時(shí)間：2023-05-15 15:20:56
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業(yè)合同檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
在企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)過程中，合同已經(jīng)突顯出其關(guān)鍵而重要的地位，合同在企業(yè)運(yùn)營過程中扮演了重要的角色，隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展層次的不斷上升，企業(yè)合同檔案的管理也提上了日程，由于企業(yè)的合同檔案數(shù)量不斷增加，為了科學(xué)、規(guī)范、有效地管理好企業(yè)合同檔案，為需求者提供便捷準(zhǔn)確的服務(wù)，需要對企業(yè)的合同檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，要采用科學(xué)有效的策略和方法，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業(yè)合同檔案的概念及特征
企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動(dòng)中的重要分支，是重要的憑證，詳細(xì)記載了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務(wù)的全部資料，是企業(yè)預(yù)算、評估和審計(jì)不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：
企業(yè)經(jīng)營合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動(dòng)合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個(gè)性，有一般檔案共同的價(jià)值和職能，而合同檔案還有其個(gè)性，這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應(yīng)的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應(yīng)的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應(yīng)，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應(yīng)，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，在激烈的市場競爭之中，必然會(huì)產(chǎn)生較多的經(jīng)濟(jì)糾紛，而合同是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和實(shí)施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟(jì)糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。
③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認(rèn)為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當(dāng)事人的姓名、合同數(shù)量、價(jià)款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會(huì)使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到威脅。
2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施
企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點(diǎn)和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實(shí)施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計(jì)和管理合同檔案。
2.1 強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機(jī)制，要對合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進(jìn)行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強(qiáng)化企業(yè)的合同檔案管理機(jī)制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，減少企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)，從而促進(jìn)企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 要加強(qiáng)合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理
在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的保管和管理。同時(shí)，企業(yè)要指定獨(dú)立的部門負(fù)責(zé)合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。
2.3 實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理
在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進(jìn)行統(tǒng)一的編號，這個(gè)工作要依照一定的規(guī)則實(shí)施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時(shí)間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實(shí)現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業(yè)的合同檔案管理進(jìn)行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負(fù)責(zé)合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況
在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時(shí)間要進(jìn)行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個(gè)工作相當(dāng)繁瑣和細(xì)致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會(huì)有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)的合同檔案分類管理要重點(diǎn)對科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進(jìn)行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學(xué)的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對應(yīng)的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個(gè)要素可以用于企業(yè)合同檔案分類管理中，便于實(shí)現(xiàn)對企業(yè)合同檔案管理的統(tǒng)一收集、整理和保管。在這種優(yōu)化的合同檔案分類管理方式下，可以實(shí)現(xiàn)同庫保管，利于整理和查閱，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的合同檔案管理。
一、醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問題
對合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視合同檔案管理工作，認(rèn)為合同檔案管理不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機(jī)制不完善、管理技術(shù)落后等問題。在實(shí)際工作過程中，檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確等會(huì)帶來嚴(yán)重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來的長遠(yuǎn)發(fā)展。現(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協(xié)調(diào)制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合合同檔案管理機(jī)構(gòu)的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門負(fù)責(zé)合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關(guān)部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)都開始利用信息技術(shù)促進(jìn)自身的發(fā)展。對于醫(yī)院來說，必須要跟上時(shí)代步伐，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實(shí)踐過程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進(jìn)自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時(shí)還要利用信息技術(shù)改進(jìn)合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運(yùn)用，使得合同檔案管理信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理工作中，但是因?yàn)槿狈染ê贤瑱n案管理工作，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)不高：目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高的問題，導(dǎo)致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時(shí)，醫(yī)院將一些工作能力不強(qiáng)或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對合同檔案資料進(jìn)行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因?yàn)槿狈π畔⒓夹g(shù)方面的能力，無法適應(yīng)新時(shí)代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平無法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長的發(fā)展過程中，醫(yī)院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，合同檔案管理工作人員沒有進(jìn)行整理和收集，造成合同檔案相關(guān)信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實(shí)踐過程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實(shí)，使醫(yī)院合同檔案信息出現(xiàn)不完整問題，給醫(yī)院各部門工作帶來嚴(yán)重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價(jià)值。
二、醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略
創(chuàng)新管理意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量：在制定合同檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，提高合同檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，從而提高服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)踐過程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心競爭力相結(jié)合，可以促進(jìn)企業(yè)市場競爭力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在日常工作中，還要加強(qiáng)對合同檔案管理工作人員的監(jiān)督，嚴(yán)格按照國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性。創(chuàng)新管理機(jī)制，提升管理水平：在創(chuàng)新管理機(jī)制方面，醫(yī)院必須積極學(xué)習(xí)各行業(yè)在合同檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和國內(nèi)外的先進(jìn)管理技術(shù)，以根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況、工作性質(zhì)和特點(diǎn)，制定出符合本醫(yī)院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時(shí)，還必須將該項(xiàng)工作與醫(yī)院的經(jīng)營制度、經(jīng)營模式、經(jīng)濟(jì)水平、企業(yè)文化等有機(jī)結(jié)合起來，確保該制度能夠有效地協(xié)調(diào)各部門之間的合作，共同推進(jìn)合同檔案管理工作的創(chuàng)新。創(chuàng)新管理隊(duì)伍，提高整體素質(zhì)：醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強(qiáng)對合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。首先，必須要強(qiáng)化合同檔案管理人員對這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項(xiàng)工作；其次，必須要加強(qiáng)對合同檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)、信息技術(shù)能力等方面的培養(yǎng)，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會(huì)發(fā)展需求，推動(dòng)醫(yī)院合同檔案管理不斷創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度：信息技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應(yīng)用，對于提高合同檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實(shí)踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲(chǔ)、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了手工管理方式出現(xiàn)的各種錯(cuò)誤，大大提高了醫(yī)院合同檔案的利用價(jià)值和有效利用率。
作者:金銀善 單位:延邊大學(xué)附屬醫(yī)院
關(guān)鍵詞：合同檔案管理
前言
合同是體現(xiàn)平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點(diǎn)問題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開發(fā)利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個(gè)法人單位,不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。”而依目前國內(nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同進(jìn)行編號登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。
對一個(gè)全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門,作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
合同審批單
二、合同檔案管理模式
在國家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進(jìn)行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開發(fā)的需要,與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng),往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會(huì)信用體系的構(gòu)建,不少地方開始推行
“重合同,守信用”企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強(qiáng)對風(fēng)險(xiǎn)的控制能力,使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次,實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實(shí)行集中管理,統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護(hù)各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計(jì)查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,列為專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
三、合同檔案保管的劃分
對于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認(rèn)為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實(shí)上這兩種做法在認(rèn)識(shí)上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時(shí),要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。
例如,對一般經(jīng)濟(jì)合同而言,合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo);合同作為技術(shù)文檔時(shí),它所依附的設(shè)備儀器、土地不動(dòng)產(chǎn)等使用年限應(yīng)作為考慮因素;有的合同具有深遠(yuǎn)的社會(huì)影響(如反映重大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢,因此合同爭議的訴訟時(shí)效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn),容易被忽視。事實(shí)上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應(yīng)慎而處之。
《合同法》規(guī)定,當(dāng)事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷或解除時(shí),要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷毀。必要時(shí)還需對履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說明,雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發(fā)
長期以來,合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統(tǒng)的分類統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結(jié)合社會(huì)利用需求,發(fā)掘其獨(dú)特的信息內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)注意到,伴隨世界經(jīng)濟(jì)一體化和中國加入WTO ,構(gòu)建各個(gè)層次的信用管理體系已逐漸成為社會(huì)以及企業(yè)界的共識(shí)。積極開發(fā)合同檔案資源,找準(zhǔn)切入點(diǎn),是檔案編研領(lǐng)域新的增長點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應(yīng)當(dāng)與信用體系互動(dòng)互惠,從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。
1.根據(jù)公司實(shí)際情況，建立合理的組織架構(gòu)，系統(tǒng)化管理合同。
筆者所在的公司實(shí)施總法律顧問制度，由公司一位高管擔(dān)任總法律顧問，下設(shè)法律事務(wù)管理部門，配備專業(yè)的企業(yè)法律顧問。法律事務(wù)管理部門在公司逐步實(shí)行綜合歸口與分級、分類相結(jié)合的合同管理體制。例如在公司市場營銷部、物資采購部、科技部等有合同業(yè)務(wù)的部門，設(shè)立了兼職合同管理人員，分類專項(xiàng)管理其本部門的合同，逐步對公司的合同進(jìn)行全方位、全過程的系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設(shè)、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓(xùn)等多個(gè)方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優(yōu)化流程，強(qiáng)化合同管理職責(zé)分工。
法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對原有的合用管理辦法在實(shí)施中的效果、存在的問題進(jìn)行了分析和評估。在此基礎(chǔ)上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對合同的訂立、簽訂權(quán)限和職責(zé)審查、合同履行與評估等方面進(jìn)行明確和規(guī)范。對公司合同管理制度的修訂，即是對公司合同管理內(nèi)部控制的完善，旨在達(dá)成《內(nèi)部控制指引》的目標(biāo)要求，即規(guī)范和加強(qiáng)合同管理，確保合同談判、簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規(guī)范，防止未經(jīng)授權(quán)的經(jīng)濟(jì)行為，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司合法權(quán)益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的管理成本，而且有助于企業(yè)全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項(xiàng)目責(zé)任部門、歸口管理部門、財(cái)務(wù)部、法律部等各個(gè)專業(yè)部門各司其職對合同進(jìn)行把關(guān)，有效地將合同訂立納入公司的各項(xiàng)管理之中，有效地實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴(yán)格審查，重大項(xiàng)目則在項(xiàng)目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關(guān)。合同示范文本有利于規(guī)范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環(huán)節(jié)進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)的防控。法律顧問堅(jiān)持開展了相關(guān)合同示范文本的推行工作，根據(jù)公司合同種類合同業(yè)務(wù)量特點(diǎn)，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設(shè)備維修合同》及《技術(shù)開發(fā)合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進(jìn)行歸類整理；然后提煉總結(jié)完成合同示范文本草案，再與相關(guān)部門進(jìn)行了交流討論，最終修改定稿。以技術(shù)合同為例，示范文本不僅明確合同內(nèi)容，還從法律專業(yè)的角度對簽訂和履行環(huán)節(jié)、技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)度、履行期限和方式、雙方權(quán)利義務(wù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式、價(jià)款支付以及在知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等重要內(nèi)容上做出相應(yīng)說明，包括合同簽訂內(nèi)容表述指引和法律風(fēng)險(xiǎn)說明及提示。從管理的角度上，實(shí)現(xiàn)在合同內(nèi)控管理流程與管理、研發(fā)的具體結(jié)合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細(xì)化合同專用章管理，嚴(yán)格公司合同檔案管理。
法律顧問的嚴(yán)謹(jǐn)與細(xì)致等優(yōu)點(diǎn)，還應(yīng)發(fā)揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環(huán)節(jié)之上。應(yīng)明確合同專用章的用印審批相關(guān)要求，以及外帶合同專用章的原則、申請程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權(quán)利義務(wù)，在一定時(shí)期內(nèi)具有重要的保存價(jià)值，生效的合同文本應(yīng)納入經(jīng)營檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對于審結(jié)用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺(tái)帳，及時(shí)記錄合同編號、承辦部門、合同名稱及對方當(dāng)事人等信息，并要求各業(yè)務(wù)部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關(guān)資料。形成便于查找的電子信息和紙質(zhì)合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態(tài)。事實(shí)證明，完整合同檔案的建立，也便于總結(jié)合同履行情況，吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內(nèi)部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，公司法律事務(wù)部門形成了對各一級建制單位合同管理情況進(jìn)行年度現(xiàn)場檢查的貫例。檢查內(nèi)容主要涉及各單位內(nèi)部的合同管理職責(zé)分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺(tái)帳管理、合同評估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關(guān)負(fù)責(zé)人和兼職合同管理員進(jìn)行座談交流。檢查會(huì)形成《年度合同管理現(xiàn)場檢查情況通報(bào)》，逐一分析各單位在執(zhí)行公司合同管理制度中尚存在的問題，評價(jià)相關(guān)部門合同管理工作，提出改進(jìn)意見；重點(diǎn)是促進(jìn)各業(yè)務(wù)單位對合同履行和合同評估、部門合同管理方面工作的開展和規(guī)范。對于不認(rèn)真執(zhí)行公司合同管理制度和審查程序的單位和個(gè)人，給予績效考核負(fù)評價(jià)。合同考核和現(xiàn)場檢查工作，能督促各單位執(zhí)行公司合同管理制度，在合同履行中誠實(shí)守信和全面履行。合同經(jīng)辦部門逐步重視對合同執(zhí)行中的質(zhì)量、安全、進(jìn)度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權(quán)、同時(shí)履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)等合同履行原則，依法保障自身權(quán)益。
6.注重法律知識(shí)普及，加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)。
公司合同管理的每個(gè)環(huán)節(jié)涉及到不同部門的人員，人員的素質(zhì)保證是合同管理的重點(diǎn)。筆者所在的公司在各單位設(shè)有兼職合同管理員30多人，法律顧問對合同兼職管理員和經(jīng)辦人員建立了培訓(xùn)機(jī)制，每年組織一次集中培訓(xùn)。培訓(xùn)圍繞“合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范”的主題，結(jié)合實(shí)務(wù)、配合案例宣講基礎(chǔ)法律知識(shí)，剖析合同從簽訂到終結(jié)的全過程，針對各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動(dòng)畫片在公司內(nèi)部宣傳媒介上播放，以強(qiáng)化學(xué)習(xí)效果，增強(qiáng)了法律意識(shí)。法律顧問對合同管理人員培訓(xùn)的加強(qiáng)和重視，一方面促使公司合規(guī)文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護(hù)航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內(nèi)控體系。
二、結(jié)語
【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building
【中圖分類號】F462；G462 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）12-0007-02
1 引言
檔案指的是社會(huì)中的組織和個(gè)人在社會(huì)中形成并保存的各種形式的數(shù)據(jù)。檔案管理就是對企業(yè)以及各職能部門中的檔案進(jìn)行管理，最主要的就是檔案的收集、整理、移交和保管等。對于核電建設(shè)來說，做好檔案管理工作，對未來核電項(xiàng)目的改進(jìn)和發(fā)展都有著重要的參考作用。
2 檔案管理的重要性
檔案作為企業(yè)職能活動(dòng)的重要文件，不僅是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，還是企業(yè)進(jìn)行?Q策、計(jì)劃等活動(dòng)的重要參考。對于核電建設(shè)來說，檔案能夠在工程驗(yàn)收過程中發(fā)揮至關(guān)重要的作用，還能對核電站建設(shè)成果進(jìn)行相關(guān)的記錄。在核電建設(shè)過程中對檔案采取必要的管理措施，能夠確保核電建設(shè)的管理工作順利實(shí)施[1]。另一方面，將相關(guān)核電建設(shè)的文件進(jìn)行分類處理，建立不同類型的檔案。不僅能夠真實(shí)、完整地記錄工程進(jìn)行的整個(gè)過程，還能夠在核電工程竣工投入使用以后出現(xiàn)故障時(shí)提供重要的維修參考。
3 核電建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀
對于核電建設(shè)來講，檔案管理工作的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)如下：首先，事業(yè)部門雖根據(jù)自身的需求制定了一系列的檔案管理操作流程，但仍然還有大部分工作在開展過程中沒有規(guī)范的流程，最主要的就是合同檔案、工程的項(xiàng)目檔案等[2]。其次，檔案管理工作人員的配置問題，事業(yè)部檔案管理配有一名專職的管理人員。有些項(xiàng)目部的檔案資料甚至沒有專門的管理人員，而是由其他部門的工作人員或者施工隊(duì)的勞務(wù)人員進(jìn)行兼職。進(jìn)而，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，相關(guān)管理工作無法順利實(shí)施。
4 檔案管理體系的構(gòu)建
4.1 檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)
檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)需要根據(jù)核電建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對相關(guān)事宜在統(tǒng)一指導(dǎo)的情況下進(jìn)行。自上而下地建立檔案管理機(jī)構(gòu)，在各核電建設(shè)的項(xiàng)目部門以及本部都需要建設(shè)檔案管理部門，最終建立一個(gè)符合實(shí)際情況的檔案管理機(jī)構(gòu)。以此為基礎(chǔ)對整個(gè)核電建設(shè)工程的檔案進(jìn)行管理，同時(shí)對整個(gè)核電建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃制定、實(shí)施和反饋等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行跟蹤。實(shí)際的檔案管理機(jī)構(gòu)如圖1所示。
4.2 檔案管理體系的內(nèi)容
核電工程檔案管理主要是指在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，根據(jù)不同核電項(xiàng)目的實(shí)際情況建立有自身特色的檔案管理體系。同時(shí)，要兼顧分級管理的原則，事業(yè)部搭建統(tǒng)一的檔案管理模式，明確不同部門、不同級別檔案管理等工作人員的職責(zé)。并對檔案管理工作的操作流程進(jìn)行規(guī)范，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。按照事業(yè)部的要求，可以將檔案管理體系分為兩個(gè)層次：
①管理程序。是根據(jù)體系文件的編制要求，對檔案管理工作作出規(guī)范，著重對檔案的分類、收集、整理、驗(yàn)收等方面。
②標(biāo)準(zhǔn)操作流程。檔案管理的操作流程要嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)準(zhǔn)則，并根據(jù)核電建設(shè)的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的劃分。常見的類別有工程類檔案管理、文書類檔案管理和財(cái)務(wù)類檔案管理等。
5 從體系上解決檔案與文件的轉(zhuǎn)換問題
就現(xiàn)階段我國的核電建設(shè)檔案管理情況而言，大多數(shù)管理模式都是將文件與檔案對立開來。文件管理與檔案管理之間缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，并且檔案的整理鞏固節(jié)奏并不是隨著工程的進(jìn)行而來的。所以，大多數(shù)核電建設(shè)工程的文件轉(zhuǎn)化為檔案的工作都是在工程竣工后進(jìn)行的，不僅檔案的完整得不到保證，還會(huì)造成時(shí)間和精力的大量浪費(fèi)。核電工程的檔案管理工作，必須確保時(shí)效性和完整性，在工程進(jìn)行過程中，將文件檔案化。這是現(xiàn)階段我國核電工程檔案管理工作面對的首要問題。因此，必須結(jié)合文件與檔案的共同點(diǎn)，將文件管理工作融入檔案管理工作中。主要應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：
5.1 確定歸檔的范圍
文件管理工作融入檔案管理工作中，首先要確定文件是否能夠歸入檔案范圍。歸檔范圍應(yīng)該涵蓋所有能夠反映企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容，檔案管理體系的設(shè)計(jì)要以此為原則。并結(jié)合核電建設(shè)過程中的實(shí)際情況，對檔案的類別進(jìn)行科學(xué)的劃分，可以分為以下七個(gè)類別：人事檔案、合同檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、工程檔案以及文書檔案。
5.2 確定歸檔的流程
要達(dá)到檔案管理工作細(xì)化的目的，需要對歸檔的流程進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖崂砗痛_定。根據(jù)不同部門采取具體化的措施，建立適合自身的歸檔流程。從而，順利完成對文件材料管理的相關(guān)歸檔流程，確保文件材料的歸檔完整性。同時(shí)，在處理不同類型的文件和材料時(shí)，需要對文件材料進(jìn)行充分的了解，按照文件的先后順序進(jìn)行歸檔，并對歸檔流程中的要求進(jìn)行明確，保證具體步驟的實(shí)施。
5.3 定期歸檔制度
歸檔時(shí)間是歸檔工作中最重要的參考標(biāo)準(zhǔn)。在考慮定制時(shí)間時(shí)，要考慮的問題很多，既要保證運(yùn)行時(shí)間內(nèi)各材料可以充分發(fā)揮效率，又要保證歸檔工作的完整性和真實(shí)性。另一方面，核電工程不同階段的歸檔時(shí)間應(yīng)該與相關(guān)部門提前溝通，制定合理的歸檔時(shí)間。歸檔時(shí)間的確定，需要參考文件的種類、實(shí)際施工流程、工作責(zé)權(quán)以及具體時(shí)間這幾個(gè)角度。實(shí)現(xiàn)文件積累到檔案化的過程，是定期歸檔制度確定的重要保證。從根本上降低后期檔案收集和整理的時(shí)間成本，也避免了由于檔案存留過多以及存留時(shí)間過長導(dǎo)致的文件丟失現(xiàn)象，保證在核電項(xiàng)目中檔案的完整，最終實(shí)現(xiàn)文件向檔案的方向轉(zhuǎn)化的目的。
關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；建設(shè)合同；合同管理
中圖分類號：TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、工程合同的作用
（一）工程合同是安排項(xiàng)目施工的指導(dǎo)性文件
項(xiàng)目負(fù)責(zé)班子要根據(jù)工程規(guī)模和難易程度來進(jìn)行施工組織、設(shè)計(jì)、計(jì)劃、報(bào)表、竣工結(jié)算等。而這些內(nèi)容則全部詳細(xì)的表明在合同中。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項(xiàng)目管理人員和各工作組負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，對合同的主要內(nèi)容做出解釋和說明，形成合同交底制度。
（二）工程合同是進(jìn)行索賠的依據(jù)
合同索賠主要包括以下內(nèi)容：一是由于業(yè)主違約引起，主要指業(yè)主未按《示范文本》規(guī)定完成應(yīng)該完成的工作，以及未能按時(shí)撥付預(yù)付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復(fù)等；二是由于工程項(xiàng)目本身變更引起，如工程量的變化、材料價(jià)格變化、現(xiàn)場簽證等；三是由施工條件和環(huán)境變化引起，如一周內(nèi)連續(xù)停水，停電超過8h，連續(xù)大雨不能進(jìn)行室外作業(yè)等。
（三）工程合同是控制工程成本和進(jìn)行竣工結(jié)算的依據(jù)
合同簽訂后，該工程的預(yù)算成本就可確定下來。組建項(xiàng)目班子時(shí)，根據(jù)預(yù)算成本按照市場法則確定責(zé)任成本，確定工程的人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)械臺(tái)班費(fèi)，及其它直接費(fèi)和間接費(fèi)等。項(xiàng)目經(jīng)理組織施工時(shí)，首先可將以上費(fèi)用分解到各分部、分項(xiàng)中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應(yīng)合理用工、用料、控制人工費(fèi)用、管理費(fèi)用等，為節(jié)約工程開支、辦理工程結(jié)算打下基礎(chǔ)。
（四） 工程合同為轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)提供可能
《示范文本》中已有違約、索賠、爭議、保險(xiǎn)、擔(dān)保等轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)條款，如能將這些內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商并寫進(jìn)合同，那么就可將違約、變更以及自身在過程中發(fā)生的一些意外傷害向第三方轉(zhuǎn)移。
二、工程合同履行中的管理對工程造價(jià)的影響
工程合同履行主要指工程施工過程中的合同管理，該階段的合同管理對工程投資造價(jià)控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要的意義。合同一旦訂立生效就產(chǎn)生法律效力，雙方必須嚴(yán)格執(zhí)行條款約定的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)合同管理，避免違約產(chǎn)生糾紛和索賠導(dǎo)致突破投資造價(jià)目標(biāo)。
（一）變更的管理問題
從大量的工程實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，合同履行中的造價(jià)控制主要應(yīng)嚴(yán)格控制施工中出現(xiàn)的有關(guān)變更，即應(yīng)盡可能的壓縮施工過程中的工程變更。這其中有兩方面的問題，一是業(yè)主在設(shè)計(jì)初期工作不到位，應(yīng)在設(shè)計(jì)階段解決的問題直到開工后才發(fā)現(xiàn)，使得設(shè)計(jì)發(fā)生變更，造價(jià)大幅調(diào)整。二是設(shè)計(jì)圖紙的質(zhì)量問題，設(shè)計(jì)圖紙粗糙、錯(cuò)誤、前后矛盾等也是造成工程變更的直接原因。三是應(yīng)健全有關(guān)變更的審批制度，在施工過程中如必須變更時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理變更手續(xù)，進(jìn)行工程量及造價(jià)增減分析，有效控制工程造價(jià)。
（二）履行中工程款支付的管理
合同支付管理也是一項(xiàng)非常敏感而難度較高的工作，付款不及時(shí)或未按規(guī)定數(shù)額付款，將可能導(dǎo)致承包人的索賠。如果多付、超付，則可能造成難以挽回的被動(dòng)局面，還會(huì)引發(fā)其它很多問題。因此必須加強(qiáng)合同的支付管理，為此應(yīng)做好以下幾方面的工作：首先合同簽訂好后應(yīng)建立工程款支付計(jì)劃臺(tái)賬，并與工程的形象進(jìn)度計(jì)劃相結(jié)合；其次應(yīng)按照合同支付計(jì)劃確保資金落實(shí)到位；第三應(yīng)按合同的規(guī)定支付工程備料款和形象工程進(jìn)度款以及屆時(shí)扣減備料款等。
三、加強(qiáng)工程合同管理的措施
（一）增強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)
做好工程合同的管理工作，意識(shí)是關(guān)鍵。首先要爭取項(xiàng)目經(jīng)理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強(qiáng)合同管理人員的檔案意識(shí)，使他們知道自己承擔(dān)著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。
（二） 建立完善的管理制度
企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進(jìn)行。從項(xiàng)目的立項(xiàng)階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗(yàn)收的檔案管理工作與五大目標(biāo)等同視之，設(shè)置相關(guān)的機(jī)構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個(gè)完整的管理體系，專門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。
（三） 加強(qiáng)合同信息化建設(shè)
伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。
（四） 加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)
要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，全面了解合同的內(nèi)容、特點(diǎn)、規(guī)律和方法，又要學(xué)習(xí)了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強(qiáng)對工作崗位的責(zé)任心和使命感。
（五） 嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)
一般而言，工程在竣工驗(yàn)收前，都會(huì)對工程合同進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，一旦出現(xiàn)合同驗(yàn)收不合格的情況，是不可以進(jìn)行竣工驗(yàn)收的。所以在工程竣工驗(yàn)收過程中，工程合同的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)，要仔細(xì)審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實(shí)性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；現(xiàn)代化；檔案管理；措施
1 電力企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容
目前我國的電力企業(yè)檔案管理工作中存在不少問題，比如新檔案補(bǔ)充不及時(shí)、檔案順序混亂、資料流失等。下文列出了三點(diǎn)電企檔案管理工作的主要內(nèi)容，列出該內(nèi)容的主要目的是幫助檔案人員明確工作內(nèi)容，并有針對性地進(jìn)行檔案管理工作。
1.1 電力企業(yè)資料案卷
我國企業(yè)文書立卷的有關(guān)規(guī)定指出，各個(gè)企業(yè)必須及時(shí)對本企業(yè)在某一時(shí)期產(chǎn)生的文書資源進(jìn)行整理，并將其組成規(guī)范的案卷。案卷一方面能夠反映企業(yè)的成長歷史、真實(shí)反映企業(yè)的社會(huì)面貌，另一方面有利于國家的監(jiān)督和管理。
1.2 定期歸檔
出于最大程度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的功能和方便電力企業(yè)的各部門工作人員使用檔案資源這兩點(diǎn)目的，電力企業(yè)檔案管理部門首先要定期對各部門工作文案進(jìn)行采集，標(biāo)上注明。再者對重要內(nèi)容進(jìn)行重點(diǎn)管理。最后對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化分類安置，進(jìn)行一一歸檔。
1.3 對檔案的保護(hù)
很多電力企業(yè)由于歷史久遠(yuǎn)，檔案會(huì)隨著時(shí)間變化而發(fā)生一定的損壞和遺失。針對這一情況，檔案管理人員要利用有效的管理方法對企業(yè)檔案進(jìn)行管理，保證企業(yè)檔案的長久性和有效性。
2 對電力檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評估
2.1 在部門內(nèi)建立專門的評估小組
高度重視電力檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的評估工作，為了認(rèn)真落電力實(shí)檔案安全工作的進(jìn)行，應(yīng)該進(jìn)行必要的監(jiān)督，要在部門之內(nèi)建立專門的評估小組，小組成員要嚴(yán)格挑選，每一個(gè)組員的責(zé)任意識(shí)都需要達(dá)到非常高的水平，保證對電力檔案進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評估工作的時(shí)候認(rèn)真負(fù)責(zé)，評估小組的所有人員通過分析討論，把評估工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)都安排好，每一個(gè)人的責(zé)任都落實(shí)。
2.2 制定合理的評估標(biāo)準(zhǔn)
在評估過程中，想要做到有法可依，就必須要有明確的評估標(biāo)準(zhǔn)，才能保證評估工作科學(xué)與合理的進(jìn)行，在制定評估標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候要依據(jù)我國法律和行業(yè)要求，比如在制定電力行業(yè)的檔案保管安全的時(shí)候就按照電力管理檔案安全管理原則來進(jìn)行制定，電力檔案資料的保護(hù)和保管，對環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)備都有嚴(yán)格的要求，所以想要構(gòu)建良好的檔案安全體系，就必須依據(jù)我國法律和法規(guī)制定合理的措施，以達(dá)到保護(hù)檔案的目的和要求來進(jìn)行評估。
2.3 加強(qiáng)對保證評估工作的監(jiān)督，以確保工作的順利進(jìn)行
明確評估的目的和方式，按照要求嚴(yán)格進(jìn)行評估，對建設(shè)電力檔案館的必備要求進(jìn)行評估，并且比對現(xiàn)實(shí)，以便知曉電力檔案管理中的缺點(diǎn)，對電力檔案安全體系的優(yōu)化和完善是十分有效的。
3 加強(qiáng)電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理
如何才能讓檔案管理與時(shí)代同步？相信許多的電力企業(yè)想知道這個(gè)問題的答案。下面我們結(jié)合現(xiàn)代化需求，提出四點(diǎn)優(yōu)化電力企業(yè)檔案管理的措施。
3.1 優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍
其一，電力企業(yè)檔案管理工作人員的管理觀念意識(shí)在一定程度上影響著企業(yè)檔案管理局面，因此要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，首先要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。尤其是在人事制度化管理的電力企業(yè)現(xiàn)狀下，檔案的管理量日益劇增。檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)能夠在一定程度上改變埋頭苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。電力企業(yè)可以通過會(huì)議形式定期對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行新知識(shí)傳遞，培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)。或者通過活動(dòng)的形式宣傳創(chuàng)新思想，提高檔案管理工作人員的工作熱情。通過不時(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)。
其二，一群高素質(zhì)的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案進(jìn)行專業(yè)、誠實(shí)管理。因此提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要步驟。電力企業(yè)可以在公司內(nèi)部制定相關(guān)獎(jiǎng)罰制度，通過獎(jiǎng)罰制度提高檔案人員的工作態(tài)度和責(zé)任意識(shí)，訓(xùn)練他們的樂觀、堅(jiān)強(qiáng)意志，提高其工作的熱情，增加工作動(dòng)力，從而提高他們的思想道德品質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。
其三，檔案人員的工作能力也是決定企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的主要因素之一。因此，強(qiáng)化檔案人員的工作技能是優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍的另一項(xiàng)重要工作。比如時(shí)常抽查檔案人員的工作情況，不定期查看檔案設(shè)置管理情況。或者進(jìn)行定期的檔案人員技能培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量。
3.2 運(yùn)用科技對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理
其一，檔案的資源網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件。因此電力企業(yè)應(yīng)該使用網(wǎng)絡(luò)對各個(gè)部門的檔案資源進(jìn)行分類登錄，并對管理流程進(jìn)行重組，使得企業(yè)資源能夠滿足新科技的要求。比如對于員工業(yè)績考核記錄的網(wǎng)絡(luò)體制建設(shè)，可以在民主、公開的條件下，用網(wǎng)絡(luò)編程各個(gè)部門以及各個(gè)崗位員工的工作任務(wù)，同時(shí)記錄員工的工作業(yè)績情況，這樣不僅能夠讓員工們明確自身職責(zé)，還方便企業(yè)監(jiān)督考核員工的工作狀況。
其二，新形勢下的電力企業(yè)檔案管理必須以科技理念指導(dǎo)思想，只有這樣才能最大限度開發(fā)利用企業(yè)檔案資源，使其檔案資源服務(wù)于企業(yè)的一切生產(chǎn)和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)善于運(yùn)用科技比如網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)等科技設(shè)備，對企業(yè)的檔案進(jìn)行有效長期管理。
3.3 通過合同的形式強(qiáng)化電力企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理
在當(dāng)前這個(gè)法制社會(huì)體制下，合同是一項(xiàng)重要的、具有強(qiáng)制法律約束的，并且用于保障個(gè)人和單位的合法權(quán)益的有效形式。同時(shí)，合同是當(dāng)今電力企業(yè)行業(yè)約束和明確雙方責(zé)任和義務(wù)的現(xiàn)代化依據(jù)和手段。因此電力企業(yè)在與其他單位進(jìn)行工程建設(shè)合作或者其他工作合作時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合法律以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，簽訂相關(guān)的合同，并到相關(guān)的權(quán)威部門進(jìn)行蓋章和確立，以保障其項(xiàng)目的相關(guān)檔案的統(tǒng)一性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，電力企業(yè)還應(yīng)通過經(jīng)濟(jì)手段對兩者之間的義務(wù)、責(zé)任、利益進(jìn)行明確規(guī)定，通過經(jīng)濟(jì)促進(jìn)合同的有效履行。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該與企業(yè)內(nèi)部的合同檔案管理工作人員進(jìn)行勞動(dòng)合同權(quán)利義務(wù)的簽訂，使其在法律的強(qiáng)制約束下，認(rèn)真、用心、盡職盡責(zé)保證合同的安全，從而保障公司整體效益。
3.4 加大投資，切實(shí)保護(hù)電力企業(yè)檔案資源
遵照國家相關(guān)檔案保護(hù)的規(guī)定對企業(yè)機(jī)密檔案進(jìn)行保護(hù)。首先，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大財(cái)力的投入，增加防竊、防寒、防災(zāi)、防毒蟲等等這些保護(hù)設(shè)備，避免意外事故造成企業(yè)檔案資源的損壞或者流失。其次，針對那些不同載體的重要檔案，企業(yè)必須采取加密保護(hù)舉措，比如設(shè)置專門的安置地點(diǎn)、加防護(hù)鎖、身份證驗(yàn)證、進(jìn)行檔案備份、法律保護(hù)、設(shè)置多層密碼等措施進(jìn)行加強(qiáng)保護(hù)。除此之外，電力企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)落實(shí)好檔案中牽連到企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和企業(yè)機(jī)密的材料，盡可能保障其檔案的原貌，并且采取科學(xué)管理保護(hù)方法或者實(shí)行電子科技監(jiān)督技術(shù)，以杜絕機(jī)密向外泄露的情況發(fā)生，保障企業(yè)檔案系統(tǒng)的安全。
4 結(jié)束語
一方面，一個(gè)電力企業(yè)只有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能加強(qiáng)企業(yè)管理人員的管理，從而提高企業(yè)工作效率。另一方面，一個(gè)電力企業(yè)必須結(jié)合時(shí)代需求、運(yùn)用新技術(shù)、更新管理理念，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，促進(jìn)企業(yè)又快又穩(wěn)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]段虹.淺談電力企業(yè)檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，06：175-177.
關(guān)鍵詞 創(chuàng)新 物業(yè)檔案 服務(wù)民生
一、物業(yè)檔案的主要內(nèi)容
1.物業(yè)房屋管理檔案。房屋管理檔案是一戶一檔，其具體內(nèi)容包括：（1）業(yè)主辦理進(jìn)住手續(xù)的委托書；（2）業(yè)主戶口本、身份證、業(yè)主家庭詳細(xì)情況登記表；（3）房屋交用通知單、業(yè)主入住證明、入住時(shí)房屋鑰匙的交接驗(yàn)收單；（4）交付業(yè)主文件清單、房屋驗(yàn)收清單、收樓工作流程確認(rèn)單；（5）物業(yè)管理服務(wù)合同、房屋電卡、燃?xì)饪ń唤雍炇諉危唬?）房屋室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議、裝修施工注意事項(xiàng)、裝修管理手冊、施工隊(duì)的保證書、防水改動(dòng)責(zé)任書、裝修施工證，施工人員臨時(shí)出入證、身份證及暫住證等；（7）更換物業(yè)產(chǎn)權(quán)人及其他變更資料等。
2.物業(yè)基建和設(shè)備類的科技檔案。開發(fā)商移交物業(yè)的建筑、設(shè)備設(shè)施等驗(yàn)收竣工圖紙、洽商檔案以及與物業(yè)管理相關(guān)的技術(shù)文件、證件等物業(yè)維修檔案，具體內(nèi)容包括：（1）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料；（2）設(shè)施設(shè)備安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；（3）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理所必需的其他資料。
3.物業(yè)文書檔案。在物業(yè)文書歸檔過程中，應(yīng)及時(shí)收集物業(yè)各項(xiàng)管理服務(wù)的文件材料，包括：（1）物業(yè)管理企業(yè)在承接物業(yè)、辦理各種手續(xù)中所產(chǎn)生的文件資料；（2）小區(qū)物業(yè)站的報(bào)修登記表、零維修服務(wù)分戶臺(tái)帳，接待、回訪復(fù)查等檢查記錄表；（3）房屋及公用設(shè)備設(shè)施日巡檢維修記錄和維護(hù)保養(yǎng)記錄，大、中修及更新改造工程驗(yàn)收記錄表；（4）物業(yè)小區(qū)的公用綠地、花木、養(yǎng)護(hù)與管理記錄；（5）公共環(huán)境、公共場所、房屋公用部位的清潔衛(wèi)生、垃圾收集和清運(yùn)的管理記錄；（6）保安、交通和車輛停放秩序的管理記錄等。
4.物業(yè)合同檔案。物業(yè)合同檔案主要包括：（1）小區(qū)業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)管理企業(yè)訂立的物業(yè)服務(wù)書面合同；（2）物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)，供水、供電、供氣、供熱、通訊、有線電視、寬帶等單位委托物業(yè)管理企業(yè)代收費(fèi)用及定期檢驗(yàn)協(xié)議；（3）房屋及設(shè)備修繕的工程合同、房屋租賃合同、房屋裝修合同等。
二、利用物業(yè)檔案，為百姓的安居生活服務(wù)
1.著眼長遠(yuǎn)，物業(yè)公司早期介入開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目。物業(yè)公司早期介入開發(fā)項(xiàng)目管理是為業(yè)主把好質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)，建立完整、有效的物業(yè)房屋檔案，減少物業(yè)管理中的矛盾和糾紛，完善物業(yè)后期管理的基礎(chǔ)。目前，有許多物業(yè)管理單位沒有提前介入到開發(fā)建設(shè)時(shí)期，物業(yè)接手后給使用和管理服務(wù)帶來很多缺憾，物業(yè)服務(wù)質(zhì)量不盡如人意的事情時(shí)有發(fā)生，如高層斷電、房間泡水、屋面漏水等等。這嚴(yán)重影響了業(yè)主的生活質(zhì)量，直接導(dǎo)致服務(wù)投訴的增加，業(yè)主往往將找開發(fā)商解決不了的問題遷怒于物業(yè)，拒絕繳納物業(yè)管理費(fèi)等等。物業(yè)公司前期介入可以將潛在的矛盾糾紛化解在萌芽狀態(tài)。
2.立足當(dāng)前，物業(yè)公司利用檔案化解矛盾。物業(yè)檔案在處理糾紛、化解鄰里矛盾中發(fā)揮著重要作用。前一時(shí)期，在筆者公司管理的住宅小區(qū)內(nèi)，有部分業(yè)主反映夜里睡覺時(shí)經(jīng)常被較強(qiáng)烈的噪音吵醒。物業(yè)工程部及時(shí)委派了技術(shù)人員。為查找問題的根源，技術(shù)人員到物業(yè)檔案室查閱了工程設(shè)備相關(guān)的檔案資料，并與設(shè)備一一核對，結(jié)果發(fā)現(xiàn)是水泵房里的電磁閥裝置按反了。經(jīng)過與物業(yè)檔案的對比研究，技術(shù)人員改裝了電磁閥自動(dòng)進(jìn)水裝置，解決了噪音擾民的問題。還有小區(qū)高層斷水時(shí)有發(fā)生，居民時(shí)有投訴。為解決這一問題，專業(yè)工程師及維修人員天天蹲守在泵房，查找問題產(chǎn)生的原因，并多次到物業(yè)檔案室查閱技術(shù)檔案資料。經(jīng)過認(rèn)真仔細(xì)調(diào)研，找出了斷水的原因，即變頻器經(jīng)常死機(jī)。找出問題所在，就可以解決高層斷水的問題。諸如此類的事件還很多，由此可見，物業(yè)檔案在妥善處理突發(fā)性、群眾性事件時(shí)做出了突出貢獻(xiàn)。
三、更新觀念，創(chuàng)新物業(yè)檔案服務(wù)
1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，把物業(yè)檔案全面納入物業(yè)管理工作之中。住宅小區(qū)的物業(yè)檔案在城市規(guī)劃建設(shè)管理中起著重要的作用。物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的。在物業(yè)管理工作中，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況、收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營活動(dòng)都離不開物業(yè)檔案。物業(yè)管理工作的好壞很大程度上依賴于物業(yè)檔案。因此，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)該把加強(qiáng)檔案的管理作為一項(xiàng)重要的工作來抓。將檔案工作納入企業(yè)的物業(yè)管理活動(dòng)之中，健全物業(yè)檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度；從小區(qū)前期物業(yè)的決策論證、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、拆遷、施工、竣工等跟蹤入手，凡是與小區(qū)管理有關(guān)的資料都要及時(shí)收集、跟蹤建檔，保證各種資料的完整準(zhǔn)確，發(fā)揮其應(yīng)有的作用；明確物業(yè)檔案管理的崗位職責(zé)，實(shí)施全方位管理，保證檔案的質(zhì)量，促進(jìn)物業(yè)管理和服務(wù)水平的提高；培養(yǎng)物業(yè)企業(yè)員工的檔案意識(shí)；實(shí)施物業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理；改善檔案的管理?xiàng)l件，加大人、財(cái)、物的投入，為提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量提供保障。
建章立制是合同管理的有力保障
為了捋順合同管理程序，防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)，有效控制建設(shè)速度，減少潛在的經(jīng)濟(jì)損失，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立相應(yīng)的合同管理制度，合同管理工作做到有章可循。（一）建立企業(yè)合同管理制度要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、下達(dá)、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、驗(yàn)收、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。（二）設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)，配備專職法律人員有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低以及執(zhí)行力的強(qiáng)弱，直接影響著合同管理的質(zhì)量。企業(yè)應(yīng)配備思想水平、法制水平、文字水平、溝通能力和業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的高素質(zhì)法律人員，負(fù)責(zé)合同簽訂對方資質(zhì)的審核，合同文本的合法性、嚴(yán)密性審核，合同的登記管理和監(jiān)督檢查，提高合同的簽約和有效履約率，從體系上保證了合同的有效實(shí)施。（三）加強(qiáng)企業(yè)合同管理檔案和企業(yè)合同專用章管理合同檔案管理是企業(yè)檔案管理的一部分，同時(shí)又是企業(yè)合同管理工作的一部分，合同檔案應(yīng)設(shè)專人管理，由合同章管理人員監(jiān)管，并建立起嚴(yán)格的審核、登記、領(lǐng)用、發(fā)放制度，凡是經(jīng)企業(yè)加蓋了合同專用章的合同或其他文書，都必須在企業(yè)有備案資料并登記。
動(dòng)態(tài)監(jiān)管是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和控制的有力保障
合同管理是一個(gè)系統(tǒng)的管理過程，即合同簽訂準(zhǔn)備階段的管理、合同簽訂階段的管理、合同履行階段的管理和合同履行后的管理。也就是圍繞各個(gè)階段開展的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和實(shí)時(shí)控制的活動(dòng)。（一）合同準(zhǔn)備階段，調(diào)研招標(biāo)雙重進(jìn)行建設(shè)新的水泥生產(chǎn)線項(xiàng)目，需采購大小設(shè)備5000余套，土建安裝項(xiàng)目擬投資3億余元，還需有設(shè)計(jì)項(xiàng)目、勘察項(xiàng)目、工程監(jiān)理項(xiàng)目以及立項(xiàng)前期有些公文、報(bào)告、方案的報(bào)批文等等，需要簽訂大量的合同。企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行市場調(diào)研、價(jià)格咨詢，判別各個(gè)項(xiàng)目的大致費(fèi)用，確定選擇合同相對人方式。1.費(fèi)用較低的服務(wù)類項(xiàng)目，可簡化程序企業(yè)自行選擇合同相對人。項(xiàng)目雖小但不可輕視，同樣應(yīng)嚴(yán)肅謹(jǐn)慎、認(rèn)真對待，針對項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)的市場調(diào)研，調(diào)研內(nèi)容包括：可做項(xiàng)目服務(wù)的企業(yè)有哪些，其資質(zhì)類別、資質(zhì)級別、企業(yè)信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)費(fèi)用、服務(wù)期限、近年績效等，對所調(diào)研情況都應(yīng)分類比較，為企業(yè)訂立合同提供依據(jù)，確保簽約的可靠性和合同的有效實(shí)施。2.費(fèi)用較大的工程類、設(shè)備類等項(xiàng)目，可通過招標(biāo)公司服務(wù)。為了選擇性價(jià)比較高的服務(wù)、貨物及工程施工安裝單位，降低合同履約風(fēng)險(xiǎn)，委托招標(biāo)公司服務(wù)是企業(yè)較為理想的選擇。招標(biāo)公司通過專家對投標(biāo)單位的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品性能、技術(shù)性能、產(chǎn)品（服務(wù)）質(zhì)量、運(yùn)行成本、售后服務(wù)、履約能力、近期績效等方面進(jìn)行科學(xué)評判，經(jīng)過綜合比較推薦適合的單位中標(biāo)，為企業(yè)下一步簽訂合同做好了前期準(zhǔn)備。（二）合同簽訂階段，專業(yè)人員評審把關(guān)從合同簽訂前的準(zhǔn)備階段到合同簽訂階段，這就意味著合同的簽訂已進(jìn)入實(shí)質(zhì)階段。合同一經(jīng)依法成立，就具有法律效力，當(dāng)事人必須嚴(yán)格履行。為了使合同從訂立時(shí)起就具有合法性、真實(shí)性和可行性，避免和減少履行過程中的糾紛和不利因素的出現(xiàn)，必須做好合同簽訂階段的工作。新建項(xiàng)目需簽訂合同很多，企業(yè)應(yīng)預(yù)定的最佳目標(biāo)和起碼標(biāo)準(zhǔn)，擬定標(biāo)準(zhǔn)的合同文本。作為甲方，應(yīng)盡量采用本企業(yè)的合同文本。用本企業(yè)的文本，起點(diǎn)高，順著自己企業(yè)的思路。雙方當(dāng)事人協(xié)商一致擬定的合同文書，還應(yīng)該進(jìn)行必要的審查把關(guān)，避免合同內(nèi)容的漏項(xiàng)和質(zhì)量要求降低的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)指定相應(yīng)的工程技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員、法律人員分類別審閱合同，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。如果是通過招標(biāo)確定的中標(biāo)人，合同文本應(yīng)與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件進(jìn)行對比，選擇有利于招標(biāo)人的內(nèi)容。如經(jīng)審查，認(rèn)為切實(shí)可行無疑義，最后雙方簽字并加蓋合同專用章，合同成立并生效。（三）合同履行階段，定期監(jiān)督檢查簽約的目的主要是保障合同的及時(shí)有效履行，防止違約行為的發(fā)生，對合同的履行進(jìn)行監(jiān)督是十分必要的，是合同管理的重要環(huán)節(jié)。通過檢查可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時(shí)向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。企業(yè)應(yīng)定期對合同履約情況進(jìn)行監(jiān)督檢查：1.服務(wù)報(bào)告類檢查項(xiàng)目包括服務(wù)質(zhì)量、報(bào)告質(zhì)量是否能通過政府相關(guān)部門的審批，時(shí)間是否滿足合同約定等；2.設(shè)備類合同檢查包括貨物數(shù)量驗(yàn)收，品種規(guī)格驗(yàn)收、物品外觀及尺寸驗(yàn)收，材質(zhì)檢驗(yàn)，文件資料驗(yàn)收，安裝運(yùn)轉(zhuǎn)驗(yàn)收情況等；3.工程施工安裝合同檢查內(nèi)容包括相關(guān)人員學(xué)習(xí)合同文件記錄，對施工管理人員進(jìn)行詳細(xì)交底記錄，工作質(zhì)量和工程進(jìn)度記錄，特殊情況處理記錄，風(fēng)險(xiǎn)防范措施記錄，有關(guān)各方的溝通的信件、請示、簽字指令、會(huì)議紀(jì)要、索賠文件、合同變更文件存檔記錄等等。各類合同履約情況是否滿足合同要求，如與合同約定不符，則應(yīng)調(diào)查情況查找原因，發(fā)現(xiàn)存在糾紛隱患，及時(shí)解決，避免合同風(fēng)險(xiǎn)。（四）總結(jié)履行情況，提高管理效率歸納整理和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)可以有效促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)合同進(jìn)行分類歸檔，構(gòu)建業(yè)務(wù)合同庫。合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后,合同管理部門應(yīng)將每份合同的背景材料，當(dāng)事人主體資格及資信等證明文件，合同審查意見書，合同正本(含附件)，授權(quán)委托書，合同履行情況、爭議解決情況的說明，合同變更、解除的相關(guān)文件，合同雙方的往來電函和協(xié)商記錄，其他與合同有關(guān)的文件，分類歸檔，以備查考。建立優(yōu)良供應(yīng)商、服務(wù)商名單。當(dāng)每份合同履約完畢，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)對合同主體、貨物交付、產(chǎn)品（服務(wù)、施工）質(zhì)量、售后服務(wù)等作出評價(jià)，以待日后補(bǔ)充備品、配件，后續(xù)服務(wù)，選擇生產(chǎn)商及經(jīng)銷商、服務(wù)商做好準(zhǔn)備。合同履行評價(jià)劃分為優(yōu)、良、中、差四個(gè)等級，優(yōu)級完全按照的約定履行合同，質(zhì)量優(yōu)良，質(zhì)保期質(zhì)量完好；良級經(jīng)督促完成合同，質(zhì)量較好，質(zhì)保期經(jīng)商家電話指導(dǎo)完善；中級經(jīng)催促二次以上完成合同項(xiàng)目，質(zhì)量有瑕疵，質(zhì)保期商家進(jìn)入現(xiàn)場修改完善；差級送貨延期較長且產(chǎn)品（施工）質(zhì)量有瑕疵反復(fù)修改完善。合同管理制度化，過程控制程序化。企業(yè)應(yīng)認(rèn)真對待每份合同，做到準(zhǔn)備充分，共同把關(guān)，監(jiān)督檢查，總結(jié)提高，從而實(shí)現(xiàn)合同目的，確保建設(shè)項(xiàng)目的順利完成。
本文作者：智春蘭工作單位：西山煤電（集團(tuán)）有限責(zé)任公司水泥廠
關(guān)鍵詞:建設(shè)項(xiàng)目;工程監(jiān)理;合同管理;監(jiān)理工程師
中圖分類號:TU712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號:1009-2374(2010)09-0134-02
通過實(shí)行建設(shè)監(jiān)理制度,我國建設(shè)工程的管理體制開始向社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化的先進(jìn)管理模式轉(zhuǎn)變。這種管理模式,在項(xiàng)目法人與承包商之間引入了建設(shè)監(jiān)理單位作為中介服務(wù)的第三方,進(jìn)而在項(xiàng)目法人與承包商、項(xiàng)目法人與監(jiān)理單位之間形成了以經(jīng)濟(jì)合同為紐帶,以提高工程質(zhì)量和建設(shè)水平為目的的相互制約、相互協(xié)作、相互促進(jìn)的一種新的建設(shè)項(xiàng)目管理運(yùn)行機(jī)制。這種機(jī)制為提高建設(shè)工程的質(zhì)量、節(jié)約建筑工程的投資、縮短建筑工程的工期創(chuàng)造了有利條件。根據(jù)筆者在多年在監(jiān)理工作的體會(huì)擬談?wù)劷ㄖこ添?xiàng)目中工程監(jiān)理工作的合同管理。
一、合同管理在工程監(jiān)理中的重要性
(一)合同具有法律約束力
工程監(jiān)理是監(jiān)理單位受建設(shè)單位業(yè)主委托或者由建設(shè)單位通過招標(biāo)競爭方式擇優(yōu)委托監(jiān)理單位,承擔(dān)其項(xiàng)目管理工作。監(jiān)理工程師的監(jiān)理依據(jù)是監(jiān)理委托合同和工程承包合同。委托是一種契約關(guān)系工程監(jiān)理是管理性的經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系政府監(jiān)理和委托協(xié)作性的經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系社會(huì)監(jiān)理的集合,工程承包合同的法律依據(jù)是中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法。
監(jiān)理工作的依據(jù)是合同,合同具有法律的約束力即可以說監(jiān)理工作受到法律保護(hù)來自于合同,因此僅僅從這一點(diǎn)就足以說明合同管理在監(jiān)理工作中的地位是至關(guān)重要的。
(二)加強(qiáng)合同管理有助于監(jiān)理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)
監(jiān)理目標(biāo)控制除了采取科學(xué)的和有效的方法和手段外,主要是取決于合同控制或管理好壞。滿足合同要求的行為和過程是可行的,既滿足合同要求的建設(shè)行為及施工過程是令監(jiān)理工程師滿意的,達(dá)到這樣要求的監(jiān)理工作又是令業(yè)主滿意的,因此是理想的。合同管理與監(jiān)理目標(biāo)控制關(guān)系如圖1所示:
(三)合同管理是監(jiān)理工作的基礎(chǔ)
在整個(gè)監(jiān)理工作中費(fèi)用控制是四項(xiàng)控制中的核心,是施行進(jìn)度控制與質(zhì)量控制的基本手段。而費(fèi)用進(jìn)度質(zhì)量控制的目標(biāo)值是事先經(jīng)合同形式約定的。所以合同管理應(yīng)該是整個(gè)監(jiān)理工作的基礎(chǔ),監(jiān)理工程師所進(jìn)行的管理工作實(shí)質(zhì)上就是合同管理工作。無論是進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督還是費(fèi)用支付或是進(jìn)度控制都要依據(jù)施工承包合同辦事,只有依照合同處理問題才能保證合同各方全面履行合同。因此從充分發(fā)揮監(jiān)理的功能來說做好合同管理在監(jiān)理施工過程中也是非常重要的。
監(jiān)理行業(yè)作為市場主體直接參與建設(shè)工程管理,在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的施工階段要想把進(jìn)度、質(zhì)量、投資搞好和協(xié)調(diào)好各方關(guān)系,就必須要求所有參與建設(shè)項(xiàng)目管理的監(jiān)理人員真正認(rèn)識(shí)到合同管理在工程監(jiān)理工作中的地位。
二、監(jiān)理工作中合同管理的內(nèi)容
合同管理的內(nèi)容分為合同履約管理和合同文檔管理。
合同履約管理亦稱合同控制,就是根據(jù)合同條款的規(guī)定,工程施工過程中,對當(dāng)事人的雙方的建設(shè)行為和工程建設(shè)的過程進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督,保證合同順利執(zhí)行。
合同文檔管理亦稱為合同檔案管理,屬監(jiān)理檔案管理的一部分,是對包括合同在內(nèi)的,以及合同有關(guān)的文件、信函、電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件,各種記錄、證明、錄像、照片、紀(jì)要、報(bào)告、圖紙以及說明等進(jìn)行的歸類、編碼、整理、存放、保管、檢索、分析和使用等系統(tǒng)管理工作。合同檔案是工程技術(shù)檔案的組成部分,是合同履行的真實(shí)記錄和有效的法律證據(jù),因此,合同檔案管理非常重要。
監(jiān)理工程師的合同管理工作主要在施工階段。在此階段中,合同管理的主要工作如下:(1)工程分包管理;(2)工程變更管理;(3)工程延期管理;(4)合同索賠管理;(5)合同糾紛的協(xié)調(diào);(6)合同支付管理;(7)合同檔案管理;(8)工程保險(xiǎn)管理。
三、監(jiān)理工作中合同管理的做法
由于我國國情和文化背景所致,許多情況下在合同談判要約條件時(shí)比較重視,一旦合同簽訂后的執(zhí)行過程中就重視程度不夠,甚至將合同擱置一邊;投標(biāo)單位在思維邏輯上也存在較大落差,認(rèn)為反正工程已拿到手,把任務(wù)完成即可。這種認(rèn)識(shí)在承包人和監(jiān)理人員中普遍存在,從而導(dǎo)致人們在工程管理中合同約束概念淡薄。為解決這個(gè)問題,監(jiān)理單位接到中標(biāo)通知后應(yīng)及時(shí)組織派駐現(xiàn)場的監(jiān)理工程師全面認(rèn)真地閱讀熟悉甲、乙雙方和監(jiān)理的招投標(biāo)文件,全面掌握施工合同和監(jiān)理合同內(nèi)容。
從工程實(shí)踐中看,要想在建設(shè)項(xiàng)目過程中把握監(jiān)理工作的主動(dòng)權(quán),做到辦事有根、表態(tài)有據(jù),監(jiān)理工程師應(yīng)從始至終抓住合同這個(gè)牛鼻子不放,才能處于主動(dòng)地位。目前許多工程不注重合同條款,盲目地干,直到竣工后對方按合同約定算帳時(shí)方如夢初醒,導(dǎo)致相互扯皮,給工程投入使用和投資控制帶來不利影響,甚至訴諸法庭,這種教訓(xùn)實(shí)在太多太深刻了,施工各方應(yīng)引以為戒。
(一)公平公正履行合同
“守法、誠信、公正、科學(xué)”是施工監(jiān)理工作的基本準(zhǔn)則。根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)程》“監(jiān)理單位是建設(shè)單位在施工現(xiàn)場唯一的管理者”的規(guī)定,監(jiān)理單位派駐現(xiàn)場的監(jiān)理工程師既代表監(jiān)理單位在現(xiàn)場履行合同約定的責(zé)任、權(quán)力和義務(wù),也代表甲方監(jiān)控施工合同條款和招投標(biāo)文件的落實(shí)。那么,如何履行好責(zé)任、權(quán)利和義務(wù),就是要堅(jiān)持公平公正地處理有違合同條款的各種矛盾。
現(xiàn)在建筑市場存在著諸多矛盾點(diǎn),有相當(dāng)一部分是由社會(huì)條件和商的選擇等問題。這些都是當(dāng)前建筑市場中建設(shè)單位司空見慣的違約現(xiàn)象。針對這些行為,監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)在監(jiān)理合同約定條件范圍內(nèi),以積極公正的態(tài)度加以處理,做到主動(dòng)預(yù)控,及時(shí)書面提示建設(shè)單位防止違約,化解風(fēng)險(xiǎn),一旦發(fā)生應(yīng)及時(shí)召開專題會(huì)協(xié)調(diào)解決產(chǎn)生的矛盾。對產(chǎn)生的利益糾紛應(yīng)明確責(zé)任,合理解決。一時(shí)解決不了的應(yīng)各方書面?zhèn)渫?待時(shí)機(jī)成熟再行公正處理。
一般來講,在建筑市場的競爭中尤其在合同履行過程中,承包人總是處于弱勢地位,鑒于此,作為建設(shè)工程施工監(jiān)理單位及其委派的監(jiān)理工程師更應(yīng)有根據(jù)地維護(hù)合同和招投標(biāo)文件要約條件,正視矛盾、運(yùn)用不同的合理手段和措施適時(shí)處理,做到不積壓矛盾;既代表建設(shè)單位利益,又維護(hù)承包人的合法權(quán)益。
(二)實(shí)事求是 科學(xué)管理
建筑工程產(chǎn)品與其他工業(yè)產(chǎn)品的最顯著區(qū)別在于體量大、生產(chǎn)周期長和采用的產(chǎn)成品構(gòu)配件上千上萬種。在長時(shí)間的建設(shè)過程中,各參建方都可能在履行合同過程中有違約事件的發(fā)生。那么,要使各方做到在合同約定范圍內(nèi)規(guī)范性合作,就應(yīng)在履行合同過程中堅(jiān)持實(shí)事求是。
首先建設(shè)工程參建各方在合同履約過程中應(yīng)不斷地進(jìn)行目標(biāo)一致性的協(xié)調(diào)。在協(xié)調(diào)問題上,施工監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)主動(dòng)牽頭進(jìn)行組織。只有經(jīng)常協(xié)調(diào)過程中發(fā)生或預(yù)測將要發(fā)生的違約風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),本著風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)、同舟共濟(jì)的原則,及時(shí)化解或消除風(fēng)險(xiǎn),才能大大降低合同管理中發(fā)生的違約現(xiàn)象。
堅(jiān)持實(shí)事求是,就要求合同主體各方應(yīng)敢于承擔(dān)責(zé)任。建設(shè)單位不能一談到有關(guān)自身工作不到位或者社會(huì)條件制約因素導(dǎo)致違約責(zé)任就如臨大敵,視承包人在推卸責(zé)任和轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險(xiǎn),甚至一提違約索賠就大為惱火,認(rèn)為是有悖常理的不規(guī)范行為。筆者認(rèn)為,具有真正市場經(jīng)濟(jì)頭腦的建設(shè)單位應(yīng)該正視和承認(rèn)違約責(zé)任,將之看作是甲方與承包人在工程施工管理過程中的一種很正常的經(jīng)常性經(jīng)濟(jì)活動(dòng),是工程建設(shè)的重要組成部分,應(yīng)以積極合作的姿態(tài)來對待。
堅(jiān)持實(shí)事求是,就是要求承包人加強(qiáng)合同管理,嚴(yán)肅認(rèn)真地履行施工合同和抓好分包合同和采購加工定貨合同的落實(shí)。建設(shè)工程承包人絕對不應(yīng)當(dāng)從中謀取不正當(dāng)利益,要自覺地用合同約定去約束企業(yè)的施工行為,完成合同要求的任務(wù)。依據(jù)《經(jīng)濟(jì)合同法》的原則,履約雙方的權(quán)利義務(wù)是平等的。對于任何一方的違約行為,應(yīng)是在履約雙方之間進(jìn)行的,如果不執(zhí)行合同合約而給對方造成損失時(shí),雙方有依據(jù)合同約定提出合理的索賠要求的權(quán)利,要敢于依約據(jù)實(shí)提出索賠要求。
工程實(shí)踐中往往會(huì)發(fā)生建設(shè)單位向承包人提出工期和質(zhì)量問題的質(zhì)疑,承包人往往會(huì)提出許多無證據(jù)的理由來回避自身的責(zé)任。針對這種矛盾,監(jiān)理工程師應(yīng)在監(jiān)控承包人和建設(shè)單位履約過程中,切實(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)證據(jù)和資料的收集整理,用確鑿的數(shù)據(jù)證據(jù)來說服各方并做出合理準(zhǔn)確的判斷。
在施工過程中要切實(shí)做到收集各方違約資料,力求完整,手續(xù)齊全,及時(shí)準(zhǔn)確。監(jiān)理工程師要既有既成事實(shí),又有責(zé)任歸屬證據(jù),同時(shí)還要有判斷違約的資料和數(shù)據(jù)。
在處理承包人向建設(shè)單位提出違約要因和索賠要求時(shí),監(jiān)理工程師應(yīng)進(jìn)行充分分析。首先要把握事件與合同對照是否出現(xiàn)費(fèi)用增加或工期延長,是否會(huì)對質(zhì)量和功能造成影響,排除虛擬臆造成分。同時(shí)要甄別分析費(fèi)用增加和工期延長的因果關(guān)系,從而劃清責(zé)任,在此基礎(chǔ)上按合同約定的程序進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。
監(jiān)理工程師在以下方面應(yīng)特別給予重視:
1.向建設(shè)單位索要完整的建設(shè)工程招投標(biāo)文件。
2.收集合同變更文件或補(bǔ)充協(xié)議,要求承包人和建設(shè)單位提供完整的分包合同、采購合同。監(jiān)理工程師應(yīng)主動(dòng)及時(shí)收集官方的物價(jià)指數(shù)和國家法律法規(guī)及行政行規(guī)章等。
3.收集整理各種會(huì)議紀(jì)要和往來電函。
4.收集工程照片和音像資料。
5.收集工程進(jìn)度計(jì)劃包括被監(jiān)理批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)或施工方案。
6.積累工程計(jì)量和結(jié)算資料。
7.整理工程檢驗(yàn)資料和各種試驗(yàn)數(shù)據(jù)。
8.收集設(shè)計(jì)變更和工程洽商,整理好工程圖紙及其他設(shè)計(jì)文件,做好監(jiān)理日志。
四、結(jié)語
一、檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型中的重要作用
當(dāng)前，企業(yè)正面臨著進(jìn)一步改革深化，經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式也在向集約型、知識(shí)型、創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變。檔案管理必須進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，才能適應(yīng)新形勢的需要，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及各項(xiàng)工作中的重要作用。
1、利用綜合檔案信息，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型決策提供重要依據(jù)。隨著現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展和改革的深化，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)決策已由領(lǐng)導(dǎo)者的經(jīng)驗(yàn)決策轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)決策。科學(xué)決策不是靈機(jī)一動(dòng)拍板就可以定案的，而是需要在掌握大量信息的基礎(chǔ)上，經(jīng)過系統(tǒng)分析、思考、判斷的過程后作出。尤其是在企業(yè)面臨經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)刻，如何順利完成經(jīng)濟(jì)發(fā)展的轉(zhuǎn)變方式、開拓新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)，怎樣深入地開展技術(shù)研究和科學(xué)管理、建立健全現(xiàn)代化企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度等，已成為當(dāng)前必須解決的問題。作為真實(shí)地記載和反映了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、組織機(jī)構(gòu)、生產(chǎn)技術(shù)以及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)等多項(xiàng)重要內(nèi)容的企業(yè)檔案，在企業(yè)轉(zhuǎn)型決策各環(huán)節(jié)的地位和作用是舉足輕重的。這些豐富的信息資源，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型過程中進(jìn)行決策的重要基礎(chǔ)。
2、利用財(cái)務(wù)審計(jì)檔案，在企業(yè)轉(zhuǎn)型的資金運(yùn)作中發(fā)揮重要的參考作用。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料以及審計(jì)報(bào)告、資料等，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。企業(yè)的各種應(yīng)收賬款檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、金融票據(jù)檔案、股權(quán)檔案、動(dòng)產(chǎn)檔案、不動(dòng)產(chǎn)檔案、年度、專項(xiàng)審計(jì)檔案等，不僅是企業(yè)進(jìn)入金融市場、尋求融資的工具，更是企業(yè)進(jìn)行市場經(jīng)營、資金運(yùn)作的重要依據(jù)。特別是對于一些生產(chǎn)項(xiàng)目的重大投資，在進(jìn)行調(diào)研論證作出決策時(shí)，企業(yè)的財(cái)務(wù)審計(jì)檔案信息是不可缺少的重要因素。
3、利用工程檔案，為企業(yè)轉(zhuǎn)型中的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批，到勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成并應(yīng)歸檔保存的各種信息資料，它是工程勘察設(shè)計(jì)單位檔案的主體，是企業(yè)十分寶貴的技術(shù)財(cái)富。工程檔案在企業(yè)向科技型、節(jié)約型、創(chuàng)新型轉(zhuǎn)變過程中，起著關(guān)鍵性的重要作用。因此，在企業(yè)進(jìn)行轉(zhuǎn)型時(shí)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中，要充分發(fā)揮工程檔案在項(xiàng)目選擇、可行性研究論證、招投標(biāo)、工程設(shè)計(jì)中的作用，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的競爭能力，提高企業(yè)的技術(shù)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益。
4、利用人力資源檔案，做好企業(yè)轉(zhuǎn)型中的穩(wěn)定工作。作為工程勘察設(shè)計(jì)改制重組后的存續(xù)國有企業(yè)，幾年來我院雖然取得了一些改革發(fā)展的成績，但從目前看，還存在著一些弊端，職工身份的轉(zhuǎn)變還不徹底，人們的思想觀念也有待進(jìn)一步提高。因此，在企業(yè)深化改革進(jìn)行經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變中，要利用人力信息資源，重點(diǎn)做好比較敏感人員的思想政治工作。同時(shí)，進(jìn)一步建立健全勞動(dòng)合同檔案、勞動(dòng)關(guān)系檔案、社會(huì)保障檔案，在落實(shí)各項(xiàng)政策中維護(hù)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型中的穩(wěn)定。
二、企業(yè)檔案管理部門如何更好地為經(jīng)營服務(wù)
1、提高認(rèn)識(shí)，更新觀念。在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的新形勢下，檔案管理工作必須進(jìn)一步強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，更新服務(wù)理念。增強(qiáng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，以積極主動(dòng)的工作姿態(tài)，緊緊圍繞企業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的新特點(diǎn)、新問題、新方式，創(chuàng)造性地服務(wù)好企業(yè)在轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式中的各項(xiàng)工作，使檔案管理真正成為促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的加速器。
2、利用多種方式，積極提供企業(yè)利用。不僅提供查閱目錄，檔案管理部門還可根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的需求，有針對性地收集、編輯企業(yè)轉(zhuǎn)型所需要的專項(xiàng)檔案資料信息，積極挖掘、充分利用現(xiàn)有庫存資源，主動(dòng)上門，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型提供個(gè)性化的優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)。
3、改善服務(wù)手段，提高服務(wù)水平。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案的服務(wù)手段要不斷改進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要。檔案管理要重視利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采取豐富多彩的利用形式，充分發(fā)揮檔案資料信息在企業(yè)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型中的作用。這就要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備的服務(wù)意識(shí)，又要努力掌握現(xiàn)代化管理技能。
農(nóng)村社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同作為反映集體資產(chǎn)、資源經(jīng)營狀況的協(xié)議文本，是社區(qū)的重要檔案資料之一，在明確村集體與承包者權(quán)利義務(wù)、保障集體和群眾合法權(quán)益等方面發(fā)揮著重要作用。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，農(nóng)村社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)規(guī)模不斷壯大，越來越多的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)通過經(jīng)濟(jì)合同的形式進(jìn)行。建立健全農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織合同檔案管理制度，規(guī)范農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織合同行為，是規(guī)范農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)性工作，是充分保證村民的知情權(quán)、參與權(quán)、決策權(quán)、監(jiān)督權(quán)的有效途徑，也是協(xié)調(diào)國家、集體、個(gè)人三者利益，壯大農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)、維護(hù)農(nóng)村社會(huì)穩(wěn)定的重要舉措。
主要問題
青島市城陽區(qū)下轄6個(gè)街道辦事處、190多個(gè)農(nóng)村社區(qū)。近年來，隨著城市化進(jìn)程的逐步加快，特別是高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)、制造業(yè)、現(xiàn)代服務(wù)業(yè)的崛起，區(qū)內(nèi)大部分農(nóng)用土地已被征用。順應(yīng)經(jīng)濟(jì)格局的轉(zhuǎn)變，農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同也由過去以土地承包、流轉(zhuǎn)合同為主，其他經(jīng)濟(jì)合同為輔轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的以土地廠房租賃、對外投資、基本建設(shè)等經(jīng)濟(jì)合同為主，土地承包、流轉(zhuǎn)合同基本不再存在的格局。當(dāng)前，該區(qū)社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同管理工作主要存在以下幾個(gè)方面問題
合同的制定和管理不規(guī)范。少數(shù)社區(qū)干部的民主管理意識(shí)淡薄，對相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)不夠，特別是對《合同法》知之甚少，往往以自己的主觀意志制訂合同條款，致使合同條款的簽訂不規(guī)范。合同的內(nèi)容得不到有效的公開和監(jiān)督，致使人情合同、暗箱操作等情況時(shí)有發(fā)生，簽訂經(jīng)濟(jì)合同未真正履行民主決策程序，民主管理和民主監(jiān)督工作流于形式。部分社區(qū)合同管理權(quán)力分散，未執(zhí)行統(tǒng)一管理，合同制定后，相關(guān)人員沒有及時(shí)將合同移交檔案管理人員，有的散存在個(gè)人手中，造成合同保管存在極大的安全隱患。
合同的內(nèi)容存在不合理、不合法現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在存在低價(jià)租賃、超期限租賃等問題。部分社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂不規(guī)范，合同款項(xiàng)不全、內(nèi)容不具體的問題比較突出，個(gè)別社區(qū)甚至存在口頭協(xié)議的現(xiàn)象，一定程度上制約了合同的法律效力。截至目前，全區(qū)190多個(gè)社區(qū)，共簽訂各種經(jīng)濟(jì)合同7164份，標(biāo)的額38，73億元，其中，較為規(guī)范的經(jīng)濟(jì)合同占70%，不夠規(guī)范的經(jīng)濟(jì)合同占30%。還存在一些社區(qū)簽訂租賃合同時(shí)，合同期限約定為30年，明顯違反了《合同法》關(guān)于“租賃合同期限最長不得超過二十年”的法律規(guī)定。
社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同多口管理，監(jiān)管工作存在盲點(diǎn)。根據(jù)有關(guān)政策法規(guī)，社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同歸口多個(gè)部門管理。例如，社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同的法律公證歸口司法部門管理，租賃合同歸口工商部門管理，基建合同歸口建設(shè)部門管理，土地承包合同歸口農(nóng)業(yè)部門管理等等。因此，單純依靠農(nóng)業(yè)部門來抓好社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同管理工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
“簽約容易，履約難”。少數(shù)社區(qū)干部“新官不理舊賬”，對以往形成的合同應(yīng)收款存在畏難發(fā)愁和怕得罪人的思想，清收措施不力，效果不大。同時(shí)，部分合同對方惡意逃廢債務(wù)，全區(qū)社區(qū)土地租賃費(fèi)和廠房租賃費(fèi)拖欠金額占應(yīng)履約金額的10%左右，導(dǎo)致部分合同資金沉淀流失，削弱了社區(qū)經(jīng)濟(jì)的規(guī)模實(shí)力。
管理現(xiàn)狀
根據(jù)新形勢下的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，城陽區(qū)立足實(shí)際，及時(shí)調(diào)整工作重點(diǎn)，在繼續(xù)加強(qiáng)社區(qū)財(cái)務(wù)開支監(jiān)管的同時(shí)，著力抓好社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同的管理，不斷加強(qiáng)和完善對社區(qū)合同檔案的監(jiān)督管理。
建章立制，規(guī)范管理。出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)村級財(cái)務(wù)和資產(chǎn)規(guī)范化管理的暫行辦法》，對社區(qū)集體組織出租、出讓、發(fā)包和拍賣集體資產(chǎn)，以及對外投資、基本建設(shè)等方面的經(jīng)濟(jì)合同管理工作進(jìn)行了具體規(guī)定，為全區(qū)社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同的規(guī)范化管理提供了制度保障。流亭等街道辦事處也結(jié)合各自實(shí)際，制定了《關(guān)于村級財(cái)務(wù)和資產(chǎn)管理實(shí)施細(xì)則》等規(guī)范性文件，確保合同內(nèi)容符合集體資產(chǎn)的增值保值，群眾利益不受損害。
依托代管，強(qiáng)化監(jiān)督。結(jié)合農(nóng)村財(cái)務(wù)“雙代管”的實(shí)施，區(qū)相關(guān)主管部門指導(dǎo)各個(gè)社區(qū)普遍建立了《社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同管理臺(tái)賬》，對社區(qū)各類經(jīng)濟(jì)合同的簽訂、履約和解除等情況，實(shí)行了專人、專賬、專柜以及全過程、動(dòng)態(tài)化管理。及時(shí)掌握了社區(qū)大額資金的收入來源，從源頭上建立了防范機(jī)制。同時(shí)，各街道都成立了村級財(cái)務(wù)代管服務(wù)中心，在加強(qiáng)對各社區(qū)財(cái)務(wù)雙代管的同時(shí)，積極加大對社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)合同的管理和規(guī)范，要求各社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同簽訂后，必須將合同原件或復(fù)印件報(bào)到街道財(cái)務(wù)代管服務(wù)中心登記備案。各街道對社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行了不定期清查，督導(dǎo)有關(guān)社區(qū)對不規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行了依法補(bǔ)簽和完善：著重抓好對土地、廠房等租賃合同的管理，督導(dǎo)社區(qū)依法做好租賃費(fèi)的及時(shí)清交，有效遏制了社區(qū)集體資產(chǎn)的流失。
依法指導(dǎo)，民主監(jiān)督。為避免社區(qū)居委會(huì)干部在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)由于決策的失誤，給集體財(cái)產(chǎn)造成不必要的損失，根據(jù)《農(nóng)村集體資產(chǎn)管理?xiàng)l例》等政策法規(guī)要求，城陽區(qū)明確要求在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)必須啟動(dòng)民主決策程序，必須落實(shí)重大事務(wù)決策制度和村務(wù)公開制度，在社區(qū)“兩委會(huì)”提出意見后，要及時(shí)召開民主議事會(huì)進(jìn)行研討，然后由黨員大會(huì)討論，對涉及金額較大的合同，要求反復(fù)征求意見，特別是要征求本社區(qū)的能人、企業(yè)家的意見。通過規(guī)范合同簽訂程序，有效減少了盲目簽訂合同帶來的損失。同時(shí)，對運(yùn)作過程中行成的檔案資料，及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，納入保管范圍。
建議與對策
進(jìn)一步完善關(guān)于農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織合同管理的指導(dǎo)性意見。應(yīng)根據(jù)國家、省、市相關(guān)指導(dǎo)意見，對城陽區(qū)《關(guān)于加強(qiáng)村級財(cái)務(wù)和資產(chǎn)規(guī)范化管理的暫行辦法》、《關(guān)于村級財(cái)務(wù)和資產(chǎn)管理實(shí)施細(xì)則》、《城陽區(qū)社區(qū)檔案文件材料歸檔范圍和保管期限表》等規(guī)范性文件進(jìn)行進(jìn)一步修訂，指導(dǎo)性意見應(yīng)從原則上，就經(jīng)濟(jì)合同的簽訂、所遵循的原則、訂立的具體要求以及合同的糾紛處理、合同的管理、責(zé)任的追究以及檔案保管規(guī)范細(xì)則等進(jìn)行明確的說明，使農(nóng)村經(jīng)濟(jì)合同的管理工作有法可依、有據(jù)可循。
加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，切實(shí)發(fā)揮各有關(guān)部門的監(jiān)管職責(zé)。由區(qū)里相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織司法、工商、審計(jì)、農(nóng)業(yè)、檔案等部門，根據(jù)各自職能，各負(fù)其責(zé)，依法做好對社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)管工作。各街道辦事處應(yīng)在各專業(yè)部門的指導(dǎo)下，在繼續(xù)做好農(nóng)村財(cái)務(wù)“雙代管”的基礎(chǔ)上，依法做好社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同的監(jiān)督管理，不斷完善民主決策、臺(tái)賬登記、集中備案、定期清查、檔案監(jiān)督管理指導(dǎo)等各項(xiàng)管理制度。
進(jìn)一步提高合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作技能。隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)合同的內(nèi)容越來越復(fù)雜，合同檔案保管和利用的頻率也越來越高，涉及的知識(shí)越來越全面，對合同管理人員的要求也越來越高。要通過舉辦培訓(xùn)班等形式，加強(qiáng)對街道、社區(qū)干部的政策法規(guī)以及檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)其依法管理集體資產(chǎn)的能力，提高社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同的規(guī)范化管理水平，更好地促進(jìn)社區(qū)集體經(jīng)濟(jì)的健康、可持續(xù)發(fā)展。
