時間：2023-05-15 15:20:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇干部檔案集中管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞:農(nóng)業(yè)科研單位 干部人事檔案 管理工作 創(chuàng)新開展
干部人事檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部分,是黨和國家歷史資料的核心內(nèi)容,也是國家檔案的組成部分。干部人事檔案是干部職工個人經(jīng)歷、思想政治、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績的真實記錄,是干部人事工作的重要基礎(chǔ)。而農(nóng)業(yè)科研單位,作為我國農(nóng)業(yè)人才的集散地,也是增強(qiáng)我國綜合國力的重要領(lǐng)域,其干部人事檔案工作就顯得尤為重要。新形勢下,如何加強(qiáng)科研單位對干部人事檔案的管理,充分發(fā)揮干部人事檔案的作用,為科研單位提供強(qiáng)有力的人才支撐,是每一位干部人事檔案管理工作者面臨的新課題。現(xiàn)以中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院(簡稱熱科院)為例,圍繞以下幾方面簡要談?wù)勅绾蝿?chuàng)新開展干部人事檔案工作。
一、干部人事檔案管理工作基本情況
近年來,熱科院高度重視干部人事檔案管理工作,在農(nóng)業(yè)部的直接領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下,認(rèn)真組織院屬單位學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》、《農(nóng)業(yè)部干部人事檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,遵循“統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、分類管理、分級負(fù)責(zé)”的原則,加強(qiáng)基本條件建設(shè),不斷提高業(yè)務(wù)工作水平,并以開展全院干部人事檔案工作自查、檢查和調(diào)研為契機(jī),理順干部人事檔案管理工作。通過認(rèn)真履行干部人事檔案管理宏觀指導(dǎo)職能,健全機(jī)構(gòu)、規(guī)范制度、加強(qiáng)指導(dǎo),推動全院干部人事檔案管理水平不斷提高。
截至目前,全院共管理人事檔案5863冊,其中干部人事檔案1844冊(在職干部1354冊、離退休干部490冊);此外還管理著在職及退休工人檔案3878冊,其他人員檔案141份。全院在職局級干部由農(nóng)業(yè)部統(tǒng)一集中管理,在職處級干部、高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)人員和院機(jī)關(guān)工作人員的人事檔案由人事處統(tǒng)一集中管理,其他人員人事檔案由各院屬單位負(fù)責(zé)集中管理。人事處除管理相關(guān)干部人事檔案外,還負(fù)責(zé)全院人事檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)工作。
二、農(nóng)業(yè)科研單位干部人事檔案管理存在的問題
經(jīng)過調(diào)研分析,當(dāng)前科研單位的干部人事檔案管理工作中存在的主要問題如下:
1.人事檔案管理力量薄弱。目前,各科研單位干部人事檔案一般由組織人事部門的檔案室管理,大部分管檔人員都是兼職人員,管理力量薄弱。按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定,對于收集歸檔的材料要及時做好登記備案,在一個月內(nèi)進(jìn)行歸檔,并定期整理裝訂。僅熱科院人事處就負(fù)責(zé)管理481位干部的人事檔案,每年各種與工資調(diào)整、評優(yōu)表彰、職務(wù)任免、職稱晉升、業(yè)務(wù)進(jìn)修、學(xué)歷提高、年終考核等有關(guān)工作而形成的資料約 2000余份,僅材料歸檔一項業(yè)務(wù),每年都需要把所有的案卷梳理一至兩遍。另外,熱科院每年新引進(jìn)近300名高校畢業(yè)生或調(diào)入的科技干部的人事檔案必須經(jīng)過人事處審核后方能轉(zhuǎn)至各單位,檔案中所缺材料必須及時與原單位索要,歸檔材料要做到分類準(zhǔn)確、目錄清楚、裝訂整齊。由于每年都有新增材料,整檔工序的繁雜,管檔人員常年忙于材料的收集、整理、入袋等大量、簡單、重復(fù)性的勞動,使得檔案管理人員沒有時間和精力考慮開發(fā)案卷的內(nèi)在信息,也不利于檔案的安全管理。
2.人事檔案收集不完善。干部人事檔案管理工作材料收集管理不夠嚴(yán)格,不夠完整。大部分科研人員歸檔意識不強(qiáng),有的人員畢業(yè)好幾年,學(xué)籍材料始終保留在個人手中,或是放在學(xué)校里;收集來的材料常規(guī)的多,重復(fù)的多,但諸如科研成果、業(yè)務(wù)獎勵、著作和高質(zhì)量的論文等能體現(xiàn)科研人員個人業(yè)務(wù)水平的材料少。新進(jìn)人員由高校轉(zhuǎn)入時的檔案材料基本都是零散狀態(tài),需要重新分類整理。而從企業(yè)調(diào)入的工作人員普遍缺少與工作經(jīng)歷相關(guān)的材料,如干部履歷表、招工(聘用)合同、考核表、工資表等材料,導(dǎo)致單位難以為其按事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)確定工資。
3.人事檔案歸檔不規(guī)范。隨著科研單位不斷加大科技人才引進(jìn)、培養(yǎng)、選拔、使用工作,干部人事檔案在專業(yè)技術(shù)崗位和領(lǐng)導(dǎo)職位升遷方面是一項主要的參考依據(jù),這就要求每份材料的來源和內(nèi)容一定是真實可靠的。然而,在工作實踐中發(fā)現(xiàn),有些人填寫履歷表時,年齡、工齡、學(xué)歷填寫時有出入,有的僅僅參加了課程培訓(xùn)班或?qū)I(yè)證書班,在填表時卻寫成大學(xué)本科或研究生;還有些檔案材料或是紙質(zhì)很差,甚至用圓珠筆寫,字跡模糊;有的年度、階段或掛職考核、考察、評鑒材料,不規(guī)范,不嚴(yán)格,對干部的評價沒有具體化、客觀化,不能真實地反映本人的實際情況;歸檔紙張沿用16K辦公用紙,但由于歷史原因,部分干部人事檔案尺寸標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。
4.人事檔案信息化不高。目前,各科研單位干部人事檔案管理大都以紙質(zhì)檔案為主。管理人員疲于應(yīng)付各種檔案材料的收集、整理、裝訂,沒有時間和精力對檔案材料進(jìn)行信息化處理,導(dǎo)致檔案材料反映的信息無法發(fā)揮最大效率,難于及時給領(lǐng)導(dǎo)在人事方面的決策提供參考。目前,熱科院院屬17個單位已初步建立檔案管理系統(tǒng),在職人員的基本信息,行政職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、工資變動情況等信息已錄入計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi),大大提高了人員信息的查詢效率,但仍然存在信息采集不完整,信息維護(hù)不及時等問題。
5.人事檔案重視程度不夠。長期以來,不少科研單位對干部人事檔案的重要性認(rèn)識不足,對待檔案工作“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”,沒有真正列入工作考核指標(biāo);管理人員不到位、經(jīng)費(fèi)不到位、監(jiān)理不到位、規(guī)章制度不健全。一些檔案管理人員缺乏主動性和創(chuàng)新意識,不能及時更新觀念,提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),不能積極發(fā)揮干部檔案的自身優(yōu)勢與潛力,限制了人事檔案的開發(fā)利用工作,制約了人事檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。
2021年度檔案工作總結(jié)
XXX縣檔案局：
2021年，XXX局檔案工作在縣委、政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在縣檔案局的精心指導(dǎo)下，檔案工作緊緊圍繞強(qiáng)化職能、規(guī)范管理、發(fā)揮作用的指導(dǎo)思想，較好地完成了2021年度各類檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作。現(xiàn)將具體情況匯報如下：
一、工作開展情況
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織有力
XX局班子高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入重要議事日程，切實加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。把檔案工作列入全局的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃，列入局機(jī)關(guān)績效管理的重要內(nèi)容，與其它中心工作同部署、同組織、同考核，真正做到了認(rèn)識到位，組織到位，措施到位。同時，積極向干部職工宣傳檔案工作的政策法規(guī)，收到了較好效果。
（二）制度健全，執(zhí)行有力
為使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，XX局結(jié)合工作實際情況，建立健全完善了立卷歸檔、檔案保管、檔案保密、檔案利用等檔案管理制度。在實際工作中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的各項制度，保證了檔案工作的有序開展。同時，持續(xù)加強(qiáng)工作人員崗位職責(zé)的建設(shè)，加大檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)力度，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的學(xué)習(xí)宣傳工作，增強(qiáng)單位工作人員的檔案意識，確保《檔案法》以及國家有關(guān)檔案工作的方針政策貫徹執(zhí)行到位。
（三）管理規(guī)范，措施有力
XX局嚴(yán)格按照相關(guān)法規(guī)，切實加強(qiáng)對文件材料收集和鑒定銷毀工作的監(jiān)督、檢查和管理，使歸檔工作更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。切實加強(qiáng)對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及XX的文件資料，認(rèn)真做好傳閱和保存工作;提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極推薦參加檔案工作專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。檔案工作人員認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計，有計劃、有步驟地進(jìn)行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，保證檔案的安全利用。
二、存在的問題
一是檔案意識淡薄，思想還不夠重視。盡管把檔案工作列入XX局重要工作當(dāng)中，但部分干部對檔案工作意識仍不夠重視，認(rèn)為檔案工作是軟任務(wù)、軟指標(biāo)，對文件資料歸檔不及時，一定程度上影響了檔案工作的開展。二是隨著社會發(fā)展，辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用、電子文件應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案管理工作還不夠規(guī)范。三是檔案收集率低，XXX形成的文件材料，各自存放，造成檔案收集完整率、歸檔率低。
三、下一步工作計劃
(一)深入宣傳，增強(qiáng)檔案工作意識。檔案工作是XXX局工作中的一個重要組成部分。隨著社會的發(fā)展，檔案工作越來越顯示著它獨特的價值，我們將加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)干部和各科室站都能形成共識，提高檔案意識，防止因工作調(diào)動而引起檔案遺失，為立卷部門做好檔案工作創(chuàng)造一個良好的氛圍。
(二)加大投入，強(qiáng)化檔案工作保障。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視和支持，以多種方式使領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識到檔案工作是XX局工作的重點和需要，從而使檔案工作列入工作日程上，增加投入力度。
(三)提升素質(zhì)，發(fā)揮檔案工作效能。加強(qiáng)檔案管理干部自身檔案知識修養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平。積極參加縣檔案局組織的培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案方面的知識，勇于創(chuàng)新，注重工作實效。積極主動為現(xiàn)實工作提供參考、借鑒、憑證。
作為2014年新入職的國家電網(wǎng)員工，濟(jì)南培訓(xùn)后我們被分組安排到各科室參加培訓(xùn)。我被分配到了基建部。算來一晃在基建部已經(jīng)待了將近5個月時間，從剛來的生疏和無所適從到現(xiàn)在的略窺門徑，期間經(jīng)歷了很多事情，學(xué)到了很多東西，也有很多感悟。
下面將我在基建部的感悟和學(xué)到的東西做簡單歸納：
一、加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，注意職業(yè)操守
自覺學(xué)習(xí)，努力提高 。每周學(xué)習(xí)政治理論、法律法規(guī)、專業(yè)知識，增強(qiáng)道德意識、職業(yè)操守和人文素質(zhì)，努力提升自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。
二、安全管理體系學(xué)習(xí)
基建部按照公司體系運(yùn)行統(tǒng)一要求，穩(wěn)步推進(jìn)安全體系運(yùn)行，在項目施工前，辨識施工危險源，對施工方進(jìn)行安全培訓(xùn)，宣講我公司安全目標(biāo)和要求，提醒施工方危險源防范，與施工方簽訂安全協(xié)議書，在施工中按期進(jìn)行安全檢查。 在這個過程中我也學(xué)到了很多關(guān)于安全以及安全管理的內(nèi)容。
三、基建檔案歸檔整理
根據(jù)國家及省市的規(guī)定，基建部對基建檔案及時立卷歸檔。施工過程中記錄工程日志，全程記錄并拍照存檔，隱蔽工程留有核查數(shù)據(jù)，工程聯(lián)系單、經(jīng)濟(jì)簽證、會議紀(jì)要均分類歸集、整理并存檔，為竣工審計做好準(zhǔn)備工作。
深刻理解基建管理新模式。國家電網(wǎng)公司基建工作會議指出：大建設(shè)體系的基本內(nèi)涵是，變革組織架構(gòu)，創(chuàng)新管理方式，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，建立國家電網(wǎng)公司為決策主體、網(wǎng)省公司為項目法人主體、業(yè)主項目部為項目執(zhí)行主體的三級電網(wǎng)建設(shè)體系，按照統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范、統(tǒng)一的管理流程進(jìn)行建設(shè)管理，全面提高發(fā)展的質(zhì)量和效率，實現(xiàn)國有資產(chǎn)的保值增值。大建設(shè)體系是“三橫五縱”管理體系在更大管理領(lǐng)域的延伸，是“三通一標(biāo)”建設(shè)成果在更多電壓等級、更深工作層面的深化應(yīng)用，是基建標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)向集團(tuán)化、集中化、專業(yè)化、扁平化管理的全面深化。國家電網(wǎng)公司提出了大建設(shè)體系的構(gòu)想，當(dāng)前，我們也要以深化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為核心，著重抓好“四個集中管理”，即加強(qiáng)基建隊伍選擇及資信的集中管理，加強(qiáng)初步設(shè)計評審的集中管理，加強(qiáng)工程竣工結(jié)算監(jiān)督的集中管理，加強(qiáng)依托工程新技術(shù)研究應(yīng)用的集中管理。各單位、各部門要積極開展相關(guān)研究，不斷優(yōu)化工作機(jī)制，為構(gòu)建大建設(shè)體系打好基礎(chǔ)、做好準(zhǔn)備。
發(fā)展和管理的成果，最終要體現(xiàn)在指標(biāo)的先進(jìn)性上。一要加強(qiáng)同業(yè)對標(biāo)管理。按照保持優(yōu)勢指標(biāo)、挖掘潛力指標(biāo)、提升落后指標(biāo)的要求，深入剖析難點和不足，借鑒先進(jìn)單位經(jīng)驗，加強(qiáng)部門協(xié)作，科學(xué)制定奪標(biāo)計劃，加強(qiáng)指標(biāo)過程管控，責(zé)任逐級落實到人，確保再奪基建標(biāo)桿單位稱號。同時，加強(qiáng)基層單位對標(biāo)管理，優(yōu)化指標(biāo)體系，把同業(yè)對標(biāo)與基層日常業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合，與基建工作特點有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮對標(biāo)工作的抓手作用、導(dǎo)向作用和激勵作用，整體提升公司基建工作水平。二要再創(chuàng)“十佳”金牌工程。在公司總體方案指導(dǎo)下，圍繞基建工作重點，廣泛發(fā)動基層單位，豐富金牌活動內(nèi)涵，優(yōu)選爭創(chuàng)金牌項目，加快重點工程進(jìn)度，精益建設(shè)各級電網(wǎng)，奮力奪取同業(yè)對標(biāo)爭先晉位、電網(wǎng)發(fā)展上臺階、智能電網(wǎng)創(chuàng)新示范三個“十佳”金牌工程。三要持續(xù)推進(jìn)三支一流隊伍建設(shè)。認(rèn)真總結(jié)上一階段經(jīng)驗，盡快完善創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)，落實創(chuàng)建計劃措施，將一流隊伍建設(shè)引向深入。結(jié)合電網(wǎng)建設(shè)新技術(shù)、新設(shè)備、新材料的大量應(yīng)用、國家政策變化等新情況，開展多層次、多形式的人員培訓(xùn)。扎實開展技術(shù)比武、知識競賽、技術(shù)共促等活動，進(jìn)一步激發(fā)廣大干部員工爭先創(chuàng)優(yōu)的積極性、創(chuàng)造性。
努力加快電網(wǎng)建設(shè)，建設(shè)堅強(qiáng)智能電網(wǎng)，基建部始終是沖在最前沿。讓我們在公司黨組的正確領(lǐng)導(dǎo)下，全面貫徹科學(xué)發(fā)展觀，團(tuán)結(jié)一心，銳意進(jìn)取，保持奮勇爭先的氣勢、亮點紛呈的態(tài)勢、持續(xù)提升的趨勢，加快建設(shè)堅強(qiáng)智能電網(wǎng)，為建設(shè)“一強(qiáng)三優(yōu)”現(xiàn)代公司作出新的更大的貢獻(xiàn)！我們新進(jìn)員工也要好好表現(xiàn)，在實踐中學(xué)習(xí)到更多的東西，爭取在將來為公司的發(fā)展做出新的更大的貢獻(xiàn)！
一、當(dāng)前干部人事檔案工作中存在的問題
近年來，人力資源和社會保障局黨委及行政部門高度重視干部人事檔案管理工作，把人事檔案管理工作列入重要議事日程，按照《檔案法》和《干部檔案工作條例》等文件規(guī)定及上級部門要求，在集中管理干部人事檔案的部門開展了人事檔案目標(biāo)管理工作，取得了較好的成效，規(guī)范了干部人事檔案管理工作。但結(jié)合干部、人事工作新形勢及干部人事檔案工作實際，還存在一些問題需要加強(qiáng)建設(shè)力度，進(jìn)一步健全和完善。
(一)材料缺失
在干部人事檔案的清理核查及使用中發(fā)現(xiàn)，一些本該有的干部履歷表、職務(wù)任免表、年度考核表、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)和工人技術(shù)等級、入團(tuán)、入黨材料、表彰處分材料、工資變動審批表、招聘錄用審批表、勞動合同等材料不全，散失較多，導(dǎo)致個人檔案材料內(nèi)容不全。
(二)材料手續(xù)不全
在干部人事檔案材料中，有的手續(xù)不全就放入了個人檔案，如應(yīng)該貼照片的地方?jīng)]有貼照片，應(yīng)該簽字的地方?jīng)]有簽字，應(yīng)該蓋章的地方?jīng)]有蓋章。各種材料，如干部履歷表、干部任免表、年度考核表、工資變動審批表、入黨志愿書、畢業(yè)生登記表等都存在這些問題。
(三)材料內(nèi)容失真
內(nèi)容的真實性是干部人事檔案的生命，而很多干部職工在填寫個人信息及材料時，內(nèi)容前后不，在年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷等信息的填寫上隨意性較大，有個別人員“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度也越填越高”，入黨、入團(tuán)時間也是填寫不詳，甚至有誤。檔案中的考核鑒定材料多數(shù)只有優(yōu)點，沒有不足。
二、更新觀念，加強(qiáng)干部人事檔案管理
(一)開拓思路，規(guī)范管理
干部人事檔案管理工作雖說是一項基礎(chǔ)性的管理工作，同時又是一項服務(wù)性工作，看似簡單，其實不然。人事檔案管理者在日常工作中面對的是大量、繁瑣的檔案收集整理、鑒定、立卷、保管、統(tǒng)計、利用等工作。這就要求人事檔案管理工作者心要細(xì)，全身心地投入，樹立“俯首甘為孺子牛”的思想，淡泊名利，樂為人梯，甘為無名英雄。只有有了這種奉獻(xiàn)的理念，才能有良好的心態(tài)，寬大的胸懷，使自己腳踏實地、兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。
在做好檔案工作的同時要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系。首先要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，爭取良好的工作環(huán)境；再次是協(xié)調(diào)好與公文處理部門的關(guān)系，從管理制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化來加強(qiáng)公文處理的統(tǒng)一性；同時要協(xié)調(diào)好學(xué)校各職能部門的關(guān)系，確保歸檔文件的齊全完整。
(二)著力提升檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)設(shè)備
干部人事檔案管理工作至今還大量地停留在以手工作業(yè)管理檔案的水平上，現(xiàn)代化管理設(shè)備的配置遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其它行政部門，極大地影響了檔案信息的開發(fā)利用。因此，干部人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)適應(yīng)時展的要求，應(yīng)實現(xiàn)信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。現(xiàn)在雖然配備了計算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，但還只是停留在單檔案目錄管理，至多著錄些檔案的摘要、主題詞，或者僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍須檔案管理人員來檢索，這與手工檢索并無區(qū)別，極大地限制了計算機(jī)的使用。鑒于此，我們在充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的同時，進(jìn)步加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。檔案部門充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，科學(xué)利用互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)的文檔體化，拓寬利用渠道，將電子文件加工、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，使利用者可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。
在利用信息網(wǎng)絡(luò)管理檔案的過程中，應(yīng)注意以下幾點：
一是貫徹落實《檔案法》的需要。《中人民共和國檔案法》作了關(guān)于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案人員負(fù)責(zé)保管好本單位檔案的法律規(guī)定，并在第十條明確規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為已有。建立并集中統(tǒng)一管理社區(qū)檔案，在檔案執(zhí)法問題上
做到有法可依，有法必依。二是加強(qiáng)社區(qū)自身建設(shè)的需要。加強(qiáng)社區(qū)建設(shè)，是在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，強(qiáng)化社會主義民主法制建設(shè)和精神廣文明建設(shè)的重要組成部分，是實施依法治國戰(zhàn)略和推進(jìn)依法治市的重要內(nèi)容，是構(gòu)建"小政府，大社會"的基本要求。在社區(qū)建設(shè)中產(chǎn)生大量的文件材料，如黨政管理、社區(qū)服務(wù)、文化教育、治安、衛(wèi)生、計劃生育等工作活動中產(chǎn)生的工作計劃、總結(jié)、會議記錄、經(jīng)驗介紹、登記表、統(tǒng)計表、合同、協(xié)議書及照片、錄音帶、錄像帶等。這些檔案材料是社區(qū)建設(shè)的真實記錄，是國家檔案的一部分，是寶貴的歷史財富。三是做好新領(lǐng)域檔案工作的需要。社區(qū)是新生事物，是市場條件下的產(chǎn)物，對檔案工作來說是個新領(lǐng)域。為做好新領(lǐng)域的檔案工作，我們必須與時俱進(jìn)，本著社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案工作就服務(wù)到哪里的指導(dǎo)思想，抓好社區(qū)建檔是我們檔案部門責(zé)無旁貸的工作。
怎樣開展社區(qū)建檔工作？
1、依靠檔案部門和民政等部門的緊密配合，通力協(xié)作。齊抓共管。由于社區(qū)建設(shè)是我國政治、經(jīng)濟(jì)體制和城市體制改革的產(chǎn)物，開創(chuàng)了"兩級政府、三級管理"的嶄新的管理模式，與很多部門發(fā)生千絲萬縷的聯(lián)系。這就要求檔案部門開展工作不可能是單槍匹馬式的一頭熱，而要統(tǒng)籌兼顧，宏觀思量，有計劃、分步驟地做好方方面面的溝通協(xié)調(diào)。如主動與民政部門、社區(qū)建設(shè)指導(dǎo)委員會出面協(xié)調(diào)，使檔案部門能夠介入社區(qū)專業(yè)委員會領(lǐng)導(dǎo)小組，有權(quán)參與對社區(qū)建設(shè)的競賽評比，并把檔案工作作為一項考核目標(biāo)列入到社區(qū)建設(shè)的達(dá)標(biāo)競賽中。這樣，便于下一個階段開展具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。在開展建檔過程中，由于社區(qū)職能的廣泛性，涉及到勞動就業(yè)，醫(yī)療保險、文化教育。社會保障等許多政策敏感性很強(qiáng)的問題，也必須得益于民政等部門的協(xié)助指導(dǎo)。所以要想做好社區(qū)建檔工作，只有全社會多方面的通力協(xié)作，齊心合力，緊密配合，才能呈現(xiàn)出對檔案工作齊抓共管的好勢頭。
2、加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)。社區(qū)干部擔(dān)負(fù)的社區(qū)工作復(fù)雜多樣，事無巨細(xì)，且一般社區(qū)只有干部三、四人，人員少，任務(wù)重，兼職做檔案工作的一般是黨支部書記或社區(qū)副主任，不可能拿出大塊時間參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。可根據(jù)實際情況組織培訓(xùn)，方法可以靈活多樣。如街道自行組織培訓(xùn)，培訓(xùn)時檔案局派人去講課等形式。
3、制定社區(qū)文件材料歸檔案范圍和檔案分類辦法。俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，社區(qū)建檔也要有規(guī)范。社區(qū)產(chǎn)生哪些文件材，哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔，歸檔的文件材料怎樣分類編目，這些問題是社區(qū)建檔的基本問題，必須首先抓好。
4、社區(qū)建檔也要注意利用。建檔用檔是檔案工作的目的，社區(qū)檔案工作也是如此。比如，居民樓冒漏水，鄰居糾紛，扶困助殘，擁軍優(yōu)屬，青少年教育，暫住人口管理，最低生活費(fèi)管理，物業(yè)管理，計劃生育，人口普查，再就業(yè)工程等。通過查閱檔案幫助解決居民困難和工作中遇到的問題。比如某戶忘記關(guān)水龍頭，造成嚴(yán)重漏水，查閱居民登記表后，一個電話過去就能找到漏水戶，很快解決問題。因此，要特別注意社區(qū)檔案的利用工作。
社區(qū)建檔應(yīng)注意的幾個問題：
1、因地制宜搞建檔。如條件好的社區(qū)可以建立專門檔案室，可以采用密集架管理檔案，用微機(jī)薦儲和檢索檔案等。而條件一般的社區(qū)可以在辦公室用檔案柜來保管檔案。
2、注意文件材料的齊全完整。凡是反映社區(qū)建設(shè)和各項工作活動的文件材料，該歸檔的一定要歸檔案，這一點不能含糊。
3、有條件的社區(qū)要注意引導(dǎo)用現(xiàn)代化手段和設(shè)備管理檔案。可采用微機(jī)，復(fù)印機(jī)，打印機(jī)，檔案管理軟件，將來實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)等。
1.1不重視檔案管理工作
在廣播電視系統(tǒng)內(nèi)部，并沒有將檔案管理工作納入具體的工作中。我國相關(guān)法律已經(jīng)明確指出，在實際工作中，要加大檔案管理工作的力度，但是，在實際工作中，總會出現(xiàn)前后觀念不一的情況，而且工作人員的法制意識不夠強(qiáng)烈，行業(yè)內(nèi)部的檔案管理只限制在文件處理內(nèi)容中，并沒有按照國家的要求形成檔案管理，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。
1.2檔案管理制度不健全
從我國廣電檔案管理的角度來看，管理制度不健全是目前檔案管理工作中存在的最大問題。在正常的工作中，一個單位不僅要形成各種檔案管理，而且內(nèi)容也是需要集中管理的，這是檔案管理最基本的原則。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，廣播電視行業(yè)受各種因素的影響，檔案管理缺乏有效的約束制度，與實際要求相差很遠(yuǎn)，而有的部門并沒有任何制度可以遵照執(zhí)行，檔案管理流程也沒有按照相關(guān)的規(guī)章制度制訂，各自為政的現(xiàn)象比較普遍。
2.提升廣播電視檔案管理的辦法
2.1確定工作重心，加強(qiáng)信息化建設(shè)
廣播電視檔案管理與文書檔案相比，具有一定的鮮活性，與現(xiàn)實業(yè)務(wù)的結(jié)合比較緊密，常被利用的內(nèi)容也比較多。鑒于此，要將廣播電視檔案管理納入到重要的管理內(nèi)容中，堅持貫徹國家的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一集中管理。同時，還要加快檔案信息化建設(shè)的步伐，收集和整理原生電子文件，加強(qiáng)單位內(nèi)部業(yè)務(wù)技術(shù)的整合，做好檔案信息化的規(guī)劃管理工作，不斷分封媒體資源，加強(qiáng)資源整合，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，加大服務(wù)力度，為檔案的高效利用提供一定的幫助。
2.2重視檔案管理人才的培養(yǎng)
檔案管理作為廣播電視系統(tǒng)的核心部分，要想提升其管理效率，就要從根本上加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。按照國家的相關(guān)要求，努力配備相關(guān)的專職檔案管理人員，從根本上保證管理人員的穩(wěn)定性。另外，要結(jié)合文件的數(shù)量，確定專職管理和兼職管理人員。檔案的種類復(fù)雜，廣播電視行業(yè)的檔案管理不能按照傳統(tǒng)檔案的管理方式執(zhí)行，它需要與數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容聯(lián)合在一起，加大對人員的培養(yǎng)力度，建立一支高效的檔案管理隊伍，這對廣播電視檔案管理行業(yè)的發(fā)展有非常重要的作用。
2.3落實有關(guān)檔案管理的全部規(guī)定
廣播電視相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理方面的工作，設(shè)立專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，同時，各個管理部門也要承擔(dān)相關(guān)文件、材料的歸檔工作，負(fù)責(zé)本部門的檔案管理。另外，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，檔案管理部門要加強(qiáng)收集、整理資料，明確管理原則和管理體制，按照要求管理檔案，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，健全組織機(jī)構(gòu)，為檔案管理工作提供更多的保證。
3.廣播電視檔案管理的創(chuàng)新舉措
3.1體制建設(shè)的創(chuàng)新
從整體情況出發(fā)，要不斷完善廣播電視檔案管理體制，明確檔案管理各個部門的規(guī)章制度，健全檔案管理體系，制訂檔案管理的期限表，定期檢查檔案管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，規(guī)范檔案管理的要求，嚴(yán)肅處理不按規(guī)定移交檔案的人員。另外，還要加強(qiáng)檔案管理內(nèi)部人員對職責(zé)和義務(wù)的認(rèn)識，加強(qiáng)檔案管理自身的運(yùn)行規(guī)范，定期開辦研討會，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)、干部和職工的檔案管理意識。在這個大前提下，要努力落實檔案管理工作，為廣電檔案管理開發(fā)工作提供必要的條件。
3.2服務(wù)宗旨的創(chuàng)新
對于廣播電視檔案管理工作，要堅持“服務(wù)群眾”的宗旨，增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識，不斷發(fā)展廣播電視事業(yè)，做出優(yōu)質(zhì)的節(jié)目。如果在工作過程中稍有不慎，就會導(dǎo)致巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，當(dāng)廣播電視檔案管理借出時，需要填寫借用資料的編號，確認(rèn)送回時間，避免出現(xiàn)丟失或誤用的情況。鑒于此，可以采用電子掃碼技術(shù)，實現(xiàn)對素材的全方位管理。另外，要加強(qiáng)對《檔案法》的宣傳，提高其宣傳力度，采用形式多樣、內(nèi)容新穎的宣傳方式，努力提升工作人員對檔案管理的認(rèn)識，實現(xiàn)檔案管理工作的全面發(fā)展。
3.3人員素質(zhì)提升的創(chuàng)新
在廣播電視檔案管理工作中，要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)，以便其能更好地適應(yīng)社會主義市場的發(fā)展要求。同時，要摒棄過去檔案管理中的不科學(xué)觀念，將科學(xué)發(fā)展觀作為重要的指導(dǎo)思想，努力做好檔案管理工作，切實解決工作中存在的問題。另外，還要樹立嚴(yán)格的檔案管理工作意識，增強(qiáng)管理人員的職能意識，使管理過程能夠與時俱進(jìn)，以創(chuàng)新的思維應(yīng)對創(chuàng)新的知識面，實現(xiàn)管理過程的全面發(fā)展。同時，還需要堅持以人為本的理念，加強(qiáng)新觀念、新意識的應(yīng)用，采用創(chuàng)新的思維，全面發(fā)展檔案管理，建立完善的學(xué)習(xí)和考核機(jī)制，并嚴(yán)格落實持證上崗制度。檔案管理工作人員還需要具備一定的業(yè)務(wù)技能，不斷提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷吸收年輕的工作人員，給檔案管理工作注入新的生命力，而檔案管理工作人員要加強(qiáng)對文化、技能的學(xué)習(xí)，認(rèn)清檔案管理的工作內(nèi)容，不斷提升服務(wù)品質(zhì)。
4.發(fā)展趨勢
一、原因分析
1.對工人身份人員檔案管理認(rèn)識不足，意識滯后
人事檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，是做好人事工作的基礎(chǔ)和前提，搞好人事檔案管理，對于全面地了解工作人員具有重要意義。盡管工人身份人員在一個單位中所占比例小，但應(yīng)清楚地看到，做好工人身份人員檔案管理工作在全局工作中具有重大意義。由于人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常常看不到這項工作的重要性，認(rèn)為工人身份人員被提拔使用的人極少，檔案使用率低，規(guī)范管理工人身份人員檔案沒有多大作用；還有些部門認(rèn)為即使提拔使用工人身份人員，其人事檔案后續(xù)工作是組織人事部門的事情，與己無關(guān)；也有的同志雖然口頭上講工人身份人員檔案工作的重要性，但實際工作中卻不夠重視，這些情況表明，相當(dāng)一部分人員對工人身份人員人事檔案工作的意識還是不強(qiáng)的。
2.對工人身份人員檔案管理手段不夠，機(jī)制滯后
目前的工人身份人員人事檔案管理還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的各項制度，“計劃”色彩濃厚，缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力，機(jī)制滯后，已不能適應(yīng)人事工作發(fā)展的需要。檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是人事檔案工作的重點和難點，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，這項工作的難度將越來越大。更有甚者，部分干部職工檔案存放在行業(yè)主管部門，這對檔案管理的規(guī)范化、制度化帶來不利。比如全市機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人身份的檔案，長期由各行政主管部門保存、收集歸檔及日常管理，由于缺乏集中式的管理，長此以往，這部分檔案就會出現(xiàn)缺失、隨意更改現(xiàn)象，對以后人事日常管理帶來極為不利的影響。
3.對工人身份人員檔案管理水平不高，方法滯后
目前各部門對工人身份人員人事檔案管理方法，局限于“一般化”的管理，現(xiàn)代化管理水平不高，滯后于干部人事制度改革的深入開展，還有部分領(lǐng)導(dǎo)不愿在工人身份人員檔案管理硬件上投入，致使部分單位的工人身份人員檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的手工模式層面，不能運(yùn)用現(xiàn)代化的電子技術(shù)手段進(jìn)行管理，不能建立上下互聯(lián)的數(shù)據(jù)庫，從而造成檔案管理信息化程度低，提供基本信息花費(fèi)時間長，檔案磨損快，勞動強(qiáng)度大，管理成本高。
4.對工人身份人員檔案人員知識不專，更新滯后
人事檔案工作的業(yè)務(wù)性和專業(yè)性都比較強(qiáng)，要求管理人員熟練掌握檔案材料收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能，而目前從事工人身份人員檔案管理工作的人員年齡逐步老化，且多數(shù)都缺乏檔案管理的專業(yè)知識，上崗后也從未受過專業(yè)培訓(xùn)，不能迅速掌握電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案中介服務(wù)等高新技術(shù)，無法適應(yīng)新形勢的要求。
二、主要對策及思考
1.集中保管，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化
人事檔案集中管理不僅有利于減少管理環(huán)節(jié)，提升檔案管理的效率，而且有利于推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。針對目前工人檔案管理分散、整理不規(guī)范等情況，要對工人檔案的管理權(quán)限進(jìn)行明確：各部門所屬單位工人身份人員人事檔案原則上由當(dāng)?shù)厝耸虏块T統(tǒng)一保管；對于下屬單位工人檔案數(shù)量較多且管理規(guī)范的部門，經(jīng)人事部門授權(quán)，可由其自行保管，人事部門定期對管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
2.建章立制，實現(xiàn)檔案管理制度化
制度建設(shè)是做好工作的保證。工人身份人員人事檔案管理工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會使我們無章可循、無所適從。因此，可以參照干部檔案的管理制度來規(guī)范工人檔案管理，首先要建立檔案的查（借）閱、收發(fā)及保管、保密等方面的臺帳，著重加強(qiáng)檔案的“進(jìn)、管、出”等環(huán)節(jié)的管理；其次是做好檔案材料的收集、整理、裝訂及清點核實等基礎(chǔ)工作，確保每份檔案達(dá)到“完整、真實、條理、精煉、實用”的要求。
3.強(qiáng)化培訓(xùn)，實現(xiàn)檔案管理隊伍的專業(yè)化
建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理干部隊伍，是提升檔案管理水平的根本和關(guān)鍵。因此必須有一支在思想上、政治上、工作作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等方面過得硬的人事檔案管理工作隊伍。為此，一方面要加大對人事檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，組織檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，有針對性和計劃性地舉辦培訓(xùn)班，采取“走出去、請進(jìn)來”的辦法，就如何開展新時期的檔案工作、如何當(dāng)好一名檔案工作人員等工作進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，通過培訓(xùn)，培養(yǎng)出一支作風(fēng)扎實、樂于奉獻(xiàn)、業(yè)務(wù)精通的復(fù)合型檔案管理人員；同時要培訓(xùn)檔案工作人員有吃苦耐勞的精神，要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任心。另一方面要培養(yǎng)檔案工作人員的政治素質(zhì)。由于人事檔案記錄著干部職工一生的德能勤績廉及獎懲表現(xiàn)，是一項內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，因此檔案工作人員要有嚴(yán)格的組織紀(jì)律和良好的職業(yè)道德，要強(qiáng)化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象發(fā)生。
4.抓設(shè)備建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平
各級管檔單位要提高現(xiàn)代化管理意識，加大檔案管理的硬件投入，上級有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一要求，在配齊微機(jī)的基礎(chǔ)上，檔案盒、夾也需重新規(guī)格尺寸。過去統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、夾已不適應(yīng)新形勢的需要，辦公用紙與國際接軌，檔案材料有的也已用A4紙，因此檔案盒、夾應(yīng)重新規(guī)格尺寸很有必要。針對當(dāng)前人事檔案管理信息化不高的情況，建議組織人事部門應(yīng)盡快實現(xiàn)人事檔案信息聯(lián)網(wǎng)，建立干事檔案網(wǎng)絡(luò)和工作人員情況信息庫。
摘 要：流動人員人事檔案管理是社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中的新產(chǎn)物，隨著流動人員的不斷增加，人事檔案管理中存在的問題日益凸顯，合理改善流動人員檔案管理工作，才能促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，從而提高人才隊伍素質(zhì)。
關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案;管理
一、流動人員人事檔案管理存在的問題
（1）流動人員檔案管理法制建設(shè)不健全。我國現(xiàn)行檔案法律和檔案政策存在明顯的不足，關(guān)于流動人員檔案的知情權(quán)和隱私權(quán)方面存在空白。在檔案法規(guī)的各項規(guī)定中都沒有對檔案知情權(quán)明確界定，流動人員認(rèn)為有查閱人事檔案內(nèi)容的權(quán)利，但大多數(shù)管理人員根據(jù)多年的檔案管理經(jīng)驗認(rèn)為流動人員不能查閱自身檔案，兩者之間容易發(fā)生沖突。（2）流動人員檔案管理體制層層分割。流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)層層分割，各個行政機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系較少，各自獨立行政，不利于全面把握流動人員的信息，造成流動人員檔案管理的滯后性和不合理性。（3）流動人員檔案管理環(huán)節(jié)問題重重。因為流動人員頻繁流動的特點，流動人員人事檔案管理中各環(huán)節(jié)問題重重，維護(hù)檔案的完整與安全并非易事。（4）流動人員檔案管理部門現(xiàn)代化程度偏低。對流動人員檔案的管理始終要抓住其流動性的特點，這就需要更為快捷、高效的現(xiàn)代化管理手段做支撐。許多流動人員的檔案管理部門現(xiàn)代化程度不高，相當(dāng)數(shù)量的流動人事檔案管理部門管理手段落后，沒有相應(yīng)的硬件設(shè)備。
二、流動人員人事檔案管理的改革措施
（1）健全流動人口管理法規(guī)。法律是維護(hù)社會秩序的有力武器，也是保障公民權(quán)利實現(xiàn)的最后一道防線。面對目前流動人口管理法律文件中存在的諸多問題，面對傳統(tǒng)體制造成的流動人口與常住人口的法律地位的差異，只有抓住機(jī)遇，重新構(gòu)造相關(guān)法律，才能以縮小與憲法“人人平等”原則的差距，真正做到依法管理，從根本上解決流動人口管理的難題。用法律的手段來約束規(guī)范流動人員檔案管理的行政工作，針對目前我國在流動人員檔案法治建設(shè)中存在的法律體系不完善、流動人員檔案政策滯后和不足和特有檔案政策缺乏的問題，應(yīng)該不斷的改善這方面的問題。（2）完善人事檔案管理體制。在人員流動速度加快的情況下，人事檔案管理中存在“政出多門”、檔案多頭管理的現(xiàn)象，流動人員檔案管理需要進(jìn)行改制，有必要建立一個統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)，或建立人事檔案管理的統(tǒng)一政策，從根本上解決人事檔案多頭管理問題。根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，在一定區(qū)域內(nèi)設(shè)置流動人事檔案管理機(jī)構(gòu)，集中管理該類檔案，集中統(tǒng)一管理有利于保證檔案的完整與安全，也可以減輕用人單位和國家的負(fù)擔(dān)。（3）加強(qiáng)檔案部門之間的溝通。統(tǒng)一流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)管理部門間的聯(lián)系，沖破體制的限制加強(qiáng)檔案部門間的溝通，加強(qiáng)部門、單位之間的溝通與合作，提高人事檔案管理質(zhì)量。（4）提升現(xiàn)代化管理水平。在信息化時代的大背景下，要想提高檔案工作效率，就須加快流動人員檔案服務(wù)信息化的進(jìn)程。選取適宜進(jìn)行信息化，有利于推動人才流動工作的內(nèi)容進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，涉及隱私性很強(qiáng)或?qū)τ谌瞬殴ぷ鳠o意義的內(nèi)容免予信息化。
流動人員人事檔案在現(xiàn)階段和今后一個相當(dāng)長的時期，無論對國家、單位和個人都有著不可替代的作用，因此創(chuàng)新檔案管理體制，加快流動人員人事檔案管理的發(fā)展，對于適應(yīng)干部人事制度改革和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的需要，促進(jìn)人才合理流動、合理配置和合理使用，提高人才隊伍素質(zhì)，具有重要意義。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱玉、張煌：《我國流動人員人事檔案立法與執(zhí)法探析》，《檔案學(xué)通訊》，2010年第2期。
[關(guān)鍵詞]：管理人員；檔案規(guī)范； 素質(zhì)業(yè)務(wù)；現(xiàn)代化管理
[abstract] enterprise file is to show enterprise in production, operation and management of the formation of the activities of to the country, the society and the enterprise has the preserved of the value of all forms of file material. File management results with the enterprise management the organic combination of the decided the enterprise resource allocation orientation and patterns, and decide the enterprise's business landscape and future development, to realize the enterprise management strategy, and constantly improve the efficiency of management of far-reaching influence.
[key words] : management personnel; File standard; Quality business; Modern management
中圖分類號： G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號
1. 檔案管理人員管理意識不強(qiáng)，檔案管理不夠規(guī)范與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象
1.1檔案管理人員管理意識不強(qiáng)
一些企業(yè)員工檔案意識相當(dāng)薄弱，甚至有一些部門領(lǐng)導(dǎo)對加強(qiáng)檔案工作的存在偏見，認(rèn)為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理沒有實質(zhì)性作用，在管理檔案上舍不得投入財力與物力。個別項目部和下屬單位的檔案工作沒有實行崗位責(zé)任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量的水平。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高,目前，大部分企業(yè)雖然有了一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但管理人員的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不能適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
1.2檔案管理不夠規(guī)范與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象
目前，在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：檔號不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個別流失。
1.3不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響
由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，首先要進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)真貫徹執(zhí)行各級文件精神，不斷強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識，大膽探索符合檔案工作自身特點的規(guī)律，能夠有效為當(dāng)代中國經(jīng)濟(jì)、政治、文化建設(shè)服務(wù)的檔案工作理論與方法，建立和完善中國特色的檔案管理現(xiàn)代化體系，堅持一切從我國的基本國情出發(fā)，從企業(yè)的實際出發(fā)，制訂檔案工作目標(biāo)、任務(wù)、方針、政策，創(chuàng)造性地開展計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，要拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)檔案工作的生機(jī)與活力.隨著社會的發(fā)展，工作的深入，各行各業(yè)的檔案數(shù)量逐步增加，依靠人工手段進(jìn)行檔案管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要，所以采取現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理工作勢在必行。計算機(jī)、多媒體計算機(jī)、特別是超媒體的出現(xiàn)，為解決這一矛盾展示了光明的前景。這就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員，從思想觀念上對新技術(shù)給予足夠的重視，用新的觀念看待事物，引進(jìn)使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，以促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。使用計算機(jī)系統(tǒng)管理，畢業(yè)論文可對檔案資料進(jìn)行復(fù)制、掃描、取樣，實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。通過人機(jī)結(jié)合的方式，檢索者只要在屏幕上指出自己所需要的計算機(jī)管理程序，就可以將所需的檔案目錄摘要等顯示出來，大大提高了工作效率。要理解、尊重人才，關(guān)心、愛護(hù)人才，要努力創(chuàng)造一個尊重知識、尊重人才的良好氛圍。根據(jù)企業(yè)檔案工作的特點，要合理用人、留人。知識結(jié)構(gòu)要高、中、低配備，年齡結(jié)構(gòu)要老、中、青結(jié)合。要擴(kuò)大選人用人視野，要選擇有真才實學(xué)、有實干精神而又坐得住的人做檔案管理工作。跨世紀(jì)企業(yè)檔案工作者不僅要有一定的政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，還要有廣博的知識，強(qiáng)烈的開拓、進(jìn)取意識，尤其要一專多能，既要能熟知檔案管理法規(guī)和基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識、技能，還要熟練掌握計算機(jī)管理知識和操作技能，盡快實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化。重視企業(yè)檔案利用，回饋企業(yè)投入。企業(yè)檔案是企業(yè)建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營活動的記錄和匯總，是企業(yè)信息資源的匯集地、成品庫，企業(yè)檔案雖然本身具有較高的技術(shù)經(jīng)濟(jì)價值，但這種價值是一種“潛在的價值”，只有重視企業(yè)檔案的利用工作，努力拓展新的服務(wù)空間和服務(wù)領(lǐng)域，才能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會效益，實現(xiàn)它的真正價值。大力開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)和檔案工作者都應(yīng)當(dāng)全力關(guān)注并思考的重要問題。
2.深化認(rèn)識，強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與信息化管理
2.1深化認(rèn)識實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與信息化管理
首先要提高認(rèn)識。要充分認(rèn)識企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查.
[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)檔案；收集；利用
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.121
[中圖分類號]G272；G273.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）20-0-01
檔案是機(jī)關(guān)活動的歷史記錄，直接、客觀地記錄了形成者的真實活動情況，具有原始記錄性，具有法律效用，是國家信息資源的重要組成部分，可以為機(jī)關(guān)開展工作、進(jìn)行決策提供依據(jù)和咨詢材料，在社會建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了舉足輕重的作用。在檔案管理工作中既要重視各種檔案載體的保管與保護(hù)，更要重視檔案資源的開發(fā)與利用，以實現(xiàn)信息資源共享，提高計劃和決策的科學(xué)化，克服和盲目性，提高機(jī)關(guān)工作的效率。下面結(jié)合筆者自身多年的檔案工作經(jīng)歷，就如何做好檔案收集和利用談幾點體會。
1 增強(qiáng)檔案意識，扎實做好檔案資料收集工作
收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段。要把分散形成的文件材料整理成齊全完整的檔案，就必須不斷強(qiáng)化檔案意識，規(guī)范檔案工作程序，明確質(zhì)量要求。及時收集，檔案資料完整齊全；鑒選得當(dāng)，為科學(xué)管理檔案打下良好基礎(chǔ)。要做到維護(hù)檔案的完整與安全，把有保存價值的檔案都集中管理起來，必須做好以下幾個方面。
1.1 提高全體干部職工的檔案意識
檔案資料的形成不是由一個人，一個部門或者一個科室完成，它形成于單位的每一個工作人員的每一項工作的各個環(huán)節(jié)中，這就要求每名工作人員充分認(rèn)識到，自己既是檔案的形成者，又是檔案利用的直接受益者，更是檔案收集的責(zé)任者，從而切實增強(qiáng)檔案意識，在具體工作中及時將形成的檔案資料進(jìn)行收集，確保檔案資料的安全、完成、規(guī)范。
1.2 完善機(jī)關(guān)檔案收集歸檔制度
目前檔案收集工作形勢并不樂觀，很多部門和個人對檔案資料的收集工作認(rèn)識不足，存在怕麻煩的抵觸意識，存在不愿移交的想法，存在誰形成歸誰所有的做法，造成很多有保存價值的檔案沒有及時歸檔，甚至造成遺失、損壞。針對檔案資料收集難的問題，要建立歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時限，在工作中產(chǎn)生的文件材料處理完成后，不得由承辦部門或個人保存，必須移交檔案管理部門統(tǒng)一管理歸檔，任何部門和個人不得以任何理由拒絕向檔案管理部門移交對單位有價值的檔案材料，在確保數(shù)量的同時保證質(zhì)量。
1.3 關(guān)注檔案的形成過程
檔案管理人員不僅要把已形成的文件收集齊全，還要關(guān)注文件的形成過程和辦理情況，對程序不全，制式不符合要求的及時提醒辦理人員更正，并對移交情況進(jìn)行督促，及時發(fā)現(xiàn)把有價值的檔案當(dāng)一般資料處理等情況的苗頭，從源頭有保護(hù)、規(guī)范檔案的意識。
2 增強(qiáng)服務(wù)意識，積極做好檔案利用工作
檔案工作的根本目的就是開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。只有做好檔案利用工作，才能帶動整個檔案工作的發(fā)展，才能使檔案的價值得以實現(xiàn)。檔案人員要破除落后保守的“重藏輕用”的思想，積極開展利用，根據(jù)不同的利用要求，有針對性地提供檔案，認(rèn)真研究檔案利用工作所面臨的新情況、新特點，解決好利用工作中的新問題。開展檔案利用工作，不是僅靠檔案管理人員的主觀意愿能完成的，必須遵循客觀規(guī)律，做到如下幾點。
2.1 熟悉室藏檔案，充分掌握和了解本單位開展各項工作的需要
單位檔案利用工作面向每位干部職工，利用需求各有特點，而且隨著時間的變化，利用需求也會發(fā)生變化。檔案數(shù)量龐大，尤其個別需求者對文號、題名，甚至年份一無所知，只記得有哪一項規(guī)定，而且往往時間緊急。這就要求對保存檔案的內(nèi)容、數(shù)量、保存狀況、存貯地點十分清楚，真正做到如數(shù)家珍，才能為利用者及時、準(zhǔn)確、迅速地提供檔案；檔案人員還要研究利用者的需求，從事哪項工作的人員需要哪方面的檔案，工程建設(shè)、計劃財務(wù)、組織人事，等等。檔案管理人員要進(jìn)行研究、分析、總結(jié)、分類，作出科學(xué)的預(yù)測，讓利用者與利用檔案對號，從而為更好地開展利用工作創(chuàng)造條件。
關(guān)鍵詞：電子檔案；實體檔案；信息安全
1引言
檔案信息資源作為一種重要的社會資源，保障其安全是十分有必要的。但是在社會的信息化發(fā)展中，由于法律法規(guī)的滯后、保存環(huán)境的不合理、保存技術(shù)的不成熟、管理人員專業(yè)水平的欠缺，使得檔案信息的安全性受到了極大的挑戰(zhàn)，因此檔案信息安全保障體系的建設(shè)需要盡快完善。
2檔案信息安全保障體系的建設(shè)現(xiàn)狀
保障檔案信息的安全具有很重要的現(xiàn)實意義，然而在實際操作中，保障檔案信息的安全工作受到了很大的阻力和壓力。第一，相關(guān)法律法規(guī)制度的建設(shè)相對滯后，給了很多不法分子可趁之機(jī)，使其可以低成本地、輕易地盜取、買賣、損壞檔案信息[1]。第二，檔案信息保存困難，尤其是實體資料。由于保存時間較長，很多檔案資料存在字跡模糊、無法辨認(rèn)的問題；還有的在較長的保存時間中，經(jīng)歷了很多任檔案管理員的整理，使得查找起來十分困難，比如文字圖片資料混合在一起、標(biāo)簽缺失、編號混亂等等。電子檔案的保存也一樣不容樂觀，因為我國的電子檔案信息化保存的發(fā)展歷史還比較短，安全系統(tǒng)還不夠完善強(qiáng)大，所以常常會受到黑客的攻擊和病毒的侵?jǐn)_；高素質(zhì)、高技術(shù)的專業(yè)電子檔案信息管理人員的缺失，也極大的延緩了檔案信息電子化保存的工作進(jìn)度。
3檔案信息安全保障體系建設(shè)問題的解決策略
3.1完善法制保障
國家層面上，相應(yīng)法律法規(guī)的修訂和完善是保證檔案信息安全保障體系健康安全有序發(fā)展的前提條件和依據(jù)。在修訂中，也要注意循序漸進(jìn)，多借鑒國外的相關(guān)成功經(jīng)驗，同時找到適合國內(nèi)國情的特色方法。企業(yè)層面上，應(yīng)當(dāng)在規(guī)則允許的范圍下，合理運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法做好檔案信息安全保障體系建設(shè)工作，管理分工明確、責(zé)任具體落實到個人、自己負(fù)責(zé)好自己的部分、盡量不要出錯。在合作中逐漸形成有效有序的安全管理系統(tǒng)，確保每一步都有理有據(jù)、安全可行。從業(yè)人員層面上，檔案信息安全工作人員需要具備較強(qiáng)的法律意識、服務(wù)意識、責(zé)任意識和過硬的專業(yè)技術(shù)能力，充分發(fā)揮每一位從業(yè)人員的主觀積極性和創(chuàng)造性，并定期開展相關(guān)培訓(xùn)活動和交流會，使其工作能力不斷提升，從而為檔案信息安全保障體系的順利建設(shè)奠定基礎(chǔ)。例如近日銅仁市紀(jì)委市監(jiān)委出臺的《銅仁市市管干部廉政檔案管理暫行辦法》，通過法規(guī)的出臺使1300余名市管干部檔案信息安全得以保障。該《辦法》遵從“一人一檔”、“逐步完善”、“動態(tài)更新”的原則，同步建立電子廉政檔案、紙質(zhì)廉政檔案和文書檔案，全面收集歸檔反映全市在職市管干部廉政情況的信息和材料，梳理形成清單，實現(xiàn)一人一檔、全面覆蓋。同時，廉政檔案實行集中管理、由專人負(fù)責(zé)、保持動態(tài)維護(hù)更新、嚴(yán)格執(zhí)行保密相關(guān)規(guī)定，保證廉政檔案的使用安全。
3.2加強(qiáng)管理保障
3.2.1改進(jìn)工作方法
在電子檔案保存過程中，首先硬件技術(shù)要能相匹配，計算機(jī)設(shè)備、掃描儀以及安全的移動硬盤都是不可缺少的。其次，在掃描過程中，也要在保證內(nèi)容完整性的同時保證字跡的清晰度。再次，在保存過程中，既要嚴(yán)格清理存儲在電腦中的信息，避免被盜，也要做好備份工作，防止丟失。最后，不把雞蛋放在同一個籃子里，做好檔案的分類和多重備份工作，也是抵御風(fēng)險的一種有效辦法。除此之外，在檔案信息安全管理中，也可以使用防火墻技術(shù)、設(shè)置高級密碼技術(shù)、高級人臉識別技術(shù)、指紋識別技術(shù)、多重密碼防護(hù)技術(shù)以及軟件定期查殺病毒的方式來增強(qiáng)信息的安全性。只要每一個步驟都嚴(yán)格控制，形成有效的安全保障體系，就可以避免不必要的損失，增加檔案信息的安全系數(shù)。例如資陽區(qū)社保服務(wù)中心的業(yè)務(wù)資料整理歸檔工作，其按照檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，全面收集應(yīng)歸檔的各類文件、業(yè)務(wù)資料以確保檔案的完整性；并且按照業(yè)務(wù)資料歸檔要求，規(guī)范化、系統(tǒng)化的完成裝訂、整理、分類、編號、裝盒整理工作；同時按照檔案保管要求，文件、資料的歸檔全部使用專用檔案盒，并規(guī)范檔案管理、保管、借閱等各項制度。每一步工作都認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格落實，以確保檔案的保密性和安全性。
3.2.2提升人員素質(zhì)
由于在檔案信息安全工作中會遇到各種各樣的突況，對檔案信息安全工作人員的業(yè)務(wù)水平提出了很高的要求。因此，每一個從業(yè)者都必須不斷提升自己的專業(yè)知識，做好行業(yè)培訓(xùn)工作，豐富自己的知識體系，提高自己的服務(wù)意識和安全隱患意識。并且需要多與各自領(lǐng)域的專業(yè)人才交流，強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合以開闊思路，優(yōu)化工作方式。
3.3強(qiáng)化技術(shù)保障
技術(shù)支持保障屬于檔案信息安全保障體系中的剛性保障，對整個體系的構(gòu)建至關(guān)重要。對于實體檔案，主要考慮保存環(huán)境與檔案修復(fù)兩個方面。其中配備合理的保存環(huán)境是保障實體檔案信息安全的基礎(chǔ)。保存環(huán)境的優(yōu)劣會直接影響到檔案的保管情況。保存環(huán)境的合理設(shè)計與建造能使檔案得到更加長久、安全、完整的保護(hù)。當(dāng)檔案在保管、利用的過程中出現(xiàn)字跡模糊、紙張老化、硬盤受損、膠片褪色等現(xiàn)象時，修復(fù)技術(shù)的存在就是挽救實體檔案信息安全的最后一道屏障。紙質(zhì)檔案修復(fù)技術(shù)主要包括：去污與去酸技術(shù)、加固與修裱技術(shù)、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等，而磁盤、光盤受損后目前技術(shù)還很難做到有效恢復(fù)[2]。
一、做好案件檔案工作的重要意義
1.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持證據(jù)。案件檔案真實記錄了案件形成過程中的每一個環(huán)節(jié)和步驟，忠實反映了案件的軌跡和過程。這些證據(jù)材料以事實為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩，據(jù)有較強(qiáng)的說服力、借鑒力，為企業(yè)決策者及時了解企業(yè)經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略，決策重大事項提供支持性證據(jù)。
2.為企業(yè)規(guī)范管理提供參考資料。案件檔案是企業(yè)依法治企和進(jìn)行法制宣傳教育工作的全面反映，是檢驗一個企業(yè)依法規(guī)范經(jīng)濟(jì)行為、及時規(guī)避企業(yè)法律風(fēng)險的重要憑證。通過對案件檔案的剖析，加強(qiáng)對案件檔案的學(xué)習(xí)和研討，可以對如何強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理、規(guī)范企業(yè)行為提出針對性對策，從而推動企業(yè)依法經(jīng)營，規(guī)避風(fēng)險，為企業(yè)健康發(fā)展提供參考資料。
3.為企業(yè)訴訟工作積累經(jīng)驗。近期，一些國有企業(yè)由于案件檔案的缺失或不規(guī)范，使得企業(yè)在案件糾紛中，常常蒙受經(jīng)濟(jì)損失。前事不忘，后事之師，通過對案件檔案的整理與研究，可以總結(jié)訴訟案件中的經(jīng)驗與不足，為今后經(jīng)濟(jì)糾紛、訴訟案件積累經(jīng)驗，有利于識別企業(yè)在經(jīng)濟(jì)和訴訟活動中的諸多法律風(fēng)險，并提出預(yù)防措施，從而使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)糾紛中爭得主動權(quán)。
二、國有企業(yè)案件檔案的特點
1.案件類型多樣，數(shù)量大。以北京建工集團(tuán)為例，截至2010年底，北京建工集團(tuán)處理法律糾紛案件1000多件，結(jié)案600多件，涉案總金額上億元。其中有90％是通過訴訟方式解決，10％是通過仲裁方式解決。案件類型多樣，主要表現(xiàn)為：委托擔(dān)保貸款類；土地及房產(chǎn)權(quán)屬類，包括房屋買賣、房屋租賃等；合同類，主要包括施工合同糾紛、拖欠工程款、材料采購供應(yīng)欠款、加工租賃費(fèi)欠款等；勞動爭議類；人身傷害類；財產(chǎn)損失類等法律糾紛案件。
2.案件情況復(fù)雜，涉面廣。涉及到重大訴訟、仲裁糾紛案件，往往案情復(fù)雜，涉及面p-,包含多個法律關(guān)系。如建筑工程合同糾紛案中，工程總承包方與業(yè)主方、分包方、供應(yīng)商等的債權(quán)債務(wù)關(guān)系復(fù)雜，涉及到多方的法律關(guān)系。很多案件經(jīng)過、反訴、撤訴、再訴，有的案件經(jīng)過調(diào)解后，達(dá)成和解協(xié)議，案件過程復(fù)雜，給歸檔工作帶來了很大難度。
3.案件時間跨度長，收集難。有些重大案件從到判決歷時多年，由于多方面原因，案件判決后多年，仍然沒有執(zhí)行完畢。如北京某公司拖欠建工集團(tuán)工程款案，由于涉案金額巨大，案件歷時三年多的時間。如此長的跨度，給檔案收集管理提出了挑戰(zhàn)。
三、國有企業(yè)案件檔案管理中存在的問題
1.重視程度不夠，歸案意識薄弱。檔案工作涉及歸檔材料的收集、整理、移交、歸檔，依賴于該檔案形成的整個過程的所有人員：檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)、文件形成者、文件工作者、計算機(jī)技術(shù)專家等。目前，部分國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及員工對檔案管理的重視程度不夠，對案件檔案沒有提高到依法管理的高度，認(rèn)為案件檔案工作可有可無，檔案意識淡薄，一些該歸檔的資料要么未保存或保存不全，企業(yè)案件檔案工作還處于被動從屬的地位。有的法務(wù)部門或承力、人為留用方便，將訴訟文件保存在個人手中，不愿將文件向檔案部門移交，個別單位的法務(wù)部門甚至以種種理由拒絕向檔案部門移交檔案，案件檔案遺失或缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。
2.收集渠道不暢，影響歸檔質(zhì)量。案件檔案管理的復(fù)雜性決定了文件材料的收集要通過不同的途徑，涉及到不同部門。目前，對于檔案的收集與管理，有的部門自行保管，有的無人管理，有的配備了專(兼)職檔案人員，管理水平參差不齊。由于企業(yè)對檔案工作缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管理，企業(yè)內(nèi)部缺乏必要的溝通協(xié)商和約束機(jī)制，檔案部門無法獲取全部信息，造成歸檔的文件材料不齊全、不完整，無法實現(xiàn)資源共享，也不能有效滿足利用者的服務(wù)需求。
3.專業(yè)水平不高，缺乏規(guī)范管理。目前，國有企業(yè)一些檔案人員既沒有經(jīng)過專門系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，缺乏檔案管理的基本知識和技能，也對法律知識的掌握比較模糊，造成歸檔的隨意性大，缺少科學(xué)、規(guī)范管理，給檔案利用造成困難。同時，一些企業(yè)在檔案干部隊伍建設(shè)上不予重視，沒有解決檔案人員的待遇、地位等問題，檔案部門人員流失現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案管理工作不能持續(xù)進(jìn)行，檔案工作效果得不到充分發(fā)揮。
四、案件檔案管理的方法與對策
1.加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。一是要大力宣傳《檔案法》，提高各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造良好的檔案工作氛圍，要讓企業(yè)決策者充分認(rèn)識到，案件檔案是企業(yè)發(fā)展的重要參考和憑證，是企業(yè)文化的重要體現(xiàn)，對企業(yè)今后的生存和發(fā)展有著極其重要的影響。二要通過多種形式，宣傳檔案工作的重要意義。筆者認(rèn)為，可以通過組織人員編寫《經(jīng)濟(jì)糾紛(仲裁)案件選編》、《經(jīng)濟(jì)糾紛(仲裁)案件警示錄》、《經(jīng)濟(jì)糾紛(仲裁)案件檔案管理手冊》以及開展成果交流、咨詢服務(wù)等多種形式，為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)活動決策提供有益的參考，從而充分發(fā)揮檔案的作用；也可以通過案件檔案生動的利用實例，充分發(fā)揮案件檔案的效用，更好地為企業(yè)決策和管理服務(wù)，從而不斷提高企業(yè)對案件檔案的認(rèn)識。
2.強(qiáng)化收集，疏通渠道，集中管理檔案。為了確保檔案收集渠道的暢通，北京建工集團(tuán)對案件檔案變分散管理為統(tǒng)一管理，針對案件檔案的特點，檔案部門不再面向不同的職能部門進(jìn)行收集，而是明確由法務(wù)部門負(fù)責(zé)案件檔案的收集、整理工作，減少不必要的中間環(huán)節(jié)。同時，為加快案件檔案的收集，建工集團(tuán)要求案件承辦人員在案件受理后，即開始收集本案的各種案件材料，并加強(qiáng)跟蹤管理，在案件審理進(jìn)程中隨時進(jìn)行材料收集工作。案件辦結(jié)以后，要核查案件材料是否齊全完整，發(fā)現(xiàn)缺漏和法律手續(xù)不完備的，應(yīng)及時補(bǔ)齊或補(bǔ)救。法務(wù)部門、檔案部門責(zé)任人要及時對案件檔案的真實完整進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，雙方簽字，辦理移交手續(xù)。此外，北京建工集團(tuán)還成立了案件檔案管理中心，配備了專業(yè)人員，不僅制定了相關(guān)制度，還嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程，促進(jìn)了案件檔案管理水平的提高。
3.建章立制，強(qiáng)化管理，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。建立健全規(guī)章制度是做好案件檔案管理工作的必要保障。為了加強(qiáng)案件檔案的管理，北京建工集團(tuán)制定了《訴訟(仲裁)案件檔案管理辦法》，不僅明確了適用范圍，規(guī)定了管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)，還構(gòu)建了案件檔案管理的動力機(jī)制和約束機(jī)制。為構(gòu)筑現(xiàn)代國有企業(yè)案件檔案管理動力機(jī)制，北京建工集團(tuán)案件檔案工作緊貼企
業(yè)的需求，變企業(yè)發(fā)展的動力為企業(yè)案件檔案工作的動力，建立了有效的責(zé)權(quán)利機(jī)制、競爭上崗機(jī)制和職績考核機(jī)制，為企業(yè)案件檔案工作提供了活力。同時，北京建工集團(tuán)要求企業(yè)的全部案件檔案在法務(wù)部門收集齊全后依法集中到檔案部門統(tǒng)一管理，集團(tuán)檔案部門不斷加強(qiáng)對二級公司的指導(dǎo)力度，并將其作為檔案管理目標(biāo)考核、年度檢查的重點，形成了有效的案件檔案管理的約束機(jī)制。
4.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高技能，提高隊伍素質(zhì)。為使案件檔案工作更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和管理的需要，北京建工集團(tuán)一方面建立有效的獎勵機(jī)制，解決了檔案人員的職級和待遇問題，提高了檔案人員工作的積極性，保持了案件檔案隊伍的穩(wěn)定。另一方面，還強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要做法是：加強(qiáng)檔案隊伍綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)，橫向覆蓋各部室，縱向覆蓋二級公司、分公司(項目部)，培訓(xùn)覆蓋面達(dá)到100％，培訓(xùn)時注意采取高效率的教學(xué)方式，比如理論傳授與學(xué)習(xí)操作相結(jié)合、自學(xué)與輔導(dǎo)相結(jié)合、專題講座與系統(tǒng)講解相結(jié)合，切實提高培訓(xùn)的針對性、靈活性和有效性。及時開展練兵活動，把檔案管理與利用結(jié)合起來，使檔案管理更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展和管理。同時，檔案部門還和法務(wù)部門聯(lián)合，開展檔案知識、法律知識講座，不斷提高專兼職檔案人員工作能力和管理素質(zhì)。
