員檔案意識。要使科研檔案工作順利開展，必須堅持廣泛、深入、持久的檔案法規(guī)宣傳，通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)及檔案知識，使各級領導、科研管理部門和科研人員提高檔案法制觀念，認識科研檔案管理工作的重要意義，尤其認識到科研檔案管理工作對保證和促進高校科研工作所起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作。尤其讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔積累科研檔案資料的義務，主動履行科研檔案歸檔的職責。
2.加強學習，提高科研檔案管理人員綜合素質(zhì)。提高科研檔案管理人員整體素質(zhì)是做好科研檔案管理工作的前提。科研檔案管理人員不僅要有端正的工作態(tài)度，高度的責任感，還要能不厭其煩、主動加強與課題負責人的聯(lián)系，認真檢查、指導和督促課題負責人收集、整理各類科研材料并及時歸檔。這就需要科研檔案管理人員具備較高的思想政治素質(zhì)、科研管理素質(zhì)和豐富的檔案管理知識。為此，檔案管理部門應注重加強科研檔案管理人員的檔案法規(guī)學習，并定期組織其參加業(yè)務知識和計算機網(wǎng)絡化培訓，幫助科研檔案管理人員及時掌握新形勢下科研檔案管理規(guī)范程序。
3.強化管理，建立健全的科研檔案管理制度。建立健全的科研檔案管理制度是科研檔案管理工作走向規(guī)范化的關鍵。高校科研管理部門和檔案管理部門應明確職責，密切配合，履行各自的職能，建立健全適應新形勢下的科研檔案管理制度，對科研檔案的歸檔時間、保管期限、歸檔范圍、整理要求、保密規(guī)定等要做出明確規(guī)定。在制度中真正落實“三納入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責范圍；同時做到“四同步”，即下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步，上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科技檔案歸檔情況同步。如要求結題的項目須持科研檔案員開具的歸檔情況證明才能召開結題鑒定會，評優(yōu)的項目須持科研檔案管理員開具的歸檔情況證明才能參加評優(yōu)。此外，還要制定科研檔案保密及知識產(chǎn)權保護的相關規(guī)定，強調(diào)須嚴格遵守保密法規(guī)，在利用時限定使用范圍，對于一些有產(chǎn)權的，要保護其產(chǎn)權不受侵犯，還要保證他們隨時都能便捷地利用到所需的科研檔案，從而使科研人員放心地將檔案材料移交到檔案部門。同時，在制度中還要制定一些制約措施，如把個人科研檔案的歸檔情況與年終工作實績考核掛鉤。
4.充實力量，設立專門科研檔案室和配備專（兼）職檔案員。隨著高校科研事業(yè)的發(fā)展，科研檔案越來越多，為了加強科研檔案建設的過程管理，充分發(fā)揮高校科研管理部門在科研檔案建設中的主導作用，可在高校科研管理部門設立專門的科研檔案室，配備專（兼）職檔案員。科研工作具有其特定的規(guī)律，科研管理與科研檔案管理工作也必須與之相適應，從研究課題立項到總結、驗收，然后申報成果和獎勵，最后進行成果推廣應用，整個過程周期較長，且每個階段在時間上并非連貫的過程，所以為適應科研管理部門對科研檔案邊管理邊使用的特點，每一階段完成后形成的檔案文件應由科研部門的檔案室保存，待課題全部工作結束后再移交至學校檔案管理部門，既可保證檔案材料的及時歸檔，不至于因過早移交到檔案管理部門而影響科研管理部門的后續(xù)管理工作。科研管理部門設立專門的檔案室和配備專（兼）職檔案員是實現(xiàn)科研管理部門與檔案管理部門業(yè)務銜接的有效途徑。
關鍵詞：獨立學院 人事檔案 托管
獨立學院已有十多年的辦學歷程，屬于民辦性質(zhì)，是高等教育的重要組成部分，其教職工采用聘用制的用人機制。按照國務院辦公廳《關于加強民辦高校規(guī)范管理引導民辦高等教育健康發(fā)展的通知》（[2006]101號）：“各地政府人事部門所屬人才交流服務機構負責管理民辦高校教師的人事檔案。”獨立學院教職工人事檔案絕大多數(shù)托管在學院所在地人才交流服務中心。獨立學院人事檔案工作雖然取得了很大的發(fā)展，但尚有許多不足的地方，這里面既有獨立學院自身存在的問題，也有人才交流服務中心和社會環(huán)境方面的問題。
為使人事檔案更好地為獨立學院規(guī)劃、預測和制定人才培養(yǎng)計劃提供準確的信息，為考察、任用人才提供參考依據(jù)，同時也為維護和保障教職工的個人權利提供法律憑據(jù)，筆者根據(jù)多年在人事部門工作的經(jīng)歷，提出一些看法和措施。
一、獨立學院人事檔案中存在的問題
1.人事檔案管理制度不夠完善
由于獨立學院普遍辦學歷史短，工作重點是學科建設、學風建設等教學工作，教職工人事檔案建設目前還是處于邊緣化的地位，沒有引起學院足夠的重視，沒有把檔案工作放在應有的位置，人員、經(jīng)費、管理還不十分到位，檔案管理制度沒有做到規(guī)范化、制度化。獨立學院人事部門沒有完善的歸檔制度和章程，人才交流服務中心檔案部門又缺乏有效的控制和制約機制，使得人事檔案的收集、歸檔、保存等制度得不到落實，不能適應獨立學院對人才隊伍的考察選拔、規(guī)劃預測、開發(fā)利用等工作的需要。
2.人事檔案材料記載不連續(xù)、缺乏完整性
獨立學院聘用的大多數(shù)是青年教職工，有些教職工畢業(yè)后到外企、私企等沒有人事檔案管理權的單位工作了幾年，由于這些企業(yè)本身人事檔案意識就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現(xiàn)象，沒有對職工相關材料進行歸檔，造成了檔案里沒有對其畢業(yè)后工作的工齡、業(yè)績、職務、職稱等經(jīng)歷進行延續(xù)的記載，無法體現(xiàn)其工作業(yè)績和技能水平，致使其到學院工作后工資福利待遇、職務聘任或職稱評定等人事管理工作受到影響。
3.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位
獨立學院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員。兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對人事檔案的鑒別特別是檔案價值的鑒別缺乏專業(yè)的檔案知識，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準確。
獨立學院廣大教職工對人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍更是缺乏了解，不會主動向人事部門提供個人材料，導致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務提拔材料、取得專業(yè)技術職稱資格材料、工資調(diào)整材料、后續(xù)教育取得的學歷學位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動合同等體現(xiàn)個人經(jīng)歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實，反映教職工教學工作、科研成就和個人專業(yè)特點的原始材料不全或遺失，將導致教職工部分歷史經(jīng)歷產(chǎn)生空白的嚴重后果。
4.獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾
獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產(chǎn)生了矛盾。
其一，獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務中心檔案管理部門是人事檔案的管理機構，應對獨立學院的檔案工作進行指導和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯(lián)系非常少，缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務中心檔案管理部門被動地等待獨立學院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度。獨立學院有許多應當及時歸檔的材料比如學歷的變化等，往往不能及時歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時更新。
其二，檔案管理與利用產(chǎn)生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術的落后，人才交流服務中心檔案管理部門無法為獨立學院提供及時、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務中心目前開展人事檔案的服務只限于收集、整理、保管、轉遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對信息的查詢依舊是人工查找檔案實體，沒有應用現(xiàn)代化的信息技術管理，工作量大，效率低。獨立學院需要利用教職工檔案時，憑單位聯(lián)系函到人才交流服務中心檔案部門辦理，遠距離的、頻繁的來回查詢，對學院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務中心檔案管理部門只是被動的存檔管理，不能對委托的獨立學院提供主動的、個性化的服務，在人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預測上無法為獨立學院提供高質(zhì)量的服務。
二、改進的意見和措施
1.獨立學院人事檔案科學化、制度化、規(guī)范化建設
獨立學院領導要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發(fā)的重要資源，是個人經(jīng)歷、思想品德、工作能力、職務、職稱等方面的真實再現(xiàn)，是發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才的重要依據(jù)，在獨立學院發(fā)展中處于基礎性的地位。
獨立學院要做好教職工人事檔案工作，可根據(jù)獨立學院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細則》、《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》及《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規(guī)為依據(jù)，制定出適應獨立學院特征的、具有可操作性的、科學合理的、規(guī)范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規(guī)可依，既維護了檔案工作的真實性和嚴肅性，又讓獨立學院的人事檔案工作走上科學化、制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的軌道。
2.加強人事檔案宣傳力度，提高教職工的檔案意識
獨立學院人事部門應在每年的工作計劃中把加強檔案建設放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學院刊物、網(wǎng)站等多種媒體對教職工進行檔案知識的宣傳，提高教職工的檔案意識，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時做好檔案材料的收集、歸檔工作。
經(jīng)過不斷的宣傳教育，使檔案意識深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅實的群眾基礎，使檔案工作走上良性發(fā)展軌道。
3.加強獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門的聯(lián)系與溝通
人事檔案工作需要依靠獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同協(xié)作才能做好。筆者從事多年的獨立學院人事檔案工作，人才交流服務中心檔案管理部門從來沒有聯(lián)系過獨立學院，沒有就檔案工作進行過交流、討論，只是坐等獨立學院上交檔案。獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門每年應定期聯(lián)系，召開工作會議，就人事檔案工作中出現(xiàn)的問題進行研究與探討，互相交流經(jīng)驗，共同把檔案工作做好。
4.加強人事檔案管理隊伍的建設
檔案管理人員的素質(zhì)，專業(yè)水平的高低，直接關系到獨立學院檔案事業(yè)的發(fā)展前景，因此，建立一支高水平的管理隊伍就顯得十分重要。
由于獨立學院的人事檔案托管在人才交流服務中心，所以檔案管理隊伍的建設必須包括人才交流服務中心和獨立學院二支隊伍。
人才交流服務中心檔案管理專業(yè)隊伍建設，必須高起點、高要求。這支隊伍應具有較高的綜合素質(zhì)，精通檔案學知識，熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，樹立全心全意為獨立學院檔案托管人員服務的思想。隨著檔案信息化建設的發(fā)展，檔案管理人員必須加強信息技術的培訓，使他們成為既掌握檔案管理專業(yè)知識又懂得信息技術的復合型檔案管理專業(yè)人員。
另一支隊伍建設是獨立學院人事部門檔案管理人員。首先，獨立學院應充分重視這支隊伍的建設，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應加強檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務知識的培訓，提高他們的業(yè)務水平，才能保證檔案收集、整理的質(zhì)量。
這兩支隊伍的建設是相輔相成的，人才交流服務中心檔案管理人員應主動地深入到各獨立學院檔案管理工作中去，做好業(yè)務指導工作，一方面使獨立學院檔案歸檔工作做到正確、完整、規(guī)范；另一方面，人才交流服務中心檔案管理人員在業(yè)務指導的過程中會發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業(yè)務水平；第三方面，這給雙方提供了一個思想溝通、工作協(xié)商、信息反饋的平臺，通過雙方的互動協(xié)作把檔案工作做得更好。
5.加強人事檔案信息化建設
獨立學院在人事管理工作中隨時需要查閱、利用教職工檔案信息，以便對教職工作出及時、正確的評價。若人才交流服務中心檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的服務方式，需要獨立學院派人前來查閱檔案，則費力費時，很難滿足獨立學院人事管理的需要，這也使人事檔案的利用價值受到限制。檔案管理部門應當與時俱進，采用現(xiàn)代化的管理手段和技術，利用信息技術，把傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案，制作成數(shù)字化的人事檔案信息庫，使人才交流服務中心、獨立學院可以通過網(wǎng)絡對人事檔案信息庫進行及時更新、查閱，實現(xiàn)遠距離地對人事檔案信息庫進行動態(tài)管理和維護，省時省力，這樣可極大提高人事檔案利用價值。因此，加強人事檔案信息化建設，開發(fā)人事檔案管理軟件，建立人事檔案信息庫，將是獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同努力的方向和目標。
參考文獻
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1.項目檔案管理專業(yè)性強，檔案文件材料整理要求高
固定資產(chǎn)投資項目的主要內(nèi)容是基本建設工程，包括儀器設備的采購、引進，非標設備儀器的研制。建設項目是一項復雜的系統(tǒng)工程，項目檔案是在建設項目立項、設計、施工、設備采購、安裝、竣工驗收等一系列專業(yè)活動過程中形成的，內(nèi)容涉及專業(yè)較多，形成的載體也呈多樣化，有紙質(zhì)、聲像、電子文件等，這就要求檔案管理人員要熟悉項目的運行過程，了解項目建設的內(nèi)容，根據(jù)不同階段不同內(nèi)容、按其不同的專業(yè)，采用不同的方法進行文件材料的歸類、整理和組卷。
2.項目檔案價值高，保存利用意義大
項目檔案是建設過程中形成的真實的歷史記錄，是一種不可再生的寶貴資源，也是企業(yè)發(fā)展的重要物質(zhì)基礎。項目檔案不僅在資政維權過程中能夠發(fā)揮鎖定證據(jù)、驗證效果的作用，更是企業(yè)保障研制、投產(chǎn)運行、使用維修、管理、評估等工作的重要依據(jù)，做好項目檔案管理，確保檔案的完整意義重大。
二、對建設項目實施全過程管理的措施
1.建章立制，規(guī)范管理
及時做好項目檔案文件材料的收集工作，需要依靠所有參建單位、相關部門及人員的協(xié)調(diào)合作，同時還需要通過完善各項規(guī)章制度規(guī)范各項工作的運行和操作。一是建立合同管理制度。在簽訂勘察設計委托、工程施工招標、設備制造采購等合同時，在合同條款中應將當事雙方就文件形成、收集與管理的職責及要求加以描述，明確各自的責任，便于監(jiān)督和管理。二是建立項目檔案管理制度。依據(jù)上級部門頒發(fā)的關于固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)范和有關檔案管理的法律法規(guī)，結合本單位項目管理實際情況，制定本單位項目檔案管理制度，將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序中，與項目建設同步，建立切合實際的項目檔案管理體制和工作程序，加強對項目檔案管理工作的領導，保證項目檔案管理工作的順利開展。
2.緊抓源頭，控制過程
固定資產(chǎn)投資項目從立項、設計、施工直到竣工，建設周期較長，企業(yè)從項目立項審批、開工后就應組建項目管理領導小組，由企業(yè)主管項目建設工作的廠(院、所)領導擔任組長，檔案部門和項目管理部門的領導擔任副組長，該小組主要職能是負責項目建設和項目檔案工作的管理、組織及協(xié)調(diào)，從源頭抓起，著重做好項目檔案的全過程管理。
(1)項目前期策劃階段。在項目前期立項時，應把項目檔案歸檔工作列入企業(yè)年度工作計劃一同下達，并實施考核。檔案管理人員應從項目立項起就開始介入，并全過程參與。要針對項目建設周期、節(jié)點等情況制定檔案工作計劃，同時建立項目檔案管理人員網(wǎng)絡，對項目檔案的歸檔范圍及工作要求進行事先交底，同時開展檔案業(yè)務指導和培訓，提高他們的檔案意識和業(yè)務水平，從源頭抓起，避免項目檔案管理工作脫節(jié)和滯后。
(2)項目過程控制階段。項目檔案工作與建設進度同步，應掌握項目建設進度情況，檔案部門要參加項目建設工作協(xié)調(diào)會，參加設備開箱、項目驗收等工作。在檢查落實建設項目實施的過程中，檢查落實檔案管理工作的情況。在過程檢查時，發(fā)現(xiàn)問題應及時予以糾正和整改，避免項目檔案在竣工驗收時“突擊”收集、整理“補課”的弊端。
(3)項目竣工檢查階段。著重對竣工檔案進行嚴格檢查，第一，按歸檔范圍檢查各階段各專業(yè)檔案內(nèi)容是否齊全；第二，檢查項目檔案與項目建設內(nèi)容是否一致，歸檔文件材料中有關責任人的簽章手續(xù)是否有遺漏、是否匹配；第三，檢查歸檔文件材料是否為原件，歸檔文件材料質(zhì)量是否符合檔案管理要求；第四，整理、分類和目錄編制是否規(guī)范。從項目檔案完整性、準確性、系統(tǒng)性三方面進行系統(tǒng)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，以保證項目檔案的質(zhì)量，做好項目檔案的末端控制。
三、加強學習，提高技能
企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等活動的基礎，是企業(yè)信息資源寶庫。檔案工作是企業(yè)各項管理工作的基礎，各級領導一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責的態(tài)度，切實加強對檔案工作的領導，做到重視到位、投入到位，對檔案工作人員關心到位。要定期聽取檔案工作匯報，及時研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境；加大對檔案工作的經(jīng)費支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質(zhì)條件，重視檔案干部隊伍建設，做好歸檔文件材料的收集工作。
集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是企業(yè)檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對企業(yè)檔案管理的基本要求，也是做好檔案工作的前提和重要基礎。集中統(tǒng)一管理有三層含義，一是檔案實體集中，企業(yè)各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統(tǒng)一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統(tǒng)一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。建立健全企業(yè)檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機構，成立檔案工作領導小組，明確檔案工作的領導和直接負責人，建立健全專兼職檔案管理網(wǎng)絡，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項檔案管理制度及“三納入”、“四參加”、“四同步”制度，這是《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中明文規(guī)定企業(yè)必須建立的制度。如果一個單位沒有落實“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領導與健康發(fā)展，使檔案工作無法與企業(yè)的改革和發(fā)展同步。如果不落實“四參加”“四同步”制度，就無法把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。
要搞好檔案工作標準化、信息化建設。檔案工作信息化，是促進企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎，通過檔案信息化建設，能夠實現(xiàn)對企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持企業(yè)決策和各級信息服務，潛在的經(jīng)濟和社會效益難以估算。而檔案信息化的基礎是檔案工作的標準化，沒有經(jīng)過標準化整理的檔案不可能實現(xiàn)信息化。近年來，公司領導非常重視檔案管理工作，在公司領導班子會上多次提出加強檔案管理工作，建立了以公司黨委書記負責制，公司辦公室為中心的檔案管理網(wǎng)絡，將檔案工作發(fā)展目標列入公司年度工作計劃，檔案管理要上新臺階，使其達到檔案法規(guī)的要求。公司檔案管理工作取得了很大的發(fā)展，真正實現(xiàn)了文書、科技、會計、聲像電子、實物、人事檔案的集中統(tǒng)一管理，并于2010年8月通過了河南省檔案工作目標管理先進單位，檔案管理工作步入正規(guī)化、法制化、標準化、信息化，充分發(fā)揮了檔案在企業(yè)經(jīng)濟活動中的作用。
要加強檔案保護，包括對紙質(zhì)檔案、電子檔案的保護：一是對紙質(zhì)檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生；二是對電子檔案，一方面要采取必要的措施，加強對電子檔案的載體保護，另一方面要加強對電子檔案的信息保護。新時期檔案工作的發(fā)展為檔案人員提出了新的、更高的要求。檔案工作者要努力學習，具備較強的綜合分析、文秘寫作、規(guī)劃組織協(xié)調(diào)能力，成為一專多能的復合型人才。要結合當前的中心工作，為科學決策提供參考。
為加強我公司檔案工作，實現(xiàn)科學管理，結合管理學上PDCA工作法及現(xiàn)代過程管理，開展“檔案六步循環(huán)工作法”。即以每一季度為一個工作循環(huán)，每循環(huán)分為“目標、措施、執(zhí)行、考核、總結、交流”6個步驟，這里重點強調(diào)的是總結和交流：首先，各級檔案人員要全面總結檔案工作的目標、措施、執(zhí)行、考核情況，認真撰寫檔案工作的總結材料，仔細查找不足，總結經(jīng)驗教訓，明確下步工作計劃，提出相關工作建議。其次，要通過單位內(nèi)部專兼職檔案員之間、本系統(tǒng)各單位之間及全國兄弟單位之間的廣泛交流，達到互通有無、共同提高的目的。
（作者單位：中鹽皓龍鹽化有限責任公司辦公室 來稿日期：2014-08-18）
關鍵詞高等藝術院校 藝術檔案 檔案管理
根據(jù)文化部、國家檔案局令第21號《藝術檔案管理辦法》中指出，藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創(chuàng)作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。
高等藝術院校由于本身所具有的獨特性、藝術性，藝術檔案是這類學校教學、科研、創(chuàng)作實踐、藝術指導、藝術評價的現(xiàn)實反映，對學校日后的藝術教育和文藝活動起著依據(jù)和借鑒的作用，是積累教學資料、活動成果、工作經(jīng)驗的重要手段，因此藝術檔案的管理和利用顯得尤為重要。
1 藝術檔案工作中存在的主要問題及原因
1.1 檔案意識模糊，藝術檔案難以及時、完整歸檔
高等藝術院校在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產(chǎn)生大量藝術檔案，其中包括：學校組織各類文藝活動中產(chǎn)生的藝術檔案；師生在日常教學、科研、創(chuàng)作、演出、展覽等活動中產(chǎn)生的藝術檔案；師生參加校內(nèi)外比賽中產(chǎn)生的藝術檔案等。雖然藝術檔案數(shù)量大，種類多，但是藝術檔案的收集、歸檔工作遠不如一般的文書檔案那樣受重視，學校檔案管理人員一方面對藝術檔案的產(chǎn)生情況不能有效掌握，另一方面未意識到藝術檔案收集的重要性，認為《高等院校檔案十大類實施辦法》中未對該問題作具體要求，便不重視收集，如學校舉行教師教學技能比賽、舉辦學生設計大賽、畢業(yè)生作品展覽等，在比賽、展覽中產(chǎn)生的藝術檔案往往散落在各創(chuàng)作者手中，或長期存放在組織活動的教學部門，未能及時完整地歸檔到檔案管理部門。
1.2 藝術檔案歸檔問題復雜，缺少有力的收集手段
藝術檔案中的聲像、實物檔案的創(chuàng)作者往往認為這些檔案歸屬個人所有，經(jīng)常會出現(xiàn)不愿意移交學校檔案管理部門的現(xiàn)象，尤其是當今社會，人們的商品意識逐漸增強，不少師生認為上交藝術作品會使自己受到經(jīng)濟損失，同時還擔心自己的作品存放不當，會成為“永不見天的廢品”，而檔案管理人員認為藝術檔案收集、保存起來難度大，存在畏難情緒，從而使藝術檔案收集工作在一定程度上處于放任自流的狀態(tài)，這一系列的因素，大大影響了藝術檔案的歸檔工作。
1.3 保管條件較差，藝術檔案難以長期保存
藝術檔案中的聲像、實物檔案由于其載體的特殊性，必須具備恒溫、恒濕、防蟲等保管條件，但很多學校均未能達到該要求，檔案管理人員對藝術檔案的重要性認識模糊，造成很多美術作品、設計圖紙放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，未能存在專門的庫房里，由于保管條件不理想，往往會影響了藝術檔案的長期保存，如防潮工作未做好，會使書畫作品受潮、起皺、發(fā)生霉變，破壞了作品本身的完整性，以致部分藝術檔案無法利用。
2 加強藝術檔案管理工作的對策
2.1 提高對藝術檔案重要性的認識
由于藝術檔案工作的進步和完善離不開檔案管理人員的業(yè)務技能和專業(yè)素質(zhì)，因此要對檔案管理人員的進行相關培訓，加強對藝術檔案工作重要性和迫切性的認識，并提高檔案管理人員自身素質(zhì)，讓檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能，同時具備一定的文化素質(zhì)和藝術鑒賞能力，積極做好藝術檔案的收集歸檔管理工作，為學校檔案管理部門做好接收、積累藝術檔案工作打下良好的基礎。
另外，要提高廣大師生的檔案意識。在高等藝術院校，藝術檔案產(chǎn)生的源頭是組織、從事藝術活動的師生，如果他們檔案意識薄弱，就必定會造成藝術檔案的大量遺失。因此，在校內(nèi)開展檔案法制教育、傳授檔案知識非常必要，可以在校內(nèi)舉辦藝術檔案知識培訓班、藝術藏品展覽等，通過宣傳教育，切實端正師生的思想認識，牢固樹立起藝術檔案是高校檔案不可分割整體意識，才能從檔案產(chǎn)生的源頭把好關，不至于重要的檔案資料丟失，才能保障檔案的完整性。
2.2 完善藝術檔案管理制度
要改善藝術檔案管理現(xiàn)狀，必須建立和完善藝術檔案管理的規(guī)章制度，對藝術檔案的從收集、歸檔、移交保管、借閱、利用作出明確規(guī)定，學校檔案管理部門還要嚴格執(zhí)行《檔案法》、《著作權法》的有關制度，防止藝術檔案分散流失，杜絕歸為己有，以確保藝術檔案歸檔質(zhì)量，使藝術檔案和其他檔案協(xié)調(diào)發(fā)展。
還要加大對藝術檔案的監(jiān)督指導力度，要將藝術檔案工作納入學校的工作計劃，并把其作為年度考核的重要內(nèi)容，將檔案工作擺到重要的位置，使之逐步變成自覺的行動，這樣才會使各相關部門和人員有意識地保存、上交藝術檔案材料。另外，學校可給提供作品的教師和學生出具收藏證書和補償一定的制作成本費用，檔案管理部門還可以不定期舉行優(yōu)秀藝術檔案展覽，讓師生的藝術作品在歸檔后可被更多人認識，以提高師生上交檔案的積極性。
2.3 藝術檔案信息化管理
隨著信息技術的快速發(fā)展，數(shù)字化、網(wǎng)絡化、多媒體時代的到來，傳統(tǒng)的保存模式已經(jīng)不能滿足藝術檔案管理的需要，藝術檔案要長期保存，讓更多人共享，必須將其數(shù)字化。藝術檔案數(shù)字化對實現(xiàn)檔案資源共享，實現(xiàn)網(wǎng)絡遠程查詢，構筑數(shù)字化檔案室，延長藝術檔案的壽命都有重要作用。學校檔案管理部門首先要利用多媒體技術對現(xiàn)有藝術檔案的原始資料進行處理，借助掃描儀、數(shù)碼相機、光盤等手段，將其轉化為電子數(shù)據(jù)，實現(xiàn)藝術檔案數(shù)字化處理，尤其一些較為老舊的書畫作品和聲像作品更要抓緊處理，盡早用先進的科技手段保存其原貌；同時，建立藝術檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于藝術檔案的檢索和查閱，實現(xiàn)藝術檔案信息化管理；還要將藝術檔案的電子數(shù)據(jù)保存到計算機網(wǎng)絡上，讓廣大師生在網(wǎng)絡上可以自由檢索、查閱藝術檔案，最大程度上實現(xiàn)藝術檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮和提升藝術檔案在高校師生中的參考借鑒的作用。
藝術檔案記錄著學校事業(yè)發(fā)展的歷史，記錄著學校以往教育教學過程中的優(yōu)秀成果，要充分認識藝術檔案的重要意義，引進先進的管理手段，做好藝術檔案的歸檔、管理、共享工作，最大限度地向師生開放，融入學校的日常教學、科研、創(chuàng)作中，為師生提供最便利最優(yōu)質(zhì)的藝術參考，這才是高等藝術院校藝術檔案的發(fā)展態(tài)勢。
參考文獻
[1]陳興宇.藝術檔案管理研究[j].黑龍江科技信息,2010.7.
關鍵詞:會計檔案管理 規(guī)范管理 建議
中圖分類號:F230 文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)07-157-02
會計檔案是經(jīng)濟活動的歷史記錄和經(jīng)濟效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動、進行經(jīng)濟分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會計檔案,可以幫助財務人員核查歷史,為工作提供事實依據(jù),還可以從中學到相關的業(yè)務知識,借鑒到先進的管理方法,對會計工作起到推動作用。筆者根據(jù)多年管理會計檔案的經(jīng)驗,談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會計檔案的一些體會。本文提出外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案的管理理念,旨在更有效地利用會計檔案,服務企業(yè),提高財務工作效率。
一、會計檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟的發(fā)展和會計體系的日趨完善,財務管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財務管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實行財務管理規(guī)范化、標準化。會計檔案管理工作是財務管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。
1.會計檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會計檔案為四類。這四類主要包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項其他類的會計檔案中所指的“其他應當保存的會計核算專業(yè)資料”,多為銀行對賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽證書,其他諸如會計檔案移交清單以及近年來增加的風險管理、內(nèi)部控制評價等有利用價值的財務資料均未按會計檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會計檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會計檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會計檔案保管條件較差。在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天,財務管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會計檔案管理工作作為財務工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會計資料保管條件差,有的單位未設立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會計檔案管理技術落后。由于空間的限制,很多單位的會計檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術管理會計檔案。
5.會計檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高。很多單位管理會計檔案的人員不懂得會計檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結束過程中的每一個環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會計檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財務管理特點,筆者認為將會計檔案應分為兩類分別管理,以提高會計檔案利用功效、提高財務工作效率。
1.會計檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標準化、流程化、細致化,財務工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細化,日后可保存利用的會計資料越來越多。
(1)外部會計檔案。是指按照《中華人民共和國會計檔案管理辦法》規(guī)定的、定時移交檔案管理部門保管的會計檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會計檔案。是指與財務管理和會計核算、會計監(jiān)督緊密相關、由財務人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務中形成的或搜集的(除外部會計檔外)具有連續(xù)利用價值的有關文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會計檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會計檔案由財務部門內(nèi)部負責保管。
2.內(nèi)部會計檔案管理內(nèi)容。外部會計檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點對電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財務部門崗位分工提出內(nèi)部會計檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會計檔案根據(jù)業(yè)務傳遞及管理要求,明確崗位責任,細化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預算管理類。預算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導向,圍繞各項經(jīng)濟活動,采用價值量和實物量等形式,通過預算對公司業(yè)務流、資金流、信息流和人力資源流進行整合,分配資源,落實責任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評價,實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標的管理活動。
財務預算依據(jù)業(yè)務預算編制,業(yè)務預算是基礎、財務預算是核心,所以編制財務預算搜集的業(yè)務預算,包括年度預算和中長期預算等;上級單位預算的批復、預算分解方案、預算執(zhí)行分析報告、年度業(yè)績考核、預算管理的有關文件以及其他預算資料。
(2)工程管理類。工程財務管理是企業(yè)財務管理的重要方面,項目繁多,涉及的資金量非常大,所以財務部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項目批準立項的有關資料、工程概預算、工程投資計劃、按項目編制的材料設備領用計劃和退庫匯總清單、工程管理有關文件、工程管理報表、工程項目審計報告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點報告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關文件、資產(chǎn)管理報表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報表、進項稅抵扣表、單位代扣個人所得稅申報表、稅務稽查處理等有關外部檢查決定或意見書、稅政管理有關文件、稅政管理報表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價有關的協(xié)議、其他經(jīng)濟合同、合同管理臺賬。
(6)電價電費(包括各種財政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報表(財務報表編制依據(jù))、電價電費分析報告、電價電費管理文件、電價電費管理報表、電力交易電量結算單。
(7)財務稽核類。年度稽核計劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報告、被稽核單位整改報告、年度稽核工作總結。
(8)其他類。年度財務工作計劃、年度財務工作總結、財務綜合分析報告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領購申請表、發(fā)票存根、年檢登記、變動等資料、會計工作移交清單、各種債權債務訴訟的有關資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認單、企業(yè)年度工作報告、企業(yè)內(nèi)控評價報告、企業(yè)全面風險管理報告等。
三、內(nèi)部會計檔案規(guī)范管理
1.會計檔案歸檔原則。
(1)財務部門各專責根據(jù)崗位職責,在日常工作中形成具有保存利用價值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會計資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機聯(lián)系,充分考慮會計檔案的業(yè)務傳遞及崗位類型特點。
(3)會計檔案按外部會計檔案和內(nèi)部會計檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時間銜接性。
(4)根據(jù)財務部門崗位設置情況,篩選各崗位有關具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會計檔案資料。
(5)內(nèi)部會計檔案具有重點性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實行規(guī)范化、標準化管理,便于查詢利用。
(7)會計檔案管理專責具體負責會計檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財務部門內(nèi)部會計檔案管理流程。按照財務工作崗位要求、業(yè)務傳遞順序以及工作特點,制定財務部門內(nèi)部會計檔案管理標準和崗位檔案移交程序,確定會計檔案在財務部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會計工作的連續(xù)性和會計檔案的實用性。
3.會計檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會計檔案必須科學管理,要求單設庫房或柜架,排列科學、存放有序;外部會計檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時間和姓名,貼好保護簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺,積極采用會計檔案電子化、網(wǎng)絡化,提升科學管理會計檔案,提高會計檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會計檔案管理人員是集多種技能于一身的復合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財務專業(yè)知識,還要具備計算機信息處理技術,因此要加強業(yè)務技能培訓和職業(yè)道德教育,解決會計檔案制度化、規(guī)范化、標準化管理的根本。
6.內(nèi)部會計檔案由財務部門內(nèi)部指定專人負責管理,根據(jù)利用時間確定保管期限,內(nèi)部會計檔案屬財務部門所有。
四、建立內(nèi)部會計檔案管理的現(xiàn)實意義
會計檔案具有原始性和不可替代性,管理強調(diào)“及時收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會計檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實意義。
1.有利于提升財務管理的整體水平。財務集約化、精細化、標準化管理,貫穿于財務工作始終,會計資料保存的越多、越細,借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會收納規(guī)定以外的會計檔案,為了財務工作整體水平的提高,財務部門必須建立本部門內(nèi)部會計檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會計檔案管理有關事項,確定各個環(huán)節(jié)規(guī)范管理標準,體現(xiàn)財務管理專業(yè)化和標準化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務功能。對于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會計檔案,由于存放在財務部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財務人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動)后即刻開展工作。財務工作具有很強的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財務風險,崗位設置必須符合不相容原則,同時財務工作必須定期輪崗制度,財務工作所具有的這些特性,決定了會計檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財務人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會計檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長處,造成工作效率低下,影響整體財務工作。
4.適應高效配合外部監(jiān)管要求。近年來,國資委和上級管理部門為了實現(xiàn)監(jiān)督管理職責,確保國有資產(chǎn)保值增值,經(jīng)常直接或聘請中介機構實施各種監(jiān)督檢查和審計。不同的檢查和審計機構,需要提供相同的財務資料,為了高效配合檢查和審計工作的有效開展,避免不必要的重復勞動,內(nèi)部會計檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動成本。
關鍵詞：基建檔案；管理；發(fā)展
基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是建設過程的真實反映和記錄，又是建設發(fā)展的重要基礎和依據(jù)，也是單位維權的憑證和依據(jù)。基建檔案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發(fā)展，基建檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以基建工程項目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求，而一個完整的基建工程項目要經(jīng)過立項、設計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位、監(jiān)理單位等好多部門，給收集管理工作帶來很多困難，就此對基建檔案管理談幾點粗淺的認識。
1.加強領導，建立檔案組織
抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起"內(nèi)外"有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡。"內(nèi)"就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；"外"就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與設計、施工、監(jiān)理等參建單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自建設項目開始，就積極介入。
2.建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則
制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如它所包括基本建設工程的規(guī)劃、設計檔案、基本建設施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細則，細則應主要明確本單位基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性。
資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務文件、監(jiān)理文件等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基建竣工歸檔工作。
管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，做到工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
3.加強對有關人員的培訓
一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。基建檔案作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負責基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進度等現(xiàn)狀，一是要結合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機構、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，引起參建單位的足夠重視，自項目建設開始，應該組織其學習、貫徹國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓，要求做到統(tǒng)一的要求、標準與格式，嚴把檔案質(zhì)量關，要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統(tǒng)掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側重點，既瞻前顧后，又緊抓過程；二是要組織本單位檔案人員及其相關人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務能力，自覺增強責任意識，做到主動出擊、提前擬定計劃，實行跟蹤收集、動態(tài)收集、嚴把質(zhì)量，同時要求檔案人員，要根據(jù)工程進度，緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系，爭取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。
水利檔案一般由水利管理部門進行保存，不同的水利檔案保存在不同的地方部門中。水利檔案保存在不同部門的現(xiàn)狀，對一般水利檔案使用者來說查閱起來較為不便。水利檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則。水利部門應當建立、健全檔案工作，并加強領導，保證檔案工作順利進行。水利檔案資源的豐富性、水利檔案利用體系的方便性是促進水利檔案管理資源合理開發(fā)利用的主要因素。為了使群眾能夠更加便捷的對水利檔案資源進行開發(fā)與利用。應當建立多渠道、多途徑、多方法的檢索系統(tǒng)，為不同需求的人選擇最適宜的方法，從而可以迅速的檢索到自己需要的水利檔案信息。豐富便捷的水利檔案管理資源，對于擴大水利信息的覆蓋面，使人民群眾更加了解水利檔案管理，起到了很好的作用。
二、水利檔案管理中資源開發(fā)與利用的建設方法
水利檔案管理的核心和本質(zhì)是檔案資源的開發(fā)與利用，而水利檔案管理資源開發(fā)利用的基礎在于資源建設，如果沒有足夠數(shù)量的基礎信息，水利檔案管理資源就得無法得到充分的利用，水利檔案管理資源潛在的價值也就很難挖掘。以下從幾個方面出發(fā)，探討了水利檔案管理中資源開發(fā)與利用的建設方法。
（一）做好水利檔案的文件管理
水利檔案管理部門應依法開展檔案工作，把檔案工作列入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，統(tǒng)籌安排檔案工作所需經(jīng)費，為維護檔案的完整與安全創(chuàng)造條件，為檔案的科學管理和檔案信息的開發(fā)利用提供保障。此外，水利檔案的管理者需要整合、優(yōu)化水利檔案管理資源，提升水利檔案管理的信息化程度，實現(xiàn)水利檔案管理利過程中不同階段的信息資源的共享和交換，從而減少水利檔案數(shù)據(jù)的重復輸入。各流域的水利部門應建立檔案館，負責本流域應進館檔案資料的收集、管理和提供利用工作，并履行流域機構機關檔案管理職能，對所屬單位檔案工作進行監(jiān)督和指導。并為水利檔案管理資源的開發(fā)與利用奠定了基石。從而真正的實現(xiàn)了水利檔案管理的一體化。
（二）做好水利檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設
數(shù)據(jù)庫建設是水利檔案管理工作的重要內(nèi)容。隨著電子政務建設在水利部門的開展，水利檔案管理工作在日常工作中也面臨著許多新問題，傳統(tǒng)的水利檔案管理方法已不能適應新的工作目標的需要。各級檔案部門應加強基礎業(yè)務建設，提高服務意識，大力開發(fā)檔案信息資源，通過多種方式滿足利用需求，為各單位的中心工作提供更好服務，并注意做好檔案利用效果收集和檔案基本數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作。除此之外，政府要加強數(shù)字化資源的建設，要加快以傳統(tǒng)載體保存的水利檔案管理資源的數(shù)字化進程，以現(xiàn)有的水利檔案資源為基礎，將不同載體的水利檔案管理資源轉換為標準數(shù)字信息存放于電子媒介中。同時，相關部門應當健全水利檔案的數(shù)據(jù)庫建設。水利檔案數(shù)據(jù)庫的建設內(nèi)容要全面、豐富，從而滿足利用者查詢的需求，從而促進我國水利檔案管理中資源的合理開發(fā)與利用。
（三）加大對水利檔案管理工作的資金投入
做好水利檔案管理中資源開發(fā)利用離不開充足的資金保障。水利檔案管理中資源開發(fā)利用工作是一項長期而又艱巨的任務，因此要合理的投入預算，為水利檔案管理中資源開發(fā)與利用工作配置合適的軟件、硬件，并以足夠的運營資金作為保障，同時應當將開展水利檔案管理中資源開發(fā)與利用工作所需的經(jīng)費列入年度預算計劃，從而促進水利檔案管理中資源開發(fā)與利用工作的快速發(fā)展。
（四）重視水利檔案管理人才的技術水平培訓
加強水利檔案管理中資源的開發(fā)與利用，是擺在水利檔案工作者面前的一項緊迫又復雜的任務，這不僅要求水利檔案管理者需要具備圖書、情報、檔案學的專業(yè)知識，還需要掌握運用現(xiàn)代化技術的技能。水利檔案工作人員應具備檔案專業(yè)知識和相關的專業(yè)技能，愛崗敬業(yè)，忠于職守。檔案工作人員的職務、職稱的晉升或評定，按國家有關規(guī)定執(zhí)行，并享有專業(yè)技術人員的同等待遇。檔案工作人員應保持相對穩(wěn)定。水利檔案管理人員應當本著對工作負責的態(tài)度認真鉆研業(yè)務，了解相關的水利專業(yè)知識和檔案管理知識，從而能夠更好的開展更深層次的工作。與此同時水利檔案的管理者應當學習與水利檔案管理相關的計算機技術、現(xiàn)代管理技術等等，從而更好的適應水利檔案管理的發(fā)展。
（五）整合水利檔案管理資源，促進資源合理開發(fā)利用
【關鍵詞】測繪檔案； 管理；信息化；研究
一、測繪檔案管理信息化的必要性
隨著社會發(fā)展的信息化程度不斷提高，社會各界對測繪檔案的利用和服務也提出了信息化的新要求，同時，信息技術的發(fā)展為測繪檔案管理信息化建設提供了技術支撐，因此，測繪檔案管理信息化建設也將成為必然趨勢。
1.社會信息化發(fā)展的要求
近年來，隨著經(jīng)濟城鎮(zhèn)化、信息化的快速發(fā)展，越來越多的數(shù)據(jù)記錄將產(chǎn)生于電子環(huán)境，人們的交流手段也逐步從紙質(zhì)轉向電子媒體，同時，各個行業(yè)、各個領域對測繪檔案的應用越來越廣泛，測繪檔案在政府管理決策、社會公共管理事業(yè)和城市智能化管理等諸多方面發(fā)揮著重要的作用。因此，應充分重視測繪檔案管理信息化建設。
2.信息化測繪體系發(fā)展的要求
測繪體系從模擬化、數(shù)字化、信息化向縱深發(fā)展，測繪生產(chǎn)模式也從傳統(tǒng)模擬測繪、數(shù)字測繪向信息化測繪轉變，各種來源廣泛、載體不同、內(nèi)容豐富的測繪檔案應接不暇，測繪檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向地理信息數(shù)據(jù)檔案轉變。因此，測繪檔案管理面臨著更高的要求，必須從傳統(tǒng)的手工管理模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理模式轉變。
二、當前測繪檔案管理存在的問題
1.測繪檔案管理信息化缺乏相應制度
目前針對傳統(tǒng)的測繪檔案管理的標準規(guī)范相對健全，但是，隨著測繪技術的發(fā)展，測繪生產(chǎn)體系已經(jīng)由模擬化、數(shù)字化發(fā)展到信息化階段，測繪生產(chǎn)形成的檔案在內(nèi)容、格式、載體形態(tài)等都已經(jīng)向信息化模式轉變，舊的測繪檔案相關規(guī)定已難以適應現(xiàn)行的測繪檔案的管理需要，制定適用于信息化測繪發(fā)展的新的檔案管理規(guī)定已經(jīng)迫在眉睫。
2.測繪檔案管理機制和手段相對落后
長期以來，測繪生產(chǎn)單位一直存在著“重業(yè)務生產(chǎn)、輕檔案管理”，即注重生產(chǎn)經(jīng)濟指標，忽視檔案管理和檔案開發(fā)利用的現(xiàn)象，測繪檔案管理有被邊緣化的趨勢，測繪檔案工作經(jīng)費投入相對不足。目前，提供測繪檔案和成果服務仍主要以傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)刻錄、紙圖輸出為主，數(shù)據(jù)分發(fā)、交換還是采用離線拷貝和簽訂保密協(xié)議的方式，管理、服務手段較為滯后，現(xiàn)代化水平不高，與信息化測繪體系建設目標相距甚遠。
3.測繪檔案管理缺乏復合型人才
由于歷史原因，測繪檔案管理長期缺乏復合型管理人才，現(xiàn)有人員很難勝任地理信息系統(tǒng)管理和維護，以及熟練運用各系統(tǒng)提供測繪服務等工作，這已成為測繪檔案管理的發(fā)展和業(yè)務創(chuàng)新進程中的阻力之一。此外，檔案專業(yè)的管理人員普遍比較缺乏，而且從事測繪檔案開發(fā)利用的人員數(shù)量很少，水平參差不齊，難以挖掘歷史檔案潛在價值。因此，想要開展深化測繪檔案應用、拓展測繪檔案務面、提高檔案館影響力等工作比較困難。
三、測繪檔案管理信息化建設的措施
測繪檔案信息化是一項系統(tǒng)性工程，涉及的范圍很廣，它幾乎涵蓋了檔案業(yè)務建設的所有內(nèi)容，筆者主要針對測繪檔案管理在信息化建設方面進行了一些思考，認為測繪檔案管理信息化建設應考慮以下幾個方面。
1.重視測繪檔案管理與服務的工作
隨著政府公共管理的信息化、電子政務的發(fā)展，測繪檔案應用已延伸到社會管理、公共安全管理、應急管理等全新的領域，測繪檔案管理的理念和思路也要隨之變化，才能適應新的形勢、新的要求。首先要通過學習宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國測繪法》和《中華人民共和國測繪成果管理規(guī)定》等法律、法規(guī)和規(guī)章制度，強調(diào)測繪檔案在測繪活動中的地位和作用； 同時測繪檔案保管部門必須以用戶需求為導向，以用戶滿意為目標，以用戶便利為原則，重新構建科學的測繪檔案知識服務體系，加快測繪檔案從傳統(tǒng)的靜態(tài)服務向靜態(tài)服務與動態(tài)網(wǎng)絡化服務相結合的模式轉變。
2.建立健全測繪檔案管理制度
測繪檔案管理制度是對檔案管理工作的約束，測繪檔案管理制度的內(nèi)容不僅應該包括歸檔前后的檔案管理工作的流程制度； 還應該是一個單位檔案管理同科技工作程序、生產(chǎn)研發(fā)工作計劃及相關人員職責相統(tǒng)一的綜合制度。信息化測繪檔案的管理制度重點應針對數(shù)據(jù)檔案制定相應規(guī)范和標準，重點要規(guī)范數(shù)據(jù)檔案的歸檔范圍、整理立卷、著錄標引、歸檔移交、接收檢驗、日常維護、異地備份、存儲介質(zhì)及系統(tǒng)升級換代、信息安全保護等管理的各個環(huán)節(jié)。
3.建立測繪檔案“全生命周期”管理機制
每一個測繪項目無論大小都要經(jīng)過計劃下達、測繪生產(chǎn)、質(zhì)量檢查、成果匯交、歸檔、管理、利用和銷毀等全過程，這個過程就是測繪檔案的一個“全
生命周期”。項目承建單位應將檔案的形成、積累、整理和歸檔工作納入工作計劃、工作程序、相關部門和人員職責范圍，每個單位必須指定專職或兼職的檔案管理人員，項目承建單位在項目開始之初就要對檔案的整理和歸檔提出明確要求，并對項目參與的相關人員進行檔案管理的培訓，讓參與項目的人員明確知道哪些文件和材料是應該要作為檔案保留的，特別是對重大測繪項目，在制定項目管理制度的同時要考慮項目檔案管理制度的制定，在檔案管理制度中要對項目歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等提出明確的要求； 檔案管理部門必須進行檔案形成的前端控制，要及早介入對項目檔案工作進行業(yè)務指導，要及時跟蹤項目進度，從而確保檔案質(zhì)量和管理水平，避免重復勞動，消除文件形成初期由于管理不善而導致檔案不齊全、不完整等現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案管理的職能部門應在任務下達、進度檢查、成果鑒定驗收、評獎提職的各階段，都要對測繪檔案工作同步提出要求和加以考核。要用制度明確檔案工作職責，保障經(jīng)費投入，強化前端控制和全過程管理。要理順測繪檔案收集、歸檔工作渠道，延伸建檔指導工作。
4.推進測繪檔案服務信息化建設
大數(shù)據(jù)時代在不斷改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的同時，對傳統(tǒng)的檔案管理模式也提出了挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案館建設將是可預見的未來。因此，通過采取“存量數(shù)字化”的思路大力推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，“增量電子化”加強原生電子檔案的歸檔和接收。通過不斷推進測繪檔案管理信息化建設，依托云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術智能化地管理多元化測繪檔案資源，逐步改變測繪檔案管理模式，逐步建成基于測繪檔案信息資源、檔案信息服務、檔案信息安全保障的測繪管理信息服務平臺，真正實現(xiàn)測繪檔案管理自動化、服務網(wǎng)絡化、決策智能化。
四、結束語
近幾年，隨著信息化測繪的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的寶貴資源，測繪檔案的信息利用價值和作用也逐步在各行各業(yè)顯現(xiàn)，因此，在新的形勢下，各級領導都應加大對檔案工作的重視和投入，充分調(diào)動檔案人員的工作積極性，發(fā)揮測繪檔案的功能，為各級政府和社會各界提供快速、準確和全方位的地理信息服務。
參考文獻：
【摘要】現(xiàn)階段，社會保險檔案管理存在重視度不足、缺乏統(tǒng)一管理制度、缺少專業(yè)管理人員、管理設施配置不足等問題。要想提升社會保險檔案管理水平，需提升對于這項工作的重視度，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化，建設專業(yè)的社會保險檔案管理隊伍，推動社會保險檔案管理信息化建設。
【關鍵詞】社會保險；檔案管理；對策；建議
一、社會保險檔案管理存在的問題
目前，需歸屬于社會保險檔案的，主要有以下幾類文件資料：1.政策依據(jù)類。即國家和地方出臺的各項有關社會保險的法律法規(guī)和政策性文件。2.業(yè)務憑證類。即在社會保險費用扣繳、匯繳、轉接、報銷、理賠等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的憑證。3.結算賬卡類。具體包括社會保險費用管理手冊、養(yǎng)老保險手冊、費用匯繳賬冊、參保人員花名冊、保險關系轉遞清單、轉接變更登記卡等。4.統(tǒng)計報表類。包括社會保險費用匯繳統(tǒng)計表、參保人員工資變動情況統(tǒng)計審核表等。5.離退休人員社會化管理類。具體包括退休人員待遇統(tǒng)計、生存調(diào)查表、遺屬待遇審批表等。6.電子檔案類。這是指社會保險工作實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公后形成的數(shù)字化檔案。現(xiàn)階段，我國社會保險檔案管理存在以下幾個問題：1.重視程度欠缺。社保經(jīng)辦機構未正確認識到社會保險檔案資料的價值，將工作重心放在社會保險的擴面征繳上，對于社會保險檔案管理工作重視度不足。2.缺少統(tǒng)一規(guī)范的管理制度。國家為了規(guī)范社會保險檔案的管理，了社會保險檔案管理制度，但是各地社保經(jīng)辦機構在按照規(guī)范實施標準化檔案管理的積極性及進度上存在較大差異，有些區(qū)域檔案信息不全，不同區(qū)域歸檔范圍不明確，導致檔案信息無法實現(xiàn)高效利用。3.缺少專業(yè)的社會保險檔案管理人員。部分社會保險部門缺乏專門的檔案管理機構，檔案管理人員業(yè)務水平過低，部分為兼職人員，沒有專業(yè)知識背景。4.社會保險檔案管理設施配置不足。隨著社會保險制度的健全，社會保險檔案資料增多，檔案室?guī)烊萘考毙柙龃螅易詈媚軌蜃龊梅莱薄⒎阑鸸ぷ鳎⑶腋鶕?jù)檔案管理信息化建設進程，完善相關的硬件、軟件設置配置，加強計算機網(wǎng)絡通信安全管理。
二、加強社會保險檔案管理的對策及建議
（一）提升社會保險檔案管理重視度。在特色社會主義建設進程中，國家對于社會保險的重視度一直在提升，在這種情況下，社會保險經(jīng)辦機構應該充分重視對于社會保險檔案的管理，將之納入部門的發(fā)展規(guī)劃中，在年度工作計劃中，制定科學合理的社會保險檔案管理改進計劃，加大人力物力資源投入，將檔案房擴建，配置現(xiàn)代化管理設備及專業(yè)人員，建立健全檔案管理制度。（二）實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化。在大數(shù)據(jù)時代背景下，社會保險檔案具有較高的價值，為了提升檔案利用率，國家應該制定科學合理、標準統(tǒng)一的社會保險檔案管理制度，明確規(guī)定各社會保險經(jīng)辦機構在檔案管理上的人力物力配置要求，明確各類文件歸檔的要求及標準，明確檔案信息在真實性、完整性、及時性上的要求，從而確保檔案信息的參考價值。同時，健全社保檔案管理落實考核機制，將社會保險檔案管理工作任務細分到各個部門，并建立科室聯(lián)動機制，相互監(jiān)督，分工協(xié)作。（三）建設專業(yè)的社會保險檔案管理隊伍。根據(jù)現(xiàn)代化社會保險檔案管理需求，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，學習計算機技術、數(shù)字化技術相關軟件、硬件設施的使用，為社會保險經(jīng)辦機構提供人才支持。而且，社會保險經(jīng)辦機構應該設立專門的檔案管理部門，根據(jù)工作需求合理設置崗位，引進專業(yè)的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續(xù)教育。比如說，現(xiàn)在很多社會保險檔案管理人員存在信息素質(zhì)不足的情況，機構在配置信息化檔案管理設施后，應該組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網(wǎng)絡安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕。（四）推動社會保險檔案管理信息化建設。用現(xiàn)代化信息技術，實現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據(jù)信息利用者的需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，社會保險檔案管理機構必須意識到檔案管理信息化建設的意義，充分重視檔案信息化建設工作，加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進相關技術及設備，構建檔案信息化管理平臺，簡化檔案借用、查閱的手續(xù)，擴大檔案的利用范疇。
三、結語
社會保險檔案具有保存、查考、利用的價值，作為社保經(jīng)辦機構，應該保證檔案資料的完整、真實，從而確保檔案信息能夠準確反映當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展情況，作為當?shù)匕l(fā)展規(guī)劃的依據(jù)，為當?shù)厣鐣ｋU體系的構建與完善提供信息支持，促進和諧社會的構建。作為社會保險檔案的管理機構，應該充分重視保險檔案管理工作的重要性，積極履行崗位職責，提升辦事效率，提升工作質(zhì)量，為人民服務。現(xiàn)階段，我國保險檔案管理水平比較低，存在諸多問題，必須予以重視，及時解決。
【
關鍵詞：基層單位；基建檔案；管理
中圖分類號：G271.3 文獻標識碼：B 文章編號：1009-9166（2010）029(C)-0217-01
基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是建設過程的真實反映和記錄，又是建設發(fā)展的重要基礎和依據(jù)，也是單位維權的憑證和依據(jù)。基建檔案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發(fā)展，基建檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以基建工程項目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求，而一個完整的基建工程項目要經(jīng)過立項、設計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位、監(jiān)理單位等好多部門，給收集管理工作帶來很多困難，就此對基建檔案管理談幾點粗淺的認識。
一、加強領導，建立檔案組織
抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡。“內(nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與設計、施工、監(jiān)理等參建單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。
二、建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則
制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如它所包括基本建設工程的規(guī)劃、設計檔案、基本建設施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細則，細則應主要明確本單位基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性。
管理要及時，立卷要規(guī)范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，做到工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，同時根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
三、加強對有關人員的培訓
一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。基建檔案作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負責基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進度等現(xiàn)狀，一是要結合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機構、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，引起參建單位的足夠重視，自項目建設開始，應該組織其學習、貫徹國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓，要求做到統(tǒng)一的要求、標準與格式，嚴把檔案質(zhì)量關，要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統(tǒng)掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側重點，既瞻前顧后，又緊抓過程；二是要組織本單位檔案人員及其相關人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務能力，自覺增強責任意識，做到主動出擊、提前擬定計劃，實行跟蹤收集、動態(tài)收集、嚴把質(zhì)量，同時要求檔案人員，要根據(jù)工程進度，緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系，爭取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。
四、把依法治檔工作落到實處
